CANON BJC-85 User Manual [fr]

Prise en main du logiciel Ergos_Copropriété

Cette application à pour principal but de donner la maitrise au syndicat des copropriétaire et non pas au syndic(professionnel) dans la gestion des documents de
la copropriété (factures, devis, convocation AG, appels de fonds, carnet d'entretien, etc).

Sa fonction principale permet :

– D'enregistrer des documents dans une arborescence de dossiers prédéfinis

– De partager ces documents entre les différents acteurs, le Conseil syndical, les Copropriétaires, le Syndic (bénévole ou professionnel), les Prestataires

dont le Comptable

– D'archiver les documents partagés sur un serveur sécurisé

Dans le cas de l'utilisation des services d'un Syndic professionnel qui ne veut pas utiliser ce logiciel, la documentation sera principalement gérée par le Conseil Syndical.

Il demandera au Syndic ainsi qu'aux Prestataires de fournir au Président du Conseil Syndical des documents uniquement sous formes numériques.

S'il ne veulent pas, un membre du Conseil Syndical devra se rendre chez le Syndic régulièrement pour scanner les documents et les récupérer sur une clé USB.

1 - Première connexion

Prérequis: Vous avez installé avec succès le logiciel Ergos_Copropriété et vous avez reçu vos identifiants de connexion.

Lancez l'application en double cliquant sur l'icône situé sur votre bureau ou dans la zone de notification en bas à droite ( proche de l'horloge ) pour obtenir la
fenêtre de connexion.

Note: la couleur de l'icône varie en fonction de l'état de de l'application (violette, bleu...)

Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe en respectant les majuscules et minuscules
Cliquez sur le bouton Connexion

Une fois la connexion validée par le serveur le Menu et la fenêtre FDocument apparaissent.

Le menu est spécifique à chaque profil de l'utilisateur, ici Président Conseil Syndical, pour la version d'évaluation.

Concentrons- nous sur le Menu pour le moment, vous reviendrons ensuite sur FDocument

2 – Modifications de votre « Nom Utilisateur » et de votre « Mot de passe » :

Changez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour les rendre plus conviviaux, avec les menus Utilisateurs\Nom d'utilisateur et Utilisateurs\Mot de Passe

3 – Mise à jour de vos informations personnelles :

Mettez à jour vos coordonnées à l'aide du menu Membres\Gestion d'un Membre

Remplissez et modifiez les champs de cette fenêtre

4 – Adresse des dossiers de votre Copropriété de test sur « Votre Ordinateur » :

Allez au menu Fichier\Information Dossiers

Observez le dossier de stockage de vos documents sur votre ordinateur D:\Ergos@Production\Dossiers_Copropriete\Villa_test
Tous vos documents seront stockés à partir de ce dossier.

Voici les dossiers de la Villa_Test vu avec l'explorateur de Windows (pour Vista bouton Démarrer et Ordinateur)

Chaque document doit être stocké dans le dossier de plus bas niveau
exemple: D:\Ergos@Production\Dossiers_Copropriete\Villa toscane\Activite_Conseil_Syndical\C_r_reunion_conseil_syndical

5 – Enregistrement d' un document dans un dossier de la copropriété test :

2 cas possibles

Vous êtes le créateur du document ( document texte, image, feuille de calcul, etc) utilisez le menu "Enregistrer sous..." de votre outil et placez le document dans le dossier

ad-hoc.

Exemple avec le Bloc-notes