Xerox SmartSend Administration Guide [es]

Guía de inst alación y

administración

Versión 2.0

05.10.05 Preparado por: Xerox Corporation Global Knowledge & Language Services 800 Phillips Road, Bldg. 0845-17S Webster, Nueva York 14580 EE.UU.

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Índice

Capítulo 1 Bienvenido a SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-1

Contenido de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

Novedades de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

Descripción general de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

Documentación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

Guía de instalación y administración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Guía del usuario de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Tarjetas de consulta rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Léame.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Asistencia al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7

Asistencia telefónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Asistencia en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Capítulo 2 Preparación de la instalación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-1

Consideraciones sobre planificación avanzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

Seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-2

Migración de aplicaciones y dispositivos de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3

Configuración y logística de redes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4

Requisitos de configuración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

Requisitos de configuración del PC de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Comprobación de la configuración DNS del PC de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-8

Activación de Compartir archivos e impresoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-9

Instalación y configuración de IIS / FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-10

Activación de ASP.NET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-12

Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-13

Obtención e instalación de un certificado de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-16

Requisitos adicionales para destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-19

Configuración del cliente y el navegador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25

Modificación de la configuración del servidor proxy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-25

Opciones de autenticación de usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-26

Configuración del idioma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-27

Configuración de dispositivos de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28

Requisitos de dispositivos multifunción Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-28

Requisitos de equipo de fax de Internet y dispositivos activados de correo electrónico . . . . . .2-32

Información preliminar de la instalación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34

Pasos siguientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-35

Capítulo 3 Instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-1

Descripción general del instalador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

Actualización de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

Posibilidad de actualización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-3

Instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

Instalación y configuración de componentes opcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

Requisitos de configuración para componentes opcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-7

Guía de instalación y administración de SMARTsend iii

Instrucciones de instalación para componentes opcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-12

Migración de SMARTsend a otro PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14

Reparación de una instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15

Desinstalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16

Capítulo 4 Configuración del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-1

Acceso a SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

Página principal de administración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3

Configuración del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

Iconos de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Revisión de las opciones de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5

Seguridad general del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-5

Seguridad de la plantilla de escaneado de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6

Adición/actualización de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

Administración de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Adición y detección de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-9

Uso de la lista de dispositivos multifunción Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-11

Iconos de configuración y estado de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-12

Configuración de dispositivos para uso con SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-13

Eliminación de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-14

Administración de cuentas de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-15

Configuración de opciones de detección - Subredes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-17

Configuración de opciones de detección - Credenciales SNMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-17

Modificación de la configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-18

Modificación de propiedades de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-21

Configuración de opciones de Fax de Internet de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-23

Configuración de correo electrónico y libreta de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-24

Configuración del servidor SMTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-24

Configuración del servidor LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-25

Publicación del flujo de trabajo Mi correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-26

Programación de copias de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-27

Configuración de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-29

Configuración de opciones de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-30

Configuración de un servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-32

Descripciones de las opciones de servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-32

Requisitos y restricciones adicionales de configuración de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-33

Administración de la cuenta de aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-34

Cambio de la clave de la Cuenta de aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-34

Opciones de configuración generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-35

Actualización de datos de contacto del administrador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-35

Elección de esquema de control de errores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-35

Revisión de los valores prefijados de publicación/flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-35

Propiedades de tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-39

Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-40

Pasos siguientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-42

Apéndice A: Soporte de exportación de historial de trabajos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-43

iv Guía de instalación y administración de SMARTsend

Apéndice B: Conexión de aplicación externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-44

Capítulo 5 Administración del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-1

Descripción general de administración del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

Administración de flujos de trabajo y publicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

Orden y visualización de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-3

Tareas de administración del flujo de trabajo/publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-4

Administración de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-7

Visualización de dispositivos Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-7

Administración de cuentas de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-7

Configuración de opciones de detección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-7

Prefijados de configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-7

Estado de copia de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5- 9

Capítulo 6 Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-1

Descripción general de Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

Administración de plantillas de Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-2

Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-3

Instalación de la utilidad Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-3

Desinstalación de la utilidad Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-4

Introducción a Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

Consideraciones sobre planificación avanzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-5

Adición de usuarios de Escaneado a base desde dominio de Windows NT . . . . . . . . . . . . . . . . .6-6

Adición de usuarios de Escaneado a base desde un servidor de Microsoft Active Directory . . . . 6-6

Adición de usuarios de Escaneado a base desde un servicio de directorios LDAP . . . . . . . . . . .6-7

Adición de usuarios de Escaneado a base desde el PC local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-8

Utilidad Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-9

Acceso a la utilidad Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-9

Obtención de una lista de usuarios disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-9

Selección de un servidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-9

Cuadro de diálogo Introducir información de origen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-10

Asignaciones Active Directory o LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-11

Presentación de usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-11

Adición de usuarios y grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-12

Barra de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-13

Barra de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-13

Comandos del menú Usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-13

Comandos del menú Herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-18

Comandos del menú Archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-19

Salida de la utilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-19

Edición de propiedades de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-20

Funciones de la aplicación Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-21

Importación de usuarios en la base de datos de usuarios de Escaneado a base de SMARTsend 6-21

Administración de la base de datos de usuarios de Escaneado a base de SMARTsend . . . . . . .6-22

Administración de credenciales de archivado maestras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-24

Publicación de plantillas de Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-25

Página de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-26

Adición de publicaciones Escaneado a base a otros dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Visualización de publicaciones Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Guía de instalación y administración de SMARTsend v

Eliminación de publicaciones Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Acerca de las opciones de publicación de las plantillas Escaneado a base . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Capítulo 7 Solución de problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-1

Determinación del problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2

Confirmaciones y registros de errores de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3

Problemas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4

Errores de Servidor no disponible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

Error "403 Prohibido" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

SMARTsend no reconoce el servicio FTP IIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

No se ha podido instalar MSDE durante la instalación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

Mensaje de error de inicio de sesión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Inaccesibilidad de SMARTsend en una intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Problemas de acceso con el examinador cliente Windows 95/98/Me y otros distintos

a Microsoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Faltan iconos en la página Destinos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Error No se pudo mostrar la página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Problemas con bloqueadores de ventanas emergentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-6

Problemas de comunicación y configuración de dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-6

Error de actualización de plantillas en los dispositivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-9

Compatibilidad de SharePoint Portal Server 2001 con Windows Server 2003 . . . . . . . . . . . . .7-10

Preguntas frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-14

Capítulo 8 Utilidades de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-1

Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-2

Importador de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-3

Formatos de archivo e idiomas admitidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-4

Lista de excepciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-6

Importación de plantillas de CentreWare a flujos de trabajo de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . .8-7

Reconfiguración de dispositivos para los Servicios de exploración de red de CentreWare . . . .8-10

Herramienta de restauración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-11

Situaciones para utilizar la herramienta de restauración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-11

Uso de la herramienta de restauración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-12

Exportación del historial de trabajos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-13

Capítulo 9 Seguridad de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-1

Descripción general de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-2

Certificados HTTPS/SSL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-3

Entrada segura con clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-3

Configuración segura de sitio web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 -3

Políticas de seguridad del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-5

Seguridad general del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-5

Seguridad de plantilla de escaneado del dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-7

Formularios de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-8

Control de nivel de acceso a flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-9

Interacciones de las políticas de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-10

Situaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-10

Autenticación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-12

Acceso a SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-12

vi Guía de instalación y administración de SMARTsend

Cuenta de aplicación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-12

Configuración de la clave para la cuenta de la aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-12

Cuentas de dispositivos de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-13

Credenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-14

Índice alfabético. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Í

NDICE ALFABÉTICO-1

Guía de instalación y administración de SMARTsend vii

viii Guía de instalación y administración de SMARTsend

Bienvenido a SMARTsend

En este capítulo se describen las características y funciones del software FreeFlowTM SMARTsendTM de Xerox y los servicios de asistencia disponibles a través de la documentación de la aplicación y del centro de

asistencia al cliente de Xerox.

Contenido de este capítulo:

 Contenido de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

 Novedades de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

 Descripción general de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

 Documentación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

 Asistencia al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7

1-1

Contenido de esta versión

SMARTsend está disponible en las ediciones estándar y profesional.

Funciones comunes en ambas versiones

 Funciones de creación de flujos de trabajo que definen la conversión y transmisión de documentos

impresos desde los dispositivos multifunción Xerox a los destinos siguientes:

 Servidor DocuShare  Servidor Domino  Servidor Domino.Doc  Ubicación FTP  Carpeta Web de Microsoft Exchange 2000  Microsoft SharePoint Portal Server 2001  Microsoft SharePoint Portal Server 2003  Carpeta NetWare  Carpeta de red  Impresora remota  Ubicación URL  Conexión de aplicación externa

 Funciones de publicación y administración de flujos de trabajo  Herramientas de seguridad y restauración para guardar flujos de trabajo SMARTsend, credenciales,

preferencias de usuario, configuraciones del dispositivo y opciones generales.

 Importador de plantillas para importar las plantillas de los Servicios de exploración de red de

CentreWare en flujos de trabajo de SMARTsend.

 Exportador del historial de trabajos para crear un archivo de texto del historial de trabajos para análisis

y notificación.

Funciones de la Edición profesional

La versión profesional incluye estas características adicionales:

 Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)  Escaneado con cubiertas de PaperWare

Componentes opcionales para las versiones estándar o profesional

Los siguientes componentes pueden adquirirse en Xerox y agregarse a ambas versiones de SMARTsend:

 Documentum versión 5.2, compatibi li dad con destino  Hummingbird versión 5.1.0.5, compatibilidad con destino  Interwoven WorkSite versión 8, compatibilidad con destino  LiveLink versión 9.5.0, compatible

Componentes opcionales para la versión profesional

A la versión profesional de SMARTsend pueden agregarse los siguientes componentes:

 TrueMatch: tecnología Xerox patentada que permite localizar documentos electrónicos escaneando

partes del documento original en papel.

1-2 Bienvenido a SMARTsend

Novedades de esta versión

La versión actual de SMARTsend incluye funciones nuevas y mejoradas. Los cambios más significativos son:

 El instalador de SMARTsend se ha actualizado para permitir la actualización de versiones anteriores

sin

dificultad.

 Ahora, SMARTsend también puede instalarse en cualquiera de los sistemas operativos junto con

VMware (GSX Server versión 3.2.0, W orkstation 4.5) o Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005.

 Ahora, SMARTsend se puede instalar en PC con Windows XP.  Se han incorporado nuevos formatos de archivos y mejores opciones de compresión de archivos. Los

usuarios también pueden crear un solo flujo de trabajo que creará formatos de archivo exclusivos para cada destino.

 Las credenciales DocuShare pueden definirse en el nivel de servidor. Las versi ones anteriores de

SMARTsend requerían credenciales para cada colección de DocuShare.

 Los destinos SharePoint Portal Server 2003 ya no requieren que se instalen bibliotecas de documentos

compatibles con versiones anteriores de SharePoint.

 SMARTsend ofrece una mejor integración con los nuevos dispositivos de Xerox. Esto reduce los

cambios necesarios sólo a ciertas opciones en el momento del escaneado para evitar resultados no deseados o errores de escaneado.

 Los campos de atributos de documentos (metadatos) ahora pueden enmascararse o designarse como

campos obligatorios. Estos cambios mejoran la seguridad y ayudan a que los documentos escaneados se procesen correctamente.

 Se ha incorporado la compatibilidad con SNMP v3 para proporcionar opciones de seguridad y la

detección de dispositivos avanzada.

 La compatibilidad con los protocolos de transferencia HTTP y HTTPS incorpora nuevas opciones de

configuración de dispositivos y seguridad avanzada.

 SMARTsend también permite reenviar formularios de PaperWare. El reenvío de formularios PaperWare

permite configurar el PC con SMARTsend para que pueda procesar las cubiertas de PaperWare creadas en otros PC con Xerox Flowport o SMARTsend. Esta opción mejora y aumenta la capacidad y las posibilidades de uso de SMARTsend dentro de la empresa, ya que permite utilizar un mayor número de

dispositivos para iniciar los trabajos de escaneado a partir de una simple cubierta de PaperWare.

 Ahora, la plantilla de escaneado prefijada puede configurarse para su uso con cubiertas de PaperWare.  El PC de SMARTsend ahora puede configurarse como un sitio seguro. Estas opciones de configuración

hacen que la transmisión de datos cifrada SSL y HTTPS sea absolutamente necesaria en todas las comunicaciones entre SMARTsend y los dispositivos y clientes a los que sirve.

 Se ha incorporado un destino de Conexión de aplicación externa nuevo que permite a los usuario

escanear documentos y procesar los archivos resultantes con aplicaciones externas. Esta función está pensada para usuarios avanzados e integradores de sistemas.

 Los flujos de trabajo proporcionan un mecanismo para personalizar y exportar historiales de trabajos

FTP y carpetas de red.

 Las siguientes funciones nuevas son componentes opcionales que se pueden agregar a la configuración

base de SMARTsend:

 Documentum versión 5.2, compatibilidad  Hummingbird versión 5.1.0.5, compatibilidad  Interwoven WorkSite versión 8, compatibilidad  LiveLink versión 9.5.0, compatible  TrueMatch: tecnología Xerox patentada que permite localizar documentos electrónicos escaneando

partes del documento original en papel. Este componente requiere la versión profesional de SMARTsend.

Novedades de esta versión 1-3

Descripción general de SMARTsend

SMARTsend combina y mejora muchas de las potentes funciones de dos productos de Xerox, Servicios de

exploración de red de CentreWare™ y FlowPort™, para ofrecer una aplicación de software integrado. Compilado para la plataforma Microsoft .NET, el software SMARTsend funciona con sistemas multifunción avanzados nuevos y heredados, y muchos tipos de dispositivos de Fax de Internet de Xerox y otros fabricantes.

Con SMARTsend, los documentos en papel se pueden escanear a todo color y convertirse a distintos formatos digitales estándar del sector, incluidos los formatos PDF, JFIF/JPEG, TIFF y TIFF multipágina. SMARTsend también puede convertir documentos escaneados en archivos editables como Excel, Word, PowerPoint o PDF que permiten búsquedas. Los archivos resultantes se pueden editar, manipular, guardar y

compartir. SMARTsend también permite al usuario agregar información descriptiva (metadatos) que acompañará a los documentos escaneados. Estas funciones versátiles permiten clasificar, buscar y recuperar documentos escaneados con facilidad.

Aplicación basada en la web

SMARTsend es una aplicación basada en la web que no requiere software cliente adicional. Los usuarios pueden crear con facilidad flujos de trabajo que definen el tipo de documento escaneado, las ubicaciones de

distribución y los procesos, y también los métodos y dispositivos que pueden utilizarse para enviar los trabajos escaneados de SMARTsend. A continuación, se publica el flujo de trabajo para que esté disponible para los usuarios como plantillas de escaneado o como cubiertas de PaperWare. Estas publicaciones permiten que cualquiera pueda escanear con facilidad un documento y distribuir el archivo electrónico resultante a un amplio número de destinos, como las direcciones de correo electrónico, carpetas de red, carpetas FTP, impresoras remotas, aplicaciones externas, URLs de web, además de repositorios Domino y Domino.doc, Microsoft SharePoint Portal Server y Xerox DocuShare. Se pueden agregar destinos adicionales como si fueran componentes opcionales, por ejemplo los repositorios de administración de documentos avanzada.

Facilidad de uso

SMARTsend está diseñado para un uso fácil, versátil y seguro. Los asistentes ayudan al usuario en tareas complejas y las pantallas de SMARTsend incluyen instrucciones descriptivas, mensajes de estado e información del sistema de ayuda. Los usuarios pueden configurar informes de confirmación impresa y mensajes de correo electrónico y los administradores pueden crear historiales de trabajos para realizar un seguimiento del uso y obtener rutas de auditoria que respalden sus requisitos jurídicos y normativos. En aspectos de seguridad, SMARTsend está por encima de sus competidores con las últimas opciones de configuración de sitio web y protocolos de seguridad compatibles. Además, la arquitectura .NET abierta y flexible permite una sencilla integración con otros programas y aporta la flexibilidad necesaria para ampliar las capacidades y funciones a medida que Xerox presenta nuevas mejoras.

1-4 Bienvenido a SMARTsend

Documentación de SMARTsend

Existen varios tipos de documentación disponibles con SMARTsend, incluidas las guías imprimibles que se entregan en formato PDF de Adobe Acrobat. Se puede acceder a los componentes de la documentación a partir de los enlaces de la página principal de SMARTsend o desde los enlaces del programa de autoejecu ción del CD. Los administradores de SMARTsend también pueden acceder al archivo léame (readme) y a la Guía de instalación y administración de SMARTsend desde el menú Inicio del PC de SMARTsend.

Es preciso disponer de Adobe Acrobat Reader para ver e imprimir las guías. Puede descargar este programa del sitio web,

www. adobe.com.

Guía de instalación y administración de SMARTsend

La Guía de instalación y administración de SMARTsend incluye instrucciones detalladas para instalar y configurar los dispositivos de escaneado clientes y PC de SMARTsend compatibles.

Guía del usuario de SMARTsend

La Guía del usuario de SMARTsend presenta SMARTsend a los usuarios nuevos. Incluye descripciones de las principales páginas y funciones de SMARTsend, así como instrucciones detalladas para usuarios que lleven a cabo tareas clave con SMARTsend.

Ayuda

SMARTsend dispone de una completa ayuda en línea que explica el uso de la aplicación después de la instalación y de la configuración inicial. Los enlaces de Ayuda se incluyen en la esquina superior derecha de

cualquier página de SMARTsend.

Tarjetas de consulta rápida

La documentación de SMARTsend contiene las tarjetas de consulta rápida siguientes:

 Consulta rápida del administrador: contiene información sobre requisitos, procedimientos básicos de

instalación y configuración del sitio para administradores de SMARTsend.

 Consulta rápida del usuario: contiene información básica de descripción e introducción para usuarios

comunes de SMARTsend.

NOTA: No se recomienda utilizar la Consulta rápida del administrador en las primeras instalaciones del

producto. Utilice la Guía de instalación y administración para obtener instrucciones detalladas sobre la instalación y planificación.

Documentación de SMARTsend 1-5

Léame.txt

El archivo Léame.txt ofrece la información de soporte que no estaba disponible en el momento de publicarse los demás componentes de la documentación. Esta información está dirigida principalmente a los administradores de SMARTsend, quienes pueden acceder a ella mediante los siguient e métodos:

 Una vez instalado SMARTsend:

En un servidor Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend > Ver

archivo Léame.txt

- O bien En un PC con Windows XP Professional o un servidor con Windows Server 2003, haga clic en Inicio >

Todos los programas > Xerox > SMARTsend > Ver ReadMe.txt.

 Introduzca el CD de SMARTsend en la unidad de CD. Haga clic en el enlace del archivo LÉAME en el

programa de instalación del CD.

 Haga clic en el botón Ver Archivo léame durante la instalación.

1-6 Bienvenido a SMARTsend

Asistencia al cliente

Para obtener asistencia puede ponerse en contacto con Xerox por teléfono o a través de Internet.

Asistencia telefónica

Si necesita más ayuda, póngase en contacto telefónico con el Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Antes de llamar, localice el número de serie de SMARTsend; para ello haga clic en el enlace Acerca de (en la esquina superior derecha de cualquier página de SMARTsend). Anote dicho número de serie en esta tabla, por si lo necesita alguna vez. El número de serie es necesario para obtener asistencia técnica de Xerox.

Número de serie de SMARTsend:

NOTA: SMARTsend permite la gestión de un número limitado de dispositivos. Para conocer el número

de dispositivos que permite utilizar, haga clic en el enlace Acerca de, en cualquier página de SMART send, y localice el número de serie del producto. El último conjunto de dígitos del número de serie indica el número de dispositivos admitidos. Se pueden adquirir paquetes de licencias para poder administrar

dispositivos.

más

En la tabla siguiente se incluyen los números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Si no aparece el número de teléfono de su país, póngase en contacto con el representante local de Xerox para obtener el número. Anote dicho número en esta tabla, por si lo necesita alguna vez.

Números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente:

EE.UU. 800-821-2797 EE.UU. (TTY)

CANADÁ 800-939-3769 (800-93-XEROX)

800-855-2880

Asistencia en Internet

En el enlace Asistencia y controladores de la página web de Xerox www.xerox.com se incluyen la información técnica disponible y sugerencias. Localice o busque su producto y acceda a los recursos de apoyo al producto. Los documentos de esta sección tratan temas concretos que requieren procedimientos especiales o notas de aplicación relacionados con el funcionamiento y la configuración del producto Xerox.

Asistencia al cliente 1-7

1-8 Bienvenido a SMARTsend

Preparación de la instalación

En este capítulo se describen los problemas de hardware, software, redes y seguridad que han de tenerse en cuenta antes de instalar la aplicación SMARTsend en un PC. Estas tareas y consideraciones son elementos esenciales para llevar a cabo una instalación satisfactoria.

Lea este capítulo con atención y realice todas las tareas de configuración requeridas antes de continuar en el Capítulo 3, Instalación de SMARTsend.

CONSEJO: Imprima la tarjeta de Consulta rápida del administrador para utilizarla como lista de control de la

configuración. La tarjeta de consulta rápida de administrador está disponible en el programa de autoejecución del CD de SMARTsend.

Contenido de este capítulo:

 Consideraciones sobre planificación avanzada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

 Requisitos de configuración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

 Configuración del cliente y el navegador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25

 Configuración de dispositivos de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28

 Información preliminar de la instalación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34

 Pasos siguientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-35

NOTA: Si estaba utilizando una versión de prueba (Trial Version) o una versión de SMARTsend anterior,

siga los procedimientos incluidos en el programa. El programa de instalación de SMARTsend actualizará de forma automática la versión de prueba con la versión con licencia. Tras efectuar la actualización, podrá seguir utilizando todos los flujos de trabajo generados con la versión anterior o de prueba. Si tiene una versión de prueba de SMARTsend que ha vencido, puede actualizarla con la versión estándar y conservar todos los flujos de trabajo. Puede solicitar la versión minorista al delegado de ventas de Xerox, e instalarla como actualización de la versión de prueba que tenga instalada. más información.

Capítulo 3, Instalación de SMARTsend para actualizar el

Consulte Posibilidad de actualización en la página 3-3 para obtener

2-1

Consideraciones sobre planificación avanzada

Esta sección contiene información y aspectos a tener en cuenta antes de intentar instalar y utilizar la aplicación SMARTsend. Es aconsejable que dedique el tiempo suficiente a abordar estas cuestiones.

Seguridad

Se puede instalar en el PC de SMARTsend un certificado de seguridad en el caso de que el entorno operativo de SMARTsend requiera la entrada por clave (contraseña) o la transferencia de datos segura. Los certificados de seguridad se utilizan para cifrar la información confidencial. Los certificados de seguridad pueden obtenerse en la red mediante el software incorporado en el sistema operativo de red o mediante un producto de código abierto. También puede adquirirlos, previo pago, a través de los servicios de otra empresa. Elegir una opción u otra, si lo hace, depende de factores como éstos:

 Las políticas y requisitos de seguridad que rigen el uso de los recursos en red y físicos dentro de la

organización deben revisarse antes de proceder a la instalación de SMARTsend. Estudie el modo en que sus políticas de seguridad se aplican a SMARTsend y configure su PC, clientes y dispositivos de escaneado en consecuencia. Consulte el información acerca de la seguridad.

 Los dispositivos multifunción de Xerox más recientes, como WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275

o posteriores, suelen disponer de funciones de seguridad adicionales como la autenticación u otros protocolos de seguridad de comunicaciones como SNMP v3 y HTTPs. Estas funciones avanzadas mejoran la seguridad en todo el circuito cuando los equipos están configurados para utilizar SMARTsend.

 En SMARTsend, el uso de certificados de seguridad es opcional con el fin de adaptarse a instalaciones

en las que se emplean otras medidas de seguridad o en aquellas donde la seguridad no es un motivo de preocupación. Cuando se instala un certificado de seguridad en un PC con SMART send, el usuario debe realizar la entrada mediante clave para acceder a SMARTsend. Además, si el PC de SMARTsend tiene bien configuradas la opción de Require Secure Channel (SSL) y el certificado de seguridad, la transferencia de datos entre los usuarios de SMARTsend será cifrada. de SMARTsend para qu e sol icite HTTPS/SSL: en la página 9-4 para obtener más información.

 Si el uso de SMARTsend está limitado a la red local o intranet, la solución más rentable puede ser

utilizar la opción SelfSSL o configurar una entidad emisora de certificados interna. Para implementar una autoridad de certificados, puede utilizarse Servicios de Certificate Server de Microsoft, incluido en el CD del sistema operativo de Microsoft. La opción SelfSSL se encuentra en el Kit de recursos de Servicios de Microsoft Internet Information Server (IIS). Visite para obtener más información.

 Si SMARTsend va a estar disponible en Internet, puede ser preferible utilizar servicios de certificación

de terceros.

Consulte Obtención e instalación de un certificado de seguridad en la página 2-16 para

obtener más información.

Capítulo 9, Seguridad de SMARTsend para obtener más

Consulte Para configurar el PC

http://www.microsoft.com/downloads

NOTA: El proceso de obtención de un certificado de seguridad de terceros puede durar varios días. Si se

requiere la entrada por clave segura en SMARTsend, debería planificar e iniciar esta operación antes de instalar SMARTsend para evitar tener que volver a configurar el PC y SMARTsend más adelante.

2-2 Preparación de la instalación

Migración de aplicaciones y dispositivos de escaneado

Omita esta sección si actualmente no se utilizan aplicaciones de escaneado en red en su organización.

En cambio, si se utilizan otras aplicaciones o servicios de escaneado, debería tener presentes las distintas repercusiones que una nueva instalación de SMARTsend tendrá en sus recursos de escaneado existentes. Tenga en cuenta los siguientes factores a la hora de decidir su estrategia de migración:

 No se puede instalar SMARTsend en el mismo PC que Xerox FlowPort.  El PC de SMARTsend no puede ser un controlador de dominios.  SMARTsend puede importar plantillas creadas con los Servicios de exploración de red de CentreWare

(

Consulte Importador de plantillas en la página 8-3 para obtener más información).

 Los dispositivos multifunción Xerox no pueden configurarse para el uso simultáneo de SMARTsend y

Servicios de exploración de red de CentreWare, ya que las dos aplicaciones necesitan utilizar el Repositorio prefijado. Por lo tanto, cada aplicación debe administrar un juego de dispositivos distinto.

 Durante la configuración del dispositivo, SMART send sobrescribe los valores de escaneado Repositorio

prefijado y Conjunto de plantillas de un dispositivo multifunción Xerox. Si cuenta con aplicaciones existentes que utilicen el repositorio prefijado, cambie la configuración del dispositivo y habilite un repositorio alternativo para estas aplicaciones antes de configurar el equipo para su uso con SMARTsend.

Por ejemplo, para utilizar un dispositivo multifunción Xerox con FlowPort y SMARTsend, debe reconfigurar el dispositivo de modo que emplee un repositorio alternativo para FlowPort antes de configurar el dispositivo con SMARTsend. Del mismo modo, las plantillas creadas con Servicios de

Internet de CentreWare también deben modificarse en el caso de que utilicen actualmente el

repositorio prefijado.

CONSEJO: Si algún dispositivo multifunción Xerox que pretenda utilizarse con SMART send ya se encuentra

configurado para su uso con otras aplicaciones de escaneado, deberá imprimir y guardar una hoja de configuración de dichos dispositivos antes de configurarlos para que puedan utilizarse con SMARTsend.

hoja de configuración indica la configuración actual de escaneado en red y puede resul tar útil más

La adelante en caso de que sea necesario devolver el dispositivo a su configuración anterior.

 Si FlowPort y SMARTsend se encuentran configurados en el mismo entorno en diferentes PC, se debe

tener cuidado a la hora de seleccionar la plantilla adecuada en el dispositivo cuando se utilice FlowPort o SMARTsend. En esta situación, se deberá asignar un repositorio diferente al PC de FlowPort cuando se configure el dispositivo multifunción Xerox. Asimismo, los usuarios deben asegurarse de seleccionar una plantilla de SMARTsend en el dispositivo cuando lleven a cabo operaciones de escaneado. Los usuarios de PaperWare deben seleccionar la plantilla PaperWare de SMARTsend.

 A partir de la Versión 2.0, SMARTs end puede procesar formularios PaperWare creados en otros

sistemas con SMARTsend o Xerox Flowport. Esta opción mejora y aumenta la capacidad y las posibilidades de uso de SMARTsend dentro de la empresa, ya que permite utilizar un mayor número de

dispositivos para iniciar los trabajos de escaneado a partir de una siempre cubierta de PaperWare. Consulte Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperWare en la página 4-40 para obtener más información.

Consideraciones sobre planificación avanzada 2-3

Configuración y logística de redes

SMARTsend es un sitio Web diseñado para prestar servicio a múltiples usuarios simultáneamente. A

continuación se enumeran una serie de factores que podrían influir en la capacidad de SMARTsend de

prestar servicio a los usuarios de la organización:

 Ancho de banda de sitios físicos y red, incluidos factores como el número y la proximidad de los

dispositivos de escaneado admitidos, tráfico de red anticipado, disponibilidad de servicios de correo electrónico para notificaciones y procesamiento de flujos de trabajo. Analice estos factores para decidir cuál es la ubicación más adecuada para el PC de SMARTsend.

 La configuración de red, las prácticas de seguridad y las capacidades de los dispositivos de escaneado

pueden limitar el uso de determinadas funciones de SMARTsend. Estos son algunos ejemplos:

 Si SMB se encuentra bloqueado en un enrutador o no está disponible en un determinado

dispositivo, se verá limitado a utilizar FTP como protocolo de archivado de SMARTsend.

 Si los dispositivos de escaneado se encuentran en una subred distinta, el DNS ha de estar

correctamente configurado y en funcionamiento. del PC de SMARTsend en la página 2-8 para obtener más información.

 Si la difusión SNMP no está activada entre los enrutadores, no podrá ut ilizar las funciones de

localización automática de dispositivos de SMARTsend.

 Si se van a utilizar las funciones de autenticación de flujos de trabajo de SMARTsend (flujos de

trabajo privados, escanear a mi correo electrónico) los dispositivos de escaneado configurados han de estar en el mismo dominio (o en un dominio de confianza) que el PC de SMARTsend. Los dispositivos multifunción Xerox también deben admitir autenticación y esta opción ha de estar configurada y activada en cada uno de los dispositivos.

A lo largo de la presente guía se ofrece información adicional relativa a la configuración de la red y los dispositivos. Si experimenta algún problema después de la instalación, consulte el problemas para obtener más información sobre asistencia técnica.

Consulte Compr obación de la configuración DNS

Capítulo 7, Solución de

2-4 Preparación de la instalación

Requisitos de configuración de SMARTsend

La configuración del PC es la base para una instalación de SMARTsend satisfactoria. Antes de instalar SMARTsend, siga y confirme todas las directrices y requisitos de este capítulo para estar seguro de que el PC se encuentra debidamente configurado para SMARTsend. En las secciones que siguen a esta lista de control, se ofrecen explicaciones y datos de configuración detallados.

 Para un rendimiento óptimo, instale SMARTsend en un PC dedicado que tenga una UCP de 1.0 GHz o

más, 750 MB de espacio de disco libre como mínimo, 512 MB de RAM (se recomienda 1 GB o más) y un único adaptador de red (no se admiten múltiples adaptadores). El PC no puede ser un controlador de dominios.

 SMARTsend puede instalarse en las siguientes plataformas: Windows 2000 Server o Advanced Server

(SP4 o posterior), Windows Server 2003 con todas las actualizaciones de software de sistema operativo críticas instaladas, o Windows XP Professional (SP2 o posterior).

NOTA: Para grandes instalaciones, numerosos usuarios o muchos dispositivos, se recomienda

instalar Windows 2000 o 2003.

 SMARTsend también puede instalarse en cualquiera de estos sistemas operativos junto con VMware

(GSX Server versión 3.2.0, Workstation 4.5) o Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005.

NOTA: El rendimiento de SMARTsend puede reducirse si se ejecuta en un servidor de archivo/

impresión compartido o cuando se utiliza VMware o Microsoft Virtual PC/Virtual Server. Esta bajada de rendimiento sí puede ser notable si se utilizan las funciones OCR de SMARTsend Professional.

 TCP/IP ha de estar activado y en funcionamiento.  Confirme que los puertos requeridos por los protocolos no están bloqueados (realice un filtrado en un

conmutador, enrutador o servidor de seguridad). Consulte Configuración de puertos TCP/IP en l a página 2-30.

 Si se utiliza DNS, debe estar correctamente configurado. Si se utilizan opciones de reenv í o de

formularios PaperWare (Edición profesional), también debe configurarse DNS en todos los PC de SMARTsend y FlowPort que reciban formularios reenviados. Consulte Comprobación de la

configuración DNS del PC de SMARTsend en la página 2-8 y Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperW are en la página 4-40.

 Compartir archivos e impresoras debe estar activado en el adaptador de red y el puerto 139 debe estar

disponible. Consulte Activación de Compartir archivos e impresoras en la página 2-9.

 Internet Information Services (IIS) 5.0 o superior debe estar instalado y configurado con las opciones

Archivos comunes, Administrador de servicios Internet y Servicio World Wide Web. Si se utiliza FTP para el archivado, también se debe activar el componente Servidor FTP. Consulte Instalación y configuración de IIS / FTP en la página 2-10. Recuerde que IIS es parte del sistema operativo Windows y que sus componentes pueden instalarse con las opciones Agregar o quitar programas de Windows.

NOTA: El programa de instalación de SMARTsend instalará .NET Framework si aún no se

encuentra en el PC. No obstante, es preciso instalar IIS antes de instalar .NET Framework en un PC con Windows 2000 Server/Advanced Server o Windows XP Professional. Si .NET Framework e IIS ya se encuentran instalados en el PC y no está seguro de si IIS se instaló en primer lugar, debería desinstalar estos componentes y volver a instalarlos en el orden adecuado.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-5

 Confirme que el sitio Web prefijado y el servidor FTP se ejecutan en IIS antes de utilizar SMARTsend.

 Confirme que los métodos de autenticación de Windows están configurados correctamente en IIS

antes de instalar SMARTsend. La autenticación integrada de Windows siempre es un requisito necesario, y la autenticación básica también se necesita cuando con SMARTsend se utilizan clientes de Windows 95/98/Me y examinadores que no son de Microsoft.

Consulte Configuración

de métodos de autenticación de Windows en la página 2-11.

 ASP.NET debe estar activado (sólo en Windows Server 2003). Consulte Activación de ASP.NET en

la página 2-12.

 Si se instala SMARTsend en un PC con Windows XP Professional, el Uso compartido simple de

archivos debe estar desactivado. Consulte el sitio web de Microsoft,

www.microsoft.com para obtener

instrucciones sobre la configuración del uso compartido simple de archivos.

 Se deberán haber configurado cuentas de administrador, usuarios y dispositivos de SMARTsend.

Consulte Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos en la página 2-13.

 Si es precisa la introducción de clave segura, debe instalarse un certificado de seguridad (opcional).

Consulte Obtención e instalación de un certificado de seguridad en la página 2-16.

 Para administrar el PC de SMARTsend como un sitio web seguro, es preciso realizar tareas de

configuración adicionales. Consulte Configuración segura de sitio web en la página 9-3.

 También se requiere una configuración adicional en el PC de SMARTsend para utilizar Domino.doc,

SharePoint Portal Server 2001, Novell NetWare, Impresoras remotas, DocuShare y otros destinos opcionales. Consulte Requisitos adicionales para destinos en la página 2-19.

2-6 Preparación de la instalación

Requisitos de configuración del PC de SMARTsend

En la siguiente tabla se resumen los requisitos de configuración clave y las opciones importantes para conseguir una buena instalación.

PC de SMARTsend

Requisitos de configuración

Equipo mínimo:

1.0 GHz UCP, 750 MB espacio disco libre, 512 MB RAM, un solo adaptador de red.

El PC de SMARTsend puede utilizarse como controlador de dominio.

El software SMARTsend puede instalarse con VMware (GSX Server versión 3.2.0, W orkstation 4.5) o Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005.

Activación de compatibilidad TCP/IP.

Confirmación de disponibilidad de puertos para cada protocolo requerido (FTP, SMB, HTTP, HTTPS).

Instalación de Internet Information Service 5.0+ con archivos comunes, IIS Manager y Wo rld Wide Web Service.

Windows 2000

Server / Advanced

Server

Windows Server

2003

Windows XP Professional

Confirmación de haber instalado .NET Framework después de IIS.

Activación del servidor FTP. Opcional Opcional Opcional Activación de la autenticación

integrada de Windows. Activar ASP.NET.

Activación de Compartir archivos e impresoras.

Desactivación de Compartir archivos e impresoras.

Creación de cuentas de administrador y usuarios.

Instalación de certificado de seguridad.

Configurar sitio web seguro Opcional Opcional Opcional Configuración de destinos...

(distintos requisitos)

Tabla 2-1: Resumen de requisitos de configuración del PC de SMARTsend

No aplicable No aplicable

Opcional Opcional Opcional

No aplicable

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-7

Comprobación de la configuración DNS del PC de SMARTsend

SMARTsend requiere una configuración de DNS válida para localizar dispositivos de escaneado y otros equipos cuando concurren varias subredes. Si se utilizan opciones de reenvío de formularios PaperWare (Edición profesional), también debe configurarse DNS en todos los PC de SMARTsend y FlowPort que reciban formularios reenviados. en la página 4-40 para obtener más información.

NOTA: Cuando SMAR Tsend y los dispositivos de escaneado residen en una sola subred, el uso de DNS

es opcional. Si es así, puede utilizar WINS o la dirección IP del dispositivo en lugar de DNS y se podrán omitir los siguientes procedimientos de comprobación de DNS. Cuando se utiliza DNS, hay que resolver los problemas de configuración de DNS antes de instalar y configurar SMARTsend.

Para comprobar la configuración de DNS local:

1 Utilice ipconfig para comprobar que las direcciones IP de los servidores DNS están enumeradas

correctamente y en el orden adecuado.

a) Abra el símbolo del sistema. b) Escriba ipconfig /all. c) Confirme que los servidores DNS aparezcan enumerados correctamente.

2 Utilice nslookup para comprobar la conectividad de red y resolución de nombres del PC de SMARTsend

y del dispositivo multifunción Xerox.

Consulte Configuración de opciones de reenvío de formularios PaperWare

a) Abra el símbolo del sistema. b) Escriba nslookup. c) Introduzca la dirección IP del PC de SMARTsend. Debería aparecer el nombre de host. d) A continuación, introduzca el nombre de host completo del PC de SMARTsend. Debería aparecer

la dirección IP obtenida en el paso anterior.

e) Repita los pasos a-d utilizando la dirección IP y el nombre de host completo de los dispositivos que

pretende configurar para ser utilizados con SMARTsend.

NOTA: Si la consulta con nslookup produce un error, existe un problema de conectividad en la red

que debería ser resuelto antes de instalar SMARTsend. Si la consulta de direcciones IP tiene éxito pero la consulta del nombre de DNS produce un error, compruebe la configuración de resolución de nombres de DNS. Del mismo modo, si la consulta del nombre de host no proporciona exactamente el mismo resultado que la consulta de direcciones IP, debería comprobar la confi guración de resolución de nombres de DNS. Realice los cambios de resolución de nombres de DNS que sean precisos y, a continuación, efectúe una nueva prueba con nslookup para comprobar la configuración de DNS.

2-8 Preparación de la instalación

Activación de Compartir archivos e impresoras

El PC de SMARTsend debe configurarse para activar Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft y el puerto 139 debe estar disponible. Utilice el siguiente procedimiento para configurar Compartir archivos e impresoras en el PC de SMARTsend.

NOTA: El siguiente procedimiento de muestra está basado en Windows 2000 Server.

Para configurar Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft:

1 En el PC de SMARTsend, haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control. 2 Abra la opción Conexiones de red. 3 Haga clic con el botón derecho del ratón en el adaptador de red apropiado y seleccione Propiedades. 4 Seleccione la opción de Compartir impresoras y archivos para redes Microsoft. Esta opción se

encuentra activada de forma predeterminada.

5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-9

Instalación y configuración de IIS / FTP

SMARTsend presenta varias dependencias de instalación y configuración con Internet Information Services (IIS) de Microsoft. Dichas dependencias se deben abordar para asegurar una configuración adecuada del sitio, así como un servicio fiable para los usuarios de SMARTsend. Recuerde que IIS es parte del sistema operativo Windows y que sus componentes pueden instalarse con las opciones Agregar o quitar programas de Windows. Consulte el sitio web de Microsoft, acerca de la instalación y configuración de IIS.

NOTA: IIS debe instalarse antes que .NET Framework en un PC con Windows XP Professional o

Windows 2000 Server/Advanced Server. El programa de instalación de SMARTsend instala .NET Framework si aún no se encuentra en el PC, pero no detecta el orden en que se instalan las aplicaciones. Si .NET Framework e IIS ya se encuentran instalados en el PC y no está seguro de si IIS se instaló en primer lugar, debería desinstalar estos componentes y volver a instalarlos en el orden adecuado.

Requisitos generales de instalación de IIS

Internet Information Services (IIS) 5.0, o superior, debe instalarse y configurarse con los siguientes componentes u opciones activados y en funcionamiento:

 Archivos comunes: instala los archivos de programa de IIS necesarios.  Administrador de Internet Information Services: instala la interfaz de administración de IIS en la

Consola de administración de Microsoft (MMC).

 Servicio World Wide Web: utiliza el protocolo HTTP para responder a peticiones de clientes de Web

en una red TCP/IP.

 Servidor FTP (opcional): se utiliza para poder realizar la transferencia de datos FTP entre el PC de

SMARTsend y los dispositivos de escaneado configurados al seleccionar el protocolo de archivado FTP . Este componente no forma parte de la instalación prefijada de IIS; debe seleccionarse durante el procedimiento de instalación inicial o agregarse a la instalación posteriormente.

www.microsoft.com, para obtener más instrucciones

NOTA: La compatibilidad con FTP es necesaria para poder utilizar con SMARTsend dispositivos que no

admiten SMB, HTTP, o HTTPS, o si la red tiene restringido el uso de estos protocolo s adicio nales. Además, si se instala FTP después de reconoce el servicio FTP IIS en la página 7-4 para obtener instrucciones sobre operaciones de configuración adicionales.

haber instalado SMARTsend, consulte el tema SMARTsend no

Configuración del directorio del servicio FTP

Los dispositivos que permiten utilizar FTP como protocolo de transferencia interpretan la información de ruta de archivos de FTP según las convenciones de UNIX. El estilo del li stado de directorios del servidor FTP de Internet Information Services (IIS) debe configurarse de manera que pueda utilizar los listados de estilo de UNIX. NOTA: el siguiente procedimiento de muestra está basado en Windows 2000 Server.

Para cambiar el estilo del directorio de inicio de FTP a UNIX y comprobar permisos de lectura/escritura:

1 Abra el Administrador de Internet Information Services (Inicio > Programas > Herramientas

administrativas > Administrador de servicios de Internet) y expanda IIS en la vista de árbol.

2 Haga clic con el botón derecho del ratón en Sitio FTP predeterminado y seleccione Propiedades. 3 Seleccione la ficha Directorio particular y elija UNIX como Estilo de la lista de directorios. 4 Verifique que las casillas Lectura y Escritura estén marcadas. 5 Haga clic en Aceptar en todas las pantallas.

2-10 Preparación de la instalación

Configuración de métodos de autenticación de Windows

SMARTsend necesita tener una configuración correcta de las opciones de autenticación de los Servicios de Microsoft Internet Information Server (IIS). Las opciones deben estar configuradas y confirmadas instalar la aplicación SMARTsend.

Para configurar la autenticación de Windows en el PC de SMARTsend:

antes de

1 Si SMARTsend está instalado en Windows 2000 Server/Advanced Server:

Haga clic en Inicio > Configuración > Panel de control > Herramientas administrativas > Agregar/quitar programas.

- O bien Si SMARTsend está instalado en un PC con Windows Server 2003 o Windows XP Professional: Haga clic en Inicio > Panel de control > Herramientas administrativas > Servicios de Internet

Information Server.

2 Expanda IIS en la vista de árbol. 3 Haga clic con el botón derecho del ratón en Sitio web predeterminado y seleccione Propiedades. 4 Seleccione la ficha Seguridad de directorios. 5 Haga clic en Modificar, en la sección Control de autenticación y acceso anónimo. 6 Seleccione la casilla de verificación Autenticación de Windows integrada. 7 Si piensa utilizar clientes de Windows 95/98/Me o examinadores ajenos a Microsoft con SMARTsend,

debe seleccionar también la casilla de verificación Autenticación básica.

8 Haga clic en Aceptar en todas las pantallas.

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-11

Activación de ASP.NET

Aplicable sólo a instalaciones de Windows Server 2003.

Cuando se instala SMARTsend para que se ejecute en Windows Server 2003, se debe activar y configurar correctamente ASP.NET en el servidor. Consulte el sitio web de Microsoft, obtener instrucciones sobre la instalación y configuración de ASP.NET.

NOTA: Es necesario efectuar cambios adicionales en la configuración de ASP.NET en el caso de que el

servidor se haya actualizado a Windows Server 2003 a partir de una instalación anterior de Windows 2000 Server o Advanced Server. Si es así, se deberá conceder a la cuenta de ASP.NET permiso de ejecución para cualquier archivo en wwwroot. Para implementar este cambio en su servidor con Windows 2003, abra el cuadro de diálogo Propiedades de wwwroot y, a continuación, seleccione la ficha Seguridad. A continuación, seleccione la cuenta para Todos y después, marque la casilla de verificación para Permitir leer y ejecutar. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios y después, en Aceptar para cerrar los cuadros de diálogo de configuración.

www.microsoft.com para

2-12 Preparación de la instalación

Creación de cuentas de administrador, usuarios y dispositivos

Los administradores de SMARTsend, los usuarios y los dispositivos multifunción Xerox empleados con

SMARTsend deben ser autenticados con una cuenta de Windows válida para poder acceder al PC de SMARTsend. El sistema de Windows donde se aloja SMARTsend puede ser un sistema independiente o un miembro de dominio, pero no un controlador de dominio.

Tenga presentes los siguientes aspectos a la hora de decidir los requisitos específicos del sitio para cuentas de SMARTsend:

 T odos los miembros del grupo Administrador del PC de SMARTsend cuentan con privilegios

administrativos de SMARTsend, mientras que todos los miembros del grupo Usuarios tienen privilegios de usuario de SMARTsend. El administrador del PC puede utilizar el complemento de Administración de equipos Microsoft Management Console (MMC) para crear, ver o modificar las cuentas que proporcionan acceso al PC de SMARTsend. página 2-14 para obtener instrucciones.

 Si instala el servidor de SMARTsend como PC independiente en una red que no utiliza dominio o en la

que los usuarios están fuera del dominio (o de sus dominios de confianza), deberá crear cuentas locales para los administradores y usuarios de SMARTsend.

 Si configura el PC de SMARTsend como miembro de un dominio o de un dominio de confianza, el

grupo de seguridad del dominio (usuarios del dominio) se unirá de forma predeterminada al grupo de usuarios del PC. Si no realiza ninguna otra acción, todos los miembros del dominio tendrán acceso al sitio de SMARTsend en función de los privilegios de dominio de los que dispongan. La cuenta del dominio proporciona a los usuarios autorizados acceso a los recursos del dominio y a los dominios de confianza. Si es preciso, pueden agregarse cuentas locales a mano.

 Cuando se configuran dispositivos desde SMARTsend, en el PC de SMARTsend se crean

automáticamente cuentas de dispositivos para cada protocolo posible. En la mayoría de los casos, no se requiere realizar ninguna otra operación de configuración para las cuentas de dispositivo. Administración de cuentas de dispositivo en la página 4-15 para obtener más información.

Consulte Creación y administración de cuentas en la

Consulte

Requisitos de configuración de SMARTsend 2-13

Creación y administración de cuentas

En los siguientes procedimientos se describe el uso de la consola de administración de Microsoft (MMC) para la creación y administración de cuentas de administradores, usuarios y dispositivos de SMARTsend.

NOTA: El siguiente procedimiento de muestra está basado en Windows 2000 Server. Los pasos y los

nombres de cada paso pueden ser ligeramente diferentes con Windows Server 2003.

Creación de cuentas locales de administrador o usuario Para crear cuentas locales de usuario o administrador:

1 Abra el Panel de control > Herramientas administrativas > Administración de equipos. 2 Expanda Usuarios y grupos locales y, a continuación, haga clic con el botón derecho del ratón en la

carpeta Usuarios y seleccione Nuevo usuario.

3 Introduzca la información de cuenta y seleccione las opciones apropiadas. 4 Haga clic en Crear. 5 Haga clic en Cerrar.

Administración del acceso local a SMARTsend Para administrar accesos locales a SMARTsend:

1 Abra el Panel de control > Herramientas administrativas > Administración de equipos. 2 Expanda Usuarios locales y grupos y seleccione la carpeta Grupos. 3 Haga clic con el botón derecho del ratón en Usuarios o en Administradores en el panel de la derecha y,

a continuación, seleccione Propiedades.

4 Haga clic en Agregar y seleccione los usuarios o grupos que desee que tenga acceso a SMARTsend.

Recuerde que cualquier Usuario o Grupo agregado al grupo Administradores dispondrá de acceso administrativo a SMARTsend.

5 Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios y cerrar los cuadros de diálogo.

NOTA: Es necesario pertenecer al grupo Usuarios o Administradores para acceder al sitio de

SMARTsend. Sólo los miembros del grupo Administradores pueden ser administradores de SMARTsend.

Administración del acceso a SMARTsend en un dominio Para administrar el acceso a SMARTsend en un dominio:

1 Abra el Panel de control > Herramientas administrativas > Administración de equipos. 2 Expanda Usuarios y grupos locales y, a continuación seleccione Grupos. 3 Haga clic con el botón derecho del ratón en Usuarios, en el panel de la derecha y, a continuación,

seleccione Propiedades.

4 En la lista Miembros, seleccione el grupo Usuarios del dominio y haga clic en Quitar.

2-14 Preparación de la instalación

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