Xerox SMARTsend 3 User Guide [de]

Juli 2009

Xerox® SMARTsend® Release 3

Benutzerhandbuch

SMARTsend

Benutzerhandbuch

©2001–2009, Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Xerox, das "Sphere of Connectivity"-Design, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare und SMARTsend sind Marken der oder lizenziert für die Xerox Corporation in den Vereinigten Staaten von Amerika und/oder anderen Ländern.

DataGlyph® ist eine Marke von Palo Alto Research Center, Inc. Adobe und Acrobat sind Marken von Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino und Domino.Doc sind Marken der IBM Corporation. NetWare ist eine Marke von Novell, Inc. Flash ist eine Marke von Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint und Internet Information Services (IIS) sind Marken der Microsoft Corporation. Netscape Navigator ist eine Marke der Netscape Communications Corporation. WordPerfect ist eine Marke der Corel Corporation. WorkSite ist eine Marke von Interwoven, Inc. Hummingbird DM ist eine Marke von Hummingbird, Ltd. Documentum ist eine Marke der EMC Corporation. LiveLink ist eine Marke der Open Text Corporation. FileNet® ist eine Marke der FileNet Corporation in den Vereinigten Staaten von Amerika und/oder anderen Ländern. Xerox PDF Reader von Foxit Software Company: http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" ist eine Marke von Aspose Pty Ltd.

Dokumentversion: Juli 2009

SMARTsend Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis

1 Willkommen bei SMARTsend

Komponenten von SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Merkmale dieser Version. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Übersicht über SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

SMARTsend-Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Installations- und Systemhandbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Benutzerhandbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Kurzübersichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Kundendienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Telefonischer Kundendienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Kundendienst im Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2Übersicht

Zugriff auf die Benutzer-Homepage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Elemente der Benutzer-Homepage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Bereich "Einführung". . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

E-Mail-Adresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Erstellen eines PaperWare-Deckblatts für "Eigene E-Mail-Adresse" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Eigene Anmeldedaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Einrichten von Anmeldedaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Eigene Anmeldedaten verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Einrichtungsoptionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

E-Mail-Adresse für Auftragsbestätigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Site einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Eigene Dokumentattributprofile verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Eigene Scaneinstellungen für PaperWare einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3 Verteiler-Workflows

Übersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Workflow-Explorer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Workflow-Aufgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Workflow-Ansichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Workflow-Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Hinzufügen eines Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Erstellen eines neuen Verteiler-Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Erstellen eines Workflows anhand eines vorhandenen Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Bearbeiten eines Workflows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

SMARTsend

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Inhaltsverzeichnis

Löschen eines Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Ablageziele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Bearbeiten der Ablagezielliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Hinzufügen neuer Ziele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Ein neues Ziel hinzufügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Bearbeiten von Zielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Löschen von Zielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Verwalten von Anmeldedaten für ein Ziel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Zieleigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Dokumentname und -typ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Dokumentname . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Dokumenttyp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Dokumentattribute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Dokumentattributprofile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Dokumentattributfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Attributeigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Attributzuordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Speichern von Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Auftragsbestätigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Workflow-Zugriff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Workflow-Übersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Workflow-Name und -Beschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Freigabeoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Unterordner bei Bedarf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Beispiele. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Beispiel 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Beispiel 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Fragenkatalog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Anhang A: Erstellen eines Muster-Workflows mit Netzwerkordner-Ziel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Anhang B: Erstellen eines Muster-Workflows mit E-Mail-Ziel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Anhang C: Einrichtung eines benutzerdefinierten Objekts in einem Workflow. . . . . . . . . . . . . . . 82

Anhang D: Einrichtung einer LiveLink-Kategorie in einem Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

4 Freigabe von Workflows

Übersicht über die Freigabe von Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Gerätescanprofile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

PaperWare-Deckblätter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Freigabe für Xerox-Multifunktionsgerät . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Freigabeeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Dokumentattribute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Scanprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Scanprofile einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Freigabe als PaperWare-Deckblatt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

PaperWare-Deckblätter und Internet-Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Freigabeeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Ablageziele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

SMARTsend Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis

Dokumentattribute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Scaneinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Anzeigen von Freigaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Freigabedetails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Hinzufügen von Geräten zu oder Entfernen von Geräten aus einer Freigabe. . . . . . . . . . . . . . .102

Löschen von Workflow-Freigaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Löschen einzelner Freigaben eines Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Löschen aller Freigaben eines Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Drucken von im Ablagebereich gespeicherten Dateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

5 Scannen

Vor dem Scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Die Auswirkung der Freigabe auf das Scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Scannen mit einem Geräteprofil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Scannen mit einem PaperWare-Deckblatt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Workflows mit bearbeitbaren Dokumentattributen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Benutzerdefinierte PaperWare-Scaneinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Erneutes Abrufen des Deckblatts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Scannen in einen Ablagebereich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Fehlerbeseitigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Index

SMARTsend

Benutzerhandbuch

Inhaltsverzeichnis

SMARTsend Benutzerhandbuch

Willkommen bei

SMARTsend

In diesem Kapitel werden die Funktionen der Xerox SMARTsend-Software erläutert und es wird beschrieben, welche Hilfsmaterialien in Form von Anwendungsdokumentation zur Verfügung stehen und wie der Xerox-Kundendienst kontaktiert werden kann.

Kapitelübersicht:

• Komponenten von SMARTsend Seite 8

• Merkmale dieser Version Seite 10

• Übersicht über SMARTsend Seite 11

• SMARTsend-Dokumentation Seite 12

• Kundendienst Seite 14

SMARTsend

Benutzerhandbuch

Willkommen bei SMARTsend

Komponenten von SMARTsend

SMARTsend wird in einer Standard und einer Professional Edition angeboten.

Funktionen aller Versionen

• Funktionen zur Erstellung von Workflows, die die Konvertierung und Übertragung gescannter Dokumente von einem Xerox-Multifunktionsgerät an folgende Ausgabeziele steuern:

•DocuShare-Server

•E-Mail-Adresse

• FTP-Site

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Netzwerkordner

•Remote-Drucker

• Externe Anwendung

• Funktionen zur Freigabe und Verwaltung von Workflows

• Sicherungs- und Wiederherstellungsprogramme, mit denen SMARTsend-Workflows, Anmeldedaten, Benutzereinstellungen, Gerätekonfigurationen und allgemeine Einstellungen gespeichert werden

• Reparatur aller Geräte

• Profil-Importservice, der das Importieren von CentreWare Scan-Services-Profilen in SMARTsend übernimmt

• Auftragsprotokoll-Exportservice für den Export des Auftragsprotokolls zur Analyse oder Archivierung

Funktionen der Standard und Professional Edition

Zusätzlich zu den Zielen, die in allen Versionen verfügbar sind, wird die Übertragung gescannter Dokumente an die folgenden Ziele unterstützt:

•URL

• NetWare-Ordner

• Microsoft Exchange 2000-Webordner

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

SMARTsend Benutzerhandbuch

Zusatzkomponenten für beide Versionen

• Unterstützung für Documentum 5.2 als Ablageziel

• Unterstützung für Hummingbird 5.1.0.5 als Ablageziel

• Unterstützung für Interwoven WorkSite 8.0 als Ablageziel

• Unterstützung für LiveLink 9.5.0 als Ablageziel

• Unterstützung für TRIM Context Server 6.0 als Ablageziel

Willkommen bei SMARTsend

SMARTsend

Benutzerhandbuch

Willkommen bei SMARTsend

Merkmale dieser Version

• SMARTsend ist mit Windows Vista kompatibel.

• Der Installationsassistent von SMARTsend enthält neue Anzeigen zur Sprachauswahl, Seriennummerangabe, Seriennummerbestätigung, kundeneigenen Einstellung sowie eine Fortschrittsanzeige unten in jedem Fenster.

• Der Administrator hat im Rahmen einer Aktualisierung am Ende der Installation die Möglichkeit, eine Sicherungskopie der Datenbank zu importieren, entweder bei Abschluss der Installation oder über den automatischen Start des Wiederherstellungsprogramms.

• Der Administrator verfügt über die Möglichkeit, die Anwendung SQL Server 2005 oder SQL Server 2005 Express vorab zu installieren oder SQL Server 2005 Express über eine Einrichtungsoption im Verlauf der SMARTsend-Installation zu installieren.

• Eine Aktualisierung kann von V1x oder V2x auf 3x bzw. von 3.0 auf 3x erfolgen.

• Die Dokumentation (in den jeweils installierten Sprachen) kann über das Startmenü eingesehen und ausgewählt werden.

• SMARTsend ist mit linearisierten PDF-, sicheren PDF- (verschlüsselt) und XPSAusgabedateiformaten kompatibel. Vor der Verteilung einer PDF-Datei mit einem Workflow kann diese zuerst verschlüsselt werden.

• Die Funktion zur Reparatur aller Geräte (zur Neukonfiguration der Geräteeinstellung oder Profilneuerstellung) steht über das Startmenü zur Verfügung.

• Das Workflow-Explorer-Fenster sowie die Liste der Freigaben, die Workflow-Verwaltung und die Anmeldedatenverwaltung wurden übersichtlicher gestaltet.

• Workflows können nicht nur vom Workflow-Eigentümer sondern auch vom Administrator bearbeitet werden.

• Im Bereich "Xerox-Geräte verwalten" wurde ein Link zur Gerätebedienungsschnittstelle hinzugefügt.

• Bei Einrichtung der "Scanausgabe: eigenes Ziel" bleibt nun die während der laufenden Sitzung zuletzt gewählte Freigabeoption aktiv.

• Bei der Einrichtung von "Scanausgabe: eigenes Ziel" können die Freigabeprofile gemeinsam genutzt werden, und der Administrator kann Suffixe für Dokumente vergeben.

• Dem Verwaltungsfenster wurde die Seite "Erweiterte Einstellungen" hinzugefügt, um dem Benutzer die Änderung der Proxyservereinstellungen zu erleichtern.

• Die Geräteinformationen wurden erweitert und der Liste der Geräte wurde eine Suchfunktion hinzugefügt, sodass die Geräte bei der Freigabe von Workflows für Multifunktionsgeräte leichter gefunden werden können.

• Die Option TRIM wurde in dieser Ausgabe als Ablageziel hinzugefügt.

• In dieser Version werden die neuen Drucker vom Typ WorkCentre 7655/7665/7675, 5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 sowie WorkCentre 4150s/4150x/4150xf unterstützt.

• Es besteht die Möglichkeit, mithilfe des Dokumentenverwaltungsfelds Workflows mit DateinamenMakro für Multifunktionsgeräte zu erstellen.

• Die Zusatzanwendung Xerox TrueMatch zur Erstellung von Suchworkflows für Netzwerkdokumente ist in dieser Version nicht verfügbar.

SMARTsend Benutzerhandbuch

Willkommen bei SMARTsend

Übersicht über SMARTsend

In SMARTsend sind viele der Funktionen zweier Xerox-Produkte, FlowPort und CentreWare ScanServices, in einer integrierten Softwareanwendung vereint. SMARTsend baut auf Microsoft .NET auf und ist mit neuen und älteren Xerox-Multifunktionsgeräten sowie zahlreichen Internet-Faxgeräten von Xerox und anderen Herstellern kompatibel.

Mit SMARTsend können Papiervorlagen in Farbe eingescannt und als Datei in diversen gebräuchlichen Formaten, darunter PDF, XPS, JFIF/FPEG, TIFF und Mehrfachseiten-TIFF, gespeichert werden. Zudem können solche Scans in bearbeitbare Dateien (z. B. Excel-, Word-, PowerPoint- oder durchsuchbare PDFDateien) konvertiert werden. Solche Dateien können bearbeitet, gespeichert und verteilt werden. Zudem können PDF-Dateien vor dem Verteilen verschlüsselt werden. Für Scans können Beschreibungen in Form so genannter Metadaten erstellt werden. SMARTsend vereinfacht die Kategorisierung, Suche und den Abruf von Scans.

Anwendung auf Webbasis

SMARTsend ist eine Anwendung auf Webbasis, für die keine zusätzliche Clientsoftware erforderlich ist. Die problemlose Erstellung von Workflows zur Einstellung von Format, Ablageziel und Verarbeitung von Scans erfolgt über einen Webbrowser. Solche Workflows werden freigegeben und können dann am Gerät als Scanprofil oder PaperWare-Deckblatt (Professional Edition) verwendet werden. Scanprofile und PaperWare-Deckblätter ermöglichen das Einscannen von Dokumenten und die Verteilung der Scans an eine umfangreiche Palette von Zielen, darunter E-Mail-Adressen, Ordner im Netzwerk, FTPSites, Remote-Drucker, externe Anwendungen, Webadressen, Domino- und Domino.docAblagebereiche, Microsoft SharePoint Portal Server-Ablagebereiche und Xerox DocuShareAblagebereiche. Weitere Ziele, etwa zur erweiterten Dokumentenverwaltung, können bei Installation zusätzlicher Komponenten genutzt werden.

Einfache Bedienung

SMARTsend ist einfach in der Bedienung, flexibel und sicher. Die Durchführung komplexer Arbeiten wird durch Assistenten, klare Anweisungen, Statusmeldungen und die Onlinehilfe, die auf allen SMARTsend-Seiten zur Verfügung steht, stark vereinfacht. Die Benutzer können E-Mail- oder gedruckte Berichte anfordern, während Systemadministratoren Auftragsprotokolle zur besseren Überwachung der Geräteleistung und -nutzung anlegen lassen können. In Umgebungen, wo Sicherheit eine wichtige Rolle spielt, bietet SMARTsend aufgrund der Unterstützung neuester Sicherheitsprotokolle und konfigurationen wesentlich mehr, als andere Produkte. Dank der offenen und flexiblen .NET-Architektur kann SMARTsend nahtlos in andere Programme integriert werden, außerdem sind Updates durch verbesserte Nachfolgeversionen kein Problem.

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SMARTsend-Dokumentation

Die Dokumentation zu SMARTsend ist in mehreren Formen verfügbar, einschließlich druckfähiger Handbücher, die als Dokumente im Adobe Acrobat PDF-Format mitgeliefert werden. Die Dokumentation kann über Links auf den SMARTsend-Homepages aufgerufen werden und ist zudem auf der Anwendungs-CD vorhanden (Autorun-Programm ausführen). Dem SMARTsend-Administrator stehen zudem die Readme-Datei und das Installations- und Systemhandbuch über das Startmenü auf dem SMARTsend-Computer zur Verfügung.

Zum Anzeigen und Drucken der Dokumentation wird Adobe Reader benötigt. Dieses Programm kann von der Adobe-Website www.adobe.com heruntergeladen werden.

Installations- und Systemhandbuch

Das SMARTsend-Installations- und Systemhandbuch enthält schrittweise Anleitungen zum Installieren und Konfigurieren des SMARTsend-Computers sowie der Clients und unterstützten Scangeräte.

Hinweise zur Installation der SMARTsend-Geräteerweiterungssoftware sowie zum Zugriff auf das zugehörige Handbuch siehe Webseite zu SMARTsend-Treibern und Programmen unter www.xerox.com.

Benutzerhandbuch

Das SMARTsend-Benutzerhandbuch stellt eine Einführung in SMARTsend für neue Benutzer dar. Es enthält Übersichten über alle wichtigen SMARTsend-Seiten und -Funktionen sowie schrittweise Anweisungen zur Ausführung von wichtigen Aufgaben mit SMARTsend.

Hilfe

Zu SMARTsend gehört eine umfassende Online-Hilfe, in der der Umgang mit der Anwendung über die Installation und erste Konfiguration hinaus ausführlich beschrieben ist. Links zur Hilfe stehen auf allen SMARTsend-Seiten rechts oben zur Verfügung.

Kurzübersichten

Zur SMARTsend-Dokumentation gehören unter anderem auch folgende Kurzübersichten:

• Kurzübersicht für Administratoren: enthält Erläuterungen zur Installationsvorbereitung und zu grundlegenden Installationsverfahren sowie Informationen zur Sitekonfiguration für SMARTsendAdministratoren.

• Kurzübersicht für Benutzer: enthält einen Überblick sowie einführende Informationen für SMARTsend-Benutzer.

Hinweis: Die Kurzübersicht für Administratoren wird nicht zur erstmaligen Installation des

Produkts empfohlen. Bei der Erstinstallation ist das Installations- und Systemhandbuch mit ausführlichen Planungs- und Installationsanweisungen zu verwenden.

SMARTsend Benutzerhandbuch

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Readme.txt

Die Datei "Readme.txt" enthält produktbezogene Informationen, die bei Freigabe der anderen Dokumentationskomponenten noch nicht verfügbar waren. Diese Informationen sind in erster Linie an SMARTsend-Administratoren gerichtet. Der Zugriff auf die Datei erfolgt folgendermaßen:

• Nach Installation von SMARTsend: Auf einem Server mit Windows 2000 auf Start > Programme > Xerox > SMARTsend >

Readme.txt anzeigen klicken;

- ODER Auf einem Server mit Windows XP Professional oder Windows Server 2003 auf Start > Alle

Programme > Xerox > SMARTsend > Readme.txt anzeigen klicken.

• Die SMARTsend-CD in das CD-Laufwerk einlegen. Im CD-Installationsprogramm auf den Link der Readme-Datei klicken.

• Während der Installation auf die Schaltfläche "Readme-Datei" klicken.

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Kundendienst

Der Kundendienst ist telefonisch und über das Internet zu erreichen.

Telefonischer Kundendienst

Bei Fragen steht der Xerox-Partner zur Verfügung. Bei einem Anruf sollte die SMARTsend Seriennummer zur Hand sein. Sie kann angezeigt werden, indem oben rechts auf der SMARTsend-Seite auf den Link "Info" geklickt wird. Die Seriennummer kann der Einfachheit halber in das Kästchen unten eingetragen werden. Die Seriennummer wird vom Kundendienst benötigt.

Xerox SMARTsend-Seriennummer:

Hinweis: SMARTsend ermöglicht die Verwaltung einer begrenzten Anzahl von Geräten. Wie

viele Geräte betrieben werden können, geht aus der Seriennummer hervor, die durch Klicken auf den Link "Info" auf einer SMARTsend-Seite angezeigt werden kann. Die letzten an die Seriennummer angehängten Ziffern geben die Anzahl der Geräte an. Die Standard und Professional Edition der SMARTsend-Software sehen vor, dass bis zu fünf Geräte betrieben werden können.

Die Telefonnummern des Xerox-Kundendienstes sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. Fehlt die Telefonnummer des gewünschten Landes, kann sie beim örtlichen Xerox-Partner erfragt werden. Bei Bedarf kann sie in der freien Zeile unten eingetragen werden.

Telefonnummern des Xerox-Kundendienstes

USA 800-821-2797

USA (TTY)

800-855-2880

KANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)

Kundendienst im Internet

Weitere Tipps und technische Hinweise befinden sich auf der Xerox-Website www.xerox.com unter dem Link "Support & Treiber". Das gewünschte Produkt suchen und auf den Produktsupport zugreifen. Die hier angebotenen Referenzmaterialien enthalten Erläuterungen zu Bedienung, Konfiguration und Fehlerbeseitigung für alle Xerox-Geräte.

SMARTsend Benutzerhandbuch

Übersicht

In diesem Kapitel werden die wichtigsten Komponenten der Benutzer-Homepage beschrieben. Es soll die Zugangspunkte zur SMARTsend-Anwendung erläutern und eine Grundlage für die folgenden Kapitel bilden.

Kapitelübersicht:

• Benutzerhandbuch

• Bereich "Einführung" Seite 18

• Workflows Seite 19

• Eigene Anmeldedaten Seite 20

• Einrichtungsoptionen Seite 21

SMARTsend

Benutzerhandbuch

Übersicht

Zugriff auf die Benutzer-Homepage

SMARTsend ist eine Anwendung auf Webbasis. Die Benutzer-Homepage ist der zentrale Zugangspunkt zum Erstellen von und Zugreifen auf Workflows und Workflow-Freigaben, Verwalten von Anmeldedaten und Konfigurieren von persönlichen Einstellungen.

SMARTsend ist derzeit mit folgenden Browsern kompatibel:

 Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5 (Internet Explorer wird empfohlen für beste Leistung.)  Netscape ab Version 7.2  Mozilla ab Version 1.7  Mozilla FireFox ab Version 1.0.6

Aufrufen der Benutzer-Homepage

1. Ein Browser-Fenster öffnen.

2. Folgende URL eingeben: http://[computername]/SMARTsend wobei computername der Name des SMARTsend-Computers ist. Falls der Computername nicht

bekannt ist, kann er beim Administrator erfragt werden.

3. Eingabe betätigen.

4. Ein Dialogfeld zur Eingabe von Benutzername und Kennwort wird angezeigt. Den SMARTsendBenutzernamen und das Kennwort eingeben und auf OK klicken.

5. Die SMARTsend-Begrüßungsseite wird angezeigt. Die Option Hier klicken, um SMARTsend aufzurufen auswählen.

6. Die Benutzer-Homepage wird angezeigt. Achtung: Zur Anzeige einiger Optionen und Schaltflächen von SMARTsend muss ggf. die Bildlaufleiste rechts am Fenster verwendet werden. Werden Einstellungen auf dieser Seite geändert, müssen die Änderungen mithilfe der Schaltfläche Speichern oder Speichern unter gespeichert werden.

Hinweis: Wenn die Verbindung zum Internet über einen Proxyserver hergestellt wird, muss

der Proxyserver möglicherweise umgangen werden, um eine Verbindung zu SMARTsend herstellen zu können. Zu diesem Zweck wird der Proxyserver für alle lokalen Adressen umgangen oder die IP-Adresse und der vollständig qualifizierte Hostname des SMARTsendComputers werden der Ausnahmeliste des Proxyservers hinzugefügt. Ausführliche Anweisungen erteilt der Administrator.

Hinweis: Popup-Blocker können die Anzeige einiger SMARTsend-Fenster stören. Daher

müssen Popup-Blocker deaktiviert werden, bevor mit SMARTsend gearbeitet wird. Anweisungen zum Deaktivieren von Popup-Blockern erteilt der Administrator.

SMARTsend Benutzerhandbuch

Übersicht

Elemente der Benutzer-Homepage

Auf der Benutzer-Homepage wird angezeigt, wer angemeldet ist, bei welchem Computer der Benutzer angemeldet ist und welchen Anwendungsbereich er gerade verwendet.

Pfadanzeige

Computername/Benutzername

Abbildung 2-1: Benutzer-Homepage (oberer Abschnitt)

• Pfadanzeige: In diesem Bereich werden die aktuelle Seite sowie die Seiten angezeigt, die zum Zugriff auf die aktuelle Seite verwendet wurden. Beim Hinzufügen eines neuen Workflows wird zum Beispiel Home >> Workflow-Explorer >> Neu: Verteiler-Workflow angezeigt. Der Text bietet Links zu jeder Seite. Auf einen Link klicken, um die jeweilige SMARTsend-Seite im Pfad aufzurufen.

• Computername/Benutzername: Hier werden der Name des SMARTsend-Computers und der des angemeldeten Benutzers angezeigt.

Hinweis: Auf vielen SMARTsend-Seiten müssen die Bildlaufleisten verwendet werden, um

alle Schaltflächen oder Fehlermeldungen anzuzeigen.

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Übersicht

Bereich "Einführung"

Im Bereich "Einführung" auf der linken Seite der Benutzer-Homepage wird der Anwendungsstatus angezeigt.

Die folgenden Symbole werden eingeblendet, um den Status eines Schrittes oder der Anwendung anzuzeigen:

Zeigt an, dass ein Schritt noch nicht abgeschlossen ist oder die Anwendung nicht bereit ist.

Zeigt an, dass ein Schritt möglicherweise noch nicht abgeschlossen ist.

Zeigt an, dass ein Schritt abgeschlossen ist oder die Anwendung bereit ist.

E-Mail-Adresse

Workflows und Anmeldedaten können erst nach Eingabe der E-Mail-Adresse des Benutzers verwaltet werden. Die E-Mail-Adresse wird für E-Mail-Bestätigungen und als Ziel für den Workflow "Scanausgabe: Eigene E-Mail-Adresse" verwendet, der Teil der SMARTsend-Installation ist. E-Mail-Adresse eingeben und auf Speichern klicken.

Erstellen eines PaperWare-Deckblatts für "Eigene E-Mail-Adresse"

Funktion der Professional Edition

Obwohl der Workflow "Eigene E-Mail-Adresse" Teil der SMARTsend-Installation ist, kann er erst verwendet werden, nachdem er freigegeben wurde. Das Erstellen eines PaperWare-Deckblatts ist eine Möglichkeit, um den Workflow freizugeben. Auf diesen Link klicken, um ein Deckblatt für den Workflow "Eigene E-Mail-Adresse" zu erstellen. Weitere Hinweise zum Freigeben von Workflows finden sich in Kapitel 4, Freigabe von Workflows.

Der Workflow "Eigene E-Mail-Adresse" wird zum automatischen Senden eines gescannten Dokuments an die E-Mail-Adresse der übermittelnden Person verwendet. Die übermittelnde Person ist der Eigentümer des PaperWare-Deckblatts oder die Person, die beim Xerox-Multifunktionsgerät angemeldet ist. Wenn das Gerät jedoch eine Authentifizierung erfordert, wird das Scandokument immer an die beim Gerät angemeldete Person gesendet.

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Übersicht

Workflows

Einrichten neuer Workflows

Neue Workflows können von allen Benutzern erstellt werden. Über die Links Neu wird ein Assistent aufgerufen, der schrittweise durch das Verfahren zur Einrichtung eines neuen Workflows, einschließlich dem Festlegen der Ablageziele, Dokumentattribute und Workflow-Einstellungen, führt (Siehe

Hinzufügen eines Workflows S. 3-27).

Eigene Workflows verwalten

Über diesen Link wird der Workflow-Editor aufgerufen, mit dem Workflows und Freigaben verwaltet werden können. Mit dem Workflow-Editor können Workflows angezeigt, hinzugefügt, bearbeitet, gelöscht sowie freigegeben werden und Freigaben können angezeigt und gelöscht werden. Weitere Hinweise zum Workflow-Editor finden sich in Kapitel 3, Verteiler-Workflows.

Alle Workflows anzeigen

Über diesen Link wird der Workflow-Explorer aufgerufen, mit dem ein Benutzer alle öffentlichen Workflows und alle privaten Workflows, deren Eigentümer er ist, anzeigen kann. Welche WorkflowAufgaben auf der linken Seite verfügbar sind, hängt davon ab, welcher Workflow auf der rechten Seite in der Workflow-Liste ausgewählt wurde. Weitere Hinweise zum Workflow-Explorer finden sich in Kapitel 3, Verteiler-Workflows.

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Übersicht

Eigene Anmeldedaten

Bei anmeldepflichtigen Scanablagezielen (z. B. DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-Ordner, Netzwerkordner oder Microsoft SharePoint) werden zum Speichern und Ablegen von Scandokumenten Scananmeldeinformationen benötigt. Im Bereich "Eigene Anmeldedaten" können Anmeldedaten (Anmeldebenutzername/Kennwort) für Scanablageziele hinzugefügt oder geändert werden.

Einrichten von Anmeldedaten

Beim Hinzufügen eines neuen Workflows wird zur Eingabe der Anmeldedaten für die neuen Ziele aufgefordert. (Siehe Hinzufügen eines Workflows S. 3-27.) Die Anmeldedaten für neue Ziele können auch über den Link Neue Anmeldedaten hinzufügen auf der Benutzer-Homepage hinzugefügt werden. Weitere Hinweise zum Hinzufügen von Anmeldedaten finden sich in Verwalten von Anmeldedaten für

ein Ziel S. 34.

Eigene Anmeldedaten verwalten

Wenn die Anmeldedaten eines Ziels geändert wurden, müssen diese Änderungen auch auf dem SMARTsend-Computer vorgenommen werden sonst schlägt der mit dem Workflow ausgeführte Scanauftrag fehl. Die Anmeldedaten für Ziele können über den Link Eigene Anmeldedaten verwalten verwaltet werden. Weitere Hinweise zum Ändern oder Löschen von Anmeldedaten finden sich in

Verwalten von Anmeldedaten für ein Ziel S. 34.

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Übersicht

Einrichtungsoptionen

E-Mail-Adresse für Auftragsbestätigung

Mit dieser Option wird eine E-Mail-Adresse für Aufträge angegeben, für die eine E-Mail-Bestätigung konfiguriert wurde.

• Die Option E-Mail-Auftragsbestätigung an eigene E-Mail-Adresse auswählen, um die eigene SMARTsend-E-Mail-Adresse zu verwenden (Siehe E-Mail-Adresse S. 2-18).

• Wenn eine andere Adresse verwendet werden soll, die Option E-Mail-Auftragsbestätigung an folgende E-Mail-Adresse auswählen, eine E-Mail-Adresse angeben und auf Speichern klicken.

Site einrichten

Die Benutzereinstellungen für die Verwendung von SMARTsend werden hier konfiguriert.

Die Option Statusseiten sowohl bei Fehlschlag als auch bei Erfolg anzeigen auswählen, damit Statusseiten auch nach der erfolgreichen Ausführung von Aufgaben, wie der Freigabe von Workflows, angezeigt werden. Wenn diese Option nicht ausgewählt wurde, werden sonst nach der erfolgreichen Freigabe von Workflows keine Statusseiten angezeigt.

Die Option Beim Start von SMARTsend Begrüßungsanzeige einblenden auswählen, wenn die Begrüßungsseite nach dem Aufrufen der Anwendung angezeigt werden soll.

Eigene Dokumentattributprofile verwalten

Über diesen Link wird die Seite "Dokumentprofile verwalten" aufgerufen. Dokumentattribute sind zusätzliche, beschreibende Informationen, die zu jedem gescannten Dokument hinzugefügt werden können (z. B. Version, Titel oder Beschreibung des Dokuments). Diese Dokumentattribute können beim Erstellen eines Workflows eingerichtet werden und werden beim Scannen des Workflows angewendet.

Im Lieferumfang von SMARTsend sind vordefinierte Dokumentattributsätze, auch Dokumentprofile genannt, enthalten. Alle Dokumentattributprofile stehen allen SMARTsend-Benutzern zur Verfügung. Die beim Erstellen eines Workflows angezeigten Dokumentprofile werden anhand der WorkflowAblageziele gefiltert. Beispiel: "Nur FTP" ist ein Dokumentprofil für ein FTP-Ziel und wird nur angezeigt, wenn ein Workflow ein FTP-Ziel aufweist.

Auf der Seite "Dokumentprofile verwalten" werden alle im System enthaltenen Dokumentprofile angezeigt. Über diese Seite können Dokumentprofile vom Workflow-Eigentümer oder einem Administrator gelöscht werden. Benutzerdefinierte Dokumentattributprofile können während der Workflow-Erstellung erstellt werden. Weitere Informationen zum Verwalten von Dokumentprofilen siehe Dokumentattributprofile S. 60.

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Übersicht

Eigene Scaneinstellungen für PaperWare einrichten

Funktion der Professional Edition

Mit diesem Link können Profile mit benutzerdefinierten Scaneinstellungen für PaperWare-Deckblätter freigegeben werden.

Im Rahmen der Konfiguration des Geräts wird automatisch für jedes für die Anwendung konfigurierte Gerät ein PaperWare-Profil (PaperWare genannt) freigegeben. Dieses PaperWare-Profil verwendet einen Satz von standardmäßigen Scaneinstellungen.

Werden auf dem Xerox-Multifunktionsgerät bei der Verwendung des PaperWare-Profils häufig alternative Scaneinstellungen ausgewählt, empfiehlt es sich, ein neues Geräteprofil mit den gewünschten Scaneinstellungen freizugeben. Beim Scannen in Verbindung mit einem PaperWareDeckblatt kann dann statt des PaperWare-Standardprofils das neue Profil ausgewählt werden. Weitere Hinweise zum Einrichten von PaperWare-Scaneinstellungen finden sich unter Benutzerdefinierte

PaperWare-Scaneinstellungen S. 87.

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Verteiler-Workflows

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Verteiler-Workflows erstellt und bearbeitet werden. Es enthält detaillierte Anleitungen zur Angabe von Scanzielen, Dateinamen und -formaten, zu Dokumentattributen und zahlreichen weiteren Einstellungen.

Kapitelübersicht:

• Übersicht Seite 24

• Workflow-Explorer Seite 25

• Hinzufügen eines Workflows Seite 27

• Bearbeiten eines Workflows Seite 29

• Löschen eines Workflows Seite 31

• Ablageziele Seite 32

• Dokumentname und -typ Seite 47

• Dokumentattribute Seite 60

• Speichern von Workflows Seite 67

• Workflow-Übersicht Seite 69

• Unterordner bei Bedarf Seite 70

• Beispiele Seite 74

• Anhang A: Erstellen eines Muster-Workflows mit Netzwerkordner-Ziel Seite 78

• Anhang B: Erstellen eines Muster-Workflows mit E-Mail-Ziel Seite 80

• Anhang C: Einrichtung eines benutzerdefinierten Objekts in einem Workflow Seite 82

• Anhang D: Einrichtung einer LiveLink-Kategorie in einem Workflow Seite 83

SMARTsend

Benutzerhandbuch

Verteiler-Workflows

Übersicht

SMARTsend verwendet das Konzept des Workflows, um die Konvertierung von gescannten Dokumenten in ein digitales Format zu definieren und die Weiterleitung dieser Dokumente an verschiedene Ziele zu steuern. Beispielsweise könnte ein Workflow erstellt werden, mit dem Papierunterlagen in PDF-Dateien konvertiert und diese PDF-Dateien dann in eine Dokumentablage wie DocuShare weitergeleitet werden. Im Workflow können auch mehrere Ablageziele, z. B. E-Mail-Konten, Netzwerkordner oder eine Kombination von Dokumentablagebereichen, angegeben werden.

Nutzen von Workflows:

• Automatisierung häufiger Aufgaben und Einstellungen

• Einsatz vielseitiger Sicherheitsoptionen

• Vereinfachung und Überschaubarkeit von Arbeitsabläufen

Workflows dienen dazu, Scaneinstellungen wie Ablageziel, Namen und Format der Scandatei, Dokumentattribute und Bildeinstellungen in einem Element zu kombinieren, das jederzeit wiederverwendet werden kann. Name und Format sind Eigenschaften zur Beschreibung einer Scandatei. Die Definition grundlegender Attribute für das gescannte Dokument, wie Dateiname und Dateityp (z. B. PDF, XPS, JFIF, Einzelseiten-TIFF, Mehrfachseiten-TIFF usw.), sind für einen effektiven Workflow unerlässlich. In SMARTsend können zudem weitere Metadaten, die Dokumentattribute, eingestellt werden. Diese Attribute werden mit dem digitalen Dokument gespeichert und zum Automatisieren von Ablage, Aufruf und Verwaltung von Dokumenten verwendet.

Workflows können als "öffentlich" oder "privat" ausgewiesen werden. Öffentliche Workflows stehen allen SMARTsend-Benutzern zum Anzeigen, Benutzen und Bearbeiten zur Verfügung (wenn ein Workflow geändert und gespeichert wird, erhält der neue Eigentümer eine Kopie). Private Workflows können nur vom Workflow-Eigentümer (d. h. der Person, die den Workflow erstellt hat) angezeigt, benutzt, bearbeitet oder gelöscht werden. Sowohl private als auch öffentliche Workflows können von SMARTsend-Administratoren angezeigt, bearbeitet oder gelöscht werden, sie können jedoch keine Kopie erstellen. Administratoren können zudem keine Workflows freigeben.

Workflows müssen freigegeben werden, damit sie beim Scannen von Dokumenten zur Verfügung stehen. Weitere Hinweise zum Freigeben von Workflows finden sich in Kapitel 4, Freigabe von

Workflows.

SMARTsend Benutzerhandbuch

Verteiler-Workflows

Workflow-Explorer

Über die Seite "Workflow-Explorer" erfolgt der Zugriff auf und das Verwalten von Workflows. Hier werden die meisten der von SMARTsend-Benutzern auszuführenden Vorgänge ausgeführt, einschließlich dem Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten und Freigeben von Workflows. Auf der Homepage gibt es zwei Optionen, um den Workflow-Explorer aufzurufen. Durch Klicken auf Eigene Workflows verwalten werden nur die Workflows angezeigt, die von dem bei SMARTsend angemeldeten Benutzer erstellt wurden. Durch Klicken auf Alle Workflows anzeigen werden alle Workflows angezeigt, auf die der Benutzer zugreifen kann.

Auf der linken Seite im Workflow-Explorer gibt es die Menüs für die Workflow-Aufgaben und -Ansichten. Einzelheiten zu dem auf der rechten Seite im Workflow-Explorer ausgewählten Workflow werden auf der linken Seite im Bereich "Details" angezeigt.

Auf der rechten Seite im Workflow-Explorer werden die Workflows in einer Tabelle angezeigt. Die Liste der Workflows kann durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift anhand der jeweiligen Spalte sortiert werden. Ein Workflow kann nur bearbeitet oder freigegeben werden, nachdem er ausgewählt wurde.

Symbole neben Workflow-Namen:

Zeigt an, dass dieser Workflow vom angemeldeten Benutzer erstellt wurde.

Zeigt an, dass dieser Workflow vom einem anderen als dem angemeldeten Benutzer erstellt

wurde.

Zeigt an, dass dieser private Workflow vom angemeldeten Benutzer erstellt wurde.

Zeigt an, dass es sich um einen PaperWare-Scaneinstellungs-Workflow handelt (Funktion der

Professional Edition).

Workflow-Aufgaben

Im Bereich "Workflow-Aufgaben" werden die Aufgaben aufgelistet, die der Benutzer am ausgewählten Workflow ausführen kann. Mit Ausnahme vom Hinzufügen eines neuen Workflows wird jede ausgewählte Aufgabe an dem auf der rechten Seite ausgewählten Workflow ausgeführt.

Welche Aufgaben verfügbar sind, hängt ab vom ausgewählten Workflow. Beispiel: Wenn ein Workflow noch nicht freigegeben wurde, dann stehen die Aufgaben, mit denen die Workflow-Freigaben angezeigt und gelöscht werden können, nicht zur Verfügung.

Hinweis: Der Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse", der Teil der SMARTsend-

Installation ist, kann nicht gelöscht werden.

SMARTsend

Benutzerhandbuch

Verteiler-Workflows

Workflow-Ansichten

Anhand der Anzeigeoptionen kann die Auflistung der Workflows und Freigaben nach unterschiedlichen Gesichtspunkten gestaltet werden.

Alle anzeigen

Durch Klicken auf Alle anzeigen werden alle Workflows angezeigt, auf die der jeweilige Benutzer zugreifen kann. Dazu gehören alle öffentlichen Workflows und die privaten Workflows, die der jeweilige Benutzer erstellt hat.

Eigene Workflows

Durch Klicken auf Eigene Workflows werden alle vom jeweiligen Benutzer erstellten öffentlichen und privaten Workflows angezeigt.

Workflow-Details

Im Bereich "Details" werden Informationen zu dem auf der rechten Seite ausgewählten Workflow angezeigt. Die folgenden Informationen werden angezeigt:

•der Name des Workflows

• die Beschreibung des Workflows, falls vorhanden

• der Eigentümer des Workflows

• ob es sich um einen öffentlichen oder privaten Workflow handelt

• wann der Workflow zuletzt zum Scannen verwendet wurde

• wann der Workflow zuletzt bearbeitet wurde

• Anzahl der Gerätefreigaben

• Anzahl der PaperWare-Freigaben (Funktion der Professional Edition)

• Gesamtanzahl der Freigaben des Workflows oder Eigentümers

• ob es sich um einen Verteiler-Workflow handelt

SMARTsend Benutzerhandbuch

Verteiler-Workflows

Hinzufügen eines Workflows

Es gibt zwei Möglichkeiten, um einen Workflow zu erstellen. Ein neuer Workflow kann mithilfe eines Assistenten erstellt werden, der den Benutzer schrittweise durch die Verfahren führt. Ein neuer Workflow kann aber auch auf der Grundlage eines vorhandenen Workflows erstellt werden.

Erstellen eines neuen Verteiler-Workflows

Neue Workflows können von allen Benutzern erstellt werden. Ein Assistent führt schrittweise durch das Verfahren, einschließlich dem Festlegen von Dateinamen und -format, Ablageziele, Dokumentattribute und Workflow-Einstellungen.

Verteiler-Workflow erstellen

1. Die Benutzer-Homepage ansteuern und unter "Workflows" auf Neu > Verteiler-Workflow klicken.

2. Die gewünschten Ablageziele für die gescannten Ausgabedateien auswählen. Zu bereits konfigurierten Ablagezielen werden Kontrollkästchen angezeigt. Die Auswahl eines konfigurierten Ablageziels erfolgt durch Markieren des zugehörigen Kontrollkästchens. Wenn ein gewünschtes Ablageziel nicht angezeigt wird, zum Zieltyp gehen und auf Speicherorte hinzufügen klicken. Ausführliche Informationen zum Hinzufügen von Ablagezielen finden sich unter Ablageziele S. 32.

3. Auf Weiter >> klicken.

4. Dateinamen und -format angeben (Siehe Dokumentname und -typ S. 3-47).

5. Auf Weiter >> klicken.

6. Dokumentattribute angeben (Siehe Dokumentattribute S. 3-60).

7. Auf Weiter >> klicken.

8. Die Workflow-Einstellungen festlegen. Ausführliche Informationen zum Festlegen von WorkflowEinstellungen finden sich unter Speichern von Workflows S. 67.

9. Auf Weiter >> klicken.

10. Auf der Seite "Workflow speichern" die in den vorherigen Schritten festgelegten Details überprüfen. Ist eine Korrektur erforderlich, auf Ändern klicken, um die vorherigen Seiten aufzurufen. Andernfalls auf Fertig stellen klicken, um den Workflow zu erstellen.

Bei Auswahl der Option "Workflow später freigeben", wird wieder die Benutzer-Homepage angezeigt. Andernfalls wird die entsprechende Seite "Workflows freigeben" angezeigt. Weitere Hinweise zum Freigeben von Workflows finden sich in Kapitel 4, Freigabe von Workflows.

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Benutzerhandbuch

Verteiler-Workflows

Erstellen eines Workflows anhand eines vorhandenen Workflows

Manchmal wird ein neuer Workflow benötigt, der sich beispielsweise nur durch ein anderes Ablageziel von einem vorhandenen Workflow unterscheidet. Statt von Grund auf einen neuen Workflow zu erstellen, kann ein vorhandener Workflow geändert und unter einem anderen Namen gespeichert werden.

Hinweis: Um einen neuen anhand eines vorhandenen Workflows zu erstellen, muss der

vorhandene Workflow bearbeitet werden. Weitere Hinweise zum Bearbeiten eines Workflows finden sich in Bearbeiten eines Workflows S. 29.

Neuen Workflow anhand eines vorhandenen Workflows erstellen

1. Die Benutzer-Homepage ansteuern und auf Alle Workflows anzeigen klicken.

2. Im Workflow-Explorer aus der Workflow-Liste den Workflow auswählen, der als Grundlage für den neuen Workflow verwendet werden soll.

3. Auf der linken Seite in der Liste der Workflow-Aufgaben auf Workflow bearbeiten klicken. Damit wird die Seite "Workflow speichern" angezeigt.

4. Bevor irgendwelche Änderungen vorgenommen werden, sollte der Workflow umbenannt werden. Den Workflow-Namen ändern und auf Speichern unter klicken. Das Fenster "Workflow-Explorer" wird angezeigt und der neue Workflow ist in der Workflow-Liste enthalten. Zu diesem Zeitpunkt unterscheidet sich der neue vom ursprünglichen Workflow nur durch den Namen.

5. Zur Durchführung weiterer Änderungen siehe

6. Bearbeiten eines Workflows S. 29.

Hinweis: Wenn der Workflow eines anderen Benutzers gespeichert wird, müssen die

Anmeldedaten für das Ablageziel hinzugefügt werden. Der Workflow verwendet immer die Anmeldedaten des Eigentümers. Wenn die neuen Anmeldedaten nicht beim Erstellen des Workflows hinzugefügt wurden, wird beim Freigeben des Workflows dazu aufgefordert. Weitere Hinweise zum Hinzufügen von Anmeldedaten finden sich in Einrichten von

Anmeldedaten S. 20.

SMARTsend Benutzerhandbuch

Verteiler-Workflows

Bearbeiten eines Workflows

Ein öffentlicher Workflow kann von allen Benutzern oder Administratoren bearbeitet werden. Private Workflows hingegen können nur vom Eigentümer bearbeitet werden. Workflows werden mit dem Workflow-Editor bearbeitet.

Hinweis: Änderungen an einem Workflow können nur gespeichert werden, wenn er nicht

freigegeben wurde. Wenn der Workflow bereits freigegeben wurde, müssen die Änderungen durch Klicken auf Speichern unter als neuer Workflow gespeichert werden. Wenn ein freigegebener Workflow bearbeitet werden soll, können alle Freigaben mit Freigaben dieses Workflows löschen gelöscht werden. Anschließend den Workflow bearbeiten und speichern.

Workflow-Editor aufrufen

1. Die Benutzer-Homepage ansteuern und auf Alle Workflows anzeigen klicken. Bei der Bearbeitung eines eigenen Workflows kann auch auf Eigene Workflows verwalten geklickt werden.

2. Im Workflow-Explorer aus der Workflow-Liste den zu bearbeitenden Workflow auswählen.

3. Auf der linken Seite in der Liste der Workflow-Aufgaben auf Workflow bearbeiten klicken. Damit wird die Seite "Workflow speichern" angezeigt.

Hinweis: Wenn der Workflow eines anderen Benutzers bearbeitet wird, müssen die

Anmeldedaten für das Ablageziel hinzugefügt werden. Der Workflow verwendet beim Scannen immer die Anmeldedaten des Eigentümers. Wenn die neuen Anmeldedaten nicht beim Bearbeiten des Workflows hinzugefügt wurden, wird beim Freigeben des Workflows dazu aufgefordert. Weitere Hinweise zum Hinzufügen von Anmeldedaten finden sich in Einrichten von Anmeldedaten S. 20.

4. Name und Beschreibung des Workflows sowie Freigabeoptionen können auf der Seite "Workflow speichern" modifiziert werden. Andere Eigenschaften können nach Klick auf die Schaltfläche "Ändern" modifiziert werden. Diese Schaltfläche steht für jede Workflow-Komponente zur Verfügung.

a. Workflow-Einstellungen: Sollen diese Einstellungen modifiziert werden, auf Einstellungen

ändern klicken (Siehe Speichern von Workflows S. 3-67).

b. Dokumentattribute: Sollen diese Einstellungen modifiziert werden, auf Attribute ändern

klicken (Siehe Dokumentattribute S. 3-60).

c. Dokumentname: Zur Änderung des Namens auf Namen ändern klicken (Siehe

Dokumentname und -typ S. 3-47).

d. Dokumentziel und -formate: Auf Ziele ändern klicken, um eine Änderung an den Zielen

vorzunehmen, sollen auch die Formateinstellungen geändert werden, auf "Formate ändern" klicken (Siehe Ablageziele S. 3-32 sowie Siehe Dokumenttyp S. 3-49).

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Verteiler-Workflows

5. Bei Bedarf auf Speichern klicken, um den aktuellen Workflow zu überschreiben. Wurde der Name des Workflows geändert, wird auch der Name überschrieben. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der aktuelle Workflow noch nicht freigegeben wurde, und wenn der Benutzer der Eigentümer ist. Andernfalls auf Speichern unter klicken, um einen neuen Workflow anhand des vorhandenen Workflows zu erstellen.

Hinweis: Wird auf dieser Seite auf Speichern oder Speichern unter geklickt, dann wird

wieder der Workflow-Explorer (oder die Seite "Workflows freigeben", wenn das Freigeben des Workflows ausgewählt wurde) angezeigt. Anschließend auf Workflow bearbeiten klicken, um weitere Änderungen an dem neu benannten Workflow vorzunehmen.

6. Wurde die Option "Workflow freigeben" gewählt, wird die Seite "Workflows freigeben" angezeigt. Weitere Hinweise zum Freigeben von Workflows finden sich in Kapitel 4, Freigabe von Workflows.

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