DataGlyph ® on Palo Alto Research Center, Inc.:n tavaramerkki. Adobe ja Acrobat ovat Adobe Systems, Incorporatedin rekisteröity
tavaramerkki. IBM, Lotus, Domino ja Domino.Doc ovat IBM Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. NetWare on Novell, Inc.:n
rekisteröity tavaramerkki. Flash on Macromedia, Inc.:n tavaramerkki. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel,
Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Exchange 2000, SharePoint ja Internet Information Services (IIS) ovat Microsoft
Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Netscape Navigator on Netscape Communications Corporationin rekisteröity
tavaramerkki. WordPerfect on Corel Corporationin rekisteröity tavaramerkki. WorkSite on Interwoven, Inc.:n tavaramerkki.
Hummingbird DM on Hummingbird, Ltd:n tavaramerkki. Documentum on EMC Corporationin tavaramerkki.. LiveLink is Open Text
Corporationin rekisteröity tavaramerkki. FileNet® on FileNet Corporationin rekisteröity tavaramerkki USA:ssa ja/tai muissa maissa.
Xerox PDF Reader on Foxit Software Companyn kehittämä, http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" on Aspose Pty Ltd:n
tavaramerkki.
Tässä luvussa kerrotaan Xerox SMARTsend -ohjelmistosta ja sen ohjeistosta sekä Xeroxin antamasta
asiakastuesta.
Luku sisältää seuraavaa:
•Mitä tähän ohjelmistoon kuuluu sivulla 8
•Mitä uutta tähän ohjelmistoon kuuluu sivulla 9
•Yleistä SMARTsendistä sivulla 10
•SMARTsend-ohjeisto sivulla 11
•Asiakastuki sivulla 13
SMARTsend
Käyttöopas
7
Page 8
Tervetuloa SMARTsendin pariin
Mitä tähän ohjelmistoon kuuluu
SMARTsendistä on saatavissa Standard- ja Professional Edition -versiot.
Kaikille versioille yhteistä
•Työnkulkumallien luonti. Nämä mallit ohjaavat paperioriginaalien skannausta, muuntoa ja kulkua
Xerox-laitteesta seuraaviin määränpäihin:
•DocuShare-palvelin
•Sähköpostiosoite
•FTP
•Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007
•Verkkokansio
•Etätulostin
•Ulkoinen sovellus
•Työnkulkumallien julkaisu ja hallinta
•SMARTsend-tietokannan (työnkulkumallit, käyttäjätiedot, käyttöasetukset, laitteen
konfigurointitiedot, yleiset asetukset) varmuuskopiointi ja palautus.
•Kaikkien laitteiden korjaus
•Mallien tuontiohjelma, jolla tuodaan CentreWare Verkkoskannauspalvelujen malleja
SMARTsendiin.
•Työlokin vientiohjelma, joka luo työlokista tekstitiedoston analyyseja ja raportteja varten.
Standard- ja Professional Edition -toimintoja
Kaikille versioille yhteisten määränpäiden lisäksi nämä versiot tukevat paperioriginaalien skannausta,
muuntoa ja kulkua seuraaviin määränpäihin:
•URL
•Netware-kansio
•Microsoft Exchange 2000 Web-kansio
•Microsoft SharePoint Portal Server 2001
•Domino
•Domino.Doc
Standard- ja Professional-version valinnaisia osia
•Documentumin versio 5.2:n tuki
•Hummingbirdin versio 5.1.0.5:n tuki
•Interwoven WorkSiten versio 8:n tuki
•LiveLinkin versio 9.5.0:n tuki
•TRIM Context Server 6.0:n tuki
8
SMARTsend
Käyttöopas
Page 9
Tervetuloa SMARTsendin pariin
Mitä uutta tähän ohjelmistoon kuuluu
•SMARTsend voidaan nyt asentaa Windows Vista -tietokoneeseen.
•SMARTsendin ohjattu asennustoiminto on uusittu ja sisältää nyt kielen valinnan, sarjanumeron ja
sen vahvistuksen, asiakasasetukset sekä tilanneilmaisimen jokaisen ikkunan alareunassa.
•Määritysten jälkeen järjestelmänvalvoja voi osana päivitystä tuoda varmuuskopiotietokannan
valitsemalla Käynnistä lopuksi palautustyökalu -valintaruudun.
•Järjestelmänvalvoja voi esiasentaa joko SQL Server 2005 tai SQL Server 2005 Express -ohjelman
tai hän voi asentaa SQL Server 2005 Expressin SMARTsend-asennuksen konfigurointiosion
yhteydessä.
•Käyttäjä voi päivittää version 1x tai 2x versioksi 3x tai version 3x versioksi 3x.
•Käyttäjä voi tarkastella saatavilla olevia oppaita Käynnistä-valikossa.
•SMARTsend tukee nyt seuraavia tiedostomuotoja: linearisoitu PDF, suojattu (salattu) PDF ja XPS.
Käyttäjä voi salata PDF-tiedoston ennen sen jakamista työmallin mukana.
•Käynnistä-valikkoon on lisätty Korjaa kaikki laitteet -työkalu, jonka avulla voidaan laiteasetukset
määrittää tai mallit luoda uudelleen.
•Nopeampien tuloksien ja helppokäyttöisyyden vuoksi työnkulkumallien hallintaikkuna on uusittu
niin, että nyt se sisältää muun muassa seuraavat ikkunat: julkaisujen luettelo,
järjestelmänvalvojan työnkulkumallit ja käyttäjätietojen hallinta.
•Työnkulkumallin laatijan lisäksi järjestelmänvalvojat voivat muokata työnkulkumalleja.
•Järjestelmänvalvonta-ikkunan Xerox-laitteiden hallinta -alueella on linkki laitteen webkäyttöliittymään.
•Skannaus kotiin -työnkulkumallin Asetukset-alueella järjestelmä muistaa viimeksi istunnon aikana
valitut julkaisuasetukset.
•Julkaisumallit voidaan nyt jakaa Skannaus kotiin -työnkulkumallin Asetukset-alueella ja
järjestelmänvalvoja voi valita asiakirjoihin liitettävän jälkiliitteen.
•Järjestelmänvalvontaan on lisätty Lisäasetukset-sivu, jossa käyttäjät voivat tarvittaessa helposti
muuttaa välityspalvelinasetuksia.
•Jotta käyttäjän olisi helpompi löytää ja valita laite julkaistessaan työnkulkumallia
monitoimilaitteeseen, laitteesta annetaan nyt yksityiskohtaisempaa tietoa. Laitteita voidaan nyt
myös etsiä suodattamalla.
•Tähän versioon on lisätty valinnaisen TRIM-määränpään tuki.
•Seuraavia uusia laitteita tuetaan: WorkCentre 7655/7665/7675,
5632/5638/5645/5655/5675/5687,
7328/7335/7345 ja WorkCentre 4150s/4150x/4150xf
•Users can create workflows with macros in the filename Document Management field on the
multifunction device user interface.
•Tässä versiossa ei enää tueta Xerox TrueMatchia, jonka avulla käyttäjät pystyivät etsimään
asiakirjoja verkosta luomalla etsintämalleja.
SMARTsend
Käyttöopas
9
Page 10
Tervetuloa SMARTsendin pariin
Yleistä SMARTsendistä
SMARTsendissä yhdistyvät kahden Xerox-tuotteen — FlowPort™:n ja CentreWare™
Verkkoskannauspalvelujen — tehokkaat toiminnot. Microsoft .NET-ympäristöön tarkoitettu
SMARTsend-ohjelmisto toimii yhdessä uusien ja vanhojen monitoimilaitteiden sekä monien Xeroxin ja
muiden valmistajien Internet-faksilaitteiden kanssa.
Paperiasiakirjoja voidaan skannata ja muuntaa moneen erilaiseen digitaaliseen muotoon, kuten PDF,
XPS, JFIF/JPEG, TIFF ja monisivuinen TIFF. Skannattuja asiakirjoja voidaan myös muuntaa
muokattaviksi tiedostoiksi kuten Excel, Word, PowerPoint ja hakukelpoinen PDF. Näin saatuja
tiedostoja voidaan muokata, tallentaa ja jakaa yhteiskäyttöön. Järjestelmä sallii PDF:n salauksen
ennen jakelua. SMARTsend sallii myös käyttäjien lisätä kuvaavaa tietoa (kutsutaan metadataksi), joka
lähetetään skannattujen asiakirjojen mukana. Näiden monipuolisten toimintojen avulla voidaan
asiakirjoja helposti luokitella, etsiä ja noutaa.
Web-pohjainen sovellus
SMARTsend on web-pohjainen sovellus, joka ei edellytä erillisen asiakasohjelmiston käyttöä. Käyttäjät
voivat helposti luoda työnkulkumalleja, jotka määrittävät asiakirjan tyypin, jakelumääränpäät sekä
laitteet, joita käytetään SMARTsend-skannaustöiden lähettämiseen. Työnkulkumalli julkaistaan sitten
laitteessa käytettäväksi skannausmalliksi tai PaperWare-kansilehdeksi (Professional Edition).
Julkaistujen mallien avulla käyttäjän on helppo skannata asiakirja ja lähettää sitten tuloksena saatu
tiedosto eri määränpäihin, joita voi olla sähköpostiosoite, verkkokansio, FTP-kansio, etätulostin,
ulkoinen sovellus, URL-osoite, Domino- ja Domino.doc-säilö, Microsoft SharePoint Portal Server -säilö ja
Xerox DocuShare-säilö. Valinnaisia lisämääränpäitä kuten asiakirjanhallintasäilöjä voidaan lisätä
SMARTsendiin.
Käytön helppous
SMARTsend on suunniteltu helppokäyttöiseksi, monipuoliseksi ja turvalliseksi. Ohjatut toiminnot
avustavat käyttäjää monimutkaisissa tehtävissä. SMARTsendin sivuille saadaan myös ohjeita,
tilaviestejä ja opastusta. Käyttäjät voivat pyytää vahvistuksia sähköpostitse tai tulostettuna.
Järjestelmänvalvojat voivat luoda työlokeja käytön seurantaa varten. Turvallisuusasioissa SMARTsend
on kilpailijoitansa edellä tukemalla viimeisimpiä suojausprotokollia ja verkkosivujen suojausta. Lisäksi
avoimessa ja joustavassa .NET-käyttöympäristössä on eri ohjelmistoja helppo yhdistää toisiinsa. Ja
ominaisuuksia ja toimintoja on helppo lisätä sitä mukaa kun niitä on Xeroxilta saatavilla.
10
SMARTsend
Käyttöopas
Page 11
Tervetuloa SMARTsendin pariin
SMARTsend-ohjeisto
Monenlaisia ohjeita on saatavissa SMARTsendiä varten, mukaan lukien Adobe Acrobat PDF-muotoisia
tulostettavia oppaita. Ohjeisiin on linkkejä SMARTsendin kotisivuilla ja CD-levyllä. SMARTsendjärjestelmänvalvojat voivat avata Lueminut-tiedoston ja Asennus- ja järjestelmänvalvontaoppaan
SMARTsend-tietokoneen käynnistysvalikosta.
Oppaiden lukemiseen ja tulostamiseen tarvitaan Adobe Acrobat Reader. Reader-ohjelma on
ladattavissa Adoben verkkosivuilta osoitteesta www.adobe.com.
SMARTsend Asennus- ja järjestelmänvalvontaopas
SMARTsend Asennus- ja järjestelmänvalvontaopas sisältää vaiheittain eteneviä ohjeita SMARTsendtietokoneen, asiakaskoneiden ja skannauslaitteiden asentamisesta ja konfiguroinnista.
Jos tarvitset ohjeita SMARTsend-laitelaajennusten asentamisesta, lataa Laitelaajennusten asennus- ja järjestelmänvalvontaopas SMARTsendin ajurit ja ladattavat tiedostot -sivulta osoitteessa
www.xerox.com
SMARTsend Käyttöopas
SMARTsend Käyttöopas esittelee SMARTsendin uusille käyttäjille. Se sisältää yleisselostuksen kaikista
tärkeimmistä SMARTsend-sivuista ja -toiminnoista sekä vaiheittaiset ohjeet käyttäjän tehtävistä.
Ohje
SMARTsend sisältää monipuolisen Ohjeen. Jokaisen SMARTsend-sivun oikeassa yläkulmassa on linkki
Ohjeeseen.
Pikaoppaat
Ohjeistoon kuuluvat seuraavat pikaoppaat:
•Järjestelmänvalvojan pikaopas — sisältää järjestelmänvalvojalle tarkoitettuja asennus- ja
konfigurointiohjeita.
•Käyttäjän pikaopas — sisältää SMARTsend-käyttäjille tarkoitettua perustietoa ja ohjeita käytön
aloittamisesta.
Huom.: Järjestelmänvalvojan pikaopasta ei suositella ensimmäistä asennusta varten.
Ensimmäisen asennuksen yhteydessä tulisi käyttää Asennus- ja
järjestelmänvalvontaopasta.
SMARTsend
Käyttöopas
11
Page 12
Tervetuloa SMARTsendin pariin
Lueminut.txt
Lueminut.txt-tiedosto sisältää tietoja, jotka eivät olleet käytettävissä muun ohjeistoon kuuluvien osien
julkaisuhetkellä. Tiedosto on tarkoitettu lähinnä järjestelmänvalvojille ja löytyy seuraavista paikoista:
•SMARTsendin asennuksen jälkeen:
Jos käytössä on Windows 2000 -palvelin, napsauta Käynnistä > Ohjelmat > Xerox > SMARTsend
> Näytä Lueminut.txt.
TA I
Jos käytössä on Windows XP Professional -tietokone tai Windows Server 2003 -palvelin, napsauta
•Napsauta Näytä Lueminut -painiketta asennuksen aikana.
12
SMARTsend
Käyttöopas
Page 13
Tervetuloa SMARTsendin pariin
Asiakastuki
Xeroxin asiakastukeen voidaan ottaa yhteyttä joko puhelimitse tai internetin välityksellä.
Puhelintuki
Jos tarvitset lisäopastusta, soita Xeroxin asiakastukeen. Ennen soittamista etsi SMARTsendin
sarjanumero napsauttamalla Tietoja-linkkiä minkä tahansa SMARTsend-sivun oikeassa yläkulmassa.
Kirjoita sarjanumero alla olevaan tilaan. Sitä tarvitaan pyydettäessä Xeroxilta teknistä tukea.
Xerox SMARTsendin sarjanumero
Huom.: SMARTsend mahdollistaa tietyn laitemäärän hallinnan. Voit selvittää laitemäärän
napsauttamalla Tietoja-linkkiä millä tahansa SMARTsend-sivulla ja etsimällä tuotteen
sarjanumeron. Sarjanumeroon liitetyt viimeiset numerot ilmoittavat laitteiden määrän.
SMARTsend Standard ja Professional Edition tukevat oletusarvoisesti viiden laitteen ja
SMARTsendin konfigurointia.
Xeroxin asiakastuen puhelinnumerot näkyvät alla. Jos oman maasi numeroa ei ole luettelossa, ota
yhteyttä Xeroxin paikalliseen edustajaan. Kirjoita tarvittaessa puhelinnumero alla olevaan tilaan.
Xerox-asiakastuen puhelinnumerot
USA800-821-2797
USA (TTY)
800-855-2880
KANADA800-939-3769 (800-93-XEROX)
Internet-tuki
Vihjeitä ja teknisiä tietoja on saatavissa Xeroxin verkkosivuilta osoitteesta www.xerox.com (Tuki ja
ajurit -linkki). Etsi tuotteesi ja avaa tukisivut. Luetelluissa julkaisuissa annetaan erityisohjeita, jotka
koskevat Xerox-tuotteiden käyttöä ja konfigurointia.
SMARTsend
Käyttöopas
13
Page 14
Tervetuloa SMARTsendin pariin
14
SMARTsend
Käyttöopas
Page 15
Sivuston yleiskuvaus
Tässä luvussa käsitellään käyttäjän kotisivua. Tarkoituksena on kuvata SMARTsend-sovelluksen
käyttöliittymä ja luoda tarvittava perusta myöhempien lukujen sisällölle.
Luku sisältää seuraavaa:
•Käyttöopas
•Näin pääset alkuun sivulla 18
•Ty ön ku lk u ma ll it sivulla 18
•Omat käyttäjätiedot sivulla 20
•Mukauttaminen sivulla 21
1
SMARTsend
Käyttöopas
15
Page 16
Sivuston yleiskuvaus
Käyttäjän kotisivun avaaminen
SMARTsend on web-pohjainen sovellus. Käyttäjän kotisivu on sovelluksen aloitussivu, jonka kautta
päästään luomaan ja julkaisemaan työnkulkumalleja, hallitsemaan käyttäjätietoja ja määrittämään
omia asetuksia.
Seuraavia selainohjelmia tuetaan:
Microsoft Internet Explorerin versio 5.5 tai uudempi. (Internet Explorerin käyttöä suositellaan.)
Netscapen versio 7.2 tai uudempi.
Mozillan versio 1.7 tai uudempi.
Mozilla FireFoxin versio 1.0.6 tai uudempi.
Käyttäjän kotisivu avataan näin:
1.Avaa selain.
2.Anna seuraava URL-osoite:
http://[tietokoneen nimi]/SMARTsend
jossa tietokoneen nimi on SMARTsend-tietokoneen nimi. Pyydä nimi tarvittaessa SMARTsend-
järjestelmänvalvojalta.
3.Paina Enter-näppäintä.
4.Saatat saada kehotteen antaa käyttäjänimesi ja salasanasi. Anna SMARTsend-käyttäjänimesi ja
salasanasi ja valitse OK.
6.Käyttäjän kotisivu tulee näkyviin. Pidä mielessä, että sivun alareuna ei näy kaikissa näytöissä.
Vieritä sivun alareuna esiin ikkunan oikeassa reunassa olevan vierityspalkin avulla. Jos muutat
asetuksia sivulla, tallenna ne napsauttamalla Tallenna- tai Tallenna nimellä -painiketta sivun
alareunassa.
Huom.: Jos Internet-yhteydessä on käytössä välityspalvelin, se on ehkä ohitettava, jotta
yhteys SMARTsendiin onnistuu. Tämä voidaan tehdä määrittämällä välityspalvelimen
ohitus kaikille paikallisille osoitteille tai lisäämällä SMARTsend-tietokoneen IP-osoite ja
täydellinen isäntänimi välityspalvelimen poikkeusluetteloon. Pyydä tarvittaessa lisätietoja
järjestelmänvalvojalta.
Huom.: Ponnahdusikkunoiden esto-ohjelma saattaa häiritä joitakin SMARTsendin ikkunoita.
SMARTsendin URL-osoite onkin syytä lisätä esto-ohjelman poikkeusluetteloon. Pyydä
tarvittaessa lisätietoja järjestelmänvalvojalta.
16
SMARTsend
Käyttöopas
Page 17
Sivuston yleiskuvaus
Käyttäjän kotisivusta
Käyttäjän kotisivulla näytetään käyttäjä, mihin tietokoneeseen käyttäjä on kirjautunut ja missä
sovelluksen käyttöliittymän osassa käyttäjä parhaillaan on.
Navigointipolku
Tietokoneen/käyttäjän nimi
Taulukko 1-1: Käyttäjän kotisivu (yläosa)
•Navigointipolku – tässä näkyvät parhaillaan avoinna oleva sivu sekä linkkipolku sivuista, joiden
kautta sivulle on päädytty. Esimerkiksi työnkulkumallia lisättäessä tässä näkyy polku Kotisivu >> Työnkulkumallien hallinta >> Lisää uusi työnkulkumalli. Pidä mielessä, että tämä polku toimii
myös linkkinä kullekin sivulle. Napsauta sen sivun linkkiä, jolle haluat siirtyä.
•Tietokoneen/käyttäjän nimi – tässä näkyvät SMARTsend-tietokoneen nimi ja kirjautuneen
käyttäjän nimi.
Huom.: Monia SMARTsend-sivuja voi olla tarpeen vierittää, jotta mahdolliset sivun
alareunan painikkeet ja virheilmoitukset näkyisivät.
SMARTsend
Käyttöopas
17
Page 18
Sivuston yleiskuvaus
Näin pääset alkuun
Käyttäjän kotisivun vasen puoli eli Näin pääset alkuun -osa osoittaa sovelluksen tilan.
Seuraavia kuvakkeita käytetään osoittamaan sovelluksen tai työvaiheen tila:
työvaihe on kesken tai sovellus ei ole käyttövalmis.
työvaihe on ehkä vielä kesken.
työvaihe on valmis tai sovellus on käyttövalmis.
Sähköpostiosoite
Ennen työnkulkumallien ja käyttäjätietojen hallintaa on annettava sähköpostiosoite. Sitä käytetään
sähköpostivahvistuksiin sekä määränpäänä Oma sähköposti -työnkulkumallissa, joka sisältyy
SMARTsendin asennukseen. Kirjoita sähköpostiosoitteesi ja napsauta Tallenna.
Luo PaperWare-kansilehti omaan sähköpostiin skannausta varten
Professional Edition
Vaikka Oma sähköposti -työnkulkumalli kuuluu SMARTsendin asennukseen, se on kuitenkin julkaistava
ennen käyttöä. Tämän voi tehdä esimerkiksi luomalla PaperWare-kansilehden. Tämän linkin avulla voit
luoda kansilehden Oma sähköposti -työnkulkumallia varten. Lisätietoja on Luvussa 4, Ty ön k ul ku ma l li en
julkaiseminen.
Oma sähköposti -työnkulkumallilla määritetään, että skannattu asiakirja lähetetään automaattisesti
sähköpostitse skannaustyön lähettäjälle. Skannaustyön lähettäjä on PaperWare-kansilehden omistaja
tai henkilö, joka on kirjautuneena Xerox-laitteeseen. Silloin kun laite edellyttää käyttäjän tunnistusta,
skannaustyön tulos lähetetään aina laitteeseen kirjautuneelle henkilölle.
Työnkulkumallit
Lisää uusi työnkulkumalli
Kaikki käyttäjät voivat luoda uusia työnkulkumalleja. Lisää uusi -linkki käynnistää ohjatun toiminnon,
joka opastaa käyttäjää vaihe vaiheelta. Vaiheita ovat asiakirjan määränpäiden ja määritteiden sekä
työnkulkumallin asetusten määritys. Katso Työnkulkumallin lisäys sivulla 3-27, jos haluat lisätietoja
aiheesta.
18
SMARTsend
Käyttöopas
Page 19
Sivuston yleiskuvaus
Omat työnkulkumallit
Tämä linkki käynnistää työnkulkumallien editorin, jolla voidaan hallita itse luotuja työnkulkumalleja ja
julkaisuja. Editorissa voi tarkastaa, lisätä, muokata, poistaa tai julkaista työnkulkumalleja sekä
tarkastella ja poistaa julkaisuja. Lisätietoja työnkulkumallien editorista on Luvussa 3, Työnkulkumallit.
Näytä kaikki työnkulkumallit
Tämä linkki käynnistää työnkulkumallien hallinnan, jonka avulla voi tarkastella kaikkia yleisiä
työnkulkumalleja ja omia yksityisiä malleja. Sivun vasemmalla puolella näkyvät tehtävät vaihtelevat
sen mukaan, mikä työnkulkumalli on valittu oikealla olevasta luettelosta. Lisätietoja työnkulkumallien
hallinnasta on Luvussa 3, Työnkulkumallit.
SMARTsend
Käyttöopas
19
Page 20
Sivuston yleiskuvaus
Omat käyttäjätiedot
Käyttäjätietoja tarvitaan aina, kun määränpää edellyttää niitä skannattujen asiakirjojen
tallentamiseen. Tällaisia määränpäitä ovat esimerkiksi DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP,
NetWare-kansio, verkkokansio ja Microsoft SharePoint. Omat käyttäjätiedot -alueella voi lisätä ja
muokata käyttäjätietoja (käyttäjän kirjautumisnimi ja salasana) asiakirjojen skannausmääränpäitä
varten.
Lisää uudet käyttäjätiedot
Kun lisäät uuden työnkulkumallin, sovellus kehottaa antamaan käyttäjätiedot uusia määränpäitä
varten. Katso Työnkulkumallin lisäys sivulla 3-27. Voit lisätä uusien määränpäiden käyttäjätietoja myös
käyttäjän kotisivun Lisää uudet käyttäjätiedot -linkin avulla. Lisätietoja on kohdassa Määränpäiden
käyttäjätietojen hallinta sivulla 34.
Omat käyttäjätiedot
Kun jo määritetyn määränpään käyttäjätiedot ovat muuttuneet, muutos on tehtävä myös
SMARTsend-tietokoneeseen. Muutoin työnkulkumallia käyttävät skannaustyöt epäonnistuvat. Voit
hallita määränpäiden käyttäjätietoja Omat käyttäjätiedot -linkin avulla. Lisätietoja käyttäjätietojen
muuttamisesta ja poistamisesta on kohdassa Määränpäiden käyttäjätietojen hallinta sivulla 34.
20
SMARTsend
Käyttöopas
Page 21
Sivuston yleiskuvaus
Mukauttaminen
Vahvistuksen sähköpostiosoite
Tämä määrittää sähköpostiosoitteen töille, jotka vahvistetaan sähköpostitse.
•Jos haluat käyttää SMARTsend-sähköpostiosoitettasi, valitse Lähetä vahvistus työstä minun sähköpostiosoitteeseen. Katso Sähköpostiosoite sivulla 1-18.
•Jos haluat käyttää jotakin toista osoitetta, valitse Lähetä vahvistus työstä seuraavaan sähköpostiosoitteeseen, anna sähköpostiosoite ja valitse lopuksi Tallenna.
Sivuston asetukset
Tässä määritetään käyttäjän omat SMARTsend-asetukset.
Jos haluat tilasivun näkyviin myös onnistuneiden tehtävien (esimerkiksi työnkulkumallin julkaisemisen)
jälkeen, valitse Näytä tilasivut sekä epäonnistumisista että onnistumisista. Jos tätä asetusta ei
valita, sovellus ei näytä tilasivua, kun työnkulkumallien julkaiseminen on onnistunut.
Jos haluat Tervetuloa-sivun esiin aina aloittaessasi sovelluksen käytön, valitse Näytä Tervetuloa-näyttö, kun seuraavan kerran avaan SMARTsendin.
Asiakirjojeni määriteprofiilit
Tämän linkin avulla siirrytään Asiakirjaprofiilien hallinta -sivulle. Asiakirjamääritteet ovat kuhunkin
skannattavaan asiakirjaan lisättäviä kuvaustietoja – esimerkiksi asiakirjan versio, nimi ja kuvaus.
Määritteet voidaan lisätä työnkulkumallin luonnin yhteydessä. Niitä sovelletaan, kun työnkulkumallia
käytetään.
SMARTsendin asennukseen sisältyy joukko esiasetettuja asiakirjamääritteitä. Niitä kutsutaan
asiakirjaprofiileiksi. Kaikki asiakirjojen määriteprofiilit ovat yleisiä, siis kenen tahansa SMARTsendkäyttäjän käytettävissä. Työnkulkumallin luonnin aikana asiakirjaprofiilit näkyvät asiakirjan
määränpäiden mukaan suodatettuina. Esimerkiksi Vain FTP on FTP-määränpäälle tarkoitettu
asiakirjaprofiili ja näkyy vain, jos työnkulkumalli sisältää FTP-määränpään.
Kaikki järjestelmän asiakirjaprofiilit näkyvät Asiakirjaprofiilien hallinta -sivulla. Tällä sivulla
asiakirjaprofiileja voi poistaa vain työnkulkumallin omistaja tai järjestelmänvalvoja. Mukautettuja
profiileja voidaan luoda ja tallentaa työnkulkumallin luonnin aikana. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjan
Tämän linkin avulla voidaan julkaista malleja, joissa on mukautetut skannausasetukset PaperWarekansilehtiä varten.
Laitteen konfiguroinnin yhteydessä julkaistaan automaattisesti yksi PaperWare-malli (nimeltä
PaperWare) kutakin sovellukseen määritettyä laitetta kohden. PaperWare-malli soveltaa tiettyä
oletusasetusjoukkoa.
Jos muutat usein skannausasetuksia Xerox-laitteessa käyttäessäsi PaperWare-lomaketta, kannattaa
ehkä julkaista uusi malli, jossa skannausasetukset ovat tarpeen mukaiset. Kun skannaat laitteen
ääressä ja käytössä on PaperWare-kansilehti, voit sitten valita oletusmallin asemesta luomasi uuden
PaperWare-mallin. Lisätietoja on kohdassa PaperWare-skannausasetusten mukauttaminen sivulla 83.
22
SMARTsend
Käyttöopas
Page 23
Työnkulkumallit
Tässä luvussa kuvataan työnkulkumallien luontia ja muokkausta. Yksityiskohtaisia ohjeita annetaan
asiakirjan määränpäistä, tiedostonimistä ja -muodoista, asiakirjan määritteistä ja muista asetuksista,
jotka vaikuttavat SMARTsend-työnkulkumallien toimintaan.
Luku sisältää seuraavaa:
•Yleistä työnkulkumalleista sivulla 24
•Työnkulkumallien hallinta sivulla 25
•Työnkulkumallin lisäys sivulla 27
•Työnkulkumallin muokkaus sivulla 29
•Työnkulkumallin poisto sivulla 31
•Tiedoston määränpäät sivulla 32
•Asiakirjan nimi ja tyyppi sivulla 46
•Asiakirjan määritteet sivulla 59
•Työnkulkumallin tallentaminen sivulla 66
•Työnku l un yh teenve to sivulla 67
3
•Alikansioiden luominen tarvittaessa sivulla 68
•Esimerkkejä sivulla 71
•Liite A: Esimerkki Verkkokansio-työnkulkumallin luomisesta sivulla 75
•Liite B: Esimerkki sähköpostityönkulkumallin luomisesta sivulla 77
•Liite C: Oman objektin määrittäminen SMARTsend-työnkulkumallissa sivulla 79
SMARTsend käyttää työnkulkumalleja määrittämään, miten skannatut asiakirjat muunnetaan
digitaaliseen muotoon ja sen jälkeen lähetetään yhteen tai useaan määränpäähän. Voidaan luoda
esimerkiksi malli, joka muuntaa paperiasiakirjat PDF-tiedostoiksi ja lähettää ne tiedostosäilöön
(esimerkiksi DocuShare). Työnkulkumallissa voidaan määrittää myös useita määränpäitä, esimerkiksi
sähköpostitilejä, verkkokansioita tai tiedostosäilöjen yhdistelmiä.
Työnkulkumallit mahdollistavat
•usein suoritettavien tehtävien ja asetusten automatisoinnin
•monipuoliset suojausominaisuudet
•yksinkertaisen käytön ja ylläpidon.
Työnkulkumallit ovat kätevä tapa yhdistää skannaustyöasetuksia, kuten määränpäitä, asiakirjojen
nimiä ja tyyppejä, asiakirjojen määritteitä ja kuva-asetuksia kokonaisuudeksi, jota voidaan käyttää yhä
uudelleen. Asiakirjan nimi ja tyyppi ovat ominaisuuksia, jotka määrittelevät ja kuvaavat skannattua
asiakirjaa. Skannatun asiakirjan perusmääritteiden, kuten tiedostonimen ja tiedostotyypin (esimerkiksi
PDF, XPS, JFIF, yksisivuinen TIFF ja monisivuinen TIFF), määritys on olennaisen tärkeä vaihe
käyttökelpoisen työnkulkumallin luonnissa. SMARTsend antaa myös mahdollisuuden lisätä
skannattuihin asiakirjoihin lisämääritteitä eli nk. metadataa. Määritteet tallentuvat digitaaliseen
asiakirjaan, ja niiden perusteella voidaan automatisoida tiedostojen tallennus-, nouto- ja
hallintatehtäviä.
Työnkulkumallit voidaan määrittää yleisiksi tai yksityisiksi. Yleiset työnkulkumallit ovat kaikkien
SMARTsend-käyttäjien käytettävissä ja muokattavissa (muokkauksen yhteydessä alkuperäisestä
työnkulkumallista tehdään uudelle omistajalle osoitettu kopio). Yksityisiä työnkulkumalleja voi käyttää,
poistaa ja muokata vain mallin omistaja (mallin luoja). SMARTsend-järjestelmänvalvojat voivat saada
luettelon yksityisistä ja yleisistä työnkulkumalleista sekä tarkastella, muokata ja poistaa niitä.
Järjestelmänvalvojat eivät julkaise työnkulkumalleja.
Työnkulkumalli on julkaistava, jotta sitä voitaisiin käyttää skannaukseen. Lisätietoja on Luvussa 4,
Työnkulkumallien julkaiseminen.
24
SMARTsend
Käyttöopas
Page 25
Työnkulkumallit
Työnkulkumallien hallinta
Työnkulkumallien hallinta -sivun avulla voidaan hallita ja käyttää malleja. Mallien hallinnassa
toteutetaan lisäksi suurin osa SMARTsend-toiminnoista, kuten työnkulkumallien näyttö, lisäys,
muokkaus ja julkaisu. Työnkulkumallien hallintaan siirrytään kotisivulta napsauttamalla Omat työnkulkumallit, jolloin näkyviin tulee vain SMARTsendiin kirjautuneen käyttäjän luomat
työnkulkumallit, tai napsauttamalla Näytä kaikki työnkulkumallit, jolloin esiin tulevat kaikki
työnkulkumallit, joiden käyttöön kirjautuneella käyttäjällä on oikeudet.
Työnkulkumallien hallinta -sivun vasemmanpuoleinen osa sisältää työnkulkutehtäviä ja näyttöä
ohjaavia valikoita. Oikealta puolelta valitun työnkulkumallin tarkat tiedot näkyvät Tietoja-alueella.
Sivun oikeanpuoleisessa osassa näkyvät työnkulkumallit taulukkona. Taulukon sisältö voidaan lajitella
tietyn otsikon mukaan napsauttamalla kyseistä otsikkoa. Kun työnkulkumallia halutaan muokata tai se
halutaan julkaista, se on ensin valittava.
Työnkulkumallien nimien vieressä näkyvät kuvakkeet
Kirjautuneen käyttäjän luoma työnkulkumalli.
Muun kuin kirjautuneen käyttäjän luoma työnkulkumalli.
Kirjautuneen käyttäjän luoma yksityinen työnkulkumalli.
Työnkulkutehtävät-alueella näkyvät tehtävät, jotka ovat käyttäjän käytettävissä. Valittu tehtävä
kohdistuu valittuun työnkulkumalliin (ei koske uuden mallin lisäystä).
Käytettävissä olevat tehtävät vaihtelevat valitun työnkulkumallin mukaan. Jos mallia ei esimerkiksi ole
vielä julkaistu, julkaisujen näyttö ja poisto ei ole käytettävissä.
Huom.: SMARTsendin asennukseen sisältyvää Oma_sähköposti-työnkulkumallia ei voi
poistaa.
Työnkulkumallien näyttö
Näyttövaihtoehdot tuovat esiin erilaisia työnkulkumallien ja julkaisujen luetteloita.
SMARTsend
Käyttöopas
25
Page 26
Työnkulkumallit
Näytä kaikki
Näytä kaikki tuo esiin kaikki työnkulkumallit, joihin käyttäjällä on käyttöoikeudet. Tämä tarkoittaa
kaikkia yleisiä malleja sekä käyttäjän itse luomia yksityisiä malleja.
Omat työnkulkumallit
Omat työnkulkumallit tuo esiin kaikki yleiset ja käyttäjät itse luomat yksityiset työnkulkumallit.
Tietoja
Tietoja-alueella näytetään sivulta valitun työnkulkumallin tiedot. Tiedoista selviää:
•työnkulkumallin nimi
•työnkulkumallin mahdollinen kuvaus
•työnkulkumallin omistaja
•onko työnkulkumalli yleinen vai yksityinen
•milloin työnkulkumallia on viimeksi käytetty skannaukseen
•milloin työnkulkumallia on viimeksi muokattu
•laitejulkaisujen määrä
•PaperWare-julkaisujen määrä (Professional Edition)
•julkaisujen kokonaismäärä
•onko kysymyksessä työnkulkumalli vai etsintämalli.
26
SMARTsend
Käyttöopas
Page 27
Työnkulkumallit
Työnkulkumallin lisäys
Työnkulkumallin luontitapoja on kaksi. Uusi työnkulkumalli voidaan luoda ohjatulla toiminnolla, joka
opastaa käyttäjää vaihe vaiheelta. Uusi malli voidaan luoda myös käyttämällä pohjana jotakin jo
luotua mallia.
Uuden työnkulkumallin luonti
Kaikki käyttäjät voivat luoda uusia työnkulkumalleja. Ohjattu toiminto opastaa käyttäjää vaihe
vaiheelta asiakirjan määränpäiden, tiedostonimen ja -muodon, määritteiden ja työnkulkumallin
asetusten määrittämisessä.
Uusi työnkulkumalli luodaan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Työnkulkumallit-otsikon alta Lisää uusi työnkulkumalli.
2.Valitse skannatuille asiakirjoille haluamasi määränpäät. Jo määritettyjen määränpäiden kohdalla
näkyy valintaruutu. Valitse määränpää merkitsemällä sen valintaruutu. Jos haluttua
määränpäätä ei näy luettelossa, siirry määränpään kohdalle ja valitse lisää sijainti. Lisätietoja on
kohdassa Tiedoston määränpäät sivulla 32.
3.Napsauta Seuraava >>.
4.Määritä asiakirjan nimi ja tyyppi. Katso Asiakirjan nimi ja tyyppi sivulla 3-46.
5.Napsauta Seuraava >>.
6.Määritä asiakirjan määritteet. Katso Asiakirjan määritteet sivulla 3-59.
7.Napsauta Seuraava >>.
8.Määritä työnkulkumallin asetukset. Lisätietoja on kohdassa Työnkulkumallin tallentaminen
sivulla 66.
9.Napsauta Seuraava >>.
10. Tarkasta edellä määritetyt asetukset Tallenna työnkulkumalli -sivulla. Jos haluat tehdä muutoksia,
palaa edellisille sivuille napsauttamalla Muuta-painiketta. Muussa tapauksessa luo työnkulkumalli
napsauttamalla Valmis.
Jos olet määrittänyt, että työnkulkumalli julkaistaan myöhemmin, näkyiin tulee taas käyttäjän kotisivu.
Muussa tapauksessa esiin tulee Julkaise työnkulkumalli -sivu. Lisätietoja on Luvussa 4,
Työnkulkumallien julkaiseminen.
Työnkulkumallin luonti nykyisestä mallista
Toisinaan saatetaan tarvita työnkulkumallia, joka on esimerkiksi asiakirjan määränpäätä lukuun
ottamatta samanlainen kuin jokin nykyisistä malleista. Tällöin kannattaa uuden mallin luomisen
asemesta muuttaa jo aiemmin luotua mallia tarvittavalla tavalla ja tallentaa se toisella nimellä.
Huom.: Kun luodaan uusi työnkulkumalli aiemman mallin pohjalta, aiempaa mallia on
muokattava. Lisätietoja on kohdassa Työnkulkumallin muokkaus sivulla 29.
SMARTsend
Käyttöopas
27
Page 28
Työnkulkumallit
Uusi työnkulkumalli luodaan aiemmasta mallista näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse Työnkulkumallien hallinta -sivulla olevasta luettelosta malli, jota haluat käyttää uuden
mallin pohjana.
3.Valitse Työnkulkutehtävät-luettelosta Muokkaa tätä työnkulkumallia. Tallenna työnkulkumalli sivu avautuu.
4.Ennen kuin teet mitään muutoksia, nimeä malli uudelleen. Muuta mallin nimeä ja valitse Tallenna nimellä. Työnkulkumallien hallinta -sivu avautuu, ja uusi malli näkyy nyt luettelossa.
Työnkulkumalli on nimeä lukuun ottamatta aivan sama kuin malli, johon se perustuu.
5.Tee mahdolliset muut muutokset. Ohjeita on kohdassa
6.Työnkulkumallin muokkaus sivulla 29.
Huom.: Jos muokkaat jonkun muun käyttäjän työnkulkumallia, määränpäiden
käyttäjätiedot on lisättävä. Työnkulkumalli soveltaa aina omistajan käyttäjätietoja. Jos et
lisää uusia käyttäjätietoja mallin luonnin yhteydessä, ohjelma kehottaa lisäämään ne, kun
julkaiset mallin. Lisätietoja on kohdassa Lisää uudet käyttäjätiedot sivulla 20.
28
SMARTsend
Käyttöopas
Page 29
Työnkulkumallit
Työnkulkumallin muokkaus
Kaikki käyttäjät ja järjestelmänvalvoja voivat muokata yleisiä työnkulkumalleja. Yksityistä
työnkulkumallia voi muokata vain järjestelmänvalvoja tai työnkulkumallin omistaja (mallin luoja).
Työnkulkumalleja muokataan työnkulkumallien editorilla.
Huom.: Muutokset työnkulkumalliin voidaan tallentaa vain, jos mallia ei ole vielä julkaistu.
Muussa tapauksessa muutokset on tallennettava uutena työnkulkumallina valitsemalla
Tallenna nimellä. Jos haluat muokata jo julkaistua mallia, poista ensin kaikki julkaisut
Poista tämän työnkulkumallin julkaisut -tehtävän avulla. Muokkaa mallia vasta sitten ja
tallenna se.
Työnkulkumallien editoria käytetään näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit. Jos aiot muokata omaa
työnkulkumalliasi, voit valita myös Omat työnkulkumallit.
2.Valitse Työnkulkumallien hallinta -sivulla olevasta luettelosta malli, jota haluat muokata.
3.Valitse Työnkulkutehtävät-luettelosta Muokkaa tätä työnkulkumallia. Tallenna työnkulkumalli sivu avautuu.
Huom.: Jos muokkaat jonkun muun käyttäjän työnkulkumallia, määränpäiden
käyttäjätiedot on lisättävä. Työnkulkumalli soveltaa skannaushetkellä aina omistajan
käyttäjätietoja. Jos et lisää uusia käyttäjätietoja mallin muokkauksen yhteydessä,
ohjelma kehottaa lisäämään ne, kun julkaiset mallin. Lisätietoja on kohdassa Lisää
uudet käyttäjätiedot sivulla 20.
4.Tallenna työnkulkumalli -sivulla voidaan muokata mallin nimeä ja kuvausta sekä julkaisuasetuksia.
Mitä tahansa muokattavaa ominaisuutta voidaan muuttaa napsauttamalla Muuta-painiketta.
Kullekin työnkulkumallin osalle on oma Muuta-painikkeensa.
a.Työnkulkumallin asetukset—napsauta Muuta asetuksia, jos haluat muuttaa asetuksia
Työnkulkumallin asetukset -sivulla. Katso Työnkulkumallin tallentaminen sivulla 3-66.
b.Asiakirjan määritteet—napsauta Muuta määritteitä, jos haluat muuttaa asetuksia
Asiakirjan määritteet -sivulla. Katso Asiakirjan määritteet sivulla 3-59.
c.Asiakirjan nimi—napsauta Muuta nimeä, jos haluat muuttaa asetuksia Asiakirjan nimi ja
tyyppi -sivulla. Katso Asiakirjan nimi ja tyyppi sivulla 3-46.
d.Asiakirjan määränpää ja tiedostomuoto—napsauta Muuta määränpäitä, jos haluat
muuttaa asetuksia Asiakirjan määränpäät -sivulla tai Muuta muotoa, jos haluat muuttaa
asetuksia Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivulla. Katso Tiedoston määränpäät sivulla 3-32. Katso
Asiakirjan tyyppi sivulla 3-49.
SMARTsend
Käyttöopas
29
Page 30
Työnkulkumallit
5.Jos haluat korvata aiemman mallin, valitse Ta ll e nn a. Jos olet muuttanut työnkulkumallin nimeä,
myös nimi korvataan. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos mallia ei ole aiemmin julkaistu ja
jos olet sen omistaja. Muussa tapauksessa luo uusi malli valitsemalla Tallenna nimellä.
Huom.: Jos valitset tällä sivulla Tallenna tai Tallenna nimellä, esiin tulee
Työnkulkumallien hallinta -sivu (tai Julkaise työnkulkumalli -sivu, jos olet määrittänyt
mallin julkaistavaksi). Tällöin sinun on valittava Muokkaa tätä työnkulkumallia, jos
haluat muokata juuri nimettyä työnkulkumallia edelleen.
6.Jos olet määrittänyt mallin julkaistavaksi, esiin tulee Julkaise työnkulkumalli -sivu. Lisätietoja on
Luvussa 4, Työnkulkumallien julkaiseminen.
30
SMARTsend
Käyttöopas
Page 31
Työnkulkumallit
Työnkulkumallin poisto
Vain työnkulkumallin omistaja tai järjestelmänvalvoja voi poistaa mallin Työnkulkumallien hallinta
-sivulla.
Huom.: Kun työnkulkumalli poistetaan, poistetaan samalla kaikki sen julkaisut.
Työnkulkumalli poistetaan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Omat työnkulkumallit.
2.Valitse poistettava malli Työnkulkumallien hallinta -sivulla olevasta luettelosta.
3.Valitse tehtäväluettelosta Poista tämä työnkulkumalli. Näkyviin tulee varoitus, jossa kysytään,
haluatko varmasti poistaa työnkulkumallin.
4.Poista malli valitsemalla OK. Malli häviää Työnkulkumallien hallinta -sivulla olevasta luettelosta.
Voit peruuttaa mallin poiston valitsemalla Peruuta.
Huom.: Myös työnkulkumallin julkaisut poistetaan.
SMARTsend
Käyttöopas
31
Page 32
Työnkulkumallit
Tiedoston määränpäät
Asiakirjan määränpäät -sivulla voidaan määrittää skannattujen asiakirjojen määränpäät. Määränpää
on skannaustiedoston lopullinen sijoituspaikka. Työnkulkumallin luonnin yhteydessä on määritettävä
vähintään yksi määränpää.
Asiakirjan määränpäät -sivu avataan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse Työnkulkumallien hallinta -sivulla olevasta luettelosta malli, jonka asiakirjan määränpäitä
haluat muuttaa.
3.Valitse tehtäväluettelosta Muokkaa tätä työnkulkumallia.
Huom.: Asiakirjan määränpäät -sivulle voidaan siirtyä myös Lisää uusi > työnkulkumalli... -
linkin avulla.
Sivulla näkyvät kaikki käytettävissä olevat määränpäät. Omat sijainnit- tai omat osoitteet -alaotsikon
alla näkyvät tyypeittäin määränpäät, jotka kirjautunut käyttäjä on määrittänyt. Muut sijainnit- ja
muut osoitteet -alaotsikoiden alla näkyvät muiden käyttäjien määrittämät määränpäät. Nämä
määränpäät näkyvät vain, jos ne ovat käytössä muokattavassa työnkulkumallissa.
Määränpäiden lisäys tai poisto työnkulkumallista
Voit lisätä luettelossa näkyvän määränpään malliin merkitsemällä sen valintaruudun. Voit poistaa
määränpään mallista poistamalla merkin valintaruudusta.
Uusien määränpäiden lisäys
Määritetyt ja työnkulkumalliin liitetyt määränpäät säilyvät riippumatta siitä, tallennetaanko malliin
tehdyt muutokset. Ne voi poistaa vain käsin Asiakirjan määränpäät -sivulla. Näin määränpää voidaan
valita muita työnkulkumalleja määritettäessä.
Uusi määränpää lisätään näin:
1.Etsi määränpään tyyppi (esimerkiksi DocuShare tai FTP) Asiakirjan määränpäät -sivulta ja valitse
lisää sijainti. Määränpään tyypin mukainen ikkuna avautuu.
2.Anna määränpään ominaisuudet. Katso Määränpään ominaisuudet sivulla 35.
3.Napsauta OK.
32
SMARTsend
Käyttöopas
Page 33
Työnkulkumallit
4.Jos määränpään käyttö edellyttää käyttäjätietoja, Tiliasetukset-sivu avautuu. Lisää käyttäjänimi
ja salasana ja valitse OK.
Huom.: Kun Tiliasetukset-sivu avautuu, sinua pyydetään ehkä antamaan SMARTsend-
tietokoneen käyttäjätiedot. Käytä samoja käyttäjätietoja, joilla olet kirjautunut
SMARTsendiin. Jos annat eri käyttäjätiedot, joudut ehkä poistamaan väliaikaiset Internettiedostot selaimen muistista, ennen kuin voit jatkaa. Esimerkiksi Internet Explorer selaimessa väliaikaiset tiedostot poistetaan valitsemalla Työkalut > Internet-asetukset >
Yleiset > Poista tiedostot > OK.
Määränpäiden muokkaus
Määränpään ominaisuudet nimeä lukuun ottamatta ovat muokattavissa.
Määränpään ominaisuuksia muokataan näin:
1.Napsauta Asiakirjan määränpäät -sivulla muokattavan määränpään nimeä. Määränpään
ominaisuudet tulevat näkyviin.
2.Muokkaa niitä tarpeen mukaan. Määränpääkohtaisia lisätietoja on kohdassa Määränpään
ominaisuudet sivulla 35. Muokattu määränpää lisätään työnkulkumalliin automaattisesti. Jos
haluat poistaa määränpään mallista, poista vastaavan valintaruudun merkintä.
3.Napsauta OK.
Määränpäiden poisto
Vain käyttäjän lisäämiä määränpäitä, jotka näkyvät omat sijainnit- tai omat osoitteet -luettelossa,
voidaan poistaa.
2.Määränpää ei ole jatkossa enää käytettävissä, kun uusia työnkulkumalleja määritetään. Varmista
siis, että todella haluat poistaa määränpään, ennen kuin valitset poista. Poista määränpää
valitsemalla poista.
Huom.: Poisto ei vaikuta työnkulkumalleihin, joissa määränpää on jo käytössä. Näissä
malleissa määränpää näkyy muut sijainnit -otsikon alla, kun määränpäitä seuraavan kerran
muokataan.
SMARTsend
Käyttöopas
33
Page 34
Työnkulkumallit
Kaikki tietyn tyyppiset määränpäät poistetaan näin:
2.Määränpäät eivät ole jatkossa enää käytettävissä, kun uusia työnkulkumalleja määritetään.
Varmista siis, että todella haluat poistaa määränpäät, ennen kuin valitset poista kaikki sijainnit
tai poista kaikki osoitteet. Poista määränpäät valitsemalla poista kaikki sijainnit tai poista kaikki osoitteet.
Huom.: Poisto ei vaikuta työnkulkumalleihin, joissa määränpäät ovat jo käytössä. Näissä
malleissa määränpäät näkyvät muut sijainnit -otsikon alla, kun määränpäitä seuraavan
kerran muokataan.
Määränpäiden käyttäjätietojen hallinta
Käyttäjätietoja tarvitaan aina, kun määränpää edellyttää niitä skannattujen asiakirjojen
tallentamiseen. Tällaisia määränpäitä ovat esimerkiksi DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP,
NetWare-kansio, verkkokansio ja Microsoft SharePoint. Käyttäjätiedot pyydetään uusille määränpäille
aina, kun luodaan uusi työnkulkumalli. Käyttäjätiedot uusia määränpäitä varten voidaan antaa myös
ennalta. Tällöin on käyttäjän kotisivulta valittava Lisää uudet käyttäjätiedot -linkki.
Vihje: DocuShare-määränpäiden yhteydessä on aina luotava käyttäjätiedot DocuSharen
päätasolla ennen työnkulkumallin lisäämistä. DocuSharessa ei voi luoda käyttäjätietoja pää- tai
alikansiotasolla. Anna aina kun mahdollista DocuShare-palvelimen käyttäjätiedot yksittäisen
kokoelman sijasta. Tämä saattaa helpottaa kokoelmien paikantamista ja yksittäisten kokoelmien
käyttäjätietojen lisääminen ei ehkä ole tarpeen. Antaessasi DocuShare-palvelimen käyttäjätietoja
varmista, että voit kirjautua palvelimelle. Käytä kirjautumisessa URL-osoitetta ja lisää siihen
"Login" (esimerkiksi http://www.docushare.companyx.com/dsweb/Login). Huomaa kirjainkoko
sanassa "Login".
Uudet käyttäjätiedot lisätään näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Lisää uudet käyttäjätiedot. Tiliasetukset-sivu avautuu.
2.Valitse määränpään tyyppi avattavasta Tilin tyyppi -luettelosta. Kenttien nimet ja määrä
vaihtelevat sen mukaan, millainen määränpään tyyppi on valittu.
3.Täytä kentät määränpään tiedoilla.
4.Napsauta OK.
Huom.: Ohjelma saattaa pyytää antamaan myös SMARTsend-tietokoneen käyttäjätiedot,
kun olet valinnut Lisää uudet käyttäjätiedot. Käytä samoja käyttäjätietoja, joilla olet
kirjautunut SMARTsendiin. Jos annat eri käyttäjätiedot, joudut ehkä poistamaan
väliaikaiset Internet-tiedostot selaimen muistista, ennen kuin voit jatkaa. Esimerkiksi
Internet Explorer -selaimessa väliaikaiset tiedostot poistetaan valitsemalla Työkalut >
Internet-asetukset > Yleiset > Poista tiedostot > OK.
Antamasi käyttäjätiedot ovat nyt perustietoina luotaessa määränpäätä tälle tilille.
34
SMARTsend
Käyttöopas
Page 35
Työnkulkumallit
Kun jo määritetyn määränpään käyttäjätiedot ovat muuttuneet, muutos on tehtävä myös
SMARTsend-tietokoneeseen. Muutoin työnkulkumallia käyttävät skannaustyöt epäonnistuvat.
Huom.: Kun SMARTsend-työnkulkumalliin lisätään määränpää, määränpäälle (esim.
DocuShare, SharePoint Portal Server 2003/2007) annetuilla käyttäjätiedoilla on oltava
kirjoitusoikeudet määränpääpalvelimelle. Jos käyttäjätiedoilla on vain lukuoikeudet,
käyttäjä voi lisätä määränpään SMARTsend-työnkulkumalliin. Työnkulkumallista luotu
julkaisu ei kuitenkaan toimi, koska käyttäjällä ei ole oikeuksia lähettää asiakirjaa
määränpääpalvelimelle.
Olemassa olevan määränpään käyttäjätiedot muutetaan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Omat käyttäjätiedot. Näkyviin tulee luettelo kaikista
määränpäistä, joille on määritetty käyttäjätiedot.
2.Valitse muutettavat käyttäjätiedot.
3.Valitse Käyttäjätietotehtävät-alueelta Muokkaa näitä käyttäjätietoja. Tiliasetukset-sivu
avautuu.
4.Muokkaa käyttäjätietoja tarpeen mukaan.
5.Napsauta OK.
Huom.: Ohjelma saattaa pyytää antamaan myös SMARTsend-tietokoneen käyttäjätiedot,
kun olet valinnut Muokkaa näitä käyttäjätietoja. Käytä samoja käyttäjätietoja, joilla olet
kirjautunut SMARTsendiin. Jos annat eri käyttäjätiedot, joudut ehkä poistamaan
väliaikaiset Internet-tiedostot selaimen muistista, ennen kuin voit jatkaa. Esimerkiksi
Internet Explorer -selaimessa väliaikaiset tiedostot poistetaan valitsemalla Työkalut >
Internet-asetukset > Yleiset > Poista tiedostot > OK.
Määränpään nykyiset käyttäjätiedot poistetaan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Omat käyttäjätiedot. Näkyviin tulee luettelo kaikista
määränpäistä, joille on määritetty käyttäjätiedot.
2.Valitse poistettavat käyttäjätiedot.
3.Valitse Käyttäjätietotehtävät-alueelta Poista nämä käyttäjätiedot. Näkyviin tulee
vahvistuspyyntö.
4.Napsauta OK.
Määränpään ominaisuudet
Tässä osassa kerrotaan, minkä tyyppisiä määränpäitä tuetaan ja mitkä ovat niihin liittyvät
vaatimukset. Katso Uusien määränpäiden lisäys sivulla 3-32.
SMARTsend
Käyttöopas
35
Page 36
Työnkulkumallit
Määränpään nimeäminen ja käyttäytyminen
Määränpään nimessä saa olla enintään 64 merkkiä (mukaan lukien alaviivat ja yhdysviivat). Nimen
tarkoitus on yksilöidä määränpäät julkaisuhetkellä. Nimi näkyy PaperWare-kansilehdissä (Professional
Edition) sekä vahvistussivuilla.
Sähköpostin vastaanottaja
Määritä sähköpostin vastaanottajien ominaisuudet antamalla tarvittavat tiedot vastaanottajista sekä
kopion ja piilokopion vastaanottajista. Erota sähköpostiosoitteet puolipisteellä, esimerkiksi
Voit kirjoittaa vain osan nimestä ja aloittaa vastaanottajien etsinnän napsauttamalla Ta r ki s ta n i m i (nimet). Jotta nimien tarkistus onnistuisi, järjestelmänvalvojan on määritettävä SMARTsendin LDAPominaisuuksien yhdistely osoitteistoasi varten. Tarkistuksen jälkeen nimiä näytetään enintään 50. Jos
nimiä löytyy yli 50, etsintää pitää tarkentaa kirjoittamalla lisää merkkejä.
Sähköpostiosoitteiden määrälle ei ole ylärajaa. Sähköpostipalvelimissa saattaa kuitenkin olla käytössä
liitetiedostojen kokorajoituksia. Siksi kokorajoituksen ylittävät sähköpostiin skannattavat työt
epäonnistuvat.
•Valitse Internet-sähköpostin liitteiden koodaustyyppi. UUEncode ja Base64 ovat molemmat
standardeja, joita käytetään binäärimuotoisten tietojen koodauksessa tekstiksi. UUEncodekoodaus käyttää joitakin merkkejä, jotka eivät ole yhteensopivia enimmäkseen Euroopassa
käytetyn EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code) -standardin kanssa.
Internet-sähköpostiviestit käyttävät Base64- tai MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions)
-koodausta. Valitse Base64, jos yhteensopivuus eurooppalaisten järjestelmien kanssa on tärkeää.
•Valitse Sähköposti tämän työnkulkumallin lähettäjälle, jos haluat lähettää skannatun asiakirjan
myös mallin lähettäjälle automaattisesti. Lähettäjä on asiakirjan skannaaja. Kun käytetään
laitteen skannausmalleja, tämä asetus toimii vain käyttäjän tunnistusta tukevissa Xerox-laitteissa.
•Valitse Lähetä tiedoston URL-linkki (tiedostoa ei liitetä), jos haluat lähettää vain linkin
tiedostoon. Tiedostoa ei liitetä eikä lähetetä vastaanottajille. Linkki lähetetään vain, jos
työnkulkumallin muut määränpäät tukevat URL-osoitteiden käyttöä. Linkin lähettäminen
varsinaisen liitteen sijasta on hyödyllistä sähköpostijärjestelmissä, joiden muistirajoitukset estävät
suurten asiakirjojen käsittelyn. Linkit useisiin säilöihin näkyvät sähköpostiviestissä, jos on
määritetty skannaus kaikkiin määränpäihin.
Huom.: Työnkulkumallissa on määritettävä ainakin yksi muu määränpää, joka vastaa
muotoa, joka on valittu sähköpostin vastaanottajaa varten. Jos näin ei ole, liite
lähetetään eikä URL-osoitteita.
36
SMARTsend
Käyttöopas
Page 37
Työnkulkumallit
Etätulostin
Vain muotoa Teksti, Monisivuinen TIFF, PDF, Microsoft Word, Excel ja PowerPoint olevia tiedostoja
voidaan tulostaa tällä toiminnolla.
•Valitse tulostin avattavasta luettelosta. Nämä ovat tulostimia, joiden ajurit on asennettu
SMARTsend-tietokoneelle. Jos yhtään tulostinta ei näytetä, pyydä järjestelmänvalvojaa
määrittämään tulostimia sovellukselle.
•Anna tulostettava kopiomäärä. Suurin mahdollinen kopiomäärä vaihtelee valitun etätulostimen
mallin mukaan.
Documentum (Standard ja Professional Edition)
Documentum on valinnainen komponentti, joka voidaan ostaa Xeroxilta ja lisätä määränpääksi
SMARTsend-sovelluksessa. SMARTsend tukee tällä hetkellä Documentumin versiota 5.2.5.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy Documentumkäyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia.
Tämä valinta täyttää automaattisesti Arkiston nimi- ja Kansion nimi -kentät. Voit myös jättää
aloituskohdan tyhjäksi ja kirjoittaa arkiston ja kansion nimet.
•Anna sen Documentum Docbasen nimi, jota käytetään skannattujen asiakirjojen säilönä.
•Arkiston nimi ja kansion nimi määrittävät tallennuspaikan, jota työnkulkumalli käyttää. Arkisto on
korkein taso järjesteltäessä objekteja Documentumissa. Kansiot, asiakirjat ja muut objektit
luodaan ja tallennetaan Documentum-arkistoihin. Jos haluat valita arkistosta haarautuvan
kansion, napsauta Laajenna saadaksesi näkyviin lisää kansioita. Arkistoa varten on ehkä
annettava käyttäjänimi ja salasana, mikäli Documentum-käyttäjätietoja ei ole määritetty
SMARTsendissä. Arkiston nimi on annettava. Kansion nimi ei ole pakollinen.
•Tiedostojen korvaus: samannimisiä tiedostoja ei korvata.
DocuShare
DocuShare (versiot 3.1 ja 4.0) on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy DocuSharekäyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia.
Tämä valinta täyttää automaattisesti DocuShare-kokoelman URL-osoitekentän. Voit myös jättää
aloituskohdan tyhjäksi ja kirjoittaa kokoelman URL-osoitteen.
•Anna määränpääksi DocuShare-kokoelman URL-osoite. Jos määränpää on hakemistorakenteessa
yllä määritetyn aloituskohdan alapuolella, voit avata rakenteen valitsemalla Laajenna ja valita
määränpään haaran.
Esimerkki
http://<palvelin>/nakyma/kokoelma-12345
Kokoelmaa varten on ehkä annettava käyttäjänimi ja salasana, mikäli DocuShare-käyttäjätietoja
ei ole määritetty SMARTsendissä. Katso Määränpäiden käyttäjätietojen hallinta sivulla 3-34.
SMARTsend
Käyttöopas
37
Page 38
Työnkulkumallit
•Oman objektin nimi: omat objektit ovat valinnaisia. Anna tarvittaessa nimi, joka määrittää oman
objektin DocuShare-määränpäälle. Katso Liite C: Oman objektin määrittäminen SMARTsend-
työnkulkumallissa sivulla 3-79.
Huom.: Oma objekti on luotava DocuSharessa ennen kuin käytetään siihen viittaavaa
työnkulkumallia. Muuten työnkulkumalli ei toimi.
•Tiedostojen korvaus: samannimisiä tiedostoja ei korvata.
Domino (Standard ja Professional Edition)
Domino (versiot 5.x ja 6.0) on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy Dominokäyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia.
Tämä valinta täyttää automaattisesti Domino-palvelimen tietokannan URL-osoitekentän. Voit
myös jättää aloituskohdan tyhjäksi ja kirjoittaa tietokannan nimen.
•Kirjoita Domino-palvelimen tietokannan URL-osoite. Käyttäjänimi ja salasana ovat pakolliset.
Esimerkki
http://ff/doclib.nsf
•Anna lomakkeen nimi.
•Tiedostojen korvaus: samannimisiä tiedostoja ei korvata.
Domino.doc (Standard ja Professional Edition)
Domino.doc (versio 3.1) on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy Domino.dockäyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia.
Tämä valinta täyttää automaattisesti Kirjaston URL-, Arkiston nimi- ja Kansion nimi -kentät. Voit
myös jättää aloituskohdan tyhjäksi ja kirjoittaa tarvittavat tiedot.
•Kirjoita Domino.Doc-kirjaston (DDocLIBRARY) URL-osoite. Käyttäjänimi ja salasana ovat
pakolliset.
Esimerkki
http://ff/domdoc/dominodoclib.nsf
•Kirjoita arkiston (DDocCabinet) nimi.
•Kirjoita kansion (DDocBinder) nimi.
•Määritä tulosasiakirjalle ainutkertainen tunniste (DDocID) Ladatun asiakirjan nimi -kenttään.
•Kirjoita Domino.doc-profiilin nimi. Tässä on kyse IDP (Interchange Document Profile) -profiilista,
joka määrittää asiakirjan tietoja kuten nimen, tekijän, jne. Se on osa Dominon Document
Interchange Architecture -arkkitehtuuria.
•Lisää haluamasi Checkin-kommentit.
•Tiedostojen korvaus: samannimisiä tiedostoja ei korvata.
38
SMARTsend
Käyttöopas
Page 39
Työnkulkumallit
Hummingbird (Standard ja Professional Edition)
Hummingbird on valinnainen komponentti, joka voidaan ostaa Xeroxilta ja lisätä määränpääksi
SMARTsend-sovelluksessa. SMARTsend tukee tällä hetkellä Hummingbirdin versiota 5.1.0.5.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy Hummingbirdkäyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia.
Tämä valinta täyttää automaattisesti Kirjaston nimi- ja Kansion nimi -kentät. Voit myös jättää
aloituskohdan tyhjäksi ja kirjoittaa kirjaston ja kansion nimet.
•Anna sen kirjaston nimi, jota käytetään skannattujen asiakirjojen säilönä.
•Anna sen kansion nimi, jota työnkulkumalli käyttää asiakirjojen tallennuspaikkana. Jos
määränpääkansio haarautuu nykyisestä kansiosta, napsauta Laajenna ja valitse uusi kansio.
Käyttäjänimi ja salasana ovat pakolliset.
•Julkaise (Kyllä/EI): Valitse Kyllä, jos haluat julkaista asiakirjan. Tämä määrittää skannatun
asiakirjan julkaistuksi versioksi. Julkaistua asiakirjaa käsitellään yleensä vain luku -asiakirjana.
•Tiedostojen korvaus: samannimisiä tiedostoja ei korvata.
Interwoven WorkSite (Standard ja Professional Edition)
Interwoven on valinnainen komponentti, joka voidaan ostaa Xeroxilta ja lisätä määränpääksi
SMARTsend-sovelluksessa. SMARTsend tukee tällä hetkellä Interwoven WorkSiten versiota 8.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy Interwovenkäyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia.
Tämä valinta täyttää automaattisesti Palvelimen nimi- ja Tietokanta-kentät. Voit myös jättää
aloituskohdan tyhjäksi ja kirjoittaa palvelimen nimen ja tietokannan.
•Kirjoita WorkSite-tietokantaa isännöivän palvelimen nimi.
•Anna sen tietokannan nimi, jota käytetään skannattujen asiakirjojen säilönä.
•Anna sen kansion polku, jota työnkulkumalli käyttää asiakirjojen tallennuspaikkana. Napsauta
Laajenna ja valitse kansio. Käyttäjänimi ja salasana ovat pakolliset.
•Julkaise (Yksityinen/Yleinen/Näytä): Julkaise-asetuksella määrätään, voivatko muut käyttäjät
käyttää Interwoven-tietokantaan tallennettua asiakirjaa.
•Yleinen—kaikilla käyttäjillä on luku- ja kirjoitusoikeudet asiakirjaan.
•Yksityinen—vain asiakirjan tai työnkulkumallin omistajalla (tai järjestelmänvalvojalla) on
luku- ja kirjoitusoikeudet.
•Näytä—kaikilla käyttäjillä on lukuoikeudet asiakirjaan. Asiakirjan tai työnkulkumallin
omistajalla tai järjestelmänvalvojalla on luku- ja kirjoitusoikeudet.
•Checkin-kommentit: Lisää haluamasi Checkin-kommentit.
•Asiakirjan tyyppi: Tämä määrittää tietokantaan tallennettavan asiakirjan tyypin. Valinta
määrittää asiakirjaan sovellettavan metadatarakenteen, mikä usein vaihtelee eri sovellusten ja
asiakirjatyyppien välillä. Pidä mielessä, että Interwoven WorkSiten järjestelmänvalvoja voi
muokata käytettävissä olevien asiakirjatyyppien luetteloa. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan,
jos haluamaasi asiakirjatyyppiä ei ole luettelossa.
SMARTsend
Käyttöopas
39
Page 40
Työnkulkumallit
•Tiedostojen korvaus: samannimisiä tiedostoja ei korvata.
Huom.: Interwoven WorkSite -määränpäät eivät tue vapaamuotoisen tekstin kirjoittamista
metadatakenttiin. Kenttien metadata-arvojen on vastattava WorkSite-järjestelmänvalvojan
ennalta määrittämiä arvoja.
LiveLink (Standard ja Professional Edition)
LiveLink on valinnainen komponentti, joka voidaan ostaa Xeroxilta ja lisätä määränpääksi SMARTsendsovelluksessa. SMARTsend tukee tällä hetkellä LiveLinkin versiota 9.5.0.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy LiveLinkkäyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia.
Tämä valinta täyttää automaattisesti Palvelin- ja Kansio-kentät. Voit myös jättää aloituskohdan
tyhjäksi ja kirjoittaa palvelimen ja kansion.
•Kirjoita LiveLink-sovellusta isännöivä palvelin.
•Napsauta Laajenna selataksesi esiin kansion, jota työnkulkumalli käyttää asiakirjojen
tallennuspaikkana. Käyttäjänimi ja salasana ovat pakolliset.
•Luokka: Tämä ei ole pakollinen tieto. Luokka määrittää metadatan, jota käytetään, kun
metadataa yhdistellään asiakirjan määriteprofiilissa. Napsauta tarvittaessa Laajenna ja valitse
asiakirjaan sovellettava luokka. Katso Liite D: LiveLink-luokan määrittäminen SMARTsend-
työnkulkumallissa sivulla 3-80.
Huom.: Luokka on luotava LiveLinkissä ennen kuin käytetään siihen viittaavaa
työnkulkumallia. Muuten työnkulkumalli ei toimi. Jos "luokassa" määritetyssä
määritekentässä havaitaan ristiriita, virhe jätetään huomiotta, arvo ohitetaan ja
sovellus jatkaa lähetystä. Esimerkki: jos luokkakentän tyyppi on "Integer", mutta
laitteessa annetaan "NotAnInt"-arvo, asiakirja lähetetään, mutta kenttä on tyhjä.
Vahvistusraportti ilmoittaa, että työ on onnistunut.
•Tiedostojen korvaus: samannimisiä tiedostoja ei korvata.
40
SMARTsend
Käyttöopas
Page 41
Työnkulkumallit
TRIM Context Server (Standard ja Professional Edition)
TRIM Context Server on valinnainen komponentti, joka voidaan ostaa Xeroxilta ja lisätä määränpääksi
SMARTsend-sovelluksessa. TRIM-sovitin on asennettava SMARTsend-tietokoneeseen ennen kuin TRIMkomponentti voidaan lisätä SMARTsendiin. SMARTsend tukee tällä hetkellä TRIM Context Server
6.0:aa.
•Lisää SMARTsendissä uudet käyttäjätiedot ja valitse tilin tyypiksi TRIM. Anna tilin nimi ja
palvelimen nimi. Anna virtuaalikansion nimi. Virtuaalikansio määritetään Microsoft IIS 6:ssa ja
sijaitsee samassa paikassa kuin TRIM Connectivity Toolkit -binaaritiedostot. Virtuaalikansion
oletusnimi on TRIMCT2.
Huom.: Tämä ei ole se virtuaalikansio, jonne "WebDrawer"-sovellus asennetaan. TRIM-
määränpäätä voidaan käyttää SMARTsendissä ilman WebDrawer-sovellusta. Joissakin uusissa
TRIM Context -versioissa TRIM Connectivity Toolkitin nimi on "TRIM Context Web Sevices".
•Anna käyttäjänimi ja salasana. Käyttäjän on kuuluttava siihen toimialueryhmään, jossa TRIM
Context Services toimivat. Tämä voi olla kuka tahansa, jolle on myönnetty etäkäyttö-, käynnistysja aktivointioikeudet. Napsauta OK.
•Luo SMARTsend-työnkulkumalli. Valitse Lisää uusi työnkulkumalli ja anna määränpään nimi, jonka
perusteella työnkulku tunnistetaan.
•Jos valitaan Luo kansioita, luodaan kansio, jonka nimi on määritetty alikansiokentässä, ja asiakirja
ohjataan tähän kansiopaikkaan. Jos alikansiokentässä on useita nimiä asianmukaisesti
eroteltuina (esim. "/"), sovitin käy läpi alikansioluettelon ja luo kaikki kansiot, joita luettelossa ei
vielä ole. Oletuksena on, että asiakirjat kuitataan sisään palvelimeen. Käyttäjä voi määrittää
sisäänkuittauskommentit. Nämä kommentit näytetään TRIM-työpöydän Huomautuksia-osassa.
•Käyttäjän on annettava kelvollinen tietuetyyppi. Jos tietuetyyppi ei ole "Asiakirja", SMARTsend
tuottaa virheen.
•Pääkansioon voidaan luoda alikansio vain, jos se on pääkansiota alemmalla tasolla. Erottimien
erottamien alikansioiden määrän on oltava sama tai pienempi kuin käytettävissä olevien
kansiotasojen määrä. Käytettävissä olevien kansiotyyppien määrän tulisi olla alikansiotasojen
määrää pienempi.
•TRIM Context Serverin DCOM-asetusten asettamista varten valitse Käynnistä > Valvontatyökalut > Komponentti. Laajenna Komponenttipalvelut\Tietokoneet-kansio. Napsauta
hiiren kakkospainikkeella Oma tietokone ja valitse Ominaisuudet. Valitse COM-suojausvälilehden Käynnistys- ja aktivointioikeudet- tai Etäaktivointi-alueelta Muokkaa rajoituksia.
Valitse Käynnistys- ja aktivointioikeudet-alueelta Muokkaa rajoituksia. Napsauta tiliä, jonka
oikeuksia on muutettava, ja salli etäkäyttöoikeudet tai salli etäkäynnistys- ja etäaktivointioikeudet. Käyttäjällä tulisi olla toimialuetason tili, ei paikalliskäyttäjätili. Kaikkien
TRIM-käyttäjien on kuuluttava tähän toimialueryhmään. Valitse OK. Napsauta Käyttöoikeudet-
alueella Muokkaa rajoituksia. Napsauta muokattavaa tiliä ja valitse Etäkäyttö-valintaruutu.
Huom.: Useita asiakirjoja ei voi tallentaa samaan alikansioon. Jos skannattu asiakirja lähetetään
jo olemassa olevaan alikansioon, luodaan uusi alikansio, jolla on sama nimi, mutta eri
tietuetunnus.
SMARTsend
Käyttöopas
41
Page 42
Työnkulkumallit
Microsoft Exchange 2000 Web-kansio (Standard ja Professional Edition)
Microsoft Exchange 2000 Web-kansio on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy Exchange 2000 käyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia.
Tämä valinta täyttää automaattisesti URL-osoitekentän. Voit myös jättää aloituskohdan tyhjäksi
ja kirjoittaa URL-osoitteen.
•Kirjoita tai valitse Microsoft Exchange Web-kansion URL-osoite. Jos uusi määränpää on
hakemistorakenteessa aloituskohdan alapuolella, voit avata rakenteen valitsemalla Laajenna ja
valita uuden määränpään. Käyttäjänimi ja salasana ovat pakolliset.
Esimerkki
\\yhtio\yleisetkansiot\testikansio\asiakirjat
•Tiedostojen korvaus: samannimiset tiedostot korvataan. Tiedoston nimeen on suositeltavaa
lisätä jälkiliite. Katso Asiakirjan nimi ja tyyppi sivulla 46.
FTP
FTP on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy FTP-käyttäjätietojesi
mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia. Tämä valinta
täyttää automaattisesti FTP-isäntänimi- ja Kansion polku -kentät. Voit myös jättää aloituskohdan
tyhjäksi ja kirjoittaa isäntänimen ja kansiopolun.
•Kirjoita FTP-isäntänimi. Tähän tulee kirjoittaa tiedostopalvelimen koko nimi (isäntänimi ja
toimialueen nimi) tai IP-osoite.
Esimerkki
ftp:yhtiopalvelin.com tai 10.14.121.32
Portin oletusasetus on vakioportti 21. Jos portti 21 ei ole käytettävissä, määritä käytettävä portti
isäntänimen osana; esimerkiksi ftp:yhtiopalvelin.com:99.
•Anna kansiopolku FTP-palvelimen hakemistoon, johon tiedosto tallennetaan. Käyttäjänimi ja
salasana ovat pakolliset. Anonyymi FTP-käyttö on kuitenkin sallittua. Käyttäjänimenä tulee tällöin
olla "anonymous" ja salasanakenttä on jätettävä tyhjäksi.
Esimerkki
/ftp-yleiset/omat_asiakirjat
•Tiedostojen korvaus: samannimiset tiedostot korvataan. Tiedoston nimeen on suositeltavaa
lisätä jälkiliite. Katso Asiakirjan nimi ja tyyppi sivulla 46.
42
SMARTsend
Käyttöopas
Page 43
Työnkulkumallit
•Lisäominaisuudet: Tällä toiminnolla voidaan laitteen työlokeja viedä ja mukauttaa. Se on
käytettävissä, kun Työlokin vientituki on otettu käyttöön FTP-palvelua varten. Se on tarkoitettu
kokeneiden käyttäjien ja järjestelmän integroinnista vastaavien henkilöiden käyttöön.
Huom.: Skannattaessa suojattuun FTP-palvelimeen, tulostiedostojen linkit työn
vahvistussähköpostiviesteissä eivät toimi, ellei myös salasana sisälly URL-osoitteeseen.
Esimerkkejä: ftp://käyttäjä:salasana@isäntä/polku/tiedosto tai
ftp://anonymous@isäntä/polku/tiedosto.
NetWare (Standard ja Professional Edition)
NetWare on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy NetWarekäyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia.
Tämä valinta täyttää automaattisesti Kansion polku -kentän. Voit myös jättää aloituskohdan
tyhjäksi ja kirjoittaa kansion polun.
•Kirjoita kansion polku. Jos uusi määränpää on hakemistorakenteessa aloituskohdan alapuolella,
voit avata rakenteen valitsemalla Laajenna ja valita uuden määränpään.
Esimerkki
\\palvelin-1\skannaus\asiakirjat
Myös käyttäjänimi ja salasana ovat pakolliset. Nimi, konteksti ja puutiedot vaaditaan. Kelvollisen
NetWare-käyttäjänimen muoto on seuraava:
.cn=[kutsumanimi].ou=[organisaation yksikkö].o=[organisaatio].c=[konteksti].t=[puu]
Esimerkki
.cn=omanimi.ou=dsp.o=omayritys.c=us.t=us123myynti
•Tiedostojen korvaus: samannimiset tiedostot korvataan. Tiedoston nimeen on suositeltavaa
lisätä jälkiliite. Katso Asiakirjan nimi ja tyyppi sivulla 46.
Verkkokansio
Verkkokansiot on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy verkkokäyttäjätietojesi
mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin aloituskohtia. Tämä valinta
täyttää automaattisesti Kansion polku -kentän. Voit myös jättää aloituskohdan tyhjäksi ja
kirjoittaa kansion polun.
•Anna verkkokansion koko polku. Jos uusi määränpää on hakemistorakenteessa aloituskohdan
alapuolella, voit avata rakenteen valitsemalla Laajenna ja valita uuden määränpään.
Käyttäjänimi ja salasana ovat pakolliset.
Esimerkki
\\palvelin-1\skannaus\asiakirjat
SMARTsend
Käyttöopas
43
Page 44
Työnkulkumallit
•Tiedostojen korvaus: samannimiset tiedostot korvataan. Tiedoston nimeen on suositeltavaa
lisätä jälkiliite. Katso Asiakirjan nimi ja tyyppi sivulla 46.
•Lisäominaisuudet: Tällä toiminnolla voidaan SMARTsend-työlokeja viedä ja mukauttaa. Se on
käytettävissä, kun Työlokin vientituki on otettu käyttöön verkkokansiopalvelua varten. Se on
tarkoitettu kokeneiden käyttäjien ja järjestelmän integroinnista vastaavien henkilöiden käyttöön.
Skannaus URL-osoitteeseen (Standard ja Professional Edition)
Skannaus URL-osoitteeseen on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy Skannaus URLosoitteeseen -käyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin
aloituskohtia. Tämä valinta täyttää automaattisesti URL-osoitekentän. Voit myös jättää
aloituskohdan tyhjäksi ja kirjoittaa URL-osoitteen.
•Kirjoita määränpään URL-osoite. Jos uusi määränpää on hakemistorakenteessa aloituskohdan
alapuolella, voit avata rakenteen valitsemalla Laajenna ja valita uuden määränpään.
•Tiedostojen korvaus: samannimiset tiedostot korvataan. Nimeen on suositeltavaa lisätä jälkiliite.
Katso Asiakirjan nimi ja tyyppi sivulla 46.
Microsoft SharePoint Portal Server 2001 (Standard ja Professional Edition)
Microsoft SharePoint Portal Server 2001 on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy SharePoint Portal
Server 2001 -käyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla useitakin
aloituskohtia. Tämä valinta täyttää automaattisesti SharePoint-kansion URL-osoitekentän. Voit
myös jättää aloituskohdan tyhjäksi ja kirjoittaa SharePoint-kansion URL-osoitteen.
•Kirjoita SharePoint-kansion URL-osoite. Jos uusi määränpää on hakemistorakenteessa
aloituskohdan alapuolella, voit avata rakenteen valitsemalla Laajenna ja valita uuden
määränpään.
Esimerkki
http://dsp1/tyopoyta/asiakirjat/dm
•Hyväksy SharePoint-asiakirjan oletusprofiili tai anna uusi. SharePoint-asiakirjaprofiili sisältää
SharePoint Portal -kansioon liittyviä tietoja, esimerkiksi kentät tekijän nimeä ja versiota varten.
Sovellus kysyy SharePoint Portal -palvelimelta, mitkä profiilikentät liittyvät määränpääkansioon.
•Checkin-asetus on käytettävissä, kun määränpää on SharePoint Portal. Valitse Kyllä, jos haluat
julkaista asiakirjan SharePointissa. Tällöin asiakirja on muiden SharePoint-käyttäjien käytettävissä.
•Kirjoita mahdolliset Checkin-kommentit.
•Tiedostojen korvaus: samannimisiä tiedostoja ei korvata.
44
SMARTsend
Käyttöopas
Page 45
Työnkulkumallit
Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007
Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007 on tuettu määränpää.
•Anna määränpään nimi työnkulun tunnistamista varten.
•Valitse aloituskohta avattavasta luettelosta. Oletusaloituskohta määräytyy SharePoint Portal
Server 2003/2007 -käyttäjätietojesi mukaan. Käyttöoikeuksistasi riippuen luettelossa voi olla
useitakin aloituskohtia. Tämä valinta täyttää automaattisesti SharePoint-kansion URLosoitekentän. Voit myös jättää aloituskohdan tyhjäksi ja kirjoittaa SharePoint-kansion URLosoitteen.
•Kirjoita SharePoint-kansion URL-osoite. Jos uusi määränpää on hakemistorakenteessa
aloituskohdan alapuolella, voit avata rakenteen valitsemalla Laajenna ja valita uuden
määränpään.
•Checkin-asetus on käytettävissä, kun määränpää on SharePoint Portal. Valitse Kyllä, jos haluat
julkaista asiakirjan SharePointissa. Tällöin asiakirja on muiden SharePoint-käyttäjien käytettävissä.
•Kirjoita mahdolliset Checkin-kommentit.
•Tiedostojen korvaus: samannimisiä tiedostoja ei korvata.
SMARTsend
Käyttöopas
45
Page 46
Työnkulkumallit
Asiakirjan nimi ja tyyppi
Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivua käytetään määrittämään SMARTsendillä luotujen asiakirjojen
tiedostonimi, -tyyppi ja -muoto.
Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivu avataan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse Työnkulkumallien hallinta -sivulla olevasta luettelosta malli, jossa haluat muuttaa
asiakirjan nimeä tai muotoa.
3.Valitse tehtäväluettelosta Muokkaa tätä työnkulkumallia.
4.Valitse työnkulkumallin editorisivulta Asiakirjan nimi ja tyyppi.
Huom.: Uutta työnkulkumallia luotaessa voidaan Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivulle siirtyä
myös Lisää uusi työnkulkumalli -linkin avulla.
Asiakirjan nimi
Asiakirjan nimi on tuotettavan tulostiedoston nimi. Tunnistustietoja käytetään, kun asiakirja on
skannattu. Selvitä määränpäiden mahdolliset rajoitukset (esimerkiksi sallitut merkit ja tiedostojen
korvauskäytäntö) ennen asiakirjan nimeämistä.
Asiakirjan nimen muuttamista skannauksen yhteydessä koskevat seuraavat rajoitukset:
•Käytettäessä skannausmalleja Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275- tai
uudemmissa laitteissa asiakirjan nimeä ei voi muuttaa skannauksen yhteydessä, ellei
työnkulkumallissa ole valittu Skannauslähteessä annettu nimi. Tämä rajoitus ei koske
vanhempia laitteita eli asiakirjan nimeä voidaan muuttaa skannauksen yhteydessä riippumatta
siitä, mikä nimeämisvaihtoehto on valittu työnkulkumallissa.
•Käytettäessä muokattavia asiakirjamääritteitä sisältäviä PaperWare-malleja (Professional Edition)
Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275- tai uudemmissa laitteissa asiakirjan nimi
voidaan aina muuttaa laitteen käyttöliittymässä. Asiakirjan jakelussa käytetään kuitenkin
nimeämistapaa, joka on määritetty siinä työnkulkumallissa, josta PaperWare-malli on julkaistu.
•Oma_sähköposti-malli käyttää aina skannauslähteessä annettua asiakirjan nimeä ja käyttäjä voi
muuttaa sitä skannauksen yhteydessä.
46
SMARTsend
Käyttöopas
Page 47
Työnkulkumallit
Nimi
Nimi on tulostiedoston nimi. Nimeämisvaihtoehdot ovat:
•Nimi: Anna tulosasiakirjan tiedostonimi. Nimessä voi olla aakkosnumeerisia merkkejä,
yhdysviivoja ja alaviivoja. Välit eivät ole sallittuja. Tämä nimi on perustiedostonimi. Jos nimelle
määritetään jälkiliite, tulostiedoston nimeksi tulee tähän kenttään annettu perustiedostonimi,
siihen lisättävä jälkiliite (päivämäärä ja aika, ainutkertainen tunnus tai ei mitään) ja
tiedostotarkennin. Tulostiedoston nimen muoto on siis seuraava:
Perustiedostonimi + jälkiliite + tiedostotarkennin.
Jos jälkiliitettä ei määritetä, tulostiedoston nimen muoto on seuraava:
Perustiedostonimi + tiedostotarkennin.
Jos perustiedostonimi jätetään tyhjäksi, tulostiedoston nimi koostuu vain yksilöllisestä
tunnuksesta tai päivämäärästä ja ajasta sekä tarkentimesta. Jos jälkiliitettä ei valita,
perustiedostonimi on annettava, jotta asiakirja tunnistettaisiin.
•Nimi luodaan automaattisesti (8 merkkiä): Anna SMARTsendin muodostaa automaattisesti
8merkkinen nimi. Tässä tapauksessa jälkiliitettä ei voi määrittää.
Huom.: Jos valitaan tämä asetus ja tyypiksi yksisivuinen TIFF tai JFIF (katso kohtaa
Asiakirjan tyyppi sivulla 49), tiedostonimet ylittävät 8 merkin pituuden, koska nimeen
lisätään sivun tunniste (tunnisteesta -1 portaittain eteenpäin), jotta sivut erottuvat
toisistaan.
•Skannauslähteessä annettu nimi (oletus): Asiakirjalle annetaan nimi skannauslähteessä. Jos
skannauslähde on Xerox-laite, nimi annetaan laitteessa; jos lähde on Internet-faksilaite, nimi on
laitteen luoma liitteen nimi. Tämä nimi on tulostiedoston perustiedostonimi. Jos nimelle
määritetään jälkiliite, tulostiedoston nimeksi tulee perustiedostonimi, siihen lisättävä jälkiliite
(päivämäärä ja aika, ainutkertainen tunnus tai ei mitään) ja tiedostotarkennin. Tiedostonimi voi
olla tyhjä, mutta jälkiliite on määritettävä. Tulostiedoston nimi voi olla seuraavassa muodossa:
Perustiedostonimi + jälkiliite + tiedostotarkennin.
Jos jälkiliitettä ei määritetä, tulostiedoston nimen muoto on seuraava:
Perustiedostonimi + tiedostotarkennin.
Jälkiliite + tiedostotarkennin.
Jos skannauslähteessä ei määritetä mitään nimeä, käytetään laitteen luomaa oletusnimeä.
Huom.: Valitse nimi, joka toimii tiedostojen määränpäiden kanssa. Jos esimerkiksi
määränpää sallii vain 8-merkkiä, käytä vain 8 merkkiä; muuten tallennus epäonnistuu.
SMARTsend
Käyttöopas
47
Page 48
Työnkulkumallit
Nimen jälkiliite
Kun määritetään perustiedostonimi tai valitaan Skannauslähteessä annettu nimi, voidaan määrittää
perustiedostonimeen lisättävä jälkiliite. Jälkiliitteiden käyttö varmistaa tiedostonimien
ainutkertaisuuden. Tämä on erityisen tärkeää niissä määränpäissä, joissa samannimiset tiedostot
korvataan.
Valitse jokin seuraavista:
•Ei mitään
•Päivämäärä ja aika (oletus): perustiedostonimeen lisätään päivämäärä ja aika (vuosi, kuukausi,
päivä, tunti, minuutit, sekunnit), jolloin asiakirja skannattiin. Esimerkki: Jos on määritetty
perustiedostonimeksi omaTied, valittu tiedostotyypiksi PDF ja asiakirja on skannattu elokuun 25.
päivänä 2004 kello 12:24:06, tulostiedoston nimi on
omaTied20040825122406.pdf.
Valitse tämä asetus, kun skannaustiedostoja luodaan tai muutetaan usein ja jokainen tiedosto
tulee säilyttää.
•Ainutkertainen tunnus: yksilöllinen 32-merkkinen tunnusnumero luodaan automaattisesti ja
lisätään perustiedostonimeen. Valitse tämä asetus, kun yksinkertainen skannaustiedostojen
seuranta saadaan aikaiseksi satunnaisilla tunnusnumeroilla.
Huom.: Jälkiliitettä ei voi käyttää, kun tiedoston nimeämisasetukseksi on valittu Nimi
luodaan automaattisesti (8 merkkiä).
48
SMARTsend
Käyttöopas
Page 49
Työnkulkumallit
Asiakirjan tyyppi
Asiakirjan tyyppi määrittää tulostiedostojen tyypin ja muodon. Oletuksena SMARTsend määrittää
yhden yhteisen tyypin, jota käytetään työnkulkimallin sisältämissä määränpäissä. On myös
mahdollista määrittää eri tyyppi kutakin määränpäätä varten. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista
määrittäessäsi asiakirjan tyyppiä:
Käytä samaa asiakirja- tai tulostustyyppiä kaikissa määränpäissä
Määränpäille voidaan valita ja määrittää yksi yhteinen asiakirjan tyyppi ja tulostustyyppi.
Käytä eri asiakirja- tai tulostustyyppiä kussakin määränpäässä
Jokaiselle määränpäälle voidaan valita ja määrittää eri asiakirjan tyyppi tai tulostustyyppi.
SMARTsendin tukemat asiakirjatyypit
•PDF, hakukelpoinen teksti (*.pdf)—Professional Edition -toiminto; käytettävissä vain, jos
tekstintunnistus (OCR) on käytössä.
•PDF, vain kuva (*.pdf)
•PDF, suojattu (salattu)
•JFIF (*.jpg)
•XPS
•Yksisivuinen Tiff (*.tif)
•Monisivuinen Tiff (*.tif)
•Asiakirjan alkuperäinen tyyppi (laite määrittää tiedostomuodon skannauksen yhteydessä)
•Muu (Professional Edition -toiminto; käytettävissä vain, jos tekstintunnistus (OCR) on käytössä).
Muu-vaihtoehto sisältää palvelinpohjaiset OCR-tiedostomuodot. Taulukko 3-1 sivulla -50 sisältää
täydellisen luettelon OCR-tiedostomuodoista.
Kullakin asiakirjatyypillä on oma tiedostomuotonsa. Kun tyyppi valitaan avattavasta luettelosta,
vastaavan tiedostomuodon tiedot näkyvät valinnan alapuolella. Tiedostomuotoa voidaan muuttaa
tiettyjen asiakirjatyyppien yhteydessä. Napsauta Ominaisuudet ja valitse toinen tiedostomuoto
luettelosta.
Tulostustyyppi
Tulostustyyppi koskee vain etätulostinmääränpäätä. Etätulostinmääränpäälle voidaan määrittää
seuraavat ominaisuudet:
Alkuperäinen kuva
Tämä tulostaa alkuperäistä kuvaa vastaavan kuvan.
SMARTsend
Käyttöopas
49
Page 50
Työnkulkumallit
Muu (Professional Edition)
Tämä mahdollistaa tuetun OCR-muodon valinnan ja määrittämisen. Käytettävissä olevat muodot
saattavat vaihdella etätulostimen ominaisuuksien mukaan. Katso Muu (Professional Edition) sivulla
3-56 ja OCR-ominaisuudet (Professional Edition) sivulla 57.
Huom.: JFIF ja yksisivuinen TIFF ovat tuettuja vain tiedostojen jakelussa FTP-palvelimeen,
verkkokansioon, NetWare-kansioon ja sähköpostiosoitteiseen. Jos FTP:n, verkkokansion,
NetWare-kansion ja sähköpostin lisäksi valitaan jokin muu määränpää, nämä tiedostotyypit
häviävät käytettävissä olevista tyypeistä.
Asiakirjan muoto ja ominaisuudet
Ominaisuudet määrittävät tulostiedoston muodon ja tietyt ominaisuudet. Muotoasetuksiin päästään
napsauttamalla Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivun Asiakirjan tyyppi -alueella olevaa Ominaisuudet-
painiketta. Valintavaihtoehdot vaihtelevat valitun tiedostotyypin mukaan. Seuraavassa taulukossa on
lueteltu SMARTsendin tukemat tyypit ja muodot sekä annettu niitä koskevia lisätietoja:
Asiakirjan tyyppiTulostiedoston muotoLisätietoja
PDF, vain kuvaPDF, vain kuva
PDF, vain kuva - säilytä
skannauslähteestä saatu kuva
PDF, suojattu (salattu)
PDF, linearisoitu
PDF, hakukelpoinen teksti
(Professional Edition)
PDF, tavallinen teksti
PDF, kuvien korvaus
PDF, kuvat tekstin päällä
PDF, kuvat tekstin päällä - säilytä
sivujen suunta
PDF, kuvat tekstin päällä - säilytä
skannauslähteestä saatu kuva
•Kaikkien yleisimpien
käyttöjärjestelmien tuki
•Voidaan tallentaa kaikkiin
SMARTsend-säilöihin
•Moni
tiedostonpakkausvaihtoehto
ja
•Erinomainen siirrettävyyden,
yhteensopivuuden ja
pakkausvaihtoehtojen
yhdistelmä
•Kaikki kuvankäsittelytyökalut
eivät ehkä tue PDF:ää
•Kuten yllä, sekä OCR-tuki
•Asiakirjasta voidaan etsiä
tekstiä
•Tekstiä voidaan kopioida
asiakirjasta
•Lisäkäsittely on tarpeen
•Tiedon menetys on
mahdollista käsittelyn aikana
50
PDF, suojattu (salattu)
PDF, linearisoitu
Table 3-1: Tuetut asiakirjan tyypit ja muodot
SMARTsend
Käyttöopas
Page 51
Asiakirjan tyyppiTulostiedoston muotoLisätietoja
Työnkulkumallit
XPSXPS•Microsoftin uusi avoin
formaatti
•Katselu sivu sivulta
•Sisältyy Windows Vistaan,
saatavilla Windows XP:hen
JFIFJPEG•Jokainen sivu tallennetaan
omaksi tiedostoksi
•Laajalti tuettu kuvamuoto
•Erinomainen värikuville
•JPEG on aina tuettu
tiedostopakkaus
•Vääristymiä saattaa esiintyä
•Jotkin säilöt eivät tue
yksisivuisia tiedostoja
•Ei OCR-tukea
Yksisivuinen TIFFYksisivuinen TIFF 6.0
•Jokainen sivu tallennetaan
omaksi tiedostoksi
Yksisivuinen TIFF 6.0 TTN2
•Laajalti tuettu kuvamuoto
•Kohtalainen valikoima
pakkausvaihtoehtoja
•Jotkin säilöt eivät tue tätä
muotoa
•Ei OCR-tukea
Monisivuinen TIFFMonisivuinen TIFF 6.0
•Sivut tallennetaan yhdeksi
tiedostoksi
Monisivuinen TIFF 6.0 TTN2
•Laajalti tuettu kuvamuoto
•Kohtalainen valikoima
Monisivuinen TIFF - säilytä
skannauslähteestä saatu kuva
pakkausvaihtoehtoja
•Voidaan tallentaa kaikkiin
SMARTsend-säilöihin
•Ei OCR-tukea
Asiakirjan alkuperäinen
tyyppi
Tiedostomuoto määritetään
skannattaessa Joissakin laitteissa
tiedostomuoto voidaan valita laitteen
käyttöpäätteestä, toisissa vain tietty
muoto on mahdollinen.
Table 3-1: Tuetut asiakirjan tyypit ja muodot
•Tiedon menetys vähäistä
•Ei OCR-tukea
•Tiedostomuoto määräytyy
skannattaessa ja saattaa
vaihdella laitteiden välillä
SMARTsend
Käyttöopas
51
Page 52
Työnkulkumallit
Asiakirjan tyyppiTulostiedoston muotoLisätietoja
Muu - OCR-muodot
(Professional Edition)
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003
(*.doc)
Teksti, standard (*.txt)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003
(.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
ASCII-teksti, muotoiltu (*.txt)
ASCII-teksti, standard (*.txt)
ASCII-teksti, standardEx (*.txt)
Rich Text Format (*.rtf)
RTF Word 2000 (*.rtf)
RTF Word 6.0/95 (*.rtf)
RTF Word 97 (*.rtf)
Teksti, smart (*.txt)
•SMARTsend luo
tiedostomuodot, kun
skannatut asiakirjat ovat
käyneet läpi OCR-käsittelyn
•Lisäkäsittelyaika on tarpeen
•Alkuperäistä kuvadataa ei
säilytetä (saattaa sisältää
upotettuja kuvia)
•Luo tiedostoja, joita voidaan
muokata useilla yleisillä
ohjelmistosovelluksilla.
Teks t i, s tr ippe d (* . tx t)
Teksti, plain (*.txt)
Teksti, pilkuilla erotettu (*.csv)
Teksti, sarkaimilla erotettu (*.txt)
WordPad (*.rtf)
Table 3-1: Tuetut asiakirjan tyypit ja muodot
PDF-tiedostot
PDF-tiedostot säilyttävät asiakirjojen sivuasettelun, tekstin ja kuvat. Ne on helppo toisintaa ja niitä
voidaan käyttää useimmissa ympäristöissä, mikä tekee PDF:stä standardimuodon. PDF-tiedosto on
helposti hallittavissa pienen kokonsa vuoksi.
Tässä osassa selostetaan eri PDF-vaihtoehdot.
PDF, hakukelpoinen teksti (Professional Edition)
Seuraavista PDF-tiedostomuodoista voidaan hakea tekstimuotoisia merkkejä.
52
SMARTsend
Käyttöopas
Page 53
Työnkulkumallit
•PDF, tavallinen teksti sisältää tekstiä ja kuvia, jotka vastaavat alkuperäistä asiakirjaa. Kuvien
yhteensopivuuteen ja pakkaukseen ei voida vaikuttaa. Suuntaa sivut automaattisesti niin, että
tekstiä voidaan lukea normaalisti.
Huom.: Monet vanhat laitteet eivät tue tiivistä pakkausta skannattuja kuvia tulostettaessa.
•PDF, kuvien korvaus sisältää tekstiä, joka vastaa alkuperäistä asiakirjaa. OCR-ongelmien
ilmetessä tulostiedostossa on alkuperäistä kuvaa pienempi, korvaava kuva. Korvaavia kuvia
käytetään seuraavissa tapauksissa: teksti sisältää sanoja, joissa on kyseenalaisia merkkejä,
tekstissä on sanoja, joita ei löydy tarkistuksessa käytettävässä sanakirjassa, sanat sisältävät
hylättäviä tai puuttuvia merkkejä. Kuvien yhteensopivuuteen ja pakkaukseen ei voida vaikuttaa.
Suuntaa sivut automaattisesti niin, että tekstiä voidaan lukea normaalisti.
•PDF, kuvat tekstin päällä sisältää yhden kuvan kutakin asiakirjan sivua kohti, sekä
tekstimuotoisia merkkejä. Kuvien yhteensopivuuteen ja pakkaukseen ei voida vaikuttaa. Suuntaa
sivut automaattisesti niin, että tekstiä voidaan lukea normaalisti. Katso Taulukko 3-2 sivulla -53.
•PDF, kuvat tekstin päällä - säilytä sivujen suunta sisältää yhden kuvan kutakin asiakirjan sivua
kohti, sekä tekstimuotoisia merkkejä. Kuvien yhteensopivuuteen ja pakkaukseen voidaan
vaikuttaa. Alkuperäisen asiakirjan sivujen suunta säilytetään. Katso Taulukko 3-2 sivulla -53.
Huom.: Jos alkuperäisessä asiakirjassa sivujen suunta ei ole normaali tai sivut ovat
vinossa, tekstiä ei ehkä pystytä korostamaan PDF-tiedostossa. Haku on silti mahdollista.
•PDF - säilytä skannauslähteestä saatu kuva säilyttää alkuperäisen kuvadatan, jonka laite
lähettää SMARTsendiin. Kuva säilyy mahdollisimman tarkkana, mutta yhteensopivuuteen ja
pakkaukseen ei voida vaikuttaa. Alkuperäisen asiakirjan sivujen suunta säilytetään.
Table 3-2: Miten valittu PDF-muoto vaikuttaa sivujen suuntaan
PDF, vain kuva (*.pdf)
Seuraavat PDF-muodot eivät sisällä tekstimuotoisia merkkejä, joten tekstiin ei voi kohdistaa hakuja.
•PDF, vain kuva sisältää yhden kuvan kutakin asiakirjan sivua kohti.
SMARTsend
Käyttöopas
53
Page 54
Työnkulkumallit
•PDF - säilytä skannauslähteestä saatu kuva säilyttää alkuperäisen kuvadatan, jonka laite
lähettää SMARTsendiin. Kuva säilyy mahdollisimman tarkkana, mutta pakkaukseen ei voida
vaikuttaa.
Huom.: Monet vanhat laitteet eivät tue tiivistä pakkausta skannattuja kuvia tulostettaessa.
PDF, linearisoitu
Linearisoitu PDF-tiedosto sopii erinomaisesti katseluun verkossa. Sen rakenne on sellainen, että
ensimmäinen sivu näytetään selainikkunassa ennen kuin koko tiedosto ladataan palvelimesta.
Rakenteensa vuoksi linearisoitu PDF-asiakirja avautuu erittäin nopeasti.
PDF, suojattu
Suojattu tai salattu PDF antaa käyttäjälle mahdollisuuden ohjata PDF-tiedoston käyttöä. Kaikki
suojatut PDF-tiedostot on salasanalla suojattuja. Lisäksi voidaan tiedoston tulostusta, sisällön
kopiointia ja acroForm-päivityksiä rajoittaa.
PDF-tiedosto voidaan suojata niin, että sen avaamiseen tarvitaan käyttäjäsalasana ja sen
suojausasetusten muuttamiseen pääkäyttäjäsalasana. Suojattua tiedostoa varten on hyvä määrätä
myös pääkäyttäjäsalasana, jotta tiedoston avaava käyttäjä ei pääse muuttamaan suojausasetuksia.
Jos tiedosto avataan pääkäyttäjäsalasanalla, suojausasetukset poistetaan väliaikaisesti käytöstä. Jos
tiedostolle on määritetty molemmat salasanat, se voidaan avata kummalla tahansa.
. PDF:n kuvan optimointiasetukset
SMARTsend sisältää useita PDF-kuvan optimointiasetuksia. Oletusasetukset määrittää SMARTsendin
järjestelmänvalvoja. Asetukset ovat käyttäjien muokattavissa työnkulkumallien julkaisemisen
yhteydessä.
Tällä hetkellä tuetaan seuraavia kuvan optimointiasetuksia:
Painota yhteensopivuutta—valitse tämä, kun tärkeintä on yhteensopivuus Acrobat Reader -ohjelman
vanhempien versioiden kanssa. Tällöin tiedoston koko voi kasvaa. Lisätietoja on kohdassa PDF,
yhteensopivuusasetukset.
Painota pakkausta—valitse tämä, kun tärkeintä on pieni tiedostokoko. Acrobat Reader -ohjelman
vanhemmat versiot eivät ehkä tue tätä.
Oma—valitse tämä, kun haluat säätää käsin kaikkia optimointiasetuksia.
Huom.: Asiakirjatyyppi: ominaisuudet -ikkunassa voidaan yhteensopivuus- ja
pakkausasetuksia säätää vain, jos on valittu Oma-vaihtoehto.
PDF, yhteensopivuusasetukset
Yhteensopivuusasetukset ovat käytettävissä, kun kuvan optimointiasetukseksi on valittu Oma. Nämä
asetukset muuttavat PDF-muotoa seuraavien parametrien perusteella:
54
SMARTsend
Käyttöopas
Page 55
Työnkulkumallit
Acrobat Reader 4 ja vanhemmat—säilyttää yhteensopivuuden Acrobat Reader -ohjelman 4.0- ja
vanhempien versioiden kanssa. Tällöin tiedoston koko voi kasvaa.
Acrobat Reader 5 ja uudemmat—säilyttää yhteensopivuuden Acrobat Reader -ohjelman 5.0- ja
uudempien versioiden kanssa. Tämän tarjoaa enemmän pakkausvaihtoehtoja.
PDF:n pakkausasetukset
Pakkausasetukset ovat käytettävissä, kun kuvan optimointiasetukseksi on valittu Oma. Nämä
asetukset muuttavat PDF-muotoa seuraavien parametrien perusteella:
MRC (Mixed Raster Content)—soveltaa erilaista pakkaustekniikkaa skannattujen kuvien eri osiin.
Tämä on yleensä paras vaihtoehto liikeasiakirjoille, myös värillisiä viivapiirroksia sisältäville. Tätä
vaihtoehtoa ei suositella värivalokuville.
Mustavalkokuvat—mustavalkokuvien pakkaukseen on valittavissa CCITT G4, JBIG2 Huffman
Encoded ja JBIG2 Arithmetic Encoded. Lisätietoja annetaan seuraavassa taulukossa:
PakkaustyyppiLisätietoja
CCITT G4•Hävikitön pakkaus
•Laajasti tuettu
•Jotkin asiakirjatyypit eivät tiivisty merkittävästi
JBIG2 Huffman Encoded•CCITT G4:ää parempi pakkaus
•Rajoitetumpi tuki
JBIG2 Arithmetic Encoded•Paras vaihtoehto mustavalkokuville
•Muita vaihtoehtoja rajoitetumpi tuki
Table 3-3: PDF:n pakkausasetukset
Värikuvat—tuo näkyviin värikuviin sovellettavia asetuksia. Värikuva-asetukset määrittää sovellus.
JPEG on oletusasetus, JPEG/Flate-pakkausta käytetään kun on valittu MRC (Mixed Raster Content)
JFIF/JPEG
JFIF (*.jpg) -muoto käyttää JPEG-pakkausta, joka on hävikillinen tiedoston pakkaustapa (tietoja
menetetään). Tämä on usein paras muoto valokuville ja grafiikalle. Skannattaessa jokaisesta sivusta tai
kuvasta luodaan oma tiedosto.
Huom.: JFIF- tai JPEG-muoto soveltuu vain väri- tai harmaasävykuvien käsittelyyn.
Binäärimuotoisia tai mustavalkoisia kuvia ei voi muuntaa JFIF- tai JPEG-muotoon.
TIFF-tiedostot
TIFF (Tagged Image File Format) -tiedostot ovat erittäin joustavia ja ympäristöstä riippumattomia.
Monet kuvankäsittelysovellukset tukevat ja käyttävät niitä. TIFF-tiedostot voivat olla suuria mutta
tuottavat hyvälaatuisia paperitulosteita.
SMARTsend
Käyttöopas
55
Page 56
Työnkulkumallit
Yksisivuinen Tiff (*.tif)
Yksisivuiset TIFF-tiedostot sisältävät yhden kuvan tai sivun. Yksisivuinen Tiff -muotoa tukevat vain FTP,
verkkokansio ja sähköposti. Jos työnkulkumalliin on määritetty muuntyyppisiä määränpäitä, muoto ei
ole käytettävissä.
Monisivuinen Tiff (*.tif)
Monisivuiset TIFF-tiedostot sisältävät useamman kuin yhden kuvan tai sivun.
Seuraavat TIFF-muodot ovat tuettuja:
•Monisivuinen TIFF 6.0 (oletus)
•Monisivuinen TIFF 6.0 (TTN2)
•Monisivuinen TIFF - säilytä skannauslähteestä saatu kuva säilyttää alkuperäisen kuvadatan, jonka
laite lähettää SMARTsendiin. Kuva säilyy mahdollisimman tarkkana, mutta pakkaukseen ei voida
vaikuttaa.
Vastaanottaessaan väri- ja harmaasävykuvia SMARTsend käyttää JPEG-pakkausta. Mustavalkokuvien
pakkausmuoto on G4 (enintään 4 gigatavua rasteritietoja).
Asiakirjan alkuperäinen tyyppi
Kun tämä valitaan, tiedostomuoto määritetään skannauksen yhteydessä ja saattaa vaihdella
käytettävän skannauslaitteen tyypin mukaan. Joissakin laitteissa tiedostomuoto voidaan valita
laitteen käyttöpäätteestä, toisissa vain tietty muoto on mahdollinen.
Katso Xerox-laitteen mukana toimitetusta ohjeista, mitä SMARTsendin kanssa yhteensopivia
tiedostomuotoja laite tukee.
Muu (Professional Edition)
Optinen tekstintunnistus (OCR) tukee muita muotoja. Niitä voidaan käyttää, kun halutaan esimerkiksi
tiedosto, jota voi käsitellä tekstinkäsittelyohjelmalla.
Sovellus
Nämä tiedostot ovat yhteensopivia erityisten sovellusten kanssa. Esimerkiksi Rich Text Format (.rtf) tiedostoja voidaan muokata ja lukea Microsoft Word-, WordPad- ja PowerPoint-sovelluksilla.
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2002 – .doc- tai .rtf-muoto.
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 – .xls-muoto.
Microsoft PowerPoint 97 – .rtf-muoto.
Microsoft Publisher 98 – .rtf-muoto.
WordPad – .rtf-muoto.
56
SMARTsend
Käyttöopas
Page 57
Työnkulkumallit
Teksti
Tekstitiedostot ovat yleensä pienikokoisia ja niitä voi muokata useimmilla tekstieditoreilla ja
tekstinkäsittelyohjelmilla kuten Microsoft Muistio tai Word. Nämä tiedostot eivät sisällä
monimutkaisia muotoiluja.
Käytettävissä ovat seuraavat tiedostomuodot:
Table 3-4: Tekstitiedostomuodot
Teksti, standardJokaisen tekstirivin lopussa on rivinvaihto. Taulukoiden sisällön sijoittelussa
käytetään sarkaimia.
Tek s t i , s m a rtJokaisen tekstirivin lopussa on rivinvaihto. Reunusten ja taulukon tekstisisällön
sijoittelussa käytetään välilyöntejä.
Tek s t i , s t r ippe dJokaisen kappaleen lopussa on rivinvaihto. Taulukoiden tekstisisällön
sijoittelussa käytetään sarkaimia.
Tek s t i , p l a inJokaisen tekstirivin lopussa on rivinvaihto. Vasemman reunuksen ja
yläreunuksen paikan määrittämisessä käytetään välilyöntejä ja rivinvaihtoja.
Taulukoiden tekstisisällön sijoittelussa käytetään sarkaimia.
Tek s t i , p i l ku i l l a
erotettu
Teksti, sarkaimilla
erotettu
Teksti erotettu pilkuilla. Tekstisisältöä ympäröivät lainausmerkit.
Teksti erotettu sarkaimilla. Tekstisisältöä ympäröivät lainausmerkit.
ASCII
ASCII-tiedostot perustuvat erityiseen 94-merkkiseen koodiin, johon kuuluu englanninkielisten
asiakirjojen kirjaimia, numeroita ja välimerkkejä sekä matemaattisia symboleja. Nämä tiedostot
voidaan muuntaa tekstiksi mutta niitä ei voi muokata suoraan.
Käytettävissä ovat seuraavat tiedostomuodot:
Table 3-5: ASCII-tiedostomuodot
ASCII-teksti, muotoiltu Sijoittelussa käytetään välilyöntejä. Tekstisisältö erotetaan
lainausmerkein.
ASCII-teksti, standardTekstin nopea muunto, hyvä yhteensopivuus.
ASCII-teksti, standardEx Tekstin nopea muunto, hyvä yhteensopivuus. Rivinvaihto jokaisen rivin
ja alueen jälkeen.
OCR-ominaisuudet (Professional Edition)
SMARTsendin Professional Edition -versio sisältää mahdollisuuden skannata asiakirjoja optisen
tekstintunnistuksen (OCR) avulla siten, että tulostiedostot ovat kuvien asemesta tekstitiedostoja. Näitä
ominaisuuksia voidaan käyttää tulostiedostomuotojen "PDF, hakukelpoinen teksti" ja "Muut"
yhteydessä. Määritä seuraavilla toiminnoilla muodot, jotka käyttävät optista tekstintunnistusta (OCR):
SMARTsend
Käyttöopas
57
Page 58
Työnkulkumallit
OCR-optimointi
Valitse, kuinka skannattua asiakirjaa käsitellään:
Table 3-6: OCR-optimointi
Optimoi nopeusTarjoaa nopeimman käsittelyn ja normaalin OCR-tarkkuuden. Tämä on
oletusasetus.
Tasapainota nopeus ja
tarkkuus
Optimoi tarkkuusTuottaa hitaimman käsittelyn, mutta parhaimman OCR-tarkkuuden.
Painottaa yhtä paljon nopeaa käsittelyä ja OCR-tarkkuutta.
OCR-toiminnon tarkkuutta voidaan parantaa seuraavilla asetuksilla. Lähdeasiakirjalla tarkoitetaan
skannattavaa asiakirjaa.
Table 3-7: OCR-tarkkuus
Lähdeasiakirjan kieliValitse lähdeasiakirjan kieli.
Lähdeasiakirja tulostettuValitse tulostintyyppi, jolla lähdeasiakirja on tulostettu.
Lähdeasiakirjan asetteluValitse, tunnistaako sovellus lähdeasiakirjan palstat vai oletetaanko
lähdeasiakirjan olevan yksipalstaisen.
58
SMARTsend
Käyttöopas
Page 59
Työnkulkumallit
Asiakirjan määritteet
Asiakirjan määritteet -sivua käytetään tietojen lisäämiseen skannattuihin asiakirjoihin määrätyissä
määränpäissä tapahtuvaa tallennusta ja hallintaa varten. Usein metadataksi kutsutut määritteet ovat
ominaisuuksia, jotka kuvaavat tulosasiakirjaa. Ne tallentuvat asiakirjojen mukana ja auttavat
asiakirjojen tallennuksessa määränpäihin.
Tietyn työnkulkumallin kentät voidaan asettaa Kentät-alueella. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää
profiilia määritettäessä työnkulkumalliin sovellettavia kenttiä.
Asiakirjan määritteet -sivu avataan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse Työnkulkumallien hallinta -sivulla olevasta luettelosta malli, jonka asiakirjan määritteitä
haluat muuttaa.
3.Valitse tehtäväluettelosta Muokkaa tätä työnkulkumallia.
Asiakirjan määritteet -sivu on käytettävissä myös työnkulkumallin ohjatussa luonnissa.
Asiakirjan määriteprofiilit
Asiakirjojen määriteprofiilit ovat määritekenttäjoukkoja, joita voi käyttää yhä uudelleen. Kun
käytetään profiilia, ei määritteiden ominaisuuksia tarvitse konfiguroida erikseen jokaiselle
työnkulkumallille. Profiilin jokainen kenttä yhdistetään yhden tai usean määränpään vastaavaan
kenttään.
Asiakirjaprofiili voi sisältää oletusmääritteitä tai omia määritteitä ja tietylle työnkulkumallille
ominaisia yhdistelyjä. Tavallisesti asiakirjaprofiilit luetellaan määränpäiden mukaan. Esimerkiksi profiili
Vain FTP on profiili asiakirjoille, joiden määränpäänä on FTP. Perusasiakirjaprofiili (sisältää Nimi- ja
Kuvaus-kentät) sisältyy SMARTsendin asennukseen. Jos tiettyjä määritteitä käytetään usein, mukauta
ja tallenna näille määritteille oma profiilinsa.
Jos esimerkiksi Nimi- ja Versio-määritteitä tarvitaan usein, voidaan luoda profiili, joka sisältää nämä
määritteet. Sitten määritteet on vielä yhdistettävä yhden tai usean määränpään kenttiin. Kun
määränpäänä on DocuShare, profiilin Nimi-määrite voidaan yhdistää DocuSharen Nimi-kenttään ja
Versio-määrite DocuSharen Kuvaus-kenttään.
2.Valitse avattavasta Käytä seuraavaa profiilia -luettelosta jokin valmis profiili.
Profiililuettelot suodatetaan työnkulkumallin määränpäiden mukaan. Luettelossa näkyvät vain
profiilit, jotka on yhdistetty tämän työnkulkumallin määränpäihin.
2.Valitse avattavasta Käytä seuraavaa profiilia -luettelosta profiili, joka eniten muistuttaa luotavaa
profiilia.
3.Valitse Kentät-taulukon alapuolelta Tallenna uudeksi profiiliksi.
4.Anna avautuvassa ikkunassa profiilille yksilöivä nimi ja kuvaus.
5.Napsauta OK.
6.Lisää ja poista kenttiä ja muuta niiden ominaisuuksia tarpeen mukaan.
Profiilin muokkaus
Profiilia voidaan muokata vain, jos se on yhdistetty vielä julkaisemattomaan työnkulkumalliin. Muuten
sitä voidaan muokata vain nimeämällä se uudelleen valitsemalla Tallenna uudeksi profiiliksi.
60
SMARTsend
Käyttöopas
Page 61
Työnkulkumallit
Asiakirjan määritekentät
Asiakirjan määritekentillä yhdistetään tiedot määränpäihin. Esimerkiksi skannattaessa asiakirjaa
sähköpostiosoitteeseen voidaan yhdistelyyn käyttää sähköpostin aihe -kenttää. Kenttä tarjoaa
käyttäjälle mahdollisuuden antaa sähköpostiviestin aihe.
•Jos haluat tarkastaa tai muuttaa kentän ominaisuuksia, napsauta kentän kanssa samalla rivillä
olevaa Ominaisuudet-painiketta. Tee muutokset Määritteen ominaisuudet -ikkunassa ja valitse
OK.
•Jos haluat lisätä kentän, valitse luettelon alapuolelta Lisää kenttä. Määritä ominaisuudet
Määritteen ominaisuudet -ikkunassa ja valitse OK.
•Jos haluat poistaa kentän, napsauta kentän kanssa samalla rivillä olevaa Poista-painiketta.
Määritteen ominaisuudet
Kentän nimi
Kentän nimi on asiakirjan määritekentän kuvaava tai merkityksellinen nimi. Tämä kenttä näkyy
julkaisuhetkellä, kansilehdissä ja skannaushetkellä, jos mallia julkaistaessa on valittu muokattavissa laitteessa.
Valitse selkeä nimi, josta heti ymmärtää, mitä kenttään on tarkoitus kirjoittaa, erityisesti jos useat
käyttäjät tulevat käyttämään tämän kentän sisältäviä julkaisuja.
Oletusarvot
Table 3-8: Oletusarvot
Ei oletusarvoaTarkoittaa, että kentälle ei ole määritetty oletusarvoa.
Yksi oletusarvoOsoittaa, että kenttään annettua arvoa käytetään jatkossa oletusarvona. Vain
yksi arvo lähetetään Xerox-laitteelle julkaisuja varten. Tämä arvo voidaan
korvata työnkulkumallia julkaistaessa, jos kenttää ei ole suojattu valitsemalla
"Ei-muokattava arvo".
Useita oletusarvojaAktivoi työnkulkumallin julkaisun yhteydessä tai kansilehdessä useat arvot,
joista käyttäjä voi valita. Anna arvo ja napsauta Lisää. Arvo näkyy
luetteloruudussa. Voit järjestää arvot Siirrä ylös- ja Siirrä alas -painikkeiden
avulla. Voit poistaa arvoja luettelosta valitsemalla Poista tai Poista kaikki.
Oletusarvo on aina luettelon ylin arvo. Kun valitaan useita oletusarvoja
PaperWare-julkaisuille (Professional Edition), vastaavat valintaruudut ovat
valittavissa PaperWare-kansilehdellä.
SMARTsend
Käyttöopas
61
Page 62
Työnkulkumallit
Pakollinen kenttä
Kenttiä käytetään yleensä tarpeiden mukaan, jos halutaan välittää kriittistä tietoa skannatusta
asiakirjasta. Tiedot tai määritteet voidaan antaa etukäteen työnkulkumallin luonnin tai julkaisun
yhteydessä, tai ne voidaan antaa skannauksen yhteydessä Xerox-laitteella tai PaperWare-kansilehdellä
(Professional Edition). Määritteiden antamiseen skannauksen yhteydessä liittyy seuraavaa:
•Kun on valittu Useita arvoja -vaihtoehto, voidaan määritteet määrittää skannauksen yhteydessä
käyttämällä asetuksia Muokattavissa laitteessa tai Valitse PaperWare-kansilehdellä.
•Kun laitteessa muokattavia kenttiä sisältävä työnkulkumalli julkaistaan Xerox WorkCentre Pro
232/238/245/255/265/275- tai uudempiin laitteisiin, skannaus ei käynnisty ennen kuin arvo on
annettu.
Kentän suojausasetuksen mukaan määräytyy, miten tietokenttien arvot näkyvät PaperWarekansilehdissä tai kun ne annetaan laitteessa. Valitse, kuinka kentän arvo näkyy:
•Kun valitaan Näytä kentän arvo, arvo näkyy selkokielisenä tekstinä SMARTsend-julkaisujen sivuilla,
PaperWare-kansilehdessä (Professional Edition) ja Xerox-laitteessa. Valitse tämä asetus, kun
kenttä ei sisällä luottamuksellisia tietoja eikä haittaa, vaikka muut näkevät sen arvon.
Esimerkki: Matti_M_Malli
•Peitä käyttäjän antama arvo (****) näyttää arvon tähtimerkkeinä (*) kaikilla SMARTsendin sivuilla,
kansilehdissä ja vahvistussivuilla. Valitse tämä asetus, jos kenttä sisältää luottamuksellisia tietoja.
Huom.: Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ja uudemmat laitteet tukevat
täysin peittämistä, vanhemmat Xerox-laitteet eivät. Peittäminen ei ole käytettävissä
julkaistaessa työnkulkumalli, jossa on valittuna Useita oletusarvoja.
•Jos valitaan Ei-muokattava arvo, kenttää voi muokata ainoastaan työnkulkumallien editorissa.
Kenttä ei näy julkaisusivulla eikä skannattaessa, mutta yhdistää arvot skannattavaan asiakirjaan.
Tätä asetusta käytettäessä on annettava oletusarvo.
Esimerkki: Asiakkaan tunnus asiakassivustoon.
Huom.: Kun tämä asetus on valittu, kentän oletusarvo näkyy Asiakirjan määritteet -sivun
Kentät-alueella. Tämä asetus kannattaa valita kenttäarvoille, jotka ovat pysyviä tai
tarvitsevat erityissuojauksen.
62
SMARTsend
Käyttöopas
Page 63
Työnkulkumallit
Kentän tyyppi
Kentän tyyppi määrittää, minkälaista kenttää käytetään kenttätietojen antamiseen työnkulkumallia
julkaistaessa. Käytettävissä olevat tyypit vaihtelevat oletusarvojen määrän mukaan. Valitse tyyppi,
joka vastaa arvojen edellyttämää tietotyyppiä.
Table 3-9: Kentän tyypit
Tekstiruutu Voi sisältää enintään 256 aakkosnumeerista merkkiä.
Monirivinen
tekstiruutu
SähköpostiosoiteTähän voi syöttää sähköpostiosoitteen muotoisen tiedon. Sovellus tarkistaa
Avattava luetteloMahdollistaa arvon valinnan avattavasta luettelosta.
Valintanappiluettelo Mahdollistaa arvon valinnan valintanappiluettelosta.
LuetteloruutuMahdollistaa arvon valinnan luetteloruudusta.
.
Huom.: Interwoven WorkSite -määränpäät eivät tue vapaamuotoisen tekstin kirjoittamista
metadatakenttiin (SMARTsendin Standard ja Professional Edition -versioiden valinnainen komponentti). Kenttien metadata-arvojen on vastattava WorkSite-järjestelmänvalvojan
ennalta määrittämiä arvoja.
Voi sisältää rajattoman määrän aakkosnumeerisia merkkejä.
muodon varmistaakseen, että on annettu kelvollinen sähköpostiosoite.
Kentän tunnus (valinnainen)
Kentän tunnus määrittää XML-tiedostoelementin nimen, kun määritekenttiä lisätään XML-tiedostoon.
Jos nimeä ei anneta, käytetään oletusnimiä Kenttä_0, Kenttä_1, jne. Valitse tunnus, joka kuvaa sitä,
minkä tyyppistä tietoa XML-tiedostoon aiotaan kirjoittaa.
SMARTsend
Käyttöopas
63
Page 64
Työnkulkumallit
Määritteiden yhdistely
Määritteet voidaan yhdistää kenttiin, jotka ovat käytettävissä asiakirjan määränpäissä. Näkyvissä ovat
kaikki kentät, joita työnkulkumallin määränpäät tukevat. Valitse määritteet, jotka haluat yhdistää
määränpään kenttiin. Esimerkiksi Sähköposti-määränpäälle ovat käytettävissä kentät Viesti ja Vas tau s,
DocuShare-määränpäälle taas muun muassa kentät Nimi, Kuvaus ja Avainsanat. Skannauksen aikana
tässä valittavat datakentät täytetään määritteiden arvoilla. Samaan määränpään kenttään voi
yhdistää vain yhden määritteen, mutta samaan asiakirjan määritteeseen voi yhdistää useita
määränpään kenttiä.
Esimerkki
Asiakirjan määritekenttä "Nimi" voidaan yhdistää MS SharePoint -kansion kenttään "Nimi".
Vaihtoehtoisesti voidaan työnkulkumallissa määrittää satunnaisia määritekenttiä. Kenttiä voidaan
määrittää työnkulkumallissa ilman, että niitä yhdistetään tiettyyn palveluun, ja kenttiin voidaan antaa
arvoja työnkulkumallia luotaessa ja julkaistaessa sekä skannauksen yhteydessä.
Jos asiakirjan määritteiden tuki on otettu käyttöön palvelussa, kentät (sekä yhdistetyt että
yhdistämättömät) ja niiden arvot viedään XLM-tiedoston muodossa. Tällä hetkellä FTP-, NetWarekansio- (Standard ja Professional Edition), Verkkokansio- ja Skannaus URL-osoitteeseen (Standard ja
Professional Edition) palvelut tukevat määritekenttien vientiä XML-tiedostona.
Omien määritteiden määrittäminen työnkulkumallissa
Seuraavassa on ohjeet siitä, miten luodaan SMARTsend-työnkulkumalli, joka tallentaa asiakirjan
määritekenttineen FTP-määränpäähän.
Omat määritteet määritetään työnkulkumallissa näin:
1.Valitse käyttäjän kotisivulta Lisää uusi työnkulkumalli.
2.Napsauta Asiakirjan määränpäät -sivulla, FTP:n kohdalla lisää sijainti -linkkiä.
3.Kirjoita FTP-määränpään ominaisuudet. Napsauta OK.
4.Napsauta Seuraava. Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivu avautuu.
5.Valitse asiakirjan nimi ja tyyppi.
6.Napsauta Seuraava.
7.Valitse Asiakirjan määritteet -sivulla Vain FTP -määriteprofiili.
8.Napsauta Lisää kenttä. Määriteprofiilit-ikkuna avautuu määritteiden luomista ja määrittämistä
varten.
9.Tee määritteitä koskevat valinnat:
a.Kirjoita kentän nimi (esim. "Puolisuus").
b.Jos haluat asettaa oletusarvon tai useita arvoja, valitse haluamasi vaihtoehto ja kirjoita
arvo(t) (esim. "Kaksipuolinen").
c.Valitse Va aditaan, jos käyttäjän on täytettävä tämä kenttä.
d.Valitse kentän suojausta koskeva asetus.
e.Valitse kentän tyyppi.
64
SMARTsend
Käyttöopas
Page 65
Työnkulkumallit
10. Poista määritteiden yhdistely käytöstä poistamalla valintamerkki Käytössä-valintaruudusta.
11. Napsauta OK.
12. Jos haluat lisätä toisen kentän, toista työvaiheet 8 - 11.
13. Valitse Asiakirjan määritteet -sivulta Tallenna uudeksi profiiliksi. Tätä profiilia voidaan nyt
käyttää myöhemmin muissa työnkulkumalleissa.
14. Jatka työnkulkumallin ohjelmointia.
Julkaistun työnkulkumallin käytön yhteydessä määritekenttien arvot viedään mallissa valittuun FTPmääränpäähän.
Huom.: Tämä edellyttää, että SMARTsendin järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön
asiakirjan määritteiden tuen FTP-palvelussa.
Järjestelmän integroinnista vastaavat henkilöt voivat käyttää asiakirjan määritekenttien arvoja
skannattujen asiakirjojen jälkikäsittelyssä. Näitä arvoja voidaan esimerkiksi käyttää annettaessa
kirjapainolle tietoja painettavien asiakirjojen puolisuudesta ja painosmääristä.
SMARTsend
Käyttöopas
65
Page 66
Työnkulkumallit
Työnkulkumallin tallentaminen
Tallenna työkulkumalli -sivulla käyttäjät voivat valita skannaustöiden vahvistusasetukset ja määrittää
mallin käyttöoikeudet.
Tallenna työnkulkumalli -sivua käytetään näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse Työnkulkumallien hallinta -sivulla olevasta luettelosta malli, jonka asetuksia haluat
muuttaa.
3.Valitse tehtäväluettelosta Muokkaa tätä työnkulkumallia.
Vahvistus toimitetaan työnkulkumallin käyttäjälle sähköpostitse. Tämä on
käytettävissä vain skannattaessa laitteella, joka edellyttää tunnistusta, tai
käytettäessä PaperWare-kansilehteä (Professional Edition). Jos käytetään
Xerox-laitetta, joka ei edellytä tunnistusta, eivätkä kansilehdet ole käytössä,
sovellus ei lähetä työn vahvistusta.
tulostetaan, kun työ on lähetetty onnistuneesti määränpäähän tai kun
ilmenee virhe. Jos työ sisältää luottamuksellisia tietoja, sitä ei välttämättä
haluta tulostaa laitteella, jossa se on helposti muiden nähtävissä.
Mallin käyttöoikeudet
Työnkulkumallin käyttöoikeudet säätelevät sitä, kuka saa tarkastella, käyttää ja muokata mallia.
•Yleinen tarkoittaa, että kaikki SMARTsend-käyttäjät voivat tarkastella, käyttää ja muokata
työnkulkumallia sekä julkaista sen. Vain omistaja tai järjestelmänvalvoja voi poistaa yleisen
mallin.
•Yksityinen tarkoittaa, että työnkulkumallin tarkastelu, käyttö, muokkaus ja poisto on sallittua vain
sen omistajalle tai järjestelmänvalvojalle. Työnkulkumallin voi julkaista vain mallin omistaja.
Yksityiset työnkulkumallit, jotka on julkaistu laitteen skannausmalleiksi, edellyttävät tunnistusta
laitteessa.
66
SMARTsend
Käyttöopas
Page 67
Työnkulkumallit
Työnkulun yhteenveto
Yhteenveto-sivulla käyttäjät voivat tarkastella määrittämänsä tai muokkaamansa työnkulkumallin
asetuksia. Työnkulkumallia voidaan muokata ennen sen julkaisemista sivun vasemmalla puolella
olevien linkkien avulla.
Yhteenveto-sivu avataan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse Työnkulkumallien hallinta -sivulla olevasta luettelosta malli, jonka asetuksia haluat
tarkastella.
3.Valitse tehtäväluettelosta Muokkaa tätä työnkulkumallia.
Työnkulkumallin nimi ja kuvaus
Kirjoita uusi nimi ja kuvaus tai muuta näytössä näkyviä tietoja. Kannattaa valita yksilöllinen ja helposti
muistettava nimi, sillä nimet näkyvät työnkulkumallien hallinnassa ja julkaisuissa. Kun lisäät
työnkulkumallia ensimmäistä kertaa, sovellus käyttää nimeä Työnkulkumalli1. Seuraavat mallit
nimetään samoin vain numeroa yksi kerrallaan suurentaen, ellei anneta toista nimeä.
Julkaisuasetukset
Työnkulkumalli on julkaistava ennen skannausta. Valitse työnkulkumallin julkaisutapa:
Table 3-11: Julkaisuasetukset
Julkaise työnkullkumalli myöhemminTyönkulkumalli julkaistaan jollakin toisella kerralla.
Tämä asetus kannattaa valita, jos olet luomassa
työnkulkumallia jotakin toista käyttäjää varten, joka
julkaisee työnkulkumallin myöhemmin.
Julkaise PaperWare-kansilehti
työnkulkumallista
Julkaise työnkulkumalli Xerox-laitetta
varten
Lisätietoja on Luvussa 4, Työnkulkumallien julkaiseminen.
(Professional Edition) Työnkulkumallista luodaan
PaperWare-kansilehti. Tätä asetusta kannattaa käyttää,
jos halutaan määrittää määränpäät skannaushetkellä,
jos halutaan skannata Internet-faksiin tai jos käsitellään
luottamuksellisia tietoja, joita muiden SMARTsendkäyttäjien ei ole syytä nähdä.
Työnkulkumallista voidaan luoda uusi laitteen
skannausmalli.
SMARTsend
Käyttöopas
67
Page 68
Työnkulkumallit
Alikansioiden luominen tarvittaessa
SMARTsendissä käyttäjä voi luoda useita alikansiotasoja luodessaan työnkulkumallia tai antaessaan
metadataa laitteen käyttöliittymässä. Käyttäjä voi myös muuttaa tiedoston lopullista määränpäätä
skannauksen yhteydessä käyttäessään laitteen mallia.
Kansioiden dynaaminen luonti ja tiedoston tallennus alikansioon on mahdollista seuraavien
määränpäiden yhteydessä: DocuShare, Microsoft SharePoint, FTP ja verkkokansiot. Näissä ohjeissa on
määränpäänä käytetty verkkokansiota.
Tämän SMARTsend-toiminnon käyttö edellyttää, että SMARTsend on asennettu ja alkuasetukset tehty
(esimerkiksi SMTP, laitteen konfigurointi, jne.).
SMARTsendin konfigurointi Luo tarvittaessa alikansioita -toimintoa varten
SMARTsend konfiguroidaan Luo tarvittaessa alikansioita -toimintoa varten näin:
1.Avaa Käyttäjän kotisivu SMARTsend-palvelimella. Napsauta Työnkulkumallit-alueella, Lisää uusi
-kohdassa Työnkulkumalli.
2.Asiakirjan määränpäät -sivu tulee näkyviin. Luo tarvittaessa alikansioita -toiminto on
käytettävissä seuraavien määränpäiden yhteydessä:
•DocuShare
•Microsoft SharePoint
•FTP
•Verkkokansio
Näissä ohjeissa on määränpäänä käytetty verkkokansiota. Muokkaa muiden
määränpäätyyppien asetuksia tarpeen mukaan.
Napsauta lisää sijainti....
3.Verkkokansion ominaisuudet -sivu tulee näkyviin. Luo tarvittaessa kansioita näkyy sivulla,
samoin Alikansio-kenttä. Tee seuraavat toimenpiteet:
•Määränpään nimi: LuoAlikansio.
Anna määränpäälle nimi. LuoAlikansio-nimeä on käytetty tässä esimerkkinä.
•Valitse aloituskohta: Valitse aloituskohta tai kirjoita polku kansioon. Valitse Laajenna,
jos haluat etsiä sijaintia.
Huom.: Jos et ole antanut tarvittavia käyttäjätietoja, Tiliasetukset-sivu tulee näkyviin. Kirjoita
käyttäjänimi ja salasana, jotka oikeuttavat käyttämään Kansion polku -kentässä näkyvää
kansiota, ja napsauta OK. Napsauta OK uudelleen.
68
SMARTsend
Käyttöopas
Page 69
Työnkulkumallit
•Kansion polku: Kirjoita täydellinen polku kansioon. Kansion tulee olla jo olemassa.
•Luo tarvittaessa kansioita:
•Kyllä: Valitse tämä, jos haluat, että alikansio luodaan tarvittaessa.
•Ei: Valitse tämä, jos haluat ettei alikansiota luoda. Tästä on hyötyä tilanteissa, joissa
automaattisesti toimivat työkalut tai prosessit tarkistavat tiedostoja tietyistä paikoista.
Näin estetään skannaustiedostojen tahaton tallennus väärään paikkaan.
•Alikansio: Tähän kenttään voi työmallin luoja kirjoittaa käytettävän alikansion nimen,
jos alikansiota ei määritetä Asiakirjan määritteissä.
Napsauta lopuksi OK.
4.Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivu tulee näkyviin. Tämä sivu ei koske Luo tarvittaessa alikansioita toimintoa, joten voit jatkaa napsauttamalla Seuraava.
5.Asiakirjan määritteet -sivu tulee näkyviin. Tällä sivulla voi työnkulkumallin luoja antaa mallin
käyttäjälle mahdollisuuden luoda ja nimetä alikansioita laitteen käyttöliittymässä. Käytä seuraavaa profiilia -valikosta voidaan valita sopiva profiili tai valita Ei profiilia.
6.Kun sivu on päivittynyt, napsauta Lisää kenttä.
7.Määritteen ominaisuudet -ikkuna avautuu. Luo tarvittaessa kansioita -toimintoa varten on kaksi
kenttää yhdistettävä seuraaviin määritteisiin:
•Luo tarvittaessa kansioita
•Alikansio
Työnkulkumallin luoja voi valita määritteet metadata-arvoille, jotka mallin käyttäjä voi antaa laitteen käyttöliittymässä.
Huom.: Metadata-arvot kumoavat aina ennalta asetetut työnkulkumallin oletukset.
Anna seuraavat tiedot (jotkin näistä ovat vain ehdotuksia):
a.Kentän nimi (ehdotettu arvo): Luo tarvittaessa kansioita
Kirjoita nimi, jonka työnkulkumallin käyttäjä näkee laitteen käyttöliittymässä.
b.Valitse Kentän ominaisuudet -alueella Pakollinen kenttä, jos haluat, että kenttä on
täytettävä laitteessa. Luo tarvittaessa kansioita -toiminnon yhteydessä varmista, että
Pakollinen kenttä ei ole valittuna.
c.Valitse Määritteiden yhdistely -alueella Käytössä.
d.Valitse Määritteiden yhdistely -alueen Verkkokansio-kohdasta kenttään yhdistettävä
määrite. Tässä tapauksessa valitse Luo tarvittaessa kansioita, koska se on määrite, joka on
yhdistettävä samalla tavalla nimettyyn kansioon.
e.Napsauta OK. Asiakirjan määritteet -sivu päivitetään ja siinä näkyy nyt uusi kenttä nimeltä
Luo tarvittaessa kansioita.
8.Toista työvaiheet kohdasta 9 lähtien ja yhdistä Alikansio-määrite seuraavin muutoksin:
a.Kentän nimi (ehdotettu arvo): Alikansion nimi
Kirjoita nimi, jonka työnkulkumallin käyttäjä näkee laitteen käyttöliittymässä.
määrite. Tässä tapauksessa valitse Alikansio ja napsauta sitten OK.
SMARTsend
Käyttöopas
69
Page 70
Työnkulkumallit
9.Asiakirjan määritteet -sivu päivitetään ja siinä näkyy nyt uusi kenttä nimeltä Alikansio.
Napsauta Seuraava.
10. Työnkulkumallin asetukset -sivu tulee näkyviin. Tällä sivulla voidaan tehdä muutoksia, mutta on
muistettava, että mitkään muutokset eivät vaikuta Luo tarvittaessa alikansioita -toiminnon
käyttöön. Seuraavat ovat valittavissa:
•Työnkulkumallin käyttöoikeudet: Valitse, kuka saa käyttää mallia.
Napsauta lopuksi Seuraava.
11. Tallenna työnkulkumalli -sivu tulee näkyviin. Työnkulkumallin nimeä ja kuvausta voidaan
muuttaa.
12. Tarkista yhteenvedosta, että kaikki asetukset ovat oikein.
13. Valitse Julkaisuasetukset-alueelta Julkaise työnkulkumalli Xerox-laitetta varten.
14. Napsauta Valmis.
15. Julkaise työnkulkumalli Xerox-laitetta varten -sivu tulee näkyviin. Valitse laitteet, joissa haluat
käyttää tätä työnkulkumallia. Valitse Muokattavissa laitteessa ja napsauta OK.
Huom.: Työnkulkumallit on ehkä päivitettävä laitteen käyttöliittymässä ennen käyttöä.
70
SMARTsend
Käyttöopas
Page 71
Työnkulkumallit
Esimerkkejä
Seuraavassa kaksi käyttöesimerkkiä. Näissä oletetaan, että laitteen käyttöliittymää varten on luotu
metadatakentät sekä Luo tarvittaessa kansioita- ja Alikansiot-määritteelle.
Esimerkki 1
Haluttu alikansio on jo luotu asiakirjasäilöön, työnkulkumallin käyttäjä ei anna
asiakirjan määritteitä kumpaankaan kenttään laitteen käyttöliittymässä.
•Jos Alikansio-kentässä on arvo, riippumatta siitä mikä arvo on
Luo tarvittaessa kansioita -kentässä, skannaustiedosto tallennetaan Alikansio-kentässä
Asiakirjan määränpäät -sivulla määritettyyn paikkaan.
Katso kuvaa alla. Tällä työnkulkumallilla skannatun asiakirjan tallennuspaikka on
\\test-server\test1\Folder2, koska Folder2 on määritetty Alikansio-kentässä.
•Jos Alikansio-kentässä ei ole arvoa, riippumatta siitä mikä arvo on Luo tarvittaessa kansioita -kentässä, skannaustiedosto tallennetaan Kansion polku -kentässä
määritettyyn perussijaintipaikkaan, joka tässä tapauksessa on \\test-server\test1\.
SMARTsend
Käyttöopas
71
Page 72
Työnkulkumallit
Esimerkki 2
Työnkulkumallin käyttäjä antaa arvon Alikansio-kenttään laitteen
käyttöliittymässä.
•Jos käyttäjä kirjoittaa Alikansio-metadatakenttään esimerkiksi Alikansio M,
skannaustiedoston tallennuspaikka on \\test-server\test1\Alikansio M, riippumatta siitä
onko arvoja määritetty seuraaviin:
•Luo tarvittaessa kansioita -metadatakenttä
•Alikansio-kenttä Asiakirjan määränpäät -sivulla
•Luo tarvittaessa kansioita -kenttä Asiakirjan määränpäät -sivulla
72
SMARTsend
Käyttöopas
Page 73
Totuustaulukko
Tämän taulukon avulla voit tutkia, miten tämä toiminto toimii eri tilanteissa.
6.Käyttäjän kotisivu avautuu. Valitse Työnkulkumallit-otsikon alta Lisää uusi työnkulkumalli.
7.Muissa työnkulkumalleissa käytetyt määränpäät näkyvät tyyppikohtaisten otsikoiden alla.
Paikanna Verkkokansio-otsikko.
8.Valitse työnkulkumallille halutut verkkokansiomääränpäät.
a.Jos määränpäät näkyvät luettelossa, merkitse niiden valintaruudut.
b.Jos verkkokansiomääränpää on lisättävä, valitse lisää sijainti. Verkkokansion
ominaisuusikkuna avautuu.
iKirjoita määränpään nimi.
iiAnna kansion polku. Esimerkki: \\omatietokone\skannaustyöt, jossa omatietokone on
kansion sisältävän tietokoneen nimi ja skannaustyöt on jaetun verkkokansion nimi.
iiiNapsauta OK.
c.Näkyviin saattaa tulla suojausvaroitus. Jatka napsauttamalla Kyllä.
d.Ohjelma saattaa pyytää antamaan myös SMARTsend-tietokoneen käyttäjätiedot. Anna
pyydetyt tiedot ja napsauta OK.
Huom.: Käytä samoja käyttäjätietoja, joilla olet kirjautunut SMARTsendiin. Jos annat eri
käyttäjätiedot, joudut ehkä poistamaan väliaikaiset Internet-tiedostot selaimen
muistista, ennen kuin voit jatkaa. Esimerkiksi Internet Explorer -selaimessa väliaikaiset
tiedostot poistetaan valitsemalla Työkalut > Internet-asetukset > Yleiset > Poista
tiedostot > OK.
SMARTsend
Käyttöopas
75
Page 76
Työnkulkumallit
e.Tiliasetukset-sivu avautuu. Anna verkkokansion käyttäjänimesi ja salasanasi. Toista salasana
Vahvista salasana -kenttään ja valitse OK.
f.Valitse ominaisuussivulla OK uudelleen.
g.Uuden määränpään pitäisi nyt näkyä Asiakirjan määränpäät -sivulla, ja sen valintaruudun
pitäisi olla merkittynä. Jos haluat lisätä muita verkkokansioita, valitse lisää sijainti ja toista
edellä kuvatut työvaiheet.
9.Kun kaikki tarvittavat määränpäät on lisätty Asiakirjan määränpäät -sivulle, valitse Seuraava >>.
10. Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivu avautuu. Määritä Asiakirjan tunnistus -kohtaan tulostiedoston
perusnimi. Tässä esimerkissä käytetään nimeä omaAsiakja.
11. Valitse Päivämäärä ja aika nimen jälkiliiteluettelosta. Yllä määritettyyn nimeen (omaAsiakirja)
lisätään päivämäärä ja aika.
12. Valitse asiakirjan tyyppi. Tässä esimerkissä valitaan PDF, vain kuva (*.pdf).
a.Jos haluat muuttaa tiedoston muotoa, napsauta Ominaisuudet-painiketta. Tässä
esimerkissä valitaan Ominaisuudet. Asiakirjan tyypin ominaisuudet -sivu avautuu. Valitse
avattavasta Muoto-luettelosta PDF, vain kuva.
b.Napsauta OK.
13. Napsauta Seuraava >>.
14. Asiakirjan määritteet -sivu avautuu. Määritä tarvittavat määritekentät. Tässä esimerkissä
käytetään oletuksena olevaa perusprofiilia, joka sisältää kentät Nimi ja Kuvaus.
15. Napsauta Seuraava >>.
16. Työnkulkumallin asetukset -sivu avautuu.
17. Valitse työn vahvistusasetus. Tässä esimerkissä valitaan avattavasta Työn vahvistus -luettelosta
Tulostettu vahvistus.
18. Valitse työnkulkumallin käyttöoikeustaso. Tässä esimerkissä käytetään oletusasetusta Yleinen.
19. Napsauta Seuraava >>.
20. Tallenna työnkulkumalli -sivu avautuu. Määritä työnkulkumallille ainutkertainen nimi.
21. Valitse haluttu julkaisun tyyppi. Tässä esimerkissä työnkulkumalli julkaistaan laitteen
skannausmalliksi. Valitse Julkaise työnkulkumalli Xerox-laitetta varten.
22. Tarkasta työnkulkumallin asetukset ja muuta tarvittaessa.
23. Napsauta Valmis.
24. Julkaise työnkulkumalli Xerox-laitetta varten -sivu avautuu. Määritä julkaisulle ainutkertainen
nimi.
25. Valitse vanhentumisaika.
26. Valitse laitteet, joihin malli julkaistaan.
27. Määritä asiakirjamääritteiden arvot. Jos arvot on määrä antaa laitteessa, valitse Muokattavissa laitteessa.
28. Valitse skannausprofiili. Voit muokata skannausasetuksia tarvittaessa napsauttamalla
Ominaisuudet.
29. Napsauta OK.
30. Sovellus julkaisee mallin. Voit palata käyttäjän kotisivulle valitsemalla sivun alareunasta Palaa kotisivulle.
76
SMARTsend
Käyttöopas
Page 77
Työnkulkumallit
Liite B: Esimerkki sähköpostityönkulkumallin
luomisesta
Seuraavassa kuvataan vaiheet, joiden avulla luodaan sähköpostiosoitetta määränpäänä käyttävä
työnkulkumalli.
1.Avaa selain.
2.Anna seuraava URL-osoite:
http://[tietokoneen nimi]/SMARTsend
jossa tietokoneen nimi on SMARTsend-tietokoneen nimi. Pyydä nimi tarvittaessa SMARTsendjärjestelmänvalvojalta.
3.Paina Enter-näppäintä.
4.Saat kehotteen antaa käyttäjänimesi ja salasanasi. Anna ne ja napsauta OK.
6.Käyttäjän kotisivu avautuu. Valitse Työnkulkumallit-otsikon alta Lisää uusi > työnkulkumalli....
7.Muissa työnkulkumalleissa käytetyt määränpäät näkyvät tyyppikohtaisten otsikoiden alla.
Paikanna Sähköpostin vastaanottaja -otsikko.
8.Valitse työnkulkumallille halutut sähköpostimääränpäät.
a.Jos haluamasi vastaanottajat näkyvät luettelossa, merkitse niiden valintaruudut.
b.Jos vastaanottaja on lisättävä, valitse lisää osoite. Sähköpostin vastaanottajan
ominaisuusikkuna avautuu.
iKirjoita määränpään nimi.
iiLisää yksi tai useita sähköpostiosoitteita vastaanottajiksi sekä kopion ja piilokopion
vastaanottajiksi. Erota osoitteet puolipistein. Jos järjestelmänvalvoja on ottanut
käyttöön osoitteiden tarkistustoiminnon, voit tarkistaa osoitteet valitsemalla Tar k is ta nimi (nimet).
iiiValitse liitteen koodausmuoto. Oletusasetuksen Base64 tulisi soveltua useimpien MIME-
liitteiden koodaukseen.
ivVali tse Skannaus omaan sähköpostiin, jos haluat, että tulostiedosto lähetetään
sähköpostitse skannaustyön lähettäjälle. Tämä edellyttää tunnistusta
skannauslaitteessa ja tuleekin valita vain, jos laite tukee tunnistusta.
vValit se Lähetä tiedoston URL-linkki (tiedostoa ei liitetä), jos haluat lähettää vain
tiedostolinkin.
viNapsauta OK.
9.Uusien vastaanottajien pitäisi nyt näkyä Asiakirjan määränpäät -sivulla, ja niitä vastaavien
valintaruutujen pitäisi olla merkittyinä. Kun kaikki tarvittavat määränpäät on lisätty Asiakirjan
määränpäät -sivulle, valitse Seuraava >>.
10. Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivu avautuu. Määritä Asiakirjan tunnistus -kohtaan tulostiedoston
perusnimi. Tässä esimerkissä käytetään nimeä omaAsiakja.
SMARTsend
Käyttöopas
77
Page 78
Työnkulkumallit
11. Valitse Päivämäärä ja aika nimen jälkiliiteluettelosta. Yllä määritettyyn nimeen (omaAsiakirja)
lisätään päivämäärä ja aika.
12. Valitse asiakirjan tyyppi. Tässä esimerkissä valitaan PDF, vain kuva (*.pdf).
a.Jos haluat muuttaa tiedoston muotoa, napsauta Ominaisuudet-painiketta. Tässä
esimerkissä valitaan Ominaisuudet. Asiakirjan tyypin ominaisuudet -sivu avautuu. Valitse
avattavasta Muoto-luettelosta PDF, vain kuva.
b.Napsauta OK.
13. Napsauta Seuraava >>.
14. Asiakirjan määritteet -sivu avautuu. Määritä tarvittavat määritekentät. Tässä esimerkissä
käytetään oletuksena olevaa perusprofiilia, joka sisältää kentät Nimi ja Kuvaus.
15. Napsauta Seuraava >>.
16. Työnkulkumallin asetukset -sivu avautuu.
17. Valitse työn vahvistusasetus. Tässä esimerkissä valitaan avattavasta Työn vahvistus -luettelosta
Tulostettu vahvistus.
18. Valitse työnkulkumallin käyttöoikeustaso. Tässä esimerkissä käytetään oletusasetusta Yleinen.
19. Napsauta Seuraava >>.
20. Tallenna työnkulkumalli -sivu avautuu. Määritä työnkulkumallille ainutkertainen nimi.
21. Valitse haluttu julkaisun tyyppi. Tässä esimerkissä työnkulkumalli julkaistaan laitteen
skannausmalliksi. Valitse Julkaise työnkulkumalli Xerox-laitetta varten.
22. Tarkasta työnkulkumallin asetukset ja muuta tarvittaessa.
23. Napsauta Valmis.
24. Julkaise työnkulkumalli Xerox-laitetta varten -sivu avautuu. Määritä julkaisulle ainutkertainen
nimi.
25. Valitse vanhentumisaika.
26. Valitse laitteet, joihin malli julkaistaan.
27. Määritä asiakirjamääritteiden arvot. Jos arvot on määrä antaa laitteessa, valitse Muokattavissa laitteessa.
28. Valitse skannausprofiili. Voit muokata skannausasetuksia tarvittaessa napsauttamalla
Ominaisuudet.
29. Napsauta OK.
30. Sovellus julkaisee mallin. Voit palata käyttäjän kotisivulle valitsemalla sivun alareunasta Palaa kotisivulle.
78
SMARTsend
Käyttöopas
Page 79
Työnkulkumallit
Liite C: Oman objektin määrittäminen
SMARTsend-työnkulkumallissa
Seuraavassa luodaan työnkulkumalli, joka tallentaa skannatun asiakirjan määritekenttineen omaksi
objektiksi DocuShare-kokoelmaan.
1.Valitse käyttäjän kotisivulta Lisää uusi työnkulkumalli....
2.Napsauta Asiakirjan määränpäät -sivulla, FTP:n kohdalla lisää sijainti... -linkkiä.
3.Anna DocuShare-määränpään ominaisuudet, mukaan lukien oman objektin nimi.
4.Napsauta Seuraava >>.
5.Määritä Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivulla määränpäähän jaettavan asiakirjan nimi ja muoto.
6.Napsauta Seuraava >>.
7.Valitse Asiakirjan määritteet -sivulla Vain DocuShare -määriteprofiili.
8.Napsauta Lisää kenttä... -linkkiä lisätäksesi oman DocuShare-objektin kanssa käytettävät kentät.
9.Lisää määritekenttä Määritteiden ominaisuudet -ikkunassa ja yhdistä se DocuSharen objektissa
määritettyyn kenttään.
Huom.: Omassa objektissa määritetyt kentät ovat käytettävissä määritteiden
yhdistelyyn. Jos esimerkiksi lakiasiaintoimisto käyttää määritettä tapaus_tunnus
jokaisen asiakirjan yhteydessä, käyttäjä haluaa ehkä lisätä kentän nimeltä
Tapaus_tunnus ja yhdistää sen oman DocuShare-objektin kenttään.
10. Napsauta OK.
11. Valitse Asiakirjan määritteet -sivulta Tallenna uudeksi profiiliksi.... Tätä profiilia voidaan nyt
käyttää myöhemmin muissa työnkulkumalleissa.
12. Napsauta Seuraava >>. Jatka työnkulkumallin ohjelmointia ja julkaise se.
Seuraavassa luodaan työnkulkumalli, joka tallentaa skannatun asiakirjan määritekenttineen LiveLinkkansioon, johon on liitetty luokka (Standard ja Professional Edition).
1.Valitse käyttäjän kotisivulta Lisää uusi työnkulkumalli....
2.Napsauta Asiakirjan määränpäät -sivulla, LiveLinkin kohdalla lisää sijainti... -linkkiä.
3.Anna LiveLink-määränpään ominaisuudet ja valitse luokka luettelosta.
4.Napsauta Seuraava >>.
5.Määritä Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivulla määränpäähän jaettavan asiakirjan nimi ja muoto.
8.Napsauta Lisää kenttä... -linkkiä lisätäksesi LiveLink-luokan kanssa käytettävät kentät.
9.Lisää määritekenttä Määritteiden ominaisuudet -ikkunassa ja yhdistä se LiveLink-luokassa
määritettyyn kenttään.
10. Napsauta OK.
11. Vaihtoehtoisesti valitse Asiakirjan määritteet -sivulta Tallenna uudeksi profiiliksi.... Tätä profiilia
voidaan nyt käyttää myöhemmin muissa työnkulkumalleissa.
12. Napsauta Seuraava >>. Jatka työnkulkumallin ohjelmointia ja julkaise se.
80
SMARTsend
Käyttöopas
Page 81
Työnkulkumallien
4
julkaiseminen
Luonnin jälkeen työnkulkumalli on julkaistava joko laitteen skannausmalliksi tai PaperWarekansilehdeksi (Professional Edition), jotta sitä voidaan käyttää. Tässä luvussa kuvataan työnkulkumallin
julkaiseminen sekä asiakirjan tulostaminen tiedostosäilöstä.
Luku sisältää seuraavaa:
•Yleistä julkaisuista sivulla 82
•Julkaiseminen Xerox-laitteeseen sivulla 84
•Julkaiseminen PaperWare-kansilehdeksi sivulla 90
•Julkaisujen tarkastelu sivulla 96
•Laitteiden lisäys julkaisuun ja poisto julkaisusta sivulla 97
Kun työnkulkumalli on luotu, se on julkaistava, jotta sitä voidaan käyttää asiakirjojen skannauksessa.
Kun työnkulkumalli julkaistaan yleisenä, se on kaikkien muiden käyttäjien käytettävissä; yksityisenä
julkaistua mallia taas voi käyttää ainoastaan sen omistaja. Ellei mallia käytetä julkaisemisen
yhteydessä määritetyn ajan kuluessa, mallin julkaisut peruutetaan eikä malli ole enää käytettävissä
skannaustöihin.
Työnkulkumalli voidaan julkaista laitteen skannausmalliksi tai PaperWare-kansilehdeksi (Professional
Edition).
Laitteen skannausmallit
Laitteen skannausmalleja käytetään skannattaessa Xerox-laitteilla. Näitä malleja kutsutaan myös
jakelumalleiksi, koska ne jaetaan julkaisuhetkellä tiettyihin laitteisiin Malleja voidaan käyttää vain
näissä laitteissa. Julkaiseminen Xerox-laitteessa käytettäviksi skannausmalleiksi tehostaa suojausta
niissä laitteissa, jotka tukevat laitteessa tapahtuvaa tunnistusta. Kun skannattaessa käytetään laitteen
skannausmallia, skannatut asiakirjat jaetaan kaikkiin mallissa määritettyihin määränpäihin.
PaperWare-kansilehdet
Professional Edition
Työnkulkumalli voidaan julkaista luomalla PaperWare-kansilehti. Kansilehti tulostetaan ja skannataan
laitteella työn ensimmäisenä sivuna. Kansilehti sisältää skannauksessa tarvittavat tiedot, esimerkiksi
asiakirjan määritteet ja määränpäät. Käyttäjä valitsee halutut skannausmääränpäät kansilehden
sisältämistä vaihtoehdoista.
Oletuksena on, että tunnistusta laitteessa ei tarvita skannattaessa kansilehtien kanssa. Niitä voidaan
siis käyttää missä tahansa Xerox-laitteessa, paitsi jos järjestelmänvalvoja on muuttanut oletusasetusta
tai jos työnkulkumalli on tyypiltään yksityinen ja laite tukee tunnistusta. PaperWare-kansilehtiä
voidaan käyttää myös missä tahansa Internet-faksilaitteessa.
PaperWare-työnkulkumallia voi tarkastella ja käyttää vain kansilehden omistaja. Siksi tällaisen
kansilehden käyttö on hyvä vaihtoehto, kun ei haluta antaa toisille työnkulkumallin käyttöoikeutta.
PaperWare-kansilehdet ja muokattavat asiakirjamääritteet
Kun PaperWare-kansilehti julkaistaan työnkulkumallista, jossa asiakirjamääritteet on asetettu
laitteessa muokattaviksi, samalla julkaistaan skannausmalli jaettaviksi määritettyihin laitteisiin.
Käyttäjän tulisi valita julkaistu skannausmalli laitteesta sen asemesta, että hän käyttäisi PaperWarevakiokansilehtimallia (jossa asiakirjamääritteet eivät ole muokattavissa). Katso Julkaiseminen
PaperWare-kansilehdeksi sivulla 4-90.
82
SMARTsend
Käyttöopas
Page 83
Työnkulkumallien julkaiseminen
PaperWare-skannausasetusten mukauttaminen
Jos tarvitset usein PaperWare-vakiokansilehden asetuksista poikkeavia skannausasetuksia, voit luoda
ja julkaista (tai pyytää järjestelmänvalvojaa luomaan ja julkaisemaan) mukautetun skannausmallin,
joka soveltuu tarpeisiisi. Luotu uusi malli on sitten valittava laitteesta ennen skannausta.
SMARTsend
Käyttöopas
83
Page 84
Työnkulkumallien julkaiseminen
Julkaiseminen Xerox-laitteeseen
Työnkulkumallin julkaiseminen Xerox-laitteeseen luo nk. laitteen skannausmallin ja yhdistää sen
valittuihin Xerox-laitteisiin. Alla kuvataan laitteeseen julkaisemisen vaiheet ja julkaisuasetukset.
Työnkulkumalli julkaistaan Xerox-laitteeseen näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse työnkulkumallien hallinnassa Työnkulkumallin nimi -sarakkeesta julkaistavan
työnkulkumallin nimi.
3.Valitse Työnkulkutehtävät-luettelosta Julkaise Xerox-laitetta varten.
4.Määritä julkaisuasetukset:
a.Kirjoita julkaisun nimi. Tämä nimi näkyy mallien luettelossa, ja sen on oltava ainutkertainen.
Katso Julkaisun nimi sivulla 85.
b.Valitse ajankohta, jolloin julkaisu vanhenee. Katso Vanhentuu seuraavan ajan kuluttua, jos ei
käytetty sivulla 85.
c.Valitse laitteet, joihin työnkulkumalli julkaistaan. Katso Lisää työnkulkumallin julkaisu
seuraaviin laitteisiin sivulla 85.
Huom.: Jos haluamaasi laitetta ei ole luettelossa, pyydä SMARTsend-
järjestelmänvalvojaa lisäämään se.
5.Määritä asiakirjan määritteet. Valitse Muokattavissa laitteessa, jos asiakirjamääritteitä tulee
voida muokata laitteessa skannauksen aikana. Laitteessa voidaan muokata enintään kuutta
määritettä. Katso Asiakirjan määritteet sivulla 86.
6.Määritä skannausprofiili. Valitse niiden asiakirjojen tyyppi, jotka skannataan tämän mallin avulla.
Valitsemalla Ominaisuudet voit valita asiakirjalle haluamiasi asetuksia. Katso Skannausprofiili
sivulla 87.
7.Napsauta lopuksi OK-painiketta.
Huom.: Malli ei välttämättä näy laitemallien luettelossa, ennen kuin luettelo on
päivitetty.
Julkaisuasetukset
Julkaise työnkulkumalli -sivulla on Julkaisuasetukset-alue, missä voidaan määrittää julkaisun nimi ja
vanhenemisaika sekä laitteet, joihin malli jaetaan.
84
SMARTsend
Käyttöopas
Page 85
Työnkulkumallien julkaiseminen
Julkaisun nimi
Tämä nimi näkyy laitteen mallien luettelossa, ja sen on oltava ainutkertainen. Nimi ei myöskään voi
olla sama kuin jonkin työnkulkumallin nimi (julkaistavaa työnkulkumallia lukuun ottamatta). Nimen on
oltava 1 - 20 merkin pituinen eikä se saa sisältää seuraavia merkkejä: ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, tyhjä,
askelpalautus, Unicode-merkit 16 - 18 ja 20 - 25 sekä erottimet.
Jotkin laitteet eivät tue yli 11 merkin pituisia nimiä. Jos annat tällaisen nimen ja julkaiset mallin
laitteeseen, joka ei tue yli 11 merkin pituisia nimiä, esiin tulee virheilmoitus, kun annat
julkaisukomennon valitsemalla OK.
Vanhentuu seuraavan ajan kuluttua, jos ei käytetty
Tämä valinta peruuttaa julkaisun ja poistaa sen laitteesta automaattisesti, kun määritetty aika on
kulunut. Vanhentuneet mallit voivat silti näkyä laitemallien luettelossa, kunnes luettelo päivitetään
laitteessa.
Itse työnkulkumalleja sovellus ei poista. Mallit, joiden julkaisut ovat vanhentuneet, eivät kuitenkaan ole
käytettävissä, ennen kuin ne julkaistaan uudelleen. Jos mallia käytetään määritetyn ajan kuluessa,
vanhenemisajan laskuri nollautuu.
Esimerkki: Jos julkaisu on asetettu vanhentumaan 1 viikon kuluttua ja sitä käytetään, ennen kuin viikko
on kulunut, vanhentumispäivä siirtyy 1 viikon päähän käytöstä.
Huom.: Tätä asetusta käytettäessä sovellus siivoaa automaattisesti käyttämättömät
julkaisut. Muuten järjestelmänvalvojien pitää siivota julkaisut manuaalisesti sovelluksesta ja
laitteista.
Lisää työnkulkumallin julkaisu seuraaviin laitteisiin
Valitse vähintään yksi laite, johon työnkulkumallin julkaisu lisätään. Voit valita peräkkäisten laitteiden
ryhmän pitämällä <vaihto>-näppäintä alhaalla ja valitsemalla ensimmäisen ja viimeisen laitteen. Voit
valita yksittäisten laitteiden ryhmän pitämällä <Ctrl>-näppäintä alhaalla ja valitsemalla laitteet
yksitellen. Jos haluamaasi laitetta ei ole luettelossa, pyydä SMARTsend-järjestelmänvalvojaa
lisäämään se.
Huom.: Jos työnkulkumalli edellyttää tunnistusta laitteessa (oletusarvon mukaan kaikki
yksityiset mallit ja Oma_sähköposti-malli) mutta laite ei tue tunnistusta, laite ei näy
luettelossa.
SMARTsend
Käyttöopas
85
Page 86
Työnkulkumallien julkaiseminen
Asiakirjan määritteet
Asiakirjan määritteet luodaan työnkulkumallin luonnin yhteydessä. Määritteiden arvot voidaan antaa
työnkulkumallin luomisen tai julkaisemisen yhteydessä. Arvoja voidaan muuttaa skannauksen
yhteydessä, jos valitaan Muokattavissa laitteessa. Kun tämä on valittuna, laite pyytää määritteiden
arvoja skannaushetkellä.
Huom.: Näiden kenttien sisältö on ehkä suojattu, jolloin kentissä näkyy vain asteriskeja (*).
Kenttien suojaus määritetään työnkulkumallissa valitsemalla Kentän suojaus > Peitä
annetut tiedot (****). Katso Asiakirjan määritteet sivulla 3-59.
86
SMARTsend
Käyttöopas
Page 87
Työnkulkumallien julkaiseminen
Skannausprofiili
Skannausprofiilit sisältävät joukon kuva-asetuksia eri tyyppisiä asiakirjoja varten. Profiileja voidaan
valita, muokata ja soveltaa työnkulkumalliin, kun malli julkaistaan skannausmalliksi Xerox-laitetta
varten, tai kun PaperWare-lomakkeen skannausasetuksia muokataan henkilökohtaisia tarpeita
vastaaviksi (Professional Edition). (Katso PaperWare-lomakkeesi skannausasetusten mukauttaminen
sivulla 1-22.)
1-puolinen
mustaval-
koinen
liikeasia-
2-puolinen
mustaval-
koinen liik-
easiakirja
Mustaval-
koinen
valokuva
1-puolinen
värillinen liik-
easia-
kirja
2-puolinen
värillinen
liikeasia-
kirja
Värivalo-
kuva
kirja
Tulos tu sväriMustavalkoMustavalkoHarmaasävyNeliväriNeliväriNeliväri
Ta rk k u us300 x 300300 x 300200 x 200300 x 300300 x 300200 x 200
Puolisuus12 1 12 1
Automaattinen
valotus
NormaaliNormaaliNormaaliNormaaliNormaaliNormaali
3 mm
(0,1 tuuma
a)
KYLLÄKYLLÄKYLLÄKYLLÄKYLLÄKYLLÄ
(0,1 tuumaa)
Table 4-1: Skannausprofiilin oletusasetuksetl
3 mm
(0,1 tuumaa)
3 mm
(0,1 tuumaa)
3 mm
(0,1 tuumaa)
3 mm
(0,1 tuum
aa)
Valitse profiili, joka parhaiten soveltuu skannattavalle asiakirjatyypille, esimerkiksi 1-puolinen
mustavalkoinen liikeasiakirja. Jos laite ei tue jotakin asetusta, se käyttää oletus- tai automaattista
asetusta. Skannausasetuksia voidaan muokata myö seuraavilla tavoilla:
Oma skannausprofiili—tämä mahdollistaa oletusprofiilin muokkaamisen ja uusien asetusten
soveltamisen työnkulkumalliin. Julkaistessasi työnkulkumallia valitse profiili profiililuettelosta ja
napsauta Ominaisuudet-linkkiä. Muuta asetuksia tarpeen mukaan ja tallenna asetukset
napsauttamalla OK. Skannausprofiilivalinnan kohdalla näkyy nyt, että julkaisuun sovelletaan omaa
skannausprofiilia. Katso Skannausprofiililien muokkaaminen sivulla 4-88.
Säädä laitteessa—tämä mahdollistaa skannausasetusten säätämisen tai korvaamisen laitteessa
skannauksen yhteydessä. Kun laitteessa on valittu käytettävä malli, sen sisältämää skannausprofiilia
(Table 4-1) voidaan muokata. Nämä laitteen ääressä valitut asetukset korvaavat skannausmallin
sisältämät asetukset.
Huom.: Sellaisia asetuksia kuin Jos tiedosto on jo olemassa tai Tiedostomuoto EI pitäisi
muuttaa. Tämä voi vaikuttaa epäsuotuisasti skannaustulokseen.
Tulostusväri-asetus soveltaa käsittelyasetuksia, jotka tuottavat mahdollisimman laadukkaan väri-,
harmaasävy- tai mustavalkotuloksen.
Huom.: Jos tulosasiakirjan tyypiksi valitaan JFIF tai JPEG (Katso Asiakirjan tyyppi sivulla
3-49), mutta asiakirja skannataan mustavalkolaitteella, työ epäonnistuu. Kun
tulosasiakirjan tyypiksi valitaan JFIF tai JPEG ja asiakirja skannataan värilaitteella, työ
epäonnistuu, jos skannausprofiilissa on määritetty tulostusväriksi mustavalkoinen.
Originaalin tyyppi
Originaalin tyyppi määrittää lopputuloksesta, onko se kuva, tekstiä, sekä kuva että tekstiä vai rasteri.
Rasteri on pisteistä muodostuva kuva, jota käytetään sävykuvan tulostamiseen.
Huom.: Jos originaalin tyyppinä Xerox-laitteessa on valokuva, automaattinen valotus
poistetaan käytöstä eikä ole valittavissa laitteesta.
Kontrasti
Kontrasti säätelee tulosasiakirjan vaalean ja tumman harmaiden alueiden eroja. Skannatut kuvat,
joiden kontrasti on suuri, näyttävät teräviltä ja koostuvat pääasiassa mustista ja valkoisista alueista.
Kuva, jonka kontrasti on pieni, on pehmeämpi ja koostuu harmaan eri sävyistä.
Tum mu us
Tulosasiakirjan tummuutta voidaan säätää niin, että se on yhtä tumma kuin alkuperäinen asiakirja
taikka sitä tummempi tai vaaleampi.
Te rä vy y s
Terävyyttä säätämällä skannatun kuvan reunoja voidaan terävöittää tai pehmentää alkuperäiseen
kuvaan verrattuna. Terävyysasetuksesta on hyötyä korostettaessa kuvien ohuita viivoja ja pieniä
yksityiskohtia. Pehmentämällä kuvaa voidaan häivyttää pieniä pisteitä.
88
SMARTsend
Käyttöopas
Page 89
Työnkulkumallien julkaiseminen
Reunojen häivytys
Reunojen häivytys poistaa esimerkiksi pisteitä, rei'itysreikien ja nitomanastojen jälkiä ja muita
originaalin reuna-alueilla olevia tummia jälkiä.
Häivytettävän alueen leveys voi 0 - 50 mm asiakirjan reunasta.
Oletusarvo on 3 mm.
Huom.: Jotkin laitteet eivät tue reunojen häivytysasetuksia. Tällöin häivytysarvot on
määritettävä käsin laitteesta skannauksen yhteydessä.
Originaalin koko
Originaalin koko tarkoittaa alkuperäisen asiakirjan fyysistä kokoa.
Tarkkuus
Tarkkuus määrittää tulosasiakirjan tarkkuuden. Sen ei tarvitse vastata alkuperäisen asiakirjan
tarkkuutta. 600 dpi:n tarkkuutta käyttämällä kuvasta tulee parempilaatuinen kuin käytettäessä 300
dpi:n tarkkuutta. 600 dpi:n käyttäminen kasvattaa kuitenkin tiedoston kokoa.
Puolisuus
Puolisuus määrittää, onko originaali yksi- vai kaksipuolinen ja onko kaksipuolisen originaalin takasivu
ylösalaisin etusivuun nähden.
Automaattinen valotus: kyllä/ei
Automaattinen valotus parantaa sellaisten asiakirjojen laatua, joissa on värillinen tausta.
Kun automaattinen valotus on käytössä, skanneri valitsee automaattisesti alkuperäiselle asiakirjalle
sopivan valotustason.
Kun automaattinen valotus ei ole käytössä, skanneri soveltaa mallin tummuusasetuksia. Tällöin
tulostiedostojen koko voi kasvaa.
Huom.: Jos originaalin tyyppinä Xerox-laitteessa on valokuva, automaattinen valotus
poistetaan käytöstä eikä ole valittavissa laitteesta.
SMARTsend
Käyttöopas
89
Page 90
Työnkulkumallien julkaiseminen
Julkaiseminen PaperWare-kansilehdeksi
Professional Edition
PaperWare-kansilehtien avulla skannaustyöt voidaan lähettää monitoimilaitteeseen tai Internetfaksilaitteeseen.
Kansilehden valintaruutujen avulla voidaan valita määränpäät. Myös asiakirjan määritteet näkyvät
kansilehdellä. Jos määritteet on asetettu laitteessa muokattaviksi, kansilehden luonnin yhteydessä
julkaistaan määritettyihin laitteisiin myös laitteen skannausmalli. Kansilehteä voi käyttää vain näissä
laitteissa.
Kun kansilehti julkaistaan, sovellus luo PaperWare-kansilehdestä PDF-tiedoston. Se voidaan tallentaa
käyttäjän määrittämään paikkaan tai tulostaa paikallisella kirjoittimella.
Huom.: PaperWare-kansilehtiä voidaan käyttää vain sellaisissa Xerox-laitteissa, jotka on
konfiguroitu sillä SMARTsend-tietokoneella, jota käytettiin kansilehtien luomiseen.
Kansilehtiä voidaan ehkä käyttää myös muilla SMARTsend- tai Xerox Flowport-tietokoneilla
konfiguroiduissa laitteissa, jos ne on asetettu tukemaan PaperWare-lomakkeiden
edelleenlähetystä. Pyydä järjestelmänvalvojalta luetteloa laitteista, jotka tukevat
PaperWare-lomakkeiden edelleenlähetystä.
Työnkulkumalli julkaistaan PaperWare-kansilehdeksi näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse työnkulkumallien hallintasivulla Työnkulkumallin nimi -sarakkeesta julkaistavan
työnkulkumallin nimi.
4.Määritä julkaisuasetukset:
a.Kirjoita julkaisun nimi. Tämä nimi näkyy kansilehdessä, ja sen on oltava ainutkertainen. Katso
Julkaisun nimi sivulla 93.
b.Kirjoita kansilehdelle kuvaus. Se näkyy kansilehdessä nimen alapuolella.
c.Valitse ajankohta, jolloin julkaisu vanhenee. Katso Vanhentuu seuraavan ajan kuluttua, jos ei
käytetty sivulla 93.
5.Valitse vain ne määränpäät, joiden haluat olevan kansilehdessä esivalittuina. Jos et valitse
määränpäätä nyt, se näkyy silti kansilehdessä. Se on kuitenkin valittava käsin tulostetusta
kansilehdestä, jotta kyseinen määränpää vastaanottaisi asiakirjat. Katso Määränpäät sivulla 93.
90
SMARTsend
Käyttöopas
Page 91
Työnkulkumallien julkaiseminen
6.Määritä asiakirjan määritteet. Valitse Muokattavissa laitteessa, jos asiakirjamääritteitä tulee
voida muokata laitteessa skannauksen aikana. Tällöin kansilehteä voidaan käyttää vain laitteissa,
joihin se on julkaistu. Skannattaessa voidaan muokata enintään kuutta määritettä. Jos valitset
Luo uusi metadatamalli, sinua pyydetään valitsemaan laitteet, joihin malli julkaistaan. Jos tämä
valinta poistetaan, uutta mallia ei luoda. Tällöin on skannauksen yhteydessä valittava aiemmin
julkaistu PaperWare-malli, joka sisältää samat metadatakentät (määritteet), jotka määritettiin
muokattaviksi laitteessa. Jos valitset PaperWare-mallin, joka ei sisällä oikeita metadatakenttiä ja
kentät on määritetty mallissa pakollisiksi, työ epäonnistuu. Katso Asiakirjan määritteet sivulla 94.
7.Määritä skannausasetukset. Katso Skannausasetukset sivulla 94.
a.Valitse, missä asiakirja skannataan.
b.Valitse tarkkuus. Tarkkuutta valitessa kannattaa ottaa huomioon, käytetäänkö skannaukseen
Internet-faksia. Asetukset vaikuttavat DataGlyph-alueen kokoon, joka määräytyy tarkkuuden
ja Internet-faksiasetuksen perusteella. Lisätietoja tarkkuudesta ja DataGlyph-alueista on
kohdassa Tarkkuus sivulla 94.
8.Voit luoda PaperWare-kansilehden valitsemalla Luo kansilehti. Sovellus luo PDF-tiedoston, josta
kansilehti tulostetaan. PDF-tiedostot säilyttävät asiakirjojen sivuasettelun, tekstin ja kuvat.
9.Jos asiakirjan määritteet on asetettu laitteessa muokattaviksi, on valittava laitteet, joihin malli
julkaistaan, ja skannausprofiili. Lisätietoja on kohdassa Skannausprofiili sivulla 87.
10. Näkyviin tulee Tiedostojen lataaminen -ikkuna, jossa kysytään, haluatko avata vai tallentaa
tiedoston. Tiedosto kannattaa ehkä tallentaa, jotta se on myöhemminkin käytettävissä tulostusta
tai sähköpostia varten. Tallenna tiedosto napsauttamalla Tallenna. Jos valitset Avaa, tulosta
tiedosto, ennen kuin suljet sen. Tarvittaessa voit luoda kansilehden uudelleen valitsemalla Näytä
julkaisut -sivulla Nouda uudelleen tämä kansilehti. Katso alla annettuja ohjeita sekä Kansilehden
nouto uudelleen sivulla 107.
Huom.: PDF-tiedoston avaukseen ja tarkasteluun tarvitaan Adobe Acrobat Reader®. Se
on ladattavissa Adoben verkkosivuilta osoitteessa www.adobe.com.
12. Tulosta tiedosto. Tiedosto tulisi tulostaa 100-prosenttisena. Eli tulostusikkunassa
zoomauskertoimen pitäisi olla 100 % (tai lähellä sitä). Kansilehti on lisäksi tulostettava 8.5" x 11"tai A4-paperille.
Kansilehti voidaan myös noutaa eli luoda uudelleen sen jälkeen, kun työnkulkumalli on julkaistu
kansilehdeksi. Tämä voi olla tarpeen, jos sovellus on jo luonut ja tulostanut kansilehden PDF-tiedoston,
mutta sitä ei ole tallennettu ja tulostettu sivu on kadonnut tai tuhriintunut.
SMARTsend
Käyttöopas
91
Page 92
Työnkulkumallien julkaiseminen
PaperWare-kansilehti noudetaan uudelleen näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse työnkulkumallien hallinnassa Työnkulkumallin nimi -sarakkeesta sen työnkulkumallin nimi,
jonka kansilehden haluat noutaa.
3.Valitse Työnkulkutehtävät-luettelosta Näytä julkaisut. Valitun työnkulkumallin julkaisut tulevat
näkyviin. Voit lajitella luettelon haluamasi sarakkeen mukaan napsauttamalla sarakkeen otsikkoa.
Sivulla vasemmalla näkyy julkaisuihin liittyvien tehtävien luettelo. Käytettävissä olevat tehtävät
vaihtelevat julkaisukohtaisten käyttöoikeuksiesi mukaan.
4.Valitse Nimi-sarakkeesta noudettava kansilehti.
5.Valitse Julkaisutehtävät-luettelosta Nouda uudelleen tämä kansilehti.
6.Näkyviin tulee Tiedostojen lataaminen -ikkuna, jossa kysytään, haluatko avata vai tallentaa
tiedoston. Tiedosto kannattaa ehkä tallentaa, jotta se on myöhemminkin käytettävissä tulostusta
tai sähköpostia varten. Tallenna tiedosto napsauttamalla Tallenna. Jos valitset Avaa, tulosta
tiedosto, ennen kuin suljet sen.
Kansilehtiä voidaan noutaa myös napsauttamalla Julkaisutiedot-sivun Nouda lomake uudelleen painiketta. Katso Julkaisujen tarkastelu sivulla 96.
PaperWare-kansilehden käyttäminen Internet-faksin kanssa
Käyttäjät voivat skannata Internet-faksilaitteella käyttämällä PaperWare-kansilehteä, joka tukee
minkä tahansa Xeroxin tai jonkin muun valmistajan Internet-faksilaitteen käyttöä SMARTsendin
kanssa.
PaperWare-kansilehteä käytetään Internet-faksin kanssa näin:
5.Kun olet Julkaise PaperWare-kansilehti -sivulla, vieritä esiin Skannausasetukset ja valitse jokin
Internet-faksi-vaihtoehdoista skannauslähteeksi. Myös sopiva tarkkuusasetus on valittava.
6.Napsauta Luo kansilehti.
7.Käytä PaperWare-kansilehteä skannaukseen Internet-faksilaitteella. Asiakirja lähetetään
sähköpostin liitteenä.
Huom.: Työnkulkumallia varten määritetyt määritteiden ominaisuudet eivät ole käytössä
skannauksen aikana. Voit kuitenkin konfiguroida nämä kansilehden valintaruutujen avulla.
Näin voit käyttää määritteiden ominaisuuksia skannauksessa.
92
SMARTsend
Käyttöopas
Page 93
Työnkulkumallien julkaiseminen
Julkaisuasetukset
Julkaisun nimi
Tämä nimi näkyy kansilehden yläosassa, ja sen on oltava ainutkertainen. Nimi ei myöskään voi olla
sama kuin jonkin työnkulkumallin nimi (julkaistavaa työnkulkumallia lukuun ottamatta). Nimen on
oltava 1 - 20 merkin pituinen eikä se saa sisältää seuraavia merkkejä: ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, tyhjä,
askelpalautus, Unicode-merkit 16 - 18 ja 20 - 25 sekä erottimet.
Jotkin laitteet eivät tue yli 11 merkin pituisia nimiä. Jos annat tällaisen nimen ja julkaiset mallin
laitteeseen, joka ei tue yli 11 merkin pituisia nimiä, esiin tulee virheilmoitus, kun annat
julkaisukomennon valitsemalla OK.
Kansilehden kuvaus
Kuvaus näkyy kansilehdessä heti nimen alapuolella.
Vanhentuu seuraavan ajan kuluttua, jos ei käytetty
Jos tämä asetus valitaan, kansilehti muuttuu käyttökelvottomaksi, ellei sitä käytetä määritetyn ajan
kuluessa. PaperWare-malli ei kuitenkaan häviä laitteessa olevasta mallien luettelosta. Määritetty
vanhentumisaika tulostuu kansilehden oikeaan yläkulmaan.
Itse työnkulkumalleja sovellus ei poista. Kansilehdet eivät kuitenkaan ole käytettävissä, ja ne on
tarvittaessa luotava uudelleen. Jos kansilehteä käytetään määritetyn ajan kuluessa, vanhenemisajan
laskuri nollautuu.
Esimerkki: Jos julkaistu työnkulkumalli on asetettu vanhentumaan 1 viikon kuluttua ja kansilehteä
käytetään, ennen kuin viikko on kulunut, vanhentumispäivä siirtyy 1 viikon päähän käytöstä.
Huom.: Tätä asetusta käytettäessä sovellus siivoaa automaattisesti käyttämättömät
julkaisut. Muuten järjestelmänvalvojien pitää siivota julkaisut manuaalisesti sovelluksesta.
Määränpäät
Kaikki työnkulkumalliin lisätyt määränpäät näkyvät kansilehdessä. Valitse vain ne, joiden haluat
näkyvän esivalittuina. Jos haluat skannata kansilehden avulla tiettyyn määränpäähän, merkitse
kansilehdestä kyseisen määränpään valintaruutu.
SMARTsend
Käyttöopas
93
Page 94
Työnkulkumallien julkaiseminen
Asiakirjan määritteet
Asiakirjan määritteet luodaan työnkulkumallin luonnin yhteydessä. Määritteiden arvot voidaan antaa
julkaisemisen yhteydessä. Arvoja voidaan muuttaa skannaushetkellä laitteesta, jos valitaan
Muokattavissa laitteessa. Kun tämä asetus on valittuna, laite pyytää määritteiden arvoja
skannaushetkellä.
Jos julkaisuhetkellä on käytettävissä useita oletusarvoja, niitä vastaavat valintaruudut näkyvät
kansilehdessä. Haluttu asetus valitaan merkitsemällä kansilehdestä sitä vastaava valintaruutu. Kun
yksikään määrite ei ole muokattavissa laitteessa, kansilehteä voidaan käyttää missä tahansa
konfiguroidussa Xerox-laitteessa tai Internet-faksilaitteessa.
Jos jokin asiakirjan määrite on asetettu laitteessa muokattavaksi, PaperWare-kansilehden luonnin
yhteydessä julkaistaan myös laitteen skannausmalli. Kun valitset Luo kansilehti, saat kehotteen
määrittää käytettävät laitteet sekä skannausprofiilin. Voit julkaista ja luoda kansilehden valitsemalla
uudelleen Luo kansilehti. Kansilehteä, joka luodaan niin, että asiakirjamääritteet ovat muokattavissa
laitteessa, voidaan käyttää vain julkaisemisen yhteydessä määritetyissä laitteissa. Kansilehdessä
näkyy sen skannausmallin nimi, jota on käytettävä yhdessä kansilehden kanssa.
Skannausasetukset
Skannausasetuksia käytetään kuvaamaan laitetta, jota aiotaan käyttää asiakirjan (ja PaperWarekansilehden) skannaamiseen. SMARTsend käyttää tätä tietoa PaperWare-kansilehden DataGlyphalueen säätämiseen tiettyä skannauslaitetta varten.
Skannauslähde
Valitse asiakirjan skannauslähde. PaperWare-kansilehtiä voidaan käyttää Xerox-laitteessa tai Internetfaksilaitteessa. Valitse Internet-faksi, jos olet aikonut käyttää kansilehteä Internet-faksilaitteessa.
Huom.: Kun käytät asiakirjan määritteitä ja Internet-faksia, et voi valita määritteiden
muokkaamista Internet-faksilaitteessa.
Tarkkuus
Tarkkuusasetus määrittää PaperWaren DataGlyph-alueen koon. Julkaistaessa sovellus luo PaperWarekansilehden, jossa työnkulkumallin tiedot näkyvät oikeassa alakulmassa olevalla DataGlyph-alueella.
DataGlyph on tekniikka, jonka avulla konekieliset tiedot koodataan paperille tulostettavaan muotoon.
Tiedot muuntuvat tuhansiksi pieniksi vinoviivoiksi, joiden bittiarvo on joko 0 tai 1 sen mukaan, onko se
kallellaan vasemmalle vai oikealle. Näiden merkkien jaksoilla voidaan koodata numero- tai
tekstimuotoisia tai muita tietoja. Pienempi tarkkuus tuottaa suuremman DataGlyph-alueen ja
vastaavasti suurempi tarkkuus pienemmän DataGlyph-alueen.
94
SMARTsend
Käyttöopas
Page 95
Työnkulkumallien julkaiseminen
Ota seuraavat seikat huomioon luodessasi PaperWare-kansilehteä:
•DataGlyph-alueen on oltava suurikokoinen, kun sitä käytetään pienitarkkuuksiseen skannaukseen
Internet-faksilaitteilla. Suuri DataGlyph-alue peittää suuremman osan kansilehden tilasta, joka on
varattu asiakirjan määritteiden valintaruuduille. Lisäksi pienintä tarkkuusasetusta käytettäessä
Nouda lomake uudelleen -valintaruutu saattaa peittyä kokonaan.
•Kun käytetään skannauslaitetta, jonka kuvalaatu on huono (esimerkiksi likaisen valotuslasin tai
virheellisen kalibroinnin vuoksi), alhaisen tarkkuuden valinta saattaa parantaa lopputulosta.
•Tulosta PaperWare-kansilehti laadukkaalla laser- tai mustesuihkutulostimella, jonka resoluutio on
vähintään 300 dpi.
Käytä seuraavaa taulukkoa apuna valitessasi oikeata tarkkuusasetusta:
Tarkkuus (dpi)Käyttötarkoitus
Suuri (300 x 300 tai suurempi)Skannaus 300 dpi:n tai suuremmalla
tarkkuudella
Normaali (200 x 200 tai suurempi)Skannaus 200 dpi:n tai suuremmalla
tarkkuudella
Tarkkatarkkuuksinen Internet-faksi
Pieni (alle 200 x 200)Skannaus 150 dpi:n tai suuremmalla
PaperWare-kansilehtien skannausasetuksia voidaan mukauttaa julkaisemalla laitteen skannausmalli,
joka sisältää halutut asetukset. Malli on sitten valittava laitteesta ennen skannausta.
Skannausasetusten mukauttaminen aloitetaan käyttäjän kotisivulta.
Mukautettu malli julkaistaan näin:
1.Valitse käyttäjän kotisivulta Mukauta PaperWare-lomakkeesi skannausasetuksia.
2.Määritä halutut julkaisuasetukset.
3.Valitse haluttu skannausprofiili tai mukauta asetuksia napsauttamalla Ominaisuudet.
4.Julkaise malli napsauttamalla OK.
SMARTsend
Käyttöopas
95
Page 96
Työnkulkumallien julkaiseminen
Julkaisujen tarkastelu
Kuka tahansa käyttäjä voi tarkastella tietyn työnkulkumallin julkaisuja.
Työnkulkumallin julkaisuja tarkastellaan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse työnkulkumallien hallintasivulla Työnkulkumallin nimi sarakkeesta sen työnkulkumallin
nimi, jonka julkaisuja haluat tarkastella.
3.Valitse Työnkulkutehtävät-luettelosta Näytä kaikki. Oikealle puolelle tulee näkyviin
julkaisuluettelo. Voit lajitella luettelon haluamasi sarakkeen mukaan napsauttamalla sarakkeen
otsikkoa. Vasemmalla näkyy julkaisuihin liittyvien tehtävien luettelo. Käytettävissä olevat tehtävät
vaihtelevat julkaisukohtaisten käyttöoikeuksiesi mukaan.
4.Jos haluat tarkastella tietyn julkaisun tietoja, valitse julkaisu luettelosta ja valitse sitten ikkunan
vasemmasta reunasta Julkaisutiedot. Julkaisun tietoja voi tarkastella vain julkaisun omistaja.
Julkaisutiedot
Tällä toiminnolla käyttäjät voivat tarkastella kaikentyyppisten työnkulkumallien julkaisujen sisältöä ja
asetuksia. Järjestelmänvalvoja voi tarkastella ja muokata kaikkien julkaisujen sisältöä ja määritteitä.
Julkaisun omistajat voivat tarkastella vain omien julkaisujensa sisältöä.
Seuraavantyyppisten julkaisujen sisältöä voidaan tarkastella: laitteen skannausmallit, PaperWarekansilehdet, asiakirjamääritemalleilla varustetut PaperWare-kansilehdet ja Xerox PaperWare asetukset -mallit.
Tämän sivun toimintojen avulla voit:
•päivittää laiteluettelon työnkulkumallin julkaisemista varten
•luoda uudelleen PaperWare-kansilehden napsauttamalla Nouda lomake uudelleen (Professional
Edition)
96
SMARTsend
Käyttöopas
Page 97
Työnkulkumallien julkaiseminen
Laitteiden lisäys julkaisuun ja poisto julkaisusta
Koska laitteen skannausmallit ladataan julkaistaessa tiettyihin laitteisiin, julkaisun tietoja ei voi
muuttaa julkaisematta sitä uudelleen. Mallin julkaisukohteina olevia laitteita voidaan kuitenkin
muuttaa.
Laite lisätään julkaisuun tai poistetaan siitä näin:
1.Siirry ohjeiden mukaan sen julkaisun tietoihin, johon haluat lisätä laitteen tai josta haluat poistaa
laitteen. Katso Julkaisujen tarkastelu sivulla 96.
2.Tee jompikumpi seuraavista:
•Jos haluat lisätä laitteen, valitse valintaruutu, joka on kyseisen laitteen Laitteen isäntänimi
tai IP-osoite -sarakkeen vasemmalla puolella, ja napsauta Lisää >>.
Huom.: Jos haluttu laite ei ole luettelossa, pyydä järjestelmänvalvojaa lisäämään se.
•Jos haluat poistaa laitteen, poista valintamerkki valintaruudusta, joka on kyseisen laitteen
Laitteen isäntänimi tai IP-osoite -sarakkeen vasemmalla puolella, ja napsauta << Poista.
SMARTsend
Käyttöopas
97
Page 98
Työnkulkumallien julkaiseminen
Työnkulkumallin julkaisujen poistaminen
Julkaisun voi poistaa vain omistaja. Käytettävissä olevat julkaisutehtävät vaihtelevat sen mukaan,
mitkä oikeudet käyttäjällä on julkaisuun.
Yksittäisten julkaisujen poistaminen
Tietty julkaisu poistetaan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Näytä kaikki työnkulkumallit.
2.Valitse työnkulkumallien hallintasivulla Työnkulkumallin nimi -sarakkeesta sen työnkulkumallin
nimi, jonka julkaisun haluat poistaa.
5.Valitse Työnkulkutehtävät-luettelosta Poista tämä julkaisu. Tehtävä on käytettävissä vain, jos olet
julkaisun omistaja.
6.Näkyviin tulee vahvistuspyyntö. Poista julkaisu valitsemalla OK.
Kaikkien julkaisujen poistaminen
Työnkulkumallin kaikki julkaisut poistetaan näin:
1.Siirry käyttäjän kotisivulle ja valitse Omat työnkulkumallit.
2.Valitse työnkulkumallien hallintasivulla Työnkulkumallin nimi -sarakkeesta sen työnkulkumallin
nimi, jonka julkaisut haluat poistaa.
3.Valitse Työnkulkutehtävät-luettelosta Poista tämän työnkulkumallin julkaisut. Tehtävä on
käytettävissä vain, jos olet työnkulkumallin kaikkien julkaisujen omistaja.
4.Näkyviin tulee vahvistuspyyntö. Poista julkaisut valitsemalla OK.
98
SMARTsend
Käyttöopas
Page 99
Työnkulkumallien julkaiseminen
Asiakirjan tulostaminen säilöstä
Seuraavassa kerrotaan, miten käytetään SMARTsend Tulost u s säi löstä - s ovellusta. Tämän toiminnon
käyttö edellyttää, että SMARTsend on asennettu ja konfiguroitu SMARTsend Laitelaajennusten asennusoppaan ohjeiden mukaan.
SMARTsend Tulostus säilöstä -sovellus
SMARTsend Tulostus säilöstä -sovellusta käytetään näin:
1.Valitse Xerox-laitteen näytöstä Kaikki palvelut > Mukautetut palvelut.
2.Tulostus säilöstä -näppäimen pitäisi näkyä. Järjestelmänvalvoja on voinut muuttaa tämän
näppäimen nimeä. Tarkista asia tarvittaessa järjestelmänvalvojalta.
3.Valitse Tulostus säilöstä (tai vastaava) -näppäin. Jos järjestelmänvalvoja ei ole ottanut käyttöön
oletuskirjautumista, käyttäjää pyydetään antamaan SMARTsend-käyttäjätiedot (nimi, salasana,
toimialue) ja sitten valitsemaan Val mis. Jos oletuskirjautuminen on käytössä, kirjautuminen ei ole
tarpeen tässä vaiheessa.
4.Kirjautumisen jälkeen näyttöön tulee linkkejä kansioihin, joista voidaan selata esiin säilö, josta
halutaan tulostaa. Linkit on luonut järjestelmänvalvoja. Linkkien luomisesta on ohjeet SMARTsend Laitelaajennusten asennusoppaassa.
5.Valitse säilö, josta haluat tulostaa. Kansioita voi selata "laajenna"-näppäimellä. Käyttäjää
pyydetään antamaan valitun säilön käyttäjätiedot käyttämällä näyttöön avautuvaa
näppäimistöä. Tiedoston osoite näytetään näytön vasemmassa yläkulmassa.
6.Valittuasi tiedoston valitse Tu losta. Näytössä ilmoitetaan, että laite valmistautuu tulostamaan.
7.Jos haluat siirtyä johonkin toiseen mukautettuun palveluun, valitse Kaikki palvelut. Mukautetut palvelut -näyttö tulee näkyviin. Siinä näytetään kaikki käytettävissä olevat palvelut sekä Sulje-
näppäin tämän näytön sulkemista varten. Tulostukseen lähetetty työ voidaan tarkastaa
tulostusjonosta painamalla Töiden tila -näppäintä.
SMARTsend
Käyttöopas
99
Page 100
Työnkulkumallien julkaiseminen
100
SMARTsend
Käyttöopas
Loading...
+ hidden pages
You need points to download manuals.
1 point = 1 manual.
You can buy points or you can get point for every manual you upload.