HP Digital Sender 9100C User's Guide [de]

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HP 9100C Digital Sender

Benutzerhandbuch

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HP 9100C Digital Sender

Benutzerhandbuch

Veröffentlichungsnr.: C1311-90913

Zweite Auflage, Dezember 2001

Warenzeichen

Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat und das Acrobat-Logo sind Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated. CompuServe ist in den USA ein Warenzeichen von CompuServe, Inc. Microsoft ist ein in den USA eingetragenes Warenzeichen von Microsoft Corporation. Windows, MS Windows und Windows NT sind in den USA eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation. PaperPort ist in den USA und anderen Ländern ein Warenzeichen von Visioneer, Inc. Pentium ist ein in den USA eingetragenes Warenzeichen von Intel Corporation.

LDAP-Code (Libldap Client Library und Liblber Encoding/ Decoding Library) mit freundlicher Genehmigung der University of Michigan in Ann Arbor. Copyright 1992-1996 Verwaltungsrat der University of Michigan. Alle Rechte vorbehalten.

Alle anderen im Handbuch erwähnten Produktnamen sind möglicherweise Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer.

Gewährleistung

Die in diesem Handbuch enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.

Hewlett-Packard übernimmt bezüglich dieser Informationen keine Gewährleistung. HEWLETT-PACKARD ÜBERNIMMT KEINE GEWÄHRLEISTUNG DAFÜR, DASS DAS PRODUKT VON DURCHSCHNITTLICHER QUALITÄT UND FÜR DEN NORMALEN GEBRAUCH SOWIE FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK GEEIGNET IST.

Hewlett-Packard haftet nicht für direkte, indirekte und beiläufig entstandene Schäden sowie für Folge- und andere durch die Nutzung der in diesem Handbuch enthaltenen Informationen entstandene Schäden.

HINWEISE FÜR BENUTZER, DIE FÜR DIE REGIERUNG DER USA ARBEITEN: BESCHRÄNKTE RECHTE IN BEZUG AUF KOMMERZIELLE COMPUTER-SOFTWARE: „Die Nutzung, Vervielfältigung oder Offenlegung durch die Regierung der USA unterliegt den Beschränkungen nach Maßgabe des Paragraphen (c) (1) (ii) über die Rechte an technischen Daten und ComputerSoftware in DFARS 52.227-

7013.“

Die mit diesem Gerät gescannten Dokumente sind unter Umständen durch gesetzliche Bestimmungen, CopyrightGesetze u. ä. geschützt. Die Verantwortung für die Einhaltung aller derartigen Bestimmungen und Gesetze liegt allein beim Kunden.

Erklärung zu FCC-Funkentstörgrenzwerten:

Dieses Gerät wurde nach Maßgabe der Klasse A, Digitale Geräte, entsprechend Paragraph 15 der FCC-Ordnung erfolgreich getestet. Diese Grenzwerte wurden im Hinblick auf die Vermeidung von schädigenden Störstrahlungen beim Betrieb von Geräten in gewerblicher Umgebung aufgestellt. Das Gerät erzeugt, verwendet und strahlt möglicherweise Hochfrequenzenergie ab. Das Nichtbefolgen der Installationsund Gebrauchsanweisungen für das Gerät kann zu schweren Funkstörungen führen. Beim Betrieb dieses Geräts in Wohngebieten besteht ein erhöhtes Risiko für das Auftreten von Funkstörungen. Diese Störungen müssen vom Benutzer auf eigene Kosten beseitigt werden.

Hinweis: Jegliche Änderungen an dem Gerät, die nicht ausdrücklich von Hewlett-Packard genehmigt wurden, können zur Folge haben, daß dem Betreiber die Berechtigung zur Bedienung des Geräts entzogen wird.

Sicherheitshinweise

VORSICHT! Gefahr eines elektrischen Schlages

Um das Risiko eines elektrischen Schlages auszuschließen, verwenden Sie nur die mit dem Gerät gelieferten Stromkabel. Schließen Sie das Gerät ausschließlich an ordnungsgemäß geerdete Schutzkontaktsteckdosen an.

Hewlett-Packard Company 11311 Chinden Boulevard Boise, Idaho 83714 U.S.A.

Inhalt

1 Erste Schritte

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Kompatibilität mit HP Network ScanJet 5-Scannern . . . . . . . . . . . .8

Systemvoraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Software installieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Nach der Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Beseitigung von Installationsfehlern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Deinstallieren von HP Digital Sender Link und

HP Address Book Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Ihr Benutzerprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

Registrierte Benutzerprofile hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Einführung zum HP Address Book Manager. . . . . . . . . . . . . . . . .15

Einführung in HP Digital Sender Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Aufbau des Digital Sender. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Elemente des Bedienfelds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

Schnelleinstieg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

E-Mail-Adressen im ABM hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

Dokumente einlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Am Digital Sender anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Dokumente per E-Mail senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

Dokumente an einen Computer senden . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Hilfeinformationen aufrufen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

2 Am Digital Sender arbeiten

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Welche Arten von Dokumenten Sie in den Digital Sender

einlegen können . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30

Richtlinien für die Verwendung des ADF . . . . . . . . . . . . . . . .30

Richtlinien für die Verwendung der Glasauflage. . . . . . . . . . .31

Beidseitige Dokumente senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

Dokumente einlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

Anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Die nächsten Schritte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Einstellungen ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Größeneinstellungen auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Qualitätseinstellungen auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

Dokumente per E-Mail versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Dokumente per Fax versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

Dokumente kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Dokumente an einen Computer senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

Inhalt 3

Dokumente an andere Programme senden . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Dokumente an HP JetSend-fähige Geräte senden. . . . . . . . . . . .47

HP JetSend-fähige Geräte auswählen oder hinzufügen. . . . .47

Das nächste Dokument senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

3 Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

Einführung in die Arbeit mit Adreßbüchern . . . . . . . . . . . . . . . . . .52

Ihr Benutzerprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

Registrierte Benutzerprofile hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Registrierte Benutzerprofile ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55

HP Address Book Manager starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Im ABM-Hauptfenster arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch verwalten. . . . . . . . . . . . . . . .58

Adressen hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

Adressen aus E-Mail-Programmen importieren . . . . . . . . . . .59

E-Mail-Adressen von einem LDAP-Server importieren. . . . . .60

E-Mail-Adressen ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Adressen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

Ihre persönlichen Verteilerlisten verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

Listen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

Adressen in Listen einfügen und löschen . . . . . . . . . . . . . . . .66

Adressen in Listen ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

Listen löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

Mit Faxadressen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Faxadressen hinzufügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Faxadressen ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Faxadressen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Namen in Adreßbüchern suchen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70

Adressen und Listen kopieren und verschieben . . . . . . . . . . . . . .71

Mit dem Übertragungsprotokoll arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Übertragungsprotokoll anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Übertragungsprotokoll speichern oder kopieren. . . . . . . . . . .73

Übertragungsprotokoll drucken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Übertragungsprotokoll löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Die Ansicht des Übertragungsprotokolls aktualisieren . . . . . .75

Eigenschaften anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

Anzeige des ABM-Hauptfensters steuern . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Persönliche Adreßbücher sichern und wiederherstellen. . . . . . . .76

Persönliche Adreßbücher sichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Persönliche Adreßbücher wiederherstellen . . . . . . . . . . . . . .77

Im ABM zu einem anderen Digital Sender wechseln . . . . . . . . . .78

4 Inhalt

4 Mit HP Digital Sender Link arbeiten

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

HP Digital Sender Link ausführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Symbol in der Task-Leiste verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

Symbol ein- oder ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

Optionen des Symbols der Task-Leiste aufrufen . . . . . . . . . .83

Standardeinstellungen für die Empfangs-Inbox festlegen. . . . . . .84

Standardordner der Empfangs-Inbox wählen . . . . . . . . . . . . .84

Empfangsfunktionen einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Zielanwendung einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Zielanwendung wählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Autostart-Funktion einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87

5 Fehlerbeseitigung

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

Informationsquellen für die Lösung von Problemen . . . . . . . . . . .90

Beseitigen von Papierstaus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91

Fehlerbeseitigung am Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Allgemeine Fehler am Digital Sender beseitigen . . . . . . . . . .95

Meldungen am Bedienfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

Meldungen im Übertragungsprotokoll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Fehlerbeseitigung in der Software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Allgemeine Software-Fehler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Fehlermeldung bei der Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

HP Address Book Manager-Meldungen . . . . . . . . . . . . . . . .118

HP Digital Sender Link-Meldungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

Anhang A Technische Daten

Gerätespezifikationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127

Umgebungsdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129

Unterstützte Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130

Deutsche Lärmschutzverordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

Französische EMV-Verordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

Konformitätserklärung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132

Software-Lizenzvereinbarung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133

Anhang B Informationen zu Gewä hrleistung und technischer Unterstü tzung

Erklärung über beschränkte Gewährleistung durch

Hewlett-Packard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135

Weltweite HP Kundendienstangebote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137

Verfügbare HP Kundendienstleistungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139

Index

Inhalt 5

6 Inhalt

Erste Schritte

Einfü hrung

Vielen Dank, daß Sie sich für den HP 9100C Digital Sender entschieden haben. Mit diesem farb- und netzwerkfähigen Digital Sender können Sie Papierdokumente in elektronischer Form schnell und problemlos verteilen. Dank seiner Kompatibilität mit anderen Geräten und Programmen unterstützt der Digital Sender folgende Funktionen:

●

E-Mail: Versenden Sie Dokumente an E-Mail-Adressen im Internet.

●

Faxen: Faxen Sie Dokumente an eine oder mehrere Adressen

(wenn Ihr Unternehmen über ein LAN-Faxprogramm verfügt).

●

Kopieren: Erstellen Sie hochwertige Kopien durch Versenden des

entsprechenden Dokuments an einen Netzwerkdrucker.

●

Senden an einen Computer: Hierbei senden Sie ein Dokument

an den Computer. So können Sie Dokumente archivieren, eine

Textsuche durchführen oder Kommentare einfügen. Sie können

Dokumente auch an E-Mail-Adressen, Faxnummern, Drucker

und andere Ziele senden.

● Senden an andere Programme: Senden Sie Dokumente an einen

Netzwerkordner, damit andere Programme im Netzwerk darauf

zugreifen können.

●

Senden an HP JetSend-kompatible Geräte: Der Digital Sender ist

ein HP JetSend-kompatibles Gerät, mit dem Sie Dokumente an

andere HP JetSend-kompatible Geräte im Büro senden können.

Bei HP Address Book Manager (ABM) handelt es sich um ein Programm auf dem Computer, das zum Verwalten der Fax- und E-MailZiele für den Digital Sender verwendet wird. HP Digital Sender Link dient zum Weiterleiten von an den Computer gesendeten Dokumenten an den Speicherort.

Einführung 7

Kompatibilitä t mit HP Network ScanJet 5-Scannern

Der HP 9100C Digital Sender kann in einem Netzwerk problemlos mit einem HP Network ScanJet 5-Scanner betrieben werden. Dokumente, die vom HP Network ScanJet 5-Scanner an Ihren Computer gesendet werden, werden vom HP ScanJet-Dienstprogramm weitergeleitet und können von Ihnen mit PaperPort™-Software verwaltet werden. Dokumente, die vom HP 9100C Digital Sender an Ihren Computer gesendet werden, werden von der HP Digital Sender LinkSoftware weitergeleitet.

Wenn Sie möchten, können Sie die Verwaltung der eingescannten Dokumente auch mit nur einem einzigen Programm vornehmen. Geben Sie als bevorzugte Eingangsablage (Inbox) für den HP Network ScanJet 5-Scanner das Zielprogramm an, und setzen Sie den Dateityp auf .pdf (sofern vorhanden) oder auf mehrseitiges .tif. (Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie in der Benutzerdokumentation für den HP Network ScanJet 5-Scanner.) Die Dokumente werden zwar weiterhin durch das HP ScanJet-Dienstprogramm weitergeleitet, die Anzeige erfolgt aber in das Zielprogramm.

Systemvoraussetzungen

Damit Sie die vier im Lieferumfang enthaltenen Programme sowie die Online-Dokumentation installieren und verwenden können, muß Ihr Computer die folgenden Systemvoraussetzungen erfüllen:

●

Pentium®-Prozessor

●

Microsoft® Windows

●

für Windows 9x: mindestens 16 MB RAM (32 MB empfohlen)

für Windows NT 4.0 bzw. 5.0: mindestens 32 MB RAM (64 MB

Beseitigung von Installationsfehlern

Die folgende Tabelle soll Ihnen dabei helfen, Fehler und Probleme zu lösen, die während der Installation auftreten können.

Problem bzw. Fehlermeldung Beschreibung

Die Software wurde unter Windows 9x nicht installiert.

Der Computer kann die InstallationsCD-ROM nicht lesen.

„Dieser Rechner wurde von Ihrem Netzwerk-Administrator als Digital SenderServer konfiguriert. Die Link-Anwendung funktioniert nicht, wenn dieser Service läuft. Sie können nur dann gescannte Dokumente direkt auf diesem PC empfangen, wenn der Administrator den Digital Sender-Server deaktiviert. Möchten Sie fortfahren?“

Bevor Sie mit der Installation beginnen, müssen mit Ausnahme des Explorers und der Systray-Anwendungen alle Programme geschlossen sein. Drücken Sie S weitere Programme geöffnet sind, markieren Sie eines dieser Programme, und klicken Sie dann auf holen Sie diesen Schritt für jedes weitere geöffnete Programm. Starten Sie dann den Installationsvorgang neu.

Möglicherweise wurde nicht das richtige Laufwerk angegeben. Überprüfen Sie den Laufwerksbuchstaben. (Oftmals wird für das CD-ROM-Laufwerk der Buchstabe D oder E verwendet.) Überprüfen Sie, ob die CD-ROM beschädigt ist. Versuchen Sie, die CD-ROM auf einem anderen Computer zu lesen, oder kopieren Sie den Inhalt der CD-ROM auf Ihre Festplatte. Installieren Sie die Software dann von der Festplatte.

Auf dem Computer, auf dem Sie die Software installieren möchten, ist bereits der HP Digital Sender Service bzw. ein Upgrade für den HP Network ScanJet 5-Scanner installiert. Wenden Sie sich umgehend an Ihren Administrator.

TRG+ALT+ENTF

Task beenden

. Wenn noch

. Wieder-

Deinstallieren von HP Digital Sender Link und HP Address Book Manager

So deinstallieren Sie die Programme HP Digital Sender Link und HP Address Book Manager: Klicken Sie auf Start, zeigen Sie auf

Programme und dann auf HP 9100C, und klicken Sie auf HP 9100C deinstallieren. Befolgen Sie zum Abschließen des Deinstallations-

vorgangs die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Software installieren 11

Ihr Benutzerprofil

Für den Digital Sender können zwei verschiedene Benutzertypen definiert werden: registrierte Benutzer und Gastbenutzer. Registrierte Benutzer benötigen ein eingerichtetes Benutzerprofil und können dann auf alle Funktionen zugreifen. Gastbenutzer benötigen zwar kein Benutzerprofil, haben aber auch nicht alle Funktionen zur Verf ügung.

Registrierte Benutzer

Als registrierter Benutzer haben Sie folgende Rechte:

●

Sie können mit dem Digital Sender auch arbeiten, wenn der Administrator die Gastrechte deaktiviert hat.

●

Sie können Dokumente an Ihren Computer senden. Ohne registriertes Benutzerprofil ist das Senden von Dokumenten an den eigenen Computer nicht möglich.

●

Sie können mit dem ABM-Programm arbeiten. Im ABM verfügen Sie über ein Adreßbuch mit persönlichen E-Mail-Adressen und einer persönlichen Verteilerliste, in der häufig verwendete Adressen gespeichert und für die Verwendung am Digital Sender aufgelistet sind. (Weitere Informationen finden Sie unter „Einführung zum HP Address Book Manager“ auf Seite 15.)

●

Innerhalb des ABM haben Sie die Berechtigung, im Adreßbuch Ö ffentliches Fax Faxadressen hinzuzufügen, zu ändern und zu löschen.

●

Sie können die unter Ihrem Namen im Übertragungsprotokoll abgelegten Einträge anzeigen. Als Gastbenutzer des Digital Sender können Sie Ihre Aktivitäten im Übertragungsprotokoll nicht von den Aktivitäten anderer Benutzer unterscheiden.

●

Sie können festlegen, daß der Digital Sender Sie per E-Mail über den Status der von Ihnen gesendeten Fax- oder E-Mail-Nachrichten informiert. (Voraussetzung ist allerdings, daß diese Statusmitteilung von Ihrem E-Mail- oder LAN-Faxprogramm unterstützt wird.)

12 Kapitel 1 – Erste Schritte

Wenn Sie als registrierter Benutzer eingerichtet werden möchten, lesen Sie die Hinweise unter „Registrierte Benutzerprofile hinzufügen“ auf Seite 13.

Gastbenutzer

Als Gastbenutzer können Sie den Digital Sender nur verwenden, wenn der Administrator die Gastrechte nicht deaktiviert hat.

Wenn die Gastrechte aktiviert sind, können Sie mit dem Digital Sender arbeiten und in den Adreßbüchern Ö ffentliche E-Mail, Ö ffentliche Verteilerliste und Ö ffentliches Fax Adressen auswählen. Allerdings stehen Ihnen keine persönlichen E-Mail-Adreßbücher und Verteilerlisten zur Verfügung. Ferner haben Sie nicht die Möglichkeit, mit dem ABM die Daten in den Adreßbüchern zu ändern oder andere ABM-Funktionen auszuführen.

Als Gastbenutzer können Sie keine Dokumente an Ihren Computer senden und auch keine E-Mail-Mitteilungen über den Status der vom Digital Sender gesendeten Fax- und E-Mail-Nachrichten empfangen.

Registrierte Benutzerprofile hinzufü gen

Sie können Ihr Benutzerprofil selbst einrichten oder vom Administrator einrichten lassen. Zum Einrichten und Ändern Ihres Profils verwenden Sie den ABM.

So fü gen Sie ein registriertes Benutzerprofil hinzu

1 Klicken Sie in der Windows-Task-Leiste mit der rechten Mau-

staste auf , und wählen Sie HP Address Book Manager. Daraufhin wird der HP 9100C-Anmeldebildschirm angezeigt.

2 Geben Sie im Feld Name des Digital Sender den DNS-Namen

bzw. die IP-Adresse für den Digital Sender ein. Fragen Sie gegebenenfalls Ihren Systemadministrator nach diesen Informationen.

3 Geben Sie im Feld Benutzername Ihren Namen so ein, wie er

auf dem Bedienfeld des Digital Sender angezeigt werden soll. Aus Gründen der Einheitlichkeit wird empfohlen, daß alle Benutzer ihren Nachnamen zuerst eingeben.

4 Wenn Sie den Zugriff auf Ihr Adreßbuch einschränken möchten,

geben Sie im Feld Kennwort ein Kennwort ein.

Ihr Benutzerprofil 13

Hinweis Wenn Sie kein Kennwort festlegen, können sich andere Benutzer unter

Ihrem Namen am Digital Sender anmelden, auf die Daten in Ihren persönlichen Adreßbüchern zugreifen und unter Ihrem Namen E-MailNachrichten versenden.

5 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neuer Benutzer. Das Dialog-

feld wird um einige Optionen erweitert.

6 Wenn Sie zuvor ein Kennwort eingegeben haben, wiederholen Sie

die Eingabe jetzt im Feld Kennwort bestä tigen.

7 Wenn Sie Bestätigungen für versendete Fax- und/oder E-Mail-

Nachrichten empfangen möchten, geben Sie im Feld E-Mail-

Adresse des Benutzers Ihre E-Mail-Adresse ein.

8 Die Adresse Ihres Computers wird vom ABM automatisch erkannt

und in das Feld PC-Adresse des Benutzers eingetragen. Dieses Feld ist nicht schreibgeschützt, sollte aber unverändert übernommen werden.

9 Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis Möglicherweise werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen, daß

Sie zwar als Benutzer eingerichtet und im ABM angemeldet sind, Ihr Benutzerkonto aber vom Administrator aktiviert werden muß. Wenn diese Meldung angezeigt wird, können Sie weiterhin im ABM arbeiten. Allerdings stehen Ihnen die Adressen im Digital Sender erst nach Aktivierung Ihres Kontos durch den Administrator zur Verfügung.

10 So empfangen Sie E-Mail-Bestätigungen für die von Ihnen ver-

sendeten E-Mail-Nachrichten:

a Klicken Sie auf das im ABM-Hauptfenster erstellte Profil. b Klicken Sie im Menü Datei auf Eigenschaften. c Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Empfangsbestä tigung,

und klicken Sie auf OK.

Hinweis Sie können Bestätigungen nur empfangen, wenn Ihr E-Mail-Server und

die Links zwischen Ihrem E-Mail-System und dem E-Mail-System des Empfängers das Anfordern und Empfangen von Bestätigungen (Delivery Service Notification; DSN) unterstützen.

14 Kapitel 1 – Erste Schritte

Einfü hrung zum HP Address Book Manager

Der HP Address Book Manager (ABM) ist ein auf Ihrem Computer installiertes Programm, in dem Sie die im Digital Sender gespeicherten Adreßbücher mit E-Mail-Adressen und Faxnummern anzeigen und ändern können. Sie greifen auf diese Adressen am Digital Sender zu, sobald Sie ein Dokument direkt an eine E-MailAdresse bzw. eine Faxnummer senden. Die Benutzung des ABM ist ausschließlich registrierten Benutzern vorbehalten.

Die nachstehende Abbildung zeigt das ABM-Hauptfenster:

Auf der linken Seite des Fensters sind die verfügbaren Adreßbücher aufgelistet. Auf der rechten Seite des Fensters wird der Inhalt des ausgewählten Adreßbuchs angezeigt.

Als registrierter Benutzer können Sie Ihr Persö nliches E-Mail- Adreß buch und Ihre Persö nliche Verteilerliste anzeigen und bearbeiten. Auf Ihre persönlichen Adreßbücher kann außer Ihnen nur der Administrator zugreifen.

Sie können den Inhalt des Adreßbuchs Ö ffentliche Drucker sowie der Adreßbücher Ö ffentliche E-Mail, Ö ffentliche Verteilerliste und Ö ffentliches Fax anzeigen und verwenden. Benutzerseitige Änderungen sind allerdings nur im Adreßbuch Ö ffentliches Fax zulässig. Änderungen an den Einträgen der anderen öffentlichen Adreßbücher sind ausschließlich dem Administrator vorbehalten.

Mit dem ABM für diesen Digital Sender können Sie auch auf das Übertragungsprotokoll zugreifen und zu den Adreßbüchern anderer Digital Sender umschalten. Weitere Informationen zum ABM finden Sie unter „Mit dem HP Address Book Manager arbeiten“ in Kapitel 3 ab Seite 51.

Einführung zum HP Address Book Manager 15

Einfü hrung in HP Digital Sender Link

HP Digital Sender Link gehört auch zu den Programmen, die während der Software-Installation eingerichtet werden. Mit diesem Programm, das beim Senden von Dokumenten an Ihren Computer geöffnet sein muß, können eingescannte Dokumente empfangen und weitergeleitet werden. Die nachstehende Abbildung zeigt das Programm als Applet der Systemsteuerung, wobei die Registerkarte Inbox ausgewählt ist.

Über das Applet der Systemsteuerung können Sie beispielsweise festlegen, in welchem Verzeichnis eingescannte Dokumente zunächst zwischengespeichert werden, bevor sie dann in einem anderen Programm geöffnet werden. Während das Speicherverzeichnis auch als Empfangs-Inbox bekannt ist, wird das Programm, in dem die Dokumente geöffnet werden, als Zielanwendung bezeichnet. Im Applet der Systemsteuerung können Sie auch die Zielanwendung festlegen.

Bei dem Zielprogramm kann es sich um ein beliebiges Programm handeln, in dem PDF- bzw. M-TIFF-Dateien bearbeitet werden können. Weitere Informationen zur Auswahl eines Zielprogramms finden Sie in Kapitel 4, „Mit HP Digital Sender Link arbeiten“, Seite 79.

16 Kapitel 1 – Erste Schritte

Aufbau des Digital Sender

Bevor Sie mit dem Digital Sender arbeiten, sollten Sie sich anhand der nachstehenden Abbildung mit seinen verschiedenen Bestandteilen vertraut machen.

Ansicht von vorn oben

Dokumentenführungen

Dokumentenausgabefach

Ausgabehalterung

Netzschalter

Vorderansicht mit geö ffneter ADF-Einheit

Glasauflage

Bedienfeld

ADF-Einheit (hochgeklappt)

Aufbau des Digital Sender 17

Elemente des Bedienfelds

Anhand der nachstehenden Abbildung können Sie die einzelnen Elemente des Bedienfelds leicht finden:

13 14

1 Bedienfeldanzeige: Zeigt Informationen und Meldungen an. 2Tab-Taste: Wechselt zwischen den Feldern auf der Bedienfeld-

anzeige.

3Alt-Taste: Wenn Sie diese Taste gedrückt halten, ist die jeweils

rechts oben angezeigte Alternativbelegung der anderen Tasten aktiv.

4 Funktionstasten: Führen die oberhalb der jeweiligen Taste ange-

zeigte Funktion aus. In den Handbüchern werden diese Tasten im

angezeigt.

Format T

5 Buchstabentasten: Ermöglichen die Eingabe von Buchstaben

bzw. Symbolen für Namen, Kennwörter und Adressen.

ASTE

6Back-Taste: Löscht das zuletzt eingegebene Zeichen oder entfernt

Adressen/Nummern aus der Auswahlliste. In den Handbüchern wird diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

7Enter-Taste: Bestätigt die am Bedienfeld angezeigten Daten oder

wechselt zwischen den Feldern auf der Bedienfeldanzeige. In den Handbüchern wird diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

8 Pfeiltasten: Bewegen den Cursor in einer Liste nach oben oder

unten. In den Handbüchern werden diese Tasten mit den Symbolen und gekennzeichnet.

18 Kapitel 1 – Erste Schritte

9 Hilfetaste: Ruft das Fenster Hilfe auf, dem Sie Informationen zum

aktuellen Bildschirm oder Feld entnehmen können. In den Handbüchern wird diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

10 Zifferntasten: Dienen zum Eingeben von Ziffern oder Sonder-

zeichen für Ihre Sprache (außer Englisch).

11 Sonderzeichenaufkleber: Enthält Informationen zum Eingeben

der für Ihre Sprache (außer Englisch) verfügbaren Sonderzeichen.

12 Sendetaste: Sendet das Dokument ab. In den Handbüchern wird

diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

13 Aktivitä tsanzeige: Zeigt den Status des Digital Sender an.

(Die jeweilige Farbe ist in der Umrandung des Symbols auf der

Sendetaste sichtbar.)

14 Abbruchtaste: Bricht den Sendevorgang ab oder kehrt zum

Hauptbildschirm zurück. In den Handbüchern wird diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

15 Ein-/Beidseitig-Taste: Ermöglicht das Umschalten zwischen ein-

und beidseitigen Vorlagen. In den Handbüchern wird diese Taste durch die folgende Schriftart gekennzeichnet E

-/B

EIDSEITIG

Aufbau des Digital Sender 19

Schnelleinstieg

Anhand der vorliegenden Kurzanleitung können Sie sich mit den grundlegenden Funktionen des Digital Sender näher vertraut machen. Dazu zählen im einzelnen: das Anmelden beim ABM, das Hinzufügen einer E-Mail-Adresse im ABM, das Einlegen eines Dokuments, das Anmelden beim Digital Sender und das Senden von E-Mails.

E-Mail-Adressen im ABM hinzufü gen

Wenn der ABM auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie E-MailAdressen hinzufügen. Diese Adressen sind dann immer verfügbar, wenn Sie aus dem Digital Sender Dokumente per E-Mail versenden möchten.

Bevor Sie mit dem ABM arbeiten können, müssen Sie sich Ihr Benutzerprofil einrichten bzw. von Ihrem Administrator einrichten lassen. Wenn Ihr Benutzerprofil noch nicht eingerichtet ist, lesen Sie die Hinweise unter „Registrierte Benutzerprofile hinzufügen“ auf Seite 13.

So melden Sie sich beim ABM an

Hinweis Bevor Sie sich beim ABM anmelden und mit dem ABM arbeiten können,

müssen Sie den Digital Sender einschalten.

1 Klicken Sie in der Task-Leiste mit der rechten Maustaste auf ,

und wählen Sie HP Address Book Manager.

2 Wenn der DNS-Name bzw. die IP-Adresse des gewünschten

Digital Sender im Feld Name des Digital Sender nicht angezeigt wird, geben Sie den Namen bzw. die Adresse über die Tastatur ein. Fragen Sie gegebenenfalls Ihren Administrator nach diesen Informationen.

3 Wenn Ihr Name im Feld Benutzername nicht aufgeführt ist, geben

Sie ihn ein.

4 Geben Sie im Feld Benutzerkennwort gegebenenfalls Ihr

Kennwort ein.

5 Klicken Sie auf OK. Wenn alle eingegebenen Anmeldedaten

korrekt sind, wird das ABM-Hauptfenster angezeigt.

6 Fahren Sie mit dem nachstehenden Abschnitt „So fügen Sie eine

E-Mail-Adresse hinzu“ fort.

20 Kapitel 1 – Erste Schritte

So fü gen Sie eine E-Mail-Adresse hinzu

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster auf den Ordner für Ihren

Benutzernamen.

2 Klicken Sie auf Persö nliche E-Mail. 3 Klicken Sie im Menü Datei auf Neu. 4 Geben Sie im Feld Name einen Namen für diese Adresse ein. 5 Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die gewünschte E-Mail-

Adresse ein.

6 Klicken Sie auf Hinzufü gen. 7 Klicken Sie abschließend auf Schließ en.

Schnelleinstieg 21

Dokumente einlegen

Sie können am Digital Sender mehrere Seiten in den automatischen Dokumenteneinzug legen und diese Seiten dann an eine bestimmte Adresse senden.

VORSICHT

Bevor Sie das Dokument in den automatischen Dokumenteneinzug einlegen, sollten Sie Klebezettel, Büroklammern und ähnliche Gegenstände entfernen, die den Digital Sender beschädigen können.

So legen Sie ein Dokument in den automatischen

Dokumenteneinzug ein

1 Klappen Sie die ADF-Einheit hoch,

und vergewissern Sie sich, daß auf der Glasauflage nichts aufliegt. Schließen Sie die ADF-Einheit wieder.

2 Legen Sie das Dokument (bis zu

50 Seiten) mit der Vorderseite nach oben bis zum Anschlag in die ADFEinheit. Richten Sie den Stapel mittig zwischen den Dokumentenführungen aus.

22 Kapitel 1 – Erste Schritte

3 Stellen Sie die Dokumenten-

führungen so ein, daß sie an den Rändern des Dokuments anliegen.

4 Passen Sie die Auflage der Doku-

mentausgabe gegebenenfalls an das richtige Papierformat an.

5 Fahren Sie mit dem Abschnitt „Am

Digital Sender anmelden“ auf Seite 23 fort.

Am Digital Sender anmelden

Wenn in der Anzeige der Systemsteuerung der Hauptbildschirm eingeblendet wird, sind die Gastrechte aktiviert, so daß Sie sich nicht anmelden müssen. In diesem Fall können Sie mit dem nächsten Abschnitt fortfahren.

Wenn der Anmeldebildschirm des Digital Sender angezeigt wird, können nur registrierte Benutzer mit dem Digital Sender arbeiten. Sie können erst fortfahren, nachdem Sie sich als registrierter Benutzer angemeldet haben. In Abhängigkeit von Ihren Zugriffsrechten muß Ihr Benutzerprofil möglicherweise zunächst vom Administrator bestätigt werden. Wenn dies der Fall ist, wird Ihnen beim Anmelden eine Fehlermeldung angezeigt.

So melden Sie sich am Digital Sender an

1 Geben Sie im Feld NAME des HP 9100C-Anmeldebildschirms

Ihren registrierten Benutzernamen ein, und drücken Sie dann .

2 Wenn in Ihrem Benutzerprofil ein Kennwort festgelegt wurde,

geben Sie dieses im Feld KENNWORT ein. Bei Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, so daß Sie genau die im Benutzerprofil definierte Schreibweise verwenden müssen.

3 Drücken Sie .

Nachdem Sie sich als registrierter Benutzer angemeldet haben, können Sie auf die Funktionen des Bedienfeldes, auf die öffentlichen Adreßbücher und auf Ihre persönlichen Adreßbücher zugreifen. Mit Hilfe der auf Ihrem Computer installierten ABM-Anwendung können Sie ferner auf detaillierte Daten im Übertragungsprotokoll zugreifen.

Schnelleinstieg 23

Dokumente per E-Mail senden

Wenn für E-Mails auf dem Hauptbildschirm der Systemsteuerung eine Funktionstaste angezeigt wird, können Sie Dokumente vom Digital Sender direkt per E-Mail versenden. Der Hauptbildschirm ist der Bildschirm, der zuerst bzw. unmittelbar nach dem Anmelden am Digital Sender angezeigt wird.

So senden Sie ein Dokument per E-Mail

1 Legen Sie gemäß der Beschreibung auf Seite 22 ein Dokument ein. 2 Melden Sie sich gegebenenfalls an, und drücken Sie die Taste

AIL

E-M

3 Wenn Ihr Name im Feld VON nicht aufgeführt ist, geben Sie Ihren

Namen oder Ihre E-Mail-Adresse über die Tastatur ein.

4 Drücken Sie . 5 Wenn Sie ein registrierter Benutzer sind oder Ihr Benutzername

kennwortgeschützt ist, wird ein Dialogfeld angezeigt. Geben Sie Ihr Kennwort ein, und drücken Sie .

6 Geben Sie gegebenenfalls im Feld BETREFF eine Nachricht ein

(optional).

7 Drücken Sie . 8 Geben Sie im Feld AN eine E-Mail-Adresse ein.

- ODER -

Geben Sie für die E-Mail-Adresse den Namen ein, den Sie im Abschnitt „E-Mail-Adressen im ABM hinzufügen“ auf Seite 20 festgelegt haben.

9 Drücken Sie . Die E-Mail-Adresse wird im Fenster unterhalb

des Feldes AN angezeigt.

10 So senden Sie eine Kopie der E-Mail an eine andere Adresse:

a Drücken Sie A

Sie dann O

b Geben Sie im Feld CC eine E-Mail-Adresse ein, oder wählen

Sie eine E-Mail-Adresse aus dem Adreßbuch aus.

c Drücken Sie . Die E-Mail-Adresse wird im Fenster unter-

halb des Feldes CC angezeigt.

11 Drücken Sie . Das Dokument wird an die gewünschte E-Mail-

Adresse gesendet.

24 Kapitel 1 – Erste Schritte

. Drücken Sie , wählen Sie CC, und drücken

Dokumente an einen Computer senden

Anhand der nachstehenden Schrittanweisungen können Sie an dieses Programm Dokumente senden. Während Sie im Rahmen der ersten Anweisungsfolge die erforderliche HP Digital Sender Link-Anwendung starten, werden Sie in der zweiten Anweisungsfolge das Dokument direkt vom Digital Sender absenden.

Hinweis Das Versenden von Dokumenten ist ausschließlich registrierten

Benutzern vorbehalten.

So starten Sie HP Digital Sender Link

Vergewissern Sie sich, daß auf dem Computer, an den Sie das Dokument senden wollen, HP Digital Sender Link läuft und die Empfangsfunktionen aktiviert sind.

●

Wenn das Symbol angezeigt wird, können Sie davon ausgehen, daß das Programm läuft und die Empfangsfunktionen aktiviert sind.

●

Das Symbol weist Sie darauf hin, daß das Programm zwar läuft, die Empfangsfunktionen aber deaktiviert sind. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, und wählen Sie Empfang aktivieren.

●

Wenn das Symbol überhaupt nicht angezeigt wird, läuft das Programm möglicherweise nicht. Klicken Sie sicherheitshalber auf die Start-Schaltfläche, zeigen Sie auf Programme und auf HP 9100C, und klicken Sie dann auf HP Digital Sender Link.

So senden Sie Dokumente an das Zielprogramm

1 Legen Sie das Dokument am Digital Sender gemäß der Beschrei-

bung auf Seite 22 ein.

2 Melden Sie sich gegebenenfalls an, und drücken Sie die Taste PC. 3 Wenn Ihr Name im Feld NAME nicht aufgeführt ist, geben Sie ihn ein. 4 Drücken Sie , um den Sendevorgang zu starten. 5 Das Dokument wird an Ihren Computer gesendet und in das Ziel-

programm als Datei angezeigt.

Schnelleinstieg 25

Hilfeinformationen aufrufen

Die verbleibenden Kapitel dieses Handbuchs sollen Ihnen bei der Arbeit mit dem Digital Sender, dem ABM und der HP Digital Sender Link-Anwendung behilflich sein. Das Handbuch dient auch als Referenz bei der Beseitigung eventueller Fehler. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Hilfsmittel zur Verfügung.

Kurzreferenz

In dieser Broschüre finden Sie Informationen zu den am häufigsten verwendeten Funktionen.

Online-Hilfe fü r den Digital Sender

Die Online-Hilfe des Digital Sender ist kontextsensitiv. Wenn Sie drücken, werden Hilfeinformationen zu dem auf der Bedienfeldanzeige aktiven Feld angezeigt. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail-Nachricht senden möchten und sich gerade im Feld BETREFF befinden, wird beim Drücken von in etwa folgende Meldung angezeigt:

Drücken Sie erneut , und drücken Sie dann S Online-Hilfe zu beenden.

26 Kapitel 1 – Erste Schritte

GEBEN SIE IHREN NAMEN EIN VON: BETR. AN:

BETREFF-FELD: Geben Sie hier ein Betreff für Ihre E-Mail-Nachricht ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Angaben zu bestätigen.

Hilfe

CHLIESSEN

, um die

Die ABM-Hilfe

Der ABM verfügt über eine eigene Hilfedatei. Zum Aufrufen dieser Datei wählen Sie im ABM-Hauptfenster bzw. einem beliebigen anderen Fenster mit verfügbaren Hilfeinformationen einen Befehl aus dem Menü Hilfe.

HP Digital Sender Link-Hilfe

Wenn Sie beim Ändern der Einstellungen im Applet der Systemsteuerung für HP Digital Sender Link Hilfe benötigen, wählen Sie den gewünschten Befehl aus dem Menü Hilfe.

Administrator-Handbuch

Wenn Sie weder im Benutzerhandbuch noch in der Kurzanleitung oder in der Online-Hilfe eine Anwort auf Ihre Fragen bzw. eine Lösung für ein bestimmtes Problem finden, lesen Sie im Administratorhandbuch nach, oder wenden Sie sich direkt an Ihren Administrator.

Hilfeinformationen aufrufen 27

28 Kapitel 1 – Erste Schritte

Am Digital Sender

arbeiten

Einfü hrung

Mit dem HP 9100C Digital Sender können Sie zahlreiche ein- und beidseitige Dokumente an unterschiedliche Zielanwendungen und

-geräte senden. In diesem Kapitel wird beschrieben, welche Arten von Dokumenten Sie mit dem Digital Sender versenden können, wie Sie diese einlegen und wie Sie die entsprechenden Einstellungen am Bedienfeld vornehmen können. Grundsätzlich können die Dokumente an folgende Zielanwendungen und -geräte gesendet werden:

●

E-Mail-Adressen

●

Faxadressen

●

Drucker (zum Erstellen von Kopien)

● Ihren Computer

●

HP JetSend-fähige Geräte

●

Wenn auf dem Hauptbildschirm des Digital Sender Funktionstasten für andere Netzwerkadressen oder -programme angezeigt werden, können Sie an diese Programme ebenfalls Dokumente senden.

Einführung 29

Welche Arten von Dokumenten Sie in den Digital Sender einlegen kö nnen

Der HP 9100C Digital Sender ist ein Gerät mit Blatteinzug und Flachbettauflage. Sie können mehrere Seiten (ein- oder beidseitig) in den automatischen Dokumenteneinzug (ADF) einlegen und diese zügig versenden. Auf die Glasauflage können Sie Dokumente auflegen, die für den ADF ungeeignet sind, wie z. B. Buchseiten, Zeitungsausschnitte oder sehr empfindliche bzw. sehr leichte Dokumente.

Richtlinien fü r die Verwendung des ADF

Mit Hilfe des ADF können Sie Dokumente schnell und problemlos versenden. Der ADF kann Dokumente verarbeiten, die den folgenden Vorgaben entsprechen:

●

Dokumentformate Standard Letter, A4 oder Legal.

●

Dokumentgröße 148,5 x 210 mm bis 215,9 x 355,6 mm.

●

Papiergewicht 60 bis 135 g/m2.

● Die Dokumente dürfen nicht eingerissen, perforiert oder gelocht

sein.

●

Die Dokumente müssen rechteckig oder quadratisch und in gutem Zustand sein (nicht abgegriffen, zu dünn o. ä.).

●

Die Dokumente müssen frei von Klebstoff, Korrekturflüssigkeit oder feuchter Tinte sein.

Durchschreibeformulare mit Kohlepapier dürfen nicht in den ADF eingelegt werden.

Bevor Sie ein Dokument in den ADF einlegen, ist folgendes zu beachten:

●

Gewellte oder geknitterte Dokumente müssen geglättet werden.

●

Heftklammern, Büroklammern, Haftnotizen und andere Gegenstände müssen entfernt werden.

Wenn Ihr Dokument nicht den obengenannten Vorgaben entspricht, in zu schlechtem Zustand ist oder Heftklammern u. ä. nicht entfernt werden können, versenden Sie es mit Hilfe der Glausauflage. Weitere Informationen dazu finden Sie unter „Richtlinien für die Verwendung der Glasauflage“ auf Seite 31.

30 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

Richtlinien fü r die Verwendung der Glasauflage

Dokumente, die nicht den Standardvorgaben entsprechen, sollten am besten mit Hilfe der Glasauflage versendet werden. Beispiele für solche Dokumente sind:

●

Dokumente mit einem Gewicht von unter 60 g/m2 oder über 135 g/m

●

Dokumente in ungewöhnlichen Formen oder Größen, wie z. B. Zeitungsausschnitte, Quittungen oder Visitenkarten

●

Transparentfolien

●

gummiertes Papier

●

Durchschreibeformulare mit Kohlepapier

●

alte oder abgegriffene Fotos oder Dokumente

●

eingerissene, perforierte, gelochte, gewellte oder geknitterte Dokumente

Legen Sie solche Dokumente zum Versenden nacheinander auf die Glausauflage.

Hinweis Auf die Glasplatte können Sie Dokumente mit einer maximalen Länge

von 297 mm auflegen. Längere Dokumente müssen Sie gegebenenfalls in mehreren Abschnitten versenden.

Beidseitige Dokumente senden

Beidseitige Dokumente, die den im Abschnitt „Richtlinien für die Verwendung des ADF“ auf Seite 30 beschriebenen Vorgaben entsprechen, können Sie mit Hilfe des ADF versenden. Senden Sie als erstes alle ungeradzahlig numerierten Seiten und anschließend alle geradzahlig numerierten Seiten. Der Empfänger erhält die Seiten in der richtigen Reihenfolge.

Auch mit Hilfe der Glasauflage ist es möglich, beidseitige Dokumente zu versenden.

Informationen zum Einlegen beidseitiger Dokumente finden Sie im Abschnitt „Dokumente einlegen“ auf Seite 32. Informationen zum Beenden einer beidseitigen Übertragung finden Sie jeweils am Ende der Anweisungen zum Versenden von Dokumenten an die unterschiedlichen Ziele.

Welche Arten von Dokumenten Sie in den Digital Sender einlegen können 31

Dokumente einlegen

Sie können mehrere Seiten gleichzeitig in den ADF einlegen oder die Seiten nacheinander auf die Glasauflage legen. Im Abschnitt „Welche Arten von Dokumenten Sie in den Digital Sender einlegen können“ auf Seite 30 erfahren Sie, in welchen Fällen der ADF und in welchen Fällen die Glasauflage zu verwenden ist.

VORSICHT

Bevor Sie das Dokument in den automatischen Dokumenteneinzug einlegen, sollten Sie Klebezettel, Büroklammern und ähnliche Gegenstände entfernen, die den Digital Sender beschädigen können.

So legen Sie ein Dokument in

den ADF ein

1 Klappen Sie die ADF-Einheit hoch,

und vergewissern Sie sich, daß auf der Glasauflage nichts aufliegt. Schließen Sie die ADF-Einheit wieder.

2 Legen Sie das Dokument (bis zu

50 Seiten) mit der Vorderseite nach oben bis zum Anschlag in die ADFEinheit. Richten Sie den Stapel mittig zwischen den Dokumentenführungen aus.

3 Stellen Sie die Dokumentenfüh-

rungen so ein, daß sie an den Rändern des Dokuments anliegen.

4 Passen Sie die Auflage der Doku-

mentausgabe gegebenenfalls an das richtige Papierformat an.

5 Stellen Sie am Digital Sender ein, ob

Sie ein ein- oder beidseitiges Dokument senden möchten. Drücken Sie

-/B

dafür die Taste E die LED unter dem entsprechenden Symbol leuchtet.

6 Fahren Sie mit dem Abschnitt

„Anmelden“ auf Seite 34 fort.

EIDSEITIG

, bis

32 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

So legen Sie ein Dokument auf die Glasauflage auf

1 Klappen Sie die ADF-Einheit hoch. 2 Legen Sie das Dokument mit der

Vorderseite nach unten und der Oberkante nach hinten auf die Glasauflage auf.

3 Richten Sie das Dokument an der

rechten oberen Ecke der Glasauflage aus.

4 Schließen Sie die ADF-Einheit

wieder.

5 Fahren Sie mit dem Abschnitt

„Anmelden“ auf Seite 34 fort.

Dokumente einlegen 33

Anmelden

Wenn in der Bedienfeldanzeige der Hauptbildschirm eingeblendet wird, sind die Gastrechte aktiviert, so daß Sie sich nicht anmelden müssen. Fahren Sie in diesem Fall mit dem folgenden Abschnitt, „Die nächsten Schritte“, fort.

Wenn im Bedienfeld der HP 9100C-Anmeldebildschirm angezeigt wird, können nur registrierte Benutzer mit dem Digital Sender arbeiten. Sie können erst fortfahren, nachdem Sie sich als registrierter Benutzer angemeldet haben.

So melden Sie sich als registrierter Benutzer an

1 Geben Sie im Feld NAME des HP 9100C-Anmeldebildschirms

Ihren registrierten Benutzernamen ein, und drücken Sie dann .

2 Wenn in Ihrem Benutzerprofil ein Kennwort festgelegt wurde,

geben Sie dieses im Feld KENNWORT ein. Bei Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, so daß Sie genau die im Benutzerprofil definierte Schreibweise verwenden müssen.

3 Drücken Sie . Nachdem Sie sich als registrierter Benutzer angemeldet haben,

können Sie auf die Funktionen des Bedienfeldes, auf die öffentlichen Adreßbücher und auf Ihre persönlichen Adreßbücher zugreifen. Mit Hilfe der auf Ihrem Computer installierten ABM-Anwendung können Sie ferner auf detaillierte Daten im Übertragungsprotokoll zugreifen.

Die nä chsten Schritte

Wenn Sie mit dem Definieren von Größen- und Qualitätseinstellungen noch nicht vertraut sind, lesen Sie zunächst den Abschnitt „Einstellungen ändern“ auf Seite 35. Fahren Sie dann, je nach gewünschter Option, mit einem der folgenden Abschnitte fort:

●

Dokumente per E-Mail versenden

●

Dokumente faxen

●

Dokumente kopieren

●

Dokumente an einen Computer senden

●

Dokumente an ein anderes Programm senden (wenn vom Systemadministrator aktiviert)

● Dokumente an ein HP JetSend-fähiges Gerät senden

34 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

Einstellungen ä ndern

Nachdem Sie ein Ziel ausgewählt haben, wird unten rechts in der Bedienfeldanzeige die standardmäßig vorgegebene bzw. die aktuelle Qualitätseinstellung angezeigt. Wenn diese Einstellung für das zu sendende Dokument nicht korrekt ist oder wenn Sie die Größeneinstellungen für die Seite noch einmal überprüfen möchten, folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.

Größ eneinstellungen auswä hlen

Zur Auswahl stehen die Formate Letter, A4 und Legal. Hat Ihr Dokument ein anderes Format, wählen Sie das Format, welches Ihrem Dokument am ehesten entspricht.

So wä hlen Sie die Größ eneinstellungen

1 Drücken Sie die Taste E

stellungen für Qualitä t werden angezeigt.

2 Drücken Sie die Taste , bis die Formatoptionen angezeigt

werden.

3 Wählen Sie mit den Tasten bzw. die Einstellung A4, Letter

oder Legal.

, um die Auswahl zu speichern und den Ein-

4 Drücken Sie O

stellungsbildschirm wieder zu verlassen.

INSTELLUNGEN

. Die aktuellen Ein-

Einstellungen ändern 35

Qualitä tseinstellungen auswä hlen

In der nachstehenden Tabelle sind die möglichen Qualitätseinstellungen aufgeführt. Wählen Sie die Option, die Ihrem Dokumenttyp am ehesten entspricht. Möchten Sie beispielsweise einen Bericht per Fax versenden, der ein mehrfarbiges Kreisdiagramm enthält, wählen Sie die Einstellung Farbdokument. Das Dokument wird zwar nicht in Farbe übermittelt, die Übertragungsqualität ist jedoch für diesen Dokumenttyp optimal.

Einstellung Dokumenttyp Funktion

Farbdokument Die Vorlage enthält Text und Grafiken

oder besteht aus einer Mischung aus Farb- und Schwarzweißbereichen.

SW-Dokument Die Vorlage ist schwarzweiß oder enthält Text,

der klar und deutlich übertragen werden muß.

Farb-/SW-Foto Die Vorlage ist ein Foto

oder den Farben und Grauschattierungen kommt eine sehr große Bedeutung zu.

Tex t (f e in – OCR) Die Vorlage enthält Text, der unter Verwendung

von OCR-Software in editierbaren Text konvertiert werden soll.

Foto (hohe Auflösung) Die Volage ist eine Fotografie oder Grafik, die

reproduziert werden soll.

Versand per E-Mail Versand per Fax Kopieren Versand an PC Versand an anderes Programm Versand an HP JetSend-

fähiges Gerät

Versand per E-Mail Versand per Fax Kopieren Versand an PC Versand an anderes Programm Versand an HP JetSend-

fähiges Gerät

Versand per E-Mail Versand per Fax Kopieren Versand an PC Versand an anderes Programm Versand an HP JetSend-

fähiges Gerät

Versand an anderes Programm

So wä hlen Sie die Qualitä tseinstellungen

1 Drücken Sie die Taste E

lungen für Qualitä t werden angezeigt.

2 Wählen Sie mit Hilfe der Tasten und die gewünschte

Option aus. (Wenn Sie die Taste gedrückt halten, werden die einzelnen Größeneinstellungen nacheinander ausgewählt.)

3 Drücken Sie die Taste O

Einstellungsbildschirm wieder zu verlassen.

36 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

INSTELLUNGEN

, um die Auswahl zu speichern und den

. Die aktuellen Einstel-

Dokumente per E-Mail versenden

Wenn auf dem Hauptbildschirm die Funktionstaste E-M

angezeigt

AIL

wird, können Sie Dokumente direkt an E-Mail-Adressen versenden. Beim Versenden von E-Mails vom Digital Sender aus wird eine Nachricht erstellt und Ihr Dokument als PDF-Datei angehängt.

Wenn Sie am Digital Sender eine E-Mail-Nachricht erstellen, werden die Felder AN, BETREFF und VON angezeigt. In das Feld AN müssen Sie die Zieladressen eingeben. Im Feld CC können Sie weitere Zieladressen eingeben. Im Feld BETREFF können Sie einen Betreff für die Nachricht eingeben. Tun Sie dies nicht, wird in diesem Feld möglicherweise ein vom Systemadministrator festgelegter Standardbetreff angezeigt.

Je nachdem, welche Sicherheitsstufe der Administrator festgelegt hat, können Sie den Text im Feld VON ändern oder müssen den vorgegebenen Namen übernehmen.

Tip Wenn Sie vor dem Versenden des Dokuments per E-Mail noch Textno-

tizen einfügen möchten, senden Sie es zuerst an das Zielprogramm. Anschließend können Sie das Dokument per E-Mail von Ihrem Computer versenden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Dokumente an einen Computer senden“ auf Seite 44.

E-Mail-Adressen auswä hlen

E-Mail-Adressen können am Digital Sender wie folgt ausgewählt werden:

●

Geben Sie die E-Mail-Adresse manuell ein.

●

Geben Sie über die Tastatur den Anfang des Namens zu einer E-Mail-Adresse oder einer Verteilerliste ein, die in den öffentlichen oder Ihren persönlichen Adreßbüchern gespeichert ist. Der Name wird während der Eingabe vom Digital Sender automatisch ergänzt.

●

Geben Sie den Anfang einer auf einem LDAP-Server gespeicherten E-Mail-Adresse ein. Hat der Administrator den Digital Sender für den Betrieb mit diesem LDAP-Server konfiguriert, wird die Taste S

angezeigt. Drücken Sie die Taste S

UCHEN

wählen Sie eine Zieladresse aus der angezeigten Liste aus. Sie können auch die Tastenkombination S

HIFT+SUCHEN

um auf die erweiterten Suchoptionen zuzugreifen. Wenn zu viele übereinstimmende Einträge vorhanden sind,

wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Drücken Sie die

BBRUCHTASTE

, um die Liste mit den gefundenen Adressen durchzublättern. Sie können die Suche aber auch weiter einschränken und noch einmal beginnen.

Dokumente per E-Mail versenden 37

, und

drücken,

So senden Sie Dokumente an E-Mail-Adressen

Hinweis Bevor Sie das Dokument mit Hilfe der Taste senden, können Sie

drücken, um zum Hauptbildschirm zurückzukehren, ohne

ACK

oder B die Einstellungen zu speichern.

1 Melden Sie sich gegebenenfalls an, und drücken Sie die Taste

AIL

E-M

2 Wenn Ihr Name im Feld VON nicht aufgeführt ist, geben Sie Ihren

Namen oder Ihre E-Mail-Adresse über die Tastatur ein.

3 Drücken Sie . 4 Wenn Sie als registrierter Benutzer eingerichtet sind oder Ihr

Benutzername kennwortgeschützt ist, wird ein Dialogfeld angezeigt. Geben Sie Ihr Kennwort ein, und drücken Sie .

5 Um eine Nachricht in das Feld BETREFF einzufügen, geben Sie

diese über die Tastatur ein.

6 Drücken Sie . 7 So fügen Sie eine E-Mail-Adresse oder eine Verteilerliste in das

Feld AN ein:

• Geben Sie die aktuelle Adresse über die Tastatur ein.

• Geben Sie den Anfang des Namens zu einer in einem Adreß-

buch gespeicherten E-Mail-Adresse oder Verteilerliste ein. Der Name wird während der Eingabe vom Digital Sender automatisch ergänzt.

• Geben Sie den Anfang einer auf einem LDAP-Server

gespeicherten E-Mail-Adresse ein. Drücken Sie anschließend

. Wählen Sie die gewünschte Adresse mit Hilfe der

UCHEN

Taste oder aus, und drücken Sie O

8 Drücken Sie . Die Zieladresse wird im Fenster unterhalb des

Feldes AN angezeigt.

9 Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7, bis alle gewünschten Ziel-

adressen im Fenster unterhalb des Feldes AN aufgelistet sind. Mit Hilfe der Tasten und können Sie die Liste durchblättern.

Hinweis Wenn Sie eine E-Mail-Adresse aus der Liste entfernen möchten,

drücken Sie , um in das Listenfeld zu gelangen. Wählen Sie die Zieladresse mit Hilfe der Tasten und aus, und drücken Sie .

38 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

10 So senden Sie eine Kopie der E-Mail an eine andere Adresse:

. Drücken Sie , um CC zu wählen, und

a Drücken Sie A

drücken Sie dann O

b Geben Sie im Feld CC eine E-Mail-Adresse ein, oder wählen

Sie eine E-Mail-Adresse aus dem Adreßbuch aus.

c Drücken Sie . Die E-Mail-Adresse wird mit dem Präfix

„CC:“ unterhalb des Feldes CC angezeigt.

11 Die aktuellen Qualitätseinstellungen sehen Sie oben rechts in der

Anzeige. Hinweise zum Ändern der Qualitäts- und Formateinstellungen finden Sie im Abschnitt „Einstellungen ändern“ auf Seite 35.

12 Drücken Sie , um das Dokument zu senden.

• Wenn Sie ein einseitiges Dokument mit dem ADF versenden,

ist der Vorgang hiermit beendet.

• Wenn Sie ein beidseitiges Dokument mit dem ADF versenden,

warten Sie, bis die erste Seite vom Gerät vollständig gelesen wurde. Legen Sie das Dokument anschließend mit der anderen Seite nach oben ein, und drücken Sie erneut .

• Wenn Sie die Glasauflage verwenden, entfernen Sie die Seite,

nachdem Sie vom Gerät gelesen wurde. Legen Sie anschließend die nächste Seite mit der Vorderseite nach unten auf die Glasauflage auf, und drücken Sie . Nachdem alle Seiten eingelesen wurden, drücken Sie die Taste S

ENDEN

Hinweis Die Überprüfung der E-Mail-Adresse erfolgt nicht durch den Digital

Sender, sondern durch den E-Mail-Server Ihres Unternehmens. Die Benachrichtigung über ungültige Adressen erfolgt somit nicht durch den Digital Sender, sondern durch das Übertragungsprotokoll. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Mit dem Übertragungsprotokoll arbeiten“ auf Seite 72.

Dateianlagen im PDF-Format lesen

E-Mail-Dateianlagen im PDF-Format können mit Hilfe des Adobe Acrobat Reader gelesen werden. Dieses Programm ist mittlerweile sehr verbreitet. Sofern die Empfänger Ihrer E-Mail-Nachrichten den Reader noch nicht installiert haben, können sie ihn für Windows oder Macintosh kostenlos von der Adobe-Web-Site (www.adobe.com) herunterladen.

Nach der Installation des Acrobat Reader können PDF-Dateien unter Windows per Doppelklick gelesen werden. Um eine PDF-Datei auf dem Macintosh zu lesen, starten Sie den Reader, klicken Sie im Menü Ablage auf Ö ffnen, und wählen Sie anschließend die gewünschte Datei aus.

Dokumente per E-Mail versenden 39

Dokumente per Fax versenden

Wenn auf dem Hauptbildschirm die Funktionstaste FAX angezeigt wird, können Sie Dokumente vom Digital Sender aus direkt an Faxadressen versenden. Faxadressen können Sie wie folgt auswählen:

● Geben Sie die Faxnummern manuell ein.

●

Geben Sie den Anfang des Namens zu einer im Adreßbuch Ö ffentliches Fax gespeicherten Faxnummer über die Tastatur ein. Der Name wird während der Eingabe vom Digital Sender automatisch ergänzt.

Als registrierter Benutzer können Sie per E-Mail über das Ergebnis der Faxübertragung informiert werden. (Das ist nur möglich, wenn die LAN-Faxprogramme Ihres Unternehmens eine solche Benachrichtigung unterstützen und wenn dies vom Systemadministrator aktiviert wurde.)

Tip Wenn in Ihrem Netzwerk kein LAN-Faxprogramm installiert ist, Ihr

Rechner jedoch lokal über ein Faxprogramm verfügt, senden Sie das Dokument an das Zielprogramm. Anschließend können Sie das Fax von dort aus versenden. (Dies ist nur möglich, wenn das Faxprogramm mit Zielprogramm kompatibel ist.) Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Dokumente an einen Computer senden“ auf Seite 44.

Senden Sie an Zielprogramm auch gescannte Dokumente, an die Sie vor dem Versenden als PC-Fax Textnotizen anfügen möchten.

So versenden Sie Dokumente per Fax

Hinweis Bevor Sie das Dokument mit Hilfe der Taste senden, können Sie

drücken, um zum Hauptbildschirm zurückzukehren, ohne

ACK

oder B die Einstellungen zu speichern.

1 Melden Sie sich gegebenenfalls an, und drücken Sie F 2 So geben Sie im Feld FAX eine Faxnummer ein:

• Geben Sie die Faxnummer über die Tastatur ein.

• Geben Sie den Namen zu einer im Adreßbuch Ö ffentliches

Fax gespeicherten Faxnummer über die Tastatur ein. Der Name wird während der Eingabe vom Digital Sender automatisch ergänzt.

40 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

3 Drücken Sie . Die Faxnummer wird im Fenster unterhalb des

Feldes FAX angezeigt.

4 Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis alle gewünschten Fax-

nummern im Fenster unterhalb des Feldes FAX aufgelistet sind. (Sie können bis zu 64 Faxadressen hinzufügen.) Mit Hilfe der Tasten und können Sie die Liste durchblättern.

Hinweis Möchten Sie eine Faxnummer aus dieser Liste entfernen, drücken Sie

, um in das Listenfeld zu gelangen. Wählen Sie die Faxnummer mit

Hilfe der Tasten bzw. aus, und drücken Sie .

5 Wenn Sie als registrierter Benutzer eingerichtet sind und per

E-Mail eine Bestätigung der Faxübertragung erhalten möchten, drücken Sie die Taste , bis Sie zum Feld NACHRICHT gelangen, und geben Sie Ihren Benutzernamen ein (sofern er nicht bereits eingegeben ist).

6 Die aktuellen Qualitätseinstellungen sehen Sie oben rechts in der

Anzeige. Hinweise zum Ändern der Qualitäts- und Formateinstelllungen finden Sie im Abschnitt „Einstellungen ändern“ auf Seite 35.

7 Drücken Sie , um das Dokument zu senden.

• Wenn Sie ein einseitiges Dokument mit dem ADF versenden,

ist der Vorgang hiermit beendet.

• Wenn Sie ein beidseitiges Dokument mit dem ADF versenden,

warten Sie, bis die erste Seite vom Gerät vollständig gelesen wurde. Legen Sie das Dokument anschließend mit der anderen Seite nach oben ein, und drücken Sie erneut .

• Wenn Sie die Glasauflage verwenden, entfernen Sie die Seite,

ENDEN

Wenn die Zielnummer besetzt ist, wird die Wahl so oft wiederholt, wie im LAN-Faxprogramm angegeben.

Hinweis Die Überprüfung der Zielfaxnummern erfolgt nicht durch den Digital

Sender, sondern durch den LAN-Faxserver Ihres Unternehmens. Die Benachrichtigung über ungültige Adressen erfolgt somit nicht durch den Digital Sender, sondern durch das Übertragungsprotokoll. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Mit dem Übertragungsprotokoll arbeiten“ auf Seite 72.

Dokumente per Fax versenden 41

Dokumente kopieren

Wenn auf dem Hauptbildschirm die Funktionstaste K

OPIEREN

angezeigt wird, können Sie Dokumente zum Kopieren an einen Netzwerkdrucker senden. Der Kopierdienst kann nur genutzt werden, wenn der Drucker vom Systemadministrator für den Betrieb mit dem Digital Sender konfiguriert worden ist.

Beachten Sie beim Kopieren von Dokumenten mit dem Drucker folgende Hinweise:

●

Der HP 9100C Digital Sender kann Druckaufträge jeweils nur an einen Drucker senden.

●

Es ist zwar möglich, mehrere Kopien eines Dokuments zu versenden, die Kopien können jedoch nicht sortiert werden. Wenn Sie mehrere Kopien erstellen möchten, drucken Sie zunächst die erste Seite in der gewünschten Anzahl, anschließend die zweite Seite usw.

●

Nicht alle Farbdrucker sind in der Lage, vom Digital Sender gesendete Farbdokumente zu drucken. Wenn Sie über einen Farbdrucker verfügen, überprüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Systemadministrator, ob Ihr Drucker vom Digital Sender gesendete Farbdokumente drucken kann.

Tip Wenn Sie die Kopien gern sortiert ausdrucken möchten oder wenn

Ihr Netzwerk-Farbdrucker für das Erstellen von Farbkopien nicht verfügbar ist, senden Sie das Dokument an Zielprogramm, und drucken Sie es von dort aus. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Dokumente an einen Computer senden“ auf Seite 44.

42 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

So kopieren Sie Dokumente

Hinweis Bevor Sie das Dokument mit Hilfe der Taste senden, können Sie

drücken, um zum Hauptbildschirm zurückzukehren, ohne

ACK

oder B die Einstellungen zu speichern.

1 Melden Sie sich gegebenenfalls an, und drücken Sie K

OPIEREN

2 Wählen Sie mit Hilfe der Tasten und den Drucker aus, auf

dem die Kopien ausgegeben werden sollen, und drücken Sie .

3 Geben Sie im Feld Kopien an, wie viele Kopien erstellt werden

sollen.

4 Die aktuellen Qualitätseinstellungen sehen Sie oben rechts in der

Anzeige. Hinweise zum Ändern der Qualitäts- und Formateinstellungen finden Sie im Abschnitt „Einstellungen ändern“ auf Seite 35.

5 Drücken Sie , um das Dokument zu senden.

• Wenn Sie ein einseitiges Dokument mit dem ADF versenden, ist der Vorgang hiermit beendet.

• Wenn Sie ein beidseitiges Dokument mit dem ADF versenden, warten Sie, bis die erste Seite vom Gerät vollständig gelesen wurde. Legen Sie das Dokument anschließend mit der anderen Seite nach oben ein, und drücken Sie erneut .

• Wenn Sie die Glasauflage verwenden, entfernen Sie die Seite, nachdem Sie vom Gerät gelesen wurde. Legen Sie anschließend die nächste Seite mit der Vorderseite nach unten auf die Glasauflage auf, und drücken Sie . Nachdem alle Seiten eingelesen wurden, drücken Sie die Taste S

ENDEN

Dokumente kopieren 43

Dokumente an einen Computer senden

Wenn auf dem Hauptbildschirm die Funktionstaste PC angezeigt wird, können Sie Dokumente an einen Computer senden.

Beachten Sie dabei folgende wichtige Hinweise:

● Dokumente können nur an Computer gesendet werden, deren

Anwender als registrierte Benutzer eingerichtet sind. (Sind Sie beispielsweise kein registrierter Benutzer, können Sie an Ihren Computer kein Dokument senden.)

●

Der HP 9100C Digital Sender kann Dokumente jeweils nur an einen bestimmten Computer senden.

●

Der Computer, an den Sie das Dokument senden, muß eingeschaltet sein, und die Digital Sender Link-Software muß aktiviert sein.

So starten Sie HP Digital Sender Link

Vergewissern Sie sich, daß auf dem Computer, an den Sie das Dokument senden wollen, HP Digital Sender Link läuft und die Empfangsfunktionen aktiviert sind.

●

Wenn das Symbol angezeigt wird, können Sie davon ausgehen, daß das Programm läuft und die Empfangsfunktionen aktiviert sind.

●

Das Symbol weist Sie darauf hin, daß das Programm zwar läuft, die Empfangsfunktionen jedoch deaktiviert sind. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, und wählen Sie Empfang aktivieren.

●

Wenn das Symbol überhaupt nicht angezeigt wird, läuft das Programm möglicherweise nicht. Klicken Sie sicherheitshalber auf die Schaltfläche Start, zeigen Sie auf Programme und auf HP 9100C, und klicken Sie dann auf HP Digital Sender Link.

Ist das Programm aktiviert, doch das dazugehörige Symbol wird nicht angezeigt, überprüfen Sie durch Doppelklicken auf das Symbol HP Digital Sender Link in der Windows-Systemsteuerung, ob die Empfangsfunktionen aktiviert sind. Klicken Sie auf die Registerkarte Inbox, und klicken Sie gegebenenfalls auf das Kontrollkästchen Empfang aktivieren, um die Option zu aktivieren.

44 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

So senden Sie Dokumente an Ihren Computer

Hinweis Bevor Sie das Dokument mit Hilfe der Taste senden, können Sie

drücken, um zum Hauptbildschirm zurückzukehren, ohne

ACK

oder B die Einstellungen zu speichern.

1 Melden Sie sich gegebenenfalls beim Digital Sender an, und

drücken Sie PC.

2 Wenn Ihr Name im Feld NAME aufgeführt ist, fahren Sie mit dem

nächsten Schritt fort.

- ODER -

Geben Sie im Feld NAME Ihren Namen ein. (Möchten Sie das Dokument an den Computer eines anderen Benutzers senden, geben Sie dessen Namen ein.)

3 Die aktuellen Qualitätseinstellungen sehen Sie oben rechts in der

Anzeige. Hinweise zum Ändern der Qualitäts- und Formateinstellungen finden Sie im Abschnitt „Einstellungen ändern“ auf Seite 35.

4 Drücken Sie , um das Dokument zu senden.

• Wenn Sie ein einseitiges Dokument mit dem ADF versenden, ist der Vorgang hiermit beendet.

ENDEN

Wenn das Dokument an Ihrem Computer ankommt, wird es als Datei in Ihrer Empfangs-Inbox gespeichert. Sie können das Dokument im Zielprogramm oder einem anderen im Benutzerprofil angegebenen Programm anzeigen und bearbeiten, das den jeweiligen Dateityp unterstützt.

Dokumente an einen Computer senden 45

Dokumente an andere Programme senden

Wenn Funktionstasten für die Verwendung mit Ordnern im Netzwerk angezeigt werden, können Sie Dokumente an diese Adressen senden und anschließend mit bestimmten Programmen aufrufen und bearbeiten.

So senden Sie Dokumente an ein anderes Programm

Hinweis Bevor Sie das Dokument mit Hilfe der Taste senden, können Sie

drücken, um zum Hauptbildschirm zurückzukehren, ohne

ACK

oder B die Einstellungen zu speichern.

1 Melden Sie sich gegebenenfalls am Digital Sender an. 2 Drücken Sie die Funktionstaste für die gewünschte Zieladresse.

(Diese Funktionstasten werden vom Systemadministrator benannt.) Wird die gewünschte Zieladresse in der unteren Zeile der Anzeige nicht angezeigt, fügen Sie sie mit Hilfe der Tasten und in die untere Zeile ein.

3 Verwenden Sie die Tasten und , um ein Sekundärziel aus der

Liste auszuwählen.

4 Die aktuellen Qualitätseinstellungen sehen Sie oben rechts in der

Anzeige. Hinweise zum Ändern der Qualitäts- und Formateinstellungen finden Sie im Abschnitt „Einstellungen ändern“ auf Seite 35.

5 Drücken Sie , um das Dokument zu senden.

• Wenn Sie ein einseitiges Dokument mit dem ADF versenden, ist der Vorgang hiermit beendet.

46 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

ENDEN

Dokumente an HP JetSend-fä hige Gerä te senden

Wenn die Funktionstaste JETS

angezeigt wird, können Sie

END

Dokumente an JetSend-fähige Geräte senden. HP JetSend ist eine in Drucker- und Scanner-Firmware sowie

Computer-Software integrierte Kommunikationstechnologie. HP JetSend-fähige Geräte können direkt über das Netzwerk miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Diese Funktion ist von Servern und Programmen unabhängig.

Der Digital Sender ist ein HP JetSend-fähiges Gerät. Mit folgenden Gerätetypen können Sie die HP JetSend-Funktionen nutzen:

●

HP JetSend-fähige Drucker in Ihrem Firmen-Intranet;

●

Computer mit installierter HP JetSend für Windows-Software. Die HP JetSend-Software für Windows NT bzw. 95 kann kostenlos von der HP JetSend-Web-Site unter http://www.jetsend.hp.com heruntergeladen werden.

Bei beiden Gerätetypen ist eine gültige TCP/IP-Adresse erforderlich.

HP JetSend-fä hige Gerä te auswä hlen oder hinzufü gen

Drücken Sie am Digital Sender die Taste JETS HP JetSend-fähigen Geräte anzuzeigen. (In der Liste können bis zu 64 Geräte aufgeführt sein.) Sie können ein Gerät aus der Liste auswählen bzw. ein Gerät hinzufügen.

, um eine Liste der

END

So fü gen Sie ein Gerä t in die Liste ein

1 Drücken Sie die Taste J

ETSEND

fähigen Geräte wird angezeigt.

2 Drücken Sie die Taste N

3 Geben Sie den DNS-Namen oder die IP-Adresse des hinzuzu-

fügenden HP JetSend-fähigen Gerätes ein. Fragen Sie gegebenenfalls Ihren Systemadministrator nach diesen Angaben.

. Das Gerät wird in die Liste eingefügt.

4 Drücken Sie O

Hinweis Wenn die Liste 64 Geräte enthält, wird die Taste N

angezeigt. Neue Geräte können Sie erst hinzufügen, nachdem Sie mindestens ein Gerät von der Liste entfernt haben. Um ein Gerät aus der Liste zu entfernen, markieren Sie es mit Hilfe der Tasten und , und drücken Sie anschließend die Taste L

Dokumente an HP JetSend-fähige Geräte senden 47

. Die Liste der HP JetSend-

ÖSCHEN

nicht mehr

So senden Sie Dokumente an HP JetSend-fä hige Gerä te

Hinweis Bevor Sie das Dokument mit Hilfe der Taste senden, können Sie

drücken, um zum Hauptbildschirm zurückzukehren, ohne

ACK

oder B die Einstellungen zu speichern.

1 Melden Sie sich gegebenenfalls am Digital Sender an. 2 Drücken Sie die Taste J

ETSEND

3 So wählen Sie ein HP JetSend-fähiges Gerät aus:

• Wählen Sie mit Hilfe der Tasten und ein Gerät aus der Liste aus, und drücken Sie .

• Fügen Sie ein neues Gerät in die Liste ein. (Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „So fügen Sie ein Gerät in die Liste ein“ auf Seite 47.)

4 Die aktuellen Qualitätseinstellungen sehen Sie oben rechts in der

Anzeige. Hinweise zum Ändern der Qualitäts- und Formateinstelllungen finden Sie im Abschnitt „Einstellungen ändern“ auf Seite 35.

5 Drücken Sie , um das Dokument zu senden.

• Wenn Sie ein einseitiges Dokument mit dem ADF versenden, ist der Vorgang hiermit beendet.

ENDEN

48 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

Das nä chste Dokument senden

Nachdem ein Dokument erfolgreich gesendet wurde, erscheint wieder der zuvor verwendete Funktionsbildschirm (z. B. E-Mail oder Fax angezeigt) mit den aktuellen Einstellungen. Möchten Sie an dieselbe Funktion ein weiteres Dokument senden, legen Sie das Dokument ein, wählen Sie die neue Zieladresse, und drücken Sie .

Mit der Taste können Sie alle Einstellungen wieder auf die Standardwerte zurücksetzen und andere Funktionen wählen. Sie kehren dann wieder zum Hauptbildschirm zurück.

Das nächste Dokument senden 49

50 Kapitel 2 – Am Digital Sender arbeiten

Mit dem HP Address

Book Manager arbeiten

Einfü hrung

Den HP Address Book Manager (ABM) können Sie verwenden, wenn er auf Ihrem Computer installiert ist und Sie als registrierter Benutzer eingerichtet wurden. Mit dem ABM können Sie folgende Funktionen ausführen:

●

Daten aus öffentlichen Adreßbüchern und Ihren persönlichen Adreßbüchern anzeigen

●

Daten im Adreßbuch Ö ffentliches Fax ändern

●

Ihr registriertes Benutzerprofil hinzufügen oder ändern

●

Daten in Ihren persönlichen Adreßbüchern ändern

●

die Darstellung des ABM auf Ihrem Computer ändern

●

das Übertragungsprotokoll anzeigen

●

Sicherungskopien persönlicher Adreßbücher erstellen und diese wiederherstellen

●

den ABM für einen anderen Digital Sender verwenden

Einführung 51

Einfü hrung in die Arbeit mit Adreß bü chern

Der ABM enthält folgende Adreßbücher:

●

Ihr Adreß buch

Innerhalb Ihres Adreßbuchs befindet sich Ihr persönliches E-MailAdreßbuch und Ihr persönliches Adreßbuch mit E-Mail-Verteilerlisten. Zugriff auf Ihre persönlichen Adreßbücher hat außer Ihnen nur der Administrator.

●

Ö ffentliche E-Mail

Enthält E-Mail-Adressen, die allen Benutzern zur Verfügung stehen. In diesem Adreßbuch kann nur der Administrator Änderungen vornehmen.

●

Ö ffentliche Verteilerlisten (E-Mail)

Enthält vordefinierte E-Mail-Adreßgruppen, die allen Benutzern zur Verfügung stehen. In diesem Adreßbuch kann nur der Administrator Änderungen vornehmen.

●

Ö ffentliches Fax

Enthält Faxnummern, die allen Benutzern zur Verfügung stehen. In diesem Adreßbuch können neben dem Administrator auch alle registrierten Benutzer Änderungen vornehmen.

●

Ö ffentliche Drucker

Enthält die Netzwerkdrucker, auf die Sie vom Digital Sender aus Zugriff haben, um Kopien von Dokumenten zu erstellen. In diesem Adreßbuch kann nur der Administrator Änderungen vornehmen.

Wenn Sie am Digital Sender ein Dokument per Fax oder E-Mail versenden möchten, wird auf die Adressen im öffentlichen und in Ihrem persönlichen Adreßbuch zugegriffen.

52 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Ihr Benutzerprofil

Für den Digital Sender können zwei verschiedene Benutzertypen definiert werden: registrierte Benutzer und Gastbenutzer. Registrierte Benutzer benötigen ein eingerichtetes Benutzerprofil und haben Zugriff auf alle Funktionen. Gastbenutzer benötigen zwar kein Benutzerprofil, haben aber auch nicht Zugriff auf alle Funktionen.

Registrierte Benutzer

Als registrierter Benutzer verfügen Sie über folgende Berechtigungen:

●

Sie können mit dem Digital Sender auch dann arbeiten, wenn der Administrator die Gastrechte deaktiviert hat.

●

Sie können Dokumente an Ihren Computer senden. Ohne registriertes Benutzerprofil ist das Senden von Dokumenten an den eigenen Computer nicht möglich.

●

Innerhalb des ABM haben Sie die Berechtigung, im Adreßbuch Ö ffentliches Fax Faxnummern einzufügen, zu ändern und zu löschen.

●

Sie können festlegen, daß der Digital Sender Sie per E-Mail über den Status der von Ihnen gesendeten Fax- oder E-MailNachrichten informiert. (Voraussetzung ist allerdings, daß diese Statusmitteilung von Ihrem E-Mail- oder LAN-Faxprogramm unterstützt wird.)

Wenn Sie als registrierter Benutzer eingerichtet werden möchten, lesen Sie die Hinweise im Abschnitt „Registrierte Benutzerprofile hinzufügen“ auf Seite 54.

Ihr Benutzerprofil 53

Gastbenutzer

Als Gastbenutzer können Sie den Digital Sender nur dann verwenden, wenn die Gastrechte durch den Administrator nicht deaktiviert wurden.

Wenn die Gastrechte aktiviert sind, können Sie mit dem Digital Sender arbeiten und in den Adreßbüchern Ö ffentliche E-Mail, Ö ffentliche Verteilerliste und Ö ffentliches Fax Adressen auswählen. Allerdings stehen Ihnen keine persönlichen E-Mail-Adreßbücher und Verteilerlisten zur Verfügung. Außerdem haben Sie nicht die Möglichkeit, Daten in den Adreßbüchern mit dem ABM zu ändern oder andere ABM-Funktionen auszuführen.

Als Gastbenutzer sind Sie nicht berechtigt, Dokumente an Ihren Computer zu senden. Auch eine E-Mail-Benachrichtung über den Status der von Ihnen gesendeten Fax- oder E-Mail-Nachrichten durch den Digital Sender ist in diesem Fall nicht möglich.

Registrierte Benutzerprofile hinzufü gen

Wenn durch Sie oder den Administrator bereits ein registriertes Benutzerprofil für Sie eingerichtet wurde, brauchen Sie das Profil nicht noch einmal hinzuzufügen. Andernfalls lesen Sie die Hinweise im Abschnitt „Registrierte Benutzerprofile hinzufügen“ auf Seite 13.

54 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Registrierte Benutzerprofile ä ndern

In Ihrem eigenen registrierten Benutzerprofil können Sie Ihr Kennwort ändern und angeben, ob Sie über den Status von E-Mail-Nachrichten informiert werden möchten und welches Dateiformat Dokumente haben sollen, die an Ihren Computer gesendet werden. Sie können auch Ihren Benutzernamen, Ihre Computer- und E-Mail-Adresse ändern, benötigen für diese Änderungen jedoch eventuell die Bestätigung des Administrators.

Auf zwei Teile Ihres Benutzerprofils, die Kontrollkästchen Konto

aktiviert und E-Mail-Adresse zu ö ffentlichem Adreß buch hinzufü gen, hat nur der Administrator Zugriff.

Hinweis Einer der Werte, die Sie ändern können, ist der Eintrag im Feld

Kennwort. Die Angabe eines Kennworts ist nicht zwingend erfor-

derlich. Wenn Sie jedoch kein Kennwort festlegen, können sich andere Benutzer unter Ihrem Namen am Digital Sender anmelden, auf die Daten in Ihren persönlichen Adreßbüchern zugreifen und unter Ihrem Namen E-Mail-Nachrichten versenden.

So ä ndern Sie ein registriertes Benutzerprofil

1 Melden Sie sich beim ABM an. (Weitere Informationen finden Sie

im Abschnitt „HP Address Book Manager starten“ auf Seite 56.)

2 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster auf den Ordner für Ihren

Benutzernamen.

3 Klicken Sie im Menü Datei auf Eigenschaften. 4 Um den Dateityp festzulegen, der den an Ihren Computer gesen-

deten Dokumenten standardmäßig zugeordnet wird, geben Sie im Feld Dateiformat „.pdf“ oder „.tif“ ein.

5 Wenn Sie darüber benachrichtigt werden möchten, ob der Digital

Sender Ihre E-Mail-Nachrichten erfolgreich versendet hat, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Empfangsbestä tigung.

Hinweis Sie können Bestätigungen nur empfangen, wenn Ihr E-Mail-Server

und die Links zwischen Ihrem E-Mail-System und dem E-Mail-System des Empfängers das Anfordern und Empfangen von Bestätigungen (Delivery Service Notification; DSN) unterstützen.

6 Nehmen Sie in den anderen Feldern die gewünschten

Änderungen vor.

7 Klicken Sie auf Ä ndern, um die Änderungen zu bestätigen.

Ihr Benutzerprofil 55

HP Address Book Manager starten

Beim Starten des ABM werden Sie in einem Dialogfeld aufgefordert sich anzumelden. Dazu müssen Sie den DNS-Namen oder die IP(Internet-Protokoll)-Adresse des Digital Servers kennen, mit dem Sie arbeiten möchten. Darüber hinaus müssen Sie als registrierter Benutzer eingerichtet worden sein.

Wenn Sie noch nie mit dem ABM gearbeitet haben, müssen Sie sich selbst als registrierter Benutzer hinzufügen oder Ihren Administrator bitten, diesen Schritt für Sie auszuführen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Registrierte Benutzerprofile hinzufügen“ auf Seite 13.

So starten Sie den ABM und melden sich an

Hinweis Bevor Sie sich beim ABM anmelden und mit dem ABM arbeiten können,

müssen Sie den Digital Sender einschalten.

1 Zum Starten des ABM stehen folgende Möglichkeiten zur

Verf ügung:

• Klicken Sie auf Start, zeigen Sie auf Programme und

HP 9100C, und klicken Sie dann auf HP Address Book Manager.

• Wenn das Symbol für die HP Digital Sender Link-Software in der Task-Leiste angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, und wählen Sie HP Address

Book Manager.

2 Wenn der DNS-Name bzw. die IP-Adresse des gewünschten

Digital Sender im Feld Name des Digital Sender nicht angezeigt wird, müssen Sie den Namen bzw. die Adresse über die Tastatur eingeben oder aus der Liste auswählen.

3 Wenn Ihr Name im Feld Benutzername nicht aufgeführt ist,

geben Sie ihn ein, oder wählen Sie ihn aus der Liste aus.

4 Geben Sie im Feld Benutzerkennwort gegebenenfalls Ihr

Kennwort ein.

5 Klicken Sie auf OK. Wenn alle eingegebenen Anmeldedaten

korrekt sind, wird das ABM-Hauptfenster angezeigt.

56 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Im ABM-Hauptfenster arbeiten

Wenn Sie sich erfolgreich beim ABM angemeldet haben, wird das ABM-Hauptfenster angezeigt:

Im ABM-Hauptfenster werden die Ordner der öffentlichen und Ihrer persönlichen Adreßbücher angezeigt. Das Hauptfenster ist durch eine Leiste in zwei Bereiche geteilt. Auf der linken Seite stehen alle ABM-Dateien, auf der rechten der Inhalt der jeweils ausgewählten Datei.

Von diesem Bildschirm aus können Sie auf die öffentlichen und Ihre persönlichen Adreßbücher zugreifen und deren Inhalt anzeigen. Sie können Daten im Adreßbuch Ö ffentliches Fax, in Ihrem persönlichen E-Mail-Adreßbuch und in Ihren persönlichen Verteilerlisten ändern.

Im ABM-Hauptfenster arbeiten 57

Ihr persö nliches E-Mail-Adreß buch verwalten

Wenn Sie als registrierter Benutzer Dokumente per E-Mail direkt vom Digital Sender versenden möchten, stehen Ihnen die E-MailAdressen aus Ihrem persönlichen Adreßbuch zur Verfügung. Sie können diese Adressen, ebenso wie jene aus dem Adreßbuch Ö ffentliche E-Mail, dazu verwenden, Verteilerlisten von Personen zu erstellen, an die Sie regelmäßig per E-Mail dieselben Informationen senden.

Hinweis Wenn Änderungen an einer Adresse im Adreßbuch Ö ffentliche E-Mail

erforderlich sind, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Sie selbst können die Informationen im Adreßbuch Ö ffentliche E-Mail lediglich anzeigen und verwenden, aber nicht bearbeiten.

Adressen hinzufü gen

Als registrierter Benutzer können Sie bis zu 256 E-Mail-Adressen in Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch eingeben. Wenn eine bestimmte E-Mail-Adresse bereits im öffentlichen E-Mail-Adreßbuch enthalten ist, brauchen Sie sie nicht in Ihr persönliches Adreßbuch aufzunehmen, da Ihnen E-Mail-Adressen im öffentlichen E-Mail-Adreßbuch immer zur Verfügung stehen.

Hinweis Es ist auch möglich, E-Mail-Adressen aus bestimmten E-Mail-

Programmen oder von LDAP-Servern zu importieren. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten „Adressen aus E-MailProgrammen importieren“ auf Seite 59 und „E-Mail-Adressen von einem LDAP-Server importieren“ auf Seite 60.

So geben Sie Adressen manuell ein

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster neben dem Ordner mit Ihrem

Benutzernamen auf das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

2 Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Persö nliche E-Mail. 3 Klicken Sie im Menü Datei auf Neu. 4 Geben Sie im Feld Name einen Namen für diese Adresse ein. 5 Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die gewünschte Adresse ein. 6 Klicken Sie auf Hinzufü gen. 7 Wenn Sie weitere Adressen hinzufügen möchten, wiederholen

Sie die Schritte 4 bis 6.

8 Klicken Sie abschließend auf Schließ en, um zum Hauptfenster

zurückzukehren.

58 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Adressen aus E-Mail-Programmen importieren

Sie können E-Mail-Adressen aus bestimmten E-Mail-Programmen in Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch importieren. Die importierten Adressen stehen Ihnen dann zur Verfügung, wenn Sie E-Mail-Nachrichten direkt vom Digital Sender versenden möchten. Darüber hinaus können Sie sie für die Erstellung von Verteilerlisten verwenden. Damit Sie die Adressen später importieren können, muß Ihr E-Mail-Programm in der Lage sein, die Adressen zunächst in eines der folgenden Formate zu exportieren: CSV (Dateien mit kommagetrennten Werten), LDIF (LDAP Data Interchange Format) oder Microsoft Exchange 5.0.

So importieren Sie Adressen aus E-Mail-Programmen

1 Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm, und gehen Sie folgendermaßen

vor:

a Wählen Sie den Befehl Exportieren. b Speichern Sie Ihr Adreßbuch im CSV-, LDIF- oder Microsoft

Exchange 5.0-Format. (Weitere Informationen zum Exportieren von Adreßbüchern finden Sie in der Dokumentation zu Ihrem E-Mail-Programm.)

c Beenden Sie Ihr E-Mail-Programm.

2 Öffnen Sie den ABM.

3 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster neben dem Ordner mit Ihrem

Benutzernamen auf das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

4 Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Persö nliche E-Mail. 5 Klicken Sie im Menü Werkzeuge auf Adreß buch importieren. 6 Wählen Sie im Dialogfeld Importieren das Dateiformat, in dem

Sie die Adressen aus Ihrem E-Mail-Programm gespeichert haben.

7 Klicken Sie auf Importieren. 8 Wählen Sie die Datei aus, die Sie unter Schritt 1 gespeichert

haben, und klicken Sie auf Ö ffnen.

9 Wenn Sie ein CSV-Dateiformat gewählt haben, öffnet sich

ein weiteres Dialogfeld. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die korrekte Zeile für Name und Adresse auszuwählen. Wenn die erste Zeile nur Feldnamen enthält, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Zeile importieren. Klicken Sie dann auf Importieren.

Die Datei wird in Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch importiert.

Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch verwalten 59

E-Mail-Adressen von einem LDAP-Server importieren

Es ist möglich, E-Mail-Adressen von einem LDAP-Server in Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch zu importieren.

Dieser Vorgang umfaßt zwei Schritte: Zunächst einmal müssen Sie das Verzeichnis für die E-Mail-Adressen konfigurieren und können dann nach den gewünschten E-Mail-Adressen suchen und diese auswählen. Das Verzeichnis muß nur einmal konfiguriert werden. Danach können Sie das Verzeichnis in regelmäßigen Abständen durchsuchen, um die Adressen in Ihrem persönlichen E-Mail-Adreßbuch mit den Adressen vom LDAP-Server zu aktualisieren.

Tip Wenn Ihr Administrator den Digital Sender für die Verwendung mit

einem LDAP-Server konfiguriert hat, können Sie vom Digital Sender auch direkt auf die Adressen auf dem LDAP-Server zugreifen, ohne diese in Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch zu importieren. (Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Dokumente per E-Mail versenden“ auf Seite 37.) Das Importieren der Adressen ist daher nur dann sinnvoll, wenn Sie die Adressen für Ihre persönlichen Verteilerlisten verwenden möchten oder wenn der Administrator den LDAP-Server nicht für den Direktzugriff durch den Digital Sender konfiguriert hat.

So definieren Sie Verzeichnisse

Hinweis Um E-Mail-Adressen von einem anderen Speicherort im Netzwerk

zu importieren, müssen Sie für den ABM zunächst das Verzeichnis angeben, in dem sich die Adressen befinden.

1 Zeigen Sie im Menü Werkzeuge des ABM-Hauptfensters auf

Verzeichnisdienste, und klicken Sie dann auf Konfig. 2 Klicken Sie im Dialogfeld Verzeichniskonfiguration auf Neu. 3 Geben Sie im Feld Verzeichnisname einen Namen für dieses

Verzeichnis ein. 4 Geben Sie im Feld Servername den DNS-Namen bzw. die

IP-Adresse für den Server ein, der das Verzeichnis verwaltet.

Fragen Sie gegebenenfalls Ihren Administrator nach diesen

Informationen. 5 Je nach Server müssen Sie im Feld Suchpfad gegebenenfalls

angeben, in welchem Verzeichnis die Suche beginnen soll.

Fragen Sie Ihren Administrator nach diesen Informationen.

60 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

6 Geben Sie im Feld Anschluß nummer die TCP/IP-Nummer für

den Verzeichnisserver ein. Fragen Sie gegebenenfalls Ihren

Administrator nach diesen Informationen. 7 Geben Sie im Feld Maximale Trefferzahl an, wie viele Ergeb-

nisse die Suche maximal zurückgeben soll. Wenn Sie den Wert

null wählen, werden alle Einträge angezeigt, die den Such-

kriterien entsprechen.

Hinweis Bei manchen Servern ist diese Anzahl standardmäßig begrenzt. Wenn

Sie eine Anzahl angeben, die den zulässigen Maximalwert des Servers übersteigt, erscheint eine Fehlermeldung, und es werden so viele Treffer wie möglich angezeigt. Um den zulässigen Höchstwert für den Server festzustellen, ermitteln Sie die Anzahl der Treffer, oder fragen Sie Ihren Administrator.

8 Geben Sie im Feld Timeout die gewünschte Dauer der Suche

(in Minuten) ein. Wenn für diese Einstellung der Wert null gewählt

wurde, wird die Vorgabe des Servers übernommen. 9 Fragen Sie Ihren Administrator, ob Sie für den Verzeichnisserver

eine authentifizierte Anmeldung benötigen. Führen Sie dann

einen der folgenden Schritte aus:

• Wenn für den Verzeichnisserver eine authentifizierte Anmel-

dung erforderlich ist, wählen Sie im Gruppenfeld Echtheits-

bestä tigungstyp die Option Kennwort. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein, und wiederholen

Sie die Kennworteingabe im Feld Bestä tigen.

• Wenn für den Verzeichnisserver keine authentifizierte Anmel-

dung erforderlich ist, wählen Sie im Gruppenfeld Echtheits- bestä tigungstyp die Option Anonym.

10 Klicken Sie auf OK. 11 Um E-Mail-Adressen zu suchen und hinzuzufügen, fahren Sie

mit dem Abschnitt „So durchsuchen Sie Verzeichnisse und impor-

tieren Adressen“ auf Seite 62 fort.

- ODER -

Wenn Sie vor der Suche die Verzeichniskonfiguration ändern

müssen, fahren Sie mit den nachstehenden Anweisungen fort.

Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch verwalten 61

So ä ndern oder lö schen Sie Verzeichnisse

1 Zeigen Sie im Menü Werkzeuge des ABM-Hauptfensters auf

Verzeichnisdienste, und klicken Sie dann auf Konfig. 2 Wählen Sie im Dialogfeld Verzeichniskonfiguration das

Verzeichnis, das Sie ändern oder löschen möchten. 3 Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• So ändern Sie Verzeichnisse: Klicken Sie auf Bearbeiten. Geben Sie die Änderungen im Dialogfeld Verzeichnisserver- Konfiguration ein, und klicken Sie dann auf OK.

• So löschen Sie Verzeichnisse: Klicken Sie auf Lö schen und bestätigen Sie mit Ja.

So durchsuchen Sie Verzeichnisse und importieren Adressen

1 Zeigen Sie im Menü Werkzeuge des ABM-Hauptfensters auf

Verzeichnisdienste, und klicken Sie dann auf Suchen.

2 Geben Sie im Feld In das Verzeichnis an, das durchsucht werden

soll. Dieses Verzeichnis muß vorher definiert worden sein.

3 Geben Sie in den Feldern Name und E-Mail-Adresse die

Suchkriterien ein. Als Suchkriterien können Namen und/oder Adressen definiert werden. (Sie können auch Teile von Namen und Adressen eingeben.) Darüber hinaus ist es möglich, die Suche mit „beginnt mit“, „enthält“, „endet mit“ oder „ist“ einzugrenzen.

4 Wenn doppelte Einträge übersprungen werden sollen, klicken Sie

im Gruppenfeld Doppelte Namen auf Ü berspringen.

5 Klicken Sie auf Suchen. Die Ergebnisse werden im Feld Name

bzw. E-Mail-Adresse angezeigt.

6 Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Wenn Sie alle gefundenen Adressen hinzufügen möchten, klicken Sie auf Alle hinzufü gen.

• Wenn Sie nur einige der gefundenen Adressen hinzufügen möchten, klicken Sie auf die erste gewünschte Adresse und dann auf Hinzufü gen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Adresse, die Sie hinzufügen möchten.

• Wenn Sie die Ergebnisse löschen möchten, klicken Sie auf Lö schen, und wiederholen Sie diesen Vorgang.

Sofern Sie die Suchergebnisse nicht gelöscht haben, werden die ausgewählten Adressen in Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch importiert. Adressen, die bereits in Ihren persönlichen Verteilerlisten definiert waren, werden dort automatisch aktualisiert.

62 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

E-Mail-Adressen ä ndern

Nachdem Sie Adressen in Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch importiert oder eingefügt haben, können Sie den Namen und die E-Mail-Informationen beliebig ändern. Die vorgenommenen Änderungen wirken sich auf alle persönlichen Verteilerlisten aus, in denen diese Informationen enthalten sind.

Das Umbenennen von Adressen kann sehr zeitaufwendig sein, da der ABM vor dem Umbenennen nach doppelten Einträgen sucht.

So ä ndern Sie E-Mail-Adressen

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster neben dem Ordner mit Ihrem

Benutzernamen auf das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

2 Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Persö nliche E-Mail. 3 Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, die Sie ändern möchten. 4 Wählen Sie im Menü Datei die Option Eigenschaften. 5 Ändern Sie den Namen und/oder die E-Mail-Adresse. 6 Klicken Sie auf Ä ndern.

Hinweis Sie können eine Adresse auch umbenennen, indem Sie auf die

Adresse klicken, den Namen ändern und dann die E drücken.

INGABETASTE

Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch verwalten 63

Adressen lö schen

Nicht mehr benötigte Adressen können Sie wieder aus Ihrem persönlichen E-Mail-Adreßbuch löschen. Adressen, die Sie aus dem Adreßbuch löschen, werden automatisch auch aus allen persönlichen Verteilerlisten entfernt.

So lö schen Sie Adressen

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster neben dem Ordner mit Ihrem

Benutzernamen auf das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

2 Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Persö nliche E-Mail. 3 Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse, die Sie löschen möchten. 4 Klicken Sie im Menü Datei auf Lö schen. 5 Ein Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um den Lösch-

vorgang zu bestätigen.

64 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Ihre persö nlichen Verteilerlisten verwalten

In Ihrem Adreßbuch Persö nliche Verteilerlisten befinden sich Verteilerlisten, die Sie selbst aus verschiedenen E-Mail-Adressen erstellt haben. Das Erstellen von Verteilerlisten bietet sich dann an, wenn Sie regelmäßig an dieselbe Personengruppe E-Mail-Nachrichten versenden.

Verteilerlisten können grundsätzlich nur E-Mail-Adressen enthalten. Es ist nicht möglich, Verteilerlisten zu erstellen, die auch oder ausschließlich Faxadressen enthalten.

Hinweis Wenn Änderungen am Adreßbuch Ö ffentliche Verteilerlisten erfor-

derlich sind, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Sie selbst können die Informationen im Adreßbuch Ö ffentliche Verteilerlisten lediglich anzeigen und verwenden, aber nicht bearbeiten.

Listen erstellen

In Ihrem Adreßbuch Persö nliche Verteilerlisten können Sie Verteilerlisten mit E-Mail-Adressen erstellen, die sie regelmäßig verwenden. Dabei können Sie E-Mail-Adressen aus dem öffentlichen und Ihrem persönlichen E-Mail-Adreßbuch gleichermaßen verwenden.

Wenn eine Verteilerliste mit identischem Inhalt bereits im Adreßbuch Ö ffentliche Verteilerlisten vorhanden ist, brauchen Sie keine persönliche Verteilerliste anzulegen. Öffentliche Verteilerlisten stehen Ihnen immer zur Verfügung.

So erstellen Sie Listen

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster neben dem Ordner mit Ihrem

Benutzernamen auf das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

2 Klicken Sie auf Persö nliche Verteilerlisten. 3 Klicken Sie im Menü Datei auf Neu. 4 In der Listenansicht wird ein neuer Ordner mit dem Namen Neue

Liste angezeigt. Geben Sie in dem gewählten Feld den Namen

für die Verteilerliste ein, und drücken Sie die E

Ihre persönlichen Verteilerlisten verwalten 65

INGABETASTE

Adressen in Listen einfü gen und lö schen

In den von Ihnen erstellten persönlichen Verteilerlisten können Sie E-Mail-Adressen einfügen oder löschen.

So fü gen Sie Adressen in Listen ein

1 Öffnen Sie im ABM-Hauptfenster den Ordner, der die gewünschten

Adressen enthält. Diese Adressen können aus einem Ihrer persönlichen Adreßbücher oder aus den Adreßbüchern Ö ffentliche

E-Mail bzw. Ö ffentliche Verteilerliste stammen.

2 Wählen Sie die Adresse(n) aus, die Sie in eine Verteilerliste

einfügen möchten.

Hinweis Wenn Sie mehrere aufeinanderfolgende Adressen auswählen

möchten, halten Sie die U einander auf die erste und die letzte Adresse der gewünschten Gruppe. Mehrere nicht aufeinanderfolgende Adressen können Sie auswählen, indem Sie beim Klicken die S

3 Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Option Kopieren. 4 Wenn Sie sich noch nicht in dem Ordner für Ihren Benutzer-

namen befinden, klicken Sie auf das Plus-Zeichen (+) neben dem Ordner, um dessen Inhalt anzuzeigen.

MSCHALTTASTE

-Taste gedrückt halten.

TRG

gedrückt, und klicken nach-

5 Klicken Sie neben dem Ordner Persö nliche Verteilerlisten auf

das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

6 Klicken Sie auf die Verteilerliste, in die Sie die Namen einfügen

möchten.

7 Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Option Einfü gen.

Die neuen Adressen werden in die Liste eingefügt.

So lö schen Sie Adressen aus Listen

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster neben dem Ordner mit Ihrem

Benutzernamen auf das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

2 Klicken Sie neben dem Ordner Persö nliche Verteilerlisten auf

das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

3 Klicken Sie auf die gewünschte Verteilerliste. 4 Wählen Sie die Adresse(n) aus, die Sie löschen möchten. 5 Klicken Sie im Menü Datei auf Lö schen. 6 Ein Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um den Lösch-

vorgang zu bestätigen.

66 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Adressen in Listen ä ndern

Wenn Sie eine bestimmte Adresse in einer Ihrer persönlichen Verteilerlisten ändern möchten, muß die Änderung in dem E-Mail-Adreßbuch erfolgen, in dem sich die Adresse befindet.

Wenn sich die zu ändernde Adresse in Ihrem persönlichen E-MailAdreßbuch befindet, lesen Sie die Hinweise unter „E-Mail-Adressen ändern“ auf Seite 63. Wenn sich die Adresse dagegen im öffentlichen E-Mail-Adreßbuch befindet, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Die geänderte Adresse wird automatisch in allen Verteilerlisten aktualisiert, in denen sie enthalten ist.

Listen lö schen

Verteilerlisten, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie wieder aus dem Adreßbuch Persö nliche Verteilerlisten löschen.

So lö schen Sie Listen

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster neben dem Ordner mit Ihrem

Benutzernamen auf das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

2 Klicken Sie neben dem Ordner Persö nliche Verteilerlisten auf

das Plus-Zeichen (+), um den Inhalt des Ordners anzuzeigen.

3 Klicken Sie auf die Verteilerliste, die Sie löschen möchten. 4 Klicken Sie im Menü Datei auf Lö schen. 5 Ein Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um den Lösch-

vorgang zu bestätigen.

Ihre persönlichen Verteilerlisten verwalten 67

Mit Faxadressen arbeiten

Wenn Sie das Adreßbuch Ö ffentliches Fax im ABM-Hauptfenster sehen können, verfügt Ihr Unternehmen über ein LAN-Faxprogramm, das für die Verwendung mit dem Digital Sender konfiguriert wurde. Sie können auf das Adreßbuch Ö ffentliches Fax zugreifen und Faxadressen hinzufügen, ändern oder löschen.

Faxadressen hinzufü gen

Wenn Sie bestimmte Faxnummern häufig verwenden, können Sie diese in das öffentliche Faxadreßbuch einfügen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, direkt am Digital Sender auf diese vorprogrammierten Nummern zuzugreifen.

Hinweis Wenn Sie eine neue Adresse hinzufügen, sehen Sie das Feld Buch-

haltungscode. Der Buchhaltungscode wird durch den Administrator

festgelegt und ist für Sie weder sicht- noch editierbar. (Der Buchhaltungscode wird nur von wenigen LAN-Faxprogrammen unterstützt.)

So fü gen Sie Faxadressen hinzu

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster auf Ö ffentliches Fax. 2 Klicken Sie im Menü Datei auf Neu. 3 Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Faxadresse ein. 4 Geben Sie im Feld Rufnummer die Rufnummer für die Fax-

adresse ein.

5 Klicken Sie auf Hinzufü gen. 6 Wenn Sie weitere Faxadressen hinzufügen möchten, wieder-

holen Sie die Schritte 3 bis 5.

7 Klicken Sie abschließend auf Schließ en.

68 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Faxadressen ä ndern

Sie können die Namen und Faxnummern von Adressen im öffentlichen Faxadreßbuch ändern, sofern für die Adresse kein Buchhaltungscode angegeben ist. Adressen, für die ein Buchhaltungscode definiert wurde, können ausschließlich vom Administrator geändert werden.

So ä ndern Sie Faxadressen

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster auf Ö ffentliches Fax. 2 Klicken Sie auf die Adresse, die Sie ändern möchten. 3 Klicken Sie im Menü Datei auf Eigenschaften. 4 Ändern Sie den Namen und/oder die Faxnummer. 5 Klicken Sie auf Ä ndern.

Hinweis Sie können eine Adresse auch umbenennen, indem Sie auf die

Adresse klicken, den Namen ändern und dann die E drücken.

INGABETASTE

Faxadressen lö schen

Sie können Faxadressen aus dem öffentlichen Faxadreßbuch löschen, wenn kein Buchhaltungscode angegeben ist. Adressen, für die ein Buchhaltungscode definiert ist, können ausschließlich vom Administrator gelöscht werden.

VORSICHT Löschen Sie keine Adressen, die ein anderer Benutzer noch benötigen

könnte. Da es sich um ein öffentliches Adreßbuch handelt, stehen die gelöschten Adressen niemandem mehr zur Verfügung.

So lö schen Sie Faxadressen

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster auf Ö ffentliches Fax. 2 Klicken Sie auf die Faxadresse, die Sie löschen möchten. 3 Klicken Sie im Menü Datei auf Lö schen. 4 Ein Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um den

Löschvorgang zu bestätigen.

Mit Faxadressen arbeiten 69

Namen in Adreß bü chern suchen

Wenn Sie eine bestimmte E-Mail- oder Faxadresse in einem Adreßbuch suchen, aber nicht genau wissen, wo diese steht, können Sie im ABM die Funktion Suchen verwenden.

Mit dieser Funktion können Sie in folgenden Adreßbüchern nach Namen suchen:

●

Adreßbuch Ö ffentliches Fax

●

Adreßbuch Ö ffentliche E-Mail

●

Adreßbuch Ö ffentliche Verteilerlisten

●

Ihrem Adreßbuch Persö nliche E-Mail

●

Ihrem Adreßbuch Persö nliche Verteilerliste

Die Suche in den persönlichen Adreßbüchern anderer Benutzer ist nicht möglich.

So suchen Sie Namen in Adreß bü chern

1 Öffnen Sie im ABM-Hauptfenster das Adreßbuch, in dem Sie

nach einer E-Mail- oder Faxadresse suchen möchten.

2 Klicken Sie im Menü Werkzeuge auf Suchen. 3 Geben Sie im Feld Name den Namen oder Teil des Namens ein,

nach dem Sie suchen möchten.

4 Wenn Sie nur Namen suchen möchten, die genau der eingege-

benen Zeichenfolge entsprechen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur ganzes Wort suchen.

5 Klicken Sie auf Weitersuchen. Der erste Eintrag, der Ihren

Kriterien entspricht, wird in der ersten Zeile des Adreßbuchs angezeigt.

6 Klicken Sie auf Abbrechen, um das Dialogfeld zu schließen.

70 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Adressen und Listen kopieren und verschieben

Mit den Befehlen Ausschneiden, Kopieren und Einfü gen können Sie für E-Mail-Adressen folgende Arbeitsschritte ausführen:

● E-Mail-Adressen aus dem öffentlichen E-Mail-Adreßbuch in Ihr

persönliches E-Mail-Adreßbuch kopieren;

●

E-Mail-Adressen aus dem öffentlichen E-Mail-Adreßbuch in eine Ihrer persönlichen Verteilerlisten kopieren;

●

Verteilerlisten aus dem Adreßbuch Ö ffentliche Verteilerlisten in Ihr Adreßbuch Persö nliche Verteilerlisten kopieren;

●

E-Mail-Adressen aus Ihrem persönlichen E-Mail-Adreßbuch in eine Ihrer persönlichen Verteilerlisten kopieren;

●

Adressen aus einer Ihrer Verteilerlisten in eine andere Verteilerliste verschieben oder kopieren.

Es ist nicht möglich, E-Mail-Adressen aus Ihren persönlichen E-MailAdreßbüchern oder Verteilerlisten in das öffentliche Adreßbuch zu verschieben. Darüber hinaus können Sie Faxnummern aus dem öffentlichen Faxadreßbuch nicht in andere Adreßbücher verschieben.

Adressen und Listen kopieren und verschieben 71

Mit dem Ü bertragungsprotokoll arbeiten

Im Übertragungsprotokoll werden alle Aktivitäten des Digital Sender erfaßt. Bei jedem Zugriff auf den Digital Sender wird im Übertragungsprotokoll eine Aktivität erfaßt. In die Datensätze für Aktivitäten anderer Benutzer oder des Administrators haben Sie jedoch keinen Einblick.

Sie können das Protokoll anzeigen, in einer separaten Datei speichern, drucken oder löschen.

Ü bertragungsprotokoll anzeigen

Dem Übertragungsprotokoll können Sie entnehmen, was Sie bzw. die Gastbenutzer versendet haben. Das Übertragungsprotokoll enthält Einträge über die letzten 100 Vorgänge.

Hinweis Weitere Informationen über die Meldungen im Übertragungsprotokoll

finden Sie im Abschnitt „Meldungen im Übertragungsprotokoll“ auf Seite 106.

So zeigen Sie das Ü bertragungsprotokoll an

1 Zeigen Sie im Menü Werkzeuge des ABM-Hauptfensters auf

Protokoll anzeigen.

2 Wenn Sie auf Ihren Benutzernamen klicken, werden ausschließlich

Ihre Aktivitäten als registrierter Benutzer angezeigt.

- ODER -

Klicken Sie auf Gast, um die Aktivitäten der Gastbenutzer anzuzeigen. (Wenn Sie sich nicht am Digital Sender anmelden müssen, sind Ihre Aktivitäten möglicherweise in diesem Protokoll erfaßt.)

Im Protokoll-Viewer werden alle Aktivitäten des Digital Sender angezeigt. Die Statusleiste am unteren Rand des Fensters enthält Informationen darüber, wie oft bestimmte Nachrichtentypen vorkommen.

3 Sie können das Protokoll nach Datum, Zeit, Beschreibung oder

Dringlichkeit der Nachrichten sortieren, indem Sie auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken.

4 Der Protokoll-Viewer kann auch während der Arbeit im ABM

geöffnet bleiben. Klicken Sie abschließend zum Beenden des Protokoll-Viewers im Menü Datei auf Beenden.

72 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Ü bertragungsprotokoll speichern oder kopieren

Sie können das gesamte Übertragungsprotokoll in einer Datei speichern oder bestimmte Einträge über die Windows-Zwischenablage in ein Dokument einer anderen Anwendung kopieren.

So speichern Sie das gesamte Ü bertragungsprotokoll

1 Zeigen Sie im Menü Werkzeuge des ABM-Hauptfensters auf

Protokoll anzeigen, und klicken Sie dann auf Ihren Benutzer- namen bzw. auf Gast.

2 Klicken Sie im Menü Datei des ABM-Hauptfensters auf

Speichern unter.

3 Speichern Sie die Datei im Dialogfeld Speichern unter in einem

der folgenden Formate:

• Text (Nur-Text) .txt für die Verwendung der Daten in Text- editoren.

• Text (durch Tabulatoren getrennt) .txt oder .csv (durch Kommata getrennt) für den Import in Tabellen und Datenblätter.

• HTML .html für Web Publishing-Anwendungen und E-MailKommunikation.

4 Der Protokoll-Viewer kann auch während der Arbeit im ABM

geöffnet bleiben. Klicken Sie abschließend zum Beenden des Protokoll-Viewers im Menü Datei auf Beenden.

So kopieren Sie ausgewä hlte Einträ ge in die Zwischenablage

1 Zeigen Sie im Menü Werkzeuge des ABM-Hauptfensters auf

Protokoll anzeigen, und klicken Sie dann auf Ihren Benutzer- namen bzw. auf Gast.

2 Wählen Sie einen oder mehrere Einträge aus, die Sie speichern

möchten.

Hinweis Wenn Sie mehrere aufeinanderfolgende Einträge auswählen möchten,

gedrückt, und klicken Sie nacheinander

-Taste gedrückt halten.

TRG

Mit dem Übertragungsprotokoll arbeiten 73

halten Sie die U auf den ersten und den letzten Eintrag der gewünschten Gruppe. Mehrere nicht aufeinanderfolgende Einträge können Sie auswählen, indem Sie beim Klicken die S

3 Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Kopieren. Die ausge-

wählten Einträge werden als Text mit Tabulatortrennzeichen in die Zwischenablage kopiert.

MSCHALTTASTE

4 Öffnen Sie das Dokument, in das Sie die Daten kopieren wollen,

und wählen Sie den Befehl Einfü gen. Bei Anwendungen mit Tabellenunterstützung bzw. Tabellenkalkulationsprogrammen können Sie die Einträge in die Tabelle oder die Zellen kopieren, indem Sie diese auswählen und den Befehl Einfü gen wählen.

Ü bertragungsprotokoll drucken

Sie können das Übertragungsprotokoll ausdrucken, um einen schriftlichen Nachweis der Aktivitäten zu haben. Durch das Drucken werden die Einträge nicht aus dem Übertragungsprotokoll gelöscht. Die Einträge verbleiben so lange im Protokoll, bis sie gelöscht oder von aktuelleren Einträgen überschrieben werden.

So drucken Sie das Ü bertragungsprotokoll

1 Zeigen Sie im Menü Werkzeuge des ABM-Hauptfensters auf

Protokoll anzeigen, und klicken Sie dann auf Ihren Benutzer- namen bzw. auf Gast.

2 Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken.

- ODER -

Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Drucken.

3 Geben Sie im Dialogfeld Drucken die gewünschten Druck-

optionen ein, und klicken Sie auf OK.

4 Der Protokoll-Viewer kann auch während der Arbeit im ABM

geöffnet bleiben. Klicken Sie abschließend zum Beenden des Protokoll-Viewers im Menü Datei auf Beenden.

Ü bertragungsprotokoll lö schen

Es ist möglich (aber nicht erforderlich) das Übertragungsprotokoll wie nachfolgend beschrieben zu löschen. Die ältesten Einträge werden gelöscht, sobald neue Einträge hinzukommen.

So lö schen Sie das Ü bertragungsprotokoll

1 Zeigen Sie im Menü Werkzeuge des ABM-Hauptfensters auf

Protokoll anzeigen, und klicken Sie dann auf Ihren Benutzer-

namen bzw. auf Gast. 2 Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Lö schen. 3 Klicken Sie auf OK, um das Löschen des Protokolls zu bestätigen. 4 Der Protokoll-Viewer kann auch während der Arbeit im ABM

geöffnet bleiben. Klicken Sie abschließend zum Beenden des

Protokoll-Viewers im Menü Datei auf Beenden.

74 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Die Ansicht des Ü bertragungsprotokolls aktualisieren

Wenn das Protokoll während der Arbeit geöffnet blieb, muß es zur Anzeige der aktuellsten Informationen unter Umständen aktualisiert werden.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

●

Klicken Sie im Menü Bearbeiten des Übertragungsprotokolls auf

Aktualisieren.

●

Schließen Sie das Übertragungsprotokoll, und öffnen Sie es

wieder.

Eigenschaften anzeigen

Im Dialogfeld Eigenschaften anzeigen werden die Eigenschaften einer ausgewählten Datei (z. B. Dateityp, Ordner, Inhalt und Eigentümer) oder die Datei selbst angezeigt. Während Sie die Eigenschaften aller Dateien anzeigen können, lassen sich nur die Daten in Ihren persönlichen Adreßbüchern und im öffentlichen Faxadreßbuch bearbeiten.

So zeigen Sie Eigenschaften an

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster auf den Ordner oder das

Objekt, dessen Eigenschaften Sie anzeigen möchten.

2 Klicken Sie im Menü Datei auf Eigenschaften. 3 Es wird ein Dialogfeld mit Typ, Ordner, Größe, Inhalt und Eigen-

tümer der Datei angezeigt, oder die Datei wird geöffnet. Prüfen

Sie die Eigenschaften, oder nehmen Sie die gewünschten

Änderungen an der Datei vor. 4 Klicken Sie auf OK, Ä ndern oder Abbrechen (je nach Situation),

um zum Hauptfenster zurückzukehren.

Eigenschaften anzeigen 75

Anzeige des ABM-Hauptfensters steuern

Mit der Option Ansicht auf der Menüleiste können Sie die Anzeige Ihres ABM-Hauptfensters individuell anpassen. Alle Änderungen wirken sich ausschließlich auf die Anzeige des ABM auf Ihrem Computer aus.

● So blenden Sie die Symbolleiste ein oder aus: Aktivieren bzw.

deaktivieren Sie im Menü Ansicht die Option Symbolleiste.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Symbolleiste am oberen

Rand des ABM-Hauptfensters angezeigt.

●

So blenden Sie die Statusleiste ein oder aus: Aktivieren bzw.

deaktivieren Sie im Menü Ansicht die Option Statusleiste. Wenn

diese Option aktiviert ist, wird die Statusleiste im ABM-Hauptfen-

ster angezeigt.

●

So aktualisieren Sie die Anzeige des Fensters: Klicken Sie im

Menü Ansicht auf Aktualisieren.

Persö nliche Adreß bü cher sichern und wiederherstellen

Der Administrator kann von allen Adreßbüchern Sicherungskopien erstellen, ist dazu aber natürlich nicht verpflichtet. Wenn Sie möchten, können Sie Ihre eigenen Adreßbücher separat sichern und gegebenenfalls wiederherstellen.

Persö nliche Adreß bü cher sichern

Entsprechend den nachstehenden Anweisungen können Sie für Ihre Adreßbücher Persö nliche E-Mail und Persö nliche Verteilerliste Sicherungskopien erstellen.

So erstellen Sie Sicherungskopien von persö nlichen Adreß bü chern

1 Prüfen Sie, ob die HP Digital Sender Link-Software aktiv ist. 2 Starten Sie den ABM. 3 Klicken Sie im Menü Werkzeuge auf Backup. 4 Geben Sie im Dialogfeld Backup den Ordner an, in dem die

Sicherungskopie gespeichert werden soll.

5 Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei an. 6 Klicken Sie auf Speichern, um die Sicherungskopie zu erstellen.

76 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Persö nliche Adreß bü cher wiederherstellen

Wenn Sie von Ihren persönlichen Adreßbüchern Sicherungskopien erstellt haben, können Sie damit gegebenenfalls die aktuellen Adreßbücher überschreiben. Diese Funktion können Sie auch dazu benutzen, um Sicherungskopien Ihrer persönlichen Adreßbücher von einem Digital Sender auf einen anderen zu verschieben.

So stellen Sie Ihre persö nlichen Adreß bü cher wieder her

1 Starten Sie den ABM. Wenn Sie Kopien des Adreßbuchs von

einem Digital Sender auf einen anderen verschieben möchten,

müssen Sie sich an dem Digital Sender anmelden, auf dem die

Adreßbücher wiederhergestellt werden sollen.

2 Klicken Sie im Menü Werkzeuge auf Wiederherstellen. 3 Im Feld Suchen in wird der zuletzt gewählte Ordner angezeigt.

Wechseln Sie gegebenenfalls zu dem Ordner, in dem sich die

Sicherungskopie befindet.

4 Wählen Sie die Sicherungskopie. 5 Klicken Sie auf Ö ffnen, um mit der Wiederherstellung zu

beginnen.

Persönliche Adreßbücher sichern und wiederherstellen 77

Im ABM zu einem anderen Digital Sender wechseln

Über den ABM können Sie sich beim aktuellen Digital Sender abmelden und anschließend bei einem anderen Digital Sender anmelden. Dazu müssen Sie den DNS-Namen oder die IP-Adresse (Internet-Protokoll) des anderen Digital Sender kennen.

So wechseln Sie zu einem anderen Digital Sender

1 Klicken Sie im Menü Digital Sender des ABM-Hauptfensters auf

Ä ndern. 2 Es wird ein Dialogfeld angezeigt, das dem ursprünglichen

Anmeldebildschirm ähnelt. Geben Sie im Feld Name des Digital

Sender den DNS-Namen bzw. die IP-Adresse des anderen

Digital Sender ein, oder wählen Sie den Namen bzw. die Adresse

aus der Liste aus. 3 Geben Sie im Feld Benutzerkennwort gegebenenfalls Ihr

ABM-Kennwort für den anderen Digital Sender ein. 4 Klicken Sie auf OK, um sich beim anderen Digital Sender

anzumelden.

78 Kapitel 3 – Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Mit HP Digital Sender

Link arbeiten

Einfü hrung

HP Digital Sender Link (Link) ist das Programm, das eingescannte Dokumente auf Ihrem Computer empfängt und sie in der StandardEingangsablage (Empfangs-Inbox) ablegt. Mit Hilfe des Link-Applets in der Systemsteuerung können Sie folgende Funktionen ausführen:

●

Standardpfad zur Empfangs-Inbox ändern

●

Festlegen, ob Dokumente an Ihren Computer gesendet werden

dürfen

●

Zielanwendung ändern

●

Festlegen, ob die Zielanwendung automatisch gestartet wird,

sobald in der Empfangs-Inbox neue Daten eingehen

Einführung 79

HP Digital Sender Link ausfü hren

HP Digital Sender Link besteht aus zwei Teilen: dem Applet der Systemsteuerung und dem eigentlichen Programm. Im Applet werden die Einstellungen für das Programm vorgenommen. Das eigentliche Programm muß laufen, wenn Sie Dokumente an den Computer senden.

So starten Sie das Applet der Systemsteuerung

Öffnen Sie das Dialogfeld Einstellungen nach einem der nach- folgend genannten Verfahren:

●

Doppelklicken Sie in der Windows-Systemsteuerung auf das

Symbol HP Digital Sender Link.

●

Klicken Sie in der Task-Leiste von Windows mit der rechten Mau-

staste auf , und wählen Sie Einstellungen.

●

Doppelklicken Sie auf .

So starten Sie das Programm

Hinweis Das Programm wird beim Einschalten des Computers automatisch

gestartet, kann aber auch manuell gestartet werden.

1 Klicken Sie auf Start, zeigen Sie auf Programme und HP 9100C,

und klicken Sie dann auf HP Digital Sender Link. 2 Wenn Sie Dokumente an den Computer senden möchten,

müssen auch die Empfangsfunktionen aktiviert sein. Weitere

Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Empfangsfunktionen

einstellen“ auf Seite 85.

80 Kapitel 4 – Mit HP Digital Sender Link arbeiten

So schließ en Sie das Programm

Hinweis Unter normalen Umständen muß das Programm nicht geschlossen

werden. Wenn das Senden von Dokumenten an Ihren Computer unterdrückt werden soll, ist es ausreichend, die Empfangsfunktionen zu deaktivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Empfangsfunktionen einstellen“ auf Seite 85.

Schließen Sie das Programm nach einem der nachfolgend genannten Verfahren:

●

Klicken Sie in der Task-Leiste von Windows mit der rechten Mau-

staste auf , und wählen Sie Programm schließ en.

●

Drücken Sie die Tastenkombination S

TRG+ALT+ENTF

das Windows-Dialogfeld Anwendung schließ en zu öffnen.

Markieren Sie HP Digital Sender Link, und klicken Sie dann

auf Task beenden.

, um

HP Digital Sender Link ausführen 81

Symbol in der Task-Leiste verwenden

Über das Digital Sender Link-Symbol in der Task-Leiste steht Ihnen ein einfacher Zugang zu den Einstellungen und Funktionen des Programms sowie eine Verknüpfung zum Öffnen des ABM zur Verf ügung.

Symbol ein- oder ausblenden

Sie können festlegen, ob das Symbol für Link in der Task-Leiste von Windows angezeigt werden soll.

So blenden Sie das Symbol ein oder aus

1 Klicken Sie in der Windows-Systemsteuerung auf das Symbol

HP Digital Sender Link. 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen. 3 Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Um das Symbol einzublenden, aktivieren Sie das Kontroll-

kästchen Symbol auf Task-Leiste einblenden. Das Symbol

erscheint in der Task-Leiste.

• Um das Symbol auszublenden, deaktivieren Sie das Kontroll-

kästchen Symbol auf Task-Leiste einblenden.

Hinweis Wenn das Symbol angezeigt wird, können Sie es auch ausblenden,

indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und Symbol ausblenden wählen.

82 Kapitel 4 – Mit HP Digital Sender Link arbeiten

Optionen des Symbols der Task-Leiste aufrufen

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Digital Sender LinkSymbol in der Task-Leiste klicken, können Sie die in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Optionen aufrufen.

Option im Kontextmenü Funktion Einstellungen Öffnet das Applet der Systemsteuerung, in dem

Sie die Einstellungen für HP Digital Sender Link einsehen und ändern können.

HP Address Book Manager

Öffnet den HP Address Book Manager, in dem Sie Ihr Benutzerprofil ändern, Adressen in das Adreßbuch einfügen u. a. Arbeitsschritte ausführen können. (Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 3.)

Empfang deaktivieren

- ODER -

Empfang aktivieren

Symbol ausblenden Blendet das Symbol aus. Beim Ausblenden des

Programm schließ en Beendet HP Digital Sender Link. Wie Sie das

Info ü ber HP Digital Sender Link

Deaktiviert Digital Sender Link, ohne das Programm wirklich zu schließen, oder aktiviert das Programm, wenn es im deaktivierten Zustand lief. Wenn das Programm deaktiviert wurde, ist das Symbol mit einem roten X gekennzeichnet, und Ihr Computer kann keine Dokumente empfangen.

Symbols wird HP Digital Sender Link nicht beendet. Wie Sie das Symbol wieder einblenden können, erfahren Sie im Abschnitt „So blenden Sie das Symbol ein oder aus“ auf Seite 82.

Programm erneut starten können, erfahren Sie im Abschnitt „HP Digital Sender Link ausführen“ auf Seite 80.

Zeigt den Copyright-Vermerk für das Programm an.

Symbol in der Task-Leiste verwenden 83

Standardeinstellungen fü r die Empfangs-Inbox festlegen

Die Empfangs-Inbox ist der Ordner, in dem die an Ihren Computer gesendeten Dokumente vor dem Weiterleiten an die Zielanwendung gespeichert werden. Sie können für die Empfangs-Inbox einen Standardordner wählen und festlegen, ob Ihr Computer eingescannte Dokumente empfangen soll.

Standardordner der Empfangs-Inbox wä hlen

Mit der nachstehenden Schrittfolge können Sie für die EmpfangsInbox einen anderen Standardordner angeben. Der Ordner kann sich lokal auf Ihrem Computer oder im Netzwerk befinden. Voraussetzung dafür ist, daß Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen.

So wä hlen Sie einen Standardordner fü r die Empfangs-Inbox

1 Klicken Sie im Applet der Systemsteuerung auf die Registerkarte

Inbox. 2 Geben Sie im Feld Pfad zur Empfangs-Inbox den Pfad zu dem

Ordner ein, in dem die Dokumente gespeichert werden sollen.

Wenn der angegebene Pfad noch nicht existert, wird er auto-

matisch angelegt.

- ODER -

Klicken Sie auf die Schaltfläche ..., um die Ordner nach dem

gewünschten Pfad zu durchsuchen.

3 Klicken Sie auf OK.

84 Kapitel 4 – Mit HP Digital Sender Link arbeiten

Empfangsfunktionen einstellen

Wenn Sie gescannte Dokumente auf Ihrem Computer empfangen möchten, müssen die Empfangsfunktionen aktiviert sein. Entsprechend können Sie den Empfang von Dokumenten auf Ihrem Computer unterdrücken, indem Sie die Empfangsfunktionen deaktivieren.

Das Aktivieren/Deaktivieren der Empfangsfunktionen kann über das Applet der Systemsteuerung oder über das Symbol erfolgen.

So definieren Sie die Empfangsfunktionen ü ber das Applet der Systemsteuerung

1 Klicken Sie im Applet der Systemsteuerung auf die Registerkarte

Inbox. 2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Empfang aktivieren, um

den Empfang von gescannten Dokumenten auf Ihrem Computer

zu ermöglichen.

- ODER -

Deaktiveren Sie das Kontrollkästchen, um den Empfang zu

unterdrücken. 3 Klicken Sie auf OK.

So definieren Sie die Empfangsfunktionen ü ber das Digital Sender Link-Symbol

●

Wenn das Symbol als angezeigt wird, ist das Programm aktiv,

und der Computer kann gescannte Dokumente empfangen. Um

den Empfang am Computer zu unterdrücken, klicken Sie mit der

rechten Maustaste auf das Symbol, und wählen Sie Empfang

deaktivieren.

●

Wenn das Symbol als angezeigt wird, läuft das Programm,

aber der Computer kann keine gescannten Dokumente emp-

fangen. Um den Empfang am Computer zu ermöglichen, klicken

Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, und wählen Sie

Empfang aktivieren.

Standardeinstellungen für die Empfangs-Inbox festlegen 85

Zielanwendung einrichten

Die Zielanwendung ist das Programm, an das die von Ihrem Computer empfangenen Dokumente schließlich zur Anzeige weitergesendet werden. Sie können ein Programm als Zielanwendung bestimmen und festlegen, ob dieses Programm beim Empfang von Daten automatisch gestartet wird.

Zielanwendung wä hlen

Sie können ein anderes Programm als Zielanwendung festlegen, dieses Programm muß jedoch in der Lage sein, .PDF-Dateien oder mehrseitige .TIF-Dateien zu importieren.

So wä hlen Sie die Zielanwendung

1 Klicken Sie im Applet der Systemsteuerung auf die Registerkarte

Desktop. 2 Geben Sie im Feld Pfad zur Zielanwendung den Pfad zu dem

Programm ein, das Sie als Zielanwendung verwenden möchten.

Geben Sie als letzten Eintrag im Pfad den Programmnamen ein.

- ODER -

Klicken Sie auf die Schaltfläche ..., um die Ordner nach der

Programmdatei zu durchsuchen. 3 Geben Sie dazu im Feld Start Zielanwendung das Laufwerk

und die erste Ebene des Pfades ein, unter dem das Programm

gespeichert ist. Beispielsweise: c:\zielprogramm.

- ODER -

Klicken Sie auf die Schaltfläche ..., um die Ordner zum Auffinden

des Startverzeichnisses zu durchsuchen.

4 Klicken Sie auf Erweitert. 5 Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Start mit

Dokumentdatei-Name. (Dadurch wird im Feld Parameter der

Zielanwendung der Ausdruck %F eingetragen.) Wenn dieser

Parameter gesetzt ist, werden neu eingescannte Dokumente

beim Öffnen der Zielanwendung automatisch angezeigt.

6 Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. 7 Wenn Sie eine Standard-Zielanwendung wählen, die anstelle des

PDF-Formats das mehrseitige TIFF-Format importiert, müssen Sie

die Einstellung des Dateiformats ändern. Weitere Informationen

dazu finden Sie im Abschnitt „Registrierte Benutzerprofile ändern“

auf Seite 55.

86 Kapitel 4 – Mit HP Digital Sender Link arbeiten

Autostart-Funktion einstellen

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob die Zielanwendung automatisch gestartet wird, sobald Dokumente an Ihren Computer gesendet werden.

Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, startet die Zielanwendung automatisch und zeigt ein eingescanntes Dokument an, sobald dieses in der Empfangs-Inbox eingeht. Ist diese Einstellung deaktiviert, bleibt das Dokument unter dem Pfad zur EmpfangsInbox gespeichert und wird erst dann in der Zielanwendung angezeigt, wenn Sie diese starten.

So stellen Sie die Autostart-Funktion ein

1 Klicken Sie im Applet der Systemsteuerung auf die Registerkarte

Desktop. 2 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Ausfü hrung,

wenn die Zielanwendung automatisch gestartet werden soll.

- ODER -

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Zielanwendung

nicht automatisch gestartet werden soll. 3 Klicken Sie auf OK.

Zielanwendung einrichten 87

88 Kapitel 4 – Mit HP Digital Sender Link arbeiten

Fehlerbeseitigung

Einfü hrung

Dieses Kapitel soll Ihnen als Referenz für die Lösung von Problemen dienen, die bei der Arbeit mit dem HP 9100C Digital Sender auftreten können. Das Kapitel ist in folgende Abschnitte unterteilt:

●

Informationsquellen fü r die Lö sung von Problemen. Siehe

Seite 90.

●

Beseitigen von Papierstaus. Siehe Seite 91.

●

Fehlerbeseitigung am Digital Sender. Siehe Seite 95.

●

Meldungen des Ü bertragungsprotokolls. Siehe Seite 106.

●

Fehlerbeseitigung in der Software. Zur Software gehören das

Installationsprogramm, der HP Address Book Manager (ABM)

und der HP Digital Sender Link. Nähere Informationen finden Sie

auf Seite 114.

Die Abschnitte „Fehlerbeseitigung am Digital Sender“ und „Fehlerbeseitigung in der Software“ sind jeweils in einen Abschnitt über Probleme mit Fehlermeldungen und in einen Abschnitt über Probleme ohne Fehlermeldungen untergliedert.

In der Regel werden Fehlermeldungen auf dem Bedienfeld, im Übertragungsprotokoll oder in dem Programm angezeigt, in dem Sie zum Zeitpunkt des Problems gerade arbeiten. Bei diesen Meldungen können Sie den Sendevorgang in der Regel erst fortsetzen, nachdem Sie die entsprechenden Maßnahmen ausgeführt haben. Das vorliegende Kapitel soll Ihnen als Leitfaden zur Lösung der im Rahmen dieser Fehlermeldungen auftretenden Probleme dienen.

Einführung 89

Informationsquellen fü r die Lö sung von Problemen

Wenn bei der Arbeit am Digital Sender Probleme auftreten, können Sie die folgenden Informationsquellen konsultieren.

Informationsquellen fü r die Lö sung von Problemen

Bedienfeld-LED Auf der unterhalb der -Taste angeordneten dreifarbigen LED können

Sie Informationen zum Betriebsstatus des Digital Sender ablesen. Eine Liste der Fehlermeldungen einschließlich der empfohlenen Maßnahmen finden Sie im Abschnitt „Meldungen am Bedienfeld“ auf Seite 99.

Aus: Der Digital Sender befindet sich im Leerlauf.

●

Grü n und orange blinkend: Der Digital Sender wird gestartet.

●

Permanent grü n: Der Digital Sender ist sendebereit:

●

Grü n blinkend: Der Digital Sender verarbeitet einen Auftrag.

●

Permanent rot: Der Digital Sender kann einen Auftrag aus irgend-

●

einem Grund nicht fertigstellen. In der Regel werden zusätzliche Informationen benötigt.

Rot blinkend: Ein Fehler ist aufgetreten.

●

Meldungen am Bedienfeld

Anhand von Meldungen am Bedienfeld werden Sie darauf hingewiesen, daß ein Fehler aufgetreten ist. Eine Liste der Fehlermeldungen einschließlich der empfohlenen Maßnahmen finden Sie im Abschnitt „Meldungen am Bedienfeld“ auf Seite 99.

Übertragungsprotokoll

Da im Übertragungsprotokoll alle Aktivitäten des Digital Sender erfaßt werden, ist es wahrscheinlich die wichtigste Informationsquelle für die Fehlerbeseitigung. Das Protokoll enthält Meldungen (Warnung, Fehler, schwerwiegende Fehler), anhand derer Sie die aufgetretenen Probleme lösen können. Eine Liste der Fehlermeldungen einschließlich der empfohlenen Maßnahmen finden Sie im Abschnitt „Meldungen im Übertragungsprotokoll“ auf Seite 106.

Programmeldungen Diese Meldungen werden in dem Programm angezeigt, in dem Sie

bei Auftreten eines Fehlers gerade arbeiten. Eine Liste dieser Fehlermeldungen mit den empfohlenen Maßnahmen finden Sie im Abschnit „Fehlerbeseitigung in der Software“ auf Seite 114.

90 Kapitel 5 – Fehlerbeseitigung

Beseitigen von Papierstaus

Bei einem Papierstau wird auf dem Bedienfeld folgende Meldung angezeigt:

Papierstau! Abdeckung öffnen und Papier entfernen. Folgen Sie zur

Beseitigung des Papierstaus den nachstehend beschriebenen Anweisungen.

So beseitigen Sie einen am Anfang einer Seite auftretenden Papierstau

1 Klappen Sie das Bedienfeld hoch. 2 Nehmen Sie das gestaute Papier

heraus.

3 Klappen Sie das Bedienfeld wieder

herunter, so daß es fest einrastet.

4 Am Bedienfeld werden Sie aufgefor-

dert, einen der folgenden Schritte auszuführen:

● Legen Sie das Papier wieder ein,

und drücken Sie , um den Sendevorgang fortzusetzen.

● Brechen Sie die laufende Ver-

arbeitung ab, und drücken Sie auf S vorgegebene Adresse zu übertragen.

●

Drücken Sie , um den Sendevorgang abzubrechen, ohne die Daten zu speichern.

Beseitigen von Papierstaus 91

, um die Daten an die

ENDEN

So beseitigen Sie Papierstaus im automatischen Dokumenteneinzug

1 Klappen Sie das Bedienfeld hoch. 2 Öffnen Sie die ADF-Einheit. 3 Drücken Sie die zwei Kunststoffgriffe

an der Papierzuführung nach unten,

um die Papierzuführung zu öffnen.

4 Nehmen Sie das gestaute Papier

heraus.

92 Kapitel 5 – Fehlerbeseitigung

5 Schließen Sie die Papierzuführung,

indem Sie die kleinen Öffnungen an den Kunststoffgriffen ausrichten und die Papierzuführung nach unten drücken.

6 Schließen Sie die ADF-Einheit

wieder.

7 Klappen Sie das Bedienfeld wieder

herunter, so daß es fest einrastet.

8 Am Bedienfeld werden Sie aufgefor-

dert, einen der folgenden Schritte auszuführen:

●

Legen Sie das Papier wieder ein, und drücken Sie , um den Sendevorgang fortzusetzen.

●

Brechen Sie die laufende Verarbeitung ab, und drücken Sie auf S

, um die Daten an die

ENDEN

vorgegebene Adresse zu übertragen.

●

Drücken Sie , um den Sendevorgang abzubrechen, ohne die Daten zu speichern.

Beseitigen von Papierstaus 93

So beseitigen Sie einen am Ende einer Seite auftretenden Papierstau

1 Klappen Sie das Bedienfeld und

anschließend das Dokumentenausgabefach hoch.

2 Nehmen Sie das gestaute Papier

heraus.

3 Schließen Sie das Ausgabefach,

und drücken Sie das Bedienfeld in die Einrastposition.

4 Am Bedienfeld werden Sie aufge-

fordert, einen der folgenden Schritte auszuführen:

●

Legen Sie das Papier wieder ein, und drücken Sie , um den Sendevorgang fortzusetzen.

●

Brechen Sie die laufende Verarbeitung ab, und drücken Sie auf S

, um die Daten an die

ENDEN

vorgegebene Adresse zu übertragen.

94 Kapitel 5 – Fehlerbeseitigung

●

Drücken Sie , um den Sendevorgang abzubrechen, ohne die Daten zu speichern.

Fehlerbeseitigung am Digital Sender

Die Fehlerbeseitigung am Digital Sender unterteilt sich in zwei Hauptbereiche: die Beseitigung allgemeiner Fehler und die Beseitigung der am Bedienfeld angezeigten Fehler. Die Beseitigung allgemeiner Fehler bezieht sich auf Probleme, bei denen keine Fehlermeldungen ausgegeben werden.

Hinweis Bei allen Problemen gilt als Grundregel, daß Sie sowohl auf dem

Bedienfeld als auch im Übertragungsprotokoll nach entsprechenden Fehlermeldungen suchen sollten. Eine Erläuterung dieser Meldungen finden Sie in den Abschnitten „Meldungen am Bedienfeld“ auf Seite 99 und „Meldungen im Übertragungsprotokoll“ auf Seite 106.

Allgemeine Fehler am Digital Sender beseitigen

Anhand der nachstehenden Tabelle können Sie allgemeine Probleme lösen, die bei der Arbeit am Digital Sender auftreten. Für diese Art von Problemen werden am Bedienfeld keine speziellen Meldungen ausgegeben. Wenn auf dem Bedienfeld eine Meldung angezeigt wird, lesen Sie die Hinweise im Abschnitt „Meldungen am Bedienfeld“ auf Seite 99.

Beseitigung allgemeiner Fehler am Digital Sender

Problem Maß nahmen

Der Digital Sender funktioniert nicht.

Das Bedienfeld funktioniert nicht.

Der Digital Sender lehnt das eingegebene Kennwort ab.

Prüfen Sie, ob das Netzkabel am Digital Sender fest sitzt und der

●

Netzstecker an die Steckdose angeschlossen ist. Prüfen Sie, ob der Digital Sender eingeschaltet ist.

●

Vergewissern Sie sich, daß der Digital Sender unverriegelt ist.

●

Wenn Sie Dokumente senden, während der Digital Sender verriegelt ist, wird ein knirschender Ton ausgegeben.

Prüfen Sie, ob der Digital Sender möglicherweise überhitzt ist. Der

●

Digital Sender wird automatisch angehalten, wenn aufgrund der Umgebungsbedingungen eine Überhitzung vorliegt. Ist dies der Fall, schalten Sie den Digital Sender aus, warten Sie einige Zeit, bis sich das Gerät abgekühlt hat, und schalten Sie es dann wieder ein.

Prüfen Sie, ob das Netzkabel an das Stromnetz angeschlossen ist.

●

Prüfen Sie, ob das Kabel des Bedienfeldes fest sitzt.

●

Überprüfen Sie die Kontrasteinstellung am Bedienfeld. Sie können

●

den Kontrast bei Bedarf anpassen. Drücken Sie dazu

HIFT+ALT+ oder SHIFT+ALT+.

Prüfen Sie, ob Sie das richtige Kennwort verwenden.

●

Bei Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unter-

●

schieden. Verwenden Sie bei der Kennworteingabe die richtige Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben.

Fehlerbeseitigung am Digital Sender 95

Beseitigung allgemeiner Fehler am Digital Sender (Forts.)

Problem Maß nahmen

Die Bildqualität ist mangelhaft.

Beim Verwenden des automatischen Dokumenteneinzugs zieht der Digital Sender mehrere Seiten gleichzeitig bzw. nicht gerade ein oder verursacht regelmäßig Papierstaus.

Ihre persönlichen Adreßbücher können am Bedienfeld nicht aufgerufen werden.

Wenn die eingescannten Seiten leer, weiß oder mit einem sich wie-

●

derholenden Muster versehen sind, prüfen Sie, ob sich tatsächlich eine Seite auf der Glasauflage befindet.

Das gewünschte Dokument muß im automatischen Dokumenten-

●

einzug mit der Vorderseite nach oben bzw. auf der Glasauflage mit der Vorderseite nach unten eingelegt sein.

Prüfen Sie, ob die Glasauflage sauber ist. Wenn die Auflage

●

schmutzig ist, reinigen Sie sie mit einem trockenen, sauberen Tuch. Wenn das Problem der schlechten Bildqualität beim Senden an

●

einen Drucker auftritt, überprüfen Sie die Einstellungen am Drucker.

Stellen Sie die Dokumentenführungen genau auf die Breite des

●

Papierstapels ein, ohne das Papier dabei zusammenzudrücken. In Abhängigkeit von der Stärke der eingelegten Einzelblätter kann

●

die ADF-Einheit bis zu 50 Seiten aufnehmen. Im Dokumentenausgabefach dürfen sich max. 50 Seiten befinden.

●

Möglicherweise entspricht der verwendete Dokumententyp nicht

●

den geltenden Spezifikationen. Wenn die Benutzer beispielsweise Durchschlagpapier oder ein

●

anderes nicht unterstütztes Medium eingelegt haben, sind die Rollen möglicherweise verstopft oder beschädigt. Informationen zum Austauschen der Rollen finden Sie im Administratorhandbuch.

Beim Senden von E-Mail-Nachrichten müssen Sie Ihren Benutzer-

●

namen in das Feld VON genau so eingeben, wie er in Ihrem Benutzerprofil definiert ist. Der Zugriff auf die persönlichen Adreßbücher ist nicht über die E-Mail-Adresse möglich.

Sie müssen Ihr Kennwort genau wie in Ihrem Benutzerprofil ein-

●

geben. Da bei Kennwörtern zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird, müssen Sie bei der Eingabe die richtige Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben verwenden.

Ein in die ADF-Einheit eingelegtes Objekt verursacht ständig Papierstaus.

Wenn Sie versuchen, ein zu großes Dokument zu senden, bleibt

●

dieses möglicherweise in der ADF-Einheit stecken. Die Größe eines eingelegten Dokuments darf höchstens 215,9 x 355,6 mm (8,5 x 14 Zoll) betragen. Verwenden Sie zum Senden des Dokuments die Glasauflage.

Wenn Sie versuchen, ein zu kleines Dokument zu senden, bleibt

●

dieses möglicherweise in der ADF-Einheit stecken. Die Größe eines eingelegten Dokuments muß mindestens 148,5 x 210 mm (5,9 x 8,3 Zoll) betragen. Verwenden Sie zum Senden des Dokuments die Glasauflage.

Der Digital Sender sendet die Dokumente sehr langsam.

Möglicherweise haben Sie eine Qualitätseinstellung ausgewählt,

●

bei der das Dokument in eine große Datei umgewandelt und dann sehr langsam übertragen wird (z. B. Farb-/SW-Foto). Wenn Sie den Übertragungsvorgang beschleunigen möchten, wählen Sie eine andere Einstellung (z. B. SW-Dokument).

96 Kapitel 5 – Fehlerbeseitigung

Beseitigung allgemeiner Fehler am Digital Sender (Forts.)

Problem Maß nahmen

Ein an einen Computer gesendetes Dokument ist in der Eingangsablage (Inbox) nicht angekommen.

Eine von Ihnen abgesendete E-Mail ist bei der Zieladresse nicht angekommen.

Prüfen Sie, ob der gewünschte Computer eingeschaltet ist.

●

Vergewissern Sie sich, daß HP Digital Sender Link aktiv ist. Ist dies

●

nicht der Fall, klicken Sie auf die Schaltfläche Start, zeigen Sie auf Programme/HP 9100C, und klicken Sie dann auf HP Digital Sender Link.

Prüfen Sie, ob in HP Digital Sender Link die Einstellung Empfang

●

aktivieren eingeschaltet ist. Klicken Sie dazu im Applet der Systemsteuerung auf die Registerkarte Inbox, und vergewissern Sie sich, daß das Kontrollkästchen Empfang aktivieren ausgewählt ist.

Überprüfen Sie im Applet der Systemsteuerung für HP Digital

●

Sender Link, ob der Pfad der Eingangsablage (Inbox) korrekt angegeben wurde.

Möglicherweise ist das Dokument aufgrund eines schwerwiegenden

●

internen Fehlers verlorengegangen. Bei derartigen Fehlern können manchmal alle anstehenden Aufträge gelöscht werden. Wiederholen Sie den Sendevorgang.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse am Bedienfeld eingegeben haben,

●

überprüfen Sie die richtige Schreibweise. Prüfen Sie, ob in der Eingangsablage eine Meldung über eine nicht

●

zugestellte E-Mail eingegangen ist. In den meisten Fällen wird in dieser Meldung beschrieben, warum die E-Mail nicht zugestellt wurde.

Möglicherweise ist das Dokument aufgrund eines schwerwie-

●

genden internen Fehlers verlorengegangen. Bei derartigen Fehlern können manchmal alle anstehenden Aufträge gelöscht werden. Senden Sie die E-Mail-Nachricht erneut.

Ein von Ihnen abgesendetes Fax ist beim Zielfaxgerät nicht angekommen.

Möglicherweise ist das empfangende Faxgerät ausgeschaltet oder

●

gibt eine Fehlermeldung (z. B. „Kein Papier“ oder „Wenig Toner“) aus. Klären Sie das Problem mit dem Empfänger des Dokuments.

Der LAN-Faxserver ist möglicherweise besetzt, da gerade andere

●

Faxe gesendet werden oder eine Wahlwiederholung läuft. Möglicherweise ist in der Warteschlange des Servers die zulässige Übertragungszahl von 128 Faxdokumenten erreicht. Warten Sie einige Sekunden, und versuchen Sie es dann erneut.

Prüfen Sie mit Hilfe des ABM im Übertragungsprotokoll, ob das Fax

●

beim LAN-Faxserver angekommen ist. Wenn im Protokoll ein Fehler vermerkt ist, schalten Sie den Digital Sender aus und wieder ein, und wiederholen Sie die Faxsendung.

Weitere Informationen finden Sie u. U. auf Faxbenachrichtigungen,

●

die bei Ihnen eingegangen sind (z. B. Benachrichtigungen in Ihrer Empfangs-Inbox oder ggf. gedruckte Übertragungsberichte, wenn Ihre LAN-Faxanwendung solche Berichte unterstützt).

Möglicherweise ist das Dokument aufgrund eines schwerwie-

●

genden internen Fehlers verlorengegangen. Bei derartigen Fehlern können alle anstehenden Aufträge gelöscht werden. Wiederholen Sie die Faxübertragung.

Fehlerbeseitigung am Digital Sender 97

Beseitigung allgemeiner Fehler am Digital Sender (Forts.)

Problem Maß nahmen

Ein an einen Drucker gesendetes Dokument wurde nicht gedruckt.

Die Benachrichtigungen der E-MailÜbertragungen werden nicht empfangen.

Am Netzwerkdrucker werden keine Faxübertragungsberichte ausgedruckt.

Die von Ihnen gesendete Seite ist am unteren Ende abgeschnitten.

Vergewissern Sie sich, daß der Drucker eingeschaltet ist und

●

ordnungsgemäß funktioniert. Prüfen Sie, ob alle Kabel fest sitzen.

●

Möglicherweise ist das Dokument aufgrund eines schwerwie-

●

genden internen Fehlers verlorengegangen. Bei derartigen Fehlern können manchmal alle anstehenden Aufträge gelöscht werden. Wiederholen Sie den Sendevorgang.

Möglicherweise unterstützt der E-Mail-Server nicht den DSN-

●

Standard (Delivery Status Notification), oder eines der Links zur E-Mail-Empfangsadresse ist nicht DSN-fähig.

Überprüfen Sie im ABM, ob das Kontrollkästchen Empfangs-

●

bestä tigung aktiviert ist und die E-Mail-Adresse ordnungsgemäß eingegeben wurde.

Prüfen Sie, ob der Drucker eingeschaltet und an das Stromnetz

●

angeschlossen ist. Prüfen Sie, ob alle Kabel fest sitzen.

●

Möglicherweise werden von der LAN-Faxanwendung Ihres Unter-

●

nehmens keine Übertragungsberichte unterstützt, oder die Einstellung wurde von Ihrem Administrator deaktiviert. Ungeachtet dessen können Sie weiterhin die Faxübertragungsdaten im Übertragungsprotokoll anzeigen (siehe „Mit dem Übertragungsprotokoll arbeiten“ auf Seite 72).

Wenn Sie zum Senden den Flachbettscanner verwendet haben,

●

ist möglicherweise das Dokument zu lang. Der Scanner ist für Dokumente mit einer Länge von bis zu 279 mm (11 Zoll) vorgesehen. Die ADF-Einheit unterstützt Seiten mit einer Länge von bis zu 355,6 mm (14 Zoll).

Wenn Sie das Dokument an einen Drucker gesendet haben, ist die

●

Seite für den Drucker möglicherweise zu komplex und erfordert zuviel Speicherplatz. Wählen Sie nach Möglichkeit einen Drucker mit mehr Speicher.

98 Kapitel 5 – Fehlerbeseitigung

HP Digital Sender 9100C User's Guide [de]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

Erste Schritte

Kompatibilitä t mit HP Network ScanJet 5-Scannern

Systemvoraussetzungen

Beseitigung von Installationsfehlern

Hilfeinformationen aufrufen

Einfü hrung

Dokumente einlegen

Größ eneinstellungen auswä hlen

Adressen in Listen einfü gen und lö schen

Mit Faxadressen arbeiten

Ü bertragungsprotokoll speichern oder kopieren

Die Ansicht des Ü bertragungsprotokolls aktualisieren

Einfü hrung

HP Digital Sender Link ausfü hren

Symbol ein- oder ausblenden

Zielanwendung wä hlen

Fehlerbeseitigung

Einfü hrung

Informationsquellen fü r die Lö sung von Problemen

Beseitigen von Papierstaus

Fehlerbeseitigung am Digital Sender

Allgemeine Fehler am Digital Sender beseitigen