ericsson BusinessPhone Communication Platform User Guide [nl]
Hotel – Receptionist en dienstpersoneel
BusinessPhone communicatiecentrale
Gebruikershandboek
?
NL/LZTBS 160 385/1 R1A
© Ericsson Enterprise AB 2003
2 |
BusinessPhone – Hotel |
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave |
|
|
Pagina |
Welkom ............................................................ |
4 |
Beschrijving ...................................................... |
6 |
Receptie/Algemeen ........................................ |
14 |
Receptie/Gesprekken beantwoorden |
|
en voeren ....................................................... |
19 |
Receptie/Kamerstatus .................................... |
21 |
Receptie/Inchecken ....................................... |
23 |
Receptie/Uitchecken ...................................... |
28 |
Receptie/Alarm .............................................. |
30 |
Receptie/Wekdienst ....................................... |
32 |
Receptie/Interne gesprekken blokkeren .......... |
35 |
Receptie/Tariefstand voor gesprekken ............ |
36 |
Receptie/Berichten ......................................... |
37 |
Diensttoestellen .............................................. |
47 |
Reinigen ......................................................... |
49 |
Instelling ......................................................... |
52 |
Installatie - Receptietoestel ............................. |
55 |
Woordenlijst ................................................... |
67 |
Index .............................................................. |
69 |
Snelle referentiegids - Receptionist ................. |
71 |
BusinessPhone – Hotel |
3 |
Welkom
Welkom
Welkom in het gebruikershandboek voor het BusinessPhone toestel hotel voor de BusinessPhone communicatiecentrale van Ericsson. De BusinessPhone communicatiecentrale bestaat uit: BusinessPhone 50, BusinessPhone 128i en BusinessPhone 250.
Uw telefoontoestel is uitgerust met programmeerbare toetsen voor een enkelvoudige toetsentoegang tot vaak gebruikte functies en nummers. De kenmerken die in dit gebruikershandboek worden beschreven, hebben betrekking op versie 5.1 of recentere versies van de BusinessPhone communicatiecentrale. Sommige zullen in vroegere versies van het systeem niet functioneren en/of kunnen door een hardware codeslot worden beschermd, dat afzonderlijk moet worden gekocht.
Notitie: Dit systeemtoestel kan enkel worden gebruikt voor een Ericsson extensie-installatie die dit type van telefoon ondersteunt.
Functiebeschrijvingen die het spreken in de hoorn niet bevatten, worden als niet opgelegd beschreven, indien niets anders wordt vermeld. In plaats van de clear-toets te drukken, kunt u altijd de hoorn terug opleggen. Meer informatie over andere diensten van uw telefoontoestel vindt u in de gebruikershandboeken voor het Executive toestel of het bedieningspaneel.
De nieuwste versie van dit gebruikershandboek kan ook gedownload worden van: http://www.ericsson.com/enterprise/
4 |
BusinessPhone – Hotel |
Welkom
Copyright
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in zoeksystemen, of doorgegeven in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toelating van de uitgever, uitgezonderd in overeenstemming met de volgende voorwaarden.
Indien deze publicatie op Ericsson media beschikbaar is, geeft Ericsson zijn toestemming de inhoud te downloaden en kopieën ervan te maken, mits dit bestand enkel voor privé gebruik is en niet voor een verdere verspreiding. Niets uit deze publicatie is vatbaar voor verandering, wijziging of commercieel gebruik. Ericsson is niet aansprakelijk voor schade die veroorzaakt wordt door het gebruik van een illegaal gewijzigde of veranderde publicatie.
Garantie
ERICSSON NEEMT GEEN ENKELE GARANTIE OVER MET BETREKKING TOT DIT MATERIAAL, INCL. MAAR NIET BEPERKT TOT DE STILZWIJGENDE VERKOOPSEN GESCHIKTHEIDSGARANTIES VOOR EEN BEPAALD DOEL. Ericsson is niet aansprakelijk voor inhoudelijke fouten, noch voor toevallige of daaruit volgende beschadigingen in verband met de levering, de uitvoering of het gebruik van dit materiaal.
Conformiteitsverklaring:
Hiermee verklaart, Ericsson Enterprise AB, S-131 89 Stockholm, dat dit telefoontoestel overeenstemt met de belangrijkste eisen en andere relevante voorzieningen van de R&TTE richtlijn 1999/5/EC.
Details vindt u op: http://www.ericsson.com/sdoc
BusinessPhone – Hotel |
5 |
Beschrijving
Beschrijving |
|
|
|
|
Receptietoestel Dialog 4223 Professional |
||||
18 |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
17 |
|
|
3 |
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
7 |
|
10 |
13 |
|
8 |
|
|
9 |
|
||
11 |
14 |
|
|
|
|
16 |
16 |
||
|
12 |
15 |
||
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
16 |
|
|
Notitie: Sommige functies worden niet voor het hotel |
|||
|
gebruikt. Deze paragraaf beschrijft de manier, waarop het |
|||
|
telefoontoestel geprogrammeerd is als standaard. Voor |
|||
|
meer informatie, zie het gebruikershandboek voor het |
|||
|
Dialog 4223 Professional toestel. |
|
||
6 |
BusinessPhone – Hotel |
Beschrijving
1Display
3x40 letters.
2Menufunctietoetsen
De functies zijn afhankelijk van de verkeersstatus en worden in de laatste lijn van het display getoond. Wanneer u verzocht wordt om (zie display), druk de gewenste toets om toegang te krijgen tot deze functie.
32de
Toets voor de toegang tot de secundaire toetsfuncties. (Deze functies worden vermeld in de tweede lijn van de overeenkomstige toets.)
4Bericht / Info
a.Berichten verzenden en ontvangen. Zie paragraaf “Receptie/ Berichten” op pagina 37.
b.Informatie invoeren.
5Programmeerbare duaal-functietoetsen
Nummers opslaan, functies programmeren.
6Doorverbinden / Omleiden
a.Een lopend gesprek doorverbinden.
b.Omleiding activeren/deactiveren.
7Informatieverzoek / Conferentie
a.Een informatieverzoek aan een interne of externe partij.
b.Een telefoonconferentie tot stand brengen.
8Lijn 2 / Lees &
a.Lijntoets 2 voor inkomende en uitgaande gesprekken.
b.Lees informatie.
9Lijn 1 / Opslaan/Opnieuw kiezen
a.Lijntoets 1 voor inkomende en uitgaande gesprekken.
b.Bewaar of kies opnieuw een extern nummer.
10Uitschakelen
De microfoon aanof uitschakelen.
11Luidspreker aan/uit
De luidspreker inof uitschakelen.
12Koptelefoon
13Volumecontrole
Volume instellen. Spatieer/spatieer terug ook schriftelijk.
14Clear
Gesprekken afbreken of het display wissen bij het programmeren.
BusinessPhone – Hotel |
7 |
Beschrijving
15Microfoon
16Optioneel toetsenbord
17 Programmeerbare duaal-functietoetsen per toetsenbord. Er kunnen vier toetsenborden worden aangesloten.
Notitie: Gebruik enkel optionele toetsenborden van het type DBY 419 01.
17Luidspreker
18Hoorn met hoorapparaatfunctie
Gelieve hiervan nota te nemen: De hoorn kan kleine metalen voorwerpen in het bereik van de ontvanger aantrekken en vasthouden.
8 |
BusinessPhone – Hotel |
Beschrijving
Receptietoestel Dialog 3213 Executive |
|||||
|
|
|
1 |
|
|
18 |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
6 |
5 |
|
|
17 |
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
7 |
|
|
|
|
|
11 |
|
|
|
|
12 |
8 |
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
13 |
14 |
10 |
|
|
|
|
|
|
15 |
16 |
16 |
Notitie: Sommige functies worden niet voor het hotel gebruikt. Deze paragraaf beschrijft de manier, waarop het telefoontoestel geprogrammeerd is als standaard. Voor meer informatie, zie het gebruikershandboek voor het Dialog 3213 Executive toestel.
BusinessPhone – Hotel |
9 |
Beschrijving
1Display
3x40 letters.
2Menufunctietoetsen
De functies zijn afhankelijk van de verkeersstatus en worden in de laatste lijn van het display getoond. Wanneer u verzocht wordt om (zie display), druk de gewenste toets om toegang te krijgen tot deze functie.
32de
Toets voor de toegang tot de secundaire toetsfuncties. (Deze functies worden vermeld in de tweede lijn van de overeenkomstige toets.)
4Bericht / Info
a.Berichten verzenden en ontvangen. Zie paragraaf “Receptie/ Berichten” op pagina 37.
b.Informatie invoeren.
5Programmeerbare duaal-functietoetsen (A-N)
Nummers opslaan, functies programmeren.
6Programmeerbare duaal-functietoets (C) / Koptelefoontoets
a.Nummers opslaan en functies programmeren.
b.De koptelefoonfunctie is alleen maar beschikbaar met de geïnstalleerde optie-eenheid (DBY 410 02). De koptelefoontoets wordt geprogrammeerd door de systeembeheerder.
7Doorverbinden / Omleiden
a.Een lopend gesprek doorverbinden.
b.Omleiding activeren/deactiveren.
8Informatieverzoek / Conferentie
a.Een informatieverzoek aan een interne of externe partij.
b.Een telefoonconferentie tot stand brengen.
9Lijn 2 / Lees &
a.Lijntoets 2 voor inkomende en uitgaande gesprekken.
b.Lees informatie.
10Lijn 1 / Opslaan/Opnieuw kiezen
a.Lijntoets 1 voor inkomende en uitgaande gesprekken.
b.Bewaar of kies opnieuw een extern nummer.
11Volumecontrole
Volume instellen. Spatieer/spatieer terug ook schriftelijk.
12Uitschakelen
De microfoon inof uitschakelen.
10 |
BusinessPhone – Hotel |
Beschrijving
13Luidspreker aan/uit
De luidspreker inof uitschakelen.
14Clear
Gesprekken afbreken of het display wissen bij het programmeren.
15Microfoon
16Optioneel toetsenbord (A-Q)
17 Programmeerbare duaal-functietoetsen per toetsenbord. Er kunnen vier toetsenborden worden aangesloten.
Notitie: Indien één of twee toetsenborden worden gebruikt, mag het optionele toetsenbord DBY 409 01 worden gebruikt. Wanneer er echter drie of vier toetsenborden worden gebruikt, moeten alle optionele toetsenborden van het type DBY 409 02 zijn.
17Luidspreker
18Hoorn met hoorapparaatfunctie
Gelieve hiervan nota te nemen: De hoorn kan kleine metalen voorwerpen in het bereik van de ontvanger aantrekken en vasthouden.
BusinessPhone – Hotel |
11 |
Beschrijving
Telefoontoetsen Dialog 4223 /
Dialog 3213
Deze tabel geeft u een overzicht van de verschillende toetsen van de Dialog 4223 Professional en de Dialog 3213 Executive. In dit gebruikershandboek vindt u enkel afbeeldingen van de Dialog 4223 toetsen.
Indien u de Dialog 3213 Executive gebruikt, gelieve de onderstaande tabel te raadplegen om de passende toetscombinatie te vinden.
Toets |
Dialog 4223 |
Dialog 3213 |
Clear |
í |
X |
|
|
|
|
|
|
Koptelefoon |
Í Koptelefoon h |
|
Luidspreker |
 |
s |
Uitschakelen |
É |
m |
Programmeerbare |
Ô |
g |
|
|
|
functietoets |
|
|
|
|
|
Volume |
ì V |
|
12 |
BusinessPhone – Hotel |
Beschrijving
Ô
ÕÔ ÖÔ ÖÔ ÕÔ
Lampindicaties
De toetslampen op uw telefoon tonen door middel van verschillende signalen de verkeersstand van het lopende gesprek of de functie.
Lamp is uit
Continu licht
Langzaam knipperende lamp
Snel knipperende lamp
Geeft licht met korte onderbrekingen
De functie is niet actief.
De functie is actief.
De lijn (of functie) is in wacht geplaatst.
Er wacht een binnenkomende oproep of bericht.
Lopend gesprek.
BusinessPhone – Hotel |
13 |
Receptie/Algemeen
Receptie/Algemeen
De receptie is het organisatiecentrum van een hotel. Deze paragraaf informeert u, hoe u het receptietoestel Dialog 4223 Professional / Dialog 3213 Executive voor speciale hotelvoorzieningen kunt gebruiken.
Notitie: Het gebruik van de Dialog 4224 Operator / Dialog 3214 als receptietoestel wordt niet afzonderlijk beschreven, aangezien de procedures gelijk zijn.
Hoteladministratiesysteem
De BusinessPhone communicatiecentrale kan samenwerken met een hotel administratiesysteem. De volgende tips zijn heel belangrijk, indien u over een hotel administratiesysteem beschikt.
Om de volgende redenen wordt het aanbevolen het hotel administratiesysteem te gebruiken:
•Het gebruik van een toetsenbord en een scherm vereenvoudigt het bedrijf.
•De gegevens moeten tussen de twee systemen worden uitgewisseld – het BusinessPhone en het hotel administratiesysteem – zodat de twee systemen met dezelfde informatie werken. Het bedienen van de functies met het hotel administratiesysteem garandeert dat de twee systemen dezelfde informatiestatus hebben.
14 |
BusinessPhone – Hotel |
Receptie/Algemeen
Het bedienen met het hotel administratiesysteem wordt vooral voor de volgende functies gedaan (indien deze functies door het hotel administratiesysteem ondersteund worden):
•Inchecken
•Uitchecken
•Tonen tariefstand voor gesprekken
•Invoeren of wijzigen van gastendata
Algemene procedures
Deze paragraaf beschrijft de algemene procedures voor de receptie.
Functietoetsen
Uw systeembeheerder kan de meest algemeen gebruikte functies op de duaal-functietoetsen programmeren die op het telefoontoestel en het toetsenbord beschikbaar zijn. Wanneer u de functie wenst te gebruiken, hoeft u enkel de toets te drukken.
In-/Uitchecken |
Ô |
Druk om in/uit te checken (voorgeprogrammeerd). |
|
|
Deze toets leidt de volgende functies in: |
||
|
|
• Tonen en updaten van de kamerstatus |
|
|
|
• |
Inchecken |
|
|
• Tonen en wijzigen van gastendata |
|
|
|
• |
Uitchecken |
|
|
• Tonen tariefstand voor gesprekken |
|
Wekken |
Ô |
Druk voor een wekoproep (voorgeprogrammeerd). |
|
Deze toets dient voor: |
|
|
|
• Invoeren van de wektijd |
|
|
• Wijzigen van de wektijd |
Intern blokkeren Ô |
• Annuleren van een wekoproep |
|
Druk om interne oproepen te blokkeren |
||
(voorgeprogrammeerd).
Deze functie blokkeert de gesprekken tussen de gastenkamers.
BusinessPhone – Hotel |
15 |
Receptie/Algemeen
Kies |
Ô |
Druk om de invoer te bevestigen (voorgeprogrammeerd). |
|
|
Deze toets heeft dezelfde functie als de # toets. Gebruik de # toets, |
||
|
ÖÔ |
wanneer de enter-toets op uw telefoontoestel niet |
|
|
geprogrammeerd is. |
|
|
Alarm |
Druk om een alarmindicatie te lezen (voorgeprogrammeerd). |
||
|
Deze toets geeft indexnummers aan, waarvoor er zich een alarm |
||
|
Ô |
voordoet. |
|
2de |
Druk om naar een secundaire functie te gaan. |
||
Lees & |
Ô |
Druk en houd vast om de informatie te lezen. |
|
|
í Druk om een lopende procedure te beëindigen. |
||
|
|
Display en menutoetsen |
|
|
|
Het display op uw telefoontoestel leidt u door middel van vragen en |
|
|
|
aanwijzingen. |
|
|
|
12 mei 10:35 |
+15° |
|
|
KAMER NUMMER? |
|
wis
De onderste lijn van het display toont de functies volgens de respectieve operationele status.
12 mei 10:35 +15°
214
îKies een optie door één van de vier menutoetsen onder het display te drukken.vrij geblok. schoon terug
De menutoets biedt onder andere de volgende mogelijkheden tijdens het bedienen:
retour Verlaten met wijzigen (zie display).
Bewaart alle gegevens die u met Enter (of #) hebt bevestigd en verlaat de procedure.
wis Verlaten zonder wijzigen (zie display).
U verlaat de procedure zonder de ingevoerde gegevens op te slaan.
16 |
BusinessPhone – Hotel |
Receptie/Algemeen
terug Terug naar de vorige invoer (zie display).
Brengt u terug naar de vorige stap zonder de vorige invoer op te slaan.
volgende Volgende gastenkamer (zie display).
U kunt doorgaan met de invoer voor een andere gastenkamer.
wijz Corrigeer (zie display).
Druk deze toets, indien u de gegevens wenst te veranderen.
Tekst schrijven
Gebruik de toetsenblok om tekst te schrijven, bijv. wanneer u een tekstbericht zendt of gastendata invoert. U hebt tekstmodus gekozen.
Kies de letters door de cijfers herhaaldelijk in te drukken.
Aantal toetsdrukken |
|
|
|||
Toets |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1 |
1 |
|
|
|
|
2 |
A |
B |
C |
2 |
|
3 |
D |
E |
F |
3 |
|
4 |
G |
H |
I |
4 |
|
5 |
J |
K |
L |
5 |
|
6 |
M |
N |
O |
6 |
|
7 |
P |
Q |
R |
S |
7 |
8 |
T |
U |
V |
8 |
|
9 |
W |
X |
Y |
Z |
9 |
0 |
0 |
|
|
|
|
*? - . ! :
Notitie: Toets 1is gereserveerd voor nationale letters.
ìDruk de volume verhogen toets om de letter in te voeren.
Beweeg de cursor naar de volgende positie. Gebruik dit ook voor een spatie.
BusinessPhone – Hotel |
17 |
Receptie/Algemeen
ì#
In geval van een typefout, druk de volume verminderen toets om het laatst ingevoerde cijfer te wissen.
Druk om de invoer te bevestigen.
Indien de kies-toets op uw telefoontoestel geprogrammeerd is, kunt u Kies in plaats van # drukken. Voor de beschreven handeling hebben de twee toetsen dezelfde functie.
18 |
BusinessPhone – Hotel |
Receptie/Gesprekken beantwoorden en voeren
Receptie/Gesprekken beantwoorden en voeren
u
Lijn 1 ÖÔ
Â
í
Gesprekken beantwoorden
Een belsignaal en een knipperlicht tonen een inkomend gesprek aan. Het display toont het nummer en de naam van de oproeper.
Neem de hoorn op.
Handsfree
Druk zonder de hoorn op te nemen.
Of:
Druk zonder de hoorn op te nemen.
U bent verbonden met de oproeper via de luidspreker en de microfoon.
Druk om een handsfree gesprek te beëindigen.
BusinessPhone – Hotel |
19 |
Receptie/Gesprekken beantwoorden en voeren
u z
Gesprekken voeren
Hoe voert u interne en externe gesprekken.
Neem de hoorn op en kies:
Een nevenaansluitingsnummer om een intern gesprek te voeren.
0z
dof í
Of:
Het (de) cijfer(s) voor een externe gesprekstoegang en het externe nummer.
Notitie: Het is afhankelijk van de systeemconfiguratie, welk cijfer gedrukt moet worden voor een externe gesprekstoegang.
Om het gesprek te beëindigen.
Handsfree
Druk enkel een lijntoets of de luidspreker zonder de hoorn op te heffen. Het gesprek is in de handsfree modus, via de luidspreker en de microfoon.
20 |
BusinessPhone – Hotel |
Receptie/Kamerstatus
Receptie/Kamerstatus
Informeert u over de kamerstatus. Het display geeft een antwoord op de volgende vragen:
•Is de kamer bezet of vrij?
•Is het gastentelefoontoestel extern of geblokkeerd?
•Wat is de kamerstatus (vuil, schoon, gecontroleerd, nicht beschikbaar)?
Notitie: De kamerstatus wordt ingevoerd op het gastentelefoontoestel na het reinigen en controleren van de kamer. Tijdens de nacht wordt de kamerstatus veranderd in vuil (programmeerbaar).
Kamerstatusindicatie
De indicatie van de kamerstatus bevat de volgende informatie:
In-/Uitchecken |
|
Gastentelefoontoestel |
|
Kamer |
|
|
|||
vrij |
|
geblok. |
|
vuil |
bezet |
|
extern |
|
controle |
|
|
|
|
bezet |
|
|
|
|
schoon |
|
|
|
|
|
BusinessPhone – Hotel |
21 |
Receptie/Kamerstatus
In-/Uitchecken Ô
zKies Ô
Kamerstatus tonen en wijzigen
Ga door als volgt om de kamerstatus te tonen.
Druk (voorgeprogrammeerd).
Het display vraagt naar het nummer van de kamer.
12 mei 10:35 |
+15° |
KAMER NUMMER? |
|
wis
Kies het gewenste kamernummer en druk (voorgeprogrammeerd).
Het display toont de kamerstatus aan (bijv. voor kamer 214).
12 mei 10:35 |
+15° |
214
îDruk de betreffende menutoetsen om naar de gewenste kamerstatus te gaan.
Zie paragraaf “Kamerstatusindicatie” op pagina 21.
Of: vuil terugvrij geblok.
terug |
Druk om de indicatie te verlaten zonder wijziging |
Kies Ô |
(zie display). |
De kamerstatus is nog altijd geactiveerd. |
|
Druk om te bevestigen (voorgeprogrammeerd). |
22 |
BusinessPhone – Hotel |
Loading...