Xerox SMARTsend 3 User Guide [da]
juli 2009
Xerox® SMARTsend® version 3
Betjeningsvejledning
SMARTsend
Betjeningsvejledning
1
©2001-2009 Xerox Corporation. Alle rettigheder forbeholdt. Xerox og Xerox-logoet, CentreWare®, Document Centre®,
WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort ®, PaperWare og SMARTsend er varemærker tilhørende eller givet i licens til Xerox
Corporation i USA og/eller andre lande.
DataGlyph® er et varemærke, der tilhører Palo Alto Research Center, Inc. Adobe og Acrobat er registrerede varemærker, der tilhører
Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino og Domino.Doc er registrerede varemærker, der tilhører IBM Corporation.
NetWare er et registreret varemærke, der tilhører Novell, Inc. Flash er et varemærke, der tilhører Macromedia, Inc. Microsoft,
Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange
2000, SharePoint og Internet Information Services (IIS) er registrerede varemærker, der tilhører Microsoft Corporation. Netscape
Navigator er et registreret varemærke, der tilhører Netscape Communications Corporation. WordPerfect er et registreret varemærke,
der tilhører Corel Corporation. WorkSite er et varemærke, der tilhører Interwoven, Inc. Hummingbird DM er et varemærke, der tilhører
Hummingbird, Ltd. Documentum er et registreret varemærke, de tilhører EMC Corporation. LiveLink er et registreret varemærke, der
tilhører Open Text Corporation. FileNet® er et registreret varemærke, der tilhører FileNet Corporation i USA, andre lande eller begge
dele. Xerox PDF Reader er udviklet af Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" er et varemærke, der tilhører
Aspose Pty Ltd.
Dokumentversion: juli 2009
2
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Indholdsfortegnelse
1 Velkommen til SMARTsend
Indhold i denne version. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Indhold i denne version. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Oversigt over SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Dokumentation til SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Installations- og administrationsvejledning til SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Betjeningsvejledning til SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Hjælp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Hurtige referencekort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Kundesupport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Telefonsupport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Kundesupport via Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2 Oversigt over sted
Adgang til Hjemmeside for Bruger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Adgang til Hjemmeside for Bruger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Komme i gang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
E-mailadresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Opret et Scan-til-min-e-mail PaperWare-omslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Arbejdsgange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Mine autorisationsoplysninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Tilføj ny autorisationsoplysning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Styring af legitimationsoplysninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Brugerdefinerede indstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Opgavebekræftelse – E-mailadresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Indstillinger for sted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Styring af mine dokumentattributprofiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Brugerdefiner dine scanningsindstillinger for PaperWare-formular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3 Distributionsarbejdsgange
Oversigt over arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Arbejdsgang - Stifinder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Arbejdsgangsopgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Visning af arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Oplysninger om arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Tilføjelse af en distributionsarbejdsgang. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Oprettelse af en ny distributionsarbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Oprettelse af arbejdsgang på basis af en eksisterende arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Redigering af en arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
SMARTsend
Betjeningsvejledning
3
Indholdsfortegnelse
Sletning af en arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Dokumentdestinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Tilføjelse/fjernelse af destinationer til/fra en arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Tilføjelse af nye destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Redigering af destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Sletning af destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Styring af estinationens autorisationsoplysninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Egenskaber for destination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Dokumentnavn og -type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Dokumentnavn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Dokumenttype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Dokumentattributprofiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Dokumentattributfelter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Attributegenskaber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Attributtilknytning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Gem arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Opgavebekræftelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Adgang til arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Oversigt over arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Arbejdsgangens navn og beskrivelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Udgivelsesindstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Indstilling til oprettelse af undermapper alt efter behov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Scenarier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Scenarie 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Scenarie 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Sandhedstabel til scenarier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Appendiks A: Oprettelse af prøvearbejdsgang med netværksmappe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Appendiks B: Oprettelse af prøvearbejdsgang med e-mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Appendiks C: Angivelse af et brugerdefineret objekt i en SMARTsend-arbejdsgang . . . . . . . . . 84
Appendiks D: Angivelse af en LiveLink-kategori i en SMARTsend-arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . 85
4 Udgivelse af arbejdsgange
Oversigt over udgivelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Maskinskabeloner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
PaperWare-omslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Udgivelse til en Xerox-multifunktionsmaskine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Udgivelsesindstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Scanningsprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Tilpasning af scanningsprofiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Udgivelse til et PaperWare-omslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Brug af et PaperWare-omslag med Internetfax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
Udgivelsesindstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
4
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Indholdsfortegnelse
Scanningsindstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
Visning af udgivelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Udgivelsesdetaljer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Tilføjelse eller fjernelse af maskiner fra en udgivelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
Sletning af udgivelser for en arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Sletning af enkelte udgivelser i en arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Sletning af alle udgivelser i en arbejdsgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Udskrivning af dokumenter til et dokumentopbevaringssted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
5 Sådan scannes
Før scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Sådan påvirker udgivelser en scanning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
Scanning med en maskinscanningsskabelon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Scanning med et PaperWare-omslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
Arbejdsgange med redigerbare dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
Brugerdefinerede PaperWare-scanningsindstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Hentning af omslag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Scanning af dokumenter til et dokumentopbevaringssted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Almindelige problemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Indeks
SMARTsend
Betjeningsvejledning
5
Indholdsfortegnelse
6
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Velkommen til
1
SMARTsend
Dette kapitel beskriver funktioner og indstillinger i Xerox SMARTsend-softwaren samt tilgængelige
supportfunktioner, der findes i applikationen, og fås hos Xerox Kundesupport.
Dette kapitel beskriver:
• Indhold i denne version på side 8
• Indhold i denne version på side 10
• Oversigt over SMARTsend på side 11
• Dokumentation til SMARTsend på side 12
• Kundesupport på side 14
SMARTsend
Betjeningsvejledning
7
Velkommen til SMARTsend
Indhold i denne version
SMARTsend fås i Standard og Professional Edition.
Funktioner, der er fælles for begge versioner
• Funktioner til oprettelse af arbejdsgang, der definerer konvertering og overførsel af papirbaserede
dokumenter fra Xerox-multifunktionsmaskiner til følgende destinationer:
•DocuShare-server
•E-mailadresse
•FTP-placering
• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007
•Netværksmappe
• Ekstern printer
• Ekstern applikationsforbindelse
• Funktioner til udgivelse og styring af arbejdsgange
• Værktøj til sikkerhedskopiering og gendannelse, der gemmer SMARTsend-arbejdsgange,
autorisationsoplysninger, brugerindstillinger, maskinkonfigurationer og generelle indstillinger.
• Reparer alle enheder
• Import af skabelon importerer skabeloner for CentreWare Netværksscanningsfunktioner til
SMARTsend.
• Eksport af opgavehistorik opretter en tekstfil for opgavehistorik, som kan anvendes til analyse og
rapportering.
Funktioner i Standard og Professional Edition
Udover destinationer, der er fælles for alle versioner, understøttes konvertering og overførsel af
papirbaserede dokumenter til følgende destinationer:
•URL-placering
• NetWare-mappe
• Microsoft Exchange 2000 webmappe
• Microsoft SharePoint Portal Server 2001
• Domino
• Domino.Doc
8
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Ekstra komponenter til Standard eller Professional version
• Documentum version 5.2 - destinationssupport
• Hummingbird version 5.1.0.5 - destinationssupport
• Interwoven WorkSite version 8 - destinationssupport
• LiveLink version 9.5.0 destinationssupport
• TRIM Context Server 6.0 destinationssupport
Velkommen til SMARTsend
SMARTsend
Betjeningsvejledning
9
Velkommen til SMARTsend
Indhold i denne version
• Du kan nu installere og få adgang til SMARTsend gennem Windows Vista-computere.
• Installationsguiden i SMARTsend er blevet revideret, så den indeholder et skærmbillede til valg af
sprog, et skærmbillede med serienummer og bekræftelse af serienummer, kundeindstillinger og en
statuslinje nederst i hvert vindue.
• I slutningen af konfigurationsprocessen under installationen har administratoren mulighed for at
markere afkrydsningsfeltet Upon Finish, Launch the Restore Tool (Start Gendannelsesværktøj ved
afslutning) for at importere en sikkerhedskopiering af databasen som en del af opgraderingen.
• Administratorer kan på forhånd installere enten SQL Server 2005 eller SQL Server 2005 Expressprogrammet, eller de har nu mulighed for at installere SQL Server 2005 Express via
konfigurationsdelen i SMARTsend-installationen.
• Under opgradering har brugeren mulighed for at opgradere fra V1x eller V2x til 3x eller fra 3x til
3x.
• I menuen Start kan brugeren se og vælge dokumentation, der er findes til alle installerede sprog.
• SMARTsend accepterer og understøtter outputfilformaterne Linearized PDF, Secure (krypteret)
PDF og XPS. Brugeren kan nu kryptere en PDF-fil, inden den overføres sammen med
arbejdsgangen.
• Værktøjet Reparer alle enheder er føjet til menuen Start for at genkonfigurere enhedens
indstillinger eller genoprette skabeloner.
• For at skabe hurtigere resultater og brugervenlighed er vinduet Arbejdsgang - Stifinder blev
ændret, og det inkluderer f.eks. vinduerne Liste med brugerudgivelser, Arbejdsgange til
administrator, Liste med udgivelser og Styr autorisationsoplysninger.
• Administratorer, og ikke kun den, der oprettede arbejdsgangen, kan redigere en arbejdsgang.
• Et link til maskinens webbrugergrænseflade ses i området Styring af Xerox-maskiner i vinduet
Administration.
• I området Scan til hjem husker systemet nu den sidste udgivelsesindstiling, der blev valgt under
den nuværende session.
• I området Scan til hjem kan skabelonen til udgivelsesindstillinger deles, og administratoren kan nu
vælge suffikser, der skal knyttes til dokumenter.
• Siden Avancerede indstillinger er føjet til vinduet Administration, så brugere nemt kan dele
proxyserverens indstillinger alt efter behov.
• For at hjælpe brugeren med at finde og vælge en maskine under udgivelse af en arbejdsgang på
en multifunktionsmaskine er der blevet tilføjet mere specifikke oplysninger om maskinen, og der er
mulighed for at søge (filtrere) listen med maskiner.
• Understøttelse af TRIM-destinationen (tilbehør) er føjet til denne version.
• Nye printerenheder understøttes nu, f.eks. WorkCentre 7655/7665/7675,
5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 og WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.
• Brugere kan oprette arbejdsgange med makroer i feltet med filnavnet Dokumentstyring på
multifunktionsmaskinens brugergrænseflade.
• Xerox TrueMatch (tilbehør), der giver brugere mulighed for at oprette søgningsarbejdsgange, der
fandt dokumenter på netværket, understøttes ikke i denne version.
10
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Velkommen til SMARTsend
Oversigt over SMARTsend
SMARTsend kombinerer og forbedrer mange funktioner fra to Xerox-produkter—FlowPort™ og
CentreWare™ Netværksscanningsfunktioner—i én integreret softwareapplikation. SMARTsendsoftwaren bygger på Microsoft .NET-platformen og fungerer sammen med nye og tidligere,
avancerede Xerox-multifunktionssystemer, samt mange forskellige Interfaxmaskiner fra Xerox og
andre leverandører.
Ved hjælp af SMARTsend kan papirdokumenter scannes i farve og konverteres til forskellige
standarddigitalformater, inklusive PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF og Flersidet TIFF-formater. SMARTsend
kan også konvertere scannede dokumenter til redigerbare filer, f.eks. Excel, Word, PowerPoint eller PDFtekstsøgning. De endelige filer kan derefter redigeres, manipuleres, gemmes og deles. Systemet tillader
også, at en PDF krypteres, inden den distribueres. SMARTsend giver også mulighed for at tilføje
beskrivende oplysninger (også kendt som metadata), der følger med de scannede dokumenter. Disse
alsidige funktioner gør det let at kategorisere, søge og hente scannede dokumenter.
Webbaseret applikation
SMARTsend er en webbaseret applikation, der ikke kræver yderligere klientsoftware. Brugere kan let
oprette arbejdsgange, der definerer den scannede dokumenttype, distributionsplacering og procedurer
samt metoder og maskiner, der kan anvendes til at sende SMARTsend-scanningsopgaver. Derefter
udgives arbejdsgangen for at gøre den tilgængelig til brugere som maskinscanningsskabeloner eller
som PaperWare-omslag (Professional Edition). Disse udgivelser gør det let for alle at scanne et
dokument og distribuere de færdige elektroniske filer til forskellige destinationer, inklusive emailadresser, netværksmapper, FTP-mapper, eksterne printere, eksterne applikationer, web-URL,
Domino og Domino.doc-opbevaringssteder, Microsoft SharePoint Portal Server-opbevaringssteder og
Xerox DocuShare-opbevaringssteder. Yderligere destinationer, f.eks. opbevaringssteder til avanceret
dokumentstyring, kan tilføjes som ekstra komponenter.
Let at bruge
SMARTsend er designet til at være brugervenlig, alsidig og sikker. Guider hjælper brugere med
komplekse opgaver og beskrivende instruktioner, statusmeddelelser og hjælpesystemoplysninger, der
findes på alle SMARTsend-skærmbilleder. Brugere kan indstille e-mail og trykte bekræftelsesrapporter,
og administratorer kan oprette opgavelogs, der registrerer brug og henter overvågningslog til
understøttelse af juridiske og lovmæssige krav. Når sikkerhed er vigtig, er SMARTsend bedre end
konkurrenterne, idet det indeholder understøttelse af de nyeste sikkerhedsprotokoller og indstillinger til
sikker webstedskonfiguration. Den åbne og fleksible .NET-arkitektur gør integration med andre
programmer let og gør det muligt at udvide funktioner og indstillinger, efterhånden som Xerox udvikler
nye forbedringer.
SMARTsend
Betjeningsvejledning
11
Velkommen til SMARTsend
Dokumentation til SMARTsend
Der findes flere former for dokumentation til SMARTsend, bl.a. trykbare guider i Adobe Acrobat PDFformat. Dokumentationen kan hentes via links på SMARTsend-hjemmesiderne eller via links i cd'ens
autorun-program. SMARTsend-administratorer kan også åbne Readme-filen og vejledningen for
administratorer fra menuen Start på SMARTsend-computeren.
Du skal have Adobe Acrobat Reader for at kunne se og udskrive vejledningerne. Du kan hente Acrobat
Reader fra Adobe-webstedet på adressen www.adobe.com.
Installations- og administrationsvejledning til SMARTsend
Installations- og administrationsvejledningen til SMARTsend indeholder trinvise fremgangsmåder for
installation og konfiguration af SMARTsend-computer, klienter og understøttede scannere.
Flere oplysninger om installation af software til SMARTsend-enhedsudvidelser, adgang og download af
Device Extensions Installation & Administration Guide fra siden SMARTsend Drivers and Download på
www.xerox.com.
Betjeningsvejledning til SMARTsend
Betjeningsvejledning til SMARTsend er beregnet til nye brugere af SMARTsend. Den indeholder en
oversigt over alle SMARTsends hovedsider og funktioner samt trinvise instruktioner til nøgleopgaver,
som brugeren kan udføre med SMARTsend.
Hjælp
SMARTsend indeholder en omfattende onlinehjælp, der beskriver anvendelse af applikationen efter
installation og startkonfiguration. Der findes links til Hjælp i øverste, højre hjørne på alle sider i
SMARTsend.
Hurtige referencekort
Dokumentationen til SMARTsend indeholder følgende hurtige referencekort:
• Hurtig referencekort til administrator – Indeholder oplysninger om systemkrav, installation og
konfiguration for SMARTsend-administratorer.
• Hurtig referencekort for bruger – Indeholder en generel oversigt og introduktionsoplysninger for
SMARTsend-brugere.
Bemærk: Hurtigt referencekort for administator anbefales ikke ved førstegangsinstallation
af produktet. Se installations- og administrationsvejledningen for flere oplysninger om
planlægning og installation.
12
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Velkommen til SMARTsend
Readme.txt
Readme.txt indeholder produktsupportoplysninger, der ikke var tilgængelige på det tidspunkt, hvor den
øvrige dokumentation blev udgivet. Oplysningerne henvender sig primært til SMARTsendadministratorer og kan åbnes på følgende måder:
• Når SMARTsend er installeret:
På en Windows 2000-server: Klik på Start > Programmer > Xerox > SMARTsend > Vis ReadMe.txt
– ELLER –
På en Windows XP Professional-computer eller -server, der kører Windows Server 2003 skal du
klikke på Start > Alle programmer > Xerox > SMARTsend > Vis ReadMe.txt.
• Sæt SMARTsend-cd'en i cd-drevet. Klik på linket til README-filen i cd'ens installationsprogram.
• Klik på knappen Vis readme-fil under installationen.
SMARTsend
Betjeningsvejledning
13
Velkommen til SMARTsend
Kundesupport
Du kan kontakte Xerox telefonisk eller via Internettet.
Telefonsupport
Hvis du har brug for yderligere hjælp, kan du ringe til Xerox og tale med en kundesupportmedarbejder.
Før du ringer, skal du finde serienummeret til SMARTsend ved at klikke på linket Om i øverste, højre
hjørne på en SMARTsend-side. Noter serienummeret i feltet nedenfor, så du let kan finde det.
Serienummeret skal opgives for at få teknisk support hos Xerox.
Serienummer til Xerox SMARTsend:
Bemærk: Når SMARTsend er installeret, tillader den styring af et begrænset antal maskiner.
Hvis du ønsker at se antallet af understøttede maskiner, skal du klikke på linket Om på en
SMARTsend-side og finde produktets serienummer. Sidste talsæt i serienummeret angiver
antallet af understøttede maskiner. Som standard understøtter SMARTsend Standard
Edition og Professional Edition konfiguration af op til fem maskiner og SMARTsend
Telefonnumrene til Xerox Kundesupport findes i følgende tabel. Hvis du ikke kan finde
telefonnummeret for dit land, skal du kontakte en Xerox-repræsentant for at få oplyst nummeret. Du
kan eventuelt notere telefonnummeret i feltet nedenfor.
Telefonnumre til Xerox Kundesupport:
USA 800-821-2797
USA (TTY)
800-855-2880
CANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)
Kundesupport via Internet
Yderligere tips og tekniske oplysninger findes på ved at klikke på linket Support & Drivers på Xeroxs
web-side: www.xerox.com. Find eller søg efter dit produkt for at få adgang til produktets
supportoplysninger. Dokumenterne i dette afsnit omfatter specifikke emner, der kan kræve særlige
procedurer eller bemærkninger angående betjening og konfiguration af Xerox-produktet.
14
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Oversigt over sted
Dette kapitel indeholder en oversigt over de genelle komponenter på brugerens hjemmeside.
Oversigten beskriver indgange til SMARTsend-applikationen og giver et udgangspunkt for de
efterfølgende kapitler.
Dette kapitel beskriver:
• Adgang til Hjemmeside for Bruger på side 16
• Komme i gang på side 18
• Arbejdsgange på side 19
• Mine autorisationsoplysninger på side 20
• Brugerdefinerede indstillinger på side 21
2
SMARTsend
Betjeningsvejledning
15
Oversigt over sted
Adgang til Hjemmeside for Bruger
SMARTsend er en webbaseret applikation. Brugerens hjemmeside er det centrale adgangspunkt til at
oprette og åbne arbejdsgange og arbejdsgangsudgivelser, styre autorisationsoplysninger og
konfigurere personlige indstillinger.
Følgende browsere understøttes:
Microsoft Internet Explorer version 5.5 eller senere versioner (Internet Explorer anbefales for at
sikre optimal ydeevne).
Netscape version 7.2 eller senere versioner.
Mozilla version 1.7 eller senere versioner.
Mozilla FireFox version 1.0.6 eller senere versioner.
To access the User Home Page:
1. Åbn et browservindue.
2. Indtast følgende URL eller adresse:
http://[computernavn]/SMARTsend
hvor computernavn er navnet på SMARTsend-computen. Kontakt SMARTsend-administratoren,
hvis du er i tvivl om computerens navn.
3. Tryk på Enter.
4. Du bliver muligvis bedt om at indtaste dit brugernavn og kodeord. Indtast dit SMARTsendbrugernavn og kodeord, og klik på OK.
5. SMARTsend-velkomstskærmbilledet vises. Vælg Klik her for at starte SMARTsend.
6. Hjemmesiden for Bruger vises. Bemærk, at ikke alle SMARTsend-indstillinger og knapper er synlige,
fordi de findes nederst på siden. Brug rullepanelet i højre side af vinduet til at rulle ned på siderne
efter behov. Hvis du ændrer indstillingerne på siden, skal du klikke på knappen Gem eller Gem som
nederst på siden for at gemme ændringerne på bestemte sider.
Bemærk: Hvis der oprettes forbindelse til internettet med en proxyserver, skal du muligvis
tilsidesætte proxyserveren for at oprette forbindelse til SMARTsend. Dette gøres ved at
tilsidesætte proxyserveren for alle lokale adresser eller ved at føje SMARTsend-computerens
IP-adresse eller gyldige hostnavn til proxyserverens liste med undtagelser. Yderligere
oplysninger fås hos administratoren.
Bemærk: Software til pop op-blokering kan muligvis påvirke nogle af vinduerne i
SMARTsend. De skal derfor inaktiveres for SMARTsend-URL'en. Kontakt administratoreren
for flere instruktioner for inaktivering af softwaren til pop op-blokering.
16
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Oversigt over sted
Adgang til Hjemmeside for Bruger
Hemmesiden for bruger indeholder visuelle elementer, der angiver, hvem der er logget på, hvilken
computer vedkommende er logget på, og hvor i applikationen brugeren befinder sig.
Navigationssti
Navn på computer/bruger
Figure 2-1: Hjemmeside for Bruger (øverste del)
• Navigationssti – Dette område viser den aktuelle side og stien til den aktuelle side. Eksempel:
Hjem >> Arbejdsgang - Stifinder >> Tilføj ny distributionsarbejdsgang vises, når du tilføjer en ny
arbejdsgang. Bemærk, at teksten indeholder links til de enkelte sider. Klik på linkene for at få
adgang til en af SMARTsend-siderne i stien.
• Navn på computer/bruger – Dette område viser navnet på SMARTsend-computeren og den
bruger, der aktuelt er logget på.
Bemærk: På mange af SMARTsend-siderne skal du muligvis rulle ned på siden for at få vist
flere knapper eller fejlmeddelelser.
SMARTsend
Betjeningsvejledning
17
Oversigt over sted
Komme i gang
Den venstre side af Komme i gang på hjemmesiden for bruger viser applikationens status.
Følgende ikoner vises for at angive status for et trin eller applikationen:
Angiver, at et trin ikke er udført, eller at applikationen ikke er klar til brug.
Angiver, at et trin muligvis ikke er udført.
Angiver, at et trin er udført, eller at applikationen er klar til brug.
E-mailadresse
Du skal indtaste en e-mailadresse, før du kan styre arbejdsgange og autorisationsoplysninger. Emailadressen bruges til e-mailbekræftelse og som destination for arbejdsgangen Min e-mail, som
leveres sammen med SMARTsend-installationen. Indtast din e-mailadresse, og klik på Gem.
Opret et Scan-til-min-e-mail PaperWare-omslag
Professional Edition Feature
Selvom arbejdsgangen Min e-mail er en del af SMARTsend-installationen, skal arbejdsgangen udgives,
før den kan bruges. Arbejdsgangen kan f.eks. udgives ved at oprette et PaperWare-omslag. Brug dette
link til at oprette et omslag til arbejdsgangen Min e-mail. Se Kapitel 4, Udgivelse af arbejdsgange, for
flere oplysninger om udgivelse af arbejdsgange.
Arbejdsgangen Min e-mail sender automatisk et scannet dokument via e-mail til
scanningsafsenderens e-mailkonto. Scanningsafsenderen er ejeren af PaperWare-omslaget, eller den
person, der er logget på Xerox-multifunktionsmaskinen. Hvis maskinen kræver godkendelse, sendes
scanningen altid til den person, der er logget på maskinen.
18
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Oversigt over sted
Arbejdsgange
Tilføj ny arbejdsgang
Alle brugere kan oprette en ny arbejdsgang. Linkene Tilføj ny starter en guide, der fører dig gennem de
trin, der definerer arbejdsgangen, herunder definition af dokumentdestinationer, angivelse af
dokumentattributter og indstillinger for arbejdsgangen. Se Tilføjelse af en distributionsarbejdsgang på
side 3-28 for flere oplysninger om tilføjelse af arbejdsgange.
Styring af arbejdsgange
Dette link starter Arbejdsgangseditor, der kan bruges til at styre oprettede arbejdsgange og udgivelser.
Arbejdsgangeditor gør det muligt at se, tilføje, redigere, slette og udgive arbejdsgange samt se og
slette udgivelser. Yderligere oplysninger om Arbejdsgangeditor findes i Kapitel 3,
Distributionsarbejdsgange.
Vis alle arbejdsgange
Dette link starter Workflow Explorer, der kan bruges til at få vist alle offentlige arbejdsgange samt
private arbejdsgange, som du er ejer af. Arbejdsgangens tilgængelige opgaver, der vises på venstre
panel, afhænger af den arbejdsgang, der er valgt på listen over arbejdsgange på det højre panel.
Yderligere oplysninger om Workflow Explorer findes i Kapitel 3, Distributionsarbejdsgange.
SMARTsend
Betjeningsvejledning
19
Oversigt over sted
Mine autorisationsoplysninger
Autorisationsoplysninger for scanning er nødvendige for alle scanningsdestinationer, der kræver
indtastning af autorisationsoplysninger for at gemme og arkivere scanningsdokumenter, f.eks.
DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-mappe, netværksmappe eller Microsoft
SharePoint. Området Mine autorisationsoplysninger gør det muligt at tilføje eller redigere
autorisationsoplysninger (loginbrugernavn/kodeord) for scanningsdokumenternes destination.
Tilføj ny autorisationsoplysning
Du bliver muligvis bedt om at indtaste autorisationsoplysninger for nye destinationer, når du tilføjer en
ny arbejdsgang. Se Tilføjelse af en distributionsarbejdsgang på side 3-28. Du skal muligvis også tilføje
autorisationsoplysninger for nye destinationer ved hjælp af linket Tilføj ny autorisationsoplysning på
brugerens hjemmeside. Yderligere oplysninger om tilføjelse af autorisationsoplysninger findes i Styring
af estinationens autorisationsoplysninger på side 36.
Styring af legitimationsoplysninger
Når autorisationsoplysningerne for en eksisterende destination ændres, skal de nye
autorisationsoplysninger angives på SMARTsend-computeren, ellers udføres arbejdsgangens
scanningsopgave ikke. Brug linket Styring af autorisationsoplysninger til at administrere
autorisationsoplysninger for destinationer. Yderligere oplysninger om tilføjelse eller sletning af
autorisationsoplysninger findes i Styring af estinationens autorisationsoplysninger på side 36.
20
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Oversigt over sted
Brugerdefinerede indstillinger
Opgavebekræftelse – E-mailadresse
Denne funktion angiver en e-mailadresse for opgaver, der er konfigureret til e-mailbekræftelse.
•Vælg Anvend min e-mailadresse til bekræftelse af e-mailopgaver for at bruge din SMARTsend-e-
mailadresse. Se E-mailadresse på side 2-18.
•Vælg Anvend følgende e-mailadresse til bekræftelse af e-mail for at angive en alternativ
adresse. Angiv derefter e-mailadressen, og klik på Gem.
Indstillinger for sted
Her konfigureres brugerindstillinger for brug af SMARTsend.
Vælg Vis statussider for både mislykkedes og lykkedes for at se statussider efter udførte opgaver,
f.eks. udgivelse af arbejdsgange. Hvis du ikke vælger denne indstilling, vises der ikke statussider, når der
udføres arbejdsgange.
Vælg Vis skærmbilledet Velkommen, næste gang jeg anvender SMARTsend for at se velkomstsiden,
når du åbner applikationen.
Styring af mine dokumentattributprofiler
Dette link åbner siden Styring af dokumentprofiler. Dokumentattributter er yderligere oplysninger, der
kan føjes til hvert scannet dokument for at beskrive dokumentet – f.eks. dokumentversion,
dokumenttitel eller dokumentbeskrivelse. Dokumentattributterne kan vælges under oprettelsen af en
arbejdsgang og anvendes, når arbejdsgangen scannes.
SMARTsend-installationen indeholder et sæt dokumentattributter, der kaldes dokumentprofiler.
Dokumentattributprofiler er fælles og kan bruges af alle SMARTsend-brugere. Dokumentprofiler, der
vises under oprettelsen af en arbejdsgang, filtreres af arbejdsgangens dokumentdestinationer. FTP er
f.eks. en dokumentprofil for en FTP-destination, og vises kun, når en arbejdsgang har en FTPdestination.
På siden Styring af dokumentprofiler kan du se alle dokumentprofiler i systemet. På denne side kan
dokumentprofilerne slettes af arbejdsgangens ejer eller af en administrator. Brugerdefinerede
dokumentattributprofiler kan indstilles under oprettelsen af en arbejdsgang. Yderligere oplysninger om
styring af dokumentprofiler findes i Dokumentattributprofiler på side 63.
Brugerdefiner dine scanningsindstillinger for PaperWare-formular
Professional Edition Feature
Dette link gør det muligt at udgive skabeloner med brugerdefinerede scanningsindstillinger for
PaperWare-omslag.
SMARTsend
Betjeningsvejledning
21
Oversigt over sted
Under maskinkonfigurationen, udgives der automatisk en PaperWare-skabelon (PaperWare) for hver
maskine, der er konfigureret for applikationen. Denne PaperWare-skabelon bruger et sæt
standardscanningsindstillinger.
Hvis du ofte vælger andre indstillinger på Xerox-multifunktionsmaskinen, når du bruger PaperWareformularer, kan du udgive en ny maskinskabelon med de ønskede scanningsindstillinger. Når du
scanner med et PaperWare-omslag, skal du vælge den nye skabelon i stedet for PaperWarestandardskabelonen. Yderligere oplysninger om brugerdefinering af PaperWare-scanningsindstillinger
findes i afsnittet Brugerdefinering af PaperWare-scanningsindstillinger på side 89.
22
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Distributionsarbe-
3
jdsgange
Dette kapitel beskriver, hvordan du opretter og redigerer distributionsarbejdsgange. I kapitlet findes
detaljerede instruktioner til angivelse af dokumentdestinationer, filnavne og formater,
dokumentattributter og andre indstillinger i forbindelse med SMARTsend-distributionsarbejdsgange.
Dette kapitel beskriver:
• Oversigt over arbejdsgang på side 24
• Arbejdsgang - Stifinder på side 25
• Tilføjelse af en distributionsarbejdsgang på side 28
• Redigering af en arbejdsgang på side 30
• Sletning af en arbejdsgang på side 32
• Dokumentdestinationer på side 33
• Dokumentnavn og -type på side 49
• Dokumentattributter på side 63
• Gem arbejdsgang på side 70
• Oversigt over arbejdsgang på side 72
• Indstilling til oprettelse af undermapper alt efter behov på side 73
• Scenarier på side 76
• Appendiks A: Oprettelse af prøvearbejdsgang med netværksmappe på side 80
• Appendiks B: Oprettelse af prøvearbejdsgang med e-mail på side 82
• Appendiks C: Angivelse af et brugerdefineret objekt i en SMARTsend-arbejdsgang på side 84
• Appendiks D: Angivelse af en LiveLink-kategori i en SMARTsend-arbejdsgang på side 85
SMARTsend
Betjeningsvejledning
23
Distributionsarbejdsgange
Oversigt over arbejdsgang
SMARTsend bruger arbejdsgange til at styre, hvordan scannede dokumenter konverteres til et digitalt
format og videresendes til forskellige destinationer. Du kan f.eks. oprette en arbejdsgang, der
konverterer papirdokumenter til PDF-filer og sender PDF-filerne videre til et dokumentopbevaringssted,
f.eks. DocuShare-opbevaringsstedet. En arbejdsgang kan også angive flere destinationer, f.eks. emailkonti, netværksmapper eller en kombination af dokumentopbevaringssteder.
Arbejdsgange muliggør:
• Automatisering af ofte udførte opgaver og indstillinger.
• Brug af forskellige sikkerhedsindstillinger.
• Enkel anvendelse og vedligeholdelse.
Arbejdsgange er en nyttig metode, når du vil kombinere scanningsjobindstillinger, f.eks. destinationer,
dokumentnavn og -type, dokumentattributter og billedindstillinger i en enkelt enhed, der kan bruges
og genbruges efter behov. Dokumentnavn og -type er egenskaber, der definerer og beskriver et
scannet dokument. En brugbar arbejdsgang kræver, at der er defineret grundlæggende attributter for
det scannede dokument, f.eks. filnavn og type digitalformat (f.eks. PDF, XPS, JFIF, 1-sidet TIFF,
Flersidet TIFF, osv.). SMARTsend gør det muligt at føje dokumentattributter (kaldes normalt metadata)
til scannede dokumenter. Attributterne gemmes i det digitale dokument og kan bruges til at
automatisere dokumentlagring, hentning og styringsopgaver.
Arbejdsgange kan angives som fælles eller private. Fælles arbejdsgange kan ses, bruges og redigeres af
alle SMARTsend-brugere (hvis redigeringer gemmes, oprettes en kopi af originalen til denne nye ejer).
Private arbejdsgange kan kun vises, bruges, slettes og redigeres af arbejdsgangens ejer (dvs. den
person, der har oprettet arbejdsgangen). SMARTsend-administratorer kan lave en liste over, se, redigere
(uden at oprette en kopi) og slette private eller fælles arbejdsgange. Administratorer udgiver ikke
arbejdsgange.
Arbejdsgange skal udgives, før de kan bruges til scanning af dokumenter. Yderligere oplysninger om
udgivelse af arbejdsgange findes i Kapitel 4, Udgivelse af arbejdsgange.
24
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Distributionsarbejdsgange
Arbejdsgang - Stifinder
Siden Arbejdsgang - Stifinder bruges til at åbne og administrere arbejdsgange, og det er her, at
størstedelen af SMARTsend-brugerhandlingerne udføres, herunder visning, tilføjelse, redigering og
udgivelse af arbejdsgange. Klik på Styring af arbejdsgange på hjemmesiden for at åbne Arbejdsgang
- Stifinder og se de arbejdsgange, der er oprettet af den bruger, der er logget på SMARTsend, eller klik
på Vis alle arbejdsgange for at se alle de arbejdsgange, som den aktuelle bruger har adgang til.
Venstre side af Arbejdsgang - Stifinder indeholder menuer til Arbejdsgangsopgaver og Arbejdsgang Visninger. Oplysninger om den arbejdsgang, der er valgt i højre side af Arbejdsgang - Stifinder, vises i
området Oplysninger i venstre side.
I højre side af Arbejdsgang - Stifinder vises arbejdsgangene i en tabel. Listen over arbejdsgange kan
sorteres efter en bestemt overskrift ved at klikke på den pågældende overskrift. Du skal vælge en
arbejdsgang for at redigere eller udgive den.
Følgende ikoner vises ved siden af arbejdsgangenes navne:
Angiver en arbejdsgang, der er oprettet af den bruger, der er logget på.
Angiver en arbejdsgang, der er oprettet af en anden bruger end den, der er logget på.
Angiver en privat arbejdsgang, der er oprettet af den bruger, der er logget på.
Angiver en arbejdsgang, der indeholder scanningsindstillinger for PaperWare (funktion i
Professional Edition).
Arbejdsgangsopgaver
Området Arbejdsgangsopgaver viser de opgaver, som brugeren kan anvende for den valgte
arbejdsgang. Opgaven anvendes for den arbejdsgang, der er valgt på det højre panel, undtagen ved
tilføjelse af en ny arbejdsgang.
De tilgængelige opgaver varierer, afhængigt af den valgte arbejdsgang. Hvis en arbejdsgang f.eks.
endnu ikke er udgivet, er opgaver som visning eller sletning af arbejdsgangens udgivelser ikke
tilgængelige for denne arbejdsgang.
Bemærk: Arbejdsgangen Min e-mail i SMARTsend-installationen kan ikke slettes.
Visning af arbejdsgang
Visningsfunktioner gør det muligt at se forskellige lister over arbejdsgange og udgivelser.
SMARTsend
Betjeningsvejledning
25
Distributionsarbejdsgange
Vis alle
Klik på Vis alle for at se alle de arbejdsgange, som du har adgang til. Visningen omfatter alle fælles
arbejdsgange og private arbejdsgange, som du selv har oprettet.
Mine arbejdsgange
Klik på Mine arbejdsgange for kun at se egne fælles og private arbejdsgange.
26
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Distributionsarbejdsgange
Oplysninger om arbejdsgang
Området Oplysninger viser information om den arbejdsgang, der er valgt på højre panel. Følgende
oplysninger vises:
•Arbejdsgangens navn
• Eventuel beskrivelse af arbejdsgangen
• Arbejdsgangens ejer
• Om arbejdsgangen er fælles eller privat
• Om arbejdsgangen sidst blev brugt til scanning
• Hvornår arbejdsgangen sidst blev redigeret
• Antal maskinudgivelser
• Antal PaperWare-udgivelser (funktion i Professional Edition)
• Antallet af udgivelser til denne arbejdsgang eller ejer
• Angiver, at arbejdsgangen er en distributionsarbejdsgang.
SMARTsend
Betjeningsvejledning
27
Distributionsarbejdsgange
Tilføjelse af en distributionsarbejdsgang
En arbejdsgang kan oprettes på to måder: Den kan oprettes vha. en guide, der fører brugeren gennem
definitionen af arbejdsgangen. Den kan også oprettes på grundlag af en eksisterende arbejdsgang.
Oprettelse af en ny distributionsarbejdsgang
Alle brugere kan oprette en ny arbejdsgang. Guiden fører brugeren gennem de trin, der skal udføres for
at definere en arbejdsgang, herunder definition af dokumentdestinationer, definition af filnavn og formater, angivelse af dokumentattributter og indstillinger for arbejdsgangen.
Sådan oprettes en ny distributionsarbejdsgang:
1. Gå til hjemmesiden for bruger, og klik på Tilføj ny distributionsarbejdsgang under overskriften
Arbejdsgange.
2. Vælg de ønskede destinationer for de scannede filer. Hvis der allerede er konfigureret
destinationer, vises der afkrydsningsfelter. Vælg en konfigureret destination ved at markere
afkrydsningsfeltet for destinationen. Hvis den ønskede destination ikke findes, skal du gå til
destinationstypen og klikke på Tilføj placeringer. Yderligere oplysninger om tilføjelse af
destinationer findes i afsnittet Dokumentdestinationer på side 33.
3. Klik på Næste>>.
4. Angiv dokumentnavn og -type. Se Dokumentnavn og -type på side 3-49 for at få yderligere
oplysninger.
5. Klik på Næste>>.
6. Angiv dokumentattributter. Se Dokumentattributter på side 3-63 for at få yderligere oplysninger.
7. Klik på Næste>>.
8. Angiv arbejdsgangens indstillinger. Yderligere oplysninger om angivelse af arbejdsgangens
indstillinger findes i afsnittet Gem arbejdsgang på side 70.
9. Klik på Næste>>.
10. Du kan gennemse de detaljer om arbejdsgangen, som du angav i forrige trin, på siden Gem
arbejdsgang. Hvis noget skal ændres, skal du klikke på knappen Skift på siden for at vende tilbage
til tidligere skærmbilleder. Du kan også klikke på Afslut for at oprette arbejdsgangen.
Hvis du angiver, at arbejdsgangen skal udgives senere, vises hjemmesiden for bruger. Hvis ikke, vises
den relevante side til udgivelse af arbejdsgange. Yderligere oplysninger om udgivelse af arbejdsgange
findes i Kapitel 4, Udgivelse af arbejdsgange.
28
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Distributionsarbejdsgange
Oprettelse af arbejdsgang på basis af en eksisterende arbejdsgang
Der kan nogle gange være brug for en ny arbejdsgang, der ligner en eksisterende arbejdsgang, blot
med en ny dokumentdestination eller andre egenskaber for arbejdsgangen. I stedet for at oprette en
ny arbejdsgang, kan du ændre en eksisterende arbejdsgang og gemme den under et nyt navn.
Bemærk: Hvis du vil oprette en ny arbejdsgang på basis af en eksisterende, skal du redigere
den eksisterende arbejdsgang. Yderligere oplysninger om redigering af en arbejdsgang
findes i afsnittet Redigering af en arbejdsgang på side 30.
Sådan oprettes en ny arbejdsgang på basis af en eksisterende:
1. Gå til hjemmesiden for bruger, og klik på Vis alle arbejdsgange.
2. Gå til listen over arbejdsgange i Workflow Explorer, og vælg den arbejdsgang, der skal danne
grundlag for en ny arbejdsgang.
3. Klik på Rediger denne arbejdsgang på listen Arbejdsgangsopgaver i venstre side. Siden Gem
arbejdsgang vises.
4. Omdøb arbejdsgangen, før du foretager ændringer. Indtast et nyt navn for arbejdsgangen, og klik
på Gem som. Vinduet Workflow Explorer vises, og den nye arbejdsgang vises nu på listen over
arbejdsgange. De to arbejdsgange er identiske bortset fra, at de har hvert sit navn.
5. For at foretage yderligere ændringer kan du følgene trinene i
6. Redigering af en arbejdsgang på side 30.
Bemærk: Hvis du gemmer en anden brugers arbejdsgang, skal du tilføje
legitimationsoplysninger for destinationerne. Arbejdsgangen bruger altid ejerens
legitimationsoplysninger. Hvis du ikke tilføjer nye legitimationsoplysninger, når du opretter
arbejdsgangen, bliver du bedt om at tilføje dem, når arbejdsgangen udgives. Yderligere
oplysninger om tilføjelse af legitimationsoplysninger findes i afsnittet Tilføj ny
autorisationsoplysning på side 20.
SMARTsend
Betjeningsvejledning
29
Distributionsarbejdsgange
Redigering af en arbejdsgang
Alle brugere eller administratorer kan redigere en fælles arbejdsgang. En privat arbejdsgang kan kun
redigeres af administratoren eller arbejdsgangens ejer (dvs. den person, der har oprettet den).
Arbejdsgange redigeres vha. Arbejdsgangseditor.
Bemærk: Du kan kun gemme ændringer i en arbejdsgang, som ikke er blevet udgivet. Hvis
arbejdsgangen allerede er blevet udgivet, skal du gemme ændringerne som en ny
arbejdsgang ved at klikke på Gem som. Hvis du vil redigere en udgivet arbejdsgang, kan du
slette alle udgivelser med Slet denne arbejdsgangs udgivelser og derefter redigere og
gemme den redigerede arbejdsgang.
Sådan åbnes Arbejdsgangseditor:
1. Gå til hjemmesiden for bruger, og klik på Vis alle arbejdsgange. Hvis du vil redigere din egen
arbejdsgang, kan du også klikke på Styring af arbejdsgange.
2. Gå til listen over arbejdsgange i Workflow Explorer, og vælg den arbejdsgang, du vil redigere.
3. Klik på Rediger denne arbejdsgang på listen Arbejdsgangsopgaver i venstre side. Siden Gem
arbejdsgang vises.
Bemærk: Hvis du redigerer en anden brugers arbejdsgang, skal du tilføje
legitimationsoplysninger for destinationerne. Arbejdsgangen bruger altid ejerens
legitimationsoplysninger under scanningen. Hvis du ikke tilføjer nye
legitimationsoplysninger, når du redigerer arbejdsgangen, bliver du bedt om at tilføje
dem, når arbejdsgangen udgives. Yderligere oplysninger om tilføjelse af
legitimationsoplysninger findes i afsnittet Tilføj ny autorisationsoplysning på side 20.
4. På siden Gem arbejdsgang kan du ændre arbejdsgangens navn og beskrivelse samt
udgivelsesindstillinger. Du kan også ændre de redigerbare egenskaber for arbejdsgangen ved
hjælp af knappen Skift. Knappen Skift findes for til de primære arbejdsgangskomponenter.
a. Indstillinger for arbejdsgang—klik på knappen Skift indstillinger for at ændre
indstillingerne på siden Indstillinger for arbejdsgang. Se Gem arbejdsgang på side 3-70 for at
få yderligere oplysninger.
b. Dokumentattributter—klik på knappen Skift indstillinger for at ændre indstillingerne på
siden Dokumentattributter. Se Dokumentattributter på side 3-63 for at få yderligere
oplysninger.
30
SMARTsend
Betjeningsvejledning
Loading...