Xerox PaperPort Professional 10 Getting Started Guide [it]

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Guida introduttiva di PaperPort 10

Numero di parte 50-F31T-10030 Agosto 2004

C ONTENUTO

Benvenuti in PaperPort 5

Installazione e attivazione di PaperPort 5 Registrazione 6 Informazioni su PaperPort 6 Supporto tecnico 7 Novità di PaperPort 10 8

Introduzione a PaperPort 11

Il desktop di PaperPort 11 Elementi di PaperPort 12 Il riquadro Cartelle 12 Immagini ridotte degli elementi di PaperPort 13 Immagini ridotte di pagine di PaperPort 15 Desktop in due parti 15 La finestra Vista pagina 16

Acquisizione degli elementi 17

Acquisizione sul desktop di PaperPort 18 Impostazione dello scanner per l’uso con PaperPort 19 Stampa in PaperPort 19 Cattura di pagine Web 20 Aggiunta di cartelle di PaperPort 20 Uso di DesktopDelivery 21 Importazione delle immagini dalla fotocamera 21

Ritocco delle immagini 22

Strumenti Scanner Enhancement Technology 22 Modifica di più immagini 23

Guida introduttiva di PaperPort iii

Annotazione di pagine 24

Strumenti di annotazione 24

Protezione degli elementi 25

Archiviazione degli elementi 26

Aggiunta dei criteri di ricerca agli elementi 27

Ricerca di elementi 28

Ricerca degli elementi in base alle proprietà 28 Ricerca delle parole in un elemento 28 Aggiunta di elementi all’indice di All-in-One Search 29 Uso del riquadro di ricerca di All-in-One 29 Uso delle immagini ricercabili PDF 30 Programmazione delle operazioni di indicizzazione 30

Condivisione dei file 31

Invio di elementi ad altri programmi 32

Uso di OmniPage con PaperPort 32 Personalizzazione della barra Invia a 33 Uso delle opzioni di Invia a 33

iv Contenuto

Conversione degli elementi 35

Conversione degli elementi in immagini 35 Conversione delle immagini in testo 35

Compilazione dei moduli acquisiti mediante lo scanner 36

Creazione di documenti PDF 37

Uso di ScanDirect 38

Disinstallazione di PaperPort 38

Benvenuti in PaperPort

Benvenuti alla Guida introduttiva di ScanSoft® PaperPort.

PaperPort documenti digitali organizzati che tutti gli utenti dell’ufficio potranno trovare e usare. PaperPort interagisce con scanner, stampanti multifunzione e fotocopiatrici digitali connesse in rete per convertire i documenti cartacei in documenti digitali, per gestirli insieme agli altri documenti elettronici in un sistema di archiviazione semplice e pratico.

Le grandi e chiare immagini ridotte degli elementi di PaperPort consentono di organizzare visivamente, recuperare e utilizzare i documenti acquisiti, compresi i file di Word, i fogli elettronici, i file PDF e persino le foto digitali. Gli strumenti Scanner Enhancement Technology di PaperPort permettono di conferire un aspetto professionale ai documenti acquisiti, mentre gli strumenti di annotazione consentono di aggiungere note ed evidenziazioni alle immagini acquisite.

Installazione e attivazione di PaperPort

È possibile installare PaperPort da un CD oppure dal Web.

è lo strumento più semplice per convertire i documenti cartacei in

Il programma di installazione di PaperPort comprende semplici istruzioni passo passo. S

software.

Per eseguire l’installazione e la disinstallazione, è necessario disporre dei diritti di amministratore; per eseguire l’attivazione e la disattivazione è necessario poter accedere ad Internet. Al termine dell’installazione verrà chiesto di attivare l’applicazione. Se il numero di serie viene rilevato nel relativo percorso di memorizzazione ed è stato specificato correttamente, non è necessaria alcuna azione da parte dell’utente e non viene trasmessa alcuna informazione personale.

Se non si attiva l’applicazione durante l’installazione, verrà chiesto di eseguire questa operazione ogni volta che si avvia il programma. PaperPort 10.0 può essere avviato solo cinque volte senza attivazione.

eguire le istruzioni visualizzate in ogni finestra per installare il

Guida introduttiva di PaperPort 5

Registrazione

La registrazione consente di usufruire di tutti i vantaggi dell’assistenza ScanSoft e di ricevere le notifiche sugli aggiornamenti dei prodotti.

Dopo aver installato PaperPort, viene richiesto di registrarsi in linea. Per aggiornare le informazioni di registrazione, visitare il sito Web di ScanSoft, Inc. all’indirizzo http://www.scansoft.it.

Informazioni su PaperPort

In questa guida vengono spiegati l’uso di PaperPort e le funzioni di base che consentono di organizzare le informazioni personali. Ulteriori informazione sull’uso di PaperPort sono disponibili nella Guida in linea, nelle Note sulla versione e nel sito Web di ScanSoft.

Uso del manuale

In questo manuale si presuppone che l’utente conosca l’ambiente Microsoft Windows. In caso di dubbi sull’uso delle finestre di dialogo, dei comandi di menu, delle barre di scorrimento, della funzione di trascinamento e rilascio, dei menu di scelta rapida, ecc., consultare la documentazione di Windows.

Uso della Guida in linea

La Guida in linea di PaperPort contiene informazioni complete ed esaurienti su funzioni, impostazioni e procedure ed è accessibile dal menu Guida di PaperPort.

Il menu Guida di PaperPort consente inoltre di accedere a informazioni aggiuntive di carattere tecnico, che comprendono note tecniche, domande frequenti (FAQ), aggiornamenti software, ecc.

Uso delle note sulla versione

Le Note sulla versione di PaperPort forniscono informazioni importanti sulla presente versione di PaperPort. Questo documento è disponibile nel CD di installazione, nel menu Guida di PaperPort e come documento di esempio sul desktop di PaperPort.

6 Benvenuti in PaperPort

Supporto tecnico

ScanSoft offre servizi di assistenza aggiuntivi e a pagamento per rispondere alle necessità dei singoli utenti. I nostri servizi prevedono il supporto telefonico diretto e tramite posta elettronica. Viene inoltre offerto un servizio self-service di accesso 24 ore su 24 alla Knowledge Base.

Per informazioni sulla politica di supporto, i contatti per l’assistenza locale e gli aggiornamenti del prodotto visitare il sito http://www.scansoft.it. Prima di contattare ScanSoft, leggere la documentazione per l’utente e le note sulla versione.

Requisiti minimi di sistema

Computer con un processore Intel® Pentium® o di livello superiore

Microsoft Windows Windows 2000 con SP4 o versione successiva, Windows XP con SP2 o versione successiva

Microsoft Internet Explorer 5.5 o versione successiva

128 MB di RAM, 256 MB consigliati

150 MB di spazio libero sul disco rigido per i file delle applicazioni, oltre a 5 MB di spazio di lavoro durante l’installazione

5 MB per Microsoft Installer (MSI), se assente. Questa applicazione è inclusa nei sistemi operativi Windows Me, Windows 2000 e Windows XP.

Schermo SVGA a 256 colori, preferibilmente con colore a 16 bit (detto

65.536 colori in Windows 2000 e XP) e risoluzione a 800 x 600 pixel.

Dispositivo di puntamento compatibile con Windows

Unità CD-ROM per l’installazione

Connessione a Internet (con IE 5.5 o versione successiva) per l’attivazione e l’aggiornamento via Web

Le prestazioni e la velocità verranno migliorate se il processore, la memoria e lo spazio su disco disponibile del computer superano i requisiti minimi, in particolare quando si gestiscono file PDF e immagini a colori di grandi dimensioni.

98 (a partire dalla seconda edizione), Windows Me,

Guida introduttiva di PaperPort 7

Novità di PaperPort 10

PaperPort 10 comprende molte nuove e utili funzioni che consentono di gestire i documenti.

Immagini ridotte delle pagine

Potete osservare le immagini ridotte degli elementi multipagina, sia nella vista Desktop che in PageViewer, nonché disporre di una migliore panoramica dei documenti per trovare, gestire e riordinare rapidamente le pagine.

Strumenti Scanner Enhancement Technology

Migliorate gli elementi immagine con la serie di strumenti SETTM, a cui ora è possibile accedere direttamente dal desktop di PaperPort facendo clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi file di immagine. Gli strumenti di annotazione consentono di aggiungere note agli elementi immagine.

Nuova impostazione guidata dello scanner

Impostate gli scanner con PaperPort più facilmente, quindi sfruttate i migliorati comandi dello scanner con una funzionalità ampliata per acquisire documenti multipagina senza interagire con il programma.

Migliore ricerca

La nuova funzione All-in-One SearchTM fornisce maggiore potenza e precisione per le ricerche testuali complete, su parole chiave e di altre informazioni sui file.

Creazione di PDF

Generate file PDF di sole immagini e usate il comando Duplica come PDF per gli elementi immagine, inclusi i file MAX. Stampate gli elementi testuali in PDF da PaperPort o da qualsiasi applicazione abilitata alla stampa sul sistema. È possibile eseguire le ricerche testuali complete su questi file in PaperPort mediante All-in-One Search.

Ampliata funzionalità dei moduli

Lo strumento Stampa solo i campi in FormTyperTM consente di usare PaperPort per compilare moduli prestampati.

8 Benvenuti in PaperPort

Menu di scelta rapida ampliati

Aumentate notevolmente la funzionalità facendo clic con il pulsante destro del mouse su un elemento, che sia un file o una cartella.

Maggiore flessibilità di fascicolatura e separazione

La nuova versione di PaperPort comprende un numero maggiore di scelte per fascicolare gli elementi del desktop in diversi formati di file e un numero maggiore di opzioni per la separazione.

Cartelle migliorate

La Gestione cartelle consente di organizzare la struttura delle cartelle di PaperPort, trovare un maggior numero di funzioni nei menu di scelta rapida delle cartelle e usare il pulsante Indietro per spostarsi nella struttura di cartelle in modo semplice e rapido.

Maggiore integrazione con altri prodotti ScanSoft

• Se sul computer è installato ScanSoft OmniPage

interagisce in modo ancora più completo, fornendo sofisticati servizi di riconoscimento delle pagine OCR e consentendo la creazione di PDF di alto livello.

• Se sul sistema è installato ScanSoft PDF Converter per Microsoft

verrà visualizzato nella barra Invia a, permettendo di sbloccare i file PDF e di convertirli in documenti di Word modificabili.

Pro, PaperPort vi

Word,

Guida introduttiva di PaperPort 9

Le seguenti funzioni avanzate sono disponibili solo in PaperPort Professional 10.

Desktop in due parti

Suddividete il desktop di PaperPort in due spazi di lavoro, per semplificare notevolmente il confronto, lo spostamento o la copia delle pagine tra documenti in percorsi diversi. Aggiungete segnalibri agli spazi di lavoro per tornare mediante un clic ai percorsi preferiti.

Creazione di PDF con funzioni complete

L’applicazione comprende la versione più recente di ScanSoft PDF Create!, che consente di creare file PDF della versione 1.5 più compatti e di maggiore qualità. Potete eseguire ricerche nei file e modificarli, nonché creare file PDF da PaperPort o da qualsiasi applicazione abilitata alla stampa nel sistema, con un preciso controllo della compressione, dell’incorporazione dei caratteri, delle protezione mediante password, della filigrana, ecc. È possibile accedere al programma mediante il menu Start di Windows, la finestra di dialogo Stampa di PaperPort e la voce di menu Stampa in PaperPort (PDF) del menu File. Il programma dispone di un’apposita Guida in linea.

Index Manager

Programmate l’indicizzazione testuale completa degli elementi per eseguire Allin-One Search come un processo in background quando viene attivato.

DesktopDelivery

Impostate le cartelle di sistema da controllare con DesktopDeliveryTM, per trasferire automaticamente nelle cartelle di PaperPort i file dei tipi specificati. Acquisite gli allegati di posta elettronica in modo simile.

PaperPort è inoltre disponibile in edizioni speciali per alcuni produttori di scanner e altri rivenditori. Questa serie di funzioni in queste edizioni può variare a seconda dei requisiti di ogni produttore.

10 Benvenuti in PaperPort

Barra dei comandi

Introduzione a PaperPort

In questa sezione vengono illustrate le diverse parti di PaperPort. Informazioni dettagliate su tutti questi argomenti sono disponibili nel menu Guida di PaperPort.

Il desktop di PaperPort

Quando si avvia il programma per la prima volta, il desktop di PaperPort viene visualizzato con il riquadro Cartelle, che contiene i documenti e gli strumenti da utilizzare per gestirli. PaperPort comprende tutti gli strumenti necessari per organizzare, trovare e utilizzare documenti e immagini.

Desktop

Cartelle

Il riquadro funzione può comprendere:

• Cartelle (menu Visualizza)

• Immagini ridotte delle pagine (menu

Visualizza)

• Proprietà degli elementi (menu

Visualizza)

• Foto acquisite o caricate (menu File)

• All-in-One Search (menu Strumenti)

Immagine ridotta dell’immagine

Accesso ad altre pagine

Barra Invia a

Immagine ridotta del testo

Guida introduttiva di PaperPort 11

Elementi di PaperPort

I documenti e le fotografie acquisiti in PaperPort sono denominati elementi, che esistono in due tipi: elementi immagine ed elementi testo.

Gli elementi immagine sono documenti, fotografie e altri elementi digitali acquisiti con lo scanner in un determinato formato, ad esempio PDF, JPEG, TIFF o Immagine PaperPort (.max).

Gli elementi immagine possono essere creati a partire da documenti, fotografie, disegni o altri elementi acquisiti, copiati o importati sul desktop di PaperPort.

Gli elementi testo sono documenti che contengono testo modificabile, come file di Word (.doc), HTML e di Excel, e vengono creati da elaboratori di testi e altri programmi basati su testo.

PaperPort consente di utilizzare qualsiasi tipo di file PDF (Immagine PDF, Immagine ricercabile PDF e Immagini e testo formattato PDF). PaperPort distingue tra elementi PDF di sola immagine e non di immagine. È possibile usare gli strumenti SET per migliorare la qualità degli elementi di sola immagine PDF.

È possibile inviare rapidamente un elemento ad un altro programma senza uscire da PaperPort. È sufficiente trascinare un elemento sull’icona del collegamento nella barra Invia a, che si trova nella parte inferiore del desktop. PaperPort supporta numerose applicazioni, tra cui i programmi di elaborazione testi, fogli di calcolo, fax, messaggistica e-mail, navigazione in Internet, grafica, riconoscimento ottico di caratteri (OCR), servizi di assistenza in linea.

PaperPort comprende la cartella Documenti PaperPort in cui sono illustrati alcuni tipi di elementi che è possibile tenere sul desktop di PaperPort.

PaperPort può inoltre essere usato per visualizzare elementi non PaperPort residenti sul computer: è sufficiente copiare o spostare i file di documento o le fotografie in una cartella di PaperPort.

Il riquadro Cartelle

Nel riquadro Cartelle viene visualizzata l’organizzazione gerarchica delle cartelle di PaperPort, con una struttura simile a quella di Esplora risorse di Windows.

PaperPort crea nella cartella documenti una cartella denominata Documenti PaperPort. In un sistema con più utenti, ognuno di questi dispone di una cartella Documenti PaperPort personale.

12 Introduzione a PaperPort

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