Microsoft EXCEL 2000 User Manual

Microsoft
Excel 2000
IV
. Microsoft Excel skaičiuoklė (elektroninė lentelė)
Excel yra suskirstytas į ląsteles (Cells), kuriose įvedami duomenys ir formulės. Ląstelėse
su formulėmis rodomas formulių rezultatas. Keičiant duomenis, automatiškai keičiasi formulių rezultatai.
Excel dokumentas gali turėti kelis darbo lapus (Sheets). Darbo lapai suskirstyti į ląsteles. Ląstelės padėtį darbo lape nusako jos adresas. Ląstelė, pažymėta storesniais rėmais, yra aktyvi ląstelė. Jos adresas rodomas vardo dėžutėje. Aktyvią ląstelę perkelti į kitą darbo lapo vietą galima pele arba klaviatūra.
Darbo lapo suskirstymą į mažus (A4, A5 ir t.t.), tinkančius spausdinimui lapus, galima išvysti įėjus į Preview langą (paspaudus mygtuką Print Preview) ir vėl jį uždarius (Close). Atsiradę punktyrinės linijos ir rodo lapų ribas. Darbo lape paraštės nerodomos. Todėl lentelės pildomos nuo krašto iki krašto.
Paraščių nustatymas (vienu iš būdų):
meniu FileÆPage Setup/Margins;
paspausti mygtuką Print Preview,
paspausti mygtuką Setup,
kortelėje Margins nustatyti norimus paraščių dydžius.
1. Bendros paskirties mygtukai (Standard):
Mygtuka
s
Užrašams:
Pavadinimas Paskirtis
New Workbook
Open
Save
Print
Print Preview
Spelling
Cut
Copy
Paste
Format Painter
Undo
Repeat
Auto Sum
Function Wizard
Sort Ascending
Sort Descending
ChartWizard
Text Box
Drawing
Zoom Control
Show/Hide
Help
Naujos knygos kūrimas
Dokumentų iškvietimas iš katalogo
Dokumentų įrašymas į katalogą
Viso lapo spausdinimas
Dokumento peržiūra prieš spausdinimą
Rašybos tikrinimas
Žymėtos srities perkėlimas iš lapo į laikiną atmintį Clipboard Žymėtos srities kopijavimas į laikiną atmintį Clipboard Laikinos atminties turinio įterpimas į lapą
Žymėtos srities formato kopijavimas
Komandos atšaukimas
Komandos kartojimas
Sumavimo funkcijos SUM įterpimas
Funkcijos žinovo iškvietimas Žymėtų eilučių rūšiavimas didėjimo tvarka
Žymėtų eilučių rūšiavimas mažėjimo tvarka
Diagramos kūrimas Įterpti teksto lauką darbo lape
Parodo/paslepia braižymo instrumentų juostą Lapo vaizdo ekrane didinimas ir mažinimas Nematomų simbolių parodymas
Pagalbinė informacija (žinynas)
2. Formatavimo mygtukai (Formatting):
Mygtukas Pavadinimas Paskirtis
Font Font Size
Bold Ryškus tekstas
Italic
Underline
Align Left
Center
Align Right
Center across Columns
Currency Style
Percent Style
Comma Style
Increase Decimal
Decrease Decimal
Jei darbo eigoje dokumentas buvo redaguojamas, bet pakeitimai nebuvo įrašyti į bylą, tai baigiant programos darbą,(t. y. paspaudus dešiniame kampe esantį mygtuką) pasirodo užklausa
Užrašams:
Borders Color
Font Color
Teksto šrifto keitimas Šrifto dydžio keitimas
Kursyvas
Pabrauktas tekstas
Teksto eilučių kairiojo krašto išlyginimas
Teksto eilučių centravimas
Teksto eilučių dešiniojo krašto išlyginimas
Teksto centravimas išrinktuose stulpeliuose
Nustato valiutos stilių išrinktose celėse
Nustato procentų stilių išrinktose celėse
Nustato dešimtainio taško stilių išrinktose celėse
Skaičiaus formatui prideda vieną skaičių po dešimtainio taško Skaičiaus formatui atima vieną skaičių po dešimtainio taško Žymėtų ląstelių aprėminimas
Žymėtų ląstelių spalvos išrinkimas Teksto spalvos išrinkimas
Ar norite išsaugoti pakeitimus dokumente?” Reikia išrinkti vieną iš pateiktų atsakymo variantų:
Yes -išsaugoti pakeitimus dokumente; No -pakeitimų neišsaugoti; Cancel -tęsti darbą;
3. Duomenų pildymas ir redagavimas
Visi duomenys Excel programoje rašomi į ląstelę. Norint įrašyti duomenis į ląstelę, reikia:
pelyte arba klavišais pažymėkite ląstelę,
surinkite tekstą; jį matysite ir juostoje informacijai redaguoti,
paspauskite klavišą Enter arba klavišą rodyklę, arba mygtuką duomenų redagavimo
juostoje.
Duomenų redagavimo juostoje atsiradusių mygtukų reikšmės:
-atšaukti ląstelėje padarytus pakeitimus,
-išsaugoti ląstelėje atliktus pakeitimus,
-iškviesti funkcijų rašymo žinovą (Function Wizard).
Į ląstelę vedami vienarūšiai duomenys: arba tekstas, arba skaičiai.
Už ląstelę ilgesnis tekstas matomas tik tada, kai gretimos ląstelės šalia neužpildytos arba padidinsite ląstelės plotį.
Įrašą sutrumpinsite, perkeldami jį į kitą eilutę. Tuomet langelio aukštis padidės. meniu FormatÆCells/Alignement/Wrap text
Duomenų panaikinimas:
Įvedant naujus duomenis,
aktyvioje ląstelėje - paspaudus klavišus Backspase arba Delete.
Norint atlikti veiksmus su ląstelėje ar srityje esančiais duomenimis, reikia pažymėti veikiamąjį objektą: ląstelę, eilutę, stulpelį, stačiakampę sritį, sudėtinę sritį, lapą, kelis lapus.
Žymėjimas
Žymimas objektas Veiksmo aprašymas
Ląstelė Spragtelėti pele ties išskiriama ląstele arba žymeklio krypčių rodyklių
klavišais perkelti lentelės žymeklį į išskiriamą ląstelę
Stačiakampė sritis Spragtelėti pele ties kampine srities ląstele ir vilkti pelės rodyklę iki srities
priešingos kampinės ląstelės
Eilutė
Stulpelis
Sudėtinė sritis
Lapas Spragtelėti pele ties stačiakampiu, esančiu stulpelių vardų ir eilučių numerių
Norint redaguoti duomenis formulės eilutėje, reikia:
Spragtelėti eilučių numerių juostoje ties eilutės numeriu
Spragtelėti stulpelių vardų juostoje ties stulpelio pavadinimu
Išskirti pirmą sritį, po to, laikant nuspaudus <Ctrl> klavišą, išskirti papildomas sritis
juostų sankirtoje
išskirti redaguojamą ląstelę;
spragtelėti pele formulės eilutės reikiamoje vietoje;
redaguoti ląstelės turinį;
paspausti <Enter> arba išskirti kitą ląstelę.
Norint redaguoti duomenis tiesiogiai ląstelėje, reikia:
išskirti redaguojamą ląstelę;
paspausti <F2> arba du kartus spragtelėti pele ląstelėje;
redaguoti ląstelės turinį;
paspausti <Enter> arba išskirti kitą ląstelę.
Norint panaikinti duomenis ląstelėje, reikia:
išskirti ląstelę, kurios turinį reikia panaikinti;
paspausti <Backspase> arba <Delete> klavišą.
4. Formulės rašymas ląstelėje
Formulė gali būti įvedama rankiniu būdu arba su funkcijų žinovo (Function Wizard) pagalba. Kiekviena formulė prasideda (“=”) ženklu. Formulės įvedimas rankiniu būdu:
išskirti ląstelę, kurioje reikia įrašyti formulę;
spausti mygtuką “=”;
įrašyti formulę (spragtelėjus pele ant ląstelės, kurios turinys dalyvauja matematiniame veiksme, į
formulę patalpinamas tos ląstelės adresas);
paspausti <Enter> arba išskirti kitą ląstelę.
Jei formulė įvesta klaidingai, programa Excel informuoja apie klaidą
Jei lentelėje visose eilutėse matematiniai veiksmai bus tokie pat kaip ir pirmoje, kur įrašyta formulė, galima formulę nukopijuoti sekančiu būdu:
pažymėti ląstelę, kurioje buvo parašyta formulė, o dabar randasi rezultatas;
pastatyti pelės žymeklį ant apatiniame dešiniame kampe esančio kvadratuko
(pelės žymeklis pavirsta į ženklą );
nuspaudus pelės klavišą, tempti per visas eilutes. Atleidus pelės klavišą, matome suskaičiuotą rezultatą visose eilutėse.
#NULL! - klaidingai nurodyta sritis ar sudėtinė sritis; #REF! - klaidingos ląstelės koordinatės; #VALUE! - atliekamas veiksmas su tekstu; #NAME? - formulėje panaudotas neatpažintas vardas; #DIV/0! - dalyba iš nulio.
Formulių/reikšmių režimo nustatymas
Norint matyti ląstelėse ne gautas reikšmes, o formules, pagal kurias tos reikšmės gautos, reikia:
vykdyti meniu Tools, meniu Options komandą;
pasirinkti View kortelę;
įjungti jungiklį Formulas;
Dažniau pasitaikančios formulių klaidos:
nuspausti mygtuką OK. Kai Formulas mygtukas išjungtas, lentelėje matomos ne formulės, o reikšmės. Tačiau formulių eilutėje matoma aktyvios ląstelės formulė:
5. Lentelės redagavimas Naujos ląstelės įterpimas
Pažymėti ląstelę arba sritį, prieš kurią arba virš kurios bus įterpiama nauja ląstelė;
vykdyti InsertÆCells. Atveriamas langas:
• pasirinkti vieną iš įterpimo būdų: Shift Cells Right - įterpiant naujas ląsteles,
kitas paslinkti į dešinę; Shift Cells Down - įterpiant naujas ląsteles, kitas paslinkti žemyn; Entire Row - įterpti eilutę;
Panašus langas atsiranda ir naikinant ląstelę arba sritį darbo lape Norint panaikinti srities turinį, reikia:
Entire Column - įterpti stulpelį.
išskirti ląstelių, kurių turinį norime panaikinti, sritį;
vykdyti meniu Edit ÆClear All (srities informacija lyg nutrinama);
vykdyti meniu Edit ÆDelete (sritis išmetama iš lentelės ir likusi lentelės dalis susiglaudžia).
čia Shift Cells Left -likusias ląsteles paslinkti į kairę; Shift Cells Up-likusias ląsteles paslinkti aukštyn; Entire Row - naikinti žymėtą eilutę; Entire Column - naikinti žymėtą stulpelį.
nuspausti OK mygtuką.
Eilutės ir stulpelio įterpimas bei naikinimas
Norint įterpti naują eilutę, reikia:
išskirti eilutę, virš kurios reikia įterpti naują eilutę;
meniu InsertÆRows.
Jei reikia komandos vykdymą pakartoti, spausti <F4> klavišą. Norint naikinti eilutes ar stulpelius, reikia:
išskirti naikinamų eilučių ar stulpelių sritį;
vykdyti meniu EditÆDelete.
Eilutės aukščio ir stulpelio pločio keitimas
Šiuos pakeitimus vykdant pele, reikia: Nustatyti pelės rodyklę eilučių/stulpelių antraštėje ant linijos, esančios žemiau keičiamos eilutės/ dešiniau keičiamo stulpelio pažymėjimo (pelės rodyklė įgauna dvigubos linijos su dviem
rodyklėmis pavidalą Å ❘❘Æ paspausti pelės klavišą ir, laikant nuspaustą, vilkti pelės rodyklę iki
reikiamo aukščio/pločio:
Čia nurodomas stulpelio plotis
Pelės žymeklis
Punktyrinė linija, rodanti naują stulpelio ribą
Norint keisti stulpelio plotį komandiniame režime, reikia:
išskirti stulpelius, kurių plotį reikia pakeisti;
meniu FormatÆColumnÆWidth;
atveriamas langas, kur lauke Column Wight įrašyti stulpelio plotį. Plotis-tai simbolių, kurių
dydis 10 punktų, skaičius.Vieno simbolio plotis - 2mm; nuspausti OK mygtuką.
Norint keisti eilutės aukštį komandiniame režime, reikia:
išskirti eilutes, kurių aukštį reikia pakeisti;
meniu FormatÆRowÆHeight;
atveriamas langas, kur lauke Row Height įrašyti eilutės aukštį. Aukštis nurodomas punktais
(1punktas - 0.4 mm); nuspausti OK mygtuką.
Srities turinio kopijavimas/perkėlimas
Naudojant komandinį režimą, reikia:
išskirti kopijuojamą/perkeliamą sritį;
vykdyti meniu EditÆCopy(kopijuojant) arba Cut (perkeliant). Sritis apibrėžiama mirksinčia
punktyrine linija; išskirti tą sritį į kurią reikia kopijuoti/perkelti duomenis;
vykdyti meniu EditÆPaste.
Atliekant kopijavimą/perkėlimą pele, reikia:
išskirti kopijuojamą/perkeliamą sritį;
nustatyti pelės žymeklį ties srities ribine linija, kad jis įgytų rodyklės pavidalą;
laikant nuspaudus, <Ctrl> ir pelės klavišus (kopijuojant) arba nuspaudus tik pelės kairįjį klavišą
(perkeliant), nunešti ląstelę į kopijavimo/perkėlimo vietą. atleisti klavišus.
6. Duomenų rikiavimas
Sąrašo duomenų išrūšiavimas tam tikra tvarka:
Išskirti vientisą stačiakampę rūšiuojamų ląstelių sritį. Žymėti visus duomenis, kurie susiję su
rūšiuojamu stulpeliu; vykdyti meniu Data Æ Sort;
sąraše Sort by išrinkti 1-ą rūšiavimo raktą (tai gali būti stulpelių numeriai arba vartotojo įvestos
antraštės) ir pažymėti vieną iš 2-jų rūšiavimo parametrų: Ascending(didėjančiai) arba Descending (mažėjančiai).
Sąraše Then By galima išrinkti 3-čią rūšiavimo raktą ir pažymėti vieną iš 2 rūšiavimo
parametrų: Ascending arba Descending. Nuspausti OK.
Bendros paskirties mygtukų juostoje yra du mygtukai, kurie surikiuoja duomenis didėjimo (Sort Ascending ) arba mažėjimo(Sort Descending- )tvarka.
7. Automatinis sąrašo filtravimas
Filtravimas paslepia eilutes, kurios neatitinka filtro kriterijų . Norint filtruoti duomenis, reikia:
pažymėti filtruojamo sąrašo ląstelę;
vykdyti DataÆFilterÆAutoFilter. Komanda pažymima “varnele”. Kiekvieno sąrašo stulpelio
pavadinimo ląstelėje atsiranda išplėtimo rodyklės;
sąraše paslepiamos eilutės, netenkinančios filtro kriterijaus. Filtruoto sąrašo eilučių numeriai ir panudoto filtro rodyklėlė nuspalvinamos mėlyna spalva.
spragtelėjus pele ant tokios rodyklės,
išplečiamas filtravimo kriterijų sąrašas, kuriame pateikiamaos: visos skirtingos stulpelio ląstelių reikšmės; skliausteliuose standartiniai Excel kriterijai; iš filtro kriterijų sąrašo pasirinkti reikšmę, pagal kurią filtruoti sąrašą;
8. Dokumento spausdinimas
Paspausti dokumento peržiūros mygtuką Print Preview . Excel ekrane parodys pirmąjį spausdinimo lapą. Dirbant šiuo režimu, galima atlikti tokiu veiksmus:
peržiūrėti dokumentų pusla-
pius, naudojantis ekrano mygtukais Next(sekantis) ir Previous(ankstesnis);
keisti puslapio vaizdo
dydžio mastelį - Zoom; keisti spausdinamo lapo
parametrus: matmenis, orientavimą, paraštes, kolontitulus (mygt. Setup);
keisti lapo paraštes -
mygtukas Margins; vykdyti spausdinimo
komandą - mygtukas Print; baigti peržiūrą - mygtukas
Close.
Spausdinamo lapo parametrų nustatymas
Vykdyti FileÆPage Setup, arba , esant Print Preview režime, spausti Setup mugtuką;
atvertame lange pasirinkti kortelę Page;
Orentation lauke pažymėti lapo orientaciją: Portrait (pagal lapo maukštį) arba Landscape
(pagal lapo plotį);
sąraše Paper size parinkti puslapio formatą nuspausti OK mygtuką.
Norint keisti lapo paraštes, reikia: Vykdyti FileÆPage Setup, arba , esant Print Preview režime, spausti Setup mugtuką;
atvertame lange pasirinkti kortelę Margins;
Top- lapo viršaus paraštė; Bottom - apačios paraštė; Left - kairioji; Right - dešinioji. Header - įrašyti koks atstumas nuo lapo viršaus turi būti skirtas viršutiniojo kolontitulo paraštei. Footer - įrašyti koks atstumas nuo lapo apačios turi būti skirtas apatiniojo kolontitulo paraštei.
Jungiklius Center on page įjungti, jei darbą lape spausdinant išcentruoti horizontaliai (Horizontally) arba vertikaliai (Vertikally) popieriaus lape.
nuspausti OK mygtuką.
Spausdinamo lapo kolontitulų nustatymas
Pagal nutylėjimą viršutiniame kolontitule spausdina darbo knygos lapo vardą (Sheet1), o apatiniame žodį Page ir puslapio numerį. Norint užrašyti ir redaguoti lapo kolontitulus, reikia:
Vykdyti FileÆPage Setup, arba , esant Print Preview režime, spausti Setup mugtuką;
atvertame lange pasirinkti kortelę Header/ Footer;
išplėstiniame sąraše Header galima pasirinkti Excel siūlomus standartinius viršutinius
kolontitulus (none-nuimti kolontitulus); norint savarankiškai suformuoti viršutinį kolontitulą, nuspausti Custom Header. Atvertame
dialogo lange įrašyti norimą tekstą: Left Section- kairioji kolontitulo dalis, Center Section - centrinė dalis, Right Section - dešinioji dalis. Baigus viršutinio kolontitulo redagavimą nuspausti mygtuką OK.
Apatinis kolontitulas formuojamas analogiškai tik reikia nuspausti mygtuką Custom Footer.
Spausdintuvo bei spausdinimo dalies parinkimas
Patartina Excel knygą ruošti tam spausdintuvui, kuriuo bus spausdinama, nes keičiantis spausdintuvo tipui, paruošto dokumento spaudinys ne visada atitinka kompiuterinį variantą. Excel knyga - tai keletą lapų turintis dokumentas. Norint atspausdinti knygą dalimis, reikia: vykdyti meniu FileÆPrint arba iš Print Preview lango Print, atsidaro langas:
Srityje Print What pažymėti, ką spausdinti:
Selection - spausdinti prieš tai išskirtą sritį; Selected Sheets - spausdinti išskirtus lapus; Entire Workbook - spausdinti visą knygą.
Lauke Copies nurodyti kopijų skaičių.
Srityje Page Range nurodyti, kuriuos pusalapius spausdinti:
All - spausdinti visus puslapus, Pages - spausdinti kai kuriuos puslapius. Laukeliuose <from> (nuo), <to>(iki) įrašyti
spausdinamų puslapių numerių intervalą.
Nuspausti mygtuką OK.
9. Funkcijų žinovo(fx) panaudojimas
Išskirti ląstelę, kurioje reikia įrašyti formulę.
Meniu InsertÆFunction, arba bendros paskirties mygtukų juostoje paspausti mygtuką .
Pirmajame Function Wizard dialogo lange išrinkti norimą funkciją ir spausti mygtuką Next>:
Antrajame Function Wizard dialogo lange į teksto lauką įvesti reikalingus parametrus: skaičius,
ląstelių ar sričių adresus, kitas funkcijas, ir spausti mygtuką Finish. Įvedus formulę, nedelsiant apskaičiuojama jos reikšmė.
Dažniausiai naudojamos funkcijos:
SUM(sritis) -susumuoti srities skaičių reikšmes. COUNT(sritis) -suskaičiuoti srities argumentų, kurių reikšmės yra skaičiai, kiekį. IF(loginė_sąlyga,reikšmė_jei_sąlyga_tenkinama, reikšmė_jei_sąlyga_netenkinama). AVERAGE(sritis) -apskaičiuoti srities skaičių aritmetinį vidurkį. MAX(sritis) -pateikti didžiausią srities argumentų reikšmę. MIN(sritis) - pateikti mažiausią srities argumentų reikšmę. INT(reikšmė) -apvalinti ląstelės reikšmę/skaičių iki artimiausio sveiko skaičiaus.
10. Diagramų braižymas
Diagramos braižomos tik su diagramų žyniu (Chart Wizard):
spragtelėti diagramos žynio mygtuką .
pirmajame lange Chart Wizard - Step 1 of 4, išrinkti diagramos tipą, formatą, po to
spausti mygtuką Next>; lange Chart Wizard - Step 2 of 4, jeigu reikia, lauke Data Range patikslinti duomenų srities
koordinates; Data Series in: pažymėti vieną parametrų, nurodančių duomenų išdėstymo būdą: Row (eilutėmis) arba Columns (stulpeliais),
lango Chart Wizard - Step 3 of 4, laukuose:
lauke Chart Title galima įrašyti diagramos antraštę; grupės Axis Titles laukeliuose Category (X), Value (Y) ir Second Y galima įrašyti užrašus
ties X, Y (kairėje) ir Y (dešinėje) ašimis. Po to nuspausti mygtuką Next. lauke Show Legend pažymėti, ar reikia įterpti diagramos legendą;
lango Chart Wizard - Step 4 of 4:
nurodyti kur patalpinti diagramą As New Sheet – Chart 1(naujame blanke); As object in –
Sheet1 (tame pačiame blanke).
Diagramos redagavimas
Veiksmai su diagrama atliekami tik ją pažymėjus. Kad pažymėti diagramą, reikia spragtelėti diagramos viduje pele. Ant jos lango ribinių linijų atsiranda 8 juodi kvadratėliai.
Diagramos perkėlimas į kitą lapo vietą:
Pažymėti diagramą;
bet kurioje diagramos vietoje fiksuoti pelės žymeklį ir tempti diagramą į naują vietą, laikant
nuspaudus kairįjį pelės klavišą.
Pakeisti diagramos dydį:
Pažymėti diagramą;
atvesti pelės žymeklį ant vieno iš 8 juodų kvadratėlių, išsidėsčiusių ant diagramos lango ribinių
linijų. Fiksuoti pelės žymeklį ir nutempti diagramos lango ribine slinijas norima kryptimi iki reikiamo dydžio .
Diagramą panaikinti - pažymėti diagramą ir paspausti klaviatūroje esantį <Delete>.
11. Veiksmai su lapais
Excel darbo knyga turi 3 lapus. Norint pereiti nuo vieno lapo prie kito (išskirti lapą), reikia spragtelėti pele ties reikiamo lapo vardu lapo sąrašo eilutėje. Norint išskirti kelis lapus, reikia, laikant nuspaustą <Ctrl> klavišą, spragtelėti pele ties reikiamų lapų vardais lapų sąrašo eilutėje.
Vardo suteikimas lapui
Naujoje Excel knygoje lapai vadinami Sheet1, Sheet2, … Norint suteikti lapui kitokį vardą, reikia: išskirti reikiamą lapą;
dvigubu pelės spragtelėjimu ant lapo pavadinimo(pvz. Sheet1) iškviesti dialoginį langą:
juodame laukelyje Name įvesti norimą
pavadinimą; nuspausti mygtuką OK.
Lapo kopijavimas ar perkėlimas į kitą (tą pačią) knygą
Pažymėti perkeliamą/kopijuojamą lapą (spragtelėti pele kairiame kampe ant pilko mygtuko);
įrankių juostoje spausti mygtuką Copy arba Cut;
išskirti lapą, į kurį norite pernešti/kopijuoti(spragtelėti ant SheetX);
įrankių juostoje spausti mygtuką Paste.
Lapo naikinimas
Išskirti naikinamą(us) lapą/lapus;
vykdyti meniu EditÆDelete Sheet.
Loading...