Oki MB760dnfax, MB770dn, MB770dnfax, MB770dfnfax, ES7170dn MFP User Guide e-Filing Guide [de]

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Benutzerhandbuch

e-Filing-Anleitung

Vorwort

Wir danken Ihnen, dass Sie sich für das digitale Multifunktionssystem entschieden haben. Dieses Handbuch beschreibt die e-Filing Funktion. Bitte lesen Sie es, bevor Sie Ihr Multifunktionssystem benutzen. Halten Sie dieses Handbuch griffbereit und benutzen Sie es zum Konfigurieren einer Umgebung, in der Sie die Funktionen des Systems optimal nutzen können.

Dieses Handbuch ist für folgende Modelle bestimmt. MB760dnfax, MB770dn, MB770dnfax, MB770dfnfax, ES7170dn MFP, ES7170dfn MFP, MB760, MB770, MB770f, MPS5502mb, MPS5502mbf

 Über dieses Handbuch

 Symbole in diesem Handbuch

In diesem Handbuch sind wichtige Hinweise durch folgende Symbole gekennzeichnet. Lesen Sie diese Hinweise, bevor Sie das System benutzen.

Diese Gefahrenstufe weist auf eine potenziell gefährliche Situation hin, die - wenn sie nicht

WARNUNG

ACHTUNG

behoben wird - tödliche bzw. ernsthafte Verletzungen, erhebliche Schäden oder Feuer im Gerät oder in seiner Umgebung nach sich ziehen kann.

Diese Gefahrenstufe weist auf eine potenziell gefährliche Situation hin, die - wenn sie nicht behoben wird - geringfügige bis mittlere Verletzungen, Teilschäden am Gerät oder in seiner Umgebung sowie Datenverlust nach sich ziehen kann.



Hinweis

Weiterhin sind in diesem Handbuch Informationen enthalten, die die Bedienung des Systems erleichtern:

Tipp



Kennzeichnet Informationen, die Sie bei der Bedienung des Systems beachten sollten.

Beschreibt praktische Tips zur Bedienung des Systems.

Seiten, auf denen Sie weitere Hinweise finden können. Lesen Sie ggf. auch diese Seiten.

 Bildschirme und Bedienungsvorgänge

y Die Menü- und Dialogfenster von Windows beziehen sich auf Windows 7.

Einzelne Menüinhalte können in der Praxis abweichen, da sie von der Systemumgebung, z.B. installierte Optionen und Version des Betriebssystems, abhängig sind.

y Unter Windows Server 2008 R2 können Sie die unter Windows 7 beschriebenen Bedienungsvorgänge verwenden,

obwohl die Bildschirme und Menübezeichnungen möglicherweise geringfügig abweichen können.

y Die Abbildungen in diesem Handbuch wurden in der Papiereinstellung für A/B-Format erstellt. Wenn Sie als

Papiereinstellung das LT-Format verwenden, kann die Anordnung der Tasten von Ihrem System abweichend sein.

Vorwort 1

 Handelsmarken

y Der offizielle Name von Windows XP ist Microsoft Windows XP Operating System. y Der offizielle Name von Windows Vista ist Microsoft Windows Vista Operating System. y Der offizielle Name von Windows 7 ist Microsoft Windows 7 Operating System. y Der offizielle Name von Windows 8 ist Microsoft Windows 8 Operating System. y Der offizielle Name für Windows Server 2003 ist Microsoft Windows Server 2003 Operating System. y Der offizielle Name für Windows Server 2008 ist Microsoft Windows Server 2008 Operating System. y Der offizielle Name von Windows Server 2012 ist Microsoft Windows Server 2012 Operating System. y Microsoft, Windows, Windows NT sowie die Produktnamen anderer Microsoft-Produkte sind Warenzeichen der

Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern.

y Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, Mac OS, Safari und TrueType sind Warenzeichen von Apple Inc. in den USA und

anderen Ländern.

y Adobe, Acrobat, Reader und PostScript sind Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated in den USA und

anderen Ländern.

y Mozilla, Firefox und das Firefox Logo sind Warenzeichen oder eingetragene Handelsmarken von Mozilla Foundation in

den USA und anderen Ländern.

y IBM, AT und AIX sind Warenzeichen der International Business Machines Corporation. y NOVELL, NetWare und NDS sind Warenzeichen von Novell, Inc. y TopAccess ist ein Warenzeichen der Toshiba Tec Corporation. y Andere Firmennamen und Produktnamen in dieser Anleitung oder der mitgelieferten Software sind Warenzeichen/

Handelsmarken ihrer jeweiligen Eigentümer.

2 Vorwort

INHALT

Vorwort ...................................................................................................................................... 1

Kapitel 1 e-Filing ÜBERSICHT

e-Filing Merkmale ..................................................................................................................... 6

e-Filing Funktionen .................................................................................................................. 8

Funktionen für dieses System ............................................................................................... 8

Funktionen in Verbindung mit einem Clientcomputer............................................................ 9

Kapitel 2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Dokumente drucken ...............................................................................................................12

Dokument vollständig drucken ............................................................................................ 12

Testdruck............................................................................................................................. 15

Dokumente speichern ............................................................................................................ 17

Kopieren und Speichern in e-Filing ..................................................................................... 17

Scannen in e-Filing.............................................................................................................. 22

Dokumente löschen ...............................................................................................................24

Benutzerboxen/Ordner verwalten ......................................................................................... 26

Benutzerboxen erstellen...................................................................................................... 26

Benutzerboxen bearbeiten .................................................................................................. 28

Benutzerboxen/Ordner löschen........................................................................................... 30

Kapitel 3 ÜBERSICHT DES e-Filing DIENSTPROGRAMMS

Bevor Sie das e-Filing Dienstprogramm benutzen ............................................................. 34

e-Filing Dienstprogramm starten .......................................................................................... 36

Als Benutzer anmelden ....................................................................................................... 36

Als Systemadministrator anmelden..................................................................................... 37

Die Hauptregister.................................................................................................................... 38

[Dokumente(Documents)].................................................................................................... 38

[Einstellungen(Preferences)] ............................................................................................... 40

[Administration].................................................................................................................... 41

Anmelden (Log-in)...............................................................................................................42

Kapitel 4 BENUTZERBOXEN/ORDNER VERWALTEN

Benutzerboxen/Ordner verwalten ......................................................................................... 44

Benutzerboxen/Ordner erstellen.......................................................................................... 44

Benutzerboxen/Ordner löschen........................................................................................... 47

Benutzerboxen/Ordner umbenennen .................................................................................. 50

Box- und Ordnereigenschaften anzeigen und ändern......................................................... 54

Kapitel 5 DOKUMENTE VERWALTEN

Dokumente verwalten ............................................................................................................ 62

Dokumente anzeigen........................................................................................................... 62

Dokumente umbenennen .................................................................................................... 63

Dokumente löschen............................................................................................................. 65

Dokumente drucken ............................................................................................................ 66

INHALT 3

Dokumente speichern.......................................................................................................... 72

Dokumente archivieren........................................................................................................ 75

Email senden....................................................................................................................... 80

Kapitel 6 DOKUMENTE BEARBEITEN

Die Dokument-Steuerungsschaltflächen ............................................................................. 90

Dokument seitenweise bearbeiten........................................................................................ 91

Dokument- und Seiteneigenschaften anzeigen................................................................... 91

Seiten von einem Dokument in ein anderes kopieren ......................................................... 92

Seiten aus einem Dokument in eine Box oder einen Ordner kopieren................................ 97

Seiten aus einem Dokument löschen ................................................................................ 101

Seiten innerhalb des Dokuments verschieben .................................................................. 104

Dokumente verschieben und kombinieren ........................................................................ 107

Dokumente verschieben.................................................................................................... 107

Dokumente zusammenführen ........................................................................................... 109

Kapitel 7 SYSTEMVERWALTUNG

Daten schützen ..................................................................................................................... 114

Boxen löschen................................................................................................................... 114

Freigabe von Benutzerboxen ............................................................................................ 115

INDEX ................................................................................................................................................................... 117

4 INHALT

1.e-Filing ÜBERSICHT

Dieses Kapitel beschreibt die Merkmale und Funktionen von e-Filing.

e-Filing Merkmale..................................................................................................................... 6

e-Filing Funktionen ..................................................................................................................8

Funktionen für dieses System ................................................................................................................................8

Funktionen in Verbindung mit einem Clientcomputer.............................................................................................9

1 e-Filing ÜBERSICHT

e-Filing Merkmale

e-Filing ist auf der Festplatte des Systems installiert. Mit e-Filing können Sie Dokumente speichern und gespeicherte Dokumente drucken, bearbeiten und verwalten. Dieser Abschnitt beschreibt das Speichern von Dokumenten in e-Filing.

Bedienfeld

Über den Kopieren-/ Scanvorgang gespeicherte Dokumente

Clientcomputer

Über den Druckvorgang gespeicherte Dokumente (Druckertreiber)

Öffentliche Box

Ordner

Benutzerbox

Ordner

Über den Internetfax-/Faxempfang gespeicherte Dokumente

Alle Benutzer

Bestimmte Benutzer

(oder Administratoren)

Öffentliche Box

Die öffentlich Box ist standardmäßig in e-Filing enthalten. Alle Anwender können darauf zugreifen, daher ist es sinnvoll, dort häufig benötigte Dokumente zu speichern. Da es sich bei der öffentlichen Box um eine integrierte Systembox handelt sind Namensänderung/Neuerstellung/Löschen der Box nicht möglich.

Benutzerbox

Jeder Anwender kann unter e-Filing eine persönliche Benutzerbox erstellen. Der Zugriff auf die Benutzerbox kann durch ein Kennwort geschützt werden. Daher ist sie besonders für spezielle Anwender und Administratoren zum Speichern von vertraulichen Dokumenten geeignet. Die Benutzerbox kann auch ohne Kennwort erstellt werden. In diesem Fall können alle Anwender auf die öffentliche Box und die Benutzerbox zugreifen. (Bis zu 200 Benutzerboxen können erstellt werden.)

Ordner

In jeder Box können Ordner erstellt werden. Es können jedoch nur Ordner der ersten Ebene erstellt werden. Die Erstellung von Unterordnern innerhalb von Ordnern ist nicht möglich. (Bis zu 100 Ordner können in einer Box erstellt werden.)

6 e-Filing Merkmale

1 e-Filing ÜBERSICHT

Dokumente

Dokumente können mit folgenden Methoden in der Box oder einem Ordner gespeichert werden. (Bis zu 400 Dokumente können in einer Box oder einem Ordner gespeichert werden. / Jedes Dokument kann bis zu 200 Seiten enthalten.)

y Kopieren und speichern in e-Filing y Scannen und speichern in e-Filing y Drucken von einem Clientcomputer und speichern in e-Filing y Empfang von Internetfax / Fax und Weiterleitung zum Speichern in e-Filing mit der Weiterleitungsfunktion y Empfang von Internetfax / Fax und Weiterleitung zum Speichern in e-Filing mit der Mailboxfunktion

Hinweise



y Das Speichern und Empfangen von Faxen ist nur verfügbar, wenn die FAX-Einheit installiert ist. y Je nach Menge der in e-Filing gespeicherten Daten, kann es einige Zeit dauern, bis die e-Filing Funktion nach dem

Einschalten des Systems zur Verfügung steht.

Tipps



y Einzelheiten zur Weiterleitungsfunktion siehe TopAccess Anleitung. y Informationen zu den Weiterleitungsfunktionen der MailBox finden Sie in der Benutzerhandbuch Anleitung für

Fortgeschrittene und TopAccess-Anleitung.

e-Filing Merkmale 7

1 e-Filing ÜBERSICHT

e-Filing Funktionen

 Funktionen für dieses System

Die nachfolgende Liste enthält die für dieses System verfügbaren e-Filing Funktionen. Zu den Einzelheiten dieser Funktionen siehe angegebene Referenzseiten.

 Dokumente drucken

Mit den folgenden Funktionen können Sie in e-Filing gespeicherte Dokumente drucken.

y Gesamtes Dokument drucken

 P.12 “Dokument vollständig drucken”

y Bestimmte Seiten eines Dokuments drucken

 P.15 “Testdruck”

 Dokumente speichern

Mit den folgenden Funktionen können Sie in e-Filing Dokumente speichern.

y Dokumente kopieren und speichern

 P.17 “Kopieren und Speichern in e-Filing”

y Dokumente scannen und speichern

 P.22 “Scannen in e-Filing”

 Dokumente löschen

Dokumente in e-Filing löschen

 P.24 “Dokumente löschen”

 Benutzerboxen/Ordner verwalten

Mit den folgenden Funktionen können Sie Benutzerboxen und Ordner in e-Filing verwalten. Das Erstellen und Bearbeiten von Ordnern innerhalb von Boxen ist über das Bedienfeld nicht möglich. Ordner können nur mit einem Client Computer erstellt und bearbeitet werden.

y Neue Benutzerboxen erstellen

 P.26 “Benutzerboxen erstellen”

y Name und Kennwort einer Benutzerbox ändern

 P.28 “Benutzerboxen bearbeiten”

y Benutzerboxen und Ordner löschen

 P.30 “Benutzerboxen/Ordner löschen”

8 e-Filing Funktionen

 Funktionen in Verbindung mit einem Clientcomputer

Die e-Filing Funktionen der nachfolgenden Liste stehen nur in Verbindung mit einem Clientcomputer (e-Filing WebDienstprogramm) zur Verfügung. Zu den Einzelheiten dieser Funktionen siehe angegebene Referenzseiten.



Hinweis

Das e-Filing Web-Dienstprogramm unterstützt nur Windows. Mac OS und andere Betriebssysteme werden nicht unterstützt.

 Benutzerboxen/Ordner verwalten

Mit den folgenden Funktionen können Sie Benutzerboxen und Ordner in e-Filing verwalten.

y Benutzerboxen und Ordner erstellen

 P.44 “Benutzerboxen/Ordner erstellen”

y Benutzerboxen und Ordner löschen

 P.47 “Benutzerboxen/Ordner löschen”

y Benutzerboxen und Ordner bearbeiten (Name und Eigenschaften ändern)

 P.50 “Benutzerboxen/Ordner umbenennen”  P.54 “Box- und Ordnereigenschaften anzeigen und ändern”

1 e-Filing ÜBERSICHT

 Dokumente verwalten

Mit den folgenden Funktionen können Sie in e-Filing gespeicherte Dokumente verwalten.

y Dokumente als Miniaturbilder oder in Listenansicht anzeigen

 P.62 “Dokumente anzeigen”

y Dokumente umbenennen

 P.63 “Dokumente umbenennen”

y Dokumente löschen

 P.65 “Dokumente löschen”

y Dokumente drucken (gesamtes Dokument/Testdruck)

 P.66 “Dokument vollständig drucken”  P.70 “Testdruck auswählen”

y Dokumente drucken und speichern

 P.72 “Dokumente speichern”

y Dokumente archivieren

 P.75 “Dokumente archivieren”

y Dokumente als Email senden

 P.80 “Email senden”

 Dokumente bearbeiten

Mit den folgenden Funktionen können Sie in e-Filing gespeicherte Dokumente bearbeiten.

y Dokument- und Seiteneigenschaften anzeigen

 P.91 “Dokument- und Seiteneigenschaften anzeigen”

y Seiten aus einem Dokument kopieren oder ausschneiden und in ein anderes Dokument einfügen

 P.92 “Seiten von einem Dokument in ein anderes kopieren”

y Seiten aus einem Dokument kopieren oder ausschneiden und als neues Dokument speichern

 P.97 “Seiten aus einem Dokument in eine Box oder einen Ordner kopieren”

y Seiten aus einem Dokument löschen

 P.101 “Seiten aus einem Dokument löschen”

y Seiten innerhalb eines Dokuments verschieben, um ihre Reihenfolge zu ändern

 P.104 “Seiten innerhalb des Dokuments verschieben”

y Dokumente zwischen Boxen und Ordnern verschieben

 P.107 “Dokumente verschieben”

y Gesamtes Dokument kopieren und in ein anderes Dokument einfügen

 P.109 “Dokumente zusammenführen”

Tipps



y Sie können e-Filing Dokumente mit dem TWAIN-Treiber oder Datei-Downloader in einen Clientcomputer

importieren.

y Sie können Dokument in e-Filing und verschiedene e-Filing-Einstellungen mit dem Backup/Restore

Dienstprogramm sichern und wieder herstellen.

e-Filing Funktionen 9

1 e-Filing ÜBERSICHT

10 e-Filing Funktionen

2.BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Dieses Kapitel beschreibt e-Filing Funktionen, die Sie über das Bedienfeld des Systems ausführen können.

Dokumente drucken...............................................................................................................12

Dokument vollständig drucken .............................................................................................................................12

Testdruck ..............................................................................................................................................................15

Dokumente speichern............................................................................................................17

Kopieren und Speichern in e-Filing ......................................................................................................................17

Scannen in e-Filing...............................................................................................................................................22

Dokumente löschen ...............................................................................................................24

Benutzerboxen/Ordner verwalten......................................................................................... 26

Benutzerboxen erstellen.......................................................................................................................................26

Benutzerboxen bearbeiten ...................................................................................................................................28

Benutzerboxen/Ordner löschen............................................................................................................................30

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Dokumente drucken

Sie können in e-Filing gespeicherte Dokumente über das Bedienfeld des Systems drucken.

 P.12 “Dokument vollständig drucken”  P.15 “Testdruck”

 Dokument vollständig drucken

Sie können das komplette Dokument ausdrucken.

Drücken Sie die Taste [FILING BOX (FILING BOXEN)] auf dem Bedienfeld.

Wählen Sie die Box, die das zu druckende Dokument enthält.

Drücken Sie oder , um die Seitenanzeige zu wechseln. Sie können die Boxnummer (3-stellig) auch direkt über die Zifferntasten eingeben.

y Kennworteingabe

Wenn für die Box ein Kennwort festgelegt ist, erscheint der Kennwort-Eingabebildschirm. In diesem Fall drücken Sie [KENNWORT(PASSWORD)], geben das Kennwort über die Zifferntasten oder die angezeigte Bildschirmtastatur ein und drücken [OK].

Hinweise



y Wenn Sie bei der Box-Kennworteingabe mehrmals ein falsches Kennwort eingeben, wird die Anmeldung für

eine definierte Zeitspanne gesperrt, da dies als unberechtigter Zugriffsversuch gewertet wird. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn die Meldung “Die Box ist gesperrt” erscheint und Sie sich nicht mehr anmelden können.

y Das eingegebene Kennwort wird in den leeren Symbolen angezeigt.

12 Dokumente drucken

2.BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Ist das Dokument in einem Ordner gespeichert, wählen Sie den Ordner und drücken

[ÖFFNEN(OPEN)].

Ist das Dokument nicht in einem Ordner gespeichert, ist dies nicht erforderlich.

Wählen Sie das Dokument. Zum Ändern der Druckeinstellungen drücken Sie

[EINSTELLUNG (SETTINGS)]. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen wollen, drücken Sie [DRUCK (PRINT)].

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Wenn Sie [EINSTELLUNG (SETTINGS)] gedrückt haben, fahren Sie mit Schritt 5 fort. Wenn Sie [DRUCKEN(PRINT)] gedrückt haben, beginnt der Druckvorgang. Informationen zum Stoppen des Druckauftrags finden Sie unter “Druckauftrag löschen” in Schritt 6.

Tipp



Drücken Sie , um Miniaturansichten der Dokumente anzuzeigen. Wählen Sie eines aus und drücken Sie

[ÖFFNEN(OPEN)], um den Inhalt zu sehen. Drücken Sie , um zur Liste zurückzukehren.

Dokumente drucken 13

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Ändern Sie die Druckeinstellungen nach Erfordernis.

Sie können die nachfolgenden Druckeinstellungen ändern. Für die Schritte 3 bis 8 wird nach Drücken einer Menütaste ein neuer Bildschirm angezeigt. Führen Sie die entsprechenden Schritte aus. Die Bedienungsvorgänge sind identisch mit denen im Kopiermodus. Informationen zur Bedienung finden Sie in der Benutzerhandbuch Basisanleitung.

1) Wählen Sie die Papierquelle. Wenn Sie eine Papiergröße wählen, die dem System nicht zur Verfügung steht, wird Ihre Einstellung zurückgesetzt und auf automatische Papierwahl umgeschaltet.

2) Geben Sie die Anzahl der zu druckenden Kopien mit den digitalen Tasten ein.

3) Wählen Sie den Duplexmodus. Wenn Sie nicht auf beiden Seiten des Papiers drucken möchten, wählen Sie [1 SEITE (1 SIDE)].

4) Wählen Sie den Finishermodus.

5) Wählen Sie das Ausgabefach. Diese Taste ist nur verfügbar, wenn ein Finisher installiert ist.

6) Stellen Sie die Position und Breite des Randes ein.

7) Stellen Sie die Druckposition von Datum und Uhrzeit ein.

8) Stellen Sie die Druckposition von Seitenzahlen ein.

Drücken Sie auf [DRUCKEN(PRINT)].

y Druckaufträge löschen

Führen Sie folgende Schritte aus, um den Druck eines Dokuments zu stoppen (Druckjob löschen).

1) Drücken Sie [JOB STATUS].

2) Wählen Sie im Menü die Liste der Druck- oder der Scanjobs.

3) Wählen Sie den Auftrag, den Sie löschen wollen, und drücken Sie [LÖSCHEN(DELETE)].

4) Das Bestätigungs-Dialogfeld erscheint. Drücken Sie [LÖSCHEN(DELETE)].

Informationen zum Löschen von Druckaufträgen finden Sie in der Benutzerhandbuch Basisanleitung.

14 Dokumente drucken

2.BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

 Testdruck

Sie können bestimmte Seiten eines Dokuments drucken.

Drücken Sie die Taste [FILING BOX (FILING BOXEN)] auf dem Bedienfeld.

Wählen Sie die Box oder den Ordner, in dem das zu druckende Dokument enthalten ist.

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Anweisungen zum Bedienungsvorgang zum Auswählen einer Box/eines Ordners sind nicht enthalten, da sie denen zum Drucken des gesamten Dokuments entsprechen.  P.12 “Dokument vollständig drucken”

Wählen Sie das zu druckende Dokument und drücken Sie [TESTDRUCK(TEST PRINT)].

Tipp



Drücken Sie , um Miniaturansichten der Dokumente anzuzeigen. Wählen Sie eines aus und drücken Sie

[ÖFFNEN(OPEN)], um den Inhalt zu sehen. Drücken Sie , um zur Liste zurückzukehren.

Dokumente drucken 15

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Geben Sie die Seitennummern in [ERSTE SEITE(FIRST PAGE)] und [LETZTE

SEITE(LAST PAGE)] ein und drücken Sie auf [DRUCKEN(PRINT)].

y Verwenden Sie zur Eingabe der Seitenzahl die Zifferntasten am Bedienfeld. y Drücken Sie [CLEAR (LÖSCHEN)] Taste am Bedienfeld, wenn Sie einen aktuell eingegebenen Wert löschen

möchten.

y Wenn Sie alle Seiten ausdrucken wollen, drücken Sie auf [ALLE SEIT.(ALL PAGES)].

y Druckaufträge löschen

Führen Sie folgende Schritte aus, um den Druck eines Dokuments zu stoppen (Druckjob löschen).

1) Drücken Sie [JOB STATUS].

2) Wählen Sie im Menü die Liste der Druck- oder Scanjobs.

3) Wählen Sie den Auftrag, den Sie löschen wollen, und drücken Sie [LÖSCHEN(DELETE)].

4) Das Bestätigungs-Dialogfeld erscheint. Drücken Sie [LÖSCHEN(DELETE)].

Informationen zum Löschen von Druckaufträgen finden Sie in der Benutzerhandbuch Basisanleitung.

16 Dokumente drucken

Dokumente speichern

Sie können Dokumente über die Systemsteuerung des Systems in e-Filing speichern.

 P.17 “Kopieren und Speichern in e-Filing”  P.22 “Scannen in e-Filing”

Hinweise



y Verwenden Sie zum Speichern vertraulicher Dokumente die mit Kennwort geschützte Benutzerbox. y Bis zu 400 Dokumente können in einer Box oder einem Ordner gespeichert werden. Bis zu 200 Seiten können in

einem Dokument enthalten sein. Die Gesamtspeicherkapazität von e-Filing und des freigegebenen Ordners beträgt etwa 84 GB. Dokumente können nur im Rahmen der Speicherkapazität gespeichert werden. Der verfügbare Speicherplatz kann über das Register [Gerät (Device)] in TopAccess geprüft werden.

y e-Filing sollte nicht als Permanentspeicher genutzt werden. Löschen Sie daher nicht mehr benötigte Dokumente.

 P.24 “Dokumente löschen”

Tipps



y Um Dokumente in Benutzerboxen/Ordnern zu speichern, müssen Sie diese erzeugen.

 P.26 “Benutzerboxen erstellen” (Bedienung über das System)  P.44 “Benutzerboxen/Ordner erstellen” (Bedienung über einen Client Computer)

y Sie können die Speicherdauer für Dokumente in den Box-Eigenschaften festlegen. Die Dokumente werden

gelöscht, sobald die angegebene Anzahl von Tagen verstrichen ist.  P.54 “Box- und Ordnereigenschaften anzeigen und ändern” (Bedienung über einen Client Computer)

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

 Kopieren und Speichern in e-Filing

Sie können Dokumente kopieren und gleichzeitig in e-Filing speichern. Die gespeicherten e-Filing Dokumente können anschließend wiederholt kopiert werden.

Hinweise



y Dokumente mit folgendem Papierformat können nicht in e-Filing gespeichert werden.

- Benutzerdefiniertes Papier

- Papier, das keinem Standardformat entspricht (Mehrzweckfach)

y Ein Dokument, das mit der Funktion “Kopieren und Speichern in e-Filing” gespeichert wird, eignet sich zum

Drucken, aber nicht für den Import in Ihren Computer. Um die beste Bildqualität für den Import eines Bildes auf Ihren Computer zu erhalten, speichern Sie das Dokument mit der Funktion “Scannen in e-Filing”.  P.22 “Scannen in e-Filing”

Legen Sie die Originale.

Informationen zum Platzieren von Originalen finden Sie in der Benutzerhandbuch Basisanleitung.

Drücken Sie im Kopierbildschirm auf [SPEICHER(STORAGE)].

Drücken Sie am Bedienfeld auf [COPY (KOPIE)] Taste, falls der Kopierbildschirm nicht angezeigt wird.

Dokumente speichern 17

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Drücken Sie [SPEICH. IN E-FILING(STORE TO E-FILING)].

Drücken Sie [BOX/ORDNER(BOX/FOLDER)].

Wählen Sie die Box, in der Sie das Dokument speichern wollen.

Drücken Sie oder , um die Seitenanzeige zu wechseln. Sie können die Boxnummer (3-stellig) auch direkt über die Zifferntasten eingeben.

18 Dokumente speichern

2.BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

y Kennworteingabe

Hinweise



2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

y Wenn Sie bei der Box-Kennworteingabe mehrmals ein falsches Kennwort eingeben, wird die Anmeldung für

y Das eingegebene Kennwort wird in den leeren Symbolen angezeigt.

Drücken Sie [OK], um die Originale in der Box zu speichern.

y Speichern in einem Ordner

Wählen Sie den Ordner und drücken Sie [ÖFFNEN (OPEN)], um die Liste des Ordners anzuzeigen. Drücken Sie [OK], um die Originale in diesem Ordner zu speichern.

Dokumente speichern 19

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Ändern Sie gegebenenfalls den Dokumentnamen und drücken Sie [OK].

y Dokumente umbenennen

Wenn Sie auf [DOKUMENTNAME (DOCUMENT NAME)] drücken, wird das Eingabefenster angezeigt. Geben Sie über das Tastenfeld und die Zifferntasten (bis zu 64 Zeichen) ein, und drücken Sie [OK].

Informationen zur Bildschirmtastatur finden Sie in der Benutzerhandbuch Setup-Anleitung.

Tipps



y Standardmäßig wird eine Zeichenfolge bestehend aus “DOC”, Jahr, Monat und Datum angezeigt. Dieses

Format kann in TopAccess geändert werden. Einzelheiten siehe TopAccess-Anleitung.

y Wenn der gleiche Name bereits existiert, wird beim Speichern automatisch eine Laufnummer (-001, -002…)

an das Ende des Dateinamens angehängt.

Wenn der Bestätigungsdialog erscheint, wählen Sie [Ja(Yes)], um das Dokument zu

drucken und zu speichern. Wenn Sie das Dokument ohne es zu drucken, speichern wollen, tippen Sie auf [NEIN(NO)].

20 Dokumente speichern

2.BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Drücken Sie die Taste [START] auf dem Bedienfeld.

y Nächstes Original kopieren

Abhängig davon, wie die Originale eingelegt sind, erscheint ein Dialog zum Scannen des nächsten Originals. Wiederholen Sie die nachfolgenden Schritt nach Erfordernis. Wenn Sie mit dem Scannen der letzten Seite fertig sind, drücken Sie auf [BEENDET (FINISHED)].

y Bei Verwendung des Vorlagenglases legen Sie das nächste Original auf und drücken [JA (YES)]. Wenn Sie am

Bedienfeld auf [START] drücken, beginnt der Scanvorgang.

y Wenn Sie einen automatischen Originaleinzug wie den RADF im SADF verwenden, beginnt der Scanvorgang

automatisch nach dem Einlegen des Originals. (Ohne dass Sie eine Taste betätigen.)

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

y Scanaufträge löschen

Führen Sie folgende Schritte aus, um das Scannen eines Dokuments zu stoppen (Druckjob löschen).

1) Drücken Sie [JOB STATUS].

2) Wählen Sie im Menü die Liste der Scanjobs.

3) Wählen Sie den Auftrag, den Sie löschen wollen, und drücken Sie [LÖSCHEN(DELETE)].

4) Das Bestätigungs-Dialogfeld erscheint. Drücken Sie [LÖSCHEN(DELETE)].

Informationen zum Löschen von Scanaufträgen finden Sie in der Benutzerhandbuch Basisanleitung.

Dokumente speichern 21

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

 Scannen in e-Filing

Sie können Dokumente kopieren und gleichzeitig in e-Filing speichern. Wenn Sie das Bild in einen Client Computer importieren möchten, empfehlen wir das Dokument mit Scan to e-Filing zu speichern.

Legen Sie das bzw. die Originale auf.

Informationen zum Platzieren von Originalen finden Sie in der Benutzerhandbuch Basisanleitung.

Drücken Sie die Taste [SCAN(SCANNEN)] auf dem Bedienfeld.

Drücken Sie [e-FILING(e-FILING)].

Tipp



Wählen Sie [SCAN EINST. (SCAN SETTING)] und markieren Sie [ANSICHT (PREVIEW)] je nach Erfordernis. Die Bedienungsvorgänge sind identisch mit denen anderer Scanfunktionen. Informationen zur Bedienung finden Sie in der Benutzerhandbuch Basisanleitung.

Wählen Sie die Box oder den Ordner, in dem Sie das Dokument speichern wollen.

Ändern Sie gegebenenfalls den Dokumentnamen und drücken Sie [OK].

Zur Auswahl der Box oder des Ordners und zur Namensänderung gehen Sie so vor, wie es unter Kopieren und Speichern in e-Filing beschrieben ist.  P.17 “Kopieren und Speichern in e-Filing”

22 Dokumente speichern

2.BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Drücken Sie [SCANNEN(SCAN)].

Wenn das Original in den RADF eingelegt ist, drücken Sie zum Scannen des nächsten Originals auf [WEITER (CONTINUE)].  P.23 “Nächstes Original scannen”



Hinweis

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Die Anzahl der akzeptierten Scanjobs ist abhängig von den Scan-Einstellungen. Wenn Sie die maximale Anzahl für Scan-Aufträge überschreiten, erhalten Sie die Meldung, dass die Kapazitätsgrenze erreicht ist. Warten Sie, bis die Aufträge abgearbeitet sind, oder löschen Sie nicht benötigte Scan-Aufträge, wie nachfolgend beschrieben.

y Nächstes Original scannen

Wenn Sie über das Vorlagenglas scannen oder über den RADF scannen und [WEITER (CONTINUE)] drücken, erscheint ein Dialog zum Scannen des nächsten Originals. Drücken Sie in beiden Fällen auf [SCANNEN (SCAN)], um das Original zu scannen. Wiederholen Sie den nachfolgenden Schritt nach Erfordernis. Wenn Sie mit dem Scannen der letzten Seite fertig sind, drücken Sie auf [AUFTR.ENDE(JOB FINISH)].

y Drücken Sie [SCAN EINST. (SCAN SETTING)], um die Scan-Einstellungen zu ändern. y Drücken Sie [AUFT ABBR.(JOB CANCEL)], um den reservierten Scan-Auftrag abzubrechen.

y Scanaufträge löschen

Führen Sie folgende Schritte aus, um das Scannen eines Dokuments zu stoppen (Druckjob löschen).

1) Drücken Sie [JOB STATUS].

2) Wählen Sie im Menü die Liste der Scanjobs.

3) Wählen Sie den Auftrag, den Sie löschen wollen, und drücken Sie [LÖSCHEN(DELETE)].

4) Das Bestätigungs-Dialogfeld erscheint. Drücken Sie [LÖSCHEN(DELETE)].

Informationen zum Löschen von Scanaufträgen finden Sie in der Benutzerhandbuch Basisanleitung.

Dokumente speichern 23

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Dokumente löschen

Sie können Dokumente über das Bedienfeld des Systems in e-Filing löschen.



Hinweis

e-Filing sollte nicht als Permanentspeicher genutzt werden. Löschen Sie daher nicht mehr benötigte Dokumente.

Tipp



Wenn Sie einen Ordner oder eine Box löschen, sind auch alle darin enthaltenen Dokumente gelöscht.

 P.30 “Benutzerboxen/Ordner löschen” (Bedienung über das System)  P.47 “Benutzerboxen/Ordner löschen” (Bedienung über einen Client Computer)

Drücken Sie die Taste [FILING BOX (FILING BOXEN)] auf dem Bedienfeld.

Wählen Sie die Box oder den Ordner, in dem das zu löschende Dokument enthalten ist.

Die Anweisungen zum Auswählen einer Box/eines Ordners entsprechen denen zum Drucken eines ganzen Dokuments.  P.12 “Dokument vollständig drucken”

24 Dokumente löschen

2.BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Wählen Sie das Dokument, das Sie löschen wollen, und drücken Sie

[LÖSCHEN(DELETE)].

Tipp



Drücken Sie , um Miniaturansichten der Dokumente anzuzeigen. Wählen Sie eines aus und drücken Sie

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

[ÖFFNEN(OPEN)], um den Inhalt zu sehen. Drücken Sie , um zur Liste zurückzukehren.

Wenn der Bestätigungsdialog erscheint, wählen Sie [LÖSCHEN(DELETE)], um das

Dokument zu löschen.

Drücken Sie [ABBRECHEN(CANCEL)], um die Löschung des Dokuments abzubrechen.

Dokumente löschen 25

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Benutzerboxen/Ordner verwalten

Sie können Benutzerboxen und Ordner über das Bedienfeld des Systems verwalten.

 P.26 “Benutzerboxen erstellen”  P.28 “Benutzerboxen bearbeiten”  P.30 “Benutzerboxen/Ordner löschen”

Tipp



Ordner können nur mit einem Client Computer erstellt und bearbeitet werden.

 P.44 “Benutzerboxen/Ordner erstellen”  P.50 “Benutzerboxen/Ordner umbenennen”  P.54 “Box- und Ordnereigenschaften anzeigen und ändern”

 Benutzerboxen erstellen

Sie können bis zu 200 Benutzerboxen erstellen.

Drücken Sie die Taste [FILING BOX (FILING BOXEN)] auf dem Bedienfeld.

Drücken Sie das Register [BOX-EINSTELL. (BOX SETTING)], wählen Sie eine der

nummerierten Tasten von “001” bis “200” und drücken Sie [SETUP (SETUP)].

Drücken Sie oder , um die Seitenanzeige zu wechseln. Sie können die Boxnummer (3-stellig) auch direkt über die Zifferntasten eingeben.

26 Benutzerboxen/Ordner verwalten

2.BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Drücken Sie [BOX-NAME(BOX NAME)] und geben Sie den Namen der Box ein.

y Boxname eingeben

Drücken Sie [BOX-NAME (BOX NAME)]. Die Bildschirmtastatur wird angezeigt. Geben Sie über das Tastenfeld und die Zifferntasten den Box-Namen ein (bis zu 32 Zeichen), und drücken Sie dann [OK]. Die folgenden Ein-ByteZeichen können nicht verwendet werden. Verwenden Sie keine Leerstelle oder einen Punkt am Anfang oder am Ende des Namens. Wenn diese Zeichen eingegeben werden, wird eine Fehlermeldung zum verwendeten ungültigen Zeichen angezeigt. " # % & ' = | { } * < > ? [ ] ; : / \ ,

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Informationen zur Bildschirmtastatur finden Sie in der Benutzerhandbuch Setup-Anleitung.

Benutzerboxen/Ordner verwalten 27

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Geben Sie das Kennwort in die Felder [KENNWORT(PASSWORD)] und [KENNWORT

WDHL(RETYPE PASSWORD)] ein und drücken Sie [OK].

y Drücken Sie [KENNWORT (PASSWORD)] und danach [KENNWORT WDHL (RETYPE PASSWORD)]. Geben

Sie das Kennwort mit den Zifferntasten oder der Bildschirmtastatur ein. Die Benutzerbox kann auch ohne Kennwort erstellt werden. In diesem Fall können alle Anwender auf die öffentliche Box und die Benutzerbox zugreifen.

y Drücken Sie [CLEAR (LÖSCHEN)] Taste am Bedienfeld, wenn Sie einen aktuell eingegebenen Wert löschen

möchten.

Hinweise

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y Wenn das eingegebene Kennwort nicht der Kennwort-Richtlinie entspricht, erscheint eine Warnmeldung.

Geben Sie das korrekte Kennwort ein. Informationen zur Kennwortrichtlinie finden Sie in der TopAccess-Anleitung.

y Das eingegebene Kennwort wird in den leeren Symbolen angezeigt.

 Benutzerboxen bearbeiten

Der registrierte Boxname und das Kennwort der Benutzerbox können geändert werden.

Drücken Sie die Taste [FILING BOX (FILING BOXEN)] auf dem Bedienfeld.

Drücken Sie das Register [BOX-EINSTELL. (BOX SETTING)], wählen Sie die

gewünschte Benutzerbox und drücken Sie [BEARBEITEN (EDIT)].

28 Benutzerboxen/Ordner verwalten

2.BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Drücken Sie oder , um die Seitenanzeige zu wechseln. Sie können die Boxnummer (3-stellig) auch direkt über die Zifferntasten eingeben.

y Kennworteingabe

2 BEDIENUNG ÜBER DAS SYSTEM

Tipps



y Anstelle des Box-Kennwortes können Sie auch das Administratorkennwort eingeben, um die Benutzerbox

zu öffnen.

y Das eingegebene Kennwort wird in den leeren Symbolen angezeigt.

Ändern Sie nach Erfordernis [BOX-NAME (BOX NAME)]/[KENNWORT(PASSWORD)]/

[KENNWORT WDHL (RETYPE PASSWORD)] und drücken Sie [OK].

Die Anweisungen zum Bedienungsvorgang für die Einstellungen [BOX-NAME (BOX NAME)]/[KENNWORT (PASSWORD)]/[KENNWORT WDHL (RETYPE PASSWORT)] entsprechen denen für das Erstellen von Benutzerboxen.  P.26 “Benutzerboxen erstellen”

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