Xerox AccXES 10.0 Administrator's Guide [es]
Guía del administrador de la herramienta
de
administración de cuentas AccXES
Version 10.0
701P41633
Mayo 2004
Reconocimiento de marcas
comerciales
XEROX®, AccXES, The Document Company, y los nombres y números de
identificación de produ ctos son marcas registradas de XEROX
CORPORATION.
InstallAnywhere es una marca registrada de ZeroG Software Inc.
Mac OS X es una marca registrada de Apple Computer, Inc.
Pentium es una marca registrada de Intel Corporation.
Red Hat Linux es una marca registrada de Red Hat, Inc.
Sun Sparc es una marca registrada de Solaris.
Windows NT®, Windows XP ®, Windows® 95, Windows® 98 y Windows® 2000
son marcas registradas de Microsoft Corporation.
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
2
Contenido
Reconocimiento de marcas comerciales................................ ......................................2
Contenido................................................................................................ ..........................3
Visión general...................................................................................................................6
Requisitos del sistema.....................................................................................................8
Plataformas respaldadas................................................................ ..........................8
Requisitos mínimos ...................................................................................................8
Instalación de la herramienta de administración de cuentas AccXES....................9
Desde la Internet...........................................................................................................9
Desde el CD-ROM ......................................................................................................10
Windows e Unix.......................................................................................................10
Mac OS X..................................................................................................................11
RedHat ......................................................................................................................11
Instalación en limpio ...................................................................................................13
Tutorial.............................................................................................................................14
Antes de utilizar la herramienta de administración de cuentas...........................14
Utilización de la herramienta de administración de cuentas................................15
Ficha Cuentas.................................................................................................................26
Visión general ..............................................................................................................26
Utilización de la ficha Cuentas..................................................................................26
Agregar una cuenta a la base de datos de cuentas..........................................26
Eliminar una cuenta en la base de datos de cuentas de AMT.........................27
Buscar una cuenta en la base de datos de cuentas..........................................27
Estado .......................................................................................................................28
Ficha Usuarios ................................................................ ................................................29
Visión general ..............................................................................................................29
Utilización de la ficha Usuarios.................................................................................29
Ver la lista de usuarios definidos actualmente ...................................................29
Agregar un usuario a la base de datos de usuarios..........................................29
Eliminar un usuario de la base de datos de usuarios........................................30
Buscar un usuario en la base de datos de usuarios..........................................31
Estado .......................................................................................................................31
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
3
Ficha Impresoras................................................................................................ ............32
Visión general ..............................................................................................................32
Utilización de la ficha Impresoras.............................................................................32
Ver la lista de impresoras actualmente definidas...............................................32
Agregar impresoras a la base de datos ...............................................................32
Editar una impresora en la base de datos...........................................................34
Eliminar impresoras de la base de datos............................................................34
Buscar una impresora en la base de datos de Impresoras. .............................35
Ejecutar la validación, actualización y purga de datos para las columnas
que contienen marcas de verificación..................................................................35
Significado de las demás columnas en la lista de impresoras............................36
Estado .......................................................................................................................37
Editar asociaciones de cuenta .....................................................................................38
Editar pantalla de asociaciones................................ ................................................38
Conexión de cuentas - impresoras - usuarios en el cuadro de diálogo Editar
asociaciones de cuenta................................. ............................................................39
Ficha Contabilidad de trabajos de la impresora................................ ........................41
Visión general ..............................................................................................................41
Utilización de la ficha Contabilidad de trabajos de la impresora.........................42
Importación de datos de impresoras que utilizan firmware de AccXES con
una versión anterior a la 7.0..................................................................................42
Visualización de datos de contabilidad de trabajos de AMT............................42
Creación de datos en la base de datos de contabilidad de trabajos
registrados de AMT.................................................................................................44
Eliminación manual de registros...........................................................................44
Exportación de datos sin procesar o registrados de la base de datos ...........45
Estado .......................................................................................................................45
Opciones de contabilidad del trabajo..........................................................................46
Seleccione Opciones del trabajo de la impresora:................................................46
Importación de los datos a AMT..................................................................................49
Importación de un archivo Pre 7.5 de AccXES......................................................50
Importación de una archivo que no es de AccXES...............................................52
Forma de escribir (exportar) datos AMT sin procesar o registrados a un
archivo..............................................................................................................................54
Visión general ..............................................................................................................54
Exportación de datos ..................................................................................................54
Desinstalación de la herramienta de administración de cuentas AccXES...........56
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
4
NOTAS:
Windows .......................................................................................................................56
Unix ...............................................................................................................................57
Mac OS X.....................................................................................................................57
RedHat..........................................................................................................................58
Apéndice 1.......................................................................................................................59
1. Activación de contabilidad de trabajos................................................................59
Desde Web PMT .....................................................................................................59
Desde el escáner compatible con AccXES.........................................................59
Desde la interfaz del usuario de la impresora WIDE FO RMAT PRINT
SYSTEM (8825/8830/8850)...................................................................................59
2. Forma de guardar en un archivo los datos de utilización de material de
cada impresora antes de cargar el firmware AccXES 7.0....................................60
Apéndice 2.......................................................................................................................63
Descripciones de los campos de datos...................................................................63
Resolución de la base de datos de AMT ................................................................66
Base de datos de contabilidad de trabajos sin procesar..................................66
Base de datos de contabilidad de trabajos registrados....................................67
Apéndice 3.......................................................................................................................69
Comandos del menú..................................................................................................69
Menú Archivo...............................................................................................................69
Menú Ver ......................................................................................................................69
Menú Configuración................................................................ ....................................69
Menú Transacción......................................................................................................70
Menú Ayuda.................................................................................................................70
Índice................................ ................................................................................................71
.....................................................................................................................56
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
5
Visión general
La aplicación Herramienta de administración de cuentas AccXES (AMT)
proporciona un medio de recuperar datos de contabilidad de trabajos de
múltiples impresoras que usen firmware AccXES versión 7.0 o superior. Esta
aplicación sustituye la funcionalidad de la ficha Contabilidad de la
herramienta AccXES Client. Se recomienda cargar el software AMT en una
sola estación de trabajo que esté protegida por clave.
Ÿ El administrador de AMT puede importar los identificadores de la cuenta y
los identificadores de subcuenta/usuario, y también los datos de un
archivo de datos guardados del firmware AccXES anterior a 7.0. El
identificador de cuenta se convierte en una ID de la cuenta. Los
identificadores de subcuenta/usuario se convierten en la ID del usuario o
parte de una ID de la cuenta, dependiendo de la selección del
Administrador AMT al momento de la importación.
Ÿ
La base de datos maestra de AMT consiste en las tablas de bases de
datos siguientes: Cuentas, Usuarios, Impresoras, Asociaciones, Base de
datos de contabilidad de trabajos sin procesar y Base de datos de
contabilidad de trabajos registrados. El administrador de AMT define las
cuentas en la ficha Cuentas. Se almacenan en la tabla Cuentas. Los
usuarios definidos se almacenan en la tabla Usuarios. Las impresoras
definidas se almacenan en la tabla Impresoras. En la pantall a Editar
asociaciones de cuenta, el administrador de AMT enlaza los usuarios
específicos con las cuentas definidas. Las asociaciones se almacenan en
la tabla Asociaciones.
El número máximo de registros AMT permitidos son: 9999
NOTA:
cuentas, 9999 usuarios, 999 impresoras y 12000 asociaciones. Por
ejemplo, si tiene 200 cuentas y 25 usuarios en una impresora, o 100
cuentas y 25 usuarios en 2 impresoras, habrán 5000 asociaciones
creadas si selecciona la función “asociaciones globales”.
Cuando AMT se está aproximando al límite de asociaciones, un mensaje
emergente le indicará que las asociaciones no se pueden crear. Elimine
cuentas, usuarios o impresoras no usadas u obsoletas en la base de
datos para reducir el número de asociaciones, lo cual también eliminará
cualquier asociación que haga referencia a esa cuenta/usuario/impresora.
Ÿ El administrador de AMT envía un comando AMT a cada impresora para
recuperar una copia de la fecha de utilización de material de impresión
que se encuentra en el archivo de historial de trabajos del controlador de
la impresora. A medida que se recuperan los datos, se comparan primero
con la información de la base de datos de asociaciones antes de
almacenarlos en la base de datos de contabilidad de trabajos sin procesar
de AMT. Los datos recuperados permanecen en la base de datos de
contabilidad de trabajos sin procesar de AMT hasta que se eliminan
manualmente o hasta que se alcanza el número de días del intervalo de
mantenimiento de datos sin procesar(días).
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
6
Ÿ
Los datos sin procesar se pueden exportar o registrar primero y después
exportar a la base de datos de contabilidad de trabajos registrados a otro
software, como Microsoft® Excel, para análisis.
NOTA: Cuando se escriben los datos contados o sin procesar a un
archivo, déle un nombre original a cada archivo. Si existe un archivo con
el mismo nombre, en vez de reemplazar el archivo, lo anexa al archivo
existente.
Ÿ Vea el Apéndice 2 para una lista de campos de datos de AMT.
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
7
Requisitos del sistema
Plataformas respaldadas
La herramienta de administración de cuentas de AccXES está respaldada en
el siguiente hardware y sistemas operativos.
Hardware Sistema operativo
PC con base Intel, Pentium de 1 Ghz o
mayor
PC con base Intel, Pentium de 1 Ghz o
mayor
PC con base Intel, Pentium de 1 Ghz o
mayor
Apple G3/G4/G5 MacOS X 10.2.x
Procesador Sun con SPARC, 333 MHZ
como mínimo
NOTA: Windows 95/98 ya no son oficialmente compatibles.
Requisitos mínimos
Ÿ
Firmware AccXES 6.2 – 10.0
Ÿ 30 megabytes de espacio disponible en el disco
Ÿ 128 megabytes de memoria, como mínimo pero se recomiendan 256
megabytes
Ÿ Para plataformas de PC Pentium de 1 GHz como mínimo
Ÿ
Para plataformas Solaris, 333 MHz como mínimo
Ÿ
CD-ROM para instalación
Ÿ Ratón u otro dispositivo apuntador
Ÿ Pantalla con una resolución de 800 por 600
Ÿ Capacidad de conexión en red TCP/IP
Windows NT Versión 4.0
Windows 2000/Xp
RedHat Linux
Solaris Versión 2.6/2.7/2.8
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
8
Instalación de la herramienta de
administración de cuentas AccXES
Los programas de la herramienta de administración de cuentas y AccXES
Client se instalan durante el mismo proceso de instalación. La instalación
puede realizarse desde el sitio web de Xerox o con un CD -ROM.
ADVERTENCIA:Si actualiza el firmware AccXES versión 7.0 o
superior, antes de desinstalar la herramienta AccXES Client (ACT), recupere
primero los datos de contabilidad de trabajos utilizando la herramienta de
contabilidad de ACT y después almacénelos en un archivo. De lo contrario,
perderá los datos.
Desde la Internet
Ÿ Primero desinstale la versión actual del software de la herramienta
AccXES Client del PC.
Descargue la herramienta AccXES Client del sitio web de Xerox de la
siguiente manera:
Ÿ
Vaya a http://www.xerox.com, en Español.
Ÿ Elija Asistencia y drivers.
Ÿ Vaya a la sección de Formato ancho.
Ÿ
Seleccione el hiperenlace que hace referencia a “AccXES 88xx/ X2-Tech/
510/ 721P”.
Ÿ Bajo su tipo de controlador, selecc ione Controladores y descargas.
Ÿ Seleccione el sistema operativo e idioma. Pulse el botón Ir.
Ÿ
En la sección Utilerías y aplicaciones, elija el hiperenlace “AccXES Client
Tools (ACT) & AccXES Account Management Tool (AMT).
Ÿ Seleccione el botón para comenzar la descarga.
Ÿ Seleccione el botón Abrir o Guardar para iniciar la descarga del archivo
comprimido, lo cual puede tomar una hora.
Ÿ
Haga doble clic en el archivo comprimido descargado. Para Windows,
haga doble clic en el archivo install.exe. El archivo de instalación para
Solaris es install.bin, y para RedHat es setup.bin. Seleccione Aceptar.
Ÿ En la pantalla de la herramienta AccXES Client, seleccione el idiom a y
Aceptar, luego siga las instrucciones de la pantalla.
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
9
10
Desde el CD-ROM
Windows e Unix
1. Inicie Windows en su PC o inicie la estación de trabajo UNIX e ingrese
en su escritorio.
2. Inserte el CD-ROM de la herramienta AccXES Client en la unidad de
CD-ROM.
Para Windows: Seleccione setup.exe para iniciar la instalación.
Para Unix: En la ventana de comandos, escriba lo siguiente:
cd "cd-rom mount point"
./setup.bin
En todos los casos "cd -rom mount point" es el directorio
NOTA:
donde se ha instalado el CD-ROM.
3. Se transfiere el programa Install Anywhere.
4. En la parte inferior de la pantalla "AccXes Client Tools", seleccione el
idioma deseado en el menú desplegable. Haga clic en el botón OK.
5. Introduzca la clave AMTPASSWORD para proseguir con la instalación
de la herramienta de administración de cuentas. Seleccione el botón
SIGUIENTE.
6. Lea los datos de las pantallas de Introducción, Acuerdo de licencia e
Información, haciendo clic en el botón Siguiente para pasar a la
siguiente pantalla.
7. En la pantalla de "Actualización de su software XES", lea el mensaje y
seleccione el botón Siguiente.
8. Si la versión actual del software AMT ya existe en su sistema, o si la
versión de su sistema es demasiado antigua para actualizarla,
aparecerá una pantalla indicando "Error en la actualización".
Seleccione el botón Hecho para detener la instalación. Vea la página
"Desinstalación..." para información sobre cómo desinstalar el software
AMT antes de continuar con la instalación actual.
9. En la pantalla "Seleccione carpeta de instalación", haga clic en el
botón Seleccionar para seleccionar el lugar donde desea instalar el
software. La ubicación prefijada en Windows es C:\Program Files\
AccXES. Haga clic en el botón Siguiente.
10. En la pantalla "Seleccione la ubicación de acceso directo", seleccione
En el escritorio, si desea que se muestre el acceso directo de
AccXES Client en su escritorio. También puede seleccionar la función
"Crear iconos para todos los usuarios". Haga clic en el botón
Siguiente.
11. En la pantalla "Seleccionar las caracteristicas de producto ", seleccione
el botón AccXes Account Management & Client Tools. Haga clic en
el botón Siguiente.
12. Se ejecuta el proceso de instalación.
13. En la pantalla "Instalación finalizada, haga clic en el botón Terminado.
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
11
Mac OS X
1. Para instalar esta aplicación en un sistema MacOSX, inserte el CD-ROM
en la unidad de CD-ROM e introduzca los comandos siguientes:
* En el nivel superior del CD de instalación, haga clic con el botón
derecho en "setup.zip".
* Seleccione "Copiar "setup.zip".
* Haga clic con el botón derecho en el Escritorio y seleccione "Pegar
elemento".
* Haga doble clic en "setup.zip" en el Escritorio.
* Una vez que el archivo se expanda, haga doble clic en "install" en el
Escritorio.
2. Para instalar la aplicación en un sistema MacOSX usando el explorador
de web, inserte el CD-ROM en la unidad de CD-ROM y cargue
/AccXES/install.htm en el explorador. Siga las instrucciones de la página
web.
(En todos los casos, es el directorio en donde se monta el CD-ROM.
Observe que estos comandos pueden diferir de los mostrados
anteriormente, dependiendo de la versión de MacOSX que se use. Los
comandos mostrados aquí son para MacOSX 10.3.x.)
RedHat
1. Para instalar una aplicación en un sistema RedHat 8, inserte el CD-ROM
en la unidad de CD-ROM e introduzca los comandos siguientes:
* cd /AccXES/InstData/Linux/VM/
* ./install.bin
o
* cd
* ./setup.bin
2. Para instalar la aplicación en un sistema Linux usando el explorador de
web, inserte el CD-ROM en la unidad de CD-ROM y cargue
/AccXES/install.htm en el explor ador. Siga las instrucciones de la página
web.
(En todos los casos, es el directorio en donde se monta el CD-ROM. Observe
que estos comandos pueden diferir de los mostrados anteriormente,
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
12
dependiendo de la versión de Linux que se use. Los comandos mostrados
aquí son para un sistema RedHat 8.
Si quiere instalar otra versión de idioma de la aplicación ACT- AMT al
NOTA:
mismo directorio, primero debe desinstalar la aplicación ACT- AMT existente.
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
13
Instalación en limpio
Una instalación limpia es como una instalación inicial. Para realizar una
instalación en limpio de la herramienta de administración de cuentas, las
aplicaciones AMT y ACT deben desinstalarse y se debe eliminar
manualmente el directorio de preferencias de XES. El directorio de
preferencias de XES se creó al utilizar el AMT instalado previamente. El
desinstalador no lo elimina.
ADVERTENCIA:La desinstalación de la herramienta de administración
de cuentas (AMT) no elimina los archivos de datos de AMT. Sin embargo, si
elimina los archivos manualmente, haga primero una copia de reserva de los
archivos de datos AMT almacenados.
Es importante hacer con frecuencia una copia de seguridad manual de los
archivos de la base de datos AMT. Los nombres de los archivos de la base
de datos de AMT son: AccXESjadb.backup, AccXESjadb.data,
AccXESjadb.script, AccXESjadb.properties. En el entorno Windows, la
ubicación prefijada de estos archivos de datos es C:\Program
Files\AccXES\AMTdatabase. Si por error altera o elimina los archivos de la
base de datos de AMT qu e ha almacenado, no podrá recuperarlos. Tendrá
que copiar los archivos guardados manualmente en la copia de seguridad a
la carpeta de la base de datos AMT.
La tabla siguiente describe dónde se encuentra el directorio de preferencias
de XES en diversas pl ataformas.
PRECAUCION: Si se elimina el directorio se perderán todos los
ajustes de los dispositivos del usuario de ACT.
Tipo de plataforma
Windows NT C:\WINNT\Perfiles\<Nombre del usuario>\XES
Windows 2000 C:\Documentos y Ajustes\<Nombre del usuario>\XES
Solaris 2.6-2.8 <directorio local>/.XES
RedHat Linux 8.0 <directorio local>/.XES
MacOS X 10.2.x <directorio local>/.XES
Ubicación del directorio Preferencias de XES
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
14
Tutorial
Para ver cualquier pantalla de ayuda mientras trabaja con la
NOTA:
herramienta de administración de cuentas, seleccione Ayuda > Examinador
de Web prefijado.
Ayuda > Temas de Ayuda > Tutorial. Después minimece el Tutorial para
ver las pantallas de AMT.
Antes de utilizar la herramienta de
administración de cuentas
1. Conecte cada impresora y escáner con los que trabajará la
herramienta de administración de cuentas.
2. Active la contabilidad del trabajo en cada impresora como sigue.
Ÿ Abra el examinador de web, como por ejemp lo, Microsoft Internet
Explorer.
Ÿ
En el campo Dirección, introduzca la dirección IP de su impresora,
como por ejemplo, 13.10.144.8. Esto abrirá el programa de
software Web PMT, que maneja los ajustes de la impresora.
Ÿ
En Web PMT, seleccione Configurar sesión.
Ÿ
Introduzca su clave, o 0 como la clave prefijada.
Ÿ Pulse el botón Enviar.
Ÿ Haga clic en CONTABLIDAD para mostrar la página de
contabilidad.
Ÿ Copie el nombre de la máquina ya que lo necesitará más adelante
en el tutorial.
Ÿ Haga clic en el botón radial Activado u Opcional. Si se selecciona
Activado, cada usuario debe introducir un identificador de cuenta y
un identificador de usuario, en el escáner o en la herramienta de
envío de documentos, antes de cada trabajo de impresión o
escaneado. Si se selecciona Opcional, cada usuario puede elegir
usar o no usar un identificador de cuenta y un identificador de
usuario. Cuando no se usan los identificadores, los datos de
contabilidad de trabajos se registran en el archivo del historial de
trabajos del controlador como GenericAccountID y GenericUserID
Ÿ
Pulse el botón Actualizar impresora para configurar el modo. El
controlador muestra un mensaje indicando si su solicitud ha tenido
éxito.
Para ver este tutorial en formato electrónico, seleccione
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
15
El modo Contabilidad de trabajos se puede activar también
NOTA:
en el escáner o en la interfaz del usuario de la impresora. Vea
Apéndice 1
3. Guarde los datos de cada archivo de historial de trabajos del
controlador de la impresora que utilice firmware AccXES con una
versión anterior a la 7.0 porque, de lo contrario, perderá los datos
cuando se cargue firmware AccXES con la versión 7.0 o superior. Si
no necesita hacer esto, vaya al paso siguiente titulado "Instalar el
firmware AccXES 7.5".
Ÿ En la barra de herramientas del menú principal de Web PMT,
seleccione CONTABILIDAD.
Ÿ Seleccione Informes.
Ÿ
En la página Informes, introduzca el número de cuenta y subcuenta
para los que desea recuperar datos de utilización de material de
impresión. Para recuperar datos de cuentas del sistema, use 0 para
el número de cuenta y 1 para el número de subcuenta.
Ÿ
Seleccione cómo desea que se muestren los valores: en
decímetros cuadrados o pies cuadrados.
Ÿ
Seleccione el botón Consultar.
Ÿ Seleccione el botón Exportar. Aparece el cuadro de diálogo normal
de almacenamiento de archivos de Windows.
NOTA:
pueden almacenarse usando la ficha Contabilidad de la herramienta
AccXES Cient, el DST previo a las herramienta AccXES Client, o
pueden guardarse en disquetes. Vea
para detalles.
Los datos de contabilidad del firmware AccXES 7.0 también
Apéndice 1
para detalles.
Utilización de la herramienta de administración
de cuentas
1. En el PC donde residirá la única copia de la herramienta de
administración de cuentas, instale el software AMT. Vea la página
"Instalación..." para más detalles.
2. Importe los identificadores de cuenta y subcuenta/usuario que se
almacenaron en un archivo de impresoras que utilizaban el firmware
AccXES pre 7.0. También se pueden importar los datos de cuenta
generados por AccXES. Vea la página Importación de los datos a
AMT para más detalles.
3. Agregue las cuentas en la ficha Cuentas de la siguiente manera.
Ÿ Seleccione la ficha Cuentas.
Ÿ
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
Seleccione este botón de la barra de herramientas o
seleccione Configuración > Agregar > Cuentas. Las cuentas se
crean en el cuadro de diálogo "Agregar cuentas".
16
Es más fácil para el usuario crear los identificadores de
NOTA:
cuentas y de usuarios con la menor cantidad de caracteres
posible y utilizar cifras lo más posible en lugar de letras. Esto se
hace porque el teclado del escáner tiene cifras y letras en las
mismas teclas. En el escáner, puede ser necesario pulsar un
botón del teclado varias veces para localizar la letra deseada, y el
botón "Siguiente" debe seleccionarse entre números si el mismo
número es secuencial, tal como 66.
Ÿ
En el cuadro de diálogo "Agregar cuentas", intr oduzca el
identificador de la cuenta en el campo ID de la cuenta. El ID de la
cuenta es una línea con un máximo de 32 caracteres alfanuméricos
(A-Z, 0-9). Está permitido utilizar el punto decimal (.) y el signo
menos (-). Cuando se introducen los caracteres las minúsculas se
convierten en mayúsculas.
Si utiliza números de subcuenta, se añaden como identificadores
del usuario, o pueden pasar a formar parte del ID de la cuenta. Por
ejemplo, si desea agregar cuenta 3 y subcuenta 2, introduzca 3.2
como el ID de la cuenta.
Ÿ
Pulse este botón de la barra de herramientas después de
agregar cada identificador de la cuenta. El identificador de la
cuenta se agrega a la ventana situada en la parte inferior de la
pantalla.
Ÿ
Si decide no agregar una cuenta, resalte el nombre de la
cuenta en la lista y seleccione este botón de la barra de
herramientas para eliminarla.
Ÿ Seleccione la casilla de verificación en frente de "Habilitar estas
cuentas para todas las impresoras y usuarios" para asociar las
cuentas en la lista con todas las impresoras y todos los usuarios
definidos actualmente en la base de datos de AMT. Las
asociaciones se harán en la base de datos AMT y aparecerá la
marca de verificación "Autorización necesaria" en la ficha
Impresoras.
Ÿ
Debe seleccionar este botón de la barra de herramientas
después de agregar los nuevos identificadores de cuentas con el
fin de colocar los identificadores de cuentas relacionados en la
base de datos de cuentas de AMT.
Ÿ Pulse el botón Cerrar. Puede observarse el identificador de la
cuenta y la fecha de creación en la lista de la ficha Cuentas.
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
17
4. Agregue usuarios en la ficha Usuarios.
Ÿ Seleccione la ficha Usuarios.
Ÿ
Seleccione este botón de la barra de herramientas o
seleccione Configuración > Agregar > Usuarios. Introduzca el
nombre del usuario en el campo ID del usuario. El identificador del
usuario es una línea de 32 caracteres alfanuméricos (A- Z, 0-9).
Está permitido utilizar el punto decimal (.) y el signo menos (-).
Cuando se introducen los caracteres las minúsculas se c onvierten
en mayúsculas.
Ÿ
Pulse este botón de la barra de herramientas. El nombre del
usuario se agrega a la ventana siguiente. Repita el procedimiento
para cada usuario agregado.
Ÿ
Si cambia de parecer respecto a agregar un usuario, resalte
el nombre del usuario en la lista y seleccione este botón de la barra
de herramientas para eliminarlo.
Ÿ Seleccione la casilla de verificación en frente de "Habilitar estos
usuarios para todas las impresoras y cuentas" para asociar los
usuarios en la lista con todas las impresoras y todas las cuentas
definidas actualmente en la base de datos de AMT. Las
asociaciones se harán en la base de datos AMT y aparecerá la
marca de verificación "Autorización necesaria" en la ficha
Impresoras.
Ÿ
Debe seleccionar este botón de la barra de herramientas
después de agregar los nuevos nombres de usuarios con el fin de
colocar el identificador de usuario en la base de datos de cuentas
de AMT.
Ÿ Pulse el botón Cerrar.
5. Agregue impresoras en la ficha Impresoras.
Ÿ
Seleccione la ficha Impresoras.
Ÿ
Seleccione este botón de la barra de herramientas. Aparece
la ventana de diálogo "Agregar impresoras".
Ÿ
Introduzca el nombre de la impresora en el campo de texto
Nombre de impresora. La información del nombre de la impresora
se muestra en la ficha Impresoras. No obstante, es mejor teclear el
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
18
nombre de la máquina que observe en la página de contabilidad de
Web PMT. De esta manera, el nombre de la impresora, en la ficha
Impresoras, concordará con el nombre de la impresora que
aparece en la ficha Co ntabilidad de trabajos de la impresora
cuando recupere los datos de los controladores de la impresora. El
nombre de la impresora está limitado a 20 caracteres
alfanuméricos como máximo (A-Z, 0-9). Están permitidos los
símbolos de guión (-) y punto (.) No se permite duplicar nombres de
impresora.
Ÿ
Agregue su Descripción de impresora en el campo de texto de 80
caracteres. El campo puede dejarse en blanco. Se permite duplicar
descripciones.
Ÿ
Agregue su Dirección IP, tal como "13 142 199 3".
Ÿ
Pulse este botón de la barra de herramientas. La
información se elimina de los campos Nombre de la impresora,
Descripción de la impresora y Dirección IP; la impresora definida se
traslada a la ventana inferior cuando AMT conecta con la
impresora. Puede continuar agregando impresoras de esta manera.
Ÿ
Si decide que no desea agregar una impresora, resalte el
nombre de la impresora en la lista y seleccione este botón de la
barra de herramientas para eliminarla.
Ÿ
Seleccione la casilla de verificación en frente de "Habilitar todas las
cuentas y usuarios en estas impresoras" para asociar las
impresoras en la lista con todas las cuentas y todos los usuarios
definidos actualmente en la base de datos de AMT. Las
asociaciones se harán en la base de datos AMT y aparecerá la
marca de verificación "Autorización necesaria" en la ficha
Impresoras.
NOTA: Seleccione este botón para editar el nombre,
descripción o dirección IP de la impresora.
Ÿ
Debe seleccionar este botón de la barra de herramientas
después de agregar las nuevas impresoras, con el fin de colocar
las impresoras definidas en la base de datos de impresoras de
AccXES.
Ÿ Seleccione el botón Cerrar para cerrar esta pantalla.
6. Editar asociaciones de cuenta
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
19
Si ya asoció todas las cuentas, usuarios e impresoras en los
NOTA:
cuadros de diálogos Agregar, puede omitir este paso.
Ahora que ya ha agregado las cuentas, usuarios e impresoras en AMT,
especifique qué cuentas y usuarios tienen autorización para usar las
impresoras definidas. En AMT esto se llama hacer "asociaciones". Esto se
realiza en la ficha Editar asociaciones de cuenta. A continuación se
describe cómo conectar las cuentas definidas en AMT con los usuarios e
impresoras definidas.
Ÿ
Vaya a la ficha Editar asociaciones de cuenta. El cuadro de
diálogo tiene 4 ventanas. Cuentas, Usuarios, Impresoras, y
Asociaciones actuales.
Ÿ En la ventana Cuentas, haga clic en la cuenta cuyas asociaciones
desea editar. La primera cuenta que seleccionó aparece ahora en
el campo ID de la cuenta.
Ÿ En la ventana Impresoras, haga clic en la impresora que desea
asociar con esta cuenta.
Ÿ Mire en la ventana "Asociaciones actuales", en la parte inferior de
la pantalla. En una lista están todas las asociaciones actuales para
las cuentas seleccionadas, las impresoras seleccionadas y sus
usuarios. Si la ventana está en blanco, significa que actualmente
no hay asociaciones de usuarios.
Siempre que desee recordar qué usuarios tienen
NOTA:
autorización actualmente para usar las cuentas e impresoras
definidas, seleccione
Ver > Asociaciones
ventana "Asociaciones actuales...".
Ÿ
En la ventana Usuarios, seleccione cualquier usuario adicional que
para "actualizar" la
desee asociar con la cuenta seleccionada y las impresoras
seleccionadas.
Ÿ
Seleccione este botón de la barra de herramientas para
colocar estas asociaciones definidas en la ventana "Asociaciones
actuales...". Aparecerá una marca de verificación en la casilla
"Estado de la base de datos" que indica que las asociaciones que
acaba de hacer aún no se han colocado en la Base de datos de
asociaciones de AMT. La marca de verificación en la columna
"Estado de la impresora" significa que las impresoras afectadas no
han sido notificadas acerca de las asociaciones. La impresora está
también marcada en la ficha Impresoras como " Autorización
necesaria".
Ÿ
Debe sel eccionar este botón de la barra de herramientas
después de crear nuevas asociaciones, con el fin de aplicar las
asociaciones actualizadas a la base de datos de asociaciones de
AMT.
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
20
Ÿ
Ahora que ha indicado a AMT qué cuentas y usuarios tienen
autorización para utilizar las impresoras o escáners definidos, envíe
la información de esas asociaciones a las impresoras. Esto permite
que AMT y las impresoras se comuniquen entre sí utilizando la
misma información de contabilidad.
Ÿ
Seleccione este botón de la barra de herramientas para
también enviar las asociaciones actualizadas al controlador de
cada impresora, donde se encuentra el archivo de contabilidad de
trabajos. Este botón de la barra de herramientas también está
disponible en la ficha Impresoras. Cuando la impresora se
actualiza con las asociaciones, se elimina la marca de verificación
de la columna "Estado de la impresora". También se elimina de la
columna " Autorización necesaria" en la ficha Impresoras.
Ÿ Seleccione el botón Cerrar para cerrar esta pantalla.
Ÿ Vaya a la ficha Impresoras. La columna "Último autorizado"
muestra la fecha y la hora en que la impresora aceptó la última
autorización.
Ÿ
Para eliminar una asociación, selecciónela en la ventana
"Asociaciones actuales...". Seleccione este botón de la barra de
herramientas para eliminar la asociación seleccionada de la base
de datos de asociaciones de AMT. Se permite hacer múltiples
selecciones. Antes de eliminar las asociaciones aparece un cuadro
de diálogo de verificación.
Haga clic en este botón de la barra de herramientas para
actualizar las impresoras con las asociaciones actualizadas.
7. Seleccione la ficha Impresoras. Observe si hay alguna marca de
verificación en las columnas "Sin validar", "Configuración necesaria",
"Autorización necesaria" o "Purga necesaria". Si hay marcas de
verificación, haga lo siguiente. Si no hay marcas de verificación, vaya
al paso titulado "Explorar e imprimir...".
Ÿ
Si hay una marca de verificación en la columna "Sin
validar", vaya a la impresora y asegúrese de que está conectada,
que existe una licencia de contabilidad de trabajos y que la
configuración de contabilidad de trabajos esté en Activado u
Opcional. Después seleccione este botón de la barfa de
herramientas para volver a validar la conexión de AMT con la
impresora. Se elimina la marca de verificación.
Ÿ
Si hay una marca de verificación en la columna
"Configuración necesaria", se han seleccionado Opciones del
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
21
trabajo en el cuadro de diálogo "Seleccionar opciones del trabajo
de la impresora" (accesible desde un botón de la barra de
herramientas en la ficha Contabilidad del trabajo de la impresora).
Sin embargo, AMT no se pudo conectar a la impresora. Estas
selecciones se tienen que enviar a los controladores de las
impresoras para actualizar los datos de configuración recopilados
en el archivo de historial de trabajos. Seleccione este botón de la
barra de herramientas para enviar las Opciones del trabajo a los
controladores de las impresoras.
Ÿ
Si hay una marca de verificación en la columna
"Autorización necesaria", seleccione este botón de la barra de
herramientas para actualizar las cuentas y usuarios autorizados de
cada impresora. El comando de autorización se envía a cada una
de las impresoras definidas por AMT cuyo campo "Autorización
necesaria" muestra una marca de verificación y cuya casilla "Sin
validar" no contiene una marca de verificación. Cuando las
autorizaciones se han enviado con éxito a la impresora, la casilla
"Autorización necesaria" esta vacía y la fecha de "Último
autorizado" se modifica en la ficha Impresoras.
Ÿ
Si hay una marca de verificación en la columna "Purga
necesaria", seleccione este botón de la barra de herrameintas. Este
botón envía un comando a cada impresora definida por AMT cuyo
campo "Purga necesaria" tenga una marca de verificación en la
ficha Impresoras y cuyo campo "Sin validar" no tenga una marca de
verificación en la ficha Impresoras. El archivo de historial de
trabajos de la impresora es purgado en orden alfabético
ascendente según el nombre de la impresora. La transacció n de
cada impresora se debe completar antes de pasar a la siguiente
impresora. Si el sistema AMT no puede completar la conexión con
una impresora (por ejemplo, la impresora está fuera de línea), el
AMT deja una marca de verificación en la casilla "Purga necesaria".
Cuando la transacción con la impresora tiene éxito, el campo
"Purga necesaria" no muestra una marca de verificación.
8. Escanee e imprima algunas imágenes en varias impresoras utilizando
algunos de los identificadores de usuario y cuenta que ha creado en
AMT. También puede enviar algunos documentos desde la
herrameinta de envío de documentos de AccXES Client a la
impresora. En el archivo de historial de trabajos del controlador de
cada impresora se crean los datos de contabilidad de trabajos.
9. Recupere los datos de contabilidad de trabajos que ha creado de la
siguiente forma.
Ÿ Vaya a la ficha Contabilidad de trabajos de la impresora .
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
22
ADVERTENCIA: Antes de seleccionar el siguiente botón de
la barra de herramientas para recopilar los datos de archivos de
historial de trabajos de cada impresora, puede que desee
exportar los datos presentes de AMT. Cualquier registro de la
Base de datos sin procesar de AMT anterior al intervalo de
mantenimiento especificado será eliminado la próxima vez que
seleccione el siguiente botón de la barra de herramientas.
Ÿ
Seleccione este botón de la barra de herramientas para
recopilar los datos del archivo de historial de trabajos de cada
impresora.
Ÿ AMT almacena los datos en la base de datos de contabilidad de
trabajos sin procesar. Ahora los datos de contabilidad de trabajos
sin procesar pueden verse en la ficha Contabilidad de trabajos de
la impresora. Aparece un mensaje en la parte inferior de la pantalla
que muestra el número de datos sin procesar y registrados. Los
datos registrados se borran cada vez que AMT recupera datos de
los controladores de las impresoras. Más adelante en el tutorial se
explica cómo crear la base de datos registrados. En la ficha
Impresoras, también se actualiza la fecha y hora de la Última
recopilación.
Ÿ Cuando los datos recuperados están en la base de datos de
contabilidad de trabajos sin procesar, AMT envía un comando al
controlador de cada impresora para eliminar (purgar) los datos
originales. Si va a la ficha Impresoras, no observará una marca de
verificación en la columna "Purgar".
Ÿ
Vea el Apéndice 2 para el significado de los campos de datos.
10. Repita el proceso anterior, en el paso titulado "Ficha Seleccionar
impresoras", para ver si hay alguna marca de verificación en la ficha
Impresoras y d eterminar la forma de resolverlas.
11. Selección de Opciones del trabajo de la impresora:
Ÿ
En la ficha Contabilidad de trabajos de la impresora,
seleccione este botón de la barra de herramientas para acceder al
cuadro de diálogo "Seleccione Opciones del trabajo de la
impresora".
Ÿ En el campo "Intervalo de mantenimiento de registros sin procesar
de la impresora", introduzca el número de días que desea
mantener cada registro de los datos de contabilidad de trabajos sin
procesar, en la base de datos de contabil idad de trabajos sin
procesar, antes de que sea eliminado automáticamente.
Ÿ
El intervalo máximo de mantenimiento es 90 días (2160 horas). El
intervalo de mantenimiento prefijado para la base de datos de
Guía del administrador de la herramienta de administración de cuentas AccXES
23
contabilidad sin procesar es 30 días.
Ÿ El valor prefijado del campo "Parar impresora cuando el registro de
trabajos esté lleno" es seleccionado o "ACTIVADO". Si selecciona
este campo, la impresora detendrá la impresión cuando el archivo
de historial de trabajos esté lleno hasta que el administrador de
AMT recupere los datos a AMT.
Si esta casilla será DESACTIVADO, el controlador de la impresora
deje de registrar datos del uso de materiales de impresión cuando
el archivo de historial de trabajos esté lleno, pero permitirá que
continue la impresión/escaneo sin registrar los datos del uso de
materiales de impresión . Seleccione otras opciones del trabajo
ahora si así lo desea. Vea la página Opciones de contabilidad del
trabajo para obtener una explicación detallada de las opciones.
Ÿ Para enviar el intervalo de mantenimiento y otras opciones del
trabajo a la impresora, Seleccione el botón Aplicar.
NOTA: Cualquier registro que sea más antiguo que el intervalo de
mantenimiento especificado se eliminará la próxima vez que
seleccione este botón de la barra de herramientas para recuperar
los datos de las impresoras.
12. Registre los datos recuperados. Esto es un proceso para crear un
resumen de los datos de contabilidad de trabajos sin procesar, que
pueden exportarse después a otro archivo para propósitos de análisis
y facturación.
13.
En la ficha Contabilidad de trabajos de la impresora,
seleccione este botón de la barra de herramientas. Se mostrará una
barra de progreso al pie de la pantalla indicándole el % de datos
registrados.El resumen de datos registrados se muestra en la ficha
Contabilidad de trabajos de la impresora. En la parte inferior de la
pantalla aprece un mensaje mostrando cuántos registros se
encuentran en las bases de datos de contabilidad de trabajos sin
procesar y registrados.
ADVERTENCIA: Sólo puede generar un registro de los
datos que se encuentran actualmente en la base de datos de
contabilidad de trabajos sin procesar. Cada vez que recupera los
datos sin procesar de las impresoras, se elimina la base de datos
registrados. Si no ha copiado los datos registrados en un archivo
cuando estos son eliminados de la base de datos de contabilidad
de trabajos sin procesar (manualmente o debido a que se alcanza
el tiempo del intervalo de mantenimiento), no se pueden volver a
registrar los datos sin procesar eliminados.
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