Xerox SmartSend User Guide [es]

Guía del usuario

Versión 2.0

05.10.05 Preparado por:

Xerox Corporation Global Knowledge & Language Services 800 Phillips Road, Bldg. 0845-17S Webster, Nueva York 14580 EE.UU.

Traducido por : Xerox GKLS European Operations Bessemer Road Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1BU Reino Unido

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Índice

Capítulo 1 Bienvenido a SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-1

Contenido de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-2

Novedades de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-3

Descripción general de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-4

Documentación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Guía de instalación y administración de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Guía del usuario de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Tarjetas de consulta rápida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Léame.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Asistencia al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Asistencia telefónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Asistencia en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Capítulo 2 Descripción general del sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-1

Acceso a la página principal de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-2

Acerca de la página principalde usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4

Dirección de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4

Crear una cubierta de PaperWare de escanear a mi correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-4

Flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-5

Mis credenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-6

Agregar credencial nueva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-6

Administrar Mis credenciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2- 6

Opciones de personalización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Dirección de correo electrónico de confirmación del trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Preferencias de sitio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Administrar mis perfiles de atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Personalizar las opciones de escaneado de formulario de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

Capítulo 3 Flujos de trabajo de distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1

Descripción general de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-2

Explorador de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-3

Tareas de flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-3

Vistas del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3- 4

Detalles de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-4

Adición de flujos de trabajo de distribu c ión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-5

Creación de flujos de trabajo de distribución nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-5

Creación de flujos de trabajo a partir de otros existentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-6

Edición de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-7

Eliminación de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9

Destinos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-10

Adición/eliminación de destinos a/de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-10

Adición de destinos nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-10

Guía del usuario de SMARTsend iii

Edición de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-11

Eliminación de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-11

Administración de credenciales de destino . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-12

Propiedades de destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-14

Nombre y tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-23

Nombre de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-23

Tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-25

Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-34

Perfiles de atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-34

Campos de atributos del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-35

Propiedades de atributo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-36

Asignación de atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-38

Guardar flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-40

Confirmación de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-40

Acceso al flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-40

Resumen del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-41

Nombre y descripción del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-41

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-41

Apéndice A: Ejemplo de creación de flujos de trabajo de carpeta de red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-42

Apéndice B: Ejemplo de creación de flujo de trabajo de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-44

Apéndice C: Especificación de un objeto personalizado en un flujo de trabajo de SMARTsend . . . .3-46

Apéndice D: Especificación de una categoría LiveLink en un flujo de trabajo de SMARTsend . . . . 3-47

Capítulo 4 Flujos de trabajo de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-1

Descripción general de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2

Adición de flujos de trabajo de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2

Creación de flujos de trabajo de búsqueda nuevos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-2

Ubicaciones de búsqueda de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Adición/eliminación de ubicaciones a/de búsqueda de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Adición de ubicaciones de búsqueda nuevas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Edición de ubicaciones de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-5

Eliminación de ubicaciones de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-5

Resultados de la búsqueda de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6

Formato de los resultados de la búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-6

Confirmación de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-7

Resumen de la búsqueda de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Nombre y descripción del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Publicación de un flujo de trabajo de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-9

Criterios de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-9

Uso de un flujo de trabajo de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-10

Capítulo 5 Publicación de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-1

Descripción general de la publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-2

Plantillas de escaneado de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-2

Cubiertas de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-2

Publicación en un dispositivo multifunción Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-3

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-3

Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-4

Perfil de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-5

iv Guía del usuario de SMARTsend

Personalización de perfiles de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-6

Publicación en una cubierta de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-8

Utilizar una cubierta de PaperWare con Fax de Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-10

Opciones de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-11

Destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11

Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11

Opciones de escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-12

Visualización de publicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-14

Detalles de publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-14

Adición o retirada de dispositivos de una publicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-15

Eliminación de publicaciones de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16

Eliminación de publicaciones individuales de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16

Eliminación de todas las publicaciones de un flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-16

Capítulo 6 Escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1

Antes de escanear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

Cómo afecta la publicación al escaneado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3

Escaneado con plantilla de escaneado de dispositivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-4

Escaneado con cubierta de PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

Flujos de trabajo con atributos de documento editables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

Opciones de escaneado de PaperWare personalizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-6

Recuperación de cubiertas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-7

Problemas comunes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8

Índice alfabético. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ÍNDICE ALFABÉTICO-1

Guía del usuario de SMARTsend v

vi Guía del usuario de SMARTsend

Bienvenido a SMARTsend

En este capítulo se describen las características y funciones del software FreeFlowTM SMARTsendTM de Xerox y los servicios de asistencia disponibles a través de la documentación de la aplicación y del centro de

asistencia al cliente de Xerox.

Contenido de este capítulo:

 Contenido de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

 Novedades de esta versión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

 Descripción general de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

 Documentación de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

 Asistencia al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7

1-1

Contenido de esta versión

SMARTsend está disponible en las ediciones estándar y profesional.

Funciones comunes en ambas versiones

 Funciones de creación de flujos de trabajo que definen la conversión y transmisión de documentos

impresos desde los dispositivos multifunción Xerox a los destinos siguientes:

 Servidor DocuShare  Servidor Domino  Servidor Domino.Doc  Ubicación FTP  Carpeta Web de Microsoft Exchange 2000  Microsoft SharePoint Portal Server 2001  Microsoft SharePoint Portal Server 2003  Carpeta NetWare  Carpeta de red  Impresora remota  Ubicación URL  Conexión de aplicación externa

 Funciones de publicación y administración de flujos de trabajo  Herramientas de seguridad y restauración para guardar flujos de trabajo SMARTsend, credenciales,

preferencias de usuario, configuraciones del dispositivo y opciones generales.

 Importador de plantillas para importar las plantillas de los Servicios de exploración de red de

CentreWare en flujos de trabajo de SMARTsend.

 Exportador del historial de trabajos para crear un archivo de texto del historial de trabajos para análisis

y notificación.

Funciones de la Edición profesional

La versión profesional incluye estas características adicionales:

 Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)  Escaneado con cubiertas de PaperWare

Componentes opcionales para las versiones estándar o profesional

Los siguientes componentes pueden adquirirse en Xerox y agregarse a ambas versiones de SMARTsend:

 Documentum versión 5.2, compatibi li dad con destino  Hummingbird versión 5.1.0.5, compatibilidad con destino  Interwoven WorkSite versión 8, compatibilidad con destino  LiveLink versión 9.5.0, compatible

Componentes opcionales para la versión profesional

A la versión profesional de SMARTsend pueden agregarse los siguientes componentes:

 TrueMatch: tecnología Xerox patentada que permite localizar documentos electrónicos escaneando

partes del documento original en papel.

1-2 Bienvenido a SMARTsend

Novedades de esta versión

La versión actual de SMARTsend incluye funciones nuevas y mejoradas. Los cambios más significativos son:

 El instalador de SMARTsend se ha actualizado para permitir la actualización de versiones anteriores

sin

dificultad.

 Ahora, SMARTsend también puede instalarse en cualquiera de los sistemas operativos junto con

VMware (GSX Server versión 3.2.0, W orkstation 4.5) o Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005.

 Ahora, SMARTsend se puede instalar en PC con Windows XP.  Se han incorporado nuevos formatos de archivos y mejores opciones de compresión de archivos. Los

usuarios también pueden crear un solo flujo de trabajo que creará formatos de archivo exclusivos para cada destino.

 Las credenciales DocuShare pueden definirse en el nivel de servidor. Las versi ones anteriores de

SMARTsend requerían credenciales para cada colección de DocuShare.

 Los destinos SharePoint Portal Server 2003 ya no requieren que se instalen bibliotecas de documentos

compatibles con versiones anteriores de SharePoint.

 SMARTsend ofrece una mejor integración con los nuevos dispositivos de Xerox. Esto reduce los

cambios necesarios sólo a ciertas opciones en el momento del escaneado para evitar resultados no deseados o errores de escaneado.

 Los campos de atributos de documentos (metadatos) ahora pueden enmascararse o designarse como

campos obligatorios. Estos cambios mejoran la seguridad y ayudan a que los documentos escaneados se procesen correctamente.

 Se ha incorporado la compatibilidad con SNMP v3 para proporcionar opciones de seguridad y la

detección de dispositivos avanzada.

 La compatibilidad con los protocolos de transferencia HTTP y HTTPS incorpora nuevas opciones de

configuración de dispositivos y seguridad avanzada.

 SMARTsend también permite reenviar formularios de PaperWare. El reenvío de formularios PaperWare

permite configurar el PC con SMARTsend para que pueda procesar las cubiertas de PaperWare creadas en otros PC con Xerox Flowport o SMARTsend. Esta opción mejora y aumenta la capacidad y las posibilidades de uso de SMARTsend dentro de la empresa, ya que permite utilizar un mayor número de

dispositivos para iniciar los trabajos de escaneado a partir de una simple cubierta de PaperWare.

 Ahora, la plantilla de escaneado prefijada puede configurarse para su uso con cubiertas de PaperWare.  El PC de SMARTsend ahora puede configurarse como un sitio seguro. Estas opciones de configuración

hacen que la transmisión de datos cifrada SSL y HTTPS sea absolutamente necesaria en todas las comunicaciones entre SMARTsend y los dispositivos y clientes a los que sirve.

 Se ha incorporado un destino de Conexión de aplicación externa nuevo que permite a los usuario

escanear documentos y procesar los archivos resultantes con aplicaciones externas. Esta función está pensada para usuarios avanzados e integradores de sistemas.

 Los flujos de trabajo proporcionan un mecanismo para personalizar y exportar historiales de trabajos

FTP y carpetas de red.

 Las siguientes funciones nuevas son componentes opcionales que se pueden agregar a la configuración

base de SMARTsend:

 Documentum versión 5.2, compatibilidad  Hummingbird versión 5.1.0.5, compatibilidad  Interwoven WorkSite versión 8, compatibilidad  LiveLink versión 9.5.0, compatible  TrueMatch: tecnología Xerox patentada que permite localizar documentos electrónicos escaneando

partes del documento original en papel. Este componente requiere la versión profesional de

SMARTsend.

Novedades de esta versión 1-3

Descripción general de SMARTsend

SMARTsend combina y mejora muchas de las potentes funciones de dos productos de Xerox, Servicios de

exploración de red de CentreWare™ y FlowPort™, para ofrecer una aplicación de software integrado. Compilado para la plataforma Microsoft .NET, el software SMARTsend funciona con sistemas multifunción avanzados nuevos y heredados, y muchos tipos de dispositivos de Fax de Internet de Xerox y otros fabricantes.

Con SMARTsend, los documentos en papel se pueden escanear a todo color y convertirse a distintos formatos digitales estándar del sector, incluidos los formatos PDF, JFIF/JPEG, TIFF y TIFF multipágina. SMARTsend también puede convertir documentos escaneados en archivos editables como Excel, Word, PowerPoint o PDF que permiten búsquedas. Los archivos resultantes se pueden editar, manipular, guardar y

compartir. SMARTsend también permite al usuario agregar información descriptiva (metadatos) que acompañará a los documentos escaneados. Estas funciones versátiles permiten clasificar, buscar y recuperar documentos escaneados con facilidad.

Aplicación basada en la web

SMARTsend es una aplicación basada en la web que no requiere software cliente adicional. Los usuarios pueden crear con facilidad flujos de trabajo que definen el tipo de documento escaneado, las ubicaciones de

distribución y los procesos, y también los métodos y dispositivos que pueden utilizarse para enviar los trabajos escaneados de SMARTsend. A continuación, se publica el flujo de trabajo para que esté disponible para los usuarios como plantillas de escaneado o como cubiertas de PaperWare. Estas publicaciones permiten que cualquiera pueda escanear con facilidad un documento y distribuir el archivo electrónico resultante a un amplio número de destinos, como las direcciones de correo electrónico, carpetas de red, carpetas FTP, impresoras remotas, aplicaciones externas, URLs de web, además de repositorios Domino y Domino.doc, Microsoft SharePoint Portal Server y Xerox DocuShare. Se pueden agregar destinos adicionales como si fueran componentes opcionales, por ejemplo los repositorios de administración de documentos avanzada.

Facilidad de uso

SMARTsend está diseñado para un uso fácil, versátil y seguro. Los asistentes ayudan al usuario en tareas complejas y las pantallas de SMARTsend incluyen instrucciones descriptivas, mensajes de estado e información del sistema de ayuda. Los usuarios pueden configurar informes de confirmación impresa y mensajes de correo electrónico y los administradores pueden crear historiales de trabajos para realizar un seguimiento del uso y obtener rutas de auditoria que respalden sus requisitos jurídicos y normativos. En aspectos de seguridad, SMARTsend está por encima de sus competidores con las últimas opciones de configuración de sitio web y protocolos de seguridad compatibles. Además, la arquitectura .NET abierta y flexible permite una sencilla integración con otros programas y aporta la flexibilidad necesaria para ampliar las capacidades y funciones a medida que Xerox presenta nuevas mejoras.

1-4 Bienvenido a SMARTsend

Documentación de SMARTsend

Existen varios tipos de documentación disponibles con SMARTsend, incluidas las guías imprimibles que se entregan en formato PDF de Adobe Acrobat. Se puede acceder a los componentes de la documentación a partir de los enlaces de la página principal de SMARTsend o desde los enlaces del programa de autoejecu ción del CD. Los administradores de SMARTsend también pueden acceder al archivo léame (readme) y a la Guía de instalación y administración de SMARTsend desde el menú Inicio del PC de SMARTsend.

Es preciso disponer de Adobe Acrobat Reader para ver e imprimir las guías. Puede descargar este programa del sitio web,

www. adobe.com.

Guía de instalación y administración de SMARTsend

La Guía de instalación y administración de SMARTsend incluye instrucciones detalladas para instalar y configurar los dispositivos de escaneado clientes y PC de SMARTsend compatibles.

Guía del usuario de SMARTsend

La Guía del usuario de SMARTsend presenta SMARTsend a los usuarios nuevos. Incluye descripciones de las principales páginas y funciones de SMARTsend, así como instrucciones detalladas para usuarios que lleven a cabo tareas clave con SMARTsend.

Ayuda

SMARTsend dispone de una completa ayuda en línea que explica el uso de la aplicación después de la instalación y de la configuración inicial. Los enlaces de Ayuda se incluyen en la esquina superior derecha de

cualquier página de SMARTsend.

Tarjetas de consulta rápida

La documentación de SMARTsend contiene las tarjetas de consulta rápida siguientes:

 Consulta rápida del administrador: contiene información sobre requisitos, procedimientos básicos de

instalación y configuración del sitio para administradores de SMARTsend.

 Consulta rápida del usuario: contiene información básica de descripción e introducción para usuarios

comunes de SMARTsend.

NOTA: No se recomienda utilizar la Consulta rápida del administrador en las primeras instalaciones del

producto. Utilice la Guía de instalación y administración para obtener instrucciones detalladas sobre la instalación y planificación.

Documentación de SMARTsend 1-5

Léame.txt

El archivo Léame.txt ofrece la información de soporte que no estaba disponible en el momento de publicarse los demás componentes de la documentación. Esta información está dirigida principalmente a los administradores de SMARTsend, quienes pueden acceder a ella mediante los siguient e métodos:

 Una vez instalado SMARTsend:

En un servidor Windows 2000, haga clic en Inicio > Programas > Xerox > SMARTsend > Ver

archivo Léame.txt

- O bien En un PC con Windows XP Professional o un servidor con Windows Server 2003, haga clic en Inicio >

Todos los programas > Xerox > SMARTsend > Ver ReadMe.txt.

 Introduzca el CD de SMARTsend en la unidad de CD. Haga clic en el enlace del archivo LÉAME en el

programa de instalación del CD.

 Haga clic en el botón Ver Archivo léame durante la instalación.

1-6 Bienvenido a SMARTsend

Asistencia al cliente

Para obtener asistencia puede ponerse en contacto con Xerox por teléfono o a través de Internet.

Asistencia telefónica

Si necesita más ayuda, póngase en contacto telefónico con el Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Antes de llamar, localice el número de serie de SMARTsend; para ello haga clic en el enlace Acerca de (en la esquina superior derecha de cualquier página de SMARTsend). Anote dicho número de serie en esta tabla, por si lo necesita alguna vez. El número de serie es necesario para obtener asistencia técnica de Xerox.

Número de serie de SMARTsend:

NOTA: SMARTsend permite la gestión de un número limitado de dispositivos. Para conocer el número

de dispositivos que permite utilizar, haga clic en el enlace Acerca de, en cualquier página de SMART send, y localice el número de serie del producto. El último conjunto de dígitos del número de serie indica el número de dispositivos admitidos. Se pueden adquirir paquetes de licencias para poder administrar

dispositivos.

más

En la tabla siguiente se incluyen los números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente de Xerox. Si no aparece el número de teléfono de su país, póngase en contacto con el representante local de Xerox para obtener el número. Anote dicho número en esta tabla, por si lo necesita alguna vez.

Números de teléfono del Centro de Asistencia al Cliente:

EE.UU. 800-821-2797 EE.UU. (TTY)

CANADÁ 800-939-3769 (800-93-XEROX)

800-855-2880

Asistencia en Internet

En el enlace Asistencia y controladores de la página web de Xerox www.xerox.com se incluyen la información técnica disponible y sugerencias. Localice o busque su producto y acceda a los recursos de apoyo al producto. Los documentos de esta sección tratan temas concretos que requieren procedimientos especiales o notas de aplicación relacionados con el funcionamiento y la configuración del producto Xerox.

Asistencia al cliente 1-7

1-8 Bienvenido a SMARTsend

Descripción general del sitio

En este capítulo se resumen los componentes básicos de la Página de Inicio del usuario. Pretende explicar los puntos de entrada a la aplicación SMARTsend y proporcionar una base para los capítulos posteriores.

Contenido de este capítulo:

 Acceso a la página principal de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

 Flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

 Mis credenciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6

 Opciones de personalización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7

2-1

Acceso a la página principal de usuario

SMARTsend es una aplicación basada en la web. La Página de Inicio del usuario es el punto de acceso principal para crear y acceder a flujos de trabajo y publicaciones de flujos de trabajo, gestionar credenciales y configurar opciones personalizadas.

Permite utilizar los siguientes examinadores:

 Microsoft Internet Explorer versión 5.5 o superior. (se recomienda Internet Explorer para optimizar

el rendimiento)

 Netscape versión 7.0 o superior.  Mozilla versión 1.7 o superior.  Mozilla FireFox versión 1.0.6 o superior.

Para acceder a la Página de Inicio del usuario:

1 Abra una ventana del explorador. 2 Introduzca la siguiente dirección o URL:

http://[nombre del PC]/SMARTsend donde nombre de PC es el nombre del PC de SMAR Tsend. Póngase en contacto con el administrador de

SMARTsend si no está seguro del nombre del PC.

3 Pulse Intro. 4 Se le solicitará que introduzca un nombre de usuario y la clave. Introduzca el nombre de usuario y la

clave de SMARTsend y haga clic en Aceptar.

5 Se muestra una pantalla de bienvenida a SMARTsend. Seleccione Haga clic aquí para entrar en

SMARTsend.

6 Aparece la página principal de usuario. T enga presente que algunas opciones y botones de SMARTsend

situados en la parte inferior de las páginas podrían no resultar visibles en todas las pantallas. Utilice la barra de desplazamiento situada en el lado derecho de la ventana para acceder a la parte inferior de las páginas según sea necesario. En determinadas páginas, si cambian las opciones deberá hacer clic en el botón Guardar o Guardar como, en la parte inferior de la página, para guardar los cambios.

NOTA: Si se utiliza un servidor proxy para acceder a Internet, puede que sea necesario pasar por alto el

servidor proxy para conectarse a SMARTsend. Para ello suele ser necesario pasar por alto el servidor proxy en todas las direcciones locales o agregar direcciones IP locales y el nombre de host completo del PC de SMARTsend a una lista de excepciones del servidor proxy . Para obtener instrucciones detalladas, póngase en contacto con el administrador.

NOTA: Los bloqueadores de ventanas emergentes pueden interferir con algunas ventanas de

SMARTsend. Es necesario desactivar los bloqueadores de ventanas emergentes para la URL de SMARTsend. Para obtener instrucciones sobre cómo desactivar los bloqueadores de ventanas emergentes, póngase en contacto con el administrador.

2-2 Descripción general del sitio

Acerca de la página principalde usuario

La página principal de usuario contiene sugerencias visuales que indican quién está conectado, a qué PC está conectado el usuario y en qué parte de la aplicación se encuentra.

Ruta de navegación

Nombre de PC/usuario

Figura 2-1: Página principal de usuario (sección superior)

 Ruta de navegación: en este área se muestra la página actual y las páginas que se han utilizado para

acceder hasta la página actual. Por ejemplo, al agregar un flujo de trabajo nuevo se muestra Inicio >> Explorador de flujos de trabajo >> Agregar nuevo Flujo de trabajo de distribución. Recuerde que el texto proporciona enlaces a cada página. Haga clic en los enlaces para acceder a cualquiera de las páginas de SMARTsend de la ruta.

 Nombre de PC/usuario: en este área se muestran el nombre del PC de SMARTsend y el usuario que ha

iniciado la sesión.

NOTA: En muchas de las páginas de SMARTsend puede ser necesario desplazarse para ver otros

botones o los mensajes de error.

Acceso a la página principal de usuario 2-3

Introducción

La parte izquierda o el área de introducción de la Página de Inicio del usuario muestra el estado de la aplicación.

Los iconos siguientes indican el estado de un paso o de la aplicación:

Indica que un paso no está terminado o que la aplicación no está lista para su uso.

Indica que un paso podría no estar terminado.

Indica que un paso está terminado o que la aplicación está lista para su uso.

Dirección de correo electrónico

Antes de gestionar flujos de trabajo y credenciales es necesario introducir una dirección de correo electrónico. La dirección de correo electrónico se utiliza para las confirmaciones por correo electrónico y

como destino del flujo de trabajo de "Mi correo electrónico" que se incluye con la instalación de

SMARTsend. Introduzca su dirección de correo electrónico y haga clic en Guardar.

Crear una cubierta de PaperWare de escanear a mi correo electrónico

Función de Professional Edition

A pesar de que el flujo de trabajo Mi correo electrónico forma parte de la instalación de SMARTsend, para poder utilizarlo es necesario publicarlo. Uno de los métodos para publicar el flujo de trabajo es la cubierta PaperWare. Utilice este enlace para crear una cubierta para el flujo de trabajo Mi correo electrónico. Consulte flujos de trabajo.

El flujo de trabajo Mi correo electrónico se utiliza enviar por correo electrónico un documento escaneado a la cuenta de correo electrónico del remitente. El remitente del escaneado es el propietario de la cubierta PaperWare o la persona que ha iniciado la sesión en el dispositivo multifunción Xerox. Sin embargo, si el dispositivo requiere autenticación, el escaneado siempre se envía a la persona que ha iniciado la sesión en el

dispositivo.

Capítulo 5, Publicación de flujos de trabajo, para obtener información sobre cómo publicar

2-4 Descripción general del sitio

Flujos de trabajo

Agregar nuevo flujo de trabajo

Cualquier usuario puede crear un flujo de trabajo nuevo. El enlace Agregar nuevo llama a un asistente que guía al usuario por los pasos necesarios para definir el flujo de trabajo, incluidos cómo definir los destinos del documento, especificar los atributos del documento y configurar las opciones del flujo de trabajo. Consulte Adición de flujos de trabajo de distribución en la página 3-5 para obtener más información sobre cómo agregar flujos de trabajo.

Administrar Mis flujos de trabajo

Este enlace llama al Editor de flujos de trabajo, que puede utilizarse para gestionar los flujos de trabajo y las publicaciones creadas. Desde el Editor de flujos de trabajo se puede ver, agregar, editar, eliminar y publicar flujos de trabajo, además de ver y eliminar publicaciones. Para obtener más información sobre el Editor de flujos de trabajo, consulte el

Ver todos los flujos de trabajo

Este enlace abre el Explorador de flujos de trabajo, que puede utilizarse para ver todos los flujos de trabajo públicos, además de privados, que son de su propiedad. Las tareas de flujos de trabajo disponibles en el panel izquierdo dependen del flujo de trabajo seleccionado en la lista de flujos de trabajo del panel derecho. Para obtener más información sobre el Explorador de flujos de trabajo, consulte el trabajo de distribución.

Capítulo 3, Flujos de trabajo de distribución.

Capítulo 3, Flujos de

Introducción 2-5

Mis credenciales

Las credenciales de escaneado se necesitan en todos los destinos de escaneado que requieren credenciales para almacenar o archivar documentos escaneados, como por ejemplo DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, carpeta de NetWare, carpeta de red o Microsoft SharePoint. El área Mis credenciales permite agregar o modificar credenciales (nombre de usuario/clave de inicio de sesión) para los destinos de

los documentos escaneados.

Agregar credencial nueva

Cuando se agrega un flujo de trabajo nuevo se solicita la adición de credenciales para los destinos nuevos. Consulte Adición de flujos de trabajo de distribución en la página 3-5. También se puede agregar credenciales de destinos nuevos utilizando el enlace Agregar credencial nueva de la pá gin a principal de

usuario. Para obtener información sobre cómo agregar credenciales, consulte Administración de credenciales de destino en la página 3-12.

Administrar Mis credenciales

Si se cambian las credenciales de un destino existente, las credenciales nuevas deben reflejarse en el PC de SMARTsend; de lo contrario el flujo de trabajo de escaneado fallará. Las credenciales de destinos se pueden gestionar con el enlace Administrar mis credenciales. Para obtener información sobre cómo cambiar o eliminar credenciales, consulte

Administración de credenciales de destino en la página 3-12.

2-6 Descripción general del sitio

Opciones de personalización

Dirección de correo electrónico de confirmación del trabajo

Esta opción especifica una dirección de correo electrónico para los trabajos que se configuran con confirmación por correo electrónico.

 Seleccione Utilizar mi dirección de correo electrónico para confirmar el trabajo para utilizar su

dirección de correo electrónico de SMARTsend. página 2-4.

 Para utilizar una dirección alternativa, seleccione Utilizar la siguiente dirección de correo electrónico

para confirmar el trabajo, especifique una dirección de correo electrónico y haga clic en Guardar.

Preferencias de sitio

Aquí se pueden configurar las preferencias del usuario para utilizar SMARTsend. Seleccione Mostrar páginas de estado tanto si la operación se completa correctamente como si no para

obtener páginas de estado después de finalizar con éxito tareas como publicar flujos de trabajo. Si se selec ciona esta opción, no se muestran páginas de estado cuando los flujos de trabajo se publican correctamente.

Seleccione Mostrar pantalla de bienvenida la próxima vez que acceda a SMARTsend para que aparezca la página de bienvenida cuando se accede a la publicación.

Administrar mis perfiles de atributos de documentos

Consulte Dirección de correo electrónico en la

Este enlace abre la página Administrar perfiles de documento. Los atributos de documentos son información adicional que se agrega a los documentos escaneados para describir los documentos; por ejemplo, información sobre la versión, título del do cumento o la descripción del documento. Estos atributos de documento pueden crearse al crear un flujo de trabajo y se aplican al realizar el escaneado.

La instalación de SMARTsend incluye conjuntos de atributos de documentos, denominados también perfiles de documentos. A los perfiles de atributos de documentos pueden acceder todos los usuarios de SMARTsend. Los perfiles de documentos mostrados durante la creación del flujo de trabajo se filtran por destinos de documentos de flujos de trabajo. Por ejemplo, Sólo FTP es un perfil de documento para un destino FTP y sólo se muestra cuando el destino del flujo de trabajo es FTP.

La página Administrar perfiles de documento muestra todos los perfiles del documento del sistema. Desde esta página, el propietario del flujo de trabajo o el administrador pueden eliminar perfiles de documentos. Durante la creación de un flujo de trabajo se pueden crear perfiles de atributos de documentos. Consulte Perfiles de atributos de documentos en la página 3-34 para obtener más información sobre cómo gestionar perfiles de documentos.

Personalizar las opciones de escaneado de formulario de PaperWare

Función de Professional Edition

Este enlace permite publicar plantillas con opciones de escaneado personalizadas para cubiertas de PaperWare. Durante la configuración de dispositivos, se publica automáticamente una plantilla de PaperWare

(denominada PaperWare) por cada dispositivo configurado para la aplicación. Esta plantilla de PaperWare utiliza un conjunto de opciones de escaneado prefijadas.

Si se utilizan opciones alternativas con frecuencia en el dispositivo multifunción de Xerox cuando se utiliza el formulario PaperW are, se puede publicar una plantilla de dispositivo nueva con las opciones de escaneado deseadas. Al escanear en el dispositivo con una cubierta de PaperWare, debe seleccionar la plantilla nueva en lugar de la plantilla prefijada de PaperWare. Consulte PaperWare en la página 5-2 para obtener más información sobre cómo personalizar las opciones de escaneado de PaperWare.

Personalización de opciones de escaneado de

Opciones de personalización 2-7

2-8 Descripción general del sitio

Flujos de trabajo de distribución

En este capítulo se incluye información sobre cómo crear y editar flujos de trabajo de distribución. Se incluyen instrucciones detalladas para especificar destinos de documentos, nombres de archivo y formatos, atributos y otras opciones que afectan al funcionamiento de los flujos de trabajo de distribución de SMARTsend.

NOTA: También pueden crearse flujos de trabajo de búsqueda si se ha instalado con SMARTsend

el componente TrueMatch. Consulte el Capítulo 4, Flujos de trabajo de búsqueda para más información.

Contenido de este capítulo:

 Descripción general de flujos de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

 Explorador de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

 Adición de flujos de trabajo de distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

 Edición de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

 Eliminación de flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9

 Destinos de documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10

 Nombre y tipo de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-23

 Atributos de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-34

 Guardar flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-40

 Resumen del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41

 Apéndice A: Ejemplo de creación de flujos de trabajo de carpeta de red. . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42

 Apéndice B: Ejemplo de creación de flujo de trabajo de correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . . 3-44

 Apéndice C: Especificación de un objeto personalizado en un flujo de trabajo de SMARTsend 3-46

3-1

Descripción general de flujos de trabajo

SMARTsend utiliza el concepto de flujos de trabajo para gestionar la conversión de documentos escaneados a formato digital y su posterior envío a diferentes destinos. Por ejemplo, se puede crear un flujo de trabajo que convierta documentos impresos en archivos PDF y su posterior envío a un repositorio de documentos como el repositorio de DocuShare. El flujo de trabajo también puede especificar varios destinos, como cuentas de correo electrónico, carpetas de red o cualquier combinación de repositorios de documentos.

Los flujos de trabajo ofrecen:

 Automatización de opciones y tareas que se utilizan con frecuencia  Opciones de seguridad versátiles  Uso y mantenimiento sencillos

Los flujos de trabajo son un método cómodo de combinar opciones de trabajos de escaneado como destinos, nombre y tipo de documentos, atributos y opciones de imagen en una sola entidad que se puede utilizar una y otra vez, siempre que sea necesario. El nombre y tipo de los documentos son propiedades que definen y describen cada documento escaneado. La definición de los atributos básicos del documento escaneado, como el nombre de archivo y el tipo de formato digital (por ejemplo, PDF, JFIF, TIFF de una página, TIFF multipágina, etc.), es esencial para crear un flujo de trabajo válido. SMARTsend ofrece también un método para agregar atributos de documento opcionales, que suelen llamarse metadatos, a los documentos escaneados. Dichos atributos se almacenan con el documento digital y pueden utilizarse para automatizar las

tareas de almacenamiento, recuperación y gestión de documentos.

Los flujos de trabajo pueden definirse como públicos o privados. Los flujos de trabajo públicos están disponibles para que los puedan ver, utilizar y editar todos los usuarios de SMARTsend. Los flujos de trabajo privados sólo los puede ver, utilizar y editar el propietario (creador) del flujo de trabajo. Los administradores de SMARTsend pueden listar y borrar flujos de trabajo privados, pero no pueden verlos ni editarlos.

Los flujos de trabajo deben publicarse para que se puedan utilizar a la hora de escanear documentos. Para

obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo, consulte el Capítulo 5, Publicación de

flujos de trabajo.

NOTA: También pueden crearse flujos de trabajo de búsqueda si se instala el componente TrueMatch

con SMARTsend. Consulte el Capítulo 4, Flujos de trabajo de búsqu eda para más información.

3-2 Flujos de trabajo de distribución

Explorador de flujos de trabajo

La página Explorador de flujos de trabajo se utiliza para acceder y administrar flujos de trabajo y es donde se realizan la mayoría de operaciones de SMARTsend incluidas ver, agregar, modificar y publicar flujos de trabajo. Haga clic en Administrar Mis flujos de trabajo para acceder al Explorador de flujos de trabajo desde la página principal y ver sólo aquellos flujos de trabajo creados por el usuario que iniciara la sesión de SMARTsend, o bien, haga clic en Ver todos los flujos de trabajo, para ver todos los flujos de trabajo a los que puede acceder el usuario que inició la sesión.

La parte izquierda del Explorador de flujos de trabajo contiene los menús de las Tareas de flujo de trabajo y Vistas de flujos de trabajo. Los detalles de un determinado flujo de trabajo seleccionado en la parte derecha del Explorador de flujos de trabajo se muestran en el área Detalles de la parte izquierda.

La parte derecha del Explorador de flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo en una tabla. Para clasificar la lista de flujos de trabajo por un determinado encabezado, haga clic en dicho encabezado. Es necesario seleccionar un flujo de trabajo para editarlo o publicarlo.

Junto a los nombres de flujos de trabajo se incluyen los siguientes iconos:

Indica que es un flujo de trabajo creado por el usuario que inició la sesión.

Indica que es un flujo de trabajo creado por un usuario distinto al que inició la sesión.

Indica que es un flujo de trabajo privado creado por el usuario que inició la sesión.

Indica un flujo de trabajo de opciones de escaneado de PaperWare.

Indica un flujo de trabajo de búsqueda (sólo disponible con el componente opcional TrueMatch).

Tareas de flujo de trabajo

El área Tareas de flujos de trabajo incluye una lista de las tareas disponibles para el usuario del flujo de trabajo seleccionado. Excepto para agregar un flujo de trabajo nuevo, la tarea seleccionada afecta al flujo de trabajo seleccionado en el panel derecho.

Las tareas disponibles varían según el flujo de trabajo seleccionado. Por ejemplo, las tareas de ver o borrar las publicaciones de flujos de trabajo no están disponibles para flujos de trabajo que no se han publicado.

NOTA: El flujo de trabajo Mi correo electrónico incluido en la instalación de SMARTsend no se

puede borrar.

Explorador de flujos de trabajo 3-3

Vistas del flujo de trabajo

Las opciones de vistas permiten ver diferentes listas de flujos de trabajo y publicaciones.

Mostrar todos

Haga clic en Mostrar todos para ver todos los flujos de trabajo a los que se tiene acceso. Se incluyen todos los flujos de trabajo públicos y los flujos privados creados por el usuario.

Mis flujos de trabajo

Haga clic en Mis flujos de trabajo para ver todos los flujos de trabajo públicos y privados que ha creado el

usuario.

Detalles de flujos de trabajo

En el área Detalles se muestra la información del flujo de trabajo seleccionado en el panel derecho. Se

muestra la siguiente información:

 Nombre del flujo de trabajo  Descripción del flujo de trabajo, si hubiera  Propietario del flujo de trabajo  Si el flujo de trabajo es público o privado  Cuándo se utilizó por última vez el flujo de trabajo  Cuándo se editó por última vez el flujo de trabajo  Número de publicaciones de dispositivos  Número de publicaciones de PaperWare  Si se trata de un flujo de trabajo de distribución o de búsqueda.

3-4 Flujos de trabajo de distribución

Adición de flujos de trabajo de distribución

Un flujo de trabajo se puede crear de dos formas. Para crear un flujo de trabajo nuevo puede utilizar un asistente que le guíe por los pasos del proceso, o puede utilizar como base un flujo de trabajo existente.

Creación de flujos de trabajo de distribución nuevos

Cualquier usuario puede crear un flujo de trabajo nuevo. Un asistente guía al usuario por los pasos necesarios para definir un flujo de trabajo, incluido cómo definir los destinos del documento y los nombres y formatos de archivo, especificar los atributos del documento y especificar las opciones del flujo de trabajo.

Para crear un flujo de trabajo de distribución nuevo:

1 Desplácese a la página principal del usuario y haga clic en Agregar nuevo flujo de trabajo de

distribución en Flujos de trabajo.

2 Seleccione los destinos de los archivos de salida escaneados. Para los destinos que ya se han

configurado, se muestran casillas de verificación. Para seleccionar un destino configurado, seleccione la casilla de verificación correspondiente. Si un determinado destino no aparece en la lista, vaya al tipo de destino y haga clic en agregar ubicaciones. Consulte obtener información detallada sobre cómo agregar destinos.

3 Haga clic en Siguiente>>. 4 Especifique el nombre y tipo de documento. Consulte Nombre y tipo de documento en la página 3-23

para más información.

Destinos de documentos en la página 3-10 para

5 Haga clic en Siguiente>>. 6 Especifique los atributos del documento. Consulte Atributos de documentos en la página 3-34 para más

información.

7 Haga clic en Siguiente>>. 8 Especifique las opciones del flujo de trabajo. Consulte Guardar flujo de trabajo en la página 3-40 para

obtener información detallada sobre cómo especificar opciones del flujo de trabajo.

9 Haga clic en Siguiente>>. 10 En la página Guardar flujo de trabajo, revise los detalles del flujo de trabajo especificados en los pasos

anteriores. Si es preciso cambiar algo, haga clic en los botones Cambiar de la página para volver a las pantallas anteriores. De lo contrario, haga clic en Finalizar para crear el flujo de trabajo.

Si indica que el flujo de trabajo se publicará más adelante, volverá a la página principal de usuari o. De lo contrario, se muestra la página Publicar flujos de trabajo. Consulte el trabajo para obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo.

Capítulo 5, Publicación de flujos de

Adición de flujos de trabajo de distribución 3-5

Creación de flujos de trabajo a partir de otros existentes

En ocasiones puede necesitarse un nuevo flujo de trabajo que sea similar a uno existente, pero que incluya un destino distinto o que requiera la modificación de alguna otra propiedad. En lugar de crear un flujo de trabajo nuevo, se pueden realizar los cambios necesarios en un flujo de trabajo existente y guardarlo con un nombre distinto.

NOTA: Para crear un flujo de trabajo nuevo a partir de uno existente, es necesario editar el flujo de

trabajo existente. Consulte cómo editar un flujo de trabajo.

Para crear un flujo de trabajo nuevo a partir de uno existente:

1 Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo. 2 En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo que

desea utilizar como base del flujo de trabajo nuevo.

3 Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de Tareas de flujos de trabajo de la parte izquierda.

Se muestra la página Guardar flujo de trabajo.

4 Antes de realizar ningún cambio, cambie el nombre del flujo de trabajo. Cambie el nombre del flujo de

trabajo y haga clic en Guardar como. Se muestra la ventana del Explorador de flujos de trabajo con el nuevo flujo de trabajo en la lista. Este flujo de trabajo es idéntico al flujo de trabajo a partir del cual se creó, excepto que tiene un nombre distinto.

Edición de flujos de trabajo en la página 3-7 para obtener información sobre

5 Para realizar otros cambios, siga los pasos de Edición de flujos de trabajo en la página 3-7.

NOTA: Para guardar el flujo de trabajo de otro usuario es necesario añadir credenciales para los

destinos. El flujo de trabajo siempre utiliza las credenciales del propietario. Si no se agregan credenciales nuevas cuando se crea el flujo de trabajo, deberá agregarlos cuando se publique el flujo de trabajo. Consulte credenciales.

Agregar credencial nueva en la página 2-6 para obtener información sobre cómo agregar

3-6 Flujos de trabajo de distribución

Edición de flujos de trabajo

Cualquier usuario puede editar un flujo de trabajo público. Sólo el propietario (es decir, el creador) puede editar un flujo de trabajo privado. Los flujos de trabajo se editan con el Editor de flujos de trabajo.

NOTA: Los cambios realizados en un flujo de trabajo sólo se pueden guardar si el flujo no se ha

publicado. Si ya se ha publicado el flujo de trabajo, es necesario guardar los cambi os como flujo de trabajo nuevo; para ello haga clic en Guardar como. Si desea editar un flujo de trabajo publicado, borre todas las publicaciones con Eliminar las publicaciones de este flujo de trabajo y a continuación edite y guarde el flujo de trabajo editado.

Para acceder al Editor de flujos de trabajo:

1 Desplácese a la página principal de usuario y haga clic en Ver todos los flujos de trabajo. Si va a editar

su propio flujo de trabajo, también puede hacer clic en Administrar Mis flujos de trabajo.

2 En la lista de flujos de trabajo del Explorador de flujos de trabajo, seleccione el flujo de trabajo que

desea editar.

3 Haga clic en Editar este flujo de trabajo en la lista de Tareas de flujos de trabajo de la parte izquierda.

Se muestra la página Guardar flujo de trabajo.

NOTA: Si se edita el flujo de trabajo de otro usuario, es necesario añadir credenciales para los

destinos. El flujo de trabajo siempre utiliza las credenciales del propietario en el momento del escaneado. Si no se agregan credenciales nuevas cuando se edita el flujo de trabajo, deberá agregarlas cuando se publique el flujo de trabajo. Consulte Agregar credencial nueva en la página 2-6 para obtener información sobre cómo agregar credenciales.

4 En la página Guardar flujo de trabajo se puede modificar el nombre y la descripción del flujo de trabajo,

así como las opciones de publicación. También pueden modificarse las propiedades editables del flujo de trabajo mediante los botones Cambiar. Hay un botón Cambiar por cada uno de los componentes principales del flujo de trabajo.

a) Opciones del flujo de trabajo: haga clic en el botón Cambiar opciones para modificar las

opciones de la página Opciones del flujo de trabajo. página 3-40 para más información.

Consulte Guardar flujo de trabajo en la

b) Atributos de documentos: haga clic en el botón Cambiar atributos para modificar las opciones

de la página Atributos de documentos. más información.

Consulte Atributos de documentos en la página 3-34 para

c) Nombre de documento: haga clic en el botón Cambiar nombre para modificar las opciones de la

página Nombre y tipo de documento. más información.

Consulte Nombre y tipo de documento en la página 3-23 para

d) Destino y formatos de documento: haga clic en el botón Cambiar destinos para modificar las

opciones de la página Destinos de documentos, o bien en el botón Cambiar formatos para modificar las opciones de formato de documentos en la página Nombre y tipo de documento. Destinos de documentos en la página 3-10 y Consulte Tipo de docum e nt o en la página 3-25 para más información.

Consulte

Edición de flujos de trabajo 3-7

5 Haga clic en Guardar para sobrescribir el flujo de trabajo actual, si lo desea. Si ha modificado el

nombre del flujo de trabajo, éste también se sobrescribe. Esta opción sólo está disponible si aún no se ha publicado el flujo de trabajo actual y se es propietario del flujo de trabajo. De lo contrario, haga clic en Guardar como para crear un flujo de trabajo nuevo a partir del actual.

NOTA: Si se hace clic en Guardar o Guardar como en esta página, se vuelve al Explorador de

flujos de trabajo (o a la página Publicar flujos de trabajo si se ha seleccionado public ar el flujo de trabajo) y es necesario hacer clic en Editar este flujo de trabajo para editar el nuevo flujo de trabajo y realizar otros cambios.

6 Si optó por publicar el flujo de trabajo, se muestra la página Publicar flujo de trabajo. Consulte

Capítulo 5, Publicación de flujos de trabajo para obtener información sobre cómo publicar flujos de trabajo.

3-8 Flujos de trabajo de distribución

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