Xerox SmartSend User Guide [fr]

Aide-mémoire utilisateur de SMARTsend

FreeFlowTM SMARTsendTM est une application permettant de numériser, de

convertir et d'envoyer des documents imprimés dans plusieurs formats
numériques. SMARTsend Édition professonnelle ajoute PaperWare et la
fonction ROC (de reconnaissance optique des caractères). PaperWare vous
permet de sélectionner les options des travaux de numérisation utilisant une
page de garde avec le document numérisé. SMARTsend peut produire des
documents électroniques dans différents formats courants compatibles avec les
applications standard.

Types de

sortie

PDF, Image
seulement

JFIF JPEG
TIFF page unique TIFF 6.0 page unique

TIFF multipage TIFF 6.0 multipage

Type de document
original

PDF, possibilité de
recherche texte

Autre Texte ASCII : formaté/standard/standardEX (*.txt)

PDF, Image seulement
PDF, Image seulement - Préserver l'image de la source
de numérisation

TIFF 6.0 TTN2 page unique

TIFF 6.0 TTN2 multipage
TIFF multipage - Préserver l'image de la source de
numérisation

Le format de fichier est déterminé au moment de la
numérisation.

Types de fichier de sortie ROC

(Édition professionnelle)

PDF
PDF avec substitution d'images
PD F, Tex t e s o us l 'i m ag e
PDF avec texte sous l'image - Préserver l'orientation de
la page

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Rich Text Format : Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)
Texte, standard/intelligent/réduit/normal/valeurs
séparées par une tabulation (.txt)
Texte, valeurs séparées par une virgule (.csv)

Formats de fichier

Flux de production

Un flux de production gère la façon dont un document numérisé est converti au format
numérique puis acheminé vers diverses destinations. Les flux de production organisent et
associent les destinations, les attributs de document et les paramètres en une seule entité
pouvant être réutilisée.

Destinations du document

Les destinations de document ou de service sont les
emplacements finaux vers lesquels un document est numérisé.
La messagerie électronique, Domino, Domino.doc, DocuShare,
Connexion à une application externe, Site FTP, Dossier réseau,
Dossier NetWare, Microsoft SharePoint Portal Server 2001,
Microsoft SharePoint Portal Server 2003, Dossier Web Microsoft
Exchange 2000, Imprimante éloignée et Numériser vers URL
sont des destinations disponibles pouvant être configurées dans
les flux de production. D'autres destinations, telles que les
espaces d'archivage Documentum, Hummingbird et Interwoven
WorkSite peuvent également être ajoutée sous la forme de
composants en option.

Attributs de document

Les attributs de document sont les propriétés (métadonnées)
décrivant la numérisation document et automatisant l'archivage
vers les destinations du document. Les attributs ou champs peuvent être définis dans les flux de
production puis réutilisés lors de la numérisation pour la saisie d'informations spécifiques.

Paramètres du flux de production

Les paramètres du flux de production définissent l'accès public ou privé et l'utilisation d'un flux de
production. Les paramètres de confirmation des travaux d'un flux de production déterminent
comment les utilisateurs sont prévenus lorsque le travail a été effectué.

Publications

Une publication est un flux de production publié. La publication rend les flux de production
disponibles pour numériser des documents. Les publications suivantes peuvent être créées à
partir des flux de production afin d'être utilisées avec SMARTsend :

• Modèles de numérisation du périphérique

Les modèles de numérisation sont utilisés pour la numérisation depuis des systèmes
multifonctions Xerox.

• Pages de garde PaperWare (Édition professionnelle)

Les pages de garde sont utilisées pour la numérisation à l'aide de systèmes multifonctions
Xerox et de périphériques utilisant Fax Internet.

• Paramètres PaperWare Xerox

Il s'agit d'un modèle utilisé avec les pages de garde PaperWare, qui contient des
informations de numérisation modifiées. Il est utilisé pour déterminer les paramètres de
numérisation par défaut que vous utilisez le plus souvent sur votre site.

Aide-mémoire utilisateur de SMARTsend

Création d'un flux de production

Vous pouvez créer des flux de production pour numériser des documents vers diverses
destinations. La procédure générale de création d'un flux de production est indiquée
ci-après.

1

Cliquez sur Ajouter nouveau > Flux de production de distribution... depuis la page
d'accueil de SMARTsend ou la page Explorateur de flux de production.

2

Dans la page Destinations du document, sélectionnez un type de destination, puis
cliquez sur ajouter des emplacements (ou adresses).

Saisissez les informations nécessaires à la définition de l'emplacement, puis cliquez sur OK.

3

Sélectionnez les cases correspondant aux destinations voulues, puis cliquez sur

4

Suivant>> pour continuer.

5

Sur la page Nom et type du document, configurez les conventions de dénomination et
les formats de fichier de sortie qui doivent être créés. Cliquez sur Suivant>> pour
continuer.

Sur la page Attributs du document, choisissez un profil ou configurez les champs

6

d'attributs (métadonnées) de document manuellement, si cela est nécessaire.
Cliquez sur Suivant>> pour continuer.

7

Sur la page Paramètres du flux de production, définissez le nom du flux de production,
ainsi que les options d'accès et de confirmation. Cliquez sur Suivant>> pour continuer.

8

Sur la page Récapitulatif du flux de production, choisissez les options de publication et
vérifiez les paramètres de flux de production répertoriés sur la page. Servez-vous des
boutons proposés sur la page pour effectuer des modifications. Si vous ne souhaitez
rien modifier, cliquez sur Te rmi ner pour enregistrer et/ou publier le flux de production.

Publication d'un flux de production

Une fois qu'un flux de production a été créé, il doit être publié avant de pouvoir être utilisé
lors de la numérisation de documents.

1

Depuis l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le flux de production à publier
puis cliquez sur Publier un flux de production sur un système multifonctions
Xerox ou Publier une page de garde.

2

Dans le cas de la publication sur un périphérique multifonctions Xerox : indiquez le
nom, la date d'expiration, les périphériques, les attributs de document et les propriétés
de profil de numérisation, puis cliquez sur OK.

Dans le cas de la publication d'une page de garde PaperWare (Édition professionnelle) :
indiquez le nom, la description, la date d'expiration, les destinations par défaut, les
attributs de document et les paramètres de numérisation, puis cliquez sur Créer la page
de garde. Sauvegardez et imprimez le fichier PDF de la page de garde.

Copyright © 2001–2006 Xerox Corporation. Tous droits réservés. XEROX®, le logo X® stylisé, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare, SMARTsend et FreeFlow sont des marques de Xerox
Corporation ou des marques dont la licence est accordée à Xerox Corporation aux États-Unis et dans d'autres pays. DataGlyph

Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino, et Domino.Doc sont des marques déposées de IBM Corporation. NetWare est une marque déposée de Novell, Inc. Flash est une marque de Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft
Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint et IIS (Internet Information Services) sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Netscape Navigator est une
marque déposée de Netscape Communications Corporation. WordPerfect est une marque déposée de Corel Corporation. WorkSite est une marque de Interwoven, Inc. Hummingbird DM est une marque de Hummingbird, Ltd. Documentum est
une marque déposée de EMC Corporation. LiveLink est une marque déposée de Open Text Corporation. Xerox PDF Reader est développé par Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com

Utilisation d'un modèle de numérisation de document

Sélectionnez un modèle sur le périphérique multifonctions Xerox.

1

Entrez les attributs de document (s'ils sont configurés).

2
3

Numérisez votre document.

Utilisation d'une page de garde PaperWare
(Édition professionnelle)

1

Créez et imprimez une page de garde PaperWare.

2

Cochez les destinations souhaitées sur la page de garde.

3

Placez la page de garde et le document dans le chargeur de document du périphérique de
numérisation. La page de garde doit être la première page numérisée.

4

À partir du périphérique multifonctions Xerox, sélectionnez un modèle PaperWare, le
modèle des paramètres PaperWare Xerox ou le modèle par défaut (s'il est configuré).

5

Entrez les attributs de document (s'ils sont configurés).
Numérisez votre document.

6

Utilisation du flux de production Mon adresse

Le flux de production Mon adresse est installé avec SMARTsend et permet d'envoyer
automatiquement des documents numérisés vers l'adresse électronique de l'auteur du flux.
Vous devez d'abord publier ce flux de production comme modèle de numérisation de
périphérique ou page de garde PaperWare.

1

Connectez-vous au périphérique multifonctions Xerox afin de vous identifier.

2

Sélectionnez le modèle de numérisation de périphérique Mon adresse.

3

Numérisez votre document.

Numérisation sur un périphérique Fax Internet

Vous pouvez numériser un document depuis un périphérique Fax Internet en utilisant une
page de garde PaperWare.

Publiez un flux de production en tant que page de garde PaperWare. Vous devez

1

sélectionner Fax Internet ou Fax Internet depuis le périphérique multifonctions Xerox
comme source de numérisation.

2

Cochez les destinations souhaitées sur la page de garde PaperWare.
Placez la page de garde et le document dans le chargeur de document du périphérique

3

Fax Internet. La page de garde doit être la première page numérisée.
Sélectionnez l'option Fax Internet, le mode texte, et entrez l'adresse fax Internet de

4

l'ordinateur SMARTsend.
Numérisez votre document. Le document est envoyé comme pièce-jointe au courrier

5

électronique.

®

est une marque de Palo Alto Research Center, Inc. Adobe et Acrobat sont des marques déposées de Adobe

24 septembre 2005.