Xerox SmartSend Administration Guide [de]

Download

Installations- und

Systemhandbuch

Version 2.0

24.09.2005

Erstellt von:

Xerox Corporation

Global Knowledge & Language Services

800 Phillips Road, Bldg. 0845-17S

Webster, New York 14580

USA

Übersetzung:

Xerox

GKLS European Operations

Bessemer Road

Welwyn Garden City

Hertfordshire AL7 1BU

England

XEROX®, das stilierte X®, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare, SMARTsend und FreeFlow sind Marken der oder lizenziert für die Xerox Corporation in den Vereinigten Staaten von Amerika und anderen Ländern.

DataGlyph® ist eine Marke von Palo Alto Research Center, Inc.

Adobe und Acrobat sind Marken von Adobe Systems, Incorporated.

IBM, Lotus, Domino und Domino.Doc sind Marken der IBM Corporation.

NetWare ist eine Marke von Novell, Inc.

Flash ist eine Marke von Macromedia, Inc.

Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint und Internet Information Services (IIS) sind Marken der Microsoft Corporation.

Netscape Navigator ist eine Marke der Netscape Communications Corporation.

WordPerfect ist eine Marke der Corel Corporation.

WorkSite ist eine Marke von Interwoven, Inc.

Hummingbird DM ist eine Marke von Hummingbird, Ltd.

Documentum ist eine Marke der EMC Corporation.

LiveLink ist eine Marke der Open Text Corporation. Xerox PDF Reader von Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com.

Inhaltsverzeichnis

Kapitel 1 Willkommen bei SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1

Komponenten von SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

Merkmale dieser Version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

Übersicht über SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

SMARTsend Installations- und Systemhandbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

SMARTsend-Benutzerhandbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Kurzübersichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-5

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-6

Kundendienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7

Telefonischer Kundendienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Kundendienst im Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7

Kapitel 2 Installationsvorbereitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1

Planung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-2

Scangerät- und Anwendungsmigration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3

Netzwerkkonfiguration und Logistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4

Konfigurationsanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

SMARTsend-Konfigurationsanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-7

DNS-Konfiguration überprüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-8

Datei- und Druckerfreigabe aktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-9

IIS/FTP installieren und konfigurieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-10

ASP.NET aktivieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-12

Administrator-, Benutzer- und Gerätekonten erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-13

Sicherheitszertifikat beschaffen und installieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-16

Zusätzliche Zielanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-19

Konfiguration von Client und Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25

Proxyservereinstellung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-25

Einstellung der Authentifizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-26

Spracheinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-27

Scangerätekonfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28

Anforderungen an Xerox-Multifunktionsgeräte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-28

Anforderungen an Internet-Fax- und E-Mail-fähige Geräte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-32

Erfassung installationsrelevanter Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34

Abschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-35

SMARTsend-Installations- und Systemhandbuch iii

Kapitel 3 Installation von SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1

Übersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

Aktualisieren von SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

Aktualisierungsszenarien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-3

Installationsverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

Installation und Konfiguration von Zusatzkomponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

Voraussetzungen für die Zusatzkomponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-7

Installationsanweisungen für die Zusatzkomponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-12

Migration von SMARTsend auf einen anderen Rechner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14

Reparieren einer SMARTsend-Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15

Deinstallieren von SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16

Kapitel 4 Konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1

Zugriff auf SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

Verwaltungs-Homepage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3

Übersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

Statussymbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-4

Sicherheitseinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5

Allgemeine Site-Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5

Sicherheit des Gerätescanprofils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6

Xerox-Geräte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

Geräteverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-8

Gerätelokalisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9

Liste der Xerox-Multifunktionsgeräte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-11

Statussymbole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-12

Geräteeinrichtung für den Einsatz mit SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-13

Löschen von Geräten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-14

Gerätekonten verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-15

Gerätelokalisierungseinstellungen – Subnetze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-17

Gerätelokalisierungseinstellungen – SNMP-Anmeldedaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-17

Gerätestandardeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-18

Eigenschaften des Xerox-Geräts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-21

PaperWare-Internet-Faxeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-23

E-Mail und Adressbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-24

SMTP-Server einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-24

LDAP-Server konfigurieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-25

Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-26

Datensicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-27

Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-29

Service-Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-30

Service-Konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-32

Beschreibung der Service-Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-32

Weitere Service-Konfigurationsanforderungen und -einschränkungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-33

Anwendungskonto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-34

Kennwort des Anwendungskontos ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-34

iv SMARTsend-Installations- und Systemhandbuch

Allgemeine Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-35

Kontaktinformationen des Administrators aktualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-35

Fehlerhandhabung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-35

Standardeinstellung für Freigaben bzw. Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-36

Dokumenttypeigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-39

Einstellungen zur PaperWare-Formularweiterleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4-40

Abschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-42

Anhang A: Auftragsprotokollexport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-43

Anhang B: externe Anwendungsverbindung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-44

Kapitel 5 Site-Verwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1

Übersicht über die Site-Verwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2

Workflows und Workflow-Freigaben verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3

Sortieren und Anzeigen von Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-3

Verwaltungsaufgaben für Workflows und Workflow-Freigaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-3

Verwaltung von Xerox-Geräten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-6

Anzeige der Xerox-Geräte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-6

Gerätekontenverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-6

Einrichtung der Lokalisierungseinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-6

Gerätestandardwerte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-6

Sicherungsstatus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-8

Kapitel 6 Scanausgabe: eigenes Ziel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1

Übersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

Verwaltung von Scanprofilen für "Scanausgabe: eigenes Ziel" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2

Voraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-3

Installation des SMARTsend-Dienstprogramms "Scanausgabe: eigenes Ziel" . . . . . . . . . . . . . . 6-3

Deinstallation des SMARTsend-Dienstprogramms "Scanausgabe: eigenes Ziel" . . . . . . . . . . . . 6-4

Einrichtung von Benutzerlisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

Planung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5

Windows NT-Domäne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-6

Microsoft Active Directory-Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-6

LDAP-Verzeichnisdienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-7

Lokaler Computer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-8

Dienstprogramm "Scanausgabe: eigenes Ziel" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-9

Aufrufen von Dienstprogramm "Scanausgabe: eigenes Ziel" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-9

Aufrufen der Liste der verfügbaren Benutzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-9

Serverauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-9

Quellinformationen angeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-10

Active Directory- und LDAP-Zuordnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-11

Benutzer anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-11

Auswahl der Benutzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-12

Statusleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-13

Fortschrittsleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-13

Menü "Benutzer" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-13

Menü "Extras" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-18

Menü "Datei" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-19

Beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-19

Bearbeiten der Benutzereigenschaften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-20

SMARTsend-Installations- und Systemhandbuch v

Die Benutzerdatenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-21

Importieren von Benutzern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-21

Verwaltung der Datenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-22

Verwaltung des Master-Benutzerkontos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-24

Freigabe von Scanprofilen für Scanausgabe: eigenes Ziel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-25

Freigabeoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-26

Freigabe auf zusätzlichen Geräten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Anzeige von Freigaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Löschen von Freigaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Optionen bei der Workflow-Freigabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-27

Kapitel 7 Fehlerbeseitigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-1

Fehlerbeseitigungsverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2

Berichte und Fehlerprotokolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3

Fehlerbeseitigung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4

Fehlermeldung "Server nicht verfügbar" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

Fehlermeldung "403 unzulässig" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

SMARTsend erkennt den IIS-FTP-Service nicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4

MSDE kann während der SMARTsend-Installation nicht installiert werden . . . . . . . . . . . . . . . .7-4

Anmeldefehlermeldung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-5

Kein Zugriff auf SMARTsend in einem Intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Client-Zugriffsprobleme bei Windows 95/98/Me und nicht Windows-gesteuerten Browsern . . . 7-5

Fehlende Symbole auf Seite "Ablageziele" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Fehlermeldung "Seite kann nicht angezeigt werden" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Probleme mit Popup-Blockern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-5

Probleme bei der Gerätekommunikation und -konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-6

Profilaktualisierung auf Gerät fehlgeschlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7-9

Kompatibilität von SharePoint Portal Server 2001 mit Windows Server 2003 . . . . . . . . . . . . . 7-10

Häufig gestellte Fragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-14

Kapitel 8 SMARTsend-Dienstprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-1

Voraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-2

Profil-Importservice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-3

Unterstützte Dateiformate und Sprachen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-4

Ausnahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-6

Import von CentreWare-Profilen in SMARTsend-Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-7

Neukonfiguration von Geräten für CentreWare Scan-Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-10

Wiederherstellungsprogramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-11

Richtlinien zur Verwendung des Wiederherstellungsprogramms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-11

Einsatz des Wiederherstellungsprogramms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-12

Auftragsprotokollexport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-13

vi SMARTsend-Installations- und Systemhandbuch

Kapitel 9 SMARTsend-Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-1

Übersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-2

HTTPS/SSL-Zertifikate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-3

Gesicherte Kennworteingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-3

Schutz der Website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-3

Site-Sicherheitseinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-5

Allgemeine Site-Sicherheit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-5

Sicherheit des Gerätescanprofils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-7

PaperWare-Formulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-8

Kontrolle der Workflow-Zugriffsebene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-9

Interaktion von Sicherheitseinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-10

Beispiele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-10

SMARTsend-Authentifizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-12

Zugriff auf SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-12

SMARTsend-Anwendungskonto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-12

Einstellung des Kennworts für das Anwendungskonto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-12

SMARTsend-Gerätekonten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9-13

Anmeldedaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-14

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . INDEX-1

SMARTsend-Installations- und Systemhandbuch vii

viii SMARTsend-Installations- und Systemhandbuch

Willkommen bei SMARTsend

In diesem Kapitel werden die Funktionen der Xerox FreeFlowTM - SMARTsendTM-Software erläutert und es wird beschrieben, welche Hilfsmaterialien in Form von Anwendungsdokumentation zur Verfügung stehen und wie der Xerox-Kundendienst kontaktiert werden kann.

Kapitelübersicht:

 Komponenten von SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2

 Merkmale dieser Version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3

 Übersicht über SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-4

 Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5

 Kundendienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7

1-1

Komponenten von SMARTsend

SMARTsend wird in einer Standard- und einer Professional Edition angeboten.

Funktionen beider Versionen

 Funktionen zur Erstellung von Workflows, die die Übertragung gescannter Dokumente von einem

Xerox-Multifunktionsgerät an folgende Ausgabeziele steuern:

 DocuShare-Server

 Domino-Server

 Domino.Doc-Server

 FTP-Site

 Microsoft Exchange 2000-Webordner

 Microsoft SharePoint Portal Server 2001

 Microsoft SharePoint Portal Server 2003

 NetWare-Ordner

 Netzwerkordner

 Remote-Drucker

 URL

 Externe Anwendung

 Funktionen zur Freigabe und Verwaltung von Workflows

 Sicherungs- und Wiederherstellungsprogramme, mit denen SMARTsend-Workflows, Anmeldedaten,

Benutzereinstellungen, Gerätekonfigurationen und allgemeine Einstellungen gespeichert werden

 Profil-Importservice, der das Importieren von CentreWare Scan-Services-Profilen in SMARTsend

übernimmt

 Auftragsprotokoll-Exportservice für den Export des Auftragsprotokolls zur Analyse oder Archivierung

Funktionen der Professional Edition

Die Professional Edition unterstützt zusätzlich folgende Funktionen:

 OCR (optical character recognition, optische Zeichenerkennung)

 Scannen mit PaperWare-Deckblättern

Zusatzkomponenten für beide Versionen

Folgende Komponenten können für beide Versionen bei Xerox als Extra erworben werden:

 Unterstützung für Documentum 5.2 als Ablageziel

 Unterstützung für Hummingbird 5.1.0.5 als Ablageziel

 Unterstützung für Interwoven WorkSite 8 als Ablageziel

 Unterstützung für LiveLink 9.5.0

Zusatzkomponente für die Professional Edition

Für die SMARTsend Professional Edition steht folgende Zusatzkomponente zur Verfügung:

 TrueMatch: patentierte Xerox-Technologie zur Suche nach elektronischen Versionen von

Papiervorlagen

1-2 Willkommen bei SMARTsend

Merkmale dieser Version

Die neue SMARTsend-Version bietet zahlreiche neue und verbesserte Funktionen. Die wichtigsten Änderungen:

 Das SMARTsend-Installationsprogramm bietet nahtlose Aufrüstung älterer Versionen.

 Zudem ist SMARTsend mit den genannten Betriebssystemen und VMware (GSX Server Version 3.2.0,

Workstation 4.5) oder Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005 kompatibel.

 SMARTsend kann nun auch unter Windows XP betrieben werden.

 Es ist mit zahlreichen zusätzlichen Dateiformaten und Komprimierungen kompatibel. In der neuen

Version kann ein einzelner Workflow für die Ausgabe separater Dateiformate für jedes Ablageziel erstellt werden.

 DocuShare-Anmeldedaten können nun auf Serverbasis vorgegeben werden. Bisher mussten die

Anmeldedaten für jede DocuShare-Sammlung eingegeben werden.

 Die Verwendung von SharePoint Portal Server 2003-Zielen erfordert jetzt nicht mehr, dass rückwärts

kompatible SharePoint-Bibliotheken installiert werden müssen.

 SMARTsend ist mit neueren Xerox-Geräten kompatibel. Einige Einstellungen auf solchen Geräten sind

eingeschränkt, sodass in SMARTsend keine Scanfehler auftreten.

 Dokumentattributfelder (Metadaten) können nun ausgeblendet oder als obligatorische Felder

eingerichtet werden. Dadurch wird für eine verbesserte Sicherheit gesorgt und eine einwandfreie Verarbeitung der Scans gewährleistet.

 SMARTsend unterstützt jetzt auch SNMP 3, wodurch umfangreichere Optionen zur Gerätelokalisierung

und Sicherung zur Verfügung stehen.

 Unterstützung von HTTP und HTTPS sorgt für bessere Sicherheit und zusätzliche Optionen bei der

Gerätekonfigurierung.

 SMARTsend bietet nun die Möglichkeit der PaperWare-Formularweiterleitung von auf SMARTsend-

oder Xerox Flowport-Rechnern erstellten PaperWare-Deckblättern. Da also mehrere Geräte dasselbe PaperWare-Deckblatt zur Scanauftragsverarbeitung verwenden können, erhöht sich die Einsatzfähigkeit von SMARTsend im Unternehmen erheblich.

 Das Standardscanprofil kann nun zur Verarbeitung von PaperWare-Deckblättern eingerichtet werden.

 Der SMARTsend-Computer kann nun als geschützte Website eingerichtet werden. Bei einer solchen

Konfiguration werden sämtliche, zwischen SMARTsend, den Clients und den Geräten übertragenen Daten verschlüsselt.

 Vorlagen können jetzt eingescannt und in externen Anwendungen verarbeitet werden. Diese Funktion

ist für erfahrene Benutzer und solche Personen vorgesehen, die für die Integration von Systemen zuständig sind.

 Auftragsprotokolle können nun nach Bedarf eingerichtet und auf eine FTP-Site oder in einen Ordner im

Netzwerk exportiert werden.

 Folgende Funktionen können als optionale Extras in der Basiskonfiguration hinzugefügt werden:

 Unterstützung für Documentum 5.2

 Unterstützung für Hummingbird 5.1.0.5

 Unterstützung für Interwoven WorkSite 8

 Unterstützung für LiveLink 9.5.0

 TrueMatch: patentierte Xerox-Technologie zur Suche nach elektronischen Versionen von

Papiervorlagen (nur für Professional Edition)

Merkmale dieser Version 1-3

Übersicht über SMARTsend

In SMARTsend sind viele der Funktionen zweier Xerox-Produkte, FlowPort™ und CentreWare™ ScanServices, in einer integrierten Softwareanwendung vereint. SMARTsend baut auf Microsoft .NET auf und ist mit neuen und älteren Xerox-Multifunktionsgeräten sowie zahlreichen Internet-Faxgeräten von Xerox und anderen Herstellern kompatibel.

Mit SMARTsend können Papiervorlagen in Farbe eingescannt und als Datei in diversen gebräuchlichen Formaten, darunter PDF, JFIF/FPEG, TIFF und Mehrfachseiten-TIFF, gespeichert werden. Zudem können solche Scans in bearbeitbare Dateien (z. B. Excel-, Word-, PowerPoint- oder durchsuchbare PDF-Dateien) konvertiert werden. Solche Dateien können bearbeitet, gespeichert und verteilt werden. Für Scans können Beschreibungen in Form so genannter Metadaten erstellt werden. SMARTsend vereinfacht die Kategorisierung, Suche und den Abruf von Scans.

Anwendung auf Webbasis

SMARTsend ist eine Anwendung auf Webbasis, für die keine zusätzliche Clientsoftware erforderlich ist. Die

problemlose Erstellung von Workflows zur Einstellung von Format, Ablageziel und Verarbeitung von Scans erfolgt über einen Webbrowser. Solche Workflows werden freigegeben und können dann am Gerät als

Scanprofil oder PaperWare-Deckblatt verwendet werden. Scanprofile und PaperWare-Deckblätter ermöglichen das Einscannen von Dokumenten und die Verteilung der Scans an eine umfangreiche Palette von Zielen, darunter E-Mail-Adressen, Ordner im Netzwerk, FTP-Sites, Remote-Drucker, externe Anwendungen, Webadressen, Domino- und Domino.doc-Ablagebereiche, Microsoft SharePoint Portal Server-Ablagebereiche und Xerox DocuShare-Ablagebereiche. Weitere Ziele, etwa zur erweiterten Dokumentenverwaltung, können bei Installation zusätzlicher Komponenten genutzt werden.

Einfache Bedienung

SMARTsend ist einfach in der Bedienung, flexibel und sicher. Die Durchführung komplexer Arbeiten wird durch Assistenten, klare Anweisungen, Statusmeldungen und die Onlinehilfe, die auf allen SMARTsendSeiten zur Verfügung steht, stark vereinfacht. Die Benutzer können E-Mail- oder gedruckte Berichte anfordern, während Systemadministratoren Auftragsprotokolle zur besseren Überwachung der Geräteleistung und -nutzung anlegen lassen können. In Umgebungen, wo Sicherheit eine wichtige Rolle spielt, bietet SMARTsend aufgrund der Unterstützung neuester Sicherheitsprotokolle und -konfigurationen wesentlich mehr, als andere Produkte. Dank der offenen und flexiblen .NET-Architektur kann SMARTsend nahtlos in andere Programme integriert werden, außerdem sind Updates durch verbesserte Nachfolgeversionen kein Problem.

1-4 Willkommen bei SMARTsend

Dokumentation

Die Dokumentation zu SMARTsend ist in mehreren Formen verfügbar, einschließlich druckfähiger Handbücher, die als Dokumente im Adobe Acrobat PDF-Format mitgeliefert werden. Die Dokumentation kann über Links auf den SMARTsend-Homepages aufgerufen werden und ist zudem auf der AnwendungsCD vorhanden (Autorun-Programm ausführen). Dem SMARTsend-Administrator stehen zudem die Readme-Datei und das Installations- und Systemhandbuch über das Startmenü auf dem SMARTsendComputer zur Verfügung.

Zum Anzeigen und Drucken der Dokumentation wird Adobe Reader benötigt. Dieses Programm kann von der Adobe-Website

SMARTsend Installations- und Systemhandbuch

Das SMARTsend Installations- und Systemhandbuch enthält schrittweise Anleitungen zum Installieren und Konfigurieren des SMARTsend-Computers sowie der Clients und unterstützten Scangeräte.

SMARTsend-Benutzerhandbuch

Das SMARTsend-Benutzerhandbuch stellt eine Einführung in SMARTsend für neue Benutzer dar. Es enthält Übersichten über alle wichtigen SMARTsend-Seiten und -Funktionen sowie schrittweise Anweisungen zur Ausführung von wichtigen Aufgaben mit SMARTsend.

Hilfe

Zu SMARTsend gehört eine umfassende Online-Hilfe, in der der Umgang mit der Anwendung über die Installation und erste Konfiguration hinaus ausführlich beschrieben ist. Links zur Hilfe stehen auf allen SMARTsend-Seiten rechts oben zur Verfügung.

www.adobe.com heruntergeladen werden.

Kurzübersichten

Zur SMARTsend-Dokumentation gehören unter anderem auch folgende Kurzübersichten:

 Kurzübersicht für Administratoren: enthält Erläuterungen zur Installationsvorbereitung und zu

grundlegenden Installationsverfahren sowie Informationen zur Sitekonfiguration für SMARTsendAdministratoren.

 Kurzübersicht für Benutzer: Überblick sowie einführende Informationen für SMARTsend-Benutzer.

HINWEIS: Die Kurzübersicht für Administratoren wird nicht zur erstmaligen Installation des Produkts

empfohlen. Bei der Erstinstallation ist das Installations- und Systemhandbuch mit ausführlichen Planungs- und Installationsanweisungen zu verwenden.

Dokumentation 1-5

Readme.txt

Die Datei "Readme.txt" enthält produktbezogene Informationen, die bei Freigabe der anderen Dokumentationskomponenten noch nicht verfügbar waren. Diese Informationen sind in erster Linie an SMARTsend-Administratoren gerichtet. Sie können folgendermaßen auf die Datei zugreifen:

 Nach Installation von SMARTsend:

Auf einem Server mit Windows 2000 auf Start > Programme > Xerox > SMARTsend > Readme.txt

- ODER Auf einem Server mit Windows XP Professional oder Windows Server 2003 auf Start >

Alle

Programme > Xerox > SMARTsend > Readme.txt anzeigen klicken.

 Die SMARTsend-CD in das CD-Laufwerk einlegen. Im CD-Installationsprogramm auf den Link der

Readme-Datei klicken.

 Während der Installation auf die Schaltfläche "Readme-Datei" klicken.

anzeigen klicken;

1-6 Willkommen bei SMARTsend

Kundendienst

Der Kundendienst ist telefonisch und über das Internet zu erreichen.

Telefonischer Kundendienst

Bei Fragen steht der Xerox-Partner zur Verfügung. Bei einem Anruf sollte die SMARTsend Seriennummer zur Hand sein. Sie kann angezeigt werden, indem oben rechts auf der SMARTsend-Seite auf den Link "Info" geklickt wird. Die Seriennummer kann der Einfachheit halber in das Kästchen unten eingetragen werden. Die Seriennummer wird vom Kundendienst benötigt.

Xerox SMARTsend-Seriennummer:

HINWEIS: SMARTsend ermöglicht die Verwaltung einer begrenzten Anzahl von Geräten. Wie viele

Geräte betrieben werden können, geht aus der Seriennummer hervor, die durch Klicken auf den Link "Info" auf einer SMARTsend-Seite angezeigt werden kann. Die letzten an die Seriennummer angehängten Ziffern geben die Anzahl der Geräte an. Es können Lizenzpakete für die Verwaltung weiterer Geräte erworben werden.

Die Telefonnummern des Xerox-Kundendienstes sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. Fehlt die Telefonnummer des gewünschten Landes, kann sie beim örtlichen Xerox-Partner erfragt werden. Bei Bedarf kann sie in der freien Zeile unten eingetragen werden.

Telefonnummern des Xerox-Kundendienstes

USA 800-821-2797

USA (TTY)

KANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)

800-855-2880

Kundendienst im Internet

Weitere Tipps und technische Hinweise befinden sich auf der Xerox-Website www.xerox.com unter dem Link "Support & Treiber". Das gewünschte Produkt suchen und auf den Produktsupport zugreifen. Die hier angebotenen Referenzmaterialien enthalten Erläuterungen zu Bedienung, Konfiguration und Fehlerbeseitigung für alle Xerox-Geräte.

Kundendienst 1-7

1-8 Willkommen bei SMARTsend

Installationsvorbereitung

In diesem Kapitel werden Hardware-, Software-, Netzwerk- und Sicherheitsüberlegungen erläutert, die vor einer Installation von SMARTsend berücksichtigt werden müssen. Diese Aufgaben und Überlegungen sind wichtige Elemente einer erfolgreichen Installation.

Es wird empfohlen, dieses Kapitel aufmerksam zu lesen und alle erforderlichen Konfigurationsaufgaben auszuführen,

TIPP: Die Kurzübersicht für Administratoren als Konfigurations-Checkliste ausdrucken. Diese Kurzübersicht

ist auf der SMARTsend-CD zu finden (das Autorun-Programm ausführen).

Kapitelübersicht:

bevor mit Kapitel 3, Installation von SMARTsend fortgefahren wird.

 Planung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2

 Konfigurationsanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5

 Konfiguration von Client und Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-25

 Scangerätekonfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28

 Erfassung installationsrelevanter Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34

 Abschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-35

HINWEIS: Falls eine Probe- oder eine ältere Version von SMARTsend aktualisiert wird, die Anweisungen

Kapitel 3, Installation von SMARTsend befolgen. Probeversionen von SMARTsend werden automatisch durch das Installationsprogramm auf die lizenzierte Version aktualisiert. Nach der Aktualisierung kann weiterhin auf die mit der Probeversion erstellten Workflows zugegriffen werden. Abgelaufene Probever sionen können auf Vollversionen umgestellt werden; dabei bleiben alle Workflows erhalten. Vollversionen sind vom Xerox-Händler zu beziehen. Weitere Hinweise zur Aktualisierung narien, S. 3-3.

siehe Aktualisierungssze-

2-1

Planung

Dieser Abschnitt enthält Informationen und Überlegungen, die vor der Installation und Verwendung von SMARTsend berücksichtigt werden sollten. Dabei muss eine ausreichende Vorlaufzeit eingerechnet werden.

Sicherheit

Wenn die Eingabe sicherer Kennwörter in SMARTsend erforderlich ist, kann ein Sicherheitszertifikat auf dem SMARTsend-Rechner installiert werden. Diese Zertifikate werden eingesetzt, wenn vertrauliche Informationen verschlüsselt werden sollen. Beschafft werden können diese Zertifikate innerhalb des Netzwerks mithilfe einer zum Lieferumfang des Netzwerk-Betriebssystems gehörigen Software oder über ein Open-Source-Produkt. Extern können sie kostenpflichtig von Fremdanbietern bezogen werden. Welche Alternative sich im Einzelfall anbietet, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:

 Sicherheitseinstellungen und -anforderungen, die die Verwendung des Netzwerks und physischer

Ressourcen innerhalb einer Organisation bestimmen, müssen vor der Installation von SMARTsend überprüft werden, und zwar im Hinblick darauf, wie sich die Sicherheitseinstellungen auf SMARTsend auswirken und wie der Rechner, die Clients und die Scangeräte entsprechend konfiguriert werden müssen. Weitere Informationen zur Sicherheit finden sich in

 Die neuesten Xerox-Multifunktionsgeräte wie beispielsweise Geräte vom Typ WorkCentre Pro 232/

238/245/255/265/275, bieten zudem Sicherheitsfunktionen wie Authentifizierung und sichere Übertragungsprotokolle (z. B. SNMP v3 und HTTPS), die zusätzliche Sicherheit für SMARTsend schaffen.

 SMARTsend stellt die Verwendung von Sicherheitszertifikaten als Option zur Verfügung, um Installa-

tionen zu berücksichtigen, bei denen andere Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt werden oder bei denen Sicherheit kein Thema ist. Sicherheitszertifikate erfordern beim Zugriff auf SMARTsend die Eingabe eines Kennworts. Ist zudem die Option für einen sicheren Kanal (SSL) samt Sicherheitszertifikat richtig konfiguriert, werden alle Datenübertragungen zwischen SMARTsend-Benutzern und den Geräten verschlüsselt durchgeführt. Weiteres hierzu

siehe SMARTsend-Computer zur Verwendung von

HTTPS/SSL einrichten:, S. 9-4.

Kapitel 9, SMARTsend-Sicherheit.

 Wenn SMARTsend auf ein lokales Netzwerk oder Intranet beschränkt werden soll, bietet sich als

kostengünstigste Lösung die Einrichtung einer hausinternen Zertifizierungsstelle an oder die Verwendung von SelfSSL. Die Zertifizierungsstelle kann mithilfe des Microsoft Zertifizierungsdienstes (siehe Microsoft Windows CD) eingerichtet werden, SelfSSL kann über Microsoft IIS implementiert werden. Weiteres hierzu siehe

 Wenn SMARTsend über Internet zugänglich sein soll, empfiehlt es sich, die Zertifizierungsdienste

externer Stellen in Anspruch zu nehmen (

http://www.microsoft.com/downloads.

siehe Sicherheitszertifikat beschaffen und installieren,

S. 2-16).

HINWEIS: Es kann mehrere Tage dauern, ein Sicherheitszertifikat von Fremdanbietern zu erhalten.

Wenn die Eingabe sicherer Kennwörter in SMARTsend erforderlich ist, sollte dies entsprechend vor der Installation von SMARTsend eingeplant und ausgeführt werden, um ein Neukonfigurieren des Computers und von SMARTsend zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden.

2-2 Installationsvorbereitung

Scangerät- und Anwendungsmigration

Dieser Abschnitt kann übersprungen werden, wenn derzeit keine Anwendungen für das Scannen im Netzwerk in der Organisation verwendet werden.

Falls andere Scananwendungen oder -dienste am Standort verwendet werden, ist zu überlegen, wie sich eine neue SMARTsend-Installation darauf auswirkt. Bei der Bestimmung der Migrationsstrategie sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

 SMARTsend kann nicht auf demselben Rechner installiert werden wie Xerox FlowPort.

 Der SMARTsend-Rechner kann kein Domänencontroller sein.

 Mit CentreWare Scan-Services erstellte Profile können in SMARTsend importiert werden (siehe Profil-

Importservice, S. 8-3).

 Xerox-Multifunktionsgeräte können jedoch nicht für eine gleichzeitige Verwendung von SMARTsend

und CentreWare Scan-Services konfiguriert werden, da jede Anwendung den Standardablagebereich benötigt.

 Bei der Gerätekonfiguration überschreibt SMARTsend die Einstellungen für den Standardablagebereich

und die Profilsammlung eines Xerox-Multifunktionsgeräts. Vor der Konfiguration für SMARTsend muss das Gerät so neu konfiguriert werden, dass die Anwendungen, die den Standardablagebereich verwenden, an einen alternativen Ablagebereich umgeleitet werden.

Wenn ein Xerox-Multifunktionsgerät beispielsweise mit FlowPort und SMARTsend verwendet werden

soll, muss das Gerät zuerst so erneut konfiguriert werden, dass für FlowPort ein alternativer

Ablagebereich verwendet wird, bevor es für SMARTsend konfiguriert wird. Entsprechend müssen die zuvor mit CentreWare Internet-Services erstellten Profile, die den Standardablagebereich verwenden, geändert werden.

TIPP: Falls Xerox-Multifunktionsgeräte für eine Verwendung mit SMARTsend vorgesehen, jedoch bereits

für

die Verwendung mit anderen Scananwendungen konfiguriert sind, dann sollte für diese Geräte ein Konfigurationsblatt ausgedruckt und aufbewahrt werden, bevor sie für die Verwendung mit SMARTsend konfiguriert werden. Das Konfigurationsblatt enthält die aktuelle Netzwerk-Scankonfiguration und kann als Hilfestellung verwendet werden, sollte es zukünftig notwendig sein, die frühere Konfiguration wieder herzustellen.

 Wenn FlowPort und SMARTsend in derselben Umgebung auf verschiedenen Rechnern installiert

wurden, müssen die Profile auf dem Gerät sorgfältig ausgewählt werden. Unter solchen Umständen sollte dem FlowPort-Rechner bei der Konfiguration des Xerox-Multifunktionsgeräts ein eigener Ablagebereich zugewiesen werden. Die Benutzer müssen sicherstellen, dass sie beim Scannen auf dem Gerät ein SMARTsend-Profil auswählen. PaperWare-Benutzer müssen ein SMARTsend PaperWareProfil auswählen.

 PaperWare-Formulare, die auf anderen SMARTsend- oder Xerox Flowport-Rechnern erstellt wurden,

können mit SMARTsend Version 2.0 verarbeitet werden. Da also mehrere Geräte dasselbe PaperWareDeckblatt zur Scanauftragsverarbeitung verwenden können, erhöht sich die Einsatzfähigkeit von SMARTsend im Unternehmen erheblich. Details hierzu Formularweiterleitung, S. 4-40.

siehe Einstellungen zur PaperWare-

Planung 2-3

Netzwerkkonfiguration und Logistik

SMARTsend ist eine Website, die mehrere Benutzer gleichzeitig bedienen kann. Dabei können die folgenden Faktoren eine Rolle spielen:

 Örtliche Gegebenheiten und Netzwerkbandbreite, einschließlich solcher Faktoren wie die Anzahl und

Nähe der unterstützten Scangeräte, voraussichtlicher Netzwerkverkehr, die Möglichkeit für E-MailBenachrichtigungen und Workflow-Prozesse; diese Faktoren müssen analysiert werden, um den besten Standort für den SMARTsend-Rechner zu bestimmen.

 Netzwerkkonfiguration, Sicherheitsrichtlinien und der Funktionenumfang der Scangeräte können die

Verwendung bestimmter SMARTsend-Funktionen einschränken. Beispiele:

 Falls SMB auf einem Router blockiert oder auf einem bestimmten Gerät nicht verfügbar ist, kann

nur FTP als Ablageprotokoll für SMARTsend verwendet werden.

 Wenn sich Scangeräte in einem anderen Subnetz befinden, muss DNS korrekt konfiguriert und

betriebsbereit sein (

 Nur wenn SNMP Broadcast auf allen Routern aktiviert ist, kann die automatische

Gerätelokalisierung von SMARTsend verwendet werden.

 Wenn die SMARTsend-Workflow-Authentifizierungsfunktionen (private Workflows, Scanausgabe:

eigene E-Mail-Adresse) verwendet werden, muss sich das konfigurierte Scangerät in derselben Domäne wie der SMARTsend-Rechner (oder in einer vertrauenswürdigen Domäne) befinden. Die Xerox-Multifunktionsgeräte müssen ebenfalls die Authentifizierung unterstützen; sie muss auf jedem Gerät konfiguriert und aktiviert sein.

Weitere Hinweise zur Netzwerk- und Gerätekonfiguration sind an vielen Stellen in diesem Handbuch zu finden. Wenn nach der Installation Probleme auftreten, finden sich weitere Informationen unter Fehlerbeseitigung.

siehe DNS-Konfiguration überprüfen, S. 2-8).

Kapitel 7,

2-4 Installationsvorbereitung

Konfigurationsanforderungen

Die Rechnerkonfiguration ist die Grundlage für eine erfolgreiche SMARTsend-Installation. Die Berücksichtigung aller Richtlinien und Anforderungen in diesem Kapitel vor der Installation von SMARTsend gewährleistet, dass der Rechner korrekt für SMARTsend konfiguriert wird. Ausführliche Erläuterungen und Konfigurationsdetails finden sich im Anschluss an diese Checkliste.

 Zum optimalen Betrieb von SMARTsend sollten folgende Installationsvoraussetzungen gegeben sein:

ein dedizierter Rechner mit einer CPU-Taktfrequenz von mindestens 1,0 GHz, mindestens 750 MB freier Festplattenspeicher, 512 MB RAM (1 GB oder mehr empfohlen) und einer einzelnen Netzwerkkarte (mehrere Karten werden nicht unterstützt). Der SMARTsend-Rechner kann kein Domänencontroller sein.

 SMARTsend ist mit folgenden Plattformen kompatibel: Windows 2000 Server oder Advanced Server

(ab Version SP4), Windows Server 2003 inklusive aller Betriebssystemaktualisierungen oder Windows XP Professional (ab Version SP2).

HINWEIS: Bei Installationen mit zahlreichen Benutzern und Geräten wird Windows Server 2000

oder 2003 empfohlen.

 Zudem ist SMARTsend mit den genannten Betriebssystemen und VMware (GSX Server Version 3.2.0,

Workstation 4.5) oder Microsoft Virtual PC 2004/Virtual Server 2005 kompatibel.

HINWEIS: Wird SMARTsend auf einem gemeinsam genutzten Datei-/Druckserver ausgeführt oder

in Verbindung mit VMWare oder Microsoft Virtual PC/Virtual Server, kann dies die Leistung von SMARTsend beeinträchtigen. Eine größere Leistungsbeeinträchtigung ist jedoch bei Verwendung der OCR-Funktionen von SMARTsend Professional zu erwarten.

 TCP/IP muss aktiviert und betriebsbereit sein.  Die Anschlüsse für die jeweiligen Protokolle werden nicht durch einen Filter an einem Switch, einem

Router oder einer Firewall blockiert; siehe TCP/IP-Anschluss, S. 2-30.

 Falls DNS verwendet wird, muss es korrekt konfiguriert sein. Bei Verwendung der PaperWare-

Formularweiterleitung (Professional Edition) muss DNS auf allen SMARTsend- und FlowPortRechnern konfiguriert sein, die für den Empfang der Formulare vorgesehen sind (siehe DNS- Konfiguration überprüfen, S. 2-8 und Einstellungen zur PaperWare-Formularweiterleitung S. 4-40).

 Für die Netzwerkkarte muss Datei- und Druckerfreigabe gelten und Anschluss 139 muss verfügbar sein

(siehe Datei- und Druckerfreigabe aktivieren, S. 2-9).

 Internet Information Services (IIS) ab Version 5.0 muss mit den gemeinsamen Dateien, IIS-Manager

und World Wide Web Service installiert und konfiguriert sein. Falls FTP zur Dateiablage verwendet wird, muss die FTP-Serverkomponente ebenfalls aktiviert worden sein (siehe IIS/FTP installieren und konfigurieren, S. 2-10). IIS ist Teil des Windows Betriebssystems und als solches über die Option "Software" der Systemsteuerung zu installieren.

HINWEIS: Falls noch nicht vorhanden, wird .NET Framework vom SMARTsend-Installations-

programm installiert. IIS muss installiert sein, bevor Advanced Server oder Windows XP Professional installiert wird. Wenn .NET Framework und IIS auf dem Rechner installiert sind, aber nicht sicher ist, ob IIS zuerst installiert wurde, dann müssen diese Komponenten deinstalliert und erneut in der richtigen Reihenfolge installiert werden.

.NET Framework unter Windows 2000 Server/

Konfigurationsanforderungen 2-5

 Bevor SMARTsend verwendet wird, muss sichergestellt werden, dass die Standard-Website und der

FTP-Server unter IIS ausgeführt werden.

 Darauf achten, dass die Windows-Authentifizierungsmethoden vor Installation von SMARTsend in

IIS richtig konfiguriert wurden. Die integrierte Windows-Authentifizierung ist stets erforderlich, die Standardauthentifizierung wird zusätzlich benötigt, wenn Windows 95/98/Me-Clients und nicht Windows-gesteuerte Browser mit SMARTsend eingesetzt werden (

siehe Konfiguration der

Windows-Authentifizierungsmethoden, S. 2-11).

 Unter Windows Server 2003 muss ASP.NET aktiviert sein (siehe ASP.NET aktivieren, S. 2-12).

 Wenn SMARTsend auf einem Rechner unter Windows XP Professional installiert wird, muss die

einfache Dateifreigabe deaktiviert werden. Hinweise zur einfachen Dateifreigabe finden sich auf der Microsoft Website

 In SMARTsend müssen Administratoren-, Benutzer- und Gerätekonten eingerichtet worden sein

www.microsoft.com.

(siehe Administrator-, Benutzer- und Gerätekonten erstellen, S. 2-13).

 Falls die Eingabe sicherer Kennwörter erforderlich ist (optionale Konfiguration), muss ein

Sicherheitszertifikat installiert werden (siehe Sicherheitszertifikat beschaffen und installieren, S. 2-16).

 Zum Betrieb von SMARTsend als sichere Website sind weitere Konfigurationseinstellungen

erforderlich (siehe Schutz der Website, S. 9-3).

 Bei Verwendung der Ziele Domino.doc, SharePoint Portal Server 2001, Novell NetWare, Remote-

Drucker, DocuShare u. a. sind weitere Konfigurationseinstellungen auf dem SMARTsend-Computer vorzunehmen (siehe Zusätzliche Zielanforderungen, S. 2-19).

2-6 Installationsvorbereitung

SMARTsend-Konfigurationsanforderungen

In der folgenden Tabelle sind die Grundvoraussetzungen aufgeführt, die für eine erfolgreiche Installation gegeben sein müssen.

SMARTsend-Rechner

Konfigurations-

anforderungen

Hardware (Mindestanforderung):

1,0 GHz CPU, 750 MB Festplattenkapazität, 512 MB RAM, eine Netzwerkkarte

Einsatz des SMARTsend-Rechners als Domänencontroller

Installation von SMARTsend in Verbindung mit VMware (GSX Server 3.2.0, Workstation 4.5) oder MS Virtual PC 2004/Virtual Server 2005

TCP/IP-Aktivierung

Anschlüsse für jedes benötigte Protokoll (FTP, SMB, HTTP, HTTPS) auf Verfügbarkeit prüfen

Installation von IIS 5.0+ mit gemeinsam genutzten Dateien, IIS Manager und World Wide Web Service

Installation von .NET Framework nach IIS-Installation

Windows 2000

Server/Advanced

Server

Windows Server

2003

Nicht zutreffend

Windows XP Professional

Aktivierung von FTP-Server Optional Optional Optional

Aktivierung der integrierten Windows-Authentifizierung

Aktivierung von ASP.NET

Aktivierung der Datei- und Druckerfreigabe

Deaktivierung der einfachen Dateifreigabe

Administrator- und Benutzerkontenerstellung

Installation des Sicherheitszertifikats Optional Optional Optional

Konfiguration als sichere Website Optional Optional Optional

Konfiguration der Ablageziele

(je nach Bedarf)

Tab. 2-1: SMARTsend-Konfigurationsanforderungen

Nicht zutreffend Nicht zutreffend

Konfigurationsanforderungen 2-7

DNS-Konfiguration überprüfen

SMARTsend erfordert eine gültige DNS-Konfiguration, um bei Verwendung von mehreren Subnetzen Formularweiterleitung (Professional Edition) muss DNS auf allen SMARTsend- und FlowPort-Rechnern konfiguriert sein, die für den Empfang der Formulare vorgesehen sind ( Formularweiterleitung, S. 4-40).

HINWEIS: Die Verwendung von DNS ist optional, wenn sich SMARTsend und die Scangeräte alle auf

einem Subnetz befinden. Falls dies der Fall ist, kann WINS oder die Geräte-IP-Adresse anstelle von DNS verwendet und das folgende DNS-Prüfverfahren ignoriert werden. Bei Verwendung von DNS müssen Probleme mit der DNS-Konfiguration gelöst werden, bevor SMARTsend installiert und konfiguriert wird.

Lokale DNS-Konfiguration überprüfen

1 Mit ipconfig überprüfen, ob die IP-Adressen der DNS-Server korrekt und in der richtigen Reihenfolge

2 Mit nslookup die Netzwerkkonnektivität und Namensauflösung von SMARTsend-Server und Xerox-

Scangeräte oder andere Rechner lokalisieren zu können. Bei Verwendung der PaperWare-

siehe Einstellungen zur PaperWare-

aufgelistet sind:

a) Die Befehlseingabeaufforderung öffnen. b) ipconfig /all eingeben. c) Überprüfen, ob alle DNS-Server korrekt aufgelistet sind.

Multifunktionsgeräten überprüfen:

a) Die Befehlseingabeaufforderung öffnen. b) nslookup eingeben. c) IP-Adresse des SMARTsend-Rechners eingeben. Es wird nun der Hostname zurückgegeben. d) Dann den voll qualifizierten Hostnamen für den SMARTsend-Rechner eingeben. Es müsste nun die

mit "ipconfig" ermittelte IP-Adresse zurückgegeben werden.

e) Die Schritte a bis d mit der IP-Adresse und dem voll qualifizierten Hostnamen der Geräte

wiederholen, die für eine Verwendung mit SMARTsend konfiguriert werden sollen.

HINWEIS: Wenn nslookup fehlschlägt, liegt ein Netzwerkkonnektivitätsproblem vor, das vor der

Installation von SMARTsend gelöst werden muss. Wenn die IP-Adresssuche erfolgreich ist und die DNS-Namenssuche fehlschlägt, muss die DNS-Namesauflösungskonfiguration überprüft werden. Wenn die Hostnamenssuche nicht dasselbe Resultat ergibt wie die IP-Adresssuche, muss ebenfalls die DNS-Namesauflösungskonfiguration überprüft werden. Bei Bedarf Änderungen an der DNSNamensauflösung vornehmen und dann erneut nslookup durchführen, um die DNS-Konfiguration

überprüfen.

2-8 Installationsvorbereitung

Datei- und Druckerfreigabe aktivieren

SMARTsend erfordert, dass die Datei- und Druckerfreigabe aktiviert und Anschluss 139 verfügbar ist. Die Datei- und Druckerfreigabe auf dem SMARTsend-Server wie folgt konfigurieren:

HINWEIS: Das folgende Beispiel geht von einem Windows 2000 Server aus.

Datei- und Druckerfreigabe für Microsoft-Netzwerke konfigurieren:

1 Auf dem SMARTsend-Rechner auf Start > Einstellungen > Systemsteuerung klicken. 2 Die Option Netzwerk- und DFÜ-Verbindungen auswählen. 3 Mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Netzwerkadapter klicken und Eigenschaften

auswählen.

4 Datei- und Druckerfreigabe für Microsoft-Netzwerke ggf. aktivieren. (In der Standardeinstellung ist

diese Option aktiviert.)

5 Die Änderungen mit OK speichern.

Konfigurationsanforderungen 2-9

IIS/FTP installieren und konfigurieren

Bei SMARTsend gibt es mehrere Installations- und Konfigurationsabhängigkeiten für die Microsoft Internet-Informationsdienste (IIS). Die Abhängigkeiten müssen berücksichtigt werden, um die korrekte Sitekonfiguration und einen zuverlässigen Service für SMARTsend-Benutzer sicherzustellen. IIS ist Teil des Windows Betriebssystems und als solches über die Option "Software" der Systemsteuerung zu installieren. Hinweise zur Installation und Konfiguration von IIS finden sich auf der Microsoft Website

www.microsoft.com.

HINWEIS: IIS muss installiert sein, bevor .NET Framework auf einem Windows 2000 Server/Advanced

Server bzw. unter Windows XP Professional installiert wird. .NET Framework wird vom SMARTsendInstallationsprogramm automatisch installiert, es wird jedoch nicht erkannt, in welcher Reihenfolge die Anwendungen installiert wurden. Wenn .NET Framework und IIS auf dem Rechner installiert sind, aber nicht sicher ist, ob IIS zuerst installiert wurde, dann müssen diese Komponenten deinstalliert und erneut in der richtigen Reihenfolge installiert werden.

Allgemeine IIS-Installationsanforderungen

IIS ab Version 5.0 muss installiert und konfiguriert werden und die folgenden Komponenten oder Optionen müssen aktiviert sein und ausgeführt werden:

 Gemeinsame Dateien: erforderliche IIS-Programmdateien.  Internetinformationsdienste-Manager: IIS-Verwaltungsschnittstelle auf der Microsoft Management

Console (MMC).

 World Wide Web Service: verwendet das HTTP-Protokoll, um in einem TCP/IP-Netzwerk auf

Anfragen von Web-Clients zu reagieren.

 FTP-Server (optional): wird zur Unterstützung der FTP-Datenübertragung zwischen dem

SMARTsend-Rechner und konfigurierten Scangeräten verwendet, wenn das FTP-Dateiablageprotokoll ausgewählt wurde. Der Server ist nicht standardmäßiger Bestandteil der IIS-Installation, sondern muss zum Zeitpunkt der Installation ausgewählt bzw. später hinzugefügt werden.

HINWEIS: Wenn die mit SMARTsend zu verwendenden Geräte nicht SMB-, HTTP- oder HTTPS-

kompatibel sind, oder wenn der Einsatz dieser Protokolle im Netzwerk nicht gestattet ist, muss FTP installiert werden. Falls FTP nach SMARTsend installiert wurde, finden sich weitere Konfigurationsanweisungen unter SMARTsend erkennt den IIS-FTP-Service nicht S. 7-4.

FTP-Verzeichniskonfiguration

Geräte, die FTP als Transferprotokoll unterstützen, interpretieren die FTP-Dateipfadinformationen entsprechend den UNIX-Konventionen. Der FTP-Server der Internet-Informationsdienste muss also so konfiguriert werden, dass er das UNIX-Verzeichnisformat verwendet. Das folgende Beispiel geht von einem

Windows 2000 Server aus.

FTP-Basisverzeichnis in UNIX-Syntax angeben und Lese-/Schreibberechtigungen überprüfen:

1 IIS-Manager (Start > Programme > Verwaltung > IIS-Manager) öffnen und IIS durch Anklicken des

Pluszeichens (+) in der Baumstruktur erweitern.

2 Mit der rechten Maustaste auf Standard-FTP-Site klicken und Eigenschaften auswählen. 3 Die Registerkarte Basisverzeichnis wählen und dort UNIX als Verzeichnisformat auswählen. 4 Prüfen, ob sowohl Lesen als auch Schreiben aktiviert sind. 5 Danach alle Fenster mit OK schließen.

2-10 Installationsvorbereitung

Konfiguration der Windows-Authentifizierungsmethoden

Zur Verwendung von SMARTsend müssen die Authentifizierungsoptionen von Internet Information Services (IIS) konfiguriert werden. Dies muss

Windows-Authentifizierung auf dem SMARTsend-Rechner konfigurieren:

vor der Installation von SMARTsend geschehen.

1 Windows 2000 Server/Advanced Server:

Auf Start > Einstellungen > Systemsteuerung > Verwaltung > Internetdienste-Manager klicken.

- ODER -

Windows Server 2003/Windows XP Professional: Auf Start > Systemsteuerung > Verwaltung > Internet-Informationsdienste klicken.

2 IIS erweitern. 3 Mit der rechten Maustaste auf Standard-FTP-Site klicken und Eigenschaften auswählen. 4 Die Registerkarte Verzeichnissicherheit auswählen. 5 Auf Bearbeiten im Feld Steuerung des anonymen Zugriffs und der Authentifizierung klicken. 6 Auf das Kontrollkästchen Integrierte Windows-Authentifizierung aktivieren klicken. 7 Wird SMARTsend mit Windows 95/98/Me-Clients oder nicht Windows-gesteuerten Browsern

verwendet, muss das Kontrollkästchen Standardauthentifizierung aktiviert werden.

8 Danach alle Fenster mit OK schließen.

Konfigurationsanforderungen 2-11

ASP.NET aktivieren

(nur Windows Server 2003)

Wenn SMARTsend unter Windows Server 2003 ausgeführt werden soll, muss ASP.NET auf dem Server aktiviert und korrekt konfiguriert werden. Hinweise zur Installation und Konfiguration von ASP.NET finden sich auf der Microsoft Website

HINWEIS: Zusätzliche ASP.NET-Konfigurationsänderungen sind erforderlich, wenn der Server von

Windows 2000 Server oder Advanced Server auf Windows Server 2003 aktualisiert wurde. Wenn dies der Fall ist, muss dem ASP.NET-Konto Ausführungsberechtigung für alle Dateien unter wwwroot verliehen werden. Um diese Änderung auf dem Windows 2003-Server durchzuführen, das Dialogfeld Eigenschaften für wwwroot öffnen und dort das Register Sicherheit auswählen. Dann das Konto Jeder und dort das Kontrollkästchen Lesen & Ausführen gestatten auswählen. Auf Anwenden klicken, um die Änderungen zu speichern, und dann auf OK klicken, um das Konfigurationsdialogfeld zu schließen.

www.microsoft.com.

2-12 Installationsvorbereitung

Administrator-, Benutzer- und Gerätekonten erstellen

SMARTsend-Administratoren und -Benutzer sowie die mit SMARTsend verwendeten XeroxMultifunktionsgeräte müssen mit einem gültigen Windows-Konto authentifiziert werden, um Zugriff auf den SMARTsend-Rechner zu erhalten. Bei dem Windows-Computer, auf dem SMARTsend ausgeführt wird, kann es sich entweder um einen eigenständigen Rechner oder ein Mitglied einer Domäne handeln; er darf kein Domänencontroller sein.

Bei der Bestimmung der örtlichen Anforderungen an SMARTsend-Konten muss Folgendes berücksichtigt werden:

 Alle Mitglieder der Administratorengruppe auf dem SMARTsend-Rechner haben eigenständige

SMARTsend-Administratorenberechtigungen, während alle Mitglieder der Benutzergruppe SMARTsend-Benutzerberechtigungen haben. Mit der Computerverwaltung in Microsoft Management Console (MMC) kann der Serveradministrator die Konten, mit denen der Zugriff auf den SMARTsend-Rechner erfolgt, erstellen, anzeigen oder ändern ( S. 2-14).

 Wird der SMARTsend-Rechner als eigenständiger Computer in einem Netzwerk installiert, das keine

Domäne verwendet, oder in dem sich Benutzer außerhalb der Domäne (oder der vertrauenswürdigen Domänen) befinden, dann müssen lokale Konten für SMARTsend-Administratoren und -Benutzer sowie für die von SMARTsend verwendeten Xerox-Multifunktionsgeräte erstellt werden.

 Wenn der SMARTsend-Rechner als Mitglied einer Domäne oder einer vertrauenswürdigen Domäne

konfiguriert wird, dann wird die Domänensicherheitsgruppe (Domänenbenutzer) standardmäßig zur Benutzergruppe des Rechners hinzugefügt. Wenn keine Änderungen vorgenommen werden, dann haben alle Domänenmitglieder entsprechend ihren vorhandenen Zugangsrechten Zugriff auf die SMARTsendSite. Über das Domänenkonto haben entsprechend berechtigte Benutzer Zugriff auf die Ressourcen der Domäne und auf die Ressourcen beliebiger sonstiger vertrauenswürdiger Domänen. Lokale Konten können ggf. auch manuell hinzugefügt werden.

 Bei der Einrichtung von Geräten für SMARTsend werden ebenfalls automatisch lokale Gerätekonten

für jedes Protokoll erstellt. In den meisten Fällen ist diese Gerätekontenkonfiguration ausreichend (

siehe Gerätekonten verwalten, S. 4-15).

siehe Konten erstellen und verwalten,

Konfigurationsanforderungen 2-13

Konten erstellen und verwalten

In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie SMARTsend-Administrator-, Benutzer- und Gerätekonten mit Microsoft Management Console (MMC) erstellt und verwaltet werden.

HINWEIS: Das folgende Beispiel geht von einem Windows 2000 Server aus. Bei Windows Server 2003

weicht das Verfahren u. U. leicht ab.

Konten für lokale Benutzer oder Administratoren erstellen

Lokale Benutzer- und Administratorenkonten erstellen:

1 Systemsteuerung > Verwaltung > Computerverwaltung öffnen. 2 Lokale Benutzer und Gruppen erweitern, dann mit der rechten Maustaste auf den Ordner Benutzer

klicken und Neuer Benutzer auswählen.

3 Die Kontoangaben eingeben und die gewünschten Optionen auswählen. 4 Auf Erstellen klicken. 5 Auf Schließen klicken.

Lokalen Zugriff auf SMARTsend regeln

Den lokalen Zugriff auf SMARTsend regeln:

1 Systemsteuerung > Verwaltung > Computerverwaltung öffnen. 2 Lokale Benutzer und Gruppen erweitern und dann den Ordner Gruppen auswählen. 3 Auf der rechten Seite mit der rechten Maustaste auf Benutzer oder Administratoren klicken und dann

Eigenschaften auswählen.

4 Auf Hinzufügen klicken und dann die Benutzer oder Gruppen auswählen, denen der Zugriff auf

SMARTsend gestattet sein soll. Jeder Benutzer oder jede Gruppe, der bzw. die zur Administratoren gruppe hinzugefügt wird, verfügt über Administratorenberechtigungen auf SMARTsend.

5 Auf OK klicken, um die vorgenommenen Änderungen zu bestätigen und das Fenster zu schließen.

HINWEIS: Der Zugriff auf die SMARTsend-Site ist nur Mitgliedern der Benutzer- oder Administratoren-

gruppe gestattet. Nur Mitglieder der Administratorengruppe können SMARTsend-Administratoren sein.

SMARTsend-Zugriff innerhalb einer Domäne regeln

SMARTsend-Zugriff in einer Domäne regeln:

auswählen.

4 In der Liste Mitglieder die Gruppe Domänenbenutzer auswählen und dann auf Entfernen klicken. 5 Bei Bedarf einzelne Domänenbenutzer oder -gruppen zur Gruppe Benutzer hinzufügen, um ihnen

Zugriff auf die SMARTsend-Site zu gewähren.

2-14 Installationsvorbereitung

6 Auf OK klicken, um die vorgenommenen Änderungen zu bestätigen und das Fenster zu schließen.

HINWEIS: Anhand derselben Schritte kann der Administratorenzugriff in der lokalen Administratoren-

gruppe eingeschränkt werden, damit die Mitglieder der Gruppe "Domänenadministratoren" keinen Administratorenzugriff auf die SMARTsend-Site haben.

SMARTsend-Gerätekonten erstellen

Dieses Verfahren ist nicht obligatorisch (siehe Gerätekonten verwalten, S. 4-15).

SMARTsend-Gerätekonten erstellen:

1 Das Verfahren unter Konten erstellen und verwalten S. 2-14 ausführen, um ein lokales Benutzerkonto

für die zusammen mit SMARTsend zu verwendenden Xerox-Multifunktionsgeräte zu erstellen.

HINWEIS: Die Namen und Kennwörter der SMARTsend-Gerätekonten sollten bei ihrer Erstellung

aufgezeichnet werden. Diese Angaben müssen später zur Durchführung von Sitekonfigurations aufgaben eingegeben werden (siehe Xerox-Geräte S. 4-8).

2 Lokale Benutzer und Gruppen erweitern und dann den Ordner Gruppen auswählen. 3 Auf der rechten Seite mit der rechten Maustaste auf Benutzer klicken und dann Eigenschaften

auswählen.

4 Die Liste Mitglieder durchsuchen. Wenn sich das SMARTsend-Gerätekonto in der Benutzergruppe

befindet, das Konto auswählen und auf Entfernen klicken.

5 Auf OK klicken. 6 Auf der rechten Seite mit der rechten Maustaste auf Administratoren klicken und dann Eigenschaften

auswählen.

7 Die Liste Mitglieder durchsuchen. Wenn sich das SMARTsend-Gerätekonto in der Administratoren-

gruppe befindet, das Konto auswählen und auf Entfernen klicken. Gerätekonten dürfen nicht mit Administratorberechtigungen ausgestattet sein, da dies ein Sicherheitsrisiko darstellen würde.

8 Auf OK klicken, um die vorgenommenen Änderungen zu bestätigen und das Fenster zu schließen.

Konfigurationsanforderungen 2-15

Sicherheitszertifikat beschaffen und installieren

Wenn der Betrieb mit sicherem Kennwort nicht erforderlich ist, diesen Abschnitt überspringen.

Ein Sicherheitszertifikat kann bei einer Zertifizierungsstelle (CA; Certificate Authority) beantragt werden. Das Zertifikat nach Erhalt installieren. In diesem Abschnitt wird davon ausgegangen, dass die Microsoft Certificate Services auf einem Rechner innerhalb einer Netzwerkdomäne installiert sind und die Rolle der Root CA übernehmen. Beschrieben wird nachfolgend unter anderem die Erstellung der Anforderungsdatei und ihre Übermittlung an einen Zertifikatserver. Die in diesem Abschnitt beschriebenen Beispiele und Verfahren können bei anderen Konfigurationen und Zertifizierungsdiensten abweichen. Weitere Hinweise zur SMARTsend-Sicherheit siehe

HINWEIS: SelfSSL kann über Microsoft IIS implementiert werden. Weiteres hierzu siehe

http://www.microsoft.com/downloads.

Die folgenden Angaben sind nach Erhalt des Zertifikats erforderlich:

 Angezeigten Namen (Friendly Name) des neuen Zertifikats: Hierbei handelt es sich um einen

kurzen, aussagekräftigen Namen wie beispielsweise "Scanrechner".

 Bitlänge des Verschlüsselungscodes: Längere Codes sind sicherer; kürzere Codes beeinträchtigen die

Leistung weniger.

 Namen (Common Name) der abzusichernden Site: Hierbei handelt es sich entweder um den voll

qualifizierten DNS-Namen oder um den NetBIOS-Namen. Sites, die im Internet erscheinen, sollten den voll qualifizierten DNS-Namen verwenden.

HTTPS/SSL-Zertifikate S. 9-3.

 Standortdaten: Hierzu zählen unter anderem Firma, Ort und Land.

Zertifikatanforderungsdatei erstellen

Zertifikatanforderungsdatei erstellen:

Es wird vorausgesetzt, dass die IIS-Verwaltungskonsole auf dem Rechner, auf dem SMARTsend installiert werden soll, bereits aufgerufen wurde:

1 Mit der rechten Maustaste auf die IIS-Standard-Website oder auf die IIS-Site klicken, auf der

SMARTsend installiert ist oder werden soll. Eigenschaften auswählen.

2 Die Registerkarte Verzeichnissicherheit auswählen. 3 Auf Serverzertifikat klicken. 4 Das Fenster des Assistenten für Webserverzertifikate wird angezeigt. Auf Weiter klicken. 5 Auf Neues Zertifikat erstellen klicken. Auf Weiter klicken. 6 Auf Aufforderung jetzt vorbereiten, aber später senden klicken. Auf Weiter klicken. 7 Einen Anzeigenamen (Friendly Name) für das neue Zertifikat eingeben. Bei Bedarf einen andere

Bitlänge auswählen. Auf Weiter klicken.

8 Den Organisationsnamen und die Organisationseinheit eingeben. Auf Weiter klicken.

2-16 Installationsvorbereitung

9 Den Namen (Common Name) der Site eingeben. Für Sites im Internet empfiehlt sich die Verwendung

des voll qualifizierten DNS-Namens; lokale (Intranet-) Sites können auch den NetBIOS-Namen des Computers verwenden. Auf Weit er klicken.

HINWEIS: Der Betrieb von SMARTsend unter SSL ist nicht gewährleistet, wenn der Hostname auf

dem Zertifikat nicht mit dem voll qualifizierten Computernamen übereinstimmt.

10 Land, Bundesland bzw. Kanton und Ort der Site angeben. Auf Weiter klicken. 11 Einen Dateinamen für die Zertifikatanforderung eingeben. Erstellt wird eine Textdatei (.txt). Auf

Wei ter klicken.

HINWEIS: Den Namen und Speicherort der Zertifikatanforderungsdatei für den späteren Gebrauch

aufzeichnen.

12 Die Zusammenfassung erscheint. Die Einträge überprüfen. Auf Zurück klicken, wenn Korrekturen

notwendig sind, oder auf Wei ter, um fortzufahren.

13 Auf Fertig stellen klicken, um den Assistenten zu schließen. Damit wurde eine Zertifikatanforderungs-

datei erstellt, allerdings noch nicht weitergeleitet.

Datei bei der Zertifizierungsstelle einsenden

Datei einsenden:

1 Den Browser öffnen und die URL des Zertifikatservers eingeben. 2 Zertifikat anfordern auswählen. 3 Erweiterte Zertifikatanforderung auswählen. 4 Zertifikatanforderung einreichen, die eine -Base64-codierte CMD- oder PKCS10-Datei

verwendet, oder eine -Erneuerungsanforderung, die eine Base64-codierte PKCS7-Datei verwendet auswählen.

5 Auf den Link Durchsuchen klicken, um die Zertifikatanforderungsdatei zu finden und öffnen zu

können. Auf Lesen klicken, um die Datei zu laden. Der Dateiinhalt erscheint im Feld "Gesicherte Anforderung". Auf Senden klicken.

HINWEIS: Der Link "Durchsuchen" steht möglicherweise nicht zur Verfügung, wenn der Browser

aufgrund der lokalen Sicherheitseinstellungen keinen Zugriff auf den Datenträger hat, auf dem sich die Zertifikatsanforderungsdatei befindet. In diesem Fall kann die Anforderungsdatei im Editor geöffnet und dann in das Feld "Gesicherte Anforderung" kopiert werden bzw. der CA-Server in Internet Explorer als vertrauenswürdige Site angegeben werden.

6 Die Seite "Zertifikat wurde ausgestellt" erscheint. Bei Bedarf können die Zertifikatkodierung

(DER

oder Base 64) und die Downloadoptionen (Download des Zertifikats oder Download einer

Zertifikatkette) geändert werden.

7 Nach der Auswahl der Zertifikatoptionen auf den Link Download des Zertifikats klicken. Daraufhin

erscheint das Fenster "Dateidownload" mit dem Namen der Zertifikatdatei (.cer). Auf Speichern klicken, um die Datei in einem lokalen Ordner abzulegen. Den Speicherort der Datei für den späteren Gebrauch notieren.

Konfigurationsanforderungen 2-17

Sicherheitszertifikat installieren

Zertifikat installieren:

1 Zur IIS-Standard-Website oder zur IIS-Site, auf der SMARTsend installiert werden soll, zurückkehren

und dann in der IIS-Verwaltungskonsole die Seite Eigenschaften aufrufen. Die Registerkarte Verzeichnissicherheit auswählen.

2 Auf Serverzertifikat klicken. 3 Daraufhin öffnet sich der Assistent für Webserverzertifikate. Auf Weit er klicken. 4 Der Assistent erkennt die ausstehende Anforderung und bietet an, sie zu verarbeiten oder zu löschen.

Ausstehende Anforderung verarbeiten und Zertifikat installieren auswählen. Auf Weiter klicken.

5 Den Ablageort und den Namen der .cer-Datei eingeben. Auf Weiter klicken. 6 Den SSL-Anschluss für diese Website angeben. Auf Weiter klicken. 7 Entsprechend der .cer-Datei zeigt der Assistent eine Zusammenfassung an. Auf Wei ter klicken. 8 Ein Fertigstellungsfenster wird angezeigt. Auf Fertig stellen klicken. 9 Auf OK klicken, um die Seite mit den Eigenschaften der Website zu schließen. 10 Das IIS-Verwaltungskonsolenfenster schließen.

Damit ist das Sicherheitszertifikat installiert. Jetzt kann in SMARTsend mit sicheren Kennwörtern gearbeitet werden.

HINWEIS: Zur Einrichtung von SMARTsend für eine sichere Datenübertragung siehe Schutz der

Website, S. 9-3.

Sicherheitszertifikat ersetzen

Das derzeit installierte Zertifikat muss gelöscht werden, bevor es durch eine neues Zertifikat ersetzt werden

kann.

Zertifikat ersetzen:

1 Microsoft Management Console auf dem SMARTsend-Rechner starten. 2 Datei > Snap-In hinzufügen/entfernen auswählen. 3 Register Eigenständig öffnen. 4 Auf Hinzufügen klicken. 5 Zertifikate auswählen. 6 Auf Hinzufügen klicken. 7 Konto Computer auswählen. 8 Auf Weiter> klicken. 9 Unter "Computer auswählen" die Option Lokaler Computer auswählen. 10 Auf Fertig stellen klicken. 11 Dialogfeld schließen.

Die Zertifikate können nun angezeigt und entfernt werden.

2-18 Installationsvorbereitung

Zusätzliche Zielanforderungen

Dieser Abschnitt kann übersprungen werden, wenn die unten genannten Ziele nicht erforderlich sind.

Einige SMARTsend-Ziele sind nur dann funktionsfähig, wenn ein Client oder eine andere Software auf dem SMARTsend-Rechner installiert wird. Diese Softwareanforderungen gelten für die folgenden Scanziele:

 Bei Verwendung von Domino.Doc muss Document Manager Desktop Enabler (ab Version 3.1) auf dem

SMARTsend-Rechner installiert werden. Hierzu auf dem Domino.doc-Server die Homepage aufrufen und den Start-Link aktivieren. Anschließend auf den Link zum Laden von Document Manager Desktop Enabler klicken.

 Wenn DocuShare-Ziele über einen HTTP-Proxyserver verwendet werden, muss die Registrierung des

SMARTsend-Rechners entsprechend eingerichtet werden ( Proxyserver, S. 7-11).

 Wenn SMARTsend unter Windows 2000 Server/Advanced Server installiert wurde und die Ablage

unter Microsoft Office SharePoint Portal Server 2001 vorgesehen ist, dann muss der SharePoint Portal Server 2001-Client über die Microsoft-Website auf dem SMARTsend-Rechner installiert werden (siehe Kompatibilität von SharePoint Portal Server 2001 mit Windows Server 2003, S. 7-10).

 Novell NetWare-Zielordner benötigen den Novell-Client für NetWare ab Version 4.83 SP1,

entweder (

www.novell.com).

 Andere Ablageziele wie Documentum, Hummingbird und Interwoven bedingen die entsprechende

von der mit dem Novell NetWare-Client gelieferten CD oder von der Novell-Website

Client-Software auf dem SMARTsend-Rechner. Die Software gemäß den mitgelieferten Installationsanweisungen installieren.

siehe DocuShare-Zugriff über HTTP-

 Zur Verwendung von LiveLink als Ablageziel müssen vier LiveLink SDK-Dateien installiert werden.

Einzelheiten zu LiveLink SDK siehe

 Microsoft Office 2000, XP oder 2003 muss auf dem SMARTsend-Rechner installiert werden, falls

Voraussetzungen für LiveLink S. 3-10.

Office-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint etc.) an einen Drucker im Netzwerk übermittelt werden (

siehe Microsoft Office als interaktiven Benutzer konfigurieren, S. 2-20).

 Bei Druckern im Netzwerk ist die Installation eines Druckertreibers für jeden Drucker auf dem

SMARTsend-Rechner erforderlich (

siehe Druckertreiber für Drucker im Netzwerk installieren,

S. 2-24).

Konfigurationsanforderungen 2-19

Microsoft Office als interaktiven Benutzer konfigurieren

Die Konfiguration von Microsoft Office als interaktiver Benutzer erlaubt das Übertragen von Office-Dateien an Remote-Drucker. Die Verfahren für Windows 2000 Server und Windows Server 2003/XP Professional sind unterschiedlich.

HINWEIS: Als Erstes muss die SMARTsend-Anwendung installiert werden.

Windows 2000 Server

Zur Einrichtung einer Automatisierung für Office unter dem interaktiven Benutzerkonto folgendermaßen vorgehen:

1 Anmeldung als Administrator vornehmen und Office mit der vollständigen Installationsoption

installieren bzw. neu installieren. Es wird empfohlen, den gesamten Inhalt der Office-CD auf ein lokales Laufwerk zu kopieren und die Installation von dort durchzuführen.

2 Die Office-Anwendung starten, für die eine Automatisierung gewünscht wird. Dies bewirkt eine

selbständige Registrierung der Anwendung.

3 Wenn die Anwendung läuft, mit ALT+F11 Microsoft Visual Basic aufrufen. 4 Die Anwendung und Visual Basic schließen. 5 Auf Start > Ausführen klicken und DCOMCNFG eingeben. 6 Die zu automatisierende Anwendung auswählen. Anwendungsbezeichnungen:

Microsoft Excel 2000/2002/2003 - Microsoft Excel-Anwendung

Microsoft Word 2000/2002/2003 - Microsoft Word-Dokument Mit Eigenschaften das Eigenschaften-Dialogfeld der jeweiligen Anwendung aufrufen.

HINWEIS: Erscheint der DCOM-Hinweis, clsid zu registrieren, die Registrierung durchführen.

7 Die Registerkarte Sicherheit auswählen. Die Optionen Standardzugriffsberechtigungen verwenden

und Standardstartberechtigungen verwenden müssen aktiviert sein.

8 Das Register Identität öffnen und Interaktiver Benutzer auswählen. 9 Das Dialogfeld mit OK schließen. 10 Im Dialogfeld für die DCOM-Konfiguration auf das Register Standardsicherheit klicken. 11 Die Zugriffsberechtigungen mit Standard bearbeiten aufrufen. Folgende Benutzer müssen in der Liste

der Zugriffsberechtigungen erscheinen, falls nicht, diese hinzufügen:

SYSTEM INTERAKTIV Jeder Administratoren FF_SMARTSEND_USER IUSR_<gerätename>* IWAM_<gerätename>*

* Diese Konten erscheinen nur, wenn IIS auf dem Rechner installiert ist.

HINWEIS: Ggf. zur Anzeige der vollständigen Benutzerliste auf die Schaltfläche zur Anzeige der

Benutzer klicken.

2-20 Installationsvorbereitung

12 Jedem Benutzer Zugriffsberechtigung erteilen und auf OK klicken. 13 Die Startberechtigungen mit Standard bearbeiten aufrufen. Folgende Benutzer müssen in der Liste der

Startberechtigungen erscheinen, falls nicht, diese hinzufügen:

SYSTEM INTERAKTIV Jeder Administratoren FF_SMARTSEND_USER IUSR_<gerätename>* IWAM_<gerätename>*

* Diese Konten erscheinen nur, wenn IIS auf dem Rechner installiert ist.

14 Jedem Benutzer Startberechtigung erteilen und auf OK klicken. 15 DCOMCNFG mit OK beenden. 16 REGEDIT ausführen und überprüfen, ob folgende Schlüssel und Zeichenfolgen für die zu

automatisierende Office-Anwendung vorliegen:

Microsoft Excel 2000/2002/2003:

Schlüssel: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\EXCEL.EXE

Anwendungskennung (AppID): {00020812-0000-0000-C000-000000000046}

Microsoft Word 2000/2002/2003:

Schlüssel: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE

Anwendungskennung (AppID): {00020906-0000-0000-C000-000000000046}

Sind diese Schlüssel nicht vorhanden, folgende .reg-Datei auf dem System ausführen, um sie zu erstellen:

REGEDIT4

[HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE]

"AppID"="{00020906-0000-0000-C000-000000000046}"

[HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\EXCEL.EXE]

"AppID"="{00020812-0000-0000-C000-000000000046}"

17 Anschließend muss das System neu gestartet werden.

Konfigurationsanforderungen 2-21

Windows Server 2003 und XP Professional

Zur Einrichtung einer Automatisierung für Office unter dem interaktiven Benutzerkonto folgendermaßen vorgehen:

1 Anmeldung als Administrator vornehmen und Office mit der vollständigen Installationsoption

installieren bzw. neu installieren. Es wird empfohlen, den gesamten Inhalt der Office-CD auf ein lokales Laufwerk zu kopieren und die Installation von dort durchzuführen.

2 Die Office-Anwendung starten, für die eine Automatisierung gewünscht wird. Dies bewirkt eine

selbständige Registrierung der Anwendung.

3 Wenn die Anwendung läuft, mit ALT+F11 Microsoft Visual Basic aufrufen. 4 Die Anwendung und Visual Basic schließen. 5 Verwaltung > Komponentendienste > Computer > Arbeitsplatz > DCOM-Konfiguration

auswählen. Anwendungsbezeichnungen:

Microsoft Excel-Anwendung

Microsoft Word-Dokument

Für jede der Anwendungen folgende Schritte durchführen:

HINWEIS: Erscheint der DCOM-Hinweis, clsid zu registrieren, die Registrierung durchführen.

6 Mit der rechten Maustaste auf die Anwendung klicken und Eigenschaften auswählen. 7 Das Register Identität öffnen und Interaktiver Benutzer auswählen. 8 Die Registerkarte Sicherheit auswählen. 9 Benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen verwenden > Bearbeiten auswählen. Folgende Benutzer

müssen in der Liste der Zugriffsberechtigungen erscheinen, falls nicht, diese hinzufügen:

SYSTEM INTERAKTIV Jeder Administratoren FF_SMARTSEND_USER IUSR_<gerätename>* IWAM_<gerätename>*

* Diese Konten erscheinen nur, wenn IIS auf dem Rechner installiert ist.

10 Jedem Benutzer Zugriffsberechtigung erteilen und auf OK klicken.

2-22 Installationsvorbereitung

11 Benutzerdefinierte Startberechtigungen verwenden > Bearbeiten auswählen. Folgende Benutzer

müssen in der Liste der Startberechtigungen erscheinen, falls nicht, diese hinzufügen:

SYSTEM INTERAKTIV Jeder Administratoren FF_SMARTSEND_USER IUSR_<gerätename>* IWAM_<gerätename>*

* Diese Konten erscheinen nur, wenn IIS auf dem Rechner installiert ist.

12 Jedem Benutzer Startberechtigung erteilen und auf OK klicken. 13 Dialogfeld mit OK schließen. Anwendung beenden. 14 REGEDIT ausführen und überprüfen, ob folgende Schlüssel und Zeichenfolgen für die zu

automatisierende Office-Anwendung vorliegen:

Microsoft Excel 2000/2002/2003:

Schlüssel: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\EXCEL.EXE

Anwendungskennung (AppID): {00020812-0000-0000-C000-000000000046}

Microsoft Word 2000/2002:

Schlüssel: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE

Anwendungskennung (AppID): {00020906-0000-0000-C000-000000000046}

Microsoft Word 2003:

Schlüssel: HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE

Anwendungskennung (AppID): {F04CCF7B-0D4A-43E3-816A-193163BCAA49}

Sind diese Schlüssel nicht vorhanden, folgende .reg-Datei auf dem System ausführen, um sie zu erstellen:

REGEDIT4

[HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\WINWORD.EXE]

"AppID"="{00020906-0000-0000-C000-000000000046}"

Hinweis: Für Word 2000 und Word 2002 gilt diese .reg-Datei. Für Word 2003 die Anwendungskennschlüssel (AppID) wie folgt ändern:

"AppID"="{F04CCF7B-0D4A-43E3-816A-193163BCAA49}"

[HKEY_CLASSES_ROOT\AppID\EXCEL.EXE]

"AppID"="{00020812-0000-0000-C000-000000000046}"

15 Anschließend muss das System neu gestartet werden.

Konfigurationsanforderungen 2-23

Druckertreiber für Drucker im Netzwerk installieren

Druckertreiber installieren:

1 Beim SMARTsend-Rechner als Benutzer mit Administratorberechtigungen anmelden. Das

Netzwerkbenutzerkonto muss sich auf dem lokalen Netzwerk befinden, an das der Netzwerkdrucker angeschlossen ist.

2 In Windows den Druckerinstallations-Assistenten öffnen. Auf Weiter klicken. 3 Lokaler Drucker, der an den Computer angeschlossen ist auswählen und dann auf Weiter klicken. 4 Das Dialogfeld "Druckeranschluss auswählen" wird angezeigt. Die Option Einen neuen Anschluss

erstellen und dann als Anschlusstyp Standard-TCP/IP-Port auswählen. Auf Weiter klicken.

5 Der Assistent "Standard-TCP/IP-Druckerport hinzufügen" wird angezeigt. Auf Weiter klicken. 6 Den Druckernamen oder die IP-Adresse eingeben. Der Anschlussname wird automatisch vorgegeben

(diesen nicht ändern). Auf Weiter klicken.

7 Bei Bedarf "Zusätzliche Anschlussinformationen" auswählen oder eingeben, dann auf Weiter klicken. 8 Auf Fertig stellen klicken, um den Assistenten "Standard-TCP/IP-Druckerport hinzufügen"

schließen.

9 Im Druckerinstallations-Assistenten einen Druckerhersteller und ein entsprechendes Druckermodell in

der Liste auswählen oder auf Datenträger... klicken, um nach dem zu installierenden Treiber zu suchen. Auf Weiter klicken.

10 Den Druckernamen eingeben oder bestätigen, und eine Standarddruckeroption auswählen. Auf Weiter

klicken.

11 Im Dialogfeld "Druckerfreigabe" die Option Freigabename auswählen und den Druckernamen

eingeben. Auf Weiter klicken.

12 Bei Bedarf einen Standort und eine Anmerkung eingeben. Auf Weiter klicken. 13 Bei Bedarf eine Testseite drucken. Auf Weiter klicken. 14 Auf Fertig stellen klicken, um die Treiberinstallation abzuschließen.

2-24 Installationsvorbereitung

Konfiguration von Client und Browser

Installation und Verwendung von SMARTsend erfordern folgende Client-/Browserkonfiguration:

 Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5 (Internet Explorer wird empfohlen für beste Leistung.)  Netscape ab Version 7.0  Mozilla ab Version 1.7  Mozilla FireFox ab Version 1.0.6  Wenn SMARTsend auf einem Intranet ausgeführt wird, muss der SMARTsend-Rechner zur

Proxyserverausnahmeliste des Browsers hinzugefügt werden (siehe Proxyservereinstellung).

 Popup-Blocker müssen deaktiviert oder neu konfiguriert werden, sodass sie SMARTsend umgehen oder

ausschließen. Andernfalls werden bestimmte SMARTsend-Dialogfelder nicht angezeigt.

 Wenn eine multinationale Version von SMARTsend verwendet wird, muss die Browsersprache

entsprechend der gewünschten Sprache konfiguriert werden (siehe Spracheinstellungen, S. 2-27).

 Adobe Reader ab Version 4.0 ist erforderlich, um PaperWare-Deckblätter (nur Professional Edition) und

die SMARTsend-Dokumentation anzuzeigen und auszudrucken.

Die folgenden Abschnitte enthalten weitere Hinweise. Der SMARTsend-Administrator sollte diese Einstellungen testen, bevor Konfigurationsänderungen auf den Client-Arbeitsstationen übernommen werden.

Proxyservereinstellung

Wenn die Verbindung zum Internet über einen Proxyserver hergestellt wird, müssen die BrowserEinstellungen in SMARTsend geändert werden, damit der Proxyserver nicht mit der SMARTsendAuthentifizierung in Konflikt gerät. Dazu wird der Browser üblicherweise so eingestellt, dass er bei der Suche nach lokalen IP-Adressen den Proxyserver umgeht, und/oder die IP-Adresse des SMARTsendRechners und der voll qualifizierte Hostname in eine Liste mit Ausnahmen eingetragen wird.

HINWEIS: Je nach Browsertyp und -version gibt es verschiedene Verfahren und Optionen.

Beispielsweise müssen bei manchen Versionen von Internet Explorer in die Ausnahmeliste des Proxyservers die spezifische IP-Adresse UND der voll qualifizierte Hostname des SMARTsend-Rechners eingetragen werden. Hinweise zu spezifischen Anforderungen und Verfahren finden sich in der Browser dokumentation.

Einstellungen des Proxyservers in Internet Explorer ändern:

1 Extras > Internetoptionen auswählen. 2 Das Register Verbindungen auswählen und dann unter "LAN-Einstellungen" auf die Schaltfläche

Einstellungen klicken.

3 Wenn Proxyserver für LAN verwenden aktiviert ist, Proxy Server für lokale Adressen umgehen

auswählen. Wenn kein Proxyserver verwendet wird, braucht dieses Verfahren nicht weiter fortgesetzt

werden.

4 Auf Erweitert klicken. 5 In die Ausnahmeliste die IP-Adresse und/oder den voll qualifizierten Hostnamen von SMARTsend

eingeben.

Konfiguration von Client und Browser 2-25

6 Danach alle Fenster mit einem Klick auf OK schließen.

- ODER -

1 Extras > Internetoptionen auswählen. 2 Das Register Sicherheit auswählen und dann auf Lokales Intranet klicken. 3 Auf Sites klicken. 4 Auf Erweitert klicken und die IP-Adresse und/oder den voll qualifizierten Hostnamen von

SMARTsend zur Zone hinzufügen.

5 Danach alle Fenster mit OK schließen.

Einstellungen des Proxyservers in Netscape und Mozilla ändern:

1 Netscape bzw. Mozilla öffnen. 2 Das Menü "Bearbeiten" aufrufen und Einstellungen auswählen. 3 Erweitert > Proxies auswählen. 4 Manuelle Proxy-Konfiguration auswählen und für jedes unterstützte Protokoll den Hostnamen und

die IP-Adresse des Proxyservers angeben. Für jedes Protokoll die Anschlussnummer im Feld "Anschluss" eingeben.

5 Den Hostnamen und/oder die IP-Adresse des SMARTsend-Rechners in das Feld Kein Proxy für

eingeben. Mehrere Einträge sind durch Kommata zu trennen.

6 Die Einstellungen mit OK speichern.

Einstellung der Authentifizierung

Wenn die SMARTsend-Benutzer anhand der Anmeldedaten ihres Netzwerkkontos authentifiziert werden, wird das Anmeldeverfahren der Site umgangen. Das folgende Verfahren ausführen, um die Anmeldung bei der SMARTsend-Site obligatorisch zu machen. (Das folgende Beispiel geht von Windows XP und Internet

Explorer 6.0 aus.)

Benutzerauthentifizierung in Internet Explorer obligatorisch machen:

1 In Windows in der Systemsteuerung oder im Browser im Menü Extras die Option Internetoptionen

auswählen.

2 Die Registerkarte Sicherheit auswählen. 3 Lokales Intranet auswählen. 4 Auf Stufe anpassen klicken. 5 "Benutzerauthentifizierung" einblenden und unter "Anmeldung" die Option Nach Benutzername und

Kennwort fragen auswählen.

6 Danach alle Fenster mit OK schließen.

HINWEIS: Die Anforderung einer Anmeldung wurde im obigen Beispiel in Internet Explorer aktiviert,

sie muss aber auch in Netscape und Mozilla aktiviert werden. Die einzelnen Schritte können sich je nach Browser und Betriebssystem unterscheiden.

2-26 Installationsvorbereitung

Spracheinstellungen

HINWEIS: Diese Informationen beziehen sich nur auf die multinationale Version von SMARTsend. Ist

die gewünschte Sprache in SMARTsend nicht verfügbar, wird standardmäßig Englisch angezeigt.

Browsersprache einrichten:

1 Prüfen, ob die Sprache, in der SMARTsend angezeigt werden soll, in der folgenden Tabelle

enthalten

ist:

Sprache ISO-Code

Dänisch DA Deutsch DE Englisch EN Finnisch FI

Französisch FR

Italienisch IT

Niederländisch NL

Norwegisch NO

Portugiesisch (Brasilien) PT-BR

Schwedisch SV

Spanisch ES

Tab. 2-2: Verfügbare Sprachversionen

2 In Internet Explorer Extras > Internetoptionen auswählen. Das Dialogfeld "Internetoptionen" wird

angezeigt.

3 Das Register "Allgemein" auswählen und auf Sprachen klicken. Das Dialogfeld "Spracheinstellung"

wird angezeigt.

4 Die Sprachen und zugehörige Kürzel (in eckigen Klammern) werden in einem Fenster mit Bildlaufleiste

angezeigt. Wenn die gewünschte Sprache nicht angezeigt wird, auf Hinzufügen klicken. Die Anzeige "Sprache hinzufügen" wird eingeblendet. Die hinzuzufügende Sprache auswählen und auf OK klicken.

5 Erscheint die gewünschte Sprache in der Liste, die Sprache auswählen und an den Anfang der Liste

verschieben. Auf OK klicken.

6 Danach alle Fenster mit einem Klick auf OK schließen.

Konfiguration von Client und Browser 2-27

Scangerätekonfiguration

SMARTsend bietet mehrere Möglichkeiten, um Xerox-Multifunktionsgeräte zu ermitteln und zur Verwendung mit SMARTsend-Scangeräten zu konfigurieren. Bei den meisten Konfigurationen sind nur geringfügige Administratoreingriffe erforderlich, damit SMARTsend die Geräte ermitteln und konfigurieren kann. Es gibt jedoch einige Konfigurationsaufgaben, die ausgeführt werden müssen, verwendet wird. Zu diesen Aufgaben gehören u. A. das Konfigurieren der Netzwerk-Scanoptionen und Dateiablageprotokolle (FTP/SMB/HTTP/HTTPS) für das Gerät sowie das Erstellen und Konfigurieren des Kontos und der Anmeldedaten, die das Gerät für den Zugriff auf den SMARTsend-Rechner benötigt. Wenn in SMARTsend für private Workflows bzw. für den Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" eine Authentifizierung erforderlich ist, dann muss außerdem die Authentifizierung auf dem Gerät aktiviert und konfiguriert sein.

HINWEIS: Weitere Hinweise zur Scaneinrichtung des Xerox-Geräts sind der mit dem Gerät gelieferten

Dokumentation zu entnehmen.

Anforderungen an Xerox-Multifunktionsgeräte

Die folgenden Xerox-Multifunktionsgeräte können mit SMARTsend verwendet werden:

 Document Centre 265/255/240 (Systemsoftware ab Version 18.6), 440/432/425/420 ST, 430/426, 490/

480/470/460 ST oder 555/545/535 ST

 WorkCentre Pro 65/75/90, 35/45/55, 32/40, 123/128, 165/175, C2128/C2636/C3545, 232/238/245/255/

265/275

 Xerox 4110 Kopierer/Drucker — mit folgenden Einschränkungen:

 Keine Gerätelokalisierung möglich; IP-Adresse oder Hostname muss explizit eingegeben werden.

bevor SMARTsend

 Private Profile können nicht verwendet werden, da auf diesem Gerät keine

Netzwerkauthentifizierung möglich ist.

 Keine automatische Aktualisierung von Profilen; stattdessen muss die Schaltfläche "Aktualisieren"

aktiviert werden.

Die folgenden Konfigurationsanforderungen gelten für alle Xerox-Multifunktionsgeräte, die mit SMARTsend verwendet werden:

 TCP/IP muss aktiviert und korrekt konfiguriert sein.  Die Netzwerk-Scanoption muss aktiviert und korrekt konfiguriert sein.  Mehrere Windows-Konten, die für die Gerätekonfiguration erforderlich sind, werden automatisch von

SMARTsend erstellt. Außerdem können Gerätekonten manuell erstellt werden. Weiteres hierzu siehe Administrator-, Benutzer- und Gerätekonten erstellen, S. 2-13 und Gerätekonten verwalten S. 4-15.

 Wenn in SMARTsend für private Workflows bzw. den Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-

Adresse" eine Authentifizierung erforderlich ist, dann muss die Authentifizierung aktiviert und konfiguriert sein, um Benutzer aus der Domäne, in der sich der SMARTsend-Rechner befindet, oder einer vertrauenswürdigen Domäne zu authentifizieren. Hinweise zum Konfigurieren und Aktivieren der Authentifizierung finden sich in der Dokumentation des Xerox-Geräts.

 Bei der Gerätekonfiguration überschreibt SMARTsend die Einstellungen für den Standard-

Ablagebereich und die Profilsammlung eines Xerox-Multifunktionsgeräts. Wenn vorhandene Anwendungen den Standard-Ablagebereich verwenden, müssen Anwendung und Gerät vor der Konfiguration für eine Verwendung von SMARTsend neu konfiguriert werden, damit diese Anwendungen einen alternativen Ablagebereich verwenden (siehe Scangerät- und Anwendungsmigration, S. 2-3).

2-28 Installationsvorbereitung

 Ein einzelnes Xerox-Multifunktionsgerät kann nicht sowohl CentreWare Scan-Services als auch

SMARTsend verwenden. Wenn CentreWare Scan-Services-Profile in SMARTsend verwendet werden müssen, die gewünschten Profile mit dem SMARTsend Profil-Importservice importieren (siehe Profil- Importservice, S. 8-3).

TIPP: Falls Xerox-Multifunktionsgeräte, die zwar für eine Verwendung mit SMARTsend vorgesehen, jedoch

bereits für die Verwendung mit anderen Scananwendungen konfiguriert sind, dann sollte für diese Geräte ein Konfigurationsblatt ausgedruckt und aufbewahrt werden, bevor sie für die Verwendung mit SMARTsend konfiguriert werden. Das Konfigurationsblatt enthält die aktuelle Netzwerk-Scankonfiguration und kann als Hilfestellung verwendet werden, sollte es zukünftig notwendig sein, die frühere Konfiguration wieder herzustellen.

Datenübertragungsprotokolle

Mit SMARTsend können zwar verschiedene scanbezogene Einstellungen auf Xerox-Multifunktionsgeräten konfiguriert, jedoch keine Datenübertragungsprotokolle und Optionseinstellungen auf dem Gerät oder dem SMARTsend-Rechner aktiviert oder geändert werden. Die folgenden Konfigurationseinstellungen müssen überprüft werden, bevor ein Gerät zu SMARTsend hinzugefügt wird:

 Wenn FTP zur Ablage von Scanaufträgen verwendet wird, dann muss der IIS FTP-Server installiert und

gestartet sein ( Standardeinstellung.

 Wenn SMB zur Ablage von Scanaufträgen verwendet wird, dann muss SMB auf dem Gerät unterstützt

werden. Außerdem muss für den Netzwerkadapter auf dem SMARTsend-Rechner die Datei- und Druckerfreigabe für Microsoft-Netzwerke aktiviert worden sein ( aktivieren, S. 2-9).

siehe IIS/FTP installieren und konfigurieren, S. 2-10). Dies ist die SMARTsend-

siehe Datei- und Druckerfreigabe

 Wenn HTTP zur Ablage von Scanaufträgen verwendet wird, dann muss HTTP auf dem Gerät

aktiviert

 Wenn HTTPS zur Ablage von Scanaufträgen verwendet wird, dann muss SSL/HTTPS auf dem

Gerät

sein.

aktiviert sein. Darüber hinaus muss ein Sicherheitszertifikat auf dem SMARTsend-Rechner

installiert sein.

HINWEIS: Wird versucht, ein Xerox-Multifunktionsgerät über ein Protokoll hinzuzufügen, für das das

Gerät nicht ausgelegt ist, wird ein anderes Protokoll verwendet. In einer Statusmeldung wird angezeigt, welches Protokoll von SMARTsend für die Datenübertragung eingesetzt wird (siehe Gerätestandardein- stellungen, S. 4-18).

Scangerätekonfiguration 2-29

TCP/IP-Anschluss

Für FTP, SMB, HTTP und HTTPS werden jeweils bestimmte Anschlüsse auf dem SMARTsend-Rechner verwendet. Dabei gilt folgende Zuordnung:

Protokoll TCP/IP-Anschluss

FTP 21

SMB 139

HTTPS 80

HTTPS 443

Tab. 2-3: TCP/IP-Standardanschlüsse

Bei der Konfiguration der Anschlüsse auf dem SMARTsend-Rechner und den Xerox-Geräten ist folgendes zu beachten:

 Die Anschlüsse für die jeweiligen Protokolle dürfen nicht durch einen Filter an einem Switch, einem

Router oder einer Firewall blockiert werden.

 Anschluss 139 muss für SMB-Ablage verwendet werden.

 Bei der Verwendung anderer Anschlüsse auf dem SMARTsend-Rechner werden diese Anschlüsse auf

den Xerox-Geräten von SMARTsend entsprechend konfiguriert.

HINWEIS: Manche Xerox-Geräte sind für nicht standardgemäße Anschlüsse nicht ausgelegt. In diesem

Fall den SMARTsend-Rechner mit einem Standardanschluss einrichten und dann das Gerät ebenfalls neu einrichten.

2-30 Installationsvorbereitung

Konfiguration des Standardprofils

Die Professional Edition von SMARTsend ermöglicht die Verarbeitung von Aufträgen, die mit einem PaperWare-Deckblatt gescannt wurden, anhand des Standardscanprofils eines Xerox-Multifunktionsgeräts. Diese Methode ist einfacher als die Verwendung des PaperWare-Profils von SMARTsend, es sind jedoch folgende Hinweise zu berücksichtigen:

ACHTUNG: Änderungen an der Windows-Systemregistrierung stets ordnungsgemäß durchführen. Vor

Durchführen des nachstehenden Verfahrens eine Sicherungskopie der Registrierung anlegen. Hinweise zur Sicherung der Registrierung siehe Onlinehilfe der Registrierung.

 Die Registrierung muss auf dem SMARTsend-Rechner wie folgt geändert werden:

 Auf Start > Ausführen klicken, regedit eingeben und auf OK klicken.

 Folgenden Registrierungseintrag suchen:

[HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Xerox\FreeFlowDDS\Settings\Install].

 Zur Erstellung einer neuen Zeichenfolge mit der rechten Maustaste auf den Installationsordner

klicken. Die Zeichenfolge als "ProcessDefaultTemplate" bezeichnen und auf "True" setzen. (HINWEIS: Bei Eingabe der Zeichenfolge Groß-/Kleinschreibung beachten!)

 Die Registrierung schließen.

 Zur Deaktivierung der Zeichenfolge diese löschen oder den Wert auf "False" setzen.

 Das Gerät muss in SMARTsend hinzugefügt und richtig konfiguriert werden.

 Das Auftragsprotokoll muss auf dem Gerät aktiviert sein. Auf den meisten Geräten erfolgt diese

Einstellung über die CentreWare Internet-Services (Eigenschaften > Services > Scannen > Standardprofil).

 Das Standardablageprinzip (für Scanprofile) muss auf "Auto-Namensvergabe" oder "Neue Datei

umbenennen" eingestellt werden. Auf den meisten Geräten erfolgt diese Einstellung über die CentreWare Internet-Services (Scannen > Profil wählen > Datei-Zielbestimmungen > Bearbeiten > Ablageprinzip).

 Die Standardprofileinstellungen können mithilfe eines Webbrowsers über CentreWare Internet-Services

eingesehen oder geändert werden. Dazu lediglich die IP-Adresse des Xerox-Geräts als URL eingeben, dann "Eigenschaften > Services > Scannen > Standardprofil" wählen.

 Die Standardgröße für Glyphs auf dem PaperWare-Deckblatt erfordert eine Mindestscanauflösung von

300 dpi. Daher ist die Standardauflösung des Standardprofils auf mindestens 300x300 einzustellen. Auf

den meisten Geräten erfolgt diese Einstellung über die CentreWare Internet-Services

(Eigenschaften > Services > Scannen > Standardprofil).

TIPP: Die SMARTsend-Benutzer darauf hinweisen, dass sie das Standardprofil für PaperWare-Deckblätter

nutzen können. Somit ersparen sie sich das Durchsehen der Profilliste auf dem Gerät.

Scangerätekonfiguration 2-31

Anforderungen an Internet-Fax- und E-Mail-fähige Geräte

Folgende Internet-Fax- und E-Mail-fähige Geräte können mit der SMARTsend Professional Edition eingesetzt werden:

 E-Mail-fähige Geräte einschließlich:

 Xerox WorkCentre M20i

 Xerox WorkCentre M118i

 Xerox WorkCentre M24

HINWEIS: Je nach Art der E-Mail-Funktionalität dieser Geräte gelten bestimmte Einschränkungen

in Bezug auf das Scandateiformat. Weitere Informationen finden sich unter E-Mail-fähige Geräte S. 2-33.

Das für die Internet-Fax-Funktion verwendete POP3-E-Mail-Konto des Posteingangsservers (POP3) kann auch für den Eingang von E-Mail genutzt werden (

siehe PaperWare-Internet-Faxeinstellungen,

S. 4-23).

 Alle Internet-Faxgeräte, die die RFC 2301-Dateiformatprofile S, F oder C verarbeiten können,

einschließlich:

 Xerox WorkCentre Pro 685/785

 Xerox WorkCentre Pro 416Si

Folgende Konfigurationsanforderungen gelten für alle Internet-Faxgeräte:

Einschränkungen für

 TCP/IP muss aktiviert und korrekt konfiguriert sein.  Ein DNS-Hostname, eine statische IP-Adresse oder DHCP muss konfiguriert sein (Anforderungen

unterscheiden sich je nach Hersteller).

 Internet-Fax (einfacher Modus) muss verfügbar sein (erweiterter Modus wird nicht von SMARTsend

unterstützt).

 Für den vom SMARTsend-Rechner verwendeten Internet-Faxeingang muss ein dediziertes E-Mail-

Konto erstellt werden.

Hinweise zu spezifischen Netzwerkkonfigurationsanforderungen finden sich in der Dokumentation des Internet-Faxgeräts.

2-32 Installationsvorbereitung

Einschränkungen für E-Mail-fähige Geräte

Bei Einsatz von PaperWare in Kombination mit den E-Mail-Funktionen gelten je nach Gerät folgende Einschränkungen:

WorkCentre M20i

 Als Dateiformat muss TIFF gewählt werden, da das vom WorkCentre M20i angebotene PDF-Format

mit SMARTsend nicht kompatibel ist.

 Es muss im Schwarzweißmodus gescannt werden. Beim Scannen im Farbmodus werden einseitige

JPG-Dateien erstellt, die für PaperWare ungeeignet sind.

 Da E-Mail-Anhänge vom WorkCentre M20i aufgeteilt werden, wird nur der erste Anhang von

SMARTsend verarbeitet (weil das PaperWare-Deckblatt zum ersten Anhang gehört). Es wird daher empfohlen, die maximale Größe für E-Mail-Anhänge auf 4 MB zu beschränken.

 Gedruckte Bestätigungen sowie die PaperWare-Funktion "Formular erneut abrufen" können mit dem

WorkCentre M20i nicht verwendet werden, da die Übertragung per E-Mail stattfindet.

WorkCentre M118i

 Gedruckte Bestätigungen sowie die PaperWare-Funktion "Formular erneut abrufen" können mit dem

WorkCentre M118i nicht verwendet werden, da die Übertragung per E-Mail stattfindet.

 Als Dateiformat kann PDF oder Mehrfachseiten-TIFF gewählt werden.

WorkCentre M24

 Als Dateiformat muss PDF festgelegt werden. Das Format Mehrfachseiten-TIFF ist beim WorkCentre

M24 für E-Mail nicht zulässig.

 Als Scanmodus kann Schwarzweiß- oder Farbmodus gewählt werden.

 Gedruckte Bestätigungen sowie die PaperWare-Funktion "Formular erneut abrufen" können mit

dem

WorkCentre M118i nicht verwendet werden, da die Übertragung per E-Mail bzw. Internet-Fax

stattfindet.

Scangerätekonfiguration 2-33

Erfassung installationsrelevanter Daten

SMARTsend benötigt gewisse Informationen für eine erfolgreiche Installation und Konfiguration. Die

meisten dieser Informationen können über die SMARTsend-Verwaltungsseiten hinzugefügt oder

geändert werden.

 SMARTsend-Administratorinformationen

(Dienen SMARTsend-Benutzern als Kontaktpunkt für Site-Verwaltung und Betreuung. Diese Informationen erscheinen auf Bestätigungsblättern und anderen Benachrichtigungen.)

Telefon: _________________________________________________________

Name: __________________________________________________________

E-Mail-Adresse: __________________________________________________

 Voll qualifizierter DNS-Name bzw. IP-Adresse des SMTP-Mail-Servers

(Verwendet für den Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse", Scanauftragsbestätigungen, Benachrichtigungen bei Verwaltungsereignissen und Konfigurationsmeldungen.)

DNS-Name oder IP-Adresse: ________________________________________

 Antwortadresse für E-Mail-Konto der Anwendung

(Diese Antwortadressangabe erscheint im Feld "Antwort an" auf E-Mail-Bestätigungsmeldungen und Fehlerbenachrichtigungen ( S. 4-35).)

Antwortadresse: __________________________________________________

siehe SMTP-Server einrichten, S. 4-24 und Allgemeine Einstellungen

 Voll qualifizierter DNS-Name bzw. IP-Adresse des LDAP-Servers

(für die Suchfunktion des integrierten SMARTsend-Adressbuchs)

DNS-Name oder IP-Adresse: ________________________________________

 Kennwort für den MSDE-Datenbankzugang

(Dieses Kennwort wird für die Konfiguration der von SMARTsend erstellten MSDE-Datenbank benötigt. Es wird nur von SMARTsend verwendet. Administratoren und Benutzer benötigen dieses Kennwort nur zum Zeitpunkt der ersten Installation.)

Kennwort: _______________________________________________________

 Pfad der Anwendung, wenn nicht der Standardpfad verwendet wird (Pfad kann nach der Installation

nicht geändert werden)

Pfad: ___________________________________________________________

 Name und Kennwort für das SMARTsend Gerätekonto, optional

(Für jedes Protokoll werden automatisch Gerätekonten erstellt. Falls diese Konten jedoch manuell erstellt werden, sind diese Daten hier zu erfassen. Die Daten zu Gerätekonten werden vom Installationsprogramm nicht benötigt, sie sind jedoch erforderlich, wenn im Rahmen der SiteKonfiguration Xerox-Multifunktionsgeräte hinzugefügt werden (

siehe Administrator-, Benutzer- und

Gerätekonten erstellen, S. 2-13).)

Name/Kennwort des FTP-Kontos: ____________________________________

Name/Kennwort des SMB-Kontos: ___________________________________

Name/Kennwort des HTTP-Kontos: __________________________________

Name/Kennwort des HTTPS-Kontos: _________________________________

2-34 Installationsvorbereitung

Abschluss

Sofern alle in diesem Kapitel beschriebenen vorbereitenden Aufgaben ausgeführt wurden, kann jetzt die SMARTsend-Software installiert werden. Alle vorbereitenden Anforderungen überprüfen und dann mit den Hinweisen zur Softwareinstallation in Kapitel 3 fortfahren.

HINWEIS: Falls eine Probe- oder eine ältere Version von SMARTsend aktualisiert wird, die Anweisungen

Kapitel 3, Installation von SMARTsend befolgen. Probeversionen von SMARTsend werden automatisch durch das Installationsprogramm auf die lizenzierte Version aktualisiert. Nach der Aktualisierung kann weiterhin auf die mit der Probeversion erstellten Workflows zugegriffen werden. Abgelaufene Probeversionen können auf Vollversionen umgestellt werden; dabei bleiben alle Workflows erhalten. Vollversionen sind vom Xerox-Händler zu beziehen. Weitere Hinweise zur Aktualisierung Aktualisierungsszenarien, S. 3-3.

siehe

Abschluss 2-35

2-36 Installationsvorbereitung

Installation von SMARTsend

In diesem Kapitel werden die Funktionen des SMARTsend-Installationsprogramms sowie das Installieren, Starten und Entfernen der Anwendung beschrieben. Außerdem wird erläutert, wie beim Umstellen von einer SMARTsend-Probe- auf eine Vollversion bzw. beim Aktualisieren einer Vollversion vorzugehen ist.

HINWEIS: Vor dem Installieren und Konfigurieren von SMARTsend sind die Anweisungen in Kapitel 2,

Installationsvorbereitung zu befolgen.

Kapitelübersicht:

 Übersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2

 Aktualisieren von SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

 Installationsverfahren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5

 Installation und Konfiguration von Zusatzkomponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7

 Migration von SMARTsend auf einen anderen Rechner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14

 Reparieren einer SMARTsend-Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-15

 Deinstallieren von SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-16

3-1

Übersicht

Das SMARTsend-Installationsprogramm ist für die folgenden Aufgaben zuständig:

 Suche nach alten, aktualisierbaren SMARTsend-Versionen. Wenn eine alte aktualisierbare Version

vorhanden ist, werden deren Konfigurationsdaten (Workflows, Gerätekonfiguration, Profile, PaperWare-Formulare etc.) gespeichert, die Software wird auf die neue Version umgestellt und mit den

Daten der alten Version ausgestattet.

Kann die alte Version von SMARTsend nicht aktualisiert werden, wird die Standardinstallation (siehe

unten) durchgeführt.

 Suche nach IIS (Internet-Informationsdienste) und Abbrechen der Installation, wenn IIS nicht

vorhanden ist

 Suche nach .NET Framework und MDAC (Microsoft Data Access Components) und Installation dieser

Komponenten bei Bedarf

HINWEIS: IIS muss installiert sein, bevor .NET Framework auf einem Windows 2000 Server/

Advanced Server bzw. unter Windows XP Professional installiert wird. .NET Framework wird vom SMARTsend-Installationsprogramm automatisch installiert, es wird jedoch nicht erkannt, in welcher Reihenfolge die Anwendungen installiert wurden. Wenn .NET Framework und IIS auf dem Rechner installiert sind, aber nicht sicher ist, ob IIS zuerst installiert wurde, dann müssen diese Komponenten deinstalliert und erneut in der richtigen Reihenfolge installiert werden.

 Installation von Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE); Kennwort erforderlich.

HINWEIS: Dieses Kennwort wird intern für die SMARTsend-Datenbankverwaltung benötigt.

Die

Anwendung wird nicht zur Eingabe eines Kennworts auffordern.

 Installation der SMARTsend-Software

 Eingabe der folgenden Informationen in die SMARTsend-Datenbank:

 Name des Administrators

 E-Mail-Adresse

 Telefonnummer des Administrators

 IP-Adresse des SMTP-Servers bzw. voll qualifizierter DNS-Name

 IP-Adresse des LDAP-Servers bzw. voll qualifizierter DNS-Name

 "Antwort an"-Konto in SMARTsend

Weitere Informationen hierzu siehe Erfassung installationsrelevanter Daten, S. 2-34.

3-2 Installation von SMARTsend

Aktualisieren von SMARTsend

ACHTUNG: Xerox empfiehlt, die SMARTsend-Datenbank vor der Deinstallation der Anwendung zu sichern

(siehe Datensicherung, S. 4-27).

Bei der Umstellung von einer älteren Version auf die neueste Version von SMARTsend bleiben wichtige Konfigurationsdaten erhalten. Dabei werden folgende Daten in die neue Version übernommen:

 Anzahl erworbener Gerätelizenzen

 Sicherungsdaten

 Gerätekonfiguration

 Workflows

 PaperWare-Deckblatt-Freigaben

 Gerätescanprofilfreigaben

 Eigene Dokumentattributprofile

 Ablageziele

 Benutzer- und Administratorvoreinstellungen

 Anmeldedaten

 Service-Einstellungen

 Auftragsprotokolldaten

HINWEIS: Die Profilattributeinstellungen einer älteren SMARTsend-Version werden nicht automatisch

aktualisiert. Hierzu mithilfe einer Sicherungskopie die alten Einstellungen wiederherstellen oder unter "Xerox-Geräte verwalten" die Option "Reparieren" aktivieren.

Aktualisierungsszenarien

Je nach Ausgangslage kann u. U. keine automatische Aktualisierung von SMARTsend vorgenommen werden. Es gelten folgende Richtlinien:

 lizenzierte Versionen allgemeiner öffentlicher Versionen können auf die neueste SMARTsend-Version

umgestellt werden

 Probeversionen können nur umgestellt werden, wenn deren Versionsnummer der aktuellen

Versionsnummer entspricht

 SMARTsend Professional Edition (Probeversion oder Vollversion) kann nicht auf eine neuere Version

der SMARTsend-Standardversion sondern nur auf eine neuere Professional Edition-Version umgestellt werden

 Standardversionen können auf Professional Edition-Versionen umgestellt werden

HINWEIS: Die Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen können ebenfalls zur Überführung

der

SMARTsend-Konfigurationsdaten (auch der Daten aus Probeversionen) in neuere Versionen von SMARTsend eingesetzt werden. Dazu muss zunächst die derzeitige SMARTsend-Installation gesichert und dann deinstalliert werden. Anschließend werden die Sicherungsdaten mithilfe des Wiederherstel lungsprogramms in die neue SMARTsend-Version übernommen (siehe Migration von SMARTsend auf einen anderen Rechner, S. 3-14).

Aktualisieren von SMARTsend 3-3

SMARTsend aktualisieren:

1 Beim SMARTsend-Rechner als Administrator anmelden. 2 Die SMARTsend-CD in das CD-ROM-Laufwerk auf dem SMARTsend-Rechner einlegen. 3 Die CD startet automatisch. Wenn nicht, auf Start > Ausführen klicken und mit "Durchsuchen" das

CD-ROM-Laufwerk ansteuern. Auf das Symbol Launch.exe doppelklicken, das sich im jeweiligen Sprachordner befindet.

4 Die Sprache auswählen, in der das Installationsprogramm ausgeführt werden soll, und auf OK klicken.

Das Fenster Willkommen beim Installationsprogramm für FreeFlow SMARTsend! wird angezeigt.

5 Auf SMARTsend installieren klicken. 6 Der Rechner wird zunächst nach aktualisierbaren Versionen von SMARTsend durchsucht. Nach

erfolgreichem Abschluss der Überprüfung erscheint der "Installationsassistent". Auf Weiter klicken.

7 Den Lizenzvertrag lesen und akzeptieren. Auf Weiter klicken. 8 Die SMARTsend-Seriennummer, die auf der Produktverpackung zu finden ist, im Dialogfeld des

Installationsprogramms eingeben. Auf Weiter klicken.

9 Die Installation mit Weiter fortsetzen. Das Fenster "Bereit zur Installation" wird angezeigt. 10 Zum Überprüfen der Installationsoptionen auf Zurück klicken. Wenn alle Einstellungen richtig sind, im

Fenster "Bereit zur Installation" auf Weiter klicken.

11 Abschließend auf Fertig stellen klicken. 12 Mit Ja den Rechner sofort neu starten, oder mit Nein den Neustart auf einen späteren Zeitpunkt

verschieben. Zum Einsatz von SMARTsend ist in jedem Fall ein Neustart erforderlich.

HINWEIS: Es muss überprüft werden, ob die erforderlichen IIS- und ASP.NET-Dienste nach der

Installation von SMARTsend und dem Neustart des Rechners ausgeführt werden ( Konfigurationsanforderungen, S. 2-5).

siehe

3-4 Installation von SMARTsend

Installationsverfahren

HINWEIS: Die Installation von SMARTsend über die Microsoft Windows-Terminaldienste oder eine

Remotedesktopverbindung wird Vor der Installation der Anwendungssoftware muss der Computer im Netzwerk eingebunden und richtig angeschlossen worden sein.

SMARTsend installieren:

1 Beim SMARTsend-Rechner als Administrator anmelden. 2 Die SMARTsend-CD in das CD-ROM-Laufwerk des SMARTsend-Rechners einlegen. 3 Die CD startet automatisch. Wenn nicht, auf Start > Ausführen klicken und mit "Durchsuchen" das

CD-ROM-Laufwerk ansteuern. Auf das Symbol Launch.exe doppelklicken, das sich im jeweiligen Sprachordner befindet.

4 Die Sprache auswählen, in der das Installationsprogramm ausgeführt werden soll, und auf OK klicken.

Das Fenster Willkommen beim Installationsprogramm für FreeFlow SMARTsend! wird angezeigt.

5 Auf SMARTsend installieren klicken. 6 Nun wird geprüft, ob im System bestimmte Microsoft-Komponenten vorhanden sind, unter anderem

MDAC 2.8, IIS und Microsoft .NET Framework. Wenn IIS nicht vorhanden ist, wird die Installation abgebrochen. Wenn MDAC und/oder .NET Framework fehlen bzw. die Versionen veraltet sind, werden sie vom Installationsprogramm geladen. Nach erfolgreichem Abschluss der Überprüfung erscheint der "Installationsassistent". Auf Weiter klicken.

nicht unterstützt. Die Installation muss am Computer ausgeführt werden.

HINWEIS: Die Popup-Fenster, die während der Installation dieser Anwendungen angezeigt werden,

werden ebenso wie MSDE von den Microsoft-Komponenten generiert. Alle angezeigten Anweisungen ausführen. Unter Umständen müssen nach der Installation eine oder mehrere dieser Anwendungen oder die SMARTsend-Installation erneut gestartet werden.

7 Den Lizenzvertrag lesen und akzeptieren. Auf Weiter klicken. 8 Die SMARTsend-Seriennummer, die auf der Produktverpackung zu finden ist, im Dialogfeld des

Installationsprogramms eingeben. Auf Weiter klicken.

9 Die Kontaktinformationen des SMARTsend-Administrators eingeben. Auf Weite r klicken.

HINWEIS: Weitere Hinweise zu den Konfigurationseinstellungen für den Administrator und die

Antwortadresse finden sich unter

Kontaktinformationen des Administrators aktualisieren S. 4-35.

10 Den voll qualifizierten DNS-Namen des SMTP-Servers und die Antwortadresse eingeben, an die

SMARTsend die für Administratoren und Benutzer bestimmten Berichte und Statusmeldungen senden soll. Auf Weiter klicken.

11 Wenn für die Vergabe von E-Mail-Adressen ein LDAP-Server benutzt wird, an dieser Stelle den voll

qualifizierten DNS-Namen oder die IP-Adresse dieses Servers eingeben. Auf Weiter klicken.

12 Die erste Sicherheitseinstellung für SMARTsend auswählen. Die Eingabe sicherer Kennwörter erfordert

ein Sicherheitszertifikat. Nach Auswahl einer Sicherheitsoption auf Weiter klicken.

Installationsverfahren 3-5

13 Das MSDE-Kennwort für die SMARTsend-Datenbankverwaltung eingeben und überprüfen.

Auf

Weiter klicken.

HINWEIS: Dieses Kennwort wird intern für die SMARTsend-Datenbankverwaltung benötigt. Dieses

Kennwort muss an dieser Stelle eingeben werden. Es kann nicht innerhalb der Anwendung aktualisiert werden. Die Anwendung wird nicht zur Eingabe eines Kennworts auffordern.

14 Das Installationsprogramm definiert einen Standardanwendungspfad. Bei Bedarf kann der Zielordner

über die Schaltfläche "Durchsuchen" geändert werden. Nachdem die Installation vorgenommen wurde, kann dieser Ordner nicht mehr geändert werden.

15 Auf Weiter klicken, um mit der Installation fortzufahren. Das Fenster "Bereit zur Installation"

angezeigt.

wird

16 Auf Zurück klicken, um die Installationsoptionen zu überprüfen. Wenn alle Einstellungen richtig sind,

im Fenster "Bereit zur Installation" auf Weiter klicken. Die Installation beginnt; es ist jedoch zu beachten, dass es bei der Installation von verschiedenen Komponenten im Hintergrund zu mehreren längeren Verzögerungen kommen kann.

17 Nach Abschluss des Installationsverfahrens auf Fertig stellen klicken, um die Installation

abzuschließen.

18 Mit Ja den Rechner sofort neu starten, oder mit Nein den Neustart auf einen späteren Zeitpunkt

verschieben. Zum Einsatz von SMARTsend ist in jedem Fall ein Neustart erforderlich.

HINWEIS: Es muss überprüft werden, ob die erforderlichen IIS- und ASP.NET-Dienste nach der

Installation von SMARTsend und dem Neustart des Rechners ausgeführt werden ( Konfigurationsanforderungen, S. 2-5).

siehe

19 Verschiedene Site-Konfigurationsaufgaben müssen ausgeführt werden, um SMARTsend auf die

Verwendung am jeweiligen Standort vorzubereiten. Die Einrichtungsaufgaben unter Konfiguration ausführen, um das Installationsverfahren abzuschließen. Zusatzkomponenten können nach der Installation von SMARTsend und nach dem Neustart des Rechners installiert werden (siehe Installation und Konfiguration von Zusatzkomponenten, S. 3-7).

Kapitel 4,

3-6 Installation von SMARTsend

Installation und Konfiguration von Zusatzkomponenten

Xerox bietet Zusatzkomponenten wie Documentum, Hummingbird, Interwoven WorkSite und LiveLink, die

mit lizenzierten SMARTsend-Versionen betrieben werden können. Einige Kompontenten, wie beispielsweise TrueMatch erfordern die SMARTsend Professional Edition. Einzelheiten hierzu sind den mit

den Zusatzkomponenten gelieferten Anleitungen zu entnehmen.

HINWEIS: Vor der Installation der Zusatzkomponenten muss die SMARTsend-Lizenzversion richtig

installiert worden sein.

Voraussetzungen für die Zusatzkomponenten

Einige der Zusatzkomponenten für SMARTsend erfordern spezielle Konfigurationsbedingungen. Welche Bedingungen für die einzelnen Komponenten gegeben sein müssen, ist in den nachfolgenden Abschnitten aufgeführt.

HINWEIS: Gewisse Zusatzkomponenten können erst nach Installation und Konfiguration bestimmter

Client-Softwareprogramme installiert werden. Darauf achten, dass diese Anforderungen vor der Installation der Zusatzkomponenten erfüllt sind!

Voraussetzungen für Documentum

Die folgenden Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit Documentum auf SMARTsend-Rechnern betrieben werden kann:

1 Documentum Content Server (Version 5.2) muss richtig installiert, konfiguriert und betriebsbereit sein. 2 Documentum Desktop-Client (Version 5.3) muss auf dem SMARTsend-Rechner installiert sein, bevor

Documentum als Ablageziel zu SMARTsend hinzugefügt werden kann.

3 Ggf. weitere Konfigurationseinstellungen für den Documentum-Client vornehmen.

HINWEIS: Anweisungen zur Installation und Konfiguration der Client-Software sind den

Documentum-Handbüchern zu entnehmen.

4 Die Documentum-Konfiguration auf dem SMARTsend-Rechner testen, indem mithilfe des Client auf

einen Documentum-Ablageort zugegriffen wird.

5 Documentum wie unter Installationsanweisungen für die Zusatzkomponenten S. 3-12 beschrieben

installieren.

Installation und Konfiguration von Zusatzkomponenten 3-7

6 Nach der Installation des Documentum-Client und der Zusatzkomponente auf dem SMARTsend-

Rechner sind weitere Konfigurationsänderungen auf dem Rechner nötig.

Windows XP Professional und Windows 2003 Server:

a) Datei c:\windows\dmcl.ini bearbeiten. b) Eintrag local_path in [DMAPI_CONFIGURATION] hinzufügen: c) [DMAPI_CONFIGURATION]

local_path = C:\Documentum\dmcl

d) Sowohl unter Windows XP Professional als auch unter Windows 2003 müssen die

Benutzergruppen über Vollzugriff zu dem Ordner c:\Documentum (und untergeordnete Ordner) verfügen. Dazu wie folgt vorgehen:

• Auf dem SMARTsend-Rechner den Ordner c:\Documentum ansteuern.

• Mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und "Eigenschaften" auswählen.

• Im eingeblendeten Dialogfeld das Register "Sicherheit" öffnen.

• Prüfen, ob die Benutzergruppe hinzugefügt wurde und über Vollzugriff verfügt.

Windows 2000 Server/Advanced Server:

a) Datei c:\windows\dmcl.ini bearbeiten. b) Eintrag local_path in [DMAPI_CONFIGURATION] hinzufügen: c) [DMAPI_CONFIGURATION]

local_path = C:\Documentum\dmcl

d) Darauf achten, dass für das Verzeichnis c:\documentum "Jeder" über Vollzugriff verfügt

(Standardeinstellung bei Installation der Documentum-Client-Software). Dazu wie folgt vorgehen:

• Auf dem SMARTsend-Rechner den Ordner c:\Documentum ansteuern.

• Mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und "Eigenschaften" auswählen.

• Im eingeblendeten Dialogfeld das Register "Sicherheit" öffnen.

• Prüfen, ob die Gruppe "Jeder" über Vollzugriff verfügt.

3-8 Installation von SMARTsend

Voraussetzungen für Hummingbird

Die folgenden Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit Hummingbird DM auf SMARTsend-Rechnern betrieben werden kann:

1 Hummingbird DM Server (Version 5.1.0.5) muss richtig installiert, konfiguriert und betriebsbereit sein. 2 Hummingbird DM (Version 5.1.0.5) muss auf dem SMARTsend-Rechner installiert sein, bevor

Hummingbird als Ablageziel zu SMARTsend hinzugefügt werden kann. Nach der Installation den Rechner ggf. neu starten.

3 Nach der Installation auf dem SMARTsend-Rechner muss der DM WebTop-Verbindungsmodus auf

"Intranet" eingestellt werden und der gewünschte DM-Server muss mithilfe des Verbindungsassistenten vorgegeben werden.

HINWEIS: Anweisungen zur Installation und Konfiguration der Client-Software sind den

Hummingbird-Handbüchern zu entnehmen.

4 Die Hummingbird-Konfiguration auf dem SMARTsend-Rechner testen, indem mithilfe des Client auf

einen Hummingbird-Ablageort zugegriffen wird.

HINWEIS: Bei Installation unter Windows 2000 Server/Advanced Server muss das SMARTsend-

Benutzerkonto mit Administratorberechtigung ausgestattet werden.

5 Hummingbird wie unter Installationsanweisungen für die Zusatzkomponenten S. 3-12 beschrieben

installieren. Anschließend mit die Hummingbird-Zusatzkomponente wie nachfolgend beschrieben konfigurieren.

6 Hummingbird wie folgt konfigurieren:

a) Unter SMARTsend als Administrator anmelden. b) Unten im Abschnitt "Site-Konfiguration" auf Service-Einstellungen konfigurieren klicken. c) Auf den Link Hummingbird klicken. d) Benutzernamen, Kennwort und Domänennamen eines Windows-Benutzerkontos angeben,

auf dem Hummingbird-Server eingerichtet ist. Der SMARTsend-Rechner kann nur über ein

das gültiges Benutzerkonto auf den Hummingbird-Server zugreifen.

e) Die Änderungen mit OK speichern (siehe Services, S. 4-29).

Installation und Konfiguration von Zusatzkomponenten 3-9

Voraussetzungen für Interwoven WorkSite

Die folgenden Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit Interwoven WorkSite auf SMARTsendRechnern betrieben werden kann:

1 Interwoven WorkSite Server (Version 8.0) muss richtig installiert, konfiguriert und betriebsbereit sein. 2 Interwoven WorkSite Client (Version 8.0) muss auf dem SMARTsend-Rechner installiert sein, bevor

Interwoven WorkSite als Ablageziel zu SMARTsend hinzugefügt werden kann. Nach der Installation den Rechner ggf. neu starten.

HINWEIS: Anweisungen zur Installation und Konfiguration der Client-Software sind den Interwoven

WorkSite-Handbüchern zu entnehmen.

3 Die Interwoven WorkSite-Konfiguration auf dem SMARTsend-Rechner testen, indem mithilfe des

Client auf einen Interwoven WorkSite-Ablageort zugegriffen wird.

4 Interwoven WorkSite wie unter Installationsanweisungen für die Zusatzkomponenten S. 3-12

beschrieben installieren.

Voraussetzungen für LiveLink

Die folgenden Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit LiveLink auf SMARTsend-Rechnern betrieben werden kann:

1 LiveLink (Version 9.5.0) muss richtig installiert, konfiguriert und betriebsbereit sein. 2 Vier LiveLink SDK-Dateien müssen auf den SMARTsend-Rechner kopiert werden (normalerweise in

das Verzeichnis c:\inetpub\wwwroot\SMARTsend\bin) bevor LiveLink als Ablageziel zu SMARTsend hinzugefügt werden kann. Bezeichnungen der vier Dateien:

LAPI_BASE.dll

LAPI_NETp.dll

LAPI_SSPIp.dll

LLKERNEL.dll

3 Das SMARTsend-Verzeichnis "bin" muss in den Systempfad mitaufgenommen werden. Dies geschieht

normalerweise indem in der Systemsteuerung/im System-Applet das Register "Erweitert" geöffnet und die Umgebungsvariable aktiviert wird.

4 LiveLink wie unter Installationsanweisungen für die Zusatzkomponenten S. 3-12 beschrieben

installieren.

3-10 Installation von SMARTsend

Voraussetzungen für TrueMatch

Die folgenden Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit TrueMatch auf SMARTsend-Rechnern betrieben werden kann:

1 Microsoft SharePoint Portal Server 2001 oder 2003 muss richtig installiert, konfiguriert und

betriebsbereit sein, wenn dieses Ablageziel gewünscht wird.

2 Xerox DocuShare (Version 3.1 oder 4.0) muss richtig installiert, konfiguriert und betriebsbereit sein,

wenn dieses Ablageziel gewünscht wird. Der Server muss für die Suche eingerichtet worden sein.

3 SharePoint- bzw. DocuShare-Konfiguration testen, indem mithilfe des Client oder mithilfe der Web-

Tools eine Suche in jedem der Ablagebereiche durchgeführt wird. Kann die Suche nicht durchgeführt werden, den für den SharePoint- bzw. den DocuShare-Server zuständigen Administrator verständigen.

4 TrueMatch wie folgt konfigurieren:

a) Unter SMARTsend Professional Edition als Administrator anmelden. b) Unten im Abschnitt "Site-Konfiguration" auf Service-Einstellungen konfigurieren klicken. c) Neben TrueMatch auf Bearbeiten klicken. d) Die Standardeinstellungen nach Bedarf ändern:

 Höchstzahl der Suchergebnisse: Anzahl der maximal im Suchergebnis aufzulistenden

Dokumente. Zur Auswahl stehen die Optionen 1, 5, 10, 25, 50 und 100.

 Suchzeitsperrenintervall (Minuten): Zeitraum, nach dessen Ablauf der Such-Workflow

abgebrochen wird. Standardeinstellung: 2 Minuten (maximal 5 Minuten).

 Maximale Ergebnisdateigröße (MB): maximale Größe für die bei der Suche ermittelten

Dokumente. Zur Auswahl stehen die Optionen 2, 5, 10, 25 und 50 MB.

e) Die Änderungen mit OK speichern (siehe Services, S. 4-29).

Installation und Konfiguration von Zusatzkomponenten 3-11

Installationsanweisungen für die Zusatzkomponenten

HINWEIS: Gewisse Zusatzkomponenten können erst nach Installation und Konfiguration bestimmter

Client-Softwareprogramme installiert werden. Vor der Installation Abschnitt Zusatzkomponenten S. 3-7 durchgehen.

Zusätzliche Ablagebereiche für SMARTsend installieren:

1 Beim SMARTsend-Rechner als Administrator anmelden.

2 Die CD-ROM FreeFlow

Rechners einlegen.

SMARTsendTM Zusatzablagebereiche in das Laufwerk des SMARTsend-

3 Im Windows Explorer den gewünschten Ordner ansteuern. Den Ordner des zu installierenden

Ablageziels öffnen.

4 Auf das Symbol Setup.exe doppelklicken. 5 Die Sprache auswählen, in der das Installationsprogramm ausgeführt werden soll, und auf OK klicken. 6 Auf der Seite "Willkommen" auf Weiter> klicken. 7 Den Lizenzvertrag lesen und akzeptieren. Auf Weiter klicken. 8 Installation mit Installieren auslösen. 9 Abschließend auf Fertig klicken. Bei entsprechender Aufforderung den Rechner mit Ja neu starten.

Voraussetzungen für die

10 Hinweise zu den einzelnen Komponenten siehe Voraussetzungen für die Zusatzkomponenten, S. 3-7.

Zusätzliche Produktinformationen sind in den Readme-Dateien der FreeFlowTM SMARTsendTM Zusatzablageziele-CD enthalten. Die Readme-Dateien befinden sich in den Ordnern der jeweiligen Zusatzkomponenten. Die Readme-Dateien liegen in allen Sprachen vor, in denen SMARTsend angeboten wird. Das Kürzel im Dateinamen kennzeichnet die jeweilige Sprachversion. Die deutsche Readme-Datei trägt beispielsweise folgende Bezeichnung:

\Documentum\Readme\Readme_de.txt

11 Die neuen Komponenten testen, indem für jedes neu hinzugefügte Ablageziel ein Workflow erstellt

wird. Näheres hierzu siehe SMARTsend-Benutzerhandbuch.

SMARTsend TrueMatch installieren:

Kapitel 3, Verteiler-Workflows und Kapitel 4, Such-Workflows im

1 Beim SMARTsend-Rechner als Administrator anmelden.

2 Die CD-ROM FreeFlow

einlegen.

SMARTsendTM TrueMatch in das Laufwerk des SMARTsend-Rechners

3 Im Windows Explorer den gewünschten Ordner ansteuern. 4 Auf das Symbol Setup.exe doppelklicken. 5 Die Sprache auswählen, in der das Installationsprogramm ausgeführt werden soll, und auf OK klicken. 6 Auf der Seite "Willkommen" auf Weiter> klicken. 7 Den Lizenzvertrag lesen und akzeptieren. Auf Weiter klicken. 8 Installation mit Installieren auslösen.

3-12 Installation von SMARTsend

9 Abschließend auf Fertig klicken. 10 Weitere Hinweise siehe Voraussetzungen für TrueMatch, S. 3-11.

Die CD-ROM FreeFlowTM SMARTsendTM TrueMatch enthält Readme-Dateien mit weiteren Informationen. Die Readme-Dateien liegen in allen Sprachen vor, in denen SMARTsend angeboten wird. Das Kürzel im Dateinamen kennzeichnet die jeweilige Sprachversion. Die deutsche ReadmeDatei trägt beispielsweise die Bezeichnung Readme_de.txt.

11 Die TrueMatch-Konfiguration mithilfe eines Such-Workflows testen. Näheres hierzu siehe Kapitel 4,

Such-Workflows im SMARTsend-Benutzerhandbuch.

Installation und Konfiguration von Zusatzkomponenten 3-13

Migration von SMARTsend auf einen anderen Rechner

Bei der Migration der SMART-Konfiguration auf einen anderen Rechner werden alle Workflows, Benutzervoreinstellungen, Gerätekonfigurationen und sonstige Einstellungen auf den Rechner übertragen. Dies gilt sowohl bei der Migration zwischen gleichen Versionen von SMARTsend als auch zwischen verschiedenen Versionen.

HINWEIS: Zur Kennzeichnung von SMARTsend-Benutzern müssen Sicherheitskennungen (SID)

verwendet werden. Bei einer Änderung der Domäne ändert sich auch die SID. Darum muss der neue Rechner sich in einer Windows NT-/Active Directory-Domäne befinden, wo die Domänen des derzeitigen SMARTsend-Benutzers als vertrauenswürdige Domänen gelten.

Ablauf der Migration:

1 Auf dem Originalrechner SMARTsend unter dem Administratorkonto starten. 2 Verwaltungs-Homepage aufrufen. 3 Unter "Sicherungsstatus" auf Jetzt sichern klicken. Die Sicherungsdatei wird in dem folgenden

Standardverzeichnis gespeichert: <laufwerk>:\Inetpub\wwwroot\SMARTsend\Data\Backup\ (siehe Sicherungsstatus, S. 5-8).

4 Den Ordner mit der Sicherungsdatei an den gewünschten Speicherort auf dem neuen Rechner kopieren. 5 SMARTsend auf dem neuen Rechner installieren. Hierzu das Installations- und Systemhandbuch

hinzuziehen.

6 Anschließend das Wiederherstellungsprogramm auf dem neuen Rechner starten (siehe

Wiederherstellungsprogramm, S. 8-11).

7 "Sicherungsverzeichnispfad" auswählen, dann den Ordner ansteuern, in dem die Sicherungsdatei

abgelegt wurde.

8 Nach der Wiederherstellung SMARTsend auf dem neuen Rechner starten. 9 Überprüfen, ob alle Workflows, Benutzervoreinstellungen, Gerätekonfigurationen und sonstige

Einstellungen korrekt sind.

HINWEIS: Benutzeranmeldedaten werden nicht wiederhergestellt. Die Workflows auf dem neuen

Rechner können erst verwendet werden, wenn die Anmeldedaten für jedes Ablageziel neu eingegeben wurden. Die Anmeldedaten werden auf der Benutzer-Homepage über den Link "Eigene Anmeldedaten verwalten" eingegeben.

3-14 Installation von SMARTsend

Reparieren einer SMARTsend-Installation

Dieser Abschnitt kann übersprungen werden, wenn gerade eine Installation durchgeführt wird.

Das SMARTsend-Installationsprogramm bietet die Option, eine vorhandene SMARTsend-Installation zu reparieren. Mit dieser Funktion werden alle fehlenden oder beschädigten Dateien, Registrierungsschlüssel und Verknüpfungen, die von SMARTsend verwendet werden, erneut installiert. Außerdem werden u. U. einige Registrierungseinstellungen für SMARTsend-Voreinstellungen auf die Standardwerte zurückgesetzt. Mit der Reparaturoption werden

SMARTsend-Installation reparieren:

1 Beim SMARTsend-Rechner als Administrator anmelden. 2 In Windows unter Systemsteuerung auf Software klicken. 3 Zunächst SMARTsend und dann Ändern auswählen. 4 Auf der Seite "Anwendungswartung" die Option Reparieren auswählen und dann auf Weiter klicken. 5 Auf der Seite "Anwendung kann repariert werden" auf Weiter klicken. 6 Die vom Installationsprogramm angezeigten Anweisungen ausführen, um die Reparatur abzuschließen.

keine SMARTsend-Gerätekonfigurationen oder Gerätescanprofile repariert.

Reparieren einer SMARTsend-Installation 3-15

Deinstallieren von SMARTsend

Dieser Abschnitt kann übersprungen werden, wenn gerade eine Installation bzw. Aktualisierung durchgeführt wird.

Bei einer Deinstallation werden die SMARTsend-Anwendungen und die Datenbankdateien einschließlich Workflows, Freigaben, Geräteinformationen und Benutzerdaten (beispielsweise E-Mail-Adressen und Anmeldeinformation) entfernt. Nicht entfernt werden Microsoft-Anwendungen, die mit dieser Anwendung installiert wurden, also beispielsweise .NET Framework, MDAC und MSDE. Evtl. installierte SMARTsendZusatzkomponenten (Documentum, Hummingbird etc.) werden bei der Deinstallation automatisch gelöscht.

ACHTUNG: Xerox empfiehlt, die SMARTsend-Datenbank vor der Deinstallation der Anwendung zu sichern

(siehe Datensicherung, S. 4-27).

SMARTsend deinstallieren:

1 Windows 2000 Server/Advanced Server:

Auf Start > Einstellungen > Systemsteuerung > Software klicken.

- ODER -

Windows Server 2003/Windows XP Professional: Auf Start > Systemsteuerung > Software klicken

2 SMARTsend auswählen. 3 Auf Ändern klicken. Das Dialogfeld "Anwendungswartung" wird angezeigt. 4 Auf Entfernen und dann Weiter klicken. Das Fenster "Löschung der Datenbank bestätigen"

wird

angezeigt.

5 Zum Fortsetzen der Deinstallation von SMARTsend auf SMARTsend-Datenbank kann endgültig

gelöscht werden. Ich habe meine Daten gesichert bzw. brauche meine Daten nicht wiederherzustellen klicken.

6 Auf Weiter klicken, um die Deinstallation von SMARTsend zu starten. SMARTsend-

Zusatzkomponenten werden mitsamt der Anwendung deinstalliert.

7 Auf Fertig stellen klicken, um den Assistenten zu schließen. 8 Mit Ja den Rechner sofort neu starten, oder mit Nein den Neustart auf einen späteren Zeitpunkt

verschieben. Es wird empfohlen, den Rechner sofort neu zu starten. Der Neustart ist erforderlich, bevor SMARTsend erneut installiert wird.

auf jeden Fall

3-16 Installation von SMARTsend

Konfiguration

In diesem Kapitel werden die wichtigsten Schritte beschrieben, mit denen der SMARTsend-Administrator SMARTsend zur Verwendung konfiguriert. Diese Schritte werden auf der Verwaltungs-Homepage über das Feld "Konfiguration" ausgeführt. Hinweise zur Benutzer-Homepage sowie zu Funktionen zur Erstellung und Freigabe von Workflows sind im SMARTsend-Benutzerhandbuch zu finden.

Kapitelübersicht:

 Zugriff auf SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2

 Verwaltungs-Homepage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3

 Übersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4

 Sicherheitseinstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5

 Xerox-Geräte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

 Geräteverwaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8

 Gerätelokalisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9

 Geräteeinrichtung für den Einsatz mit SMARTsend. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-13

 Gerätelokalisierungseinstellungen – Subnetze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-17

 Gerätelokalisierungseinstellungen – SNMP-Anmeldedaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-17

 Gerätestandardeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-18

 Manuelle Geräteeinrichtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-21

 PaperWare-Internet-Faxeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-23

 E-Mail und Adressbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-24

 Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-26

 Datensicherung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-27

 Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-29

 Anwendungskonto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-34

 Allgemeine Einstellungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-35

 Abschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-42

 Anhang A: Auftragsprotokollexport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-43

 Anhang B: externe Anwendungsverbindung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-44

4-1

Zugriff auf SMARTsend

Der Zugriff auf SMARTsend kann über jeden Browser auf einem Client mit Zugriff auf den SMARTsendRechner oder über den SMARTsend-Rechner selbst erfolgen. Erfolgt die Anmeldung beim SMARTsendRechner über ein Administratorkonto, wird die Verwaltungs-Homepage angezeigt. Bei der Anmeldung über ein Benutzerkonto wird die Benutzer-Homepage angezeigt.

HINWEIS: Bevor mit SMARTsend gearbeitet werden kann, müssen Popup-Blocker deaktiviert

werden.

Verwaltungs-Homepage aufrufen:

1 Beim SMARTsend-Rechner als Administrator anmelden und dann auf Start > Programme

(Alle

Programme) > Xerox > SMARTsend > SMARTsend klicken.

- ODER -

Den Webbrowser starten und die SMARTsend-Homepage unter http://<rechnername oder ip-adresse>/ SMARTsend aufrufen. Die Anmeldedaten für das SMARTsend-Administratorkonto eingeben.

HINWEIS: Kann von einem Client nicht auf SMARTsend zugegriffen werden, das Problem gemäß

der Informationen in

2 Die Begrüßungsseite von SMARTsend wird standardmäßig angezeigt. Diese Begrüßungsseite kann

durch Auswahl der Option Diesen Bildschirm beim nächsten Starten von SMARTsend nicht mehr anzeigen übersprungen werden.

Kapitel 7, Fehlerbeseitigung beseitigen.

3 Auf der Begrüßungsseite die Option Hier klicken, um SMARTsend aufzurufen auswählen. 4 Die Verwaltungs-Homepage wird angezeigt. Achtung: Zur Anzeige einiger Optionen und Schaltflächen

von SMARTsend muss ggf. die Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Fensters verwendet werden. Werden Einstellungen auf dieser Seite geändert, müssen die Änderungen mithilfe der Schaltfläche Anwendengespeichert werden.

HINWEIS: Ein SMARTsend-Administrator kann SMARTsend wahlweise entweder von der Benutzer-

oder von der Verwaltungs-Homepage aus starten. Administratoren, die überwiegend Workflows erstellen und bearbeiten, bevorzugen wahrscheinlich die Benutzer-Homepage als Startseite. Auf der Verwaltungs-Homepage kann unter "Eigene Homepage" die Standard-Startseite ausgewählt werden.

4-2 Konfiguration

Verwaltungs-Homepage

Diese Seite wird von Administratoren zum Konfigurieren und Verwalten der SMARTsend-Site verwendet. Links werden Konfigurationsoptionen sowie Statusinformationen und auf der rechten Seite Links und Informationen zur Verwaltung angezeigt.

Pfadanzeige Statusmeldungsbereich Benutzer-/Verwaltungs-Link Rechner-/Benutzername

Weitere Optionen mit der Bildlaufleiste einblenden...

Konfigurationsoptionen

Abb. 4-1: Verwaltungs-Homepage (oberer Abschnitt)

 Pfadanzeige: In diesem Bereich werden die aktuelle Seite sowie die Seiten angezeigt, die zum Zugriff

Verwaltungsoptionen

auf die aktuelle Seite verwendet wurden. Beispiel: Home >> Xerox-Geräte verwalten >> Geräte hinzufügen wird angezeigt, wenn die Seite Xerox-Geräte hinzufügen/aktualisieren aufgerufen wurde.

Der Text bietet Links zu jeder Seite. Einfach auf einen Link klicken, um die jeweilige SMARTsendSeite im Pfad aufzurufen.

 Statusmeldungsbereich: Welche Meldungen von SMARTsend angezeigt werden, hängt vom

jeweiligen Betriebsstatus ab.

 Benutzer-/Verwaltungslink: Dieser Link ist nur für SMARTsend-Administratoren verfügbar. Er

gestattet es dem Administrator, zwischen der Verwaltungs- und Benutzer-Homepage umzuschalten.

 Rechner-/Benutzername: Hier werden der Name des SMARTsend-Rechners und der Name des

momentan angemeldeten Benutzers bzw. Administrators angezeigt.

Verwaltungs-Homepage 4-3

Übersicht

Auf der Verwaltungs-Homepage werden im Feld "Konfiguration" die Hauptaufgaben aufgeführt, die für eine korrekte Konfiguration erforderlich sind. Einige der Aufgaben müssen ausgeführt werden, während andere optional sind. Außerdem gibt es empfohlene Konfigurationsaufgaben, die der Administrator ausführen sollte, um alle Aspekte der Konfiguration abzudecken. Der SMARTsend-Administrator muss alle

wichtigen Konfigurationseinstellungen konfigurieren und testen, um sicherzustellen, dass die Site

völlig

betriebsbereit ist. Einzelheiten zu den einzelnen Konfigurationsoptionen finden sich auf den

nachfolgenden Seiten.

HINWEIS: Die SMARTsend-Konfiguration kann fehlschlagen, wenn die erforderlichen Rechner-, Client-

und Gerätekonfigurationsaufgaben nicht ausgeführt wurden, Ausführung dieser Aufgaben siehe

Kapitel 2, Installationsvorbereitung.

Statussymbole

Auf der Verwaltungs-Homepage werden im Bereich "Konfiguration" verschiedene Statusmeldungen und symbole angezeigt, mit denen auf Konfigurationsprobleme hingewiesen wird oder die bestätigen, dass SMARTsend korrekt konfiguriert wurde und betriebsbereit ist. Mit den folgenden Symbolen wird der aktuelle Status der wichtigsten Konfigurationsoptionen angezeigt:

Tab. 4-1: Statussymbole

Gibt an, dass SMARTsend erst verwendet werden kann, nachdem eine wichtige Einstellung konfiguriert wurde. Im Meldungsbereich im Feld "Konfiguration" werden u. U. Diagnoseinformationen angezeigt.

bevor SMARTsend verwendet wird. Zur

Gibt an, dass eine bestimmte Konfigurationseinstellung nicht konfiguriert wurde oder nicht betriebsbereit ist. Achtung: SMARTsend kann verwendet werden, selbst wenn dieses Symbol angezeigt wird, aber bestimmte optionale oder empfohlene Funktionen sind u. U. nicht betriebsbereit.

Gibt an, dass alle SMARTsend-Verwaltungsoptionen konfiguriert wurden und die Site betriebsbereit ist.

Wenn im Feld "Konfiguration" keine wichtigen Warnsymbole angezeigt werden, können entweder optionale Konfigurationsaufgaben ausgeführt werden oder andernfalls kann die Benutzer-Homepage aufgerufen werden, um SMARTsend zu testen oder zu verwenden (

siehe Abschluss, S. 4-42).

HINWEIS: SMARTsend ist erst betriebsbereit, nachdem mindestens ein Xerox-Multifunktionsgerät oder

die PaperWare-Funktionen konfiguriert wurden. Weitere Informationen hierzu oder PaperWare-Internet-Faxeinstellungen S. 4-23.

siehe Xerox-Geräte, S. 4-8

4-4 Konfiguration

Sicherheitseinstellungen

Diese Funktion dient dazu, die Einstellungen für SMARTsend-Kennwörter, für die Authentifizierung von Geräten und für PaperWare-Formulare zu konfigurieren. Weitere Informationen finden sich unter SMARTsend-Sicherheit.

Allgemeine Site-Sicherheit

Die Optionen zur allgemeinen Site-Sicherheit beziehen sich auf die sichere Eingabe von Konten- und Kennwortdaten. Die an dieser Stelle ausgewählten Sicherheitsoptionen bestimmen die Übertragung dieser Daten zwischen Client und SMARTsend-Rechner. Wenn Konten- und Kennwortdaten an WorkflowAblageziele übertragen werden, spielen weitere Faktoren wie beispielsweise die von einem Zielort unterstützten Transferprotokolle eine Rolle. Weitere Informationen hierzu siehe Sicherheit.

 Kennwörter über eine sichere Verbindung eingeben (Standardeinstellung): Diese Option

auswählen, wenn die Kennworteingabe mit dem SSL-Protokoll abgesichert wird. Xerox empfiehlt diese Einstellung, da der Benutzername und das Kennwort beim Austausch zwischen dem Client und dem SMARTsend-Rechner verschlüsselt werden. Für diese Option ist ein Sicherheitszertifikat erforderlich, das vorab beschafft werden muss. Weitere Informationen zur Beschaffung eines Sicherheitszertifikats siehe

Kapitel 2, Installationsvorbereitung.

 Kennwörter über eine nicht sichere Verbindung eingeben: Diese Option auswählen, wenn die

Kennworteingabe nicht abgesichert ist. Mit dieser Option werden Kennwörter zwischen den Clients und

dem SMARTsend-Rechner in Klartext übermittelt.

Kapitel 9, SMARTsend-

Kapitel 9,

HINWEIS: Wenn die sichere Kennworteingabe aktiviert ist, verschlüsselt SMARTsend den

Benutzernamen und das Kennwort auf dem Weg vom Client zum SMARTsend-Rechner. Bei Verwendung des SNMP-Protokolls werden diese Daten im Klartext übertragen.

Sicherheitseinstellungen 4-5

Sicherheit des Gerätescanprofils

Mit den Optionen für die Sicherheit des Gerätescanprofils werden die Authentifizierungseinstellungen für Scanprofile konfiguriert, die auf Xerox-Multifunktionsgeräten freigegeben wurden. Dabei wird davon ausgegangen, dass die von SMARTsend verwalteten Geräte die Authentifizierung unterstützen und dass die Authentifizierung auf den Geräten korrekt konfiguriert und aktiviert wurde, um Benutzer aus der Domäne, in der sich auch der SMARTsend-Rechner befindet, oder einer vertrauenswürdigen Domäne zu authentifi zieren. Diese Optionen gelten nicht für PaperWare-Deckblätter (siehe PaperWare-Formulare, S. 4-7).

SMARTsend unterstützt die folgenden Optionen für die Scanprofilsicherheit:

 Authentifizierung auf dem Gerät für alle Profile erforderlich: Diese Option auswählen, damit alle

SMARTsend-Benutzer ihre Anmeldedaten am Xerox-Multifunktionsgerät eingeben müssen, wenn beliebige

 Authentifizierung auf dem Gerät nur für private Profile erforderlich (Standardeinstellung):

Diese Multifunktionsgerät nur eingeben müssen, wenn

öffentliche oder private Profile verwendet werden.

Option auswählen, damit Workflow- bzw. Profileigentümer ihre Anmeldedaten am Xerox-

private Profile verwendet werden. Öffentliche Profile

können bei Auswahl dieser Option ohne Authentifizierung verwendet werden.

HINWEIS: Geräte, die Authentifizierungen vornehmen können, sind in SMARTsend daran zu

erkennen, dass die auf der Seite "Xerox-Geräte verwalten" angezeigten Gerätesymbole durch ein Vorhängeschloss ergänzt werden. Dieses Symbol bedeutet jedoch nicht, dass die Authentifizierung auf dem jeweiligen Gerät konfiguriert und betriebsbereit ist. Hinweise zum Konfigurieren und Aktivieren der Authentifizierung finden sich in der Dokumentation des Xerox-Multifunktionsgeräts.

Alle Benutzer können ein privates Profil am Gerät auswählen und versuchen, einen Auftrag zu scannen. Zunächst scheint der Auftrag verarbeitet zu werden, schlägt dann jedoch fehl, wenn die am Gerät eingegebenen Anmeldedaten nicht mit denen des privaten Workflows auf dem SMARTsend-Rechner übereinstimmen. Aufgrund unzureichender Authentifizierung fehlgeschlagene Aufträge werden in der Auftragsbestätigung verzeichnet (falls aktiviert), aber am Steuerpult des Geräts wird nicht auf das Fehlschlagen des Auftrags hingewiesen.

Weitere Informationen hierzu siehe Interaktion von Sicherheitseinstellungen, S. 9-10 in Kapitel 9, SMARTsend-Sicherheit.

4-6 Konfiguration

PaperWare-Formulare

Funktion der Professional Edition

Mit den Optionen für die Sicherheit von PaperWare-Formularen werden die bei der Verwendung von PaperWare-Deckblättern geltenden Authentifizierungseinstellungen konfiguriert. Wenn der Administrator Authentifizierung ausgewählt hat, wird davon ausgegangen, dass die von SMARTsend verwalteten Geräte für die Authentifizierung von Benutzern konfiguriert wurden, die sich in derselben Domäne oder vertrauenswürdigen Domäne wie der SMARTsend-Rechner befinden.

 Nur Authentifizierung mit PaperWare-Formularen zulassen (Standardeinstellung): Diese Option

auswählen, wenn der Anmeldename und das Kennwort auf dem PaperWare-Formular für die Authentifizierung genügen oder wenn das Gerät, auf dem das Formular verwendet wird, die Authentifizierung nicht unterstützt. In diesem Fall kann jeder, der im Besitz eines PaperWareDeckblatts ist, dieses auf Internet-Faxgeräten oder Geräten, die keine Authentifizierung unterstützen, einsetzen, auch wenn es sich bei dem ursprünglichen Workflow, aus dem das Deckblatt freigegeben wurde, um einen privaten Workflow oder einen Workflow vom Typ "Scanausgabe: eigene E-MailAdresse" handelt.

 PaperWare-Formular und Anmeldung auf dem Gerät für Authentifizierung erforderlich: Diese

Option auswählen, damit Benutzer Anmeldedaten sowohl auf dem PaperWare-Deckblatt als auch am Gerät eingeben müssen. An Scangeräten, die eine Authentifizierung unterstützen, können nur entsprechend befugte Gerätebenutzer und der Workflow-Eigentümer PaperWare-Deckblätter verwenden, die aus einem öffentlichen Workflow stammen. Wenn jemand anders als der Eigentümer eines privaten Workflows ein Dokument scannt, nachdem diese Option ausgewählt wurde, scheint der Auftrag zunächst verarbeitet zu werden, schlägt dann jedoch fehl, wenn die am Gerät eingegebenen Anmeldedaten nicht mit denen des privaten Workflows auf dem SMARTsend-Rechner übereinstimmen. Der fehlgeschlagene Auftrag wird im Auftragsbestätigungsbericht (falls aktiviert) verzeichnet, am Steuerpult des Geräts wird jedoch keine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Sicherheitseinstellungen 4-7

Xerox-Geräte

SMARTsend kann mit verschiedenen Xerox-Multifunktionsgeräten verwendet werden, die entweder automatisch lokalisiert oder durch Eingabe der IP-Adresse oder des Hostnamens für SMARTsend zur Verfügung gestellt werden. Die Funktionen werden über den Link "Xerox-Geräte hinzufügen/aktualisieren" auf der Verwaltungs-Homepage aufgerufen.

ACHTUNG: Bei der Geräteeinrichtung werden die Einstellungen für den Standardablagebereich und die

Profilsammlung auf dem Xerox-Multifunktionsgerät von SMARTsend überschrieben. Vor der Konfiguration für SMARTsend muss das Gerät so neu konfiguriert werden, dass die Anwendungen, die den Standardablagebereich verwenden, an einen alternativen Ablagebereich umgeleitet werden.

Geräteverwaltung

Die Seite "Xerox-Geräte verwalten" ist der Ausgangspunkt für das Lokalisieren, Hinzufügen und Einrichten von mit SMARTsend zu verwendenden Xerox-Geräten. Sie wird über den Link "Xerox-Geräte hinzufügen/ aktualisieren" unter "Konfiguration" oder über "Xerox-Geräte anzeigen" unter "Xerox-Geräte verwalten" auf der Verwaltungs-Homepage aufgerufen.

4-8 Konfiguration

Abb. 4-2: Seite "Xerox-Geräte verwalten"

Gerätelokalisierung

Bei der Erstinstallation von SMARTsend müssen zunächst ein oder mehrere Geräte hinzugefügt werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: entweder mittels der von SMARTsend gebotenen automatischen Geräte lokalisierung oder durch die manuelle Eingabe der individuellen IP-Adressen oder Hostnamen der mit SMARTsend zu verwendenden Geräte. Die Lokalisierung von scanfähigen Xerox-Multifunktionsgeräten erfolgt mithilfe von SNMP Broadcast, ein Vorgang, der in großen Netzwerken mit beanspruchen kann. Daher kann die manuelle Eingabe von IP-Adressen oder Hostnamen unter gewissen Voraussetzungen schneller sein.

ACHTUNG: Beim Lokalisieren der scanfähigen Geräte wird jedoch nicht überprüft, ob die Geräte korrekt für

den Scanbetrieb im Netzwerk konfiguriert wurden. Um Probleme zu vermeiden, sollte die Konfiguration aller Geräte überprüft werden, bevor sie zu SMARTsend hinzugefügt werden (siehe Probleme bei der Gerätekommunikation und -konfiguration, S. 7-6).

Ermittlung und Einrichtung von Geräten zur Verwendung mit SMARTsend:

 Hostnamen oder IP-Adressen eingeben (über "Geräte hinzufügen"): direkte Methode zum

Hinzufügen von Geräten in der Liste der Xerox-Multifunktionsgeräte. Hierzu muss lediglich der Hostname oder die IP-Adresse des Geräts eingegeben und "In Liste einfügen" aktiviert werden. Bei der Eingabe mehrerer Geräte die Einträge durch Semikolon trennen. Diese Option empfiehlt sich u. U. für umfangreiche Netzwerke, auf denen die automatische Lokalisierung lange Zeit dauern kann.

vielen Geräten viel Zeit

HINWEIS: Geräte, die manuell in der Liste hinzugefügt wurden, werden bei einer automatischen

Löschung nicht miteinbezogen. Sie müssen explizit aus der Liste gelöscht werden ( von Geräten, S. 4-14).

 Jetzt lokalisieren (über "Geräte hinzufügen): Diese Funktion dient dazu, scanfähige Xerox-

Multifunktionsgeräte automatisch in der Liste zu erfassen. Die Standardeinstellung sieht vor, dass die

Suche nach Geräten auf das lokale Subnetz beschränkt ist.

siehe Löschen

HINWEIS: Die automatische Lokalisierung muss über die Schaltfläche "Jetzt lokalisieren" ausgelöst

werden. Bei Aktivieren der Schaltfläche werden all die Geräte in der Liste der Multifunktionsgeräte hinzugefügt, die auf den SNMP Broadcast im lokalen Subnetz reagieren sowie Geräte in weiteren Benutzer-Subnetzen, deren SNMP-Anmeldedaten unter "Gerätelokalisierungseinstellungen - SNMPAnmeldedaten" eingetragen wurden. Zuvor ermittelte Geräte, die innerhalb der letzten 24 Stunden nicht lokalisiert wurden, werden aus der Liste gelöscht.

HINWEIS: Nur wenn SNMP Broadcast auf allen Routern aktiviert ist, kann die automatische

Gerätelokalisierung von SMARTsend verwendet werden ( Gerätekommunikation und -konfiguration, S. 7-6).

siehe Probleme bei der

Xerox-Geräte 4-9

 Gerätelokalisierungseinstellungen> Subnetze (über "Gerätebezogene Aufgaben"): Mithilfe dieser

Funktion werden weitere Subnetze bei der Broadcast-Lokalisierung miteinbezogen (

siehe

Gerätelokalisierungseinstellungen – Subnetze, S. 4-17).

HINWEIS: Die in SMARTsend angezeigten Subnetze sind eigentlich Broadcast-Adressen. Die

SMARTsend-Lokalisierungsoptionen nur dann verwenden, wenn die Einstellungen der Netzwerksicherheit diese Art der Lokalisierung gestatten. Wenn sich Scangeräte in einem anderen Subnetz befinden, muss DNS korrekt konfiguriert und betriebsbereit sein ( überprüfen, S. 2-8).

 Gerätelokalisierungseinstellungen> SNMP-Anmeldedaten (über "Gerätebezogene Aufgaben"):

Mithilfe dieser Funktion werden SNMP-Anmeldedaten bei der Broadcast-Lokalisierung miteinbezogen (

siehe Gerätelokalisierungseinstellungen – SNMP-Anmeldedaten, S. 4-17).

 Gerätestandardwerte bearbeiten (über "Gerätebezogene Aufgaben"): Mit dieser Funktion werden die

Standardeinstellungen vorgegeben, die von SMARTsend bei der Gerätekonfiguration verwendet werden (

siehe Gerätestandardeinstellungen, S. 4-18).

siehe DNS-Konfiguration

4-10 Konfiguration

Liste der Xerox-Multifunktionsgeräte

Die Seite "Xerox-Geräte verwalten" bietet Optionen, mit denen die Geräteliste sortiert wird.

Sortieren

Auf die Spaltenbezeichnung klicken, um die Liste anhand der Daten in der ausgewählten Spalte zu sortieren.

Seiten

Wenn eine mehrseitige Geräteliste angezeigt wird, können über die Seitenfunktion einzelne Seiten zur Anzeige ausgewählt werden.

Die Pfeilschaltflächen dienen zum Vor- bzw. Zurückblättern in der Liste. Zum Anzeigen der ersten bzw. letzten Seite auf

Spalten anzeigen/verbergen

Mit dieser Funktion lassen sich bestimmte Felder auf der Seite "Xerox-Geräte verwalten" ein- bzw. ausblenden. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn Geräte mit unterschiedlichen SNMP-Einstellungen konfiguriert werden oder lediglich mehr Angaben zum Gerät angezeigt werden sollen.

klicken.

Mit "Spalten anzeigen/verbergen" werden folgende Anzeigeoptionen gesteuert:

 IP-Adresse

 SNMP-Version

 Name der GET-Community für SNMP 2c

 Name der SET-Community für SNMP 2c

 Benutzername für SNMP 3

 Systembeschreibung

 Beschreibung

 Standort

 Fehlermeldung

 Protokoll

HINWEIS: Ist SNMP v3 nicht auf dem SMARTsend-Rechner aktiviert, erscheint die zugehörige

Benutzernamenoption nicht in der Liste.

Auf der Seite "Spalten anzeigen/verbergen" wird festgelegt, welche Felder auf der Seite "Xerox-Geräte verwalten" erscheinen. Die nicht gewünschten Felder deaktivieren und abschließend auf "OK" klicken.

Xerox-Geräte 4-11

Statussymbole

Auf der Seite "Xerox-Geräte verwalten" erscheinen verschiedene Statussymbole, die den Verarbeitungszustand widerspiegeln und Verknüpfungen zu anderen Seiten bieten. Zur Beschreibung der Symbole siehe nachfolgenden Tabelle:

Verfügbare Geräte: erscheint neben Geräten, die per SNMP Broadcast ermittelt wurden sowie neben Geräten, die durch Eingabe des Hostnamens oder der IP-Adresse hinzugefügt wurden. Diese Geräte können für den Einsatz mit SMARTsend konfiguriert werden.

Konfigurierte Geräte: erscheint neben Geräten, die derzeit für den Einsatz mit SMARTsend eingerichtet sind. Das Vorhängeschlosssymbol bedeutet, dass für das Gerät eine Authentifizierung benötigt wird. Das Werkzeugsymbol bedeutet, dass das Gerät manuell eingerichtet wurde. Die Statusanzeigen erscheinen ggf. in der Liste der XeroxMultifunktionsgeräte. Zur Überprüfung der Konfiguration das Kontrollkästchen des Geräts aktivieren und die Schaltlfäche "Konfiguration testen" aktivieren. Falls erforderlich, können die Geräte neu konfiguriert werden.

Nicht verfügbare Geräte: erscheint neben Geräten, die vormals für SMARTsend eingerichtet wurden, jedoch aufgrund von Konfigurationsproblem nicht mehr verfügbar sind. Geräte mit diesem Symbol sind nicht betriebsbereit. Die Konfiguration muss automatisch oder manuell - korrigiert werden ( Gerätekommunikation und -konfiguration, S. 7-6).

Geräteeigenschaften: dient zum Aufrufen der Seite, über die die Eigenschaften des Geräts bearbeitet werden (

siehe Eigenschaften des Xerox-Geräts, S. 4-21).

siehe Probleme bei der

Konfigurieren: Auf dieses Symbol klicken, wenn das gewählte Xerox-Gerät zum Einsatz mit SMARTsend eingerichtet werden soll. Tritt ein Problem auf, wird der Status aktualisiert und unter "Fehlermeldung" erscheinen Informationen zur Fehlerbeseitigung.

Konfiguration testen: überprüft, ob das Xerox-Gerät richtig für den Einsatz mit SMARTsend eingerichtet wurde. Hierbei werden die für SMARTsend relevanten Einstellungen überprüft. Das Testergebnis erscheint in einem separaten Fenster ( Gerätekonfigurationstest, S. 7-7).

Reparieren: korrigiert die Einstellungen, die einen korrekten Betrieb mit SMARTsend verhindern (

Löschen: entfernt das Xerox-Gerät aus der Liste unter "Xerox-Geräte verwalten". HINWEIS: Beim Löschen eines Geräts werden die damit verbundenen Scanprofile

ebenfalls gelöscht. Evtl. verknüpfte Workflows werden nicht gelöscht.

Fehlermeldung/Informationen zur Fehlerbeseitigung: Liegt bei einem Gerät ein Problem vor, werden unter "Fehlermeldung" Hinweise zur Problembeseitigung angezeigt. Weitere Informationen zur Fehlerbeseitigung werden durch Klicken auf das Symbol eingeblendet.

siehe Reparieren der Gerätekonfiguration, S. 5-7).

Tab. 4-2: Statussymbole

siehe

4-12 Konfiguration

Geräteeinrichtung für den Einsatz mit SMARTsend

Sobald Geräte lokalisiert und in der Geräteliste erfasst sind, können sie für den Einsatz mit SMARTsend eingerichtet werden. Dazu auf das zum Gerät gehörige Kontrollkästchen klicken und "Konfigurieren" aktivieren.

HINWEIS: Zur Anzeige einiger Optionen und Schaltflächen von SMARTsend muss ggf. die Bildlaufleiste

auf der rechten Seite des Fensters verwendet werden.

Geräte einrichten:

1 Auf der Verwaltungs-Homepage links unter "Konfiguration" auf Xerox-Geräte hinzufügen/

aktualisieren klicken.

2 Die Geräteliste mit Jetzt lokalisieren vervollständigen oder den Hostnamen bzw. die IP-Adresse des

Geräts eingeben und auf In Liste einfügen klicken (

3 Das gewünschte Geräte bzw. die Geräte durch Aktivieren des zugehörigen Kontrollkästchens

markieren. Ggf. auf das Symbol Geräteeigenschaften klicken und die SNMP- und Datenübertragungs einstellungen einrichten ( siehe Geräteeinrichtung für den Einsatz mit SMARTsend, S. 4-13).

4 Auf die Schaltfläche Konfigurieren unter der Geräteliste klicken.

HINWEIS: Wenn beim Neukonfigurieren eines Geräts mit SMARTsend ein Fehler auftritt, wird

automatisch versucht, die Scaneinstellungen des Geräts auf die vorherigen Werte zurückzusetzen. Dies ist jedoch nicht möglich, wenn das Gerät zum Scannen über NetWare konfiguriert wurde.

siehe Gerätelokalisierung, S. 4-9).

5 Handelt es sich bei dem Gerät um das erste einzurichtende Gerät, erscheint das Dialogfeld

"Gerätekonten bestätigen". Es wird außerdem eingeblendet, wenn die Gerätekonten vom Computer gelöscht wurden. Die vorgegebenen Konten mit OK anlegen oder auf Abbrechen klicken, um eigene Konten zu erstellen ( Gerätekonten verwalten S. 4-15).

siehe Administrator-, Benutzer- und Gerätekonten erstellen, S. 2-13 und

HINWEIS: Beim Hinzufügen eines Gerätes wird möglicherweise zur Eingabe der Anmeldedaten für

den SMARTsend-Rechner aufgefordert. Ist dies der Fall, müssen dieselben Anmeldedaten wie beim Anmelden bei SMARTsend eingegeben werden. Bei Eingabe anderer Anmeldedaten muss u. U. zuerst der Browser-Cache geleert werden.

6 SMARTsend aktualisiert die Gerätescaneinstellungen gemäß dem neuen Rechner, dem neuen Konto

und dem neuen Standardpfad. Sobald die Gerätekonfiguration abgeschlossen ist, meldet SMARTsend, ob der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist. In dem betreffenden Statusfenster wird außerdem das zur Ablage verwendete Übertragungsprotokoll und die SNMP-Version angegeben, und bei Bedarf werden hier zusätzliche Diagnoseinformationen angezeigt, falls ein Gerät nicht von SMARTsend konfiguriert werden konnte. Auf OK klicken.

7 Vollständig eingerichtete Geräte werden in der Geräteliste mit diesem Symbol gekennzeichnet: 8 Schlägt die Einrichtung wegen eines vorübergehenden Verbindungsfehlers fehl, die Konfiguration

erneut durchführen (

siehe Probleme bei der Gerätekommunikation und -konfiguration, S. 7-6).

9 Kann die Einrichtung nicht wie oben beschrieben erfolgen, muss u. U. eine manuelle Konfiguration

vorgenommen werden (

siehe Manuelle Geräteeinrichtung, S. 4-21).

Xerox-Geräte 4-13

Löschen von Geräten

Mit der Option "Dieses Gerät löschen" wird das auf der Seite "Xerox-Geräte verwalten" ausgewählte Gerät gelöscht. Mit dem Löschen eines Geräts werden auch alle Geräteprofile, die auf dem Gerät freigegeben wurden, gelöscht. Dieser Vorgang wirkt sich nicht auf Workflows aus.

Geräte löschen:

1 Auf der Verwaltungs-Homepage auf Xerox-Geräte anzeigen klicken. 2 Das gewünschte Geräte bzw. die Geräte durch Aktivieren des zugehörigen Kontrollkästchens

markieren.

3 Auf das Löschsymbol rechts neben dem Gerät klicken oder zum Löschen mehrerer Geräte die

Schaltfläche Löschen unter der Liste aktivieren.

4 Den Löschvorgang in dem eingeblendeten Dialogfeld mit OK bestätigen. 5 Die Statusanzeige erscheint. Auf OK klicken. Die Geräte werden aus der Geräteliste gelöscht.

HINWEIS: Die diesem Gerät zugeordneten Freigaben werden ebenfalls gelöscht, wenn sie nicht auf

einem oder mehreren anderen Geräten gespeichert sind.

4-14 Konfiguration

Gerätekonten verwalten

Unter "Gerätekonten verwalten" werden die lokalen Benutzerkonten angezeigt, die automatisch für jedes Datenübertragungsprotokoll angelegt werden, das unter "Gerätestandardwerte bearbeiten" gewählt wurde. Diese Konten werden benötigt, damit die Verbindung zwischen den Xerox-Geräten und dem SMARTsendRechner hergestellt werden kann. Folgende Konten werden per Standardeinstellung angelegt:

 FF_SMARTSEND_FTP

 FF_SMARTSEND_SMB

 FF_SMARTSEND_HTTP

 FF_SMARTSEND_HTTPS

Aus Sicherheitsgründen wird für jedes Protokoll ein eigenes Konto erstellt, da über FTP beispielsweise Kennwörter und andere Daten im Klartext übertragen werden, was bei SMB und HTTPS nicht der Fall ist.

HINWEIS: Bei älteren Versionen von SMARTsend erfolgt die Kontenerstellung nicht automatisch. Diese

Funktionalität wird erst ab Version 2.0 geboten.

Gerätekonten bestätigen

Die Anzeige "Gerätekonten bestätigen" erscheint bereits, bevor die Konten auf dem SMARTsend-Rechner erstellt sind. Somit besteht Gelegenheit, die Kontenerstellung abzubrechen, falls eine manuelle Erstellung gewünscht wird. Weitere Informationen hierzu siehe

Das Dialogfeld erscheint auch, während ein Gerät eingerichtet oder repariert wird, die Gerätekonten aber vom Computer gelöscht wurden. In diesem Fall werden die Konten neu erstellt.

Eigenverwaltung der Gerätekonten.

Eigenverwaltung der Gerätekonten

Die Handhabung der Gerätekonten in Eigenverwaltung ermöglicht das Erstellen oder Ändern von Konten über Microsoft Management Console (MMC). Dies kann aus Sicherheits- oder Konformitätsgründen mit anderen Netzwerksicherheitsvorgaben geboten sein.

Die Konten können mittels MMC neu angelegt werden oder die von SMARTsend angelegten Konten können entsprechend umfunktioniert werden. Zur Erstellung der Konten mit MMC müssen die SMARTsend-Gerätekonteneinstellungen unter "Geräteanmeldeinformationen verwalten" so geändert werden, dass sie den Anmeldedaten des SMARTsend-Rechners entsprechen. Anschließend die Änderungen mit OK bzw. Anwenden speichern und die Geräte an die neuen Anmeldedaten anpassen.

HINWEIS: Geräte, die manuell eingerichtet wurden, verwenden weiterhin das bei der Erstellung benutzte

Gerätekonto (

siehe Manuelle Geräteeinrichtung, S. 4-21).

Xerox-Geräte 4-15

Bei der manuellen Kontoeinrichtung ist Folgendes zu beachten:

 Es empfiehlt sich, lokale Benutzerkonten zu verwenden und jedes Konto muss aus Sicherheitsgründen

aus der Benutzergruppe entfernt werden.

 In der Regel können Domänenkonten verwendet werden, auf einigen älteren Xerox-Geräten sind sie

jedoch nicht einsetzbar.

 Administratorkonten dürfen nicht als Gerätekonten benutzt werden.

 Wenn die Sicherheit keine besondere Rolle spielt, kann ein einziges Konto für alle Protokolle

verwendet werden.

 Alle Konten erfordern einen Benutzernamen und ein Kennwort.

 Wenn das Gerätekonto mit MMC geändert wird, müssen die entsprechenden Änderungen auf der Seite

"Geräteanmeldeinformationenen verwalten" durchgeführt werden.

 Wenn das Gerätekonto mit SMARTsend geändert wird, müssen die entsprechenden Änderungen auf

dem SMARTsend-Rechner mithilfe von MMC durchgeführt werden.

Weitere Informationen hierzu siehe Administrator-, Benutzer- und Gerätekonten erstellen, S. 2-13.

4-16 Konfiguration

Gerätelokalisierungseinstellungen – Subnetze

Die Gerätelokalisierungseinstellungen für Subnetze dienen dazu, der SMARTsend-Konfiguration weitere Subnetze hinzuzufügen.

Subnetze hinzufügen

1 Auf der Seite "Xerox-Geräte verwalten" auf Gerätelokalisierungseinstellungen... > Subnetze klicken. 2 Die IP-Adresse für das Zielsubnetz und die zugehörige Subnetzmaske eingeben. 3 Auf Hinzufügen klicken. Die Broadcast-Adresse für das Subnet wird von SMARTsend automatisch

berechnet und in der Liste der Broadcast-Adressen hinzugefügt.

Bei Verwendung der Funktion "Jetzt lokalisieren" werden die auf der Broadcast-Adressliste erfassten Subnetze durchsucht.

Subnetze löschen

1 In der Adressliste den zu löschenden Eintrag markieren. 2 Auf Entfernen klicken.

Gerätelokalisierungseinstellungen – SNMP-Anmeldedaten

Über diese Seite werden SNMP-Anmeldedaten hinzugefügt, die bei der Gerätesuche mit "Jetzt lokalisieren" von SMARTsend miteinbezogen werden. Das Hinzufügen von SNMP-Anmeldedaten ist erforderlich, wenn die Xerox-Geräte mit nicht standardmäßigen SNMP-Anmeldedaten eingerichtet wurden. Die SNMPAnmeldedaten müssen mit den SNMP-Anmeldedaten des Geräts übereinstimmen das mit SMARTsend lokalisiert werden soll. Werden Geräte mit diesen Anmeldedaten ermittelt, wird das Gerät automatisch mit den entsprechenden SNMP-Einstellungen eingerichtet.

Auf der Seite "Xerox-Geräte verwalten" auf Gerätelokalisierungseinstellungen... SNMP-Anmeldedaten klicken.

SNMP 2c: Zur Eingabe weiterer GET-Community-Namen. Namen im Feld "GET-Community-Name" eingeben, dann auf Hinzufügen klicken. Zum Löschen des Namens das zugehörige Kontrollkästchen aktivieren und auf die Schaltfläche Entfernen unter der Liste klicken.

SNMP 3: Zur Eingabe weiterer SNMP 3-Anmeldedaten. Benutzernamen sowie Authentifizierungs- und Datenschutzkennwort eingeben und auf Hinzufügen klicken. Zum Löschen eines Kontos das zugehörige Kontrollkästchen aktivieren und auf die Schaltfläche Entfernen unter der Liste klicken.

HINWEIS: Die SNMP 3-Optionen erscheinen nur, wenn SNMP 3 in SMARTsend aktiviert wurde. Auf der

Verwaltungs-Homepage unter "Xerox-Geräte verwalten" auf Gerätestandardwerte... klicken (

Gerätestandardeinstellungen, S. 4-18).

siehe

Xerox-Geräte 4-17

Gerätestandardeinstellungen

Die Gerätestandardeinstellungen legen fest, welche Einstellungen bei der Einrichtung der Geräte durch SMARTsend als Standardwerte vorgegeben werden. Die Einstellungen werden über "Gerätestandardwerte bearbeiten" auf der Seite "Xerox-Geräte verwalten" aufgerufen.

HINWEIS: Eine Änderung der Einstellungen wirkt sich nicht auf bereits konfigurierte Geräte aus.

Falls erforderlich, können diese Einstellungen über die Geräteeigenschaften für jedes Gerät separat geändert

werden. Die Geräteeigenschaften werden über das Symbol

auf der Seite "Xerox-Geräte verwalten"

eingeblendet.

Datenübertragungsprotokolle

Mit den Optionen unter "Datenübertragungsprotokoll" werden die Protokolle festgelegt, die zur Übertragung von Daten zwischen dem SMARTsend-Rechner und den Xerox-Multifunktionsgeräten verwendet werden. Die Protokolle können erst dann benutzt werden, wenn sie in SMARTsend aktiviert wurden.

HINWEIS: Wenn die Verwaltung der Gerätekonten für die Ablage über SMARTsend erfolgt, wird für jedes

Protokoll ein Konto auf dem SMARTsend-Rechner angelegt.

TIPP: Die Anschlüsse für die jeweiligen Protokolle dürfen nicht durch einen Filter an einem Switch, einem

Router oder einer Firewall blockiert werden

Ein

Unter "Ein" erscheint die Liste der Protokolle, die mit SMARTsend verwendet werden können. Die Kontrollkästchen der Protokolle aktivieren, die vofür das Xerox-Multifunktionsgerät und den Anwendungsrechner geeignet sind:

 FTP: Diese Option bietet eine schnellere Datenübertragung und Kompatibilität mit allen Geräten. Das

FTP-Ablageprotokoll wird standardmäßig verwendet. Der IIS FTP-Service muss auf dem SMARTsendRechner aktiviert sein und ausgeführt werden, wenn das FTP-Ablageprotokoll verwendet wird (siehe IIS/FTP installieren und konfigurieren, S. 2-10).

 SMB: Diese Option sorgt für eine sicherere Datenübertragung. Wird SMB gewählt, obwohl das Gerät

nicht SMB-kompatibel ist (oder nicht entsprechend eingerichtet ist), wird gemäß der Prioritätseinstellung (siehe unten) ein Ersatzprotokoll verwendet.

(siehe TCP/IP-Anschluss, S. 2-30).

 HTTP: bietet eine schneller Datenübertragung. Dieses Protokoll ist für ältere Geräte nicht geeignet.  HTTPS: Diese Option sorgt für eine sicherere Datenübertragung. Dieses Protokoll ist für ältere Geräte

nicht geeignet.

HINWEIS: Wenn ein Gerät nicht für SMB, HTTP oder HTTPS geeignet ist, muss IIS für FTP auf

dem SMARTsend-Rechner eingerichtet werden. Wurde die FTP-Funktionalität erst Installation von SMARTsend in IIS aktiviert, über die Systemsteuerung das Fenster "Software" aufrufen, dort unter SMARTsend zuerst auf Ändern und dann auf Reparieren klicken, um die Anwendung zu aktualisieren ( Installationsvorbereitung).

4-18 Konfiguration

siehe IIS/FTP installieren und konfigurieren, S. 2-10 in Kapitel 2,

nach

Priorität

Diese Einstellung dient dazu, die Reihenfolge der Datenübertragungsprotokolle zu regeln. Es wird zunächst versucht, jedes Gerät mit dem an erster Stelle stehenden Protokoll einzurichten. Ist dieses Protokoll nicht verfügbar, wird das zweite Protokoll ausgewählt, dann das dritte, usw.

Zur Definition der Priorität auf das Protokoll in der Liste klicken, und es dann mithilfe der Pfeilschaltflächen nach oben bzw. unten an die gewünschte Position verschieben. Die erste Listenposition hat die höchste

Priorität.

Kennwort des Geräteadministrators

Jedes Gerät ist mit einem Kennwort für Geräteadministratoren ausgestattet, über das der Zugriff auf die erweiterten Konfigurationseinstellungen gesteuert wird. In der Standardeinstellung ist kein Kennwort für die Konfiguration von Geräten erforderlich. Als zusätzliche Sicherheitsstufe kann jedoch die Kennworteingabe für Konfigurationseinstellungen aktiviert werden.

Kennwort bei der Gerätekonfigurierung überprüfen: Das Geräteadministratorkennwort wird bei der Konfiguration von Xerox-Geräten überprüft.

Standardadministratorkennwort/Standardadministratorkennwort bestätigen: Wenn die Kennwortüberprüfung aktiviert ist, muss das Geräteadministratorkennwort eingegeben werden.

SNMP-Einstellung

Die SNMP-Standardeinstellungen definieren die Parameter für die Verbindung zwischen SMARTsend und den Geräten beim Lokalisieren und Einrichten der Geräte. Dabei ist Folgendes zu berücksichtigen:

 Bei der Gerätelokalisierung und -konfiguration gilt automatisch SNMP 2c, wenn SNMP 3 nicht

aktiviert ist.

 Zum Einsatz von SNMP 3 muss diese Version auf der Seite "Gerätestandardwerte bearbeiten" aktiviert

worden sein und der Geräteadministrator muss jedes Gerät für SNMP 3 eingerichtet haben.

 Geräte, die manuell zur Geräteliste hinzugefügt wurden (über den Hostnamen bzw. die IP-Adresse),

werden mithilfe der Standard-Community-Namen von SNMP 2c bzw. mithilfe der Anmeldedaten von SNMP 3 (falls verfügbar) eingerichtet.

 Geräte, die automatisch zur Geräteliste hinzugefügt wurden (über die Funktion "Jetzt lokalisieren"),

werden mithilfe der bei der Gerätelokalisierung ermittelten SNMP-Anmeldedaten eingerichtet.

SNMP-2c-Standardwerte

SNMP-Community-Namen (GET/SET) werden für den Austausch von Daten mit Geräten über SNMP 2c verwendet. Zum Schreiben oder Ändern von Werten auf einem Gerät wird grundsätzlich der SNMP SETName verwendet. Zum Abrufen von Werten aus einem Gerät wird der SNMP GET-Name verwendet.

SMARTsend verwendet SNMP-Community-Namen im Rahmen der Gerätelokalisierung und Konfigurierung zur Authentifizierung. Dabei werden der ermittelte GET-Name und der Standard-SET-Name benutzt. Bei manuell hinzugefügten Geräten gilt der Standard-GET- und der Standard-SET-Name. Wenn die GET-

und SET-Namen nicht mit den Standardwerten "öffentlich" und "privat" belegt sind, müssen die entsprechenden Standardnamen in SMARTsend eingegeben werden, bzw. die SNMP-Community-Namen müssen für jedes Gerät unter den Geräteeigenschaften geändert werden.

SNMP 3 aktivieren

Durch Aktivierung von SNMP 3 wird dieses zum Standardprotokoll bei der Lokalisierung und Konfiguration von Geräten in SMARTsend. Steht SNMP 3 auf einem Gerät nicht zur Verfügung, wird SNMP 2c verwendet.

Xerox-Geräte 4-19

SNMP-3-Standardwerte

SNMP 3 erfordert ein Konto, das die Anmeldedaten liefert, mit denen die Verbindung zwischen dem Xerox-Gerät und der SMARTsend-Anwendung hergestellt wird. Das Standardkonto wird unter "Gerätestandardwerte bearbeiten" eingerichtet.

Kontoart

Diese Funktion legt das SNMP-3-Standardkonto für SMARTsend fest. Diese Einstellungen müssen mit den SNMP-3-Kontoeinstellungen übereinstimmen, die für SMARTsend auf dem Xerox-Gerät vorgegeben wurden. Je nach gewählter Kontoart ändern sich die angezeigten Optionen. Folgendes steht zur Auswahl:

 Xerox Client-Konto (Standardeinstellung): Mindestberechtigung, die zum Zugriff auf die

SMARTsend-Gerätekonfiguration und die Scandienste berechtigt. Es empfiehlt sich, diese Einstellung mit dem Standardbenutzernamen und dem Standardkennwort zu verwenden.

 Benutzerdefiniertes Konto: bietet eine höhere Sicherheitsstufe. Die Einstellungen für das

benutzerdefinierte Konto müssen den Einstellungen auf dem Xerox-Gerät entsprechen, die mithilfe von Internet-Services an dem SNMP-3-Administratorkonto vorgenommen werden. Darüber hinaus können weitere benutzerdefinierte Konten über Verwaltungsprogramme anderer Hersteller auf den XeroxGeräten eingerichtet werden.

Bei Aktivierung des benutzerdefinierten SNMP-3-Kontos müssen folgende Anmeldedaten vorliegen:

 Benutzername: der dem Benutzername auf dem Xerox-Gerät entsprechende Name.  Authentifizierung und Datenschutzkennwort: Kennwörter, die mit den Kennwörtern auf dem

Xerox-Gerät übereinstimmen.

4-20 Konfiguration

Eigenschaften des Xerox-Geräts

Die Seite zur Bearbeitung der Xerox-Geräteeigenschaften wird über das Symbol aufgerufen. Die Geräteeigenschaften werden für die Verbindung, die Konfiguration und die Datenübertragung benötigt. Hierzu

zählen:

Ausgewähltes Gerät: allgemeine Angaben zur Kennzeichnung des Geräts. Manuelle Konfiguration: Einrichtung der Geräte zum Einsatz mit SMARTsend. Weitere Informationen

hierzu siehe Geräteeigenschaften: SNMP- und Datenübertragungseinstellungen. Diese Einstellungen können bei

Bedarf geändert werden (

Zur Einrichtung der auf dieser Seite definierten Eigenschaften für das jeweilige Gerät auf die Schaltfläche Konfigurieren unten in der Anzeige klicken. Sind keine Änderungen gewünscht, Abbrechen auswählen.

Manuelle Geräteeinrichtung

Zur manuellen Einrichtung von Geräten für SMARTsend stehen die Internet-Services der XeroxMultifunktionsgeräte zur Verfügung. Diese Methode bietet sich an, wenn die automatische Konfiguration fehlschlägt, nicht verfügbar ist oder durch SNMP-Einschränkungen verhindert wird ( Gerätekommunikation und -konfiguration, S. 7-6).

Folgendermaßen vorgehen:

1 Auf den Link Xerox Geräte hinzufügen/aktualisieren auf der Verwaltungs-Homepage klicken.

Manuelle Geräteeinrichtung.

siehe SNMP-Einstellung, S. 4-19).

siehe Probleme bei der

2 Das Gerät ggf. mit "Jetzt lokalisieren" oder durch Eingabe der IP-Adresse bzw. des Hostnamens und

Klicken auf In Liste einfügen zur Geräteliste hinzufügen.

3 Auf das zu dem gewünschten Xerox-Gerät gehörige Eigenschaftensymbol klicken. 4 Das Kontrolkästchen Gerät manuell konfigurieren aktivieren. 5 Die Funktionen für Datenübertragungseinstellungen, Funktionsumfang und Gerätekonto wie

gewünscht einstellen. Weitere Informationen hierzu siehe

Geräteeigenschaften einrichten.

6 Unten in der Anzeige auf Konfigurieren klicken. 7 Auf der Seite "Status der manuellen Konfigurierung" auf OK klicken. 8 Es erscheinen Anweisungen zur Einstellung der Scanparameter auf dem Gerät. Die Internet-Services

mit Webseite des Geräts anzeigen aufrufen.

9 Auf der Homepage Eigenschaften > Services > Scannen wählen und den Standardablagebereich

definieren, und Eigenschaften > Services > Scannen > Zusatzoptionen aufrufen und die Profilsammlung einrichten. Darauf achten, dass die Angaben mit den unter "Anweisungen zur manuellen Gerätekonfiguration" vorgegebenen Einstellungen übereinstimmen.

10 Die Internet-Services schließen und mit OK den Konfigurationsvorgang abschließen.

Xerox-Geräte 4-21

Geräteeigenschaften einrichten

Wurde Gerät manuell konfigurieren gewählt, ändert sich die Anzeige entsprechend. Folgende Geräteeigenschaften müssen eingerichtet werden:

Datenübertragungseinstellungen: Protokoll für die Datenübertragung zwischen Gerät und SMARTsendRechner. Die Protokolleinstellungen auf Gerät und SMARTsend-Rechner müssen kompatibel sein ( Datenübertragungsprotokolle, S. 4-18).

Funktionsumfang (Begrenzt/Voll): Scanfunktionalität des einzurichtenden Xerox-Geräts. Anhand der nachfolgenden Tabelle die Option wählen, die mit den Scanfunktionen des Geräts übereinstimmt.

Scanfunktion Begrenzt Voll

siehe

Profilnamenslänge

Authentifizierung Nein

PDF-Ablage Nein

Tab. 4-3: Funktionsumfang bei manueller Konfiguration

11 Zeichen 20 Zeichen

HINWEIS: Hinweise dazu, ob das Xerox-Gerät diese Scanfunktionen bietet, sind der gerätebegleitenden

Dokumentation zu entnehmen. Wenn die Funktionsumfangseinstellung in SMARTsend nicht mit der Gerätefunktionalität übereinstimmt, wird die SMARTsend-Funktionalität zur Workflow-Freigabe mit den richtigen Eigenschaften beeinträchtigt.

SMARTsend-Benutzerkonto zuordnen: Zur Definition eines Netzwerkkontos, das für die Verbindung zwischen Gerät und SMARTsend-Rechner zuständig ist. Werden mehrere Geräte manuell eingerichtet, empfiehlt es sich, ein separates Gerätekonto auf dem SMARTsend-Rechner anzulegen und den Benutzernamen hier einzugeben ( Ändert sich das Kontokennwort, diese Seite wieder aufrufen und mithilfe von "Anweisungen zur manuellen Konfigurierung anzeigen" die Anmeldedaten aktualisieren.

siehe Administrator-, Benutzer- und Gerätekonten erstellen, S. 2-13).

4-22 Konfiguration

PaperWare-Internet-Faxeinstellungen

Funktion der Professional Edition

Mit der Professional Edition von SMARTsend können auch PaperWare-Deckblätter mit Geräten verwendet werden, die das Internet-Faxprotokoll unterstützen. PaperWare-Internet-Faxfunktionen unterstützen ein breiteres Angebot an Scangeräten sowie viele Funktionen, die die Verwendbarkeit und Vielseitigkeit von SMARTsend verbessern.

Die Seite "PaperWare-Internet-Faxeinstellungen" wird durch Klicken auf den Link PaperWare-Internet- Faxeinstellungen konfigurieren auf der Verwaltungs-Homepage aufgerufen.

HINWEIS: Für den Internet-Faxeingang muss ein dediziertes POP3-E-Mail-Konto auf dem

Posteingangsserver eingerichtet werden.

Serverinformationen

Den voll qualifizierten DNS-Namen des POP3-Servers (Posteingang) und des SMTP-Servers (Postausgang) eingeben, die von SMARTsend zum Internet-Faxbetrieb verwendet werden. Diese Server können mit den für E-Mail-Betrieb verwendeten SMTP-Servern übereinstimmen.

Wie E-Mail-SMTP-Server: Wird für E-Mail und Internet-Fax derselbe SMTP-Server verwendet, diese Option wählen.

Abrufintervall: Häufigkeit, mit der der POP3-Server auf eingehende Daten überprüft wird. Standardeinstellung: alle 10 Minuten.

POP3-Anmeldedaten

Den Benutzernamen und das Kennwort des POP3-E-Mail-Kontos eingeben, das von SMARTsend zur Anmeldung und zum Abruf von E-Mail vom POP3-Server verwendet werden soll.

PaperWare-Internet-Faxeinstellungen 4-23

E-Mail und Adressbuch

Auf der Verwaltungs-Homepage können mit dem Link "E-Mail und Adressbuch einrichten" die SMARTsend-Einstellungen für die SMTP- und LDAP-Serverkonfiguration vorgegeben werden. Diese Einstellungen sind erforderlich, um SMARTsend-Funktionen wie etwa Scanausgabe als E-Mail und E-MailBestätigungs-/Benachrichtigungsmeldungen zu aktivieren. Sie sind auch erforderlich, um die integrierten Adressbuchfunktionen zu aktivieren, um durch teilweise Eingabe eines Namens in den SMARTsend-Feldern E-Mail-Adressen als Scanablageziele angeben zu können.

Wenn alle Informationen zu den SMTP- und LDAP-Servern eingegeben worden sind, auf Anwenden klicken, um die Einstellungen zu speichern, oder auf Rückstellen, um sie wieder zu verwerfen.

SMTP-Server einrichten

SMARTsend verwendet den SMTP-Server (Simple Mail Transfer Protocol) nur für ausgehende E-Mail. Zu

den SMARTsend-Funktionen, die einen konfigurierten SMTP-Server erfordern, gehören "Scanausgabe: und

Konfigurationstestmeldungen. Diese Funktionen sind optional einzusetzen, ihr Einsatz wird jedoch

empfohlen. Sie funktionieren erst, nachdem in SMARTsend ein SMTP-Server korrekt konfiguriert wurde.

Zum Konfigurieren dieser Einstellungen den voll qualifizierten DNS-Namen bzw. die IP-Adresse des SMTP-Servers eingeben und auf Tes t klicken. Wird der SMTP-Server von SMARTsend erreicht und eine Testnachricht an den SMARTsend-Administrator versandt, wird als Status Erfolgreich angezeigt. Schlägt der Test fehl, die Serverdaten und die Antwortadresse überprüfen. Firewall- oder Virenscanprogramme können ebenfalls den Netzwerkverkehr über Anschluss 25 (erforderlich für die SNMP-Kommunikation) blockieren. Ggf. im Firewall- oder Virensuchprogramm die SNMP-Kommunikation über Anschluss 25 zulassen und die Konfiguration erneut testen. Besteht weiterhin ein Problem, den SMTP-Server über andere Anwendungen testen.

E-Mail", Scanauftragsbestätigungen, Benachrichtigungen bei Verwaltungsereignissen

HINWEIS: Bei dem Test des SMTP-Servers wird die E-Mail-Adresse des SMARTsend-Administrators

verwendet, die auf der Seite "Allgemeine Einstellungen" angegeben wurde (Verwaltungs-Homepage >> Allgemeine Einstellungen >> Kontaktinformationen des Administrators). Der Test wird fehlschlagen, wenn in diesem Feld keine gültige E-Mail-Adresse eingegeben wurde ( Administrators aktualisieren, S. 4-35).

siehe Kontaktinformationen des

E-Mail-Signatur konfigurieren

Diese Funktion dient zur Bearbeitung der E-Mail-Signatur, die bei Scanausgabe: E-Mail allen Nachrichten beigefügt wird. Wenn die ursprüngliche Signatur wiederhergestellt werden soll, auf Auf Systemstandardwert rückstellen klicken.

HINWEIS: Mailserver lassen in der Regel nur Anlagen bis zu einer bestimmten Größe zu. Daher können

Aufträge mit Scanausgabe: E-Mail in SMARTsend nicht durchgeführt werden, wenn sie die Größenbeschränkung für Dateianlagen überschreiten. Die Benutzer ggf. über Größenbeschränkungen in Kenntnis setzen.

4-24 Konfiguration

LDAP-Server konfigurieren

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) ist eine optionale Konfigurationseinstellung, die nur die Suchfunktion des integrierten SMARTsend-Adressbuchs betrifft. Im Rahmen des Konfigurierens dieser Funktion werden E-Mail-Adressen unter Einsatz von LDAP gesucht, wenn Benutzer den Anfang der Adresse bzw. des Namens eingeben.

Damit SMARTsend LDAP zur E-Mail-Adresssuche verwendet, muss der voll qualifizierte DNS-Name oder die voll qualifizierte IP-Adresse des LDAP-Servers eingegeben werden.

LDAP-Authentifizierung

Wenn der LDAP-Server eine Authentifizierung erfordert (wenn ein anonymer Verzeichniszugriff nicht unterstützt wird), dann müssen außerdem Anmeldedaten für den LDAP-Server eingegeben werden. Bei den Anmeldedaten handelt es sich um den Benutzernamen und das Kennwort, die am LDAP-Server zur Authentifizierung erforderlich sind.

Nach dem Eingeben der Informationen für die LDAP-Serverkonfigurierung auf Tes t klicken, um die Konfiguration zu überprüfen. Wenn SMARTsend mit dem LDAP-Server kommunizieren kann, wird als Status Erfolgreich angezeigt. Wenn der Test fehlschlägt, sollte überprüft werden, ob der in SMARTsend eingegebene LDAP-Servername und die Anmeldedaten mit dem im LDAP-Server konfigurierten Servernamen und den Anmeldedaten übereinstimmen. Anschließend erneut die Konfiguration überprüfen. Wenn der Test wieder fehlschlägt, die Konfiguration des LDAP-Servers sowie dessen Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen, die LDAP verwenden, überprüfen.

LDAP-Eigenschaftszuordnungen

SMARTsend liefert die Standard-LDAP-Eigenschaftszuordnungen für die Attribute E-Mail-Adresse (mail), Name (cn) und Ort (l). Diese Standardeinstellungen sollten mit denjenigen der meisten LDAP-Server übereinstimmen. Wenn ein LDAP-Server andere Zuordnungen verwendet, müssen die SMARTsendZuordnungen entsprechend der Zuordnungen des LDAP-Servers geändert werden. Weitere Informationen gibt der LDAP-Serveradministrator.

E-Mail und Adressbuch 4-25

Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse"

Der Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" wird zum automatischen Senden eines gescannten Dokuments an die E-Mail-Adresse der übermittelnden Person verwendet. Bei der übermittelnden Person handelt es sich um den bei einem Xerox-Multifunktionsgerät angemeldeten SMARTsend-Benutzer oder um den SMARTsend-Benutzer, dessen Name auf dem PaperWare-Deckblatt angegeben ist. Der Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" wird bei der Installation von SMARTsend automatisch erstellt.

Der Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" bietet mehrere Vorteile:

 Scan wird ohne Erstellen eines Workflows an die E-Mail-Adresse der übermittelnden Person gesendet.

 Ein Workflow kann als einzelnes Profil freigegeben werden, um mehreren Benutzern Scanfunktionen

zu bieten, sodass einzelne Benutzer nicht ihre eigenen Profile freizugeben brauchen.

HINWEIS: Dieser Workflow kann jedoch nur dann auf Xerox-Multifunktionsgeräten freigegeben

werden, wenn sie die Authentifizierung unterstützen. Wenn ein Gerät, das die Authentifizierung unterstützt, nicht zu SMARTsend hinzugefügt wurde, wird diese Option grau und in einer kleineren Schrift dargestellt und steht nicht zur Verfügung.

Auf der Verwaltungs-Homepage Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" freigeben auswählen, um die Seite "Workflow für Xerox-Multifunktionsgerät freigeben" aufzurufen. Auf dieser Seite können Freigabeeinstellungen, Dokumentattribute und Scanprofil konfiguriert und das Gerät oder die Geräte ausgewählt werden, auf denen der Workflow freigegeben werden soll. Ausführliche Hinweise zum Erstellen und Freigeben von Workflows finden sich in den Kapiteln 3 und 4 im SMARTsend-Benutzerhandbuch.

Nachdem der Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" freigegeben wurde, ändert sich auf der Verwaltungs-Homepage der Link "Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" freigeben" in "Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" anzeigen". Mit diesem Link werden die Freigabedaten der Seite "eigene E-Mail-Adresse" aufgerufen, mit denen ein Administrator den Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" auf zusätzlichen Geräten freigeben kann.

HINWEIS: Um die Freigabeeinstellungen für den Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse"

zu ändern, muss die Freigabe gelöscht und dann der Workflow "Scanausgabe: eigene E-MailAdresse" mit neuen Einstellungen erneut freigegeben werden.

4-26 Konfiguration

Datensicherung

Bei einer Sicherung werden die SMARTsend-Registrierungseinstellungen, die Workflows, die Gerätedatenbank, die Kontendatenbank, Freigaben, verfügbare Services, Dateiattribute, Benutzerkontodaten auf dem Server und SMARTsend-Verwaltungseinstellungen gesichert und der Sicherungssatz nach Datum und Uhrzeit katalogisiert. Programmdateien und Profile werden hierbei nicht erfasst, allerdings können Profile mit dem Wiederherstellungsprogramm wie in Kapitel 7, SMARTsend-Dienstprogramme beschrieben anhand anderer Daten rekonstruiert werden.

HINWEIS: Dieser Prozess ist keinesfalls ein Ersatz für die Sicherung des SMARTsend-Computers

auf einem externen Speichergerät wie beispielsweise einem Bandlaufwerk. Bei der sofortigen Sicherung wird lediglich eine Momentaufnahme der SMARTsend-Installation erstellt, wenn die Datenbank nicht verwendet wird. Der dabei entstehende Sicherungssatz ist im Rahmen der regelmäßigen Computersicherung auf ein externes Speichergerät zu kopieren.

Sofort sichern

Bevor größere Änderungen am System durchgeführt oder Anwendungen deinstalliert werden, ist unbedingt eine sofortige Sicherung der SMARTsend-Datenbank durchzuführen. Hierzu auf Sicherung starten klicken, damit die SMARTsend-Datenbank und -Registrierungseinträge unverzüglich gesichert werden. Die Sicherung wird dann ausgeführt, wenn SMARTsend nicht in Verwendung ist.

Sicherung einplanen

Sicherungsläufe regelmäßig einplanen. Wie oft die SMARTsend-Datenbank gesichert werden muss, hängt beispielsweise von folgenden Faktoren ab:

 Häufigkeit und Umfang der Änderungen in SMARTsend, beispielsweise bei Hinzufügen neuer Geräte,

Workflows und Freigaben

 Verfügbare Speicherkapazitäten (Festplattenplatz) auf dem SMARTsend-Rechner

Bei der Einstellung von "Sicherungsintervall" gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:

 Keine eingeplante Sicherung (nicht empfohlen).  Einmal: An dem angegebenen Tag wird zu der angegebenen Uhrzeit eine Sicherung durchgeführt.  Täglich: Ab dem angegebenen Datum und der angegebenen Uhrzeit wird alle 24 Stunden eine

Sicherung durchgeführt.

 Wöchentlich: Ab dem angegebenen Datum und der angegebenen Uhrzeit wird alle sieben Tage eine

Sicherung durchgeführt.

Das Datum und die Uhrzeit für den Beginn einer Sicherung über die integrierte Uhr/den integrierten Kalender eingeben. Es sollte ein Zeitpunkt eingeben werden, an dem es am wahrscheinlichsten ist, dass der

SMARTsend-Rechner nicht verwendet wird, um eine Leistungsminderung zu vermeiden. Wenn alle

Optionen für die Sicherung der SMARTsend-Datenbank konfiguriert worden sind, können durch Anklicken von Anwenden die neuen Sicherungseinstellungen gespeichert und der neue Sicherungsplan aktiviert oder durch Anklicken von Rückstellen alle Änderungen verworfen werden.

HINWEIS: Wenn der Rechner zum Zeitpunkt der geplanten Sicherung außer Betrieb ist, wird die

Sicherung ausgeführt, sobald er den Betrieb wieder aufnimmt. Es empfiehlt sich, den Bereich "Sicherungsstatus" auf der Verwaltungs-Homepage regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Sicherung erfolgt ist.

Datensicherung 4-27

SMARTsend erstellt den folgenden Ordner zur Sicherungsspeicherung:

<laufwerk>:\Inetpub\wwwroot\SMARTsend\Data\Backup\

Die Namen der Sicherungsdateien basieren auf der folgenden Bezeichnungskonvention:

FreeFlow SMARTsend_<jahr_monat_tag_stunden_minuten_sekunden>\<sicherungs_kennung>.

Die gesicherten Daten können mit dem Wiederherstellungsprogramm auf dem SMARTsend-Server wiederhergestellt werden (

siehe Wiederherstellungsprogramm, S. 8-11, Kapitel 8, SMARTsend-

Dienstprogramme).

4-28 Konfiguration

Services

SMARTsend unterstützt verschiedene Servicetypen, die als Scanablageziele konfiguriert werden können. Zu

diesen Services gehören Netzwerk- und FTP-Ordner, Drucker, Web- und URL-Ordner sowie verschiedene Ablagebereiche mit Dokumentenverwaltung (z. B. DocuShare, SharePoint Portal Server und Domino). Die meisten dieser Services werden als SMARTsend-Ablageziele angezeigt, die den Benutzern bei der Erstellung von Workflows zur Verfügung stehen. Andere Services, wie etwa OCR (Optical Character Recognition), bieten zusätzliche Scanoptionen, beispielsweise Ausgabedateitypen, die bei der Definition von Workflows zur Verfügung stehen.

Es folgt eine Liste der SMARTsend-Ablageziele mit spezifischen Versions- oder Konfigurationsanforderungen:

 DocuShare Version 3.1, 4.0 Ziele

 Domino Version 5.x, 6.0 Ziele

 Domino.doc Version 3.1 Ziele

 NetWare 5.x, 6.x Ordnerziele

 Netzwerkordner müssen Microsoft/SMB-Ordner sein.

SMARTsend bietet zudem verschiedene Zusatzkomponenten, die separat installiert werden müssen. SMARTsend ist derzeit mit folgenden Komponenten kompatibel:

 TrueMatch

 Documentum Version 5.2

 Hummingbird Version 5.1.0.5

 Interwoven WorkSite Version 8

 LiveLink Version 9.5.0

SMARTsend-Administratoren können festlegen, welche Services den Benutzern zur Verfügung stehen. Beispiel: Wenn eine Organisation Domino.doc-Ablagebereiche nicht unterstützt, sollte der Domino.docService in SMARTsend deaktiviert werden, um Verwirrungen zu vermeiden und um die Anwendungs

leistung zu verbessern. Durch die Deaktivierung eines Service auf der Seite "Service-Einstellungen konfigurieren" wird das entsprechende Ziel von der Seite "Workflow-Explorer > Ablageziele" entfernt.

HINWEIS: Bei einigen SMARTsend-Workflow-Zielen ist es erforderlich, dass eine Client- oder

eine

andere Software auf dem SMARTsend-Server installiert wird (siehe Weitere Service-

Konfigurationsanforderungen und -einschränkungen, S. 4-33).

Services 4-29

Service-Optionen

Über die Seite "Service-Einstellungen konfigurieren" können die folgenden Dienste und bestimmte dienstbezogene Optionen konfiguriert werden:

SMARTsend-Services Beschreibung Konfigurationsoptionen

TrueMatch Zur Erstellung und Verwaltung von

Such-Workflows, mit deren Hilfe Dokumente in Ablagebereichen von DocuShare und SharePoint Portal Server gefunden werden.

HINWEIS: TrueMatch ist ein Extra.

Documentum Scanausgabe an Documentum-

 Höchstzahl der

Suchergebnisse

 Suchzeitsperrenintervall

(Minuten)

 Maximale Ergebnisdateigröße

(MB)

 Aktivieren/Deaktivieren

Ziele

HINWEIS: Dies ist ein bei Xerox erwerbliches Extra.

DocuShare Scanausgabe an DocuShare-Ziele  Aktivieren/Deaktivieren

Domino Scanausgabe an Domino-Ziele  Aktivieren/Deaktivieren

 Metadatenkonfigurations-

XML

Domino.Doc Scanausgabe an Domino.Doc-Ziele  Aktivieren/Deaktivieren

Externe Anwendungsverbindung

Scanausgabe an eine Drittanwendung über Befehlszeilenschnitt-

 Aktivieren/Deaktivieren

stelle oder Scriptsprache

FTP Scanausgabe an FTP-Ziele  Aktivieren/Deaktivieren

 Dokumentattribute (Ja/Nein)

Hummingbird Scanausgabe an Hummingbird-

Ziele

HINWEIS: Dies ist ein bei Xerox erwerbliches Extra.

Interwoven Scanausgabe an Interwoven-Ziele

HINWEIS: Dies ist ein bei Xerox erwerbliches Extra.

Microsoft Exchange 2000Webordner

Microsoft SharePoint Portal Server 2001

Scanausgabe an Microsoft Exchange 2000-Webordner-Ziele

Scanausgabe an Microsoft SharePoint Portal Server 2001Ziele

Tab. 4-4: SMARTsend Service-Optionen

 Auftragsprotokollexport

(Ja/Nein)

 Aktivieren/Deaktivieren

 Benutzername

 Kennwort

 Domänenname

 Aktivieren/Deaktivieren

4-30 Konfiguration

SMARTsend-Services Beschreibung Konfigurationsoptionen

Microsoft SharePoint Portal Server 2003

Scanausgabe an Microsoft SharePoint Portal Server 2003Ziele

NetWare-Ordner Scanausgabe an Novell NetWare-

Ordner-Ziele

Netzwerkordner Scanausgabe an Netzwerkordner-

Ziele

OCR

(nur Professional Edition)

Zur Einrichtung der OCRFunktionen (Optical Character Recognition). Auf der Seite "Dokumentname und -typ" in SMARTsend sind zusätzliche Dateitypen verfügbar, wenn OCR aktiviert wurde.

Drucker Scanausgabe: Drucker

(ein

Dokument wird gescannt und

dann

auf dem im Workflow

angegebenen Drucker ausgedruckt)

Scanausgabe: URL Gibt Benutzern die Möglichkeit,

gescannte Dokumente mit der http‘PUT’-Methode an eine URL-Site weiterzuleiten. Bevor ein Dokument weitergeleitet werden kann, muss der Benutzer Anmelde daten für eine Authentifizierung eingeben.

 Aktivieren/Deaktivieren

 Dokumentattribute (Ja/Nein)

 Aktivieren/Deaktivieren

 Dokumentattribute (Ja/Nein)

 Auftragsprotokollexport

(Ja/Nein)

 Aktivieren/Deaktivieren

 Standardsprache für

Quelldokumente

 Standard-Ausgabedateityp

 Höchstzahl gleichzeitig

verarbeitbarer OCR-Aufträge

 Aktivieren/Deaktivieren

Tab. 4-4: SMARTsend Service-Optionen

Services 4-31

Service-Konfiguration

Service konfigurieren:

1 Auf der Verwaltungs-Homepage auf Service-Einstellungen konfigurieren klicken. Die Seite

"Service-Einstellungen konfigurieren" wird angezeigt.

2 Standardmäßig sind alle Services aktiviert. Der Status eines Service kann geändert werden, indem auf

den zugehörigen Link Bearbeiten klickt wird.

3 Das Kontrollkästchen Ein aktivieren bzw. deaktivieren. 4 Bei einigen Services werden unterhalb der Servicesliste weitere Optionen angezeigt. Diese Optionen

können den jeweiligen Anforderungen einer Organisation angepasst werden. Weitere Informationen hierzu siehe

Tabelle 4-4 und Beschreibung der Service-Einstellungen S. 4-32.

5 Die Änderungen mit Anwenden speichern oder mit Abbrechen verwerfen. 6 Wenn alle Service-Einstellungen konfiguriert worden sind, links oben auf den Link Home klicken.

HINWEIS: Für die Dateitypen "PDF, Text durchsuchbar" und "Anderer" muss der OCR-Dienst

konfiguriert und aktiviert werden. Wenn der OCR-Dienst deaktiviert ist, sind diese Dateitypen auf der Seite "Dokumentattribute" in SMARTsend nicht verfügbar. Wird der OCR-Dienst deaktiviert, werden alle Workflows, die diese Dateitypen verwenden, gelöscht.

Beschreibung der Service-Einstellungen

Metadatenkonfigurations-XML: Diese Funktion ist ausschließlich für die Integration in Domino-Systeme bestimmt.

Dokumentattribute: Mit dieser Funktion kann für bestimmte Dienste die Metadatenunterstützung konfiguriert werden.

Auftragsprotokollexport: Diese Funktion ist erfahrenen Benutzern und Systemverwaltern vorbehalten. In

Kombination mit FTP und Netzwerkordnern als Ablageziele können SMARTsend-Auftragsprotokolle

exportiert werden ( Standardsprache für Quelldokumente: Bei Verwendung von OCR muss die bevorzugte Sprache

vorgegeben werden. Standard-Ausgabedateityp: Bei Verwendung von OCR muss der Standard-Ausgabedateityp

angegeben Höchstzahl gleichzeitig verarbeitbarer OCR-Aufträge: Hiermit wird festgelegt, wie viele OCR-Aufträge

maximal gleichzeitig verarbeitet werden können. Die gleichzeitige Verarbeitung von mehreren Aufträgen kann sich nachteilig auf die Site-Leistung auswirken.

Benutzername, Kennwort, Domänenname: Einige Dienste erfordern zur Authentifizierung und zum Datenaustausch zwischen SMARTsend-Rechner und Zielrechner ein gültiges Windows-Benutzerkonto. Der

werden.

Dienst ist erst funktionsfähig, wenn diese Felder ausgefüllt werden.

siehe Anhang A: Auftragsprotokollexport, S. 4-43).

4-32 Konfiguration

Xerox SmartSend Administration Guide [de]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

Inhaltsverzeichnis

Willkommen bei SMARTsend

Komponenten von SMARTsend

Merkmale dieser Version

Übersicht über SMARTsend

Anwendung auf Webbasis

Einfache Bedienung

Dokumentation

SMARTsend Installations- und Systemhandbuch

SMARTsend-Benutzerhandbuch

Hilfe

Kurzübersichten

Readme.txt

Kundendienst

Telefonischer Kundendienst

Kundendienst im Internet

Installationsvorbereitung

Planung

Sicherheit

Scangerät- und Anwendungsmigration

Netzwerkkonfiguration und Logistik

Konfigurationsanforderungen

SMARTsend-Konfigurationsanforderungen

DNS-Konfiguration überprüfen

Lokale DNS-Konfiguration überprüfen

Datei- und Druckerfreigabe aktivieren

Datei- und Druckerfreigabe für Microsoft-Netzwerke konfigurieren:

IIS/FTP installieren und konfigurieren

Allgemeine IIS-Installationsanforderungen

FTP-Verzeichniskonfiguration

Konfiguration der Windows-Authentifizierungsmethoden

ASP.NET aktivieren

Administrator-, Benutzer- und Gerätekonten erstellen

Konten erstellen und verwalten

Sicherheitszertifikat beschaffen und installieren

Zertifikatanforderungsdatei erstellen

Datei bei der Zertifizierungsstelle einsenden

Sicherheitszertifikat installieren

Sicherheitszertifikat ersetzen

Zusätzliche Zielanforderungen

Microsoft Office als interaktiven Benutzer konfigurieren

Druckertreiber für Drucker im Netzwerk installieren

Konfiguration von Client und Browser

Proxyservereinstellung

Einstellung der Authentifizierung

Benutzerauthentifizierung in Internet Explorer obligatorisch machen:

Spracheinstellungen

Browsersprache einrichten:

Scangerätekonfiguration

Anforderungen an Xerox-Multifunktionsgeräte

Datenübertragungsprotokolle

TCP/IP-Anschluss

Konfiguration des Standardprofils

Anforderungen an Internet-Fax- und E-Mail-fähige Geräte

Einschränkungen für E-Mail-fähige Geräte

Erfassung installationsrelevanter Daten

Abschluss

Installation von SMARTsend

Übersicht

Aktualisieren von SMARTsend

Aktualisierungsszenarien

Installationsverfahren

Installation und Konfiguration von Zusatzkomponenten

Voraussetzungen für die Zusatzkomponenten

Voraussetzungen für Documentum

Voraussetzungen für Hummingbird

Voraussetzungen für Interwoven WorkSite

Voraussetzungen für LiveLink

Voraussetzungen für TrueMatch

Installationsanweisungen für die Zusatzkomponenten

Migration von SMARTsend auf einen anderen Rechner

Reparieren einer SMARTsend-Installation

Deinstallieren von SMARTsend

Konfiguration

Zugriff auf SMARTsend

Verwaltungs-Homepage