Xerox AccXES 10.0 Administrator's Guide [de]

AccXES Account Management Tool

Systemhandbuch

Version 10.0

701P41632 Mai 2004

Marken-Hinweise

XEROX®, AccXES, The Document Company, und alle in dieser Veröffentlichung erwähnten Xerox -Produkte sind Marken der XEROX CORPORATION.

InstallAnywhere ist eine Marke der ZeroG Software Inc. Mac OS X ist ein Marke der Apple Computer, Inc. Pentium ist ein Marke der Intel Corporation. Red Hat Linux ist ein Marke der Red Hat, Inc. Sun Sparc ist eine Marke von Solaris. Windows NT®, Windows XP®, Windows® 95, Windows® 98, und Windows®

2000 sind Marken der Microsoft Corporation.

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch 2

Inhaltsverzeichnis

Marken-Hinweise................................................................................................ ..............2

Inhaltsverzeichnis.............................................................................................................3

Übersicht............................................................................................................................6

Systemanforderungen.....................................................................................................8

Unterstützte Plattformen...........................................................................................8

Mindestanforderungen................................ ..............................................................8

Installation des AccXES Account Management Tools (Kontenverwaltungstool,

AMT)...................................................................................................................................9

Installation über das Internet.......................................................................................9

Installation mittels CD-ROM......................................................................................10

Windows und Unix...................................................................................................10

Mac OS X..................................................................................................................11

RedHat ......................................................................................................................11

Neuinstallation.............................................................................................................12

Lernprogramm ................................................................ ................................................14

Vor der Verwendung des Account Management Tools ........................................14

Verwendung des Account Management Tools ......................................................15

Register Konten..............................................................................................................26

Übersicht ......................................................................................................................26

Benutzen des Registers Konten...............................................................................26

Konten zur Datenbank hinzufügen.......................................................................26

Ein Konto aus der Datenbank AMT-Konten löschen .........................................27

Ein Konto in der Konten -Datenbank finden.........................................................27

Status.........................................................................................................................28

Register Benutzer...........................................................................................................29

Überblick.......................................................................................................................29

Benutzen des Registers Benutzer................................................................ ............29

Eine Liste definierter Benutzer anzeigen.............................................................29

Einen Benutzer zur Datenbank hinzufügen.........................................................29

Einen Benutzer aus der Datenbank löschen.......................................................30

Einen Benutzer in der Datenbank finden.............................................................31

Status.........................................................................................................................31

Register Drucker.............................................................................................................32

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch 3

Überblick.......................................................................................................................32

Liste der gegenwärtig festgelegten Drucker einsehen. .....................................32

Der Drucker-Datenbank einen Drucker hinzufügen ...........................................32

Einen Drucker in der Drucker-Datenbank bearbeiten........................................34

Einen Drucker aus der Drucker -Datenbank löschen .........................................34

Einen Drucker in der Drucker-Datenbank finden ................................................34

Validierungs- , Auffrischungs - und Datenlöschungsarbeiten an Spalten mit

Markierungen durchführen.....................................................................................35

Bedeutung der anderen Spalten in der Druckerliste .............................................36

Status.........................................................................................................................37

Kontenverknüpfungen bearbeiten...............................................................................38

Fenster Kontenverknüpfungen bearbeiten..............................................................38

Verbinden von Konten - Druckern - Benutzern im Dialogfeld

Kontenverknüpfungen bearbeiten................................................................ ............38

Übersicht ......................................................................................................................41

Importieren von Daten von Druckern mit AccXES-Firmware vor Version

7.0 ..............................................................................................................................42

AMT-Kostenstellendaten einsehen.......................................................................42

Aufragsoptionen für den Drucker und Aufbewahrungsintervall für AMT

Basis-Daten auswählen ..........................................................................................42

Kostenstellendaten von den Druckern abrufen (sammeln) und

Aktualisierung der AMT Basis-Kostenstellendatenbank ...................................43

Daten in der AMT gesammelten Kostenstellendatenbank erstellen...............43

Aufzeichnungen von Hand löschen......................................................................44

Daten aus der Datenbank Basis- oder gesammelte Kostenstellendaten

exportieren................................................................ ................................................45

Status.........................................................................................................................45

Optionen für Drucker-Kostenstellen................................................................ ............46

Folgende Kostenstellenoptionen auswählen..........................................................46

Importieren von Daten in das AMT ..............................................................................49

I mportieren von Daten, die mit AccXES Versionen vor 7.5 erstellt wurden......50

Importieren einer nicht mit AccXES erstellten Datei..............................................52

Gesammelte oder Basis-Daten des AMT in Datei schreiben (exportieren)..........54

Übersicht ......................................................................................................................54

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch 4

Exportieren von Daten ................................................................................................54

Entfernen des AccXES Account Management Tool.................................................56

Windows .......................................................................................................................56

Unix ...............................................................................................................................57

Mac OS X.....................................................................................................................57

RedHat..........................................................................................................................58

Anhang 1 .........................................................................................................................59

1. Kostenzählung aktivieren......................................................................................59

Vom Web PMT aus .................................................................................................59

Vom einem AccXES-konformen Scanner............................................................59

Vom der Benutzeroberfläche eines Druckers aus WIDE FORMAT PRINT

SYSTEM ( 8825/8830/8850 ) ................................................................................59

2. Materialverbrauchsdaten der einzelnen Drucker vor dem Laden der

AccXES Firmware Version 7.0 speichern...............................................................60

Anhang 2 .........................................................................................................................63

Beschreibung der Datenfelder ..................................................................................63

Erläuterung zu den AMT-Datenbanken...................................................................66

Datenbank Basis-Kostenstellendaten..................................................................66

Gesammelte Kostenstellendaten..........................................................................67

Anhang 3 .........................................................................................................................69

Menübefehle ................................................................ ................................................69

Menü Datei...................................................................................................................69

Menü Anzeigen ............................................................................................................69

Menü Konfiguration.....................................................................................................69

Menü Transaktion .......................................................................................................70

Menü Hilfe ................................ ....................................................................................70

Index.................................................................................................................................71

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch 5

Übersicht

Das Programm AccXES Account Management Tool (Kontenverwaltungstool, AMT) ermöglicht das Abrufen von auftragsspezifischen Kostenstellendaten mehrerer Drucker, die mit der Firmware Version 7.0 oder höher arbeiten. Diese Anwendung ersetzt das Register Konten des Programms AccXES Client Tools (ACT). Es wird empfohlen, die Anwendung nur auf einer einzigen mit einem Passwort geschützten Arbeitsstation zu installieren.

Ÿ Die mit einer Firmware Version unter 7.0 erstellten Dateien mit Konten -

, Unterkonten - und Benutzercodes können vom AMT-Administrator importiert werden. Existierende Kontencodes werden in Konto- ID Nummern umgewandelt. Unterkonten bzw. Benutzercodes werden entweder in Benutzer- ID-Nummern umgewandelt oder als Teilcode der Konto-ID -Nummern verwendet. Die Entscheidung trifft der AMTAdministrator.

Ÿ Folgende Tabellen gehören zur AMT-Stammdatenbank: Konten,

Benutzer, Drucker, Kontenverknüpfungen bearbeiten, Basis Kostenstellendaten, und Gesammelte Kostenstellendaten.

HINWEIS:

werden: 9. 999 Konten, 9.999 Benutzer, 999 Drucker und 12.000. Beispiel: Bei 200 Konten und 25 Benutzern auf einem Drucker oder 100 Konten und 25 Benutzern auf 2 Druckern werden bei Auswahl der Funktion “Globale Verknüpfungen erstellen“ 5.000 Verknüpfungen erstellt.

Wird das Limit für die zulässigen AMT-Verknüpfungen erreicht, erscheint die Warnmeldung, dass keine weiteren Verknüpfungen erstellt werden können. In diesem Fall alte oder ungenutzte Konten, Benutzer und Drucker löschen, um die Zahl der Verknüpfungen in der AMT -Datenbank zu verringern. Durch Löschen von Konten/Benutzern/Duckern werden die entsprechenden Verknüpfungen automatisch gelöscht .

Alle Konten des Registers Konten werden vom AMT-Administrator festgelegt. Diese werden dann in der Tabelle Konten gespeichert. Ebenso werden die festgelegten Benutzer in der Tabelle Benutzer und die festgelegten Drucker in der Tabelle Drucker gespeichert. Unter Kontenverknüpfungen bearbeiten kann der AMT-Administrator die festgelegten Drucker und Benutzer mit den festgelegten Konten verbinden. Diese Kontenverknüpfungen werden in der gleichnamigen Tabelle gespeichert.

Der AMT-Administrator sendet einen AMT-Befehl an alle Drucker, um eine Kopie der Materialverbrauchsdaten (die Auftragsprotokolldatei des Drucker-Controllers) einzuholen. Die gesammelten Daten werden zunächst mit den Daten der Verknüpfungsdatenbank verglichen und

Es können maximale folgende AMT-Einträge vorgenommen

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch 6

anschließend in der AMT-Datenbank für Basis -Kostenstellendaten gespeichert. Die übermittelten Daten verbleiben so lange in der AMTDatenbank Basis-Kostenstellendaten, bis sie von Hand gelöscht werden oder bis die unter Aufbewahrungsintervall für Druckereinträge vorgesehene Tageszahl verstrichen ist.

Ÿ Die Basis -Daten können optional in eine Datensammlung eingebunden

und anschließend zur weiteren Analyse aus der Datenbank der Gesammelten Kostenstellendaten in eine andere Anwendung, z. B. Microsoft® Excel, exportiert werden.

HINWEIS: Werden gesammelte oder Basis-Daten in eine Datei geschrieben, dann sollte diese mit einem eindeutigen Namen versehen werden. Beim Verwenden desselben Dateinamens werden die neuen Daten der bereits existierenden Datei beigefügt anstatt diese zu ersetzen.

Ÿ Siehe Anhang 2 für eine Liste der AMT-Datenfelder.

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch 7

Systemanforderungen

Unterstützte Plattformen

Das AccXES Account Management Tool (AMT) wird auf folgender Hardware und Betriebssystemen unterstützt:

Hardware Betriebssystem

auf Intel basierender PC, Pentium®-Klasse 1 Ghz oder größer

Windows NT Version 4.0

Windows 2000/Xp

auf Intel basierender PC, Pentium®-Klasse 1 Ghz oder größer

Apple G3/G4/G5 MacOS X 10.2.x Sun mit SPARC -Prozessor, 333 MHz Min. Solaris Version 2.6/2.7/2.8

HINWEIS:

Windows 95/98 werden nicht mehr unterstützt.

RedHat Linux

Mindestanforderungen

AccXES Firmware 6.2 – 10.0

30 MB freier Festplattenspeicher

Ÿ 128 MB minimum oder 256 MB empfohlen Arbeitsspeicher Ÿ Für PC-Plattformen mindestens 1 GHz Pentium® Ÿ Für Solaris-Plattformen mindestens 333 MHz

CD-ROM-Laufwerk zur Installation

Ÿ Maus oder ähnliche Zeigegeräte Ÿ Display mit 800 x 600 dpi Auflösung Ÿ TCP/IP Netzwerkfähig

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch 8

Installation des AccXES Account Management Tools

(Kontenverwaltungstool, AMT)

Die Programme Account Management Tool (AMT) und AccXES Client Tools (ACT) werden zusammen in einem Ins tallationsverfahren installiert. Die Installation kann von der Xerox Webseite aus oder von einer CD-Rom aus erfolgen.

ACHTUNG: Vor dem Entfernen des AccXES Client Tools (ACT), wenn z. B. eine Aktualisierung auf AccXES Firmware 7.0 oder höher ausgeführt werden soll, wird empfohlen, die Kostenstellendaten mithilfe des Werkzeugs ACT Konten abzurufen und zu speichern. Diese Daten gehen ansonsten verloren.

Installation über das Internet

Ÿ Entfernen Sie zunächst alle vorhandenen Versionen des AccXES

Client Tools von Ihrem PC.

Laden Sie die AccXES Client Tools wie folgt von der Xerox-Webseite herunter:

Ÿ Die Seite http://www.xerox.com aufrufen.

Die Option "Support & Driver" wählen.

Ÿ Den Teilbereich Wide Format aufrufen. Ÿ Die Verknüpfung für "AccXES 88xx/ X2-Tech/ 510/ 721P" wählen. Ÿ Unter Treiberart die Option "Drivers & Downloads" wählen. Ÿ Wählen Sie danach Ihr Betriebssystem und Ihre Sprache aus und

klicken Sie auf "Los!".

Ÿ Wählen Sie unter Utilities & Applications die Verknüpfung "AccXES

Client Tools (ACT) & AccXES Account Management Tool (AMT)".

Ÿ Berühren Sie nun die Start-Taste. Ÿ Klicken Sie auf Öffnen oder Starten, um das Laden der Zip-Datei zu

starten. Der Ladevorgang kann bis zu einer Stunde dauern.

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch 9

Doppelklicken Sie danach die aufgespielte Zip -Datei. Unter Windows die Datei install.exe auswählen. Unter Solaris die Installationsdatei install.bin und unter RedHat setup.bin wählen. Auf OK klicken.

Ÿ Wählen Sie im Bildschirm der AccXES Client Tools Ihre Sprache aus

und klicken Sie auf OK. Folgen Sie danach den Aufforderungen auf dem Bildschirm.

Ÿ Weitere Informationen zur Installation enthält der nachfolgende

Abschnitt zur Installation mittels CD-ROM.

Installation mittels CD -ROM

Windows und Unix

1. Das Windows-Programm eines PC oder die UNIX Arbeitsstation starten und am System anloggen.

2. Die CD-ROM mit dem Programm AccXES Client Tools in das CR ROM-Laufwerk einlegen. Windows: Die Datei setup.exe anklicken, um die Installation

auszuführen.

Unix: In einem Befehl-Fenster folgende Befehle ausführen: cd "cd-rom mount point"

./setup.bin

HINWEIS:

in dem sich die CD-ROM befindet.

3. Die Software Install Anywhere wird nun geladen.

4. Im Drop-Down Menü im unteren Teil des Fensters "AccXES Client Tools" die gewünschte Sprache ausw ählen. Die Taste OK berühren.

5. Das Passwort AMTPASSWORD eingeben, um die Installierung des Account Management Tool zu starten. Die Taste NÄCHSTE/WEITER berühren.

6. Die Informationen in den Abschnitten Einführung, Lizenzvertrag und Wichtige Informationen lesen und mit der Taste Weiter die Anerkennung dieser Informationen bestätigen und somit das Installationsprogramm durchlaufen.

7. Im Bildschirm "XEROX-Software aktualisieren" den Text lesen und anschließend die Taste Installieren betätigen.

8. Wenn die zu installierende Version der AMT-Anwendung bereits auf dem System existiert oder die vorhandene Version nicht mehr aktualisiert werden kann, dann erscheint der Bildschirm "Aktualisierung fehlgeschlagen". In diesem Fall die Taste Fertig berühren, um die Installation abzubrechen. Auf der Seite "Entfernen des..." den Deinstallationsprozess der AMT-Software nachlesen und nach dem erfolgreichen Entfernen der vorhandenen Versionen mit der derzeitigen Installation fortfahren.

9. Im Bildschirm "Installationsordner auswählen" den gewünschten Ordner mithilfe der Taste Auswählen bestimmen. Das Standardverzeichnis in Windows lautet C:\Programme\ AccXES. Die

"cd -rom mount point" entspricht immer dem Verzeichnis,

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch

Taste Weiter berühren.

10. Im Bildschirm "Verknüpfungsposition auswählen" die Option Auf dem Arbeitsplatz wählen, wenn eine Verknüpfung zum AccXES Client Tool auf dem Desktop platziert werden soll. Die Funktion "Symbole für alle Benutzer erstellen" kann ebenfalls gewählt werden. Die Taste Weiter berühren.

11. Im Bildschirm "Produktfunktion auswählen" die Taste AccXES Account Management & Client Tools berühren. Anschließend die Taste Weiter berühren.

12. Die Installation wird nun ausgeführt.

13. Im Fenster "Installation abgeschlossen" die Taste Fertig berühren.

Mac OS X

1. Zur Installieren der Anwendung auf einem System unter MacOSX die CD-ROM in das entsprechende Laufwerk einlegen und folgende Befehle ausführen:

* Klicken Sie in der obersten Ebene des Installationsverzeichnisses mit der rechten Maustaste auf "setup.zip". * Wählen Sie den Befehl "Copy "setup.zip". * Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsplatz und markieren Sie die Option "Artikel einfügen". * Doppelklicken Sie die Datei "setup.zip" auf dem Desktop. * Nach dem Expandieren des Archivs die Datei "install" auf dem Desktop doppelklicken.

2. Für die Installation der Anwendung auf einem System unter MacOSX mit einem Webbrowser die CD -ROM in das entsprechende Laufwerk einlegen und die Datei /AccXES/install.htm im Browserfenster aufrufen. Folgen Sie den Anweisungen auf der Webseite. (Es handelt sich immer um das Verzeichnis, in dem sich die CD -ROM befindet. Beachten Sie bitte, dass sich die oben angezeigten Befehle je nach Version von MacOSX eventuell von den eigentlichen Befehlen unterscheiden. Die hier angezeigten Befehle gelten für MacOSX, Version 10.3.x.)

RedHat

1. Zur Installation der Anwendung auf einem System unter RedHat 8 die CD-ROM in das entsprechende Laufwerk einlegen und folgende Befehle eingeben:

* cd /AccXES/InstData/Linux/VM/ * ./install.bin oder * cd * ./setup.bin

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch

2. Zur Installation der Anwendung auf einem System unter Linux mit einem Webbrowser die CD -ROM in das entsprechende Laufwerk einlegen und die Datei /AccXES/install.htm im Browserfenster aufrufen. Den Anweisungen auf der Seite folgen. (Es handelt sich dabei um das Verzeichnis, in dem sich die CD-ROM befindet. Beachten Sie bitte, dass sich die oben angezeigten Befehle je nach Version von Linux eventuell von den eigentlichen Befehlen unterscheiden. Die hier angezeigten Befehle gelten für RedHat 8.0.)

HINWEIS:

vorhandenen Verzeichnis installiert werden, dann muss die bereits existierende Version der Anwendung zuvor entfernt werden.

Soll eine andere Sprachversion der ACT/AMT-Anwendung im

Neuinstallation

Für eine Neuinstallation des Account Management Tools müssen die vorhandenen ACT- und AMT-Anwendung dein stalliert werden. Das Verzeichnis Preferences, das bei der Verwendung der vorher installierten AMT-Anwendung erstellt wurde, muss von Hand gelöscht werden. Das

Deinstallationsprogramm entfernt dieses Verzeichnis nicht.

ACHTUNG: Das Ausführen der Deinstallation des Account

Management Tools hat keine Auswirkungen auf die gespeicherten AMTDaten. Sollen die AMT-Dateien jedoch von Hand gelöscht werden, wird empfohlen, vorher eine Sicherungskopie dieser anzufertigen.

Wichtig: In regelmäßigen Abständen eine Sicherungskopie der

AMT-Daten erstellen. Die Namen der Dateien AMTdatabase lauten wie folgt:

AccXESjadb.backup, AccXESjadb.data, AccXESjadb.script, AccXESjadb.properties. Das Standardverzeichnis dieser Dateien in einer

Windows-Umgebung lautet C:\Program Files\AccXES\AMTdatabase. Werden die gespeicherten AMT-Daten irrtümlicherweise gelöscht oder beschädigt, dann können diese nicht wieder hergestellt werden. Die erstellte Sicherungskopie muss dann zur Wiederherstellung der AMT-Datenbank verwendet werden.

Es folgen Beispiele zum Sichern des Verzeichnisses mit XES-Einstellungen für die verschiedenen Plattformen.

ACHTUNG: Das Löschen der Verzeichnisse hat den Verlust aller

benutzerspezifischen ACT -Einstellungen zur Folge.

Plattform

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Speicherort des Verzeichnisses XESPreferences

Windows NT C:\WINNT\Profile\<Benutzername>\XES Windows 2000 /Xp

Solaris 2.6-2.8 <home directory>/.XES RedHat Linux 8.0 <home directory>/.XES MacOS X 10.2.x <home directory>/.XES

C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\XES

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch

Lernprogramm

HINWEIS: Zur Ansicht von Hilfe-Anzeigen während der Arbeit mit dem Account Management Tool Hilfe > Standard Web -Browser wählen. Ansicht einer elektronischen Kopie dieses Lernprogramms Hilfe > Hilfethemen > Lernprogramm wählen.

Lernprogramm, so dass die AMT-Fenster sichtbar werden.

Dann mini miert man das

Zur

Vor der Verwendung des Account Management Tools

1. Jeden Drucker und Scanner einschalten , mit dem das Account Management Tool arbeiten wird.

2. Auf jedem Drucker die Funktion Kostenzählung wie folgt aktivieren:

Den Web-Browser, z. B. Microsoft Internet Explorer, öffnen.

Ÿ Die IP-Adresse des Druckers in das Adressenfeld eingeben, z. B.

13.10.144.8. Damit wird die Web PMT-Software geöffnet, über die die Druckereinstellungen verwaltet werden.

Ÿ Im Web PMT Sitzungseinstellung wählen. Ÿ Das Kennwort oder 0 als Standard -Kennwort eingeben. Ÿ Auf die Schaltfläche Senden klicken. Ÿ Auf KOSTENZÄHLUNG klicken, um die Seite Kostenzählung

aufzurufen.

Den Namen der Maschine notieren, da dieser später in diesem Lernprogramm benötigt wird.

Auf die Schaltfläche Aktiviert bzw. Optional drücken. Wird Aktiviert gewählt, muss jeder Benutzer eine Konto-ID und Benutzer-ID im Scanner oder Dokument senden - Tool eingeben. Wird Optional gewählt, hat jeder Benutzer die Wahl der Ver wendung einer Kontound einer Benutzer-ID. Wenn diese Codes nicht verwendet werden, werden die Kostenzählungs -Daten in der ControllerAuftragsprotokolldatei unter GenericAccountID und GenericUserID aufgezeichnet.

Zur Einstellung des Modus auf die Taste Drucker aktualisieren drücken. Der Controller gibt eine Meldung über den Erfolg oder Misserfolg der Anfrage zurück.

HINWEIS: Die Kostenzählung kann auch auf dem Scanner oder über die Drucker-Benutzerschnittstelle aktiviert werden. Siehe für Einzelh eiten.

3. Die Daten der Auftragsprotokolldateien aller Druckercontroller mit AccXES-Firmware vor Version 7.0 müssen gespeichert werden, da

Anhang 1

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch

diese Daten beim Laden von Firmware ab Version 7.0 verloren gehen. Wenn dies nicht erforderlich ist, ist mit dem nächst en Schritt, "AccXESFirmware 8.0 installieren" fortzufahren.

Auf der Web PMT-Hauptsymbolleiste KOSTENZÄHLUNG wählen.

Ÿ Berichte wählen. Ÿ In das Dialogfenster Berichte das Konto und Unterkonto eingeben,

für welches Materialverbrauchsdaten abgerufen werden sollen. Zum Abrufen von System-Kostenzählungsdaten wird 0 für die Konto- Nummer und 1 für die Unterkontonummer verwendet.

Ÿ Wählen, ob die Werte in Quadratdezimeter oder in Quadratfuß

angezeigt werden sollen.

Ÿ Auf Abfrage klicken. Ÿ Die Taste Exportieren wählen. Es erscheint das Standard-

Dialogfenster zum Speichern von Dateien unter Windows.

HINWEIS: Kostenzählungsdaten von AccXES-Firmware vor Version

7.0 können auch über das Register Kostenzählung des AccXES Client Tools, über das den AccXES Client Tools vorausgegangene DST oder auf eine Diskette gespeichert werden. Siehe Einzelheiten.

Anhang 1

Verwendung des Account Management Tools

1. Die AMT -Software auf dem Computer installieren, auf dem die einzige Kopie des Account Management Tools geladen ist. Siehe die Seite

Installierung läuft.... für weitere Einzelheiten.

2. Die von Druckern in eine Datei gespeicherten Konten-, Unterkontenund Benutzercodes importieren. Mittels AccXES erstellte Kontendaten können ebenfalls importiert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite Importieren von Daten in das AMT.

3. Konten wie folgt im Register Konten hinzufügen:

für

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch

Diese Symbolleisten -Taste anklicken oder Konfiguration > Hinzufügen > Konto wählen. Konten werden mit dem Dialogfenster "Konten hinzufügen" erstellt.

HINWEIS:

Benutzer- ID so kurz wie möglich und möglichst aus Zahlen bestehend zu gestalten. Der Grund dafür ist, dass die Tasten der Scanner-Tastatur gleichzeitig mit Zahlen und Buchstaben belegt sind. Auf dem Scanner muss eine Taste u. U. mehrmals gedrückt werden, bis der gewünschte Buchstabe erreicht ist, und es muss

Es ist für den Benutzer am einfachsten, die Konto- und

die Taste "Weiter" zwischen gleichen Zahlen (z. B. 66) gedrückt werden.

Ÿ Im Dialogfenster "Konten hinzufügen" die Konto-Kennnummer in

das Feld Konto-ID eingeben. Die Konto- ID ist eine alphanumerische Zeichenkette (A-Z, 0-9) mit einer Höchstlänge von 32 Zeichen. Punkt (.) und Minuszeichen (-) sind zulässig. Kleinbuchstaben werden bei der Eingabe in Großbuchstaben umgewandelt.

Wenn Unterkontennummern verwendet werden, müssen diese als Benutzer- ID eingegeben werden, ansonsten werden sie Teil der Konto- ID. Wenn Sie zum Beispiel Kontonummer 3 und Unterkontonummer 2 eingeben wollen, müssen Sie 3.2 als KontoID eingeben.

Nach der Eingabe jeder neuen Konto- ID ist diese Symbolleistentaste zu drücken. Die Konto- ID wird im Fenster am unteren Rand des Bildschirms angezeigt.

Wenn man die Meinung ändert und doch kein Konto hinzufügen will, wählt man den Kontonamen in der Liste an und löscht ihn durch Drücken dieser Symbolleistentaste.

Zum Verknüpfen der gelisteten Drucker mit allen Konten und allen Benutzern, die gegenwärtig in der AMT-Datenbank definiert sind, markieren Sie das Kontrollkästchen neben der Option "Diese Konten für alle Drucker und Benutzer aktivieren." Die jeweiligen Verknüpfen mit der AMT-Datenbank werden ausgeführt. Außerdem wird im Register Drucker, in der Spalte "Berechtigung erforderlich" eine Kontrollmarkierung angezeigt.

Diese Symbolleistentaste muss nach der Hinzufügung der neuen Konto- ID betätigt werden, so dass die gelisteten Kennnummern (IDs) in die AMT-Kontendatenbank eingefügt werden können.

Ÿ Auf die Schaltfläche Schließen klicken. Konto-ID und

Erstellungsdatum erscheinen in der Kontenregister-Liste.

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch

4. Benutzer im Register Benutzer hinzufügen.

Ÿ Register Benutzer wählen.

Diese Symbolleisten -Taste anklicken oder Konfiguration > Hinzufügen > Benutzer wählen. Den Benutzernamen in das Feld

Benutzer-ID eingeben. Die Benutzer-ID ist eine alphanumerische Zeichenkette (A- Z, 0-9) mit einer Höchstlänge von 32 Zeichen.

Punkt (.) und Minuszeichen (-) sind zulässig. Kleinbuchstaben werden bei der Eingabe in Großbuchstaben umgewandelt.

Diese Symbolleistentaste drücken. Der Benutzername wird dem darunter bef indlichen Fenster hinzugefügt. Den Vorgang für jeden hinzugefügten Benutzer wiederholen.

Wenn man die Meinung ändert und doch keinen Benutzer hinzufügen will, wählt man den Namen in der Liste an und löscht ihn durch Drücken dieser Symbolleistentaste.

Ÿ Zum Verknüpfen der gelisteten Drucker mit allen Konten und allen

Benutzern, die gegenwärtig in der AMT-Datenbank definiert sind, markieren Sie das Kontrollkästchen neben der Option "Diese Konten für alle Drucker und Benutzer aktivieren." Die jeweiligen Verknüpfen mit der AMT-Datenbank werden ausgeführt. Außerdem wird im Register Drucker, in der Spalte "Berechtigung erforderlich" eine Kontrollmarkierung angezeigt.

Diese Symbolleistentaste muss nach der Hinzufügung der neuen Benutzerkennung betätigt werden, so dass die gelisteten IDNummern in die AMT-Kontendatenbank eingefügt werden können.

Ÿ Mittels der Schließen-Taste diesen Bildschirm schließen.

5. Drucker im Register Drucker hinzufügen.

Diese Symbolleistentaste wählen. Das Dialogfenster "Drucker hinzufügen" wird angezeigt.

Ÿ Den Namen des Druckers in das Textfeld Drucker-Name eingeben.

Dieser Druckername erscheint dann im Register Drucker. Es ist jedoch am besten, wenn man den Maschinennamen eingibt, der auf der Kostenzählungs -Seite des WebPMT angezeigt wird. Der Grund dafür ist, dass dann der Druckername im Drucker-Register mit dem

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch

Druckernamen übereinstimmt, der nach dem Abrufen von Daten von den Drucker-Controllern im Register Drucker-Kostenstellen angezeigt wird. Der Druckername ist auf 20 alphanumerische Zeichen (A-Z, 0 -9) beschränkt. Minuszeichen (-) und Punkt (.) sind zulässige Zeichen. Doppelte Druckernamen sind nicht zulässig.

Die Druckerbeschreibung in das 80 Zeichen-Feld eingeben. Das Feld kann auch leer bleiben. Doppelte Beschreibungen sind zulässig.

Die IP-Adresse hinzufügen (z. B. "13 142 199 3").

Diese Symbolleistentaste drücken. Die Informationen werden aus den Feldern Druckername, Druckerbeschreibung und IP-Adresse gelöscht; der eingegebene Drucker wird in das untere Fenster bewegt, wenn das AMT die Verbindung mit dem Drucker aufnimmt. Es können weitere Drucker auf die gleiche Weise hinzugefügt werden.

Wenn man die Meinung ändert und doch keinen Drucker hinzufügen will, wählt man den Namen in der Liste an und lö scht ihn durch Drücken dieser Symbolleistentaste.

Zum Verknüpfen der gelisteten Drucker mit allen Konten und allen Benutzern, die gegenwärtig in der AMT-Datenbank definiert sind, markieren Sie das Kontrollkästchen neben der Option "Diese Konten für alle Drucker und Benutzer aktivieren". Die jeweiligen Verknüpfen mit der AMT-Datenbank werden ausgeführt. Außerdem wird im Register Drucker, in der Spalte "Berechtigung erforderlich" eine Kontrollmarkierung angezeigt.

HINWEIS: Die Angaben für Druckername, IP-Adresse und

Beschreibung können im Dialogfeld "Drucker bearbeiten" geändert werden, welches über die gleichnamige Schaltfläche im Register Drucker aufgerufen werden kann.

Diese Symbolleistentaste muss nach der Hinzufügung der neuen Drucker betätigt werden, so dass die eingegebenen Drucker in die AMT-Druckerdatenbank eingefügt werden können.

Ÿ Mittels der Schließen-Taste diesen Bildschirm schließen.

6. Konten-Verknüpfungen Bearbeiten

HINWEIS:

Wurden alle Drucker mit den Konten und Benutzern im Dialogfeld "Hinzufügen" verknüpft, dann können Sie diesen Schritt überspringen.

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch

Sie haben nun dem AMT Konten, Benutzer und Drucker hinzugefügt. Jetzt muss festgelegt werden, welche Benutzer zur Verwendung welcher Drucker berechtigt sind. Im AMT wird dies "Verknüpfungen erstellen" genannt. Dies geschieht im Register Konten Verknüpfungen bearbeiten. Im folgenden wird erklärt, wie man Zugriff auf die im AMT-bestimmten Konten mit den festgelegten Benutzern und Druckern erhält.

Zum Register Konten-Verknüpfungen bearbeiten bewegen. Das Dialogfenster hat 4 Unterfenster: Konten, Benutzer, Drucker und aktuelle Verknüpfungen...

Ÿ Im Fenster Konten auf das Konto klicken, dessen Verknüpfungen

geändert werden sollen. Das zuerst gewählte Konto wird nun im Feld Konto-ID angezeigt.

Ÿ Im Dru ckerfenster auf den mit diesem Konto zu verknüpfenden

Drucker klicken.

Ÿ Im Fenster "Aktuelle Verknüpfungen" im unteren Teil des

Bildschirms werden alle Verknüpfungen der gegenwärtig ausgewählten Benutzer und Konten angezeigt. Ist das Feld leer, dann existieren gegenwärtig keine Benutzerverknüpfungen.

HINWEIS:

Wenn Sie sich vergewissern wollen, welche Benutzer zur Verwendung von welchen Konten und Druckern zugelassen sind, wählen Sie

Anzeigen > Verknüpfungen einsehen

, um das Fensters "Aktuelle Verknüpfungen" auf den neuesten Stand zu bringen.

Im Benutzer-Fenster alle weiteren Benutzer wählen, die mit dem gewählten Konto und den gewählten Druckern verknüpft werden sollen.

Durch Drücken dieser Symbolleistentaste werden die neuen Verknüpfung in das Fenster "A ktuelle Verknüpfungen" platziert. Eine Kontrollmarkierung wird im Kästchen "Datenbank-Status" angezeigt. Diese deutet darauf hin, dass die eben erstellten Verknüpfungen nocht nicht in der Datenbank AMT-Verknüpfungen gespeichert wurden. Eine Kontrollmarkierung in der Spalte "Drucker-Status" deutet darauf hin, dass die betroffenen Drucker noch nicht aktualisiert wurden. Diese Drucker werden außerdem mit einer Kontrollmarkierung in der Spalte "Berechtigung erforderlich" des Drucker-Registers versehen.

Diese Schaltfläche berühren, um die Drucker mit den neuen Verknüpfungsdaten zu aktualisieren.

Diese Symbolleistentaste muss nach der Erstellung neuer Verknüpfungen gewählt werden, damit die Verknüpfungs-

AccXES Account Management Tool - Systemhandbuch

Aktualisierungen auf die AMT -Verknüpfungsdatenbank angewendet werden können.

Ÿ Damit wird dem AMT mitgeteilt, welche Konten und Benutzer für

welche Drucker/Scanner zugelassen sind; die gleichen Verknüpfungsinformationen sind nun auch an die Drucker zu senden. Damit können AMT und Drucker miteinander kommunizieren und dabei die gleichen KostenzählungsInformationen verwenden.

Diese Symbolleistentaste im Fenster "Konten Verknüpfungen Bearbeiten " wählen, damit die aktualisierten Verknüpfungen an den Controller jedes Druckers, auf dem die Auftragskostenzählungs-Datei vorhanden ist, gesendet wird. Diese Option ist auch über das Register Drucker verfügbar. Nach der Aktualisierung der Drucker mit den neuen Verknüpfungsdaten entfällt die Kontrollmarkierung in den Spalten "Drucker-Status" und "Berechtigung erforderlich" des Drucker-Registers.

Ÿ Mittels der Schließen-Taste diesen Bildschirm schließen. Zum

Drucker-Register bewegen. In der Spalte "Letzte Berechtigung" werden Datum und Uhrzeit der Annahme der Berechtigung durch den Drucker angezeigt.

Zum Löschen einer Verknüpfung wird diese im Fenster "Aktuelle Verknüpfungen..." gewählt. Dann wählt man diese Symbolleistentaste zum Löschen der gewählten Verknüpfung aus der AMT-Verknüpfungsdatenbank. Mehrfach -Löschungen sind zulässig. Vor dem Ausführen des Löschvorgangs wird ein Bestätigungs-Dialogfenster angezeigt.

Diese Schaltfläche berühren, um die Drucker mit den neuen

Verknüpfungsdaten zu aktualisieren.

7. Register Drucker wählen. Prüfen, ob Markierungen in den Spalten "Nicht validiert", "Konfiguration erforderlich", "Berechtigung erforderlich" oder "Leeren erforderlich" vorhanden sind. Wenn dies der Fall sein sollte, wie folgt vorgehen. Wenn keine Markierungen vorhanden sind, weiter zum Schritt "Scannen und Drucken".

Ÿ Wenn die Spalte "Nicht validiert" eine Markierung aufweist,

zum Drucker gehen und sicherstellen, dass er eingeschaltet ist, dass eine Auftragskostenzählungs-Lizenz vorhanden ist und dass Auftragskostenzählung auf Aktiviert oder Optional gesetzt ist. Dann diese Symbolleistentaste wählen, um die AMT-Verbindung zum Drucker erneut zu validieren. Die Markierung wird entfernt.

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Wenn sich eine Markierung in der Spalte "Konfiguration erforderlich" befindet, dann wurden die notwendigen Auftragsoptionen im Dialogfeld "Optionen für Drucker-Kostenstellen auswählen" (über das Register Drucker-Kostenstellen) gewählt. Keine Verbindung zum Drucker möglich. Diese Einstellungen müssen nun noch an die Drucker-Controller übermittelt werden, damit die Konfiguration der zu sammelnden Daten in der Auftragsprotokolldatei aktualisiert werden kann. Wählen sie diese Schaltfläche, um die Auftragsoptionen an die Controller zu übermitteln.

Wenn sich eine Markierung in der Spalte "Berechtigung erforderlich" befindet, wählt man diese Symbolleistentaste zum Aktualisieren der berechtigten Konten und Benutzer für jeden Drucker. Der Berechtigungsbefehl wird an jeden AMT-definierten Drucker gesendet, dessen Feld "Berechtigung erforderlich" eine Markierung aufweist und dessen Feld "Nicht validiert" keine Markierung hat. Wenn die Berechtigung erfolgreich an einen Drucker gesendet wurden, ist das Feld "Berechtigung erforderlich" leer und das Datum "Letzte Berechtigung" im Drucker-Register wird entsprechend geändert.

Wenn die Spalte "Leeren erforderlich" eine Markierung aufweist, wählt ma n diese Symbolleistentaste. Damit wird ein Befehl an alle AMT -definierten Drucker gesendet, deren "Leeren erforderlich"Feld im Drucker-Register markiert ist und deren Feld "Nicht validiert" keine Markierung aufweist. Die Auftragsprotokolldateien der Drucker werden in alphabetischer Reihenfolge der Druckernamen gelöscht. Das Verfahren wird für jeden Drucker vollständig durchgeführt, bevor der nächste Drucker bearbeitet wird. Wenn das AMT nicht in der Lage ist, eine Drucker-Verbindung zu erstellen (z. B., weil der Drucker offline ist) setzt das AMT eine Markierung in das Feld "Leeren erforderlich". Wenn der Vorgang mit dem Drucker erfolgreich abgeschlossen wird, weist das Feld "Leeren erforderlich" keine Markierung auf.

8. Scannen und drucken Sie einige Bilder auf verschiedenen Druckern; verwenden Sie dabei einige der im AMT erstellten Benutzer- und Konto-ID -Nummern. Sie können auch einige Dokumente vom Dokument senden -Tool der AccXES Client Tools an den Drucker senden. Auftragskostenstellendaten werden dabei in der Auftragsprotokolldatei jedes Druckers erstellt.

9. Die erstellten Auftragskostenstellendaten werden wie folgt abgerufen: Ÿ Zum Register Drucker-Kostenstellen bewegen.

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ACHTUNG: Es wird empfohlen, die aktuellen AMT-Daten vor Abrufen der Auftragsprotokolldaten der Drucker zu exportieren. Alle Einträge in der Datenbank AMT-Basisdaten, die das festgelegte Aufbewahrungsintervall überschreiten, werden gelöscht, wenn diese Schaltfläche erneut zur Sammlung der Auftragsprotokolldaten betätigt wird.

Mit dieser Symbolleistentaste werden die

Auftragskostenstellendaten von jedem Drucker abgerufen.

Ÿ Das AMT speichert die Daten in der Datenbank Basis-

Kostenstellen. Die Basis-Kostenstellendaten werden dann im Register Drucker -Kostenstellen angezeigt. Am unteren Bildschirmrand wird eine Meldung mit der Anzahl an Basis- und gezählten Einträgen angezeigt. Die gezählten Einträge werden jedes Mal gelöscht, wenn das AMT Daten von den DruckerControllern abruft. Später in diesem Lernprogramm wird erklärt, wie eine gezählte Basis-Datenbank erstellt wird.

Im Register Drucker werden auch Datum und Uhrzeit der letzten Datensammlung aktualisiert.

Wenn sich die abgerufenen Daten in der BasisKostenstellendatenbank befinden, sendet das AMT einen Befehl an den Controller jedes Druckers, die ursprünglichen Daten zu löschen. Wenn man sich das Register Drucker ansieht, findet man keine Markierung in der Spalte "Leeren".

Siehe Anhang 2 zur Bedeutung der Datenfelder.

10. Den oben dargestellten Vorgang im Schritt "Register Drucker wählen" wiederholen, um festzustellen, ob sich im Drucker-Register Markierungen befinden und wie diese zu entfernen sind.

11. Auftragsoptionen für den Drucker auswählen:

Ÿ Im Register Drucker-Kostenstellen diese

Symbolleistentaste wählen, um Zugang zum Dialogfenster "Optionen für Drucker-Kostenstellen auswählen" zu erhalten.

Ÿ Die Anzahl von Tagen eingeben, die eine Basis-

Kostenstellendatenaufzeichnung in der BasisKostenstellendatenbank aufbewahrt werden soll, bevor sie automatisch gelöscht wird. Die maximale Aufbewah rungsdauer ist 90 Tage (2160 Stunden). Die Standard-Aufbewahrungsbauer für die Basis-Kostenstellendatenbank ist 30 Tage.

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Die Standardeinstellung für die Option "Drucker bei vollem Auftragsprotokoll anhalten" ist AKTIVIERT. Der Betrieb kann erst wieder aufgenommen werden, wenn die Auftragsprotokolldaten vom AMT-Administrator abgerufen wurden.

Wenn das Kontrollfeld nicht aktiviert, werden neue Kostenstellendaten erst dann im Auftragsprotokoll des DruckerControllers abgespeichert, wenn die aktuelle Auftragspr otokolldatei vom AMT-Administrator abgerufen worden ist. Durch Aktivieren dieser Option wird der Druckbetrieb automatisch unterbrochen wenn das Limit für die Auftragsprotkolldatei erreicht ist.

Ÿ Stellen Sie nun die Auftragsoptionen je nach Bedarf ein. Auf der

Seite Optionen für Drucker-Kostenstellen finden Sie Erläuterungen zu den einzelnen Optionen.

Die Taste Übernehmen betätigen, um das Aufbewahrunsgintervall und andere Auftragsoptionen an die Drucker zu senden

HINWEIS:

Jede Aufzeichnung, die älter ist als der festgelegte Aufbewahrungsintervall, wird gelöscht, wenn die Symbolleistentaste, mit der Daten von den Druckern abgerufen werden, das nächste Mal betätigt wird.

12. Die abgerufenen Daten sammeln. Es handelt sich hierbei um ein Verfahren zur Erstellung ein er Zusammenfassung der BasisKostenstellendaten, die dann zu Analyse- und Verrechnungszwecken in eine andere Datei exportiert werden kann.

13. Wählen Sie im Register Drucker-Kostenstellen dieses Symbol. Eine Fortschritt -Anzeige im unteren Bereich der Seite gibt Auskunft darüber, welcher Anteil (in %) der Daten bereits gesammelt wurde. Die gesammelte Daten -Zusammenfassung wird im Register DruckerKostenstellen angezeigt. Am unteren Bildschirm-Rand erscheint eine Meldung mit der Anzahl an Aufzeichnungen in der Basis- und der gesammelten Kostenstellen-Datenbank.

ACHTUNG: Es kann nur eine Zählung der Daten erstellt werden, die gegenwärtig in der Basis-Kostenstellendatenbank vorhanden sind. Jedes Mal, wenn die Basis-Daten von den Druckern abgerufen werden, wird die gesammelte Datenbank gelöscht. Wenn die gesammelten Daten zum Zeitpunkt des Löschens der Daten aus der Basis-Kostenstellendatenbank nicht in eine Datei übertragen worden sind (manuell oder durch Ablauf der Aufbewahrungsdauer), können diese nicht mehr in eine Datensammlung eingebunden werden.

14.

Zur wiederholten Ansicht der Basis-Kostenstellendatenbank ist

diese Symbolleistentaste zu wählen.

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