Xerox SMARTsend 3 User Guide [fr]

juillet 2009

Xerox® SMARTsend® Version 3

Guide de l'utilisateur

SMARTsend

Guide de l’utilisateur

©2001-2009 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox et le symbole de sphère de connectivité, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare et SMARTsend sont des marques de Xerox Corporation ou des marques dont la licence est accordée à Xerox Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays.

DataGlyph® est une marque de Palo Alto Research Center, Inc. Adobe et Acrobat sont des marques déposées de Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino, et Domino.Doc sont des marques déposées de IBM Corporation. NetWare est une marque déposée de Novell, Inc. Flash est une marque de Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint et IIS (Internet Information Services) sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Netscape Navigator est une marque déposée de Netscape Communications Corporation. WordPerfect est une marque déposée de Corel Corporation. WorkSite est une marque de Interwoven, Inc. Hummingbird DM est une marque de Hummingbird, Ltd. Documentum est une marque déposée de EMC Corporation. LiveLink est une marque déposée de Open Text Corporation. FileNet® est une marque déposée de FileNet Corporation, aux États-Unis, dans d'autres pays, ou les deux. Xerox PDF Reader est développé par Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" est une marque de Aspose Pty Ltd.

Version du document : juillet 2009

SMARTsend Guide de l’utilisateur

Table des matières

1 Présentation de SMARTsend

Fonctions incluses dans cette version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Nouveautés de cette version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Présentation de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Documentation de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Guide d'installation et d'administration de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Guide de l'utilisateur SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Aide-mémoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Lisezmoi.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Assistance clientèle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Assistance téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Assistance Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2 Présentation du site

Accès à la page d'accueil utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

À propos de la page d'accueil utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Procédures initiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Adresse électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Créer une page de garde PaperWare Numérisation vers mon adresse électronique . . . . . 20

Flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Mes informations d'identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Ajouter de nouvelles informations d'identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Gérer mes informations d'identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Options de personnalisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Confirmation des travaux - Adresse électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Préférences pour le site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Gérer Mes profils d'attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires PaperWare . . . . . . . . . . 24

3 Flux de production de distribution

Présentation des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Explorateur de flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Tâches des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Affichage des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Détails du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Ajout d'un flux de production de distribution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Création d'un flux de production de distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Création d'un flux de production à partir d'un flux existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Modification d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

SMARTsend

Guide de l’utilisateur

Table des matières

Suppression d'un flux de production. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Destinations du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Ajout/suppression de destinations répertoriées à/d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . 34

Ajout de nouvelles destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Modification des destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Suppression de destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Gestion des informations d'identification des destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Propriétés des destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Nom et type du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Nom du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Type de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Attributs de document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Profils d'attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Champs d'attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Propriété des attributs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Mappage d'attributs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Enregistrer le flux de production. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Confirmation des travaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Accès aux flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Récapitulatif du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Nom et description du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Options de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Paramétrage de l'option Créer des dossiers si nécessaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Scénarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Scénario 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Scénario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Tableau des scénarios possibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Annexe A : Création d'un exemple de flux de production de dossier réseau. . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Annexe B : Création d'un modèle de flux de production d'adresse électronique. . . . . . . . . . . . . 86

Annexe C : Définition d'un objet personnalisé dans un flux de production SMARTsend. . . . . . 88

Annexe D : Définition d'une catégorie LiveLink dans un flux de production SMARTsend. . . . . 89

4 Publication des flux de production

Présentation de la publication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Modèles de numérisation de périphérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Pages de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Publication sur un périphérique multifonctions Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Paramètres de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Profil de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Personnalisation desprofils de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Publication sur une page de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Utilisation d'une page de garde PaperWare avec Fax Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Paramètres de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

SMARTsend Guide de l’utilisateur

Table des matières

Paramètres de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Affichage des publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Détails de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Ajout et suppression de périphériques d'une publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Suppression de publications de flux de production. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Suppression de publications spécifiques d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Suppression de toutes les publications d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Impression de documents à partir d'un espace d'archivage de documents. . . . . . . . . . . . . . . .111

5 Comment numériser

Avant d'effectuer la numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Comment la publication affecte la numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Numérisation avec un modèle de numérisation de périphérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Numérisation avec une page de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Flux de production avec attributs de document modifiables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Paramètres de numérisation PaperWare personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Récupération de la page de garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119

Numérisation de documents vers un espace d'archivage de documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

Incidents courants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

Index

SMARTsend

Guide de l’utilisateur

Table des matières

SMARTsend Guide de l’utilisateur

Présentation de

SMARTsend

Ce chapitre présente les différentes fonctions du logiciel Xerox SMARTsend, ainsi que l'aide disponible dans la documentation et auprès des services d'assistance Xerox.

Contenu de ce chapitre :

• Fonctions incluses dans cette version à la page 8

• Nouveautés de cette version à la page 10

• Présentation de SMARTsend à la page 11

• Documentation de SMARTsend à la page 12

• Assistance clientèle à la page 14

SMARTsend

Guide de l’utilisateur

Présentation de SMARTsend

Fonctions incluses dans cette version

SMARTsend est disponible en versions standard et professionnelle.

Fonctions communes à l'ensemble des versions

• Fonctions de création de flux de production permettant de définir la conversion et la transmission de documents sur support papier depuis des périphériques multifonctions Xerox vers les destinations suivantes :

• Serveur DocuShare

• Adresse électronique

• Emplacement FTP

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Dossier réseau

• Imprimante éloignée

• Connexion à l'application externe

• Fonctions de publication et de gestion de flux de production

• Outils de sauvegarde et de restauration : pour sauvegarder les flux de production, les informations d'identification, les préférences de l'utilisateur, les configurations de périphérique et les paramètres généraux de SMARTsend.

• Réparation de tous les périphériques

• Importateur de modèles : pour importer les modèles des Services de numérisation réseau CentreWare dans SMARTsend.

• Exportateur d'historique des travaux : pour créer le fichier texte de l'historique des travaux à des fins d'analyse et de rapport.

Édition standard ou professionnelle

Outre les destinations communes à l'ensemble des versions, prise en charge de la conversion et de la transmission de documents papier vers les destinations suivantes :

• Emplacement URL

• Dossier réseau

• Dossier Web Microsoft Exchange 2000

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

SMARTsend Guide de l’utilisateur

Présentation de SMARTsend

Composants en option pour les Éditions standard ou professionnelle

• Prise en charge de la destination Documentum version 5.2

• Prise en charge de la destination Hummingbird version 5.1.0.5

• Prise en charge de la destination Interwoven WorkSite version 8

• Prise en charge de la destination LiveLink version 9.5.0

• Prise en charge de la destination TRIM Context Server 6.0

SMARTsend

Guide de l’utilisateur

Présentation de SMARTsend

Nouveautés de cette version

• Vous pouvez désormais installer SMARTsend et y accéder sur les ordinateurs Windows Vista.

• L'assistant d'installation de SMARTsend a été mis à jour pour inclure un nouvel écran de sélection de langues, un écran contenant le numéro de série et un écran de confirmation de ce numéro de série, des paramètres client et une barre de progression en bas de chaque fenêtre.

• Au cours de l'installation, à la fin de la configuration, l'administrateur peut choisir d'activer la case à cocher « Après avoir cliqué sur Terminer, lancer l'outil de restauration » pour importer un jeu de sauvegarde de base de données.

• Les administrateurs peuvent préinstaller SQL Server 2005 ou SQL Server 2005 Express ou bien, installer SQL Server 2005 Express dans le cadre de la configuration de SMARTsend.

• Lors de la mise à niveau, l'utilisateur peut choisir une mise à niveau à partir des versions V1x ou V2x vers la version 3x ou à partir de la version 3x vers la version 3x.

• À partir du menu Démarrer, l'utilisateur peut sélectionner et visualiser la documentation disponible pour toutes les langues installées.

• SMARTsend accepte maintenant les formats de fichier en sortie PDF linéarisé, PDF et XPS protégé (chiffré). L'utilisateur peut chiffrer un fichier PDF avant de le distribuer dans le flux de travail.

• L'outil Réparer tous les périphériques a été ajouté au menu Démarrer pour reconfigurer les paramètres des périphériques ou recréer des modèles.

• Pour plus de rapidité et de facilité, l'Explorateur de flux de production a été modifié. Il inclut maintenant la liste des publications utilisateur, les flux de production administrateur, la liste des publications et une option de gestion des informations d'identification.

• Les flux de production peuvent être modifiés par les administrateurs et plus uniquement par les créateurs des flux.

• Un lien est disponible vers l'interface utilisateur Web du périphérique dans le module de gestion des périphériques Xerox, accessible à partir de la fenêtre Administration.

• Le système enregistre, dans le module de configuration de l'utilitaire Scan to Home, la dernière option de publication sélectionnée au cours de la session active.

• L'utilitaire Scan to Home permet de partager les modèles d'options de publication. L'administrateur peut choisir les suffixes à joindre aux documents.

• La page Paramètres avancés a été ajoutée à la fenêtre Administration afin que les utilisateurs puissent facilement modifier les paramètres du serveur proxy, si nécessaire.

• Des informations plus spécifiques ont été ajoutées pour aider l'utilisateur à rechercher un périphérique et à le sélectionner afin de publier un flux de production sur un périphérique multifonctions. Une fonction de recherche (filtre) dans les listes de périphériques a été ajoutée.

• La prise en charge de la destination du composant en option TRIM a été prévue dans cette version.

• Les nouveaux pilotes d'imprimante sont désormais pris en charge : WorkCentre 7655/7665/7675, 5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 et WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Les utilisateurs peuvent créer des flux de production avec des macros dans le nom de fichier au moyen du système de gestion de documents, à partir de l'interface utilisateur du périphérique multifonctions.

• Xerox TrueMatch (en option) n'est plus pris en charge dans cette version. Il permettait aux utilisateurs de créer des flux de recherche capables de localiser des documents sur le réseau.

SMARTsend Guide de l’utilisateur

Présentation de SMARTsend

SMARTsend combine plusieurs des puissantes fonctions de deux produits Xerox, FlowPort™ et les Services de numérisation réseau CentreWare™, tout en les améliorant. Fondé sur la plate-forme Microsoft .NET, SMARTsend fonctionne avec les systèmes multifonctions avancés Xerox, qu'ils soient anciens ou récents, ainsi qu'avec un grand nombre de périphériques Fax Internet de Xerox et d'autres fabricants.

SMARTsend permet la numérisation de documents papier en quadrichromie puis leur conversion en différents formats numériques standard de l'industrie, notamment PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF et TIFF multipage. Le logiciel peut également convertir les documents numérisés en fichiers modifiables comme Excel, Word, PowerPoint ou PDF permettant la recherche de texte. Les fichiers résultants peuvent ensuite être modifiés, manipulés, enregistrés et partagés. Le système autorise le cryptage d'un fichier PDF avant sa distribution. SMARTsend permet également aux utilisateurs d'ajouter des informations descriptives (métadonnées) qui accompagneront les documents numérisés. Ces fonctions polyvalentes facilitent la catégorisation, la recherche et la récupération de documents numérisés.

Application Web

SMARTsend est une application Web qui ne nécessite aucun logiciel client supplémentaire. Les utilisateurs peuvent facilement créer des flux de production qui définissent le type de document numérisé, les emplacements et processus de distribution, ainsi que les méthodes et périphériques utilisés pour soumettre des travaux de numérisation SMARTsend. Le flux de production est ensuite publié ; il fait alors partie des modèles de numérisation de périphérique ou pages de garde PaperWare (Édition professionnelle) mis à disposition de l'utilisateur. Ces publications permettent à quiconque et aisément de numériser un document et distribuer les fichiers électroniques résultants à un large éventail de destinations : adresses électroniques, dossiers réseau, dossiers FTP, imprimantes éloignées, applications externes, URL Web, espaces d'archivage Domino et Domino.doc, espaces d'archivage Microsoft SharePoint Portal Server et Xerox DocuShare. D'autres destinations, telles que les espaces d'archivage utilisés pour la gestion de documents avancée, peuvent être ajoutés en tant que composants en option.

Simplicité d'emploi

SMARTsend est simple d'emploi, polyvalent et sécurisé. Des assistants guident les utilisateurs dans l'accomplissement des tâches complexes, et des instructions détaillées, des messages d'état et des informations de système d'aide accompagnent tous les écrans SMARTsend. Les utilisateurs peuvent configurer des rapports de confirmation à imprimer ou envoyer par courrier électronique, tandis que les administrateurs peuvent créer des journaux des travaux afin de suivre l'utilisation et d'obtenir des fichiers de vérification pour répondre à leurs obligations juridiques et de contrôle. Lorsque la sécurité prime avant tout, SMARTsend domine la concurrence grâce à la prise en charge des derniers protocoles sécurisés et des options de configuration de site Web sécurisé. En outre, l'architecture souple et ouverte .NET permet une intégration aisée aux autres programmes et offre la souplesse permettant d'étendre les fonctionnalités, au gré des améliorations proposées par Xerox.

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Guide de l’utilisateur

Présentation de SMARTsend

Documentation de SMARTsend

Plusieurs types de documentation sont disponibles avec SMARTsend, dont des manuels imprimables fournis sous la forme de documents au format PDF Adobe Acrobat. Pour accéder aux éléments de la documentation, utilisez les liens fournis sur les pages d'accueil de SMARTsend ou dans le programme Autorun du CD-ROM. Les administrateurs de SMARTsend peuvent également accéder au fichier Lisezmoi et au Guide d'installation et d'administration à partir du menu Démarrer de l'ordinateur SMARTsend.

L'application Adobe Acrobat Reader est nécessaire pour visualiser et imprimer les manuels. Cette application est disponible sur le site Web d'Adobe, à l'adresse : www.adobe.com

Guide d'installation et d'administration de SMARTsend

Le Guide d'installation et d'administration de SMARTsend inclut des instructions sur la procédure d'installation et de configuration de l'ordinateur SMARTsend, des clients et des périphériques de numérisation pris en charge.

Pour plus d'informations sur l'installation du logiciel d'extension des périphériques SMARTsend, téléchargez le guide d'installation et d'administration des extensions de périphérique SMARTsend à partir de la page de téléchargement des pilotes SMARTsend, accessible sur le site www.xerox.com.

Guide de l'utilisateur SMARTsend

Le Guide de l'utilisateur SMARTsend présente SMARTsend aux nouveaux utilisateurs. Il inclut des descriptions de toutes les pages et fonctions de SMARTsend, ainsi que des instructions pas à pas pour les tâches principales effectuées par les utilisateurs de SMARTsend.

Aide

SMARTsend dispose d'une Aide en ligne complète, qui couvre l'utilisation de l'application au-delà de son installation et de sa configuration initiale. Des liens d'aide sont fournis dans la partie supérieure droite de la page SMARTsend.

SMARTsend Guide de l’utilisateur

Présentation de SMARTsend

Aide-mémoire

La documentation de SMARTsend comprend les fiches d'aide-mémoire suivantes :

• Aide-mémoire administrateur : contient des informations sur la configuration requise, les procédures d'installation de base et la configuration du site destinées aux administrateurs de SMARTsend.

• Aide-mémoire utilisateur : contient des informations de présentation et d'initiation destinées aux utilisateurs de SMARTsend en général.

Remarque: l'Aide-mémoire administrateur n'est pas recommandé pour les premières

installations du produit. Pour des instructions détaillées sur la planification et l'installation, reportez-vous au Guide d'installation et d'administration.

Lisezmoi.txt

Le fichier Lisezmoi.txt fournit des informations de support produit non disponibles au moment où les autres éléments de la documentation ont été publiés. Ces informations sont destinées principalement aux administrateurs de SMARTsend, qui peuvent y accéder en utilisant les méthodes suivantes :

• Une fois que SMARTsend a été installé : Sur un serveur Windows 2000, cliquez sur Démarrer > Programmes > Xerox > SMARTsend >

Afficher le fichier Lisezmoi.txt.

- OU Sur un ordinateur ou serveur Windows XP Professionnel exécutant Windows Server 2003, cliquez

sur Démarrer> Tous les programmes > Xerox > SMARTsend > Afficher le fichier Lisezmoi.txt.

• Insérez le CD-ROM SMARTsend dans votre lecteur de CD-ROM. Cliquez sur le lien Fichier LISEZMOI depuis le programme d'installation du CD-ROM.

• Au cours de l'installation, cliquez sur le bouton Visualiser le fichier Lisezmoi.

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Guide de l’utilisateur

Présentation de SMARTsend

Assistance clientèle

Vous pouvez obtenir une assistance auprès de Xerox par téléphone ou Internet.

Assistance téléphonique

Pour toute assistance complémentaire, contactez le Centre d'Assistance Clientèle par téléphone. Avant d'appeler, vérifiez le numéro de série de SMARTsend en cliquant sur le lien À propos de, situé en haut à droite de la page SMARTsend. Notez ce numéro dans l’espace prévu à cet effet ; vous pourrez vous y référer ultérieurement. Vous devrez l'indiquer à chaque demande d'assistance technique auprès de Xerox.

Numéro de série de Xerox SMARTsend :

Remarque: tel qu'il est installé, SMARTsend permet la gestion d'un nombre restreint de

périphériques. Pour identifier le nombre de périphériques pris en charge, cliquez sur le lien À propos de sur n'importe quelle page SMARTsend et repérez le numéro de série du produit. La dernière série de chiffres ajoutée au numéro de série indique le nombre de périphériques pris en charge. Par défaut, les éditions standard et professionnelle de SMARTsend prennent en charge jusqu'à cinq périphériques et SMARTsend.

Les numéros de téléphone des services d'assistance Xerox sont répertoriés ci-dessous. Si le numéro de téléphone pour votre pays n'est pas répertorié, contactez votre représentant Xerox local pour l'obtenir. Si nécessaire, notez-le dans l’espace prévu à cet effet ; vous pourrez vous y référer ultérieurement.

Numéros d'assistance téléphonique Xerox :

ÉTATS-UNIS 800-821-2797 ÉTATS-UNIS (TTY)

800-855-2880

CANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)

SMARTsend Guide de l’utilisateur

Présentation de SMARTsend

Assistance Internet

Des conseils et des informations techniques complémentaires sont disponibles sur le site Web de Xerox, via le lien Support & Drivers (assistance et pilotes), à l’adresse www.xerox.com. Repérez ou recherchez votre produit et accédez aux ressources d'assistance correspondantes. Les documents se trouvant dans cette section traitent de problèmes spécifiques qui peuvent nécessiter des procédures ou des notes d’application spéciales relatives au fonctionnement et à la configuration de votre produit Xerox.

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Présentation de SMARTsend

SMARTsend Guide de l’utilisateur

Présentation du site

Ce chapitre décrit les principaux éléments de la page d'accueil utilisateur. Il explique les points d'entrée vers l'application SMARTsend et fournit les bases nécessaires pour les chapitres suivants.

Contenu de ce chapitre :

• Accès à la page d'accueil utilisateur à la page 18

• Procédures initiales à la page 20

• Flux de production à la page 21

• Mes informations d'identification à la page 22

• Options de personnalisation à la page 23

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Présentation du site

Accès à la page d'accueil utilisateur

SMARTsend est une application Web. La page d'accueil utilisateur est le point d'accès central pour la création et l'utilisation de flux de production et publications de flux de production, la gestion des informations d'identification et la configuration des paramètres personnels.

Les navigateurs actuellement pris en charge sont les suivants :

 Microsoft Internet Explorer version 5.5 ou supérieure. (Internet Explorer est recommandé pour

obtenir les meilleures performances.)

 Netscape version 7.2 ou supérieure.  Mozilla version 1.7 ou ultérieure.  Mozilla FireFox version 1.0.6 ou ultérieure.

Pour accéder à la page d'accueil utilisateur :

1. Ouvrez une fenêtre de navigateur.

2. Entrez l'URL ou l'adresse suivante : http://[nom_ordinateur]/SMARTsend

où nom_ordinateur est le nom de l'ordinateur SMARTsend. Si vous ne connaissez pas le nom de l'ordinateur, contactez l'administrateur SMARTsend.

3. Appuyez sur Entrée.

4. Vous serez peut-être invité à entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe. Le cas échéant, entrez vos nom d'utilisateur et mot de passe SMARTsend et cliquez sur OK.

5. Un écran d'accueil SMARTsend s'affiche. Sélectionnez Cliquez ici pour accéder à SMARTsend.

6. La page d'accueil utilisateur s'ouvre. Gardez à l'esprit que certains boutons et options SMARTsend situés au bas des pages peuvent ne pas être visibles sur tous les écrans. Servez-vous de la barre de défilement située à droite de la fenêtre pour atteindre le bas des pages, si besoin est. Si vous modifiez les paramètres sur la page, cliquez sur le bouton Enregistrer ou Enregistrer sous situé au bas de la page pour enregistrer les modifications sur certaines pages.

Remarque: si un serveur proxy est utilisé pour la connexion à Internet, vous devrez peut-être

contourner le serveur proxy pour pouvoir vous connecter à SMARTsend. Pour cela, contournez le serveur proxy pour toutes les adresses locales ou ajoutez l'adresse IP et le nom d'hôte complet de l'ordinateur SMARTsend à la liste d'exceptions du serveur proxy. Pour des instructions détaillées, contactez votre administrateur.

Remarque: des bloqueurs de fenêtres publicitaires ou popups peuvent interférer avec les

fenêtres SMARTsend. Ils doivent être désactivés pour l'URL SMARTsend. Pour savoir comment les désactiver, contactez votre administrateur.

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Présentation du site

À propos de la page d'accueil utilisateur

La page d'accueil utilisateur contient des indicateurs visuels indiquant l'utilisateur connecté, sur quel ordinateur celui-ci est connecté et où se trouve l'utilisateur au sein de l'application.

Chemin de navigation

Ordinateur / nom d'utilisateur

Figure 2-1: Page d'accueil utilisateur (section supérieure)

• Chemin de navigation : cette zone donne la liste de la page courante et des pages ayant été utilisées pour accéder à la page courante. Par exemple, Accueil >> Explorateur de flux de production >> Ajouter un nouveau flux de production s'affiche lorsque vous ajoutez un flux de production. N'oubliez pas que le texte constitue des liens vers chaque page. Cliquez sur ces liens pour accéder aux pages SMARTsend dans le chemin.

• Ordinateur / nom d'utilisateur : cette zone affiche le nom de l'ordinateur SMARTsend et celui de l'utilisateur connecté.

Remarque: sur la plupart des pages SMARTsend, il peut être nécessaire de faire défiler le

contenu pour afficher d'autres boutons ou visualiser les messages d'erreur.

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Présentation du site

Procédures initiales

La partie gauche de la section Procédures initiales de la page d'accueil utilisateur indique l'état de l'application.

Les icônes suivantes apparaissent pour indiquer l'état d'une étape ou de l'application :

Indique qu'une étape est incomplète ou que l'application n'est pas prête à l'utilisation.

Indique qu'une étape n'est peut-être pas terminée.

Indique qu'une étape est terminée ou que l'application est prête à l'utilisation.

Adresse électronique

Pour pouvoir gérer des flux de production et les informations d'identification, vous devez d'abord entrer une adresse électronique. Votre adresse électronique est utilisée pour la confirmation des messages électroniques et comme destination pour le flux de production Mon adresse électronique fourni avec l'installation de SMARTsend. Saisissez votre adresse électronique et cliquez sur Enregistrer.

Créer une page de garde PaperWare Numérisation vers mon adresse électronique

Édition professionnelle

Bien que le flux de production fasse partie de l'installation SMARTsend, il doit être publié avant de pouvoir être utilisé. La création d'une page de garde PaperWare est une méthode de publication du flux de production. Utilisez ce lien pour créer une page de garde pour le flux de production Mon adresse électronique. Reportez-vous au Chapitre 4, Publication des flux de production, pour plus d'informations à ce sujet.

Le flux de production Mon adresse électronique permet d'envoyer automatiquement par courrier électronique un document numérisé vers le compte de messagerie de l'utilisateur qui a soumis la numérisation. Il s'agit du propriétaire de la page de garde PaperWare ou de la personne qui s'est connectée sur un périphérique multifonctions Xerox. Si le périphérique requiert une authentification, le document numérisé sera cependant toujours envoyé à la personne qui s'est connectée sur ce périphérique.

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Présentation du site

Flux de production

Ajouter un nouveau flux de production

N'importe quel utilisateur peut créer un flux de production. Le lien Ajouter appelle un assistant qui vous dirige vers les étapes nécessaires pour définir le flux de production, notamment la spécification des destinations du document et des attributs du document, ainsi que la définition des paramètres du flux de production. Voir Ajout d'un flux de production de distribution à la page 3-29, pour plus d'informations.

Gérer mes flux de production

Ce lien appelle l'éditeur de flux de production, qui vous permet de gérer les flux de production et les publications que vous avez créés. Depuis l'éditeur de flux de production, vous pouvez ajouter, modifier, supprimer et publier des flux de production, ainsi que visualiser et supprimer des publications. Pour plus d'informations sur cet outil, reportez-vous au Chapitre 3, Flux de production de distribution.

Afficher tous les flux de production

Ce lien appelle l'Explorateur de flux de production, qui vous permet de visualiser tous les flux de production publics, ainsi que les flux de production privés dont vous êtes le propriétaire. Les tâches de gestion de flux de production disponibles dans le volet gauche dépendent du flux de production sélectionné dans la liste des flux de production, située dans le panneau droit. Pour plus d'informations sur l'Explorateur de flux de production, reportez-vous au Chapitre 3, Flux de production de distribution.

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Présentation du site

Mes informations d'identification

Des informations d'identification sont requises pour toutes les destinations de numérisation qui utilisent ces informations pour stocker et archiver les documents (DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, dossier réseau ou Microsoft SharePoint, par exemple). La zone Mes informations d'identification vous permet d'ajouter et de modifier ces informations (nom d'utilisateur et mot de passe de connexion) pour les destinations de numérisation.

Ajouter de nouvelles informations d'identification

Lorsque vous ajoutez un nouveau flux de production, vous êtes invité à ajouter des informations d'identification pour les nouvelles destinations. Voir Ajout d'un flux de production de distribution à la page 3-29. Vous pouvez également ajouter des informations d'identification pour les nouvelles destinations à l'aide du lien Ajouter de nouvelles informations d'identification sur la page d'accueil utilisateur. Pour plus d'informations sur l'ajout d'informations d'identification, reportez-vous à la section Gestion des informations d'identification des destinations à la page 36.

Gérer mes informations d'identification

Lorsque les informations d'identification pour une destination existante ont changé, ce changement doit être répercuté sur l'ordinateur SMARTsend pour que le travail de numérisation de flux de production puisse être effectué. Vous pouvez gérer les informations d'identification des destinations à l'aide du lien Gérer mes informations d'identification. Pour plus d'informations sur la modification ou la suppression d'informations d'identification, reportez-vous à la section Gestion des informations

d'identification des destinations à la page 36.

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Présentation du site

Options de personnalisation

Confirmation des travaux - Adresse électronique

Cette option permet d'indiquer une adresse électronique pour les travaux configurés avec une confirmation par courrier électronique.

• Sélectionnez Utiliser mon adresse électronique pour la confirmation des travaux pour utiliser votre adresse électronique SMARTsend. Voir Adresse électronique à la page 2-20.

• Pour utiliser une autre adresse, sélectionnez Utiliser l'adresse électronique suivante pour la confirmation des travaux, indiquez une adresse électronique, puis cliquez sur Sauvegarder.

Préférences pour le site

Les préférences de l'utilisateur pour l'utilisation de SMARTsend sont configurées ici.

Sélectionnez Afficher des pages d'état dans tous les cas (succès et échecs) pour que des pages d'état s'affichent après l'exécution de tâches telles que la publication de flux de production. Si cette option n'est pas sélectionnée, les pages d'état seront affichées une fois les flux de production publiés avec succès.

Sélectionnez Afficher l'écran d'accueil lors de votre prochain accès à SMARTsend pour que la page d'accueil s'affiche lorsque vous accédez à l'application.

Gérer Mes profils d'attributs de document

Ce lien affiche la page Gestion des profils de documents. Les attributs de document sont des informations complémentaires pouvant être ajoutées à chaque document numérisé pour le décrire (version, titre ou description du document). Ces attributs de document peuvent être créés lors de la création d'un flux de production et seront appliqués lorsque le flux de production sera numérisé.

SMARTsend est fourni avec des ensembles prêts à l'emploi d'attributs de document, appelés également profils de documents. Ils sont installés en même temps que l'application. Tous les profils d'attributs de document sont accessibles publiquement par tous les utilisateurs de SMARTsend. Les profils de documents sont affichés lors de la création du flux de production et filtrés par destinations de documents de flux de production. Par exemple, FTP uniquement est un profil de document pour une destination FTP et s'affiche uniquement lorsqu'un flux de production a une destination FTP.

La page Gestion des profils de documents affiche tous les profils de documents présents dans le système. Ils peuvent être supprimés par le propriétaire du flux de production ou par un administrateur depuis cette page. Des attributs de document personnalisés peuvent être créés lors de la création du flux de production. Reportez-vous à la section Profils d'attributs de document à la page 64, pour plus d'informations.

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Présentation du site

Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires PaperWare

Édition professionnelle

Ce lien vous permet de publier des modèles avec des paramètres de numérisation personnalisés pour les pages de garde PaperWare.

Lors de la configuration des périphériques, un modèle PaperWare (intitulé PaperWare) est publié automatiquement pour chaque périphérique configuré pour l'application. Ce modèle utilise un ensemble de paramètres de numérisation par défaut.

Si vous choisissez souvent d'autres paramètres sur le périphérique multifonctions Xerox lorsque vous utilisez le formulaire PaperWare, vous pouvez publier un nouveau modèle de périphérique avec les paramètres de numérisation souhaités. Il vous suffit alors de sélectionner le nouveau modèle au lieu du modèle PaperWare par défaut lorsque vous numérisez sur le périphérique en utilisant une page de garde PaperWare. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Personnalisation des paramètres

de numérisation PaperWare à la page 93.

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Flux de production de

distribution

Ce chapitre indique comment créer et éditer des flux de production de distribution. Il comprend des instructions relatives à la définition de destinations, de noms de fichier et de formats de document, d'attributs de document, ainsi que d'autres paramètres qui ont une incidence sur le fonctionnement des flux de production de distribution SMARTsend.

Contenu de ce chapitre :

• Présentation des flux de production à la page 26

• Explorateur de flux de production à la page 27

• Ajout d'un flux de production de distribution à la page 29

• Modification d'un flux de production à la page 31

• Suppression d'un flux de production à la page 33

• Destinations du document à la page 34

• Nom et type du document à la page 50

• Attributs de document à la page 64

• Enregistrer le flux de production à la page 72

• Récapitulatif du flux de production à la page 74

• Paramétrage de l'option Créer des dossiers si nécessaire à la page 75

• Scénarios à la page 78

• Annexe A : Création d'un exemple de flux de production de dossier réseau à la page 83

• Annexe B : Création d'un modèle de flux de production d'adresse électronique à la page 86

• Annexe C : Définition d'un objet personnalisé dans un flux de production SMARTsend à la page 88

• Annexe D : Définition d'une catégorie LiveLink dans un flux de production SMARTsend à la page 89

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Flux de production de distribution

Présentation des flux de production

SMARTsend utilise le concept de flux de production pour gérer la manière dont un document numérisé est converti en document électronique, puis acheminé vers différentes destinations. Par exemple, il est possible de créer un flux de production qui convertira des documents sur support papier en fichiers PDF puis les acheminera vers un espace d'archivage de documents tel que DocuShare. Le flux de production peut également indiquer plusieurs destinations, comme des comptes de messagerie électronique, des dossiers réseau ou n'importe quelle combinaison d'espaces d'archivage de documents.

Les flux de production offrent :

• l'automatisation des tâches et paramètres utilisés fréquemment,

• des options de sécurité polyvalentes,

• une utilisation et une maintenance simples.

Les flux de production permettent de combiner des paramètres de numérisation, tels que les destinations, le nom et le type du document, les attributs de document et des paramètres de prise d'image au sein d'une entité unique pouvant être utilisée et réutilisée selon les besoins. Le nom et le type du document sont les propriétés qui définissent et décrivent un document numérisé. Définir les attributs de base du document numérisé, comme le nom de fichier et le type de format numérique (PDF, XPS, JFIF, TIFF page unique, TIFF multipage, etc.) est une opération essentielle pour créer un flux de production utilisable. SMARTsend fournit également un moyen d'ajouter des attributs de document facultatifs, plus couramment appelés métadonnées, à des documents numérisés. Ces attributs sont stockés avec le document numérique et peuvent être utilisés pour automatiser le stockage et le retrait du document, ainsi que les tâches de gestion.

Les flux de production peuvent être désignés comme publics ou privés. Les flux de production publics sont disponibles pour tous les utilisateurs de SMARTsend, qui peuvent les visualiser, les utiliser et les modifier (si les modifications sont enregistrées, une copie de l'original est réalisée pour le nouveau propriétaire). Les flux de production privés peuvent être visualisés, utilisés et modifiés uniquement par leur propriétaire (le créateur du flux de production). Les administrateurs de SMARTsend peuvent répertorier, visualiser et modifier (sans réaliser de copie) et supprimer les flux de production privés ou publics. Les administrateurs ne publient pas les flux de production.

Pour être disponibles lors de la numérisation de documents, les flux de production doivent avoir été publiés. Pour plus d'informations, consultez le Chapitre 4, Publication des flux de production.

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Flux de production de distribution

Explorateur de flux de production

La page de l'explorateur de flux de production permet d'accéder aux flux de production, de les gérer et d'exécuter la majorité des opérations de SMARTsend, notamment : l'affichage, l'ajout, la modification et la publication de flux de production. Pour accéder à l'Explorateur de flux de production depuis la page d'accueil, cliquez sur Gérer mes flux de production, auquel cas seuls les flux de production créés par l'utilisateur connecté à SMARTsend seront affichés, ou cliquez sur Afficher tous les flux de production, pour afficher tous les flux de production auquel l'utilisateur connecté a accès.

La partie gauche de l'explorateur de flux de production contient les menus de gestion et des aperçus de flux de production. Les détails sur un flux de production spécifique sélectionné dans la partie droite de l'explorateur de flux de production sont affichés dans la zone Détails de la partie gauche.

La partie droite de l'explorateur de flux de production affiche les flux de production dans un tableau. La liste des flux de production peut être triée par en-tête en cliquant sur l'en-tête spécifique. Un flux de production doit être sélectionné pour être modifié ou publié.

Les icônes suivantes sont affichées en regard des noms de flux de production :

Indique un flux de production créé par l'utilisateur connecté.

Indique un flux de production créé par un autre utilisateur que celui qui est connecté.

Indique un flux de production privé créé par l'utilisateur connecté.

Indique un flux de production avec des paramètres de numérisation PaperWare (Édition

professionnelle).

Tâches des flux de production

La zone Gestion des flux de production répertorie les tâches que l'utilisateur peut effectuer sur le flux de production sélectionné. Excepté pour l'ajout d'un nouveau flux de production, la tâche choisie sera exécutée sur le flux de production sélectionné dans le volet droit.

Les tâches disponibles dépendent du flux de production sélectionné. Par exemple, si un flux de production n'a pas encore été publié, les tâches de visualisation ou de suppression des publications de flux de production ne seront pas disponibles pour ce flux de production.

Remarque: Le flux de production Mon_adresse, fourni avec SMARTsend, ne peut pas être

supprimé.

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Flux de production de distribution

Affichage des flux de production

Ces options vous permettent d'afficher différentes listes de flux de production et de publications.

Afficher tout

Cliquez sur Afficher tout pour afficher tous les flux de production auxquels vous avez accès. Ceux-ci incluent tous les flux de production publics et uniquement les flux de production privés que vous avez créés.

Mes flux de production

Cliquez sur Mes flux de production pour afficher tous les flux de production publics et privés que vous avez créés.

Détails du flux de production

La zone Détails affiche les informations sur le flux de production sélectionné dans le volet droit. Les informations suivantes sont affichées :

• Nom du flux de production

• Description du flux de production, le cas échéant

• Propriétaire du flux de production

• Flux de production public ou privé

• Date de la dernière utilisation du flux de production pour la numérisation

• Date de la dernière modification du flux de production

• Nombre de publications de périphérique

• Nombre de publications PaperWare (Édition professionnelle)

• Nombre total de publications pour ce flux de production ou ce propriétaire

• Signale que le flux de production est un flux de production de type Distribution.

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Flux de production de distribution

Ajout d'un flux de production de distribution

Il existe deux façons de créer un flux de production : soit à l'aide d'un assistant qui guide l'utilisateur tout au long du processus de définition du flux de production, soit à partir d'un flux de production existant.

Création d'un flux de production de distribution

N'importe quel utilisateur peut créer un flux de production. Un assistant guide l'utilisateur tout au long de la procédure nécessaire pour définir les destinations du document, ainsi que les formats et le nom de fichier, pour spécifier les attributs du document et pour déterminer les paramètres du flux de production.

Pour créer un flux de production de distribution :

1. Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Ajouter un nouveau flux de production sous l'en-tête Flux de production.

2. Sélectionnez les destinations souhaitées des fichiers de sortie numérisés. Pour les destinations ayant déjà été configurées, des cases à cocher sont affichées. Sélectionnez les destinations configurées en cochant les cases correspondantes. Si une destination souhaitée n'est pas configurée, allez sur le type de destination et cliquez sur ajouter des emplacements. Reportezvous à la section Destinations du document à la page 34, pour plus de détails sur l'ajout de destinations.

3. Cliquez sur Suivant>>.

4. Indiquez le nom et le type du document. Voir Nom et type du document à la page 3-50, pour plus d'informations.

5. Cliquez sur Suivant>>.

6. Précisez les attributs du document. Voir Attributs de document à la page 3-64, pour plus d'informations.

7. Cliquez sur Suivant>>.

8. Indiquez les paramètres du flux de production. Reportez-vous à la section Enregistrer le flux de

production à la page 72, pour plus de détails.

9. Cliquez sur Suivant>>.

10. Sur la page Enregistrer le flux de production, vérifiez les détails du flux de production définis au cours des étapes précédentes. En cas d'erreur, cliquez sur les boutons Modifier appropriés sur la page pour revenir aux écrans précédents. Si vous ne souhaitez rien modifier, cliquez sur Te r m in er pour créer le flux de production.

Si vous indiquez que le flux de production doit être publié plus tard, vous serez renvoyé à la page d'accueil utilisateur. Dans le cas contraire, la page Publication du flux de production appropriée sera affichée. Reportez-vous au Chapitre 4, Publication des flux de production, pour en savoir plus à ce sujet.

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Flux de production de distribution

Création d'un flux de production à partir d'un flux existant

Un nouveau flux de production identique à un flux de production existant peut parfois être nécessaire, avec une destination de document différente ou une propriété modifiée. Plutôt que de créer un nouveau flux de production, vous pouvez apporter les modifications nécessaires à un flux de production existant et l'enregistrer sous un nom différent.

Remarque: Pour créer un nouveau flux de production à partir d'un flux de production

existant, vous devez modifier ce dernier. Reportez-vous à la section Modification d'un flux

de production à la page 31, pour en savoir plus.

Pour créer un flux de production à partir d'un flux déjà existant :

1. Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.

2. Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser comme base du nouveau flux de production.

3. Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production sur le côté gauche. La page Enregistrer le flux de production s'affiche.

4. Avant d'y apporter des modifications, vous devez renommer le flux de production. Modifiez son nom et cliquez sur Enregistrer sous. La fenêtre de l'Explorateur de flux de production s'affiche, le nouveau flux de production se trouvant dans la liste des flux de production. Il est identique au flux de production à partir duquel il a été créé, excepté le fait qu'il porte un autre nom.

5. Pour effectuer d'autres modifications, suivez la procédure décrite dans

6. Modification d'un flux de production à la page 31.

Remarque: Si vous enregistrez le flux de production d'un autre utilisateur, ajoutez les

informations d'identification nécessaires pour les destinations. Un flux de production utilise toujours les informations d'identification du propriétaire. Si vous n'ajoutez pas d'informations d'identification au moment de la création du flux de production, vous serez invité à les ajouter lors de sa publication. Reportez-vous à la section Ajouter de nouvelles

informations d'identification à la page 22, pour connaître la procédure à suivre.

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