Xerox SMARTsend 3 User Guide [it]
luglio 2009
Xerox® SMARTsend® Versione 3
Guida per l'utente
SMARTsend
Guida per l’utente
1
©2001-2009 Xerox Corporation. Tutti i diritti riservati. Xerox e il design della sfera di connettività, CentreWare®, Document Centre®,
WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort ®, PaperWare e SMARTsend sono marchi di Xerox Corporation o concessi in licenza a Xerox
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Versione documento: luglio 2009
2
SMARTsend
Guida per l’utente
Indice generale
1 Benvenuti in SMARTsend
Funzionalità in questa versione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Novità di questa versione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Descrizione generale di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Documentazione di SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Guida all'installazione e all'amministrazione di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Guida per l'utente di SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Guida in linea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Schede di riferimento rapido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
File Leggimi.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Assistenza clienti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Assistenza telefonica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Assistenza via Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2 Descrizione generale del sito
Accesso alla Home page utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Descrizione della Home Page utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Indirizzo e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e-mail personale . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Flussi di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Credenziali. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Aggiungi una nuova credenziale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Gestione di credenziali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Opzioni di personalizzazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Indirizzo e-mail di conferma lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Preferenze del sito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Gestione di Profili attributo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3 Flussi di lavoro di distribuzione
Descrizione generale del flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Esplora flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Attività flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Visualizzazioni flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Dettagli del flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Creazione di un Nuovo flusso di lavoro di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Creazione di un flusso di lavoro da un flusso di lavoro esistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Modifica di un flusso di lavoro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
SMARTsend
Guida per l’utente
3
Indice generale
Cancellazione di un flusso di lavoro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Destinazioni documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Aggiunta/rimozione delle destinazioni elencate di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Aggiunta di nuove destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Modifica delle destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Cancellazione delle destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Gestione delle credenziali di destinazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Proprietà destinazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Nome e tipo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Nome documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Tipo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Attributi documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Profili attributo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Campi attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Proprietà attributo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Mapping attributo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Salva flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Conferma lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Accesso al flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Riepilogo flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Nome e descrizione flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Opzioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Configurazione di Crea le cartelle necessarie75
Scenari . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Scenario 1 78
Scenario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Tabella della verità scenari. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Appendice A: Creazione di un flusso di lavoro campione per cartella di rete . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Appendice B: Creazione di un flusso di lavoro campione per e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Appendice C: Specifica di un oggetto personalizzato in un flusso di lavoro SMARTsend . . . . . 88
Appendice D: Specifica di una categoria di LiveLink in un flusso di lavoro SMARTsend . . . . . . 89
4 Pubblicazione dei flussi di lavoro
Descrizione generale della pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Modelli scansione dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Fogli di copertina PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Pubblicazione su un dispositivo multifunzione Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Impostazioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Profilo di scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Personalizzazione profili scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Pubblicazione su un foglio di copertina Paperware. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Uso di un foglio di copertina PaperWare con un Internet Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Impostazioni di pubblicazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Destinazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Attributi documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
4
SMARTsend
Guida per l’utente
Impostazioni di scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Visualizzazione delle pubblicazioni. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Dettagli pubblicazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Aggiunta o eliminazione di dispositivi da una pubblicazione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
Cancellazione delle pubblicazioni di un flusso di lavoro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Cancellazione di singole pubblicazioni di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Cancellazione di tutte le pubblicazioni di un flusso di lavoro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Stampa dei documenti da un archivio documenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
5 Operazioni di scansione
Prima di eseguire la scansione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Effetti della pubblicazione sulla scansione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Scansione con un modello di scansione dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Scansione con un foglio di copertina PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117
Flussi di lavoro con attributi documento modificabili . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Impostazioni di scansione PaperWare personalizzate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Rigenerazione del foglio di copertina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
Scansione dei documenti in un archivio documenti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Problemi comuni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
Indice generale
Indice
SMARTsend
Guida per l’utente
5
Indice generale
6
SMARTsend
Guida per l’utente
Benvenuti in SMARTsend
In questo capitolo vengono descritte caratteristiche e funzioni del software Xerox SMARTsend, nonché
i servizi di supporto disponibili nella documentazione di entrambe le applicazioni e attraverso i servizi
di supporto Xerox
Contenuto del capitolo
• Funzionalità in questa versione apagina8
• Novità di questa versione apagina10
• Descrizione generale di SMARTsend apagina11
• Documentazione di SMARTsend apagina12
• Assistenza clienti apagina14
1
SMARTsend
Guida per l’utente
7
Benvenuti in SMARTsend
Funzionalità in questa versione
SMARTsend è disponibile nelle versioni Standard e Professional Edition.
Funzioni comuni a tutte le versioni
• Funzioni di creazione del flusso di lavoro che permettono di definire le operazioni di conversione
e trasmissione dei documenti cartacei da dispositivi multifunzione Xerox alle destinazioni
seguenti:
•Server DocuShare
• Indirizzo e-mail
• Posizione FTP
• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007
• Cartella di rete
• Stampante remota
• Connessione all'applicazione esterna
• Funzioni di pubblicazione e gestione del flusso di lavoro
• Strumenti di backup e ripristino: per la memorizzazione di flussi di lavoro, credenziali, preferenze
utente, configurazioni dispositivo e impostazioni di carattere generale di SMARTsend.
• Ripristina tutti i dispositivi
• Utilità di importazione modelli: per l'importazione di modelli di Servizi di scansione di rete
CentreWare in SMARTsend.
• Utilità di esportazione cronologia lavori: per la creazione di un file di testo di cronologia dei lavori
per l'analisi e la creazione di rapporti.
Funzioni delle versioni Standard e Professional Edition
Oltre alle destinazioni comuni a tutte le versioni, supportano la conversione e la trasmissione di
documenti cartacei alle seguenti destinazioni:
• Posizione URL
• Cartella NetWare
• Cartella Web Microsoft Exchange 2000
• Microsoft SharePoint Portal Server 2001
• Domino
• Domino.Doc
8
SMARTsend
Guida per l’utente
Benvenuti in SMARTsend
Componenti facoltativi per le versioni Standard e Professional
• Supporto destinazione di Documentum versione 5.2
• Supporto destinazione di Hummingbird versione 5.1.0.5
• Supporto destinazione di Interwoven WorkSite versione 8
• Supporto destinazione di LiveLink versione 9.5.0
• Supporto destinazione di TRIM Context Server 6.0
SMARTsend
Guida per l’utente
9
Benvenuti in SMARTsend
Novità di questa versione
• L'installazione e l'accesso a SMARTsend è ora possibile anche tramite computer Windows Vista.
• L'installazione guidata SMARTsend è stata revisionata per includere una nuova schermata di
selezione della lingua, una schermata Numero di serie e una schermata di conferma Numero di
serie, impostazioni cliente e una barra di avanzamento nella parte inferiore di ciascuna finestra.
• Al termine del processo di configurazione durante l'installazione, l'amministratore ha la possibilità
di selezionare la casella di controllo Dopo la selezione di Fine, lanciare l'Utilità di ripristino per
importare un set di backup del database come parte di un aggiornamento.
• Gli amministratori possono preinstallare l'applicazione SQL Server 2005 o SQL Server 2005
Express o avere la possibilità di installare l'applicazione SQL Server 2005 Express tramite la parte
di configurazione dell'installazione SMARTsend.
• Durante l'aggiornamento, l'utente ha la possibilità di eseguire l'aggiornamento da V1x o V2x a
3x, o da 3x a 3x.
• Dal menu Start, l'utente può visualizzare e selezionare la documentazione disponibile da tutte le
lingue installate.
• SMARTsend accetta e supporta i formati file di uscita PDF linearizzato, PDF protetto (crittografato)
e XPS. L'utente può ora crittografare un file PDF prima di distribuirlo con il flusso di lavoro.
• Uno strumento Ripristina tutti i dispositivi è stato aggiunto al menu Start per riconfigurare le
impostazioni dispositivo o ricreare modelli.
• Per ottenere risultati più rapidamente e semplificare l'utilizzo, la finestra Esplora flusso di lavoro è
stata rinnovata per includere finestre quali Elenco pubblicazioni utente, Flussi di lavoro
amministratore, Elenco pubblicazioni e Gestione di credenziali.
• Oltre al creatore del flusso di lavoro, anche gli amministratori possono modificare un flusso di
lavoro.
• Un collegamento all'interfaccia utente web del dispositivo può essere visualizzata dall'area di
gestione di dispositivi Xerox della finestra Amministrazione.
• Nell'area di impostazione di Scansione su home, il sistema ricorda ora l'ultima opzione di
pubblicazione selezionata durante la sessione corrente.
• Nell'area di impostazione di Scansione su home, i modelli delle opzioni di pubblicazione possono
essere condivisi e l'amministratore può ora scegliere suffissi da aggiungere ai documenti.
• La pagina Impostazioni avanzate è stata aggiunta alla finestra Amministrazione per consentire
agli utenti di modificare in modo semplice le impostazioni del server proxy, se necessario.
• Per consentire all'utente di individuare e selezionare un dispositivo durante la pubblicazione di un
flusso di lavoro su un dispositivo multifunzione, sono state aggiunte informazioni più specifiche sul
dispositivo insieme alla possibilità di eseguire ricerche nell'elenco dei dispositivi.
• A questa versione è stato aggiunto il supporto della destinazione componente facoltativo TRIM.
• Nuove periferiche di stampa sono ora supportate, ad esempio WorkCentre 7655/7665/7675,
5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 e il WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.
• Gli utenti possono creare flussi di lavoro con macro nel nome file utilizzando il campo di gestione
documento del nome file sull'interfaccia utente del dispositivo multifunzione.
• In questa versione non è pi disponibile il supporto per Xerox TrueMatch (facoltativo), che
consentiva agli utenti di creare flussi di lavoro di ricerca per individuare documenti sulla rete.
10
SMARTsend
Guida per l’utente
Benvenuti in SMARTsend
Descrizione generale di SMARTsend
SMARTsend combina, migliorandole, molte delle funzionalità avanzate di due prodotti Xerox,
FlowPort™ e Servizi di scansione di rete CentreWare™, in una sola applicazione software integrata.
Progettato per la piattaforma Microsoft .NET, SMARTsend interagisce con i nuovi e i precedenti sistemi
multifunzione Xerox avanzati, così come con molti tipi di dispositivi Internet Fax di Xerox e altri
produttori.
Utilizzando SMARTsend, è possibile effettuare scansioni di documenti cartacei a colori e convertirli in
una varietà di formati digitali standard come PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF e TIFF multipagina.
SMARTsend è in grado anche di convertire i documenti scansiti in file modificabili come Excel, Word,
PowerPoint o PDF con ricerca testuale. I file risultanti possono essere modificati, spostati, salvati e
condivisi. Il sistema consente anche di crittografare un file PDF prima della distribuzione. È permesso
all'utente anche di aggiungere informazioni descrittive (metadati) che verranno associate ai
documenti scansiti. La versatilità di queste funzioni rende semplice catalogare, cercare e trovare i
documenti scansiti.
Applicazione basata sul Web
SMARTsend è un'applicazione basata sul Web per cui non richiede ulteriori software client. Gli utenti
possono creare con facilità flussi di lavoro che definiscono il tipo di documento scansito, le posizioni
di distribuzione e i processi, e i dispositivi che possono essere utilizzati per inviare i lavori di scansione
di SMARTsend. Il flusso di lavoro viene quindi pubblicato in modo da renderlo disponibile agli utenti
come modello di scansione dispositivo o come foglio di copertina PaperWare (Professional Edition).
Queste pubblicazioni rendono semplice per chiunque la scansione di un documento e la distribuzione
dei file elettronici risultanti a un'ampia varietà di destinazioni, ad esempio indirizzi e-mail, cartelle di
rete, cartelle FTP, stampanti remote, applicazioni esterne, indirizzi URL e archivi Domino, Domino.doc,
Microsoft SharePoint Portal Server e DocuShare Xerox. Ulteriori destinazioni, come gli archivi per la
gestione di documenti avanzati, possono essere aggiunte come componenti facoltativi.
Facilità di utilizzo
SMARTsend è progettato con l'obiettivo di essere facilmente utilizzabile, versatile e sicuro. Una
procedura guidata assiste gli utenti in tutte le attività complesse e istruzioni descrittive, unitamente a
messaggi di stato e informazioni di sistema di aiuto, vengono visualizzate in tutte le schermate di
SMARTsend. Gli utenti possono impostare segnalazioni di conferma stampata o tramite e-mail e gli
amministratori possono tenere traccia dei livelli di utilizzo dei dispositivi e ottenere audit trail per
esigenze di sicurezza e legali. Dove la sicurezza è importante, SMARTsend è un passo avanti rispetto
alla concorrenza con il supporto agli ultimi protocolli di protezione e alle opzioni di configurazione di
protezione del sito Web. Inoltre, l'architettura .NET è aperta e flessibile, facilita l'integrazione con altri
programmi e offre la possibilità di espandere capacità e funzioni che Xerox presenterà in futuro.
SMARTsend
Guida per l’utente
11
Benvenuti in SMARTsend
Documentazione di SMARTsend
La documentazione di SMARTsend è disponibile in vari formati, compresa la versione stampabile delle
guide in formato PDF di Adobe Acrobat. Per accedere alla documentazione selezionare i collegamenti
visualizzati nelle home page di SMARTsend o i collegamenti nel programma avvio automatico del CD.
Gli amministratori di SMARTsend possono accedere anche al file Leggimi e alla Guida all'installazione
e all'amministrazione dal menu Start sul computer SMARTsend.
Per visualizzare e stampare le guide è necessario usare Adobe Acrobat Reader. Acrobat Reader è
disponibile sul sito Web Adobe all'indirizzo www.adobe.com.
Guida all'installazione e all'amministrazione di SMARTsend
La Guida all'installazione e all'amministrazione di SMARTsend contiene istruzioni dettagliate per
l'installazione e la configurazione del computer SMARTsend, dei client e dei dispositivi di scansione
supportati.
Per informazioni sull'installazione del software estensioni dispositivo SMARTsend, accedere e scaricare
la Guida all'installazione e amministrazione delle estensioni dispositivo dalla pagina Driver e
Download di SMARTsend sul sito Web www.xerox.com.
Guida per l'utente di SMARTsend
La Guida per l'utente di SMARTsend introduce i nuovi utenti a SMARTsend. Include una descrizione
generale di tutte le pagine e funzioni di SMARTsend, così come le istruzioni dettagliate per le attività
principali che gli utenti eseguono con SMARTsend.
Guida in linea
SMARTsend contiene una Guida in linea completa che supporta gli utenti nell'utilizzo dell'applicazione
anche dopo che sono state eseguite l'installazione e la configurazione iniziale. I collegamenti alla
guida in linea sono visualizzati nell'angolo superiore destro delle pagine di SMARTsend.
Schede di riferimento rapido
La documentazione di SMARTsend include le seguenti schede di riferimento rapido:
• Guida rapida per l'amministratore: contiene requisiti, procedure di installazione di base
e informazioni sulla configurazione del sito per gli amministratori di SMARTsend.
• Guida rapida per l'utente: contiene una descrizione generale di base e informazioni preliminari
per gli utenti generici di SMARTsend.
Nota: si sconsiglia di usare la Guida rapida per l'amministratore per la prima installazione
del prodotto. Per istruzioni dettagliate di pianificazione e installazione, fare riferimento alla
Guida all'installazione e all'amministrazione.
12
SMARTsend
Guida per l’utente
Benvenuti in SMARTsend
File Leggimi.txt
Il file Leggimi.txt contiene informazioni di supporto per il prodotto non disponibili al momento della
pubblicazione della documentazione. Le informazioni contenute al suo interno si rivolgono
prevalentemente agli amministratori di SMARTsend. Il file Leggimi.txt è accessibile nei vari modi
seguenti:
• Dopo aver installato SMARTsend:
Su un server Windows 2000, fare clic su Start > Programmi > Xerox > SMARTsend > Visualizza
file Leggimi.txt
- OPPURE Su un computer con Windows XP Professional o un server con Windows Server 2003, fare clic su
Start > Programmi > Xerox > SMARTsend > Visualizza file Leggimi.txt.
• Inserire il CD di SMARTsend nell'unità CD. Fare clic sul collegamento File LEGGIMI nel programma
di installazione del CD.
• Fare clic sul pulsante Visualizza file Leggimi durante l'installazione.
SMARTsend
Guida per l’utente
13
Benvenuti in SMARTsend
Assistenza clienti
È possibile contattare Xerox per assistenza sia telefonicamente che tramite Internet.
Assistenza telefonica
Per ottenere assistenza, contattare telefonicamente Xerox e chiedere di parlare con un rappresentante
del servizio di assistenza clienti. Prima di chiamare, prendere nota del numero di serie di SMARTsend
facendo clic sul collegamento Informazioni nell'angolo superiore destro di qualsiasi pagina di
SMARTsend. Scrivere il numero di telefono nello spazio sottostante. Il numero di serie è necessario per
ottenere supporto tecnico da Xerox.
Numero di serie di SMARTsend Xerox
Nota: SMARTsend consente di gestire un numero limitato di dispositivi. Per conoscere il
numero di dispositivi supportati, fare clic sul collegamento Informazioni su di una qualsiasi
pagina di SMARTsend e individuare il numero di serie del prodotto. L'ultimo gruppo di cifre
che segue il numero di serie indica il numero di dispositivi supportati. Per impostazione
predefinita, le versioni Standard e Professional Edition di SMARTsend supportano la
configurazione di un massimo di cinque dispositivi.
L'elenco dei numeri di telefono dei centri di assistenza clienti Xerox è disponibile nella tabella seguente.
Se il numero del centro di assistenza del proprio Paese non appare tra quelli in elenco, rivolgersi a un
rappresentante Xerox. Si consiglia di scrivere il numero di telefono nello spazio sottostante.
Numeri del supporto telefonico Xerox
STATI UNITI 800-821-2797
STATI UNITI (TTY)
800-855-2880
CANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)
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SMARTsend
Guida per l’utente
Benvenuti in SMARTsend
Assistenza via Internet
Ulteriori suggerimenti e informazioni tecniche sono disponibili sul sito Web di Xerox, collegamento
Supporto e Driver, www.xerox.com. Individuare o cercare il prodotto in questione e accedere alle risorse
appropriate. I documenti elencati in questa sezione trattano argomenti specifici che richiedono
particolari procedure o forniscono note sulle applicazioni relative al funzionamento e alla
configurazione del prodotto Xerox.
SMARTsend
Guida per l’utente
15
Benvenuti in SMARTsend
16
SMARTsend
Guida per l’utente
Descrizione generale del
2
sito
Il questo capitolo vengono riepilogati i componenti principali della Home page utente con l'intento di
spiegare i punti di accesso all'applicazione SMARTsend e preparare gli argomenti affrontati nei capitoli
seguenti.
Contenuto del capitolo
• Accesso alla Home page utente apagina18
• Introduzione apagina20
• Flussi di lavoro apagina21
• Credenziali apagina22
• Opzioni di personalizzazione apagina23
SMARTsend
Guida per l’utente
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Descrizione generale del sito
Accesso alla Home page utente
SMARTsend è un'applicazione orientata al Web. La Home page utente è il punto di accesso principale
che consente di creare i flussi di lavoro, accedere ai flussi di lavoro e alle rispettive pubblicazioni, gestire
le credenziali e configurare le impostazioni personali.
Sono attualmente supportati i seguenti browser:
Microsoft Internet Explorer versione 5.5 o successiva. (Per prestazioni ottimali, si raccomanda l'uso
di Internet Explorer).
Netscape versione 7.2 o successiva.
Mozilla versione 1.7 o successiva.
Mozilla versione FireFox 1.0.6 o successiva.
Per accedere alla home page dell'utente:
1. Aprire una finestra del browser.
2. Immettere l'URL o l'indirizzo seguente:
http://[nome computer]/SMARTsend
dove nome computer è il nome del computer SMARTsend. Contattare l'amministratore
SMARTsend se non si conosce il nome del computer.
3. Premere Invio.
4. Verrà chiesto di immettere nome utente e password. Aggiungere il nome utente e la password e
fare clic su OK.
5. Viene visualizzata la pagina di benvenuto di SMARTsend. Selezionare Fare clic qui per accedere
aSMARTsend.
6. Viene visualizzata la Home page utente. Alcuni pulsanti e opzioni di SMARTsend sono visualizzati
in fondo alla pagina e potrebbero non risultare visibili in tutte le schermate. Se necessario, usare la
barra di scorrimento sulla destra per visualizzare la parte finale delle pagine. Se si modificano le
impostazioni contenute nella pagina, è necessario fare clic sul pulsante Salva o Salva con nome
nella parte inferiore della pagina per salvare le modifiche su determinate pagine.
Nota: se si utilizza un server proxy per connettersi a Internet, per connettersi a SMARTsend
può essere necessario configurare il browser in modo che ignori il server proxy. A questo
scopo, impostare l'esclusione del server proxy per tutti gli indirizzi locali o aggiungere
l'indirizzo IP e il nome host completo del computer SMARTsend all'elenco eccezioni del
server proxy. Per istruzioni dettagliate, rivolgersi all'amministratore.
Nota: gli strumenti per il blocco dei messaggi popup possono interferire con alcune finestre
di SMARTsend. Disabilitare tali strumenti di blocco per l'URL di SMARTsend. Per istruzioni
sulla disabilitazione dei blocchi popup, rivolgersi all'amministratore.
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SMARTsend
Guida per l’utente
Descrizione generale del sito
Descrizione della Home Page utente
La Home page utente indica con suggerimenti visivi chi è collegato, il nome del computer a cui l'utente
è connesso e il punto dell'applicazione in cui si trova l'utente.
Percorso di
Computer / Nome utente
Figura 2-1: Home page utente (Sezione superiore)
• Percorso di navigazione: indica la pagina corrente e le pagine visitate per arrivarci. Ad esempio,
quando si aggiunge un nuovo flusso di lavoro compare Home >> Esplora flusso di lavoro >>
Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione. Il testo è un collegamento a ogni pagina. Fare
clic sui collegamenti per accedere a qualsiasi pagina di SMARTsend del percorso.
• Computer / Nome utente: indica il nome del computer SMARTsend e l'utente attualmente
collegato.
Nota: in molte pagine di SMARTsend per vedere altri pulsanti o i messaggi di errore è
necessario far scorrere la pagina.
SMARTsend
Guida per l’utente
19
Descrizione generale del sito
Introduzione
Il riquadro sinistro o la sezione Introduzione della Home page utente riporta lo stato dell'applicazione.
Le seguenti icone indicano lo stato di una fase della procedura o dell'applicazione:
Indica che un'operazione non è stata completata oppure che l'applicazione non è pronta per
l'uso.
Indica che un'operazione potrebbe non essere stata completata.
Indica che un'operazione è stata completata oppure che l'applicazione è pronta per l'uso.
Indirizzo e-mail
Prima di iniziare a gestire flussi di lavoro e credenziali, è necessario specificare un indirizzo e-mail.
L'indirizzo e-mail viene usato per inviare le conferme o come destinazione per il flusso di lavoro
E-mail_pers fornito con l'installazione di SMARTsend. Immettere il proprio indirizzo e-mail e fare clic
su Salva.
Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e-mail personale
Funzione della versione Professional Edition
Nonostante il flusso di lavoro E-mail_pers sia fornito con l'installazione di SMARTsend, anche questo
flusso di lavoro deve essere pubblicato prima di essere utilizzato. La creazione di un foglio di copertina
PaperWare è uno dei modi per pubblicare un flusso di lavoro. Usare questo collegamento per creare un
foglio di copertina per il flusso di lavoro My_E-mail. Vedere Capitolo 4, Pubblicazione dei flussi di lavoro,
per informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro.
Il flusso di lavoro My_E-mail viene utilizzato per inviare automaticamente un documento scansito
all'account e-mail del mittente della scansione. Il mittente è il titolare del foglio di copertina
PaperWare oppure la persona attualmente collegata al dispositivo multifunzione Xerox. Tuttavia, se il
dispositivo richiede l'autenticazione, la scansione viene sempre inviata alla persona collegata al
dispositivo.
20
SMARTsend
Guida per l’utente
Descrizione generale del sito
Flussi di lavoro
Aggiungere un nuovo flusso di lavoro
I flussi di lavoro possono essere creati da qualsiasi utente Il collegamento Aggiungi nuovo attiva una
procedura guidata che descrive tutte le fasi di definizione di destinazioni e attributi documento e la
specifica delle impostazioni del flusso di lavoro. Vedere Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione
a pagina 3-29 per ulteriori informazioni sull'aggiunta di flussi di lavoro.
Gestione di Flussi di lavoro personali
Questo collegamento apre la pagina Editor flusso di lavoro dalla quale è possibile gestire i flussi di
lavoro e le pubblicazioni. Da Editor flusso di lavoro si possono visualizzare, aggiungere, modificare,
cancellare e pubblicare i flussi di lavoro oltre a visualizzare e a cancellare le pubblicazioni. Per ulteriori
informazioni su Editor flusso di lavoro, vedere il Capitolo 3, Flussi di lavoro di distribuzione.
Visualizza Flussi di lavoro
Questo collegamento apre la pagina Esplora flusso di lavoro dalla quale è possibile visualizzare tutti i
flussi di lavoro pubblici e i flussi di lavoro privati di cui si è titolare. Le attività flusso di lavoro disponibili
sul pannello di sinistra dipendono dal flusso selezionato dall'elenco del pannello di destra. Per ulteriori
informazioni su Esplora flusso di lavoro, vedere il Capitolo 3, Flussi di lavoro di distribuzione.
SMARTsend
Guida per l’utente
21
Descrizione generale del sito
Credenziali
Le credenziali di scansione sono necessarie per tutte le destinazioni che richiedono la specifica delle
credenziali per archiviare i documenti di scansione, ad esempio, DocuShare, Domino, Microsoft
Exchange, FTP, Cartella NetWare, Cartella di rete e Microsoft SharePoint. L'area Credenziali permette
di aggiungere e modificare le credenziali (nome di accesso/password) per le destinazioni di scansione.
Aggiungi una nuova credenziale
Quando si aggiunge un nuovo flusso di lavoro, un messaggio richiede di aggiungere le credenziali per
le nuove destinazioni. Vedere Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione a pagina 3-29. È possibile
anche aggiungere le credenziali per le nuove destinazioni mediante il collegamento Aggiungi una
nuova credenziale della Home page utente. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di credenziali,
vedere Gestione delle credenziali di destinazione apagina36.
Gestione di credenziali
Se vengono modificate le credenziali di una destinazione esistente, le nuove credenziali devono essere
riportate sul computer SMARTsend per consentire l'esecuzione del lavoro di scansione. Le credenziali
per le destinazioni possono essere gestite usando il collegamento Gestione di Credenziali. Per ulteriori
informazioni sulla modifica o l'eliminazione di credenziali, vedere Gestione delle credenziali di
destinazione apagina36.
22
SMARTsend
Guida per l’utente
Descrizione generale del sito
Opzioni di personalizzazione
Indirizzo e-mail di conferma lavoro
Questa opzione consente di specificare un indirizzo e-mail per i lavori che sono configurati per l'invio
di conferma tramite e-mail.
• Selezionare Utilizza l'indirizzo e-mail personale per la conferma lavoro via e-mail per utilizzare
il proprio indirizzo e-mail di SMARTsend. Vedere Indirizzo e-mail a pagina 2-20.
• Per utilizzare un indirizzo alternativo, selezionare Utilizza il seguente indirizzo e-mail per
la conferma lavoro via e-mail, specificare un indirizzo e-mail e fare clic su Salva.
Preferenze del sito
Qui si configurano le preferenze utente per SMARTsend.
Selezionare Mostra pagine di stato in caso di esito positivo o negativo per fare in modo che dopo
l'elaborazione delle operazioni, come la pubblicazione di un flusso di lavoro, vengano visualizzate le
pagine di stato. Se l'opzione non è selezionata le pagine di stato non vengono visualizzate.
Selezionare Visualizza la schermata di benvenuto al prossimo accesso a SMARTsend se si desidera
che al momento dell'accesso all'applicazione venga visualizzata la pagina di benvenuto.
Gestione di Profili attributo documento
Questo collegamento porta alla pagina Gestione di profili documento. Gli attributi documento sono
dati supplementari che possono essere aggiunti ai documenti scansiti come descrizione; possono
essere la versione del documento, il titolo o una descrizione. Gli attributi documento vengono creati
alla creazione del flusso di lavoro e applicati al momento della scansione.
L'installazione di SMARTsend propone set di attributi documento preimpostati chiamati profili
documento. I profili documento sono accessibili pubblicamente da tutti gli utenti di SMARTsend. I
profili documento visualizzati al momento della creazione del flusso di lavoro sono filtrati in base alle
destinazioni specificate. Ad esempio, Solo FTP è un profilo documento riservato alla destinazione FTP e
non viene visualizzato per le destinazioni di altro tipo.
La pagina Gestione di profili documento visualizza tutti i profili documento presenti sul sistema. Da
questa pagina il titolare del flusso di lavoro o l'amministratore può cancellare i profili documento.
Profili attributo documento personalizzati possono essere creati e salvati durante l'operazione di
creazione del flusso di lavoro. Vedere Profili attributo documento a pagina 64 per informazioni
dettagliate sulla gestione dei profili documento.
SMARTsend
Guida per l’utente
23
Descrizione generale del sito
Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare
Funzione della versione Professional Edition
Questo collegamento permette di pubblicare modelli con impostazioni di scansione personalizzate per
i fogli di copertina PaperWare.
Durante la configurazione dei dispositivi, per ogni dispositivo configurato per l'applicazione viene
pubblicato automaticamente un modello PaperWare (denominato PaperWare). Tale modello utilizza
un insieme di impostazioni di scansioni predefinite.
Se per i fogli di copertina PaperWare si scelgono spesso impostazioni alternative dal dispositivo
multifunzione Xerox, è opportuno pubblicare un nuovo modello contenente le impostazioni desiderate.
Nel momento in cui si avvia la scansione dal dispositivo, sarà sufficiente selezionare il nuovo modello in
luogo del modello PaperWare predefinito. Vedere Personalizzazione delle impostazioni di scansione
PaperWare a pagina 93 per ulteriori informazioni sulla personalizzazione delle impostazioni
PaperWare.
24
SMARTsend
Guida per l’utente
Flussi di lavoro di
3
distribuzione
Nel presente capitolo sono descritte le procedure di creazione e modifica dei flussi di lavoro di
distribuzione. Vengono fornite istruzioni dettagliate per la specifica delle destinazioni di documento,
nomi di file e formati, attributi di documento e altre impostazioni che coinvolgono la funzionalità dei
flussi di lavoro di distribuzione SMARTsend.
Contenuto del capitolo
• Descrizione generale del flusso di lavoro apagina26
• Esplora flusso di lavoro apagina27
• Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione apagina29
• Modifica di un flusso di lavoro apagina31
• Cancellazione di un flusso di lavoro apagina33
• Destinazioni documento apagina34
• Nome e tipo documento apagina50
• Attributi documento apagina64
• Salva flusso di lavoro apagina72
• Riepilogo flusso di lavoro apagina74
• Configurazione di Crea le cartelle necessarie apagina75
• Scenari apagina78
• Appendice A: Creazione di un flusso di lavoro campione per cartella di rete apagina83
• Appendice B: Creazione di un flusso di lavoro campione per e-mail apagina86
• Appendice C: Specifica di un oggetto personalizzato in un flusso di lavoro SMARTsend apagina88
• Appendice D: Specifica di una categoria di LiveLink in un flusso di lavoro SMARTsend apagina89
SMARTsend
Guida per l’utente
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Flussi di lavoro di distribuzione
Descrizione generale del flusso di lavoro
SMARTsend si basa sul concetto di flussi di lavoro per gestire la conversione dei documenti sottoposti
a scansione in formato digitale e il successivo indirizzamento a varie destinazioni. È possibile creare
un flusso di lavoro che converta documenti cartacei in file PDF e in seguito indirizzi i file PDF verso
un archivio documenti quale, ad esempio, DocuShare. Inoltre il flusso di lavoro consente di specificare
più destinazioni, come account e-mail, cartelle di rete o qualsiasi combinazione di archivi documenti.
I flussi di lavoro offrono:
• Automazione nell'esecuzione di operazioni e impostazioni frequenti
• Opzioni di protezione versatili
• Utilizzo e manutenzione semplificati
I flussi di lavoro rappresentano un modo pratico di combinare le impostazioni di lavoro di scansione
come destinazioni, nome e tipo di documento, attributi documento e impostazioni di immagine in una
sola entità che potrà essere riutilizzata all'occorrenza. Il nome e il tipo del documento sono proprietà
che definiscono e descrivono un documento scansito. La definizione degli attributi di base di un
documento scansito, quali il nome file e il tipo del formato digitale (ad esempio PDF, XPS, JFIF, TIFF a
pagina singola, TIFF multipagina e così via), è indispensabile al fine di creare un flusso di lavoro
utilizzabile. SMARTsend fornisce anche un modo per aggiungere attributi di documento opzionali,
comunemente indicati come metadati, ai documenti scansiti. Tali attributi vengono archiviati con il
documento digitale e possono essere utilizzati per automatizzare l'archiviazione e il recupero dei
documenti, nonché le attività di gestione.
I flussi di lavoro possono essere designati come pubblici o privati. I flussi di lavoro pubblici possono
essere visualizzati, utilizzati e modificati da tutti gli utenti SMARTsend (se le modifiche vengono
salvate, una copia dell'originale viene eseguita per il nuovo titolare). I flussi di lavoro privati possono
essere visualizzati, utilizzati, cancellati e modificati soltanto dal titolare (il creatore del flusso). Gli
amministratori SMARTsend possono elencare, visualizzare, modificare (senza eseguire una copia) e
cancellare i flussi di lavoro privati o pubblici. Gli amministratori non possono pubblicare flussi di lavoro.
I flussi di lavoro devono essere pubblicati affinché siano disponibili agli utenti che eseguono la
scansione. Per informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro, vedere il Capitolo 4, Pubblicazione
dei flussi di lavoro.
26
SMARTsend
Guida per l’utente
Flussi di lavoro di distribuzione
Esplora flusso di lavoro
La pagina Esplora flusso di lavoro viene utilizzata per accedere ai flussi di lavoro e gestirli; inoltre,
consente di eseguire la maggior parte delle operazioni di SMARTsend, fra cui visualizzazione, aggiunta,
modifica e pubblicazione dei flussi di lavoro. Accedere alla pagina Esplora flusso di lavoro dalla Home
page facendo clic su Gestione di Flussi di lavoro personali per visualizzare solo i flussi di lavoro creati
dall'utente che ha aperto la sessione in SMARTsend, oppure facendo clic su Visualizza Flussi di lavoro
se si desidera visualizzare tutti i flussi di lavoro a cui l'utente connesso ha accesso.
Sul lato sinistro della pagina Esplora flusso di lavoro sono presenti tutti i menu relativi ad Attività flusso
di lavoro e Visualizzazioni flusso di lavoro. I dettagli relativi al flusso di lavoro specifico, selezionato sul
lato destro della pagina, vengono visualizzati a sinistra, nell'area Dettagli.
Sul lato destro della pagina Esplora flusso di lavoro vengono visualizzati i flussi di lavoro organizzati in
una tabella; l'elenco dei flussi di lavoro può essere ordinato in base a un'intestazione specifica, facendo
clic sulla stessa. Per modificare o pubblicare un flusso di lavoro, è necessario selezionarlo.
Di fianco ai nomi dei flussi di lavoro vengono visualizzate le seguenti icone:
Indica un flusso di lavoro creato dall'utente connesso.
Indica un flusso di lavoro creato da un utente diverso dall'utente connesso.
Indica un flusso di lavoro privato creato dall'utente connesso.
Indica un flusso di lavoro di impostazioni di scansione PaperWare (funzione della versione
Professional Edition).
Attività flusso di lavoro
Nell'area delle Attività flusso di lavoro vengono elencate le attività disponibili all'utente per il flusso
di lavoro selezionato. Ad eccezione dell'aggiunta di un nuovo flusso di lavoro, l'attività selezionata
verrà eseguita sul flusso di lavoro selezionato nel pannello di destra.
Le attività disponibili variano secondo il flusso di lavoro selezionato; ad esempio, se un flusso di lavoro
non è ancora stato pubblicato, la visualizzazione e la cancellazione delle sue pubblicazioni non saranno
disponibili.
Nota: il flusso di lavoro My_E-mail, fornito con l'installazione di SMARTsend, non può essere
eliminato.
SMARTsend
Guida per l’utente
27
Flussi di lavoro di distribuzione
Visualizzazioni flusso di lavoro
Le opzioni di visualizzazione consentono di visualizzare diversi elenchi di flussi di lavoro e pubblicazioni.
Mostra tutti i flussi
Fare clic su Mostra tutti i flussi per visualizzare tutti i flussi di lavoro a cui si ha accesso. Fra questi sono
inclusi tutti i flussi di lavoro pubblici e solo i flussi di lavoro privati creati dall'utente.
Flussi di lavoro personali
Fare clic su Flussi di lavoro personali per visualizzare tutti i flussi di lavoro pubblici e privati creati
dall'utente.
Dettagli del flusso di lavoro
L'area dei Dettagli contiene informazioni sul flusso di lavoro selezionato nel pannello di destra, quali:
• Il nome del flusso di lavoro
•Un'eventuale descrizione
• Il titolare del flusso di lavoro
• Se il flusso di lavoro è pubblico o privato
• L'ultima volta che il flusso di lavoro è stato utilizzato per la scansione
• L'ultima volta che il flusso di lavoro è stato modificato
• Il numero delle pubblicazioni dispositivo
• Numero di pubblicazioni PaperWare (funzione della versione Professional Edition)
• Il numero totale di pubblicazioni per quel flusso di lavoro o titolare
• Indica che il flusso di lavoro è un flusso di lavoro di distribuzione.
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SMARTsend
Guida per l’utente
Flussi di lavoro di distribuzione
Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione
I flussi di lavoro possono essere creati in due modi: utilizzando l'apposita procedura guidata che
descrive tutte le fasi del processo di definizione, oppure servendosi di un flusso di lavoro esistente come
base su cui creare quello nuovo.
Creazione di un Nuovo flusso di lavoro di distribuzione
I flussi di lavoro possono essere creati da qualsiasi utente tramite una procedura guidata che illustra le
fasi necessarie per definire il flusso di lavoro, includendo la definizione delle destinazioni di documento,
del nome di file e dei formati, specificando gli attributi di documento e determinando le impostazioni
del flusso di lavoro.
Per creare un nuovo flusso di lavoro di distribuzione:
1. Andare alla Home page utente e fare clic su Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione
sotto l'intestazione Flussi di lavoro.
2. Selezionare le destinazioni richieste per i file di output scansiti. Se sono già state configurate delle
destinazioni, verranno visualizzate le relative caselle di controllo: per utilizzare una destinazione
configurata, selezionare la casella di controllo di quella destinazione; se la destinazione desiderata
non è visualizzata nell'elenco, andare al tipo di destinazione e fare clic su aggiungi posizioni.
Vede re Destinazioni documento a pagina 34 per informazioni dettagliate sull'aggiunta delle
destinazioni.
3. Fare clic su Avanti >>.
4. Specificare il nome e il tipo di documento. Vedere Nome e tipo documento a pagina 3-50 per
informazioni dettagliate.
5. Fare clic su Avanti >>.
6. Specificare gli attributi documento. Vedere Attributi documento a pagina 3-64 per informazioni
dettagliate.
7. Fare clic su Avanti >>.
8. Specificare le impostazioni del flusso di lavoro. Vedere Salva flusso di lavoro apagina72 per
informazioni dettagliate sulla specifica delle impostazioni.
9. Fare clic su Avanti >>.
10. Nella pagina Salva flusso di lavoro, rivedere i dettagli del flusso specificati nelle fasi precedenti.
Nel caso di modifiche, fare clic sui pulsanti Modifica nella pagina per tornare alle schermate
precedenti. In caso contrario, fare clic su Fine per creare il flusso di lavoro.
Se si indica che il flusso di lavoro dovrà essere pubblicato in un secondo tempo, viene visualizzata
nuovamente la Home page utente. In caso contrario, viene visualizzata la relativa pagina Pubblica
flusso di lavoro. Vedere Capitolo 4, Pubblicazione dei flussi di lavoro per informazioni sulla
pubblicazione dei flussi di lavoro.
SMARTsend
Guida per l’utente
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Flussi di lavoro di distribuzione
Creazione di un flusso di lavoro da un flusso di lavoro esistente
È possibile che si renda necessario creare un nuovo flusso di lavoro, simile a un flusso di lavoro esistente
ma con proprietà diverse, ad esempio, una diversa destinazione del documento. In questi casi, invece di
creare un flusso di lavoro da zero, è preferibile apportare le modifiche necessarie a un flusso di lavoro
esistente, quindi salvarlo con un altro nome.
Nota: per creare un nuovo flusso di lavoro da un flusso di lavoro esistente, questo deve
essere modificato. Vedere Modifica di un flusso di lavoro a pagina 31 per informazioni sulla
modifica dei flussi di lavoro.
Per creare un nuovo flusso di lavoro partendo da un flusso di lavoro esistente:
1. Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro.
2. Dall'elenco dei flussi di lavoro in Esplora flusso di lavoro, selezionare quello che si desidera
utilizzare come base per la creazione del nuovo flusso di lavoro.
3. Fare clic su Modifica flusso di lavoro nell'elenco Attività flusso di lavoro, sul lato sinistro della
pagina. Viene visualizzata la pagina Slava flusso di lavoro.
4. Prima di apportare altre modifiche, rinominare il flusso di lavoro. Modificare il nome del flusso
di lavoro e fare clic su Salva con nome. Viene visualizzata la finestra Esplora flusso di lavoro,
e il nuovo flusso di lavoro appare nell'elenco. Questo flusso di lavoro è ora identico a quello
utilizzato come base, ad eccezione del nome.
5. Per apportare ulteriori modifiche, seguire la procedura illustrata in Modifica di un flusso di lavoro
apagina31.
Nota: se si sta salvando il flusso di lavoro di un altro utente, sarà necessario aggiungere le
credenziali per le destinazioni. Il flusso di lavoro utilizza sempre le credenziali del titolare; se
non si aggiungono nuove credenziali al momento della creazione del flusso di lavoro, il
sistema chiederà di aggiungerle al momento della pubblicazione. Vedere Aggiungi una
nuova credenziale a pagina 22 per informazioni sull'aggiunta delle credenziali.
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SMARTsend
Guida per l’utente
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