HP Digital Sender 9100C User's Guide [de]

HP 9100C Digital Sender

Benutzerhandbuch

Deutsch

HP 9100C Digital Sender

Benutzerhandbuch

Veröffentlichungsnr.: C1311-90913

Zweite Auflage, Dezember 2001

Warenzeichen

Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat und das Acrobat-Logo sind Warenzeichen von Adobe Systems Incorporated. CompuServe ist in den USA ein Warenzeichen von CompuServe, Inc. Microsoft ist ein in den USA eingetragenes Warenzeichen von Microsoft Corporation. Windows, MS Windows und Windows NT sind in den USA eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation. PaperPort ist in den USA und anderen Ländern ein Warenzeichen von Visioneer, Inc. Pentium ist ein in den USA eingetragenes Warenzeichen von Intel Corporation.

LDAP-Code (Libldap Client Library und Liblber Encoding/ Decoding Library) mit freundlicher Genehmigung der University of Michigan in Ann Arbor. Copyright 1992-1996 Verwaltungsrat der University of Michigan. Alle Rechte vorbehalten.

Alle anderen im Handbuch erwähnten Produktnamen sind möglicherweise Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer.

Gewährleistung

Die in diesem Handbuch enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.

Hewlett-Packard übernimmt bezüglich dieser Informationen keine Gewährleistung. HEWLETT-PACKARD ÜBERNIMMT KEINE GEWÄHRLEISTUNG DAFÜR, DASS DAS PRODUKT VON DURCHSCHNITTLICHER QUALITÄT UND FÜR DEN NORMALEN GEBRAUCH SOWIE FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK GEEIGNET IST.

Hewlett-Packard haftet nicht für direkte, indirekte und beiläufig entstandene Schäden sowie für Folge- und andere durch die Nutzung der in diesem Handbuch enthaltenen Informationen entstandene Schäden.

HINWEISE FÜR BENUTZER, DIE FÜR DIE REGIERUNG DER USA ARBEITEN: BESCHRÄNKTE RECHTE IN BEZUG AUF KOMMERZIELLE COMPUTER-SOFTWARE: „Die Nutzung, Vervielfältigung oder Offenlegung durch die Regierung der USA unterliegt den Beschränkungen nach Maßgabe des Paragraphen (c) (1) (ii) über die Rechte an technischen Daten und ComputerSoftware in DFARS 52.227-

7013.“

Die mit diesem Gerät gescannten Dokumente sind unter Umständen durch gesetzliche Bestimmungen, CopyrightGesetze u. ä. geschützt. Die Verantwortung für die Einhaltung aller derartigen Bestimmungen und Gesetze liegt allein beim Kunden.

Erklärung zu FCC-Funkentstörgrenzwerten:

Dieses Gerät wurde nach Maßgabe der Klasse A, Digitale Geräte, entsprechend Paragraph 15 der FCC-Ordnung erfolgreich getestet. Diese Grenzwerte wurden im Hinblick auf die Vermeidung von schädigenden Störstrahlungen beim Betrieb von Geräten in gewerblicher Umgebung aufgestellt. Das Gerät erzeugt, verwendet und strahlt möglicherweise Hochfrequenzenergie ab. Das Nichtbefolgen der Installationsund Gebrauchsanweisungen für das Gerät kann zu schweren Funkstörungen führen. Beim Betrieb dieses Geräts in Wohngebieten besteht ein erhöhtes Risiko für das Auftreten von Funkstörungen. Diese Störungen müssen vom Benutzer auf eigene Kosten beseitigt werden.

Hinweis: Jegliche Änderungen an dem Gerät, die nicht ausdrücklich von Hewlett-Packard genehmigt wurden, können zur Folge haben, daß dem Betreiber die Berechtigung zur Bedienung des Geräts entzogen wird.

Sicherheitshinweise

VORSICHT! Gefahr eines elektrischen Schlages

Um das Risiko eines elektrischen Schlages auszuschließen, verwenden Sie nur die mit dem Gerät gelieferten Stromkabel. Schließen Sie das Gerät ausschließlich an ordnungsgemäß geerdete Schutzkontaktsteckdosen an.

Hewlett-Packard Company 11311 Chinden Boulevard Boise, Idaho 83714 U.S.A.

Inhalt

1 Erste Schritte

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Kompatibilität mit HP Network ScanJet 5-Scannern . . . . . . . . . . . .8

Systemvoraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Software installieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Nach der Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Beseitigung von Installationsfehlern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Deinstallieren von HP Digital Sender Link und

HP Address Book Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Ihr Benutzerprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

Registrierte Benutzerprofile hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Einführung zum HP Address Book Manager. . . . . . . . . . . . . . . . .15

Einführung in HP Digital Sender Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Aufbau des Digital Sender. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Elemente des Bedienfelds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

Schnelleinstieg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

E-Mail-Adressen im ABM hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

Dokumente einlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Am Digital Sender anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Dokumente per E-Mail senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

Dokumente an einen Computer senden . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Hilfeinformationen aufrufen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

2 Am Digital Sender arbeiten

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Welche Arten von Dokumenten Sie in den Digital Sender

einlegen können . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30

Richtlinien für die Verwendung des ADF . . . . . . . . . . . . . . . .30

Richtlinien für die Verwendung der Glasauflage. . . . . . . . . . .31

Beidseitige Dokumente senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

Dokumente einlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

Anmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Die nächsten Schritte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Einstellungen ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Größeneinstellungen auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Qualitätseinstellungen auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

Dokumente per E-Mail versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Dokumente per Fax versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

Dokumente kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Dokumente an einen Computer senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

Inhalt 3

Dokumente an andere Programme senden . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Dokumente an HP JetSend-fähige Geräte senden. . . . . . . . . . . .47

HP JetSend-fähige Geräte auswählen oder hinzufügen. . . . .47

Das nächste Dokument senden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

3 Mit dem HP Address Book Manager arbeiten

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

Einführung in die Arbeit mit Adreßbüchern . . . . . . . . . . . . . . . . . .52

Ihr Benutzerprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

Registrierte Benutzerprofile hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Registrierte Benutzerprofile ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55

HP Address Book Manager starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

Im ABM-Hauptfenster arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

Ihr persönliches E-Mail-Adreßbuch verwalten. . . . . . . . . . . . . . . .58

Adressen hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

Adressen aus E-Mail-Programmen importieren . . . . . . . . . . .59

E-Mail-Adressen von einem LDAP-Server importieren. . . . . .60

E-Mail-Adressen ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Adressen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

Ihre persönlichen Verteilerlisten verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

Listen erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

Adressen in Listen einfügen und löschen . . . . . . . . . . . . . . . .66

Adressen in Listen ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

Listen löschen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

Mit Faxadressen arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Faxadressen hinzufügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Faxadressen ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Faxadressen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Namen in Adreßbüchern suchen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70

Adressen und Listen kopieren und verschieben . . . . . . . . . . . . . .71

Mit dem Übertragungsprotokoll arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Übertragungsprotokoll anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Übertragungsprotokoll speichern oder kopieren. . . . . . . . . . .73

Übertragungsprotokoll drucken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Übertragungsprotokoll löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Die Ansicht des Übertragungsprotokolls aktualisieren . . . . . .75

Eigenschaften anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

Anzeige des ABM-Hauptfensters steuern . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Persönliche Adreßbücher sichern und wiederherstellen. . . . . . . .76

Persönliche Adreßbücher sichern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Persönliche Adreßbücher wiederherstellen . . . . . . . . . . . . . .77

Im ABM zu einem anderen Digital Sender wechseln . . . . . . . . . .78

4 Inhalt

4 Mit HP Digital Sender Link arbeiten

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

HP Digital Sender Link ausführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Symbol in der Task-Leiste verwenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

Symbol ein- oder ausblenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

Optionen des Symbols der Task-Leiste aufrufen . . . . . . . . . .83

Standardeinstellungen für die Empfangs-Inbox festlegen. . . . . . .84

Standardordner der Empfangs-Inbox wählen . . . . . . . . . . . . .84

Empfangsfunktionen einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Zielanwendung einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Zielanwendung wählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Autostart-Funktion einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87

5 Fehlerbeseitigung

Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

Informationsquellen für die Lösung von Problemen . . . . . . . . . . .90

Beseitigen von Papierstaus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91

Fehlerbeseitigung am Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Allgemeine Fehler am Digital Sender beseitigen . . . . . . . . . .95

Meldungen am Bedienfeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

Meldungen im Übertragungsprotokoll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Fehlerbeseitigung in der Software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Allgemeine Software-Fehler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Fehlermeldung bei der Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

HP Address Book Manager-Meldungen . . . . . . . . . . . . . . . .118

HP Digital Sender Link-Meldungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

Anhang A Technische Daten

Gerätespezifikationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127

Umgebungsdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129

Unterstützte Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130

Deutsche Lärmschutzverordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

Französische EMV-Verordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

Konformitätserklärung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132

Software-Lizenzvereinbarung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133

Anhang B Informationen zu Gewä hrleistung und technischer Unterstü tzung

Erklärung über beschränkte Gewährleistung durch

Hewlett-Packard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135

Weltweite HP Kundendienstangebote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137

Verfügbare HP Kundendienstleistungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139

Index

Inhalt 5

6 Inhalt

Erste Schritte

Einfü hrung

Vielen Dank, daß Sie sich für den HP 9100C Digital Sender entschieden haben. Mit diesem farb- und netzwerkfähigen Digital Sender können Sie Papierdokumente in elektronischer Form schnell und problemlos verteilen. Dank seiner Kompatibilität mit anderen Geräten und Programmen unterstützt der Digital Sender folgende Funktionen:

●

E-Mail: Versenden Sie Dokumente an E-Mail-Adressen im Internet.

●

Faxen: Faxen Sie Dokumente an eine oder mehrere Adressen

(wenn Ihr Unternehmen über ein LAN-Faxprogramm verfügt).

●

Kopieren: Erstellen Sie hochwertige Kopien durch Versenden des

entsprechenden Dokuments an einen Netzwerkdrucker.

●

Senden an einen Computer: Hierbei senden Sie ein Dokument

an den Computer. So können Sie Dokumente archivieren, eine

Textsuche durchführen oder Kommentare einfügen. Sie können

Dokumente auch an E-Mail-Adressen, Faxnummern, Drucker

und andere Ziele senden.

● Senden an andere Programme: Senden Sie Dokumente an einen

Netzwerkordner, damit andere Programme im Netzwerk darauf

zugreifen können.

●

Senden an HP JetSend-kompatible Geräte: Der Digital Sender ist

ein HP JetSend-kompatibles Gerät, mit dem Sie Dokumente an

andere HP JetSend-kompatible Geräte im Büro senden können.

Bei HP Address Book Manager (ABM) handelt es sich um ein Programm auf dem Computer, das zum Verwalten der Fax- und E-MailZiele für den Digital Sender verwendet wird. HP Digital Sender Link dient zum Weiterleiten von an den Computer gesendeten Dokumenten an den Speicherort.

Einführung 7

Kompatibilitä t mit HP Network ScanJet 5-Scannern

Der HP 9100C Digital Sender kann in einem Netzwerk problemlos mit einem HP Network ScanJet 5-Scanner betrieben werden. Dokumente, die vom HP Network ScanJet 5-Scanner an Ihren Computer gesendet werden, werden vom HP ScanJet-Dienstprogramm weitergeleitet und können von Ihnen mit PaperPort™-Software verwaltet werden. Dokumente, die vom HP 9100C Digital Sender an Ihren Computer gesendet werden, werden von der HP Digital Sender LinkSoftware weitergeleitet.

Wenn Sie möchten, können Sie die Verwaltung der eingescannten Dokumente auch mit nur einem einzigen Programm vornehmen. Geben Sie als bevorzugte Eingangsablage (Inbox) für den HP Network ScanJet 5-Scanner das Zielprogramm an, und setzen Sie den Dateityp auf .pdf (sofern vorhanden) oder auf mehrseitiges .tif. (Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie in der Benutzerdokumentation für den HP Network ScanJet 5-Scanner.) Die Dokumente werden zwar weiterhin durch das HP ScanJet-Dienstprogramm weitergeleitet, die Anzeige erfolgt aber in das Zielprogramm.

Systemvoraussetzungen

Damit Sie die vier im Lieferumfang enthaltenen Programme sowie die Online-Dokumentation installieren und verwenden können, muß Ihr Computer die folgenden Systemvoraussetzungen erfüllen:

●

Pentium®-Prozessor

●

Microsoft® Windows

●

für Windows 9x: mindestens 16 MB RAM (32 MB empfohlen)

für Windows NT 4.0 bzw. 5.0: mindestens 32 MB RAM (64 MB

Beseitigung von Installationsfehlern

Die folgende Tabelle soll Ihnen dabei helfen, Fehler und Probleme zu lösen, die während der Installation auftreten können.

Problem bzw. Fehlermeldung Beschreibung

Die Software wurde unter Windows 9x nicht installiert.

Der Computer kann die InstallationsCD-ROM nicht lesen.

„Dieser Rechner wurde von Ihrem Netzwerk-Administrator als Digital SenderServer konfiguriert. Die Link-Anwendung funktioniert nicht, wenn dieser Service läuft. Sie können nur dann gescannte Dokumente direkt auf diesem PC empfangen, wenn der Administrator den Digital Sender-Server deaktiviert. Möchten Sie fortfahren?“

Bevor Sie mit der Installation beginnen, müssen mit Ausnahme des Explorers und der Systray-Anwendungen alle Programme geschlossen sein. Drücken Sie S weitere Programme geöffnet sind, markieren Sie eines dieser Programme, und klicken Sie dann auf holen Sie diesen Schritt für jedes weitere geöffnete Programm. Starten Sie dann den Installationsvorgang neu.

Möglicherweise wurde nicht das richtige Laufwerk angegeben. Überprüfen Sie den Laufwerksbuchstaben. (Oftmals wird für das CD-ROM-Laufwerk der Buchstabe D oder E verwendet.) Überprüfen Sie, ob die CD-ROM beschädigt ist. Versuchen Sie, die CD-ROM auf einem anderen Computer zu lesen, oder kopieren Sie den Inhalt der CD-ROM auf Ihre Festplatte. Installieren Sie die Software dann von der Festplatte.

Auf dem Computer, auf dem Sie die Software installieren möchten, ist bereits der HP Digital Sender Service bzw. ein Upgrade für den HP Network ScanJet 5-Scanner installiert. Wenden Sie sich umgehend an Ihren Administrator.

TRG+ALT+ENTF

Task beenden

. Wenn noch

. Wieder-

Deinstallieren von HP Digital Sender Link und HP Address Book Manager

So deinstallieren Sie die Programme HP Digital Sender Link und HP Address Book Manager: Klicken Sie auf Start, zeigen Sie auf

Programme und dann auf HP 9100C, und klicken Sie auf HP 9100C deinstallieren. Befolgen Sie zum Abschließen des Deinstallations-

vorgangs die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Software installieren 11

Ihr Benutzerprofil

Für den Digital Sender können zwei verschiedene Benutzertypen definiert werden: registrierte Benutzer und Gastbenutzer. Registrierte Benutzer benötigen ein eingerichtetes Benutzerprofil und können dann auf alle Funktionen zugreifen. Gastbenutzer benötigen zwar kein Benutzerprofil, haben aber auch nicht alle Funktionen zur Verf ügung.

Registrierte Benutzer

Als registrierter Benutzer haben Sie folgende Rechte:

●

Sie können mit dem Digital Sender auch arbeiten, wenn der Administrator die Gastrechte deaktiviert hat.

●

Sie können Dokumente an Ihren Computer senden. Ohne registriertes Benutzerprofil ist das Senden von Dokumenten an den eigenen Computer nicht möglich.

●

Sie können mit dem ABM-Programm arbeiten. Im ABM verfügen Sie über ein Adreßbuch mit persönlichen E-Mail-Adressen und einer persönlichen Verteilerliste, in der häufig verwendete Adressen gespeichert und für die Verwendung am Digital Sender aufgelistet sind. (Weitere Informationen finden Sie unter „Einführung zum HP Address Book Manager“ auf Seite 15.)

●

Innerhalb des ABM haben Sie die Berechtigung, im Adreßbuch Ö ffentliches Fax Faxadressen hinzuzufügen, zu ändern und zu löschen.

●

Sie können die unter Ihrem Namen im Übertragungsprotokoll abgelegten Einträge anzeigen. Als Gastbenutzer des Digital Sender können Sie Ihre Aktivitäten im Übertragungsprotokoll nicht von den Aktivitäten anderer Benutzer unterscheiden.

●

Sie können festlegen, daß der Digital Sender Sie per E-Mail über den Status der von Ihnen gesendeten Fax- oder E-Mail-Nachrichten informiert. (Voraussetzung ist allerdings, daß diese Statusmitteilung von Ihrem E-Mail- oder LAN-Faxprogramm unterstützt wird.)

12 Kapitel 1 – Erste Schritte

Wenn Sie als registrierter Benutzer eingerichtet werden möchten, lesen Sie die Hinweise unter „Registrierte Benutzerprofile hinzufügen“ auf Seite 13.

Gastbenutzer

Als Gastbenutzer können Sie den Digital Sender nur verwenden, wenn der Administrator die Gastrechte nicht deaktiviert hat.

Wenn die Gastrechte aktiviert sind, können Sie mit dem Digital Sender arbeiten und in den Adreßbüchern Ö ffentliche E-Mail, Ö ffentliche Verteilerliste und Ö ffentliches Fax Adressen auswählen. Allerdings stehen Ihnen keine persönlichen E-Mail-Adreßbücher und Verteilerlisten zur Verfügung. Ferner haben Sie nicht die Möglichkeit, mit dem ABM die Daten in den Adreßbüchern zu ändern oder andere ABM-Funktionen auszuführen.

Als Gastbenutzer können Sie keine Dokumente an Ihren Computer senden und auch keine E-Mail-Mitteilungen über den Status der vom Digital Sender gesendeten Fax- und E-Mail-Nachrichten empfangen.

Registrierte Benutzerprofile hinzufü gen

Sie können Ihr Benutzerprofil selbst einrichten oder vom Administrator einrichten lassen. Zum Einrichten und Ändern Ihres Profils verwenden Sie den ABM.

So fü gen Sie ein registriertes Benutzerprofil hinzu

1 Klicken Sie in der Windows-Task-Leiste mit der rechten Mau-

staste auf , und wählen Sie HP Address Book Manager. Daraufhin wird der HP 9100C-Anmeldebildschirm angezeigt.

2 Geben Sie im Feld Name des Digital Sender den DNS-Namen

bzw. die IP-Adresse für den Digital Sender ein. Fragen Sie gegebenenfalls Ihren Systemadministrator nach diesen Informationen.

3 Geben Sie im Feld Benutzername Ihren Namen so ein, wie er

auf dem Bedienfeld des Digital Sender angezeigt werden soll. Aus Gründen der Einheitlichkeit wird empfohlen, daß alle Benutzer ihren Nachnamen zuerst eingeben.

4 Wenn Sie den Zugriff auf Ihr Adreßbuch einschränken möchten,

geben Sie im Feld Kennwort ein Kennwort ein.

Ihr Benutzerprofil 13

Hinweis Wenn Sie kein Kennwort festlegen, können sich andere Benutzer unter

Ihrem Namen am Digital Sender anmelden, auf die Daten in Ihren persönlichen Adreßbüchern zugreifen und unter Ihrem Namen E-MailNachrichten versenden.

5 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neuer Benutzer. Das Dialog-

feld wird um einige Optionen erweitert.

6 Wenn Sie zuvor ein Kennwort eingegeben haben, wiederholen Sie

die Eingabe jetzt im Feld Kennwort bestä tigen.

7 Wenn Sie Bestätigungen für versendete Fax- und/oder E-Mail-

Nachrichten empfangen möchten, geben Sie im Feld E-Mail-

Adresse des Benutzers Ihre E-Mail-Adresse ein.

8 Die Adresse Ihres Computers wird vom ABM automatisch erkannt

und in das Feld PC-Adresse des Benutzers eingetragen. Dieses Feld ist nicht schreibgeschützt, sollte aber unverändert übernommen werden.

9 Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis Möglicherweise werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen, daß

Sie zwar als Benutzer eingerichtet und im ABM angemeldet sind, Ihr Benutzerkonto aber vom Administrator aktiviert werden muß. Wenn diese Meldung angezeigt wird, können Sie weiterhin im ABM arbeiten. Allerdings stehen Ihnen die Adressen im Digital Sender erst nach Aktivierung Ihres Kontos durch den Administrator zur Verfügung.

10 So empfangen Sie E-Mail-Bestätigungen für die von Ihnen ver-

sendeten E-Mail-Nachrichten:

a Klicken Sie auf das im ABM-Hauptfenster erstellte Profil. b Klicken Sie im Menü Datei auf Eigenschaften. c Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Empfangsbestä tigung,

und klicken Sie auf OK.

Hinweis Sie können Bestätigungen nur empfangen, wenn Ihr E-Mail-Server und

die Links zwischen Ihrem E-Mail-System und dem E-Mail-System des Empfängers das Anfordern und Empfangen von Bestätigungen (Delivery Service Notification; DSN) unterstützen.

14 Kapitel 1 – Erste Schritte

Einfü hrung zum HP Address Book Manager

Der HP Address Book Manager (ABM) ist ein auf Ihrem Computer installiertes Programm, in dem Sie die im Digital Sender gespeicherten Adreßbücher mit E-Mail-Adressen und Faxnummern anzeigen und ändern können. Sie greifen auf diese Adressen am Digital Sender zu, sobald Sie ein Dokument direkt an eine E-MailAdresse bzw. eine Faxnummer senden. Die Benutzung des ABM ist ausschließlich registrierten Benutzern vorbehalten.

Die nachstehende Abbildung zeigt das ABM-Hauptfenster:

Auf der linken Seite des Fensters sind die verfügbaren Adreßbücher aufgelistet. Auf der rechten Seite des Fensters wird der Inhalt des ausgewählten Adreßbuchs angezeigt.

Als registrierter Benutzer können Sie Ihr Persö nliches E-Mail- Adreß buch und Ihre Persö nliche Verteilerliste anzeigen und bearbeiten. Auf Ihre persönlichen Adreßbücher kann außer Ihnen nur der Administrator zugreifen.

Sie können den Inhalt des Adreßbuchs Ö ffentliche Drucker sowie der Adreßbücher Ö ffentliche E-Mail, Ö ffentliche Verteilerliste und Ö ffentliches Fax anzeigen und verwenden. Benutzerseitige Änderungen sind allerdings nur im Adreßbuch Ö ffentliches Fax zulässig. Änderungen an den Einträgen der anderen öffentlichen Adreßbücher sind ausschließlich dem Administrator vorbehalten.

Mit dem ABM für diesen Digital Sender können Sie auch auf das Übertragungsprotokoll zugreifen und zu den Adreßbüchern anderer Digital Sender umschalten. Weitere Informationen zum ABM finden Sie unter „Mit dem HP Address Book Manager arbeiten“ in Kapitel 3 ab Seite 51.

Einführung zum HP Address Book Manager 15

Einfü hrung in HP Digital Sender Link

HP Digital Sender Link gehört auch zu den Programmen, die während der Software-Installation eingerichtet werden. Mit diesem Programm, das beim Senden von Dokumenten an Ihren Computer geöffnet sein muß, können eingescannte Dokumente empfangen und weitergeleitet werden. Die nachstehende Abbildung zeigt das Programm als Applet der Systemsteuerung, wobei die Registerkarte Inbox ausgewählt ist.

Über das Applet der Systemsteuerung können Sie beispielsweise festlegen, in welchem Verzeichnis eingescannte Dokumente zunächst zwischengespeichert werden, bevor sie dann in einem anderen Programm geöffnet werden. Während das Speicherverzeichnis auch als Empfangs-Inbox bekannt ist, wird das Programm, in dem die Dokumente geöffnet werden, als Zielanwendung bezeichnet. Im Applet der Systemsteuerung können Sie auch die Zielanwendung festlegen.

Bei dem Zielprogramm kann es sich um ein beliebiges Programm handeln, in dem PDF- bzw. M-TIFF-Dateien bearbeitet werden können. Weitere Informationen zur Auswahl eines Zielprogramms finden Sie in Kapitel 4, „Mit HP Digital Sender Link arbeiten“, Seite 79.

16 Kapitel 1 – Erste Schritte

Aufbau des Digital Sender

Bevor Sie mit dem Digital Sender arbeiten, sollten Sie sich anhand der nachstehenden Abbildung mit seinen verschiedenen Bestandteilen vertraut machen.

Ansicht von vorn oben

Dokumentenführungen

Dokumentenausgabefach

Ausgabehalterung

Netzschalter

Vorderansicht mit geö ffneter ADF-Einheit

Glasauflage

Bedienfeld

ADF-Einheit (hochgeklappt)

Aufbau des Digital Sender 17

Elemente des Bedienfelds

Anhand der nachstehenden Abbildung können Sie die einzelnen Elemente des Bedienfelds leicht finden:

13 14

1 Bedienfeldanzeige: Zeigt Informationen und Meldungen an. 2Tab-Taste: Wechselt zwischen den Feldern auf der Bedienfeld-

anzeige.

3Alt-Taste: Wenn Sie diese Taste gedrückt halten, ist die jeweils

rechts oben angezeigte Alternativbelegung der anderen Tasten aktiv.

4 Funktionstasten: Führen die oberhalb der jeweiligen Taste ange-

zeigte Funktion aus. In den Handbüchern werden diese Tasten im

angezeigt.

Format T

5 Buchstabentasten: Ermöglichen die Eingabe von Buchstaben

bzw. Symbolen für Namen, Kennwörter und Adressen.

ASTE

6Back-Taste: Löscht das zuletzt eingegebene Zeichen oder entfernt

Adressen/Nummern aus der Auswahlliste. In den Handbüchern wird diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

7Enter-Taste: Bestätigt die am Bedienfeld angezeigten Daten oder

wechselt zwischen den Feldern auf der Bedienfeldanzeige. In den Handbüchern wird diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

8 Pfeiltasten: Bewegen den Cursor in einer Liste nach oben oder

unten. In den Handbüchern werden diese Tasten mit den Symbolen und gekennzeichnet.

18 Kapitel 1 – Erste Schritte

9 Hilfetaste: Ruft das Fenster Hilfe auf, dem Sie Informationen zum

aktuellen Bildschirm oder Feld entnehmen können. In den Handbüchern wird diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

10 Zifferntasten: Dienen zum Eingeben von Ziffern oder Sonder-

zeichen für Ihre Sprache (außer Englisch).

11 Sonderzeichenaufkleber: Enthält Informationen zum Eingeben

der für Ihre Sprache (außer Englisch) verfügbaren Sonderzeichen.

12 Sendetaste: Sendet das Dokument ab. In den Handbüchern wird

diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

13 Aktivitä tsanzeige: Zeigt den Status des Digital Sender an.

(Die jeweilige Farbe ist in der Umrandung des Symbols auf der

Sendetaste sichtbar.)

14 Abbruchtaste: Bricht den Sendevorgang ab oder kehrt zum

Hauptbildschirm zurück. In den Handbüchern wird diese Taste mit dem Symbol gekennzeichnet.

15 Ein-/Beidseitig-Taste: Ermöglicht das Umschalten zwischen ein-

und beidseitigen Vorlagen. In den Handbüchern wird diese Taste durch die folgende Schriftart gekennzeichnet E

-/B

EIDSEITIG

Aufbau des Digital Sender 19

Schnelleinstieg

Anhand der vorliegenden Kurzanleitung können Sie sich mit den grundlegenden Funktionen des Digital Sender näher vertraut machen. Dazu zählen im einzelnen: das Anmelden beim ABM, das Hinzufügen einer E-Mail-Adresse im ABM, das Einlegen eines Dokuments, das Anmelden beim Digital Sender und das Senden von E-Mails.

E-Mail-Adressen im ABM hinzufü gen

Wenn der ABM auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie E-MailAdressen hinzufügen. Diese Adressen sind dann immer verfügbar, wenn Sie aus dem Digital Sender Dokumente per E-Mail versenden möchten.

Bevor Sie mit dem ABM arbeiten können, müssen Sie sich Ihr Benutzerprofil einrichten bzw. von Ihrem Administrator einrichten lassen. Wenn Ihr Benutzerprofil noch nicht eingerichtet ist, lesen Sie die Hinweise unter „Registrierte Benutzerprofile hinzufügen“ auf Seite 13.

So melden Sie sich beim ABM an

Hinweis Bevor Sie sich beim ABM anmelden und mit dem ABM arbeiten können,

müssen Sie den Digital Sender einschalten.

1 Klicken Sie in der Task-Leiste mit der rechten Maustaste auf ,

und wählen Sie HP Address Book Manager.

2 Wenn der DNS-Name bzw. die IP-Adresse des gewünschten

Digital Sender im Feld Name des Digital Sender nicht angezeigt wird, geben Sie den Namen bzw. die Adresse über die Tastatur ein. Fragen Sie gegebenenfalls Ihren Administrator nach diesen Informationen.

3 Wenn Ihr Name im Feld Benutzername nicht aufgeführt ist, geben

Sie ihn ein.

4 Geben Sie im Feld Benutzerkennwort gegebenenfalls Ihr

Kennwort ein.

5 Klicken Sie auf OK. Wenn alle eingegebenen Anmeldedaten

korrekt sind, wird das ABM-Hauptfenster angezeigt.

6 Fahren Sie mit dem nachstehenden Abschnitt „So fügen Sie eine

E-Mail-Adresse hinzu“ fort.

20 Kapitel 1 – Erste Schritte

So fü gen Sie eine E-Mail-Adresse hinzu

1 Klicken Sie im ABM-Hauptfenster auf den Ordner für Ihren

Benutzernamen.

2 Klicken Sie auf Persö nliche E-Mail. 3 Klicken Sie im Menü Datei auf Neu. 4 Geben Sie im Feld Name einen Namen für diese Adresse ein. 5 Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die gewünschte E-Mail-

Adresse ein.

6 Klicken Sie auf Hinzufü gen. 7 Klicken Sie abschließend auf Schließ en.

Schnelleinstieg 21

Dokumente einlegen

Sie können am Digital Sender mehrere Seiten in den automatischen Dokumenteneinzug legen und diese Seiten dann an eine bestimmte Adresse senden.

VORSICHT

Bevor Sie das Dokument in den automatischen Dokumenteneinzug einlegen, sollten Sie Klebezettel, Büroklammern und ähnliche Gegenstände entfernen, die den Digital Sender beschädigen können.

So legen Sie ein Dokument in den automatischen

Dokumenteneinzug ein

1 Klappen Sie die ADF-Einheit hoch,

und vergewissern Sie sich, daß auf der Glasauflage nichts aufliegt. Schließen Sie die ADF-Einheit wieder.

2 Legen Sie das Dokument (bis zu

50 Seiten) mit der Vorderseite nach oben bis zum Anschlag in die ADFEinheit. Richten Sie den Stapel mittig zwischen den Dokumentenführungen aus.

22 Kapitel 1 – Erste Schritte

3 Stellen Sie die Dokumenten-

führungen so ein, daß sie an den Rändern des Dokuments anliegen.

4 Passen Sie die Auflage der Doku-

mentausgabe gegebenenfalls an das richtige Papierformat an.

5 Fahren Sie mit dem Abschnitt „Am

Digital Sender anmelden“ auf Seite 23 fort.

Am Digital Sender anmelden

Wenn in der Anzeige der Systemsteuerung der Hauptbildschirm eingeblendet wird, sind die Gastrechte aktiviert, so daß Sie sich nicht anmelden müssen. In diesem Fall können Sie mit dem nächsten Abschnitt fortfahren.

Wenn der Anmeldebildschirm des Digital Sender angezeigt wird, können nur registrierte Benutzer mit dem Digital Sender arbeiten. Sie können erst fortfahren, nachdem Sie sich als registrierter Benutzer angemeldet haben. In Abhängigkeit von Ihren Zugriffsrechten muß Ihr Benutzerprofil möglicherweise zunächst vom Administrator bestätigt werden. Wenn dies der Fall ist, wird Ihnen beim Anmelden eine Fehlermeldung angezeigt.

So melden Sie sich am Digital Sender an

1 Geben Sie im Feld NAME des HP 9100C-Anmeldebildschirms

Ihren registrierten Benutzernamen ein, und drücken Sie dann .

2 Wenn in Ihrem Benutzerprofil ein Kennwort festgelegt wurde,

geben Sie dieses im Feld KENNWORT ein. Bei Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, so daß Sie genau die im Benutzerprofil definierte Schreibweise verwenden müssen.

3 Drücken Sie .

Nachdem Sie sich als registrierter Benutzer angemeldet haben, können Sie auf die Funktionen des Bedienfeldes, auf die öffentlichen Adreßbücher und auf Ihre persönlichen Adreßbücher zugreifen. Mit Hilfe der auf Ihrem Computer installierten ABM-Anwendung können Sie ferner auf detaillierte Daten im Übertragungsprotokoll zugreifen.

Schnelleinstieg 23

Dokumente per E-Mail senden

Wenn für E-Mails auf dem Hauptbildschirm der Systemsteuerung eine Funktionstaste angezeigt wird, können Sie Dokumente vom Digital Sender direkt per E-Mail versenden. Der Hauptbildschirm ist der Bildschirm, der zuerst bzw. unmittelbar nach dem Anmelden am Digital Sender angezeigt wird.

So senden Sie ein Dokument per E-Mail

1 Legen Sie gemäß der Beschreibung auf Seite 22 ein Dokument ein. 2 Melden Sie sich gegebenenfalls an, und drücken Sie die Taste

AIL

E-M

3 Wenn Ihr Name im Feld VON nicht aufgeführt ist, geben Sie Ihren

Namen oder Ihre E-Mail-Adresse über die Tastatur ein.

4 Drücken Sie . 5 Wenn Sie ein registrierter Benutzer sind oder Ihr Benutzername

kennwortgeschützt ist, wird ein Dialogfeld angezeigt. Geben Sie Ihr Kennwort ein, und drücken Sie .

6 Geben Sie gegebenenfalls im Feld BETREFF eine Nachricht ein

(optional).

7 Drücken Sie . 8 Geben Sie im Feld AN eine E-Mail-Adresse ein.

- ODER -

Geben Sie für die E-Mail-Adresse den Namen ein, den Sie im Abschnitt „E-Mail-Adressen im ABM hinzufügen“ auf Seite 20 festgelegt haben.

9 Drücken Sie . Die E-Mail-Adresse wird im Fenster unterhalb

des Feldes AN angezeigt.

10 So senden Sie eine Kopie der E-Mail an eine andere Adresse:

a Drücken Sie A

Sie dann O

b Geben Sie im Feld CC eine E-Mail-Adresse ein, oder wählen

Sie eine E-Mail-Adresse aus dem Adreßbuch aus.

c Drücken Sie . Die E-Mail-Adresse wird im Fenster unter-

halb des Feldes CC angezeigt.

11 Drücken Sie . Das Dokument wird an die gewünschte E-Mail-

Adresse gesendet.

24 Kapitel 1 – Erste Schritte

. Drücken Sie , wählen Sie CC, und drücken

Dokumente an einen Computer senden

Anhand der nachstehenden Schrittanweisungen können Sie an dieses Programm Dokumente senden. Während Sie im Rahmen der ersten Anweisungsfolge die erforderliche HP Digital Sender Link-Anwendung starten, werden Sie in der zweiten Anweisungsfolge das Dokument direkt vom Digital Sender absenden.

Hinweis Das Versenden von Dokumenten ist ausschließlich registrierten

Benutzern vorbehalten.

So starten Sie HP Digital Sender Link

Vergewissern Sie sich, daß auf dem Computer, an den Sie das Dokument senden wollen, HP Digital Sender Link läuft und die Empfangsfunktionen aktiviert sind.

●

Wenn das Symbol angezeigt wird, können Sie davon ausgehen, daß das Programm läuft und die Empfangsfunktionen aktiviert sind.

●

Das Symbol weist Sie darauf hin, daß das Programm zwar läuft, die Empfangsfunktionen aber deaktiviert sind. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, und wählen Sie Empfang aktivieren.

●

Wenn das Symbol überhaupt nicht angezeigt wird, läuft das Programm möglicherweise nicht. Klicken Sie sicherheitshalber auf die Start-Schaltfläche, zeigen Sie auf Programme und auf HP 9100C, und klicken Sie dann auf HP Digital Sender Link.

So senden Sie Dokumente an das Zielprogramm

1 Legen Sie das Dokument am Digital Sender gemäß der Beschrei-

bung auf Seite 22 ein.

2 Melden Sie sich gegebenenfalls an, und drücken Sie die Taste PC. 3 Wenn Ihr Name im Feld NAME nicht aufgeführt ist, geben Sie ihn ein. 4 Drücken Sie , um den Sendevorgang zu starten. 5 Das Dokument wird an Ihren Computer gesendet und in das Ziel-

programm als Datei angezeigt.

Schnelleinstieg 25

Hilfeinformationen aufrufen

Die verbleibenden Kapitel dieses Handbuchs sollen Ihnen bei der Arbeit mit dem Digital Sender, dem ABM und der HP Digital Sender Link-Anwendung behilflich sein. Das Handbuch dient auch als Referenz bei der Beseitigung eventueller Fehler. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Hilfsmittel zur Verfügung.

Kurzreferenz

In dieser Broschüre finden Sie Informationen zu den am häufigsten verwendeten Funktionen.

Online-Hilfe fü r den Digital Sender

Die Online-Hilfe des Digital Sender ist kontextsensitiv. Wenn Sie drücken, werden Hilfeinformationen zu dem auf der Bedienfeldanzeige aktiven Feld angezeigt. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail-Nachricht senden möchten und sich gerade im Feld BETREFF befinden, wird beim Drücken von in etwa folgende Meldung angezeigt:

Drücken Sie erneut , und drücken Sie dann S Online-Hilfe zu beenden.

26 Kapitel 1 – Erste Schritte

GEBEN SIE IHREN NAMEN EIN VON: BETR. AN:

BETREFF-FELD: Geben Sie hier ein Betreff für Ihre E-Mail-Nachricht ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Angaben zu bestätigen.

Hilfe

CHLIESSEN

, um die

Die ABM-Hilfe

Der ABM verfügt über eine eigene Hilfedatei. Zum Aufrufen dieser Datei wählen Sie im ABM-Hauptfenster bzw. einem beliebigen anderen Fenster mit verfügbaren Hilfeinformationen einen Befehl aus dem Menü Hilfe.

HP Digital Sender Link-Hilfe

Wenn Sie beim Ändern der Einstellungen im Applet der Systemsteuerung für HP Digital Sender Link Hilfe benötigen, wählen Sie den gewünschten Befehl aus dem Menü Hilfe.

Administrator-Handbuch

Wenn Sie weder im Benutzerhandbuch noch in der Kurzanleitung oder in der Online-Hilfe eine Anwort auf Ihre Fragen bzw. eine Lösung für ein bestimmtes Problem finden, lesen Sie im Administratorhandbuch nach, oder wenden Sie sich direkt an Ihren Administrator.

Hilfeinformationen aufrufen 27

28 Kapitel 1 – Erste Schritte

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