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Gestion Intégrale 2016
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SAGE Gestion Intégrale 2016 Manuel de découverte [fr]

Ciel Gestion Intégrale
Manuel de découverte
Chère Cliente, Cher Client,
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Il vous donnera entière satisfaction.
Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement.
Bien cordialement.
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
Sage

Configuration minimale

Versions monopostes
• Windows™ 10, Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0.
• Processeur 1,5 GHz.
• 2 Go de Ram.
• 1 Go d'espace disque disponible.
• Un lecteur DVD-Rom.
• Une résolution écran de 1024x768 points.
• Une connexion Internet haut débit.
• Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé).
• Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé).
• Une imprimante laser ou jet d'encre.
• Ciel Pilotage nécessite la police de caractères Wingdings3 (installée par défaut avec Microsoft Office).
Versions réseaux
• Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur).

Sommaire

Configuration minimale ......................................................................................................................................3
Sommaire ...............................................................................................................................................................4
Prise en main . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Documentation .....................................................................................................................................................7
Démarrez votre logiciel .......................................................................................................................................9
Si vous débutez......................................................................................................................................................9
Entraînez-vous................................................................................................................................................... 13
Création et mise en place d’un dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Créez un dossier................................................................................................................................................. 18
Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts............................................................. 23
Les paramètres du dossier............................................................................................................................... 24
Gestion Commerciale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Créez les données de base............................................................................................................................... 36
Saisissez les pièces clients ............................................................................................................................... 53
Saisissez les pièces fournisseurs .................................................................................................................... 70
Gestion de production...................................................................................................................................... 71
Commandes des articles en rupture.............................................................................................................. 71
Gestion des stocks multi-dépôts ................................................................................................................... 72
Comptabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Principales étapes de suivi de votre dossier ................................................................................................ 76
Créez et modifiez le plan de comptes ........................................................................................................... 76
Créez les journaux.............................................................................................................................................. 80
Créez vos chéquiers et vos RIB........................................................................................................................ 82
Préparez une comptabilité analytique.......................................................................................................... 83
Saisissez les écritures comptables................................................................................................................. 85
Le brouillard........................................................................................................................................................ 97
Rapprochez une facture et son règlement................................................................................................... 99
Rapprochez des écritures avec la banque..................................................................................................100
Pointez des écritures....................................................................................................................................... 101
Annulez une écriture validée......................................................................................................................... 102
Gérez la trésorerie prévisionnelle ................................................................................................................104
Gérez la TVA...................................................................................................................................................... 105
Les états. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Les différents types d’état.............................................................................................................................108
La liste des états disponibles......................................................................................................................... 110
L’imprimante ....................................................................................................................................................110
Les états pilotés ...............................................................................................................................................111
Traitements de fin d’année . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
L’assistant Top Clôture................................................................................................................................... 114
La régulation des stocks................................................................................................................................. 115
Purge des pièces commerciales....................................................................................................................116
Vérification comptable DGFiP....................................................................................................................... 117
Échangez des écritures avec votre expert-comptable............................................................................ 119
Importez et exportez des données............................................................................................................... 120
La sauvegarde...................................................................................................................................................127
La restauration.................................................................................................................................................128
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Prise en main

Prise en main

Documentation

Le manuel de découverte

Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
•faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
apporte une information complémentaire sur un point particulier
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Naviguez dans le manuel de découverte
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Pour imprimer le manuel de découverte
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer le manuel de découverte
Une fois le fichier téléchargé, cliquez sur le bouton .
7

Le manuel de référence

Le manuel de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, allez dans le menu AIDE et choisissez MANUEL DE RÉFÉRENCE.

L’aide en ligne

Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes.
Prise en main
Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche <F1> de votre clavier ou activer la commande
CONTEXTUELLE du menu AIDE.
AIDE
8

Démarrez votre logiciel

Vous pouvez lancer l’application à la fin de la procédure d’installation.
Vous avez deux possibilités pour ouvrir votre logiciel :
• Cliquez sur l'icône présenté sur le Bureau de votre ordinateur.
• Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows™. Sélectionnez les commandes Vous accédez à la page d’accueil ci-dessous :
PROGRAMMES - CIEL - GESTION INTÉGRALE - CIEL GESTION INTÉGRALE.
Prise en main

Référencez-vous

Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application.
Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement.

Si vous débutez

Si vous débutez avec Ciel Gestion Intégrale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer.
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
9

Quelques astuces pour gagner du temps !

Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
• créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales.
• saisissant ensuite vos devis clients.
• transformant directement un devis en facture.
• utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion Intégrale.
• personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements).
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
• Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille.
• Les clients.
• Les fournisseurs.
• Les représentants.
• Les familles d'articles.
• Les articles.
Prise en main
Voir Créez les données de base, page 36
Vous pourrez ensuite gérer votre comptabilité. Voir Comptabilité, page 75

Saisissez un nouvel article

La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
1. Activez la commande ARTICLES du menu GESTION (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre Article s’affiche.
2. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire.
3. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK].
Pour plus d’informations sur la saisie d’un article Les articles, page 41.

Créez un devis pour un client

Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu GESTION - VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis.
1. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire.
2. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK].
10
Prise en main

Transformez un devis en facture

Pour éviter de saisir une facture, Ciel Gestion Intégrale vous permet de gagner du temps en transférant directement votre devis en facture.
1. Sélectionnez le devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] situé dans la barre d’actions puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande
2. Confirmez le traitement.
3. Vous pouvez à ce stade votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 63
IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de
TRANSFÉRER EN FACTURE.

Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents

Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE.

Quelques notions de comptabilité

Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits)
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation
er
chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi :
11
Prise en main
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte).
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
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Entraînez-vous

Nous vous invitons à découvrir Ciel Gestion Intégrale en utilisant le fichier d’exemple.
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple accessible depuis la page d’accueil.
2. Le fichier exemple Société Exemple s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de comptes, d'écritures, etc.
Lors de l’installation de l’application, seul ce dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton accessible depuis la page d’accueil.
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
Prise en main
Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage.
13

La fenêtre principale de l’application

Barre d’actions
Barre de menus
Intuiciel
Un clic ici affiche la barre de navigation
Prise en main
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures,...)
La barre de navigation
La barre de navigation est masquée par défaut. Vous l’affichez en cliquant sur la ligne bleue à gauche de la fenêtre de l'application. La Barre de navigation est une barre verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel,
• ouvrir des applications ou des fichiers,
• présenter des images ou des notes texte,
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (E-mail) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré­remplissant l'adresse du destinataire.
14
Prise en main
Vous trouverez une description détaillée des menus dans le Manuel de référence accessible par le menu AIDE.
L’Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L'Intuiciel© est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Vous pouvez y accéder via le menu FENÊTRES - commande
MON INTUICIEL ou encore depuis l’onglet Accueil.
L'Intuiciel certaines opérations commerciales et comptables ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaires. Il est composé du bureau u Bureau, des Tableaux de bord et des Etats et statistiques.
©
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Si vous travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet Accueil de l’Intuiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1).
est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à
Mon Bureau
Le groupe Mon Bureau est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux suivants :
• le bureau d’accueil,
• le bureau de réglages,
• et le bureau personnalisable.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler.
Le bureau de réglages
Le bouton vous donne accès au bureau de réglages. Voir Bureau de réglages, page 22
Le bureau personnalisable
Le bouton vous donne accès au bureau personnalisable. Il se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons que vous pouvez personnaliser comme vous le souhaitez. Voir Personnaliser mon Bureau, page 15
Personnaliser mon Bureau
Votre Bureau est personnalisable. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour
accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .
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Prise en main
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE.

Besoin d’aide

Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur le bouton présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
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Création et mise en place d’un dossier

Créez un dossier

Menu DOSSIER - commande NOUVEAU

Saisie du nom du dossier

1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent :
• Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récupérer
les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations.
• Plusieurs dossiers existent sur votre poste : une fenêtre s'affiche avec la liste déroulante contenant tous les dos-
siers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour reprendre les para­mètres société.
• Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier.
2. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société.
Création et mise en place d’un dossier
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
18

Assistant de création d’un dossier

La création de votre dossier se fait via un assistant de création en deux étapes.

Etape 1
Création et mise en place d’un dossier
Mes coordonnées
Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société.
1. Saisissez la raison sociale de votre entreprise ainsi que son adresse complète, code postal, ville, n° de téléphone, portable et adresse e-mail.
Mon logo
2. Insérez votre logo dans la zone prévue à cet effet.Vous pouvez :
• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier;
• importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, disque dur externe...);
• récupérer une image issue d’un scanneur ou d’un appareil photo numérique.
Pour régler la taille de l'image
Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'une des icônes ou le curseur du zoom .
19
Création et mise en place d’un dossier
Mon statut
3. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
4. Indiquez le capital de votre établissement.
Mon immatriculation
5. Saisissez votre numéro de SIRET, votre NII : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA), le code APE (Acti- vité Principale de l'Entreprise).
6. Précisez si votre société est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
7. Saisissez votre numéro d’immatriculation (RCS / RM)..
Si vous ne connaissez pas les informations concernant votre immatriculation, vous pourrez les saisir par la suite dans les paramètres société.
8. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur le bouton .
Etape 2
Mes dates d’exercices comptables
1. Indiquez les dates de début et de fin de votre premier exercice comptable.
2. Indiquez les dates de début et de fin de votre exercice comptable en cours.
Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
20
Création et mise en place d’un dossier
Mes réglages complémentaires
Ma monnaie
3. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous ne pourrez plus modifier les paramètres de décimales une fois que votre dossier sera créé.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel et choisissez la commande M
NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la zone qui s'affiche en face de la monnaie, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte.
Mes articles
4. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les prix unitaires, les quantités, les taux de remise, les poids dans les listes déroulantes correspondantes.
Ma comptabilité
6. Sélectionnez votre plan comptable dans la liste déroulante.
7. Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échange correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel.
• Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
ODIFIER LE
Mon dossier
8. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
9. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cliquez sur [Oui].
10. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier.
Un fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.
21

Bureau de réglages

Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages.
Création et mise en place d’un dossier
Vous pouvez accéder d’un simple clic au paramétrage de votre activité, vos éditions, votre facturation client et fournisseur, vos préférences comptables, votre comptabilité et votre TVA. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions utilisées fréquemment.

Récupération d’un dossier Ciel Compta

1. Un message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].
La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une version 2006 :
- Ciel Compta Évolution : version supérieure ou égale à la version 5.00.
- Ciel Compta : version supérieure ou égale à la version 12.00.
- Ciel Compta Facile : version supérieure ou égale à la version 1.00.
22
Création et mise en place d’un dossier
2. Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre de sélection du dossier.
• Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante.
• Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste.
• Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application.
Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable s’affiche.

Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts

Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS
Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et
écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu D
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Renseignez le Nom de votre société.
OSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
23
Création et mise en place d’un dossier
L’étape Création à partir de Sage Production Experts s’affiche.
5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les taux de remise et d’escompte, les poids.
Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces paramètres à partir du menu D
OSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES.
6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les stocks est
automatiquement activée dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION).
6. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.

Les paramètres du dossier

Paramètres société

Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres, les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert-comptable, du logo de votre société.
24
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Coordonnées
1. Complétez les informations si vous ne les avez pas saisies lors de la création du dossier.
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise.
2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement.
3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable.
4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet O.G.A
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu E
- commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédé­claration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A.
TATS
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes : coller, importer l’image dans Ciel Gestion Intégrale ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
25

Paramètres Comptabilité

Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Paramètres
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice, de l'exercice N : exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies.
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Les dates correspondant à l'exercice N+1 et les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel.
2. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin des objectifs se calcule auto­matiquement.
3. Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève.
La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements.
4. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors accessible.
L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement.
Onglet Tiers
Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la création de leur fiche.
1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche :
• Affecter le compte : sélectionnez le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche.
• Ne pas affecter de compte : aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur. Vous choisirez le compte dans la fiche du client ou du fournisseur.
2. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes qui seront utilisés par
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Création et mise en place d’un dossier
défaut pour enregistrer les écritures. Pour les modifier, cliquez sur l’icône et choisissez un compte. Cliquez sur le bouton [OK].
Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche.
Onglet Devises
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.
Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés.
Onglet Racines/Défauts
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie, la bonne utilisation des comptes.
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer :
• la longueur des comptes et des codes analytiques
• les caractères autorisés
• les racines de classe et de compte : vérifiez les racines proposées par défaut selon le PC99 et modifiez-les si néces­saire.
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffit.
Onglet Comptes
Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies :
• comptes de port : port soumis, port non soumis , Facturé soumis, Facturé non soumis.
• comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu.
Onglet Echanges Expert
Dans cet onglet, vous choisissez le type d’échanges avec votre expert comptable.
Lorsque vous échangez des écritures avec votre expert-comptable, avec un tiers, le fichier contenant vos écritures généré par Ciel Compta doit être compatible avec le logiciel de votre destinataire. Cet onglet vous permet donc d'indiquer le mode
d'échanges qui permettra de générer le fichier dans le format adéquat.
Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas :
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. La zone Historique s'affiche en bas de la fenêtre et vous indique la date du dernier envoi de vos écritures. Si vous chan-
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gez de mode d'échanges, cette zone sera remise à zéro à la validation de la fenêtre.
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Expert, Sage Petites Entreprises, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus).
• Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Experts.
2. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK].

Paramètres TVA

Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Création et mise en place d’un dossier
Onglet TVA
L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher.
1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 20,00 % mais vous pouvez le modifier. Si vous voulez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande
2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à
récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
• Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
3. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les débits.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à
la TVA sur les encaissements.
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
4. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
• le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.
TVA du menu LISTES.
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Création et mise en place d’un dossier
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Gestion Intégrale.
5. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour votre déclaration de TVA.
• Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA.
• Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes
à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Rem-
boursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié.
Onglet Etat TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration de TVA ainsi que l'avis d'acompte 3514 de TVA si vous êtes en régime simplifié.
Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires.
1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la
liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône .
2. L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA sur les ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collec­tée dans la ventilation des opérations imposables.
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées.
Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration.
2. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédure TVA.
3. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP.
4. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclara­tion.
5. Dans la zone Complément, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert-comptable dans la liste déroulante.
6. Saisissez la Référence Obligation fiscale.
Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres.
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu D
- pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA.
- pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
7. Si vous voulez que votre déclaration soit télétransmise à votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.), sélectionnez
OSSIER :
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l'option Oui.
Si vous avez choisi de transmettre votre déclaration à votre OGA, vous devez avoir renseigné son Nom, N°Siret, N° d’agrément, Adresse 1, Code Postal, Ville. Voir Onglet O.G.A, page 25
Dans le cas contraire, la déclaration ne peut être transmise.
8. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].

Paramètres Facturation

Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc.
Globales
1. Cochez les options correspondantes si vous gérez :
•les nomenclatures.
•la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc.
•les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, etc.
•le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.
•les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier.
•Les Gammes : gestion de gammes de produits.
•les Remises en cascade : gestion des remises en cascade. Cette option permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir à partir de quel montant s'applique une remise.
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