OBJECTIF LUNE PrintShop Mail 6 Guide d'utilisation [fr]

Guide d'utilisation

Table des matières

À propos de PrintShop Mail...................................................................................................................................5

Coordonnées .......................................................................................................................................................7

Utilisation de l'Aide de PrintShop Mail....................................................................................................................9

Installation de PrintShop Mail .............................................................................................................................11

Nouveautés de PrintShop Mail ............................................................................................................................13

Mise à niveau de PrintShop Mail..........................................................................................................................15

Mise en route ....................................................................................................................................................17

Installation d'un pilote d'imprimante ...................................................................................................................18

Installation de la clé électronique........................................................................................................................19

Créer un nouveau document ..............................................................................................................................21

Paramètres par défaut .......................................................................................................................................23

Spécifier la taille de la mise en page ...................................................................................................................24

Ouvrir une base de données...............................................................................................................................26

Se connecter au serveur SQL..............................................................................................................................31

Ajouter un texte variable....................................................................................................................................36

Formatage de variables......................................................................................................................................39

Création des numéros de série............................................................................................................................42

Ajouter des images statiques et variables............................................................................................................44

Conditionnement de mise en page......................................................................................................................48

Répétition de mise en page................................................................................................................................51

Sélectionner des bacs d'alimentation...................................................................................................................53

Nombre de copies..............................................................................................................................................55

Vérifier un document..........................................................................................................................................58

Enregistrer un document....................................................................................................................................60

Publication de documents...................................................................................................................................61

Notions de base sur l'impression.........................................................................................................................70

PostScript standard............................................................................................................................................73

PostScript optimisé ............................................................................................................................................74

AHT..................................................................................................................................................................75

Creo VPS...........................................................................................................................................................76

Fiery FreeForm .................................................................................................................................................. 77

Fiery FreeForm 2 ...............................................................................................................................................78

PPML ................................................................................................................................................................79

PPML/VDX 7 ......................................................................................................................................................81

PrintStreamer .................................................................................................................................................... 82

VIPP .................................................................................................................................................................83

Mise en page.....................................................................................................................................................84

Finition du sous-ensemble..................................................................................................................................85

Aperçu de l'impression automatisée ....................................................................................................................86

Arguments de ligne de commande......................................................................................................................87

Script étendu.....................................................................................................................................................88

DDE..................................................................................................................................................................92

HotFolder..........................................................................................................................................................93

Fenêtre Propriétés .............................................................................................................................................95

Panneau Propriétés..........................................................................................................................................100

Propriétés de la page PDF ................................................................................................................................ 103

Propriétés d'image........................................................................................................................................... 106

Propriétés du texte ..........................................................................................................................................110

Style de texte.................................................................................................................................................. 114

Style de paragraphe......................................................................................................................................... 116

Notions de base sur la mise en page.................................................................................................................120

Lignes de repère.............................................................................................................................................. 122

Lignes de pliure............................................................................................................................................... 123

Marge à fonds perdus ...................................................................................................................................... 124

Traits de coupe................................................................................................................................................ 126

Sélection d'objets............................................................................................................................................. 127

Déplacement et redimensionnement d'objets..................................................................................................... 128

Copie d'objets.................................................................................................................................................. 129

Alignement d'objets .........................................................................................................................................130

Arrangement d'objets....................................................................................................................................... 132

Verrouillage d'objets ........................................................................................................................................133

Liaison d'objets texte .......................................................................................................................................134

Aperçu des barres d'outils ................................................................................................................................135

Barre d'outils de la base de données................................................................................................................. 136

Barre d'outils Objets......................................................................................................................................... 137

Barre d'outils standard ..................................................................................................................................... 138

Barre d'outils de mise en forme ........................................................................................................................139

Barre d'outils Liaison de texte........................................................................................................................... 140

Barre d'outils des outils .................................................................................................................................... 141

Barre d'outils de l'affichage............................................................................................................................... 142

Formats de base de données pris en charge......................................................................................................143

Formats d'image pris en charge........................................................................................................................ 144

Paramètres de programme............................................................................................................................... 145

Paramètres de travail d'impression.................................................................................................................... 147

Paramètres de répétition.................................................................................................................................. 149

Paramètres d'imposition................................................................................................................................... 151

Paramètres de PrintShop Web .......................................................................................................................... 153

Aperçu des expressions....................................................................................................................................155

Aperçu des expressions favorites ......................................................................................................................159

Expressions favorites - Mise en majuscule des noms .......................................................................................... 160

Expressions favorites - Salutations .................................................................................................................... 161

Expressions favorites - Numéros de série personnalisés...................................................................................... 162

Aperçu des fonctions........................................................................................................................................ 163

Opérateurs d'expression...................................................................................................................................165

Aperçu des fonctions de code-barres................................................................................................................. 166

CODABAR........................................................................................................................................................ 170

CODE128 ........................................................................................................................................................171

CODE39 .......................................................................................................................................................... 172

EAN13............................................................................................................................................................. 173

EAN8 ..............................................................................................................................................................174

ITF (Intercalé 2 sur 5)...................................................................................................................................... 175

JAN13............................................................................................................................................................. 176

JAN8...............................................................................................................................................................177

KIX ................................................................................................................................................................. 178

MSI Plessey.....................................................................................................................................................179

NW7 ............................................................................................................................................................... 180

ONECODE .......................................................................................................................................................181

POSTNET ........................................................................................................................................................ 182

UPCA .............................................................................................................................................................. 183

UPCE ..............................................................................................................................................................184

YUBAR ............................................................................................................................................................ 185

Aperçu des fonctions de mise en page ..............................................................................................................186

BLANK............................................................................................................................................................. 187

PRINT.............................................................................................................................................................188

SKIP ...............................................................................................................................................................189

Aperçu des fonctions logiques........................................................................................................................... 190

AND................................................................................................................................................................191

FALSE ............................................................................................................................................................. 192

FILE_EXIST ..................................................................................................................................................... 193

IF ................................................................................................................................................................... 194

NOT................................................................................................................................................................ 195

OBJECT_EMPTY...............................................................................................................................................196

OR..................................................................................................................................................................197

TRUE .............................................................................................................................................................. 198

Aperçu des fonctions des nombres....................................................................................................................199

ABS................................................................................................................................................................. 200

CHR................................................................................................................................................................ 201

COUNTER........................................................................................................................................................ 202

DIV.................................................................................................................................................................203

INT.................................................................................................................................................................204

LAYOUT_COUNT.............................................................................................................................................. 205

LAYOUT_NR .................................................................................................................................................... 206

MOD............................................................................................................................................................... 207

PAGE_COUNT..................................................................................................................................................208

PAGE_NR ........................................................................................................................................................ 209

RECORD_COUNT ............................................................................................................................................. 210

RECORD_NR.................................................................................................................................................... 211

ROUND ........................................................................................................................................................... 212

SGN................................................................................................................................................................ 213

VAL................................................................................................................................................................. 214

Aperçu des fonctions des chaînes...................................................................................................................... 215

ASC.................................................................................................................................................................216

CONTAINS.......................................................................................................................................................217

DATE .............................................................................................................................................................. 218

LEFT............................................................................................................................................................... 220

LEN................................................................................................................................................................. 221

LOWER ...........................................................................................................................................................222

LTRIM.............................................................................................................................................................223

MID ................................................................................................................................................................ 224

POS ................................................................................................................................................................ 225

PROPER .......................................................................................................................................................... 226

REPLACE......................................................................................................................................................... 227

RIGHT............................................................................................................................................................. 228

RTRIM ............................................................................................................................................................229

STR.................................................................................................................................................................230

TEXT_FILE ...................................................................................................................................................... 231

TODAY............................................................................................................................................................232

TRIM...............................................................................................................................................................233

UPPER.............................................................................................................................................................234

Plugins............................................................................................................................................................235

Raccourcis Windows......................................................................................................................................... 237

Raccourcis Macintosh....................................................................................................................................... 239

Contrat de licence............................................................................................................................................241

Glossary................................................................................................................................................................. 243

Index..................................................................................................................................................................... 247

À propos de PrintShop Mail

Guide d'utilisation de PrintShop Mail

Augmentez le véritable potentiel de vos données en imprimant des images et textes variables sur la base d'informations uniques sur chaque destinataire individue l !

Aperçu

PrintShop Mail est un logiciel professionnel rapide, efficace et très facile à utiliser qui rend l'impression personnalisée rapide et facile. Il vous permet d'optimiser le processus de fusionnement d'informations de base de données variables avec un modèle. Pour les publicités, le mailing direct, les brochures ou tout autre type de doc ument promotionnel, vous pouvez faire confiance à PrintShop Mail. PrintShop Mail permet aux utilisateurs d'exécuter des tâches simples et complexes d'impression de données variables pour des quantités de sortie de volume moyen à élevé.

En déplaçant et déposant simplement des champs de base de données sur la mise en page de document, PrintShop Mail crée un lien entre le champ de base de données et votre document. PrintShop Mail vous montre un aperçu instantané et vous fournit une option puissante de contrôle de ressource pour garantir une bonne impression. Utilisez l'ensemble de règles conditionnelles pour la composition générée à partir d'une base de données.

• Vérifiez le document avant l'impression.

• Examinez les paramètres de répétition.

• Prise en charge pour texte vertical et caractères double octet.

Durant le processus d'impression, les informations variables de la base de données sont envoyées vers l'imprimante. Il est inutile de reconvertir la portion statique de la tâche. Ceci raccourcit énormément le processus d'impression et évite la congestion du réseau.

PrintShop Mail permet alors à votre imprimante PostScript® d'imprimer à une vitesse nominale ou quasi-nominale, suivant les capacités du RIP. Ceci fait de l'impression d'informations variables un processus efficace.

Avantages

Facile à utiliser : aucune expérience de programmation requise

•

• Inutile de modifier votre application de mise en page, base de données, RIP PostScript ou imprimante

• Impression d'informations variables à vitesse nominale de l'imprimante !

• Coûts d'impression et déchets d'impression réduits

• Le processus de production efficace économise du temps et de l'argent

• Architecture ouverte - s'intègre facilement dans votre flux de travail existant

• Aperçu instantané pour voir les résultats avant l'impression pour faciliter la précision

• La mise à jour et la base de données peuvent être créées séparément

• Contrôle de ressource sur la fiabilité du flux d'impression

• Options de finition par enregistrement ou par ensemble

• Neuf polices de code-barres gratuites comprises !

Applications commerciales

•

Publicités ciblées

• Fusionnement de courrier à haute vitesse

• Mailings directs

• Coupons de remise

• Cartes postales

• Prospectus

• Tickets

• Certificats

• Lettres et plus...

Coordonnées

Guide d'utilisation de PrintShop Mail

Pour trouver une agence Objectif Lune près de chez vous ou pour plus d'informations sur nos produits et services, consultez www.objectiflune.com.

Utilisation de l'Aide de PrintShop Mail

Mise en route de PrintShop Mail

Voici quelques conseils sur la manière d'utiliser cette Aide en ligne de PrintShop Ma il.

À propos de l'affichage de l'Aide

Vous pouvez utiliser de nombreux outils de navigation dans ce système d'Aide. L'Aide est divisée en un cadre gauche et un cadre droit. Le cadre droit indique les textes actuels et quelques aides de navigation, le cadre gauche est le soutien principal pour les aides de navigation. Vous pouvez sélectionner quatre options au-dessus du cadre gauche :

• Masquer/Afficher :Pour afficher ou masquer le contenu.

• Arrière : Pour afficher la rubrique que vous avez sélectionnée précédemment.

• Avant : Pour afficher la prochaine rubrique que vous avez sélectionnée.

• Imprimer : Pour imprimer une ou plusieurs rubriques.

Onglets Contenu, Index, Recherche et Glossaire

Le cadre gauche contient les onglets suivants, qui mènent aux aides de navigation ci-dessous :

• Table des matières

• Index

• Recherche

• Glossaire

Liens hypertextes et rubriques connexes

Le cadre droit contient les aides de navigation suivantes :

• Liens Hypertexte

• Rubriques connexes

Pour utiliser les outils de navigation d'Aide Table des matières

Remarque: Table des matières est affiché par défaut. Cliquez sur les autres onglets pour accéder aux aides de

navigation correspondantes.

1. S'il n'est pas sélectionné, cliquez sur l'onglet Contenu. La table des matières apparaît dans le cadre gauche. Elle est représentée sous la forme d'une arborescence avec des icônes en forme de livre. Ces livres sont structurés de manière hiérarchique.

2. Cliquez sur l'icône d'un livre.

3. Cliquez sur l'icône d'une page.

Index

Recherche

Le texte d'aide correspondant apparaît dans le cadre droit.

1. Cliquez sur l'onglet Index.

2. Dans la zone de texte, tapez les cinq premières lettres du mot-clé pour lequel vous voulez des informations ou tapez le mot-clé entier. La liste ci-dessous passera directement au premier mot commençant par les lettres que vous avez tapées. Le mot sélectionné est mis en surbrillance.

3. Continuez à taper d'autres lettres pour limiter le choix ou cliquez sur le bon mot-clé si vous êtes en mesure de l'identifier.

4. Cliquez sur Affichage. Le texte d'aide correspondant s'affiche dans le cadre droit.

1. Cliquez sur l'onglet Recherche. Au sommet de la feuille d'onglet Recherche, vous trouverez une zone dans laquelle vous pouvez taper le motclé.

2. Cliquez sur Liste de rubriques. Une liste de rubriques contenant le mot-clé s'affiche.

3. Cliquez sur la rubrique souhaitée.

4. Cliquez sur Affichage. Le texte d'aide correspondant s'affiche dans le cadre droit. Le mot sélectionné est mis en surbrillance.

Glossaire

1. Cliquez sur l'onglet Glossaire pour afficher les termes de PrintShop Mail.

2. Cliquez sur un terme de la liste pour afficher sa définition.

Liens Hypertexte

Le texte d'aide contient des liens hypertexte. Il s'agit de textes soulignés. Cliquez sur le texte souligné rubrique d'aide.

pour visualiser la

Rubriques connexes

Les boutons Rubriques connexes vous permettent d'accéder à des rubriques traitant de sujets similaires. Cliquez sur le bouton Rubriques connexes.

• S'il n'existe qu'une seule rubrique connexe, celle-ci s'affiche directement.

• S'il existe plusieurs rubriques connexes, un menu apparaît, dans lequel vous pouvez effectuer votre sélection.

Installation de PrintShop Mail

Mise en route de PrintShop Mail

Avant de commencer

Si vous installez PrintShop Mail sur un ordinateur équipé avec Windows 2000, XP ou 2003, assurez-vous que vous êtes inscrit avec les droits administratifs complets, avant d'exécuter le programme d'installation.

Pour installer Pr intShop Mail Windows

1. Localisez le fichier setup.exe sur le CD-ROM.

2. Double-cliquez sur ce fichier pour démarrer l'assistant d'installation.

3. Sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser pour l'installation.

4. Cliquez sur OK.

5. Cliquez sur Suivant.

6. Lisez le contrat de licence et sélectionnez les termes J 'accepte les termes du contrat de licence. (Si vous sélectionnez Je n'accepte pas les termes du contrat de licence, l'installation s'arrête.)

7. Cliquez sur Suivant.

8. Précisez si vous voulez que PrintShop Mail soit disponible pour tous les utilisateurs de l'ordinateur ou juste pour l'utilisateur actuel.

9. Cliquez sur Suivant.

10. Choisissez entre l'installation Complète et Pers onnalisée.

• Si vous sélectionnez Complète, tous les éléments de programme nécessaires seront installés. Cette option

installe automatiquement toutes les langues disponibles.

• Si vous sélectionnez Personnalisé, utilisez la fenêtre suivante pour sélectionner ou effacer les éléments de

Pour créer une installation personnalisée

Quelle que soit votre sélection, vous avez la possibilité de vérifier vos paramètres d'utilisation.

11. Après avoir défini l'option souhaitée, cliquez sur Suivant.

12. Appuyez surInstallerpour poursuivre l'assistant d'installation.

13. Cliquez sur Terminer.

Mac OS

programme.

1. Cliquez sur l'icône du disque dur pour visualiser quatre choix pour l'élément sélectionné : Cet élément sera installé sur le disque dur local. Cet élément, ainsi que tous les sous-éléments seront installés sur le disque dur local. Cet élément sera installé au besoin. Cet élément n'est pas disponible.

2. Sélectionnez les options souhaitées.

3. Pour changer le répertoire d'installation par défaut, cliquez sur le bouton Changer et sélectionnez le répertoire pour l'installation de PrintShop Mail.

1. Localisez le programme d'installation PrintShop Mail sur votre CD-ROM.

2. Double-cliquez sur ce fichier pour démarrer l'assistant d'installation. L'écran de démarrage de PrintShop Mail apparaît.

3. Cliquez sur Continuer.

4. Lisez le contrat de licence et sélectionnez les termes J 'accepte les termes du contrat de licence. (Si vous sélectionnez Je n'accepte pas les termes du contrat de licence, l'installation s'arrête.)

5. Cliquez sur Continuer.

6. Par défaut, PrintShop Mail est installé dans le dossier de l'application. Vous pouvez sélectionner un autre emplacement auquel vous souhaitez installer PrintShop Mail.

7. Cliquez sur Continuer.

8. Choisissez le Type d'installation : Si vous sélectionnez Installation facile, tous les éléments de programme nécessaires seront installés.

Si vous sélectionnez Personnalisé, vous pouvez sélectionner ou effacer des fonctions de programme.

9. Appuyez sur Installer pour poursuivre l'assistant d'installation.

10. Une boîte de dialogue s'ouvre, indiquant que l'installation a réussi. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur

Quitterpour quitter l'Installer. Si vous souhaitez effectuer des installations supplémentaires, cliquez sur Continuer."

Vous pouvez installer la clé électronique à partir de cette fenêtre ou l'installer ultérieurement. Pour plus d'informations, reportez-vous à Installation de la clé électronique.

11. Tous les éléments ont été installés dans un dossier appelé "PrintShop Mail".

Nouveautés de PrintShop Mail

Mise en route de PrintShop Mail

Cliquez sur un en-tête pour afficher les informations sur ces nouvelles fonctionnalités :

Windows

Impression

• PrintShop Mail ne dépend plus de Adobe Acrobat pour le traitement des pages PDF.

• Aperçu avant impression a été mis en application pour l'affichage d'une représentation à l'écran de la sortie

Variables

Documents

imprimée.

• La prise en charge de codes-barres USPS OneCode a été ajoutée.

• La prise en charge de base de données XML a été ajoutée.

• La prise en charge de la fonction Deux couleurs a été ajoutée. Les images peuvent être affichées et

imprimées en Deux couleurs.

• Il est possible d'enregistrer des documents PrintShop Mail en tant que modèles PrintShop Mail. Les modèles

sont des documents PrintShop Mail qui sont conçus pour être utilisés ultérieurement ; les modèles par exemple peuvent être utilisés en tant que base pour les nouveaux documents et pour publication vers PrintShop Web. Ces modèles contiennent la mise en page de base (arrière-plan) et les paramètres de document.

• Il est possible d'utiliser des plugins.

Interface d'utilisateur

• L'interface d'utilisateur a été améliorée, par exemple :

Des fenêtres réduites qui vous permettent de personnaliser l'interface d'utilisateur par rapport à vos préférences personnelles. Thème d'interface (Skins), qui vous permet de modifier l'apparence de l'interface d'utilisateur d'application.

• Dans le menu Fichier un nouveau sous-menu Instructions à l'opérateur a été ajouté ; un concepteur de

document peut inclure une note contenant des instructions sur les paramètres recto/verso, le grammage de papier, etc. Il s'agit d'un raccourci vers la zone d'édition Commentaires dans la première étape de l'assistant de Publication vers PrintShop Web.

Mac OS

Impression

• La prise en charge pour la technologie d'impression AHT a été mise en application.

Variables

• La prise en charge de codes-barres USPS OneCode a été mise en application.

Documents

• À présent, la modification simultanée des propriétés (attributs) de texte de plusieurs objets texte est possible.

• Vous pouvez enregistrer vos expression favorites dans PrintShopMail, ce qui vous permet de réutiliser

facilement les expressions dans d'autres documents et d'importer/exporter vos favoris vers d'autres

Interface d'utilisateur

ordinateurs.

• La barre d'outils Texte a été ajoutée.

Mise à niveau de PrintShop Mail

Mise en route de PrintShop Mail

Pour utiliser certaines fonctionnalités dans PrintShop Mail, par exemple une technologie d'impression spécifique ou l'impression automatisée, votre clé électronique doit être mise à niveau pour que vous soyez autorisé à utiliser cette fonctionnalité. Lors de l'exécution de la procédure de mise à niveau, l'application détecte quelles options de mise à niveau sont disponibles et vous permet d'effectuer vos choix.

Des licences d'utilisateur unique, des licences multi-utilisateurs ou des licences réseau sont disponibles.

Pour des informations concernant les prix se détail officiels, rendez vous sur le site Web PrintShop Mail Site Web et cliquez sur Commander maintenant/Liste des prix

Licences d'utilisateur unique :

Des versions de licence d'utilisateur unique, qui sont programmées pour des enregistrements illimités ou un nombre spécifique d'enregistrements, sont disponibles :

1. La version illimitée ou professionnelle permet l'impression d'un nombre illimité d'enregistrements.

2. La version limitée ou standard permet l'impression de 200.000 enregistrements.

Licences d'utilisateurs multiples (Windows uniquement)

Une licence d'utilisateurs multiples est une licence qui permet à plusieurs utilisateurs d'imprimer simultanément un travail PrintShop Mail sur une imprimante se trouvant au sein d'un réseau local (LAN = Local Area Network).

Toutes les versions de licence multi-utilisateurs permettent de fusionner un nombre illimité d'enregistrements de base de données.

Optio ns de mise à niveau de Prin tShop Mail

Options de mise à niveau

Mise à niveau de version de PrintShop Mail

PrintShop Mail 98 Oui Non accessible PrintShop Mail 4.X Oui Oui PrintShop Mail 5.X Oui Non

Mises à niveau de PrintShop Mail Product

Standard ou professionnel

Mise à niveau de technologie

Standard Production Standard Production VIPP Non accessible Oui Non accessible Oui Impression automatisée Non accessible Oui Non accessible Non

Windows Macintosh

Oui Oui

Windows Macintosh

Pour mettre à niveau votre clé électronique

À partir du menu Aide, vous pouvez sélectionner trois options de mise à niveau différentes :

• Coupon

• Demande de mise à niveau

• Activer clé gigogne

Mises à niveau de PrintShop Mail 6

accessible

Coupon

Si vous possédez un numéro de coupon PrintShop Mail, cliquez sur l'option "Coupon". Une page Web de coupon PrintShop Mail s'ouvre. À ce moment, vous devez saisir le numéro de coupon et certaines informations supplémentaires pour confirmer la requête.

Mise à niveau

Si vous voulez ajouter des crédits, mettez à niveau la version, ajoutez OL CARE ou une autre option à votre clé gigogne, cliquez sur l'option "Mise à niveau". La page Mise à niveau de PrintShop Mail s'ouvre. Dans cette page, vous sélectionnez les options souhaitées, ainsi que certaines informations supplémentaires pour confirmer la requête.

Activer clé gigogne

Si vous avez reçu un code d'autorisation pour votre demande de coupon ou de mise à niveau (par E-mail) vous devez saisir ce code dans l'écran Activer clé gigogne. Ensuite, vous devez sélectionner l'option "Activer clé gigogne" et cliquez sur "Activer".

Pour afficher les informations sur la clé électronique, sélectionnez Informations d'aide/crédit. Les options de mise à niveau sont activées uniquement lorsque la clé électronique de PrintShop Ma il est connectée sur

l'ordinateur sur lequel la procédure de mise à niveau est effectuée.

Anciens documents PrintShop Mail

Les nouvelles versions de PrintShop Mail sont en mesure de lire vos documents PrintShop Mail existants, mais les documents PrintShop Mail créés dans d'anciennes versions ne seront pas en mes ure d'interpréter le nouveau format de document PrintShop Mail. Pour plus d'informations, reportez-vous à Comment enregistrer un document .

Pour reconnaître de nouvelles versions de PrintShop Mail, vous devez mettre à niveau la clé électronique.

Mise en route

Guide d'utilisation de PrintShop Mail

Voici les étapes de base pour installer PrintShop Mail et créer des documents PrintShop Mail. Cliquez sur chaque rubrique pour consulter ce guide étape par étape.

Installation de PrintShop Mail

Guide étape par étape

Une fois que vous avez créé et vérifié le document PrintShop Mail, il est prêt à être imprimé ou à être publié vers PrintShop Web.

•

Procédure d'installation

• Création d'un nouveau document

• Ouverture de la base de données

• Insertion d'images statiques et variables

• Création d'un texte variable

• Conditionnement de mise en page

• Sélection des bacs d'alimentation

• Répétitions de mise en page

• Aperçu avant impression

• Vérification de la mise en page

• Enregistrement de votre document

• Choix de votre technologie d'impression

• Définition des options d'impression

• Publication de documents

Installation d'un pilote d'imprimante

Mise en route de PrintShop Mail

Pour produire une sortie PostScript, PrintShop Mail doit communiquer avec un pilote d'imprimante PostScript. Nous vous recommandons d'utiliser soit le pilote d'imprimante Adobe, soit le pilote Microsoft PostScript.

Pilote Adobe PostScript

L'installation d'imprimante utilisant le pilote Adobe PostScript nécessite l'installateur d'AdobePS et un fichier PPD (PostScript Printer Description).

Le CD-ROM de PrintShop Mail contient l'installateur d'AdobePS et un ensemble de fichiers PPD utilisés couramment. Pour plus d'informations concernant le pilote Adobe PostScript, veuillez consulter le site www.adobe.com.

Pilote Mic rosoft PostScript (Windows uniquement)

Vous pouvez installer une imprimante en utilisant le pilote Microsoft PostScript avec l'assistant Ajout d'imprimante dans le Panneau de configuration Windows. L'assistant vous demande un fichier INF contenant les informations spécifiques concernant l'imprimante.

Le CD-ROM PrintShop Mail ne comprend pas de fichiers INF, mais vous devriez être en mesure d'acquérir les bons fichiers en contactant le fabricant de votre imprimante.

Installation de la clé électronique

Mise en route de PrintShop Mail

À propos de la clé électronique

Sans clé électronique, connue également sous le nom de "clé gigogne", PrintShop Mail fonctionne en mode Générateur. Dans ce mode, toutes les fonctions de PrintShop Mail sont disponibles ; cependant, vous pouvez uniquement imprimer 25 enregistrements par session et PrintShop Mail est imprimé sur chaque mise en page.

Si vous possédez une clé électronique d'anciennes versions de PrintShop Mail, celle-ci devra être mise à niveau. Autrement, PrintShop Mail fonctionnera en mode Générateur. Pour plus d'informations, reportez-vous à Mise à niveau de PrintShop Mail.

Ceci est une illustration de la clé électronique USB (L'aspect de votre clé peut être légèrement différent).

Vous pouvez utiliser chaque crédit de votre clé électronique pour imprimer un enregistrement.

Pour installer la clé électronique Windows

Connectez la clé électronique sur le port USB de votre ordinateur. Pour afficher le montant de crédits disponibles sur la clé électronique :

1. démarrez PrintShop Mail.

2. À partir du menu Aide, sélectionnez Informations sur les crédits.

Mac OS

1. Connectez la clé électronique sur le port USB.

2. Localisez le répertoire "Pilotes de clé gigogne".

3. Double-cliquez sur "AKSUSB Install.pkg".

4. Un message Bienvenue s'affiche, cliquez sur Continuer.

5. Un fichier Lisez-moi s'affiche, cliquez sur Continuer.

6. Par défaut, le logiciel HASP sera installé sur le volume "Macintosh HD" . Cliquez sur Continuer.

7. Cliquez sur Installer.

8. Une boîte de dialogue s'affiche indiquant que l'installation a réussi.

9. Cliquez sur le bouton Fermer pour terminer l'installation.

10. Pour vérifier si le pilote a été installé correctement, démarrez PrintShop Mail ; à partir du menu Aide,

Remarques :

sélectionnez Informations sur les cré d it s.

1. Pour installer le pilote de clé électronique, vous devez vous connecter en tant que "racine".

2. Avant d'installer la clé électronique pour Mac OS X, veillez à ce que les pilotes de clé électronique pour la plateforme OS 9x soient supprimés du système. Les pilotes de OS 9x ne sont pas compatibles avec OS X. Si ces pilotes restent installés, la clé électronique pour OS X ne fonctionnera pas. Procédez comme suit : appuyez sur commande + F et recherchez MacHasp sur vos disques durs locaux (généralement, il peut être trouvé sur le dossier système du dossier d'extensions OS 9) Lorsqu'une liste s'affiche avec MacHasp4Shim et MacHaspUsbDD, supprimez-les et veillez à vider la poubelle.

Pour afficher le montant de crédits disponibles sur la clé électronique :

1. démarrez PrintShop Mail.

2. À partir du menu Aide, sélectionnez Informations sur les crédits.

Créer un nouveau document

Comment…

Windows

Vous pouvez créer un nouveau document PrintShop Mail de deux façons :

Pour démarrer avec un document vierge

Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. Vous pouvez également instruire PrintShop Mail de créer un nouveau document vierge en sélectionnant Nouveau document vierge dans le menu Fichier ou appuyer sur CTRL+N.

La taille de cette mise en page vierge est définie sur Adapter à la page. Pour plus d'informations sur les tailles de mises en page, reportez-vous à Comment spécifier la taille de la mise en page.

À présent, vous pouvez utiliser les outils de création de PrintShop Mail pour ajouter des objets statiques et variables à vos mises en page. Pour plus d'informations, reportez-vous à Comment ouvrir une base de données, Comment ajouter des images et Comment ajouter un texte variable.

Pour baser le contenu de la mise en page sur un fichier PDF ou image

À partir du menu Fichier, sélectionnez Nouveau document basé sur PDF, ou appuyez sur CTRL+MAJ+N. Cette option offre également la possibilité d´importer un document Microsoft Word, qui sera converti automatiquement en fichier PDF. Ceci créera des mises en pages qui correspondent aux pages dans le fichier PDF.

Remarque: Après avoir créé un nouveau document basé sur PDF, les pages PDF sont traitées comme des objets séparés. Il est possible de mettre à l'échelle les pages PDF autour de la mise en page. Vous pouvez également placer un PDF en choisissant PDF à partir du menu Insérer ou cliquer sur le bouton Placer un PDF dans la barre d'outils Outils. Le fait d'importer un PDF de cette manière vous permet non seulement de mettre à l'échelle automatiquement, mais également de placer le PDF n'importe où sur la mise en page.

Modèles PrintShop Mail

PrintShop Mail vous permet de créer des modèles PrintShop Mail. Les modèles sont des documents PrintShop Mail que vous pouvez concevoir pour les utiliser ultérieurement, par exemple pour la publication vers PrintShop Web. Ces modèles contiennent la mise en page (arrière-plan) et les paramètres de document.

Création d'un modèle

Vous pouvez créer un nouveau modèle PrintShop Mail de deux façons :

Les modèles PrintShop Mail sont enregistrés avec l'extension ".PSMT". Par défaut, les modèles PrintShop Mail sont enregistrés dans le dossier Modèle qui est situé dans le répertoire de l'application PrintShop Mail.

• Démarrer avec une mise en page vierge

• Baser le contenu et la taille de vos mises en page sur un fichier PDF ou un fichier image.

• À partir d'un document PrintShop Mail :

1. Démarrez PrintShop Mail.

2. Créez le document PrintShop Mail souhaité.

3. À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle.

• Nouveau document Modèle :

1. Démarrez PrintShop Mail.

2. À partir du menu Fichier, sélectionnez Nouveau document basé sur un modèle.

3. Parcourir un fichier de modèles.

4. Cliquez sur Ouvrir

5. Effectuez les modifications appropriées.

6. À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle.

Modification du modè le

Il est possible de modifier les modèles PrintShop Mail afin de modifier les paramètres ou le contenu d'un document.

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Fermer le modèle.

2. Effectuez les modifications appropriées.

3. À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle.

Remarque: Un modèle n'enregistre pas le lien vers la base de données que vous avez utilisé lors de la phase de conception du document PrintShop Mail.

Mac OS

Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. La taille de cette mi se en page vierge est définie sur Automatique. Pour modifier la taille de la mise en page, reportez-vous à Comment spécifier la taille de la mise en page.

Paramètres par dé faut

Comment…

Les paramètres par défaut dans PrintShop Mail permettent d'économiser du temps. Si les paramètres par défaut ne correspondent pas à la manière dont vous travaillez, il se peut que vous soyez obligé de personnaliser chaque document individuel, avant de pouvoir démarrer.

Dans PrintShop Mail est possible de réinitialiser les paramètres par défaut dans les Préférences, à cet effet :

Remarque: Si vous ajustez les paramètres alors qu'aucun document n'est ouvert, ces paramètres deviennent les paramètres par défaut pour tous les nouveaux documents. Les modifications effectuées tandis qu'un document est ouvert, affectent uniquement ce document.

Les paramètres par défaut qui peuvent être ajustés pour tous les documents, sont :

1. démarrez PrintShop Mail.

2. À partir du menu Fichier, sélectionnez Fermer. Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. (Windows) : À partir du menu Édition (CTRL+K), sélectionnez Préférences. (Mac OS) : À partir du menu PrintShop Mail (commande), sélectionnez Préférences.

3. Effectuez les modifications appropriées.

• Programme

• Travail d'impression

• Répétition

• Imposition

• PrintShop Web

Spécifier la taille de la mise en page

Comment…

Windows

Un document PrintShop Mail peut être constitué d'une ou plusieurs mises en page, qui peuvent avoir des tailles différentes. PrintShop Mail prend en charge plusieurs dimensions de mise en page au sein d'un même document.

Au démarrage, PrintShop Mails commence toujours avec une mise en page vierge. La taille de cette mi se en page vierge est définie sur Adapter à la page. La dimension et la forme (longue ou large) de mise en page peuvent être spécifiées pour chaque mise en page, en sélectionnant Taille dans le menu Mise en page ou en sélectionnant la mise en page dans le.panneau Mises en page..

Localisation de cette boîte de dialogue

Mise en page > Dimension

Le tableau ci-dessous contient d'autres informations sur les options de la boîte de dialogue Taille de mise en page.

Paramètre Description

Taille Sélectionnez une taille standard pour le document PrintShop Ma il, A3, A4, A5, B5, US Letter, US

Legal. Sélectionnez Taille personnalisée pour saisir les paramètres personnalisés.

Largeur Saisissez la largeur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "Taille

personnalisée".

Hauteur Saisissez la hauteur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "Taille

personnalisée". Forme Sélectionnez Grand ou Large Appliquer à Mise en page actuelle

A partir de ce point

Ensemble du document

Mac OS

Un document PrintShop Mail peut être constitué d'une ou plusieurs mises en page, ayant toutes la même taille. Il existe deux manières de spécifier la taille et l'orientation de la mise en page.

Taille de mise en page automatique

Vous pouvez choisir de baser votre taille de mise en page sur la taille de papier actuellement sélectionnée dans la boîte de dialogue Configuration de l'imprimante, en sélectionnant Taille de mise en page automatique dans le menu

Mise en page. Ceci fait que PrintShop Mail redimensionne dynamiquement vos mises en page pour les adapter au format du papier, même quand vous utilisez la répétition de mise en page.

Taille de mise en page fixée

Vous pouvez spécifier une taille de mise en page fixe dans la boîte de dialogue Dimension de la mise en page. Cela forcera votre taille de mise en page à rester la même, quelle que soit l'imprimante sélectionnée et le format du papier.

Localisation de cette boîte de dialogue

Mise en page > Dimension > Fixe

Le tableau ci-dessous contient d'autres informations sur les options de la boîte de dialogue Configuration de la mise

en page.

Paramètre Description

Taille Sélectionnez une taille standard pour le document Pr intShop Mail, A4, A5, B5, US Letter, US Legal.

Sélectionnez Taille personnalisée pour saisir les paramètres personnalisés.

Largeur Saisissez la largeur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "T aille

personnalisée".

Hauteur Saisissez la hauteur personnalisée. Ce paramètre est modifiable lorsque vous sélectionnez "Taille

personnalisée".

l'orientation Sélectionnez Grand ou Large

Ouvrir une base de données

Comment…

Les bases de données conventionnelles sont organisées par champs, enregistrements et fichiers. Un champ un morceau d'information simple, un enregistrement est un ensemble complet de champs et un fichier est un ensemble d'enregistrements.

Exemple de base de don nées

ZIP CAR CAR TYPE 91335 Mustang Un 75038 Explorer B 60173 Windstar C 33351 Explorer B

Dans lesquels ZIP, CAR ET CAR TYPE sont des champs et les autres éléments sont des enregistrements.

Pour ouvr ir une base de do nnées Windows

Remarque: Vous pouvez définir des nouvelles sources de données ou modifier des sources de données existantes dans

la boîte de dialogue Administrateur ODBC. Cette boîte de dialogue se trouve dans le Panneau de configuration. Dans Windows 2000, XP et 2003, il est situé d ans les Outils d'administration.

Limitations :

Pour parcourir le contenu de votre base de données

Après avoir ouvert la base de données, le contenu est affiché dans le panneau Champs de données. Vous pouvez parcourir les enregistrements dans la base de données en cliquant sur le bouton Parcourir dans la barre d'outils Base de

données ou en effectuant les sélections suivantes à partir du menu Base de données :

Pour une liste de formats de base de données pris en charge, reportez-vo us à Formats de base de données pris en charge.

1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir.

2. Parcourir un fichier de base de données.

3. Pour connecter à une source de données basée sur un serveur, dans le calque de gauche, cliquez sur l'icône Sources de données ODBC.

4. Double-cliquez sur un nom de source de données.

PrintShop Mail ne prend en charge qu'une table active à la fois. Si une base de données contient de multiples

•

tables, une autre boîte de dialogue apparaîtra, vous demandant de sélectionner une des tables.

• PrintShop Mail ne prend pas en charge les bases de données relationnelles.

Champs de données Vous pouvez concevoir un document modèle en l'associant ou non à une base de données, dans le but de publier des documents PrintShop Mail vers PrintShop Web. Les entrées que vous trouverez dans le panneau Champ de données dans PrintShop Mail, représentent des champs de données qui apparaissent dans le document. Ces champs sont désignés dans des expressions (pour des variables ou des conditions de mise en page, sans avoir besoin d'être directement associés à une base de données), ou ils réfèrent à des champs de base de données actuels (lorsque le document est déjà associé à une base de données spécifiqu e). Les propriétés du champ de données sont importantes pour la publication sur PrintShop Web. Pour plus d'informations sur les champs de données, reportez-vous à Publication de documents.

• Premier enregistrement (ALT+Haut)

• Enregistrement précédent (ALT+Gauche)

• Enregistrement suivant (ALT+Droite)

• Dernier enregistrement (ALT+Bas)

Pour trier la base de données

1. Sélectionnez à partir du menu Base de données : Tri > Edition.

2. Spécifiez vos conditions de tri.

3. Cliquez sur OK.

Pour filtrer la base de données

Vous pouvez définir un filtre dans la base de données en sélectionnant Filtre > Édition à partir du menu Base de données ; par exemple, si vous voulez uniquement imprimer une certaine plage de codes ZIP (de 10000 à 19999).

Vous pouvez choisir parmi : Égal

Est différent de Est inférieur à Est inférieur ou égal à Est supérieur à Est supérieur ou égal à Est vide N'est pas vide

Si vous avez plus d'une règle de filtre et que vous voulez que TOUT soit applicable, sélectionnez AND pour les combiner. Si vous voulez l'un ou l'autre, sélectionnez OR. Une autre façon de filtrer la base de données consiste à utiliser Script étendu. Reportez-vous à Script étendu pour plus

d'informations.

Mac OS

PrintShop Mail prend en charge les formats de base de données suivants : DBF, TXT et XLS

1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir. Remarque : Une boîte de dialogue s'affiche avec le message "Lorsque votre fichier de base de données n'est pas un fichier DBF, PrintShop Mail enregistre une copie au format DBF".

2. Parcourez le fichier de base de données.

Utilisation d'une base de données native (DBF)

Les règles suivantes s'appliquent à un fichier au format de base de données native, par exemple .dbf, si vous souhaitez l'associer à un document PrintShop Mail :

• La première ligne de votre base de données doit contenir les noms de fichier.

• Les noms de fichiers doivent contenir uniquement des caractères alphanumériques et des traits de

soulignement et avoir une longueur maximale de 10 caractères.

• Les données variables doivent être répertoriées sous la première ligne.

• Les éléments de données variables ne doivent pas contenir de guillemets.

• Bien que PrintShop Mail prenne en charge les formats dbf3 et dbf4, le nom de fichier doit avoir l'extension

".dbf" (et non dbf3 ou dbf4).

Utilisation d'un fichi er d e texte en tant que base de données

Les règles suivantes s'appliquent lors de l'utilisation d'un fichier texte en tant que base de données :

• La première ligne de votre fichier texte doit contenir les noms de fichiers.

• Les noms de fichier doit contenir uniquement des caractères alphanumériques et des traits de soulignement.

• Les enregistrements doivent être répertoriés sur les lignes suivantes.

• Le séparateur de champ peut être une tabulation, une virgule, un espace, un point-virgule ou un ca ractère

défini par l'utilisateur (non alphanumérique ou souligné) et ces séparateurs ne peuvent pas être utilisés dans le contenu des champs.

• Si un champ contient un caractère séparateur de champ, il doit être entouré de guillemets afin qu'il soit traité

comme une chaîne.

• Deux séparateurs de champ adjacents impliquent qu'un champ vide est placé entre les deux séparateurs.

• Le séparateur d'enregistrement est un caractère de fin de ligne.

• Tout champ manquant à la fin d'une ligne, est laissé vide.

Ouverture d'un fichier d e texte en tant que base de données

1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir.

2. Faites défiler vers le dossier dans lequel est situé le fichier de base de données.

3. Sélectionnez un fichier de base de données de texte et cliquez sur Ouvrir.

4. Sélectionnez la marque de séparation que vous souhaitez utiliser la boîte de dialogue.

Ouverture d'un fichier XLS en tan t que base de données

Remarque: Cette option nécessite Microsoft Excel. Lorsque vous sélectionnez un fichier de base de données XLS, Excel

est appliqué par PrintShop Mail, créant une copie de texte en clair du fichier Excel. Ensuite, PrintShop Mail convertit ce fichier de texte en clair au format DBF. Le fichier DBF sera utilisé.

1. À partir du menu Base de données, sélectionnez Ouvrir.

2. Faites défiler vers le dossier dans lequel est situé le fichier de base de données.

3. Sélectionnez un fichier de base de données xls et cliquez sur Ouvrir.

Pour trier la base de données

Vous pouvez définir un grand nombre de touches de tri, qui s'appliquent à la base de données ouverte. La définition des touches de tri et de leur priorité est réalisée indépendamment de la mise sous ou hors tension, comme expliqué cidessous.

1. Ouvrez la page flottante Base de données et cliquez sur le bouton Édition situé à proximité de la case à cocher Trier.

2. Sélectionnez un champ de base de données dans la liste de gauche et appuyez sur le bouton Ajouter pour le copier sur la liste Ordre de tri sur la droite. Le fait de double-cliquer sur le nom du fichier a le même effet. Répétez les étapes avec tous les champs que vous souhaitez utiliser comme autres touches de tri.

3. Vous pouvez spécifier l'ordre de tri par champ sélectionné, soit croissant, soit décroissant, en sélectionnant une clé de tri dans la liste de droite et en la faisant glisser vers le haut ou le bas, ou retirer une clé de tri en la sélectionnant, puis en cliquant sur Effacer ou en double-cliquant sur la clé de tri.

4. Appuyez sur Trier pour trier la base de données et sur Prêt pour fermer la boîte de dialogue.

Pour filtrer la base de données

PrintShop Mail vous permet de filtrer la base de données à laquelle vous souhaitez lier un document. Ceci implique que seule une sélection de la base de données va être utilisée.

1. Ouvrez la fenêtre Base de données et cliquez sur le bouton Edition situé à proximité de la case à cocher Filtrer.

2. Saisissez une expression dont le résultat peut être uniquement vrai ou faux.

3. Sélectionnez Filtre à partir du menu Base de donnéesou cochez la case Filtre dans fenêtre de la base de données pour appliquer vos paramètres de filtrage. Lorsque vous sélectionnez ou désélectionnez l'option de filtrage, vous basculez entre l'utilisation de la base de données entière ou l'utilisation uniquement d'enregistrements filtrés. L'option de filtrage est activée uniquement lorsque la base de données est réellement ouverte.

Se connecter au serveur SQL

Comment…

Avant de vous connecter à un serveur SQL, vous devez installer comme suit une source de données ODBC de serveur SQL.

1. Dans le Panneau de configuration Windows, sélectionnez Administrate ur de source de données ODBC. (Dans Windows 2000, XP et 2003, ce panneau est situé sous les Outils d'administration). La fenêtre Administrateur de source de données ODBC apparaît.

2. Sur l'onglet DSN Utilisateur, cliquez sur Ajouter. La fenêtre Créer la nouvelle source de données apparaît.

Le système vous demande de spécifier quel pilote utiliser pour la source de données.

3. Double-cliquez sur Serveur SQL.

4. Tapez le nom et la description de la source de données.

5. Spécifiez le nom du serveur SQL ou l'adresse IP.

6. Cliquez sur Suivant.

7. Sélectionnez Avec authentification de serveur SQL utilisant une ID et un mot de passe d'ouverture de session saisis par l'utilisateur.

8. Spécifiez l'ID et le mot de passe de connexion.

9. Cliquez sur Configuration du client.

10. Sur la fenêtre Ajouter configuration de la bibliothèque réseau, sous Bibliothèques réseau, sélectionnez TCP/IP. Remarque : Ne changez pas le nom du serveur ou le numéro de port, sauf spécifié autrement par votre administrateur système.

11. Cliquez sur OK.

12. Sélectionnez Changer la base de données par défaut en : et choisissez SQL Test (ou le nom que vous avez donné à la source de données).

13. Cliquez sur Suivant.

14. Cliquez sur Terminer.

15. Sur la fenêtre Installation de Microsoft SQL Server, contrôlez les options et cliquez sur Tester la source de données... pour tester la connexion.

16. Pour débuter l'utilisation de la source de données dans PrintShop Mail, cliquez sur OK.

Ajouter un texte variable

Comment…

À propos du texte variable

Dans PrintShop Mail, les éléments textuels peuvent contenir des textes variables et statiques, séparés par des séparateurs. Par défaut, le caractère @ délimite les variables. Chaque variable est associée à une expression. Une expression est un calcul qui est généralement basé sur le contenu de votre base de données.

Pour ajouter un texte variable

Remarque: En tant qu'alternative aux étapes indiquées ci-dessous, vous pouvez effectuer un glisser-déposer

directement de votre base de données sur votre mise en page. Ceci crée automatiquement une zone de texte et un nom de variable.

Les variables que vous avez définies automatiquement apparaissent dans le panneau Variables (Windows) ou dans la page flottante Variables (Mac OS).

1. Dans la barre d'outils Outils , cliquez sur le bouton Placer un texte variable ou à partir du menu Insérer, sélectionnez Texte variable. (Windows) : À partir du menu Fenêtre, sélectionnez Champs de données (Ctr l +3 ), ou sélectionnez le panneau Champs de données dans la fenêtre Propriétés. (Mac OS) : À partir du menu Fenêtre, sélectionnez Afficher les variables.

2. Commencez à taper. Chaque fois que vous voulez inclure des informations variables, tapez un nom expressif entre deux caractères de délimitation. Par défaut, le caractère @ délimite les variables. Il est possible de modifier les caractères de délimitation dans les Préférences.

3. Lorsque vous avez terminé, cliquez hors de la zone de texte.

Pour attrib uer des champs de base de données aux vari ables

La prochaine étape consiste à connecter les variables aux champs situés dans la base de données. À cet effet,

1. (Windows) : Double-cliquez sur une variable sur le panneau Variables pour afficher l'Editeur

d´expression, ou cliquez avec le bouton droit sur l'objet texte et sélectionnez la variable dans le sous-menu Modifier l´expression.

(Mac OS) : Double-cliquez sur une variable sur la page flottante Variables. Utilisez l'Editeur d'expression pour attribuer une expression à la variable.

2. Double-cliquez sur le champ de base de données auquel vous voulez associer la variable.

3. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

Remarque: Vous pouvez vérifier le résultat de cette expression dans le panneau Variables ou dans la page flottante Variables (Mac OS).

Pour afficher l'aperçu des variables

Dans le mode Aperçu, vous pouvez voir le résultat dans la zone de texte même.

Pour basculer entre les modes Aperçu et Modèle, cliquez sur ce bouton dans la barre d'outils Affichage ou à partir du menu Affichage, sélectionnez Aperçu (Windows). À partir du menu Affichage, sélectionnez Aperçu ou appuyez sur Commande + Y(Mac OS).

Vous pouvez changer le style de texte (par exemple, le nom de la police, la taille, la couleur et les propriétés de style) de toute partie de l'objet texte à partir de la barre d'outils Formatage de texte, ou à partir du menu Texte.

Mac OS

La fonction "Supprimer des lignes vides" peut être activée à l'aide d'une coche dans la fenêtre Editeur d'expression.

Formatage de variables

(Windows uniquement)

Comment…

À propos du formatage de variables

Le formatage des variables vous permet de définir comment les nombres, les unités monétaires et les dates sont affic hés et imprimés. Vous pouvez définir ceci pour chaque objet de texte dans le document, suivant les préférences régionales.

Pour formater des variables

Choisissez le panneau Variables et sélectionnez une variable pour spécifier ses paramètres de format. Vous pouvez sélectionner les catégories de format suivantes :

• Nombre

• Unité monétaire

• Date

• Texte

• E-mail

Nombre

La catégorie Nombre contient toutes les options de formatage de nombre disponibles sur les systèmes.

Configurez cette option...

Symbole décimal Sélectionner le symbole utilisé comme séparateur décimal. Nombre de décimales Sélectionner le nombre de chiffres affichés après le symbole décimal. Symbole de groupement

des chiffres Groupement de chiffres Sélectionner le nombre de chiffres dans le groupe. Symbole négatif Sélectionner le symbole pour indiquer un nombre négatif. Format négatif Sélectionner le format pour afficher les nombres négatifs. Zéros de gauche Afficher les fractions avec ou sans zéros de gauche (par exemple 0,7 ou ,7).

Pour...

Sélectionner le symbole permettant de grouper les chiffres en nombres longs (par exemple : 1,000,000).

Unité monétaire

La catégorie Unité monétaire vous permet de formater une valeur numérique devant être représentée dans un format d'unité monétaire.

Configurez cette option...

Locales Sélectionner une région Symbole monétaire Sélectionner le symbole de l'unité monétaire. Format positif Sélectionner le format d'unité monétaire positif. Format négatif Sélectionner le format d'unité monétaire négatif. Symbole décimal Sélectionner le symbole utilisé comme séparateur décimal. Emplacements de décimale Sélectionner le nombre de chiffres affichés après le symbole décimal. Symbole de groupement

des chiffres Groupement de chiffres Sélectionner le nombre de chiffres dans le groupe.

Pour...

Sélectionner le symbole pour grouper les unités monétaires en nombres longs.

Date

La catégorie Date vous permet de formater une date lorsque celle-ci se trouve dans un format d'entrée attendu. Le format d'entrée attendu est "AAAAMMJJ".

Configurez cette option...

Locales Sélectionner une région Format de la date Sélectionner un format de date Echantillon MM/jj/aaaa

Pour...

Texte

La catégorie Texte est l'option par défaut sur laquelle une variable est définie. En définissant le format sur cette catégorie, PrintShop Mail considère le contenu numérique de variable comme une chaîne de texte.

E-mail

En définissant le format sur cette catégorie, PrintShop Mail vérifie s'il manque quelque chose dans le format, tel que "@" et "."

Création des numéros de série

Comment…

À propos des numéros de série

Les numéros de série sont associés à la fonction COUNTER.

Pour créer un numéro de série

1. Insérez une variable dans le texte dans lequel vous voulez que le numéro apparaisse. (Windows) : dans le panneau Variables dans la fenêtre Propriétés, double-cliquez sur la variable que vous venez de créer ou cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte variable et sélectionnez Modifier l'expression pour ouvrir l'Editeur d'expression. (Mac OS) : À partir du menu Fenêtre, sélectionnez Afficher les variables.

2. Double-cliquez sur la fonction COUNTER pour ouvrir la fenêtre Assistant d'expr e ssion.

3. Remplissez les valeurs que vous souhaitez que le compteur génère.

4. Cliquez sur OK. Par exemple :

COUNTER(1, 100) crée un compteur qui démarre avec 1 et finit avec 100. Remarque : Pour créer un compteur indéfini, il suffit de double-cliquer sur la fonction COUNTER; lorsque la

fenêtre Assistant d'expression s'ouvre, cliquez sur OK ; l'opérateur COUNTER() crée un compteur qui commence par 1 et se termine avec la valeur définie en tant que nombre maximal d'"Éléments sans base de données" comme défini dans les Paramètres de programme.

Pour afficher les résultats, parcourez les enregistrements à l'aide des boutons de la barre d'outils Base de données. Le compteur affiche 1, 2, 3 et ainsi de suite, au fur et à mesure que vous faites défiler les enregistrements.

Remarque: Il est inutile d'ouvrir une base de données pour utiliser cette fonction.

Lorsqu'aucune base de données n'est ouverte, vous pouvez modifier le nombre total d'enregistrements dans la barre d'out ils B a se de données. À cet effet, saisissez le nombre d'enregistrements souhaité s et a ppuy ez sur Entrée.

Pour voir un exemple dans lequel des numéros de série personnalisés sont utilisés, reportez-vous à Numéros de série personnalisés.

Ajouter des images statiques et variables

Comment…

Dans PrintShop Mail, des objets image peuvent contenir soit des images statiques, soit des images variables. L'utilisation d'images variables avec PrintShop Mail vous permet de personnaliser vos documents avec des illustrations.

À propos des images statiques

Les images statiques ne sont pas reliées à une variable, ce qui signifie qu'elles sont toujours associées au même fichier image. Les technologies d'impression utilisent ce fait pour optimiser la durée du processus d'impression en ne spoulant les images statiques qu'une fois par travail.

Pour insérer une image statique

À propos des rectangles englobants

Le rectangle englobant d'une image statique reflète la taille de l'image. Quand vous redimensionnez l'objet, il conserve ses proportions initiales. La taille initiale d'une image dépend de sa résolution. PrintShop Mail accepte une résolution d'image de 96 DPI (Dots Per Inch = points par pouce), sauf pour les fichiers EPS (72 DPI) et TIFF. La résolution d'une image TIFF est stockée dans le fichier même.

À propos des images variables

Les images variables sont liées à des variables de la même façon que pour le texte variable. Le résultat de l'expression associée à une image variable doit être un nom de fichier image. Les technologies d'impression optimisent la durée du processus d'impression en ne spoulant les images variables récurrentes qu'une seule fois par travail.

Windows Pour insérer une image variable

Pour une liste de formats d'image pris en charge, reportez-vous à Formats d'image pris en charge.

1. Dans la barre d'outils Outils, cliquez sur le bouton Insérer un fichier image ou à partir du menu Insérer, sélectionnez Fichier image.

2. Parcourez la boîte de dialogue, vers l'image à insérer.

3. Cliquez sur Ouvrir

PrintShop Mail pour Windows préserve l'espace couleur dans des formats d'images EPS et JPEG. Tous les autres formats d'images seront convertis en espace de couleur RVB.

1. Dans la barre d'outils Outils, cliquez sur le bouton Insérer une zone d'image ou à partir du menu Insérer, sélectionnez Insérer une zone d'image.

2. Double-cliquez sur le nom de votre image variable dans le panneau Variables, pour afficher l'Editeur d'expression. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'image variable et choisir Modifier l'expression.

3. Dans l'Editeur d'expression, définissez une expression ou sélectionnez un fichier de base de données contenant le nom du fichier d'image.

PrintShop Mail peut utiliser les informations de champ à partir de la base de données pour créer des images variables. Ces informations sont utilisées de deux manières :

• Traitement "Dans l'état", utilise les données du champ pour dire à la zone image quel est le nom du fichier

image.

• Traitement "Déclencheur", utiliser les données d'image combinées avec une expression logique pour créer le

résultat du nom de fichier d'image. Les deux méthodes sont utilisées régulièrement pour générer des données variables.

Pour insérer des images variables "Dans l'état" Configuration de la base de données

ZIP CAR CAR PIC 91335 Mustang Mustang.jpg 75038 Explorer Explorer.jpg 60173 Windstar Windstar.jpg 33351 Explorer Explorer.jpg

Expression

Le champ "CAR PIC" est utilisé pour dire à la zone image quel est le nom du fichier :

Pour insérer le "Déclencheur" d'images variables

Les déclencheurs de données peuvent être des caractères alphanumériques ou des symboles. La manière la plus simple de configurer un champ Déclencheur est d'utiliser des chaînes de caractères de 1 à 3 chiffres.

Configuration de la base de données

ZIP CAR CAR TYPE 91335 Mustang Un 75038 Explorer B 60173 Windstar C 33351 Explorer B

Expression

SI ([CAR TYPE] = "A", "Mustang.jpg", SI ([CAR TYPE] = "B", "Explorer.jpg', SI([CAR TYPE] = "C", "Windstar.jpg","")))

Le champ "CAR TYPE" est utilisé avec une formule logique conditionnelle pour générer le nom du fichier image.

Pour vérifier et afficher un aperçu des résultats

Vous pouvez vérifier le résultat dans le panneau Variables. L'image s'affiche en mode Aperçu.

Remarque: Les images EPS s'affichent dans l'aperçu uniquement lorsqu'elles contiennent un aperçu TIFF. La qualité de cet aperçu TIFF peut être différent de la sortie imprimée

Pour afficher les propriétés d'objets image, reportez-vous à Propriétés d'image.

Mac OS

1. Dans la barre d'outils Outils , cliquez sur le bouton Placer une image variable et placez un rectangle de la taille souhaitée sur votre mise en page ou à partir du menu Insérer, sélectionnez Image variable.

2. Double-cliquez sur le nom de votre image variable dans la fenêtre Variables, pour afficher l'Editeur d'expression.

3. Dans l'Editeur d'expression, définissez une expression ou sélectionnez un champ de base de données contenant le nom du fichier d'image.

PrintShop Mail pour Macintosh convertit l'espace couleur qui est incorporé dans l'image en espace couleur du pilote d'imprimante. Vous pouvez vérifier l'espace couleur du pilote d'imprimante, en sélectionnant à partir du menu Fichier, Imprimer/Sync.couleur

Conditionnement de mise en page

Comment…

À propos du conditionnement de mise en page

Utilisez le conditionnement de mise en page pour ignorer conditionnellement certaines pages de votre document ou pour les laisser vierges pendant le processus d'impression. Les commandes PRINT et BLANK n'influence pas la quantité de pages imprimées.

Il existe trois options pour l'application d'une condition à une mise en page :

Pour spécifier le conditionnement de mise en page

Allez vers la mise en page pour laquelle vous voulez définir la condition :

Par exemple :

Votre document est composé de deux mises en page :

Vous voulez créer un bulletin d'une page. PrintShop Mail peut utiliser les informations de votre base de données pour déterminer si une page doit être imprimée, ignorée, ou laissée vierge.

• PRINT : La mise en page s'imprime (valeur par défaut).

• BLANK : Une page vierge s'imprime à la place de la mise en page.

• SKIP : La mise en page est ignorée.

• (Windows) : il est possible de spécifier de trois façons la condition de mise en page :

1. À partir du menu Mise en page, sélectionnez Modifier la condition.

2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la mise en page et sélectionnez Modifie r la condition de mise en page.

3. Dans le panneau Mises en page, sélectionnez les mises en page et cliquez sur Action pour modifier la condition.

• (Mac OS) : à partir du menu Fenêtres, sélectionnez Afficher les conditions de mise en page. Double-

cliquez sur la mise en page et modifiez la condition.

• Cible d'audience masculine

• Cible d'audience féminine

L'expression utilisée est : IF( [SEXE] = "M", Print, Skip) En d'autres termes, Si le champ SEXE est "M", imprimer la page ; dans le cas contraire, ignorer la page. Inversement, l'expression pour la mise en page prévue pour l'audience féminine est :

IF( [SEXE] = "F", Print, Skip)

FreeForm ne prend pas complètement en charge le conditionnement de mise en page. En particulier, elle ne vous permet pas d'ignorer conditionnellement des mises en page. Lorsque SKIP est utilisé, une page vierge sera imprimée à la place. FreeForm 2 ne prend pas en charge la fonction SKIP en combinaison avec la répétition de mise en page ; cette mise en page ignorée sera laissée vierge.

Lorsque vous utiliser une condition de mise en page en combinaison avec la répétition de mise en page et que SKIP est activé, la prochaine mise en page vas se placer à l'endroit où la mise en page précédente aurait été positionnée.

Pour imprimer Au travers de la pile, définissez la priorité maximale (1) sur D'avant en arrière, la priorité (2) sur De haut en bas et la priorité (3) sur Gauche à droite. De cette manière, le premier enregistrement est imprimé dans le coin supérieur gauche de la première page, le deuxième enregistrement est imprimé dans le coin supérieur gauche de la deuxième page, etc.

Quand les conditions de mise en page s'appliquent-elles ?

• Sortie de documents de multiples versions au sein d'un même fichier PrintShop Mail.

• La condition de mise en page constitue une alternative pour la configuration de variables lourdes de texte

(paragraphes de variables multiples). La création d'une formule d'expression au sein de la zone de texte variable à l'aide de 1000 caractères, peut être fastidieuse. Une voie plus simple consiste à créer plusieurs pages statiques dans des programmes natifs de traitement Desktop Publishing ou Word, à convertir les documents dans un format de fichier utilisable par PrintShop Mail (EPS ou PDF) et de configurer les conditions pour la sortie à partir de PrintShop Mail.

• Insertion de pages vierges

Pour plus d'informations sur les expre ssion s, r eportez-vous à Aperçu des expressions.

Répétition de mi se en page

Comment…

À propos de la répétition de mise en page

PrintShop Mail peut imprimer des mises en page multiples sur un support ayant un format plus grand que la mise en page. Par exemple, une carte postale de 5,5" x 4,25" peut être imprimée 2 par 2 sur un papier de format lettre (11" x 8,5").

Pour obtenir ce résultat, vous pouvez créer une mise en page qui est la dimension de 1 document personnalisé ; dans ce cas, une carte postale qui a les dimensions 5,5" x 4,25".

Pour un document avec de multiples mises en page, vous pouvez imprimer différentes mises en page sur la même page.

Pour spécifier la répétition de mise en page

1. (Windows) : À partir du menu Édition, (CTRL+K) sélectionnez Préférences.. (Mac OS) : à partir du menu PrintShop Mail, sélectionnez Préférences.

2. Dans le calque de gauche, cliquez sur l'icône Répétition.

3. Spécifiez le nombre de répétitions pour la mise en page, ainsi que l'espacement horizontal et vertical entre chaque mise en page.

Remarque: Le nombre maximum de répétitions est affiché entre crochets.

À propos des pr iorités

Les priorités influencent l'ordre dans lequel vos mises en page sont imprimées. Vous pouvez changer les priorités pour chacune des trois dimensions suivantes :

• D'avant en arrière

• De gauche à droite

• De haut en bas

coin supérieur gauche de la première page, le deuxième enregistrement est imprimé dans le coin supérieur gauche de la deuxième page, etc.

Lorsque vous utiliser une répétition de mise en page en combinaison avec la condition de mise en page et que SKIP est activé, la prochaine mise en page vas se placer à l'endroit où la mise en page précédente aurait été positionnée.

Sélectionner des bacs d'alimentation...

Comment…

À propos de la sélection du bac d'alimentation

Si votre imprimante prend en charge différents bacs d'alimentation et que votre document est constitué de multiples mises en page, vous pouvez envoyer différentes mises en page vers différents bacs séparés.

Pour associer une mise en page à un bac d'alimentation Windows

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Configuration de pageou cliquez avec le bouton droit sur la mise en page et choisissez Configuration de page.

2. À partir de la boîte de dialogue Bac, sélectionnez le bac d'alimentation souhaité.

3. Dans la boîte de dialogue Appliquer à, sélectionnez :

Mise en page actuelle : mise en page ou mises en page sélectionnées dans le panneau Propriétés. A partir de ce point : mise en page active et toutes les mises en page au-dessous. Ensemble du document : toutes les mises en page dans le document.

4. Cliquez sur OK.

Si votre imprimante prend en charge plusieurs bacs, mais que ceux-ci ne sont pas disponibles dans la fenêtre Configuration de page, utilisez les étapes suivantes pour sélectionner un bac dans les propriétés avancées du pilote :

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Configuration de pageou cliquez avec le bouton droit sur la mise en page et choisissez Configuration de page.

2. Cliquez sur l'onglet Avancé.

3. Dans les propriétés de document de l'imprimante, sélectionnez Avancé.

4. Dans les Options avancées, sélectionnez Fonctions d'imprimante.

Remarque: Les options mentionnées ci-dessous doivent être répétées pour chaque mise en page, si chaque mise en page nécessite un bac différent.

Une autre manière d'associer une mise en page à un bac d'alimentation, consiste à sélectionner le panneau Mises en page, puis à sélectionner la propriété Bac d'alimentation et à choisir le bac souhaité à partir du menu déroulant.

Mac OS

1. À partir du menu Fenêtre, sélectionnez Afficher les mises en page de document.

2. Sélectionnez la mise en page souhaitée.

3. À partir du menu Mise en page, sélectionnez Bac d'alimentation. Suivant le PPD sélectionné, une liste des bacs d'alimentation disponibles s'affiche.

Nombre de copies

(Windows uniquement)

Comment…

PrintShop Mail vous permet d'imprimer un certain nombre de copies par page. L´Editeur d'expression peut être utilisé pour générer plusieurs copies de chaque page dans une tâche.

Pour configurer le nombre de copies

1. Sélectionnez le panneau Mises en page.

2. Sélectionnez la mise en page souhaitée et cliquez sur Nombre de copies, pour ouvrir l´Editeur d'expression.

Les champs de données peuvent être utilisés pour spécifier le nombre de copies par page. Les données de champ ne contenant pas de chaînes de nombres peuvent être utilisées avec des fonctions logiques telles que

Chaîne de texte numérique

Une fois que le Générateur d'expression est ouvert :

l'interrogation IF.

1. Double-cliquez sur la fonction VAL pour ouvrir la fenêtre Assistan t d'expression.

2. Sélectionnez le champ de base de données contenant le nombre de copies.

Chaîne de texte non-numérique

Dans ce cas, le champ de données ne contient pas une chaîne de nombres, mais il contient un champ à utiliser en tant que "Déclencheur".

Dans l'expression "IF([TRIGGER]="A",VAL("12"),IF([TRIGGER]="B",VAL("8"),VAL("1"))) ", le nom de champ "TRIGGER" (déclencheur) possède soit un "A" soit un "B". Le nombre de copies pour "A" sera 12 et le nombre de copies pour "B" sera

8. À la fin de l'expression, vous devez ajouter VAL("1"), car la fonction doit avoir pour résultat une valeur numérique.

Limitations

Le résultat de sortie sera une copie si un zéro unique ("0") est utilisé dans toute partie de l'expression.

•

• Pour les documents à pages multiples, vous devez définir le nombre de copies pour chaque page individuelle.

• Nombre de copies ne peut pas être utilisé en combinaison avec Répétition de mise en page.

• Nombre de copies ne peut pas être utilisé lorsque la technologie d'impression FreeForm est s électionnée ;

utilisez FreeForm 2 à la place.

Vérifier un document

Comment…

À propos de la vérification de document

Avant d'imprimer votre document, vous pouvez vérifier si votre document est prêt à être imprimé. Vérifier document permet de vérifier le document sur deux niveaux :

PrintShop Mail effectue les vérifications suivantes :

Pour effectuer la vérification de document Avertissements

Pendant que vous travaillez, PrintShop Mail vérifie de manière dynamique la présence possible d'erreurs sur la mise en page et affiche toute erreur dans le panneau Avertissements, telle que :

• Niveau mise en page : Les avertissements au niveau mise en page affichent le nombre de mises en page dans

le panneau Avertissements.

• Niveau d'enregistrement : Les avertissements au niveau mise en page affichent le nombre de mises en page et

le nombre d'enregistrements dans le panneau Avertissements.

• Est-ce que des images ou fichiers PDF manquent ?

• Est-ce que tous les éléments sont placés à l'intérieur de la surface d'impression ?

• Est-ce qu'un élément textuel contient plus de texte que la zone de texte ne peut en contenir ? Par exemple,

l'avertissement suivant s'affiche : "Le texte ne tient pas dans son ca dre lié". Vous pouvez éviter la réapparition de cet avertissement en redimensionnant la zone de texte ou en associant la zone de texte à une autre zone de texte.) Pour plus d'informations sur la liaison de zones de texte, reportez-vous à Liaison d'objets texte.

Vérifier le document

Lorsque vous sélectionnez Vérifier le document dans le menu Mise en page, une barre de progression s'affiche, affichant le nombre d'enregistrements vérifiés. Les avertissements pour l'ensemble du document seront répertoriés dans le panneau Résultats de la vérification.

Remarque: Vérifier document s'arrête lorsque 1000 avertissements sont détectés ou lorsque vous appuyez sur le bouton Annuler sur la barre de progression.

Voici une liste des messages possibles :

L'objet est placé au-delà de la zone imprimable L'objet n'est pas entièrement placé dans la mise en page. Fichier texte introuvable La variable X n'est pas liée à une expression Le texte ne tient pas dans son cadre lié L'image X est introuvable Erreur de chargement d'image Le nombre de pages X n'est pas valide ; ce PDF ne contient que

Y pages Variable X : l'argument Y n'est pas valide Variable X : la chaîne de saisie de code-barres Y n'est pas valide Variable X : le format de date Y n'est pas valide X contient au moins une police TrueType qui n'est pas

incorporée dans le PDF Variable X : le champ de base de données Y est introuvable

Enregistrer un docu ment

Comment…

À propos de l'enregistrement de documents

Quand vous enregistrez un document, il est recommandé d'utiliser un dossier pour le fichier de document et ses fichiers d'assistance, c'est-à-dire, les fichiers image et la base de données. La raison est le fait que les fichiers d'assistance pour un document PrintShop Mail ne soient pas inclus dans le fichier de document. Ce fichier ne contient que des références, stockées en tant que chemins relatifs au dossier de document.

Par exemple : Si vous enregistrez votre document dans... "C:\Mes Documents"

et qu'il contient une image... "C:\Mes Documents\Images\Car.tif",

la référence à cette image est stockée sous... "Images\Car.tif"

Si vous déplacez le dossier Documents et ses sous-dossiers vers un autre lecteur, PrintShop Mail sera encore capable de localiser l'image.

Windows

Remarque :Vous pouvez importer des documents PrintShop Mail 98, 4.x et 5.x dans les nouvelles versions de PrintShop

Mail, 4.x et 5.x, mais PrintShop Mail 98, 4.x et 5.x ne seront pas capables d'interpréter des documents enregistrés par la nouvelle version de PrintShop Mail. Si vous essayez d'écraser un document PrintShop Mail 98/4.x/5.x existant avec un nouveau format de PrintShop Mail , PrintShop Mail émettra un avertissement.

Mac OS

Remarque: Vous pouvez ouvrir des documents PrintShop Mail créés dans PrintShop Mail 4.3.X ou une version plus

ancienne, mais PrintShop Mail 4.3.x ne sera pas capable d'interpréter des documents enregistrés par la nouvelle version de PrintShop Mail. Si vous ouvrez un document PrintShop Mail 4.3.x existant avec un nouveau format , PrintShop émet un avertissement, même si vous n'avez rien modifié, vous demandant si vous souhaitez réellement enregistrer ce document, dès que vous fermez le document.

Pour enregistrer vos docum e nts

Vous pouvez enregistrer de deux façons un document PrintShop Mail :

Pour revenir à la dernière version enregistrée du document, à partir du menu Fichier, sélectionnez Revenir.

1. En tant que document PrintShop Mail, avec l'extension ".PSMD". À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous.

2. En tant que modèle PrintShop Mail, avec l'extension ".PSMT" . À partir du menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous modèle. Pour uune assistance plus avancée par rapport à l'enregistrement de modèles PrintShop Mail, reportez-vous Créer un nouveau document.

Publication de documents

Comment…

PrintShop Web est une application Web vers impression facile à utiliser, performante et ouverte, qui permet d'imprimer sur le Web.

PrintShop Mail permet de préparer et d'ajouter des documents sur PrintShop Web. Les documents PrintShop Mail sont utilisés en tant que base pour les travaux d'impression, ce qui signifie qu'il est possible de réutiliser les documents en téléchargeant de nouvelles bases de données. Le concepteur peut publier (télécharger) un modèle existant ou un nouveau document et les clients seront en mesure d'utilis er PrintShop Web pour commander des travaux d'impression sur la base de ce document. Les travaux d'impression peuvent être visualisés et validés avant d'être soumis à l'imprimante.

Comment créer des documents PrintShop Mail pour publication

Vous, "le concepteur" créez des documents et modèles dans PrintShop Mail. Lorsque le document est prêt pour la publication, vous pouvez démarrer le processus de téléchargement en cliquant sur

Publier vers PrintShop Web, en sélectionnant le menu Fichier ou en cliquant sur le bouton Publier vers PrintShop Web dans la barre d'outils Standard.

Vous pouvez concevoir un document et l'associer ou non à une base de données. Les données variables dans l'aperçu du modèle dans PrintShop Web seront basées sur les champs de données que vous attribuez dans PrintShop Mail.

Remarque: N'oubliez pas que lorsque vous concevez un modèle, le modèle n'enregistre pas le lien vers la base de données.

Les champs de données représentent les données variables pouvant être fournit soit directement au travers d'une base de données que vous associez à un document PrintShop Mail, soit au travers de toute autre source de données, par exemple une base de données qui est téléchargée par un client PrintShop Web ou un formulaire Web.

Les entrées que vous trouverez dans le panneau Champs de données dans PrintShop Mail, représentent des champs de données qui apparaissent dans le document. Ces champs sont désignés dans des expressions (pour des variables ou des conditions de mise en page, sans avoir besoin d'être directement associés à une base de données), ou ils réfèrent à des champs de base de données actuels (lorsque le document est déjà associé à une base de données spécifique).

Lorsqu'un champ de données est utilisé dans le modèle PrintShop Mail, il sera doté d'une coche dans le panneau

Champs de données.

Exemple

La colonne Type affiche le type de données dans le champ de données. "Par défaut" signifie qu'actuellement, aucune source de données n'est accessible pour ce champ. Une fois qu'une source de données est accessible, la colonne Type affiche le type de données pour ce champ, comme spécifié dans la source de données, tel que chiffre, texte, etc.

Exemple

En sélectionnant un champ de données, vous pouvez voir et modifier ses propriétés :

Nom : Un identifiant unique. Vous ne pouvez pas modifier cette valeur ici. Valeur par défaut : Vous pouvez définir une valeur par défaut dans ce champ ; il s'agira d'une valeur de chaîne qui

s'affichera dans PrintShop Web, une fois que le document sera publié, en tant que titulaire de l'endroit lorsqu'aucune source de données n'est (encore) accessible pour ce champ de données. Vous retrouverez cette valeur de chaîne dans PrintShop Web, une fois que le document aura été sélectionné (avant la phase au cours de laquelle une source de données est fournie).

Remarque: Lorsqu'aucune base de données n'est (encore) disponible, cette valeur par défaut s'affiche en tant que valeur active dans le panneau Champs de données et dans l'objet texte de la mise en page, au cas ou le champ de données est utilisé dans le document :

Comment créer un champ de donnéessans ouvrir une base de données ?

1. Créez une variable : @variable@.

2. Ouvrez l'Editeur d'expression en double-cliquant sur la @variable@ dans le panneau Variables.

3. Type: [Mon champ de données].

4. Cliquez sur OK.

À présent, vous trouverez le champ de données dans le panneau Champ de données.

Remarques : Dans cette rubrique, vous pouvez définir une remarque ; il s'agira d'une valeur de chaîne qui s'affichera dans PrintShop Web une fois le document publié. Vous pouvez utiliser celle-ci, par exemple, pour donner aux clients une indication concernant ce champ de données variables. Source : La source de données peut être "Base de données", une base de données téléchargée par le client PrintShop Web ou "Entrée d'utilisateur", des données fournies par un formulaire Web par exemple.

Remarque :Ces propriétés de champs de données sont importantes uniquement pour PrintShop Web ; elles n'affectent pas le comportement de PrintShop Mail.

Comment publier des documents à partir de PrintShop Mail

La publication de documents PrintShop Mail vers PrintShop Web peut être effectuée directement à partir de PrintShop Mail.

Lorsque vous publiez des documents pour la première fois, vous devez spécifier l'URL et le compte d'ouverture de session pour le serveur Web de votre société.

1. Lancez PrintShop Mail.

2. À partir du menu Édition, sélectionnez Préférences et cliquez sur l'icône PrintShop Web. Pour dire à PrintShop Mail comment se connecter au serveur Web de votre société, spécifiez :

URL : l'adresse Web de votre société. Ouverture de session : le nom d'utilisateur et le mot de passe attribués par l'administrateur.

Une fois que vous avez spécifié toutes les informations nécessaires pour vous connecter au serveur Web de votre société, vous pouvez commencer à publier les documents vers PrintShop Web. Vous pouvez tester la connexion en cliquant sur le bouton Essai de connexion. Cette fonction vérifie uniquement si les trois options (URL, nom d'utilisateur, mot de passe) sont valides. Si aucune adresse de serveur PrintShop Web n'a été définie dans les Préférences de PrintShop Mail, le document et ses attributs (images et polices) seront enregistrés dans une archive comprimée (Publish to z ip) pour une publication ultérieure.

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Publier vers PrintShop Web ou cliquez sur le bouton Publier vers PrintShop Web dans la barre d'outils Standard.

Avant de publier des documents PrintShop Mail, un concepteur de documents peut ajouter un note contenant des Instructions à l'opérateur, par exemple au sujet de paramètres recto/verso, de grammage du papier, etc.

2. Une boîte de dialogue Publier vers PrintShop Web s'ouvre .

3. Sélectionnez le type de publication dans laquelle vous souhaitez placer le document. Dans PrintShop Web, les documents sont organisés au sein de types de publication. Les types de publication

constituent une manière de marquer un document comme appartenant à une catégorie spécifique (telle qu'enveloppe, carte de visite, invitation, etc.). Chaque société peut avoir une propre gamme de types de publication. Au sein de la société, chaque type de publication est unique. Chaque type de publication peut contenir un ou plusieurs documents.

Lorsque le client d'une société se connecte sur le site Web de PrintShop Web, tous les types de publication disponibles pour cette société, s'affichent.

4. Cliquez sur Suivant.

5. Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur le bouton Afficher l'explorateur pour afficher le répertoire contenant les fichiers d'images.

Remarque : l'ajout de fichier est nécessaire uniquement lorsque des images variables et des fichiers txt/rtf sont utilisés. Si le document ne contient pas d'images variables ou de fichiers txt/rtf, l'assistant vous conduit jusqu'à l'étape 7.

6. Sélectionnez les fichiers additionnels pour le document et cliquez s ur le bouton Ajouter. Remarque : dans cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir d'ajouter des fichiers d'images variables et des

fichiers .txt/.rtf qui appartiennent à ce document. Le document PrintShop Mail, ses polices et images statiques utilisées, sont ajoutés automatiquement.

7. Cliquez sur Suivant.

8. Cliquez sur Terminer pour publier le document.

9. Une fois que le Téléchargement du message a réussi, le nouveau document apparaît, cliquez sur OK.

Vous pouvez télécharger vers PrintShop Web des documents créés dans des versions antérieures de PrintShop Mail WE, par l'intermédiaire de PrintShop Mail 5.2 et plus.

Si vous avez suffisamment de privilèges d'accès, vous pouvez créer une "Nouvelle société" et un "type de publication" à partir de la boîte de dialogue Publier vers PrintShop Web dans PrintShop Mail.

Comment créer une nouvelle société

Pour créer une nouvelle société, procédez comme suit :

1. dans la boîte de dialogue Publier vers PrintShop Web, cliquez sur le bouton Nouvelle société. La boîte de dialogue Nouvelle société apparaît.

2. Saisissez le nom pour la société et cliquez sur OK. Boîte de dialogue Nouvelle société

Comment créer un nouveau typ e de pu blication

Pour créer un nouveau type de publication, procédez comme suit :

1. dans la boîte de dialogue Publier vers PrintShop Web, sélectionnez la société.

2. Cliquez sur le bouton Type de nouvelle publication. La boîte de dialogue Nouveau type de publication apparaît.

3. Saisissez le nom pour le type de publication. Boîte de dialogue Nouveau type de publication

Pour plus d'informations concernant la gestion des documents téléchargés, les types de sociétés et de publications, reportez-vous à PrintShop Web Help.

Notions de base sur l'impression

Impression de votre document

À propos de l'impression Aperçu avant impression

Lorsque vous travaillez sur votre document, vous pouvez afficher une représentation à l'écran de la so rtie imprimée. Dans cet aperçu avant impression, vous pouvez parcourir les pages et visualiser simultanément plusieurs mises en page et enregistrements.

Vous pouvez entrer en mode Aperçu d'impression de deux manières :

En mode Aperçu avant impression, trois éléments de menu s'affichent :

Zoom avant ou arrière sur un document

Vous pouvez effectuer un "zoom avant" pour avoir une vue en gros plan, plus détaillée, de votre document, ou un "zoom arrière" pour apercevoir plus d'éléments de la page.

Pour effectuer un zoom avant :

Pour effectuer un zoom arrière :

Navigation au travers des pa ges

Les pages se mettent automatiquement à l'échelle pour rentrer dans la surface de la fenêtre (mode adapter à la fenêtre), à moins que vous n'effectuiez un zoom avant sur une pages spécifique (mode zoom avant).

En mode adapter à la fenêtre, seule la barre de défilement verticale est active, cette barre de défilement détermine les pages qui sont visibles actuellement. Lorsque vous déplacez la case de défilement de la barre de défilement vertical, PrintShop Mail affiche un outil astuce contenant le numéro de page associé à la position actuelle de la c a se de défilement. Le défilement répond à Page préc., Page suiv., flèche haut, flèche bas, Ctrl+Début, Ctrl+Fin et la molette de la souris.

En mode zoom avant, les barres de défilement horizontal et vertical peuvent être actives. Ces barres de défilement déterminent la partie de la page qui est visible. Elles répondent à flèche haut, flèche bas, Ctrl+Début, Ctrl+Fin et à la molette de la souris. En appuyant sur Page préc., vous sauterez vers la page précédente et en appuyant sur Page suiv., vous passerez à la prochaine page.

Après avoir vérifié votre document, celui-ci est prêt à être imprimé. PrintShop Mail propose différentes manières d'optimiser votre sortie, appelées technologies d'impression.

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Aperçu avant impression.

2. Cliquez sur le bouton Aperçu avant impression de la barre d'outils Standard.

• Zone combinée de page : Vous permet de sélectionner l'affichage d'une page unique ou de plusieurs pages

simultanément. Par défaut, vous voyez deux pages horizontalement et une verticalement.

• Bouton Imprimer : Lorsque vous cliquez sur ce bouton, PrintShop Mail revient à l'affichage de modèle et la

boîte de dialogue Imprimer s'ouvre.

• Bouton Fermer : Lorsque vous cliquez sur ce bouton, PrintShop Mail revient sur l'affichage de modèle. Vous

pouvez également fermer l'aperçu avant impression en appuyant sur Echap ou en appuyant sur Alt+F4.

• Cliquez à l'intérieur de la page, le pointeur de la souris se transforme en loupe avec un signe + en son centre.

• Vous pouvez également appuyer sur Ctrl++.

• Appuyez sur Ctrl tout en cliquant à l'intérieur de la page, le pointeur de la souris se transforme en loupe avec

un signe - en son centre.

• Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+-.

Vous pouvez également effectuer un zoom avant ou arrière sur un document en maintenant enfoncée la touche Ctrl tout en tournant la molette de la souris.

Technologies d'impression

Chaque technologie d'impression utilisant PostScript Level 2, PrintShop Mail nécessite l'utilisation d'un pilote d'imprimante PostScript et d'un RIP compatible avec PostScript Level 2.

Certaines technologies sont basées sur le standard PostScript, ce qui signifie qu'elles sont prises en charge par tous les types de RIP disponibles. D'autres technologies sont basées sur des extensions de PostScript, qui ne sont prises en charge que par des types de RIP spécifiques.

Technologies d'impression :

PostScript standard PostScript optimisé

Type de RIP et technologies liées au fournisseur :

AHT Creo VPS EVIPP Fiery FreeForm Fiery FreeForm 2 PPML PPML/VDX 7 (Windows uniquement)) PrintStreamer (Mac OS)

Pour configurer votre imprimante

Remarque: Les paramètres d'impression sont conservés uniquement pour le document PrintShop Mail actif.

Windows

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Configuration de page.

2. Cliquez sur le bouton Modifier. Utilisez la boîte de dialogue qui apparaît pour sélectionner une imprimante.

3. Sélectionnez le support de l'impression, l'orientation et d'autres paramètres de travail spécifiques à l'imprimante. Après avoir cliqué sur OK, vos modifications sont enregistrées pour le document actif.

Mac OS

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Configuration de page.

2. Utilisez la boîte de dialogue qui apparaît pour sélectionner une imprimante, cliquez sur le bouton Paramètres pour sélectionner le support de l'impression, l'orientation et d'autres paramètres de travail spécifiques à l'imprimante. Après avoir cliqué sur OK, vos modifications sont enregistrées pour le document actif.

Pour sélectionner une technologie d'impression

1. (Windows) : À partir du menu Édition (CTRL+K), sélectionnez Préférences. (Mac OS) : à partir du menu PrintShop Mail (commande), sélectionnez Préférences.

2. Dans le calque de gauche, cliquez sur l'icône Tâche d'impression. La boîte de dialogue Paramètres de travail d'impression apparaît.

3. Vérifiez pour voir si votre RIP prend en charge un des types RIP et les technologies liées au fournisseur. Si c'est le cas, vous pouvez sélectionner cette technologie spécifique. Si ce n'est pas le cas, il est recommandé de sélectionner PostScript optimisé.

Pour spécifier les options spécifiques à la technologie

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Imprimer.

2. Dans la boîte de dialogue Imprimer, spécifiez les options spécifiques à la technologie.

Paramètres de boîte de dia lo gue d'impression

Utilisez OPI, ne spoulez pas les images : La plupart des technologies d'impression prennent en charge OPI (Open Prepress Interface), vous permettant d'utiliser un serveur de substitution d'image pour accélérer le processus

d'impression. OPI prend en charge uniquement les formats d'image EPS et TIFF. Stocker les formulaires sur le disque dur de l'imprimante : Stocker les formulaires PostScript (contenu mis en

mémoire-cache) sur les disques durs permettra d'éviter des conditions de mémoire saturée si votre document contient de grandes images à haute résolution. Utilisez cette option uniquement si votre RIP a accès à un disque dur.

Dimensions du cache personnalisé : L'augmentation des dimensions de cache personnalisé de formulaire PostScript peut aider à améliorer les performances. Vous pouvez souhaiter expérimenter, afin de déterminer la valeur optimale. La spécification de dimensions de cache personnalisé ne fonctionne que si les paramètres sys tème de votre RIP sont protégés par un mot de passe.

Remarque: Si vous utilisez les options "Stocker des formulaires sur le disque dur de l'imprimante" ou "Dimensions du cache personnalisé" et que le RIP est protégé par un mot de passe, une erreur d'imprimante peut survenir. Consultez le manuel du RIP ou consultez l'administrateur du système pour modifier les paramètres sur le RIP.

PostScript standard

Technologies d'impression

PostScript standard n'utilise aucun mécanisme d'optimisation spécial, sauf le fait que vous pouvez utiliser OPI pour accélérer la mise en file d'attente.

Utilisez cette technologie si votre système ne prend en charge aucune des autres technologies.

Paramètres de boîte de dia lo gue d'impression

1. Utiliser OPI, ne pas mettre les images en attente

PostScript optimisé

Technologies d'impression

PostScript optimisé met les données d'image en mémoire-cache dans des formulaires PostScript réutilisables. Ceci accélère le processus d'impression, puisque chaque image unique n'est envoyée qu'une seule fois.

Remarque : Certains pilotes d'imprimantes offrent la possibilité de modifier les options de sorties PostScript : "Optimiser pour vitesse" ou "Optimiser pour portabilité". Pour une vitesse d'impression maximale, transformez l'option

de sortie PostScript en "Optimiser pour vitesse". Vous pouvez trouver cette propriété dans Pilote d'imprimante/Options avancées.

Paramètres de boîte de dia lo gue d'impression

1. Stocker les formulaires sur le disque dur de l'imprimante

2. Dimensions du cache personnalisé

3. Utiliser OPI, ne pas mettre les images en attente

AHT

Technologies d'impression

Sélectionnez cette technologie si vous avez un RIP AHT. AHT utilise un mécanisme d'optimisation similaire à PostScript optimisé.

Paramètres de boîte de dia lo gue d'impression

1. Stocker les formulaires sur le disque dur de l'imprimante

2. Dimensions du cache personnalisé

3. Utiliser OPI, ne pas mettre les images en attente

Creo VPS

Technologies d'impression

VPS (Variable Print Specifications) est une extension du langage PostScript, créée et tenue à jour par Creo. Elle permet à PrintShop Mail de classifier chaque élément d'une page comme réutilisable (se présentant plus d'une fois)

ou en ligne (ne se présentant qu'une seule fois). Cette distinction permet au RIP VPS de décider quand les données d'image peuvent être réutilisées. Ceci permet d'éviter un traitement répété inutile et d'accélérer le processus d'impression.

Une des principales différences entre PostScript optimisé et VPS est le fait que VPS réutilise les données tramées, contrairement à PostScript.

Paramètres spécifi ques de technologie d'impression

1. Générer des brochures : Les brochures permettent à l'imprimante d'appliquer une finition (par exemple l'agrafage ou la reliure) à chaque sous-ensemble. Un sous-ensemble est un ensemble de pages appartenant au même enregistrement. Si votre document contient trois mises en page, chaque sous-ensemble est constitué de trois pages, en supposant que vous n'utilisez ni le conditionnement de mise en page ni la répétition de mise en page.

2. Utiliser le remplacement d'image automatique : Le remplacement d'image automatique (APR = Automatic Picture Replacement), vous permet d'accélérer le processus d'impression en utilisant les possibilités de substitution d'image de votre RIP VPS. La prise en charge de format d'image de APR est limitée à EPS, mais certaines versions de RIP prennent en charge d'autres formats tels que TIFF et JPEG.

Fiery FreeForm

Technologies d'impression

FreeForm utilise le fait que les données de votre document sont divisées en deux plans, qui contiennent les objets texte et image du document.

Le plan maître dans un travail FreeForm est composé uniquement d'objets "statiques", mais le plan variable peut contenir un mélange de données variables et statiques, en fonction de l'ordre des objets dans votre mise en page. Il s'agit d'une conséquence du fait que FreeForm ne permet pas l'impression de données dans le plan maître par dessus des données du plan variable.

Ces plans sont envoyés vers le RIP FreeForm dans deux travaux séparés, pas nécessairement au même moment. Le travail de données maîtresses est converti d'abord et stocké sous une ID numérique définie par l'utilisateur. Le RIP recouvre les données maîtresses converties avec les données converties de toute tâche de données variables qui fait référence à la même ID. De cette manière, vous pouvez réutiliser les mêmes données maîtresses pour différents travaux de données variables.

Comment les objets sont séparés

Les objets statiques ont un contenu qui reste constant dans l'ensemble du jeu d'enregistrements. Un objet image est statique lorsqu'il a une expression avec un résultat constant. Un objet texte est statique lorsqu'il ne contient aucun signet variable. Un objet PDF est toujours statique. Tous les autres objets sont considérés comme variables. Un objet variable est réutilisable lorsque son contenu est le même pour au moins deux enregis trements différents dans le jeu d'enregistrements.

Au moment de l'impression, PrintShop Mail essaye d'attribuer autant d'objets statiques que possible au plan maître, en commençant par l'objet à l'arrière de votre mise en page et en progressant vers l'avant. Tous les objets statiques jusqu'au (mais n'incluant pas le) premier objet variable, sont placés dans le plan maître. Tous les autres objets forment le plan variable. Toute donnée réutilisable dans le plan variable sera capturée dans des formulaires PostScript.

Remarque: Lorsque vous utilisez Freeform, essayez de vous assurer que des objets statiques ne sont pas placés audessus d'objets variables, dans l'ordre d'objets de votre mise en page.

Paramètres de préférence

Numéro du formulaire : Une ID numérique utilisée pour identifier le travail de données maîtresses.

Paramètres de boîte de dia lo gue d'impression

Paramètres spécifi ques de technologie d'impression

1. Stocker les formulaires sur le disque dur de l'imprimante

2. Dimensions du cache personnalisé

3. Utiliser OPI, ne pas mettre les images en attente

1. Envoyer des données maîtresses

2. Envoyer des données variables

3. Envoyer des données maîtresses et variables

Fiery FreeForm 2

Technologies d'impression

FreeForm 2 utilise le fait que les données de votre document sont divisées en deux plans, qui contiennent les objets texte et image du document.

Le plan maître dans un travail FreeForm 2 est composé uniquement d'objets "statiques", mais le plan variable peut contenir un mélange de données variables et statiques, en fonction de l'ordre des objets dans votre mise en page. Il s'agit d'une conséquence du fait que FreeForm 2 ne permet pas l'impression de données dans le plan maître par dessus des données du plan variable.

Ces plans sont envoyés vers le RIP FreeForm 2 dans deux travaux séparés, pas nécessairement au même moment. Le travail de données maîtresses est converti d'abord et stocké sous une ID numérique définie par l'utilisateur. Le RIP recouvre les données maîtresses converties avec les données converties de toute tâche de données variables qui fait référence à la même ID. De cette manière, vous pouvez réutiliser les mêmes données maîtresses pour différents travaux de données variables.

Comment les objets sont séparés

Remarque: Lorsque vous utilisez Freeform 2, essayez de vous assurer que des objets statiques ne sont pas placés audessus d'objets variables, dans l'ordre d'objets de votre mise en page.

FreeForm 2 est une extension de FreeForm. Les différences sont :

Paramètres de préférence

ID master : Un nom utilisé pour identifier le travail de données maîtresses.

Paramètres de boîte de dia lo gue d'impression

Paramètres spécifi ques de technologie d'impression

1. FreeForm 2 prend complètement en charge le conditionnement de mise en page.

2. L'ID maîtresse de FreeForm 2 est constituée d'un nom au lieu d'un numéro.

1. Stocker les formulaires sur le disque dur de l'imprimante

2. Dimensions du cache personnalisé

3. Utiliser OPI, ne pas mettre les images en attente

1. Envoyer des données maîtresses

2. Envoyer des données variables

3. Envoyer des données maîtresses et variables

PPML

Technologies d'impression

PPML est l'abréviation de Personalized Printing Markup Language. Un fichier PPML décrit l'ensemble de la tâche d'impression personnalisée et contient tous les éléments nécessaires pour imprimer les contenus (mise en page et données variables).

La technologie PPML dans PrintShop Mail est très similaire à PPML/VDX. La différence est le fait que le contenu (PDF) et la description de la mise en page (PPML) sont envoyés séparément.

Windows Paramètres spécifi ques de technologie d'impression

Remarque: Les paramètres "Environnement" et "Envoyer" ne doivent pas être modifiés lorsque vous n'êtes pas

habitué aux termes PPML ! Pour plus d'informations concernant PPML, consultez le site Web de PODi (Print On Demand Initiative).

http://www.podi.org. PrintShop Mail offre une option pour définir si une image doit avoir un "Espace global". Si l'espace global d'une image

est défini sur "Oui" dans le panneau Propriétés, l'image aura un "Espace global". Pour les projets d'impression récurrents, un avantage important de PPML est sa capacité à référencer les objets réutilisables en utilisant l'espace global. Cette fonction permet de transmettre des ensembles de données plus petits et d'éliminer le traitement répétitif du contenu réutilisable.

Remarque: Veillez à ce que votr RIP prenne en charge au minimum PPML 1.5, y compris le format source "application/pdf".

La vitesse d'impression peut être améliorée en utilisant un "espace global" pour une ou plusieurs images ou en décochant éventuellement (en fonction de votre RIP) la case "Intégrer des images dans PDF" dans la boîte de dialogue Imprimer. Pour pouvoir utiliser un "espace global" ou décocher "Intégrer des images dans PDF", votre RIP doit prendre en charge les formats d'image utilisés dans votre document. Veuillez consulter le tableau suivant ainsi que votre documentation RIP, ou contactez le fabricant du RIP. Si vous n'êtes pas sûr, envoyez une petite tâche d'essai avant de soumettre une tâche plus importante.

1. Créer une archive ZIP : Quand cette option est cochée, les fichiers PDF et PPML sont comprimés avant d'être envoyés vers l'imprimante. Cette option est utilisée pour des imprimantes spécifiques qui attendent un fichier PPML-ZIP. Le fichier ZIP contient le PPML et le fichier PDF.

2. Intégrer des images dans PDF : Lorsque cette option est cochée, seuls les formats d'image suivants sont pris en charge : pdf, eps, tiff, jpeg et gif.

3. Environnement : Le chemin spécifié dans le paramètre Environnement placera les images avec un "Espace global" dans l'Environnement. Le consommateur (RIP) stocke et/ou met les images en mémoire cache pour une utilisation ultérieure.

4. Envoyer.

4.1- Envoyer "Toutes les images" : Un fichier PDF est créé ; il contient toutes les images qui ont un "Espace global" ou un "Espace local". Cette option crée également une tâche PPML utilisant ce PDF, avec des instructions pour utiliser les images locales et globales. Les images ayant un "Espace global" sont stockées dans l'environnement spécifié. Une fois cette tâche accomplie, les "images globales" peuvent être réutilisées pour des projets d'impression récurrents, par exemple avec l'option "Envoyer images locales".

4.2- Envoyer "Images globales" : Un fichier PDF est créé ; il contient les images qui ont un "Espace global". Cette option crée également une tâche PPML utilisant ce PDF, avec des instructions pour stocker ces images dans l'environnement spécifié.

4.3- Envoyer "Images locales" : Un fichier PDF est créé ; il contient les images qui ont un "Espace local". Cette option crée également une tâche PPML utilisant ce PDF, avec des instructions pour utiliser ces images locales et les images globales qui sont stockées dans l'environnement spécifié. Pour cette raison, les images qui ont un "Espace global" doivent être présentes dans l'environnement spécifié. Les images avec un "Espace global" seront référencées uniquement dans la tâche PPML.

Image Format source

PDF et EPS application/postscript TIFF image/tiff JPEG image/jpeg GIF image.gif

Mac OS

Pour Macintosh, il existe une option pour "PPML.zip" dans la boîte de dialogue d'impression (Fichier > Imprimer > PrintShop Mail). Cette option inclue toutes les images. Elle effectue une copie de toutes les images utilisées dans le job PrintShop Mail. Si l'option "PPM.zip" est décochée, vous s ortirez un fichier PPML possédant une référence aux images qui sont utilisées dans la tâche.

PPML/VDX 7

(Windows uniquement)

Technologies d'impression

PPML/VDX est une abréviation de Personalized Print Markup Language/Variable Data Exchange. La sortie est composée d'un PDF optimisé dans lequel des éléments de contenu réutilisables n'apparaissent qu'une seule fois. Le PDF contient également un bloc de données PPML qui décrit la mise en page.

Remarque: PPML/VDX 7 nécessite Adobe Acrobat(r) et Distiller(r) pour être installé sur votre système. Pour aider à assurer une sortie correcte, il existe des fichiers "options de travail PSMail" pour les versions 5, 6 ou 7 de

Acrobat Distiller dans le dossier d'installation de Printshop Mail. Ces paramètres diront à Acrobat Distiller comment traiter les polices, les couleurs, les images, etc., lorsqu'il crée le PDF optimisé. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier ces options de sortie pour PPML et VDX en modifiant les options de travail Distiller. Double-cliquez sur le fichier "options de travail" que vous voulez changer, modifiez-le et enregistrez-le.

Remarque: Notez que les fichiers PSMailx.joboptions doivent être enregistrés dans le dossier d'installation de PrintShop Mail, à côté du fichier exécutable. Le "x" spécifie la version de Acrobat Distiller auquel correspond le fichier.

Pour plus d'informations concernant les options de travail d'Acrobat Distiller, reportez-vous à l'aide en ligne d'Acrobat Distiller.

Paramètres spécifi ques de technologie d'impression

1. Environnement : Le chemin spécifié dans le paramètre Environnement placera les images avec un "Espace global" dans l'Environnement. Le consommateur (RIP) stocke et/ou met les images en mémoire cache pour une utilisation ultérieure.

2. Envoyer

2.1- Envoyer "Toutes les images" : Un fichier PDF est créé ; il contient toutes les images qui ont un "Espace global" ou un "Espace local". Cette option crée également une tâche PPML utilisant ce PDF, avec des instructions pour utiliser les images locales et globales. Les images ayant un "Espace global" sont stockées dans l'"environnement" spécifié. Une fois cette tâche accomplie, les "images globales" peuvent être réutilisées pour des projets d'impression récurrents, par exemple avec l'option "Envoyer images locales".

2.2- Envoyer "images globales" : Un fichier PDF est créé ; il contient les images qui ont un "Espace global". Cette option crée également une tâche PPML utilisant ce PDF, avec des instructions pour stocker ces images dans l'environnement spécifié.

2.3- Envoyer "images locales" : Un fichier PDF est créé ; il contient les images qui ont un "Espace local". Cette option crée également une tâche PPML utilisant ce PDF, avec des instructions pour utiliser ces images locales et les images globales qui sont stockées dans l'environnement spécifié. Pour cette raison, les images qui ont un "Espace global" doivent être présentes dans l'environnement spécifié. Les images avec un "Espace global" seront référencées uniquement dans la tâche PPML.

PrintStreamer

(Mac OS uniquement)

Technologies d'impression

Cette technologie d'impression permet d'envoyer deux fichiers séparés vers le RIP, un fichier maître et un avec des données variables.

Paramètres de boîte de dia lo gue d'impression Paramètres spécifi ques de technologie d'impression

1. Utiliser OPI, ne pas mettre les images en attente

1. Envoyer des données maîtresses et variables

2. Envoyer des données maîtresses

3. Envoyer des données variables

VIPP

Technologies d'impression

VIPP est le sigle pour Variable-data Intelligent PostScript Printware. La sortie de cette technologie est composée d'un flux PostScript dans lequel des images réutilisables n'apparaissent qu'une seule fois.

La principale différence entre VIPP et PostScript optimisé, est que les images sont mises en mémoire cache à l'aide d'un mécanisme spécifique à VIPP au lieu des formulaires PostScript. Les images mises en cache sont stockées en format prêt pour l'impression.

Paramètres spécifi ques de technologie d'impression

Encapsulated VIPP prend en charge les formats d'image suivants : JPEG, TIFF, EPS et PDF. Remarque: Cette technologie nécessite un RIP qui a été activé pour Encapsulated VIPP et une clé électronique qui a été

mise à niveau pour pouvoir activer VIPP. Pour plus d'informations concernant la manière de mettre à niveau la clé électronique, reportez-vous à Mise à niveau de PrintShop Mail.

1. Ne spoulez pas les images (EPS, TIFF, JPEG) : cette option vous permet de ne pas envoyer deux fois les images récurrentes vers le RIP. La sortie contient uniquement des références (au niveau du nom de fichier) aux images stockées dans le dossier de projet.

2. Dossier de projet : cette option vous permet de stocker des images récurrentes à la volée, et avant d'imprimer le travail, dans un "dossier de projet"du RIP (activé par VIPP). Le nom du dossier peut être spécifié dans la boîte de dialogue Impression.

Mise en page

Impression de votre document

La Configuration de page de votre document vous permet de spécifier vers quelle imprimante imprimer, le format du papier, la source et autres caractéristiques de votre support d'impression.

Les paramètres de la boîte de dialogue Impression s'appliquent uniquement au travail d'impression actif, mais les paramètres de la boîte de dialogue Configuration de page seront stockés dans votre fichier document. Vous pouvez spécifier une configuration de page différente pour chaque mise en page, mais vous ne pouvez envoyer les mises en page que vers une seule imprimante. Ceci vous permet de mélanger les formats de papier (Windows uniquement), les orientations, les types de support et les options de finition tout au long de votre document, à condition que ces éléments soient pris en charge par votre imprimante.

Windows

Il existe différentes manières de modifier la configuration de page :

Utilisez la boîte de dialogue Configuration de page pour spécifier les options de l'imprimante, ainsi que le support sur lequel votre travail sera imprimé.

Mac OS

Pour modifier la configuration de page :

Utilisez cette boîte de dialogue pour spécifier les options de l'imprimante, ainsi que le support sur lequel votre travail sera imprimé.

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Configuration de page et choisissez :

2. Sélectionnez l'onglet Mises en page dans le panneau Propriétés, sélectionnez une ou plusieurs mises en page, sélectionnez Dimension de page et cliquez sur le bouton [...].

3. Cliquez avec le bouton droit sur la mise en page et sélectionnez Configuration de page pour ouvrir la boîte de dialogue.

1. À partir du menu Fichier, sélectionnez Configuration de page.

2. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez modifier :

• Paramètres

• Format

• l'orientation

• Échelle

Finition du sous-ensemble

Impression de votre document

À propos de la finition de sous-ensemble

PrintShop Mail définit un sous-ensemble comme un ensemble de pages appartenant au même enregistrement. Si vous n'utilisez pas la répétition de mise ne page ou conditionnement de mise en page, le nombre de pages dans chaque sousensemble sera égal au nombre de mises en page dans votre document.

La finition de sous-ensemble représente le processus d'application d'une option de finition (comme l'agrafage ou la reliure) à chaque sous-ensemble d'un travail d'impression.

Pour utiliser la finition de sous-ensemble

Vous pouvez spécifier une option de finition dans le pilote d'imprimante, en utilisant le bouton Propriétés dans la boîte de dialogue Imprimer ou le bouton Avancé dans la boîte de dialogue Configuration d'imprimante.

PrintShop Mail peut intégrer certaines instructions PostScript dans la sortie, pour signaler que l'option de finition doit être appliquée.

Vous pouvez spécifier quelles instructions doivent être intégrées dans la boîte de dialogue Intégrer PostScript. Il est possible d'écrire votre propre ensemble PostScript et de l'enregistrer. Si vous allez vers Nouveau, vous pouvez

donner un nom à l'ensemble PostScript. Les instructions données au "Début de page", "Début de tâche" et "Entre les ensembles", seront enregistrées. Vous pouvez également les configurer comme paramètre par défaut en sélectionnant le bouton "Définir comme valeur par défaut".

Localisation de cette boîte de dialogue

Fichier > Intégrer PostScript Il existe 4 options :

1. Général : Cette option peut être utilisée pour donner à l'ensemble PostScript un "Nom" et éc rire une "Description".

2. Début de page : Ces instructions seront insérées au début de chaque page.

3. Début de tâche : Ces instructions seront insérées dans l'en-tête de la tâche.

4. Entre les ensembles : Ces instructions seront insérées entre les ensembles.

Pour l'agrafage ou la reliure, le paramètre par défaut (Finition de sous-ensemble générique) devrait suffire.

Aperçu de l'impression automatisée

Impression d'un document

À propos de l'impression automatisée

PrintShop Mail vous permet d'automatiser certaines tâches, telles que l'ouverture ou l'impression de documents.

Windows

Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier document PrintShop Mail dans une fenêtre Explorateur Windows, vous remarquerez que le menu contient le sous-menu Imprimer. Vous pouvez imprimer le document sans démarrer PrintShop Mail et vous pouvez déplacer un document PrintShop Mail vers une imprimante spécifique.

Une manière plus avancée d'automatiser le processus d'impression, consiste à utiliser l'une des fonctionnalités disponibles suivantes :

Remarque : Lorsque vous utilisez l'impression automatisée, toutes les erreurs seront consignées dans le fichier Autoprint.log, qui est situé généralement sous : C:\Documents and Settings\User\Application Data\PrintShop Mail.

Si vous avez installé .NET Framework 2.0, les erreurs seront consignées dans la Visionneuse d'événements. Pour ouvrir la Visionneuse d'événements :

Mac OS

PrintShop Mail vous permet d'automatiser le processus d'impression dans une large mesure. Plutôt que d'ouvrir un document dans PrintShop Mail et de sélectionner le sous-menu « Imprimer », vous pouvez demander au programme de surveiller un dossier HotFolder et d'exécuter les travaux d'impression dès que les fichiers requis (un document PrintShop Mail et/ou un fichier de base de données) se trouvent dans ce dossier.

• Impression automatisée utilisant des arguments de ligne de commande

• Impression automatisée utilisant le script étendu

• Impression automatisée utilisant DDE

Pour être en mesure d'utiliser cette fonction, vous devez activer l'option d'impression automatisée. Reportez-vous à Mise à niveau de PrintShop Mail pour apprendre comment ajouter cette fonction à votre licence.

• Démarrer/Exécuter/eventvwr.msc, ou

• Démarrer/Panneau de configuration/Outils d'administration/Visionneuse d'événements

L'impression automatisée vous permet d'imprimer automatiquement des documents et des modèles PrintShop Mail au travers de la ligne de commande ou du fichier de script. Veillez à utiliser l'extension appropriée (<nom de document>.psmd ou <nom de document>.psmt) dans la ligne de commande ou dans le fichier script.

• Impression automatisée à l'aide du dossier HotFolder

Arguments de ligne de commande

(Windows uniquement)

Impression automatisée

Vous pouvez commander à PrintShop Mail d'effectuer certaines actions en les spécifiant sur la ligne de commande.

Argument s de ligne de commande pris en ch arge

Argument Description

<nom du document> Nom de fichier d'un document PrintShop Mail.

-p Imprime le document spécifié vers l'imprimante par défaut

-pt Imprime le document spécifié vers une imprimante spécifique, entourée de

-db <base de données> Relie le document spécifié à une base de données spécifique.

Comment utiliser les arguments de ligne de commande

Un exemple simple utilisant les arguments de ligne de commande peut être créé en exécutant les étapes suivantes :

Si vous double-cliquez sur le raccourci que vous venez de créer, PrintShop Mail sera lancé et le document spécifié sera ouvert. À présent, vous êtes prêt à utiliser n'importe quel autre argument de ligne de c ommande pris en charge, en l'ajoutant à la cible.

Quelques exemples

"C:\Program Files\PrintShop Mail6\PSMail6x.exe" Sample.psmd -db "Database.mdb" "C:\Program Files\PrintShop Mail6\PSMail6x.exe" Sample.psmd -p

Dépôt d'une base de données sur un raccourci

Vous pouvez créer un raccourci avec lequel PrintShop Mail ouvrira toute base de données prise en charge que vous déposerez sur le raccourci, en spécifiant le texte suivant dans le champ cible des propriétés du raccourci :

"C:\Program Files\PrintShop Mail6\PSMail6x.exe" Sample.psmd -db Si vous déposez une base de données sur le raccourci, PrintShop Mail sera lancé et ouvrira le document "Sample.psmd"

avec la base de données que vous venez de déposer.

Exemple : Mailing November.psmd

Exemple : Mailing November.psmd -p

guillemets. Exemple : Mailing Novembert.psmd -pt "Laserwriter 16/600"

Exemple : Mailing November.psmd -db "Database.mdb"

1. Créez un document PrintShop Mail, par exemple "Sample.psmd".

2. Créez la base de données que vous souhaitez utiliser avec ce document ou copiez une base de données existante sur le dossier dans lequel vous avez enregistré le document PrintShop Mail.

3. Créez un raccourci vers le fichier exécutable de PrintShop Mail situé généralement sous C:\Program Files\PrintShop Mail6 \PSMail6x.exe". Copiez ce raccourci sur le même dossier dans lequel vous avez enregistré le document que vous avez créé à l'étape 1.

4. Cliquez avec le bouton droit sur le raccourci et choisissez Propriétés. Dans le champ Cible, spécifiez le nom du document en l'ajoutant à la cible. Le chemin d'accès devrait se présenter comme suit : “C:\Program Files\PrintShop Mail6\PSMail6x.exe" Sample.psmd".

Script étendu

(Windows uniquement)

Impression automatisée

Script étendu est une manière rapide est flexible d'automatiser vos tâches d'impression. Cette fonctionnalité vous permet d'imprimer n'importe quel document PrintShop Mail, en combinaison avec n'importe quelle base de données et n'importe quelle imprimante. Vous pouvez même planifier un tâche de Script étendu pour une certaine date et/ou heure à laquelle votre imprimante est généralement en veille.

Vous spécifiez une certaine action, ou une série d'actions, dans un fichier de texte en clair et demandez à PrintShop Mail d'utiliser ce fichier en l'ajoutant à un raccourci.

Remarque: Lorsque le fichier script possède un nom avec des espaces (My<espace>Script.txt") veillez à entourer le nom de ce fichier de guillemets ("") dans la ligne cible du raccourci PrintShop Mail : "C:\Program Files\PrintShop Mail 6\PSMail6x.exe” -script “My Script.txt”. Incluez les guillemets lorsque vous copiez cette ligne.

Dans le script, vous pouvez spécifier un ensemble de commandes prédéfinies pour exécuter certaines actions.

Commandes prises en charge

Commande Description

FileOpen "

FileClose Ferme le document actif ouvert.

FilePrint Imprime le document actif ouvert vers l'imprimante par défaut.

FilePrintTo

d'imprimante

Technologie

FilePrintRange

arrêt

FileExit Ferme PrintShop Mail Aucune autre commande de script suivie par cette commande

DatabaseOpen

DatabaseOpenODBC

source

DatabaseFilter

1. Créez un raccourci vers le fichier exécutable de PrintShop Mail situé généralement sous C:\Program Files\PrintShop Mail\PSMail6x.exe).

2. Ajoutez "-script "scriptfile.txt" à la cible dans les propriétés du raccourci.

nom

Ouvre le document spécifié. Si un autre document est ouvert, il sera fermé par

nom

SetPrintTech Modifie la technologie d'impression active.

début

fichier

filtre

Filtre la base de données suivant le filtre spécifié

PrintShop Mail. Exemple : Ouvre le document PrintShop Mail MassMailing.psmd à partir du dossier C:\Documents

Exemple :

Exemple : Imprime le document actif ouvert vers l'imprimante spécifiée.

Le nom de l'imprimante doit être identique au nom spécifié dans les propriétés de l'imprimante. Exemple : Imprime le document actif ouvert vers l'imprimante Adobe PDF.

Exemple : Si le document a été enregistré à l'aide de d'impression, SetPrintTech Standard imprimera le document en utilisant

standard

Imprime la série d'enregistrements spécifiée vers l'imprimante par défaut. Remarque: Il est impossible d'imprimer une série d'enregistrements vers une imprimante autre que l'imprimante par défaut. Exemple : Imprime les enregistrements 5 à 10 à partir du document ouvert actif.

n'est exécutée. Exemple :

Ouvre la base de données spécifiée. Si une autre base de données est ouverte, elle sera

fermée par PrintShop Mail. Exemple : Ouvre la base de données Microsoft Access "Example" à partir du dossier C:\Documents.

Ouvre la source de données spécifiée. Si une autre base de données est ouverte, elle sera fermée par PrintShop Mail. Exemple : Ouvre la source de données appelée "MyDSN"

Exemple : Filtre la base de données ; seuls les enregistrements dans lesquels la valeur de champ "CITY" est égale à "New York" seront utilisés.

FileClose FilePrint

FilePrint Adobe PDF

SetPrintTech Standard

en tant que technologie d'impression.

FilePrintRange 5 10

FileExit

DatabaseOpen C:\Documents\Example.mdb

DatabaseOpenODBC MyDSN

DatabaseFilter [CITY] = 'New York'

FileOpen C:\Documents\MassMailing.psmd

PostScript optimisé

en tant que technologie

PostScript

DatabaseClose Ferme la base de données ouverte active.

L'argument <technologie> doit avoir l'une des valeurs prédéfinies suivantes.

Technologie d'impression

PostScript standard SetPrintTech Standard PostScript optimisé SetPrintTech Optimisé AHT SetPrintTech AHT Creo VPS SetPrintTech VPS FreeForm SetPrintTech FreeForm FreeForm2 SetPrintTech FreeForm2 PPML SetPrintTech PPML PPML/VDX SetPrintTech PPMLVDX VIPP SetPrintTech VIPP

Exemple :

Valeur script

DatabaseClose

Comment créer une tâc h e de scrip t ét en du ?

Vous créez une tâche de script étendu en exécutant les étapes suivantes :

1. Créez un document PrintShop Mail et enregistrez-le, par exemple "ScriptTest.psmd".

2. Créez un fichier de texte contenant toutes les commandes que vous voulez effectuer.

3. Créez un raccourci vers PrintShop Mail.

4. Ajoutez l'argument "-script scriptfile.txt" à la ligne de commande (dans lequel "scriptfile.txt" est le fichier texte

Remarque: Il est recommandé d'enregistrer votre fichier script en codage "UNICODE".

Dans le fichier script, vous spécifiez toutes les commandes que vous voulez effectuer :

Le fichier script simple ouvre le document "ScriptTest.psmd", l'imprime vers l'imprimante par défaut et ferme PrintShop Mail.

Vous pouvez créer un processus de commande en demandant à PrintShop Mail pour utiliser un autre document :

PrintShop Mail ouvre d'abord le document "ScriptTest.psmd" et l'imprime vers l'imprimante par défaut. Quand ceci est effectué, PrintShop Mail ouvre le second document, "AnotherDocument.psmd" et l'imprime vers la même imprimante par défaut. Bien sûr, vous pouvez choisir de spécifier une imprimante dif férente en utilisant la commande "FilePrintTo". Finalement PrintShop Mail se ferme.

Il est possible d'utiliser le même document avec différentes bases de données :

contenant les commandes).

FileOpen ScriptTest.psmd FilePrint FileExit

FileOpen ScriptTest.psmd FilePrint FileOpen AnotherDocument.psmd FilePrint FileExit

FileOpen ScriptTest.psmd FilePrint DatabaseOpen AnotherDatabase.MDB FilePrintTo Printer2 FileExit

Ceci ouvre le document "ScriptTest.psmd" et l'imprime vers l'imprimante par défaut. Quand ceci est effectué, PrintShop Mail ouvre la base de données "AnotherDatabase.MDB" et l'imprime vers une autre imprimante, appelée "Printer2". Finalement PrintShop Mail se ferme.

Une combinaison des commandes est également possible :

FileOpen ScriptTest.psmd FilePrintRange 5 10 DatabaseOpen AnotherDatabase.MDB FilePrintRange 10 15 DatabaseOpen ThirdDatabase.XLS FilePrintTo Printer2 FileOpen Document2.psmd FilePrint FileExit

Ceci ouvre le document PrintShop Mail "ScriptTest.psmd" et imprime les enregistrements 5 à 10 vers l'imprimante par défaut. Quand ceci est effectué, ces commandes permettent d'ouvrir la base de données "AnotherDatabase.MDB" et les enregistrements 10 à 15 sont imprimés vers l'imprimante par défaut. Ensuite, la base de données "ThirdDatabase.XLS" est ouverte et tous les enregistrements sont imprimés vers l'imprimante "Printer2". Eventuellement, le document PrintShop Mail "Document2.psmd" est ouvert, imprimé vers l'imprimante par défaut et PrintShop Mail se ferme.

Il est possible de modifier la technologie d'impression utilisée lorsque le document a été créé ou d'imprimer le même document en utilisant différentes technologies d'impression :

FileOpen ScriptTest.psmd SetPrintTech Optimisé FilePrint FileOpen ScriptTest.psmd SetPrintTech Standard FilePrint

Filtres de la base de données

Un filtre de base de données se compose d'un nom de fichier, d'un opérateur et d'une condition. Supposons que vous possédez la base de données suivante :

NOM VILLE SEXE

Eddy New York M

Pamela Los Angeles F

Tim Washington M

Robert New Jersey M

Les noms de champs disponibles dans cette base de données sont "Nom", "Ville" et "Sexe" La base de données possède 4 enregistrements.

Un opérateur doit être un des opérateurs ANSI SQL répertoriés dans le tableau ci-dessous.

Opérateurs Définition

= Égal <> Différent de < Inférieur à > Supérieur à <= Inférieur ou égal à >= Supérieur ou égal à

Un filtre est utilisé pour construire la clause WHERE d'une interrogation SQL. Il n'inclut pas le mot réservé WHERE pour filtrer le jeu d'enregistrements.

Toutes les commandes SQL sont prises en charge, excepté "Distinct", "Like" et "Between". Pour plus d'informations concernant la commande SQL, veuillez consulter le site www.sql.org.

Si vous voulez sélectionner et imprimer les enregistrements dans lesquels le nom de champ "City" est égal à "New York", la ligne suivante doit être ajoutée au fichier script :

DatabaseFilter [CITY] = 'New York'

Résultat : un enregistrement est imprimé. Remarque: Veuillez noter que nous avons utilisé des guillemets simples autour des valeurs conditionnelles 'New York'.

SQL utilise des guillemets simples autour des valeurs de texte. Des valeurs numériques ne doivent pas être entourées de guillemets.

Supposons que vous voulez envoyer un mailing à toutes les personnes de la base de données pour lesquelles [SEXE] n'est pas égal à 'F'. Le filtre doit se présenter comme suit :

DatabaseFilter [SEXE] <> 'F' Résultat : trois enregistrements seront imprimés. Ou, vous voulez imprimer tous les enregistrements dans lesquels [SEXE] égale 'F' ou dans lesquels [VILLE] n'est pas égal

à 'Washington'.

DatabaseFilter [SEXE] = 'F' OR [VILLE] <> 'Washington' Résultat : trois enregistrements seront imprimés. Il s'agit uniquement de trois exemples d'un filtre de base de données. Vous pouvez créer des filtres de base de données

très avancés et très puissants. Veuillez vous reporter à votre manue l SQL ou à une ressource en ligne, pour des exemples avancés.

Si vous avez besoin d'avoir des données à partir de plus d'un tableau dans la base de données, vous pouvez effectuer une requête dans SQL ou MS Access et exporter le résultat de cette requête dans Excel, Access ou un fichier de texte. Ce fichier peut être utilisé en tant que base de données dans PrintShop Mail.

Programm ation d'une tâche

Il est possible de planifier une certaine tâche pour une date et une heure données. Ceci peut être accompli en utilisant le Planificateur Windows. Pour plus d'informations concernant le Planificateur Windows et la façon de créer une tâche programmée, veuillez vous reporter à votre manuel Microsoft Windows®.

DDE

(Windows uniquement)

Impression automatisée

DDE Dynamic Data Exchange est un moyen plus flexible d'automatiser l'impression que l'utilisation d'arguments de ligne de commande, mais il nécessite la connaissance d'un langage de programmation qui prend en charge DDE, comme Visual Basic ou C++. Veuillez vous reporter à la documentation de Win32 API, pour apprendre comment établir une connexion DDE.

Pour vous connecter au serveur PrintShop Mail DDE, veillez à ce que PrintShop Mail fonctionne et ouvrez une connexion DDE vers le serveur "PrintShopMail6".

Visual C++ 6.0

// include "ddeml.h" UINT iReturn = DdeInitialize(&idInst, (PFNCALLBACK)DdeCallback, APPCLASS_STANDARD | APPCMD_CLIENTONLY, 0 ); HSZ hszApp = ::DdeCreateStringHandle(idInst, "PrintShopMail6", 0); HSZ hszTopic = ::DdeCreateStringHandle(idInst, "C:\\untitled.psmd", 0); HCONV hConv = ::DdeConnect(idInst, hszApp, hszTopic, NULL); ::DDEExecute(idInst, hConv, "[FileExit]");

Visual Basic 6.0

TextBox.LinkTopic = "PrintShopMail6|Connect" ' Définir rubrique lien. TextBox.LinkMode = vbLinkManual ' Définir mode lien. On Error Resume Next 'TextBox pense que DDE n'est pas exécuté, 'alors qu'il l'est. TextBox.LinkExecute "[FileExit]" On Error GoTo 0

PrintShop Mail accepte les commandes DDE suivantes :

Commande Description

[FileNew] Ferme le document actif (s'il y en a un) et crée un nouveau

[FileOpen "nom de fichier"] Ouvre le document spécifié. [FileClose] Ferme le document actif. [FilePrint] Imprime le document actif vers l'imprimante par défaut. [FilePrintRange "début", "fin"] Imprime une série d'enregistrements vers l'imprimante par

[FileExit] Ferme PrintShop Mail. [DatabaseOpen "nom de

fichier"] [DatabaseClose] Ferme la base de données active. [DatabaseOpenODBC

"source"]

Remarque: Cette correction s'applique uniquement à PrintShop Mail 6.x ou version ultérieure. PrintShop Mail 4.x et 5.x sont légèrement différents. Si vous le souhaitez, le texte peut être adapté pour 4.x et 5.x en changeant le mot "PrintShopMail6" en PrintShopMail4.x" ou PrintShopMail5.x (toutes les 3 apparitions).

document

défaut.

Ouvre la base de données spécifiée.

Ouvre la source de données ODBC spécifiée.

HotFolder

(Mac OS uniquement)

Impression automatisée

Cette fonction permet à plusieurs utilisateurs de déposer leurs fichiers de base de données et/ou documents dans le "HotFolder", entraînant le démarrage d'un travail d'impression sans autre interaction (et sans qu'ils aient besoin d'accéder au programme PrintShop Mail à partir de leurs ordinateurs).

Initialisation du dossier HotFolder

Utilisation du dossier HotFolder

1. À partir du menu de PrintShop Mail, sélectionnez Préférences et cliquez sur le groupe d'options "HotFolder".

2. Cliquez sur le bouton Édition pour localiser le dossier « HotFolder » contenant les documents souhaités.

3. Avec tous les documents PrintShop Mail fermés, sélectionnez Surveiller HotFolder à partir du menu Fichier.

4. Pour arrêter la surveillance et l'impression automatique du document, cliquez sur le bouton Annuler.

1. Créez un document PrintShop Mail et enregistrez-le dans le dossier « HotFolder ». Il n'y aura aucune interaction d'utilisateur avec le programme lorsque le document est imprimé automatiquement ; les utilisateurs doivent donc vérifier le document avant de l'enregistrer.

2. Déposez le document et/ou le fichier de base de données dans le dossier HotFolder. Dans les 30 secondes, PrintShop Mail combine la base de données avec le document PrintShop Mail accessible et démarre le travail d'impression. En addition au dossier "HotFolder" lui-même, trois niveaux de sous-dossiers peuvent être utilisés pour y placer les fichiers de base de données. Ceci peut être utile si plusieurs utilisateurs veulent produire des mailings avec différents fichiers de base de données.

3. Une fois que PrintShop Mail a imprimé le document, le fichier de base de données est déplacé vers un dossier "PSMPrinted", qui est créé à proximité du dossier HotFolder. Le document PrintShop Mail reste au même emplacement et peut être à nouveau utilisé.

4. PrintShop Mail écrit un journal de ses actions et l'enregistre dans un fichier journal. L'estampille du fichier journal est ajustée automatiquement chaque fois que PrintShop Mail devient actif ; elle peut par conséquent être utilisées pour vérifier si PrintShop Mail fonctionne toujours ou non. Le fichier journal est mis à jour, même si aucun document PrintShop Mail et/ou fichier de base de données n'est trouvé. Le fichier journal se trouve dans le dossier dans lequel le dossier HotFolder est également placé.

Fenêtre Propriétés

Notions fondamentales sur les documents

La fenêtre Propriétés

La fenêtre Propriétés est une partie de l'écran PrintShop Mail qui affiche les propriétés de l'objet sélectionné. Vous pouvez masquer la fenêtre Propriétés pour voir plus de la mise en page, en double-cliquant sur le panneau "Propriétés", "Mises en page", "Variables", "Champs de données", "Avertissements" ou "Résultats de la vérification".

La panneau Propriétés est une fenêtre réduite qui peut être transportée à partir de la zone des propriétés pour devenir une fenêtre flottante.

Il existe un panneau Propriétés pour les catégories suivantes :

panneau Mises en page.

Le panneau Mises en page contient la ou les mises en page et leur(s) objet(s). Les objets sont répertoriés en tant qu'une partie de la mise en page dans une arborescence. Lorsque vous sélectionnez un objet, les propriétés de celui-ci s'affichent dans le Panneau Propriétés.

Lorsque vous sélectionnez une mise en page dans le panneau Mises en page, les propriétés suivantes s'affichent.

• Mises en page

• Variables

• Champs de données

• Avertissements

• Résultats de la vérification

Option Description Nom de la mise en

page Dimension de la mise

en page

Description Sélectionnez une taille standard : Adapter à la page (Valeur

Largeur Saisissez la largeur personnalisée. Ce paramètre est modifiable

Hauteur Saisissez la hauteur personnalisée. Ce paramètre est

Format du papier Format du papier pour la mise en page actuelle.

Description Sélectionnez le format de papier pour la mise en page

Largeur La largeur de la page. Hauteur La hauteur de la page. Bac d'alimentation Si votre imprimante prend en charge différents bacs

Action L'action devant être effectuée pour cette mise en page,

Nombre de copies Nombre de copies pour la mise en page sélectionnée. Utilisé

Nom de la mise en page sélectionnée.

Dimension de la mise en page sélectionnée. Pour plus d'informations sur cette rubrique, consultez Spécifier la taille de la mise en page.

par défaut), Adapter aux objets, Taille personnalisée, A3, A4, A5, B5, US Letter, US Legal.

lorsque vous sélectionnez "Taille personnalisée".

modifiable lorsque vous sélectionnez "Taille personnalisée".

Pour plus d'informations sur cette rubrique, consultez Mise en page.

sélectionnée. Le format du papier dépend du pilote d'imprimante sélectionné dans la boîte de dialogue Configuration de page.

d'alimentation et que votre document est constitué de multiples mises en page, vous pouvez envoyer différentes mises en page vers différents bacs séparés. Pour plus d'informations sur cette rubrique, consultez Sélectionner des bacs d’alimentation

PRINT, BLANK ou SKIP. Pour plus d'informations sur cette rubrique, consultez Utiliser la condition de mise en page.

uniquement lors de l'impression, doit être au minimum un. Pour plus d'informations sur cette rubrique, consultez Nombre de copies.

Panneau Variables

Le panneau Variables affiche la liste des variables, le nom, l'expression et le résultat calculé. Double-cliquez sur une variable pour ouvrir l'Editeur d'expression.

Lorsque vous sélectionnez une variable la catégorie de format s'affiche dans le panneau Propriétés ; il peut s'agir de :

• Texte

• Nombre

• Date

• Unité monétaire

• E-mail

Pour des informations détaillées sur le formatage des variables, consultez Formatage de variables.

Panneau Champs de données

Le panneau Champs de données affiche les noms de fichiers, le nom de la base de données ouverte et le nombre d'enregistrements que celle-ci contient.

Les entrées que vous trouverez dans le panneau Champ de données dans PrintShop Mail, représentent des champs de données qui apparaissent dans le document. Ces champs sont désignés dans des expressions (pour des variables ou des conditions de mise en page, sans avoir besoin d'être directement associés à une base de données), ou ils réfèrent à des champs de base de données actuels (lorsque le document est déjà associé à une base de données spécifique).

Lorsqu'un champ de données est utilisé dans le modèle PrintShop Mail, il sera doté d'une coche dans le panneau Champs de données. Vous pouvez parcourir les enregistrements dans la base de données en cliquant sur le bouton Parcourir dans la barre d'outils Base de données ou en effectuant les sélections suivantes à partir du menu Base de données :

• Premier enregistrement (ALT+Haut)

• Enregistrement précédent (ALT+Gauche)

• Enregistrement suivant (ALT+Droite)

• Dernier enregistrement (ALT+Bas)

Panneau Avertissements

Pendant que vous travaillez, PrintShop Mail vérifie de manière dynamique la présence possible d'erreurs sur la mise en page et affiche toute erreur dans le panneau Avertissements.

Résultat de la vérification

OBJECTIF LUNE PrintShop Mail 6 Guide d'utilisation [fr]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual