CIEL DEVIS FACTURES 5 User Manual
Guide de référence
Ciel Devis Factures pour Windows
79, Avenue Van Volxem - 1190 Bruxelles
Tél. 02/346.55.07 - Fax. 02/346.18.77
Site internet : http://www.ciel.be
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Aides et documentations .........................................................................................................1
Naviguez dans le guide électronique ....................................................................................... 2
Menu Dossier..............................................................................................3
Vue d’ensemble.......................................................................................................................4
Nouveau.................................................................................................................................. 5
Ouvrir.................................................................................................................................... 12
Fermer...................................................................................................................................13
Paramètres ............................................................................................................................ 14
Options ................................................................................................................................. 19
Imports ................................................................................................................................. 20
Exports.................................................................................................................................. 21
Mise en page ......................................................................................................................... 21
Imprimer ............................................................................................................................... 23
Aperçu avant impression .......................................................................................................23
Impressions........................................................................................................................... 23
Mot de passe......................................................................................................................... 24
e-Sauvegarde ........................................................................................................................ 26
Sauvegarde............................................................................................................................32
Restauration.......................................................................................................................... 33
Quitter...................................................................................................................................35
Menu Edition.............................................................................................36
Vue d’ensemble.....................................................................................................................37
Annuler ................................................................................................................................. 38
Couper .................................................................................................................................. 38
Copier ................................................................................................................................... 38
Coller .................................................................................................................................... 38
Effacer................................................................................................................................... 38
Fiches.................................................................................................................................... 39
Sélectionner tout ...................................................................................................................39
Rechercher ............................................................................................................................ 39
Poursuivre la recherche .........................................................................................................40
Atteindre ............................................................................................................................... 40
Rafraîchir............................................................................................................................... 40
Tout afficher.......................................................................................................................... 40
Liste ......................................................................................................................................40
Menu Listes ..............................................................................................41
Vue d’ensemble.....................................................................................................................42
Clients/Tiers ......................................................................................................................... 43
Contacts................................................................................................................................ 46
Articles..................................................................................................................................48
Devis ..................................................................................................................................... 50
Factures ................................................................................................................................ 53
Notes de crédit...................................................................................................................... 57
Règlements ........................................................................................................................... 59
Modes de paiement ...............................................................................................................60
Taux de TVA.......................................................................................................................... 62
Autres listes ..........................................................................................................................63
Menu Relations clients ..............................................................................64
Vue d’ensemble ....................................................................................................................65
Préparer un devis................................................................................................................... 66
Facturer un client .................................................................................................................. 69
Etablir une note de crédit ......................................................................................................73
Relancer un client.................................................................................................................. 76
Consulter un compte client....................................................................................................77
Préparer un mailing ............................................................................................................... 79
Etats/statistiques .................................................................................................................. 81
Agenda/Planning................................................................................................................... 82
Rappels ................................................................................................................................. 84
Menu Mon argent......................................................................................85
Vue d’ensemble ....................................................................................................................86
Encaisser un règlement..........................................................................................................87
Rapport des ventes................................................................................................................ 93
Etats des règlements ............................................................................................................. 94
Menu Traitements.....................................................................................95
Vue d’ensemble ....................................................................................................................96
Liaison comptable ................................................................................................................. 97
Purges................................................................................................................................... 98
Export relation expert............................................................................................................ 99
Autres exports..................................................................................................................... 100
Tableau de bord .................................................................................................................. 101
Calculatrice ......................................................................................................................... 101
Menu Internet .........................................................................................102
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 103
Actualiser ............................................................................................................................ 103
Messagerie .......................................................................................................................... 103
Menu Fenêtres ........................................................................................104
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 105
Fermer................................................................................................................................. 105
Tout fermer......................................................................................................................... 105
Suivante .............................................................................................................................. 105
Précédente .......................................................................................................................... 105
Cascade............................................................................................................................... 105
Menu Aide ..............................................................................................106
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 107
Index................................................................................................................................... 107
Aide contextuelle ................................................................................................................ 107
A propos de......................................................................................................................... 107
Index ......................................................................................................108
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
• faire un
Les symboles du manuel
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Symbole Fonction
)
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
*
L
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Si ce fichier existe, il s'affiche automatiquement au démarrage de l'application.
Par la suite, vous pouvez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :
Manuels électroniques (au format PDF)
) Ces manuels sont accessibles depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
•le
guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de
votre logiciel.
• le manuel électronique
• le manuel électronique
mettant ainsi de personnaliser vos éditions.
manuel d'installation et de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment
•le
utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
Annexes qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel.
Générateur d’ét ats qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous per-
Installation d'Acrobat Reader©
Si l'application Acrobat Reader © nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas
présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur
Lancer l'installation d'Acrobat Reader© et suivez la procédure.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.be, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
1
Naviguez dans le guide électronique
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe
correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder a une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
Sommaire.
1. Pour cela, activez la commande
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Exemple
1. Activez la commande
2. Saisissez remise dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
RECHERCHER du menu EDITION.
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisissez la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé
ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour
activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton
[Imprimer la fiche].
2
Menu Dossier
Nouveau
Ouvrir, Fermer
Paramètres
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde, e-Sauvegarde
Restauration
Quitter
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Le menu DOSSIER regroupe les éléments de fonctionnement global et général du logiciel, comme les
commandes d'impression, de sauvegarde, de restauration, etc.
Toutes les données de votre société sont conservées par votre logiciel dans un dossier que vous devez
préalablement créer. Les commandes du menu D
ouvrir, les fermer et les supprimer si vous n'en avez plus besoin.
C'est à partir de ce menu que sont définies les principales caractéristiques de fonctionnement du logiciel
PARAMÈTRES SOCIÉTÉ, PARAMÈTRES FACTURATION). C’est également à partir de ce menu que vous créez et
(
paramétrez vos états (D
OSSIER- OPTIONS-ÉTATS PARAMÉTRABLES).
OSSIER vous permettent ainsi de créer vos dossiers, les
4
Menu Dossier
Nouveau
) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> - <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre
indiquez son nom, puis cliquez sur le bouton [Créer].
Création d’un nouveau dossier, sélectionnez l’option Créer une nouvelle société nommée,
2. Choisissez la méthode de création de votre dossier puis cliquez sur le bouton :
Mode de création rapide en 2 étapes
•
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début
d'activité) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 6.
• Mode de création détaillé en 5 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers
principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 8.
5
Création rapide d’un dossier
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
Menu Dossier
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, le n° d’entreprise et le siège RPM.
6
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
Menu Dossier
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet.
2. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA
• si vous souhaitez facturer en
3. Indiquez la date de début d’activité. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icone du
calendrier .
TTC
Attention !
La date de début d'activité correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la
date de la première utilisation de votre logiciel.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 24.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
7
Création détaillée d’un dossier
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
Menu Dossier
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement et le siège RPM.
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Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
Menu Dossier
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet.
2. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA
• si vous souhaitez facturer en
3. Indiquez la date de début d’activité. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icone du
calendrier .
TTC
Attention !
La date de début d'activité correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la
date de la première utilisation de votre logiciel.
9
Troisième étape : modes de paiement
Dans la troisième étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà
créés par défaut.
Menu Dossier
Voir Créer un mode de paiement, page 60.
Quatrième étape : articles
Dans la quatrième étape, vous allez créer vos Articles.
Voir Créer un article, page 48.
10
Cinquième étape : clients
Dans la cinquième étape, vous allez créer vos Clients.
Menu Dossier
Voir Créer une fiche client, page 43.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Mot de passe. Voir Mot de passe, page 24.
11
Menu Dossier
Ouvrir
) Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> - <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarr age de l'application, to ujours ouvrir
ce fichier automatiquement
Vous n'avez donc pas à passer par la commande
Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de
dossier courant.
Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier
Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• Exemple SA correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel,
• le (ou les) dossier(s) que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant.
Sélectionnez le dossier à ouvrir puis cliquez sur le bouton [OK].
, votre logiciel ouvre directement votre dossier.
OUVRIR du menu DOSSIER.
.
Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre.
Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Vous
obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier.
La procédure à suivre est identique à celle décrite pour la commande
Voir Nouveau, page 5.
NOUVEAU du menu DOSSIER.
12
Menu Dossier
Fermer
) Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> - <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre
logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
13
Menu Dossier
Paramètres
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> - <A>
Paramètres société
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous
définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (
Téléphone, Fax, adresse e-mail, etc).
(
3. Indiquez le Capital, le siège RPM et le n° d’entreprise
Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées
* La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
14
Onglet Compléments
Menu Dossier
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
2. Précisez ensuite son Activité.
3. Indiquez ensuite le nom du
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, vous indiquerez les coordonnées de votre expert comptable.
Responsable. L'icone vous permet d'ajouter un commentaire.
Onglet Divers
1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA.
Par défaut, le Taux de TVA affiché est 21 % mais vous pouvez le modifier en utilisant les paramètres
des taux de TVA définis par défaut accessibles en cliquant sur l’icone .
2. Renseignez les zones suivantes : Franchise TVA, Taux escompte paiement anticipé et taux pénalités de
retard
.
3. Pour vérifier et/ou modifier des éléments de comptabilité (racines des classes et comptes, longueur
15
des comptes, etc.), cliquez sur le bouton [Modifier les réglages comptabilité].
Onglet Dates
1. Indiquez la date de début de votre premier exercice comptable.
2. Précisez également la Période de saisie : toutes les pièces commerciales devront avoir une date comprise dans cet intervalle pour être enregistrées.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Pour cela, sélectionnez la commande
Importer du menu contextuel (clic droit).
Menu Dossier
Paramètres Facturation
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Onglet Facturation
Tous les éléments de bases, pièces commerciales (devis, factures, notes de crédit et règlements), tiers
(clients, prospects) et articles, sont identifiés par un
un nouvel élément.
Code, proposé par défaut, chaque fois que vous créez
16
Menu Dossier
Exemple
Le code défini pour le premier devis est DC0001. C'est lui qui sera proposé lorsque vous créerez votre
premier devis.
Par la suite, au fur et à mesure que vous créerez de nouveaux éléments, le code sera calculé dans un
ordre chronologique selon le code du dernier élément saisi.
Exemple
Lorsque vous allez créer votre deuxième devis, le code proposé par défaut sera DC0002, le troisième
DC0003, etc.
1. Pour chaque type d'éléments, vous pouvez modifier cette codification en saisissant directement le
numéro du premier code à prendre en compte.
Vous conservez la possibilité de modifier, à tout moment, le code de départ d'un élément. Notez toutefois que la codification des pièces commerciales doit suivre un ordre chronologique tout au long de
l'année.
La taille des codes est limitée à 20 caractères. Ce code peut être alphanumérique.
2. Si vous êtes concerné, cochez la case
Dans ce cas, les montants HT seront recalculés depuis le TTC.
Facturer en TTC par défaut.
Onglet Comptabilité
Cet onglet permet de définir les informations comptables qui seront utilisées lors du transfert en
comptabilité de vos écritures.
Postes comptables
Ciel Devis Factures est livré avec des Postes comptables par défaut, mais vous pouvez les modifier afin de
les mettre en concordance avec les comptes paramétrés dans votre comptabilité.
Définissez les postes comptables dans lesquels seront enregistrées les écritures concernant vos pièces
commerciales. Chaque poste doit être rattaché à un numéro de compte comptable. Le logiciel vous
autorise le paramétrage de 3 postes de recette que vous affecterez aux articles selon leur nature (service,
produit fini, …).
• poste de
• poste de
• poste de
• poste de
quels vous enregistrerez les règlements clients. Indiquez le compte de comptabilité générale dans
recette 1 : indiquez le compte comptable Vente de marchandises.
recette 2 : indiquez le compte comptable Vente de produits finis.
recette 3 : indiquez le compte comptable Prestations de services.
banque 1 et banque 2 : vous pouvez enregistrer deux comptes bancaires différents, sur les-
17
Menu Dossier
lequel seront imputées les écritures de ce poste. Il s'agit d'un compte de sous-classe 512.
• poste de
caisse : il est utilisé pour enregistrer les opérations effectuées en espèces. Saisissez les Libellé
et Compte de comptabilité générale associés au poste de caisse.
• poste de
CCP : si vous possédez un compte de chèques postaux, précisez également ses coordonnées
comptables.
produits exception nels et charges exceptionnelles : définissez les comptes comptables correspondant aux
•
éventuels écarts de règlement qui vont être constatés.
Poste clients
Chaque facture client génère une écriture comptable, mais celle-ci est toujours rattachée au même
compte client pour lequel vous définissez un Libellé et un Compte comptable.
• Si vous cochez l'option
Utiliser le code du client, l'écriture générée comportera le numéro de code du
client auquel elle correspond.
Exemple
Une écriture dont le code est CL0001 s'affichera 400CL0001.
• Si vous cochez l'option Utiliser le poste, l'écriture générée comportera toujours le même N° de poste.
Par défaut, le logiciel affiche le poste 400000, clients divers. Vous pouvez le modifier.
18
Menu Dossier
Options
) Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> - <P>
Préférences
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore
choisir des options d'impressions.
L Reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
Utilitaires
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils
vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
L Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
Date de travail
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
Informations
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu D
INFORMATIONS.
OSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
19
Menu Dossier
Liste des pays
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] ainsi que le menu déroulant F
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton
[Ok]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.
ILTRAGE.
* Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur
dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
créer manuellement un autre pays
4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et
administratifs
Continent.
, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et
États paramétrables
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
L Un manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique
Le générateur d’états disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS
<Alt> <D> - <T>
Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états
paramétrables du générateur d’états est ouverte.
20
Menu Dossier
Exports
) Menu DOSSIER - commande EXPORTS
<Alt> <D> - <X>
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées.
Elle est active, par exemple, quand la liste des clients est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est
sélectionné.
* Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire
votre choix et valider.
Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.).
Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du
fichier sur votre disque.
Mise en page
) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
<Alt> <D> - <M>
Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut.
1. Si vous souhaitez que votre impression soit lancée sur l'imprimante que vous utilisez par défaut,
cochez la case
Prendre l'imprimante par défaut du système.
2. Indiquez dans l'onglet Standard, l'Orientation de votre impression en choisissant le mode Portrait ou Pay-
sage
.
Dans la zone
que vous souhaitez.
3. La case à cocher Copies groupées vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un
document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'ayez pas à les trier
manuellement une fois imprimé.
Papier choisissez la Taille et la Source de celui-ci. Indiquez ensuite le Nombre de Copies
21
Menu Dossier
Exemple
Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se
présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la
suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos
documents.
4. Définissez les
Marges.
Dans l'onglet Avancé vous pouvez cocher la case Générer une impression par document.
Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages,
l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages.
Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun.
Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option
d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront
agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs.
Le bouton [Propriétés] ouvre la fenêtre de configuration de l'imprimante (cette fenêtre dépend du modèle
et de la marque de l'imprimante).
5. Cliquez sur [Ok] pour enregistrer vos modifications.
22
Menu Dossier
Imprimer
) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
<Alt> <D> - <I>
Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :
• une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles
ou
• la fenêtre de mise en page.
Exemple
Si la fiche d’un client est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de
la fiche.
Aperçu avant impression
) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> - <R>
La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle
s'imprimera sur papier.
Vous pouvez lancer votre impression directement à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton
[Imprimer tout].
Impressions
) Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
<Alt> <D> - <S>
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à
conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
La commande
• d’obtenir votre
•de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière
impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant
le menu C
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées.
Dans cette liste vous pouvez connaître le
impressions mémorisées.
IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
DERNIÈRE IMPRESSION
ONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT.
Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Ok].
La fenêtre
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
Aperçu s'affiche.
* Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu
IMPRESSIONS.
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Menu Dossier
Mot de passe
) Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
<Alt> <D> - <D>
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.
* L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière
étape.
Créer un mot de passe
Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande
MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Si un mot de passe existe déjà, la zone
1. Pour créer un Mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s'affiche.
2. Saisissez votre
souhaitez. La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un nouveau.
Mot de passe puis indiquez un indice qui vous aidera à vous en rappeler si vous le
Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide.
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Menu Dossier
3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de
passe et affiche des points dans la zone concernée.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour fermer la fenêtre.
5. Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe].
Modifier ou supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. Saisissez votre Mot de passe et validez par [Ok]. Celui-ci s'affiche.
3. Supprimez-le et fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe].
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Menu Dossier
e-Sauvegarde
) Menu DOSSIER - commande E-SAUVEGARDE
<Alt> <D> - <V>
La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet,
90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol
de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un
système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition
un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos
données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation
représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique
La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent :
• Internet Explorer 5.5 ou supérieure
• une connexion Internet,
• un logiciel de messagerie
• un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai
dont vous bénéficiez.
* A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel
e-Sauvegarde.
Création du site
Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est
accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre
site de sauvegarde.
Etape 1
1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel.
Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de
Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est
incorrect ou erroné, un message vous le signale.
2. Cliquez sur le lien
l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde.
3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion.
Cochez la case
suivante de création de site.
Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de
J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape
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