ericsson BusinessPhone Communication Platform User Guide [sv]
Hotell – receptionist och servicepersonal
Kommunikationsplattformen BusinessPhone
Användarhandbok
?
SV/LZTBS 160 385 R1A
© Ericsson Enterprise AB 2003
2 |
BusinessPhone – Hotell |
Innehåll
Innehåll |
|
|
sida |
Välkommen ...................................................... |
5 |
Beskrivning ...................................................... |
7 |
Reception/Allmänt .......................................... |
15 |
Reception/Besvara och ringa samtal .............. |
19 |
Reception/Rumsstatus ................................... |
21 |
Reception/Incheckning ................................... |
23 |
Reception/Utcheckning .................................. |
28 |
Reception/Larm ............................................. |
30 |
Reception/Väckning ....................................... |
32 |
Reception/Spärra samtal mellan rum .............. |
35 |
Reception/Aktuell samtalskostnad .................. |
36 |
Reception/Meddelanden ................................ |
37 |
Servicetelefoner ............................................. |
47 |
Städning ........................................................ |
49 |
Inställningar .................................................... |
52 |
Installation – Telefon för receptionen ............... |
55 |
Ordlista .......................................................... |
66 |
Index .............................................................. |
69 |
Snabbguide – Receptionist ............................ |
73 |
BusinessPhone – Hotell |
3 |
Innehåll
4 |
BusinessPhone – Hotell |
Välkommen
Välkommen
Välkommen till användarhandboken till BusinessPhone för hotell, en del av kommunikationsplattformen BusinessPhone från Ericsson. Kommunikationsplattformen består av BusinessPhone 50, BusinessPhone 128i och BusinessPhone 250.
Telefonen är försedd med programmerbara knappar så att du kan använda funktioner och slå nummer som du ofta behöver bara genom att trycka på en enda knapp. Funktionerna som beskrivs i denna användarhandbok gäller version 5.1 eller högre av
kommunikationsplattformen BusinessPhone. Vissa av dem kanske inte fungerar i tidigare versioner av systemet, och/eller skyddas av ett maskinvarulås som måste köpas separat.
Obs! Systemtelefonen kan bara användas med en företagstelefonväxel från Ericsson som hanterar denna typ av telefon.
Beskrivningar av funktioner som inte kräver att du talar i luren beskrivs med luren av, om inget annat anges. I stället för att trycka på knappen Avsluta kan du alltid lägga på luren. Du hittar mer information om telefonens övriga funktioner i Executive-telefonens eller telefonistkonsolens användarhandbok.
Den senaste versionen av användarhandboken kan hämtas från: http://www.ericsson.com/enterprise/
BusinessPhone – Hotell |
5 |
Välkommen
Copyright
Med ensamrätt. Ingen del av denna handbok får återges, lagras, eller överföras i någon form eller på något sätt, elektroniskt eller mekaniskt, inklusive fotokopiering och inspelning, utan uttryckligt skriftligt medgivande från utgivaren. Följande undantag ges:
Om denna handbok görs tillgänglig på Ericsson-media medger Ericsson att användaren får hämta och skriva ut innehållet i denna fil endast för privat bruk och inte för vidare spridning. Innehållet i detta dokument kan ändras utan föregående meddelande. Ericsson påtar sig inget ansvar för skador som uppstår till följd av otillåtna ändringar i dokumentet.
Garanti
ERICSSON LÄMNAR INGA SOM HELST GARANTIER GÄLLANDE DETTA MATERIAL, INKLUSIVE, MEN UTAN BEGRÄNSNING TILL, GARANTIER AVSEENDE PRODUKTENS ALLMÄNNA LÄMPLIGHET OCH LÄMPLIGHET FÖR ETT SÄRSKILT ÄNDAMÅL. Ericsson svarar inte för fel i materialet eller för skador i samband med eller till följd av anskaffandet eller användningen av detta material.
Konformitetsdeklaration
Ericsson Enterprise AB, 131 89 Stockholm, förklarar härmed att denna telefon uppfyller de grundläggande kraven och andra tillämpliga regler i R&TTE-direktivet 1999/5/EC.
Ytterligare information: http://www.ericsson.com/sdoc
6 |
BusinessPhone – Hotell |
Beskrivning
Beskrivning
Receptionstelefonen
Dialog 4223 Professional
18 |
|
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
17 |
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
7 |
|
10 |
|
13 |
|
8 |
|
|
|
9 |
|
||
11 |
|
14 |
|
|
|
|
|
16 |
16 |
||
|
12 |
|
15 |
||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
16 |
|
|
Obs! En del av telefonens funktioner används inte i |
||||
|
hotellmiljö. I det här avsnittet beskrivs hur telefonen är |
||||
|
programmerad som standard. Mer information finns i |
||||
|
användarhandboken till telefonen Dialog 4223 Professional. |
||||
BusinessPhone – Hotell |
7 |
Beskrivning
1Teckenfönster
3 x 40 tecken.
2Menyknappar
Knapparnas funktion varierar. De aktuella funktionerna visas på nedersta raden i teckenfönstret. Uppmanas du att ”(se
teckenfönstret)” ska du trycka på menyknappen under namnet på den funktion du vill använda.
32:a
Denna knapp ger dig tillgång till knapparnas andrafunktioner (dvs. den funktion som står på andra raden vid varje knapp).
4Meddelande / Info
a.Används för att skicka och ta emot meddelanden. Se avsnittet ”Reception/Meddelanden” på sidan 37.
b.Används för att ange information.
5Programmerbara knappar med dubbla funktioner
För lagring av nummer och programmering av funktioner.
6Överflyttning / Vidarekoppling
a.Flytta över pågående samtal.
b.För att beställa/avbeställa vidarekoppling.
7Förfrågan / Konferens
a.Används för att göra en förfrågan både internt och externt.
b.För initiering av konferenssamtal.
8Linje 2 / Läs &
a.Linjeknapp 2 för inkommande och utgående samtal.
b.Läsa textinformation.
9Linje 1 / Spara/Repetition
a.Linjeknapp 1 för inkommande och utgående samtal.
b.Spara ett externt nummer eller ringa upp det på nytt.
10Sekretess
För inkoppling eller bortkoppling av mikrofonen.
11Högtalare på/av
För inkoppling eller bortkoppling av högtalaren.
12Headset
13Volym
För inställning av ljudvolymen. Används även för blanksteg/backsteg
iskrivläge.
8 |
BusinessPhone – Hotell |
Beskrivning
14Avsluta
För att avsluta samtalet, eller nollställa teckenfönstret vid programmering.
15Mikrofon
16Extra knappsats som tillval
17 programmerbara funktionsknappar med dubbla funktioner per knappsats. Fyra knappsatser kan anslutas.
Obs! Använd endast extra knappsatser av typen
DBY 419 01.
17Högtalare
18Lur med hörhjälpmedel
Obs! Lurens högtalardel kan dra till sig små metallföremål.
BusinessPhone – Hotell |
9 |
Beskrivning
Receptionstelefonen |
|
|
|||
Dialog 3213 Executive |
|
|
|||
|
|
|
1 |
|
|
18 |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
6 |
5 |
|
|
17 |
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
7 |
|
|
|
|
|
11 |
|
|
|
|
12 |
8 |
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
13 |
14 |
10 |
|
|
|
|
|
|
15 |
16 |
16 |
Obs! En del av telefonens funktioner används inte i hotellmiljö. I det här avsnittet beskrivs hur telefonen är programmerad som standard. Mer information finns i användarhandboken till telefonen Dialog 3213 Executive.
10 |
BusinessPhone – Hotell |
Beskrivning
1Teckenfönster
3 x 40 tecken.
2Menyknappar
Knapparnas funktion varierar. De aktuella funktionerna visas på nedersta raden i teckenfönstret. Uppmanas du att ”(se
teckenfönstret)” ska du trycka på menyknappen under namnet på den funktion du vill använda.
32:a
Denna knapp ger dig tillgång till knapparnas andrafunktioner (dvs. den funktion som står på andra raden vid varje knapp).
4Meddelande/Info
a.Används för att skicka och ta emot meddelanden. Se avsnittet ”Reception/Meddelanden” på sidan 37.
b.Används för att ange information.
5Programmerbara funktionstangenter med dubbla funktioner (A–N)
För lagring av nummer och programmering av funktioner.
6Programmerbar funktionsknapp med dubbel funktion (C) / Headset-knapp
a.För lagring av nummer och programmering av funktioner.
b.Headset-funktionen är bara tillgänglig då tilläggsenheten (DBY 410 02) är installerad. Headset-knappen programmeras av systemadministratören.
7Överflyttning / Vidarekoppling
a.Flytta över pågående samtal.
b.För att beställa/avbeställa vidarekoppling.
8Förfrågan / Konferens
a.Används för att göra en förfrågan både internt och externt.
b.För initiering av konferenssamtal.
9Linje 2 / Läs &
a.Linjeknapp 2 för inkommande och utgående samtal.
b.Läsa textinformation.
10Linje 1 / Spara/Repetition
a.Linjeknapp 1 för inkommande och utgående samtal.
b.Spara ett externt nummer eller ringa upp det på nytt.
11Volym
För inställning av ljudvolymen. Används även för blanksteg/backsteg
iskrivläge.
12Sekretess
För inkoppling eller bortkoppling av mikrofonen.
BusinessPhone – Hotell |
11 |
Beskrivning
13Högtalare på/av
För inkoppling eller bortkoppling av högtalaren.
14Avsluta
För att avsluta samtalet, eller nollställa teckenfönstret vid programmering.
15Mikrofon
16Extra knappsats (A–Q)
17 programmerbara funktionsknappar med dubbla funktioner per knappsats.
Fyra knappsatser kan anslutas.
Obs! Om en eller två knappsatser används kan expansionsknappsatsen DBY 409 01 användas. Om tre eller fyra knappsatser används måste däremot alla expansionsknappsatser vara av typen DBY 409 02.
17Högtalare
18Lur med hörhjälpmedel
Obs! Lurens högtalardel kan dra till sig små metallföremål.
12 |
BusinessPhone – Hotell |
Beskrivning
Knappar på Dialog 4223/Dialog 3213
I tabellen visas en översikt över de olika knapparnas utseende på telefonerna Dialog 4223 Professional och Dialog 3213 Executive. I denna handbok visas endast knapparna på Dialog 4223.
Se tabellen nedan om du använder Dialog 3213 Executive. Där ser du vilka knappar som motsvarar knapparna i handboken.
Knapp |
Dialog 4223 |
Dialog 3213 |
Avsluta |
í |
X |
|
|
|
|
|
|
Headset |
Í |
Headset h |
|
||
Högtalare |
 |
s |
Sekretess |
É |
m |
Programmerbar |
Ô |
g |
funktionsknapp |
|
|
|
|
|
Volym |
ì V |
|
BusinessPhone – Hotell |
13 |
Beskrivning
Lampindikeringar
Knapplamporna på telefonen visar det pågående samtalets eller funktionens aktuella status.
Ô
ÕÔ ÖÔ ÖÔ ÕÔ
Lampan är släckt
Lampan lyser med fast sken
Långsamt blinkande lampa
Hastigt blinkande lampa
Tänd med korta uppehåll
Funktionen är inte aktiv.
Funktionen är aktiv.
Linjen (eller funktionen) är parkerad.
Ett inkommande samtal eller meddelande som väntar.
Pågående samtal.
14 |
BusinessPhone – Hotell |
Reception/Allmänt
Reception/Allmänt
Receptionen är centrum för hotellets verksamhet. I det här avsnittet beskrivs hur man använder receptionens Dialog 4223 Professional/ Dialog 3213 Executive-telefon för hotellets särskilda behov.
Obs! Man kan även använda Dialog 4224 Operator/ Dialog 3214 som receptionstelefon. Det finns ingen separat beskrivning för detta eftersom procedurerna som används är likvärdiga.
Hotellbokföringssystem
Kommunikationsplattformen BusinessPhone kan användas tillsammans med ett bokföringssystem för hotell. Det är mycket viktigt att du tar hänsyn till följande om du har tillgång till ett hotellbokföringssystem.
Du bör använda bokföringssystemet av följande skäl:
•Du kan arbeta med tangentbord och skärm vilket underlättar hanteringen.
•De två systemen – BusinessPhone och bokföringssystemet – måste kunna utbyta data, så att båda systemen arbetar med samma information. Styr du funktionerna via bokföringssystemet vet du att båda systemen alltid har tillgång till samma information.
I synnerhet följande funktioner bör skötas via hotellbokföringssystemet (om systemet hanterar dem):
•Incheckning
•Utcheckning
•Visa aktuell samtalskostnad
•Mata in eller ändra gästdata
BusinessPhone – Hotell |
15 |
Reception/Allmänt
Vanliga procedurer
I det här avsnittet beskrivs vanliga procedurer för receptionen.
Funktionsknappar
Du kan låta systemadministratören programmera in funktioner som du ofta använder på telefonens och knappsatsens dubbelfunktionsknappar. När du sedan vill använda funktionen trycker du bara på knappen.
Check-in/out |
Ô |
Tryck för att checka in eller ut någon (förprogrammerad). |
|
|
Knappen används för att aktivera följande funktioner: |
||
|
|
• Visa och uppdatera rumsstatus |
|
|
|
• |
Incheckning |
|
|
• Visa och ändra gästdata |
|
|
|
• |
Utcheckning |
|
Ô |
• |
Visa aktuell samtalskostnad |
Väckning |
Tryck för väckning (förprogrammerad). |
||
|
Knappen används för: |
||
|
|
• |
Inmatning av väckningstid |
|
|
• |
Ändring av väckningstid |
|
Ô |
• |
Avbeställning av väckning |
Spärra interna |
Tryck för att spärra samtal mellan rum (förprogrammerad). |
||
|
Funktionen används för att spärra samtal mellan gästrummen. |
||
Retur |
Ô |
Tryck för att bekräfta inmatade data (förprogrammerad). |
|
|
Den här knappen har samma funktion som #-knappen. Använd # |
||
|
ÖÔ |
om telefonen inte har någon förprogrammerad returknapp. |
|
Larm |
Tryck för att avläsa var ett larm har utlösts (förprogrammerad). |
||
|
Knappen visar de katalognummer som har utlöst ett larm. |
||
2:a |
Ô |
Tryck för att använda knappens andrafunktion. |
|
Läs & |
Ô |
Håll knappen intryckt för att läsa information. |
|
|
í |
Tryck för att avsluta den aktuella proceduren. |
|
16 |
BusinessPhone – Hotell |
î
retur
avsluta åter nästa ändra
Reception/Allmänt
Teckenfönster och menyknappar
I telefonens teckenfönster visas ledtext och indikatorer som vägledning.
12 Maj 10:35 |
+15° |
GÄSTRUMSNR? |
|
avsluta
På teckenfönstrets nedre rad visas de funktioner som är tillgängliga i det aktuella trafikläget.
12 Maj 10:35 |
+15° |
|
|
|
|
214 |
|
ledigt |
spärrad |
städat |
åter |
Välj ett alternativ genom att trycka på en av de fyra menyknapparna nedanför teckenfönstret.
Med menyknapparnas hjälp kan du bland annat göra följande:
Avbryta med ändring (se teckenfönstret).
Spara alla uppgifter som bekräftats med Retur (eller #) och avbryta proceduren.
Avbryta utan ändring (se teckenfönstret).
Avbryta proceduren utan att spara de angivna uppgifterna.
Återgå till föregående inmatning (se teckenfönstret).
Gå tillbaka till föregående steg utan att spara inmatningen.
Nästa gästrum (se teckenfönstret).
Fortsätta mata in uppgifter för nästa gästrum.
Rätta (se teckenfönstret).
Tryck på den här knappen om du vill ändra en uppgift.
BusinessPhone – Hotell |
17 |
Reception/Allmänt
ì
ì#
Skriva text
Du använder knappsatsen för att skriva, t.ex. om du vill skicka ett textmeddelande eller mata in gästuppgifter. Du har valt textläge.
Välj tecken genom att trycka upprepade gånger på sifferknapparna.
Antal knapptryckningar |
|
|
|||
Knapp 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1 |
|
|
|
|
|
2 |
1 |
|
|
|
|
A |
B |
C |
2 |
|
|
3 |
D |
E |
F |
3 |
|
4 |
G |
H |
I |
4 |
|
5 |
J |
K |
L |
5 |
|
6 |
M |
N |
O |
6 |
|
7 |
P |
Q |
R |
S |
7 |
8 |
T |
U |
V |
8 |
|
9 |
W |
X |
Y |
Z |
9 |
0 |
0 |
|
|
|
|
* |
? |
- |
. |
! |
: |
Obs! Knapp 1är reserverad för nationella tecken.
Tryck på volym upp-knappen för att skriva in tecknet.
Flyttar fram markören ett steg. Används även för mellanslag.
Tryck på volym ned-knappen för att radera den senaste siffran om du har slagit fel nummer.
Tryck för att bekräfta inmatningen.
Har telefonen en förprogrammerad returknapp kan du trycka på den i stället för #. Båda knapparna fungerar likadant i det här avseendet.
18 |
BusinessPhone – Hotell |
Reception/Besvara och ringa samtal
Reception/Besvara och ringa samtal
|
Besvara samtal |
u |
Vid inkommande samtal ljuder ringsignalen och lampan blinkar. I |
teckenfönstret visas den uppringande personens namn och nummer. |
|
Lyft luren. |
|
Linje 1 ÖÔ |
Handsfree |
Tryck utan att lyfta luren. |
ÂEller:
Tryck utan att lyfta luren.
íDu står i kontakt med den som ringer via högtalare och mikrofon.
Tryck för att avsluta ett handsfree-samtal.
BusinessPhone – Hotell |
19 |
Reception/Besvara och ringa samtal
u z
0z
deller í
Ringa samtal
Hur du ringer interna och externa samtal.
Lyft luren och slå antingen:
Ett anknytningsnummer för att ringa ett internt samtal. Eller:
Prefixet för att komma ut på linjen samt önskat externt nummer.
Obs! Vilket prefix man ska trycka för att komma ut på linjen beror på hur systemet är konfigurerat.
För att avsluta samtalet.
Handsfree
Utan att lyfta luren trycker du på en linjeknapp eller på högtalaren. Samtalet är nu i handsfree-läge via högtalare och mikrofon.
20 |
BusinessPhone – Hotell |
Reception/Rumsstatus
Reception/Rumsstatus
Ger dig information om rummets status. Texten i teckenfönstret ger svar på följande frågor:
•Är rummet upptaget eller ledigt?
•Är gästtelefonen öppen eller spärrad?
•Vilken är rummets status (ostädat, städat, kontrollerat, ej tillgängligt)?
Obs! Man använder gästtelefonen för att uppdatera rumsstatusen när rummet har städats eller kontrollerats. Under natten ändras rumsstatusen till ostädat (programmerbart).
Visa rumsstatus
Rumsstatusen kan vara:
In-/utcheckning |
|
Gästtelefon |
|
Rum |
|
|
|||
ledigt |
|
spärrad |
|
ostädat |
upptaget |
|
Öppen |
|
kontr |
|
|
|
|
ej tillg |
|
|
|
|
städat |
|
|
|
|
|
BusinessPhone – Hotell |
21 |
Reception/Rumsstatus
Check-in/out Ô
zRetur Ô
î
åter
Retur Ô
Visa och ändra rumsstatus
Så här gör du för att rumsstatusen ska visas.
Tryck (förprogrammerad).
Du uppmanas att ange rumsnumret.
12 Maj 10:35 |
+15° |
GÄSTRUMSNR? |
|
avsluta
Knappa in önskat rumsnummer och tryck (förprogrammerad).
Rumsstatusen visas i teckenfönstret (för rum 214 i detta exempel).
12 Maj 10:35 |
+15° |
|
|
|
|
214 |
|
ledigt |
spärrad |
ostädat |
åter |
Du ställer in önskad rumsstatus genom att trycka på menyknappen för aktuellt alternativ.
Se avsnittet ”Visa rumsstatus” på sidan 21.
eller
Tryck för att lämna statusvisningen utan ändringar (se teckenfönstret).
Rumsstatusen är fortfarande aktiverad.
Tryck för att bekräfta (förprogrammerad).
22 |
BusinessPhone – Hotell |
Reception/Incheckning
Reception/Incheckning
Rummet måste vara markerat som ledigt för att funktionen ska kunna användas.
|
|
|
Checka in gäster |
|
|
|
|
|
Ô |
Obs! Aktivera funktionen från hotellbokföringssystemet om |
|||
|
|
du har tillgång till ett sådant. |
|
|
||
Check-in/out |
Tryck (förprogrammerad). |
|
|
|||
|
|
Du uppmanas att ange rumsnumret. |
|
|
||
z |
Retur |
Ô |
Knappa in önskat rumsnummer och tryck (förprogrammerad). |
|||
|
Rumsstatusen visas i teckenfönstret (för rum 214 i detta exempel). |
|||||
|
|
|
12 Maj 10:35 |
+15° |
|
|
|
|
|
|
|
214 |
|
|
|
|
ledigt |
spärrad |
städat |
åter |
Rummet måste vara ledigt för att en ny gäst ska kunna få det.
Observera ledtexten ovanför första menyknappen från vänster.
ledigt Rummet är ledigt.
upptaget Rummet är redan upptaget. Leta efter ett annat rum. ledigtÔ Tryck för att ändra från ledigt till upptaget (se teckenfönstret).
Retur Tryck för att bekräfta (förprogrammerad).
Gästtelefonen öppnas automatiskt för externa samtal.
Gästuppgifterna kan anges nu eller senare.
Se avsnittet ”Hoppa över alla följande poster” på sidan 24 eller ”Ange gästuppgifter” på sidan 24.
BusinessPhone – Hotell |
23 |
Loading...