Xerox SMARTsend 3 User Guide [fi]

SMARTsend Käyttäjän pikaopas

SMARTsend, versio 3

SMARTsend on sovellus, jolla paperiasiakirjoja voi skannata, muuntaa erilaisiin digitaalisiin muotoihin ja jakaa. SMARTsend Professional Edition sisältää lisäksi PaperWare-toiminnot ja OCR-tekstintunnistuksen. PaperWaren avulla voit ohjelmoida skannaustyön lisäämällä skannattavaan asiakirjaan kansilehden. SMARTsend voi muuntaa tiedostoja useisiin yleisiin muotoihin, joita suositut sovellukset tukevat.

Tulo st us ty yp it Tiedostomuodot

PDF PDF, linearisoitu

PDF, vain kuva PDF, vain kuva - säilytä skannauslähteestä saatu kuva PDF, suojattu

JFIF JPEG

XPS XPS

Yksisivuinen TIFF Yksisivuinen TIFF 6.0

Yksisivuinen TIFF 6.0 TTN2

Monisivuinen TIFF Monisivuinen TIFF 6.0

Monisivuinen TIFF 6.0 TTN2 Monisivuinen TIFF - säilytä skannauslähteestä saatu kuva

Originaalin tyyppi Tiedostomuoto määritetään skannattaessa

OCR-tulostiedoston tyypit (Professional Edition)

Työnkulkumallit

Työnkulkumalli hallitsee tapaa, jolla skannattu asiakirja muunnetaan digitaaliseen muotoon ja sen jälkeen lähetetään eri määränpäihin. Työnkulkumallit yhdistelevät asiakirjojen määränpäitä, määritteitä ja asetuksia yhdeksi kokonaisuudeksi, jota voidaan käyttää yhä uudelleen.

Asiakirjojen määränpäät

Määränpäät ovat skannattujen asiakirjojen lopullisia sijoituspaikkoja. Sähköposti, DocuShare, yhteys ulkoiseen sovellukseen, FTP-sivusto, verkkokansio, Microsoft SharePoint Portal Server 2003 ja etätulostin ovat mahdollisia määränpäitä kaikissa SMARTsend-versioissa. Domino, Domino.doc, NetWare-kansio, Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Microsoft Exchange 2000 Web-kansio ja Skannaus URL-osoitteeseen ovat mahdollisia määränpäitä Standard- ja Professional-versioissa. Standard- ja Professional-versioihin on lisäksi saatavissa valinnaisia määränpääkomponentteja, kuten Documentum, Hummingbird, Interwoven WorkSite ja LiveLink.

Asiakirjan määritteet

Määritteet ovat ominaisuuksia (metadataa), jotka kuvaavat skannattavaa asiakirjaa ja automatisoivat sen tallennuksen määränpäihin. Määritteet eli kentät voidaan määritellä työnkulkumalleissa ja niitä voidaan käyttää skannauksen aikana tiettyjen tietojen antamiseen.

Työnkulkumallin asetukset

Työnkulkumallille voidaan määrittää yksityinen tai yleinen käyttöoikeus. Työn vahvistuksen asetukset määrittävät, kuinka käyttäjille ilmoitetaan töiden valmistumisesta.

PDF, hakukelpoinen teksti

Muu ASCII-teksti: muotoiltu/standard/standardEX (*.txt)

PDF, tavallinen teksti PDF, kuvien korvaus PDF, kuvat tekstin päällä PDF, kuvat tekstin päällä - säilytä sivujen suunta PDF, kuvat tekstin päällä - säilytä skannauslähteestä saatu kuva

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc) Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls) Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf) Microsoft Publisher 98 (*.rtf) Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf) Teksti, standard/smart/stripped/plain/sarkaimilla erotettu (*.txt) Teksti, pilkuilla erotettu (*.csv)

Julkaisut

Julkaisu on julkaistu työnkulkumalli. Julkaistut työnkulkumallit ovat käytettävissä asiakirjoja skannattaessa. Työnkulkumalleista voidaan luoda seuraavia julkaisuja käytettäväksi FreeFlow SMARTsendin kanssa:

• Laitteen skannausmallit

Laitteen skannausmalleja käytetään skannattaessa Xerox-laitteilla.

• PaperWare-kansilehdet (Professional Edition)

Kansilehtiä käytetään skannattaessa Xerox-laitteilla ja Internet-faksia käyttävillä laitteilla.

•Xerox PaperWare -asetukset (Professional Edition)

Muokattuja skannaustietoja sisältävä malli, jota käytetään PaperWare-kansilehtien kanssa. Sen avulla käyttäjät voivat määrittää usein käytetyt skannauksen oletusasetukset.

Työnkulkumallin luominen

Voit luoda työnkulkumalleja eri määränpäihin tapahtuvaa skannausta varten. Seuraavassa annetaan yleiset ohjeet työnkulkumallin luontia varten.

Napsauta SMARTsendin kotisivulla tai Työnkulkumallien hallinta -sivulla Lisää uusi >

työnkulkumalli....

Valitse Asiakirjan määränpäät -sivulta määränpään tyyppi ja napsauta sitten lisää

sijainti (tai osoite).

Anna sijaintia koskevat tiedot ja napsauta OK.

Merkitse haluttujen määränpäiden valintaruudut ja jatka napsauttamalla

Seuraava >>.

Määritä nimisäännöt ja tiedostomuodot Asiakirjan nimi ja tyyppi -sivulla. Jatka

napsauttamalla Seuraava >>.

Valitse profiili Asiakirjan määritteet -sivulta tai täytä käsin määrite- eli

metadatakentät, jos tarpeen. Jatka napsauttamalla Seuraava >>.

Määritä Työnkulkumallin asetukset -sivulla työnkulkumallin nimi sekä vahvistus- ja

käyttöoikeusasetukset. Jatka napsauttamalla Seuraava >>.

Valitse Yhteenveto-sivulla julkaisuasetukset ja vahvista sivulla luetellut asetukset.

Tee muutokset käyttämällä sivulla näkyviä painikkeita. Muussa tapauksessa tallenna ja/tai julkaise työnkulkumalli napsauttamalla Va lmis.

Työnkulkumallin julkaiseminen

Kun työnkulkumalli on luotu, se on julkaistava ennen kuin sitä voidaan käyttää skannauksessa.

Valitse Työnkulkumallien hallinta -sivulta työnkulkumalli, jonka haluat julkaista. Valitse

Julkaise Xerox-laitetta varten tai Julkaise kansilehti.

Julkaistessasi Xerox-laitetta varten määritä nimi, vanhenemisaika, laitteet, asiakirjan

määritteet ja skannausprofiilin ominaisuudet. Napsauta lopuksi OK.

Julkaistessasi PaperWare-kansilehteä (Professional Edition) määritä nimi, kuvaus, vanhenemisaika, oletusmääränpäät, asiakirjan määritteet ja skannausasetukset. Napsauta lopuksi Luo kansilehti. Tallenna ja tulosta PDF-muotoinen kansilehtitiedosto.

Laitteen skannausmallin käyttäminen

Valitse malli Xerox-laitteessa.

Anna asiakirjan määritteet (jos konfiguroitu) ja skannaa asiakirja.

PaperWare-kansilehtien käyttäminen (Professional Edition)

Luo ja tulosta PaperWare-kansilehti.

Merkitse halutut määränpäät.

Aseta kansilehti ja skannattava asiakirja skannauslaitteeseen. Kansilehden on oltava

ensimmäinen skannattava sivu.

Valitse PaperWare-malli, Xerox PaperWare-asetukset-malli tai oletusmalli (jos

käytettävissä).

Anna asiakirjan määritteet (jos konfiguroitu) ja skannaa asiakirja.

Oma sähköposti -mallin käyttäminen

Oma sähköposti -työnkulkumalli asennetaan SMARTsendin kanssa ja sitä käytetään skannattujen asiakirjojen automaattiseen lähettämiseen lähettäjän omaan sähköpostiosoitteeseen. Tämä työnkulkumalli on ensin julkaistava laitteen skannausmalliksi tai PaperWare-kansilehdeksi .

Kirjaudu Xerox-laitteeseen tunnistusta varten.

Valitse Oma_sähköposti-malli ja skannaa asiakirja.

Skannaaminen Internet-faksilaitteella (Professional

Edition)

Voit skannata millä tahansa Internet-faksilaitteella käyttämällä PaperWare-kansilehteä.

Julkaise työnkulkumalli PaperWare-kansilehdeksi. Skannauslähteeksi on valittava

Internet-faksi.

Merkitse halutut määränpäät.

Aseta kansilehti ja skannattava asiakirja Internet-faksilaitteeseen. Kansilehden on

oltava ensimmäinen skannattava sivu.

Valitse Internet-faksi, valitse tekstitila ja anna SMARTsend-tietokoneen Internet-

fak sio soi te.

Skannaa asiakirja. Asiakirja jaetaan sähköpostin liitteenä.

Copyright © 2001–2009 Xerox Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. XEROX ®, merkki X ®, CentreWare ®, Document Centre ®, WorkCentre® Pro, DocuShare ®, FlowPort ®, PaperWare, SMARTsend ja FreeFlow ovat Xerox Corporationin tavaramerkkejä tai ne on lisensoitu Xerox Corporationin käyttöön Yhdysvalloissa ja muissa maissa. DataGlyph ® on Palo Alto Research Center, Inc.:n tavaramerkki. Adobe ja Acrobat ovat Adobe Systems, Incorporatedin rekisteröity tavaramerkki. IBM, Lotus, Domino ja Domino.Doc ovat IBM Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. NetWare on Novell, Inc.:n rekisteröity tavaramerkki. Flash on Macromedia, Inc.:n tavaramerkki. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Exchange 2000, SharePoint ja Internet Information Services (IIS) ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Netscape Navigator on Netscape Communications Corporationin rekisteröity tavaramerkki. WordPerfect on Corel Corporationin rekisteröity tavaramerkki. WorkSite on Interwoven, Inc.:n tavaramerkki. Hummingbird DM on Hummingbird, Ltd:n tavaramerkki. Documentum on EMC Corporationin tavaramerkki.. LiveLink is Open Text Corporationin rekisteröity tavaramerkki. FileNet® on FileNet Corporationin rekisteröity tavaramerkki USA:ssa ja/tai muissa maissa. Xerox PDF Reader on Foxit Software Companyn kehittämä, http://www.foxitsoftware.com maaliskuuta 23, 2009.

"Aspose" on Aspose Pty Ltd:n tavaramerkki.