Xerox SMARTsend 3 User Guide [se]

juli 2009

Xerox® SMARTsend® version 3

Användarhandbok

SMARTsend

Användarhandbok

Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare och SMARTsend är varumärken som tillhör eller har licensierats till Xerox

Corporation i USA och/eller andra länder. DataGlyph

är ett varumärke som tillhör Palo Alto Research Center, Inc. Adobe och Acrobat är registrerade varumärken som tillhör Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino och Domino.Doc är registrerade varumärken som tillhör IBM Corporation. NetWare är ett registrerat varumärke som tillhör Novell, Inc. Flash är ett varumärke som tillhör Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint och Internet Information Services (IIS) är registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Netscape Navigator är ett registrerat varumärke som tillhör Netscape Communications Corporation. WordPerfect är ett registrerat varumärke som tillhör Corel Corporation. WorkSite är ett varumärke som tillhör Interwoven, Inc. Hummingbird DM är ett varumärke som tillhör Hummingbird, Ltd. Documentum är ett registrerat varumärke som tillhör EMC Corporation. LiveLink är ett registrerat varumärke som tillhör Open Text Corporation. FileNet

är ett registrerat varumärke som tillhör FileNet Corporation i USA och/eller andra länder. Xerox PDF Reader tillhandahålls av Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" är ett varumärke som tillhör Aspose Pty Ltd.

Dokumentversion: juli 2009

SMARTsend Användarhandbok

Innehållsförteckning

1 Välkommen till SMARTsend

Vad ingår i den här versionen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Vad är nytt i den här versionen?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

SMARTsend - översikt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

SMARTsend - dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Installations- och administrationshandbok för SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

SMARTsend Användarhandbok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Hjälp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Snabbguider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Kundtjänst. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Telefonsupport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Internetsupport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2 Webbplatsöversikt

Komma åt användarhemsidan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Om användarhemsidan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Komma igång. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

E-postadress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Skapa en PaperWare-försättssida för Avläs till min e-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Arbetsflöden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Mina uppgifter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Lägga till en ny uppgift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Hantera mina uppgifter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Anpassningsalternativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

E-postadress för jobbekräftelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Webbplatspreferenser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Hantera mina dokumentattributprofiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Gör PaperWares blankettinställningar personliga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3 Distributionsarbetsflöden

Arbetsflöden - översikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Workflow Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Arbetsflödesuppgifter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Arbetsflödesvyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Arbetsflödesdetaljer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Lägga till ett distributionsarbetsflöde. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Skapa ett nytt distributionsarbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Skapa ett arbetsflöde från ett befintligt arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Redigera ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

SMARTsend

Användarhandbok

Innehållsförteckning

Ta bort ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Dokumentdestinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Lägga till destinationer i/ta bortdestinationer från ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Lägga till nya destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Redigera destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Ta bort destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Hantera destinationsuppgifter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Destinationsegenskaper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Dokumentnamn och dokumenttyp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Dokumentnamn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Dokumenttyp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Profiler för dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Fält för dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Attributegenskaper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Attributmappning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Spara arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Jobbekräftelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Arbetsflödesåtkomst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Arbetsflöden - sammanfattning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Arbetsflödets namn och beskrivning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Publiceringsalternativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Skapa undermappar vid behov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Scenarior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Scenario 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Scenario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Scenariotabell. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Bilaga A: Skapa ett exempelarbetsflöde som använder en nätverksmapp . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Bilaga B: Skapa ett exempelarbetsflöde för e-post. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Bilaga C: Ange ett eget objekt i ett SMARTsend-arbetsflöde. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Bilaga D: Ange en LiveLink-kategori i ett SMARTsend-arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

4 Publicera arbetsflöden

Publicering – översikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Enhetens avläsningsmallar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

PaperWare-försättssidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Publicera ett arbetsflöde till en Xerox-flerfunktionsenhet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Publiceringsinställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Avläsningsprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Anpassa avläsningsprofiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Publicera till en PaperWare-försättssida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Använda en PaperWare-försättssida för Internetfax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Publiceringsinställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

SMARTsend Användarhandbok

Innehållsförteckning

Skanningsinställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Visa publikationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Publikationsdetaljer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Lägga till eller ta bort enheter från en publikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Ta bort arbetsflödespublikationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Ta bort enskilda publikationer i ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Ta bort alla publikationer i ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Skriva ut dokument från ett dokumentarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

5 Hur du avläser

Före avläsning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Hur publicering påverkar avläsning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Avläsa med en enhetsavläsningsmall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Avläsa med PaperWare-försättssidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Arbetsflöden med redigerbara dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Anpassade PaperWare-avläsningsinställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Hämta försättssidan på nytt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Avläsa dokument till ett dokumentarkiv. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Vanliga problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Sakregister

SMARTsend

Användarhandbok

Innehållsförteckning

SMARTsend Användarhandbok

Välkommen till

SMARTsend

I detta kapitel beskrivs funktionerna och egenskaperna i programmet Xerox SMARTsend samt de supporttjänster som är tillgängliga via programdokumentationen och Xerox Kundtjänst.

Avsnitt i kapitlet:

• Vad ingår i den här versionen? på sidan 8

• Vad är nytt i den här versionen? på sidan 10

• SMARTsend - översikt på sidan 11

• SMARTsend - dokumentation på sidan 12

• Kundtjänst på sidan 14

SMARTsend

Användarhandbok

Välkommen till SMARTsend

Vad ingår i den här versionen?

SMARTsend finns i versionerna Standard och Professional Edition.

Funktioner som finns i alla versioner

• Funktioner för att skapa arbetsflöden som definierar konvertering och överföring av pappersbaserade dokument från Xerox-flerfunktionsenheter till följande destinationer:

•DocuShare-server

•E-postadress

•FTP-plats

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Nätverksmapp

•Fjärrskrivare

• Anslutning till externt program

• Funktioner för publicering och hantering av arbetsflöden

• Verktyg för säkerhetskopiering och återställning - spara SMARTsend-arbetsflöden, användaruppgifter, egna inställningar, enhetskonfigurationer och allmänna inställningar.

• Reparera alla enheter

• Importenhet för mall – importera mallar från CentreWares nätverksavläsningstjänster till SMARTsend.

• Jobbhistorikexportör – skapa en textfil för jobbhistorik för analys och rapportering.

Funktioner i Standard och Professional Edition

Förutom till de destinationer som är gemensamma för alla versioner, kan pappersbaserade dokument konverteras och överföras till följande destinationer:

• Webbplats

• Netware-mapp

• Webbmapp för Microsoft Exchange 2000

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

SMARTsend Användarhandbok

Välkommen till SMARTsend

Optiska komponenter för Standard och Professional Edition

• Destinationsstöd för Documentum version 5.2

• Destinationsstöd för Hummingbird version 5.1.0.5

• Destinationsstöd för Interwoven WorkSite version 8

• Stöd för destinationen LiveLink version 9.5.0

• Stöd för destinationen TRIM Context Server 6.0

SMARTsend

Användarhandbok

Välkommen till SMARTsend

Vad är nytt i den här versionen?

• SMARTsend kan installeras och användas på datorer med Windows Vista.

• Installationsguiden till SMARTsend har utökats med en ny skärm för språkval, en bekräftelse av tillverkningsnummer, användarinställningar samt en förloppsindikator längst ned i varje fönster.

• I slutet av konfigureringen under installationen kan administratören välja att starta återställningsverktyget för att importera en säkerhetsdatabas som en del av uppgraderingen.

• Administratörer kan förinstallera programmet SQL Server 2005 eller SQL Server 2005 Express, eller installera SQL Server 2005 Express i samband med konfigureringen under installationen av SMARTsend.

• Vid uppgradering kan användaren välja att uppgradera från V1x eller V2x till V3x, eller från V3x till 3x.

• Via Start-menyn kan användaren visa och välja dokumentation på alla installerade språk.

• SMARTsend kan hantera filformaten linjär PDF, säker (krypterad) PDF och XPS. Användaren kan kryptera PDF-filer innan de distribueras via arbetsflödet.

• Verktyget Reparera alla enheter har lagts till på Start-menyn så att det är möjligt att ändra enhetsinställningar och återskapa mallar.

• För att ge snabbare resultat och enklare användning har fönstret Workflow Explorer omarbetats, bland annat fönstren för användarpublikationer, administratörsarbetsflöden, publikationer och hantering av uppgifter.

• Också administratörer, inte bara arbetsflödets upphovsman, kan redigera arbetsflöden.

• Det finns en länk till enhetens webbgränssnitt i avsnittet Xerox Manage Devices i fönstret Administration.

• I avsnittet med inställningar av Scan to Home lagras det senaste publiceringsalternativet som har valts under det aktuella arbetspasset.

• I avsnittet med inställningar av Scan to Home kan publiceringsmallarna delas med andra och administratören kan välja suffix till dokumenten.

• Sidan Avancerade inställningar har lagts till i fönstret Administration window så att användarna vid behov enkelt kan ändra inställningarna för proxyserver.

• För att det ska vara enklare för användaren att hitta och välja en enhet vid publicering av ett arbetsflöde till en flerfunktionsenhet, har mer specifik information om enheten lagts till, liksom möjligheten att söka ifiltrera i listan med enheter.

• Stöd för tillvakskomponenten för trimning har lagts till i den här versionen.

• Det finns stöd för nya skrivare, bland annat WorkCentre 7655/7665/7675, 5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 och WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Användarna kan skapa arbetsflöden med makron i filnamnet med hjälp av dokumenthanteringsfältet i enhetens användargränssnitt.

• I den här versionen finns det inget stöd för Xerox TrueMatch (tillval), som gjorde det möjligt för användare att skapa sökarbetsflöden för att hitta dokument i nätverket.

SMARTsend Användarhandbok

Välkommen till SMARTsend

SMARTsend - översikt

SMARTsend kombinerar och förstärker flera av de kraftfulla funktionerna i två Xerox produkter – FlowPort™ och CentreWare™ nätverksavläsningstjänster – och utgör ett integrerat program. SMARTsend-programmet, som bygger på plattformen Microsoft .NET, fungerar med nya och äldre avancerade flerfunktionssystem från Xerox, samt med många typer av Internetfax-enheter från Xerox och andra tillverkare.

Med SMARTsend kan pappersdokument avläsas i fyrfärg och konverteras till olika digitalformat, bland annat PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF och flersidig TIFF. SMARTsend kan också konvertera avlästa dokument till redigerbara filer, till exempel Excel, Word, PowerPoint eller sökbara PDF-filer. Filerna kan sedan redigeras, ändras, sparas och delas. Det är även möjligt att kryptera PDF-filer före distribution. Med SMARTsend kan användaren även lägga till beskrivande information (så kallade metadata) som medföljer de avlästa dokumenten. Dessa mångsidiga funktioner gör det enkelt att kategorisera, söka i och hämta avlästa dokument.

Webbaserat program

SMARTsend är ett webbaserat program som inte kräver ytterligare klientprogramvara. Användare kan enkelt skapa arbetsflöden som definierar typen av avläst dokument, distributionsplatser och distributionsprocesser, samt metoderna och enheterna som kan användas för att skicka SMARTsendavläsningsjobb. Arbetsflödet publiceras sedan så att det blir tillgängligt för användare som enhetens avläsningsmallar eller som PaperWare-försättssidor (Professional Edition). Publiceringen gör det enkelt att avläsa ett dokument och distribuera de resulterande elektroniska filerna till olika destinationer, till exempel e-postadresser, nätverksmappar, FTP-mappar, fjärrskrivare, externa program, webbsidor, Domino- och Domino.doc-arkiv, Microsoft SharePoint Portal Server-arkiv samt Xerox DocuShare-arkiv. Ytterligare destinationer, till exempel avancerade dokumenthanteringsarkiv, kan läggas till som tillvalskomponenter.

Enkelt att använda

SMARTsend är avsett att vara enkelt att använda, mångsidigt och säkert. Guider hjälper användaren med svåra uppgifter. Beskrivande anvisningar, statusmeddelanden och hjälpinformation finns i alla SMARTsend-skärmar. Användare kan ställa in e-post och utskrivna bekräftelserapporter, administratörer kan skapa jobbloggar över användningen vilka sedan kan presenteras vid revision. Om säkerheten är viktig står SMARTsend över konkurrensen med stöd för de senaste säkerhetsprotokollen och alternativ för säker webbplatskonfigurering. Dessutom tillåter den öppna och flexibla .NETarkitekturen enkel integrering med andra program och erbjuder flexibilitet att utöka egenskaper och funktioner i takt med att Xerox lanserar nya funktioner.

SMARTsend

Användarhandbok

Välkommen till SMARTsend

SMARTsend - dokumentation

I SMARTsend finns flera former av dokumentation, bland annat utskrivbara handböcker i Adobe Acrobat PDF-format. Du kommer åt dokumentationen via länkarna på SMARTsends hemsidor och länkarna i AutoRun-programmet på cd-skivan. SMARTsend-administratörer kan även öppna Readmefilen och Installations- och administrationshandboken via Start-menyn på SMARTsend-datorn.

Om du vill visa och skriva ut handböckerna krävs Adobe Acrobat Reader. Hämta programmet från Adobes webbplats, www.adobe.com.

Installations- och administrationshandbok för SMARTsend

I Installations- och administrationshandbok för SMARTsend finns stegvisa anvisningar om hur du installerar och konfigurerar SMARTsend-datorn, klienter och kompatibla avläsningsenheter.

Information om hur du installerar programvaran SMARTsend Device Extensions finns i Device Extensions Installation & Administration Guide, som du kan ladda ned från webbsidan SMARTsend Drivers and Download på www.xerox.com.

SMARTsend Användarhandbok

SMARTsend Användarhandbok introducerar SMARTsend för nya användare. Den innehåller en översikt över huvudsidorna och funktionerna i SMARTsend, samt stegvisa anvisningar om de viktigaste funktionerna som användare utför med SMARTsend.

Hjälp

SMARTsend innehåller en omfattande online-hjälp om användningen av programmet, utöver installationen och den inledande konfigureringen. På alla SMARTsend-sidor finns hjälplänkar längst upp till höger.

Snabbguider

I SMARTsend-dokumentationen ingår följande snabbguider:

• Snabbguide för administratörer – Innehåller krav, grundläggande installationsprocedurer och information om webbplatskonfigurering för SMARTsend-administratörer.

• Snabbguide för användare – Innehåller en grundläggande översikt och information om hur allmänna SMARTsend-användare kommer igång.

Obs!: Snabbguide för administratörer rekommenderas inte om det är första gången

produkten installeras. Använd Installations- och administrationshandbok, där det finns detaljerade planerings- och installationsanvisningar.

SMARTsend Användarhandbok

Välkommen till SMARTsend

Readme.txt

Readme.txt innehåller information om produktstöd som inte var tillgänglig när de andra dokumentationskomponenterna publicerades. Denna information är främst avsedd för SMARTsendadministratörer, som kommer åt den med någon av följande metoder:

• Efter att SMARTsend har installerats: På en Windows 2000-server klickar du på Start > Program > Xerox > SMARTsend >

Visa ReadMe.txt

- ELLER På en Windows XP Professional-dator eller server som kör Windows Server 2003 klickar du på

Start > Alla program > Xerox > SMARTsend > Visa ReadMe.txt.

• Sätt i cd-skivan med SMARTsend i cd-enheten. Klicka på länken för README-filen i installationsprogrammet på cd-skivan.

• Klicka på knappen Visa Readme-filen under installationen.

SMARTsend

Användarhandbok

Välkommen till SMARTsend

Kundtjänst

Du kan kontakta Xerox för support, antingen via telefon eller Internet.

Telefonsupport

För ytterligare hjälp, ring Xerox för att tala med Kundtjänst. Innan du ringer bör du ta reda på SMARTsend-serienummret, genom att klicka på länken Om i det övre högra hörnet på SMARTsendsidorna. Skriv numret i rutan nedan så att du alltid har det till hands. Serienumret krävs för att få teknisk hjälp från Xerox Kundtjänst.

Xerox SMARTsend-serienummer:

Obs!: Med SMARTsend kan du administrera ett begränsat antal enheter. Du kan ta reda på

hur många enheter som kan hanteras genom att klicka på länken About (Om) på någon av SMARTsend-sidorna och leta rätt på produktens serienummer. Den sista uppsättningen med siffror i serienumret visar antalet enheter som stöds. Som standard har SMARTsend Standard och Professional Editions stöd för en konfigurering med högst fem enheter och SMARTsend.

Telefonnumret till Xerox Kundtjänst anges nedan. Om telefonnumret för ditt land inte finns med i listan är du välkommen att kontakta Xerox för att få numret. Skriv numret i rutan nedan om det behövs.

Telefonnummer till Xerox Kundtjänst:

USA 800-821-2797 UNITED STATES (TTY)

800-855-2880

KANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)

Internetsupport

Ytterligare tips och teknisk information är tillgänglig under länken Support och drivrutiner på Xerox webbplats www.xerox.com. Leta rätt på produkten och gå till produktsupportresurserna. Dokumenten i det här avsnittet innehåller information om frågor som kan kräva specialåtgärder eller specialprogram för användning och konfigurering på den aktuella Xerox-enheten.

SMARTsend Användarhandbok

Webbplatsöversikt

I detta kapitel sammanfattas baskomponenterna för användarhemsidan. Här beskrivs ingångspunkterna till SMARTsend-programmet och du får information som ligger till grund för senare kapitel.

Avsnitt i kapitlet:

• Komma åt användarhemsidan på sidan 16

• Komma igång på sidan 18

• Arbetsflöden på sidan 18

• Mina uppgifter på sidan 20

• Anpassningsalternativ på sidan 21

SMARTsend

Användarhandbok

Webbplatsöversikt

Komma åt användarhemsidan

SMARTsend är ett webbaserat program. Användarhemsidan är den centrala åtkomstpunkten när det gäller att skapa och komma åt arbetsflöden samt publicera arbetsflöden, hantera uppgifter och konfigurera personliga inställningar.

Följande webbläsare stöds för närvarande:

 Microsoft Internet Explorer version 5.5 eller högre. (Internet Explorer rekommenderas för bästa

resultat.)

 Netscape version 7.2 eller högre  Mozilla version 1.7 eller högre  Mozilla FireFox version 1.0.6 eller högre

Så här kommer du åt användarhemsidan:

1. Öppna ett webbläsarfönster.

2. Ange följande webbadress eller adress: http://[datornamn]/SMARTsend

där datornamn är namnet på SMARTsend-datorn. Kontakta SMARTsend-administratören om du är osäker på datornamnet.

3. Tryck på Retur.

4. Du kan behöva ange ditt användarnamn och lösenord. Ange ditt användarnamn och lösenord för SMARTsend och klicka på OK.

5. Välkomstskärmen i SMARTsend visas. Välj Klicka här för att starta SMARTsend.

6. Användarhemsidan visas. Tänk på att vissa av alternativen och knapparna längst ned på sidorna i SMARTsend inte visas i alla fönster. Använd rullningslisten till höger om fönstret för att rulla längst ned på sidorna om det behövs. Om du ändrar inställningarna på sidan måste du klicka på Spara eller Spara som längst ned på sidan för att spara ändringarna på vissa sidor.

Obs!: Om en proxyserver används för att ansluta till Internet kan du behöva förbigå

proxyservern för att kunna ansluta till SMARTsend. Detta gör du genom att förbigå proxyservern för alla lokala adresser eller genom att lägga till SMARTsend-datorns IP-adress och fullständiga värdnamn i proxyserverns lista över undantag. Kontakta administratören för detaljerade anvisningar.

Obs!: Popup-blockerare kan störa vissa SMARTsend-fönster. Popup-blockerare bör inaktiveras

för SMARTsend-webbadressen. Kontakta administratören för anvisningar om hur du inaktiverar popup-blockeraren.

SMARTsend Användarhandbok

Webbplatsöversikt

Om användarhemsidan

Användarhemsidan innehåller symboler som visar vem som är inloggad, vilken dator användaren är inloggad på och var i programmet användaren befinner sig.

Navigeringssökvä

Dator-/användarnamn

Figur 2-1: Användarhemsida (övre del)

• Navigeringssökväg – Detta område visar den aktuella sidan och sidorna som användes för att komma till den aktuella sidan. Hem >> Workflow Explorer >> Lägg till nytt distributionsarbetsflöde visas exempelvis när ett nytt arbetsflöde läggs till. Tänk på att texten utgör länkar till varje sida. Klicka på länkarna för att komma till SMARTsend-sidorna i sökvägen.

• Dator-/användarnamn – Detta område visar SMARTsend-datorns namn och användaren som är inloggad för närvarande.

Obs!: På flera av SMARTsend-sidorna kan det vara nödvändigt att rulla nedåt för att visa fler

knappar eller felmeddelanden.

SMARTsend

Användarhandbok

Webbplatsöversikt

Komma igång

Den vänstra sidan, avsnittet Komma igång på användarhemsidan, anger programmets status.

Följande ikoner anger status för ett åtgärdssteg eller för programmet:

Anger att det aktuella steget inte är komplett eller att programmet inte är klart att användas.

Anger att steget kanske inte är komplett.

Anger att steget är komplett eller att programmet är klart att användas.

E-postadress

Du måste ange en e-postadress innan du kan hantera arbetsflöden och uppgifter. E-postadressen används för e-postbekräftelser och som destination för arbetsflödet Min e-post som ingår i SMARTsend-installationen. Skriv din e-postadress och klicka på Spara.

Skapa en PaperWare-försättssida för Avläs till min e-post

(Professional Edition)

Även om arbetsflödet Min e-post ingår i SMARTsend-installationen måste arbetsflödet publiceras innan det kan användas. Att skapa en PaperWare-försättssida är ett sätt att publicera arbetsflödet. Använd denna länk för att skapa en försättssida för arbetsflödet Min e-post. Se Kapitel 4, Publicera

arbetsflöden, för anvisningar om hur du publicerar arbetsflöden.

Arbetsflödet Min e-post används för att automatiskt skicka ett avläst dokument till e-postkontot som tillhör avsändaren. Avsändaren är ägaren av PaperWare-försättssidan eller personen som är inloggad på Xerox-flerfunktionsenheten. Om enheten kräver behörighetskontroll måste avläsningen däremot alltid skickas till personen som är inloggad på enheten.

Arbetsflöden

Lägg till nytt arbetsflöde

Alla användare kan skapa ett nytt arbetsflöde. Länken Lägg till nytt startar en guide som hjälper dig att definiera arbetsflödet, vilket inbegriper att definiera dokumentdestinationerna, ange dokumentattributen och arbetsflödesinställningarna. Se Lägga till ett distributionsarbetsflöde på sidan 3-27 för mer information om hur du lägger till arbetsflöden.

SMARTsend Användarhandbok

Webbplatsöversikt

Hantera mina arbetsflöden

Denna länk startar Workflow Editor, som du kan använda för att hantera arbetsflöden och publikationer som du har skapat. I Workflow Editor kan du granska, lägga till, redigera, ta bort och publicera arbetsflöden samt granska och ta bort publikationer. För mer information om Workflow Editor, se Kapitel 3, Distributionsarbetsflöden.

Visa alla arbetsflöden

Denna länk startar Workflow Explorer, som du kan använda för att granska alla gemensamma arbetsflöden och alla privata arbetsflöden som du äger. Vilka arbetsflödesfunktioner som är tillgängliga i den vänstra panelen beror på vilket arbetsflöde som har valts i listan i den högra panelen. För mer information om Workflow Explorer, se Kapitel 3, Distributionsarbetsflöden.

SMARTsend

Användarhandbok

Webbplatsöversikt

Mina uppgifter

Avläsningsuppgifter behövs för alla avläsningsdestinationer som kräver uppgifter för att lagra och arkivera avläsningsdokument, t.ex. DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-mapp, nätverksmapp och Microsoft SharePoint. I området Mina uppgifter kan du lägga till och ändra uppgifter (användarnamn/lösenord) för dokumentdestinationer vid avläsning.

Lägga till en ny uppgift

Du måste lägga till uppgifter för nya destinationer när du lägger till ett nytt arbetsflöde. Se Lägga till

ett distributionsarbetsflöde på sidan 3-27. Du kan också lägga till uppgifter för nya destinationer

genom att använda länken Lägg till ny uppgift på användarhemsidan. För mer information om hur du lägger till uppgifter, se Hantera destinationsuppgifter på sidan 34.

Hantera mina uppgifter

När uppgifterna om en befintlig destination har ändrats måste de nya uppgifterna återspeglas på SMARTsend-datorn. Annars misslyckas arbetsflödets avläsningsjobb. Du kan hantera uppgifter om destinationer genom att använda länken Hantera mina uppgifter. Mer information om hur du ändrar och tar bort uppgifter finns i Hantera destinationsuppgifter på sidan 34.

SMARTsend Användarhandbok

Webbplatsöversikt

Anpassningsalternativ

E-postadress för jobbekräftelse

Det här alternativet anger en e-postadress i samband med jobb som ska bekräftas via e-post.

•Välj Använd min e-postadress för bekräftelser med e-post för att använda din e-postadress i SMARTsend. Se E-postadress på sidan 2-18.

• Om du vill använda en annan adress väljer du Använd följande e-postadress för bekräftelser med e-post, anger en e-postadress och klickar på Spara.

Webbplatspreferenser

Här anger du användarinställningar för att använda SMARTsend.

Välj Visa statussidorna både när det inte går bra och när det går bra om statussidorna ska visas efter att vissa uppgifter har lyckats (t.ex. publicering av arbetsflöden). Om detta alternativ inte är valt visas inga statussidor när arbetsflöden har publicerats.

Välj Visa välkomstfönstret nästa gång jag loggar in på SMARTsend om välkomstsidan ska visas när du loggar in i programmet.

Hantera mina dokumentattributprofiler

Med denna länk kommer du till sidan Hantera dokumentprofiler. Dokumentattribut är extra information som kan läggas till varje avläst dokument för att beskriva det - till exempel dokumentets version, rubrik och beskrivning. Dessa dokumentattribut kan skapas när ett arbetsflöde skapas och tillämpas när ett arbetsflödet avläses.

I SMARTsend-installationen ingår fördefinierade dokumentattribut, så kallade dokumentprofiler. Alla SMARTsend-användare kommer åt alla dokumentattributprofiler. Dokumentprofilerna som visas när arbetsflödet skapas filtreras av arbetsflödets dokumentdestinationer. Endast FTP är till exempel en dokumentprofil för en FTP-destination och visas bara när ett arbetsflöde har en FTP-destination.

Sidan Hantera dokumentprofiler visar alla dokumentprofiler i systemet. Från denna sida kan dokumentprofilerna tas bort av arbetsflödesägaren eller administratören. Anpassade profiler för dokumentattribut kan skapas i samband med att arbetsflödena skapas. Se Profiler för

dokumentattribut på sidan 59 för information om hur du hanterar dokumentprofiler.

SMARTsend

Användarhandbok

Webbplatsöversikt

Gör PaperWares blankettinställningar personliga

(Professional Edition)

Denna länk används för att publicera mallar med anpassade avläsningsinställningar för PaperWareförsättssidor.

Under enhetskonfigureringen publiceras automatiskt en PaperWare-mall (med namnet PaperWare) för alla enheter som konfigureras för programmet. Denna PaperWare-mall använder ett antal grundinställningar för avläsning.

Om du ofta väljer andra inställningar på Xerox-flerfunktionsenheten när du använder PaperWareblanketten, kan du publicera en ny enhetsmall med önskade avläsningsinställningar. När du avläser på enheten genom att använda en PaperWare-försättssida, väljer du den nya mallen i stället för den grundinställda PaperWare-mallen. Se Anpassa PaperWare-avläsningsinställningar på sidan 83 för mer information om hur du gör PaperWares avläsningsinställningar personliga.

SMARTsend Användarhandbok

Distributionsarbets-

flöden

I detta kapitel beskrivs hur distributionsarbetsflöden skapas och redigeras. Här finns noggranna anvisningar för hur du anger dokumentdestinationer, filnamn och filformat, dokumentattribut och andra inställningar som påverkar funktionaliteten hos distributionsarbetsflödena i SMARTsend.

Avsnitt i kapitlet:

• Arbetsflöden - översikt på sidan 24

• Workflow Explorer på sidan 25

• Lägga till ett distributionsarbetsflöde på sidan 27

• Redigera ett arbetsflöde på sidan 29

• Ta bort ett arbetsflöde på sidan 31

• Dokumentdestinationer på sidan 32

• Dokumentnamn och dokumenttyp på sidan 46

• Dokumentattribut på sidan 59

• Spara arbetsflöde på sidan 66

• Arbetsflöden - sammanfattning på sidan 67

• Skapa undermappar vid behov på sidan 68

• Scenarior på sidan 71

• Bilaga A: Skapa ett exempelarbetsflöde som använder en nätverksmapp på sidan 75

• Bilaga B: Skapa ett exempelarbetsflöde för e-post på sidan 77

• Bilaga C: Ange ett eget objekt i ett SMARTsend-arbetsflöde på sidan 79

• Bilaga D: Ange en LiveLink-kategori i ett SMARTsend-arbetsflöde på sidan 80

SMARTsend

Användarhandbok

Distributionsarbetsflöden

Arbetsflöden - översikt

I SMARTsend används arbetsflöden för att hantera hur avlästa dokument konverteras till digitalt format och sedan skickas till olika destinationer. Det går till exempel att skapa ett arbetsflöde som konverterar pappersdokument till PDF-filer och sedan skickar PDF-filerna till ett dokumentarkiv, till exempel ett DocuShare-arkiv. Arbetsflödet kan också ange flera destinationer, till exempel epostkonton, nätverksmappar eller andra kombinationer av dokumentarkiv.

Arbetsflöden erbjuder:

• Automatisering av uppgifter och inställningar som används ofta

• Mångsidiga säkerhetsalternativ

• Enkel användning och enkelt underhåll

Arbetsflödena är en praktisk metod för att kombinera avläsningsinställningar, t.ex. destinationer, dokumentnamn och dokumenttyp, dokumentattribut och bildhanteringsinställningar, som kan användas och återanvändas när det är lämpligt. Dokumentnamnet och dokumenttypen är egenskaper som definierar och beskriver ett avläst dokument. Om du vill skapa ett användbart arbetsflöde är det viktigt att definiera de grundläggande attributen för det avlästa dokumentet, till exempel filnamnet och typen av digitalt format (t.ex. PDF, XPS, JFIF, enkelsidig TIFF eller flersidig TIFF). SMARTsend innehåller också en metod för att lägga till en viss typ av dokumentattribut, vanligen kallade metadata, till avlästa dokument. Dessa attribut lagras tillsammans med det digitala dokumentet och kan användas för att automatisera lagring, hämtning och hantering av dokument.

Arbetsflödena kan antingen vara gemensamma eller privata. Gemensamma arbetsflöden kan användas av alla SMARTsend-användare för visning, användning och redigering. Om redigeringen sparas får den nya ägaren en kopia av originalet. Privata arbetsflöden kan endast visas, användas, tas bort och redigeras av arbetsflödesägaren (personen som skapade arbetsflödet). SMARTsendadministratörer kan visa, granska, redigera (utan att kopiera) och ta bort privata och gemensamma arbetsflöden. Administratörer kan inte publicera arbetsflöden.

Arbetsflöden måste publiceras för att bli tillgängliga för avläsning av dokument. För information om publicering av arbetsflöden, se Kapitel 4, Publicera arbetsflöden.

SMARTsend Användarhandbok

Distributionsarbetsflöden

Workflow Explorer

Sidan Workflow Explorer används för att komma åt och hantera arbetsflöden. Här utförs huvuddelen av användarfunktionerna i SMARTsend, som att granska, lägga till, redigera och publicera arbetsflöden. Gå till Workflow Explorer från hemsidan genom att klicka på Hantera mina arbetsflöden, vilket endast visar arbetsflödena som har skapats av användaren som är inloggad på SMARTsend, eller genom att klicka på Visa alla arbetsflöden, vilket visar alla arbetsflöden som den inloggande användaren har åtkomst till.

Vänster sida av Workflow Explorer innehåller menyerna Arbetsflödesuppgifter och Arbetsflödesvyer. Information om arbetsflödet som valts till höger i Workflow Explorer visas i området Detaljer till vänster.

Höger sida av Workflow Explorer visar arbetsflödena i en tabell. Du kan sortera arbetsflödeslistan efter en viss rubrik genom att klicka på rubriken. Du måste välja ett arbetsflöde när du redigerar eller publicerar ett arbetsflöde.

Följande ikoner visas bredvid arbetsflödesnamnen:

Visar ett arbetsflöde som har skapats av användaren som är inloggad.

Visar ett arbetsflöde som har skapats av en annan användare än den som är inloggad.

Visar ett privat arbetsflöde som har skapats av användaren som är inloggad.

Visar ett arbetsflöde av typen PaperWare-avläsningsinställningar (Professional Edition)

Arbetsflödesuppgifter

Området Arbetsflödesuppgifter visar en lista över de uppgifter som användaren kan använda på det valda arbetsflödet. Uppgiften som väljer kan tillämpas på arbetsflödet som har valts i den högra panelen. Det går dock inte att lägga till ett nytt arbetsflöde.

Vilka uppgifter som är tillgängliga varierar beroende på vilket arbetsflöde som har valts. Om ett arbetsflöde exempelvis ännu inte har publicerats, går det inte att visa eller ta bort arbetsflödespublikationer för det arbetsflödet.

Obs!: Arbetsflödet Min_e-post som ingår i SMARTsend-installationen kan inte tas bort.

Arbetsflödesvyer

Med vyalternativen kan du visa arbetsflödena och publikationerna på olika sätt.

Användarhandbok

SMARTsend

Distributionsarbetsflöden

Visa alla

Klicka på Visa alla för att visa alla arbetsflöden som du har åtkomst till. Detta inkluderar alla gemensamma arbetsflöden och de privata arbetsflöden som du själv har skapat.

Mina arbetsflöden

Klicka på Mina arbetsflöden för att visa alla gemensamma och privata arbetsflöden som du har skapat.

Arbetsflödesdetaljer

Området Detaljer visar information om arbetsflödet som valts i den högra panelen. Följande information visas:

• Namnet på arbetsflödet

• Beskrivning av arbetsflödet om sådan finns

• Ägaren av arbetsflödet

• Om arbetsflödet är gemensamt eller privat

• När arbetsflödet senast användes för avläsning

• När arbetsflödet senast redigerades

• Antal enhetspublikationer

• Antal PaperWare-publikationer (Professional Edition)

• Sammanlagt antal publikationer för arbetsflödet eller ägaren

• Anger att arbetsflödet är ett distributionsarbetsflöde.

SMARTsend Användarhandbok

Distributionsarbetsflöden

Lägga till ett distributionsarbetsflöde

Det finns två sätt att skapa ett arbetsflöde. Du kan skapa ett nytt arbetsflöde genom att använda en guide med stegvisa anvisningar om hur du definierar arbetsflödet. Du kan också skapa ett nytt arbetsflöde genom att basera det nya arbetsflödet på ett befintligt.

Skapa ett nytt distributionsarbetsflöde

Alla användare kan skapa ett nytt arbetsflöde. En guide visar vilka åtgärder som krävs för att definiera arbetsflödet, bland annat att ange dokumentdestinationer, filnamn och filformat, ange dokumentattribut och arbetsflödesinställningarna.

Så här skapar du ett nytt distributionsarbetsflöde:

1. Gå till användarhemsidan och klicka på Lägg till nytt distributionsarbetsflöde under rubriken Arbetsflöden.

2. Välj önskade destinationer för de avlästa filerna. Destinationer som redan har konfigurerats visas med kryssrutor. Välj en konfigurerad destination genom att markera motsvarande kryssruta. Om en önskad destination inte finns med i listan går du till destinationstypen och klickar på lägg till platser. Se Dokumentdestinationer på sidan 32 för detaljerad information om hur du lägger till destinationer.

3. Klicka på Nästa >>.

4. Ange dokumentnamnet och dokumenttypen. Se Dokumentnamn och dokumenttyp på sidan 3-46 för detaljerad information.

5. Klicka på Nästa >>.

6. Ange dokumentattributen. Se Dokumentattribut på sidan 3-59 för detaljerad information.

7. Klicka på Nästa >>.

8. Ange arbetsflödesinställningarna. Se Spara arbetsflöde på sidan 66 för detaljerad information om hur du anger arbetsflödesinställningar.

9. Klicka på Nästa >>.

10. På sidan Spara arbetsflöde kan du granska inställningarna som du gjorde i föregående steg. Om du behöver ändra något, klickar du på Ändra-knapparna på sidan för att gå tillbaka till föregående skärmbilder. Annars klickar du på Slutför för att skapa arbetsflödet.

Om du anger att arbetsflödet ska publiceras senare, kommer du tillbaka till användarhemsidan. Annars visas lämplig sida för arbetsflödespublicering. Se Kapitel 4, Publicera arbetsflöden för information om hur du publicerar arbetsflöden.

SMARTsend

Användarhandbok

Distributionsarbetsflöden

Skapa ett arbetsflöde från ett befintligt arbetsflöde

Ibland behövs ett nytt arbetsflöde som liknar ett befintligt, förutom att en dokumentdestination eller någon annan egenskap i arbetsflödet måste ändras. I stället för att skapa ett nytt arbetsflöde kan du göra ändringarna i det befintliga arbetsflödet och spara det under ett annat namn.

Obs!: Om du vill skapa ett nytt arbetsflöde från ett befintligt måste du redigera det

befintliga arbetsflödet. Se Redigera ett arbetsflöde på sidan 29 för information om hur du redigerar ett arbetsflöde.

Så här skapar du ett nytt arbetsflöde från ett befintligt:

1. Gå till användarhemsidan och klicka på Visa alla arbetsflöden.

2. I arbetsflödeslistan i Workflow Explorer markerar du arbetsflödet som du vill använda som utgångspunkt för det nya arbetsflödet.

3. Klicka på Redigera detta arbetsflöde i listan Arbetsflödesuppgifter på vänster sida. Sidan Spara arbetsflöde visas.

4. Innan du gör några andra ändringar bör du byta namn på arbetsflödet. Ändra arbetsflödesnamnet och klicka på Spara som. Fönstret Workflow Explorer visas och det nya arbetsflödet visas i listan över arbetsflöden. Detta arbetsflöde är identiskt med arbetsflödet som det baseras på, förutom att det nu har ett annat namn.

5. Om du vill göra ytterligare ändringar följer du stegen i

6. Redigera ett arbetsflöde på sidan 29.

Obs!: Om du sparar ett arbetsflöde som tillhör en annan användare måste du lägga till

uppgifterna för destinationerna. Arbetsflödet använder alltid ägarens uppgifter. Om du inte lägger till nya uppgifter när du skapar arbetsflödet ombeds du lägga till dem när arbetsflödet publiceras. Se Lägga till en ny uppgift på sidan 20 för information om hur du lägger till uppgifter.

SMARTsend Användarhandbok

Distributionsarbetsflöden

Redigera ett arbetsflöde

Alla användare och administratörer kan redigera ett gemensamt arbetsflöde. Endast administratören arbetsflödesägaren (dvs. upphovsmannen) kan redigera ett privat arbetsflöde. Arbetsflöden redigeras med Workflow Editor.

Obs!: Du kan bara spara ändringar i ett arbetsflöde om det inte har publicerats. Om

arbetsflödet redan har publicerats måste du spara ändringarna som ett nytt arbetsflöde genom att klicka på Spara som. Om du vill redigera ett publicerat arbetsflöde kan du ta bort alla publikationer genom att använda uppgiften Ta bort detta arbetsflödets publikationer och sedan redigera och spara det redigerade arbetsflödet.

Så här startar du Workflow Editor:

1. Gå till användarhemsidan och klicka på Visa alla arbetsflöden. Om du redigerar ditt eget arbetsflöde kan du också klicka på Hantera mina arbetsflöden.

2. Markera arbetsflödet som du vill redigera i arbetsflödeslistan i Workflow Explorer.

3. Klicka på Redigera detta arbetsflöde i listan Arbetsflödesuppgifter på vänster sida. Sidan Spara arbetsflöde visas.

Obs!: Om du redigerar ett arbetsflöde som tillhör en annan användare måste du lägga

till uppgifterna för destinationerna. Arbetsflödet använder alltid ägarens uppgifter vid avläsningen. Om du inte lägger till nya uppgifter när du redigerar arbetsflödet ombeds du lägga till dem när arbetsflödet publiceras. Se Lägga till en ny uppgift på sidan 20 för information om hur du lägger till uppgifter.

4. På sidan Spara arbetsflödet kan du ändra arbetsflödets namn och beskrivning samt publiceringsalternativ. Du kan också ändra de redigerbara arbetsflödesegenskaperna med hjälp av Ändra-knapparna. Det finns en Ändra-knapp för var och en av de vanligaste arbetsflödeskomponenterna.

a. Arbetsflödesinställningar – Klicka på Ändra inställningar om du vill ändra inställningarna

på sidan Arbetsflödesinställningar. Se Spara arbetsflöde på sidan 3-66 för mer information.

b. Dokumentattribut – Klicka på Ändra attribut om du vill ändra inställningarna på sidan

Dokumentattribut. Se Dokumentattribut på sidan 3-59 för mer information.

c. Dokumentnamn – Klicka på Ändra namn om du vill ändra inställningarna på sidan

Dokumentnamn och -typ. Se Dokumentnamn och dokumenttyp på sidan 3-46 för mer information.

SMARTsend

Användarhandbok

Distributionsarbetsflöden

d. Dokumentdestinationer och -format – Klicka på knappen Ändra destinationer om du vill

ändra inställningarna på sidan Dokumentdestinationer. Klicka på knappen Ändra format om du vill ändra dokumentformatinställningarna på sidan Dokumentnamn och -typ. Se

Dokumentdestinationer på sidan 3-32 och Se Dokumenttyp på sidan 3-48 för mer

information.

5. Klicka på Spara om du vill skriva över det aktuella arbetsflödet. Om du har ändrat arbetsflödets namn kommer även namnet att skrivas över. Detta alternativ är endast tillgängligt om det aktuella arbetsflödet inte redan har publicerats och om du äger arbetsflödet. Annars klickar du på Spara som för att skapa ett nytt arbetsflöde som baseras på det aktuella arbetsflödet.

Obs!: Om du klickar på Spara eller Spara som på denna sida kommer du tillbaka till

Workflow Explorer (eller till sidan Publicera arbetsflöde om du har valt att publicera arbetsflödet). Du måste klicka på Redigera detta arbetsflöde för att redigera det nya arbetsflödet och göra ytterligare ändringar.

6. Om du har valt att publicera arbetsflödet visas sidan Publicera arbetsflöde. Se Kapitel 4, Publicera

arbetsflöden för mer information om hur du publicerar arbetsflöden.

SMARTsend Användarhandbok

+ 88 hidden pages