OBJECTIF LUNE PrintShop Mail 6.1 Guide d'utilisation [fr]
Guide d'utilisation
Table des matières
À propos de PrintShop Mail .................................................................................................................................. 5
Coordonnées....................................................................................................................................................... 7
Utilisation de l'Aide de PrintShop Mail ................................................................................................................... 9
Getting Started .........................................................................................................................................................11
Installation de PrintShop Mail..............................................................................................................................11
Nouveautés de PrintShop Mail.............................................................................................................................12
Mise à niveau de PrintShop Mail ..........................................................................................................................14
Mise en route.....................................................................................................................................................16
Installation d'un pilote d'imprimante....................................................................................................................17
Installation de la clé électronique ........................................................................................................................18
How to.....................................................................................................................................................................19
Créer un nouveau document...............................................................................................................................19
Paramètres par défaut........................................................................................................................................21
Spécifier la taille de la mise en page....................................................................................................................22
Spécifier les couleurs d'accompagnement ............................................................................................................24
Link a Database to a Document..............................................................................................................................26
Ouvrir une base de données ...............................................................................................................................26
Se connecter au serveur SQL ..............................................................................................................................31
Add Text...............................................................................................................................................................36
Ajouter un texte variable.....................................................................................................................................36
Formatage de variables.......................................................................................................................................39
Création des numéros de série............................................................................................................................42
Add Images...........................................................................................................................................................44
Ajouter des images statiques et variables.............................................................................................................44
Conditionnement de mise en page.......................................................................................................................48
Répétition de mise en page.................................................................................................................................51
Sélectionner des bacs d’alimentation... ................................................................................................................54
Nombre de copies ..............................................................................................................................................56
Vérifier un document..........................................................................................................................................59
Enregistrer un document.....................................................................................................................................61
Publish to PrintShop Web.......................................................................................................................................62
Publication de documents ...................................................................................................................................62
Print a Document...................................................................................................................................................71
Notions de base sur l'impression..........................................................................................................................71
Print Technologies..............................................................................................................................................74
PostScript standard.............................................................................................................................................74
PostScript optimisé.............................................................................................................................................75
AHT...................................................................................................................................................................76
Creo VPS ...........................................................................................................................................................77
Fiery FreeForm...................................................................................................................................................78
Fiery FreeForm 2................................................................................................................................................79
PPML.................................................................................................................................................................80
PPML/VDX 7.......................................................................................................................................................82
PrintStreamer.....................................................................................................................................................83
VIPP..................................................................................................................................................................84
Mise en page......................................................................................................................................................85
Finition du sous-ensemble...................................................................................................................................86
Automated Printing.............................................................................................................................................87
Aperçu de l'impression automatisée.....................................................................................................................87
Arguments de ligne de commande.......................................................................................................................88
Script étendu .....................................................................................................................................................89
DDE...................................................................................................................................................................93
HotFolder...........................................................................................................................................................94
Document Fundamentals...........................................................................................................................................95
Item Properties......................................................................................................................................................95
Fenêtre Propriétés..............................................................................................................................................95
Panneau Propriétés ............................................................................................................................................99
Propriétés de la page PDF.................................................................................................................................102
Propriétés d'image............................................................................................................................................105
Propriétés du texte...........................................................................................................................................109
Formatting Text...................................................................................................................................................113
Style de texte...................................................................................................................................................113
2
Style de paragraphe .........................................................................................................................................116
Layout Basics ......................................................................................................................................................121
Notions de base sur la mise en page..................................................................................................................121
Lignes de repère ..............................................................................................................................................123
Lignes de pliure................................................................................................................................................124
Marge à fonds perdus.......................................................................................................................................125
Traits de coupe ................................................................................................................................................127
Manipulating Objects ...........................................................................................................................................129
Sélection d'objets .............................................................................................................................................129
Déplacement et redimensionnement d'objets .....................................................................................................130
Copie d'objets ..................................................................................................................................................131
Alignement d'objets..........................................................................................................................................132
Arrangement d'objets .......................................................................................................................................134
Verrouillage d'objets.........................................................................................................................................135
Liaison d'objets texte........................................................................................................................................136
Objets ancrés...................................................................................................................................................137
Toolbar Reference ...............................................................................................................................................139
Aperçu des barres d'outils.................................................................................................................................139
Barre d'outils de la base de données..................................................................................................................140
Barre d'outils Objets .........................................................................................................................................141
Barre d'outils standard......................................................................................................................................142
Barre d'outils de mise en forme.........................................................................................................................143
Barre d'outils Liaison de texte............................................................................................................................144
Barre d'outils Outils ..........................................................................................................................................145
Barre d'outils de l'affichage ...............................................................................................................................146
Supported File Formats........................................................................................................................................147
Formats de base de données pris en charge.......................................................................................................147
Formats d'image pris en charge.........................................................................................................................148
Preferences Settings................................................................................................................................................149
Paramètres de programme................................................................................................................................149
Gestion des couleurs.........................................................................................................................................151
Paramètres de travail d'impression ....................................................................................................................154
Paramètres de répétition...................................................................................................................................156
Paramètres d'imposition....................................................................................................................................159
Paramètres de PrintShop Web...........................................................................................................................161
Suite PlanetPress..............................................................................................................................................163
Using Expressions ...................................................................................................................................................165
Aperçu des expressions.....................................................................................................................................165
Favorite Expressions ............................................................................................................................................172
Aperçu des expressions favorites.......................................................................................................................172
Expressions favorites - Mise en majuscule des noms...........................................................................................173
Expressions favorites - Salutations.....................................................................................................................174
Expressions favorites - Numéros de série personnalisés ......................................................................................175
Functions and Operators ......................................................................................................................................176
Aperçu des fonctions ........................................................................................................................................176
Opérateurs d'expression ...................................................................................................................................178
Barcode Functions............................................................................................................................................179
Aperçu des fonctions de code-barres .................................................................................................................179
CODABAR ........................................................................................................................................................183
CODE128.........................................................................................................................................................184
CODE39...........................................................................................................................................................185
EAN13 .............................................................................................................................................................186
EAN8...............................................................................................................................................................187
ITF (Intercalé 2 sur 5) ......................................................................................................................................188
JAN13..............................................................................................................................................................189
JAN8................................................................................................................................................................190
KIX..................................................................................................................................................................191
MSI Plessey......................................................................................................................................................192
NW7................................................................................................................................................................193
ONECODE........................................................................................................................................................194
POSTNET.........................................................................................................................................................195
UPCA...............................................................................................................................................................196
UPCE...............................................................................................................................................................197
Rolan Barcode Function ....................................................................................................................................198
YUBAR.............................................................................................................................................................198
Layout Functions..............................................................................................................................................199
Aperçu des fonctions de mise en page...............................................................................................................199
3
BLANK.............................................................................................................................................................200
PRINT..............................................................................................................................................................201
SKIP................................................................................................................................................................202
Logical Functions..............................................................................................................................................203
Aperçu des fonctions logiques ...........................................................................................................................203
AND ................................................................................................................................................................204
FALSE..............................................................................................................................................................205
FILE_EXIST......................................................................................................................................................206
IF....................................................................................................................................................................207
NOT ................................................................................................................................................................208
OBJECT_EMPTY ...............................................................................................................................................209
OR...................................................................................................................................................................210
TRUE...............................................................................................................................................................211
Number Functions ............................................................................................................................................212
Aperçu des fonctions des nombres ....................................................................................................................212
ABS.................................................................................................................................................................213
CHR.................................................................................................................................................................214
COUNTER ........................................................................................................................................................215
DIV .................................................................................................................................................................216
INT..................................................................................................................................................................217
LAYOUT_COUNT ..............................................................................................................................................218
LAYOUT_NR.....................................................................................................................................................219
MOD................................................................................................................................................................220
PAGE_COUNT...................................................................................................................................................221
PAGE_NR.........................................................................................................................................................222
RECORD_COUNT..............................................................................................................................................223
RECORD_NR ....................................................................................................................................................224
ROUND............................................................................................................................................................225
SGN.................................................................................................................................................................226
VAL .................................................................................................................................................................227
String Functions ...............................................................................................................................................228
Aperçu des fonctions des chaînes ......................................................................................................................228
ASC.................................................................................................................................................................229
CONTAINS.......................................................................................................................................................230
DATE...............................................................................................................................................................231
LEFT................................................................................................................................................................233
LEN .................................................................................................................................................................234
LOWER............................................................................................................................................................235
LTRIM .............................................................................................................................................................236
MID.................................................................................................................................................................237
POS.................................................................................................................................................................238
PROPER...........................................................................................................................................................239
REPLACE..........................................................................................................................................................240
RIGHT .............................................................................................................................................................241
RTRIM.............................................................................................................................................................242
STR.................................................................................................................................................................243
TEXT_FILE.......................................................................................................................................................244
TODAY ............................................................................................................................................................245
TRIM...............................................................................................................................................................246
UPPER.............................................................................................................................................................247
Plugins.............................................................................................................................................................249
Raccourcis Windows.........................................................................................................................................251
Raccourcis Macintosh........................................................................................................................................253
Contrat de licence ............................................................................................................................................257
Marques commerciales......................................................................................................................................259
Index .....................................................................................................................................................................265
4
À propos de PrintShop Mail
Guide d'utilisation de PrintShop Mail
Augmentez le véritable potentiel de vos données en imprimant des images et textes
variables sur la base d'informations uniques sur chaque destinataire individue l !
Aperçu
PrintShop Mail est un logiciel professionnel rapide, efficace et très facile à utiliser qui rend l'impression personnalisée
rapide et facile. Il vous permet d'optimiser le processus de fusionnement d'informations de base de données variables
avec un modèle. Pour les publicités, le mailing direct, les brochures ou tout autre type de doc ument promotionnel, vous
pouvez faire confiance à PrintShop Mail. PrintShop Mail permet aux utilisateurs d'exécuter des tâches simples et
complexes d'impression de données variables pour des quantités de sortie de volume moyen à élevé.
En déplaçant et déposant simplement des champs de base de données sur la mise en page de document, PrintShop Mail
crée un lien entre le champ de base de données et votre document. PrintShop Mail vous montre un aperçu instantané et
vous fournit une option puissante de contrôle de ressource pour garantir une bonne impression. Utilisez l'ensemble de
règles conditionnelles pour la composition générée à partir d'une base de données.
• Vérifiez le document avant l'impression.
• Examinez les paramètres de répétition.
• Prise en charge pour texte vertical et caractères double octet.
Durant le processus d'impression, les informations variables de la base de données sont envoyées vers l'imprimante. Il est
inutile de reconvertir la portion statique de la tâche. Ceci raccourcit énormément le processus d'impression et évite la
congestion du réseau.
PrintShop Mail permet alors à votre imprimante PostScript® d'imprimer à une vitesse nominale ou quasi-nominale,
suivant les capacités du RIP. Ceci fait de l'impression d'informations variables un processus efficace.
Avantages
Facile à utiliser : aucune expérience de programmation requise
•
• Inutile de modifier votre application de mise en page, base de données, RIP PostScript ou imprimante
• Impression d'informations variables à vitesse nominale de l'imprimante !
• Coûts d'impression et déchets d'impression réduits
• Le processus de production efficace économise du temps et de l'argent
• Architecture ouverte - s'intègre facilement dans votre flux de travail existant
• Aperçu instantané pour voir les résultats avant l'impression pour faciliter la précision
• La mise à jour et la base de données peuvent être créées séparément
• Contrôle de ressource sur la fiabilité du flux d'impression
• Options de finition par enregistrement ou par ensemble
• Neuf polices de code-barres gratuites comprises !
Applications commerciales
Publicités ciblées
•
• Fusionnement de courrier à haute vitesse
• Mailings directs
• Coupons de remise
• Cartes postales
• Prospectus
• Tickets
• Certificats
• Lettres et plus...
5
Coordonnées
Guide d'utilisation de PrintShop Mail
Pour trouver une agence Objectif Lune près de chez vous ou pour plus d'informations sur nos produits et services,
consultez www.objectiflune.com.
7
Utilisation de l'Aide de PrintShop Mail
Mise en route de PrintShop Mail
Voici quelques conseils sur la manière d'utiliser cette Aide en ligne de PrintShop Ma il.
À propos de l'affichage de l'Aide
Vous pouvez utiliser de nombreux outils de navigation dans ce système d'Aide. L'Aide est divisée en un cadre gauche et
un cadre droit. Le cadre droit indique les textes actuels et quelques aides de navigation, le cadre gauche est le soutien
principal pour les aides de navigation. Vous pouvez sélectionner quatre options au-dessus du cadre gauche :
• Masquer/Afficher :Pour afficher ou masquer le contenu.
• Arrière : Pour afficher la rubrique que vous avez sélectionnée précédemment.
• Avant : Pour afficher la prochaine rubrique que vous avez sélectionnée.
• Imprimer : Pour imprimer une ou plusieurs rubriques.
Onglets Contenu, Index, Recherche et Glossaire
Le cadre gauche contient les onglets suivants, qui mènent aux aides de navigation ci-dessous :
• Table des matières
• Index
• Recherche
• Glossaire
Liens hypertextes et rubriques connexes
Le cadre droit contient les aides de navigation suivantes :
• Liens Hypertexte
• Rubriques connexes
Pour utiliser les outils de navigation d'Aide
Table des matières
Remarque: Table des matières est affiché par défaut. Cliquez sur les autres onglets pour accéder aux aides de
navigation correspondantes.
1. S'il n'est pas sélectionné, cliquez sur l'onglet Contenu.
La table des matières apparaît dans le cadre gauche. Elle est représentée sous la forme d'une arborescence
avec des icônes en forme de livre. Ces livres sont structurés de manière hiérarchique.
2. Cliquez sur l'icône d'un livre.
3. Cliquez sur l'icône d'une page.
Index
Recherche
Le texte d'aide correspondant apparaît dans le cadre droit.
1. Cliquez sur l'onglet Index.
2. Dans la zone de texte, tapez les cinq premières lettres du mot-clé pour lequel vous voulez des informations ou
tapez le mot-clé entier. La liste ci-dessous passera directement au premier mot commençant par les lettres que
vous avez tapées.
Le mot sélectionné est mis en surbrillance.
3. Continuez à taper d'autres lettres pour limiter le choix ou cliquez sur le bon mot-clé si vous êtes en mesure de
l'identifier.
4. Cliquez sur Affichage.
Le texte d'aide correspondant s'affiche dans le cadre droit.
1. Cliquez sur l'onglet Recherche.
Au sommet de la feuille d'onglet Recherche, vous trouverez une zone dans laquelle vous pouvez taper le motclé.
9
2. Cliquez sur Liste de rubriques.
Une liste de rubriques contenant le mot-clé s'affiche.
3. Cliquez sur la rubrique souhaitée.
4. Cliquez sur Affichage.
Le texte d'aide correspondant s'affiche dans le cadre droit. Le mot sélectionné est mis en surbrillance.
Glossaire
1. Cliquez sur l'onglet Glossaire pour afficher les termes de PrintShop Mail.
2. Cliquez sur un terme de la liste pour afficher sa définition.
Liens Hypertexte
Le texte d'aide contient des liens hypertexte. Il s'agit de textes soulignés. Cliquez sur le texte souligné
rubrique d'aide.
pour visualiser la
Rubriques connexes
Les boutons Rubriques connexes vous permettent d'accéder à des rubriques traitant de sujets similaires.
Cliquez sur le bouton Rubriques connexes.
• S'il n'existe qu'une seule rubrique connexe, celle-ci s'affiche directement.
• S'il existe plusieurs rubriques connexes, un menu apparaît, dans lequel vous pouvez effectuer votre sélection.
10
Getting Started
Installation de PrintShop Mail
Mise en route de PrintShop Mail
Avant de commencer
Si vous installez PrintShop Mail sur un ordinateur équipé avec Windows 2000, XP, 2003 ou Vista, assurez-vous que vous
êtes inscrit avec les droits administratifs complets, avant d'exécuter le programme d'installation.
Pour installer Pr intShop Mail
Windows
1. Localisez le fichier setup.exe sur le CD-ROM.
2. Double-cliquez sur ce fichier pour démarrer l'assistant d'installation.
3. Sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser pour l'installation.
4. Cliquez sur OK.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Lisez le contrat de licence et sélectionnez les termes J 'accepte les termes du contrat de licence. (Si vous
sélectionnez Je n'accepte pas les termes du contrat de licence, l'installation s'arrête.)
7. Cliquez sur Suivant.
8. Précisez si vous voulez que PrintShop Mail soit disponible pour tous les utilisateurs de l'ordinateur ou juste pour
l'utilisateur actuel.
9. Cliquez sur Suivant.
10. Choisissez entre l'installation Complète et Personnalisée.
• Si vous sélectionnez Complète, tous les éléments de programme nécessaires seront installés. Cette option
installe automatiquement toutes les langues disponibles.
• Si vous sélectionnez Personnalisé, utilisez la fenêtre suivante pour sélectionner ou effacer les éléments de
Pour créer une installation personnalisée
Quelle que soit votre sélection, vous avez la possibilité de vérifier vos paramètres d'utilisation.
11. Après avoir défini l'option souhaitée, cliquez sur Suivant.
12. Appuyez surInstallerpour poursuivre l'assistant d'installation.
13. Cliquez sur Terminer.
Mac OS
programme.
1. Cliquez sur l'icône du disque dur pour visualiser quatre choix pour l'élément sélectionné :
Cet élément sera installé sur le disque dur local.
Cet élément, ainsi que tous les sous-éléments seront installés sur le disque dur local.
Cet élément sera installé au besoin.
Cet élément n'est pas disponible.
2. Sélectionnez les options souhaitées.
3. Pour changer le répertoire d'installation par défaut, cliquez sur le bouton Changer et sélectionnez le répertoire
pour l'installation de PrintShop Mail.
1. Localisez le fichier PrintShop Mail 5.4.dmg sur votre CD-ROM.
2. Double-cliquez sur ce fichier.
3. Sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser pour l'installation.
4. Lisez le contrat de licence et sélectionnez "J'accepte". (Si vous sélectionnez " Je n'accepte pas" ,
l'installation est annulée).
5. Une fenêtre "Ouverture de PrinShop Mail 5.4 dmg" s'affiche.
6. Vous pouvez faire glisser l'icône PrintShop Mail dans le dossier Applications ou à tout autre emplacement
dans votre ordinateur.
11
Nouveautés de PrintShop Mail
Mise en route de PrintShop Mail
Cliquez sur un en-tête pour afficher les informations sur ces nouvelles fonctionnalités :
Windows
Impression
• La boîte de dialogue Imprimer a été améliorée, par exemple :
-Il est possible d'imprimer un ensemble sélectionné d'enregistrements et de pages.
-Il est possible de créer un fichier PDF en sélectionnant l'option Épreuve écran PDF.
• Par l'intermédiaire du panneau Préférences de PrintShop Mail, il est possible d'ajouter des options
d'archivage, de messagerie et de télécopie pour PlanetPress Suite, ce qui vous permet d'envoyer la sortie
PrintShop Mail vers une liste d'attente surveillée par PlanetPress Watch.
• L'impression recto/verso dans des documents n-up a été optimisée.
Variables
• Désormais, les fichiers PDF sont pris en charge en tant qu'image variable. Pour les fichiers PDF avec plusieurs
Documents
pages, vous pouvez sélectionner une page au sein d'un PDF.
• La prise en charge de la fonction Gestion des couleurs a été ajoutée.
• L'Editeur d'expression a encore été amélioré, permettant aux utilisateurs confirmés de saisir eux-mêmes des
expressions et aux nouveaux utilisateurs de lancer l'Assistant d'expression pour compos er leurs expressions.
• Il est possible d'utiliser le plugin Code-barre.
• Les mises en pages peuvent être centrées sur la page ou vous pouvez créer un décalage personnalisé.
• Il est possible d'ajouter une marge à fonds perdus au Niveau de page, ce qui est particulièrementpratique
pour les documents n-up.
• Il est possible d'ouvrir une base de données sans avoir à refermer d'abord la base de données active. Lorsque
vous ouvrez une nouvelle base de données, la base de données active et ouverte sera fermée
automatiquement.
• Désormais, la position d'objet relative (ancrage) est prise en charge.
Interface d'utilisateur
• Dans le menu Edition un nouveau sous-menu Couleurs d'accompagnement a été ajouté. Les couleurs
d'accompagnement sont des encres prémélangées spécialement utilisées à la place ou en supplément des
encres CMYK.
• Dans le menu Base de données un nouveau sous-menu Fichiers récents a été ajouté.
Mac OS
Impression
• La boîte de dialogue Imprimer a été améliorée pour le confort de l'utilisateur.
• Le fichier journal HotFolder peut être ouvert à partir de Préférences.
• La prise en charge pour la technologie d'impression AHT a été mise en application.
Variables
• La prise en charge de codes-barres USPS OneCode a été mise en application.
12
• Le traitement de la base de données a été optimisé.
Documents
• À présent, la modification simultanée des propriétés (attributs) de texte de plusieurs objets texte est possible.
• Vous pouvez enregistrer vos expression favorites dans PrintShopMail, ce qui vous permet de réutiliser
facilement les expressions dans d'autres documents et d'importer/exporter vos favoris vers d'autres
Interface d'utilisateur
ordinateurs.
• L'interface d'utilisateur a été améliorée, par exemple :
-La barre d'outils Texte a été ajoutée.
-La barre d'outils Mise en page a été ajoutée.
• À partir du menu PrintShop Mail, il est possible de modifier le langage d'interface PrintShop Mail
indépendamment du langage du système d'exploitation actif.
13
Mise à niveau de PrintShop Mail
Mise en route de PrintShop Mail
Pour utiliser certaines fonctionnalités dans P rintShop Mail, par exemple l'impression automatisée qui permet l'écriture de
PrintShop Mail avec API, Scripting ou DDE, votre clé électronique doit être mise à niveau pour que vous soyez autorisé à
utiliser cette fonctionnalité Lors d'une demande de mise à niveau, l'application détecte les options de mise à niveau
disponibles.
Des licences d'utilisateur unique, des licences multi-utilisateurs ou des licences réseau sont disponibles.
Licences d'utilisateur unique :
Des versions de licence d'utilisateur unique, qui sont programmées pour des enregistrements illimités ou un nombre
spécifique d'enregistrements, sont disponibles :
1. La version illimitée ou de production permet l'impression d'un nombre illimité d'enregistrements.
2. La version limitée ou standard permet l'impression de 200.000 enregistrements.
Licences d'utilisateurs multiples (Windows uniquement)
Une licence d'utilisateurs multiples est une licence qui permet à plusieurs utilisateurs d'imprimer simultanément un travail
PrintShop Mail sur une imprimante se trouvant au sein d'un réseau local (LAN = Local Area Network).
Toutes les versions de licence multi-utilisateurs permettent de fusionner un nombre illimité d'enregistrements de base de
données.
Optio ns de mise à niveau de PrintShop Mail
Options de mise à
niveau
Mise à niveau de version de
PrintShop Mail
PrintShop Mail 98 Oui Non
PrintShop Mail 4.X Oui Oui
PrintShop Mail 5.X Oui Non
Mises à niveau de
PrintShop Mail Product
Standard ou Production Oui Oui
Mise à niveau de
technologie
Standard Production Standard Production
Impression automatisée Non accessible Oui Non accessible Non
Windows Macintosh
Windows Macintosh
Windows Macintosh
Pour mettre à niveau votre clé électronique
À partir du menu Aide, vous pouvez sélectionner parmi trois éléments de menu de mise à niveau différents :
• Coupon
• Demande de mise à niveau
• Activer clé gigogne
Mises à niveau de PrintShop Mail 6
accessible
accessible
14
Coupon
Si vous possédez un numéro de coupon PrintShop Mail, cliquez sur l'option "Coupon". Une page Web de coupon
PrintShop Mail s'ouvre. À ce moment, vous devez saisir le numéro de coupon et certaines informations supplémentaires
pour confirmer la requête.
Mise à niveau
Si vous voulez ajouter des crédits, mettez à niveau la version, ajoutez OL CARE ou une autre option à votre clé
électronique, cliquez sur l'option "Mise à niveau". La page Mise à niveau de PrintShop Mail s'ouvre. Dans cette page,
vous sélectionnez les options souhaitées, ainsi que certaines informations supplémentaires pour confirmer la requête.
Activer clé gigogne
Si vous avez reçu un code d'autorisation pour votre demande de coupon ou de mise à niveau (par E-mail) vous devez
copier ce code sur l'écran Activer clé gigogne. Puis cliquez sur "Activer".
Pour afficher les informations sur la clé électronique, sélectionnez I n formations d'aide/crédit.
Les options de mise à niveau sont activées uniquement lorsque la clé électronique de PrintShop Ma il est connectée sur
l'ordinateur sur lequel la procédure de mise à niveau est effectuée.
Anciens documents PrintShop Mail
Les nouvelles versions de PrintShop Mail sont en mesure de lire vos documents PrintShop Mail existants, mais les
documents PrintShop Mail créés dans d'anciennes versions ne seront pas en mes ure d'interpréter le nouveau format de
document PrintShop Mail. Pour plus d'informations, reportez-vous àComment enregistrer un document .
Pour reconnaître de nouvelles versions de PrintShop Mail, vous devez mettre à niveau la
clé électronique.
15
Mise en route
Guide d'utilisation de PrintShop Mail
Voici les étapes de base pour installer PrintShop Mail et créer des documents PrintShop Mail.
Cliquez sur chaque rubrique pour consulter ce guide étape par étape.
Installation de PrintShop Mail
Guide étape par étape
Une fois que vous avez créé et vérifié le document PrintShop Mail, il est prêt à être imprimé ou à être publié vers
PrintShop Web.
•
Procédure d'installation
• Création d'un nouveau document
• Ouverture de la base de données
• Insertion d'images statiques et variables
• Création d'un texte variable
• Conditionnement de mise en page
• Sélection des bacs d'alimentation
• Répétitions de mise en page
• Aperçu avant impression
• Vérification de la mise en page
• Enregistrement de votre document
• Choix de votre technologie d'impression
• Définition des options d'impression
• Publication de documents
16
Installation d'un pilote d'imprimante
Mise en route de PrintShop Mail
Pour produire une sortie PostScript, PrintShop Mail doit communiquer avec un pilote d'imprimante PostScript. Nous vous
recommandons d'utiliser soit le pilote d'imprimante Adobe, soit le pilote Microsoft PostScript.
Pilote Adobe PostScript
L'installation d'imprimante utilisant le pilote Adobe PostScript nécessite l'installateur d'AdobePS et un fichier PPD
(PostScript Printer Description).
Le CD-ROM de PrintShop Mail contient l'installateur d'AdobePS et un ensemble de fichiers PPD utilisés couramment.
Pour plus d'informations concernant le pilote Adobe PostScript, veuillez consulter le sitewww.adobe.com.
Pilote Mic rosoft PostScript (Win dows uniquement)
Vous pouvez installer une imprimante en utilisant le pilote Microsoft PostScript avec l'assistant Ajout d'imprimante dans
le Panneau de configuration Windows. L'assistant vous demande un fichier INF contenant les informations
spécifiques concernant l'imprimante.
Le CD-ROM PrintShop Mail ne comprend pas de fichiers INF, mais vous devriez être en mesure d'acquérir les bons fichiers
en contactant le fabricant de votre imprimante.
17
Installation de la clé électronique
Mise en route de PrintShop Mail
À propos de la clé électronique
Sans clé électronique, connue également sous le nom de "clé gigogne", PrintShop Mail fonctionne en mode Générateur.
Dans ce mode, toutes les fonctions de PrintShop Mail sont disponibles ; cependant, vous pouvez uniquement imprimer 25
enregistrements par session et PrintShop Mail est imprimé sur chaque mise en page.
Si vous possédez une clé électronique d'anciennes versions de PrintShop Mail, celle-ci devra être mise à niveau.
Autrement, PrintShop Mail fonctionnera en mode Générateur. Pour plus d'informations, reportez-vous à Mise à niveau
de PrintShop Mail.
Ceci est une illustration de la clé électronique USB (L'aspect de votre clé peut être légèrement différent).
Vous pouvez utiliser chaque crédit de votre clé électronique pour imprimer un enregistrement.
Pour installer la cl é électroni que
Windows
Connectez la clé électronique sur le port USB de votre ordinateur.
Pour afficher le montant de crédits disponibles sur la clé électronique :
1. Démarrez PrintShop Mail.
2. À partir du menu Aide, sélectionnez Informations sur les crédits.
Mac OS
Connectez la clé électronique sur le port USB de votre ordinateur.
1. Démarrer PrintShop Mail
2. À partir du menu Aide, sélectionnez Installer clé gigogne du logiciel...
3. Suivez les instructions à l'écran
Pour afficher le montant de crédits disponibles sur la clé électronique :
1. Démarrez PrintShop Mail.
2. À partir du menu Aide, sélectionnez Informations sur les crédits.
18
How to...
Créer un nouveau document
Comment…
Windows
Vous pouvez créer un nouveau document PrintShop Mail de deux façons :
Pour démarrer avec un document vierge
Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. Vous pouvez également instruire
PrintShop Mail de créer un nouveau document vierge en sélectionnant Nouveau document vierge dans le menu
Fichier ou appuyer sur CTRL+N.
La taille de cette mise en page vierge est définie sur Adapter à la page. Pour plus d'informations sur les tailles de mises
en page, reportez-vous à Comment spécifier la taille de la mise en page.
À présent, vous pouvez utiliser les outils de création de PrintShop Mail pour ajouter des objets statiques et variables à vos
mises en page. Pour plus d'informations, reportez-vous à Comment ouvrir une base de données, Comment ajouter des
images et Comment ajouter un texte variable.
Pour baser le contenu de la mise en page sur un fichier PDF ou image
À partir du menu Fichier, sélectionnez Nouveau document basé sur PDF, ou appuyez sur CTRL+MAJ+N. Cette option
offre également la possibilité d´importer un document Microsoft Word, qui sera converti automatiquement en fichier PDF,
à l'aide du pilote d'impression actif. Ceci créera des mises en pages qui correspondent aux pages dans le fichier PDF.
Remarque: Après avoir créé un nouveau document basé sur PDF, les pages PDF sont traitées comme des objets
séparés. Il est possible de mettre à l'échelle les pages PDF autour de la mise en page. Vous pouvez également placer un
PDF en choisissant PDF à partir du menu Insérer ou cliquer sur le bouton Placer un PDF dans la barre d'outils Outils.
Le fait d'importer un PDF de cette manière vous permet non seulement de mettre à l'échelle automatiquement, mais
également de placer le PDF n'importe où sur la mise en page.
Modèles PrintShop Mail
PrintShop Mail vous permet de créer des modèles PrintShop Mail. Les modèles sont des documents PrintShop Mail que
vous pouvez concevoir pour les utiliser ultérieurement, par exemple pour la publication vers PrintShop Web. Ces modèles
contiennent la mise en page (arrière-plan) et les paramètres de document.
Création d'un modèle
Vous pouvez créer un nouveau modèle PrintShop Mail de deux façons :
• Démarrer avec une mise en page vierge
• Baser le contenu et la taille de vos mises en page sur un fichier PDF ou un fichier image.
• À partir d'un document PrintShop Mail :
1. Démarrez PrintShop Mail.
2. Créez le document PrintShop Mail souhaité.
3. À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle.
• Nouveau document Modèle :
1. Démarrez PrintShop Mail.
2. À partir du menu Fichier, sélectionnez Nouveau document basé sur un modèle.
3. Parcourir un fichier de modèles.
4. Cliquez sur Ouvrir
5. Effectuez les modifications appropriées.
6. À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle.
19
Les modèles PrintShop Mail sont enregistrés avec l'extension ".PSMT". Par défaut, les modèles PrintShop Mail sont
enregistrés dans le dossier Modèle qui est situé dans le répertoire de l'application PrintShop Mail.
Modification du modè le
Il est possible de modifier les modèles PrintShop Mail afin de modifier les paramètres ou le contenu d'un document.
1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Fermer le modèle.
2. Effectuez les modifications appropriées.
3. À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle.
Remarque: Un modèle n'enregistre pas le lien vers la base de données que vous avez utilisé lors de la phase de
conception du document PrintShop Mail.
Mac OS
Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. La taille de cette mi se en page vierge
est définie sur Automatique. Pour modifier la taille de la mise en page, reportez-vous à Comment spécifier la taille de la
mise en page.
20
Paramètres par dé faut
Comment…
Les paramètres par défaut dans PrintShop Mail permettent d'économiser du temps. Si les paramètres par défaut ne
correspondent pas à la manière dont vous travaillez, il se peut que vous soyez obligé de personnaliser chaque document
individuel, avant de pouvoir démarrer.
Dans PrintShop Mail est possible de réinitialiser les paramètres par défaut dans les Préférences ; à cet effet :
Remarque: Si vous ajustez les paramètres alors qu'aucun document n'est ouvert, ces paramètres deviennent les
paramètres par défaut pour tous les nouveaux documents. Les modifications effectuées tandis qu'un document est
ouvert, affectent uniquement ce document.
Les paramètres par défaut qui peuvent être ajustés pour tous les documents, sont :
1. Démarrez PrintShop Mail.
2. À partir du menu Fichier, sélectionnez Fermer. Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une
mise en page vierge.
(Windows) : À partir du menu Édition (CTRL+K), sélectionnez Préférences.
(Mac OS) : à partir du menu PrintShop Mail (commande), sélectionnez Préférences.
3. Effectuez les modifications appropriées.
• Programme
• Couleurs
• Travail d'impression
• Répétition
• Imposition
• PrintShop Web
• Suite PlanetPress
21
Spécifier la taille de la mise en page
Comment…
Windows
Un document PrintShop Mail peut être constitué d'une ou plusieurs mises en page, qui peuvent avoir des tailles
différentes. PrintShop Mail prend en charge plusieurs dimensions de mise en page au sein d'un même document.
Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. La taille de cette mi se en page vierge
est définie sur Adapter à la page. La dimension et la forme (longue ou large) de mise en page peuvent être spécifiées
pour chaque mise en page, en sélectionnant Taille dans le menu Mise en page ou en sélectionnant la mise en page
dans le panneau Mises en page..
Localisation de cette boîte de dialogue
Mise en page > Dimension
Le tableau ci-dessous contient d'autres informations sur les options de la boîte de dialogue Taille de mise en page.
Paramètre Description
Taille Sélectionnez une taille standard pour le document PrintShop Ma il, A3, A4, A5, B5, US Letter, US
Largeur Saisissez la largeur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "T aille
Hauteur Saisissez la hauteur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "Taille
Forme Sélectionnez Grand ou Large
Appliquer à Mise en page actuelle
Legal. Sélectionnez Taille personnalisée pour saisir les paramètres personnalisés.
personnalisée".
personnalisée".
A partir de ce point
Ensemble du document
PrintShop Mail prend en charge des tailles de mises en page mixtes, sauf lorsque la répétition de
mise en page est utilisée. Lorsque vous utilisez la répétition de mise en page, la première taille
de mise en page sera la taille de mise en page pour le document complet.
Mac OS
Un document PrintShop Mail peut être constitué d'une ou plusieurs mises en page, ayant toutes la même taille. Il existe
deux manières de spécifier la taille et l'orientation de la mise en page.
22
Taille de mise en page automatique
Vous pouvez choisir de baser votre taille de mise en page sur la taille de papier actuellement sélectionnée dans la boîte
de dialogue Configuration de l'imprimante, en sélectionnant Taille de mise en page automatique dans le menu
Mise en page. Ceci fait que PrintShop Mail redimensionne dynamiquement vos mises en page pour les adapter au
format du papier, même quand vous utilisez la répétition de mise en page.
Taille de mise en page fixée
Vous pouvez spécifier une taille de mise en page fixe dans la boîte de dialogue Dimension de la mise en page. Cela
forcera votre taille de mise en page à rester la même, quelle que soit l'imprimante sélectionnée et le format du papier.
Localisation de cette boîte de dialogue
Mise en page > Dimension > Fixe
Le tableau ci-dessous contient d'autres informations sur les options de la boîte de dialogue Configuration de la mise
en page.
Paramètre Description
Taille Sélectionnez une taille standard pour le document PrintShop Mail, A4 , A5, B5, US Letter, US Legal.
Sélectionnez Taille personnalisée pour saisir les paramètres personnalisés.
Largeur Saisissez la largeur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "T aille
personnalisée".
Hauteur Saisissez la hauteur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "Taille
personnalisée".
l'orientation Sélectionnez Grand ou Large
23
Spécifier les couleurs d'accompagnement
Comment…
Couleurs d'accompagnement
Les couleurs d'accompagnement sont des encres prémélangées spécialement utilisées à la place ou en supplément des
encres CMYK. Les couleurs d'accompagnement sont utilisées dans l'impression offset pour réduire les coûts d'impression
ou pour fournir des couleurs pleines qui ne peuvent pas être reproduites exactement à l'aide des couleurs de processus
(telles que CMYK). Par exemple, pour être en mesure d'imprimer des couleurs comme l'or et l'argent, certaines
imprimantes peuvent contenir un toner supplémentaire ou une cartouche remplies avec l'encr e appropriée.
PrintShop Mail vous permet d'activer Couleurs d'accompagnement pour imprimer le document avec les couleurs
souhaitées.
Pour définir Couleurs d'accompagne me nt
1. À partir du menu Edition, sélectionnez Couleurs d'accompagnement.
La fenêtre Couleur d'accompagnement s'affiche.
Couleur d'accompagnement " Nom" : Un nom descriptif est défini ici.
Séparation "Nom" : Le nom de l'encre/la cartouche tel que connu sur le périphérique (imprimante/RIP).
Remarque :Celui-ci doit être identique au nom configuré sur l'appareil.
Couleur de remplacement : La couleur de remplacement est utilisée lors de l'impression lorsque la
couleur d'accompagnement n'est pas disponible sur l'appareil et elle est utilisée en tant que couleurs
affichée sur l'aperçu d'écran au moment de la conception. Cette couleur peut être totalement différente de la
couleur d'accompagnement réelle.
2. Ajoutez une nouvelle couleur d'accompagnement, cliquez sur le bouton Nouveau.
3. Tapez le nom Séparation. Le nom actif de la couleur d'accompagnement tel que défini sur votre
périphérique.
4. Sélectionnez la couleur de remplacement souhaitée sur la liste déroulante ou créez une couleur
personnalisée.
24
5. Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez supprimer les couleurs d'accompagnement à l'aide du bouton Supprimer. Lorsqu'une couleur prédéfinie
est utilisée dans le document, il est impossible de la supprimer de la liste de couleur et il est impossible de la modifier.
Remarque: Vos couleurs d'accompagnement sélectionnées seront enregistrées avec le document pour lequel vous avez
défini les couleurs d'accompagnement. La couleur d'accompagnement ne sera pas enregistrées en tant que paramètre
d'application.
Couleurs d'accompagnement dans des fichiers EPS
Les couleurs d'accompagnement définies dans des fichiers EPS sont reconnues et chargées dans la boîte de dialogue
Couleur d'accompagnement comme si cela est défini dans le document même. Lorsqu'une couleur d'accompagnement
définie dans un fichier EPS possède le même nom qu'une définition de couleur d'accompagnement existant déjà, mais
qu'il s'agit en fait d'une séparation différente, un avertissement s'affiche. En conséquence, la couleur d'accompagnement
est envoyée vers l'imprimante (non modifiée) et en fonction de la disponibilité de la couleur d'accompagnement sur
l'imprimante, la couleur d'accompagnement ou la couleur de remplacement sera imprimée.
Limitations
Il existe certaines limitations sur la base des capacités de l'imprimante et de PrintShop Mail.
• Dans PrintShop Mail, la fonction Couleur d'accompagnement est limitée dans le sens où une seule couleur
d'accompagnement peut être utilisée par objet texte.
• Le nombre de couleurs d'accompagnement utilisés dans un document est limité par les capacités de
l'imprimante. PrintShop Mail ne peut pas déterminer si une couleur d'accompagnement est disponible sur
l'appareil.
• La prise en charge pour EPS avec DCS (Desktop Color Separation) est limitée à une séparation dans le DCS. Si
l'EPS dépasse cette limitation, PrintShop Mail envoie un avertissement : "«nom de fichier».eps est un fichier
couleur séparé qui risque de ne pas s'imprimer correctement.
• Lorsque vous vérifiez un document, les résultats de la vérification affichent toutes les couleurs
d'accompagnement utilisées dans le document.
25
Link a Database to a Document
Ouvrir une base de données
Comment…
Les bases de données conventionnelles sont organisées par champs, enregistrements et fichiers. Un champ un morceau
d'information simple, un enregistrement est un ensemble complet de champs et un fichier est un ensemble
d'enregistrements.
Exemple de base de don nées
ZIP CAR CAR TYPE
91335 Mustang Un
75038 Explorer B
60173 Windstar C
33351 Explorer B
Dans lesquels ZIP, CAR ET CAR TYPE sont des champs et les autres éléments sont des enregistrements.
Pour ouvr ir une base de do nnées
Windows
Remarque: Vous pouvez définir des nouvelles sources de données ou modifier des sources de données existantes dans
la boîte de dialogue Sources de données ODBC). Cette boîte de dialogue se trouve dans le Panneau de
configuration/Outils d'administration.
Limitations :
Pour parcourir le contenu de votre base de données
Après avoir ouvert la base de données, le contenu est affiché dans le panneau Champs de données. Vous pouvez
afficher le chemin complet de l'emplacement de la base de données, en plaçant le nom de la base de données dans le
panneau Champs de données. Vous pouvez parcourir les enregistrements dans la base de données en cliquant sur le
bouton Parcourir dans la barre d'outils Base de données ou en effectuant les sélections suivantes à partir du menu
Base de données :
Pour une liste de formats de base de données pris en charge, reportez-vous à Formats de base
de données pris en charge.
1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir ou appuyez sur CTRL+D..
2. Parcourir un fichier de base de données.
3. Pour connecter à une source de données basée sur un serveur, dans le calque de gauche, cliquez sur l'icône
Sources de données (ODBC).
4. Double-cliquez sur un nom de source de données.
PrintShop Mail ne prend en charge qu'une table active à la fois. Si une base de données contient de multiples
•
tables, une autre boîte de dialogue apparaîtra, vous demandant de sélectionner une des tables.
• PrintShop Mail ne prend pas en charge les bases de données relationnelles.
Champs de données
Vous pouvez concevoir un document modèle en l'associant ou non à une base de données, dans
le but de publier des documents PrintShop Mail vers PrintShop Web. Les entrées que vous
trouverez dans le panneau Champ de données dans PrintShop Mail, représentent des champs de
données qui apparaissent dans le document. Ces champs sont désignés dans des expressions
(pour des variables ou des conditions de mise en page, sans avoir besoin d'être directement
associés à une base de données), ou ils réfèrent à des champs de base de données actuels
(lorsque le document est déjà associé à une base de données spécifique). Les propriétés du
champ de données sont importantes pour la publication sur PrintShop Web. Pour plus
d'informations sur les champs de données, reportez-vous à Publication de documents.
• Premier enregistrement (ALT+Haut)
26
• Enregistrement précédent (ALT+Gauche)
• Enregistrement suivant (ALT+Droite)
• Dernier enregistrement (ALT+Bas)
• Aller vers...vous permet de sélectionner un enregistrement spécifique.
Pour trier la base de données
1. Sélectionnez à partir du menu Base de données : Tri > Edition.
2. Spécifiez vos conditions de tri en sélectionnant un champ de base de données à partir du menu déroulant et en
spécifiant l'ordre de tri.
3. Cliquez sur OK.
Pour filtrer la base de données
Vous pouvez définir un filtre dans la base de données en sélectionnant Filtre > Édition à partir du menu Base de
données ; par exemple, si vous voulez uniquement imprimer une certaine plage de codes ZIP (de 10000 à 19999).
Vous pouvez choisir parmi :
Égal
Est différent de
Est inférieur à
Est inférieur ou égal à
Est supérieur à
Est supérieur ou égal à
Est vide
N?est pas vide
Si vous avez plus d'une règle de filtre et que vous voulez que TOUT soit applicable, sélectionnez AND pour les combiner.
Si vous voulez l'un ou l'autre, sélectionnez OR.
Une autre façon de filtrer la base de données consiste à utiliser Script étendu. Reportez-vous à Script étendu pour plus
d'informations.
27
Mac OS
1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir.
2. Parcourez le fichier de base de données.
3. Sélectionnez le fichier de base de données et cliquez sur Ouvrir.
Utilisation d'un fichi er d e texte en tant que base de données
Les règles suivantes s'appliquent lors de l'utilisation d'un fichier texte en tant que base de données :
• La première ligne de votre fichier texte doit contenir les noms de fichiers.
• Les noms de fichier doit contenir uniquement des caractères alphanumériques et des traits de soulignement.
• Les enregistrements doivent être répertoriés sur les lignes suivantes.
• Le séparateur de champ peut être une tabulation, une virgule, un espace, un point-virgule ou un ca ractère
défini par l'utilisateur (non alphanumérique ou souligné) et ces séparateurs ne peuvent pas être utilisés dans le
contenu des champs.
• Si un champ contient un caractère séparateur de champ, il doit être entouré de guillemets afin qu'il soit traité
comme une chaîne.
• Deux séparateurs de champ adjacents impliquent qu'un champ vide est placé entre les deux séparateurs.
• Le séparateur d'enregistrement est un caractère de fin de ligne.
• Tout champ manquant à la fin d'une ligne, est laissé vide.
Ouverture d'un fichier d e texte en tant que base de données
1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir.
2. Faites défiler vers le dossier dans lequel est situé le fichier de base de données.
3. Sélectionnez le fichier de base de données de texte et cliquez sur Ouvrir.
4. Sélectionnez la marque de séparation que vous souhaitez utiliser la boîte de dialogue.
Pour trier la base de données
Vous pouvez définir un grand nombre de touches de tri, qui s'appliquent à la base de données ouverte. La définition des
touches de tri et de leur priorité est réalisée indépendamment de la mise sous ou hors tension, comme expliqué cidessous.
1. Ouvrez la page flottante Base de données et cliquez sur le bouton Édition situé à proximité de la case à
cocher Trier.
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2. Sélectionnez un champ de base de données dans la liste de gauche et appuyez sur le bouton Ajouter pour le
copier sur la liste Ordre de tri sur la droite. Le fait de double-cliquer sur le nom du fichier a le même effet.
Répétez les étapes avec tous les champs que vous souhaitez utiliser comme autres touches de tri.
3. Vous pouvez spécifier l'ordre de tri par champ sélectionné, soit croissant, soit décroissant, en sélectionnant
une clé de tri dans la liste de droite et en la faisant glisser vers le haut ou le bas, ou retirer une clé de tri en la
sélectionnant, puis en cliquant sur Effacer ou en double-cliquant sur la clé de tri.
4. Appuyez sur Trier pour trier la base de données et sur Prêt pour fermer la boîte de dialogue.
Pour filtrer la base de données
PrintShop Mail vous permet de filtrer la base de données à laquelle vous souhaitez lier un document. Ceci implique que
seule une sélection de la base de données va être utilisée.
1. Ouvrez la fenêtre Base de données et cliquez sur le bouton Edition situé à proximité de la case à cocher
Filtrer.
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2. Saisissez une expression dont le résultat peut être uniquement vrai ou faux.
3. Sélectionnez Filtre à partir du menu Base de donnéesou cochez la case Filtre dans fenêtre de la base de
données pour appliquer vos paramètres de filtrage. Lorsque vous sélectionnez ou désélectionnez l'option de
filtrage, vous basculez entre l'utilisation de la base de données entière ou l'utilisation uniquement
d'enregistrements filtrés. L'option de filtrage est activée uniquement lorsque la base de données est réellement
ouverte.
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