Xerox SmartSend User Guide [nl]

Gebruikershandleiding

Release 2.0

04.10.05

Samengesteld door: Xerox Corporation Global Knowledge and Language Services 800 Phillips Road, Bldg. 0845-17S Webster, New York 14580 Verenigde Staten

Vertaald door: Xerox GKLS European Operations Bessemer Road Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1BU Verenigd Koninkrijk

XEROX®, de gestileerde X®, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®,

FlowPort

, PaperWare, SMARTsend, en FreeFlow zijn handelsmerken van of worden gebruikt onder

licentie door Xerox Corporation in de Verenigde Staten en andere landen.

DataGlyph® is een handelsmerk van Palo Alto Research Center, Inc. Adobe en Acrobat zijn gedeponeerde handelsmerken van Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino en Domino.Doc zijn gedeponeerde handelsmerken van IBM Corporation. NetWare is een gedeponeerd handelsmerk van Novell, Inc. Flash is een handelsmerk van Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet

Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint en Internet Information Services (IIS) zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation.

Netscape Navigator is een gedeponeerd handelsmerk van Netscape Communications Corporation. WordPerfect is een gedeponeerd handelsmerk van Corel Corporation. WorkSite is een handelsmerk van Interwoven, Inc. Hummingbird DM is een handelsmerk van Hummingbird, Ltd. Documentum is een gedeponeerd handelsmerk van EMC Corporation. LiveLink is een gedeponeerd handelsmerk van Open Text Corporation. Xerox PDF Reader wordt aangedreven door Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1 Welkom bij SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1

Wat is er opgenomen in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

Wat is er nieuw in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

Overzicht SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

Documentatie van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

Instructiekaarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Klantondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

Telefonische ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

Internetondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-8

Hoofdstuk 2 Overzicht van de site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1

De Homepage van de gebruiker openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

Informatie over de Homepage van de gebruiker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3

Aan de slag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

E-mailadres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4

Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

Mijn legitimeringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

Een nieuwe legitimering toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-6

Mijn legitimering beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

Aanpassingsopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7

E-mailadres voor opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Sitevoorkeuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Mijn documentkenmerkprofielen beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-8

Hoofdstuk 3 Distributiewerkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1

Overzicht Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

Werkstroomverkenner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

Werkstroomtaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-3

Werkstroomvoorbeelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4

Gegevens werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4

Distributiewerkstroom toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

Distributiewerkstroom maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-5

Werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-6

Werkstroom bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

Werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9

Documentbestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . .3-10

Bestemmingen toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-10

Bestemmingen bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-12

SMARTsend-gebruikershandleiding iii

Bestemmingen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-12

Legitimering voor bestemming beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-13

Eigenschappen van de bestemming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-15

Documentnaam en -type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24

Documentnaam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-24

Documenttype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-26

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-34

Documentkenmerkprofielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-34

Documentkenmerkvelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-35

Kenmerkeigenschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-36

Kenmerktoewijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-38

Werkstroom opslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-40

Opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-40

Werkstroomtoegang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-40

Werkstroomoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41

Werkstroomnaam en -beschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-41

Publicatie-opties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-41

Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42

Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-44

Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . . . . 3-46

Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . 3-47

Hoofdstuk 4 Zoekwerkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1

Overzicht Zoekwerkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

Zoekwerkstroom toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2

Werkstroom maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2

Zoeklocaties voor document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

Zoeklocaties uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

Zoeklocaties toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Zoeklocaties bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-5

Zoeklocaties verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-5

Zoekresultaten voor document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

Opmaak van zoekresultaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6

Opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6

Zoekoverzicht voor document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

Werkstroomnaam en -beschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Publicatie-opties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Zoekwerkstroom publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9

Zoekcriteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-9

Zoekwerkstroom gebruiken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10

Hoofdstuk 5 Werkstromen publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1

Overzicht Publicaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

Apparaatscansjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-2

PaperWare-voorbladen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-2

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

iv Handleiding voor de gebruiker

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-4

Scanprofiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-5

Scanprofielen aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-6

Publiceren naar een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-8

Een PaperWare-voorblad gebruiken met internetfax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-10

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-10

Bestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-11

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11

Scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-12

Publicaties bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14

Publicatiegegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14

Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-15

Werkstroompublicaties verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16

Bepaalde publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16

Alle publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-16

Hoofdstuk 6 Scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1

Voordat u gaat scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

De gevolgen van publicatie voor het scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3

Scannen met een apparaatscansjabloon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4

Scannen met een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

Werkstromen met bewerkbare documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-5

Aangepaste PaperWare-scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-6

Voorblad opnieuw ophalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-7

Bekende problemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . INDEX-1

SMARTsend-gebruikershandleiding v

vi Handleiding voor de gebruiker

Welkom bij SMARTsend

In dit hoofdstuk worden de functies en toepassingen van de software FreeFlow™ SMARTsend™ van Xerox beschreven en de ondersteuning die beschikbaar is via zowel documentatie als Xerox-medewerkers in het Welcome Centre.

Dit hoofdstuk omvat:

 Wat is er opgenomen in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

 Wat is er nieuw in deze versie?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

 Overzicht SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

 Documentatie van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6

 Klantondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-8

1-1

Wat is er opgenomen in deze versie?

SMARTsend is verkrijgbaar in de Standaardeditie en in de Professionele editie.

Toepassingen die in beide versies voorkomen

 Toepassingen voor het maken van werkstromen die de conversie en verzending bepalen van papieren

documenten van multifunctionele apparaten van Xerox naar de volgende bestemmingen:

 DocuShare-server  Domino-server  Domino.Doc-server  FTP-locatie  Microsoft Exchange 2000 Web-map  Microsoft SharePoint Portal Server 2001  Microsoft SharePoint Portal Server 2003  NetWare-map  Netwerkmap  Externe printer  URL-locatie  Verbinding voor externe applicatie

 Toepassingen werkstroompublicaties en -beheer  Backupprogramma en Herstelprogramma—voor het opslaan van werkstromen, legitimeringen,

gebruikersvoorkeuren, apparaatconfiguraties en algemene instellingen van SMARTsend.

 Sjabloon importeren—hiermee worden sjablonen van CentreWare Netwerkscanservices in SMARTsend

geïmporteerd.

 Opdrachtenoverzicht exporteren—hiermee wordt een tekstbestand met een opdrachtenoverzicht

gemaakt voor analyse en rapportage.

Toepassingen in Professionele editie

De Professionele editie omvat de volgende extra functies:

 OCR (Optical Character Recognition)  Scannen met PaperWare-voorbladen

Optionele onderdelen voor de Standaard of Professionele versies

De volgende onderdelen kunnen bij Xerox worden aangeschaft en aan beide versies van SMARTsend worden toegevoegd:

 Bestemmingsondersteuning voor Documentum versie 5.2  Bestemmingsondersteuning voor Hummingbird versie 5.1.0.5  Bestemmingsondersteuning voor Interwoven WorkSite versie 8  Ondersteuning voor LiveLink versie 9.5.0

Optionele onderdelen voor de Professionele versie

De volgende onderdelen kunnen aan de professionele editie van SMARTsend worden toegevoegd:

 TrueMatch—een gepatenteerde Xerox-technologie waarmee u elektronische documenten kunt zoeken

door gedeelten van het originele papieren document te scannen.

1-2 Welkom bij SMARTsend

Wat is er nieuw in deze versie?

De huidige uitgave van SMARTsend biedt vele nieuwe en verbeterde toepassingen. De belangrijkste wijzigingen omvatten:

 Het SMARTsend-installatieprogramma is bijgewerkt om naadloze upgrades van eerdere versies

bieden.

 SMARTsend kan nu op elk van de ondersteunde besturingssystemen ook samen met VMware

(GSX

Server-versie 3.2.0, Workstation 4.5) of Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005

worden

geïnstalleerd.

 SMARTsend ondersteunt nu installatie op Windows XP-computers.  Er zijn verschillende opties voor de bestandsindeling en verbeterde bestandscompressie toegevoegd.

Gebruikers kunnen nu één werkstroom maken die unieke bestandsindelingen voor alle bestemmingen

 DocuShare-legitimeringen kunnen nu op het serverniveau worden gedefinieerd. Eerdere

SMARTsend-versies vereisten legitimeringen voor elke DocuShare-verzameling.

 SharePoint Portal Server 2003-bestemmingen vereisen niet meer dat de neerwaarts compatibele

documentbibliotheken van SharePoint worden geïnstalleerd.

 SMARTsend biedt nu een verbeterde integratie met nieuwere Xerox-apparaten. Deze verbeterde

integratie beperkt wijzigingen voor bepaalde instellingen tijdens het scannen om ongewenste resultaten of scanfouten te voorkomen.

 Documentkenmerkvelden (metagegevens) kunnen nu worden gemaskeerd en/of als verplichte velden

worden aangewezen. Deze wijzigingen verbeteren de beveiliging en helpen ervoor te zorgen dat gescande documenten goed worden verwerkt.

 Er is ondersteuning voor SNMP v3 toegevoegd om het geavanceerd zoeken van apparaten en

beveiligingsopties te bieden.

maakt.

 Er is ondersteuning voor de HTTP- en HTTPS-gegevensoverdrachtprotocollen toegevoegd om

aanvullende opties voor de apparaatconfiguratie en geavanceerde beveiliging te bieden.

 SMARTsend biedt nu capaciteiten voor het doosturen van PaperWare-formulieren. Het doorsturen

van

PaperWare-formulieren stelt u in staat om SMARTsend-computers te configureren, zodat deze PaperWare-voorbladen die op andere SMARTsend- of Xerox Flowport-computers zijn gemaakt, kunnen worden verwerkt. Deze optie verbetert de bruikbaarheid en breidt het vermogen van SMARTsend binnen de onderneming uit door het aantal apparaten dat kan worden gebruikt om scanopdrachten via

één PaperWare-voorblad effectief te vergroten.

 De standaardscansjabloon kan nu worden geconfigureerd om met PaperWare-voorbladen te werken.  De SMARTsend-computer kan nu als een beveiligde website worden geconfigureerd. Deze

configuratie-optie maakt gecodeerde HTTPS- en SSL-gegevensoverdracht een vereiste voor alle communicatie tussen SMARTsend en de apparaten en clients die deze bedient.

 De nieuwe bestemming Verbinding voor externe toepassing is toegevoegd waarmee gebruikers

documenten kunnen scannen en de resulterende bestanden met externe applicaties kunnen verwerken. Deze toepassing is bedoeld voor gebruik door geavanceerde gebruikers en systeemintegrators.

 Werkstromen kunnen nu een mechanisme bieden voor het aanpassen en exporteren van opdrachtlogs

naar FTP- en netwerkmapbestemmingen.

Wat is er nieuw in deze versie? 1-3

 De volgende nieuwe toepassingen zijn optionele onderdelen die aan de standaardconfiguratie van

SMARTsend kunnen worden toegevoegd:

 Ondersteuning voor Documentum versie 5.2  Ondersteuning voor Hummingbird versie 5.1.0.5  Ondersteuning voor Interwoven WorkSite versie 8  Ondersteuning voor LiveLink versie 9.5.0  TrueMatch… een gepatenteerde Xerox-technologie waarmee u elektronische documenten kunt

zoeken door gedeelten van het originele papieren document te scannen. (De Professionele editie van SMARTsend is voor dit onderdeel vereist.)

1-4 Welkom bij SMARTsend

Overzicht SMARTsend

SMARTsend combineert en verbetert vele van de krachtige toepassingen van twee Xerox-producten— FlowPort™ en CentreWare™ Netwerkscanservices—in één geïntegreerd softwarepakket. De SMARTsend-software is op het Microsoft .NET-platform gebouwd en werkt met nieuwe en oude geavanceerde multifunctionele Xerox-systemen, evenals met vele soorten internetfaxapparaten van Xerox

en andere fabrikanten.

Wanneer u SMARTsend gebruikt, kunt u papieren documenten in kleur scannen en naar verschillende digitale industriestandaard-indelingen converteren, waaronder de indelingen PDF, JFIF/JPEG, TIFF, en Multi-page TIFF. SMARTsend kan ook gescande documenten naar bewerkbare bestanden converteren, zoals Excel, Word, PowerPoint of doorzoekbare PDF. De resulterende bestanden kunnen dan worden bewerkt, gemanipuleerd, opgeslagen en gedeeld. SMARTsend biedt de gebruiker tevens de mogelijkheid om beschrijvende informatie toe te voegen (ook wel bekend als metagegevens) die de gescande documenten zullen begeleiden. Deze veelzijdige toepassingen maken het gemakkelijk om gescande documenten te categoriseren, te zoeken en op te halen.

Webapplicatie

SMARTsend is een webapplicatie die geen aanvullende clientsoftware vereist. Gebruikers kunnen gemakkelijk werkstromen maken die het type gescande document definiëren, de distributielocaties en verwerkingen en de methoden en apparaten die kunnen worden gebruikt om SMARTsend-scanopdrachten te

verzenden De werkstroom wordt vervolgens gepubliceerd om deze als apparaatscansjablonen of PaperWare-voorbladen voor gebruikers beschikbaar te maken. Deze publicaties maken het voor iedereen eenvoudig om een document te scannen en de resulterende elektronische bestanden naar vele verschillende bestemmingen te distribueren, waaronder e-mailadressen, netwerkmappen, FTP-mappen, externe printers, externe applicaties, Web-URL's, Domino- en Domino.doc-opslagplaatsen, Microsoft SharePoint Portal Server-opslagplaatsen en Xerox DocuShare-opslagplaatsen. Aanvullende bestemmingen, zoals geavanceerde documentbeheeropslagplaatsen, kunnen als optionele onderdelen worden toegevoegd.

Gebruiksgemak

SMARTsend is ontworpen voor gebruiksgemak, veelzijdigheid en beveiliging. Wizards helpen gebruikers bij complexe taken, en beschrijvende instructies, statusberichten en Help-informatie begeleiden alle SMARTsend-vensters. Gebruikers kunnen e-mailadressen en afgedrukte bevestigingsrapporten opzetten, en

beheerders kunnen opdrachtlogs maken om het gebruik te volgen en boekhoudkundige controles te verrichten, overeenkomstig de van kracht zijnde wettelijke voorschriften. SMARTsend biedt waar dat nodig is een betere beveiliging dan de concurrentie. SMARTsend levert namelijk ondersteuning voor de nieuwste beveiligingsprotocollen en opties voor beveiligde websiteconfiguratie. Dankzij de open en flexibele architectuur van .NET is de integratie met andere programma's daarnaast eenvoudig en kunnen eventuele toekomstige verbeteringen op het gebied van mogelijkheden en toepassingen die Xerox aanbiedt gemakkelijk worden geïntegreerd.

Overzicht SMARTsend 1-5

Documentatie van SMARTsend

Er zijn allerlei soorten SMARTsend-documenten beschikbaar, waaronder afdrukbare handleidingen in Adobe PDF-bestandsindeling. De onderdelen van de documentatie zijn te vinden via de koppelingen op de

homepages van SMARTsend en via de koppelingen van het AutoRun-programma op cd. SMARTsendbeheerders kunnen ook het Readme-bestand en de Handleiding voor installatie en beheer via het menu Menu op de SMARTsend-computer openen.

Om de handleidingen te kunnen bekijken en afdrukken heeft u het programma Adobe Acrobat Reader nodig. Dit programma kan worden gedownload van de website van Adobe:

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend

De Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend bevat stapsgewijze instructies voor de installatie en configuratie van de SMARTsend-computer, clients en ondersteunde scanapparaten.

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend

In de Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend maken gebruikers kennis met SMARTsend. De

handleiding bevat overzichten van alle belangrijke pagina's en toepassingen in SMARTsend,

plus

stapsgewijze instructies voor de essentiële taken die gebruikers uitvoeren met SMARTsend.

Help

SMARTsend bevat een uitgebreide online Help met informatie omtrent het gebruik van de applicatie na de installatie en de eerste configuratie. Help-koppelingen zijn opgenomen in de rechterbovenhoek van iedere pagina van SMARTsend.

www. adobe.com.

Instructiekaarten

De documentatie voor SMARTsend omvat de volgende instructiekaarten:

 Instructiekaart voor de beheerder—Bevat informatie over vereisten, elementaire

installatieprocedures en site-configuratie voor SMARTsend-beheerders.

 Instructiekaart voor de gebruiker—Bevat een beknopt overzicht en informatie waarmee algemene

gebruikers van SMARTsend aan de slag kunnen.

OPMERKING: De Instructiekaart voor de beheerder is niet voldoende voor iemand die het product voor

het eerst installeert. Gebruik de Handleiding voor installatie en beheer voor uitvoerige plannings- en installatie-instructies.

1-6 Welkom bij SMARTsend

Readme.txt

Het bestand Readme.txt bevat ondersteunende informatie die nog niet beschikbaar was toen de andere onderdelen van de documentatie werden uitgebracht. Deze informatie is uitsluitend bedoeld voor SMARTsend-beheerders die de informatie via de volgende methoden kunnen verkrijgen:

 Nadat SMARTsend is geïnstalleerd:

Op een server met Windows 2000 als besturingssysteem klikt u op Start > Programma's > Xerox > SMARTsend > Readme.txt bekijken;

– OF – Op een Windows XP Professional-computer of -server met Windows Server 2003, klikt u op Start >

Alle programma's > Xerox > SMARTsend > Readme.txt bekijken.

 Plaats de SMARTsend-cd in het cd-rom-station. Klik op de koppeling naar het Readme-bestand vanuit

het installatieprogramma op de cd.

 Klik tijdens de installatie op de toets Readme-bestand bekijken.

Documentatie van SMARTsend 1-7

Klantondersteuning

U kunt contact opnemen met Xerox voor telefonische of internetondersteuning.

Telefonische ondersteuning

Neem voor meer hulp telefonisch contact op een medewerker van het Xerox Welcome Centre. Zorg dat u het

serienummer van SMARTsend bij de hand hebt voordat u belt. U vindt het serienummer door op de koppeling Info, die zich rechtsboven op iedere pagina van SMARTsend bevindt te klikken. Voor toekomstig gebruik noteert u het serienummer in de daarvoor bestemde ruimte hieronder. Het serienummer is nodig voor het aanvragen van technische ondersteuning door Xerox.

Serienummer van SMARTsend van Xerox:

OPMERKING: Met SMARTsend kan een beperkt aantal apparaten worden beheerd. Klik om het aantal

ondersteunde apparaten te achterhalen op de koppeling Info op elke pagina van SMARTsend en zoek het serienummer van het product. De laatste cijfers die aan het serienummer zijn toegevoegd geven het aantal ondersteunde apparaten aan. U kunt licentiepakketten aanschaffen om het beheer van meerdere apparaten mogelijk te maken.

Het telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre vindt u hieronder. Indien het telefoonnummer voor uw land niet wordt vermeld, neemt u contact op met uw plaatselijke Xerox-vertegenwoordiger om het nummer op te vragen. Noteer indien nodig het telefoonnummer in de daarvoor bestemde ruimte hieronder.

Telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre:

VERENIGDE STATEN 800-821-2797

Internetondersteuning

Op de Xerox-website www.xerox.com vindt u aanvullende tips en technische informatie voor ondersteuning en drivers. Zoek uw product en klik op de koppelingen voor de bijbehorende productondersteuning. De documenten in dit gedeelte bevatten informatie over specifieke zaken waarvoor speciale procedures nodig zijn of waarvoor extra aandacht is vereist op het gebied van de bediening en de configuratie van uw Xerox-product.

1-8 Welkom bij SMARTsend

Overzicht van de site

In dit hoofdstuk worden de belangrijkste onderdelen van de Homepage van de gebruiker besproken. Het

is een uitleg van de toegangspunten voor de applicatie SMARTsend en dient als basis voor volgende

hoofdstukken.

Dit hoofdstuk omvat:

 De Homepage van de gebruiker openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

 Aan de slag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

 Werkstromen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

 Mijn legitimeringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

 Aanpassingsopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7

2-1

De Homepage van de gebruiker openen

SMARTsend is een webapplicatie. De Homepage van de gebruiker is het belangrijkste toegangspunt voor de

gebruiker om werkstromen en werkstroompublicaties te maken en op te roepen, en om legitimeringen

beheren en persoonlijke instellingen te configureren.

Momenteel worden de volgende browsers ondersteund:

 Microsoft Internet Explorer versie 5.5 of hoger. (Voor optimale resultaten wordt Internet Explorer

aanbevolen.)

 Netscape versie 7.0 of hoger.  Mozilla versie 1.7 of hoger.  Mozilla FireFox versie 1.0.6 of hoger.

Zo gaat u naar de homepage Gebruiker:

1 Open een browservenster. 2 Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw

SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3 Druk op Enter. 4 U kunt worden gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer de gebruikersnaam

toegangscode voor SMARTsend in en klik op OK.

5 Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend

starten.

6 De Homepage van de gebruiker verschijnt. Houd er rekening mee dat sommige opties en knoppen van

SMARTsend onderaan de pagina's op bepaalde schermen niet zichtbaar zijn. Gebruik de schuifbalk aan

de rechterkant van het venster om desgewenst naar de onderzijde van de pagina's te gaan. Als u de

instellingen op de pagina wilt wijzigen, dient u op de toets Opslaan of Opslaan als onderaan de pagina te klikken om de wijzigingen op bepaalde pagina's op te slaan.

OPMERKING: Indien een proxyserver wordt gebruikt om verbinding te maken met internet, dient u de

proxyserver te omzeilen als u een verbinding met SMARTsend tot stand wilt brengen. U kunt dit doen door de proxyserver over te slaan bij het zoeken naar lokale adressen of door het IP-adres en de volledige hostnaam van de SMARTsend-computer op een proxyserveruitzonderingenlijst te zetten. Zie de beheerder voor gedetailleerde instructies.

OPMERKING: Software die popups blokkeert kan de weergave van bepaalde schermen van

SMARTsend verhinderen. Daarom moet software die popups blokkeert worden uitgeschakeld voor

URL van SMARTsend. Raadpleeg de beheerder voor instructies over het uitschakelen van software

de die popups blokkeert.

2-2 Overzicht van de site

Informatie over de Homepage van de gebruiker

De Homepage van de gebruiker bevat aanwijzingen die aangeven wie er is aangemeld op welke computer en waar de gebruiker op dat moment is in de applicatie.

Navigatiepad

Naam computer/gebruiker

Afbeelding 2-1: Homepage van de gebruiker (bovenste deel)

 Navigatiepad—In dit gebied ziet u de huidige pagina en de pagina's die zijn gebruikt om bij de huidige

pagina te komen. Zo wordt Home >> Werkstroomverkenner>> Distributiewerkstroom toevoegen weergegeven als u een werkstroom toevoegt. Onthoud dat de tekst koppelingen naar iedere pagina bevat. Klik op de koppelingen voor toegang tot de SMARTsend-pagina's in het pad.

 Naam computer/gebruiker—In dit gebied ziet u de naam van de SMARTsend-computer en de

gebruiker die momenteel is aangemeld.

OPMERKING: Op veel pagina's van SMARTsend zult u het schuifblokje moeten gebruiken om onder op

de pagina meer toetsen of foutberichten te kunnen zien.

De Homepage van de gebruiker openen 2-3

Aan de slag

Aan de linkerkant of het deel Aan de slag van de Homepage van de gebruiker wordt de status van de applicatie weergegeven.

De status van een stap of van de applicatie wordt aangegeven met de volgende pictogrammen:

Geeft aan dat een stap niet voltooid is of dat de applicatie niet gereed is voor gebruik.

Geeft aan dat een stap mogelijk niet volledig is uitgevoerd.

Geeft aan dat een stap voltooid is of dat de applicatie gereed is voor gebruik.

E-mailadres

U moet een e-mailadres invoeren voordat u werkstromen en legitimeringen kunt beheren. Uw e-mailadres wordt gebruikt voor bevestiging per e-mail en als bestemming voor de werkstroom Mijn E-mail die tijdens de installatie van SMARTsend ook op uw systeem wordt geplaatst. Typ uw e-mailadres en klik op Opslaan.

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail

Toepassing in Professionele editie

Hoewel de werkstroom Mijn E-mail deel uitmaakt van de installatie van SMARTsend, moet de werkstroom gepubliceerd worden voordat deze kan worden gebruikt. Eén manier om de werkstroom te publiceren is

het maken van een PaperWare-voorblad. Gebruik deze koppeling om een voorblad te maken voor de werkstroom Mijn e-mail . Zie publiceren van werkstromen.

De werkstroom Mijn e-mail wordt gebruikt om een gescand document automatisch per e-mail te verzenden naar de e-mailaccount van de verzender van de scan. De verzender van de scan is de eigenaar van het PaperWare-voorblad of de persoon die is aangemeld bij het multifunctioneel apparaat van Xerox. Als echter verificatie op het apparaat wordt vereist, wordt de scan altijd naar de persoon gestuurd die is aangemeld bij het apparaat.

Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren, voor meer informatie over het

2-4 Overzicht van de site

Werkstromen

Werkstroom toevoegen

Elke gebruiker kan een werkstroom maken. Met de koppeling Toevoegen start u een wizard die u stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert, zoals het definiëren van de documentbestemmingen, het opgeven van documentkenmerken en het bepalen van de werkstroominstellingen. werkstroom toevoegen op pagina 3-5 voor meer informatie over het toevoegen van een werkstroom.

Mijn werkstromen beheren

Met deze koppeling start u de functie Werkstroom bewerken voor het beheren van de werkstromen en publicaties die u heeft gemaakt. Met de toepassing Werkstroom bewerken kunt u werkstromen bekijken, toevoegen, bewerken, verwijderen of publiceren en publicaties bekijken en verwijderen. Zie voor meer informatie over de toepassing Werkstroom bewerken

Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

Alle werkstromen bekijken

Met deze koppeling start u de Werkstroomverkenner waarmee u alle openbare werkstromen kunt bekijken, en de privé-werkstromen waarvan u de eigenaar bent. Welke werkstroomtaken beschikbaar zijn in het linkervak hangt af van de werkstroom die is geselecteerd in de lijst met werkstromen in het rechtervak. Zie

voor meer informatie over de Werkstroomverkenner Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

Zie Distributie-

Werkstromen 2-5

Mijn legitimeringen

Scanlegitimeringen zijn nodig voor alle scanbestemmingen waar legitimeringen worden gevraagd voor het

opslaan van scandocumenten, zoals DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-map, Netwerkmap of Microsoft SharePoint. In het gedeelte Mijn legitimeringen kunt u legitimeringen toevoegen of wijzigen (gebruikersnaam/toegangscode voor aanmelding) voor toegang tot documentbestemmingen voor scannen.

Een nieuwe legitimering toevoegen

U wordt gevraagd legitimeringen toe te voegen voor nieuwe bestemmingen wanneer u een werkstroom toevoegt. nieuwe bestemmingen via de koppeling Een nieuwe legitimering toevoegen op de Homepage van de gebruiker. Zie voor meer informatie over het toevoegen van legitimeringen beheren op pagina 3-13.

Mijn legitimering beheren

Als de legitimeringen voor een bestemming zijn veranderd, moeten de nieuwe legitimeringen ook op de SMARTsend-computer worden ingevoerd, anders zal de scanopdracht voor de werkstroom mislukken. U

kunt legitimeringen voor bestemmingen beheren met behulp van de koppeling Mijn legitimeringen

beheren. Zie voor meer informatie over het wijzigen of verwijderen van legitimeringen bestemming beheren op pagina 3-13.

Zie Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 3-5. U kunt ook legitimeringen toevoegen voor

Legitimering voor bestemming

Legitimering voor

2-6 Overzicht van de site

Aanpassingsopties

E-mailadres voor opdrachtbevestiging

Met deze optie wordt een e-mailadres gespecificeerd voor opdrachten die geconfigureerd zijn voor bevestiging per e-mail.

 Selecteer Mijn e-mailadres gebruiken voor opdrachtbevestiging per e-mail om uw e-mailadres

van

SMARTsend te gebruiken. Zie E-mailadres op pagina 2-4.

 Als u een ander adres wilt gebruiken, selecteer dan Het volgende e-mailadres gebruiken voor

opdrachtbevestiging per e-mail, geef een e-mailadres op en klik op Opslaan.

Sitevoorkeuren

Hier kunnen gebruikersvoorkeuren voor SMARTsend worden geconfigureerd. Selecteer Statuspagina's over mislukken en slagen tonen om statuspagina's te zien nadat taken zoals het

publiceren van werkstromen met succes zijn uitgevoerd. Wanneer deze optie niet is geselecteerd, worden er

geen statuspagina's weergegeven nadat werkstromen zijn gepubliceerd.

Selecteer Welkomstscherm weergeven wanneer ik SMARTsend weer open als het Welkomstscherm moet worden weergegeven wanneer u de applicatie opent.

Mijn documentkenmerkprofielen beheren

Met deze koppeling gaat u naar de pagina Documentprofielen beheren. Documentkenmerken zijn aanvullende gegevens die aan ieder gescand document kunnen worden toegevoegd om het document te beschrijven—denk hierbij aan documentversie, -titel of -beschrijving. Deze documentkenmerken kunnen worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt en worden toegepast wanneer het document wordt

gescand.

De SMARTsend-installatie wordt geleverd met vooraf ingestelde sets documentkenmerken, die ook wel documentprofielen worden genoemd. Alle documentkenmerkprofielen zijn voor alle gebruikers van SMARTsend toegankelijk. De documentprofielen die tijdens het maken van de werkstroom worden weergegeven worden gefilterd door documentbestemmingen van de werkstroom. Zo is Alleen FTP een documentprofiel voor een FTP-bestemming die alleen wordt weergegeven wanneer een werkstroom een FTP-bestemming heeft.

Op de pagina Documentprofielen beheren worden alle documentprofielen in het systeem weergegeven. Op

deze pagina kunnen de eigenaar van de werkstroom of de beheerder documentprofielen verwijderen. Aangepaste documentkenmerkprofielen kunnen worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt. Zie

Documentkenmerkprofielen op pagina 3-34 voor meer informatie over het beheer van

documentprofielen.

Aanpassingsopties 2-7

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen

Toepassing in Professionele editie

Via deze koppeling kunt u sjablonen publiceren met aangepaste scaninstellingen voor PaperWarevoorbladen.

Tijdens apparaatconfiguratie wordt automatisch een PaperWare-sjabloon (met als naam PaperWare) gepubliceerd voor elk apparaat dat voor de applicatie is geconfigureerd. Deze PaperWare-sjabloon maakt

gebruik van een set standaardscaninstellingen.

Indien u vaak wisselende instellingen op het multifunctionele apparaat van Xerox kiest wanneer u het PaperWare-formulier gebruikt, kunt u een nieuwe apparaatsjabloon publiceren met de gewenste scaninstellingen. Wanneer u een scan maakt op het apparaat met behulp van een PaperWare-voorblad, selecteert u de nieuwe sjabloon in plaats van de standaard PaperWare-sjabloon. Zie scaninstellingen aanpassen op pagina 5-2 voor meer informatie over het aanpassen van PaperWarescaninstellingen.

PaperWare-

2-8 Overzicht van de site

Distributiewerkstromen

In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe u distributiewerkstromen maakt en bewerkt. Er zijn gedetailleerde instructies voor het specificeren van documentbestemmingen, bestandsnamen en indelingen, document kenmerken en andere instellingen opgenomen die de werking van SMARTsend-distributiewerkstromen beïnvloeden.

OPMERKING: Er kunnen ook zoekwerkstromen worden gemaakt als het TrueMatch-onderdeel

met

SMARTsend is geïnstalleerd. Zie hoofdstuk 4 Zoekwerkstromen voor meer informatie.

Dit hoofdstuk omvat:

 Overzicht Werkstromen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

 Werkstroomverkenner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

 Distributiewerkstroom toevoegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

 Werkstroom bewerken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

 Werkstroom verwijderen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9

 Documentbestemmingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10

 Documentnaam en -type. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24

 Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-34

 Werkstroom opslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-40

 Werkstroomoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41

 Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42

 Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-44

 Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren. . . . . . . . . . . . . 3-46

 Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . . . . . . 3-47

3-1

Overzicht Werkstromen

In SMARTsend wordt met werkstromen bepaald hoe digitale versies van documenten worden gemaakt door

middel van scannen en hoe deze scanbestanden vervolgens naar verschillende bestemmingen

worden geconverteerd naar een PDF-bestand, dat vervolgens naar een documentenopslagplaats zoals een DocuShare-opslagplaats wordt gestuurd. In de werkstroom kunnen twee of meer bestemmingen worden opgegeven, zoals e-mailaccounts, netwerkmappen, of een combinatie van documentenopslagplaatsen.

Werkstromen bieden:

 Automatisering van regelmatig terugkerende taken en veelgebruikte instellingen  Veelzijdige beveiligingsopties  Eenvoudig gebruik en onderhoud

In een werkstroom kunnen scanopdrachtinstellingen zoals bestemmingen, documentnaam en -type, documentkenmerken en imaging-instellingen op eenvoudige wijze in één geheel worden gecombineerd en op elk gewenst moment weer opnieuw worden gebruikt. Documentnaam- en type zijn de eigenschappen waarmee een gescand document wordt gedefinieerd en beschreven. Het definiëren van de basiskenmerken van het gescande document, zoals de bestandsnaam en het type digitale indeling (bijv. PDF, JFIF, Single-page TIFF, Multi-page TIFF, enz.), is een essentieel bij het maken van een bruikbare werkstroom. SMARTsend biedt ook een manier om optionele documentkenmerken, die gewoonlijk als metagegevens worden aangeduid, aan gescande documenten toe te voegen. Deze kenmerken worden bij het digitale document opgeslagen en kunnen worden gebruikt om de opslag en het ophalen van documenten en het uitvoeren van beheertaken te automatiseren.

Werkstromen kunnen openbaar of privé zijn. Openbare werkstromen kunnen door alle gebruikers van SMARTsend worden bekeken, gebruikt en bewerkt. Privé-werkstromen kunnen alleen worden bekeken, gebruikt en bewerkt door de werkstroomeigenaar (degene die de werkstroom heeft gemaakt). De beheerders van SMARTsend kunnen de lijsten van privé-werkstromen weergeven en de werkstromen verwijderen, maar niet de inhoud ervan bekijken of bewerken.

Werkstromen moeten worden gepubliceerd om ze beschikbaar te maken voor het scannen van documenten. Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen

gestuurd. Zo kunt u bijvoorbeeld een werkstroom maken waarbij een gedrukt document wordt

Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren.

OPMERKING: Er kunnen ook zoekwerkstromen worden gemaakt als het optionele TrueMatch-onderdeel

met SMARTsend is geïnstalleerd. Zie hoofdstuk 4 Zoekwerkstromen voor meer informatie.

3-2 Distributiewerkstromen

Werkstroomverkenner

De pagina Werkstroomverkenner wordt gebruikt om werkstromen te openen en beheren. Dit is ook de plaats waar de meeste handelingen door gebruikers van SMARTsend worden uitgevoerd, waaronder het bekijken, toevoegen, bewerken en publiceren van werkstromen. U opent de Werkstroomverkenner vanaf de Homepage van de gebruiker door op Mijn werkstromen beheren te klikken. Daarmee geeft u alleen de werkstromen weer die zijn gemaakt door de gebruiker die is aangemeld bij SMARTsend. U kunt er ook voor

kiezen om op Alle werkstromen bekijken te klikken en daarmee geeft u alle werkstromen weer die

toegankelijk zijn voor de gebruiker die is aangemeld. Aan de linkerkant van de Werkstroomverkenner vindt u de menu's voor Werkstroomtaken en Werkstroom-

voorbeelden. De gegevens van de werkstroom die aan de rechterkant van de Werkstroomverkenner is geselecteerd worden weergegeven in het deelvenster Gegevens aan de linkerkant.

Aan de rechterkant van de Werkstroomverkenner staan de werkstromen vermeld in een tabel. De lijst met werkstromen kan op een bepaalde titel of kolomkop worden gesorteerd door op die kolomkop te klikken. Er

dient eerst een werkstroom te worden geselecteerd als u een werkstroom wilt bewerken of publiceren.

De volgende pictogrammen staan naast werkstroomnamen:

Geeft een werkstroom aan die door de aangemelde gebruiker is gemaakt.

Geeft een werkstroom aan die is gemaakt door een andere gebruiker dan de aangemelde gebruiker.

Geeft een privé-werkstroom aan die is gemaakt door de gebruiker die is aangemeld.

Geeft een werkstroom aan met PaperWare-scaninstellingen.

Geeft een zoekwerkstroom aan (alleen beschikbaar bij het optionele TrueMatch-onderdeel).

Werkstroomtaken

In het vak Werkstroomtaken staan de taken die bij de geselecteerde werkstroom beschikbaar zijn voor de

gebruiker. Behalve wanneer u een werkstroom toevoegt, wordt de geselecteerde taak uitgevoerd op

werkstroom die in het rechtervak is geselecteerd.

Welke taken beschikbaar zijn hangt af van de werkstroom die is geselecteerd. Als een werkstroom bijvoorbeeld nog niet is gepubliceerd, zijn de taken werkstroompublicaties bekijken en werkstroompublicaties verwijderen nog niet beschikbaar voor die werkstroom.

OPMERKING: De werkstroom Mijn_e-mail, die deel uitmaakt van de installatie van SMARTsend, kan

niet

worden verwijderd.

Werkstroomverkenner 3-3

Werkstroomvoorbeelden

Met de voorbeeldopties kunnen de verschillende overzichten van werkstromen en publicaties worden bekeken.

Alles tonen

Klik op Alles tonen om alle werkstromen te zien waartoe u toegang heeft. Dat zijn alle openbare werkstromen en alleen de privé-werkstromen die u heeft gemaakt.

Mijn werkstromen

Klik op Mijn werkstromen om alle openbare werkstromen en de privé-werkstromen die u heeft gemaakt te

zien.

Gegevens werkstroom

In het deelvenster Gegevens wordt informatie weergegeven van de werkstroom die in het rechtervak is geselecteerd. De volgende informatie wordt weergegeven:

 De naam van de werkstroom  De beschrijving van de werkstroom, indien beschikbaar  De eigenaar van de werkstroom  De soort werkstroom, openbaar of privé  Wanneer de werkstroom voor het laatst is gebruikt voor een scan  Wanneer de werkstroom voor het laatst is bewerkt  Aantal apparaatpublicaties  Aantal PaperWare-publicaties  Geeft aan of de werkstroom een distributiewerkstroom of een zoekwerkstroom is.

3-4 Distributiewerkstromen

Distributiewerkstroom toevoegen

U kunt op twee manieren een werkstroom maken. U kunt een werkstroom maken met behulp van een wizard die u stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert. Of u maakt een werkstroom door deze te baseren op een andere werkstroom die u vervolgens bewerkt.

Distributiewerkstroom maken

Elke gebruiker kan een werkstroom maken. Een wizard leidt de gebruiker stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom, zoals het definiëren van de documentbestemmingen, het definiëren van de bestandsnaam en indelingen, het opgeven van documentkenmerken en het bepalen van de werkstroominstellingen.

Zo maakt u een distributiewerkstroom:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Distributiewerkstroom toevoegen onder het

Werkst rom en.

kopje

2 Selecteer de gewenste bestemmingen voor de uitvoerbestanden. Voor bestemmingen die al zijn

geconfigureerd worden selectievakjes weergegeven. Selecteer een geconfigureerde bestemming door

het selectievakje voor die bestemming aan te kruisen. Indien de gewenste bestemming niet

wordt

vermeld, gaat u naar het bestemmingstype en klikt u op Locaties toevoegen. Zie

Documentbestemmingen op pagina 3-10 voor uitgebreide informatie over het toevoegen van bestemmingen.

3 Klik op Vol ge nd e> >. 4 Specificeer de documentnaam en het documenttype. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-24

voor gedetailleerde informatie.

5 Klik op Vol ge nd e> >. 6 Specificeer de documentkenmerken. Zie Documentkenmerken op pagina 3-34 voor gedetailleerde

informatie.

7 Klik op Vol ge nd e> >. 8 Geef de werkstroominstellingen op. Zie Werkstroom opslaan op pagina 3-40 voor uitgebreide

informatie over het opgeven van werkstroominstellingen.

9 Klik op Vol ge nd e> >. 10 Bekijk op de pagina Werkstroom opslaan de werkstroomgegevens die in de vorige stappen zijn

opgegeven. Als er iets is veranderd, klikt u op de toets Wijzigen op de pagina om naar de vorige vensters terug te keren. Klik anders op Voltooien om de werkstroom te maken.

Als u aangeeft dat de werkstroom later moet worden gepubliceerd, keert u terug naar de Homepage van de

gebruiker. Anders wordt de betreffende pagina Werkstroom publiceren weergegeven. Zie Hoofdstuk 5,

Werkstromen publiceren voor informatie over het publiceren van werkstromen.

Distributiewerkstroom toevoegen 3-5

Werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom

Soms is een nieuwe werkstroom nodig die veel lijkt op een andere, maar bijvoorbeeld alleen een andere documentbestemming heeft of een eigenschap die moet worden veranderd. U kunt in plaats van een werkstroom te maken, de gewenste wijzigingen aanbrengen in de andere werkstroom en deze onder een nieuwe naam opslaan.

OPMERKING: Als u een werkstroom wilt maken op basis van een bestaande werkstroom, moet u de

bestaande werkstroom bewerken. Zie bewerken van een werkstroom.

Zo kunt u een werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u als basis van

nieuwe werkstroom wilt gaan gebruiken.

3 Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met Werkstroomtaken aan de linkerkant. De pagina

Werkstroom opslaan verschijnt.

4 Voordat u wijzigingen aanbrengt, moet u de werkstroom een andere naam geven. Wijzig de naam van

werkstroom en klik op Opslaan als. Het venster Werkstroomverkenner verschijnt, en de nieuwe

de werkstroom staat nu op de lijst met werkstromen. Deze werkstroom is hetzelfde als de werkstroom waarop deze is gebaseerd, maar heeft een andere naam.

Werkstroom bewerken op pagina 3-7 voor instructies voor het

5 Volg om meer wijzigingen aan te brengen de stappen in Werkstroom bewerken op pagina 3-7.

OPMERKING: Als u de werkstroom van een andere gebruiker opslaat, moet u legitimeringen toevoegen

voor de bestemmingen. De werkstroom maakt altijd gebruik van de legitimeringen van de eigenaar.

u geen legitimeringen toevoegt op het moment dat u de werkstroom maakt, wordt u gevraagd de

Als legitimeringen toe te voegen als de werkstroom wordt gepubliceerd. Zie

toevoegen op pagina 2-6 voor informatie over het toevoegen van legitimeringen.

Een nieuwe legitimering

3-6 Distributiewerkstromen

Werkstroom bewerken

Elke gebruiker kan een openbare werkstroom bewerken. Alleen de eigenaar van de werkstroom (de maker) kan een privé-werkstroom bewerken. Werkstromen worden bewerkt met de toepassing Werkstroom bewerken.

OPMERKING: U kunt alleen wijzigingen opslaan in een werkstroom die nog niet is gepubliceerd. Als de

werkstroom al is gepubliceerd, moet u de wijzigingen opslaan in een nieuwe werkstroom door op Opslaan als te klikken. Als u een gepubliceerde werkstroom wilt bewerken, kunt u alle publicaties verwijderen

d.m.v. de taak De publicaties van deze werkstroom verwijderen en vervolgens de bewerkte werkstroom bewerken en opslaan.

Zo heeft u toegang tot de toepassing Werkstroom bewerken:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. Als u uw eigen

werkstroom bewerkt, kunt u ook op Mijn werkstromen beheren klikken.

2 Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u wilt bewerken. 3 Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met Werkstroomtaken aan de linkerkant. De pagina

Werkstroom opslaan verschijnt.

OPMERKING: Als u de werkstroom van een andere gebruiker bewerkt, moet u legitimeringen

toevoegen voor de bestemmingen. De werkstroom maakt altijd gebruik van de legitimeringen van

eigenaar op het moment van scannen. Als u geen legitimeringen toevoegt op het moment dat u

werkstroom bewerkt, wordt u gevraagd de legitimeringen toe te voegen als de werkstroom wordt

de gepubliceerd. Zie toevoegen van legitimeringen.

Een nieuwe legitimering toevoegen op pagina 2-6 voor informatie over het

4 U kunt op de pagina Werkstroom opslaan de naam en beschrijving van de werkstroom wijzigen, evenals

de publicatieopties. U kunt ook alle bewerkbare werkstroomeigenschappen via de toets Wijzigen aanpassen. De toets Wijzigen is voor elk van de voornaamste werkstroomonderdelen beschikbaar.

a) Werkstroominstellingen—klik op de toets Instellingen wijzigen om de instellingen op de pagina

Werkstroominstellingen te wijzigen. informatie.

Zie Werkstroom opslaan op pagina 3-40 voor aanvullende

b) Documentkenmerken—klik op de toets Kenmerken wijzigen om de instellingen op de pagina

Documentkenmerken te wijzigen. informatie.

Zie Documentkenmerken op pagina 3-34 voor aanvullende

c) Documentnaam—klik op de toets Naam wijzigen om de instellingen op de pagina Documentnaam

en -type te wijzigen.

Zie Documentnaam en -type op pagina 3-24 voor aanvullende informatie.

d) Documentbestemming en -indelingen—klik op de toets Bestemmingen wijzigen om de

instellingen op de pagina Documentbestemmingen te wijzigen of de toets Indelingen wijzigen om

de documentindelingsinstellingen op de pagina Documentnaam en -type te wijzigen. Zie

Documentbestemmingen op pagina 3-10 en Zie Documenttype op pagina 3-26 voor aanvullende informatie.

Werkstroom bewerken 3-7

5 Klik op Opslaan om desgewenst de huidige werkstroom te overschrijven. Als u de werkstroomnaam

heeft veranderd, wordt de naam ook overschreven. Deze optie is alleen beschikbaar als de huidige werkstroom nog niet is gepubliceerd en u de eigenaar bent van de werkstroom. Klik anders op

Opslaan

als om een werkstroom te maken op basis van de huidige werkstroom.

OPMERKING: Als u op Opslaan of Opslaan als op deze pagina drukt, keert u terug naar de

Werkstroomverkenner (of de pagina Werkstroom publiceren als u ervoor heeft gekozen de werkstroom te publiceren), en u moet op Deze werkstroom bewerken klikken om de zojuist van

andere naam voorziene werkstroom verder te bewerken.

een

6 Als u ervoor heeft gekozen de werkstroom te publiceren, verschijnt de pagina Werkstroom publiceren.

Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren voor meer informatie over het publiceren van werkstromen.

Zie

3-8 Distributiewerkstromen

Werkstroom verwijderen

Alleen de eigenaar van een werkstroom en de beheerder kunnen een werkstroom verwijderen uit de pagina Werkstroomverkenner.

OPMERKING: Wanneer u een werkstroom verwijdert, worden ook alle publicaties van die werkstroom

verwijderd.

Zo verwijdert u een werkstroom:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn werkstromen beheren. 2 Selecteer uit de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u wilt

verwijderen.

3 Klik op Deze werkstroom verwijderen uit de lijst met taken in het linkervak. Er verschijnt ter

waarschuwing een venster waarin u wordt gevraagd of u echt de werkstroom wilt verwijderen.

4 U verwijdert de werkstroom door op OK te klikken. De werkstroom wordt verwijderd uit de lijst

werkstromen in de Werkstroomverkenner. Als u de werkstroom niet wilt verwijderen, klikt u

met op

Annuleren.

OPMERKING: Werkstroompublicaties worden ook verwijderd.

Werkstroom verwijderen 3-9

Documentbestemmingen

Met de pagina Documentbestemmingen kunt u bestemmingen configureren voor scans. Een bestemming is de uiteindelijke locatie waarnaar de scan van het document wordt verzonden. Als een werkstroom wordt gemaakt, moet u minimaal één bestemming opgeven.

Zo gaat u naar de pagina Documentbestemmingen:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

documentbestemmingen wilt wijzigen.

3 Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak. 4 Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentbestemmingen in het linkervak.

OPMERKING: De pagina Documentbestemmingen kan ook via de koppeling Distributiewerkstroom >

toevoegen… worden geopend.

Op de pagina Documentbestemmingen staan alle typen bestemmingen die zijn ingeschakeld en die kunnen worden geconfigureerd. Bij ieder type staan onder het kopje Mijn locaties of Mijn adressen de specifieke bestemmingen die door de aangemelde gebruiker zijn geconfigureerd. Onder de kopjes Andere locaties en Andere adressen staan bestemmingen die door andere gebruikers zijn geconfigureerd. Bestemmingen die door andere gebruikers zijn geconfigureerd verschijnen alleen als ze worden gebruikt in de werkstroom die

wordt bewerkt.

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom

Als u een bestemming uit de lijst aan de werkstroom wilt toevoegen, selecteert u het vakje voor de bestemming. Als u een bestemming uit de werkstroom wilt verwijderen, heft u de selectie van de bestemming op.

Bestemmingen toevoegen

Bestemmingen die worden gedefinieerd en ingevoerd in een werkstroom blijven behouden, ongeacht of de wijzigingen in de werkstroom worden opgeslagen of niet. Ze worden pas verwijderd als u dat zelf doet op de pagina Documentbestemmingen. Zodoende kan de bestemming worden geselecteerd tijdens de definitie van andere werkstromen.

Zo kunt u een bestemming toevoegen:

1 Zoek het bestemmingstype (bijvoorbeeld DocuShare, FTP, etc.) op de pagina Documentbestemmingen

en klik op Locaties toevoegen. Er verschijnt een venster speciaal voor het bestemmingstype.

2 Voer de eigenschappen van de bestemming in. Zie Eigenschappen van de bestemming op pagina 3-15. 3 Klik op OK.

3-10 Distributiewerkstromen

4 Als legitimeringen nodig zijn voor toegang tot de bestemming, verschijnt de pagina

Accountinstellingen. Voer de gebruikersnaam en toegangscode in en klik op OK.

OPMERKING: Wanneer de pagina Accountinstellingen wordt weergegeven, wordt u misschien gevraagd

om de legitimeringen van uw SMARTsend-computer in te voeren. U moet dezelfde legitimeringen gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u verschillende legitimeringen verstrekt, moet

misschien uw browser gebruiken om de tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen

u voordat u kunt doorgaan. Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om uw tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen > Bestanden verwijderen > OK.

Documentbestemmingen 3-11

Bestemmingen bewerken

Er kunnen meer eigenschappen van de bestemming dan alleen de naam worden veranderd.

U kunt als volgt de eigenschappen van de bestemming bewerken:

1 Klik op de pagina Documentbestemmingen op de naam van de bestemming die moet worden gewijzigd.

De eigenschappen van de bestemming worden weergegeven.

2 Bewerk de eigenschappen naar behoefte. Zie Eigenschappen van de bestemming op pagina 3-15 voor

informatie speciaal over die bestemming. Bewerkt u een bestemming, dan wordt deze automatisch aan de werkstroom toegevoegd. Klik op het selectievakje naast de bestemming om het kruisje te verwijderen en de selectie van de bestemming ongedaan te maken als u deze bestemming wilt verwijderen uit de werkstroom.

3 Klik op OK.

Bestemmingen verwijderen

Alleen bestemmingen die door de gebruiker zijn toegevoegd en worden vermeld onder Mijn locaties of Mijn

adressen kunnen worden verwijderd.

Zo kunt u een bestemming verwijderen:

1 Klik op de pagina Documentbestemmingen op de naam van de bestemming die moet worden

verwijderd.

2 U wordt niet verder gewaarschuwd dat de bestemming niet langer beschikbaar is wanneer u later

werkstromen definieert, dus u moet echt zeker weten dat de bestemming verwijderd mag worden, voordat u op Verwijderen klikt. Klik op Verwijderen om de bestemming te verwijderen.

OPMERKING: Dit is niet van invloed op werkstromen die al gebruik maken van de bestemming. Voor

deze werkstromen wordt de bestemming weergegeven onder het kopje Andere locaties wanneer u een volgende keer bestemmingen bewerkt.

Zo verwijdert u alle bestemmingen van een bepaald type:

1 Klik op de pagina Documentbestemmingen op het type bestemming dat moet worden verwijderd. 2 U wordt niet verder gewaarschuwd dat alle bestemmingen niet langer beschikbaar zullen zijn wanneer

later werkstromen definieert, dus u moet echt zeker weten dat de bestemmingen verwijderd mogen

worden, voordat u op Alle locaties verwijderen of Alle adressen verwijderen klikt. Klik op Alle locaties verwijderen of op Alle adressen verwijderen om alle bestemmingen te verwijderen.

OPMERKING: Dit is niet van invloed op werkstromen die al gebruik maken van de bestemmingen. Voor

deze werkstromen worden de bestemmingen weergegeven onder het kopje Andere locaties wanneer u een volgende keer bestemmingen bewerkt.

3-12 Distributiewerkstromen

Legitimering voor bestemming beheren

Scanlegitimeringen zijn nodig voor alle scanbestemmingen waar legitimeringen worden gevraagd voor het

opslaan van scandocumenten, zoals DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-map, Netwerkmap of Microsoft SharePoint. U wordt gevraagd legitimeringen toe te voegen voor nieuwe bestemmingen wanneer u een werkstroom toevoegt, maar u kunt ook legitimeringen toevoegen voor nieuwe bestemmingen voordat u een werkstroom toevoegt met behulp van de koppeling Een nieuwe legitimering toevoegen op de Homepage van de gebruiker.

TIP: Voer wanneer dat mogelijk is voor DocuShare-bestemmingen de bestemmingen voor de DocuShare-

server in in plaats van een individuele verzameling. Dit kan het gemakkelijker maken om verzamelingen te zoeken en kan de behoefte elimineren om legitimeringen voor individuele verzamelingen toe te voegen. Wanneer u de legitimeringen voor de DocuShare-server invoert, dient u te controleren of u zich op de DocuShare-server kunt aanmelden via de URL die u in SMARTsend invoert. U kunt dit doen door "Aanmelden" aan de URL te koppelen (bijvoorbeeld http://www.docushare.companyx.com/dsweb/ Aanmelden). Houd er rekening mee dat "Aanmelden" hoofdlettergevoelig is.

Zo kunt u legitimeringen toevoegen:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Een nieuwe legitimering toevoegen. De pagina

Accountinstellingen verschijnt.

2 Selecteer het type bestemming in de vervolgkeuzelijst Accountsoort. Het aantal andere

bewerkingsvakjes en de namen ervan hangen af van het geselecteerde type bestemming.

3 Vul de andere bewerkingsvakjes in voor de bestemming. 4 Klik op OK.

OPMERKING: U kunt worden gevraagd uw legitimeringen voor de SMARTsend-computer in te voeren

nadat u op Een nieuwe legitimering toevoegen heeft geklikt. U moet dezelfde legitimeringen gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u verschillende legitimeringen verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u

doorgaan. Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen

kunt

uw tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen > Bestanden

om verwijderen > OK.

De legitimeringen die u nu heeft toegevoegd dienen als uitgangspunt wanneer u een bestemming voor deze account maakt.

Als de legitimeringen voor een bestemming zijn veranderd, moeten de nieuwe legitimeringen ook op de SMARTsend-computer worden ingevoerd, anders zal de scanopdracht voor de werkstroom mislukken.

Zo kunt u de legitimeringen voor een bestemming wijzigen:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn legitimeringen beheren. Er verschijnt een lijst

van alle bestemmingen met legitimeringen.

2 Selecteer de bestemmingslegitimering die u wilt wijzigen. 3 Klik in het gedeelte Taken legitimeringen aan de linkerkant op Deze legitimering bewerken. De pagina

Accountinstellingen verschijnt.

4 Bewerk de eigenschappen van de legitimering naar behoefte.

Documentbestemmingen 3-13

5 Klik op OK.

OPMERKING: U kunt worden gevraagd uw legitimeringen voor de SMARTsend-computer in te voeren

nadat u op Deze legitimering bewerken heeft geklikt. U moet dezelfde legitimeringen gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u verschillende legitimeringen verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u kunt doorgaan. Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om

tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen > Bestanden

uw verwijderen > OK.

Zo kunt u legitimeringen voor een bestemming verwijderen:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn legitimeringen beheren. Er verschijnt een lijst

van alle bestemmingen met legitimeringen.

2 Selecteer de bestemmingslegitimering die u wilt verwijderen. 3 Klik in het gedeelte Taken legitimeringen aan de linkerkant op Deze legitimering verwijderen.

verschijnt een venster waarin om bevestiging wordt gevraagd.

4 Klik op OK.

TIP: Voer wanneer dat mogelijk is voor DocuShare-bestemmingen de bestemmingen voor de

DocuShare-server in in plaats van een individuele verzameling. Dit kan het gemakkelijker maken om verzamelingen te zoeken en kan de behoefte elimineren om legitimeringen voor individuele verzamelingen toe te voegen.

3-14 Distributiewerkstromen

Eigenschappen van de bestemming

Dit gedeelte identificeert de typen ondersteunde documentbestemmingen en de adresvereisten voor elk. Zie Bestemmingen toevoegen op pagina 3-10 voor aanvullende informatie.

Regels voor benoemen en gedrag van bestemmingen

Er is een limiet van 64 alfanumerieke tekens (inclusief onderstrepingstekens en streepjes) voor bestemmingsnamen. De naam wordt gebruikt op het moment van publicatie en verschijnt op PaperWarevoorbladen en bevestigingspagina's.

Ontvanger e-mail

Definieer de eigenschappen voor de e-mailontvanger door het invoeren van de juiste informatie voor ontvanger, kopie (Cc:) en ontvangers van een blinde kopie (Bcc:) Scheid de e-mailadressen van elkaar met

een puntkomma, bijvoorbeeld:

ontvanger1@comp.com;ontvanger2@bedrijf.com

U kunt gedeeltelijke namen invoeren en op Naam/Namen controleren klikken om naar de namen van ontvangers te zoeken. Wilt u dat de toepassing Naam/Namen controleren werkt, dan moet uw beheerder de LDAP-eigenschapstoewijzingen van SMARTsend voor uw geïntegreerde adresboek wijzigen. Er worden maximaal 50 namen weergegeven als namen worden gecontroleerd. Als de zoekactie meer dan 50 namen oplevert, kunt u de zoekactie verfijnen door tekens toe te voegen.

Er geldt geen limiet voor het aantal e-mailadressen dat u kunt toevoegen. Mailservers stellen echter beperkingen aan de grootte van bestandsbijlagen. Opdrachten van het type Scannen naar e-mail waarvan de

grootte van de bijlage de limiet overschrijdt worden niet uitgevoerd.

 Selecteer de soort codering voor de verzending van bijlagen bij een e-mail via internet. UUEncode en

Base64 zijn standaard codes voor de codering van binaire gegevens als tekst. Voor UUEncode wordt gebruik gemaakt van tekens die niet compatibel zijn met EBCDIC, de Extended Binary Coded Decimal Interchange Code, een tekenset die overwegend in Europa wordt gebruikt. Voor Internetmailberichten wordt gebruik gemaakt van de codering Base64 of MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). Selecteer Base64 voor grotere compatibiliteit met Europese systemen.

 Selecteer E-mail naar de verzender van deze werkstroom als u ook automatisch de scans van het

document per e-mail naar de verzender wilt sturen. De verzender is de persoon die het document scant. Als apparaatscansjablonen worden gebruikt, werkt deze optie alleen op multifunctionele apparaten van Xerox met ingeschakelde verificatie.

 Selecteer URL-koppeling naar document verzenden (geen document bijgevoegd) als u alleen een

koppeling wilt verzenden. Er wordt geen bestand bijgevoegd of verzonden naar de ontvangers. De koppeling wordt alleen verzonden als andere bestemmingen in de werkstroom URL-adresseerbaar zijn.

Het verzenden van een koppeling in plaats van de eigenlijke bestandsbijlage is handig voor e-mailsystemen waarvoor geheugenbeperkingen gelden voor het verwerken van grote documenten. Koppelingen naar meerdere opslagplaatsen verschijnen in de e-mail wanneer scannen naar alle bestemmingen is geconfigureerd.

OPMERKING: U moet ten minste één andere bestemming in de werkstroom hebben gedefinieerd

die overeenkomt met de indeling die voor uw e-mailontvanger is geselecteerd. Doet u dit niet, dan ontvangt u een bijgevoegd document en geen URL's.

Documentbestemmingen 3-15

Externe printer

Alleen bestanden met de indeling Tekst, Multi-page TIFF, PDF, Microsoft Word, Excel en PowerPoint kunnen met behulp van deze toepassing worden afgedrukt.

 Selecteer de printer in de vervolgkeuzelijst. Dit zijn printers waarvoor drivers op de

SMARTsend-applicatiecomputer zijn ingesteld. Als er geen printers worden weergegeven, neemt u

contact op met de systeembeheerder om printers voor de applicatie te configureren.

 Voer het aantal exemplaren in dat u wilt afdrukken. Het maximumaantal exemplaren dat u kunt

afdrukken hangt af van het geselecteerde model van de externe printer.

OPMERKING: Indien u problemen ondervindt als u een Microsoft Word-, Excel- of PowerPoint-document

probeert af te drukken op een externe printer, neem dan contact op met uw beheerder om te controleren of Microsoft Office is geïnstalleerd en goed op de SMARTsend-computer is geconfigureerd.

Documentum

De Documentum-service is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsend-bestemming kan worden toegevoegd. Documentum versie 5.2 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Documentum-legitimeringen gedefinieerd. Als u legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de velden voor de naam van de archiefkast en de map in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de naam van de archiefkast en de map handmatig invoeren.

 Voer de naam van de Documentum Docbase in die als de opslagplaats voor het opslaan van gescande

documenten zal worden gebruikt.

 De naam van de Documentum-archiefkast en de -map geven de opslaglocatie aan die de werkstroom zal

gebruiken. Een archiefkast is het onderdeel op het hoogste niveau voor het organiseren van objecten in Documentum. Mappen, documenten en andere objecten worden in Documentum-archiefkasten gemaakt en opgeslagen. Als u een map wilt selecteren die vanaf een bestaande archiefkast vertakt, kunt u op Uitbreiden klikken om aanvullende mappen te bekijken en te selecteren. U moet misschien een gebruikersnaam en toegangscode voor de archiefkast toevoegen als de vereiste Documentumlegitimeringen niet in SMARTsend zijn geconfigureerd. Er moet een naam voor de archiefkast worden ingevoerd. Het toevoegen van een aanvullende mapnaam is optioneel.

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

DocuShare

DocuShare (versies 3.1 en 4.0) is een ondersteunde documentbestemming.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

DocuShare-legitimeringen gedefinieerd. Als u legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan

de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de verzamelings-URL van Docushare in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de verzamelings-URL handmatig invoeren.

 Voer de verzamelings-URL van DocuShare voor de bestemming in. Als de bestemming vertakt bij een

hierboven genoemd uitgangspunt, kunt u op Uitbreiden klikken om het uitgangspunt uit te breiden en daarna de vertakking selecteren voor de bestemming.

3-16 Distributiewerkstromen

Voorbeeld

http://<server>/view/collection-12345 U moet misschien een gebruikersnaam en toegangscode voor de DocuShare-verzameling toevoegen als

de vereiste DocuShare-legitimeringen niet in SMARTsend zijn geconfigureerd.

Zie Legitimering voor

bestemming beheren op pagina 3-13 voor meer informatie.

 Naam aangepast object: Aangepaste objecten zijn optioneel. Voer indien nodig een naam in om een

aangepast object voor een DocuShare-bestemming (versie 3.1 en hoger) te definiëren.

Zie Bijlage C:

Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 3-46 voor aanvullende informatie.

OPMERKING: Het aangepaste object moet in DocuShare worden gemaakt voordat u de SMARTsend-

werkstroom gebruikt die ernaar verwijst. Het uitvoeren van de werkstroom mislukt anders.

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Domino

Domino (versie 5.x of 6.0) is een ondersteunde documentbestemming.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Domino-legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan

de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de database-URL van de Domino-server in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de databasenaam handmatig invoeren.

 Voer de URL in voor de Domino-serverdatabase. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in

voeren.

Voorbeeld

http://ff/doclib.nsf

 Voer de naam in van het formulier.  Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Domino.doc

Domino.doc (versie 3.1) is een ondersteunde documentbestemming.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Domino.doc-legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de URL van de Domin.doc-bibliotheek, de titel van de archiefkast en de binder in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de informatie handmatig invoeren.

 Voer de URL in van een Domino.Doc-bibliotheek (DDocLIBRARY) voor de bestemming. U dient een

gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voorbeeld http://ff/domdoc/dominodoclib.nsf

 Voer een naam in voor de archiefkast (DDocCabinet).  Voer een naam in voor de inbinder (DDocBinder).

Documentbestemmingen 3-17

 Geef een unieke ID (DDocID) op in Documenttitel uploaden voor het uitvoerdocument.  Voer de naam van het Domino.doc-profiel in. Dit is het IDP (Interchange Document Profile) dat de

inhoud van het document bepaalt, zoals naam, auteur, etc. Dit maakt onderdeel uit van de Document Interchange Architecture van Domino.

 Voeg opmerkingen over inchecken toe aan het document.  Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Hummingbird

De Hummingbird-service is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsend-bestemming kan worden toegevoegd. Hummingbird versie 5.1.0.5 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Hummingbird-legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de

velden voor de bibliotheeknaam en de mapnaam in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en

bibliotheek- en de mapnaam handmatig invoeren.

 Voer de bibliotheeknaam in die als de opslagplaats voor het opslaan van gescande documenten zal

worden gebruikt.

 Voer de mapnaam in die de werkstroom als de documentopslaglocatie zal gebruiken. Als de

bestemmingsmap vertakt vanaf een bestaande map, kunt u op Uitbreiden klikken om een nieuwe map

uit te breiden en te selecteren. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

 Publiceren (Ja/Nee): Kies Ja als u het document wilt publiceren. Deze optie wijst het resulterende

gescande document aan als een gepubliceerde versie die aan het publiek is uitgegeven. Een gepubliceerd document wordt gewoonlijk als een alleen-lezen document behandeld.

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Interwoven WorkSite

De Interwoven-service is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsend-bestemming kan worden toegevoegd. Interwoven WorkSite versie 8 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Interwoven-legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de velden voor de servernaam en de database in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de servernaam en database handmatig invoeren.

 Voer de servernaam in die de WorkSite-database host.  Voer de databasenaam in die als de opslagplaats voor het opslaan van gescande documenten zal worden

gebruikt.

 Voer het mappad in die de werkstroom als de documentopslaglocatie zal gebruiken. Klik op Uitbreiden

en selecteer een map. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

 Publiceren (Privé/Openbaar/Bekijken): De publicatie-opties bepalen of het gescande document

toegankelijk is voor andere gebruikers wanneer het in de Interwoven-database wordt opgeslagen.

 Openbaar—alle gebruikers hebben schrijf- en leestoegang tot het document.

3-18 Distributiewerkstromen

 Privé—schrijf- en leestoegang is tot de eigenaar van het document of de werkstroom beperkt.  Bekijken—alle gebruikers hebben leestoegang tot het document. De eigenaar van het document

de werkstroom heeft lees- en schrijftoegang.

 Opmerkingen bij inchecken: Voeg opmerkingen over inchecken aan het document toe.  Documenttype: Deze optie definieert het type document dat in de database wordt opgeslagen. Deze

selectie bepaalt het schema met metagegevens dat op het document wordt toegepast, en dat vaak tussen

applicaties en verschillende documenttypen verschilt. Houd er rekening mee dat de lijst met beschikbare documenttypen door de Interwoven WorkSite-beheerder kan worden gewijzigd. Neem contact op met uw beheerder als uw geprefereerde documenttype niet beschikbaar is in de lijst.

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.)

OPMERKING: Vrije tekstinvoer van kenmerken (metagegevens) voor keuzevelden wordt niet voor

Interwoven WorkSite-bestemmingen ondersteund (optioneel onderdeel). De waarden van metagegevens voor keuzevelden moeten overeenkomen met de vooraf ingestelde reeks met waarden die door de WorkSite-beheerder zijn gedefinieerd.

LiveLink

De LiveLink-service is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsend-bestemming kan worden toegevoegd. LiveLink versie 9.5.0 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

LiveLink-legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de velden voor de server en map in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de server en map handmatig invoeren.

 Voer de server in die de LiveLink-applicatie host.  Klik op Uitbreiden om naar de map te bladeren die de werkstroom als de documentopslaglocatie zal

gebruiken. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

 Categorie: U kunt desgewenst een categorie invoeren. Een categorie definieert aangepaste

metagegevens die zullen worden gebruikt wanneer er via documentkenmerkprofielen metagegevens worden toegewezen. Klik indien nodig op Uitbreiden om een vooraf gedefinieerde LiveLink-categorie te selecteren, zodat deze op het document kan worden toegepast.

Zie Bijlage D: Een LiveLink-categorie

in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 3-47 voor aanvullende informatie.

OPMERKING: De categorie moet in LiveLink worden gemaakt voordat u de SMARTsend-

werkstroom gebruikt die ernaar verwijst. Het uitvoeren van de werkstroom mislukt anders. Als een type bovendien niet overeenkomt voor een aangepast LiveLink-documentkenmerkveld dat in een “Categorie” is gedefinieerd, wordt de fout genegeerd, de waarde overgeslagen, en gaat de applicatie verder met het uploaden. Als u bijvoorbeeld een categorieveld van het type 'Integer' definieert, maar een waarde van 'NotAnInt' op het apparaat opgeeft, wordt het document geladen maar blijft het categorieveld leeg. Het bevestigingsoverzicht rapporteert dat de opdracht ook is voltooid.

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Documentbestemmingen 3-19

Microsoft Exchange 2000 Web-map

Microsoft Exchange 2000 Web-map is een ondersteunde documentbestemming.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw Exchange

2000-legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het URL-veld in. U

kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de URL handmatig invoeren.

 Voer de URL van de Microsoft Exchange-webmap in of selecteer deze. Als de nieuwe bestemming

vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het

uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren. U dient een gebruikersnaam

en toegangscode in te voeren. Voorbeeld \\organisatie\openbaremappen\testmap\docs

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan

bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-24.

FTP

FTP is een ondersteunde documentbestemming.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw FTP-

legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch de FTP-hostnaam en het mappad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de hostnaam en het mappad handmatig invoeren.

 Voer de FTP-hostnaam in voor de bestemming. Een volledige bestandsnaam (servernaam en

domeinnaam) of IP-adres (Internetprotocoladres) van de bestemmingsfileserver wordt vereist. Voorbeeld ftp:bedrijfserver.com of 10.14.121.32 De poort is standaard op poort 21 ingesteld. Indien poort 21 niet beschikbaar is, geeft u een poort op als

deel van de hostnaam, bijvoorbeeld ftp:bedrijfserver.com:99.

 Voer het pad in naar de Remote FTP-directory waarin het document wordt opgeslagen. U dient een

gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Anonieme FTP is echter toegestaan. De gebruikersnaam moet "anoniem" zijn en het veld voor de toegangscode moet leeg blijven.

Voorbeeld

/ftp-openbaar/mijndocumenten

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan

bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-24.

3-20 Distributiewerkstromen

 Geavanceerde eigenschappen: Deze toepassing biedt de mogelijkheid om apparaatopdrachtlogs te

exporteren en te aanpassen. Deze toepassing is beschikbaar als de ondersteuning voor het exporteren van de opdrachtlog voor de FTP-service van SMARTsend is ingeschakeld, en als deze is bedoeld voor gebruik door geavanceerde gebruikers en systeemintegrators.

Zie Bijlage A – ondersteuning voor

exporteren van opdrachtlog op pagina 4-43 van de SMARTsend Handleiding voor installatie en beheer voor aanvullende informatie.

OPMERKING: Als de scans naar een beveiligde FTP-site worden verzonden, werken de koppelingen

naar "Uitvoerdocumentatie" in e-mails voor opdrachtbevestiging alleen wanneer de toegangscode ook

de URL wordt getypt, bijvoorbeeld ftp://gebruiker:toegangscode@host/pad/bestand of ftp://

in anoniem@host/pad/bestand.

NetWare

NetWare is een ondersteunde documentbestemming.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw NetWare-

legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het veld voor het

mappad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en het mappad handmatig invoeren.

 Voer het mappad voor de bestemming in. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere

bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te

breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

Voorbeeld

\\server-1\scan\docs U dient ook een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Naam, context en structuurinformatie

zijn verplicht. Een geldige NetWare-gebruikersnaam ziet er als volgt uit: .cn=[common name, naam].ou=[organizational unit, organisatie-eenheid].o=[organization,

organisatie].c=[context].t=[tree, structuur] Voorbeeld .cn=mijnnaam.ou=dsp.o=mijnorganisatie.c=us.t=us123sales

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan

bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-24.

Netwerkmap

Netwerkmappen zijn ondersteunde documentbestemmingen.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

netwerklegitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het veld voor het mappad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en het mappad handmatig invoeren.

 Voer het volledige pad in naar de netwerkmap. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere

bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te

voeren.

Voorbeeld

\\server-1\scan\docs

Documentbestemmingen 3-21

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan

bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-24.

 Geavanceerde eigenschappen: Deze toepassing biedt de mogelijkheid om SMARTsend-opdrachtlogs

te exporteren en te aanpassen. Deze toepassing is beschikbaar als de ondersteuning voor het exporteren van de opdrachtlog voor de netwerkmap van SMARTsend is ingeschakeld, en als deze is bedoeld voor gebruik door geavanceerde gebruikers en systeemintegrators.

Zie Bijlage A – ondersteuning voor

exporteren van opdrachtlog op pagina 4-43 van de Handleiding voor installatie en configuratie voor aanvullende informatie.

Scannen naar URL

De service Scannen naar URL is een ondersteunde documentbestemming.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

legitimeringen van Scannen naar URL gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult

automatisch het veld voor het URL-pad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en het

URL-pad handmatig invoeren.

 Voer een URL-pad in voor de bestemming. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere

bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te

breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

 Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan

bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-24.

Microsoft SharePoint Portal Server 2001

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 is een ondersteunde documentbestemming.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

SharePoint Portal Server 2001-legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult

automatisch het veld voor de map-URL van SharePoint in. U kunt het uitgangspunt anders leeg

laten en de map-URL van SharePoint handmatig invoeren.

 Voer de URL in van het pad naar de map van de SharePoint-werkruimte. Als de nieuwe bestemming

vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het

uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

Voorbeeld

http://dsp1/werkruimte/documenten/dm

 Accepteer de standaardwaarde of voer een nieuw SharePoint-documentprofiel in. Het SharePoint-

documentprofiel bevat informatie met betrekking tot de SharePoint-portalmap, bijvoorbeeld de velden Naam auteur of versie. De applicatie stuurt een query naar de SharePoint-portal om te bepalen welke profielvelden betrekking hebben op de bestemmingsmap.

 De incheck-optie is beschikbaar wanneer de bestemming een SharePoint-portal is. Selecteer Ja om

het

document te publiceren voor SharePoint. Daardoor wordt het document beschikbaar voor anderen

SharePoint.

 Voer incheck-opmerkingen in.  Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

3-22 Distributiewerkstromen

Microsoft SharePoint Portal Server 2003

Microsoft SharePoint Portal Server 2003 is een ondersteunde documentbestemming.

 Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.  Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

SharePoint Portal Server 2003-legitimeringen gedefinieerd. Als uw legitimeringen aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult

automatisch het veld voor de map-URL van SharePoint in. U kunt het uitgangspunt anders leeg

laten en de map-URL van SharePoint handmatig invoeren.

 Voer de URL in van het pad naar de map van de SharePoint-werkruimte. Als de nieuwe bestemming

vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het

uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

 De incheck-optie is beschikbaar wanneer de bestemming een SharePoint-portal is. Selecteer Ja om

het

document te publiceren voor SharePoint. Daardoor wordt het document beschikbaar voor anderen

SharePoint.

 Voer incheck-opmerkingen in.  Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Documentbestemmingen 3-23

Documentnaam en -type

Op de pagina Documentnaam en -type kunt u de bestandsnaam, het type en de indeling van de gescande documenten die met SMARTsend zijn gemaakt, configureren.

Zo gaat u naar de pagina Documentnaam en -type:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

documentnaam of -indeling wilt wijzigen.

3 Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak. 4 Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentnaam en -type in het linkervak.

OPMERKING: De pagina Documentnaam en -type kan ook worden geopend via de koppeling

Distributiewerkstroom toevoegen wanneer er een werkstroom wordt gemaakt.

Documentnaam

De opties voor Documentnaam definiëren de naam van het uitvoerbestand dat moet worden gegenereerd. Identificatie-informatie wordt toegepast nadat het document is gescand. Ga na wat de beperkingen (welke

tekens kunt u gebruiken, wat is het beleid voor overschrijven van bestanden) zijn van uw

bestandsbestemmingen voordat u het uitvoerdocument een naam geeft. De mogelijkheid om de naam van het uitvoerbestand (documentnaam) tijdens het scannen te wijzigen, is

aan

de volgende beperkingen onderhevig:

 Wanneer u apparaatscansjablonen op Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwere

apparaten gebruikt, kunt u de documentnaam niet tijdens het scannen wijzigen tenzij de optie Naam opgegeven bij scanbron in de werkstroom is geselecteerd. Deze beperking is niet van toepassing op

oudere apparaten waarbij u de documentnaam tijdens het scannen kunt overschrijven, ongeacht de naamgevingsoptie die in de werkstroom is gespecificeerd.

 Wanneer u PaperWare-sjablonen gebruikt die bewerkbare documentkenmerken op Xerox WorkCentre

Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwere apparaten bevatten, heeft u altijd toestemming om de documentnaam op de gebruikersinterface van het apparaat te wijzigen. De naamgevingsoptie van het document die wordt gebruikt om het document te distribueren, is de optie die in de werkstroom is gespecificeerd die wordt gebruikt om de sjabloon te publiceren.

 De scansjabloon Mijn_e-mail gebruikt altijd een documentnaam die op de scanbron is verstrekt en

een

gebruiker kan deze tijdens het scannen op alle ondersteunde apparaten wijzigen.

Naam

Met Naam geeft u het uitvoerbestand een naam. De naamgevingsopties zijn als volgt:

 Naam: Een bestandsnaam invoeren voor het uitvoerdocument. De naam die u invoert mag

alfanumerieke tekens, streepjes en onderstrepingstekens bevatten. Spaties zijn niet toegestaan. Deze naam is de basisbestandsnaam van het uitvoerbestand. Als een achtervoegsel voor de naam is opgegeven, is de resulterende uitvoerbestandsnaam de basisbestandsnaam die in dit bewerkingsvak wordt ingevoerd, gevolgd door het achtervoegsel (datum en tijd of een unieke ID of helemaal niets) en

de bestandsnaamextensie. De resulterende uitvoerbestandsnaam ziet er dan als volgt uit: Basisbestandsnaam + achtervoegsel + bestandsnaamextensie Als er geen achtervoegsel wordt opgegeven, ziet de resulterende uitvoerbestandsnaam er als volgt uit: Basisbestandsnaam + bestandsnaamextensie

3-24 Distributiewerkstromen

Als het veld voor de basisbestandsnaam wordt leeg gelaten, bestaat de resulterende uitvoerbestandsnaam uit een unieke ID of datum en tijds-ID, plus de bestandsnaamextensie. Als Geen echter voor het

Naamachtervoegsel is geselecteerd, moet u een standaardbestandsnaam invoeren om het document

te identificeren.

 Automatisch een naam genereren (tekens): SMARTsend automatisch een naam van 8 tekens laten

genereren. In dit geval kunt u geen achtervoegsel opgeven.

OPMERKING: Wanneer u deze optie selecteert met het bestandstype Single-page TIFF of JFIF

Documenttype op pagina 3-26), ontstaan bestandsnamen van meer dan 8 tekens omdat pagina-

(zie gegevens (oplopend vanaf -1) worden toegevoegd aan de naam ter onderscheiding van de pagina's.

 Naam opgegeven bij scanbron (standaard): Een bestandsnaam op de scanbron laten invoeren. Als de

scanbron een multifunctioneel apparaat van Xerox is, wordt de naam ingevoerd op het apparaat; als de scanbron een Internetfaxapparaat is, wordt de naam van de bijlage die door het apparaat wordt gegene reerd als naam gebruikt. Deze naam wordt gebruikt als de basisbestandsnaam van het uitvoerbestand. Als een achtervoegsel voor de naam is opgegeven, is de resulterende uitvoerbestandsnaam de basisbe standsnaam, gevolgd door het achtervoegsel (datum en tijd of een unieke ID of helemaal niets) en de bestandsnaamextensie. De resulterende uitvoerbestandsnaam ziet er dan als volgt uit:

Basisbestandsnaam + achtervoegsel + bestandsnaamextensie Als er geen achtervoegsel wordt opgegeven, ziet de resulterende uitvoerbestandsnaam er als volgt uit: Basisbestandsnaam + bestandsnaamextensie Als er geen naam wordt opgegeven bij de scanbron, dan wordt een standaard naam gebruikt die door

het

apparaat is gegenereerd.

OPMERKING: Wanneer u een naam selecteert, dient u een naam te kiezen die acceptabel is voor de

bestemmingen waar u bestanden opslaat. Bijvoorbeeld, indien uw bestemming slechts 8 tekens toestaat, gebruikt u alleen 8 tekens. Zo niet, dan mislukt het opslaan.

Naamachtervoegsel

Wanneer een basisbestandsnaam wordt opgegeven of de optie Naam opgegeven bij scanbron wordt geselecteerd, kan een achtervoegsel aan de basisbestandsnaam worden toegevoegd. U bent verzekerd van unieke bestandsnamen met het gebruik van achtervoegsels. Dat is vooral belangrijk voor bestemmingen waarbij oude bestanden met dezelfde naam als de nieuwe bestanden kunnen worden overschreven.

Selecteer een van de volgende achtervoegsels:

 Geen.  Datum en tijd (standaard): De datum en tijd (jaar, maand, dag, uur, minuut, seconde) waarop het

bestand wordt verwerkt wordt aan de basisbestandsnaam toegevoegd. Als de basisbestandsnaam bijvoorbeeld mijnbestand is en er is als bestandstype PDF opgegeven en een document wordt gescand op 25 februari 2005, om 12.24.06, dan is de resulterende uitvoerbestandsnaam:

mijnBestand20050225122406.pdf Kies deze instelling wanneer er vaak scanbestanden worden gemaakt/gewijzigd en elk bestand moet

worden bewaard.

 Met Unieke ID wordt automatisch een unieke ID van 32 tekens gegenereerd en aan de

basisbestandsnaam toegevoegd. Kies deze instelling wanneer eenvoudige tracering van scanbestanden aan de hand van willekeurige ID-nummers volstaat.

OPMERKING: Een achtervoegsel kan niet worden gebruikt wanneer Automatisch een naam

genereren (8 tekens) is geselecteerd voor de vorming van bestandsnamen.

Documentnaam en -type 3-25

Documenttype

De opties voor Documenttype specificeren het type en de indeling van de uitvoerbestanden voor distributie. SMARTsend wijst standaard één gemeenschappelijk documenttype toe dat voor bestemmingen in de werkstroom moet worden gebruikt. U kunt echter ook verschillende documenttypen voor elke bestemming in de werkstroom specificeren. Selecteer een van de volgende opties om de instellingen van het documenttype voor de werkstroom te configureren:

Gebruik hetzelfde document- of afdruktype voor alle bestemmingen.

Hiermee kunt u één documenttype/-indeling en afdruktype voor de werkstroombestemmingen selecteren en configureren (indien van toepassing).

Gebruik een ander document- of afdruktype voor iedere bestemming

Hiermee kunt u verschillende documenttypen/-indelingen en afdruktypen voor elk bestemmingstype dat in de werkstroom is gespecificeerd, selecteren.

Documenttypen die door Smartsend worden ondersteund

 PDF, tekst doorzoekbaar (*.pdf)—toepassing in Professionele editie; alleen beschikbaar wanneer

OCR

(Optical Character Recognition) is ingeschakeld.

 PDF, alleen afbeelding (*.pdf)  JFIF (*.jpg)  Single-page TIFF (*.tif)  Multi-page TIFF (*.tif)  Oorspronkelijk documenttype (bestandsindeling wordt tijdens het scannen door het apparaat bepaald)  Andere (toepassing in Professionele editie; alleen beschikbaar wanneer OCR is ingeschakeld). De optie

Andere bevat OCR-bestandsindelingen. Zie

Tabel 3-1 op pagina 3-27 voor een volledige lijst met

OCR-bestandsindelingen.

Bij elk documenttype hoort een eigen bestandsindeling. Wanneer een type in de vervolgkeuzelijst wordt geselecteerd, worden de details voor dat bestandstype onder de selectie weergegeven. De indeling en details kunnen voor bepaalde documenttypen worden gewijzigd. Wanneer dit het geval is, klikt u gewoonweg op de

toets Eigenschappen en selecteert u de indeling in de lijst.

Afdruktype

Afdruktype is alleen beschikbaar wanneer de bestemming voor Externe printer in een werkstroom is geselecteerd. Bestemmingen voor Externe printer kunnen met de volgende eigenschappen worden geconfigureerd:

Oorspronkelijk beeld

Drukt een gescand beeld af dat visueel overeenkomt met het oorspronkelijke beeld in het document.

3-26 Distributiewerkstromen

Andere (toepassing in Professionele editie)

Hiermee kunt een ondersteunde OCR-indeling kiezen en configureren. De indelingsselecties die beschikbaar zijn, kunnen afhankelijk van de capaciteiten van de externe printer verschillen.

Zie Andere (toepassing in

Professionele editie) op pagina 3-32 en OCR-eigenschappen (toepassing in Professionele editie) op pagina 3-33 voor aanvullende informatie.

OPMERKING: JFIF en Single-page TIFF worden uitsluitend ondersteund voor bestandsdistributie voor

de bestemmingen FTP, Netwerkmap, NetWare-map en E-mail. Deze bestandstypen worden uit de lijst met beschikbare typen gefilterd als andere bestemmingen worden geselecteerd in combinatie met de bestemmingen FTP, Netwerkmap, Netware-map en E-mail.

Documentindeling en -eigenschappen

Eigenschappen definiëren verder de indeling en bepaalde kenmerken van het uitvoerbestand. De

indelingsopties kunnen worden geselecteerd door op de toets Eigenschappen te klikken in het gebied

Documenttype van de pagina Documentnaam en -type. De indelingsselecties kunnen op basis van het type geselecteerde uitvoerbestand verschillen. De documenttypen en -indelingen die door SMARTsend worden ondersteund, samen met de overwegingen voor elke indeling, worden in de volgende tabel weergegeven.

Documenttype Uitvoerbestandsindelingen Overwegingen

PDF, Alleen beeld PDF, Alleen beeld

PDF, alleen afbeelding – Beeld van scanbron

behouden

 Wordt op alle belangrijke platforms

ondersteund.

 Kan op alle SMARTsend-

opslagplaatsen worden opgeslagen

 Vele compressie-opties  Uitstekende combinatie van

draagbaarheid, compatibiliteit en compressie-opties

 Sommige imaging-tools

ondersteunen geen PDF

PDF, tekst doorzoekbaar (toepassing in Professionele editie)

PDF PDF met beeldvervangingen PDF met beeld op tekst PDF met beeld op tekst – Beeld van scanbron

behouden

 Al het bovenstaande plus

ondersteuning voor OCR

 Document kan voor tekst worden

doorzocht

 Tekst kan van document worden

gekopieerd

 Vereist extra verwerking  Informatieverlies mogelijk tijdens

verwerking

JFIF JPEG  Elke pagina wordt als één document

opgeslagen

 Algemeen ondersteunde

beeldindeling

 Uitstekend voor kleurenbeelden  JPEG is de enige ondersteunde

compressie

 Er kan ringvorming rond bepaalde

onderdelen in tekstdocumenten optreden

 Sommige opslagplaatsen

ondersteunen geen single-page bestanden

 Geen OCR-ondersteuning

Tabel 3-1: Ondersteunde documenttypen en -indelingen

Documentnaam en -type 3-27

Documenttype Uitvoerbestandsindelingen Overwegingen

Single-page TIFF Single-page TIFF 6.0

Single-page TIFF 6.0 TTN2

Multi-page TIFF Multi-page TIFF 6.0

Multi-page TIFF 6.0 TTN2 Multi-page TIFF – Beeld van

Oorspronkelijk documenttype

scanbron

Bestandsindeling wordt tijdens het scannen bepaald. Met sommige apparaten kunt u een

behouden

indeling bij de gebruikersinterface van het apparaat kiezen, terwijl andere apparaten tot een specifieke indeling beperkt zijn.

Andere – OCR-indelingen (Toepassing in Professionele editie)

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc) Tekst, standaard (*.txt) Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (*.xls) Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf) Microsoft Publisher 98 (*.rtf) ASCII-tekst, geformatteerd (*.txt) ASCII-tekst, standaard (*.txt) ASCII-tekst, standaardEx (*.txt) Rich Text Format (*.rtf) RTF Word 2000 (*.rtf) RTF Word 6.0/95 (*.rtf) RTF Word 97 (*.rtf) Tekst, smart (*.txt) Tekst, gestript (*.txt) Tekst, gewoon (*.txt) Tekst, door komma's gescheiden (*.csv) Tekst, door tabs gescheiden (*.txt) WordPad (*.rtf)

 Elke pagina wordt als één document

opgeslagen

 Algemeen ondersteunde

beeldindeling

 Gemiddelde reeks met

compressie-opties

 Sommige opslagplaatsen

ondersteunen deze indeling niet

 Geen OCR-ondersteuning

 Elke pagina wordt als één document

opgeslagen

 Algemeen ondersteunde

beeldindeling

 Gemiddelde reeks met

compressie-opties

 Kan op alle

SMARTsend-opslagplaatsen worden opgeslagen

 Geen OCR-ondersteuning

 Minimaal informatieverlies  Geen OCR-ondersteuning  Bestandsindeling wordt tijdens het

scannen bepaald en kan per apparaat verschillen

 Uitvoerbestandsindelingen worden

door SMARTsend gemaakt nadat gescande documenten OCR-verwerking hebben ondergaan

 Vereist extra verwerkingstijd  Oorspronkelijke beeldgegevens

worden niet behouden (kan ingebedde afbeeldingen bevatten)

 Maakt bestanden die bewerkbaar zijn

in verschillende populaire software-applicaties.

Tabel 3-1: Ondersteunde documenttypen en -indelingen

PDF-bestanden

In PDF-bestanden worden pagina-opmaak, tekst en afbeeldingen van documenten behouden. Ze zijn gemakkelijk reproduceerbaar (overdraagbaar) en kunnen in de meeste omgevingen worden gebruikt. PDF

is een universele indeling. Een PDF-bestand kan redelijk goed worden verwerkt vanwege de kleine

bestandsgrootte. Dit gedeelte legt de PDF-bestandsopties die voor u beschikbaar zijn.

3-28 Distributiewerkstromen

PDF, tekst doorzoekbaar (*.pdf) (toepassing in Professionele editie)

In de volgende PDF-indelingen kan naar tekst worden gezocht.

 PDF met normale tekst bevat tekst en beelden die overeenkomen met het originele brondocument.

Biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. Afdrukstand van uitvoer

wordt automatisch zo georiënteerd dat tekst normaal kan worden gelezen.

OPMERKING: Indelingen met hoge comprimering werken veelal niet bij oudere apparaten als u

gescande beelden afdrukt.

 PDF met beeldvervangingen (*.pdf) bevat tekst die overeenkomt met het originele brondocument.

uitvoer wordt kleiner weergegeven, met vervangingsbeelden uit het brondocument indien er OCR-problemen optreden. In de volgende gevallen worden vervangingsbeelden gebruikt: woorden die verdachte tekens bevatten, woorden die niet in het gebruikte woordenboek voorkomen, woorden die afwijzingssymbolen bevatten, en woorden met missende symbolen. Dit biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand van de uitvoer wordt automatisch zo

georiënteerd dat tekst normaal kan worden gelezen.

 PDF met beeld op tekst (*.pdf) bevat één beeld voor elke pagina in het document plus teksttekens.

Dit

biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand van de uitvoer wordt automatisch zo georiënteerd dat tekst normaal kan worden gelezen. Zie pagina 3-29.

 PDF met beeld op tekst – Paginarichting behouden bevat één beeld voor elke pagina in het document

plus teksttekens. Dit biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De

paginarichting van de invoerdocumenten wordt behouden. Zie Ta bel 3-2 op pagina 3-29.

Tabel 3-2 op

OPMERKING: Als de invoerdocumenten niet in de standaardafdrukstand zijn georiënteerd, of als ze

aanzienlijk hellen, kunt u geen tekst in een PDF-uitvoerdocument markeren. U kunt het document echter nog steeds zoeken.

 PDF – Beeld van scanbron behouden behoudt de originele beeldgegevens die het apparaat naar

SMARTsend verstuurt. Deze instelling biedt minimaal verlies van beeldscherpte, maar biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand van de invoerdocumenten blijft behouden.

Documenttype Afdrukstand van

invoerdocumenten

PDF met beeld op tekst

PDF – Afdrukstand behouden

Tabel 3-2: Hoe de afdrukstand door de geselecteerde PDF-optie wordt beïnvloedt

Afdrukstand van

uitvoerdocumenten

Documentnaam en -type 3-29

PDF, alleen afbeelding (*.pdf)

De volgende PDF-indelingen bevatten geen tekst, waardoor in deze indelingen niet naar tekst kan worden

 PDF, alleen afbeelding bevat één beeld voor elke pagina in het document.  PDF – Beeld van scanbron behouden behoudt de originele beeldgegevens die het apparaat naar

gezocht.

SMARTsend verstuurt. Deze instelling biedt minimaal verlies van beeldscherpte, maar biedt geen compressie-opties.

OPMERKING: Indelingen met hoge comprimering werken veelal niet bij oudere apparaten als u

gescande beelden afdrukt.

Instellingen voor beeldoptimalisatie PDF

Er kunnen verschillende instellingen voor beeldoptimalisatie van PDF's in SMARTsend worden geconfigureerd. Deze standaardinstellingen kunnen door de SMARTsend-systeembeheerder worden geconfigureerd, en ze kunnen ook door elke SMARTsend-gebruiker worden aangepast wanneer er werkstromen worden gepubliceerd.

De volgende instellingen voor beeldoptimalisatie worden momenteel ondersteund: Benadruk compatibiliteit—gebruik deze optie wanneer compatibiliteit met oudere versies van Acrobat

Reader de belangrijkste overweging is. Deze instelling leidt echter mogelijk tot grotere bestanden. Zie Compatibiliteitsinstellingen PDF hieronder voor aanvullende informatie.

Benadruk compressie—gebruik deze optie wanneer het reduceren van de bestandsgrootte de belangrijkste overweging is. Deze indeling wordt misschien niet door oudere versies van Acrobat Reader ondersteund.

Keuze—gebruik deze optie om alle instellingen voor beeldoptimalisatie handmatig aan te passen.

OPMERKING: De instellingen voor compatibiliteit en compressie in het dialoogvenster Eigenschappen

documenttype kunnen alleen handmatig worden aangepast wanneer de optie Keuze is geselecteerd.

Compatibiliteitsinstellingen PDF

De compatibiliteitsinstellingen zijn beschikbaar wanneer de selectie Beeldoptimalisatie op Keuze is ingesteld. Deze instellingen veranderen de PDF-indeling op basis van de volgende parameters:

Acrobat Reader 4 en ouder—behoudt de PDF-compatibiliteit met huidige en oudere Acrobat Readerversies sinds versie 4.0. Deze instelling optimaliseert de compatibiliteit, maar leidt echter mogelijk tot grotere bestanden.

Acrobat Reader 5 en nieuwer—behoudt de PDF-compatibiliteit met recentere Acrobat Reader-versies sinds versie 5.0. Deze instelling biedt meer opties voor bestandscompressie.

Compressie-instellingen PDF

De compressie-instellingen zijn beschikbaar wanneer Beeldoptimalisatie op Keuze is ingesteld. De instellingen veranderen de PDF-indeling op basis van de volgende parameters:

Gebruik gemengde rasterinhoud—past verschillende compressietechnieken op verschillende delen van gescande afbeeldingen toe. Deze instelling biedt gewoonlijk de beste compressie voor bedrijfsdocumenten, waaronder documenten met kleurenlijntekeningen. Deze instellingen is niet raadzaam voor kleurenfoto's.

3-30 Distributiewerkstromen

Monochroom—biedt een keuze uit de compressie-opties CCITT G4, JBIG2 Huffman Encoded, of JBIG2 Arithmetic Encoded voor monochrome afbeeldingen. In de volgende tabel vindt u aanvullende informatie:

Compressietype Overwegingen

CCITT G4  Compressie zonder verlies

 Algemeen ondersteund  Sommige documenttypen kunnen misschien niet

substantieel worden gecomprimeerd

JBIG2 Huffman Encoded  Betere compressie dan CCITT G4

 Ondersteuning is beperkter

JBIG2 Arithmetic Encoded  Beste compressie voor monochrome afbeeldingen

 Ondersteuning is beperkter in vergelijking tot andere opties

Tabel 3-3: Compressie-instellingen PDF

Contone—geeft de compressie-instellingen weer die op kleurenbeelden worden toegepast. De instellingen voor Contone worden door de applicatie gedefinieerd. JPEG is de standaardinstelling, en JPEG/Flate worden gebruikt wanneer de gemengde rasterinhoud is geselecteerd.

JFIF/JPEG

JFIF (*.jpg) maakt gebruik van JPEG-comprimering, een bestandsindeling met comprimering en verlies (sommige gegevens gaan verloren of worden verwijderd). Dit is vaak de beste bestandsindeling voor foto's

en afbeeldingen. De uitvoer is één bestand voor elke pagina of afbeelding die wordt gescand.

OPMERKING: JFIF/JPEG werkt alleen wanneer u kleurenbeelden of beelden in grijstinten verwerkt;

binaire of zwart/wit-beelden kunnen niet worden geconverteerd naar de indeling JFIF/JPEG.

TIFF-bestanden

TIFF-bestanden (Tagged Image File Format) zijn zeer flexibel en platform-onafhankelijk. Ze worden gebruikt en ondersteund door veel beeldverwerkingsapplicaties. TIFF-bestanden kunnen zeer groot zijn, maar zij leveren een goede afdrukkwaliteit voor papieren documenten op.

Single-page Tiff (*.tif)

Single-page TIFF-bestanden bevatten een enkel beeld of pagina. Eén beeld of pagina wordt opgeslagen in een bestand. Alleen de bestemmingen FTP, Netwerkmap en E-mail ondersteunen de indeling single-page TIFF. Deze indeling is niet beschikbaar als er andere bestemmingen in de werkstroom zijn.

Multiple-Page Tiff (*.tif)

TIFF-bestanden van meerdere pagina's bevatten meerdere beelden of pagina's. Alle beelden of pagina's worden opgeslagen in één bestand.

De volgende indelingen worden ondersteund voor TIFF:

 Multi-page TIFF 6.0 (standaard)  Multi-page TIFF 6.0 (TTN2)  Multi-page TIFF – Beeld van scanbron behouden behoudt de originele beeldgegevens die het apparaat

naar SMARTsend verstuurt. Deze instelling biedt minimaal verlies van beeldscherpte, maar biedt geen compressie-opties.

Als SMARTsend kleurenbeelden en beelden in grijstinten ontvangt, dan wordt JPEG-comprimering toegepast. Als zwart/wit beelden worden ontvangen, wordt G4-comprimering (tot 4 gigabytes rastergegevens) toegepast.

Documentnaam en -type 3-31

Oorspronkelijk documenttype

Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt de bestandsindeling tijdens het scannen bepaald en deze kan variëren op basis van het type apparaat dat wordt gebruikt om het document te scannen. Met sommige apparaten kunt u een indeling bij de gebruikersinterface van het apparaat kiezen, terwijl andere apparaten tot

een specifieke indeling beperkt zijn.

Raadpleeg de documentatie die bij uw multifunctionele Xerox-apparaat of internetfaxapparaat is meegeleverd om de ondersteunde bestandsindelingen te bepalen die met SMARTsend compatibel zijn.

Andere (toepassing in Professionele editie)

Andere indelingen door OCR (Optical Character Recognition) worden ondersteund en geproduceerd. Deze

kunnen worden gebruikt als u een uitvoerbestand wilt maken dat kan worden gelezen door een

tekstverwerker.

Applicatie

Deze uitvoerbestanden zijn compatibel met specifieke applicaties. Bestanden van Rich Text Format (.rtf) kunnen bijvoorbeeld worden gelezen en bewerkt in Microsoft Word, WordPad en PowerPoint.

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 – uitvoer in de indeling document (.doc) of rich text (.rtf). Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 – uitvoerindeling (*.xls) Microsoft PowerPoint 97 – rich text format (.rtf). Microsoft Publisher 98 – rich text format (.rtf). WordPad – rich text format (.rtf).

Tekst

Tekstbestanden zijn meestal klein en kunnen worden bewerkt in de meeste teksteditors en tekstverwerkingsprogramma's, zoals Microsoft Kladblok of Word. Deze bestanden hebben geen complexe opmaak.

De volgende bestandsindelingen zijn beschikbaar:

Tabel 3-4: Opties voor tekstbestandindeling

Tekst, standaard tekst met een regeleinde aan het einde van elke regel. Tabelinhoud is met tabs op de

gewenste positie geplaatst.

Tekst, smart tekst met een regeleinde aan het einde van elke regel. Kantlijnen en tekst in tabellen

zijn met gebruik van spaties op de gewenste positie geplaatst.

Tekst, gestript tekst met een regeleinde aan het einde van elke alinea. Tekst in de tabel is met tabs

op de gewenste positie geplaatst.

Tekst, gewoon tekst met een regeleinde aan het einde van elke regel. De linker- en bovenmarges

zijn met spaties en regeleinden op de gewenste positie geplaatst. Tekst in de tabel is met tabs op de gewenste positie geplaatst.

Tekst, door komma's gescheiden

Tekst, door tabs gescheiden door tabs gescheiden tekst. Tekst staat tussen aanhalingstekens.

door komma's gescheiden tekst. Tekst staat tussen aanhalingstekens.

3-32 Distributiewerkstromen

ASCII

ASCII-bestanden hebben een speciale code van 94 tekens die wordt gevormd door letters, cijfers, leestekens of wiskundige symbolen voor documenten in het Engels. Deze bestanden kunnen naar tekst worden geconverteerd, maar kunnen niet direct worden bewerkt.

De volgende bestandsindelingen zijn beschikbaar:

Tabel 3-5: Opties voor ASCII-bestandindeling

ASCII-tekst, geformatteerd opmaak wordt met spaties behouden. Tekst wordt gescheiden door

aanhalingstekens.

ASCII-tekst, standaard snelle tekstconversie en compatibiliteit. ASCII-tekst, standaardEx snelle tekstconversie en compatibiliteit. Regeleinden aan het einde van elke

en zone.

regel

OCR-eigenschappen (toepassing in Professionele editie)

In de Professionele editie van SMARTsend kunt u documenten scannen via OCR, zodat tekstbestanden worden geproduceerd in plaats van beeldbestanden. Deze eigenschappen kunnen worden ingesteld met de

uitvoerbestandstypen PDF, tekst doorzoekbaar en Andere. Gebruik de volgende toepassingen om de

indelingen op te geven die gebruikmaken van OCR:

OCR-optimalisatie

Selecteer hoe u de gescande invoer wilt verwerken:

Tabel 3-6: Opties voor OCR-optimalisatie

Optimaliseren voor snelheid heeft de snelste verwerkingstijd met standaard OCR-nauwkeurigheid. Dit is de

standaardinstelling.

Balans snelheid/ nauwkeurigheid

Optimaliseren voor nauwkeurigheid

kiest een middenweg tussen verwerkingstijd en OCR-nauwkeurigheid.

hierbij duurt het verwerkingsproces het langst, maar is de OCR-nauwkeurigheid het

best.

Met de volgende instellingen verbetert u de nauwkeurigheid van de toepassing OCR. Het brondocument is het origineel dat u scant.

Tabel 3-7: Opties voor OCR-nauwkeurigheid

Taal brondocument Selecteer de taal van het brondocument. Brondocument afgedrukt op Selecteer het type printer waarop het brondocument is afgedrukt. Opmaak brondocument Selecteer dat de applicatie automatisch de kolommen van het brondocument

vaststelt of selecteer dat het brondocument uit één enkele kolom bestaat.

Documentnaam en -type 3-33

Documentkenmerken

De pagina Documentkenmerken wordt gebruikt om extra informatie toe te voegen aan gescande documenten voor het opslaan en beheren van documenten op specifieke bestemmingen. Documentkenmerken, meestal "metagegevens" genoemd, zijn de eigenschappen waarmee het uitvoerdocument wordt beschreven . Deze bij het document worden opgeslagen en vereenvoudigen het

organiseren van documentbestemmingen voor het opslaan van documenten.

U kunt velden voor een bepaalde werkstroom instellen met behulp van het gebied Velden. U kunt ook een

profiel gebruiken als snelkoppeling om velden toe te passen op een werkstroom.

Zo gaat u naar de pagina Documentkenmerken:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

documentkenmerken wilt wijzigen.

3 Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak. 4 Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentkenmerken in het linkervak.

U kunt de pagina Documentbestemmingen ook openen met de wizard voor het maken van een werkstroom

Documentkenmerkprofielen

als een werkstroom wordt aangemaakt.

Documentprofielen zijn sets documentkenmerkvelden die zijn geconfigureerd voor hergebruik. Wanneer u

een profiel gebruikt, hoeft u geen kenmerkeigenschappen meer te configureren voor elke werkstroom.

Ieder

veld in het profiel is gekoppeld aan een overeenkomstig veld voor één of meer bestemmingen.

Een documentprofiel kan standaard- of aangepaste kenmerkeigenschappen en toewijzingen bevatten, die

bij een specifieke werkstroom behoren. Documentprofielen worden doorgaans vermeld op

werkstroomdocumentbestemmingen. Zo is het profiel Alleen FTP bijvoorbeeld een documentprofiel voor

een FTP-bestemming. Het documentprofiel Basis (met de velden Titel en Beschrijving) wordt

met

SMARTsend geïnstalleerd. Als bepaalde kenmerken vaak worden gebruikt, doet u er verstandig aan

een

speciaal profiel aan te passen en op te slaan voor deze kenmerken.

Als bijvoorbeeld de kenmerken Naam en Versie vaak nodig zijn, kunt u een profiel maken waarin deze kenmerken in een profiel bij elkaar worden gebracht. Deze kenmerken worden vervolgens aan velden toegewezen voor één of meer bestemmingen. Voor de bestemming DocuShare kan het kenmerk Naam in

het profiel worden toegewezen aan het veld Titel op DocuShare, en het kenmerk Versie kan worden

toegewezen aan het veld Beschrijving op DocuShare.

Profiel opgeven

Zo geeft u een profiel op voor een werkstroom:

1 Ga naar de pagina Documentkenmerken voor de werkstroom. 2 Selecteer een documentprofiel uit de vervolgkeuzelijst Het volgende profiel gebruiken.

Profiellijsten worden gefilterd door de bestemmingen in de werkstroom. U ziet alleen de profielen met koppelingen naar bestemmingen in de huidige werkstroom.

3-34 Distributiewerkstromen

Profiel verwijderen

Gebruikers kunnen alleen de profielen verwijderen waarvan zij zelf de eigenaar zijn.

Zo kunt u een profiel verwijderen:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker. 2 Klik onder Aanpassingsopties op Mijn documentkenmerkprofielen beheren. 3 Selecteer het profiel dat u wilt verwijderen uit de lijst met documentprofielen. 4 Klik op Verwijderen in het linkervak.

Profiel maken

Indien de set met velden ook in een andere werkstroom kan worden gebruikt, sla deze dan op in een nieuw

profiel.

Zo maakt u een profiel:

1 Ga naar de pagina Documentkenmerken voor een werkstroom. 2 Selecteer uit de vervolgkeuzelijst Het volgende profiel gebruiken het profiel dat het meest lijkt

het profiel dat u gaat maken.

3 Klik op Opslaan als nieuw profiel onder het gebied Velden. 4 Voer in het venster Opslaan als nieuw profiel een profielnaam en beschrijving in om het profiel te

benoemen.

5 Klik op OK. 6 Voeg naar wens velden toe of verwijder deze of wijzig veldeigenschappen.

Profiel bewerken

Tenzij een profiel aan een werkstroom is gekoppeld die nog niet is gepubliceerd, kunt u het profiel alleen wijzigen door de optie Opslaan als nieuw profiel te gebruiken.

Documentkenmerkvelden

Documentkenmerkvelden worden gebruikt om gegevens te koppelen aan documentbestemmingen. Zo kan een documentkenmerkveld onderwerp e-mail worden gebruikt voor een koppeling met het onderwerp van een e-mail wanneer een document wordt gescand en naar een e-mailadres wordt verzonden. In het veld kan de gebruiker het onderwerp van de e-mail opgeven.

 U kunt de eigenschappen van een veld bekijken of bewerken door op Eigenschappen te klikken in de

rij waarin het veld wordt vermeld. Breng de wijzigingen aan in het venster Kenmerkeigenschappen en klik op OK.

 U voegt een veld toe door op Veld toevoegen te klikken onder de lijst met velden. Geef de

eigenschappen op in het venster Kenmerkeigenschappen en klik op OK.

 U kunt een veld verwijderen door op Verwijderen te klikken in de rij waarin het veld wordt vermeld.

Documentkenmerken 3-35

Kenmerkeigenschappen

Veldnaam

Met een veldnaam wordt een beschrijvende of zinvolle naam toegewezen aan een documentkenmerkveld. Deze veldnaam wordt weergegeven op het moment van publicatie op voorbladen en op het moment van scannen als de optie Bewerkbaar op het apparaat is geselecteerd op het moment van publicatie.

Kies een voor de hand liggende naam en die gebruikers aanspoort de gewenste informatie in het veld te typen, vooral als veel gebruikers publicaties gaan gebruiken waarin dit veld voorkomt.

Standaardwaarden

Tabel 3-8: Opties voor standaardwaarden

Geen standaardwaarde geeft aan dat er geen standaardwaarde in het veld is gegeven. Eén standaardwaarde geeft aan dat de waarde die is ingevoerd in het bewerkingsvak als de standaardwaarde zal

worden gebruikt. Slechts één standaardwaarde wordt naar een multifunctioneel apparaat van Xerox gestuurd voor publicaties op het apparaat. Deze waarde kan worden overschreven wanneer de werkstroom wordt gepubliceerd indien de optie Niet-bewerkbare veldwaarde niet is geselecteerd voor veldbeveiliging.

Meerdere standaardwaarden

hiermee kunnen twee of meer waarden worden gebruikt wanneer de werkstroom wordt gepubliceerd of op het voorblad waarop de gebruiker een waarde kan selecteren. Voer

waarde in en klik op Toevoegen. De waarde verschijnt in de keuzelijst. Rangschik de

een waarden met de toetsen Omhoog verplaatsen en Omlaag verplaatsen. Verwijder waarden uit de lijst met Ver w ij de r en of Alles verwijderen. De standaardwaarde is altijd de waarde bovenaan de lijst. Dankzij de standaardwaarden voor PaperWare-publicaties (toepassing

Professionele editie) is het mogelijk de overeenkomstige selectievakjes op het

in PaperWare-voorblad aan te kruisen/in te schakelen.

Veld met verplichte invoer

Velden worden over gewoonlijk indien nodig geconfigureerd om essentiële informatie over het gescande document vast te leggen. De informatie of kenmerken kunnen vooraf worden ingevoerd wanneer de werkstroom wordt gemaakt of gepubliceerd, of kan tijdens het scannen op het multifunctionele Xeroxapparaat of op het PaperWare-voorblad worden ingevoerd. De invoer van kenmerken op het moment van

scannen is aan de volgende beperkingen onderhevig:

 Wanneer u de optie Meerdere standaardwaarden gebruikt, kunt u tijdens het scannen vereiste

documentkenmerken specificeren via de opties Bewerkbaar op het apparaat of Op PaperWare-voorblad selecteren.

 Wanneer een werkstroom met verplichte velden die op het apparaat kan worden bewerkt op een Xerox

WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwer apparaat wordt gepubliceerd, wordt de scan niet uitgevoerd tot er een waarde is ingevoerd.

 Wanneer de werkstroom op een ouder Xerox-apparaat wordt uitgevoerd, mislukt de uitvoer ervan.

Veldbeveiliging

Veldbeveiliging bepaalt hoe waarden in invoervelden verschijnen wanneer deze worden ingevoerd op het apparaat en op het voorblad. Selecteer hoe de waarde van het veld wordt weergegeven:

 Met Veldwaarde tonen wordt de waarde in ongecodeerde tekst weergegeven op de publicatiepagina's

van SMARTsend, op het PaperWare-voorblad en op het multifunctionele apparaat van Xerox. Kies deze instelling wanneer het veld geen vertrouwelijke informatie bevat en het niet uitmaakt of anderen de waarde zien.

Voorbeeld: Arthur_M_Sjabloon

3-36 Distributiewerkstromen

 Gebruikersinvoer verbergen (****) geeft de waarde met sterretjes (*) weer op alle SMARTsend-

pagina's, -voorbladen en -bevestigingsbladen. Kies deze instelling wanneer het veld vertrouwelijke informatie bevat.

Voorbeeld: ********* (er zijn sterretjes gebruikt om een sofi-nummer te maskeren)

OPMERKING: Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwere apparaten ondersteunen

de maskeringstoepassingen volledig. Oudere Xerox-apparaten ondersteunen deze toepassingen echter niet. Het maskeren is daarnaast niet beschikbaar wanneer er een werkstroom met meerdere standaardwaarden wordt gepubliceerd.

 Met Niet-bewerkbare veldwaarde kan het veld niet bewerkt worden in een andere toepassing dan

Werkstroom bewerken. Het veld wordt niet weergegeven op de pagina Publicatie. of wanneer er wordt

gescand; waarden worden gekoppeld aan de scans van documenten. U moet een standaardwaarde

opgeven wanneer deze optie wordt geselecteerd. Voorbeeld: Client-ID voor de website van een klant.

OPMERKING: De standaardwaarde van het veld wordt weergegeven in het gebied Velden van de pagina

Documentkenmerken wanneer deze optie wordt geselecteerd. Selecteer deze optie voor veldwaarden die nooit veranderen of voor velden die een hoog beveiligingsniveau vereisen.

Veldtype

Veldtype bepaalt het type veld dat gebruikt wordt voor de invoer van veldwaarden wanneer de werkstroom wordt gepubliceerd. De veldtypen die beschikbaar zijn wisselen naarmate het aantal standaardwaarden verandert. Kies een type dat overeenkomt met het soort invoer dat door de waarden wordt vereist.

Tabel 3-9: Opties voor veldtype

Tekstvak accepteert de invoer van alfanumerieke tekstwaarden tot maximaal 256 tekens. Tekstvak met

meerdere regels E-mailadres accepteert invoer in de indeling van een e-mailadres. De invoer wordt gecontroleerd

Vervolgkeuzelijst hiermee kan een waarde in een vervolgkeuzelijst worden geselecteerd. Lijst keuzerondjes hiermee kan een waarde in een lijst met keuzerondjes worden geselecteerd. Keuzelijst hiermee kan een waarde in een vervolgkeuzelijst worden geselecteerd.

accepteert de invoer van alfanumerieke tekstwaarden van iedere lengte.

notatie om te bevestigen dat de gegevens een e-mailadres betreffen.

OPMERKING: Vrije tekstinvoer van kenmerken (metagegevens) voor keuzevelden wordt niet voor

Interwoven WorkSite-bestemmingen ondersteund (optioneel onderdeel). De waarden van metagegevens voor keuzevelden zijn beperkt tot de vooraf ingestelde reeks met waarden die door de WorkSitebeheerder zijn gedefinieerd.

Veld-ID (optioneel)

Veld-ID specificeert de naam van het XML-bestandselement wanneer de documentkenmerkvelden aan een XML-bestand worden toegevoegd. Als er geen naam is gespecificeerd, wordt het XML-bestandselement standaard op Veld_0, Veld_1 ingesteld. Kies een veld-ID die het soort vermeldingen weergeeft dat naar een

XML-bestand wordt geschreven.

Documentkenmerken 3-37

Kenmerktoewijzing

Kenmerken kunnen worden toegewezen aan velden die beschikbaar zijn bij documentbestemmingen. Alle beschikbare velden die worden ondersteund door de bestemmingen in de werkstroom worden weergegeven. Selecteer de kenmerken die u aan het veld wilt toewijzen voor de bestemming. Zo zijn Tekst en Antwoord aan beschikbare velden voor e-mail; voor DocuShare zijn Titel, Beschrijving, Trefwoorden en andere beschikbaar. Tijdens het scannen worden de gegevensvelden die u hier selecteert ingevuld met behulp van de waarde(n) van de kenmerken. U kunt niet meer dan één kenmerk toewijzen aan een bestemmingsveld, maar u kunt wel meer dan één bestemmingsveld koppelen aan een documentkenmerk.

Voorbeeld

Een documentkenmerkveld met de naam "Titel" kan worden toegewezen aan een MS SharePoint-mapveld met de naam "Titel".

Er kunnen in plaats daarvan willekeurige documentkenmerkvelden in een werkstroom worden gedefinieerd. Documentkenmerkvelden kunnen in de werkstroom worden gedefinieerd, zonder dat deze aan een specifieke serviceparameter hoeven te worden toegewezen, en er kan nog steeds een waarde voor het veld worden ingevoerd tijdens het maken van de werkstroom, het publiceren of tijdens het scannen.

Als de ondersteuning voor documentkenmerken voor de service is ingeschakeld, worden de velden (zowel toegewezen als niet-toegewezen velden) en hun waarde in de vorm van een XML-bestand geëxporteerd. De

services voor FTP, Netware-map, Netwerkmap en Scannen naar URL ondersteunen momenteel het

exporteren van documentkenmerkvelden in de vorm van een XML-bestand.

Aangepaste documentkenmerken in een SMARTsend-werkstroom specificeren

Deze procedure illustreert hoe een SMARTsend-werkstroom moet worden gemaakt die een gescand document met documentkenmerkvelden naar een FTP-bestemming opslaat:

Zo kunt u aangepaste documentkenmerken in een SMARTsend-werkstroom specificeren:

1 Klik op de Home page van de SMARTsend-gebruiker op de koppeling Distributiewerkstroom

toevoegen.

2 Klik op de pagina Documentbestemmingen de koppeling Locaties toevoegen onder het pagina-

element

FTP aan.

3 Typ de eigenschappen voor de FTP-bestemming. Klik op OK. 4 Klik op Vol ge nd e. De pagina Documentnaam en -type wordt geopend. 5 Selecteer de gewenste opties voor de documentnaam en het documenttype. 6 Klik op Vol ge nd e. 7 Selecteer op de pagina Documentkenmerken het documentkenmerkprofiel Alleen FTP. 8 Klik op Veld toevoegen. Het dialoogvenster Kenmerkeigenschappen wordt geopend, zodat u een

documentkenmerk kunt maken en definiëren.

9 Kies de opties voor het huidige documentkenmerk:

a) Typ een veldnaam (bijvoorbeeld "Plex"). b) Als u een standaardwaarde of meerdere waarden wilt instellen, kiest u een optie en typt u de

waarden (bijvoorbeeld "Duplex").

c) Selecteer Verplicht als dit een veld is dat de gebruiker moet invullen. d) Selecteer de optie Veldbeveiliging. e) Selecteer een bestandstype.

3-38 Distributiewerkstromen

10 Hef onder Kenmerktoewijzing de selectie van het vakje Ingeschakeld op. 11 Klik op OK. 12 Wilt u een ander veld toevoegen, dan herhaalt u de stappen 8 t/m 11. 13 Klik op de pagina Documentkenmerken Opslaan als nieuw profiel aan om de velden als een nieuw

profiel op te slaan, zodat deze later in andere werkstromen kunnen worden gebruikt.

14 Ga verder met het programmeren van de werkstroom.

De waarden voor de documentkenmerkvelden worden tijdens het publiceren en uitvoeren naar de FTP-bestemming geëxporteerd die in de werkstroom is gespecificeerd.

OPMERKING: Dit vereist dat de ondersteuning voor documentkenmerken voor de FTP-service door

de SMARTsend-systeembeheerder wordt ingeschakeld.

De waarden voor de aangepaste documentkenmerkvelden kunnen door systeemintegrators worden gebruikt voor nieuwe verwerkingen van de gescande documenten. De waarden kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om informatie aan een drukkerij te bieden over het aantal sets dat er van de documenten moet worden gemaakt en welke plexmode er tijdens het afdrukken moet worden gebruikt.

Documentkenmerken 3-39

Werkstroom opslaan

De pagina Werkstroom opslaan wordt gebruikt voor het selecteren van opdrachtbevestigingsvoorkeuren voor scanopdrachten en voor het opgeven van het toegangsniveau voor de werkstroom.

Zo heeft u toegang tot de pagina Werkstroom opslaan:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

instellingen wilt wijzigen.

3 Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak. 4 Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Werkstroominstellingen in het linkervak.

Opdrachtbevestiging

Wanneer een gebruiker een scan uitvoert, wil hij graag weten of de opdracht is geslaagd of mislukt. Selecteer hoe de gebruiker opdrachtbevestiging ontvangt als de opdracht is voltooid:

Tabel 3-10: Opties voor opdrachtbevestiging

Geen opdrachtbevestiging biedt geen bevestiging voor het voltooien van opdrachten. E-mail

werkstroomeigenaar E-mail

werkstroomgebruiker

Afgedrukte bevestiging hiermee wordt een pagina afgedrukt op het multifunctionele Xerox-apparaat dat voor

hiermee kunt u een e-mailbericht inschakelen dat aan de eigenaar van de werkstroom wordt verzonden.

hiermee wordt een e-mail gestuurd naar de verzender van de werkstroom. Deze optie is

alleen beschikbaar wanneer u een scan maakt op een apparaat met verificatie of

behulp van een PaperWare-voorblad. Als de optie wordt gebruikt op een

met multifunctioneel apparaat van Xerox zonder verificatie en zonder voorblad, wordt

opdrachtbevestiging gegenereerd.

geen

scanopdracht is gebruikt. De bevestiging wordt afgedrukt als de opdracht zonder

de problemen naar de bestemming is verzonden, of als er een fout optreedt. Indien er vertrouwelijke informatie in de opdracht staat, wilt u wellicht niet dat de bevestiging wordt afgedrukt op een apparaat waar die informatie voor iedereen zichtbaar is.

Werkstroomtoegang

Met Werkstroomtoegang wordt geregeld wie de werkstroom kan bekijken, gebruiken en wijzigen.

 Met Openbaar kunnen alle gebruikers van SMARTsend werkstromen bekijken, gebruiken, bewerken

publiceren. Alleen eigenaars kunnen een openbare werkstroom verwijderen.

 Met Privé kunnen werkstromen alleen door de eigenaar van de werkstroom worden bekeken, gebruikt,

bewerkt en gepubliceerd worden. Alleen de eigenaar van de werkstroom en de beheerder kunnen een privé-werkstroom verwijderen. De inhoud van een privé-werkstroom, zoals de kenmerkeigenschappen, kunnen door niemand anders dan de eigenaar van de werkstroom worden bekeken. Voor privéwerkstromen die zijn gepubliceerd met behulp van apparaatscansjablonen is verificatie op het apparaat

3-40 Distributiewerkstromen

vereist.

Werkstroomoverzicht

Op de pagina Werkstroomoverzicht kunnen de werkstroominstellingen worden bekeken nadat een werkstroom is bewerkt of gedefinieerd. Met gebruik van de koppelingen aan de linkerkant van de pagina

kunnen de instellingen van de werkstroom worden gewijzigd voordat deze wordt gepubliceerd.

Zo heeft u toegang tot de pagina Werkstroomoverzicht:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

instellingen wilt beoordelen.

3 Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

Werkstroomnaam en -beschrijving

Voer een nieuwe naam en een beschrijving van de werkstroom in, of wijzig de getoonde informatie. Bedenk de is nummer steeds met 1 verhoogd, tenzij u een geheel nieuwe naam opgeeft.

Publicatie-opties

Voordat u kunt scannen, moet een werkstroom eerst worden gepubliceerd. Selecteer hoe u de werkstroom wilt publiceren:

een unieke naam die u gemakkelijk kunt onthouden, omdat deze naam wordt weergegeven in

Werkstroomverkenner en op publicaties. Wanneer een werkstroom voor het eerst wordt toegevoegd,

de eerste naam standaard Werkstroom1; voor volgende namen van nieuwe werkstromen wordt het

Tabel 3-11: Publicatieopties

Werkstroom later publiceren hiermee kunt u de werkstroom op een later tijdstip publiceren.

Deze instelling kan worden gebruikt als u een werkstroom

iemand anders maakt, zodat deze persoon de werkstroom

voor op het gewenste moment kan publiceren.

PaperWare-voorblad vanuit werkstroom

Werkstroom publiceren op multifunctioneel

publiceren

Xerox-apparaat

(de toepassing in Professionele editie ) genereert een PaperWare-voorblad voor de werkstroom. Gebruik deze optie als u bestemmingen wilt vaststellen op het moment van scannen, als u wilt scannen met behulp van Internetfax, of wanneer u vertrouwelijke informatie heeft die andere gebruikers van SMARTsend niet mogen zien.

hiermee kunt u een nieuwe apparaatscansjabloon voor de werkstroom maken.

Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren.

Werkstroomoverzicht 3-41

Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken

In de onderstaande procedure worden de stappen beschreven die nodig zijn om een voorbeeldwerkstroom te

maken die naar een netwerkmapbestemming wordt opgeslagen.

1 Open een browservenster. 2 Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw

SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3 Druk op Enter. 4 U wordt gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer deze in en klik op OK. 5 Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend

starten.

6 De Homepage van de gebruiker verschijnt. Klik op Distributiewerkstroom toevoegen onder het

Werkstromen.

kopje

7 De bestemmingen die door u en anderen zijn gebruikt voor andere werkstromen worden vermeld onder

de kopjes voor de verschillende soorten bestemmingen. Zoek het kopje Netwerkmap.

8 Selecteer de netwerkmapbestemmingen die u wilt voor de werkstroom.

a) Als de bestemmingen die u wenst worden vermeld, kruist u de selectievakjes ernaast aan. b) Als u een netwerkmapbestemming wilt toevoegen, klikt u op Locaties toevoegen. Het venster

Eigenschappen van netwerkmap verschijnt.

i Voer een naam in voor de bestemming. ii Voeg het mappad toe, bijvoorbeeld: \\myComputer\scans, waarbij myComputer de naam van

het apparaat is waarop de map zich bevindt, en scans de naam van een gedeelde netwerkmap.

iii Klik op OK.

c) Er kan een venster met een beveiligingswaarschuwing verschijnen. Klik op Ja om door te gaan. d) U kunt worden gevraagd uw legitimeringen voor de SMARTsend-computer in te voeren. Voer

gebruikersnaam en toegangscode voor de SMARTsend-computer in en klik op OK.

OPMERKING: U moet dezelfde legitimeringen gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend

aanmeldde. Als u verschillende legitimeringen verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u kunt doorgaan. Wanneer

bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om uw tijdelijke

u internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen > Bestanden verwijderen > OK.

e) De pagina Accountinstellingen verschijnt. Voer uw gebruikersnaam en toegangscode voor de

netwerkmap, voeg uw toegangscode nogmaals toe in het invoervak Toegangscode bevestigen

klik op OK.

f) Klik op de pagina Eigenschappen van netwerkmap nogmaals op OK. g) De nieuwe bestemming moet nu worden weergegeven op de pagina Documentbestemmingen en

moet worden aangekruist. Als u meer netwerkmapbestemming wilt toevoegen, klikt u op Locaties toevoegen en herhaalt u de bovenstaande stappen voor het toevoegen van bestemmingen.

3-42 Distributiewerkstromen

9 Nadat alle bestemmingen zijn toegevoegd aan de pagina Documentbestemmingen, klikt u

Vol ge nde >> .

10 De pagina Documentnaam en -type verschijnt. Geef de basisnaam van het uitvoerbestand onder

Documentidentificatie. Voer voor dit voorbeeld een naam in zoals mijndocnaam.

11 Selecteer Datum en tijd in de vervolgkeuzelijst Naamachtervoegsel. Hiermee voegt u de datum en

tijd

toe aan de hierboven opgegeven naam (myDocName)

12 Selecteer een documenttype. Selecteer voor dit voorbeeld PDF, alleen afbeelding (*.pdf).

a) Als u de indeling van het bestand wilt wijzigen, klikt u op de toets Eigenschappen. Klik voor

voorbeeld op Eigenschappen. De pagina Eigenschappen documenttype verschijnt. Selecteer

dit uit

de vervolgkeuzelijst de indeling PDF, alleen afbeelding.

b) Klik op OK.

13 Klik op Vol ge nd e> >. 14 De pagina Documentkenmerken verschijnt. Specificeer alle vereiste documentkenmerkvelden. Voor dit

voorbeeld gebruiken we het standaard profiel Basis, waarin de velden Titel en Beschrijving voorkomen.

15 Klik op Vol ge nd e> >. 16 De pagina Werkstroominstellingen verschijnt. 17 Selecteer een optie voor de opdrachtbevestiging. Selecteer voor dit voorbeeld Afgedrukte bevestiging

in de vervolgkeuzelijst Opdrachtbevestiging.

18 Selecteer het toegangsniveau voor de werkstroom. Voor dit voorbeeld gebruiken we het standaard

toegangsniveau Openbaar.

19 Klik op Vol ge nd e> >. 20 De pagina Werkstroom opslaan wordt weergegeven. Geef een unieke werkstroomnaam op. 21 Selecteer het gewenste type Publicatie. Voor dit voorbeeld publiceren we de werkstroom als een

apparaatscansjabloon. Selecteer Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat.

22 Bekijk de werkstroominstellingen en wijzig deze indien nodig. 23 Klik op Voltooien. 24 De pagina Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat verschijnt. Geef een unieke

publicatienaam op.

25 Selecteer een vervaltijd. 26 Selecteer de apparaten waarvoor de sjabloon wordt gepubliceerd. 27 Voer documentkenmerkwaarden in. Als de waarden op het apparaat moeten worden ingevoerd,

selecteer dan Bewerkbaar op het apparaat.

28 Selecteer een scanprofiel. Klik op Eigenschappen om naar behoefte de scaninstellingen aan te passen. 29 Klik op OK. 30 De sjabloon wordt gepubliceerd. Klik op Terugkeren naar homepage onderaan de pagina om terug

keren naar de Homepage van de gebruiker.

Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken 3-43

Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken

In de onderstaande procedure worden de stappen beschreven die nodig zijn om een voorbeeldwerkstroom te

maken met een ontvanger van een e-mail als bestemming.

1 Open een browservenster. 2 Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw

SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3 Druk op Enter. 4 U wordt gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer deze in en klik op OK. 5 Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend te

starten.

6 De Homepage van de gebruiker verschijnt. Klik op Toevoegen > Distributiewerkstroom… onder het

kopje Werkstromen.

7 De bestemmingen die door u en anderen zijn gebruikt voor andere werkstromen worden vermeld

de kopjes voor de verschillende soorten bestemmingen. Zoek het kopje E-mailontvanger.

onder

8 Selecteer de ontvangers van de e-mail die u wilt voor de werkstroom.

a) Als de gewenste ontvangers worden vermeld, selecteert u de selectievakjes ernaast. b) Als u een ontvanger moet toevoegen, klikt u op Adressen toevoegen. Het venster

E-maileigenschappen ontvanger verschijnt.

i Voer een naam in voor de bestemming. ii Voer een of meer e-mailadressen in voor de gewenste ontvangers (Aan:), ontvangers van

kopieën (Cc:) en Bcc-ontvangers (Bcc:). Scheid de e-mailadressen van elkaar met een puntkomma Als de toepassing voor adresverificatie door uw beheerder is geconfigureerd, kunt

u op Naam/namen controleren klikken om de adressen te controleren.

iii Selecteer een coderingsindeling van de bijlage. De standaard Base64 voor MIME-codering

geschikt voor de meeste gevallen.

iv Selecteer Scannen naar mijn e-mail als u het uitvoerbestand wilt e-mailen naar de verzender

van de scan. Bij deze optie is verificatie bij het scanapparaat vereist wanneer apparaatscansjablonen worden gebruikt en deze optie mag alleen worden geselecteerd als het apparaat verificatie ondersteunt.

v Selecteer URL-koppeling naar document verzenden (geen documentbijlage), als u alleen

een koppeling met het document en niet het document zelf wilt verzenden.

vi Klik op OK.

9 De nieuwe ontvangers moeten nu worden weergegeven op de pagina Documentbestemmingen en

moeten worden aangekruist. Nadat alle bestemmingen zijn toegevoegd aan de pagina Documentbestemmingen, klikt u op Vo lg en de >> .

10 De pagina Documentnaam en -type verschijnt. Geef de basisnaam van het uitvoerbestand onder

Documentidentificatie. Voer voor dit voorbeeld een naam in zoals mijndocnaam.

11 Selecteer Datum en tijd in de vervolgkeuzelijst Naamachtervoegsel. Hiermee voegt u de datum en

toe aan de hierboven opgegeven naam (myDocName)

tijd

3-44 Distributiewerkstromen

12 Selecteer een documenttype. Selecteer voor dit voorbeeld PDF, alleen afbeelding (*.pdf).

a) Als u de indeling van het bestand wilt wijzigen, klikt u op de toets Eigenschappen. Klik voor

voorbeeld op Eigenschappen. De pagina Eigenschappen documenttype verschijnt. Selecteer

dit uit

de vervolgkeuzelijst de indeling PDF, alleen afbeelding.

b) Klik op OK.

13 Klik op Vol ge nd e> >. 14 De pagina Documentkenmerken verschijnt. Specificeer alle vereiste documentkenmerkvelden. Voor dit

voorbeeld gebruiken we het standaard profiel Basis, waarin de velden Titel en Beschrijving voorkomen.

15 Klik op Vol ge nd e> >. 16 De pagina Werkstroominstellingen verschijnt. 17 Selecteer een optie voor de opdrachtbevestiging. Selecteer voor dit voorbeeld Afgedrukte bevestiging

in de vervolgkeuzelijst Opdrachtbevestiging.

18 Selecteer het toegangsniveau voor de werkstroom. Voor dit voorbeeld gebruiken we het standaard

toegangsniveau Openbaar.

apparaatscansjabloon. Selecteer Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat.

22 Bekijk de werkstroominstellingen en wijzig deze indien nodig. 23 Klik op Voltooien. 24 De pagina Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat verschijnt. Geef een unieke

publicatienaam op.

25 Selecteer een vervaltijd. 26 Selecteer de apparaten waarvoor de sjabloon wordt gepubliceerd. 27 Voer documentkenmerkwaarden in. Als de waarden op het apparaat moeten worden ingevoerd,

selecteer dan Bewerkbaar op het apparaat.

keren naar de Homepage van de gebruiker.

Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken 3-45

Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsendwerkstroom specificeren

De volgende procedure maakt een SMARTsend-werkstroom die een gescand document met documentkenmerkvelden naar een DocuShare-verzameling als een aangepast object opslaat.

1 Klik op de Homepage van de SMARTsend-gebruiker op de koppeling Distributiewerkstroom

toevoegen….

2 Klik op de pagina Documentbestemmingen de koppeling Locaties toevoegen… onder het

DocuShare-deel aan.

3 Voer de eigenschappen voor de DocuShare-bestemming in, waaronder de naam van het aangepast

object, om deze te gebruiken bij het opslaan van het document in DocuShare.

4 Klik op Vol ge nd e> >. 5 Definieer op de pagina Documentnaam en -type de naam van de indeling om deze voor de

gedistribueerde documenten te kunnen gebruiken.

6 Klik op Vol ge nd e> >. 7 Selecteer op de pagina Documentkenmerken het documentkenmerkprofiel Alleen DocuShare. 8 Klik op de koppeling Veld toevoegen… om de toepasselijke velden toe te voegen voor gebruik

het aangepaste DocuShare-object dat u voor uw bestemming heeft gespecificeerd.

met

9 Voeg op de pagina Kenmerkeigenschappen een documentkenmerkveld toe en wijs deze aan het

toepasselijke DocuShare-veld toe dat in het aangepaste object is gedefinieerd.

OPMERKING: De velden die in het gespecificeerde aangepaste object worden gespecificeerd,

worden beschikbaar voor het toewijzen van kenmerken. Als een advocatenkantoor een document gebruikt dat de matter_id met elk document opslaat, dan moet een gebruiker wellicht een SMARTsend-veld met de naam Matter_ID toevoegen en deze aan het veld Aangepaste DocuShare-object toewijzen.

10 Klik op OK. 11 Klik op de pagina Documentkenmerken Opslaan als nieuw profiel… aan om de velden als een

profiel op te slaan, zodat deze later in andere werkstromen kunnen worden gebruikt.

nieuw

12 Klik op Volg ende >>. Ga verder met het definiëren van de werkstroom in de resterende vensters en

publiceer de werkstroom indien nodig.

3-46 Distributiewerkstromen

Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsendwerkstroom specificeren

De volgende procedure maakt een SMARTsend-werkstroom die een gescand document met documentkenmerkvelden naar een LiveLink-map met een categorie opslaat.

1 Klik op de Homepage van de SMARTsend-gebruiker op de koppeling Distributiewerkstroom

toevoegen….

2 Klik op de pagina Documentbestemmingen de koppeling Locaties toevoegen… onder het

LiveLink-deel aan.

3 Voer de eigenschappen voor de LiveLink-bestemming in. Selecteer een categorie in de verstrekte lijst. 4 Klik op Vol ge nd e> >. 5 Definieer op de pagina Documentnaam en -type de naam van de indeling om deze voor de

gedistribueerde documenten te kunnen gebruiken.

6 Klik op Vol ge nd e> >. 7 Selecteer op de pagina Documentkenmerken het documentkenmerkprofiel Basis. 8 Klik op de koppeling Veld toevoeg en… om de toepasselijke velden toe te voegen voor gebruik met

LiveLink-categorie die u voor uw bestemming heeft gespecificeerd.

9 Voeg op de pagina Kenmerkeigenschappen een documentkenmerkveld toe en wijs deze aan het

toepasselijke LiveLink-veld toe dat in de categorie is gedefinieerd.

10 Klik op OK. 11 Klik desgewenst op de pagina Documentkenmerken Opslaan als nieuw profiel… aan om de velden

een nieuw profiel op te slaan, zodat deze later in andere werkstromen kunnen worden gebruikt.

als

12 Klik op Vol ge nd e> >. Ga verder met het definiëren van de werkstroom in de resterende vensters en

publiceer de werkstroom indien nodig.

Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren 3-47

3-48 Distributiewerkstromen

Zoekwerkstromen

In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe u zoekwerkstromen kunt maken en gebruiken. Er worden ook instructies geboden voor het specificeren van zoeklocaties, zoekopties en andere instellingen die zijn vereist

om effectieve zoekwerkstromen te maken.

Zoekwerkstromen vertonen veel overeenkomsten met SMARTsend-distributiewerkstromen. Er is in dit hoofdstuk waar dit van toepassing is voor referentie informatie betreffende algemene toepassingen en functies opgenomen. Er is voor dit hoofdstuk echter noodzakelijk een standaardbegrip van het maken, publiceren en onderhouden van distributiewerkstromen te hebben.

OPMERKING: Zoekwerkstromen zijn alleen beschikbaar wanneer het optionele TrueMatch-onderdeel

met de Professionele editie van SMARTsend is geïnstalleerd.

Dit hoofdstuk omvat:

 Overzicht Zoekwerkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

 Zoeklocaties voor document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

 Zoekresultaten voor document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

 Zoekoverzicht voor document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

 Zoekwerkstroom publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9

 Zoekwerkstroom gebruiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10

4-1

Overzicht Zoekwerkstromen

Zoekwerkstromen zijn beschikbaar wanneer het optionele TrueMatch-onderdeel met de Professionele editie van SMARTsend is geïnstalleerd. Met TrueMatch-zoekstromen kunt u een klein deel van een papieren document scannen en een overeenkomstige of gelijksoortige elektronische versie zoeken van het document dat in een ondersteunde bestemming is opgeslagen. De momenteel ondersteunde bestemmingen omvatten:

 DocuShare 3.1, 4.0  SharePoint Portal Server 2001  SharePoint Portal Server 2003

Zoekwerkstromen komen overeen met SMARTsend-distributiewerkstromen. Er worden met behulp van een wizard nieuwe zoekwerkstromen in SMARTsend gemaakt, en deze worden via de pagina Werkstroomverkenner beheerd en onderhouden. informatie over het bekijken en beheren van bestaande werkstromen.

TrueMatch kan naar de volgende bestandsindelingen zoeken:

 Word (.doc, .dot)  PowerPoint (.ppt, .pps, .pot)  Excel (.xls)  Text (.txt, .rtf)  PDF (.pdf – alleen tekst doorzoekbaar; niet ondersteund door alle bestemmingen of kan aanvullende

configuratie op de bestemmingscomputer vereisen)

 Webpagina's (.htm, .html)

Zie Werkstroomverkenner op pagina 3-3 voor aanvullende

Zoekwerkstroom toevoegen

U kunt op twee manieren een zoekwerkstroom maken. U kunt een zoekwerkstroom maken met behulp van een wizard die u stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert. Er kan in plaats daarvan een nieuwe zoekwerkstroom worden gemaakt door een bestaande zoekwerkstroom te wijzigen en deze met een andere naam op te slaan (Opslaan als).

Werkstroom maken

Iedere gebruiker kan een nieuwe zoekwerkstroom maken. Een wizard leidt de gebruiker stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom, zoals het definiëren van de documentzoeklocaties, zoekparameters en de werkstroominstellingen.

Zo maakt u een nieuwe zoekwerkstroom:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Toevoegen > Zoekwerkstromen… onder het kopje

Werkstromen . De pagina Zoeklocaties voor document verschijnt.

2 Selecteer de gewenste zoeklocaties. Voor locaties die al zijn geconfigureerd, worden selectievakjes

weergegeven. Selecteer een geconfigureerde locatie door het selectievakje voor die locatie aan te kruisen. Indien de gewenste locatie niet wordt vermeld, gaat u naar het locatietype en klikt u op Locaties toevoegen. Klik op Vol ge nd e> > om door te gaan.

3 Als er legitimeringen voor bepaalde zoeklocaties zijn vereist, wordt er een eigenschappenvenster

weergegeven. Voer de benodigde legitimeringen in om toegang tot elke zoeklocatie te verkrijgen. Zie Legitimering voor bestemming beheren op pagina 3-13 voor aanvullende informatie. Klik op OK om naar de pagina Zoekresultaten voor document te gaan.

Zie Zoeklocaties voor document op pagina 4-4 voor aanvullende informatie.

4-2 Zoekwerkstromen

4 Configureer de zoekresultaten en opdrachtbevestigingsopties. U kunt de indeling van de zoekresultaten

en het e-mailadres configureren, evenals het type opdrachtbevestiging dat wordt gegenereerd. Zoekresultaten voor document op pagina 4-6 voor aanvullende informatie. Klik op Volg end e >> om naar de pagina Zoekoverzicht voor document te gaan.

Zie

5 Bewerk de werkstroomnaam en -beschrijving en controleer de werkstroominstellingen die op de pagina

worden weergegeven. Klik indien nodig op << Vorige of gebruik de koppelingen in het linkervak om naar de vorige stappen terug te keren en wijzigingen aan te brengen. Klik anders op Voltooien om de zoekwerkstroom te maken.

6 Als u aangeeft dat de werkstroom later moet worden gepubliceerd, keert u terug naar de Homepage

de gebruiker. Anders wordt de betreffende pagina Werkstroom publiceren weergegeven. Zie

van Zoekwerkstroom publiceren op pagina 4-9 en Zoekwerkstroom gebruiken op pagina 4-10 voor aanvullende informatie.

Overzicht Zoekwerkstromen 4-3

Zoeklocaties voor document

De pagina Zoeklocaties voor document wordt gebruikt om de locaties te configureren die TrueMatch zoekt wanneer u probeert om een overeenkomst voor een ander gescand document te zoeken. Deze pagina geeft alle typen locaties weer die door TrueMatch worden ondersteund. Bij elke type staan onder het subkopje Zoeklocaties de specifieke locaties die door de aangemelde gebruiker zijn geconfigureerd. Onder de subkoppen Andere locaties bevinden zich locaties die door andere gebruikers zijn geconfigureerd. Locaties die door andere gebruikers zijn geconfigureerd, verschijnen alleen als ze worden gebruikt in de werkstroom die wordt bewerkt.

TIP: Selecteer de optie Alle locaties doorzoeken waar ik toegang toe heb bovenaan de pagina

Zoeklocaties voor document om meerdere locaties met één enkele selectie te zoeken.

Zoeklocaties uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom

Als u een locatie uit de lijst aan de werkstroom wilt toevoegen, kruist u het selectievakje voor de locatie aan. Als u een locatie uit de werkstroom wilt verwijderen, klikt u nogmaals op het selectievakje om het kruisje te

verwijderen en de selectie van de locatie op te heffen.

Zoeklocaties toevoegen

Zoeklocaties die worden gedefinieerd en ingevoerd in een werkstroom blijven behouden, ongeacht of de wijzigingen in de werkstroom worden opgeslagen of niet. Ze worden niet verwijderd tenzij ze handmatig van de pagina Zoeklocaties voor document worden verwijderd. Zodoende kan de locatie worden geselecteerd tijdens de definitie van andere werkstromen.

Zo kunt u een zoeklocatie toevoegen:

1 Zoek het locatietype (bijvoorbeeld DocuShare, SharePoint, etc.) op de pagina Zoeklocaties voor

document en klik op Locaties toevoegen. Er verschijnt een venster speciaal voor het locatietype.

2 Voer de eigenschappen van de locatie in. 3 Klik op OK. 4 Als legitimeringen nodig zijn voor toegang tot de locatie, verschijnt de pagina Accountinstellingen.

Voer de gebruikersnaam en toegangscode in en klik op OK.

OPMERKING: U kunt worden gevraagd uw legitimeringen voor de SMARTsend-computer in te voeren.

moet dezelfde legitimeringen gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u andere

U legitimeringen gebruikt, kan het zijn dat u de browsercache moet legen voordat u verder kunt gaan.

5 Klik op Volge nde >> om door te gaan nadat de zoeklocaties zijn geconfigureerd.

4-4 Zoekwerkstromen

Zoeklocaties bewerken

Er kunnen meer eigenschappen van de locatie dan alleen de naam worden veranderd.

Zo kunt u de eigenschappen van de locatie bewerken:

1 Klik op de pagina Zoeklocaties voor document op de naam van de locatie die moet worden gewijzigd.

De eigenschappen van de locatie worden weergegeven.

2 Bewerk de eigenschappen naar behoefte. 3 Klik op OK.

OPMERKING: Bewerkt u een locatie, dan wordt deze automatisch aan de werkstroom toegevoegd.

de selectie van vakje naast de locatie op als u deze uit de werkstroom wilt verwijderen.

Hef

Zoeklocaties verwijderen

Alleen zoeklocaties die door de gebruiker zijn toegevoegd en worden vermeld onder Mijn locaties of Mijn

adressen kunnen worden verwijderd.

Zo kunt u zoeklocaties verwijderen:

1 Klik op de pagina Zoeklocaties voor document de locaties aan die u wilt verwijderen. 2 U wordt niet verder gewaarschuwd dat de zoeklocatie niet langer beschikbaar is wanneer u later

zoekwerkstromen definieert, dus u moet echt zeker weten dat u de locatie wilt verwijderen voordat u

doorgaat. Klik op Verwijderen om een individuele locatie te verwijderen. Klik op Alle locaties

verwijderen om alle locaties te verwijderen die in een bepaalde categorie zijn gedefinieerd, zoals in

alle DocuShare- of SharePoint-locaties.

OPMERKING: Werkstromen die de zoeklocatie al gebruiken, worden niet beïnvloedt wanneer er een

zoeklocatie worden verwijderd. Voor deze werkstromen wordt de locatie weergegeven onder het kopje Andere locaties wanneer u een volgende keer locaties bewerkt.

Zoeklocaties voor document 4-5

Zoekresultaten voor document

De pagina Zoekresultaten voor document bevat instellingen die definiëren hoe TrueMatch-zoekresultaten door SMARTsend worden gegenereerd, gedistribueerd en gecontroleerd.

Opmaak van zoekresultaten

Met de opties voor Opmaak van zoekresultaten kunt u de methode configureren die SMARTsend zal gebruiken voor het genereren en distribueren van TrueMatch-zoekresultaten. De volgende opties zijn beschikbaar:

Documenten als URL-koppelingen afdrukken en het beste overeenkomende document naar het apparaat waarvan het afkomstig is—drukt een rapport van de zoekresultaten evenals het document dat

het

beste met het gescande origineel overeenkomt af. Het rapport en overeenkomstige document worden

het apparaat afgedrukt dat werd gebruikt om de zoekwerkstroom mee te verzenden. Het afgedrukte

rapport bevat URL-koppelingen voor alle gevonden documenten.

OPMERKING: Deze optie werkt niet als u de zoekwerkstromen als een PaperWare-voorblad publiceert

en het voorblad gebruikt om een document op een internetfaxapparaat te scannen.

Het afdrukken is aan de volgende beperkingen onderhevig:

 TrueMatch drukt de URL-koppelingen en het beste overeenkomende document af op het apparaat

dat

wordt gebruikt om het originele document te scannen.

 Het apparaat moet PostScript- en LPR-afdrukken ondersteunen.  De volgende bestandsindelingen kunnen worden afgedrukt:

 Word (.doc, .dot)  PowerPoint (.ppt, .pps, .pot)  Excel (.xls)  Text (.txt, .rtf)  PDF (.pdf – alleen doorzoekbare tekst)  Webpagina's (.htm, .html)

Documenten die als URL-koppelingen zijn gevonden, e-mailen naar—verzendt een rapport naar de e-mailadressen die in de werkstroom zijn gedefinieerd. Het rapport bevat URL-koppelingen voor alle gevonden documenten. Wanneer deze optie is geselecteerd, moeten er een of meerdere e-mailadressen in

de verstrekte ruimte worden ingevoerd. U kunt vervolgens de toepassing Naam/Namen controleren

(zie

hieronder) gebruiken om de e-mailadressen te valideren.

Naam/Namen controleren—hiermee kunt u met behulp van het adresboek naar e-mailadressen zoeken. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer er een LDAP-adresboek goed in SMARTsend is geconfigureerd.

Opdrachtbevestiging

Wanneer een gebruiker een scan uitvoert, wil hij graag weten of de opdracht is geslaagd of mislukt. Selecteer hoe de gebruiker opdrachtbevestiging ontvangt als de opdracht is voltooid:

 Met Geen opdrachtbevestiging—wordt geen bevestiging gegeven als de opdracht is voltooid.  Met E-mail werkstroomeigenaar—wordt een e-mail gestuurd naar de eigenaar van de werkstroom.

4-6 Zoekwerkstromen

 Met E-mail werkstroomgebruiker— wordt een e-mail gestuurd naar de verzender van de werkstroom.

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u een scan maakt op een apparaat met verificatie of met behulp van een PaperWare-voorblad. Als de optie wordt gebruikt op een multifunctioneel apparaat van

Xerox zonder verificatie en zonder voorblad, wordt geen opdrachtbevestiging gegenereerd.

 Met Afgedrukte bevestiging— wordt een pagina afgedrukt op het multifunctionele Xerox-apparaat dat

voor de scanopdracht is gebruikt. De bevestiging wordt afgedrukt als de opdracht zonder problemen naar de bestemming is verzonden, of als er een fout optreedt. Indien er vertrouwelijke informatie in de

opdracht staat, wilt u wellicht niet dat de bevestiging wordt afgedrukt op een apparaat waar die

informatie voor iedereen zichtbaar is.

Zoekresultaten voor document 4-7

Zoekoverzicht voor document

Op de pagina Zoekoverzicht voor document kunnen de werkstroomnaam en de publicatie-opties worden gedefinieerd, en er kunnen werkstroominstellingen worden bekeken nadat u een zoekwerkstroom heeft bewerkt en gedefinieerd. U kunt vóór het publiceren wijzigingen aan de werkstroom aanbrengen via de verstrekte koppelingen op de linkerzijde van de pagina of door op de toets << Vorige aan de onderkant van

de pagina te klikken.

Werkstroomnaam en -beschrijving

Voer een nieuwe naam en een beschrijving van de werkstroom in, of wijzig de getoonde informatie. Bedenk Werkstroomverkenner en op publicaties. Wanneer een werkstroom voor het eerst wordt toegevoegd, is de eerste naam standaard Werkstroom1; voor volgende namen van nieuwe werkstromen wordt het nummer steeds met 1 verhoogd, tenzij u een geheel nieuwe naam opgeeft.

Publicatie-opties

Voordat u kunt scannen, moet een werkstroom eerst worden gepubliceerd. Selecteer hoe u de werkstroom wilt publiceren:

 Met Werkstroom later publiceren—kunt u de werkstroom op een later tijdstip publiceren. Deze

 Met PaperWare-voorblad vanuit werkstroom publiceren (toepassing in Professionele editie)—

een unieke naam die u gemakkelijk kunt onthouden, omdat deze naam wordt weergegeven in de

instelling kan worden gebruikt als u een werkstroom voor iemand anders maakt, zodat deze persoon de

werkstroom op het gewenste moment kan publiceren.

wordt een PaperWare-voorblad voor de werkstroom gegenereerd. Gebruik deze optie als u zoeklocaties wilt vaststellen op het moment van scannen, als u wilt scannen met behulp van de internetfax, of wanneer u vertrouwelijke informatie heeft die andere gebruikers van SMARTsend niet mogen zien.

 Met Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat—kunt u een apparaatscansjabloon

voor de werkstroom maken.

Wanneer de werkstroomnaam, beschrijving en publicatieopties goed zijn geconfigureerd, klikt u op de toets Voltooien onderaan de pagina.

4-8 Zoekwerkstromen

Zoekwerkstroom publiceren

Zoekwerkstromen moeten worden gepubliceerd om ze voor gebruik beschikbaar te maken. Zoekwerkstromen kunnen voor gebruik met multifunctionele Xerox-apparaten als apparaatscansjablonen worden gepubliceerd, of als PaperWare-voorbladen die met multifunctionele Xerox-apparaten en internetfaxapparaten kunnen worden gebruikt.

De instellingen en verwerking voor het publiceren van zoekwerkstromen lijken sterk op die van de SMARTsend-distributiewerkstromen. Dit hoofdstuk legt de publicatie-instellingen uit die uniek zijn voor zoekwerkstromen. Wanneer u meer te weten wilt komen over de algemene instellingen en publicatieopties betreffende alle SMARTsend-werkstromen, raadpleegt u Zoekwerkstroom gebruiken op pagina 4-10 voor instructies over het gebruik van zoekwerkstromen nadat deze zijn gepubliceerd.

OPMERKING: De optie Documenten als URL-koppelingen afdrukken en het beste overeenko-

mende document naar het apparaat waarvan het afkomstig is werkt niet als u de zoekwerkstroom

een PaperWare-voorblad publiceert en u het voorblad gebruikt om een document op een internet-

als faxapparaat te scannen.

Zoekcriteria

De instellingen van Zoekcriteria geven de resultaten weer die TrueMatch-zoekwerkstromen genereren. Wanneer er een zoekwerkstroom wordt uitgevoerd, zal SMARTsend er OCR op toepassen en de gescande pagina's van de brondocument indexeren. Deze informatie wordt vervolgens als de basis voor het zoeken van elektronische documenten gebruikt.

De volgende opties voor Zoekcriteria kunnen voor elke werkstroom worden geconfigureerd: Selecteer het maximumaantal documenten dat moet worden gezocht—hiermee kunt u een limiet voor

het aantal documenten definiëren dat TrueMatch als overeenkomsten voor uw zoekactie zal retourneren. TrueMatch beëindigt een zoekactie zodra dit limiet wordt bereikt.

Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren. Raadpleeg

Welke type zoekactie wilt u uitvoeren?—hiermee kunt u de zoekparameters aanpassen die TrueMatch zal

gebruiken om documenten te zoeken. De volgende zoekopties zijn beschikbaar:

 Exacte overeenkomsten ophalen—overeenkomsten worden weergegeven als TrueMatch een

elektronisch document vindt dat exact met de brondocumentpagina's overeenkomt die met de zoekwerkstroom werden gescand.

 Exacte overeenkomsten en revisies ophalen—overeenkomsten worden weergegeven als

TrueMatch elektronische documenten vindt die exact met het document overeenkomen dat met de

werkstroom is gescand, evenals documenten die herziene versies van het brondocument zijn. Herziene documenten zijn voor TrueMatch die documenten die veel met de oorspronkelijk gescande invoerpagina's overeenkomen, maar geen exacte kopie van het origineel zijn. Typische overeenkomsten met deze instellingen kunnen herziene of eerdere versies van het gescande brondocument zijn.

 Gerelateerde documenten ophalen—overeenkomsten worden weergegeven als TrueMatch

elektronische documenten vindt die gerelateerd kunnen zijn aan het originele document dat met de

werkstroom is gescand. Een document is voor TrueMatch een gerelateerd document als het op

dezelfde onderwerpen als het brondocument is gebaseerd.

Bewerkbaar op apparaat—kan worden geselecteerd als u er de voorkeur aangeeft de instellingen op het

apparaat de definiëren wanneer u er klaar voor bent het brondocument te scannen. Deze optie biedt aanvullende flexibiliteit om bepaalde werkstroomparameters aan te passen zonder de werkstroom opnieuw te hoeven publiceren.

Zoekwerkstroom publiceren 4-9

Zoekwerkstroom gebruiken

Wanneer een zoekwerkstroom als een apparaatscansjabloon of PaperWare-voorblad is gepubliceerd, functioneert de resulterende publicatie op dezelfde wijze als de publicaties die van SMARTsenddistributiewerkstromen afkomstig zijn. Er zijn echter een aantal aanvullende dingen die u in overweging moet nemen wanneer u een zoekactie met behulp van een TrueMatch-publicatie uitvoert. Deze overwegingen omvatten:

 U moet het volledige originele document scannen wanneer u de zoekwerkstroom uitvoert. U moet

vele gevallen alleen de eerste 2-5 pagina's van het origineel scannen om de overeenkomende documenten te zoeken. Houd er rekening mee dat de criteria voor exacte overeenkomsten alleen op

pagina's die u scant, zijn gebaseerd.

 De kwaliteit en indelingen van het originele document kunnen invloed hebben op de resultaten van de

zoekactie. Als de kwaliteit van het document slecht is of de opmaak en lettertypen gebruikt waarop SMARTsend niet effectief OCR op kan uitvoeren, dan kan de precisie van de zoekactie dienovereenkomstig variëren.

 De tijd die is vereist om het gescande originele document te verwerken en de overeenkomende

documenten te zoeken, zal variëren op basis van het gebruik en de prestaties van de SMARTsendcomputer, het aantal gescande pagina's en het aantal zoeklocaties dat in de werkstroom is gespecificeerd. SMARTsend beëindigt een zoekactie standaard als deze meer dan 2 minuten duurt. De

SMARTsend-beheerder heeft echter de mogelijkheid om de timeout-limiet op basis van uw site-vereisten te verhogen of te verlagen. Raadpleeg uw SMARTsend-beheerder als er zich vaak time-outs voordoen.

 Sommige systemen voor documentbeheer kunnen de zoekcapaciteiten voor specifieke documenttypen

of -indelingen beperken, of ze kunnen de installatie of configuratie van aanvullende onderdelen of gebruikersaccounts vereisen om zoekcapaciteiten te kunnen bieden. Raadpleeg uw systeembeheerder als TrueMatch bepaalde documenttypen niet kan vinden.

Raadpleeg Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren en Hoofdstuk 6, Scannen voor aanvullende informatie over het bekijken, beheren en gebruiken van zoekwerkstromen die als apparaatscansjablonen en PaperWare-voorbladen zijn gepubliceerd.

4-10 Zoekwerkstromen

Werkstromen publiceren

Nadat er een werkstroom is gemaakt, moet deze als een scansjabloon of als een PaperWare-voorblad naar een apparaat worden gepubliceerd voordat de werkstroom kan worden gebruikt. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u een werkstroom publiceert.

Dit hoofdstuk omvat:

 Overzicht Publicaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

 Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

 Publiceren naar een PaperWare-voorblad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-8

 Publicaties bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14

 Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-15

 Werkstroompublicaties verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16

5-1

Overzicht Publicaties

Nadat een werkstroom is gemaakt, moet deze worden gepubliceerd voordat de werkstroom kan worden gebruikt voor het scannen van documenten. Door een openbare werkstroom te publiceren maakt u deze beschikbaar voor gebruik door alle gebruikers; wanneer u een privé-werkstroom publiceert, maakt u deze alleen voor gebruik door de eigenaar beschikbaar. Tenzij de werkstroom wordt gebruikt binnen de tijd die is aangegeven ten tijde van publicatie, wordt de werkstroom niet gepubliceerd en is deze niet meer beschikbaar voor scanopdrachten.

Werkstromen kunnen worden gepubliceerd als apparaatscansjablonen of als PaperWare-voorbladen (uitsluitend in de Professionele editie).

Apparaatscansjablonen

Apparaatscansjablonen worden gebruikt om te scannen vanaf multifunctionele apparaten van Xerox. Apparaatscansjablonen worden verspreide sjablonen genoemd omdat ze worden verspreid onder bepaalde apparaten die zijn opgegeven ten tijde van publicatie. De werkstromen kunnen alleen worden gebruikt op

die apparaten. Wanneer u publiceert voor multifunctionele apparaten van Xerox met behulp van apparaatscansjablonen, biedt u extra beveiliging voor apparaten die verificatie op het apparaat ondersteunen. Als u publiceert met behulp van een apparaatscansjabloon, worden gescande documenten verspreid onder alle bestemmingen.

PaperWare-voorbladen

Toepassing in Professionele editie

Een werkstroom kan worden gepubliceerd door een PaperWare-voorblad te maken. PaperWare-voorbladen zijn bedrukte voorbladen die zijn gescand op het apparaat als de eerste pagina van de opdracht. Het voorblad bevat de informatie die nodig is voor het maken van de scan—informatie zoals de documentkenmerken en

bestemmingen. De gebruiker selecteert de gewenste bestemmingen uit de opties op het voorblad. De standaardinstelling is dat verificatie op het apparaat niet nodig is voor het scannen met behulp van

voorbladen, dus kunnen ze op ieder multifunctioneel apparaat van Xerox worden gebruikt, tenzij de standaardinstelling door de beheerder wordt gewijzigd of tenzij de werkstroom is gemaakt als een privé-werkstroom en het apparaat verificatie ondersteunt. PaperWare-voorbladen kunnen ook worden gebruikt met ieder internetfaxapparaat.

Aangezien een PaperWare-werkstroom alleen kan worden bekeken en gebruikt door de eigenaar van het voorblad, is het PaperWare-voorblad een goede keuze voor diegenen die anderen geen toegang willen verlenen tot hun werkstroom.

PaperWare-voorbladen met bewerkbare documentkenmerken

Als een werkstroom wordt gepubliceerd als een PaperWare-voorblad en er wordt aangegeven dat documentkenmerken op het apparaat kunnen worden bewerkt, wordt een apparaatscansjabloon verspreid onder de apparaten die worden aangegeven wanneer het PaperWare-voorblad wordt gemaakt. De gebruiker moet de gepubliceerde sjabloon op het apparaat selecteren in plaats van de PaperWare-sjabloon die voor standaard PaperWare-voorbladen wordt gebruikt (zonder bewerkbare documentkenmerken). naar een PaperWare-voorblad op pagina 5-8 voor aanvullende informatie.

Zie Publiceren

PaperWare-scaninstellingen aanpassen

Als u andere scaninstellingen nodig heeft dan de instellingen die voor het standaard PaperWare-voorblad worden toegepast, kunt u of de beheerder een aangepaste scansjabloon maken en publiceren die aan uw persoonlijke behoeften tegemoet komt. Daarna moet u de nieuwe sjabloon op het apparaat selecteren voordat u gaat scannen.

5-2 Werkstromen publiceren

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren

Wanneer u een werkstroom publiceert voor een multifunctioneel apparaat van Xerox, wordt een apparaatscansjabloon gemaakt die wordt toegewezen aan de geselecteerde multifunctionele apparaten van Xerox. Hieronder staan de instructies voor het publiceren voor een apparaat, gevolgd door uitgebreidere informatie over iedere publicatie-instelling.

Zo kunt u een werkstroom voor een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom die

wilt publiceren.

3 Klik in de lijst Werkstroomtaken op Publiceren voor multifunctioneel apparaat van Xerox. 4 Geef Publicatie-instellingen op:

a) Voer een naam in voor de publicatie. Deze naam verschijnt in de lijst met sjablonen en dient uniek

te zijn. Zie

b) Selecteer het tijdstip waarop de publicatie verloopt. Zie Vervalt wanneer niet gebruikt in een

periode van op pagina 5-4.

c) Selecteer de apparaten waar de werkstroom wordt opgeslagen. Zie Werkstroompublicatie aan de

volgende apparaten toevoegen op pagina 5-4.

Publicatienaam op pagina 5-3.

OPMERKING: Indien het gewenste apparaat niet op de lijst voorkomt, vraag uw SMARTsend-

beheerder dan of hij/zij het apparaat toevoegt.

5 Geef de documentkenmerken op. Selecteer Bewerkbaar op het apparaat als de documentkenmerken

tijdens het scannen op het apparaat kunnen worden gewijzigd. U kunt maximaal zes kenmerken bewerken op het apparaat. Zie

Documentkenmerken op pagina 5-4.

6 Geef het scanprofiel op. Selecteer het documenttype dat met deze sjabloon wordt gebruikt voor het

scannen met dit apparaat. Klik op Eigenschappen als u aangepaste instellingen voor het document

selecteren. Zie Scanprofiel op pagina 5-5.

wilt

7 Klik op OK als u klaar bent.

OPMERKING: Het kan gebeuren dat de sjabloon pas op de lijst van sjablonen op het apparaat

voorkomt nadat de lijst is bijgewerkt.

Publicatie-instellingen

De pagina Werkstroom publiceren bevat een gedeelte Publicatie-instellingen waar u de publicatienaam en vervaldatum kunt instellen en ook de apparaten waaronder de scansjabloon wordt verspreid.

Publicatienaam

Deze naam verschijnt in de lijst met sjablonen op het apparaat en dient uniek te zijn. De naam mag niet de naam van een werkstroom zijn (behalve voor de werkstroom die wordt gepubliceerd). De naam moet tussen 1 en 20 tekens bevatten en mag geen ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nul, backspace, Unicode-tekens 16-18 en 20-25 of scheidingstekens bevatten.

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren 5-3

Voor sommige apparaten kan de naam uit niet meer dan 11 tekens bestaan. Indien u een naam opgeeft die uit meer dan 11 tekens bestaat en publiceert voor een apparaat waarbij 11 tekens het maximum aantal is voor de naam, wordt een foutbericht weergegeven wanneer u op OK klikt om de sjabloon te publiceren.

Vervalt wanneer niet gebruikt in een periode van

Met deze optie wordt automatisch de publicatie van sjablonen ongedaan gemaakt en worden deze verwijderd van apparaten wanneer de sjablonen niet binnen een ingestelde tijd worden gebruikt. De vervallen sjablonen kunnen echter nog steeds voorkomen op de lijst met sjablonen op het apparaat, totdat

u de lijst op het apparaat bijwerkt.

De werkstromen zelf worden niet verwijderd of gaan niet verloren, maar de gepubliceerde sjablonen zijn niet meer beschikbaar voor gebruik en moeten indien ze wel nodig zijn opnieuw worden gepubliceerd. Als

een sjabloon wel wordt gebruikt binnen de ingestelde tijd, wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld.

Voorbeeld: Als de gepubliceerde werkstroom is ingesteld om over 1 week te verlopen maar de sjabloon wordt voor het einde van de week gebruikt, dan wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld op 1 week vanaf de dag van het laatste gebruik.

OPMERKING: U kunt deze optie zo instellen dat de applicatie automatisch publicaties verwijdert die

worden gebruikt. Anders dienen beheerders zelf publicaties in de applicatie en op de apparaten

niet te

verwijderen.

Werkstroompublicatie aan de volgende apparaten toevoegen

Selecteer een of meer apparaten om de werkstroom aan toe te voegen. Selecteer opeenvolgende apparaten door de toets <Shift> in te drukken en ingedrukt te houden terwijl u het eerste en het laatste apparaat kiest. Selecteer niet-opeenvolgende apparaten door de toets <Ctrl> in te drukken en ingedrukt te houden terwijl u

op afzonderlijke apparaten klikt. Indien een gewenst apparaat niet voorkomt op de lijst, vraag uw

SMARTsend-beheerder dan of hij/zij het apparaat toevoegt.

OPMERKING: Als verificatie op het apparaat vereist wordt voor de werkstroom (standaard voor privé-

werkstromen en de werkstroom Mijn_E-mail) maar het apparaat biedt geen ondersteuning voor verificatie, wordt het apparaat niet weergegeven.

Documentkenmerken

Documentkenmerken worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt. U kunt tijdens het maken van werkstromen of op het moment van publicatie waarden voor de kenmerken opgeven. De waarden kunnen tijdens het scannen worden gewijzigd op het apparaat door de optie Bewerkbaar op het apparaat te selecteren. Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt u op het apparaat gevraagd de waarden van de kenmerken in te voeren tijdens het scannen.

OPMERKING: Wanneer beveiliging van belang is, kan de tekstinvoer in deze velden met sterretjes (*)

zijn gemaskeerd. Deze optie kan via Veldbeveiliging > Gebruikersinvoer verbergen (****) worden gedefinieerd.

Zie Documentkenmerken op pagina 3-34 voor meer informatie.

5-4 Werkstromen publiceren

Scanprofiel

Scanprofielen bevatten sets met imaging-instellingen die voor verschillende typen documenten zijn geoptimaliseerd. Er kunnen scanprofielen worden geselecteerd, aangepast en op een werkstroom worden toegepast wanneer u deze als een apparaatscansjabloon naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceert of wanneer u de scaninstellingen van uw PaperWare-formulier personaliseert ( PaperWare-formulier aanpassen op pagina 2-8).

Zie Scaninstellingen voor uw

Afdrukkleur

Type origineel

Contrast/Licht-

donkerverhouding

/Scherpte

Randen wissen

Papierformaat

Resolutie

Type opdracht

Auto-belichting

Eénzijdig

zwart/

wit

zakelijk

document

Zwart/wit Zwart/wit Grijsschaal Kleurendruk Kleurendruk Kleurendruk

Gemengd Gemengd Foto Gemengd Gemengd Foto

Normaal Normaal Normaal Normaal Normaal Normaal

3 mm of

inch

0,1

Automatisch Automatisch Automatisch Automatisch Automatisch Automatisch

300x300 300x300 200x200 300x300 300x300 200x200

1 2 1 1 2 1

AAN AAN AAN AAN AAN AAN

Tweezijdig

zwart/

wit

zakelijk

Zwart/

wit-foto

document

3 mm of

inch

0,1

Tabel 5-1: Standaardscanprofielinstellingen

3 mm of

inch

0,1

1-zijdig zakelijk

kleuren

document

3 mm of

inch

0,1

2-zijdig zakelijk

kleuren

document

3 mm of

inch

0,1

Kleuren-

foto

3 mm of

inch

0,1

Selecteer het profiel dat het best past bij het type document dat u scant, bijvoorbeeld, 1-zijdig zwart/wit zakelijk document. Als een scanprofielinstelling niet door een apparaat wordt ondersteund, gebruikt het apparaat de standaardinstelling of automatische instelling. U kunt ook de volgende methoden gebruiken om

de scaninstellingen aan te passen:

Keuzescanprofiel—met deze methode kunt u alle standaardscanprofielen wijzigen en de instellingen op de huidige werkstroom toepassen. Wanneer u een werkstroom publiceert, kiest u gewoonweg een profiel in de selectielijst Scanprofiel en klikt u vervolgens op de koppeling Eigenschappen die zich naast de selectielijst bevindt. Wijzig de instellingen indien nodig en klik vervolgens op de toets OK om de instellingen op te slaan. De selectie Scanprofiel geeft nu aan dat er een Keuzescanprofiel op de publicatie wordt toegepast.

Zie

Scanprofielen aanpassen op pagina 5-6 voor aanvullende informatie. Op apparaat aanpassen—met deze methode kunt u de scaninstellingen op het apparaat tijdens het

scannen scanprofielinstellingen (

aanpassen of overschrijven. Nadat u de scansjabloon op het apparaat heeft gekozen, kunt u alle

Tabel 5-1) via de gebruikersinterface van het apparaat wijzigen. De lokale scaninstellingen op het apparaat overschrijven vervolgens de scansjablooninstellingen voor de huidige scanopdracht.

OPMERKING: U moet instellingen zoals Bestand bestaat of Bestandsindeling op het apparaat NIET

wijzigen. Het wijzigen van deze instellingen kan nadelige effecten op de documentuitvoer hebben.

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren 5-5

Scanprofielen aanpassen

De volgende scanprofielinstellingen kunnen worden aangepast:

Afdrukkleur

De afdrukkleur biedt optimale verwerkingsinstelling voor de hoogste kwaliteit voor uitvoer in kleur, grijstinten of zwart/wit.

OPMERKING: Als JFIF/JPEG is opgegeven als documentuitvoertype (Zie Documenttype op

pagina 3-26), terwijl het document wordt gescand op een zwart/wit-apparaat, mislukt de opdracht. Als JFIF/JPEG is opgegeven als documentuitvoertype, terwijl het document wordt gescand op een kleurenapparaat, mislukt de opdracht wanneer de afdrukkleur in het scanprofiel of op het apparaat is ingesteld op zwart/wit.

Type origineel

Type origineel bepaalt het soort uitvoer dat wordt geproduceerd, en wel foto, tekst, gemengd (foto en tekst) of halftoon. Halftoon is een puntenpatroon waarmee ongerasterde afbeelding of foto wordt gesimuleerd en

afgedrukt.

OPMERKING: Wanneer het Type origineel Foto is op het apparaat van Xerox, verandert de instelling

voor Auto-belichting in UIT en de regeling wordt uitgeschakeld op het apparaat.

Contrast

Het verschil tussen lichtgrijze en donkergrijze gebieden van het uitvoerdocument wordt ingesteld met de

optie Contrast. Met een hoog contrast ontstaan scherpe en duidelijke gescande afbeeldingen met hoofdzakelijk zwarte en witte gebieden. Met een laag contrast ontstaan zachtere afbeeldingen met verschillende tinten grijs.

Licht-donkerverhouding

Met de instelling Licht-donkerverhouding wordt ingesteld hoe donker het uitvoerdocument is, zodat het document lichter, donkerder, of hetzelfde is als het origineel.

Scherpte

Met Scherpte worden de randen van de gescande afbeelding duidelijker of minder duidelijk dan op het origineel. Met Scherpte kunnen fijne lijnen en details in afbeeldingen worden verduidelijkt. Kleine vlekjes of oneffenheden kunnen worden gemaskeerd door de scherpte lager in te stellen.

Randen wissen (metriek)

Met Randen wissen (metriek) kunnen de schaduwen van vlekken, perforaties, nietjes of andere markeringen die in de kantlijn van het origineel aanwezig zijn, worden verwijderd.

Hiermee kunnen markeringen in een gebied van 0 – 50 mm of maximaal 2 inch van de rand van het document worden gewist.

De standaardinstelling is 3 mm ofwel 0,1 inch.

OPMERKING: Bij sommige apparaten van Xerox worden de instellingen voor Randen wissen niet

ondersteund en in dat geval moet de gebruiker de waarden voor Randen wissen zelf instellen op

apparaat bij het uitvoeren van de scanopdracht.

het

5-6 Werkstromen publiceren

Papierformaat

Papierformaat is het fysieke formaat van het origineel.

Resolutie

Met Resolutie wordt de gewenste resolutie voor het uitvoerdocument opgegeven. Deze instelling hoeft niet overeen te komen met de resolutie waarin het originele document is afgedrukt. Met de instelling 600 wordt een fijner beeld van hogere kwaliteit geproduceerd dan met 300 dpi. Bij een resolutie van 600

dpi

worden de bestanden echter aanzienlijk groter.

Type opdracht

Type opdracht heeft betrekking op het aantal zijden dat wordt gebruikt in het origineel, 1-zijdig, 2-zijdig of

Rotatie tweede zijde.

Auto-belichting aan/uit

Met Auto-belichting wordt de uitvoer van documenten met gekleurde achtergronden verbeterd. Als Auto-belichting is ingeschakeld, selecteert de scanner automatisch een belichtingsniveau dat optimaal

afgestemd op het originele document.

Als Auto-belichting is uitgeschakeld, worden de instellingen voor lichter/donkerder van de sjabloon gebruikt voor het belichtingsniveau van het geproduceerde beeld. Dit leidt echter mogelijk tot grotere uitvoerbestanden.

OPMERKING: Wanneer het Type origineel Foto is op het apparaat van Xerox, verandert de instelling

voor Auto-belichting in UIT en de regeling wordt uitgeschakeld op het apparaat.

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren 5-7

Publiceren naar een PaperWare-voorblad

Toepassing in Professionele editie

Als u met de Professionele editie van SMARTsend werkt, kunt u een PaperWare-voorblad publiceren. PaperWare-voorbladen kunnen worden gebruikt om scanopdrachten op een multifunctioneel apparaat of

een internetfaxapparaat te verzenden.

Op het voorblad staan aankruisvakjes voor het selecteren van bestemmingen. Alle documentkenmerken verschijnen ook op het voorblad. Als voor kenmerken is aangegeven dat deze op het apparaat kunnen worden bewerkt, wordt ook een apparaatsjabloon gepubliceerd voor de opgegeven apparaten wanneer het

voorblad wordt gegenereerd. Het voorblad kan alleen worden gebruikt op die opgegeven apparaten.

Als een voorblad wordt gepubliceerd, wordt een PDF-bestand van het PaperWare-voorblad gegenereerd. Dit

kan op een willekeurige locatie worden opgeslagen, of kan op een lokale printer worden afgedrukt.

OPMERKING: Wanneer u PaperWare-voorbladen met multifunctionele Xerox-apparaten gebruikt, moet u

een apparaat gebruiken dat door dezelfde SMARTsend-computer is geconfigureerd die werd gebruikt om de werkstroom of het voorblad te maken. U kunt het voorblad misschien gebruiken op apparaten die door andere SMARTsend- of Xerox Flowport-computers zijn geconfigureerd als deze zijn geconfigureerd om het doorsturen van PaperWare-formulieren te ondersteunen. Neem contact op met uw systeembeheerder voor een lijst met apparaten die het doorsturen van PaperWare-formulieren ondersteunen.

Zo kunt u een werkstroom als een PaperWare-voorblad publiceren:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom die

wilt publiceren.

3 Klik in de lijst Werkstroomtaken op Een voorblad publiceren. 4 Geef Publicatie-instellingen op.

a) Voer een naam in voor de publicatie. Deze naam verschijnt op het voorblad en dient uniek te zijn.

Publicatienaam op pagina 5-10.

Zie

b) Geef een beschrijving op voor het voorblad. Deze verschijnt op het voorblad onder de naam. c) Selecteer het tijdstip waarop de publicatie verloopt. Zie Vervalt wanneer niet gebruikt voor een

periode van op pagina 5-11.

5 Kruis op het voorblad alleen de documentbestemmingen aan die u automatisch wilt laten selecteren.

u nu geen bestemming selecteert, wordt deze desondanks op het voorblad weergegeven, maar u

Als moet deze zelf op het gedrukte formulier selecteren als die bestemming documenten moet ontvangen. Zie

Bestemmingen op pagina 5-11.

6 Geef de documentkenmerken op. Selecteer Bewerkbaar op het apparaat als de documentkenmerken

tijdens het scannen op het apparaat kunnen worden gewijzigd. In dit geval kan het voorblad alleen worden gebruikt op de apparaten waarvoor het is gepubliceerd. Er kunnen maximaal zes kenmerken worden bewerkt tijdens het scannen. Als het vakje Metagegevenssjabloon maken is geselecteerd, wordt u gevraagd apparaten te selecteren waarnaar een sjabloon zal worden gepubliceerd. Als u de selectie van deze optie opheft, wordt er geen nieuwe sjabloon gepubliceerd. U moet tijdens het scannen dan een eerder geselecteerde PaperWare-sjabloon selecteren die dezelfde metagegevensvelden (documentkenmerkvelden) heeft die als bewerkbaar op het apparaat zijn gedefinieerd. Als u een PaperWare-sjabloon selecteert die niet de juiste metagegevensvelden bevat, en als de velden in deze werkstroom zoals vereist zijn gedefinieerd, mislukt uw werkstroom. Zie pagina 5-11.

Documentkenmerken op

5-8 Werkstromen publiceren

7 Geef de scaninstellingen op. Zie Scaninstellingen op pagina 5-12.

a) Selecteer waar het document wordt gescand. b) Selecteer een resolutie. Wanneer u een resolutie selecteert, dient u in overweging te nemen of u via

een internetfax gaat scannen. De glyph-grootte of tekengrootte wordt bepaald door de instellingen, die op hun beurt afhangen van de instelling van de resolutie en Internetfax. Zie pagina 5-12 voor meer informatie over resolutie en codetekens.

Resolutie op

8 Klik op Voorblad creëren om het PaperWare-voorblad te maken. Er wordt een PDF-bestand

aangemaakt op basis waarvan het voorblad wordt afgedrukt. In PDF-bestanden wordt de pagina-opmaak, tekst en afbeeldingen van documenten behouden.

9 Als voor documentkenmerken is aangegeven dat deze kunnen worden bewerkt, moet u de apparaten

selecteren waarvoor een sjabloon wordt gepubliceerd, alsmede een scanprofiel. Zie pagina 5-5 voor meer informatie over scanprofielen.

Scanprofiel op

10 Het venster Bestand downloaden verschijnt, waarin u wordt gevraagd of u het bestand wilt openen of

opslaan. U kunt het bestand opslaan, zodat u het later kunt afdrukken of verzenden per e-mail. Klik op Opslaan om het bestand op te slaan. Als u op Openen klikt, moet u het bestand afdrukken voordat u het venster sluit. U kunt zo nodig het voorblad opnieuw maken door op Dit voorblad opnieuw ophalen te klikken op de pagina Publicaties bekijken. Zie de hieronder opgegeven procedure en ophalen op pagina 6-7 voor aanvullende informatie.

OPMERKING: U heeft Adobe Acrobat Reader® nodig om het PDF-bestand te kunnen openen en

bekijken. Het programma Acrobat Reader® kan worden gedownload van de website van Adobe,

www.adobe.com.

Voorblad opnieuw

11 Open het opgeslagen bestand met Adobe Acrobat Reader®. 12 Druk het PDF-bestand af. Het bestand dient te worden afgedrukt op 100%. Dat wil zeggen dat de

zoomfactor in het venster Afdrukken rond de 100% moet bedragen. Bovendien moet het voorblad worden afgedrukt op papier van het formaat A4 of 8,5 x 11 inch.

Een voorblad kan ook opnieuw worden opgehaald of gemaakt nadat een werkstroom is gepubliceerd als een voorblad. Dit kan nodig zijn als het PDF-bestand voor het voorblad is gegenereerd en afgedrukt, maar niet opgeslagen en de afgedrukte pagina van het voorblad verloren is gegaan of van met de hand geschreven aantekeningen is voorzien.

Zo kunt u een PaperWare-voorblad opnieuw ophalen:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom

waarvoor u het voorblad opnieuw wilt ophalen.

3 Klik in de lijst Werkstroomtaken op Publicaties bekijken. Er verschijnt een lijst met publicaties voor

de geselecteerde werkstroom. Klik op de kolomtitel om de lijst op een kolom te sorteren. Aan de linkerkant verschijnt een lijst met publicatietaken. Welke taken beschikbaar zijn hangt af van uw rechten voor de geselecteerde publicatie.

4 Selecteer in de kolom Naam in de Werkstroomverkenner het voorblad dat u opnieuw wilt ophalen. 5 Klik in de lijst Publicatietaken op Dit voorblad opnieuw ophalen.

Publiceren naar een PaperWare-voorblad 5-9

6 Er verschijnt een venster Bestand downloaden, waarin u wordt gevraagd of u het bestand wilt openen of

Voorbladen kunnen ook opnieuw worden opgehaald door te klikken op de toets Dit formulier opnieuw ophalen op de pagina Publicatiegegevens. Zie

Publicaties bekijken op pagina 5-14.

Een PaperWare-voorblad gebruiken met internetfax

U kunt met behulp van een PaperWare-voorblad vanaf een internetfax scannen. Dit voorblad zorgt dat elk Xerox- of niet Xerox-internetfaxapparaat met SMARTsend kan worden gebruikt.

Een PaperWare-voorblad gebruiken met internetfax

1 Vraag uw beheerder om het e-mailadres van een internetfaxapparaat. 2 Klik in Werkstroomverkenner op Toe voeg en > Dis tributiewerkstroom. 3 Definieer zoals vereist de documentbestemmingen, documentnaam en -type, documentkenmerken en

werkstroominstellingen. Klik op Volgende >> om naar elke volgende pagina te gaan.

4 Selecteer de optie PaperWare-voorblad vanuit werkstroom publiceren op de pagina Werkstroom

opslaan. Klik op Voltooien om door te gaan.

5 Scroll op de pagina PaperWare-voorblad publiceren omlaag naar het deel Scaninstellingen en selecteer

een van de opties voor de Internetfax als de scanbron. U moet ook de toepasselijke instelling Resolutie selecteren.

6 Klik op de toets Voorblad creëren. 7 Gebruik het PaperWare-voorblad om de scan op het internetfaxapparaat uit te voeren. Het document

wordt als een e-mailbijlage verzonden.

OPMERKING: Eventuele kenmerkeigenschappen die voor de werkstroom zijn ingesteld, raken tijdens de

scan verloren. U kunt echter ook kenmerkeigenschappen als selectievakjes op uw voorblad configureren. Op deze manier kan de functie voor kenmerkeigenschappen tijdens het scannen worden gebruikt.

Publicatie-instellingen

Publicatienaam

De naam verschijnt bovenaan het voorblad en dient uniek te zijn. De naam mag niet de naam van een werkstroom zijn (behalve voor de werkstroom die wordt gepubliceerd). De naam moet tussen 1 en 20 bevatten en mag geen ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nul, backspace, Unicode-tekens 16-18 en 20-25 of scheidingstekens bevatten.

tekens

5-10 Werkstromen publiceren

Beschrijving voorblad

De beschrijving verschijnt direct onder de publicatienaam op het voorblad.

Vervalt wanneer niet gebruikt voor een periode van

Door deze optie is het voorblad automatisch onbruikbaar als het niet binnen een ingestelde periode is gebruikt. De PaperWare-sjabloon wordt echter niet verwijderd uit de lijst met sjablonen op het apparaat. De

periode wordt in de rechterbovenhoek van het voorblad afgedrukt.

De werkstromen zelf worden niet verwijderd of gaan niet verloren, maar de voorbladen zijn niet meer beschikbaar voor gebruik en moeten indien ze wel nodig zijn opnieuw worden gemaakt. Als een voorblad wel wordt gebruikt binnen de ingestelde tijd, wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld.

Voorbeeld: Als de gepubliceerde werkstroom is ingesteld om te verlopen over 1 week maar het voorblad wordt voor het einde van de week gebruikt, dan wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld op

1 week vanaf de dag van het laatste gebruik.

OPMERKING: U kunt deze optie zo instellen dat de applicatie automatisch publicaties verwijdert die

worden gebruikt. Anders dienen beheerders zelf publicaties in de applicatie te verwijderen.

niet

Bestemmingen

Alle bestemmingen die aan de werkstroom zijn toegevoegd verschijnen op het voorblad. Selecteer alleen die bestemmingen die u al bij voorbaat ingeschakeld wilt zien. Als u de scan naar een bepaalde bestemming wilt sturen met behulp van het voorblad, selecteert u op het voorblad het aankruisvakje voor de bestemming waar u het uitvoerdocument bezorgd wilt hebben.

Documentkenmerken

Documentkenmerken worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt. U kunt op het moment van

publicatie waarden voor de kenmerken opgeven. De waarden kunnen tijdens het scannen worden

gewijzigd op het apparaat door de optie Bewerkbaar op het apparaat te selecteren. Wanneer deze optie is

geselecteerd, wordt u op het apparaat gevraagd de waarden van de kenmerken in te voeren tijdens het

scannen. Als er twee of meer standaardwaarden zijn op het moment van publicatie, is er voor elke waarde een

aankruisvakje op het voorblad. U selecteert de gewenste optie door het selectievakje naast de gewenste waarde op het voorblad aan te kruisen. Als er geen kenmerken bewerkbaar zijn op het apparaat, kan het voorblad worden gebruikt op ieder geconfigureerd multifunctioneel apparaat van Xerox of internetfax.

Als een documentkenmerk wel bewerkbaar is op het apparaat, wordt een apparaatscansjabloon gepubliceerd wanneer het PaperWare-voorblad wordt gemaakt. Als u op Voorblad creëren klikt, wordt u gevraagd de apparaten op te geven die worden gebruikt, alsmede een scanprofiel. Klik nogmaals op Voorblad creëren om het voorblad te publiceren en te maken. Het voorblad dat werd gemaakt toen werd aangegeven dat documentkenmerken op het apparaat kunnen worden bewerkt kan alleen worden gebruikt op de apparaten die zijn genoemd bij de publicatie. Op het voorblad staat de naam van de apparaatscansjabloon die moet worden gebruikt met het voorblad.

Publiceren naar een PaperWare-voorblad 5-11

Scaninstellingen

Het gedeelte Scaninstellingen wordt gebruikt om het apparaat te beschrijven waarnaartoe uw document (en

PaperWare-voorblad) wordt gescand. SMARTsend gebruikt deze informatie om het codeteken op

het

afgedrukte PaperWare-voorblad voor het specifieke scanapparaat aan te passen.

Scanbron

Selecteer een scanbron voor uw document. PaperWare-voorbladen kunnen op een multifunctioneel Xerox-apparaat of internetfaxapparaat worden gebruikt. Als u het voorblad op een internetfax wilt gebruiken, selecteert u hier Internetfax.

OPMERKING: Wanneer u documentkenmerken en de internetfax gebruikt, kunt u de optie niet

selecteren om kenmerkeigenschappen op het internetfaxapparaat te bewerken.

Resolutie

De resolutie-instelling bepaalt de grootte van de DataGlyph van PaperWare (een gegevensteken). Bij publicatie wordt er een PaperWare-voorblad gemaakt waarbij de werkstroominformatie wordt vastgelegd in

een DataGlyph rechts onder op het voorblad.

DataGlyphs zijn onderdeel van een technologie voor de codering van machinaal leesbare gegevens op papieren documenten. Ze coderen informatie in duizenden dunne diagonale lijntjes, die ieder een 0 of 1

voorstellen, afhankelijk van de vraag of ze naar links of naar rechts hellen. Reeksen van deze tekens kunnen worden gebruikt om (alfa)numerieke informatie of andere informatie te coderen. Bij een lagere resolutie wordt er een grotere DataGlyph gemaakt; andersom levert een hogere resolutie een kleinere DataGlyph op.

Houd rekening met de volgende factoren wanneer u PaperWare-voorbladen maakt:

 De DataGlyph moet groot zijn voor gebruik bij een lage resolutiescan op internetfaxapparaten.

Het

grote DataGlyph bedekt een groot deel van het voorblad dat nodig is voor selectievakjes voor

documentkenmerken. Bovendien kan bij de laagste resolutie het selectievakje Dit formulier opnieuw ophalen verloren gaan.

 Bij het gebruik van een scanapparaat met slechte afdrukkwaliteit (bijvoorbeeld vuile glasplaat, niet

goed gekalibreerd), kunnen de resultaten worden verbeterd door een lagere resolutie te selecteren.

 Druk uw PaperWare-voorbladen altijd met een minimumresolutie van 300 dpi op een hoogwaardige

laser- of inkjet-printer af.

Gebruik de volgende tabel als een richtlijn voor het selecteren van de juiste resolutie-instelling:

Resolutie (dpi) Applicaties

Hoog (300x300 en hoger) Scannen met 300 dpi of hoger

Medium (200x200 en hoger) Scannen met 200 dpi of hoger

Internetfax gebruikt fijne resolutie

Laag (onder 200x200) Scannen met 150 dpi of hoger

Internetfax gebruikt standaardresolutie

Tabel 5-2: Resolutie-instellingen PaperWare-voorblad

5-12 Werkstromen publiceren

Scaninstellingen voor PaperWare-formulieren aanpassen

Scaninstellingen voor PaperWare-voorbladen kunnen worden aangepast door een apparaatsjabloon te selecteren waarop de gewenste instellingen zijn aangegeven. Daarna moet de gebruiker de sjabloon op het

apparaat selecteren voordat hij/zij gaat scannen. Scaninstellingen voor PaperWare-formulieren

kunnen

worden aangepast vanaf de Homepage van de gebruiker

Zo publiceert u een aangepaste sjabloon:

1 Klik op de Homepage van de gebruiker op De scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier

personaliseren.

1 Geef de gewenste publicatie-instellingen op. 2 Selecteer het gewenste scanprofiel of pas de instellingen aan door op Eigenschappen te klikken. 3 Klik op OK om tot publiceren over te gaan.

Publiceren naar een PaperWare-voorblad 5-13

Publicaties bekijken

Elke gebruiker kan de publicaties van een bepaalde werkstroom bekijken.

Zo kunt u de publicaties van een werkstroom bekijken:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Klik in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner op de naam van de werkstroom

waarvan u de publicaties wilt bekijken.

3 Klik in de lijst Werkstroomtaken op Publicaties bekijken. Er verschijnt een lijst met publicaties in het

rechtervak. Klik op de kolomtitel om de lijst op een kolom te sorteren. Aan de linkerkant verschijnt een lijst met publicatietaken. Welke taken beschikbaar zijn hangt af van uw rechten voor de geselecteerde publicatie.

4 Als u de gegevens van een bepaalde publicatie wilt bekijken, selecteert u de publicatie in de lijst en klikt

u op Publicatiegegevens bekijken uit de lijst met publicatietaken in het linkervak. U kunt alleen de gegevens bekijken van publicaties waarvan u de eigenaar bent.

Publicatiegegevens

Deze optie toont de inhoud van de publicatie en de instellingen voor alle typen werkstroompublicaties. Beheerders kunnen de inhoud van privé-publicaties niet bekijken. Eigenaars van publicaties kunnen alleen de inhoud van hun eigen publicaties bekijken.

De typen publicaties die kunnen worden bekeken, zijn Apparaatscansjablonen, Paperware-voorbladen, PaperWare-voorbladen met Documentkenmerksjablonen en de sjablonen Xerox PaperWare-instellingen.

Met de voorzieningen in deze pagina kunt u:

 de lijst apparaten bijwerken voor apparaatpublicatie  een PaperWare-voorblad opnieuw genereren door op Formulier opnieuw ophalen te klikken.

(Toepassing in Professionele editie)

5-14 Werkstromen publiceren

Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie

Omdat apparaatscansjablonen worden geladen op bepaalde apparaten als ze worden gepubliceerd, kunnen gegevens van de publicatie niet worden gewijzigd zonder de sjabloon opnieuw te publiceren. U kunt echter de sjabloon voor andere apparaten publiceren.

Zo kunt u een apparaat toevoegen of verwijderen waarvoor een sjabloon is gepubliceerd:

1 Volg de stappen om naar de gegevens van de publicatie te gaan waarvoor u een apparaat wilt toevoegen

of verwijderen. Zie

2 Ga op een van de volgende manieren te werk:

 Als u een apparaat wilt toevoegen, selecteert u het uit de lijst Beschikbare apparaten en klikt u

Toevoegen>>.

OPMERKING: Indien het apparaat dat u wilt toevoegen niet voorkomt op de lijst met beschikbare

apparaten, vraagt u de SMARTsend-beheerder deze toe te voegen.

 Als u een apparaat wilt verwijderen, selecteert u het in de lijst Geselecteerde apparaten en klikt u

<<Verwijderen.

Publicaties bekijken op pagina 5-14.

Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie 5-15

Werkstroompublicaties verwijderen

Alleen de eigenaar van een publicatie kan de publicatie verwijderen. Welke publicatietaken beschikbaar zijn

voor een gebruiker hangt af van de rechten van die gebruiker voor de publicatie in kwestie.

Bepaalde publicaties van een werkstroom verwijderen

Zo verwijdert u een bepaalde publicatie:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. 2 Klik in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner op de naam van de werkstroom

waarvan u de publicatie wilt verwijderen.

3 Klik in de lijst Werkstroomtaken op Publicaties bekijken. 4 Selecteer de publicatie die u wilt verwijderen. 5 Klik in de lijst Werkstroomtaken op Deze publicatie verwijderen. Deze taak is alleen beschikbaar als

de eigenaar bent.

6 Er verschijnt een venster waarin om bevestiging wordt gevraagd. U verwijdert de publicatie door op

OK te klikken.

Alle publicaties van een werkstroom verwijderen

Zo kunt u alle publicaties van een werkstroom verwijderen:

1 Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn werkstromen beheren. 2 Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom

waarvan u de publicaties wilt verwijderen.

3 Klik in de lijst Werkstroomtaken op De publicaties van deze werkstroom verwijderen. Deze taak

alleen beschikbaar als u de eigenaar bent van alle publicaties van de werkstroom.

4 Er verschijnt een venster waarin om bevestiging wordt gevraagd. U verwijdert de publicaties door

OK te klikken.

5-16 Werkstromen publiceren

Scannen

Nadat een werkstroom is gemaakt en gepubliceerd voor een multifunctioneel apparaat van Xerox of voor een PaperWare-voorblad, kan deze worden gebruikt om documenten te scannen. In dit hoofdstuk worden de

stappen beschreven voor het gebruik van werkstromen om documenten te scannen op een apparaat.

Dit hoofdstuk omvat:

 Voordat u gaat scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

 De gevolgen van publicatie voor het scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3

 Scannen met een apparaatscansjabloon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4

 Scannen met een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

 Bekende problemen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8

6-1

Voordat u gaat scannen

Voordat iemand een werkstroom kan gebruiken om een document te scannen, moeten de volgende stappen worden uitgevoerd:

 Er moet een werkstroom worden gemaakt. Zie Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen voor instructies

voor het maken van een werkstroom.

 Een werkstroom kan worden gepubliceerd voor een multifunctioneel apparaat van Xerox of een

PaperWare-voorblad. Zie van een werkstroom.

 Als een werkstroom gepubliceerd is als een PaperWare-voorblad, moet het voorblad worden afgedrukt

op papier van formaat A4 (8,5 x 11 inch) op ware grootte (100%).

 Als verificatie vereist wordt voor de gepubliceerde werkstroom, is een voorblad of apparaat met

geconfigureerde en ingeschakelde verificatie nodig.

 Als u tot nu toe een proefversie van SMARTsend heeft gebruikt en de proefperiode is verstreken,

moet

u een versie met licentie aanschaffen, anders worden scanopdrachten niet meer uitgevoerd.

Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren voor instructies voor het publiceren

6-2 Scannen

De gevolgen van publicatie voor het scannen

Een werkstroom kan worden gepubliceerd voor een aantal apparaten of een PaperWare-voorblad, als u de Professionele editie van SMARTsend gebruikt. Als de werkstroom wordt gepubliceerd voor een aantal apparaten, is de werkstroom alleen beschikbaar voor gebruik op die apparaten. Als de werkstroom wordt

gepubliceerd als een PaperWare-voorblad, is de werkstroom beschikbaar voor gebruik op ieder

multifunctioneel apparaat van Xerox dat is geconfigureerd voor SMARTsend of ieder internetfaxapparaat. Als in de werkstroom wordt aangegeven dat een aantal documentkenmerken op het apparaat kan worden

bewerkt en de werkstroom wordt gepubliceerd als een PaperWare-voorblad, wordt een apparaatsjabloon gepubliceerd voor de apparaten die bij publicatie worden genoemd wanneer het PaperWare-voorblad wordt gegenereerd.

Als een aangepaste scansjabloon met PaperWare-instellingen wordt gemaakt om standaardscaninstellingen te vervangen die voor PaperWare-opdrachten worden gebruikt, dan is die sjabloon alleen beschikbaar op dat

apparaat. Natuurlijk kunt u ook de algemene PaperWare-sjabloon gebruiken, maar de aangepaste

scaninstellingen worden dan niet gebruikt door het apparaat. Zie voor meer informatie over publiceren Hoofdstuk 5, Werkstromen publiceren.

De gevolgen van publicatie voor het scannen 6-3

Scannen met een apparaatscansjabloon

Zo scant u een document met een gepubliceerde apparaatscansjabloon:

1 Selecteer de gewenste sjabloon op de gebruikersinterface van het apparaat. De naam van de sjabloon

op het apparaat wordt weergegeven is de naam van de publicatie die is opgegeven op het tijdstip

die van

publicatie. Als de sjabloon niet wordt weergegeven, werk dan de lijst met sjablonen bij met behulp

van de apparaatinterface.

OPMERKING: De procedure voor bijwerken verschilt per apparaat. Raadpleeg de apparaat-

beheerder voor instructies over het bijwerken van de lijst met sjablonen op uw apparaat.

2 Voer documentkenmerken waarvan bij publicatie van de werkstroom is aangegeven dat deze op het

apparaat kunnen worden bewerkt.

3 Plaats het document dat u wilt scannen in de AOD. 4 Druk op Start. 5 Als een opdrachtbevestiging is opgegeven toen de werkstroom werd gemaakt, moet een opdrachtbeves-

tiging worden afdrukt of per e-mail worden verzonden. Controleer de opdrachtbevestiging om er zeker van te zijn dat de opdracht is gelukt. Het uitvoerbestand dient op elke bestemming die in de werkstroom is aangegeven aanwezig te zijn.

6-4 Scannen

Xerox SmartSend User Guide [nl]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

Inhoudsopgave

Welkom bij SMARTsend

Wat is er opgenomen in deze versie?

Wat is er nieuw in deze versie?

Overzicht SMARTsend

Webapplicatie

Gebruiksgemak

Documentatie van SMARTsend

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend

Help

Instructiekaarten

Readme.txt

Klantondersteuning

Telefonische ondersteuning

Internetondersteuning

Overzicht van de site

De Homepage van de gebruiker openen

Zo gaat u naar de homepage Gebruiker:

Informatie over de Homepage van de gebruiker

Aan de slag

E-mailadres

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail

Werkstromen

Werkstroom toevoegen

Mijn werkstromen beheren

Alle werkstromen bekijken

Mijn legitimeringen

Een nieuwe legitimering toevoegen

Mijn legitimering beheren

Aanpassingsopties

E-mailadres voor opdrachtbevestiging

Sitevoorkeuren

Mijn documentkenmerkprofielen beheren

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen

Distributiewerkstromen

Overzicht Werkstromen

Werkstromen bieden:

Werkstroomverkenner

De volgende pictogrammen staan naast werkstroomnamen:

Werkstroomtaken

Werkstroomvoorbeelden

Alles tonen

Mijn werkstromen

Gegevens werkstroom

Distributiewerkstroom toevoegen

Distributiewerkstroom maken

Zo maakt u een distributiewerkstroom:

Werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom

Zo kunt u een werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom:

Werkstroom bewerken

Zo heeft u toegang tot de toepassing Werkstroom bewerken:

Werkstroom verwijderen

Zo verwijdert u een werkstroom:

Documentbestemmingen

Zo gaat u naar de pagina Documentbestemmingen:

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom

Bestemmingen toevoegen

Zo kunt u een bestemming toevoegen:

Bestemmingen bewerken

U kunt als volgt de eigenschappen van de bestemming bewerken:

Bestemmingen verwijderen

Legitimering voor bestemming beheren

Eigenschappen van de bestemming

Regels voor benoemen en gedrag van bestemmingen

Ontvanger e-mail

Externe printer

Documentum

DocuShare

Domino

Domino.doc

Hummingbird

Interwoven WorkSite

LiveLink

Microsoft Exchange 2000 Web-map

NetWare