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Alcatel OmniPCX Office
Alcatel 4008/4018/4019
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Manuel utilisateur
Introduction
En choisissant un téléphone de la gamme 4008/4018/4019, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions.
Votre poste 4008 (IP)/4018 (IP)/4019 (numérique) vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une
communication plus performante.
Comment utiliser ce guide
Décrocher. Touche d’appel.
Raccrocher. Touche spécifique du clavier numérique.
c
b
def
a
3
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o
n
m
jkl
6
5
Clavier numérique. Vue partielle de l’afficheur.
Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur.
Réglage “moins”. Touche fixe.
Réglage “plus”. Touche MENU.
Écoute amplifiée,
mains libres.
Déplacer la touche de navigation vers le haut ou le bas..
Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de
communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso, ...) et de revenir aux
écrans de téléphonie.
De petits icônes ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
2
Touche d'accès à la messagerie.
3
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How
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Sommaire
Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6
1.
Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.1 Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.2 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.3 Téléphoner en mode "Mains libres". . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . p. 7
1.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.6 Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.7 Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.8 Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.9 Faire une demande de rappel sur poste occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.10 Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
1.11 Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
1.12 Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.
En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.1 Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.2 Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.3 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.4 Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.5 Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent. . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.6 Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.7 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.8 Mettre un correspondant externe en attente (parcage). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.9 Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.10 Mémoriser un numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.11 Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
3.
Conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.1 Initier une conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.2 Se joindre à une conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
4.
L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.3 Filtrage patron/secrétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.4 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
4.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.6 Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.7 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.8 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15
4.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
4.11 Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
4.12 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.14 Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
Toc
5.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.1 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
5.5 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.6 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . p. 19
5.8 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
5.9 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.10 Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.11 Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.12 Renvoyer les appels lorsque vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . p. 20
5.13 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
5.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
5.16 Notification des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.
Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.2 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne
depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
7.
Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.3 Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.4 Configurer votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
7.5 Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.6 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.7 Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.8 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
7.9 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
7.10 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
7.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
7.12 Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
7.13 Activer/désactiver le mode "casque forcé" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
8.
ACD : Poste agent; . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.1 Poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.2 Ouvrir une session agent (login). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.3 Les quatre états d’exploitation du poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
8.4 Changer l'état d’exploitation du poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28
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Découvrir votre téléphone
Combiné téléphonique
Touches audios
Touche Raccrocher :
Touche Mains libres/Haut-parleur :
catel 4008/4018).
• Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court).
• Clignotement en mode haut-parleur (appui long).
Touche Interphonie/Secret
• En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous
• Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels
Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie
Touches de fonction
Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie
Le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message
texte.
Touche 'Bis' :
• pour rappeler le dernier numéro émis (appui court),
• rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long).
Clavier alphanumérique
pour terminer un appel.
pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher (Al-
entende plus.
sans avoir à décrocher (Alcatel 4008/4018).
Alcatel 4018
Navigation
Quisuis-je
Verrou
Réglages
Navigateur Haut-Bas :
de texte lors de la saisie de caractères.
La page d’accueil se compose de :
• Informations sur l’état du poste (poste verrouillé, renvoi, ...),
• Date et heure,
• Fonctions de programmation et de configuration du poste.
permet de naviguer dans la page d'accueil, dans les menus ou dans une zone
Fonctions accessibles (poste au repos) : Fonctions accessibles en cours de communication :
Quisuis-je
Listedebis
Verrou
Rendez-vous
Renvoi
Réglages
Annuaire
.
D’autres fonctions sont accessibles suivant la configuration du système.
Touche OK :
OK
Touche Retour/Sortie :
également de corriger la saisie d’un caractère.
Touches de fonction et touches programmables
Touche Information :
configuration du poste.
Touche Répertoire :
ou double appui).
Touches de fonctions préprogrammées et touche programmable
Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée.
Le bloc de 6 touches est composé de :
6
Connaître le numéro de votre téléphone.
Rappeler l'un des 10 derniers numéros.
Verrouiller / Déverrouiller votre poste.
Programmer un rappel de rendez-vous.
Renvoyer vos appels. (renvoi immédiat, renvoi sur messagerie vocale, renvoi sur bip).
Configurer le poste (assistant personnel, affichage, sonnerie, messagerie vocale, ...).
Appeler votre correspondant par son nom.
permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration.
pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long). Cette touche permet
permet d’obtenir des informations sur les touches pré-programmées, d’accéder à la programmation ou à la
Touche répertoire pour accéder à votre répertoire personnel (appui court) ou à l'appel par le nom (appui long
deux touches de ligne,
une touche 'renvoi immédiat ou annulation du renvoi',
une touche 'conférence',
une touche 'transfert',
une touche d’appel direct à programmer.
Attente
¤Fréqvocale
Versrepert
Transf.MV
Mettre votre correspondant en attente
(garde).
Émettre en fréquences vocales.
enregistrer le numéro dans le répertoire
personnel.
Transférer un appel sur la boîte vocale d’un
correspondant absent.
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1
o
o
o
Téléphoner
Etablir un appel
1.1
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
numéroter
directement
touche d’appel
programmée
Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro
de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique
public.
Pour le standard, composer le '9' (par défaut).
Recevoir un appel
1.2
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
décrocher nº de votre
correspondant
conv.
vous êtes en
communication
Other
mains libres (Alcatel
4008/4018
uniquement)
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº de votre
correspondant
En cours de communication :
conv.
vous êtes en
communication
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre
l’appel.
Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) -
1.4
Écoute amplifiée
conv.
vous êtes en
communication
régler le volume
(9 niveaux)
appui court
activer le haut-parleur
(appui long)
désactiver le haut-
parleur (appui long)
la touche Haut-Parleur clignote
La touche s'éteint
décrocher mains libres
Téléphoner en mode 'Mains libres' (Alcatel 4008/4018 uniquement)
1.3
Poste au repos :
appui court
(Alcatel
4008/4018
uniquement)
vous êtes en position
touche de ligne
associé est allumé
mains libres
appuyer sur la
dont le voyant
un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant
allumé fixe) (Alcatel 4008/4018).
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise)
1.5
OK
appui long
ou double
appui
premières
lettres du nom
de votre
sélectionner le nom
dans la liste proposée
correspondant
La saisie du nom de votre correspondant se fait en mode prédictif. Dans ce mode, saisir chaque lettre du nom par un seul appui
sur la touche du clavier contenant cette lettre.
7
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1
o
o
Téléphoner
Appeler par le répertoire personnel
1.6
def
abc
3
2
m
jkl
6
5
appui court appuyer
directement sur la
touche
n
sélectionner le
correspondant à
appeler
OK
lancer l’appel
programmée (0 à 9)
Filtrage d’appel via la messagerie vocale (Alcatel 4008/4018
1.7
uniquement)
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez
entrer en communication avec elle.
• Activer le filtrage :
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
touche programmée
entrer votre mot
'filtrage
messagerie vocale'
• A la réception d’un appel :
appel
nom ou nº de
l’appelant
de passe
vous entendez la personne
déposer son message
même touche pour arrêter
l’écoute et désactiver le
filtrage
Rappeler
1.8
Rappeler le dernier numéro composé (bis) :
rappel du dernier numéro
touche
'Bis'(appui
court)
Rappeler l'un des 10 derniers numéros :
touche 'Bis'
(appui long)
OK
sélectionner le n°
lancer l’appel
parmi les 10 derniers
émis
Faire une demande de rappel sur poste occupé
1.9
votre correspondant est
occupé
Listedebis
¤Rappeler
OK
OK
pour prendre l'appel pour arrêter
l’écoute seulement
8
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1
Téléphoner
Recevoir un appel interne en interphonie (Alcatel 4008/4018)
1.10
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté
en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant.
• Pour activer - Poste au repos :
la diode associée s’allume
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé.
• Pour désactiver - Poste au repos :
La diode associée s'éteint
Émettre en fréquences vocales
1.11
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur
vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance.
conv. ¤Fréqvocale
OK
Vous isoler de votre correspondant (secret)
1.12
Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
conv.
vous êtes en
communication
reprendre la
conversation
désactiver le micro
La touche s'éteint
La touche s'allume
vous êtes en
communication
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication.
activer 'FV'
9
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2
o
En cours de communication
Other
Appeler un second correspondant en cours de communication
2.1
def
abc
conv.
vous êtes en
communication
3
2
n
m
jkl
6
5
nº du second
correspondant
rappeler le
dernier numéro
le premier correspondant est mis
composé.
(appui court)
• Autres méthodes pour appeler un second correspondant :
Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long).
Appeler par votre répertoire personnel (Nº Individuel) (appui long ou
double appui sur la touche répertoire)
appui long ou
double appui
Annuaire
OK
.Appeler votre correspondant par son nom.
Touche d’appel programmée.
• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
conv.
en attente
Recevoir un second appel en cours de communication
2.2
• Un second correspondant cherche à vous joindre :
conv. appel
vous êtes en
communication
Répondre à l’appel affiché :
nom ou n° de l'appelant
pendant 3 secondes
le premier correspondant est mis
en attente
le voyant
lumineux clignote
touche d’appel
dont l’icône
clignote
• Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours :
conv.
vous êtes en
communication
touche associée à
l'icône 'appel en
attente'
vous êtes en
communication
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre
premier correspondant.
touche de ligne
dont le voyant
clignote
10
Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)
2.3
En communication, un deuxième correspondant est en attente.
Pour le reprendre :
votre premier correspondant est
mis en attente
le voyant
lumineux
clignote
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2
o
o
Transférer un appel
2.4
En cours de communication
Annuler la conférence et rester avec votre second correspondant (votre premier correspondant est mis en attente) :
• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste :
conv.
vous êtes en
communication
3
2
n
m
jkl
6
5
n° du 2ème
poste
le premier correspondant est mis
en attente
def
abc
• Si le destinataire du transfert répond :
touche programmée
'transfert'
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant.
Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé
(dépend du pays concerné et de la programmation du système).
Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent
2.5
En cours de communication, vous voulez transférer votre correspondant sur la boîte vocale d’un autre correspondant.
def
abc
3
conv. Transf.MV
vous êtes en
communication
Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence)
2.6
2
n
m
jkl
6
5
nº du second
correspondant
En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente
touche programmée
'conférence'
Raccrocher avec tous vos correspondants :
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :
annuler la conférence touche programmée
'transfert'
Mettre votre correspondant en attente (garde)
2.7
• Mise en garde exclusive :
Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même
poste.
conv. Attente
OK
votre correspondant est mis en
attente
vous êtes en
communication
• Reprendre le correspondant en garde :
conv.
touche de ligne
dont le voyant
clignote
conv.
vous êtes en
communication
touche programmée
'conférence'
11
Page 12
2
o
o
En cours de communication
Mettre un correspondant externe en attente (parcage)
2.8
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste :
conv. Parquercom.
OK
vous êtes en
communication
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
def
abc
3
Intercepter
OK
Repriseparc
OK
2
n
m
jkl
6
5
nº du poste à
l’origine du parcage
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30
par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice.
Entrer en tiers dans une communication interne
2.9
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans
la conversation en cours :
Mémoriser un numéro
2.10
En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel :
conv. Versrepert
OK OK
vous êtes en
communication
saisir le nom de
OK OK
valider valider
affichage du numéro
votre
correspondant*
* saisir le nom de votre correspondant :
def
abc
3
2
mno
jkl
6
5
Saisir du texte : les touches du clavier numérique
comportent des lettres que vous pouvez afficher
par appuis successifs
Positionner le curseur dans le champ de saisie
Effacer le dernier caractère tapé
sélectionner la
touche à
programmer (0 à 9)
touche programmée
'Entrée en tiers'
• Se protéger contre l’entrée en tiers :
touche programmée
'protection d'une
communication'
La protection disparaît lorsque vous raccrochez.
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le numéro
12
def
abc
3
2
#
2.11
Saisir un chiffre (touches 0 à 9)
mno
jkl
6
5
Régler le niveau sonore
En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné:
conv.
vous êtes en
régler le niveau sonore
communication
Page 13
3
o
o
o
o
o
o
Conférence 'Meet me'
La fonction 'Meet me' permet d'établir une conférence avec un maximum de 6 personnes : le 'maître' de la conférence (qui a les
Other
droits pour initier la conférence) et les participants (5 maximum) qui se joignent à la conférence.
Initier une conférence 'Meet me'
3.1
Afin que les participants se joignent à la conférence, vous devez au préalable convenir avec eux d'une heure de rendez-vous pour
la conférence et leur transmettre le code d'accès.
Lorsque le système vous invite à entrer un code ou un mot de passe, vous avez droit à
3 essais avant que le système ne rejette votre demande.
décrocher (voir
Etablir un
appel)
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer votre
mot de passe
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le code
d'activation de la
conférence 'Meet me'
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le code d'accès
à la conférence
depuis l'extérieur,
composer le numéro
d'appel d'activation de la
conférence 'Meet me'
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
la conférence est établie
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
entrer votre
numéro de
téléphone (en
interne)
Ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système.
Numéro d'appel d'activation de la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel est utilisé par le maître de conférence lorsqu'il
veut initier une conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système.
Mot de passe : le mot de passe par défaut ne peut être utilisé. Si nécessaire, se reporter au chapitre "Modifier votre mot de
passe".
Se joindre à une conférence 'Meet me'
3.2
Une fois établie par le maître de la conférence, les participants peuvent se joindre à la conférence 'Meet me' (5 participants au
maximum).
décrocher (voir
Etablir un
appel)
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le code
d'adhésion à la
conférence 'Meet me'
depuis l'extérieur,
composer le numéro
d'appel d'adhésion à la
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
conférence 'Meet me'
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
Vous êtes en conférence
entrer le code
d'accès à la
conférence
Code d'activation : ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système.
Numéro d'appel d'adhésion à la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel permet aux participants de se joindre à une
conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système.
Un bip sonore retentit lorsqu'un participant se joint à la conférence. 2 bips sonores
retentissent lorsqu'un participant quitte la conférence.
Vous ne pouvez pas vous joindre à une conférencce si le nombre maximum de
participants est déjà atteint.
Lorsque le maître de conférence raccroche, toutes les communications sont coupées.
Si la conférence n'est pas encore établie par le maître de conférence, vous êtes mis en
attente jusqu'à son établissement (5 minutes maximum).
Si vous ne pouvez pas joindre directement la conférence, vous devez passer par un
intermédiaire (correspondant interne ou un opérateur automatique) Ce dernier
compose le code d'adhésion à la conférence et transfert votre appel (dans les 10
secondes).
13
Page 14
4
o
o
L’Esprit d’Entreprise
Other
Recevoir la sonnerie des appels supervisés
4.1
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
touche programmée
“Sonnerie d’appel
même touche pour
annuler
supervisé”
Répondre à la sonnerie générale
4.2
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre :
conv. Intercepter
OK
AppelGénéral
OK
vous êtes en
communication
Filtrage patron/secrétaire
4.3
La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaire” permettant de diriger les appels du patron
vers une ou plusieurs secrétaires.
• A partir du poste patron ou secrétaire :
vos appels sont filtrés par la personne choisie
(secrétaire,…)
Intercepter un appel
4.4
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez
répondre à partir de votre poste.
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous :
touche programmée
'interception d'appel
de groupe'
• Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous :
def
abc
3
Intercepter
OK
Poste
OK
2
n
m
jkl
6
5
nº du poste qui
sonne
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
touche programmée
'interception
nº du poste qui
sonne
d'appel de poste'
Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre
l’interception.
touche
programmée
“Filtrage”
même touche pour
annuler
Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icône associée à la touche
programmée “filtrage”.
14
Page 15
4
o
o
o
L’Esprit d’Entreprise
Répondre momentanément à la place de l’opératrice
4.5
A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel :
votre poste sonnera en même
temps que le standard
touche
programmée
même touche
pour annuler
“Aide
opératrice”
• A chaque appel pour le standard :
un appel pour le standard sonne sur
votre poste
touche programmée
“Aide opératrice”
Groupement de postes
4.6
• Appel de postes d’un groupement :
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement.
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
n° du groupement à appeler
• Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réintégrer votre groupement :
Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif
4.7
(bip)
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif :
libre
votre
correspondant ne
répond pas
touche programmée
'recherche de
personne'
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise.
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif
4.8
Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise.
votre récepteur portatif
sonne
touche programmée
'réponse à la
recherche de
personne'
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
4.9
affichage de la recherche en cours
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº de votre
groupement
touche
programmée
'sortie de
groupement'
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses
appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro.
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº de votre
groupement
15
Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance :
libre RéponsForc
OK
votre
correspondant ne
répond pas
vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre
correspondant (s’il possède la fonction mains libres)
Page 16
4
o
o
o
o
Envoyer un message écrit à un correspondant interne
4.10
def
abc
3
EnvoyerTxt
• Message prédéfini
OK
sélectionner le
message à
envoyer
(01 à 27)
Langue
changer la langue du message envoyer le
• Message personnel
Créer
* créer un message personnel temporaire :
def
abc
3
2
mno
jkl
6
5
Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que
vous pouvez afficher par appuis successifs.
OK
Alleràmsg
OK OK
OK
créer un message
personnel temporaire*
2
n
m
jkl
6
5
nº du poste
destinataire
OK
message
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le n° du
message à
envoyer (01 à 27)
envoyer le
message
L’Esprit d’Entreprise
• Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*)
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*)
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE
OK
valider
votre choix
14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique
Envoyer une copie d’un message vocal
4.11
Consulter
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº du poste
destinataire
Voix
#
envoyer le
message
OK
appuis successifs
OK
mot de passe
choisir le
message à
copier par
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
affichage du nombre de
Envoicopie
Enregistrer
enregistrer un commentaire*
nouveaux et d’anciens
messages
OK
OK
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
Effacer le dernier caractère tapé.
def
abc
3
2
#
saisir un chiffre (touches 0 à 9).
mno
jkl
6
5
Ajouter
OK
Envoicopie
ajouter un destinataire envoyer le message
OK
16
Page 17
4
o
o
o
o
o
o
• * Pour enregistrer un commentaire :
Enregistrer
OK
démarrer l’enregistrement du
commentaire
#
fin de l’enregistrement réécouter le commentaire
enregistrement
enregistrement en
cours
Ecouter
OK
L’Esprit d’Entreprise
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes
4.13
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :
abc
2
5
nº du groupe
de diffusion
def
3
n
m
jkl
6
parlez, vous disposez de 20
secondes
Enregistrer
OK
OK
OK
réenregistrer un commentaire envoyer le message
Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion
4.12
def
abc
3
Voix
OK
2
n
m
jkl
6
5
Envoyermsg
mot de passe
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº du poste
Ajouter
OK
autres destinataires si nécessaire
destinataire
Enregistrer
OK
démarrer l’enregistrement du
message
Stop
OK
Ecouter
enregistrement
enregistrement en
cours
OK
OK
Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message.
Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique
4.14
Cette fonctionnalité permet à un usager, ayant les droits necessaires, de modifier le message d’accueil de nuit ou de jour du
standard automatique.
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
numéro d’appel de
la messagerie
numéro de votre
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
boîte vocale
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
mot de passe
vocale
9 5
accéder au
menu 'options
personnelles'
accéder au menu
'personnalisation des
messages d’accueil'
suivre les instructions du
guide vocal
fin de
réécouter le message
l’enregistrement;
Enregistrer
OK OK
réenregistrer un message valider
17
Page 18
5
o
o
Rester en contact
Other
Choix des appels à renvoyer
5.1
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ...
Renvoi
sélectionner la fonction
'Renvoi'
si le type d'appel renvoyé ne
convient pas
OK
Ext/Int
selectionner le type d'appel
OK
Ext/Int
Toutappel
le type d’appel renvoyé
s’affiche
tous les appels
Internes Externes
OK
le nouveau type d’appel
renvoyé s’affiche
appels internes ou externes valider
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)
5.2
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un
poste interne (opératrice, etc.).
def
abc
3
Renvoi
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
Immédiat
OK
2
n
m
jkl
6
5
nº du
destinataire
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale
5.3
Renvoi
OK
Immédiat»MV
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
A votre retour, consulter votre messagerie vocale
5.4
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
def
abc
3
Voix
OK
2
n
m
jkl
6
5
mot de passe
Consulter
OK
sélectionner le
message de votre
choix
Ecouter
OK
Effacer
écouter le message effacer le message
l’acceptation du renvoi
s’affiche
affichage du nombre de nouveaux et
d’anciens messages
affichage du nom de l’émetteur, de la date,
de l’heure et du rang du message
OK
OK
sélectionner le n°
l’acceptation du renvoi
s’affiche
Appeler
rappeler l’auteur du
message
OK
Envoicopie
envoyer une copie de
message
OK
de votre choix
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous
joindre.
18
Page 19
5
o
Rester en contact
Activer/désactiver l’assistant personnel
5.5
Réglages
ON/OFF
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre
5.6
Réglages
OK
OK
OK
Assistant
Activer
Assistant
OK
OK
OK
choisir le type de renvoi
N°Interne
OK
saisir le nº d’un collègue ou
N°externe
saisir un numéro externe
de votre assistante ou
autre
Affichage de l’état de
l’assistant personnel
Désactiver
Menu
OK
OK
OK
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de
5.7
personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise :
Renvoi
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
touche programmée
'renvoi sur la
recherche de
personne'
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
5.8
Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
Renvoi
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
Surbip
l’acceptation du renvoi
s’affiche
Suivez-moi
OK
OK
nº de votre poste
def
abc
3
2
m
jkl
6
5
n
N°mobile
OK
saisir le nº de votre
téléphone mobile ou de
votre DECT
Opérateur
OK
activer / désactiver le
transfert vers le standard
touche programmée
'faire suivre ses
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
nº de votre poste
l’acceptation du renvoi
s’affiche
appels'
19
Page 20
5
o
o
Rester en contact
Effectuer un renvoi sélectif
5.9
Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant :
l’acceptation du renvoi s’affiche
touche programmée
'renvoi sélectif'
Renvoyer les appels de votre groupement
5.10
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne :
def
abc
3
touche programmée
'Renvoi des appels
2
n
m
jkl
6
5
nº du destinataire
du renvoi
l’acceptation du renvoi s’affiche
de groupement'
Annuler tous les renvois
5.11
Renvoi
OK
Annulrenvoi
OK
Renvoyer les appels lorsque vous êtes en communication (renvoi sur
5.12
occupation)
Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne.
def
abc
3
Renvoi
OK
Sioccupé
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
l’acceptation du renvoi s’affiche
Ne pas être dérangé
5.13
Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
Renvoi
OK
Pasdéranger
OK
Sélectionner la fonction
'Renvoi'
Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à
vous joindre.
2
n
m
jkl
6
5
nº destinataire
du renvoi
l’acceptation du renvoi
s’affiche
appuyer sur la
touche de fonction
'renvoi d'appel'
sélectionner la fonction
'Renvoi'
20
Laisser un message d’absence à vos appelants internes
5.14
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle.
Renvoi
OK
Texte
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
Page 21
5
o
• Message prédéfini :
OK
sélectionner le
message à
envoyer (01 à 27)
Alleràmsg
OK
message à envoyer
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le n° du
(01 à 27)
Rester en contact
OK
valider
votre choix
5.15
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
Consulter les messages écrits laissés en votre absence
nombre de
messages reçus
Texte
OK
Langue
OK OK
changer la langue du message envoyer le
message
• Message personnel :
Créer
OK OK
créer un message
personnel temporaire*
*créer un message personnel temporaire :
def
abc
3
2
mno
jkl
6
5
Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des
lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs.
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
Effacer le dernier caractère tapé.
def
abc
3
2
#
Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
mno
jkl
6
5
• Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*)
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*)
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
8JOIGNEZ PAR BIP 22RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER;
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE
14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique
envoyer le
message
21
affichage du nom de
l’émetteur, de la date, de
l’heure et du rang du
message
Pendant l’affichage des informations :
OK
Rappeler l’émetteur du message (le message s’efface
automatiquement après l’appel).
Message suivant.
Message précédent.
Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes : ( )
Effacer
Appeler
Envoyermsg
Versrepert
Effacer le message.
Rappeler l’auteur du message.
Envoyer un message écrit à un correspondant interne.
Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire.
Quitter la consultation.
Page 22
5
Notification des messages
5.16
Rester en contact
Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon
à recevoir une notification de message sur un autre poste.
Réglages
OK
Notification
OK
• Activer/désactiver la notification des messages :
ON/OFF
OK
Activer Désactiver
• Saisir le numéro du poste sur lequel recevoir la notification :
def
abc
3
Numéro
OK
2
no
m
jkl
6
5
entrer le numéro valider
• Modifier la plage horaire :
il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active.
def
abc
3
Horaires
OK
2
no
m
jkl
6
5
modifier les
OK
valider
horaires
OK
OK
22
Page 23
6
o
o
o
Gérer vos coûts
Other
Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes
6.1
clients
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients.
touche
programmée
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le numéro
du destinataire
mot de passe de ce
poste interne
entrer le numéro
du correspondant
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
'code affaire'
• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication :
touche programmée “Code affaire en cours de
communication”
Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager
6.2
interne depuis votre poste
conv.
touche programmée
'Rappel de
taxation'
votre correspondant est
mis en attente
• Lorsque le correspondant interne, ayant pris l'appel, raccroche, vous êtes rappelé et vous
pouvez :
1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de
taxes...).
OK
OK
nom de l’usager interne et coût de
la communication
2. Imprimer un ticket de taxation. 3. Terminer la consultation.
Imprimer
OK
OK
OK
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº externe
demandé
Transfert
OK
transfert de l’appel à votre
correspondant en attente
23
Page 24
7
o
o
Votre poste s’ajuste à vos
besoins
Other
Modifier votre mot de passe
7.3
Initialiser votre messagerie vocale
7.1
le voyant lumineux
clignote
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller
votre téléphone.
Personnaliser votre accueil vocal
7.2
entrer votre mot de passe puis
enregistrer votre nom selon les
instructions du guide vocal
Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle
Réglages
enregistrement
OK
Boîtevocale
OK
Messagepers
OK
enregistrement en
cours
Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes : ( )
Stop
Pause
Enregistrer
Pour arrêter l’enregistrement.
Pour interrompre momentanément l'enregistrement.
Pour enregistrer à nouveau le message.
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone.
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
ancien
code
(4 chiffres)
Réglages
OK
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nouveau code
(4 chiffres)
Options
OK
l’afficheur vous demande
de confirmer le nouveau
code
OK
Motdepasse
Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515.
Configurer votre sonnerie
7.4
T
Choisir la mélodie :
Réglages
Mélodie
OK
OK
Poste
OK
sélectionner la mélodie de
Sonnerie
OK
valider votre choix
votre choix (16 mélodies)
T
Régler le volume de la sonnerie :
OK
OK
Volume
OK
sélectionner le volume de
OK
valider votre choix
votre choix (12 niveaux)
24
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7
o
o
T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) :
Progressive
OK
Activer Désactiver
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Choisir la langue
7.6
OK
pour désactiver pour activer valider votre choix
T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète :
Bips
OK
Activer Désactiver
pour désactiver pour activer valider votre choix
T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel :
appel
votre poste sonne régler le volume de la sonnerie
Régler le contraste de votre écran
7.5
Réglages
OK
Poste
OK
régler le contraste de votre
valider votre choix
écran
OK
Contraste
OK
OK
Langue
Réglages
OK
OK OK
sélectionner la langue de
Options
OK
valider votre choix
votre choix
Appeler par le répertoire personnel
7.7
OK
def
abc
3
2
no
m
jkl
6
5
OK
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
appui court Saisir le nom* saisir le numéro
* Saisir le nom :
def
abc
3
2
mno
jkl
6
5
#
Saisir du texte : les touches du clavier numérique
comportent des lettres que vous pouvez afficher
par appuis successifs.
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
Effacer le dernier caractère tapé.
def
abc
3
2
Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
mno
jkl
6
5
OK
Programmer les touches d’appel direct
7.8
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
une touche d’appel
saisir le numéro
direct à programmer
25
Page 26
7
o
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Programmer un rappel de rendez-vous
7.9
Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la
même heure).
Rendez-vous
OK
Temporaire Permanent
sélectionner le type de rendez-vous
(temporaire ou permanent)
OK OK
valider l'heure
de rendez-vous
• A l’heure programmée votre poste sonne :
OK
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième
rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande
permanente reste en mémoire.
Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le
renvoi.
• Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous :
Rendez-vous
OK
Temporaire Permanent
OK
sélectionner le type de rendez-vous
(temporaire ou permanent)
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur
7.11
Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) :
OK
Poste au repos, vous entendez la
musique
(appui long)
même touche pour annuler
(Appui long)
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès
que vous avez raccroché.
Verrouiller / Déverrouiller votre poste
7.12
def
abc
Verrou
OK
3
2
n
m
jkl
6
5
votre poste est
verrouillé/déverrouillé
entrer votre mot de passe
Activer/désactiver le mode 'casque forcé'
7.13
Effacer
OK OK
effacer l’heure du rendez-vous
Connaître le numéro de votre téléphone
7.10
Quisuis-je
double appui
OK
26
Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné;.
Réglages
Activer Désactiver
OK
Poste
OK
Casqueforcé
OK
activer/désactiver le mode 'casque forcé'
OK
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8
o
o
ACD : Poste agent;
Other
Poste agent
8.1
Une solution centre d'appels permet une distribution optimale des appels aux agents en fonction de leurs disponibilités et de leurs
compétences.
Ouvrir une session agent (login)
8.2
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le code de
la fonction 'Login'
OK
sélectionner l’agent et
valider
suivant les instructions
affichées à l’écran,
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
OK
entrer votre mot de
passe ou valider
affichage de l’écran d’accueil
de l’application ACD
• Écran d’accueil de l’application ACD
nom du
poste agent
[A2]
[01]
état des files
d’attente
Changer l'état d’exploitation du poste
8.4
Les codes de changement d’état d’exploitation sont définis lors de la configuration du système, consulter l'administrateur du
système pour connaître ces codes.
Etats Codes
en service
en retrait
entrer le code
d’exploitation à activer
Une mélodie retentit : activation acceptée,
le changement d'état est effectué
en travail
complémentaire
en absence
momentanée
Une alarme de type 'buzzer' retentit : activation refusée,
le poste n'est probablement pas pris en compte par le
centre d'appels, contacter votre administrateur
Les quatre états d’exploitation du poste agent
8.3
La disponibilité d'un agent est liée à son état d'exploitation (au nombre de 4), qu'il peut changer à tout moment. Ces états sont :
•En service, l'agent est prêt à recevoir des appels.
•En retrait, l'agent s’est retiré de l’application ACD.
• En travail complémentaire, l’agent ne reçoit plus d’appels, le temps d’effectuer une tâche liée à un appel.
• En absence momentanée, l'agent est en pause et ne reçoit pas d'appels.
27
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Garantie et clauses
Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces
howtoc
et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette
garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans
ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de
détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition
à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de
réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur.
Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois,
pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié.
N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager
les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.
L'écouteur et la zone du microphone du combiné peuvent attirer des objets métalliques
pouvant être dangereux pour l'oreille.
Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines
fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une
clé logicielle.
Déclaration de conformité
Pays CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que les produits Alcatel 4008, 4018
et 4019 sont conformes aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement
Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut
être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur.
Informations relatives à l'environnement
Ce symbole signifie qu'en fin de vie, ce produit doit faire l'objet d'une collecte et
d'un traitement séparés dans les pays membres de l'Union Européenne, ainsi
qu'en Norvège et en Suisse. En éliminant correctement ce produit, vous
contribuerez à la conservation des ressources naturelles et à la prévention
d'éventuels effets négatifs sur l'environnement et la santé humaine, pouvant résulter de la
manipulation inappropriée des déchets de ce produit. Pour obtenir des informations
complémentaires sur la récupération et le recyclage de ce produit, veuillez contacter le
fournisseur qui vous l'a vendu.
Conditions de fonctionnement
Plage de températures de fonctionnement : -5°C /45°C
Protection contre les chocs acoustiques
Le niveau acoustique du signal généré par l'écouteur du combiné est inférieur à 130 dBspl
pour un signal transitoire (123 dBspl pour l'Australie) et à 118 dBspl (rms) pour un signal
continu (120 dBA pour l'Austalie)
28
Directive 2003/10/EC spécifiant les risques liés au bruit au travail
La sonnerie contribue au bruit global journalier ;au réglage maximal, le niveau est de 105 dBA
à 60 cm du terminal.
Pour réduire le niveau, il est conseillé de :
- diminuer le réglage (9 pas de 5 dB)
- programmer une sonnerie progressive
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans
préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright© Alcatel Business Systems 2006.
Tous droits réservés.
MU19008AAAB-O600ed01-1207
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