Xerox SmartSend User Guide [de]
SMARTsend Kurzübersicht für Benutzer
FreeFlowTM SMARTsendTM ist eine Anwendung zum Scannen, Konvertieren und Verteilen gedruckter Dokumente in unterschiedlichen digitalen Formaten. SMARTsend Professional Edition weist zusätzlich PaperWareund OCRFunktionalität (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) auf. Bei Verwendung der PaperWare-Funktion werden Scanauftragsoptionen anhand eines Deckblatts ausgewählt. Mit SMARTsend lassen sich elektronische Dokumente in verschiedenen gebräuchlichen, mit gängigen Anwendungen kompatiblen Formaten ausgeben.
Ausgabe- |
Dateiformate |
optionen |
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PDF, nur Bild |
PDF, nur Bild |
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PDF, nur Bild, Bild von Scanquelle beibehalten |
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JFIF |
JPEG |
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Einzelseiten-TIFF |
Einzelseiten-TIFF 6.0 |
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Einzelseiten-TIFF 6.0 TTN2 |
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Mehrfachseiten- |
Mehrfachseiten-TIFF 6.0 |
TIFF |
Mehrfachseiten-TIFF 6.0 TTN2 |
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Mehrfachseiten-TIFF, Bild aus Scanquelle beibehalten |
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Vorlagenart |
Dateiformat wird beim Scannen ausgewählt. |
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OCR-Dateitypen |
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(Professional Edition) |
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PDF, Text |
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durchsuchbar |
PDF mit Bildersetzungen |
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PDF mit Bild auf Text |
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PDF mit Bild auf Text, Bild aus Scanquelle beibehalten |
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Sonstige |
ASCII-Text, formatiert, Standard oder StandardEX |
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(*.txt) |
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Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc) |
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Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls) |
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Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf) |
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Microsoft Publisher 98 (*.rtf) |
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Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf) |
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Text, Standard/Smart/Stripped/Normal/durch Tabulator |
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getrennt (*.txt) |
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Text, durch Kommata getrennt (*.csv) |
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Workflows
Ein Workflow legt fest, auf welche Weise ein gescanntes Dokument in ein digitales Format konvertiert und danach an verschiedene Ablageziele übertragen wird. Workflows dienen dazu, Ablageziele, Dokumentattribute und Einstellungen in einer einzelnen, wieder verwendbaren Auftragsanweisung zusammenzufassen.
Ablageziele
Ein Ablageziel ist der Speicherort, an dem ein Dokument nach dem Scannen abgelegt wird. Folgende Ablageziele können in Workflows eingerichtet werden: E-Mail, Domino, Domino.doc, DocuShare, Verbindung mit externer Anwendung, Netzwerkordner, FTP-Sites, NetWare-Ordner, Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Microsoft SharePoint Portal Server 2003, Microsoft Exchange 2000Webordner, Remote-Drucker und Webadressen. Bei Installation optionaler Komponenten können zusätzliche Ziele, etwa Documentum, Hummingbird und Interwoven WorkSite-Ablagebereiche genutzt werden.
Dokumentattribute
Dokumentattribute sind Metadaten, die Scans beschreiben und die Ablage automatisieren. Die Attribute bzw. Felder
können in Workflows definiert und beim Scannen zur Eingabe spezifischer Informationen verwendet werden.
Workflow-Einstellungen
Über die Workflow-Einstellungen werden Zugriff auf und Verwendung von Workflows geregelt. Auftragsbestätigungseinstellungen steuern die Benachrichtigung der Benutzer bei Auftragsabschluss.
Freigaben
Eine Freigabe ist ein veröffentlichter Workflow. Nach der Freigabe stehen Workflows zum Scannen zur Verfügung. Es können folgende Workflow-Freigabearten erstellt werden:
• Gerätescanprofile
Gerätescanprofile werden zum Scannen mit Xerox-Multifunktionsgeräten verwendet.
• PaperWare-Deckblätter (Professional Edition)
Deckblätter werden zum Scannen mit Xerox-Multifunktionsgeräten und InternetFaxgeräten verwendet.
• Xerox PaperWare-Einstellungen
Ein Profil mit geänderten Scaninformationen, das mit PaperWare-Deckblättern verwendet wird und als Standardeinstellung verwendet wird.
SMARTsend Kurzübersicht für Benutzer
Workflow erstellen |
Gerätescanprofil verwenden |
Ein Workflow kann mehrere unterschiedliche Ablageziele enthalten. Im Folgenden wird die Erstellung eines Workflows allgemein beschrieben.
1Auf der SMARTsend-Homepage oder in Workflow-Explorer auf Neu > VerteilerWorkflow... klicken.
2Auf der Seite "Ablageziele" einen Zieltyp auswählen und auf "Adressen hinzufügen" oder "Speicherorte hinzufügen" klicken.
3Die Ablagezieldaten eingeben und auf OK klicken.
4Das Kontrollkästchen der gewünschten Ziele markieren und auf Weiter >> klicken.
5Auf der Seite "Dokumentname und -typ" die Dokumentbenennung einstellen und das Ausgabeformat festlegen. Auf Weiter>> klicken.
6Auf der Seite "Dokumentattribute" ein Profil auswählen oder die Dokumentattribute (Metadaten) selbst vorgeben. Auf Weiter>> klicken.
7Auf der Seite "Workflow-Einstellungen" einen Namen für den Workflow eingeben und die Zugriffsrechte einstellen. Auf Weiter>> klicken.
8Auf der Seite "Workflow-Übersicht" die Freigabeoptionen einstellen und die Workflow-Einstellung überprüfen. Ggf. Änderungen vornehmen. Auf Fertig stellen klicken, um den Workflow zu erstellen.
Workflow freigeben
Workflows müssen freigegeben werden, damit sie beim Scannen von Dokumenten zur Verfügung stehen.
1In Workflow-Explorer den gewünschten Workflow auswählen und auf Für XeroxMultifunktionsgerät freigeben oder Deckblatt freigeben klicken.
2Bei Freigabe für ein Xerox-Multifunktionsgerät: Namen, Ablaufdatum, Geräte, Dokumentattribute und Scanprofileigenschaften eingeben und auf OK klicken.
Bei Freigabe eines PaperWare-Deckblatts (Professional Edition): Namen, Beschreibung, Ablaufdatum, Standardziele, Dokumentattribute und Scaneigenschaften angeben und auf Deckblatt erstellen klicken. PDFDeckblattdatei speichern und drucken.
1Ein Profil am Xerox-Multifunktionsgerät auswählen.
2Nach Bedarf Profildokumentattribute (sofern konfiguriert) ändern.
3Dokument scannen.
PaperWare-Deckblätter verwenden (Professional Edition)
1PaperWare-Deckblatt erstellen und drucken.
2Gewünschte Ziele auf dem Deckblatt ankreuzen.
3Deckblatt und Vorlage in den Vorlageneinzug des Scanners legen. Das Deckblatt muss zuerst eingezogen werden.
4Am Xerox-Multifunktionsgerät PaperWare-Profil, PaperWare-Einstellungsprofil oder Standardprofil (so vorhanden) auswählen.
5Nach Bedarf Profildokumentattribute (sofern konfiguriert) ändern.
6 Dokument scannen.
"Eigene E-Mail-Adresse" verwenden
Der Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" ist in SMARTsend vorinstalliert und wird zum automatischen Senden eines gescannten Dokuments an die E-Mail-Adresse der übermittelnden Person verwendet. Dieser Workflow muss zunächst als Gerätescanprofil oder PaperWare-Deckblatt freigegeben werden.
1Beim Gerät anmelden.
2Gerätescanprofil "Eigene E-Mail-Adresse" auswählen.
3Dokument scannen.
Scanvorgang mit Internet-Faxgeräten
Mit einem PaperWare-Deckblatt kann von jedem Internet-Faxgerät aus gescannt werden.
1Workflow als PaperWare-Deckblatt freigeben: "Internet-Fax" oder "Internet-Fax von Xerox-Multifunktionsgerät" als Scanquelle auswählen.
2Gewünschte Ziele auf dem Deckblatt ankreuzen.
3Deckblatt und Vorlage in den Vorlageneinzug des Internet-Fax-Geräts legen. Das Deckblatt muss zuerst eingezogen werden.
4"Internet-Fax" und "Textmodus" auswählen und die Internet-Faxadresse des SMARTsend-Computer eingeben.
5Dokument scannen. Das Dokument wird als E-Mail-Anhang verteilt.
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