Alcatel 4610 Quick guide
Vous pouvez enregistrer jusqu’à 3 annonces différentes (activer le mode
3 annonces avant l’enregistrement).
■ Choisir le mode 3 annonces
Le choix 6 est disponible mais non énoncé.
■ Enregistrer et sélectionner votre annonce
CONSEILS PRATIQUES
Chaque demandeur écoute votre message d’accueil personnel. Pour cette
raison, veuillez personnaliser votre message d’accueil à chaque fois que
c’est possible. Les exemples qui suivent peuvent être personnalisés.
“Ici la boîte vocale de Mme/Mr (Nom) . . . . . . . . . . Je ne serai pas à mon bureau avant . . h.
Veuillez me laisser un message, votre nom, votre numéro de téléphone et je vous appellerai
dès mon retour.”
“(Nom) . . . . . . . . . . , je ne suis pas à mon bureau pour le moment, veuillez me laisser
un message, votre numéro de téléphone, je vous rappellerai dès que possible, ou taper 0
pour joindre le standard.”
“Ici la boîte vocale de Mme/Mr (Nom) . . . . . . . . . . Je suis absent jusqu’au (date) . . . .
Veuillez me laisser un message, votre nom et votre numéro de téléphone. Je vous appellerai
dès mon retour. Si vous voulez parler à une autre personne tapez 0 et vous serez mis
en contact avec le standard. Merci.”
3 annonces
oui/non
annonce
personnelle
options
personnelles
effacer et
réenregistrer
réécoutervalider
enregister votre
annonce en utilisant
votre combiné
changer
le nom
enregistrer
l’annonce
annonce
personnalisée
options
personnelles
Les touches suivantes de votre poste ont une utilisation particulière :
3 : Code à composer pour tous les autres types de postes.
La langue implicite est le français.
composer
le nouveau
code secret
changer le
code secret
options
personnelles
appuyer sur la touche
correspondant à la
langue choisie (1, 2, 3...)
le guide vocal
vous informe
de vos choix
Lors de votre premier accès, le guide vocal vous indiquera comment
entrer votre code secret (4 chiffres) et enregistrer votre nom.
Cette manipulation simple et répétitive
d’accès à votre boîte vocale est remplacée
dans les pages suivantes par ce symbole :
entrer votre
code secret
suivez les
indications
du guide vocal
PERSONNALISER VOTRE MESSAGERIE
écouter
d’autres
options
confirmer une
entrée ou sauter
un enregistrement
vocal
revenir au menu
précédent ou
annuler les
données entrées
COMPRENDRE VOTRE POSTE
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
Supprimer votre renvoi sur messagerie et écouter vos messages :
Lorsque vous écoutez votre message, vous pouvez :
Si vous voulez répondre à un message, vous pouvez le faire
immédiatement. Le destinataire reçoit le message dans sa boîte vocale.
* Voix : touche afficheur proposée par un poste Advanced Reflexes.
3 : Code à composer pour tous les autres types de postes.
effacer
et enregistrer
réécoutervalider
répondre
enregistrer
le message
écoute du
message
avancerarrêterrevenir en
arrière
répondre
faire suivre
un message
connaître
la date et
l’heure
effacer
archiver et
écouter le
suivant
réécouter
messages
archivés
écouter vos
messages
nouveaux
messages
entrer votre
code secret
écouter vos
messages
EN VOTRE ABSENCE - À VOTRE RETOUR
Vous pouvez être prévenu de l’arrivée de messages (fonction signalisation) :
■ à votre domicile, à l’hôtel,
■ sur votre téléphone mobile,
■ sur votre système de recherche de personne.
La messagerie fera sonner un poste pour prévenir de l’arrivée d’un message,
immédiatement ou à heure déterminée. Programmez les numéros de téléphone
à joindre et les périodes où le message doit passer.
■
Activation de la fonction “signalisation”
* La fonction “Signalisation” doit être autorisée par le gestionnaire
de l’installation.
■ Programmation de la période d’appel
■
Programmation du numéro destinataire de la signalisation :
Si vous désirez appeler un récepteur de recherche de personne,
vous composerez le 1# (ou 2#) suivis du numéro du récepteur
de recherche de personne.
Si vous ne connaissez pas le code d’accès ou si vous avez besoin
de détails complémentaires concernant le système de recherche
de personne, le gestionnaire de votre système peut vous aider.
Dès que vous serez à votre bureau, veuillez annuler la fonction
“Signalisation”.
validercomposer
un n° de poste
ou un n° externe
numéro
destinataire
validercomposer
l’heure de fin
de période
(4 chiffres)
composer
l’heure de
début de
période
(4 chiffres)
planning
d’appel
désactiver
la fonction
activer
la fonction
appel de
signalisation*
options
personnelles
Si vous ne répondez pas à l’appel, il sera répété (sauf pour le
système de recherche de personne). L’intervalle entre deux
appels est programmé.
Choisir la langue (en option)
Accéder à votre boîte vocale
Changer l’annonce
Consulter les messages
Changer son code secret
Répondre à un message
Prévenir de la présence d’un message à l’extérieur
Groupe Extrême
Réf. : 3 BR 05734 BAAB Ed. 02
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle,
de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.
Alcatel Business Systems - 56, avenue Jean-Jaurès - F 92707 Colombes Cedex
R.C. Paris 602 033 185
Le choix 5 est disponible mais non énoncé.
*
valider
appuyer sur la touche correspondant
à l’annonce choisie (1, 2 ou 3)
options
personnelles
annonce
personnalisée
enregistrer
l’annonce
sélectionner
votre annonce
*
Voix : touche afficheur proposée par un poste Advanced Reflexes.
3 : Code à composer pour tous les autres types de postes.
Consulter les messages archivés
Messages écoutés aussitôt
Messages à écouter plus tard
nouveaux
messages
composer
le code
secret
composer
le n° de
boîte vocale
appeler
écouter
le
message
nouveaux
messages
écouter
le
message
composer
le code
secret
composer
le n° de
boîte vocale
début de la
consultation
appeler
message d’accueil
du standard
automatique
Veuillez utiliser uniquement un poste multifréquence.
Seul le gestionnaire du système peut autoriser “la consultation
immédiate” de votre boîte vocale.
raccrocherconfirmer
répondre
à l’appel
nouveaux
messages
composer
le code
secret
confirmer
écouter le
message
répondre
à l’appel
Vous pouvez déposer un message à l’intention d’une personne ou de
plusieurs en composant :
■ le numéro de la boîte vocale du destinataire,
■ le numéro d’une liste de diffusion : les numéros vont de 001 à 050,
■ le numéro de la liste de diffusion générale : composer 000 pour
diffuser un message à toutes les personnes possédant une boîte vocale.
Vous pouvez aussi déposer un message de l’intérieur ou de l’extérieur de
l’entreprise en composant le n° de la messagerie.
Avec une liste de diffusion, vous pouvez transmettre un message à plusieurs
personnes définies dans une liste. Le système attribue automatiquement
à votre liste de noms un numéro de liste (sur trois chiffres). Il vous permettra
d’envoyer un message dans la boîte vocale de chaque membre.
Avant de définir une nouvelle liste, vous pouvez :
■ Écouter ou modifier les listes existantes
■ Créer une nouvelle liste
créer une
nouvelle liste
liste de
diffusion
options
personnelles
enregistrer
le nom de la liste
écouter/modifier
une liste
liste de
diffusion
options
personnelles
composer les 3 premières
lettres du nom recherché
si le système trouve plusieurs noms, choisissez
ou composez des lettres supplémentaires
Si vous ne connaissez pas le n° de boîte vocale, vous pouvez
composer le nom du destinataire, ou les premiers caractères de ce nom.
validern° de la boîte
du destinataire
valider
effacer et
réenregistrer
réécoutervaliderdéposer
un message
puis
enregistrer
le message
TRAVAILLER EN ÉQUIPE
Vous pouvez vérifier si le destinataire a écouté votre message.
Le système le diffuse à nouveau s’il n’a pas été écouté.
Le gestionnaire du système peut enregistrer des messages d’information.
Vous pouvez y accéder grâce à votre boîte vocale.
Certains messages peuvent avoir un intérêt pour d’autres. Vous pouvez
faire suivre une copie de votre message à une ou plusieurs personnes.
Enregistrer un commentaire afin qu’un destinataire sache que vous avez
fait suivre un message :
validercomposer le n° du
destinataire ou le n°
d’une liste de diffusion
effacer et
enregistrer
réécoutervalider
faire suivre
le message
enregistrer un
commentaire
écoute du
message
service d’information
écouter
le message
message
suivant
composer le numéro
de la boîte vocale
du destinataire
vérifier
la bonne
réception
écouter
le message
finvalider
composer d’autres n°
de boîtes vocales
composer
le n° du
destinataire
effacer et
réenregistrer
réécoutervalider
Appel à partir de l’extérieur Appel interne
Consulter ses messages après signalisation
Consulter ses messages à distance
Envoyer un message
Créer une liste de diffusion
Créer une liste de diffusion (suite) Arborescence type
Accusé de réception vocal
Écouter les messages du service d’information
GUIDE RAPIDE
messagerie vocale
Faire suivre un message
dépend de la configuration du système
appeler
débuter la
consultation
message
d'accueil
code
secret
n° de boîte
vocale
ouvrir la boîte vocale
signalisation
marche
signalisation
arrêt
numéro de
téléphone
planning
écouter les
nouveaux
messages
écouter les
messages
archivés
accusé
de
réception
service
d'information
envoyer un
messages
options
personnelles
selectionner
l'annonce 1
selectionner
l'annonce 2
enregistrer
le nom
3 annonces
marche/arrêt
selectionner
l'annonce 3
enregistrer
l’annonce
annonces/
nom
options de
signalisation
changer
le code
secret
mode
répondeur
simple
liste de
diffusion
sélection de
la langue
réécouter
archiver/
suivant
effacer/
suivant
horodatage envoyer
une copie
répondre
Ces options du menus sont annoncées quand vous pressez “0”.
Les options disponibles pour consulter les messages archivés
sont indiquées par guide vocal pendant l’écoute des
messages.
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