Félicitations ! Vous venez d’acquérir
un programme CIEL dernière génération, alliant les
qualités de puissance et de facilité d’utilisation.
Ce programme de la gamme CIEL vous permettra
de faciliter la gestion de votre entreprise, vous soulageant
considérablement dans votre travail.
Une demi-journée devrait vous suffire pour vous familiariser
avec les principales commandes du logiciel.
Important !
Référencez-vous dès aujourd’hui auprès de notre Département Services.
Et pour vous accompagner au quotidien dans l'utilisation de votre
logiciel, Ciel vous propose une gamme de services adaptés à vos
besoins : formations, contrat d'Assistance et de maintenance...
N’hésitez pas à nous communiquer vos remarques par écrit ; nous nous
efforcerons d’en tenir compte lors de nos mises à jour régulières.
Très sincèrement
L’équipe CIEL.
,
3
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Bénéficiez d'une assistance téléphonique gratuite à l’installation
Dès le référencement de votre logiciel auprès de notre Département Services, vous
bénéficiez d'une assistance téléphonique gratuite à l’installation.
Si vous avez acquis Ciel Gestion Commerciale pour Windows chez Ciel, vous êtes
automatiquement enregistré comme client et, à ce titre, vous trouverez votre code client
sur votre facture.
En revanche, si vous avez acquis le logiciel sur l'un des points de vente Ciel, vous devez
impérativement suivre la procédure d'installation et de référencement de l'application pour
obtenir votre code client par retour du courrier.
Dans tous les cas, dès que vous êtes en possession de votre code client, nous vous
invitons à le mentionner ci-après.
Code client : ___________________________
Avant de nous contacter, nous vous invitons à préparer votre appel :
Ayez votre code client à disposition
Notez vos questions
Autant que possible, soyez proche de votre ordinateur lors de l'appel
Vous accédez au Département Services CIEL :
par téléphone au 0032/2/346.38.19
de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00 les jours ouvrables
Horaires modulables selon l'activité
Aucune réponse ne pourra vous être donnée sur nos lignes administratives et commerciales.
par fax au 0032/2/346.18.77
Si vous nous faites parvenir un fax, merci de préciser :
Votre code client
Un descriptif précis de votre problème
Le nom de votre logiciel, l'environnement (Windows 98 second edition, 2000, NT4
ou XP)
Eventuellement, le nom du technicien contacté
Nous sommes convaincus que vous apprécierez la qualité de nos services et nous vous
remercions de votre confiance.
Le Département Services
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Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Sources d'informations sur le produit
Le Lisez-moi
Il contient des informations de dernière minute.
Vous pouvez le consulter à la fin de la procédure d’installation de Ciel Gestion
Commerciale pour Windows. Vous pourrez aussi le consulter ultérieurement en
cliquant sur l’icône correspondante, placée dans le groupe de programmes Ciel.
L’aide intégrée
Vous trouvez dans l’aide intégrée à l’application, le descriptif exhaustif de tous les
traitements et commandes.
Vous l’ouvrez en cliquant sur le bouton [Aide], présenté dans certaines fenêtres, en
appuyant sur la touche <F1> ou en activant la commande A
Le Conseiller
Il contient des astuces et conseils sur la commande en cours.
Le Conseiller ne pouvant être ouvert quand une fenêtre type boîte de dialogue est
active, sélectionner préalablement la commande C
l’ouvrir.
ONSEILLER du menu ?(AIDE)pour
IDE par le menu ?(AIDE).
Le manuel
Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour créer votre dossier et les
données de base nécessaires à Ciel Gestion Commerciale.
Il est également destiné à vous montrer les principales commandes de l’application.
Vous pouvez le consulter à partir du support papier ou du manuel électronique.
La formation multimédia (option)
Avec la formation multimédia, découvrez les séquences vidéos sur les principales
commandes de Ciel Gestion Commerciale pour Windows, de la prise en main rapi de à
la création de vos pièces commerciales.
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Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Conventions utilisées dans la documentation
Nous vous rappelons ci-après les conventions utilisées dans ce manuel d’utilisation.
Notez toutefois que pour utiliser correctement l’application Ciel Gestion Commerciale
pour Windows, vous devez maîtriser l’environnement Windows dont les
caractéristiques de fonctionnement sont communes à toutes les applications
supportées par cette interface graphique.
Les touches du clavier
LA
QUE NOUS NOMMONSEGALEMENT
TOUCHE
E
X
T
A
B
C
<Entrée> Enter
<Echap> Escape
<Tab> Tabulation
<Alt> ouvrir un menu, activer une commande,
<Majuscule> taper du texte en majuscules (maintenez la touche
<Ctrl> Contrôle
APPELEE
Retour chariot
Retour
Esc
Echappement
Tab
PERMET DE...
valider une fenêtre
confirmer la sélection d’une option, d’un bouton
quitter une fenêtre
annuler l’action en cours
passer à la zone suivante
en combinaison avec la touche de raccourci
enfoncée lors de la saisie du texte )
Utilisation de la souris
CLIQUERappuyez sur le bouton gauche de la souris
D
OUBLE-CLIQUER appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la
souris
C
LIC DROITappuyez sur le bouton droit de la souris
Lecteur de disquettes et disque dur
Nous convenons de nommer :
• le lecteur de disquet t es A:
• le disque dur C:
• le lecteur de CD-Rom D:
Les symboles du manuel
SYMBOLESUTILISES POUR
indiquer qu’il s’agit d’un menu, suivi du nom de la commande à activer
ª
§ indiquer qu’il s’agit d’un renvoi à un autre paragraphe
6
attirer votre attention sur un point particulier
renvoyer à un autre paragraphe dans le manuel d’utilisation
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
renvoyer à l’aide intégrée pour le détail de la procédure
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Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Sommaire
BENEFICIEZ D'UNE ASSISTANCE TELEPHONIQUE GRATUITE A L’INSTALLATION
SOURCES D'INFORMATIONS SUR LE PRODUIT
5.52
en mise à jour
Sélectionnez Installation en mise à
jour lors du choix du type d’installation
données
Menu : Utilitaires - Import -
Import Ciel Gestion Dos
Sélectionnnez.
Référencez-vous
Contactez le Département
Services
Ouvrez votre dossier
Menu : Dossier - Ouvri
auprès du
Département Services
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Partie 1
Installation
Configuration matériel conseillé
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements :
Pentium 166 minimum
64 Mo de RAM en version monoposte ou 128 Mo de RAM pour un poste client en version réseau
128 à 256 Mo de RAM pour un poste serveur en version réseau
300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation
Résolution écran 800*600 minimum (SVGA)
Windows™ 98 (second edition), 2000, NT, Me ou XP
Pour l’utilisation de la formation multimédia :
Lecteur de CD-ROM quadruple vitesse
Carte vidéo 256 couleurs minimum avec une résolution de 800*600 pixels minimum
Carte son reconnue par Windows
Haut-parleurs
Pour imprimer :
Une imprimante laser, jet d’encre ou matricielle 24 aiguilles
Procédure d'installation
1. A partir du CD-Rom ou des disquettes
• Munissez-vous du CD-ROM d'installation.
• Démarrez votre micro-ordinateur.
• Insérez le CD-ROM dans le lecteur concerné et laissez-le démarrer automatiquement.
2. Choisissez le répertoire d’installation
Le nom du répertoire dans lequel seront copiés les fichiers de l’application est proposé. Il sera crée
automatiquement au cours de la procédure d’installation. Vous pouvez le modifier.
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Pour ce faire :
• Cliquez sur le bouton [Parcourir].
• Dans la fenêtre CHOIX DU REPERTOIRE, cliquez sur le nom de celui concerné ou saisissez-le à la
Chemin d’accès.
zone
Répertoire par défaut
• Validez votre choix en cliquant sur [OK].
• Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Installation
3. Indiquer le groupe de programme (par défaut « Ciel »)
19
Partie 1
Par défaut, les icônes permettant le démarrage de l’application vont être installées dans le groupe de
programmes nommé Ciel. Vous pouvez les enregistrer dans un autre groupe de programmes.
• Dans la liste des dossiers existants, cliquez sur le titre de votre choix. Si aucun des dossiers
présentés ne vous convient, vous pouvez saisir le nom du nouveau dossier directement dans la
zone Dossier programmes. Il sera crée lors de l’installation.
• Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
4. Imprimer et fermer le fichier lisez-moi
Vous pouvez imprimer le fichier Lisez-moi en activant la commande IMPRIMER du menu Dossier. Vous
refermez le Lisez-moi en activant la commande Q
Le lisez-moi reste disponible dans le groupe de programmes de l’application, C
5. Lancer le programme
Vous pouvez lancer le programme de la manière suivante : Menu démarrer -> Programmes -> Ciel
-> Ciel Gestion Commerciale
6. Visualiser le manuel électronique du programme Ciel
Si vous avez installé Adobe Acrobat Reader à la toute première étape, vous pouvez visualiser les
manuels de Ciel en lançant les fichiers Adobe Acrobat de la manière suivante : Menu démarrer ->
Programmes -> Ciel -> Manuel
UITTER du menu Dossier.
IEL par défaut.
20
Installation
Mise à jour de l'application
La mise à jour concerne ceux qui possèdent une des versions précédentes de Ciel Gestion Commerciale
pour Windows.
Procédure d’installation/Sauvegarde des données
Avant de mettre à jour votre logiciel, nous vous conseillons vivement d'effectuer une sauvegarde
de vos différentes sociétés afin de pouvoir pallier tout problème éventuel de votre système.
Installez la mise à jour de Ciel Gestion Commerciale pour Windows
1. Passage Ciel Gestion Commerciale Premium version 4.50 vers Ciel
Gestion Commerciale Premium version 11.xx
• Munissez-vous du CD-Rom d’installation
• Démarrez votre micro-ordinateur
• Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné
• Vérifiez le répertoire dans lequel sera installée la mise à jour (même répertoire que la toute
première installation), puis continuez l’installation selon les instructions décrites à l’écran.
2. Passage Ciel Gestion Premium version inférieure à la 4.50 vers Ciel
Gestion Commerciale Premium version 11.xx
• Vérifiez le répertoire dans lequel est installée la version que vous utilisez actuellement
• Installez en premier la V4.50 dans ce répertoire
• Allez Ciel Gestion Commerciale et ouvrez le dossier de travail (si vous gérez plusieurs
dossiers, il faut les ouvrir tous)
• Quitter Ciel Gestion Commerciale
• Installez maintenant la V11.xx dans le même répertoire que la V4.50
3. Passage Ciel Gestion Commerciale Premium vers Ciel Gestion
Commerciale Evolution 11.xx
• Vérifiez dans la V7.xx si avez en bas à droit le drapeau EURO.
• Munissez-vous du CD-Rom d’installation
• Démarrez votre micro-ordinateur
• Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné
• Vérifiez le répertoire dans lequel sera installée la mise à jour (différent de l’installation
Premium), puis continuez l’installation selon les instructions décrites à l’écran
• Créer vos nouveaux dossiers en Euro
21
Partie 1
• Menu : DOSSIER - NOUVEAU
• Restaurer vos back-up
• Menu : DOSSIER - RESTAURER
22
Premier démarrage de l’application/Référencement
Ouvrez l’application
- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows.
- Activez la commande P
IEL par défaut.
soit C
- Dans le groupe C
Référencez-vous auprès de notre Service Référencement
Si vous venez d’installer l’application Ciel pour la première fois, lorsque vous l’ouvrez, s’affiche tout
d’abord une fenêtre, vous rappelant que les applications Ciel font l’objet d’une licence d’utilisation,
accordée à l’utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application.
Pour valider cette licence, vous devez référencer l’application auprès de notre Service
Référencement qui vous transmettra en retour, sous cinq jours ouvrés, une clé de débridage.
En attendant cette clé, vous pouvez disposer de toutes les fonctions de l’application pendant un
nombre de lancements qui vous est indiqué. Au-delà de ce nombre de lancements, vous ne
pourrez plus imprimer tant que la clé ne sera pas saisie correctement.
• Pour référencer l’application maintenant, cliquez sur le bouton [OK].
ROGRAMMES puis ouvrez le groupe dans lequel est installée l’application,
IEL, cliquez sur l’icône correspondant à l’application que vous voulez ouvrir.
Installation
Saisissez les informations nécessaires au référencement
• Renseignez toutes les zones présentées dans la fenêtre REFERENCES DE VOTRE PRODUIT /
COORDONNEES et cliquez sur le bouton [Suivant].
• Renseignez aussi les zones de la deuxième fenêtre REFERENCEMENT et cliquez sur [Suivant].
ª Certaines zones sont obligatoires dans ces fenêtres. Vous devez donc les avoir renseignées
pour passer à l’étape suivante. Dans le cas contraire, le logiciel vous en informe.
Renvoyer les informations par disquette ou Email
Une fois les deux fenêtres REFERENCEMENT correctement renseignées, le logiciel présente la fenêtre
NREGISTREMENT dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et les
E
renvoyer par courrier, fax ou Email ou bien les enregistrer sur la disquette de référencement (voir
prochain paragraphe).
Service Référencement – Avenue Van Volxem 79 – 1190 Bruxelles.
• Si vous cliquez sur le bouton [Envoyer par Outlook (ou Outlook Express)], vos informations
vont être envoyées automatiquement en utilisant votre messagerie.
23
Partie 1
Enregistrez ces informations sur la disquette de référencement
Une fois les deux fenêtres REFERENCEMENT correctement renseignées, le logiciel présente la fenêtre
NREGISTREMENT dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et les
E
enregistrer sur la disquette de référencement.
ª Vous pouvez aussi utiliser n’importe quelle disquette vierge, sur laquelle vous apposerez une
étiquette rappelant votre nom et votre numéro de téléphone.
• - Cliquez sur le bouton [Fichier].
• - Insérez la disquette de référencement dans votre lecteur de disquettes.
• - Cliquez sur le bouton [Générer fichier] pour enregistrer les données sur la disquette.
Envoyez la disquette à notre Service Référencement
Une fois la procédure terminée, s’affiche une fenêtre vous indiquant les dernières opérations à
effectuer.
ª Vous disposez d’un nombre d’entrées limité dans le logiciel sans clé de débridage. Passé ce
délai, il vous sera alors impossible d’imprimer une quelconque édition avec l’application.
• Cliquez sur le bouton [OK]. S’ouvre alors l’application à proprement parlé.
24
Installation
Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage
Une fois votre référencement effectué auprès de notre Service Référencement, vous recevrez sous cinq
jours ouvrés une clé de débridage de l’application.
Durant cette attente, vous conservez la possibilité d’utiliser l’application.
Ouvrez l’application
• Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, et activez le
groupe P
• Dans le groupe CIEL, cliquez sur l’icône correspondant au programme à ouvrir.
Au démarrage de l’application, la fenêtre suivante est affichée :
ROGRAMMES puis CIEL.
Vous n’avez pas encore reçu votre clé de débridage
• Tant que vous n’avez pas reçu la clé de débridage, cliquez sur le bouton [Annuler].
Vous pouvez ainsi démarrer l’application un nombre de fois limité selon les applications.
Un message vous rappelle le nombre de lancements dont vous disposez encore. Cliquez sur [OK].
25
Partie 1
ª Passé ce délai, vous pourrez toujours ouvrir l’application mais vous ne pourrez plus effectuer
d’impression.
Vous avez reçu votre clé de débridage
• Une fois en possession de votre clé de débridage, vous la saisissez dans la zone réservée à cet
effet.
• Cliquez ensuite sur le bouton [Valider la clé de débridage]. Votre logiciel est maintenant
débridé.
ª Par la suite, la fenêtre ne sera plus présentée lorsque vous démarrez l’application.
Saisissez le mot de passe utilisateur
Une fois la procédure de référencement réalisée, l’application est alors ouverte.
La fenêtre U
Attention !
Un utilisateur, nommé Maître, est créé par défaut. Il a pour mot de passe VALID.
• Saisissez le mot de passe et appuyez sur [OK] pour valider les informations.
ª Par suite, vous pourrez créer vos propres utilisateurs, leur affecter un mot de passe et leur
§ La gestion des utilisateurs.
TILISATEUR est présentée.
définir des droits d’accès aux différents menus et commandes.
Ouvrez le dossier Exemple
Une fois validée la fenêtre UTILISATEUR, s’ouvre automatiquement la fenêtre OUVERTURE D’UN DOSSIER.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un même et unique dossier.
Plusieurs dossiers peuvent être crées mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons
d’ouvrir la société Exemple livrée en standard.
• - Cliquez sur son intitulé et validez la sélection par [OK].
26
Partie 2
Prise en main rapide
Environnement
Création et mise en place d'un dossier
Saisies et traitements des pièces commerciales
Etats et statistiques
Communiquer par messagerie électronique et Internet
Opérations régulières et exceptionnelles
Fermer Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Partie 2
phiq
j
Les principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Créez votre société
Récupérer les données du référenc ement
Vérifiez les préférences
d'utilisation
- Tables
- Représentants
- Fournisseurs
Saisissez les
fichiers de base
- Familles d'articles
- Articles
- Clients
Saisissez et transférez
vos pièces commerciales
Edition des pièces
commerciales
Validation
Edition des différents
ournaux
Analyses et
statistiques
ACHATS
- Commandes
- Factures
- Notes de crédit
- Bons de réception
- Inventaire des articles
- Catalogue des articles
- Portefeuille des commandes
- Commandes non livrées
- Relevé de comptes
- Statistiques globales
- Statistiques croisées
- Evolution des ventes
- Statistiques des objectifs
- Tableau de bord
- Gra
ues
VENTES
- Devis / Pro forma
- Commandes
- Factures
- Notes de crédit
- Bons de livraison
Transfert en
comptabilité
Sauvegarde journalière
de vos données
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Environnement
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
La fenêtre principale de l'application
Barre de titre
Barre de menus
Barre d'outils
Triangle de séle ction
d'un favori
Boutons de réduction
et d'agrandissement
Bouton de fermeture
de la fenêtre
Bouton de fermeture
de l'application
Prise en main rapide
Barre de navigation
Espace de travail
Fenêtre Liste
Barre d'état
Les fenêtres Liste
Elles sont principalement utilisées pour gérer les éléments de bases ainsi que les pièces
commerciales achats et ventes. Lorsqu’une fenêtre Liste est ouverte, les deux menus E
F
ONCTIONS deviennent actifs dans la barre de menus. Ils proposent des commandes propres aux
listes (Créer, Modifier, Marquer, Tout afficher, Rechercher, etc.). Vous pouvez également activer
ces commandes par le menu C
ONTEXTUEL ou encore par une des icônes de la barre d’outils.
DITION et
29
Partie 2
Partie 3. Création et mise en place d’un dossier, § Les fenêtres Liste.
Les favoris
Dans la barre d'outils, à droite de certaines icônes (Imprimer, Aperçu, etc.), un triangle de
sélection est présenté. Il vous permet d’appliquer rapidement un format favori à la liste en cours.
Exemple
Les formats d'impression que vous utilisez pour imprimer les pièces commerciales ou encore les
formats de présentation de la liste des clients, fournisseurs ou articles peuvent être déclarés
favoris.
Si au moins un format est déclaré favori, la liste vous en est donnée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet
d'organiser votre travail et d'adapter l'environnement de Ciel Gestion Commerciale à vos besoins.
Elle se compose par défaut de sept groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les
représentant : Relation clients, Gestion articles, Analyses Statistiques, etc.
A l’intérieur de chaque groupe sont présentées des icônes vous permettant :
• d’ouvrir les listes principales de la base, telles que la liste des clients ou celle des articles,
• d’ouvrir des listes secondaires, nommées vues, se composant d’une partie seulement des
éléments de la liste principale dont elle est extraite, telles que la liste des devis ou factures
clients,
• d’imprimer des états : relevé de comptes, portefeuille des commandes, etc.
• d’effectuer des traitements comme la génération du journal comptable, de pages Web.
Vous pouvez créer de nouveaux raccourcis (de type Liste principale, Vue ou Traitement) dans le
groupe Mes préférés mais également dans les autres groupes. Vous pouvez aussi créer de
nouveaux groupes. Pour ce faire :
• placez le pointeur dans la barre de navigation et appuyez sur le bouton droit de la souris pour
ouvrir le menu C
• choisissez la commande correspondant au type d'élément que vous voulez créer :NOUVEAU
,NOUVELLE LISTE PRINCIPALE,NOUVELLE VU E ou NOUVEAU TRAITEMENT.
GROUPE
ª A tout moment, vous pouvez rappeler la barre de navigation standard par la
commande V
ONTEXTUEL.
ALEURS PAR DEFAUT,présentée dans le menuCONTEXTUEL.
Les fenêtres simples
Elles vous permettent d'enregistrer des données (fiches articles par exemple) ou d'effectuer des
traitements (imprimer un état, sauvegarder un dossier, etc.). Vous validez les informations saisies
en cliquant sur [OK].
30
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