CIEL Gestion Commerciale Mac User Manual [fr]
Compagnie Internationale d’Edition de Logiciels
Ciel Gestion Commerciale
pour Windows
Avenue Van Volxem 79 – 1190 Bruxelles
Tel. 0032/2/346.55.07 - Fax : 0032/2/346.18.77
Site Internet : http://www.ciel.be
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Edito
Félicitations ! Vous venez d’acquérir
un programme CIEL dernière génération, alliant les
qualités de puissance et de facilité d’utilisation.
Ce programme de la gamme CIEL vous permettra
de faciliter la gestion de votre entreprise, vous soulageant
considérablement dans votre travail.
Une demi-journée devrait vous suffire pour vous familiariser
avec les principales commandes du logiciel.
Important !
Référencez-vous dès aujourd’hui auprès de notre Département Services.
Et pour vous accompagner au quotidien dans l'utilisation de votre
logiciel, Ciel vous propose une gamme de services adaptés à vos
besoins : formations, contrat d'Assistance et de maintenance...
N’hésitez pas à nous communiquer vos remarques par écrit ; nous nous
efforcerons d’en tenir compte lors de nos mises à jour régulières.
Très sincèrement
L’équipe CIEL.
,
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Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Bénéficiez d'une assistance téléphonique gratuite à l’installation
Dès le référencement de votre logiciel auprès de notre Département Services, vous
bénéficiez d'une assistance téléphonique gratuite à l’installation.
Si vous avez acquis Ciel Gestion Commerciale pour Windows chez Ciel, vous êtes
automatiquement enregistré comme client et, à ce titre, vous trouverez votre code client
sur votre facture.
En revanche, si vous avez acquis le logiciel sur l'un des points de vente Ciel, vous devez
impérativement suivre la procédure d'installation et de référencement de l'application pour
obtenir votre code client par retour du courrier.
Dans tous les cas, dès que vous êtes en possession de votre code client, nous vous
invitons à le mentionner ci-après.
Code client : ___________________________
Avant de nous contacter, nous vous invitons à préparer votre appel :
Ayez votre code client à disposition
Notez vos questions
Autant que possible, soyez proche de votre ordinateur lors de l'appel
Vous accédez au Département Services CIEL :
par téléphone au 0032/2/346.38.19
de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00 les jours ouvrables
Horaires modulables selon l'activité
Aucune réponse ne pourra vous être donnée sur nos lignes administratives et commerciales.
par fax au 0032/2/346.18.77
Si vous nous faites parvenir un fax, merci de préciser :
Votre code client
Un descriptif précis de votre problème
Le nom de votre logiciel, l'environnement (Windows 98 second edition, 2000, NT4
ou XP)
Eventuellement, le nom du technicien contacté
Nous sommes convaincus que vous apprécierez la qualité de nos services et nous vous
remercions de votre confiance.
Le Département Services
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Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Sources d'informations sur le produit
Le Lisez-moi
Il contient des informations de dernière minute.
Vous pouvez le consulter à la fin de la procédure d’installation de Ciel Gestion
Commerciale pour Windows. Vous pourrez aussi le consulter ultérieurement en
cliquant sur l’icône correspondante, placée dans le groupe de programmes Ciel.
L’aide intégrée
Vous trouvez dans l’aide intégrée à l’application, le descriptif exhaustif de tous les
traitements et commandes.
Vous l’ouvrez en cliquant sur le bouton [Aide], présenté dans certaines fenêtres, en
appuyant sur la touche <F1> ou en activant la commande A
Le Conseiller
Il contient des astuces et conseils sur la commande en cours.
Le Conseiller ne pouvant être ouvert quand une fenêtre type boîte de dialogue est
active, sélectionner préalablement la commande C
l’ouvrir.
ONSEILLER du menu ? (AIDE) pour
IDE par le menu ?(AIDE).
Le manuel
Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour créer votre dossier et les
données de base nécessaires à Ciel Gestion Commerciale.
Il est également destiné à vous montrer les principales commandes de l’application.
Vous pouvez le consulter à partir du support papier ou du manuel électronique.
La formation multimédia (option)
Avec la formation multimédia, découvrez les séquences vidéos sur les principales
commandes de Ciel Gestion Commerciale pour Windows, de la prise en main rapi de à
la création de vos pièces commerciales.
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Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Conventions utilisées dans la documentation
Nous vous rappelons ci-après les conventions utilisées dans ce manuel d’utilisation.
Notez toutefois que pour utiliser correctement l’application Ciel Gestion Commerciale
pour Windows, vous devez maîtriser l’environnement Windows dont les
caractéristiques de fonctionnement sont communes à toutes les applications
supportées par cette interface graphique.
Les touches du clavier
LA
QUE NOUS NOMMONS EGALEMENT
TOUCHE
E
X
T
A
B
C
<Entrée> Enter
<Echap> Escape
<Tab> Tabulation
<Alt> ouvrir un menu, activer une commande,
<Majuscule> taper du texte en majuscules (maintenez la touche
<Ctrl> Contrôle
APPELEE
Retour chariot
Retour
Esc
Echappement
Tab
PERMET DE...
valider une fenêtre
confirmer la sélection d’une option, d’un bouton
quitter une fenêtre
annuler l’action en cours
passer à la zone suivante
en combinaison avec la touche de raccourci
enfoncée lors de la saisie du texte )
Utilisation de la souris
CLIQUER appuyez sur le bouton gauche de la souris
D
OUBLE-CLIQUER appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la
souris
C
LIC DROIT appuyez sur le bouton droit de la souris
Lecteur de disquettes et disque dur
Nous convenons de nommer :
• le lecteur de disquet t es A:
• le disque dur C:
• le lecteur de CD-Rom D:
Les symboles du manuel
SYMBOLES UTILISES POUR
indiquer qu’il s’agit d’un menu, suivi du nom de la commande à activer
ª
§ indiquer qu’il s’agit d’un renvoi à un autre paragraphe
6
attirer votre attention sur un point particulier
renvoyer à un autre paragraphe dans le manuel d’utilisation
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
renvoyer à l’aide intégrée pour le détail de la procédure
7
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Sommaire
BENEFICIEZ D'UNE ASSISTANCE TELEPHONIQUE GRATUITE A L’INSTALLATION
SOURCES D'INFORMATIONS SUR LE PRODUIT
SOMMAIRE............................................................................................................... 9
PARTIE 1................................................................................................................15
OUVELLE INSTALLATION OU MISE A JOUR ...........................................................................16
N
...........................................................................5
Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Gestion Commerciale.............................16
Si vous ê es déjà utilisateur de Ciel Gestion Commerciale..................................17
NSTALLATION..............................................................................................................18
I
t
Configuration matériel conseillé.......................................................................18
Procédure d'installation ..................................................................................18
M
ISE A JOUR DE L'APPLICATION.........................................................................................21
Procédure d’installation/Sauvegarde des données.............................................21
Installez la mise à jour de Ciel Gestion Commerciale pour Windows ...................21
P
REMIER DEMARRAGE DE L’APPLICATION/REFERENCEMENT........................................................23
Ouvrez l’application........................................................................................23
Référencez-vous auprès de notre Service Référencemen ..................................23
Saisissez les informations nécessaires au référencemen ...................................23
t
Renvoyer les informations par disquette ou Email.............................................23
Enregistrez ces informations sur la disquette de ré é encement .........................24
Envoyez la disquette à no re Service Référencemen .........................................24
D
EMARRAGES SUIVANTS / ENREGISTREZ VOTRE CLE DE DEBRIDAGE .............................................25
t t
f r
Ouvrez l’application........................................................................................25
Vous n’avez pas encore reçu votre clé de débridage .........................................25
Vous avez reçu votre clé de débridage.............................................................26
Saisissez le mot de passe u ilisateur ................................................................26
t
Ouvrez le dossier Exemple..............................................................................26
....................................4
t
PARTIE 2................................................................................................................27
LES PRINCIPALES ETAPES DE CREATION ET DE SUIVI DE VOTRE DOSSIER........................................28
NVIRONNEMENT ..........................................................................................................29
E
La fenêtre principale de l'application................................................................29
Menu Con ex uel - Clic droi ............................................................................31
C
REATION ET MISE EN PLACE D'UN DOSSIER..........................................................................32
t t t
Les préférences d'utilisation............................................................................32
Créer les bases..............................................................................................32
Vérifier les paramétrages de votre imprimante .................................................32
AISIES ET TRAITEMENTS DES PIECES COMMERCIALES..............................................................33
S
9
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Les saisies .................................................................................................... 33
Traitements des pièces commerciales.............................................................. 34
Le marquage des pièces................................................................................. 35
E
TATS ET STATISTIQUES................................................................................................. 36
Les états....................................................................................................... 36
Les sta istiques ............................................................................................. 36
C
OMMUNIQUER PAR MESSAGERIE ELECTRONIQUE ET INTERNET .................................................. 37
t
Communiquez via la messagerie électronique .................................................. 37
Effectuez vos échanges via Internet................................................................ 39
O
PERATIONS REGULIERES ET EXCEPTIONNELLES..................................................................... 40
La sauvegarde d'un dossier ............................................................................ 40
Régulation des stocks.................................................................................... 40
Mise à jour des prix articles............................................................................ 40
F
ERMER CIEL GESTION COMMERCIALE POUR WINDOWS........................................................... 41
PARTIE 3.................................................................................................................43
REER UN DOSSIER ....................................................................................................... 44
C
Créer un dossier............................................................................................ 44
Définir les paramètres de la société................................................................. 45
Récupération des données d'une autre application ........................................... 48
ES PREFERENCES D'UTILISATION ...................................................................................... 49
L
L
ES DONNEES DE BASES DE VOTRE DOSSIER.......................................................................... 52
Présentation.................................................................................................. 52
Les fenêtres Liste.......................................................................................... 53
L
ES TABLES................................................................................................................. 61
L
ES REPRESENTANTS...................................................................................................... 64
ES FOURNISSEURS ....................................................................................................... 66
L
La fiche fournisseur....................................................................................... 66
La liste des fournisseurs................................................................................. 69
ES FAMILLES D'ARTICLES................................................................................................ 70
L
ES ARTICLES .............................................................................................................. 72
L
La fiche Article .............................................................................................. 72
La liste des articles........................................................................................ 77
EPOTS (UNIQUEMENT VALABLE POUR LA VERSION EVOLUTION)................................................. 78
D
Enregistrement de vos différents dépôts.......................................................... 78
Affectation d'un article à un dépôt .................................................................. 79
Approvisionnement de vos dépôts................................................................... 80
Mouvements de stocks manuels et automatiques............................................. 82
Analyse de vos dépôts ................................................................................... 82
ES CLIENTS................................................................................................................ 83
L
La fiche Clien ............................................................................................... 83
t
La liste des clients......................................................................................... 84
10
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Relations clients (uniquement valable pour la version Evolution)........................84
Rappels (uniquement valable pour la version Evolution)....................................87
PARTIE 4................................................................................................................89
I
NTRODUCTION ............................................................................................................90
Les différents modes de saisie d’une pièce commerciale....................................90
A SAISIE DES PIECES DE VENTES.......................................................................................92
L
L
ES DEVIS / PRO FORMA..................................................................................................93
La fiche Devis / Pro forma ..............................................................................93
Les traitemen s communs aux pièces commerciales..........................................96
Les traitemen s propres aux devis / pro forma..................................................97
L
ES COMMANDES CLIENTS................................................................................................99
t
t
La fiche Commande client...............................................................................99
Les traitemen s des commandes clients ......................................................... 101
L
ES BONS DE LIVRAISON................................................................................................ 105
t
La fiche Bon de livraison............................................................................... 105
Les traitemen s des bons de livraison ............................................................ 107
ES FACTURES CLIENTS .................................................................................................108
L
La fiche Fac ure client.................................................................................. 108
Les traitemen s des factures clients...............................................................110
t
t
t
Ventes – gestion multi échéances (uniquement valable pour la version Evolution)
111
Gestion d’abonnements (uniquement valable pour la version Evolu ion)............ 114
ES NOTES DE CREDIT CLIENTS........................................................................................116
L
t
La fiche note de crédit client......................................................................... 116
Traitements sur les notes de crédit clients......................................................117
Assistant Top Facture................................................................................... 118
ES REGLEMENTS CLIENTS.............................................................................................. 123
L
La fiche Règlement client..............................................................................123
Les traitemen s des règlements..................................................................... 125
t
Importation du solde comptable clients.......................................................... 126
L
A SAISIE DES PIECES D'ACHATS ...................................................................................... 127
PARTIE 5..............................................................................................................129
RINCIPES GENERAUX................................................................................................... 130
P
Les différents types d’impression................................................................... 130
Configurer votre imprimante......................................................................... 130
Choisir une imprimante ................................................................................ 131
L'impression en différé................................................................................. 131
Le mode Ape çu avant impression................................................................. 131
MPRIMER UNE LISTE OU UN DOCUMENT............................................................................. 134
I
r
Modifier la présentation de la liste à imprimer ................................................ 134
11
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Choisir les données à imprimer......................................................................134
Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document.............................134
Modifier le format d’impression d’une liste......................................................138
Valider l’impression ou l’aperçu de la liste ou du document ..............................139
I
MPRIMER UN ETAT.......................................................................................................140
Définir les marges d’impression des états .......................................................140
Choisir les données à imprimer......................................................................140
Valider les cri ères de sélection......................................................................140
IMPRESSION A PARTIR D'UN MODELE DU GENERATEUR DE DOCUMENTS ......................................141
L'
t
Choisir un format..........................................................................................141
Les options d'utilisation.................................................................................141
Définir les paramètres généraux du document ................................................141
A FENETRE IMPRIMER ..................................................................................................142
L
I
MPRESSION SUR IMPRIMANTES MATRICIELLES A 24 AIGUILLES..................................................143
Sous environnement Windows 95, Windows 98 ou 2000..................................143
Sous environnement NT4..............................................................................143
PARTIE 6...............................................................................................................145
LES ETATS.................................................................................................................146
Présentation générale...................................................................................146
Choix des données à imprimer.......................................................................146
L
ES EDITIONS RELATIVES AUX CLIENTS OU FOURNISSEURS ......................................................147
Le portefeuille des commandes......................................................................147
Les commandes non livrées...........................................................................147
Relevé de comptes.......................................................................................148
Echéancier des fac ures ................................................................................148
Suivi des échéances de fac ures.....................................................................149
ES EDITIONS RELATIVES AUX ARTICLES.............................................................................150
L
t
t
Inventaire des articles...................................................................................150
Catalogue des articles...................................................................................150
Envoyer le catalogue articles par messagerie électronique ........................................151
Nomenclatures des articles............................................................................152
Capacité de fabrication .................................................................................152
Analyse par amille .......................................................................................153
f
Suivi des stocks ............................................................................................153
L
ES STATISTIQUES .......................................................................................................155
Les sta istiques globales................................................................................155
Les sta istiques croisées................................................................................156
t
t
Evolution des ventes.....................................................................................157
Objectifs......................................................................................................158
ES ANALYSES.............................................................................................................159
L
L'analyseur commercial des ventes et achats..................................................159
12
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Le tableau de bord....................................................................................... 160
Les graphiques............................................................................................161
PARTIE 7..............................................................................................................163
L
ES TRAITEMENTS ....................................................................................................... 164
La régulation des s ocks ............................................................................... 164
La mise à jou du prix des articles.................................................................166
t
r
Mise à jour des quantités en commande........................................................167
Recalcul du prix des articles..........................................................................167
Déclenchement des commandes d'articles en rupture de stock ........................ 167
Recopie des désignations article.................................................................... 168
Mise à jour du taux de TVA des pièces commerciales......................................169
Recalcul des en-tê es des pièces commerciales............................................... 169
ES MOUVEMENTS DE STOCK........................................................................................... 170
L
t
Créer une entrée de stock ............................................................................ 170
Créer une sor ie de stock.............................................................................. 171
t
Valider les entrées et sorties de stock manuelles ............................................ 172
A GESTION DES NOMENCLATURES ................................................................................... 173
L
Créer un ordre d'assemblage ........................................................................ 173
Créer un ordre de désassemblage ................................................................. 174
Créer un ordre de commande fournisseur...................................................... 175
L
E JOURNAL COMPTABLE................................................................................................ 176
Générer un journal comptable....................................................................... 176
Expor er le journal en comptabilité ................................................................ 176
t
PARTIE 8..............................................................................................................179
P
RESENTATION GENERALE.............................................................................................. 180
La fenêtre Générateur de documents............................................................. 180
Définir les paramètres généraux du document................................................ 182
L
A FEUILLE DE TRAVAIL................................................................................................. 183
Les objets graphiques .................................................................................. 183
Les objets tex e...........................................................................................184
t
Les objets champs.......................................................................................187
L'objet image .............................................................................................. 189
L'objet liste ................................................................................................. 190
Les options auxiliaires.................................................................................. 190
PARTIE 9..............................................................................................................193
L
A GESTION DES UTILISATEURS .......................................................................................194
Créer un utilisateur ...................................................................................... 194
Définir l'accès d'un utilisateur à un ou plusieurs dossiers.................................195
Définir l’accès d’un utilisateur aux menus et aux commandes...........................195
13
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Détruire la fiche d’un utilisateur.....................................................................196
Valider les traitements..................................................................................196
ES TRAITEMENTS SUR LES FICHIERS .................................................................................197
L
Les outils fichiers..........................................................................................197
La purge sélective des fichiers.......................................................................198
Infos +........................................................................................................199
Informations sur les transactions...................................................................199
A TENUE DE VOS DOSSIERS............................................................................................201
L
La sauvegarde..............................................................................................201
La res au ation.............................................................................................202
t r
Supprimer un dossier....................................................................................203
Assistant Top Clôture....................................................................................203
IDES ET ASSISTANTS ...................................................................................................205
A
L'agent intelligent Eurêka.............................................................................. 205
Les assistants...............................................................................................205
ESINSTALLATION DE L'APPLICATION.................................................................................206
D
Phase de désinstallation................................................................................206
Suppression du répertoire .............................................................................206
PARTIE 10.............................................................................................................207
E LIEN WORD............................................................................................................208
L
C
OMMUNIQUER PAR MESSAGERIE ELECTRONIQUE ..................................................................212
L’Assistant Messagerie..................................................................................212
OMMUNIQUER PAR INTERNET.........................................................................................217
C
Serveur Web................................................................................................217
Lien direct avec le portail Ciel........................................................................219
Accéder à un site Internet.............................................................................219
Récupérer les coordonnées de vos tiers via Internet........................................219
C
ARTOGRAPHIE EXCEL...................................................................................................220
INDEX...................................................................................................................221
14
Partie 1
Installation du logiciel
Première installation
Mise à jour de l’application
Premier démarrage de l'application
Démarrages suivants
Partie 1
Nouvelle installation ou Mise à jour
Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Gestion Commerciale
Installez Ciel Gestion Commerciale
en première installation
Référencez-vous auprès
du Département Services
Démarrez
l'application
Cliquez Démarrer - Programmes - Ciel.
Sélectionnez Ciel Gestion Commerciale.
Créez votre dossier
Importation de données d'autres logiciels :
- Saari Pratique pour Dos
- Saari Pratique pour Windows
- Sybel Start Gestion Commerciale pour Windows
Définissez vos
préférences d'utilisation
Vérifiez les différents paramètres du programme
dans le menu Utilitaires - Préférences
- des polices par défaut de l'application
- de l'affichage des listes
- de la gestion du stock
- des messages en cours de saisie
- etc.
Créez les fichiers
de base
Saisissez les fichiers de base :
- TVA
- Représentants
- Fournisseurs
- Familles d'articles
- Articles
- Clients
Vous procédez ensuite à la saisie de vos pièces commerciales.
Sélectionnez Installation par défaut
lors du choix du type d'installation
:
16
Si vous êtes déjà utilisateur de Ciel Gestion Commerciale
r
DOS
WINDOWS
Version antérieure
à la version 6.20
Version antérieure
à la version 2.52
Contactez le
service commercial
Version 2.52 ou
supérieure
Installez Ciel Gestion Commerciale
1.20 en première installation
(PC avec 32MB max de mémoire)
Sélectionnez Installation par défaut
lors du choix du type d'installation
Installation
Version 6.20
Installez Ciel Gestion Commerciale en
Sélectionnez Installation en mise à jo
lors du choix du type d'installation
Cliquez sur Démarrer - Programmes - Ciel
Sélectionnez Ciel Gestion Commerciale
mise à jour
ur
Démarrez l'application
Référencez-vous auprès du
Département Services
Démarrez l'application
Cliquez sur Démarrer-
Programmes- Ciel
Sélectionnez Ciel Gestion
Commerciale
Créez votre dossier
Menu : Dossier - Nouveau
Procédez à la récupération des
Installez Ciel Gestion Commerciale
5.52
en mise à jour
Sélectionnez Installation en mise à
jour lors du choix du type
d’installation
données
Menu : Utilitaires - Import -
Import Ciel Gestion Dos
Sélectionnnez.
Référencez-vous
Contactez le Département
Services
Ouvrez votre dossier
Menu : Dossier - Ouvri
auprès du
Département Services
17
Partie 1
Installation
Configuration matériel conseillé
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements :
Pentium 166 minimum
64 Mo de RAM en version monoposte ou 128 Mo de RAM pour un poste client en version réseau
128 à 256 Mo de RAM pour un poste serveur en version réseau
300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation
Résolution écran 800*600 minimum (SVGA)
Windows™ 98 (second edition), 2000, NT, Me ou XP
Pour l’utilisation de la formation multimédia :
Lecteur de CD-ROM quadruple vitesse
Carte vidéo 256 couleurs minimum avec une résolution de 800*600 pixels minimum
Carte son reconnue par Windows
Haut-parleurs
Pour imprimer :
Une imprimante laser, jet d’encre ou matricielle 24 aiguilles
Procédure d'installation
1. A partir du CD-Rom ou des disquettes
• Munissez-vous du CD-ROM d'installation.
• Démarrez votre micro-ordinateur.
• Insérez le CD-ROM dans le lecteur concerné et laissez-le démarrer automatiquement.
2. Choisissez le répertoire d’installation
Le nom du répertoire dans lequel seront copiés les fichiers de l’application est proposé. Il sera crée
automatiquement au cours de la procédure d’installation. Vous pouvez le modifier.
18
Pour ce faire :
• Cliquez sur le bouton [Parcourir].
• Dans la fenêtre CHOIX DU REPERTOIRE, cliquez sur le nom de celui concerné ou saisissez-le à la
Chemin d’accès.
zone
Répertoire par défaut
• Validez votre choix en cliquant sur [OK].
• Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Installation
3. Indiquer le groupe de programme (par défaut « Ciel »)
19
Partie 1
Par défaut, les icônes permettant le démarrage de l’application vont être installées dans le groupe de
programmes nommé Ciel. Vous pouvez les enregistrer dans un autre groupe de programmes.
• Dans la liste des dossiers existants, cliquez sur le titre de votre choix. Si aucun des dossiers
présentés ne vous convient, vous pouvez saisir le nom du nouveau dossier directement dans la
zone Dossier programmes. Il sera crée lors de l’installation.
• Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
4. Imprimer et fermer le fichier lisez-moi
Vous pouvez imprimer le fichier Lisez-moi en activant la commande IMPRIMER du menu Dossier. Vous
refermez le Lisez-moi en activant la commande Q
Le lisez-moi reste disponible dans le groupe de programmes de l’application, C
5. Lancer le programme
Vous pouvez lancer le programme de la manière suivante : Menu démarrer -> Programmes -> Ciel
-> Ciel Gestion Commerciale
6. Visualiser le manuel électronique du programme Ciel
Si vous avez installé Adobe Acrobat Reader à la toute première étape, vous pouvez visualiser les
manuels de Ciel en lançant les fichiers Adobe Acrobat de la manière suivante : Menu démarrer ->
Programmes -> Ciel -> Manuel
UITTER du menu Dossier.
IEL par défaut.
20
Installation
Mise à jour de l'application
La mise à jour concerne ceux qui possèdent une des versions précédentes de Ciel Gestion Commerciale
pour Windows.
Procédure d’installation/Sauvegarde des données
Avant de mettre à jour votre logiciel, nous vous conseillons vivement d'effectuer une sauvegarde
de vos différentes sociétés afin de pouvoir pallier tout problème éventuel de votre système.
Installez la mise à jour de Ciel Gestion Commerciale pour Windows
1. Passage Ciel Gestion Commerciale Premium version 4.50 vers Ciel
Gestion Commerciale Premium version 11.xx
• Munissez-vous du CD-Rom d’installation
• Démarrez votre micro-ordinateur
• Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné
• Vérifiez le répertoire dans lequel sera installée la mise à jour (même répertoire que la toute
première installation), puis continuez l’installation selon les instructions décrites à l’écran.
2. Passage Ciel Gestion Premium version inférieure à la 4.50 vers Ciel
Gestion Commerciale Premium version 11.xx
• Vérifiez le répertoire dans lequel est installée la version que vous utilisez actuellement
• Installez en premier la V4.50 dans ce répertoire
• Allez Ciel Gestion Commerciale et ouvrez le dossier de travail (si vous gérez plusieurs
dossiers, il faut les ouvrir tous)
• Quitter Ciel Gestion Commerciale
• Installez maintenant la V11.xx dans le même répertoire que la V4.50
3. Passage Ciel Gestion Commerciale Premium vers Ciel Gestion
Commerciale Evolution 11.xx
• Vérifiez dans la V7.xx si avez en bas à droit le drapeau EURO.
• Munissez-vous du CD-Rom d’installation
• Démarrez votre micro-ordinateur
• Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné
• Vérifiez le répertoire dans lequel sera installée la mise à jour (différent de l’installation
Premium), puis continuez l’installation selon les instructions décrites à l’écran
• Créer vos nouveaux dossiers en Euro
21
Partie 1
• Menu : DOSSIER - NOUVEAU
• Restaurer vos back-up
• Menu : DOSSIER - RESTAURER
22
Premier démarrage de l’application/Référencement
Ouvrez l’application
- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows.
- Activez la commande P
IEL par défaut.
soit C
- Dans le groupe C
Référencez-vous auprès de notre Service Référencement
Si vous venez d’installer l’application Ciel pour la première fois, lorsque vous l’ouvrez, s’affiche tout
d’abord une fenêtre, vous rappelant que les applications Ciel font l’objet d’une licence d’utilisation,
accordée à l’utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application.
Pour valider cette licence, vous devez référencer l’application auprès de notre Service
Référencement qui vous transmettra en retour, sous cinq jours ouvrés, une clé de débridage.
En attendant cette clé, vous pouvez disposer de toutes les fonctions de l’application pendant un
nombre de lancements qui vous est indiqué. Au-delà de ce nombre de lancements, vous ne
pourrez plus imprimer tant que la clé ne sera pas saisie correctement.
• Pour référencer l’application maintenant, cliquez sur le bouton [OK].
ROGRAMMES puis ouvrez le groupe dans lequel est installée l’application,
IEL, cliquez sur l’icône correspondant à l’application que vous voulez ouvrir.
Installation
Saisissez les informations nécessaires au référencement
• Renseignez toutes les zones présentées dans la fenêtre REFERENCES DE VOTRE PRODUIT /
COORDONNEES et cliquez sur le bouton [Suivant].
• Renseignez aussi les zones de la deuxième fenêtre REFERENCEMENT et cliquez sur [Suivant].
ª Certaines zones sont obligatoires dans ces fenêtres. Vous devez donc les avoir renseignées
pour passer à l’étape suivante. Dans le cas contraire, le logiciel vous en informe.
Renvoyer les informations par disquette ou Email
Une fois les deux fenêtres REFERENCEMENT correctement renseignées, le logiciel présente la fenêtre
NREGISTREMENT dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et les
E
renvoyer par courrier, fax ou Email ou bien les enregistrer sur la disquette de référencement (voir
prochain paragraphe).
Service Référencement – Avenue Van Volxem 79 – 1190 Bruxelles.
• Si vous cliquez sur le bouton [Envoyer par Outlook (ou Outlook Express)], vos informations
vont être envoyées automatiquement en utilisant votre messagerie.
23
Partie 1
Enregistrez ces informations sur la disquette de référencement
Une fois les deux fenêtres REFERENCEMENT correctement renseignées, le logiciel présente la fenêtre
NREGISTREMENT dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et les
E
enregistrer sur la disquette de référencement.
ª Vous pouvez aussi utiliser n’importe quelle disquette vierge, sur laquelle vous apposerez une
étiquette rappelant votre nom et votre numéro de téléphone.
• - Cliquez sur le bouton [Fichier].
• - Insérez la disquette de référencement dans votre lecteur de disquettes.
• - Cliquez sur le bouton [Générer fichier] pour enregistrer les données sur la disquette.
Envoyez la disquette à notre Service Référencement
Une fois la procédure terminée, s’affiche une fenêtre vous indiquant les dernières opérations à
effectuer.
ª Vous disposez d’un nombre d’entrées limité dans le logiciel sans clé de débridage. Passé ce
délai, il vous sera alors impossible d’imprimer une quelconque édition avec l’application.
• Cliquez sur le bouton [OK]. S’ouvre alors l’application à proprement parlé.
24
Installation
Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage
Une fois votre référencement effectué auprès de notre Service Référencement, vous recevrez sous cinq
jours ouvrés une clé de débridage de l’application.
Durant cette attente, vous conservez la possibilité d’utiliser l’application.
Ouvrez l’application
• Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, et activez le
groupe P
• Dans le groupe CIEL, cliquez sur l’icône correspondant au programme à ouvrir.
Au démarrage de l’application, la fenêtre suivante est affichée :
ROGRAMMES puis CIEL.
Vous n’avez pas encore reçu votre clé de débridage
• Tant que vous n’avez pas reçu la clé de débridage, cliquez sur le bouton [Annuler].
Vous pouvez ainsi démarrer l’application un nombre de fois limité selon les applications.
Un message vous rappelle le nombre de lancements dont vous disposez encore. Cliquez sur [OK].
25
Partie 1
ª Passé ce délai, vous pourrez toujours ouvrir l’application mais vous ne pourrez plus effectuer
d’impression.
Vous avez reçu votre clé de débridage
• Une fois en possession de votre clé de débridage, vous la saisissez dans la zone réservée à cet
effet.
• Cliquez ensuite sur le bouton [Valider la clé de débridage]. Votre logiciel est maintenant
débridé.
ª Par la suite, la fenêtre ne sera plus présentée lorsque vous démarrez l’application.
Saisissez le mot de passe utilisateur
Une fois la procédure de référencement réalisée, l’application est alors ouverte.
La fenêtre U
Attention !
Un utilisateur, nommé Maître, est créé par défaut. Il a pour mot de passe VALID.
• Saisissez le mot de passe et appuyez sur [OK] pour valider les informations.
ª Par suite, vous pourrez créer vos propres utilisateurs, leur affecter un mot de passe et leur
§ La gestion des utilisateurs.
TILISATEUR est présentée.
définir des droits d’accès aux différents menus et commandes.
Ouvrez le dossier Exemple
Une fois validée la fenêtre UTILISATEUR, s’ouvre automatiquement la fenêtre OUVERTURE D’UN DOSSIER.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un même et unique dossier.
Plusieurs dossiers peuvent être crées mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons
d’ouvrir la société Exemple livrée en standard.
• - Cliquez sur son intitulé et validez la sélection par [OK].
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Partie 2
Prise en main rapide
Environnement
Création et mise en place d'un dossier
Saisies et traitements des pièces commerciales
Etats et statistiques
Communiquer par messagerie électronique et Internet
Opérations régulières et exceptionnelles
Fermer Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Partie 2
phiq
j
Les principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Créez votre société
Récupérer les données du référenc ement
Vérifiez les préférences
d'utilisation
- Tables
- Représentants
- Fournisseurs
Saisissez les
fichiers de base
- Familles d'articles
- Articles
- Clients
Saisissez et transférez
vos pièces commerciales
Edition des pièces
commerciales
Validation
Edition des différents
ournaux
Analyses et
statistiques
ACHATS
- Commandes
- Factures
- Notes de crédit
- Bons de réception
- Inventaire des articles
- Catalogue des articles
- Portefeuille des commandes
- Commandes non livrées
- Relevé de comptes
- Statistiques globales
- Statistiques croisées
- Evolution des ventes
- Statistiques des objectifs
- Tableau de bord
- Gra
ues
VENTES
- Devis / Pro forma
- Commandes
- Factures
- Notes de crédit
- Bons de livraison
Transfert en
comptabilité
Sauvegarde journalière
de vos données
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Environnement
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
La fenêtre principale de l'application
Barre de titre
Barre de menus
Barre d'outils
Triangle de séle ction
d'un favori
Boutons de réduction
et d'agrandissement
Bouton de fermeture
de la fenêtre
Bouton de fermeture
de l'application
Prise en main rapide
Barre de navigation
Espace de travail
Fenêtre Liste
Barre d'état
Les fenêtres Liste
Elles sont principalement utilisées pour gérer les éléments de bases ainsi que les pièces
commerciales achats et ventes. Lorsqu’une fenêtre Liste est ouverte, les deux menus E
F
ONCTIONS deviennent actifs dans la barre de menus. Ils proposent des commandes propres aux
listes (Créer, Modifier, Marquer, Tout afficher, Rechercher, etc.). Vous pouvez également activer
ces commandes par le menu C
ONTEXTUEL ou encore par une des icônes de la barre d’outils.
DITION et
29
Partie 2
Partie 3. Création et mise en place d’un dossier, § Les fenêtres Liste.
Les favoris
Dans la barre d'outils, à droite de certaines icônes (Imprimer, Aperçu, etc.), un triangle de
sélection est présenté. Il vous permet d’appliquer rapidement un format favori à la liste en cours.
Exemple
Les formats d'impression que vous utilisez pour imprimer les pièces commerciales ou encore les
formats de présentation de la liste des clients, fournisseurs ou articles peuvent être déclarés
favoris.
Si au moins un format est déclaré favori, la liste vous en est donnée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet
d'organiser votre travail et d'adapter l'environnement de Ciel Gestion Commerciale à vos besoins.
Elle se compose par défaut de sept groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les
représentant : Relation clients, Gestion articles, Analyses Statistiques, etc.
A l’intérieur de chaque groupe sont présentées des icônes vous permettant :
• d’ouvrir les listes principales de la base, telles que la liste des clients ou celle des articles,
• d’ouvrir des listes secondaires, nommées vues, se composant d’une partie seulement des
éléments de la liste principale dont elle est extraite, telles que la liste des devis ou factures
clients,
• d’imprimer des états : relevé de comptes, portefeuille des commandes, etc.
• d’effectuer des traitements comme la génération du journal comptable, de pages Web.
Vous pouvez créer de nouveaux raccourcis (de type Liste principale, Vue ou Traitement) dans le
groupe Mes préférés mais également dans les autres groupes. Vous pouvez aussi créer de
nouveaux groupes. Pour ce faire :
• placez le pointeur dans la barre de navigation et appuyez sur le bouton droit de la souris pour
ouvrir le menu C
• choisissez la commande correspondant au type d'élément que vous voulez créer : NOUVEAU
, NOUVELLE LISTE PRINCIPALE, NOUVELLE VU E ou NOUVEAU TRAITEMENT.
GROUPE
ª A tout moment, vous pouvez rappeler la barre de navigation standard par la
commande V
ONTEXTUEL.
ALEURS PAR DEFAUT, présentée dans le menu CONTEXTUEL.
Les fenêtres simples
Elles vous permettent d'enregistrer des données (fiches articles par exemple) ou d'effectuer des
traitements (imprimer un état, sauvegarder un dossier, etc.). Vous validez les informations saisies
en cliquant sur [OK].
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