Oki MB760dnfax, MB770dn, MB770dnfax, MB770dfnfax, ES7170dn MFP User's Manual e-Filing Help [it]

...

Manuale d'uso

Guida di e-Filing

Prefazione

Vi ringraziamo per aver acquistato i sistemi digitali multifunzione. Questa guida illustra le modalità di utilizzo di e-Filing. Leggere questa guida prima di utilizzare il Sistema. Conservare questa guida a portata di mano in modo da poterla usare per configurare un ambiente operativo ottimale.

Questa guida supporta i modelli seguenti. MB760dnfax, MB770dn, MB770dnfax, MB770dfnfax, ES7170dn MFP, ES7170dfn MFP, MB760, MB770, MB770f, MPS5502mb, MPS5502mbf

 Suggerimenti per la lettura di questo manuale

 Simboli utilizzati nel manuale

Nel manuale si utilizzano i seguenti simboli per evidenziare delle informazioni importanti; leggere attentamente tali informazioni prima di utilizzare il Sistema.

AVVERTENZA

ATTENZIONE

Nota



Il manuale riporta, inoltre, le seguenti informazioni che potrebbero aiutare l'utente nell'utilizzo del Sistema:

Suggerimento



Segnala informazioni utili sulle modalità di funzionamento del Sistema.

Segnala le pagine contenenti informazioni sull'operazione in corso. Consultare queste pagine all'occorrenza.

Segnala una situazione di potenziale rischio che, se non evitata, potrebbe causare lesioni gravi a persone e danneggiare o incendiare apparecchiature o beni.

Segnala una situazione di potenziale rischio che, se non evitata, può causare ferite alle persone, danni parziali alla macchina o ad oggetti nelle vicinanze oppure perdite di dati.

Riporta delle informazioni alle quali fare attenzione quando si utilizza il Sistema.

 Schermate e procedure operative

y Le schermate e le procedure operative riguardanti il sistema Windows descritte nel presente manuale fanno

riferimento a Windows 7. I dettagli sulle schermate possono leggermente differire in funzione delle caratteristiche specifiche dell'apparecchiatura in uso, ad esempio stato delle opzioni installate, versione del sistema operativo (OS) e applicazioni.

y Se si utilizza Windows Server 2008 R2, fare riferimento alle procedure operative descritte per Windows 7; si tenga

tuttavia presente che alcune schermate o nomi dei menu possono essere diversi.

y Le schermate del manuale fanno riferimento al formato carta A/B. Se si utilizza carta di formato LT, display e ordine dei

pulsanti potrebbero differire da quelli visualizzati sul sistema dell'utente.

Prefazione 1

 Marchi di fabbrica

y Il nome ufficiale di Windows XP è Microsoft Windows XP Operating System. y Il nome ufficiale di Windows Vista è Microsoft Windows Vista Operating System. y Il nome ufficiale di Windows 7 è Microsoft Windows 7 Operating System. y Il nome ufficiale di Windows 8 è Microsoft Windows 8 Operating System. y Il nome ufficiale di Windows Server 2003 è Microsoft Windows Server 2003 Operating System. y Il nome ufficiale di Windows Server 2008 è Microsoft Windows Server 2008 Operating System. y Il nome ufficiale di Windows Server 2012 è Microsoft Windows Server 2012 Operating System. y Microsoft, Windows, Windows NT, i nomi commerciali e i nomi di altri prodotti Microsoft sono marchi di fabbrica della

Microsoft Corporation negli USA e negli altri paesi.

y Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, Mac OS, Safari e TrueType sono marchi di fabbrica di Apple Inc. negli USA e negli

altri paesi.

y Adobe, Acrobat, Reader e PostScript sono marchi di fabbrica o marchi di fabbrica registrati di Adobe Systems

Incorporated negli USA e negli altri paesi.

y Mozilla, Firefox e il logo Firefox sono marchi di fabbrica o marchi di fabbrica depositati di Mozilla Foundation negli USA

e negli altri paesi.

y IBM, AT e AIX sono marchi di fabbrica di International Business Machines Corporation. y NOVELL, NetWare e NDS sono marchi di fabbrica di Novell, Inc. y TopAccess è un marchio di fabbrica di Toshiba Tec Corporation. y Altri nomi di società o di prodotti riportati nel presente manuale o visualizzati in questo software sono marchi di

fabbrica delle rispettive aziende.

2 Prefazione

CONTENUTO

Prefazione ................................................................................................................................. 1

Capitolo 1 PRESENTAZIONE DI e-Filing

Caratteristiche di e-Filing ........................................................................................................ 6

Funzioni di e-Filing................................................................................................................... 8

Funzioni eseguibili dal Sistema ............................................................................................. 8

Funzioni eseguibili da un computer client.............................................................................. 9

Capitolo 2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Stampa dei documenti ........................................................................................................... 12

Stampa di un documento completo..................................................................................... 12

Stampa test ......................................................................................................................... 15

Archiviazione dei documenti................................................................................................. 17

Copia e archiviazione e-Filing ............................................................................................. 17

Scansione a e-Filing............................................................................................................22

Eliminazione dei documenti .................................................................................................. 24

Gestione delle caselle/cartelle riservate .............................................................................. 26

Creazione di caselle riservate ............................................................................................. 26

Modifica delle caselle riservate............................................................................................ 28

Eliminazione delle caselle/cartelle riservate ........................................................................ 30

Capitolo 3 INTRODUZIONE ALL'UTILITY WEB e-Filing

Prima di utilizzare l'Utility web e-Filing ................................................................................ 34

L'utility web e-Filing ............................................................................................................... 36

Accedere come utente......................................................................................................... 36

Accedere come amministratore del sistema........................................................................ 37

Informazioni sulle schede principali..................................................................................... 38

Scheda [Documenti(Documents)]........................................................................................ 38

Scheda [Preferenze(Preferences)]...................................................................................... 40

[Amministrazione(Administration)], scheda ......................................................................... 41

Link Accesso ....................................................................................................................... 42

Capitolo 4 GESTIONE DELLE CASELLE/CARTELLE RISERVATE

Gestione delle caselle e delle cartelle riservate .................................................................. 44

Creazione delle caselle e delle cartelle riservate ................................................................ 44

Eliminazione delle caselle e delle cartelle riservate ............................................................ 47

Rinominare le caselle e le cartelle riservate ........................................................................ 50

Modifica e visualizzazione delle proprietà casella/cartella riservata.................................... 54

Capitolo 5 GESTIONE DEI DOCUMENTI

Gestione dei documenti......................................................................................................... 62

Visualizzazione dei documenti ............................................................................................ 62

Rinominare i documenti....................................................................................................... 63

Eliminazione dei documenti................................................................................................. 65

Stampa dei documenti......................................................................................................... 66

CONTENUTO 3

Archiviazione dei documenti................................................................................................ 72

Creazione di documenti archivio ......................................................................................... 75

Invio e-mail .......................................................................................................................... 80

Capitolo 6 MODIFICA DEI DOCUMENTI

Informazioni sui pulsanti di controllo dei documenti ......................................................... 90

Modificare le pagine di un documento ................................................................................. 91

Visualizzazione delle proprietà documento e pagina .......................................................... 91

Come copiare delle pagine da un documento all'altro......................................................... 92

Come copiare le pagine da un documento a una casella o cartella.................................... 97

Eliminare le pagine da un documento ............................................................................... 101

Spostare le pagine all'interno di un documento................................................................. 104

Spostamento e unione di documenti.................................................................................. 107

Spostare i documenti......................................................................................................... 107

Unione di documenti.......................................................................................................... 109

Capitolo 7 AMMINISTRAZIONE DEL SISTEMA

Salvataggio e gestione dei dati ........................................................................................... 114

Eliminazione delle caselle ................................................................................................. 114

Sblocco delle caselle riservate .......................................................................................... 115

Indice analitico .................................................................................................................................................... 117

4 CONTENUTO

1.PRESENTAZIONE DI e-Filing

Questo capitolo presenta le caratteristiche dell'Utility web e-Filing e delle sue funzionalità.

Caratteristiche di e-Filing ........................................................................................................6

Funzioni di e-Filing...................................................................................................................8

Funzioni eseguibili dal Sistema ..............................................................................................................................8

Funzioni eseguibili da un computer client ..............................................................................................................9

1 PRESENTAZIONE DI e-Filing

Caratteristiche di e-Filing

e-Filing è un archivio elettronico installato nel disco fisso del Sistema; consente di archiviare i documenti e di stampare/ modificare/gestire i documenti archiviati. Questa sezione descrive la funzione di archiviazione dei documenti di e-Filing.

Pannello di controllo

Documenti salvati dall'operazione di copiatura/scansione

Computer client

Documenti salvati dall'operazione di stampa (driver di stampa)

Casella pubblica

Cartelle

Casella riservata

Cartelle

Documenti salvati dalla ricezione Internet Fax / FAX

Tutti gli utenti

Utenti specificati

(o amministratori)

Casella pubblica

La casella pubblica è una casella e-Filing predefinita. Tutti gli utenti possono accedere alla casella pubblica per archiviare documenti che si desidera condividere con tutti gli utenti. La casella pubblica è una casella integrata del sistema, pertanto non è possibile modificare il nome / creare una nuova casella / eliminare la casella.

Casella riservata

I singoli utenti possono creare delle caselle utente riservate all'interno dell'archivio e-Filing. La casella riservata può essere protetta da password per limitarne l'accesso. In una casella riservata gli utenti oppure l'amministratore possono archiviare i propri documenti riservati. È anche possibile creare una casella riservata non protetta da password. In questo caso, tutti gli utenti possono accedere alla casella riservata oltre che alla casella pubblica. (Si possono creare fino a 200 caselle riservate).

Cartelle

All'interno di una casella si possono creare delle cartelle; è però possibile creare un solo livello di cartelle, in altri termini, non si possono creare delle sottocartelle. (In una casella si possono creare fino a 100 cartelle).

6 Caratteristiche di e-Filing

1 PRESENTAZIONE DI e-Filing

Documenti

È possibile archiviare i documenti direttamente in una casella o in una cartella mediante uno dei seguenti metodi. (All'interno di una casella o cartella si possono memorizzare fino a 400 documenti. Un documento può contenere fino a 200 pagine).

y Copiatura dei documenti e archiviazione a e-Filing. y Scansione dei documenti e archiviazione a e-Filing. y Stampa dei documenti da un computer client e archiviazione a e-Filing. y Inoltro per archiviazione a e-Filing di Internet Fax / fax ricevuti mediante le funzioni di inoltro. y Inoltro per archiviazione a e-Filing di Internet Fax / fax ricevuti mediante le funzioni di inoltro mailbox.

Note



y L'archiviazione dei fax ricevuti è disponibile solo se l'unità FAX è installata. y Il Sistema può richiedere alcuni istanti dopo l'accensione per l'utilizzo di e-Filing in funzione della quantità di dati

archiviati nell'e-Filing.

Suggerimenti



y Pe i dettagli sulle funzioni di inoltro, consultare la Guida di TopAccess. y Per i dettagli sulle funzioni di inoltro mailbox, consultare il Guida avanzata del Manuale d'uso e la Guida di

TopAccess.

Caratteristiche di e-Filing 7

1 PRESENTAZIONE DI e-Filing

Funzioni di e-Filing

 Funzioni eseguibili dal Sistema

L'elenco riporta le funzioni di e-Filing disponibili su questo Sistema. Per maggiori informazioni, fare riferimento alle informazioni seguenti.

 Stampa dei documenti

Le seguenti funzioni consentono di stampare i documenti archiviati nell'e-Filing.

y Per stampare un documento completo

 P.12 "Stampa di un documento completo"

y Per stampare alcune pagine di un documento per controllarne il risultato

 P.15 "Stampa test"

 Archiviazione dei documenti

Le seguenti funzioni consentono di archiviare i documenti nell'e-Filing.

y Per copiare e archiviare i documenti

 P.17 "Copia e archiviazione e-Filing"

y Per acquisire e archiviare i documenti

 P.22 "Scansione a e-Filing"

 Eliminazione dei documenti

Per eliminare i documenti archiviati nell'e-Filing

 P.24 "Eliminazione dei documenti"

 Gestione delle caselle/cartelle riservate

Le seguenti funzioni consentono di gestire le caselle e le cartelle riservate dell'e-Filing. Non è possibile utilizzare il pannello di controllo per creare e modificare delle cartelle all'interno di caselle. Si possono creare le cartelle dai computer client.

y Per creare nuove caselle riservate

 P.26 "Creazione di caselle riservate"

y Per modificare nome e password della casella riservata

 P.28 "Modifica delle caselle riservate"

y Per eliminare caselle e cartelle riservate

 P.30 "Eliminazione delle caselle/cartelle riservate"

8 Funzioni di e-Filing

1 PRESENTAZIONE DI e-Filing

 Funzioni eseguibili da un computer client

L'elenco riporta le funzioni di e-Filing che si possono eseguire dai computer client (con l'Utility web e-Filing). Per maggiori informazioni, fare riferimento alle informazioni seguenti.

Nota



L'Utility web e-Filing supporta solo Windows. Mac OS e altri sistemi operativi non sono supportati.

 Gestione delle caselle/cartelle riservate

Le seguenti funzioni consentono di gestire le caselle e le cartelle riservate dell'e-Filing.

y Per creare nuove caselle e cartelle riservate

 P.44 "Creazione delle caselle e delle cartelle riservate"

y Per eliminare caselle e cartelle riservate

 P.47 "Eliminazione delle caselle e delle cartelle riservate"

y Per modificare (rinominare e cambiare le Proprietà) caselle e cartelle riservate

 P.50 "Rinominare le caselle e le cartelle riservate"  P.54 "Modifica e visualizzazione delle proprietà casella/cartella riservata"

 Gestione dei documenti

Le seguenti funzioni consentono di gestire i documenti archiviati nell'e-Filing.

y Per visualizzare i file immagine di un documento come anteprime o come elenchi

 P.62 "Visualizzazione dei documenti"

y Per rinominare i documenti

 P.63 "Rinominare i documenti"

y Per eliminare i documenti

 P.65 "Eliminazione dei documenti"

y Per stampare i documenti (documenti completi/stampa bozza)

 P.66 "Stampa di un documento completo"  P.70 "Selezione di Stampa test"

y Per archiviare i documenti mediante stampa

 P.72 "Archiviazione dei documenti"

y Per archiviare i documenti

 P.75 "Creazione di documenti archivio"

y Per inviare i documenti come e-mail

 P.80 "Invio e-mail"

 Modifica dei documenti

Le seguenti funzioni consentono di modificare i documenti archiviati nell'e-Filing.

y Per visualizzare il documento e le Proprietà della pagina

 P.91 "Visualizzazione delle proprietà documento e pagina"

y Per copiare/tagliare le pagine di un documento e incollarle in un altro documento

 P.92 "Come copiare delle pagine da un documento all'altro"

y Per copiare/tagliare le pagine di un documento e salvarle come nuovo documento

 P.97 "Come copiare le pagine da un documento a una casella o cartella"

y Per eliminare le pagine da un documento

 P.101 "Eliminare le pagine da un documento"

y Per spostare le pagine in un documento e riordinare l'ordine delle pagine

 P.104 "Spostare le pagine all'interno di un documento"

y Per spostare i documenti nelle caselle o cartelle

 P.107 "Spostare i documenti"

y Per copiare un intero documento e inserirlo in un altro documento

 P.109 "Unione di documenti"

Suggerimenti



y È possibile importare i documenti e-Filing su un computer client utilizzando i software TWAIN Driver e File

Downloader.

y È possibile eseguire il backup o ripristinare i documenti e le varie impostazioni dell'e-Filing mediante le Utility di

backup/ripristino di e-Filing.

Funzioni di e-Filing 9

1 PRESENTAZIONE DI e-Filing

10 Funzioni di e-Filing

2.OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI

CONTROLLO DEL SISTEMA

Questo capitolo spiega come gestire le funzioni e-Filing utilizzando il pannello di controllo del Sistema.

Stampa dei documenti ...........................................................................................................12

Stampa di un documento completo ......................................................................................................................12

Stampa test...........................................................................................................................................................15

Archiviazione dei documenti.................................................................................................17

Copia e archiviazione e-Filing ..............................................................................................................................17

Scansione a e-Filing.............................................................................................................................................22

Eliminazione dei documenti.................................................................................................. 24

Gestione delle caselle/cartelle riservate ..............................................................................26

Creazione di caselle riservate ..............................................................................................................................26

Modifica delle caselle riservate ............................................................................................................................28

Eliminazione delle caselle/cartelle riservate.........................................................................................................30

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Stampa dei documenti

È possibile stampare i documenti archiviati nell'e-Filing dal pannello di controllo del Sistema.

 P.12 "Stampa di un documento completo"  P.15 "Stampa test"

 Stampa di un documento completo

È possibile stampare il documento completo.

Premere il pulsante [FILING BOX(CASELLE FILING)] sul pannello di controllo.

Selezionare la casella in cui è archiviato il documento da stampare.

Utilizzare o per cambiare pagina. È anche possibile specificare il numero della casella (3 cifre) con i tasti numerici.

y Immissione della password

Se alla casella selezionata è assegnata una password, si aprirà la schermata di immissione della password. In questo caso, premere [PASSWORD], immettere la password utilizzando i tasti numerici o la tastiera sullo schermo, quindi premere [OK].

Note



y Se per accedere all'utility web e-Filing nel modo amministratore si digita una password errata per diverse

volte, il sistema rileva un accesso non autorizzato e potrebbe non essere possibile accedere per un certo periodo di tempo. Se viene visualizzato il messaggio "La casella è bloccata" e non si riesce ad effettuare il login, rivolgersi all'amministratore.

y La password immessa viene visualizzata con una serie di simboli.

12 Stampa dei documenti

2.OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Se il documento è archiviato in una cartella, selezionare la cartella e premere

[APRI(OPEN)].

Se il documento è archiviato fuori dalla cartella, questa operazione non è necessaria.

Selezionare il documento. Per modificare le impostazioni di stampa, premere

[IMPOSTAZIONI (SETTINGS)]. Per eseguire la stampa senza modificare le impostazioni, premere [STAMPA(PRINT)].

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Se si preme [IMPOSTAZIONI (SETTINGS)], proseguire con il punto 5. Se si preme [STAMPA(PRINT)], verrà avviata la stampa. Se si desidera interrompere la stampa, vedere "Eliminazione lavoro di stampa" al punto 6.

Suggerimento



Premere per visualizzare l'anteprima dei documenti. Selezionare il documento desiderato e premere

[APRI(OPEN)] per visualizzarne il contenuto. Premere per ritornare all'elenco.

Stampa dei documenti 13

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Modificare le impostazioni di stampa, se necessario.

È possibile configurare le impostazioni di stampa come segue. Premendo i pulsanti indicati nei punti da 3 ad 8 si visualizzano le schermate di impostazione. Eseguire le configurazioni necessarie. Queste configurazioni sono identiche a quelle dei modi di copiatura. Per dettagli sulla procedura, vedere la Guida di base del Manuale d'uso.

1) Selezionare l'alimentazione della carta. Tuttavia, se il formato carta selezionato è diverso dal formato in uso, la selezione verrà annullata e si applicherà la selezione carta automatica.

2) Inserire il numero di copie da stampare utilizzando i tasti numerici.

3) Selezionare il modo di stampa in fronte-retro. Se non si desidera stampare su entrambe le facciate del foglio, selezionare [1 LATO(1 SIDE)] nel menu.

4) Selezionare il modo di finitura.

5) Selezionare il vassoio di consegna delle copie. Questo pulsante è disponibile solo se è installata la stazione di finitura.

6) Selezionare la posizione e l'ampiezza del margine.

7) Configurare la posizione di stampa della data e dell'ora.

8) Configurare la posizione di stampa del numero di pagina.

Premere [STAMPA(PRINT)].

y Eliminazione dei lavori di stampa

Attenersi alla procedura seguente per annullare la stampa del documento (eliminazione dei lavori di stampa).

1) Premere [STATO LAVORI(JOB STATUS)].

2) Il menu dello stato lavoro visualizza l'elenco dei lavori di stampa o l'elenco dei lavori di scansione.

3) Selezionare il lavoro che si intende eliminare e premere [ELIMINA(DELETE)].

4) Compare la schermata di conferma eliminazione. Premere [ELIMINA(DELETE)].

Per dettagli sull'eliminazione dei lavori di stampa, vedere la Guida di base del Manuale d'uso.

14 Stampa dei documenti

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

2.OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

 Stampa test

È possibile stampare alcune pagine di un documento per controllarne il risultato prima di proseguire con la stampa delle restanti copie.

Premere il pulsante [FILING BOX(CASELLE FILING)] sul pannello di controllo.

Selezionare la casella o la cartella in cui sono archiviati i documenti da stampare.

Le istruzioni sulla procedura operativa relativa alla selezione di una casella/cartella sono state omesse poiché sono uguali a quelle per la stampa di un intero documento.  P.12 "Stampa di un documento completo"

Selezionare il documento che si intende stampare e premere [PROVA(TEST PRINT)].

Suggerimento



Premere per visualizzare l'anteprima dei documenti. Selezionare il documento desiderato e premere

[APRI(OPEN)] per visualizzarne il contenuto. Premere per ritornare all'elenco.

Stampa dei documenti 15

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Digitare i numeri di pagina nei campi [PRIMA PAGINA(FIRST PAGE)] e [ULTIMA

PAGINA(LAST PAGE)], quindi premere [STAMPA(PRINT)].

y Selezionare [PRIMA PAGINA(FIRST PAGE)] o [ULTIMA PAGINA(LAST PAGE)], quindi specificare i numeri

delle pagine con i tasti numerici del pannello di controllo.

y Per azzerare il valore immesso nei campi selezionati, premere il pulsante [CLEAR(CANCELLA)] sul pannello di

controllo.

y Per stampare il documento completo, premere [TUTTE(ALL PAGES)].

y Eliminazione dei lavori di stampa

Attenersi alla procedura seguente per annullare la stampa del documento (eliminazione dei lavori di stampa).

1) Premere [STATO LAVORI(JOB STATUS)].

2) Il menu dello stato lavoro visualizza l'elenco dei lavori di stampa o di scansione.

3) Selezionare il lavoro che si intende eliminare e premere [ELIMINA(DELETE)].

4) Compare la schermata di conferma eliminazione. Premere [ELIMINA(DELETE)].

Per dettagli sull'eliminazione dei lavori di stampa, vedere la Guida di base del Manuale d'uso.

16 Stampa dei documenti

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Archiviazione dei documenti

È possibile archiviare i documenti nell'e-Filing dal pannello di controllo del sistema.

 P.17 "Copia e archiviazione e-Filing"  P.22 "Scansione a e-Filing"

Note



y Archiviazione di documenti riservati archiviati in una casella riservata protetta da password. y In una casella o una casella è possibile archiviare fino a 400 documenti e un documento può contenere fino a

200 pagine. Tuttavia, la capacità totale di archiviazione di e-Filing e della cartella condivisa è di circa 84 GB. I documenti possono essere salvati solo se rientrano nel limite della capacità di archiviazione. Lo spazio disponibile può essere verificato nella scheda [Dispositivo(Device)] in TopAccess.

y Il salvataggio nell'e-Filing non è per uso permanente. Eliminare immediatamente i documenti obsoleti.

 P.24 "Eliminazione dei documenti"

Suggerimenti



y Per poter archiviare dei documenti in caselle o cartelle utente, occorre preventivamente creare le caselle o le

cartelle.

 P.26 "Creazione di caselle riservate" (Operatività da pannello di controllo del Sistema)  P.44 "Creazione delle caselle e delle cartelle riservate" (Operatività con un computer client)

y La schermata Proprietà casella consente di configurare il periodo di archiviazione dei documenti nella casella

riservata. I documenti saranno eliminati dopo che il numero specificato di giorni è trascorso.  P.54 "Modifica e visualizzazione delle proprietà casella/cartella riservata" (Operatività con un computer client)

 Copia e archiviazione e-Filing

È possibile copiare e salvare i documenti in e-Filing. I documenti di e-Filing possono essere copiati e salvati contemporaneamente.

Note



y I documenti che hanno i seguenti formati non possono essere archiviati nell'e-Filing.

- Formato personalizzato

- Carta di dimensioni non standard (cassetto multi-funzione)

y Un documento salvato "Copiando e salvando su e-Filing" è adatto per essere stampato, ma non per essere

importato come immagine in un computer client. Per ottenere la massima qualità dell'immagine per l'impostazione di un'immagine sul computer, salvare il documento "Scansionandolo su e-Filing".  P.22 "Scansione a e-Filing"

Posizionare l'originale.

Per dettagli sulla collocazione degli originali, vedere La guida di base del Manuale d'uso.

Premere [ARCHIV.(STORAGE)] sulla schermata Copia.

Se viene visualizzata la schermata di copiatura, premere il Pulsante [COPY (COPIA)] sul pannello di controllo.

Archiviazione dei documenti 17

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Premere [INVIA A E-FILING(STORE TO E-FILING)].

Premere [CASELLA/CARTELLA(BOX/FOLDER)].

Selezionare la casella in cui si desidera archiviare i dati.

Utilizzare o per cambiare pagina. È anche possibile specificare il numero della casella (3 cifre) con i tasti numerici.

18 Archiviazione dei documenti

2.OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

y Immissione della password

Note



2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

y Se per accedere all'utility web e-Filing nel modo amministratore si digita una password errata per diverse

y La password immessa viene visualizzata con una serie di simboli.

Per archiviare il documento nella casella selezionata, premere [OK].

y Archiviazione in una cartella

Selezionare la cartella e premere [APRI(OPEN)] per visualizzare l'elenco nella cartella. Per archiviare gli originali nella cartella selezionata, premere [OK].

Archiviazione dei documenti 19

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Modificare il nome del documento come richiesto, quindi premere [OK].

y Rinominare i documenti

Quando si preme [NOME DOCUMENTO(DOCUMENT NAME)] compare la tastiera virtuale. Specificare il nome del documento utilizzando la tastiera e i tasti numerici (massimo 64 caratteri), quindi premere [OK].

Per dettagli sulla tastiera virtuale, vedere la Guida alla configurazione del Manuale d'uso.

Suggerimenti



y Di default, viene visualizzata una stringa di caratteri composta da "DOC", anno, mese e data. È possibile

modificare il formato in TopAccess. Per i dettagli consultare la Guida di TopAccess.

y Se è già presente un documento con lo stesso nome, verrà automaticamente aggiunto un numero di serie

(-001, -002…) alla fine del nome del file.

Quando compare la schermata di conferma, premere [Sì(Yes)] per archiviare e

stampare il documento. Se si desidera archiviare un documento senza però stamparlo, premere [NO(NO)].

20 Archiviazione dei documenti

2.OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Premere [START(AVVIO)] sul pannello di controllo.

y Copiare l'originale successivo

In funzione della modalità di inserimento dell'originale, può comparire la schermata di conferma per la copiatura dell'originale successivo. Ripetere la sottostante procedura il numero di volte necessario. Al termine della scansione dell'ultima pagina dell'originale, premere [FINE(FINISHED)].

y Se l'originale è posizionato sulla lastra di esposizione, posizionare l'originale successivo e premere [Sì(Yes)].

La scansione si avvia premendo il pulsante [START(AVVIO)] sul pannello di controllo.

y Se l'originale è alimentato dall'alimentatore con inversione automatica dei documenti (RADF) nel modo SADF

(modo di alimentazione a foglio singolo) la scansione si avvia dopo aver inserito l'originale successivo. (Non occorre premere alcun pulsante).

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

y Eliminazione dei lavori di scansione

Attenersi alla procedura seguente per annullare la scansione dei documenti (eliminazione dei lavori di stampa).

1) Premere [STATO LAVORI(JOB STATUS)].

2) Il menu dello stato lavoro visualizza l'elenco dei lavori di scansione.

3) Selezionare il lavoro che si intende eliminare e premere [ELIMINA(DELETE)].

4) Compare la schermata di conferma eliminazione. Premere [ELIMINA(DELETE)].

Per dettagli sull'eliminazione dei lavori di scansione, vedere la Guida di base del Manuale d'uso.

Archiviazione dei documenti 21

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

 Scansione a e-Filing

È possibile acquisire e archiviare i documenti nell'e-Filing. Quando si importa un originale come immagine in un computer client, si consiglia di archiviare il documento utilizzando la funzione di Scansione a e-Filing.

Posizionare gli originali.

Per dettagli sulla collocazione degli originali, vedere la Guida di base del Manuale d'uso.

Premere [SCANNER(SCAN)] sul pannello di controllo.

Premere [e-FILING (e-FILING)].

Suggerimento



Configurare [IMP. SCANNER(SCAN SETTING)] e selezionare [ANTEPRIMA(PREVIEW)] secondo necessità. Queste configurazioni sono identiche a quelle delle funzioni di scansione. Per dettagli sulla procedura, vedere la Guida di base del Manuale d'uso.

Selezionare la casella o la cartella in cui si desidera archiviare i documenti. Modificare

il nome del documento come richiesto, quindi premere [OK].

Le istruzioni sulla procedura operativa relativa alla selezione di una casella/cartella e sulla modifica del nome di un documento sono state omesse poiché sono uguali a quelle per la copiatura e l'archiviazione in e-Filing.  P.17 "Copia e archiviazione e-Filing"

22 Archiviazione dei documenti

2.OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Premere [SCANNER(SCAN)].

Se l'originale è alimentato dall'alimentatore con inversione automatica degli originali (RADF), premere [CONTINUA(CONTINUE)] sulla schermata durante la scansione per iniziare acquisire un altro originale dopo quello corrente.  P.23 "Acquisizione dell'originale successivo"

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Nota



Il numero massimo di lavori di scansione che si possono prenotare varia in funzione delle impostazioni. Se i lavori di prenotati superano il numero massimo consentito, compare il messaggio di memoria esaurita. In questo caso, attendere che si riducano i lavori di scansione prenotati oppure eliminare i lavori inutili (di scansione) come indicato di seguito.

y Acquisizione dell'originale successivo

Se si posiziona l'originale sulla lastra di esposizione o si preme [CONTINUA(CONTINUE)] durante la scansione da RADF, si apre la schermata di conferma per l'originale successivo. In entrambi i casi, quando si posiziona l'originale successivo e si preme [SCANNER(SCAN)], si avvia la scansione. Ripetere la seguente procedura il numero di volte necessario. Al termine delle scansioni, premere [FINE LAVORO(JOB FINISH)].

y Per modificare le impostazioni di scansione, premere [IMP. SCANNER(SCAN SETTING)]. y Per annullare la prenotazione dei dati acquisiti, premere [ANNUL.LAV.(JOB CANCEL)].

y Eliminazione dei lavori di scansione

Attenersi alla procedura seguente per annullare la scansione dei documenti (eliminazione dei lavori di stampa).

1) Premere [STATO LAVORI(JOB STATUS)].

2) Il menu dello stato lavoro visualizza l'elenco dei lavori di scansione.

3) Selezionare il lavoro che si intende eliminare e premere [ELIMINA(DELETE)].

4) Compare la schermata di conferma eliminazione. Premere [ELIMINA(DELETE)].

Per dettagli sull'eliminazione dei lavori di scansione, vedere la Guida di base del Manuale d'uso.

Archiviazione dei documenti 23

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Eliminazione dei documenti

È possibile eliminare i documenti nell'e-Filing dal pannello di controllo del sistema.

Nota



e-Filing non è progettato per archiviare i documenti in modo permanente. Eliminare immediatamente i documenti obsoleti.

Suggerimento



Eliminando una cartella o una casella verranno eliminati anche i documenti in esse archiviati.

 P.30 "Eliminazione delle caselle/cartelle riservate" (Operatività da pannello di controllo del Sistema)  P.47 "Eliminazione delle caselle e delle cartelle riservate" (Operatività con un computer client)

Premere il pulsante [FILING BOX(CASELLE FILING)] sul pannello di controllo.

Selezionare la casella o la cartella in corrispondenza della quale è archiviato il

documento da eliminare.

24 Eliminazione dei documenti

2.OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Selezionare il documento che si intende eliminare e premere [ELIMINA(DELETE)].

Suggerimento



Premere per visualizzare l'anteprima dei documenti. Selezionare il documento desiderato e premere

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

[APRI(OPEN)] per visualizzarne il contenuto. Premere per ritornare all'elenco.

Quando compare la schermata di conferma, premere [ELIMINA(DELETE)] per eliminare

il documento selezionato.

Per annullare l'eliminazione dei documenti selezionati, premere [ANNULLA(CANCEL)].

Eliminazione dei documenti 25

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Gestione delle caselle/cartelle riservate

È possibile gestire le caselle e le cartelle riservate contenute nell'e-Filing dal pannello di controllo del Sistema.

 P.26 "Creazione di caselle riservate"  P.28 "Modifica delle caselle riservate"  P.30 "Eliminazione delle caselle/cartelle riservate"

Suggerimento



Si possono invece creare e modificare le cartelle da un computer client.

 P.44 "Creazione delle caselle e delle cartelle riservate"  P.50 "Rinominare le caselle e le cartelle riservate"  P.54 "Modifica e visualizzazione delle proprietà casella/cartella riservata"

 Creazione di caselle riservate

Si possono creare fino a 200 caselle riservate.

Premere il pulsante [FILING BOX(CASELLE FILING)] sul pannello di controllo.

Premere la scheda [IMPOSTAZIONI CASELLA(BOX SETTING)], selezionare un pulsante

disponibile da "001" a "200" e premere [CONFIGURA(SETUP)].

Utilizzare o per cambiare pagina. È anche possibile specificare direttamente il numero della casella (3 cifre) con i tasti numerici.

26 Gestione delle caselle/cartelle riservate

2.OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Premere [NOME CASELLA(BOX NAME)] e digitare il nome della casella.

y Immissione del nome della casella

Premere [NOME CASELLA(BOX NAME)]. Viene visualizzata la tastiera virtuale. Specificare il nome della casella utilizzando la tastiera e i tasti numerici (massimo 32 caratteri), quindi premere [OK]. Tuttavia, non è possibile utilizzare i seguenti caratteri da un byte. Non utilizzare spazi o punti all'inizio e alla fine del nome. Se si inseriscono questi caratteri, viene visualizzato un messaggio errore che informa che si è utilizzato un carattere non valido. " # % & ' = | { } * < > ? [ ] ; : / \ ,

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Per dettagli sulla tastiera virtuale, vedere la Guida alla configurazione del Manuale d'uso.

Gestione delle caselle/cartelle riservate 27

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Immettere la password nei campi [PASSWORD(PASSWORD) e [RIDIGITA

PASSWORD(RETYPE PASSWORD)], quindi premere [OK].

y Premere [PASSWORD] e [RIDIGITA PASSWORD(RETYPE PASSWORD)]. Immettere la password utilizzando

i tasti numerici o la tastiera virtuale. È anche possibile creare una casella riservata non protetta da password. In questo caso, tutti gli utenti possono accedere alla casella riservata oltre che alla casella pubblica.

y Per azzerare il valore immesso nei campi selezionati, premere il pulsante [CLEAR (CANCELLA)] sul pannello

di controllo.

Note



y Se la password immessa non è conforme alla Policy password impostata, verrà visualizzato un avviso.

Digitare la password corretta. Per dettaglio sulla Policy password, vedere la Guida di TopAccess.

y La password immessa viene visualizzata con una serie di simboli.

 Modifica delle caselle riservate

É possibile modificare il nome di una casella riservata e la password ad essa assegnata.

Premere il pulsante [FILING BOX(CASELLE FILING)] sul pannello di controllo.

28 Gestione delle caselle/cartelle riservate

2.OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Premere la scheda [IMPOSTAZIONI CASELLA(BOX SETTING)], selezionare la casella

utente che si desidera modificare, quindi premere [MODIFICA(EDIT)].

Utilizzare o per cambiare pagina. È anche possibile specificare direttamente il numero della casella (3 cifre) con i tasti numerici.

y Immissione della password

2 OPERATIVITÀ DA PANNELLO DI CONTROLLO DEL SISTEMA

Suggerimenti



y Per aprire una casella riservata si può anche utilizzare la password amministratore anziché la password

utente.

y La password immessa viene visualizzata con una serie di simboli.

Modificare [NOME CASELLA(BOX NAME)] / [PASSWORD] / [RIDIGITA

PASSWORD(RETYPE PASSWORD)] come necessario, quindi premere [OK].

Le istruzioni della procedura operativa per l'impostazione di [NOME CASELLA(BOX NAME)] / [PASSWORD] / [RIDIGITA PASSWORD(RETYPE PASSWORD)] sono state omesse perché sono identiche a quelle descritte per la creazione delle caselle utente.  P.26 "Creazione di caselle riservate"

Gestione delle caselle/cartelle riservate 29

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