SAGE Associations 2013 Guide de référence [fr]
Manuel de référence
Ciel Associations et Ciel Associations
Evolution pour Windows
35 rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet :
Sage activité Ciel
http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Sage
Sommaire
Aides et documentations .........................................................................................................7
Naviguer dans le guide électronique........................................................................................8
Menu Dossier..............................................................................................9
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 10
Nouveau................................................................................................................................ 11
Ouvrir....................................................................................................................................16
Fermer................................................................................................................................... 18
Paramètres ............................................................................................................................ 19
Ciel Business Mobile .............................................................................................................. 30
Options ................................................................................................................................. 33
Imports ................................................................................................................................. 39
Exports.................................................................................................................................. 39
Mise en page ......................................................................................................................... 40
Imprimer ............................................................................................................................... 41
Aperçu avant impression .......................................................................................................42
Impressions........................................................................................................................... 43
Mot de passe......................................................................................................................... 44
Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 46
Quitter...................................................................................................................................50
Menu Edition.............................................................................................51
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 52
Annuler ................................................................................................................................. 53
Couper .................................................................................................................................. 53
Copier ................................................................................................................................... 53
Coller .................................................................................................................................... 53
Effacer................................................................................................................................... 54
Fiches.................................................................................................................................... 54
Sélectionner tout ................................................................................................................... 55
Rechercher ............................................................................................................................ 55
Poursuivre la recherche .........................................................................................................55
Atteindre ............................................................................................................................... 56
Rafraîchir............................................................................................................................... 56
Tout afficher.......................................................................................................................... 56
Liste ...................................................................................................................................... 56
Menu Listes ..............................................................................................57
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 58
Animateurs............................................................................................................................59
Partenaires ............................................................................................................................63
Centres d’intérêt ...................................................................................................................67
Modèles................................................................................................................................. 69
Banques ................................................................................................................................ 71
Taux de TVA.......................................................................................................................... 72
Codes analytiques ................................................................................................................. 74
Modes de paiement ...............................................................................................................76
Eco-participations ................................................................................................................. 80
Modèles d’écritures ............................................................................................................... 83
Ecritures périodiques............................................................................................................. 87
Formats d’import relevé ........................................................................................................ 90
Règles d’affectation relevé.....................................................................................................93
Infos perso ............................................................................................................................ 97
Autres listes .......................................................................................................................... 98
Menu Association....................................................................................100
Vue d’ensemble................................................................................................................... 101
Adhérents............................................................................................................................ 102
Cotisations .......................................................................................................................... 114
Activités ..............................................................................................................................117
Matériels ............................................................................................................................. 124
Réservations........................................................................................................................ 129
Prêts.................................................................................................................................... 131
Retour de matériel...............................................................................................................134
Règlements membres ..........................................................................................................135
Opérations .......................................................................................................................... 138
Plannings Animateurs..........................................................................................................141
Plannings Matériels..............................................................................................................142
Agenda................................................................................................................................ 144
Rappels ...............................................................................................................................148
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 150
Menu Comptabilité..................................................................................152
Vue d’ensemble................................................................................................................... 153
Postes ................................................................................................................................. 154
Dépense .............................................................................................................................. 159
Recette ................................................................................................................................ 162
Saisir une écriture à partir d’un modèle ...............................................................................162
Virement ............................................................................................................................. 163
Saisie tableur....................................................................................................................... 165
Relevé bancaire ................................................................................................................... 166
Ecritures.............................................................................................................................. 170
Consultation........................................................................................................................ 173
Pointage ..............................................................................................................................174
Paiement de TVA ................................................................................................................. 177
Remboursement de TVA ...................................................................................................... 178
Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 179
Soldes initiaux..................................................................................................................... 182
Expert-comptable ............................................................................................................... 184
Passage en Ciel Compta....................................................................................................... 188
Liaison comptable ............................................................................................................... 191
Démarrer Ciel Compta.........................................................................................................191
Menu Facturation ...................................................................................192
Vue d’ensemble................................................................................................................... 193
Clients / Tiers ..................................................................................................................... 194
Articles / Prestations ........................................................................................................... 199
Affaires ............................................................................................................................... 202
Intervenants ........................................................................................................................ 204
Liste des devis..................................................................................................................... 206
Liste des factures d’acompte ...............................................................................................211
Liste des factures ................................................................................................................ 213
Liste des avoirs.................................................................................................................... 220
Facturation client................................................................................................................. 225
Créer une pièce commerciale : saisie document .................................................................. 237
Facturation membre ............................................................................................................ 240
Liste des règlements clients.................................................................................................241
Encaisser un règlement client ..............................................................................................243
Consulter un compte client..................................................................................................249
Relancer un client................................................................................................................ 251
Consulter une affaire........................................................................................................... 253
Recherche de pièces ............................................................................................................ 255
Préparer un mailing ............................................................................................................. 257
Menu Traitements...................................................................................258
Vue d’ensemble................................................................................................................... 259
Validation d’opérations........................................................................................................ 260
Renouvellement de cotisations ............................................................................................261
Génération activités récurrentes ..........................................................................................262
Relances.............................................................................................................................. 264
Remises en banque .............................................................................................................266
Enregistrer les écritures périodiques.................................................................................... 269
Réimputation....................................................................................................................... 270
Liaison comptable ............................................................................................................... 271
Imports ............................................................................................................................... 274
Exports................................................................................................................................ 275
Validation d’écritures .......................................................................................................... 276
Clôture d’exercice ............................................................................................................... 277
Purge des opérations .......................................................................................................... 279
Purge des pièces commerciales ...........................................................................................280
Menu Etats..............................................................................................282
Vue d’ensemble................................................................................................................... 283
Administratif ....................................................................................................................... 284
Don ..................................................................................................................................... 286
Etiquettes/badges .............................................................................................................. 288
Membres ............................................................................................................................. 289
Activités ..............................................................................................................................290
Matériels non retournés.......................................................................................................291
Recettes association ............................................................................................................ 292
Etats facturation/ Stats facturation ......................................................................................293
Etats affaires ....................................................................................................................... 294
Statistiques affaires ............................................................................................................. 295
Relevé des dépenses/recettes.............................................................................................. 296
Journal ................................................................................................................................ 297
Balance................................................................................................................................298
Résultat...............................................................................................................................299
Grand livre .......................................................................................................................... 300
Attestation fiscale................................................................................................................ 301
TVA ..................................................................................................................................... 302
Autres ................................................................................................................................. 304
Menu Divers............................................................................................306
Vue d’ensemble................................................................................................................... 307
Historique des archives ....................................................................................................... 308
Calculatrice .........................................................................................................................309
Messagerie .......................................................................................................................... 309
Menu Fenêtres ........................................................................................310
Vue d’ensemble................................................................................................................... 311
Fermer................................................................................................................................. 311
Tout fermer......................................................................................................................... 311
Suivante .............................................................................................................................. 311
Précédente .......................................................................................................................... 312
Cascade............................................................................................................................... 312
Mosaïque............................................................................................................................. 312
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 313
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................318
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 318
Menu Aide ..............................................................................................319
Vue d’ensemble................................................................................................................... 320
Aide .................................................................................................................................... 321
Besoin d’aide....................................................................................................................... 321
Démo rapide........................................................................................................................ 321
Formation Flash................................................................................................................... 321
Manuel de découverte.......................................................................................................... 321
Manuel de référence ............................................................................................................ 322
Guide des mises à jour ........................................................................................................322
A propos de......................................................................................................................... 322
Index ......................................................................................................323
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris,
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris,
•
•faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE
à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (PDF) :
•Le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions
de votre logiciel ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel.Ce manuel
vous explique également le fonctionnement du générateur d’états et du générateur de tableaux de
bord.
manuel de découverte qui facilite la prise en main du logiciel et vous explique comment utiliser les
•Le
fonctions les plus importantes de votre logiciel.
guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi
•Le
que les nouveautés fonctionnelles.
L'application Adobe Reader
installée sur votre ordinateur.
Pour imprimer les manuels électroniques
Dans Adobe Reader ®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
®
nécessaire pour lire et imprimer les manuels au format PDF doit être
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande
AIDE dans le menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
7
Naviguer dans le guide électronique
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe
correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
Sommaire.
1. Pour cela, activez la commande
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Exemple
1. Activez la commande
2. Saisissez «Mise en page» dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
RECHERCHER du menu EDITION.
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisir la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir]
situé ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées
pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton
[Imprimer la fiche].
8
Menu Dossier
Nouveau
Ouvrir, Fermer
Paramètres
Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Le menu DOSSIER regroupe les éléments de fonctionnement global et général du logiciel, comme les
commandes d'impression, de sauvegarde, de restauration, etc.
Toutes les données de votre association sont conservées par votre logiciel dans un dossier que vous devez
préalablement créer. Les commandes du menu D
fermer vos dossiers.
C'est à partir de ce menu que sont définies les principales caractéristiques de fonctionnement du logiciel
PARAMÈTRES ASSOCIATION, PARAMÈTRES COMPTABILITÉ). C’est également à partir de ce menu que vous créez et
(
paramétrez vos états (D
OSSIER- OPTIONS-ÉTATS PARAMÉTRABLES).
OSSIER vous permettent ainsi de créer, d’ouvrir, de
10
Menu Dossier
Nouveau
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Associations, commencez par fermer le fichier
d’exemple. Pour cela, cliquez sur la commande
Le dossier (société) contient toutes les données de votre association. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
FERMER du menu DOSSIER.
Vous pouvez également créer un dossier en passant par la commande OUVRIR [menu DOSSIER -
commande
1. Vous pouvez soit créer un dossier pour une association qui existe déjà, soit créer une nouvelle association. Cochez l’option de votre choix puis choisissez ou nommez votre association.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du mode de création
3. Choisissez la méthode de création de votre dossier puis cliquez sur le bouton :
• Mode de création rapide
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'exercice,
etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 12.
• Mode de création détaillé
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(postes de trésorerie, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 14.
OUVRIR] puis en cliquant sur le bouton [Nouveau] de la fenêtre Dossiers.
11
Création rapide d’un dossier
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Etape : identité de l’association
La première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier vous permet de renseigner différentes zones
concernant l'identité de l'association.
Menu Dossier
1. Saisissez le nom de votre association (zone
et Ville.
2. .Sélectionnez le Type de votre association (sportive, culturelle, d’utilité publique) en cliquant sur la
flèche de la liste déroulante.
3. Indiquez l'Activité de l'association.
4. Saisissez le montant du fond de dotation ainsi que de la réserve légale de l’association. Ces données
constituent le capital de l'association apporté par les créateurs (subventions, donations) et garantissent la solvabilité de l'association auprès des tiers.
5. Indiquez le numéro de
prise), le
Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA)
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
6. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un.
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés et votre N.I.I.
S.I.R.E.T. de votre établissement, son code A.P.E. (Activité Principale de l'Entre-
Dénomination) ainsi que son Adresse complète, Code postal
Etape : mode de comptabilité
Cette deuxième étape permet de définir le type de comptabilité de l'association.
Attention !
Une fois le choix validé, vous ne pourrez plus le modifier.
Trois modes de comptabilité vous sont proposés :
Dépenses/Recettes : vous travaillez en comptabilité de trésorerie. Vous pouvez ainsi enregistrer les
•
recettes au moment de l’encaissement et les dépenses au moment de leur paiement.
Créances/Dettes : vous travaillez en comptabilité d’engagement. Vous pouvez ainsi comptabiliser les
•
recettes et les dépenses au moment de leur facturation.
Compta Externe : vous ne gérez pas la comptabilité en interne mais vous pouvez exporter vos données
•
(opérations, règlements, etc.) vers Ciel Compta par exemple.
7. Sélectionnez le modèle de votre choix.
8. En passant à l'étape suivante, un message vous avertit qu'il ne sera plus possible de changer de mode
de comptabilité. Confirmez en cliquant sur le bouton [Oui].
Etape : service à la personne
Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez
d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
9. Selon votre situation, sélectionnez le bouton radio
10. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Oui ou Non.
12
Menu Dossier
Etape en version Evolution : choix de la comptabilité
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
11. Choisissez votre type de comptabilité en cochant l'un des options suivantes :
• Je souhaite utiliser une comptabilité générale Débit/Crédit (Ciel Compta) : vos écritures comptables sont
dans un dossier Ciel Compta. Vous exportez vos écritures de Ciel Associations vers Ciel Compta.
Je souhaite utiliser une comptabilité en Dépenses/Recettes ou en Créances/Dettes (comptabilité intégrée de
•
Ciel Associations)
Je ne souhaite pas utiliser de comptabilité : votre comptabilité est externe à votre dossier et vous devez
•
exporter vos données (opérations, règlements, etc.) vers un autre support, afin de les traiter.
: vos écritures comptables sont dans votre dossier Ciel Associations.
Vous avez choisi une comptabilité générale Débit/Crédit ou aucune comptabilité
En passant à l'étape suivante, un message vous avertit qu'il ne sera plus possible de changer de mode de
comptabilité. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer. Vous arrivez à l’étape
Exercices et paramètres.
Vous avez choisi la comptabilité intégrée de Ciel Associations
Vous passez à l’étape suivante qui vous demande votre mode de comptabilité.
Etape : mode de la comptabilité
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Attention !
Cette étape n’est visible que si vous avez opté pour la comptabilité intégrée de Ciel Associations.
En choisissant la comptabilité intégrée de Ciel Associations, vous devez définir votre mode de
comptabilité. Deux modes sont disponibles :
Dépenses/Recettes : vous travaillez en comptabilité de trésorerie. Vous pouvez ainsi enregistrer les
•
recettes au moment de l’encaissement et les dépenses au moment de leur paiement.
Créances/Dettes : vous travaillez en comptabilité d’engagement. Vous pouvez ainsi comptabiliser les
•
recettes et les dépenses au moment de leur facturation.
Cochez l'option de votre choix.
Etape : exercices et paramètres
1. Indiquez les périodes de votre premier exercice (celle-ci correspond à la date de création de votre société
et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel) et de l'
Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier .
2. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la
• si les montants seront établis en
3. Sélectionnez dans la liste déroulante la Monnaie du dossier. Le nombre de décimales défini en fonction
de la monnaie sélectionné s'affiche automatiquement.
TVA.
HT ou TTC.
exercice courant.
Vous pouvez changer le nombre de décimales, pour cela :
1. faites un clic droit dans la fenêtre puis sélectionnez la commande
2. saisissez votre valeur puis cliquez sur le bouton [OK].
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
13
Dernière étape : options de démarrage
Menu Dossier
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 32.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Une fois la création terminée, Ciel Associations ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son
nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.
Création détaillée d’un dossier
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Etape 1 à 4 :
Les trois premières étapes sont les mêmes que celles de la création rapide d’un dossier. Voir Création
rapide d’un dossier
Etape : poste de trésorerie
La quatrième étape vous permet de créer les postes de trésorerie.
Voir Nouveau poste de trésorerie, page 56.
, page 12.
Etape : modes de paiement
Dans la cinquième étape, vous allez créer vos modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà
créés par défaut.
Voir Créer un mode de paiement, page 61.
Etape : postes de dépense
La sixième étape vous permet de créer vos postes de dépense, sachant que les principaux sont déjà créés
par défaut.
Voir Nouveau poste de dépense ou de recette, page 56.
14
Menu Dossier
Etape : poste de recette
Dans la septième étape, vous allez créer vos postes de recette, sachant que les principaux sont déjà créés
par défaut. Voir Nouveau poste de dépense ou de recette, page 56.
Etape : membre
La huitième étape vous permet de créer les membres.
Voir Créer un adhérent, page 102.
Etape : cotisations
La neuvième étape vous permet de créer les cotisations.
Voir Créer une cotisation, page 114.
Etape : activités
Cette étape vous permet de créer les activités de votre association.
Voir Créer une activité, page 117.
Etape : articles
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
La onzième étape vous permet de créer des articles.
Voir Créer un article, page 52.
Etape : clients
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
La douzième étape vous permet de créer des clients. Voir Créer une fiche client, page 46.
Etape : Intervenants
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Cette étape vous permet de créer des intervenants.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant.
3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées.
4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case
correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Mot de passe.
Une fois la création terminée, Ciel Associations ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son
nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.
15
Menu Dossier
Ouvrir
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier, si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir
ce fichier automatiquement
Vous n'avez donc pas à passer par la commande
En revanche si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de
dossier courant.
Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier
Pour convertir et ouvrir un dossier d’une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur la fonction
Récupérer un dossier d’une ancienne version.
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• le dossier d'exemple livré en standard avec le logiciel.
• le(s) dossier(s) que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
, votre logiciel ouvre directement votre dossier.
OUVRIR du menu DOSSIER.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l’application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé.
Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser
l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.
3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur la fonction
pour sélectionner directement le fichier sur votre ordinateur à l’aide de l’explorateur Windows.
Choisir le dossier manuellement
16
Options supplémentaires
Vous accédez à d’autres options lorsque vous faîtes un clic droit dans la fenêtre.
• Voir les dossiers exemples : affiche la société exemple livrée avec votre logiciel.
Mode avancé : la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez ainsi d'options d'affichage.
•
Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore
faire des recherches.
Modifier les dossiers : vous accédez à la fenêtre de gestion des dossiers. Vous pouvez ainsi renommer,
•
supprimer ou dupliquer un dossier.
Ouvrir en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez uniquement
•
consulter votre dossier. En lecture seule, vous ne pouvez pas saisir, créer, modifier ou supprimer des
éléments ni définir les paramètres de votre dossier.
Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir
•
où se situe le dossier sur votre ordinateur.
Menu Dossier
17
Fermer
Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé.
La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
Menu Dossier
18
Menu Dossier
Paramètres
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Paramètres Association
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - ASSOCIATION
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous
avez défini lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Dénomination de votre association.
2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre association (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordon-
Téléphone, Fax, Portable, adresse E-mail, etc).
nées (
3. Indiquez le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au
Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni
R.C.S. (Registre du Commerce et des
La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
19
Onglet Compléments
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant le Typ e de votre association.
Menu Dossier
2. Précisez ensuite son Activité.
3. Indiquez le montant des Fonds de dotation puis celui de la Réserve légale.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les
coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet Divers
5. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA.
6. Si vous êtes assujetti à la TVA, sélectionnez le Taux de TVA par défaut en cliquant sur l’icône .
7. Selon le régime de TVA dont relève l’association, cochez l'option correspondante :
Régime simplifié. (Uniquement disponible en comptabilité interne).
• Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3.
• Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
Régime réel ou
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Menu Dossier
8. En fonction de la gestion de la loi
paiement anticipé et Taux pénalités de retard.
9. Indiquez ensuite les postes suivants : TVA à décaisser, Crédit de TVA et Acompte de TVA si vous êtes en
comptabilité interne.
10. Afin de pouvoir modifier les montants des dépenses et recettes analytiques de l’exercice précédent,
cochez l'option
Autoriser la saisie des montants de l'exercice N-1. Voir Codes analytiques, page 74.
NRE, renseignez les zones suivantes : Franchise TVA, Taux escompte
Onglet Exercices
Cet onglet n’est visible que si vous gérez votre comptabilité en interne. En comptabilité externe, vous
retrouverez l’onglet
Dates à la place. Voir Onglet Dates, page 21.
Indiquez les périodes de votre premier exercice et de l’exercice courant. La date de début du premier
exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première
utilisation de votre logiciel.
Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . Les dates de
fin
de période de saisie s'affichent automatiquement.
Onglet Dates
Cet onglet n’est visible que si vous gérez votre dossier en comptabilité externe.
début et de
1. Indiquez la
l'icône du calendrier .
Date de début de votre activité. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser
21
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Les dates de début et de fin de période de saisie s'affichent automatiquement.
2. Cliquez sur le bouton [Contrôle des dates] si vous voulez définir le contrôle que votre logiciel appliquera sur les dates de vos saisies.
Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez le nombre de
borne inférieure et supérieure à la date de travail puis cliquez sur le bouton [OK].
Ainsi, à l’enregistrement des pièces commerciales, votre logiciel vous avertira si une date est en
dehors des bornes de saisies et vous proposera de la corriger.
jours, mois ou années à ne pas dépasser, dans la
Onglet Service à la personne
Menu Dossier
Cochez la case correspondante si vous exercez une activité de service à la personne et disposez d’un
agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
• Si vous disposez d’un agrément simple :
Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes. Vous pouvez saisir
directement la date ou utiliser l’icône du calendrier .
• Si vous disposez d’un agrément qualité :
Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes. Vous pouvez saisir
directement la date ou utiliser l’icône du calendrier .
Onglet Logos
Pour insérer le Logo de votre société, vous pouvez :
• copier une image puis la coller en cliquant sur le lien Coller une image ou,
importer une image en cliquant sur le lien correspondant ou,
•
• récupérer une image d’un scanneur ou appareil photo numérique en cliquant sur le lien
Appareil photo
.
Scanneur/
22
Menu Dossier
Réglages
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - RÉGLAGES
Cette commande permet de paramétrer des données de votre dossier, afin de faciliter votre travail par la
suite.
Onglet Paramètres
Vous pouvez indiquer la banque principale de l’association ainsi que définir des options de contrôle et de
saisie.
1. Saisissez le code de votre principale banque ou sélectionnez-la à l’aide du bouton .
Le nom de votre banque s’affiche alors dans la zone à droite.
2. Dans la zone
• Contrôle de la clé RIB, si vous souhaitez que la clé du relevé d’ identité bancaire soit vérifiée par l’application. A chaque fois que vous saisirez un R.I.B., l’application calculera sa clé. Si celle-ci est différente
de votre saisie, lors de la validation par le bouton [OK], un message vous préviendra que la clé R.I.B.
est erronée.
Contrôle des conflits de dates lors de la saisie des opérations, si vous souhaitez qu’une vérification des
•
dates soient effectuées lors de vos saisies.
Autoriser les cotisations avec un montant nul, si vous souhaitez créer des cotisations dont le montant
•
n’est pas défini.
Contrôle et calcul de la clé EAN 13 : si vous souhaitez contrôler et calculer la Gencod.
•
3. Lorsque vous saisissez un règlement, si vous souhaitez avoir la liste des règlements détaillés qui ont
déjà été effectués, cochez l’option Voir le détail des règlements lors de la saisie d’un règlement.
4. Vous pouvez opter pour une saisie des montants en HT ou bien en TTC. Dans la zone Montants, cochez
l’une des deux options.
5. Afin de gérer plus facilement les échéances de paiement, vous pouvez opter pour la création automatique d’un rappel dans votre agenda concernant le paiement d’une opération. Le rappel sera généré
lors de l’ajout d’une opération. Pour cela, cochez l’option
Options, cochez :
Ainsi, vous évitez des erreurs et gagnez du temps.
Générer une tâche lors de l’ajout d’opérations.
Le rappel vous indiquera le solde dû ainsi que l’adhérent concerné.
Le rappel ne s’affiche que si l’opération a été validée.
23
Menu Dossier
Onglet Défaut
Afin d’optimiser vos saisies, vous pouvez définir des valeurs par défaut concernant les fiches de vos
membres et vos comptes. Ces valeurs seront proposées automatiquement par le logiciel lors de vos
saisies.
Exemple :
Vous inscrivez un nouveau membre dans votre association. En créant sa fiche, la partie CP, Ville, Région
et Pays sera déjà renseignée. Il ne vous restera plus qu’à compléter les autres informations nécessaires.
Dans la partie
Valeurs par défaut pour les fiches membres :
1. Saisissez le code postal et la ville. Le département, la région et le pays sont renseignés automatiquement.
2. Vous pouvez également indiquer un mode de paiement.
Dans la zone Comptes comptables, vous pouvez définir la référence du compte comptable pour chaque
membre, appelé aussi Poste membre. Ce compte regroupera toutes les opérations d’un membre.
3. Si vous souhaitez que le code identifiant du membre soit également la référence du compte, cochez
l’option
Code membre.
4. Si vous souhaitez définir votre propre référence, cochez l’option Compte racine puis saisissez un
numéro de compte, qui sera commun à tous les membres.
Vous pouvez ajouter le code du membre à la suite du libellé du compte racine. Pour cela, cochez
l’option
Ajouter le code membre.
Si vous travaillez en mode Compta Externe :
• Cochez uniquement l’option Compte racine puis saisissez un numéro de compte de maximum 13
chiffres, sans quoi vos comptes comptables ne seront pas reconnus par Ciel Compta lors de la
récupération de vos écritures.
• De même, n’optez pas pour l’ajout du code membre à la fin du compte racine puisque le numéro
du compte dépassera le nombre maximal de caractères autorisés, fixé à 13 maximum.
Dans la partie
Comptes par défaut :
Vous allez renseigner les postes qui seront utilisés par défaut pour enregistrer vos recettes.
5. Indiquez le Compte recettes cotisation et le Compte recettes activité.
6. Renseignez si vous effectuez des prêts le Compte recettes matériel/prêt.
7. Vous pouvez également indiquer un Compte de recettes diverses.
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Onglet Liaison comptable
Attention !
Cet onglet n’est disponible que si vous travaillez en mode Compta externe. Vous avez choisi ce mode
à la création de votre dossier.
Menu Dossier
Les comptes de charges et de produits exceptionnels, ainsi que les codes du journal des ventes et du
journal de trésorerie sont définis par défaut et selon les codes d’usage en comptabilité.
8. Saisissez vos numéros de comptes de charges exceptionnelles ainsi que de produits exceptionnels s’ils
sont différents de ceux affichés par défaut.
9. Indiquez les codes du journal des ventes et du journal de trésorerie s’ils sont différents.
Ces éléments seront utiles pour la génération des pièces comptables lors du transfert de vos opérations
vers Ciel Compta par exemple. Voir Liaison comptable, page 271.
10. Cliquez sur le bouton [OK].
Paramètres numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION
Les paramètres de numérotation permettent de personnaliser les codes qui définissent les fiches, ainsi
que l’incrémentation automatique de ces codes.
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Menu Dossier
Exemple
Les codes identifiants des membres de votre association sont reportés sur leur fiche. Par défaut, le logiciel
propose le code 00001 qu’il incrémente automatiquement à chaque création de fiche. Vous pouvez le
modifier si vous le souhaitez.
Vous avez des codes pour les fichiers de base (fiches des membres, activités, cotisations etc.) et des codes
pour les fichiers matériels (uniquement les fiches concernant le matériel et les prêts).
1. Saisissez les codes (membres, partenaires, activités, cotisations, modèles d'activité, matériels,
modèles de prêt etc.) de votre choix.
2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
Terminez votre code par un chiffre, sans quoi le logiciel incrémentera à partir de la dernière lettre du
er
code. Exemple : MEM (1
membre) deviendra MEN (2
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
ème
membre), MEO (3
ème
membre) etc.
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Paramètres Comptabilité
Cette commande n'est disponible que si vous gérez une comptabilité interne.
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Menu Dossier
Votre règle comptable (Dépenses/Recettes ou Créances/Dettes) est reprise des paramètres que vous avez
définis à la création de votre dossier. Ces zones sont inactives (grisées) et vous ne pouvez pas les modifier.
1. Renseignez les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité : soldes initiaux; postes de
résultat (perte et bénéfice).
2. Indiquez le
postes de produits et charges exceptionnels utilisés pour l'écriture des règlements clients.
les
Poste de recettes par défaut sur lequel seront enregistrés les ventes de vos articles ainsi que
Attention
Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, des soldes initiaux doivent être
renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données.
Le poste des soldes initiaux sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de celle-ci.
27
Menu Dossier
Paramètres facturation
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Les paramètres de facturation permettent de personnaliser les codes alphanumériques qui définissent les
éléments de votre travail.
Tous les éléments de bases des pièces commerciales (devis, factures, avoirs, acomptes et règlements),
tiers (clients, fournisseurs) et articles, sont identifiés par un Code, proposé par défaut, chaque fois que
vous créez un nouvel élément.
Exemple
Le code défini pour le premier devis est DC0001. Ce code sera proposé lorsque vous créerez votre premier
devis. Par la suite, au fur et à mesure que vous créerez de nouveaux éléments, le code sera incrémenté
automatiquement. Lorsque vous allez créer votre deuxième devis, le code proposé par défaut sera
DC0002, le troisième DC0003, etc.
1. Pour chaque type d'éléments, saisissez le numéro du premier code à prendre en compte.
Terminez votre code par un chiffre, sans quoi le logiciel incrémentera à partir de la dernière lettre. Par
exemple : ART (1er article) deviendra ARU (2
Vous conservez la possibilité de modifier, à tout moment, le code de départ d'un élément. Notez toutefois
que la codification des pièces commerciales doit suivre un ordre chronologique tout au long de l'année.
ème
article), ARV (3
ème
article) etc.
La taille des codes est limitée à 20 caractères. Ce code peut être alphanumérique.
2. Si vous voulez gérer des clients occasionnels, sélectionnez le code à utiliser dans la zone
3. Si vous utilisez des articles pour lesquels vous n'effectuez pas une gestion complète, sélectionnez le
code à utiliser dans la zone
de type
ciale : le code article, les codes de TVA par exemple.
Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commer-
Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article
Client divers.
4. Si vous souhaitez que les calculs soient basés sur le TTC, cochez l’option
Dans ce cas, les montants HT seront recalculés depuis le TTC.
Facturer en TTC par défaut.
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Onglet Liaison comptable
Cet onglet est uniquement disponible si vous gérez une comptabilité externe.
Cet onglet permet de définir la codification des pièces clients qui seront transférées à votre expertcomptable.
1. Saisissez le poste de recette qui sera pris par défaut.
Vous pouvez transférer vos écritures en utilisant :
• soit le numéro de chaque poste client. Vous pouvez alors ajouter le numéro 411 devant le code.
• soit le poste de votre choix que vous saisissez.
2. Cochez l'option de votre choix.
3. Indiquez le poste d'acompte qui sera pris par défaut pour vos transferts.
4. Une fois tous vos paramètres définis, cliquez sur le bouton [OK].
Menu Dossier
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Menu Dossier
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
<Alt> <D> <C>
Dans Ciel Associations Millésime, cette fonction est disponible si vous gérez une comptabilité interne
au dossier. Pour rappel, vous avez choisi le mode de comptabilité à la création de votre dossier.
Vue d’ensemble
Cette commande vous permet d’envoyer vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business
Mobile
. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de
consulter des données comptables et des données de facturation (sous forme de graphiques, soldes,
divers indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui
reçoit, stocke, puis envoie ces données sur le web.
Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service
Business Mobile
. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Ciel
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel
http://www.ciel.com/.
Envoyer les données
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES
• Si vous envoyez vos données pour la première fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de
réglage de
Si vous cliquez sur le bouton [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Para-
métrage
• Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer l’envoi de
vos données sur Internet.
Si vous cliquez sur le bouton [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche.
Ciel Business Mobile.
, page 23.
30
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