Xerox SMARTsend 3 User Guide [es]

julio de 2009

Xerox® SMARTsend® Versión 3

Guía del usuario

SMARTsend

Guía del usuario

© Xerox Corporation, 2001-2009. Reservados todos los derechos. Xerox y el símbolo circular de conectividad, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare y SMARTsend son marcas comerciales o licencias de Xerox Corporation en Estados Unidos y en otros países.

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Versión documento: julio de 2009

SMARTsend Guía del usuario

Índice

1 Bienvenido a SMARTsend

Contenido de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Novedades de esta versión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Descripción general de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Documentación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Guía de instalación y administración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Guía del usuario de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Tarjetas de consulta rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Léame.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Asistencia al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Asistencia telefónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Asistencia en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2 Descripción general del sitio

Acceso a la página principal de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Acerca de la página principal de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Dirección de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Crear una cubierta de PaperWare de escanear a mi correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Mis credenciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Agregar credencial nueva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Administrar Mis credenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Opciones de personalización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Dirección de correo electrónico de confirmación del trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Preferencias de sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Administrar mis perfiles de atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Personalizar las opciones de escaneado de formulario de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

3 Flujos de trabajo de distribución

Descripción general de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Explorador de flujos de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Tareas de flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Vistas del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Detalles de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Adición de flujos de trabajo de distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Creación de flujos de trabajo de distribución nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Creación de flujos de trabajo a partir de otros existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Edición de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

SMARTsend

Guía del usuario

Índice

Eliminación de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Para eliminar un flujo de trabajo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Destinos de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Adición/eliminación de destinos en un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Adición de destinos nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Edición de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Eliminación de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Administración de credenciales de destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Propiedades de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Nombre y tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Nombre de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Perfiles de atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Campos de atributos del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Propiedades de atributo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Asignación de atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Guardar flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Confirmación de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Acceso al flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Resumen del flujo de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Nombre y descripción del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Configuración para poder crear subcarpetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Situaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Situación 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Situación 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Tabla de comportamiento en distintas situaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Apéndice A: Ejemplo de creación de flujos de trabajo de carpeta de red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Apéndice B: Ejemplo de creación de flujo de trabajo de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Apéndice C: Especificación de un objeto personalizado en un

flujo de trabajo de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Apéndice D: Especificación de una categoría LiveLink en un

flujo de trabajo de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4 Publicación de flujos de trabajo

Descripción general de la publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Plantillas de escaneado de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Cubiertas de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Publicación en un dispositivo multifunción Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Perfil de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Personalización de perfiles de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

Publicación en una cubierta de PaperWare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

SMARTsend Guía del usuario

Utilizar una cubierta de PaperWare con Fax de Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Opciones de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Visualización de publicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Detalles de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Adición o retirada de dispositivos de una publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Eliminación de publicaciones de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Eliminación de publicaciones individuales de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Eliminación de todas las publicaciones de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Impresión desde un repositorio de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

5 Escaneado

Antes de escanear. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Cómo afecta la publicación al escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Escaneado con plantilla de escaneado de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Escaneado con cubierta de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Flujos de trabajo con atributos de documento editables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Opciones de escaneado de PaperWare personalizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

Recuperación de cubiertas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Escaneado y envío a un repositorio de documentos escaneados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

Problemas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Índice

Índice alfabético

SMARTsend

Guía del usuario

Índice

SMARTsend Guía del usuario

Bienvenido a

SMARTsend

En este capítulo se describen las características y funciones del software SMARTsend de Xerox y los servicios de asistencia disponibles a través de la documentación de la aplicación y del centro de asistencia al cliente de Xerox.

Contenido de este capítulo:

• Contenido de esta versión en la página 8

• Novedades de esta versión en la página 10

• Descripción general de SMARTsend en la página 12

• Documentación de SMARTsend en la página 13

• Asistencia al cliente en la página 15

SMARTsend

Guía del usuario

Bienvenido a SMARTsend

Contenido de esta versión

SMARTsend está disponible en las ediciones estándar y profesional.

Funciones comunes en todas las versiones

• Funciones de creación de flujos de trabajo que definen la conversión y transmisión de documentos impresos desde los dispositivos multifunción Xerox a los destinos siguientes:

•Servidor DocuShare

• Dirección de correo electrónico

•Ubicación FTP

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Carpeta de red

• Impresora remota

• Conexión de aplicación externa

• Funciones de publicación y administración de flujos de trabajo

• Herramientas de seguridad y restauración para guardar flujos de trabajo SMARTsend, credenciales, preferencias de usuario, configuraciones del dispositivo y opciones generales.

• Reparar todos los dispositivos

• Importador de plantillas, para importar las plantillas de los Servicios de exploración de red de CentreWare a SMARTsend.

• Exportador del historial de trabajos para crear un archivo de texto del historial de trabajos para análisis y notificación.

Funciones de las ediciones estándar y profesional

Además de los destinos comunes a todas las versiones, se admite la conversión y transmisión de documentos en papel a los destinos siguientes:

•Ubicación URL

• Carpeta NetWare

• Carpeta Web de Microsoft Exchange 2000

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

SMARTsend Guía del usuario

Bienvenido a SMARTsend

Componentes opcionales para las versiones estándar o profesional

•Documentum versión 5.2, compatibilidad con destino

• Hummingbird versión 5.1.0.5, compatibilidad con destino

• Interwoven WorkSite versión 8, compatibilidad con destino

• LiveLink versión 9.5.0, compatibilidad con destino

• TRIM Context Server 6.0, compatibilidad con destino

SMARTsend

Guía del usuario

Bienvenido a SMARTsend

Novedades de esta versión

• Ahora, SMARTsend se puede instalar y utilizar en PCs con Windows Vista.

• El asistente de instalación de SMARTsend ahora incluye una nueva pantalla de selección de idioma, una pantalla de número de serie y de confirmación del número de serie, opciones del cliente y una barra de progreso en la parte inferior de cada ventana.

• Al finalizar el proceso de configuración durante la instalación, el administrador puede seleccionar la casilla de Al finalizar, iniciar la herramienta Restaurar, para importar un juego de copia de seguridad de la base de datos como parte de la actualización.

• Los administradores pueden instalar previamente la aplicación SQL Server 2005 o SQL Server 2005 Express, o pueden optar por instalar SQL Server 2005 Express a través de la sección de configuración de la instalación de SMARTsend.

• Al actualizar, el usuario puede elegir la versión que se actualiza, de V1x o V2x a la 3x, o de la 3x a la 3x.

• Desde el menú Inicio, el usuario puede ver y seleccionar la documentación disponible en los idiomas instalados.

• SMARTsend ahora acepta y es compatible con formatos de archivos de salida PDF lineales, PDF protegidos (cifrados) y XPS. El usuario puede ahora cifrar los archivos PDF antes de distribuirlos con el flujo de trabajo.

• Se ha incorporado la herramienta Reparar todos los dispositivos al menú Inicio para cambiar las opciones de configuración del dispositivo o crear plantillas.

• Para agilizar y facilitar los resultados más rápidos y cómodos, se ha cambiado el diseño de la ventana del Explorador de flujos de trabajo, incluidas las ventanas de la lista de publicaciones de usuarios, flujos de trabajo de administración, la lista de publicaciones y administración de credenciales.

• Los administradores, y no solo el creador de un flujo de trabajo, pueden modificar flujos de trabajo.

• Se puede ver un enlace a la interfaz de usuario web del dispositivo desde el área Administrar dispositivos Xerox de la ventana Administración.

• En el área de configuración de Escaneado a base, el sistema ahora recuerda la última opción de publicación seleccionada en la sesión actual.

• En el área de configuración de Escaneado a base, se pueden compartir las plantillas de la opción de publicación y el administrador puede elegir sufijos para los nombres de documentos.

• Se ha agregado la página Opciones avanzadas a la ventana Administración, para que los usuarios puedan cambiar con facilidad la configuración del servidor proxy si lo necesitan.

• Para ayudar al usuario a localizar y seleccionar un dispositivo para publicar un flujo de trabajo en un equipo multifunción, se ha agregado más información sobre el dispositivo y la posibilidad de buscar en (filtrar) la lista de dispositivos.

SMARTsend Guía del usuario

Bienvenido a SMARTsend

• Ahora se admiten destinos de componentes opcionales TRIM.

• Ahora se admiten nuevas impresoras como WorkCentre 7655/7665/7675, 5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 y WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Los usuarios pueden crear flujos de trabajo con macros en el nombre de archivo que se va a utilizar en el campo de administración de documentos de la interfaz de usuario del equipo multifunción.

• Xerox TrueMatch (opcional), que permitía al usuario crear flujos de trabajo para localizar documentos en la red, no se puede utilizar en esta versión.

SMARTsend

Guía del usuario

Bienvenido a SMARTsend

Descripción general de SMARTsend

SMARTsend combina y mejora muchas de las potentes funciones de dos productos de Xerox, Servicios de exploración de red de CentreWare™ y FlowPort™, para ofrecer una aplicación de software integrado. Compilado para la plataforma Microsoft .NET, el software SMARTsend funciona con sistemas multifunción avanzados nuevos y heredados, y muchos tipos de dispositivos de Fax de Internet de Xerox y otros fabricantes.

Con SMARTsend, los documentos en papel se pueden escanear a todo color y convertirse a distintos formatos digitales estándar del sector, incluidos los formatos PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF y TIFF multipágina. SMARTsend también puede convertir documentos escaneados en archivos editables como Excel, Word, PowerPoint o PDF que permiten búsquedas. Los archivos resultantes se pueden editar, manipular, guardar y compartir. El sistema también permitirá cifrar un PDF antes de distribuirlo. SMARTsend también permite al usuario agregar información descriptiva (metadatos) que acompañará a los documentos escaneados. Estas funciones versátiles permiten clasificar, buscar y recuperar documentos escaneados con facilidad.

Aplicación basada en la web

SMARTsend es una aplicación basada en la web que no requiere software cliente adicional. Los usuarios pueden crear con facilidad flujos de trabajo que definen el tipo de documento escaneado, las ubicaciones de distribución y los procesos, y también los métodos y dispositivos que pueden utilizarse para enviar los trabajos escaneados de SMARTsend. A continuación se publica el flujo de trabajo para que esté disponible a los usuarios en forma de plantillas de escaneado de dispositivo o bien como cubiertas de PaperWare (edición profesional). Estas publicaciones permiten que cualquiera pueda escanear con facilidad un documento y distribuir el archivo electrónico resultante a un amplio número de destinos, como las direcciones de correo electrónico, carpetas de red, carpetas FTP, impresoras remotas, aplicaciones externas, URL de la web, además de repositorios Domino y Domino.doc, Microsoft SharePoint Portal Server y Xerox DocuShare. Se pueden agregar destinos adicionales, por ejemplo los repositorios de administración de documentos avanzada, como componentes opcionales.

Facilidad de uso

SMARTsend está diseñado para un uso fácil, versátil y seguro. Los asistentes ayudan al usuario en las tareas complejas y las instrucciones descriptivas, mensajes de estado e información del sistema de ayuda de las pantallas de SMARTsend. Los usuarios pueden configurar informes de confirmación impresa y mensajes de correo electrónico y los administradores pueden crear historiales de trabajos para realizar un seguimiento del uso y obtener rutas de auditoria que respalden sus requisitos jurídicos y normativos. En aspectos de seguridad, SMARTsend está por encima de sus competidores con las últimas opciones de configuración de sitio web y protocolos de seguridad compatibles. Además, la arquitectura .NET abierta y flexible permite una sencilla integración con otros programas y aporta la flexibilidad necesaria para ampliar las capacidades y funciones a medida que Xerox presenta nuevas mejoras.

SMARTsend Guía del usuario

Bienvenido a SMARTsend

Documentación de SMARTsend

Existen varios tipos de documentación disponibles con SMARTsend, incluidas las guías imprimibles que se entregan en formato PDF de Adobe Acrobat. Se puede acceder a los componentes de la documentación a partir de los enlaces de la página principal de SMARTsend o desde los enlaces del programa de autoejecución del CD. Los administradores de SMARTsend también pueden acceder al archivo léame (readme) y a la Guía de instalación y administración de SMARTsend desde el menú Inicio del PC de SMARTsend.

Es preciso disponer de Adobe Acrobat Reader para ver e imprimir las guías. Puede descargar este programa del sitio web, www.adobe.com.

Guía de instalación y administración de SMARTsend

La Guía de instalación y administración de SMARTsend incluye instrucciones detalladas para instalar y configurar los dispositivos de escaneado, clientes y PC de SMARTsend compatibles.

Para obtener información sobre la instalación del software de extensión de dispositivos SMARTsend, acceda y descargue el manual Device Extensions Installation & Administration Guide (Guía de instalación y administración de extensiones de dispositivos) de la página de Controladores y Descargas de SMARTsend en www.xerox.com.

Guía del usuario de SMARTsend

La Guía del usuario de SMARTsend es una presentación de SMARTsend a los usuarios nuevos. Incluye descripciones de las principales páginas y funciones de SMARTsend, así como instrucciones detalladas para usuarios que lleven a cabo tareas clave con SMARTsend.

Ayuda

SMARTsend dispone de una completa ayuda en línea que explica el uso de la aplicación después de la instalación y de la configuración inicial. Los enlaces de Ayuda se incluyen en la esquina superior derecha de cualquier página de SMARTsend.

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Tarjetas de consulta rápida

La documentación de SMARTsend contiene las tarjetas de consulta rápida siguientes:

• Consulta rápida del administrador: contiene información sobre requisitos, procedimientos básicos de instalación y configuración del sitio para administradores de SMARTsend.

• Consulta rápida del usuario: contiene información básica de descripción e introducción para usuarios comunes de SMARTsend.

Nota: No se recomienda utilizar la Consulta rápida del administrador en las primeras

instalaciones del producto. Utilice la Guía de instalación y administración para obtener instrucciones detalladas sobre la instalación y planificación.

Léame.txt

El archivo Léame.txt ofrece la información de soporte que no estaba disponible en el momento de publicarse los demás componentes de la documentación. Esta información está dirigida principalmente a los administradores de SMARTsend, quienes pueden acceder a ella mediante los siguiente métodos:

• Una vez instalado SMARTsend: En un servidor Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend > Ver

archivo Léame.txt

- O bien En un PC con Windows XP Professional o un servidor con Windows Server 2003, haga clic en Inicio

> Todos los programas > Xerox > SMARTsend > Ver ReadMe.txt.

• Introduzca el CD de SMARTsend en la unidad de CD. Haga clic en el enlace del archivo LÉAME en el programa de instalación del CD.

• Haga clic en el botón Ver Archivo léame durante la instalación.

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Asistencia al cliente

Para obtener asistencia puede ponerse en contacto con Xerox por teléfono o a través de Internet.

Asistencia telefónica

Si necesita más ayuda, póngase en contacto telefónico con el Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Antes de llamar, localice el número de serie de SMARTsend; para ello haga clic en el enlace Acerca de (en la esquina superior derecha de cualquier página de SMARTsend). Anote dicho número de serie en esta tabla, por si lo necesita alguna vez. El número de serie es necesario para obtener asistencia técnica de Xerox.

Número de serie de SMARTsend:

Nota: SMARTsend permite la gestión de un número limitado de dispositivos. Para conocer el

número de dispositivos que permite utilizar, haga clic en el enlace Acerca de, en cualquier página de SMARTsend, y localice el número de serie del producto. El último conjunto de dígitos del número de serie indica el número de dispositivos admitidos. De forma prefijada, las ediciones estándar y profesional de SMARTsend admiten la configuración de un máximo de cinco dispositivos con SMARTsend.

En la tabla siguiente se incluyen los números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Si no aparece el número de teléfono de su país, póngase en contacto con el representante local de Xerox para obtener el número. Anote dicho número en esta tabla, por si lo necesita alguna vez.

Números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente:

EE.UU. 800-821-2797 EE.UU. (TTY)

800-855-2880

CANADÁ 800-939-3769 (800-93-XEROX)

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Bienvenido a SMARTsend

Asistencia en Internet

En el enlace Asistencia y controladores de la página web de Xerox www.xerox.com se incluyen la información técnica disponible y sugerencias. Localice o busque su producto y acceda a los recursos de apoyo al producto. Los documentos de esta sección tratan temas concretos que requieren procedimientos especiales o notas de aplicación relacionados con el funcionamiento y la configuración del producto Xerox.

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Descripción general del

sitio

En este capítulo se resumen los componentes básicos de la Página de Inicio del usuario. Pretende explicar los puntos de entrada a la aplicación SMARTsend y proporcionar una base para los capítulos posteriores.

Contenido de este capítulo:

• Acceso a la página principal de usuario en la página 18

• Introducción en la página 20

• Flujos de trabajo en la página 21

• Mis credenciales en la página 22

• Opciones de personalización en la página 23

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Descripción general del sitio

Acceso a la página principal de usuario

SMARTsend es una aplicación basada en la web. La Página de Inicio del usuario es el punto de acceso principal para crear y acceder a flujos de trabajo y publicaciones de flujos de trabajo, gestionar credenciales y configurar opciones personalizadas.

Permite utilizar los siguientes navegadores:

 Microsoft Internet Explorer versión 5.5 o superior. (se recomienda Internet Explorer para optimizar

el rendimiento)

 Netscape versión 7.2 o superior.  Mozilla versión 1.7 o superior.  Mozilla FireFox versión 1.0.6 o superior.

Para acceder a la Página de Inicio del usuario:

1. Abra una ventana del explorador.

2. Introduzca la siguiente dirección o URL: http://[nombre del PC]/SMARTsend

donde nombre de PC es el nombre del PC de SMARTsend. Póngase en contacto con el administrador de SMARTsend si no está seguro del nombre del PC.

3. Pulse Intro.

4. Se le solicitará que introduzca un nombre de usuario y la clave. Introduzca el nombre de usuario y la clave de SMARTsend y haga clic en Aceptar.

5. Se muestra una pantalla de bienvenida a SMARTsend. Seleccione Haga clic aquí para entrar en SMARTsend.

6. Aparece la página principal de usuario. Tenga presente que algunas opciones y botones de SMARTsend situados en la parte inferior de las páginas podrían no resultar visibles en todas las pantallas. Utilice la barra de desplazamiento situada en el lado derecho de la ventana para acceder a la parte inferior de las páginas según sea necesario. En determinadas páginas, si cambian las opciones deberá hacer clic en el botón Guardar o Guardar como, en la parte inferior de la página, para guardar los cambios.

Nota: Si se utiliza un servidor proxy para acceder a Internet, puede que sea necesario pasar

por alto el servidor proxy para conectarse a SMARTsend. Para ello suele ser necesario pasar por alto el servidor proxy en todas las direcciones locales o agregar direcciones IP locales y el nombre de host completo del PC de SMARTsend a una lista de excepciones del servidor proxy. Para obtener instrucciones detalladas, póngase en contacto con el administrador.

Nota: Los bloqueadores de ventanas emergentes pueden interferir con algunas ventanas de

SMARTsend. Es necesario desactivar los bloqueadores de ventanas emergentes para la URL de SMARTsend. Para obtener instrucciones sobre cómo desactivar los bloqueadores de ventanas emergentes, póngase en contacto con el administrador.

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Descripción general del sitio

Acerca de la página principal de usuario

La página principal de usuario contiene sugerencias visuales que indican quién está conectado, a qué PC está conectado el usuario y en qué parte de la aplicación se encuentra.

Ruta de

Nombre de PC/usuario

Figura 2-1: Página principal de usuario (sección superior)

• Ruta de navegación: en este área se muestra la página actual y las páginas que se han utilizado para acceder hasta la página actual. Por ejemplo, al agregar un flujo de trabajo nuevo se muestra Inicio >> Explorador de flujos de trabajo >> Agregar nuevo Flujo de trabajo de distribución. Recuerde que el texto proporciona enlaces a cada página. Haga clic en los enlaces para acceder a cualquiera de las páginas de SMARTsend de la ruta.

• Nombre de PC/usuario: en este área se muestran el nombre del PC de SMARTsend y el usuario que ha iniciado la sesión.

Nota: En muchas de las páginas de SMARTsend puede ser necesario desplazarse para ver

otros botones o los mensajes de error.

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Descripción general del sitio

Introducción

La parte izquierda o el área de introducción de la Página de Inicio del usuario muestra el estado de la aplicación.

Los iconos siguientes indican el estado de un paso o de la aplicación:

Indica que un paso no está terminado o que la aplicación no está lista para su uso.

Indica que un paso podría no estar terminado.

Indica que un paso está terminado o que la aplicación está lista para su uso.

Dirección de correo electrónico

Antes de gestionar flujos de trabajo y credenciales es necesario introducir una dirección de correo electrónico. La dirección de correo electrónico se utiliza para las confirmaciones por correo electrónico y como destino del flujo de trabajo de "Mi correo electrónico" que se incluye con la instalación de SMARTsend. Introduzca su dirección de correo electrónico y haga clic en Guardar.

Crear una cubierta de PaperWare de escanear a mi correo electrónico

Función de la edición profesional

A pesar de que el flujo de trabajo Mi correo electrónico forma parte de la instalación de SMARTsend, para poder utilizarlo es necesario publicarlo. Uno de los métodos para publicar el flujo de trabajo es la cubierta PaperWare. Utilice este enlace para crear una cubierta para el flujo de trabajo Mi correo electrónico. Consulte Capitulo 4, Publicación de flujos de trabajo, para obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo.

El flujo de trabajo Mi correo electrónico se utiliza enviar por correo electrónico un documento escaneado a la cuenta de correo electrónico del remitente. El remitente del escaneado es el propietario de la cubierta PaperWare o la persona que ha iniciado la sesión en el dispositivo multifunción Xerox. Sin embargo, si el dispositivo requiere autenticación, el escaneado siempre se envía a la persona que ha iniciado la sesión en el dispositivo.

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Flujos de trabajo

Agregar nuevo flujo de trabajo

Cualquier usuario puede crear un flujo de trabajo nuevo. El enlace Agregar nuevo llama a un asistente que guía al usuario por los pasos necesarios para definir el flujo de trabajo, incluidos cómo definir los destinos del documento, especificar los atributos del documento y configurar las opciones del flujo de trabajo. Consulte Adición de flujos de trabajo de distribución en la página 3-29 para obtener más información sobre cómo agregar flujos de trabajo.

Administrar Mis flujos de trabajo

Este enlace llama al Editor de flujos de trabajo, que puede utilizarse para gestionar los flujos de trabajo y las publicaciones creadas. Desde el Editor de flujos de trabajo se puede ver, agregar, editar, eliminar y publicar flujos de trabajo, además de ver y eliminar publicaciones. Para obtener más información sobre el Editor de flujos de trabajo, consulte el Capitulo 3, Flujos de trabajo de distribución.

Ver todos los flujos de trabajo

Este enlace abre el Explorador de flujos de trabajo, que puede utilizarse para ver todos los flujos de trabajo públicos, además de privados, que son de su propiedad. Las tareas de flujos de trabajo disponibles en el panel izquierdo dependen del flujo de trabajo seleccionado en la lista de flujos de trabajo del panel derecho. Para obtener más información sobre el Explorador de flujos de trabajo, consulte el Capitulo 3, Flujos de trabajo de distribución.

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Mis credenciales

Las credenciales de escaneado se necesitan en todos los destinos de escaneado que requieren credenciales para almacenar o archivar documentos escaneados, como por ejemplo DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, carpeta de NetWare, carpeta de red o Microsoft SharePoint. El área Mis credenciales permite agregar o modificar credenciales (nombre de usuario/clave de inicio de sesión) para los destinos de los documentos escaneados.

Agregar credencial nueva

Cuando se agrega un flujo de trabajo nuevo se solicita la adición de credenciales para los destinos nuevos. Consulte Adición de flujos de trabajo de distribución en la página 3-29. También se puede agregar credenciales de destinos nuevos utilizando el enlace Agregar credencial nueva de la página principal de usuario. Para obtener información sobre cómo agregar credenciales, consulte

Administración de credenciales de destino en la página 36.

Administrar Mis credenciales

Si se cambian las credenciales de un destino existente, las credenciales nuevas deben reflejarse en el PC de SMARTsend; de lo contrario el flujo de trabajo de escaneado fallará. Las credenciales de destinos se pueden gestionar con el enlace Administrar mis credenciales. Para obtener información sobre cómo cambiar o eliminar credenciales, consulte Administración de credenciales de destino en la página 36.

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Opciones de personalización

Dirección de correo electrónico de confirmación del trabajo

Esta opción especifica una dirección de correo electrónico para los trabajos que se configuran con confirmación por correo electrónico.

• Seleccione Utilizar mi dirección de correo electrónico para confirmar el trabajo para utilizar su dirección de correo electrónico de SMARTsend. Consulte Dirección de correo electrónico en la página 2-20.

• Para utilizar una dirección alternativa, seleccione Utilizar la siguiente dirección de correo electrónico para confirmar el trabajo, especifique una dirección de correo electrónico y haga clic en Guardar.

Preferencias de sitio

Aquí se pueden configurar las preferencias del usuario para utilizar SMARTsend.

Seleccione Mostrar páginas de estado tanto si la operación se completa correctamente como si no para obtener páginas de estado después de finalizar con éxito tareas como publicar flujos de trabajo. Si se selecciona esta opción, no se muestran páginas de estado cuando los flujos de trabajo se publican correctamente.

Seleccione Mostrar pantalla de bienvenida la próxima vez que acceda a SMARTsend para que aparezca la página de bienvenida cuando se accede a la publicación.

Administrar mis perfiles de atributos de documentos

Este enlace abre la página Administrar perfiles de documento. Los atributos de documentos son información adicional que se agrega a los documentos escaneados para describir los documentos; por ejemplo, información sobre la versión, título del documento o la descripción del documento. Estos atributos de documento pueden crearse al crear un flujo de trabajo y se aplican al realizar el escaneado.

La instalación de SMARTsend incluye conjuntos de atributos de documentos, denominados también perfiles de documentos. A los perfiles de atributos de documentos pueden acceder todos los usuarios de SMARTsend. Los perfiles de documentos mostrados durante la creación del flujo de trabajo se filtran por destinos de documentos de flujos de trabajo. Por ejemplo, Sólo FTP es un perfil de documento para un destino FTP y sólo se muestra cuando el destino del flujo de trabajo es FTP.

La página Administrar perfiles de documento muestra todos los perfiles del documento del sistema. Desde esta página, el propietario del flujo de trabajo o el administrador pueden eliminar perfiles de documentos. Durante la creación de un flujo de trabajo se pueden crear perfiles de atributos de documentos. Consulte Perfiles de atributos de documentos en la página 63 para obtener más información sobre cómo gestionar perfiles de documentos.

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Personalizar las opciones de escaneado de formulario de PaperWare

Función de la edición profesional

Este enlace permite publicar plantillas con opciones de escaneado personalizadas para cubiertas de PaperWare.

Durante la configuración de dispositivos, se publica automáticamente una plantilla de PaperWare (denominada PaperWare) por cada dispositivo configurado para la aplicación. Esta plantilla de PaperWare utiliza un conjunto de opciones de escaneado prefijadas.

Si se utilizan opciones alternativas con frecuencia en el dispositivo multifunción de Xerox cuando se utiliza el formulario PaperWare, se puede publicar una plantilla de dispositivo nueva con las opciones de escaneado deseadas. Al escanear en el dispositivo con una cubierta de PaperWare, debe seleccionar la plantilla nueva en lugar de la plantilla prefijada de PaperWare. Consulte Personalización de opciones

de escaneado de PaperWare en la página 89 para obtener más información sobre cómo personalizar

las opciones de escaneado de PaperWare.

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Flujos de trabajo de

distribución

En este capítulo se incluye información sobre cómo crear y editar flujos de trabajo de distribución. Se incluyen instrucciones detalladas para especificar destinos de documentos, nombres de archivo y formatos, atributos y otras opciones que afectan al funcionamiento de los flujos de trabajo de distribución de SMARTsend.

Contenido de este capítulo:

• Descripción general de flujos de trabajo en la página 26

• Explorador de flujos de trabajo en la página 27

• Adición de flujos de trabajo de distribución en la página 29

• Edición de flujos de trabajo en la página 31

• Eliminación de flujos de trabajo en la página 33

• Destinos de documentos en la página 34

• Nombre y tipo de documento en la página 50

• Atributos de documentos en la página 63

• Guardar flujo de trabajo en la página 70

• Resumen del flujo de trabajo en la página 71

• Configuración para poder crear subcarpetas en la página 72

• Situaciones en la página 76

• Apéndice A: Ejemplo de creación de flujos de trabajo de carpeta de red en la página 80

• Apéndice B: Ejemplo de creación de flujo de trabajo de correo electrónico en la página 83

• Apéndice C: Especificación de un objeto personalizado en un flujo de trabajo de SMARTsend en la página 85

• Apéndice D: Especificación de una categoría LiveLink en un flujo de trabajo de SMARTsend en la página 86

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Flujos de trabajo de distribución

Descripción general de flujos de trabajo

SMARTsend utiliza el concepto de flujos de trabajo para gestionar la conversión de documentos escaneados a formato digital y su posterior envío a diferentes destinos. Por ejemplo, se puede crear un flujo de trabajo que convierta documentos impresos en archivos PDF y su posterior envío a un repositorio de documentos como el repositorio de DocuShare. El flujo de trabajo también puede especificar varios destinos, como cuentas de correo electrónico, carpetas de red o cualquier combinación de repositorios de documentos.

Los flujos de trabajo ofrecen:

• Automatización de opciones y tareas que se utilizan con frecuencia

• Opciones de seguridad versátiles

• Uso y mantenimiento sencillos

Los flujos de trabajo son un método cómodo de combinar opciones de trabajos de escaneado como destinos, nombre y tipo de documentos, atributos y opciones de imagen en una sola entidad que se puede utilizar una y otra vez, siempre que sea necesario. El nombre y tipo de los documentos son propiedades que definen y describen cada documento escaneado. La definición de los atributos básicos del documento escaneado, como el nombre de archivo y el tipo de formato digital (por ejemplo, PDF, XPS, JFIF, TIFF de una página, TIFF multipágina, etc.), es esencial para crear un flujo de trabajo válido. SMARTsend ofrece también un método para agregar atributos de documento opcionales, que suelen llamarse metadatos, a los documentos escaneados. Dichos atributos se almacenan con el documento digital y pueden utilizarse para automatizar las tareas de almacenamiento, recuperación y gestión de documentos.

Los flujos de trabajo pueden definirse como públicos o privados. Los flujos de trabajo públicos están disponibles para que los puedan ver, utilizar y editar todos los usuarios de SMARTsend (si se realizan cambios y se guardan, se crea una copia del original para el nuevo propietario). Los flujos de trabajo privados sólo los puede ver, utilizar, eliminar y editar el propietario (creador) del flujo de trabajo. Los administradores de SMARTsend pueden listar, ver, editar (sin realizar copias) y borrar flujos de trabajo privados y públicos. Los administradores no pueden publicar flujos de trabajo.

Los flujos de trabajo deben publicarse para que se puedan utilizar a la hora de escanear documentos. Para obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo, consulte el Capitulo 4, Publicación de

flujos de trabajo.

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Flujos de trabajo de distribución

Explorador de flujos de trabajo

La página Explorador de flujos de trabajo se utiliza para acceder y administrar flujos de trabajo y es donde se realizan la mayoría de operaciones de SMARTsend incluidas ver, agregar, modificar y publicar flujos de trabajo. Haga clic en Administrar Mis flujos de trabajo para acceder al Explorador de flujos de trabajo desde la página principal y ver sólo aquellos flujos de trabajo creados por el usuario que iniciara la sesión de SMARTsend, o bien, haga clic en Ver todos los flujos de trabajo, para ver todos los flujos de trabajo a los que puede acceder el usuario que inició la sesión.

La parte izquierda del Explorador de flujos de trabajo contiene los menús de las Tareas de flujo de trabajo y Vistas de flujos de trabajo. Los detalles de un determinado flujo de trabajo seleccionado en la parte derecha del Explorador de flujos de trabajo se muestran en el área Detalles de la parte izquierda.

La parte derecha del Explorador de flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo en una tabla. Para clasificar la lista de flujos de trabajo por un determinado encabezado, haga clic en dicho encabezado. Es necesario seleccionar un flujo de trabajo para editarlo o publicarlo.

Junto a los nombres de flujos de trabajo se incluyen los siguientes iconos:

Indica que es un flujo de trabajo creado por el usuario que inició la sesión.

Indica que es un flujo de trabajo creado por un usuario distinto al que inició la sesión.

Indica que es un flujo de trabajo privado creado por el usuario que inició la sesión.

Indica un flujo de trabajo de opciones de escaneado de PaperWare (función de la edición

profesional).

Tareas de flujo de trabajo

El área Tareas de flujos de trabajo incluye una lista de las tareas disponibles para el usuario del flujo de trabajo seleccionado. Excepto para agregar un flujo de trabajo nuevo, la tarea seleccionada afecta al flujo de trabajo seleccionado en el panel derecho.

Las tareas disponibles varían según el flujo de trabajo seleccionado. Por ejemplo, las tareas de ver o borrar las publicaciones de flujos de trabajo no están disponibles para flujos de trabajo que no se han publicado.

Nota: El flujo de trabajo Mi correo electrónico incluido en la instalación de SMARTsend no se

puede borrar.

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Flujos de trabajo de distribución

Vistas del flujo de trabajo

Las opciones de vistas permiten ver diferentes listas de flujos de trabajo y publicaciones.

Mostrar todos

Haga clic en Mostrar todos para ver todos los flujos de trabajo a los que se tiene acceso. Se incluyen todos los flujos de trabajo públicos y los flujos privados creados por el usuario.

Mis flujos de trabajo

Haga clic en Mis flujos de trabajo para ver todos los flujos de trabajo públicos y privados que ha creado el usuario.

Detalles de flujos de trabajo

En el área Detalles se muestra la información del flujo de trabajo seleccionado en el panel derecho. Se muestra la siguiente información:

• Nombre del flujo de trabajo

• Descripción del flujo de trabajo, si hubiera

• Propietario del flujo de trabajo

• Si el flujo de trabajo es público o privado

• Cuándo se utilizó por última vez el flujo de trabajo

• Cuándo se editó por última vez el flujo de trabajo

• Número de publicaciones de dispositivos

• Número de publicaciones de PaperWare (función de la edición profesional)

• Número total de publicaciones de ese flujo de trabajo o propietario

• Indicación de que se trata de un flujo de trabajo de distribución

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Flujos de trabajo de distribución

Adición de flujos de trabajo de distribución

Un flujo de trabajo se puede crear de dos formas. Para crear un flujo de trabajo nuevo puede utilizar un asistente que le guíe por los pasos del proceso, o puede utilizar como base un flujo de trabajo existente.

Creación de flujos de trabajo de distribución nuevos

Cualquier usuario puede crear un flujo de trabajo nuevo. Un asistente guía al usuario por los pasos necesarios para definir un flujo de trabajo, incluido cómo definir los destinos del documento y los nombres y formatos de archivo, especificar los atributos del documento y especificar las opciones del flujo de trabajo.

Para crear un flujo de trabajo de distribución nuevo:

1. Desplácese a la página principal del usuario y haga clic en Agregar nuevo flujo de trabajo de distribución en Flujos de trabajo.

2. Seleccione los destinos de los archivos de salida escaneados. Para los destinos que ya se han configurado, se muestran casillas de verificación. Para seleccionar un destino configurado, seleccione la casilla de verificación correspondiente. Si un determinado destino no aparece en la lista, vaya al tipo de destino y haga clic en agregar ubicaciones. Consulte Destinos de

documentos en la página 34 para obtener información detallada sobre cómo agregar destinos.

3. Haga clic en Siguiente>>.

4. Especifique el nombre y tipo de documento. Consulte Nombre y tipo de documento en la página 3-50 para más información.

5. Haga clic en Siguiente>>.

6. Especifique los atributos del documento. Consulte Atributos de documentos en la página 3-63 para obtener más información.

7. Haga clic en Siguiente>>.

8. Especifique las opciones del flujo de trabajo. Consulte Guardar flujo de trabajo en la página 70 para obtener información detallada sobre cómo especificar opciones del flujo de trabajo.

9. Haga clic en Siguiente>>.

10. En la página Guardar flujo de trabajo, revise los detalles del flujo de trabajo especificados en los pasos anteriores. Si es preciso cambiar algo, haga clic en los botones Cambiar de la página para volver a las pantallas anteriores. De lo contrario, haga clic en Finalizar para crear el flujo de trabajo.

Si indica que el flujo de trabajo se publicará más adelante, volverá a la página principal de usuario. De lo contrario, se muestra la página Publicar flujos de trabajo. Consulte Capitulo 4, Publicación de flujos

de trabajo para obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo.

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Flujos de trabajo de distribución

Creación de flujos de trabajo a partir de otros existentes

En ocasiones puede necesitarse un nuevo flujo de trabajo que sea similar a uno existente, pero que incluya un destino distinto o que requiera la modificación de alguna otra propiedad. En lugar de crear un flujo de trabajo nuevo, se pueden realizar los cambios necesarios en un flujo de trabajo existente y guardarlo con un nombre distinto.

Nota: Para crear un flujo de trabajo nuevo a partir de uno existente, es necesario editar el

flujo de trabajo existente. Consulte Edición de flujos de trabajo en la página 31 para obtener información sobre cómo editar un flujo de trabajo.

Para crear un flujo de trabajo nuevo a partir de uno existente:

1. Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo.

2. En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo que desea utilizar como base del flujo de trabajo nuevo.

3. Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de Tareas de flujos de trabajo de la parte izquierda. Se muestra la página Guardar flujo de trabajo.

4. Antes de realizar ningún cambio, cambie el nombre del flujo de trabajo. Cambie el nombre del flujo de trabajo y haga clic en Guardar como. Se muestra la ventana del Explorador de flujos de trabajo con el nuevo flujo de trabajo en la lista. Este flujo de trabajo es idéntico al flujo de trabajo a partir del cual se creó, excepto que tiene un nombre distinto.

5. Para realizar otros cambios, siga los pasos de

6. Edición de flujos de trabajo en la página 31.

Nota: Para guardar el flujo de trabajo de otro usuario es necesario añadir credenciales para

los destinos. El flujo de trabajo siempre utiliza las credenciales del propietario. Si no se agregan credenciales nuevas cuando se crea el flujo de trabajo, deberá agregarlos cuando se publique el flujo de trabajo. Consulte Agregar credencial nueva en la página 22 para obtener información sobre cómo agregar credenciales.

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