Xerox SMARTsend 3 Administration Guide [es]

julio de 2009

Xerox® SMARTsend® Versión 3

Guía de instalación y administración

© Xerox Corporation, 2001-2009. Reservados todos los derechos. Xerox y el símbolo circular de conectividad, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare y SMARTsend son marcas comerciales o licencias de Xerox Corporation en Estados Unidos y en otros países.

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Versión documento: julio de 2009

Índice

1 Bienvenido a SMARTsend

Contenido de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Novedades de esta versión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Descripción general de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Documentación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Guía de instalación y administración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Guía del usuario de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Tarjetas de consulta rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Léame.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Asistencia al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Asistencia telefónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Asistencia en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2 Preparación de la instalación

Consideraciones sobre planificación avanzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Migración de aplicaciones y dispositivos de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Configuración y logística de redes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Requisitos de configuración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Requisitos de configuración del PC de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Comprobación de la configuración DNS del PC de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Activación de Compartir archivos e impresoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Instalación y configuración de IIS / FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Activación de ASP.NET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Obtención e instalación de un certificado de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Requisitos adicionales para destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Configuración del cliente y el navegador. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Modificación de la configuración del servidor proxy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Opciones de autenticación de usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Configuración del idioma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Configuración de dispositivos de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Requisitos de dispositivos multifunción Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Requisitos de dispositivos activados de correo electrónico y fax de Internet . . . . . . . . . . . . 48

Información preliminar de la instalación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Pasos siguientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

3Instalación de SMARTsend

Descripción general del instalador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

SMARTsend

Guía de instalación y administración

Índice

Actualización de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Posibilidad de actualización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Instalación de SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Instalación y configuración de componentes opcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Requisitos de configuración para componentes opcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Instrucciones de instalación de los componentes opcionales (función de las ediciones están-

dar y profesional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Migración de SMARTsend a otro PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Reparación de una instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

Desinstalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

4 Configuración del sitio

Acceso a SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Página principal de administración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Configuración del sitio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Iconos de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Revisión de las opciones de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Seguridad general del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Seguridad de la plantilla de escaneado de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Adición/actualización de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Administración de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Adición y detección de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Uso de la lista de dispositivos multifunción Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Iconos de configuración y estado de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Configuración de dispositivos para uso con SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Eliminación de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Administración de cuentas de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Configuración de opciones de detección - Subredes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Configuración de opciones de detección - Credenciales SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Modificación de la configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Modificación de propiedades de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Configuración de opciones de Fax de Internet de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Configuración de correo electrónico y libreta de direcciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Configuración del servidor SMTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Configuración del servidor LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Publicación del flujo de trabajo Mi correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Programación de copias de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Configuración de opciones de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Configuración de opciones de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Configuración de un servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Descripciones de las opciones de servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Requisitos y restricciones adicionales de configuración de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Administración de la cuenta de aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Cambio de la clave de la Cuenta de aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Configuración general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

SMARTsend Guía de instalación y administración

Actualización de datos de contacto del administrador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Elección de esquema de control de errores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Revisión de los valores prefijados de publicación/flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Propiedades de tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Pasos siguientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Apéndice A: Soporte de exportación de historial de trabajos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119

Apéndice B: Conexión de aplicación externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121

5 Administración del sitio

Descripción general de administración del sitio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124

Administración de flujos de trabajo y publicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125

Orden y visualización de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125

Búsqueda de publicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125

Tareas de administración del flujo de trabajo/publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126

Administración de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129

Visualización de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129

Administración de cuentas de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129

Configuración de opciones de detección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129

Prefijados de configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130

Estado de copia de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131

Índice

6 Escaneado a base

Descripción general de Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134

Administración de plantillas de Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134

Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135

Instalación de la utilidad Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135

Desinstalación de la utilidad Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135

Introducción a Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137

Consideraciones sobre planificación avanzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137

Adición de usuarios de Escaneado a base desde dominio de Windows NT . . . . . . . . . . . .137

Adición de usuarios de Escaneado a base desde un servidor

de Microsoft Active Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138

Adición de usuarios de Escaneado a base desde un servicio de directorios LDAP . . . . . . .139

Adición de usuarios de Escaneado a base desde el PC local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140

Utilidad Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

Acceso a la utilidad Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

Obtención de una lista de usuarios disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

Selección de un servidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

Cuadro de diálogo Introducir información de origen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

Asignaciones Active Directory o LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143

Presentación de usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

Adición de usuarios y grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

Barra de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146

Barra de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146

Comandos del menú Usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146

Comandos del menú Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151

SMARTsend

Guía de instalación y administración

Índice

Comandos del menú Archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152

Salida de la utilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153

Edición de propiedades de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153

Funciones de la aplicación Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154

Importación de usuarios en la base de datos de usuarios de Escaneado

a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154

Administración de la base de datos de usuarios de Escaneado a base de SMARTsend .155

Administración de credenciales de archivado maestras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

Uso de la consulta automática de escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

Pasos del usuario para el Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163

Notas aclaratorias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163

Publicación de plantillas de Escaneado a base. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164

Página de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165

Adición de publicaciones Escaneado a base a otros dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166

Visualización de publicaciones Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166

Eliminación de publicaciones Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167

Acerca de las opciones de publicación de las plantillas Escaneado a base . . . . . . . . . . . . .167

7 Solución de problemas

Determinación del problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172

Confirmaciones y registros de errores de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173

Problemas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175

Errores de Servidor no disponible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175

Error "403 Prohibido" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175

SMARTsend no reconoce el servicio FTP IIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175

Mensaje de error de inicio de sesión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176

Inaccesibilidad de SMARTsend en una intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176

Problemas de acceso con un navegador ajeno a Microsoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176

Faltan iconos en la página Destinos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176

Error No se pudo mostrar la página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176

Problemas con bloqueadores de ventanas emergentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177

Problemas de comunicación y configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178

Error de actualización de plantillas en los dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181

Compatibilidad de SharePoint Portal Server 2001 con Windows Server 2003 . . . . . . . . . .183

Preguntas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187

8 Utilidades de SMARTsend

Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194

Importador de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195

Formatos de archivo e idiomas admitidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195

Lista de excepciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199

Importación de plantillas de CentreWare a flujos de trabajo de SMARTsend . . . . . . . . .200

Reconfiguración de dispositivos para los Servicios de exploración de

red de CentreWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202

Herramienta de restauración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204

Situaciones para utilizar la herramienta de restauración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204

Uso de la herramienta de restauración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205

SMARTsend Guía de instalación y administración

Herramienta Reparar todos los dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206

Uso de la herramienta Reparar todos los dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206

Exportación del historial de trabajos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207

9 Seguridad de SMARTsend

Descripción general de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210

Certificados HTTPS/SSL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211

Entrada segura con clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211

Configuración segura de sitio web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211

Políticas de seguridad del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213

Seguridad general del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213

Seguridad de plantilla de escaneado del dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214

Formularios de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215

Control de nivel de acceso a flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217

Interacciones de las políticas de seguridad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218

Situaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219

Autenticación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221

Acceso a SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221

Cuenta de aplicación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221

Configuración de la clave para la cuenta de la aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221

Cuentas de dispositivos de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222

Credenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223

Índice

Índice alfabético

SMARTsend

Guía de instalación y administración

Índice

SMARTsend Guía de instalación y administración

Bienvenido a

SMARTsend

En este capítulo se describen las características y funciones del software SMARTsend de Xerox y los servicios de asistencia disponibles a través de la documentación de la aplicación y del centro de asistencia al cliente de Xerox.

Contenido de este capítulo:

• Contenido de esta versión en la página 10

• Novedades de esta versión en la página 12

• Descripción general de SMARTsend en la página 14

• Documentación de SMARTsend en la página 15

• Asistencia al cliente en la página 17

SMARTsend

Guía de instalación y administración

Bienvenido a SMARTsend

Contenido de esta versión

SMARTsend está disponible en las ediciones estándar y profesional.

Funciones comunes en todas las versiones

• Funciones de creación de flujos de trabajo que definen la conversión y transmisión de documentos impresos desde los dispositivos multifunción Xerox a los destinos siguientes:

•Servidor DocuShare

• Dirección de correo electrónico

•Ubicación FTP

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Carpeta de red

• Impresora remota

• Conexión de aplicación externa

• Funciones de publicación y administración de flujos de trabajo

• Herramientas de seguridad y restauración para guardar flujos de trabajo SMARTsend, credenciales, preferencias de usuario, configuraciones del dispositivo y opciones generales.

• Reparar todos los dispositivos

• Importador de plantillas, para importar las plantillas de los Servicios de exploración de red de CentreWare a SMARTsend.

• Exportador del historial de trabajos para crear un archivo de texto del historial de trabajos para análisis y notificación.

Funciones de las ediciones estándar y profesional

Además de los destinos comunes a todas las versiones, se admite la conversión y transmisión de documentos en papel a los destinos siguientes:

•Ubicación URL

• Carpeta NetWare

• Carpeta Web de Microsoft Exchange 2000

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

SMARTsend Guía de instalación y administración

Bienvenido a SMARTsend

Componentes opcionales para las versiones estándar o profesional

•Documentum versión 5.2, compatibilidad con destino

• Hummingbird versión 5.1.0.5, compatibilidad con destino

• Interwoven WorkSite versión 8, compatibilidad con destino

• LiveLink versión 9.5.0, compatibilidad con destino

• TRIM Context Server 6.0, compatibilidad con destino

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Guía de instalación y administración

Bienvenido a SMARTsend

Novedades de esta versión

• Ahora, SMARTsend se puede instalar y utilizar en PCs con Windows Vista.

• El asistente de instalación de SMARTsend ahora incluye una nueva pantalla de selección de idioma, una pantalla de número de serie y de confirmación del número de serie, opciones del cliente y una barra de progreso en la parte inferior de cada ventana.

• Al finalizar el proceso de configuración durante la instalación, el administrador puede seleccionar la casilla de Al finalizar, iniciar la herramienta Restaurar, para importar un juego de copia de seguridad de la base de datos como parte de la actualización.

• Los administradores pueden instalar previamente la aplicación SQL Server 2005 o SQL Server 2005 Express, o pueden optar por instalar SQL Server 2005 Express a través de la sección de configuración de la instalación de SMARTsend.

• Al actualizar, el usuario puede elegir la versión que se actualiza, de V1x o V2x a la 3x, o de la 3x a la 3x.

• Desde el menú Inicio, el usuario puede ver y seleccionar la documentación disponible en los idiomas instalados.

• SMARTsend ahora acepta y es compatible con formatos de archivos de salida PDF lineales, PDF protegidos (cifrados) y XPS. El usuario puede ahora cifrar los archivos PDF antes de distribuirlos con el flujo de trabajo.

• Se ha incorporado la herramienta Reparar todos los dispositivos al menú Inicio para cambiar las opciones de configuración del dispositivo o crear plantillas.

• Para agilizar y facilitar los resultados más rápidos y cómodos, se ha cambiado el diseño de la ventana del Explorador de flujos de trabajo, incluidas las ventanas de la lista de publicaciones de usuarios, flujos de trabajo de administración, la lista de publicaciones y administración de credenciales.

• Los administradores, y no solo el creador de un flujo de trabajo, pueden modificar flujos de trabajo.

• Se puede ver un enlace a la interfaz de usuario web del dispositivo desde el área Administrar dispositivos Xerox de la ventana Administración.

• En el área de configuración de Escaneado a base, el sistema ahora recuerda la última opción de publicación seleccionada en la sesión actual.

• En el área de configuración de Escaneado a base, se pueden compartir las plantillas de la opción de publicación y el administrador puede elegir sufijos para los nombres de documentos.

• Se ha agregado la página Opciones avanzadas a la ventana Administración, para que los usuarios puedan cambiar con facilidad la configuración del servidor proxy si lo necesitan.

• Para ayudar al usuario a localizar y seleccionar un dispositivo para publicar un flujo de trabajo en un equipo multifunción, se ha agregado más información sobre el dispositivo y la posibilidad de buscar en (filtrar) la lista de dispositivos.

• Ahora se admiten destinos de componentes opcionales TRIM.

• Ahora se admiten nuevas impresoras como WorkCentre 7655/7665/7675, 5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 y WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Los usuarios pueden crear flujos de trabajo con macros en el nombre de archivo que se va a utilizar en el campo de administración de documentos de la interfaz de usuario del equipo multifunción.

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Bienvenido a SMARTsend

• Xerox TrueMatch (opcional), que permitía al usuario crear flujos de trabajo para localizar documentos en la red, no se puede utilizar en esta versión.

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Bienvenido a SMARTsend

Descripción general de SMARTsend

SMARTsend combina y mejora muchas de las potentes funciones de dos productos de Xerox, Servicios de exploración de red de CentreWare™ y FlowPort™, para ofrecer una aplicación de software integrado. Compilado para la plataforma Microsoft .NET, el software SMARTsend funciona con sistemas multifunción avanzados nuevos y heredados, y muchos tipos de dispositivos de Fax de Internet de Xerox y otros fabricantes.

Con SMARTsend, los documentos en papel se pueden escanear a todo color y convertirse a distintos formatos digitales estándar del sector, incluidos los formatos PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF y TIFF multipágina. SMARTsend también puede convertir documentos escaneados en archivos editables como Excel, Word, PowerPoint o PDF que permiten búsquedas. Los archivos resultantes se pueden editar, manipular, guardar y compartir. El sistema también permitirá cifrar un PDF antes de distribuirlo. SMARTsend también permite al usuario agregar información descriptiva (metadatos) que acompañará a los documentos escaneados. Estas funciones versátiles permiten clasificar, buscar y recuperar documentos escaneados con facilidad.

Aplicación basada en la web

SMARTsend es una aplicación basada en la web que no requiere software cliente adicional. Los usuarios pueden crear con facilidad flujos de trabajo que definen el tipo de documento escaneado, las ubicaciones de distribución y los procesos, y también los métodos y dispositivos que pueden utilizarse para enviar los trabajos escaneados de SMARTsend. A continuación se publica el flujo de trabajo para que esté disponible a los usuarios en forma de plantillas de escaneado de dispositivo o bien como cubiertas de PaperWare (edición profesional). Estas publicaciones permiten que cualquiera pueda escanear con facilidad un documento y distribuir el archivo electrónico resultante a un amplio número de destinos, como las direcciones de correo electrónico, carpetas de red, carpetas FTP, impresoras remotas, aplicaciones externas, URL de la web, además de repositorios Domino y Domino.doc, Microsoft SharePoint Portal Server y Xerox DocuShare. Se pueden agregar destinos adicionales, por ejemplo los repositorios de administración de documentos avanzada, como componentes opcionales.

Facilidad de uso

SMARTsend está diseñado para un uso fácil, versátil y seguro. Los asistentes ayudan al usuario en las tareas complejas y las instrucciones descriptivas, mensajes de estado e información del sistema de ayuda de las pantallas de SMARTsend. Los usuarios pueden configurar informes de confirmación impresa y mensajes de correo electrónico y los administradores pueden crear historiales de trabajos para realizar un seguimiento del uso y obtener rutas de auditoria que respalden sus requisitos jurídicos y normativos. En aspectos de seguridad, SMARTsend está por encima de sus competidores con las últimas opciones de configuración de sitio web y protocolos de seguridad compatibles. Además, la arquitectura .NET abierta y flexible permite una sencilla integración con otros programas y aporta la flexibilidad necesaria para ampliar las capacidades y funciones a medida que Xerox presenta nuevas mejoras.

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Documentación de SMARTsend

Existen varios tipos de documentación disponibles con SMARTsend, incluidas las guías imprimibles que se entregan en formato PDF de Adobe Acrobat. Se puede acceder a los componentes de la documentación a partir de los enlaces de la página principal de SMARTsend o desde los enlaces del programa de autoejecución del CD. Los administradores de SMARTsend también pueden acceder al archivo léame (readme) y a la Guía de instalación y administración de SMARTsend desde el menú Inicio del PC de SMARTsend.

Es preciso disponer de Adobe Acrobat Reader para ver e imprimir las guías. Puede descargar este programa del sitio web, www.adobe.com.

Guía de instalación y administración de SMARTsend

La Guía de instalación y administración de SMARTsend incluye instrucciones detalladas para instalar y configurar los dispositivos de escaneado, clientes y PC de SMARTsend compatibles.

Para obtener información sobre la instalación del software de extensión de dispositivos SMARTsend, acceda y descargue el manual Device Extensions Installation & Administration Guide (Guía de instalación y administración de extensiones de dispositivos) de la página de Controladores y Descargas de SMARTsend en www.xerox.com.

Guía del usuario de SMARTsend

La Guía del usuario de SMARTsend es una presentación de SMARTsend a los usuarios nuevos. Incluye descripciones de las principales páginas y funciones de SMARTsend, así como instrucciones detalladas para usuarios que lleven a cabo tareas clave con SMARTsend.

Ayuda

SMARTsend dispone de una completa ayuda en línea que explica el uso de la aplicación después de la instalación y de la configuración inicial. Los enlaces de Ayuda se incluyen en la esquina superior derecha de cualquier página de SMARTsend.

Tarjetas de consulta rápida

La documentación de SMARTsend contiene las tarjetas de consulta rápida siguientes:

• Consulta rápida del administrador: contiene información sobre requisitos, procedimientos básicos de instalación y configuración del sitio para administradores de SMARTsend.

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• Consulta rápida del usuario: contiene información básica de descripción e introducción para usuarios comunes de SMARTsend.

Nota: No se recomienda utilizar la Consulta rápida del administrador en las primeras

instalaciones del producto. Utilice la Guía de instalación y administración para obtener instrucciones detalladas sobre la instalación y planificación.

Léame.txt

El archivo Léame.txt ofrece la información de soporte que no estaba disponible en el momento de publicarse los demás componentes de la documentación. Esta información está dirigida principalmente a los administradores de SMARTsend, quienes pueden acceder a ella mediante los siguiente métodos:

• Una vez instalado SMARTsend: En un servidor Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend > Ver

archivo Léame.txt

- O bien En un PC con Windows XP Professional o un servidor con Windows Server 2003, haga clic en Inicio

> Todos los programas > Xerox > SMARTsend > Ver ReadMe.txt.

• Introduzca el CD de SMARTsend en la unidad de CD. Haga clic en el enlace del archivo LÉAME en el programa de instalación del CD.

• Haga clic en el botón Ver Archivo léame durante la instalación.

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Bienvenido a SMARTsend

Asistencia al cliente

Para obtener asistencia puede ponerse en contacto con Xerox por teléfono o a través de Internet.

Asistencia telefónica

Si necesita más ayuda, póngase en contacto telefónico con el Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Antes de llamar, localice el número de serie de SMARTsend; para ello haga clic en el enlace Acerca de (en la esquina superior derecha de cualquier página de SMARTsend). Anote dicho número de serie en esta tabla, por si lo necesita alguna vez. El número de serie es necesario para obtener asistencia técnica de Xerox.

Número de serie de SMARTsend:

Nota: SMARTsend permite la gestión de un número limitado de dispositivos. Para conocer el

número de dispositivos que permite utilizar, haga clic en el enlace Acerca de, en cualquier página de SMARTsend, y localice el número de serie del producto. El último conjunto de dígitos del número de serie indica el número de dispositivos admitidos. De forma prefijada, las ediciones estándar y profesional de SMARTsend admiten la configuración de un máximo de cinco dispositivos con SMARTsend.

En la tabla siguiente se incluyen los números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Si no aparece el número de teléfono de su país, póngase en contacto con el representante local de Xerox para obtener el número. Anote dicho número en esta tabla, por si lo necesita alguna vez.

Números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente:

EE.UU. 800-821-2797 EE.UU. (TTY)

800-855-2880

CANADÁ 800-939-3769 (800-93-XEROX)

Asistencia en Internet

En el enlace Asistencia y controladores de la página web de Xerox www.xerox.com se incluyen la información técnica disponible y sugerencias. Localice o busque su producto y acceda a los recursos de apoyo al producto. Los documentos de esta sección tratan temas concretos que requieren procedimientos especiales o notas de aplicación relacionados con el funcionamiento y la configuración del producto Xerox.

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Guía de instalación y administración

Bienvenido a SMARTsend

SMARTsend Guía de instalación y administración

Preparación de la

instalación

En este capítulo se describen los problemas de hardware, software, redes y seguridad que han de tenerse en cuenta antes de instalar la aplicación SMARTsend en un PC. Estas tareas y consideraciones son elementos esenciales para llevar a cabo una instalación satisfactoria.

Lea este capítulo con atención y realice todas las tareas de configuración requeridas antes de continuar en el Capítulo 3, Instalación de SMARTsend.

Consejo: Imprima la tarjeta de Consulta rápida del administrador para utilizarla como lista de

control de la configuración. La tarjeta de consulta rápida de administrador está disponible en el programa de autoejecución del CD de SMARTsend.

Contenido de este capítulo:

• Consideraciones sobre planificación avanzada en la página 20

• Requisitos de configuración de SMARTsend en la página 23

• Configuración del cliente y el navegador en la página 40

• Configuración de dispositivos de escaneado en la página 44

• Información preliminar de la instalación en la página 50

• Pasos siguientes en la página 52

Nota: Si estaba utilizando una versión de prueba (Trial Version) o una versión de

SMARTsend anterior, siga los procedimientos incluidos en el Capítulo 3, Instalación de

SMARTsend para actualizar el programa. El programa de instalación de SMARTsend

actualizará de forma automática la versión de prueba con la versión con licencia. Tras efectuar la actualización, podrá seguir utilizando todos los flujos de trabajo generados con la versión anterior o de prueba. Si tiene una versión de prueba de SMARTsend que ha vencido, puede actualizarla con la versión estándar y conservar todos los flujos de trabajo. Puede solicitar la versión minorista al delegado de ventas de Xerox, e instalarla como actualización de la versión de prueba que tenga instalada. Consulte Posibilidad de

actualización en la página 56 para obtener más información.

SMARTsend

Guía de instalación y administración

Preparación de la instalación

Consideraciones sobre planificación avanzada

Esta sección contiene información y aspectos a tener en cuenta antes de intentar instalar y utilizar la aplicación SMARTsend. Es aconsejable que dedique el tiempo suficiente a abordar estas cuestiones.

Seguridad

Se puede instalar en el PC de SMARTsend un certificado de seguridad en el caso de que el entorno operativo de SMARTsend requiera la entrada por clave (contraseña) o la transferencia de datos segura. Los certificados de seguridad se utilizan para cifrar la información confidencial. Los certificados de seguridad pueden obtenerse en la red mediante el software incorporado en el sistema operativo de red o mediante un producto de código abierto. También puede adquirirlos, previo pago, a través de los servicios de otra empresa. Elegir una opción u otra, si lo hace, depende de factores como éstos:

• Las políticas y requisitos de seguridad que rigen el uso de los recursos en red y físicos dentro de la organización deben revisarse antes de proceder a la instalación de SMARTsend. Estudie el modo en que sus políticas de seguridad se aplican a SMARTsend y configure su PC, clientes y dispositivos de escaneado en consecuencia. Consulte el Capítulo 9, Seguridad de SMARTsend para obtener más información acerca de la seguridad.

• Los dispositivos multifunción de Xerox más recientes, como WorkCentre 7655/7665/7675 o posteriores, suelen disponer de funciones de seguridad adicionales como la autenticación u otros protocolos de seguridad de comunicaciones como SNMP v3 y HTTPs. Estas funciones avanzadas mejoran la seguridad en todo el circuito cuando los equipos están configurados para utilizar SMARTsend.

• En SMARTsend, el uso de certificados de seguridad es opcional con el fin de adaptarse a instalaciones en las que se emplean otras medidas de seguridad o en aquellas donde la seguridad no es un motivo de preocupación. Cuando se instala un certificado de seguridad en un PC con SMARTsend, el usuario debe realizar la entrada mediante clave para acceder a SMARTsend. Además, si el PC de SMARTsend tiene bien configuradas la opción de Require Secure Channel (SSL) y el certificado de seguridad, la transferencia de datos entre los usuarios de SMARTsend y los dispositivos será cifrada. Consulte Para configurar la solicitud de HTTPS/SSL en el PC de

SMARTsend: en la página 212 para obtener más información.

• Si el uso de SMARTsend está limitado a la red local o intranet, la solución más rentable puede ser utilizar la opción SelfSSL o configurar una entidad emisora de certificados interna. Para implementar una autoridad de certificados, puede utilizarse Servicios de Certificate Server de Microsoft, incluido en el CD del sistema operativo de Microsoft. La opción SelfSSL se encuentra en el Kit de recursos de Microsoft Internet Information Services (IIS). Visite

http://www.microsoft.com/downloads para obtener más información.

• Si SMARTsend va a estar disponible en Internet, puede ser preferible utilizar servicios de certificación de terceros. Consulte Obtención e instalación de un certificado de seguridad en la página 34 para obtener más información.

Nota: El proceso de obtención de un certificado de seguridad de terceros puede durar varios

días. Si se requiere la entrada por clave segura en SMARTsend, debería planificar e iniciar esta operación antes de instalar SMARTsend para evitar tener que volver a configurar el PC y SMARTsend más adelante.

SMARTsend Guía de instalación y administración

Preparación de la instalación

Migración de aplicaciones y dispositivos de escaneado

Omita esta sección si actualmente no se utilizan aplicaciones de escaneado en red en su organización.

En cambio, si se utilizan otras aplicaciones o servicios de escaneado, debería tener presentes las distintas repercusiones que una nueva instalación de SMARTsend tendrá en sus recursos de escaneado existentes. Tenga en cuenta los siguientes factores a la hora de decidir su estrategia de migración:

• No se puede instalar SMARTsend en el mismo PC que Xerox FlowPort.

• El PC de SMARTsend no puede ser un controlador de dominios.

• SMARTsend puede importar plantillas creadas con los Servicios de exploración de red de CentreWare. Consulte Importador de plantillas en la página 195 para obtener más información.

• ?Los dispositivos multifunción Xerox no pueden configurarse para el uso simultáneo de SMARTsend y Servicios de exploración de red de CentreWare, ya que las dos aplicaciones necesitan utilizar el Repositorio prefijado. Por lo tanto, cada aplicación debe administrar un juego de dispositivos distinto.

• Durante la configuración del dispositivo, SMARTsend sobrescribe los valores de escaneado Repositorio prefijado y Conjunto de plantillas de un dispositivo multifunción Xerox. Si cuenta con aplicaciones existentes que utilicen el repositorio prefijado, cambie la configuración del dispositivo y habilite un repositorio alternativo para estas aplicaciones antes de configurar el equipo para su uso con SMARTsend.

Por ejemplo, para utilizar un dispositivo multifunción Xerox con FlowPort y SMARTsend, debe reconfigurar el dispositivo de modo que emplee un repositorio alternativo para FlowPort antes de configurar el dispositivo con SMARTsend. Del mismo modo, las plantillas creadas con Servicios de Internet de CentreWare también deben modificarse en el caso de que utilicen actualmente el repositorio prefijado.

Consejo: Si algún dispositivo multifunción Xerox que pretenda utilizarse con SMARTsend ya se

encuentra configurado para su uso con otras aplicaciones de escaneado, imprima y guarde una hoja de configuración de dichos dispositivos antes de configurarlos para que puedan utilizarse con SMARTsend. La hoja de configuración indica la configuración actual de escaneado de red y puede resultar útil más adelante en caso de que sea necesario restablecer la configuración anterior del dispositivo.

• Si FlowPort y SMARTsend se encuentran configurados en el mismo entorno en diferentes PC, se debe tener cuidado a la hora de seleccionar la plantilla adecuada en el dispositivo cuando se utilice FlowPort o SMARTsend. En esta situación, se deberá asignar un repositorio diferente al PC de FlowPort cuando se configure el dispositivo multifunción Xerox. Asimismo, los usuarios deben asegurarse de seleccionar una plantilla de SMARTsend en el dispositivo cuando lleven a cabo operaciones de escaneado. Los usuarios de PaperWare (función de la edición profesional) deben seleccionar la plantilla PaperWare de SMARTsend.

• A partir de la versión 2.0, SMARTsend puede procesar formularios PaperWare (función de la edición profesional) creados en otros sistemas con SMARTsend o Xerox FlowPort. Esta opción mejora y aumenta la capacidad y las posibilidades de uso de SMARTsend dentro de la empresa, ya que permite utilizar un mayor número de dispositivos para iniciar los trabajos de escaneado a partir de una misma cubierta de PaperWare. Consulte Configuración de opciones de reenvío de

formularios PaperWare en la página 115 para obtener más información.

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Guía de instalación y administración

Preparación de la instalación

Configuración y logística de redes

SMARTsend es un sitio Web diseñado para prestar servicio a múltiples usuarios simultáneamente. A continuación se enumeran una serie de factores que podrían influir en la capacidad de SMARTsend de prestar servicio a los usuarios de la organización:

• Ancho de banda de sitios físicos y red, incluidos factores como el número y la proximidad de los dispositivos de escaneado admitidos, tráfico de red anticipado, disponibilidad de servicios de correo electrónico para notificaciones y procesamiento de flujos de trabajo. Analice estos factores para decidir cuál es la ubicación más adecuada para el PC de SMARTsend.

• La configuración de red, las prácticas de seguridad y las capacidades de los dispositivos de escaneado pueden limitar el uso de determinadas funciones de SMARTsend. Estos son algunos ejemplos:

• Si SMB se encuentra bloqueado en un enrutador o no está disponible en un determinado

dispositivo, se verá limitado a utilizar FTP como protocolo de archivado de SMARTsend.

• Si los dispositivos de escaneado se encuentran en una subred distinta, el DNS ha de estar

correctamente configurado y en funcionamiento. Consulte Comprobación de la

configuración DNS del PC de SMARTsend en la página 27 para obtener más información.

• Si la difusión SNMP no está activada entre los enrutadores, no podrá utilizar las funciones de

localización automática de dispositivos de SMARTsend.

• Si se van a utilizar las funciones de autenticación de flujos de trabajo de SMARTsend (flujos

de trabajo privados, escanear a mi correo electrónico) los dispositivos de escaneado configurados han de estar en el mismo dominio (o en un dominio de confianza) que el PC de SMARTsend. Los dispositivos multifunción Xerox también deben admitir autenticación y esta opción ha de estar configurada y activada en cada uno de los dispositivos.

A lo largo de la presente guía se ofrece información adicional relativa a la configuración de la red y los dispositivos. Si experimenta algún problema después de la instalación, consulte el Capítulo 7, Solución

de problemas para obtener más información sobre asistencia técnica.

SMARTsend Guía de instalación y administración

Preparación de la instalación

Requisitos de configuración de SMARTsend

La configuración del PC es la base para una instalación de SMARTsend satisfactoria. Antes de instalar SMARTsend, siga y confirme todas las directrices y requisitos de este capítulo para estar seguro de que el PC se encuentra debidamente configurado para SMARTsend. En las secciones que siguen a esta lista de control, se ofrecen explicaciones y datos de configuración detallados.

 Para un rendimiento óptimo, instale SMARTsend en un PC dedicado que tenga una UCP de 1.0

GHz o más, 750 MB de espacio libre de disco como mínimo, 512 MB de RAM (se recomienda 1 GB o más con cualquier sistema operativo, y es requisito imprescindible para Windows Vista) y un único adaptador de red (no se admiten múltiples adaptadores). El PC no puede ser un controlador de dominios.

 SMARTsend (tanto la edición estándar como la profesional) puede instalarse en las siguientes

plataformas: Windows 2000 Server o Advanced Server (SP4 o posterior), Windows Server 2003 con todas las actualizaciones de software de sistema operativo críticas instaladas, Windows Vista o Windows XP Professional (SP2 o posterior).

Nota: Para grandes instalaciones, numerosos usuarios o muchos dispositivos, se

recomienda instalar Windows 2000 o 2003.

 SMARTsend también puede instalarse en cualquiera de estos sistemas operativos junto con

VMware (GSX Server versión 3.2.0, Workstation 4.5) o Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server

2005.

Nota: El rendimiento de SMARTsend puede reducirse si se ejecuta en un servidor de

archivo/impresión compartido o cuando se utiliza VMware o Microsoft Virtual PC/Virtual Server. Esta bajada de rendimiento sí puede ser notable si se utilizan las funciones OCR de SMARTsend Professional.

 El protocolo TCP/IP debe estar activado y operativo.  Confirme que los puertos requeridos por los protocolos no están bloqueados (realice un filtrado en

un conmutador, enrutador o servidor de seguridad). Consulte TCP/IP, configuración de puertos en la página 47.

 Si se utiliza DNS, debe estar bien configurado. Si se utilizan opciones de reenvío de formularios

PaperWare (edición profesional), también debe configurarse DNS en todos los PC de SMARTsend y FlowPort que reciban formularios reenviados. Consulte Comprobación de la configuración DNS del

PC de SMARTsend en la página 27 y Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperWare en la página 115.

 Compartir archivos e impresoras debe estar activado en el adaptador de red y el puerto 139 debe

estar disponible. Consulte Activación de Compartir archivos e impresoras en la página 28.

 Internet Information Services (IIS) 5.0 o superior debe estar instalado y configurado con las

opciones de archivos comunes, administrador de IIS y servicio World Wide Web. Para Windows Vista, la compatibilidad con IIS 6.0 debe estar instalada. Si se utiliza FTP para tareas de archivado,

SMARTsend

Guía de instalación y administración

Preparación de la instalación

debe activarse también el componente Servidor FTP. Consulte Instalación y configuración de IIS /

FTP en la página 28. Recuerde que IIS es parte del sistema operativo Windows y que sus

componentes pueden instalarse con las opciones Agregar o quitar programas de Windows.

Nota: El programa de instalación de SMARTsend instalará .NET Framework si aún no se

encuentra en el PC. No obstante, IIS se debe instalar antes que

.NET Framework en

un PC con Windows 2000 Server/Advanced Server, Windows XP Professional o Windows Vista. Si .NET Framework e IIS ya se encuentran instalados en el PC y no está seguro de si IIS se instaló en primer lugar, debería desinstalar estos componentes en el orden adecuado (IIS, .NET Framework y SMARTsend) y volver a instalarlos en el orden correcto (IIS, y después SMARTsend, que instala .NET Framework 2.0).

 Confirme que el sitio Web prefijado y el servidor FTP se ejecutan en IIS antes de utilizar

SMARTsend.

 Confirme que los métodos de autenticación de Windows están configurados correctamente en

IIS antes de

instalar SMARTsend. La Autenticación integrada de Windows siempre es un requisito necesario, y la Autenticación básica también se necesita cuando con SMARTsend se utilizan exploradores que no son de Microsoft. Consulte Configuración de métodos de

autenticación de Windows en la página 30.

 ASP.NET debe estar activado (sólo en Windows Server 2003). Consulte Activación de ASP.NET

en la página 31.

 Si se instala SMARTsend en un PC con Windows XP Professional, el Uso compartido simple de

archivos debe estar desactivado. Consulte el sitio web de Microsoft, www.microsoft.com para obtener instrucciones sobre la configuración del uso compartido simple de archivos.

 Si se instala SMARTsend en un PC con Windows Vista, debe seguir estas instrucciones para

configurar el PC:

 Desactive el control de cuentas de usuario; para ello, abra el icono de Cuentas de usuario en el

Panel de control, seleccione el enlace Activar o desactivar el Control de cuentas de usuario y anule la selección de la casilla de Usar el Control de cuentas de usuario (UAC). Seleccione Aceptar.

 Active SNMP; para ello, abra el icono de Programas y características en el Panel de control,

seleccione el enlace Activar o desactivar las características de Windows y seleccione la casilla de la característica SNMP. No es necesario seleccionar la casilla de Proveedor de SNMP de WMI.

 Abra el icono de Programas y características en el Panel de control y active Internet

Information Services.

 Expanda el directorio de Internet Information Services y, a continuación, el Servicio de

publicación FTP.

 Active la opción FTP en IIS. No es necesario seleccionar la Consola de administración de FTP.

Seleccione la opción Herramientas de administración web.

 Expanda Herramientas de administración web y asegúrese de que estén seleccionadas todas

las casillas de verificación.

 Expanda Servicios WWW y Características de desarrollo de aplicaciones.

SMARTsend Guía de instalación y administración

Preparación de la instalación

 Seleccione Extensibilidad de .NET, ASP.NET, ASP, Extensiones ISAPI y Filtros ISAPI.  Seleccione la casilla de verificación Características HTTP comunes.  Expanda Características HTTP comunes y asegúrese de que estén seleccionadas todas las

casillas de verificación.

 Expanda Seguridad y seleccione las casillas Autenticación básica, Filtro de solicitudes y

Autenticación de Windows.

 Para permitir el paso de un programa por el servidor de seguridad de Windows, abra el Panel de

control y el icono de Firewall de Windows.

 Seleccione Dejar pasar un programa a través de Firewall de Windows y, en la ficha

Excepciones, seleccione las casillas Compartir archivos e impresoras, Servicios seguros de World Wide Web (HTTPS) y Servicios World Wide Web (HTTP). Si hay otros programas seleccionados, no quite la marca de selección de sus casillas.

 Se deberán haber configurado cuentas de administrador, usuarios y dispositivos de SMARTsend.

Consulte Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos en la página 31.

 Si se precisa la introducción de clave segura, debe instalarse un certificado de seguridad

(opcional). Consulte Obtención e instalación de un certificado de seguridad en la página 34.

 Para administrar el PC de SMARTsend como un sitio web seguro, es preciso realizar tareas de

configuración adicionales. Consulte Configuración segura de sitio web en la página 211.

 También se requiere una configuración adicional en el PC de SMARTsend para utilizar Domino.doc,

SharePoint Portal Server 2001, SharePoint Portal Server 2003/2007, Novell NetWare, Impresoras remotas, DocuShare y otros destinos opcionales. Consulte Requisitos adicionales para destinos en la página 38.

Requisitos de configuración del PC de SMARTsend

En la siguiente tabla se resumen los requisitos de configuración clave y las opciones importantes para conseguir una buena instalación. Para sistemas con Windows Vista, utilice la columna Windows Server 2003 (pero recuerde que se necesita 1 GB de RAM como mínimo y la compatibilidad con IIS 6.0 instalada).

PC de SMARTsend

Requisitos de configuración

Equipo mínimo:

1.0 GHz UCP, 750 MB espacio disco libre, 512 MB RAM, un solo adaptador de red.

¿Se puede utilizar el PC de SMARTsend como controlador de dominio?

Tabla 2-1: Resumen de requisitos de configuración del PC de SMARTsend

Windows 2000

Server / Advanced

Server

Windows Server

2003

Windows XP

Professional

SMARTsend

Guía de instalación y administración

Preparación de la instalación

PC de SMARTsend

Requisitos de configuración

El software SMARTsend puede instalarse con VMware (GSX Server versión 3.2.0, Workstation

4.5) o Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005.

Activación de compatibilidad TCP /IP .

Confirmación de disponibilidad de puertos para cada protocolo requerido (FTP, SMB, HTTP, HTTPS).

Instalación de Internet Information Service (IIS) 5.0+ con archivos comunes, IIS Manager y World Wide Web Service.

Confirmación de haber instalado .NET Framework 2.0 después de IIS.

Windows 2000

Server / Advanced

Server

Windows Server

2003

Windows XP

Professional

Activación del servidor FTP. Opcional Opcional Opcional Activación de la autenticación

integrada de Windows. Activar ASP.NET.

Activación de Compartir archivos e impresoras.

Desactivación de Compartir archivos e impresoras.

Creación de cuentas de administrador y usuarios.

Instalación de certificado de seguridad.

Configurar sitio web seguro Opcional Opcional Opcional Configuración de destinos...

(distintos requisitos)

Tabla 2-1: Resumen de requisitos de configuración del PC de SMARTsend

No aplicable No aplicable

Opcional Opcional Opcional

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Preparación de la instalación

Comprobación de la configuración DNS del PC de SMARTsend

SMARTsend requiere una configuración de DNS válida para localizar dispositivos de escaneado y otros equipos cuando están comprendidas varias subredes. Si se utilizan opciones de reenvío de formularios PaperWare (edición profesional), también debe configurarse DNS en todos los PC de SMARTsend y FlowPort que reciban formularios reenviados. Consulte Configuración de opciones de reenvío de

formularios PaperWare en la página 115 para obtener más información.

Nota: Cuando SMARTsend y los dispositivos de escaneado residen en una sola subred, el uso

de DNS es opcional. Si es así, puede utilizar WINS o la dirección IP del dispositivo en lugar de DNS y se podrán omitir los siguientes procedimientos de comprobación de DNS. Cuando se utiliza DNS, hay que resolver los problemas de configuración de DNS antes de instalar y configurar SMARTsend.

Para comprobar la configuración de DNS local:

1. Utilice ipconfig para comprobar que las direcciones IP de los servidores DNS están enumeradas correctamente y en el orden adecuado.

a. Abra el símbolo del sistema. b. Escriba ipconfig /all. c. Confirme que los servidores DNS aparezcan enumerados correctamente.

2. Utilice nslookup para comprobar la conectividad de red y resolución de nombres del PC de SMARTsend y del dispositivo multifunción Xerox.

a. Abra el símbolo del sistema. b. Escriba nslookup. c. Introduzca la dirección IP del PC de SMARTsend. Debería aparecer el nombre de host. d. A continuación, introduzca el nombre de host completo del PC de SMARTsend. Debería

aparecer la dirección IP obtenida en el paso anterior.

e. Repita los pasos a-d utilizando la dirección IP y el nombre de host completo de los

dispositivos que pretende configurar para ser utilizados con SMARTsend.

Nota: Si la consulta con nslookup produce un error, existe un problema de conectividad

en la red que debería ser resuelto antes de instalar SMARTsend. Si la consulta de direcciones IP tiene éxito pero la consulta del nombre de DNS produce un error, compruebe la configuración de resolución de nombres de DNS. Del mismo modo, si la consulta del nombre de host no proporciona exactamente el mismo resultado que la consulta de direcciones IP, debería comprobar la configuración de resolución de nombres de DNS. Realice los cambios de resolución de nombres de DNS que sean precisos y, a continuación, efectúe una nueva prueba con nslookup para comprobar la configuración de DNS.

SMARTsend

Guía de instalación y administración

Preparación de la instalación

Activación de Compartir archivos e impresoras

El PC de SMARTsend debe configurarse para activar Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft y el puerto 139 debe estar disponible. Utilice el siguiente procedimiento para configurar Compartir archivos e impresoras en el PC de SMARTsend.

Nota: El siguiente procedimiento de muestra está basado en Windows 2000 Server.

Para configurar Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft:

1. En el PC de SMARTsend, haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control.

2. Abra la opción Conexiones de red.

3. Haga clic con el botón derecho del ratón en el adaptador de red apropiado y seleccione Propiedades.

4. Seleccione la opción de Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft. Esta opción se encuentra activada de forma predeterminada.

5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Para configurar Compartir impresoras y archivos en Windows Vista:

1. En el PC de SMARTsend, haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control.

2. Seleccione el icono Centro de redes y recursos compartidos.

3. Localice Archivos compartidos. Para activar la compartición de archivos, haga clic en el botón Desactivado y seleccione la opción ACTIVADO.

4. Localice Compartir impresora. Para activar la compartición de impresora, haga clic en el botón Desactivado y seleccione la opción ACTIVADO.

Instalación y configuración de IIS / FTP

SMARTsend presenta varias dependencias de instalación y configuración con Internet Information Services (IIS) de Microsoft. Dichas dependencias se deben abordar para asegurar una configuración adecuada del sitio, así como un servicio fiable para los usuarios de SMARTsend. Recuerde que IIS es parte del sistema operativo Windows y que sus componentes pueden instalarse con las opciones

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Preparación de la instalación

Agregar o quitar programas de Windows. Consulte el sitio web de Microsoft, www.microsoft.com, para obtener más instrucciones acerca de la instalación y configuración de IIS.

Nota: IIS debe instalarse antes que

.NET Framework en un PC con Windows XP Professional o Windows Vista, o con Windows 2000 Server/Advanced Server. El programa de instalación de SMARTsend instala .NET Framework si aún no se encuentra en el PC, pero no detecta el orden en que se instalan las aplicaciones. Si .NET Framework e IIS ya se encuentran instalados en el PC y no está seguro de si IIS se instaló en primer lugar, debería desinstalar estos componentes en el orden adecuado (IIS, .NET Framework, SMARTsend) y volver a instalarlos en el orden correcto (IIS, y después SMARTsend, que instala .NET Framework

2.0).

Requisitos generales de instalación de IIS

Para Windows Vista, debe estar instalado IIS 7.0 con la compatibilidad con IIS 6.0 activada. Para los demás sistemas, Internet Information Services (IIS) 5.0, o superior, debe instalarse y configurarse con los siguientes componentes u opciones activados y en funcionamiento:

 Archivos comunes: instala los archivos de programa de IIS necesarios.  Administrador de Internet Information Services: instala la interfaz de administración de IIS en

la Consola de administración de Microsoft (MMC).

 Servicio World Wide Web: utiliza el protocolo HTTP para responder a peticiones de clientes de

Web en una red TCP/IP.

 Servidor FTP (opcional): se utiliza para poder realizar la transferencia de datos FTP entre el PC de

SMARTsend y los dispositivos de escaneado configurados al seleccionar el protocolo de archivado FTP. Este componente no forma parte de la instalación prefijada de IIS; debe seleccionarse durante el procedimiento de instalación inicial o agregarse a la instalación posteriormente.

Nota: La compatibilidad con FTP es necesaria para poder utilizar con SMARTsend

dispositivos que no admiten SMB, HTTP, o HTTPS, o si la red tiene restringido el uso de estos protocolos adicionales. Además, si se instala FTP después de

haber instalado SMARTsend, consulte el tema SMARTsend no reconoce el servicio FTP IIS en la página 175 para obtener instrucciones sobre operaciones de configuración adicionales.

Configuración de IIS 7.0 para usuarios de Windows Vista

Para configurar los servicios de Internet Information Services en un sistema de Windows Vista, habilite la compatibilidad con IIS 6.0 y siga estos pasos:

1. Abra el Administrador de Internet Information Services (Iniciar > Panel de control > Programas y características).

2. Seleccione Activar o desactivar las características de Windows. Aparece la ventana Características de Windows.

3. Expanda Internet Information Services y Herramientas de administración web.

SMARTsend

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Preparación de la instalación

4. Seleccione todas las casillas de verificación de la herramienta de administración web.

5. Haga clic en Aceptar.

Configuración del directorio del servicio FTP

Los dispositivos que permiten utilizar FTP como protocolo de transferencia interpretan la información de ruta de archivos de FTP según las convenciones de UNIX. El estilo del listado de directorios del servidor FTP de Internet Information Services (IIS) debe configurarse de manera que pueda utilizar los listados de estilo de UNIX. NOTA: el siguiente procedimiento de muestra está basado en Windows

2000 Server.

Para cambiar el estilo del directorio de inicio de FTP a UNIX y comprobar permisos de lectura/escritura:

1. Abra el Administrador de Internet Information Services (Inicio > Programas > Herramientas administrativas > Administrador de servicios de Internet) y expanda IIS en la vista de árbol.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en Sitio FTP predeterminado y seleccione Propiedades.

3. Seleccione la ficha Directorio particular y elija UNIX como Estilo de la lista de directorios.

4. Verifique que las casillas Lectura y Escritura estén marcadas.

5. Haga clic en Aceptar en todas las pantallas.

Configuración de métodos de autenticación de Windows

SMARTsend necesita tener una configuración correcta de las opciones de autenticación de los Servicios de Microsoft Internet Information Server (IIS). Las opciones deben estar configuradas y confirmadas antes de

Para configurar la autenticación de Windows en el PC de SMARTsend:

1. Si SMARTsend está instalado en Windows 2000 Server/Advanced Server:

2. Expanda IIS en la vista de árbol.

3. Haga clic con el botón derecho del ratón en Sitio web predeterminado y seleccione Propiedades.

4. Seleccione la ficha Seguridad de directorios.

5. Haga clic en Modificar, en la sección Control de autenticación y acceso anónimo.

6. Seleccione la casilla de verificación Autenticación de Windows integrada.

7. Si piensa utilizar un explorador ajeno a Microsoft con SMARTsend, debe seleccionar también la

8. Haga clic en Aceptar en todas las pantallas.

instalar la aplicación SMARTsend.

Haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control > Herramientas administrativas > Agregar/quitar programas.

- O bien Si SMARTsend está instalado en un PC con Windows Server 2003 o Windows XP Professional: Haga clic en Inicio > Panel de control > Herramientas administrativas > Servicios de Internet

Information Server.

casilla de verificación Autenticación básica.

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