Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Menu Internet .........................................................................................175
Les fonctions du menu Internet ........................................................................................... 176
Menu Fenêtre..........................................................................................178
Les fonctions du menu Fenêtre ........................................................................................... 179
Menu Aide ..............................................................................................181
Les fonctions du menu Aide ............................................................................................... 182
Index ......................................................................................................184
Documentation
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous l'obtenez, à la fin de la procédure d'installation, si la case
nouveautés
est cochée.
Par la suite, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'icone Lisez-moi, présenté dans le dossier
programme d'installation du logiciel, soit Ciel par défaut.
Consulter les informations concernant les
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande
commande
QUITTER du menu FICHIER.
IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la
Le guide de référence électronique
Le guide de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce guide :
Utilisation de la souris
•cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour
ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de
l’application, ou appuyez sur la touche <F1>.
L'Infopaye
Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi
que les paramétrages à effectuer dans le logiciel.
1
La formation multimédia
Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, le
CD-Rom doit être obligatoirement inséré dans le lecteur prévu à cet effet.
A partir de la page d'accueil du CD-Rom
1. Cliquez sur l'option Lancer la formation multimédia 2004.
La liste des séquences de formation est présentée.
2. Cliquez sur le titre de celle que vous voulez consulter.
Lors de l’utilisation de l’application
Activez la commande AIDEVIDÉO du menu ? (AIDE).
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales.
2
Naviguez dans le guide électronique
Ouvrir la fiche
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe
correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder a une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer une recherche.
Sommaire.
1. Pour ce faire, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Exemple
1. Activez la commande
2. Saisissez Ticket dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisissez la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé
ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour
activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton
[Imprimer la fiche].
3
Démarrez l'application
Ouvrez Ciel Paye
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches du gestionnaire de programmes
Windows.
2. Ouvrez le dossier
3. Cliquez sur le titre Ciel Paye.
Programmes, puis le groupe défini lors de l'installation, soit CIEL par défaut.
Référencez-vous auprès de notre Département Services
La première fois que vous lancez l'application Ciel Paye, une fenêtre nommée Société s'affiche. Elle vous
rappelle que Ciel Paye fait l'objet d'une licence d'utilisation accordée à l'utilisateur final à titre personnel
et pour une seule application.
1. Pour valider cette licence, vous devez référencer l'application auprès de nos services.
2. Cliquez sur le bouton [OK] présenté dans la fenêtre
dure de référencement.
Société et suivez les différentes étapes de la procé-
Ouvrez le dossier Exemple
La fenêtre Ouverture d'un Dossier s'ouvre automatiquement.
Toutes les informations concernant la paye d'une société, qu'elle se compose d'un ou plusieurs
établissements, sont conservées dans un même et unique dossier.
* Lorsque vous installez Ciel Paye, seul le dossier Exemple figure dans la liste des dossiers. Par la suite,
les noms des dossiers que vous créez seront également présentés, mais un seul peut être ouvert à la
fois.
1. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons
d'ouvrir la société Exemple ; société livrée en standard avec Ciel Paye.
2. Cliquez sur son titre et validez la sélection par [OK].
4
La fenêtre principale de l'application
Barre de titre
Barre de menus
Barre d’outils ou
barre d’icones
Barre de navigation
Espace de travail
Barre d’état
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou complet
Vous disposez de deux modes d'affichage :
•le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Paye,
•le mode
complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensem-
ble des commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, il vous suffit de sélectionner la commande correspondante à
partir du menu F
ENÊTRE.
Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez
l'application.
Activer une commande
Vous activez les commandes de l'application de plusieurs manières : par la barre de menus, en cliquant
sur un des icones présentés dans la barre d'outils ou dans la barre de navigation.
Un autre moyen consiste à cliquer sur le bouton droit de la souris pour ouvrir un menu flottant, nommé
menu C
ONTEXTUEL qui propose les commandes les plus utilisées, selon le contexte.
Les fenêtres Liste
Elles sont principalement utilisées pour gérer les éléments de la base ainsi que les bulletins de paye et les
historiques de bulletins.
Lorsqu'une fenêtre Liste est ouverte, les deux menus E
de menus. Ils proposent des commandes propres aux listes (CRÉER, MODIFIER, MARQUER/DÉMARQUER, TOUT
AFFICHER, RECHERCHER, etc.). Vous pouvez également activer ces commandes par le menu CONTEXTUEL ou
encore par un des icones de la barre d'outils.
DITION et FONCTIONS deviennent actifs dans la barre
5
Les favoris
Dans la barre d'outils, à droite des icones : Imprimer, Aperçu, Recherche Multicritère, Trier et Propriétés, un
triangle de sélection s'affiche. Il vous permet d'appliquer rapidement à la liste active un format déclaré
favori.
Exemple
Les formats d'impression que vous utilisez pour imprimer les bulletins de paye ou encore les formats de
présentation de la liste des salariés peuvent être déclarés favoris.
La barre de navigation
Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les représentant :
Préparation paye, Traitements mensuels, Congés, etc.
A l'intérieur de chaque groupe sont présentés des icones vous permettant :
•d'ouvrir les listes principales de la base, telle que la liste des salariés ou celle des bulletins,
•d'ouvrir des listes secondaires, nommées vues, se composant d'une partie seulement des éléments de
la liste principale dont elle est extraite, telle que la liste des salariés présents,
•d'imprimer des états : journal de paye, livre de paye, etc.
•d'effectuer des traitements comme la sauvegarde du dossier, la clôture annuelle ou encore le transfert
des données de paye vers la comptabilité.
Vous pouvez créer de nouveaux raccourcis (de type Liste principale, Vue ou Traitement). Vous pouvez
aussi créer de nouveaux groupes. Pour ce faire :
placez le pointeur dans la barre de navigation et appuyez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le
menu C
Choisissez la commande correspondant au type d'élément que vous voulez créer : Nouveau Groupe,
Nouvelle Liste Principale, Nouvelle Vue ou Nouveau Traitement.
ONTEXTUEL.
* A tout moment, vous pouvez rappeler la barre de navigation standard par la commande VALEURS par
défaut, présentée dans le menu CONTEXTUEL.
Les fenêtres simples de type boîte de dialogue
Elles vous permettent d'enregistrer des données (fiches salariés par exemple) ou d'effectuer des
traitements (imprimer un état, sauvegarder un dossier, etc.). Vous validez les informations saisies en
cliquant sur [OK].
Le Menu Contextuel - Clic droit
Le menu CONTEXTUEL présente certaines commandes selon le contexte de travail. Vous pouvez l'ouvrir
lorsque la fenêtre Application ou une fenêtre Liste est ouverte.
Les principales commandes des menus E
Attention !
Vous ne pouvez pas accéder au menu CONTEXTUEL lorsqu'une fenêtre simple est ouverte.
DITION et FONCTIONS sont présentes dans le menu CONTEXTUEL.
Pour ouvrir le menu Contextuel :
1. placez le pointeur dans l'espace de travail,
2. cliquez sur le bouton droit de la souris.
Pour activer une des commandes du menu Contextuel :
cliquez sur le titre de la commande à ouvrir.
Pour fermer le menu Contextuel, sans activer de commande :
•cliquez dans un autre endroit de la fenêtre
•ou appuyez sur la touche <Echap>.
6
Menu Dossier
Nouveau
Ouvrir
Fermer
Supprimer
Paramètres, Paramètres globaux
Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Imprimante
Dossiers récents
Quitter
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Le menu DOSSIER regroupe les éléments de fonctionnement global et général du logiciel, comme les
commandes d'impression, de sauvegarde, de restauration, etc.
Toutes les données de votre société sont conservées par Ciel Paye dans un dossier que vous devez
préalablement créer. Les commandes du menu D
ouvrir, les dupliquer, les fermer et les supprimer, si vous n'en avez plus besoin.
C'est également à partir de ce menu que sont définies les principales caractéristiques de fonctionnement
du logiciel (Paramètres, Paramètres globaux).
OSSIER vous permettent ainsi de créer vos dossiers, les
8
Menu Dossier
L’assistant Top Départ
) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape.
1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante.
Vous disposez de deux modes de création :
mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier
•Le
(raison sociale, dates d'exercices, etc.).
Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la
dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (caisses, salariés, etc.).
mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la
•Le
société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, temps partiel, congés RTT, paramètres édition, etc.)
2. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous
récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données.
3. Si vous avez choisi le
Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer].
Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>].
Création d’un dossier en mode simplifié
Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments
essentiels.
Fenêtre Coordonnées du dossier
Si vous ne récupérez pas les informations saisies lors de votre référencement, vous devez renseigner les
zones suivantes :
1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale.
2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes
juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton [Flèche].
3. Renseignez les zones
4. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal,
Ville, Pays, Tél., Fax.
* Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en
cliquant sur le bouton [Précédent].
Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant
se ferme ; la société est quand même créée avec les informations indiquées.
N°URSAFF et Réf.URSSAF.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramètres du dossier
C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations
administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire.
Zone Paramètres
1. Sélectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de l'exercice social puis saisissez l'Année de
paye. Le premier mois de paye correspond au premier mois de l'exercice qui commence le plus généralement en janvier et se clôture en décembre. Si vous créez les premiers bulletins de paye avec Ciel
Paye, le premier mois de paye correspond toujours au premier mois de l'exercice, que vous établissiez
les premiers bulletins à cette période ou en cours d'année.
* Une fois les premiers bulletins validés, vous ne pourrez plus modifier ces zones.
9
Menu Dossier
2. Les trois zones suivantes permettent de définir le
vaillées par mois dans l'entreprise), la valeur du
Nb heures par mois (nombre d'heures normales tra-
SMIC horaire et le Plafond de la sécurité sociale.
* Si vous ne gérez qu'un dossier de paye, ces informations peuvent être définies à ce niveau. Si vous
gérez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de définir ces valeurs une seule fois pour tous les
dossiers, par la commande paramètres globaux du menu Dossier.
La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et
à mesure des modifications que vous lui apportez.
Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant
sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande
du menu F
Zone Congés Payés
3. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés.
Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de
Le
l'année suivante.
Dans la zone
complet. En règle générale, 2,5 jours acquis pour 30 jours ouvrables ou 2,08 jours acquis pour 25 jours
ouvrés.
La case
payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période
de référence des congés.
ONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Nb jour/mois, saisissez le nombre de jours de congés acquis par mois par les salariés à temps
Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés
CALCULER
Dans la zone
payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés.
Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés
Zone Congés RTT
4. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT.
Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours
travaillé avant la loi (227 jours par an après déduction des jours fériés ) et le plafond fixé par l'accord ou
la convention (217 jours par an ). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés,
report de congés payés, et des jours compte épargne temps.
Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramétrage du modèle de paye
Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir :
Du paramétrage de paye modèle
Ciel Paye vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur
d'activités), livrés avec l'application.
Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la
création des bulletins de salaire. Seuls les salariés ne sont pas récupérés.
6. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez (Coiffure, Animateur sportif, Hôtel, café, restaurant, etc.), puis cliquez sur le bouton [Suivant].
Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures
Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez
créés en version 7.00 et supérieures.
7. Cochez l'option
Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez
sur le bouton [Suivant]
du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures.
10
Fenêtre Liste de contrôle
Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le
bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements.
Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables,
rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide.
Menu Dossier
Par défaut, la case
vous permettant de vous familiariser rapidement avec l'application.
8. Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer].
Je désire faire un tour rapide du logiciel est cochée. Cette option lance une séquence vidéo
Création d'un dossier en mode avancé
Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez les paramètres généraux de la société.
1. Une fois l'option Mode avancé sélectionnée, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la création de
votre dossier de paye.
La fenêtre
Création de société s'affiche.
2. Indiquez la raison sociale de votre entreprise puis la monnaie dans laquelle tous les éléments de bases
de votre dossier de paye vont être saisis.
Vous devez ensuite déterminer le paramétrage de paye que vous voulez récupérer.
Le paramétrage de paye se compose des différents éléments de base nécessaires pour calculer et établir
les bulletins de paye : variables, rubriques, cotisations, caisses, profils, etc.
Pour vous éviter une saisie fastidieuse de ces éléments, Ciel Paye vous propose de récupérer un
paramétrage de paye dans le dossier que vous créez.
Aucun dossier n’est créé
Dans ce cas, vous pouvez récupérer dans le dossier que vous créez le paramétrage de paye modèle livré
avec l'application.
3. L'option du paramétrage de paye modèle étant cochée par défaut, cliquez sur le bouton [OK] pour passer à la prochaine étape de création d’un dossier.
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Menu Dossier
Cette option permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Standard ou par secteur
d'activités), livrés avec Ciel paye. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations,
profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire.
4. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye, autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection présenté en fin de zone, sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la
société que vous créez : Coiffure, Animateur sportif, Hôtels, café, restaurant etc.
Un ou plusieurs dossiers existent
Si vous avez déjà créé un ou plusieurs dossiers avec une version de Ciel Paye, vous pouvez récupérer le
paramétrage de paye de l'un d'eux.
Selon la dernière version utilisée pour gérer ce dossier, cochez l'une des options suivantes puis cliquez
dans la liste sur le titre du dossier concerné :
Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 4 et supérieures
Lorsque vous venez d'installer Ciel Paye pour Windows, vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de
la société Exemple S.A. Par la suite, vous pourrez récupérer le paramétrage de paye des dossiers que vous
créez en version 4.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés.
Dans ce cas, cliquez dans la liste sur le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye.
D'un dossier provenant d'une version précédente de Ciel Paye (Windows ou Dos)
Cette option n'est pas accessible dans le cas d'une création de dossier en euros.
1. Si le dossier est géré avec une version antérieure à Ciel Paye 4, cochez cette option pour récupérer
l'ensemble de votre dossier. En effet, dans ce cas les fiches Salariés sont également récupérées.
2. Cliquez dans la liste sur le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye.
Un assistant d'import s'affiche et vous guide étape par étape pour récupérer le dossier.
Valider le paramétrage de paye
1. Une fois le paramétrage de paye choisi (paramétrage de paye modèle ou paramétrage d'une société de
Ciel Paye version 4 et supérieures), validez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK].
Un message s'affiche et vous propose de reprendre les coordonnées saisies lors du référencement.
2. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez éviter une nouvelle saisie de ces éléments.
La fenêtre
Paramètres Société s'affiche. Vous y saisissez les paramètres généraux de votre société.
Les paramètres Société
Vous accédez à la fenêtre Paramètres Société dans laquelle toutes les coordonnées principales que vous
avez saisies auparavant dans la fenêtre
Vérifiez que toutes les informations sont correctes, puis modifiez-les éventuellement.
Une fois la société créée, vous pourrez compléter ces paramètres, avant d’établir les premiers bulletins de
salaire, par la commande
PARAMÈTRES du menu DOSSIER.
Voir Paramètres, page 17.
Référencement sont automatiquement reprises.
12
Menu Dossier
Ouvrir
) Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
Lorsque vous ouvrez l’application Ciel Paye
La fenêtre Ouverture d’un Dossier dans laquelle vous choisissez le dossier à ouvrir s'affiche
automatiquement.
Lorsque l’application est ouverte
Dans ce cas, plusieurs moyens sont à votre disposition pour ouvrir un dossier :
•par le menu DOSSIER ou CONTEXTUEL
•par l’icone
•par le raccourci clavier <Alt> <D> <O>
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
1. Si un dossier est ouvert lorsque vous demandez l’ouverture d’un autre dossier, une fenêtre s’affiche.
Un message vous demande de confirmer la fermeture du dossier. Cliquez sur le bouton [Oui].
La fenêtre Ouverture d’un dossier
Elle présente par défaut la liste des dossiers accessibles à l’utilisateur.
2. Cliquez dans la
Liste des dossiers sur le titre de celui à ouvrir.
Si des droits d’accès dont définis, seuls les
noms des dossiers auxquels l’utilisateur
peut accéder sont présentés dans la liste.
3. Lorsque son nom renseigne la zone Nom du Dossier, validez son ouverture par [OK].
Archiver un dossier
L’archivage permet de compresser les données dans un fichier afin de réduire la place
occupée par les dossiers sur le disque dur.
Vous utilisez ce principe particulièrement lorsque vous gérez beaucoup de dossiers de paye. Si vous ne
gérez qu’un seul dossier, cette procédure est moins utile.
* Ce traitement ne peut en aucun cas se substituer à la sauvegarde des données, réalisée régulièrement
par la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
13
Menu Dossier
Vous pouvez demander l’archivage d’un dossier :
•en cliquant sur le bouton [Archiver], présenté dans la fenêtre Ouverture d’un dossier,
•en cochant l’option
Archiver le dossier, présentée dans la fenêtre de fermeture d’un dossier.
* Tant que vous n’annulez pas l’option d’archivage du dossier, chaque fois que vous le fermez, il est de
nouveau archivé. Dans la fenêtre Ouverture d’un dossier, vous repérez qu’un dossier est archivé si le
bouton [Archiver] est inactif lorsque vous cliquez sur son titre.
Ouvrir un dossier archivé
Par la suite, lorsque vous demandez l’ouverture d’un dossier archivé, Ciel Paye vous demande de
confirmer le désarchivage.
4. Validez par [Oui] si tel doit être le cas.
Annuler l’option d’archivage d’un dossier
1. Ouvrez le dossier archivé.
2. Validez le désarchivage du dossier par [Oui].
3. Activez la commande FERMER du menu DOSSIER.
4. Décochez la case Archiver le dossier. La fenêtre suivante s’affiche :
5. Validez par [Oui].
14
Menu Dossier
Fermer
) Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Si vous fermez le dossier par la commande Fermer du menu Dossier
1. Une fenêtre s'affiche vous demandant de confirmer sa fermeture.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dans ce cas, une fois le dossier fermé, seul le menu DOSSIER est présent dans la barre de menus de la
fenêtre
Si vous voulez fermer le dossier pour ouvrir un autre dossier
1. Sélectionnez directement le titre du dossier à ouvrir par la commande DOSSIERRÉCENTS (accessible en
2. Confirmez la fermeture du dossier par le bouton [Oui].
Si vous quittez Ciel Paye
Le dossier ouvert est automatiquement fermé sans que vous ayez à confirmer sa fermeture. En revanche,
vous confirmez la sortie de l'application.
Application.
mode complet) du menu D
OSSIER ou CONTEXTUEL ou par la commande OUVRIR.
15
Supprimer
) Menu DOSSIER - commande SUPPRIMER
<Alt> <D> <S>
Attention !
Cette procédure est irréversible et lourde de conséquences. Nous vous conseillons vivement d’en
interdire l’accès à tout utilisateur non averti.
1. Si un dossier est ouvert, vous devez préalablement le fermer.
Menu Dossier
2. Activez ensuite la commande
La fenêtre Suppression d'une société s'ouvre.
3. Sélectionnez celle qui doit être supprimée.
4. Validez par [OK]. Un message vous demande de confirmer la suppression de la société.Cliquez sur
[Oui] si vous voulez vraiment supprimer la société.
5. Compte tenu de l’effet irréversible de cette commande, une deuxième fenêtre vous demande de confirmer la suppression de la société.
SUPPRIMER.
Cliquez sur ce bouton pour annuler la
procédure de suppression d’une société.
6. Cliquez sur le bouton [Détruire] pour lancer le traitement.
7. Si à ce stade vous voulez arrêter la procédure, cliquez sur le bouton [Quitter] puis, une fois dans la
fenêtre
Suppression d'une société, cliquez sur le bouton [Annuler].
16
Menu Dossier
Paramètres
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <P>
Identification de la société
Dans l’onglet Identification vous définissez les paramètres administratifs de la société.
Le nom saisi à la création du dossier est proposé comme Raison sociale. Vous pouvez le modifier.
1. Renseignez ensuite les différentes zones par les données propres à la société que vous créez : Forme
juridique
, APE/NAF, SIREN, N°URSSAF, Réf. URSSAF, Adresse et Téléphone.
Le bouton Liste, présenté à droite de la zone Forme juridique, ouvre une liste auxiliaire dans laquelle
vous pouvez sélectionner une forme juridique ou en créer une nouvelle si celles proposées ne vous
conviennent pas.
2. Précisez l'
être fournies sur la déclaration annuelle des données sociales.
3. Si la société est
4. Précisez également l’email, le n° de téléphone et le n°de fax.
Activité de l'entreprise ainsi que le nom de la Personne à contacter ; informations qui doivent
Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez cette option.
Voir D.A.D.S., page 138.
Paramètres paye 1
Ils correspondent aux paramètres généraux de paye.
Sélectionnez le mois correspondant au
généralement en janvier et se clôture en décembre. Saisissez ensuite l’
Si vous créez les premiers bulletins de paye avec Ciel Paye, le premier mois de paye correspond toujours
au premier mois de l’exercice, que vous établissiez les premiers bulletins à cette période ou en cours
d’année.
1er mois de paye de l’exercice social. Il commence le plus
Année de paye.
* Une fois les premiers bulletins établis, vous ne pourrez plus modifier ces deux zones.
Les trois zones suivantes permettent de définir le
le Nb heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise). Si vous ne gérez qu’un
dossier de paye, ces informations peuvent être définies à ce niveau. Pour ce faire, cliquez sur la case
Propre au dossier et renseignez la valeur de la zone correspondante.
Plafond de la sécurité sociale, la valeur du SMIC horaire et
* Si vous gérez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de définir ces valeurs une seule fois pour tous les
dossiers par la commande
PARAMÈTRESGLOBAUX du menu DOSSIER.
17
Menu Dossier
La zone
à mesure des modifications effectuées. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des
modifications apportées dans le bulletin par le bouton [Calculer], présenté dans le bulletin ou sur la liste
des bulletins par la commande
Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et
CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Congés payés
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de
l’année suivante.
Dans la zone
complet. En règle générale, on comptabilise 2,5 jours acquis pour 30 jours ouvrables (et dans ce cas on
tient compte des samedis) ou 2,08 jours acquis pour 25 jours ouvrés.
La case
référence des congés, les cumuls en jours des congés payés restant dus sur l’année N sont mis à zéro et
cumulés à ceux restant sur N-1, le cumul de la base de l'année N est mis à zéro et cumulé au solde de la
base N-1, recalculé selon le nombre de jours restant dus sur N-1.
Lors de la saisie des périodes de congés, les rubriques de congés ne sont pas intégrées dans le bulletin de
la période si l'option
suivante. De la même manière, si l'option
au nombre de jours de congés pris.
Nb jour/mois, indiquez le nombre de jours de congés acquis par mois par les salariés à temps
Report lors de la clôture cochée indique que pour chaque salarié, après clôture de la période de
Décalage d’un mois pour prise des congés est cochée. Elles le seront sur la période
Tenir compte des samedis est cochée, les samedis seront intégrés
Paramètres paye 2
Heures normales travaillées
Depuis le passage aux 35 heures, le Nombre d’heures normales travaillées par mois est fixé à 151,67
heures. Cette valeur est utilisée ensuite pour renseigner la variable HMOISDOS.
Voir Variables, page 80.
Temps partiel
Vous fixez ensuite les données relatives au calcul du temps partiel :
•le nombre d’Heures maximum qu’un salarié doit effectuer pour entrer dans la catégorie temps partiel
(en règle générale 136 heures),
Taux d’abattement à appliquer pour calculer le taux des cotisations patronales,
•le
•le nombre d’
taux d’abattement soit appliqué.
Heures minimum et le nombre d’Heures maximum que doit effectuer le salarié pour que ce
L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion du temps partiel.
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Menu Dossier
Abattement pour frais professionnels
Si les salariés bénéficient de frais professionnels et si un seul seuil d’abattement est utilisé, saisissez
dans la zone
cotisations salariales, saisi dans la fiche Salarié, sera appliqué jusqu'à hauteur de cette valeur.
Cette valeur est automatiquement reportée dans la fiche des salariés que vous créez.
Limite la valeur limite correspondante en euros. Le taux d’abattement de la base des
* Si plusieurs seuils d’abattement sont utilisés, il faut les renseigner directement dans la fiche Salarié.
Paramètres paye 3
Valorisation des congés payés
Indiquez la Méthode de valorisation retenue pour calculer les congés payés :
•Aucune
Retenez cette option si vous ne voulez pas valoriser automatiquement les congés.
Règle de maintien du salaire
•
Indépendamment des congés dus et pris sur une période donnée, le salaire est maintenu pour la
période.
Règle la plus favorable au salarié
•
La rubrique d'Absence pour congés payés est calculée selon le taux horaire de base, celle d'Indemnités
pour congés, selon la méthode la plus favorable au salarié.
Dans la zone
payés, valeur utilisée pour calculer le taux horaire de congés payés.
Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d’heures pour une journée de congés
Dans le paramétrage de paye modèle, Ciel Paye propose le code des rubriques permettant le calcul des
congés payés, soit la rubrique
payés.
R702 Absences pour congés payés et la rubrique R703 Indemnités pour congés
L Consultez l’Infopaye, rubrique Les congés payés.
Congés RTT
Vous devez renseigner le nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les
congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre
l’estimation des jours travaillés avant la loi (227 jours par an après déduction des jours fériés ) et le
plafond fixé par l’accord ou la convention (217 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en
fonction des jours fériés, report de congés payés, et des jours compte épargne temps. Cette valeur est
utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion des 35 heures.
Options d’édition
A ce stade, cochez les options de votre choix pour commander l’impression des cumuls en jours de congés
payés, de congés RTT, de la date d’ancienneté du salarié, des codes de cotisations et de rubriques.
* Le paramétrage défini dans les paramètres de paye pour l'Edition des CP sur bulletin est ensuite
proposé par défaut lorsque vous créez les fiches salariés mais vous pourrez le modifier à ce stade. Lors
de l'impression des bulletins, Ciel Paye tient compte de l'information définie dans la fiche de chaque
salarié.
Le texte saisi dans la zone
Mention en bas d’édition apparaîtra en bas à gauche des états.
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Paramètres D.U.C.S
Vous pouvez à partir de l’onglet D.U.C.S obtenir des informations détaillées sur la télédéclaration de la
DUCS et sur le moyen d’y souscrire auprès des organismes sociaux.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton .
Menu Dossier
2. Vous pouvez directement souscrire à Ciel DirectDéclaration Sociale en cliquant sur le bouton
[Souscrire].
Attention !
La souscription à Ciel DirectDéclaration Sociale nécessite en parallèle une adhésion directe
(télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de
protection sociale (URSSAF, ASSEDIC, IRC).
3. Si vous êtes Tiers/Rédacteur, mandaté par une entreprise pour établir sa déclaration et prendre en
charge sa transmission, cochez la zone
SIRET
permettant de vous identifier.
Identification du Tiers/Rédacteur puis saisissez votre Numéro de
Attention !
Vous devez dans ce cas effectuer également une demande d’adhésion à la procédure de
télédéclaration et à la procédure de télérèglement.
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Menu Dossier
Paramètres globaux
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRESGLOBAUX
<Alt> <D> <G>
Si vous voulez modifier les valeurs du Plafond de la sécurité sociale, du SMIC horaire et du Nombre d’heures
par jour
calcul de la taxe sur les salaires pour l’ensemble de vos dossiers, mieux vaut effectuer la modification
dans les paramètres globaux.
(nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), ainsi que les valeurs nécessaires au
La fenêtre
des dossiers s'ouvre.
Paramètres globaux dans laquelle vous saisissez les valeurs à prendre en compte sur l’ensemble
1. Si les cases Propre au dossier sont cochées dans les Paramètres paye 1 de chacun des dossiers, décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres
globaux.
En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez les
Propre au dossier cochées dans les paramètres dossier.
cases
2. Validez les paramètres globaux par [OK].
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Menu Dossier
Sauvegarde
) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE
<Alt> <D> <S>
Ce traitement est essentiel. Il vous permet de sauvegarder vos données vers une autre application.
Personne n’étant à l’abri d’une coupure de courant inopinée, la sauvegarde vous permet de conserver les
données des dossiers, en vue de les réutiliser en cas de problème sur le disque ou les fichiers, faute de
quoi vous pourriez perdre des jours, voire des semaines de travail ! Une bonne gestion des sauvegardes
s’avère donc indispensable.
Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et
validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Selon la taille du dossier, une ou
plusieurs disquettes formatées sont nécessaires. Vous pouvez utiliser le même jeu de sauvegardes, d’un
mois sur l’autre, mais pour plus de sécurité mieux vaut utiliser un jeu de sauvegardes différent par mois.
1. Activez la commande
Si un dossier est ouvert, vous devez confirmer sa fermeture en cliquant sur le bouton [Oui].
Vous accédez alors à la fenêtre Sauvegarde.
2. Sélectionnez le lecteur sur lequel vous sauvegardez le dossier.
Si votre ordinateur est équipé d’un seul lecteur de disquettes, c’est celui-là qui est proposé par défaut.
Vous pouvez également effectuer la sauvegarde sur un autre endroit du disque, sur un streamer ou
encore un lecteur zip.
3. Pour cela, cochez l'option
Vous pouvez sélectionner le support de votre choix dans la liste que vous ouvrez en cliquant sur le
bouton [Ouverture dossier], présenté en fin de zone.
SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
Autre emplacement et précisez sur quel support la sauvegarde sera effectuée.
4. Validez la sélection du lecteur en cliquant sur [OK].
Sauvegarde sur disquettes
Si vous avez opté pour une sauvegarde sur disquette, la fenêtre vous demandant d’insérer la première
disquette s’affiche.
1. Insérez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur de disquettes et validez par [OK].
Si la disquette que vous insérez dans le lecteur contient des informations, Ciel Paye le détecte et vous
propose différentes options.
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Menu Dossier
2. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix :
•[Effacer] toutes les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde.
•[Ne pas effacer] les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde.
•[Autre disquette] : remplacez la disquette insérée dans le lecteur par une autre disquette et cliquez sur
[OK].
Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, Ciel Paye vous demande alors d’insérer la disquette
suivante quand cela est nécessaire.
3. Remplacez la disquette insérée dans le lecteur par la suivante et cliquez sur [OK] pour continuer le
traitement.
4. Etiquetez la disquette en indiquant son ordre de passage car elle devra être impérativement insérée
dans le même ordre lors de la restauration des données.
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Menu Dossier
Restauration
) Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
<Alt> <D> <R>
Lorsqu’il n’est pas possible de réparer un dossier endommagé, vous avez la possibilité de récupérer les
données précédemment sauvegardées.
Attention !
Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un jeu
de disquettes différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle.
1. Ouvrez la société à restaurer.
En effet, si aucun dossier n'est ouvert, la commande
le menu DOSSIER.
2. Activez la commande RESTAURATION.
3. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui].
RESTAURATION est inactive ; son titre est grisé dans
La fenêtre
4. Sélectionnez le lecteur de disquettes à partir duquel vous restaurez les données du dossier.
5. Si vous effectuez la restauration d'un jeu de sauvegarde sur disquette, insérez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur prévu à cet effet.
6. Cliquez sur [OK].
Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date,
chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à
restaurer.
7. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement.
Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, Ciel Paye vous demande d’insérer la disquette
suivante quand cela est nécessaire.
8. Remplacez la disquette insérée dans le lecteur par la suivante.
9. Cliquez sur [OK] pour continuer.
A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert.
Restauration s'affiche.
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Menu Dossier
e-Sauvegarde
) Menu DOSSIER - commande E-SAUVEGARDE
<Alt> <D> <E>
La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet,
90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol
de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un
système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition
un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos
données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation
représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique
La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent :
•Internet Explorer 5.5 ou supérieure (version 6 SP1 conseillée),
•une connexion Internet,
•un logiciel de messagerie,
•un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai
dont vous bénéficiez.
* A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-
Sauvegarde.
Création du site
Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉERLESITE est
accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre
site de sauvegarde.
Etape 1
1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel.
Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de
Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est
incorrect ou erroné, un message vous le signale.
2. Cliquez sur le lien
l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde.
Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion.
Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de
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