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Dictation Guide
Professionell Diktieren und Spracherkennung
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Inhaltsverzeichnis
Diktieren: Vom Gedanken zur Mitteilung 3
Kosten-/Zeitfaktor 5
Verwendung von Spracherkennungssoftware 6
Allgemeine Infos zur Spracherkennung 7
Das Dokument als Imageträger 8
Die gedankliche Vorbereitung 11
Gliederung und De nition eines Schriftstückes 11
Die Gestaltungsmöglichkeiten 12
Die Gestaltungsanweisungen 12
Ausgewählte Spracherkennungsbefehle 13
DigtaSoft Voice − Zeichen 14
Diktieralphabet 15
Diktieren ist ein geistiger Prozess, der komplexe
Gedankengänge in strukturierte, schriftliche Informationen
transformiert.
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Diktieren: Vom Gedanken zur Mitteilung
Sprache ist eine der wichtigsten Ausdrucksformen der Menschen. Ohne Sprache gibt
es keine Verständigung und ohne Worte
kein Verstehen. Dies hat sich auch im
Zeitalter unserer hochentwickelten Informationstechnik nicht geändert. Auch wenn
sich im Laufe der Zeit unterschiedlichste
Formen der Kommunikation entwickelt
haben, ist die Bedeutung und Umsetzung
von Gedanken in Sprache sowie Schrift
eine der wesentlichsten Kommunikationsformen geblieben. Aber zugleich ist diese
Form der Verständigung auch ein sehr
zeitaufwendiger und damit teurer Prozess.
Daher werden effiziente Lösungen zur
Umsetzung von Gedanken in Sprache und
Schrift benötigt, um Freiräume für honorarwirksame Leistungen, wichtige Entscheidungen, neue Ideen – oder einfach Freizeit –
schaffen zu können. Die Möglichkeiten
hierfür bestehen bereits seit langem und
sind denkbar einfach: DIKTIEREN STATT
SELBER SCHREIBEN! Grundig Business
Systems (GBS) hat – als einer der ersten
Hersteller professioneller Diktiersysteme –
die Welt der Sprachverarbeitung von Anfang
an entscheidend mitgeprägt.
Seither sind über 60 Jahre vergangen, in
denen neueste Technologien in Verbindung
mit praktischen Anwendererfahrungen und
weit reichendem Know-how Diktiersyteme
zu dem gemacht haben, was sie heute
sind: wertvolle, hocheffiziente und intuitivbedienerfreundliche Geräte und PC-Applikationen für die komfortable Unterstützung
bei der täglichen Arbeit. Mehr als 4 Mio.
verkaufte Systeme bei GBS sprechen eine
deutliche Sprache und dokumentieren die
praxisnahe und anwenderorientierte Umsetzung der Technologien. GBS steht dabei
für Premium-Qualität „Made in Germany“.
Grundig Business Systems ist heute ein
Komplett-Lösungsanbieter im Bereich des
Diktierens und der Sprachverarbeitung.
Das Unternehmen bietet außer den analogen und digitalen Diktiersystemen auch
Software an wie die eigene Diktier- und
Sprachverarbeitungssoftware DigtaSoft
und die Spracherkennung DigtaSoft Voice,
die es beispielsweise auch im attraktiven
Paket mit einem Aufnahmegerät oder
Diktiermikrofon gibt. Darüber hinaus gehören zu den Leistungen von GBS auch ein
umfangreicher Service für professionelle
Aufnahmegeräte, Projektmanagement und
die individuelle Beratung, zum Beispiel bei
der Umstellung von analog auf digital.
Der vorliegende „Dictation Guide“ soll dazu
dienen, Sie mit den Grundlagen der
professionellen Diktiertechnik vertraut zu
machen. Zugleich soll er Sie unterstützen,
die umfassenden Effizienzvorteile der
analogen und digitalen Diktiersysteme von
GBS vollständig umzusetzen.
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Zeit kann man nicht
vervielfältigen.
Aber clever nutzen.
Diktieren mit Grundig
Business Systems!
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Kosten-/Zeitfaktor
Auszug aus einer Untersuchung eines unabhängigen
Marktforschungsunternehmens:
Für eine DIN-A4-Seite mit 1500 Anschlägen werden in etwa benötigt:
Selbstschreiber 10 Minuten
Team (Diktierer + Schreibservice) 10 Minuten
Diktierer 3 – 4 Minuten
Das Team benötigt damit zwar insgesamt ungefähr die gleiche Zeit zur Erstellung eines
Dokuments, für den Diktierer bedeutet es aber über zwei Stunden mehr Freiraum für
abrechnungsfähige zusätzliche Leistungen. Und das jeden Tag!
Legt man die Kosten eines Diktierers mit ca. 60 € pro Stunde zu Grunde, die des Schreibservice aber mit ca. 20 €, so belaufen sich die Kosten für eine DIN-A4-Seite auf ca.:
Selbstschreiber EUR 10,00
Team EUR 6,00
Dies bedeutet: Wenn täglich nur 20 Seiten diktiert und geschrieben werden, dann führt
dies bereits zu einer Kostenersparnis von EUR 17.500,– p. a.
Aufgrund der vielfältigen Vereinfachungen und des Workfl ow-Managements ist die
Kosteneinsparung beim Einsatz von digitalen Geräten bzw. Spracherkennung nochmals
signifi kant höher. Um die Einsparungen in Ihrer Organisation abschätzen zu können, probieren Sie unseren Effi zienzrechner auf www.grundig-gbs.com/tools/effi zienzrechner
Zusätzliche Zeitersparnis
Da der Mensch bis zu sieben mal schneller
sprechen als Schreiben kann, gilt dieser
Zeitvorteil natürlich auch für das Diktieren.
Nicht umsonst fi nden sich professionelle
Diktiersysteme selbstverständlich in einem
modernen Offi ce-Umfeld. Abgesehen von
dem überzeugenden Kosten-/Zeitfaktor
ist Diktieren ein wichtiges Tool, um relativ
teure Arbeitszeit desjenigen, der diktiert,
effi zient zu nutzen und nicht mit delegierbarer Schreib- oder Verwaltungsarbeit zu
verbrauchen.
Mit den professionellen Diktiersystemen
von GBS – ob mit oder ohne Spracherkennung – wird aller erdenkliche Komfort
geboten, um die Zeit den wirklich wichtigen
Dingen zu widmen.
Ob im Büro oder unterwegs – Sie können
jederzeit Ihre Ideen, Gedanken und Überlegungen festhalten und dafür sorgen, dass
immer „Wichtiges zur Sprache“ kommt –
mit Grundig Business Systems.
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Verwendung von
Spracherkennungssoftware
Gerade Nutzer, die keinen Schreibservice
zur Verfügung haben, versprechen sich
erhebliche Kosten- und Zeitersparnis durch
die direkte und automatisierte Umsetzung
des gesprochenen Wortes in ein Schriftstück durch die Verwendung einer Spracherkennungssoftware. Allerdings führt
Spracherkennung im Zweifel dazu, dass
Aufgaben, die sonst delegiert würden,
ebenfalls selbst ausgeführt werden müssen
(z. B. Adressen heraus suchen, formatieren,
drucken etc.).
Diese Aspekte werden oft bei der Betrachtung der Zeiteffizienz vernachlässigt.
Deshalb bietet es sich an, selbst bei der
Verwendung von Spracherkennung, die
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durch DigtaSoft-Applikationen unterstützt
wird, das Ergebnis von einem Schreibservice überarbeiten zu lassen.
Obgleich moderne Spracherkennung
schon Erstaunliches leistet, sollten Sie sich
darüber im Klaren sein, dass es sich hier
um keine Plug&Play-Lösung handelt. Vor
dem Einsatz ist es auf jeden Fall ratsam,
eine Schulung zu besuchen.
Sie möchten mehr zum Thema
Spracherkennung wissen?
www.grundig-gbs.com/spracherkennung
Beratungshotline: +49 921 / 90879686
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Allgemeine Infos zur Spracherkennung
• Die Erkennungsrate der Spracherkennung wird durch die unterschiedlichsten
Faktoren beeinflusst (laute Nebengeräusche, ausgeprägter Dialekt, sehr
schnelle und silbenverschluckende
Aussprache, Qualität und Abstand des
Eingabemikrofons etc.).
• Zur optimalen Unterstützung des Erkennungsprozesses sollten deshalb einige
zusätzliche Regeln beachtet werden:
• Legen Sie Ihr eigenes Sprachprofil ggf.
mit unterschiedlichen Eingabegeräten
(z. B. Diktiergerät oder Diktiermikrofon)
an und trainieren sie es kontinuierlich.
So lernt das Programm mit der Zeit Ihre
Aussprache und Ihren spezifischen Wortschatz optimal in geschriebenen Text
umzusetzen.
• Das Training sollte mit den natürlichen
Sprachgewohnheiten erfolgen. Ausdrucksform oder Sprachrhythmus sollten
nicht verändert werden, da dies nicht
dem Alltag entspricht.
• Professionelle Sprachverarbeitungsprogramme wie DigtaSoft Voice bieten
Spezialwortschätze, beispielsweise
für Mediziner oder Anwälte, an. Diese
enthalten bereits fachspezifische Begriffe
und sind eine gute Grundlage für eine
zuverlässige Erkennung. Weiterhin können Sprachprogramme ihre bestehenden
Dokumente nach neuen Ausdrücken
durchsuchen, die dann dem persönlichen Wortschatz hinzugefügt werden.
die Interpunktion nicht berücksichtigt,
können Schachtelsätze zu Fehlinterpretationen durch das System führen und den
Sinn entstellen.
• Laute Umgebungsgeräusche wie
Straßenlärm, Telefonklingeln, Türenschlagen oder Gespräche in nächster
Nähe sind zu vermeiden. Sonst wird die
Spracherkennung langsamer und liefert
wahrscheinlich falsche Ergebnisse.
• Halten Sie beim Diktieren möglichst
einen konstanten Abstand zum Mikrofon
ein. Optimal klappt das beim Einsatz
von Headsets. Professionelle Headsets,
z. B. von Sennheiser haben zusätzlich
einen Wangenabstandshalter, der ein
störendes Knistern von Bartstoppeln am
Mikrofon verhindern.
• Nutzen Sie nur ein Mikrofon gleichzeitig
bei der Verwendung vom Online-Spracherkennung am PC. Deaktivieren Sie über
Windows alle anderen Audioquellen, da
es sonst zu Wechselwirklungen kommen
kann. Deaktivieren Sie auch Cortana,
die auf Windows 10-Systemen standardmäßig im Hintergrund läuft und mithört.
• Das PC-Mikrofon Digta SonicMic 3 ist
für Spracherkennung optimiert. Die
Aufnahmequalität gewährleistet beste
Erkennungsgenauigkeit. Durch die frei
konfigurierbaren Tasten können Sie die
Spracherkennungssoftware einfach steuern, zum Beispiel zur nächsten Variablen
springen.
• Die Regeln des Diktates – und hier
insbesondere auch der Interpunktion –
sind unbedingt zu beachten. Wird z. B.
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Unsere Zeit wird immer schnelllebiger,
unsere Kommunikation immer knapper.
Das Dokument als Imageträger
Die technologische Entwicklung hat die
Kommunikation revolutioniert und die Arbeitsprozesse neu defi niert.
Mit den digitalen Kommunikationsmedien
E-Mail, Messenger, Chat etc. sind nicht
nur Kontaktaufnahmen auf kürzestem Weg
möglich, sondern auch der Gedanken- und
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Kommunikationsaustausch. Alle diese
Informationswege und -medien dienen dem
schnellen Informationsaustausch. Trotzdem
bleiben schriftliche Dokumente – wie Briefe,
Faxe etc. – auch weiterhin ein wichtiges
Medium. Dabei sind sie zugleich auch noch
ein wichtiger Imageträger nach außen –
gewissermaßen die zweite Visitenkarte.
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Die Form eines Dokumentes
sollte hierunter nicht leiden –
sie transportiert Ihr Image!
Anders als bei vielen neuen Kommunikationsmedien haben sich aber bei den
klassischen Kommunikationsmedien die
Anforderungen an Form, Rechtschreibung
und Gestaltung nicht verändert. Vielmehr
sind sie nach wie vor ein wichtiges Kriterium hinsichtlich der Beurteilung der Professionalität des Verfassers.
Eine professionelle Diktiertechnik ist dabei
die erste Voraussetzung, um effizient zu
diesem Ziel zu gelangen.
Nutzen Sie diese Chance, einen perfekten
und hochprofessionellen Eindruck zu hinterlassen und präsentieren Sie sich bzw.
Ihr Unternehmen entsprechend.
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Nichts fördert die Verständigung
mehr als der bewusste Umgang mit Worten.
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Die gedankliche Vorbereitung
Diktieren ist ein kontinuierlicher Prozess
der Umsetzung von Gedanken in Worte
und Schrift. Allerdings ist dieser Prozess
eindimensional vorwärts gerichtet. Anders
als im persönlichen Dialog kann man nicht
unmittelbar einlenken oder korrigieren.
Das Löschen und Einfügen von Texten ist
beim digitalen Diktat grundsätzlich möglich,
jedoch lassen sich Sätze nicht so schnell
ersetzen wie beim Schreiben am PC.
Für die Effizienz, Effektivität und Vollständigkeit eines Diktates ist eine vorherige
gedankliche Auseinandersetzung mit dem
Inhalt sehr hilfreich.
Es empfiehlt sich immer, vorab eine
Glie derung stichpunktartig zu fixieren −
zumindest in Gedanken. Das sorgt zum
einen für eine saubere Strukturierung und
dient zum anderen zugleich als Gedächtnisstütze für den Inhaltsverlauf. Sie können
sich dann beim Diktieren besser auf Ihre
Gedanken konzentrieren und erreichen
eine effiziente Verbindung zwischen der
rein mechanisch-intuitiven Bedienung
des Diktiergerätes und der flüssigen Formulierung.
Diese Diktatregeln gelten umso mehr beim
Einsatz von Spracherkennungssoftware.
Gliederung und Definition eines
Schriftstückes
INHALTLICHE GLIEDERUNG
DEFINITION DES SCHRIFTSTÜCKES
Hier empfiehlt sich folgende
Strukturierung:
· Firmen- und Amtsbezeichnung
· Betreff
· Anrede
· Inhalt (ggf. mit Stichwortsammlung)
· Bereitstellung von Tabellen, Anlagen,
Textbausteinen etc.
· Grußformel
· Anlagen und Verteilervermerke
Der Schreibservice benötigt zum Schreiben einige Angaben zum Diktat, die an
den Anfang gesetzt werden sollten.
Bei digitalen Diktiergeräten können diese
zum Teil auch direkt durch Eingabe am
Gerät ausgewählt werden.
· Dokumententyp, Vorlage (Brief, Fax,
interne Mitteilung, Memo etc.)
· Empfängeradresse, Versandart
· Bezugszeichen
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Die Gestaltungsmöglichkeiten
Sprache ist etwas Lebendiges und vor allem
sehr Persönliches. Viele Feinheiten – wie
Betonung, Lautstärke, Aussprache, Stimmlage usw. – setzen sich zur individuellen
Ausdrucksform zusammen. Vielfach ist nur
durch diese Differenzierungsmöglichkeiten
beim Empfänger der Information überhaupt
erst ein klares Verständnis möglich.
Auch die schriftliche Information muss auf
diese Hilfsmittel nicht verzichten – vielmehr
stehen auch hier Gestaltungsmöglichkeiten
zur Verfügung. So kommt die formale
Struktur des Textes dem Lesefluss zugute.
Während kursiv oder fett Gedrucktes
bedeutsame Aspekte hervorheben, geben
Unterstreichungen oder Einrückungen
bestimmten Passagen ein zusätzliches
optisches und inhaltliches Gewicht. Wenn
die diktierende und die schreibende Person
ein eingespieltes Team sind, dann werden
die Arbeitsschritte i. d. R. aufgrund der
Erfahrung auch ohne explizite Anweisung
zum gewünschten Resultat führen.
Anderenfalls kann es sinnvoll sein,
ergänzend Hinweise zu diktieren.
Bei einem digitalen Diktiergerät können
solche Anweisungen durch die Infofunktion separat aufgenommen werden. Der
Schreibservice weiß dann durch ein akustisches Signal, dass solche Passagen nicht
geschrieben werden müssen. Und auch die
Spracherkennungssoftware kann ungestört
von diesen Anweisungen nur den relevanten
Textteil umsetzen.
Die Gestaltungsanweisungen
Gerade bei der Verwendung von Spracherkennung müssen Satzzeichen konsequent
diktiert werden. Sie haben zusätzlich die
Möglichkeit, gleich Einfluss auf das Erscheinungsbild zu nehmen. Dazu zählen nicht
nur Anweisungen wie „neue Zeile“ und
„neuer Absatz“ (mit Leerzeile). Verwenden
Sie auch Hervorhebungen wie Fettdruck,
Kursivschrift und Unterstreichungen. Sie
können den Wechsel der Schrift vor den
hervorzuheben den Wörtern diktieren. Für
eine automatische Spracherkennung ist
die Formatierung nach dem Sprechen des
Textes, z.B. am Satzende anzugeben. Ihr
Sekretariat wird beide Anweisungsvarianten
richtig umsetzen.
SIE DIKTIEREN:
„Deshalb möchte ich Sie bitten Komma
unseren Gesprächstermin wahrzunehmen Punkt fett Gesprächstermin“
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DAS ERGEBNIS:
Deshalb möchte ich Sie bitten, unseren
Gesprächstermin wahrzunehmen.
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Ausgewählte Spracherkennungsbefehle
HÄUFIG GENUTZTE BEFEHLE
Gehe schlafen / Wach auf
Markieren / Navigieren
Markier <Wort oder Wörter>
Gehe zum Zeilenanfang / Zeilenende
Gehe zum Dokumentenanfang / Dokumentenende
Gehe <Zahl> Zeichen nach links / rechts
Gehe <Zahl> Zeilen nach oben / unten
Alles markieren
Auswahl aufheben
Klick <Schaltfl ächenbezeichnung>
Formatierungsanweisungen
Neuer Absatz
Neue Zeile
Tabulator
Nach dem diktierten Text
(rückwirkend):
fett <Text>
kursiv <Text>
unterstreiche <Text>
Text bearbeiten
Korrigier <Wort oder Wörter>
Verbinde das
Schreib das groß / klein
groß <Wort> (Anfangsbuchstabe
großgeschrieben)
Schreib groß <Buchstabe>
Schreib <Cäsar | Anton | Paula>
(Buchstabieren)
Lösch das
Zeile löschen
Mach das rückgängig
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Voice – Zeichen
FÜR ... SAGEN SIE ...
’ „Apostroph“
„ “
@ „At“ oder „Klammeraffe“
+ „Pluszeichen“
- „Bindestrich“ (Minuszeichen)
– „Gedankenstrich“
& „Und-Zeichen“
# „Nummernzeichen“
/ „Schrägstrich“
4,50 € „vier Euro und fünfzig Cent“ oder „vier Euro fünfzig“
4 „Ziffer vier“ oder „schreib vier“
MMIV „römisch zweitausendvier“
0.03 „null Punkt null drei“
„Anführungszeichen auf/zu“ oder „Anführungsstriche
unten/oben“ oder „Gänsefüßchen unten/oben“
4 mm „vier Millimeter“
4 °C „vier Grad Celsius“
8:30 Uhr „acht Uhr dreißig“
200 kg „zweihundert Kilogramm“
1,60 m „ein Meter sechzig“
15. Mai 2016 „fünfzehnter Mai zweitausendsechzehn“
10115 Berlin „eins null eins eins fünf Berlin“
190/13* „hundertneunzig aus dreizehn“
§ 53* Paragraf 53
§§ 53 ff.* Paragrafen 53 fortfolgende
3 Tabl./6-8 h** „drei Tabletten alle sechs bis acht Stunden“
BWK 2
- BWK 6** Brustwirbelkörper zwei bis sechs
2x/3h** zweimal alle drei Stunden
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* Nur bei DigtaSoft Voice legal ** Nur bei DigtaSoft Voice medical
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Diktieralphabet
Buchstabe
A Anton Anton Anna Alfa
Ä Ärger Ärger Äsch (Aesch) —
B Berta Berta Berta Bravo
C Cäsar Cäsar Cäsar/Charly Charlie
Ch Charlotte — Charlie-Hotel
D Dora Dora Daniel Delta
E Emil Emil Emil Echo
F Friedrich Friedrich Friedrich Foxtrot
G Gustav Gustav Gustav Golf
H Heinrich Heinrich Heinrich Hotel
I Ida Ida Ida India
J Julius Julius Jakob Juliett
K Kaufmann Konrad Kaiser Kilo
L Ludwig Ludwig Leopold Lima
M Martha Martha Marie Mike
N Nordpol Nordpol Niklaus November
O Otto Otto Otto Oscar
Ö Ökonom Österreich Örlikon (Oerlikon) —
P Paula Paula Peter Papa
Q Quelle Quelle Quasi Quebec
R Richard Richard Rosa Romeo
S Samuel Siegfried Sophie Sierra
Sch Schule Schule — —
ß Eszett scharfes S — —
T Theodor Theodor Theodor Tango
U Ulrich Ulrich Ulrich Uniform
Ü Übermut Übel Übermut —
V Viktor Viktor Viktor Victor
W Wilhelm Wilhelm Wilhelm Whiskey
X Xanthippe Xaver Xaver X-Ray
Y Ypsilon Ypsilon Yverdon Yankee
Z Zacharias Zürich Zürich Zulu
Deuschland
(DIN 5009)
Österreich
(ÖNORM A 1081)
Schweiz International
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Ihr Grundig Business Systems Partner:
VOICE professional
VOICE legal
VOICE medical
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Grundig Business Systems GmbH
Infoline: +49 (0) 911-47 58-1
Fax: +49 (0) 911-47 58-299
E-Mail: info@grundig-gbs.com
Internet: www.grundig-gbs.com
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