Manuel de référence
Ciel Associations et Ciel Associations
Evolution pour Windows
35 rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet :
Sage activité Ciel
http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Sage
Sommaire
Aides et documentations .........................................................................................................7
Naviguer dans le guide électronique........................................................................................8
Menu Dossier..............................................................................................9
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 10
Nouveau................................................................................................................................ 11
Ouvrir....................................................................................................................................16
Fermer................................................................................................................................... 18
Paramètres ............................................................................................................................ 19
Ciel Business Mobile .............................................................................................................. 30
Options ................................................................................................................................. 33
Imports ................................................................................................................................. 39
Exports.................................................................................................................................. 39
Mise en page ......................................................................................................................... 40
Imprimer ............................................................................................................................... 41
Aperçu avant impression .......................................................................................................42
Impressions........................................................................................................................... 43
Mot de passe......................................................................................................................... 44
Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 46
Quitter...................................................................................................................................50
Menu Edition.............................................................................................51
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 52
Annuler ................................................................................................................................. 53
Couper .................................................................................................................................. 53
Copier ................................................................................................................................... 53
Coller .................................................................................................................................... 53
Effacer................................................................................................................................... 54
Fiches.................................................................................................................................... 54
Sélectionner tout ................................................................................................................... 55
Rechercher ............................................................................................................................ 55
Poursuivre la recherche .........................................................................................................55
Atteindre ............................................................................................................................... 56
Rafraîchir............................................................................................................................... 56
Tout afficher.......................................................................................................................... 56
Liste ...................................................................................................................................... 56
Menu Listes ..............................................................................................57
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 58
Animateurs............................................................................................................................59
Partenaires ............................................................................................................................63
Centres d’intérêt ...................................................................................................................67
Modèles................................................................................................................................. 69
Banques ................................................................................................................................ 71
Taux de TVA.......................................................................................................................... 72
Codes analytiques ................................................................................................................. 74
Modes de paiement ...............................................................................................................76
Eco-participations ................................................................................................................. 80
Modèles d’écritures ............................................................................................................... 83
Ecritures périodiques............................................................................................................. 87
Formats d’import relevé ........................................................................................................ 90
Règles d’affectation relevé.....................................................................................................93
Infos perso ............................................................................................................................ 97
Autres listes .......................................................................................................................... 98
Menu Association....................................................................................100
Vue d’ensemble................................................................................................................... 101
Adhérents............................................................................................................................ 102
Cotisations .......................................................................................................................... 114
Activités ..............................................................................................................................117
Matériels ............................................................................................................................. 124
Réservations........................................................................................................................ 129
Prêts.................................................................................................................................... 131
Retour de matériel...............................................................................................................134
Règlements membres ..........................................................................................................135
Opérations .......................................................................................................................... 138
Plannings Animateurs..........................................................................................................141
Plannings Matériels..............................................................................................................142
Agenda................................................................................................................................ 144
Rappels ...............................................................................................................................148
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 150
Menu Comptabilité..................................................................................152
Vue d’ensemble................................................................................................................... 153
Postes ................................................................................................................................. 154
Dépense .............................................................................................................................. 159
Recette ................................................................................................................................ 162
Saisir une écriture à partir d’un modèle ...............................................................................162
Virement ............................................................................................................................. 163
Saisie tableur....................................................................................................................... 165
Relevé bancaire ................................................................................................................... 166
Ecritures.............................................................................................................................. 170
Consultation........................................................................................................................ 173
Pointage ..............................................................................................................................174
Paiement de TVA ................................................................................................................. 177
Remboursement de TVA ...................................................................................................... 178
Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 179
Soldes initiaux..................................................................................................................... 182
Expert-comptable ............................................................................................................... 184
Passage en Ciel Compta....................................................................................................... 188
Liaison comptable ............................................................................................................... 191
Démarrer Ciel Compta.........................................................................................................191
Menu Facturation ...................................................................................192
Vue d’ensemble................................................................................................................... 193
Clients / Tiers ..................................................................................................................... 194
Articles / Prestations ........................................................................................................... 199
Affaires ............................................................................................................................... 202
Intervenants ........................................................................................................................ 204
Liste des devis..................................................................................................................... 206
Liste des factures d’acompte ...............................................................................................211
Liste des factures ................................................................................................................ 213
Liste des avoirs.................................................................................................................... 220
Facturation client................................................................................................................. 225
Créer une pièce commerciale : saisie document .................................................................. 237
Facturation membre ............................................................................................................ 240
Liste des règlements clients.................................................................................................241
Encaisser un règlement client ..............................................................................................243
Consulter un compte client..................................................................................................249
Relancer un client................................................................................................................ 251
Consulter une affaire........................................................................................................... 253
Recherche de pièces ............................................................................................................ 255
Préparer un mailing ............................................................................................................. 257
Menu Traitements...................................................................................258
Vue d’ensemble................................................................................................................... 259
Validation d’opérations........................................................................................................ 260
Renouvellement de cotisations ............................................................................................261
Génération activités récurrentes ..........................................................................................262
Relances.............................................................................................................................. 264
Remises en banque .............................................................................................................266
Enregistrer les écritures périodiques.................................................................................... 269
Réimputation....................................................................................................................... 270
Liaison comptable ............................................................................................................... 271
Imports ............................................................................................................................... 274
Exports................................................................................................................................ 275
Validation d’écritures .......................................................................................................... 276
Clôture d’exercice ............................................................................................................... 277
Purge des opérations .......................................................................................................... 279
Purge des pièces commerciales ...........................................................................................280
Menu Etats..............................................................................................282
Vue d’ensemble................................................................................................................... 283
Administratif ....................................................................................................................... 284
Don ..................................................................................................................................... 286
Etiquettes/badges .............................................................................................................. 288
Membres ............................................................................................................................. 289
Activités ..............................................................................................................................290
Matériels non retournés.......................................................................................................291
Recettes association ............................................................................................................ 292
Etats facturation/ Stats facturation ......................................................................................293
Etats affaires ....................................................................................................................... 294
Statistiques affaires ............................................................................................................. 295
Relevé des dépenses/recettes.............................................................................................. 296
Journal ................................................................................................................................ 297
Balance................................................................................................................................298
Résultat...............................................................................................................................299
Grand livre .......................................................................................................................... 300
Attestation fiscale................................................................................................................ 301
TVA ..................................................................................................................................... 302
Autres ................................................................................................................................. 304
Menu Divers............................................................................................306
Vue d’ensemble................................................................................................................... 307
Historique des archives ....................................................................................................... 308
Calculatrice .........................................................................................................................309
Messagerie .......................................................................................................................... 309
Menu Fenêtres ........................................................................................310
Vue d’ensemble................................................................................................................... 311
Fermer................................................................................................................................. 311
Tout fermer......................................................................................................................... 311
Suivante .............................................................................................................................. 311
Précédente .......................................................................................................................... 312
Cascade............................................................................................................................... 312
Mosaïque............................................................................................................................. 312
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 313
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................318
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 318
Menu Aide ..............................................................................................319
Vue d’ensemble................................................................................................................... 320
Aide .................................................................................................................................... 321
Besoin d’aide....................................................................................................................... 321
Démo rapide........................................................................................................................ 321
Formation Flash................................................................................................................... 321
Manuel de découverte.......................................................................................................... 321
Manuel de référence ............................................................................................................ 322
Guide des mises à jour ........................................................................................................322
A propos de......................................................................................................................... 322
Index ......................................................................................................323
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris,
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris,
•
•faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE
à activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (PDF) :
•Le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions
de votre logiciel ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel.Ce manuel
vous explique également le fonctionnement du générateur d’états et du générateur de tableaux de
bord.
manuel de découverte qui facilite la prise en main du logiciel et vous explique comment utiliser les
•Le
fonctions les plus importantes de votre logiciel.
guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi
•Le
que les nouveautés fonctionnelles.
L'application Adobe Reader
installée sur votre ordinateur.
Pour imprimer les manuels électroniques
Dans Adobe Reader ®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
®
nécessaire pour lire et imprimer les manuels au format PDF doit être
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande
AIDE dans le menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
7
Naviguer dans le guide électronique
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe
correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
Sommaire.
1. Pour cela, activez la commande
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Exemple
1. Activez la commande
2. Saisissez «Mise en page» dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
RECHERCHER du menu EDITION.
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisir la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir]
situé ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées
pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton
[Imprimer la fiche].
8
Menu Dossier
Nouveau
Ouvrir, Fermer
Paramètres
Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Le menu DOSSIER regroupe les éléments de fonctionnement global et général du logiciel, comme les
commandes d'impression, de sauvegarde, de restauration, etc.
Toutes les données de votre association sont conservées par votre logiciel dans un dossier que vous devez
préalablement créer. Les commandes du menu D
fermer vos dossiers.
C'est à partir de ce menu que sont définies les principales caractéristiques de fonctionnement du logiciel
PARAMÈTRES ASSOCIATION, PARAMÈTRES COMPTABILITÉ). C’est également à partir de ce menu que vous créez et
(
paramétrez vos états (D
OSSIER- OPTIONS-ÉTATS PARAMÉTRABLES).
OSSIER vous permettent ainsi de créer, d’ouvrir, de
10
Menu Dossier
Nouveau
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Associations, commencez par fermer le fichier
d’exemple. Pour cela, cliquez sur la commande
Le dossier (société) contient toutes les données de votre association. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
FERMER du menu DOSSIER.
Vous pouvez également créer un dossier en passant par la commande OUVRIR [menu DOSSIER -
commande
1. Vous pouvez soit créer un dossier pour une association qui existe déjà, soit créer une nouvelle association. Cochez l’option de votre choix puis choisissez ou nommez votre association.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du mode de création
3. Choisissez la méthode de création de votre dossier puis cliquez sur le bouton :
• Mode de création rapide
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'exercice,
etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 12.
• Mode de création détaillé
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(postes de trésorerie, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 14.
OUVRIR] puis en cliquant sur le bouton [Nouveau] de la fenêtre Dossiers.
11
Création rapide d’un dossier
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Etape : identité de l’association
La première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier vous permet de renseigner différentes zones
concernant l'identité de l'association.
Menu Dossier
1. Saisissez le nom de votre association (zone
et Ville.
2. .Sélectionnez le Type de votre association (sportive, culturelle, d’utilité publique) en cliquant sur la
flèche de la liste déroulante.
3. Indiquez l'Activité de l'association.
4. Saisissez le montant du fond de dotation ainsi que de la réserve légale de l’association. Ces données
constituent le capital de l'association apporté par les créateurs (subventions, donations) et garantissent la solvabilité de l'association auprès des tiers.
5. Indiquez le numéro de
prise), le
Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA)
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
6. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un.
R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés et votre N.I.I.
S.I.R.E.T. de votre établissement, son code A.P.E. (Activité Principale de l'Entre-
Dénomination) ainsi que son Adresse complète, Code postal
Etape : mode de comptabilité
Cette deuxième étape permet de définir le type de comptabilité de l'association.
Attention !
Une fois le choix validé, vous ne pourrez plus le modifier.
Trois modes de comptabilité vous sont proposés :
Dépenses/Recettes : vous travaillez en comptabilité de trésorerie. Vous pouvez ainsi enregistrer les
•
recettes au moment de l’encaissement et les dépenses au moment de leur paiement.
Créances/Dettes : vous travaillez en comptabilité d’engagement. Vous pouvez ainsi comptabiliser les
•
recettes et les dépenses au moment de leur facturation.
Compta Externe : vous ne gérez pas la comptabilité en interne mais vous pouvez exporter vos données
•
(opérations, règlements, etc.) vers Ciel Compta par exemple.
7. Sélectionnez le modèle de votre choix.
8. En passant à l'étape suivante, un message vous avertit qu'il ne sera plus possible de changer de mode
de comptabilité. Confirmez en cliquant sur le bouton [Oui].
Etape : service à la personne
Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez
d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
9. Selon votre situation, sélectionnez le bouton radio
10. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Oui ou Non.
12
Menu Dossier
Etape en version Evolution : choix de la comptabilité
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
11. Choisissez votre type de comptabilité en cochant l'un des options suivantes :
• Je souhaite utiliser une comptabilité générale Débit/Crédit (Ciel Compta) : vos écritures comptables sont
dans un dossier Ciel Compta. Vous exportez vos écritures de Ciel Associations vers Ciel Compta.
Je souhaite utiliser une comptabilité en Dépenses/Recettes ou en Créances/Dettes (comptabilité intégrée de
•
Ciel Associations)
Je ne souhaite pas utiliser de comptabilité : votre comptabilité est externe à votre dossier et vous devez
•
exporter vos données (opérations, règlements, etc.) vers un autre support, afin de les traiter.
: vos écritures comptables sont dans votre dossier Ciel Associations.
Vous avez choisi une comptabilité générale Débit/Crédit ou aucune comptabilité
En passant à l'étape suivante, un message vous avertit qu'il ne sera plus possible de changer de mode de
comptabilité. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer. Vous arrivez à l’étape
Exercices et paramètres.
Vous avez choisi la comptabilité intégrée de Ciel Associations
Vous passez à l’étape suivante qui vous demande votre mode de comptabilité.
Etape : mode de la comptabilité
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Attention !
Cette étape n’est visible que si vous avez opté pour la comptabilité intégrée de Ciel Associations.
En choisissant la comptabilité intégrée de Ciel Associations, vous devez définir votre mode de
comptabilité. Deux modes sont disponibles :
Dépenses/Recettes : vous travaillez en comptabilité de trésorerie. Vous pouvez ainsi enregistrer les
•
recettes au moment de l’encaissement et les dépenses au moment de leur paiement.
Créances/Dettes : vous travaillez en comptabilité d’engagement. Vous pouvez ainsi comptabiliser les
•
recettes et les dépenses au moment de leur facturation.
Cochez l'option de votre choix.
Etape : exercices et paramètres
1. Indiquez les périodes de votre premier exercice (celle-ci correspond à la date de création de votre société
et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel) et de l'
Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier .
2. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la
• si les montants seront établis en
3. Sélectionnez dans la liste déroulante la Monnaie du dossier. Le nombre de décimales défini en fonction
de la monnaie sélectionné s'affiche automatiquement.
TVA.
HT ou TTC.
exercice courant.
Vous pouvez changer le nombre de décimales, pour cela :
1. faites un clic droit dans la fenêtre puis sélectionnez la commande
2. saisissez votre valeur puis cliquez sur le bouton [OK].
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
13
Dernière étape : options de démarrage
Menu Dossier
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 32.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Une fois la création terminée, Ciel Associations ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son
nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.
Création détaillée d’un dossier
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Etape 1 à 4 :
Les trois premières étapes sont les mêmes que celles de la création rapide d’un dossier. Voir Création
rapide d’un dossier
Etape : poste de trésorerie
La quatrième étape vous permet de créer les postes de trésorerie.
Voir Nouveau poste de trésorerie, page 56.
, page 12.
Etape : modes de paiement
Dans la cinquième étape, vous allez créer vos modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà
créés par défaut.
Voir Créer un mode de paiement, page 61.
Etape : postes de dépense
La sixième étape vous permet de créer vos postes de dépense, sachant que les principaux sont déjà créés
par défaut.
Voir Nouveau poste de dépense ou de recette, page 56.
14
Menu Dossier
Etape : poste de recette
Dans la septième étape, vous allez créer vos postes de recette, sachant que les principaux sont déjà créés
par défaut. Voir Nouveau poste de dépense ou de recette, page 56.
Etape : membre
La huitième étape vous permet de créer les membres.
Voir Créer un adhérent, page 102.
Etape : cotisations
La neuvième étape vous permet de créer les cotisations.
Voir Créer une cotisation, page 114.
Etape : activités
Cette étape vous permet de créer les activités de votre association.
Voir Créer une activité, page 117.
Etape : articles
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
La onzième étape vous permet de créer des articles.
Voir Créer un article, page 52.
Etape : clients
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
La douzième étape vous permet de créer des clients. Voir Créer une fiche client, page 46.
Etape : Intervenants
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Cette étape vous permet de créer des intervenants.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant.
3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées.
4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case
correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Mot de passe.
Une fois la création terminée, Ciel Associations ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son
nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.
15
Menu Dossier
Ouvrir
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier, si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir
ce fichier automatiquement
Vous n'avez donc pas à passer par la commande
En revanche si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de
dossier courant.
Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier
Pour convertir et ouvrir un dossier d’une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur la fonction
Récupérer un dossier d’une ancienne version.
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• le dossier d'exemple livré en standard avec le logiciel.
• le(s) dossier(s) que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
, votre logiciel ouvre directement votre dossier.
OUVRIR du menu DOSSIER.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l’application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé.
Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser
l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.
3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur la fonction
pour sélectionner directement le fichier sur votre ordinateur à l’aide de l’explorateur Windows.
Choisir le dossier manuellement
16
Options supplémentaires
Vous accédez à d’autres options lorsque vous faîtes un clic droit dans la fenêtre.
• Voir les dossiers exemples : affiche la société exemple livrée avec votre logiciel.
Mode avancé : la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez ainsi d'options d'affichage.
•
Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore
faire des recherches.
Modifier les dossiers : vous accédez à la fenêtre de gestion des dossiers. Vous pouvez ainsi renommer,
•
supprimer ou dupliquer un dossier.
Ouvrir en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez uniquement
•
consulter votre dossier. En lecture seule, vous ne pouvez pas saisir, créer, modifier ou supprimer des
éléments ni définir les paramètres de votre dossier.
Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir
•
où se situe le dossier sur votre ordinateur.
Menu Dossier
17
Fermer
Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé.
La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
Menu Dossier
18
Menu Dossier
Paramètres
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Paramètres Association
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - ASSOCIATION
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous
avez défini lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Dénomination de votre association.
2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre association (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordon-
Téléphone, Fax, Portable, adresse E-mail, etc).
nées (
3. Indiquez le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au
Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni
R.C.S. (Registre du Commerce et des
La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
19
Onglet Compléments
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant le Typ e de votre association.
Menu Dossier
2. Précisez ensuite son Activité.
3. Indiquez le montant des Fonds de dotation puis celui de la Réserve légale.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les
coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet Divers
5. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA.
6. Si vous êtes assujetti à la TVA, sélectionnez le Taux de TVA par défaut en cliquant sur l’icône .
7. Selon le régime de TVA dont relève l’association, cochez l'option correspondante :
Régime simplifié. (Uniquement disponible en comptabilité interne).
• Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3.
• Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
Régime réel ou
20
Menu Dossier
8. En fonction de la gestion de la loi
paiement anticipé et Taux pénalités de retard.
9. Indiquez ensuite les postes suivants : TVA à décaisser, Crédit de TVA et Acompte de TVA si vous êtes en
comptabilité interne.
10. Afin de pouvoir modifier les montants des dépenses et recettes analytiques de l’exercice précédent,
cochez l'option
Autoriser la saisie des montants de l'exercice N-1. Voir Codes analytiques, page 74.
NRE, renseignez les zones suivantes : Franchise TVA, Taux escompte
Onglet Exercices
Cet onglet n’est visible que si vous gérez votre comptabilité en interne. En comptabilité externe, vous
retrouverez l’onglet
Dates à la place. Voir Onglet Dates, page 21.
Indiquez les périodes de votre premier exercice et de l’exercice courant. La date de début du premier
exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première
utilisation de votre logiciel.
Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . Les dates de
fin
de période de saisie s'affichent automatiquement.
Onglet Dates
Cet onglet n’est visible que si vous gérez votre dossier en comptabilité externe.
début et de
1. Indiquez la
l'icône du calendrier .
Date de début de votre activité. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser
21
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Les dates de début et de fin de période de saisie s'affichent automatiquement.
2. Cliquez sur le bouton [Contrôle des dates] si vous voulez définir le contrôle que votre logiciel appliquera sur les dates de vos saisies.
Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez le nombre de
borne inférieure et supérieure à la date de travail puis cliquez sur le bouton [OK].
Ainsi, à l’enregistrement des pièces commerciales, votre logiciel vous avertira si une date est en
dehors des bornes de saisies et vous proposera de la corriger.
jours, mois ou années à ne pas dépasser, dans la
Onglet Service à la personne
Menu Dossier
Cochez la case correspondante si vous exercez une activité de service à la personne et disposez d’un
agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
• Si vous disposez d’un agrément simple :
Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes. Vous pouvez saisir
directement la date ou utiliser l’icône du calendrier .
• Si vous disposez d’un agrément qualité :
Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes. Vous pouvez saisir
directement la date ou utiliser l’icône du calendrier .
Onglet Logos
Pour insérer le Logo de votre société, vous pouvez :
• copier une image puis la coller en cliquant sur le lien Coller une image ou,
importer une image en cliquant sur le lien correspondant ou,
•
• récupérer une image d’un scanneur ou appareil photo numérique en cliquant sur le lien
Appareil photo
.
Scanneur/
22
Menu Dossier
Réglages
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - RÉGLAGES
Cette commande permet de paramétrer des données de votre dossier, afin de faciliter votre travail par la
suite.
Onglet Paramètres
Vous pouvez indiquer la banque principale de l’association ainsi que définir des options de contrôle et de
saisie.
1. Saisissez le code de votre principale banque ou sélectionnez-la à l’aide du bouton .
Le nom de votre banque s’affiche alors dans la zone à droite.
2. Dans la zone
• Contrôle de la clé RIB, si vous souhaitez que la clé du relevé d’ identité bancaire soit vérifiée par l’application. A chaque fois que vous saisirez un R.I.B., l’application calculera sa clé. Si celle-ci est différente
de votre saisie, lors de la validation par le bouton [OK], un message vous préviendra que la clé R.I.B.
est erronée.
Contrôle des conflits de dates lors de la saisie des opérations, si vous souhaitez qu’une vérification des
•
dates soient effectuées lors de vos saisies.
Autoriser les cotisations avec un montant nul, si vous souhaitez créer des cotisations dont le montant
•
n’est pas défini.
Contrôle et calcul de la clé EAN 13 : si vous souhaitez contrôler et calculer la Gencod.
•
3. Lorsque vous saisissez un règlement, si vous souhaitez avoir la liste des règlements détaillés qui ont
déjà été effectués, cochez l’option Voir le détail des règlements lors de la saisie d’un règlement.
4. Vous pouvez opter pour une saisie des montants en HT ou bien en TTC. Dans la zone Montants, cochez
l’une des deux options.
5. Afin de gérer plus facilement les échéances de paiement, vous pouvez opter pour la création automatique d’un rappel dans votre agenda concernant le paiement d’une opération. Le rappel sera généré
lors de l’ajout d’une opération. Pour cela, cochez l’option
Options, cochez :
Ainsi, vous évitez des erreurs et gagnez du temps.
Générer une tâche lors de l’ajout d’opérations.
Le rappel vous indiquera le solde dû ainsi que l’adhérent concerné.
Le rappel ne s’affiche que si l’opération a été validée.
23
Menu Dossier
Onglet Défaut
Afin d’optimiser vos saisies, vous pouvez définir des valeurs par défaut concernant les fiches de vos
membres et vos comptes. Ces valeurs seront proposées automatiquement par le logiciel lors de vos
saisies.
Exemple :
Vous inscrivez un nouveau membre dans votre association. En créant sa fiche, la partie CP, Ville, Région
et Pays sera déjà renseignée. Il ne vous restera plus qu’à compléter les autres informations nécessaires.
Dans la partie
Valeurs par défaut pour les fiches membres :
1. Saisissez le code postal et la ville. Le département, la région et le pays sont renseignés automatiquement.
2. Vous pouvez également indiquer un mode de paiement.
Dans la zone Comptes comptables, vous pouvez définir la référence du compte comptable pour chaque
membre, appelé aussi Poste membre. Ce compte regroupera toutes les opérations d’un membre.
3. Si vous souhaitez que le code identifiant du membre soit également la référence du compte, cochez
l’option
Code membre.
4. Si vous souhaitez définir votre propre référence, cochez l’option Compte racine puis saisissez un
numéro de compte, qui sera commun à tous les membres.
Vous pouvez ajouter le code du membre à la suite du libellé du compte racine. Pour cela, cochez
l’option
Ajouter le code membre.
Si vous travaillez en mode Compta Externe :
• Cochez uniquement l’option Compte racine puis saisissez un numéro de compte de maximum 13
chiffres, sans quoi vos comptes comptables ne seront pas reconnus par Ciel Compta lors de la
récupération de vos écritures.
• De même, n’optez pas pour l’ajout du code membre à la fin du compte racine puisque le numéro
du compte dépassera le nombre maximal de caractères autorisés, fixé à 13 maximum.
Dans la partie
Comptes par défaut :
Vous allez renseigner les postes qui seront utilisés par défaut pour enregistrer vos recettes.
5. Indiquez le Compte recettes cotisation et le Compte recettes activité.
6. Renseignez si vous effectuez des prêts le Compte recettes matériel/prêt.
7. Vous pouvez également indiquer un Compte de recettes diverses.
24
Onglet Liaison comptable
Attention !
Cet onglet n’est disponible que si vous travaillez en mode Compta externe. Vous avez choisi ce mode
à la création de votre dossier.
Menu Dossier
Les comptes de charges et de produits exceptionnels, ainsi que les codes du journal des ventes et du
journal de trésorerie sont définis par défaut et selon les codes d’usage en comptabilité.
8. Saisissez vos numéros de comptes de charges exceptionnelles ainsi que de produits exceptionnels s’ils
sont différents de ceux affichés par défaut.
9. Indiquez les codes du journal des ventes et du journal de trésorerie s’ils sont différents.
Ces éléments seront utiles pour la génération des pièces comptables lors du transfert de vos opérations
vers Ciel Compta par exemple. Voir Liaison comptable, page 271.
10. Cliquez sur le bouton [OK].
Paramètres numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION
Les paramètres de numérotation permettent de personnaliser les codes qui définissent les fiches, ainsi
que l’incrémentation automatique de ces codes.
25
Menu Dossier
Exemple
Les codes identifiants des membres de votre association sont reportés sur leur fiche. Par défaut, le logiciel
propose le code 00001 qu’il incrémente automatiquement à chaque création de fiche. Vous pouvez le
modifier si vous le souhaitez.
Vous avez des codes pour les fichiers de base (fiches des membres, activités, cotisations etc.) et des codes
pour les fichiers matériels (uniquement les fiches concernant le matériel et les prêts).
1. Saisissez les codes (membres, partenaires, activités, cotisations, modèles d'activité, matériels,
modèles de prêt etc.) de votre choix.
2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
Terminez votre code par un chiffre, sans quoi le logiciel incrémentera à partir de la dernière lettre du
er
code. Exemple : MEM (1
membre) deviendra MEN (2
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
ème
membre), MEO (3
ème
membre) etc.
26
Paramètres Comptabilité
Cette commande n'est disponible que si vous gérez une comptabilité interne.
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Menu Dossier
Votre règle comptable (Dépenses/Recettes ou Créances/Dettes) est reprise des paramètres que vous avez
définis à la création de votre dossier. Ces zones sont inactives (grisées) et vous ne pouvez pas les modifier.
1. Renseignez les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité : soldes initiaux; postes de
résultat (perte et bénéfice).
2. Indiquez le
postes de produits et charges exceptionnels utilisés pour l'écriture des règlements clients.
les
Poste de recettes par défaut sur lequel seront enregistrés les ventes de vos articles ainsi que
Attention
Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, des soldes initiaux doivent être
renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données.
Le poste des soldes initiaux sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de celle-ci.
27
Menu Dossier
Paramètres facturation
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Les paramètres de facturation permettent de personnaliser les codes alphanumériques qui définissent les
éléments de votre travail.
Tous les éléments de bases des pièces commerciales (devis, factures, avoirs, acomptes et règlements),
tiers (clients, fournisseurs) et articles, sont identifiés par un Code, proposé par défaut, chaque fois que
vous créez un nouvel élément.
Exemple
Le code défini pour le premier devis est DC0001. Ce code sera proposé lorsque vous créerez votre premier
devis. Par la suite, au fur et à mesure que vous créerez de nouveaux éléments, le code sera incrémenté
automatiquement. Lorsque vous allez créer votre deuxième devis, le code proposé par défaut sera
DC0002, le troisième DC0003, etc.
1. Pour chaque type d'éléments, saisissez le numéro du premier code à prendre en compte.
Terminez votre code par un chiffre, sans quoi le logiciel incrémentera à partir de la dernière lettre. Par
exemple : ART (1er article) deviendra ARU (2
Vous conservez la possibilité de modifier, à tout moment, le code de départ d'un élément. Notez toutefois
que la codification des pièces commerciales doit suivre un ordre chronologique tout au long de l'année.
ème
article), ARV (3
ème
article) etc.
La taille des codes est limitée à 20 caractères. Ce code peut être alphanumérique.
2. Si vous voulez gérer des clients occasionnels, sélectionnez le code à utiliser dans la zone
3. Si vous utilisez des articles pour lesquels vous n'effectuez pas une gestion complète, sélectionnez le
code à utiliser dans la zone
de type
ciale : le code article, les codes de TVA par exemple.
Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commer-
Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article
Client divers.
4. Si vous souhaitez que les calculs soient basés sur le TTC, cochez l’option
Dans ce cas, les montants HT seront recalculés depuis le TTC.
Facturer en TTC par défaut.
28
Onglet Liaison comptable
Cet onglet est uniquement disponible si vous gérez une comptabilité externe.
Cet onglet permet de définir la codification des pièces clients qui seront transférées à votre expertcomptable.
1. Saisissez le poste de recette qui sera pris par défaut.
Vous pouvez transférer vos écritures en utilisant :
• soit le numéro de chaque poste client. Vous pouvez alors ajouter le numéro 411 devant le code.
• soit le poste de votre choix que vous saisissez.
2. Cochez l'option de votre choix.
3. Indiquez le poste d'acompte qui sera pris par défaut pour vos transferts.
4. Une fois tous vos paramètres définis, cliquez sur le bouton [OK].
Menu Dossier
29
Menu Dossier
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
<Alt> <D> <C>
Dans Ciel Associations Millésime, cette fonction est disponible si vous gérez une comptabilité interne
au dossier. Pour rappel, vous avez choisi le mode de comptabilité à la création de votre dossier.
Vue d’ensemble
Cette commande vous permet d’envoyer vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business
Mobile
. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de
consulter des données comptables et des données de facturation (sous forme de graphiques, soldes,
divers indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui
reçoit, stocke, puis envoie ces données sur le web.
Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service
Business Mobile
. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Ciel
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel
http://www.ciel.com/.
Envoyer les données
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES
• Si vous envoyez vos données pour la première fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de
réglage de
Si vous cliquez sur le bouton [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Para-
métrage
• Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer l’envoi de
vos données sur Internet.
Si vous cliquez sur le bouton [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche.
Ciel Business Mobile.
, page 23.
30
Menu Dossier
• Pour envoyer vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre
d’actions
de l’accueil de votre logiciel.
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE
Le paramétrage Ciel Business Mobile est également accessible dans les préférences du dossier via le
menu D
La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos
codes et identifiants de connexion.
OSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES puis dans la catégorie Internet.
Onglet Général
Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel.
• Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher.
Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel
•
envoie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier
automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case
tion automatique depuis ce poste
•
Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notifi-
cation se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un
accès rapide aux options de publication.
•
Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel
enverra les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de
l’envoi des données en cochant la case
• La zone du
société.
Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre
.
Demander confirmation.
Autoriser la publica-
31
Menu Dossier
Onglet Business Mobile
Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile.
• La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données.
• La zone
• La zone
sur le bouton [...]. La fenêtre de
• La zone
1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel
Business Mobile.
Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez
paramétrage du mot de passe s’affiche.
Dernier envoi le... à vous indique la date du dernier envoi de données que vous avez effectué.
Informations de connexion
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant l’envoi de vos données sur
Internet s’affiche.
Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].
32
Menu Dossier
Options
Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> <P>
Préférences
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore
choisir des options d'impressions.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences, dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Utilitaires
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils
vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires , dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Date de travail
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
1. Modifiez la date.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
33
Informations
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu D
INFORMATIONS.
OSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
Liste des pays
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] ainsi que le menu déroulant F
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le pays s’ajoute dans la fenêtre
Liste des Pays.
Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
Menu Dossier
ILTRAGE.
4. Si vous souhaitez créer un pays manuellement, double-cliquez sur
dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre
Pays s’affiche.
créer manuellement un autre pays
5. Saisissez le
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et
administratifs
Langues
, Pays de rattachement et Continent.
Code du pays ainsi que le Nom du pays.
, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité,
34
Menu Dossier
États paramétrables
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
Reportez-vous à la partie Le générateur d’états de ce manuel.
Imports paramétrables
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des données (membres, cotisations, etc) dans votre logiciel.
L’import des articles est uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant
les informations que vous voulez importer.
A l’activation de cette commande, vous obtenez la fenêtre
Liste des imports paramétrables :
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.
2. Sélectionnez la Famille du format d'import.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.
35
Menu Dossier
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du fichier à importer
4. Sélectionnez à l'aide de l'icône le fichier à importer.
5. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Cliquez
sur le bouton [Oui].
Ensuite, un message vous informe du format détecté par le logiciel. Cliquez sur le bouton [OK].
Sinon, vous pouvez cliquer sur le bouton .
Plusieurs formats sont disponibles :
•CSV
• Délimité
•DBF
• Longueur fixe
• Standard Ciel Windows
• Fichier XML
• Standard Ciel MAC
6. Sélectionnez dans la liste déroulante le
7. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez
l'option
Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut.
Mode avancé.
Typ e de conversion.
Format du fichier délimité
8. Indiquez les options relatives au format de fichier :
• Caractères de fin de fichier
• Caractères de remplissage
• Séparateurs d'enregistrements
• Taille d'un enregistrement, etc.
36
Menu Dossier
Définition des options globales
Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation :
• Ignorer les lignes : permet de supprimer les lignes d’en-tête et de pied de page de votre fichier. Indiquez le nombre de lignes à ignorer.
• Format des nombres.
• Format des dates et le type de séparateur de date.
• Format booléen : par exemple, vous importez des articles. Si des articles sont inutilisés, l’application
pourra retranscrire par l’intermédiaire du format booléen si ces articles sont vraies (utilisées) ou non.
Définition des rubriques du fichier à importer
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer.
Vous pouvez à ce stade,
1. Pour créer une rubrique, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre Propriétés de la rubrique s’affiche.
CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
2. Saisissez le nom de la rubrique.
3. Cliquez sur l’icône pour sélectionner une rubrique de
destination. Cette sélection consiste à choi-
sir une rubrique de Ciel Associations qui correspond à celle de votre import.
4. Sélectionnez le
5. Renseignez si besoin la
Typ e de rubrique (texte, date, monnaie etc.) dans la liste déroulante.
Valeur à importer (formule de calcul) et les Options (options de conversion spé-
cifiques).
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Pour modifier une rubrique :
7. Double-cliquez sur une rubrique. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Pour supprimer une rubrique :
8. Sélectionnez celle-ci dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cette opération étant irréversible, un message vous demande confirmation, cliquez sur le bouton [Oui].
37
Menu Dossier
Valeurs par défaut
Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par
l'application.
9. Cochez respectivement les cases
vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification.
Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si
Essai et Enregistrement
• Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton .
• Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton .
10. Saisissez le
11. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description.
Modifier un import
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.
2. Effectuez les modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exécuter un import
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter].
La fenêtre
2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] pour valider l'importation des données.
Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement.
Ouvrir s'affiche.
38
Menu Dossier
Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS
<Alt> <D> <T>
Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états
paramétrables du générateur d’états est ouverte.
Exports
Menu DOSSIER - commande EXPORTS
<Alt> <D> <X>
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées.
Elle est active, par exemple, quand la liste des membres est ouverte et qu'au moins un élément de la liste
est sélectionné.
Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire
votre choix et valider.
Vous devez spécifier le format de fichier (Text, PDF, HTML, etc.).
Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du
fichier sur votre disque.
39
Mise en page
Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
<Alt> <D> <M>
Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut.
Menu Dossier
1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel.
Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™,
vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.
2. Pour définir votre format d’impression par défaut, dans l’onglet
• cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage,
• cochez l’option Papier et sélectionnez sa Taille, son Bac,
• cochez l’option
L'option
exemplaires sans avoir à trier les feuilles manuellement une fois imprimées.
Exemple
Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se
présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 3 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la
suivante : 3 fois la page 1 puis 3 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos
documents.
3. Définissez les
Dans l'onglet Options avancées vous pouvez cocher la case Générer une impression par document.
• Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages,
l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages.
• Si cette option est cochée, alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun.
Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option
d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront
agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos modifications.
Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez.
Copies groupées cochée permet d’imprimer un document de plusieurs pages en plusieurs
Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.
Standard :
40
Menu Dossier
Imprimer
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
<Alt> <D> <I>
Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :
• une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles,
• la fenêtre de mise en page.
Exemple
Si la fiche d’un adhérent est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques
de la fiche.
41
Aperçu avant impression
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> <R>
La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle
s'imprimera sur papier. Vous pouvez directement à partir de cette fenêtre :
• Lancer votre impression à l’aide du bouton .
• Envoyer la page par e-mail à l’aide du bouton .
L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour
cela, vous devez avoir une messagerie électronique.
• Enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
Menu Dossier
• Obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors
l'enregistrer au format PDF.
42
Impressions
Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
<Alt> <D> <S>
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à
conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
Menu Dossier
La commande
• d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION,
REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
•de
IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière
impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en cliquant
sur le bouton [Imprimer tout] ou en utilisant le menu C
ONTEXTUEL (clic droit), commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées.
Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des
impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
Aperçu s'affiche.
Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.
43
Menu Dossier
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
<Alt> <D> <D>
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.
L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière
étape.
Créer un mot de passe
Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, cliquez sur la
commande
MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide.
1. Pour créer un Mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s'affiche.
2. Saisissez votre mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option
cher le mot de passe en clair
.
Affi-
44
Menu Dossier
3. Si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en souvenir. La liste déroulante vous
en propose mais vous pouvez en créer un nouveau. Pour cela, il suffit de saisir directement votre
indice (dans la zone
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe
et affiche des points dans la zone concernée.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre.
Indice).
Modifier un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre
4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le.
5. Indiquez également un nouvel indice.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
7. Vous revenez à la fenêtre précédente. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Mot de passe s'affiche.
Supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe].
5. Vous revenez alors à la fenêtre Contrôle d'accès au dossier. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Mode avancé
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode
avancé.
Pour y accéder, cliquez sur le bouton .
45
Menu Dossier
Sauvegarde/Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION
<Alt> <D> <U>
Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est
essentielle. En effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du
programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent
arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde
vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque dur de votre ordinateur ou sur un support externe (clé
USB, disque dur externe....), le principe est le même.
1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB...).
2. Activez la commande
La fenêtre Sauvegarde s’affiche :
SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES -
SAUVEGARDE) sont reprises.
3. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats :
• Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original.
• e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet.
4. Dans la zone
sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez éventuellement le
nal sera utilisé comme nom de la copie.
6. Cochez l'option
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le
remplacement.
Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume sur lequel
Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier origi-
Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie.
46
Menu Dossier
Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder :
• Votre dossier,
• Vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de
définir dans cette fenêtre, cochez la case
mètres en activant le menu DOSSIER, commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier ces para-
Pour plus de détails sur les préférences de sauvegarde, reportez-vous au chapitre Les Préférences
dans la partie
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Si vous avez choisi le format e-Sauvegarde
Présentation générale de ce manuel.
Pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez, vous devez être abonné
à l'offre Ciel e-Sauvegarde. A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de
souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde.
Vous devez avoir créé au préalable votre site e-Sauvegarde.
Vous accédez à la fenêtre
tives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et
rapidement sur votre site ou via le
L'option Archiver la sauvegarde cochée permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une
sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis.
9. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message
vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès.
Options de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explica-
Gestionnaire de sauvegardes et d'archives.
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez le menu D
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
OSSIER, SAUVEGARDE/RESTAURATION puis la commande RESTAURATION.
47
Menu Dossier
2. Choisissez votre
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le pro-
gramme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
•
Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
•
Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous
pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante
s'affiche :
.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant].
Sinon utilisez le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois
celui-ci sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L’application revient à la fenêtre précédente et
affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
7. Une dernière étape vous propose de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Restaurer].
48
Si vous avez choisi le format e-Sauvegarde
La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre.
Menu Dossier
Attention !
Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel
vous travaillez actuellement.
8. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande
Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin
d’effectuer la restauration.
RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
Accéder au site
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - ACCÉDER AU SITE
La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser
l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier.
1. Pour vous identifier, saisissez votre
la création du site.
2. Cliquez sur le lien hypertexte
Si vous avez oublié votre mot de passe :
• A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon
mot de passe
• Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel, toutes les explications vous sont alors
données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.
.
adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de
Envoi.
49
Quitter
Menu DOSSIER - commande QUITTER
<Alt> <D> <Q>
Cette commande vous permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la
commande, il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier <Alt> <F4>.
Menu Dossier
• La commande
présenté dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application.
• Un double clic sur l'icône du menu S
• Un clic sur la case de fermeture , située dans l'angle haut/droit de la fenêtre.
Si vous avez activé l'alerte de sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message
vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez
en effectuer une avant de quitter votre logiciel.
FERMER, présentée dans le menu SYSTÈME que vous ouvrez en cliquant sur l'icône
YSTÈME.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde, dans la partie Présentation générale de ce
manuel.
50
Annuler
Menu Edition
Couper, Copier, Coller
Effacer
Fiches
Sélectionner tout
Rechercher, Poursuivre la recherche
Atteindre
Rafraîchir
Tout afficher
Liste
Vue d’ensemble
Menu Edition
A l'ouverture d'une liste telle que la liste des membres, le menu EDITION devient actif.
Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste,
comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de
La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu
ONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.
C
COUPER-COPIER-COLLER.
52
Annuler
Menu EDITION - commande ANNULER
<Alt> <E> <A>
Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <Z>.
Couper
Menu EDITION - commande COUPER
<Alt> <E> <U>
Cette commande permet de retirer d’un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker
dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document.
L’action de couper efface la sélection.
Menu Edition
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <X>.
Copier
Menu EDITION - commande COPIER
<Alt> <E> <P>
Cette commande permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous
réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande
COLLER.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <C>.
Coller
Menu EDITION - commande COLLER
<Alt> <E> <L>
Cette commande permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le pressepapiers.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <V>.
53
Effacer
Menu EDITION - commande EFFACER
<Alt> <E> <E>
Cette commande permet d’effacer une sélection.
Attention !
Ne pas confondre avec la commande Supprimer qui concerne les informations stockées dans une base
et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d’une note.
Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier <Ctrl> <Y>.
Fiches
Menu EDITION - commande FICHES
<Alt> <E> <F>
Menu Edition
Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des cotisations, des
membres, etc.). Elle permet de :
• CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, similaire au bouton [Créer].
MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier].
•
PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d’afficher les propriétés d’un élément sélec-
•
tionné dans une liste. Attention, cette commande n’est pas systématiquement active.
ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche.
•
VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.
•
INSÉRER : insérer un élément dans la liste.
•
SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, similaire au bouton [Supprimer].
•
DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste.
•
54
Sélectionner tout
Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT
<Alt> <E> <T>
Cette commande sélectionne toutes les informations d’une zone active. Par exemple tout le texte d’une
zone saisissable, tous les éléments d’une liste, etc.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier <Ctrl> <A>.
Rechercher
Menu EDITION - commande RECHERCHER
<Alt> <E> <R>
La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s’applique aux
informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers.
1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre.
Menu Edition
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre, puis sélectionne le
premier élément répondant à la demande.
Les cases à cocher
permettent d’indiquer des critères de recherche plus pointus.
Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recher-
•
chez tel qu’il est enregistré dans votre liste.
Par exemple, pour rechercher un règlement contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier
dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra
aboutir.
Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules
•
lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche.
Par exemple, pour rechercher un règlement dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez
indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche,
vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès.
Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les fiches concer-
•
nées par votre recherche.
Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui
Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier <Ctrl> <F>.
Poursuivre la recherche
Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE
<Alt> <E> <S>
Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes
critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <F3>.
55
Menu Edition
Atteindre
Menu EDITION - commande ATTEINDRE
<Alt> <E> <D>
Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre
fiche sans repasser par la liste des fiches.
C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de la plupart des fiches.
Rafraîchir
Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR
<Alt> <E> <C>
Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est
automatique.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <F5>.
Tout afficher
Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER
<Alt> <E> <O>
Cette commande permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste
initiale.
Liste
Menu EDITION - commande LISTE
<Alt> <E> <I>
Cette commande permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une
information qui elle-même appartient à une liste.
Exemple :
Si vous voulez associer une famille à un article ; en activant cette fonction, la liste des familles existantes
s’affichera directement.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier <F4>.
56
Animateurs, Partenaires, Centres d’intérêt
Menu Listes
Modèles
Banques
Taux de TVA
Codes analytiques
Modes de paiement
Eco-participations
Modèles d’écritures, Ecritures périodiques
Formats d’import relevé, Règles d’affectation relevé
Infos perso
Autres listes
Vue d’ensemble
Menu Listes
A partir de ce menu, vous pouvez accéder ou créer des fiches relatives à votre association : fiches des
partenaires, centres d’intérêt, modèle, etc.
Vous pouvez également gérer et constituer des éléments de base nécessaires à vos saisies : Taux de TVA,
modes de paiement, écritures périodiques etc.
58
Animateurs
Menu LISTES - commande ANIMATEURS
<Alt> <L> <A>
Cette commande permet de gérer les fiches des animateurs. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer
des fiches animateurs.
Menu Listes
Le bouton vous permet d’accéder à l'option Afficher l'aperçu. Cette option permet de visualiser, à
droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une fiche animateur.
Cliquez sur cette option et sélectionnez un animateur dans la liste pour voir son aperçu.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande
MPRIMER L'IMAGE.
I
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez de nouveau l'option. La coche placée devant disparaît.
Créer un animateur
Un Code animateur vous est proposé. Les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la
création des fiches, selon le premier code défini dans les paramètres de numérotation du dossier. En
revanche, dès que vous validez la création de la fiche Animateur, son code n'est plus modifiable.
1. Dans la fenêtre Liste des animateurs, cliquez sur le bouton
La fenêtre Nouvel animateur s’affiche.
2. Indiquez le
3. Saisissez le Nom de l'animateur.
Code de l'animateur si celui proposé ne vous convient pas.
59
Onglet Coordonnées
4. Dans l'onglet Coordonnées, indiquez les coordonnées complètes de votre animateur (adresse, télé-
phone, fax, adresse E-mail, etc.).
Menu Listes
Deux boutons apparaissent dans la barre d’actions :
•
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
•
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre animateur).
Onglet Compléments
5. Dans l'onglet Compléments, saisissez un commentaire et ajoutez la photo de l'animateur si vous le
souhaitez.
60
Onglet Divers
6. Dans l'onglet Divers, saisissez les compétences et les diplômes de l'animateur.
Onglet Activités
Menu Listes
Dans l'onglet Activités, vous pouvez vérifier les activités liées à l’animateur.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création.
Votre fiche animateur est créée.
Modifier un animateur
1. Pour modifier un animateur, sélectionnez- le dans la liste des animateurs.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un animateur
1. Pour supprimer un partenaire, sélectionnez-le dans la liste des animateurs.
2. Cliquez sur le bouton .
Cette opération est irréversible. Un message vous demande donc de confirmer la suppression de
l’animateur.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
61
Lier un animateur à une activité
1. Pour lier un animateur à une activité, sélectionnez le dans la liste des animateurs.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Dans la liste des activités qui s’affiche, sélectionnez l’activité à laquelle vous voulez lier votre animateur.
4. Si elle ne se trouve pas dans la liste, vous pouvez la créer.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Consulter le planning animateur
Le bouton vous permet d’afficher le planning de l’animateur sélectionné. Voir Plannings
Animateurs
, page 141.
Menu Listes
62
Partenaires
Menu LISTES - commande PARTENAIRES
<Alt> <L> <P>
Cette commande présente la liste des partenaires. Les partenaires complètent les fiches d’activités et
modèles d'activité.
Le terme de partenaire doit être pris au sens générique ; il désigne un sponsor, un fournisseur, un
support médiatique, une collectivité locale, un entraîneur, etc. associé dans la présentation de l'activité.
Menu Listes
Créer un partenaire
1. Dans la fenêtre Liste des partenaires, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouveau partenaire s’affiche.
2. Saisissez le Code du partenaire que vous créez puis sa Raison sociale. Ces éléments sont obligatoires.
Si lors de la numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) vous avez défini un
code dans la zone
automatiquement. Voir Paramètres numérotation, page 25. Vous pouvez toujours le modifier si vous
le souhaitez.
Partenaires, votre code vous est proposé par défaut et s’incrémente
63
Onglet Coordonnées
Menu Listes
3. Saisissez l'adresse postale complète du partenaire.
4. De même, indiquez l'adresse e-mail ainsi que le site Internet du partenaire.
5. Sélectionnez dans la zone Divers la Forme juridique ainsi que le Type du partenaire.
Le Typ e correspond à la catégorie dans laquelle est classé le partenaire (fournisseur, sponsor, collectivité
locale, etc.).
6. Indiquez ensuite dans la zone Responsable, le Titre, le Nom et le Prénom de la personne à contacter au
sein de la société partenaire.
Onglet Banque
Dans la partie Coordonnées de l’agence bancaire :
7. Saisissez le Nom et les coordonnées postales complètes de l'agence bancaire du partenaire, selon le
relevé bancaire (R.I.B.) qu’il vous aura fourni.
Ces informations sont nécessaires si vous souhaitez effectuer des remises magnétiques.
Dans la partie
8. Indiquez l’IBAN (International Bank Account Number) et le BIC (Business Identifier Code) ainsi que le
RIB : le code Banque, le code Guichet, le N° de compte bancaire, la Clé RIB. Renseignez la domiciliation
bancaire.
9. Précisez le
Identification :
Titulaire du compte.
Ces informations sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).
10. Déterminez également si la gestion de banque se fait
• Sur Rayon : le lieu de compensation ne dépasse pas géographiquement une zone délimitée.
• Hors Rayon : le lieu de compensation se situe dans un périmètre qui dépasse la zone limitée.
Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans la cadre d'une gestion des
bordereaux de remise en banque. Voir Remises en banque, page 233.
Hors rayon ou Sur Rayon :
64
Onglet Commentaire
11. Saisissez dans cette zone des informations complémentaires sur la société partenaire.
Onglet Logo
Cet onglet vous permet d'ajouter le logo de la société partenaire.
12. Vous pouvez :
• coller une image issue du presse-papiers,
•
importer une image enregistrée sur votre disque dur,
• récupérer une image d’un scanner ou appareil photo.
Modifier un partenaire
1. Pour modifier un partenaire, sélectionnez-le dans la liste des partenaires puis cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Menu Listes
Supprimer un partenaire
1. Pour supprimer un partenaire, sélectionnez-le dans la liste des partenaires et cliquez sur le bouton
.
2. Cette opération est irréversible. Un message vous demande donc de confirmer la suppression du partenaire. Cliquez sur le bouton [Oui].
Localiser, vérifier l’adresse d’un partenaire
Dans le groupe Adresse de la barre d’actions, vous disposez des boutons suivants :
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre partenaire).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du partenaire afin de vérifier l'exactitude de
l'adresse.
Associer un partenaire à une activité
Depuis la liste des partenaires, vous pouvez directement associer un partenaire à une activité.
1. Sélectionnez le partenaire lié à une de vos activités puis cliquez sur le bouton .
2. Choisissez l’activité correspondante dans la liste qui s’affiche puis cliquez sur le bouton [OK].
Vous retrouverez les partenaires dans la fiche d’activité correspondante (onglet Partenaires).
65
Consulter les informations légales
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre partenaire via le
site InfoGreffe. Le N° de Siret du partenaire doit être renseigné afin que la page internet
s'ouvre.
Afficher l’aperçu
L'option Afficher l'aperçu permet de visualiser l'aperçu de l'état standard d'une fiche d'un partenaire.
1. Sélectionnez un partenaire dans la liste, puis cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option
Aperçu.
2. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l'option. La coche placée devant disparaît.
Menu Listes
66
Menu Listes
Centres d’intérêt
Menu LISTES - commande CENTRES D’INTÉRÊT
<Alt> <L> <C>
Les centres d'intérêt sont les «hobbies» de chaque membre.
En affectant des centres d'intérêt aux membres, vous établirez des statistiques. A titre d'exemple, le
regroupement des adhérents partageant un même centre d'intérêt sera l'occasion de les orienter vers une
activité ciblée, dans le cadre d'un publipostage.
Lors de la saisie des informations d'une fiche membre, l'onglet
d'intérêt à un membre ; la liste des centres d'intérêt enregistrés s'affichera.
Intérêt vous permettra d'affecter un centre
Créer un centre d'intérêt
1. Dans la fenêtre Liste des centres d’intérêt, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouveau centre d’intérêt s’ouvre :
2. Saisissez le Code du centre d’intérêt que vous créez.
Si la zone Centres d’intérêt (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est renseignée, un
code par défaut vous sera proposé automatiquement.
pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez.
Si cette zone n’est pas renseignée, la zone
centre d’intérêt.
3. Saisissez l'
4. Dans l’onglet Commentaire, saisissez si nécessaire des informations complémentaires sur le centre
d'intérêt.
5. Dans l’onglet Image, ajoutez une image traduisant visuellement le centre d'intérêt si besoin.
Vous pouvez coller une image issue du presse-papiers, importer une image enregistrée sur votre disque
ou encore récupérer une image d'un scanner ou d'un appareil photo.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création.
Intitulé du centre d'intérêt.
Code reste vide. Vous devez dans ce cas saisir le code du
Voir Paramètres numérotation, page 25. Vous
67
Menu Listes
Modifier un centre d'intérêt
1. Pour modifier un centre d'intérêt, sélectionnez-le dans la liste des centres d'intérêt puis cliquez sur le
bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un centre d'intérêt
1. Pour supprimer un centre d'intérêt, sélectionnez-le dans la liste des centres d'intérêt puis cliquez sur
le bouton .
2. Cette opération est irréversible. Un message vous demande donc de confirmer la suppression du
centre d’intérêt. Cliquez sur le bouton [Oui].
Ajouter un centre d’intérêt à un membre
Depuis la liste des centres d’intérêt, vous pouvez directement associer un centre d’intérêt à des membres.
1. Sélectionnez le centre d’intérêt à lier à l’un de vos membres puis cliquez sur le bouton .
2. Choisissez le ou les membres concernés dans la liste qui s’affiche puis cliquez sur le bouton [OK].
Vous retrouverez le centre d’intérêt associé à vos membres dans leurs fiches respectives (onglet
Centres d’intérêt).
Afficher l’aperçu
L'option Afficher l'aperçu permet de visualiser l'aperçu de l'état standard d'une fiche d'un partenaire.
1. Sélectionnez un partenaire dans la liste, puis cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option
Aperçu.
2. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l'option. La coche placée devant disparaît.
68
Menu Listes
Modèles
Menu LISTES - commande MODÈLES
<Alt> <L> <D>
Les modèles que ce soit de membres, de cotisations ou bien d’activités permettent d'établir des fiches
types, que vous pouvez réutilisez afin de faciliter vos saisies. Par exemple, lors de l'adhésion d’un membre
correspondant au profil du modèle, vous ne modifierez que certains éléments spécifiques (adresse, date
de naissance, coordonnées bancaires etc.).
Ces profils peuvent se répéter au cours de l'année ou d'une année sur l'autre.
Si le profil est spécifique, il n'est pas nécessaire alors de créer de modèle.
Modèles de membre/ ancien membre / prospect
Menu LISTES - commande MODÈLES - MEMBRES/ANCIENS MEMBRES/PROSPECTS
La création d’un modèle de membre, ancien membre ou prospect est identique à celle d’un membre.
Voir Créer un adhérent, page 102.
Dans la création d’un modèle de membre, ancien membre ou prospect les opérations et règlements ne
sont pas pris en compte. Vous ne retrouverez donc pas les onglets correspondants.
Modèles de cotisation
Menu LISTES - commande MODÈLES - COTISATIONS
La création d’un modèle de cotisation est identique à celle d’une cotisation.
Voir Créer une cotisation, page 114.
Modèles d’activité
Menu LISTES - commande MODÈLES -ACTIVITÉS
La création d’un modèle d’activité est identique à celle d’une activité.
Voir Créer une activité, page 117.
Dans le modèle d’activité, il n’est pas possible d’ajouter des membres à une activité. Vous ne
retrouverez donc pas l’onglet
Membres.
Modèles de matériel
Menu LISTES - commande MODÈLES - MATÉRIELS
La création d’un modèle de matériel est identique à celle d’un matériel.
Voir Créer un matériel, page 124.
Modèles de prêt
Menu LISTES - commande MODÈLES - PRÊTS
La création d’un modèle de prêt est identique à celle d’un prêt.
Voir Créer une fiche de prêt, page 131.
69
Modifier un modèle
Dans l’une des fenêtres suivantes :
• Liste des modèles de membre,
• Liste des modèles de cotisation,
• Liste des modèles d’activité,
• Liste des modèles de matériel,
• Liste des modèles de prêt.
1. Sélectionnez le modèle à modifier, puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un modèle
Dans l’une des fenêtres suivantes :
• Liste des modèles de membre,
• Liste des modèles de cotisation,
• Liste des modèles d’activité,
• Liste des modèles de matériel,
• Liste des modèles de prêt.
Menu Listes
1. Sélectionnez le modèle à supprimer, puis cliquez sur le bouton .
2. Cette opération est irréversible. Un message vous demande donc de confirmer la suppression du
modèle. Cliquez sur le bouton [Oui].
70
Banques
Menu LISTES - commande BANQUES
<Alt> <L> <B>
Attention !
Cette commande n'est disponible que si vous travaillez en comptabilité externe.
La liste des banques présentent les postes de trésorerie de votre dossier. Vous pouvez créer, modifier ou
supprimer des postes de trésorerie.
Menu Listes
Créer une banque
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez les informations concernant le poste de trésorerie.
veau poste de trésorerie
, page 57.
Voir Nou-
Modifier une banque
1. Pour modifier une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une banque
1. Pour supprimer une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression du poste.
Cliquez sur le bouton [Oui].
Editer le RIB
Cette fonction vous permet d’éditer le Relevé d’Identité Bancaire (RIB) de votre banque.
1. Sélectionnez la banque souhaitée dans la liste et cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le mode de sortie souhaitée pour le RIB (impression,
aperçu...). Le RIB édité s’affiche.
71
Taux de TVA
Menu LISTES - commande TAUX DE TVA
<Alt> <L> <V>
Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel et les plus couramment utilisés.
Créer un taux de TVA
Menu Listes
1. Pour créer un taux, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER).
Dans la fenêtre Nouveau taux de TVA :
2. Saisissez le
Code puis le Taux en %.
Si vous travaillez en mode comptabilité interne (Créances/Dettes, Dépenses/Recettes)
3. Sélectionnez à l’aide de l’icône d’appel de liste le Poste TVA collectée, le Poste TVA déductible.
4. Sélectionnez dans le menu déroulant le numéro correspondant à la Ligne TVA collectée qui apparaît
sur votre déclaration de TVA.
Si vous travaillez en mode comptabilité externe
5. Précisez le Poste de TVA collectée ainsi que son Libellé.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du taux de TVA.
Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un taux de TVA et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre
Nouveau taux de TVA reste active.
72
Modifier un taux de TVA
Un taux de TVA utilisé ne peut être ni modifié.
1. Pour modifier un taux, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le
menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER).
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Si le taux de TVA est utilisé, un message vous informera que celui-ci ne peut être modifié.
La zone
Code n'est pas modifiable.
Supprimer un taux de TVA
Un taux de TVA utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un taux, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Un message s'affiche vous demandant de confirmer la suppression du taux. Si tel est le cas, cliquez
sur le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 75.
73
Menu Listes
Codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
<Alt> <L> <L>
Les codes analytiques permettent d'obtenir des analyses plus évoluées de vos recettes et de vos dépenses.
Cette liste regroupe tous les codes analytiques déjà créés.
Exemple d'utilisation des codes analytiques :
Vous possédez deux véhicules professionnels. Afin d'enregistrer les dépenses de carburant de ces
véhicules, vous créez un seul poste de dépense Carburant. En créant les codes analytiques Véhicule 1 et
Véhicule 2, vous pourrez affecter l'un de ces codes à chaque dépense de carburant enregistrée. Ainsi, en
étudiant le détail des écritures rattachées à ces codes, vous obtiendrez les dépenses de carburant de
chaque véhicule.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Créer un code analytique
1. Pour créer un code analytique, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande
Exemple de la fenêtre de création en comptabilité interne :
CRÉER). La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
74
Menu Listes
2. Renseignez les zones Code et Libellé. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
3. Plusieurs options sont à votre disposition en comptabilité interne, cochez :
• Budgétaire : cette option permet de saisir les montants des budgets de vos recettes et dépenses. Vous
obtiendrez ainsi les écarts entre les montants réalisés et les montants budgétés.
Détail par mois : vous avez les montants de vos recettes et dépenses réalisées et/ou budgétées sur
•
chaque mois de votre exercice.
En bas de la fenêtre, dans l'onglet Montant s'affiche vos montants de dépenses et recettes réalisées et/ou
budgétées de l'exercice en cours N, l'exercice suivant N+1 ainsi que l'exercice précédent N-1.
La ligne Total exercice N-1 ne s’affiche que si vous avez basculé sur un autre exercice.
Vous pouvez visualiser vos prévisions sous forme de graphique dans l'onglet
4. Si vous souhaitez fixer à l'avance vos prévisions en matière de dépenses et recettes, cochez l'option
Budgétaire puis cliquez sur l'onglet Montants. Ensuite, indiquez le montant que vous avez budgété pour
votre code analytique dans la colonne
Dépense
.
Montant Budget Recette et/ou dans la colonne Montant Budget
Graphique.
Vous pourrez par la suite imprimer un état budgétaire pour comparer vos prévisions et les sommes
réellement engagées.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du code analytique.
Voir Analytiques, page 265.
Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création d’un code analytique et d’en créer un
nouveau immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active.
Modifier un code analytique
1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER).
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un code analytique
Un code analytique utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton
[Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
75
Menu Listes
Modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
<Alt> <L> <M>
Après avoir créé vos différents postes, vous devez définir des modes de paiement, faute de quoi vous ne
pourrez pas saisir de dépenses.
Les modes de paiement peuvent être ensuite affectés par défaut à un poste de trésorerie afin de faciliter
les opérations de saisie.
On entend par mode de paiement un chèque, une carte bancaire, un prélèvement, un virement, un TIP...
A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©),
filtres, reportez-vous à la partie Présentation générale de ce manuel.
Créer un mode de paiement
1. Dans la liste des modes de paiement, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL,
commande
La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche.
2. Définissez le
CRÉER).
Code (alphanumérique) du mode de paiement et indiquez un Libellé.
3. Cochez la case Uniquement pour les recettes si le mode de paiement créé n'est utilisé que pour la saisie
d'une recette.
76
Menu Listes
4. Cochez la case
transfert magnétique.
5. Choisissez le
triangle de sélection .
Typ e correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement,
Le
Traite, etc.
Magnétique s’il s’agit d’un mode de paiement pour lequel vous pouvez effectuer un
Typ e de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le
Les types de paiement sont définis dans l'application. Vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de
nouveaux.
6. Affectez le code de
lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste .
Echéance
La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
1. L'option À réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier. Pour cela, cliquez
sur l’icône .
La fenêtre Date d’échéance s’ouvre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre
client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche
2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités
suivantes :
• à la réception de la facture : dans ce cas, sélectionnez l’option A réception.
• à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, sélectionnez le nombre de jours à ajouter à
la fin du mois :
• à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, sélectionnez l’une des trois options :
jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez,
jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de
mois.
Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez.
3. Précisez éventuellement le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une
échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou
le 20.
L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.
30, 60 ou 90.
77
Menu Listes
4. La zone
une date de règlement puis appuyez sur la touche <Entrée> afin de voir le résultat.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance.
Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez
Les informations chéquiers
Ces informations sont uniquement disponibles si vous gérez votre comptabilité dans votre dossier
(mode comptable choisi à la création du dossier).
Si votre mode de paiement de type Chèque est destiné au règlement de vos dépenses (case Uniquement
pour les recettes
Pour assurer un suivi des chèques émis à l'aide de leur numéro, renseignez, à partir des informations
figurant sur votre chéquier :
• la racine du numéro de chèque,
• le premier et dernier numéro de votre chéquier,
• le prochain numéro de chèque à utiliser. Le logiciel partira de ce numéro puis l’incrémentera au fur et
à mesure que vous saisirez des dépenses payées par chèque.
non cochée), des zones supplémentaires s’affichent :
Si vous avez renseigné la zone Dernier n° de chèque, lorsque vous aurez saisi l'opération qui comporte
votre dernier numéro de chèque, un message d'alerte s’affichera afin de vous avertir que votre
chéquier est terminé.
Ainsi, lors de la saisie d'une dépense, le numéro du chèque sera automatiquement renseigné dans la zone
N° de pièce. De plus, le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des comptes. En effet, vos
relevés bancaires indiquent toujours ce numéro, celui-ci est donc essentiel dans la recherche d'une
opération à pointer.
Les informations carte bancaire
Ces informations sont uniquement disponibles si vous gérez votre comptabilité dans votre dossier
(mode comptable choisi à la création du dossier).
Si votre mode de paiement de type Carte bancaire est destiné au règlement de vos dépenses (case
Uniquement pour les recettes non cochée), des zones supplémentaires s’affichent :
• Saisissez votre
N° de carte bancaire et indiquez sa date d'expiration.
Lorsque votre carte bancaire sera expirée, un message d’alerte vous en avertira.
Valider le mode de paiement
6. Une fois que vous avez fini de définir votre mode de paiement, cliquez sur le bouton [OK].
Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création du mode de paiement et d’en recréer un
autre immédiatement. En effet la fenêtre
Nouveau mode de paiement reste active.
78
Modifier un mode de paiement
1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
La fenêtre Mode de paiement s'affiche.
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
ONTEXTUEL, commande MODIFIER).
Supprimer un mode de paiement
Un mode de paiement utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 75.
79
Menu Listes
Eco-participations
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu LISTES - commande ECO-PARTICIPATIONS
<Alt> <L> <O>
La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le
gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés
et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la
réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de
traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information.
Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Présentation générale de ce manuel.
Créer une éco-participation
1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
80
Menu Listes
2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation.
3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à
l'aide du menu déroulant.
Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant
puis choisissez la commande
CRÉER.
Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES -
commande
4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation.
AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 67.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Modifier une éco-participation
1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL,
commande MODIFIER).
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une éco-participation
Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée.
1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
TUEL, commande SUPPRIMER).
Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
ONTEX-
Exporter les données de la liste vers Office®
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel®.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) .
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
3. Choisissez l’option Exporter la sélection vers Word ou Exporter la sélection vers Excel.
Voir Exporter les données de la liste vers Office®, page 66.
81
Imprimer la liste des éco-participations
1. Cliquez sur l’icône ou pour imprimer la liste de vos éco-participations.
1. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations.
2. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection.
3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
Menu Listes
82
Modèles d’écritures
Menu LISTES - commande MODÈLES D’ÉCRITURES
<Alt> <L> <E>
Cette liste regroupe les modèles d’écritures que vous créez et ne s’affiche que si vous tenez une
comptabilité interne.
Principe
Si vous enregistrez souvent des écritures dont certaines informations sont toujours les mêmes, vous
pouvez optimiser vos saisies en créant des modèles. Ainsi, à partir d'une écriture existante, vous pouvez
générer un modèle que vous utiliserez à chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de
même type.
Exemple :
Une dépense de même nature toujours payée de la même façon peut être définie comme modèle, telles
que les factures EDF, de téléphone. A chaque fois que vous saisirez une facture de téléphone, vous
pourrez sélectionner son modèle. De cette façon, vous n'aurez plus que le montant exact à saisir.
Menu Listes
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Présentation générale de ce manuel.
Créer un modèle d’écriture
1. Activez la commande MODÈLES D'ÉCRITURES du menu LISTES. La fenêtre Liste des Modèles d'écritures
s'affiche.
2. Dans la partie Modèles située à gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser : Dépenses,
Recettes ou Virements.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER).
83
Création d’un modèle de dépense ou de recette
La création d’un modèle de dépense ou de recette est quasiment identique.
Menu Listes
Vous avez le choix entre deux modes de saisies :
écritures ventilées sur plusieurs postes. Voir Dépense standard, page 108. OU Voir Recette standard,
page 110.
4. Cochez l’une de ces options.
5. Saisissez le nom du modèle, le libellé de l’écriture.
6. Renseignez les postes du modèle (poste de trésorerie, poste fournisseur ou client, poste de dépense ou
recette selon le contexte) puis le Mode de paiement utilisé pour ce modèle.
7. Indiquez le Montant HT, le Taux de TVA dans le cas où vous êtes assujetti à la TVA. Le montant TVA et le
montant TTC se renseignent automatiquement. Dans le cas contraire, indiquez le
périodique.
Vous pouvez attribuer un code analytique à votre modèle. Voir Codes analytiques, page 94.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l’enregistrement du modèle.
.
simple ou détaillée. La saisie détaillée concerne les
montant de l’écriture
Création d’un modèle de virement
1. Saisissez le nom du modèle puis la somme du virement.
2. Sélectionnez le poste sur lequel sera prélevé le montant puis le poste sur lequel sera versé ce même
montant, dans les zones
Du poste et Vers le poste.
84
Menu Listes
3. Saisissez le libellé de l’écriture de votre modèle.
Vous pouvez ajouter un commentaire en cliquant sur le bouton .
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre modèle d’écriture de virement.
Modifier un modèle d’écriture
1. Dans la partie Modèles de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à modifier (Dépenses, Recettes ou
Virements).
2. Sélectionnez le modèle d’écriture.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER).
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un modèle d’écriture
1. Dans la partie Modèles de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture de votre choix (Dépenses, Recettes ou
Virements).
2. Sélectionnez le modèle d’écriture.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
4. Cliquez sur le bouton [Oui].
Saisir une écriture à partir d’un modèle
Les modèles que vous avez créés sont disponibles au moment de la saisie d'une écriture.
1. Activez une commande de saisie : DÉPENSE, RECETTE ou VIREMENT.
2. Pour accéder aux modèles disponibles, cliquez sur le triangle situé en bas des boutons de saisie :
ou ou .
3. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
Le modèle d’écriture se trouve alors transférée en saisie.
4. Vérifiez, modifiez et complétez les informations affichées en fonction de vos besoins.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre nouvelle écriture.
85
Menu Listes
Options
Plusieurs fonctions sont disponibles depuis la barre d’actions ainsi qu’à partir du menu CONTEXTUEL (clic
droit) de la liste de vos modèles.
•
Passer en opération périodique : permet de passer votre modèle d'opération en opération périodique
sans avoir à recréer et compléter la totalité des informations. Le modèle est alors supprimé de votre
liste et transféré dans la liste des écritures périodiques.
•
Dupliquer le modèle... : permet de copier un modèle existant et d’apporter toutes les modifications
nécessaires par exemple le montant, le nom, afin d’obtenir un nouveau modèle.
•
Dupli. modèle -> opération périod. : permet de dupliquer votre modèle afin de le transformer en opération
périodique tout en conservant l'original. Vous retrouver alors votre modèle aussi bien dans la liste des
modèles d’écritures que dans la liste des écritures périodiques.
86
Ecritures périodiques
Menu LISTES - commande ÉCRITURES PÉRIODIQUES
<Alt> <L> <Q>
Cette commande ne s’affiche que si vous tenez une comptabilité interne.
Les écritures périodiques sont des écritures qui se répètent sur une période donnée.
Vous pouvez programmer plusieurs écritures à dates fixes. Par exemple, les loyers étant constants
peuvent être enregistrés en écritures périodiques.
Menu Listes
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie
Présentation générale de ce manuel.
Créer une écriture périodique
1. Dans la partie Types , cliquez sur le type d’écriture à utiliser : Dépenses, Recettes ou Virements.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). Le fenêtre de saisie
s’affiche.
Création d’une écriture périodique de dépense ou de recette
La création d’une dépense ou recette périodique est quasiment identique.
Vous avez le choix entre deux modes de saisies : simple ou détaillée. La saisie détaillée concerne les
écritures ventilées sur plusieurs postes. Voir Dépense standard, page 108. OU Voir Recette standard,
page 110.
3. Cochez l’une de ces options.
4. Saisissez le
5. Cliquez sur le bouton afin de définir les critères relatifs à la période d’enregistrement de
votre opération périodique.
.
nom de l'écriture périodique puis le libellé de l’écriture.
La fenêtre
6. Cochez l’option
7. Choisissez la période durant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
8. Définissez la fréquence de l’opération (zone
9. Une option autorise l'enregistrement avant la date d'échéance (Enregistrer X jours avant).
Périodicité s’affiche. Elle permet de saisir les paramètres qui déterminent l'écriture périodique.
Activer l'écriture automatiquement.
Tou s l es).
87
Menu Listes
Exemple :
Vous payez votre loyer le 15 de chaque mois. Si vous laissez ce paramètre à zéro, l'enregistrement se fera
le jour même de l'échéance. En revanche, si vous indiquez le 1er, alors le programme enregistrera
l'opération le 1er de chaque mois, tout en indiquant le 15 dans l'opération. Cela permet d'anticiper et de
savoir, dès le début du mois, ce qui est certain d'être versé ou retiré de vos comptes.
10. Vous pouvez indiquer la date de la dernière écriture enregistrée.
11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la périodicité.
Vous revenez à la fenêtre de création d’une opération périodique.
12. Renseignez les postes de l’écriture périodique (poste de trésorerie, poste fournisseur ou client, poste
de dépense ou recette selon le contexte) puis le
13. Indiquez le Montant HT et le Taux de TVA si où vous êtes assujetti à la TVA. Le montant TVA et le mon-
tant TTC se renseignent automatiquement. Dans le cas contraire, indiquez seulement le montant de
l’écriture périodique.
Mode de paiement.
Vous pouvez attribuer un code analytique à votre opération périodique.
Voir Codes analytiques,
page 94.
14. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l’enregistrement de l’opération périodique.
Création d’une écriture périodique de virement
1. Saisissez le nom de l’opération périodique puis la somme du virement.
2. Sélectionnez le poste sur lequel sera prélevé le montant puis le poste sur lequel sera versé ce même
montant, dans les zones
3. Saisissez le libellé de l’écriture périodique.
Du poste et Vers le poste.
Vous pouvez ajouter un commentaire en cliquant sur le bouton .
4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] pour définir la fréquence de l’écriture.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre écriture périodique de virement.
Modifier une écriture périodique
1. Dans la partie Types de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser (Dépenses, Recettes ou Vire-
ments
).
2. Sélectionnez l’écriture périodique.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
ONTEXTUEL, commande MODIFIER).
88
Supprimer une écriture périodique
1. Dans la partie Types de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser (Dépenses, Recettes ou Vire-
ments
).
2. Sélectionnez l’écriture périodique.
Menu Listes
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
4. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur
le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
Enregistrer des écritures périodiques
Méthode automatique
A l'ouverture du fichier, le logiciel repère les opérations arrivées à échéance. Ainsi, la fenêtre
d'enregistrement des écritures périodiques s'affiche.
Pour cela, la case
OSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans la catégorie Générales - Tâches automatiques.
D
Enregistrer les écritures périodiques doit préalablement être cochée depuis le menu
Méthode manuelle
Quand vous créez des écritures périodiques, il se peut que certaines échéances soient à enregistrer. Pour
cela, activez la commande
périodiques arrivées à échéance et qui ne sont pas encore enregistrées s'affiche.
Il vous reste à sélectionner les opérations voulues et à cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir Enregistrer les écritures périodiques, page 235.
Enregistrer les écritures périodiques du menu TRAITEMENTS. La liste des écritures
Options
Plusieurs options sont disponibles depuis la barre d’actions, ainsi qu’à partir du menu CONTEXTUEL (clic-
droit) de votre liste d’écritures périodiques.
•
Dupliquer l'écriture périodique : permet de créer une écriture en copiant une écriture similaire et en
apportant toutes les modifications nécessaires, par exemple le montant, le nom.
•
Dupli. écriture périod. -> modèle. : permet de dupliquer votre écriture périodique afin de la modifier en
modèle d'écriture tout en conservant l'original. Vous retrouvez alors votre modèle aussi bien dans la
liste des écritures périodiques que dans la liste des modèles d’écritures.
89
Menu Listes
Formats d’import relevé
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
<Alt> <L> <F>
Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez.
Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT)
ou au format
Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé pour le pointage automatique de vos comptes ainsi que pour la saisie
des relevés bancaires.
A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez créer plusieurs
formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le même format.
Créer un format d’import de relevé bancaire
Vous disposez de deux formats d'import :
• le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu.
• le format
• le format
QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque.
Voir Pointage automatique, page 230.
QIF : Quicken Interchange Format.
OFX : Open Financial eXchange.
Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL,
commande CRÉER). La fenêtre suivante s’affiche :
Import au format texte (Standard)
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel
Professionnel indépendant Associations.
Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel
Excel® puis les enregistrer au format Texte.
®
, vous devez auparavant les ouvrir avec
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant,
date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Cliquez sur la commande
2. Sélectionnez le type de format
3. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec
Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous
Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé.
de
FORMATS D'IMPORT RELEVÉ du menu LISTES pour obtenir la liste des formats.
Standard en cliquant sur la flèche de la liste déroulante.
90
Menu Listes
4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique
mat d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci.
5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de
document. Les options
de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le format d'import.
Exemple
Prenez un relevé tel que vous le présente Excel, composé de 5 colonnes et disposant de 5 lignes avant la
première opération.
Les 5 colonnes sont : Date, Libellé, Date de valeur, débit et crédit.
Dans le paramétrage du format d'import, vous devez donc indiquer 5 dans la zone Ignorer les lignes de
début
.
A l'aide des menus déroutants, il faut indiquer Date pour la colonne 1, Libellé + Référence pour la colonne
Non défini pour la 3, Montant débit pour la 4 et enfin Montant crédit pour la 5.
2,
Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre
Montant est obligatoire dans un for-
Import au format QIF
Contrairement au format standard Texte, l'import au format QIF n'est pas basé sur la définition des
colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre
lante :
QIF (Français) ou QIF (US).
Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format dans la liste dérou-
La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date :
• Français : format de date de type Jour/Mois/Année,
US : format de date de type Mois/Jour/Année.
•
• Cliquez sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats
d’import relevé.
nom que vous attribuez à votre format.
Import au format OFX
Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé bancaire.
1. Choisissez dans la liste déroulante le type de format OFX.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
Vous pouvez maintenant importer votre relevé bancaire lors du pointage automatique de vos
écritures.
Modifier un format d’import de relevé bancaire
Les formats livrés par défaut dans votre logiciel ne peuvent être modifiés. Vous avez la possibilité de
les dupliquer et de modifier la copie.
1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER).
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
91
Supprimer un format d’import de relevé bancaire
Les formats livrés par défaut dans votre logiciel ne peuvent être supprimés.
1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu C
3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur
le bouton [Oui].
ONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
92
Menu Listes
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ
<Alt> <L> <G>
Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, dépense et
virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à
ces types d’opération.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette,
dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle.
Toutes les règles définies y compris lors de la saisie du relevé bancaire sont listées dans cette fenêtre.
Vous pouvez les modifier, supprimer ou encore définir de nouvelles règles.
Créer une règle d’affectation
Une règle d’affectation peut être directement définie lors de la saisie d’un relevé bancaire via le menu
CONTEXTUEL, commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION.
1. Au préalable, munissez-vous d’un relevé bancaire et repérez les opérations récurrentes susceptibles
de faire l’objet d’une règle.
2. Cliquez sur la flèche du bouton [Créer] et dans le menu déroulant qui s’affiche, choisissez l’une des
fonctions :
sant un assistant
Créer une règle d’affectation sans l’assistant
Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» sans assistant, la fenêtre ci-après s’affiche.
Créer une règle «affectation relevé» sans assistant ou Créer une règle «affectation relevé» en utili-
.
93
1. Sélectionnez le poste de trésorerie sur lequel la règle est créée.
Menu Listes
2. L’option
en compte la règle dans les prochaines saisies du relevé bancaire. Vous pourrez la réactiver à tout
moment via le menu C
3. Lors de l’import du relevé bancaire, le logiciel reconnaît une opération répondant à une règle par le
libellé et/ou par le montant. Pour définir les conditions de détection d’une opération, cochez une des
options suivantes ou les deux :
Le libellé de l’opération : choisissez dans la liste déroulante un opérateur : est égal à, contient, com-
•
mence par, finit par et saisissez le libellé.
Le montant de l’opération est égal à : saisissez le montant et dans la zone +/-, indiquez éventuellement
•
un écart. Par exemple, votre montant est de 30.24 et vous indiquez plus ou moins 0.01. Les montants
30.23 et 30.25 seront également reconnus.
4. Dans la partie
Activer cette règle est cochée par défaut. Décochez-la si toutefois vous ne voulez pas prendre
ONTEXTUEL (clic-droit). Voir Activer / Désactiver la sélection, page 136.
Affectations, cochez le type de l’opération : Dépense, Recette, Virement.
Si vous avez choisi une opération de type virement, seul un poste de trésorerie peut lui être affecté. La
zone
Poste est donc la seule qui est accessible.
5. Dans la zone
l’opération est mouvementée sur plusieurs postes.
Poste, cliquez sur l’icône pour sélectionner un poste à affecter ou sur l’icône si
La ventilation sur plusieurs postes n’est possible que si la règle a une condition sur le montant.
6. Indiquez le
Taux de TVA de l’opération.
7. Choisissez le Code analytique de l’opération.
8. Précisez le Mode de paiement et les autres éléments à affecter à l’opération.
9. Cliquez sur le bouton [OK].
Créer une règle d’affectation avec l’assistant
La création d’une règle d’affectation avec l’assistant est identique à la création d’une règle dans la saisie
du relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Créer une règle d’affectation”, page 213.
Classer les règles
Le logiciel applique les règles dans l’ordre de la liste.
Sélectionnez la règle à déplacer et utilisez les icônes et .
Modifier une règle
1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton .
2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une règle
1. Sélectionnez la règle à effacer et cliquez sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
94
Menu Listes
Dupliquer une règle
1. Sélectionnez la règle à dupliquer et cliquez sur le bouton .
2. Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur le bouton [Oui] si vous souhaitez dupliquer la règle.
3. La nouvelle règle s’affiche dans la liste des règles.
Renommer une règle
1. Sélectionnez dans la liste la règle que vous souhaitez renommer et cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nouveau nom.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre saisie.
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Passer en interne / en externe
Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable
dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel Professionnel
indépendant Associations. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe.
1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne.
2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction
Passer en externe ou Passer en interne.
Activer / Désactiver la sélection
Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas
prise en compte. Vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront.
1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION.
La colonne
Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche.
Gestion avancée
La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un
autre ordinateur.
A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou
encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel.
Importer une règle
1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante, un message s’affiche et
vous propose de :
• Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer].
• Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui
s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK].
• Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée.
95
Exporter une règle
1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter.
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande
EXPORTER.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
96
Infos perso
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO
<Alt> <L> <S>
Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces informations vous
permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (Membres, Partenaires, Cotisations, Activités, Centres
d'intérêt, Matériel, Prêt, Clients/tiers, etc.) en y ajoutant les rubriques de votre choix.
Menu Listes
Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé
états paramétrables.
Infos Perso. et dans les
Créer une rubrique
1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bou-
ton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton (ou menu C
3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique.
4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur l’icône de sélection.
5. S'il s'agit d'un type
6. Validez la création de la rubrique en cliquant sur le bouton [OK].
Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
ONTEXTUEL - commande CRÉER).
97
Autres listes
Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
<Alt> <L> <I>
Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes.
Dans votre logiciel, les Monnaies, les Formes juridiques, les Titres, les Familles de tiers etc. sont des tables.
1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter.
2. Cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu.
Une fenêtre s'affiche vous permettant d'ajouter, de modifier ou de supprimer une élément d'une liste.
Exemple de la liste «Monnaies»
Menu Listes
Créer un élément dans une liste
1. Pour ajouter un élément à une liste, cliquez sur le bouton . La fenêtre Création d’un nouvel élé-
ment
s’affiche.
Exemple
98
2. Nommez le nouvel élément puis cliquez sur le bouton [OK].
Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création d’un élément et d’en recréer un autre
immédiatement.
Modifier un élément d’une liste
Les éléments affichés en rouge sont des éléments prédéfinis dans l’application et ne peuvent être
modifiés.
1. Pour modifier un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
2. Renommez l’élément puis cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] permet d’enregistrer
votre modification et de créer un nouvel élément immédiatement.
Supprimer un élément d’une liste
1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
Menu Listes
2. La suppression est irréversible. Un message vous demande donc confirmation. Cliquez sur le bouton
[Oui].
• Si l’élément est utilisé, un message vous informe que la suppression est impossible.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande
OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 75.
99
Adhérents
Menu Association
Cotisations
Activités
Matériels
Réservations
Prêts
Retour de matériel
Règlements membres, Opérations
Plannings Animateurs, Plannings Matériels
Agenda, Rappels
Mise sous surveillance
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