ericsson BusinessPhone Communication Platform User Guide [nl]

Page 1
Hotel – Receptionist en dienstpersoneel
BusinessPhone communicatiecentrale
Gebruikershandboek
Cover Page Graphic
Place the graphic directly on the page, do not care about putting it in the text flow. Select Graphics > Properties and make the following settings:
Width: 15,4 cm (Important!)
Height: 11,2 cm (May be smaller)
Top: 5,3 cm (Important!)
This text should then be hidden.
?
Page 2
NL/LZTBS 160 385/1 R1A
© Ericsson Enterprise AB 2003
BusinessPhone – Hotel2
Page 3
Inhoudsopgave
Pagina
Welkom ............................................................4
Beschrijving ...................................................... 6
Receptie/Algemeen ........................................14
Receptie/Gesprekken beantwoorden
en voeren ....................................................... 19
Receptie/Kamerstatus ....................................21
Receptie/Inchecken ....................................... 23
Receptie/Uitchecken ......................................28
Receptie/Alarm .............................................. 30
Receptie/Wekdienst .......................................32
Receptie/Interne gesprekken blokkeren ..........35
Receptie/Tariefstand voor gesprekken ............ 36
Receptie/Berichten ......................................... 37
Diensttoestellen ..............................................47
Reinigen .........................................................49
Instelling .........................................................52
Installatie - Receptietoestel .............................55
Woordenlijst ...................................................67
Index .............................................................. 69
Snelle referentiegids - Receptionist ................. 71
Inhoudsopgave
3BusinessPhone – Hotel
Page 4

Welkom

Welkom
Welkom in het gebruikershandboek voor het BusinessPhone toestel hotel voor de BusinessPhone communicatiecentrale van Ericsson. De BusinessPhone communicatiecentrale bestaat uit: BusinessPhone 50, BusinessPhone 128i en BusinessPhone 250.
Uw telefoontoestel is uitgerust met programmeerbare toetsen voor een enkelvoudige toetsentoegang tot vaak gebruikte functies en nummers. De kenmerken die in dit gebruikershandboek worden beschreven, hebben betrekking op versie 5.1 of recentere versies van de BusinessPhone communicatiecentrale. Sommige zullen in vroegere versies van het systeem niet functioneren en/of kunnen door een hardware codeslot worden beschermd, dat afzonderlijk moet worden gekocht.
Notitie: Dit systeemtoestel kan enkel worden gebruikt voor een Ericsson extensie-installatie die dit type van telefoon ondersteunt.
Functiebeschrijvingen die het spreken in de hoorn niet bevatten, worden als niet opgelegd beschreven, indien niets anders wordt vermeld. In plaats van de clear-toets te drukken, kunt u altijd de hoorn terug opleggen. Meer informatie over andere diensten van uw telefoontoestel vindt u in de gebruikershandboeken voor het Executive toestel of het bedieningspaneel.
De nieuwste versie van dit gebruikershandboek kan ook gedownload worden van: http://www.ericsson.com/enterprise/
BusinessPhone – Hotel4
Page 5
Welkom

Copyright

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in zoeksystemen, of doorgegeven in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toelating van de uitgever, uitgezonderd in overeenstemming met de volgende voorwaarden.
Indien deze publicatie op Ericsson media beschikbaar is, geeft Ericsson zijn toestemming de inhoud te downloaden en kopieën ervan te maken, mits dit bestand enkel voor privé gebruik is en niet voor een verdere verspreiding. Niets uit deze publicatie is vatbaar voor verandering, wijziging of commercieel gebruik. Ericsson is niet aansprakelijk voor schade die veroorzaakt wordt door het gebruik van een illegaal gewijzigde of veranderde publicatie.

Garantie

ERICSSON NEEMT GEEN ENKELE GARANTIE OVER MET BETREKKING TOT DIT MATERIAAL, INCL. MAAR NIET BEPERKT TOT DE STILZWIJGENDE VERKOOPS- EN GESCHIKTHEIDSGARANTIES VOOR EEN BEPAALD DOEL. Ericsson is niet aansprakelijk voor inhoudelijke fouten, noch voor toevallige of daaruit volgende beschadigingen in verband met de levering, de uitvoering of het gebruik van dit materiaal.

Conformiteitsverklaring:

Hiermee verklaart, Ericsson Enterprise AB, S-131 89 Stockholm, dat dit telefoontoestel overeenstemt met de belangrijkste eisen en andere relevante voorzieningen van de R&TTE richtlijn 1999/5/EC.
Details vindt u op:
http://www.ericsson.com/sdoc
5BusinessPhone – Hotel
Page 6

Beschrijving

Beschrijving
Receptietoestel Dialog 4223 Professional
18
1
2
17
10 11
13 14
12
Notitie: Sommige functies worden niet voor het hotel
gebruikt. Deze paragraaf beschrijft de manier, waarop het telefoontoestel geprogrammeerd is als standaard. Voor meer informatie, zie het gebruikershandboek voor het Dialog 4223 Professional toestel.
15
3 4
5
6
7 8 9
16
16
16
BusinessPhone – Hotel6
Page 7
1Display
3x40 letters.
2 Menufunctietoetsen
De functies zijn afhankelijk van de verkeersstatus en worden in de laatste lijn van het display getoond. Wanneer u verzocht wordt om (zie display), druk de gewenste toets om toegang te krijgen tot deze functie.
3 2de
Toets voor de toegang tot de secundaire toetsfuncties. (Deze functies worden vermeld in de tweede lijn van de overeenkomstige toets.)
4 Bericht / Info
a. Berichten verzenden en ontvangen. Zie paragraaf “Receptie/
Berichten” op pagina 37.
b. Informatie invoeren.
5 Programmeerbare duaal-functietoetsen
Nummers opslaan, functies programmeren.
6 Doorverbinden / Omleiden
a. Een lopend gesprek doorverbinden. b. Omleiding activeren/deactiveren.
Beschrijving
7 Informatieverzoek / Conferentie
a. Een informatieverzoek aan een interne of externe partij. b. Een telefoonconferentie tot stand brengen.
8 Lijn 2 / Lees &
a. Lijntoets 2 voor inkomende en uitgaande gesprekken. b. Lees informatie.
9 Lijn 1 / Opslaan/Opnieuw kiezen
a. Lijntoets 1 voor inkomende en uitgaande gesprekken. b. Bewaar of kies opnieuw een extern nummer.
10 Uitschakelen
De microfoon aan- of uitschakelen.
11 Luidspreker aan/uit
De luidspreker in- of uitschakelen.
12 Koptelefoon
13 Volumecontrole
Volume instellen. Spatieer/spatieer terug ook schriftelijk.
14 Clear
Gesprekken afbreken of het display wissen bij het programmeren.
7BusinessPhone – Hotel
Page 8
Beschrijving
15 Microfoon
16 Optioneel toetsenbord
17 Programmeerbare duaal-functietoetsen per toetsenbord. Er kunnen vier toetsenborden worden aangesloten.
Notitie: Gebruik enkel optionele toetsenborden van het type DBY 419 01.
17 Luidspreker
18 Hoorn met hoorapparaatfunctie
Gelieve hiervan nota te nemen: De hoorn kan kleine
metalen voorwerpen in het bereik van de ontvanger aantrekken en vasthouden.
BusinessPhone – Hotel8
Page 9
Beschrijving
Receptietoestel Dialog 3213 Executive
1
18
17
12
13 14
2
3 4
5
6 5 7
11
8 9
10
Notitie: Sommige functies worden niet voor het hotel gebruikt. Deze paragraaf beschrijft de manier, waarop het telefoontoestel geprogrammeerd is als standaard. Voor meer informatie, zie het gebruikershandboek voor het Dialog 3213 Executive toestel.
5
16
1615
9BusinessPhone – Hotel
Page 10
Beschrijving
1Display
3x40 letters.
2 Menufunctietoetsen
De functies zijn afhankelijk van de verkeersstatus en worden in de laatste lijn van het display getoond. Wanneer u verzocht wordt om (zie display), druk de gewenste toets om toegang te krijgen tot deze functie.
3 2de
Toets voor de toegang tot de secundaire toetsfuncties. (Deze functies worden vermeld in de tweede lijn van de overeenkomstige toets.)
4 Bericht / Info
a. Berichten verzenden en ontvangen. Zie paragraaf “Receptie/
Berichten” op pagina 37.
b. Informatie invoeren.
5 Programmeerbare duaal-functietoetsen (A-N)
Nummers opslaan, functies programmeren.
6 Programmeerbare duaal-functietoets (C) / Koptelefoontoets
a. Nummers opslaan en functies programmeren. b. De koptelefoonfunctie is alleen maar beschikbaar met de
geïnstalleerde optie-eenheid (DBY 410 02). De koptelefoontoets wordt geprogrammeerd door de systeembeheerder.
7 Doorverbinden / Omleiden
a. Een lopend gesprek doorverbinden. b. Omleiding activeren/deactiveren.
8 Informatieverzoek / Conferentie
a. Een informatieverzoek aan een interne of externe partij. b. Een telefoonconferentie tot stand brengen.
9 Lijn 2 / Lees &
a. Lijntoets 2 voor inkomende en uitgaande gesprekken. b. Lees informatie.
10 Lijn 1 / Opslaan/Opnieuw kiezen
a. Lijntoets 1 voor inkomende en uitgaande gesprekken. b. Bewaar of kies opnieuw een extern nummer.
11 Volumecontrole
Volume instellen. Spatieer/spatieer terug ook schriftelijk.
12 Uitschakelen
De microfoon in- of uitschakelen.
BusinessPhone – Hotel10
Page 11
13 Luidspreker aan/uit
De luidspreker in- of uitschakelen.
14 Clear
Gesprekken afbreken of het display wissen bij het programmeren.
15 Microfoon
16 Optioneel toetsenbord (A-Q)
17 Programmeerbare duaal-functietoetsen per toetsenbord. Er kunnen vier toetsenborden worden aangesloten.
Notitie: Indien één of twee toetsenborden worden gebruikt, mag het optionele toetsenbord DBY 409 01 worden gebruikt. Wanneer er echter drie of vier toetsenborden worden gebruikt, moeten alle optionele toetsenborden van het type DBY 409 02 zijn.
17 Luidspreker
18 Hoorn met hoorapparaatfunctie
Gelieve hiervan nota te nemen: De hoorn kan kleine
metalen voorwerpen in het bereik van de ontvanger aantrekken en vasthouden.
Beschrijving
11BusinessPhone – Hotel
Page 12
Beschrijving
Telefoontoetsen Dialog 4223 / Dialog 3213
Deze tabel geeft u een overzicht van de verschillende toetsen van de Dialog 4223 Professional en de Dialog 3213 Executive. In dit gebruikershandboek vindt u enkel afbeeldingen van de Dialog 4223 toetsen.
Indien u de Dialog 3213 Executive gebruikt, gelieve de onderstaande tabel te raadplegen om de passende toetscombinatie te vinden.
Toets Dialog 4223 Dialog 3213
Clear
í X
Koptelefoon
Í Koptelefoon h
Luidspreker
 s
Uitschakelen
Programmeerbare
functietoets
Vol um e
É m Ôg
ì V
BusinessPhone – Hotel12
Page 13
Beschrijving

Lampindicaties

De toetslampen op uw telefoon tonen door middel van verschillende signalen de verkeersstand van het lopende gesprek of de functie.
Ô
ÕÔ ÖÔ ÖÔ ÕÔ
Lamp is uit De functie is niet actief.
Continu licht De functie is actief.
Langzaam knipperende lamp
Snel knipperende lamp
Geeft licht met korte onderbrekingen
De lijn (of functie) is in wacht geplaatst.
Er wacht een binnenkomende oproep of bericht.
Lopend gesprek.
13BusinessPhone – Hotel
Page 14

Receptie/Algemeen

Receptie/Algemeen
De receptie is het organisatiecentrum van een hotel. Deze paragraaf informeert u, hoe u het receptietoestel Dialog 4223 Professional / Dialog 3213 Executive voor speciale hotelvoorzieningen kunt gebruiken.
Notitie: Het gebruik van de Dialog 4224 Operator / Dialog 3214 als receptietoestel wordt niet afzonderlijk beschreven, aangezien de procedures gelijk zijn.

Hoteladministratiesysteem

De BusinessPhone communicatiecentrale kan samenwerken met een hotel administratiesysteem. De volgende tips zijn heel belangrijk, indien u over een hotel administratiesysteem beschikt.
Om de volgende redenen wordt het aanbevolen het hotel administratiesysteem te gebruiken:
Het gebruik van een toetsenbord en een scherm vereenvoudigt het bedrijf.
De gegevens moeten tussen de twee systemen worden uitgewisseld – het BusinessPhone en het hotel administratiesysteem – zodat de twee systemen met dezelfde informatie werken. Het bedienen van de functies met het hotel administratiesysteem garandeert dat de twee systemen dezelfde informatiestatus hebben.
BusinessPhone – Hotel14
Page 15
Receptie/Algemeen
Het bedienen met het hotel administratiesysteem wordt vooral voor de volgende functies gedaan (indien deze functies door het hotel administratiesysteem ondersteund worden):
Inchecken
Uitchecken
Tonen tariefstand voor gesprekken
Invoeren of wijzigen van gastendata

Algemene procedures

Deze paragraaf beschrijft de algemene procedures voor de receptie.

Functietoetsen

Uw systeembeheerder kan de meest algemeen gebruikte functies op de duaal-functietoetsen programmeren die op het telefoontoestel en het toetsenbord beschikbaar zijn. Wanneer u de functie wenst te gebruiken, hoeft u enkel de toets te drukken.
In-/Uitchecken
Wekken
Intern blokkeren Ô Druk om interne oproepen te blokkeren
Ô Druk om in/uit te checken (voorgeprogrammeerd).
Deze toets leidt de volgende functies in:
Tonen en updaten van de kamerstatus
Inchecken
Tonen en wijzigen van gastendata
Uitchecken
Tonen tariefstand voor gesprekken
Ô Druk voor een wekoproep (voorgeprogrammeerd).
Deze toets dient voor:
Invoeren van de wektijd
Wijzigen van de wektijd
Annuleren van een wekoproep
(voorgeprogrammeerd).
Deze functie blokkeert de gesprekken tussen de gastenkamers.
15BusinessPhone – Hotel
Page 16
Receptie/Algemeen
Kies Ô Druk om de invoer te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
Alarm ÖÔ Druk om een alarmindicatie te lezen (voorgeprogrammeerd).
2de Ô Druk om naar een secundaire functie te gaan.
Lees & Ô Druk en houd vast om de informatie te lezen.
Deze toets heeft dezelfde functie als de # toets. Gebruik de # toets, wanneer de enter-toets op uw telefoontoestel niet geprogrammeerd is.
Deze toets geeft indexnummers aan, waarvoor er zich een alarm voordoet.
í Druk om een lopende procedure te beëindigen.

Display en menutoetsen

Het display op uw telefoontoestel leidt u door middel van vragen en aanwijzingen.
12 mei 10:35 +15° KAMER NUMMER?
wis
De onderste lijn van het display toont de functies volgens de respectieve operationele status.
12 mei 10:35 +15°
vrij geblok. schoon terug
214
î Kies een optie door één van de vier menutoetsen onder het
display te drukken.
De menutoets biedt onder andere de volgende mogelijkheden tijdens het bedienen:
retour Verlaten met wijzigen (zie display).
wis Verlaten zonder wijzigen (zie display).
Bewaart alle gegevens die u met Enter (of #) hebt bevestigd en verlaat de procedure.
U verlaat de procedure zonder de ingevoerde gegevens op te slaan.
BusinessPhone – Hotel16
Page 17
Receptie/Algemeen
terug Terug naar de vorige invoer (zie display).
volgende Volgende gastenkamer (zie display).
wijz Corrigeer (zie display).
Brengt u terug naar de vorige stap zonder de vorige invoer op te slaan.
U kunt doorgaan met de invoer voor een andere gastenkamer.
Druk deze toets, indien u de gegevens wenst te veranderen.

Tekst schrijven

Gebruik de toetsenblok om tekst te schrijven, bijv. wanneer u een tekstbericht zendt of gastendata invoert. U hebt tekstmodus gekozen.
Kies de letters door de cijfers herhaaldelijk in te drukken.
Aantal toetsdrukken
To ets 1 2 3 4 5
1
1
A B C 2
2
D E F 3
3
G H I 4
4
J K L 5
5
M N O 6
6
P Q R S 7
7
T U V 8
8
W X Y Z 9
9
0
0
? - . ! :
*
Notitie: Toet s
1 is gereserveerd voor nationale letters.
ì Druk de volume verhogen toets om de letter in te voeren.
Beweeg de cursor naar de volgende positie. Gebruik dit ook voor een spatie.
17BusinessPhone – Hotel
Page 18
Receptie/Algemeen
ì In geval van een typefout, druk de volume verminderen toets
om het laatst ingevoerde cijfer te wissen.
# Druk om de invoer te bevestigen.
Indien de kies-toets op uw telefoontoestel geprogrammeerd is, kunt u Kies in plaats van # drukken. Voor de beschreven handeling hebben de twee toetsen dezelfde functie.
BusinessPhone – Hotel18
Page 19

Receptie/Gesprekken beantwoorden en voeren

Receptie/Gesprekken beantwoorden en voeren

Gesprekken beantwoorden

Een belsignaal en een knipperlicht tonen een inkomend gesprek aan. Het display toont het nummer en de naam van de oproeper.
u Neem de hoorn op.

Handsfree

Lijn 1 ÖÔ Druk zonder de hoorn op te nemen.
Of:
 Druk zonder de hoorn op te nemen.
U bent verbonden met de oproeper via de luidspreker en de microfoon.
í Druk om een handsfree gesprek te beëindigen.
19BusinessPhone – Hotel
Page 20
Receptie/Gesprekken beantwoorden en voeren

Gesprekken voeren

Hoe voert u interne en externe gesprekken.
u Neem de hoorn op en kies:
z Een nevenaansluitingsnummer om een intern gesprek te
voeren.
Of:
0z Het (de) cijfer(s) voor een externe gesprekstoegang en het
externe nummer.
Notitie: Het is afhankelijk van de systeemconfiguratie, welk
cijfer gedrukt moet worden voor een externe gesprekstoegang.
d of í Om het gesprek te beëindigen.

Handsfree

Druk enkel een lijntoets of de luidspreker zonder de hoorn op te heffen. Het gesprek is in de handsfree modus, via de luidspreker en de microfoon.
BusinessPhone – Hotel20
Page 21

Receptie/Kamerstatus

Receptie/Kamerstatus
Informeert u over de kamerstatus. Het display geeft een antwoord op de volgende vragen:
Is de kamer bezet of vrij?
Is het gastentelefoontoestel extern of geblokkeerd?
Wat is de kamerstatus (vuil, schoon, gecontroleerd, nicht beschikbaar)?
Notitie: De kamerstatus wordt ingevoerd op het gastentelefoontoestel na het reinigen en controleren van de kamer. Tijdens de nacht wordt de kamerstatus veranderd in
vuil (programmeerbaar).

Kamerstatusindicatie

De indicatie van de kamerstatus bevat de volgende informatie:
In-/Uitchecken Gastentelefoontoestel Kamer
vrij geblok. vuil bezet extern controle
bezet schoon
21BusinessPhone – Hotel
Page 22
Receptie/Kamerstatus

Kamerstatus tonen en wijzigen

Ga door als volgt om de kamerstatus te tonen.
In-/Uitchecken Ô Druk (voorgeprogrammeerd).
Het display vraagt naar het nummer van de kamer.
12 mei 10:35 +15° KAMER NUMMER?
wis
z Kies Ô Kies het gewenste kamernummer en druk
(voorgeprogrammeerd).
Het display toont de kamerstatus aan (bijv. voor kamer 214).
12 mei 10:35 +15°
vrij geblok. vuil terug
214
î Druk de betreffende menutoetsen om naar de gewenste
kamerstatus te gaan.
Zie paragraaf “Kamerstatusindicatie” op pagina 21.
Of:
terug Druk om de indicatie te verlaten zonder wijziging
Kies Ô Druk om te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
(zie display).
De kamerstatus is nog altijd geactiveerd.
BusinessPhone – Hotel22
Page 23

Receptie/Inchecken

Receptie/Inchecken
Om deze functie te bedienen moet de kamer als vrij gemarkeerd zijn.

Gasten inchecken

Notitie: Indien u een hotel administratiesysteem bezit, initieer dan deze functie van uw hotel administratiesysteem.
In-/Uitchecken Ô Druk (voorgeprogrammeerd).
Het display vraagt naar het nummer van de kamer.
z Kies Ô Kies het gewenste kamernummer en druk
(voorgeprogrammeerd).
Het display toont de kamerstatus aan (bijv. voor kamer 214).
12 mei 10:35 +15°
vrij geblok. schoon terug
De kamer moet vrij zijn, wanneer een nieuwe gast deze zal betrekken. Let op de indicatie boven de eerste menutoets van links.
vrij De kamer is vrij.
bezet De kamer is reeds bezet. Zoek een andere kamer.
vrij Druk om te veranderen van vrij naar bezet (zie display).
Kies Ô Druk om te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
Het gastentelefoontoestel wordt automatisch geopend voor externe gesprekken.
214
23BusinessPhone – Hotel
Page 24
Receptie/Inchecken
Voer de gastendata nu of later in.
Zie paragraaf “Alle volgende invoeren overspringen” op pagina 24 of “Voer gastendata in” op pagina 24.

Alle volgende invoeren overspringen

Indien u geen tijd hebt om alle volgende gastendata in te voeren, kunt u dit later doen.
retour Druk om alle volgende invoeren te overspringen (zie display).
Voor een latere invoer van de kamerstatus, zie paragraaf “Gastendata tonen en wijzigen” op pagina 26.

Voer gastendata in

Om gastendata in te voeren.
12 mei 10:35 +15° NAAM VAN UW GAST?
retour wis terug
z Voer de naam van uw gast in.
Zie paragraaf “Tekst s c h rij v e n ” op pagina 17.
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M
retour wis terug
Kies Ô Druk om te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
12 mei 10:35 +15° CHECK-IN DATUM? 030512
retour wis terug
z Kies Ô Controleer de aankomstdatum en druk
(voorgeprogrammeerd).
De actuele datum wordt als standaard getoond. Voer een andere datum in om de voorgestelde check-in datum te wijzigen. Het datumformaat is JJMMDD (bijv. 030512 stemt overeen met 12 mei,
2003).
12 mei 10:35 +15° CHECK-OUT DATUM?
retour wis terug
BusinessPhone – Hotel24
Page 25
Receptie/Inchecken
z Kies Ô Voer de vertrekdatum in en druk (voorgeprogrammeerd).
Het datumformaat is JJMMDD.
12 mei 10:35 +15° TAAL?
retour wis terug
z Kies Ô Kies de door de gast verkozen taal en druk
(voorgeprogrammeerd).
Iedere keer, wanneer de gast u oproept, verschijnt de taal op het display. De talen dienen ook voor het kiezen van het wekbericht. Gebruik de afkorting voor de verlangde taal, zie paragraaf “Wekoproep” op pagina 52 en “Tekst schrijven” op pagina 17.
12 mei 10:35 +15° KREDIETKAART
retour wis terug
z Kies Ô Voer de naam van de kredietkaart van de gast in en druk
(voorgeprogrammeerd).
Gebruik de afkorting voor de verlangde kaart, zie paragraaf “Afkortingen voor kredietkaarten” op pagina 53 en “Te k st sc hr i jven ” op pagina 17.
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 0510-0517 ENGL VISA
retour wis wijz terug
Kies Ô Druk om te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
De gastendata zijn opgeslagen. Om opgeslagen gastendata te wijzigen, zie paragraaf “Gastendata tonen en wijzigen” op pagina 26.
12 mei 10:35 +15° KAMER NUMMER?
wis
wis Druk om de procedure te verlaten (zie display).
Of:
Andere gasten inchecken
25BusinessPhone – Hotel
Page 26
Receptie/Inchecken

Gastendata tonen en wijzigen

Ga door als volgt om de gastendata voor een bezette kamer te lezen.
In-/Uitchecken Ô Druk (voorgeprogrammeerd).
Het display vraagt naar het nummer van de kamer.
12 mei 10:35 +15° KAMER NUMMER?
wis
z Kies Ô Kies het gewenste kamernummer en druk
(voorgeprogrammeerd).
Het display toont de kamerstatus aan (bijv. voor kamer 214).
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214
bezet extern schoon terug
Kies Ô Druk opnieuw om de gastendata te lezen
wis Druk om de procedure te verlaten (zie display).
wijz Druk om te veranderen (zie display).
(voorgeprogrammeerd).
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 0510-0517 ENGL VISA
wis wijz terug
Of:
12 mei 10:35 +15° NAAM VAN UW GAST?
retour wis terug
Voer de nieuwe gastendata in.
Zie paragraaf “Voer gastendata in” op pagina 24.
Kies Ô Druk om te veranderen (zie display).
BusinessPhone – Hotel26
Page 27
Receptie/Inchecken

Gastendata tijdens een gesprek aantonen

De BusinessPhone communicatiecentrale toont de gastendata aan tijdens een gesprek met een gast. Het teken toont aan dat er meer data beschikbaar zijn.
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214& SPRAAK
2de Ô Druk.
Lees & Ô Druk en houd vast tot u alle informatie hebt gelezen.
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214 DESMEDT M 0510-0517 ENGL VISA
Het display toont van links naar rechts (onderste lijn):
Naam van uw gast
Aankomstdatum – Vertrekdatum
Door de gast verkozen taal
Kredietkaart van de gast (sommige hotel administratiesystemen tonen VIP-informatie in plaats van de kredietkaart)
& na het indexnummer
27BusinessPhone – Hotel
Page 28

Receptie/Uitchecken

Receptie/Uitchecken
Om deze functie te bedienen moet de kamer als bezet gemarkeerd zijn.

Gasten uitchecken

Notitie: Indien u een hotel administratiesysteem bezit, initieer dan deze functie van uw hotel administratiesysteem.
In-/Uitchecken Ô Druk (voorgeprogrammeerd).
Het display vraagt naar het nummer van de kamer.
z Kies Ô Kies het gewenste kamernummer en druk
(voorgeprogrammeerd).
Het display toont de kamerstatus aan (bijv. voor kamer 214).
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214
bezet extern vuil terug
bezet Druk om te veranderen van bezet naar vrij (zie display).
Kies Ô Druk om te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
Het display toont de opgelopen kosten in de lokale valuta. Voer het bedrag op de account in.
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214 123.00 EUR
check-out wis volgende
BusinessPhone – Hotel28
Page 29
Receptie/Uitchecken
check-out Druk (zie display).
Het gastentelefoontoestel is automatisch geblokkeerd voor externe gesprekken. De teller wordt op nul gezet.
Notitie: De wekopdracht wordt automatisch gewist 24 uur na het uitchecken of onmiddellijk, indien u een andere gast in de kamer incheckt.
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214 00 EUR
wis volgende
wis Druk om het uitchecken te beëindigen (zie display).
Of:
volgende Druk om het uitchecken voor andere gasten uit te voeren
(zie display).
29BusinessPhone – Hotel
Page 30

Receptie/Alarm

Receptie/Alarm
Deze functie biedt een bijkomende bescherming van uw gasten. Een hulpmodule is aan de onderkant van het telefoontoestel aangebracht om alarmsignalen van verschillende alarm interfaces te transfereren via het telefoontoestel naar een vooraf bepaalde aansluiting.
De module laat het toe dat u verschillende alarm interfaces verbindt, zoals bijv. een badkameralarm voor hotelkamers, een noodalarm voor ziekenhuizen, een bankveiligheidsalarm en een controle van machines.

Alarm bevestigen

De alarmtoets knippert snel, indien er zich een alarm voordoet.
Alarm ÖÔ Druk om het alarm te lezen (voorgeprogrammeerd).
12 mei 10:35 +15° ALARM VAN 214 TIJD 20:13
De lamp op de alarmtoets geeft continu licht, wanneer u alle alarmindicaties hebt gelezen.
Begin met de overeenkomstige noodmaatregelen.
í Druk om de procedure te beëindigen.
BusinessPhone – Hotel30
Page 31
Receptie/Alarm

Bevestig het reeds gelezen alarm

Na het bevestigen van een alarm blijft de lamp van de alarmtoets aan tot het alarm teruggezet is.
Alarm ÕÔ Druk om reeds gelezen alarmindicaties te bevestigen
(voorgeprogrammeerd).
U ziet alle alarmindicaties die niet werden teruggezet.
12 mei 10:35 +15° ALARM VAN 214 GELEZEN OM 20:13

Reset alarm

Tijdens de noodmaatregelen:
De externe alarmknop terugzetten.
Van het gastentelefoontoestel dat het alarm geeft:
*54# Kiezen.
De alarmtoetslamp gaat uit op het receptietoestel, wanneer alle alarmindicaties teruggezet zijn.
31BusinessPhone – Hotel
Page 32

Receptie/Wekdienst

Receptie/Wekdienst
Een wekoproep kan van de receptie- en de gastentelefoontoestellen worden ingevoerd, veranderd of geannuleerd.
Het gastentelefoontoestel rinkelt, wanneer de wektijd wordt bereikt. Het aantal oproepen en de tijd tussen de herhaalde individuele oproepen kan worden geprogrammeerd. Indien een wekoproep niet wordt beantwoord, wordt de wekoproep naar uw receptietoestel omgeleid en u kunt de status van de wekoproep lezen.

Wekoproep bevestigen en tonen

Om de wektijd/-status te tonen en een wekoproep te bevestigen.
Voor het aantonen van de wekstatus, zie paragraaf “Statusindicatie
wekoproep” op pagina 34.
Ontwaak Ô Druk (voorgeprogrammeerd).
Het display vraagt naar het nummer van de kamer.
z Kies Ô Kies het gewenste kamernummer en druk
(voorgeprogrammeerd).
(bijv. voor kamer 214).
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214
ontwaak wis terug
ontwaak Druk (zie display).
Het display toont de wektijd en de wekstatus.
BusinessPhone – Hotel32
Page 33
Receptie/Wekdienst
12 mei 10:35 +15° ONTWAAK TIJD 0600 GAST BEANTW. 0608
wis terug
wis Druk om zonder wijzigen te verlaten (zie display).
Of:
ì Druk de volume verminderen toets om de wekoproep te
annuleren.
Kies Ô Druk om te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
De wekoproep wordt geannuleerd.

Terugleiden van een wekoproep

Wanneer een gast een wekoproep niet binnen een vooraf bepaalde tijd heeft beantwoord, wordt de oproep naar de receptie teruggeleid.
DESMEDT M 214 ONTWAAK BELT tellijst nr-herh prog
u Neem de hoorn op om de teruggeleide wekoproep te
beantwoorden.
De wekstatus is veranderd naar nieuwe wekoproep programmeren of een persoon naar de kamer sturen.

Gesproken wekbevestiging (optioneel)

De klant kan een gesproken aankondiging als bevestiging van zijn wekopdracht ontvangen. Het wekbericht is beschikbaar in drie talen. Bij het invoeren van de taal tijdens het inchecken, bepaalt u de taal voor de gesproken aankondiging. Zie paragraaf “Wekoproep” op pagina 52.
ADM. BEANTW.. Nu kunt u een
33BusinessPhone – Hotel
Page 34
Receptie/Wekdienst

Nieuwe wekoproep programmeren

Ontwaak Ô Druk.
Het display vraagt naar het nummer van de kamer.
z Kies Ô Kies het gewenste kamernummer en druk
(voorgeprogrammeerd).
(bijv. voor kamer 214).
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214
ontwaak wis terug
ontwaak Druk (zie display).
z Kies de gewenste wektijd.
Voer de wektijd in de 24-uur modus in met telkens een interval van 5 minuten, bijv. 0720.
12 mei 10:35 +15° ONTWAAK TIJD 0720
wis terug
Kies Ô Druk om de wekoproep te bevestigen
(voorgeprogrammeerd).
De wekoproep is opgeslagen. U kunt nieuwe wekoproepen opslaan.
GAST BEANTW. 0722 ADM. BEANTW. 0727
NIET BEANTWOORD
BEWAARD ALS 0720
OPGEHEVEN OM 0703

Statusindicatie wekoproep

De indicatie van de wekstatus bevat de volgende informatie:
De wekoproep werd door de gast om 07:22 uur beantwoord. De wekoproep werd niet beantwoord en werd daarom om 07:27 uur naar de receptie teruggeleid. De wekoproep is actief en wordt op de geprogrammeerde tijd uitgevoerd. De wekoproep is actief. Indien u een wektijd programmeert op een tijd die niet met een 5 minuten interval overeenstemt, wordt deze opgeslagen en uitgevoerd op het dichtste 5 minuten interval, bijv. 07:23 wordt bewaard als 07:20 uur. De wekoproep werd om 07:03 uur geannuleerd.
BusinessPhone – Hotel34
Page 35

Receptie/Interne gesprekken blokkeren

De telefoonverbinding tussen verschillende kamers kan tijdens de nachturen geblokkeerd worden. U kunt dit ook manueel activeren of deactiveren, wanneer:
Interne gesprekken toegelaten zijn
Binnenkomende externe gesprekken de toelating hebben om bepaalde aansluitingen direct op te roepen (direct doorkiezen)
Blokkeren intern Ô Druk (voorgeprogrammeerd).
Of:
Receptie/Interne gesprekken blokkeren
*34# Kiezen.
Het display toont:
12 mei 10:35 +15° BLOKKEREN KMR-KMR / DOORKIEZEN
indiv systeem wis
U kunt kiezen tussen invidueel blokkeren van sommige geselecteerde gastenkameraansluitingen ( systeem blokkeren (
systeem).
indiv Druk om het blokkeren van een bepaalde
gastenkameraansluiting te activeren of te deactiveren (zie display).
Of:
systeem Druk om interne gesprekken voor het volledige systeem
te activeren of te deactiveren (zie display).
Of:
wis Druk om zonder wijzigen te verlaten (zie display).
indiv) en het volledige
35BusinessPhone – Hotel
Page 36

Receptie/Tariefstand voor gesprekken

Receptie/Tariefstand voor gesprekken
U kunt de tarieftussenstand voor de bezette kamers aflezen. Om deze functie te bedienen moet de kamer als zijn.
Notitie: Indien u een hotel administratiesysteem bezit, initieer dan deze functie van uw hotel administratiesysteem.
bezet gemarkeerd
In-/Uitchecken Ô Druk (voorgeprogrammeerd).
Het display vraagt naar het nummer van de kamer.
z Kies Ô Kies het gewenste kamernummer en druk
(voorgeprogrammeerd).
Het display toont de kamerstatus aan (bijv. voor kamer 214).
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214 bezet extern vuil terug
bezet Druk om te veranderen van bezet naar vrij (zie display).
Kies Ô Druk om te bevestigen (voorgeprogrammeerd).
Het display toont de opgelopen kosten in de lokale valuta.
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214 136.00 EUR
check-out wis volgende
wis Druk om zonder wijzigen te verlaten (zie display).
In dit geval blijft de gast ingecheckt.
BusinessPhone – Hotel36
Page 37

Receptie/Berichten

Receptie/Berichten
U kunt een terugbel-, voice of tekstbericht zenden, wanneer u een nevenaansluiting oproept en een bezettoon hoort of geen antwoord krijgt. Deze paragraaf beschrijft ook, hoe een gesproken bericht wordt verzonden en hoe de verwittiging van nieuwe gesproken berichten op een extern nummer wordt verkregen. Uw inkomende berichten worden op uw telefoontoestel aangetoond door een snel knipperende berichttoets.

Wachtwoordbescherming

Wanneer u voor het eerst het berichtsysteem gebruikt (enkel mogelijk van uw eigen nevenaansluiting), kunt u verzocht worden uw wachtwoord te veranderen, indien het een standaard is (0000).
Notitie: Sommige systemen worden zo geprogrammeerd dat ze het standaardwachtwoord toelaten.
Het volgende display verschijnt:
12 mei 10:35 +15° EERSTE MBX GEBRUIK - GEEF NIEUWE CODE:
z# Voer uw nieuw wachtwoord in en druk.
Indien u het standaardwachtwoord gebruikt, wordt u verzocht het opnieuw te proberen.
z
# Voer uw wachtwoord opnieuw in en druk.
Het nieuwe wachtwoord wordt opgeslagen.
37BusinessPhone – Hotel
Page 38
Receptie/Berichten
Bericht Ô Druk.
í Druk om de procedure te beëindigen.
Of:
Ga door met één van de berichtfuncties.

Bericht verzenden

U kunt een bericht verzenden zonder een nevenaansluiting op te roepen (direct bericht) of wanneer u een nevenaansluiting oproept en een bezettoon hoort of geen antwoord krijgt.

Direct bericht

zend Druk (zie display).
12 mei 10:35 +15° VAN NUMMER: 4200 NAAR NUMMER:
zend wijz-nr wijz-nr
z
zend Druk (zie display).
bel-terug Druk om een bel mij bericht te verzenden (zie display).
Voer het nevenaansluitingsnummer in.
Berichttype kiezen (zie display).
Notitie: Na het verzenden, kunt u dit herhalen naar andere
nevenaansluitingen. U kunt ook het verzendende nevenaansluitingsnummer veranderen, indien u wenst dat het bericht door iemand anders wordt verzonden (indien deze functie toegelaten is). Gelieve uw systeembeheerder te vragen, indien u deze functie nodig hebt.

Terugbellen

BusinessPhone – Hotel38
Page 39

Stem

Receptie/Berichten
stem Druk om een gesproken bericht te verzenden (zie display).
opname Druk en spreek om opnieuw op te nemen (zie display).
afspelen Druk om af te spelen (zie display).
pauze Druk om de opname te pauzeren (zie display).
activeer Druk om de opname te stoppen en het bericht te bewaren (zie
Begin uw bericht op te nemen na het tweede korte signaal. Tijdens de opname toont het display de resterende tijd in seconden aan (aftellen).
12 mei 10:35 +15° OPNAME 018
opname afspelen pauze activeer
De menutoetsen bieden de volgende opties:
display).
De informatie is geactiveerd.
í Druk om de procedure te beëindigen.

Teks t

tekst Druk om een tekstbericht te verzenden (zie display).
Enkel tekstberichten kunnen naar displaytoestellen gezonden worden.
z Voer de tekst in.
Afhankelijk van het aantal toetsendrukken wordt een andere letter getoond. Een tekstbericht kan uit maximaal 40 letters bestaan. Zie paragraaf “Tekst schrijven” op pagina 17.
ì Druk de volume verhogen toets om de cursor naar de
volgende positie te bewegen.
ì In geval van een typefout, druk de volume verminderen toets
om het laatst ingevoerde cijfer te wissen.
12 mei 10:35 +15° BEL MR KATARY OP ZIJN GSM
zend
39BusinessPhone – Hotel
Page 40
Receptie/Berichten
zend Druk om het tekstbericht te verzenden.
í Druk om de procedure te beëindigen.

Tijdens een onbeantwoord gesprek

U kunt een terugbel-, voice of tekstbericht zenden, wanneer u een nevenaansluiting oproept en een bezettoon hoort of geen antwoord krijgt.
Bericht
bel-terug Berichttype kiezen (zie display).
Ô Druk.
12 mei 10:35 +15° VAN NUMMER: 4200 NAAR NUMMER: 201
bel-terug stem tekst
Notitie: Na het verzenden, kunt u dit herhalen naar andere nevenaansluitingen.

Gezonden berichten nakijken

U kunt de berichten die u verzonden hebt nakijken, bijvoorbeeld, wanneer u een bericht wenst te wissen. U kunt ook berichten nakijken die u op andere nevenaansluitingen hebt ontvangen (niet toegelaten bij standaard, vraag uw systeembeheerder).
Bericht
Administr Druk (zie display).
Ô Druk.
controle Druk (zie display).
12 mei 10:35 +15° CONTROLEER BERICHTEN - EIGEN OF ANDERE ?
terug eigen ander
BusinessPhone – Hotel40
Page 41

Eigen berichten

Receptie/Berichten
eigen Druk om uw eigen berichten na te kijken (zie display).
ander Druk om berichten na te kijken voor een andere
Voer het ontvangende nevenaansluitingsnummer in. U kunt de berichten die u verzonden hebt, nakijken en wissen (zie display).

Andere

nevenaansluiting (zie display).
Voer het ontvangende nummer in dat u wenst na te kijken. Alle berichten worden met de naam van de verzender gepresenteerd. U kunt de berichten nakijken en wissen (zie display).
í Druk om de procedure te beëindigen.

Teruggezonden berichten

Berichten die een lange tijd niet beantwoord werden, worden naar u teruggezonden. Teruggezonden berichten nakijken:
Bericht
ÖÔ Druk.
12 mei 10:35 +15° KIES BERICHT
zend ontvang controle retour
retour Druk (zie display).
Gebruik de menutoetsen om teruggezonden berichten na te kijken (zie display).
U kunt het bericht wissen of opnieuw zenden.
í Druk om de procedure te beëindigen.
41BusinessPhone – Hotel
Page 42
Receptie/Berichten

Ontvangen berichten nakijken en opslaan

U kunt uw ontvangen berichten nakijken en opslaan.
De ontvangen berichten worden in de volgende drie categorieën ingedeeld:
Nieuwe berichten (niet beluisterd of gelezen)
Beluisterde/gelezen berichten
Bewaarde berichten
Gesproken berichten kunnen ook naar andere mailboxnummers (individuele of algemene) worden verzonden, zie paragraaf “Een
gesproken bericht verzenden” op pagina 43.
Notitie: De berichten worden van het systeem na een bepaalde tijd gewist. De tijd is afhankelijk van de categorie van het bericht. In verband hiermee, gelieve uw systeembeheerder te vragen.
Bericht
ÖÔ Druk om uw mailbox te bekijken.
Indien de mailbox enkel beluisterde berichten bevat, toont de lamp een continu licht.
Notitie: Afhankelijk van de configuratie, kunt u verzocht worden uw wachtwoord in te voeren vooraleer u berichten kunt opvragen.
ontvang Druk (zie display).
12 mei 10:35 +15° BERICHT 3 2 12
terug new blstrd bewaard
new Berichtcategorie kiezen (zie display).
Nieuw, beluisterd, gelezen of bewaard.
bel-terug Berichttype kiezen (zie display).
Notitie: Indien er enkel één berichttype beschikbaar is (terugbel-, gesproken of tekstbericht), is deze stap uitgesloten.
Gebruik de menutoetsen om het bericht na te kijken (zie display).
Gesproken berichten kunnen via de luidspreker of de hoorn worden beluisterd. Bel mij berichten zullen de verzender automatisch oproepen. Tekstberichten worden in het display gelezen.
BusinessPhone – Hotel42
Page 43
Receptie/Berichten
Kies één van de volgende opties:
volgende Druk om het volgende bericht na te kijken (zie display).
wissen Druk om het bericht te wissen (zie display).
bewaar Druk om het bericht te bewaren (zie display).
Er kunnen tot 20 berichten worden bewaard. Terugbelberichten kunnen niet worden opgeslagen.
í Druk om de procedure te beëindigen.

Een gesproken bericht verzenden

Uw ontvangen gesproken berichten kunnen naar andere mailboxnummers worden verzonden.
Notitie: Teruggezonden berichten kunnen niet verzonden worden.
Bericht
ÖÔ Druk om de mailbox te bekijken.
Notitie: Afhankelijk van de configuratie, kunt u verzocht worden uw wachtwoord in te voeren vooraleer u berichten kunt opvragen.
ontvang Druk (zie display).
new Berichtcategorie kiezen (zie display).
Nieuw, beluisterd of bewaard.
stem Druk (zie display).
12 mei 10:35 +15° ANNA ARENDS 203
afspelen volgende wissen >>>
>>> Druk (zie display).
verder Druk (zie display).
12 mei 10:35 +15° DOORSTUREN NAAR:
verder wijz-nr
43BusinessPhone – Hotel
Page 44
Receptie/Berichten
z
Kies het mailboxnummer, waar u het bericht wenst naartoe te zenden.
verder Druk (zie display).
Het bericht werd verzonden.
Notitie: Het verzonden bericht is een kopie, d.w.z. het kan worden gewist zonder het originele bericht te wissen.
Herhaal de procedure om het bericht naar een andere mailbox te verzenden.
í Druk om de procedure te beëindigen.

Uitgaand gespreksbericht (extern)

Met deze functie kan het berichtsysteem u verwittigen, wanneer er een nieuw gesproken bericht toekomt. U kunt een extern nummer specificeren, waarop u wenst te worden opgeroepen op een voorgeprogrammeerde tijd of wanneer er een nieuw bericht toekomt.
Notitie: Deze eigenschap kan beperkt of niet beschikbaar zijn. Vraag de systeembeheerder naar de beschikbaarheid en meer informatie.
U kunt op twee verschillende manieren worden verwittigd (afhankelijk van de systeemprogrammering):
Verwittiging met mailbox toegang:
U bevestigt de verwittiging via uw wachtwoord (het moet anders zijn dan de standaardwaarde 0000). U hebt volledige toegang tot het mailbox systeem.
Verwittiging zonder mailbox toegang:
U krijgt een korte gesproken aankondiging met de informatie dat er iemand een bericht voor u nagelaten heeft. U bevestigt de verwittiging door het drukken van een toets. U moet het mailbox systeem terugbellen om het bericht op te vragen.
Notitie: Indien u de verwittiging niet binnen een voorgeprogrammeerde tijd bevestigt, wordt de verbinding geannuleerd en later herhaald (vraag de systeembeheerder naar het geprogrammeerde aantal verwittigingspogingen).
BusinessPhone – Hotel44
Page 45

Aantal verwittigingen en tijd programmeren

Bericht Ô Druk om de mailbox te bekijken.
Notitie: Afhankelijk van de configuratie, kunt u naar uw
wachtwoord gevraagd worden.
Administr Druk (zie display).
12 mei 10:35 +15° ADMINISTRATIE
Uitgaand controle terug
Uitgaand Druk (zie display).
Nummer Druk (zie display).
wijz Druk (zie display).
Receptie/Berichten
0z Kies het (de) cijfer(s) voor een externe gesprekstoegang en
kies het nummer.
Het is afhankelijk van de systeemconfiguratie, welk cijfer gedrukt moet worden voor een externe gesprekstoegang. Het externe nummer (incl. het (de) cijfer(s) voor de externe gesprekstoegang) kan uit maximaal 24 cijfers bestaan.
bewaar Druk om het nummer te bewaren (zie display).
12 mei 10:35 +15° UITGAANDE NOTIFICATIE NIET ACTIEF
Nummer tijd Aan terug
tijd Druk (zie display).
wijz Druk (zie display).
z
Onmiddell Druk indien u een directe verwittiging wenst (zie display).
Voer de verwittigingstijd in.
De tijd wordt in 24 uur formaat ingevoerd, d.w.z. 2030 voor twintig uur dertig. De waarden worden automatisch op gelijke kwartieren gezet, d.w.z. 2013 wordt 2015.
Of:
45BusinessPhone – Hotel
Page 46
Receptie/Berichten
bewaar Druk om de verwittigingstijd te bewaren (zie display).
Deze stap is uitgesloten, wanneer u een directe verwittiging programmeert.
í Druk om programmeren te beëindigen.

Verwittiging activeren/deactiveren

Bericht Ô Druk.
Administr Druk (zie display).
Uitgaand Druk (zie display).
Aan Druk om te activeren (zie display).
Of:
Uit Druk om te deactiveren (zie display).
Notitie: Het verwittigingsnummer en de -tijd moeten geprogrammeerd worden, vooraleer u de verwittiging activeert.
í Druk om programmeren te beëindigen.
BusinessPhone – Hotel46
Page 47

Diensttoestellen

Diensttoestellen
Diensttoestellen dienen voor speciale opgaven binnen het hotelbedrijf. Deze toestellen worden gebruikt voor verschillende diensten, bijv. voor de etage en room service, het restaurant, de reiniging, de informatie, enz. Een dienstaansluiting kan bestaan uit één of meer telefoontoestellen met hetzelfde indexnummer. Een centrale dienstaansluiting kan de opgaven van andere dienstaansluitingen volledig of gedeeltelijk overnemen – indien een dienstaansluiting vrij of overbelast is met oproepen, kunnen de oproepen naar de centrale dienstaansluiting worden omgeleid.
Notitie: Deze paragraaf beschijft een diensttoestel van hetzelfde type als het receptietoestel. Voor de beschrijving van een ander diensttoestel, zie het overeenkomstige gebruikershandboek voor dit diensttoestel.
Lijn 1 of Lijn 2

Oproepen beantwoorden op een diensttoestel

Oproepen beantwoorden op een lijntoets

Een belsignaal en een knipperlicht tonen een inkomend gesprek aan.
ÖÔ Druk de knipperende lijntoets om te antwoorden.
47BusinessPhone – Hotel
Page 48
Diensttoestellen

Oproepen beantwoorden op een diensttoets

Een belsignaal en een knipperlicht tonen een inkomend gesprek aan. Uw antwoordtoetsen zijn met letters gemarkeerd, zodat u weet voor welke afdeling u oproepen beantwoordt.
Room Service ÖÔ Druk de overeenkomstige diensttoets
(voorgeprogrammeerd).
12 mei 10:35 +15° DESMEDT M 214&

Centrale dienstaansluiting

De centrale dienstaansluiting beschikt over antwoordtoetsen van andere dienstaansluitingen. Met deze toetsen is het mogelijk oproepen te beantwoorden, indien andere dienstaansluitingen overbelast of vrij zijn.

Oproepomleiding

Wanneer oproepen naar een andere dienstaansluiting naar uw telefoon worden omgeleid, toont uw display, welke dienstaansluiting de gast wenst (bijv. room service).
ROOM SERVICE 7 DESMEDT M 214& BELT tellijst nr-herh prog

Toon g a sten d a ta

Zie paragraaf “Receptie/Inchecken” op pagina 23.

Alarm

Zie paragraaf “Receptie/Alarm” op pagina 30.
BusinessPhone – Hotel48
Page 49

Reinigen

Reinigen
Deze paragraaf beschrijft de voorzieningen voor het reinigingspersoneel.
Notitie: Voor een meer gedetailleerde beschrijving van het gastentelefoontoestel, zie het overeenkomstige gebruikershandboek voor het gastentelefoontoestel.

Invoer kamerstatus via gastentelefoontoestel

De kamerstatus geeft aan of de kamer al dan niet werd gereinigd. Deze informatie staat het receptie- en het hoteladministratiesysteem ter beschikking, zodat de kamers doelmatig kunnen worden in orde gebracht.
u Neem de hoorn van het gastentelefoontoestel op.
Wacht tot u de kiestoon hoort.
*33* Kies de toegangscode voor de kamerstatus.
Voer één van de volgende vier informaties in:
0# Gereinigd. 1# Niet gereinigd. 2# Gereinigd en gecontroleerd. 3# Niet beschikbaar.
Wacht tot u de controletoon hoort.
d Plaats de hoorn terug om de procedure te beëindigen.
49BusinessPhone – Hotel
Page 50
Reinigen

Volg mij naar de reinigingspersoon

U kunt ook bereikbaar zijn terwijl u kamers reinigt. Deze functie zendt de oproepen naar u.

Voorbereiding

Uw telefoon omleiden naar de kamer, waar u begint te werken.
u Neem de hoorn van uw diensttoestel op.
*21* Kies de toegangscode voor volg mij.
z# Kies het nummer van de eerste gastenkamer en druk.
Een speciale kiestoon bevestigt uw invoer.
d Plaats de hoorn terug om de procedure te beëindigen.

Volg mij

Nu kunnen uw oproepen naar de kamer worden gezonden, waar u zich op dat moment bevindt. Voor u naar de volgende kamer gaat, gebruik de volgende procedure.
u Neem de hoorn van het gastentelefoontoestel op.
*21* Kies de toegangscode voor volg mij.
z* Kies uw eigen dienstnummer en druk.
z# Kies het nummer van de volgende gastenkamer en druk.
Een speciale kiestoon bevestigt uw invoer.
d Plaats de hoorn terug om de procedure te beëindigen.
BusinessPhone – Hotel50
Page 51

Volg mij annuleren

Annuleer volg mij voor u de laatste gastenkamer verlaat.
u Neem de hoorn van het gastentelefoontoestel op. #21* Kies om volg mij te annuleren.
Reinigen
z# Kies uw eigen dienstnummer en druk.
De kiestoon bevestigt uw invoer.
d Plaats de hoorn terug om de procedure te beëindigen.
Alle oproepen worden op uw telefoontoestel aangetoond.
51BusinessPhone – Hotel
Page 52

Instelling

Instelling
Het is mogelijk dat uw telefoontoestel niet over alle beschreven beschikbare functies beschikt. De onderstaande tabellen bieden de speciale instellingen aan van de BusinessPhone communicatiecentrale.

Wekoproep

Standaard Geprogrammeerd
Gespreksduur 30 seconden ...............................
Tijd tussen de pogingen 3 minuten ...............................
Aantal pogingen 3 pogingen ...............................
Gesproken aankondiging? Neen Neen / Ja

Taal voor wekaankondiging

Het wekbericht is in maximaal drie talen beschikbaar. De verkozen wektaal kan voor iedere gast worden geselecteerd. De afkorting mag uit maximaal vier letters bestaan.
Taal Afkorting
1 .............................................. ..................................................
2 .............................................. ..................................................
3 .............................................. ..................................................
BusinessPhone – Hotel52
Page 53
Instelling
Afkortingen voor talen (kan verschillen door de nationale versies):
Arabisch .................ARAB IJslands ..................IJSL
Chinees ..................CHIN Italiaans .................. ITAL
Deens .....................DEEN Japanees ............... JAPA
Nederlands .............NEDL Noors ..................... NOOR
Engels .................... ENGL Portugees ...............PORT
Fins ........................ FINS Russisch ................ RUSS
Frans ......................FRAN Spaans ...................SPAN
Duits .......................DUIT Zweeds .................. ZWED
Grieks .....................GRIE

Afkortingen voor kredietkaarten

American Express ................... AMX
American Express Gold ...........AMXG
American Express Platina ........AMXP
Diners Club ............................. DIC
Mastercard ............................. MACH
Geen VIP-gast .........................GVIP
VIP-gast ..................................VIP
Visa .........................................VISA

Alarm

Functie geïnstalleerd? ................................................................
Tijd tot activering ................................................................
Ontvanger van alarm ................................................................
53BusinessPhone – Hotel
Page 54
Instelling

Blokkeren van interne kamergesprekken

Manuele blokkering? Neen / Ja (Het woord dat niet van toepassing is wissen)
Automatische blokkering?
Neen / Ja van ................. tot ................. uur ..................
BusinessPhone – Hotel54
Page 55

Installatie - Receptietoestel

Dialog 4223 Professional

Kabels leggen

Hoornkabel naar links Hoornkabel naar rechts
Installatie - Receptietoestel
U kunt de kabel naar de hoorn in de inkerving onder het telefoontoestel leggen. De kabel naar de telefooncentrale moet in LINE aangesloten worden en de hoornkabel moet in HANDSET aangesloten worden.

Kabels vervangen

Gebruik een schroevendraaier om de stop te ontgrendelen en een kabel te verwijderen.
55BusinessPhone – Hotel
Page 56
Installatie - Receptietoestel

Installeer de stander en stel het telefoontoestel in

Positie hoog Positie laag
Druk om de stander te bevestigen
Geef vrij om de stander te verwijderen
Kantelbaar display
Instelbare hoek
BusinessPhone – Hotel56
Page 57
Installatie - Receptietoestel

Installatie toetsenborden

1 Verwijder het smalle kunststofplaatje, gemarkeerd met
DSS, d.w.z. met een schroevendraaier en sluit de kabel aan.
2 Toetsenbordeenheid bevestigen.
3 Beveilig met schroeven en installeer de stander.
Notitie: Alle toetsenborden moeten van het type
DBY 419 01 zijn (drie of vier toetsenborden kunnen enkel bij recentere versies van de telefooncentrale worden gebruikt).
57BusinessPhone – Hotel
Page 58
Installatie - Receptietoestel

Standerpositionering (1-4 toetsenborden)

Installeer kaart

Gebruik de benamingskaart manager om uw eigen benamingskaarten voor het toetsenbord te maken en te printen. De benamingskaart manager vindt u op de Ericsson telefoon toolbox CD. Voor vragen i.v.m. het product gelieve uw Ericsson Enterprise Certified Sales Partner te contacteren.
BusinessPhone – Hotel58
Page 59
Installatie - Receptietoestel

Installeer uittrekblad

1 Verwijder de beschermfolie van de geleiderails.
2 Bevestig de geleiderails onderaan aan het
telefoontoestel en neem de richting van de “snij”-hoek in acht.
3 Uittrekblad insteken.
59BusinessPhone – Hotel
Page 60
Installatie - Receptietoestel

Hoornhaak voor wandmontage

Het telefoontoestel kan aan de wand gemonteerd worden zonder een speciale console. Nuttig bijvoorbeeld in conferentiezalen of openbare plaatsen.
1 Gebruik een schroevendraaier om de hoornhaak te
verwijderen.
2 Draai de haak ondersteboven en steek in.
3 Gebruik een schroevendraaier om de twee
kunststofafdekkingen te verwijderen.
4 Boor gaatjes in de muur overeenkomstig de afmeting.
BusinessPhone – Hotel60
Page 61
Installatie - Receptietoestel
5 Bevestig de schroeven overeenkomstig de afmetingen en
bevestig het telefoontoestel.

Installeer kaart

Gebruik de benamingskaart manager om uw eigen benamingskaarten te maken en te printen. De benamingskaart manager vindt u op de Ericsson telefoon toolbox CD. Voor vragen i.v.m. het product gelieve uw Ericsson Enterprise Certified Sales Partner te contacteren.

Het telefoontoestel plaatsen

Plaats uw telefoontoestel niet op gevoelige oppervlaktes. Gebruik een niet-slippend matje om uw meubels tegen eventuele beschadigingen te beschermen.
Plaats uw telefoontoestel niet bij extreme warmtebronnen, bijv. bij de radiator.
Zorg dat de lijnkabel niet geplooid is.
61BusinessPhone – Hotel
Page 62
Installatie - Receptietoestel

Het toestel reinigen

Gebruik een lichtjes vochtige (niet natte) zachte doek of een antistatische doek en veeg het telefoontoestel voorzichtig af. Gebruik geen ruwe doeken, oplosmiddelen of agressieve reinigingsvloeistoffen. Beschadigingen aan het telefoontoestel, die door de niet-inachtneming van deze instructies zijn ontstaan, maken geen deel uit van de aansprakelijkheid van de fabrikant.
BusinessPhone – Hotel62
Page 63

Dialog 3213 Executive

Kabels leggen

1 Kabel naar de hoorn 2 Kabel naar de telefooncentrale 3 Plaats voor persoonlijke index (optie) 4 Schroefgaten voor wandmontage
Installatie - Receptietoestel
U kunt de kabel naar de hoorn in één van de twee inkervingen onder het telefoontoestel leggen. De kabel naar de telefooncentrale moet in LINE worden aangesloten.

Kabels vervangen

Duw de contactstop naar beneden om een kabel te verwijderen. Gebruik een schroevendraaier om de stop te ontgrendelen.
63BusinessPhone – Hotel
Page 64
Installatie - Receptietoestel

Hoornhaak voor wandmontage

Bij een wandmontage moet u de haak uittrekken en draaien.

Installeer de stander en stel het telefoontoestel in

Druk om de hoek te verminderen Trek om de hoek te vergroten
Kantelbaar display
Instelbare hoek
BusinessPhone – Hotel64
Page 65

Toetsenbord installeren

Installatie - Receptietoestel
24 V AC verbinding, wanneer meer dan twee toetsenborden worden gebruikt. De verbinding gebeurt met het eerste toetsenbord
1Kabel verbinden 2 Toetsenbordeenheid bevestigen 3 Beveilig met schroeven 4 Installeer stand
Wanneer er één of twee optionele toetsenborden aan uw telefoon worden aangesloten, kan het DBY 409 01 toetsenbord worden gebruikt. Voor dit toetsenbord zijn er geen externe stroomkabels nodig, daar uw telefoon de stroom levert.
Wanneer echter drie of vier toetsenborden moeten worden aangesloten, dan moet het DBY 409 02 optionele toetsenbord worden gebruikt voor alle aan uw telefoon aangesloten toetsenborden. Een 24 V AC stroomkabel moet met het eerste aan uw telefoon aangesloten toetsenbord worden verbonden om alle toetsenborden van stroom te voorzien.
65BusinessPhone – Hotel
Page 66
Installatie - Receptietoestel

Het telefoontoestel plaatsen

Plaats uw telefoontoestel niet op gevoelige oppervlaktes. Gebruik een niet-slippend matje om uw meubels tegen eventuele beschadigingen te beschermen.
Plaats uw telefoontoestel niet bij extreme warmtebronnen, bijv. bij de radiator.
Zorg dat de lijnkabel niet geplooid is.

Het toestel reinigen

Gebruik een lichtjes vochtige (niet natte) zachte doek of een antistatische doek en veeg het telefoontoestel voorzichtig af. Gebruik geen ruwe doeken, oplosmiddelen of agressieve reinigingsvloeistoffen. Beschadigingen aan het telefoontoestel, die door de niet-inachtneming van deze instructies zijn ontstaan, maken geen deel uit van de aansprakelijkheid van de fabrikant.
BusinessPhone – Hotel66
Page 67

Woordenlijst

Woordenli jst
Administratiesysteem
De business phone communicatiecentrale biedt een protocol dat door de meeste hotel administratiesystemen wordt ondersteund en dat het samenwerken van de twee systemen toelaat. Functies die het hotel administratiesysteem verlangen (indien ondersteund) zijn:
1. Inchecken.
2. Uitchecken.
3. Aantonen tariefstand voor gesprekken.
4. Invoeren of wijzigen van gastendata.
Zie paragraaf “Receptie/Algemeen” op pagina 14.
Bericht
Er kan een bericht aan iedere nevenaansluiting worden gezonden. Dit is nuttig, wanneer u een bezettoon hoort of geen antwoord krijgt. Er zijn drie soorten berichten:
1. Bel mij bericht.
2. Tekstbericht (alleen naar een displaytoestel).
3. Gesproken bericht.
Zie paragraaf “Receptie/Berichten” op pagina 37.
Diensttelefoon
Een bepaald telefoontoestel dat enkel voor dienstdoeleinden wordt gebruikt, bijv. etage & room service, restaurant, reiniging, enz. Er kan een algemeen indexnummer worden gebruikt voor verschillende telefoontoestellen. Zie paragraaf “Diensttoestellen” op pagina 47.
Gastendata
Informatie die van het systeem wordt verlangd m.b.t. de aankomst/het vertrek van een gast. Ingevoerde informatie:
1. Kamer nummer.
2. Naam.
3. Incheckdatum.
4. Uitcheckdatum.
5. Taal.
6. Naam van de kredietkaart.
Zie paragraaf “Gastendata tonen en wijzigen” op pagina 26.
Hoofdlijn
Een hoofdlijn is hetzelfde als een externe lijn. En kan digitaal of analoog zijn.
ISDN
Integrated Services Digital Network. Voorziet uw systeem van aanvullende diensten van het openbare net.
Kamerstatus
Informatie over de status van alle kamers. De kamerstatus kan zijn:
1. Bezet of vrij.
2. Telefoontoestel extern of geblokkeerd.
3. Kamer gereinigd, vuil, gecontroleerd of niet beschikbaar.
Zie paragraaf “Receptie/Kamerstatus” op pagina 21.
67BusinessPhone – Hotel
Page 68
Woordenli jst
Menutoetsen
De onderste lijn van het display verschaft bepaalde functies die kunnen worden gekozen door het drukken van de toets die met een bepaalde menufunctie overeenstemt. Zie paragraaf “Beschrijving” op pagina 6.
Nevenaansluiting
Alle telefoontoestellen die met de PBX verbonden zijn, hebben een uniek intern nummer (tot 8 cijfers). Indien uw telefoon met een display is uitgerust, kunt u uw nummer zien.
PBX
Extensie-installatie. Uw telefoonschakelsysteem (bijv. BusinessPhone 250).
Verbindingslijn
Een externe lijn van een privaat netwerk.
Vol g mij
Een functie die het toelaat alle gesprekken door te verbinden met een persoon die van kamer tot kamer gaat, bijv. het reinigingspersoneel. Zie paragraaf “Volg mij naar de
reinigingspersoon” op pagina 50.
Wekstatus
Informatie over de status van een wekoproep. De aangegeven status kan zijn:
1. Beantwoord.
2. Niet beantwoord.
3. Geannuleerd.
Zie paragraaf “Receptie/Wekdienst” op pagina 32.
BusinessPhone – Hotel68
Page 69

Index

Index
A
Afkortingen voor kredietkaarten 53 Alarm 53 Alarm bevestigen 30 Algemene procedures 15
B
Bericht verzenden 38 Beschrijving
Lampindicaties 13 Beschrijving - Receptietoestel Dialog 4223 Professional 6 Blokkeren van interne kamergesprekken 54
D
Diensttoestellen 47
Oproepen beantwoorden op een
diensttoestel 47
E
Een gesproken bericht verzenden 43
G
Gasten inchecken 23 Gasten uitchecken 28 Gastendata tonen en wijzigen 26 Gesprekken beantwoorden 19 Gesprekken voeren 20 Gesproken wekbevestiging (optioneel) 33 Gezonden berichten nakijken 40
H
Het telefoontoestel plaatsen 66 Het toestel reinigen 66 Hoornhaak voor wandmontage 64 Hoteladministratiesysteem 14
I
Installatie - Receptietoestel 55 Installatie Dialog 3213 63
Het telefoontoestel plaatsen 66 Het toestel reinigen 66 Hoornhaak voor wandmontage 64 Installeer de stander en stel het telefoontoestel in 64 Kabels leggen 63
Installatie Dialog 4223
Hoornhaak voor wandmontage 60 Instellen 56 Kaart 61 Kabels 55 Plaatsen 61 Reinigen 62 Stander 56 Toetsenborden 57
Uittrekblad 59 Installeer de stander en stel het telefoontoestel in 64 Instelling 52
Afkortingen voor kredietkaarten 53
Alarm 53
Blokkeren van interne kamergesprekken 54
Wekoproep 52 Invoer kamerstatus via gastentelefoontoestel 49
K
Kabels leggen 63 Kamerstatus tonen en wijzigen 22 Kamerstatusindicatie 21
L
Lampindicaties 13
69BusinessPhone – Hotel
Page 70
Index
N
Nieuwe wekoproep programmeren 34
O
Ontvangen berichten nakijken en opslaan 42 Oproepen beantwoorden op een diensttoestel 47
R
Receptie/Alarm 30
Alarm bevestigen 30 Reset alarm 31
Receptie/Algemeen 14
Algemene procedures 15 Hoteladministratiesysteem 14 Tekst s c hrij v e n 17
Receptie/Berichten 37
Bericht verzenden 38 Een gesproken bericht verzenden 43 Gezonden berichten nakijken 40 Ontvangen berichten nakijken en opslaan 42 Teruggezonden berichten 41 Uitgaand gespreksbericht (extern) 44
Wachtwoordbescherming 37 Receptie/Gesprekken beantwoorden en voeren 19
Gesprekken beantwoorden 19
Gesprekken voeren 20 Receptie/Inchecken 23
Gasten inchecken 23
Gastendata tonen en wijzigen 26 Receptie/Interne gesprekken blokkeren 35 Receptie/Kamerstatus 21
Kamerstatus tonen en wijzigen 22
Kamerstatusindicatie 21 Receptie/Tariefstand voor gesprekken 36 Receptie/Uitchecken 28
Gasten uitchecken 28 Receptie/Wekdienst 32
Gesproken wekbevestiging (optioneel) 33
Nieuwe wekoproep programmeren 34
Statusindicatie wekoproep 34
Wekoproep bevestigen en tonen 32 Reinigen 49 Reiniging
Invoer kamerstatus via
gastentelefoontoestel 49
Volg mij naar de reinigingspersoon 50 Reset alarm 31
S
Statusindicatie wekoproep 34
T
Tekst schrijven 17 Teruggezonden berichten 41
U
Uitgaand gespreksbericht (extern) 44
V
Volg mij naar de reinigingspersoon 50
W
Wachtwoordbescherming 37 Wekoproep 52 Wekoproep bevestigen en tonen 32 Welkom 4
BusinessPhone – Hotel70
Page 71

Snelle referentiegids - Receptionist

Kamerstatus
Tonen kamerstatus: In-/Uitchecken Ô
Verlaten zonder wijzigen:
Wijzig kamerstatus:
Kamer nr. Kies
terug
î
(Zie display)
Ô
Kies
Inchecken
Om een kamer te betrekken:
In-/Uitchecken Ô
Kamer nr. Kies
vrij -> bezet
Ô
Kies
Ô
Voer gastendata in
Naam van de gast: Naam Kies Ô
Aankomstdatum: Datum
Vertrekdatum: Datum
Taa l: Afkorting Kies
Afkortingen voor de talen:
Arabisch ................ ARAB IJslands .................. IJSL
Chinees ................. CHIN Italiaans .................. ITAL
Deens .................... DEEN Japanees ................ JAPA
Nederlands ............ NEDL Noors ..................... NOOR
Engels ................... ENGL Portuguees ............. PORT
Fins ........................ FINS Russisch ................. RUSS
Frans ..................... FRAN Spaans ................... SPAN
Duits ...................... DUIT Zweeds ................... ZWED
Grieks .................... GRIE
Kredietkaart: Afkorting Kies Ô
Afkortingen voor de kredietkaarten:
American Express ......... AMX Mastercard ......... MACH
American Expr. Gold ..... AMXG Geen VIP gast ..... GVIP
American Expr. Platina .. AMXP VIP gast .............. VIP
Diners Club ................... DIC Visa .................... VISA
Bevestig en clear: Kies
Kies Ô Kies Ô
Ô wis
Ô
Uitchecken
Om een kamer als vrij te markeren:
In-/Uitchecken Ô
Kamer nr. Kies
bezet -> vrij
Kies Ô
Ô
Ô
Gastendata tonen
Tijdens een gesprek: 2de Ô Lees & Ô
(Druk en hou vast)
Inactief: In-/Uitchecken
Kamer nr.
Ô Kies Ô
Kies
Ô
Alarm
Bevestig alarm: Alarm ÖÔ
Bevestig reeds gelezen alarm: Alarm
Reset alarm: *54#
í
ÕÔ
Wekoproep
Bevestig wekoproep: Ontwaak Ô Kamer nr.
Programmeer een nieuwe wekoproep:
Annuleer wekoproep: 1. Volg de procedure voor
Kies
Ô ontwaak
1. Volg de procedure voor Wekoproep aangeven. Ontwaak tijd Kies
Wekoproep aangeven.
Ô
ì Volume
verminderen Kies
Blokkeren van interne kamergesprekken
Activeer/deactiveer voor bepaalde gastenkamers:
Activeer/deactiveer voor het volledige systeem:
*34# indiv *34# systeem
Berichten
Direct bericht: Bericht Ô zend
Toe s te ln r.
bel-terug Kies type
Ontvangen berichten nakijken:
Gezonden berichten nakijken:
ÖÔ ontvang
Bericht
Opties op het display kiezen
Bericht
Ô controle
eigen of ander
Ô
zend
?
Page 72
Door zijn voortdurend technologisch leiderschap vormt Ericsson de toekomst van de mobiele en breedbandinternetcommunicaties. Ericsson ondersteunt de machtigste communicatiefirma's ter wereld met zijn innovatieve oplossingen in meer dan 140 landen.
Alle rechten voorbehouden. Ericsson Enterprise AB Voor vragen m.b.t. het product, gelieve uw Ericsson Enterprise Certified Sales Partner te contacteren. Bezoek ons ook op www.ericsson.com/enterprise
© Ericsson Enterprise AB 2003
NL/LZTBS 160 385/1 R1A
Gedrukt op chloorvrij papier.
Loading...