Xerox SmartSend User Guide [de]

SMARTsend Kurzübersicht für Benutzer

FreeFlowTM SMARTsendTM ist eine Anwendung zum Scannen, Konvertieren

und Verteilen gedruckter Dokumente in unterschiedlichen digitalen Formaten. SMARTsend Professional Edition weist zusätzlich PaperWare- und OCR- Funktionalität (Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung) auf. Bei Verwendung der PaperWare-Funktion werden Scanauftragsoptionen anhand eines Deckblatts ausgewählt. Mit SMARTsend lassen sich elektronische Dokumente in verschiedenen gebräuchlichen, mit gängigen Anwendungen kompatiblen Formaten ausgeben.

Ausgabe-

optionen

PDF, nur Bild PDF, nur Bild

PDF, nur Bild, Bild von Scanquelle beibehalten

JFIF JPEG

Einzelseiten-TIFF Einzelseiten-TIFF 6.0

Einzelseiten-TIFF 6.0 TTN2

MehrfachseitenTIFF

Vorlagenart Dateiformat wird beim Scannen ausgewählt.

PDF, Text durchsuchbar

Sonstige ASCII-Text, formatiert, Standard oder StandardEX

Mehrfachseiten-TIFF 6.0 Mehrfachseiten-TIFF 6.0 TTN2 Mehrfachseiten-TIFF, Bild aus Scanquelle beibehalten

OCR-Dateitypen

(Professional Edition)

PDF PDF mit Bildersetzungen PDF mit Bild auf Text PDF mit Bild auf Text, Bild aus Scanquelle beibehalten

(*.txt) Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc) Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls) Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf) Microsoft Publisher 98 (*.rtf) Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf) Text, Standard/Smart/Stripped/Normal/durch Tabulator getrennt (*.txt) Text, durch Kommata getrennt (*.csv)

Dateiformate

Workflows

Ein Workflow legt fest, auf welche Weise ein gescanntes Dokument in ein digitales Format konvertiert und danach an verschiedene Ablageziele übertragen wird. Workflows dienen dazu, Ablageziele, Dokumentattribute und Einstellungen in einer einzelnen, wieder verwendbaren Auftragsanweisung zusammenzufassen.

Ablageziele

Ein Ablageziel ist der Speicherort, an dem ein Dokument nach dem Scannen abgelegt wird. Folgende Ablageziele können in Workflows eingerichtet werden: E-Mail, Domino, Domino.doc, DocuShare, Verbindung mit externer Anwendung, Netzwerkordner, FTP-Sites, NetWare-Ordner, Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Microsoft SharePoint Portal Server 2003, Microsoft Exchange 2000Webordner, Remote-Drucker und Webadressen. Bei Installation optionaler Komponenten können zusätzliche Ziele, etwa Documentum, Hummingbird und Interwoven WorkSite-Ablagebereiche genutzt werden.

Dokumentattribute

Dokumentattribute sind Metadaten, die Scans beschreiben und die Ablage automatisieren. Die Attribute bzw. Felder können in Workflows definiert und beim Scannen zur Eingabe spezifischer Informationen verwendet werden.

Workflow-Einstellungen

Über die Workflow-Einstellungen werden Zugriff auf und Verwendung von Workflows geregelt. Auftragsbestätigungseinstellungen steuern die Benachrichtigung der Benutzer bei Auftragsabschluss.

Freigaben

Eine Freigabe ist ein veröffentlichter Workflow. Nach der Freigabe stehen Workflows zum Scannen zur Verfügung. Es können folgende Workflow-Freigabearten erstellt werden:

• Gerätescanprofile

Gerätescanprofile werden zum Scannen mit Xerox-Multifunktionsgeräten verwendet.

• PaperWare-Deckblätter (Professional Edition)

Deckblätter werden zum Scannen mit Xerox-Multifunktionsgeräten und InternetFaxgeräten verwendet.

• Xerox PaperWare-Einstellungen

Ein Profil mit geänderten Scaninformationen, das mit PaperWare-Deckblättern verwendet wird und als Standardeinstellung verwendet wird.

SMARTsend Kurzübersicht für Benutzer

Workflow erstellen

Ein Workflow kann mehrere unterschiedliche Ablageziele enthalten. Im Folgenden wird die Erstellung eines Workflows allgemein beschrieben.

Auf der SMARTsend-Homepage oder in Workflow-Explorer auf Neu > VerteilerWorkflow... klicken.

Auf der Seite "Ablageziele" einen Zieltyp auswählen und auf "Adressen hinzufügen" oder "Speicherorte hinzufügen" klicken.

Die Ablagezieldaten eingeben und auf OK klicken.

Das Kontrollkästchen der gewünschten Ziele markieren und auf Weiter >> klicken.

Auf der Seite "Dokumentname und -typ" die Dokumentbenennung einstellen und

das Ausgabeformat festlegen. Auf Weiter>> klicken.

Auf der Seite "Dokumentattribute" ein Profil auswählen oder die Dokumentattribute (Metadaten) selbst vorgeben. Auf Weiter>> klicken.

Auf der Seite "Workflow-Einstellungen" einen Namen für den Workflow eingeben und die Zugriffsrechte einstellen. Auf Weiter>> klicken.

Auf der Seite "Workflow-Übersicht" die Freigabeoptionen einstellen und die Workflow-Einstellung überprüfen. Ggf. Änderungen vornehmen. Auf Fertig stellen klicken, um den Workflow zu erstellen.

Workflow freigeben

Workflows müssen freigegeben werden, damit sie beim Scannen von Dokumenten zur Verfügung stehen.

In Workflow-Explorer den gewünschten Workflow auswählen und auf Für XeroxMultifunktionsgerät freigeben oder Deckblatt freigeben klicken.

Bei Freigabe für ein Xerox-Multifunktionsgerät: Namen, Ablaufdatum, Geräte,

Dokumentattribute und Scanprofileigenschaften eingeben und auf OK klicken.

Bei Freigabe eines PaperWare-Deckblatts (Professional Edition): Namen, Beschreibung, Ablaufdatum, Standardziele, Dokumentattribute und Scaneigenschaften angeben und auf Deckblatt erstellen klicken. PDFDeckblattdatei speichern und drucken.

Copyright © 2001–2006, Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. XEROX®, das stilierte X®, CentreWare ®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare, SMARTsend und FreeFlow sind Marken der oder lizenziert für die Xerox Corporation in den Vereinigten Staaten von Amerika und anderen Ländern. DataGlyph

Domino und Domino.Doc sind Marken der IBM Corporation. NetWare ist eine Marke von Novell, Inc. Flash ist eine Marke von Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint und Internet Information Services (IIS) sind Marken der Microsoft Corporation. Netscape Navigator ist eine Marke der Netscape Communications Corporation. WordPerfect ist eine Marke der Corel Corporation. WorkSite ist eine Marke von Interwoven, Inc. Hummingbird DM ist eine Marke von Hummingbird, Ltd. Documentum ist eine Marke der EMC Corporation. LiveLink ist eine Marke der Open Text Corporation. Xerox PDF Reader von Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com

24. September 2005.

ist eine Marke von Palo Alto Research Center, Inc. Adobe und Acrobat sind Marken von Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus,

Gerätescanprofil verwenden

Ein Profil am Xerox-Multifunktionsgerät auswählen.

Nach Bedarf Profildokumentattribute (sofern konfiguriert) ändern.

Dokument scannen.

PaperWare-Deckblätter verwenden (Professional Edition)

PaperWare-Deckblatt erstellen und drucken.

Gewünschte Ziele auf dem Deckblatt ankreuzen.

Deckblatt und Vorlage in den Vorlageneinzug des Scanners legen. Das Deckblatt muss zuerst eingezogen werden.

Am Xerox-Multifunktionsgerät PaperWare-Profil, PaperWare-Einstellungsprofil

oder Standardprofil (so vorhanden) auswählen. Nach Bedarf Profildokumentattribute (sofern konfiguriert) ändern.

Dokument scannen.

"Eigene E-Mail-Adresse" verwenden

Der Workflow "Scanausgabe: eigene E-Mail-Adresse" ist in SMARTsend vorinstalliert und wird zum automatischen Senden eines gescannten Dokuments an die E-Mail-Adresse der übermittelnden Person verwendet. Dieser Workflow muss zunächst als Gerätescanprofil oder PaperWare-Deckblatt freigegeben werden.

Beim Gerät anmelden. Gerätescanprofil "Eigene E-Mail-Adresse" auswählen.

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Dokument scannen.

Scanvorgang mit Internet-Faxgeräten

Mit einem PaperWare-Deckblatt kann von jedem Internet-Faxgerät aus gescannt werden.

Workflow als PaperWare-Deckblatt freigeben: "Internet-Fax" oder "Internet-Fax von Xerox-Multifunktionsgerät" als Scanquelle auswählen.

Gewünschte Ziele auf dem Deckblatt ankreuzen.

Deckblatt und Vorlage in den Vorlageneinzug des Internet-Fax-Geräts legen. Das Deckblatt muss zuerst eingezogen werden.

"Internet-Fax" und "Textmodus" auswählen und die Internet-Faxadresse des SMARTsend-Computer eingeben.

Dokument scannen. Das Dokument wird als E-Mail-Anhang verteilt.