Xerox PaperPort 10 Getting Started Guide [de]

R ECHTLICHE HINWEISE

Copyright © 1999–2004 ScanSoft, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser
Veröffentlichung darf ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von ScanSoft, Inc.,
9 Centennial Drive, Peabody, Massachusetts 01960, USA, in irgendeiner Form oder durch
irgendwelche Mittel, sei es mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, manuell
oder auf sonstige Weise, übertragen, kopiert, transkribiert, reproduziert, abrufbar gespeichert
oder in irgendeine Sprache oder Computersprache übersetzt werden. Gedruckt in den
Vereinigten Staaten von Amerika und in Irland.

Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird unter Lizenz zur Verfügung gestellt. Sie
darf nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen dieser Lizenz verwendet bzw. kopiert
werden.

ICHTIGER HINWEIS

W

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Gewährleistung jedweder Art, sei es ausdrücklich oder konkludent. Dies umfasst, ist jedoch
nicht begrenzt auf die konkludente Gewährleistung der Nutzbarkeit oder Eignung für
bestimmte Zwecke. In einigen Staaten oder Rechtsgebieten ist der Ausschluss von
ausdrücklichen oder konkludenten Gewährleistungen bei bestimmten Transaktionen nicht
zulässig; deshalb trifft diese Bestimmung auf Sie möglicherweise nicht zu. ScanSoft behält sich
das Recht vor, diese Veröffentlichung zu überarbeiten und von Zeit zu Zeit ihren Inhalt zu
ändern, ohne dass ScanSoft dazu verpflichtet ist, auf eine solche Überarbeitung bzw.
Änderung hinzuweisen.

ARKEN UND MITWIRKENDE

M

ScanSoft, PaperPort, ScanDirect, SET, FormTyper, DesktopDelivery, All-in-One Search und
OmniPage sind Marken oder eingetragene Marken von ScanSoft, Inc. oder seinen

Konzerngesellschaften in den Vereinigten Staaten von Amerika und/oder anderen Ländern.

®

Outside In
Chicago, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Das Verity-Logo ist eine Marke oder eingetragene
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9 Centennial Drive
Peabody, Massachusetts 01960, USA

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BE-9820 Merelbeke, Belgien

PaperPort 10-Einführungshandbuch

Artikelnummer 50-F31P-10030
August 2004

I NHALT

Willkommen bei PaperPort 5

PaperPort installieren und aktivieren 5
Registrierung 6
Einführung in PaperPort 6
Technische Unterstützung 7
Was ist neu in PaperPort 10? 8

Einführung in PaperPort 11

Der PaperPort-Desktop 11
PaperPort-Objekte 12
Der Ordnerbereich 13
PaperPort-Miniaturansichten 13
PaperPort-Seitenminiaturen 15
Zweiteiliger Desktop 16
Das Seitenansichtsfenster 17

Objekte erfassen 18

Auf den PaperPort-Desktop scannen 18
Den Scanner für PaperPort einrichten 19
Drucken auf PaperPort 20
Webseiten aufzeichnen 20
PaperPort-Ordner hinzufügen 21
DesktopDelivery verwenden 21
Bilder von einer Kamera importieren 22

Bilder verbessern 23

SET-Werkzeuge (Scanner Enhancement Technology) 23
Mehrere Bilder gleichzeitig bearbeiten 24

PaperPort-Einführungshandbuch iii

Seiten mit Anmerkungen versehen 25

Anmerkungswerkzeuge 25

Objektsicherheit 26

Objekte verwalten 27

Objekten Suchkriterien hinzufügen 28

Objekte suchen 29

Objekte nach ihren Eigenschaften suchen 29
Wörter in einem Objekt suchen 29
Objekte in den All-in-One Search-Index aufnehmen 30
All-in-One-Suchbereich verwenden 30
Durchsuchbare PDF-Bilder verwenden 31
Indexaufträge planen 31

Dateien austauschen 32

Objekte an andere Programme senden 33

OmniPage mit PaperPort verwenden 34
Die Sendeleiste anpassen 35
Sendeoptionen einstellen 35

iv Inhalt

Objekte konvertieren 36

Objekte in Bildformate konvertieren 36
Bilder in Text konvertieren 37

Gescannte Formulare ausfüllen 37

PDF-Dokumente erstellen 38

ScanDirect verwenden 39

PaperPort deinstallieren 40

Willkommen bei PaperPort

Willkommen im ScanSoft® PaperPort-Einführungshandbuch.

®

PaperPort
verwalten. Die digitalen Dokumente kann jeder im Büro schnell finden und
verwenden. Mit Unterstützung von Scannern, Multifunktionsgeräten oder im
Netzwerk zusammengeschlossenen digitalen Kopierern konvertiert PaperPort
Papierdokumente in digitale Dokumente. Die konvertierten Dokumente können
mit anderen elektronischen Dokumenten in einem komfortablen, einfach zu
verwendenden Dateisystem verwaltet werden.

Mithilfe der deutlichen Miniaturansichten von PaperPort können Sie gescannte
Dokumente einschließlich Word-Dateien, Tabellenkalkulationen, PDF-Dateien
und digitaler Fotos visuell verwalten, wieder abrufen und weiterverwenden. Mit
den SET-Werkzeugen (Scanner Enhancement Technology) von PaperPort
können Sie gescannte Dokumente bearbeiten und korrigieren. Mit den
Anmerkungswerkzeugen können Sie gescannte Bilder mit Notizen und
Hervorhebungen versehen.

PaperPort installieren und aktivieren

bietet eine einfache Methode, Papierdokumente in digitaler Form zu

Sie können PaperPort von einer CD oder über das Web installieren.
Das PaperPort-Installationsprogramm bietet einfache, schrittweise Anleitungen.

B

efolgen Sie zur Installation der Software die Anleitungen auf den

Bildschirmanzeigen.

Der Anwender, der die Installation bzw. Deinstallation vornimmt, muss über die
erforderlichen Administratorrechte für den Computer verfügen. Am Ende des
Installationsvorgangs werden Sie aufgefordert, das Produkt zu aktivieren.
Vergewissern Sie sich, dass eine Internetverbindung besteht. Wenn Ihre
Seriennummer am richtigen Ort gespeichert und korrekt eingegeben wurde, ist
kein Eingriff des Benutzers erforderlich. Es werden keine persönlichen Daten
übermittelt.

Wenn Sie das Produkt nicht während der Installation aktivieren, werden Sie bei
jedem Programmstart dazu aufgefordert. Ohne Aktivierung kann PaperPort 10.0
nur fünfmal gestartet werden.

PaperPort-Einführungshandbuch 5

Registrierung

Durch die Registrierung Ihres Produkts erhalten Sie alle Vorteile der
Produktunterstützung von ScanSoft. Bei Produktaktualisierungen werden Sie
sofort informiert.

Nach der Installation von PaperPort werden Sie aufgefordert, die Software online
zu registrieren. Die registrierten Angaben können Sie jederzeit auf der Website
von ScanSoft, Inc. unter http://www.scansoft.de ändern.

Einführung in PaperPort

Dieses Handbuch bietet eine Einführung in PaperPort. Hier erfahren Sie, wie
Ihnen PaperPort bei der Verwaltung Ihrer Dokumente hilft. Weitere
Informationen über die Verwendung von PaperPort finden Sie in der Online­Hilfe, in den Versionshinweisen und auf der Website von ScanSoft.

Dieses Handbuch verwenden

In diesem Handbuch wird vorausgesetzt, dass Sie mit Microsoft Windows
vertraut sind. Nähere Informationen über die Verwendung von Dialogfeldern,
Menübefehlen, Bildlaufleisten, das Ziehen und Ablegen mit der Maus,
Kontextmenüs usw. finden Sie in der Dokumentation zu Windows.

Online-Hilfe verwenden

Die Online-Hilfe von PaperPort enthält umfassende Informationen über
Funktionen, Einstellungen und Vorgehensweisen in PaperPort. Die Hilfe wird
über das Menü Hilfe von PaperPort aufgerufen.

Weitere technische Unterstützung einschließlich technischer Hinweise,
Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ), Softwareaktualisierungen und
mehr finden Sie im Hilfemenü von PaperPort.

Versionshinweise verwenden

Die Versionshinweise von PaperPort enthalten wichtige Informationen über die
vorliegende Version von PaperPort. Die Versionshinweise können von der
Installations-CD, aus dem Hilfemenü von PaperPort und als Beispieldokument
vom PaperPort-Desktop geöffnet werden.

6 Willkommen bei PaperPort

Technische Unterstützung

ScanSoft bietet für die verschiedenen Ansprüche sowohl kostenlose als auch
kostenpflichtige Supportoptionen. Die Supportleistungen von ScanSoft
beinhalten persönliche Telefonberatung wie auch technische Unterstützung per
E-Mail. Außerdem haben Sie rund um die Uhr Zugang zu unserer Knowledge­Base.

Auf unserer Website http://www.scansoft.de erhalten Sie Informationen über
Ihre persönliche Supportoption, Anlaufstellen für technische Fragen in Ihrer
Nähe und Produktupdates. Lesen Sie bitte die Benutzerdokumentation und die
Versionshinweise, bevor Sie sich an ScanSoft wenden.

Mindestsystemanforderungen

IntelPentium®-Prozessor oder höher

®

Microsoft Windows
Service Pack 4 oder höher oder Windows XP mit Service Pack 2 oder höher

Microsoft Internet Explorer 5.5 oder höher
128 MB Arbeitsspeicher (RAM), 256 MB empfohlen
150 MB freier Festplattenspeicher für Anwendungsdateien, 5 MB

Arbeitsspeicher während Installation

98 (Second Edition), Windows Me, Windows 2000 mit

5 MB für Microsoft Installer (MSI), falls noch nicht installiert (Komponente des
Betriebssystems Windows Me, Windows 2000 und Windows XP)

SVGA Monitor mit 256 Farben, empfohlen werden 16-Bit-Farbe (bezeichnet als
High Color unter Windows 2000 und Medium Color unter XP) und eine
Auflösung von 800 x 600 Pixel

Windows-kompatible Maus
CD-ROM-Laufwerk für die Installation
Internetverbindung (IE 5.5 oder höher) zur Produktaktivierung und für

Aktualisierungen

Leistung und Geschwindigkeit können gesteigert werden, wenn Ihr Computer die
Mindestanforderungen an Prozessor, Speicherkapazität und verfügbaren Speicherplatz
übersteigt. Dies gilt vor allem für die Arbeit mit sehr umfangreichen Farbbild- und
PDF-Dateien.

PaperPort-Einführungshandbuch 7

Was ist neu in PaperPort 10?

PaperPort 10 bietet eine Reihe wertvoller neuer Funktionen, die Ihnen bei der
Verwaltung Ihrer Dokumente helfen.

Seitenminiaturen

Zeigen Sie für Ihre mehrseitigen Objekte Seitenminiaturen an, sowohl in der
Desktop-Ansicht als auch im PageViewer. Sie erhalten einen besseren Überblick
über Ihre Dokumente und können die einzelnen Seiten darin schnell finden,
bearbeiten und neu anordnen.

SET-Werkzeuge (Scanner Enhancement Technology)

Verbessern Sie Ihre Bildobjekte mit den SETTM-Werkzeugen. Jetzt können Sie
direkt vom PaperPort-Desktop darauf zugreifen, indem Sie ganz einfach mit der
rechten Maustaste auf eine Bilddatei klicken. Mit den Anmerkungswerkzeugen
können Sie Bilddateien mit Hinweisen und Hervorhebungen versehen.

Neuer Scannerassistent

Jetzt können Sie Scanner noch leichter für die Arbeit mit PaperPort einrichten.
Außerdem haben wir die Scannersteuerung so verbessert, dass für die Erfassung
mehrseitiger Dokumente kein Benutzereingriff mehr erforderlich ist.

Bessere Suchfunktion

Die neue Suchmaschine All-in-One SearchTM bietet mehr Leistungsstärke und
Genauigkeit, sowohl bei Volltext- oder Stichwortsuche als auch bei der Suche
nach anderen Dateiinformationen.

Erstellung von PDFs

Jetzt können Sie Nur-Bild-PDF-Dateien erzeugen. Verwenden Sie den Befehl Als
PDF-Objekt duplizieren für Bildobjekte, einschließlich MAX-Dateien.

Textobjekte können Sie aus PaperPort oder jeder druckfähigen Anwendung auf
Ihrem System in eine PDF-Datei drucken. Mit Hilfe der All-in-One Search­Funktion können Sie in diesen Dateien in PaperPort eine Volltextsuche
durchführen.

8 Willkommen bei PaperPort

Umfangreichere Formularfunktionen

FormTyperTM bietet die Funktion Nur Felder drucken, mit der Sie PaperPort
zum Ausfüllen von Formularvordrucken nutzen können.

Umfangreichere Kontextmenüs

Der rechte Mausklick auf Dateien oder Ordner eröffnet Ihnen jetzt Zugriff auf
viel mehr Funktionen als bisher.

Flexiblere Stapelfunktionen

PaperPort bietet jetzt umfangreichere Optionen für das Stapeln von
Desktopobjekten unterschiedlicher Dateitypen und das Auflösen von Stapeln.

Verbesserte Ordnerfunktionen

Im Ordner-Manager können Sie die PaperPort-Ordnerstruktur bearbeiten, auf
mehr Funktionen als bisher in den Kontextmenüs zugreifen und mit der Zurück­Schaltfläche schnell und bequem im Verzeichnisbaum navigieren.

Engere Integration mit anderen ScanSoft-Produkten

• Wenn Sie OmniPage

arbeitet PaperPort jetzt noch enger damit zusammen als bisher. Sie erhalten
OCR-Seitenerkennung für höchste Ansprüche gekoppelt mit hochwertiger
PDF-Erstellung.

• Wenn Sie ScanSoft PDF Converter für Microsoft

wird das Programm in der Sendeleiste angezeigt und Sie können damit PDF­Dateien in bearbeitbare Word-Dokumente konvertieren.

PaperPort Professional 10 bietet darüber hinaus die folgenden Profi-Funktionen:

®

Pro von ScanSoft auf Ihrem System installiert haben,

®

Word installiert haben,

Zweiteiliger Desktop

Spalten Sie den PaperPort-Desktop in zwei Arbeitsbereiche auf, sodass Sie Seiten
an unterschiedlichen Speicherorten leichter vergleichen, verschieben oder
kopieren können. Die Arbeitsbereiche können Sie mit einem Lesezeichen
versehen, sodass Sie später ganz bequem wieder dorthin gelangen können.

PaperPort-Einführungshandbuch 9

Ganze Bandbreite an PDF-Erstellungsfunktionen

Die neueste Version von PDF Create! wird gleich mitgeliefert. Damit können Sie
PDF-Dateien der Version 1.5 erstellen, und das bedeutet nicht nur kompaktere
Dateien, sondern gleichzeitig höhere Qualität. Aus Textverarbeitungsprogrammen
erstellte PDF-Dateien können durchsuchbar und bearbeitbar gemacht werden.
Erstellen Sie PDF-Dateien aus PaperPort oder jeder anderen druckfähigen
Anwendung auf Ihrem System. Sie können dabei alle Einzelheiten präzise
steuern, z. B. Komprimierung, Schriftarteinbettung, Kennwortschutz oder
Wasserzeichen. Der Zugriff auf das Programm erfolgt wahlweise über das
Startmenü von Windows, das Druckdialogfeld von PaperPort oder die Option
Drucken auf PaperPort (PDF) im Menü Datei. Zum Programm gehört auch ein
eigenes Hilfesystem.

Index-Manager

Die Indizierung Ihrer PaperPort-Objekte für die Volltextsuche mit All-in-One
Search können Sie zu einem beliebigen Termin automatisch als
Hintergrundanwendung ablaufen lassen.

DesktopDelivery

Lassen Sie ausgewählte Ordner auf Ihrem System von DesktopDeliveryTM auf
eingehende Dateien eines bestimmten Typs überwachen und diese Dateien dann
automatisch in PaperPort-Ordner einsortieren. E-Mail-Anhänge lassen sich auf
ähnliche Weise erfassen.

PaperPort gibt es auch in Sonderausgaben von einzelnen Scannerherstellern und anderen
Wiederverkäufern. Die in diesen Ausgaben verfügbaren Funktionen sind anbieterabhängig.

10 Willkommen bei PaperPort

Befehlsleiste

Einführung in PaperPort

In diesem Abschnitt werden die einzelnen Komponenten von PaperPort
vorgestellt. In der Online-Hilfe von PaperPort finden Sie ausführliche
Informationen zu diesen Themen.

Der PaperPort-Desktop

Beim Starten von PaperPort wird der PaperPort-Desktop mit dem Ordnerbereich
angezeigt. Der Desktop enthält Ihre Dokumente und die Werkzeuge für die
Dokumentenverwaltung. PaperPort bietet alle Werkzeuge, die zur Verwaltung,
zur Suche und zur Verwendung von Dokumenten und Bildern erforderlich sind.

Zugriff auf
andere
Seiten

Ordner

Der Funktionsbereich kann beinhalten:

• Ordner (Menü Ansicht)

• Seitenminiaturen (Menü Ansicht)

• Objekteigenschaften (Menü Ansicht)

• Scannen oder Foto abrufen (Menü

Datei)

• All-in-One Search (Menü Extras)

Miniatur eines
Bildobjekts

Desktop

Sendeleiste

Miniatur eines
Textobjekts

PaperPort-Einführungshandbuch 11

PaperPort-Objekte

Die Dokumente und Fotos, die Sie in PaperPort speichern, werden als Objekte
bezeichnet. Es gibt zwei Objekttypen: Bildobjekte und Te x t o b je k t e.

Bei Bildobjekten handelt es sich um gescannte Dokumente, Fotos und andere
digitale Objekte in Bildformaten wie PDF, JPEG, TIFF oder PaperPort-Bild
(.max).

Bildobjekte können aus Dokumenten, Fotografien, Strichzeichnungen und
anderen Objekten erstellt werden, die Sie scannen, kopieren oder auf andere
Weise auf dem PaperPort-Desktop erfassen.

Bei Textobjekten handelt es sich um Dokumente mit bearbeitbarem Text wie
Word (.doc)-, HTML- und Excel-Dateien, die in Textverarbeitungsprogrammen
oder anderen textbasierten Anwendungen erstellt wurden.

In PaperPort können Sie alle Varianten von PDF-Dateien verwenden (z. B. PDF­Bilder, durchsuchbare PDF-Bilder und PDF-formatierte Text- und
Grafikdateien). PaperPort unterscheidet zwischen PDF-Objekten nur mit Bild
und ohne Bild. Mit den SET-Werkzeugen können Sie die Qualität von Nur-Bild­PDF-Dateien verbessern.

Sie können Objekte an andere Programme senden, ohne PaperPort zu verlassen.
Ziehen Sie das Objekt dazu einfach auf das Verknüpfungssymbol in der
Sendeleiste am unteren Rand des Desktops. PaperPort unterstützt eine Vielzahl
von Programmen, z. B. Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, Fax-,
Internet-, E-Mail-, Online-Service-, OCR- (Optische Zeichenerkennung) und
Grafikprogramme.

Der Ordner Eigene PaperPort-Dokumente enthält bereits einige Objekte, die
einen Teil der Objekttypen veranschaulichen, die Sie auf dem Desktop
verwenden können.

In PaperPort können Sie auch Nicht-PaperPort-Objekte auf Ihrem Computer
anzeigen. Kopieren oder verschieben Sie die Dokumentdatei oder das Foto dazu
einfach in einen PaperPort-Ordner.

12 Einführung in PaperPort