Xerox SMARTsend 3 User Guide [nl]

juli 2009

Xerox® SMARTsend® Release 3

Gebruikershandleiding

SMARTsend

Gebruikershandleiding

© 2001–2009 Xerox Corporation. Alle rechten voorbehouden. Xerox en het ontwerp van de connectiviteitsbol, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare en SMARTsend zijn handelsmerken van of worden gebruikt onder licentie door Xerox Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen.

DataGlyph® is een handelsmerk van Palo Alto Research Center, Inc. Adobe en Acrobat zijn gedeponeerde handelsmerken van Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino en Domino.Doc zijn gedeponeerde handelsmerken van IBM Corporation. NetWare is een handelsmerk van Novell, Inc. Flash is een handelsmerk van Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint en Internet Information Services (IIS) zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Netscape Navigator is een gedeponeerd handelsmerk van Netscape Communications Corporation. WordPerfect is een gedeponeerd handelsmerk van Corel Corporation. WorkSite is een handelsmerk van Interwoven, Inc. Hummingbird DM is een handelsmerk van Hummingbird, Ltd. Documentum is een gedeponeerd handelsmerk van EMC Corporation. LiveLink is een gedeponeerd handelsmerk van Open Text Corporation. FileNet® is een gedeponeerd handelsmerk van FileNet Corporation in de Verenigde Staten, andere landen, of beide. Xerox PDF Reader is ontwikkeld door Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" is een handelsmerk van Aspose Pty Ltd.

Documentversie: juli 2009

SMARTsend Gebruikershandleiding

Inhoudsopgave

1 Welkom bij SMARTsend

Wat is er opgenomen in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Wat is er nieuw in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Overzicht SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Documentatie van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Instructiekaarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Klantondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Telefonische ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Internetondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2 Overzicht van de site

De Homepage van de gebruiker openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Informatie over de Homepage van de gebruiker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Aan de slag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

E-mailadres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Mijn legitimatiegegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Een legitimatiegegeven toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Mijn legitimatiegegeven beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Aanpassingsopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

E-mailadres voor opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Sitevoorkeuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Mijn documentkenmerkprofielen beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3 Distributiewerkstromen

Overzicht Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Werkstroomverkenner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Werkstroomtaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Werkstroomvoorbeelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Gegevens werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Distributiewerkstroom toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Distributiewerkstroom maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Werkstroom maken op basis van een werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Werkstroom bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Inhoudsopgave

Werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Documentbestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom . . . . . . . . . . . . . 37

Bestemmingen toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Bestemmingen bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Bestemmingen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Legitimatiegegevens voor bestemming beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Eigenschappen van de bestemming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Documentnaam en -type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Documentnaam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Documenttype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Documentkenmerken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Documentkenmerkprofielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Documentkenmerkvelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Kenmerkeigenschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Kenmerktoewijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Werkstroom opslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Werkstroomtoegang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Werkstroomoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Werkstroomnaam en -beschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Publicatie-opties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

De toepassing Zo nodig submappen maken instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Scenario's . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Scenario 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Scenario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Scenario Waarheidstabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . . . . . . . . . . 92

Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . . . . . . . . . 93

4 Werkstromen publiceren

Overzicht Publicaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Apparaatscansjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

PaperWare-voorbladen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Scanprofiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Scanprofielen aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Publiceren voor een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Een PaperWare-voorblad gebruiken met internetfax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Bestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

SMARTsend Gebruikershandleiding

Scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Publicaties bekijken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Publicatiegegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Werkstroompublicaties verwijderen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Bepaalde publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Alle publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Documenten uit een documentenopslagplaats afdrukken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

5 Scannen

Voordat u gaat scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

De gevolgen van publicatie voor het scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Scannen met een apparaatscansjabloon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Scannen met een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119

Werkstromen met bewerkbare documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

Aangepaste PaperWare-scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Voorblad opnieuw ophalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Documenten naar een documentenopslagplaats scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

Bekende problemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124

Inhoudsopgave

Index

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Inhoudsopgave

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

In dit hoofdstuk worden de functies en toepassingen van de software SMARTsend van Xerox beschreven en de ondersteuning die beschikbaar is via zowel documentatie als Xerox-medewerkers in het Welcome Centre.

Dit hoofdstuk omvat:

• Wat is er opgenomen in deze versie? op pagina 8

• Wat is er nieuw in deze versie? op pagina 10

• Overzicht SMARTsend op pagina 12

• Documentatie van SMARTsend op pagina 13

• Klantondersteuning op pagina 15

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Wat is er opgenomen in deze versie?

SMARTsend is verkrijgbaar in de Standard of Professional-editie.

Toepassingen die in alle versies voorkomen

• Toepassingen voor het maken van werkstromen die de conversie en verzending bepalen van papieren documenten van multifunctionele apparaten van Xerox naar de volgende bestemmingen:

•DocuShare-server

•E-mailadres

•FTP-locatie

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

•Netwerkmap

• Externe printer

• Verbinding voor externe applicatie

• Toepassingen werkstroompublicaties en -beheer

• Backupprogramma en Herstelprogramma—voor het opslaan van werkstromen, legitimatiegegevens, gebruikersvoorkeuren, apparaatconfiguraties en algemene instellingen van SMARTsend

• Alle apparaten repareren

• Sjabloon importeren—hiermee worden sjablonen van CentreWare Netwerkscanservices in SMARTsend geïmporteerd.

• Opdrachtenoverzicht exporteren—hiermee wordt een tekstbestand met een opdrachtenoverzicht gemaakt voor analyse en rapportage.

Standard- en Professional-editie

Naast de bestemmingen die voorkomen in alle versies, is er ondersteuning voor de conversie en verzending van papieren documenten naar de volgende bestemmingen:

•URL-locatie

• NetWare-map

• Microsoft Exchange 2000 Web-map

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Optionele onderdelen voor de Standaard of Professionele versies

• Bestemmingsondersteuning voor Documentum versie 5.2

• Bestemmingsondersteuning voor Hummingbird versie 5.1.0.5

• Bestemmingsondersteuning voor Interwoven WorkSite versie 8

• Ondersteuning voor de bestemming LiveLink versie 9.5.0

• Ondersteuning voor de bestemming TRIM Context Server 6.0

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Wat is er nieuw in deze versie?

• SMARTsend kan nu worden geïnstalleerd en gebruikt op computers met Windows Vista.

• De wizard voor installatie van SMARTsend is nu uitgebreid met een nieuw scherm voor taalselectie, een scherm voor het serienummer en bevestiging van het serienummer, klantinstellingen en een voortgangsbalk onder aan ieder venster.

• Tijdens de installatie heeft de beheerder bij het configureren de optie het selectievakje Nadat u op Voltooien hebt geklikt, start u het Herstel-programma om een database-backupset te importeren, in te schakelen.

• Beheerders kunnen ofwel de applicatie SQL Server 2005 of SQL Server 2005 Express vooraf installeren, of hebben nu de optie om SQL Server 2005 Express te installeren tijdens de configuratie bij de installatie van SMARTsend.

• Bij het installeren van een upgrade kan de gebruiker nu kiezen uit een upgrade van V1x of V2x naar 3x, of van 3x naar 3x.

• Vanuit het menu Start kan de gebruiker documentatie bekijken en selecteren die beschikbaar is voor alle geïnstalleerde talen.

• SMARTsend accepteert en ondersteunt nu de uitvoerbestandsindelingen gelineariseerde PDF, Secure (gecodeerde) PDF en XPS. Een PDF-bestand kan nu worden gecodeerd voordat dit met de werkstroom wordt gedistribueerd.

• Het menu Start is uitgebreid met de functie Alle apparaten repareren, waarmee apparaatinstellingen opnieuw kunnen worden geconfigureerd en sjablonen opnieuw kunnen worden gemaakt.

• Het nieuwe ontwerp van het venster van Werkstroomverkenner is geheel gericht op snellere resultaten en hoger gebruiksgemak en is nu voorzien van vensters zoals Lijst gebruikerpublicaties, Admin-werkstromen, Publicatielijst en Legitimatiegegevens beheren.

• Een werkstroom kan nu niet alleen worden bewerkt door degene die de werkstroom heeft gemaakt, maar ook door beheerders.

• In het gedeelte Xerox Apparaten beheren van het venster Beheer wordt nu een koppeling naar de webgebruikersinterface van het apparaat weergegeven.

• In het gedeelte Scannen naar eigen bestemming instellen, herinnert het systeem nu de laatste optie voor publiceren die in de huidige sessie is geselecteerd.

• In het gebied Scannen naar eigen bestemming instellen kunnen de sjablonen voor publicatieopties nu worden gedeeld en de beheerder kan nu achtervoegsels kiezen om aan documenten te koppelen.

• Het venster Beheer is nu uitgebreid met de pagina Geavanceerde instellingen, waarin gebruikers op eenvoudige wijze indien nodig hun proxy-serverinstellingen kunnen wijzigen.

• Om de gebruiker te helpen een apparaat te vinden en selecteren wanneer een werkstroom naar een multifunctioneel apparaat moet worden gepubliceerd, is specifiekere apparaatinformatie is toegevoegd, evenals een zoekfunctie (filter) om de lijst apparaten te doorzoeken.

• Deze versie biedt nu ondersteuning voor de optionele TRIM-bestemming.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

• Er wordt nu ondersteuning geboden voor nieuwe printers, zoals WorkCentre 7655/7665/7675, 5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 en de WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Gebruikers kunnen werkstromen maken met macro's in de bestandsnaam via het veld Documentbeheer van de gebruikersinterface van multifunctionele apparaten.

• Deze versie biedt geen ondersteuning voor Xerox TrueMatch (optioneel), waarmee gebruikers zoekwerkstromen kunnen maken om documenten in het netwerk te zoeken.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Overzicht SMARTsend

SMARTsend combineert en verbetert vele van de krachtige toepassingen van twee Xerox-producten— FlowPort™ en CentreWare™ Netwerkscanservices—in één geïntegreerd softwarepakket. De SMARTsend-software is op het Microsoft .NET-platform gebouwd en werkt met nieuwe en oude geavanceerde multifunctionele Xerox-systemen, evenals met vele soorten internetfaxapparaten van Xerox en andere fabrikanten.

Wanneer u SMARTsend gebruikt, kunt u papieren documenten in kleur scannen en naar verschillende digitale industriestandaard-indelingen converteren, waaronder de indelingen PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF, en Multi-page TIFF. SMARTsend kan ook gescande documenten naar bewerkbare bestanden converteren, zoals Excel, Word, PowerPoint of doorzoekbare PDF. De resulterende bestanden kunnen dan worden bewerkt, gemanipuleerd, opgeslagen en gedeeld. PDF-bestanden kunnen tevens worden gecodeerd alvorens te worden gedistribueerd. SMARTsend biedt de gebruiker tevens de mogelijkheid om beschrijvende informatie toe te voegen (ook wel bekend als metagegevens) die de gescande documenten zullen begeleiden. Deze veelzijdige toepassingen maken het gemakkelijk om gescande documenten te categoriseren, te zoeken en op te halen.

Webapplicatie

SMARTsend is een webapplicatie die geen aanvullende clientsoftware vereist. Gebruikers kunnen gemakkelijk werkstromen maken die het type gescande document definiëren, de distributielocaties en processen en de methoden en apparaten die kunnen worden gebruikt om SMARTsend-scanopdrachten te verzenden. De werkstroom wordt vervolgens gepubliceerd om deze als apparaatscansjablonen of PaperWare-voorbladen (Professional-editie) voor gebruikers beschikbaar te maken. Deze publicaties maken het voor iedereen eenvoudig om een document te scannen en de resulterende elektronische bestanden over vele verschillende bestemmingen te distribueren, waaronder e-mailadressen, netwerkmappen, FTP-mappen, externe printers, externe applicaties, Web-URL's, Domino- en Domino.doc-opslagplaatsen, Microsoft SharePoint Portal Server-opslagplaatsen en Xerox DocuShareopslagplaatsen. Aanvullende bestemmingen, zoals geavanceerde documentbeheeropslagplaatsen, kunnen als optionele onderdelen worden toegevoegd.

Gebruiksgemak

SMARTsend is ontworpen voor gebruiksgemak, veelzijdigheid en beveiliging. Wizards helpen gebruikers bij complexe taken, en beschrijvende instructies, statusberichten en Help-informatie begeleiden alle SMARTsend-vensters. Gebruikers kunnen e-mailadressen en afgedrukte bevestigingsrapporten opzetten, en beheerders kunnen opdrachtlogs maken om het gebruik te volgen en boekhoudkundige controles te verrichten, overeenkomstig de van kracht zijnde wettelijke voorschriften. SMARTsend biedt waar dat nodig is een betere beveiliging dan de concurrentie. SMARTsend levert namelijk ondersteuning voor de nieuwste beveiligingsprotocollen en opties voor beveiligde websiteconfiguratie. Dankzij de open en flexibele architectuur van .NET is de integratie met andere programma's daarnaast eenvoudig en kunnen eventuele toekomstige verbeteringen op het gebied van mogelijkheden en toepassingen die Xerox aanbiedt gemakkelijk worden geïntegreerd.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Documentatie van SMARTsend

Er zijn allerlei soorten SMARTsend-documenten beschikbaar, waaronder afdrukbare handleidingen in Adobe PDF-bestandsindeling. De onderdelen van de documentatie zijn te vinden via de koppelingen op de homepages van SMARTsend en via de koppelingen van het AutoRun-programma op cd. SMARTsend-beheerders kunnen ook het Readme-bestand en de Handleiding voor installatie en beheer via het menu Menu op de SMARTsend-computer openen.

Om de handleidingen te kunnen bekijken en afdrukken heeft u het programma Adobe Acrobat Reader nodig. Dit programma kan worden gedownload van de website van Adobe: www.adobe.com.

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend

De Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend bevat stapsgewijze instructies voor de installatie en configuratie van de SMARTsend-computer, clients en ondersteunde scanapparaten.

Voor informatie over het installeren van de SMARTsend apparaatextensie-software kunt u de Handleiding voor installatie en beheer van apparaatextensies downloaden via de pagina SMARTsend Drivers and Downloads op www.xerox.com.

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend

In de Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend maken gebruikers kennis met SMARTsend. De handleiding bevat overzichten van alle belangrijke pagina's en toepassingen in SMARTsend, plus stapsgewijze instructies voor de essentiële taken die gebruikers uitvoeren met SMARTsend.

Help

SMARTsend bevat een uitgebreide online Help met informatie omtrent het gebruik van de applicatie na de installatie en de eerste configuratie. Help-koppelingen zijn opgenomen in de rechterbovenhoek van iedere pagina van SMARTsend.

Instructiekaarten

De documentatie voor SMARTsend omvat de volgende instructiekaarten:

• Instructiekaart voor de beheerder—Bevat informatie over vereisten, elementaire installatieprocedures en site-configuratie voor SMARTsend-beheerders.

• Instructiekaart voor de gebruiker—Bevat een beknopt overzicht en informatie waarmee algemene gebruikers van SMARTsend snel met het programma aan de slag kunnen.

Opmerking: De Instructiekaart voor de beheerder is niet voldoende voor iemand die het

product voor het eerst installeert. Gebruik de Handleiding voor installatie en beheer voor uitvoerige plannings- en installatie-instructies.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Readme.txt

Het bestand Readme.txt bevat ondersteunende informatie die nog niet beschikbaar was toen de andere onderdelen van de documentatie werden uitgebracht. Deze informatie is uitsluitend bedoeld voor SMARTsend-beheerders die de informatie via de volgende methoden kunnen verkrijgen:

• Nadat SMARTsend is geïnstalleerd:

Op een server met Windows 2000 als besturingssysteem klikt u op Start > Programma's > Xerox > SMARTsend > Readme.txt bekijken;

- OF -

Op een Windows XP Professional-computer of -server met Windows Server 2003, klikt u op Start > Alle programma's > Xerox > SMARTsend > Readme.txt bekijken.

• Plaats de SMARTsend-cd in het cd-rom-station. Klik op de koppeling naar het Readme-bestand vanuit het installatieprogramma op de cd.

• Klik tijdens de installatie op de toets Readme-bestand bekijken.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Klantondersteuning

U kunt contact opnemen met Xerox voor telefonische of internetondersteuning.

Telefonische ondersteuning

Neem voor meer hulp telefonisch contact op een medewerker van het Xerox Welcome Centre. Zorg dat u het serienummer van SMARTsend bij de hand hebt voordat u belt. U vindt het serienummer door op de koppeling Info, die zich rechtsboven op iedere pagina van SMARTsend bevindt te klikken. Voor toekomstig gebruik noteert u het serienummer in de daarvoor bestemde ruimte hieronder. Het serienummer is nodig voor het aanvragen van technische ondersteuning door Xerox.

Serienummer van SMARTsend van Xerox:

Opmerking: Met SMARTsend kan een beperkt aantal apparaten worden beheerd. Klik om

het aantal ondersteunde apparaten te achterhalen op de koppeling Info op elke pagina van SMARTsend en zoek het serienummer van het product. De laatste cijfers die aan het serienummer zijn toegevoegd geven het aantal ondersteunde apparaten aan. Standaard bieden de SMARTsend Standard- en Professional-edities ondersteuning voor configuratie van maximaal vijf apparaten.

Het telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre vindt u hieronder. Indien het telefoonnummer voor uw land niet wordt vermeld, neemt u contact op met uw plaatselijke Xerox-vertegenwoordiger om het nummer op te vragen. Noteer indien nodig het telefoonnummer in de daarvoor bestemde ruimte hieronder.

Telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre:

VERENIGDE STATEN 800-821-2797

Internetondersteuning

Op de Xerox-website www.xerox.com vindt u aanvullende tips en technische informatie voor ondersteuning en drivers. Zoek uw product en klik op de koppelingen voor de bijbehorende productondersteuning. De documenten in dit gedeelte bevatten informatie over specifieke zaken waarvoor speciale procedures nodig zijn of waarvoor extra aandacht is vereist op het gebied van de bediening en de configuratie van uw Xerox-product.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

In dit hoofdstuk worden de belangrijkste onderdelen van de Homepage van de gebruiker besproken. Het is een uitleg van de toegangspunten voor de applicatie SMARTsend en dient als basis voor volgende hoofdstukken.

Dit hoofdstuk omvat:

• De Homepage van de gebruiker openen op pagina 18

• Aan de slag op pagina 21

• Werkstromen op pagina 22

• Mijn legitimatiegegevens op pagina 23

• Aanpassingsopties op pagina 24

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

De Homepage van de gebruiker openen

SMARTsend is een webapplicatie. De Homepage van de gebruiker is het belangrijkste toegangspunt voor de gebruiker om werkstromen en werkstroompublicaties te maken en op te roepen, en om legitimatiegegevens te beheren en persoonlijke instellingen te configureren.

Momenteel worden de volgende browsers ondersteund:

 Microsoft Internet Explorer versie 5.5 of nieuwer. (Voor optimale resultaten wordt Internet

Explorer aanbevolen.)

 Netscape versie 7.2 of nieuwer.

 Mozilla versie 1.7 of nieuwer.

 Mozilla FireFox versie 1.0.6 of nieuwer.

Zo gaat u naar de homepage van de gebruiker:

1. Open een browservenster.

2. Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend

waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3. Druk op Enter.

4. U kunt worden gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer de gebruikersnaam en toegangscode voor SMARTsend in en klik op OK.

5. Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend te starten.

6. De Homepage van de gebruiker verschijnt. Houd er rekening mee dat sommige opties en knoppen van SMARTsend onderaan de pagina's op bepaalde schermen niet zichtbaar zijn. Gebruik de schuifbalk aan de rechterkant van het venster om desgewenst naar de onderzijde van de pagina's te gaan. Als u de instellingen op de pagina wilt wijzigen, dient u op de toets Opslaan of Opslaan als onderaan de pagina te klikken om de wijzigingen op bepaalde pagina's op te slaan.

Opmerking: Indien een proxyserver wordt gebruikt om verbinding te maken met internet,

dient u de proxyserver te omzeilen als u een verbinding met SMARTsend tot stand wilt brengen. U kunt dit doen door de proxyserver over te slaan bij het zoeken naar lokale adressen of door het IP-adres en de volledige hostnaam van de SMARTsend-computer op een proxyserveruitzonderingenlijst te zetten. Zie de beheerder voor gedetailleerde instructies.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Opmerking: Software die popups blokkeert kan de weergave van bepaalde schermen van

SMARTsend verhinderen. Daarom moet software die popups blokkeert worden uitgeschakeld voor de URL van SMARTsend. Raadpleeg de beheerder voor instructies over het uitschakelen van software die popups blokkeert.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Informatie over de Homepage van de gebruiker

De Homepage van de gebruiker bevat aanwijzingen die aangeven wie er is aangemeld op welke computer en waar de gebruiker op dat moment is in de applicatie.

Navigatiepad

Naam computer/gebruiker

Afbeelding 2-1: Homepage van de gebruiker (bovenste deel)

• Navigatiepad – In dit gebied ziet u de huidige pagina en de pagina's die zijn gebruikt om bij de huidige pagina te komen. Zo wordt Home >> Werkstroomverkenner >> Distributiewerkstroom toevoegen weergegeven als u een werkstroom toevoegt. Onthoud dat de tekst koppelingen naar iedere pagina bevat. Klik op de koppelingen voor toegang tot de SMARTsend-pagina's in het pad.

• Naam computer/gebruiker – In dit gebied ziet u de naam van de SMARTsend-computer en de gebruiker die momenteel is aangemeld.

Opmerking: Op veel pagina's van SMARTsend zult u het schuifblokje moeten gebruiken om

onder op de pagina meer toetsen of foutberichten te kunnen zien.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Aan de slag

Aan de linkerkant of het deel Aan de slag van de Homepage van de gebruiker wordt de status van de applicatie weergegeven.

De status van een stap of van de applicatie wordt aangegeven met de volgende pictogrammen:

Geeft aan dat een stap niet voltooid is of dat de applicatie niet gereed is voor gebruik.

Geeft aan dat een stap mogelijk niet volledig is uitgevoerd.

Geeft aan dat een stap voltooid is of dat de applicatie gereed is voor gebruik.

E-mailadres

U moet een e-mailadres invoeren voordat u werkstromen en legitimatiegegevens kunt beheren. Uw e-mailadres wordt gebruikt voor bevestiging per e-mail en als bestemming voor de werkstroom Mijn E-mail die tijdens de installatie van SMARTsend ook op uw systeem wordt geplaatst. Typ uw emailadres en klik op Opslaan.

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail

Professional-editie

Hoewel de werkstroom Mijn E-mail deel uitmaakt van de installatie van SMARTsend, moet de werkstroom gepubliceerd worden voordat deze kan worden gebruikt. Eén manier om de werkstroom te publiceren is het maken van een PaperWare-voorblad. Gebruik deze koppeling om een voorblad te maken voor de werkstroom Mijn e-mail. Zie Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren, voor meer informatie over het publiceren van werkstromen.

De werkstroom Mijn e-mail wordt gebruikt om een gescand document automatisch per e-mail te verzenden naar de e-mailaccount van de verzender van de scan. De verzender van de scan is de eigenaar van het PaperWare-voorblad of de persoon die is aangemeld bij het multifunctioneel apparaat van Xerox. Als echter verificatie op het apparaat wordt vereist, wordt de scan altijd naar de persoon gestuurd die is aangemeld bij het apparaat.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Werkstromen

Werkstroom toevoegen

Elke gebruiker kan een werkstroom maken. Met de koppeling To ev o eg en start u een wizard die u stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert, zoals het definiëren van de documentbestemmingen, het opgeven van documentkenmerken en het bepalen van de werkstroominstellingen. Zie Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 3-32 voor meer informatie over het toevoegen van een werkstroom.

Mijn werkstromen beheren

Met deze koppeling start u de functie Werkstroom bewerken voor het beheren van de werkstromen en publicaties die u heeft gemaakt. Met de toepassing Werkstroom bewerken kunt u werkstromen bekijken, toevoegen, bewerken, verwijderen of publiceren en publicaties bekijken en verwijderen. Zie voor meer informatie over de toepassing Werkstroom bewerken Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

Alle werkstromen bekijken

Met deze koppeling start u de Werkstroomverkenner waarmee u alle openbare werkstromen kunt bekijken, en de privé-werkstromen waarvan u de eigenaar bent. Welke werkstroomtaken beschikbaar zijn in het linkervak hangt af van de werkstroom die is geselecteerd in de lijst met werkstromen in het rechtervak. Zie voor meer informatie over de Werkstroomverkenner Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Mijn legitimatiegegevens

Scanlegitimatiegegevens zijn nodig voor alle scanbestemmingen waar legitimatiegegevens worden gevraagd voor het opslaan van scandocumenten, zoals DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-map, Netwerkmap of Microsoft SharePoint. In het gedeelte Mijn legitimatiegegevens kunt u legitimatiegegevens toevoegen of wijzigen (gebruikersnaam/toegangscode voor aanmelding) voor toegang tot documentbestemmingen voor scannen.

Een legitimatiegegeven toevoegen

U wordt gevraagd legitimatiegegevens toe te voegen voor nieuwe bestemmingen wanneer u een werkstroom toevoegt. Zie Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 3-32. U kunt ook legitimatiegegevens toevoegen voor nieuwe bestemmingen via de koppeling Een legitimatiegegeven toevoegen op de Homepage van de gebruiker. Zie voor meer informatie over het toevoegen van legitimatiegegevens Legitimatiegegevens voor bestemming beheren op pagina 40.

Mijn legitimatiegegeven beheren

Als de legitimatiegegevens voor een bestemming zijn veranderd, moeten de nieuwe legitimatiegegevens ook op de SMARTsend-computer worden ingevoerd, anders zal de scanopdracht voor de werkstroom mislukken. U kunt legitimatiegegevens voor bestemmingen beheren met behulp van de koppeling Mijn legitimatiegegevens beheren. Zie voor meer informatie over het wijzigen of verwijderen van legitimatiegegevens Legitimatiegegevens voor bestemming beheren op pagina 40.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Aanpassingsopties

E-mailadres voor opdrachtbevestiging

Met deze optie wordt een e-mailadres gespecificeerd voor opdrachten die geconfigureerd zijn voor bevestiging per e-mail.

• Selecteer Mijn e-mailadres gebruiken voor opdrachtbevestiging per e-mail om uw e-mailadres van SMARTsend te gebruiken. Zie E-mailadres op pagina 2-21.

• Als u een ander adres wilt gebruiken, selecteer dan Het volgende e-mailadres gebruiken voor opdrachtbevestiging per e-mail, geef een e-mailadres op en klik op Opslaan.

Sitevoorkeuren

Hier kunnen gebruikersvoorkeuren voor SMARTsend worden geconfigureerd.

Selecteer Statuspagina's over mislukken en slagen tonen om statuspagina's te zien nadat taken zoals het publiceren van werkstromen met succes zijn uitgevoerd. Wanneer deze optie niet is geselecteerd, worden er geen statuspagina's weergegeven nadat werkstromen zijn gepubliceerd.

Selecteer Welkomstscherm weergeven wanneer ik SMARTsend weer open als het Welkomstscherm moet worden weergegeven wanneer u de applicatie opent.

Mijn documentkenmerkprofielen beheren

Met deze koppeling gaat u naar de pagina Documentprofielen beheren. Documentkenmerken zijn aanvullende gegevens die aan ieder gescand document kunnen worden toegevoegd om het document te beschrijven—denk hierbij aan documentversie, -titel of -beschrijving. Deze documentkenmerken kunnen worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt en worden toegepast wanneer het document wordt gescand.

De SMARTsend-installatie wordt geleverd met vooraf ingestelde sets documentkenmerken, die ook wel documentprofielen worden genoemd. Alle documentkenmerkprofielen zijn voor alle gebruikers van SMARTsend toegankelijk. De documentprofielen die tijdens het maken van de werkstroom worden weergegeven worden gefilterd door documentbestemmingen van de werkstroom. Zo is Alleen FTP een documentprofiel voor een FTP-bestemming die alleen wordt weergegeven wanneer een werkstroom een FTP-bestemming heeft.

Op de pagina Documentprofielen beheren worden alle documentprofielen in het systeem weergegeven. Op deze pagina kunnen de eigenaar van de werkstroom of de beheerder documentprofielen verwijderen. Aangepaste documentkenmerkprofielen kunnen worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt. Zie Documentkenmerkprofielen op pagina 68 voor meer informatie over het beheer van documentprofielen.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen

Professional-editie

Via deze koppeling kunt u sjablonen publiceren met aangepaste scaninstellingen voor PaperWarevoorbladen.

Tijdens apparaatconfiguratie wordt automatisch een PaperWare-sjabloon (met als naam PaperWare) gepubliceerd voor elk apparaat dat voor de applicatie is geconfigureerd. Deze PaperWare-sjabloon maakt gebruik van een set standaardscaninstellingen.

Indien u vaak wisselende instellingen op het multifunctionele apparaat van Xerox kiest wanneer u het PaperWare-formulier gebruikt, kunt u een nieuwe apparaatsjabloon publiceren met de gewenste scaninstellingen. Wanneer u een scan maakt op het apparaat met behulp van een PaperWarevoorblad, selecteert u de nieuwe sjabloon in plaats van de standaard PaperWare-sjabloon. Zie

PaperWare-scaninstellingen aanpassen op pagina 97 voor meer informatie over het aanpassen van

PaperWare-scaninstellingen.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe u distributiewerkstromen maakt en bewerkt. Er zijn gedetailleerde instructies voor het specificeren van documentbestemmingen, bestandsnamen en indelingen, documentkenmerken en andere instellingen opgenomen die de werking van SMARTsenddistributiewerkstromen beïnvloeden.

Dit hoofdstuk omvat:

• Overzicht Werkstromen op pagina 28

• Werkstroomverkenner op pagina 29

• Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 32

• Werkstroom bewerken op pagina 34

• Werkstroom verwijderen op pagina 36

• Documentbestemmingen op pagina 37

• Documentnaam en -type op pagina 54

• Documentkenmerken op pagina 68

• Werkstroom opslaan op pagina 76

• Werkstroomoverzicht op pagina 78

• De toepassing Zo nodig submappen maken instellen op pagina 79

• Scenario's op pagina 83

• Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken op pagina 87

• Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken op pagina 90

• Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 92

• Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 93

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Overzicht Werkstromen

In SMARTsend wordt met werkstromen bepaald hoe digitale versies van documenten worden gemaakt door middel van scannen en hoe deze scanbestanden vervolgens naar verschillende bestemmingen worden gestuurd. Zo kunt u bijvoorbeeld een werkstroom maken waarbij een gedrukt document wordt geconverteerd naar een PDF-bestand, dat vervolgens naar een documentenopslagplaats zoals een DocuShare-opslagplaats wordt gestuurd. In de werkstroom kunnen twee of meer bestemmingen worden opgegeven, zoals e-mailaccounts, netwerkmappen, of een combinatie van documentenopslagplaatsen.

Werkstromen bieden:

• Automatisering van regelmatig terugkerende taken en veelgebruikte instellingen

• Veelzijdige beveiligingsopties

• Eenvoudig gebruik en onderhoud

In een werkstroom kunnen scanopdrachtinstellingen zoals bestemmingen, documentnaam en -type, documentkenmerken en imaging-instellingen op eenvoudige wijze in één geheel worden gecombineerd en op elk gewenst moment weer opnieuw worden gebruikt. Documentnaam- en type zijn de eigenschappen waarmee een gescand document wordt gedefinieerd en beschreven. Het definiëren van de basiskenmerken van het gescande document, zoals de bestandsnaam en het type digitale indeling (bijv. PDF, XPS, JFIF, Single-page TIFF, Multi-page TIFF, enz.), is een essentieel bij het maken van een bruikbare werkstroom. SMARTsend biedt ook een manier om optionele documentkenmerken, die gewoonlijk als metagegevens worden aangeduid, aan gescande documenten toe te voegen. Deze kenmerken worden bij het digitale document opgeslagen en kunnen worden gebruikt om de opslag en het ophalen van documenten en het uitvoeren van beheertaken te automatiseren.

Werkstromen kunnen openbaar of privé zijn. Openbare werkstromen kunnen door alle gebruikers van SMARTsend worden bekeken, gebruikt en bewerkt (wanneer wijzigingen worden opgeslagen, wordt er een kopie van het origineel gemaakt voor de nieuwe eigenaar). Privé-werkstromen kunnen alleen worden bekeken, gebruikt, verwijderd en bewerkt door de werkstroomeigenaar (degene die de werkstroom heeft gemaakt). De beheerders van SMARTsend kunnen overzichten van privé- en openbare werkstromen weergeven en kunnen werkstromen bekijken, bewerken (zonder een kopie te maken) en verwijderen. Beheerder publiceren geen werkstromen.

Werkstromen moeten worden gepubliceerd om ze beschikbaar te maken voor het scannen van documenten. Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen Hoofdstuk 4, Werkstromen

publiceren.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Werkstroomverkenner

De pagina Werkstroomverkenner wordt gebruikt om werkstromen te openen en beheren. Dit is ook de plaats waar de meeste handelingen door gebruikers van SMARTsend worden uitgevoerd, waaronder het bekijken, toevoegen, bewerken en publiceren van werkstromen. U opent de Werkstroomverkenner vanaf de Homepage van de gebruiker door op Mijn werkstromen beheren te klikken. Daarmee geeft u alleen de werkstromen weer die zijn gemaakt door de gebruiker die is aangemeld bij SMARTsend. U kunt er ook voor kiezen om op Alle werkstromen bekijken te klikken en daarmee geeft u alle werkstromen weer die toegankelijk zijn voor de gebruiker die is aangemeld.

Aan de linkerkant van de Werkstroomverkenner vindt u de menu's voor Werkstroomtaken en Werkstroomvoorbeelden. De gegevens van de werkstroom die aan de rechterkant van de Werkstroomverkenner is geselecteerd worden weergegeven in het deelvenster Gegevens aan de linkerkant.

Aan de rechterkant van de Werkstroomverkenner staan de werkstromen vermeld in een tabel. De lijst met werkstromen kan op een bepaalde titel of kolomkop worden gesorteerd door op die kolomkop te klikken. Er dient eerst een werkstroom te worden geselecteerd als u een werkstroom wilt bewerken of publiceren.

De volgende pictogrammen staan naast werkstroomnamen:

Geeft een werkstroom aan die door de aangemelde gebruiker is gemaakt.

Geeft een werkstroom aan die is gemaakt door een andere gebruiker dan de aangemelde

gebruiker.

Geeft een privé-werkstroom aan die is gemaakt door de gebruiker die is aangemeld.

Geeft een werkstroom aan met PaperWare-scaninstellingen (Professional-editie).

Werkstroomtaken

In het vak Werkstroomtaken staan de taken die bij de geselecteerde werkstroom beschikbaar zijn voor de gebruiker. Behalve wanneer u een werkstroom toevoegt, wordt de geselecteerde taak uitgevoerd op de werkstroom die in het rechtervak is geselecteerd.

Welke taken beschikbaar zijn hangt af van de werkstroom die is geselecteerd. Als een werkstroom bijvoorbeeld nog niet is gepubliceerd, zijn de taken werkstroompublicaties bekijken en werkstroompublicaties verwijderen nog niet beschikbaar voor die werkstroom.

Opmerking: De werkstroom Mijn_e-mail, die deel uitmaakt van de installatie van

SMARTsend, kan niet worden verwijderd.

Gebruikershandleiding

SMARTsend

Distributiewerkstromen

Werkstroomvoorbeelden

Met de voorbeeldopties kunnen de verschillende overzichten van werkstromen en publicaties worden bekeken.

Alles tonen

Klik op Alles tonen om alle werkstromen te zien waartoe u toegang heeft. Dat zijn alle openbare werkstromen en alleen de privé-werkstromen die u heeft gemaakt.

Mijn werkstromen

Klik op Mijn werkstromen om alle openbare werkstromen en de privé-werkstromen die u heeft gemaakt te zien.

SMARTsend Gebruikershandleiding

+ 100 hidden pages