SAGE Associations 2014 Nouveautés [fr]
Les nouveautés
de Ciel Associations
et Ciel Associations Evolution
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne
version.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6
Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................6
Programme Amélioration Produits ......................................................................................6
Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................7
Fin d’exercice ..................................................................................................................7
TVA................................................................................................................................8
Détail des lignes de TVA....................................................................................................8
La migration d’une ancienne version.................................................... 9
Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 9
Vous utilisiez une version Evolution / une version 11.00 ou supérieure....................................9
Vous utilisiez une version 10.00 ou inférieure ......................................................................9
Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 11
Présentation..................................................................................................................11
Les éléments non récupérés ............................................................................................11
Informations avant récupération ......................................................................................13
Vérifications avant la récupération....................................................................................13
La récupération .............................................................................................................13
Questions - Réponses................................................................................... 19
L’historique des nouveautés............................................................... 20
Les nouveautés des versions 12.0 et Evolution 2.0 ...................................... 20
Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 20
Besoin d’aide................................................................................................................. 21
Générer des écritures au format RImport ..........................................................................21
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu
Contextuel des listes ..........................................................................................................21
Préférences de saisie d'une pièce commerciale...................................................................21
Saisie document ............................................................................................................ 22
Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale..............................................23
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 23
Nouvelle présentation de la gestion des membres...............................................................23
Assistant d’entrée d’un nouveau membre ..........................................................................23
Saisie du code barre.......................................................................................................23
Arrondir les tarifs en mise à jour ......................................................................................24
Gestion des remises en banque........................................................................................ 24
Liste des matériels non retournés.....................................................................................24
Nouveaux états ............................................................................................................. 24
Points de restauration..................................................................................................... 24
Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0 ...................................... 25
Modification de l’interface................................................................................................25
Acquisition d’informations légales..................................................................................... 26
Les aperçus................................................................................................................... 26
Mise sous surveillance .................................................................................................... 27
Listes des animateurs.....................................................................................................27
Affichage des lignes comptables et dépenses/recettes......................................................... 27
Unité des articles ...........................................................................................................28
Envoyer un e-Mail ..........................................................................................................28
Recherche de pièces....................................................................................................... 28
Préférences facturation ................................................................................................... 28
Les nouveautés de la version 14.0 et Evolution 4.0...................................... 30
Personnalisation des polices ............................................................................................30
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 30
Modèles de pièces clients ................................................................................................ 30
Gestion du statut dans les devis.......................................................................................31
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 31
Gestion des articles inutilisés...........................................................................................31
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................31
Règles d’affectation relevé ..............................................................................................31
Les nouveautés de la version 15.0 et Evolution 5.0...................................... 32
Les barres d’actions .......................................................................................................32
Affichage des fenêtres en arrière-plan...............................................................................33
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 33
Les actions flash ............................................................................................................ 33
Service à la personne .....................................................................................................33
Les nouveautés de la version 16.0 et Evolution 6.0...................................... 34
Intuiciel personnalisable..................................................................................................34
Insertion automatique ....................................................................................................34
Correcteur orthographique ..............................................................................................34
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................35
Intégration de la norme SEPA.......................................................................................... 35
Duplication des écritures.................................................................................................36
Nouvelle saisie tableur....................................................................................................36
Affaires.........................................................................................................................36
Génération des activités récurrentes................................................................................. 37
Gestion du remboursement d’activités .............................................................................. 37
Ciel Business Mobile .......................................................................................................37
Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 7.0 ...................................... 38
L’accueil Ciel .................................................................................................................38
Mon compte Ciel ............................................................................................................38
Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 38
Nouveaux états Don ....................................................................................................... 39
Nouvelle option en liaison comptable ................................................................................39
Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ............................................................39
Solde évolutif ................................................................................................................39
Commentaire sur l’origine des pièces clients ...................................................................... 39
FlashCode et CodeQR .....................................................................................................40
Modification de l’historique des archives............................................................................ 40
Modification de l’ouverture d’un dossier.............................................................................40
Modification de la préférence Codes postaux et Villes ..........................................................40
Les nouveautés de la version Evolution 7.6.................................................. 41
Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................41
Modification d’une écriture de remise en banque ................................................................ 41
Les nouveautés de votre logiciel
Les nouveautés de votre logiciel
Il s’agit des nouveautés des versions 18.0 et Evolution 8.0
Sauvegarde DGFiP
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de
comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.
En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre
que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours. Uniquement si vous gérez votre comptabilité
en externe.
1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone
2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK].
3. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier
Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin
Exercice du ... au ...
Attention
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en
cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel,
cette fenêtre réapparaîtra.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet
assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois
exercices antérieurs à l’exercice courant.
Attention
Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à
cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel
Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche <F1>) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu A
Consultation sauvegarde DGFiP
IDE.
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture
seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des
sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice.
Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support ou les envoyer par e-mail.
Programme Amélioration Produits
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé)
Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit
d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK].
Par défaut, cette préférence est désactivée.
6
Les nouveautés de votre logiciel
Intuiciel Windows™ 8
L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8.
De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment.
Interface tactile
Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous
pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile.
1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions.
2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous
indiquer que le mode tactile est actif.
3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît.
La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou
annuler les modifications.
La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les
restaurer ou annuler les modifications.
Fin d’exercice
En compta externe : menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
En compta interne : menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE
Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme
DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, disque
dur...).
Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et fortement recommandée car ce traitement est
irréversible.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche <F1>) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu A
IDE.
7
Les nouveautés de votre logiciel
TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA
Attention
Cette commande n’apparaît que si votre dossier est assujetti à la TVA et si votre comptabilité est
intégrée à votre dossier.
Cette fonction vous permet d’éditer l’état préparatoire de TVA ainsi que d’enregistrer en comptabilité les
écritures de TVA (paiement, remboursement, OD).
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche <F1>) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu A
IDE.
Détail des lignes de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande DÉTAIL DES LIGNES DE TVA
Attention
Cette commande est uniquement accessible si votre comptabilité est intégrée à votre dossier.
Cette fonction permet d’éditer le détail de votre déclaration de TVA. Cet état récapitule toutes les lignes
comptables utilisées pour calculer les montants de TVA.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche <F1>) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu A
IDE.
8
La migration d’une ancienne version
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Associations, soit :
• votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Vous utilisiez une version Evolution / une version 11.00 ou supérieure
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Associations.
A la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous
s'affiche.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option
tuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous
pouvez commencer à travailler.
est bien cochée.
Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités apportées par cette version, reportez-vous au paragraphe
“Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0”, page 25 .
Vous utilisiez une version 10.00 ou inférieure
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version, vous devez effectuer une
récupération ; Ciel Associations 2009 étant un logiciel totalement nouveau. En effet, l’installation de la
nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur :
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés,
• l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en
ancienwa.exe.
Effec-
9
La migration d’une ancienne version
Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de
l’ancienne version (
C:\Ciel\WASSOC par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwa.exe.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
10
La migration d’une ancienne version
Récupérer un dossier d’une ancienne version
Présentation
Dans cette partie, il vous est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou
égale à Ciel Associations 2006 (version 10.00) vers Ciel Associations 2007 (11.00) minimum.
Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question
d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. La quasi intégralité de votre
ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier de Ciel Associations.
Reportez-vous au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11.
Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais
également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier
après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue
sur une copie de votre dossier.
Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne
version.
Les éléments non récupérés
Les états paramétrables
La récupération des états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports n'est
pas possible.
Cependant, la nouvelle version de Ciel Associations intègre un générateur d'états très puissant. Et, de
nombreux états pré-définis sont déjà intégrés au logiciel.
Les états
Les états de votre ancien dossier ne seront pas récupérés dans la nouvelle version de Ciel Associations.
Voici la liste des éléments non récupérés dans Ciel Associations en fonction du mode de comptabilité.
Mode Créances - Dettes
Données d'entrées
Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides.
Cotisations
Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Activités
Les dates doivent être valides.
Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas
renseignée.
Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Membres
Aucun des éléments de l'onglet Coefficient familial n'est récupéré.
Opérations
Cotisations des membres : une opération de cotisation dont la date est inférieure à la date d'exercice n'est
pas récupérée si elle n'est pas validée.
Impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas renseignée.
Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas.
Une opération d'activité, dont la date est inférieure à la date d'exercice n'est pas récupérée si elle n'est pas
validée.
11
La migration d’une ancienne version
Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée.
Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée.
La date de début de l'opération doit être renseignée.
La quantité pour une activité ne peut être nulle.
Saisies
Saisies de Dépenses/Recettes - Virements de poste à poste - Virements de banque à banque : l'écriture n'est pas
récupérée si la date est en dehors des limites de saisie (Exercice N - Exercice N+1).
Règlements
La date du règlement doit être renseignée.
Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul.
Les règlements dont la date est supérieure à l'exercice N+1 ne sont pas récupérés.
Mode Dépenses - Recettes
Données d'entrées
Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides.
Cotisations
Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Activités
Activités : les dates doivent être valides.
Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas
renseignée.
Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Membres
Aucun des éléments de l'onglet Coefficient familial n'est récupéré.
Opérations
Cotisations des membres : impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas
renseignée.
Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas.
Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée.
Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée.
La date de début de l'opération doit être renseignée.
La quantité pour une activité ne peut être nulle.
Saisies
Saisies de Dépenses/Recettes - Virements de poste à poste - Virements de banque à banque : la date est en
dehors des limites de saisie (Exercice N - Exercice N+1).
Règlements
La date du règlement doit être renseignée.
Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul.
Les règlements dont la date est supérieure à l'exercice N+1, ne sont pas récupérés.
Mode Comptabilité Externe
Données d'entrées
Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides.
Cotisations
Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Activités
Activités : les dates doivent être valides.
Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas
renseignée. Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
12
La migration d’une ancienne version
Membres
Aucun des éléments de l'onglet coefficient familial n'est récupéré.
Opérations
Cotisations des membres : impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas
renseignée.
Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas.
Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée.
Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée.
La date de début de l'opération doit être renseignée.
La quantité pour une activité ne peut être nulle.
Règlements
La date du règlement doit être renseignée.
Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul.
Informations avant récupération
La monnaie principale du dossier
Si le dossier n’est pas géré en francs ou en euros, à la récupération, le changement de la monnaie sera
possible.
Utilisateur
Seul un utilisateur ayant accès au dossier est récupéré.
Vérifications avant la récupération
• Afin d'optimiser la récupération de votre ancien dossier, lisez le paragraphe “Les éléments non récupé-
rés”, page 11.
• La nouvelle version de Ciel Associations doit être installée sur votre ordinateur.
Attention !
Avant de procéder à la récupération de votre ancien dossier, effectuez au moins une sauvegarde de
votre ancien dossier. De plus, assurez-vous que votre ancienne version Ciel Associations n'est pas
ouverte.
Dans le cas contraire, un message vous indiquera que vous devrez fermer votre ancienne application.
La récupération
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Associations en double-cliquant sur le raccourci qui est sur le
bureau.
2. Activez le menu D
3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version.
OSSIER puis choisissez la commande OUVRIR.
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