SAGE Quantum 2012 Guide de référence [fr]
Guide de référence
Intégrale de gestion Ciel Quantum
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Documentation ..................................................................................7
Naviguez dans le guide électronique .....................................................8
Menu Dossier.................................................................................... 10
Vue d’ensemble ...............................................................................11
Nouveau.........................................................................................12
Ouvrir ............................................................................................16
Fermer ...........................................................................................17
Paramètres .....................................................................................18
Ciel Business Mobile .........................................................................35
Options ..........................................................................................38
Imports ..........................................................................................43
Exports ..........................................................................................43
Mise en page...................................................................................44
Imprimer ........................................................................................46
Aperçu avant impression...................................................................47
Impressions ....................................................................................48
Mot de passe...................................................................................49
Sauvegarde/Restauration..................................................................51
Quitter ...........................................................................................60
Menu Edition .................................................................................... 61
Vue d’ensemble ...............................................................................62
Annuler ..........................................................................................63
Couper ...........................................................................................63
Copier ............................................................................................63
Coller .............................................................................................63
Effacer ...........................................................................................64
Fiches ............................................................................................64
Sélectionner tout .............................................................................65
Rechercher .....................................................................................65
Poursuivre la recherche ....................................................................66
Atteindre ........................................................................................66
Rafraîchir........................................................................................66
Tout afficher ...................................................................................67
Liste ..............................................................................................67
Menu Listes ...................................................................................... 68
Vue d’ensemble ...............................................................................69
Clients............................................................................................70
Prospects........................................................................................84
Fournisseurs ...................................................................................89
Représentants .................................................................................98
Banques ....................................................................................... 102
Modes de paiement ........................................................................ 104
Chéquiers ..................................................................................... 107
Affaires ........................................................................................ 110
Etapes de recouvrement ................................................................. 113
TVA .............................................................................................115
TPF .............................................................................................. 116
Codes analytiques.......................................................................... 117
Les devises ................................................................................... 121
Infos perso ................................................................................... 123
Autres listes .................................................................................. 125
Menu Gestion.................................................................................. 126
Vue d’ensemble ............................................................................. 127
Top Facture................................................................................... 128
Pièces clients................................................................................. 131
Ventes.......................................................................................... 150
Achats.......................................................................................... 189
Articles......................................................................................... 205
Familles articles............................................................................. 225
Remises/Promotions....................................................................... 229
Gammes....................................................................................... 233
Dépôts ......................................................................................... 235
Mouvements de stock..................................................................... 242
Ordres de production...................................................................... 246
Eco-participations .......................................................................... 247
e-Commerce ................................................................................. 249
Menu Comptabilité.......................................................................... 261
Vue d’ensemble ............................................................................. 262
L’assistant Top Saisie ..................................................................... 263
Saisie kilomètre............................................................................. 264
Saisies ......................................................................................... 265
Liste des écritures.......................................................................... 289
Le Plan de comptes ........................................................................ 291
Consulter un compte ...................................................................... 295
Les prévisions ............................................................................... 296
Les journaux ................................................................................. 298
Familles Top Saisie.........................................................................300
Modèles/abonnements.................................................................... 301
Formats d’import relevé..................................................................305
Immobilisations ............................................................................. 308
Echanges de données ..................................................................... 338
Menu Traitements........................................................................... 355
Vue d’ensemble ............................................................................. 356
Génération des écritures ................................................................. 357
Gestion de production..................................................................... 358
Commandes des articles en rupture.................................................. 364
Contremarque ............................................................................... 366
Régulation des stocks ..................................................................... 369
Recouvrement ............................................................................... 371
Migration SEPA .............................................................................. 374
Remises en banque ........................................................................ 376
Virements fournisseurs ................................................................... 379
Travail sur un compte..................................................................... 381
Le pointage manuel........................................................................ 383
Le rapprochement bancaire ............................................................. 385
Lettrage manuel ............................................................................ 386
Lettrage automatique ..................................................................... 389
Contrepassation............................................................................. 390
Les réimputations .......................................................................... 393
Validation brouillard ....................................................................... 395
Fin d’exercice ................................................................................ 396
Purge ........................................................................................... 400
Relations clients/tâches .................................................................. 402
Rappels ........................................................................................ 403
Mise sous surveillance .................................................................... 405
Menu Etats ..................................................................................... 406
Vue d’ensemble ............................................................................. 407
Portefeuille des commandes ............................................................408
Commandes non livrées.................................................................. 410
Relevé de comptes......................................................................... 411
Echéancier .................................................................................... 412
Evolution des ventes ...................................................................... 413
Lettre de pénalités de retard ........................................................... 414
Encours Clients.............................................................................. 415
Suivi des stocks............................................................................. 416
Articles......................................................................................... 418
Capacité de fabrication ................................................................... 423
Etats récapitulatifs ......................................................................... 424
Grand livre.................................................................................... 425
Balance ........................................................................................ 427
Journaux ...................................................................................... 429
Centralisateur ............................................................................... 430
Brouillard...................................................................................... 431
Analytique .................................................................................... 432
Déclaration de TVA......................................................................... 434
Etats immobilisations ..................................................................... 437
Bilan-Résultat synthétiques ............................................................. 444
Etats fiscaux ................................................................................. 445
Soldes Intermédiaires de Gestion ..................................................... 446
Autres états comptables ................................................................. 447
Etats chaînés.................................................................................450
Menu Pilotage................................................................................. 452
Vue d’ensemble ............................................................................. 453
Mise à jour des données ................................................................. 454
Consulter les états ......................................................................... 455
Menu Divers ................................................................................... 462
Vue d’ensemble ............................................................................ 463
Analyseur commercial ventes .......................................................... 464
Analyseur commercial achats........................................................... 466
Objectifs....................................................................................... 468
Répartition par famille .................................................................... 469
Importer....................................................................................... 470
Statistiques Gestion ....................................................................... 471
Statistiques comptables .................................................................. 473
Trésorerie prévisionnelle ................................................................. 474
Historique archivages DGFiP ............................................................ 477
Télécharger Ciel directDéclaration .................................................... 478
Menu Fenêtres................................................................................ 479
Vue d’ensemble ............................................................................ 480
Fermer ......................................................................................... 481
Tout fermer................................................................................... 481
Suivante....................................................................................... 481
Précédente.................................................................................... 481
Cascade ....................................................................................... 482
Mosaïque ...................................................................................... 482
Mon Intuiciel .................................................................................483
Afficher la barre de Navigation......................................................... 488
Afficher la barre de statut ............................................................... 488
Menu Aide ...................................................................................... 489
Vue d’ensemble ............................................................................ 490
Index ........................................................................................... 491
Aide contextuelle ...........................................................................491
Besoin d’aide.................................................................................491
Informations de dernière minute...................................................... 492
Démo rapide ................................................................................. 492
Manuel de référence....................................................................... 492
Annexes ....................................................................................... 492
Manuel générateur d’états............................................................... 492
Manuel générateur de tableaux de bord ............................................ 493
Installation Mode TSE..................................................................... 493
Infos Mise à jour............................................................................ 493
A propos de... ............................................................................... 493
Index.............................................................................................. 494
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
•
la souris
• faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :
•le manuel de découverte qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus
importantes de votre logiciel.
manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la tota-
•le
lité des fonctions de votre logiciel, accessible depuis le menu AIDE.
• le manuel électronique
Ce manuel spécifique décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel.
• le manuel électronique
d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. Ce manuel est également
accessible depuis le menu A
• le manuel électronique
tableaux de bord. Ce manuel est également accessible depuis le menu AIDE.
Installation d'Adobe Reader©
Si l'application Adobe Reader © nécessaire pour lire et imprimer les manuels
électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader© et suivez la procédure.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Annexes accessible depuis le menu AIDE.
Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur
IDE.
Générateur de tableaux de bord qui décrit le fonctionnement des
7
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu
IDE ou par la touche <F1>.
A
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des
informations utiles.
Naviguer dans le guide électronique
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et
ainsi consulter facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Sommaire.
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du
guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le
paragraphe correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à
droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le
sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas
une recherche.
1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
8
Exemple
1. Activez la commande
2. Saisissez
Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier.
RECHERCHER du menu EDITION.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
Saisir la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones
concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].
9
Nouveau, Ouvrir, Fermer
Menu Dossier
Paramètres
Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société
dans un dossier que vous devez créer.
Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en
modifier les données ou bien de les supprimer.
11
Menu Dossier
Nouveau
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création
d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
3. Une message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez
sur le bouton [Oui] ou [Non].
Création, nommez votre société.
Attention !
La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou
égale à une version 2006 :
Ciel Compta Évolution : version supérieur ou égale à la version 5.00.
Ciel Compta : version supérieur ou égale à la version 12.00.
Ciel Compta Facile : version supérieur ou égale à la version 1.00.
12
Menu Dossier
Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre suivante.
• Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Intégrale de gestion Ciel Quantum détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le
dossier de la société dans la liste déroulante.
• Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste.
• Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A
la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application, cliquez sur le bouton [Fermer].
Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de
s’affiche.
Choix du modèle comptable
Choix du modèle comptable
Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose
de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés
par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier.
• Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel.
• Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer
manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option <Partir d’une base vide>
située en bas de la liste.
• Cliquez sur le bouton [OK].
L'assistant
Top Dépa rt s'affiche.
Assistant Top Départ
Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà
renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
13
Menu Dossier
Etape : paramètres du dossier
Monnaie du dossier
1. Indiquez la monnaie du dossier.
2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le
bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCI-
MALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à
compte. Validez en cliquant sur [Ok].
Longueurs des comptes
3. Cliquez sur le bouton .
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux
et des codes analytiques.
5. Cliquez sur le bouton [Ok].
Monnaie de la devise
6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante.
7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste.
8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte.
9. Cochez l'option
Récupération des informations de référencement pour récupérer les infor-
mations saisies lors de votre référencement.
Etape : paramétrage des décimales
Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.
1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix,
taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.
les
2. Pour revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
Etape : raison sociale
Cette étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre
Raison sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code
postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans
la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le
(A.P.E.)
sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF
, le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des
14
Menu Dossier
6. Saisissez le R.M (Répertoire des Métiers).
7. Saisissez le
R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabi-
lité Limitée).
8. Indiquez votre Code société.
Etape : coordonnées et paramètres
Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de
Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si
vous en possédez un.
2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de sai-
sie
. Vous pouvez saisir directement les dates ou utiliser l'icone de dates spéciales .
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’
Enregistrement immédiat des écritures. Si oui,
les écritures seront automatiquement enregistrées à la validation de leur saisie.
Etape : autres paramètres
Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA,
facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage.
Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant.
Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES.
Etape : logos
Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez :
• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier.
importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé
•
USB, CD-Rom).
récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
•
Pour régler la taille de l'image
Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'un des icones ou le curseur du zoom
.
Etape : options de démarrage
1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier
que vous créez. Cliquez sur le bouton .
2. Pour que le dossier que vous créez s'
tion, cochez la case correspondante.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
ouvre automatiquement au démarrage de l'applica-
15
Menu Dossier
Ouvrir
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande ouvrir vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option
l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement
votre dossier.
Vous n'avez donc pas à passer par la commande
Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande
changer de dossier courant.
, votre logiciel ouvre directement
OUVRIR du menu DOSSIER.
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le
logiciel.
• Vous devez également avoir le dossier correspondant à celui que vous avez créé à
l'aide de l'assistant. Si vous avez créé plusieurs dossiers ils apparaissent dans cette
fenêtre.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
Au démarrage de
OUVRIR vous permet de
Si votre dossier ne s'affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier]
pour sélectionner directement le fichier Intégrale de Gestion Ciel Quantum sur votre
ordinateur.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui]
et ce message ne vous sera plus proposé.
3. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir.
Cliquez ensuite sur le bouton [Ok].
Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un
nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton [Créer un dossier]. Vous
obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier.
La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu
OSSIER.
D
Voir Nouveau, page 12.
16
Menu Dossier
Fermer
Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La
fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
17
Menu Dossier
Paramètres
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, TVA, Facturation,
Numérotation, etc.) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de
la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour
fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification,
Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des
comptable
, du logo de votre société.
coordonnées de votre expert-
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (
coordonnées (
3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code NAF (A.P.E)
(Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S., soit le numéro d'immatriculation au
Registre du Commerce et des Sociétés. Ces informations sont fournies sur votre
extrait K-Bis.
Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc).
Adresse, Code postal et Ville) et ses
18
Menu Dossier
4. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il
est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
5. Saisissez le R.M (Répertoire des Métiers).
6. Saisissez le
lité Limitée).
R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabi-
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états
et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise.
2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement.
3. Précisez son
4. Indiquez les
Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable.
coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet O.G.A
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A.,
via le menu E
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A.
Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site
Internet de votre O.G.A.
TATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs
méthodes : coller, importer l’image dans Intégrale de gestion Ciel Quantum ou encore
récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
19
Paramètres Comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Menu Dossier
Onglet Paramètres
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre
société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l'
vous allez effectuer les saisies.
Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont
alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise
dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier
cette période de saisie.
exercice N, exercice comptable en cours sur lequel
En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de
sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage,
etc.).
3. Précisez la date de début des objectifs dans la zone
des objectifs se calcule automatiquement.
Période objectif du. La date de Fin
L’icone situé en fin de zone permet d’ouvrir le calendrier et de choisir une date.
20
Menu Dossier
Régime fiscal
Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type
d'impôt dont elle relève.
Comptabilisation des pièces et règlements
La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos
pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements.
Pour cela, cochez l’option
accessible.
L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales,
enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture
correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous
pourrez alors générer une écriture ultérieurement.
Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors
Onglet Tiers
Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou
fournisseurs à la création de leur fiche.
1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche :
•
Automatique : choisissez alors dans la liste déroulante la composition du compte :
racine du compte + code client ou fournisseur
racine du compte + nom du client ou fournisseur.
• Affecter le compte : sélectionnez alors le compte qui sera proposé à chaque création
d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche.
Ne pas affecter de compte : dans ce cas, aucun compte ne sera rattaché au client ou
•
fournisseur.
Vous sélectionnerez le compte du client ou du fournisseur dans sa fiche. Voir Onglet
Complément, page 75.
Dans la partie
qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures.
Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes
2. Pour les modifier, cliquez sur l’icone Liste et choisissez un compte dans la liste
des comptes (clients, fournisseurs, charges, produits) qui s’affiche. Cliquez sur [OK].
Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client
ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche.
Onglet Devises
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.
Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation
et les comptes concernés.
Onglet Racines/Défauts
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les
modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne
utilisation des comptes.
21
Menu Dossier
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant
de paramétrer :
La longueur des comptes et des codes analytiques
Cliquez sur les boutons pour définir le nombre de caractères autorisés pour les
numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum).
Les caractères autorisés
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en
cochant les cases correspondantes.
Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiezles si nécessaire.
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines
des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes
alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En
effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement
numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2
caractères suffira.
Onglet Comptes
Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de
vos saisies :
comptes de port : port soumis, port non soumis, Facturé soumis, Facturé non soumis.
•
•
comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges
exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu.
Onglet Synchro compta
Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro
compta.
Mode de fonctionnement de la Synchro compta
Deux modes sont proposés :
22
Menu Dossier
• Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les
écritures ou envoyer tout le dossier comptable.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont
récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été
envoyées, ce qui évite les doublons.
Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet
•
d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont
récupérés.
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une
période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications
extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les
périodes.
La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte
de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un
code de priorité s'applique.
Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +,
reportez-vous à l’
1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option
Synchro compta ou Synchro compta +.
aide intégrée à l’application.
Attention !
Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est
toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.
Modalité de transfert des données
2. Sélectionnez le sens du transfert des données :
• Client
• Expert
3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (ancienne-
4. (Uniquement en mode Synchro compta + ) Selon l'accord que vous avez passé avec votre
•
•
Expert : le client envoie des données à son expert-comptable.
Client : l'expert-comptable envoie des données à son client.
ment Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées.
client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le
journal des A-nouveaux :
expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des
A-nouveaux.
client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux.
23
Menu Dossier
Informations complémentaires expert-comptable
5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable.
Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.
Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au
paragraphe “Onglet Compléments”, page 19.
Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +)
La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation
(date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont
automatiquement renseignées.
Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert)
Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la
Divers s'affiche en bas de la fenêtre.
partie
6. Sélectionnez le
à l'aide de l'icone d'appel de liste .
Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton
compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs,
fournisseurs
situé en bas de la fenêtre
.
Liste des comptes clients ou Liste des comptes
Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures.
L'
E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier
de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert. Ensuite, Sage
Expert transfère vos écritures à votre expert-comptable.
7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage.
8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [Ok].
24
Menu Dossier
Paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Onglet TVA
L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher.
1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant
sur l'icone .
Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu
LISTES.
Régime de TVA
2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime
CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée
et la TVA déductible.
• Régime
réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA
simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
Type de TVA
Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis
à la TVA sur les
dée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de
la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les
l'option Encaissements.
Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes
débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie gui-
encaissements. Dans ce cas, sélectionnez
25
Menu Dossier
de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de
TVA).
Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé
au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la
déclaration de TVA).
Numéro fiscal (FRP)
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations
de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
• le numéro de
Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA
générée dans Intégrale de gestion Ciel Quantum.
Comptes par défaut
4. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. Le bou-
ton ouvre la liste des comptes de TVA existants.
• Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de
régularisation de TVA.
compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants
•Le
saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du mon-
•Le
tant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état
CA3).
compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du
•Le
Régime simplifié.
Onglet Déclaration de TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent
chaque rubrique de la déclaration.
5. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte
concerné(e).
Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icone .
L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si
votre TVA sur les ventes est soumise aux
encaissements.
Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la
ventilation des opérations imposables.
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes
les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la
n'est pas obligatoire.
DGFiP
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Menu Dossier
Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la
TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page
Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription
effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA.
2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en
cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la
zone
Numéro ou date d'adhésion DGFiP.
Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP,
cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau
d'un compte de banque, onglet
3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail
du redevable de la déclaration.
4. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration :
Société courante ou Expert-comptable.
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre
Paramètres société du menu DOSSIER :
pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse,
le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA.
pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
Banque) est alors obligatoire.
5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok].
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Paramètres Facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Menu Dossier
Onglet Divers
Cet onglet regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations
commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de
paiement sur les factures.
Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la
facture, si les sommes dues sont réglées après cette date.
1. Dans la zone
2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone
.
cipé
3. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur
votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne,
vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention
262 ter I du CGI
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu.
Escompte en cas de paiement anti-
exonération de TVA (art
).
Onglet Saisie
Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées
principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs
automatiques etc.).
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Menu Dossier
Alerte sur les pièces commerciales
Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il
suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes :
• Article bloqué
• Client bloqué
• Quantité insuffisante sur stock (alerte sur la quantité du stock
du stock
disponible).
réel ou sur la quantité
• Alerte sur la gestion des articles HT/TTC
• Nature soumises à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou
Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces,
un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible.
• Cochez l’option
Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour être alerté si une
adresse client (adresse de livraison, de facturation ou autres) est incorrecte. Cette
alerte est également valable pour les adresses de prospects.
Encours client dépassé : cochez cette option si vous souhaitez être alerté qu’un client a
•
dépassé son encours au moment de la validation d’une facture.
Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de
•
la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.
Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à
•
partir duquel une alerte s’affichera si vous souhaitez créer pour ce client une nouvelle
pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini à votre client un niveau de risque
Moyen et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le
logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce
client.
Gestion des clients
Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au
crédit accordé seront automatiquement bloqués.
Si vous cochez
Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient
inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués.
Mode de calcul des statistiques articles
Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées
seront prises en compte dans vos statistiques.
Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case
Comptabiliser l’escompte.
Statistiques représentants
Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se
mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés.
Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants
changeront lorsque les factures seront réglées.
Autres
Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et
calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez le
Le programme effectue le même type de vérification lorsque les cases
Contrôle du N.I.I sont cochées.
code article.
Contrôle clé RIB et
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Menu Dossier
Cocher la case Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer
automatiquement le nombre de documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire
de l'onglet Complément de la fiche client. Voir Onglet Complément, page 75.
facture
L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement
le nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article.
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des
relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc.
Gestion
1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis.
Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis
Le
hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone.
2. Sélectionnez un
code article pour la saisie libre.
Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans
laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone
s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix,
quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc.
3. Définissez également un article
automatique. Cet article sera utilisé pour générer auto-
matiquement des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir).
Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique.
4. Cochez l'option
5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie
d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code
client défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une
information de type prix, quantité, etc.
6. Sélectionnez un code
de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur.
7. Cochez les options correspondantes si vous gérez :
•le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.
Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un
•les
client (opérations de prospection, actions marketing, lettres de relances).
Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à inter-
•les
valle de temps régulier.
TPF : gestion de la taxe para-fiscale : taxe perçue sur des produits agroalimen-
•la
taires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc.
Gammes : gestion de gammes de produits définies selon des critères.
•les
•les nomenclatures.
Stocks
Cette partie vous permet de paramétrer le mode de gestion des stocks.
Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.
fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors
30
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