OBJECTIF LUNE PrintShop Mail 6.1 Guide d'utilisation [fr]

Guide d'utilisation

Table des matières

À propos de PrintShop Mail .................................................................................................................................. 5

Coordonnées....................................................................................................................................................... 7

Utilisation de l'Aide de PrintShop Mail ................................................................................................................... 9

Getting Started .........................................................................................................................................................11

Installation de PrintShop Mail..............................................................................................................................11

Nouveautés de PrintShop Mail.............................................................................................................................12

Mise à niveau de PrintShop Mail ..........................................................................................................................14

Mise en route.....................................................................................................................................................16

Installation d'un pilote d'imprimante....................................................................................................................17

Installation de la clé électronique ........................................................................................................................18

How to.....................................................................................................................................................................19

Créer un nouveau document...............................................................................................................................19

Paramètres par défaut........................................................................................................................................21

Spécifier la taille de la mise en page....................................................................................................................22

Spécifier les couleurs d'accompagnement ............................................................................................................24

Link a Database to a Document..............................................................................................................................26

Ouvrir une base de données ...............................................................................................................................26

Se connecter au serveur SQL ..............................................................................................................................31

Add Text...............................................................................................................................................................36

Ajouter un texte variable.....................................................................................................................................36

Formatage de variables.......................................................................................................................................39

Création des numéros de série............................................................................................................................42

Add Images...........................................................................................................................................................44

Ajouter des images statiques et variables.............................................................................................................44

Conditionnement de mise en page.......................................................................................................................48

Répétition de mise en page.................................................................................................................................51

Sélectionner des bacs d’alimentation... ................................................................................................................54

Nombre de copies ..............................................................................................................................................56

Vérifier un document..........................................................................................................................................59

Enregistrer un document.....................................................................................................................................61

Publish to PrintShop Web.......................................................................................................................................62

Publication de documents ...................................................................................................................................62

Print a Document...................................................................................................................................................71

Notions de base sur l'impression..........................................................................................................................71

Print Technologies..............................................................................................................................................74

PostScript standard.............................................................................................................................................74

PostScript optimisé.............................................................................................................................................75

AHT...................................................................................................................................................................76

Creo VPS ...........................................................................................................................................................77

Fiery FreeForm...................................................................................................................................................78

Fiery FreeForm 2................................................................................................................................................79

PPML.................................................................................................................................................................80

PPML/VDX 7.......................................................................................................................................................82

PrintStreamer.....................................................................................................................................................83

VIPP..................................................................................................................................................................84

Mise en page......................................................................................................................................................85

Finition du sous-ensemble...................................................................................................................................86

Automated Printing.............................................................................................................................................87

Aperçu de l'impression automatisée.....................................................................................................................87

Arguments de ligne de commande.......................................................................................................................88

Script étendu .....................................................................................................................................................89

DDE...................................................................................................................................................................93

HotFolder...........................................................................................................................................................94

Document Fundamentals...........................................................................................................................................95

Item Properties......................................................................................................................................................95

Fenêtre Propriétés..............................................................................................................................................95

Panneau Propriétés ............................................................................................................................................99

Propriétés de la page PDF.................................................................................................................................102

Propriétés d'image............................................................................................................................................105

Propriétés du texte...........................................................................................................................................109

Formatting Text...................................................................................................................................................113

Style de texte...................................................................................................................................................113

Style de paragraphe .........................................................................................................................................116

Layout Basics ......................................................................................................................................................121

Notions de base sur la mise en page..................................................................................................................121

Lignes de repère ..............................................................................................................................................123

Lignes de pliure................................................................................................................................................124

Marge à fonds perdus.......................................................................................................................................125

Traits de coupe ................................................................................................................................................127

Manipulating Objects ...........................................................................................................................................129

Sélection d'objets .............................................................................................................................................129

Déplacement et redimensionnement d'objets .....................................................................................................130

Copie d'objets ..................................................................................................................................................131

Alignement d'objets..........................................................................................................................................132

Arrangement d'objets .......................................................................................................................................134

Verrouillage d'objets.........................................................................................................................................135

Liaison d'objets texte........................................................................................................................................136

Objets ancrés...................................................................................................................................................137

Toolbar Reference ...............................................................................................................................................139

Aperçu des barres d'outils.................................................................................................................................139

Barre d'outils de la base de données..................................................................................................................140

Barre d'outils Objets .........................................................................................................................................141

Barre d'outils standard......................................................................................................................................142

Barre d'outils de mise en forme.........................................................................................................................143

Barre d'outils Liaison de texte............................................................................................................................144

Barre d'outils Outils ..........................................................................................................................................145

Barre d'outils de l'affichage ...............................................................................................................................146

Supported File Formats........................................................................................................................................147

Formats de base de données pris en charge.......................................................................................................147

Formats d'image pris en charge.........................................................................................................................148

Preferences Settings................................................................................................................................................149

Paramètres de programme................................................................................................................................149

Gestion des couleurs.........................................................................................................................................151

Paramètres de travail d'impression ....................................................................................................................154

Paramètres de répétition...................................................................................................................................156

Paramètres d'imposition....................................................................................................................................159

Paramètres de PrintShop Web...........................................................................................................................161

Suite PlanetPress..............................................................................................................................................163

Using Expressions ...................................................................................................................................................165

Aperçu des expressions.....................................................................................................................................165

Favorite Expressions ............................................................................................................................................172

Aperçu des expressions favorites.......................................................................................................................172

Expressions favorites - Mise en majuscule des noms...........................................................................................173

Expressions favorites - Salutations.....................................................................................................................174

Expressions favorites - Numéros de série personnalisés ......................................................................................175

Functions and Operators ......................................................................................................................................176

Aperçu des fonctions ........................................................................................................................................176

Opérateurs d'expression ...................................................................................................................................178

Barcode Functions............................................................................................................................................179

Aperçu des fonctions de code-barres .................................................................................................................179

CODABAR ........................................................................................................................................................183

CODE128.........................................................................................................................................................184

CODE39...........................................................................................................................................................185

EAN13 .............................................................................................................................................................186

EAN8...............................................................................................................................................................187

ITF (Intercalé 2 sur 5) ......................................................................................................................................188

JAN13..............................................................................................................................................................189

JAN8................................................................................................................................................................190

KIX..................................................................................................................................................................191

MSI Plessey......................................................................................................................................................192

NW7................................................................................................................................................................193

ONECODE........................................................................................................................................................194

POSTNET.........................................................................................................................................................195

UPCA...............................................................................................................................................................196

UPCE...............................................................................................................................................................197

Rolan Barcode Function ....................................................................................................................................198

YUBAR.............................................................................................................................................................198

Layout Functions..............................................................................................................................................199

Aperçu des fonctions de mise en page...............................................................................................................199

BLANK.............................................................................................................................................................200

PRINT..............................................................................................................................................................201

SKIP................................................................................................................................................................202

Logical Functions..............................................................................................................................................203

Aperçu des fonctions logiques ...........................................................................................................................203

AND ................................................................................................................................................................204

FALSE..............................................................................................................................................................205

FILE_EXIST......................................................................................................................................................206

IF....................................................................................................................................................................207

NOT ................................................................................................................................................................208

OBJECT_EMPTY ...............................................................................................................................................209

OR...................................................................................................................................................................210

TRUE...............................................................................................................................................................211

Number Functions ............................................................................................................................................212

Aperçu des fonctions des nombres ....................................................................................................................212

ABS.................................................................................................................................................................213

CHR.................................................................................................................................................................214

COUNTER ........................................................................................................................................................215

DIV .................................................................................................................................................................216

INT..................................................................................................................................................................217

LAYOUT_COUNT ..............................................................................................................................................218

LAYOUT_NR.....................................................................................................................................................219

MOD................................................................................................................................................................220

PAGE_COUNT...................................................................................................................................................221

PAGE_NR.........................................................................................................................................................222

RECORD_COUNT..............................................................................................................................................223

RECORD_NR ....................................................................................................................................................224

ROUND............................................................................................................................................................225

SGN.................................................................................................................................................................226

VAL .................................................................................................................................................................227

String Functions ...............................................................................................................................................228

Aperçu des fonctions des chaînes ......................................................................................................................228

ASC.................................................................................................................................................................229

CONTAINS.......................................................................................................................................................230

DATE...............................................................................................................................................................231

LEFT................................................................................................................................................................233

LEN .................................................................................................................................................................234

LOWER............................................................................................................................................................235

LTRIM .............................................................................................................................................................236

MID.................................................................................................................................................................237

POS.................................................................................................................................................................238

PROPER...........................................................................................................................................................239

REPLACE..........................................................................................................................................................240

RIGHT .............................................................................................................................................................241

RTRIM.............................................................................................................................................................242

STR.................................................................................................................................................................243

TEXT_FILE.......................................................................................................................................................244

TODAY ............................................................................................................................................................245

TRIM...............................................................................................................................................................246

UPPER.............................................................................................................................................................247

Plugins.............................................................................................................................................................249

Raccourcis Windows.........................................................................................................................................251

Raccourcis Macintosh........................................................................................................................................253

Contrat de licence ............................................................................................................................................257

Marques commerciales......................................................................................................................................259

Index .....................................................................................................................................................................265

À propos de PrintShop Mail

Guide d'utilisation de PrintShop Mail

Augmentez le véritable potentiel de vos données en imprimant des images et textes variables sur la base d'informations uniques sur chaque destinataire individue l !

Aperçu

PrintShop Mail est un logiciel professionnel rapide, efficace et très facile à utiliser qui rend l'impression personnalisée rapide et facile. Il vous permet d'optimiser le processus de fusionnement d'informations de base de données variables avec un modèle. Pour les publicités, le mailing direct, les brochures ou tout autre type de doc ument promotionnel, vous pouvez faire confiance à PrintShop Mail. PrintShop Mail permet aux utilisateurs d'exécuter des tâches simples et complexes d'impression de données variables pour des quantités de sortie de volume moyen à élevé.

En déplaçant et déposant simplement des champs de base de données sur la mise en page de document, PrintShop Mail crée un lien entre le champ de base de données et votre document. PrintShop Mail vous montre un aperçu instantané et vous fournit une option puissante de contrôle de ressource pour garantir une bonne impression. Utilisez l'ensemble de règles conditionnelles pour la composition générée à partir d'une base de données.

• Vérifiez le document avant l'impression.

• Examinez les paramètres de répétition.

• Prise en charge pour texte vertical et caractères double octet.

Durant le processus d'impression, les informations variables de la base de données sont envoyées vers l'imprimante. Il est inutile de reconvertir la portion statique de la tâche. Ceci raccourcit énormément le processus d'impression et évite la congestion du réseau.

PrintShop Mail permet alors à votre imprimante PostScript® d'imprimer à une vitesse nominale ou quasi-nominale, suivant les capacités du RIP. Ceci fait de l'impression d'informations variables un processus efficace.

Avantages

Facile à utiliser : aucune expérience de programmation requise

•

• Inutile de modifier votre application de mise en page, base de données, RIP PostScript ou imprimante

• Impression d'informations variables à vitesse nominale de l'imprimante !

• Coûts d'impression et déchets d'impression réduits

• Le processus de production efficace économise du temps et de l'argent

• Architecture ouverte - s'intègre facilement dans votre flux de travail existant

• Aperçu instantané pour voir les résultats avant l'impression pour faciliter la précision

• La mise à jour et la base de données peuvent être créées séparément

• Contrôle de ressource sur la fiabilité du flux d'impression

• Options de finition par enregistrement ou par ensemble

• Neuf polices de code-barres gratuites comprises !

Applications commerciales

Publicités ciblées

•

• Fusionnement de courrier à haute vitesse

• Mailings directs

• Coupons de remise

• Cartes postales

• Prospectus

• Tickets

• Certificats

• Lettres et plus...

Coordonnées

Guide d'utilisation de PrintShop Mail

Pour trouver une agence Objectif Lune près de chez vous ou pour plus d'informations sur nos produits et services, consultez www.objectiflune.com.

Utilisation de l'Aide de PrintShop Mail

Mise en route de PrintShop Mail

Voici quelques conseils sur la manière d'utiliser cette Aide en ligne de PrintShop Ma il.

À propos de l'affichage de l'Aide

Vous pouvez utiliser de nombreux outils de navigation dans ce système d'Aide. L'Aide est divisée en un cadre gauche et un cadre droit. Le cadre droit indique les textes actuels et quelques aides de navigation, le cadre gauche est le soutien principal pour les aides de navigation. Vous pouvez sélectionner quatre options au-dessus du cadre gauche :

• Masquer/Afficher :Pour afficher ou masquer le contenu.

• Arrière : Pour afficher la rubrique que vous avez sélectionnée précédemment.

• Avant : Pour afficher la prochaine rubrique que vous avez sélectionnée.

• Imprimer : Pour imprimer une ou plusieurs rubriques.

Onglets Contenu, Index, Recherche et Glossaire

Le cadre gauche contient les onglets suivants, qui mènent aux aides de navigation ci-dessous :

• Table des matières

• Index

• Recherche

• Glossaire

Liens hypertextes et rubriques connexes

Le cadre droit contient les aides de navigation suivantes :

• Liens Hypertexte

• Rubriques connexes

Pour utiliser les outils de navigation d'Aide Table des matières

Remarque: Table des matières est affiché par défaut. Cliquez sur les autres onglets pour accéder aux aides de

navigation correspondantes.

1. S'il n'est pas sélectionné, cliquez sur l'onglet Contenu. La table des matières apparaît dans le cadre gauche. Elle est représentée sous la forme d'une arborescence avec des icônes en forme de livre. Ces livres sont structurés de manière hiérarchique.

2. Cliquez sur l'icône d'un livre.

3. Cliquez sur l'icône d'une page.

Index

Recherche

Le texte d'aide correspondant apparaît dans le cadre droit.

1. Cliquez sur l'onglet Index.

2. Dans la zone de texte, tapez les cinq premières lettres du mot-clé pour lequel vous voulez des informations ou tapez le mot-clé entier. La liste ci-dessous passera directement au premier mot commençant par les lettres que vous avez tapées. Le mot sélectionné est mis en surbrillance.

3. Continuez à taper d'autres lettres pour limiter le choix ou cliquez sur le bon mot-clé si vous êtes en mesure de l'identifier.

4. Cliquez sur Affichage. Le texte d'aide correspondant s'affiche dans le cadre droit.

1. Cliquez sur l'onglet Recherche. Au sommet de la feuille d'onglet Recherche, vous trouverez une zone dans laquelle vous pouvez taper le motclé.

2. Cliquez sur Liste de rubriques. Une liste de rubriques contenant le mot-clé s'affiche.

3. Cliquez sur la rubrique souhaitée.

4. Cliquez sur Affichage. Le texte d'aide correspondant s'affiche dans le cadre droit. Le mot sélectionné est mis en surbrillance.

Glossaire

1. Cliquez sur l'onglet Glossaire pour afficher les termes de PrintShop Mail.

2. Cliquez sur un terme de la liste pour afficher sa définition.

Liens Hypertexte

Le texte d'aide contient des liens hypertexte. Il s'agit de textes soulignés. Cliquez sur le texte souligné rubrique d'aide.

pour visualiser la

Rubriques connexes

Les boutons Rubriques connexes vous permettent d'accéder à des rubriques traitant de sujets similaires. Cliquez sur le bouton Rubriques connexes.

• S'il n'existe qu'une seule rubrique connexe, celle-ci s'affiche directement.

• S'il existe plusieurs rubriques connexes, un menu apparaît, dans lequel vous pouvez effectuer votre sélection.

Getting Started

Installation de PrintShop Mail

Mise en route de PrintShop Mail

Avant de commencer

Si vous installez PrintShop Mail sur un ordinateur équipé avec Windows 2000, XP, 2003 ou Vista, assurez-vous que vous êtes inscrit avec les droits administratifs complets, avant d'exécuter le programme d'installation.

Pour installer Pr intShop Mail Windows

1. Localisez le fichier setup.exe sur le CD-ROM.

2. Double-cliquez sur ce fichier pour démarrer l'assistant d'installation.

3. Sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser pour l'installation.

4. Cliquez sur OK.

5. Cliquez sur Suivant.

6. Lisez le contrat de licence et sélectionnez les termes J 'accepte les termes du contrat de licence. (Si vous sélectionnez Je n'accepte pas les termes du contrat de licence, l'installation s'arrête.)

7. Cliquez sur Suivant.

8. Précisez si vous voulez que PrintShop Mail soit disponible pour tous les utilisateurs de l'ordinateur ou juste pour l'utilisateur actuel.

9. Cliquez sur Suivant.

10. Choisissez entre l'installation Complète et Personnalisée.

• Si vous sélectionnez Complète, tous les éléments de programme nécessaires seront installés. Cette option

installe automatiquement toutes les langues disponibles.

• Si vous sélectionnez Personnalisé, utilisez la fenêtre suivante pour sélectionner ou effacer les éléments de

Pour créer une installation personnalisée

Quelle que soit votre sélection, vous avez la possibilité de vérifier vos paramètres d'utilisation.

11. Après avoir défini l'option souhaitée, cliquez sur Suivant.

12. Appuyez surInstallerpour poursuivre l'assistant d'installation.

13. Cliquez sur Terminer.

Mac OS

programme.

1. Cliquez sur l'icône du disque dur pour visualiser quatre choix pour l'élément sélectionné : Cet élément sera installé sur le disque dur local. Cet élément, ainsi que tous les sous-éléments seront installés sur le disque dur local. Cet élément sera installé au besoin. Cet élément n'est pas disponible.

2. Sélectionnez les options souhaitées.

3. Pour changer le répertoire d'installation par défaut, cliquez sur le bouton Changer et sélectionnez le répertoire pour l'installation de PrintShop Mail.

1. Localisez le fichier PrintShop Mail 5.4.dmg sur votre CD-ROM.

2. Double-cliquez sur ce fichier.

3. Sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser pour l'installation.

4. Lisez le contrat de licence et sélectionnez "J'accepte". (Si vous sélectionnez " Je n'accepte pas" , l'installation est annulée).

5. Une fenêtre "Ouverture de PrinShop Mail 5.4 dmg" s'affiche.

6. Vous pouvez faire glisser l'icône PrintShop Mail dans le dossier Applications ou à tout autre emplacement dans votre ordinateur.

Nouveautés de PrintShop Mail

Mise en route de PrintShop Mail

Cliquez sur un en-tête pour afficher les informations sur ces nouvelles fonctionnalités :

Windows

Impression

• La boîte de dialogue Imprimer a été améliorée, par exemple :

-Il est possible d'imprimer un ensemble sélectionné d'enregistrements et de pages.

-Il est possible de créer un fichier PDF en sélectionnant l'option Épreuve écran PDF.

• Par l'intermédiaire du panneau Préférences de PrintShop Mail, il est possible d'ajouter des options

d'archivage, de messagerie et de télécopie pour PlanetPress Suite, ce qui vous permet d'envoyer la sortie PrintShop Mail vers une liste d'attente surveillée par PlanetPress Watch.

• L'impression recto/verso dans des documents n-up a été optimisée.

Variables

• Désormais, les fichiers PDF sont pris en charge en tant qu'image variable. Pour les fichiers PDF avec plusieurs

Documents

pages, vous pouvez sélectionner une page au sein d'un PDF.

• La prise en charge de la fonction Gestion des couleurs a été ajoutée.

• L'Editeur d'expression a encore été amélioré, permettant aux utilisateurs confirmés de saisir eux-mêmes des

expressions et aux nouveaux utilisateurs de lancer l'Assistant d'expression pour compos er leurs expressions.

• Il est possible d'utiliser le plugin Code-barre.

• Les mises en pages peuvent être centrées sur la page ou vous pouvez créer un décalage personnalisé.

• Il est possible d'ajouter une marge à fonds perdus au Niveau de page, ce qui est particulièrementpratique

pour les documents n-up.

• Il est possible d'ouvrir une base de données sans avoir à refermer d'abord la base de données active. Lorsque

vous ouvrez une nouvelle base de données, la base de données active et ouverte sera fermée automatiquement.

• Désormais, la position d'objet relative (ancrage) est prise en charge.

Interface d'utilisateur

• Dans le menu Edition un nouveau sous-menu Couleurs d'accompagnement a été ajouté. Les couleurs

d'accompagnement sont des encres prémélangées spécialement utilisées à la place ou en supplément des encres CMYK.

• Dans le menu Base de données un nouveau sous-menu Fichiers récents a été ajouté.

Mac OS

Impression

• La boîte de dialogue Imprimer a été améliorée pour le confort de l'utilisateur.

• Le fichier journal HotFolder peut être ouvert à partir de Préférences.

• La prise en charge pour la technologie d'impression AHT a été mise en application.

Variables

• La prise en charge de codes-barres USPS OneCode a été mise en application.

• Le traitement de la base de données a été optimisé.

Documents

• À présent, la modification simultanée des propriétés (attributs) de texte de plusieurs objets texte est possible.

• Vous pouvez enregistrer vos expression favorites dans PrintShopMail, ce qui vous permet de réutiliser

facilement les expressions dans d'autres documents et d'importer/exporter vos favoris vers d'autres

Interface d'utilisateur

ordinateurs.

• L'interface d'utilisateur a été améliorée, par exemple :

-La barre d'outils Texte a été ajoutée.

-La barre d'outils Mise en page a été ajoutée.

• À partir du menu PrintShop Mail, il est possible de modifier le langage d'interface PrintShop Mail

indépendamment du langage du système d'exploitation actif.

Mise à niveau de PrintShop Mail

Mise en route de PrintShop Mail

Pour utiliser certaines fonctionnalités dans P rintShop Mail, par exemple l'impression automatisée qui permet l'écriture de PrintShop Mail avec API, Scripting ou DDE, votre clé électronique doit être mise à niveau pour que vous soyez autorisé à utiliser cette fonctionnalité Lors d'une demande de mise à niveau, l'application détecte les options de mise à niveau disponibles.

Des licences d'utilisateur unique, des licences multi-utilisateurs ou des licences réseau sont disponibles.

Licences d'utilisateur unique :

Des versions de licence d'utilisateur unique, qui sont programmées pour des enregistrements illimités ou un nombre spécifique d'enregistrements, sont disponibles :

1. La version illimitée ou de production permet l'impression d'un nombre illimité d'enregistrements.

2. La version limitée ou standard permet l'impression de 200.000 enregistrements.

Licences d'utilisateurs multiples (Windows uniquement)

Une licence d'utilisateurs multiples est une licence qui permet à plusieurs utilisateurs d'imprimer simultanément un travail PrintShop Mail sur une imprimante se trouvant au sein d'un réseau local (LAN = Local Area Network).

Toutes les versions de licence multi-utilisateurs permettent de fusionner un nombre illimité d'enregistrements de base de données.

Optio ns de mise à niveau de PrintShop Mail

Options de mise à niveau

Mise à niveau de version de PrintShop Mail

PrintShop Mail 98 Oui Non

PrintShop Mail 4.X Oui Oui PrintShop Mail 5.X Oui Non

Mises à niveau de PrintShop Mail Product

Standard ou Production Oui Oui

Mise à niveau de technologie

Standard Production Standard Production Impression automatisée Non accessible Oui Non accessible Non

Windows Macintosh

Pour mettre à niveau votre clé électronique

À partir du menu Aide, vous pouvez sélectionner parmi trois éléments de menu de mise à niveau différents :

• Coupon

• Demande de mise à niveau

• Activer clé gigogne

Mises à niveau de PrintShop Mail 6

accessible

Coupon

Si vous possédez un numéro de coupon PrintShop Mail, cliquez sur l'option "Coupon". Une page Web de coupon PrintShop Mail s'ouvre. À ce moment, vous devez saisir le numéro de coupon et certaines informations supplémentaires pour confirmer la requête.

Mise à niveau

Si vous voulez ajouter des crédits, mettez à niveau la version, ajoutez OL CARE ou une autre option à votre clé électronique, cliquez sur l'option "Mise à niveau". La page Mise à niveau de PrintShop Mail s'ouvre. Dans cette page, vous sélectionnez les options souhaitées, ainsi que certaines informations supplémentaires pour confirmer la requête.

Activer clé gigogne

Si vous avez reçu un code d'autorisation pour votre demande de coupon ou de mise à niveau (par E-mail) vous devez copier ce code sur l'écran Activer clé gigogne. Puis cliquez sur "Activer".

Pour afficher les informations sur la clé électronique, sélectionnez I n formations d'aide/crédit. Les options de mise à niveau sont activées uniquement lorsque la clé électronique de PrintShop Ma il est connectée sur

l'ordinateur sur lequel la procédure de mise à niveau est effectuée.

Anciens documents PrintShop Mail

Les nouvelles versions de PrintShop Mail sont en mesure de lire vos documents PrintShop Mail existants, mais les documents PrintShop Mail créés dans d'anciennes versions ne seront pas en mes ure d'interpréter le nouveau format de document PrintShop Mail. Pour plus d'informations, reportez-vous àComment enregistrer un document .

Pour reconnaître de nouvelles versions de PrintShop Mail, vous devez mettre à niveau la clé électronique.

Mise en route

Guide d'utilisation de PrintShop Mail

Voici les étapes de base pour installer PrintShop Mail et créer des documents PrintShop Mail. Cliquez sur chaque rubrique pour consulter ce guide étape par étape.

Installation de PrintShop Mail

Guide étape par étape

Une fois que vous avez créé et vérifié le document PrintShop Mail, il est prêt à être imprimé ou à être publié vers PrintShop Web.

•

Procédure d'installation

• Création d'un nouveau document

• Ouverture de la base de données

• Insertion d'images statiques et variables

• Création d'un texte variable

• Conditionnement de mise en page

• Sélection des bacs d'alimentation

• Répétitions de mise en page

• Aperçu avant impression

• Vérification de la mise en page

• Enregistrement de votre document

• Choix de votre technologie d'impression

• Définition des options d'impression

• Publication de documents

Installation d'un pilote d'imprimante

Mise en route de PrintShop Mail

Pour produire une sortie PostScript, PrintShop Mail doit communiquer avec un pilote d'imprimante PostScript. Nous vous recommandons d'utiliser soit le pilote d'imprimante Adobe, soit le pilote Microsoft PostScript.

Pilote Adobe PostScript

L'installation d'imprimante utilisant le pilote Adobe PostScript nécessite l'installateur d'AdobePS et un fichier PPD (PostScript Printer Description).

Le CD-ROM de PrintShop Mail contient l'installateur d'AdobePS et un ensemble de fichiers PPD utilisés couramment. Pour plus d'informations concernant le pilote Adobe PostScript, veuillez consulter le sitewww.adobe.com.

Pilote Mic rosoft PostScript (Win dows uniquement)

Vous pouvez installer une imprimante en utilisant le pilote Microsoft PostScript avec l'assistant Ajout d'imprimante dans le Panneau de configuration Windows. L'assistant vous demande un fichier INF contenant les informations spécifiques concernant l'imprimante.

Le CD-ROM PrintShop Mail ne comprend pas de fichiers INF, mais vous devriez être en mesure d'acquérir les bons fichiers en contactant le fabricant de votre imprimante.

Installation de la clé électronique

Mise en route de PrintShop Mail

À propos de la clé électronique

Sans clé électronique, connue également sous le nom de "clé gigogne", PrintShop Mail fonctionne en mode Générateur. Dans ce mode, toutes les fonctions de PrintShop Mail sont disponibles ; cependant, vous pouvez uniquement imprimer 25 enregistrements par session et PrintShop Mail est imprimé sur chaque mise en page.

Si vous possédez une clé électronique d'anciennes versions de PrintShop Mail, celle-ci devra être mise à niveau. Autrement, PrintShop Mail fonctionnera en mode Générateur. Pour plus d'informations, reportez-vous à Mise à niveau de PrintShop Mail.

Ceci est une illustration de la clé électronique USB (L'aspect de votre clé peut être légèrement différent).

Vous pouvez utiliser chaque crédit de votre clé électronique pour imprimer un enregistrement.

Pour installer la cl é électroni que Windows

Connectez la clé électronique sur le port USB de votre ordinateur. Pour afficher le montant de crédits disponibles sur la clé électronique :

1. Démarrez PrintShop Mail.

2. À partir du menu Aide, sélectionnez Informations sur les crédits.

Mac OS

Connectez la clé électronique sur le port USB de votre ordinateur.

1. Démarrer PrintShop Mail

2. À partir du menu Aide, sélectionnez Installer clé gigogne du logiciel...

3. Suivez les instructions à l'écran

Pour afficher le montant de crédits disponibles sur la clé électronique :

1. Démarrez PrintShop Mail.

2. À partir du menu Aide, sélectionnez Informations sur les crédits.

How to...

Créer un nouveau document

Comment…

Windows

Vous pouvez créer un nouveau document PrintShop Mail de deux façons :

Pour démarrer avec un document vierge

Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. Vous pouvez également instruire PrintShop Mail de créer un nouveau document vierge en sélectionnant Nouveau document vierge dans le menu Fichier ou appuyer sur CTRL+N.

La taille de cette mise en page vierge est définie sur Adapter à la page. Pour plus d'informations sur les tailles de mises en page, reportez-vous à Comment spécifier la taille de la mise en page.

À présent, vous pouvez utiliser les outils de création de PrintShop Mail pour ajouter des objets statiques et variables à vos mises en page. Pour plus d'informations, reportez-vous à Comment ouvrir une base de données, Comment ajouter des images et Comment ajouter un texte variable.

Pour baser le contenu de la mise en page sur un fichier PDF ou image

À partir du menu Fichier, sélectionnez Nouveau document basé sur PDF, ou appuyez sur CTRL+MAJ+N. Cette option offre également la possibilité d´importer un document Microsoft Word, qui sera converti automatiquement en fichier PDF, à l'aide du pilote d'impression actif. Ceci créera des mises en pages qui correspondent aux pages dans le fichier PDF.

Remarque: Après avoir créé un nouveau document basé sur PDF, les pages PDF sont traitées comme des objets séparés. Il est possible de mettre à l'échelle les pages PDF autour de la mise en page. Vous pouvez également placer un PDF en choisissant PDF à partir du menu Insérer ou cliquer sur le bouton Placer un PDF dans la barre d'outils Outils. Le fait d'importer un PDF de cette manière vous permet non seulement de mettre à l'échelle automatiquement, mais également de placer le PDF n'importe où sur la mise en page.

Modèles PrintShop Mail

PrintShop Mail vous permet de créer des modèles PrintShop Mail. Les modèles sont des documents PrintShop Mail que vous pouvez concevoir pour les utiliser ultérieurement, par exemple pour la publication vers PrintShop Web. Ces modèles contiennent la mise en page (arrière-plan) et les paramètres de document.

Création d'un modèle

Vous pouvez créer un nouveau modèle PrintShop Mail de deux façons :

• Démarrer avec une mise en page vierge

• Baser le contenu et la taille de vos mises en page sur un fichier PDF ou un fichier image.

• À partir d'un document PrintShop Mail :

1. Démarrez PrintShop Mail.

2. Créez le document PrintShop Mail souhaité.

3. À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle.

• Nouveau document Modèle :

1. Démarrez PrintShop Mail.

2. À partir du menu Fichier, sélectionnez Nouveau document basé sur un modèle.

3. Parcourir un fichier de modèles.

4. Cliquez sur Ouvrir

5. Effectuez les modifications appropriées.

6. À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle.

Les modèles PrintShop Mail sont enregistrés avec l'extension ".PSMT". Par défaut, les modèles PrintShop Mail sont enregistrés dans le dossier Modèle qui est situé dans le répertoire de l'application PrintShop Mail.

Modification du modè le

Il est possible de modifier les modèles PrintShop Mail afin de modifier les paramètres ou le contenu d'un document.

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Fermer le modèle.

2. Effectuez les modifications appropriées.

3. À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle.

Remarque: Un modèle n'enregistre pas le lien vers la base de données que vous avez utilisé lors de la phase de conception du document PrintShop Mail.

Mac OS

Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. La taille de cette mi se en page vierge est définie sur Automatique. Pour modifier la taille de la mise en page, reportez-vous à Comment spécifier la taille de la mise en page.

Paramètres par dé faut

Comment…

Les paramètres par défaut dans PrintShop Mail permettent d'économiser du temps. Si les paramètres par défaut ne correspondent pas à la manière dont vous travaillez, il se peut que vous soyez obligé de personnaliser chaque document individuel, avant de pouvoir démarrer.

Dans PrintShop Mail est possible de réinitialiser les paramètres par défaut dans les Préférences ; à cet effet :

Remarque: Si vous ajustez les paramètres alors qu'aucun document n'est ouvert, ces paramètres deviennent les paramètres par défaut pour tous les nouveaux documents. Les modifications effectuées tandis qu'un document est ouvert, affectent uniquement ce document.

Les paramètres par défaut qui peuvent être ajustés pour tous les documents, sont :

1. Démarrez PrintShop Mail.

2. À partir du menu Fichier, sélectionnez Fermer. Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. (Windows) : À partir du menu Édition (CTRL+K), sélectionnez Préférences. (Mac OS) : à partir du menu PrintShop Mail (commande), sélectionnez Préférences.

3. Effectuez les modifications appropriées.

• Programme

• Couleurs

• Travail d'impression

• Répétition

• Imposition

• PrintShop Web

• Suite PlanetPress

Spécifier la taille de la mise en page

Comment…

Windows

Un document PrintShop Mail peut être constitué d'une ou plusieurs mises en page, qui peuvent avoir des tailles différentes. PrintShop Mail prend en charge plusieurs dimensions de mise en page au sein d'un même document.

Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. La taille de cette mi se en page vierge est définie sur Adapter à la page. La dimension et la forme (longue ou large) de mise en page peuvent être spécifiées pour chaque mise en page, en sélectionnant Taille dans le menu Mise en page ou en sélectionnant la mise en page dans le panneau Mises en page..

Localisation de cette boîte de dialogue

Mise en page > Dimension

Le tableau ci-dessous contient d'autres informations sur les options de la boîte de dialogue Taille de mise en page.

Paramètre Description

Taille Sélectionnez une taille standard pour le document PrintShop Ma il, A3, A4, A5, B5, US Letter, US

Largeur Saisissez la largeur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "T aille

Hauteur Saisissez la hauteur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "Taille

Forme Sélectionnez Grand ou Large Appliquer à Mise en page actuelle

Legal. Sélectionnez Taille personnalisée pour saisir les paramètres personnalisés.

personnalisée".

A partir de ce point Ensemble du document

PrintShop Mail prend en charge des tailles de mises en page mixtes, sauf lorsque la répétition de mise en page est utilisée. Lorsque vous utilisez la répétition de mise en page, la première taille de mise en page sera la taille de mise en page pour le document complet.

Mac OS

Un document PrintShop Mail peut être constitué d'une ou plusieurs mises en page, ayant toutes la même taille. Il existe deux manières de spécifier la taille et l'orientation de la mise en page.

Taille de mise en page automatique

Vous pouvez choisir de baser votre taille de mise en page sur la taille de papier actuellement sélectionnée dans la boîte de dialogue Configuration de l'imprimante, en sélectionnant Taille de mise en page automatique dans le menu Mise en page. Ceci fait que PrintShop Mail redimensionne dynamiquement vos mises en page pour les adapter au format du papier, même quand vous utilisez la répétition de mise en page.

Taille de mise en page fixée

Vous pouvez spécifier une taille de mise en page fixe dans la boîte de dialogue Dimension de la mise en page. Cela forcera votre taille de mise en page à rester la même, quelle que soit l'imprimante sélectionnée et le format du papier.

Localisation de cette boîte de dialogue

Mise en page > Dimension > Fixe

Le tableau ci-dessous contient d'autres informations sur les options de la boîte de dialogue Configuration de la mise

en page.

Paramètre Description

Taille Sélectionnez une taille standard pour le document PrintShop Mail, A4 , A5, B5, US Letter, US Legal.

Sélectionnez Taille personnalisée pour saisir les paramètres personnalisés.

Largeur Saisissez la largeur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "T aille

personnalisée".

Hauteur Saisissez la hauteur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "Taille

personnalisée".

l'orientation Sélectionnez Grand ou Large

Spécifier les couleurs d'accompagnement

Comment…

Couleurs d'accompagnement

Les couleurs d'accompagnement sont des encres prémélangées spécialement utilisées à la place ou en supplément des encres CMYK. Les couleurs d'accompagnement sont utilisées dans l'impression offset pour réduire les coûts d'impression ou pour fournir des couleurs pleines qui ne peuvent pas être reproduites exactement à l'aide des couleurs de processus (telles que CMYK). Par exemple, pour être en mesure d'imprimer des couleurs comme l'or et l'argent, certaines imprimantes peuvent contenir un toner supplémentaire ou une cartouche remplies avec l'encr e appropriée.

PrintShop Mail vous permet d'activer Couleurs d'accompagnement pour imprimer le document avec les couleurs souhaitées.

Pour définir Couleurs d'accompagne me nt

1. À partir du menu Edition, sélectionnez Couleurs d'accompagnement. La fenêtre Couleur d'accompagnement s'affiche.

Couleur d'accompagnement " Nom" : Un nom descriptif est défini ici. Séparation "Nom" : Le nom de l'encre/la cartouche tel que connu sur le périphérique (imprimante/RIP). Remarque :Celui-ci doit être identique au nom configuré sur l'appareil. Couleur de remplacement : La couleur de remplacement est utilisée lors de l'impression lorsque la couleur d'accompagnement n'est pas disponible sur l'appareil et elle est utilisée en tant que couleurs

affichée sur l'aperçu d'écran au moment de la conception. Cette couleur peut être totalement différente de la couleur d'accompagnement réelle.

2. Ajoutez une nouvelle couleur d'accompagnement, cliquez sur le bouton Nouveau.

3. Tapez le nom Séparation. Le nom actif de la couleur d'accompagnement tel que défini sur votre périphérique.

4. Sélectionnez la couleur de remplacement souhaitée sur la liste déroulante ou créez une couleur personnalisée.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez supprimer les couleurs d'accompagnement à l'aide du bouton Supprimer. Lorsqu'une couleur prédéfinie est utilisée dans le document, il est impossible de la supprimer de la liste de couleur et il est impossible de la modifier.

Remarque: Vos couleurs d'accompagnement sélectionnées seront enregistrées avec le document pour lequel vous avez défini les couleurs d'accompagnement. La couleur d'accompagnement ne sera pas enregistrées en tant que paramètre d'application.

Couleurs d'accompagnement dans des fichiers EPS

Les couleurs d'accompagnement définies dans des fichiers EPS sont reconnues et chargées dans la boîte de dialogue Couleur d'accompagnement comme si cela est défini dans le document même. Lorsqu'une couleur d'accompagnement définie dans un fichier EPS possède le même nom qu'une définition de couleur d'accompagnement existant déjà, mais qu'il s'agit en fait d'une séparation différente, un avertissement s'affiche. En conséquence, la couleur d'accompagnement est envoyée vers l'imprimante (non modifiée) et en fonction de la disponibilité de la couleur d'accompagnement sur l'imprimante, la couleur d'accompagnement ou la couleur de remplacement sera imprimée.

Limitations

Il existe certaines limitations sur la base des capacités de l'imprimante et de PrintShop Mail.

• Dans PrintShop Mail, la fonction Couleur d'accompagnement est limitée dans le sens où une seule couleur

d'accompagnement peut être utilisée par objet texte.

• Le nombre de couleurs d'accompagnement utilisés dans un document est limité par les capacités de

l'imprimante. PrintShop Mail ne peut pas déterminer si une couleur d'accompagnement est disponible sur l'appareil.

• La prise en charge pour EPS avec DCS (Desktop Color Separation) est limitée à une séparation dans le DCS. Si

l'EPS dépasse cette limitation, PrintShop Mail envoie un avertissement : "«nom de fichier».eps est un fichier couleur séparé qui risque de ne pas s'imprimer correctement.

• Lorsque vous vérifiez un document, les résultats de la vérification affichent toutes les couleurs

d'accompagnement utilisées dans le document.

Link a Database to a Document

Ouvrir une base de données

Comment…

Les bases de données conventionnelles sont organisées par champs, enregistrements et fichiers. Un champ un morceau d'information simple, un enregistrement est un ensemble complet de champs et un fichier est un ensemble d'enregistrements.

Exemple de base de don nées

ZIP CAR CAR TYPE 91335 Mustang Un 75038 Explorer B 60173 Windstar C 33351 Explorer B

Dans lesquels ZIP, CAR ET CAR TYPE sont des champs et les autres éléments sont des enregistrements.

Pour ouvr ir une base de do nnées Windows

Remarque: Vous pouvez définir des nouvelles sources de données ou modifier des sources de données existantes dans la boîte de dialogue Sources de données ODBC). Cette boîte de dialogue se trouve dans le Panneau de configuration/Outils d'administration.

Limitations :

Pour parcourir le contenu de votre base de données

Après avoir ouvert la base de données, le contenu est affiché dans le panneau Champs de données. Vous pouvez afficher le chemin complet de l'emplacement de la base de données, en plaçant le nom de la base de données dans le panneau Champs de données. Vous pouvez parcourir les enregistrements dans la base de données en cliquant sur le bouton Parcourir dans la barre d'outils Base de données ou en effectuant les sélections suivantes à partir du menu

Base de données :

Pour une liste de formats de base de données pris en charge, reportez-vous à Formats de base

de données pris en charge.

1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir ou appuyez sur CTRL+D..

2. Parcourir un fichier de base de données.

3. Pour connecter à une source de données basée sur un serveur, dans le calque de gauche, cliquez sur l'icône Sources de données (ODBC).

4. Double-cliquez sur un nom de source de données.

PrintShop Mail ne prend en charge qu'une table active à la fois. Si une base de données contient de multiples

•

tables, une autre boîte de dialogue apparaîtra, vous demandant de sélectionner une des tables.

• PrintShop Mail ne prend pas en charge les bases de données relationnelles.

Champs de données Vous pouvez concevoir un document modèle en l'associant ou non à une base de données, dans le but de publier des documents PrintShop Mail vers PrintShop Web. Les entrées que vous trouverez dans le panneau Champ de données dans PrintShop Mail, représentent des champs de données qui apparaissent dans le document. Ces champs sont désignés dans des expressions (pour des variables ou des conditions de mise en page, sans avoir besoin d'être directement associés à une base de données), ou ils réfèrent à des champs de base de données actuels (lorsque le document est déjà associé à une base de données spécifique). Les propriétés du champ de données sont importantes pour la publication sur PrintShop Web. Pour plus d'informations sur les champs de données, reportez-vous à Publication de documents.

• Premier enregistrement (ALT+Haut)

• Enregistrement précédent (ALT+Gauche)

• Enregistrement suivant (ALT+Droite)

• Dernier enregistrement (ALT+Bas)

• Aller vers...vous permet de sélectionner un enregistrement spécifique.

Pour trier la base de données

1. Sélectionnez à partir du menu Base de données : Tri > Edition.

2. Spécifiez vos conditions de tri en sélectionnant un champ de base de données à partir du menu déroulant et en spécifiant l'ordre de tri.

3. Cliquez sur OK.

Pour filtrer la base de données

Vous pouvez définir un filtre dans la base de données en sélectionnant Filtre > Édition à partir du menu Base de données ; par exemple, si vous voulez uniquement imprimer une certaine plage de codes ZIP (de 10000 à 19999).

Vous pouvez choisir parmi : Égal

Est différent de Est inférieur à Est inférieur ou égal à Est supérieur à Est supérieur ou égal à Est vide N?est pas vide

Si vous avez plus d'une règle de filtre et que vous voulez que TOUT soit applicable, sélectionnez AND pour les combiner. Si vous voulez l'un ou l'autre, sélectionnez OR. Une autre façon de filtrer la base de données consiste à utiliser Script étendu. Reportez-vous à Script étendu pour plus

d'informations.

Mac OS

1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir.

2. Parcourez le fichier de base de données.

3. Sélectionnez le fichier de base de données et cliquez sur Ouvrir.

Utilisation d'un fichi er d e texte en tant que base de données

Les règles suivantes s'appliquent lors de l'utilisation d'un fichier texte en tant que base de données :

• La première ligne de votre fichier texte doit contenir les noms de fichiers.

• Les noms de fichier doit contenir uniquement des caractères alphanumériques et des traits de soulignement.

• Les enregistrements doivent être répertoriés sur les lignes suivantes.

• Le séparateur de champ peut être une tabulation, une virgule, un espace, un point-virgule ou un ca ractère

défini par l'utilisateur (non alphanumérique ou souligné) et ces séparateurs ne peuvent pas être utilisés dans le contenu des champs.

• Si un champ contient un caractère séparateur de champ, il doit être entouré de guillemets afin qu'il soit traité

comme une chaîne.

• Deux séparateurs de champ adjacents impliquent qu'un champ vide est placé entre les deux séparateurs.

• Le séparateur d'enregistrement est un caractère de fin de ligne.

• Tout champ manquant à la fin d'une ligne, est laissé vide.

Ouverture d'un fichier d e texte en tant que base de données

1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir.

2. Faites défiler vers le dossier dans lequel est situé le fichier de base de données.

3. Sélectionnez le fichier de base de données de texte et cliquez sur Ouvrir.

4. Sélectionnez la marque de séparation que vous souhaitez utiliser la boîte de dialogue.

Pour trier la base de données

Vous pouvez définir un grand nombre de touches de tri, qui s'appliquent à la base de données ouverte. La définition des touches de tri et de leur priorité est réalisée indépendamment de la mise sous ou hors tension, comme expliqué cidessous.

1. Ouvrez la page flottante Base de données et cliquez sur le bouton Édition situé à proximité de la case à cocher Trier.

2. Sélectionnez un champ de base de données dans la liste de gauche et appuyez sur le bouton Ajouter pour le copier sur la liste Ordre de tri sur la droite. Le fait de double-cliquer sur le nom du fichier a le même effet. Répétez les étapes avec tous les champs que vous souhaitez utiliser comme autres touches de tri.

3. Vous pouvez spécifier l'ordre de tri par champ sélectionné, soit croissant, soit décroissant, en sélectionnant une clé de tri dans la liste de droite et en la faisant glisser vers le haut ou le bas, ou retirer une clé de tri en la sélectionnant, puis en cliquant sur Effacer ou en double-cliquant sur la clé de tri.

4. Appuyez sur Trier pour trier la base de données et sur Prêt pour fermer la boîte de dialogue.

Pour filtrer la base de données

PrintShop Mail vous permet de filtrer la base de données à laquelle vous souhaitez lier un document. Ceci implique que seule une sélection de la base de données va être utilisée.

1. Ouvrez la fenêtre Base de données et cliquez sur le bouton Edition situé à proximité de la case à cocher Filtrer.

2. Saisissez une expression dont le résultat peut être uniquement vrai ou faux.

3. Sélectionnez Filtre à partir du menu Base de donnéesou cochez la case Filtre dans fenêtre de la base de données pour appliquer vos paramètres de filtrage. Lorsque vous sélectionnez ou désélectionnez l'option de filtrage, vous basculez entre l'utilisation de la base de données entière ou l'utilisation uniquement d'enregistrements filtrés. L'option de filtrage est activée uniquement lorsque la base de données est réellement ouverte.

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