Manuel de référence
Ciel Auto-entrepreneur
Sage activité Ciel
10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet :
http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
Sommaire
Aides et documentations............................................................................................................8
Naviguer dans le manuel de référence .....................................................................................9
Menu Dossier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Vue d’ensemble ....................................................................................................................... 11
Nouveau.................................................................................................................................... 12
Ouvrir......................................................................................................................................... 16
Fermer....................................................................................................................................... 17
Paramètres ............................................................................................................................... 18
Ciel Business Mobile................................................................................................................. 22
Options ...................................................................................................................................... 25
Imports ...................................................................................................................................... 28
Exports....................................................................................................................................... 28
Mise en page ............................................................................................................................ 29
Imprimer ................................................................................................................................... 30
Aperçu avant impression .........................................................................................................31
Impressions............................................................................................................................... 32
Mot de passe ............................................................................................................................ 33
Sauvegarde/Restauration ....................................................................................................... 35
Quitter ....................................................................................................................................... 38
Menu Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Vue d’ensemble ....................................................................................................................... 40
Annuler...................................................................................................................................... 41
Couper ....................................................................................................................................... 41
Copier ........................................................................................................................................ 41
Coller ......................................................................................................................................... 41
Effacer ....................................................................................................................................... 42
Fiches......................................................................................................................................... 42
Sélectionner tout ...................................................................................................................... 43
Rechercher................................................................................................................................ 43
Poursuivre la recherche ........................................................................................................... 43
Atteindre ................................................................................................................................... 44
Rafraîchir ................................................................................................................................... 44
Tout afficher.............................................................................................................................. 44
Liste ........................................................................................................................................... 44
Menu Listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Vue d’ensemble ....................................................................................................................... 47
Clients / Tiers............................................................................................................................ 48
Contacts..................................................................................................................................... 52
Articles / Prestations ............................................................................................................... 54
Postes........................................................................................................................................ 57
Intervenants.............................................................................................................................. 60
Ecritures..................................................................................................................................... 61
3
Modes de paiement................................................................................................................. 63
Eco-participations ..................................................................................................................... 67
Autres listes .............................................................................................................................. 70
Menu Relations clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Vue d’ensemble ....................................................................................................................... 73
Liste des devis .......................................................................................................................... 74
Liste des factures d’acompte................................................................................................... 78
Liste des factures...................................................................................................................... 80
Liste des avoirs ......................................................................................................................... 86
Préparer un devis ..................................................................................................................... 91
Facturer un client...................................................................................................................... 95
Etablir un avoir........................................................................................................................ 100
Menu Mon argent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 104
Liste des règlements.............................................................................................................. 105
Encaisser un règlement ......................................................................................................... 107
Nouvelle dépense .................................................................................................................. 111
Nouvelle recette..................................................................................................................... 112
Nouveau virement ................................................................................................................. 113
Saisie des soldes initiaux ....................................................................................................... 114
Menu Traitements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 116
Validation d’écritures ............................................................................................................. 117
Fin d’année ............................................................................................................................. 118
Conformité sauvegarde DGFiP .............................................................................................. 119
Consultation sauvegarde DGFiP ............................................................................................ 120
Purge ....................................................................................................................................... 121
Liaison comptable .................................................................................................................. 123
Exports..................................................................................................................................... 125
Menu Etats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 127
Registre des achats ................................................................................................................ 128
Livre des recettes ................................................................................................................... 129
Livre de trésorerie .................................................................................................................. 130
Résultat ................................................................................................................................... 131
Etats et Statistiques relations clients .................................................................................... 132
Statistiques dépenses/recettes ............................................................................................ 133
Attestation fiscale................................................................................................................... 134
Menu Divers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 136
Calcul de l’impôt ..................................................................................................................... 137
Calculatrice.............................................................................................................................. 137
4
Messagerie ............................................................................................................................. 137
Menu Fenêtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 139
Fermer..................................................................................................................................... 139
Tout fermer ............................................................................................................................. 139
Suivante .................................................................................................................................. 139
Précédente.............................................................................................................................. 140
Cascade ................................................................................................................................... 140
Mosaïque ................................................................................................................................ 140
Mon Intuiciel ........................................................................................................................... 141
Afficher la barre de navigation.............................................................................................. 147
Afficher la barre de statut ...................................................................................................... 147
Menu Aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 149
Aide ......................................................................................................................................... 150
Besoin d’aide .......................................................................................................................... 150
Manuel de référence.............................................................................................................. 150
Guide des mises à jour........................................................................................................... 151
A propos de............................................................................................................................. 151
Présentation générale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Mode tactile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Introduction............................................................................................................................. 154
Défilement horizontal et vertical .......................................................................................... 154
Glisser-déposer....................................................................................................................... 155
Zoom ....................................................................................................................................... 155
La barre de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Introduction............................................................................................................................. 157
Utilisation ................................................................................................................................ 158
Personnalisation ..................................................................................................................... 160
La barre d’actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Introduction............................................................................................................................. 166
Utilisation ................................................................................................................................ 167
Personnalisation ..................................................................................................................... 170
Les fenêtres et les listes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Introduction............................................................................................................................. 174
Les fenêtres ............................................................................................................................ 175
Les listes simples.................................................................................................................... 182
Les listes à plusieurs colonnes............................................................................................... 183
Les règles ................................................................................................................................ 190
Les regroupements ................................................................................................................ 196
5
Les actions flash ..................................................................................................................... 200
Les Jumplists ........................................................................................................................... 200
Les préférences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Généralités.............................................................................................................................. 202
Préférence Comptabilité........................................................................................................ 203
Préférences Gestion commerciale........................................................................................ 211
Préférence Associations.........................................................................................................214
Préférences Comptes personnels ......................................................................................... 214
Les préférences facturation ................................................................................................... 215
Les préférences générales .................................................................................................... 217
Environnement....................................................................................................................... 223
Impressions............................................................................................................................. 231
Sauvegarde............................................................................................................................. 234
Aide à la saisie ........................................................................................................................ 236
Internet ................................................................................................................................... 239
Agenda.................................................................................................................................... 242
Liaison comptable .................................................................................................................. 245
Synchronisation des données ............................................................................................... 250
Etats paramétrables ............................................................................................................... 252
Les utilitaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Généralités.............................................................................................................................. 256
Comptabilité ........................................................................................................................... 257
Gestion commerciale .............................................................................................................259
Immobilisations...................................................................................................................... 260
Associations ............................................................................................................................ 261
Les informations ..................................................................................................................... 262
Les utilitaires fichiers.............................................................................................................. 263
Divers ...................................................................................................................................... 269
Dossiers................................................................................................................................... 270
Mise à jour .............................................................................................................................. 275
Les filtres (recherches). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Introduction............................................................................................................................. 277
Les deux types de filtres ........................................................................................................ 278
La réalisation d’un filtre ......................................................................................................... 280
Les scripts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Introduction............................................................................................................................. 285
L'outil rubriques ...................................................................................................................... 286
Les formules simplifiées ........................................................................................................288
L’éditeur de scripts ................................................................................................................. 289
Les fonctions ........................................................................................................................... 294
Les trucs et astuces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Les zones de saisie................................................................................................................. 297
6
Le dimensionnement des fenêtres....................................................................................... 299
Le choix des couleurs ............................................................................................................. 299
Les images .............................................................................................................................. 299
Les listes hiérarchiques .......................................................................................................... 299
Les zones d’aide ..................................................................................................................... 300
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Votre avis nous intéresse... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
7
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris,
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris,
•faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du
apporte une information complémentaire sur un point particulier
attire votre attention sur un point particulier.
MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels, au format PDF :
•Le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel
ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel.
•Le guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi que les nou-
veautés fonctionnelles.
®
L'application Adobe Reader
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisé le bouton .
Pour imprimer les manuels électroniques
Dans Adobe Reader ®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
nécessaire pour lire et imprimer les manuels au format PDF doit être installée sur votre ordinateur.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel,
vous ouvrez l'aide par la commande
AIDE dans le menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.
8
Naviguer dans le manuel de référence
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans ce manuel et ainsi consulter facilement l'information
souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du manuel, cliquez sur le signet nommé Sommaire.
Les liens dans le manuel
Les informations présentées en bleu correspondent à des liens vers d'autres parties du manuel.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le
paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou
une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
1. Pour cela, activez la commande
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Exemple
1. Activez la commande
2. Saisissez «Mise en page» dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
RECHERCHER du menu EDITION.
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisir la fiche d'appréciation
Vous la trouverez à la fin de ce manuel. Voir Votre avis nous intéresse..., page 304
1. Activez le menu F
2. Indiquez les numéros de pages correspondants, sans quoi vous imprimerez tout le manuel.
3. Écrivez vos remarques et retournez la fiche à l’adresse indiquée.
ICHIER, commande IMPRIMER.
9
Menu Dossier
Nouveau
Ouvrir, Fermer
Paramètres
Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Le menu DOSSIER regroupe les fonctions générales de votre logiciel Ciel.
Vous trouverez les fonctions qui permettent l'ouverture ou la création d'un dossier, mais également celles qui donnent accès
aux paramètres généraux de votre dossier : coordonnées, régime fiscal, logo société...
C'est à partir de ce menu que vous pouvez protéger votre dossier avec un mot passe ou encore lancer une sauvegarde de
vos informations.
11
Menu Dossier
Nouveau
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d’un dossier, vous définissez les
paramètres généraux de celui-ci.
Création d’un nouveau dossier
1. Cliquez sur la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
2. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent :
• Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récupérer
les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations.
• Plusieurs dossiers existent sur votre poste : la fenêtre ci-dessous s'affiche avec la liste déroulante contenant tous
les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour reprendre
les paramètres société.
• Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier.
3. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
L'assistant de Création de dossier s'affiche.
12
Menu Dossier
Assistant de création de dossier
Etape 1
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant vos coordonnées, votre logo,
votre statut et votre immatriculation.
Mes coordonnées
Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies seront
automatiquement reportées dans les paramètres société. Vous pouvez modifier ces informations en cliquant sur
le lien Modifier vos coordonnées qui s'affiche dans cette zone.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, le téléphone, le portable et l’adresse
e-mail.
Mon logo
2. Vous pouvez insérer votre logo de trois manières différentes. Cliquez sur un des liens suivants :
• Coller une image pour copier/coller votre logo. Vous devez au préalable copier l'image.
• Importer une image pour importer votre logo enregistré sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CDRom).
• Scanneur/Appareil photo pour insérer votre logo via un scanneur ou appareil photo.
Mon statut
3. Si c’est votre cas, cochez l’option J’ai opté pour le régime de l’EIRL (Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée).
4. Dans les deux zones qui s’affichent, indiquez votre N° RSEIRL et l’objet de votre activité.
13
Menu Dossier
Mon immatriculation
Les informations requises dans la zone Mon immatriculation sont fournies sur votre extrait K-Bis. Elles ne sont
pas obligatoires pour valider la création du dossier. Vous pouvez les renseigner ultérieurement dans vos
paramètres société.
5. Dans cette zone, saisissez les informations suivantes :
• votre numéro de SIRET,
•votre NII : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA),
• votre code APE/NAF (Activité Principale de l'Entreprise),
• Cochez la case correspondant au mode d’enregistrement de votre société : RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) ou RM (Répertoire des métiers).
6. Saisissez le N° d’immatriculation de votre société.
7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Etape 2
Cette dernière étape permet de définir votre type d’activité, votre CAPE et votre mot de passe.
Mon activité
1. Indiquez votre type d’activité (artisan, commerçant,...).
2. Indiquez la date à laquelle vous souhaitez commencer votre saisie.
Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier
Mon Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise (CAPE)
3. Si vous êtes bénéficiaire du Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise, cochez l’option correspondante.
4. Dans la zone qui s’affiche, indiquez les coordonnées du responsable de l’appui.
14
Menu Dossier
Mon mot de passe
5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez les zones
de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 33
6. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier.
Ciel Auto-entrepreneur enregistre votre dossier et l’ouvre. Le nom de votre dossier est affiché dans la barre de titre de la
fenêtre principale.
Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, vous pouvez le faire directement depuis le Bureau de
réglages qui s’affiche à l’ouverture de votre dossier.
15
Menu Dossier
Ouvrir
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier, si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier
automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier.
Vous n'avez donc pas à passer par la commande
OUVRIR du menu DOSSIER.
En revanche si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir le dossier que vous avez créé à l'aide de l'assistant.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l’application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé.
Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.
3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement pour sélectionner
directement le fichier sur votre ordinateur à l’aide de l’explorateur Windows.
OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Options supplémentaires
Vous accédez à d’autres options lorsque vous faîtes un clic droit dans la fenêtre.
• Voir les dossiers exemples : affiche la société exemple livrée en standard avec votre logiciel.
• Mode avancé : la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez ainsi d'options d'affichage. Vous pouvez
ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore faire des recherches.
• Modifier les dossiers : vous accédez à la fenêtre de gestion des dossiers. Vous pouvez ainsi renommer, supprimer un
dossier, etc.
• Ouvrir en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez uniquement consulter votre
dossier. En lecture seule, vous ne pouvez pas saisir, créer, modifier ou supprimer des éléments ni définir les paramètres
de votre dossier.
• Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le
dossier sur votre ordinateur.
16
Fermer
Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé.
La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
Menu Dossier
17
Menu Dossier
Paramètres
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous avez défini lors
de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise.
2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone,
Fax, Portable, adresse E-mail, etc).
3. Indiquez le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M.
(Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I : Numéro d'Identification Intracommunautaire.
La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées sur les états et éditions que vous
effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
6. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
18
Menu Dossier
7. Précisez ensuite son Activité.
8. Indiquez le nom du Responsable.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
9. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet Divers
10. Selon votre cas, cochez la case Bénéficiaire du régime de franchise en base de TVA.
11. En fonction de la gestion de la loi NRE (Loi du 15 mai 2001 qui impose l’affichage des délais de paiement sur les factures), renseignez les zones suivantes : Taux escompte paiement anticipé, Taux pénalités de retard et Indemnité
forfaitaire pour frais de recouvrement.
Onglet Activités
L’onglet Activités de Ciel Auto-entrepreneur Standard
Les informations de cet onglet vous permettent de calculer des indicateurs et d'afficher des alertes dans le tableau de bord
de la version Ciel Auto-entrepreneur Premium.
Pour plus d'informations sur cette version du logiciel, cliquez sur le lien situé en bas de la fenêtre. Le logiciel vous renvoie
alors sur le site Internet Ciel.
L’onglet Activités de Ciel Auto-entrepreneur Premium
12. Choisissez la périodicité du paiement de vos charges : mensuelle ou trimestrielle.
13. Dans la partie Activité principale, saisissez le plafond et le seuil de votre chiffre d’affaires.
Le plafond correspond à la limite du chiffre d’affaires à respecter. Quant au seuil, celui-ci est la limite à ne pas dépasser du
chiffre d’affaires.
14. Saisissez votre taux de charges. Il s’agit du taux qui est appliqué pour calculer les charges à payer mensuellement ou trimestriellement.
15. Si vous exercez une autre activité, en plus de votre activité principale, cochez la case Gestion d’une activité secon-
daire et complétez le plafond, seuil et taux de charges de cette activité.
16. La zone Cas particuliers est utile pour les cas où vous bénéficiez d’exonération pour le calcul de vos charges ou si vous
bénéficiez de taux spécifiques. Si vous êtes dans ce cas, cliquez sur le bouton . Une
fenêtre s’ouvre, où vous devez renseigner les périodes (en mois), et les taux appliqués sur l’activité principale et/ou
l’activité secondaire. Renseignez les zones souhaitées et cliquez sur le bouton [OK].
Onglet Paramètres
17. Si vous n’avez pas une activité libérale, vous pouvez modifier votre type d’activité. Sélectionnez dans la liste déroulante
Artisan, Commerçant ou Artisan et commerçant.
18. Choisissez la périodicité du paiement de vos charges : mensuel ou trimestriel.
19. Si vous êtes bénéficiaire du C.A.P.E. (Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise), saisissez obligatoirement les coordonnées
du responsable de l’appui.
Lorsque vous bénéficiez du C.A.P.E., l’obligation légale est de faire figurer ces informations dans les pièces commerciales.
Onglet Exercices
20. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de l’exercice courant. La date de début du premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . Les dates de début et de fin de
période de saisie s'affichent automatiquement.
Onglet Service à la personne
19
Menu Dossier
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
21. Cochez la case correspondante si vous exercez une activité de service à la personne et disposez d’un agrément vous
permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
• Si vous disposez d’un agrément simple :
Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes.
Vous pouvez saisir directement la date ou utiliser l’icône du calendrier .
• Si vous disposez d’un agrément qualité :
Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes. Vous pouvez saisir directement la date
ou utiliser l’icône du calendrier .
Onglet Logos
Pour insérer le Logo de votre société, vous pouvez :
• copier une image puis la coller en cliquant sur le lien Coller une image ou,
• importer une image en cliquant sur le lien correspondant ou,
• récupérer une image d’un scanneur ou appareil photo numérique en cliquant sur le lien Scanneur/Appareil photo.
20
Menu Dossier
Paramètres facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Les paramètres de facturation permettent de personnaliser les codes alphanumériques qui définissent les éléments de votre
travail.
Codes
Les codes identifiants de vos devis client, facture client, avoir client, règlement client sont reportés sur un numéro de
pièces. En revanche, vos articles, clients, fournisseurs sont directement identifiés par un code.
Par défaut, le logiciel propose un code qu’il incrémente automatiquement à chaque création de fiches client, devis, facture...
Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.
Exemple
Le code défini pour le premier devis est DC0001. Ce code sera proposé lorsque vous créerez votre premier devis. Par la
suite, au fur et à mesure que vous créerez de nouveaux éléments, le code sera incrémenté automatiquement. Lorsque vous
allez créer votre deuxième devis, le code proposé par défaut sera DC0002, le troisième DC0003, etc.
1. Pour chaque type d'éléments, saisissez le numéro du premier code à prendre en compte.
Terminez votre code par un chiffre, sans quoi le logiciel incrémentera à partir de la dernière lettre. Par exemple
: ART (1
Vous conservez la possibilité de modifier, à tout moment, le code de départ d'un élément. Notez toutefois que la codification
des pièces commerciales doit suivre un ordre chronologique tout au long de l'année.
La taille des codes est limitée à 20 caractères. Ce code peut être alphanumérique.
er
article) deviendra ARU (2
ème
article), ARV (3
ème
article) etc.
Divers
2. Si vous voulez gérer des clients occasionnels, sélectionnez le code à utiliser dans la zone Client divers.
3. Si vous utilisez des articles pour lesquels vous n'effectuez pas une gestion complète, sélectionnez le code à utiliser dans
la zone Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments
seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale : le code article, les codes de TVA par exemple.
21
Menu Dossier
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
<Alt> <D> <C>
Vue d’ensemble
Cette commande vous permet d’envoyer vos données sur votre smartphone ou tablette dans l’application Ciel Business
Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’Apple Store ou le Windows Store, s’installe sur votre smartphone ou
tablette et vous permet de consulter des données comptables et des données de facturation (sous forme de graphiques,
soldes, divers indicateurs...).
Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis envoie ces données
sur le web.
Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre smartphone ou tablette.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile.
C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel
http://www.ciel.com/.
Envoyer les données
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES
• Si vous envoyez vos données pour la première fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel
Business Mobile.
Si vous cliquez sur le bouton [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage,
page 23
• Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer l’envoi de vos données sur
Internet.
22
Menu Dossier
Si vous cliquez sur le bouton [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche.
• Pour envoyer vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de
l’accueil de votre logiciel.
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE
Le paramétrage Ciel Business Mobile est également accessible dans les préférences du dossier via le menu
OSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES puis dans la catégorie Internet.
D
La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants
de connexion.
Onglet Général
Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel.
• Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher.
• Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel envoie auto-
matiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier automatiquement les données
depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publication automatique depuis ce poste.
• Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notification se
trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un accès rapide aux options
de publication.
• Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel enverra
les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de l’envoi des données en
cochant la case Demander confirmation.
• La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société.
23
Menu Dossier
Onglet Business Mobile
Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile.
• La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données.
• La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
• La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton
[...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche.
• La zone Dernier envoi le... à vous indique la date du dernier envoi de données que vous avez effectué.
1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile.
Informations de connexion
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant l’envoi de vos données sur Internet s’affiche.
Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].
24
Menu Dossier
Options
Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> <P>
Préférences
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous
pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.
Reportez-vous au chapitre Les préférences, page 201.
Utilitaires
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent
aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
Reportez-vous au chapitre Les utilitaires, page 255.
Date de travail
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
1. Modifiez la date.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
Informations
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - INFORMATIONS
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Menu Dossier
La commande I
Cette commande est également accessible depuis le menu D
NFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
OSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS.
Liste des pays
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] ainsi que le menu déroulant F
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.
Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
4. Si vous souhaitez créer un pays manuellement, double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre
Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
ILTRAGE.
5. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi
que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, Langues, Pays de
rattachement et Continent.
26
Menu Dossier
27
Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS
<Alt> <D> <T>
Cette fonction est disponible selon le contexte.
Exports
Menu DOSSIER - commande EXPORTS
<Alt> <D> <X>
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées.
Elle est active, par exemple, quand la liste des clients est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.
Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix
et valider.
Menu Dossier
Vous devez spécifier le format de fichier (Text, PDF, HTML, etc.).
Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre
disque.
28
Mise en page
Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
<Alt> <D> <M>
Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut.
Menu Dossier
1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel.
Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cli-
quer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.
2. Pour définir votre format d’impression par défaut, dans l’onglet Standard :
• cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage,
• cochez l’option Papier et sélectionnez sa Taille, son Bac,
• cochez l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez.
L'option Copies groupées cochée permet d’imprimer un document de plusieurs pages en plusieurs exemplaires
sans avoir à trier les feuilles manuellement une fois imprimées.
Exemple
Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme
suit : page 1-2-3-4 et 5, 3 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 3 fois la page 1 puis 3 fois
la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents.
3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.
Dans l'onglet Options avancées vous pouvez cocher la case Générer une impression par document.
• Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages.
• Si cette option est cochée, alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun.
Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos modifications.
29
Imprimer
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
<Alt> <D> <I>
Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :
• une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles,
• la fenêtre de mise en page.
Exemple
Si la fiche d’un client est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche.
Menu Dossier
30
Menu Dossier
Aperçu avant impression
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> <R>
La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
Vous pouvez directement à partir de cette fenêtre :
• Lancer votre impression à l’aide du bouton .
• Envoyer la page par e-mail à l’aide du bouton .
L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez
avoir une messagerie électronique.
• Enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
• Obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF.
31
Menu Dossier
Impressions
Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
<Alt> <D> <S>
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les
préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
• d’obtenir votre
REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
•de
DERNIÈRE IMPRESSION,
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous
avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] ou en
utilisant le menu C
ONTEXTUEL (clic droit), commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette
liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Aperçu s'affiche.
3. Activez la commande
Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans
le sous-menu IMPRESSIONS.
IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
32
Menu Dossier
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
<Alt> <D> <D>
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.
L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape.
Créer un mot de passe
Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, cliquez sur la commande MOT DE PASSE
du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide.
1. Pour créer un Mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s'affiche.
33
Menu Dossier
2. Saisissez votre mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de
passe en clair.
3. Si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en souvenir. La liste déroulante vous en propose mais
vous pouvez en créer un nouveau. Pour cela, il suffit de saisir directement votre indice (dans la zone Indice).
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des
points dans la zone concernée.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre.
Modifier un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Mot de passe s'affiche.
4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le.
5. Indiquez également un nouvel indice.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
7. Vous revenez à la fenêtre précédente. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe].
5. Vous revenez alors à la fenêtre Contrôle d'accès au dossier. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
34
Menu Dossier
Sauvegarde/Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION
<Alt> <D> <U>
Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Vous
pouvez également restaurer une sauvegarde.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est
essentielle. En effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du
programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à
tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet,
dans ce cas, de récupérer vos données.
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
Le principe est le même que vous sauvegardiez votre dossier sur un disque dur de votre ordinateur ou sur un support
externe (clé USB, disque dur externe...).
1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION (ou depuis le bouton [Sauvegarde]
de la barre d’accueil). La fenêtre suivante s’affiche :
2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur l’icône
et sélectionnez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation
vous indiquera le nom et l’emplacement de votre sauvegarde.
Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la question
«Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?».
Vous pouvez personnaliser la sauvegarde :
• à partir des préférences de sauvegarde (menu Dossier - commande Options - Préférences - Sauvegarde),
• ou en cliquant directement sur le bouton .
Pour plus de détails sur les préférences de sauvegarde, reportez-vous au chapitre Options de sauvegarde, page 234.
35
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support
différent de celui utilisé habituellement.
Menu Dossier
1. Activez le menu D
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans rempla-
cer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez res-
taurer vos données ou vos préférences ou les deux.
OSSIER, SAUVEGARDE/RESTAURATION puis la commande RESTAURATION.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre suivante s'affiche :
36
Menu Dossier
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par
défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si
besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant].
Sinon utilisez le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné,
cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L’application revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
7. Une dernière étape vous propose de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Restaurer].
37
Menu Dossier
Quitter
Menu DOSSIER - commande QUITTER
<Alt> <D> <Q>
Cette commande vous permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est
automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier <Alt> <F4>.
• La commande
l'angle haut/gauche de la fenêtre application.
• Un double clic sur l'icône du menu S
• Un clic sur la case de fermeture , située dans l'angle haut/droit de la fenêtre.
Si vous avez activé l'alerte de sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle
que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de
quitter votre logiciel.
FERMER, présentée dans le menu SYSTÈME que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présenté dans
YSTÈME.
Reportez-vous au chapitre Sauvegarde, page 234.
38
Menu Edition
Annuler
Couper, Copier, Coller
Effacer
Fiches
Sélectionner tout
Rechercher, Poursuivre la recherche
Atteindre
Rafraîchir
Tout afficher
Liste
Vue d’ensemble
Menu Edition
A l'ouverture d'une de vos listes (clients, articles, factures etc.), le menu EDITION devient actif.
Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création,
la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER.
La plupart des commandes présentées dans le menu E
vous ouvrez le menu C
ONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.
DITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL :
40
Menu Edition
Annuler
Menu EDITION - commande ANNULER
<Alt> <E> <A>
Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <Z>.
Couper
Menu EDITION - commande COUPER
<Alt> <E> <U>
Cette commande permet de retirer d’un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le pressepapiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document.
L’action de couper efface la sélection.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <X>.
Copier
Menu EDITION - commande COPIER
<Alt> <E> <P>
Cette commande permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte
dans un autre document en utilisant la commande
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <C>.
COLLER.
Coller
Menu EDITION - commande COLLER
<Alt> <E> <L>
Cette commande permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <V>.
41
Effacer
Menu EDITION - commande EFFACER
<Alt> <E> <E>
Cette commande permet d’effacer une sélection.
Ne pas confondre avec la commande Supprimer qui concerne les informations stockées dans une base et non
des informations simplement affichées comme par exemple le texte d’une note.
Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier <Ctrl> <Y>.
Fiches
Menu EDITION - commande FICHES
<Alt> <E> <F>
Menu Edition
Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, des factures, etc.). Elle permet
de :
•
CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, similaire au bouton [Créer].
MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier].
•
PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d’afficher les propriétés d’un élément sélectionné dans une
•
liste. Attention, cette commande n’est pas systématiquement active.
ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche.
•
•
VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.
INSÉRER : insérer un élément dans la liste.
•
SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, similaire au bouton [Supprimer].
•
•
DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste.
42
Menu Edition
Sélectionner tout
Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT
<Alt> <E> <T>
Cette commande sélectionne toutes les informations d’une zone active. Par exemple tout le texte d’une zone saisissable,
tous les éléments d’une liste, etc.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <A>.
Rechercher
Menu EDITION - commande RECHERCHER
<Alt> <E> <R>
La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s’applique aux informations
affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers.
1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément
répondant à la demande.
Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui
permettent d’indiquer des critères de recherche plus pointus.
• Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu’il est
enregistré dans votre liste.
Par exemple, pour rechercher un règlement contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en
majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir.
• Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous
saisissez votre mot pour la recherche.
Par exemple, pour rechercher un règlement dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en
majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation LOG,
votre recherche sera alors effectuée avec succès.
• Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les fiches concernées par
votre recherche.
Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier <Ctrl> <F>.
Poursuivre la recherche
Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE
<Alt> <E> <S>
43
Menu Edition
Une fois un élément trouvé par la commande
trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <F3>.
RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de
Atteindre
Menu EDITION - commande ATTEINDRE
<Alt> <E> <D>
Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans
repasser par la liste des fiches.
C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de la plupart des fiches.
Rafraîchir
Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR
<Alt> <E> <C>
Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <F5>.
Tout afficher
Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER
<Alt> <E> <O>
Cette commande permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale.
Liste
Menu EDITION - commande LISTE
<Alt> <E> <I>
Cette commande permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même
appartient à une liste.
44
Menu Edition
Exemple :
Si vous voulez associer une famille à un article ; en activant cette fonction, la liste des familles existantes s’affichera
directement.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <F4>.
45
Clients / Tiers, Contacts
Menu Listes
Articles / Prestations / Prestations
Intervenants, Postes
Ecritures
Modes de paiement, Eco-participations
Autres listes
Vue d’ensemble
Les commandes de ce menu vous permettent de créer les fichiers de base : clients, fournisseurs, modes
de paiements, etc.
Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune.
Menu Listes
Lorsque vous activez une de ces commandes, une fenêtre présente la liste des éléments correspondants.
Chaque ligne de la liste correspond à une fiche, chaque colonne à une zone de la fiche.
Les méthodes pour créer, modifier ou supprimer les éléments ou encore pour modifier la présentation et
l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.
Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre “Les fenêtres et les listes”,
page 173.
47
Clients / Tiers
Menu LISTES - commandes CLIENTS / TIERS
<Alt> <L> <C>
Cette commande permet de gérer les fiches de vos clients ainsi que de vos Fournisseurs.
Menu Listes
Vous pouvez aussi ouvrir la fenêtre Liste des Clients depuis l’Accueil.
Les catégories Clients, Fournisseurs regroupent toutes les fiches clients, fournisseurs que vous avez créées.
Pour obtenir la liste des éléments correspondant, cliquez sur le titre de la catégorie.
De la même manière, vous imprimez uniquement les éléments présentés dans la catégorie et non l’ensemble des fiches
Clients/Tiers.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer une fiche client
Vous pouvez également créer des fiches clients directement à partir des pièces commerciales au moment de créer un devis
ou une facture.
1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
La fenêtre Nouveau Client s’affiche.
Un nouveau Code client vous est proposé. Les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des
fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. En revanche, dès que vous validez la
création de la fiche Client, son code n'est plus modifiable.
2. Indiquez le Code du client si celui proposé ne vous convient pas.
3. Saisissez le Nom du client.
ONTEXTUEL, commande CRÉER).
4. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.Le menu Type indique que vous êtes dans une fiche client. Si
vous souhaitez créer une fiche fournisseur directement depuis la même fenêtre, cliquez sur ce menu puis choisissez
Fournisseur.
48
Menu Listes
Ces lignes vous permettent
de renseigner des compléments d’adresse : numéro
d’étage, bâtiment, etc.
L’onglet Fiche
1. Dans l'onglet Fiche, indiquez l’Adresse du client. Vous pouvez saisir des compléments d’adresse sur les deux lignes
présentées en dessous.
2. Saisissez les numéros de téléphone, portable, fax, l’adresse email ou encore l’adresse http du Site internet de votre
client.
3. Indiquez le numéro de SIRET de l'établissement de votre client, son code APE et son numéro d'identification intracommunautaire (NII).
L'onglet Complément
L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les clients selon des
caractéristiques communes.
1. Choisissez une Famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer].
2. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier.
L’échéance, définie dans le mode de paiement, permet de calculer la date d’échéance des factures émises pour
le client.
3. Sélectionnez à l'aide de l'icône d'appel de liste le Poste de recette sur lequel seront enregistrés les paiements de votre
client. Par défaut, le Poste de dépense est inactif.
L’onglet Contact
Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact.
1. Pour créer un contact, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau Contact s’ouvre et vous
49
Menu Listes
devez renseigner le nom ainsi que les coordonnées de l’interlocuteur. Voir Créer un contact, page 52
Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client.
2. Pour modifier un contact, cliquer sur le bouton [Modifier le contact] ou bien double-cliquez sur la ligne correspondante à
la personne, puis saisissez vos rectifications.
3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton [Supprimer le contact].
4. Si plusieurs contacts sont créés, vous pouvez choisir le contact principal en cochant la case Contact principal ou bien
sélectionnez sa fiche, faites un clic-droit et dans le menu C
PRINCIPAL
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du client.
.
Les contacts sont également accessibles par le menu LISTES - commande CONTACTS ou bien dans la barre
d’actions de l’Accueil.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un client et d’en recréer un autre immédiatement. En effet
la fenêtre de création reste active.
ONTEXTUEL, choisissez la commande RENDRE LE CONTACT
Fournisseurs
Pour enregistrer vos dépenses, il est préférable de créer une fiche pour chacun de vos fournisseurs auprès desquels vous
vous approvisionnez régulièrement. En revanche, il n’est pas nécessaire de créer une fiche pour des fournisseurs
occasionnels chez lesquels vous n’effectuez qu’une fois des achats. C’est le cas par exemple des petites dépenses
courantes (courses, frais de réception, etc.).
La création d'une fiche fournisseur est semblable à celle d'un client. Vous trouvez également les onglets :
• Fiche.
• Complément.
•et Contact.
Cependant, dans l'onglet Complément, vous renseignez le Poste de dépense au lieu du Poste de recette devenu inactif.
Voir Créer une fiche client, page 48
Modifier une fiche client / tiers
1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs.
2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
ONTEXTUEL, commande MODIFIER).
Supprimer une fiche client / tiers
1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs.
2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
50
Menu Listes
4. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Localiser un client / tiers
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre client).
• yer un mailing au client ou au fournisseur ou au prospect sélectionné dans la liste.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word™ ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu C
2. Sélectionnez la commande
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
ONTEXTUEL (clic droit).
OFFICE.
51
Menu Listes
Contacts
Menu LISTES - commande CONTACTS
<Alt> <L> <N>
Les contacts définis pour les clients, fournisseurs sont regroupés dans une seule liste : la liste des contacts.
Vous pouvez y ajouter les coordonnées d'autres personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des
impôts, caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Vous pouvez consulter, imprimer cette liste ou bien effectuer différentes tâches : CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un contact.
Créer un contact
Que les contacts soient créés à partir d'une fiche Tiers ou directement dans la liste des contacts, les informations à
renseigner sont identiques.
1. Dans la liste des contacts, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau contact s’affiche.
2. Sélectionnez la Civilité (Madame, Monsieur, etc) du contact puis saisissez ses nom et prénom dans la zone Nom.
3. Sélectionnez la Fonction du contact.
4. Saisissez ses coordonnées téléphoniques et fax.
52
Menu Listes
5. Précisez son e-mail (adresse électronique). L'icône , présentée en fin de zone, ouvre votre messagerie électronique
et propose l'adresse définie dans la fiche Contact comme adresse du mail.
6. Vous pouvez noter des observations concernant ce contact dans la zone texte réservée à cet effet ; celle-ci présente
quelques outils pour mettre en forme votre texte.
7. Si votre contact est relié à un tiers, sélectionnez celui-ci à partir de la zone Tiers.
Pour cela, utilisez l'icône d'appel de liste . Le bouton est alors accessible : il vous permet de
consulter la fiche du client, fournisseur auquel est rattaché le contact.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du contact.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un contact et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre
Nouveau contact reste active.
Modifier un contact
1. Pour modifier un contact, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un contact
1. Pour supprimer un contact, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu C
2. Sélectionnez la commande
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
ONTEXTUEL (clic droit).
OFFICE.
53
Menu Listes
Articles / Prestations
Menu LISTES - commande ARTICLES / PRESTATIONS
<Alt> <L> <A>
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les articles créés. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des
articles.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer un article
Pour établir les devis, factures et avoirs clients, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que
vous vendez.
1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
La fenêtre Nouvel article s’affiche :
2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article.
Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles
pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions.
3. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
4. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Descrip-
tion. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils situés en haut de la zone.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souli-
gné, etc.). Vous pouvez aussi appliquer une couleur de fond sur le texte sélectionné en activant le menu C
(clic droit) et en choisissant la commande COULEUR DE FOND.
Lorsque vous saisissez un libellé et une description, c’est la description qui est récupérée dans vos pièces commerciales.
En revanche, en l’absence de description, c’est le libellé de l’article qui est repris.
ONTEXTUEL, commande CRÉER).
ONTEXTUEL
54
Menu Listes
5. Saisissez le Prix de revient de l’article, soit le prix auquel vous l’avez acheté.
6. Saisissez ensuite le Prix vente, soit le prix auquel l’article sera facturé.
La valeur de la zone Marge est automatiquement renseignée. En effet, vous n’accédez pas à cette zone,
calculée selon la formule : Prix vente - Prix de revient = Marge.
7. Choisissez l'unité de l'article en cliquant sur l'icône . Si aucune unité n'est créée dans votre dossier vous pouvez
directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer], situé en bas de la fenêtre.
8. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques), affectez-
lui l'éco-participation correspondante, à l'aide de l’icône d'appel de liste .
9. Sélectionnez votre Poste de recette accessible à l’aide de l’icône d’appel de liste.
10. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous souhaitez ne pas faire apparaître cet
article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. (Cette fonction est uniquement disponible dans
Ciel Auto-entrepreneur Premium.)
11. Cliquez sur le bouton [OK] afin d’enregistrer votre nouvel article.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création de l'article et d’en recréer un autre immédiatement. En effet
la fenêtre Nouvel article reste active.
Modifier un article
1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
ONTEXTUEL, commande MODIFIER).
55
Supprimer un article
Un article utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Remplissage automatique
La commande REMPLISSAGE AUTOMATIQUE disponible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la liste) permet de
déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage.
La fenêtre Remplissage automatique est composée des colonnes suivantes :
• Nom de la rubrique à remplir,
• Action éventuelle à effectuer sur la rubrique,
• Valeur éventuelle utilisée par l'action,
• Type de rubrique,
• Commentaire de la rubrique.
1. Dans la zone Action sur la rubrique, cochez l'action à exécuter sur la rubrique sélectionnée.
2. Sélectionnez à l'aide de l’icône la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK].
La case à cocher Utiliser une formule affiche la fenêtre de saisie intermédiaire d’une formule qui permet de spécifier une
valeur calculée.
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les scripts, page 284.
3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement.
La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu C
2. Sélectionnez la commande
ONTEXTUEL (clic droit).
OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
56
Menu Listes
Postes
Menu LISTES - commande POSTES
<Alt> <L> <P>
Les postes représentent les différents comptes de votre dossier dans lesquels sont enregistrés les différents mouvements
d'argent : Recette, Dépense, Trésorerie. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer un poste.
La liste des postes est composée des catégories suivantes :
Dépenses
Les différents postes de dépense s’affichent : assurances, frais de déplacement, loyer, impôts, salaires, achats divers, etc.
Recettes
Les différents postes de recette s’affichent : honoraires, produits financiers, produits des cessions d'immobilisations, etc.
Trésorerie
Les postes concernant le «stockage de l'argent », donc les comptes bancaires et la caisse s’affichent. Lors de la création
d'un poste de banque, vous pouvez préciser les coordonnées de votre compte et les modes de paiement utilisés.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer un poste
Cliquez sur la catégorie du poste à créer (Dépense, Recette, Trésorerie) puis cliquez sur le bouton (ou activez le
menu C
La fenêtre de création du type de poste choisi s'affiche.
• Nouveau poste de dépense ou de recette, page 57.
• Nouveau poste de trésorerie, page 57.
Nouveau poste de dépense ou de recette
La création d'un poste de dépense est identique à celle d'un poste de recette.
Dans la fenêtre Nouveau poste de dépense (ou de recette) :
1. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste. Ces deux informations sont obliga-
2. Définissez votre activité :
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du poste.
ONTEXTUEL, commande CRÉER).
toires. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
• Aucune
•Principale
• Secondaire (uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.).
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un poste et d’en recréer un autre immédiatement. En effet
la fenêtre de création reste active.
Nouveau poste de trésorerie
Les postes de trésorerie regroupent les différentes réserves d'argent, ce sont donc les comptes bancaires et la caisse.
57
Menu Listes
Dans la fenêtre Nouveau poste de trésorerie :
1. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Saisissez ces informations. Le bou-
ton vous permet d'ajouter un commentaire.
Dans l'onglet Coordonnées
2. Saisissez le nom ainsi que les coordonnées de votre agence bancaire.
Dans l’onglet RIB
3. Renseignez l’IBAN (International Bank Account Number), le BIC (Business Identifier Code) ainsi que le RIB de votre
compte. Cela peut être utile si vous avez besoin d'éditer des relevés d'identité bancaire.
4. Saisissez la Domiciliation bancaire ainsi que le Titulaire du compte.
Ces informations se trouvent sur votre R.I.B.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du poste de trésorerie.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un poste de trésorerie et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau poste de trésorerie reste active.
Modifier un poste
1. Pour modifier un poste, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEX-
TUEL, commande MODIFIER).
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
58
Menu Listes
Supprimer un poste
Pour supprimer un poste, celui-ci ne doit pas être ouvert.
1. Pour supprimer un poste, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEX-
TUEL, commande SUPPRIMER).
2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression du poste. Cliquez sur le bouton [Oui].
Si le poste est utilisé, un message vous informe que la suppression n'est pas autorisée.
Editer le RIB
Cette fonction vous permet d’éditer le Relevé d’Identité Bancaire (RIB) de votre banque.
1. Sélectionnez la banque souhaitée dans la liste et cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le mode de sortie souhaitée pour le RIB (impression, aperçu...).
Le RIB édité s’affiche.
59
Menu Listes
Intervenants
Menu LISTES - commande INTERVENANTS
<Alt> <L> <V>
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
La liste des intervenants vous permet de créer un intervenant dans le cadre de service à la personne. Vous pouvez
également le modifier ou supprimer.
Créer un intervenant
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant.
3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées.
4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Vous ne pouvez créer qu’un seul intervenant.
Modifier un intervenant
1. Pour modifier un intervenant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un intervenant
1. Sélectionnez dans la liste l’intervenant à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Localiser un intervenant
: ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
1. : ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre intervenant).
2.
60
Menu Listes
Ecritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
<Alt> <L> <R>
Cette commande présente toutes les écritures enregistrées. Les écritures validées sont affichées en rouge. Dans cette
fenêtre, vous pouvez créer, modifier ou supprimer une écriture.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Affichage des écritures
Vous pouvez choisir le type d’affichage des écritures en utilisant les boutons de la zone Affichage située dans la barre
d’actions :
• Mouvements.
• Lignes dépenses/recettes.
Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de l’option Affiner la sélection accessible par le bouton Lorsque vous
l’activez, une zone apparaît et vous pouvez :
• utiliser la liste déroulante Écritures. Elle présente les différents types d'écritures : Toutes, Dépense, Recette, Virement,
réimputation, Opération diverse, Soldes initiaux. Cliquez dessus puis sélectionnez le type de l'écriture que vous souhaitez afficher dans la liste.
• modifier l’intervalle de dates à prendre en compte, dans les zones Du et Au.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer une écriture
1. Choisissez à l'aide du menu déroulant Affichage le type d'écriture que vous souhaitez créer.
61
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton .
Vous obtenez alors la fenêtre de saisie correspondant au type d'écriture choisi précédemment. Par exemple, si vous avez
sélectionné le type d’écriture «Virement », la fenêtre de création Nouveau virement s’ouvrira.
Chaque type de saisie est détaillé dans le chapitre Mon argent. Voir Menu Mon argent, page 103
Modifier une écriture
Les écritures validées ne peuvent être modifiées.
1. Pour modifier une écriture, il suffit de la rechercher dans la liste. Ensuite, sélectionnez l'écriture puis cliquez sur le bou-
ton .
2. Si l'écriture est pointée et/ou remise en banque, un message vous propose d'annuler ces traitements. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Modifier].
Le bouton [Visualiser] permet de consulter l'écriture sans possibilité de la modifier.
La fenêtre de saisie correspondant à l'écriture à modifier s’ouvre.
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Utilisez le menu de recherche pour retrouver une écriture à partir de critères plus pointus que le simple fait d'être
une recette, une dépense ou un virement.
Supprimer une écriture
1. Sélectionnez l’écriture à effacer puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui].
Dupliquer une écriture
Ce bouton permet de créer une écriture similaire à une autre.
1. Sélectionnez dans la liste l’écriture que vous souhaitez dupliquer.
2. Cliquez sur le bouton ou activez la commande du menu
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libellé de l’écriture afin de la distinguer de l’originale et indiquez les critères qui
diffèrent.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
CONTEXTUEL (clic-droit) correspondante.
62
Menu Listes
Modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
<Alt> <L> <M>
Après avoir créé vos différents postes, vous devez définir des modes de paiement, faute de quoi vous ne pourrez pas saisir
de dépenses.
Les modes de paiement peuvent être ensuite affectés par défaut à un poste de trésorerie afin de faciliter les opérations de
saisie.
On entend par mode de paiement un chèque, une carte bancaire, un prélèvement, un virement, un TIP...
A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer un mode de paiement
1. Dans la liste des modes de paiement, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande
CRÉER).
La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche.
2. Définissez le Code (alphanumérique) du mode de paiement et indiquez un Libellé.
3. Cochez la case Uniquement pour les recettes si le mode de paiement créé n'est utilisé que pour la saisie d'une
recette.
63
Menu Listes
4. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélec-
tion . Le Typ e correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.
Les types de paiement sont définis dans l'application. Vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux.
5. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cli-
quez sur l'icône d'appel de liste .
Echéance
La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
6. L'option À réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône .
Date d’échéance
La fenêtre Date d’échéance s’ouvre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client
concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
1. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes :
• à la réception de la facture : dans ce cas, sélectionnez l’option A réception.
• à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, sélectionnez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30,
60 ou 90.
• à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, sélectionnez l’une des trois options :
jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez,
jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois.
Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez.
2. Précisez éventuellement le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception.
Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20.
3. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance
selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche <Entrée> afin de voir le
résultat.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance.
64
Menu Listes
Les informations chéquiers
Si votre mode de paiement de type Chèque est destiné au règlement de vos dépenses (case Uniquement pour les
recettes non cochée), des zones supplémentaires s’affichent :
Pour assurer un suivi des chèques émis à l'aide de leur numéro, renseignez, à partir des informations figurant sur votre
chéquier :
• la racine du numéro de chèque,
• le premier et dernier numéro de votre chéquier,
le prochain numéro de chèque à utiliser. Le logiciel partira de ce numéro puis l’incrémentera au fur et à mesure que vous
saisirez des dépenses payées par chèque.Ainsi, lors de la saisie d'une dépense, le numéro du chèque sera
automatiquement renseigné dans la zone N° de pièce. De plus, le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des
comptes. En effet, vos relevés bancaires indiquent toujours ce numéro, celui-ci est donc essentiel dans la recherche d'une
opération à pointer.
Les informations carte bancaire
Si votre mode de paiement de type Carte bancaire est destiné au règlement de vos dépenses (case Uniquement pour les
recettes non cochée), des zones supplémentaires s’affichent :
• Saisissez votre N° de carte bancaire et indiquez sa date d'expiration.
Lorsque votre carte bancaire sera expirée, un message d’alerte vous en avertira.
Valider le mode de paiement
5. Une fois que vous avez fini de définir votre mode de paiement, cliquez sur le bouton [OK].
Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création du mode de paiement et d’en recréer un autre
immédiatement.
En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active.
Modifier un mode de paiement
1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
La fenêtre Mode de paiement s'affiche.
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
ONTEXTUEL, commande MODIFIER).
65
Supprimer un mode de paiement
Un mode de paiement utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu C
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
ONTEXTUEL (clic droit).
66
Menu Listes
Eco-participations
Menu LISTES - commande ECO-PARTICIPATIONS
<Alt> <L> <E>
La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des
matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'écoparticipation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation ou le
recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître
sur la fiche de l'article pour information.
Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer une éco-participation
1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
67
Menu Listes
2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation.
3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à l'aide du menu
déroulant.
Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant puis choisissez la
commande
CRÉER.
Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES - commande AUTRES
LISTES
. Voir Autres listes, page 70
4. Saisissez le Montant de l'éco-participation.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Modifier une éco-participation
1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODI-
FIER).
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une éco-participation
Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée.
1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande
SUPPRIMER).
Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exporter les données de la liste vers Office®
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel®.
1. Pour cela, activez le menu C
2. Sélectionnez la commande
3. Choisissez l’option Exporter la sélection vers Word ou Exporter la sélection vers Excel.
Voir Exporter les données de la liste vers Office®, page 68
ONTEXTUEL (clic droit) .
OFFICE.
68
Imprimer la liste des éco-participations
1. Cliquez sur l’icône ou pour imprimer la liste de vos éco-participations.
1. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations.
2. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection.
3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
Menu Listes
69
Autres listes
Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
<Alt> <L> <S>
Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes.
Dans votre logiciel, les Monnaies, les Formes juridiques, les Titres, les Familles de tiers etc. sont des tables.
1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter.
2. Cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu.
Une fenêtre s'affiche vous permettant d'ajouter, de modifier ou de supprimer une élément d'une liste.
Exemple de la liste «Monnaies»
Menu Listes
Créer un élément dans une liste
1. Pour ajouter un élément à une liste, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Création d’un nouvel élément s’affiche.
70
Exemple
2. Saisissez la ou les valeurs du nouvel élément de votre liste.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création d’un élément et d’en recréer un autre immédiatement.
Modifier un élément d’une liste
Menu Listes
Les éléments affichés en rouge sont des éléments prédéfinis dans l’application et ne peuvent être modifiés.
1. Pour modifier un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
2. Renommez l’élément puis cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] permet d’enregistrer votre modification et
de créer un nouvel élément immédiatement.
Supprimer un élément d’une liste
1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
2. La suppression est irréversible. Un message vous demande donc confirmation. Cliquez sur le bouton [Oui].
Si l’élément est utilisé, un message vous informe que la suppression est impossible.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu C
2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
ONTEXTUEL (clic droit).
71
Liste des devis
Menu Relations clients
Liste des factures d’acompte
Liste des factures, Liste des avoirs
Préparer un devis
Facturer un client
Etablir un avoir
Menu Relations clients
Vue d’ensemble
Les commandes de ce menu vous permettent de créer des fiches de vos opérations d’ordre financière de
votre entreprise : devis, factures, avoirs etc.
Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune.
Les méthodes pour CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER les éléments ou encore pour modifier la présentation et
l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.
Attention !
Vous pouvez également créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris
enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la
fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.)
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel
vous souhaitez établir la pièce.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquerglisser.
Transférer un devis en facture ou une facture en avoir
Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de
forme.
Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre
dans la fenêtre
Dans le corps de la pièce transférée, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté.
Liste des avoirs.
Liste des factures ou la facture
Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre “Les fenêtres et les listes”,
page 173.
73
Menu Relations clients
Liste des devis
Menu RELATIONS CLIENTS - commandes LISTE DES DEVIS
<Alt> <R> <D>
Cette liste répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, dupliquer,
transférer ou accepter un devis.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis.
Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Afficher l’aperçu dans la liste
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un devis.
1. Sélectionnez dans la liste le devis pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. La fiche correspondante s'affichera
immédiatement dans l'aperçu.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur l'option. La coche placée devant disparaît.
IMPRIMER L'IMAGE.
74
Menu Relations clients
Créer un devis
Voir Préparer un devis, page 91
Modifier un devis
1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL).
La fenêtre Devis s'affiche.
3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un devis
Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout
moment.
1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).
Consulter l’aperçu d’un devis
Le bouton vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle de devis déclaré par
défaut.
1. Pour consulter l'aperçu d'un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression.
3. Utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format PDF,
• le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format PDF,
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail.
Imprimer un devis
1. Pour imprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression.
75
Menu Relations clients
Transférer un devis en facture
Cette commande vous permet de générer une facture à partir d'un devis, vous évitant ainsi une double saisie et de valider,
régler, imprimer la facture générée.
A la différence de la commande
nécessaire, modifier le contenu de la facture générée.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à transférer puis cliquez sur le bouton .
Un message vous demande de confirmer ce traitement.
2. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas.
Une fois le traitement terminé, la fenêtre Nouvelle facture s'affiche.
3. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date, Mode de paiement...
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la facture.
Une fenêtre s’ouvre et vous propose plusieurs options :
• Recevoir le règlement maintenant,
• Imprimer la facture,
• Envoyer la facture par email,
• Aperçu de la facture.
5. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Vous pouvez consulter la facture dans la liste des factures.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez intervenir à chaque étape du processus du transfert. Et, si
Dupliquer un devis
Cette commande permet de créer un nouveau devis similaire à un devis existant.
1. Sélectionnez le devis que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton .
2. Un nouveau devis s’affiche, reprenant les informations du devis d’origine.
3. Apportez les modifications spécifiques au nouveau devis.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la création de votre nouveau devis.
Accepter un devis
Cette commande vous permet d'enchaîner :
• le transfert du devis en facture,
• la validation de la facture ainsi créée,
• son règlement,
• et son impression.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à accepter puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton
[Oui].
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez les informations puis cliquez sur le bouton [OK].
La facture est imprimée selon le modèle déclaré par défaut.
Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des factures.
La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
76
Menu Relations clients
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des règlements.
Envoyer un devis par e-mail
Cette commande permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
Vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur. Et votre messagerie
doit être ouverte avant votre envoi.
Envoyer un devis par mail suite à sa création
1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis.
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements.
2. Cochez l’option Envoyer le devis par e-mail.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide.Saisissez alors l’adresse.
4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyer un devis par mail à partir de la liste des devis
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande Envoyer un e-mail.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™
1. Pour exporter les données d'une liste (clients, devis, factures, avoirs, modes de paiement, etc.) vers Word ou Excel,
sélectionnez les éléments de la liste à exporter.
2. Activez la commande
3. Choisissez la commande de votre choix :
• Exporter la sélection vers Word.
• Exporter la sélection vers Excel.
L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées.
La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.).
OFFICE du menu CONTEXTUEL.
77
Menu Relations clients
Liste des factures d’acompte
Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE
<Alt> <R> <U>
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est
automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer, l'envoyer par e-mail...
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Affiner la sélection
La fonction Affiner la sélection que vous activez par le bouton affiche des options qui vous permettent d'affiner
l'affichage.
Vous pouvez afficher les factures d’acompte :
•de Tou s les clients ou d’un client en particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez-le.
• d’une période que vous indiquez à l’aide des icônes du calendrier et .
• d’une facture sur laquelle un acompte a été enregistré. Sélectionnez la facture à l’aide de l’icône .
Afficher l’aperçu dans la liste
Vous pouvez visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture d'acompte.
78
Menu Relations clients
1. Sélectionnez dans la liste la facture d'acompte pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture d'acompte dans la liste. La fiche correspondante
s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur fonction. La coche placée devant disparaît.
Lancer l'aperçu d'une facture d'acompte
1. Si vous souhaitez visualiser la facture d'acompte avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton .
La pièce s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier.
Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression.
2. En haut de la fenêtre, utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf,
• le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf,
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail.
Lancer l'impression d'une facture d'acompte
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
Ouvrir la facture liée
Le bouton permet de consulter en lecture seule la facture d’origine sur laquelle un acompte a été saisi.
Envoyer par e-mail une facture d'acompte
Vous pouvez envoyer la facture d'acompte par e-mail. Le fichier sera converti en pdf puis sera joint à l'e-mail. Pour cela,
faites un clic-droit sur la facture à envoyer et choisissez la commande
ENVOYER UN EMAIL.
79
Menu Relations clients
Liste des factures
Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES
<Alt> <R> <F>
Cette liste répertorie toutes les factures existantes. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, régler,
valider une facture, etc.
Vous pouvez consulter toutes vos factures ainsi que gérer leurs fiches.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à une facture client.
Le détail de la facture sélectionnée est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Afficher l’aperçu dans la liste
Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture.
1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture dans la liste. La fiche correspondante s'affichera
immédiatement dans l'aperçu.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît.
IMPRIMER L'IMAGE.
80
Créer une facture
Voir Facturer un client, page 95
Modifier une facture
Seules les factures non validées peuvent être modifiées.
1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL).
3. La fenêtre Facture s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une facture
Menu Relations clients
Seules les factures non validées peuvent être supprimées.
1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande
3. Compte tenu de l’effet irréversible de la suppression, un message vous demande de confirmer. Si tel est le cas, cliquez
sur le bouton [Oui].
SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).
Consulter l’aperçu d’une facture
1. Le bouton vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papierPour consulter l'aperçu d'une facture, sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression.
3. Utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format PDF,
• le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format PDF,
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail.
Imprimer une facture
1. Pour imprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29
Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression.
81
Menu Relations clients
Saisir un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel d'une facture, vous pouvez enregistrer un acompte.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte.
Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre acompte.
4. Vérifiez les informations renseignées par défaut.
5. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé.
La somme restant due est calculée automatiquement et affichée dans la zone Reste.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.
Votre logiciel génère une facture d’acompte que vous pouvez consulter dans la liste des factures d’acompteVoir Liste des
factures d’acompte, page 78.
Dans la liste des factures :
• la facture réglée partiellement est affichée en gras ;
• la colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement ;
• la colonne Reste à payer indique le montant restant dû.
Dans la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un
acompte.
Valider une facture
Principe
Tant qu'une facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte,
un règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée.
Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande
vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider.
En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande
de valider préalablement la facture.
Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans
la colonne Validée.
ENCAISSER UN RÈGLEMENT, c'est à vous
Valider une facture à partir de la liste des factures
1. Sélectionnez dans la liste la facture à valider.
RÉGLER, ou encore lorsque
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas.
Dans la liste des factures, les factures validées sont affichées en rouge.
82
Menu Relations clients
Régler une facture
Le bouton permet d'enregistrer le règlement d'un client .
1. Sélectionnez dans la liste la facture dont vous voulez enregistrer le règlement.
2. Cliquez sur le bouton [Régler].
3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer de règlement.
Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre règlement.
4. Vérifiez les informations renseignées par défaut et indiquez le N° de pièce du règlement.
Voir Encaisser un règlement, page 107
La somme à régler est automatiquement reportée dans la zone Réglé.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le règlement.
• Dans la liste des factures, vous constatez que le montant de la colonne Reste à payer est à zéro.
• Dans la liste des règlements, vous pouvez consulter l'écriture de règlement correspondant.
Dupliquer une facture
Cette commande vous permet de créer une nouvelle facture similaire à une facture existante.
1. Sélectionnez la facture que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la nouvelle facture s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine.
2. Saisissez les informations spécifiques à la nouvelle facture.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création.
Générer un avoir
Principe
Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante.
Vous évitez ainsi une double saisie des informations.
À partir de cette commande, vous créez des avoirs sur les factures clients existantes.
Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées.
Etablir un avoir d'annulation de facture
Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré.
1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'avoir.
Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la
facture.
4. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir.
83
Menu Relations clients
Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique et la colonne Reste à payer est à zéro. Il en est
de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir.
Etablir un avoir total
Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir
d'une facture partiellement réglée.
1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir total.
2. Cliquez sur le bouton .
Le logiciel vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir.
Dans la liste des avoirs, l'avoir apparaît en italique et dans le corps de l’avoir, un commentaire sur l’origine de la pièce est
ajouté.
Le Solde dû de la facture est à zéro. Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total de l'avoir sera égal au Total
de la facture.
Renseigner un intervenant depuis la liste des factures
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
Depuis la liste des factures, vous pouvez renseigner l’intervenant relatif à une pièce.
1. Faites un clic-droit sur la facture souhaitée et sélectionnez la commande
2. Une fenêtre s’affiche et vous propose deux options :
• Affecter l’intervenant : cliquez sur le bouton [Affecter l’intervenant] pour affecter votre intervenant à cette pièce.
• Exclure des lignes : cliquez sur le bouton [Exclure des lignes] pour exclure des lignes d’articles pour l’attestation fis-
cale. La fenêtre de détail des interventions s’ouvre. Pour exclure une ligne de l’attestation fiscale, décochez la case
Attestation fiscale.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
SERVICE À LA PERSONNE.
Afficher le détail des interventions
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
Depuis la liste des factures, vous pouvez afficher le détail des interventions dans le cadre des services à la personne.
1. Sélectionnez la facture souhaitée.
2. Par le biais du
s’affiche.
3. Sélectionnez le type de sortie souhaitée.
L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande DÉTAIL DES INTERVENTIONS. La fenêtre de l’état
Envoyer la facture par e-mail
Vous pouvez faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur
votre ordinateur et un modem.
84
Menu Relations clients
Envoyer une facture par mail suite à sa création
1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouvelle facture.
Une fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements.
2. Cochez l’option Envoyer la facture par e-mail.
L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Votre pièce commerciale est envoyée en pièce jointe de votre message au format PDF (Adobe Reader).
Envoyer une facture par mail à partir de la liste des factures
1. Dans la liste des FACTURES, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et choisissez la commande ENVOYER UN E-MAIL.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la facture est inséré dans un nouveau
message.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu Contextuel.
2. Sélectionnez la commande
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
OFFICE puis EXPORTER LA SÉLECTION VERS WORD ou EXPORTER LA SÉLECTION VERS EXCEL.
85
Menu Relations clients
Liste des avoirs
Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES AVOIRS
<Alt> <R> <A>
Cette liste répertorie tous les avoirs créés. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, valider un avoir,
etc.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un avoir.
Le détail de l'avoir sélectionné est présenté dans la partie inférieure de la fenêtre.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Afficher l’aperçu dans la liste
Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un avoir.
1. Sélectionnez dans la liste l’avoir pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre avoir dans la liste. La fiche correspondante s'affichera
immédiatement dans l'aperçu.
Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît
IMPRIMER L'IMAGE.
Créer un avoir
Voir Etablir un avoir, page 100
86
Modifier un avoir
1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL).
La fenêtre Avoir s'affiche.
3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un avoir
Un avoir validé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Relations clients
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).
Consulter l’aperçu d’un avoir
Le bouton vous permet d'afficher l’avoir tel qu'il s'imprimera sur papier.
1. Pour consulter l'aperçu de l’avoir, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
3. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf,
• le bouton (Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf,
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail.
Imprimer un avoir
1. Pour imprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29
Valider un avoir
Tant qu'un avoir n'est pas validé, vous pouvez le modifier ou le supprimer. En revanche, pour enregistrer un remboursement
d’avoir, celui-ci doit être validé.
Dans la liste des avoirs, vous repérez ceux qui sont validés de ceux qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans la
colonne Validée.
1. Sélectionnez dans la liste l'avoir à valider.
87
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dupliquer un avoir
Cette commande permet de créer un nouvel avoir similaire à un avoir existant.
1. Sélectionnez l’avoir que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton .
La fenêtre du nouvel avoir s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine.
2. Saisissez les informations spécifiques au nouvel avoir.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création.
Enregistrer un remboursement d’avoir
Cette commande permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Menu Relations clients
Votre avoir doit être au préalable validé.
Etape préalable à la création d'un avoir
1. Création d'une facture.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d’avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir à rembourser.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Si votre avoir n'est pas validé, l'application vous propose automatiquement d'effectuer ce traitement.
Cliquez sur le bouton [Oui].
La fenêtre Remboursement d’avoirs s’affiche.
88
Menu Relations clients
4. Le Code correspond au code des règlements clients défini dans les paramètres de facturation et incrémenté automatiquement. Si celui-ci ne vous convient pas, modifiez-le.
5. Saisissez la Date du remboursement. Vous pouvez aussi utiliser l'icône du calendrier ou l'icône permettant de
sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.).
6. Dans la zone N° de pièce, le code de l’avoir est repris. Modifiez-le si nécessaire.
Les zones Client et Montant sont automatiquement renseignées.
7. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé.
8. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie sur lequel sera enregistré le remboursement.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le remboursement de l'avoir.
Renseigner un intervenant depuis la liste des avoirs
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
Depuis la liste des avoirs, vous pouvez renseigner l’intervenant relatif à une pièce.
1. Sélectionnez l’avoir souhaité.
2. Par le biais du
Une fenêtre s’affiche et vous propose deux options :
• Affecter l’intervenant : cliquez sur le bouton [Affecter l’intervenant] pour affecter votre intervenant à cette pièce.
• Exclure des lignes : cliquez sur le bouton [Exclure des lignes] pour exclure des lignes d’articles pour l’attestation fis-
cale. La fenêtre de détail des interventions s’ouvre. Pour exclure une ligne de l’attestation fiscale, décochez la case
Attestation fiscale.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande SERVICE À LA PERSONNE.
Afficher le détail des interventions
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
Depuis la liste des avoirs, vous pouvez afficher le détail des interventions dans le cadre des services à la personne.
1. Sélectionnez l’avoir souhaité.
2. Par le biais du
s’affiche.
3. Sélectionnez le type de sortie souhaitée.
MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande DÉTAIL DES INTERVENTIONS. La fenêtre de l’état
89
Menu Relations clients
L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
Envoyer un avoir par e-mail
1. Dans la liste des AVOIRS, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par e-mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
3. Choisissez la commande Envoyer un e-mail.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant l’avoir est inséré dans un nouveau message.
L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
4. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
5. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu C
2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
ONTEXTUEL.
90
Préparer un devis
Cette icône indique que
vous pouvez
saisir des données dans la
zone.
Cette icône s’affiche
lorsque vous cliquez dans
une zone qui permet de
choisir des données.
Ce bouton vous permet
d’afficher ou de masquer
des colonnes dans la
pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte
libre.
Cette icône s’affiche
lorsque vous cliquez dans
une zone qui
permet de choisir une date.
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS
<Alt> <R> <P>
Menu Relations clients
1. Activez la commande
PRÉPARER UN DEVIS.
2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé le devis.
Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu D
SIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie).
OS-
3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La
fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48
4. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouveau devis s’affiche.
5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement.
Renseigner l'en-tête du devis
Informations pièce
Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier devis créé.
Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les
menu D
OSSIER.
6. La date de travail est proposée comme Date du devis. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier
située en fin de zone.
7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
8. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité du devis.
PARAMÈTRES FACTURATION du
91
Menu Relations clients
Informations client
9. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces
informations.
• Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste .
• Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la
pièce, le logiciel vous demandera de le créer.
Saisir les articles dans le corps du devis
Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis.
Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau.
Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail :
• Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce.
• Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article.
• Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge.
• Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte.
Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque
vous double-cliquez dans la première colonne.
Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans
la fenêtre de Recherche rapide.
• Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis dans la colonne Description, saisis-
sez votre description.
• Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Descrip-
tion un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande
article, page 54
2. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée> pour passer à la zone suivante.
3. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Si nécessaire, modifiez les
valeurs de ces zones.
4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1).
5. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée>.
La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante.
Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants présentés dans le pied du devis est calculé.
CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un
Compléter et vérifier les données du pied du devis
Eco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre
informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ÉTATS
RELATIONS
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise globale en pourcentage ou en saisissant un montant. Pour cela, cliquez sur le
bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. En fonction des articles saisis, les colonnes sont
remises à jour automatiquement.
CLIENTS - ÉTATS DEVIS/FACTURES.
92
Menu Relations clients
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton
présent dans la partie supérieure de la fenêtre.
Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le
programme en fonction des articles saisis dans le devis.
6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton
.
7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre
saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre.
Enregistrer le devis
1. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider le devis.
2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton
[Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 21
Traitements proposés après la création du devis
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements:
• Imprimer le devis
Le devis sera imprimé selon le modèle défini par défaut.
Par la suite, vous pourrez imprimer les devis à partir de la liste des devis, bouton .
• Envoyer le devis par e-mail
Cette option vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur
et un modem.
L'adresse e-mail du client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire.
Si aucune adresse e-mail n'est définie dans la fiche du client, la zone est vide. Vous devez alors la saisir.
A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis
sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
• Aperçu du devis
Cette option vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier.
A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 31
93
Menu Relations clients
Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez
demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu.
3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Les boutons de la barre d’actions
Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel.
Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE
ou en appuyant sur la touche <F1>.
94
Menu Relations clients
Cette icône
indique que vous pouvez saisir des données dans la zone.
Cette icône
s’affiche lorsque vous
cliquez dans une zone
qui permet de choisir
des données.
Ce bouton vous permet d’afficher ou masquer des colonnes
dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter
du texte libre.
Cette icône
s’affiche lorsque vous
cliquez dans une
zone qui
permet de choisir une
date
Facturer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT
<Alt> <R> <T>
Vous pouvez générer de nouvelles factures à partir des devis existants par le bouton . Voir
Transférer un devis en facture, page 76.
1. Activez la commande FACTURER UN CLIENT.
2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture.
Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu D
SIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie).
3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La
fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48
4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle facture s’affiche.
5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement.
OS-
Renseigner l'en-tête de la facture
Informations pièce
Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. Si vous
créez votre première facture, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les
D
OSSIER.
6. La date de travail est proposée comme Date de la facture. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier
PARAMÈTRES FACTURATION du menu
95
Menu Relations clients
située en fin de zone.
7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du
mode de paiement que vous avez choisi.
Informations client
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces
informations.
• Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste .
• Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la
pièce, le logiciel vous demandera de le créer.
Saisir les articles dans le corps de la facture
Vous allez maintenant créer les différentes lignes de la facture.
Par défaut, une première ligne est automatiquement insérée.
Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche <Entrée> de votre clavier, le curseur se place
dans la première colonne du tableau de saisie.
Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail :
• Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce.
• Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article.
• Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge.
• Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte.
Pour chacune des lignes de la facture, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque
vous double-cliquez dans la première colonne.
Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans
la fenêtre de Recherche rapide.
• Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis, dans la colonne Description, sai-
sissez votre description.
• Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Descrip-
tion un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande
article, page 54
2. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée> pour passer à la zone suivante.
Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de
ces zones.
3. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1).
4. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée>.
La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante.
Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est
calculé.
CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un
96
Menu Relations clients
Compléter et vérifier les données du pied de la facture
Eco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre facture, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre
informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ETATS
RELATIONS
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise globale.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la barre d’actions.
2. Saisissez le pourcentage ou le montant de la remise.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement.
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre facture, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton
CLIENTS - ETATS DEVIS/FACTURES.
présent dans la partie supérieure de la fenêtre.
Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le
programme en fonction des articles saisis dans la facture.
4. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton
.
5. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre
saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre.
Enregistrer la facture
1. Une fois toutes les informations définies, validez la facture en cliquant sur le bouton [OK].
2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton
[Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 21
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Menu Relations clients
Traitements proposés après la création de la facture
Une nouvelle fenêtre telle que celle présentée ci-après confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer
différents traitements.
• Recevoir le règlement maintenant
Si vous êtes déjà en possession du règlement de la facture, cette option vous permet de l'enregistrer.
Seules les factures validées peuvent être réglées. Si ce n'est pas le cas, la validation est automatiquement réalisée
lorsque vous confirmez l'enregistrement du règlement.
La fenêtre d'enregistrement d'un règlement s'affichera reprenant automatiquement la somme à régler dans la zone
Réglé.
En revanche, si le règlement du client est inférieur au Solde dû de la facture, vous devez effectuer un règlement partiel.
Voir Règlement partiel d’une facture, page 108
• Imprimer la facture
La facture sera imprimée selon le modèle défini par défaut.
Par la suite, vous pourrez imprimer les factures à partir de la liste des factures, bouton .
• Envoyer la facture
Cette option vous permet de faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre
ordinateur et un modem.
L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Si
aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir l’adresse.
A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la
facture sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
• Consulter l’aperçu de la facture
Cette option vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle défini par défaut.
A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 31.
Si vous consultez la facture à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer la facture puisque
vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu.
3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
98
Menu Relations clients
Les boutons de la barre d’actions
Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel.
Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE
ou en appuyant sur la touche <F1>.
99
Menu Relations clients
Cette icône
indique que vous pouvez saisir des données
dans la zone.
Cette icône
s’affiche lorsque vous
cliquez dans une zone
qui
permet de choisir des
données.
Ce bouton vous permet
d’afficher ou masquer
des colonnes dans la
pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte
libre.
Cette icône
s’affiche lorsque vous
cliquez dans une zone
qui
permet de choisir une
date.
Etablir un avoir
Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR
<Alt> <R> <E>
Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.
Si votre avoir concerne une facture, consultez le paragraphe Générer un avoir, page 83.
1. Activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR.
2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé l’avoir. Cette liste s’ouvre si vous
avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS -
PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie).
3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La
fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48
4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel avoir s’affiche.
5. Si le client n’a pas été choisi, sélectionnez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement.
Renseigner l'en-tête de l’avoir
Informations pièce
Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier avoir créé.
Si vous créez votre premier avoir, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les
menu D
6. La date de travail est proposée comme Date de l’avoir. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier
OSSIER.
située en fin de zone.
PARAMÈTRES FACTURATION du
7. Sélectionnez le Mode de paiement.
8. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle l’avoir devra être utilisé par le client. Si nécessaire, modifiez-la.
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