HP 9100C User's Guide [it]

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HP 9100C Digital Sender

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HP 9100C Digital Sender

Guida per l’utente

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Codice pubblicazione C1311-90912

Seconda edizione, dicembre 2001

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Adobe, il logo Adobe, Acrobat e

logo Acrobat

marchi della Adobe Systems Incorporated. CompuServe è un marchio della CompuServe, Inc. registrato negli Stati Uniti. Microsoft è un marchio della Microsoft Corporation registrato negli Stati Uniti. Windows, MS Windows e Windows NT sono marchi della Microsoft Corporation registrati negli Stati Uniti. PaperPort è un marchio della Visioneer, Inc. registrato negli Stati Uniti e in altri paesi. Pentium è un marchio della In tel Corporation registrato negli Stati Uniti.

Il codice LDAP (la libreria client libldap e la libreria di codifica/ decodifica liblber) è stato utilizzato per gentile concessione della University of Michigan di Ann Arbor. Copyright 1992-1996 Regents of the University of Michigan. Tutti i diritti riservati.

I nomi degli altri prodotti citati nel presente manuale possono essere marchi registrati delle rispettive case produttrici.

sono

Garanzia

Le informazioni contenute in questo manuale sono soggette a modifiche senza preavviso.

La Hewlett-Packard non fornisce alcuna garanzia relativamente a queste informazioni. LA HEWLETT PACKARD NON CONCEDE ALCUNA GARANZIA IMPLICITA DI COMMERCIABILITÀ E IDONEITÀ AD USO PARTICOLARE.

La Hewlett-Packard non è responsabile per danni diretti, indiretti, incidentali o consequenziali dovuti alla fornitura o all’uso di questo materiale.

AVVISO PER GLI UTENTI DEGLI STATI UNITI: DIRITTI LIMITATI PER IL SOFTWARE COMMERCIALE: “L’uso, la duplicazione o la divulgazione da parte del Governo degli Stati Uniti sono soggetti a limitazioni secondo quanto enunciato nel sottoparagrafo (c) (1) (ii) della Clausola DFARS 52.227-7013 della normativa Rights in Technical Data”.

I documenti digitalizzati possono essere protetti da leggi ed altri regolamenti, come la legge sul copyright. L’utente è l’unico responsabile del rispetto delle suddette leggi.

Dichiarazione relativa all’emissione di radio frequenze secondo il Regolamento FCC

Questo dispositivo è stato collaudato e i valori verificati rientrano nei limiti stabiliti per i dispositivi digitali di classe B, secondo le norme FCC, Parte

15. Tali limiti hanno lo scopo di fornire protezione ragionevole contro le interferenze nocive per l’installazione in luoghi commerciali. Questo dispositivo genera, usa e può irradiare energia in radio frequenza e, se non viene installato e utilizzato in conformità alle istruzioni, può causare interferenze dannose alle comunicazioni radio. L’uso di questo dispositivo in aree residenziali può causare interferenze dannose. In questo caso la correzione dell’interferenza è a carico dell’utente.

Nota: Cambiamenti o modifiche al dispositivo non espressamente approvate dalla Hewlett-Packard potrebbero provocare interferenze dannose e rendere nullo il diritto dell’utente di utilizzare il dispositivo.

Informazioni sulla sicurezza

ATTENZIONE! Rischio di shock elettrico

Per evitare eventuali shock elettrici, utilizzare esclusivamente i cavi di alimentazione forniti con il dispositivo, collegandoli solo a prese di corrente a 3 fori (con messa a terra).

Hewlett-Packard Company 11311 Chinden Boulevard Boise, Idaho 83714 U.S.A.

Sommario

1 Per iniziare

Introduzione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

Coesistenza con uno scanner HP Network ScanJet 5 . . . . . . . . . .8

Requisiti del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Installazione del software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Dopo l’installazione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

Risoluzione dei problemi di installazione . . . . . . . . . . . . . . . .12

Disinstallazione del software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Profilo utente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

Aggiunta di un profilo utente registrato. . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Introduzione all’HP Address Book Manager . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Introduzione all’HP Digital Sender Link. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Identificazione delle parti del Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Identificazione delle funzioni del pannello di controllo . . . . . .24

Esercitazione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

Utilizzo dell’ABM per aggiungere un indirizzo e-mail . . . . . . .26

Caricamento di un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

Collegamento al Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Invio di un documento tramite posta elettronica . . . . . . . . . . .30

Invio a un computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

Guide disponibili . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

2 Uso del Digital Sender

Introduzione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Tipi di documenti gestiti dal Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

Linee guida per l’uso dell’ADF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36

Linee guida per l’utilizzo del piano di vetro. . . . . . . . . . . . . . .37

Invio di documenti fronte/retro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Caricamento di un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

Collegamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

Operazione successiva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

Modifica delle impostazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

Selezione dell’impostazione Formato. . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

Selezione dell’impostazione Qualità. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Invio di documenti tramite e-mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

Invio di documenti tramite fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Copia di documenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

Invio a un computer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50

Invio a un altro programma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52

Sommario

Invio a un dispositivo abilitato per HP JetSend . . . . . . . . . . . . . . .53

Scelta o aggiunta di dispositivi abilitati per HP JetSend. . . . .54

Invio del documento successivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56

3 Uso dell’HP Address Book Manager

Introduzione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

Introduzione alle rubriche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

Profilo utente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59

Aggiunta di un nuovo profilo utente registrato . . . . . . . . . . . .60

Modifica di un profilo utente già esistente. . . . . . . . . . . . . . . .61

Avvio dell’HP Address Book Manager. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

Uso della finestra principale dell’ABM. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Gestione della Rubrica e-mail privata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

Aggiunta di indirizzi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

Importazione degli indirizzi da un altro programma di

posta elettronica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

Importazione di indirizzi e-mail da un server LDAP . . . . . . . .67

Modifica degli indirizzi e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

Eliminazione di indirizzi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

Gestione degli elenchi di distribuzione privati . . . . . . . . . . . . . . . .72

Creazione di elenchi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

Aggiunta e eliminazione degli indirizzi contenuti

negli elenchi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73

Modifica degli indirizzi in un elenco. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Eliminazione degli elenchi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Uso delle destinazioni fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

Aggiunta di destinazioni fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

Modifica delle destinazioni fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Eliminazione delle destinazioni fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

Ricerca di nomi nelle rubriche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Copia e spostamento degli indirizzi e degli elenchi. . . . . . . . . . . .78

Uso del registro attività . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Visualizzazione del registro attività. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79

Salvataggio o copia del registro attività . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Stampa del registro attività . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81

Cancellazione del registro attività. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

Aggiornamento della visualizzazione del registro attività . . . .82

Visualizzazione delle proprietà . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

Controllo della visualizzazione della finestra principale

dell’ABM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84

Backup e ripristino delle rubriche private . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Backup delle rubriche private . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Ripristino delle rubriche private. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Passare all’ABM di un altro Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . . . . .87

4 Sommario

4 Uso dell’HP Digital Sender Link

Introduzione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

Esecuzione dell’HP Digital Sender Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90

Uso dell’icona sulla barra delle applicazioni . . . . . . . . . . . . . . . . .92

Icona visualizzata o nascosta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92

Accesso alle opzioni dell’icona sulla barra

delle applicazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93

Configurazione delle impostazioni predefinite per i

documenti in arrivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

Scelta della posizione predefinita per i documenti in arrivo . .94

Impostazione delle funzioni di ricezione . . . . . . . . . . . . . . . . .95

Configurazione del programma di destinazione . . . . . . . . . . . . . .96

Scelta del programma di destinazione . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

Impostazione delle funzioni di avvio automatico. . . . . . . . . . .97

5 Risoluzione dei problemi

Introduzione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

Fonti di informazione sui problemi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Rimozione degli inceppamenti carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Risoluzione dei problemi del Digital Sender . . . . . . . . . . . . . . . .105

Risoluzione dei problemi generali del Digital Sender . . . . . .105

Messaggi del pannello di controllo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Messaggi del registro attività. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Risoluzione dei problemi del software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124

Risoluzione dei problemi generali del software. . . . . . . . . . .124

Messaggio di installazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127

Messaggi di HP Address Book Manager . . . . . . . . . . . . . . .128

Messaggi dell’HP Digital Sender Link. . . . . . . . . . . . . . . . . .132

Appendice A Specifiche

Specifiche del prodotto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137

Requisiti ambientali. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139

Funzioni supportate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140

Dichiarazione sull’emissione di disturbi per la Germania . . . . . .141

Norma MEC (Francia). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

Dichiarazione di conformità. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142

Contratto di licenza d’uso del Software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143

Appendice B Informazioni sulla garanzia e l’assistenza tecnica

Dichiarazione di garanzia limitata Hewlett-Packard . . . . . . . . . .145

Servizio di assistenza clienti HP nel mondo . . . . . . . . . . . . . . . .148

Assistenza HP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150

Indice

Sommario

6 Sommario

Per iniziare

Introduzione

Grazie per aver acquistato il Digital Sender HP 9100C. Il Digital Sender a colori consente di distribuire in modo rapido ed efficace documenti cartacei in formato elettronico nell’ambito di una rete e supporta inoltre altri dispositivi e programmi che consentono di effettuare le operazioni seguenti:

E-mail — Inviare un documento direttamente a destinazioni

●

Internet di posta elettronica. Fax — Inviare un documento via fax a una o più destinazioni,

●

integrandosi con un programma per la gestione dei fax sulla LAN. Copie — Produrre copie di alta qualità inviando un documento a

●

una stampante di rete.

Invio di documenti al computer: possibilità di inviare un documento

●

al computerda utilizzare per l'archiviazione, la ricerca di testo e l'aggiunta di note di testo. È anche possibile inviare documenti a client di posta elettronica, apparecchi fax, stampanti ed altre periferiche.

Trasmissione ad altri programmi — Inviare un documento in una

●

cartella di rete per consentirne la condivisione con altri programmi.

Trasmissione a un dispositivo abilitato per HP JetSend —

●

Il Digital Sender è un dispositivo abilitato per HP JetSend che consente di inviare documenti ad altri dispositivi HP JetSend nell’ambito della rete aziendale.

HP Address Book Manager (ABM) è un programma installato sul computerche consente di gestire le destinazioni fax e e-mail utilizzate suldigital sender. HP Digital Sender Link (Link) indirizza i documenti inviati al computer nell'ubicazione di memorizzazione.

Introduzione

Coesistenza con uno scanner HP Network ScanJet 5

L’HP 9100C Digital Sender e lo scanner HP Network ScanJet 5 possono essere installati nell’ambito della stessa rete senza generare conflitti. I documenti inviati al computer dallo scanner HP Network ScanJet 5 vengono instradati mediante l’HP ScanJet Utility e, in questo caso, è possibile continuare a utilizzare il software PaperPort™ per HP per gestire i documenti acquisiti da scanner. Per contro, i documenti inviati al computer dall’HP 9100C Digital Sender vengono instradati mediante l’HP Digital Sender Link.

È possibile utilizzare un unico programma per gestire i documenti sottoposti a scansione. Specificare il programma di destinazione come destinazione di posta in arrivo per lo scanner HP Network ScanJet 5 e impostare il tipo di file su .pdf (se disponibile) o .tif multipagina. Per l’impostazione di queste opzioni, consultare la documentazione dello scanner HP Network ScanJet 5. I documenti vengono sempre instradati mediante l’HP ScanJet Utility, ma vengono visualizzati con il programma di destinazione.

8 Capitolo 1 - Per iniziare

Requisiti del sistema

Per installare e utilizzare i quattro programmi inclusi e la documentazione in linea, è necessario che il computer abbia i seguenti requisiti:

un processore Pentium

●

Microsoft® Windows 9x oppure Windows NT 4.0 o 5.0 (Intel PC)

●

Per Windows 9x: minimo 16 MB di RAM; si consigliano 32 MB

●

di RAM Per Windows NT 4.0 o 5.0: minimo 32 MB di RAM; si consigliano 64 MB di RAM

un monitor VGA

●

41 MB di spazio libero su disco rigido

●

Requisiti del sistema

Installazione del software

Il software è costituito da quattro componenti:

●

HP Digital Sender Link. Questo programma consente di inviare i documenti al computer dell’utente.

●

HP Address Book Manager. Il programma ABM consente di aggiungere, modificare ed eliminare le destinazioni fax ed e-mail memorizzate nel Digital Sender e di visualizzare il registro attività.

Durante l’installazione del software, è possibile accettare l’installazione predefinita di tutti i componenti e una copia elettronica della guida per l’utente, effettuando in tal modo la cosiddetta installazione standard, oppure installare solo alcuni programmi, eseguendo in tal caso l’installazione personalizzata. Si consiglia di effettuare l’installazione standard.

È possibile installare il software dalla rete o da CD. Prima di iniziare, è necessario individuare la posizione del programma di installazione, se l’installazione viene effettuata dalla rete, e decidere dove memorizzare i programmi e i file di dati qualora non si accettasse la posizione predefinita. Se non viene individuato il programma di installazione, contattare l’amministratore del Digital Sender, in seguito denominato amministratore.

10 Capitolo 1 - Per iniziare

Installazione su Windows 9x, NT 4.0 o NT 5.0

Accendere il computer e chiudere tutti i programmi in esecuzione.

Effettuare una delle seguenti operazioni:

• Se si riceve un messaggio da parte dell’amministratore che

segnala la disponibilità di un nuovo software per questo prodotto, procedere con l’installazione seguendo le istruzioni riportate nel messaggio.

• Se il software viene installato dalla rete, effettuare il

collegamento, fare clic su percorso indicato dall’amministratore e fare clic su OK.

• Utilizzando il compact disc, il programma di installazione viene

avviato automaticamente nel momento in cui si inserisce il CD.

Quando richiesto, scegliere l’installazione del software in versione utente finale.

All’avvio del programma di installazione, seguire le istruzioni

visualizzate sullo schermo. Durante l’installazione, è necessario specificare quanto segue:

• I programmi da installare. Per impostazione predefinita,

vengono installati tutti i programmi.

• Dove memorizzare i programmi. È possibile accettare la

posizione predefinita oppure sceglierne un’altra.

• Il percorso predefinito per i documenti in arrivo. La posizione di

arrivo predefinita è quella in cui vengono memorizzati i dati ricevuti. È possibile accettare la posizione predefinita oppure sceglierne un’altra sul computer o sulla rete.

Avvio

, quindi su

Esegui

. Digitare il

Nota

Verranno installati tutti i programmi selezionati. In caso di errore durante l’installazione, vedere “Risoluzione dei problemi di installazione” a pagina 12.

Il programma di destinazione riceve e visualizza i documenti ricevuti. Per ulteriori informazioni su come selezionare un programma di destinazione diverso da quello predefinito, vedere “Configurazione del programma di destinazione” a pagina 96.

Installazione del software

Dopo l’installazione

Dopo aver installato il software, è necessario che il profilo utente registrato venga definito dall’utente o dall’amministratore, in modo da consentire l’uso di tutte funzionalità del Digital Sender. Vedere “Profilo utente” a pagina 14.

Risoluzione dei problemi di installazione

La seguente tabella consente di interpretare i messaggi di errore e risolvere i problemi più frequenti che possono verificarsi durante l’installazione del software.

Problema o messaggio Descrizione

Non è stato possibile installare il software su Windows 9x.

Il computer non legge il CD di installazione.

“Questo computer è stato configurato dall’amministratore di rete come server del Digital Sender. L’applicazione Link non funziona se questo servizio è in esecuzione. Per ricevere i documenti sottoposti a scansione direttamente sul computer, è necessario che l’amministratore disattivi il server del Digital Sender. Continuare?”

Prima di installare il software è opportuno chiudere tutti i programmi in esecuzione, eccetto Gestione risorse e Systray. Premere C esecuzione, selezionarne uno e fare clic su

applicazione

esecuzione, quindi installare nuovamente il software. Potrebbe non essere stata selezionata l’unità corretta. Controllare

la lettera che identifica l’unità, che per il CD-ROM corrisponde normalmente a D o E. Controllare che il compact disc non sia danneggiato: provare ad utilizzarlo su un altro computer oppure copiare le cartelle sul disco rigido. Eseguire quindi l’installazione direttamente dal disco rigido.

Sul computer su cui si desidera installare il software, è stato già installato il servizio HP Digital Sender o l’aggiornamento dello scanner HP Network ScanJet 5. Prima di procedere, contattare l’amministratore.

TRL+ALT+CANC

. Ripetere l’operazione per ciascun programma in

. Se altri programmi sono in

Termina

12 Capitolo 1 - Per iniziare

Disinstallazione di HP Di gital Sender Link e HP Address Book Manager

Per disinstallare i programmi HP Digital Sender Link e HP Address Book Manager, procedere nel modo seguente: fare clic su Start/Avvio, scegliere Programmi, HP 9100C, quindi selezionare l'opzione di disinstallazione di HP 9100C. Seguire le istruzioni visualizzateper completare la procedura di disinstallazione.

Installazione del software

Profilo utente

Esistono due tipi di utenti del Digital Sender, gli utenti registrati e gli utenti guest. Gli utenti registrati devono stabilire un profilo utente per poter accedere a tutte le funzioni. Gli utenti guest non devono stabilire un profilo utente, ma non hanno accesso completo a tutte le funzioni.

Utenti registrati

Gli utenti registrati hanno i seguenti privilegi.

●

Possibilità di utilizzare il Digital Sender anche se l’opzione guest è stata disabilitata dall’amministratore.

●

Possibilità di inviare documenti al proprio computer, operazione che non sarebbe possibile effettuare senza un profilo utente registrato.

●

Possibilità di utilizzare il programma ABM, che consente all’utente di avere una Rubrica e-mail privata ed Elenchi di distribuzione privati in cui memorizzare gli indirizzi d’uso frequente e le liste gestite dal Digital Sender. Vedere “Introduzione all’HP Address Book Manager” a pagina 17.

●

L’ABM consente di aggiungere, modificare ed eliminare le destinazioni fax presenti nella rubrica Fax pubblico.

●

Possibilità di visualizzare le informazioni del registro attività associate al proprio nome utente; utilizzando Digital Sender come utente guest, non è possibile distinguere le attività dei diversi utenti guest.

●

Possibilità di ricevere avvisi e-mail sullo stato dei fax o dei messaggi e-mail inviati dal Digital Sender. In tal caso, i programmi di posta elettronica utilizzati dall’utente e i programmi di fax sulla LAN devono supportare la notifica degli avvisi.

Per informazioni su come diventare un utente registrato, vedere “Aggiunta di un profilo utente registrato” a pagina 15.

14 Capitolo 1 - Per iniziare

Utenti guest

Se l’amministratore disattiva l’opzione utente guest, questi utenti non sono abilitati all’uso del Digital Sender.

Se l’opzione guest è attivata, gli utenti guest possono utilizzare il Digital Sender e scegliere le destinazioni presenti nelle rubriche e-mail e fax pubbliche e negli elenchi di distribuzione pubblici. Tuttavia, le rubriche e-mail private e gli elenchi di distribuzione privati non sono disponibili. Inoltre, non è possibile utilizzare l’ABM per modificare le informazioni delle rubriche o per altri motivi.

Gli utenti guest non sono abilitati a inviare documenti al proprio computer o ricevere notifiche e-mail sullo stato dei fax o dei messaggi e-mail inviati dal Digital Sender.

Aggiunta di un profilo utente registrato

Il profilo utente può essere impostato dall’utente stesso o dall’amministratore. L’impostazione e le modifiche del profilo vengono effettuate nell’ABM.

Per aggiungere un profilo utente registrato

Nota

Nella barra delle applicazioni di Windows, fare clic con il pulsante

destro del mouse su e selezionare

Manager

Nel campo

l’indirizzo IP del Digital Sender. È possibile richiedere queste informazioni all’amministratore.

Nel campo

visualizzato sul pannello di controllo del Digital Sender. Per coerenza, si consiglia di inserire prima il cognome e poi il nome.

Per proteggere l’accesso alla propria rubrica, inserire una

password nel campo

Se un utente non imposta una password, altri utenti potranno collegarsi al Digital Sender, accedere alle destinazioni presenti nelle rubriche private e inviare messaggi di posta elettronica utilizzando il suo nome.

. Viene visualizzata la finestra

Nome Digital Sender

Nome utente

, immettere il nome che viene

Password

HP Address Book

, digitare il nome DNS o

Profilo utente

5 Selezionare la casella Nuovo utente. La finestra di dialogo si

ingrandirà.

6 Se in precedenza è stata impostata una password, reinserirla nel

campo Conferma password.

7 Per ricevere la conferma delle trasmissioni di fax e/o posta

elettronica, immettere il proprio indirizzo e-mail nel campo

Indirizzo e-mail utente.

8 L’ABM rileva automaticamente l’indirizzo del computer e lo

inserisce nel campo Indirizzo PC utente. L’indirizzo può essere modificato, ma si consiglia di non farlo.

9 Fare clic su Crea.

Nota È possibile che venga visualizzato un messaggio che, pur notificando

la creazione di un utente e il rispettivo collegamento all’ABM, indica che l’account dell’utente non è ancora stato abilitato dall’amministratore. In tal caso, finché l’amministratore non avrà abilitato l’account, l’utente potrà utilizzare l’ABM, ma non le destinazioni del Digital Sender.

10 Per ricevere la conferma dei messaggi di posta elettronica

inviati: a Fare clic sul profilo utente creato nella finestra principale

dell’ABM.

b Nel menu File, fare clic su Proprietà. c Selezionare la casella Avviso di consegna, quindi fare clic

su OK.

Nota Per poter ricevere le conferme, il server e-mail dell’utente e i

collegamenti tra i sistemi e-mail dell’utente e del destinatario devono supportare il Delivery Service Notification (DSN).

16 Capitolo 1 - Per iniziare

Introduzione all’HP Address Book Manager

L’HP Address Book Manager (ABM) è un programma che consente di visualizzare e modificare le rubriche di indirizzi e-mail e di numeri di fax memorizzate nel Digital Sender. È possibile accedere a queste destinazioni nel Digital Sender quando si desidera inviare un documento direttamente ad un indirizzo e-mail o ad un numero di fax; l’uso dell’ABM è consentito soltanto agli utenti registrati.

Finestra principale dell’ABM:

Sul lato sinistro della finestra vengono visualizzate le rubriche disponibili; il contenuto della rubrica selezionata viene visualizzato sul lato destro della finestra.

Come utenti registrati, è possibile visualizzare le rubriche e-mail private e gli elenchi di distribuzione privati, nonché visualizzare e modificare le informazioni contenute in entrambe le rubriche. Solo l’amministratore è autorizzato a visualizzare le rubriche private dell’utente registrato e ad accedere ad esse.

Introduzione all’HP Address Book Manager

Gli utenti registrati possono inoltre visualizzare il contenuto della rubrica Stampanti pubbliche, nonché visualizzare e utilizzare il contenuto delle rubriche e-mail e fax pubbliche e degli elenchi di distribuzione pubblici. Tuttavia, Fax pubblico è l’unica rubrica pubblica che può essere modificata da qualsiasi utente: solo l’amministratore può apportare modifiche a tutte le rubriche pubbliche.

L’ABM di questo Digital Sender consente inoltre di utilizzare il registro attività e di visualizzare le rubriche di un altro Digital Sender. Per ulteriori informazioni sull’ABM, vedere il Capitolo 3, “Uso dell’HP Address Book Manager”, a pagina 57.

18 Capitolo 1 - Per iniziare

Pagina lasciata intenzionalmente vuota

20 Capitolo 1 - Per iniziare

Introduzione all’HP Digital Sender Link

L’HP Digital Sender Link è uno dei programmi installati con il software. Per inviare i documenti al proprio computer è necessario eseguire questo programma che accetta e instrada i documenti acquisiti da scanner. Viene di seguito illustrato l’applet del Pannello di controllo del programma, che comprende la scheda

Archivio

L’applet del Pannello di controllo consente di determinare alcune impostazioni del programma, ad esempio la posizione in cui memorizzare i documenti acquisiti da scanner, fin quando non vengono aperti con un’applicazione. La posizione in cui vengono memorizzati i documenti costituisce la posizione predefinita dei documenti in arrivo e il programma in cui vengono aperti i documenti viene denominato programma di destinazione. Dall’applet del Pannello di controllo è inoltre possibile impostare il programma di destinazione desiderato.

Introduzione all’HP Digital Sender Link

È possibile specificare come programma di destinazione qualsiasi programma in grado utilizzare file .pdf o.tif a più pagine. Per ulteriori informazioni sulla scelta di un programma di destinazionee sulle altre impostazioni, consultare la sezione relativa all'utilizzo di HP Digital Sender Link nel capitolo 4, a pagina 89.

22 Capitolo 1 - Per iniziare

Identificazione delle parti del Digital Sender

Interruttore di alimentazione

Supporto di uscita dei documenti

V assoio di uscita dei documenti

Pannello di controllo

Guide dei documenti

Unità ADF (sollevata per mostrare il piano di vetro)

Piano di vetro

Prima di utilizzare il Digital Sender, è opportuno osservare il seguente schema in modo da conoscere le parti che lo compongono.

Vista frontale e dall’alto

Vista frontale con l’unità ADF sollevata

Identificazione delle parti del Digital Sender

Identificazione delle funzioni del pannello di controllo

Utilizzare lo schema seguente per individuare le funzioni del pannello di controllo:

13 14

2 3

1 Display del pannello di controllo — Visualizza informazioni e

messaggi.

2 Tasto Tab — Consente di spostarsi tra i campi sul display del

pannello di controllo.

3 Tasto Alt — Se premuto contemporaneamente a un altro tasto,

consente di inserire la lettera o il simbolo visualizzati nell’angolo superiore destro dell’altro tasto.

4 Tasti funzione — Attivano le funzioni visualizzate sopra ciascun

tasto. Nei manuali tali tasti vengono visualizzati nel seguente

modo: T

ASTO

5 Tasti alfabetici — Consentono di immettere lettere e simboli di

nomi, password e destinazioni.

6 Tasto Back — Cancella l’ultimo carattere digitato o elimina le

destinazioni da un elenco. Nei manuali, questo tasto viene illustrato con il seguente simbolo: .

7 Tasto Enter — Consente di accettare le informazioni o di

spostarsi tra i campi del display del pannello di controllo. Nei manuali, questo tasto viene illustrato con il seguente simbolo: .

24 Capitolo 1 - Per iniziare

8 Tasti freccia di scorrimento

— Consentono di spostarsi in alto e in basso o tra le voci di un campo. Nei manuali, questi tasti vengono visualizzati con i seguenti simboli: e .

Tasto ? — Attiva la finestra della

, contenente informazioni

Guida

sullo schermo o sul campo selezionato. Nei manuali, questo tasto viene illustrato con il seguente simbolo: .

Tasti

numerici

— Consentono di immettere numeri o caratteri

speciali della lingua utilizzata, tranne l’inglese.

11 Mascherina per i caratteri speciali

— Contiene istruzioni per

l’uso di caratteri della lingua utilizzata, tranne l’inglese.

Tasto di

— Consente di inviare un documento. Nei manuali,

invio

questo tasto viene illustrato con il seguente simbolo: .

13 Spia luminosa di attività

Illumina il contorno del simbolo del tasto di

Tasto di

annullo

— Interrompe il processo di trasmissione o

— Indica lo stato del Digital Sender.

invio

riporta allo schermo principale. Nei manuali, questo tasto viene illustrato con il seguente simbolo: .

Tasto

facciata singola-fronte/retro

— Seleziona l’originale a facciata singola o fronte retro. Nei manuali, questo tasto viene illustrato con il seguente font: F

ACCIATA SINGOLA-FRONTE/RETRO

Identificazione delle parti del Digital Sender

Esercitazione

Questa esercitazione introduce alcune operazioni fondamentali: collegamento all’ABM per l’aggiunta di un indirizzo e-mail, caricamento di un documento, collegamento al Digital Sender

e e-mail.

Utilizzo dell’ABM per aggiungere un indirizzo e-mail

L’ABM consente di aggiungere indirizzi e-mail, che potranno essere utilizzati per inviare documenti tramite posta elettronica dal Digital Sender.

Per poter utilizzare l’ABM, è necessario che il profilo utente venga impostato dall’utente stesso o dall’amministratore. Se il profilo utente non è ancora stato impostato, vedere “Aggiunta di un profilo utente registrato” a pagina 15.

Per collegarsi all’ABM

Nota Per collegarsi all’ABM e poterlo utilizzare, è necessario accendere il

Digital Sender. 1 Nella barra delle applicazioni, fare clic con il pulsante destro del

mouse su e selezionare HP Address Book Manager.

2 Digitare il nome DNS o l’indirizzo IP del Digital Sender desiderato

nel campo Nome Digital Sender. È possibile richiedere queste informazioni all’amministratore.

3 Nel campo Nome utente immettere il proprio nome utente. 4 Nel campo Password utente, digitare la password (se definita). 5 Fare clic su OK. Se tutte le informazioni di login sono corrette,

viene visualizzata la finestra principale dell’ABM.

6 Passare alla sezione “Per aggiungere un indirizzo e-mail”.

26 Capitolo 1 - Per iniziare

Per aggiungere un indirizzo e-mail

Nella finestra principale dell’ABM, selezionare la cartella

associata al proprio nome utente. Fare clic su

Nel menu

Nel campo

Fare clic su

Una volta terminata l’operazione, fare clic su

E-mail privata

, fare clic su

File

, digitare il nome corrispondente all’indirizzo.

Nome Indirizzo e-mail

Aggiungi

Nuovo

, digitare l’indirizzo e-mail.

Chiudi

Esercitazione

Caricamento di un documento

Con il Digital Sender, è possibile caricare una pila di pagine nell’ADF e inviarle a una destinazione.

ATTENZIONE

Prima di utilizzare l’ADF, rimuovere dal documento biglietti autoadesivi, fermagli o punti metallici che potrebbero danneggiare il Digital Sender.

Per caricare un documento nell’ADF

1 Sollevare l’unità ADF e accertarsi

che il piano di vetro sia libero. Chiudere l’unità ADF.

2 Inserire il documento (fino a

50 pagine) nell’ADF con il testo rivolto verso l’alto e la prima pagina in cima. Centrare il documento tra le guide.

3 Regolare le guide fino a farle aderire

perfettamente ai lati della pila.

4 Se necessario, regolare il supporto

di uscita in base al formato carta.

5 Passare alla sezione “Collegamento

al Digital Sender” a pagina 29.

28 Capitolo 1 - Per iniziare

Collegamento al Digital Sender

Se sul display del pannello di controllo viene visualizzato lo schermo principale, l’opzione guest è attivata e non è necessario collegarsi. È dunque possibile passare alla sezione successiva.

Se nel display del pannello di controllo viene visualizzato lo schermo di login, il Digital Sender può essere utilizzato solo dagli utenti registrati. Prima di procedere, è necessario collegarsi come utente registrato. A seconda del livello di sicurezza, è possibile che il profilo dell’utente debba essere convalidato dall’amministratore prima di poter essere utilizzato. In tal caso, quando l’utente cercherà di collegarsi, verrà visualizzato un messaggio di errore.

Per collegarsi al Digital Sender

Nello schermo Login HP 9100C, digitare il proprio nome utente

registrato nel campo Se il profilo utente prevede una password, immetterla nel campo

PASSWORD

e minuscole e deve essere digitata esattamente come appare nel profilo utente.

Premere .

Una volta collegati come utenti registrati, è possibile accedere alle funzioni del pannello di controllo e alle rubriche pubbliche e private. È inoltre possibile accedere a informazioni più dettagliate nel registro attività utilizzando l’ABM dal computer.

. La password prevede la distinzione tra maiuscole

NOME

e premere .

Esercitazione

Invio di un documento tramite posta elettronica

Se lo schermo principale del pannello di controllo presenta un tasto funzione dedicato alla posta elettronica, è possibile inviare un documento e-mail direttamente dal Digital Sender. Lo schermo principale è quello che compare per primo e resta visualizzato anche dopo che l’utente si è collegato al Digital Sender.

Per inviare un documento tramite posta elettronica

1 Caricare un documento, come descritto a pagina 28. 2 Connettersi (se richiesto) e premere E-M 3 Digitare il proprio nome utente o indirizzo e-mail nel campo DA,

se non sono già stati immessi.

4 Premere . 5 Per gli utenti registrati con il nome protetto da password, viene

visualizzata una finestra di dialogo. Digitare la password e premere .

6 Digitare un messaggio nel campo OGGETTO (facoltativo). 7 Premere . 8 Nel campo A, digitare un indirizzo e-mail.

- Oppure Digitare il nome dell’indirizzo e-mail aggiunto nella sezione “Uso dell’ABM per aggiungere un indirizzo e-mail”, a pagina 26.

9 Premere . Nella finestra sottostante il campo A viene

visualizzato l’indirizzo e-mail preceduto da “A:”.

10 Per inviare documenti in copia:

a Premere A. Premere per selezionare CC, quindi

premere OK.

b Nel campo CC, digitare un indirizzo e-mail oppure

selezionare una destinazione e-mail da una rubrica.

c Premere . Nella finestra sottostante il campo CC viene

visualizzata la destinazione preceduta da “CC:”.

AIL

11 Premere . Il documento viene inviato alle destinazioni e-mail

selezionate.

30 Capitolo 1 - Per iniziare

Invio a un computer

Per inviare un documento al programma,utilizzare le procedure descritte di seguito.La prima di queste procedure consente di avviare HP Digital SenderLink, il quale deve essere in esecuzione durante questo tipo di operazione; la seconda consente di inviare il documento dal Digital Sender.

Nota

L’invio dei documenti al proprio computer è consentito solo agli utenti registrati.

Per avviare l’HP Digital Sender Link

Accertarsi che l’HP Digital Sender Link sia in esecuzione sul computer di destinazione e che le funzioni di ricezione siano attivate.

Questa icona indica che il programma è in esecuzione e che

●

le funzioni di ricezione sono attivate. Questa icona indica che il programma è in esecuzione, ma le

●

funzioni di ricezione sono disattivate. Fare doppio clic sull’icona e selezionare

Il programma potrebbe essere in esecuzione anche se l’icona

●

Abilitazione ricezione

non viene visualizzata. Per controllare o avviare il programma, fare clic su fare clic su

, selezionare

Avvio

Programmi, HP 9100C

HP Digital Sender Link

, quindi

Per inviare al programma di destinazione

Nel Digital Sender, caricare il documento secondo le procedure

descritte a pagina 28. Connettersi (se necessario) e premere PC.

Immettere il proprio nome utente se non viene visualizzato nel

campo Premere per iniziare l’invio.

NOME

Esercitazione

5 Il documento viene inviato al computer e visualizzato come file

nel programma di destinazione.

32 Capitolo 1 - Per iniziare

Guide disponibili

Il resto di questa Guida per l’utente contiene informazioni relative alle modalità d’uso del Digital Sender, dell’ABM e dell’HP Digital Sender Link e alla risoluzione di eventuali problemi. Oltre a questa guida, l’utente ha a disposizione numerose altre fonti di informazione.

Guida di riferimento rapido

In questo opuscolo vengono fornite informazioni sull’esecuzione delle funzioni più comuni.

Guida in linea del Digital Sender

La guida in linea del Digital Sender è una guida sensibile al contesto: Premendo , viene visualizzata la guida relativa al campo attivo sul display del pannello di controllo. Ad esempio, se durante l’invio di un messaggio l’utente preme quando il cursore si trova nel campo

OGGETTO

, viene visualizzato il seguente messaggio:

IMMETTERE IL NOME DA: OGGE A:

CAMPO OGGETTO: Immettere l’oggetto del messaggio e-mail. Premere Enter per confermare l’oggetto.

Guida

Per uscire dalla guida in linea, premere nuovamente oppure premere C

HIUDI

Guide disponibili

Guida dell’ABM

L’ABM contiene una guida in linea specifica, alla quale è possibile accedere selezionando un comando dal menu ? nella finestra principale dell’ABM o in qualsiasi finestra in cui viene visualizzato il menu ?.

Guida dell’HP Digital Sender Link

Per attivare la guida durante la modifica delle impostazioni dell’applet del Pannello di controllo dell’HP Digital Sender Link, selezionare un comando del menu ?.

Guida per l’amministratore

Qualora non fosse sufficiente consultare la Guida per l’utente o una delle guide in linea per risolvere eventuali dubbi o problemi, consultare la Guida per l’amministratore oppure contattare l’amministratore stesso.

34 Capitolo 1 - Per iniziare

Uso del Digital Sender

Introduzione

Il Digital Sender HP 9100C consente di inviare diversi documenti a facciata singola o fronte/retro a più destinazioni. Questo capitolo descrive dettagliatamente i tipi di documenti gestiti dal Digital Sender, le modalità di caricamento e le istruzioni per la selezione delle impostazioni sul pannello di controllo. È possibile inviare i documenti a una delle destinazioni seguenti:

destinazioni e-mail

●

destinazioni fax

●

una stampante (per produrre copie)

●

il computer dell’utente

●

dispositivi abilitati per JetSend

●

Se sullo schermo principale del Digital Sender vengono

●

visualizzati tasti funzione per altre destinazioni o programmi in rete, è possibile inviare documenti anche a questi programmi.

Introduzione

Tipi di documenti gestiti dal Digital Sender

L’HP 9100C Digital Sender prevede sia l’alimentazione automatica dei fogli, sia il caricamento di fogli singoli sul piano di lettura. È possibile inserire una pila di pagine (facciata singola o fronte/retro) nell’ADF (automatic document feeder) e inviarle rapidamente. Utilizzare il piano di vetro per i documenti che non si possono inserire nell’ADF, quali pagine di libri, ritagli di giornale e documenti fragili o stampati su carta sottile.

Linee guida per l’uso dell’ADF

L’ADF consente di inviare documenti in modo rapido ed efficace. I documenti utilizzati con l’ADF devono avere le seguenti caratteristiche:

●

Formato standard Lettera, A4 e Legale.

●

Dimensioni comprese tra 148,5 x 210 mm e 215,9 x 355,6 mm.

●

Peso compreso tra 60 e 135 g/m2.

●

Assenza di lacerazioni, perforazioni o punzonature.

●

Forma quadrata o rettangolare e in buone condizioni (documenti non fragili né logori).

●

Assenza di colla, correttore o inchiostro fresco.

Evitare moduli multipli con carta copiativa.

Prima di inserire un documento nell’ADF, effettuare le operazioni seguenti:

●

Eliminare arricciature o pieghe.

●

Rimuovere punti metallici, fermagli, memo autoadesivi e altri materiali dai documenti.

Se il documento non presenta tali caratteristiche, o non è possibile prepararlo come indicato, inviarlo utilizzando il piano di vetro. Vedere “Linee guida per l’utilizzo del piano di vetro” a pagina 37.

36 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

Linee guida per l’utilizzo del piano di vetro

La soluzione migliore per inviare documenti in formato non standard, come quelli indicati negli esempi seguenti, consiste nell’utilizzare il piano di vetro.

documenti su supporti di peso inferiore a 60 g/m2 o superiore

●

a 135 g/m dimensioni o forme irregolari, come ritagli di giornale, ricevute o

●

biglietti da visita trasparenze

●

carta gommata

●

moduli multipli con carta copiativa

●

fotografie o documenti vecchi o logori

●

documenti con lacerazioni, perforazioni, punzonature, pieghe o

●

arricciature

Per inviare questi tipi di documenti, collocare i singoli fogli sul piano di vetro ed inviarli uno per volta.

Nota

Il piano di vetro può supportare fogli della lunghezza massima di 297 mm. Se il documento da inviare utilizzando il piano di vetro supera la lunghezza consentita, inviarlo in più parti.

Invio di documenti fronte/retro

Se un documento fronte/retro soddisfa i requisiti specificati nella sezione “Linee guida per l’uso dell’ADF” a pagina 36, è possibile inviarlo utilizzando l’ADF. In questo caso, vengono inviate prima tutte le pagine dispari, quindi tutte le pagine pari. Nel documento finale le pagine saranno ordinate correttamente.

È possibile inviare documenti fronte/retro anche utilizzando il piano di vetro.

Vedere “Caricamento di un documento” a pagina 38 per ulteriori istruzioni sul caricamento di un documento fronte/retro. Al termine della procedura di invio a ciascun tipo di destinazione, vengono fornite istruzioni su come completare la trasmissione di un documento fronte/retro.

Tipi di documenti gestiti dal Digital Sender

Caricamento di un documento

È possibile inserire una pila di pagine nell’ADF oppure caricare una pagina per volta sul piano di vetro. Per ulteriori informazioni sul metodo da utilizzare, vedere “Tipi di documenti gestiti dal Digital Sender” a pagina 36.

ATTENZIONE

Prima di utilizzare l’ADF, rimuovere dal documento biglietti autoadesivi, fermagli o punti metallici, che potrebbero restare bloccati e danneggiare il Digital Sender.

Per caricare un documento nell’ADF

1 Sollevare l’unità ADF e assicurarsi

che il piano di vetro sia libero. Chiudere l’unità ADF.

2 Inserire il documento (fino a

50 pagine) nell’ADF con il testo rivolto verso l’alto, con la prima pagina in cima. Centrare il documento tra le guide.

38 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

3 Regolare le guide fino a farle aderire

perfettamente ai lati della pila.

4 Se necessario, regolare il supporto

di uscita in base al formato della carta.

5 Impostare il Digital Sender per

documenti a facciata singola o fronte/retro premendo il tasto

ACCIATA SINGOLA-FRONTE/RETRO

finché non si accende la spia luminosa sotto l’icona corrispondente.

6 Passare a “Collegamento” a

pagina 40.

Per caricare un documento sul piano di vetro

Sollevare l’unità ADF per scoprire il

piano di vetro. Posizionare la pagina con il testo

rivolto verso il basso e il margine superiore verso il fondo del piano.

Allineare il documento all’angolo

superiore destro del piano di vetro. Abbassare l’unità ADF.

Passare a “Collegamento” a

pagina 40.

Caricamento di un documento

Collegamento

Se sul display del pannello di controllo viene visualizzato lo schermo principale, l’opzione guest è attivata e non è necessario collegarsi. Passare a “Operazione successiva”.

Se sul display del pannello di controllo viene visualizzata la finestra Login HP 9100C, il Digital Sender può essere utilizzato solo da utenti registrati. Prima di procedere, è necessario collegarsi come utente registrato.

Per collegarsi come utente registrato

1 Nella finestra Login HP 9100C, digitare il proprio nome di utente

registrato nel campo NOME e premere .

2 Se il profilo utente prevede una password, immetterla nel campo

PASSWORD. La password prevede la distinzione tra maiuscole

e minuscole e deve essere digitata esattamente come appare nel profilo utente.

3 Premere . Dopo essersi collegati come utenti registrati, è possibile accedere alle

funzioni del pannello di controllo, alle rubriche pubbliche e alle rubriche private personali. È inoltre possibile accedere a informazioni più dettagliate nel registro delle attività utilizzando l’ABM.

Operazione successiva

Se non si ha familiarità con le impostazioni Formato e Qualità, leggere la sezione “Modifica delle impostazioni” a pagina 41 prima di procedere. Passare quindi a una delle sezioni seguenti per selezionare un’opzione relativa al tipo di trasmissione:

●

Invio di documenti tramite e-mail

●

Invio di documenti tramite fax

●

Copia di documenti

●

Invio a un computer

●

Invio a un altro programma (se l’opzione è attivata dall’amministratore)

●

Invio a un dispositivo abilitato per HP JetSend

40 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

Modifica delle impostazioni

Dopo aver selezionato una destinazione, nell’angolo superiore destro del display del pannello di controllo viene visualizzata l’impostazione predefinita o quella corrente dell’opzione Qualità. Se l’impostazione non si adatta al documento da trasmettere o se è necessario controllare l’impostazione Formato (carta), attenersi alle procedure seguenti.

Selezione dell’impostazione Formato

Selezionare Lettera, A4 o Legale. Se il formato del documento non è standard, selezionare l’opzione che si adatta meglio.

Per selezionare l’impostazione Formato

Premere I

corrente. Premere per visualizzare le opzioni Formato.

Utilizzando i tasti e , selezionare A4,

Premere O

Impostazioni.

MPOSTAZIONI

per salvare la selezione e uscire dallo schermo

. Viene visualizzata l’impostazione

Lettera

oppure

Qualità

Legale

Modifica delle impostazioni

Selezione dell’impostazione Qualità

Nella tabella seguente vengono illustrate le opzioni dell’impostazione Qualità. Selezionare l’opzione che corrisponde maggiormente al tipo di documento. Per esempio, se è necessario inviare via fax una relazione contenente un areogramma a colori, selezionare l’impostazione Documento a colori. Anche se il fax inviato non è riprodotto a colori, tale tale impostazione è la migliore per questo tipo di documento.

Impostazione Tipo di documento Funzione

Documento a colori L’originale contiene testo e immagini.

Oppure, l’originale contiene aree sia a colori che i n bianco e nero.

Documento B/N L’originale contiene testo che deve essere

riprodotto in modo chiaro. Oppure, l’originale è in bianco e nero.

Foto a colori - B/N L’originale è una fotografia

Oppure, è importante che i colori e le tonalità di grigio dell’immagine siano riprodotti in modo chiaro.

Testo fine (OCR) L’originale contiene testo da convertire in testo

modificabile utilizzando un software OCR.

Foto a colori - B/N ad alta risoluzione

L’originale è una fotografia o un’immagine grafica da riprodurre.

Invio tramite e-mail Invio tramite fax Copia Invio a un PC Invio a un altro programma Invio a un dispositivo

abilitato per HP JetSend

Invio tramite e-mail Invio tramite fax Copie Invio a un computer Invio a un altro programma Invio a un dispositivo

abilitato per HP JetSend

Invio tramite e-mail Invio tramite fax Copie Invio a un computer Invio a un altro programma Invio a un dispositivo

abilitato per HP JetSend

Invio a un altro programma

Per selezionare l’impostazione Qualità

1 Premere I

corrente.

2 Utilizzando i tasti e , selezionare un’opzione. Continuando a

premere , è possibile scorrere le opzioni per l’impostazione Formato.

3 Premere O

Impostazioni.

42 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

MPOSTAZIONI

per salvare la selezione e uscire dallo schermo

. Viene visualizzata l’impostazione Qualità

Invio di documenti tramite e-mail

Se sullo schermo principale viene visualizzato il tasto funzione

E-

, è possibile inviare documenti direttamente a destinazioni

MAIL

e-mail. Il Digital Sender crea un messaggio e vi allega il documento in formato .pdf.

Quando si invia un e-mail dal Digital Sender, vengono visualizzati i campi A,

OGGETTO

se necessario, passare al campo CC per inserire le altre destinazioni desiderate. Inoltre, è possibile inserire un messaggio nel campo

OGGETTO

. Se non si desidera inserire alcun messaggio, in questo campo viene visualizzato un messaggio predefinito impostato dall’amministratore.

A seconda del livello di sicurezza impostato dall’amministratore, è possibile modificare il testo nel campo DA; in alcuni casi, il nome che compare in questo campo non è modificabile.

e DA. Immettere le destinazioni nel campo A e,

Suggerimento

Per aggiungere note al documento, inviarlo prima al programma di destinazione, quindi trasmetterlo via posta elettronica dal computer. Per ulteriori informazioni, vedere “Invio a un computer” a pagina 50.

Scelta di destinazioni e-mail

È possibile selezionare destinazioni e-mail sul Digital Sender nei modi seguenti:

Digitare manualmente l’indirizzo e-mail.

●

Digitare i primi caratteri di un indirizzo e-mail o di un elenco di

●

distribuzione memorizzato nelle rubriche pubbliche o private. Il Digital Sender completa il nome man mano che lo si digita.

Digitare i primi caratteri di una destinazione e-mail memorizzata

●

su un server LDAP. Se il Digital Sender è stato configurato dall’amministratore per utilizzare il server LDAP, viene visualizzato il tasto R

ICERCA

. Premere R

ICERCA

destinazione dall’elenco visualizzato. In alternativa, premere

HIFT+RICERCA

per accedere alle opzioni di ricerca avanzate.

Se il numero di voci corrispondenti è troppo elevato, viene visualizzato un messaggio. Premere il tasto di A scorrere l’elenco parziale di indirizzi oppure restringere ulteriormente la ricerca e riprovare.

e selezionare la

NNULLO

per

Invio di documenti tramite e-mail

Per inviare documenti a destinazioni e-mail

Nota In qualsiasi momento, prima di premere per inviare il documento,

è possibile premere o B senza salvare le impostazioni.

per tornare allo schermo principale

ACK

1 Effetturare il collegamento (se richiesto) e premere E-M

AIL

2 Digitare il proprio nome utente o indirizzo e-mail nel campo DA,

qualora non fosse già stato immesso.

3 Premere . 4 Nel caso di utenti registrati il cui nome utente è protetto da una

password, viene visualizzata una finestra di dialogo. Digitare la password e premere .

5 Aggiungere un eventuale messaggio nel campo OGGETTO. 6 Premere . 7 Per aggiungere una destinazione e-mail o un elenco di

distribuzione al campo A:

• Digitare l’indirizzo.

• Digitare i primi caratteri di un indirizzo e-mail o di un elenco di distribuzione memorizzato in una rubrica. Il Digital Sender completa il nome man mano che viene digitato.

• Digitare i primi caratteri di un indirizzo e-mail memorizzato in un server LDAP. Premere R

ICERCA

selezionare l’indirizzo desiderato, quindi premere O

e utilizzare i tasti e per

8 Premere . Nella finestra situata sotto il campo A viene

visualizzata la destinazione, preceduta da “A:”.

9 Ripetere i passi 6 e 7 finchè tutte le destinazioni desiderate

risultano elencate nella finestra sottostante il campo A. Utilizzare i tasti e per visualizzare l’elenco.

Nota Per rimuovere una destinazione e-mail dall’elenco, premere per

accedere all’elenco, selezionare la destinazione utilizzando i tasti

e , quindi premere .

44 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

Per inviare documenti in copia:

Premere A. Premere per selezionare CC, quindi

premere O Nel campo CC, digitare un indirizzo e-mail oppure

selezionare una destinazione e-mail da una rubrica. Premere . Nella finestra situata sotto il campo CC

viene visualizzata la destinazione preceduta da “CC:”.

L’impostazione Qualità corrente viene visualizzata nell’angolo

superiore destro del display. Per ulteriori informazioni sulle opzioni e sulle modalità di modifica di questa impostazione o dell’impostazione Formato (carta), vedere “Modifica delle impostazioni” a pagina 41.

Premere per inviare il documento.

• Se il documento è a facciata singola e viene inviato utilizzando l’ADF, il processo è terminato.

• Se il documento è fronte/retro e viene inviato utilizzando l’ADF, attendere che vengano completate le prime facciate, quindi ricaricare il documento con la seconda facciata rivolta verso l’alto e l’ultima pagina in cima alla pila e premere nuovamente .

• Se si utilizza il piano di vetro, rimuovere la pagina inviata, posizionare la pagina successiva sul piano con il testo rivolto verso il basso e premere . Dopo l’ultima pagina, premere I

NVIA

Nota

Gli indirizzi e-mail di destinazione vengono convalidati dal server di posta elettronica dell’azienda, non dal Digital Sender. L’eventuale notifica di indirizzi non validi non viene generata dal Digital Sender, ma dal registro attività. Vedere la sezione “Uso del registro attività” a pagina 79.

Lettura di file .pdf allegati

È possibile leggere file .pdf allegati a messaggi e-mail utilizzando Adobe Acrobat Reader, un programma abbastanza diffuso di cui è possibile scaricare una copia gratuita per Windows o Macintosh dal sito Web della Adobe, www.adobe.com.

Una volta installato Reader, in ambiente Windows è possibile leggere i file .pdf facendo doppio clic su di essi. In ambiente Macintosh, aprire Reader, selezionare

Apri

dal menu

Invio di documenti tramite e-mail

, quindi selezionare il file.

File

Invio di documenti tramite fax

Se sullo schermo principale viene visualizzato il tasto funzione FAX, è possibile inviare documenti a destinazioni fax direttamente dal Digital Sender. Per selezionare destinazioni fax, effettuare una delle operazioni seguenti:

●

Digitare manualmente i numeri di fax.

●

Digitare i primi caratteri del nome di una destinazione fax memorizzata nella rubrica Fax pubblico. Il Digital Sender completa il nome man mano che viene digitato.

Gli utenti registrati possono richiedere la notifica via e-mail dello stato delle trasmissioni fax effettuate. È possibile utilizzare questa caratteristica solo se il programma fax della LAN aziendale supporta gli avvisi e se questa funzione è stata attivata dall’amministratore.

Suggerimento Se il programma fax non è installato nella LAN ma sul computer, inviare

il documento al programma di destinazione da cui è possibile inviare il fax (acondizione che il programma fax sia compatibile con di destinazione). Per ulteriori informazioni, vedere la sezione “Invio a un computer” a pagina 50.

Per aggiungere note a un documento sottoposto a scansione, inviarlo al programma di destinazione, prima di trasmetterlo come fax tramite il PC.

Per inviare documenti tramite fax

Nota In qualsiasi momento, prima di premere per inviare il documento,

è possibile premere o B senza salvare le impostazioni.

1 Effetturare il collegamento (se richiesto) e premere F 2 Per immettere un numero di fax nel campo FAX:

• Digitare il numero di fax.

• Digitare il nome di una destinazione fax memorizzata nella rubrica Fax pubblico. Il Digital Sender completa il nome man mano che viene digitato.

46 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

per tornare allo schermo principale

ACK

Premere . Nella finestra sottostante il campo

FAX

visualizzato il numero di fax o la destinazione selezionata. Ripetere i passi 2 e 3 finchè tutti i numeri di fax desiderati

risultano elencati nella finestra sottostante il campo

FAX

È possibile aggiungere fino a 64 destinazioni. Utilizzare i tasti

e per visualizzare l’elenco.

viene

Nota

Per rimuovere una destinazione fax dall’elenco, premere per accedere all’elenco, selezionare la destinazione utilizzando i tasti

e , quindi premere .

Gli utenti registrati possono richiedere la notifica via e-mail dello

stato delle trasmissioni fax effettuate premendo per entrare nel campo

NOTIFICA

e digitando il proprio nome utente (se non

è già stato immesso). L’impostazione Qualità corrente viene visualizzata nell’angolo

superiore destro del display. Per ulteriori informazioni sulle opzioni e sulle istruzioni per la modifica di questa impostazione o dell’impostazione Formato (carta), vedere la sezione “Modifica delle impostazioni” a pagina 41.

Premere per inviare il documento.

• Se il documento è a facciata singola e viene inviato utilizzando l’ADF, il processo è terminato.

• Se il documento è fronte/retro e viene inviato utilizzando l’ADF, attendere che venga completata la prima facciata, quindi ricaricare il documento con la seconda facciata rivolta verso l’alto e l’ultima pagina in cima alla pila e premere nuovamente .

• Se si utilizza il piano di vetro, rimuovere la pagina inviata, posizionare la pagina successiva sul piano con il testo rivolto verso il basso e premere . Dopo l’ultima pagina, premere I

NVIA

Nota

Se le destinazioni fax sono occupate, la selezione viene ripetuta per il numero di volte indicato dal programma fax della LAN.

I numeri di fax di destinazione vengono convalidati dal server fax della LAN, non dal Digital Sender. L’evenutale notifica di indirizzi non validi

viene generata dal Digital Sender, ma dal registro attività. Vedere

non

la sezione “Uso del registro attività” a pagina 79.

Invio di documenti tramite fax

Copia di documenti

Se sullo schermo principale viene visualizzato il tasto funzione C

OPIA

è possibile inviare documenti a una stampante di rete per eseguire delle copie. Questa funzione è disponibile solo con stampanti configurate dall’amministratore per l’uso con il Digital Sender.

È opportuno tenere presente quanto segue al momento di inviare documenti a una stampante per eseguire delle copie:

●

L’HP 9100C Digital Sender consente di inviare documenti a una sola stampante per volta.

●

È possibile produrre più copie di un documento, ma non fascicolarle. Nel caso si richiedano più copie, vengono stampate inizialmente tutte le prime pagine, quindi tutte le seconde e così via.

●

Solo alcune stampanti a colori sono in grado di stampare documenti a colori inviati dal Digital Sender. Rivolgersi all’amministratore per accertarsi che la propria stampante a colori sia in grado di stampare documenti a colori inviati dal Digital Sender.

Suggerimento Per stampare copie fascicolate o nel caso non sia disponibile una

stampante di rete a colori, inviare il documento a destinazione e stamparlo da questo programma. Vedere la sezione “Invio a un computer” a pagina 50.

48 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

Per copiare documenti

Nota

In qualsiasi momento, prima di premere per inviare il documento, è possibile premere o B

per tornare allo schermo principale

ACK

senza salvare le impostazioni.

Effettuare il collegamento (se richiesto) e premere C

Utilizzando i tasti e , selezionare la stampante che si

OPIA

desidera utilizzare per le copie e premere . Nel campo

L’impostazione Qualità corrente viene visualizzata nell’angolo

, digitare il numero di copie desiderato.

Copie

Premere per inviare il documento.

• Se il documento è a facciata singola e viene inviato utilizzando l’ADF, il processo è terminato.

• Se si utilizza il piano di vetro, rimuovere la pagina inviata, posizionare la pagina successiva sul piano con il testo rivolto verso il basso e premere . Dopo l’ultima pagina, premere I

NVIA

Copia di documenti

Invio a un computer

Se sullo schermo principale viene visualizzato il tasto funzione PC, è possibile inviare documenti a un computer.

Ricordare i seguenti punti fondamentali:

●

È possibile inviare documenti solo a computer di utenti con profili registrati. Per esempio, un utente non registrato non può inviare un documento a un computer.

●

L’HP 9100C Digital Sender consente di inviare documenti a un solo computer per volta.

●

Il computer ricevente deve essere acceso e deve avere il Digital Sender Link in esecuzione e attivo.

Per avviare l’HP Digital Sender Link

Accertarsi che l’HP Digital Sender Link sia in esecuzione sul computer di destinazione e che le funzioni di ricezione siano attivate.

●

L’icona indica che il programma è in esecuzione e che le funzioni di ricezione sono attivate.

●

L’icona indica che il programma è in esecuzione, ma che le funzioni di ricezione sono disattivate. Fare doppio clic sull’icona e selezionare Abilitazione ricezione.

●

Il programma potrebbe essere in esecuzione anche se l’icona non viene visualizzata. Per controllare o avviare il programma, fare clic su Avvio, selezionare Programmi, HP 9100C, quindi fare clic su HP Digital Sender Link.

Se il programma è avviato ma l’icona è nascosta, è possibile verificare l’attivazione delle funzioni di ricezione facendo doppio clic sull’icona di HP Digital Sender Link nel Pannello di controllo di Windows. Fare clic sulla scheda Archivio e verificare che la casella di controllo Abilitazione ricezione sia selezionata.

50 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

Per inviare al proprio computer

Nota

In qualsiasi momento, prima di premere per inviare il documento, è possibile premere o B

per tornare allo schermo principale

ACK

senza salvare le impostazioni.

Sul Digital Sender, effettuare il collegamento (se richiesto) e

premere PC. Se il proprio nome viene visualizzato nel campo

NOME

, passare

al punto successivo.

- Oppure -

Digitare il proprio nome nel campo

NOME

. Per inviare un documento al computer di un altro utente, digitare il nome dell’utente desiderato.

L’impostazione Qualità corrente viene visualizzata nell’angolo

superiore destro del display. Per ulteriori informazioni sulle opzioni e sulle modalità di modifica di questa impostazione o dell’impostazione Formato (carta), vedere la sezione “Modifica delle impostazioni” a pagina 41.

Premere per inviare il documento.

• Se il documento è a facciata singola e viene inviato utilizzando

l’ADF, il processo è terminato.

• Se il documento è fronte/retro e viene inviato utilizzando

l’ADF, attendere che venga completata la prima facciata, quindi ricaricare il documento con la seconda facciata rivolta verso l’alto e l’ultima pagina in cima alla pila e premere nuovamente .

• Se si utilizza il piano di vetro, rimuovere la pagina inviata,

posizionare la pagina successiva sul piano con il testo rivolto verso il basso e premere . Dopo l’ultima pagina, premere I

NVIA

Un documento ricevuto da un computer viene salvato come file nella cartella predefinita dei documenti in arrivo. Visualizzare il documento e modificarlo con il programma di destinazione o un altro programma che supporta il tipo di file specificato nel proprio profilo utente.

Invio a un computer

Invio a un altro programma

Se i tasti funzione sono associati a delle posizioni di memoria in rete, è possibile inviare documenti a queste destinazioni e utilizzarli con i programmi specificati.

Per inviare un documento a un altro programma

Nota In qualsiasi momento, prima di premere per inviare il documento,

è possibile premere o B senza salvare le impostazioni.

1 Sul Digital Sender, effettuare il collegamento (se richiesto). 2 Premere il tasto funzione corrispondente alla destinazione

desiderata, il cui nome viene stabilito dall’amministratore. Se la destinazione non viene visualizzata nella riga inferiore del display, utilizzare i tasti e per spostarla in questa posizione.

3 Utilizzare i tasti e per selezionare una destinazione

secondaria dall’elenco.

4 L’impostazione Qualità corrente viene visualizzata nell’angolo

per tornare allo schermo principale

ACK

5 Premere per inviare del documento.

• Se il documento è a facciata singola e viene inviato utilizzando

l’ADF, il processo è terminato.

• Se il documento è fronte/retro e viene inviato utilizzando

l’ADF, attendere che venga completata la prima facciata, quindi ricaricare il documento con la seconda facciata rivolta verso l’alto e l’ultima pagina in cima alla pila e premere nuovamente .

• Se si utilizza il piano di vetro, rimuovere la pagina inviata,

posizionare la pagina successiva sul piano con il testo rivolto verso il basso e premere . Dopo l’ultima pagina,

premere I

52 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

NVIA

Invio a un dispositivo abilitato per HP JetSend

Se viene visualizzato il tasto funzione JETS

è possibile inviare

END

documenti a dispositivi abilitati per JetSend. L’HP JetSend è una tecnologia di comunicazione incorporata

nel firmware di stampanti e scanner e nel software dei computer. I dispositivi abilitati per HP JetSend sono in grado di connettersi, “comunicare” tra loro, scambiare informazioni direttamente dalla rete e sono indipendenti da server e programmi.

Il Digital Sender è un dispositivo abilitato per HP JetSend, le cui funzionalità HP JetSend sono utilizzabili con i seguenti tipi di dispositivi:

stampanti installate sulla intranet aziendale, abilitate per

●

JetSend. computer su cui è installato il software HP JetSend per Windows.

●

È possibile scaricare una copia gratuita del software HP JetSend per Windows NT o 95 dal sito Web di HP JetSend, www.jetsendhp.com.

Entrambi i tipi di dispositivi devono avere indirizzi TCP/IP validi.

Invio a un dispositivo abilitato per HP JetSend

Scelta o aggiunta di dispositivi abilitati per HP JetSend

Premendo JETS

sul Digital Sender, viene visualizzato un elenco

END

di dispositivi abilitati per HP JetSend (l’elenco contiene fino a 64 dispositivi). È possibile selezionare un dispositivo dall’elenco, oppure aggiungerne altri.

Per aggiungere un dispositivo all’elenco

1 Premere J

ETSEND

abilitati per HP JetSend.

2 Premere N

UOVO

3 Digitare il nome DNS o l’indirizzo IP del dispositivo abilitato per

HP JetSend che si desidera aggiungere. Se queste informazioni non sono disponibili, consultare l’amministratore.

4 Premere O

Nota Quando l’elenco contiene 64 dispositivi, il tasto N

visualizzato. Prima di aggiungere ulteriori dispositivi, è necessario eliminarne almeno uno tra quelli già presenti nell’elenco. Per eliminare un dispositivo, selezionarlo utilizzando i tasti e , quindi premere

LIMINA

. Viene visualizzato l’elenco dei dispositivi

. Il dispositivo viene così aggiunto all’elenco.

UOVO

non viene

54 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

Per inviare un documento a un dispositivo abilitato per HP JetSend

Nota

In qualsiasi momento, prima di premere per inviare il documento, è possibile premere o B

per tornare allo schermo principale

ACK

senza salvare le impostazioni.

Sul Digital Sender, effettuare il collegamento (se richiesto).

Premere JETS

Per selezionare un dispositivo abilitato per HP JetSend:

END

• Selezionare un dispositivo dall’elenco utilizzando i tasti e ,

quindi premere .

• Aggiungere un nuovo dispositivo all’elenco. Vedere “Per

aggiungere un dispositivo all’elenco” a pagina 54.

L’impostazione Qualità corrente viene visualizzata nell’angolo

Premere per inviare il documento.

• Se il documento è a facciata singola e viene inviato utilizzando

l’ADF, il processo è terminato.

• Se il documento è fronte/retro e viene inviato utilizzando

l’ADF, attendere che venga completata la prima facciata, quindi ricaricare il documento con la seconda facciata rivolta verso l’alto e l’ultima pagina in cima alla pila e premere nuovamente .

• Se si utilizza il piano di vetro, rimuovere la pagina inviata,

posizionare la pagina successiva sul piano con il testo rivolto verso il basso e premere . Dopo l’ultima pagina, premere I

NVIA

Invio a un dispositivo abilitato per HP JetSend

Invio del documento successivo

Dopo aver inviato un documento, il pannello di controllo visualizza nuovamente lo schermo della funzione utilizzata (ad esempio, e-mail o fax) e le impostazioni correnti. Per inviare un altro documento con la stessa funzione, caricare il documento, selezionare le nuove destinazioni, quindi premere .

È possibile ripristinare tutte le impostazioni predefinite e selezionare un’altra funzione premendo . In questo modo, viene nuovamente visualizzato lo schermo principale.

56 Capitolo 2 - Uso del Digital Sender

Uso dell’HP Address

Book Manager

Introduzione

Per poter utilizzare l’HP Address Book Manager (ABM) è necessario installarlo sul proprio computer ed essere un utente registrato. L’ABM consente di effettuare le seguenti operazioni:

visualizzazione delle informazioni in rubriche pubbliche e private

●

aggiunta e modifica delle informazioni nella rubrica Fax pubblico

●

aggiunta e modifica del profilo utente registrato

●

modifica delle informazioni in rubriche pubbliche e private

●

modifica della visualizzazione dell’ABM sullo schermo

●

uso del registro attività

●

backup e ripristino delle rubriche private

●

uso dell’ABM di un altro Digital Sender

●

Introduzione

Introduzione alle rubriche

L’ABM contiene le seguenti rubriche:

●

Rubrica dell’utente

All’interno della propria rubrica, l’utente dispone della rubrica e-mail privata e della rubrica privata contenente gli elenchi di distribuzione e-mail. Solo l’amministratore è autorizzato a visualizzare o modificare le rubriche private dell’utente.

●

E-mail pubblica

Contiene gli indirizzi e-mail che possono essere utilizzati da tutti gli utenti, sia registrati che guest. Solo l’amministratore può modificare le informazioni di questa rubrica.

●

Elenchi di distribuzione pubblici (e-mail)

Contiene gruppi predefiniti di indirizzi e-mail utilizzabili da tutti gli utenti, sia registrati che guest. Solo l’amministratore può modificare le informazioni di questa rubrica.

●

Fax pubblico

Contiene le destinazioni fax che possono essere utilizzate da tutti gli utenti, sia registrati che guest. Solo gli utenti registrati e l’amministratore possono modificare le informazioni di questa rubrica.

●

Stampanti pubbliche

Contiene le stampanti di rete alle quali è possibile accedere dal Digital Sender per stampare un documento. Solo l’amministratore può modificare le informazioni di questa rubrica.

È possibile accedere alle destinazioni delle rubriche pubbliche e private nel Digital Sender quando si desidera inviare un documento a un indirizzo e-mail o a un numero di fax.

58 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Profilo utente

Esistono due tipi di utenti per il Digital Sender, gli utenti registrati e gli utenti guest. È necessario che un utente registrato definisca un profilo utente, in modo da poter accedere a tutte le funzioni. Per contro, gli utenti guest non devono stabilire un profilo utente, ma non hanno accesso completo a tutte le funzioni.

Utenti registrati

Gli utenti registrati hanno i seguenti privilegi.

Possibilità di utilizzare il Digital Sender anche se l’amministratore

●

ha disattivato l’uso dell’opzione guest. Possibilità di inviare documenti al proprio computer, operazione

●

che non sarebbe possibile effettuare senza un profilo utente registrato.

Possibilità di usare il programma ABM, che consente all’utente di

●

disporre di una rubrica e-mail privata e di elenchi di distribuzione privati in cui memorizzare gli indirizzi più usati e le liste da utilizzare nel Digital Sender.

L’ABM consente di aggiungere, modificare ed eliminare le

●

destinazioni fax presenti nella rubrica Fax pubblico. Possibilità di visualizzare le informazioni del registro attività

●

associate al proprio nome utente; se si utilizza Digital Sender come utente guest, non è possibile distinguere la propria attività da quella degli altri utenti guest.

Possibilità di ricevere avvisi tramite e-mail sullo stato dei fax o dei

●

messaggi e-mail inviati dal Digital Sender. È necessario che i programmi di posta elettronica utilizzati dall’utente e i programmi di fax della LAN prevedano la funzione di invio degli avvisi.

Per informazioni su come diventare un utente registrato, vedere il paragrafo “Aggiunta di un nuovo profilo utente registrato” a pagina 60.

Profilo utente

Utenti guest

Se l’uso dell’opzione guest viene disattivata dall’amministratore, un utente guest non può utilizzare il Digital Sender.

Per contro, se l’opzione guest è attivata, l’utente guest può utilizzare il Digital Sender e scegliere le destinazioni presenti nelle rubriche pubbliche degli indirizzi e-mail, degli elenchi di distribuzione e dei fax. Tuttavia, non sono disponibili le rubriche private degli indirizzi e-mail e degli elenchi di distribuzione. Inoltre, non è possibile utilizzare l’ABM per modificare le informazioni contenute nelle rubriche o per altri scopi.

Gli utenti guest non possono inviare documenti al proprio computer né ricevere avvisi e-mail sullo stato dei fax o dei messaggi e-mail inviati dal Digital Sender.

Aggiunta di un nuovo profilo utente registrato

Se il profilo utente registrato è stato già impostato dall’amministratore o dall’utente stesso, non è necessario aggiungerlo nuovamente. Qualora non si disponesse di un profilo utente registrato, vedere la sezione “Aggiunta di un profilo utente registrato” a pagina 15.

60 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Modifica di un profilo utente già esistente

Nel profilo utente registrato è possibile modificare la password, lo stato di notifica dei messaggi e-mail e il formato file dei documenti ricevuti sul computer. È anche possibile modificare il nome utente, l’indirizzo del computer e l’indirizzo e-mail. Per rendere effettive tali modifiche, può essere necessaria l’autorizzazione dell’amministratore.

Solo l’amministratore può accedere a due elementi del profilo utente, e precisamente alle caselle

indirizzo e-mail alla rubrica pubblica

Attivazione account

Aggiungi

Nota

Il campo non è obbligatoria. Tuttavia, se un utente non imposta la password, il suo nome potrà essere utilizzato da altri utenti per collegarsi al Digital Sender, accedere alle destinazioni presenti nelle rubriche private e inviare messaggi e-mail.

Password

può essere modificato dall’utente. La password

Per modificare un profilo utente già esistente

Avviare l’ABM. Vedere “Avvio dell’HP Address Book Manager” a

pagina 62. Nella finestra principale dell’ABM, selezionare la cartella con il

proprio nome utente. Nel menu

Per impostare il tipo di file predefinito per i documenti inviati al

computer, digitare .pdf o .tif nel campo Per ricevere conferma via e-mail dei messaggi di posta

elettronica inviati dal Digital Sender, selezionare la casella

Avviso di consegna

Per poter ricevere le conferme, è necessario che sia il server e-mail dell’utente, sia i collegamenti tra il sistema e-mail dell’utente e quello del destinatario supportino il Delivery Service Notification (DSN).

, fare clic su

File

Proprietà

Formato file

Apportare modifiche anche ad altri campi, se necessario.

Fare clic su

Cambia

per confermare le modifiche.

Profilo utente

Avvio dell’HP Address Book Manager

All’avvio dell’ABM, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui viene richiesto di collegarsi. È dunque necessario conoscere il nome DNS o l’indirizzo del protocollo Internet (IP) del Digital Sender utilizzato. Inoltre, è necessario essere un utente registrato.

Se si usa l’ABM per la prima volta, è necessario che il nome dell’utente venga aggiunto all’elenco degli utenti registrati dall’amministratore o dall’utente stesso. Vedere “Aggiunta di un profilo utente registrato” a pagina 15.

Per avviare l’ABM e collegarsi

Nota Per collegarsi all’ABM e poterlo utilizzare, è necessario accendere il

Digital Sender. 1 Avviare l’ABM in uno dei modi seguenti:

• Fare clic su Avvio, selezionare Programmi, HP 9100C, quindi

fare clic su HP Address Book Manager.

• Se l’icona di HP Digital Sender Link viene visualizzata nella

barra delle applicazioni, fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa, quindi scegliere HP Address Book

Manager.

2 Se il nome DNS o l’indirizzo IP del Digital Sender desiderato non

è presente nel campo Nome Digital Sender, digitarlo o selezionarlo dall’elenco.

3 Se il nome utente non è presente nel campo Nome utente,

digitarlo o selezionarlo dall’elenco.

4 Nel campo Password utente, digitare la password (se definita). 5 Fare clic su OK. Se tutte le informazioni di login sono corrette,

viene visualizzata la finestra principale dell’ABM.

62 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Uso della finestra principale dell’ABM

Se il collegamento all’ABM è stato effettuato correttamente, viene visualizzata la finestra principale dell’ABM:

Nella finestra principale dell’ABM vengono visualizzate le cartelle delle rubriche pubbliche e private. La finestra principale è suddivisa in due aree, in quella di sinistra vengono visualizzati tutti i file dell’ABM, in quella di destra il contenuto del file selezionato.

Da questo schermo è possibile accedere alle rubriche pubbliche e private e visualizzarle, nonché modificare le informazioni contenute nella rubrica Fax pubblico, nelle rubriche e-mail private e negli elenchi di distribuzione.

Uso della finestra principale dell’ABM

Gestione della Rubrica e-mail privata

Quando un utente registrato invia un documento per posta elettronica direttamente dal Digital Sender, ha a sua disposizione gli indirizzi e-mail presenti nella propria Rubrica e-mail privata. È possibile utilizzare tali indirizzi, oltre a quelli della Rubrica e-mail pubblica, per creare elenchi di distribuzione contenenti i dati delle persone a cui vengono solitamente inviate le stesse informazioni per posta elettronica.

Nota Per modificare le informazioni relative a un indirizzo della Rubrica

e-mail pubblica, contattare l’amministratore: nonostante sia possibile visualizzare e utilizzare le informazioni contenute nella Rubrica e-mail pubblica, non è possibile modificarle.

Aggiunta di indirizzi

Gli utenti registrati possono inserire fino a 256 indirizzi e-mail nelle proprie rubriche e-mail private. Tuttavia, non è necessario inserire nella propria rubrica privata un indirizzo e-mail già presente nella Rubrica e-mail pubblica, in quanto tali indirizzi sono sempre a disposizione di tutti gli utenti.

Nota Inoltre, è possibile aggiungere indirizzi e-mail in una rubrica

importandoli da alcuni programmi di posta elettronica o da server LDAP. Vedere la sezione “Importazione degli indirizzi da un altro programma di posta elettronica” a pagina 66 o “Importazione di indirizzi e-mail da un server LDAP” a pagina 67.

64 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Per aggiungere manualmente gli indirizzi

Nella finestra principale dell’ABM, fare clic sul segno + accanto

alla cartella del nome utente per espanderla. Sul lato sinistro della finestra, fare clic su

Nel menu

Nel campo

Fare clic su

Per aggiungere ulteriori indirizzi, ripetere le operazioni specificate

nei punti da 4 a 6. Una volta completata l’operazione, fare clic su

alla finestra principale.

, fare clic su

File

, digitare il nome corrispondente all’indirizzo.

Nome Indirizzo e-mail

Aggiungi

Nuovo

, digitare l’indirizzo e-mail.

E-mail privata

Chiudi

per tornare

Gestione della Rubrica e-mail privata

Importazione degli indirizzi da un altro programma di posta elettronica

È possibile importare indirizzi e-mail da alcuni programmi di posta elettronica nella propria Rubrica e-mail privata. Tali indirizzi possono essere utilizzati per inviare messaggi di posta elettronica direttamente dal Digital Sender o per creare elenchi di distribuzione. Per poter importare degli indirizzi, è necessario che il programma di posta elettronica utilizzato sia in grado di esportarli in uno dei seguenti formati: CSV (valori separati da virgola), LDIF (LDAP Data Interchange Format) o Microsoft Exchange 5.0.

Per importare indirizzi da un altro programma di posta elettronica

1 Avviare il programma di posta elettronica ed effettuare le

seguenti operazioni:

a Scegliere il comando Esporta. b Salvare la rubrica in un formato di file CSV, LDIF o Microsoft

Exchange 5.0. Per ulteriori informazioni sull’esportazione della rubrica, consultare la documentazione del programma di posta elettronica.

c Chiudere il programma di posta elettronica.

2 Avviare l’ABM. 3 Nella finestra principale dell’ABM, fare clic sul segno + accanto

alla cartella del nome utente per espanderla.

4 Sul lato sinistro della finestra, fare clic su E-mail privata. 5 Nel menu Strumenti, fare clic su Importa rubrica. 6 Nella finestra di dialogo Importa, selezionare il formato file in cui

sono stati salvati gli indirizzi del programma di posta elettronica.

7 Fare clic su Importa. 8 Selezionare il file salvato al punto 1 e fare clic su Apri. 9 Se è stato selezionato un file in formato CSV, viene visualizzata

un’altra finestra di dialogo. Seguire le istruzioni specificate sullo schermo per selezionare la riga del nome e dell’indirizzo corretti. Se viene visualizzata una prima riga contenente solo i nomi dei campi, deselezionare la casella Importa prima riga, quindi fare clic su Importa.

Il file viene importato nella Rubrica e-mail privata.

66 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Importazione di indirizzi e-mail da un server LDAP

È possibile importare indirizzi e-mail che si trovano su un server LDAP nelle rubriche e-mail private.

Tale procedura si divide in due parti: configurazione della directory per gli indirizzi e-mail e ricerca e selezione degli indirizzi e-mail desiderati. Una volta configurata la directory, è possibile ricercarvi gli indirizzi per aggiornarli, importandoli dal server LDAP nella Rubrica e-mail privata.

Suggerimento

Nota

Se il Digital Sender è stato configurato dall’amministratore per l’uso con un server LDAP, è possibile accedere agli indirizzi presenti su tale server direttamente dal Digital Sender, senza necessità di importarli nella propria Rubrica e-mail privata. Vedere la sezione “Invio di documenti tramite e-mail” a pagina 43. Generalmente, gli indirizzi vengono importati dal server LDAP nella Rubrica e-mail privata se si desidera utilizzarli in un elenco di distribuzione privato oppure se l’amministratore non ha configurato il server LDAP per l’uso con il Digital Sender.

Per definire le directory

Per importare indirizzi e-mail da un’altra posizione sulla rete, è necessario innanzitutto definire una directory, in modo da indicare all’ABM la posizione degli indirizzi e-mail.

Nel menu

selezionare Nella finestra di dialogo

Nuovo

Nel campo

server che contiene la directory. È possibile richiedere queste informazioni all’amministratore.

Strumenti

Servizi di directory

Nome directory Nome server

della finestra principale dell’ABM,

, quindi fare clic su

Configurazione directory

, digitare il nome della directory.

, digitare il nome DNS o l’indirizzo IP del

Configura

, fare clic

A seconda del server utilizzato, potrebbe essere necessario

specificare il punto di partenza (o radice) da cui iniziare la ricerca nel campo informazione, contattare l’amministratore.

Ricerca directory principale

Gestione della Rubrica e-mail privata

. Per questa

6 Nel campo Numero porta, digitare il numero di porta TCP/IP per

il server delle directory. Per questa informazione, contattare l’amministratore.

7 Nel campo Numero massimo di elementi trovati, digitare il

numero massimo di elementi che si desidera ottenere dalla ricerca. Se il valore impostato è zero, vengono visualizzate tutte le voci trovate durante la ricerca.

Nota È possibile che alcuni server abbiano un limite predefinito. In tal caso,

se il numero massimo specificato dall’utente è superiore al limite del server, viene visualizzato un messaggio di errore e viene restituito solo il numero di voci consentito. Per determinare il limite predefinito del server, è sufficiente contare le voci restituite in seguito a una ricerca o chiedere informazioni all’amministratore.

8 Nel campo Timeout, digitare il tempo massimo (in minuti) di

durata di una ricerca. Se il valore impostato è zero, viene utilizzato il timeout del server.

9 Per sapere se il server delle directory richiede un login

autenticato, rivolgersi all’amministratore. Quindi, effettuare una delle seguenti operazioni.

• Se il server della directory richiede un login autenticato,

scegliere Password nel campo Tipo di autenticazione. Digitare il Nome utente e la Password, quindi confermare quest’ultima digitandola nuovamente nel campo Conferma password.

• Se il server delle directory non richiede un login autenticato,

scegliere Anonimo nel campo Tipo di autenticazione.

10 Fare clic su OK. 11 Per ricercare e aggiungere indirizzi e-mail, passare alla sezione

“Per effettuare una ricerca in una directory e importare indirizzi” a pagina 70.

- Oppure Per modificare la configurazione della directory prima di iniziare la ricerca, passare alla procedura successiva.

68 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Per modificare o eliminare le directory

Nel menu

selezionare Nella finestra di dialogo

la directory che si desidera modificare o eliminare. Effettuare una delle seguenti operazioni:

• Per modificare una directory, fare clic su

le modifiche nella finestra di dialogo

directory

• Per eliminare una directory, scegliere

clic suSì.

Strumenti

Servizi di directory

e fare clic su

della finestra principale dell’ABM,

, quindi fare clic su

Configurazione directory

Configurazione server -

Modifica

Elimina

Configura

, selezionare

. Apportare

, quindi fare

Gestione della Rubrica e-mail privata

Per effettuare una ricerca in una directory e importare indirizzi

1 Nel menu Strumenti della finestra principale dell’ABM,

selezionare Servizi di directory, quindi fare clic su Ricerca.

2 Nella finestra di dialogo In, selezionare la directory nella quale si

desidera effettuare la ricerca. È necessario che tale directory sia già stata definita.

3 Nei campi Nome e Indirizzo e-mail, digitare i criteri da utilizzare

per la ricerca delle destinazioni. È possibile specificare un solo criterio di ricerca o entrambi. È inoltre possibile specificare nomi o indirizzi parziali e limitare la ricerca utilizzando “inizia con”, “contiene”, “termina con” o “corrisponde a”.

4 Per effettuare la ricerca tralasciando le destinazioni doppie, fare

clic su Ignora nella casella Nomi doppi.

5 Fare clic su Trova. I risultati della ricerca vengono elencati nella

finestra Nome/indirizzo e-mail.

6 Effettuare una delle seguenti operazioni:

• Per aggiungere tutti gli indirizzi, fare clic su Aggiungi tutti.

• Per aggiungere solo una parte degli indirizzi, fare clic sul primo

• Per cancellare i risultati ottenuti, fare clic su Cancella e

indirizzo desiderato, quindi selezionare Aggiungi. Ripetere l’operazione per tutti gli indirizzi che si desidera aggiungere.

ripetere la procedura.

Se i risultati della ricerca non vengono cancellati, gli indirizzi selezionati vengono importati nella Rubrica e-mail privata. Gli indirizzi già utilizzati negli elenchi di distribuzione privati vengono aggiornati automaticamente all’interno dei rispettivi elenchi.

70 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Modifica degli indirizzi e-mail

Dopo aver aggiunto o importato gli indirizzi nella propria Rubrica e-mail privata, è possibile modificarne il nome o le informazioni relative alla posta elettronica. La modifica effettuata verrà apportata in tutti gli elenchi di distribuzione privati in cui appaiono tali indirizzi.

La ridenominazione degli indirizzi può richiedere tempi piuttosto lunghi in quanto l’ABM, prima di effettuare tale operazione, esegue un controllo per verificare la presenza di nomi doppi.

Per modificare gli indirizzi e-mail:

Nella finestra principale dell’ABM, fare clic sul segno + accanto

alla cartella del nome utente per espanderla.

Nota

Sul lato sinistro della finestra, fare clic su

Selezionare la destinazione e-mail che si desidera modificare.

Nel menu

Modificare il nome, gli indirizzi e-mail o entrambi gli elementi.

Fare clic su

Il nome della destinazione può essere modificata anche facendo clic su di esso, apportando la modifica desiderata e premendo E

, fare clic su

File

Cambia

Proprietà

E-mail privata

NTER

Eliminazione di indirizzi

È possibile eliminare dalla propria Rubrica e-mail privata un indirizzo di posta elettronica non più utilizzato. L’eliminazione di un indirizzo di posta elettronica da una Rubrica e-mail privata ne comporta l’eliminazione anche da tutti gli altri elenchi di distribuzione in cui è contenuto.

Per cancellare gli indirizzi

Nella finestra principale dell’ABM, fare clic sul segno + accanto

alla cartella del nome utente per espanderla. Sul lato sinistro della finestra, fare clic su

Selezionare la destinazione e-mail che si desidera eliminare.

Nel menu

Viene visualizzata una finestra di dialogo. Fare clic su Sì per

confermare l’operazione.

, fare clic su

File

Elimina

Gestione della Rubrica e-mail privata

E-mail privata

Gestione degli elenchi di distribuzione privati

La rubrica Elenchi di distribuzione privati contiene gli elenchi di distribuzione degli indirizzi e-mail creati dall’utente. Se la propria posta elettronica viene inviata sempre a uno stesso gruppo di destinatari, può essere utile creare un elenco di distribuzione.

Gli elenchi di distribuzione possono essere costituiti da soli indirizzi e-mail, ma non possono contenere sia indirizzi e-mail che destinazioni fax o soltanto destinazioni fax.

Nota Per modificare le informazioni presenti nella rubrica Elenchi di

distribuzione pubblici, contattare l’amministratore. È possibile visualizzare e utilizzare le informazioni contenute nella rubrica Elenchi di distribuzione pubblici, ma non modificarle.

Creazione di elenchi

Nella rubrica Elenchi di distribuzione privati, è possibile creare degli elenchi di distribuzione contenenti gli indirizzi e-mail più utilizzati. Oltre agli indirizzi di posta elettronica della propria Rubrica e-mail privata, è possibile inserire nel proprio elenco di distribuzione anche quelli presenti nella Rubrica e-mail pubblica.

Se la rubrica Elenchi di distribuzione pubblici contiene già un elenco di distribuzione adatto alle proprie esigenze, non sarà necessario crearne una privata: gli elenchi di distribuzione pubblici, infatti, sono sempre a disposizione di tutti gli utenti.

Per creare gli elenchi

1 Nella finestra principale dell’ABM, fare clic sul segno + accanto

alla cartella del nome utente per espanderla.

2 Fare clic su Elenchi di distribuzione privati. 3 Nel menu File, fare clic su Nuovo. 4 Una nuova cartella chiamata Nuovo elenco viene visualizzata

nell’area di visualizzazione degli elenchi. Nella casella selezionata, digitare il nome dell’elenco di distribuzione, quindi

premere E

72 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

NTER

Aggiunta e eliminazione degli indirizzi contenuti negli elenchi

Dopo aver creato un elenco di distribuzione privato, è possibile aggiungere o eliminare gli indirizzi e-mail in esso contenuti.

Per aggiungere indirizzi a un elenco

Nella finestra principale dell’ABM, aprire la cartella contenente gli

indirizzi che si desidera aggiungere a un elenco. È possibile aggiungere indirizzi presenti in una Rubrica e-mail privata o in qualsiasi Rubrica e-mail pubblica o elenco di distribuzione pubblico.

Selezionare l’indirizzo o gli indirizzi che si desidera aggiungere.

Nota

Per selezionare più indirizzi consecutivi nell’elenco, tenere premuto il tasto M Per selezionare più indirizzi non consecutivi nell’elenco, fare clic sugli indirizzi desiderati, tenendo premuto il tasto C

Nel menu

Se non ci si trova ancora nella cartella del proprio nome utente,

fare clic sul segno + per espanderla. Espandere la cartella

clic sul segno + accanto a essa. Selezionare l’elenco di distribuzione al quale si desidera

aggiungere gli indirizzi. Nel menu

vengono così aggiunte all’elenco.

e fare clic sul primo e sull’ultimo indirizzo desiderato.

AIUSC

TRL

Modifica

, fare clic su

Elenchi di distribuzione privati

, fare clic su

Copia

Incolla

. Le nuove destinazioni

facendo

Gestione degli elenchi di distribuzione privati

Per eliminare gli indirizzi da un elenco

1 Nella finestra principale dell’ABM, fare clic sul segno + accanto

alla cartella del nome utente per espanderla.

2 Espandere la cartella Elenchi di distribuzione privati facendo

clic sul segno + accanto a essa.

3 Selezionare l’elenco di distribuzione desiderato. 4 Selezionare l’indirizzo o gli indirizzi che si desidera eliminare. 5 Nel menu File, fare clic su Elimina. 6 Viene visualizzata una finestra di dialogo. Fare clic su Sì per

confermare l’operazione.

Modifica degli indirizzi in un elenco

È possibile modificare un indirizzo contenuto in uno degli elenchi di distribuzione privati dalla rubrica in cui è situato l’indirizzo stesso.

Se gli indirizzi da modificare si trovano nella propria Rubrica e-mail privata, vedere la sezione “Modifica degli indirizzi e-mail” a pagina 71; per apportare modifiche a indirizzi presenti nella Rubrica e-mail pubblica, contattare l’amministratore.

Quando si apportano modifiche a un indirizzo, vengono automaticamente aggiornati tutti gli elenchi di distribuzione che contengono l’indirizzo modificato.

Eliminazione degli elenchi

È possibile eliminare dalla propria rubrica Elenchi di distribuzione privati gli elenchi di distribuzione non più utilizzati.

Per eliminare gli elenchi

1 Nella finestra principale dell’ABM, fare clic sul segno + accanto

alla cartella del nome utente per espanderla.

2 Espandere la cartella Elenchi di distribuzione privati facendo

clic sul segno + accanto a essa.

3 Selezionare l’elenco di distribuzione che si desidera eliminare. 4 Nel menu File, fare clic su Elimina. 5 Viene visualizzata una finestra di dialogo. Fare clic su Sì per

confermare l’operazione.

74 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Uso delle destinazioni fax

Se il programma fax della LAN aziendale è configurato per l’uso con il Digital Sender, è possibile visualizzare la rubrica Fax pubblico nella finestra principale dell’ABM; è inoltre possibile accedere a questa rubrica e aggiungere, modificare o eliminare le destinazioni fax in essa contenute.

Aggiunta di destinazioni fax

È possibile aggiungere alla rubrica Fax pubblico i numeri di fax più usati, in modo da poter inviare i propri fax a questi numeri preprogrammati direttamente dal Digital Sender.

Nota

Quando viene aggiunta una nuova destinazione, viene visualizzato il campo alcuni programmi fax per LAN, viene determinato dall’amministratore e non può essere visualizzato né modificato dall’utente.

Codice di account

. Questo codice, supportato solamente da

Per aggiungere destinazioni fax

Nella finestra principale dell’ABM, fare clic su

Nel menu

Nel campo

destinazione fax. Nel campo

corrispondente al fax di destinazione. Fare clic su

Per aggiungere ulteriori destinazioni fax, ripetere le operazioni

specificate nei punti da 3 a 5. Una volta terminata l’operazione, fare clic su

, fare clic su

File

, digitare il nome corrispondente alla

Nome

Numero di telefono

Aggiungi

Nuovo

, digitare il numero di telefono

Fax pubblico

Chiudi

Uso delle destinazioni fax

Modifica delle destinazioni fax

È possibile modificare i nomi e i numeri di fax delle destinazioni nella rubrica Fax pubblico, a meno che le destinazioni abbiano un codice di account specifico. In tal caso, solo l’amministratore può modificare le informazioni relative alla destinazione.

Per modificare le destinazioni fax

1 Nella finestra principale dell’ABM, fare clic su Fax pubblico. 2 Fare clic sulla destinazione che si desidera modificare. 3 Nel menu File, fare clic su Proprietà. 4 Modificare il nome o il numero di fax o entrambi questi elementi. 5 Fare clic su Cambia.

Nota Il nome di una destinazione può essere modificato anche facendo clic

su di essa, apportando la modifica desiderata e premendo E

NTER

Eliminazione delle destinazioni fax

È possibile eliminare una destinazione fax dalla rubrica Fax pubblico, a meno che la destinazione non abbia un codice di account specifico. In tal caso, solo l’amministratore può cancellare la destinazione.

ATTENZIONE Gli utenti devono fare attenzione a non cancellare alcuna destinazione

che potrebbe servire ad altri utenti. Poiché questa rubrica è pubblica, se una destinazione fax viene eliminata non è più raggiungibile da nessun utente.

Per eliminare le destinazioni fax

1 Nella finestra principale dell’ABM, fare clic su Fax pubblico. 2 Selezionare la destinazione che si desidera eliminare. 3 Nel menu File, fare clic su Elimina. 4 Viene visualizzata una finestra di dialogo. Fare clic su Sì per

confermare l’operazione.

76 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Ricerca di nomi nelle rubriche

Per ricercare un indirizzo e-mail o una destinazione fax in una rubrica, è possibile utilizzare la funzione

L’AMB consente di effettuare ricerche nelle seguenti rubriche:

Fax pubblico

●

Rubrica e-mail pubblica

●

Elenchi di distribuzione pubblici

●

Rubrica e-mail privata

●

Elenchi di distribuzione privati

●

Non è possibile effettuare ricerche nelle rubriche private di altri utenti.

Per ricercare un nome nelle rubriche

Nella finestra principale dell’ABM, aprire la rubrica nella quale si

desidera effettuare la ricerca di un indirizzo e-mail o una destinazione fax.

Trova

dell’ABM.

Nel menu

Nel campo

Strumenti

Nome

, fare clic su

Trova

, inserire il nome (o parte del nome) che si

desidera ricercare. Se si desidera trovare solo i nomi che corrispondono

esattamente a quello inserito, selezionare la casella

intere

Fare clic su

Trova successivo

. La prima voce che corrisponde ai

Solo parole

criteri scelti, viene visualizzata nella parte superiore della rubrica. Fare clic su

Annulla

per chiudere la finestra di dialogo.

Ricerca di nomi nelle rubriche

Copia e spostamento degli indirizzi e degli elenchi

I comandi Taglia, Copia e Incolla consentono di effettuare le seguenti operazioni sugli indirizzi e-mail:

●

Copiare un indirizzo di posta elettronica da una rubrica e-mail pubblica a una privata.

●

Copiare indirizzi di posta elettronica da una rubrica e-mail pubblica o privata a uno degli elenchi di distribuzione privati.

●

Copiare elenchi di distribuzione dalla rubrica Elenchi di distribuzione pubblici a quella Elenchi di distribuzione privati.

●

Copiare indirizzi di posta elettronica dalla Rubrica e-mail privata a uno degli Elenchi di distribuzione privati.

●

Spostare o copiare indirizzi tra elenchi di distribuzione privati.

Non è possibile spostare indirizzi e-mail da una delle rubriche private di indirizzi e-mail o di elenchi di distribuzione a una rubrica pubblica, né spostare numeri di fax dalla rubrica Fax pubblico in un’altra rubrica.

78 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Uso del registro attività

Nel registro attività vengono registrate le operazioni effettuate con il Digital Sender. Ogni volta che un utente utilizza il Digital Sender, viene generato un record nel registro. Le operazioni effettuate con il Digital Sender non possono essere visualizzate da altri utenti registrati o dall’amministratore.

È possibile visualizzare il registro, salvarlo in un file separato, stamparlo o eliminarlo.

Visualizzazione del registro attività

È possibile accedere al registro attività per visualizzare le proprie operazioni e quelle eseguite dagli utenti guest. Il registro attività tiene traccia delle ultime 100 attività.

Nota

Per una descrizione dei messaggi del registro attività, vedere la sezione “Messaggi del registro attività” a pagina 116.

Per visualizzare il registro attività

Nel menu

selezionare Fare clic sul proprio nome utente per visualizzare la propria

attività come utente registrato.

- Oppure Fare clic su Se non è necessario collegarsi al Digital Sender, è probabile che la propria attività sia inserita in questo registro.

Viene aperto il visualizzatore delle attività contenente il record delle attività del Digital Sender. La barra di stato nella parte inferiore della finestra indica quanti messaggi di un certo tipo sono stati visualizzati.

È possibile ordinare il registro in base alla descrizione e alla

gravità dei messaggi, alla data o all’ora, facendo clic sull’intestazione della colonna corrispondente.

È possibile mantenere il visualizzatore delle attività aperto mentre

si utilizza l’ABM. Per chiuderlo, fare clic su

Strumenti

Visualizza registro

Guest

della finestra principale dell’ABM,

per visualizzare l’attività degli utenti guest.

nel menu

Esci

File

Uso del registro attività

Salvataggio o copia del registro attività

È possibile salvare l’intero registro attività in un file o copiare determinate voci negli Appunti di Windows per incollarle in un documento di un altro programma.

Per salvare l’intero registro attività

1 Nel menu Strumenti della finestra principale dell’ABM,

selezionare Visualizza registro, quindi fare clic sul proprio nome utente o su Guest.

2 Nel menu File nella finestra principale dell’ABM, fare clic

su Salva con nome.

3 Nella finestra di dialogo Salva con nome, salvare il file in uno dei

seguenti formati:

• Testo (normale) .txt per utilizzare le informazioni con

qualsiasi programma.

• Testo (delimitato da tabulazione) .txt o .csv (valori

separati da virgola) per importare le informazioni in tabelle e fogli di calcolo.

• HTML .html per la pubblicazione in pagine Web e

comunicazioni via e-mail.

4 È possibile mantenere il visualizzatore delle attività aperto mentre

si utilizza l’ABM. Per chiuderlo, fare clic su Esci nel menu File.

80 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Per copiare le voci selezionate negli Appunti

Nota

Nel menu

selezionare utente o su

Selezionare le voci da salvare.

Per selezionare più voci consecutive, tenere premuto il tasto M e fare clic sulla prima e sull’ultima voce desiderata. Per selezionare più voci non consecutive, fare clic su quelle desiderate tenendo premuto il tasto C

Nel menu

vengono copiate negli Appunti in formato delimitato da tabulazione.

Aprire il documento in cui si desidera copiare le informazioni

e selezionare il comando di calcolo o supporta le tabelle, è possibile copiare le voci in una tabella o nelle celle selezionandole e scegliendo il comando

TRL

Strumenti

Visualizza registro

Guest

Modifica

Incolla

della finestra principale dell’ABM,

, quindi fare clic sul proprio nome

, fare clic su

Incolla

. Le voci selezionate

Copia

. Se il programma è un foglio

AIUSC

Stampa del registro attività

È possibile stampare il registro attività in modo da averne una copia su carta. La stampa del registro non ne cancella le voci; queste rimangono nel registro fino a quando non vengono eliminate dall’utente o sovrascritte da nuove voci.

Per stampare il registro attività

Nel menu

selezionare utente o su

Nel menu

- Oppure Fare clic sull’icona

Nella finestra di dialogo

desiderate e fare clic su OK. È possibile mantenere il visualizzatore delle attività aperto mentre

si utilizza l’ABM. Per chiuderlo, fare clic su

Strumenti

Visualizza registro

Guest

, fare clic su

File

della finestra principale dell’ABM,

, quindi fare clic sul proprio nome

, scegliere le opzioni di stampa

Esci

Uso del registro attività

Stampa

sulla barra degli strumenti.

nel menu

File

Cancellazione del registro attività

È possibile cancellare il registro attività effettuando le operazioni descritte di seguito; tuttavia, tale procedura non è necessaria, in quanto le voci vecchie vengono sovrascritte ogni volta che se ne aggiungono di nuove.

Per cancellare il registro attività

1 Nel menu Strumenti della finestra principale dell’ABM,

selezionare Visualizza registro, quindi fare clic sul proprio nome utente o su Guest.

2 Nel menu Modifica, fare clic su Cancella. 3 Fare clic su OK per confermare l’operazione. 4 È possibile mantenere il visualizzatore delle attività aperto mentre

si utilizza l’ABM. Per chiuderlo, fare clic su Esci nel menu File.

Aggiornamento della visualizzazione del registro attività

Se il registro è rimasto aperto durante una sessione di lavoro, può essere necessario aggiornarlo con le informazioni più recenti.

Effettuare una delle seguenti operazioni:

●

Nel menu Modifica del registro attività, fare clic su Aggiorna.

●

Chiudere e riaprire il registro attività.

82 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Visualizzazione delle proprietà

La finestra di dialogo le proprietà di un determinato file, ad esempio il tipo, la posizione, il contenuto e il proprietario o il file stesso. Un utente può visualizzare le proprietà di qualsiasi file, ma può modificare solo le informazioni contenute nelle proprie rubriche private e nella rubrica Fax pubblico.

Visualizza proprietà

consente di visualizzare

Per visualizzare le proprietà

Nella finestra principale dell’ABM, fare clic sulla cartella o

sull’elemento di cui si desidera visualizzare le proprietà. Nel menu

Viene visualizzata una finestra di dialogo contenente il tipo,

la posizione, le dimensioni, il contenuto e il proprietario del file oppure viene aperto il file stesso. Visualizzare o modificare il file nella finestra di dialogo Proprietà.

Fare clic su OK,

tornare alla finestra principale.

, fare clic su

File

Cambia

Proprietà

Annulla

, a seconda del caso, per

Visualizzazione delle proprietà

Controllo della visualizzazione della finestra principale dell’ABM

L’opzione Visualizza sulla barra dei menu consente di personalizzare la visualizzazione della finestra principale dell’ABM. La visualizzazione risulta modificata solo sullo schermo dell’utente che apporta l’eventuale modifica.

●

Per visualizzare o nascondere la barra degli strumenti: Nel menu Visualizza, fare clic su Barra degli strumenti per selezionarla o deselezionarla. Quando viene selezionata la casella corrispondente, la barra degli strumenti viene visualizzata nella parte superiore della finestra principale dell’ABM.

●

Per visualizzare o nascondere la barra di stato: Nel menu Visualizza, fare clic su Barra di stato per selezionarla o deselezionarla. Quando la casella di controllo corrispondente viene selezionata, la barra di stato viene visualizzata nella finestra principale dell’ABM.

●

Per aggiornare la visualizzazione della finestra: Nel menu

Visualizza, fare clic su Aggiorna.

84 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Backup e ripristino delle rubriche private

L’amministratore può fare una copia di backup dei dati, ma sarebbe preferibile che ciascun utente salvasse autonomamente le proprie rubriche private.

Backup delle rubriche private

Questa procedura consente di effettuare una copia di backup delle rubriche private degli indirizzi e-mail e degli elenchi di distribuzione.

Per effettuare un backup delle rubriche private.

Accertarsi che il programma HP Digital Sender Link sia avviato.

Avviare l’ABM.

Nel menu

Nella finestra di dialogo

salvare il backup. Nel campo

Fare clic su

Strumenti

Nome file

Salva

, fare clic su

Backup

, digitare il nome del file.

per iniziare il backup.

Backup

, selezionare le directory in cui

Backup e ripristino delle rubriche private

Ripristino delle rubriche private

È possibile utilizzare le copie di backup delle rubriche private salvate sovrascrivendo le rubriche correnti. Questa funzione consente inoltre di spostare le rubriche private di cui è stato eseguito il backup da un Digital Sender a un altro.

Per ripristinare le rubriche private

1 Avviare l’ABM. Per ripristinare una rubrica privata su un Digital

Sender diverso da quello da cui è stato eseguito il backup,

su cui

è necessario collegarsi al Digital Sender il ripristino.

2 Nel menu Strumenti, fare clic su Ripristina. 3 Nel campo Cerca in, viene visualizzata l’ultima cartella

selezionata. Qualora non corrispondesse a quella in cui è stato salvato il backup, selezionare la cartella corretta.

4 Selezionare il file di backup. 5 Fare clic su Apri per iniziare l’operazione di ripristino.

si vuole effettuare

86 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Passare all’ABM di un altro Digital Sender

È possibile chiudere l’ABM del Digital Sender in uso e aprire l’ABM di un altro Digital Sender. A tal fine, è necessario conoscere il nome DNS o l’indirizzo IP dell’altro Digital Sender.

Per passare a un altro Digital Sender

Nel menu

clic su Viene visualizzata una finestra di dialogo simile allo schermo di

Nel campo

accesso all’ABM dell’altro Digital Sender (se definita). Fare clic su OK per aprire l’ABM dell’altro Digital Sender.

Digital Sender

Cambia

Password utente

nella finestra principale dell’ABM, fare

Nome Digital Sender

, digitare la propria password di

, digitare il nome

Passare all’ABM di un altro Digital Sender

88 Capitolo 3 - Uso dell’HP Address Book Manager

Uso dell’HP Digital

Sender Link

Introduzione

Il programma HP Digital Sender Link (Link) riceve documenti acquisiti da scanner e li inserisce nella posizione predefinita per i documenti in arrivo. Utilizzare l’applet del Pannello di controllo per effettuare le seguenti operazioni con il Link:

Modificare il percorso relativo alla posizione predefinita per i

●

documenti in arrivo. Consentire o meno l’invio di documenti al proprio computer.

●

Cambiare il programma di destinazione.

●

Determinare se il programma di destinazione debba essere

●

avviato automaticamente alla ricezione di nuovi dati nella posizione predefinita per i documenti in arrivo.

Introduzione

Esecuzione dell’HP Digital Sender Link

L’HP Digital Sender Link è composto da due parti: l’applet del Pannello di controllo e il programma vero e proprio. Utilizzare l’applet per configurare le impostazioni del programma che deve essere in esecuzione durante l’invio di documenti al computer.

Per avviare l’applet del Pannello di controllo

Aprire la finestra di dialogo delle impostazioni utilizzando una delle seguenti procedure:

●

Dal Pannello di controllo di Windows, fare doppio clic sull’icona dell’HP Digital Sender Link.

●

Fare clic con il pulsante destro del mouse su nella barra delle applicazioni di Windows e scegliere Impostazioni.

●

Fare doppio clic su .

Per avviare il programma

Nota Il programma viene avviato automaticamente all’accensione del

computer ma è anche possibile avviarlo manualmente. 1 Fare clic su Avvio, selezionare Programmi, HP 9100C, quindi

fare clic su HP Digital Sender Link.

2 Per inviare un documento al computer è necessario che le

funzioni di ricezione siano attivate. Vedere “Impostazione delle funzioni di ricezione” a pagina 95.

90 Capitolo 4 - Uso dell’HP Digital Sender Link

Per chiudere il programma

Nota

Normalmente, non è necessario chiudere il programma. Se non si desidera ricevere documenti sul proprio computer, è sufficiente disattivare le funzioni di ricezione. Vedere “Impostazione delle funzioni di ricezione” a pagina 95.

Chiudere il programma seguendo una delle procedure indicate di seguito.

Fare clic con il pulsante destro del mouse su nella barra delle

●

applicazioni di Windows e scegliere Premere C

●

Windows

Link

TRL+ALT+CANC

Termina applicazione

, quindi su

Termina applicazione

per aprire la finestra di dialogo di

Chiudi

. Fare clic su

HP Digital Sender

Esecuzione dell’HP Digital Sender Link

Uso dell’icona sulla barra delle applicazioni

L’icona del Link, visualizzata sulla barra delle applicazioni di Windows, consente di accedere facilmente alle impostazioni e alle funzioni del Link e offre una scorciatoia per aprire l’ABM.

Icona visualizzata o nascosta

È possibile scegliere se visualizzare o meno l’icona del Link sulla barra delle applicazioni di Windows.

Per visualizzare o nascondere l’icona

1 Nel Pannello di controllo di Windows, fare doppio clic sull’icona

dell’HP Digital Sender Link.

2 Fare clic sulla scheda Impostazioni. 3 Effettuare una delle seguenti operazioni:

• Per visualizzare l’icona, selezionare la casella di controllo

Mostra l’icona sulla barra di stato. L’icona viene visualizzata sulla barra delle applicazioni.

• Per nascondere l’icona, deselezionare la casella di controllo

Mostra l’icona sulla barra di stato.

Nota Se l’icona è visualizzata, è possibile nasconderla anche

selezionandola con il pulsante destro del mouse e scegliendo

Nascondi icona.

92 Capitolo 4 - Uso dell’HP Digital Sender Link

Accesso alle opzioni dell’icona sulla barra delle applicazioni

Facendo clic con il pulsante destro del mouse sull’icona del Link nella barra delle applicazioni, è possibile accedere alle opzioni elencate nella tabella seguente.

Voce del menu di scelta rapida

Impostazioni

HP Address Book Manager

Disabilitazione ricezione

- Oppure -

Abilitazione ricezione

Nascondi icona

Chiudi programma

Nasconde l’icona. Nascondere l’icona

Operazione

Aprire l’applet del Pannello di controllo per visualizzare e modificare le impostazioni dell’HP Digital Sender Link.

Aprire il programma HP Address Book Manager per modificare il proprio profilo utente, aggiungere destinazioni alle rubriche ed eseguire altre operazioni. Per ulteriori informazioni, vedere il Capitolo 3.

Disattiva l’HP Digital Sender Link senza chiuderlo, oppure lo attiva se è in esecuzione ma disattivato. Una X rossa sull’icona indica che il programma è disattivato e non è possibile inviare documenti al proprio computer.

non

equivale a chiudere l’HP Digital Sender Link. Vedere la sezione “Per visualizzare o nascondere l’icona” a pagina 92 per visualizzare nuovamente l’icona.

Chiude l’HP Digital Sender Link. Vedere la sezione “Esecuzione dell’HP Digital Sender Link” a pagina 90 per riaprirlo.

Informazioni su HP Digital Sender Link

Visualizza le informazioni sul copyright del programma.

Uso dell’icona sulla barra delle applicazioni

Configurazione delle impostazioni predefinite per i documenti in arrivo

I documenti inviati al computer vengono memorizzati nella posizione predefinita per i documenti in arrivo prima di essere instradati al programma di destinazione. È possibile scegliere la posizione predefinita per i documenti in arrivo e consentire o meno al computer di ricevere documenti acquisiti da scanner.

Scelta della posizione predefinita per i documenti in arrivo

È possibile scegliere una posizione predefinita per i documenti in arrivo diversa da quella corrente utilizzando la procedura descritta di seguito. La posizione può essere sia sul proprio computer sia sulla rete, ma in questo caso è necessario disporre dei privilegi di scrittura.

Per scegliere la posizione predefinita per i documenti in arrivo

1 Nell’applet del Pannello di controllo, fare clic sulla scheda

Direttorio di ricezione.

2 Nel campo Direttorio di ricezione digitare il percorso relativo

alla posizione in cui si desidera memorizzare i documenti acquisiti da scanner. Se il percorso digitato non esiste, viene creato automaticamente.

- Oppure Fare clic su ... per sfogliare le cartelle e trovare il percorso relativo alla posizione.

3 Fare clic su OK.

94 Capitolo 4 - Uso dell’HP Digital Sender Link

Impostazione delle funzioni di ricezione

Per ricevere documenti acquisiti da scanner, è necessario attivare le funzioni di ricezione. Se non si desidera inviare documenti al proprio computer, disattivare queste funzioni.

È possibile impostare le funzioni di ricezione utilizzando l’applet del Pannello di controllo oppure l’icona .

Per impostare le funzioni di ricezione dall’applet del Pannello di controllo

Nell’applet del Pannello di controllo, fare clic sulla scheda

Direttorio di ricezione

Selezionare la casella di controllo

consentire al computer di ricevere documenti acquisiti da scanner.

- Oppure Deselezionare la casella di controllo per impedirne la ricezione.

Fare clic su OK.

Abilitazione ricezione

Per impostare le funzioni di ricezione dall’icona del Link

L’icona indica che il programma è in esecuzione e che è

●

possibile ricevere documenti acquisiti da scanner. Per impedire la ricezione, fare clic con il pulsante destro del mouse sull’icona e scegliere

L’icona indica che il programma è in esecuzione, ma non è

●

possibile ricevere documenti acquisiti da scanner. Per consentire la ricezione, fare clic con il pulsante destro del mouse sull’icona e scegliere

Disabilitazione ricezione

Abilitazione ricezione

per

Configurazione delle impostazioni predefinite per i documenti in arrivo

Configurazione del programma di destinazione

I documenti inviati al computer vengono ricevuti e visualizzati nel programma di destinazione. È possibile scegliere il programma e specificare se si desidera che venga avviato automaticamente alla ricezione dei dati.

Scelta del programma di destinazione

È possibile scegliere un altro programma

formato .pdf o .tif multipagina.

che accetti dati in

Per scegliere il programma di destinazione

1 Nell’applet del Pannello di controllo, fare clic sulla scheda Desktop. 2 Nel campo Nome file dell’applicazione Desktop digitare il

percorso relativo al programma che si desidera utilizzare come programma di destinazione. Includere il nome del programma come ultimo elemento del percorso.

- Oppure Fare clic su ... per cercare il percorso del programma.

3 Nel campo Direttorio iniziale per l’applicazione digitare l’unità

e la cartella di primo livello in cui è memorizzato il programma. Per esempio,

- Oppure Fare clic su ... per cercare il percorso iniziale del programma.

4 Fare clic su Avanzate. 5 Verificare che la casella di controllo Avvia con il nome del

documento sia selezionata. In questo modo si inserisce il

parametro %F nel campo Parametri per l’applicazione desktop. Utilizzando questo parametro i nuovi documenti acquisiti da scanner vengono visualizzati automaticamente all’apertura del programma di destinazione.

c:\programma di destinazione.

6 Fare clic su OK per salvare le impostazioni. 7 Se viene selezionato un programma di destinazione predefinito

che supporta il formato .tif multipagina anziché .pdf, è necessario modificare l’impostazione relativa al formato del file. Vedere la sezione “Modifica di un profilo utente già esistente” a pagina 61.

96 Capitolo 4 - Uso dell’HP Digital Sender Link

Impostazione delle funzioni di avvio automatico

Questa impostazione determina l’avvio automatico del programma nel momento in cui vengono inviati dei documenti al computer.

Attivando questa impostazione, il programma di destinazione si avvia automaticamente e visualizza il documento acquisito da scanner quando arriva nella posizione predefinita per i documenti in arrivo. Disattivando questa impostazione, il documento acquisito da scanner resta nella posizione predefinita come un normale file e viene visualizzato nel programma di destinazione solo dopo che questo è stato avviato manualmente.

Per impostare le funzioni di avvio automatico

Nell’applet del Pannello di controllo, fare clic sulla scheda

Desktop

Per attivare l’avvio automatico del programma di destinazione,

selezionare la casella di controllo

- Oppure Per disattivare l’impostazione di avvio automatico, deselezionare la casella di controllo.

Fare clic su OK.

Esecuzione automatica

Configurazione del programma di destinazione

98 Capitolo 4 - Uso dell’HP Digital Sender Link

HP 9100C User's Guide [it]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual