Xerox SMARTsend 3 User Guide [nl]

Download

juli 2009

Xerox® SMARTsend® Release 3

Gebruikershandleiding

SMARTsend

Gebruikershandleiding

© 2001–2009 Xerox Corporation. Alle rechten voorbehouden. Xerox en het ontwerp van de connectiviteitsbol, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare en SMARTsend zijn handelsmerken van of worden gebruikt onder licentie door Xerox Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen.

DataGlyph® is een handelsmerk van Palo Alto Research Center, Inc. Adobe en Acrobat zijn gedeponeerde handelsmerken van Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino en Domino.Doc zijn gedeponeerde handelsmerken van IBM Corporation. NetWare is een handelsmerk van Novell, Inc. Flash is een handelsmerk van Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint en Internet Information Services (IIS) zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Netscape Navigator is een gedeponeerd handelsmerk van Netscape Communications Corporation. WordPerfect is een gedeponeerd handelsmerk van Corel Corporation. WorkSite is een handelsmerk van Interwoven, Inc. Hummingbird DM is een handelsmerk van Hummingbird, Ltd. Documentum is een gedeponeerd handelsmerk van EMC Corporation. LiveLink is een gedeponeerd handelsmerk van Open Text Corporation. FileNet® is een gedeponeerd handelsmerk van FileNet Corporation in de Verenigde Staten, andere landen, of beide. Xerox PDF Reader is ontwikkeld door Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" is een handelsmerk van Aspose Pty Ltd.

Documentversie: juli 2009

SMARTsend Gebruikershandleiding

Inhoudsopgave

1 Welkom bij SMARTsend

Wat is er opgenomen in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Wat is er nieuw in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Overzicht SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Documentatie van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Instructiekaarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Klantondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Telefonische ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Internetondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2 Overzicht van de site

De Homepage van de gebruiker openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Informatie over de Homepage van de gebruiker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Aan de slag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

E-mailadres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Mijn legitimatiegegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Een legitimatiegegeven toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Mijn legitimatiegegeven beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Aanpassingsopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

E-mailadres voor opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Sitevoorkeuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Mijn documentkenmerkprofielen beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3 Distributiewerkstromen

Overzicht Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Werkstroomverkenner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Werkstroomtaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Werkstroomvoorbeelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Gegevens werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Distributiewerkstroom toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Distributiewerkstroom maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Werkstroom maken op basis van een werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Werkstroom bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Inhoudsopgave

Werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Documentbestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom . . . . . . . . . . . . . 37

Bestemmingen toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Bestemmingen bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Bestemmingen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Legitimatiegegevens voor bestemming beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Eigenschappen van de bestemming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Documentnaam en -type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Documentnaam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Documenttype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Documentkenmerken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Documentkenmerkprofielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Documentkenmerkvelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Kenmerkeigenschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Kenmerktoewijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Werkstroom opslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Werkstroomtoegang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Werkstroomoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Werkstroomnaam en -beschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Publicatie-opties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

De toepassing Zo nodig submappen maken instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Scenario's . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Scenario 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Scenario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Scenario Waarheidstabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . . . . . . . . . . 92

Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . . . . . . . . . 93

4 Werkstromen publiceren

Overzicht Publicaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Apparaatscansjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

PaperWare-voorbladen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Scanprofiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Scanprofielen aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Publiceren voor een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Een PaperWare-voorblad gebruiken met internetfax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Bestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

SMARTsend Gebruikershandleiding

Scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Publicaties bekijken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Publicatiegegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Werkstroompublicaties verwijderen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Bepaalde publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Alle publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Documenten uit een documentenopslagplaats afdrukken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

5 Scannen

Voordat u gaat scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

De gevolgen van publicatie voor het scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Scannen met een apparaatscansjabloon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Scannen met een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119

Werkstromen met bewerkbare documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

Aangepaste PaperWare-scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Voorblad opnieuw ophalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Documenten naar een documentenopslagplaats scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

Bekende problemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124

Inhoudsopgave

Index

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Inhoudsopgave

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

In dit hoofdstuk worden de functies en toepassingen van de software SMARTsend van Xerox beschreven en de ondersteuning die beschikbaar is via zowel documentatie als Xerox-medewerkers in het Welcome Centre.

Dit hoofdstuk omvat:

• Wat is er opgenomen in deze versie? op pagina 8

• Wat is er nieuw in deze versie? op pagina 10

• Overzicht SMARTsend op pagina 12

• Documentatie van SMARTsend op pagina 13

• Klantondersteuning op pagina 15

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Wat is er opgenomen in deze versie?

SMARTsend is verkrijgbaar in de Standard of Professional-editie.

Toepassingen die in alle versies voorkomen

• Toepassingen voor het maken van werkstromen die de conversie en verzending bepalen van papieren documenten van multifunctionele apparaten van Xerox naar de volgende bestemmingen:

•DocuShare-server

•E-mailadres

•FTP-locatie

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

•Netwerkmap

• Externe printer

• Verbinding voor externe applicatie

• Toepassingen werkstroompublicaties en -beheer

• Backupprogramma en Herstelprogramma—voor het opslaan van werkstromen, legitimatiegegevens, gebruikersvoorkeuren, apparaatconfiguraties en algemene instellingen van SMARTsend

• Alle apparaten repareren

• Sjabloon importeren—hiermee worden sjablonen van CentreWare Netwerkscanservices in SMARTsend geïmporteerd.

• Opdrachtenoverzicht exporteren—hiermee wordt een tekstbestand met een opdrachtenoverzicht gemaakt voor analyse en rapportage.

Standard- en Professional-editie

Naast de bestemmingen die voorkomen in alle versies, is er ondersteuning voor de conversie en verzending van papieren documenten naar de volgende bestemmingen:

•URL-locatie

• NetWare-map

• Microsoft Exchange 2000 Web-map

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Optionele onderdelen voor de Standaard of Professionele versies

• Bestemmingsondersteuning voor Documentum versie 5.2

• Bestemmingsondersteuning voor Hummingbird versie 5.1.0.5

• Bestemmingsondersteuning voor Interwoven WorkSite versie 8

• Ondersteuning voor de bestemming LiveLink versie 9.5.0

• Ondersteuning voor de bestemming TRIM Context Server 6.0

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Wat is er nieuw in deze versie?

• SMARTsend kan nu worden geïnstalleerd en gebruikt op computers met Windows Vista.

• De wizard voor installatie van SMARTsend is nu uitgebreid met een nieuw scherm voor taalselectie, een scherm voor het serienummer en bevestiging van het serienummer, klantinstellingen en een voortgangsbalk onder aan ieder venster.

• Tijdens de installatie heeft de beheerder bij het configureren de optie het selectievakje Nadat u op Voltooien hebt geklikt, start u het Herstel-programma om een database-backupset te importeren, in te schakelen.

• Beheerders kunnen ofwel de applicatie SQL Server 2005 of SQL Server 2005 Express vooraf installeren, of hebben nu de optie om SQL Server 2005 Express te installeren tijdens de configuratie bij de installatie van SMARTsend.

• Bij het installeren van een upgrade kan de gebruiker nu kiezen uit een upgrade van V1x of V2x naar 3x, of van 3x naar 3x.

• Vanuit het menu Start kan de gebruiker documentatie bekijken en selecteren die beschikbaar is voor alle geïnstalleerde talen.

• SMARTsend accepteert en ondersteunt nu de uitvoerbestandsindelingen gelineariseerde PDF, Secure (gecodeerde) PDF en XPS. Een PDF-bestand kan nu worden gecodeerd voordat dit met de werkstroom wordt gedistribueerd.

• Het menu Start is uitgebreid met de functie Alle apparaten repareren, waarmee apparaatinstellingen opnieuw kunnen worden geconfigureerd en sjablonen opnieuw kunnen worden gemaakt.

• Het nieuwe ontwerp van het venster van Werkstroomverkenner is geheel gericht op snellere resultaten en hoger gebruiksgemak en is nu voorzien van vensters zoals Lijst gebruikerpublicaties, Admin-werkstromen, Publicatielijst en Legitimatiegegevens beheren.

• Een werkstroom kan nu niet alleen worden bewerkt door degene die de werkstroom heeft gemaakt, maar ook door beheerders.

• In het gedeelte Xerox Apparaten beheren van het venster Beheer wordt nu een koppeling naar de webgebruikersinterface van het apparaat weergegeven.

• In het gedeelte Scannen naar eigen bestemming instellen, herinnert het systeem nu de laatste optie voor publiceren die in de huidige sessie is geselecteerd.

• In het gebied Scannen naar eigen bestemming instellen kunnen de sjablonen voor publicatieopties nu worden gedeeld en de beheerder kan nu achtervoegsels kiezen om aan documenten te koppelen.

• Het venster Beheer is nu uitgebreid met de pagina Geavanceerde instellingen, waarin gebruikers op eenvoudige wijze indien nodig hun proxy-serverinstellingen kunnen wijzigen.

• Om de gebruiker te helpen een apparaat te vinden en selecteren wanneer een werkstroom naar een multifunctioneel apparaat moet worden gepubliceerd, is specifiekere apparaatinformatie is toegevoegd, evenals een zoekfunctie (filter) om de lijst apparaten te doorzoeken.

• Deze versie biedt nu ondersteuning voor de optionele TRIM-bestemming.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

• Er wordt nu ondersteuning geboden voor nieuwe printers, zoals WorkCentre 7655/7665/7675, 5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 en de WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Gebruikers kunnen werkstromen maken met macro's in de bestandsnaam via het veld Documentbeheer van de gebruikersinterface van multifunctionele apparaten.

• Deze versie biedt geen ondersteuning voor Xerox TrueMatch (optioneel), waarmee gebruikers zoekwerkstromen kunnen maken om documenten in het netwerk te zoeken.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Overzicht SMARTsend

SMARTsend combineert en verbetert vele van de krachtige toepassingen van twee Xerox-producten— FlowPort™ en CentreWare™ Netwerkscanservices—in één geïntegreerd softwarepakket. De SMARTsend-software is op het Microsoft .NET-platform gebouwd en werkt met nieuwe en oude geavanceerde multifunctionele Xerox-systemen, evenals met vele soorten internetfaxapparaten van Xerox en andere fabrikanten.

Wanneer u SMARTsend gebruikt, kunt u papieren documenten in kleur scannen en naar verschillende digitale industriestandaard-indelingen converteren, waaronder de indelingen PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF, en Multi-page TIFF. SMARTsend kan ook gescande documenten naar bewerkbare bestanden converteren, zoals Excel, Word, PowerPoint of doorzoekbare PDF. De resulterende bestanden kunnen dan worden bewerkt, gemanipuleerd, opgeslagen en gedeeld. PDF-bestanden kunnen tevens worden gecodeerd alvorens te worden gedistribueerd. SMARTsend biedt de gebruiker tevens de mogelijkheid om beschrijvende informatie toe te voegen (ook wel bekend als metagegevens) die de gescande documenten zullen begeleiden. Deze veelzijdige toepassingen maken het gemakkelijk om gescande documenten te categoriseren, te zoeken en op te halen.

Webapplicatie

SMARTsend is een webapplicatie die geen aanvullende clientsoftware vereist. Gebruikers kunnen gemakkelijk werkstromen maken die het type gescande document definiëren, de distributielocaties en processen en de methoden en apparaten die kunnen worden gebruikt om SMARTsend-scanopdrachten te verzenden. De werkstroom wordt vervolgens gepubliceerd om deze als apparaatscansjablonen of PaperWare-voorbladen (Professional-editie) voor gebruikers beschikbaar te maken. Deze publicaties maken het voor iedereen eenvoudig om een document te scannen en de resulterende elektronische bestanden over vele verschillende bestemmingen te distribueren, waaronder e-mailadressen, netwerkmappen, FTP-mappen, externe printers, externe applicaties, Web-URL's, Domino- en Domino.doc-opslagplaatsen, Microsoft SharePoint Portal Server-opslagplaatsen en Xerox DocuShareopslagplaatsen. Aanvullende bestemmingen, zoals geavanceerde documentbeheeropslagplaatsen, kunnen als optionele onderdelen worden toegevoegd.

Gebruiksgemak

SMARTsend is ontworpen voor gebruiksgemak, veelzijdigheid en beveiliging. Wizards helpen gebruikers bij complexe taken, en beschrijvende instructies, statusberichten en Help-informatie begeleiden alle SMARTsend-vensters. Gebruikers kunnen e-mailadressen en afgedrukte bevestigingsrapporten opzetten, en beheerders kunnen opdrachtlogs maken om het gebruik te volgen en boekhoudkundige controles te verrichten, overeenkomstig de van kracht zijnde wettelijke voorschriften. SMARTsend biedt waar dat nodig is een betere beveiliging dan de concurrentie. SMARTsend levert namelijk ondersteuning voor de nieuwste beveiligingsprotocollen en opties voor beveiligde websiteconfiguratie. Dankzij de open en flexibele architectuur van .NET is de integratie met andere programma's daarnaast eenvoudig en kunnen eventuele toekomstige verbeteringen op het gebied van mogelijkheden en toepassingen die Xerox aanbiedt gemakkelijk worden geïntegreerd.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Documentatie van SMARTsend

Er zijn allerlei soorten SMARTsend-documenten beschikbaar, waaronder afdrukbare handleidingen in Adobe PDF-bestandsindeling. De onderdelen van de documentatie zijn te vinden via de koppelingen op de homepages van SMARTsend en via de koppelingen van het AutoRun-programma op cd. SMARTsend-beheerders kunnen ook het Readme-bestand en de Handleiding voor installatie en beheer via het menu Menu op de SMARTsend-computer openen.

Om de handleidingen te kunnen bekijken en afdrukken heeft u het programma Adobe Acrobat Reader nodig. Dit programma kan worden gedownload van de website van Adobe: www.adobe.com.

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend

De Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend bevat stapsgewijze instructies voor de installatie en configuratie van de SMARTsend-computer, clients en ondersteunde scanapparaten.

Voor informatie over het installeren van de SMARTsend apparaatextensie-software kunt u de Handleiding voor installatie en beheer van apparaatextensies downloaden via de pagina SMARTsend Drivers and Downloads op www.xerox.com.

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend

In de Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend maken gebruikers kennis met SMARTsend. De handleiding bevat overzichten van alle belangrijke pagina's en toepassingen in SMARTsend, plus stapsgewijze instructies voor de essentiële taken die gebruikers uitvoeren met SMARTsend.

Help

SMARTsend bevat een uitgebreide online Help met informatie omtrent het gebruik van de applicatie na de installatie en de eerste configuratie. Help-koppelingen zijn opgenomen in de rechterbovenhoek van iedere pagina van SMARTsend.

Instructiekaarten

De documentatie voor SMARTsend omvat de volgende instructiekaarten:

• Instructiekaart voor de beheerder—Bevat informatie over vereisten, elementaire installatieprocedures en site-configuratie voor SMARTsend-beheerders.

• Instructiekaart voor de gebruiker—Bevat een beknopt overzicht en informatie waarmee algemene gebruikers van SMARTsend snel met het programma aan de slag kunnen.

Opmerking: De Instructiekaart voor de beheerder is niet voldoende voor iemand die het

product voor het eerst installeert. Gebruik de Handleiding voor installatie en beheer voor uitvoerige plannings- en installatie-instructies.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Readme.txt

Het bestand Readme.txt bevat ondersteunende informatie die nog niet beschikbaar was toen de andere onderdelen van de documentatie werden uitgebracht. Deze informatie is uitsluitend bedoeld voor SMARTsend-beheerders die de informatie via de volgende methoden kunnen verkrijgen:

• Nadat SMARTsend is geïnstalleerd:

Op een server met Windows 2000 als besturingssysteem klikt u op Start > Programma's > Xerox > SMARTsend > Readme.txt bekijken;

- OF -

Op een Windows XP Professional-computer of -server met Windows Server 2003, klikt u op Start > Alle programma's > Xerox > SMARTsend > Readme.txt bekijken.

• Plaats de SMARTsend-cd in het cd-rom-station. Klik op de koppeling naar het Readme-bestand vanuit het installatieprogramma op de cd.

• Klik tijdens de installatie op de toets Readme-bestand bekijken.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

Klantondersteuning

U kunt contact opnemen met Xerox voor telefonische of internetondersteuning.

Telefonische ondersteuning

Neem voor meer hulp telefonisch contact op een medewerker van het Xerox Welcome Centre. Zorg dat u het serienummer van SMARTsend bij de hand hebt voordat u belt. U vindt het serienummer door op de koppeling Info, die zich rechtsboven op iedere pagina van SMARTsend bevindt te klikken. Voor toekomstig gebruik noteert u het serienummer in de daarvoor bestemde ruimte hieronder. Het serienummer is nodig voor het aanvragen van technische ondersteuning door Xerox.

Serienummer van SMARTsend van Xerox:

Opmerking: Met SMARTsend kan een beperkt aantal apparaten worden beheerd. Klik om

het aantal ondersteunde apparaten te achterhalen op de koppeling Info op elke pagina van SMARTsend en zoek het serienummer van het product. De laatste cijfers die aan het serienummer zijn toegevoegd geven het aantal ondersteunde apparaten aan. Standaard bieden de SMARTsend Standard- en Professional-edities ondersteuning voor configuratie van maximaal vijf apparaten.

Het telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre vindt u hieronder. Indien het telefoonnummer voor uw land niet wordt vermeld, neemt u contact op met uw plaatselijke Xerox-vertegenwoordiger om het nummer op te vragen. Noteer indien nodig het telefoonnummer in de daarvoor bestemde ruimte hieronder.

Telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre:

VERENIGDE STATEN 800-821-2797

Internetondersteuning

Op de Xerox-website www.xerox.com vindt u aanvullende tips en technische informatie voor ondersteuning en drivers. Zoek uw product en klik op de koppelingen voor de bijbehorende productondersteuning. De documenten in dit gedeelte bevatten informatie over specifieke zaken waarvoor speciale procedures nodig zijn of waarvoor extra aandacht is vereist op het gebied van de bediening en de configuratie van uw Xerox-product.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

In dit hoofdstuk worden de belangrijkste onderdelen van de Homepage van de gebruiker besproken. Het is een uitleg van de toegangspunten voor de applicatie SMARTsend en dient als basis voor volgende hoofdstukken.

Dit hoofdstuk omvat:

• De Homepage van de gebruiker openen op pagina 18

• Aan de slag op pagina 21

• Werkstromen op pagina 22

• Mijn legitimatiegegevens op pagina 23

• Aanpassingsopties op pagina 24

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

De Homepage van de gebruiker openen

SMARTsend is een webapplicatie. De Homepage van de gebruiker is het belangrijkste toegangspunt voor de gebruiker om werkstromen en werkstroompublicaties te maken en op te roepen, en om legitimatiegegevens te beheren en persoonlijke instellingen te configureren.

Momenteel worden de volgende browsers ondersteund:

 Microsoft Internet Explorer versie 5.5 of nieuwer. (Voor optimale resultaten wordt Internet

Explorer aanbevolen.)

 Netscape versie 7.2 of nieuwer.

 Mozilla versie 1.7 of nieuwer.

 Mozilla FireFox versie 1.0.6 of nieuwer.

Zo gaat u naar de homepage van de gebruiker:

1. Open een browservenster.

2. Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend

waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3. Druk op Enter.

4. U kunt worden gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer de gebruikersnaam en toegangscode voor SMARTsend in en klik op OK.

5. Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend te starten.

6. De Homepage van de gebruiker verschijnt. Houd er rekening mee dat sommige opties en knoppen van SMARTsend onderaan de pagina's op bepaalde schermen niet zichtbaar zijn. Gebruik de schuifbalk aan de rechterkant van het venster om desgewenst naar de onderzijde van de pagina's te gaan. Als u de instellingen op de pagina wilt wijzigen, dient u op de toets Opslaan of Opslaan als onderaan de pagina te klikken om de wijzigingen op bepaalde pagina's op te slaan.

Opmerking: Indien een proxyserver wordt gebruikt om verbinding te maken met internet,

dient u de proxyserver te omzeilen als u een verbinding met SMARTsend tot stand wilt brengen. U kunt dit doen door de proxyserver over te slaan bij het zoeken naar lokale adressen of door het IP-adres en de volledige hostnaam van de SMARTsend-computer op een proxyserveruitzonderingenlijst te zetten. Zie de beheerder voor gedetailleerde instructies.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Opmerking: Software die popups blokkeert kan de weergave van bepaalde schermen van

SMARTsend verhinderen. Daarom moet software die popups blokkeert worden uitgeschakeld voor de URL van SMARTsend. Raadpleeg de beheerder voor instructies over het uitschakelen van software die popups blokkeert.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Informatie over de Homepage van de gebruiker

De Homepage van de gebruiker bevat aanwijzingen die aangeven wie er is aangemeld op welke computer en waar de gebruiker op dat moment is in de applicatie.

Navigatiepad

Naam computer/gebruiker

Afbeelding 2-1: Homepage van de gebruiker (bovenste deel)

• Navigatiepad – In dit gebied ziet u de huidige pagina en de pagina's die zijn gebruikt om bij de huidige pagina te komen. Zo wordt Home >> Werkstroomverkenner >> Distributiewerkstroom toevoegen weergegeven als u een werkstroom toevoegt. Onthoud dat de tekst koppelingen naar iedere pagina bevat. Klik op de koppelingen voor toegang tot de SMARTsend-pagina's in het pad.

• Naam computer/gebruiker – In dit gebied ziet u de naam van de SMARTsend-computer en de gebruiker die momenteel is aangemeld.

Opmerking: Op veel pagina's van SMARTsend zult u het schuifblokje moeten gebruiken om

onder op de pagina meer toetsen of foutberichten te kunnen zien.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Aan de slag

Aan de linkerkant of het deel Aan de slag van de Homepage van de gebruiker wordt de status van de applicatie weergegeven.

De status van een stap of van de applicatie wordt aangegeven met de volgende pictogrammen:

Geeft aan dat een stap niet voltooid is of dat de applicatie niet gereed is voor gebruik.

Geeft aan dat een stap mogelijk niet volledig is uitgevoerd.

Geeft aan dat een stap voltooid is of dat de applicatie gereed is voor gebruik.

E-mailadres

U moet een e-mailadres invoeren voordat u werkstromen en legitimatiegegevens kunt beheren. Uw e-mailadres wordt gebruikt voor bevestiging per e-mail en als bestemming voor de werkstroom Mijn E-mail die tijdens de installatie van SMARTsend ook op uw systeem wordt geplaatst. Typ uw emailadres en klik op Opslaan.

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail

Professional-editie

Hoewel de werkstroom Mijn E-mail deel uitmaakt van de installatie van SMARTsend, moet de werkstroom gepubliceerd worden voordat deze kan worden gebruikt. Eén manier om de werkstroom te publiceren is het maken van een PaperWare-voorblad. Gebruik deze koppeling om een voorblad te maken voor de werkstroom Mijn e-mail. Zie Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren, voor meer informatie over het publiceren van werkstromen.

De werkstroom Mijn e-mail wordt gebruikt om een gescand document automatisch per e-mail te verzenden naar de e-mailaccount van de verzender van de scan. De verzender van de scan is de eigenaar van het PaperWare-voorblad of de persoon die is aangemeld bij het multifunctioneel apparaat van Xerox. Als echter verificatie op het apparaat wordt vereist, wordt de scan altijd naar de persoon gestuurd die is aangemeld bij het apparaat.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Werkstromen

Werkstroom toevoegen

Elke gebruiker kan een werkstroom maken. Met de koppeling To ev o eg en start u een wizard die u stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert, zoals het definiëren van de documentbestemmingen, het opgeven van documentkenmerken en het bepalen van de werkstroominstellingen. Zie Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 3-32 voor meer informatie over het toevoegen van een werkstroom.

Mijn werkstromen beheren

Met deze koppeling start u de functie Werkstroom bewerken voor het beheren van de werkstromen en publicaties die u heeft gemaakt. Met de toepassing Werkstroom bewerken kunt u werkstromen bekijken, toevoegen, bewerken, verwijderen of publiceren en publicaties bekijken en verwijderen. Zie voor meer informatie over de toepassing Werkstroom bewerken Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

Alle werkstromen bekijken

Met deze koppeling start u de Werkstroomverkenner waarmee u alle openbare werkstromen kunt bekijken, en de privé-werkstromen waarvan u de eigenaar bent. Welke werkstroomtaken beschikbaar zijn in het linkervak hangt af van de werkstroom die is geselecteerd in de lijst met werkstromen in het rechtervak. Zie voor meer informatie over de Werkstroomverkenner Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Mijn legitimatiegegevens

Scanlegitimatiegegevens zijn nodig voor alle scanbestemmingen waar legitimatiegegevens worden gevraagd voor het opslaan van scandocumenten, zoals DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-map, Netwerkmap of Microsoft SharePoint. In het gedeelte Mijn legitimatiegegevens kunt u legitimatiegegevens toevoegen of wijzigen (gebruikersnaam/toegangscode voor aanmelding) voor toegang tot documentbestemmingen voor scannen.

Een legitimatiegegeven toevoegen

U wordt gevraagd legitimatiegegevens toe te voegen voor nieuwe bestemmingen wanneer u een werkstroom toevoegt. Zie Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 3-32. U kunt ook legitimatiegegevens toevoegen voor nieuwe bestemmingen via de koppeling Een legitimatiegegeven toevoegen op de Homepage van de gebruiker. Zie voor meer informatie over het toevoegen van legitimatiegegevens Legitimatiegegevens voor bestemming beheren op pagina 40.

Mijn legitimatiegegeven beheren

Als de legitimatiegegevens voor een bestemming zijn veranderd, moeten de nieuwe legitimatiegegevens ook op de SMARTsend-computer worden ingevoerd, anders zal de scanopdracht voor de werkstroom mislukken. U kunt legitimatiegegevens voor bestemmingen beheren met behulp van de koppeling Mijn legitimatiegegevens beheren. Zie voor meer informatie over het wijzigen of verwijderen van legitimatiegegevens Legitimatiegegevens voor bestemming beheren op pagina 40.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Aanpassingsopties

E-mailadres voor opdrachtbevestiging

Met deze optie wordt een e-mailadres gespecificeerd voor opdrachten die geconfigureerd zijn voor bevestiging per e-mail.

• Selecteer Mijn e-mailadres gebruiken voor opdrachtbevestiging per e-mail om uw e-mailadres van SMARTsend te gebruiken. Zie E-mailadres op pagina 2-21.

• Als u een ander adres wilt gebruiken, selecteer dan Het volgende e-mailadres gebruiken voor opdrachtbevestiging per e-mail, geef een e-mailadres op en klik op Opslaan.

Sitevoorkeuren

Hier kunnen gebruikersvoorkeuren voor SMARTsend worden geconfigureerd.

Selecteer Statuspagina's over mislukken en slagen tonen om statuspagina's te zien nadat taken zoals het publiceren van werkstromen met succes zijn uitgevoerd. Wanneer deze optie niet is geselecteerd, worden er geen statuspagina's weergegeven nadat werkstromen zijn gepubliceerd.

Selecteer Welkomstscherm weergeven wanneer ik SMARTsend weer open als het Welkomstscherm moet worden weergegeven wanneer u de applicatie opent.

Mijn documentkenmerkprofielen beheren

Met deze koppeling gaat u naar de pagina Documentprofielen beheren. Documentkenmerken zijn aanvullende gegevens die aan ieder gescand document kunnen worden toegevoegd om het document te beschrijven—denk hierbij aan documentversie, -titel of -beschrijving. Deze documentkenmerken kunnen worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt en worden toegepast wanneer het document wordt gescand.

De SMARTsend-installatie wordt geleverd met vooraf ingestelde sets documentkenmerken, die ook wel documentprofielen worden genoemd. Alle documentkenmerkprofielen zijn voor alle gebruikers van SMARTsend toegankelijk. De documentprofielen die tijdens het maken van de werkstroom worden weergegeven worden gefilterd door documentbestemmingen van de werkstroom. Zo is Alleen FTP een documentprofiel voor een FTP-bestemming die alleen wordt weergegeven wanneer een werkstroom een FTP-bestemming heeft.

Op de pagina Documentprofielen beheren worden alle documentprofielen in het systeem weergegeven. Op deze pagina kunnen de eigenaar van de werkstroom of de beheerder documentprofielen verwijderen. Aangepaste documentkenmerkprofielen kunnen worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt. Zie Documentkenmerkprofielen op pagina 68 voor meer informatie over het beheer van documentprofielen.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen

Professional-editie

Via deze koppeling kunt u sjablonen publiceren met aangepaste scaninstellingen voor PaperWarevoorbladen.

Tijdens apparaatconfiguratie wordt automatisch een PaperWare-sjabloon (met als naam PaperWare) gepubliceerd voor elk apparaat dat voor de applicatie is geconfigureerd. Deze PaperWare-sjabloon maakt gebruik van een set standaardscaninstellingen.

Indien u vaak wisselende instellingen op het multifunctionele apparaat van Xerox kiest wanneer u het PaperWare-formulier gebruikt, kunt u een nieuwe apparaatsjabloon publiceren met de gewenste scaninstellingen. Wanneer u een scan maakt op het apparaat met behulp van een PaperWarevoorblad, selecteert u de nieuwe sjabloon in plaats van de standaard PaperWare-sjabloon. Zie

PaperWare-scaninstellingen aanpassen op pagina 97 voor meer informatie over het aanpassen van

PaperWare-scaninstellingen.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe u distributiewerkstromen maakt en bewerkt. Er zijn gedetailleerde instructies voor het specificeren van documentbestemmingen, bestandsnamen en indelingen, documentkenmerken en andere instellingen opgenomen die de werking van SMARTsenddistributiewerkstromen beïnvloeden.

Dit hoofdstuk omvat:

• Overzicht Werkstromen op pagina 28

• Werkstroomverkenner op pagina 29

• Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 32

• Werkstroom bewerken op pagina 34

• Werkstroom verwijderen op pagina 36

• Documentbestemmingen op pagina 37

• Documentnaam en -type op pagina 54

• Documentkenmerken op pagina 68

• Werkstroom opslaan op pagina 76

• Werkstroomoverzicht op pagina 78

• De toepassing Zo nodig submappen maken instellen op pagina 79

• Scenario's op pagina 83

• Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken op pagina 87

• Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken op pagina 90

• Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 92

• Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 93

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Overzicht Werkstromen

In SMARTsend wordt met werkstromen bepaald hoe digitale versies van documenten worden gemaakt door middel van scannen en hoe deze scanbestanden vervolgens naar verschillende bestemmingen worden gestuurd. Zo kunt u bijvoorbeeld een werkstroom maken waarbij een gedrukt document wordt geconverteerd naar een PDF-bestand, dat vervolgens naar een documentenopslagplaats zoals een DocuShare-opslagplaats wordt gestuurd. In de werkstroom kunnen twee of meer bestemmingen worden opgegeven, zoals e-mailaccounts, netwerkmappen, of een combinatie van documentenopslagplaatsen.

Werkstromen bieden:

• Automatisering van regelmatig terugkerende taken en veelgebruikte instellingen

• Veelzijdige beveiligingsopties

• Eenvoudig gebruik en onderhoud

In een werkstroom kunnen scanopdrachtinstellingen zoals bestemmingen, documentnaam en -type, documentkenmerken en imaging-instellingen op eenvoudige wijze in één geheel worden gecombineerd en op elk gewenst moment weer opnieuw worden gebruikt. Documentnaam- en type zijn de eigenschappen waarmee een gescand document wordt gedefinieerd en beschreven. Het definiëren van de basiskenmerken van het gescande document, zoals de bestandsnaam en het type digitale indeling (bijv. PDF, XPS, JFIF, Single-page TIFF, Multi-page TIFF, enz.), is een essentieel bij het maken van een bruikbare werkstroom. SMARTsend biedt ook een manier om optionele documentkenmerken, die gewoonlijk als metagegevens worden aangeduid, aan gescande documenten toe te voegen. Deze kenmerken worden bij het digitale document opgeslagen en kunnen worden gebruikt om de opslag en het ophalen van documenten en het uitvoeren van beheertaken te automatiseren.

Werkstromen kunnen openbaar of privé zijn. Openbare werkstromen kunnen door alle gebruikers van SMARTsend worden bekeken, gebruikt en bewerkt (wanneer wijzigingen worden opgeslagen, wordt er een kopie van het origineel gemaakt voor de nieuwe eigenaar). Privé-werkstromen kunnen alleen worden bekeken, gebruikt, verwijderd en bewerkt door de werkstroomeigenaar (degene die de werkstroom heeft gemaakt). De beheerders van SMARTsend kunnen overzichten van privé- en openbare werkstromen weergeven en kunnen werkstromen bekijken, bewerken (zonder een kopie te maken) en verwijderen. Beheerder publiceren geen werkstromen.

Werkstromen moeten worden gepubliceerd om ze beschikbaar te maken voor het scannen van documenten. Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen Hoofdstuk 4, Werkstromen

publiceren.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Werkstroomverkenner

De pagina Werkstroomverkenner wordt gebruikt om werkstromen te openen en beheren. Dit is ook de plaats waar de meeste handelingen door gebruikers van SMARTsend worden uitgevoerd, waaronder het bekijken, toevoegen, bewerken en publiceren van werkstromen. U opent de Werkstroomverkenner vanaf de Homepage van de gebruiker door op Mijn werkstromen beheren te klikken. Daarmee geeft u alleen de werkstromen weer die zijn gemaakt door de gebruiker die is aangemeld bij SMARTsend. U kunt er ook voor kiezen om op Alle werkstromen bekijken te klikken en daarmee geeft u alle werkstromen weer die toegankelijk zijn voor de gebruiker die is aangemeld.

Aan de linkerkant van de Werkstroomverkenner vindt u de menu's voor Werkstroomtaken en Werkstroomvoorbeelden. De gegevens van de werkstroom die aan de rechterkant van de Werkstroomverkenner is geselecteerd worden weergegeven in het deelvenster Gegevens aan de linkerkant.

Aan de rechterkant van de Werkstroomverkenner staan de werkstromen vermeld in een tabel. De lijst met werkstromen kan op een bepaalde titel of kolomkop worden gesorteerd door op die kolomkop te klikken. Er dient eerst een werkstroom te worden geselecteerd als u een werkstroom wilt bewerken of publiceren.

De volgende pictogrammen staan naast werkstroomnamen:

Geeft een werkstroom aan die door de aangemelde gebruiker is gemaakt.

Geeft een werkstroom aan die is gemaakt door een andere gebruiker dan de aangemelde

gebruiker.

Geeft een privé-werkstroom aan die is gemaakt door de gebruiker die is aangemeld.

Geeft een werkstroom aan met PaperWare-scaninstellingen (Professional-editie).

Werkstroomtaken

In het vak Werkstroomtaken staan de taken die bij de geselecteerde werkstroom beschikbaar zijn voor de gebruiker. Behalve wanneer u een werkstroom toevoegt, wordt de geselecteerde taak uitgevoerd op de werkstroom die in het rechtervak is geselecteerd.

Welke taken beschikbaar zijn hangt af van de werkstroom die is geselecteerd. Als een werkstroom bijvoorbeeld nog niet is gepubliceerd, zijn de taken werkstroompublicaties bekijken en werkstroompublicaties verwijderen nog niet beschikbaar voor die werkstroom.

Opmerking: De werkstroom Mijn_e-mail, die deel uitmaakt van de installatie van

SMARTsend, kan niet worden verwijderd.

Gebruikershandleiding

SMARTsend

Distributiewerkstromen

Werkstroomvoorbeelden

Met de voorbeeldopties kunnen de verschillende overzichten van werkstromen en publicaties worden bekeken.

Alles tonen

Klik op Alles tonen om alle werkstromen te zien waartoe u toegang heeft. Dat zijn alle openbare werkstromen en alleen de privé-werkstromen die u heeft gemaakt.

Mijn werkstromen

Klik op Mijn werkstromen om alle openbare werkstromen en de privé-werkstromen die u heeft gemaakt te zien.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Gegevens werkstroom

In het deelvenster Gegevens wordt informatie weergegeven van de werkstroom die in het rechtervak is geselecteerd . De volgende informatie wordt weergegeven:

• De naam van de werkstroom

• De beschrijving van de werkstroom, indien beschikbaar

• De eigenaar van de werkstroom

• De soort werkstroom, openbaar of privé

• Wanneer de werkstroom voor het laatst is gebruikt voor een scan

• Wanneer de werkstroom voor het laatst is bewerkt

• Aantal apparaatpublicaties

• Aantal PaperWare-publicaties (Professional-editie)

• Totale aantal publicaties voor die werkstroom of eigenaar

• Geeft aan dat de werkstroom een distributiewerkstroom is.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Distributiewerkstroom toevoegen

U kunt op twee manieren een werkstroom maken. U kunt een werkstroom maken met behulp van een wizard die u stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert. Of u maakt een werkstroom door deze te baseren op een andere werkstroom die u vervolgens bewerkt.

Distributiewerkstroom maken

Elke gebruiker kan een werkstroom maken. Een wizard leidt de gebruiker stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom, zoals het definiëren van de documentbestemmingen, het definiëren van de bestandsnaam en indelingen, het opgeven van documentkenmerken en het bepalen van de werkstroominstellingen.

Zo maakt u een distributiewerkstroom:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Distributiewerkstroom toevoegen onder het kopje Werkstromen.

2. Selecteer de gewenste bestemmingen voor de uitvoerbestanden. Voor bestemmingen die al zijn geconfigureerd worden selectievakjes weergegeven. Selecteer een geconfigureerde bestemming door het selectievakje voor die bestemming aan te kruisen. Indien de gewenste bestemming niet wordt vermeld, gaat u naar het bestemmingstype en klikt u op Locaties toevoegen. Zie

Documentbestemmingen op pagina 37 voor uitgebreide informatie over het toevoegen van

bestemmingen.

3. Klik op Volgende >>.

4. Specificeer de documentnaam en het documenttype. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-54 voor gedetailleerde informatie.

5. Klik op Volgende >>.

6. Specificeer de documentkenmerken. Zie Documentkenmerken op pagina 3-68 voor gedetailleerde informatie.

7. Klik op Volgende >>.

8. Geef de werkstroominstellingen op. Zie Werkstroom opslaan op pagina 76 voor uitgebreide informatie over het opgeven van werkstroominstellingen.

9. Klik op Volgende >>.

10. Bekijk op de pagina Werkstroom opslaan de werkstroomgegevens die in de vorige stappen zijn opgegeven. Als er iets is veranderd, klikt u op de toets Wijzigen op de pagina om naar de vorige vensters terug te keren. Klik anders op Voltooien om de werkstroom te maken.

Als u aangeeft dat de werkstroom later moet worden gepubliceerd, keert u terug naar de Homepage van de gebruiker. Anders wordt de betreffende pagina Werkstroom publiceren weergegeven. Zie Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren voor informatie over het publiceren van werkstromen.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Werkstroom maken op basis van een werkstroom

Soms is een nieuwe werkstroom nodig die veel lijkt op een andere, maar bijvoorbeeld alleen een andere documentbestemming heeft of een eigenschap die moet worden veranderd. U kunt in plaats van een werkstroom te maken, de gewenste wijzigingen aanbrengen in de andere werkstroom en deze onder een nieuwe naam opslaan.

Opmerking: Als u een werkstroom wilt maken op basis van een bestaande werkstroom, moet

u deze bestaande werkstroom bewerken. Zie Werkstroom bewerken op pagina 34 voor instructies voor het bewerken van een werkstroom.

Zo kunt u een werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u als basis van de nieuwe werkstroom wilt gaan gebruiken.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met Werkstroomtaken aan de linkerkant. De pagina Werkstroom opslaan verschijnt.

4. Voordat u wijzigingen aanbrengt, moet u de werkstroom een andere naam geven. Wijzig de naam van de werkstroom en klik op Opslaan als. Het venster Werkstroomverkenner verschijnt, en de nieuwe werkstroom staat nu op de lijst met werkstromen. Deze werkstroom is hetzelfde als de werkstroom waarop deze is gebaseerd, maar heeft een andere naam.

5. Volg om meer wijzigingen aan te brengen de stappen in

6. Werkstroom bewerken op pagina 34.

Opmerking: Als u de werkstroom van een andere gebruiker opslaat, moet u

legitimatiegegevens toevoegen voor de bestemmingen. De werkstroom maakt altijd gebruik van de legitimatiegegevens van de eigenaar. Als u geen legitimatiegegevens toevoegt op het moment dat u de werkstroom maakt, wordt u gevraagd de legitimatiegegevens toe te voegen als de werkstroom wordt gepubliceerd. Zie Een

legitimatiegegeven toevoegen op pagina 23 voor informatie over het toevoegen van

legitimatiegegevens.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Werkstroom bewerken

Elke gebruiker of beheerder kan een openbare werkstroom bewerken. Alleen de beheerder of de eigenaar van de werkstroom (de maker) kan een privé-werkstroom bewerken. Werkstromen worden bewerkt met de toepassing Werkstroom bewerken.

Opmerking: U kunt alleen wijzigingen opslaan in een werkstroom die nog niet is

gepubliceerd. Als de werkstroom al is gepubliceerd, moet u de wijzigingen opslaan in een nieuwe werkstroom door op Opslaan als te klikken. Als u een gepubliceerde werkstroom wilt bewerken, kunt u alle publicaties verwijderen d.m.v. de taak De publicaties van deze werkstroom verwijderen en vervolgens de bewerkte werkstroom bewerken en opslaan.

Zo heeft u toegang tot de toepassing Werkstroom bewerken:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. Als u uw eigen werkstroom bewerkt, kunt u ook op Mijn werkstromen beheren klikken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u wilt bewerken.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met Werkstroomtaken aan de linkerkant. De pagina Werkstroom opslaan verschijnt.

Opmerking: Als u de werkstroom van een andere gebruiker bewerkt, moet u

legitimatiegegevens toevoegen voor de bestemmingen. De werkstroom maakt altijd gebruik van de legitimatiegegevens van de eigenaar op het moment van scannen. Als u geen legitimatiegegevens toevoegt op het moment dat u de werkstroom bewerkt, wordt u gevraagd de legitimatiegegevens toe te voegen als de werkstroom wordt gepubliceerd. Zie Een legitimatiegegeven toevoegen op pagina 23 voor informatie over het toevoegen van legitimatiegegevens.

4. U kunt op de pagina Werkstroom opslaan de naam en beschrijving van de werkstroom wijzigen, evenals de publicatieopties. U kunt ook alle bewerkbare werkstroomeigenschappen via de toets Wijzigen aanpassen. De toets Wijzigen is voor elk van de voornaamste werkstroomonderdelen beschikbaar.

a. Werkstroominstellingen—klik op de toets Instellingen wijzigen om de instellingen op de

pagina Werkstroominstellingen te wijzigen. Zie Werkstroom opslaan op pagina 3-76 voor aanvullende informatie.

b. Documentkenmerken—klik op de toets Kenmerken wijzigen om de instellingen op de

pagina Documentkenmerken te wijzigen. Zie Documentkenmerken op pagina 3-68 voor aanvullende informatie.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

c. Documentnaam—klik op de toets Naam wijzigen om de instellingen op de pagina

Documentnaam en -type te wijzigen. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-54 voor aanvullende informatie.

d. Documentbestemming en -indelingen—klik op de toets Bestemmingen wijzigen om de

instellingen op de pagina Documentbestemmingen te wijzigen of de toets Indelingen wijzigen om de documentindelingsinstellingen op de pagina Documentnaam en -type te wijzigen. Zie Documentbestemmingen op pagina 3-37 en Zie Documenttype op pagina 3-56 voor aanvullende informatie.

5. Klik op Opslaan om desgewenst de huidige werkstroom te overschrijven. Als u de werkstroomnaam heeft veranderd, wordt de naam ook overschreven. Deze optie is alleen beschikbaar als de huidige werkstroom nog niet is gepubliceerd en u de eigenaar bent van de werkstroom. Klik anders op Opslaan als om een werkstroom te maken op basis van de huidige werkstroom.

Opmerking: Als u op Opslaan of Opslaan als op deze pagina drukt, keert u terug naar

de Werkstroomverkenner (of de pagina Werkstroom publiceren als u ervoor heeft gekozen de werkstroom te publiceren), en u moet op Deze werkstroom bewerken klikken om de zojuist van een andere naam voorziene werkstroom verder te bewerken.

6. Als u ervoor heeft gekozen de werkstroom te publiceren, verschijnt de pagina Werkstroom publiceren. Zie Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren voor meer informatie over het publiceren van werkstromen.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Werkstroom verwijderen

Alleen de eigenaar van een werkstroom en de beheerder kunnen een werkstroom verwijderen uit de pagina Werkstroomverkenner.

Opmerking: Wanneer u een werkstroom verwijdert, worden ook alle publicaties van die

werkstroom verwijderd.

Zo verwijdert u een werkstroom:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn werkstromen beheren.

2. Selecteer uit de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u wilt verwijderen.

3. Klik op Deze werkstroom verwijderen uit de lijst met taken in het linkervak. Er verschijnt ter waarschuwing een venster waarin u wordt gevraagd of u echt de werkstroom wilt verwijderen.

4. U verwijdert de werkstroom door op OK te klikken. De werkstroom wordt verwijderd uit de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner. Als u de werkstroom niet wilt verwijderen, klikt u op Annuleren.

Opmerking: Werkstroompublicaties worden ook verwijderd.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Documentbestemmingen

Met de pagina Documentbestemmingen kunt u bestemmingen configureren voor scans. Een bestemming is de uiteindelijke locatie waarnaar de scan van het document wordt verzonden. Als een werkstroom wordt gemaakt, moet u minimaal één bestemming opgeven.

Zo gaat u naar de pagina Documentbestemmingen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de documentbestemmingen wilt wijzigen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

4. Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentbestemmingen in het linkervak.

Opmerking: De pagina Documentbestemmingen kan ook via de koppeling

Distributiewerkstroom > toevoegen... worden geopend.

Op de pagina Documentbestemmingen staan alle typen bestemmingen die zijn ingeschakeld en die kunnen worden geconfigureerd. Bij ieder type staan onder het kopje Mijn locaties of Mijn adressen de specifieke bestemmingen die door de aangemelde gebruiker zijn geconfigureerd. Onder de kopjes Andere locaties en Andere adressen staan bestemmingen die door andere gebruikers zijn geconfigureerd. Bestemmingen die door andere gebruikers zijn geconfigureerd verschijnen alleen als ze worden gebruikt in de werkstroom die wordt bewerkt.

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom

Als u een bestemming uit de lijst aan de werkstroom wilt toevoegen, selecteert u het vakje voor de bestemming. Als u een bestemming uit de werkstroom wilt verwijderen, heft u de selectie van de bestemming op.

Bestemmingen toevoegen

Bestemmingen die worden gedefinieerd en ingevoerd in een werkstroom blijven behouden, ongeacht of de wijzigingen in de werkstroom worden opgeslagen of niet. Ze worden pas verwijderd als u dat zelf doet op de pagina Documentbestemmingen. Zodoende kan de bestemming worden geselecteerd tijdens de definitie van andere werkstromen.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Zo kunt u een bestemming toevoegen:

1. Zoek het bestemmingstype (bijvoorbeeld DocuShare, FTP, etc.) op de pagina Documentbestemmingen en klik op Locaties toevoegen. Er verschijnt een venster speciaal voor het bestemmingstype.

2. Voer de eigenschappen van de bestemming in. Zie Eigenschappen van de bestemming op pagina 42.

3. Klik op OK.

4. Als legitimatiegegevens nodig zijn voor toegang tot de bestemming, verschijnt de pagina Accountinstellingen. Voer de gebruikersnaam en toegangscode in en klik op OK.

Opmerking: Wanneer de pagina Accountinstellingen wordt weergegeven, wordt u misschien

gevraagd om de legitimatiegegevens van uw SMARTsend-computer in te voeren. U moet dezelfde legitimatiegegevens gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u verschillende legitimatiegegevens verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u kunt doorgaan. Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om uw tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen > Bestanden verwijderen > OK.

Bestemmingen bewerken

Er kunnen meer eigenschappen van de bestemming dan alleen de naam worden veranderd.

Zo kunt u de eigenschappen van de bestemming bewerken:

1. Klik op de pagina Documentbestemmingen op de naam van de bestemming die moet worden gewijzigd. De eigenschappen van de bestemming worden weergegeven.

2. Bewerk de eigenschappen naar behoefte. Zie Eigenschappen van de bestemming op pagina 42 voor informatie speciaal over die bestemming. Bewerkt u een bestemming, dan wordt deze automatisch aan de werkstroom toegevoegd. Klik op het selectievakje naast de bestemming om het kruisje te verwijderen en de selectie van de bestemming ongedaan te maken als u deze bestemming wilt verwijderen uit de werkstroom.

3. Klik op OK.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Bestemmingen verwijderen

Alleen bestemmingen die door de gebruiker zijn toegevoegd en worden vermeld onder Mijn locaties of Mijn adressen kunnen worden verwijderd.

Zo kunt u een bestemming verwijderen:

1. Klik op de pagina Documentbestemmingen op de naam van de bestemming die moet worden verwijderd.

2. U wordt niet verder gewaarschuwd dat de bestemming niet langer beschikbaar is wanneer u later werkstromen definieert, dus u moet echt zeker weten dat de bestemming verwijderd mag worden, voordat u op Verwijdere n klikt. Klik op Verwijderen om de bestemming te verwijderen.

Opmerking: Dit is niet van invloed op werkstromen die al gebruik maken van de

bestemming. Voor deze werkstromen wordt de bestemming weergegeven onder het kopje Andere locaties wanneer u een volgende keer bestemmingen bewerkt.

Zo verwijdert u alle bestemmingen van een bepaald type:

1. Klik op de pagina Documentbestemmingen op het type bestemming dat moet worden verwijderd.

2. U wordt niet verder gewaarschuwd dat alle bestemmingen niet langer beschikbaar zullen zijn wanneer u later werkstromen definieert, dus u moet echt zeker weten dat de bestemmingen verwijderd mogen worden, voordat u op Alle locaties verwijderen of Alle adressen verwijderen klikt. Klik op Alle locaties verwijderen of op Alle adressen verwijderen om alle bestemmingen te verwijderen.

Opmerking: Dit is niet van invloed op werkstromen die al gebruik maken van de

bestemmingen. Voor deze werkstromen worden de bestemmingen weergegeven onder het kopje Andere locaties wanneer u een volgende keer bestemmingen bewerkt.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Legitimatiegegevens voor bestemming beheren

Scanlegitimatiegegevens zijn nodig voor alle scanbestemmingen waar legitimatiegegevens worden gevraagd voor het opslaan van scandocumenten, zoals DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-map, Netwerkmap of Microsoft SharePoint. U wordt gevraagd legitimatiegegevens toe te voegen voor nieuwe bestemmingen wanneer u een werkstroom toevoegt, maar u kunt ook legitimatiegegevens toevoegen voor nieuwe bestemmingen voordat u een werkstroom toevoegt met behulp van de koppeling Een legitimatiegegeven toevoegen op de Homepage van de gebruiker.

Tip: Voor DocuShare-bestemmingen moet u eerst aanmeldingslegitimatiegegevens aanmaken in

de root-map van de DocuShare voordat u een werkstroom voor die legitimatie toevoegt. U kunt geen legitimatiegegevens voor hoofd- of submappen in DocuShare maken. Voer wanneer mogelijk legitimatiegegevens in voor de DocuShare-server in plaats van een individuele verzameling. Dit kan het gemakkelijker maken om verzamelingen te zoeken en kan de behoefte elimineren om legitimatiegegevens voor individuele verzamelingen toe te voegen. Wanneer u legitimatiegegevens voor de DocuShare-server invoert, voer dan een test uit om te zien of u zich bij de DocuShare-server kunt aanmelden. Meld u aan met gebruik van de URL die u in SMARTsend invoert, gevolgd door /Aanmelden (bijvoorbeeld http://www.docushare.companyx.com/dsweb/Aanmelden). De aanmelding is hoodlettergevoelig.

Zo kunt u legitimatiegegevens toevoegen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Een legitimatiegegeven toevoegen. De pagina Accountinstellingen verschijnt.

2. Selecteer het type bestemming in de vervolgkeuzelijst Accountsoort. Het aantal andere bewerkingsvakjes en de namen ervan hangen af van het geselecteerde type bestemming.

3. Vul de andere bewerkingsvakjes in voor de bestemming.

4. Klik op OK.

Opmerking: U kunt worden gevraagd uw legitimatiegegevens voor de SMARTsend-

computer in te voeren nadat u op Een legitimatiegegeven toevoegen heeft geklikt. U moet dezelfde legitimatiegegevens gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u verschillende legitimatiegegevens verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u kunt doorgaan. Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om uw tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen > Bestanden verwijderen > OK.

De legitimatiegegevens die u nu heeft toegevoegd dienen als uitgangspunt wanneer u een bestemming voor deze account maakt.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Opmerking: Wanneer u een bestemming toevoegt aan een SMARTsend-werkstroom,

moeten de gebruikerslegitimatiegegevens die zijn ingevoerd voor de bestemming (bijv. DocuShare, SharePoint Portal Server 2003/2007) schrijftoestemming hebben op de doelserver. Als bij het legitimatiegegeven alleen leestoestemming hoort, kan de gebruiker de bestemming toevoegen aan een SMARTsend-werkstroom toevoegen. De werkstroompublicatie zal echter niet worden uitgevoerd, omdat de gebruiker geen toestemming heeft om een document te uploaden naar de doelserver.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Zo kunt u de legitimatiegegevens voor een bestemming wijzigen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn legitimatiegegevens beheren. Er verschijnt een lijst van alle bestemmingen met legitimatiegegevens.

2. Selecteer het bestemmingslegitimatiegegeven dat u wilt wijzigen.

3. Klik in het gedeelte Taken legitimatiegegevens aan de linkerkant op Dit legitimatiegegeven bewerken. De pagina Accountinstellingen verschijnt.

4. Bewerk de eigenschappen van het legitimatiegegeven naar behoefte.

5. Klik op OK.

Opmerking: U kunt worden gevraagd uw legitimatiegegevens voor de SMARTsend-

computer in te voeren nadat u op Dit legitimatiegegeven bewerken heeft geklikt. U moet dezelfde legitimatiegegevens gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u verschillende legitimatiegegevens verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u kunt doorgaan. Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om uw tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen > Bestanden verwijderen > OK.

Zo kunt u legitimatiegegevens voor een bestemming verwijderen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn legitimatiegegevens beheren. Er verschijnt een lijst van alle bestemmingen met legitimatiegegevens.

2. Selecteer het bestemmingslegitimatiegegeven dat u wilt verwijderen.

3. Klik in het gedeelte Taken legitimatiegegevens aan de linkerkant op Dit legitimatiegegeven verwijderen. Er verschijnt een venster waarin om bevestiging wordt gevraagd.

4. Klik op OK.

Eigenschappen van de bestemming

Dit gedeelte identificeert de typen ondersteunde documentbestemmingen en de adresvereisten voor elk. Zie Bestemmingen toevoegen op pagina 3-37 voor aanvullende informatie.

Regels voor benoemen en gedrag van bestemmingen

Er is een limiet van 64 alfanumerieke tekens (inclusief onderstrepingstekens en streepjes) voor bestemmingsnamen. De naam wordt gebruikt op het moment van publicatie en verschijnt op PaperWare-voorbladen (Professional-editie) en bevestigingspagina's.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

E-mailontvanger

Definieer de eigenschappen voor de e-mailontvanger door het invoeren van de juiste informatie voor ontvanger, kopie (Cc:) en ontvangers van een blinde kopie (Bcc:) Scheid de e-mailadressen van elkaar met een puntkomma, bijvoorbeeld:

ontvanger1@comp.com;ontvanger2@bedrijf.com

U kunt gedeeltelijke namen invoeren en op Naam/Namen controleren klikken om naar de namen van ontvangers te zoeken. Wilt u dat de toepassing Naam/Namen controleren werkt, dan moet uw beheerder de LDAP-eigenschapstoewijzingen van SMARTsend voor uw geïntegreerde adresboek wijzigen. Er worden maximaal 50 namen weergegeven als namen worden gecontroleerd. Als de zoekactie meer dan 50 namen oplevert, kunt u de zoekactie verfijnen door tekens toe te voegen.

Er geldt geen limiet voor het aantal e-mailadressen dat u kunt toevoegen. Mailservers stellen echter beperkingen aan de grootte van bestandsbijlagen. Opdrachten van het type Scannen naar e-mail waarvan de grootte van de bijlage de limiet overschrijdt worden niet uitgevoerd.

• Selecteer de soort codering voor de verzending van bijlagen bij een e-mail via internet. UUEncode en Base64 zijn standaard codes voor de codering van binaire gegevens als tekst. Voor UUEncode wordt gebruik gemaakt van tekens die niet compatibel zijn met EBCDIC, de Extended Binary Coded Decimal Interchange Code, een tekenset die overwegend in Europa wordt gebruikt. Voor Internetmailberichten wordt gebruik gemaakt van de codering Base64 of MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). Selecteer Base64 voor grotere compatibiliteit met Europese systemen.

• Selecteer E-mail naar de verzender van deze werkstroom als u ook automatisch de scans van het document per e-mail naar de verzender wilt sturen. De verzender is de persoon die het document scant. Als apparaatscansjablonen worden gebruikt, werkt deze optie alleen op multifunctionele apparaten van Xerox met ingeschakelde verificatie.

• Selecteer URL-koppeling naar document verzenden (geen document bijgevoegd) als u alleen een koppeling wilt verzenden. Er wordt geen bestand bijgevoegd of verzonden naar de ontvangers. De koppeling wordt alleen verzonden als andere bestemmingen in de werkstroom URL-adresseerbaar zijn. Het verzenden van een koppeling in plaats van de eigenlijke bestandsbijlage is handig voor e-mailsystemen waarvoor geheugenbeperkingen gelden voor het verwerken van grote documenten. Koppelingen naar meerdere opslagplaatsen verschijnen in de email wanneer scannen naar alle bestemmingen is geconfigureerd.

Opmerking: U moet ten minste één andere bestemming in de werkstroom hebben

gedefinieerd die overeenkomt met de indeling die voor uw e-mailontvanger is geselecteerd. Doet u dit niet, dan ontvangt u een bijgevoegd document en geen URL's.

Externe printer

Bestanden met de indeling Tekst, Multi-page TIFF, PDF, Microsoft Word, Excel en PowerPoint kunnen met behulp van deze toepassing worden afgedrukt.

• Selecteer de printer in de vervolgkeuzelijst. Dit zijn printers waarvoor drivers op de SMARTsendapplicatiecomputer zijn ingesteld. Als er geen printers worden weergegeven, neemt u contact op met de systeembeheerder om printers voor de applicatie te configureren.

• Voer het aantal exemplaren in dat u wilt afdrukken. Het maximumaantal exemplaren dat u kunt afdrukken hangt af van het geselecteerde model van de externe printer.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Documentum (Standard- of Professional-editie)

Documentum is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsendbestemming kan worden toegevoegd. Documentum versie 5.2.5 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw Documentum-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de velden voor de naam van de archiefkast en de map in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de naam van de archiefkast en de map handmatig invoeren.

• Voer de naam van de Documentum Docbase in die als de opslagplaats voor het opslaan van gescande documenten zal worden gebruikt.

• De naam van de Documentum-archiefkast en de -map geven de opslaglocatie aan die de werkstroom zal gebruiken. Een archiefkast is het onderdeel op het hoogste niveau voor het organiseren van objecten in Documentum. Mappen, documenten en andere objecten worden in Documentum-archiefkasten gemaakt en opgeslagen. Als u een map wilt selecteren die vanaf een archiefkast vertakt, kunt u op Uitbreiden klikken om aanvullende mappen te bekijken en te selecteren. U moet misschien een gebruikersnaam en toegangscode voor de archiefkast toevoegen als de vereiste Documentum-legitimatiegegevens niet in SMARTsend zijn geconfigureerd. Er moet een naam voor de archiefkast worden ingevoerd. Het toevoegen van een aanvullende mapnaam is optioneel.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

DocuShare

DocuShare (versies 3.1 en 4.0) is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw DocuShare-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de verzamelings-URL van Docushare in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de verzamelings-URL handmatig invoeren.

• Voer de verzamelings-URL van DocuShare voor de bestemming in. Als de bestemming vertakt bij een hierboven genoemd uitgangspunt, kunt u op Uitbreiden klikken om het uitgangspunt uit te breiden en daarna de vertakking selecteren voor de bestemming.

Voorbeeld

http://<server>/view/collection-12345

U moet misschien een gebruikersnaam en toegangscode voor de DocuShare-verzameling toevoegen als de vereiste DocuShare-legitimatiegegevens niet in SMARTsend zijn geconfigureerd. Zie Legitimatiegegevens voor bestemming beheren op pagina 3-40 voor meer informatie.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

• Naam aangepast object: Aangepaste objecten zijn optioneel. Voer indien nodig een naam in om een aangepast object voor een DocuShare-bestemming (versie 3.1 en hoger) te definiëren. Zie

Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 3-92 voor

aanvullende informatie.

Opmerking: Het aangepaste object moet in DocuShare worden gemaakt voordat u de

SMARTsend-werkstroom gebruikt die ernaar verwijst. Het uitvoeren van de werkstroom mislukt anders.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Domino (Standard- of Professional-editie)

Domino (versie 5.x of 6.0) is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw Domino-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de database-URL van de Domino-server in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de databasenaam handmatig invoeren.

• Voer de URL in voor de Domino-serverdatabase. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

Voorbeeld

http://ff/doclib.nsf

• Voer de naam in van het formulier.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Domino.doc (Standard- of Professional-editie)

Domino.doc (versie 3.1) is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw Domino.doc-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de URL van de Domino.doc-bibliotheek, de titel van de archiefkast en de binder in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de informatie handmatig invoeren.

• Voer de URL in van een Domino.Doc-bibliotheek (DDocLIBRARY) voor de bestemming. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

Voorbeeld

http://ff/domdoc/dominodoclib.nsf

• Voer een naam in voor de archiefkast (DDocCabinet).

• Voer een naam in voor de inbinder (DDocBinder).

•Geef een unieke ID (DDocID) op in Documenttitel uploaden voor het uitvoerdocument.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

• Voer de naam van het Domino.doc-profiel in. Dit is het IDP (Interchange Document Profile) dat de inhoud van het document bepaalt, zoals naam, auteur, etc. Dit maakt onderdeel uit van de Document Interchange Architecture van Domino.

• Voeg opmerkingen over inchecken toe aan het document.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Hummingbird (Standard- of Professional-editie)

Hummingbird is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsend-bestemming kan worden toegevoegd. Hummingbird versie 5.1.0.5 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw Hummingbird-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de velden voor de bibliotheeknaam en de mapnaam in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de bibliotheek- en de mapnaam handmatig invoeren.

• Voer de bibliotheeknaam in die als de opslagplaats voor het opslaan van gescande documenten zal worden gebruikt.

• Voer de mapnaam in die de werkstroom als de documentopslaglocatie zal gebruiken. Als de bestemmingsmap vertakt vanaf een map, kunt u op Uitbreiden klikken om een nieuwe map uit te breiden en te selecteren. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

• Publiceren (Ja/Nee): Kies Ja als u het document wilt publiceren. Deze optie wijst het resulterende gescande document aan als een gepubliceerde versie die aan het publiek is uitgegeven. Een gepubliceerd document wordt gewoonlijk als een alleen-lezen document behandeld.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Interwoven WorkSite (Standard- of Professional-editie)

Interwoven is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsendbestemming kan worden toegevoegd. Interwoven WorkSite versie 8 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw Interwoven-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de velden voor de servernaam en de database in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de servernaam en database handmatig invoeren.

• Voer de servernaam in die de WorkSite-database host.

• Voer de databasenaam in die als de opslagplaats voor het opslaan van gescande documenten zal worden gebruikt.

• Voer het mappad in die de werkstroom als de documentopslaglocatie zal gebruiken. Klik op Uitbreiden en selecteer een map. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

• Publiceren (Privé/Openbaar/Bekijken): De publicatie-opties bepalen of het gescande document toegankelijk is voor andere gebruikers wanneer het in de Interwoven-database wordt opgeslagen.

• Openbaar—alle gebruikers hebben schrijf- en leestoegang tot het document.

• Privé—schrijf- en leestoegang is tot de eigenaar van het document of de werkstroom

(of de beheerder) beperkt.

• Bekijken—alle gebruikers hebben leestoegang tot het document. De eigenaar van het

document of de werkstroom of de beheerder heeft lees- en schrijftoegang.

• Opmerkingen bij inchecken: Voeg opmerkingen over inchecken aan het document toe.

• Documenttype: Deze optie definieert het type document dat in de database wordt opgeslagen. Deze selectie bepaalt het schema met metagegevens dat op het document wordt toegepast, en dat vaak tussen applicaties en verschillende documenttypen verschilt. Houd er rekening mee dat de lijst met beschikbare documenttypen door de Interwoven WorkSite-beheerder kan worden gewijzigd. Neem contact op met uw beheerder als uw geprefereerde documenttype niet beschikbaar is in de lijst.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.)

Opmerking: Vrije tekstinvoer van kenmerken (metagegevens) voor aangepaste velden wordt

niet voor Interwoven WorkSite-bestemmingen ondersteund (optioneel onderdeel). De waarden van metagegevens voor aangepaste velden moeten overeenkomen met de vooraf ingestelde reeks met waarden die door de WorkSite-beheerder zijn gedefinieerd.

LiveLink (Standard- of Professional-editie)

LiveLink is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsendbestemming kan worden toegevoegd. LiveLink versie 9.5.0 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw LiveLink-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de velden voor de server en map in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de server en map handmatig invoeren.

• Voer de server in die de LiveLink-applicatie host.

• Klik op Uitbreiden om naar de map te bladeren die de werkstroom als de documentopslaglocatie zal gebruiken. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

• Categorie: U kunt desgewenst een categorie invoeren. Een categorie definieert aangepaste metagegevens die zullen worden gebruikt wanneer er via documentkenmerkprofielen metagegevens worden toegewezen. Klik indien nodig op Uitbreiden om een vooraf gedefinieerde LiveLink-categorie te selecteren, zodat deze op het document kan worden toegepast. Zie Bijlage D:

Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 3-93 voor

aanvullende informatie.

Opmerking: De categorie moet in LiveLink worden gemaakt voordat u de SMARTsend-

werkstroom gebruikt die ernaar verwijst. Het uitvoeren van de werkstroom mislukt anders. Als een type bovendien niet overeenkomt voor een aangepast LiveLinkdocumentkenmerkveld dat in een “Categorie” is gedefinieerd, wordt de fout genegeerd, de waarde overgeslagen, en gaat de applicatie verder met het uploaden. Als u bijvoorbeeld een categorieveld van het type 'Integer' definieert, maar een waarde van 'NotAnInt' op het apparaat opgeeft, wordt het document geladen maar blijft het categorieveld leeg. Het bevestigingsoverzicht rapporteert dat de opdracht ook is voltooid.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

TRIM Context Server (Standard- of Professional-editie)

De TRIM Context Server is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsend-bestemming kan worden toegevoegd. De TRIM-adapter moet op de SMARTsendcomputer zijn geïnstalleerd voordat de TRIM-optie aan SMARTsend kan worden toegevoegd. TRIM Context Server versie 6.0 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

• Voeg nieuwe legitimatiegegevens toe in SMARTsend en selecteer TRIM als het Accounttype. Voer de naam van de account en de servernaam in. Voer de naam van de virtuele directory in. De virtuele directory wordt in Microsoft IIS 6 geconfigureerd en is de plaats waar de binaire gegevens van de TRIM Connectivity Toolkit zijn opgeslagen. Standaard heeft de virtuele directory de naam TRIMCT2.

Opmerking: Dit is niet dezelfde Virtuele directory als waar de applicatie "WebDrawer" is

geïnstalleerd. De applicatie WebDrawer is niet nodig om SMARTsend met Trim te kunnen gebruiken. In sommige nieuwere versies van Trim Context wordt de Trim Connectivity Toolkit tegenwoordig de "Trim Context Web Sevices" genoemd.

• Voer de gebruikersnaam en toegangscode in. De gebruiker moet tot de domeingroep behoren waarop TRIM Context Services loopt. Dit kan iedere willekeurige TRIM-gebruiker zijn met bevoegdheden voor externe toegang, starten en activeren. Klik op OK.

• Maak een SMARTsend-werkstroom. Selecteer Distributiewerkstroom maken om een Bestemmingsnaam op te geven waaraan de werkstroom kan worden herkend.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

• Als de optie Mappen maken wordt geselecteerd, wordt er een map gemaakt met de naam die in de submapoptie is gespecificeerd (als deze niet bestaat) en wordft het document in deze map geladen. Als het submapveld meerdere mapnamen heeft met de juiste scheidingstekens (bijv. "/"), loopt de adapter door de submaplijst en maakt alle mappen (indien deze nog niet bestaan). Standaard worden de documenten in de server aangemeld. De gebruiker kan opmerkingen opgeven voor deze aanmelding. Deze opmerkingen worden weergegeven in het gedeelte Aantekeningen op het bureaublad van TRIM.

• De gebruiker moet een geldig Recordtype opgeven, dat is geconfigureerd voor het gedrag "Document". Als het gedrag van het recordtype niet "Document" is, zal SMARTsend een fout genereren.

• Er kan alleen een submap in een hoofdmap worden gemaakt als het containerniveau hiervan onder het niveau van de hoofdmap ligt. Het aantal submappen dat wordt aangegeven door de scheidingstekens, moet minder of gelijk zijn aan de niveaus van de beschikbare geldige mapcontainers (mappen met containerniveaus die lager zijn dan het containerniveau van hun hoofdmap). Het aantal beschikbare maptypen moet lager zijn dan het aantal submapniveaus.

• Selecteer Start>Systeembeheer> Onderdelen om de juiste DCOM-instellingen op de TRIM Context Server te selecteren. Klap de Component Services\Computers container uit. Klik met de rechtermuisknop op Deze computer en selecteer Eigenschappen. Klik in het tabblad COMbeveiliging op Beperkingen bewerken in het vak Machtigingen voor starten en activeren of in het vak Extern activeren. Klik op de toets Beperkingen bewerken in het vak Machtigingen voor starten en activeren. Klik op de account waarvoor de machtigingen moeten worden gewijzigd en klik dan op Machtigingen voor externe toegang toestaan of op de Machtigingen voor extern starten en extern activeren. De gebruiker moet een domeinniveau-account zijn en geen lokale gebruiker. Alle gebruikers die toegang tot TRIM nodig hebben, moeten deel uitmaken van deze domeinniveaugroep. Klik op OK. Klik op de toets Beperkingen bewerken in het vak Toegangsmachtigingen. Klik op de account die moet worden gewijzigd en schakel het selectievakje Externe toegang in.

Opmerking: In één submap kunnen niet meerdere documenten worden opgeslagen.

Als een tweede scan naar een bestaande submap wordt gestuurd, wordt er een nieuwe submap aangemaakt met dezelfde naam maar met een andere record-id.

Microsoft Exchange 2000 Web-map (Standard- of Professional-editie)

Microsoft Exchange 2000 Web-map is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw Exchange 2000-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het URL-veld in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de URL handmatig invoeren.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

• Voer de URL van de Microsoft Exchange-webmap in of selecteer deze. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

Voorbeeld

\\organisatie\openbaremappen\testmap\docs

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan de bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

FTP

FTP is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw FTP-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de FTP-hostnaam en het mappad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de hostnaam en het mappad handmatig invoeren.

• Voer de FTP-hostnaam in voor de bestemming. Een volledige bestandsnaam (servernaam en domeinnaam) of IP-adres (Internetprotocoladres) van de bestemmingsfileserver wordt vereist.

Voorbeeld

ftp:bedrijfserver.com of 10.14.121.32

De poort is standaard op poort 21 ingesteld. Indien poort 21 niet beschikbaar is, geeft u een poort op als deel van de hostnaam, bijvoorbeeld ftp:bedrijfserver.com:99.

• Voer het pad in naar de Remote FTP-directory waarin het document wordt opgeslagen. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Anonieme FTP is echter toegestaan. De gebruikersnaam moet "anoniem" zijn en het veld voor de toegangscode moet leeg blijven.

Voorbeeld

/ftp-openbaar/mijndocumenten

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan de bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

• Geavanceerde eigenschappen: Deze toepassing biedt de mogelijkheid om apparaatopdrachtlogs te exporteren en te aanpassen. Deze toepassing is beschikbaar als de ondersteuning voor het exporteren van de opdrachtlog voor FTP van SMARTsend is ingeschakeld, en is bedoeld voor gebruik door geavanceerde gebruikers en systeemintegrators.

Opmerking: Als de scans naar een beveiligde FTP-site worden verzonden, werken de

koppelingen naar "Uitvoerdocumentatie" in e-mails voor opdrachtbevestiging alleen wanneer de toegangscode ook in de URL wordt getypt, bijvoorbeeld ftp://gebruiker:toegangscode@host/pad/bestand of ftp://anoniem@host/pad/bestand.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

NetWare (Standard- of Professional-editie)

NetWare is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw NetWare-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het veld voor het mappad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en het mappad handmatig invoeren.

• Voer het mappad voor de bestemming in. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

Voorbeeld

\\server-1\scan\docs

U dient ook een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Naam, context en structuurinformatie zijn verplicht. Een geldige NetWare-gebruikersnaam ziet er als volgt uit:

.cn=[common name, naam].ou=[organizational unit, organisatie-eenheid].o=[organization, organisatie].c=[context].t=[tree, structuur]

Voorbeeld

.cn=mijnnaam.ou=dsp.o=mijnorganisatie.c=us.t=us123sales

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden overschreven. We raden u aan de bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

Netwerkmap

Netwerkmappen zijn ondersteunde documentbestemmingen.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw netwerklegitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het veld voor het mappad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en het mappad handmatig invoeren.

• Voer het volledige pad in naar de netwerkmap. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

Voorbeeld

\\server-1\scan\docs

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden overschreven. We raden u aan de bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

• Geavanceerde eigenschappen: Deze toepassing biedt de mogelijkheid om SMARTsendopdrachtlogs te exporteren en te aanpassen. Deze toepassing is beschikbaar als de ondersteuning voor het exporteren van de opdrachtlog voor de netwerkmap van SMARTsend is ingeschakeld, en is bedoeld voor gebruik door geavanceerde gebruikers en systeemintegrators.

Scannen naar URL (Standard- of Professional-editie)

Scannen naar URL is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw legitimatiegegevens van Scannen naar URL gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het veld voor het URL-pad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en het URL-pad handmatig invoeren.

• Voer een URL-pad in voor de bestemming. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan de bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 (Standard- of Professional-editie)

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw SharePoint Portal Server 2001-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het veld voor de map-URL van SharePoint in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de map-URL van SharePoint handmatig invoeren.

• Voer de URL in van het pad naar de map van de SharePoint-werkruimte. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

Voorbeeld

http://dsp1/werkruimte/documenten/dm

• Accepteer de standaardwaarde of voer een nieuw SharePoint-documentprofiel in. Het SharePointdocumentprofiel bevat informatie met betrekking tot de SharePoint-portalmap, bijvoorbeeld de velden Naam auteur of versie. De applicatie stuurt een query naar de SharePoint-portal om te bepalen welke profielvelden betrekking hebben op de bestemmingsmap.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

• De incheck-optie is beschikbaar wanneer de bestemming een SharePoint-portal is. Selecteer Ja om het document te publiceren voor SharePoint. Daardoor wordt het document beschikbaar voor anderen in SharePoint.

• Voer incheck-opmerkingen in.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007 is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw SharePoint Portal Server 2003/2007-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het veld voor de map-URL van SharePoint in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de map-URL van SharePoint handmatig invoeren.

• Voer incheck-opmerkingen in.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Documentnaam en -type

Op de pagina Documentnaam en -type kunt u de bestandsnaam, het type en de indeling van de gescande documenten die met SMARTsend zijn gemaakt, configureren.

Zo gaat u naar de pagina Documentnaam en -type:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de documentnaam of -indeling wilt wijzigen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

4. Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentnaam en -type in het linkervak.

Opmerking: De pagina Documentnaam en -type kan ook worden geopend via de koppeling

Distributiewerkstroom toevoegen wanneer er een werkstroom wordt gemaakt.

Documentnaam

De opties voor Documentnaam definiëren de naam van het uitvoerbestand dat moet worden gegenereerd. Identificatie-informatie wordt toegepast nadat het document is gescand. Ga na wat de beperkingen (welke tekens kunt u gebruiken, wat is het beleid voor overschrijven van bestanden) zijn van uw bestandsbestemmingen voordat u het uitvoerdocument een naam geeft.

De mogelijkheid om de naam van het uitvoerbestand (documentnaam) tijdens het scannen te wijzigen, is aan de volgende beperkingen onderhevig:

• Wanneer u apparaatscansjablonen op Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwere apparaten gebruikt, kunt u de documentnaam niet tijdens het scannen wijzigen tenzij de optie Naam opgegeven bij scanbron in de werkstroom is geselecteerd. Deze beperking is niet van toepassing op oudere apparaten waarbij u de documentnaam tijdens het scannen kunt overschrijven, ongeacht de naamgevingsoptie die in de werkstroom is gespecificeerd.

• Wanneer u PaperWare-sjablonen (Professional-editie) gebruikt die bewerkbare documentkenmerken op Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwere apparaten bevatten, heeft u altijd toestemming om de documentnaam op de gebruikersinterface van het apparaat te wijzigen. De naamgevingsoptie van het document die wordt gebruikt om het document te distribueren is de optie die in de werkstroom is gespecificeerd die wordt gebruikt om de sjabloon te publiceren.

• De scansjabloon Mijn_e-mail gebruikt altijd een documentnaam die op de scanbron is verstrekt en een gebruiker kan deze tijdens het scannen op alle ondersteunde apparaten wijzigen.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Naam

Met Naam geeft u het uitvoerbestand een naam. De naamgevingsopties zijn als volgt:

• Naam: Een bestandsnaam invoeren voor het uitvoerdocument. De naam die u invoert mag alfanumerieke tekens, streepjes en onderstrepingstekens bevatten. Spaties zijn niet toegestaan. Deze naam is de basisbestandsnaam van het uitvoerbestand. Als een achtervoegsel voor de naam is opgegeven, is de resulterende uitvoerbestandsnaam de basisbestandsnaam die in dit bewerkingsvak wordt ingevoerd, gevolgd door het achtervoegsel (datum en tijd of een unieke ID of helemaal niets) en de bestandsnaamextensie. De resulterende uitvoerbestandsnaam ziet er dan als volgt uit:

Basisbestandsnaam + achtervoegsel + bestandsnaamextensie

Als er geen achtervoegsel wordt opgegeven, ziet de resulterende uitvoerbestandsnaam er als volgt uit:

Basisbestandsnaam + bestandsnaamextensie

Als het veld voor de basisbestandsnaam wordt leeg gelaten, bestaat de resulterende uitvoerbestandsnaam uit een unieke ID of datum en tijds-ID, plus de bestandsnaamextensie. Als Geen echter voor het Naamachtervoegsel is geselecteerd, moet u een standaardbestandsnaam invoeren om het document te identificeren.

• Automatisch een naam genereren (8 tekens): SMARTsend automatisch een naam van 8 tekens laten genereren. In dit geval kunt u geen achtervoegsel opgeven.

Opmerking: Wanneer u deze optie selecteert met het bestandstype Single-page TIFF of

JFIF (zie Documenttype op pagina 56), ontstaan bestandsnamen van meer dan 8 tekens omdat paginagegevens (oplopend vanaf -1) worden toegevoegd aan de naam ter onderscheiding van de pagina's.

• Naam opgegeven bij scanbron (standaard): Een bestandsnaam op de scanbron laten invoeren. Als de scanbron een multifunctioneel apparaat van Xerox is, wordt de naam ingevoerd op het apparaat; als de scanbron een Internetfaxapparaat is, wordt de naam van de bijlage die door het apparaat wordt gegenereerd als naam gebruikt. Deze naam wordt gebruikt als de basisbestandsnaam van het uitvoerbestand. Als een achtervoegsel voor de naam is opgegeven, is de resulterende uitvoerbestandsnaam de basisbestandsnaam, gevolgd door het achtervoegsel (datum en tijd of een unieke ID of helemaal niets) en de bestandsnaamextensie. De bestandsnaam kan leeg zijn, maar er moet een achtervoegsel worden opgegeven. De resulterende uitvoerbestandsnaam kan er dan als volgt uitzien:

Basisbestandsnaam + achtervoegsel + bestandsnaamextensie

Als er geen achtervoegsel wordt opgegeven, ziet de resulterende uitvoerbestandsnaam er als volgt uit:

Basisbestandsnaam + bestandsnaamextensie

Achtervoegsel + bestandsextensie

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Als er geen naam wordt opgegeven bij de scanbron, dan wordt een standaard naam gebruikt die door het apparaat is gegenereerd.

Opmerking: Wanneer u een naam selecteert, dient u een naam te kiezen die acceptabel is

voor de bestemmingen waar u bestanden opslaat. Bijvoorbeeld, indien uw bestemming slechts 8 tekens toestaat, gebruikt u alleen 8 tekens. Zo niet, dan mislukt het opslaan.

Naamachtervoegsel

Wanneer een basisbestandsnaam wordt opgegeven of de optie Naam opgegeven bij scanbron wordt geselecteerd, kan een achtervoegsel aan de basisbestandsnaam worden toegevoegd. U bent verzekerd van unieke bestandsnamen met het gebruik van achtervoegsels. Dat is vooral belangrijk voor bestemmingen waarbij oude bestanden met dezelfde naam als de nieuwe bestanden kunnen worden overschreven.

Selecteer een van de volgende achtervoegsels:

• Geen.

• Datum en tijd (standaard): De datum en tijd (jaar, maand, dag, uur, minuut, seconde) waarop het bestand wordt verwerkt wordt aan de basisbestandsnaam toegevoegd. Als de basisbestandsnaam bijvoorbeeld mijnbestand is en er is als bestandstype PDF opgegeven en een document wordt gescand op 25 februari 2005, om 12.24.06, dan is de resulterende uitvoerbestandsnaam:

mijnBestand20050225122406.pdf

Kies deze instelling wanneer er vaak scanbestanden worden gemaakt/gewijzigd en elk bestand moet worden bewaard.

•Met Unieke ID wordt automatisch een unieke id van 32 tekens gegenereerd en aan de basisbestandsnaam toegevoegd. Kies deze instelling wanneer eenvoudige tracering van scanbestanden aan de hand van willekeurige ID-nummers volstaat.

Opmerking: Een achtervoegsel kan niet worden gebruikt wanneer Automatisch een naam

genereren (8 tekens) is geselecteerd voor de vorming van bestandsnamen.

Documenttype

De opties voor Documenttype specificeren het type en de indeling van de uitvoerbestanden voor distributie. SMARTsend wijst standaard één gemeenschappelijk documenttype toe dat voor bestemmingen in de werkstroom moet worden gebruikt. U kunt echter ook verschillende documenttypen voor elke bestemming in de werkstroom specificeren. Selecteer een van de volgende opties om de instellingen van het documenttype voor de werkstroom te configureren:

Gebruik hetzelfde document- of afdruktype voor alle bestemmingen

Hiermee kunt u één documenttype/-indeling en afdruktype voor de werkstroombestemmingen selecteren en configureren (indien van toepassing).

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Gebruik een ander document- of afdruktype voor iedere bestemming

Hiermee kunt u verschillende documenttypen/-indelingen en afdruktypen voor elk bestemmingstype dat in de werkstroom is gespecificeerd, selecteren.

Documenttypen die door SMARTsend worden ondersteund

• PDF, tekst doorzoekbaar (*.pdf)—in Professional-editie; alleen beschikbaar wanneer OCR (Optical Character Recognition) is ingeschakeld.

• PDF, alleen afbeelding (*.pdf)

• Secure (gecodeerde) PDF

• JFIF (*.jpg)

•XPS

• Single-page TIFF (*.tif)

• Multi-page TIFF (*.tif)

• Oorspronkelijk documenttype (bestandsindeling wordt tijdens het scannen door het apparaat

bepaald)

• Andere (in Professional-editie; alleen beschikbaar wanneer OCR is ingeschakeld). De optie Andere bevat OCR-bestandsindelingen. Zie Tabel 3-1 op pagina -58 voor een volledige lijst met OCRbestandsindelingen.

Bij elk documenttype hoort een eigen bestandsindeling. Wanneer een type in de vervolgkeuzelijst wordt geselecteerd, worden de details voor dat bestandstype onder de selectie weergegeven. De indeling en details kunnen voor bepaalde documenttypen worden gewijzigd. Wanneer dit het geval is, klikt u gewoonweg op de toets Eigenschappen en selecteert u de indeling in de lijst.

Afdruktype

Afdruktype is alleen beschikbaar wanneer de bestemming voor Externe printer in een werkstroom is geselecteerd. Bestemmingen voor Externe printer kunnen met de volgende eigenschappen worden geconfigureerd:

Oorspronkelijk beeld

Drukt een gescand beeld af dat visueel overeenkomt met het oorspronkelijke beeld in het document.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Andere (Professional-editie)

Hiermee kunt u een ondersteunde OCR-indeling kiezen en configureren. De beschikbare indelingsopties kunnen afhangen van de capaciteiten van de externe printer verschillen. Zie Andere (Professional-

editie) op pagina 3-65 en OCR-eigenschappen (Professional-editie) op pagina 66 voor aanvullende

informatie.

Opmerking: JFIF en Single-page TIFF worden uitsluitend ondersteund voor

bestandsdistributie voor de bestemmingen FTP, Netwerkmap, NetWare-map en E-mail. Deze bestandstypen worden uit de lijst met beschikbare typen gefilterd als andere bestemmingen worden geselecteerd in combinatie met de bestemmingen FTP, Netwerkmap, Netware-map en E-mail.

Documentindeling en -eigenschappen

Eigenschappen definiëren verder de indeling en bepaalde kenmerken van het uitvoerbestand. De indelingsopties kunnen worden geselecteerd door op de toets Eigenschappen te klikken in het gebied Documenttype van de pagina Documentnaam en -type. De indelingsselecties kunnen op basis van het type geselecteerde uitvoerbestand verschillen. De documenttypen en -indelingen die door SMARTsend worden ondersteund, samen met de overwegingen voor elke indeling, worden in de volgende tabel weergegeven.

Documenttype Uitvoerbestandsindelingen Overwegingen

PDF, Alleen beeld PDF, Alleen beeld

PDF, alleen afbeelding - Beeld van scanbron behouden

PDF Secure (gecodeerd)

PDF, gelineariseerd

PDF, tekst doorzoekbaar (Professional-editie)

PDF met normale tekst

PDF met beeldvervangingen

PDF met beeld op tekst

PDF met beeld op tekst - Paginarichting behouden

PDF met beeld op tekst - Beeld van scanbron behouden

PDF Secure (gecodeerd)

• Wordt op alle belangrijke platforms ondersteund.

• Kan op alle SMARTsendopslagplaatsen worden opgeslagen

• Vele compressie-opties

• Uitstekende combinatie van draagbaarheid, compatibiliteit en compressie-opties

• Sommige imaging-tools ondersteunen geen PDF

• Al het bovenstaande plus ondersteuning voor OCR

• Document kan voor tekst worden doorzocht

• Tekst kan van document worden gekopieerd

• Vereist extra verwerking

• Informatieverlies mogelijk tijdens verwerking

PDF, gelineariseerd

Tabel 3-1: Ondersteunde documenttypen en -indelingen

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Documenttype Uitvoerbestandsindelingen Overwegingen

XPS XPS • Nieuwe open indeling van

Microsoft

• Enkele paginaweergave

• Geleverd bij Windows Vista / Beschikbaar voor XP

JFIF JPEG • Elke pagina wordt als één

document opgeslagen

• Algemeen ondersteunde beeldindeling

• Uitstekend voor kleurenbeelden

• JPEG is de enige ondersteunde compressie

• Er kan ringvorming rond bepaalde onderdelen in tekstdocumenten optreden

• Sommige opslagplaatsen ondersteunen geen singlepage bestanden

• Geen OCR-ondersteuning

Single-page TIFF Single-page TIFF 6.0

• Elke pagina wordt als één document opgeslagen

Single-page TIFF 6.0 TTN2

• Algemeen ondersteunde beeldindeling

• Gemiddelde reeks met compressie-opties

• Sommige opslagplaatsen ondersteunen deze indeling niet

• Geen OCR-ondersteuning

Multi-page TIFF Multi-page TIFF 6.0

Multi-page TIFF 6.0 TTN2

Multi-page TIFF - Beeld van scanbron behouden

Oorspronkelijk documenttype

Bestandsindeling wordt tijdens het scannen bepaald. Met sommige apparaten kunt u een indeling bij de gebruikersinterface van het apparaat kiezen, terwijl andere apparaten tot een specifieke indeling beperkt zijn.

Tabel 3-1: Ondersteunde documenttypen en -indelingen

• Elke pagina wordt als één document opgeslagen

• Algemeen ondersteunde beeldindeling

• Gemiddelde reeks met compressie-opties

• Kan op alle SMARTsendopslagplaatsen worden opgeslagen

• Geen OCR-ondersteuning

• Minimaal informatieverlies

• Geen OCR-ondersteuning

• Bestandsindeling wordt tijdens het scannen bepaald en kan per apparaat verschillen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Documenttype Uitvoerbestandsindelingen Overwegingen

Andere - OCR-indelingen

(Professional-editie)

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)

Tekst, standaard (*.txt)

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (*.xls)

Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)

Microsoft Publisher 98 (*.rtf)

ASCII-tekst, geformatteerd (*.txt)

ASCII-tekst, standaard (*.txt)

ASCII-tekst, standaardEx (*.txt)

Rich Text Format (*.rtf)

RTF Word 2000 (*.rtf)

RTF Word 6.0/95 (*.rtf)

RTF Word 97 (*.rtf)

Tek s t , s m ar t (* . t xt )

• Uitvoerbestandsindelingen worden door SMARTsend gemaakt nadat gescande documenten OCR-verwerking hebben ondergaan

• Vereist extra verwerkingstijd

•Oorspronkelijke beeldgegevens worden niet behouden (kan ingebedde afbeeldingen bevatten)

• Maakt bestanden die bewerkbaar zijn in verschillende populaire software-applicaties.

Tek s t , g e st rip t ( *. t xt )

Tekst, gewoon (*.txt)

Tekst, door komma's gescheiden (*.csv)

Tekst, door tabs gescheiden (*.txt)

WordPad (*.rtf)

Tabel 3-1: Ondersteunde documenttypen en -indelingen

PDF-bestanden

In PDF-bestanden worden pagina-opmaak, tekst en afbeeldingen van documenten behouden. Ze zijn gemakkelijk reproduceerbaar (overdraagbaar) en kunnen in de meeste omgevingen worden gebruikt. PDF is een universele indeling. Een PDF-bestand kan redelijk goed worden verwerkt vanwege de kleine bestandsgrootte.

Dit gedeelte legt de PDF-bestandsopties die voor u beschikbaar zijn.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

PDF, tekst doorzoekbaar (*.pdf) (Professional-editie)

In de volgende PDF-indelingen kan naar tekst worden gezocht.

• PDF met normale tekst bevat tekst en beelden die overeenkomen met het originele

brondocument. Biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. Afdrukstand van uitvoer wordt automatisch zo georiënteerd dat tekst normaal kan worden gelezen.

Opmerking: Indelingen met hoge comprimering werken veelal niet bij oudere apparaten als

u gescande beelden afdrukt.

• PDF met beeldvervangingen (*.pdf) bevat tekst die overeenkomt met het originele

brondocument. De uitvoer wordt kleiner weergegeven, met vervangingsbeelden uit het brondocument indien er OCR-problemen optreden. In de volgende gevallen worden vervangingsbeelden gebruikt: woorden die verdachte tekens bevatten, woorden die niet in het gebruikte woordenboek voorkomen, woorden die afwijzingssymbolen bevatten, en woorden met missende symbolen. Dit biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand van de uitvoer wordt automatisch zo georiënteerd dat tekst normaal kan worden gelezen.

• PDF met beeld op tekst (*.pdf) bevat één beeld voor elke pagina in het document plus

teksttekens. Dit biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand van de uitvoer wordt automatisch zo georiënteerd dat tekst normaal kan worden gelezen. Zie Tabel 3-2 op pagina -61.

• PDF met beeld op tekst - Paginarichting behouden bevat één beeld voor elke pagina in het

document plus teksttekens. Dit biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand van de invoerdocumenten blijft behouden. Zie Tabel 3-2 op pagina -61.

Opmerking: Als de invoerdocumenten niet in de standaardafdrukstand zijn

georiënteerd, of als ze aanzienlijk hellen, kunt u geen tekst in een PDF-uitvoerdocument markeren. U kunt het document echter nog steeds zoeken.

• PDF - Beeld van scanbron behouden behoudt de originele beeldgegevens die het apparaat naar

SMARTsend verstuurt. Deze instelling biedt minimaal verlies van beeldscherpte, maar biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand van de invoerdocumenten blijft behouden.

Documenttype

PDF met beeld op tekst

Afdrukstand van invoerdocu-

menten

Tabel 3-2: Hoe de afdrukstand door de geselecteerde PDF-optie wordt beïnvloed

Afdrukstand van uitvoerdocu-

menten

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Documenttype

PDF - Afdrukstand behouden

Afdrukstand van invoerdocu-

menten

Tabel 3-2: Hoe de afdrukstand door de geselecteerde PDF-optie wordt beïnvloed

Afdrukstand van uitvoerdocu-

menten

PDF, alleen afbeelding (*.pdf)

De volgende PDF-indelingen bevatten geen tekst, waardoor in deze indelingen niet naar tekst kan worden gezocht.

• PDF, alleen afbeelding bevat één beeld voor elke pagina in het document.

• PDF - Beeld van scanbron behouden behoudt de originele beeldgegevens die het apparaat naar

SMARTsend verstuurt. Deze instelling biedt minimaal verlies van beeldscherpte, maar biedt geen compressie-opties.

Opmerking: Indelingen met hoge comprimering werken veelal niet bij oudere apparaten als

u gescande beelden afdrukt.

Gelineariseerde PDF

Een lineair PDF-bestand is geoptimaliseerd voor webweergave en gestructureerd op een manier waarmee eerst de eerste pagina van het PDF-bestand in de browser wordt weergegeven voordat het hele bestand van de webserver wordt gedownload. Door deze structuur worden lineaire PDFdocumenten praktisch meteen geopend.

Secure PDF

Een beveiligde of gecodeerde PDF, waarmee de gebruiker zelf kan bepalen hoe het PDF-uitvoerbestand wordt geopend en gebruikt. Alle beveiligde PDF-bestanden zijn gecodeerd en beveiligd met een wachtwoord. Daarnaast kunnen er beperkingen voor gebruikers worden ingesteld, zoals afdrukken niet toegestaan, inhoud kopiëren niet toegestaan en bijwerken van acroForm niet toegestaan.

Een PDF kan zodanig worden beveiligd dat de gebruiker een wachtwoord moet invoeren om het bestand te openen en dat de beveiligingsinstellingen alleen kunnen worden gewijzigd als het juiste hoofdwachtwoord is opgegeven. Als u beveiligingsbeperkingen instelt voor uw bestand, moet u ook een hoofdwachtwoord opgeven, zodat personen die het bestand openen deze beperkingen niet kunnen verwijderen. Als een bestand met het hoofdwachtwoord wordt geopend, worden de beveiligingsbeperkingen tijdelijk uitgeschakeld. Een bestand dat van beide wachtwoorden is voorzien, kan met een van de beide wachtwoorden worden geopend.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Instellingen voor beeldoptimalisatie PDF

Er kunnen verschillende instellingen voor beeldoptimalisatie van PDF's in SMARTsend worden geconfigureerd. Deze standaardinstellingen kunnen door de SMARTsend-systeembeheerder worden geconfigureerd, en ze kunnen ook door elke SMARTsend-gebruiker worden aangepast wanneer er werkstromen worden gepubliceerd.

De volgende instellingen voor beeldoptimalisatie worden momenteel ondersteund:

Benadruk compatibiliteit—gebruik deze optie wanneer compatibiliteit met oudere versies van Acrobat Reader de belangrijkste overweging is. Deze instelling leidt echter mogelijk tot grotere bestanden. Zie Compatibiliteitsinstellingen PDF hieronder voor aanvullende informatie.

Benadruk compressie—gebruik deze optie wanneer het reduceren van de bestandsgrootte de belangrijkste overweging is. Deze indeling wordt misschien niet door oudere versies van Acrobat Reader ondersteund.

Aangepast—gebruik deze optie om alle instellingen voor beeldoptimalisatie handmatig aan te passen.

Opmerking: De instellingen voor compatibiliteit en compressie in het dialoogvenster

Eigenschappen documenttype kunnen alleen handmatig worden aangepast wanneer de optie Aangepast is geselecteerd.

Compatibiliteitsinstellingen PDF

De compatibiliteitsinstellingen zijn beschikbaar wanneer de selectie Beeldoptimalisatie op Aangepast is ingesteld. Deze instellingen veranderen de PDF-indeling op basis van de volgende parameters:

Acrobat Reader 4 en ouder—behoudt de PDF-compatibiliteit met huidige en oudere Acrobat Readerversies sinds versie 4.0. Deze instelling optimaliseert de compatibiliteit, maar leidt echter mogelijk tot grotere bestanden.

Acrobat Reader 5 en nieuwer—behoudt de PDF-compatibiliteit met recentere Acrobat Reader-versies sinds versie 5.0. Deze instelling biedt meer opties voor bestandscompressie.

Compressie-instellingen PDF

De compressie-instellingen zijn beschikbaar wanneer Beeldoptimalisatie op Aangepast is ingesteld. De instellingen veranderen de PDF-indeling op basis van de volgende parameters:

Gebruik gemengde rasterinhoud—past verschillende compressietechnieken op verschillende delen van gescande afbeeldingen toe. Deze instelling biedt gewoonlijk de beste compressie voor bedrijfsdocumenten, waaronder documenten met kleurenlijntekeningen. Deze instellingen is niet raadzaam voor kleurenfoto's.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Monochroom—biedt een keuze uit de compressie-opties CCITT G4, JBIG2 Huffman Encoded, of JBIG2 Arithmetic Encoded voor monochrome afbeeldingen. In de volgende tabel vindt u aanvullende informatie:

Compressietype Overwegingen

CCITT G4 • Compressie zonder verlies

• Algemeen ondersteund

• Sommige documenttypen kunnen misschien niet substantieel worden gecomprimeerd

JBIG2 Huffman Encoded • Betere compressie dan CCITT G4

• Ondersteuning is beperkter

JBIG2 Arithmetic Encoded • Beste compressie voor monochrome afbeeldingen

• Ondersteuning is beperkter in vergelijking tot andere opties

Tabel 3-3: Compressie-instellingen PDF

Contone—geeft de compressie-instellingen weer die op kleurenbeelden worden toegepast. De

instellingen voor Contone worden door de applicatie gedefinieerd. JPEG is de standaardinstelling, en JPEG/Flate worden gebruikt wanneer de gemengde rasterinhoud is geselecteerd.

JFIF/JPEG

JFIF (*.jpg) maakt gebruik van JPEG-comprimering, een bestandsindeling met comprimering en verlies (sommige gegevens gaan verloren of worden verwijderd). Dit is vaak de beste bestandsindeling voor foto's en afbeeldingen. De uitvoer is één bestand voor elke pagina of afbeelding die wordt gescand.

Opmerking: JFIF/JPEG werkt alleen wanneer u kleurenbeelden of beelden in grijstinten

verwerkt; binaire of zwart/wit-beelden kunnen niet worden geconverteerd naar de indeling JFIF/JPEG.

TIFF-bestanden

TIFF-bestanden (Tagged Image File Format) zijn zeer flexibel en platform-onafhankelijk. Ze worden gebruikt en ondersteund door veel beeldverwerkingsapplicaties. TIFF-bestanden kunnen zeer groot zijn, maar zij leveren een goede afdrukkwaliteit voor papieren documenten op.

Single-page Tiff (*.tif)

Single-page TIFF-bestanden bevatten een enkel beeld of pagina. Eén beeld of pagina wordt opgeslagen in een bestand. Alleen de bestemmingen FTP, Netwerkmap en E-mail ondersteunen de indeling single-page TIFF. Deze indeling is niet beschikbaar als er andere bestemmingen in de werkstroom zijn.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Multiple-Page Tiff (*.tif)

TIFF-bestanden van meerdere pagina's bevatten meerdere beelden of pagina's. Alle beelden of pagina's worden opgeslagen in één bestand.

De volgende indelingen worden ondersteund voor TIFF:

• Multi-page TIFF 6.0 (standaard)

• Multi-page TIFF 6.0 (TTN2)

• Multi-page TIFF - Beeld van scanbron behouden behoudt de originele beeldgegevens die het

apparaat naar SMARTsend verstuurt. Deze instelling biedt minimaal verlies van beeldscherpte, maar biedt geen compressie-opties.

Als SMARTsend kleurenbeelden en beelden in grijstinten ontvangt, dan wordt JPEG-comprimering toegepast. Als zwart/wit beelden worden ontvangen, wordt G4-comprimering (tot 4 gigabytes rastergegevens) toegepast.

Oorspronkelijk documenttype

Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt de bestandsindeling tijdens het scannen bepaald en deze kan variëren op basis van het type apparaat dat wordt gebruikt om het document te scannen. Met sommige apparaten kunt u een indeling bij de gebruikersinterface van het apparaat kiezen, terwijl andere apparaten tot een specifieke indeling beperkt zijn.

Raadpleeg de documentatie die bij uw multifunctionele Xerox-apparaat of internetfaxapparaat is meegeleverd om de ondersteunde bestandsindelingen te bepalen die met SMARTsend compatibel zijn.

Andere (Professional-editie)

Andere indelingen door OCR (Optical Character Recognition) worden ondersteund en geproduceerd. Deze kunnen worden gebruikt als u een uitvoerbestand wilt maken dat kan worden gelezen door een tekstverwerker.

Applicatie

Deze uitvoerbestanden zijn compatibel met specifieke applicaties. Bestanden van Rich Text Format (.rtf) kunnen bijvoorbeeld worden gelezen en bewerkt in Microsoft Word, WordPad en PowerPoint.

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 - uitvoer in de indeling document (.doc) of rich text (.rtf).

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 – uitvoerindeling (.xls)

Microsoft PowerPoint 97 - rich text format (.rtf).

Microsoft Publisher 98 – rich text format (.rtf).

WordPad – rich text format (.rtf).

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Tekst

Tekstbestanden zijn meestal klein en kunnen worden bewerkt in de meeste teksteditors en tekstverwerkingsprogramma's, zoals Microsoft Kladblok of Word. Deze bestanden hebben geen complexe opmaak.

De volgende bestandsindelingen zijn beschikbaar:

Tabel 3-4: Opties voor tekstbestandindeling

Tekst, standaard tekst met een regeleinde aan het einde van elke regel. Tabelinhoud is met

tabs op de gewenste positie geplaatst.

Tek s t , smar t tekst met een regeleinde aan het einde van elke regel. Kantlijnen en tekst in

tabellen zijn met gebruik van spaties op de gewenste positie geplaatst.

Tek s t , gest r i pt tekst met een regeleinde aan het einde van elke alinea. Tekst in de tabel is

met tabs op de gewenste positie geplaatst.

Tek s t , gewo o n tekst met een regeleinde aan het einde van elke regel. De linker- en

bovenmarges zijn met spaties en regeleinden op de gewenste positie geplaatst. Tekst in de tabel is met tabs op de gewenste positie geplaatst.

Tek s t , door ko m ma's gescheiden

Tek s t , door t a b s gescheiden

door komma's gescheiden tekst. Tekst staat tussen aanhalingstekens.

door tabs gescheiden tekst. Tekst staat tussen aanhalingstekens.

ASCII

ASCII-bestanden hebben een speciale code van 94 tekens die wordt gevormd door letters, cijfers, leestekens of wiskundige symbolen voor documenten in het Engels. Deze bestanden kunnen naar tekst worden geconverteerd, maar kunnen niet direct worden bewerkt.

De volgende bestandsindelingen zijn beschikbaar:

Tabel 3-5: Opties voor ASCII-bestandindeling

ASCII-tekst, geformatteerd

ASCII-tekst, standaard snelle tekstconversie en compatibiliteit. ASCII-tekst,

standaardEx

OCR-eigenschappen (Professional-editie)

In de Professional-editie van SMARTsend kunt u documenten scannen via OCR, zodat tekstbestanden worden geproduceerd in plaats van beeldbestanden. Deze eigenschappen kunnen worden ingesteld met de uitvoerbestandstypen PDF, tekst doorzoekbaar en Andere. Gebruik de volgende toepassingen om de indelingen op te geven die gebruikmaken van OCR:

opmaak wordt met spaties behouden. Tekst wordt gescheiden door aanhalingstekens.

snelle tekstconversie en compatibiliteit. Regeleinden aan het einde van elke regel en zone.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

OCR-optimalisatie

Selecteer hoe u de gescande invoer wilt verwerken:

Tabel 3-6: Opties voor OCR-optimalisatie

Optimaliseren voor snelheid heeft de snelste verwerkingstijd met standaard OCR-nauwkeurigheid.

Dit is de standaardinstelling.

Balans snelheid/nauwkeurigheid

Optimaliseren voor nauwkeurigheid

kiest een middenweg tussen verwerkingstijd en OCR-nauwkeurigheid.

hierbij duurt het verwerkingsproces het langst, maar is de OCRnauwkeurigheid het best.

Met de volgende instellingen verbetert u de nauwkeurigheid van de toepassing OCR. Het brondocument is het origineel dat u scant.

Tabel 3-7: Opties voor OCR-nauwkeurigheid

Taal brondocument Selecteer de taal van het brondocument. Brondocument afgedrukt op Selecteer het type printer waarop het brondocument is afgedrukt. Opmaak brondocument Selecteer dat de applicatie automatisch de kolommen van het

brondocument vaststelt of selecteer dat het brondocument uit één enkele kolom bestaat.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Documentkenmerken

De pagina Documentkenmerken wordt gebruikt om extra informatie toe te voegen aan gescande documenten voor het opslaan en beheren van documenten op specifieke bestemmingen. Documentkenmerken, meestal "metagegevens" genoemd, zijn de eigenschappen waarmee het uitvoerdocument wordt beschreven . Deze bij het document worden opgeslagen en vereenvoudigen het organiseren van documentbestemmingen voor het opslaan van documenten.

U kunt velden voor een bepaalde werkstroom instellen met behulp van het gebied Velden. U kunt ook een profiel gebruiken als snelkoppeling om velden toe te passen op een werkstroom.

Zo gaat u naar de pagina Documentkenmerken:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de documentkenmerken wilt wijzigen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

4. Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentkenmerken in het linkervak.

U kunt de pagina Documentbestemmingen ook openen met de wizard voor het maken van een werkstroom als een werkstroom wordt aangemaakt.

Documentkenmerkprofielen

Documentprofielen zijn sets documentkenmerkvelden die zijn geconfigureerd voor hergebruik. Wanneer u een profiel gebruikt, hoeft u geen kenmerkeigenschappen meer te configureren voor elke werkstroom. Ieder veld in het profiel is gekoppeld aan een overeenkomstig veld voor één of meer bestemmingen.

Een documentprofiel kan standaard- of aangepaste kenmerkeigenschappen en toewijzingen bevatten, die bij een specifieke werkstroom behoren. Documentprofielen worden doorgaans vermeld op werkstroomdocumentbestemmingen. Zo is het profiel Alleen FTP bijvoorbeeld een documentprofiel voor een FTP-bestemming. Het documentprofiel Basis (met de velden Titel en Beschrijving) wordt met SMARTsend geïnstalleerd. Als bepaalde kenmerken vaak worden gebruikt, doet u er verstandig aan een speciaal profiel aan te passen en op te slaan voor deze kenmerken.

Als bijvoorbeeld de kenmerken Naam en Versie vaak nodig zijn, kunt u een profiel maken waarin deze kenmerken in een profiel bij elkaar worden gebracht. Deze kenmerken worden vervolgens aan velden toegewezen voor één of meer bestemmingen. Voor de bestemming DocuShare kan het kenmerk Naam in het profiel worden toegewezen aan het veld Titel op DocuShare, en het kenmerk Versie kan worden toegewezen aan het veld Beschrijving op DocuShare.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Profiel opgeven

Zo geeft u een profiel op voor een werkstroom:

1. Ga naar de pagina Documentkenmerken voor de werkstroom.

2. Selecteer een documentprofiel uit de vervolgkeuzelijst Het volgende profiel gebruiken.

Profiellijsten worden gefilterd door de bestemmingen in de werkstroom. U ziet alleen de profielen met koppelingen naar bestemmingen in de huidige werkstroom.

Profiel verwijderen

Gebruikers kunnen alleen de profielen verwijderen waarvan zij zelf de eigenaar zijn.

Zo kunt u een profiel verwijderen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker.

2. Klik onder Aanpassingsopties op Mijn documentkenmerkprofielen beheren.

3. Selecteer het profiel dat u wilt verwijderen uit de lijst met documentprofielen.

4. Klik op Verwijderen in het linkervak.

Profiel maken

Indien de set met velden ook in een andere werkstroom kan worden gebruikt, sla deze dan op in een nieuw profiel.

Zo maakt u een profiel:

1. Ga naar de pagina Documentkenmerken voor een werkstroom.

2. Selecteer uit de vervolgkeuzelijst Het volgende profiel gebruiken het profiel dat het meest lijkt op het profiel dat u gaat maken.

3. Klik op Opslaan als nieuw profiel onder het gebied Velden.

4. Voer in het venster Opslaan als nieuw profiel een profielnaam en beschrijving in om het profiel te benoemen.

5. Klik op OK.

6. Voeg naar wens velden toe of verwijder deze of wijzig veldeigenschappen.

Profiel bewerken

Tenzij een profiel aan een werkstroom is gekoppeld die nog niet is gepubliceerd, kunt u het profiel alleen wijzigen door de optie Opslaan als nieuw profiel te gebruiken.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Documentkenmerkvelden

Documentkenmerkvelden worden gebruikt om gegevens te koppelen aan documentbestemmingen. Zo kan een documentkenmerkveld onderwerp e-mail worden gebruikt voor een koppeling met het onderwerp van een e-mail wanneer een document wordt gescand en naar een e-mailadres wordt verzonden. In het veld kan de gebruiker het onderwerp van de e-mail opgeven.

• U kunt de eigenschappen van een veld bekijken of bewerken door op Eigenschappen te klikken in de rij waarin het veld wordt vermeld. Breng de wijzigingen aan in het venster Kenmerkeigenschappen en klik op OK.

• U voegt een veld toe door op Veld toevoegen te klikken onder de lijst met velden. Geef de eigenschappen op in het venster Kenmerkeigenschappen en klik op OK.

• U kunt een veld verwijderen door op Verwijderen te klikken in de rij waarin het veld wordt vermeld.

Kenmerkeigenschappen

Veldnaam

Met een veldnaam wordt een beschrijvende of zinvolle naam toegewezen aan een documentkenmerkveld. Deze veldnaam wordt weergegeven op het moment van publicatie op voorbladen en op het moment van scannen als de optie Bewerkbaar op het apparaat is geselecteerd op het moment van publicatie.

Kies een voor de hand liggende naam en die gebruikers aanspoort de gewenste informatie in het veld te typen, vooral als veel gebruikers publicaties gaan gebruiken waarin dit veld voorkomt.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Standaardwaarden

Geen standaardwaarde

Eén standaardwaarde

Meerdere standaardwaarden

geeft aan dat er geen standaardwaarde in het veld is gegeven.

geeft aan dat de waarde die is ingevoerd in het bewerkingsvak als de standaardwaarde zal worden gebruikt. Slechts één standaardwaarde wordt naar een multifunctioneel apparaat van Xerox gestuurd voor publicaties op het apparaat. Deze waarde kan worden overschreven wanneer de werkstroom wordt gepubliceerd indien de optie Niet-bewerkbare veldwaarde niet is geselecteerd voor veldbeveiliging.

hiermee kunnen twee of meer waarden worden gebruikt wanneer de werkstroom wordt gepubliceerd of op het voorblad waarop de gebruiker een waarde kan selecteren. Voer een waarde in en klik op To ev oe g en . De waarde verschijnt in de keuzelijst. Rangschik de waarden met de toetsen Omhoog verplaatsen en Omlaag verplaatsen. Verwijder waarden uit de lijst met Ver wijd eren of Alles verwijderen. De standaardwaarde is altijd de waarde bovenaan de lijst. Dankzij de standaardwaarden voor PaperWare-publicaties (Professional-editie) is het mogelijk de overeenkomstige selectievakjes op het PaperWare-voorblad aan te kruisen.

Distributiewerkstromen

Tabel 3-8: Opties voor standaardwaarden

Veld met verplichte invoer

Velden worden over gewoonlijk indien nodig geconfigureerd om essentiële informatie over het gescande document vast te leggen. De informatie of kenmerken kunnen vooraf worden ingevoerd wanneer de werkstroom wordt gemaakt of gepubliceerd, of kan tijdens het scannen op het multifunctionele Xerox-apparaat of op het PaperWare-voorblad (Professional-editie) worden ingevoerd. De invoer van kenmerken op het moment van scannen is aan de volgende beperkingen onderhevig:

• Wanneer u de optie Meerdere standaardwaarden gebruikt, kunt u tijdens het scannen vereiste documentkenmerken specificeren via de opties Bewerkbaar op het apparaat of Op PaperWarevoorblad selecteren.

• Wanneer een werkstroom met verplichte velden die op het apparaat kan worden bewerkt op een Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwer apparaat wordt gepubliceerd, wordt de scan niet uitgevoerd tot er een waarde is ingevoerd.

• Wanneer de werkstroom op een ouder Xerox-apparaat wordt uitgevoerd, mislukt de uitvoer ervan.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Veldbeveiliging

Veldbeveiliging bepaalt hoe waarden in invoervelden verschijnen wanneer deze worden ingevoerd op het apparaat en op het voorblad. Selecteer hoe de waarde van het veld wordt weergegeven:

•Met Veldwaarde tonen wordt de waarde in ongecodeerde tekst weergegeven op de publicatiepagina's van SMARTsend, op het PaperWare-voorblad (Professional-editie) en op het multifunctionele apparaat van Xerox. Kies deze instelling wanneer het veld geen vertrouwelijke informatie bevat en het niet uitmaakt of anderen de waarde zien.

Voorbeeld: Arthur_M_Sjabloon

• Gebruikersinvoer verbergen (****) geeft de waarde met sterretjes (*) weer op alle SMARTsend- pagina's, -voorbladen en -bevestigingsbladen. Kies deze instelling wanneer het veld vertrouwelijke informatie bevat.

Voorbeeld: ********* (er zijn sterretjes gebruikt om een sofi-nummer te maskeren)

Opmerking: Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwere apparaten

ondersteunen de maskeringstoepassingen volledig. Oudere Xerox-apparaten ondersteunen deze toepassingen echter niet. Het maskeren is daarnaast niet beschikbaar wanneer er een werkstroom met meerdere standaardwaarden wordt gepubliceerd.

•Met Niet-bewerkbare veldwaarde kan het veld niet bewerkt worden in een andere toepassing dan Werkstroom bewerken. Het veld wordt niet weergegeven op de pagina Publicatie. of wanneer er wordt gescand; waarden worden gekoppeld aan de scans van documenten. U moet een standaardwaarde opgeven wanneer deze optie wordt geselecteerd.

Voorbeeld: Client-ID voor de website van een klant.

Opmerking: De standaardwaarde van het veld wordt weergegeven in het gebied Velden van

de pagina Documentkenmerken wanneer deze optie wordt geselecteerd. Selecteer deze optie voor veldwaarden die nooit veranderen of voor velden die een hoog beveiligingsniveau vereisen.

Veldtype

Veldtype bepaalt het type veld dat gebruikt wordt voor de invoer van veldwaarden wanneer de werkstroom wordt gepubliceerd. De veldtypen die beschikbaar zijn wisselen naarmate het aantal standaardwaarden verandert. Kies een type dat overeenkomt met het soort invoer dat door de waarden wordt vereist.

Tabel 3-9: Opties voor veldtype

Te ks t va k accepteert de invoer van alfanumerieke tekstwaarden tot maximaal 256 tekens. Tekstvak met

meerdere regels E-mailadres accepteert invoer in de indeling van een e-mailadres. De invoer wordt

Vervolgkeuzelijst hiermee kan een waarde in een vervolgkeuzelijst worden geselecteerd.

accepteert de invoer van alfanumerieke tekstwaarden van iedere lengte.

gecontroleerd op notatie om te bevestigen dat de gegevens een e-mailadres betreffen.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Tabel 3-9: Opties voor veldtype

Lijst keuzerondjes hiermee kan een waarde in een lijst met keuzerondjes worden geselecteerd. Keuzelijst hiermee kan een waarde in een vervolgkeuzelijst worden geselecteerd.

Opmerking: Vrije tekstinvoer van kenmerken (metagegevens) voor aangepaste velden wordt

niet voor Interwoven WorkSite-bestemmingen ondersteund (optioneel onderdeel voor SMARTsend Standard- of Professional-editie). De waarden van metagegevens voor aangepaste velden zijn beperkt tot de vooraf ingestelde reeks met waarden die door de WorkSite-beheerder zijn gedefinieerd.

Veld-ID (optioneel)

Veld-ID specificeert de naam van het XML-bestandselement wanneer de documentkenmerkvelden aan een XML-bestand worden toegevoegd. Als er geen naam is gespecificeerd, wordt het XMLbestandselement standaard op Veld_0, Veld_1 ingesteld. Kies een veld-ID die het soort vermeldingen weergeeft dat naar een XML-bestand wordt geschreven.

Kenmerktoewijzing

Kenmerken kunnen worden toegewezen aan velden die beschikbaar zijn bij documentbestemmingen. Alle beschikbare velden die worden ondersteund door de bestemmingen in de werkstroom worden weergegeven. Selecteer de kenmerken die u aan het veld wilt toewijzen voor de bestemming. Zo zijn

Te k s t en Antwoord aan beschikbare velden voor e-mail; voor DocuShare zijn Titel, Beschrijving, Trefwoorden en andere beschikbaar. Tijdens het scannen worden de gegevensvelden die u hier

selecteert ingevuld met behulp van de waarde(n) van de kenmerken. U kunt niet meer dan één kenmerk toewijzen aan een bestemmingsveld, maar u kunt wel meer dan één bestemmingsveld koppelen aan een documentkenmerk.

Voorbeeld

Een documentkenmerkveld met de naam "Titel" kan worden toegewezen aan een MS SharePointmapveld met de naam "Titel".

Er kunnen in plaats daarvan willekeurige documentkenmerkvelden in een werkstroom worden gedefinieerd. Documentkenmerkvelden kunnen in de werkstroom worden gedefinieerd, zonder dat deze aan een specifieke serviceparameter hoeven te worden toegewezen, en er kan nog steeds een waarde voor het veld worden ingevoerd tijdens het maken van de werkstroom, het publiceren of tijdens het scannen.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Als de ondersteuning voor documentkenmerken voor de service is ingeschakeld, worden de velden (zowel toegewezen als niet-toegewezen velden) en hun waarde in de vorm van een XML-bestand geëxporteerd. De diensten voor FTP, Netware-map, Netwerkmap en Scannen naar URL (Standard- of Professional-editie) ondersteunen momenteel het exporteren van documentkenmerkvelden in de vorm van een XML-bestand.

Aangepaste documentkenmerken in een SMARTsend-werkstroom specificeren

Deze procedure illustreert hoe een SMARTsend-werkstroom moet worden gemaakt die een gescand document met documentkenmerkvelden naar een FTP-bestemming opslaat:

Zo kunt u aangepaste documentkenmerken in een SMARTsend-werkstroom specificeren:

1. Klik op de Home page van de SMARTsend-gebruiker op de koppeling Distributiewerkstroom toevoegen.

2. Klik op de pagina Documentbestemmingen de koppeling Locaties toevoegen onder het paginaelement FTP aan.

3. Typ de eigenschappen voor de FTP-bestemming. Klik op OK.

4. Klik op Volgende. De pagina Documentnaam en -type wordt geopend.

5. Selecteer de gewenste opties voor de documentnaam en het documenttype.

6. Klik op Volgende.

7. Selecteer op de pagina Documentkenmerken het documentkenmerkprofiel Alleen FTP.

8. Klik op Veld toevoegen. Het dialoogvenster Kenmerkeigenschappen wordt geopend, zodat u een documentkenmerk kunt maken en definiëren.

9. Kies de opties voor het huidige documentkenmerk:

a. Typ een veldnaam (bijvoorbeeld "Plex").

b. Als u een standaardwaarde of meerdere waarden wilt instellen, kiest u een optie en typt u de

waarden (bijvoorbeeld "Duplex").

c. Selecteer Verplicht als dit een veld is dat de gebruiker moet invullen.

d. Selecteer de optie Veldbeveiliging.

e. Selecteer een bestandstype.

10. Hef onder Kenmerktoewijzing de selectie van het vakje Ingeschakeld op.

11. Klik op OK.

12. Wilt u een ander veld toevoegen, dan herhaalt u de stappen 8 t/m 11.

13. Klik op de pagina Documentkenmerken Opslaan als nieuw profiel aan om de velden als een nieuw profiel op te slaan, zodat deze later in andere werkstromen kunnen worden gebruikt.

14. Ga verder met het programmeren van de werkstroom.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

De waarden voor de documentkenmerkvelden worden tijdens het publiceren en uitvoeren naar de FTPbestemming geëxporteerd die in de werkstroom is gespecificeerd.

Opmerking: Dit vereist dat de ondersteuning voor documentkenmerken voor FTP door

de SMARTsend-systeembeheerder wordt ingeschakeld.

De waarden voor de aangepaste documentkenmerkvelden kunnen door systeemintegrators worden gebruikt voor nieuwe verwerking van de gescande documenten. De waarden kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om informatie aan een drukkerij te bieden over het aantal sets dat er van de documenten moet worden gemaakt en welke plexmode er tijdens het afdrukken moet worden gebruikt.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Werkstroom opslaan

De pagina Werkstroom opslaan wordt gebruikt voor het selecteren van opdrachtbevestigingsvoorkeuren voor scanopdrachten en voor het opgeven van het toegangsniveau voor de werkstroom.

Zo heeft u toegang tot de pagina Werkstroom opslaan:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de instellingen wilt wijzigen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

4. Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Werkstroominstellingen in het linkervak.

Opdrachtbevestiging

Wanneer een gebruiker een scan uitvoert, wil hij graag weten of de opdracht is geslaagd of mislukt. Selecteer hoe de gebruiker opdrachtbevestiging ontvangt als de opdracht is voltooid:

Tabel 3-10: Opties voor opdrachtbevestiging

Geen opdrachtbevestiging

E-mail werkstroomeigenaar

E-mail werkstroomgebruiker

Afgedrukte bevestiging hiermee wordt een pagina afgedrukt op het multifunctionele Xerox-apparaat

biedt geen bevestiging voor het voltooien van opdrachten.

hiermee kunt u een e-mailbericht inschakelen dat aan de eigenaar van de werkstroom wordt verzonden.

hiermee wordt een e-mail gestuurd naar de verzender van de werkstroom. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u een scan maakt op een apparaat met verificatie of met behulp van een PaperWare-voorblad (Professionaleditie). Als de optie wordt gebruikt op een multifunctioneel apparaat van Xerox zonder verificatie en zonder voorblad, wordt geen opdrachtbevestiging gegenereerd.

dat voor de scanopdracht is gebruikt. De bevestiging wordt afgedrukt als de opdracht zonder problemen naar de bestemming is verzonden, of als er een fout optreedt. Indien er vertrouwelijke informatie in de opdracht staat, wilt u wellicht niet dat de bevestiging wordt afgedrukt op een apparaat waar die informatie voor iedereen zichtbaar is.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Werkstroomtoegang

Met Werkstroomtoegang wordt geregeld wie de werkstroom kan bekijken, gebruiken en wijzigen.

•Met Openbaar kunnen alle gebruikers van SMARTsend werkstromen bekijken, gebruiken, bewerken en publiceren. Alleen eigenaars en beheerders kunnen een openbare werkstroom verwijderen.

•Met Privé kunnen werkstromen alleen door de eigenaar van de privé-werkstroom en door de beheerder worden bekeken (bijvoorbeeld de eigenschappen van de kenmerken), gebruikt, bewerkt en verwijderd. Alleen de eigenaar van een werkstroom kan de werkstroom publiceren. Voor privéwerkstromen die zijn gepubliceerd met behulp van apparaatscansjablonen is verificatie op het apparaat vereist.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Werkstroomoverzicht

Op de pagina Werkstroomoverzicht kunnen de werkstroominstellingen worden bekeken nadat een werkstroom is bewerkt of gedefinieerd. Met gebruik van de koppelingen aan de linkerkant van de pagina kunnen de instellingen van de werkstroom worden gewijzigd voordat deze wordt gepubliceerd.

Zo heeft u toegang tot de pagina Werkstroomoverzicht:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de instellingen wilt beoordelen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

Werkstroomnaam en -beschrijving

Voer een nieuwe naam en een beschrijving van de werkstroom in, of wijzig de getoonde informatie. Bedenk een unieke naam die u gemakkelijk kunt onthouden, omdat deze naam wordt weergegeven in de Werkstroomverkenner en op publicaties. Wanneer een werkstroom voor het eerst wordt toegevoegd, is de eerste naam standaard Werkstroom1; voor volgende namen van nieuwe werkstromen wordt het nummer steeds met 1 verhoogd, tenzij u een geheel nieuwe naam opgeeft.

Publicatie-opties

Voordat u kunt scannen, moet een werkstroom eerst worden gepubliceerd. Selecteer hoe u de werkstroom wilt publiceren:

Tabel 3-11: Publicatieopties

Werkstroom later publiceren hiermee kunt u de werkstroom op een later tijdstip

publiceren. Deze instelling kan worden gebruikt als u een werkstroom voor iemand anders maakt, zodat deze persoon de werkstroom op het gewenste moment kan publiceren.

PaperWare-voorblad vanuit werkstroom publiceren

Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat

Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren.

(Professional-editie) genereert een PaperWare- voorblad voor de werkstroom. Gebruik deze optie als u bestemmingen wilt vaststellen op het moment van scannen, als u wilt scannen met behulp van Internetfax, of wanneer u vertrouwelijke informatie heeft die andere gebruikers van SMARTsend niet mogen zien.

hiermee kunt u een nieuwe apparaatscansjabloon voor de werkstroom maken.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

De toepassing Zo nodig submappen maken instellen

Gebruikers kunnen in SMARTsend meerdere niveaus van submappen maken wanneer de werkstroom wordt gemaakt, of bij het invoeren van metagegevens in de lokale gebruikersinterface. Tevens kunnen ze de uiteindelijke archiveringsbestemming veranderen bij het scannen met apparaatsjablonen.

Documentbestemmingen met mogelijkheden voor het maken van dynamische mappen en archivering naar een submap, zijn DocuShare, Microsoft SharePoint, FTP en Netwerkmappen. In dit voorbeeld is Netwerkmappen gebruikt als documentbestemming, om te laten zien hoe deze functie werkt en enkele scenario's te bespreken.

Voor deze toepassing van SMARTsend moet SMARTsend reeds geïnstalleerd zijn en moeten de voorbereidende instellingen zijn uitgevoerd (bijvoorbeeld SMTP ingesteld indien nodig, apparaatconfiguratie, enz.).

SMARTsend configureren voor Zo nodig submappen maken

Zo configureert u SMARTsend voor Zo nodig submappen maken:

1. Ga naar de Homepage van de Gebruiker op de SmartSend-server. Klik in het vak Werkstromen onder Nieuwe toevoegen op Distributiewerkstroom.

2. De pagina Documentbestemmingen wordt nu weergegeven. De toepassing "Zo nodig submappen maken" is beschikbaar voor de volgende typen documentbestemmingen:

•DocuShare

• Microsoft SharePoint

•FTP

•Netwerkmap

Voor dit document is als voorbeeld Netwerkmappen gebruikt. Wijzig uw instellingen naar behoeven voor de andere typen documentbestemmingen.

Klik op locaties toevoegen...

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

3. De pagina Eigenschappen netwerkmap wordt nu weergegeven. Op deze pagina is de optie Zo nodig mappen maken beschikbaar, met daarbij een tekstvakje Submap. Geef het volgende op:

• Bestemmingsnaam: MaakSubmap

Geef een naam voor de bestemming op. MaakSubmap is hier als voorbeeld gebruikt.

• Selecteer beginpunt: Selecteer een beginpunt of geef een pad voor een bestemmingsmap op. Gebruik de toets Uitbreiden als u naar een locatie wilt bladeren.

Opmerking: Als u geen legitimatiegegeven heeft ingevoerd voor de opgegeven locatie, wordt de

pagina Accountinstellingen geopend. Typ de ligitimatiegegevens Gebruikersnaam en Toegangscode waarmee toegang tot de map wordt verkregen die is opgegeven in Pad van map en klik op OK. Klik dan nogmaals op OK om verder te gaan.

• Pad van map: Typ het complete pad naar de bestemmingsmap. Deze bestemmingsmap moet reeds bestaan.

• Zo nodig mappen maken:

• Ja: Selecteer Ja om zo nodig submappen te laten aanmaken als die nog niet bestaan.

• Nee: Selecteer Nee om te voorkomen dat een submap wordt gemaakt als deze niet bestaat. De optie Nee is in bepaalde gevallen nuttig, bijvoorbeeld wanneer een hulpprogramma of procedure automatisch specifieke locaties op uitvoer controleren. Zo voorkomt u dat de uitvoer per ongeluk op de verkeerde locaties wordt opgeslagen wanneer gebruikers de documenten scannen.

• Submap: Met het tekstvakje Submap kunnen de makers van de werkstroom een

submapnaam opgeven die moet worden gebruikt als er geen submap is opgegeven via Documentkenmerken.

Klik op OK als alle informatie op deze pagina is opgegeven.

4. De pagina Documentnaam en -type wordt geopend. Aangezien geen van de functies op deze pagina betrekking hebben op de functie "Zo nodig submappen maken", klikt u hier op Volgende om verder te gaan.

5. De pagina Documentkenmerken wordt nu weergegeven. Via deze pagina kan de maker van de werkstroom zorgen dat gebruikers submappen kunnen aanmaken en via de lokale gebruikersinterface op het apparaat met gebruik van metagegevens een submapnaam kunnen invoeren. Selecteer het gewenste profiel in het menu Het volgende profiel gebruiken , of selecteer Geen documentprofiel.

6. Klik op Veld toevoegen wanneer de pagina is vernieuwd.

7. Het venster Kenmerkeigenschappen wordt weergegeven. Om de functie "Zo nodig mappen maken" te demonstreren, moeten er twee mappen worden toegewezen om gegevens vast te leggen die door de gebruiker op de gebruikersinterface worden ingevoerd. Het volgende moet worden toegewezen:

• Zo nodig mappen maken

•Submap

De maker van de werkstroom kan de kenmerken voor de metagegevenswaarden kiezen die de gebruiker van de werkstroom in de lokale gebruikersinterface op het apparaat kan invoeren.

Opmerking: Metagegevenswaarden onderdrukken altijd de vooraf ingestelde

standaardwaarden van werkstromen.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Typ of geef het volgende op voor Zo nodig mappen maken. Sommige van de waarden zijn slechts een suggestie:

a. Veldnaam (suggestie): Zo nodig mappen maken

Voer een label in dat de gebruiker van een werkstroom op de lokale gebruikersinterface van het apparaat te zien krijgt.

b. Selecteer in het vak Veldeigenschappen de optie Ve rplicht veld als er verplicht een waarde

moet worden ingevoerd in dit veld voor apparaten die verplichte Documentkenmerken ondersteunen. Zorg voor Zo nodig mappen maken dat Verplicht veld is uitgeschakeld.

c. Selecteer in het vak Kenmerktoewijzing de optie Ingeschakeld.

d. Selecteer in het vak Netwerkmap, onder het vak Kenmerktoewijzing, het kenmerk dat moet

worden toegewezen aan het veld dat wordt gemaakt. Selecteer in dit geval Zo nodig mappen maken, omdat dit het kenmerk is dat aan de gelijknamige map moet worden toegewezen.

e. Klik op OK. De pagina Documentkenmerken wordt vernieuwd en het nieuwe veld Zo nodig

mappen maken wordt nu weergegeven.

8. Herhaal de bovenstaande stappen vanaf stap 9 om het kenmerk Submap maken toe te wijzen, en wijzig het volgende:

a. Veldnaam (suggestie): Submapnaam

Voer een label in dat de gebruiker van een werkstroom op de lokale gebruikersinterface van het apparaat te zien krijgt.

b. Selecteer in het vak Netwerkmap, onder het vak Kenmerktoewijzing, het kenmerk dat moet

worden toegewezen aan het veld dat wordt gemaakt. Selecteer in dit geval Submap en klik op OK.

9. De pagina Documentkenmerken wordt vernieuwd en het nieuwe veld Submap wordt nu weergegeven. Klik op Volgende.

10. De pagina Werkstroominstellingen wordt nu weergegeven. U kunt op deze pagina wijzigingen aanbrengen, maar geen van deze zijn van toepassing op het gebruik van de functie "Zo nodig submappen maken". De volgende opties zijn beschikbaar:

• Opdrachtbevestiging: Selecteer het type bevestiging dat wordt verzonden.

• Werkstroomtoegang: Selecteer wie toegang heeft tot de werkstroom.

Klik op Volgende als alle informatie op deze pagina is opgegeven.

11. De pagina Werkstroom opslaan wordt nu weergegeven. U kunt de naam van de werkstroom wijzigen die op de lokale interface van het apparaat verschijnt, en tevens de beschrijving voor de werkstroom.

12. Controleer het overzicht om te zien of alle instellingen correct zijn.

13. Selecteer in het vak Publicatie-opties de optie

Werkstroom publiceren op multifunctioneel

Xerox-apparaat.

14. Klik op Voltooien.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

15. De pagina Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat wordt weergegeven. Selecteer de multifunctionele apparaten waarop deze werkstroom moet verschijnen. Controleer dat de optie Bewerkbaar op apparaat is geselecteerd en klik op OK.

Opmerking: De werkstromen op de geselecteerde apparaten moet wellicht via de lokale

interface worden vernieuwd voordat ze beschikbaar zijn voor gebruik.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Scenario's

Hier volgen twee mogelijke scenario's van gebruik. In deze scenario's wordt aangenomen dat de lokale interface-velden voor het vastleggen van metagegevens op het apparaat voor zowel het kenmerk Zo nodig mappen maken als Submap zijn gemaakt.

Scenario 1

Als de gewenste submap al in de documentenopslagplaats bestaat en de gebruiker van de werkstroom voor geen van de velden documentkenmerken invoert op de lokale gebruikersinterface.

• Als een submapwaarde is gegeven in het veld Submap, dan worden ongeacht van de waarde in Zo nodig mappen maken, de gescande gegevens opgeslagen op de locatie die is opgegeven in het veld Submap op de pagina Documentbestemmingen.

Raadpleeg de onderstaande afbeelding. De gescande gegevens die deze werkstroom heeft gegenereerd, gaan naar \\test-server\test1\Map2, aangezien dit de map is die is opgegeven in het veld Submap.

• Als er geen waarde is opgegeven in het veld Submap, dan worden ongeacht van de waarde in Zo nodig mappen maken, de gescande gegevens naar de basisbestemming gestuurd die is opgegeven in Pad van map, in dit geval dus \\test-server\test1\

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Scenario 2

Als de gebruiker van de werkstroom een bestaande submaplocatie opgeeft als documentkenmerk voor het veld "Submap".

• Als de gebruiker een waarde heeft opgegeven, bijvoorbeeld Submap M , voor de Submap in de metagegevens, worden de gescande gegevens op deze locatie

opgeslagen op \\test-server\test1\Submap M, ongeacht van of er waarden zijn opgegeven voor:

• de netagegevenswaarde voor Zo nodig mappen maken

• Submap waarde in Documenbestemmingen

• Zo nodig mappen maken in Documentbestemmingen

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Scenario Waarheidstabel

Gebruik deze tabel omhet gedrag van mogelijke scenario's voor deze toepassing te onderzoeken.

"Ja" of "Nee"

Bestaat submap

reeds op

bestem-

ming?

Document-

kenmerk-

waarde

toegewezen

aan het ken-

merk "Zo

nodig map-

Document-

kenmerk-

waarde

toegewezen

aan het ken-

merk "Sub-

map"?

pen maken"?

ONGEACHT ONGEACHT N ONGEACHT N Bestand opgeslagen op

J ONGEACHT J ONGEACHT ONGEACHT Bestand opgeslagen in

J ONGEACHT N ONGEACHT J Bestand opgeslagen in

Waarde

"Ja" of

"Nee" in

kenmerk

"Zo nodig

mappen

maken" in

Document-

bestem-

mingen?

Kenmerk

"Submap"

in Document-

bestem-

mingen?

Gedrag

basislocatie zoals gedefinieerd in Documenbestemmingen.

submap volgens documentkenmerkwaarde in "Submap".

submap zoals gedefinieerd in Documenbestemmingen.

N J J ONGEACHT ONGEACHT Bestand opgeslagen in

submap volgens documentkenmerkwaarde in "Submap"

N J N ONGEACHT J Bestand opgeslagen in

submap zoals gedefinieerd in Documenbestemmingen

N N ONGEACHT ONGEACHT ONGEACHT Scan mislukt; de waarde

"Submap" bestaat in een documentkenmerk maar de map bestaat niet en de documentkenmerkwaarde "Zo nodig mappen maken" is ingesteld op Nee; deze waarde onderdrukt de instelling vasn "Zo nodig mappen maken" in Documentbestemmingen.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

"Ja" of "Nee"

DocumentBestaat submap

reeds op

bestem-

ming?

kenmerk-

waarde

toegewezen

aan het ken-

merk "Zo

nodig map-

pen maken"?

NNiet

toegewezen

NNiet

toegewezen

Waarde

Document-

kenmerk-

waarde

toegewezen

aan het ken-

merk "Sub-

map"?

"Ja" of

"Nee" in

kenmerk

"Zo nodig

mappen

maken" in

Document-

bestem-

Kenmerk

"Submap"

in Document-

bestem-

mingen?

Gedrag

mingen?

ONGEACHT N ONGEACHT Scan mislukt. De waarde

"Submap" bestaat in Documentbestemming maar de map bestaat niet en de instelling voor "Zo nodig mappen maken" in Documentbestemmingen is ingesteld op Nee en er is geen Documentkenmerk toegewezen aan "Zo nodig mappen maken".

J J ONGEACHT Bestand opgeslagen in

submap volgens documentkenmerkwaarde in "Submap".

NNiet

toegewezen

NJJBestand opgeslagen in

submap zoals gedefinieerd in Documenbestemmingen

Opmerking: Ongeacht geeft aan dat een actie zal plaatsvinden ongeacht of er wel of geen waarde of

kenmerk aanwezig is voor het aangegeven veld.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken

In de onderstaande procedure worden de stappen beschreven die nodig zijn om een voorbeeldwerkstroom te maken die naar een netwerkmapbestemming wordt opgeslagen.

1. Open een browservenster.

2. Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend

waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3. Druk op Enter.

4. U wordt gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer deze in en klik op OK.

5. Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend te starten.

6. De Homepage van de gebruiker verschijnt. Klik op Distributiewerkstroom toevoegen onder het kopje Werkstromen.

7. De bestemmingen die door u en anderen zijn gebruikt voor andere werkstromen worden vermeld onder de kopjes voor de verschillende soorten bestemmingen. Zoek het kopje Netwerkmap.

8. Selecteer de netwerkmapbestemmingen die u wilt voor de werkstroom.

a. Als de bestemmingen die u wenst worden vermeld, kruist u de selectievakjes ernaast aan.

b. Als u een netwerkmapbestemming wilt toevoegen, klikt u op Locaties toevoegen. Het venster

Eigenschappen van netwerkmap verschijnt.

i Voer een naam in voor de bestemming.

ii Voeg het mappad toe, bijvoorbeeld: \\myComputer\scans, waarbij myComputer de

naam van het apparaat is waarop de map zich bevindt, en scans de naam van een gedeelde netwerkmap.

iii Klik op OK.

c. Er kan een venster met een beveiligingswaarschuwing verschijnen. Klik op Ja om door te

gaan.

d. U kunt worden gevraagd uw legitimatiegegevens voor de SMARTsend-computer in te voeren.

Voer uw gebruikersnaam en toegangscode voor de SMARTsend-computer in en klik op OK.

Opmerking: U moet dezelfde legitimatiegegevens gebruiken als toen u uzelf bij

SMARTsend aanmeldde. Als u verschillende legitimatiegegevens verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u kunt doorgaan. Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om uw tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen > Bestanden verwijderen > OK.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

e. De pagina Accountinstellingen verschijnt. Voer uw gebruikersnaam en toegangscode voor de

netwerkmap, voeg uw toegangscode nogmaals toe in het invoervak Toegangscode bevestigen en klik op OK.

f. Klik op de pagina Eigenschappen van netwerkmap nogmaals op OK.

g. De nieuwe bestemming moet nu worden weergegeven op de pagina

Documentbestemmingen en moet worden aangekruist. Als u meer netwerkmapbestemming wilt toevoegen, klikt u op Locaties toevoegen en herhaalt u de bovenstaande stappen voor het toevoegen van bestemmingen.

9. Nadat alle bestemmingen zijn toegevoegd aan de pagina Documentbestemmingen, klikt u op Volgende>>.

10. De pagina Documentnaam en -type verschijnt. Geef de basisnaam van het uitvoerbestand onder Documentidentificatie. Voer voor dit voorbeeld een naam in zoals mijndocnaam.

11. Selecteer Datum en tijd in de vervolgkeuzelijst Naamachtervoegsel. Hiermee voegt u de datum en tijd toe aan de hierboven opgegeven naam (myDocName)

12. Selecteer een documenttype. Selecteer voor dit voorbeeld PDF, alleen afbeelding (*.pdf). a. Als u de indeling van het bestand wilt wijzigen, klikt u op de toets Eigenschappen. Klik voor

dit voorbeeld op Eigenschappen. De pagina Eigenschappen documenttype verschijnt. Selecteer uit de vervolgkeuzelijst de indeling PDF, alleen afbeelding.

b. Klik op OK.

13. Klik op Volgende>>.

14. De pagina Documentkenmerken verschijnt. Specificeer alle vereiste documentkenmerkvelden. Voor dit voorbeeld gebruiken we het standaard profiel Basis, waarin de velden Titel en Beschrijving voorkomen.

15. Klik op Volgende>>.

16. De pagina Werkstroominstellingen verschijnt.

17. Selecteer een optie voor de opdrachtbevestiging. Selecteer voor dit voorbeeld Afgedrukte bevestiging in de vervolgkeuzelijst Opdrachtbevestiging.

18. Selecteer het toegangsniveau voor de werkstroom. Voor dit voorbeeld gebruiken we het standaard toegangsniveau Openbaar.

19. Klik op Volgende>>.

20. De pagina Werkstroom opslaan wordt weergegeven. Geef een unieke werkstroomnaam op.

21. Selecteer het gewenste type Publicatie. Voor dit voorbeeld publiceren we de werkstroom als een apparaatscansjabloon. Selecteer Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat.

22. Bekijk de werkstroominstellingen en wijzig deze indien nodig.

23. Klik op Voltooien.

24. De pagina Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat verschijnt. Geef een unieke publicatienaam op.

25. Selecteer een vervaltijd.

26. Selecteer de apparaten waarvoor de sjabloon wordt gepubliceerd.

27. Voer documentkenmerkwaarden in. Als de waarden op het apparaat moeten worden ingevoerd, selecteer dan Bewerkbaar op het apparaat.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

28. Selecteer een scanprofiel. Klik op Eigenschappen om naar behoefte de scaninstellingen aan te passen.

29. Klik op OK.

30. De sjabloon wordt gepubliceerd. Klik op Terugkeren naar homepage onderaan de pagina om terug te keren naar de Homepage van de gebruiker.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken

In de onderstaande procedure worden de stappen beschreven die nodig zijn om een voorbeeldwerkstroom te maken met een ontvanger van een e-mail als bestemming.

1. Open een browservenster.

2. Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend

waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3. Druk op Enter.

4. U wordt gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer deze in en klik op OK.

5. Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend te starten.

6. De Homepage van de gebruiker verschijnt. Klik op Toevo eg e n > Distributiewerkstroom... onder het kopje Werkstromen.

7. De bestemmingen die door u en anderen zijn gebruikt voor andere werkstromen worden vermeld onder de kopjes voor de verschillende soorten bestemmingen. Zoek het kopje E-mailontvanger.

8. Selecteer de ontvangers van de e-mail die u wilt voor de werkstroom.

a. Als de gewenste ontvangers worden vermeld, selecteert u de selectievakjes ernaast.

b. Als u een ontvanger moet toevoegen, klikt u op Adressen toevoegen. Het venster

E-maileigenschappen ontvanger verschijnt.

i Voer een naam in voor de bestemming.

ii Voer een of meer e-mailadressen in voor de gewenste ontvangers (Aan:), ontvangers van

kopieën (Cc:) en Bcc-ontvangers (Bcc:). Scheid de e-mailadressen van elkaar met een puntkomma Als de toepassing voor adresverificatie door uw beheerder is geconfigureerd, kunt u op Naam/namen controleren klikken om de adressen te controleren.

iii Selecteer een coderingsindeling van de bijlage. De standaard Base64 voor MIME-

codering is geschikt voor de meeste gevallen.

iv Selecteer Scannen naar mijn e-mail als u het uitvoerbestand wilt e-mailen naar de

verzender van de scan. Bij deze optie is verificatie bij het scanapparaat vereist wanneer apparaatscansjablonen worden gebruikt en deze optie mag alleen worden geselecteerd als het apparaat verificatie ondersteunt.

v Selecteer URL-koppeling naar document verzenden (geen documentbijlage), als u

alleen een koppeling met het document en niet het document zelf wilt verzenden.

vi Klik op OK.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

9. De nieuwe ontvangers moeten nu worden weergegeven op de pagina Documentbestemmingen en moeten worden aangekruist. Nadat alle bestemmingen zijn toegevoegd aan de pagina Documentbestemmingen, klikt u op Volgende>>.

10. De pagina Documentnaam en -type verschijnt. Geef de basisnaam van het uitvoerbestand onder Documentidentificatie. Voer voor dit voorbeeld een naam in zoals mijndocnaam.

11. Selecteer Datum en tijd in de vervolgkeuzelijst Naamachtervoegsel. Hiermee voegt u de datum en tijd toe aan de hierboven opgegeven naam (myDocName)

12. Selecteer een documenttype. Selecteer voor dit voorbeeld PDF, alleen afbeelding (*.pdf). a. Als u de indeling van het bestand wilt wijzigen, klikt u op de toets Eigenschappen. Klik voor

dit voorbeeld op Eigenschappen. De pagina Eigenschappen documenttype verschijnt. Selecteer uit de vervolgkeuzelijst de indeling PDF, alleen afbeelding.

b. Klik op OK.

13. Klik op Volgende>>.

15. Klik op Volgende>>.

16. De pagina Werkstroominstellingen verschijnt.

17. Selecteer een optie voor de opdrachtbevestiging. Selecteer voor dit voorbeeld Afgedrukte bevestiging in de vervolgkeuzelijst Opdrachtbevestiging.

18. Selecteer het toegangsniveau voor de werkstroom. Voor dit voorbeeld gebruiken we het standaard toegangsniveau Openbaar.

19. Klik op Volgende>>.

20. De pagina Werkstroom opslaan wordt weergegeven. Geef een unieke werkstroomnaam op.

21. Selecteer het gewenste type Publicatie. Voor dit voorbeeld publiceren we de werkstroom als een apparaatscansjabloon. Selecteer Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat.

22. Bekijk de werkstroominstellingen en wijzig deze indien nodig.

23. Klik op Voltooien.

24. De pagina Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat verschijnt. Geef een unieke publicatienaam op.

25. Selecteer een vervaltijd.

26. Selecteer de apparaten waarvoor de sjabloon wordt gepubliceerd.

27. Voer documentkenmerkwaarden in. Als de waarden op het apparaat moeten worden ingevoerd, selecteer dan Bewerkbaar op het apparaat.

28. Selecteer een scanprofiel. Klik op Eigenschappen om naar behoefte de scaninstellingen aan te passen.

29. Klik op OK.

30. De sjabloon wordt gepubliceerd. Klik op Terugkeren naar homepage onderaan de pagina om terug te keren naar de Homepage van de gebruiker.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren

De volgende procedure maakt een SMARTsend-werkstroom die een gescand document met documentkenmerkvelden naar een DocuShare-verzameling als een aangepast object opslaat.

1. Klik op de Homepage van de SMARTsend-gebruiker op de koppeling Distributiewerkstroom

toevoegen....

2. Klik op de pagina Documentbestemmingen de koppeling Locaties toevoegen... onder het DocuShare-deel aan.

3. Voer de eigenschappen voor de DocuShare-bestemming in, waaronder de naam van het aangepast object, om deze te gebruiken bij het opslaan van het document in DocuShare.

4. Klik op Volgende>>.

5. Definieer op de pagina Documentnaam en -type de naam van de indeling om deze voor de gedistribueerde documenten te kunnen gebruiken.

6. Klik op Volgende>>.

7. Selecteer op de pagina Documentkenmerken het documentkenmerkprofiel Alleen DocuShare.

8. Klik op de koppeling Veld toevoegen... om de toepasselijke velden toe te voegen voor gebruik met het aangepaste DocuShare-object dat u voor uw bestemming heeft gespecificeerd.

9. Voeg op de pagina Kenmerkeigenschappen een documentkenmerkveld toe en wijs deze aan het toepasselijke DocuShare-veld toe dat in het aangepaste object is gedefinieerd.

Opmerking: De velden die in het gespecificeerde aangepaste object worden

gespecificeerd, worden beschikbaar voor het toewijzen van kenmerken. Als een advocatenkantoor een document gebruikt dat de matter_id met elk document opslaat, dan moet een gebruiker wellicht een SMARTsend-veld met de naam Matter_ID toevoegen en deze aan het veld Aangepaste DocuShare-object toewijzen.

10. Klik op OK.

11. Klik op de pagina Documentkenmerken Opslaan als nieuw profiel... aan om de velden als een nieuw profiel op te slaan, zodat deze later in andere werkstromen kunnen worden gebruikt.

12. Klik op Volgende >>. Ga verder met het definiëren van de werkstroom in de resterende vensters en publiceer de werkstroom indien nodig.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren

Met de volgende procedure maakt u een SMARTsend-werkstroom waarin een gescand document met documentkenmerkvelden in een LiveLink-map met een categorie wordt opgeslagen (Standard- of Professional-editie).

1. Klik op de Homepage van de SMARTsend-gebruiker op de koppeling Distributiewerkstroom

toevoegen....

2. Klik op de pagina Documentbestemmingen de koppeling Locaties toevoegen... onder het LiveLink-deel aan.

3. Voer de eigenschappen voor de LiveLink-bestemming in. Selecteer een categorie in de verstrekte lijst.

4. Klik op Volgende>>.

5. Definieer op de pagina Documentnaam en -type de naam van de indeling om deze voor de gedistribueerde documenten te kunnen gebruiken.

6. Klik op Volgende>>.

7. Selecteer op de pagina Documentkenmerken het documentkenmerkprofiel Basis.

8. Klik op de koppeling Veld toevoegen... om de toepasselijke velden toe te voegen voor gebruik met de LiveLink-categorie die u voor uw bestemming heeft gespecificeerd.

9. Voeg op de pagina Kenmerkeigenschappen een documentkenmerkveld toe en wijs deze aan het toepasselijke LiveLink-veld toe dat in de categorie is gedefinieerd.

10. Klik op OK.

11. Klik desgewenst op de pagina Documentkenmerken Opslaan als nieuw profiel... aan om de velden als een nieuw profiel op te slaan, zodat deze later in andere werkstromen kunnen worden gebruikt.

12. Klik op Volgende>>. Ga verder met het definiëren van de werkstroom in de resterende vensters en publiceer de werkstroom indien nodig.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

SMARTsend Gebruikershandleiding

Werkstromen publiceren

Nadat er een werkstroom is gemaakt, moet deze als een scansjabloon of als een PaperWare-voorblad (Professional-editie) naar een apparaat worden gepubliceerd voordat de werkstroom kan worden gebruikt. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe een wekstroom wordt gepubliceerd en hoe documenten uit een documentenopslagplaats worden afgedrukt.

Dit hoofdstuk omvat:

• Overzicht Publicaties op pagina 96

• Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren op pagina 98

• Publiceren voor een PaperWare-voorblad op pagina 105

• Publicaties bekijken op pagina 111

• Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie op pagina 112

• Werkstroompublicaties verwijderen op pagina 113

• Documenten uit een documentenopslagplaats afdrukken op pagina 114

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstromen publiceren

Overzicht Publicaties

Als u eenmaal een werkstroom heeft gemaakt, moet deze eerst worden gepubliceerd voordat de werkstroom voor het scannen van documenten kan worden gebruikt. Door een openbare werkstroom te publiceren maakt u deze beschikbaar voor gebruik door alle gebruikers; wanneer u een privéwerkstroom publiceert, maakt u deze alleen voor gebruik door de eigenaar beschikbaar. Tenzij de werkstroom wordt gebruikt binnen de tijd die is aangegeven ten tijde van publicatie, wordt de werkstroom niet gepubliceerd en is deze niet meer beschikbaar voor scanopdrachten.

Werkstromen kunnen worden gepubliceerd als apparaatscansjablonen of als PaperWare-voorbladen (Professional-editie).

Apparaatscansjablonen

Apparaatscansjablonen worden gebruikt om te scannen vanaf multifunctionele apparaten van Xerox. Apparaatscansjablonen worden verspreide sjablonen genoemd omdat ze worden verspreid onder bepaalde apparaten die zijn opgegeven ten tijde van publicatie. De werkstromen kunnen alleen worden gebruikt op die apparaten. Wanneer u publiceert voor multifunctionele apparaten van Xerox met behulp van apparaatscansjablonen, biedt u extra beveiliging voor apparaten die verificatie op het apparaat ondersteunen. Als u publiceert met behulp van een apparaatscansjabloon, worden gescande documenten verspreid onder alle bestemmingen.

PaperWare-voorbladen

Professional-editie

Een werkstroom kan worden gepubliceerd door een PaperWare-voorblad te maken. PaperWarevoorbladen zijn bedrukte voorbladen die zijn gescand op het apparaat als de eerste pagina van de opdracht. Het voorblad bevat de informatie die nodig is voor het maken van de scaninformatie, zoals de documentkenmerken en bestemmingen. De gebruiker selecteert de gewenste bestemmingen uit de opties op het voorblad.

De standaardinstelling is dat verificatie op het apparaat niet nodig is voor het scannen met behulp van voorbladen, dus kunnen ze op ieder multifunctioneel apparaat van Xerox worden gebruikt, tenzij de standaardinstelling door de beheerder wordt gewijzigd of tenzij de werkstroom is gemaakt als een privé-werkstroom en het apparaat verificatie ondersteunt. PaperWare-voorbladen kunnen ook worden gebruikt met ieder internetfaxapparaat.

Aangezien een PaperWare-werkstroom alleen kan worden bekeken en gebruikt door de eigenaar van het voorblad, is het PaperWare-voorblad een goede keuze voor diegenen die anderen geen toegang willen verlenen tot hun werkstroom.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Werkstromen publiceren

PaperWare-voorbladen met bewerkbare documentkenmerken

Als een werkstroom wordt gepubliceerd als een PaperWare-voorblad en er wordt aangegeven dat documentkenmerken op het apparaat kunnen worden bewerkt, wordt een apparaatscansjabloon verspreid onder de apparaten die worden aangegeven wanneer het PaperWare-voorblad wordt gemaakt. De gebruiker moet de gepubliceerde sjabloon op het apparaat selecteren in plaats van de PaperWare-sjabloon die voor standaard PaperWare-voorbladen wordt gebruikt (zonder bewerkbare documentkenmerken). Zie Publiceren voor een PaperWare-voorblad op pagina 4-105 voor aanvullende informatie.

PaperWare-scaninstellingen aanpassen

Als u andere scaninstellingen nodig heeft dan de instellingen die voor het standaard PaperWarevoorblad worden toegepast, kunt u of de beheerder een aangepaste scansjabloon maken en publiceren die aan uw persoonlijke behoeften tegemoet komt. Daarna moet u de nieuwe sjabloon op het apparaat selecteren voordat u gaat scannen.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstromen publiceren

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren

Wanneer u een werkstroom publiceert voor een multifunctioneel apparaat van Xerox, wordt een apparaatscansjabloon gemaakt die wordt toegewezen aan de geselecteerde multifunctionele apparaten van Xerox. Hieronder staan de instructies voor het publiceren voor een apparaat, gevolgd door uitgebreidere informatie over iedere publicatie-instelling.

Zo kunt u een werkstroom voor een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom die u wilt publiceren.

3. Klik in de lijst Werkstroomtaken op Publiceren voor multifunctioneel apparaat van Xerox.

4. Geef Publicatie-instellingen op:

a. Voer een naam in voor de publicatie. Deze naam verschijnt in de lijst met sjablonen en dient

uniek te zijn. Zie Publicatienaam op pagina 99.

b. Selecteer het tijdstip waarop de publicatie verloopt. Zie Vervalt wanneer niet gebruikt in een

periode van op pagina 99.

c. Selecteer de apparaten waar de werkstroom wordt opgeslagen. Zie Werkstroompublicatie

aan de volgende apparaten toevoegen op pagina 100.

Opmerking: Indien het gewenste apparaat niet op de lijst voorkomt, vraag uw

SMARTsend-beheerder dan of hij/zij het apparaat toevoegt.

5. Geef de documentkenmerken op. Selecteer Bewerkbaar op het apparaat als de documentkenmerken tijdens het scannen op het apparaat kunnen worden gewijzigd. U kunt maximaal zes kenmerken bewerken op het apparaat. Zie Documentkenmerken op pagina 100.

6. Geef het scanprofiel op. Selecteer het documenttype dat met deze sjabloon wordt gebruikt voor het scannen met dit apparaat. Klik op Eigenschappen als u aangepaste instellingen voor het document wilt selecteren. Zie Scanprofiel op pagina 101.

7. Klik op OK als u klaar bent.

Opmerking: Het kan gebeuren dat de sjabloon pas op de lijst van sjablonen op het

apparaat voorkomt nadat de lijst is bijgewerkt.

SMARTsend Gebruikershandleiding

Werkstromen publiceren

Publicatie-instellingen

De pagina Werkstroom publiceren bevat een gedeelte Publicatie-instellingen waar u de publicatienaam en vervaldatum kunt instellen en ook de apparaten waaronder de scansjabloon wordt verspreid.

Publicatienaam

Deze naam verschijnt in de lijst met sjablonen op het apparaat en dient uniek te zijn. De naam mag niet de naam van een werkstroom zijn (behalve voor de werkstroom die wordt gepubliceerd). De naam moet tussen 1 en 20 tekens bevatten en mag geen ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nul, backspace, Unicode-tekens 16-18 en 20-25 of scheidingstekens bevatten.

Voor sommige apparaten kan de naam uit niet meer dan 11 tekens bestaan. Indien u een naam opgeeft die uit meer dan 11 tekens bestaat en publiceert voor een apparaat waarbij 11 tekens het maximum aantal is voor de naam, wordt een foutbericht weergegeven wanneer u op OK klikt om de sjabloon te publiceren.

Vervalt wanneer niet gebruikt in een periode van

Met deze optie wordt automatisch de publicatie van sjablonen ongedaan gemaakt en worden deze verwijderd van apparaten wanneer de sjablonen niet binnen een ingestelde tijd worden gebruikt. De vervallen sjablonen kunnen echter nog steeds voorkomen op de lijst met sjablonen op het apparaat, totdat u de lijst op het apparaat bijwerkt.

De werkstromen zelf worden niet verwijderd of gaan niet verloren, maar de gepubliceerde sjablonen zijn niet meer beschikbaar voor gebruik en moeten indien ze wel nodig zijn opnieuw worden gepubliceerd. Als een sjabloon wel wordt gebruikt binnen de ingestelde tijd, wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld.

Voorbeeld: Als de gepubliceerde werkstroom is ingesteld om over 1 week te verlopen maar de sjabloon wordt voor het einde van de week gebruikt, dan wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld op 1 week vanaf de dag van het laatste gebruik.

Opmerking: U kunt deze optie zo instellen dat de applicatie automatisch publicaties

verwijdert die niet worden gebruikt. Anders dienen beheerders zelf publicaties in de applicatie en op de apparaten te verwijderen.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstromen publiceren

Werkstroompublicatie aan de volgende apparaten toevoegen

Selecteer een of meer apparaten om de werkstroom aan toe te voegen. Selecteer opeenvolgende apparaten door de toets <Shift> in te drukken en ingedrukt te houden terwijl u het eerste en het laatste apparaat kiest. Selecteer niet-opeenvolgende apparaten door de toets <Ctrl> in te drukken en ingedrukt te houden terwijl u op afzonderlijke apparaten klikt. Indien een gewenst apparaat niet voorkomt op de lijst, vraag uw SMARTsend-beheerder dan of hij/zij het apparaat toevoegt.

Opmerking: Als verificatie op het apparaat vereist wordt voor de werkstroom (standaard

voor privé-werkstromen en de werkstroom Mijn_E-mail) maar het apparaat biedt geen ondersteuning voor verificatie, wordt het apparaat niet weergegeven.

Documentkenmerken

Documentkenmerken worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt. U kunt tijdens het maken van werkstromen of op het moment van publicatie waarden voor de kenmerken opgeven. De waarden kunnen tijdens het scannen worden gewijzigd op het apparaat door de optie Bewerkbaar op het apparaat te selecteren. Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt u op het apparaat gevraagd de waarden van de kenmerken in te voeren tijdens het scannen.

Opmerking: Wanneer beveiliging van belang is, kan de tekstinvoer in deze velden met

sterretjes (*) zijn gemaskeerd. Deze optie kan via Veldbeveiliging > Gebruikersinvoer verbergen (****) worden gedefinieerd. Zie Documentkenmerken op pagina 3-68 voor meer informatie.

100

SMARTsend Gebruikershandleiding

Xerox SMARTsend 3 User Guide [nl]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

Inhoudsopgave

Welkom bij SMARTsend

Dit hoofdstuk omvat:

Wat is er opgenomen in deze versie?

Toepassingen die in alle versies voorkomen

Standard- en Professional-editie

Optionele onderdelen voor de Standaard of Professionele versies

Wat is er nieuw in deze versie?

Overzicht SMARTsend

Documentatie van SMARTsend

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend

Help

Instructiekaarten

Readme.txt

Klantondersteuning

Telefonische ondersteuning

Internetondersteuning

Overzicht van de site

Dit hoofdstuk omvat:

De Homepage van de gebruiker openen

Zo gaat u naar de homepage van de gebruiker:

Informatie over de Homepage van de gebruiker

Aan de slag

E-mailadres

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail

Werkstromen

Werkstroom toevoegen

Mijn werkstromen beheren

Alle werkstromen bekijken

Mijn legitimatiegegevens

Een legitimatiegegeven toevoegen

Mijn legitimatiegegeven beheren

Aanpassingsopties

E-mailadres voor opdrachtbevestiging

Sitevoorkeuren

Mijn documentkenmerkprofielen beheren

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen

Distributiewerkstromen

Overzicht Werkstromen

Werkstromen bieden:

Werkstroomverkenner

De volgende pictogrammen staan naast werkstroomnamen:

Werkstroomtaken

Werkstroomvoorbeelden

Alles tonen

Mijn werkstromen

Gegevens werkstroom

Distributiewerkstroom toevoegen

Distributiewerkstroom maken

Zo maakt u een distributiewerkstroom:

Werkstroom maken op basis van een werkstroom

Zo kunt u een werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom:

Werkstroom bewerken

Zo heeft u toegang tot de toepassing Werkstroom bewerken:

Werkstroom verwijderen

Zo verwijdert u een werkstroom:

Documentbestemmingen

Zo gaat u naar de pagina Documentbestemmingen:

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom

Bestemmingen toevoegen

Zo kunt u een bestemming toevoegen:

Bestemmingen bewerken

Zo kunt u de eigenschappen van de bestemming bewerken:

Bestemmingen verwijderen

Zo kunt u een bestemming verwijderen:

Zo verwijdert u alle bestemmingen van een bepaald type:

Legitimatiegegevens voor bestemming beheren

Zo kunt u legitimatiegegevens toevoegen:

Zo kunt u de legitimatiegegevens voor een bestemming wijzigen:

Zo kunt u legitimatiegegevens voor een bestemming verwijderen:

Eigenschappen van de bestemming

Regels voor benoemen en gedrag van bestemmingen

E-mailontvanger

Externe printer

Documentum (Standard- of Professional-editie)