SAGE Quantum 2012 Guide de référence [fr]

Guide de référence Intégrale de gestion Ciel Quantum

Chère Cliente, Cher Client,

Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.

Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.

Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.

Bien cordialement,

L'équipe Ciel.

Sommaire

Documentation ..................................................................................7

Naviguez dans le guide électronique .....................................................8

Menu Dossier.................................................................................... 10

Vue d’ensemble ...............................................................................11

Nouveau.........................................................................................12

Ouvrir ............................................................................................16

Fermer ...........................................................................................17

Paramètres .....................................................................................18

Ciel Business Mobile .........................................................................35

Options ..........................................................................................38

Imports ..........................................................................................43

Exports ..........................................................................................43

Mise en page...................................................................................44

Imprimer ........................................................................................46

Aperçu avant impression...................................................................47

Impressions ....................................................................................48

Mot de passe...................................................................................49

Sauvegarde/Restauration..................................................................51

Quitter ...........................................................................................60

Menu Edition .................................................................................... 61

Vue d’ensemble ...............................................................................62

Annuler ..........................................................................................63

Couper ...........................................................................................63

Copier ............................................................................................63

Coller .............................................................................................63

Effacer ...........................................................................................64

Fiches ............................................................................................64

Sélectionner tout .............................................................................65

Rechercher .....................................................................................65

Poursuivre la recherche ....................................................................66

Atteindre ........................................................................................66

Rafraîchir........................................................................................66

Tout afficher ...................................................................................67

Liste ..............................................................................................67

Menu Listes ...................................................................................... 68

Vue d’ensemble ...............................................................................69

Clients............................................................................................70

Prospects........................................................................................84

Fournisseurs ...................................................................................89

Représentants .................................................................................98

Banques ....................................................................................... 102

Modes de paiement ........................................................................ 104

Chéquiers ..................................................................................... 107

Affaires ........................................................................................ 110

Etapes de recouvrement ................................................................. 113

TVA .............................................................................................115

TPF .............................................................................................. 116

Codes analytiques.......................................................................... 117

Les devises ................................................................................... 121

Infos perso ................................................................................... 123

Autres listes .................................................................................. 125

Menu Gestion.................................................................................. 126

Vue d’ensemble ............................................................................. 127

Top Facture................................................................................... 128

Pièces clients................................................................................. 131

Ventes.......................................................................................... 150

Achats.......................................................................................... 189

Articles......................................................................................... 205

Familles articles............................................................................. 225

Remises/Promotions....................................................................... 229

Gammes....................................................................................... 233

Dépôts ......................................................................................... 235

Mouvements de stock..................................................................... 242

Ordres de production...................................................................... 246

Eco-participations .......................................................................... 247

e-Commerce ................................................................................. 249

Menu Comptabilité.......................................................................... 261

Vue d’ensemble ............................................................................. 262

L’assistant Top Saisie ..................................................................... 263

Saisie kilomètre............................................................................. 264

Saisies ......................................................................................... 265

Liste des écritures.......................................................................... 289

Le Plan de comptes ........................................................................ 291

Consulter un compte ...................................................................... 295

Les prévisions ............................................................................... 296

Les journaux ................................................................................. 298

Familles Top Saisie.........................................................................300

Modèles/abonnements.................................................................... 301

Formats d’import relevé..................................................................305

Immobilisations ............................................................................. 308

Echanges de données ..................................................................... 338

Menu Traitements........................................................................... 355

Vue d’ensemble ............................................................................. 356

Génération des écritures ................................................................. 357

Gestion de production..................................................................... 358

Commandes des articles en rupture.................................................. 364

Contremarque ............................................................................... 366

Régulation des stocks ..................................................................... 369

Recouvrement ............................................................................... 371

Migration SEPA .............................................................................. 374

Remises en banque ........................................................................ 376

Virements fournisseurs ................................................................... 379

Travail sur un compte..................................................................... 381

Le pointage manuel........................................................................ 383

Le rapprochement bancaire ............................................................. 385

Lettrage manuel ............................................................................ 386

Lettrage automatique ..................................................................... 389

Contrepassation............................................................................. 390

Les réimputations .......................................................................... 393

Validation brouillard ....................................................................... 395

Fin d’exercice ................................................................................ 396

Purge ........................................................................................... 400

Relations clients/tâches .................................................................. 402

Rappels ........................................................................................ 403

Mise sous surveillance .................................................................... 405

Menu Etats ..................................................................................... 406

Vue d’ensemble ............................................................................. 407

Portefeuille des commandes ............................................................408

Commandes non livrées.................................................................. 410

Relevé de comptes......................................................................... 411

Echéancier .................................................................................... 412

Evolution des ventes ...................................................................... 413

Lettre de pénalités de retard ........................................................... 414

Encours Clients.............................................................................. 415

Suivi des stocks............................................................................. 416

Articles......................................................................................... 418

Capacité de fabrication ................................................................... 423

Etats récapitulatifs ......................................................................... 424

Grand livre.................................................................................... 425

Balance ........................................................................................ 427

Journaux ...................................................................................... 429

Centralisateur ............................................................................... 430

Brouillard...................................................................................... 431

Analytique .................................................................................... 432

Déclaration de TVA......................................................................... 434

Etats immobilisations ..................................................................... 437

Bilan-Résultat synthétiques ............................................................. 444

Etats fiscaux ................................................................................. 445

Soldes Intermédiaires de Gestion ..................................................... 446

Autres états comptables ................................................................. 447

Etats chaînés.................................................................................450

Menu Pilotage................................................................................. 452

Vue d’ensemble ............................................................................. 453

Mise à jour des données ................................................................. 454

Consulter les états ......................................................................... 455

Menu Divers ................................................................................... 462

Vue d’ensemble ............................................................................ 463

Analyseur commercial ventes .......................................................... 464

Analyseur commercial achats........................................................... 466

Objectifs....................................................................................... 468

Répartition par famille .................................................................... 469

Importer....................................................................................... 470

Statistiques Gestion ....................................................................... 471

Statistiques comptables .................................................................. 473

Trésorerie prévisionnelle ................................................................. 474

Historique archivages DGFiP ............................................................ 477

Télécharger Ciel directDéclaration .................................................... 478

Menu Fenêtres................................................................................ 479

Vue d’ensemble ............................................................................ 480

Fermer ......................................................................................... 481

Tout fermer................................................................................... 481

Suivante....................................................................................... 481

Précédente.................................................................................... 481

Cascade ....................................................................................... 482

Mosaïque ...................................................................................... 482

Mon Intuiciel .................................................................................483

Afficher la barre de Navigation......................................................... 488

Afficher la barre de statut ............................................................... 488

Menu Aide ...................................................................................... 489

Vue d’ensemble ............................................................................ 490

Index ........................................................................................... 491

Aide contextuelle ...........................................................................491

Besoin d’aide.................................................................................491

Informations de dernière minute...................................................... 492

Démo rapide ................................................................................. 492

Manuel de référence....................................................................... 492

Annexes ....................................................................................... 492

Manuel générateur d’états............................................................... 492

Manuel générateur de tableaux de bord ............................................ 493

Installation Mode TSE..................................................................... 493

Infos Mise à jour............................................................................ 493

A propos de... ............................................................................... 493

Index.............................................................................................. 494

Documentation

Conventions utilisées dans la documentation

Utilisation de la souris

• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris

double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de

• la souris

• faire un

Les symboles du manuel

Symbole Fonction



clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris

indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à

activer.





attire votre attention sur un point particulier.

renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.

Les manuels

La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :

•le manuel de découverte qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.

manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la tota-

•le lité des fonctions de votre logiciel, accessible depuis le menu AIDE.

• le manuel électronique Ce manuel spécifique décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel.

• le manuel électronique d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. Ce manuel est également accessible depuis le menu A

• le manuel électronique tableaux de bord. Ce manuel est également accessible depuis le menu AIDE.

Installation d'Adobe Reader©

Si l'application Adobe Reader © nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.

Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader© et suivez la procédure.

Pour imprimer les manuels électroniques

Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.

Annexes accessible depuis le menu AIDE.

Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur

IDE.

Générateur de tableaux de bord qui décrit le fonctionnement des

L’aide en ligne

Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu

IDE ou par la touche <F1>.

Le site Internet Ciel

Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.

Naviguer dans le guide électronique

Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée.

Les signets

Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.

Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.

Exemple

Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé

Sommaire.

Les liens dans le guide

Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant.

Accéder à une information spécifique

Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.

1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.

2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].

Exemple

1. Activez la commande

2. Saisissez

Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier.

RECHERCHER du menu EDITION.

3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.

Saisir la fiche d'appréciation

1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après.

2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].

Nouveau, Ouvrir, Fermer

Menu Dossier

Paramètres

Ciel Business Mobile

Options

Imports, Exports

Mise en page

Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions

Mot de passe

Sauvegarde/Restauration

Quitter

Vue d’ensemble

Menu Dossier

Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer.

Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données ou bien de les supprimer.

Menu Dossier

Nouveau

 Menu DOSSIER - commande NOUVEAU

Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.

1. Dans la fenêtre

2. Cliquez sur le bouton [Créer].

3. Une message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].

Création, nommez votre société.

Attention !

La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une version 2006 :

Ciel Compta Évolution : version supérieur ou égale à la version 5.00. Ciel Compta : version supérieur ou égale à la version 12.00. Ciel Compta Facile : version supérieur ou égale à la version 1.00.

Menu Dossier

Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre suivante.

• Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Intégrale de gestion Ciel Quantum détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante.

• Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste.

• Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application, cliquez sur le bouton [Fermer].

Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de s’affiche.

Choix du modèle comptable

Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier.

• Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel.

• Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option <Partir d’une base vide> située en bas de la liste.

• Cliquez sur le bouton [OK].

L'assistant

Top Dépa rt s'affiche.

Assistant Top Départ

 Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà

renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas.

Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .

Menu Dossier

Etape : paramètres du dossier

Monnaie du dossier

1. Indiquez la monnaie du dossier.

2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCI-

MALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à

compte. Validez en cliquant sur [Ok].

Longueurs des comptes

3. Cliquez sur le bouton .

4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques.

5. Cliquez sur le bouton [Ok].

Monnaie de la devise

6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante.

7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste.

8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte.

9. Cochez l'option

Récupération des informations de référencement pour récupérer les infor-

mations saisies lors de votre référencement.

Etape : paramétrage des décimales

Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.

1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix,

taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.

les

2. Pour revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].

Etape : raison sociale

Cette étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre

Raison sociale.

1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.

2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.

3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.

4. Indiquez le

(A.P.E.)

sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.

5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).

Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF

, le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des

Menu Dossier

6. Saisissez le R.M (Répertoire des Métiers).

7. Saisissez le

R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabi-

lité Limitée).

8. Indiquez votre Code société.

Etape : coordonnées et paramètres

Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.

1. Saisissez vos numéros de

Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si

vous en possédez un.

2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de sai-

sie

. Vous pouvez saisir directement les dates ou utiliser l'icone de dates spéciales .

3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.

4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’

Enregistrement immédiat des écritures. Si oui,

les écritures seront automatiquement enregistrées à la validation de leur saisie.

Etape : autres paramètres

Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA, facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage.

Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant.

Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES.

Etape : logos

Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez :

• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier.

importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé

• USB, CD-Rom).

récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.

•

Pour régler la taille de l'image

Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'un des icones ou le curseur du zoom

Etape : options de démarrage

1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier

que vous créez. Cliquez sur le bouton .

2. Pour que le dossier que vous créez s' tion, cochez la case correspondante.

3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.

ouvre automatiquement au démarrage de l'applica-

Menu Dossier

Ouvrir

 Menu DOSSIER - commande OUVRIR

La commande ouvrir vous permet de changer de dossier courant.

Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option

l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement

votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande

Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande changer de dossier courant.

, votre logiciel ouvre directement

OUVRIR du menu DOSSIER.

Si vous avez créé votre propre dossier

La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :

• SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel.

• Vous devez également avoir le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. Si vous avez créé plusieurs dossiers ils apparaissent dans cette fenêtre.

1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.

Au démarrage de

OUVRIR vous permet de

 Si votre dossier ne s'affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier]

pour sélectionner directement le fichier Intégrale de Gestion Ciel Quantum sur votre ordinateur.

2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé.

3. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir. Cliquez ensuite sur le bouton [Ok].

Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier

Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton [Créer un dossier]. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier.

La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu

OSSIER.

Voir Nouveau, page 12.

Menu Dossier

Fermer

 Menu DOSSIER - commande FERMER

Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.

Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.

Menu Dossier

Paramètres

 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES

Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, TVA, Facturation, Numérotation, etc.) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.

Paramètres société

 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ

On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des

comptable

, du logo de votre société.

coordonnées de votre expert-

Onglet Coordonnées

1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.

2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société ( coordonnées (

3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code NAF (A.P.E) (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S., soit le numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.

Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc).

Adresse, Code postal et Ville) et ses

Menu Dossier

4. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.

5. Saisissez le R.M (Répertoire des Métiers).

6. Saisissez le lité Limitée).

R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabi-

 La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états

et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel.

Onglet Compléments

1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise.

2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement.

3. Précisez son

4. Indiquez les

Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable.

coordonnées de votre expert-comptable.

Onglet O.G.A

1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.).

2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).

 Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A.,

via le menu E

3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration.

4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A.

TATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.

Onglet Logos

Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes : coller, importer l’image dans Intégrale de gestion Ciel Quantum ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo.

Onglet Commentaire

Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.

Paramètres Comptabilité

 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ

Menu Dossier

Onglet Paramètres

Dates

1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.

Attention !

La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.

2. Indiquez l'intervalle de dates de l' vous allez effectuer les saisies.

Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.

exercice N, exercice comptable en cours sur lequel

 En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de

sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).

3. Précisez la date de début des objectifs dans la zone des objectifs se calcule automatiquement.

Période objectif du. La date de Fin

 L’icone situé en fin de zone permet d’ouvrir le calendrier et de choisir une date.

Menu Dossier

Régime fiscal

Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève.

Comptabilisation des pièces et règlements

La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements. Pour cela, cochez l’option accessible.

L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement.

Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors

Onglet Tiers

Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la création de leur fiche.

1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche :

•

Automatique : choisissez alors dans la liste déroulante la composition du compte : racine du compte + code client ou fournisseur racine du compte + nom du client ou fournisseur.

• Affecter le compte : sélectionnez alors le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche.

Ne pas affecter de compte : dans ce cas, aucun compte ne sera rattaché au client ou

• fournisseur. Vous sélectionnerez le compte du client ou du fournisseur dans sa fiche. Voir Onglet

Complément, page 75.

Dans la partie qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures.

Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes

2. Pour les modifier, cliquez sur l’icone Liste et choisissez un compte dans la liste des comptes (clients, fournisseurs, charges, produits) qui s’affiche. Cliquez sur [OK].

 Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client

ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche.

Onglet Devises

Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.

Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés.

Onglet Racines/Défauts

Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.

Menu Dossier

Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer :

La longueur des comptes et des codes analytiques

Cliquez sur les boutons pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum).

Les caractères autorisés

Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes.

Les racines de classe et de compte

Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiezles si nécessaire.

Attention !

Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.

 Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes

alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffira.

Onglet Comptes

Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies :

comptes de port : port soumis, port non soumis, Facturé soumis, Facturé non soumis.

•

comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges

exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu.

Onglet Synchro compta

Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta.

Mode de fonctionnement de la Synchro compta

Deux modes sont proposés :

Menu Dossier

• Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons.

Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet

• d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés.

Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes.

La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique.

 Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +,

reportez-vous à l’

1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option

Synchro compta ou Synchro compta +.

aide intégrée à l’application.

Attention !

Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.

Modalité de transfert des données

2. Sélectionnez le sens du transfert des données :

• Client

• Expert

3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (ancienne-

4. (Uniquement en mode Synchro compta + ) Selon l'accord que vous avez passé avec votre

•

 Expert : le client envoie des données à son expert-comptable.

 Client : l'expert-comptable envoie des données à son client.

ment Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées.

client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux :

expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des

A-nouveaux.

client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux.

Menu Dossier

Informations complémentaires expert-comptable

5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.

 Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au

paragraphe “Onglet Compléments”, page 19.

Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +)

La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées.

Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert)

Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la

Divers s'affiche en bas de la fenêtre.

partie

6. Sélectionnez le

à l'aide de l'icone d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton

compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs,

fournisseurs

situé en bas de la fenêtre

Liste des comptes clients ou Liste des comptes

 Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures.

E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier

de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert. Ensuite, Sage Expert transfère vos écritures à votre expert-comptable.

7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage.

8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [Ok].

Menu Dossier

Paramètres TVA

 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA

Onglet TVA

L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher.

1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant

sur l'icone . Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu LISTES.

Régime de TVA

2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :

• Régime CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.

• Régime

réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA

simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.

Type de TVA

Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.

• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les dée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.

• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes

débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie gui-

encaissements. Dans ce cas, sélectionnez

Menu Dossier

de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).

Numéro fiscal (FRP)

Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier.

3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :

• le numéro de Recette de votre Centre des impôts.

• le numéro de

Dossier attribué par votre Centre des impôts.

Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Intégrale de gestion Ciel Quantum.

Comptes par défaut

4. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. Le bou-

ton ouvre la liste des comptes de TVA existants.

• Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA.

compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants

•Le saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).

compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du mon-

•Le tant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).

compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du

•Le Régime simplifié.

Onglet Déclaration de TVA

Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration.

5. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e).

Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icone .

L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA sur les ventes est soumise aux

encaissements.

Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables.

Onglet Téléprocédures TVA

Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la

n'est pas obligatoire.

DGFiP

Menu Dossier

 Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la

TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement.

1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA.

2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone

Numéro ou date d'adhésion DGFiP.

Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet

3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration.

4. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration :

Société courante ou Expert-comptable.

Attention !

Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre

Paramètres société du menu DOSSIER :

pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA.

pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.

Banque) est alors obligatoire.

5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok].

Paramètres Facturation

 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION

Menu Dossier

Onglet Divers

Cet onglet regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, si les sommes dues sont réglées après cette date.

1. Dans la zone

2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone

cipé

3. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention

262 ter I du CGI

4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu.

Escompte en cas de paiement anti-

exonération de TVA (art

Onglet Saisie

Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.).

Menu Dossier

Alerte sur les pièces commerciales

Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes :

• Article bloqué

• Client bloqué

• Quantité insuffisante sur stock (alerte sur la quantité du stock du stock

disponible).

réel ou sur la quantité

• Alerte sur la gestion des articles HT/TTC

• Nature soumises à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible.

• Cochez l’option

Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour être alerté si une

adresse client (adresse de livraison, de facturation ou autres) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses de prospects.

Encours client dépassé : cochez cette option si vous souhaitez être alerté qu’un client a

• dépassé son encours au moment de la validation d’une facture.

Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de

• la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.

Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à

• partir duquel une alerte s’affichera si vous souhaitez créer pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini à votre client un niveau de risque

Moyen et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le

logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce client.

Gestion des clients

Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. Si vous cochez

Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient

inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués.

Mode de calcul des statistiques articles

Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case

Comptabiliser l’escompte.

Statistiques représentants

Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés.

Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées.

Autres

Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez le

Le programme effectue le même type de vérification lorsque les cases

Contrôle du N.I.I sont cochées.

code article.

Contrôle clé RIB et

Menu Dossier

Cocher la case Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire

de l'onglet Complément de la fiche client. Voir Onglet Complément, page 75.

facture

L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article.

Onglet Options

Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc.

Gestion

1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis.

Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis

Le hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone.

2. Sélectionnez un

code article pour la saisie libre.

Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc.

3. Définissez également un article

automatique. Cet article sera utilisé pour générer auto-

matiquement des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir).

 Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique.

4. Cochez l'option

5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code client défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, etc.

6. Sélectionnez un code de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur.

7. Cochez les options correspondantes si vous gérez :

•le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.

Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un

•les

client (opérations de prospection, actions marketing, lettres de relances).

Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à inter-

•les

valle de temps régulier.

TPF : gestion de la taxe para-fiscale : taxe perçue sur des produits agroalimen-

•la

taires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc.

Gammes : gestion de gammes de produits définies selon des critères.

•les

•les nomenclatures.

Stocks

Cette partie vous permet de paramétrer le mode de gestion des stocks.

Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.

fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors

Menu Dossier

8. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements

de stock

prise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de

série/lot

Gestion à 0 ou négatif

Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article.

• PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.

PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif.

•

Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.

, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entre-

(stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot).

 Au cours de l’exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants :

• validation de factures fournisseurs,

• entrées «manuelles» de stock direct,

• validation d'ordre d'assemblage.

9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Paramètres Numérotation

 menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION

La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.

Codes Bases

1. Saisissez le code d'origine pour les bases pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique.

Menu Dossier

Exemple

Saisissez C0001 pour le fichier Clients.

Lors de la création d'une fiche Client, le premier code proposé sera C0001. Pour la création de la fiche suivante, le logiciel indiquera automatiquement C0002.

2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.

Codes Pièces clients et fournisseurs

Le principe est identique à celui des Codes bases.

1. Saisissez le code d'origine pour les pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique.

Exemple

Avant utilisation du logiciel, le numéro de la dernière facture que vous avez faite manuellement correspondait à

Pour paramétrer l’incrémentation automatique des numéros de factures à la suite de la dernière facture émise, saisissez le numéro

2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.

FA971249.

FA971250 dans la zone Factures.

Paramètres Immobilisations

 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS

Général

Vous définissez les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations.

1. Cochez l’option vailler :

• avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou

• avec la durée réelle des années soit jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option

Calcul du taux linéaire en jours.

2. Cochez l’option immobilisation avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de l’étalement.

Proratiser les dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez tra-

365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29

Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une

Menu Dossier

Exemple

Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours :

• avec la méthode

étalement : taux = 100/1.50 = 66.67

• avec le calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85

Comptabilité

3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation.

Coefficients dégressifs

4. Cliquez sur le bouton [Coefficients dégressifs] situé dans la barre d’actions pour accé- der à la liste de ceux-ci.

La fenêtre affiche deux parties :

• les coefficients standards dans la partie haute.

• la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une

date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates.

Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients.

Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001.

Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement linéaire par les coefficients suivants :

pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er janvier 2001 :

• 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans

• 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans

• 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans

pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2001 :

• 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans

• 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans

• 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans.

Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [Ok].

Menu Dossier

Paramètres Pilotage

 Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE.

Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez reprendre des écritures des 4 derniers exercices.

1. Cochez l’option

2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icone situé en fin de zone.

Reprise des écritures archivées.

Calculs sur les quantités

 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ

La commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).

Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.

Menu Dossier

Ciel Business Mobile

Vue d’ensemble

Cette fonction permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel

Business Mobile

iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...).

Le principe est simple.

Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web.

Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.

. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre

Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service logiciel Ciel.

Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre

 Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous

invitons à consulter le site Internet Ciel

http://www.ciel.com/.

Menu Dossier

Envoyer les données

 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES

• Si vous envoyez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir

Paramétrage, page 36.

• Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer l’envoi de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche.

• Pour envoyer vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la

barre d’actions de l’accueil de votre logiciel.

Ciel Business Mobile.

Paramétrage

 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE

La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion.

• Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. Par défaut, aucune de ces options n’est activée.

envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier,

•

votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet.

Menu Dossier

• Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la

zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication.

Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier,

•

votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case

Demander confirmation.

• La zone du

Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de

dossier de votre société.

• La zone

Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également rensei-

gné par défaut.

• La zone

Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot

de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche.

• La zone

Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données

que vous avez effectuée.

• Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].

• Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].

• Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile.

Informations de connexion

 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION

Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant Ciel

Business Mobile

Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].

s’affiche.

Menu Dossier

Options

 Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES

Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.

 Reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible

depuis le menu A

Personnalisation des polices

 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet

Polices

L’onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet

Personnalisation de la taille des polices dans les fenêtres

 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet

Polices

Vous pouvez personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.

IDE.

Interface, zone Fonte par défaut.

Options de saisie de facturation

 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion Commerciale - Saisie

des pièces commerciales

En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient.

Utilitaires

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES

Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.

Menu Dossier

Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.

 Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible

depuis le menu A

Date de travail

IDE.

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL

La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.

Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [Ok] pour l'enregistrer.

Informations

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS

La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS -

UTILITAIRES - INFORMATIONS.

Liste des pays

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS

Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.

Vous retrouvez les boutons , et .

1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre s’affiche.

Choix d’un élément

Menu Dossier

2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.

 Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.

3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur

un autre pays

La fenêtre

4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer.

La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes

ISO3166 officielle

et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie

du pays, Nationalité et Continent.

dans la fenêtre Choix d’un élément.

Pays s’affiche.

créer manuellement

États paramétrables

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES

Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.

 Un manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel

électronique

Le générateur d’états disponible depuis le menu AIDE.

Imports paramétrables

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES

Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, tarifs par famille, banques, modes de règlement, etc.) dans Intégrale de gestion Ciel Quantum.

 Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le

fichier contenant les informations que vous voulez importer.

Menu Dossier

Créer un import

1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.

2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [Ok].

La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.

 Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant] .

Choix du fichier à importer

3. Sélectionnez à l'aide de l'icone le fichier à importer.

Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].

Plusieurs formats sont disponibles :

•CSV

• Délimité

•DBF

• Longueur fixe

• Standard Ciel Windows

• Fichier XML

• Standard Ciel MAC

4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion.

5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option revenir en mode simple, mode par défaut.

Format du fichier délimité

6. Indiquez les options relatives au format de fichier :

• Caractères de fin de fichier

• Caractères de remplissage

• Séparateurs d'enregistrements

• Taille d'un enregistrement, etc.

Définition des options globales

Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen).

Définition des rubriques du fichier à importer

La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade,

Valeurs par défaut

Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application.

7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne

Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modi-

Mode avancé. Si vous choisissez ce mode, vous ne pouvez pas

CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.

Menu Dossier

fication.

Essai et Enregistrement

• Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement].

• Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation].

8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Descrip-

. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

tion

Modifier un import

1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.

2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Supprimer un import

1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.

2. Cliquez sur le bouton [Oui].

Exécuter un import

1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre

2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Intégrale de gestion Ciel Quantum et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [Ok].

Une fois les données importées, Intégrale de gestion Ciel Quantum vous informe du résultat du traitement.

Ouvrir s'affiche.

Liste des règles

 Menu DOSSIER - Commande OPTIONS - LISTE DES RÈGLES

 Pour plus d’informations concernant les RÈGLES, référez-vous à l’Aide intégrée de votre

logiciel en appuyant sur la commande A

IDE CONTEXTUELLE.

TOUCHE F1 de votre clavier ou depuis le menu AIDE,

Menu Dossier

Imports

 Menu DOSSIER - commande IMPORTS

Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Elle vous permet d’importer une liste d’états.

Exports

 Menu DOSSIER - commande EXPORTS

Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des clients ou des fournisseurs est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.

 Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste.

Vous devez faire votre choix et valider.

1. Spécifiez le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.).

2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier s’affiche. Indiquez la destination du fichier sur votre disque.

Mise en page

 Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE

Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut.

Menu Dossier

Onglet Standard

1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre sys-

tème Windows™, vous pouvez cliquez sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.

2. Pour définir votre format d’impression par défaut :

• cochez l’option

• cochez l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac de celui-ci,

• cochez l’option

3. L'option d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'ayez pas à les trier manuellement une fois imprimés.

Exemple

4. Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents.

5. Définissez les

Copies groupées vous permet, lors d'une impression de plusieurs exemplaires

Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage,

Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez.

Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.

Onglet Options avancées

Dans cet onglet, vous pouvez cocher l’option Générer une impression par document.

• Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant

chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages.

• Si cette option est cochée, l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages

chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs.

6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.

Menu Dossier

Imprimer

 Menu DOSSIER - commande IMPRIMER

Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :

• une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles

• la fenêtre de mise en page.

Exemple

Si la fiche d’un client est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche.

Menu Dossier

Aperçu avant impression

 Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION

La commande qu'elle s'imprimera sur papier.

• Vous pouvez lancer votre impression directement à partir de cette fenêtre en cliquant

sur le bouton .

• Vous pouvez lancer un aperçu en PDF en cliquant sur le bouton .

• Pour exporter votre édition en PDF, cliquez sur le bouton . Une fenêtre de l’explorateur s’affiche. Choisissez le dossier de destination de votre fichier PDF et cliquez sur le bouton [OK].

• Vous avez envoyer cette édition par email en cliquant sur le bouton

APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle

Menu Dossier

Impressions

 Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS

Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande

• d’obtenir votre

•de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.

DERNIÈRE IMPRESSION

Dernière impression

Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu C

Revoir une impression

La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le

Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées.

Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :

1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.

2. Cliquez sur le bouton [Ok].

La fenêtre

3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.

Aperçu s'affiche.

IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :

ONTEXTUEL (clic-droit) commande IMPRIMER TOUT.

 Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en

sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu

IMPRESSIONS.

Menu Dossier

Mot de passe

 Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE

Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un

 L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors

de la dernière étape.

Créer un mot de passe

Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande

MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.

mot de passe.

Si un mot de passe existe déjà, la zone

1. Pour créer un mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre Mot de passe s'affiche.

2. Saisissez votre l’option

3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un nouveau en le saisissant directement dans la zone

4. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée.

5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour fermer la fenêtre.

Afficher le mot de passe en clair.

Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez

Indice.

Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide.

 Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous

suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK].

Menu Dossier

Modifier un mot de passe

1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.

2. Cliquez sur le bouton .

3. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le.

4. Indiquez également un nouvel indice.

5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente.

6. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.

Supprimer un mot de passe

1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.

2. Cliquez sur le bouton [Modifier].

3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur [OK].

4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton .

5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.

Mode avancé

Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous

disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton .

Menu Dossier

Sauvegarde/Restauration

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION

Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde.

Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.

e-Sauvegarde

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE

La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique

La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent :

• Internet Explorer 5.5 ou supérieure

• une connexion Internet,

• un logiciel de messagerie

• un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez.

 A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription

à l'offre Ciel e-Sauvegarde.

Réaliser une sauvegarde en ligne

Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise.

La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement.

• Activez la commande

SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE du menu DOSSIER.

 Si vous n'avez pas encore de site e-Sauvegarde, l'application vous propose

automatiquement de créer un site. Voir Créer le site, page 55.

Menu Dossier

• Une fenêtre affiche la progression du traitement en cours. Une fois que celle-ci n'est plus à l'écran, votre sauvegarde en ligne est effectuée. Vous retrouverez votre sauvegarde sur votre site.

Sauvegarde

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE

Sauvegarde sur disquette

1. Insérez une disquette formatée dans votre lecteur puis activez la commande SAUVE-

GARDE du menu DOSSIER.

2. Un message vous demande de choisir l'emplacement où seront sauvegardées vos données, par défaut il sélectionne Disquette 3½ (A:). Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure de sauvegarde ; une fois celle-ci terminée le programme vous informe que la sauvegarde est réussie.

Vous pouvez indiquer des préférences de sauvegarde en activant le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.

 Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique

Annexes disponible depuis le menu AIDE.

Sauvegarde sur un autre support

Le principe est le même si vous souhaitez sauvegarder votre dossier sur un disque dur externe ou un autre support. Sélectionnez votre support et cliquez sur le bouton [Ok].

e-Restauration

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-RESTAURATION

Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.

Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.

Votre restauration s’effectue en ligne. Vous pourrez y accéder depuis votre site. Le principe est le même que la sauvegarde en ligne (e-sauvegarde).

A l’activation de cette commande, il vous sera demandé de choisir le mode de restauration, comme pour la restauration de votre dossier sur votre système informatique. Voir Restauration, page 53.

1. Une fois le mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>].

2. Sélectionnez le format e-Sauvegarde à l’aide du menu déroulant.

3. Cliquez sur le bouton [Ok].

Menu Dossier

Restauration

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION

Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.

 Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde

sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.

1. Activez la commande

Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.

2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :

• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez

cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.

Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer

•

une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.

Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à

•

restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.

SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.

 Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les

données sauvegardées

3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].

Menu Dossier

La fenêtre suivante s'affiche.

4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin.

5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].

6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].

...réalisée avec e-Sauvegarde version 1

1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE.

2. Identifiez-vous puis cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site.

3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauve- garde à restaurer.

4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde.

5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande

SIER et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment.

RESTAURATION du menu DOS-

...réalisée avec e-Sauvegarde version 2

A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande

E-RESTAURATION.

Menu Dossier

Créer le site

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - CRÉER LE SITE

Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction

CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de

connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde.

Etape 1

1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel.

Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel eSauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale.

2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde.

3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case passer à l'étape suivante de création de site.

4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour

Menu Dossier

Etape 2

L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée.

5. Renseignez vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir :

• votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ;

• votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une

sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site.

 Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous

seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site eSauvegarde.

6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site.

Menu Dossier

Etape 3

7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire.

Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site eSauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude.

Etape 4

Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder.

8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique que la création du site s'est bien passée.

Menu Dossier

9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour accéder à votre site.

Votre site e-Sauvegarde est à présent créé.

 Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique.

Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur...

Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers

site Internet

Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel

sur des postes différents, vous

devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné.

Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est composé que de deux étapes :

• la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ;

• la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre

passe

adresse e-mail et votre mot de

sur un seul et même

Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde.

Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde.

Menu Dossier

Si vous avez oublié votre mot de passe...

A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai

perdu mon mot de passe

Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.

Accéder au site

Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - ACCÉDER AU SITE



La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier.

Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi.

Supprimer le site

 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SUPPRIMER LE SITE

La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur.

1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail.

2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site.

3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.

Si vous avez oublié votre mot de passe...

Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.

Menu Dossier

Quitter

 Menu DOSSIER - commande QUITTER

Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé.

D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :

• Le raccourci clavier <Alt> + <F4>.

• La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icone présenté dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application.

• Un double clic sur l'icone du menu système.

• Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application.

Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel.

 Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique

Annexes disponible depuis le menu AIDE.

Annuler

Menu Edition

Couper, Copier, Coller

Effacer

Fiches

Sélectionner tout

Rechercher, Poursuivre la recherche

Atteindre

Rafraîchir

Tout afficher

Liste

Vue d’ensemble

Menu Edition

A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif.

Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de

La plupart des commandes présentées dans le menu E activées par le menu C

COUPER-COPIER-COLLER.

DITION peuvent être également

ONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le

bouton droit de la souris.

Menu Edition

Annuler

 Menu EDITION - commande ANNULER

Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.

Couper

 Menu EDITION - commande COUPER

Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document.

L'action de couper efface la sélection.

Copier

 Menu EDITION - commande COPIER

Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande

COLLER.

Coller

 Menu EDITION - commande COLLER

Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers.

Menu Edition

Effacer

 Menu EDITION - commande EFFACER

Cette commande permet d'effacer une sélection.

Attention !

Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui concerne les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.

Fiches

 Menu EDITION - commande FICHES

Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de :

• CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer].

• MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier].

PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un

• élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active.

ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche.

•

• VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.

INSÉRER : insérer un élément dans la liste.

•

SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer].

•

DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste.

•

Menu Edition

Sélectionner tout

 Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT

Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc.

Rechercher

 Menu EDITION - commande RECHERCHER

La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers.

Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus.

• Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot

•

Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des

que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un article contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir.

Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et

des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher un article dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera effectuée avec succès.

Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes

les éléments répondant à votre recherche.

Menu Edition

Poursuivre la recherche

 Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE

<F3>

Une fois un élément trouvé par la commande traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'activer cette commande.

RECHERCHER, vous pouvez relancer le

Atteindre

 Menu EDITION - commande ATTEINDRE

Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande ATTEINDRE vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches.

C'est l'équivalent du bouton qui se trouve dans la fiches.

barre d’actions de la plupart des

Rafraîchir

 Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR

<F5>

Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique.

Menu Edition

Tout afficher

 Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER

Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale.

Liste

 Menu EDITION - commande LISTE

<F4>

La commande LISTE permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste.

Clients, Prospects, Fournisseurs

Menu Listes

Représentants

Banques, Modes de paiement

Chéquiers

Affaires

Etapes de recouvrement

TVA, TPF

Codes analytiques

Devises

Infos perso, Autres listes

Vue d’ensemble

Menu Listes

Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et pièces commerciales ainsi que sur les traitements à effectuer.

Avant de commencer vos saisies, vous devez passer en revue les différentes listes de votre dossier. Dans la plupart des fiches qui composent le menu LISTES (clients, fournisseurs, articles, familles d’articles, représentants), vous trouverez des boutons vous permettant d'accéder plus rapidement à certaines informations.

Le bouton [Créer] génère automatiquement une fiche avec incrémentation d'un nouveau

Code. Cette fiche s'ajoute dans la liste, à la suite des autres fiches.

Les boutons magnétoscopes permettent de faire défiler les différentes fiches de la liste. Ainsi, vous visualisez très rapidement et dans son ensemble les renseignements qui les composent. La flèche, située à l'extrême gauche, permet de consulter la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend directement sur la dernière fiche créée. Les flèches du bas permettent d'afficher respectivement la fiche précédente ou suivante.

Le bouton permet d’atteindre un élément rapidement. Les éventuelles modifications apportées à la fiche en cours sont conservées lorsque vous cliquez sur un des boutons magnétoscopes.

Clients

 Menu LISTES - commande CLIENTS

Le terme produits dans un établissement commercial.

La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur

code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc.,

suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.

 Pour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes, reportez-vous au chapitre

Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des

Les fenêtres et les listes du manuel électronique ANNEXES disponible depuis le menu

AIDE.

Menu Listes

Les options d’affichage

 Ces options sont accessibles par le bouton .

Afficher le détail

Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au client sélectionné.

Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.

Afficher l'aperçu

Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un client.

1. Sélectionnez dans la liste le client pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.

2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste.

Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre client dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.

Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.

Créer un client

1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).

Identification du client

Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.

Menu Listes

 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en

activant le menu D

2. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.

3. Saisissez le identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.

4. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise.

5. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant. Le bouton Liste permet d'accéder aux données saisies à partir du menu L

Le nom correspondant au code sélectionné s'affiche. L'affectation d'un représentant au client permet de calculer les statistiques et les commissions basées sur le chiffre d'affaires ou sur les encaissements.

6. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le

Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui

OSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.

ISTES commande REPRÉSENTANTS.

Chiffre d'affaire par famille.

Informations financières

1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.

2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.

Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme.

Menu Listes

3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le

mode de paiement. Vous pouvez également

classer le client suivant des critères de Risque.

Exemple

Le client peut être bon, moyen ou mauvais payeur. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque

Faible, Moyen ou Élevé.

Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case

Bloqué.

Plusieurs opérations sont possibles concernant un client bloqué :

• Vous pourrez effectuer une

Recherche sur cet élément pour répertorier tous les clients

pour lesquels vous avez coché cette case.

• Vous pouvez aussi demander l'affichage systématique d'un message informant qu'un client est déclaré bloqué en cochant l'option correspondante dans le menu D

OSSIER

commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies - alertes sur les pièces commerciales.

• Vous pouvez modifier les paramètres (menu D

RATION - onglet Saisies - Gestion des clients) de manière à ce que le client soit automati-

OSSIER commande PARAMÈTRES - FACTU-

quement bloqué lorsqu'il dépasse l'encours autorisé.

4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes.

 Si vous ne cochez pas cette case dans la fiche client, vous pouvez quand même obtenir

le relevé de comptes pour tous les clients. Pour cela, cochez la case

lors du paramétrage de l'état de RELEVÉ DE COMPTES dans la zone Options.

clients

Inclure les autres

Onglet Adresse

Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du client. Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes :

• accusés de réception de commandes,

• avoirs,

• factures et pro forma/devis,

• traites.

En saisie de pièce, vous pourrez choisir l'adresse d'impression indiquée dans l'onglet

Informations Tiers de la pièce commerciale en cours.

1. Saisissez l'adresse postale de facturation du client.

Menu Listes

L’adresse de facturation est proposée par défaut en adresse de livraison. Vous pouvez la modifier.

2. Indiquez la Forme juridique ; l’icone vous permet de consulter la liste correspondante.

3. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (téléphone, fixe, portable), Fax, Télex,

adresse électronique, son adresse Internet.

son

4. L’option

NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de

facturation et/ou de livraison n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte.

Vérification d’une adresse

Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin d’en vérifier l'exactitude.

Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).

Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre.

• Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre de recherche.

• Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans la fiche Client.

• Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. Vous revenez à la fiche du Client.

Onglet Livraison

Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Livraison du client.

Lors de la création de la fiche Client, l'adresse de facturation est automatiquement proposée en adresse de livraison. Vous pouvez bien entendu la modifier.

Menu Listes

Localisation

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client).

Vérification d’une adresse

Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin d’en vérifier l'exactitude. Voir Vérification d’une adresse, page 73.

1. Saisissez si besoin l'adresse postale de livraison du client.

2. Indiquez la

Forme juridique ; l’icone de sélection vous permet de consulter la liste

correspondante.

3. Saisissez les coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable),

électronique

, l'adresse Internet.

Fax, Télex, l’adresse

4. Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de livraison pour le client.

5. Pour revenir à la fenêtre de l'adresse de livraison, cliquez sur le bouton

Onglet Complément

Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc.

Nature

1. Sélectionnez le mode de TVA :

• l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.

• l’option péenne.

• choisissez l'option

•la changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode

2. Indiquez dans ce cas le d'une opération commerciale avec la CEE.

3. Cochez la case

CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Euro-

Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.

Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez

Suspension de taxe.

N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors

Assujetti à TPF si votre client est soumis à la TPF (Taxe Para Fiscale).

Menu Listes

Divers

La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création.

4. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel

Taux de remise.

En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales.

5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel.

6. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client.

Tarifs

7. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client.

8. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante.

Affaire

9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant

sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client.

Comptabilité

Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de votre client. Cette zone est renseignée en fonction des paramètres comptables que vous avez définis. Voir Onglet Tiers, page 21.

Vous pouvez toujours modifier le compte attribué.

Exemple

411001 pour le premier client créé.

Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code

Analytique.

 Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à

chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.

Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres.

Menu Listes

Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur

plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.

Onglet Contacts

Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client.

Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal.

1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact. Une nouvelle ligne s’insère.

2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email,

nom de la société, etc.), directement dans les cellules .

3. Pour effacer un contact, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton . Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui].

Onglet Relations Client

La fonction RELATIONS CLIENTS vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos

tâches à effectuer.

Exemple

Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).

Il peut s'agir d'un entretien téléphonique, la présentation commerciale d'un produit. De même, cela peut concerner une action ou un projet que vous devez réaliser dans les jours qui viennent. Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche.

Voir Relations clients/tâches, page 402.

Onglet Banque

1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le le RIB : le Code banque, le Code gui-

, le Numéro de compte, la Clé RIB. Indiquez la Domiciliation bancaire.

chet

• Le code

IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établis-

sements financiers normalisés au niveau international.

 Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises

magnétiques.

2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (

3. Déterminez également si la gestion de banque se fait options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque.

4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la

référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat

SEPA].

adresse, CP, Pays) de la banque.

Hors rayon ou Sur rayon. Ces

Menu Listes

Onglet Recouvrement

Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le

libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et

éventuellement un

commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du

recouvrement. Voir Commentaire de l’étape, page 373. Vous pouvez également modifier le commentaire de l’étape depuis cet onglet.

• Cochez la case Ne pas gérer le recouvrement pour retirer tous les encours client de la liste de recouvrement.

• Cochez la case nant des pièces qui ont déjà été réglées par le client.

Inclure les lignes soldées pour afficher dans la liste les lignes concer-

Onglet Observations

Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.

Exemple

Client régulier - Grosses commandes - Relations importantes.

Modifier un client

1. Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton

(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Client s'affiche.

2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Supprimer un client

1. Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton

Menu Listes

(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).

2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].

Saisir une pièce commerciale client

Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des clients, une pièce commerciale pour le client sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (devis, facture, commande) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie

standard, page 132.

Effectuer un règlement client

La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des clients, un règlement pour le client sélectionné.

La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 179.

Informations légales

Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.

 Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre.

Les actions sur les clients

Les boutons situés en haut de la fenêtre vous permettent d'activer certaines commandes relatives au client sélectionné. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la liste des clients.

Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les statistiques, les objectifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du client.

Les états disponibles

Les commandes et affichent la liste des états prédéfinis correspondants (offre promotionnelle, annonce des soldes, relance avec infos pénalités de retard).

Menu Listes

 Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Recouvrement”, page 371.

Tâche

Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné.

Voir Relations clients/tâches, page 402.

Statistiques

Les statistiques peuvent s'appliquer aux éléments suivants :

Clients

•

• Fournisseurs

• Articles

• Représentants

Les statistiques clients, fournisseurs ou articles sont directement disponibles à partir de la fenêtre Liste des clients, Liste des fournisseurs ou Liste des articles par le bouton

situé dans la barre d’actions.

Menu Listes

Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou imprimées. Elles sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées.

1. Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte.

Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.).

2. Vous pouvez visualiser les statistiques globales de tous vos clients en cochant l’option

Tous les clients.

3. Cliquez sur l’icone situé dans la

barre d’actions pour imprimer vos statistiques.

Ouvrir le compte

Le bouton vous permet d’ouvrir le compte du client sélectionné. Voir Consulter

un compte, page 295.

Consulter les écritures

Le bouton ouvre les écriture du compte Client. Voir Liste des écritures,

page 289.

Objectifs

Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, familles d'articles, etc.) sur une année ; le paramétrage par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande

PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ (Période objectifs du).

La fenêtre Objectifs accessible par le bouton situé dans la barre d’actions vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icone impression) les valeurs du CA et celles des objectifs.

Menu Listes

1. Indiquez dans les zone

2. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.).

Du...Au la période à prendre en compte.

Historique pièces clients

L'historique disponible depuis le bouton situé dans la barre d’actions constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales clients. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces clients, page 131.

Historique règlement

La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 178.

Détail des ventes

Le bouton situé dans la barre d’actions vous permet de visualiser le détail des pièces saisies pour un client. Voir Détail pièces clients, page 150.

Afficher le détail

Cette commande permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au client sélectionné.

• Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.

Afficher l'aperçu

Cette commande permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la fiche d'un client.

1. Sélectionnez dans la liste le client pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.

Menu Listes

2. Cliquez sur le bouton situé dans la

cher l'aperçu

Si d’autres états que la fiche standard du client sont disponibles, vous pouvez en choisir

un en cliquant sur le bouton dans le menu déroulant.

Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande

3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.

. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.

Imprimer l'image.

barre de liste et sélectionnez l'option Affi-

Autres options

D’autres options sont accessibles à partir du bouton de la fiche client ou en activant le menu CONTEXTUEL.

Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les statistiques, les objectifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du client ou modifier l'encours initial.

Modification de l’encours initial

Cette fonction vous permet de modifier l'encours défini au départ pour le client. Lorsque vous modifiez l'encours initial, le montant de l'encours total est automatiquement modifié.

Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Envoyer un email

 Pour utiliser cette commande, vous devez avoir une messagerie électronique sur votre

ordinateur et une connexion internet.

Cette commande permet d'envoyer un email directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs clients.

1. Dans la liste des clients, sélectionnez la ou les personnes à qui vous envoyez un email.

2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu C la commande ENVOYER UN EMAIL. La fenêtre Envoyer un email s'affiche.

Les adresses email renseignées dans les fiches clients sont récupérées. En fonction de votre sélection, la zone A: affiche :

• Soit l'adresse email de la personne à qui vous voulez envoyer un message. Si aucune adresse email n'a été définie dans la fiche, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse dans l’email.

• Soit le nom du groupe de personnes sélectionnées, par exemple Clients-> email.

3. Si d'autres adresses emails sont disponibles (par exemple celle d'un contact), dans la

Cc:, sélectionnez éventuellement une adresse ou un groupe à mettre en copie.

zone

Vous pouvez choisir un document pré-défini. Si vous laissez <Etat par défaut>, le logiciel utilisera celui par défaut à savoir le document «Annonce des soldes».

ONTEXTUEL et choisissez

 Les documents pré-définis sont des états que vous pouvez personnaliser via la

commande

client

4. Pour personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront

ceux définis dans le document

5. Saisissez le texte de votre email.

6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton

ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - OPTIONS), dans la famille Mailing

et saisissez votre objet dans zone correspondante.

Menu Listes

7. Pour visualiser l'email avant l’envoi, cochez l'option Afficher la messagerie.

8. Cliquez sur le bouton [OK]. En fonction des critères que vous avez définis auparavant, soit l’email est directement envoyé soit votre messagerie électronique s’ouvre.

• Dans le premier cas, il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email

depuis une autre application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur le bouton [Oui].

• Dans le second cas, votre messagerie s'ouvre, le document éventuellement choisi

est joint à votre message. Si les adresses email des destinataires ne sont pas indiquées, renseignez-les. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.

Prospects

 Menu LISTES - commande PROSPECTS

Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Dans ce cas, vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.

Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur

société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes

que vous déterminez.

 La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients.

Les options d’affichage

 Ces options sont accessibles par le bouton .

Afficher le détail

Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au prospect sélectionné.

Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.

Menu Listes

Afficher l'aperçu

Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un prospect.

1. Sélectionnez dans la liste le prospect pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.

2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste.

Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre prospect dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.

Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.

Créer un prospect

Cette commande vous permet d'enregistrer un nouveau prospect.

1. Cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu C

2. Saisissez le Code, le Nom du prospect et éventuellement son numéro de SIRET et son code NAF (APE).

ONTEXTUEL - commande CRÉER).

 Le numéro de SIRET identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.

Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise.

3. Sélectionnez la

Famille auquel il appartient et son Représentant.

Onglet Adresse

Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du prospect.

 Cette adresse est utilisée pour les devis.

1. Saisissez l'adresse postale de facturation du prospect.

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client).

Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du prospect afin d’en

vérifier l'exactitude.

• Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la

recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre.

• Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résul-

tats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [Ok]. Vous revenez à la fenêtre de recherche.

• Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans la fiche du pros-

pect.

• Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme

automatiquement. Vous revenez à la fiche du prospect.

Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Pour cela, le N° de Siret du client doit être renseigné.

Menu Listes

2. Indiquez la liste correspondante.

3. Précisez ensuite le numéro de Téléphone du prospect (fixe, portable), le Fax, le Télex, l'e-

, éventuellement l'adresse de son site Internet.

mail

Le bouton ouvre un état qui vous permettra de paramétrer l’édition d’un courrier pour le client sélectionné.

Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la

Onglet Complément

Nature

Les éléments de cette zone sont nécessaires à la gestion de la TVA.

1. Sélectionnez dans le menu déroulant le Mode de TVA :

•

Local : pour les prospects se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou

prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.

CEE : dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.

•

Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.

•

Suspension de taxe : pour les prospects non assujettis à la TVA.

•

 Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du

prospect notamment pour le mode

2. Indiquez le ration commerciale avec la CEE.

3. Si le prospect est assujetti à la TPF (Taxe Para Fiscale), cochez l’option correspondante.

N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA du prospect utilisé lors d'une opé-

Divers

4. La date de création de la fiche prospect est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un prospect en fonction de sa date de création. Sélectionnez le et le taux de remise appliqué.

Tarifs

5. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au prospect.

6. Si vous Facturez en TTC, cochez cette option.

Suspension de taxes.

mode de paiement

Menu Listes

Onglet Contacts

 La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations

détaillées sur cet onglet Voir Onglet Contacts, page 76.

Onglet Relations Clients

 La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations

détaillées sur cet onglet Voir Onglet Relations Client, page 76.

Onglet Observations

Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le prospect.

Modifier un prospect

1. Pour modifier un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Prospect s'affiche.

2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Supprimer un prospect

1. Pour supprimer un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).

2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].

Les options prospects

Le bouton [Options] vous permet d'activer certaines commandes liées aux prospects. Ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la fiche

d'un prospect.

• Convertir les prospects

• Mailing

• Tâches

• Historique Pièces

• Détail des ventes du prospect sélectionné, Voir le détail de la fiche du prospect sélectionné.

Convertir le prospect sélectionné en client

1. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande CONVERTIR LES PROSPECTS.

2. Définissez dans ce cas les paramètres à prendre en compte lors du changement d'un prospect en client. Vous pouvez :

• Garder le même Code

• Utiliser la numérotation automatique des clients

• Affecter le code client de votre choix.

3. Cochez la case Ouvrir le client pour ouvrir la fiche du client après la conversion.

Menu Listes

 Vous pouvez convertir plusieurs prospects en clients via une sélection multiple (pour

cela, maintenez la touche <Shift> de votre clavier enfoncée). Si vous souhaitez appliquer le choix de la numérotation à tous les prospects sélectionnés, cochez l'option Appliquer à tous.

4. Cliquez sur [Ok] pour valider.

Afficher le détail

Cette commande permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les devis afférents au prospect sélectionné.

• Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.

Afficher l'aperçu

Cette commande permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la fiche d'un prospect.

1. Sélectionnez dans la liste le prospect pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.

2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.

Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image.

Si d’autres états que la fiche standard du prospect sont disponibles, vous pouvez en

choisir un en cliquant sur le bouton .

3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.

Envoyer un email

 L’envoi d’email à des prospects étant identique à celui des clients, reportez-vous au

paragraphe “Envoyer un email”, page 83.

Menu Listes

Fournisseurs

 Menu LISTES - commande FOURNISSEURS

La liste des fournisseurs présente les mêmes particularités que celle des clients.

Cette fenêtre contient au fur et à mesure de leur création, la liste des fournisseurs identifiés par leur code, leur nom, leur famille, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.

Les options d’affichage

Menu Listes

 Ces options sont accessibles par le bouton .

Afficher le détail

Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au fournisseur sélectionné.

Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.

Afficher l'aperçu

Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un fournisseur.

1. Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.

2. Sélectionnez l'option

Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre fournisseur dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.

Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.

Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste.

Créer un fournisseur

1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).

Identification du fournisseur

 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à

utiliser en activant le menu D

codes bases.

2. Si ce paramétrage est effectué, le pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.

Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé.

Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.

3. Saisissez le

4. Indiquez le numéro de

Nom du fournisseur.

SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.

OSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone

Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous

 Le numéro de SIRET identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise.

Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise.

5. Sélectionnez la catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le

Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de

Chiffre d'affaire par famille.

Menu Listes

Informations financières

6. Dans la zone Crédit accordé, affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.

7. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le

Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de

Exemple

Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case

Bloqué.

8. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des relevés de comptes.

Mode de paiement.

Risque.

Onglet Adresses

Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes :

• accusés de réception de commandes,

• avoirs,

• factures et pro forma/devis.

1. Saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur.

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur).

Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin d’en vérifier l'exactitude. Voir Vérification d’une adresse, page 73.

Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Pour cela, le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné.

Menu Listes

2. Indiquez la

Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la

liste correspondante.

3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son

adresse électronique, son adresse Internet.

4. Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de facturation pour le fournisseur.

Pour revenir à la fenêtre de l'adresse de livraison, cliquez sur le bouton

5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la saisie.

Onglet Complément

Nature

Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.

1. Sélectionnez dans la liste déroulante le Mode de TVA :

• Local : pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.

CEE : s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.

•

Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.

•

Suspension de taxe : ce mode s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA.

• Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode

2. Si vous avez choisi le mode de TVA

Suspension de taxe.

CEE, indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Imma-

triculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE.

3. Si le fournisseur est assujetti à la TPF (taxe para fiscale), cochez l’option correspondante.

Compta

Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable.

Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous

pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres.

Menu Listes

Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur

plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 269.

Autres

1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.

2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le

dépôt du fournisseur.

3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.

La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création.

Gestion de la TVA

Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors de la génération des écritures comptables, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement.

Affaire

Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).

Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant

sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur.

Onglet Contacts

Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez le fournisseur.

Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal.

1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact.

2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email,...).

3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton .

Onglet Banque

1. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.

Menu Listes

2. Déterminez également si la gestion de banque se fait

Hors rayon ou Sur rayon.

Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque.

3. Renseignez le

, le Numéro de compte, la Clé RIB. Indiquez la Domiciliation bancaire.

chet

Code IBAN, le Code BIC ainsi que le le RIB : le Code banque, le Code gui-

• Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire.

• Le code

BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établis-

sements financiers normalisés au niveau international.

 Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises

magnétiques.

Onglet Observations

Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.

Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.

Exemple

Fournisseur régulier - Livraisons dans les délais.

Modifier un fournisseur

1. Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton

Menu Listes

(ou menu C

La fiche du

2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Fournisseur s'affiche.

ONTEXTUEL - commande MODIFIER).

Supprimer un fournisseur

1. Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bou-

ton (ou menu C

2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].

ONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).

Saisir une pièce commerciale fournisseur

Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des fournisseurs, une pièce commerciale pour le fournisseur sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (commande, bon de réception, facture) à créer.

Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 132.

Effectuer un règlement fournisseur

La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des fournisseurs, un règlement pour le fournisseur sélectionné. La fenêtre nécessaires à la saisie du règlement.

Voir Saisir un règlement, page 179.

Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations

Les options fournisseurs

Le bouton [Options] vous permet d'activer certaines commandes relatives au fournisseur sélectionné.

Ces commandes sont accessibles par le menu déroulant du bouton ou en activant le menu CONTEXTUEL (clic-droit) à partir de la liste des fournisseurs.

Tâche

Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné.

Voir Relations clients/tâches, page 402.

Statistiques fournisseurs

Cette commande vous permet d’afficher les statistiques fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 79.

Objectifs fournisseurs

Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 81.

Historique pièces fournisseurs

L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales fournisseurs. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces

fournisseurs, page 189.

Menu Listes

Historique règlements

La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements effectués pour le fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement.

Voir Règlements, page 178.

Détail des achats

Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies. Voir

Détail pièces fournisseurs, page 195.

Afficher le détail

Cette commande permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au fournisseur sélectionné.

• Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.

Afficher l'aperçu

Cette commande permet de visualiser l'aperçu de l'état standard d'un fournisseur.

1. Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.

2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option

Afficher l'aperçu. L'aperçu

s'affiche à droite de la liste.

Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande

Imprimer l'image.

Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en

cliquant sur le bouton .

3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette commande. La coche placée devant n'apparaît plus.

Envoyer un email

 Pour utiliser cette commande, vous devez avoir une messagerie électronique sur votre

ordinateur et une connexion internet.

Vous pouvez envoyer un email directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs fournisseurs.

1. Sélectionnez le ou les fournisseurs à qui vous envoyez un email.

2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu C la commande ENVOYER UN EMAIL. La fenêtre Envoyer un eMail s'affiche.

Les adresses email renseignées dans les fiches fournisseurs sont récupérées. En fonction de votre sélection, la zone A: affiche :

• Soit l'adresse email de la personne à qui vous voulez envoyer un message. Si

aucune adresse email n'a été définie dans la fiche, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse dans l’email.

• Soit le nom du groupe de personnes sélectionnées, par exemple Fournisseurs->

email.

3. Si d'autres adresses emails sont disponibles (par exemple celle d'un contact), dans la

Cc:, sélectionnez éventuellement une adresse ou un groupe à mettre en copie.

zone

4. Pour personnaliser l'objet du mail, décochez l'option

ceux définis dans le document

et saisissez votre objet dans zone correspondante.

L'objet et le message utilisés seront

5. Saisissez le texte de votre email.

6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton [Joindre un fichier].

7. Pour visualiser l'email avant l’envoi, cochez l'option

Afficher la messagerie.

8. Cliquez sur le bouton [OK]. En fonction des critères que vous avez définis auparavant, soit l’email est directement envoyé soit votre messagerie électronique s’ouvre.

ONTEXTUEL et choisissez

Menu Listes

• Dans le premier cas, il se peut qu'un avertissement s'affiche. L'envoi d'un email depuis une autre application c'est-à-dire depuis votre logiciel Ciel doit être autorisée. Cliquez alors sur [Oui].

• Dans le second cas, votre messagerie s'ouvre, le document éventuellement choisi est joint à votre message. Si les adresses email des destinataires ne sont pas indiquées, renseignez-les. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.

Représentants

 Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS

Le terme

Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc.

Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise.

Menu Listes

Activer l'aperçu de la fiche du représentant

1. Sélectionnez dans la liste le représentant pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.

2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option à droite de la liste.

Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.

Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre représentant dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.

Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.

Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche

Créer un représentant

1. Cliquez sur le bouton [Créer...] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).

Identification du représentant

 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Représentants à

utiliser en activant le menu D

codes bases.

1. Si ce paramétrage est effectué, le Code représentant s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.

Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé.

2. Saisissez le Nom du représentant.

3. Cliquez sur l'icone commentaire pour saisir si besoin un commentaire.

OSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone

Menu Listes

4. Sélectionnez à l'aide de l’icone de sélection la

Région dans laquelle il prospecte.

5. Saisissez l'adresse postale du représentant.

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre représentant).

6. Précisez ensuite ses coordonnées téléphoniques ( ainsi que son

La zone représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour chaque famille d'articles.

Plusieurs cas de figures peuvent se présenter :

• Taux de commission général et Taux de commission pour une famille d'articles rensei-

• Uniquement le taux de commission général est renseigné.

• Uniquement un (ou plusieurs) taux de commission pour une famille d'articles sont

Commissions vous permet de déterminer un Taux de commission général pour le

gnés. Lors de la saisie d'une pièce commerciale, c'est la commission affectée à la famille d'articles qui prévaut sur la commission générale.

C'est ce taux qui sera utilisé pour toute pièce commerciale saisie et rattachée au représentant.

renseigné(s). L'affectation d'une commission spécifique pour chaque famille d'articles permet une gestion encore plus précise et complète des taux de commissions.

adresse électronique.

Fonction du représentant ainsi que la

téléphone fixe, portable, Fax, Télex)

Pour créer un taux de commission général

1. Saisissez la valeur dans la zone Taux.

2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Pour créer un taux de commission pour une famille d'articles

1. Cliquez sur le bouton .

2. Dans la colonne Familles d'articles, saisissez le code de la famille pour laquelle vous

voulez saisir un taux. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le code de la Famille dans la liste que vous obtenez.

3. Saisissez le taux de la commission à prendre en compte pour cette famille dans la colonne

4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Le bouton permet d'effacer la ligne sélectionnée dans le tableau des commissions par famille.

Commissions.

Modifier un représentant

1. Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton

(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).

La fenêtre Représentant s'affiche.

2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Menu Listes

Supprimer un représentant

1. Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bou-

ton (ou menu C

2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].

ONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).

Afficher l'aperçu de la fiche du représentant

A partir du bouton [Options], vous pouvez activer l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un représentant.

1. Sélectionnez dans la liste le représentant pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.

2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option

L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image.

Afficher l'aperçu.

100

SAGE Quantum 2012 Guide de référence [fr]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

Sommaire

Documentation

Conventions utilisées dans la documentation

Les manuels

L’aide en ligne

Le site Internet Ciel

Naviguer dans le guide électronique

Les signets

Les liens dans le guide

Accéder à une information spécifique

Saisir la fiche d'appréciation

Menu Dossier

Vue d’ensemble

Nouveau

Choix du modèle comptable

Assistant Top Départ

Ouvrir

Fermer

Paramètres

Paramètres société

Paramètres Comptabilité

Paramètres TVA

Paramètres Facturation

Paramètres Numérotation

Paramètres Immobilisations

Paramètres Pilotage

Calculs sur les quantités

Ciel Business Mobile

Vue d’ensemble

Options

Imports

Exports

Mise en page

Onglet Standard

Onglet Options avancées

Imprimer

Aperçu avant impression

Impressions

Mot de passe

Créer un mot de passe

Modifier un mot de passe

Supprimer un mot de passe

Mode avancé

Sauvegarde/Restauration

e-Sauvegarde

Sauvegarde

e-Restauration

Restauration

Créer le site

Accéder au site

Supprimer le site

Quitter

Menu Edition

Vue d’ensemble

Annuler

Couper

Copier

Coller

Effacer

Fiches

Sélectionner tout

Rechercher

Poursuivre la recherche

Atteindre

Rafraîchir

Tout afficher

Liste

Menu Listes

Vue d’ensemble

Clients

Les options d’affichage

Créer un client

Modifier un client

Supprimer un client

Saisir une pièce commerciale client

Effectuer un règlement client