Xerox SmartSend User Guide [nl]

Gebruikershandleiding

Release 2.0

04.10.05

Samengesteld door: Xerox Corporation Global Knowledge and Language Services 800 Phillips Road, Bldg. 0845-17S Webster, New York 14580 Verenigde Staten

Vertaald door: Xerox GKLS European Operations Bessemer Road Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1BU Verenigd Koninkrijk

XEROX®, de gestileerde X®, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®,

FlowPort

, PaperWare, SMARTsend, en FreeFlow zijn handelsmerken van of worden gebruikt onder

licentie door Xerox Corporation in de Verenigde Staten en andere landen.

DataGlyph® is een handelsmerk van Palo Alto Research Center, Inc. Adobe en Acrobat zijn gedeponeerde handelsmerken van Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino en Domino.Doc zijn gedeponeerde handelsmerken van IBM Corporation. NetWare is een gedeponeerd handelsmerk van Novell, Inc. Flash is een handelsmerk van Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet

Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint en Internet Information Services (IIS) zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation.

Netscape Navigator is een gedeponeerd handelsmerk van Netscape Communications Corporation. WordPerfect is een gedeponeerd handelsmerk van Corel Corporation. WorkSite is een handelsmerk van Interwoven, Inc. Hummingbird DM is een handelsmerk van Hummingbird, Ltd. Documentum is een gedeponeerd handelsmerk van EMC Corporation. LiveLink is een gedeponeerd handelsmerk van Open Text Corporation. Xerox PDF Reader wordt aangedreven door Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1 Welkom bij SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1

Wat is er opgenomen in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

Wat is er nieuw in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

Overzicht SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

Documentatie van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

Instructiekaarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Klantondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

Telefonische ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

Internetondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-8

Hoofdstuk 2 Overzicht van de site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1

De Homepage van de gebruiker openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

Informatie over de Homepage van de gebruiker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3

Aan de slag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

E-mailadres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4

Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

Mijn legitimeringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

Een nieuwe legitimering toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-6

Mijn legitimering beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

Aanpassingsopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7

E-mailadres voor opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Sitevoorkeuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Mijn documentkenmerkprofielen beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-8

Hoofdstuk 3 Distributiewerkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1

Overzicht Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

Werkstroomverkenner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

Werkstroomtaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-3

Werkstroomvoorbeelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4

Gegevens werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4

Distributiewerkstroom toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

Distributiewerkstroom maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-5

Werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-6

Werkstroom bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

Werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9

Documentbestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . .3-10

Bestemmingen toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-10

Bestemmingen bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12

SMARTsend-gebruikershandleiding iii

Bestemmingen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-12

Legitimering voor bestemming beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-13

Eigenschappen van de bestemming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-15

Documentnaam en -type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24

Documentnaam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-24

Documenttype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-26

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-34

Documentkenmerkprofielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-34

Documentkenmerkvelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-35

Kenmerkeigenschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-36

Kenmerktoewijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-38

Werkstroom opslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-40

Opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-40

Werkstroomtoegang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-40

Werkstroomoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41

Werkstroomnaam en -beschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-41

Publicatie-opties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-41

Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42

Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-44

Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . . . . 3-46

Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . 3-47

Hoofdstuk 4 Zoekwerkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1

Overzicht Zoekwerkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

Zoekwerkstroom toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2

Werkstroom maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2

Zoeklocaties voor document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

Zoeklocaties uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

Zoeklocaties toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Zoeklocaties bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-5

Zoeklocaties verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-5

Zoekresultaten voor document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

Opmaak van zoekresultaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6

Opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6

Zoekoverzicht voor document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

Werkstroomnaam en -beschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Publicatie-opties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Zoekwerkstroom publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9

Zoekcriteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-9

Zoekwerkstroom gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10

Hoofdstuk 5 Werkstromen publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1

Overzicht Publicaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

Apparaatscansjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-2

PaperWare-voorbladen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-2

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

iv Handleiding voor de gebruiker

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-4

Scanprofiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-5

Scanprofielen aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-6

Publiceren naar een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-8

Een PaperWare-voorblad gebruiken met internetfax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-10

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-10

Bestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-11

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11

Scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-12

Publicaties bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14

Publicatiegegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14

Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-15

Werkstroompublicaties verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16

Bepaalde publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16

Alle publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-16

Hoofdstuk 6 Scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1

Voordat u gaat scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

De gevolgen van publicatie voor het scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3

Scannen met een apparaatscansjabloon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4

Scannen met een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

Werkstromen met bewerkbare documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-5

Aangepaste PaperWare-scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-6

Voorblad opnieuw ophalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-7

Bekende problemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . INDEX-1

SMARTsend-gebruikershandleiding v

vi Handleiding voor de gebruiker

Welkom bij SMARTsend

In dit hoofdstuk worden de functies en toepassingen van de software FreeFlow™ SMARTsend™ van Xerox beschreven en de ondersteuning die beschikbaar is via zowel documentatie als Xerox-medewerkers in het Welcome Centre.

Dit hoofdstuk omvat:

 Wat is er opgenomen in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

 Wat is er nieuw in deze versie?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

 Overzicht SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

 Documentatie van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

 Klantondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

1-1

Wat is er opgenomen in deze versie?

SMARTsend is verkrijgbaar in de Standaardeditie en in de Professionele editie.

Toepassingen die in beide versies voorkomen

 Toepassingen voor het maken van werkstromen die de conversie en verzending bepalen van papieren

documenten van multifunctionele apparaten van Xerox naar de volgende bestemmingen:

 DocuShare-server  Domino-server  Domino.Doc-server  FTP-locatie  Microsoft Exchange 2000 Web-map  Microsoft SharePoint Portal Server 2001  Microsoft SharePoint Portal Server 2003  NetWare-map  Netwerkmap  Externe printer  URL-locatie  Verbinding voor externe applicatie

 Toepassingen werkstroompublicaties en -beheer  Backupprogramma en Herstelprogramma—voor het opslaan van werkstromen, legitimeringen,

gebruikersvoorkeuren, apparaatconfiguraties en algemene instellingen van SMARTsend.

 Sjabloon importeren—hiermee worden sjablonen van CentreWare Netwerkscanservices in SMARTsend

geïmporteerd.

 Opdrachtenoverzicht exporteren—hiermee wordt een tekstbestand met een opdrachtenoverzicht

gemaakt voor analyse en rapportage.

Toepassingen in Professionele editie

De Professionele editie omvat de volgende extra functies:

 OCR (Optical Character Recognition)  Scannen met PaperWare-voorbladen

Optionele onderdelen voor de Standaard of Professionele versies

De volgende onderdelen kunnen bij Xerox worden aangeschaft en aan beide versies van SMARTsend worden toegevoegd:

 Bestemmingsondersteuning voor Documentum versie 5.2  Bestemmingsondersteuning voor Hummingbird versie 5.1.0.5  Bestemmingsondersteuning voor Interwoven WorkSite versie 8  Ondersteuning voor LiveLink versie 9.5.0

Optionele onderdelen voor de Professionele versie

De volgende onderdelen kunnen aan de professionele editie van SMARTsend worden toegevoegd:

 TrueMatch—een gepatenteerde Xerox-technologie waarmee u elektronische documenten kunt zoeken

door gedeelten van het originele papieren document te scannen.

1-2 Welkom bij SMARTsend

Wat is er nieuw in deze versie?

De huidige uitgave van SMARTsend biedt vele nieuwe en verbeterde toepassingen. De belangrijkste wijzigingen omvatten:

 Het SMARTsend-installatieprogramma is bijgewerkt om naadloze upgrades van eerdere versies

bieden.

 SMARTsend kan nu op elk van de ondersteunde besturingssystemen ook samen met VMware

(GSX

Server-versie 3.2.0, Workstation 4.5) of Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005

worden

geïnstalleerd.

 SMARTsend ondersteunt nu installatie op Windows XP-computers.  Er zijn verschillende opties voor de bestandsindeling en verbeterde bestandscompressie toegevoegd.

Gebruikers kunnen nu één werkstroom maken die unieke bestandsindelingen voor alle bestemmingen

 DocuShare-legitimeringen kunnen nu op het serverniveau worden gedefinieerd. Eerdere

SMARTsend-versies vereisten legitimeringen voor elke DocuShare-verzameling.

 SharePoint Portal Server 2003-bestemmingen vereisen niet meer dat de neerwaarts compatibele

documentbibliotheken van SharePoint worden geïnstalleerd.

 SMARTsend biedt nu een verbeterde integratie met nieuwere Xerox-apparaten. Deze verbeterde

integratie beperkt wijzigingen voor bepaalde instellingen tijdens het scannen om ongewenste resultaten of scanfouten te voorkomen.

 Documentkenmerkvelden (metagegevens) kunnen nu worden gemaskeerd en/of als verplichte velden

worden aangewezen. Deze wijzigingen verbeteren de beveiliging en helpen ervoor te zorgen dat gescande documenten goed worden verwerkt.

 Er is ondersteuning voor SNMP v3 toegevoegd om het geavanceerd zoeken van apparaten en

beveiligingsopties te bieden.

maakt.

 Er is ondersteuning voor de HTTP- en HTTPS-gegevensoverdrachtprotocollen toegevoegd om

aanvullende opties voor de apparaatconfiguratie en geavanceerde beveiliging te bieden.

 SMARTsend biedt nu capaciteiten voor het doosturen van PaperWare-formulieren. Het doorsturen

van

PaperWare-formulieren stelt u in staat om SMARTsend-computers te configureren, zodat deze PaperWare-voorbladen die op andere SMARTsend- of Xerox Flowport-computers zijn gemaakt, kunnen worden verwerkt. Deze optie verbetert de bruikbaarheid en breidt het vermogen van SMARTsend binnen de onderneming uit door het aantal apparaten dat kan worden gebruikt om scanopdrachten via

één PaperWare-voorblad effectief te vergroten.

 De standaardscansjabloon kan nu worden geconfigureerd om met PaperWare-voorbladen te werken.  De SMARTsend-computer kan nu als een beveiligde website worden geconfigureerd. Deze

configuratie-optie maakt gecodeerde HTTPS- en SSL-gegevensoverdracht een vereiste voor alle communicatie tussen SMARTsend en de apparaten en clients die deze bedient.

 De nieuwe bestemming Verbinding voor externe toepassing is toegevoegd waarmee gebruikers

documenten kunnen scannen en de resulterende bestanden met externe applicaties kunnen verwerken. Deze toepassing is bedoeld voor gebruik door geavanceerde gebruikers en systeemintegrators.

 Werkstromen kunnen nu een mechanisme bieden voor het aanpassen en exporteren van opdrachtlogs

naar FTP- en netwerkmapbestemmingen.

Wat is er nieuw in deze versie? 1-3

 De volgende nieuwe toepassingen zijn optionele onderdelen die aan de standaardconfiguratie van

SMARTsend kunnen worden toegevoegd:

 Ondersteuning voor Documentum versie 5.2  Ondersteuning voor Hummingbird versie 5.1.0.5  Ondersteuning voor Interwoven WorkSite versie 8  Ondersteuning voor LiveLink versie 9.5.0  TrueMatch… een gepatenteerde Xerox-technologie waarmee u elektronische documenten kunt

zoeken door gedeelten van het originele papieren document te scannen. (De Professionele editie van SMARTsend is voor dit onderdeel vereist.)

1-4 Welkom bij SMARTsend

Overzicht SMARTsend

SMARTsend combineert en verbetert vele van de krachtige toepassingen van twee Xerox-producten— FlowPort™ en CentreWare™ Netwerkscanservices—in één geïntegreerd softwarepakket. De SMARTsend-software is op het Microsoft .NET-platform gebouwd en werkt met nieuwe en oude geavanceerde multifunctionele Xerox-systemen, evenals met vele soorten internetfaxapparaten van Xerox

en andere fabrikanten.

Wanneer u SMARTsend gebruikt, kunt u papieren documenten in kleur scannen en naar verschillende digitale industriestandaard-indelingen converteren, waaronder de indelingen PDF, JFIF/JPEG, TIFF, en Multi-page TIFF. SMARTsend kan ook gescande documenten naar bewerkbare bestanden converteren, zoals Excel, Word, PowerPoint of doorzoekbare PDF. De resulterende bestanden kunnen dan worden bewerkt, gemanipuleerd, opgeslagen en gedeeld. SMARTsend biedt de gebruiker tevens de mogelijkheid om beschrijvende informatie toe te voegen (ook wel bekend als metagegevens) die de gescande documenten zullen begeleiden. Deze veelzijdige toepassingen maken het gemakkelijk om gescande documenten te categoriseren, te zoeken en op te halen.

Webapplicatie

SMARTsend is een webapplicatie die geen aanvullende clientsoftware vereist. Gebruikers kunnen gemakkelijk werkstromen maken die het type gescande document definiëren, de distributielocaties en verwerkingen en de methoden en apparaten die kunnen worden gebruikt om SMARTsend-scanopdrachten te

verzenden De werkstroom wordt vervolgens gepubliceerd om deze als apparaatscansjablonen of PaperWare-voorbladen voor gebruikers beschikbaar te maken. Deze publicaties maken het voor iedereen eenvoudig om een document te scannen en de resulterende elektronische bestanden naar vele verschillende bestemmingen te distribueren, waaronder e-mailadressen, netwerkmappen, FTP-mappen, externe printers, externe applicaties, Web-URL's, Domino- en Domino.doc-opslagplaatsen, Microsoft SharePoint Portal Server-opslagplaatsen en Xerox DocuShare-opslagplaatsen. Aanvullende bestemmingen, zoals geavanceerde documentbeheeropslagplaatsen, kunnen als optionele onderdelen worden toegevoegd.

Gebruiksgemak

SMARTsend is ontworpen voor gebruiksgemak, veelzijdigheid en beveiliging. Wizards helpen gebruikers bij complexe taken, en beschrijvende instructies, statusberichten en Help-informatie begeleiden alle SMARTsend-vensters. Gebruikers kunnen e-mailadressen en afgedrukte bevestigingsrapporten opzetten, en

beheerders kunnen opdrachtlogs maken om het gebruik te volgen en boekhoudkundige controles te verrichten, overeenkomstig de van kracht zijnde wettelijke voorschriften. SMARTsend biedt waar dat nodig is een betere beveiliging dan de concurrentie. SMARTsend levert namelijk ondersteuning voor de nieuwste beveiligingsprotocollen en opties voor beveiligde websiteconfiguratie. Dankzij de open en flexibele architectuur van .NET is de integratie met andere programma's daarnaast eenvoudig en kunnen eventuele toekomstige verbeteringen op het gebied van mogelijkheden en toepassingen die Xerox aanbiedt gemakkelijk worden geïntegreerd.

Overzicht SMARTsend 1-5

Documentatie van SMARTsend

Er zijn allerlei soorten SMARTsend-documenten beschikbaar, waaronder afdrukbare handleidingen in Adobe PDF-bestandsindeling. De onderdelen van de documentatie zijn te vinden via de koppelingen op de

homepages van SMARTsend en via de koppelingen van het AutoRun-programma op cd. SMARTsendbeheerders kunnen ook het Readme-bestand en de Handleiding voor installatie en beheer via het menu Menu op de SMARTsend-computer openen.

Om de handleidingen te kunnen bekijken en afdrukken heeft u het programma Adobe Acrobat Reader nodig. Dit programma kan worden gedownload van de website van Adobe:

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend

De Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend bevat stapsgewijze instructies voor de installatie en configuratie van de SMARTsend-computer, clients en ondersteunde scanapparaten.

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend

In de Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend maken gebruikers kennis met SMARTsend. De

handleiding bevat overzichten van alle belangrijke pagina's en toepassingen in SMARTsend,

plus

stapsgewijze instructies voor de essentiële taken die gebruikers uitvoeren met SMARTsend.

Help

SMARTsend bevat een uitgebreide online Help met informatie omtrent het gebruik van de applicatie na de installatie en de eerste configuratie. Help-koppelingen zijn opgenomen in de rechterbovenhoek van iedere pagina van SMARTsend.

www. adobe.com.

Instructiekaarten

De documentatie voor SMARTsend omvat de volgende instructiekaarten:

 Instructiekaart voor de beheerder—Bevat informatie over vereisten, elementaire

installatieprocedures en site-configuratie voor SMARTsend-beheerders.

 Instructiekaart voor de gebruiker—Bevat een beknopt overzicht en informatie waarmee algemene

gebruikers van SMARTsend aan de slag kunnen.

OPMERKING: De Instructiekaart voor de beheerder is niet voldoende voor iemand die het product voor

het eerst installeert. Gebruik de Handleiding voor installatie en beheer voor uitvoerige plannings- en installatie-instructies.

1-6 Welkom bij SMARTsend

Readme.txt

Het bestand Readme.txt bevat ondersteunende informatie die nog niet beschikbaar was toen de andere onderdelen van de documentatie werden uitgebracht. Deze informatie is uitsluitend bedoeld voor SMARTsend-beheerders die de informatie via de volgende methoden kunnen verkrijgen:

 Nadat SMARTsend is geïnstalleerd:

Op een server met Windows 2000 als besturingssysteem klikt u op Start > Programma's > Xerox > SMARTsend > Readme.txt bekijken;

– OF – Op een Windows XP Professional-computer of -server met Windows Server 2003, klikt u op Start >

Alle programma's > Xerox > SMARTsend > Readme.txt bekijken.

 Plaats de SMARTsend-cd in het cd-rom-station. Klik op de koppeling naar het Readme-bestand vanuit

het installatieprogramma op de cd.

 Klik tijdens de installatie op de toets Readme-bestand bekijken.

Documentatie van SMARTsend 1-7

Klantondersteuning

U kunt contact opnemen met Xerox voor telefonische of internetondersteuning.

Telefonische ondersteuning

Neem voor meer hulp telefonisch contact op een medewerker van het Xerox Welcome Centre. Zorg dat u het

serienummer van SMARTsend bij de hand hebt voordat u belt. U vindt het serienummer door op de koppeling Info, die zich rechtsboven op iedere pagina van SMARTsend bevindt te klikken. Voor toekomstig gebruik noteert u het serienummer in de daarvoor bestemde ruimte hieronder. Het serienummer is nodig voor het aanvragen van technische ondersteuning door Xerox.

Serienummer van SMARTsend van Xerox:

OPMERKING: Met SMARTsend kan een beperkt aantal apparaten worden beheerd. Klik om het aantal

ondersteunde apparaten te achterhalen op de koppeling Info op elke pagina van SMARTsend en zoek het serienummer van het product. De laatste cijfers die aan het serienummer zijn toegevoegd geven het aantal ondersteunde apparaten aan. U kunt licentiepakketten aanschaffen om het beheer van meerdere apparaten mogelijk te maken.

Het telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre vindt u hieronder. Indien het telefoonnummer voor uw land niet wordt vermeld, neemt u contact op met uw plaatselijke Xerox-vertegenwoordiger om het nummer op te vragen. Noteer indien nodig het telefoonnummer in de daarvoor bestemde ruimte hieronder.

Telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre:

VERENIGDE STATEN 800-821-2797

Internetondersteuning

Op de Xerox-website www.xerox.com vindt u aanvullende tips en technische informatie voor ondersteuning en drivers. Zoek uw product en klik op de koppelingen voor de bijbehorende productondersteuning. De documenten in dit gedeelte bevatten informatie over specifieke zaken waarvoor speciale procedures nodig zijn of waarvoor extra aandacht is vereist op het gebied van de bediening en de configuratie van uw Xerox-product.

1-8 Welkom bij SMARTsend

Overzicht van de site

In dit hoofdstuk worden de belangrijkste onderdelen van de Homepage van de gebruiker besproken. Het

is een uitleg van de toegangspunten voor de applicatie SMARTsend en dient als basis voor volgende

hoofdstukken.

Dit hoofdstuk omvat:

 De Homepage van de gebruiker openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

 Aan de slag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

 Werkstromen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

 Mijn legitimeringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

 Aanpassingsopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7

2-1

De Homepage van de gebruiker openen

SMARTsend is een webapplicatie. De Homepage van de gebruiker is het belangrijkste toegangspunt voor de

gebruiker om werkstromen en werkstroompublicaties te maken en op te roepen, en om legitimeringen

beheren en persoonlijke instellingen te configureren.

Momenteel worden de volgende browsers ondersteund:

 Microsoft Internet Explorer versie 5.5 of hoger. (Voor optimale resultaten wordt Internet Explorer

aanbevolen.)

 Netscape versie 7.0 of hoger.  Mozilla versie 1.7 of hoger.  Mozilla FireFox versie 1.0.6 of hoger.

Zo gaat u naar de homepage Gebruiker:

1 Open een browservenster. 2 Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw

SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3 Druk op Enter. 4 U kunt worden gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer de gebruikersnaam

toegangscode voor SMARTsend in en klik op OK.

5 Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend

starten.

6 De Homepage van de gebruiker verschijnt. Houd er rekening mee dat sommige opties en knoppen van

SMARTsend onderaan de pagina's op bepaalde schermen niet zichtbaar zijn. Gebruik de schuifbalk aan

de rechterkant van het venster om desgewenst naar de onderzijde van de pagina's te gaan. Als u de

instellingen op de pagina wilt wijzigen, dient u op de toets Opslaan of Opslaan als onderaan de pagina te klikken om de wijzigingen op bepaalde pagina's op te slaan.

OPMERKING: Indien een proxyserver wordt gebruikt om verbinding te maken met internet, dient u de

proxyserver te omzeilen als u een verbinding met SMARTsend tot stand wilt brengen. U kunt dit doen door de proxyserver over te slaan bij het zoeken naar lokale adressen of door het IP-adres en de volledige hostnaam van de SMARTsend-computer op een proxyserveruitzonderingenlijst te zetten. Zie de beheerder voor gedetailleerde instructies.

OPMERKING: Software die popups blokkeert kan de weergave van bepaalde schermen van

SMARTsend verhinderen. Daarom moet software die popups blokkeert worden uitgeschakeld voor

URL van SMARTsend. Raadpleeg de beheerder voor instructies over het uitschakelen van software

de die popups blokkeert.

2-2 Overzicht van de site

Informatie over de Homepage van de gebruiker

De Homepage van de gebruiker bevat aanwijzingen die aangeven wie er is aangemeld op welke computer en waar de gebruiker op dat moment is in de applicatie.

Navigatiepad

Naam computer/gebruiker

Afbeelding 2-1: Homepage van de gebruiker (bovenste deel)

 Navigatiepad—In dit gebied ziet u de huidige pagina en de pagina's die zijn gebruikt om bij de huidige

pagina te komen. Zo wordt Home >> Werkstroomverkenner>> Distributiewerkstroom toevoegen weergegeven als u een werkstroom toevoegt. Onthoud dat de tekst koppelingen naar iedere pagina bevat. Klik op de koppelingen voor toegang tot de SMARTsend-pagina's in het pad.

 Naam computer/gebruiker—In dit gebied ziet u de naam van de SMARTsend-computer en de

gebruiker die momenteel is aangemeld.

OPMERKING: Op veel pagina's van SMARTsend zult u het schuifblokje moeten gebruiken om onder op

de pagina meer toetsen of foutberichten te kunnen zien.

De Homepage van de gebruiker openen 2-3

Aan de slag

Aan de linkerkant of het deel Aan de slag van de Homepage van de gebruiker wordt de status van de applicatie weergegeven.

De status van een stap of van de applicatie wordt aangegeven met de volgende pictogrammen:

Geeft aan dat een stap niet voltooid is of dat de applicatie niet gereed is voor gebruik.

Geeft aan dat een stap mogelijk niet volledig is uitgevoerd.

Geeft aan dat een stap voltooid is of dat de applicatie gereed is voor gebruik.

E-mailadres

U moet een e-mailadres invoeren voordat u werkstromen en legitimeringen kunt beheren. Uw e-mailadres wordt gebruikt voor bevestiging per e-mail en als bestemming voor de werkstroom Mijn E-mail die tijdens de installatie van SMARTsend ook op uw systeem wordt geplaatst. Typ uw e-mailadres en klik op Opslaan.

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail

Toepassing in Professionele editie

Hoewel de werkstroom Mijn E-mail deel uitmaakt van de installatie van SMARTsend, moet de werkstroom gepubliceerd worden voordat deze kan worden gebruikt. Eén manier om de werkstroom te publiceren is

het maken van een PaperWare-voorblad. Gebruik deze koppeling om een voorblad te maken voor de werkstroom Mijn e-mail . Zie publiceren van werkstromen.

De werkstroom Mijn e-mail wordt gebruikt om een gescand document automatisch per e-mail te verzenden naar de e-mailaccount van de verzender van de scan. De verzender van de scan is de eigenaar van het PaperWare-voorblad of de persoon die is aangemeld bij het multifunctioneel apparaat van Xerox. Als echter verificatie op het apparaat wordt vereist, wordt de scan altijd naar de persoon gestuurd die is aangemeld bij het apparaat.

Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren, voor meer informatie over het

2-4 Overzicht van de site

Werkstromen

Werkstroom toevoegen

Elke gebruiker kan een werkstroom maken. Met de koppeling Toevoegen start u een wizard die u stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert, zoals het definiëren van de documentbestemmingen, het opgeven van documentkenmerken en het bepalen van de werkstroominstellingen. werkstroom toevoegen op pagina 3-5 voor meer informatie over het toevoegen van een werkstroom.

Mijn werkstromen beheren

Met deze koppeling start u de functie Werkstroom bewerken voor het beheren van de werkstromen en publicaties die u heeft gemaakt. Met de toepassing Werkstroom bewerken kunt u werkstromen bekijken, toevoegen, bewerken, verwijderen of publiceren en publicaties bekijken en verwijderen. Zie voor meer informatie over de toepassing Werkstroom bewerken

Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

Alle werkstromen bekijken

Met deze koppeling start u de Werkstroomverkenner waarmee u alle openbare werkstromen kunt bekijken, en de privé-werkstromen waarvan u de eigenaar bent. Welke werkstroomtaken beschikbaar zijn in het linkervak hangt af van de werkstroom die is geselecteerd in de lijst met werkstromen in het rechtervak. Zie

voor meer informatie over de Werkstroomverkenner Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

Zie Distributie-

Werkstromen 2-5

Mijn legitimeringen

Scanlegitimeringen zijn nodig voor alle scanbestemmingen waar legitimeringen worden gevraagd voor het

opslaan van scandocumenten, zoals DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-map, Netwerkmap of Microsoft SharePoint. In het gedeelte Mijn legitimeringen kunt u legitimeringen toevoegen of wijzigen (gebruikersnaam/toegangscode voor aanmelding) voor toegang tot documentbestemmingen voor scannen.

Een nieuwe legitimering toevoegen

U wordt gevraagd legitimeringen toe te voegen voor nieuwe bestemmingen wanneer u een werkstroom toevoegt. nieuwe bestemmingen via de koppeling Een nieuwe legitimering toevoegen op de Homepage van de gebruiker. Zie voor meer informatie over het toevoegen van legitimeringen beheren op pagina 3-13.

Mijn legitimering beheren

Als de legitimeringen voor een bestemming zijn veranderd, moeten de nieuwe legitimeringen ook op de SMARTsend-computer worden ingevoerd, anders zal de scanopdracht voor de werkstroom mislukken. U

kunt legitimeringen voor bestemmingen beheren met behulp van de koppeling Mijn legitimeringen

beheren. Zie voor meer informatie over het wijzigen of verwijderen van legitimeringen bestemming beheren op pagina 3-13.

Zie Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 3-5. U kunt ook legitimeringen toevoegen voor

Legitimering voor bestemming

Legitimering voor

2-6 Overzicht van de site

Aanpassingsopties

E-mailadres voor opdrachtbevestiging

Met deze optie wordt een e-mailadres gespecificeerd voor opdrachten die geconfigureerd zijn voor bevestiging per e-mail.

 Selecteer Mijn e-mailadres gebruiken voor opdrachtbevestiging per e-mail om uw e-mailadres

van

SMARTsend te gebruiken. Zie E-mailadres op pagina 2-4.

 Als u een ander adres wilt gebruiken, selecteer dan Het volgende e-mailadres gebruiken voor

opdrachtbevestiging per e-mail, geef een e-mailadres op en klik op Opslaan.

Sitevoorkeuren

Hier kunnen gebruikersvoorkeuren voor SMARTsend worden geconfigureerd. Selecteer Statuspagina's over mislukken en slagen tonen om statuspagina's te zien nadat taken zoals het

publiceren van werkstromen met succes zijn uitgevoerd. Wanneer deze optie niet is geselecteerd, worden er

geen statuspagina's weergegeven nadat werkstromen zijn gepubliceerd.

Selecteer Welkomstscherm weergeven wanneer ik SMARTsend weer open als het Welkomstscherm moet worden weergegeven wanneer u de applicatie opent.

Mijn documentkenmerkprofielen beheren

Met deze koppeling gaat u naar de pagina Documentprofielen beheren. Documentkenmerken zijn aanvullende gegevens die aan ieder gescand document kunnen worden toegevoegd om het document te beschrijven—denk hierbij aan documentversie, -titel of -beschrijving. Deze documentkenmerken kunnen worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt en worden toegepast wanneer het document wordt

gescand.

De SMARTsend-installatie wordt geleverd met vooraf ingestelde sets documentkenmerken, die ook wel documentprofielen worden genoemd. Alle documentkenmerkprofielen zijn voor alle gebruikers van SMARTsend toegankelijk. De documentprofielen die tijdens het maken van de werkstroom worden weergegeven worden gefilterd door documentbestemmingen van de werkstroom. Zo is Alleen FTP een documentprofiel voor een FTP-bestemming die alleen wordt weergegeven wanneer een werkstroom een FTP-bestemming heeft.

Op de pagina Documentprofielen beheren worden alle documentprofielen in het systeem weergegeven. Op

deze pagina kunnen de eigenaar van de werkstroom of de beheerder documentprofielen verwijderen. Aangepaste documentkenmerkprofielen kunnen worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt. Zie

Documentkenmerkprofielen op pagina 3-34 voor meer informatie over het beheer van

documentprofielen.

Aanpassingsopties 2-7

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen

Toepassing in Professionele editie

Via deze koppeling kunt u sjablonen publiceren met aangepaste scaninstellingen voor PaperWarevoorbladen.

Tijdens apparaatconfiguratie wordt automatisch een PaperWare-sjabloon (met als naam PaperWare) gepubliceerd voor elk apparaat dat voor de applicatie is geconfigureerd. Deze PaperWare-sjabloon maakt

gebruik van een set standaardscaninstellingen.

Indien u vaak wisselende instellingen op het multifunctionele apparaat van Xerox kiest wanneer u het PaperWare-formulier gebruikt, kunt u een nieuwe apparaatsjabloon publiceren met de gewenste scaninstellingen. Wanneer u een scan maakt op het apparaat met behulp van een PaperWare-voorblad, selecteert u de nieuwe sjabloon in plaats van de standaard PaperWare-sjabloon. Zie scaninstellingen aanpassen op pagina 5-2 voor meer informatie over het aanpassen van PaperWarescaninstellingen.

PaperWare-

2-8 Overzicht van de site

Distributiewerkstromen

In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe u distributiewerkstromen maakt en bewerkt. Er zijn gedetailleerde instructies voor het specificeren van documentbestemmingen, bestandsnamen en indelingen, document kenmerken en andere instellingen opgenomen die de werking van SMARTsend-distributiewerkstromen beïnvloeden.

OPMERKING: Er kunnen ook zoekwerkstromen worden gemaakt als het TrueMatch-onderdeel

met

SMARTsend is geïnstalleerd. Zie hoofdstuk 4 Zoekwerkstromen voor meer informatie.

Dit hoofdstuk omvat:

 Overzicht Werkstromen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

 Werkstroomverkenner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

 Distributiewerkstroom toevoegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

 Werkstroom bewerken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

 Werkstroom verwijderen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9

 Documentbestemmingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10

 Documentnaam en -type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24

 Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-34

 Werkstroom opslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-40

 Werkstroomoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41

 Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42

 Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-44

 Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren. . . . . . . . . . . . . 3-46

 Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . . . . . . 3-47

3-1

Overzicht Werkstromen

In SMARTsend wordt met werkstromen bepaald hoe digitale versies van documenten worden gemaakt door

middel van scannen en hoe deze scanbestanden vervolgens naar verschillende bestemmingen

worden geconverteerd naar een PDF-bestand, dat vervolgens naar een documentenopslagplaats zoals een DocuShare-opslagplaats wordt gestuurd. In de werkstroom kunnen twee of meer bestemmingen worden opgegeven, zoals e-mailaccounts, netwerkmappen, of een combinatie van documentenopslagplaatsen.

Werkstromen bieden:

 Automatisering van regelmatig terugkerende taken en veelgebruikte instellingen  Veelzijdige beveiligingsopties  Eenvoudig gebruik en onderhoud

In een werkstroom kunnen scanopdrachtinstellingen zoals bestemmingen, documentnaam en -type, documentkenmerken en imaging-instellingen op eenvoudige wijze in één geheel worden gecombineerd en op elk gewenst moment weer opnieuw worden gebruikt. Documentnaam- en type zijn de eigenschappen waarmee een gescand document wordt gedefinieerd en beschreven. Het definiëren van de basiskenmerken van het gescande document, zoals de bestandsnaam en het type digitale indeling (bijv. PDF, JFIF, Single-page TIFF, Multi-page TIFF, enz.), is een essentieel bij het maken van een bruikbare werkstroom. SMARTsend biedt ook een manier om optionele documentkenmerken, die gewoonlijk als metagegevens worden aangeduid, aan gescande documenten toe te voegen. Deze kenmerken worden bij het digitale document opgeslagen en kunnen worden gebruikt om de opslag en het ophalen van documenten en het uitvoeren van beheertaken te automatiseren.

Werkstromen kunnen openbaar of privé zijn. Openbare werkstromen kunnen door alle gebruikers van SMARTsend worden bekeken, gebruikt en bewerkt. Privé-werkstromen kunnen alleen worden bekeken, gebruikt en bewerkt door de werkstroomeigenaar (degene die de werkstroom heeft gemaakt). De beheerders van SMARTsend kunnen de lijsten van privé-werkstromen weergeven en de werkstromen verwijderen, maar niet de inhoud ervan bekijken of bewerken.

Werkstromen moeten worden gepubliceerd om ze beschikbaar te maken voor het scannen van documenten. Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen

gestuurd. Zo kunt u bijvoorbeeld een werkstroom maken waarbij een gedrukt document wordt

Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren.

OPMERKING: Er kunnen ook zoekwerkstromen worden gemaakt als het optionele TrueMatch-onderdeel

met SMARTsend is geïnstalleerd. Zie hoofdstuk 4 Zoekwerkstromen voor meer informatie.

3-2 Distributiewerkstromen

Werkstroomverkenner

De pagina Werkstroomverkenner wordt gebruikt om werkstromen te openen en beheren. Dit is ook de plaats waar de meeste handelingen door gebruikers van SMARTsend worden uitgevoerd, waaronder het bekijken, toevoegen, bewerken en publiceren van werkstromen. U opent de Werkstroomverkenner vanaf de Homepage van de gebruiker door op Mijn werkstromen beheren te klikken. Daarmee geeft u alleen de werkstromen weer die zijn gemaakt door de gebruiker die is aangemeld bij SMARTsend. U kunt er ook voor

kiezen om op Alle werkstromen bekijken te klikken en daarmee geeft u alle werkstromen weer die

toegankelijk zijn voor de gebruiker die is aangemeld. Aan de linkerkant van de Werkstroomverkenner vindt u de menu's voor Werkstroomtaken en Werkstroom-

voorbeelden. De gegevens van de werkstroom die aan de rechterkant van de Werkstroomverkenner is geselecteerd worden weergegeven in het deelvenster Gegevens aan de linkerkant.

Aan de rechterkant van de Werkstroomverkenner staan de werkstromen vermeld in een tabel. De lijst met werkstromen kan op een bepaalde titel of kolomkop worden gesorteerd door op die kolomkop te klikken. Er

dient eerst een werkstroom te worden geselecteerd als u een werkstroom wilt bewerken of publiceren.

De volgende pictogrammen staan naast werkstroomnamen:

Geeft een werkstroom aan die door de aangemelde gebruiker is gemaakt.

Geeft een werkstroom aan die is gemaakt door een andere gebruiker dan de aangemelde gebruiker.

Geeft een privé-werkstroom aan die is gemaakt door de gebruiker die is aangemeld.

Geeft een werkstroom aan met PaperWare-scaninstellingen.

Geeft een zoekwerkstroom aan (alleen beschikbaar bij het optionele TrueMatch-onderdeel).

Werkstroomtaken

In het vak Werkstroomtaken staan de taken die bij de geselecteerde werkstroom beschikbaar zijn voor de

gebruiker. Behalve wanneer u een werkstroom toevoegt, wordt de geselecteerde taak uitgevoerd op

werkstroom die in het rechtervak is geselecteerd.

Welke taken beschikbaar zijn hangt af van de werkstroom die is geselecteerd. Als een werkstroom bijvoorbeeld nog niet is gepubliceerd, zijn de taken werkstroompublicaties bekijken en werkstroompublicaties verwijderen nog niet beschikbaar voor die werkstroom.

OPMERKING: De werkstroom Mijn_e-mail, die deel uitmaakt van de installatie van SMARTsend, kan

niet

worden verwijderd.

Werkstroomverkenner 3-3

Werkstroomvoorbeelden

Met de voorbeeldopties kunnen de verschillende overzichten van werkstromen en publicaties worden bekeken.

Alles tonen

Klik op Alles tonen om alle werkstromen te zien waartoe u toegang heeft. Dat zijn alle openbare werkstromen en alleen de privé-werkstromen die u heeft gemaakt.

Mijn werkstromen

Klik op Mijn werkstromen om alle openbare werkstromen en de privé-werkstromen die u heeft gemaakt te

zien.

Gegevens werkstroom

In het deelvenster Gegevens wordt informatie weergegeven van de werkstroom die in het rechtervak is geselecteerd. De volgende informatie wordt weergegeven:

 De naam van de werkstroom  De beschrijving van de werkstroom, indien beschikbaar  De eigenaar van de werkstroom  De soort werkstroom, openbaar of privé  Wanneer de werkstroom voor het laatst is gebruikt voor een scan  Wanneer de werkstroom voor het laatst is bewerkt  Aantal apparaatpublicaties  Aantal PaperWare-publicaties  Geeft aan of de werkstroom een distributiewerkstroom of een zoekwerkstroom is.

3-4 Distributiewerkstromen

Distributiewerkstroom toevoegen

U kunt op twee manieren een werkstroom maken. U kunt een werkstroom maken met behulp van een wizard die u stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert. Of u maakt een werkstroom door deze te baseren op een andere werkstroom die u vervolgens bewerkt.

Distributiewerkstroom maken

Elke gebruiker kan een werkstroom maken. Een wizard leidt de gebruiker stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom, zoals het definiëren van de documentbestemmingen, het definiëren van de bestandsnaam en indelingen, het opgeven van documentkenmerken en het bepalen van de werkstroominstellingen.

Zo maakt u een distributiewerkstroom:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Distributiewerkstroom toevoegen onder het

Werkst rom en.

kopje

2 Selecteer de gewenste bestemmingen voor de uitvoerbestanden. Voor bestemmingen die al zijn

geconfigureerd worden selectievakjes weergegeven. Selecteer een geconfigureerde bestemming door

het selectievakje voor die bestemming aan te kruisen. Indien de gewenste bestemming niet

wordt

vermeld, gaat u naar het bestemmingstype en klikt u op Locaties toevoegen. Zie

Documentbestemmingen op pagina 3-10 voor uitgebreide informatie over het toevoegen van bestemmingen.

3 Klik op Vol ge nd e> >. 4 Specificeer de documentnaam en het documenttype. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-24

voor gedetailleerde informatie.

5 Klik op Vol ge nd e> >. 6 Specificeer de documentkenmerken. Zie Documentkenmerken op pagina 3-34 voor gedetailleerde

informatie.

7 Klik op Vol ge nd e> >. 8 Geef de werkstroominstellingen op. Zie Werkstroom opslaan op pagina 3-40 voor uitgebreide

informatie over het opgeven van werkstroominstellingen.

9 Klik op Vol ge nd e> >. 10 Bekijk op de pagina Werkstroom opslaan de werkstroomgegevens die in de vorige stappen zijn

opgegeven. Als er iets is veranderd, klikt u op de toets Wijzigen op de pagina om naar de vorige vensters terug te keren. Klik anders op Voltooien om de werkstroom te maken.

Als u aangeeft dat de werkstroom later moet worden gepubliceerd, keert u terug naar de Homepage van de

gebruiker. Anders wordt de betreffende pagina Werkstroom publiceren weergegeven. Zie Hoofdstuk 5,

Werkstromen publiceren voor informatie over het publiceren van werkstromen.

Distributiewerkstroom toevoegen 3-5

Werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom

Soms is een nieuwe werkstroom nodig die veel lijkt op een andere, maar bijvoorbeeld alleen een andere documentbestemming heeft of een eigenschap die moet worden veranderd. U kunt in plaats van een werkstroom te maken, de gewenste wijzigingen aanbrengen in de andere werkstroom en deze onder een nieuwe naam opslaan.

OPMERKING: Als u een werkstroom wilt maken op basis van een bestaande werkstroom, moet u de

bestaande werkstroom bewerken. Zie bewerken van een werkstroom.

Zo kunt u een werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u als basis van

nieuwe werkstroom wilt gaan gebruiken.

3 Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met Werkstroomtaken aan de linkerkant. De pagina

Werkstroom opslaan verschijnt.

4 Voordat u wijzigingen aanbrengt, moet u de werkstroom een andere naam geven. Wijzig de naam van

werkstroom en klik op Opslaan als. Het venster Werkstroomverkenner verschijnt, en de nieuwe

de werkstroom staat nu op de lijst met werkstromen. Deze werkstroom is hetzelfde als de werkstroom waarop deze is gebaseerd, maar heeft een andere naam.

Werkstroom bewerken op pagina 3-7 voor instructies voor het

5 Volg om meer wijzigingen aan te brengen de stappen in Werkstroom bewerken op pagina 3-7.

OPMERKING: Als u de werkstroom van een andere gebruiker opslaat, moet u legitimeringen toevoegen

voor de bestemmingen. De werkstroom maakt altijd gebruik van de legitimeringen van de eigenaar.

u geen legitimeringen toevoegt op het moment dat u de werkstroom maakt, wordt u gevraagd de

Als legitimeringen toe te voegen als de werkstroom wordt gepubliceerd. Zie

toevoegen op pagina 2-6 voor informatie over het toevoegen van legitimeringen.

Een nieuwe legitimering

3-6 Distributiewerkstromen

Werkstroom bewerken

Elke gebruiker kan een openbare werkstroom bewerken. Alleen de eigenaar van de werkstroom (de maker) kan een privé-werkstroom bewerken. Werkstromen worden bewerkt met de toepassing Werkstroom bewerken.

OPMERKING: U kunt alleen wijzigingen opslaan in een werkstroom die nog niet is gepubliceerd. Als de

werkstroom al is gepubliceerd, moet u de wijzigingen opslaan in een nieuwe werkstroom door op Opslaan als te klikken. Als u een gepubliceerde werkstroom wilt bewerken, kunt u alle publicaties verwijderen

d.m.v. de taak De publicaties van deze werkstroom verwijderen en vervolgens de bewerkte werkstroom bewerken en opslaan.

Zo heeft u toegang tot de toepassing Werkstroom bewerken:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. Als u uw eigen

werkstroom bewerkt, kunt u ook op Mijn werkstromen beheren klikken.

2 Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u wilt bewerken. 3 Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met Werkstroomtaken aan de linkerkant. De pagina

Werkstroom opslaan verschijnt.

OPMERKING: Als u de werkstroom van een andere gebruiker bewerkt, moet u legitimeringen

toevoegen voor de bestemmingen. De werkstroom maakt altijd gebruik van de legitimeringen van

eigenaar op het moment van scannen. Als u geen legitimeringen toevoegt op het moment dat u

werkstroom bewerkt, wordt u gevraagd de legitimeringen toe te voegen als de werkstroom wordt

de gepubliceerd. Zie toevoegen van legitimeringen.

Een nieuwe legitimering toevoegen op pagina 2-6 voor informatie over het

4 U kunt op de pagina Werkstroom opslaan de naam en beschrijving van de werkstroom wijzigen, evenals

de publicatieopties. U kunt ook alle bewerkbare werkstroomeigenschappen via de toets Wijzigen aanpassen. De toets Wijzigen is voor elk van de voornaamste werkstroomonderdelen beschikbaar.

a) Werkstroominstellingen—klik op de toets Instellingen wijzigen om de instellingen op de pagina

Werkstroominstellingen te wijzigen. informatie.

Zie Werkstroom opslaan op pagina 3-40 voor aanvullende

b) Documentkenmerken—klik op de toets Kenmerken wijzigen om de instellingen op de pagina

Documentkenmerken te wijzigen. informatie.

Zie Documentkenmerken op pagina 3-34 voor aanvullende

c) Documentnaam—klik op de toets Naam wijzigen om de instellingen op de pagina Documentnaam

en -type te wijzigen.

Zie Documentnaam en -type op pagina 3-24 voor aanvullende informatie.

d) Documentbestemming en -indelingen—klik op de toets Bestemmingen wijzigen om de

instellingen op de pagina Documentbestemmingen te wijzigen of de toets Indelingen wijzigen om

de documentindelingsinstellingen op de pagina Documentnaam en -type te wijzigen. Zie

Documentbestemmingen op pagina 3-10 en Zie Documenttype op pagina 3-26 voor aanvullende informatie.

Werkstroom bewerken 3-7

5 Klik op Opslaan om desgewenst de huidige werkstroom te overschrijven. Als u de werkstroomnaam

heeft veranderd, wordt de naam ook overschreven. Deze optie is alleen beschikbaar als de huidige werkstroom nog niet is gepubliceerd en u de eigenaar bent van de werkstroom. Klik anders op

Opslaan

als om een werkstroom te maken op basis van de huidige werkstroom.

OPMERKING: Als u op Opslaan of Opslaan als op deze pagina drukt, keert u terug naar de

Werkstroomverkenner (of de pagina Werkstroom publiceren als u ervoor heeft gekozen de werkstroom te publiceren), en u moet op Deze werkstroom bewerken klikken om de zojuist van

andere naam voorziene werkstroom verder te bewerken.

een

6 Als u ervoor heeft gekozen de werkstroom te publiceren, verschijnt de pagina Werkstroom publiceren.

Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren voor meer informatie over het publiceren van werkstromen.

Zie

3-8 Distributiewerkstromen

+ 78 hidden pages