Xerox C405n User Guide
Version 1.4
October 2019
702P05813
Xerox
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VersaLink
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C405 Color
Multifunction Printer
User Guide
© 2019 Xerox Corporation. All rights reserved. Xerox®, Xerox and Design®, VersaLink®, FreeFlow®, SMARTsend®,
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Table of Contents
1 Safety ........................................................................................................................................11
Notices and Safety.. .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... 12
Electrical Safety .. . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .. 13
General Guidelines ... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . . 13
Power Cord ...... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... 13
Emergency Power Off. . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... 14
Telephone Line Cord.... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ... 14
Operational Safety.. ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... .... 15
Operational Guidelines. .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ... 15
Ozone Release . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . 15
Printer Location ... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... . 15
Printer Supplies ....... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ... 16
Maintenance Safety..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... .... 17
Printer Symbols . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . 18
Environmental, Health and Safety Contact Information .. .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... 20
2 Getting Started........................................................................................................................21
Parts of the Printer..... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . 22
Front View ......... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ... 22
Duplex Automatic Document Feeder. .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ... 23
Internal Parts.... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ... 25
Rear View . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . .. 26
Control Panel ... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... 27
Power Options..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ... 29
Powering On the Printer or Exiting Low-Power or Sleep Mode ... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . ... 29
Restarting, Placing in Sleep Mode, or Powering Off the Printer . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . 30
Accessing the Printer. .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .. 31
Logging In ... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... .... 31
Smart Card .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... . 31
Introduction to Apps. .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ... 32
Information Pages ... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ... 33
Printing Information Pages .......... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . .. 33
Configuration Report ...... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... 34
The Embedded Web Server ....... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . 35
Accessing the Embedded Web Server ...... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . 35
Finding the IP Address of Your Printer . . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... 35
Certificates for the Embedded Web Server . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... 36
Downloading the Configuration Report from the Embedded Web Server ..... ..... . .... . ..... .... . 36
Using the Remote Control Panel Feature ........ . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... 37
Installation and Setup ....... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ... 38
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
3
Table of Contents
Installation and Setup Overview .. . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . . 38
Selecting a Location for the Printer ... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ... 38
Connecting the Printer ....... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .. 39
Selecting a Connection Method . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... 39
Connecting to a Computer Using USB ... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ... 39
Connecting to a Wired Network . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... 40
Connecting to a Wireless Network. ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . . 40
Connecting to a Telephone Line ... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . . 47
Initial Printer Setup.. ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . . 47
Configuring AirPrint ..... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ... 48
Configuring Google Cloud Print. . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... 49
Installing the Software ... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . 50
Operating System Requirements ......... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... 50
Installing the Print Drivers for a Windows Network Printer ........ ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... 50
Installing the Print Drivers for a Windows USB Printer . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ... 51
Installing the Drivers and Utilities for Macintosh OS X.... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ... 51
Installing Drivers and Utilities for UNIX and Linux ... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . 54
Installing the Printer as a Web Service on Devices ...... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ... 54
More Information ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . . 56
3 Customize and Personalize...................................................................................................57
Customize and Personalize Overview .. . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... ..... . . 58
Customizing or Personalizing the Home Screen ... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . 59
To hide or show an App on the Home screen ...... .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... . 59
To rearrange Apps on the Home screen. . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ... 59
Customizing or Personalizing the Apps ... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... .... 60
Customizing or Personalizing the Feature List ... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . . 60
Customizing or Personalizing the Entry Screen... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... . 60
Saving Presets......... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ... 61
Removing App Customization using the Control Panel.. . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . 61
Customizing App Default Settings... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... 62
Removing Personalizations using the Embedded Web Server .......... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . ... 62
Creating and Using 1-Touch Apps ....... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . . 63
Creating a 1-Touch App . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . 63
Creating a Personal 1-Touch App.. . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . . 63
Deleting or Hiding a 1-Touch App.... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... 64
Using a 1-Touch App.... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .. 64
4 Xerox®Apps.............................................................................................................................67
Xerox®App Gallery .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... 68
®
Xerox
Creating a Xerox
Logging into your Xerox
Installing or Updating an App from the Xerox
Device . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ... 71
Device Overview.. . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . . 71
App Gallery Overview ........ . .... . ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . 68
®
App Gallery Account. .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ... 68
®
App Gallery Account. . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . . 69
®
App Gallery ........ . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . 69
4
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
Table of Contents
About ....... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . 72
Supply Status...... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . . 72
Billing and Usage Counters ....... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . 73
Reset to Factory Defaults .. .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . ... 74
Remote Services. .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . ... 74
Address Book ....... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . . 75
Address Book Overview .. . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . 75
Editing the Address Book . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... 75
Creating and Managing Favorites .. . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... 78
Jobs. . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... . 83
Jobs Overview ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... ..... . . 83
Managing Jobs ..... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... 83
Managing Special Job Types .. ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ... 84
Managing Jobs Using the Embedded Web Server ........ . .... . .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . . 87
Copy..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . . 88
Copy Overview ........ . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .. 88
Making a Copy........ . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ... 88
Copy Workflows ........ . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . 90
ID Card Copy .. . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... . 97
ID Card Copy Overview ....... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... . 97
Copying an ID Card ...... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . . 97
Email .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . . 98
Email Overview ..... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... 98
Sending a Scanned Image in an Email ...... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... 98
Previewing and Building Jobs .. ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... . 100
Scan To..... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... 102
Scan To Overview...... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ... 102
Scanning to an Email Address ....... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... 102
Scanning to a USB Flash Drive ... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .. 103
Scanning to a User Home Folder ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .. 104
Scan to Desktop.. . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... 105
Scanning to an FTP or SFTP Server ..... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . ... 105
Scanning to a Shared Folder on a Network Computer.... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .. 106
Scanning Images into an Application on a Connected Computer .. . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .. 108
Scanning to a Desktop Computer Using a USB Cable Connection.... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . 109
Previewing and Building Jobs .. ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... . 110
Fax . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . 112
Fax Overview ...... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . 112
Sending a Fax.. . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .. 112
Fax Workflows... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . . 114
Server Fax . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . 121
Server Fax Overview .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .. 121
Sending a Server Fax.. . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .. 121
Sending a Delayed Server Fax .. . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . ... 123
Previewing and Building Jobs .. ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... . 124
USB .. ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . ... 125
USB Overview ... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . . 125
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
5
Table of Contents
Printing from a USB Flash Drive . ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .. 125
Printing from a USB Flash Drive Already Inserted in the Printer .......... .... . .... . ..... .... . . .... . .. 126
@PrintByXerox . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . .... 127
@PrintByXerox Overview .. . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . 127
Printing with the @PrintByXerox App..... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . 127
5 Printing................................................................................................................................... 129
Printing Overview. ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... 130
Selecting Printing Options ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ... 131
Print Driver Help.... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .. 131
Windows Printing Options ...... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . 131
Macintosh Printing Options .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . 133
UNIX and Linux Printing .. . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . . 133
Mobile Printing Options ....... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ... 135
Printing Features.. . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... 137
Managing Jobs ..... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .. 137
Printing Special Job Types ... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . ... 138
Selecting Paper Options for Printing ........ ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . 139
Scaling.... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . 139
Printing on Both Sides of the Paper ...... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .. 139
Print Quality... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . .... 140
Image Options....... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . . 140
Image Shift . .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .. 141
Color Adjustments .. ..... .... . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . 141
Printing Mirror Images ..... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... .. 142
Printing Multiple Pages to a Single Sheet .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . 142
Printing Booklets . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . 142
Using Special Pages .. ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . ... 143
Printing Watermarks for Windows ........ . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .. 145
Orientation ......... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . 145
Printing Banner Pages .... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . ... 146
Selecting Job Completion Notification for Windows . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ... 146
Using Custom Paper Sizes .. .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... .. 147
Printing on Custom Paper Sizes ......... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... 147
Defining Custom Paper Sizes........ ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... . 147
6 Paper and Media ................................................................................................................. 149
Supported Paper ... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . ... 150
Recommended Media ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ... 150
Ordering Paper.. ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... .. 150
General Paper Loading Guidelines ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... . 150
Paper That Can Damage Your Printer ........ ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .. 150
Paper Storage Guidelines .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . ... 151
Supported Paper Types and Weights .. ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . .... 152
Supported Standard Paper Sizes..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... ... 152
Supported Standard Paper Sizes for Automatic 2-Sided Printing .. . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . ... 153
Supported Paper Types and Weights for Automatic 2-Sided Printing. . .... . .... . ..... ..... .... . . ... 153
6
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
Table of Contents
Supported Custom Paper Sizes ........ . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .. 154
Cardstock....... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . ... 154
Loading Paper. .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . 155
Changing Paper Settings.... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . 155
Loading Paper in Trays 1 and 2 ..... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . .... 155
Loading Paper in the Bypass Tray.. ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... 158
Configuring Trays 1 or 2 for the Paper Length ... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... 161
Printing on Special Paper ... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . 162
Envelopes ...... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . 162
Labels ... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ... 166
7 Maintenance ........................................................................................................................ 169
General Precautions ....... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . 170
Cleaning the Printer ...... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . 171
Cleaning the Exterior ... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . 171
Cleaning the Interior... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . . 173
Adjustments and Maintenance Procedures. .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . ... 184
Color Registration ........ . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... . 184
Performing a Color Calibration ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . 184
Performing the Scan Color Consistency Procedure . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .. 185
Adjusting Paper Registration .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . ... 185
Supplies ... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . . 188
Consumables .... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .. 188
Routine Maintenance Items.. ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .. 188
Ordering Supplies..... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . .... 188
Toner Cartridges .. . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... ... 189
Recycling Supplies....... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .. 190
Managing the Printer.... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . 191
Viewing the Meter Reading. ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . .... 191
Printing the Billing Summary Report....... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . 191
Moving the Printer ..... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . ... 192
8 Troubleshooting................................................................................................................... 195
General Troubleshooting... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . . 196
Printer Does Not Power On..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . 196
Printer Resets or Powers Off Frequently ....... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . 196
Printer Does Not Print ......... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... ... 197
Printing Takes Too Long . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . 198
Document Prints from Wrong Tray ........ . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . 199
Automatic 2-Sided Printing Problems ...... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . ... 199
Printer is Making Unusual Noises ....... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... 200
Paper Tray Will Not Close.. . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . 200
Condensation has Formed Inside the Printer .. .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... ... 200
Paper Jams ......... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . 201
Locating Paper Jams ...... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... 201
Minimizing Paper Jams ... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ... 201
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
7
Table of Contents
Clearing Paper Jams ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . 203
Troubleshooting Paper Jams .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . ... 213
Print-Quality Problems....... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .. 216
Controlling Print Quality ... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . 216
Paper and Media. . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... 216
Solving Print-Quality Problems ........ . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .. 217
Copy and Scan Problems ... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .. 223
Fax Problems ....... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... 224
Problems Sending Faxes........ . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .. 224
Problems Receiving Faxes.. . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... . 225
Getting Help ....... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... . 226
Viewing Warning Messages on the Control Panel ....... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . 226
Viewing Current Errors on the Control Panel .. . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... ... 226
Using the Integrated Troubleshooting Tools..... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . 226
Online Support Assistant... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . 226
Information Pages .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . ... 226
More Information about Your Printer . . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . ... 227
A Specifications........................................................................................................................ 229
Printer Configurations and Options .. . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .. 230
Available Configurations ... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... . 230
Standard Features.......... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . ... 230
Options and Upgrades ...... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . 231
Physical Specifications ........ . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... ..... 232
Weights and Dimensions........ .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . . 232
Total Space Requirements.... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ... 233
Clearance Requirements . ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . . .... ... 234
Environmental Specifications .......... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . ... 236
Temperature .. . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . ... 236
Relative Humidity . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... ... 236
Elevation . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . 236
Electrical Specifications.... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .. 237
Power Supply Voltage and Frequency........ ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .. 237
Power Consumption .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .. 237
Recycling Supplies....... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .. 237
Performance Specifications .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . 238
Print Speed ........ . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . 238
B Regulatory Information...................................................................................................... 239
Basic Regulations. . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... 240
United States FCC Regulations... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .. 240
Canada... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . . 240
Certifications in Europe ... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... . .... . .. 240
European Union Lot 4 Imaging Equipment Agreement Environmental
Information.... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... ... 241
Germany........ . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . ... 243
8
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
Table of Contents
Turkey RoHS Regulation ......... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . . 244
Eurasian Economic Community Certification ...... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . ... 244
Regulatory Information for 2.4-GHz and 5-GHz Wireless Network Adapters ......... . .... . .... . 244
Ozone Release . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . ... 244
Copy Regulations ... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .. 245
United States....... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . ... 245
Canada... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . . 246
Other Countries..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ... 247
Fax Regulations.... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... 248
United States....... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . ... 248
Canada... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . . 249
European Union.. . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . 250
New Zealand ... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ... 251
South Africa...... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . . 251
Safety Certification.... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . .... 252
Material Safety Data Sheets ....... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... .. 253
C Recycling and Disposal ....................................................................................................... 255
All Countries . . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . 256
North America .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . 257
European Union. ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .. 258
Domestic/Household Environment .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . 258
Professional/Business Environment..... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . ... 258
Collection and Disposal of Equipment and Batteries....... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... ..... . .... . . 259
Battery Symbol Note. . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ... 259
Battery Removal ......... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . . 259
Other Countries... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . 260
D Apps Features....................................................................................................................... 261
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
9
Table of Contents
10
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
1
Safety
This chapter contains:
• Notices and Safety....... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ... 12
• Electrical Safety ....... . ..... .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... . 13
• Operational Safety....... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ... 15
• Maintenance Safety. ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... . . 17
• Printer Symbols ........ ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... . .... . . 18
• Environmental, Health and Safety Contact Information ....... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ... 20
Your printer and the recommended supplies have been designed and tested to meet strict safety
requirements. Attention to the following information ensures the continued safe operation of your
Xerox printer.
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
11
Safety
Notices and Safety
Read the following instructions carefully before operating your printer. Refer to these instructions to
ensure the continued safe operation of your printer.
Your Xerox
include safety agency evaluation and certification, and compliance with electromagnetic regulations
and established environmental standards.
The safety and environment testing and performance of this product have been verified using Xerox
materials only.
®
printer and supplies are designed and tested to meet strict safety requirements. These
Note: Unauthorized alterations, which can include the addition of new functions or connection
of external devices, can affect the product certification. For more information, contact your
Xerox representative.
®
12
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
Electrical Safety
GGeenneerraall GGuuiiddeelliinneess
WARNING:
• Do not push objects into slots or openings on the printer. Touching a voltage point or
shorting out a part could result in fire or electric shock.
• Do not remove the covers or guards that are fastened with screws unless you are installing
optional equipment and are instructed to do so. Power off the printer when performing
these installations. Disconnect the power cord when removing covers and guards for
installing optional equipment. Except for user-installable options, there are no parts that
you can maintain or service behind these covers.
The following are hazards to your safety:
• The power cord is damaged or frayed.
• Liquid is spilled into the printer.
• The printer is exposed to water.
Safety
• The printer emits smoke, or the surface is unusually hot.
• The printer emits unusual noise or odors.
• The printer causes a circuit breaker, fuse, or other safety device to activate.
If any of these conditions occur, do the following:
1. Power off the printer immediately.
2. Disconnect the power cord from the electrical outlet.
3. Call an authorized service representative.
PPoowweerr CCoorrdd
Use the power cord supplied with your printer.
• Plug the power cord directly into a properly grounded electrical outlet. Ensure that each end of the
cord is connected securely. If you do not know if an outlet is grounded, ask an electrician to check
the outlet.
WARNING: To avoid risk of fire or electrical shock, do not use extension cords, power
strips, or power plugs for more than 90 days. When a permanent outlet receptacle
cannot be installed, use only one factory-assembled extension cord of the appropriate
gauge for each printer or multifunction printer. Always adhere to national and local
building, fire, and electrical codes regarding length of cord, conductor size, grounding,
and protection.
• Do not use a ground adapter plug to connect the printer to an electrical outlet that does not have
a ground connection terminal.
• Verify that the printer is plugged into an outlet that is providing the correct voltage and power.
Review the electrical specification of the printer with an electrician if necessary.
• Do not place the printer in an area where people can step on the power cord.
Xerox
®
VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
13
Safety
• Do not place objects on the power cord.
• Do not plug or unplug the power cord while the power switch is in the On position.
• If the power cord becomes frayed or worn, replace it.
• To avoid electrical shock and damage to the cord, grasp the plug when unplugging the power
cord.
The power cord is attached to the printer as a plug-in device on the back of the printer. If it is
necessary to disconnect all electrical power from the printer, disconnect the power cord from the
electrical outlet.
EEmmeerrggeennccyy PPoowweerr OOffff
If any of the following conditions occur, power off the printer immediately and disconnect the power
cord from the electrical outlet. Contact an authorized Xerox service representative to correct the
problem if:
• The equipment emits unusual odors or makes unusual noises.
• The power cable is damaged or frayed.
• A wall panel circuit breaker, fuse, or other safety device has been tripped.
• Liquid is spilled into the printer.
• The printer is exposed to water.
• Any part of the printer is damaged.
TTeelleepphhoonnee LLiinnee CCoorrdd
WARNING: To reduce the risk of fire, use only No. 26 American Wire Gauge (AWG) or larger
telecommunication line cord.
14
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
Safety
Operational Safety
Your printer and supplies were designed and tested to meet strict safety requirements. These include
safety agency examination, approval, and compliance with established environmental standards.
Your attention to the following safety guidelines helps to ensure the continued, safe operation of your
printer.
OOppeerraattiioonnaall GGuuiiddeelliinneess
• Do not remove any trays when the printer is printing.
• Do not open the doors when the printer is printing.
• Do not move the printer when it is printing.
• Keep hands, hair, neckties, and so on, away from the exit and feed rollers.
• Covers, which require tools for removal, protect the hazard areas within the printer. Do not remove
the protective covers.
• Do not override any electrical or mechanical interlock devices.
• Do not attempt to remove paper that is jammed deeply inside the printer. Switch off the printer
promptly and contact your local Xerox representative.
WARNING:
• The metallic surfaces in the fuser area are hot. Always use caution when removing paper
jams from this area and avoid touching any metallic surfaces.
• To avoid a tip hazard, do not push or move the device with all the paper trays extended.
OOzzoonnee RReelleeaassee
This printer produces ozone during normal operation. The amount of ozone produced is dependent on
copy volume. Ozone is heavier than air and is not produced in amounts large enough to harm anyone.
Install the printer in a well-ventilated room.
For more information in the United States and Canada, go to www.xerox.com/environment. In other
markets, please contact your local Xerox representative or go to www.xerox.com/environment_europe.
PPrriinntteerr LLooccaattiioonn
• Place the printer on a level, solid, non-vibrating surface with adequate strength to hold its weight.
To find the weight for your printer configuration, refer to Physical Specifications.
• Do not block or cover the slots or openings on the printer. These openings are provided for
ventilation and to prevent overheating of the printer.
• Place the printer in an area where there is adequate space for operation and servicing.
• Place the printer in a dust-free area.
• Do not store or operate the printer in an extremely hot, cold, or humid environment.
• Do not place the printer near a heat source.
• Do not place the printer in direct sunlight to avoid exposure to light-sensitive components.
®
Xerox
VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
15
Safety
• Do not place the printer where it is directly exposed to the cold air flow from an air conditioning
system.
• Do not place the printer in locations susceptible to vibrations.
• For optimum performance, use the printer at the elevations specified in Elevation.
PPrriinntteerr SSuupppplliieess
• Use the supplies designed for your printer. The use of unsuitable materials can cause poor
performance and a possible safety hazard.
• Follow all warnings and instructions marked on, or supplied with, the product, options, and
supplies.
• Store all consumables in accordance with the instructions given on the package or container.
• Keep all consumables away from the reach of children.
• Never throw toner, toner cartridges, drum cartridges, or waste cartridges into an open flame.
• When handling cartridges, for example toner and such, avoid skin or eye contact. Eye contact can
cause irritation and inflammation. Do not attempt to disassemble the cartridge, which can
increase the risk of skin or eye contact.
Caution: Use of non-Xerox supplies is not recommended. The Xerox Warranty, Service
Agreement, and Total Satisfaction Guarantee do not cover damage, malfunction, or
degradation of performance caused by use of non-Xerox supplies, or the use of Xerox supplies
not specified for this printer. The Total Satisfaction Guarantee is available in the United States
and Canada. Coverage could vary outside these areas. Please contact your Xerox representative
for details.
16
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
Safety
Maintenance Safety
• Do not attempt any maintenance procedure that is not specifically described in the
documentation supplied with your printer.
• Clean with a dry lint-free cloth only.
• Do not burn any consumables or routine maintenance items. For information on Xerox
recycling programs, go to www.xerox.com/recycling.
WARNING: Do not use aerosol cleaners. Aerosol cleaners can cause explosions or fires when
used on electromechanical equipment.
When installing the device in a hallway or similar restricted area, additional space requirements can
apply. Ensure that you comply with all workspace safety regulations, building codes, and fire codes for
your area.
®
supplies
Xerox
®
VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
17
Safety
Printer Symbols
Symbol Description
Warning:
Indicates a serious hazard that can result in death or
serious injury if not avoided.
Hot Warning:
Hot surface on or in the printer. Use caution to avoid
personal injury.
Warning: Moving parts. To avoid personal injury, use
caution.
Caution:
Indicates a mandatory action to take in order to
avoid damage to the property.
Caution:
To avoid damage to the property, be careful not to
spill toner when handling the waste cartridge.
Do not touch the part or area of the printer.
Do not expose the drum cartridges to direct sunlight.
Do not burn the toner cartridges.
Do not burn the waste cartridge.
18
Do not burn the drum cartridges.
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
Symbol Description
Do not use paper attached with staples or any form
of binding clip.
Do not use folded, creased, curled, or wrinkled paper.
Do not use inkjet paper.
Do not use transparencies or overhead projector
sheets.
Safety
Do not reload paper previously printed on or used.
Do not copy money, revenue stamps, or postage
stamps.
For details about all the printer symbols that appear on your printer, refer to the Printer Symbols
guide at www.xerox.com/office/VLC405docs.
Xerox
®
VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
19
Safety
Environmental, Health and Safety Contact Information
For more information on Environment, Health, and Safety in relation to this Xerox product and
supplies, contact:
• United States and Canada: 1-800-ASK-XEROX (1-800-275-9376)
• Europe: EHS-Europe@xerox.com
For product safety information in the United States and Canada, go to www.xerox.com/environment.
For product safety information in Europe, go to www.xerox.com/environment_europe.
20
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
2
Getting Started
This chapter contains:
• Parts of the Printer. . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ..... ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ... 22
• Power Options. . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . 29
• Accessing the Printer..... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... . 31
• Introduction to Apps..... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . . .... ..... .... . . .... ..... . .... . .... . .... . . 32
• Information Pages ...... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... 33
• The Embedded Web Server .... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . ... 35
• Installation and Setup ... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . . .... ..... .... . . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . 38
• Connecting the Printer ... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... . ..... ..... ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . 39
• Installing the Software...... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... ..... ..... . .... . .... . .... . .... . .... . .... . ..... ..... .... . . .... . .... ... 50
• More Information .. .... . .... . ..... .... . ..... . .... ..... . .... . .... . .... . .... . ..... .... . .... . . .... ..... . .... . .... ..... . .... . ..... .... . .... 56
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
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Getting Started
Parts of the Printer
FFrroonntt VViieeww
1. Tray 1
2. Bypass Tray
3. Front Door
4. USB Memory Port
5. Card Reader Bay
6. Control Panel
7. Single-Pass Duplex Automatic Document
Feeder
8. Output Tray
9. Right Side Door
10. Optional 550-Sheet Feeder (Tray 2)
22
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
DDuupplleexx AAuuttoommaattiicc DDooccuummeenntt FFeeeeddeerr
Getting Started
1. Document Feeder Cover
2. Paper Guides
3. Single-Pass Duplex Automatic Document
Feeder
4. Document Output Tray
5. Document Output Tray Extension
Xerox
®
VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
23
Getting Started
DDooccuummeenntt FFeeeeddeerr GGuuiiddeelliinneess
The Duplex Automatic Document Feeder accommodates the following original-sized documents:
• Width: 140–216 mm (5.5–8.5 in.)
• Length: 140–356 mm (5.5–14 in.)
• Weight: 60–125 g/m
Follow these guidelines when loading original documents into the duplex automatic document feeder:
• Load original documents face up so that the top of the document enters the feeder first.
• Place only loose sheets of undamaged paper in the duplex automatic document feeder.
• Adjust the paper guides so that they fit against the original documents.
• Insert paper in the duplex automatic document feeder only when ink on the paper is dry.
• Do not load original documents above the MAX fill line.
2
DDooccuummeenntt GGllaassss GGuuiiddeelliinneess
The document glass accommodates original size documents up to 216 x 356 mm (8.5 x 14 in.). Use
the document glass rather than the duplex automatic document feeder to copy or scan the following
types of original documents:
• Paper with paper clips or staples attached
• Paper with wrinkles, curls, folds, tears, or notches
• Coated or carbonless paper or items other than paper, such as cloth or metal
• Envelopes
• Books
24
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
IInntteerrnnaall PPaarrttss
Getting Started
1. Front Door
2. Toner Cartridges
3. Document Glass
4. Document Cover
5. Single-Pass Duplex Automatic Document
Feeder
6. Waste Cartridge Lock
7. Drum Cartridges
8. Waste Cartridge
Xerox
®
VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
25
Getting Started
RReeaarr VViieeww
1. Duplex Unit
2. Transfer Roller
3. Fuser
4. Power Connector
5. Rear Door
6. Left Side Cover
7. Phone Line Connector
8. Fax Line Connector
9. Wireless Network Adapter Port Cover
10. USB Port, Type B
11. Ethernet Port
12. FDI Connector
26
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
User Guide
Getting Started
CCoonnttrrooll PPaanneell
The control panel consists of a touch screen and buttons you press to control the functions available
on the printer. The control panel:
• Displays the current operating status of the printer.
• Provides access to print, copy, and scan features.
• Provides access to reference materials.
• Provides access to Tools and Setup menus.
• Prompts you to load paper, replace supplies, and clear jams.
• Displays errors and warnings.
• Provides the Power/Wake button used for powering on or off the printer. This button also supports
the power-saver modes, and blinks to indicate the power status of the printer.
Item Name
1 NFC Area Near Field Communication (NFC), is a technology that
2 Touch Screen Display The screen displays information and provides access to printer
3 Home Button This button provides access to the Home menu for access to
4 Power/Wake This button serves several power-related functions.
Description
enables devices to communicate when they are within 10 cm
(4 in.) of each other. Use the NFC area to obtain a network
interface or to establish a TCP/IP connection between your
device and the printer.
functions.
printer features, such as copy, scan, and fax.
Xerox®VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
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27
Getting Started
Item Name
5 Status LED This light blinks blue or amber to indicate printer status.
Description
When the printer is powered off, this button powers on the
printer.
• When the printer is powered on, pressing this button
displays a menu on the control panel. From this menu, you
can choose to enter Sleep mode, restart, or power off the
printer.
• When the printer is powered on, but in a low-power mode
or Sleep mode, pressing this button wakes the printer.
• When the printer is powered on, holding this button for 10seconds turns off the printer.
This button also blinks to indicate the power status of the
printer.
• When the light blinks slowly, the printer is in low-power
mode or Sleep mode.
• When the light blinks rapidly, the printer is powering down,
or exiting a low-power mode.
Blue
• Blinks blue once to acknowledge a successful
Authentication request.
• Blinks blue once slowly for a copy or print job initiated at
the control panel.
• Blinks blue twice slowly for fax or print job received from
the network.
• Blinks blue rapidly while the printer is powering up, or to
signal detection of a Wi-Fi Direct connection request.
Amber
• Blinks amber to indicate an error condition or warning that
requires your attention. For example, an out of toner
condition, a paper jam, or out of paper for the current job.
• It also blinks amber to indicate a system error, which
typically is associated with an error code.
6 Notification Banner Notifications and messages are displayed in a pop-up banner
below the apps area. To view the full notification, touch the
down arrow. After you have reviewed the information, touch X
to close.
7 Pause Button When a job is being scanned or processed, a Pause icon
appears in the notification banner area. To pause the current
job, touch the Pause icon. The job pauses with the option to
resume or delete the job.
28
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Getting Started
Power Options
The Power/Wake button is a single multifunction button on the control panel.
• The Power/Wake button powers on the printer.
• If the printer is already powered on, the Power/Wake button can be used to:
– Restart the printer
– Enter or exit Sleep mode
– Enter or exit Low-Power mode
• The Power/Wake button also flashes when the printer is in low-power mode.
PPoowweerriinngg OOnn tthhee PPrriinntteerr oorr EExxiittiinngg LLooww--PPoowweerr oorr
SSlleeeepp MMooddee
To power on the printer, or to exit Low-Power mode or Sleep mode, press the Power/Wake button.
Note:
• The Power/Wake button is the only power button on the printer.
• The printer exits Low-Power mode or Sleep mode automatically when it receives data from
a connected device.
• When in Low-Power mode, or Sleep mode, the touch screen is powered off and
unresponsive. To wake the printer manually, press the Power/Wake button.
Caution: Do not plug or unplug the power cord while the printer is powered on.
®
Xerox
VersaLink®C405 Color Multifunction Printer
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29
Getting Started
RReessttaarrttiinngg,, PPllaacciinngg iinn SSlleeeepp MMooddee,, oorr PPoowweerriinngg OOffff
tthhee PPrriinntteerr
At the printer control panel, press the Power/Wake button.
1. To restart the printer, place the printer in Sleep Mode, or power off the printer.
2. Select an option.
• To restart the printer, touch Restart.
• To place the printer in Sleep Mode, touch Sleep.
In Sleep Mode, the touch screen goes dark and the Power/Wake button flashes.
• To power off the printer, touch Power Off.
• If the printer does not respond to a single press of the Power/Wake button, then press and
hold the button for 5 seconds. A Please Wait message appears as the printer powers down.
After 10 seconds, the touch screen goes dark and the Power/Wake button flashes until the
printer powers down.
Caution: Do not unplug the power cord while the printer powers down.
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