ericsson BusinessPhone Communication Platform User Guide [nl]
Hotel – Receptionist en dienstpersoneel
BusinessPhone communicatiecentrale
Gebruikershandboek
Cover Page Graphic
Place the graphic directly on the page, do not care about
putting it in the text flow. Select Graphics > Properties
and make the following settings:
• Width: 15,4 cm (Important!)
• Height: 11,2 cm (May be smaller)
• Top: 5,3 cm (Important!)
• Left: -0,3 cm (Important!)
This text should then be hidden.
?
NL/LZTBS 160 385/1 R1A
© Ericsson Enterprise AB 2003
BusinessPhone – Hotel2
Inhoudsopgave
Pagina
Welkom ............................................................4
Beschrijving ...................................................... 6
Receptie/Algemeen ........................................14
Receptie/Gesprekken beantwoorden
en voeren ....................................................... 19
Receptie/Kamerstatus ....................................21
Receptie/Inchecken ....................................... 23
Receptie/Uitchecken ......................................28
Receptie/Alarm .............................................. 30
Receptie/Wekdienst .......................................32
Receptie/Interne gesprekken blokkeren ..........35
Receptie/Tariefstand voor gesprekken ............ 36
Receptie/Berichten ......................................... 37
Diensttoestellen ..............................................47
Reinigen .........................................................49
Instelling .........................................................52
Installatie - Receptietoestel .............................55
Woordenlijst ...................................................67
Index .............................................................. 69
Snelle referentiegids - Receptionist ................. 71
Inhoudsopgave
3BusinessPhone – Hotel
Welkom
Welkom
Welkom in het gebruikershandboek voor het BusinessPhone
toestel hotel voor de BusinessPhone communicatiecentrale van
Ericsson. De BusinessPhone communicatiecentrale bestaat uit:
BusinessPhone 50, BusinessPhone 128i en BusinessPhone 250.
Uw telefoontoestel is uitgerust met programmeerbare toetsen voor
een enkelvoudige toetsentoegang tot vaak gebruikte functies en
nummers. De kenmerken die in dit gebruikershandboek worden
beschreven, hebben betrekking op versie 5.1 of recentere versies
van de BusinessPhone communicatiecentrale. Sommige zullen in
vroegere versies van het systeem niet functioneren en/of kunnen
door een hardware codeslot worden beschermd, dat afzonderlijk
moet worden gekocht.
Notitie: Dit systeemtoestel kan enkel worden gebruikt voor
een Ericsson extensie-installatie die dit type van telefoon
ondersteunt.
Functiebeschrijvingen die het spreken in de hoorn niet bevatten,
worden als niet opgelegd beschreven, indien niets anders wordt
vermeld. In plaats van de clear-toets te drukken, kunt u altijd de
hoorn terug opleggen. Meer informatie over andere diensten van
uw telefoontoestel vindt u in de gebruikershandboeken voor het
Executive toestel of het bedieningspaneel.
De nieuwste versie van dit gebruikershandboek kan ook
gedownload worden van: http://www.ericsson.com/enterprise/
BusinessPhone – Hotel4
Welkom
Copyright
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden
verveelvoudigd, opgeslagen in zoeksystemen, of doorgegeven in
enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door
fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder
voorafgaande schriftelijke toelating van de uitgever, uitgezonderd in
overeenstemming met de volgende voorwaarden.
Indien deze publicatie op Ericsson media beschikbaar is, geeft
Ericsson zijn toestemming de inhoud te downloaden en kopieën
ervan te maken, mits dit bestand enkel voor privé gebruik is en niet
voor een verdere verspreiding. Niets uit deze publicatie is vatbaar
voor verandering, wijziging of commercieel gebruik. Ericsson is niet
aansprakelijk voor schade die veroorzaakt wordt door het gebruik
van een illegaal gewijzigde of veranderde publicatie.
Garantie
ERICSSON NEEMT GEEN ENKELE GARANTIE OVER MET
BETREKKING TOT DIT MATERIAAL, INCL. MAAR NIET BEPERKT
TOT DE STILZWIJGENDE VERKOOPS- EN
GESCHIKTHEIDSGARANTIES VOOR EEN BEPAALD DOEL.
Ericsson is niet aansprakelijk voor inhoudelijke fouten, noch voor
toevallige of daaruit volgende beschadigingen in verband met de
levering, de uitvoering of het gebruik van dit materiaal.
Conformiteitsverklaring:
Hiermee verklaart, Ericsson Enterprise AB, S-131 89 Stockholm,
dat dit telefoontoestel overeenstemt met de belangrijkste eisen en
andere relevante voorzieningen van de R&TTE richtlijn 1999/5/EC.
Details vindt u op:
http://www.ericsson.com/sdoc
5BusinessPhone – Hotel
Beschrijving
Beschrijving
Receptietoestel Dialog 4223 Professional
18
1
2
17
10
11
13
14
12
Notitie: Sommige functies worden niet voor het hotel
gebruikt. Deze paragraaf beschrijft de manier, waarop het
telefoontoestel geprogrammeerd is als standaard. Voor
meer informatie, zie het gebruikershandboek voor het
Dialog 4223 Professional toestel.
15
3
4
5
6
7
8
9
16
16
16
BusinessPhone – Hotel6
1Display
3x40 letters.
2 Menufunctietoetsen
De functies zijn afhankelijk van de verkeersstatus en worden in de
laatste lijn van het display getoond. Wanneer u verzocht wordt om
(zie display), druk de gewenste toets om toegang te krijgen tot
deze functie.
3 2de
Toets voor de toegang tot de secundaire toetsfuncties. (Deze
functies worden vermeld in de tweede lijn van de overeenkomstige
toets.)
4 Bericht / Info
a. Berichten verzenden en ontvangen. Zie paragraaf “Receptie/
Berichten” op pagina 37.
b. Informatie invoeren.
5 Programmeerbare duaal-functietoetsen
Nummers opslaan, functies programmeren.
6 Doorverbinden / Omleiden
a. Een lopend gesprek doorverbinden.
b. Omleiding activeren/deactiveren.
Beschrijving
7 Informatieverzoek / Conferentie
a. Een informatieverzoek aan een interne of externe partij.
b. Een telefoonconferentie tot stand brengen.
8 Lijn 2 / Lees &
a. Lijntoets 2 voor inkomende en uitgaande gesprekken.
b. Lees informatie.
9 Lijn 1 / Opslaan/Opnieuw kiezen
a. Lijntoets 1 voor inkomende en uitgaande gesprekken.
b. Bewaar of kies opnieuw een extern nummer.
10 Uitschakelen
De microfoon aan- of uitschakelen.
11 Luidspreker aan/uit
De luidspreker in- of uitschakelen.
12 Koptelefoon
13 Volumecontrole
Volume instellen. Spatieer/spatieer terug ook schriftelijk.
14 Clear
Gesprekken afbreken of het display wissen bij het programmeren.
7BusinessPhone – Hotel
Beschrijving
15 Microfoon
16 Optioneel toetsenbord
17 Programmeerbare duaal-functietoetsen per toetsenbord. Er
kunnen vier toetsenborden worden aangesloten.
Notitie: Gebruik enkel optionele toetsenborden van het
type DBY 419 01.
17 Luidspreker
18 Hoorn met hoorapparaatfunctie
Gelieve hiervan nota te nemen: De hoorn kan kleine
metalen voorwerpen in het bereik van de ontvanger
aantrekken en vasthouden.
BusinessPhone – Hotel8
Beschrijving
Receptietoestel Dialog 3213 Executive
1
18
17
12
13 14
2
3
4
5
6
5
7
11
8
9
10
Notitie: Sommige functies worden niet voor het hotel
gebruikt. Deze paragraaf beschrijft de manier, waarop het
telefoontoestel geprogrammeerd is als standaard. Voor
meer informatie, zie het gebruikershandboek voor het
Dialog 3213 Executive toestel.
5
16
1615
9BusinessPhone – Hotel
Beschrijving
1Display
3x40 letters.
2 Menufunctietoetsen
De functies zijn afhankelijk van de verkeersstatus en worden in de
laatste lijn van het display getoond. Wanneer u verzocht wordt om
(zie display), druk de gewenste toets om toegang te krijgen tot
deze functie.
3 2de
Toets voor de toegang tot de secundaire toetsfuncties. (Deze
functies worden vermeld in de tweede lijn van de overeenkomstige
toets.)
4 Bericht / Info
a. Berichten verzenden en ontvangen. Zie paragraaf “Receptie/
Berichten” op pagina 37.
b. Informatie invoeren.
5 Programmeerbare duaal-functietoetsen (A-N)
Nummers opslaan, functies programmeren.
6 Programmeerbare duaal-functietoets (C) / Koptelefoontoets
a. Nummers opslaan en functies programmeren.
b. De koptelefoonfunctie is alleen maar beschikbaar met de
geïnstalleerde optie-eenheid (DBY 410 02). De
koptelefoontoets wordt geprogrammeerd door de
systeembeheerder.
7 Doorverbinden / Omleiden
a. Een lopend gesprek doorverbinden.
b. Omleiding activeren/deactiveren.
8 Informatieverzoek / Conferentie
a. Een informatieverzoek aan een interne of externe partij.
b. Een telefoonconferentie tot stand brengen.
9 Lijn 2 / Lees &
a. Lijntoets 2 voor inkomende en uitgaande gesprekken.
b. Lees informatie.
10 Lijn 1 / Opslaan/Opnieuw kiezen
a. Lijntoets 1 voor inkomende en uitgaande gesprekken.
b. Bewaar of kies opnieuw een extern nummer.
11 Volumecontrole
Volume instellen. Spatieer/spatieer terug ook schriftelijk.
12 Uitschakelen
De microfoon in- of uitschakelen.
BusinessPhone – Hotel10
13 Luidspreker aan/uit
De luidspreker in- of uitschakelen.
14 Clear
Gesprekken afbreken of het display wissen bij het programmeren.
15 Microfoon
16 Optioneel toetsenbord (A-Q)
17 Programmeerbare duaal-functietoetsen per toetsenbord.
Er kunnen vier toetsenborden worden aangesloten.
Notitie: Indien één of twee toetsenborden worden
gebruikt, mag het optionele toetsenbord DBY 409 01
worden gebruikt. Wanneer er echter drie of vier
toetsenborden worden gebruikt, moeten alle optionele
toetsenborden van het type DBY 409 02 zijn.
17 Luidspreker
18 Hoorn met hoorapparaatfunctie
Gelieve hiervan nota te nemen: De hoorn kan kleine
metalen voorwerpen in het bereik van de ontvanger
aantrekken en vasthouden.
Beschrijving
11BusinessPhone – Hotel
Beschrijving
Telefoontoetsen Dialog 4223 /
Dialog 3213
Deze tabel geeft u een overzicht van de verschillende toetsen van
de Dialog 4223 Professional en de Dialog 3213 Executive. In dit
gebruikershandboek vindt u enkel afbeeldingen van de Dialog 4223
toetsen.
Indien u de Dialog 3213 Executive gebruikt, gelieve de
onderstaande tabel te raadplegen om de passende
toetscombinatie te vinden.
Toets Dialog 4223 Dialog 3213
Clear
í X
Koptelefoon
Í Koptelefoon h
Luidspreker
 s
Uitschakelen
Programmeerbare
functietoets
Vol um e
É m
Ôg
ì V
BusinessPhone – Hotel12
Beschrijving
Lampindicaties
De toetslampen op uw telefoon tonen door middel van
verschillende signalen de verkeersstand van het lopende gesprek
of de functie.
Ô
ÕÔ
ÖÔ
ÖÔ
ÕÔ
Lamp is uit De functie is niet actief.
Continu licht De functie is actief.
Langzaam knipperende
lamp
Snel knipperende lamp
Geeft licht met korte
onderbrekingen
De lijn (of functie) is in wacht
geplaatst.
Er wacht een binnenkomende oproep
of bericht.
Lopend gesprek.
13BusinessPhone – Hotel
Receptie/Algemeen
Receptie/Algemeen
De receptie is het organisatiecentrum van een hotel. Deze
paragraaf informeert u, hoe u het receptietoestel Dialog 4223
Professional / Dialog 3213 Executive voor speciale
hotelvoorzieningen kunt gebruiken.
Notitie: Het gebruik van de Dialog 4224 Operator /
Dialog 3214 als receptietoestel wordt niet afzonderlijk
beschreven, aangezien de procedures gelijk zijn.
Hoteladministratiesysteem
De BusinessPhone communicatiecentrale kan samenwerken met
een hotel administratiesysteem. De volgende tips zijn heel
belangrijk, indien u over een hotel administratiesysteem beschikt.
Om de volgende redenen wordt het aanbevolen het hotel
administratiesysteem te gebruiken:
• Het gebruik van een toetsenbord en een scherm vereenvoudigt
het bedrijf.
• De gegevens moeten tussen de twee systemen worden
uitgewisseld – het BusinessPhone en het hotel
administratiesysteem – zodat de twee systemen met dezelfde
informatie werken. Het bedienen van de functies met het hotel
administratiesysteem garandeert dat de twee systemen
dezelfde informatiestatus hebben.
BusinessPhone – Hotel14
Receptie/Algemeen
Het bedienen met het hotel administratiesysteem wordt vooral voor
de volgende functies gedaan (indien deze functies door het hotel
administratiesysteem ondersteund worden):
• Inchecken
• Uitchecken
• Tonen tariefstand voor gesprekken
• Invoeren of wijzigen van gastendata
Algemene procedures
Deze paragraaf beschrijft de algemene procedures voor de
receptie.
Functietoetsen
Uw systeembeheerder kan de meest algemeen gebruikte functies
op de duaal-functietoetsen programmeren die op het
telefoontoestel en het toetsenbord beschikbaar zijn. Wanneer u de
functie wenst te gebruiken, hoeft u enkel de toets te drukken.
In-/Uitchecken
Wekken
Intern blokkeren Ô Druk om interne oproepen te blokkeren
Ô Druk om in/uit te checken (voorgeprogrammeerd).
Deze toets leidt de volgende functies in:
• Tonen en updaten van de kamerstatus
• Inchecken
• Tonen en wijzigen van gastendata
• Uitchecken
• Tonen tariefstand voor gesprekken
Ô Druk voor een wekoproep (voorgeprogrammeerd).
Deze toets dient voor:
• Invoeren van de wektijd
• Wijzigen van de wektijd
• Annuleren van een wekoproep
(voorgeprogrammeerd).
Deze functie blokkeert de gesprekken tussen de gastenkamers.
15BusinessPhone – Hotel
Receptie/Algemeen
Kies Ô Druk om de invoer te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
Alarm ÖÔ Druk om een alarmindicatie te lezen (voorgeprogrammeerd).
2de Ô Druk om naar een secundaire functie te gaan.
Lees & Ô Druk en houd vast om de informatie te lezen.
Deze toets heeft dezelfde functie als de # toets. Gebruik de # toets,
wanneer de enter-toets op uw telefoontoestel niet
geprogrammeerd is.
Deze toets geeft indexnummers aan, waarvoor er zich een alarm
voordoet.
í Druk om een lopende procedure te beëindigen.
Display en menutoetsen
Het display op uw telefoontoestel leidt u door middel van vragen en
aanwijzingen.
12 mei 10:35 +15°
KAMER NUMMER?
wis
De onderste lijn van het display toont de functies volgens de
respectieve operationele status.
12 mei 10:35 +15°
vrij geblok. schoon terug
214
î Kies een optie door één van de vier menutoetsen onder het
display te drukken.
De menutoets biedt onder andere de volgende mogelijkheden
tijdens het bedienen:
retour Verlaten met wijzigen (zie display).
wis Verlaten zonder wijzigen (zie display).
Bewaart alle gegevens die u met Enter (of #) hebt bevestigd en
verlaat de procedure.
U verlaat de procedure zonder de ingevoerde gegevens op te
slaan.
BusinessPhone – Hotel16
Receptie/Algemeen
terug Terug naar de vorige invoer (zie display).
volgende Volgende gastenkamer (zie display).
wijz Corrigeer (zie display).
Brengt u terug naar de vorige stap zonder de vorige invoer op te
slaan.
U kunt doorgaan met de invoer voor een andere gastenkamer.
Druk deze toets, indien u de gegevens wenst te veranderen.
Tekst schrijven
Gebruik de toetsenblok om tekst te schrijven, bijv. wanneer u een
tekstbericht zendt of gastendata invoert. U hebt tekstmodus
gekozen.
Kies de letters door de cijfers herhaaldelijk in te drukken.
Aantal toetsdrukken
To ets 1 2 3 4 5
1
1
A B C 2
2
D E F 3
3
G H I 4
4
J K L 5
5
M N O 6
6
P Q R S 7
7
T U V 8
8
W X Y Z 9
9
0
0
? - . ! :
*
Notitie: Toet s
1 is gereserveerd voor nationale letters.
ì Druk de volume verhogen toets om de letter in te voeren.
Beweeg de cursor naar de volgende positie. Gebruik dit ook voor
een spatie.
17BusinessPhone – Hotel
Receptie/Algemeen
ì In geval van een typefout, druk de volume verminderen toets
om het laatst ingevoerde cijfer te wissen.
# Druk om de invoer te bevestigen.
Indien de kies-toets op uw telefoontoestel geprogrammeerd is,
kunt u Kies in plaats van # drukken. Voor de beschreven handeling
hebben de twee toetsen dezelfde functie.
BusinessPhone – Hotel18
Receptie/Gesprekken beantwoorden en voeren
Receptie/Gesprekken
beantwoorden en voeren
Gesprekken beantwoorden
Een belsignaal en een knipperlicht tonen een inkomend gesprek
aan. Het display toont het nummer en de naam van de oproeper.
u Neem de hoorn op.
Handsfree
Lijn 1 ÖÔ Druk zonder de hoorn op te nemen.
Of:
 Druk zonder de hoorn op te nemen.
U bent verbonden met de oproeper via de luidspreker en de
microfoon.
í Druk om een handsfree gesprek te beëindigen.
19BusinessPhone – Hotel
Receptie/Gesprekken beantwoorden en voeren
Gesprekken voeren
Hoe voert u interne en externe gesprekken.
u Neem de hoorn op en kies:
z Een nevenaansluitingsnummer om een intern gesprek te
voeren.
Of:
0z Het (de) cijfer(s) voor een externe gesprekstoegang en het
externe nummer.
Notitie: Het is afhankelijk van de systeemconfiguratie, welk
cijfer gedrukt moet worden voor een externe
gesprekstoegang.
d of í Om het gesprek te beëindigen.
Handsfree
Druk enkel een lijntoets of de luidspreker zonder de hoorn op te
heffen. Het gesprek is in de handsfree modus, via de luidspreker en
de microfoon.
BusinessPhone – Hotel20
Receptie/Kamerstatus
Receptie/Kamerstatus
Informeert u over de kamerstatus. Het display geeft een antwoord
op de volgende vragen:
• Is de kamer bezet of vrij?
• Is het gastentelefoontoestel extern of geblokkeerd?
• Wat is de kamerstatus (vuil, schoon, gecontroleerd, nicht
beschikbaar)?
Notitie: De kamerstatus wordt ingevoerd op het
gastentelefoontoestel na het reinigen en controleren van de
kamer. Tijdens de nacht wordt de kamerstatus veranderd in
vuil (programmeerbaar).
Kamerstatusindicatie
De indicatie van de kamerstatus bevat de volgende informatie:
In-/Uitchecken Gastentelefoontoestel Kamer
vrij geblok. vuil
bezet extern controle
bezet
schoon
21BusinessPhone – Hotel
Receptie/Kamerstatus
Kamerstatus tonen en wijzigen
Ga door als volgt om de kamerstatus te tonen.
In-/Uitchecken Ô Druk (voorgeprogrammeerd).
Het display vraagt naar het nummer van de kamer.
12 mei 10:35 +15°
KAMER NUMMER?
wis
z Kies Ô Kies het gewenste kamernummer en druk
(voorgeprogrammeerd).
Het display toont de kamerstatus aan (bijv. voor kamer 214).
12 mei 10:35 +15°
vrij geblok. vuil terug
214
î Druk de betreffende menutoetsen om naar de gewenste
kamerstatus te gaan.
Zie paragraaf “Kamerstatusindicatie” op pagina 21.
Of:
terug Druk om de indicatie te verlaten zonder wijziging
Kies Ô Druk om te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
(zie display).
De kamerstatus is nog altijd geactiveerd.
BusinessPhone – Hotel22
Loading...