SAGE Paye 2013 Manuel de découverte [fr]
Manuel de découverte
Ciel Paye
Ciel Paye Evolution
Ciel Paye Bâtiment
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des
éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à
la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de
référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Info paye).
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................5
Configuration minimale ........................................................................................................... 6
Documentation........................................................................................................................ 7
Si vous débutez ....................................................................................................................... 9
Entraînez-vous...................................................................................................................... 13
Création et mise en place d’un dossier......................................................19
Créez votre dossier ............................................................................................................... 20
Contrôlez et modifiez le plan de paye.................................................................................... 24
La reprise de paye (reprise de cumuls)...................................................................................29
Créez les fiches des salariés .................................................................................................. 31
La gestion de temps .............................................................................................................. 36
Création des bulletins et traitements.........................................................38
Établissez les premiers bulletins de paye ............................................................................... 39
La gestion automatique des IJSS ............................................................................................ 42
Validez les bulletins de la période ......................................................................................... 44
Effectuez le paiement des salaires .........................................................................................45
Transférez les écritures de paye en comptabilité ...................................................................47
A propos de la règle des cumuls............................................................................................50
Les impressions ........................................................................................52
Principes généraux des impressions ...................................................................................... 53
Les éditions mensuelles et trimestrielles................................................................................ 56
Les éditions administratives .................................................................................................. 61
Traitements de fin d’année .......................................................................63
La dernière paye de l’année ...................................................................................................64
La déclaration annuelle des données sociales ........................................................................ 65
La clôture du dossier .............................................................................................................66
Gestion des dossiers.................................................................................67
La gestion des utilisateurs .....................................................................................................68
La sauvegarde ....................................................................................................................... 69
La restauration ...................................................................................................................... 70
L’archivage d’un dossier........................................................................................................71
Autres fonctionnalités...............................................................................72
Le générateur de documents .................................................................................................73
Les éditions chaînées.............................................................................................................74
Personnalisation des fiches salarié.........................................................................................75
La gestion analytique............................................................................................................. 76
Assistant de cotisation .......................................................................................................... 78
Import Ciel Bâtiment.............................................................................................................. 79
Index ........................................................................................................81
Prise en main
Prise en main
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 3 Gode Ram.
• 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768.
• Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur).
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser Ciel directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz
• 2 Go de Ram
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont
utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
6
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les
conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
•faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Prise en main
L'application Adobe Reader
ordinateur.
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
®
nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre
Naviguer dans le manuel de découverte
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix
pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe
correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Imprimer le manuel de découverte
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Enregistrer le manuel de découverte
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Puis, sélectionnez l’emplacement où
vous voulez l’enregistrer.
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous y accédez en cliquant sur l’icône
L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil].
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande
Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel.
QUITTER du menu FICHIER.
Le manuel de référence
Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le
visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande
MANUEL DE RÉFÉRENCE.
7
Prise en main
Le guide d’accompagnement DADS-U
Ce guide vous explique les étapes essentielles pour faire votre DADS-U et vous donne des astuces pour
gagner du temps.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour
ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de
l’application ou appuyez sur la touche <F1>.
L’Info paye
Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi
que les paramétrages à effectuer dans le logiciel.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales.
8
Prise en main
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis
et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Créer votre dossier
L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos
éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye.
Voir Créez votre dossier, page 20.
Récupérer le paramétrage de paye modèle
Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins.
Créer les fiches salariés
Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à
chaque salarié.
Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés
peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins.
Créer les banques
Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement.
Attention !
Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux
cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes.
Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins
La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos
besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez
personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez
également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards.
Établir les premiers bulletins
L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin
«vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la
fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le
profil du salarié.
Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 39.
Gérer les bulletins du mois suivant
Attention !
N’oubliez pas de valider vos bulletins !
Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent.
Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la
meilleure solution consiste à les générer d’après les
bulletins précédents.
9
Quelques notions de paye
Organiser un bulletin de paye
Le bulletin de paye peut être organisé comme suit :
Salaire de base
Salaire Brut
Cotisations URSSAF
Cotisations ASSEDIC
Cotisations IRC
Total Cotisations
Net imposable
Net à payer
Calculer un bulletin
Attention !
Le calcul du bulletin est une opération indispensable.
Prise en main
Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le
bouton [Calculer] présenté dans le bulletin.
Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour
cela, cochez l’option
Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à
jour.
calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société.
Valider un bulletin
Attention !
Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains
traitements, les bulletins de la période doivent être validés.
Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande
VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Réaliser une paye à l’envers
Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans
ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont
recalculés.
Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire ou Paye par
.
points
1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude.
2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et
commentaires nécessaires.
3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE.
10
Prise en main
Saisissez le montant net à payer à partir
duquel le bulletin va être calculé.
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le
montant se rapproche de celui saisi.
11
Prise en main
Créez votre dossier de paye
Créez les éléments de base de votre
Établissez les premiers bulletins de paye
Calculez, validez et imprimez
Paiement des salaires
Éditez les données de paye
Contrôlez et modifiez le plan de paye
dossier (salariés, caisses, banques etc.)
Transférez l’écriture de paye
les bulletins de paye
en comptabilité
(journal de paye, livre de paye)
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir
gérer correctement la paye avec Ciel.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
12
Prise en main
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit
CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.
Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau.
Ouvrez le dossier Exemple
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers
peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir
la société Exemple, livrée avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton .
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre
Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande
AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE.
13
La fenêtre principale de l’application
Barre d’actions
Barre de menusBarre de titre
Barre d’état
Espace de travail
Intuiciel
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution :
Prise en main
L’Intuiciel
L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
.
Mon bureau
Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut.
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et
à la page d'accueil Ciel.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre
logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler.
14
Prise en main
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant
votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez
rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique.
Accéder aux principales tâches de paye
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple
enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences,
calculer les charges sociales, etc.
Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés.
• Embaucher un salarié.
• Préparer mes bulletins de paye.
• Envoyer l'ordre de virement des salariés.
• Gérer les congés et absences.
• Calculer mes charges sociales.
• Établir ma DUCS.
• Imprimer un document administratif.
• Enregistrer le départ d'un salarié.
• Éditer ma DADS.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord est accessible par le bouton .
Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye :
• Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser).
• Les congés et absences à la date du jour.
• Les salariés ayant le plus de congés à solder.
• Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise.
• Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés,
modification des minima sociaux).
• Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le
montant des charges sociales patronales.
• Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale.
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .
Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au
Manuel de référence
Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou
aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix.
, chapitre Menu États, accessible par le menu AIDE.
15
Prise en main
Choisissez un mode d’affichage : découverte ou complet
Vous disposez de deux modes d'affichage :
•le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de votre logiciel,
mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe
•le
l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu
ENÊTRE.
F
Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous
quittez l'application.
16
Consultez un bulletin de salaire
B
F
G
A
B
E
C
D
Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire.
Exemple d’un bulletin avec le format Papier blanc comme modèle d'impression.
Prise en main
Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment :
Dans l'en-tête...
Les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE,
A
code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu D
Les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la
B
convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu B
OSSIER - commande PARAMÈTRES).
ASES - commande SALARIES).
17
Prise en main
Dans le corps du bulletin...
...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et
montants des cotisations retenues.
Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent
C
avant le Salaire Brut et après le Net imposable.
Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le
D
Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques.
Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux
E
différents organismes sociaux.
F Le calcul du
Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines
G
rubriques.
Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
18
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
Saisissez ici le nom de la
société à créer.
Liste des dossiers existants.
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra
les données de votre société.
1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez.
Ce nom sera repris par défaut comme
Raison sociale dans les paramètres dossier.
Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre
dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier.
Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les
fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton
.
3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].
Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des
différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.).
L’assistant Top Départ
La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en
procédant étape par étape.
1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante.
Vous disposez de deux modes de création :
mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier
•Le
(raison sociale, dates d'exercices, etc.).
Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la
dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés,
etc.).
•Le
mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la
société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.).
20
Création et mise en place d’un dossier
2. Indisponible en version souscription. En
cement
est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.).
Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données.
3. Si vous avez choisi le
Si vous avez choisi le
Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>].
Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer].
Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référen-
Création d’un dossier en mode simplifié
Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments
essentiels.
Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge.
Fenêtre Coordonnées du dossier
Si vous avez opté pour la récupération des informations saisies lors de votre référencement, certaines
zones sont pré-renseignées.
La récupération automatique des données n'est pas accessible en version souscription.
1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone
2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes
juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton .
Raison sociale.
3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF.
4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante.
5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP.
6. Cochez l'option
7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal,
Ville, Pays, Tél., Fax.
Crédit Impôt Compétitivité Emploi si la société est éligible à ce crédit d'impôt.
Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en
cliquant sur le bouton [Précédent].
Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler].
La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations
saisies (raison sociale, adresse).
8. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramètres du dossier
C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations
administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire.
Zone Paramètres
1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours.
2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.
Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye
commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre.
Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture
annuelle s'effectue en novembre.
3. Indiquez le nombre d'
4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent.
heures normales travaillées par mois dans l'entreprise.
21
Création et mise en place d’un dossier
La case
à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des
modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou
sur la liste des bulletins par la commande
Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et
CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Zone Congés Payés
5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés.
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de
l'année suivante.
6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés
payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés.
7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez
l'option correspondante :
5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés.
•
6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours.
•
La case
payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période
de référence des congés.
Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés
Zone Congés RTT
8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés
RTT.
Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours
travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la
convention (218 jours par an).
Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours
compte épargne temps.
Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramétrage du modèle de paye
Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir :
Du paramétrage de paye modèle
Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur
d'activités), livrés avec l'application.
Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la
création des bulletins de salaire.
10. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que
tion situé en fin de zone.
11. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez.
12. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Standard, cliquez sur le triangle de sélec-
Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures
Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez
créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés.
13. Cochez l'option
Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez
sur le bouton [Suivant].
du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures.
22
Création et mise en place d’un dossier
Fenêtre Liste de contrôle
Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le
bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Établissements.
Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables,
rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide.
14. Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer].
Création d’un dossier en mode avancé
Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la
société.
Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les
fenêtres.
Si vous gérez plusieurs dossiers
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX
Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs :
•du Plafond de la sécurité sociale,
SMIC horaire,
•du
Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise),
•du
• ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la
par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
Taxe sur les salaires,
Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER -
commande
non celles des paramètres globaux.
En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez
ces cases cochées.
Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises
à jour de Ciel Paye.
Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des
trois dernières années.
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton .
Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par
exemple : pour un bulletin de janvier 2013, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/13 qui est 3086
et le SMIC horaire au 01/01/13 à savoir 9.43.
PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et
23
Création et mise en place d’un dossier
La valeur du ticket restaurant est identique pour
tous les salariés : ne cochez pas cette case.
Contrôlez et modifiez le plan de paye
Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des
éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins.
Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à
vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains
d'entre eux.
Les variables
Menu BASES - commande VARIABLES
Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et
calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul
des cotisations.
On distingue deux types de variables :
• les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés,
• les variables salariés dont la valeur est propre à chacun.
Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches
Les
Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes
fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.
Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable
concernée.
Les variables globales
On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés.
Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée.
Exemple
C'est le cas de la variable MTICKET
modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois.
Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période,
Les variables salariés
On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce
cas, la case
Propre au salarié est cochée.
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Création et mise en place d’un dossier
Cochez cette case pour indiquer
que la variable diffère d’un salarié à
l’autre.
Cochez cette case si vous voulez que la
variable soit automatiquement remise à
zéro d’un mois sur l’autre.
Exemple
Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une
période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre
part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié.
Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi,
l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que
celle-ci soit différente de zéro.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre
Variables.
Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous
désactivez leur affichage.
Les rubriques
Menu BASES - commande RUBRIQUES
Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le
calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du
Exemple
Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques :
SBASE Salaire de base
R702 Absence pour congés payés
R703 Indemnités pour congés
R100 Prime d’ancienneté
= SBRUT Salaire brut
Net imposable (SNETIMPO).
Cotisations
= SNETIMPO Net imposable
R650 Remboursement frais de transports collectifs
R651 Indemnités kilométriques
R600 Tickets restaurant
R008 Acompte
= SNET Net a payer
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Création et mise en place d’un dossier
Ces boutons ouvrent des listes ou des
fenêtres permettant de paramétrer les
zones correspondantes.
La fenêtre
Rubriques se compose de quatre onglets :
• l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ;
• l'onglet
Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en
cochant les options nécessaires ;
• l'onglet
• l'onglet
à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des
tages en nature
Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ;
Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la DADS,
Frais professionnels, des Avan-
, des Avantages particuliers, des Indemnités ou Primes versées aux salariés, etc.
1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.
Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de
caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse.
2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].
Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable
(ACOMPTE VERSÉ, REMBOURSEMENT FRAIS TRANSPORTS COLLECTIFS, DIVERS + ou DIVERS -)
dans les comptes comptables correspondants.
Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul.
3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte.
4. Dans la zone
Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule.
Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin.
5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies.
6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %.
Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le
symbole €.
Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous
certaines conditions. L'option
Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte
des conditions définies en préparation du bulletin.
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