Xerox SMARTsend 3 User Guide [pt]

julho de 2009

Xerox® SMARTsend® Versão 3

Guia do Usuário

SMARTsend

Guia do Usuário

1

©2001-2009 Xerox Corporation. Todos os direitos reservados. Xerox e a esfera do design de conectividade, CentreWare®, Document
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Versão do documento: julho de 2009

2

SMARTsend
Guia do Usuário

Índice

1 Bem-vindo ao SMARTsend

O que está incluído nesta versão? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

O que é novo nesta versão? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Visão geral do SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

A documentação do SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Guia de Instalação e Administração do SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Guia do Usuário do SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Ajuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Cartões de Referência Rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Leia-me.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Suporte ao cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Assistência por telefone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Assistência via Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2Visão geral do site

Acesso à home page do usuário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Sobre a home page do usuário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Noções iniciais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Endereço de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Criar uma Folha de Rosto do PaperWare para a opção Digitalizar para Meu E-mail . . . . . 18

Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Minhas credenciais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Adicionar uma Nova Credencial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Gerenciar minhas credenciais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Opções de Personalização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Endereço de E-mail para Confirmação do Trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Preferências de Site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Gerenciar Perfis de Atributos do Meu Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Personalize suas Configurações de Digitalização no Formato PaperWare . . . . . . . . . . . . . . 22

3 Fluxos de Trabalho de Distribuição

Visão geral do Fluxo de Trabalho. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Workflow Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Tarefas do Fluxo de Trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Exibições de fluxo de trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Detalhes dos Fluxos de Trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Adição de um Fluxo de Trabalho de Distribuição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Criação de um novo Fluxo de Trabalho de Distribuição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Criação de um Fluxo de Trabalho usando um fluxo de trabalho existente . . . . . . . . . . . . . . 28

Edição de um Fluxo de Trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

SMARTsend

Guia do Usuário

3

Índice

Exclusão de um Fluxo de Trabalho. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Destinos do Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Adição/Remoção de destinos de/para um fluxo de trabalho listados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Adição de novos destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Edição de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Exclusão de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Gerenciamento de credenciais do destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Propriedades do destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Nome e tipo do documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Nome do documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Atributos do documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Perfis de atributos do documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Campos de atributos do documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

Propriedades de atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Mapeamento de Atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Salvar fluxo de trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Confirmação do trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Acesso ao fluxo de trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Resumo do fluxo de trabalho. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Nome e descrição do fluxo de trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Opções de publicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Configuração de Crie subpastas, se necessário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Ambientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Ambiente 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Ambiente 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Ambiente Tabela Verdade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Anexo A: Modelo de criação de fluxo de trabalho da pasta de rede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Apêndice B: Modelo de criação de fluxo de trabalho de e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Apêndice C: Especificação de um Objeto personalizado em um fluxo de

trabalho do SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Apêndice D: Especificação de uma Categoria LiveLink em um fluxo de

trabalho do SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

4 Publicação de fluxos de trabalho

Visão geral da publicação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Modelos de Digitalização de Dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Folhas de rosto do PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Publicação em um Dispositivo Multifuncional Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Configurações de publicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Atributos do documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Perfil de Digitalização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Personalização de Perfis de digitalização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Publicação em uma folha de rosto do PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Uso de uma Folha de Rosto do PaperWare com o Fax da Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Configurações de publicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

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SMARTsend
Guia do Usuário

Destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Atributos do documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Configurações de Digitalização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Exibição de publicações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Detalhes da Publicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Adição ou remoção de dispositivos de uma publicação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Exclusão de publicações de workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Exclusão de publicações individuais de um fluxo de trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Exclusão de todas as publicações de um fluxo de trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Impressão de documentos de um repositório de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

5 Como digitalizar

Antes da digitalização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Como a publicação afeta a digitalização. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Digitalização com um modelo de digitalização do dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Digitalização com as folhas de rosto PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Fluxo de trabalhos com atributos de documentos editáveis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Configurações de digitalização PaperWare personalizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Digitalização de documentos para um repositório de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Problemas comuns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Índice

Índice Remissivo

SMARTsend

Guia do Usuário

5

Índice

6

SMARTsend
Guia do Usuário

Bem-vindo ao

1

SMARTsend

Este capítulo descreve os recursos e as funções do software Xerox SMARTsendTM e os serviços de
suporte disponíveis na documentação do aplicativo e no Centro Xerox de Atendimento ao Cliente.

Conteúdo deste capítulo:

• O que está incluído nesta versão? na página 8

• O que é novo nesta versão? na página 10

• Visão geral do SMARTsend na página 11

• A documentação do SMARTsend na página 12

• Suporte ao cliente na página 14

SMARTsend

Guia do Usuário

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Bem-vindo ao SMARTsend

O que está incluído nesta versão?

O SMARTsend está disponível nas edições Standard e Professional Edition.

Recursos comuns a todas as versões

• Funções de criação do fluxo de trabalho que definem a conversão e a transmissão dos
documentos em papel nos Dispositivos Multifuncionais Xerox para os seguintes destinos:

•Servidor DocuShare

• Endereço de e-mail

• Local de FTP

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Pasta de Rede

• Impressora Remota

• Conexão de aplicativo externo

• Funções de publicação e gerenciamento de fluxo de trabalho

• Ferramentas de Restauração e Backup—para salvar workflows, credenciais, preferências do
usuário, configurações gerais e do dispositivo do SMARTsend

• Reparar Todos os Dispositivos

• Importador de Modelos—para importar modelos dos Serviços de Digitalização em Rede do
CentreWare para o SMARTsend

• Exportador do histórico de trabalhos—para criar um arquivo de texto do histórico de trabalhos
para análise e relatório

Recursos do Standard e Professional Edition

Além dos destinos comuns a todas as versões, suportam a conversão e a transmissão de documentos
baseados em papel para os seguintes destinos:

• Local do URL

• Pasta do Netware

• Pasta da Web do Exchange 2000 da Microsoft

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

8

SMARTsend
Guia do Usuário

Bem-vindo ao SMARTsend

Componentes opcionais para as versões Standard ou Professional

• Compatibilidade de destino com o Documentum versão 5.2

• Compatibilidade de destino com o Hummingbird versão 5.1.0.5

• Compatibilidade de destino com o Interwoven WorkSite versão 8

• Compatibilidade com o destino LiveLink versão 9.5.0

• Compatibilidade com o destino TRIM Context Server 6.0

SMARTsend

Guia do Usuário

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Bem-vindo ao SMARTsend

O que é novo nesta versão?

• Agora o SMARTsend pode ser instalado e acessado através de computadores com Windows Vista.

• O assistente de instalação do SMARTsend foi revisado para incluir uma nova tela de seleção de
idioma, um número serial e uma tela de confirmação do número serial, configurações do cliente e
uma barra de andamento na parte inferior de cada janela.

• No final do processo de configuração durante a instalação, o administrador tem a opção de
marcar a caixa de seleção Quando concluir, inicie a Ferramenta de Restauração, para importar o
banco de dados de backup como parte de uma atualização.

• Os administradores podem instalar o aplicativo SQL Server 2005 ou SQL Server 2005 Express
previamente ou agora eles têm a opção de instalar o SQL Server 2005 Express no momento da
configuração da instalação do SMARTsend.

• Durante a atualização, o usuário tem a opção de atualizar de V1x ou V2x para 3x, ou de 3x a 3x.

• No menu Iniciar, o usuário pode ver e selecionar a documentação disponível em todos os idiomas
instalados.

• Agora o SMARTsend aceita e é compatível com os formatos de saída de arquivo PDF linear, PDF
protegido (criptografado) e XPS. O usuário pode criptografar um arquivo PDF antes de distribui-lo
com o fluxo de trabalho.

• A ferramenta Reparar Todos os Dispositivos foi adicionada ao menu Iniciar para reconfigurar
as configurações do dispositivo ou recriar modelos.

• Para oferecer resultados mais rápidos e facilidade de uso, a janela Workflow Explorer foi
replanejada, incluindo as janelas Lista de Publicações do Usuário, Fluxos de Trabalho do
Administrador, Lista de Publicações e Gerenciar Credenciais.

• Os administradores, assim como o criador de um fluxo de trabalho, podem editar um fluxo de
trabalho.

• Um link para a interface do usuário da Web do dispositivo pode ser visto na área Gerenciar
Dispositivos Xerox da janela Administração.

• Na área Configurar Digitalização para Destino Personalizado, o sistema agora lembra a última
opção de publicação selecionada durante a sessão atual.

• Na área Configurar Digitalização para Destino Personalizado, os modelos de opção de publicação
podem ser compartilhados e o administrador agora pode escolher sufixos para anexar aos
documentos.

• A página Configurações Avançadas foi adicionada à janela Administração para que os usuários
alterem as configurações do servidor proxy com facilidade, se necessário.

• Para ajudar o usuário a localizar e selecionar um dispositivo durante a publicação de um fluxo
de trabalho para um dispositivo multifuncional, foram adicionadas informações mais específicas
e a capacidade de pesquisar (filtrar) a lista de dispositivos.

• O suporte do destino do componente opcional TRIM foi adicionado a esta versão.

• Novos dispositivos de impressora agora são compatíveis, como WorkCentre 7655/7665/7675,
5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 e WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Os usuários podem criar fluxos de trabalho com macros no campo de nome de arquivo
do Gerenciamento de Documentos na interface do usuário do dispositivo multifuncional.

• O Xerox TrueMatch (opcional), que permitia que os usuários criassem fluxos de trabalho de
pesquisa que localizava documentos na rede, não é compatível nesta versão.

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SMARTsend
Guia do Usuário

Bem-vindo ao SMARTsend

Visão geral do SMARTsend

O SMARTsend combina e aprimora várias funções poderosas de dois produtos potentes da Xerox—
FlowPort™ e os Serviços de Digitalização em Rede do CentreWare™—para oferecer um aplicativo de
software integrado. Desenvolvido em uma plataforma Microsoft .NET, o software SMARTsend trabalha
com os sistemas multifuncionais avançados Xerox novos e antigos, bem como com vários tipos de
dispositivos de Fax da Internet da Xerox e de outros fabricantes.

Usando o SMARTsend, os documentos em papel podem ser digitalizados em quatro cores e
convertidos em uma variedade de formatos digitais padrão da indústria, incluindo PDF, XPS,
JFIF/JPEG, TIFF e TIFF de várias páginas. O SMARTsend também pode converter documentos
digitalizados em arquivos editáveis como Excel, Word, PowerPoint ou PDF pesquisável. Os arquivos
resultantes podem então ser editados, manipulados, salvos e compartilhados. O sistema também
permite que um arquivo PDF seja criptografado antes de ser distribuído. O SMARTsend também
permite ao usuário adicionar informações descritivas (também conhecidas como metadados) que
acompanharão os documentos digitalizados. Esses recursos versáteis simplificam as operações de
categorizar, pesquisar e recuperar documentos digitalizados.

Aplicativo na Web

O SMARTsend é um aplicativo situado na web que não requer software cliente adicional. Os usuários
podem criar facilmente fluxo de trabalho definem o tipo do documento digitalizado, os locais e
processos de distribuição e os métodos e dispositivos que podem ser usados para enviar trabalhos de
digitalização do SMARTsend. O fluxo de trabalho é então publicado para ficar disponível aos usuários
como modelos de digitalização do dispositivo, ou como folhas de rosto PaperWare (Professional
Edition). Essas publicações simplificam para todos a operação de digitalizar um documento e distribuir
os arquivos eletrônicos resultantes para uma grande variedade de destinos, incluindo endereços de e­mail, pastas de rede, pastas de FTP, impressoras remotas, aplicativos externos, URLs da Web,
repositórios Domino e Domino.doc, repositórios Microsoft SharePoint Portal Server e Xerox DocuShare.
Destinos adicionais, como repositórios de gerenciamento de documentos avançados, podem ser
adicionados como componentes opcionais.

Facilidade de uso

O SMARTsend foi projetado para facilidade de uso, versatilidade e segurança. Os assistentes auxiliam
os usuários com tarefas complexas e instruções descritivas, mensagens de status e informações do
sistema de ajuda que acompanham todas as telas do SMARTsend. Os usuários podem configurar e­mail e relatórios de confirmação impressos e os administradores podem criar registros de trabalho
para rastrear o uso e obter material de auditoria para embasar as exigências legais e normativas. No
que diz respeito à segurança, o SMARTsend se destaca da concorrência com compatibilidade para os
últimos protocolos de segurança e opções de configuração de site na web seguro. Além disso, a
arquitetura .NET aberta e flexível permite a fácil integração com outros programas e fornece a
flexibilidade para expandir recursos e funções à medida que a Xerox disponibiliza aprimoramentos
futuros.

SMARTsend

Guia do Usuário

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Bem-vindo ao SMARTsend

A documentação do SMARTsend

Vários tipos de documentação estão disponíveis para o SMARTsend, incluindo guias imprimíveis
fornecidos em formato Adobe Acrobat PDF. Os componentes da documentação podem ser acessados
nos links fornecidos nas home pages do SMARTsend ou nos links do programa de execução automática
do CD. Os administradores do SMARTsend também podem acessar o arquivo Leiame e o Guia de
Instalação e Administração no Menu Iniciar no computador SMARTsend.

O Adobe Acrobat Reader é necessário para visualizar e imprimir os guias. Obtenha o Reader no site
da Adobe na Web, www.adobe.com.

Guia de Instalação e Administração do SMARTsend

O Guia de Instalação e Administração do SMARTsend inclui instruções passo a passo para instalar
e configurar o computador, clientes e dispositivos de digitalização compatíveis do SMARTsend.

Para obter informações sobre como instalar o software de extensões de dispositivo SMARTsend, acesse
e faça download do Guia de Instalação e Administração das Extensões de Dispositivo na página
Drivers e Download do SMARTsend, nos site www.xerox.com.

Guia do Usuário do SMARTsend

O Guia do Usuário do SMARTsend apresenta o SMARTsend para novos usuários. O guia inclui visões
gerais das principais funções e páginas do SMARTsend, assim como as instruções passo a passo para o
usuário executar as principais tarefas no SMARTsend.

Ajuda

O SMARTsend contém Ajuda on-line extensiva, que aborda o uso do aplicativo além da instalação
e da configuração inicial. Os links da ajuda estão localizados no canto superior direito de qualquer
página do SMARTsend.

Cartões de Referência Rápida

A documentação do SMARTsend inclui os seguintes Cartões de Referência Rápida:

• Guia de Referência Rápida do Administrador: contém requisitos, procedimentos básicos
de instalação e informações de configuração do site para os administradores do SMARTsend.

• Guia de Referência Rápida do Usuário: contém uma visão geral básica e noções iniciais
para os usuários gerais do SMARTsend.

Nota: O Guia de Referência Rápida do Administrador não é recomendado para as primeiras

instalações do produto. Use o Guia de Instalação e Administração para obter instruções de
planejamento e instalação detalhadas.

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SMARTsend
Guia do Usuário

Bem-vindo ao SMARTsend

Leia-me.txt

O arquivo Leia-me.txt fornece informações de suporte do produto que não estavam disponíveis
quando os outros componentes da documentação foram publicados. Esta informação é direcionada
principalmente para os administradores do SMARTsend e pode ser acessada por eles usando os
seguintes métodos:

• Após a instalação do SMARTsend:
Em um servidor Windows 2000, clique em Iniciar > Programas > Xerox > SMARTsend > Exibir

Leiame.txt;

- OU ­Em um computador Windows XP Professional ou servidor que executa o Windows Server 2003,

clique em Iniciar > Todos os programas > Xerox > SMARTsend > Exibir Leiame.txt.

• Insira o CD do SMARTsend na unidade de CD. Clique no link do arquivo LEIA-ME no programa
de instalação do CD.

• Clique no botão Visualizar arquivo Leia-me durante a instalação.

SMARTsend

Guia do Usuário

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Bem-vindo ao SMARTsend

Suporte ao cliente

Você pode entrar em contato com a Xerox para obter suporte por telefone ou via Internet.

Assistência por telefone

Para obter ajuda adicional, entre em contato com a Xerox por telefone, para falar com o Centro Xerox
de Atendimento ao Cliente. Antes de ligar, localize o Número de Série do SMARTsend clicando no link
Sobre, no canto superior direito de qualquer página do SMARTsend. Certifique-se de anotar o número
de série no espaço abaixo para futura referência. Esse número é necessário para obtenção de suporte
técnico do Centro Xerox de Atendimento ao Cliente.

Número de Série do Xerox SMARTsend:

Nota: O SMARTsend permite gerenciar um número limitado de dispositivos. Para identificar

o número de dispositivos aceitos, clique no link Sobre, em qualquer página do SMARTsend, e
localize o número de série do produto. O último conjunto de dígitos anexado ao número de
série indica o número de dispositivos aceitos. Por padrão, as Edições Standard e Professional
do SMARTsend são compatíveis com a configuração de até cinco dispositivos e do
SMARTsend

Os números de telefone do Centro Xerox de Atendimento ao Cliente estão listados na tabela a seguir.
Se o número do seu país não estiver listado, entre em contato com o representante Xerox local para
obtê-lo. Se for necessário, anote o número do telefone no espaço abaixo para futura referência.

Números de Telefone do Centro Xerox de Atendimento ao Cliente:

ESTADOS UNIDOS 800-821-2797
ESTADOS UNIDOS (TTY)

800-855-2880

CANADÁ 800-939-3769 (800-93-XEROX)

Assistência via Internet

Dicas e informações técnicas adicionais estão disponíveis no link Suporte & Drivers no site da Xerox na
Web, www.xerox.com. Localize ou procure seu produto e acesse os recursos de suporte. Os documentos
desta seção abordam questões específicas que podem requerer procedimentos especiais ou notas
sobre o aplicativo no que se refere à operação e configuração do seu produto Xerox.

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SMARTsend
Guia do Usuário

Visão geral do site

Este capítulo resume os componentes básicos da home page do usuário. Ele pretende explicar os
pontos de entrada para o aplicativo SMARTsend e fornecer uma base para os próximos capítulos.

Conteúdo deste capítulo:

• Acesso à home page do usuário na página 16

• Noções iniciais na página 18

• Workflows na página 19

• Minhas credenciais na página 20

• Opções de Personalização na página 21

2

SMARTsend

Guia do Usuário

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Visão geral do site

Acesso à home page do usuário

O SMARTsend é um aplicativo situado na web. A home page do usuário é o ponto central de acesso
para a criação de fluxos de trabalho e publicações de fluxo de trabalho e o acesso a eles, o
gerenciamento de credenciais e a definição de configurações pessoais.

Os seguintes navegadores são compatíveis atualmente:

 Microsoft Internet Explorer versão 5.5 ou superior. (O Internet Explorer é recomendado para obter

melhor desempenho.)

 Netscape versão 7.2 ou posterior.
 Mozilla versão 1.7 ou superior.
 Mozilla FireFox versão 1.0.6 ou superior.

Para acessar a home page do usuário:

1. Abra a janela do navegador.

2. Insira o seguinte URL ou endereço:
http://[nome do computador]/SMARTsend

onde nome do computador é o nome do computador SMARTsend. Entre em contato
com o administrador do SMARTsend se você não estiver certo do nome do computador.

3. Pressione a tecla Enter.

4. Você poderá ser solicitado a digitar seu nome de usuário e senha. Digite seu nome de usuário
e senha SMARTsend e clique em OK.

5. A tela de boas-vindas do SMARTsend será exibida. Selecione Clicar aqui para entrar no
SMARTsend.

6. A home page do usuário será exibida. Lembre-se de que algumas opções e alguns botões do
SMARTsend estão localizados na parte inferior das páginas e podem não estar visíveis em todas as
configurações da janela. Utilize a barra de rolagem localizada no lado direito da janela para
deslocar-se até a parte inferior das páginas, conforme o caso. Caso altere as configurações da
página, será necessário clicar o botão Salvar ou Salvar como na parte inferior da página de modo
a salvar as alterações em certas páginas.

Nota: Se estiver usando um servidor proxy para conectar-se à Internet, você poderá precisar

desviar do servidor proxy para conseguir a conexão ao SMARTsend. Isso é feito desviando o
servidor proxy para todos os endereços locais ou adicionando o endereço IP e o nome de
host totalmente qualificado do computador SMARTsend à lista de exceções do servidor
proxy. Consulte seu administrador para obter instruções detalhadas.

Nota: Os bloqueadores de pop-up podem interferir em algumas janelas SMARTsend. Os

bloqueadores de pop-up devem ser desativados no URL SMARTsend. Consulte seu
administrador para obter instruções sobre a desativação do bloqueador de pop-up.

16

SMARTsend
Guia do Usuário

Visão geral do site

Sobre a home page do usuário

A home page do usuário contém marcas visuais para indicar quem está conectado, em qual
computador o usuário está conectado e em qual parte do aplicativo o usuário se encontra.

Caminho da navegação

Computador / nome do usuário

Figura 2-1: Home Page do usuário (seção superior)

• Caminho da navegação: esta área lista a página atual e as páginas que foram usadas para
acessar a página atual. Por exemplo, Home >> Workflow Explorer >> Adicionar Novo Fluxo de
Trabalho de Distribuição é exibido quando você está adicionando um novo fluxo de trabalho.
Tenha em mente que o texto fornece links para cada página. Clique nos links para acessar
qualquer uma das páginas SMARTsend no caminho.

• Computador / nome do usuário: esta área exibe o nome do computador SMARTsend e o usuário
que está conectado no momento.

Nota: Em várias das páginas do SMARTsend pode ser necessário rolar para baixo até ver

mais botões ou as mensagens de erro.

SMARTsend

Guia do Usuário

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Visão geral do site

Noções iniciais

O lado esquerdo ou a seção de Noções Iniciais da home page do usuário indica o status do aplicativo.

O ícone a seguir aparece para indicar o status de uma etapa ou do aplicativo:

Indica que uma etapa não está completa ou que o aplicativo não está pronto para uso.

Indica que uma etapa pode não estar completa.

Indica que uma etapa está completa ou que o aplicativo está pronto para uso.

Endereço de e-mail

Você deve digitar um endereço de e-mail para poder gerenciar fluxos de trabalho e credenciais. Seu
endereço de e-mail é usado para a confirmação de e-mail e como o destino para o fluxo de trabalho
Meu E-mail que vem com a instalação do SMARTsend. Digite seu endereço de e-mail e clique em
Salvar.

Criar uma Folha de Rosto do PaperWare para a opção Digitalizar para Meu E-mail

Recurso do Professional Edition

Apesar de o fluxo de trabalho Meu E-mail ser parte da instalação do SMARTsend, o fluxo de trabalho
deve ser publicado para poder ser usado. A criação de uma folha de rosto PaperWare é um método de
publicação do fluxo de trabalho. Use este link para criar a folha de rosto para o fluxo de trabalho Meu
E-mail. Consulte Capitulo 4, Publicação de fluxos de trabalho, para obter detalhes sobre a publicação
de workflows.

O fluxo de trabalho Meu E-mail é usado para enviar por e-mail um documento digitalizado
automaticamente para a conta de e-mail do remetente da digitalização. O remetente da digitalização
é o proprietário da folha de rosto PaperWare ou a pessoa que está conectada ao Dispositivo
Multifuncional Xerox. Entretanto, se o dispositivo requerer autenticação, a digitalização será sempre
enviada à pessoa que está conectada no dispositivo.

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SMARTsend
Guia do Usuário

Visão geral do site

Workflows

Adicionar um Novo Workflow

Qualquer usuário pode criar um novo fluxo de trabalho. Os links Adicionar Novo chamam um assistente
que o orienta nas etapas necessárias para definir o fluxo de trabalho, inclusive a definição dos destinos
do documento, a especificação dos atributos do documento e a determinação das configurações do
fluxo de trabalho para obter mais informações sobre a adição de workflow. Consulte Adição de um

Fluxo de Trabalho de Distribuição na página 3-27 para obter mais informações sobre a adição de

workflows.

Gerenciar Meus Workflows

Este link chama o Editor de Fluxos de Trabalho, que permite gerenciar fluxos de trabalho e publicações
criadas por você. No Editor de Fluxos de Trabalho é possível ver, adicionar, editar, excluir e publicar
fluxos de trabalho, assim como ver e excluir publicações. Para obter mais informações sobre o Editor de
Workflow, consulte Capitulo 3, Fluxos de Trabalho de Distribuição.

Exibir Todos os Workflows

Este link chama o Workflow Explorer, que permite ver todos os fluxos de trabalho públicos, assim como
todos os seus fluxos de trabalho privados. As tarefas do fluxo de trabalho que estão disponíveis no
painel esquerdo variam segundo o fluxo de trabalho selecionado na lista de fluxos de trabalho do
painel direito. Para obter mais informações sobre o Workflow Explorer, consulte Capitulo 3, Fluxos de

Trabalho de Distribuição.

SMARTsend

Guia do Usuário

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Visão geral do site

Minhas credenciais

As credenciais de digitalização são necessárias para todos os destinos de digitalização que necessitem
de credenciais para armazenamento e arquivamento de documentos de digitalização; por exemplo,
DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, Pasta NetWare, Pasta de Rede ou Microsoft SharePoint.
A área Minhas Credenciais permite adicionar ou modificar credenciais (nome de usuário/senha de
login) para destinos de documentos de digitalização.

Adicionar uma Nova Credencial

Uma confirmação será solicitada para adicionar credenciais para novos destinos quando você
adicionar um novo fluxo de trabalho. Consulte Adição de um Fluxo de Trabalho de Distribuição na
página 3-27. É possível também adicionar credenciais a novos destinos com o link Adicionar uma Nova
Credencial na home page do usuário. Para obter mais informações sobre como adicionar credenciais,
consulte Gerenciamento de credenciais do destino na página 34.

Gerenciar minhas credenciais

Quando as credenciais de um destino existente forem alteradas, as novas credenciais deverão ser
reproduzidas em um computador SMARTsend; caso contrário, a digitalização do fluxo de trabalho irá
falhar. É possível gerenciar credenciais para destinos com o link Gerenciar Minhas Credenciais. Para
obter mais informações sobre alterar ou excluir credenciais, consulte Gerenciamento de credenciais do

destino na página 34.

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SMARTsend
Guia do Usuário

Visão geral do site

Opções de Personalização

Endereço de E-mail para Confirmação do Trabalho

Esta opção especifica um endereço de e-mail para trabalhos que são configurados para confirmação
de e-mail.

• Selecione Usar meu endereço de e-mail para enviar confirmação do trabalho por e-mail para
usar seu endereço de e-mail SMARTsend. Consulte Endereço de e-mail na página 2-18.

• Para usar um endereço de e-mail alternativo, selecione Usar o seguinte endereço de e-mail para

enviar confirmação do trabalho por e-mail, especifique um endereço de e-mail e clique em
Salvar.

Preferências de Site

As preferências do usuário para o uso do SMARTsend são configuradas aqui.

Selecione Mostrar páginas de status em caso de falha ou de êxito para que as páginas de status
sejam exibidas após executar tarefas, como publicação de workflows, com êxito. Se esta opção não
estiver selecionada, nenhuma página de status será exibida quando os fluxos de trabalho forem
publicados com êxito.

Selecione Mostrar tela de Boas-vindas na próxima vez que eu acessar o SMARTsend para que a tela
de boas-vindas seja exibida quando você acessar o aplicativo.

Gerenciar Perfis de Atributos do Meu Documento

Este link o leva à página Gerenciar Perfis de Documentos. Os atributos do documento são fragmentos
de informações adicionais que podem ser acrescentadas a cada documento digitalizado para
descrevê-lo — informações como versão, título ou descrição. Esses atributos do documento podem ser
criados no momento da criação do fluxo de trabalho e serão aplicados quando o fluxo for digitalizado.

A instalação do SMARTsend já vem com conjuntos prontos de atributos de documentos, também
chamados de perfis de documentos. Todos os perfis de atributos de documentos são acessíveis
publicamente a todos os usuários SMARTsend. Os perfis de documentos exibidos durante a criação do
fluxo de trabalho são filtrados por destino de documentos dos fluxos de trabalho. Por exemplo, FTP
Somente é um perfil de documento para um destino FTP e só será exibido quando um fluxo de
trabalho tiver um destino desse tipo.

A página Gerenciar Perfis de Documentos exibirá todos os perfis de documento do sistema. Nesta
página, os perfis de documentos podem ser excluídos pelo proprietário do fluxo de trabalho ou por um
administrador. Os perfis de atributos de documentos personalizados podem ser criados durante a
criação do fluxo de trabalho. Consulte Perfis de atributos do documento na página 60 para obter
detalhes sobre o gerenciamento de perfis de documento.

SMARTsend

Guia do Usuário

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Visão geral do site

Personalize suas Configurações de Digitalização no Formato PaperWare

Recurso do Professional Edition

Este link permite publicar modelos com configurações de digitalização personalizadas para folhas de
rosto PaperWare.

Durante a configuração do dispositivo, um modelo PaperWare (chamado de PaperWare) é publicado
automaticamente em cada dispositivo configurado no aplicativo. Esse modelo PaperWare usa um
conjunto de configurações padrão de digitalização.

Se você escolhe com freqüência configurações alternativas no Dispositivo Multifuncional Xerox ao usar
o formulário PaperWare, pode publicar um novo modelo de dispositivo com as configurações de
digitalização desejadas. Ao digitalizar em um dispositivo usando a folha de rosto PaperWare, você
então selecionará um novo modelo em vez do modelo padrão PaperWare. Consulte Personalização de

Configurações de Digitalização do PaperWare na página 87 para obter mais informações sobre como

personalizar configurações de digitalização PaperWare.

22

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de

3

Distribuição

Este capítulo fornece informações sobre como criar e editar fluxos de trabalho de distribuição. Estão
incluídas instruções detalhadas para especificar destinos do documento, nomes de arquivos e
formatos, atributos do documento e outras configurações que afetam a operação dos fluxos de
trabalho de distribuição do SMARTsend.

Conteúdo deste capítulo:

• Visão geral do Fluxo de Trabalho na página 24

• Workflow Explorer na página 25

• Adição de um Fluxo de Trabalho de Distribuição na página 27

• Edição de um Fluxo de Trabalho na página 29

• Exclusão de um Fluxo de Trabalho na página 31

• Destinos do Documento na página 32

• Nome e tipo do documento na página 47

• Atributos do documento na página 60

• Salvar fluxo de trabalho na página 67

• Resumo do fluxo de trabalho na página 69

• Configuração de Crie subpastas, se necessário na página 70

• Ambientes na página 74

• Anexo A: Modelo de criação de fluxo de trabalho da pasta de rede na página 78

• Apêndice B: Modelo de criação de fluxo de trabalho de e-mail na página 81

• Apêndice C: Especificação de um Objeto personalizado em um fluxo de trabalho do SMARTsend
na página 83

• Apêndice D: Especificação de uma Categoria LiveLink em um fluxo de trabalho do SMARTsend na
página 84

SMARTsend

Guia do Usuário

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Fluxos de Trabalho de Distribuição

Visão geral do Fluxo de Trabalho

O SMARTsend usa o conceito de fluxos de trabalho para gerenciar como documentos digitalizados
serão convertidos em formato digital e depois direcionados para vários destinos. Por exemplo, um fluxo
de trabalho pode ser criado para converter documentos impressos em arquivos PDF e, em seguida,
rotear os arquivos PDF para um repositório de documentos como um repositório DocuShare. O fluxo de
trabalho também pode especificar vários destinos como contas de e-mail, pastas de rede ou qualquer
combinação de repositórios de documentos.

Os fluxos de trabalho oferecem:

• Automação de tarefas e configurações usadas com freqüência

• Opções versáteis de segurança

• Uso e manutenção simples

Fluxos de Trabalho são um método conveniente de combinar configurações de trabalho de
digitalização como destinos, nome e tipo de documento, atributos de documento e configurações de
formação de imagem em uma única entidade, que possa ser utilizada e reutilizada sempre que for
apropriado. O Nome e Tipo do Documento são propriedades que definem e descrevem um documento
digitalizado. Definir os atributos básicos para o documento digitalizado, como o nome do arquivo e o
tipo do formato digital (por exemplo: PDF, XPS, JFIF, TIFF de Uma Página, TIFF de Várias Páginas etc.),
é essencial para criar um fluxo de trabalho utilizável. O SMARTsend também oferece uma forma de
adicionar atributos do documento opcionais, normalmente denominados de metadados, a
documentos digitalizados. Esses atributos são armazenados com o documento digital e podem ser
usados para automatizar o armazenamento, a recuperação e as tarefas de manutenção de
documentos.

Os fluxos de trabalho podem ser designados como públicos ou privados. Os fluxos de trabalho públicos
estão disponíveis a todos os usuários do SMARTsend para exibição, uso e edição (se as edições forem
salvas, será feita uma cópia do original para o novo proprietário). Os fluxos de trabalho Privados
podem ser exibidos, excluídos e editados somente pelo proprietário do fluxo de trabalho (criador do
fluxo de trabalho). Os administradores do SMARTsend podem listar, editar (sem fazer uma cópia) e
excluir fluxos de trabalho privados ou públicos. Os administradores não podem publicar fluxos de
trabalhos.

Os fluxos de trabalho devem ser publicados para serem disponibilizados para uso ao digitalizar
documentos. Para obter informações sobre como publicar fluxos de trabalho, consulte Capitulo 4,

Publicação de fluxos de trabalho.

24

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Workflow Explorer

A página do Workflow Explorer é usada para acessar e gerenciar fluxos de trabalho e é onde a maioria
das operações do usuário do SMARTsend são executadas, incluindo exibição, adição, edição e
publicação de fluxos de trabalho. Acesse o Workflow Explorer na home page clicando em Gerenciar
Meus Fluxos de Trabalho, que exibe somente fluxos de trabalho criados pelo usuário registrado no
SMARTsend ou clicando em Visualizar Todos os Fluxos de Trabalho, que exibe todos os fluxos de
trabalho para os quais o usuário registrado possui acesso.

O lado esquerdo do Workflow Explorer contém os menus para Tarefas de Fluxo de Trabalho e Exibições
de Fluxos de Trabalho. Os detalhes de um fluxo de trabalho específico selecionado no lado direito do
Workflow Explorer são exibidos na área Detalhes no lado esquerdo.

O lado direito do Workflow Explorer exibe os fluxos de trabalho em uma tabela. É possível classificar a
lista de fluxos de trabalho por um título específico clicando no cabeçalho da coluna. Um fluxo de
trabalho deve estar selecionado durante a edição ou publicação de um fluxo de trabalho.

Os seguintes ícones aparecem próximos aos nomes de fluxo de trabalho:

Indica um fluxo de trabalho criado pelo usuário que está conectado.

Indica um fluxo de trabalho criado por um usuário diferente do usuário conectado.

Indica um fluxo de trabalho privado criado pelo usuário que está conectado.

Indica um fluxo de trabalho de configurações de digitalização do PaperWare

(recurso do Professional Edition).

Tarefas do Fluxo de Trabalho

A área Tarefas do Fluxo de Trabalho lista as tarefas que estão disponíveis para o usuário do fluxo de
trabalho selecionado. Exceto para adicionar um novo fluxo de trabalho, a tarefa selecionada
funcionará em um fluxo de trabalho selecionado no painel direito.

As tarefas disponíveis variarão de acordo com o fluxo de trabalho selecionado. Por exemplo, se um
fluxo de trabalho não foi ainda publicado, as tarefas para exibir ou excluir as publicações desse fluxo
de trabalho não estarão disponíveis.

Nota: O fluxo de trabalho Meu_e-Mail que vem com a instalação do SMARTsend não pode

ser excluído.

SMARTsend

Guia do Usuário

25

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Exibições de fluxo de trabalho

As opções de exibição permitem que você veja diferentes listagens de fluxos de trabalho e publicações.

Mostrar Todos

Clique em Mostrar Todos para exibir todos os fluxos de trabalho aos quais você possui acesso. Isso
inclui todos os fluxos de trabalho públicos e somente os fluxos de trabalho privados que você criou.

Meus Fluxos de Trabalho

Clique em Meus Fluxos de Trabalho para exibir todos os fluxos de trabalho públicos e privados que
você criou.

Detalhes dos Fluxos de Trabalho

A área Detalhes exibe informações sobre o fluxo de trabalho selecionado no painel direito. As
seguintes informações são exibidas:

• O nome do fluxo de trabalho

• A descrição do fluxo de trabalho, se houver

• O proprietário do fluxo de trabalho

• Se o fluxo de trabalho é público ou privado

• Quando o fluxo de trabalho foi usado para digitalização pela última vez

• Quando o fluxo de trabalho foi editado pela última vez

• O número de publicações do dispositivo

• Número de publicações PaperWare (recurso do Professional Edition)

• Número total de publicações para esse fluxo de trabalho ou proprietário

• Indica que o fluxo de trabalho é de distribuição

26

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Adição de um Fluxo de Trabalho de Distribuição

Há duas maneiras de se criar um fluxo de trabalho. Um novo fluxo de trabalho pode ser criado com o
uso de um assistente que guia o usuário por todo o processo de definição do fluxo de trabalho. Como
alternativa, um novo fluxo de trabalho pode ser criado com base em um fluxo de trabalho existente.

Criação de um novo Fluxo de Trabalho de Distribuição

Qualquer usuário pode criar um novo fluxo de trabalho. Um assistente guia o usuário pela etapas
necessárias para definir o fluxo de trabalho, incluindo a definição de destinos de documentos, a
definição de nome de arquivo e formatos, a especificação de atributos do documento e a
determinação de configurações do fluxo de trabalho.

Para criar um novo fluxo de trabalho de distribuição:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Adicionar Novo Fluxo de Trabalho de Distribuição
sob o cabeçalho Fluxos de Trabalho.

2. Selecione os destinos desejados para os arquivos de saída digitalizados. Para os destinos já
configurados, serão exibidas caixas de seleção. Marque a caixa de seleção para selecionar o
destino configurado. Se o destino desejado não for listado, vá até o tipo de destino e clique em
adicionar locais. Consulte Destinos do Documento na página 32 para obter informações
detalhadas sobre como adicionar destinos.

3. Clique em Avançar >>.

4. Especifique o nome e tipo do documento. Consulte Nome e tipo do documento na página 3-47
para obter informações detalhadas.

5. Clique em Avançar >>.

6. Especifique os atributos do documento. Consulte Atributos do documento na página 3-60 para
obter informações detalhadas.

7. Clique em Avançar >>.

8. Especifique as configurações do fluxo de trabalho. Consulte Salvar fluxo de trabalho na página 67
para obter informações detalhadas sobre como especificar configurações do fluxo de trabalho.

9. Clique em Avançar >>.

10. Na página Salvar Fluxo de Trabalho, reveja os detalhes do fluxo de trabalho especificado nas
etapas anteriores. Se tiver que alterar algum item, clique nos botões Alterar na página para
retornar às telas anteriores. Ou então, clique em Concluir para criar o fluxo de trabalho.

Se for especificado que o fluxo de trabalho será publicado posteriormente, você retornará à home page
do usuário. Caso contrário, a página Publicar Fluxo de Trabalho apropriada será exibida. Consulte
Capitulo 4, Publicação de fluxos de trabalho para obter informações sobre como publicar fluxos de
trabalho.

SMARTsend

Guia do Usuário

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Fluxos de Trabalho de Distribuição

Criação de um Fluxo de Trabalho usando um fluxo de trabalho existente

Às vezes, pode ser necessário que um novo fluxo de trabalho seja semelhante a um fluxo de trabalho
existente, exceto se um destino diferente do documento ou alguma outra propriedade do fluxo de
trabalho precisar ser alterada. Em vez de criar um novo fluxo de trabalho, você pode fazer as alterações
necessárias em um fluxo de trabalho existente e salvá-lo com um nome diferente.

Nota: Para criar um novo fluxo de trabalho com base em um existente, você deve editar o

fluxo de trabalho existente. Consulte Edição de um Fluxo de Trabalho na página 29 para
obter informações sobre como editar um fluxo de trabalho.

Para criar um novo fluxo de trabalho com base em um já existente:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Visualizar Todos os Fluxos de Trabalho.

2. Na lista de fluxos de trabalho no Workflow Explorer selecione o fluxo de trabalho que você deseja
usar como base para o novo fluxo de trabalho.

3. Clique em Editar este fluxo de trabalho na lista de Tarefas do Fluxo de Trabalho no lado
esquerdo. A página Salvar Fluxo de Trabalho será exibida.

4. Antes de fazer qualquer alteração, você deve renomear o fluxo de trabalho. Altere o nome do fluxo
de trabalho e clique em Salvar como. A janela do Workflow Explorer será exibida e o novo fluxo
de trabalho aparecerá na lista de fluxos de trabalho. Esse fluxo de trabalho será idêntico ao fluxo
de trabalho do qual ele foi gerado, a diferença estará apenas no nome.

5. Para fazer alterações adicionais, siga as etapas em

6. Edição de um Fluxo de Trabalho na página 29.

Nota: Se você estiver salvando o fluxo de trabalho de um outro usuário, será preciso

adicionar credenciais para os destinos. O fluxo de trabalho sempre usa as credenciais do
proprietário. Se você não adicionar as credenciais ao criar o fluxo de trabalho, será
solicitado à adicioná-las quando o fluxo de trabalho for publicado. Consulte Adicionar uma

Nova Credencial na página 20 para obter informações sobre como adicionar credenciais.

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SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Edição de um Fluxo de Trabalho

Qualquer usuário ou administrador pode editar um fluxo de trabalho público. Somente o administrador
ou o proprietário (ou seja, o criador) do fluxo de trabalho pode editar um fluxo de trabalho privado. Os
fluxos de trabalho são editados com o Editor de Fluxos de Trabalho.

Nota: Você pode salvar as alterações de um fluxo de trabalho somente se ele não tiver sido

publicado. Se o fluxo de trabalho já tiver sido publicado, você terá que salvar as alterações
como um novo fluxo de trabalho clicando em Salvar como. Se desejar editar um fluxo de
trabalho publicado, você poderá excluir todas as publicações usando a tarefa Excluir as
publicações deste fluxo de trabalho e, em seguida, editar e salvar o fluxo de trabalho
editado.

Para acessar o Editor de Fluxos de Trabalho:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Visualizar Todos os Fluxos de Trabalho. Se estiver
editando seu próprio fluxo de trabalho, você também poderá clicar em Gerenciar Meus Fluxos
de Trabalho.

2. Na lista de fluxos de trabalho no Workflow Explorer selecione o fluxo de trabalho desejado para
edição.

3. Clique em Editar este fluxo de trabalho na lista de Tarefas do Fluxo de Trabalho no lado
esquerdo. A página Salvar Fluxo de Trabalho será exibida.

Nota: Se você estiver editando o fluxo de trabalho de um outro usuário, será preciso

adicionar credenciais para os destinos. O fluxo de trabalho sempre usa as credenciais do
proprietário no momento da digitalização. Se você não adicionar novas credenciais no
momento em que estiver editando o fluxo de trabalho, você será solicitado a adicioná­las quando o fluxo de trabalho for publicado. Consulte Adicionar uma Nova Credencial
na página 20 para obter informações sobre como adicionar credenciais.

4. Na página Salvar Fluxo de Trabalho você pode modificar o Nome e Descrição do Fluxo de
Trabalho, bem como as Opções de Publicação. Você também pode modificar as propriedades
editáveis do fluxo de trabalho usando os botões Alterar. Há botões Alterar para cada componente
do fluxo de trabalho principal.

a. Configurações do fluxo de trabalho: clique no botão Alterar configurações para modificar

as configurações na página Configurações do fluxo de trabalho. Consulte Salvar fluxo de

trabalho na página 3-67 para obter informações adicionais.

b. Atributos do documento: clique no botão Alterar atributos para modificar as configurações

na página Atributos do documento. Consulte Atributos do documento na página 3-60 para
obter informações adicionais.

SMARTsend

Guia do Usuário

29

Fluxos de Trabalho de Distribuição

c. Nome do Documento: clique no botão Alterar Nome para modificar as configurações na

página Nome e Tipo do Documento. Consulte Nome e tipo do documento na página 3-47
para obter informações adicionais.

d. Destino e formatos do documento: clique no botão Alterar destinos para modificar as

configurações na página Destinos do documento, ou no botão Alterar formatos para
modificar as configurações do formato do documento na página Nome e tipo do documento.
Consulte Destinos do Documento na página 3-32 e Consulte Tipo de documento na página
3-49 para obter informações adicionais.

5. Clique em Salvar para sobrescrever o fluxo de trabalho atual, se desejado. Se tiver alterado o
nome do fluxo de trabalho, o nome também será sobrescrito. Esta opção está disponível somente
se o fluxo de trabalho atual já tiver sido publicado e se você for o proprietário do fluxo de trabalho.
Caso contrário, clique em Salvar como para criar um novo fluxo de trabalho com base no fluxo de
trabalho atual.

Nota: Ao clicar em Salvar ou Salvar como nesta página, você será retornado ao

Workflow Explorer (ou à página Publicar Fluxo de Trabalho, se você optou por publicar o
fluxo de trabalho) e terá que clicar em Editar este fluxo de trabalho para editar o fluxo
de trabalho recém-nomeado e fazer alterações adicionais.

6. Se você selecionou publicar o fluxo de trabalho, a página Publicar Fluxo de Trabalho será exibida.
Consulte Capitulo 4, Publicação de fluxos de trabalho para obter mais informações sobre como
publicar fluxos de trabalho.

30

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Exclusão de um Fluxo de Trabalho

Somente o proprietário ou administrador de um fluxo de trabalho pode excluir um fluxo de trabalho
da página do Workflow Explorer.

Nota: Se um fluxo de trabalho for exluído, todas as publicações do fluxo de trabalho

também serão excluídas.

Para excluir um fluxo de trabalho:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Gerenciar Meus Fluxos de Trabalho.

2. Selecione o fluxo de trabalho a ser excluído da lista de fluxos de trabalho no Workflow Explorer.

3. Clique em Excluir este fluxo de trabalho na lista de tarefas no painel esquerdo. Uma janela de
aviso será exibida perguntando se você tem certeza de que deseja excluir o fluxo de trabalho.

4. Para excluir o fluxo de trabalho, clique em OK. O fluxo de trabalho será removido da lista de fluxos
de trabalho no Workflow Explorer. Se você não quiser excluir o fluxo de trabalho, clique em
Cancelar.

Nota: As publicações do fluxo de trabalho também serão excluídas.

SMARTsend

Guia do Usuário

31

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Destinos do Documento

A página Destinos do Documento é usada para configurar destinos para documentos digitalizados.
Destino é o local final para o qual um documento é digitalizado. Um ou mais destinos devem ser
especificados quando um fluxo de trabalho for criado.

Para acessar a página Destinos do Documento:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Visualizar Todos os Fluxos de Trabalho.

2. Na lista de fluxos de trabalho no Workflow Explorer selecione o fluxo de trabalho desejado para
alterar os destinos do documento.

3. Clique em Editar este fluxo de trabalho na lista de tarefas do fluxo de trabalho no painel
esquerdo.

4. No Editor de Fluxo de Trabalho, clique em Destinos do Documento no painel esquerdo.

Nota: A página Destinos do Documento também pode ser acessada no link Adicionar Novo

> Fluxo de Trabalho de Distribuição...

A página Destinos do Documento lista todos os tipos de destinos que são ativados e podem ser
configurados. Para cada tipo, com o subtítulo meus locais ou meus endereços, são listados os destinos
específicos que o usuário conectado configurou. Sob os subtítulos outros locais e outros endereços
estão os destinos configurados por outros usuários. Os destinos configurados por outros usuários
aparecem somente se eles forem usados no fluxo de trabalho específico que estiver sendo editado.

Adição/Remoção de destinos de/para um fluxo de trabalho listados

Para adicionar um destino listado ao fluxo de trabalho, marque a caixa de seleção para o destino.
Para remover um destino de um fluxo de trabalho, desmarque a caixa de seleção para o destino.

Adição de novos destinos

Os destinos definidos e digitados em um fluxo de trabalho são mantidos, independentemente se os
trabalhos alterados terem sido salvos. Eles não serão removidos, a menos que seja manualmente, da
página Destinos do Documento. Isso permite que o destino seja selecionado durante a definição de
outros fluxos de trabalho.

Para adicionar um novo destino:

1. Localize o tipo de destino (por exemplo, DocuShare, FTP etc.) na página Destinos do Documento
e clique em adicionar locais. Uma janela específica para o tipo de destino será exibida.

2. Digite as propriedades do destino. Consulte Propriedades do destino na página 36.

3. Clique em OK.

32

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

4. Se as credenciais para acessar o destino foram adicionadas, a página Configurações da Conta
será exibida. Adicione o nome de usuário e a senha e clique em OK.

Nota: Quando a página Configurações da Conta for exibida, você poderá ser solicitado a

digitar as credenciais do computador SMARTsend. Você tem que usar as mesmas
credenciais usadas para efetuar login no SMARTsend. Se credenciais diferentes forem
inseridas, você talvez precise usar o navegador para excluir os Arquivos de Internet
Temporários na estação de trabalho para poder prosseguir. Por exemplo, usando o Internet
Explorer você escolheria as seguintes opções para excluir os Arquivos de Internet
Temporários: Ferramentas > Opções de Internet > Geral > Excluir arquivos > OK.

Edição de destinos

As propriedades de destino diferentes de nome do destino podem ser alteradas.

Para editar as propriedades de um destino:

1. Na página Destinos do Documento, clique no nome do destino a ser alterado. As propriedades
do destino são exibidas.

2. Edite as propriedades conforme apropriado. Consulte Propriedades do destino na página 36 para
obter informações específicas para o destino. Editar um destino fará com que ele seja adicionado
automaticamente ao fluxo de trabalho. Desmarque a caixa de seleção ao lado do destino se
desejar removê-lo do fluxo de trabalho.

3. Clique em OK.

Exclusão de destinos

Somente destinos adicionados pelo usuário e listados em meus locais ou meus endereços podem
ser excluídos.

Para remover um único destino:

1. Na página Destinos do Documento, localize o destino a ser excluído.

2. Sem aviso prévio, o destino não ficará mais disponível para definição de fluxos de trabalho
futuros, por isso, certifique-se de que deseja excluir o destino antes de clicar em remover. Clique
em remover para remover o destino.

Nota: Os fluxos de trabalho que já utilizam o destino não serão afetados. Para aqueles

fluxos de trabalho, o destino será exibido sob o cabeçalho outros locais da próxima vez que
destinos forem editados.

SMARTsend

Guia do Usuário

33

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Para remover todos os destinos de um tipo específico:

1. Na página Destinos do Documento, localize o tipo do destino.

2. Sem aviso prévio, todos os destinos não ficarão mais disponíveis para a definição de novos fluxos
de trabalho, por isso, certifique-se de que deseja excluir os destinos antes de clicar em remover

todos os locais ou remover todos os endereços. Clique em remover todos os locais ou remover
todos os endereços para remover os destinos.

Nota: Os fluxos de trabalho que já utilizam os destinos não serão afetados. Para aqueles

fluxos de trabalho, os destinos serão exibidos sob o cabeçalho outros locais da próxima vez
que destinos forem editados.

Gerenciamento de credenciais do destino

As credenciais de digitalização são necessárias para todos os destinos de digitalização que necessitem
de credenciais para armazenamento e arquivamento de documentos de digitalização; por exemplo,
DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, Pasta NetWare, Pasta de Rede ou Microsoft SharePoint.
Você será solicitado a adicionar credenciais para novos destinos quando adicionar um novo fluxo de
trabalho, mas você também pode adicionar credenciais para novos destinos antes de adicionar um
fluxo de trabalho clicando em Adicionar uma Nova Credencial na home page do usuário.

Dica: Para destinos DocuShare, é necessário primeiro criar credenciais de login no nível de raiz

antes de adicionar um fluxo de trabalho para essa credencial. Você não pode criar credenciais
para pastas principais ou subpastas no DocuShare. Sempre que possível, insira as credenciais para
o servidor DocuShare em vez de uma coleção individual. Isso pode facilitar a localização de
coleções em uma busca e pode eliminar a necessidade de adicionar credenciais para coleções
individuais. Ao inserir as credenciais para o servidor DocuShare, verifique se você consegue fazer
login no servidor DocuShare. Faça login usando o URL que você irá inserir no SMARTsend seguido
de /Login (por exemplo, http://www.docushare.companyx.com/dsweb/Login). O login diferencia
maiúsculas e minúsculas.

Para adicionar novas credenciais:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Adicionar uma Nova Credencial. A página
Configurações da Conta será exibida.

2. Selecione o tipo de destino na lista suspensa Tipo de Conta. O número e os nomes de outras
caixas de edição mudarão de acordo com o tipo de destino selecionado.

3. Preencha as outras caixas de edição para o destino.

34

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

4. Clique em OK.

Nota: Você poderá ser solicitado a inserir as credenciais do computador SMARTsend após

clicar em Adicionar uma Nova Credencial. Você tem que usar as mesmas credenciais
usadas para efetuar login no SMARTsend. Se credenciais diferentes forem inseridas, você
talvez precise usar o navegador para excluir os Arquivos de Internet Temporários na estação
de trabalho para poder prosseguir. Por exemplo, usando o Internet Explorer você escolheria
as seguintes opções para excluir os Arquivos de Internet Temporários: Ferramentas >
Opções de Internet > Geral > Excluir arquivos > OK.

As credenciais adicionadas serão agora o "ponto de início" quando você criar um destino para esta
conta.

Quando as credenciais de um destino existente forem alteradas, as novas credenciais deverão ser
reproduzidas em um computador SMARTsend; caso contrário, a digitalização do fluxo de trabalho irá
fal har.

Nota: Ao adicionar um destino a um fluxo de trabalho do SMARTsend, as credenciais do

usuário que são inseridas no destino (por exemplo, DocuShare, SharePoint Portal Server
2003/2007) devem ter permissão de gravação no servidor de destino. Se as credenciais
tiverem apenas permissão de leitura, o usuário poderá adicionar o destino a um fluxo de
trabalho do SMARTsend. Entretanto, a publicação do fluxo de trabalho falhará ao ser
executada, porque o usuário não tem permissões para fazer upload de um documento para
o servidor de destino.

Para alterar as credenciais de um destino existente:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Gerenciar Minhas Credenciais. Uma lista de todos
os destinos com credenciais é exibida.

2. Selecione a credencial do destino a ser alterada.

3. Na área Tarefas com Credenciais à esquerda, clique em Editar esta credencial. A página
Configurações da Conta é exibida.

4. Edite as propriedades da credencial conforme apropriado.

5. Clique em OK.

Nota: Você poderá ser solicitado a inserir as credenciais do computador SMARTsend após

clicar em Editar esta credencial. Você tem que usar as mesmas credenciais usadas para
efetuar login no SMARTsend. Se credenciais diferentes forem inseridas, você talvez precise
usar o navegador para excluir os Arquivos de Internet Temporários na estação de trabalho
para poder prosseguir. Por exemplo, usando o Internet Explorer você escolheria as seguintes
opções para excluir os Arquivos de Internet Temporários: Ferramentas > Opções de Internet
> Geral > Excluir arquivos > OK.

SMARTsend

Guia do Usuário

35

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Para excluir uma credencial existente de um destino:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Gerenciar Minhas Credenciais. Uma lista de todos
os destinos com credenciais é exibida.

2. Selecione a credencial do destino a ser excluída.

3. Na seção Tarefas com Credenciais à esquerda, clique em Excluir esta credencial. Uma janela
solicitando confirmação será exibida.

4. Clique em OK.

Propriedades do destino

Esta seção identifica os tipos de destino do documento compatíveis e os requisitos de endereços
para cada um. Consulte Adição de novos destinos na página 3-32 para obter informações adicionais.

Atribuição de nome e comportamento do destino

Há um limite de 64 caracteres alfanuméricos (incluindo travessões e hífens) para os nomes de destino.
O nome é usado para identificar destinos durante a publicação e aparecerá nas folhas de rosto
PaperWare (recurso do Professional Edition) e nas páginas de confirmação.

Destinatário do e-mail

Defina propriedades de destinatários de e-mail digitando as informações apropriadas para
destinatários, com cópia (Cc:) e com cópia oculta (Bcc:) Separe os endereços de e-mail com ponto-e­vírgula; por exemplo,

destinatá[e-mail];destinatá[e-mail]

Você pode inserir nomes parciais e clicar em Verificar nome(s) para pesquisar nomes de destinatários.
Para que o recurso Verificar nome(s) funcione, o administrador tem que configurar os Mapeamentos
da Propriedade LDAP do SMARTsend para o catálogo de endereços integrado. A verificação de nomes
exibirá até 50 nomes. Se mais de 50 nomes forem retornados, redefina a pesquisa adicionando mais
caracteres.

Não há limite para o número de endereços de e-mail que você pode adicionar. No entanto, os
servidores de e-mail impõem limitações de tamanho para anexos de arquivos. Os trabalhos de
digitalização para e-mail que excederem à limitação de tamanho apresentarão falha.

• Selecione o tipo de codificação usado para enviar anexos de e-mail pela Internet. Tanto a
codificação UUEncode como Base64 são padrões para a codificação de dados binários como
texto. A codificação UUEncode usa alguns caracteres incompatíveis com EBCDIC (Extended
Binary Coded Decimal Interchange Code), um conjunto de caracteres muito usado na Europa. As
mensagens de e-mail pela Internet usam codificação Base64 ou MIME (Multipurpose Internet
Mail Extensions). Selecione Base64 para maior compatibilidade com sistemas europeus.

•

Selecione
automaticamente
digitaliza o documento. Se forem usados modelos de digitalização do dispositivo, esta opção
funcionará apenas em Dispositivos Multifuncionais Xerox com autenticação ativada.

Enviar um e-mail para o remetente deste fluxo de trabalho

por e-mail o documento digitalizado ao remetente. O remetente é a pessoa que

se desejar enviar

36

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

• Selecione Enviar link de URL para documento (sem documento anexado) se desejar enviar
apenas um link. Não há arquivo anexado ou enviado a destinatários. O link será enviado apenas
se outros destinos no fluxo de trabalho possuírem URL. O envio de um link em vez de um anexo de
arquivo real é útil para sistemas de correio com restrições de memória para tratar documentos
grandes. Os links para vários repositórios aparecem no e-mail se a opção de digitalização para
todos os destinos estiver configurada.

Nota: Você tem que ter pelo menos um outro destino definido no fluxo de trabalho que

corresponda ao formato selecionado para o destinatário do e-mail. Caso contrário, você
obterá um documento anexado e nenhum URL.

Impressora remota

Arquivos em formato Texto, TIFF de Várias Páginas, PDF, Microsoft Word, Excel e PowerPoint podem
ser impressos com esta função.

• Selecione a impressora no menu suspenso. Essas são impressoras que têm configuração de driver
apenas no computador do aplicativo SMARTsend. Se não for exibida nenhuma impressora, entre
em contato com um administrador para configurar impressoras para o aplicativo.

• Digite o número de cópias a serem impressas. O número máximo de cópias que podem ser
impressas varia de acordo com a impressora remota selecionada.

Documentum (recurso do Standard ou Professional Edition)

O serviço Documentum é um componente opcional que pode ser adquirido na Xerox e adicionado
como um destino do SMARTsend. O Documentum versão 5.2.5 é compatível atualmente com o
SMARTsend.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do Documentum. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa
podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente os campos de
nome Gabinete e Pasta. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em branco e inserir o
nome do Gabinete e da Pasta manualmente.

• Digite o nome do banco de documentos do Documentum que será usado como repositório para
arquivamento de documentos digitalizados.

• O nome do Gabinete e da Pasta do Documentum definem o local de arquivamento que o fluxo de
trabalho usará. O gabinete é o componente de nível mais alto para organizar objetos no
Documentum. As pastas, documentos e outros objetos são criados e armazenados nos gabinetes
do Documentum. Se quiser selecionar uma pasta ramificada de um gabinete existente, você
poderá clicar em Expandir para exibir e selecionar pastas adicionais. Pode ser necessário adicionar
um nome de usuário e senha para o gabinete, se as credenciais do Documentum requeridas não
tiverem sido configuradas no SMARTsend. É obrigatório o nome do Gabinete. A adição de um
nome de Pasta adicional é opcional.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome não são sobregravados.

SMARTsend

Guia do Usuário

37

Fluxos de Trabalho de Distribuição

DocuShare

DocuShare (versões 3.1 e 4.0) é um destino de documento compatível.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do DocuShare. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa
podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente o URL da
Coleção do DocuShare. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em branco e inserir o
URL da Coleção manualmente.

• Digite o URL da Coleção do DocuShare para o destino. Se o destino for uma ramificação do ponto
de início especificado acima, então você poderá clicar em Expandir para expandir o ponto de
início e selecionar a ramificação do destino.

Exemplo

http://<server>/view/collection-12345
Pode ser necessário adicionar um nome de usuário e senha para a coleção do DocuShare, se as

credenciais do DocuShare requeridas não tiverem sido configuradas no SMARTsend. Consulte

Gerenciamento de credenciais do destino na página 3-34 para obter mais informações.

• Nome do Objeto Personalizado: Os objetos personalizados são opcionais. Se necessário, digite
um nome para definir um objeto personalizado para um destino do DocuShare (versão 3.1 e
superior). Consulte Apêndice C: Especificação de um Objeto personalizado em um fluxo de

trabalho do SMARTsend na página 3-83 para obter informações adicionais.

Nota: O objeto personalizado tem que ser criado no DocuShare antes de usar o fluxo de

trabalho do SMARTsend que faz referências a ele. Caso contrário, a execução do fluxo de
trabalho falhará.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome não são sobregravados.

Domino (recurso do Standard ou Professional Edition)

Domino (versão 5.x ou 6.0) é um destino de documento compatível.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do Domino. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa
podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente o URL do
banco de dados do servidor Domino. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em branco
e inserir o nome do banco de dados manualmente.

• Digite o URL para o banco de dados do servidor Domino. É necessário inserir o nome de usuário
easenha.

Exemplo

http://ff/doclib.nsf

• Digite o nome do formulário.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome não são sobregravados.

38

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Domino.doc (recurso do Standard ou Professional Edition)

Domino.doc (versão 3.1) é um destino de documento compatível.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do Domino.doc. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa
podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente o URL da
biblioteca Domin.doc, o título do Gabinete e o título do Encadernador. Caso contrário, você pode
deixar o Ponto de Início em branco e inserir as informações manualmente.

• Digite o URL de uma biblioteca Domino.Doc (DDocLIBRARY) para o destino. É necessário inserir
o nome de usuário e a senha.

Exemplo
http://ff/domdoc/dominodoclib.nsf

• Digite um título para Cabinet (DDocCabinet).

• Digite um título para Binder (DDocBinder).

• Especifique um identificador exclusivo (DDocID) em Carregar o Título do Documento para
o documento de saída.

• Digite o nome do Perfil Domino.doc. Este é o Interchange Document Profile (IDP) que define
o conteúdo do documento como, por exemplo, nome, autor, etc. É parte da Arquitetura de
Intercâmbio de Documentos do Domino.

• Adicionar e registrar Comentários para o documento.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome não são sobregravados.

Hummingbird (recurso do Standard ou Professional Edition)

O serviço Hummingbird é um componente opcional que pode ser adquirido na Xerox e adicionado
como um destino do SMARTsend. O Hummingbird versão 5.1.0.5 é compatível atualmente com o
SMARTsend.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do Hummingbird. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa
podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente os campos
Nome da Biblioteca e Nome da Pasta. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em
branco e inserir o Nome da Biblioteca e o Nome da Pasta manualmente.

• Digite o Nome da Biblioteca que será usado como repositório para arquivamento de documentos
digitalizados.

• Digite o Nome da Pasta que o fluxo de trabalho usará como o local de arquivamento de
documentos. Se a pasta de destino for uma ramificação de uma pasta existente, você poderá
clicar em Expandir para expandir e selecionar uma pasta nova. É necessário inserir o nome de
usuário e a senha.

• Publicar (Sim/Não): Escolha Sim se desejar publicar o documento. Esta opção designará o
documento digitalizado resultante como uma versão publicada liberada ao público. Um
documento publicado em geral é tratado como um documento de leitura somente.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome não são sobregravados.

SMARTsend

Guia do Usuário

39

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Interwoven (recurso do Standard ou Professional Edition)

O serviço Interwoven é um componente opcional que pode ser adquirido na Xerox e adicionado como
um destino do SMARTsend. O Interwoven WorkSite versão 8 é compatível atualmente com o
SMARTsend.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do Interwoven. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa
podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente os campos
Nome do Servidor e Banco de dados. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em
branco e inserir o Nome do Servidor e Banco de dados manualmente.

• Insira o nome do Servidor que está hospedando o banco de dados do WorkSite.

• Digite o nome do Banco de dados que será usado como repositório para arquivamento de
documentos digitalizados.

• Exibe o caminho da Pasta que o fluxo de trabalho usará como o local de arquivamento de
documentos. Clique em Expandir e selecione uma pasta. É necessário inserir o nome de usuário e
a senha.

• Publicar (Privado/Público/Visualizar): As opções de Publicar determinam se o documento
digitalizado ficará acessível a outros usuários quando for armazenado no banco de dados do
Interwoven.

• Público: todos os usuários possuem acesso de leitura e gravação para o documento.

• Privado: o acesso de leitura e gravação fica limitado ao proprietário do documento/fluxo

de trabalho (ou administrador).

• Exibir: todos os usuários possuem acesso de leitura para o documento. O proprietário

do documento/fluxo de trabalho ou o administrador possui acesso de leitura e gravação.

• Comentários de checkin: Adicionar Comentários de checkin para o documento.

• Tipo do Documento: Esta opção define o tipo de documento que está sendo armazenado no
banco de dados. Esta seleção determina o esquema de metadados que é aplicado ao documento,
que varia freqüentemente entre aplicativos e tipos diferentes de documentos. Tenha em mente
que a lista de tipos de documento disponíveis pode ser modificada pelo administrador do
Interwoven WorkSite. Entre em contato com o administrador, se o tipo de documento preferido
não estiver disponível na lista.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome não são sobregravados.)

Nota: A digitação de texto de forma livre de atributos de documento (metadados) para

campos personalizados não é permitida para destinos Interwoven WorkSite (componente
opcional). Os valores de metadados para campos personalizados têm que corresponder a
um conjunto predefinido de valores definidos pelo administrador do WorkSite.

40

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

LiveLink (recurso do Standard ou Professional Edition)

O serviço LiveLink é um componente opcional que pode ser adquirido na Xerox e adicionado como
um destino do SMARTsend. O LiveLink versão 9.5.0 é compatível atualmente com o SMARTsend.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do LiveLink. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa
podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente os campos
Servidor e Pasta. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em branco e inserir o Servidor
e a Pasta manualmente.

• Insira o Servidor que está hospedando o aplicativo LiveLink.

• Clique em Expandir para procurar a Pasta que o fluxo de trabalho usará como o local de
arquivamento de documentos. É necessário inserir o nome de usuário e a senha.

• Categoria: A inserção de uma Categoria é opcional. A Categoria define metadados
personalizados que serão usados ao mapear metadados usando-se perfis de atributos do
documento. Se necessário, clique em Expandir para selecionar uma Categoria do LiveLink
predefinida a ser aplicada ao documento. Consulte Apêndice D: Especificação de uma Categoria

LiveLink em um fluxo de trabalho do SMARTsend na página 3-84 para obter informações

adicionais.

Nota: A Categoria tem que ser criada no LiveLink antes de usar o fluxo de trabalho do

SMARTsend que faz referências a ela. Caso contrário, a execução do fluxo de trabalho
falhará. Além disso, se uma falha de correspondência de tipo for detectada para um
campo de atributos do documento do LiveLink personalizado definido em uma
“Categoria”, o erro será ignorado, o valor será saltado e o aplicativo continuará o upload.
Por exemplo, se você definir um campo de categoria do tipo ‘Inteiro’ e fornecer um valor
de ‘NotAnInt’ no dispositivo, o documento será transferido por upload mas o campo de
categoria ficará vazio. O relatório de confirmação relatará que o trabalho foi bem
sucedido.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome não são sobregravados.

TRIM Context Server (recurso do Standard ou Professional Edition)

O serviço TRIM Context Server é um componente opcional que pode ser adquirido na Xerox e
adicionado como um destino do SMARTsend. O adaptador TRIM tem que estar instalado no
computador SMARTsend para que a opção TRIM possa ser adicionada ao SMARTsend. O TRIM
Context Server versão 6.0 é compatível atualmente com o SMARTsend.

• No SMARTsend, adicione uma nova credencial e selecione TRIM como Tipo de Conta. Insira o
nome da conta e do servidor. Insira o nome do diretório virtual. O diretório virtual é configurado
no Microsoft IIS 6, local onde os binários do kit de ferramentas TRIM Connectivity residem. Por
padrão, o nome do diretório virtual é TRIMCT2.

SMARTsend

Guia do Usuário

41

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Nota: Esse não é o diretório virtual onde o aplicativo "WebDrawer" é instalado. O aplicativo

WebDrawer não é necessário para usar o SMARTsend com o Trim. Em alguns versões mais
recentes do Trim Context, o kit de ferramentas Trim Connectivity é chamado de "Serviços da Web
do Trim Context".

• Insira o nome de usuário e a senha. O usuário deve pertencer ao grupo de domínio no qual o TRIM
Context Services está sendo executado. Ele pode ser um usuário do TRIM que tenha acesso
remoto e direitos de inicialização e ativação. Clique em OK.

• Crie um fluxo de trabalho do SMARTsend. Selecione Adicionar Novo Fluxo de Trabalho
de Distribuição para inserir um Nome do Destino que identifica o fluxo de trabalho.

• Se a opção Criar pastas estiver selecionada, será criada uma pasta com o nome especificado na
opção de subpasta, se ela não existir e o documento for carregado no local dessa pasta. Se o
campo de subpasta tiver mais um nome de pasta com delimitadores adequados (p. ex., "/"), o
adaptador repetirá através da lista de subpasta e criará todas que não existirem. Por padrão, os
documentos serão verificados no servidor. O usuário pode especificar a verificação nos
comentários. Esses comentários serão exibidos na seção Notas do TRIM Desktop.

• O usuário deve inserir um tipo de Registro válido, que é configurado para exibir o comportamento
do documento. Se o comportamento do tipo de registro não for "Documento", o SMARTsend
produzirá um erro.

• Uma subpasta pode ser criada em uma pasta principal somente quando o nível do contêiner está
abaixo do nível da pasta principal. O número de subpastas identificadas pelos delimitadores deve
ser inferior ou igual aos níveis de contêineres de pasta disponíveis (pastas que contêm níveis de
contêiner inferiores ao nível de contêiner da pasta principal). O número de tipos de pastas
disponíveis deve ser inferior ao número de níveis de subpasta.

• Para definir as configurações do DCOM no TRIM Context Server, selecione Iniciar > Ferramentas
Administrativas > Componente. Expanda o contêiner Serviços do Componente\Computadores.
Clique com o botão direito do mouse em Meu Computador e selecione Propriedades. Na guia
Segurança COM, clique em Editar Limites na área Permissões de Inicialização e Ativação ou na
área Ativação Remota. Clique no botão Editar Limites na seção Permissões de Inicialização e
Ativação. Clique na conta para a qual as permissões precisam ser alteradas e clique em Permitir
permissões de Acesso Remoto ou Permissões de Inicialização Remota e Ativação Remota. O
usuário deve ser uma conta de nível de domínio e não um usuário local. Todos os usuários que
precisam acessar o TRIM, precisam ser parte do grupo de nível desse domínio. Selecione OK.
Clique no botão Editar Limites na seção Permissões de Acesso. Clique na conta a ser modificada e
na caixa de seleção Acesso Remoto.

Nota: Não é possível arquivar vários documentos na mesma subpasta. Se uma segunda

digitalização for enviada para uma subpasta existente, será criada uma nova subpasta com o
mesmo nome, mas com uma ID de registro diferente.

42

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Pasta da Web do Microsoft Exchange 2000 (recurso do Standard ou Professional Edition)

Pasta da Web do Exchange 2000 da Microsoft é um destino de documento compatível.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do Exchange 2000. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista
suspensa podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente o
campo URL. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em branco e inserir o URL
manualmente.

• Digite ou selecione o URL da pasta da Web do Microsoft Exchange. Se o novo destino for uma
ramificação de um destino existente, você poderá clicar em Expandir para expandir o local
escolhido como o ponto de início e selecionar o novo destino. É necessário inserir o nome de
usuário e a senha.

Exemplo
\\organization\publicfolders\testfolder\docs

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome são sobregravados. É recomendável que
um sufixo seja anexado ao nome do arquivo. Consulte Nome e tipo do documento na página 47.

FTP

FTP é um destino de documento compatível.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do FTP. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa podem
incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente o Nome do Host FTP e
o Caminho da Pasta. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em branco e inserir o
Nome do Host e o Caminho da Pasta manualmente.

• Digite o nome de host FTP para o destino. É necessário um nome totalmente qualificado (nome
de servidor e nome de domínio) ou endereço IP (Internet Protocol) do servidor de arquivos de
destino.

Exemplo
ftp:companyserver.com ou 10.14.121.32.
A porta adota como padrão a opção de porta 21. Se a porta 21 não estiver disponível, especifique

outra a ser usada como parte do nome de host; por exemplo, ftp:companyserver.com:99.

• Digite o caminho da pasta para o diretório FTP remoto na qual o documento está armazenado.
É necessário inserir o nome de usuário e a senha. No entanto, um FTP anônimo pode ser usado.
O nome de usuário deve ser "anonymous" e a senha deverá ser deixada em branco.

Exemplo

/ftp-public/mydocuments.

SMARTsend

Guia do Usuário

43

Fluxos de Trabalho de Distribuição

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome são sobregravados. É recomendável que
um sufixo seja anexado ao nome do arquivo. Consulte Nome e tipo do documento na página 47.

• Propriedades avançadas: Este recurso fornece a capacidade de exportar e personalizar registros
de trabalho do dispositivo. Fica disponível quando o Suporte de exportação de registro de
trabalhos é ativado para o serviço FTP do SMARTsend. Deve ser utilizado por usuários avançados e
integradores de sistema.

Nota: Ao digitalizar para um site de FTP seguro, os links de "Documentação de saída" na

página de confirmação do trabalho não funcionarão a menos que a senha também seja
incluída no URL; por exemplo, ftp://usuário:senha@host/caminho/arquivo ou
ftp://anônimo@host/caminho/arquivo).

NetWare (recurso do Standard ou Professional Edition)

NetWare é um destino de documento compatível.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do NetWare. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa
podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente o campo
Caminho da Pasta. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em branco e inserir o
Caminho da Pasta manualmente.

• Digite o Caminho da Pasta para o destino. Se o novo destino for uma ramificação de um destino
existente, você poderá clicar em Expandir para expandir o local escolhido como o ponto de início
e selecionar o novo destino.

Exemplo

\\server-1\scan\docs
É necessário também inserir o nome de usuário e a senha. São exigidos nome comum, contexto

e informações sobre a árvore. Nomes de usuário válidos para o NetWare têm a seguinte forma:
.cn=[nome comum].ou=[unidade organizacional].o=[organização].c=[contexto].t=[árvore]
Exemplo
.cn=myname.ou=dsp.o=mycompany.c=us.t=us123sales

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome são sobregravados. É recomendável que
um sufixo seja anexado ao nome do arquivo. Consulte Nome e tipo do documento na página 47.

44

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Pasta de Rede

Pastas de rede são destinos de documento compatíveis.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do Network. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista suspensa
podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente o campo
Caminho da Pasta. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em branco e inserir o
Caminho da Pasta manualmente.

• Digite o caminho completo para a pasta de rede. Se o novo destino for uma ramificação de um
destino existente, você poderá clicar em Expandir para expandir o local escolhido como o ponto
de início e selecionar o novo destino. É necessário inserir o nome de usuário e a senha.

Exemplo

\\server-1\scan\docs

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome são sobregravados. É recomendável que
um sufixo seja anexado ao nome do arquivo. Consulte Nome e tipo do documento na página 47.

• Propriedades avançadas: Este recurso fornece a capacidade de exportar e personalizar registros
de trabalho do SMARTsend. Fica disponível quando o Suporte de exportação de registro de
trabalhos é ativado para o serviço Pasta de rede do SMARTsend. Deve ser utilizado por usuários
avançados e integradores de sistema.

Digitalizar para o Serviço de URL (recurso do Standard ou Professional Edition)

O serviço Digitalizar para URL é um destino compatível.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais de Digitalizar para URL. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais; a lista
suspensa podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá automaticamente o
campo Caminho do URL. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de Início em branco e inserir o
Caminho do URL manualmente.

• Digite um caminho de URL para o destino. Se o novo destino for uma ramificação de um destino
existente, você poderá clicar em Expandir para expandir o local escolhido como o ponto de início
e selecionar o novo destino.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome são sobregravados. É recomendável que
um sufixo seja anexado ao nome. Consulte Nome e tipo do documento na página 47.

SMARTsend

Guia do Usuário

45

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 (recurso do Standard ou Professional Edition)

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 é um destino compatível.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do SharePoint Portal Server 2001. As credenciais fornecem níveis de acesso adicionais;
a lista suspensa podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá
automaticamente o campo URL da Pasta SharePoint. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de
Início em branco e inserir o URL da Pasta SharePoint manualmente.

• Digite o URL do caminho da pasta do espaço de trabalho do SharePoint. Se o novo destino for
uma ramificação de um destino existente, você poderá clicar em Expandir para expandir o local
escolhido como o ponto de início e selecionar o novo destino.

Exemplo

http://dsp1/workspace/documents/dm

• Aceite o padrão ou digite um novo perfil de documento SharePoint. O perfil de documento
SharePoint contém informações associadas a uma pasta SharePoint Portal, por exemplo, campos
Nome do Autor ou Versão. O aplicativo consulta o SharePoint Portal para determinar os campos
Perfil associados à pasta de destino.

• A opção de registro está disponível quando o destino é um SharePoint Portal. Selecione Sim se
desejar publicar o documento no SharePoint. Isso tornará o documento disponível para outros
usuários no SharePoint.

• Digite eventuais comentários de registro.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome não são sobregravados.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

O Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007 é um destino compatível.

• Digite o Nome do Destino para identificar o fluxo de trabalho.

• Selecione um Ponto de Início na lista suspensa. O ponto de início padrão é definido pelas
credenciais do SharePoint Portal Server 2003/2007. As credenciais fornecem níveis de acesso
adicionais; a lista suspensa podem incluir diversos Pontos de Início. Esta seleção preencherá
automaticamente o campo URL da Pasta SharePoint. Caso contrário, você pode deixar o Ponto de
Início em branco e inserir o URL da Pasta SharePoint manualmente.

• Digite o URL do caminho da pasta do espaço de trabalho do SharePoint. Se o novo destino for
uma ramificação de um destino existente, você poderá clicar em Expandir para expandir o local
escolhido como o ponto de início e selecionar o novo destino.

• A opção de registro está disponível quando o destino é um SharePoint Portal. Selecione Sim se
desejar publicar o documento no SharePoint. Isso tornará o documento disponível para outros
usuários no SharePoint.

• Digite eventuais comentários de registro.

• Substituição de arquivo: Arquivos com o mesmo nome não são sobregravados.

46

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Nome e tipo do documento

A página Nome e Tipo do Documento é usada para configurar o nome, tipo e formato do arquivo
de documentos digitalizados criados com o SMARTsend.

Para acessar a página Nome e Tipo do Documento:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Visualizar Todos os Fluxos de Trabalho.

2. Na lista de fluxos de trabalho no Workflow Explorer selecione o fluxo de trabalho para o qual
deseja alterar o nome ou o formato do documento.

3. Clique em Editar este fluxo de trabalho na lista de tarefas do fluxo de trabalho no painel
esquerdo.

4. No Editor de Fluxo de Trabalho clique em Nome e Tipo do Documento no painel esquerdo.

Nota: A página Nome e Tipo do Documento também é acessada no link Adicionar Novo

Fluxo de Trabalho de Distribuição quando um fluxo de trabalho for criado.

Nome do documento

As opções de Nome do Documento definem o nome do arquivo de saída do arquivo a ser gerado. As
informações de identificação são aplicadas após a digitalização do documento. Determine as
restrições (como os caracteres permitidos e a política de substituição de arquivo) dos destinos de
arquivamento antes de atribuir um nome ao documento de saída.

A capacidade de alterar o nome do arquivo de saída (Nome do Documento) no momento da
digitalização está sujeita às seguintes condições:

• Ao usar modelos de digitalização do dispositivo no Xerox WorkCentre Pro
232/238/245/255/265/275 ou em dispositivos mais recentes, você não poderá alterar o Nome do
Documento no momento da digitalização, a menos que a opção Nome Fornecido na Origem da
Digitalização esteja selecionada no fluxo de trabalho. Essa limitação não se aplica a dispositivos
mais antigos que permitem sobrescrever o Nome do documento no momento da digitalização,
independentemente da opção de nomeação especificada no fluxo de trabalho.

• Ao usar os modelos do PaperWare (recurso do Professional Edition) que contêm Atributos de
Documentos editáveis no Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ou em dispositivos
mais recentes, você sempre poderá modificar o Nome do Documento na interface com o usuário
do dispositivo. Entretanto, a opção de nomeação do documento que será usada para distribuir
o documento será a especificada no fluxo de trabalho usado para publicar o modelo.

• O modelo de digitalização My_E-mail sempre usará o Nome do Documento fornecida na origem
da digitalização e o usuário poderá modificá-lo no momento da digitalização em todos os
dispositivos compatíveis.

SMARTsend

Guia do Usuário

47

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Nome

Nome especifica o nome do arquivo de saída. As opções de nomeação são as seguintes:

• Nome: Digite um nome de arquivo para o documento de saída. O nome digitado pode conter
caracteres alfanuméricos, traços ou caracteres de sublinhado. Espaços não são permitidos. Esse
será o nome de arquivo básico do arquivo de saída. Se um sufixo de nome for especificado, o
nome do arquivo de saída resultante será o nome de arquivo básico inserido nesta caixa de
edição, acrescido do sufixo (data e hora, uma ID exclusiva ou nada) e da extensão do arquivo. Isto
é, o nome de arquivo de saída resultante terá o seguinte formato:

Nome de arquivo básico + Sufixo + Extensão do arquivo
Se nenhum sufixo for especificado, o nome de arquivo de saída resultante terá o seguinte

formato:
Nome de arquivo básico + Extensão do arquivo
Se o nome de arquivo básico ficar em branco, o nome do arquivo de saída resultante consistirá em

um ID exclusiva ou um identificador de data e hora mais a extensão. Entretanto, se Nenhum for
selecionado para o Sufixo do Nome, você terá que inserir um nome de arquivo básico para
identificar o documento.

• Gerar um Nome Automaticamente (8 caracteres): Deixe que o SMARTsend gere um nome com
8 caracteres automaticamente. Neste caso, nenhum sufixo será especificado.

Nota: A seleção dessa opção com o tipo TIFF de uma página ou JFIF (consulte Tipo de
documento na página 49) resultará em nomes de arquivos com mais de 8 caracteres,

pois os identificadores de página (começando com -1 e aumentando) serão anexados
ao nome para diferenciar as páginas.

• Nome Fornecido na Origem da Digitalização (padrão): Insira um nome de arquivo na origem
da digitalização. Se a origem da digitalização for um Dispositivo Multifuncional Xerox, o nome
será inserido no dispositivo; se for um dispositivo do Internet Fax, será o nome anexado gerado
pelo dispositivo. O nome será usado como o nome de arquivo básico do arquivo de saída. Se um
sufixo de nome for especificado, o nome do arquivo de saída resultante será o nome de arquivo
básico acrescido do sufixo (data e hora, uma ID exclusiva ou nada) e da extensão do arquivo. O
nome do arquivo pode ficar em branco, mas é necessário especificar um sufixo. Os nomes de
arquivo de saída resultantes podem ter o seguinte formato:

Nome de arquivo básico + Sufixo + Extensão do arquivo
Se nenhum sufixo for especificado, o nome de arquivo de saída resultante terá o seguinte

formato:
Nome de arquivo básico + Extensão do arquivo
Sufixo + Extensão de Arquivo
Se nenhum nome for especificado na origem da digitalização, será usado um nome padrão

conforme aquele gerado pelo dispositivo.

Nota: Ao selecionar, use um nome que funcione com os destinos de arquivamento. Por

exemplo, se

seu destino permite apenas 8 caracteres, use somente 8 caracteres; caso contrário,

o arquivamento falhará.

48

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Sufixo do nome

Quando um nome de arquivo básico for especificado ou a opção Nome Fornecido na Origem da
Digitalização for selecionada, um sufixo poderá ser especificado para ser anexado ao final do nome

do arquivo básico. Com o uso de sufixos, é possível assegurar nomes de arquivo exclusivos. Isto é
especialmente importante para destinos de documentos que sobregravam arquivos com o mesmo
nome.

Selecione um dos seguintes sufixos:

• Nenhum.

• Data e Hora (padrão): A data e a hora (ano, mês, dia, hora, minuto, segundo) em que o arquivo
foi processado será anexada ao nome de arquivo básico. Por exemplo, se forem especificados um
nome de arquivo básico meuArquivo e um tipo de arquivo PDF e um documento for digitalizado
em 25 de agosto de 2004, às 12:24:06, o nome do arquivo básico resultante será:

meuArquivo25082004122406.pdf.
Escolha esta configuração se os arquivos de digitalização são criados ou modificados com

freqüência e cada arquivo deve ser mantido.

• ID Exclusiva: gera e anexa automaticamente um número de identificação exclusivo de 32
caracteres ao nome do arquivo básico. Escolha esta configuração quando o simples
acompanhamento de arquivos de digitalização puder ser obtido por números de ID aleatórios.

Nota: Um sufixo não pode ser usado quando Gerar um Nome Automaticamente (8

caracteres) for selecionado para atribuir nome ao arquivo.

Tipo de documento

As opções de Tipo de Documento especificam o tipo e o formato dos arquivos de saída de distribuição.
Por padrão, o SMARTsend atribuirá um único tipo de documento comum a ser usado para destinos no
fluxo de trabalho. Entretanto, você também pode especificar tipos de documento diferentes para cada
destino no fluxo de trabalho. Selecione uma das opções a seguir para configurar as definições de Tipo
de Documento para o fluxo de trabalho:

Usar o mesmo Tipo de Documento ou Impressão para todos os destinos

Permite selecionar e configurar um único tipo/formato de documento e tipo de impressão (quando
aplicável) para os destinos do fluxo de trabalho.

Usar um Tipo de Documento ou Impressão diferente para cada destino

Permite selecionar e configurar diferentes tipos/formatos de documento e tipos de impressão
(quando aplicável) para cada tipo de destino especificado no fluxo de trabalho.

SMARTsend

Guia do Usuário

49

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Tipos de documentos compatíveis com o Smartsend

• PDF, Pesquisável por texto (*.pdf) — recurso do Professional Edition; disponível somente se o OCR
(reconhecimento óptico de caracteres) estiver ativado.

• PDF, Somente Imagem (*.pdf)

• PDF protegido (criptografado)

• JFIF (*.jpg)

•XPS

• TIFF de Uma Página (*.tif)

• TIFF de Várias Páginas (*.tif)

• Tipo do Documento Original (formato de arquivo determinado pelo dispositivo no momento

da digitalização)

• Outros (recurso do Professional Edition; disponível somente se o OCR estiver ativado). A opção
Outro inclui os formatos de arquivo OCR. Consulte Tabela 3-1 na página -51 para obter uma lista
completa de formatos de arquivo OCR.

Cada Tipo de Documento possui um formato de arquivo associado. Quando um tipo é selecionado na
lista suspensa, os detalhes para esse tipo de arquivo são exibidos abaixo da seleção. O formato e os
detalhes podem ser alterados para determinados Tipos de documento. Quando esse for o caso,
simplesmente clique no botão Propriedades e selecione um formato da lista.

Tipo de Impressão

O Tipo de Impressão só fica disponível quando um destino Impressora Remota é selecionado em um
fluxo de trabalho. Os destinos Impressora Remota podem ser configurados com as seguintes
propriedades:

Imagem Original

Imprime uma imagem digitalizada que é visualmente fiel à imagem do documento original.

Outro (Recurso do Professional Edition)

Permite escolher e configurar um formato de OCR compatível. As seleções de formato disponíveis
podem variar com base nos recursos da Impressora remota. Consulte Outro (Recurso do Professional

Edition) na página 3-58 e Propriedades do OCR (Recurso do Professional Edition) na página 59 para

obter informações adicionais.

Nota: JFIF e TIFF de Uma Página são compatíveis somente com distribuição de arquivos

para os destinos FTP, Pasta de Rede, Pasta do NetWare e E-mail. Esses tipos de arquivo
serão filtrados da lista de tipos disponíveis se outros destinos forem selecionados junto com
os destinos de FTP, Pasta de Rede, Pasta do Netware e E-mail.

50

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Formato e propriedades do documento

As propriedades definem ainda mais o formato e determinadas características do arquivo de saída. As
opções de formato podem ser acessadas clicando-se no botão Propriedades na região Tipo de
Documento da página Nome e Tipo de Documento. As seleções de formato variam com base no tipo
do arquivo de saída selecionado. O tipos e formatos de documento compatíveis com o SMARTsend,
juntamente com as considerações para cada formato, estão listados na tabela a seguir:

Tipo de Documento Formatos de arquivo de saída Considerações

PDF, Somente Imagem PDF, Somente Imagem

PDF, Imagem Somente - Preservar
Imagem de Origem da Digitalização

PDF protegido (criptografado)

PDF linear

PDF, Pesquisável por texto
(recurso do Professional
Edition)

PDF com texto normal

PDF com substitutos de imagem

PDF com imagem no texto

PDF com imagem no texto - Preservar
Orientação da Página

PDF com imagem no texto - Preservar
Imagem de Origem da Digitalização

PDF protegido (criptografado)

• Compatível com todas as
principais plataformas

• Pode ser arquivado em todos
os repositórios SMARTsend

•Várias opções de
compactação

• Excelente equilíbrio de
opções de portabilidade,
compatibilidade e
compactação

•Algumas ferramentas de
formação de imagem podem
não ser compatíveis com
PDF

• Todas acima, mais
compatibilidade com OCR

• O documento pode ser
pesquisado por texto

• O texto pode ser copiado
do documento

• Requer processamento extra

• Possível perda de
informações durante o
processamento

PDF linear

XPS XPS • Novo formato aberto da

Microsoft

• Modo Página a Página

• Vem com o Windows Vista /
Disponível para XP

Tabela 3-1: Tipos e formatos de documentos compatíveis

SMARTsend

Guia do Usuário

51

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Tipo de Documento Formatos de arquivo de saída Considerações

JFIF JPEG • Cada página é armazenada

como um único documento

•Formato de imagem
amplamente compatível

• Excelente para imagens em
cores

• JPEG é a única compactação
compatível

• Pode exibir artefatos
"tocantes" em documentos
de texto

• Alguns repositórios não
permitem arquivos de uma
única página

• Não é compatível com OCR

TIFF de Uma Página TIFF 6.0 de Uma Página

• Cada página é armazenada
como um único documento

TIFF 6.0 TTN2 de Uma Página

•Formato de imagem
amplamente compatível

• Variedade moderada de
opções de compactação

• Alguns repositórios não
aceitam este formato

• Não é compatível com OCR

TIFF de Várias Páginas TIFF 6.0 de Várias Páginas

• Cada página é armazenada
como um único documento

TIFF 6.0 TTN2 de Várias Páginas

•Formato de imagem
amplamente compatível

TIFF de várias páginas - Preservar
Imagem de Origem da Digitalização

• Variedade moderada de
opções de compactação

• Pode ser arquivado em todos
os repositórios SMARTsend

• Não é compatível com OCR

Tipo do Documento
Original

52

SMARTsend
Guia do Usuário

O formato do arquivo é determinado

• Perda mínima de

no momento da digitalização. Alguns
dispositivos permitirão a você escolher
um formato na interface com o usuário

• Não é compatível com OCR

• Formato de arquivo

do dispositivo, enquanto outros podem
estar limitados a um formato
específico.

Tabela 3-1: Tipos e formatos de documentos compatíveis

informações

determinado no momento
da digitalização e pode
variar por dispositivo

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Tipo de Documento Formatos de arquivo de saída Considerações

Outro - Formatos de OCR

(Recurso do Professional
Edition)

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003
(*.doc)

Texto, padrão (*.txt)

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003
(*.xls)

Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)

Microsoft Publisher 98 (*.rtf)

Texto ASCII, formatado (*.txt)

Texto ASCII, padrão (*.txt)

Texto ASCII, padrãoEx (*.txt)

Rich Text Format (*.rtf)

RTF Word 2000 (*.rtf)

RTF Word 6.0/95 (*.rtf)

RTF Word 97 (*.rtf)

Texto, inteligente (*.txt)

• Os formatos do arquivo de
saída são criados pelo
SMARTsend, depois que os
documentos digitalizados
tiverem passado pelo
processamento de OCR

•Requer tempo de
processamento extra

• Os dados de imagem
originais não são
preservados (podem incluir
figuras embutidas)

• Cria arquivos que são
editáveis em uma variedade
de aplicativos de software
populares.

Text o , e x traído (*.t x t)

Texto, simples (*.txt)

Texto, delimitado por vírgulas (*.csv)

Texto, delimitado por tabulação (*.txt)

WordPad (*.rtf)

Tabela 3-1: Tipos e formatos de documentos compatíveis

Arquivos PDF

Os arquivos PDF preservam layouts de página, texto e imagens de documentos. Eles são facilmente
reproduzidos e podem ser usados na maioria dos ambientes, o que torna o PDF um formato universal.
Um arquivo PDF pode ser bastante gerenciável devido ao seu tamanho pequeno.

Esta seção explica as opções de arquivo PDF disponíveis para você.

PDF, Pesquisável por texto (*.pdf) (recurso do Professional Edition)

Os formatos de PDF a seguir são pesquisáveis para caracteres de texto.

SMARTsend

Guia do Usuário

53

Fluxos de Trabalho de Distribuição

• PDF com texto normal contém texto e imagens que correspondem ao documento de origem.

Não oferece controle sobre a compatibilidade e compactação da imagem de saída. A página da
saída será orientada automaticamente, de forma que o texto apresente uma leitura normal.

Nota: Os formatos de alta compactação não funcionarão com muitos dispositivos antigos

para impressão de imagens digitalizadas.

• PDF com substitutos da imagem contém texto igual ao do documento de origem. A saída será

exibida em um tamanho menor, com imagens substitutas tiradas da imagem de origem, se
problemas de OCR forem encontrados. Imagens substitutas são usadas nos seguintes casos:
palavras que contêm caracteres suspeitos no texto, palavras não contidas no dicionário de
verificação, palavras que contêm símbolos de eliminação e palavras que contêm símbolos
ausentes. Isso não oferece controle sobre a compatibilidade e compactação da imagem de saída.
A página da saída será orientada automaticamente, de forma que o texto apresente uma leitura
normal.

• PDF com imagem no texto contém uma imagem para cada página do documento, assim como

caracteres de texto. Isso não oferece controle sobre a compatibilidade e compactação da imagem
de saída. A página da saída será orientada automaticamente, de forma que o texto apresente
uma leitura normal. Consulte Tabela 3-2 na página -54.

• PDF com imagem no texto - Preservar orientação da página contém uma imagem para cada

página do documento, assim como caracteres de texto. Isso oferece controle sobre a
compatibilidade e compactação da imagem de saída. A orientação da página dos documentos de
entrada será preservada. Consulte Tabela 3-2 na página -54.

Nota: Se os documentos não tiverem a orientação padrão, ou se estiverem muito

enviesados, talvez não seja possível destacar o texto no documento de saída PDF.
Entretanto, você ainda poderá pesquisar o documento.

• PDF - Preservar Imagem de Origem da Digitalização preserva os dados da imagem original que

o dispositivo envia ao SMARTsend. Essa configuração fornece uma perda mínima de acuidade da
imagem, mas não oferece controle sobre a compatibilidade e compactação da imagem de saída.
A orientação da página dos documentos de entrada será preservada.

Tipo de Documento

PDF com imagem no texto

PDF - Preservar Orientação da
Página

Tabela 3-2: Como a orientação da página é afetada pela opção PDF selecionada

Orientação de Documentos

de Entrada

Orientação de Documentos

de Saída

54

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

PDF, Somente imagem (*.pdf)

Os formatos de PDF a seguir não contêm caracteres de texto, tornando o texto impossível de ser
pesquisado.

• PDF, Somente imagem contém uma imagem para cada página do documento.

• PDF - Preservar imagem de origem da digitalização preserva os dados da imagem original que

o dispositivo envia ao SMARTsend. Essa configuração fornece uma perda mínima de acuidade da
imagem, mas não oferece qualquer opção de compactação.

Nota: Os formatos de alta compactação não funcionarão com muitos dispositivos antigos

para impressão de imagens digitalizadas.

PDF linear

Um arquivo PDF linear é ideal para visualização na web e é estruturado de modo a exibir a primeira
página do arquivo PDF no navegador antes que o arquivo inteiro seja baixado do servidor da Web. Essa
estrutura permite que documentos PDF lineares abram quase instantaneamente.

PDF protegido

Um PDF protegido, ou criptografado, permite que o usuário controle como um arquivo PDF de saída é
acessado e usado. Todos os arquivos PDF protegidos são criptografados e protegidos por senha por um
proprietário e um usuário. Além disso, podem ser aplicadas restrições que limitam a impressão, a cópia
e as atualizações de acroForm a um usuário.

Você pode proteger um arquivo PDF de modo que seja necessário usar uma senha para abri-lo. Uma
senha mestre é necessária para que as configurações de segurança sejam alteradas. Se você definir
restrições de segurança no arquivo, também deverá especificar uma senha mestre de modo que
ninguém que abra o arquivo possa remover as restrições. Se um arquivo for aberto com uma senha
mestre, as restrições de segurança ficam temporariamente desativadas. Se o arquivo tiver ambas as
senhas, você poderá abri-lo com qualquer uma delas.

Configurações de otimização de imagem PDF

Várias definições de otimização de imagem PDF podem ser configuradas no SMARTsend. Essas
configurações padrão podem ser definidas pelo administrador do sistema SMARTsend e podem
também ser ajustadas por cada usuário do SMARTsend quando os fluxos de trabalho forem
publicados.

As seguintes Configurações de Otimização de Imagem são compatíveis atualmente:

Enfatizar Compatibilidade: use esta opção quando a compatibilidade com versões mais antigas do
Acrobat Reader for a consideração mais importante. Esta configuração pode resultar em tamanhos de
arquivo maiores. Consulte Configurações de compatibilidade de PDF para obter informações
adicionais.

Enfatizar Compactação: use esta opção quando a redução de tamanho do arquivo for a consideração
mais importante. Este formato pode não ser compatível com versões mais antigas do Acrobat Reader.

SMARTsend

Guia do Usuário

55

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Personalizado: use esta opção para ajustar todas as configurações de Otimização de Imagem
manualmente.

Nota: As configurações de compatibilidade e compactação no diálogo Propriedades do Tipo

de Documento só podem ser ajustadas manualmente quando a opção Personalizado for
selecionada.

Configurações de compatibilidade de PDF

As Configurações de Compatibilidade ficam disponíveis quando a seleção Otimização da Imagem
for definida para Personalizado. Essas configurações alteram o formato PDF com base nos seguintes
parâmetros:

Acrobat Reader 4 e mais antigo: mantém a compatibilidade PDF com versões atuais e mais antigas
do Acrobat Reader, começando com a versão 4.0. Esta configuração otimiza a compatibilidade, mas
pode resultar em tamanhos de arquivo maiores.

Acrobat Reader 5 e mais recente: mantém a compatibilidade PDF com versões mais recentes do
Acrobat Reader, começando com a versão 5.0. Esta configuração fornece mais opções de compactação
de arquivos.

Configurações de compactação PDF

As Configurações de Compactação ficam disponíveis quando Otimização da Imagem for definida
para Personalizado. As configurações alteram o formato PDF com base nos seguintes parâmetros:

Usar Conteúdo Raster Misto: aplica técnicas diferentes de compactação a partes diferente das
imagens digitalizadas. Esta configuração normalmente fornece a melhor compactação para
documentos comerciais, incluindo documentos com desenhos de linha em cores. Esta configuração
não é recomendada para fotografias em cores.

Monocromático: fornece as opções de compactação CCITT Group 4, JBIG2 Huffman Encoded, ou
JBIG2 Arithmetic Encoded para imagens monocromáticas. As informações adicionais estão fornecidas
na seguinte tabela:

Tipo de Compactação Considerações

CCITT Group 4 • Compactação sem perda

• Amplamente compatível

• Alguns tipos de documento podem não ser compactados de forma
significativa

JBIG2 Huffman Encoded • Compactação melhor do que CCITT Group 4

• A compatibilidade é mais limitada

JBIG2 Arithmetic Encoded • Compactação melhor para imagens monocromáticas

• A compatibilidade é mais limitada em comparação com as outras
opções

56

Tabela 3-3: Configurações de compactação PDF

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Contone: exibe as configurações de compactação que serão aplicadas às imagens em cores.
As configurações Contone são definidas pelo aplicativo. JPEG é o padrão e JPEG/Flate é usado
quando Conteúdo Raster Misto for selecionado.

JFIF/JPEG

JFIF (*.jpg) usa compactação de JPEG, um formato de arquivo que propicia perdas na compactação
(alguns dados são perdidos ou eliminados). Esse é o melhor e o mais usado formato para fotografias
e gráficos. A saída será um arquivo para cada página ou imagem digitalizada.

Nota: JFIF/JPEG funciona somente ao processar imagens em cores ou em tons de cinza;

imagens binárias ou em preto e branco não podem ser convertidas para o formato
JFIF/JPEG.

Arquivos TIFF

Os arquivos de formato TIFF (Tagged Image File) são altamente flexíveis e independentes de
plataformas. Eles são usados e suportados por muitos aplicativos de processamento de imagem. Os
tamanhos de arquivo TIFF podem ser muito grandes, mas produzem boa qualidade de impressão de
documentos.

Tiff de Uma Página (*.tif)

Os arquivos TIFF de Uma Página contêm uma única imagem ou página. Uma imagem ou página está
contida em um arquivo. Apenas destinos de FTP, Pasta de Rede e E-mail aceitam o formato TIFF de
Uma Página. Se existirem outros tipos de destino no fluxo de trabalho, este formato não estará
disponível.

Tiff de Várias Páginas (*.tif)

Os arquivos TIFF de Várias Páginas contêm mais de uma imagem por página. Todas as imagens ou
páginas estão contidas em um arquivo.

Os formatos compatíveis com TIFF são:

• TIFF 6.0 de várias páginas (padrão)

• TIFF 6.0 de várias páginas (TTN2)

• TIFF de várias páginas - Preservar Imagem de Origem da Digitalização preserva os dados da

imagem original que o dispositivo envia ao SMARTsend. Essa configuração fornece uma perda
mínima de acuidade da imagem, mas não oferece qualquer opção de compactação.

Quando as imagens em cores ou em tons de cinza são recebidas pelo SMARTsend, a compactação
JPEG é usada. Quando as imagens em preto e branco são recebidas, a compactação G4 (até 4
gigabytes de dados de imagem em pixels) é usada.

SMARTsend

Guia do Usuário

57

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Tipo do documento original

Quando esta opção for selecionada, o formato do arquivo será determinado no momento da
digitalização e poderá variar com base no tipo de dispositivo que está sendo usado para digitalizar o
documento. Alguns dispositivos permitirão a você escolher um formato na interface com o usuário do
dispositivo, enquanto outros podem estar limitados a um formato específico.

Consulte a documentação fornecida com o Dispositivo Multifuncional Xerox ou com o dispositivo de
Fax da Internet para determinar os formatos compatíveis com o SMARTsend.

Outro (Recurso do Professional Edition)

Outros formatos são compatíveis e produzidos pelo reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Eles
podem ser usados se você desejar imprimir um arquivo que pode ser lido por um processador de texto.

Aplicativo

Esses arquivos de saída são compatíveis com aplicativos específicos. Por exemplo, arquivos Rich Text
Format (.rtf) podem ser lidos e editados no Microsoft Word, WordPad e PowerPoint.

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 – saída de documento (.doc) ou formato rich text (.rtf).

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 – formato de saída (.xls).

Microsoft PowerPoint 97 – formato rich text (.rtf).

Microsoft Publisher 98 – formato rich text (.rtf).

WordPad – formato rich text (.rtf).

Te x to

Os arquivos de texto são normalmente de tamanho pequeno e podem ser editados pala maioria dos
aplicativos de editores e processadores de texto, por exemplo, Bloco de Notas ou Microsoft Word.
Esses arquivos não contêm formatação complexa.

Os formatos de arquivo disponíveis são:

Tabela 3-4: Opções de formato de arquivo de texto

Texto , padrão texto com quebras de linha após cada linha. Tabulações são usadas para

posicionar o conteúdo da tabela.

Texto, inteligente texto com quebras de linha após cada linha. Espaços são usados para

posicionar as margens e o conteúdo de texto da tabela.

Texto , extraíd o texto com quebras de linha após cada parágrafo. Tabulações são usadas para

posicionar o conteúdo de texto da tabela.

Texto, simples texto com quebras de linha após cada linha. Espaços e quebras de linha são

usados para posicionar as margens esquerda e superior. Tabulações são usadas
para posicionar o conteúdo de texto da tabela.

Texto, delimitado
por vírgulas

texto separado por vírgula. O conteúdo do texto está entre aspas.

58

SMARTsend
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Fluxos de Trabalho de Distribuição

Tabela 3-4: Opções de formato de arquivo de texto

Texto, delimitado
por tabulação

texto separado por caractere de tabulação. O conteúdo do texto está entre
aspas.

ASCII

Os arquivos ASCII contêm um código especial de 94 caracteres que inclui letras, números e símbolos de
pontuação ou matemáticos para documentos em inglês. Esses arquivos podem ser convertidos para
texto, mas não editados diretamente.

Os formatos de arquivo disponíveis são:

Tabela 3-5: Opções de formato de arquivo ASCII

Texto ASCII, formatado o layout é mantido com espaços. O conteúdo do texto é separado por

aspas.

Texto ASCII, padrão conversão e compatibilidade rápida de texto.
Texto ASCII, padrãoEx conversão e compatibilidade rápida de texto. Quebras de linha após cada

linha e zona.

Propriedades do OCR (Recurso do Professional Edition)

O Professional Edition do SMARTsend permite que os documentos sejam digitalizados com o uso de
OCR de modo que os arquivos de texto sejam produzidos em vez de arquivos de imagem. Essas
propriedades podem ser definidas com os tipos de arquivos de saída PDF, Pesquisável por Texto e
Outros. Use as seguintes funções para especificar os formatos que usam OCR:

Otimização de OCR

Selecione como processar a entrada digitalizada:

Tabela 3-6: Opções de otimização de OCR

Otimizar para Velocidade tem menor tempo de processamento com precisão de OCR padrão.

Esta é a definição padrão.

Equilíbrio de Velocidade
ePrecisão

Otimizar para Precisão tem tempo de processamento maior, mas também a melhor

equilibra tempo de processamento e precisão de OCR.

precisão de OCR.

As configurações a seguir ajudam a aprimorar a precisão da função OCR. O documento de origem é o
documento que está sendo digitalizado.

Tabela 3-7: Opções de precisão de OCR

Linguagem do Documento de
Origem

Documento de Origem Impresso emSelecione o tipo de impressora no qual o documento de origem foi

Layout do Documento de Origem Selecione para que o aplicativo detecte automaticamente as

Selecione o idioma do documento-fonte.

impresso.

colunas do documento de origem ou se o documento de origem
tiver uma única coluna.

SMARTsend

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59

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Atributos do documento

A página Atributos do Documento é usada para adicionar informações a documentos de digitalização
para arquivar e gerenciar documentos em destinos específicos. Os atributos do documento, chamados
de "metadados", são as propriedades que descrevem o documento de saída. Eles são armazenados
com o documento e ajudam a organizar o arquivamento em destinos do documento.

Os campos de um fluxo de trabalho específico podem ser definidos na área Campos. Como alternativa,
um perfil pode ser usado como atalho para aplicar campos a um fluxo de trabalho.

Para acessar a página Atributos de Documentos:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Visualizar Todos os Fluxos de Trabalho.

2. Na lista de fluxos de trabalho no Workflow Explorer selecione o fluxo de trabalho desejado para
alterar os atributos do documento.

3. Clique em Editar este fluxo de trabalho na lista de tarefas do fluxo de trabalho no painel
esquerdo.

4. No Editor de Fluxo de Trabalho clique em Atributos do Documento no painel esquerdo.

A página Atributos do Documento também pode ser acessada durante a criação de um fluxo de
trabalho com ajuda do assistente de criação de fluxos de trabalho.

Perfis de atributos do documento

Os perfis do documento são conjuntos de campos de atributos do documento configurados para
reutilização. O uso de um perfil elimina a necessidade de configurar propriedades de atributos para
cada fluxo de trabalho. Cada campo no perfil é associado ou mapeado para um campo
correspondente a um ou mais destinos.

Um perfil de documento pode incluir propriedades de atributos personalizados ou padrão e
mapeamentos comuns a um fluxo de trabalho específico. Geralmente, os perfis de documento são
listados pelos destinos do documento do fluxo de trabalho. Por exemplo, o perfil FTP somente é um
perfil de documento para um destino de FTP. O perfil de documento Básico (que contém campos como
Título e Descrição) é instalado com o SMARTsend. Se atributos específicos forem usados com
freqüência, então um perfil especializado deverá ser personalizado e salvo para esses atributos.

Por exemplo, se os atributos Nome e Versão forem usados com freqüência, um perfil poderá ser criado
para agrupar esses atributos. Um mapeamento desses atributos então será executado para campos de
um ou mais destinos. Para o destino DocuShare, o atributo Nome no perfil pode ser mapeado para o
campo Título no DocuShare e o atributo Versão pode ser mapeado para o campo Descrição no
DocuShare.

60

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Especificação de um perfil

Para especificar um perfil para um fluxo de trabalho:

1. Acesse a página Atributos do Documento para o fluxo de trabalho.

2. Selecione um perfil de documento existente na lista suspensa Usar o seguinte perfil.

As listas de perfil são filtradas por destinos no fluxo de trabalho. Você verá esses perfis somente
com mapeamentos para destinos no fluxo de trabalho atual.

Exclusão de um perfil

Os usuários podem excluir somente os perfis que criarem.

Para excluir um perfil:

1. Acesse a home page do usuário.

2. Em Opções de Personalização clique em Gerenciar Meus Perfis de Documento.

3. Selecione o perfil a ser excluído da lista de perfis de documento.

4. Clique em Excluir no painel esquerdo.

Criação de um novo perfil

Se um conjunto de campos pode ser usado novamente em um outro fluxo de trabalho, salve-os
em um novo perfil.

Para criar um novo perfil:

1. Acesse a página Atributos do Documento de um fluxo de trabalho.

2. Na lista suspensa Usar o seguinte perfil selecione o perfil que mais se aproxima do perfil a ser
criado.

3. Clique em Salvar como novo perfil abaixo da seção campos.

4. Na janela Salvar como Novo Perfil, digite um nome e uma descrição que identifique o perfil.

5. Clique em OK.

6. Adicione e exclua campos e altere propriedades do campo, como desejado.

Edição de um perfil

A menos que um perfil esteja associado a um fluxo de trabalho que ainda não foi publicado,
não será possível alterar o perfil sem renomeá-lo usando a opção Salvar como Novo Perfil.

SMARTsend

Guia do Usuário

61

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Campos de atributos do documento

Os campos de atributos do documento são usados para fornecer mapeamento de dados para destinos
do documento. Por exemplo, um campo de atributo do documentoassunto do e-mail pode ser usado
para mapear o assunto do e-mail quando um documento é digitalizado para um endereço de e-mail. O
campo permite que o usuário especifique o assunto do e-mail.

• Para exibir ou alterar as propriedades de um campo, clique em Propriedades na linha em
que o campo está listado. Faça alterações na janela Propriedades do Atributo e clique em OK.

• Para adicionar um campo, clique em Adicionar Campo na parte inferior da lista de campos.
Especifique as propriedades na janela Propriedades do Atributo e clique em OK.

• Para excluir um campo, clique em Excluir na linha em que o campo está listado.

Propriedades de atributos

Nome do Campo

Um nome do campo atribui um nome descritivo ou significativo a um campo de atributo de
documento. Este nome do campo aparecerá durante a publicação, em folhas de rosto e durante a
digitalização se Editável no dispositivo estiver selecionado na publicação.

Escolha um nome intuitivo que solicite que usuários digitem as informações desejadas no campo,
especialmente se muitos usuários forem usar as publicações que contêm este campo.

Valores Padrão

Tabela 3-8: Opções de valor padrão

Não há Valor Padrão indica que o valor padrão não foi fornecido para o campo.
Valor Padrão Único indica que o valor inserido na caixa de edição será usado como o valor padrão.

Apenas um valor padrão é enviado a um Dispositivo Multifuncional Xerox para
publicações em dispositivos. Este valor poderá ser substituído na publicação do
fluxo de trabalho se Valor do Campo Não Editável estiver selecionado para a
segurança do campo.

Vários Valores Padrão permite vários valores quando o fluxo de trabalho é publicado ou na folha de

rosto da qual o usuário pode selecionar um valor. Digite um valor e clique em
Adicionar. O valor aparecerá na caixa de listagem. Organize os valores usando
os botões Mover para Cima e Mover para Baixo. Remova valores da lista
usando Remover ou Remover Todos. O padrão é sempre o valor inicial na parte
superior da lista. Vários padrões para publicações do PaperWare (recurso do
Professional Edition) permitem corresponder caixas de seleção na folha de
rosto PaperWare.

62

SMARTsend
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Fluxos de Trabalho de Distribuição

Campo obrigatório

Os campos em geral são configurados conforme necessário para capturar informações críticas sobre o
documento digitalizado. As informações ou atributos podem ser inseridos previamente quando o fluxo
de trabalho é criado ou publicado, ou podem ser inseridos no momento da digitalização no Dispositivo
Multifuncional Xerox ou na folha de rosto PaperWare (recurso do Professional Edition). A entrada de
atributos no momento da digitalização está sujeita às seguintes condições:

• Ao usar a opção Vários Valores Padrão, você também pode especificar os atributos necessários
do documento no momento da digitalização usando as opções Editável no dispositivo ou
Selecionar na folha de rosto do PaperWare.

• Quando um fluxo de trabalho com campos obrigatórios Editável no dispositivo for publicado em
um Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ou em dispositivo mais recente, a
digitalização não iniciará até que um valor seja inserido.

• Quando publicado em um dispositivo Xerox mais antigo, a execução do fluxo de trabalho falhará.

Segurança do campo

Segurança do Campo determina como os campos de informações aparecem quando estão sendo
inseridos no dispositivo e na folha de rosto. Selecione como o valor do campo é exibido:

•A opção Mostrar valor do campo exibe o valor em texto claro nas páginas de publicação do
SMARTsend, na folha de rosto PaperWare (recurso do Professional Edition) e no Dispositivo
Multifuncional Xerox. Escolha esta configuração quando o campo não contiver informações
sensíveis e o fato de outras pessoas verem o valor for irrelevante.

Exemplo: Arthur_M_Template

• Mascarar Entrada do Usuário (****) exibirá o valor com asteriscos (*) em todas as páginas do
SMARTsend, folhas de rosto e folhas de confirmação. Escolha esta configuração se informações
confidenciais estiverem contidas no campo.

Exemplo: ********* (asteriscos usados para mascarar o número de inscrição na previdência social)

Nota: O Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ou dispositivos mais recentes são

inteiramente compatíveis com recursos de mascaramento. Os dispositivos Xerox mais
antigos não são compatíveis com recursos de mascaramento. Além disso, o mascaramento
não está disponível quando um fluxo de trabalho é publicado com Vários Valores Padrão.

•A opção Valor de Campo Não Editável não permitirá que o campo seja editado fora do Editor de
Fluxo de Trabalho. O campo não será mostrado na página Publicação ou durante a digitalização,
mas mapeará os valores para documentos digitalizados. Um valor padrão deve ser fornecido se
esta opção estiver selecionada.

Exemplo: ID do Cliente para um site cliente.

Nota: O valor padrão do campo será mostrado na região Campos da página Atributos do

Documento, se esta opção estiver selecionada. Selecione esta opção para valores de campo
que não mudarão nunca ou para campos que necessitam de alta segurança.

SMARTsend

Guia do Usuário

63

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Tipo do campo

A opção Tipo do campo especifica o tipo de campo a ser usado para a digitação de valores do campo
quando o fluxo de trabalho for publicado. Os tipos de campo disponíveis mudam conforme a mudança
do número de valores padrão. Escolha um tipo que reflita o tipo de entrada exigida pelos valores.

Tabela 3-9: Opções de tipo do campo

Caixa de Texto aceita a digitação de valores de texto alfanuméricos de até 256

caracteres.

Caixa de Texto de Várias
Linhas

Endereço de E-mail aceita a digitação de um formato de endereço de e-mail. O formato é

Lista Suspensa permite a seleção de um valor em uma lista suspensa.
Lista de Botões de Opção permite a seleção de um valor em uma lista de botões de opção.
Caixa de Listagem permite a seleção de um valor em uma caixa de lista.

.

Nota: A digitação de texto de forma livre de atributos (metadados) para campos

personalizados não é permitida para destinos Interwoven WorkSite (componente opcional
para o SMARTsend Standard ou Professional Editions). Os valores de metadados para
campos personalizados são limitados a um conjunto predefinido de valores definidos pelo
administrador do WorkSite.

aceita a digitação de valores de texto alfanuméricos de qualquer
tamanho.

validado para determinar que um endereço de e-mail foi inserido.

ID do campo (opcional)

A ID do campo especifica o nome do elemento de arquivo XML quando os campos de atributos do
documento são adicionados a um arquivo XML. Se um nome não for especificado, o elemento de
arquivo XML irá para o padrão Field_0, Field_1 etc. Escolha uma ID de Campo que reflita o tipo de
entradas que serão gravadas em um arquivo XML.

Mapeamento de Atributos

Os atributos podem ser mapeados para campos disponíveis nos destinos do documento. Todos os
campos disponíveis compatíveis com os destinos no fluxo de trabalho serão mostrados. Selecione os
atributos que serão mapeados pelo campo para o destino. Por exemplo, para e-mail, Corpo e
Responder para são campos disponíveis; para DocuShare, Título, Descrição, palavras-chaves e outros
estão disponíveis. Durante a digitalização, os campos de dados que você selecionar aqui serão
preenchidos usando-se o(s) valor(es) dos atributos. Você não pode mapear mais de um atributo para o
mesmo campo do destino, porém mais de um campo do destino pode ser mapeado para um mesmo
atributo do documento.

64

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Exemplo

Um campo de atributo do documento chamado “Título” pode ser mapeado para um campo Pasta do
MS SharePoint chamado “Título”.

Como alternativa, campos de atributos de documento arbitrários podem ser definidos em um fluxo de
trabalho. Os campos de atributos de documento podem ser definidos no fluxo de trabalho, sem ter que
mapeá-los para um parâmetro de serviço específico e um valor para o campo ainda pode ser inserido
no momento de criação do fluxo de trabalho, publicação ou no momento da digitalização.

Se a compatibilidade de atributos de documento tiver sido ativada para o serviço, os campos
(mapeados e não mapeados) e seu valores serão exportados na forma de um arquivo XML.
Atualmente, os serviços FTP, Pasta Netware (recurso do Standard ou Professional Edition), Pasta de
rede e Digitalizar para URL (recurso do Standard ou Professional Edition), são compatíveis com a
exportação de campos de atributos de documento na forma de um arquivo XML.

Especificação de Atributos de Documento Personalizados em um Fluxo de Trabalho do SMARTsend

Este procedimento ilustra como criar um fluxo de trabalho do SMARTsend que armazene um
documento digitalizado, com campos de atributos de documento, em um destino FTP:

Para especificar atributos de documento personalizados em um fluxo de trabalho do SMARTsend:

1. Na Home Page do usuário do SMARTsend, clique no link Adicionar Novo Fluxo de Trabalho
de Distribuição.

2. Na página Destinos do Documento, clique no link adicionar locais sob o elemento da página FTP.

3. Digite as propriedades para o destino FTP. Clique em OK.

4. Clique em Avançar. A página Nome e Tipo do Documento é aberta.

5. Selecione as opções desejadas para o Nome e Tipo do Documento.

6. Clique em Avançar.

7. Na página Atributos do Documento, selecione o perfil de atributos do documento FTP Somente.

8. Clique em Adicionar Campo. O diálogo Propriedades de Atributos é aberto, permitindo criar e
definir um atributo do documento.

9. Escolha as opções para o atributo do documento:
a. Digite um Nome do Campo (por exemplo, "Face").
b. Se desejar definir um Valor Padrão ou diversos valores, escolha uma opção e digite os valores

(por exemplo, "Frente e verso").

c. Selecione Obrigatório se este for um campo que o usuário tem que completar.
d. Selecione uma opção Segurança do Campo.
e. Selecione um Tipo do Campo.

10. Em Mapeamento de Atributos, desmarque a caixa de seleção Ativado.

11. Clique em OK.

12. Para adicionar outro campo, repita as etapas 8 a 11.

SMARTsend

Guia do Usuário

65

Fluxos de Trabalho de Distribuição

13. Na página Atributos do Documento, clique em Salvar como Novo Perfil para salvar os campos
como um novo perfil para uso posterior em outros fluxos de trabalho.

14. Continue programando o fluxo de trabalho.

Após publicar e executar o fluxo de trabalho, os valores para os campos de atributos do documento
serão exportados para um destino FTP especificado no fluxo de trabalho.

Nota: Isso requer que a compatibilidade de atributos do documento para o serviço FTP

seja ativada pelo Administrador do Sistema do SMARTsend.

Os valores para os campos de atributos do documento personalizados podem ser usados por
integradores de sistema para processamento subseqüente dos documentos digitalizados. Por exemplo,
esses valores podem ser usados para fornecer informações a uma loja de impressão sobre o número de
conjuntos que devem ser feitos dos documentos e o modo de face que deve ser usado ao imprimir.

66

SMARTsend
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Fluxos de Trabalho de Distribuição

Salvar fluxo de trabalho

A página Salvar Fluxo de Trabalho é usada para selecionar a preferência de confirmação do trabalho
para trabalhos de digitalização e para especificar o nível de acesso para o fluxo de trabalho.

Para acessar a página Salvar Fluxo de Trabalho:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Visualizar Todos os Fluxos de Trabalho.

2. Na lista de fluxos de trabalho no Workflow Explorer selecione o fluxo de trabalho desejado para
alterar as configurações.

3. Clique em Editar este fluxo de trabalho na lista de tarefas do fluxo de trabalho no painel
esquerdo.

4. No Editor de Fluxo de Trabalho clique em Configurações do Fluxo de Trabalho no painel
esquerdo.

Confirmação do trabalho

Quando um usuário executa uma digitalização, normalmente alguma indicação de que o trabalho foi
bem sucedido ou apresentou falha é necessária. Selecione como o usuário receberá a confirmação do
trabalho quando ele ficar pronto:

Tabela 3-10: Opções de confirmação do trabalho

Não há confirmação
do trabalho

E-mail do proprietário
do fluxo de trabalho

E-mail do usuário
do fluxo de trabalho

Confirmação impressa permite que uma página seja impressa em um Dispositivo Multifuncional

não oferece confirmação da conclusão do trabalho.

permite que uma mensagem de e-mail seja enviada para o proprietário do
fluxo de trabalho.

permite que uma mensagem de e-mail seja enviada para o remetente do
fluxo de trabalho. Essa opção fica disponível somente ao digitalizar em um
dispositivo com autenticação ou ao usar uma folha de rosto PaperWare
(recurso do Professional Edition). Se for usado em um Dispositivo
Multifuncional Xerox com autenticação sem folha de rosto, nenhuma
confirmação do trabalho será gerada.

Xerox usado para digitalização. A confirmação será impressa depois que o
trabalho for enviado com sucesso para o destino ou se ocorrer erro. Se houver
informações confidenciais incluídas no trabalho, é possível que você não
deseje obter uma conformação impressa em um dispositivo onde esses
dados poderiam ser facilmente lidos.

SMARTsend

Guia do Usuário

67

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Acesso ao fluxo de trabalho

Os controles de acesso ao fluxo de trabalho podem exibir, usar e alterar o fluxo de trabalho.

• Público permite exibição, uso, edição e publicação por qualquer usuário do SMARTsend. Apenas
os proprietários ou administradores podem excluir um fluxo de trabalho público.

• Privado permitem exibição do conteúdo (como as propriedades de atributos), uso, edição e
exclusão apenas pelo proprietário do fluxo de trabalho ou pelo administrador. Somente o
proprietário do fluxo de trabalho pode publicá-lo. Os fluxos de trabalho privados publicados com o
uso de modelos de digitalização de dispositivos exigem autenticação no dispositivo.

68

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Resumo do fluxo de trabalho

A página Resumo do Fluxo de Trabalho é usada para rever as configurações do fluxo de trabalho
depois que você editou ou definiu um fluxo de trabalho. Antes da publicação, pode-se fazer
modificações ao fluxo de trabalho com o uso dos links fornecidos no lado esquerdo da página.

Para acessar a página Resumo do Fluxo de Trabalho:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Visualizar Todos os Fluxos de Trabalho.

2. Na lista de fluxos de trabalho no Workflow Explorer selecione o fluxo de trabalho desejado para
rever as configurações.

3. Clique em Editar este fluxo de trabalho na lista de tarefas do fluxo de trabalho no painel
esquerdo.

Nome e descrição do fluxo de trabalho

Insira um novo nome e uma descrição para o fluxo de trabalho ou modifique as informações exibidas.
O nome deve ser exclusivo e fácil de lembrar, pois esse nome aparecerá no Workflow Explorer e nas
publicações. Quando você adicionar pela primeira vez um fluxo de trabalho, a convenção de nomes
padrão aparecerá como Fluxo de trabalho1 e seguira esta seqüência para novos fluxos de trabalho a
menos que um nome diferente seja fornecido.

Opções de publicação

Para poder digitalizar itens, você deve publicar um fluxo de trabalho. Selecione como publicará o fluxo
de trabalho:

Tabela 3-11: Opções de publicação

Publicar fluxo de trabalho posteriormente permite publicar o fluxo de trabalho em outra hora. Use

esta configuração caso esteja criando um fluxo de
trabalho para outra pessoa, que publicará o fluxo
quando precisar.

Publicar folha de rosto do PaperWare do
fluxo de trabalho

Publicar fluxo de trabalho para Dispositivo
Multifuncional Xerox

Para obter mais informações sobre a publicação de fluxos de trabalho, consulte Capitulo 4, Publicação

de fluxos de trabalho.

(Recurso do Professional Edition) gera uma folha de
rosto PaperWare para o fluxo de trabalho. Use esta
opção se desejar determinar destinos durante a
digitalização, se desejar digitalizar usando Internet Fax,
ou se você tem informações sensíveis que não deseja
exibir para outros usuários do SMARTsend.

permite criar um novo modelo de digitalização do
dispositivo para o fluxo de trabalho.

SMARTsend

Guia do Usuário

69

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Configuração de Crie subpastas, se necessário

No SMARTsend, um usuário pode criar vários níveis de subpastas durante a criação do fluxo de
trabalho ou enquanto insere metadados na interface do usuário local. Eles também podem alterar o
destino de arquivamento final relativo a um local inicial durante a digitalização com modelos do
dispositivo.

Os Destinos do Documento, onde a criação de uma pasta dinâmica ou o arquivamento em uma
subpasta é possível, incluem DocuShare, Microsoft SharePoint, FTP e pastas de rede. As Pasta de Rede
são o Destino do Documento que foi usado aqui para ilustrar como usar esse recurso e explicar
algumas situações.

Este recurso do SMARTsend requer que o aplicativo SMARTsend já esteja instalado e que a
configuração preliminar já foi feita (por exemplo, a configuração SMTP, se necessário, a configuração
do dispositivo etc).

Configuração de Crie subpastas, se necessário do SMARTsend

Para configurar o SMARTsend para criar subpastas, se necessário:

1. Navegue para a Home Page do Usuário no servidor SMARTsend. Na área Fluxos de Trabalhos,
abaixo de Adicionar Novo, clique em Fluxo de Trabalho de Distribuição.

2. A página Destinos do Documento é exibida. O recurso "Crie subpastas, se necessário" está
disponível para os seguintes tipos de destinos de documentos:

•DocuShare

• Microsoft SharePoint

•FTP

• Pasta de Rede
Para este documento, o destino Pastas de Rede é usado como exemplo. Modifique as

configurações adequadamente para os outros tipos de Destinos do Documento.
Clique em adicionar locais...

70

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

3. A página Propriedades da Pasta de Rede é exibida. A opção Crie pastas, se necessário está
disponível nesta página, juntamente com uma caixa de texto Subpasta. Conclua o procedimento
aseguir:

• Nome do Destino: Criar Subpasta

Forneça um nome para o destino. Criar Subpasta é usado aqui como exemplo.

• Selecionar Ponto de Início: Selecione um ponto de início ou forneça um Caminho de
Pastas para uma pasta de destino. Você pode usar o botão Expandir para procurar um
local.

Nota: Se você não tiver inserido uma credencial para o local fornecido, a página Configurações da

Conta será exibida. Digite as credenciais Nome de Usuário e Senha que fornecem acesso à pasta
indicada no Caminho de Pastas e clique em OK e, em seguida, clique em OK novamente para
prosseguir.

• Caminho de Pastas: Digite o caminho completo para a pasta de destino. A pasta de
destino já deve existir.

• Crie pastas, se necessário:

• Sim: Selecione Sim para ativar uma subpasta a ser criada, se necessário, caso ainda

não exista.

• Não: Selecione Não para impedir a criação de uma subpasta, caso ainda não exista.
A seleção de Não em determinados casos é útil para situações nas quais ferramentas
ou processos automatizados verificam a saída em um local específicos. Isso evita o
arquivamento acidental de saídas para locais incorretos devido a erro do usuário
durante a digitalização dos dados.

• Subpasta: A caixa de texto Subpasta permite que o criador do fluxo de trabalho digite

o nome de uma subpasta a ser usada caso nenhuma subpasta seja especificada através
dos Atributos de Documentos.

Clique em OK quando concluir esta página.

4. A página Nome e Tipo do Documento é exibida. Clique em Avançar para prosseguir, uma vez

que nenhum dos recursos nesta página se aplica ao recurso "Cria subpastas, se necessário".

5. A página Atributos de Documentos é exibida. Essa página permite que o criador do fluxo de

trabalho permita que o usuário crie subpastas e também digite o nome da subpasta usando
metadados na interface do usuário local no dispositivo. No menu Use o seguinte perfil , você
pode selecionar um perfil adequado ou pode selecionar Nenhum Perfil de Documento.

6. Após a página ser atualizada, clique em Adicionar Campo.

SMARTsend

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71

Fluxos de Trabalho de Distribuição

7. A janela Propriedades de Atributos será exibida. Para demonstrar o recurso "Crie pastas, se

necessário", duas pastas foram mapeadas para capturar dados que o usuário insere na Interface
do Usuário. As duas que requerem mapeamento são:

• Crie pastas, se necessário

•Subpasta

O criador do fluxo de trabalho pode escolher os atributos para os valores de metadados que o
usuário do fluxo de trabalho pode inserir na Interface do Usuário local no dispositivo.

Nota: Os valores de metadados sempre

irão sobrescrever os padrões do fluxo de trabalho

predefinidos.

Digite o seguinte em Crie pastas, se necessário. Observe que alguns dos valores são sugeridos:
a. Nome do Campo (valor sugerido): Crie pastas, se necessário

Digite um rótulo que o usuário do fluxo de trabalho verá na Interface do Usuário local
no dispositivo.

b. Na área Propriedades do Campo, selecione Campo Obrigatório se quiser que seja

obrigatória a inserção de um valor neste campo para dispositivos compatíveis com os
Atributos de Documentos. Em Crie pastas, se necessário, verifique se Campo Obrigatório
está apagado.

c. Na área Mapeamento de Atributos, selecione Ativado.
d. Na área Pasta de Rede, na área Mapeamento de Atributos, selecione o atributo que precisa

ser mapeado para o campo que está sendo criado. Neste caso, selecione Crie pastas, se
necessário já que é o atributo que precisa ser mapeado para a pasta com nome semelhante.

e. Clique em OK. A página Atributos de Documentos é atualizada e o novo campo Crie pastas,

se necessário é exibido.

8. Repita as etapas do procedimento a partir da Etapa 9 acima, para mapear o atributo Criar
Subpasta com estas alterações:

a. Nome do Campo (valor sugerido): Nome da Subpasta

Digite um rótulo que o usuário do fluxo de trabalho verá na Interface do Usuário local no
dispositivo.

b. Na área Pasta de Rede, na área Mapeamento de Atributos, selecione o atributo que precisa

ser mapeado para o campo que está sendo criado. Neste caso, selecione Subpasta e, em
seguida, clique em OK.

9. A página Atributos de Documentos é atualizada e o novo campo Subpastas é exibido. Clique
em Avançar.

10. A página Configurações do Fluxo de Trabalho será exibida. Você pode fazer alterações nesta
página, mas observe que nenhuma das alterações selecionadas afetará o uso do recurso "Crie
subpasta, se necessário". As seguintes opções estão disponíveis:

• Confirmação do Trabalho: Selecione o tipo de confirmação que será enviado.

• Acesso ao Fluxo de Trabalho: Selecione quem pode acessar o fluxo de trabalho.

Clique em Avançar quando concluir as seleções.

72

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

11. A página Salvar Fluxo de Trabalho será exibida. Você pode alterar o nome do fluxo de trabalho,
que será exibido na Interface do Usuário local no dispositivo assim como a descrição do fluxo de
trabalho.

12. Examine o resumo para garantir que todas as configurações estejam corretas.

13. Na área Opções de Publicação, selecione Publicar fluxo de trabalho para Dispositivo
Multifuncional Xerox.

14. Clique em Concluir.

15. A página Publicar Fluxo de Trabalho para Dispositivo Multifuncional Xerox é exibida. Selecione
os Dispositivos Multifuncionais nos quais deseja que o fluxo de trabalho seja exibido. Assegure-se
de selecionar a opção Editável no dispositivo e clique em OK.

Nota: Pode ser necessário atualizar os fluxos de trabalho nos dispositivos selecionados na

Interface do Usuário antes de estarem disponíveis para uso.

SMARTsend

Guia do Usuário

73

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Ambientes

A seguir, veja dois possíveis ambientes de uso. Esses ambientes supõem que foram criados os campos
da Interface do Usuário local para captura de dados de metadados no dispositivo para os atributos
Crie pastas, se necessário e Sub-pasta.

Ambiente 1

Quando a subpasta desejada já existir no repositório de documentos e o usuário do fluxo de trabalho não inserir atributos de documentos na Interface do Usuário local para qualquer campo.

• Se for fornecido um valor de subpasta no campo Subpasta, então, independentemente
do valor em Crie pastas, se necessário, os dados digitalizados serão arquivados no local
fornecido no campo Subpasta fornecido na página Destinos do Documento.

Consulte a figura a seguir. Os dados digitalizados gerados por esse fluxo de trabalho irão
para
\\test-server\test1\Pasta2 uma vez que Pasta2 foi especificado no campo Sub-pasta.

•Se nenhum valor for fornecido no campo Sub-pasta, então, independentemente do
valor em Crie pastas, se necessário, os dados digitalizados serão arquivados no local de
destino básico no Caminho de Pasta, neste caso \\test-server\test1\

74

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Ambiente 2

Quando o usuário do fluxo de trabalho inserir um local da subpasta existente como atributos de documentos para o campo "Subpasta".

• Se o usuário fornecer um valor, a Subpasta M, por exemplo, para a Subpasta em
metadados, então os dados digitalizados serão armazenados nesse local em \\test­server\test1\Subpasta M, independentemente de os valores estarem especificados
para:

• o valor de metadados para Crie pastas, se necessário

•O valor Subpasta em Destinos do Documento

• Crie pastas, se necessário em Destinos do Documento

SMARTsend

Guia do Usuário

75

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Ambiente Tabela Verdade

Use essa tabela para examinar o comportamento dos possíveis ambientes para esse recurso.

"Sim" ou

"Não"

O valor

Atributos de

A subpasta

já existe no

destino?

Documen-

tos atribuído

ao atributo

"Crie pastas,

se

necessário"?

INDEPENDE
NTEMENTE

S INDEPENDEN

S INDEPENDEN

INDEPENDEN
TEMENTE

TEMENTE

TEMENTE

O valor

Atributos de

Documen-

tos

atribuído

ao atributo

"Subpas-

tas"?

N INDEPENDENT

S INDEPENDENT

N INDEPENDENT

O valor "Sim"

ou "Não"

no atributo

"Crie pastas,

se necessário"

em Destinos

do Docu-

mento?

EMENTE

EMENTE

EMENTE

Atributo

"Subpasta"

em Desti-

Comportamento

nos do Doc-

umento?

N Arquivo armazenado no

local básico definido
em Destinos do
Documento.

INDEPENDE
NTEMENTE

S Arquivo armazenado na

Arquivo armazenado na
subpasta fornecida no
valor "Subpasta" de
Atributos de
Documentos.

subpasta definida
em Destinos do
Documento

N SSINDEPENDENT

EMENTE

N S N INDEPENDENT

EMENTE

76

SMARTsend
Guia do Usuário

INDEPENDE
NTEMENTE

S Arquivo armazenado na

Arquivo armazenado na
subpasta fornecida no
valor "Subpasta" de
Atributos de
Documentos

subpasta definida
em Destinos do
Documento.

Fluxos de Trabalho de Distribuição

"Sim" ou

O valor

"Não"

Atributos de

A subpasta

já existe no

destino?

Documen-

tos atribuído

ao atributo

"Crie pastas,

se

necessário"?

NN INDEPENDEN

O valor

Atributos de

Documen-

tos

atribuído

ao atributo

"Subpas-

tas"?

TEMENTE

O valor "Sim"

ou "Não"

no atributo

"Crie pastas,

se necessário"

em Destinos

do Docu-

mento?

INDEPENDENT
EMENTE

Atributo

"Subpasta"

em Desti-

nos do Doc-

umento?

INDEPENDE
NTEMENTE

Comportamento

Falha na digitalização ­o valor "Subpasta"
existe em um atributo
de Documento, mas a
pasta não existe e o
valor "Crie pastas, se
necessário" de
Atributos de
Documentos é Não,
que sobrescreve a
configuração "Crie
pastas, se necessário"
em Destinos do
Documento.

N Não mapeado INDEPENDEN

TEMENTE

N Não mapeado S S INDEPENDE

N Não mapeado N S S Arquivo armazenado na

NINDEPENDE

NTEMENTE

NTEMENTE

Falha na digitalização.
O valor "Subpasta"
existe em Destinos do
Documento, mas a
pasta não existe, a
configuração de "Crie
pastas, se necessário"
em Destinos do
Documento é Não e
não há atributo
de documento
mapeado para "Crie
pastas, se necessário".

Arquivo armazenado na
subpasta fornecida no
valor "Subpasta" de
Atributos de
Documentos.

subpasta definida
em Destinos do
Documento.

Nota: Independentemente indica que uma ação ocorrerá se houver ou não um valor ou atributo

presente para o campo indicado.

SMARTsend

Guia do Usuário

77

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Anexo A: Modelo de criação de fluxo de trabalho da pasta de rede

O procedimento a seguir cobre as etapas necessárias para criar um fluxo de trabalho modelo que
arquiva em um destino de pasta da rede.

1. Abra uma janela do navegador da web.

2. Digite o seguinte URL ou endereço:
http://[nome do computador]/SMARTsend

onde nome do computador é o nome do computador SMARTsend. Entre em contato
com o administrador do SMARTsend se você não estiver certo do nome do computador.

3. Pressione Entrar.

4. Você será solicitado a digitar o nome de usuário e a senha. Digite as informações pedidas e clique
em OK.

5. Uma tela de boas vindas do SMARTsend será exibida. Selecione Clicar aqui para entrar
no SMARTsend.

6. A home page do usuário será exibida. Clique em Adicionar um Novo Fluxo de Trabalho
de Distribuição sob o cabeçalho Fluxos de Trabalho.

7. Os destinos usados por você e por outros usuários para outros fluxos de trabalho são listados
sob cabeçalhos que designam tipos de destino. Localize o cabeçalho Pasta de Rede.

8. Selecione os destinos da pasta de rede que você deseja para o fluxo de trabalho.
a. Se os destinos que você deseja usar estiverem listados, marque as caixas de seleção ao lado

deles.

b. Se for necessário adicionar um destino à pasta de rede, clique em adicionar locais. A janela

Propriedades da Pasta de Rede será exibida.

i Digite um nome para o destino.
ii Digite o caminho da pasta, por exemplo: \\meuComputador\digitalizações, onde

meuComputador é o nome da máquina onde a pasta está localizada e digitalizações
é o nome da pasta de rede compartilhada.

iii Clique em OK.

c. Um diálogo de Alerta de Segurança poderá ser exibido. Clique em Sim para prosseguir.
d. Você poderá ser solicitado a digitar as credenciais do computador SMARTsend. Digite seu

nome de usuário e senha para o computador SMARTsend e clique em OK.

Nota: Você tem que usar as mesmas credenciais usadas para efetuar login no

SMARTsend. Se credenciais diferentes forem inseridas, você talvez precise usar o
navegador para excluir os Arquivos de Internet Temporários na estação de trabalho
para poder prosseguir. Por exemplo, usando o Internet Explorer você escolheria as
seguintes opções para excluir os Arquivos de Internet Temporários: Ferramentas >
Opções de Internet > Geral > Excluir arquivos > OK.

78

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

e. A página Configurações da Conta é exibida. Digite o nome de usuário e a senha para a pasta

de rede, digite novamente a senha na caixa de texto Confirmar Senha, e clique em OK.

f. Na pasta Propriedades da Rede, clique novamente em OK.
g. A opção de novo destino deverá agora ser exibida na página Destinos do Documento e o

novo destino deverá ser selecionado. Se for necessário adicionar mais destinos à pasta de
rede, clique em adicionar locais e repita as etapas acima para adicionar destinos.

9. Quando todos os destinos tiverem sido adicionados na pasta Destinos do Documento, clique
em Avançar >>.

10. A página Nome e Tipo do Documento será exibida. Especifique o nome básico do arquivo de saída
em Identificação do Documento. Para este exemplo, digite um nome como myDocName.

11. Selecione Data e Hora na lista suspensa Sufixo do Nome. Isso fará com que a data e a hora sejam
anexados ao nome especificado acima (myDocName).

12. Selecione um Tipo de Documento. Para este exemplo, selecione PDF, Somente Imagem (*.pdf).
a. Para alterar o formato do arquivo, clique no botão Propriedades. Para este exemplo, clique

em Propriedades. A página Propriedades do Tipo de Documento será exibida. Na lista
suspensa Formato, selecione PDF, Somente Imagem.

b. Clique em OK.

13. Clique em Avançar >>.

14. A página Atributos do Documento será exibida. Especifique os campos de atributos do
documento necessários. Para este exemplo, usaremos o perfil Básico padrão que contém os
campos Título e Descrição.

15. Clique em Avançar >>.

16. A página Configurações do Fluxo de Trabalho é exibida.

17. Selecione uma opção de confirmação de trabalho. Para este exemplo, selecione Confirmação
impressa na lista suspensa Confirmação do Trabalho.

18. Selecione o nível de acesso ao fluxo de trabalho. Para este exemplo, usaremos o nível de acesso
Público padrão.

19. Clique em Avançar >>.

20. A página Salvar Fluxo de Trabalho é exibida. Especifique um nome do fluxo de trabalho exclusivo.

21. Selecione o tipo de Publicação desejado. Para este exemplo, publicaremos o fluxo de trabalho
como um modelo de digitalização do dispositivo. Selecione Publicar fluxo de trabalho para
Dispositivo Multifuncional Xerox.

22. Reveja as configurações do fluxo de trabalho e altere conforme necessário.

23. Clique em Concluir.

24. A página Publicar Fluxo de Trabalho para Dispositivo Multifuncional Xerox é exibida. Especifique
um nome de publicação exclusivo.

25. Selecione um tempo limite.

SMARTsend

Guia do Usuário

79

Fluxos de Trabalho de Distribuição

26. Selecione os dispositivos para os quais o modelo será publicado.

27. Digite os valores do atributo do documento. Se os valores forem especificados no dispositivo,
selecione Editável no dispositivo.

28. Selecione um perfil de digitalização. Clique em Propriedades para ajustar as configurações
de digitalização necessárias.

29. Clique em OK.

30. O modelo será publicado. Clique em Retornar à Home Page no canto inferior da página para
retornar à home page do usuário.

80

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Apêndice B: Modelo de criação de fluxo de trabalho de e-mail

O procedimento a seguir cobre as etapas necessárias para criar um fluxo de trabalho modelo que usa
um remetente de e-mail como destino.

1. Abra uma janela do navegador da web.

2. Digite o seguinte URL ou endereço:
http://[nome do computador]/SMARTsend

onde nome do computador é o nome do computador SMARTsend. Entre em contato
com o administrador do SMARTsend se você não estiver certo do nome do computador.

3. Pressione Entrar.

4. Você será solicitado a digitar o nome de usuário e a senha. Digite as informações pedidas e clique
em OK.

5. Uma tela de boas vindas do SMARTsend será exibida. Selecione Clicar aqui para entrar
no SMARTsend.

6. A home page do usuário será exibida. Clique em Adicionar Novo > Fluxo de Trabalho
de Distribuição... sob o cabeçalho Fluxos de Trabalho.

7. Os destinos usados por você e por outros usuários para outros fluxos de trabalho são listados
sob cabeçalhos que designam tipos de destino. Localize o cabeçalho Destinatário de E-mail.

8. Selecione os destinatários de e-mail desejados para o fluxo de trabalho.
a. Se os destinatários desejados estiverem listados, selecione as caixas de seleção ao lado deles.

b. Se for necessário adicionar um destinatário, clique em adicionar endereço. A janela

Propriedades do Destinatário de E-mail será exibida.

i Digite um nome para o destino.
ii Adicione um ou mais endereços de e-mail para os destinatários (Para:) desejados, com

cópia (Cc:) e com cópia oculta (Bcc:). Separe vários endereços de e-mail com ponto-e­vírgula. Se a função de verificação de endereço foi configurada pelo administrador, você
poderá clicar em Verificar nome(s) para verificar os endereços.

iii Selecione um formato de codificação de anexo. O padrão de codificação Base64 ou

MIME deverá funcionar na maioria dos casos.

iv Selecione Digitalizar para Meu E-mail se você desejar que o arquivo de saída seja

enviado por e-mail ao remetente da digitalização. Esta opção requer autenticação no
dispositivo de digitalização quando usado com modelos de digitalização do dispositivo e
deve ser selecionada apenas se o dispositivo aceitar esta função.

v Selecione Enviar link de URL para documento (sem documento anexado) se desejar

enviar apenas um link para o documento e não o próprio documento.

vi Clique em OK.

SMARTsend

Guia do Usuário

81

Fluxos de Trabalho de Distribuição

9. Os novos destinatários deverão agora ser exibidos na página Destinos do Documento e deverão
ser selecionados. Quando todos os destinos tiverem sido adicionados na pasta Destinos do
Documento, clique em Avançar >>.

10. A página Nome e Tipo do Documento será exibida. Especifique o nome básico do arquivo de saída
em Identificação do Documento. Para este exemplo, digite um nome como myDocName.

11. Selecione Data e Hora na lista suspensa Sufixo do Nome. Isso fará com que a data e a hora sejam
anexados ao nome especificado acima (myDocName).

12. Selecione um Tipo de Documento. Para este exemplo, selecione PDF, Somente Imagem (*.pdf).
a. Para alterar o formato do arquivo, clique no botão Propriedades. Para este exemplo, clique

em Propriedades. A página Propriedades do Tipo de Documento será exibida. Na lista
suspensa Formato, selecione PDF, Somente Imagem.

b. Clique em OK.

13. Clique em Avançar >>.

14. A página Atributos do Documento será exibida. Especifique os campos de atributos do
documento necessários. Para este exemplo, usaremos o perfil Básico padrão que contém os
campos Título e Descrição.

15. Clique em Avançar >>.

16. A página Configurações do Fluxo de Trabalho é exibida.

17. Selecione uma opção de confirmação de trabalho. Para este exemplo, selecione Confirmação
impressa na lista suspensa Confirmação do Trabalho.

18. Selecione o nível de acesso ao fluxo de trabalho. Para este exemplo, usaremos o nível de acesso
Público padrão.

19. Clique em Avançar >>.

20. A página Salvar Fluxo de Trabalho é exibida. Especifique um nome do fluxo de trabalho exclusivo.

21. Selecione o tipo de Publicação desejado. Para este exemplo, publicaremos o fluxo de trabalho
como um modelo de digitalização do dispositivo. Selecione Publicar fluxo de trabalho para
Dispositivo Multifuncional Xerox.

22. Reveja as configurações do fluxo de trabalho e altere conforme necessário.

23. Clique em Concluir.

24. A página Publicar Fluxo de Trabalho para Dispositivo Multifuncional Xerox é exibida. Especifique
um nome de publicação exclusivo.

25. Selecione um tempo limite

26. Selecione os dispositivos para os quais o modelo será publicado.

27. Digite os valores do atributo do documento. Se os valores forem especificados no dispositivo,
selecione Editável no dispositivo.

28. Selecione um perfil de digitalização. Clique em Propriedades para ajustar as configurações
de digitalização necessárias.

29. Clique em OK.

30. O modelo será publicado. Clique em Retornar à Home Page no canto inferior da página para
retornar à home page do usuário.

82

SMARTsend
Guia do Usuário

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Apêndice C: Especificação de um Objeto personalizado em um fluxo de trabalho do SMARTsend

O procedimento a seguir cria um fluxo de trabalho do SMARTsend que armazena um documento
digitalizado, com campos de atributos de documento, em uma Coleção DocuShare como um Objeto
Personalizado.

1. Na Home Page do usuário do SMARTsend, clique no link Adicionar Novo Fluxo de Trabalho

de Distribuição...

2. Na página Destinos do Documento, clique no link adicionar locais... sob a seção DocuShare.

3. Digite as propriedades para o destino DocuShare, incluindo o Nome do Objeto Personalizado
a ser usado ao armazenar o documento no DocuShare.

4. Clique em Avançar >>.

5. Na página Nome e Tipo do Documento, defina o nome e o formato a serem usados para os
documentos distribuídos.

6. Clique em Avançar >>.

7. Na página Atributos do Documento, selecione o perfil de atributos do documento DocuShare
Somente.

8. Clique no link Adicionar campo... para adicionar os campos apropriados para uso no Objeto
Personalizado DocuShare especificado para o destino.

9. No diálogo Propriedades do Atributo, adicione um campo de atributos do documento e mapeie-o
para o campo DocuShare apropriado definido no Objeto Personalizado.

Nota: Os campos definidos no Objeto Personalizado especificado ficarão disponíveis

para o mapeamento de atributos. Por exemplo, se um escritório de advocacia usar um
documento que armazene a assunto_id com cada documento, então o usuário pode
querer adicionar um campo SMARTsend com o nome Assunto_ID e mapeá-lo para o
campo Objeto Personalizado DocuShare.

10. Clique em OK.

11. Na página Atributos do Documento, clique no link Salvar como Novo Perfil... para salvar os
campos como um novo perfil para uso posterior em outros fluxos de trabalho.

12. Clique em Avançar >>. Continue definindo o fluxo de trabalho nas telas restantes e publique o
fluxo de trabalho conforme necessário.

SMARTsend

Guia do Usuário

83

Fluxos de Trabalho de Distribuição

Apêndice D: Especificação de uma Categoria LiveLink em um fluxo de trabalho do SMARTsend

O procedimento a seguir cria um fluxo de trabalho do SMARTsend que armazena um documento
digitalizado, com campos de atributos de documento, em uma pasta LiveLink com uma categoria
(recurso do Standard ou Professional Edition).

1. Na Home Page do usuário do SMARTsend, clique no link Adicionar Novo Fluxo de Trabalho

de Distribuição...

2. Na página Destinos do Documento, clique no link adicionar locais... sob a seção LiveLink.

3. Digite as propriedades para o destino LiveLink, selecionando uma categoria na lista fornecida.

4. Clique em Avançar >>.

5. Na página Nome e Tipo do Documento, defina o nome e o formato a serem usados para os
documentos distribuídos.

6. Clique em Avançar >>.

7. Na página Atributos do Documento, selecione o perfil de atributos do documento Básico.

8. Clique no link Adicionar Campo... para adicionar os campos apropriados para uso com a
categoria LiveLink especificada para o destino.

9. No diálogo Propriedades do Atributo, adicione um campo de atributos do documento e mapeie-o
para o campo LiveLink apropriado definido na categoria.

10. Clique em OK.

11. Como opção, na página Atributos do Documento, clique no link Salvar como Novo Perfil...
para salvar os campos como um novo perfil para uso posterior em outros fluxos de trabalho.

12. Clique em Avançar >>. Continue definindo o fluxo de trabalho nas telas restantes e publique
o fluxo de trabalho conforme necessário.

84

SMARTsend
Guia do Usuário

Publicação de fluxos de

4

trabalho

Depois de criado, o fluxo de trabalho precisa ser publicado em um dispositivo como um modelo de
digitalização ou como uma folha de rosto PaperWare (recurso do Professional Edition) para poder ser
usado. Este capítulo descreve como publicar um fluxo de trabalho e como imprimir documentos a
partir de um repositório de documentos.

Conteúdo deste capítulo:

• Visão geral da publicação na página 86

• Publicação em um Dispositivo Multifuncional Xerox na página 88

• Publicação em uma folha de rosto do PaperWare na página 95

• Exibição de publicações na página 101

• Adição ou remoção de dispositivos de uma publicação na página 102

• Exclusão de publicações de workflow na página 103

• Impressão de documentos de um repositório de documentos na página 104

SMARTsend

Guia do Usuário

85

Publicação de fluxos de trabalho

Visão geral da publicação

Depois que é criado, o fluxo de trabalho deve ser publicado para poder ser disponibilizado para uso na
digitalização de documentos. A publicação de um fluxo de trabalho público disponibiliza o seu uso
para todos os usuários, enquanto a publicação de um fluxo de trabalho privado disponibiliza o seu uso
somente para o proprietário. A menos que o fluxo de trabalho seja usado em um determinado período
especificado no momento da publicação, a sua publicação será cancelada e ele não ficará mais
disponível para digitalização.

Os fluxos de trabalho podem ser publicados como modelos de digitalização de dispositivo ou como
folhas de rosto PaperWare (recurso do Professional Edition).

Modelos de Digitalização de Dispositivo

Os modelos de digitalização de dispositivos são usados para digitalização nos Dispositivos
Multifuncionais Xerox. Os modelos de digitalização do dispositivo são assim chamados por serem
distribuídos para certos dispositivos especificados na data de publicação. Os fluxos de trabalho só
podem ser utilizados por esses dispositivos. A publicação nos Dispositivos Multifuncionais Xerox com o
uso de modelos de digitalização de dispositivos oferece um nível extra de segurança para dispositivos
que dêem suporte a autenticação no dispositivo. Quando a publicação usa um modelo de digitalização
de dispositivos, os documentos digitalizados são distribuídos para todos os destinos.

Folhas de rosto do PaperWare

Recurso do Professional Edition

Um fluxo de trabalho pode ser publicado criando uma folha de rosto PaperWare. As folhas de rosto
PaperWare são páginas de capa impressas e digitalizadas no dispositivo como a primeira página do
trabalho. A folha de rosto fornece a informação necessária para executar a digitalização; por exemplo,
os atributos do documento e os destinos. O usuário seleciona os destinos da digitalização desejados
usando as opções disponíveis na folha de rosto.

Por padrão, a autenticação no dispositivo não é necessária para digitalizar com folhas de rosto,
portanto, podem ser usadas em qualquer Dispositivo Multifuncional Xerox, a menos que o padrão seja
alterado pelo administrador ou o fluxo de trabalho seja criado como privado e o dispositivo aceite o
uso de autenticação. As folhas de rosto PaperWare podem também ser usadas com qualquer
dispositivo de Internet Fax.

Como o fluxo de trabalho PaperWare só pode ser exibido e usado pelo proprietário da folha de rosto, a
folha de rosto PaperWare é uma boa opção para aqueles que não desejam que outras pessoas tenham
acesso ao seu fluxo de trabalho.

86

SMARTsend
Guia do Usuário

Publicação de fluxos de trabalho

Folhas de rosto PaperWare com atributos de documento editáveis

Quando um fluxo de trabalho é publicado como uma folha de rosto PaperWare e os atributos do
documento são especificados como editáveis no dispositivo, um modelo de digitalização do dispositivo
é distribuído para dispositivos específicos na criação da folha de rosto PaperWare. O usuário deve
selecionar o modelo publicado no dispositivo em vez do modelo PaperWare usado para folhas de rosto
PaperWare padrão (sem atributos editáveis do documento). Consulte Publicação em uma folha de

rosto do PaperWare na página 4-95 para obter informações adicionais.

Personalização de Configurações de Digitalização do PaperWare

Caso normalmente precise usar configurações de digitalização diferentes daquelas usadas na folha de
rosto PaperWare padrão, você ou o administrador podem criar e publicar um modelo de digitalização
personalizado que atenda às suas necessidades de digitalização pessoais. Você deve, em seguida,
selecionar um novo modelo no dispositivo antes da digitalização.

SMARTsend

Guia do Usuário

87

Publicação de fluxos de trabalho

Publicação em um Dispositivo Multifuncional Xerox

A publicação de um fluxo de trabalho em um Dispositivo Multifuncional Xerox gera um modelo
de digitalização de dispositivo e o atribui ao(s) Dispositivo(s) Multifuncional(is) Xerox selecionados.
Estas são as etapas para publicação de um dispositivo, seguidas por mais detalhes sobre cada
configuração de publicação.

Para publicar um fluxo de trabalho em um Dispositivo Multifuncional Xerox:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Exibir Todos os Workflows.

2. Na coluna Nome do Workflow no Workflow Explorer, selecione o nome do fluxo de trabalho
aserpublicado.

3. Na lista de Tarefas do Fluxo de Trabalho, clique em Publicar para Dispositivo Multifuncional
Xerox.

4. Especifique as configurações da publicação:
a. Digite um nome para a publicação. Este nome irá aparecer na lista de modelos e deverá

ser exclusivo. Consulte Nome da Publicação na página 89.

b. Selecione a hora em que a publicação irá expirar. Consulte Expira após não ser usado por na

página 89.

c. Selecione os dispositivos nos quais o fluxo de trabalho residirá. Consulte Adicionar publicação

de workflow aos seguintes dispositivos na página 90.

Nota: Se o dispositivo necessário não está listado, entre em contato com o

administrador do SMARTsend para adicioná-lo.

5. Especifique os atributos do documento. Selecione Editável no dispositivo caso os atributos do
documento sejam editáveis no dispositivo durante a digitalização. Até seis atributos podem ser
editados no dispositivo. Consulte Atributos do documento na página 90.

6. Especifique o Perfil de Digitalização. Selecione o tipo de documento que será usado para a
digitalização com este modelo. Clique em Propriedades para selecionar as configurações
personalizadas do documento. Consulte Perfil de Digitalização na página 91.

7. Quando terminar, clique em OK.

Nota: O modelo pode não aparecer na lista de modelos no dispositivo até a lista ser

atualizada.

88

SMARTsend
Guia do Usuário

Publicação de fluxos de trabalho

Configurações de publicação

A página Publicar Fluxo de Trabalho possui uma área de Configurações de Publicação onde é possível
configurar o nome da publicação, a data de expiração e os dispositivos para os quais os modelos serão
distribuídos.

Nome da Publicação

O nome irá aparecer na lista de modelos do dispositivo e deverá ser exclusivo. O nome também não
poderá ter o mesmo nome de um fluxo de trabalho (exceto para o fluxo de trabalho que está sendo
publicado). O nome deve conter entre 1 e 20 caracteres e não pode conter: ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nulo,
backspace, caracteres Unicode 16 a 18 e 20 a 25 ou caracteres separadores.

Alguns dispositivos podem não aceitar nomes com mais de 11 caracteres. Caso insira um nome
contendo mais de 11 caracteres e o publique em um dispositivo que não aceite nomes com mais de 11
caracteres, uma mensagem de erro será exibida quando você clicar em OK para publicar o modelo.

Expira após não ser usado por

Esta opção cancela a publicação automaticamente e a remove dos modelos e dispositivos que não
forem usados em um determinado período. Entretanto, os modelos expirados podem ainda ser
exibidos na lista de modelos do dispositivo até a lista ser atualizada no dispositivo.

Os fluxos de trabalho não serão removidos ou perdidos, mas os modelos publicados não estarão
disponíveis para uso e deverão ser publicados novamente se necessário. Se o modelo for usado em um
período de tempo específico, então o tempo para a expiração será restaurado.

Exemplo: Se o fluxo de trabalho publicado for configurado para expirar em uma semana e o modelo
for usado antes do término desse prazo, a data de expiração será redefinida para uma semana a partir
do dia dessa utilização.

Nota: Talvez você queira definir esta opção de modo que o aplicativo elimine

automaticamente as publicações quando não forem usadas. Caso contrário, os
administradores precisarão fazer manualmente a limpeza das publicações no aplicativo e
nos dispositivos.

SMARTsend

Guia do Usuário

89

Publicação de fluxos de trabalho

Adicionar publicação de workflow aos seguintes dispositivos

Selecione um ou mais dispositivos a que deseje adicionar o fluxo de trabalho. Selecione dispositivos
consecutivos mantendo pressionada a tecla <Shift> enquanto seleciona o primeiro e o último
dispositivo. Selecione dispositivos não-consecutivos mantendo pressionada a tecla <Ctrl> enquanto
clica em dispositivos individuais. Se o dispositivo desejado não estiver listado, entre em contato com
o administrador do SMARTsend para adicioná-lo.

Nota: Se um fluxo de trabalho requerer autenticação no dispositivo (por padrão, qualquer

fluxo de trabalho privado e o fluxo de trabalho Meu_E-mail), mas o dispositivo não aceitar
autenticação, este não será exibido.

Atributos do documento

Os atributos do documento são criados quando o fluxo de trabalho é criado. Os valores dos atributos
podem ser especificados no momento da criação ou publicação do fluxo de trabalho. Os valores
podem ser alterados no dispositivo no momento da digitalização, selecionando-se a opção Editável no
dispositivo. Se esta opção for selecionada, o dispositivo solicitará que você insira os valores do atributo
no momento da digitalização.

Nota: Quando a segurança for um item a ser observado, a inserção do texto nestes campos

pode ser mascarada com asteriscos (*). Essa opção é definida no fluxo de trabalho usando a
opção Mascarar entrada do usuário (****) > de Segurança do campo. Consulte Atributos do

documento na página 3-60 para obter mais informações.

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SMARTsend
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Publicação de fluxos de trabalho

Perfil de Digitalização

Os Perfis de Digitalização contêm conjuntos de configurações de formação de imagem que são
otimizadas para tipos diferentes de documentos. Os Perfis de Digitalização podem ser selecionados,
personalizados e aplicados a um fluxo de trabalho ao publicá-lo em um Dispositivo Multifuncional
Xerox como o modelo de digitalização do dispositivo, ou ao personalizar as configurações de
digitalização do formulário PaperWare (recurso do Professional Edition) (Consulte Personalize suas

Configurações de Digitalização no Formato PaperWare na página 2-22).

1 Face

Docu-

mento

Comer-

cial P/B

Cor de Saída Preto e

Branco

Tipo de Original Misto Misto Foto Misto Misto Foto
Contraste/Escureci

mento/

Nitidez
Apagar Borda 3mm ou 0,1

Ta ma n h o
de Material
de Entrada

Resolução 300x300 300x300 200x200 300x300 300x300 200x200
Faces a Digitalizar 12 1 1 2 1

Normal Normal Normal Normal Normal Normal

polegada

Automático Automático Automático Automático Automático Automátic

2 Faces

Docu-

mento

Comercial

P/B

Preto e
Branco

3mm ou 0,1
polegada

Foto P/B Documento

Comercial em

Cores de 1

Face

Tons de Cinza Quatro Cores Quatro Cores Quatro

3mm ou 0,1
polegada

3mm ou 0,1
polegada

Documento

Comercial em

Cores de 2

Faces

3mm ou 0,1
polegada

Foto

em Cores

Cores

3mm ou
0,1
polegada

o

Exposição
Automática

ATIVADO ATIVADO ATIVADO ATIVADO ATIVADO ATIVADO

Table 4-1: Configurações padrão do perfil de digitalização

Selecione o perfil que melhor combine com o tipo de documento que está sendo digitalizado; por
exemplo, Documento Comercial Preto e Branco de 1 Face. Se uma configuração do perfil de
digitalização não for aceita, o dispositivo usará seu padrão ou a configuração automática. Você
também pode usar os seguintes métodos para personalizar as configurações de digitalização:

Perfil de Digitalização Personalizado: este método permite a você modificar qualquer perfil de
digitalização padrão e aplicar as configurações ao fluxo de trabalho atual. Ao publicar um fluxo de
trabalho, simplesmente escolha um perfil na lista de seleção Perfil de Digitalização e clique no link
Propriedades localizado junto à lista de seleção. Modifique as configurações conforme necessário e
clique no botão OK para salvar as configurações. A seleção Perfil de digitalização indicará agora que
um Perfil de digitalização personalizado será aplicado à publicação. Consulte Personalização de Perfis

de digitalização na página 4-92 para obter informações adicionais.

SMARTsend

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Publicação de fluxos de trabalho

Ajustar no dispositivo: este método permite a você ajustar ou sobrescrever as configurações de
digitalização no dispositivo no momento da digitalização. Após escolher o modelo de digitalização
no dispositivo, você pode modificar qualquer uma das configurações do perfil de digitalização (Table
4-2) usando a interface com o usuário do dispositivo. As configurações de digitalização local no
dispositivo sobrescreverão então as configurações do modelo de digitalização para o trabalho de
digitalização atual.

Nota: Você NÃO deve alterar configurações como Se o arquivo já existir ou Formato do

arquivo no dispositivo. Alterar essas configurações pode gerar conseqüências adversas na
saída do documento.

Personalização de Perfis de digitalização

As seguintes configurações do perfil de digitalização podem ser personalizadas:

Cor de Saída

A cor de saída oferece as configurações de processamento ideais para produzir impressões em cores,
tons de cinza ou preto e branco com a mais alta qualidade.

Nota: Se JFIF/JPEG for especificado como o tipo de documento de saída (Consulte Tipo de
documento na página 3-49), mas o documento for digitalizado em um dispositivo

monocromático, o trabalho falhará. Se JFIF/JPEG for especificado como o tipo de saída e o
documento estiver digitalizado em um dispositivo em cores, o trabalho irá falhar se o perfil
de digitalização ou o dispositivo tiver a configuração Preto e Branco definida em Cor de
Saída.

Tipo de Original

O tipo de original determina o tipo de saída que é produzida: foto, texto, mista (texto e foto) ou meio­tom. Meio-tom é um padrão de pontos usado para simular e imprimir uma imagem de tom contínuo.

Nota: Se o Tipo de Original for Foto no dispositivo Xerox, então a Exposição Automática será

alterada para DESLIGADO e o controle será desativado no dispositivo.

Contraste

O contraste controla a diferença entre as regiões de cinza claro e cinza escuro do documento de saída.
Uma imagem digitalizada em alto contraste aparece de forma nítida e viva, e é composta
principalmente de regiões pretas e brancas. Uma imagem digitalizada em baixo contraste é mais
suave e composta de várias nuances de cinza.

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SMARTsend
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Publicação de fluxos de trabalho

Escurecimento

O escurecimento controla o nível de escurecimento do documento de saída de modo que ele pareça
mais claro, mais escuro ou idêntico ao documento original.

Nitidez

A nitidez faz com que as bordas de uma imagem digitalizada apareçam de forma mais ou menos
pronunciada do que as do documento original. A nitidez é útil no aprimoramento de linhas ou de
detalhes finos em fotos. A suavização pode ajudar a mascarar pontos finos.

Medidas de Apagar Bordas

A função Medidas de Apagar Bordas remove pontos, marcas de perfuração, marcas de grampos ou
qualquer outra marca escura que possa aparecer em volta da borda do documento original.

Você pode apagar marcas que apareçam de 0 a 50 mm (2 pol.) na margem externa da página.

O padrão é 3 mm ou 1 polegada.

Nota: Alguns dispositivos não aceitam configurações de apagamento de borda; nesse caso,

os valores de apagamento de borda deverão ser definidos manualmente no dispositivo
quando o usuário for digitalizar o documento.

Tamanho de Material de Entrada

O tamanho de material de entrada é o tamanho físico do documento original.

Resolução

A função Resolução especifica a resolução desejada para o documento de saída. A configuração de
resolução não necessita ser igual à do documento original impresso. Uma imagem em 600 dpi produz
uma imagem mais fina e com uma qualidade maior do que uma configuração de 300 dpi. No entanto,
a resolução de 600 dpi resultará em um tamanho maior de arquivo.

Faces a Digitalizar

As Faces a Digitalizar especificam o número de faces usadas no documento original, 1 Face, 2 Faces ou
Giro da Segunda Face.

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Publicação de fluxos de trabalho

Exposição Automática Ligada/Desligada

A função Exposição Automática aprimora a saída dos documentos que possuem fundos em cores.

Quando a função Exposição Automática está ativada, o scanner seleciona automaticamente um nível
de exposição apropriado para o documento original.

Quando a função está desativada, o scanner usa configurações de claro/escuro do modelo para
controlar o nível de exposição da imagem produzida. Isto pode resultar em tamanhos de arquivo de
saída maiores.

Nota: Se o Tipo de Original for Foto no dispositivo Xerox, então a Exposição Automática será

alterada para DESLIGADO e o controle será desativado no dispositivo.

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SMARTsend
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Publicação de fluxos de trabalho

Publicação em uma folha de rosto do PaperWare

Recurso do Professional Edition

As folhas de rosto PaperWare podem ser usadas para enviar trabalhos de digitalização em um
dispositivo multifuncional ou de Internet Fax.

A folha de rosto possui caixas de seleção que podem ser usadas para selecionar destinos. Os atributos
do documento aparecerão na folha de rosto. Se há atributos especificados como editáveis no
dispositivo, um modelo de digitalização do dispositivo também é publicado em dispositivos específicos
quando a folha de rosto é gerada. A folha de rosto só pode ser utilizada por estes dispositivos
específicos.

Quando uma folha de rosto é publicada, um arquivo PDF da folha de rosto PaperWare é gerado. Ele
pode ser salvo em um local de sua escolha ou pode ser impresso em uma impressora local.

Nota: Ao usar as folhas de rosto do PaperWare com Dispositivos Multifuncionais Xerox, você

terá que usar um dispositivo que tenha sido configurado pelo mesmo computador
SMARTsend usado para criar o fluxo de trabalho/folha de rosto. Entretanto, é possível poder
usar a folha de rosto nos dispositivos que tenham sido configurados por outros
computadores SMARTsend ou Xerox Flowport se tiverem sido configurados para permitir o
Encaminhamento de Formulários PaperWare. Entre em contato com o administrador do
sistema para obter uma lista de dispositivos compatíveis com o Encaminhamento
de Formulários PaperWare.

Para publicar um fluxo de trabalho como uma folha de rosto do PaperWare:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Exibir Todos os Workflows.

2. Na coluna Nome do Workflow no Workflow Explorer, selecione o nome do fluxo de trabalho
a ser publicado.

3. Na lista de Tarefas do Fluxo de Trabalho, clique em Publicar uma folha de rosto.

4. Especifique as configurações da publicação.
a. Digite um nome para a publicação. Este nome irá aparecer na folha de rosto e deverá ser

exclusivo. Consulte Nome da Publicação na página 98.

b. Especifique uma descrição na folha de rosto. Ela irá aparecer na folha de rosto, abaixo do

nome.

c. Selecione a hora em que a publicação irá expirar. Consulte Expira após não ser usado por na

página 98.

5. Marque somente os destinos de documentos que deseja ver selecionadas automaticamente na
folha de rosto. Caso não selecione um destino agora, ele ainda aparecerá na folha de rosto, mas
será necessário selecioná-lo manualmente no formulário impresso para que o destino receba
documentos. Consulte Destinos na página 98.

SMARTsend

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Publicação de fluxos de trabalho

6. Especifique os atributos do documento. Selecione Editável no dispositivo caso os atributos do
documento sejam editáveis no dispositivo durante a digitalização. Neste caso, as folhas de rosto
só podem ser utilizadas por dispositivos onde são publicadas. Até seis atributos podem ser
editados no momento da digitalização. Se a caixa de seleção Criar novo modelo de metadados
estiver selecionada, você será solicitado a selecionar os dispositivos nos quais um modelo será
publicado. Se você cancelar a seleção desta opção, o modelo novo não será publicado. No
momento da digitalização, será necessário então selecionar um modelo PaperWare publicado
anteriormente que possua os mesmos campos de metadados (atributo do documento) definidos
como editáveis no dispositivo. Se você selecionar um modelo PaperWare que não contenha os
campos de metadados corretos e os campos neste fluxo de trabalho tiverem sido definidos
conforme necessário, o fluxo de trabalho falhará. Consulte Atributos do documento na página 99.

7. Especifique as Configurações de Digitalização. Consulte Configurações de Digitalização na
página 99.

a. Selecione o local onde o documento será digitalizado.
b. Selecione uma resolução. Ao selecionar uma resolução, considere o fato de que você está

digitalizando com Internet Fax ou não. As configurações afetam o tamanho do glifo, que é
determinado pela resolução e pela configuração do Internet Fax. Consulte Resolução na
página 99 para obter mais informações sobre resolução e DataGlyphs.

8. Clique em Criar Folha de Rosto para criar a folha de rosto PaperWare. Um arquivo PDF é criado
para poder imprimir a folha de rosto. Os arquivos PDF preservam layouts de página, texto e
imagens de documentos.

9. Se os atributos do documento forem especificados como editáveis, será necessário selecionar os
dispositivos nos quais os modelos serão publicados e também o perfil de digitalização. Consulte

Perfil de Digitalização na página 91 para saber mais sobre perfis de digitalização.

10. Uma janela de download de arquivo será exibida, perguntando se você deseja abrir ou salvar o
arquivo. Você pode salvar o arquivo e acessá-lo mais tarde para impressão ou envio por e-mail.
Clique em Salvar para salvá-lo. Caso clique em Abrir, certifique-se de imprimir o arquivo antes de
fechar a janela. Se necessário, é possível recriar a folha de rosto clicando em Reproduzir esta
folha de rosto na página Visualizar Publicações. Consulte o procedimento fornecido abaixo e

Reprodução da folha de rosto na página 111 para obter informações adicionais.

Nota: Será necessário ter o Adobe Acrobat Reader® para abrir e visualizar o arquivo

PDF. Você pode obter o Acrobat Reader® no site da web da Adobe em www.adobe.com.

11. Abra o arquivo salvo usando o Adobe Acrobat Reader®.

12. Imprima o arquivo PDF. O arquivo deve ser impresso em 100%. Isto significa que o fator de zoom
na janela Imprimir deve ser igual a 100% ou próximo a isso. Além disso, a folha de rosto deve ser
impressa em um papel 8,5 x 11 pol. ou A4.

Uma folha de rosto deve ser também "reproduzida" ou recriada depois de o fluxo de trabalho ter sido
publicado em uma folha de rosto. Isto pode ser necessário se o arquivo PDF da folha de rosto tiver sido
gerado e impresso, porém, o arquivo não foi salvo e a página impressa da folha de rosto é perdida ou
marcada posteriormente.

Para reproduzir uma folha de rosto do PaperWare:

1. Acesse a home page do usuário e clique em Exibir Todos os Workflows.

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SMARTsend
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Publicação de fluxos de trabalho

2. Na coluna Nome do Fluxo de Trabalho no Workflow Explorer, selecione o nome de fluxo de
trabalho que deseja reproduzir na folha de rosto.

3. Na lista de Tarefas de Fluxo de Trabalho, clique em Visualizar publicações. Uma lista de
publicações do fluxo de trabalho selecionado será exibida. Para classificar a lista por uma coluna,
clique no cabeçalho da coluna. Uma lista de tarefas de publicação é exibida à esquerda. As tarefas
disponíveis serão alteradas com base em seus direitos em relação à publicação selecionada.

4. Na coluna Nome do Workflow Explorer, selecione a folha de rosto que deseja reproduzir.

5. Na lista de Tarefas do Fluxo de Trabalho, clique em Reproduzir esta folha de rosto.

6. Uma janela de download de arquivo será exibida, perguntando se você deseja abrir ou salvar o
arquivo. Você pode salvar o arquivo e acessá-lo mais tarde para impressão ou envio por e-mail.
Clique em Salvar para salvá-lo. Caso clique em Abrir, certifique-se de imprimir o arquivo antes de
fechar a janela.

As folhas de rosto podem também ser reproduzidas clicando-se no botão Reproduzir Formato na
página Detalhes da Publicação. Consulte Exibição de publicações na página 101.

Uso de uma Folha de Rosto do PaperWare com o Fax da Internet

Pode-se fazer digitalizações em um dispositivo de Fax da Internet com o uso de uma folha de rosto
do PaperWare, o que permite usar qualquer dispositivo Xerox ou não-Xerox com o SMARTsend.

Para usar uma folha de rosto do PaperWare com o Fax da Internet

1. Obtenha o endereço de e-mail de um dispositivo de Fax da Internet com o administrador.

2. No Workflow Explorer, clique em Adicionar Novo > Fluxo de Trabalho de Distribuição.

3. Defina os Destinos do Documento, Nome e Tipo do Documento, Atributos do Documento
e Configurações do Workflow conforme necessário. Clique em Avançar >> para prosseguir
para cada página.

4. Na página Salvar Workflow, selecione a opção para Publicar folha de rosto do PaperWare
do fluxo de trabalho. Clique em Concluir para prosseguir.

5. Na página Publicar folha de rosto do PaperWare, avance até a seção Configurações de
Digitalização e selecione uma das opções de Fax da Internet como a Origem da Digitalização.
Você também tem que selecionar a configuração de Resolução apropriada.

6. Clique no botão Criar Folha de Rosto.

7. Use a folha de rosto do PaperWare para executar a digitalização no dispositivo de Fax da Internet.
O documento é enviado como anexo de e-mail.

Nota: Caso você tenha definido propriedades de atributo para o fluxo de trabalho, esta

funcionalidade se perderá na hora da digitalização; entretanto, você pode configurar
propriedades de atributo como caixas de seleção na folha de rosto. Dessa forma, você pode
usar o recurso de propriedades de atributo no momento da digitalização.

SMARTsend

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Publicação de fluxos de trabalho

Configurações de publicação

Nome da Publicação

Este nome irá aparecer na parte superior da folha de rosto e deverá ser exclusivo. O nome também não
poderá ter o mesmo nome de um fluxo de trabalho (exceto para o fluxo de trabalho que está sendo
publicado). O nome deve conter entre 1 e 20 caracteres e não pode conter: ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nulo,
retorno, caracteres Unicode 16 a 18 e 20 a 25 ou caracteres separadores.

Alguns dispositivos podem não aceitar nomes com mais de 11 caracteres. Caso insira um nome
contendo mais de 11 caracteres e o publique em um dispositivo que não aceite nomes com mais de 11
caracteres, uma mensagem de erro será exibida quando você clicar em OK para publicar o modelo.

Descrição da Folha de Rosto

A descrição será exibida logo abaixo do nome da publicação na folha de rosto.

Expira após não ser usado por

Esta opção faz com que a folha de rosto torne-se não-usável automaticamente em um período
especificado. Entretanto, o modelo PaperWare não será removido da lista de modelos do dispositivo. O
período de tempo será impresso no canto superior direito da folha de rosto.

Os fluxos de trabalho não serão removidos ou perdidos, mas as folhas de rosto não estarão disponíveis
para uso e precisarão ser criadas novamente se necessário. Se a folha de rosto for usada no período
correto, então o tempo para a expiração será restaurado.

Exemplo: Se o fluxo de trabalho publicado for configurado para expirar em uma semana e a folha
de rosto for usada antes do término desse prazo, a data de expiração será redefinida para uma
semana a partir do dia dessa utilização.

Nota: Talvez você queira definir esta opção de modo que o aplicativo elimine

automaticamente as publicações quando não forem usadas. Caso contrário, os
administradores precisarão fazer manualmente a limpeza das publicações no aplicativo.

Destinos

Todos os destinos adicionados ao fluxo de trabalho aparecerão na folha de rosto. Selecione apenas
aqueles que deseja que sejam exibidos como pré-selecionados. Para digitalizar o item para um destino
específico usando a folha de rosto, marque a caixa de seleção na folha de rosto relativa ao destino
para o qual deseja enviar o documento de saída.

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SMARTsend
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Publicação de fluxos de trabalho

Atributos do documento

Os atributos do documento são criados quando o fluxo de trabalho é criado. Os valores dos atributos
podem ser especificados no momento da publicação. Os valores podem ser alterados no dispositivo no
momento da digitalização, selecionando-se a opção Editável no dispositivo. Se esta opção for
selecionada, o dispositivo solicitará que você insira os valores do atributo no momento da digitalização.

Caso haja vários valores padrão no momento da publicação, haverá caixas de seleção na folha de rosto
para cada valor. Você irá selecionar a opção desejada marcando a caixa de seleção ao lado ao valor
desejado na folha de rosto. Quando nenhum atributo for editável no dispositivo, a folha de rosto
poderá ser usada em qualquer Dispositivo Multifuncional Xerox ou Internet Fax configurado.

Quando um atributo do documento é editável no dispositivo, um modelo de digitalização do
dispositivo será publicado quando a folha de rosto PaperWare for criada. Ao clicar em Criar Folha de
Rosto, você será solicitado especificar os dispositivos que serão usados e também um Perfil de
Digitalização. Clique de novo em Criar Folha de Rosto para publicar e criar a folha de rosto. A folha de
rosto criada quando os atributos do documento são especificados como editáveis no dispositivo só
pode ser usada nos dispositivos especificados na etapa de publicação. A folha de rosto indicará o nome
do modelo de digitalização do dispositivo a ser usado com a folha de rosto.

Configurações de Digitalização

A área Configurações de Digitalização é usada para descrever o dispositivo em que o documento (e a
folha de rosto do Paperware) será digitalizado. O SMARTsend usa essas informações para ajustar o
DataGlyph na folha de rosto do PaperWare impressa para o dispositivo de digitalização específico.

Origem da Digitalização

Selecione uma Origem de Digitalização para o seu documento. As folhas de rosto do PaperWare
podem ser usadas em um Dispositivo Multifuncional Xerox ou no Fax da Internet. Selecione Fax da
Internet se estiver planejando usar a folha de rosto em um dispositivo de Fax da Internet.

Nota: Quando você está usando atributos de documento e o Fax da Internet, não é possível

selecionar a opção para editar as propriedades de atributos no dispositivo Fax da Internet.

Resolução

A configuração de resolução determina o tamanho do DataGlyph do PaperWare. A publicação gera
uma folha de rosto PaperWare com a informação do fluxo de trabalho capturada em um DataGlyph no
canto inferior direito da folha de rosto.

Os DataGlyphs são uma tecnologia de codificação de dados legíveis pela máquina em documentos em
papel. Eles codificam as informações em milhares de linhas diagonais pequenas, cada uma
representando 0 ou 1, dependendo do lado da inclinação: para a direita ou esquerda. Essas seqüências
podem ser usadas para codificar números, textos ou outras informações. Uma resolução mais baixa
produz um DataGlyph maior; de forma contrária, uma resolução mais alta produzirá um DataGlyph
menor.

SMARTsend

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99

Publicação de fluxos de trabalho

Considere os seguintes fatores ao criar as folhas de rosto do PaperWare:

• O DataGlyph deve ter tamanho grande para uso com a digitalização em resolução mais baixa,
executada pelos dispositivos Internet Fax. O DataGlyph de tamanho grande cobre uma parte
maior da folha de rosto necessária para caixas de seleção de atributos do documento. Além disso,
com resolução mais baixa, a caixa de seleção Reproduzir este formato pode ser perdida.

• Ao usar um dispositivo de digitalização com qualidade de imagem deficiente (por exemplo, com
vidro de originais sujo ou calibração imprópria), você poderá melhorar os resultados com a seleção
de uma resolução inferior.

• Sempre imprima a folha de rosto do PaperWare em uma impressora a laser ou a jato de tinta de
alta qualidade com uma resolução mínima de 300 dpi.

Use a tabela a seguir como uma diretriz para selecionar a configuração de resolução correta:

Resolução (dpi) Aplicações

Alta (300x300 e superior) Digitalização em 300 dpi ou superior
Média (200x200 e superior) Digitalização em 200 dpi ou superior

Fax da Internet com resolução fina

Baixa (abaixo de 200x200) Digitalização em 150 dpi ou superior

Fax da Internet com resolução padrão

Tabela 4-2: Configurações de Resolução da Folha de Rosto do PaperWare

Personalização das configurações de digitalização para formulários PaperWare

As configurações de digitalização para folhas de rosto PaperWare podem ser personalizadas
publicando-se um modelo de dispositivo que especifica as configurações desejadas. O usuário deve,
em seguida, selecionar o modelo no dispositivo antes da digitalização. A personalização das
configurações de digitalização pode ser feita na home page do usuário.

Para publicar um modelo personalizado:

1. Na home page do usuário, clique em Personalize suas Configurações de Digitalização no
Formato PaperWare.

1. Especifique as configurações de publicação desejadas.

2. Selecione o Perfil de Digitalização desejado ou personalize as configurações clicando
em Propriedades.

3. Clique em OK para publicar.

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