Xerox SMARTsend 3 User Guide [no]

juli 2009

Xerox® SMARTsend® versjon 3

Brukerhåndbok

SMARTsend

Brukerhåndbok

©2001-2009 Xerox Corporation. Forbeholdt alle rettigheter. Xerox og X-globusen, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort ®, PaperWare og SMARTsend er varemerker for eller lisensiert til Xerox Corporation i USA og/eller andre land.

DataGlyph® er et varemerke for Palo Alto Research Center, Inc. Adobe og Acrobat er registrerte varemerker for Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino og Domino.Doc er registrerte varemerker for IBM Corporation. NetWare er et registrert varemerke for Novell, Inc. Flash er et varemerke for Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint og Internet Information Services (IIS) er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Netscape Navigator er et registrert varemerke for Netscape Communications Corporation. WordPerfect er et registrert varemerke for Corel Corporation. WorkSite er et varemerke for Interwoven, Inc. Hummingbird DM er et varemerke for Hummingbird, Ltd. Documentum er et registrert varemerke for EMC Corporation. LiveLink er et registrert varemerke for Open Text Corporation. FileNet® er et registrert varemerke for FileNet Corporation i USA, andre land eller begge deler. Xerox PDF Reader støttes av Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" er et varemerke for Aspose Pty Ltd.

Dokumentversjon: juli 2009

SMARTsend Brukerhåndbok

Innhold

1 Velkommen til SMARTsend

Hva inneholder denne versjonen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Hva er nytt i denne versjonen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Oversikt over SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Dokumentasjonen for SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Installasjons- og administrasjonshåndbok for SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Brukerhåndbok for SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Hjelp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Referansekort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Kundesupport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Telefonstøtte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Internett-støtte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2Oversikt

Gå til hjemmesiden for bruker. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Om hjemmesiden for bruker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Komme i gang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Epostadresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Lag en PaperWare-forside for skanning til min epostadresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Skannemaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Min påloggingsinformasjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Legg til ny påloggingsinformasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Administrere Min påloggingsinformasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Alternativer for tilpasning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Epostadresse for bekreftelse på jobb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Innstillinger for sted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Administrere Mine profiler for dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Tilpass skanneinnstillinger for PaperWare-skjema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3 Skannemaler for distribusjon

Oversikt over skannemaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Skannemaler tilbyr følgende: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Utforske skannemaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Skannemaloppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Visning av skannemaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Detaljer for skannemaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Legge til en skannemal for distribusjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Opprette en ny skannemal for distribusjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Opprette en skannemal basert på en eksisterende skannemal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

SMARTsend

Brukerhåndbok

Innhold

Redigere en skannemal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Slette en skannemal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Bestemmelsessteder for dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Legge til / fjerne bestemmelsessteder som er oppført i en liste, i/fra en skannemal . . . . . 32

Legge til nye bestemmelsessteder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Redigere bestemmelsessteder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Slette bestemmelsessteder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Administrere påloggingsinformasjon for bestemmelsessteder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Egenskaper til bestemmelsessteder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Dokumentnavn og type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Dokumentnavn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Dokumenttype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Profiler for dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Felt for dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Attributtegenskaper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Tilordning av attributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Lagre skannemal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Bekreftelse på jobb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Tilgang til skannemal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Oversikt over skannemal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Beskrivelse av og navn på skannemalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Alternativer for publisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Konfigurere opprettelse av undermapper om nødvendig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Scenarier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Scenario 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Scenario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Tabell for scenarier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Tillegg A: Eksempel på oppretting av skannemal for nettverksmappe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Tillegg B: Eksempel på oppretting av skannemal for epost. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Tillegg C: Angi et tilpasset objekt i en SMARTsend-skannemal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Tillegg D: Angi en LiveLink-kategori i en SMARTsend-skannemal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

4 Publisere skannemaler

Oversikt over publisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Maskinmaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

PaperWare-forsider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Publisere til en Xerox-flerfunksjonsmaskin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Publiseringsinnstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Skanneprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Tilpasse skanneprofiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Publisere som en PaperWare-forside. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Bruke PaperWare-forsider med Internett-faks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Publiseringsinnstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

SMARTsend Brukerhåndbok

Bestemmelsessteder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Skanneinnstillinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Vise publiseringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Detaljer om publisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Legge til eller fjerne maskiner fra en publisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Slette skannemalpubliseringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Slette enkeltpubliseringer av en skannemal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Slette alle publiseringer av en skannemal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Skrive ut dokumenter fra et dokumentlagringssted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

5 Skanne

Før du skanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Hvordan publisering påvirker skanning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Skanne med en skannemal på en maskin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Skanne med en PaperWare-forside . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Skannemaler med redigerbare dokumentattributter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Tilpassede skanneinnstillinger for PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Hente forsiden på nytt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Skanne dokumenter til et dokumentlagringssted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Vanlige problemer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Innhold

Stikkord

SMARTsend

Brukerhåndbok

Innhold

SMARTsend Brukerhåndbok

Velkommen til

SMARTsend

I dette kapitlet beskrives egenskapene til og funksjonene i Xerox SMARTsend, og du får informasjon om hvilken støtte som er tilgjengelig i dokumentasjonen for programmet og fra Xerox Kundesupport.

Dette kapitlet inneholder følgende:

• Hva inneholder denne versjonen? på side 8

• Hva er nytt i denne versjonen? på side 10

• Oversikt over SMARTsend på side 11

• Dokumentasjonen for SMARTsend på side 12

• Kundesupport på side 14

SMARTsend

Brukerhåndbok

Velkommen til SMARTsend

Hva inneholder denne versjonen?

SMARTsend er tilgjengelig i standardutgave og profesjonell utgave.

Funksjoner som er felles for alle utgaver

• Funksjoner for oppretting av skannemaler som beskriver konvertering og overføring av papirbaserte dokumenter fra Xerox-flerfunksjonsmaskiner til følgende bestemmelsessteder:

•DocuShare-server

•epostadresse

• FTP-plassering

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Nettverksmappe

• Ekstern skriver

• Tilkopling til eksternt program

• Funksjoner for publisering og administrering av skannemaler.

• Verktøy for sikkerhetskopiering og gjenoppretting – for å lagre SMARTsend-skannemaler, påloggingsinformasjon, brukerinnstillinger, maskinkonfigurasjoner og generelle innstillinger.

• Reparer alle enheter

• Verktøy for malimportering – for å importere maler som er opprettet i CentreWare Nettverksskannetjenester, til SMARTsend.

• Verktøy for jobbloggeksportering – for å opprette en tekstfil av jobbloggen for analyse- og rapporteringsformål.

Funksjoner i standardutgaven og den profesjonelle utgaven

I tillegg til bestemmelsesstedene som er felles for alle utgaver, støttes konvertering og overføring av papirbaserte dokumenter til følgende bestemmelsessteder:

• URL-plassering

• NetWare-mappe

• Web-mappe for Microsoft Exchange 2000

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

SMARTsend Brukerhåndbok

Velkommen til SMARTsend

Valgfrie komponenter for standardutgaven eller den profesjonelle utgaven

• Støtte for Documentum versjon 5.2-bestemmelsessteder

• Støtte for Hummingbird versjon 5.1.0.5-bestemmelsessteder

• Støtte for Interwoven WorkSite versjon 8-bestemmelsessteder

• Støtte for LiveLink versjon 9.5.0-bestemmelsessteder

• Støtte for TRIM Context Server 6.0-bestemmelsessteder

SMARTsend

Brukerhåndbok

Velkommen til SMARTsend

Hva er nytt i denne versjonen?

• SMARTsend kan nå installeres og brukes på datamaskiner med Windows Vista.

• Installasjonsveiviseren for SMARTsend er endret slik at den omfatter et nytt vindu for valg av språk, et serienummer og et bekreftelsesvindu for serienummer, kundeinnstillinger og en fremdriftsindikator nederst i alle vinduene.

• Mot slutten av konfigureringen under installering kan administrator merke av for Upon Finish, Launch the Restore Tool for å importere en sikkerhetskopidatabase som en del av oppgraderingen.

• Administratorer kan forhåndsinstallere enten SQL Server 2005 eller SQL Server 2005 Express, eller de kan nå velge å installere SQL Server 2005 Express mens de konfigurerer SMARTsendinstallasjonen.

• Når brukeren oppgraderer, kan han/hun velge å oppgradere fra V1x eller V2x til 3x, eller fra 3x til 3x.

• Fra Start-menyen kan brukeren vise og velge dokumentasjon som er tilgjengelig på alle installerte språk.

• SMARTsend godtar og støtter nå filformatene linearisert PDF, sikker (kryptert) PDF og XPS. Brukeren kan nå kryptere en PDF-fil før den distribueres med skannemalen.

• Verktøyet Reparer alle enheter er lagt til på Start-menyen slik at det er mulig å konfigurere maskininnstillinger på nytt eller opprette maler på nytt.

• For å oppnå raske resultater og enkel bruk er vinduet Utforske skannemaler utformet på nytt. Dette gjelder også vinduene User Publications List, Admin Workflows, Publications List og Administrere påloggingsinformasjon.

• Administratorer, og ikke bare avsenderen av en skannemal, kan redigere en skannemal.

• En kopling til maskinens Web-grensesnitt kan ses fra området Administrere Xerox-maskiner i vinduet Administrasjon.

• I oppsettområdet for Skann til hjem husker systemet nå det siste publiseringsalternativet som ble valgt i gjeldende økt.

• I oppsettområdet for Skann til hjem kan malene for publiseringsalternativ deles, og administrator kan nå velge suffikser som skal knyttes til dokumenter.

• Siden Avanserte innstillinger er lagt til i vinduet Administrasjon slik at det skal bli enkelt for brukere å endre proxy-serverinnstillingene hvis det er behov for det.

• For å hjelpe brukeren å finne og velge en maskin når han/hun skal publisere en skannemal til en flerfunksjonsmaskin, er mer spesifikk informasjon om maskinen lagt til, og det er mulig å søke i (filtrere) listen over maskiner.

• I denne versjonen er det nå mulig å velge den valgfrie komponenten TRIM som bestemmelsessted.

• Nye skrivere støttes nå, for eksempel WorkCentre 7655/7665/7675, 5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 og WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Brukere kan opprette skannemaler med makroer i filnavnet ved hjelp av dokumentadministrasjonsfeltet i grensesnittet på flerfunksjonsmaskinen.

• Xerox TrueMatch (valgfri), som gjorde at brukere kunne opprette søkeskannemaler for å finne dokumenter på nettverket, støttes ikke i denne versjonen.

SMARTsend Brukerhåndbok

Velkommen til SMARTsend

Oversikt over SMARTsend

SMARTsend kombinerer og forbedrer mange av de kraftige funksjonene i to produkter fra Xerox, FlowPort™ og CentreWare™ Nettverksskannetjenester, i ett integrert program. SMARTsend er basert på Microsoft .NET-plattformen og kan brukes på både nye og eldre avanserte flerfunksjonssystemer fra Xerox i tillegg til mange typer Internett-faksmaskiner fra Xerox og andre produsenter.

Du kan bruke SMARTsend til å skanne papiroriginaler i fullstendige farger og konvertere dem til mange forskjellige standardformater for digitale data, inkludert PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF og Flersiders TIFF. I tillegg kan du bruke SMARTsend til å konvertere skannede dokumenter til redigerbare filer, for eksempel for Excel, Word eller PowerPoint eller søkbare PDF-filer. Disse filene kan redigeres, manipuleres, lagres og deles. PDF-filer kan også krypteres før de distribueres. I SMARTsend kan du også legge til en beskrivelse (også kalt metadata) som skal følge med de skannede dokumentene. Disse allsidige funksjonene gjør det enkelt å kategorisere, søke etter og hente skannede dokumenter.

Internett-basert program

SMARTsend er et Internett-basert program som ikke krever ytterligere klientprogramvare. Det er enkelt for brukerne å lage skannemaler som definerer typen skannet dokument, distribusjonsplasseringene og prosessene og metodene og maskinene som kan brukes til å sende SMARTsend-skannejobber. Skannemalen publiseres deretter og blir tilgjengelig for brukerne som skannemaler på maskinen eller PaperWare-forsider (funksjon i den profesjonelle utgaven). Disse publiseringene gjør det enkelt for alle å skanne en original og distribuere de(n) elektroniske filen(e) til mange forskjellige bestemmelsessteder, inkludert epostadresser, nettverksmapper, FTP-mapper, eksterne skrivere, eksterne programmer, URL-adresser på Internett, Domino- og Domino.doc-lagringssteder, Microsoft SharePoint Portal Server-lagringssteder og Xerox DocuShare-lagringssteder. Du kan også legge til andre bestemmelsessteder, for eksempel avanserte lagringssteder for dokumentbehandling, som valgfrie komponenter.

Enkelt å bruke

SMARTsend er laget for å være enkelt å bruke, allsidig og sikkert. Veivisere hjelper brukerne med kompliserte oppgaver, og det finnes beskrivende instruksjoner, statusmeldinger og hjelpesysteminformasjon for all vinduene i SMARTsend. Brukerne kan angi om de vil ha bekreftelser skriftlig eller via epost, og administratorer kan opprette jobblogger for å følge med på bruken og få tak i revisjonsspor i henhold til lovpålagte krav. Når sikkerhet er viktig, hever SMARTsend seg over konkurrentene med støtte for de nyeste sikre protokollene og alternativer for konfigurering av sikre Web-områder. I tillegg forenkler den åpne og fleksible .NET-arkitekturen integrering med andre programmer og gir deg muligheten til å utvide funksjoner etter hvert som Xerox gjør fremtidige forbedringer tilgjengelig.

SMARTsend

Brukerhåndbok

Velkommen til SMARTsend

Dokumentasjonen for SMARTsend

Flere typer dokumentasjon følger med SMARTsend, inkludert håndbøker i Adobe Acrobat PDF-format som du kan skrive ut. Du får tilgang til dokumentasjonen fra koplingene på hjemmesidene for SMARTsend eller fra koplingene i Autokjør-programmet på CDen. SMARTsend-administratorer kan også åpne Readme-filen og installasjons- og administrasjonshåndboken fra Start-menyen på SMARTsenddatamaskinen.

Du må ha Adobe Acrobat Reader for å kunne se på og skrive ut håndbøkene. Dette programmet kan hentes ned fra Adobes hjemmeside, www.adobe.com.

Installasjons- og administrasjonshåndbok for SMARTsend

Installasjons- og administrasjonshåndboken for SMARTsend inneholder trinnvise instruksjoner for hvordan du installerer og konfigurerer SMARTsend-datamaskinen, klientene og skanneenhetene som støttes.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du installerer programvare for maskinutvidelser for SMARTsend, går du til og laster ned Device Extensions Installation & Administration Guide fra SMARTsends side Drivers and Download på www.xerox.com.

Brukerhåndbok for SMARTsend

Brukerhåndboken for SMARTsend introduserer SMARTsend for nye brukere. Den inneholder en oversikt over alle hovedsidene og funksjonene til SMARTsend i tillegg til trinnvise instruksjoner for hovedoppgavene brukerne utfører med SMARTsend.

Hjelp

SMARTsend inneholder omfattende hjelp på skjermen som dekker bruken av programmet etter installeringen og den første konfigureringen. Du finner hjelpekoplinger øverst til høyre på alle SMARTsend-sider.

Referansekort

SMARTsend-dokumentasjonen omfatter følgende referansekort:

• Referansekortet for administratorer inneholder krav, instruksjoner for grunnleggende installering og informasjon om stedskonfigurering for SMARTsend-administratorer.

• Referansekortet for brukere – inneholder en grunnleggende oversikt og informasjon som hjelper vanlige brukere av SMARTsend å komme i gang.

Merk: Det anbefales at du ikke bruker referansekortet for administratorer første gang du

installerer produktet. Du finner detaljerte instruksjoner om planlegging og installering i installasjons- og administrasjonshåndboken.

SMARTsend Brukerhåndbok

Velkommen til SMARTsend

Readme.txt

Readme.txt inneholder informasjon om produktstøtte som ikke var tilgjengelig da den andre dokumentasjo-nen ble publisert. Denne informasjonen er hovedsakelig for SMARTsendadministratorer, som kan få tilgang til den på følgende måter:

• Etter at SMARTsend er installert: På en Windows 2000-server klikker du på Start > Programmer > Xerox > SMARTsend > Vis

ReadMe.txt. ELLER På en datamaskin med Windows XP Professional eller en server med Windows Server 2003 klikker

du på Start > Alle programmer > Xerox > SMARTsend > Vis ReadMe.txt.

• Sett CDen med SMARTsend inn i CD-stasjonen. Klikk på koplingen README-fil i installasjonsprogrammet på CDen.

• Klikk på Se på ReadMe under installeringen.

SMARTsend

Brukerhåndbok

Velkommen til SMARTsend

Kundesupport

Du kan kontakte Xerox på telefon eller via Internett hvis du trenger støtte.

Telefonstøtte

Hvis du vil ha mer hjelp, kontakter du Xerox Kundesupport. Før du ringer, finner du SMARTsendserienummeret ved å klikke på koplingen Om øverst til høyre på en hvilken som helst SMARTsend-side. Skriv ned serienummeret i feltet nedenfor, slik at du raskt kan finne det hvis du får bruk for det. Du må ha serienummeret for å få teknisk støtte fra Xerox.

Serienummeret til Xerox SMARTsend:

Merk: SMARTsend kan brukes til å administrere et begrenset antall maskiner. Hvis du vil se

hvor mange maskiner som støttes, klikker du på koplingen Om på en av sidene i SMARTsend og finner serienummeret. Den siste tallgruppen i serienummeret angir antallet støttede maskiner. Det er standard at standardutgaven og den profesjonelle utgaven av SMARTsend støtter konfigurering av opptil fire maskiner og SMARTsend.

Du finner telefonnummeret til Xerox Kundesupport nedenfor. Hvis telefonnummeret for landet ditt ikke er oppført i tabellen, kontakter du din lokale Xerox-representant for å få det. Skriv ned telefonnummeret i feltet nedenfor, slik at du raskt kan finne det hvis du får bruk for det.

Telefonnummer til Xerox Kundesupport:

USA 800-821-2797 USA

800-855-2880

NORGE 67 20 32 00

Internett-støtte

Du finner flere tips og mer teknisk informasjon via koplingen for kundestøtte og drivere på Xerox’ Webområde på www.xerox.com. Finn eller søk etter produktet du bruker, og gå til produktstøtteressursene. Dokumentene i denne delen dekker spesielle emner som gjelder bruk og konfigurering av Xeroxproduktet. Det kan hende du må følge bestemte fremgangsmåter eller lese bestemte programmerknader.

SMARTsend Brukerhåndbok

Oversikt

I dette kapitlet får du en oversikt over de grunnleggende komponentene på hjemmesiden for bruker. Her finner du forklaringer av hvordan du får tilgang til SMARTsend, og informasjon som tjener som et grunnlag for senere kapitler.

Dette kapitlet inneholder følgende:

• Gå til hjemmesiden for bruker på side 16

• Komme i gang på side 18

• Skannemaler på side 18

• Min påloggingsinformasjon på side 20

• Alternativer for tilpasning på side 21

SMARTsend

Brukerhåndbok

Oversikt

Gå til hjemmesiden for bruker

SMARTsend er et nettbasert program. Hjemmesiden for bruker er det sentrale stedet du bruker til å opprette og få tilgang til skannemaler og skannemalpubliseringer, administrere påloggingsinformasjon og konfigurere personlige innstillinger.

For øyeblikket støttes følgende nettlesere:

 Microsoft Internet Explorer versjon 5.5 eller senere. (Internet Explorer anbefales for best mulig

ytelse.)

 Netscape versjon 7.2 eller senere.  Mozilla versjon 1.7 eller senere.  Mozilla FireFox versjon 1.0.6 eller senere.

Slik får du tilgang til hjemmesiden for bruker:

1. Åpne et nettleservindu.

2. Skriv inn følgende URL-adresse: http://[datamaskinnavn]/SMARTsend

der datamaskinnavn er navnet på SMARTsend-datamaskinen. Kontakt SMARTsendadministratoren hvis du er usikker på datamaskinnavnet.

3. Trykk på Enter.

4. Det kan hende du blir bedt om å oppgi brukernavnet og passordet. Oppgi SMARTsendbrukernavnet og passordet, og klikk på OK.

5. Et velkomstvindu for SMARTsend vises. Velg Klikk her for å åpne SMARTsend.

6. Hjemmesiden for bruker åpnes. Vær oppmerksom på at enkelte SMARTsend-alternativer og knapper som er plassert nederst på sidene, kanskje ikke er synlige i alle visninger. Bruk rullefeltet til høyre i vinduet til å bla nedover på sidene. Hvis du endrer innstillingene på siden, må du klikke på Lagre eller Lagre som nederst på siden for å lagre endringene på bestemte sider.

Merk: Hvis en proxyserver brukes til å kople til Internett, kan det hende at du må gå utenom

proxyserveren for å kunne kople til SMARTsend. Dette gjør du ved å omgå proxyserveren for alle lokale adresser eller ved å legge til IP-adressen og det fullstendige vertsnavnet til SMARTsend-datamaskinen i listen over unntak for proxyserveren. Kontakt administratoren hvis du trenger detaljerte instruksjoner.

Merk: Blokkering av forklaringsvinduer kan føre til problemer med enkelte SMARTsend-

vinduer. Deaktiver slik blokkering for URL-adressen for SMARTsend. Kontakt administratoren hvis du ikke vet hvordan du gjør dette.

SMARTsend Brukerhåndbok

Oversikt

Om hjemmesiden for bruker

Hjemmesiden for bruker inneholder visuell informasjon om hvem som er logget på, hvilken datamaskin brukeren er logget på, og hvor i programmet brukeren er.

Navigeringsbane

Datamaskinnavn/brukernavn

Illustrasjon 2-1: Hjemmeside for bruker (øverste del)

• Navigeringsbane – i dette området finner du informasjon om den gjeldende siden og sidene som ble brukt til å få tilgang til den gjeldende siden. Når du for eksempel legger til en ny skannemal, vises Hjem >> Utforske skannemaler >> Legg til ny skannemal for distribusjon. Husk at teksten inneholder koplinger til hver side. Du kan klikke på koplingene for å få tilgang til en hvilken som helst SMARTsend-side i banen.

• Datamaskinnavn/brukernavn – i dette området vises navnet på SMARTsend-datamaskinen og brukeren som er logget på for øyeblikket.

Merk: På mange av SMARTsend-sidene kan det være nødvendig å bla nedover for å se flere

knapper eller feilmeldinger.

SMARTsend

Brukerhåndbok

Oversikt

Komme i gang

Til venstre i delen Komme i gang på hjemmesiden for bruker finner du status for programmet.

Følgende ikoner vises for å angi statusen for et trinn eller programmet:

angir at et trinn ikke er fullført, eller at programmet ikke er klart for bruk.

angir at et trinn kanskje ikke er fullført.

angir at et trinn er fullført, eller at programmet er klart for bruk.

Epostadresse

Du må oppgi en epostadresse før du kan administrere skannemaler og påloggingsinformasjon. Epostadressen brukes til epostbekreftelse og som et bestemmelsessted for skannemalen Min epost, som følger med SMARTsend-installasjonen. Skriv inn epostadressen din, og klikk på Lagre.

Lag en PaperWare-forside for skanning til min epostadresse

Funksjon i den profesjonelle utgaven

Selv om skannemalen Min epost er en del av SMARTsend-installasjonen, må du publisere den før den kan brukes. Å opprette en PaperWare-forside er én måte å publisere skannemalen på. Du kan bruke denne koplingen til å opprette en forside for skannemalen Min epost. Slå opp på Kapittel 4, Publisere

skannemaler, hvis du vil ha informasjon om hvordan du publiserer skannemaler.

Skannemalen Min epost brukes til å automatisk sende et skannet dokument via epost til epostkontoen til avsenderen av det skannede dokumentet. Avsenderen av det skannede dokumentet er eieren av PaperWare-forsiden eller den som er logget på Xerox-flerfunksjonsmaskinen. Hvis godkjenning på maskinen kreves, sendes det skannede dokumentet alltid til den som er logget på maskinen.

Skannemaler

Legg til ny skannemal

Enhver bruker kan opprette en ny skannemal. Når du velger koplingen Legg til ny, startes en veiviser som leder deg gjennom trinnene som er nødvendige for å definere skannemalen, inkludert definering av bestemmelsessteder for dokumenter, angivelse av dokumentattributter og angivelse av innstillingene for skannemalen. Slå opp på Legge til en skannemal for distribusjon på side 3-27 hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til skannemaler.

SMARTsend Brukerhåndbok

Oversikt

Administrere Mine skannemaler

Når du velger denne koplingen, startes Redigere skannemal, som du kan bruke til å administrere skannemaler og publiseringer du har opprettet. I Redigere skannemal kan du vise, legge til, redigere, slette og publisere skannemaler og vise og slette publiseringer. Hvis du vil ha mer informasjon om Redigere skannemal, kan du se Kapittel 3, Skannemaler for distribusjon.

Vis alle skannemaler

Når du velger denne koplingen, startes Utforske skannemaler, som du bruker til å vise alle felles skannemaler og alle private skannemaler du eier. Hvilke skannemaloppgaver som er tilgjengelige i det venstre feltet, avhenger av hvilken skannemal du har valgt fra listen over skannemaler i det høyre feltet. Hvis du vil ha mer informasjon om Utforske skannemaler, kan du se Kapittel 3, Skannemaler for

distribusjon.

SMARTsend

Brukerhåndbok

Oversikt

Min påloggingsinformasjon

Påloggingsinformasjon for skanning kreves for alle bestemmelsessteder for skanning som krever påloggingsinformasjon for lagring og arkivering av skannede dokumenter, for eksempel DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-mappe, Nettverksmappe eller Microsoft SharePoint. Under Min påloggingsinformasjon kan du legge til eller endre påloggingsinformasjon (brukernavn/passord for pålogging) for bestemmelsesstedene for skannede dokumenter.

Legg til ny påloggingsinformasjon

Når du legger til en ny skannemal, blir du bedt om å legge til påloggingsinformasjon for nye bestemmelses-steder. Slå opp på Legge til en skannemal for distribusjon på side 3-27. Du kan også legge til påloggings-informasjon for nye bestemmelsessteder ved å bruke koplingen Legg til ny påloggingsinformasjon på hjemmesiden for bruker. Hvis du vil ha mer informasjon om å legge til påloggingsinformasjon, kan du slå opp på Administrere påloggingsinformasjon for

bestemmelsessteder på side 34.

Administrere Min påloggingsinformasjon

Når påloggingsinformasjon på et eksisterende bestemmelsessted er endret, må den nye påloggingsinformasjonen gjenspeiles på SMARTsend-datamaskinen, ellers mislykkes skannejobber som bruker skannemalen. Du kan administrere påloggingsinformasjon for bestemmelsessteder ved å bruke koplingen Administrere Min påloggingsinformasjon. Hvis du vil ha mer informasjon om å endre eller slette påloggingsinformasjon, kan du se Administrere påloggingsinformasjon for bestemmelsessteder på side 34.

SMARTsend Brukerhåndbok

Oversikt

Alternativer for tilpasning

Epostadresse for bekreftelse på jobb

Dette alternativet spesifiserer en epostadresse for jobber som er konfigurert for epostbekreftelse.

•Velg Bruk min epostadresse til bekreftelse av jobber via epost hvis du vil bruke epostadressen for SMARTsend. Slå opp på Epostadresse på side 2-18.

• Hvis du vil bruke en annen adresse, velger du Bruk følgende epostadresse til å bekrefte jobber via epost, og deretter oppgir du en epostadresse og klikker på Lagre.

Innstillinger for sted

Her konfigurerer du brukerinnstillinger for SMARTsend.

Velg Vis statusside både når operasjoner lykkes og mislykkes hvis du vil at statussider skal vises etter utføring av slike oppgaver som for eksempel publisering av skannemaler. Hvis du ikke velger dette alternativet, vises ingen statussider når du publiserer skannemaler.

Velg Vis velkomstvindu neste gang jeg åpner SMARTsend hvis du vil at velkomstvinduet skal vises når du åpner programmet.

Administrere Mine profiler for dokumentattributter

Når du velger denne koplingen, vises siden Administrere dokumentprofiler. Dokumentattributter er ytterligere informasjon du kan legge til i hvert skannede dokument for å beskrive det. Denne informasjonen kan for eksempel være dokumentversjon, dokumenttittel eller dokumentbeskrivelse. Disse dokument-attributtene kan opprettes når du oppretter en skannemal, og de brukes når dokumentet skannes.

SMARTsend-installasjonen leveres med ferdige sett med dokumentattributter, også kalt dokumentprofiler. Alle dokumentattributtprofiler er tilgjengelige for alle SMARTsend-brukere. Dokumentprofilene som vises under oppretting av en skannemal, filtreres etter bestemmelsessteder for skannemaldokumenter. Bare FTP er for eksempel en dokumentprofil for et FTP-bestemmelsessted og vises bare når en skannemal har et FTP-bestemmelsessted.

På siden Administrere dokumentprofiler vises alle dokumentprofiler på systemet. Her kan eieren av skannemalen eller en administrator slette dokumentprofiler. Tilpassede dokumentattributter kan opprettes når en skannemal opprettes. Slå opp på Profiler for dokumentattributter på side 61 hvis du vil ha informasjon om administrasjon av dokumentprofiler.

SMARTsend

Brukerhåndbok

Oversikt

Tilpass skanneinnstillinger for PaperWare-skjema

Funksjon i den profesjonelle utgaven

Du bruker denne koplingen til å publisere maler med tilpassede skanneinnstillinger for PaperWareforsider.

Under maskinkonfigurering blir en PaperWare-mal (med navnet PaperWare) automatisk publisert for hver maskin som er konfigurert for programmet. Denne PaperWare-malen bruker et sett med standardinnstil-linger for skanning.

Hvis du ofte bruker andre innstillinger på Xerox-flerfunksjonsmaskinen når du bruker PaperWareskjemaet, kan du publisere en ny maskinmal med skanneinnstillingene du ønsker. Når du skanner på maskinen ved å bruke en PaperWare-forside, velger du den nye malen i stedet for standard PaperWaremal. Slå opp på Tilpasse skanneinnstillinger for PaperWare på side 87 hvis du vil ha mer informasjon om tilpassing av skanneinnstillinger for PaperWare.

SMARTsend Brukerhåndbok

Skannemaler for

distribusjon

I dette kapitlet finner du informasjon om hvordan du oppretter og redigerer skannemaler for distribusjon. Dette inkluderer detaljerte instruksjoner for hvordan du angir bestemmelsessteder for dokumenter, filnavn og formater, dokumentattributter og andre innstillinger som påvirker bruk av skannemaler for distribusjon i SMARTsend.

Dette kapitlet inneholder følgende:

• Oversikt over skannemaler på side 24

• Utforske skannemaler på side 25

• Legge til en skannemal for distribusjon på side 27

• Redigere en skannemal på side 29

• Slette en skannemal på side 31

• Bestemmelsessteder for dokument på side 32

• Dokumentnavn og type på side 47

• Dokumentattributter på side 61

• Lagre skannemal på side 68

• Oversikt over skannemal på side 69

• Konfigurere opprettelse av undermapper om nødvendig på side 70

• Scenarier på side 73

• Tillegg A: Eksempel på oppretting av skannemal for nettverksmappe på side 78

• Tillegg B: Eksempel på oppretting av skannemal for epost på side 80

• Tillegg C: Angi et tilpasset objekt i en SMARTsend-skannemal på side 82

• Tillegg D: Angi en LiveLink-kategori i en SMARTsend-skannemal på side 83

SMARTsend

Brukerhåndbok

Skannemaler for distribusjon

Oversikt over skannemaler

SMARTsend bruker skannemaler til å administrere hvordan skannede originaler konverteres til et digitalt format og deretter sendes til forskjellige bestemmelsessteder. Du kan for eksempel opprette en skannemal som konverterer papirdokumenter til PDF-filer og deretter sender PDF-filene til et lagringssted for dokumenter, for eksempel et DocuShare-lagringssted. Skannemalen kan også angi flere bestemmelsessteder, for eksempel epostkonti, nettverksmapper eller en hvilken som helst kombinasjon av lagringssteder for dokumenter.

Skannemaler tilbyr følgende:

• Automatisering av regelmessig utførte oppgaver og innstillinger.

• Allsidige sikkerhetsalternativer.

• Enkel bruk og enkelt vedlikehold.

Skannemaler er en praktisk metode for å kombinere innstillinger for skannejobber, for eksempel bestemmelsessteder, dokumentnavn og type, dokumentattributter og bildeinnstillinger i én enkelt enhet som kan brukes på nytt når det er aktuelt. Dokumentnavnet og typen er egenskaper som definerer og beskriver et skannet dokument. Definering av de grunnleggende attributtene for det skannede dokumentet, for eksempel filnavnet og typen digitalt format (for eksempel PDF, XPS, JFIF, ensides TIFF og flersiders TIFF), er vesentlig for å lage en nyttig skannemal. SMARTsend gir deg også en måte å legge til valgfrie dokumentattributter, ofte kalt metadata, for skannede dokumenter. Disse attributtene lagres sammen med det digitale dokumentet og kan brukes til å automatisere lagring og henting av dokumentet i tillegg til administrasjon.

Skannemaler kan være enten felles eller private. Felles skannemaler kan vises, brukes og redigeres av alle SMARTsend-brukere. (Hvis redigeringer lagres, lages det en kopi av originalen til den nye eieren.) Private skannemaler kan bare vises, brukes, slettes og redigeres av eieren av skannemalen (den som opprettet skannemalen). SMARTsend-administratorer kan se en liste over, vise, redigere (uten å lage en kopi) og slette private og felles skannemaler. Administratorer publiserer ikke skannemaler.

Skannemaler må publiseres for at de skal bli tilgjengelige for bruk ved skanning av originaler. Hvis du vil ha informasjon om publisering av skannemaler, slår du opp på Kapittel 4, Publisere skannemaler.

SMARTsend Brukerhåndbok

Skannemaler for distribusjon

Utforske skannemaler

Siden Utforske skannemaler brukes til å åpne og administrere skannemaler, og det er her de fleste SMARTsend-brukerfunksjonene utføres, inkludert å vise, legge til, redigere og publisere skannemaler. Du får tilgang til Utforske skannemaler fra hjemmesiden ved å klikke på Administrere Mine skannemaler, som du bruker til å vise bare de skannemalene som er opprettet av brukeren som er logget på SMARTsend, eller ved å klikke på Vis alle skannemaler, som brukes til å vise alle skannemaler som brukeren som er pålogget, har tilgang til.

Til venstre i Utforske skannemaler finner du menyene Skannemaloppgaver og Visning av skannemaler. Informasjon om skannemalen som er valgt til høyre i Utforske skannemaler, vises under Detaljer til venstre.

Skannemalene vises i en tabell til høyre i Utforske skannemaler. Du kan sortere listen over skannemaler etter en bestemt kolonneoverskrift ved å klikke på den. Du må velge en skannemal når du redigerer eller publiserer en skannemal.

Disse ikonene vises ved siden av navn på skannemaler:

Angir en skannemal som er opprettet av brukeren som er pålogget.

Angir en skannemal som er opprettet av en annen bruker enn den som er pålogget.

Angir en privat skannemal som er opprettet av brukeren som er pålogget.

Angir en skannemal for skanneinnstillinger for PaperWare (den profesjonelle utgaven).

Skannemaloppgaver

Under Skannemaloppgaver vises oppgavene som er tilgjengelige for brukeren for den valgte skannemalen. Den valgte oppgaven gjelder for skannemalen som er valgt i det høyre feltet, bortsett fra når du vil legge til en ny skannemal.

Oppgavene som er tilgjengelige, varierer i henhold til den valgte skannemalen. Hvis du for eksempel ennå ikke har publisert en skannemal, kan du ikke vise eller slette publiseringer for denne skannemalen.

Merk: Du kan ikke slette skannemalen Min_epost, som følger med SMARTsend-

installasjonen.

Visning av skannemaler

Med visningsalternativene kan du vise forskjellige lister over skannemaler og publiseringer.

SMARTsend

Brukerhåndbok

Skannemaler for distribusjon

Vis alle

Klikk på Vis alle hvis du vil vise alle skannemaler du har tilgang til. Dette inkluderer alle felles skannemaler og bare de private skannemalene du har opprettet.

Mine skannemaler

Klikk på Mine skannemaler hvis du vil vise alle felles og private skannemaler du har opprettet.

Detaljer for skannemaler

Under Detaljer finner du informasjon om skannemalen du har valgt i det høyre feltet. Følgende informasjon vises:

• Navnet på skannemalen

• Beskrivelsen av skannemalen (hvis den finnes)

• Eieren av skannemalen

• Om skannemalen er felles eller privat

• Når skannemalen sist ble brukt til å skanne

• Når skannemalen ble redigert sist

• Antallet maskinpubliseringer

• Antallet PaperWare-publiseringer (funksjon i den profesjonelle utgaven)

• Totalt antall publiseringer for den skannemalen eller eieren

• Angir at skannemalen er en skannemal for distribusjon.

SMARTsend Brukerhåndbok

Skannemaler for distribusjon

Legge til en skannemal for distribusjon

Det er to måter å opprette en skannemal på. Du kan opprette en ny skannemal ved å bruke en veiviser som hjelper deg med å definere skannemalen. Du kan også opprette en ny skannemal ved å basere den nye skannemalen på en eksisterende skannemal.

Opprette en ny skannemal for distribusjon

Enhver bruker kan opprette en ny skannemal. En veiviser leder brukeren gjennom trinnene som er nødvendige for å definere skannemalen, inkludert definering av bestemmelsesstedene for dokumenter, definering av filnavn og formater og angivelse av dokumentattributter og innstillingene for skannemalen.

Slik oppretter du en ny skannemal for distribusjon:

1. Gå til hjemmesiden for bruker, og klikk på Legg til ny skannemal for distribusjon under Skannemaler.

2. Velg bestemmelsessteder for de skannede utdatafilene. Avmerkingsbokser vises for bestemmelsessteder som alt er konfigurert. Du velger et konfigurert bestemmelsessted ved å merke av i avmerkingsboksen for det. Hvis et bestemmelsessted du vil bruke, ikke er oppført i listen, går du til typen bestemmelsessted og klikker på Legg til plasseringer. Slå opp på Bestemmelsessteder for dokument på side 32 hvis du vil ha detaljert informasjon om hvordan du legger til bestemmelsessteder.

3. Klikk på Neste >>.

4. Oppgi dokumentnavnet og typen. Slå opp på Dokumentnavn og type på side 3-47 hvis du vil ha mer informasjon.

5. Klikk på Neste >>.

6. Oppgi dokumentattributtene. Slå opp på Dokumentattributter på side 3-61 hvis du vil ha detaljert informasjon.

7. Klikk på Neste >>.

8. Oppgi innstillingene for skannemalen. Slå opp på Lagre skannemal på side 68 hvis du vil ha detaljert informasjon om hvordan du oppgir innstillinger for skannemalen.

9. Klikk på Neste >>.

10. Gå gjennom informasjonen om skannemalen du angav i de forrige trinnene, på siden Lagre skannemal. Hvis noe må endres, klikker du på Endre på siden for å gå tilbake til de forrige sidene. Ellers klikker du på Fullfør for å opprette skannemalen.

Hvis du angir at skannemalen skal publiseres senere, kommer du tilbake til hjemmesiden for bruker. Ellers vises en side for publisering av skannemaler. Slå opp i Kapittel 4, Publisere skannemaler, hvis du vil ha informasjon om hvordan du publiserer skannemaler.

SMARTsend

Brukerhåndbok

Skannemaler for distribusjon

Opprette en skannemal basert på en eksisterende skannemal

Noen ganger kan det hende at du trenger en ny skannemal som ligner på en eksisterende skannemal, bortsett fra at bestemmelsesstedet for dokumenter eller en annen skannemalegenskap må endres. I stedet for å opprette en ny skannemal kan du endre den eksisterende skannemalen og lagre den med et nytt navn.

Merk: For å kunne opprette en ny skannemal basert på en eksisterende skannemal må du

redigere den eksisterende skannemalen. Slå opp på Redigere en skannemal på side 29 hvis du vil ha informasjon om hvordan du redigerer en skannemal.

Slik oppretter du en ny skannemal basert på en eksisterende skannemal:

1. Gå til hjemmesiden for bruker, og klikk på Vis alle skannemaler.

2. Velg skannemalen du vil bruke som grunnlag for den nye skannemalen, fra listen over skannemaler i Utforske skannemaler.

3. Klikk på Rediger denne skannemalen i listen Skannemaloppgaver til venstre. Siden Lagre skannemal vises.

4. Du bør endre navnet på skannemalen før du foretar andre endringer. Endre navnet på skannemalen, og klikk på Lagre som. Vinduet Utforske skannemaler vises, og den nye skannemalen vises i listen over skannemaler. Denne skannemalen er lik skannemalen den er basert på, bortsett fra at den har et annet navn.

5. Du kan foreta ytterligere endringer ved å følge trinnene i

6. Redigere en skannemal på side 29.

Merk: Hvis du lagrer skannemalen til en annen bruker, må du legge til

påloggingsinformasjon for bestemmelsesstedene. Skannemalen bruker alltid påloggingsinformasjonen til eieren. Hvis du ikke legger til ny påloggingsinformasjon når du oppretter skannemalen, blir du bedt om å legge den til når du publiserer skannemalen. Slå opp på Legg til ny påloggingsinformasjon på side 20 hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til påloggingsinformasjon.

SMARTsend Brukerhåndbok

Skannemaler for distribusjon

Redigere en skannemal

Enhver bruker og administrator kan redigere en felles skannemal. Bare administratoren eller skannemaleieren (den som opprettet skannemalen) kan redigere en privat skannemal. Malene redigeres med Redigere skannemal.

Merk: Du kan bare lagre endringer i en skannemal hvis den ikke er publisert. Hvis

skannemalen alt er publisert, må du lagre endringene som en ny skannemal ved å klikke på Lagre som. Hvis du vil redigere en publisert skannemal, kan du slette alle publiseringer ved å bruke oppgaven Slett publiseringene av denne skannemalen og deretter redigere og lagre den redigerte skannemalen.

Slik får du tilgang til Redigere skannemal:

1. Gå til hjemmesiden for bruker, og klikk på Vis alle skannemaler. Hvis du redigerer din egen skannemal, kan du også klikke på Administrere Mine skannemaler.

2. Velg skannemalen du vil redigere, fra listen over skannemaler i Utforske skannemaler.

3. Klikk på Rediger denne skannemalen i listen Skannemaloppgaver til venstre. Siden Lagre skannemal vises.

Merk: Hvis du redigerer skannemalen til en annen bruker, må du legge til

påloggingsinformasjon for bestemmelsesstedene. Skannemalen bruker alltid påloggingsinformasjonen til eieren under skanning. Hvis du ikke legger til ny påloggingsinformasjon når du redigerer skannemalen, blir du bedt om å legge den til når du publiserer skannemalen. Slå opp på Legg til ny påloggingsinformasjon på side 20 hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til påloggingsinformasjon.

SMARTsend

Brukerhåndbok

Skannemaler for distribusjon

4. På siden Lagre skannemal kan du endre navnet på og beskrivelsen av skannemalen i tillegg til publiseringsalternativer. Du kan også endre alle redigerbare skannemalegenskaper ved å klikke på Endre. Det er en Endre-knapp for hver av hovedkomponentene i skannemalen.

a. Innstillinger for skannemal – klikk på Endre innstillinger hvis du vil endre innstillingene på

siden Innstillinger for skannemal. Slå opp på Lagre skannemal på side 3-68 hvis du vil ha mer informasjon.

b. Dokumentattributter – klikk på Endre attributter hvis du vil endre innstillingene på siden

Dokumentattributter. Slå opp på Dokumentattributter på side 3-61 hvis du vil ha mer informasjon.

c. Dokumentnavn – klikk på Endre navn hvis du vil endre innstillingene på siden

Dokumentnavn og type. Slå opp på Dokumentnavn og type på side 3-47 hvis du vil ha mer informasjon.

d. Dokumentbestemmelsessted og formater – klikk på Endre bestemmelsessteder hvis du vil

endre innstillingene på siden Bestemmelsessteder for dokument, eller på Endre formater hvis du vil endre innstillingene for dokumentformat på siden Dokumentnavn og type. Slå opp på

Bestemmelsessteder for dokument på side 3-32 og Slå opp på Dokumenttype på side 3-49

hvis du vil ha mer informasjon.

5. Klikk på Lagre hvis du vil erstatte den gjeldende skannemalen. Hvis du endret navnet på skannemalen, erstattes navnet også. Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis den gjeldende skannemalen ikke er publisert allerede, og du eier den. Ellers klikker du på Lagre som for å opprette en ny skannemal basert på den gjeldende skannemalen.

Merk: Hvis du klikker på Lagre eller Lagre som på denne siden, kommer du tilbake til

Utforske skannemaler (eller siden Publiser skannemaler hvis du valgte å publisere skannemalen), og du må klikke på Rediger denne skannemalen hvis du vil redigere den nye skannemalen og foreta ytterligere endringer.

6. Hvis du valgte å publisere skannemalen, vises siden Publiser skannemaler. Slå opp i Kapittel 4,

Publisere skannemaler, hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du publiserer skannemaler.

SMARTsend Brukerhåndbok

+ 90 hidden pages