SCANSOFT PaperPort Guide de mise en route 10 [fr]

A VIS JURIDIQUES

Copyright © 1999–2004 ScanSoft. Tous droits réservés. Aucune partie de cette publication
ne peut être transmise, transcrite, reproduite ni stockée dans un système de récupération de
données, ni traduite dans une langue ou un langage informatique sous quelque forme ou par
quelque moyen que ce soit (mécanique, électronique, magnétique, optique, chimique,
manuel, etc.) sans l’accord écrit préalable de ScanSoft, 9 Centennial Drive, Peabody,
Massachusetts 01960, USA. Imprimé aux États-Unis et en Irlande.

Le logiciel décrit dans ce manuel est fourni sous licence ; pour toute utilisation ou
reproduction, veuillez respecter les termes de cette licence.

IMPORTANT

ScanSoft fournit cette publication « telle quelle », sans aucune garantie d’aucune sorte, ni
expresse ni implicite, y compris mais non seulement, aucune garantie implicite de qualité
commerciale ou d’adéquation à un usage particulier. Certains états et certaines juridictions
n’autorisant pas l’exclusion de garanties expresses ou implicites dans certains types de
transaction, il est possible que la déclaration ci-dessus ne vous concerne pas. Par ailleurs,
ScanSoft se réserve le droit de réviser cette publication et d’en modifier le contenu selon
besoin sans être tenu d’avertir quiconque de ces révisions ou modifications.

ARQUES COMMERCIALES

M

ScanSoft, PaperPort, ScanDirect, SET, FormTyper, DesktopDelivery, All-in-One Search et
OmniPage sont des marques commerciales ou des marques commerciales déposées de

ScanSoft, Inc. ou de ses sociétés affiliées aux États-Unis et/ou dans d’autres pays.

®

Outside In
Chicago, Inc. Tous droits réservés. Le logo Verity est une marque commerciale ou une marque
commerciale déposée de Verity aux États-Unis et/ou dans d’autres pays. Les autres noms de
produits ou de sociétés peuvent être des marques commerciales de leur détenteur respectif.

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ScanSoft

9 Centennial Drive
Peabody, Massachusetts 01960 (USA)

ScanSoft Belgique BVBA

Guldensporenpark 32
BE-9820 Merelbeke (Belgique)

PaperPort 10 – Premiers pas

Réf. 50-F31F-10030
Août 2004

T ABLE DES MATIÈRES

PaperPort – Présentation générale 5

Installation et activation de PaperPort 5
Enregistrement de PaperPort 6
Apprentissage de PaperPort 6
Support technique 7
Nouveautés de la version 10 8

Découverte de PaperPort 11

Bureau PaperPort 11
Objets PaperPort 12
Panneau Dossiers 13
Vignettes d’objets PaperPort 13
Vignettes de pages PaperPort 15
Bureau divisé en deux espaces de travail 16
Fenêtre de page 17

Importation d’objets sur le bureau PaperPort 18

Importation d’objets par numérisation 18
Configuration de votre scanner à l’aide de PaperPort 19
Impression sur le bureau PaperPort 20
Capture d’une page Web 20
Ajout d’un dossier dans PaperPort 21
DesktopDelivery 21
Importation de photos à partir d’un appareil numérique 22

Retouche d’une image 23

Outils d’édition SET (Scanner Enhancement Technology) 23
Édition de plusieurs objets à la fois 24

PaperPort 10 – Premiers pas iii

Annotations 25

Outils d’annotation 25

Protection d’objets 26

Classement d’objets 27

Association de critères de recherche à un objet 28

Recherche d’un objet 29

Recherche d’un objet en fonction de ses propriétés 29
Recherche de mots dans un objet 29
Ajout d’objets à l’index All-in-One Search 30
Panneau All-in-One Search 30
Format PDF avec recherche 31
Planification de tâches d’indexation 31

Partage de fichiers 32

Envoi d’un objet vers une application extérieure 33

Utilisation d’OmniPage avec PaperPort 33
Personnalisation de la barre Envoyer vers 34
Options Envoyer vers 34

iv Table des matières

Conversion d’un objet 36

Conversion d’un objet de texte en image 36
Conversion d’une image en texte 36

Remplissage d’un formulaire numérisé 37

Création de documents PDF 38

Utilisation de ScanDirect 39

Désinstallation de PaperPort 40

PaperPort – Présentation générale

Bienvenue dans le guide « Premiers pas » de ScanSoft® PaperPort.

®

PaperPort
qui souhaite transformer des documents papier en fichiers numériques faciles à
gérer, à retrouver et à manipuler. PaperPort peut dialoguer avec des scanners, des
imprimantes multifonction et des photocopieurs numériques en réseau pour
transformer des documents papier en fichiers numériques. Par ailleurs, PaperPort
propose un système de dossiers clair et pratique.

Grâce aux vignettes affichées sur le bureau PaperPort, vous pouvez réaliser
visuellement le classement, la récupération et la manipulation des documents
numérisés : fichiers Word, feuilles de calcul, fichiers PDF et photos numériques.
Les outils d’édition de PaperPort transforment avec succès l’aspect de vos
documents numérisés, alors que les outils d’annotation permettent d’ajouter vos
commentaires à toute image numérisée afin de les mettre en valeur.

Installation et activation de PaperPort

Vous pouvez installer PaperPort à partir d’un CD ou à partir du site Web de
ScanSoft.

offre la solution la plus simple et la plus rapide pour toute personne

Le programme d’installation de PaperPort offre des instructions simples et claires.
Suivez les instructions qui s’affichent à l’écran

Vous devez disposer des droits d’administrateur pour installer et désinstaller le
programme. L’activation et la désactivation du programme requièrent une
connexion à Internet. Vous serez invité à activer votre logiciel à la fin de
l’installation. Si le numéro de série du logiciel est stocké au bon endroit et qu’il a
été saisi correctement, aucune interaction n’est requise de votre part. Aucune
information personnelle ne sera transmise.

Si vous n’activez pas immédiatement le logiciel à la fin de l’installation, vous serez
invité à le faire à chaque démarrage du programme. Si vous n’activez pas
PaperPort 10, vous ne pourrez lancer le programme que cinq fois.

pour installer le logiciel.

PaperPort 10 – Premiers pas 5

Enregistrement de PaperPort

Lorsque votre copie de PaperPort est enregistrée, vous bénéficiez du support
technique de ScanSoft et vous êtes informé en priorité des mises à jour de nos
produits.

À la fin de l’installation de PaperPort, un message vous propose de procéder à
l’enregistrement en ligne de votre copie. À tout moment, vous pouvez modifier
vos informations d’enregistrement en visitant le site ScanSoft : www.scansoft.fr.

Apprentissage de PaperPort

Ce guide décrit les principales fonctions de PaperPort et montre comment
utiliser le programme pour mettre en place un système de gestion de
l’information. Pour plus de détails sur les différents aspects de PaperPort,
consultez l’aide en ligne, les Notes de mise à jour et le site Web de ScanSoft.

Utilisation de ce manuel

Ce manuel présuppose que vous maîtrisez les principes de travail dans
l’environnement Microsoft Windows. Pour tous détails sur cet environnement
(utilisation des boîtes de dialogue, des menus déroulants et contextuels, des
barres de défilement, de la fonction Glisser-déplacer, etc.), reportez-vous à la
documentation Windows appropriée.

Utilisation du système d’aide en ligne

L’aide en ligne de PaperPort propose des informations détaillées sur les fonctions,
les paramètres et les procédures PaperPort. L’aide en ligne est disponible à partir
du menu Aide de PaperPort.

Le menu Aide de PaperPort permet également d’accéder à des services
complémentaires : notes techniques, Foire aux questions (FAQ), mises à jour du
programme, etc.

Notes de mise à jour

Les Notes de mise à jour fournissent des informations importantes sur cette
version de PaperPort. Ce document est inclus sur le CD d’installation, affichable
à partir du menu Aide de PaperPort, et constitue l’un des modèles de documents
présents sur le bureau PaperPort lors du premier lancement du programme.

6 PaperPort – Présentation générale

Support technique

ScanSoft propose un service de support technique gratuit et un service facturé à
l’incident (par téléphone et par e-mail). Par ailleurs, vous pouvez accéder en
permanence et gratuitement à la Base de connaissances (en anglais) proposée sur
notre site Web.

Pour plus de détails sur nos différents services de support technique local et
international et sur la mise à jour de vos produits ScanSoft, rendez-vous sur
Internet, à l’adresse www.scansoft.fr. Avant de contacter ScanSoft pour un
service de support technique, nous vous conseillons de lire attentivement la
documentation et les Notes de mise à jour.

Configuration minimum requise

Ordinateur équipé d’un processeur Intel® Pentium® ou supérieur

®

Microsoft Windows
2000 SP4 ou supérieur, Windows XP SP2 ou supérieur

Microsoft Internet Explorer 5.5 ou supérieur
128 Mo de RAM (256 Mo recommandés)
150 Mo d’espace disque disponible pour la copie des fichiers de l’application et

5 Mo d’espace de travail requis au cours de l’installation

98 (version SE ou supérieure), Windows Me, Windows

5 Mo pour Microsoft Installer (MSI) si ce programme n’est pas déjà installé.
(Ce programme est déjà installé si vous utilisez Windows Me, Windows 2000 et
Windows XP.)

Affichage SVGA avec 256 couleurs et résolution de 800 x 600, de préférence avec
couleur 16 bits

Souris (ou périphérique équivalent) compatible Windows
Lecteur de CD-ROM (pour l’installation)
Connexion à Internet (avec IE 5.5 ou supérieur) pour l’activation et la mise à

jour en ligne du programme

Vous obtiendrez de meilleures performances avec un processeur plus puissant et des
valeurs supérieures de RAM et d’espace disque. L’amélioration des performances sera
particulièrement perceptible sur des fichiers image et PDF volumineux et en couleurs.

PaperPort 10 – Premiers pas 7

Nouveautés de la version 10

La version 10 de PaperPort s’enrichit de nombreuses fonctions qui vont vous
aider à gérer vos documents.

Vignettes de pages

Affichez sur le bureau PaperPort et dans PageViewer les vignettes de pages des
documents comportant plusieurs pages. Vous allez ainsi pouvoir rechercher,
manipuler et réorganiser les pages de vos documents en un tour de main !

Outils SET (Scanner Enhancement Technology)

Améliorez vos images grâce aux outils SETTM, désormais accessibles directement
depuis le bureau PaperPort d’un simple clic droit sur un fichier image. Une
gamme complète d’outils d’annotation vous permet également d’insérer des
informations complémentaires dans vos documents.

Nouvel assistant de numérisation

Le paramétrage des scanners à l’aide de PaperPort n’a jamais été aussi simple.
Vous bénéficiez en outre de contrôles accrus pour réaliser l’acquisition
automatique de documents comportant plusieurs pages.

Recherche améliorée

D’une puissance inégalée, la nouvelle fonction All-in-One SearchTM offre une
précision exceptionnelle pour lancer des recherches sur du texte intégral, des
mots clés et d’autres informations contenues dans les fichiers.

Création de fichiers PDF

Générez des images PDF. Utilisez la commande Reproduire comme objet PDF
pour traiter les fichiers image, y compris les fichiers MAX. Vous pouvez générer
des fichiers PDF depuis PaperPort ou n’importe quelle application autorisant
l’impression. Grâce à PaperPort, vous pourrez effectuer dans ces fichiers des
recherches de texte intégral à l’aide de la fonction All-in-One Search.

Fonctions de gestion des formulaires enrichies

L’outil Imprimer uniquement les champs intégré à FormTyperTM vous permet de
remplir des formulaires pré-imprimés à l’aide de PaperPort.

8 PaperPort – Présentation générale

Menus contextuels étendus

Les menus contextuels qui apparaissent lorsque vous cliquez avec le bouton droit
sur un dossier ou un fichier proposent désormais de nouvelles fonctions.

Flexibilité améliorée pour la création/suppression de piles

PaperPort offre désormais des options supplémentaires pour empiler des objets de
différents formats et défaire les piles créées.

Gestion des dossiers améliorée

Le Gestionnaire de dossiers permet d’organiser la structure des dossiers PaperPort
tandis que les menus contextuels des dossiers ont été enrichis de nouvelles
fonctionnalités. Vous pouvez également utiliser le bouton Précédent pour
naviguer avec précision et rapidité dans l’arborescence des dossiers.

Intégration étroite aux autres produits ScanSoft

• Si ScanSoft OmniPage

offrira des services de reconnaissance de page d’une précision inégalée ainsi
que de puissantes fonctions de création de fichiers PDF.

• Si ScanSoft PDF Converter pour Microsoft

système, il apparaîtra dans la barre Envoyer vers, vous permettant ainsi de
convertir vos fichiers PDF en documents exploitables sous Word.

PaperPort Professional 10 offre les fonctions avancées suivantes :

®

Pro est installé sur votre système, PaperPort vous

®

Word est installé sur votre

Bureau divisé en deux espaces de travail

Divisez le bureau PaperPort en deux espaces de travail pour comparer, déplacer
ou copier des pages entre des documents situés dans des dossiers différents.
Associez des signets à vos espaces de travail pour y accéder d’un simple clic !

PaperPort 10 – Premiers pas 9

Fonctions complètes de création de fichiers PDF

PaperPort inclut la toute dernière version du programme ScanSoft PDF Create!,
pour vous permettre de créer des fichiers PDF version 1.5 encore plus compacts,
d’une qualité irréprochable. Les fichiers PDF générés depuis n'importe quelle
application de texte peuvent êtres édités et faire l'objet de recherches. Vous
pouvez créer des fichiers PDF à partir de PaperPort ou de toute application
autorisant l’impression, en contrôlant avec précision le modèle de compression,
l’intégration des polices, la protection par mot de passe, l’ajout de filigranes et
bien d’autres paramètres. ScanSoft PDF Create! est accessible via le menu
Démarrer de Windows, la boîte de dialogue d’impression de PaperPort ou la
commande Imprimer sur le bureau PaperPort (PDF) du menu Fichier. Le
programme possède également son propre système d’aide.

Gestionnaire d’index

Planifiez l’indexation de texte intégral de vos documents pour assurer l’exécution
en arrière-plan de la fonction All-in-One Search, aux heures que vous aurez
définies.

DesktopDelivery

Définissez les dossiers qui seront surveillés par DesktopDeliveryTM afin d’assurer
le transfert automatique des fichiers de type spécifié vers les dossiers PaperPort.
Importez des pièces jointes à des e-mails tout aussi simplement !

PaperPort est également disponible dans des versions SE (Special Edition), réservées à certains
fabricants de scanners et autres revendeurs sélectionnés. Les fonctionnalités offertes par ces versions
peuvent varier en fonction des différents besoins des fournisseurs.

10 PaperPort – Présentation générale

Barre d’outils
principale

Dossiers

Découverte de PaperPort

Cette section présente les différents composants de PaperPort. Pour plus de
détails, consultez l’aide en ligne de PaperPort (menu Aide).

Bureau PaperPort

La première fois que vous lancez le programme, le bureau PaperPort apparaît avec
le panneau Dossiers dans sa partie gauche. Le bureau PaperPort affiche les
vignettes des documents contenus dans le dossier actuel et les outils PaperPort
qui permettent de gérer, utiliser et retrouver documents et images.

Bureau
PaperPort

Le panneau des fonctions affiche l’un des
éléments suivants :

• Dossiers (menu Affichage)

• Vignettes de pages (menu Affichage)

• Propriétés de l’objet (menu Affichage)

• Numériser ou Importer une photo (menu

Fichier)

• All-in-One Search (menu Outils)

Vignette d’image

Accès aux
autres
pages

Barre
Envoyer
vers

Vignette d’objet de
texte

PaperPort 10 – Premiers pas 11

Objets PaperPort

Dans l’ensemble de cette documentation et de l’aide en ligne, les documents que
vous importez dans PaperPort (pages de texte, photos, etc.) sont généralement
désignés par le terme objets. PaperPort supporte deux types d’objet : les images
et les objets de texte.

Une image est un document numérisé à l’aide d’un scanner, une photo ou tout
type d’objet numérique à format graphique tel que PDF, JPEG, TIFF ou Image
PaperPort (.max).

Les images sont créées à partir de documents, de photos, de dessins au trait ou
d’autres types d’objet que vous numérisez, que vous copiez ou que vous importez
sur le bureau PaperPort.

Les objets de texte sont des documents contenant du texte éditable, par exemple
des fichiers Word (.doc), HTML ou Excel qui sont créés par une application de
traitement de texte ou par toute autre application texte.

PaperPort supporte différents formats de fichier PDF : « Image PDF », « Image
PDF avec recherche » et « Texte et Graphiques PDF » ; toutefois, seules les
images PDF peuvent être améliorées à l’aide des outils d’édition SET.

Sans quitter PaperPort, vous pouvez envoyer un objet vers une application
extérieure. Il vous suffit pour cela de faire glisser l’objet vers l’icône représentant
un lien, dans la barre Envoyer vers située dans la partie inférieure du bureau
PaperPort. PaperPort supporte la plupart des applications du marché :
programmes de traitement de texte et d’édition graphique, tableurs, télécopie,
Internet, e-mail, graphiques, OCR, FTP, etc.

PaperPort est livré avec plusieurs modèles de documents (dossier Mes
documents PaperPort), qui illustrent les principaux types d’objet supportés par
le bureau PaperPort.

Le bureau PaperPort peut également afficher les documents créés par des
applications extérieures et stockés sur votre ordinateur : il suffit pour cela de les
copier ou de les déplacer dans un dossier PaperPort.

12 Découverte de PaperPort