Oki MB760dnfax, MB770dn, MB770dnfax, MB770dfnfax, ES7170dn MFP User manual e-Filing application guide [fr]

...

Mode d'emploi

Guide de l'application e-Filing

Préface

Merci d'avoir choisi la gamme de systèmes numériques multifonctions. Ce manuel explique comment utiliser la fonction eFiling. Lisez-le avant d'utiliser votre système. Gardez-le à portée de main et utilisez-le pour configurer un environnement permettant de tirer pleinement parti des fonctions du système.

Ce manuel prend en charge les modèles suivants. MB760dnfax, MB770dn, MB770dnfax, MB770dfnfax, ES7170dn MFP, ES7170dfn MFP, MB760, MB770, MB770f, MPS5502mb, MPS5502mbf

 Pour lire ce manuel

 Symboles utilisés dans ce manuel

Dans ce manuel, certains points importants sont signalés au moyen des symboles ci-dessous. Prenez connaissance de ces points importants avant d'utiliser le système.

Indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n'est pas évitée, peut

AVERTISSEMENT

ATTENTION

entraîner le décès, des blessures graves, des dommages importants ou l'incendie du système ou de son environnement.

Indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n'est pas évitée, peut provoquer des blessures mineures ou légères, des dégâts partiels au niveau du système ou du matériel environnant, ou encore des pertes de données.

Remarque



Outre les points énoncés plus haut, ce manuel fournit des informations utiles sur l'utilisation du système. Elles sont signalées comme suit :

Conseil



Fournit des informations auxquelles vous devez porter une attention particulière lors de l'utilisation du système.

Fournit des informations auxquelles vous devez porter une attention particulière lors de l'utilisation de ce système.

Pages décrivant des éléments en rapport avec l'action en cours. Consultez-les en fonction de vos besoins.

 Captures d'écran et procédures de fonctionnement

y Les captures d'écran et les procédures de fonctionnement décrites dans ce manuel correspondent à Windows 7.

Les informations des captures d'écran sont susceptibles de varier selon l'utilisation de l'équipement (par exemple, selon le statut des options installées, la version du système d'exploitation et les applications).

y Si vous utilisez Windows Server 2008 R2, reportez-vous à la procédure de fonctionnement pour Windows 7, bien que

les écrans, les noms des menus, etc. puissent différer.

y Les écrans d'illustration utilisés dans ce manuel correspondent à un papier de format A/B. Si vous utilisez du papier de

format LT, l'écran ou l'ordre des boutons présenté dans les illustrations peut être différent de celui de votre équipement.

Préface 1

 Marques

y Le nom officiel de Windows XP est Système d'exploitation Microsoft Windows XP. y Le nom officiel de Windows Vista est Système d'exploitation Microsoft Windows Vista. y Le nom officiel de Windows 7 est Système d'exploitation Microsoft Windows 7. y Le nom officiel de Windows 8 est Système d'exploitation Microsoft Windows 8. y Le nom officiel de Windows Server 2003 est Système d'exploitation Microsoft Windows Server 2003. y Le nom officiel de Windows Server 2008 est Système d'exploitation Microsoft Windows Server 2008. y Le nom officiel de Windows Server 2012 est Système d'exploitation Microsoft Windows Server 2012. y MS, Microsoft, Windows, Windows NT et les autres produits et marques de Microsoft sont des marques de Microsoft

Corporation aux États-Unis et dans d'autres pays.

y Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, Mac OS, Safari, et TrueType sont des marques d'Apple Inc. aux Etats-Unis et dans

d'autres pays.

y Abobe, Acrobat, Reader et PostScript sont des marques de Abobe Systems Incorporated aux Etats-Unis et/ou dans

d'autres pays.

y Mozilla, Firefox et le logo Firefox sont des marques ou des marques déposées de Mozilla Foundation aux Etats-Unis

et dans d'autres pays.

y IBM, AT et AIX sont des marques d'International Business Machines Corporation. y NOVELL, NetWare et NDS sont des marques de Novell, Inc. y TopAccess est une marque de Toshiba Tec Corporation. y D'autres noms de sociétés et de produits présentés dans ce manuel ou affichés dans le logiciel peuvent être des

marques de leurs sociétés respectives.

2 Préface

CONTENU

Préface....................................................................................................................................... 1

Chapitre 1 e-Filing - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Fonctions e-Filing..................................................................................................................... 6

Fonctions e-Filing..................................................................................................................... 8

Fonctions disponibles depuis votre système ......................................................................... 8

Fonctions disponibles depuis un ordinateur client................................................................. 9

Chapitre 2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Impression de documents ..................................................................................................... 12

Impression de l'intégralité d'un document ........................................................................... 12

Test d'impression ................................................................................................................ 15

Stockage de documents ........................................................................................................ 17

Copier et stocker vers e-Filing............................................................................................. 17

Numérisation vers e-Filing................................................................................................... 22

Suppression de documents .................................................................................................. 24

Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur............................................................ 26

Création de répertoires utilisateur ....................................................................................... 26

Modification des répertoires utilisateur................................................................................ 28

Suppression des répertoires et des dossiers utilisateur...................................................... 31

Chapitre 3 PRÉSENTATION DE L'UTILITAIRE WEB e-Filing

Avant d'utiliser l'utilitaire Web e-Filing................................................................................. 34

Mise en route à partir de l'utilitaire Web e-Filing................................................................. 36

Connexion en tant qu'utilisateur .......................................................................................... 36

Connexion en tant qu'administrateur système .................................................................... 37

À propos des onglets principaux.......................................................................................... 38

Onglet [Documents]............................................................................................................. 38

[Préférences(Preferences)] onglet....................................................................................... 40

Onglet [Administration] ........................................................................................................ 41

Lien Connexion ................................................................................................................... 42

Chapitre 4 GESTION DES RÉPERTOIRES/DOSSIERS UTILISATEUR

Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur............................................................ 44

Création de répertoires et de dossiers utilisateur ................................................................ 44

Suppression de répertoires et de dossiers utilisateur.......................................................... 47

Renommer des répertoires et des dossiers utilisateur ........................................................ 50

Affichage et modification des propriétés des répertoires et des dossiers utilisateur ........... 54

Chapitre 5 GESTION DES DOCUMENTS

Comment gérer les documents............................................................................................. 62

Affichage des documents .................................................................................................... 62

Renommer des documents ................................................................................................. 63

Suppression de documents................................................................................................. 65

Impression de documents ................................................................................................... 66

CONTENU 3

Stockage de documents...................................................................................................... 72

Archivage de documents..................................................................................................... 75

Envoi d'un message électronique........................................................................................ 80

Chapitre 6 MODIFICATIONS DE DOCUMENTS

À propos des boutons de commande de documents......................................................... 90

Modification des pages de vos documents ......................................................................... 91

Affichage des propriétés des documents et des pages....................................................... 91

Copie de pages d'un document à un autre.......................................................................... 92

Copie des pages d'un document dans un répertoire ou un dossier .................................... 97

Suppression de pages dans un document ........................................................................ 101

Déplacement de pages dans un document....................................................................... 104

Déplacement et fusion de documents................................................................................ 107

Déplacement de documents.............................................................................................. 107

Fusion de documents ........................................................................................................ 109

Chapitre 7 ADMINISTRATION SYSTÈME

Sauvegarde des données .................................................................................................... 114

Effacement des données dans les répertoires .................................................................. 114

Déverrouillage des répertoires utilisateur.......................................................................... 115

INDEX ................................................................................................................................................................... 117

4 CONTENU

1.e-Filing - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Ce chapitre fournit une vue d'ensemble des fonctions e-Filing.

Fonctions e-Filing ....................................................................................................................6

Fonctions e-Filing ....................................................................................................................8

Fonctions disponibles depuis votre système ..........................................................................................................8

Fonctions disponibles depuis un ordinateur client..................................................................................................9

1 e-Filing - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Fonctions e-Filing

L'utilitaire e-Filing est installé sur un disque dur du système. Il permet de stocker des documents en vue de les imprimer, de les modifier ou tout simplement de les gérer. Cette section décrit la fonction de stockage de documents de l'utilitaire e-Filing.

Tableau de bord

Documents stockés suite à une opération de copie/numérisation

Ordinateur client

Documents stockés suite à une opération d'impression (pilote d'imprimante)

Répertoire public

Dossiers

Répertoire utilisateur

Dossiers

Documents stockés suite à la réception d'une télécopie/ télécopie par Internet

Tous les

utilisateurs

Utilisateurs

(ou administrateurs)

spécifiés

Répertoire public

Le répertoire public est un répertoire e-Filing créé par défaut. Tous les utilisateurs ayant accès à ce répertoire, il convient d'y stocker des documents partagés dont n'importe quel utilisateur peut avoir besoin. Dans la mesure où le répertoire public est incorporé au système, vous ne pouvez pas le renommer, le supprimer ni en créer un nouveau.

Répertoire utilisateur

Le répertoire utilisateur est un répertoire e-Filing que chaque utilisateur peut créer. Ce type de répertoire peut être protégé par mot de passe. Il permet à des utilisateurs spécifiques, tels qu'un administrateur, de stocker des documents confidentiels. Vous pouvez également créer un répertoire utilisateur sans pour autant le protéger par un mot de passe. Dans ce cas, ce répertoire utilisateur sera accessible à tous les utilisateurs au même titre que le répertoire public. (Vous pouvez créer jusqu'à 200 répertoires utilisateur.)

Dossiers

Vous pouvez créer des dossiers dans chaque répertoire. Néanmoins, un seul niveau de dossiers peut être créé dans chaque répertoire. Vous ne pouvez donc pas créer de sous-dossiers. (Vous pouvez créer jusqu'à 100 dossiers par répertoire.)

6 Fonctions e-Filing

1 e-Filing - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Documents

Les documents peuvent être stockés dans un répertoire ou un dossier e-Filing par le biais des méthodes suivantes (Jusqu'à 400 documents peuvent être stockés dans un répertoire ou un dossier, et un document peut contenir jusqu'à 200 pages.)

y Copie et enregistrement dans e-Filing y Numérisation de documents et enregistrement dans e-Filing y Impression depuis un ordinateur client et enregistrement dans e-Filing y Les fax/fax Internet reçus sont enregistrés dans e-Filing via les fonctions de transfert. y Les fax/fax Internet reçus sont enregistrés dans e-Filing via les fonctions de boîtes aux lettres de transfert.

Remarques



y La fonction d'enregistrement des fax reçus est disponible uniquement quand l'unité fax est installée. y En fonction de la quantité de données stockées dans e-Filing, il peut s'écouler un certain temps entre le moment

où l'équipement est mis sous tension et celui où e-Filing est prêt à être utilisé.

Conseils





y Pour plus d'informations sur les fonctions de transfert, reportez-vous au Guide de TopAccess. y Pour des informations détaillées sur les fonctions de boîte aux lettres de transfert, reportez-vous au Guide des

fonctions avancées du manuel d'utilisation et au Guide de TopAccess.

Fonctions e-Filing 7

1 e-Filing - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

Fonctions e-Filing

 Fonctions disponibles depuis votre système

Vous trouverez ci-après la liste des fonctions e-Filing que vous pouvez utiliser avec ce système. Pour plus d'informations sur leur fonctionnement, reportez-vous aux références données ci-après.

 Impression de documents

Les fonctions suivantes permettent d'imprimer des documents enregistrés dans e-Filing.

y Pour imprimer tout un document

 P.12 "Impression de l'intégralité d'un document"

y Pour imprimer quelques pages seulement à des fins de test

 P.15 "Test d'impression"

 Stockage de documents

Les fonctions suivantes permettent d'enregistrer des documents dans e-Filing.

y Pour copier et stocker des documents

 P.17 "Copier et stocker vers e-Filing"

y Pour numériser et stocker des documents

 P.22 "Numérisation vers e-Filing"

 Suppression de documents

Pour supprimer des documents dans e-Filing

 P.24 "Suppression de documents"

 Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur

Les fonctions suivantes permettent de gérer les répertoires et dossiers utilisateur dans e-Filing. Le tableau de bord ne permet pas de créer ni de modifier de dossiers dans les répertoires. Pour créer des dossiers, vous devez recourir à un ordinateur client.

y Pour créer des répertoires utilisateur

 P.26 "Création de répertoires utilisateur"

y Pour modifier le nom et le mot de passe d'un répertoire utilisateur

 P.28 "Modification des répertoires utilisateur"

y Pour supprimer des répertoires et dossiers utilisateur

 P.31 "Suppression des répertoires et des dossiers utilisateur"

8 Fonctions e-Filing

1 e-Filing - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

 Fonctions disponibles depuis un ordinateur client

Vous trouverez ci-après la liste des fonctions e-Filing que vous pouvez utiliser avec un ordinateur client (utilitaire Web e-Filing). Pour plus d'informations sur leur fonctionnement, reportez-vous aux références données ci-après.

Remarque



L'utilitaire Web e-Filing est uniquement compatible avec le système d'exploitation Windows. Il ne peut pas être utilisé sur les ordinateurs exécutant un autre système d'exploitation (Mac OS, etc.).

 Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur

Les fonctions suivantes permettent de gérer les répertoires et dossiers utilisateur dans e-Filing.

y Pour créer des répertoires et dossiers utilisateur

 P.44 "Création de répertoires et de dossiers utilisateur"

y Pour supprimer des répertoires et dossiers utilisateur

 P.47 "Suppression de répertoires et de dossiers utilisateur"

y Pour modifier (renommer et changer les propriétés) des répertoires et dossiers utilisateur

 P.50 "Renommer des répertoires et des dossiers utilisateur"  P.54 "Affichage et modification des propriétés des répertoires et des dossiers utilisateur"

 Gestion de documents

Les fonctions suivantes permettent de gérer des documents stockés dans e-Filing.

y Pour afficher des fichiers images sous forme de vignettes ou dans une liste

 P.62 "Affichage des documents"

y Pour renommer des documents

 P.63 "Renommer des documents"

y Pour supprimer des documents

 P.65 "Suppression de documents"

y Pour imprimer des documents (document entier/test d'impression)

 P.66 "Impression de l'intégralité d'un document"  P.70 "Sélection d'un test d'impression"

y Pour stocker des documents lors d'une opération d'impression

 P.72 "Stockage de documents"

y Pour archiver des documents

 P.75 "Archivage de documents"

y Pour envoyer des documents sous forme de messages életroniques

 P.80 "Envoi d'un message électronique"

 Modification de documents

Les fonctions suivantes permettent de modifier des documents enregistrés dans e-Filing.

y Pour afficher les propriétés des documents et des pages

 P.91 "Affichage des propriétés des documents et des pages"

y Pour copier/couper des pages d'un document et les coller dans un autre

 P.92 "Copie de pages d'un document à un autre"

y Pour copier/couper des pages d'un document et les enregistrer dans un nouveau document

 P.97 "Copie des pages d'un document dans un répertoire ou un dossier"

y Pour supprimer des pages d'un document

 P.101 "Suppression de pages dans un document"

y Pour déplacer des pages au sein d'un document afin de modifier l'ordre des pages

 P.104 "Déplacement de pages dans un document"

y Pour déplacer des documents d'un répertoire ou d'un dossier à l'autre

 P.107 "Déplacement de documents"

y Pour copier l'intégralité d'un document et l'insérer dans un autre document

 P.109 "Fusion de documents"

Conseils





y Vous pouvez importer des documents e-Filing sur un ordinateur client à l'aide du pilote TWAIN et du Téléchargeur

de fichiers.

y Vous pouvez sauvegarder ou restaurer des documents dans e-Filing, ainsi que divers paramètres de ce dernier, à

l'aide de l'utilitaire de sauvegarde/restauration e-Filing.

Fonctions e-Filing 9

1 e-Filing - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

10 Fonctions e-Filing

2.OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE

SYSTÈME

Ce chapitre décrit les fonctions d'e-Filing que vous pouvez utiliser via le tableau de bord de votre système.

Impression de documents..................................................................................................... 12

Impression de l'intégralité d'un document ............................................................................................................12

Test d'impression..................................................................................................................................................15

Stockage de documents ........................................................................................................17

Copier et stocker vers e-Filing..............................................................................................................................17

Numérisation vers e-Filing....................................................................................................................................22

Suppression de documents ..................................................................................................24

Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur............................................................26

Création de répertoires utilisateur ........................................................................................................................26

Modification des répertoires utilisateur .................................................................................................................28

Suppression des répertoires et des dossiers utilisateur.......................................................................................31

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Impression de documents

Vous pouvez imprimer des documents stockés dans e-Filing en utilisant le tableau de bord de votre système.

 P.12 "Impression de l'intégralité d'un document"  P.15 "Test d'impression"

 Impression de l'intégralité d'un document

Vous pouvez imprimer un document dans son intégralité.

Appuyez sur la touche [FILING BOX(BOITES FILING)] du panneau de configuration.

Sélectionnez le répertoire contenant le document à imprimer.

Appuyez sur la touche ou pour changer de page. Vous pouvez également spécifier le numéro de répertoire (3 chiffres) à l'aide du pavé numérique.

y Saisie de mot de passe

Si un mot de passe est défini pour le répertoire sélectionné, l'écran de saisie du mot de passe apparaît. Dans ce cas, appuyez sur [MOT PASSE(PASSWORD)], saisissez le mot de passe à l'aide des touches du pavé numérique ou du clavier à l'écran, puis appuyez sur [OK].

Remarques



y Si vous entrez plusieurs fois un mot de passe incorrect pour ouvrir le répertoire, vous ne pourrez pas vous

connecter pendant une certaine période car cela sera considéré comme un accès non autorisé. Lorsque "Le répertoire est verrouillé." s'affiche et que la connexion est impossible, contactez votre administrateur.

y Le mot de passe saisi s'affiche sous forme de symboles visuels pour l'espace.

12 Impression de documents

2.OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Si le document se trouve dans un dossier, sélectionnez le dossier et appuyez sur la

touche [OUVRIR(OPEN)].

Cette opération est inutile si le document n'est pas stocké dans un dossier.

Sélectionnez le document. Pour modifier les paramètres d'impression, appuyez sur

[CONFIGURATION (SETTINGS)]. Sinon, appuyez sur [IMPRESSION(PRINT)] pour lancer l'impression.

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Si vous appuyez sur [CONFIGURATION (SETTINGS)] passez à l'étape 5. Si vous appuyez sur [IMPRESSION(PRINT)], l'impression démarre. Si vous voulez interrompre l'impression, consultez l'étape 6 "Suppression d'un travail d'impression".

Conseil



Appuyez sur pour afficher les images vignettes des documents. Sélectionnez l'image souhaitée et

appuyez sur [OUVRIR(OPEN)] pour afficher son contenu. Appuyez sur pour revenir à la liste.

Impression de documents 13

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Modifiez les paramètres comme il convient.

Vous pouvez paramétrer l'impression comme décrit ci-dessous. Pour les étapes 3 à 8, chaque pression sur une touche du menu fait apparaître un écran de paramètres. Définissez ces derniers comme il convient. Ces paramétrages sont identiques à ceux effectués en mode de copie. Pour plus d'informations sur la procédure opérationnelle, reportez-vous au Guide des fonctions de base du manuel d'utilisation.

1) Sélectionnez le chargeur de papier. Cependant, si le format de papier sélectionné est différent du format de papier actuellement chargé, la sélection sera annulée et le papier sera sélectionné de façon automatique.

2) Saisissez le nombre de copies à imprimer à l'aide des touches numériques.

3) Sélectionnez le mode d'impression recto verso. Si vous ne voulez pas imprimer sur les deux faces du papier, sélectionnez [1 face(1 Side)] dans le menu.

4) Sélectionnez le mode de finition.

5) Sélectionnez le bac de réception. Cette touche est disponible uniquement lorsque le finisseur est installé.

6) Définissez la position et la largeur de la marge.

7) Définissez la position de la date et de l'heure à imprimer.

8) Définissez la position du numéro de page à imprimer.

Appuyez sur [IMPRESSION(PRINT)].

y Suppression de travaux d'impression

Suivez la procédure décrite ci-après pour arrêter l'impression d'un document (pour supprimer un travail d'impression).

1) Appuyez sur [ETAT TRAV.(JOB STATUS)].

2) Dans la page qui apparaît, affichez la liste des travaux d'impression ou de numérisation.

3) Sélectionnez le travail à supprimer, puis appuyez sur [SUPPRIMER(DELETE)].

4) L'écran de confirmation de la suppression apparaît. Appuyez sur la touche [SUPPRIMER(DELETE)].

Pour plus d'informations sur la suppression des travaux d'impression,, reportez-vous au Guide des fonctions de base du manuel d'utilisation.

14 Impression de documents

2.OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

 Test d'impression

Vous pouvez imprimer certaines pages du document à des fins de test.

Appuyez sur la touche [FILING BOX(BOITES FILING)] du panneau de configuration.

Sélectionnez le répertoire ou le dossier contenant les documents à imprimer.

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

L'étape concernant la sélection de répertoire/dossier a été volontairement omise dans la mesure où cette étape est identique à celle décrite dans la procédure Impression de l'intégralité d'un document.  P.12 "Impression de l'intégralité d'un document"

Sélectionnez le document à imprimer, puis appuyez sur [TEST D'IMPR. (TEST PRINT)].

Conseil



Appuyez sur pour afficher les images vignettes des documents. Sélectionnez l'image souhaitée et

appuyez sur [OUVRIR(OPEN)] pour afficher son contenu. Appuyez sur pour revenir à la liste.

Impression de documents 15

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Indiquez les numéros de page appropriés dans [PREMIÉRE PAGE(FIRST PAGE)] et

[DERNIÉRE PAGE(LAST PAGE)], puis sur [IMPRESSION(PRINT)].

y Sélectionnez [PREMIÉRE PAGE(FIRST PAGE)] ou [DERNIÉRE PAGE(LAST PAGE)], puis spécifiez les

numéros de page à l'aide du pavé numérique du tableau de bord.

y Si vous appuyez sur la touche [CLEAR (EFFAC.)] du tableau de bord, la valeur saisie dans le champ

actuellement sélectionné peut être supprimée.

y Pour imprimer toutes les pages du document, appuyez sur [TTES PGES(ALL PAGES)].

y Suppression de travaux d'impression

Suivez la procédure décrite ci-après pour arrêter l'impression d'un document (pour supprimer un travail d'impression).

1) Appuyez sur [ETAT TRAV.(JOB STATUS)].

2) Dans la page qui apparaît, affichez la liste des travaux d'impression ou de numérisation.

3) Sélectionnez le travail à supprimer, puis appuyez sur [SUPPRIMER(DELETE)].

4) L'écran de confirmation de la suppression apparaît. Appuyez sur la touche [SUPPRIMER(DELETE)].

Pour plus d'informations sur la suppression des travaux d'impression, reportez-vous au Guide des fonctions de base du manuel d'utilisation.

16 Impression de documents

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Stockage de documents

Vous pouvez stocker des documents dans e-Filing en utilisant le tableau de bord de ce système.

 P.17 "Copier et stocker vers e-Filing"  P.22 "Numérisation vers e-Filing"

Remarques



y Stockez vos documents confidentiels dans un répertoire utilisateur protégé par un mot de passe. y Vous pouvez stocker jusqu'à 400 documents de maximum 200 pages chacun dans un répertoire ou un dossier.

Toutefois, la capacité totale de stockage d'e-Filing et du dossier partagé est d'environ 84 Go. Les documents peuvent uniquement être stockés dans la limite de capacité de stockage. L'espace disponible peut être vérifié via l'onglet [Périphérique(Device)] dans TopAccess.

y Le système e-Filing n'a pas été conçu pour stocker des documents de façon permanente. Supprimez les

documents dès qu'ils sont obsolètes.  P.24 "Suppression de documents"

Conseils





y Pour stocker des documents dans des répertoires utilisateur et des dossiers, vous devez créer ces derniers à

l'avance.

 P.26 "Création de répertoires utilisateur" (Utilisation sur ce système)  P.44 "Création de répertoires et de dossiers utilisateur" (Utilisation sur un ordinateur client)

y Vous pouvez définir la durée de stockage des documents dans la fenêtre des propriétés des répertoires utilisateur.

Les documents seront supprimés une fois cette période dépassée.  P.54 "Affichage et modification des propriétés des répertoires et des dossiers utilisateur" (Utilisation sur un ordinateur client)

 Copier et stocker vers e-Filing

Vous pouvez copier et stocker des documents dans e-Filing. Les documents e-Filing peuvent être copiés et stockés simultanément.

Remarques



y Les documents dont les formats de papier sont affichés ci-dessous ne peuvent pas être stockés dans e-Filing.

- Papier personnalisé

- Format papier non standard (bac polyvalent)

y Les documents archivés par "copie et stockage vers e-Filing pourront être imprimés". En revanche, ils ne pourront

pas être importés sous forme d'image sur un ordinateur client. L'importation avec une qualité d'image optimale nécessite un archivage par "numérisation vers e-Filing".  P.22 "Numérisation vers e-Filing"

Mettez les originaux en place.

Pour plus d'informations sur la mise en place des originaux, reportez-vous au Guide des fonctions de base du manuel d'utilisation.

Appuyez sur [STOCKAGE(STORAGE)] dans l'écran de copie.

Si l'écran de copie n'est pas affiché, appuyez sur la touche [COPIER(COPY)] du tableau de bord.

Stockage de documents 17

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Appuyez sur [STOCK. VERS E-FILING (STORE TO E-FILING)].

Appuyez sur [RÉPERT./DOSS(BOX/FOLDER)].

Sélectionnez le répertoire où vous souhaitez stocker les données.

Appuyez sur la touche ou pour changer de page. Vous pouvez également spécifier le numéro de répertoire (3 chiffres) à l'aide du pavé numérique.

18 Stockage de documents

2.OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

y Saisie de mot de passe

Remarques



2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

y Si vous entrez plusieurs fois un mot de passe incorrect pour ouvrir le répertoire, vous ne pourrez pas vous

y Le mot de passe saisi s'affiche sous forme de symboles visuels pour l'espace.

Pour stocker les documents dans le répertoire sélectionné, appuyez sur [OK].

y Stockage dans un dossier

Sélectionnez le dossier et appuyez sur [OUVRIR(OPEN)] pour en afficher le contenu. Pour stocker les documents dans le dossier sélectionné, appuyez sur [OK].

Stockage de documents 19

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Modifiez le nom du document, puis appuyez sur [OK].

y Renommer des documents

Lorsque vous appuyez sur la touche [Nom du document(Document Name)] , le clavier tactile apparaît. Saisissez le nom du document (64 caractères maximum) et appuyez sur [OK].

Pour plus d'informations sur le clavier à l'écran, reportez-vous au Guide de configuration du manuel d'utilisation.

Conseils





y Une chaine de caractères composée de "DOC", année, mois et date s'affiche par défaut. Ce format peut

être modifié dans Top Access. Pour plus d'informations, reportez-vous au Guide de TopAccess.

y Si un nom identique a déjà été enregistré, un numéro de série (-001, -002…) sera ajouté automatiquement

à la fin du nom du fichier et enregistré.

Lorsque l'écran de confirmation de la copie apparaît, appuyez sur [Oui(Yes)] pour

stocker et imprimer le document. Pour stocker le document sans l'imprimer, appuyez sur la touche [NON(NO)].

20 Stockage de documents

2.OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Appuyez sur la touche [START (DEMARRER)] du tableau de bord.

y Copie de l'original suivant

En fonction de la façon dont l'original est défini, l'écran vous invitant à confirmer la copie de l'original suivant peut s'afficher. Répétez la procédure ci-dessous autant de fois que nécessaire. Lorsque la numérisation de la dernière page de l'original est terminée, appuyez sur [TERMINE(FINISHED)].

y Placez le nouvel original sur la vitre et appuyez sur [Oui(Yes)]. Appuyez sur la touche [DEBUT(START)] du

tableau de bord pour lancer le numérisation.

y Lorsque l'original est placé dans le chargeur retourneur automatique de documents en mode d'alimentation

simple, la numérisation ne commence que lorsque l'original suivant est chargé. (Aucune intervention de l'utilisateur n'est nécessaire.)

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

y Suppression d'un travail de numérisation

Suivez la procédure décrite ci-après pour arrêter la numérisation d'un document (pour supprimer un travail de numérisation).

1) Appuyez sur [ETAT TRAV.(JOB STATUS)].

2) Affichez la liste des travaux de numérisation.

3) Sélectionnez le travail à supprimer, puis appuyez sur [SUPPRIMER(DELETE)].

4) L'écran de confirmation de la suppression apparaît. Appuyez sur la touche [SUPPRIMER(DELETE)].

Pour plus d'informations sur la procédure de suppression des travaux numérisés, reportez-vous au Guide des fonctions de base du manuel d'utilisation.

Stockage de documents 21

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

 Numérisation vers e-Filing

Vous pouvez numériser et stocker des documents dans e-Filing. Lorsque vous importez un original sous la forme d'une image sur un ordinateur client, il est conseillé de stocker le document à l'aide de la fonction de numérisation vers e-Filing.

Placez les originaux.

Pour plus d'informations sur la procédure de placement des originaux, reportez-vous au Guide des fonctions de base du manuel d'utilisation.

Appuyez sur la touche [SCAN] du tableau de bord.

Appuyez sur [e-FILING].

Conseil



Définissez les [PARAM. SCAN(SCAN SETTING)] et consultez l'[APERCU(PREVIEW)] si nécessaire. Ces étapes sont similaires à celles effectuées lors de l'utilisation d'autres fonctions de numérisation. Pour plus d'informations sur la procédure opérationnelle, reportez-vous au Guide des fonctions de base du manuel d'utilisation.

Sélectionnez le répertoire ou le dossier où vous souhaitez stocker les documents.

Modifiez le nom du document, puis appuyez sur [OK].

L'étape concernant la sélection de répertoire/dossier a été volontairement omise dans la mesure où cette étape est identique à celle décrite dans la procédure de copie et de stockage dans e-Filing.  P.17 "Copier et stocker vers e-Filing"

22 Stockage de documents

2.OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Appuyez sur [SCAN(SCAN)].

Lorsque l'original est chargé dans le chargeur retourneur automatique de documents, la sélection à l'écran de la touche [CONTINUER(CONTINUE)] pendant le numérisation peut démarrer la numérisation d'un autre document original à la suite du premier.  P.23 "Numérisation de l'original suivant"

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Remarque



Le nombre acceptable de travaux de numérisation réservés varie selon les paramètres. Si les travaux réservés dépassent le nombre correspondant, un message vous informant que le nombre maximum de réservations a été dépassé apparaît. Dans ce cas, attendez que les travaux de numérisation réservés aient été traités ou supprimez les travaux de numérisation réservés inutiles, comme décrit ci-dessous.

y Numérisation de l'original suivant

Lorsque l'original est placé sur la vitre ou que vous appuyez sur la touche [CONTINUER(CONTINUE)] lors de la numérisation d'originaux placés dans le chargeur retourneur automatique de documents, l'écran vous invitant à confirmer la numérisation de l'original suivant apparaît. Dans ce cas, placez le nouvel original et appuyez sur [SCAN] pour le numériser. Répétez cette procédure autant de fois que nécessaire. Lorsque tous les originaux sont numérisés, appuyez sur [JOB FINI(JOB FINISH)].

y Vous pouvez modifier les paramètres de numérisation en appuyant sur [PARAM. SCAN(SCAN SETTING)]. y Vous pouvez annuler la réservation des données numérisées en appuyant sur [ANNUL JOB(JOB CANCEL)].

y Suppression d'un travail de numérisation

Suivez la procédure décrite ci-après pour arrêter la numérisation d'un document (pour supprimer un travail de numérisation).

1) Appuyez sur [ETAT TRAV.(JOB STATUS)].

2) Affichez la liste des travaux de numérisation.

3) Sélectionnez le travail à supprimer, puis appuyez sur [SUPPRIMER(DELETE)].

4) L'écran de confirmation de la suppression apparaît. Appuyez sur la touche [SUPPRIMER(DELETE)].

Pour plus d'informations sur la procédure de suppression des travaux numérisés, reportez-vous au Guide des fonctions de base du manuel d'utilisation.

Stockage de documents 23

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Suppression de documents

Vous pouvez supprimer des documents dans e-Filing en utilisant le tableau de bord de ce système.

Remarque



Le système e-Filing n'est pas conçu pour sauvegarder des documents indéfiniment. Supprimez les documents dès qu'ils sont obsolètes.

Conseil



La suppression d'un dossier ou d'un répertoire entraîne systématiquement la suppression des documents qu'ils contiennent.

 P.31 "Suppression des répertoires et des dossiers utilisateur" (Utilisation sur ce système)  P.47 "Suppression de répertoires et de dossiers utilisateur" (Utilisation sur un ordinateur client)

Appuyez sur la touche [FILING BOX(BOITES FILING)] du panneau de configuration.

Sélectionnez le répertoire ou le dossier contenant le document à supprimer.

24 Suppression de documents

2.OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Sélectionnez le document à supprimer, puis appuyez sur [SUPPRIMER(DELETE)].

Conseil



Appuyez sur pour afficher les images vignettes des documents. Sélectionnez l'image souhaitée et

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

appuyez sur [OUVRIR(OPEN)] pour afficher son contenu. Appuyez sur pour revenir à la liste.

Dans l'écran de confirmation qui apparaît, appuyez sur la touche

[SUPPRIMER(DELETE)] pour supprimer le document sélectionné.

Vous pouvez annuler la suppression du document sélectionné en appuyant sur la touche [ANNULER(CANCEL)].

Suppression de documents 25

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur

Vous pouvez gérer les répertoires et des dossiers utilisateur e-Filing à l'aide du tableau de bord de ce système.

 P.26 "Création de répertoires utilisateur"  P.28 "Modification des répertoires utilisateur"  P.31 "Suppression des répertoires et des dossiers utilisateur"

Conseil



Les dossiers peuvent être créés et modifiés par le biais d'un ordinateur client.

 P.44 "Création de répertoires et de dossiers utilisateur"  P.50 "Renommer des répertoires et des dossiers utilisateur"  P.54 "Affichage et modification des propriétés des répertoires et des dossiers utilisateur"

 Création de répertoires utilisateur

Vous pouvez créer jusqu'à 200 répertoires utilisateur.

Appuyez sur la touche [FILING BOX(BOITES FILING)] du panneau de configuration.

Appuyez sur l'onglet [PARAM. BOITE(BOX SETTING)], sélectionnez une touche vierge

numérotée de "001" à "200", puis appuyez sur [CONFIG.(SETUP)].

Appuyez sur la touche ou pour changer de page. Vous pouvez également spécifier le numéro de répertoire (3 chiffres) à l'aide du pavé numérique.

26 Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur

2.OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Appuyez sur [NOM BOITE(BOX NAME)] et entrez le nom du répertoire.

y Saisie du nom du répertoire

Appuyez sur [NOM BOITE(BOX NAME)]. Le clavier à l'écran apparaît. Saisissez le nom de la boîte (32 caractères maximum), à l'aide du clavier et appuyez sur [OK]. Les caractères suivants à un octet ne peuvent pas être utilisés. N'insérez ni espace ni point au début ou à la fin du nom. Si ces caractères sont entrés, un message d'erreur s'affiche indiquant les caractères invalides utilisés. " # % & ' = | { } * < > ? [ ] ; : / \ ,

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Pour plus d'informations sur le clavier à l'écran, reportez-vous au Guide de configuration du manuel d'utilisation.

Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur 27

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Entrez le mot de passe dans les champs [MOT PASSE(PASSWORD)] et [RETAPER

MDP(RETYPE PASSWORD)], puis appuyez sur [OK].

y Appuyez sur [MOT PASSE(PASSWORD)], puis sur [RETAPER MDP(RETYPE PASSWORD)]. Saisissez le mot

de passe à l'aide des touches du pavé numérique ou du clavier à l'écran. Vous pouvez également créer un répertoire utilisateur sans pour autant le protéger par un mot de passe. Dans ce cas, ce répertoire utilisateur sera accessible à tous les utilisateurs au même titre que le répertoire public.

y Si vous appuyez sur la touche [CLEAR (EFFAC.)] du tableau de bord, la valeur saisie dans le champ

actuellement sélectionné peut être supprimée.

Remarques



y Si le mot de passe saisi ne respecte pas la police de mot de passe, un message d'avertissement apparaît.

Saisissez le mot de passe correct. Pour plus d'informations sur la police de mot de passe, reportez-vous au Guide de TopAccess.

y Le mot de passe saisi s'affiche sous forme de symboles visuels pour l'espace.

 Modification des répertoires utilisateur

Vous pouvez modifier le nom et le mot de passe d'un répertoire utilisateur.

Appuyez sur la touche [FILING BOX(BOITES FILING)] du panneau de configuration.

28 Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur

2.OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

Appuyez sur l'onglet [PARAM. BOITE(BOX SETTING)], sélectionnez le répertoire

utilisateur à modifier, puis appuyez sur [MODIFIER(EDIT)].

Appuyez sur la touche ou pour changer de page. Vous pouvez également spécifier le numéro de répertoire (3 chiffres) à l'aide du pavé numérique.

2 OPÉRATIONS RÉALISÉES SUR LE SYSTÈME

y Saisie de mot de passe

Conseils





y Le mot de passe de l'administrateur peut également être utilisé ici. y Le mot de passe saisi s'affiche sous forme de symboles visuels pour l'espace.

Gestion des répertoires et des dossiers utilisateur 29

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