Philips LFH 9600 User Manual 3

Digital Pocket Memo

LFH 9600

LFH 9620

www.philips.com/dictation

EN User manual 3

DE Benutzerhandbuch 17

FR Manuel de l‘utilisateur 33

ES Manual del usuario 47

FI Käyttöoppaasta 63

SV Användarhandboken 77

Declaration of Conformity

Tested to comply with FCC standards

FOR HOME OR OFFICE USE

Model Number: LFH 9600, LFH 9620 Trade Name: Philips Digital Pocket Memo Responsible Party: Philips Speech Processing Address: Telephone number: (888) 260-662 Website: www.philips.com/dictation

This device complies with Part 5 of the FCC Rules. Operation is subject to the following two conditions: ) This device may not cause harmful interference.

2) This device must accept any interference received, including interference that may cause undesired operation.

64 Perimeter Center East, Atlanta, GA 30346, USA

User manual

ENGL IS H

1 Introduction 4

1.1 Digital Pocket Memo features

1.2 Package contents

2 Your Digital Pocket Memo

2.1 Digital Pocket Memo overview

2.2 LCD screen overview

2.2.1 Digital Pocket Memo models

2.2.2 LCD display modes

2.2.3 Backlighting and contrast

3 Get started

3. Install the batteries 7

3.2 Recharging the batteries

3.2.

 Recharge the batteries using the Philips power supply 7

3.2.2 Recharge the batteries through the USB cable

3.2.3 Recharge the batteries through the docking station

3.3 Activate the Digital Pocket Memo

3.3.

 Set the language 7

3.3.2 Set the date and time

3.4 Insert and eject the memory card

3.5 Format a new memory card

3.6 Power-save mode

4 Use your Digital Pocket Memo

4.1 Stop mode

4.2 Create a new recording

4.3 Record a dictation

4.4 Add to a dictation (inserting)

4.5 Playback

4.6 Adjusting playback volume

4.7 Fast forward 1

4.8 Fast rewind 1

4.9 Navigate between recordings 1

4.10 Display the status screen 1

4.11 Assign priority status to a recording 1

4.12 Spoken instructions 1

4.12.1 Insert a spoken instruction 1

4.12.2 Play back spoken instructions 1

4.12.3 Delete spoken instructions 1

4.13 Finish a recording 1

4.14 Delete 1

4.14.1 Delete a recording 1

4.14.2 Delete part of a recording 1

4.15 Full memory card 1

6.7 Adjust microphone sensitivity 15

6.8 Change sound feedback 1

6.9 Change noise reduction 1

6.10 Set the date and time 1

6.11 Enable/Disable USB quick-charge 1

6.12 Delete all ﬁles 1

6.13 Format the memory card 1

6.14 Voice command training 1

6.15 Change playback volume 1

6 6

7 7

7 8 8

9 9 9 9 9 9 0 0 0 0 0 0

0 0 1

1 1

5 5 6 6 6 6 6 6

5 Advanced operation 1

5.1 Use keywords 1

5.2 Work with index marks 1

5.2.1 Insert an index mark 1

5.2.2 Navigate between index marks 1

5.2.3 Delete a single marker 1

5.2.4 Delete all markers 1

5.3 Use the voice command 1

5.3.1 Voice command training 1

5.3.2 Enter keywords using voice command 1

6 Digital Pocket Memo menu 1

6.1 Change the language 1

6.2 Change the recording format 1

6.3 Enable/disable voice-activated recording 1

6.4 Adjust LCD backlighting 1

6.5 Enable/disable the record lamp 1

6.6 Adjust LCD contrast 1

2 2

2 2 2 2

2 3

4 4 4 5 5 5

3User manual

4 User manual

1 Introduction

The Digital Pocket Memo is designed to oer time-saving convenience and increased eciency for your dictation.

1.1 Digital Pocket Memo features

Recording beneﬁts

•

Record on the go or at your desk with the built in USB microphone: When working at your desk, record directly

to the PC with the dictation application. When away from the oce, simply record, then later download the dictation ﬁles to your PC where they can be automatically routed or e-mailed for transcription.

•

Three recording modes: Three recording modes (QP = Quality

Play, SP = Standard Play, and LPm = Long Play mobile) oer the freedom to choose long recording capacity or outstanding sound quality.

•

DSS-quality recording and modes: Create recordings with

outstanding audio quality for crystal clear playback, and maintain compact ﬁle sizes.This is extremely important for compatibility with speech recognition software.

•

Voice-activated recording mode: Hands-free recording

has never been easier. With voice-activated recording enabled, recording starts automatically when you start dictating, and stops automatically after you stop speaking.

•

Recording sensitivity: Switch to high sensitivity to record

sounds from all directions (for example when recording a conference or meeting). Switch to lower sensitivity to record your voice only (avoid recording background noise).

•

Time-stamped recording: The creation and download date of

every recording is automatically captured. Use this information to verify, sort or ﬁlter dictation ﬁles.

Playback beneﬁts

•

Noise reduction: Activate this function when listening to

recordings with excessive background noise.The noise will be ﬁltered out during playback.

•

Slow playback: Playing back recordings at a slower speed makes

it easier to take notes of important data such as names and telephone numbers.

•

Fast ﬁle playback: Recordings can be played back at a higher

speed to make it easier to scan through paragraphs or quickly review content.

Workﬂow beneﬁts

•

One-touch keyword assignment: Information relevant

to your recording, such as a worktype code or the intended transcriptionist, can be assigned with the press of a single button.

•

Click-on barcode module: With just the click of a button, scan

barcodes to assign patient/client data directly to your dictation. The optional barcode module ensures a higher level of accuracy and ensures more ecient management of your workﬂow.

•

Assign keywords using Voice Command: The Digital Pocket

Memo has voice recognition capability that allows you to ‘train’ the Digital Pocket Memo to recognize your voice. After a brief training process, simply speak the commands into the device. Patient information (ID numbers, author, work types, etc.) will be inserted into the ﬁle – simply by speaking them.

•

LAN Docking Station: the optional LAN Docking Station

transfers ﬁles from the Digital Pocket Memo directly to your corporate network without having to ﬁrst upload to your PC.

Security beneﬁts

•

Author Identiﬁcation: All dictations are marked with the

author’s name for easier job identiﬁcation and ﬁle routing. This allows author-dependent subfolder creation, sorting, ﬁltering and transcription job assignments.

•

File Encryption: Voice ﬁles can now be encrypted and

password-protected on the Digital Pocket Memo. Lost or stolen memory cards cannot be accessed by unauthorized individuals, increasing security and HIPAA compliance.

•

PIN Code: The Digital Pocket Memo can be protected

against unauthorized use or ﬁle playback. Assign your personal identiﬁcation number to prevent others from accessing your Digital Pocket Memo.

1.2 Package contents

•

Digital Pocket Memo

•

Philips Secure Digital (SD) memory card

•

Two rechargeable Philips AAA Batteries (LFH 9154)

•

USB Docking Station 9120

•

Philips power supply

•

USB cable

•

Quick reference guide

•

Leather pouch

•

Installation CD

Convenience beneﬁts

•

4-position slide switch: Single-handed operation with a familiar

thumb slide gives you optimum control.

•

Smart buttons: Operation of the Digital Pocket Memo is now easier and more intuitive. Button functions are displayed on the screen, much like they are displayed on a mobile phone.

•

Large backlit LC display: The larger display lets you view key

information at a glance, even in poor lighting conditions.

•

Uses a SD (Secure Digital) memory card: This is the most

widely available and commonly used storage media for portable digital devices. The Digital Pocket Memo is compatible with SD/ MMC memory cards up to 2 GB.

•

Fast battery charging through the USB: No need to take the

docking station or power supply on the road. The rechargeable batteries will be fast-recharged when you connect the Digital Pocket Memo to a laptop or PC through a high-powered USB port.

•

USB mass storage device: Use the Digital Pocket Memo to

store and transport ﬁles from your computer (letters, photos, presentations and spreadsheets).

2 Your Digital Pocket Memo

2.1 Digital Pocket Memo overview

LCD screen

Smart buttons

Programmable function key

Menu button

Volume control, plus/minus and menu navigation buttons

Speaker

Microphone socket

Earphone socket

Built-in microphone

Status LED (red = record, green = insert, yellow = ﬁle transfer)

EOL (end-of-letter) (DPM 9600) or Record (DPM 9620)

4-position slide switch

On/o switch

Docking station connection slot

Power supply connection slot

USB connection slot

Slot for Secure Digital (SD)/Multimedia (MMC) card and

expansion slot for the optional barcode module Fast forward (DPM 9600) or EOL (end-of-letter) (DPM 9620)

Battery compartment

ENGL IS H

2.2 LCD screen overview

Digital Pocket Memo 9600 Digital Pocket Memo 9620

Battery level indicator

Recording position (minutes : seconds)

Current position in the recording

Position bar

Recording number

Keyword 1 (such as author name)

Current function of the left smart button

Recording is marked priority

Recording is marked ﬁnished (EOL) and locked

Recording contains barcode information

(available with optional barcode module)

Current function of the right smart button

Positions of the 4-position slide switch

Recording contains spoken instruction

Recording contains index mark

Recording volume indicator

Sensitivity level for voice-activated recording

Voice-activated recording in progress

Memory card is write-protected (locked)

Recording is encrypted

Recording mode (QP = Quality Play / SP = Standard Play / LP =

Long Play mobile)

5User manual

6 User manual

2.2.1 Digital Pocket Memo models

The 4-position slide switch has dierent function placements on these two models (see LCD screen overview on page 5) to meet global recording-style requirements. This user manual will describe functions for both models.

The Digital Pocket Memo 9600 features an international 4-position slide switch:

REC (recording) or iREC (insert recording), STOP, PLAY (playback), and

┤ (fast rewind).

The Digital Pocket Memo 9620 features the Philips 4-position slide switch:

┢ (fast forward),

PLAY (playback), REC or iREC in recording mode, STOP, and

┤ (fast rewind).

D Note: The illustrations in this manual are for the Digital Pocket

Memo 9620 unless otherwise noted. The LCD screen of the 4-position slide switch functions will accurately represent the function position for each model.

2.2.2 LCD display modes

Switch between the simple and advanced display modes using Philips

SpeechExec or the software application of your system integrator.

(The LCD screen may be in the advanced mode by default.)

Advanced display mode Simple display mode

D Note: The illustrations throughout this manual demonstrate the

advanced display mode. (If your Digital Pocket Memo is in the simple display mode, the display will be somewhat dierent from the screenshots.).

2.2.3 Backlighting and contrast

The LCD screen of the Digital Pocket Memo has a backlight feature (the LCD screen is illuminated) that can be conﬁgured in the Digital Pocket Memo menu. The backlight enhances the readability of the display messages and symbols in poor lighting conditions, and the contrast can be adjusted to every user’s preference or lighting condition.

The LCD display backlight feature is activated when any button on the Digital Pocket Memo is pressed or moved, and it remains illuminated for 8 to 20 seconds after a button is moved or pressed. When the backlight feature is activated, the Digital Pocket Memo consumes somewhat more power, but can be turned o to conserve power. See the Adjust LCD backlighting chapter on page 15 for more information. See the Adjust LCD contrast chapter on page 15.

3 Get started

ph i li ps

PUSH TO RELEASE

MultiM edi a C ard

ph il ip s

PUSH TO RELEASE

MultiM edi a C ard

philips

128 MB



Unlock

3. Install the batteries

The Digital Pocket Memo can be operated with the two rechargeable AAA batteries delivered with the product. Standard (non-rechargeable) AAA alkaline batteries may also be used.

 The Digital Pocket Memo must be in the OFF position. 2 Open the battery compartment on the back of the Digital

Pocket Memo by sliding it outwards then folding it up.

3 Insert the two AAA batteries. The correct polarity is indicated

on the inside of the battery compartment cover.

4 Close the battery compartment by folding it back and sliding the

battery compartment cover inside until it clicks.



C Important: Do not mix battery types! Use two rechargeable

batteries or two non-rechargeable alkaline batteries.

3.2 Recharging the batteries

The Digital Pocket Memo can be operated with the rechargeable Philips AAA batteries. To recharge these batteries, use the Philips

power supply, the Docking Station or the USB cable.

3.3 Activate the Digital Pocket Memo

The Digital Pocket Memo is turned on and o by sliding the ON/OFF switch (3). When using for the ﬁrst time, you will be prompted to set the language, date and time.

3.3. Set the language

When using for the ﬁrst time, you will be prompted to set the language.

 Press the + and - buttons (5) on the Digital Pocket Memo to

select a language.

2 Press the OK smart button (2a) to conﬁrm your selection. The

selected language will be displayed.

D Note: It is also possible to change the language later using the

menu. See Change the language on page 14 for more information.

3.3.2 Set the date and time

After selecting the user interface language, the Digital Pocket Memo will prompt you to set the current date and time.

 Press the + or - button (5) repeatedly to change the value for

the year, month or day.

2 Press the → smart button (2b) to advance the arrow (↑) to the

next entry.

3 After setting the day, press the → smart button to advance the

settings to the correct time.

4 Press the + or - button to select 2-hour or 24-hour notation,

AM or PM (if 2-hour notation is selected) and to change the value hour and minute settings.

5 Press the → smart button to conﬁrm that the date and time is

correct. The Digital Pocket Memo is now ready to function.

ENGL IS H

3.2. Recharge the batteries using the Philips power supply

To recharge the batteries with the Philips power supply:

 Connect the Philips power supply to the main power supply. 2 Connect the the Digital Pocket Memo to the Philips power supply.

D Note: It is okay to continue using the Digital Pocket Memo

during recharge. The batteries will be recharged while you work, and will continue recharging even when the Digital Pocket Memo is turned o.

3.2.2 Recharge the batteries through the USB cable

When the Digital Pocket Memo is connected to a PC or notebook computer with the supplied USB cable, the rechargeable batteries of the device are automatically recharged. If the USB port on the computer is high powered, a complete recharge cycle takes about 2.5 hours. You can keep using the Digital Pocket Memo while it is being recharged.

C Important: If the USB port of the computer does not support

the high power standard (500 mA), disable ‚USB quick charge‘ in the menu of the Digital Pocket Memo and recharge the batteries using the power supply.

3.2.3 Recharge the batteries through the docking station

When the Digital Pocket Memo is connected to the docking station, the device is powered by the docking station and not by the batteries. If the Digital Pocket Memo is operated with rechargeable batteries, the batteries are automatically recharged while the Digital Pocket Memo is connected to the docking station.

C Important: The Digital Pocket Memo may become warm during

fast recharging.

User manual

D Note: If a mistake is made in the date/time settings, use the ←

smart button (2a) anytime during the procedure to step back to make corrections. It is also possible to change the date and time later using the menu. See Set the date and time on page 16 for more information.

3.4 Insert and eject the memory card

The Digital Pocket Memo operates with an SD (SecureDigital) memory card and supports SD cards with storage capacities of up to 2 GB. See Change the recording format on page 14 for more information on the available formats and recording times.

Your Digital Pocket Memo is packaged with a memory card already inserted and formatted.

To eject the memory card:

 Locate the memory card slot on the top back side of the Digital

Pocket memo (17).

2 Press the memory card in the Digital Pocket Memo until it clicks. 3 Release the memory card. It will slightly emerge from the

memory card slot. Simply slide it out.

8 User manual

To insert a memory card:

ph i li ps

PUSH TO RELEASE

MultiM edi a Car d

 Locate the memory card slot on the top back side of the Digital

Pocket Memo (17).

2 Slide the memory card into the slot. A small illustration under

the memory card slot indicates the correct orientation.

3 Push the memory card in until you hear a click.



D Note: If the Digital Pocket Memo is turned to the ON position

and there is no memory card inserted, a warning screen is displayed.

The memory card that is packaged with the Digital Pocket Memo is already formatted and ready for use. If a memory card is inserted that is not formatted, the Digital Pocket Memo will oer the option to format it. Refer to the next chapter for more information.

3.5 Format a new memory card

When a new, unformatted memory card (or a memory card that was formatted with a non-Digital Pocket Memo device) is inserted, the Digital Pocket Memo will display a prompt to format the memory card. To conﬁrm and start the formatting process, press the OK smart button (2a). To cancel the formatting process, remove the memory card or press the CANCEL smart button (2b).

The Digital Pocket Memo will be unable to make any recordings without a properly formatted memory card. If a new card was inserted and the formatting process was cancelled, insert another card that can be formatted or has already been formatted.

C Important: Formatting is not possible if the memory card is in

read-only mode (locked).

3.6 Power-save mode

When the Digital Pocket Memo is left inactive for more than four minutes, it automatically goes into power-save mode and the LCD screen will display the date and time. The Digital Pocket Memo can be reactivated by pressing any button or moving the 4-position slide switch. This does not initiate the function of the corresponding button, except when the 4-position slide switch is moved to the

PLAY position; this will start playback.

D Note: If voice-activated recording is enabled and the Digital

Pocket Memo is in recording mode, the device will go into power-save mode after 60 minutes.

If the Digital Pocket Memo is not used for more than two hours, it turns o completely. In this case, turn the unit on by moving the On/O switch (13) to the OFF position and then back to the ON position, or alternatively by moving the 4-position slide switch.

4 Use your Digital Pocket Memo

4.1 Stop mode

The Digital Pocket Memo is in stop mode by default when it is turned on. The current position of the 4-position slide switch (STOP) is highlighted. The recording number and duration of the current recording is displayed on the left. Additional properties of the recording, such as keywords or priority status will also be displayed beside the recording number.

The position bar on the left represents the current recording with the triangle marking the current playback position. The current playback position is also displayed in an hours:minutes:seconds format above the position bar. The playback position can be changed by fast forwarding or rewinding the ﬁle. See Fast forward and Fast

rewind on page 10 for related information.

Press the MENU button (4) to display the Digital Pocket Memo menu. See the Digital Pocket Memo menu chapter on page 14 for more information about the menu functions.

Use the Function Key (3) to switch between insert and overwrite recording modes. See Add to a dictation (inserting) on page 9 for more information.

D Note: The actions of the Function Key can be conﬁgured with

Philips SpeechExec or third party software of your system integrator.

This key may operate dierently based on how it is conﬁgured.

Press the EOL (End-of-letter) button to mark the dictation as ﬁnished. See Finish a recording on page 11 for more details.

4.2 Create a new recording

 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the NEW smart button (2b) to create a new recording.

The new recording is added after the last recording and is numbered consecutively. The ﬁle number and properties are immediately displayed.

3 Move the 4-position slide switch (12) to the REC position. The

┦ symbol is displayed and recording has begun, starting at the

current playback position.

4 Start dictating. The position bar advanced and the duration

display increases as the size of the recording increases.

5 Move the 4-position slide switch to the RECP position to pause

recording and return to record standby mode.

6 Repeat from step 3 to continue recording or press the REC

button on the Digital Pocket Memo to return to the stop mode.

The recording mode is indicated by a glowing record LED (10). The record LED is red in overwrite mode and green in insert mode. See

Add to a dictation (inserting) in the next chapter for more information.

Recording can also be made in voice-activated recording mode. See

Enable/disable voice-activated recording on page 14 for more information.

E Tip: For best results keep the microphone about four inches

(ten centimeters) away from your mouth and speak clearly.

4.4 Add to a dictation (inserting)

Dictations are recorded in overwrite mode by default. Follow these steps to switch to insert mode to make additions to your dictation:

 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position 2 Press the FUNCTION KEY (3) to switch between insert and

overwrite recording modes.

•

In insert mode, the record position of the 4-position slide switch reads iREC and the status LED (10) is green.

•

In overwrite mode, the record position of the 4-position slide switch reads REC and the status LED (10) is red.

3 Fast forward or fast rewind to the position where the insertion

should be made.

4 Move the 4-position slide switch to the iREC position and start

dictating. The insertion will not overwrite dictation.

5 Press the FUNCTION KEY again to switch back to the

overwrite mode.

6 If the dictation is not ﬁnished, simply fast forward to the end of

the ﬁle and continue recording.

Alternatively, use the menu to switch between insert and overwrite mode. See Digital Pocket Memo menu on page 14 for more information about using the menu.

4.5 Playback

ENGL IS H

D Note: The NEW smart button is not available when the current

recording is empty.

4.3 Record a dictation

For users of the Digital Pocket Memo 9600:

 Move the 4-position slide switch (12) to the REC position. The

┦ symbol is displayed and recording has begun, starting at the

current playback position.

2 Start dictating. The position bar advanced and the duration

display increases as the size of the recording increases.

Move the 4-position slide switch to the STOP position to stop

recording.

For users of the Digital Pocket Memo 9620:

 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the REC button (11) to enter record standby mode. The

PLAY position of the 4-position slide switch becomes the REC

position and the STOP position becomes the RECP (record pause) position.

 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the + and - buttons (5) to select the ﬁle number to play back. 3

Move the 4-position slide switch to the PLAY position to start

playback.

4 Press the + and - buttons to adjust the playback volume during

playback.

5 Move the 4-position slide switch to the STOP position to stop

playback.

D Note: Press the SPEED smart button (2b) to adjust slower or

faster ﬁle playback.

4.6 Adjusting playback volume

 Move the 4-position slide switch (12) to the PLAY position to

start playback.

2 Press the + or - button (5) to adjust the playback volume.

The playback volume can also be changed through the menu. See

Change playback volume on page 16 for more information.

9User manual

10 User manual

4.7 Fast forward

For users of the Digital Pocket Memo 9600:

 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP or PLAY

position.

2 Press and hold the FORWARD button (18). The ┢ symbol is

displayed.

3 When the desired position is reached, release the FORWARD

button. The Digital Pocket Memo returns to stop or playback mode.

For users of the Digital Pocket Memo 9620:

 Move the 4-position slide switch (12) to the ┢ position. The ┢

symbol is displayed.

2 When the desired position is reached, move the 4-position slide

switch back into the STOP or PLAY position.

4.8 Fast rewind

 Move the 4-position slide switch (12) to the ┤ position. The ┤

symbol is displayed.

2 When rewinding reaches the desired position, move the 4-

position slide switch back to the STOP or PLAY position.

During fast forward and fast rewind the current recording is moving at 5 times the normal speed. The winding speed is accelerated to 10 times the normal speed after two seconds, to 20 times the normal speed after eight seconds and to 100 times the normal speed after thirty seconds.

If index marks were set in the recording, jumping from one marker to the next is possible by pressing the MARK + (2a) or MARK - (2b) smart button during fast forward or fast rewind.

If the playback position reaches an index mark, the Digital Pocket Memo beeps, then continues forwarding. See the Work with index

marks chapter on page 12 for more information.

To display the status screen:

 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press and hold the MENU button (4) to display the ﬁrst page of

the status screen.

3 Press the INFO 2 or INFO 3 smart button (2b) to display

additional pages of information.

4 Press the BACK smart button (2a) to exit the status screen.

4.11 Assign priority status to a recording

 Create a new recording (see Record a dictation on page 9) or

navigate to a previously-recorded ﬁle (see Navigate between

recordings on page 10).

2 Move the 4-position slide switch (12) to the STOP position. 3 Press the EOL button twice within half a second. The ┲ symbol

is displayed indicating that the dictation has priority status.

Alternatively, the menu can also be used to assign priority status:

 Move the 4-position slide switch (12) to the STOP position. 2 Press the MENU button (4) to dispaly the menu. 3 Press the - button to highlight PRIORITY. 4 Press the ENTER smart button (2b) to enter the priority menu.

The setting HIGH is highlighted.

5 Press the OK smart button (2a) to conﬁrm and exit the menu.

The ┲ symbol indicates that priority status was assigned to the recording.

4.12 Spoken instructions

Spoken instructions are recorded comments by the author that are directed to the person transcribing the dictation. They are stored within the recording ﬁle at the position where the instruction was actually recorded.

4.12.1 Insert a spoken instruction

4.9 Navigate between recordings

 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Use the + or − buttons (5) to navigate between recordings. 3 Press the + button once to jump to the end of a recording, and

press again to jump to the beginning of the next recording.

4 Press the − button once to jump to the beginning of a recording,

and press again to jump to the end of the previous recording.

Alternatively, it is also possible to move between recordings as follows:

 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press and hold the MENU button (4) until the status screen of

the current recording is displayed.

3 Use the + or - button (5) to navigate through the recordings

until the desired recording is reached.

4 Press the BACK smart button (2a) to select a recording.

4.10 Display the status screen

The status screen displays:

•

The current ﬁle (ﬁle number, ﬁle name, recording date and time, keywords assigned and whether barcode information is included)

•

The memory card (size, remaining recording time, total recording time, current time and date)

•

The Digital Pocket Memo (model number, type number, serial number, ﬁrmware version and function key usage)

 Move the 4-position slide switch (12) to the REC position. 2 Press and hold the INSTR smart button (2b). 3 Record your instructions. 4 Release the INSTR smart button when you are ﬁnished. The

spoken instruction icon is displayed as a solid line on the ﬁle position bar.

5 Continue dictating or move the 4-position slide switch to the

STOP position to stop recording.

C Important: The number of spoken instructions in one

recording is limited to 32. Spoken instructions cannot be inserted into recordings marked ﬁnished with EOL (endof-letter). Index marks cannot be inserted inside a spoken instruction.

4.12.2 Play back spoken instructions

When the playback position indicator moves over a spoken instruction, INSTR followed by the instruction number is displayed on the screen while the recorded instruction plays.

During fast forward or fast rewind, the Digital Pocket Memo will beep when the playback position reaches a spoken instruction.

4.12.3 Delete spoken instructions

A spoken instruction can be deleted just like any other part of your dictation:

•

by deleting the section of the recording that includes one or more spoken instructions. See Delete part of a recording on page 11 for more information

•

by recording over the spoken instruction. See Add to a dictation

(inserting) on page 9 for more information aboutthe overwrite

recording mode.

D Note: If the middle section of a spoken instruction is

overwritten, the instruction will be split into two separate spoken instruction blocks.

4.13 Finish a recording

When a recording is ﬁnished and no other changes need to be made, follow these steps to mark the dictation ﬁnished:

 Move 4-position slide switch (12) to the STOP position. 2 Press the end-of-letter (EOL) button to mark the dictation as

ﬁnished. The ┱ symbol is displayed.

3 To assign priority status to the dictation, press the EOL button

again within half a second. The ┲ symbol is displayed, indicating that the dictation has priority.

D Note: Once the dictation is marked as ﬁnished, it can no longer

be modiﬁed or deleted. To make changes to the dictation, press the EOL button again to remove the ﬁnished mark.

4.14.2 Delete part of a recording

Follow these steps to delete a section from a dictation:

 Navigate to the beginning of the section to be deleted by

playback or fast forward/fast rewind.

2 Move the 4-position slide switch (12) to the STOP position and

press the MENU button (4) to open the Digital Pocket Memo menu.

3 Press the + or - button (5) to highlight the DEL SECTION

MODE menu item and press the OK smart button.

4 Press the MARK 1 smart button (2b). A cross symbol appears on

the screen.

5 Find the second mark position by playback or fast forward / fast

rewind.

6 Move the 4-position slide switch to the STOP position and press

the MARK 2 smart button (2b). The second cross appears.

7 Press the DELETE smart button (2b) and the OK smart button

(2a) to conﬁrm the deletion of the marked section, or press the

BACK (2a) smart button to exit without deleting.

4.15 Full memory card

When two minutes of recording time remain on the memory card, the recording time icon on the Digital Pocket Memo display will blink. When the memory card is full, a warning is displayed, the device beeps and recording stops. Another card must be inserted or recordings must be deleted from the current memory card. See

Delete on page 11 for more information.

ENGL IS H

4.14 Delete

B Warning: Deleted recordings cannot be recovered. Protect

important recordings against accidental deletion by marking them ﬁnished (EOL). See the previous chapter more information.

D Note: Recordings that are empty or marked ﬁnished (EOL)

cannot be deleted. If the recording is marked ﬁnished, the

DELETE FILE menu item will not be displayed. See Finish a

recording for information on how to remove the EOL mark from

a recording. Also ensure that the memory card is not set to read-only (locked).

4.14.1 Delete a recording

Follow these steps to delete a dictation entirely:

 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the + and - button (5) to select the dictation to be deleted

(see Navigate between recordings on page 10 for details).

3 Press the MENU button (4) to open the Digital Pocket Memo

menu.

4 Press the + and - button to highlight the DELETE FILE menu

item and press the ENTER smart button (2b).

5 Press the OK smart button to delete the dictation permanently.

Press the CANCEL smart button to cancel the operation and leave the dictation intact.

User manual

12 User manual

5 Advanced operation

5.2.2 Navigate between index marks

Index marks can be used to quickly access the “marked” sections of a recording. To jump to an index mark:

5.1 Use keywords

Keywords, such as work type, patient name, author or transcriptionist name can be assigned to every recording.

C Important: By default the work-type keywords “Memo”,

“Letter”, “Fax”, “Report”, “- - -” (empty=default) are available. Further Keyword categories must ﬁrst be set up with Philips Speech Exec or the software application of your system integrator.

To assign a keyword to a recording:

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position

and the recording must not be marked ﬁnished (EOL). See Finish

a recording on page 11 for information about removing the EOL

mark.

2 Press the KEYWORD smart button (2a). The list of keyword

categories is displayed.

3 Press the + or − buttons (5) to highlight a keyword category

from the list.

4 Press the ENTER smart button (2b) to display the list of

keywords for the selected keyword category.

5 Press the + or − buttons (5) to highlight a keyword. 6 Press the OK smart button (2b) to conﬁrm or the CANCEL

smart button (2a) to go back to the list of keyword categories.

7 Repeat from step 2 to assign more keywords. 8 Press BACK to exit the keyword entry mode and go back to the

recording.

Alternatively, the menu can also be used to enter keywords. See

Digital Pocket Memo menu on page 14 for more information about

using the menu.

5.2 Work with index marks

Index marks can be used to mark certain points in a dictation as points of reference. A point of reference may be the beginning of a major section, or a part of the dictation that you may want to revise later or access quickly.

5.2.1 Insert an index mark

To insert an index mark while recording or playing back:

1 The 4-position slide switch (12) must be in the PLAY or REC

position. See Record a dictation on page 9 or Playback on page 9 for more information.

2 If playing back a recording, wait for the playback position to

reach the point where you want to insert the marker or fast forward or fast rewind to the desired position. See Fast forward

and Fast rewind on page 10 for more information.

3 Press the INDEX smart button (2a) to insert an index mark at

the current position. A small vertical bar below the position bar will indicate the new marker.

1 The 4-position slide switch (12) must be in the PLAY or REC

position.

2 Fast forward or fast rewind towards the marker to be accessed.

See Fast forward and fast rewind on page 10 for more information.

3 While forwarding, press the MARK + smart button to jump

to the next marker. While rewinding, press the MARK - smart button to jump to the previous marker.

5.2.3 Delete a single marker

1 Navigate to the marker to be deleted. See the previous chapter

for more information.

2 Move the 4-position slide switch (12) to the STOP position. 3 Press the MENU button (4) to open the menu. 4 Press the + or − buttons (5) to highlight the INDEX menu item. 5 Press the ENTER smart button (2b). The word CLEAR is

displayed.

6 Press the OK smart button (2a) to delete the index mark or the

CANCEL smart button (2b) to exit the menu without deleting

the index mark.

5.2.4 Delete all markers

To delete all the markers deﬁned for the current recording:

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button (4) to open the menu. 3 Press the + or − buttons (5) to highlight the DELETE ALL

INDEX menu item.

4 Press the ENTER smart button (2b). The words DELETE ALL??

appears on the screen.

5 Press the ENTER smart button (2b) and the OK smart button

(2a) to conﬁrm to delete all index marks. Press the CANCEL smart button (2b) to exit the menu without deleting all index marks.

D Note: The DELETE ALL INDEX menu item will only be available

if there is at least one marker set in the current recording.

5.3 Use the voice command

Voice command allows you to add keywords to your dictations by speaking them.

C Important: The voice command feature must be enabled with

Philips SpeechExec or the software application of your system

integrator and the proper conﬁguration (keywords, codes to use) and settings must have been transferred to the Digital Pocket Memo. For more information about Voice Commands read the online help section of Philips SpeechExec or the software application of your system integrator.

To insert an index mark while in stop mode:

1 Move the 4-position slide switch (12) to the STOP position. 2 Press the MENU button (4) to open the menu. 3 Press the + or − buttons (5) to highlight the INDEX menu item. 4 Press the ENTER smart button (2b). The word SET is displayed. 5 Press the OK smart button (2a) to set the index mark or the

CANCEL smart button (2b) to exit the menu without setting

5.3.1 Voice command training

The voice recognition engine of the Digital Pocket Memo must be trained to recognize your voice and way of speaking. You can quickly train the Digital Pocket Memo to recognize individual numbers and letters of the alphabet, as well as keywords. The training process takes only a few minutes.

the index mark.

Follow these steps to train the Digital Pocket Memo

D Note: Up to 32 markers per ﬁle can be inserted. It is not

possible to insert markers inside a spoken instruction.

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button (4) to open the menu.

3 Press the + or − buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button (2b).

4 Press the + or − buttons to highlight the VOICE CMD

TRAINING menu item and press the ENTER smart button

(2b). The voice command setting must be activated in Philips

SpeechExec or the software application of your system integrator

for this option to appear in the menu.

5 The ﬁrst keyword is displayed. Press and hold the VOICE smart

button (2a) and say the keyword. Press the + button to skip training the current item and continue to the next.

6 The Digital Pocket Memo will prompt you to repeat the word.

Press and hold the VOICE smart button and say the keyword again. If the training is successful, the Digital Pocket Memo will automatically advance to the next keyword. Repeat from step 5 until you have trained all keywords.

D Note: If you have conﬁgured Voice Command to use

alphanumeric characters the training procedure starts with with numbers (0-9), followed by letters (A-Z), then special characters. For recognition of letters, say the word for each letter, such as “alpha” for A, “bravo” for B and so on.

E Tip: Voice recognition performance can be adversely aected by

background noise during training, or words that sound similar, such as “four” and “door”. The Digital Pocket Memo may prompt you to repeat the training procedure to guarantee reliable voice recognition.

ENGL IS H

5.3.2 Enter keywords using voice command

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press and hold the VOICE smart (2a) button to activate the

keyword recognition mode.

3 Say the keyword or the word for the next character. If the

word is recognized, the corresponding keyword or character is displayed.

4 Repeat from step 3 until you have entered all characters of the

keyword.

5 Release the VOICE smart button. The keyword is displayed 6 Press the OK smart button (2b) to accept the keyword and

assign it to the current recording, or repeat from step 2 to modify the keyword.

D Note: A keyword can have a maximum of 15 characters. For

more than 7 characters, the character size will be reduced to ﬁt the display.

User manual

14 User manual

6 Digital Pocket Memo menu

The Digital Pocket Memo oers options to delete a section, a single ﬁle or all ﬁles, assign priority status to a dictation, edit index marks, assign keywords, switch between insert and overwrite mode and device setup.

To access the Digital Pocket Memo menu:

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button (4) to open the Digital Pocket Memo

menu.

3 Press the + or - buttons (5) to highlight to the next/previous

menu item.

4 Press the ENTER smart button to enter a submenu. Press the

EXIT smart button or the Menu button to exit the menu.

5 Press the OK smart button to conﬁrm the selection or the

CANCEL smart button to cancel.

D Note: Press and hold the MENU button (4) to access additional

ﬁle, device and memory card information. When no selection has been made, the menu will close automatically after three seconds.

The SETUP menu can conﬁgure the following options:

•

Set the language

•

Change the record format

•

Enable/disable voice-activated recording

•

Change the backlight of the LCD

•

Enable/disable the record lamp

•

Change the contrast of the LCD

•

Enable/disable the device beep

•

Change the microphone sensitivity

•

Enable/disable noise reduction

•

Set the date and time

•

Enable/disable USB quick charge

•

Reformat the memory card

•

Voice command training (not available by default)

•

Change the playback volume

•

Change the font of the user interface

Additional settings, such as changing the operation of the

FUNCTION KEY (3), changing the keyword categories, activating

the voice command function, switching to simple display mode or deﬁning PIN code access are available through Philips SpeechExec or third party software of your system integrator.

6.2 Change the recording format

The recording format determines the audio quality of your recordings and aects the amount of audio that can ﬁt on the memory card. The Digital Pocket Memo supports the following recording formats:

•

Quality Play (QP) requires 1 megabyte for 5 minutes of recording.

•

Standard Play (SP) requires 1 megabyte for 10 minutes of recording.

•

Long Play mobile (LPm) (QP): requires 1 megabyte for 15 minutes of recording.

The Digital Pocket Memo is set to record in SP format by default.

The following table shows the total duration of recordings that can ﬁt on a memory card in each of the three dierent formats.

SD Card Size Quality Play Standard Play Long Play mobile

64 MB 5.3 hours 10.9 hours 16.4 hours 128 MB 10.7 hours 21.8 hours 32.7 hours 256 MB 21.3 hours 43.6 hours 65.5 hours 512 MB 42.6 hours 87.3 hours 130.9 hours 1 GB 85.2 hours 174.6 hours 261.9 hours 2 GB 170.4 hours 349.2 hours 523.8 hours

To change the recording format:

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the RECORD FORMAT

menu item and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to select the recording format of your

preference (QUALITY PLAY, STANDARD PLAY or LONG

PLAY).

6 Press the OK smart button (2a) to change the recording format

or press the CANCEL smart button (2b) leave the recording format unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

D Note: Only one recording format can be selected for a

recording. When the recording format is changed, the selected format will apply only to new recordings and recordings that are empty. The recording format of recordings already made cannot be changed.

6.3 Enable/disable voice-activated recording

6.1 Change the language

The Digital Pocket Memo supports voice-activated recording, a convenience feature for hands-free dictation. When voice activated

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the LANGUAGE menu item

and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to select the your preferred language. 6 Press the OK smart button (2a) to save the language setting

or press the CANCEL smart button (2b) leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

E Tip: If the menu language is accidentally changed, select the

prefered language by entering the LANGUAGE menu again and making the selection. In all languages the menu item is called

LANGUAGE.

recording is enabled, recording will start when you begin speaking. When you stop speaking, the Digital Pocket Memo will automatically pause recording after three seconds of silence, and resume only when you begin speaking again.

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

Press the + or - buttons to highlight the VOICE ACTIVATION

menu item and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to enable (ON) or disable (OFF) voice-

activated recording.

6 Press the OK smart button (2a) to save the setting or press the

CANCEL smart button (2b) leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu. 8 The voice-activated recording mode is indicated by the VA

symbol on the top right side of the LCD screen.

D Note: When voice-activated recording is enabled, the voice

activation recording (sensitivity) level can be adjusted during recording by using the + or - buttons. A triangle at the volume level meter indicates the threshold value.

E Tip: The performance of the voice-activated recording feature

depends largely on the microphone sensitivity setting and the noise level of the environment. See Adjust microphone sensitivity on page 15 for more information.

6.4 Adjust LCD backlighting

The LCD screen of the Digital Pocket Memo can be backlit while dictating in a poorly illuminated environment. The backlight consumes more power, so it can disabled when it is not necessary.

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the BACKLIGHT menu item

and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to select the your preference (OFF, 8

SEC ON, 20 SEC ON).

6 Press the OK smart button (2a) to save the setting or press the

CANCEL smart button (2b) leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

6.5 Enable/disable the record lamp

When enabled, the status LED/record lamp shines red (overwrite mode) or green (insert mode) during recording.

Follow these steps to disable the record lamp:

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the RECORD LAMP menu

item and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to select the your preference (ON,

OFF).

6 Press the OK smart button (2a) to save the setting or press the

CANCEL smart button (2b) leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

6.6 Adjust LCD contrast

The contrast of the LCD screen can be adjusted for the level of light in your environment and your viewing preferences.

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the CONTRAST menu item

and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to adjust the contrast. 6 Press the OK smart button (2a) to save the contrast setting

or press the CANCEL smart button (2b) to leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

6.7 Adjust microphone sensitivity

Set the microphone sensitivity for the environment and your dictation preferences. Consider these factors:

•

What is your voice level while dictating?

•

How far is the microphone from your mouth?

•

How noisy is the environment?

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the MICROPHONE menu

item and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to select the your preference

(DICTATE, PRIVATE, CONFERENCE).

6 Press the OK smart button (2a) to save the setting or press the

CANCEL smart button (2b) to leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

6.8 Change sound feedback

The Digital Pocket Memo can be set to give sound feedback (beeps) when:

•

the end of the ﬁle is reached during playback

•

an index mark is hit during fast forward or fast rewind

•

the battery level drops below 10%

•

available memory drops below two minutes

•

a command cannot be carried out, or

•

a barcode is scanned (with the optional barcode module).

To change this setting:

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the DEVICE BEEP menu

item and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to enable (ON) or disable (OFF) sound

feedback.

6 Press the OK smart button (2a) to save the setting or press the

CANCEL smart button (2b) to leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

6.9 Change noise reduction

Activate this function when in playback mode for recordings with signiﬁcant background noise. This feature reduces the level of interfering background noise.

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2

Press the MENU button to open the menu.

3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the NOISE REDUCTION

menu item and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to enable (ON) or disable (OFF) noise

reduction.

6 Press the OK smart button (2a) to save the setting or press the

CANCEL smart button (2b) to leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

ENGL IS H

User manual

6.10 Set the date and time

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the DATE & TIME menu

item and press the ENTER smart button. The current date appears with an arrow (↑) under the year number.

5 Press the + or - button (5) repeatedly to change the value for

the year, month or day.

6 Press the → smart button (2b) to advance the arrow (↑) to the

next entry.

7 After setting the day, press the → smart button to advance the

settings to the correct time.

8 Press the + or - button to select 12-hour or 24-hour notation,

AM or PM (if 12-hour notation is selected) and to change the value hour and minute settings.

9 Press the → smart button to conﬁrm that the date and time is

correct.

10 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

6.11 Enable/Disable USB quick-charge

The Digital Pocket Memo can be quick charged using power from the USB port of your computer, if the computer has at least 500 milliamps of power.

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the USB QUICK CHARGE

menu item and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to enable (ON) or disable (OFF) the

USB quick charge feature.

6 Press the OK smart button (2a) to save the setting or press the

CANCEL smart button (2b) to leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

C Important: If your PC equipment does not support the

standard USB power supply (500 mA), disable the USB quickcharge feature!

6.12 Delete all ﬁles

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or − buttons (5) to highlight the FORMAT MEMORY

menu item.

5 Press the ENTER smart button (2b). The words DELETE ALL??

appears on the screen.

6 Press the ENTER smart button (2b) and the OK smart button

(2a) to conﬁrm the formating of the memory card. Press the

CANCEL smart button (2b) to exit the menu without deleting

all ﬁles.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

D Note: Formatting is not possible if the memory card is in read-

only mode.

E Tip: To view card information eject the memory card and insert

it back again. Card information such as size, remaining and total space will be displayed.

6.14 Voice command training

Voice command allows you to add keywords to your dictations by speaking them. The voice command feature must be enabled with Philips SpeechExec or the software application of your system integrator and the proper conﬁguration (keywords, codes to use) and settings must have been transferred to the Digital Pocket Memo. See the chapter Use the voice command on page 12 for more information.

6.15 Change playback volume

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position. 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or - buttons to highlight the VOLUME menu item

and press the ENTER smart button.

5 Press the + or - buttons to adjust the volume. 6 Press the OK smart button (2a) to save the volume setting

or press the CANCEL smart button (2b) to leave the setting unchanged.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

1 The 4-position slide switch (12) must be in the STOP position 2 Press the MENU button to open the menu. 3 Press the + or - buttons (5) to highlight the SETUP menu item

and press the ENTER smart button.

4 Press the + or − buttons (5) to highlight the DELETE ALL FILES

menu item.

5 Press the ENTER smart button (2b). The words DELETE

REALLY?? appears on the screen.

6 Press the ENTER smart button (2b) and the OK smart button

(2a) to conﬁrm the deletion of all ﬁles. Press the CANCEL smart button (2b) to exit the menu without deleting all ﬁles.

7 Press the BACK smart button (2a) twice to exit the menu.

Disclaimer and Notices

6.13 Format the memory card

Philips performs extensive testing with the most popular conﬁgurations. However, since PC add-ons and device drivers are

B Warning: When the memory card is formated, all ﬁles stored

updated continually, conﬂict-free operation cannot be guaranteed.

on the Digital Pocket Memo will be lost, including all your recordings, and any other ﬁle that may have been copied to the memory card. To delete recordings only, see Delete all ﬁles above.

The CE mark conﬁrms that the device corresponds to the relevant guidelines of the European Union. The cardboard used for packaging can be recycled. This electronic device contains recyclable material.

16 User manual

Benutzerhandbuch

1 Einführung 18

1.1 Funktionen des Digital Pocket Memo 1

1.2 Paketinhalt 1

2 Ihr Digital Pocket Memo 1

2.1 Übersicht Digital Pocket Memo 1

2.2 Übersicht LCD Display 1

2.2.1 Versionen des Digital Pocket Memo 2

2.2.2 LCD-Anzeigemodi 20

2.2.3 LCD-Hintergrundbeleuchtung und Kontrast 2

3 Erste Schritte 2

3. Einsetzen der Batterien 21

3.2 Auﬂaden der Batterien 2

3.2.1 Auﬂaden der Batterien mit dem Netzteil 2

3.2.2 Auﬂaden der Batterien über das USB-Kabel 2

3.2.3 Auﬂaden der Batterien über die Docking-Station 2

3.3 Aktivieren des Digital Pocket Memo 2

3.3.1 Einstellen der Sprache 2

3.3.2 Einstellen von Datum und Uhrzeit 2

3.4 Einsetzen und Auswerfen der Speicherkarte 2

3.5 Formatieren einer neuen Speicherkarte 2

3.6 Energiesparmodus 2

4 Bedienung des Digital Pocket Memo 2

4.1 Stopp-Modus 2

4.2 Erstellen einer neuen Aufnahme 2

4.3 Aufnehmen eines Diktats 2

4.4 Etwas zu einem Diktat hinzufügen (Einfügen) 2

4.5 Wiedergabe 2

4.6 Verändern der Wiedergabelautstärke 2

4.7 Schneller Vorlauf 2

4.8 Schneller Rücklauf 2

4.9 Navigieren zwischen Aufnahmen 2

4.10 Anzeigen des Statusbildschirms 2

4.11 Zuweisen von Prioritäten 2

4.12 Gesprochene Anweisungen 2

4.12.1 Einfügen einer gesprochenen Anweisung 2

4.12.2 Wiedergeben gesprochener Anweisungen 2

4.12.3 Löschen gesprochener Anweisungen 2

4.13 Fertigstellen einer Aufnahme 2

4.14 Löschen 2

4.14.1 Löschen einer Aufnahme 2

4.14.2 Löschen eines Teils einer Aufnahme 2

4.15 Volle Speicherkarte 2

6.7 Einstellen der Mikrofonempﬁndlichkeit 29

6.8 Ändern der akustischen Rückmeldung 3

6.9 Aktiviern/Deaktivieren der Rauschminderung 3

6.10 Datum und Uhrzeit einstellen 3

6.11 Aktivieren/Deaktivieren der USB-Schnellladung 3

6.12 Löschen aller Dateien 3

6.13 Formatieren der Speicherkarte 3

6.14 Sprachbefehl-Training 3

6.15 Ändern der Wiedergabelautstärkee 3

1 1 1

1 1

1 2 2

3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5

5 5 5

5 5

0 0 0 0

DEU TS CH

0 0 1 1

5 Weitergehende Funktionen 2

5.1 Verwenden von Schlagwörtern 2

5.2 Arbeiten mit Indexmarkierungen 2

5.2.1 Einfügen einer Indexmarkierung 2

5.2.2 Navigieren zwischen Indexmarkierungen 2

5.2.3 Löschen einer einzelnen Markierung 2

5.2.4 Löschen aller Markierungen 2

5.3 Verwenden von Sprachbefehlen 2

5.3.1 Sprachbefehl-Training 2

5.3.2 Eingeben von Schlagwörtern über Sprachbefehl 2

6 Menü des Digital Pocket Memo 2

6.1 Ändern der Sprache 2

6.2 Ändern des Aufnahmeformats 2

6.3 Aktivieren/Deaktivieren der sprachaktivierten Aufnahme 2

6.4 Einstellen der LCD-Hintergrundbeleuchtung 2

6.5 Aktivieren/Deaktivieren der Aufnahmeleuchte 2

6.6 Bildschirmkontrast einstellen 2

6 6

6 6 6 6

7 7

8 8 9 9 9 9

17Benutzerhandbuch

18 Benutzerhandbuch

1 Einführung

Das Digital Pocket Memo wurde mit Blick auf optimalen Benutzerkomfort und bessere Ezienz bei Ihrer täglichen Arbeit konzipiert.

1.1 Funktionen des Digital Pocket Memo

•

Schnelle Batterieauﬂadung über USB: Es ist nicht nötig,

die Docking-Station oder die Spannungsversorgung unterwegs mitzunehmen. Die auﬂadbaren Batterien werden schnell geladen, wenn Sie das Digital Pocket Memo an einen PC oder ein Notebook mit einem High-Power-USB-Anschluss anschließen.

•

USB-Massenspeicher: Sie können auf dem Digital Pocket

Memo beliebige Dateien von Ihrem Computer speichern und transportieren, z.B. Briefe, Präsentationsfolien oder Tabellenkalkulationen.

Vorteile bei der Aufnahme

•

Nehmen Sie unterwegs oder am Schreibtisch mit dem integrierten USB-Mikrofon auf: Wenn Sie am Schreibtisch

arbeiten, können Sie das Digital Pocket Memo in ähnlicher Form nutzen wie ein Philips SpeechMike. Dabei können Sie auf einfache Weise Sprache mit der Diktatanwendung auf dem PC aufnehmen und steuern.

•

Verschiedene Aufnahmemodi: Die Auswahl zwischen

verschiedenen Aufnahmemodi (QP, SP, LPm) lässt Ihnen die Freiheit, zwischen langen Aufnahmezeiten und hervorragender Klangqualität zu wählen.

•

DSS QP-Aufnahmemodus: Aufnahmen werden mit

hervorragender Audioqualität erzeugt, d.h. kristallklare Wiedergabe bei kompakter Dateigröße. Äußerst hilfreich im Zusammenspiel mit Spracherkennungssoftware.

•

Sprachaktivierte Aufnahme: Freihändige Aufnahme war

nie einfacher. Mit der sprachaktivierten Aufnahme startet die Aufnahme automatisch, sobald Sie zu diktieren beginnen, und stoppt automatisch, wenn Sie aufhören zu sprechen.

•

Aufnahmeempﬁndlichkeit: Sie können hohe Empﬁndlichkeit

einstellen, so dass Töne aus allen Richtungen aufgenommen werden, z.B. beim Aufnehmen einer Konferenz. Um Hintergrundgeräusche bei der Aufnahme persönlicher Notizen zu vermeiden, wechseln Sie auf geringere Empﬁndlichkeit.

•

Aufnahmen mit Zeitstempel: Das Erstellungs- und Download-

Datum jeder Aufnahme wird automatisch erfasst. Diese Informationen können Sie zum Überprüfen, Sortieren oder Filtern von Diktatdateien nutzen.

Vorteile bei der Wiedergabe

•

Rauschminderung: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie

Aufnahmen mit vielen Hintergrundgeräuschen abhören. Der Geräuschpegel wird bei der Wiedergabe der Datei reduziert.

•

Langsame Wiedergabe: Die Möglichkeit, Aufnahmen mit einer

geringeren Geschwindigkeit wiederzugeben, erleichtert z.B. das Notieren von Telefonnummern oder Namen.

•

Schnelle Wiedergabe: Aufnahmen können auch mit einer

höheren Geschwindigkeit wiedergegeben werden, um Absätze schneller abzuhören oder den Inhalt schnell zu überprüfen.

Vorteile des Bedienkomforts

•

4-Positions-Schiebeschalter: Schnelle Reaktion und einfache

Handhabung im Ein-Hand-Betrieb. Das Schaltﬂäche Digital Pocket Memo ist mit zwei verschiedenen Layouts des 4-PositionsSchiebeschalters erhältlich.

•

Smart-Buttons: Sie machen die Bedienung des Digital Pocket

Memo einfacher und intuitiver. Die Funktionen der Buttons werden auf dem Bildschirm angezeigt, ähnlich wie bei einem Handy.

•

Große LC-Anzeige mit Beleuchtung: Wesentliche

Informationen sind auf einen Blick leicht zu erkennen - selbst bei schlechten Lichtverhältnissen.

•

SD-Speicherkarte: Sie können mit dem weit verbreitetsten

und meist genutzten Speichermedium für tragbare Digitalgeräte arbeiten. Das Digital Pocket Memo kann mit SD/MMCSpeicherkarten bis zu 2 GB Größe betrieben werden.

Vorteile beim Arbeitsablauf

•

Schlüsselwort-Zuweisung mit einem Tastendruck: Für Ihre

Aufnahme relevante Informationen, wie z.B. ein Arbeitsschlüssel oder Bearbeiter, können mit nur einem Tastendruck zugewiesen werden.

•

Aufsteckbares Barcode-Modul: Mit nur einem Klick können

Sie Barcodes, z.B. zur Zuordnung von Patienten-/Kunden-Codes, in Ihr Diktat einscannen. Mit dem optionalen Barcode-Modul können Sie Ihren Arbeitsablauf ezienter verwalten und die Aufzeichnung bei der Transkription und Archivierung ezienter handhaben.

•

Zuweisung von Schlagwörtern über Sprachbefehle: Das

Digital Pocket Memo verfügt über ein sprecherspeziﬁsches Spracherkennungssystem, mit dem Sie Patientennummern oder Arbeitsschlüssel mit Ihren Aufnahmen verknüpfen können.

•

LAN Docking Station: Mit der optionalen LAN-Docking-

Station können Sie Dateien vom Digital Pocket Memo direkt auf das Firmennetz übertragen.

Vorteile bei der Sicherheit

•

Autorenidentiﬁzierung: Alle Diktate werden zur einfacheren

Joberkennung und Dateiweiterleitung mit dem Namen des Autors gekennzeichnet. Dadurch wird eine autorenabhängige Erstellung von Unterordnern, Sortierung, Filterung und Zuweisung von Transkriptionsjobs möglich.

•

Dateiverschlüsselung: Sprachdateien können jetzt auf dem

Digital Pocket Memo verschlüsselt und mit einem Kennwort geschützt werden. Verlorene oder gestohlene Speicherkarten können nicht von Unbefugten wiedergeben werden.

•

PIN-Code: Das Digital Pocket Memo kann gegen unbefugte

Benutzung oder Dateiwiedergabe geschützt werden. Weisen Sie einen PIN zu, um zu verhindern, dass andere Personen auf Ihr Digital Pocket Memo zugreifen können.

1.2 Paketinhalt

•

Digital Pocket Memo

•

Philips SD-Speicherkarte (Secure Digital)

•

2 auﬂadbare Philips AAA-Batterien LFH 9154

•

USB-Docking-Station LFH 9120

•

Philips-Stromversorgung

•

USB-Kabel

•

Ledertasche

•

Kurzreferenz

•

Installations-CD

2 Ihr Digital Pocket Memo

2.1 Übersicht Digital Pocket Memo

LCD-Display

Smart-Buttons

Programmierbare Funktionstaste

Menü-Taste

Lautstärke-, Plus/Minus- und Menü-Navigationstasten

Lautsprecher

Mikrofonanschluss

Kopfhöreranschluss

Integriertes Mikrofon

Status-LED (rot = Aufnehmen, grün = Einfügen, gelb =

Dateiübertragung)

EOL (End-of-letter/Briefende) (DPM 9600) / Aufnahme (DPM9620)

4-Positions-Schiebeschalter

Ein-/Ausschalter (OFF/ON)

Anschluss für die Docking Station

Netzteilanschluss

USB-Anschluss

Anschluss für SD/MMC-Karte (Secure Digital/Multimedia) und

Erweiterungs-steckplatz für das optionale Barcode-Modul Vorlauf (DPM 9600) / EOL (End-of-letter/Briefende) (DPM 9620)

Batteriefach

DEU TS CH

2.2 Übersicht LCD Display

Digital Pocket Memo 9600 Digital Pocket Memo 9620

Batteriestatusanzeige

Aufnahmeposition (Minuten : Sekunden)

Aktuelle Position in der Aufnahme

Positionsleiste

Aufnahmenummer

Schlüsselwort (wie z.B. Name des Autors)

Aktuelle Funktion des linken Smart-Buttons

Aufnahme mit Priorität gekennzeichnet

Aufnahme als abgeschlossen (EOL) und gesperrt gekennzeichnet

Aufnahme enthält Barcode-Informationen

(mit optionalem Barcode-Modul verfügbar)

Aktuelle Funktion des rechten Smart-Buttons

Positionen des 4-Positions-Schiebeschalters

Aufnahme enthält gesprochene Anweisungen

Aufnahme enthält Indexmarkierungen

Aufnahmelautstärkeanzeige

Empﬁndlichkeitsregler für sprachaktivierte Aufnahme

Sprachaktivierte Aufnahme aktiv

Speicherkarte ist schreibgeschützt (gesperrt)

Aufnahme ist verschlüsselt

Aufnahmemodus (QP = Quality Play / SP = Standard Play / LPm =

Long Play mobile)

19Benutzerhandbuch

20 Benutzerhandbuch

2.2.1 Versionen des Digital Pocket Memo

Dieses Benutzerhandbuch behandelt zwei verschiedene Modelle des Digital Pocket Memo: Bei diesen beiden Modellen hat der 4-Positions-Schiebeschalter unterschiedliche Funktionen (siehe

Überblick LCD-Display auf Seite 19).

Digital Pocket Memo 9600 mit internationalem 4-Positions-

Schiebeschalter:

AUFN (Aufnahme) oder eAUFN (Einfügen/Aufnahme), STOP, WIED (Wiedergabe) und

┤ (Schneller Rücklauf).

Beim Digital Pocket Memo 9620 mit Philips 4-Positions- Schiebeschalter:

┢ (Schneller Vorlauf),

WIED (Wiedergabe), AUFN oder eAUFN im Aufnahmemodus, STOP und

┤ (Schneller Rücklauf).

D Hinweis: Die in diesem Handbuch dargestellten

Bildschirmabbildungen wurden, sofern nicht anderes angegeben, von einem Digital Pocket Memo 9620 genommen. Das tatsächliche Erscheinungsbild des Bildschirms für den 4Positions-Schiebeschalter ist bei Model 9600 anders.

2.2.2 LCD-Anzeigemodi

Schalten Sie mit Hilfe von Philips SpeechExec oder dem Anwendungsprogramm Ihres Systemintegrators zwischen einfachem und erweitertem Anzeigemodus um. (Das LCD-Display ist möglicherweise

Erweiterter Anzeigemodus Einfacher Anzeigemodus

gemäß Voreinstellung in den erweiterten Modus gestellt.)

D Hinweis: Die in diesem Handbuch dargestellten

Bildschirmabbildungen wurden im erweiterten Anzeigemodus erstellt. Wenn Ihr Digital Pocket Memo auf den einfachen Anzeigemodus geschaltet ist, unterscheidet sich die tatsächliche Bildschirmdarstellung etwas von diesen Abbildungen.

2.2.3 LCD-Hintergrundbeleuchtung und Kontrast

Der LCD-Bildschirm des Digital Pocket Memo verfügt über eine Hintergrundbeleuchtung. Dadurch können Sie die Anzeigen und Symbole auf dem Digital Pocket Memo im Dunkeln besser lesen.

Die Beleuchtung der LCD-Anzeige wird automatisch eingeschaltet, wenn Sie eine Taste am Digital Pocket Memo drücken oder bewegen. Die Beleuchtung bleibt 8 oder 20 Sekunden lang nach der letzten Betätigung einer Taste eingeschaltet. Die Beleuchtungsdauer kann im Menü des Digital Pocket Memo konﬁguriert werden.

Bei aktivierter Beleuchtungsfunktion verbraucht das Digital Pocket Memo etwas mehr Energie. Die Batterien können dadurch etwas schneller aufgebraucht werden. Um Energie zu sparen, können Sie die Beleuchtungsfunktion abschalten. Weitere Informationen ﬁnden Sie im Kapitel Einstellen der LCD-Hintergrundbeleuchtung auf Seite

29. Sie können auch den Kontrast der LCD-Anzeige individuell einstellen. Nähere Informationen dazu ﬁnden Sie im Kapitel

Bildschirmkontrast einstellen auf Seite 29.

3 Erste Schritte

ph i li ps

PUSH TO RELEASE

MultiM edi a C ard

3. Einsetzen der Batterien

Das Digital Pocket Memo kann mit den beiden mitgelieferten, auﬂadbaren AAA-Batterien betrieben werden. Es können auch normale (nicht auﬂadbare) AAA-Alkalibatterien verwendet werden.

1 Stellen Sie sicher, dass das Digital Pocket Memo ausgeschaltet ist. 2 Önen Sie das Batteriefach auf der Rückseite des Digital Pocket

Memo. Schieben Sie dazu die Abdeckung nach außen und klappen Sie sie dann auf.

3 Legen Sie die beiden AAA-Batterien ein. Die richtige Polarität ist

auf der Innenseite der Batteriefachabdeckung angegeben.

4 Schließen Sie das Batteriefach wieder, indem Sie es zuklappen

und die Abdeckung wieder hinein schieben, bis Sie ein Klicken hören.



C Achtung: Verwenden Sie keine unterschiedlichen Batterietypen!

Nehmen Sie entweder zwei auﬂadbare Batterien oder zwei nicht auﬂadbare Alkalibatterien.

3.2.3 Auﬂaden der Batterien über die Docking-Station

Wenn das Digital Pocket Memo an die Docking-Station

angeschlossen ist, wird das Gerät durch die Docking-Station und

nicht von den Batterien mit Strom versorgt. Bei Verwendung von

auﬂadbaren Batterien werden die Batterien automatisch geladen,

wenn das Digital Pocket Memo an die Docking-Station angeschlossen

ist.

D Hinweis: Das Digital Pocket Memo kann sich während des

Auﬂadens erwärmen

3.3 Aktivieren des Digital Pocket Memo

Das Digital Pocket Memo kann mit dem EIN-/AUSSCHALTER

(13) ein- und ausgeschaltet werden. Nach dem erstmaligen

Einschalten werden Sie vom Gerät aufgefordert, die Sprache für die

Benutzeroberﬂäche und das aktuelle Datum sowie die aktuelle Zeit

anzugeben.

3.3.1 Einstellen der Sprache

Wenn Sie das Digital Pocket Memo zum ersten Mal aktivieren,

müssen Sie die Sprache für die Benutzeroberﬂäche auswählen.

1 Drücken Sie zur Sprachauswahl die Tasten + und - (5). 2 Drücken Sie den Smart-Button OK (2a), um die Auswahl zu

bestätigen. Die Benutzeroberﬂäche wird in der ausgewählten Sprache angezeigt.

D Hinweis: Sie können Datum und Uhrzeit auch später über das

Menü des Digital Pocket Memo ändern. Weitere Informationen ﬁnden Sie im Kapitel Ändern der Sprache auf Seite 28.

DEU TS CH

3.2 Auﬂaden der Batterien

Das Digital Pocket Memo kann mit den auﬂadbaren AAA-Batterien von Philips betrieben werden. Benutzen Sie zum Auﬂaden dieser Batterien entweder das Netzteil, die Docking Station oder das USB-

Kabel.

3.2.1 Auﬂaden der Batterien mit dem Netzteil

So laden Sie die Batterien mit der Philips-Netzteil auf:

1 Schließen Sie das Philips-Netzteil an der Hauptstromversorgung

an.

2 Schließen Sie das Digital Pocket Memo an das Netzteil an.

D Hinweis: Sie können das Digital Pocket Memo weiter benutzen.

Die Batterien werden geladen während Sie arbeiten. Der Ladevorgang wird auch fortgesetzt, wenn Sie das Digital Pocket Memo ausschalten.

3.2.2 Auﬂaden der Batterien über das USB-Kabel

Wenn das Digital Pocket Memo an Ihren PC oder Ihr Notebook mit dem mitgelieferten USB-Kabel angeschlossen ist, werden die auﬂadbaren Batterien des Gerätes automatisch geladen. Verfügt Ihr PC über einen High-Power-USB-Port, dauert ein kompletter Ladezyklus etwa 2,5 Stunden. Sie können das Digital Pocket Memo während des Auﬂadens weiter benutzen.

3.3.2 Einstellen von Datum und Uhrzeit

Nach der Auswahl der Sprache werden Sie vom Digital Pocket

Memo zur Angabe des aktuellen Datums und der aktuellen Zeit

aufgefordert.

1 Drücken Sie wiederholt die Taste + oder -, um die Werte für

Jahr, Monat bzw. Tag zu ändern.

2 Drücken Sie den Smart-Button →, um den Pfeil (↑) zum nächsten

Eintrag zu bewegen.

3 Nachdem Sie den Tag eingestellt haben, drücken Sie den Smart-

Button →, um die richtige Zeit einzustellen.

4 Drücken Sie wiederholt die Taste + oder -, um das 12-Stunden

oder 24-Stunden-Format auszuwählen, AM oder PM (wenn das 12-Stunden-Format gewählt wurde) auszuwählen und die Werte für Stunden und Minuten zu ändern.

5 Drücken Sie den Smart-Button →, um die Richtigkeit von Datum

und Uhrzeit zu bestätigen. Das Digital Pocket Memo ist jetzt einsatzbereit.

D Hinweis: Falls Sie einen Fehler gemacht haben, können Sie

mit dem Smart-Button ← jederzeit wieder zurück gehen und Korrekturen vornehmen. Sie können Datum und Uhrzeit auch später über das Menü des Digital Pocket Memo ändern. Weitere Informationen ﬁnden Sie im Kapitel Datum und Uhrzeit einstellen auf Seite 30.

C Achtung: Falls der USB-Port Ihres Computers den High-

Power-Standard (500 mA) nicht unterstützt, müssen Sie ‘USB Schnellladung’ im Menü des Digital Pocket Memo deaktivieren und die Batterien mit Hilfe des Netzteiles auﬂaden.

Benutzerhandbuch

3.4 Einsetzen und Auswerfen der Speicherkarte

Das Digital Pocket Memo wird mit einer SecureDigital-

Speicherkarte (SD) betrieben. Es unterstützt SD-Karten mit einer

Speicherkapazität von bis zu 2 GB. Weitere Informationen zu den

verschiedenen Formaten und verfügbaren Aufnahmezeiten ﬁnden Sie

im Kapitel Ändern des Aufnahmeformats auf Seite 28.

22 Benutzerhandbuch

Das Digital Pocket Memo wird mit einer bereits eingesetzten und

ph i li ps

PUSH TO RELEASE

MultiM edi a Car d

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PUSH TO RELEASE

MultiM edi a C ard

philips

128 MB



Unlock

formatierten Speicherkarte geliefert.

So werfen Sie die Speicherkarte aus:

1 Der Speicherkartensteckplatz beﬁndet sich auf der Rückseite des

Digital Pocket Memo.

2 Drücken Sie die Speicherkarte hinein, bis Sie ein Klicken hören. 3 Lassen Sie die Speicherkarte los. Sie schiebt sich etwas aus

dem Speicherkartensteckplatz heraus und kann herausgezogen werden.

So setzen Sie eine Speicherkarte ein:

1 Der Speicherkartensteckplatz beﬁndet sich auf der Rückseite des

Digital Pocket Memo.

2 Schieben Sie die Speicherkarte in den Steckplatz. Eine kleines

Symbol neben dem Speicherkartensteckplatz zeigt die richtige Ausrichtung an.

3 Drücken Sie die Speicherkarte herein, bis Sie ein Klicken hören.

3.6 Energiesparmodus

Bleibt das Digital Pocket Memo länger als vier Minuten inaktiv,

wechselt es automatisch in den Energiesparmodus. Auf dem LCD-

Bildschirm werden dann Datum und Uhrzeit angezeigt. Sie können

das Digital Pocket Memo durch Drücken einer beliebigen Taste oder

Bewegen des 4-Positions-Schiebeschalters wieder aktivieren. Dabei

wird die Funktion der jeweiligen Taste nicht ausgelöst, es sei denn,

sie schieben den 4-Positions-Schiebeschalter auf die Position WIED,

wodurch die Wiedergabe gestartet wird.

D Hinweis: Wenn die stimmaktivierte Aufnahme eingeschaltet und

das Digital Pocket Memo im Aufnahmemodus ist, schaltet das Gerät erst nach 60 Minuten in den Energiesparmodus.

Wird das Digital Pocket Memo länger als 2 Stunden nicht benutzt,

schaltet es sich ganz ab. In diesem Fall kann es wieder eingeschaltet

werden, indem Sie den Aus-/Einschalter (13) auf die Position OFF

und dann auf die Position ON schieben, oder indem Sie den 4-

Positions-Schiebeschalter bewegen.



D Hinweis: Wenn Sie das Digital Pocket Memo einschalten und

keine Speicherkarte eingesetzt ist, wird ein Warnhinweis auf dem Bildschirm angezeigt.

Die mit dem Digital Pocket Memo mitgelieferte Speicherkarte ist bereits formatiert und direkt verwendbar. Wenn Sie eine nicht formatierte Speicherkarte einsetzen, fragt Sie das Digital Pocket Memo, ob Sie die Speicherkarte formatieren möchten. Im nächsten Kapitel ﬁnden Sie dazu weitere Informationen.

3.5 Formatieren einer neuen Speicherkarte

Wenn Sie eine neue, unformatierte Speicherkarte oder eine Speicherkarte, die mit einem anderen Gerät als einem Digital Pocket Memo formatiert wurde einsetzen, werden Sie vom Digital Pocket Memo gefragt, ob Sie die Speicherkarte formatieren möchten. Drücken Sie den Smart-Button OK (2a), um dies zu bestätigen und das Formatieren zu starten. Wenn Sie den Formatierungsvorgang abbrechen möchte, können Sie entweder die Speicherkarte entfernen oder den Smart-Button ABBRUCH (2b) drücken.

Das Digital Pocket Memo kann ohne eine ordnungsgemäß formatierte Speicherkarte keine Aufnahmen aufzeichnen. Wenn Sie eine neue Karte einsetzen und die Formatierung abbrechen, müssen Sie eine andere Karte einsetzen, die formatiert werden kann oder bereits formatiert wurde.

C Achtung: Das Formatieren ist nicht möglich, wenn die

Speicherkarte schreibgeschützt (gesperrt) gesetzt ist.

4 Bedienung des Digital Pocket Memo

4.1 Stopp-Modus

Beim Einschalten beﬁndet sich das Digital Pocket Memo automatisch im Stopp-Modus. Die aktuelle Position des 4-Positions-Schiebeschalters (STOP) ist hervorgehoben. Nummer und Dauer der aktuellen Aufnahme werden links angezeigt. Weitere Eigenschaften der Aufnahme, wie z.B. Schlagwörter oder Priorität stehen ggf. neben der Aufnahmenummer.

Die Positionsleiste auf der linken Seite zeigt die aktuelle Aufnahme, wobei ein Dreieck die aktuelle Wiedergabeposition angibt. Die aktuelle Wiedergabeposition wird auch oberhalb der Positionsleiste im Format Stunden:Minuten:Sekunden angezeigt. Sie können die Wiedergabeposition durch schnellen Vorlauf oder Rücklauf der Datei ändern. Weitere Informationen hierzu ﬁnden Sie in den Kapiteln Schneller Vorlauf und Schneller Rücklauf auf Seite 24.

Sie können die Taste MENÜ (4) drücken, um das Menü des Digital Pocket Memo aufzurufen. Weitere Informationen zu den Funktionen des Menüs ﬁnden Sie im Kapitel Menü des Digital Pocket Memo auf Seite 28.

Mit der Funktionstaste (3) können Sie zwischen den Aufnahmemodi Einfügen und Überschreiben umschalten. Weitere Informationen ﬁnden Sie im Kapitel Etwas zu einem Diktat hinzufügen (Einfügen) auf Seite 23.

D Hinweis: Die Funktion der Funktionstaste kann mit

Philips SpeechExec oder dem Anwendungsprogramm Ihres

Systemintegrators gerändert werden. Abhängig von dieser Konﬁguration kann sie möglicherweise eine andere Funktion haben.

Mit der Taste EOL (End-of-letter/Briefende) (11) können Sie ein Diktat als fertig gestellt markieren. Weitere Informationen ﬁnden Sie im Kapitel Fertigstellen einer Aufnahme auf Seite 25.

4.2 Erstellen einer neuen Aufnahme

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie den Smart-Button NEU (2b), um eine neue

Aufnahme zu erstellen. Die neue Aufnahme wird nach der letzten Aufnahme hinzugefügt. Ihre Nummer und ihre Eigenschaften werden sofort angezeigt.

D Hinweis: Wenn die aktuelle Aufnahme leer ist, ist der Smart-

Button NEU nicht verfügbar.

4.3 Aufnehmen eines Diktats

Für Benutzer des Digital Pocket Memo 9600:

 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter (12) auf die

Position AUFN. Das Symbol ┦ wird angezeigt, und die Aufnahme beginnt an der aktuellen Wiedergabeposition.

2 Beginnen Sie mit dem Diktat. Sowie die Größe der Aufnahme

zunimmt werden die Positionsleiste und Anzeige der Dauer ständig aktualisiert.

3 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter auf die Position

STOP, um die Aufnahme zu beenden.

Für Benutzer des Digital Pocket Memo 9620:

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Taste AUFNAHME (18), um in den Standby-

Aufnahmemodus zu wechseln. Die Position WIED des 4Positions-Schiebeschalters wird zur Position AUFN, die Position

STOP wird zur Position PAUS (Aufnahmepause).

3 Schieben Sie den 4- Positions-Schiebeschalter auf die Position

AUFN, um die Aufnahme zu beginnen. Das Symbol ┦ wird

angezeigt, und die Aufnahme beginnt an der aktuellen Wiedergabeposition.

4 Beginnen Sie mit dem Diktat. Sowie die Größe der Aufnahme

zunimmt werden die Positionsleiste und Anzeige der Dauer ständig aktualisiert.

5 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter auf die Position

PAUS, um die Aufnahme zu unterbrechen und in den Standby-

Aufnahmemodus zurückzukehren.

6 Wiederholen Sie den Vorgang ab Schritt 3 , um die Aufnahme

fortzusetzen, oder drücken Sie die Taste AUFNAHME auf dem Digital Pocket Memo zur Rückkehr in den Stopp-Modus.

Der Aufnahmemodus wird durch eine leuchtende Aufnahme-LED-

Anzeige angezeigt (10). Die Aufnahme-LED-Anzeige leuchtet rot im

Aufnahmemodus bzw. grün im Einfügemodus. Weitere Informationen

ﬁnden Sie im anschließenden Kapitel Etwas zu einem Diktat hinzufügen

(Einfügen).

Wahlweise können Sie im stimmaktivierten Modus aufnehmen.

Weitere Informationen ﬁnden Sie im Kapitel Aktivieren/Deaktivieren

der sprachaktivierten Aufnahme auf Seite 29.

E Tipp: Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie das Mikrofon

etwa 10 Zentimeter vom Mund entfernt halten und deutlich sprechen.

4.4 Etwas zu einem Diktat hinzufügen (Einfügen)

Gemäß Voreinstellung werden die Diktate im Überschreibmodus

aufgezeichnet. Um ein Überschreiben Ihres Diktats beim Einfügen

zu vermeiden, gehen Sie wie folgt vor, um in den Einfügemodus zu

wechseln:

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Funktionstaste (3), um zwischen den

Aufnahmemodi Einfügen und Überschreiben umzuschalten.

•

Im Einfügemodus zeigt die Aufnahmeposition des 4-PositionsSchiebeschalters eAUFN, und die Status-LED-Anzeige (10) ist grün.

•

Im Überschreibmodus zeigt die Aufnahmeposition des 4Positions-Schiebeschalters AUFN, und die Status-LED-Anzeige (10) ist rot.

Steuern Sie mit dem schnellen Vorlauf bzw. schnellen Rücklauf

die Position an, an der Sie die Einfügung im Diktat vornehmen möchten.

4 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter auf die Position

eAUFN, um Text einzufügen.

5 Drücken Sie die Funktionstaste noch einmal, um wieder in den

Überschreibmodus zurück zu wechseln oder belassen Sie das Digital Pocket Memo im Einfügemodus.

Alternativ können Sie auch das Menü benutzen, um zwischen

dem Einfüge- und dem Überschreibmodus zu wechseln. Weitere

Informationen zur Verwendung des Menüs ﬁnden Sie im Kapitel

Menü des Digital Pocket Memo auf Seite 28.

DEU TS CH

23Benutzerhandbuch

24 Benutzerhandbuch

4.5 Wiedergabe

4.9 Navigieren zwischen Aufnahmen

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Tasten + und - (5), um das wiederzugebende

Diktat auszuwählen.

3 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter auf die Position

WIED, um die Wiedergabe zu starten.

4 Drücken Sie die Tasten + und - zur Korrektur der

Wiedergabelautstärke.

5 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter auf die Position

STOP, um die Wiedergabe zu beenden.

D Hinweis: Drücken Sie den Smart-Button TEMPO (2b), um die

Wiedergabegeschwindigkeit zu erhöhen oder zu verringern.

4.6 Verändern der Wiedergabelautstärke

 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter (12) auf die

Position WIED, um die Wiedergabe zu starten.

2 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um die Wiedergabelautstärke

zu regulieren.

Sie können die Wiedergabelautstärke auch über das Menü ändern. Weitere Informationen ﬁnden Sie unter Ändern der

Wiedergabelautstärke auf Seite 31.

4.7 Schneller Vorlauf

Für Benutzer des Digital Pocket Memo 9600:

1 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP oder PLAY steht.

2 Drücken Sie die Taste VORLAUF (18), und halten Sie sie

gedrückt. Das Symbol ┢ erscheint auf dem Bildschirm.

3 Wenn beim Vorspulen die gewünschte Position erreicht ist,

lassen Sie die Taste VORLAUF wieder los. Das Digital Pocket Memo wechselt wieder in den Stopp- oder Wiedergabemodus.

Für Benutzer des Digital Pocket Memo 9620:

1 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter (12) auf die

Position ┢. Das Symbol ┢ erscheint auf dem Bildschirm.

2 Wenn beim Vorspulen die gewünschte Position erreicht wird,

wechselt der 4-Positions-Schiebeschalter zurück auf die Position

STOP oder PLAY.

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Verwenden Sie die Tasten + oder - (5) zur Navigation zwischen

Aufnahmen:

•

Drücken Sie die Taste + einmal, um zum Ende einer Aufnahme zu springen. Drücken Sie sie nochmal, um an den Anfang der nächsten Aufnahme zu springen.

•

Drücken Sie die Taste + einmal, um zum Anfang einer Aufnahme zu springen. Drücken Sie sie nochmal, um an das Ende der vorherigen Aufnahme zu springen.

Alternativ können Sie sich auch wie folgt zwischen Aufnahmen

bewegen:

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Taste MENÜ (4) und halten Sie sie gedrückt bis

der Statusbildschirm der aktuellen Aufnahme angezeigt wird.

3 Verwenden Sie die Taste + oder - (5) zur Navigation durch alle

Aufnahmen.

4 Drücken Sie den Smart-Button ZURÜCK (2a), um eine

Aufnahme auszuwählen.

4.10 Anzeigen des Statusbildschirms

Der Statusbildschirm liefert Ihnen folgende Informationen:

•

Die aktuelle Datei (Dateinummer, Dateiname, Aufnahmedatum und -zeit, zugewiesene Schlüsselwörter, zugewiesene BarcodeInformationen).

•

Die Speicherkarte (Größe, verbleibende Aufnahmezeit, Gesamtaufnahmezeit, aktuelle Uhrzeit und aktuelles Datum).

•

Das Digital Pocket Memo (Modellnummer, Typennummer, Seriennummer, Firmware-Version, Funktionstastenbelegung).

So zeigen Sie den Statusbildschirm an:

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Taste MENÜ (4) und halten Sie sie gedrückt, um

die erste Seite des Statusbildschirms anzuzeigen.

3 Drücken Sie den Smart-Button INFO 2 oder INFO 3 (2b), um

weitere Informationsseiten anzuzeigen.

4 Drücken Sie den Smart-Button ZURÜCK (2a), um den

Statusbildschirm zu verlassen.

4.11 Zuweisen von Prioritäten

4.8 Schneller Rücklauf

 Erstellen Sie eine Aufnahme (siehe Erstellen einer neuen Aufnahme

auf Seite 23) oder suchen Sie eine zuvor aufgezeichnete Datei

 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter (12) auf die

Position ┤. Das Symbol ┤ erscheint auf dem Bildschirm.

2 Wenn beim Zurückspulen die gewünschte Position erreicht wird,

wechselt der 4-Positions-Schiebeschalter zurück auf die Position

STOP oder WIED.

(siehe Navigieren zwischen Aufnahmen auf Seite 24).

2 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

3 Drücken Sie die Taste EOL innerhalb einer halben Sekunde

zweimal. Das Symbol ┲ wird angezeigt und gibt an, dass das

Diktat Priorität hat. Beim schnellen Vorlauf und schnellen Rücklauf wird die aktuelle Aufnahme mit der fünachen Geschwindigkeit vor- bzw. zurückgespult. Nach zwei Sekunden erhöht sich die Spulgeschwindigkeit auf das 10fache der Normalgeschwindigkeit, nach acht Sekunden auf das 20-fache und nach 30 Sekunden auf das 100-fache.

Falls Indexmarkierungen gesetzt wurden, kann durch Drücken der Smart-Buttons MARK + (2a) oder MARK - (2b) von einer Markierung zur nächsten gesprungen werden.

Alternativ können Sie den Prioritätsstatus auch über das Menü zuweisen:

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Taste MENÜ (4), um das Menü des Digital

Pocket Memo aufzurufen.

3 Drücken Sie die Taste -, um PRIORITÄT zu markieren 4 Drücken Sie den Smart-Button WÄHLEN (2b), um das Menü

Priorität zu önen. Die Einstellung HOCH ist markiert. Trit die Wiedergabeposition auf eine Indexmarkierung, piept das Digital Pocket Memo und spult weiter vor. Weitere Informationen zu Indexmarkierungen ﬁnden Sie im Kapitel Arbeiten mit

5 Drücken Sie den Smart-Button OK (2a), um die Einstellungen

zu bestätigen und das Menü zu schließen. Das Symbol ┲ gibt an,

dass das Diktat Priorität hat.

Indexmarkierungen auf Seite 26.

4.12 Gesprochene Anweisungen

Gesprochene Anweisungen sind Kommentare, die vom Autor während des Diktats aufgenommen werden und als Kommentare oder Hinweise an die das Diktat transkribierende Person verwendet werden können. Gesprochene Anweisungen werden in der Aufnahmedatei an der Position gespeichert, an der die Anweisung tatsächlich aufgenommen wurde.

4.12.1 Einfügen einer gesprochenen Anweisung

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf AUFN steht.

2 Drücken Sie den Smart-Button ANWEISG (2b), und halten Sie

ihn gedrückt.

3 Diktieren Sie die Anweisungen. Sie werden in das Diktat

aufgenommen.

4 Lassen Sie den Smart-Button ANWEISG los, wenn Sie mit

den gesprochenen Anweisungen fertig sind. Die gesprochene Anweisung wird als durchgehende Linie in der Positionsleiste der Aufnahme angezeigt.

5 Fahren Sie mit dem Diktat fort, oder schieben Sie den 4-Positions-

Schiebeschalter auf die Position STOP, um die Aufnahme zu beenden.

C Achtung: Die Anzahl gesprochener Anweisungen in einer

Aufnahme ist auf 32 begrenzt. Gesprochene Anweisungen können nicht in Aufnahmen eingefügt werden, die mit EOL (Briefende) als fertig gestellt gekennzeichnet wurden. Indexmarkierungen können nicht in eine gesprochene Anweisung eingefügt werden.

4.12.2 Wiedergeben gesprochener Anweisungen

Wenn Sie Ihre Aufnahme wiedergeben und sich die Wiedergabeposition auf eine gesprochene Anweisung bewegt, wird auf dem Bildschirm

ANWEISG gefolgt von der Nummer der Anweisung angezeigt. Die

aufgenommene Anweisung wird wie üblich wiedergegeben.

Beim schnellen Vorlauf oder schnellen Rücklauf piept das Digital Pocket Memo, wenn die Wiedergabeposition auf eine gesprochene Anweisung trit.

4.12.3 Löschen gesprochener Anweisungen

Sie können eine gesprochene Anweisung wie jeden anderen Teil Ihres Diktats löschen:

•

Durch Löschen des Teils der Aufnahme, der gesprochene Anweisungen enthält. Weitere Informationen hierzu ﬁnden Sie unter Löschen eines Teils einer Aufnahme auf Seite 25.

•

Durch Aufnehmen über die gesprochene Anweisung. Weitere Informationen zum Überschreibmodus der Aufnahme ﬁnden Sie im Kapitel Etwas zu einem Diktat hinzufügen (Einfügen) auf Seite 23.

D Hinweis: Wenn Sie den mittleren Teil einer gesprochenen

Anweisung überschreiben, wird die Anweisung in zwei getrennte gesprochene Anweisungen aufgeteilt.

4.13 Fertigstellen einer Aufnahme

Wenn Sie fertig diktiert haben und keine weiteren Änderungen mehr vornehmen möchten, markieren Sie das Diktat wie folgt als fertig gestellt:

Symbol ┲ wird angezeigt und gibt an, dass das Diktat Priorität hat.

D Hinweis: Sobald das Diktat als fertig gestellt markiert ist, kann es

nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Wenn Sie Änderungen

am Diktat vornehmen möchten, drücken Sie die Taste EOL erneut,

um die Markierung als fertig gestellt wieder aufzuheben.

4.14 Löschen

B Warnung: Gelöschte Aufnahmen können nicht

wiederhergestellt werden. Schützen Sie wichtige Aufnahmen

gegen versehentliches Löschen, indem Sie sie als fertig gestellt

(EOL) markieren. Weitere Informationen hierzu ﬁnden Sie unter

Fertigstellen einer Aufnahme im vorherigen Kapitel.

D Hinweis: Leere oder fertig gestellt (EOL) markierte Aufnahmen

können nicht gelöscht werden. Wenn die Aufnahme als fertig

gestellt markiert ist, wird die Menüoption DIKTAT LÖSCHEN?

nicht angezeigt. Weitere Informationen zum Aufheben der EOL-

Markierung ﬁnden Sie unter Fertigstellen einer Aufnahme. Stellen

Sie auch sicher, dass die Speicherkarte nicht schreibgeschützt

(gesperrt) ist.

4.14.1 Löschen einer Aufnahme

Gehen Sie wie folgt vor, um eine komplette Aufnahme zu löschen:

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter auf STOP

steht.

2 Wählen Sie die zu löschende Aufnahme (Informationen hierzu

ﬁnden Sie unter Navigieren zwischen Aufnahmen auf Seite 24).

3 Drücken Sie die Taste MENÜ (4), um das Menü aufzurufen. Die

Menüoption DIKTAT LÖSCHEN? ist hervorgehoben.

4 Drücken Sie den Smart-Button WÄHLEN (2b). 5 Drücken Sie den Smart-Button OK (2a), um das endgültige

Löschen der Aufnahme zu bestätigen, oder drücken Sie den

Smart-Button ABBRUCH (2b), um die Aufnahme beizubehalten.

4.14.2 Löschen eines Teils einer Aufnahme

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Teil eines Diktats zu löschen:

1 Navigieren Sie durch Wiedergabe, schnelles Vor- oder

Zurückspulen zum Anfang des zu löschenden Abschnitts.

2 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter (12) auf die

Position STOP, und drücken Sie die Taste MENÜ (4), um das

Menü des Digital Pocket Memo aufzurufen.

3 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um die Menüoption

ABSCHNITT LÖSCHEN zu markieren. Drücken Sie dann den

Smart-Button WÄHLEN.

4 Drücken Sie den Smart-Button MARK 1. Auf dem Bildschirm

wird ein Kreuz-Symbol angezeigt.

5 Suchen Sie das Ende des gelöschten Abschnitts mit Hilfe der

Wiedergabe oder schnellem Vor- bzw. Rücklauf.

6 Schieben Sie den 4-Positions-Schiebeschalter auf STOP, und drücken

Sie den Smart-Button MARK 2. Ein zweites Kreuz wird angezeigt.

7 Drücken Sie den Smart-Button LÖSCHEN (2b) und den Smart-

Button OK (2a), um das Löschen des den markieren Abschnitts

zu bestätigen, oder drücken Sie den Smart-Button ZURÜCK (2a),

um den Vorgang ohne Löschen zu beenden.

DEU TS CH

 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter auf STOP

steht.

2 Drücken Sie die Taste EOL (End-of-letter) (11), um das Diktat

als fertig gestellt zu markieren. Das Symbol ┱ erscheint auf dem Bildschirm.

3 Falls Sie das Diktat mit einer Priorität versehen möchten, drücken

Sie die Taste EOL innerhalb einer halben Sekunde noch einmal. Das

Benutzerhandbuch

4.15 Volle Speicherkarte

Wenn nur noch zwei Minuten Aufnahmezeit auf der Speicherkarte übrig sind, beginnt die Aufnahmezeige auf dem Digital Pocket Memo zu blinken. Wenn die Speicherkarte voll ist, wird eine Warnung angezeigt, das Gerät piept, und die Aufnahme stoppt. Sie können dann entweder eine neue Karte einsetzen oder Aufnahmen von der aktuellen Speicherkarte löschen. Weitere Informationen hierzu ﬁnden Sie unter Löschen auf Seite 25.

26 Benutzerhandbuch

5 Weitergehende Funktionen

5.1 Verwenden von Schlagwörtern

Jeder Aufnahme können Schlagwörter zugewiesen werden, wie z.B. Arbeitstyp, Name des Patienten, Name des Autors oder Bearbeiters.

C Wichtig: Standardmäßig stehen die Arbeitstypen-

Schlüsselwörter “Memo”, “Brief”, “Fax”, “Report”, “- - -” (leer=Voreinstellung) zur Verfügung. Die Schlagwörter können über die Philips SpeechExec oder der Software Ihres Sytemintegrators konﬁguriert werden.

So weisen Sie einer Aufnahme ein Schlagwort zu:

1 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter auf

STOP steht und die Aufnahme nicht als fertig gestellt (EOL)

markiert ist. Informationen zum Aufheben der EOL-Markierung ﬁnden Sie unter Fertigstellen einer Aufnahme auf Seite 25.

2 Drücken Sie den Smart-Button SCHLAGW (2a). Die Liste der

Schlagworttypen wird.

3 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um eine Schlagwortkategorie

in der Liste zu markieren.

4 Drücken Sie den Smart-Button WÄHLEN (2b), um die Liste

der Schlagwörter für die ausgewählte Schlagwortkategorie anzuzeigen.

5 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um ein Schlagwort zu

markieren.

6 Drücken Sie den Smart-Button OK (2b) zur Bestätigung,

oder den Smart-Button ABBRUCH (2a), um zur Liste der Schlagwortkategorien zurückzukehren.

7 Wiederholen Sie den Vorgang ab Schritt 2 , um weitere

Schlagwörter zuzuweisen.

8 Drücken Sie den Smart-Button ZURÜCK, um die

Schlagworteingabe zu beenden und zur Aufnahme zurückzukehren.

Alternativ können Sie Schlagwörter auch über das Menü eingeben. Weitere Informationen zur Verwendung des Menüs ﬁnden Sie im Kapitel Menü des Digital Pocket Memo auf Seite 28.

5.2 Arbeiten mit Indexmarkierungen

Mit Indexmarkierungen können bestimmte Stellen in einem Diktat als besonders interessant markiert werden. Besonders interessante Stellen wären beispielsweise der Anfang eines Hauptabschnitts, ein später zu überarbeitender Teil des Diktats oder irgendeine andere Stelle, auf die Sie später schnell zugreifen möchten.

5.2.1 Einfügen einer Indexmarkierung

So fügen Sie eine Indexmarkierung während der Aufnahme oder Wiedergabe ein:

1 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf WIED oder AUFN steht. Weitere Informationen ﬁnden Sie unter Erstellen einer neuen Aufnahme auf Seite 23 oder Wiedergabe auf Seite 24.

2 Warten Sie bei der Wiedergabe einer Aufnahme, bis die

Wiedergabeposition die Stelle erreicht, an der Sie die Markierung einfügen möchten. Sie können auch mit schnellem Vorlauf oder schnellem Rücklauf zur gewünschten Stelle spulen. Weitere Informationen hierzu ﬁnden Sie unter Schneller Vorlauf und Schneller Rücklauf auf Seite 24.

3 Drücken Sie den Smart-Button INDEX (2a), um an der

aktuellen Position eine Indexmarkierung einzufügen. Ein kleiner senkrechter Strich unter der Positionsleiste zeigt die neue Markierung an.

So fügen Sie eine Indexmarkierung im Stopp-Modus ein:

1 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Taste MENÜ (4), um das Menü aufzurufen. 3 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um die Menüoption Index zu

markieren.

4 Drücken Sie den Smart-Button WÄHLEN (2b). Das Wort

Setzen erscheint auf dem Bildschirm.

5 Drücken Sie den Smart-Button OK (2a), um die Indexmarkierung

zu setzen, oder drücken Sie den Smart-Button ABBRUCH (2b),

um das Menü zu verlassen ohne eine Indexmarkierung zu setzen.

D Hinweis: Pro Datei können Sie bis zu 32 Markierungen einfügen.

Markierungen können nicht in einer gesprochenen Anweisung

eingefügt werden.

5.2.2 Navigieren zwischen Indexmarkierungen

Mit Indexmarkierungen kann schnell auf die markierten Abschnitte der Aufnahme zugegrien werden. So springen Sie an eine Indexmarkierung:

1 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf WIED oder AUFN steht.

2 Spulen Sie mit schnellem Vorlauf oder schnellem Rücklauf zur

gewünschten Markierung. Weitere Informationen hierzu ﬁnden

Sie unter Schneller Vorlauf und Schneller Rücklauf auf Seite 24.

3 Drücken Sie während des Vorspulens den Smart-Button MARK

+, um zur nächsten Markierung zu springen. Beim Zurückspulen

drücken Sie den Smart-Button MARK -, um zur vorhergehenden

Markierung zu springen.

5.2.3 Löschen einer einzelnen Markierung

1 Navigieren Sie zu der Markierung, die Sie löschen möchten.

Weitere Informationen hierzu ﬁnden Sie im vorherigen Kapitel.

2 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

3 Drücken Sie die Taste MENÜ (4), um das Menü aufzurufen. 4 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um die Menüoption Index zu

markieren.

5 Drücken Sie den Smart-Button WÄHLEN (2b). Das Wort

Löschen erscheint auf dem Bildschirm.

6 Drücken Sie den Smart-Button OK (2a), um die Indexmarkierung

zu löschen, oder drücken Sie den Smart-Button ABBRUCH (2b),

um das Menü zu verlassen ohne die Indexmarkierung zu löschen.

5.2.4 Löschen aller Markierungen

So löschen Sie alle in der aktuellen Aufnahme gesetzten Markierungen:

1 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Taste MENÜ (4), um das Menü aufzurufen. 3 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um die Menüoption INDEXE

LÖSCHEN zu markieren.

4 Drücken Sie den Smart-Button WÄHLEN (2b). Die Wörter Alle

löschen ?? erscheinen auf dem Bildschirm.

5 Drücken Sie den Smart-Button WÄHLEN (2b) und den Smart-

Button OK (2a), um das Löschen aller Indexmarkierungen zu

bestätigen. Drücken Sie den Smart-Button ABBRUCH (2b), um

das Menü zu verlassen, ohne alle Indexmarkierungen zu löschen.

D Hinweis: Die Menüoption INDEXE LÖSCHEN ist nur dann

verfügbar, wenn in der aktuellen Aufnahme mindestens eine

Markierung gesetzt ist.

5.3 Verwenden von Sprachbefehlen

Mit Sprachbefehlen können Sie Ihrem Diktat Schlagwörter hinzufügen, indem Sie sie laut sprechen.

C Achtung: Die Sprachbefehl-Funktion muss in Philips SpeechExec

oder der Software Ihres Systemintegrators aktiviert sein, und die richtige Konﬁguration (Schlagwörter, zu verwendende Codes) sowie die richtigen Einstellungen müssen auf das Digital Pocket Memo übertragen worden sein. Weitere Informationen zum Stimmbefehl ﬁnden Sie in der Online-Hilfe von Philips SpeechExec oder der Softwareanwendung Ihres Systemintegrators.

5.3.1 Sprachbefehl-Training

Die Spracherkennung des Digital Pocket Memo kann darauf trainiert werden, Ihre Stimme und Ihre Art des Sprechens zu erkennen. Sie können das Digital Pocket Memo schnell so trainieren, dass es einzelne Ziern und Buchstaben sowie Schlagwörter erkennt. Der Trainingsvorgang dauert nur ein paar Minuten.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Digital Pocket Memo zu trainieren:

1 Der 4-Positions-Schiebeschalter (12) muss auf Position STOP

stehen.

2 Drücken Sie die Taste MENÜ (4), um das Menü zu önen. 3 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um die Menüoption

EINSTELLUNGEN zu markieren. Drücken Sie dann den Smart-

Button WÄHLEN (2b)

4 Drücken Sie die Taste + oder - um die Menüoption VOICE

CMD TRAINING zu markieren. Drücken Sie dann den Smart-

Button WÄHLEN (2b). Die Stimmbefehl-Funktion muss in

Philips SpeechExec oder dem Anwendungsprogramm Ihres

Systemintegrators aktiviert sein, damit diese Option im Menü erscheint.

Das erste Schlüsselwort wird angezeigt. Drücken und halten

Sie den Smart-Button VOICE (2a) und sprechen Sie das Schlüsselwort. Drücken Sie die Taste +, wenn Sie das Trainieren des aktuellen Eintrags überspringen und mit dem nächsten fortfahren möchten.

6 Das Digital Pocket Memo fordert Sie auf, das Wort zu

wiederholen. Drücken und halten Sie den Smart-Button VOICE, und sprechen Sie das Wort noch einmal. Wenn das Training erfolgreich ist, wechselt das Digital Pocket Memo automatisch zum nächsten Schlüsselwort über. Wiederholen Sie diesen Vorgang ab Schritt 5 , bis Sie alle Schlagwörter traniert haben.

entsprechende Zeichen bzw. Schlagwort angezeigt.

4 Wiederholen Sie den Vorgang ab Schritt 3 , bis Sie alle Zeichen

des Schlagworts eingegeben haben.

5 Lassen Sie den Smart-Button VOICE los. Das eingegebene

Schlagwort wird angezeigt.

6 Drücken Sie den Smart-Button WÄHLEN, um das Schlagwort zu

akzeptieren und es der aktuellen Aufnahme hinzuzufügen, oder

wieder holen Sie den Vorgang ab Schritt 2 , um das Schlagwort

zu ändern.

D Hinweis: Ein Schlagwort kann aus maximal 15 Zeichen

bestehen. Bei mehr als 7 Zeichen wird die Buchstabengröße

reduziert, damit das Wort angezeigt werden kann.

DEU TS CH

D Hinweis: Wenn Stimmbefehle mit alphanumerischen Zeichen

konﬁguriert wurden, beginnt das Training mit den Ziern (0-9), dann folgen die Buchstaben (A-Z) und danach die Sonderzeichen. Um eine besser Erkennung der Buchstaben zu ermöglichen, sprechen Sie zu jedem Buchstaben ein Wort, wie z.B. “Anton” für A, “Berta” für B und so weiter.

E Tipp: Die Leistungsfähigkeit der Spracherkennung kann schnell

durch Hintergrundgeräusche während des Trainings oder durch ähnlich klingende Wörter (wie beispielsweise “vier” und “Tier”) beeinﬂusst werden”. Unter Umständen werden Sie vom Digital Pocket Memo aufgefordert, das Training zu wiederholen, um eine zuverlässiger Spracherkennung zu gewährleisten.

5.3.2 Eingeben von Schlagwörtern über Sprachbefehl

1 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie den Smart-Button VOICE und halten Sie ihn

gedrückt, um den Modus der Schlagworterkennung zu aktivieren.

3 Sprechen Sie das Wort für das nächste Zeichen des Schlagworts,

oder sprechen Sie ein zuvor trainiertes Schlagwort. Wenn das Zeichen bzw. Schlagwort erkannt wurde, wird das

Benutzerhandbuch

28 Benutzerhandbuch

6 Menü des Digital Pocket Memo

Das Digital Pocket Memo bietet Optionen zum Löschen eines Abschnitts oder einer einzelnen Datei bzw. aller Dateien, zum Zuweisen einer Priorität zu einem Diktat, zum Bearbeiten von Indesmarkierungen, zum Zuweisen von Schlagwörtern, zum Umschalten zwischen Einfügemodus und Überschreibmodus, sowie für die Geräteeinrichtung.

So önen Sie das Menü des Digital Pocket Memo:

1 Der 4-Positions-Schiebeschalter (12) muss auf Position STOP

stehen.

2 Drücken Sie die Taste MENÜ (4), um das Menü des Digital

Pocket Memo zu önen.

3 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um die vorherige bzw.

nächste Menüoption zu markieren.

4 Drücken Sie den Smart-Button WÄHLEN, um ein Untermenü zu

önen. Drücken Sie den Smart-Button ZURÜCK, um das Menü zu schließen.

5 Drücken Sie den Smart-Button OK zur Bestätigung der Auswahl,

oder drücken Sie den Smart-Button ABBRUCH, um den Vorgang abzubrechen.

6 Drücken Sie den Smart-Button OK (2a), um die

Spracheinstellung zu speichern, oder drücken Sie den Smart-

Button ABBRUCH (2b), um die Einstellung nicht zu ändern.

7 Drücken Sie zweimal den Smart-Button ZURÜCK (2a), um das

Menü zu verlassen.

E Tipp: Falls Sie die Menüsprache versehentlich auf eine Sprache

geändert haben, die Sie nicht sprechen, können Sie sie wieder

auf Ihre Sprache umschalten, indem Sie wieder zur Menüoption

LANGUAGE navigieren. Die Menüoption heißt bei allen

Sprachen LANGUAGE.

6.2 Ändern des Aufnahmeformats

Das Aufnahmeformat bestimmt die Audioqualität der Aufnahmen und beeinﬂusst ebenfalls die Menge der auf die Speicherkarte passenden Audiodaten. Das Digital Pocket Memo unterstützt folgende Aufnahmeformate:

•

Quality Play (QP): benötigt 1 MB für 5 Minuten Aufnahme.

•

Standard Play (SP): benötigt 1 MB für 10 Minuten Aufnahme.

•

Long Play mobile (LPm): benötigt 1 MB für 15 Minuten Aufnahme.

Gemäß Voreinstellung ist das Aufnahmeformat des Digital Pocket Memo auf das SP-Format gesetzt.

D Hinweis: Drücken Sie die Taste MENÜ (4), und halten Sie sie

gedrückt, um auf weitere Informationen zu Datei, Gerät und Speicherkarte zuzugreifen. Wurde keine Auswahl getroen, wird das Menü automatisch nach 3 Sekunden ohne Aktivität geschlossen.

Im Menü EINSTELLUNGEN können Sie die folgenden Optionen konﬁgurieren:

• Einstellen der Sprache

• Ändern des Aufnahmeformats

• Aktivieren/Deaktivieren der stimmaktivierten Aufnahme

• Ändern der Hintergrundbeleuchtung der LCD-Anzeige

• Aktivieren/Deaktivieren der Aufnahmeleuchte

• Änder des Kontrasts der LCD-Anzeige

• Aktivieren/Deaktivieren des Geräte-Pieptons

• Ändern der Mikrofonsensibilität

• Aktivieren/Deaktivieren der Geräuschreduzierung

• Einstellen von Datum und Uhrzeit

• Aktivieren/Deaktivieren der USB-Schnellladung

• Neuformatieren der Speicherkarte

• Stimmbefehl-Training (nicht standardmäßig verfügbar)

• Ändern der Wiedergabelautstärke

• Ändern der Schriftart für die Benutzeroberﬂäche

Weitere Einstellungen, wie z.B. Ändern der Funktion der

Funktionstaste (3), Ändern der Schlagwörter, Aktivieren der

Sprachbefehl-Funktion, Umschalten in den einfachen Anzeigemodus oder Deﬁnieren des PIN-Code-Schutzes stehen über das Programm

Philips SpeechExec oder die Fremdsoftware Ihres Systemintegrators

zur Verfügungs.

Aus der folgenden Tabelle können Sie entnehmen, welche Aufnahmedauer bei den drei verschiedenen Formaten auf eine Speicherkarte passt.

SD-Kartengröße Quality Play Standard Play Long Play mobile

64 MB 5,3 Stunden 10,9 Stunden 16,4 Stunden 128 MB 10,7 Stunden 21,8 Stunden 32,7 Stunden 256 MB 21,3 Stunden 43,6 Stunden 65,5 Stunden 512 MB 42,6 Stunden 87,3 Stunden 130,9 Stunden

1 GB 85,2 Stunden 174,6 Stunden 261,9 Stunden 2 GB 170,4 Stunden 349,2 Stunden 523,8 Stunden

So ändern Sie das Aufnahmeformat:

1 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Taste MENÜ, um das Menü aufzurufen. 3 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um die Menüoption

EINSTELLUNGEN zu markieren. Drücken Sie dann den Smart-

Button WÄHLEN.

4 Drücken Sie die Taste + oder -, um die Menüoption

AUFNAHMEFORMAT zu markieren. Drücken Sie dann den

Smart-Button WÄHLEN.

5 Drücken Sie die Taste + oder -, um das gewünschte

Aufnahmeformat zu wählen (QP, SP oder LPm).

6 Drücken Sie den Smart-Button OK (2a), um das

Aufnahmeformat zu ändern, oder drücken Sie den Smart-Button

ABBRUCH(2b), um das Aufnahmeformat beizubehalten.

7 Drücken Sie zweimal den Smart-Button ZURÜCK (2a), um das

Menü zu verlassen.

6.1 Ändern der Sprache

D Hinweis: Für jede Aufnahme kann jeweils nur ein

Aufnahmeformat gewählt werden. Wenn Sie das

1 Vergewissern Sie sich, ob der 4-Positions-Schiebeschalter (12)

auf STOP steht.

2 Drücken Sie die Taste MENÜ, um das Menü aufzurufen. 3 Drücken Sie die Taste + oder - (5), um die Menüoption

Aufnahmeformat ändern, gilt das gewählte Format nur für neue und leere Aufnahmen. Aufnahmen, an denen Sie bereits Änderungen nach vorgenommen haben, bleiben in dem Format,

in dem sie aufgenommen wurden.

EINSTELLUNGEN zu markieren. Drücken Sie dann den Smart-

Button WÄHLEN.

4 Drücken Sie die Taste + oder -, um die Menüoption LANGUAGE

zu markieren. Drücken Sie dann den Smart-Button WÄHLEN.

5 Drücken Sie die Taste + oder -, um die gewünschte Sprache zu

wählen.

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