Xerox 700i, 700 Variable data printing [de]

Xerox 700 Digital Color Press mit
Integrated Fiery

®

Color Server

Variabler Datendruck

© 2008 Electronics for Imaging, Inc. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen
werden durch den Inhalt des Dokuments Rechtliche Hinweise für dieses Produkt abgedeckt.

45072764

11. Juni 2008

INHALT

INHALT

INHALT 3

EINFÜHRUNG 5

Terminologie und Konventionen 5

Aufbau dieses Dokuments 6

ÜBERSICHT 7

Übersicht über variablen Datendruck 7

Komponenten variabler Datenaufträge 8

Variabler Datendruck mit Integrated Fiery Color Server 10

Kompatible VDP-Sprachen 10

Kernfunktionen des Integrated Fiery Color Servers für variablen Datendruck 11

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 12

Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 12

Funktionsweise von FreeForm 12

Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten 13

Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten 14

Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten 15

Richtlinien 16

Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber 21

Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2 22

INDEX 23

EINFÜHRUNG

Terminologie und Konventionen

EINFÜHRUNG 5

In diesem Dokument finden Sie allgemeine Informationen über den variablen Datendruck
(VDP) sowie Beschreibungen der VDP-Funktionen, die von der Digitaldruckmaschine
Xerox 700 Digital Color Press mit Integrated Fiery Color Server unterstützt werden. Dabei
werden die folgenden Themen angesprochen:

• Kompatible VDP-Sprachen wie FreeForm und FreeForm 2

In diesem Dokument werden die folgenden Begriffe und Konventionen verwendet:

Begriff oder Konvention Beschreibung

Aero Integrated Fiery Color Server (in Abbildungen und Beispielen)

Digitaldruckmaschine Xerox 700 Digital Color Press

Integrated Fiery Color Server Xerox 700 Digital Color Press mit Integrated Fiery Color Server

Mac OS Apple Mac OS X

Titel in Kursivschrift Verweis auf andere Dokumente der Anwenderdokumentation

Windows Microsoft Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003,

Windows Vista

Verweis auf weitere Informationen in der Online-Hilfe der
Software

Tipps und Informationen

Wichtige Informationen

Wichtige Informationen über mögliche Gefahrensituationen

EINFÜHRUNG 6

Aufbau dieses Dokuments

In diesem Dokument werden die folgenden Themen behandelt:

• Grundlegende Konzepte des variablen Datendrucks

• Unterstützte Funktionen des Integrated Fiery Color Servers und kompatible VDP­Sprachen

• Anleitungen zum Drucken variabler Datendokumente mithilfe von FreeForm und
FreeForm

HINWEIS: Ausführliche Informationen über das Drucken von variablen Datenaufträgen

mithilfe von VDP-Anwendungen anderer Hersteller finden Sie in der Dokumentation zur
jeweiligen Anwendung.

Szenarios gängiger VDP-Workflows werden im Dokument Wor kflow-Beispiele beschrieben.

2

ÜBERSICHT

Übersicht über variablen Datendruck

ÜBERSICHT 7

Im Folgenden werden die Technologie des variablen Datendrucks (VDP) und die
unterstützten Komponenten beschrieben, die Ihnen zum Erstellen von variablen
Datenaufträgen zur Verfügung stehen.

Beschreibungen spezifischer VDP-Szenarios und VDP-Workflows finden Sie im
Dokument Wo rk fl ow -B ei sp ie le

Ein typischer Anwendungsbereich für den variablen Datendruck sind personalisierte Briefe
und Anschreiben, wie sie für Direkt-Mailing-Kampagnen verwendet werden. Dazu müssen
Master-Elemente, die in allen Kopien eines Dokuments gleich sind (wiederverwendbare
Daten), mit variablen Daten kombiniert werden, die sich von Kopie zu Kopie ändern.
Mithilfe des variablen Datendrucks können Sie Ihre Kommunikation personalisieren und
Ihre Druckerzeugnisse mit Elementen versehen, die für die jeweiligen Zielpersonen von
besonderem Reiz sind.

.

Ein Beispiel für den variablen Datendruck ist eine Broschüre, in der die Kunden namentlich
angesprochen und weitere persönliche Informationen über die einzelnen Kunden aus einer
Marketing-Datenbank abgerufen und in die Broschüre integriert werden. Die Hintergrund­elemente, Abbildungen und Textblöcke, die in allen Kopien der Broschüre identisch sind,
bilden die Master-Elemente. Die Namen der Kunden und die anderen kundenspezifischen
Informationen bilden die variablen Elemente.

In seiner einfachsten Form kann der variable Datendruck als Serienbrieffunktion verwendet
werden, er bietet aber viel weitgehendere Möglichkeiten: Sie können Bilder, Grafiken, Texte
und andere Objekte dynamisch zusammenstellen und so Dokumente erstellen, die attraktiv
gestaltet und bis ins kleinste Detail für die jeweiligen Zielpersonen angepasst sind.

Für den variablen Datendruck wird die digitale Drucktechnologie genutzt. Für die perso­nalisierte Kommunikation werden Datenbanken, die die Inhalte für die Druckerzeugnisse
enthalten, mit Ausgabegeräten wie der Digitaldruckmaschine verbunden. Wichtig für die
personalisierte Kommunikation sind Regeln, mit denen die Auswahl der Inhalte aus den
Datenbanken und ihre genaue Positionierung im gedruckten Dokument gesteuert werden.

ÜBERSICHT 8

VDP-Sprachen können anhand der Ebene, auf der die wiederverwendbaren Daten festgelegt
werden, kategorisiert werden. Dabei werden die nachfolgend beschriebenen Technologien
unterschieden.

Seitenbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten

(Master-Element) als komplette Seiten beschrieben. Jedes Seitenelement wird als Master-Seite
bezeichnet. Seitenbasierte Sprachen eignen sich mehr für einfache, variationsarme Layouts.
FreeForm ist ein Beispiel für eine seitenbasierte VDP-Sprache. Weitere Informationen über
FreeForm finden Sie im Abschnitt Drucken variabler Datendokumente auf Seite 12.

Elementbasierte Technologie: Hierbei werden die statischen, wiederverwendbaren Daten als

Elemente oder Objekte beschrieben. Die elementbasierte Technologie hat den Vorteil, dass
auf einer Seite sehr viele Einzelobjekte individuell als statische oder als variable Elemente
verwendet werden können.

VDP-Aufträge, die mit einer elementbasierten Sprache erstellt werden, verwenden wieder­verwendbare Objekte für die variablen Elemente (z. B. Bilder). Da auf diese Elemente sehr oft
zugegriffen werden muss, werden sie auf dem Integrated Fiery Color Server gespeichert und
als Gruppe in den Cache-Speicher geladen.

Komponenten variabler Datenaufträge

Ein typischer VDP-Auftrag umfasst die folgenden Hauptbestandteile:

•Inhalt

Inhalt können Texte, Bilder und Fotos sein, die an unterschiedlichen Stellen in einem
Dokument platziert werden. Sie können statische und variable Inhalte erstellen; dafür
stehen Ihnen eine Vielzahl von Anwendungen (z.
Word) zur Verfügung.

•Datenbank

Eine Datenbank ist eine Tabelle, die alle veränderlichen oder variablen Elemente für ein
Druckerzeugnis enthält (z.
können Datenbanken verwendet werden, die mit gängigen Desktop-Programmen wie
Microsoft Excel oder FileMaker Pro erstellt wurden.

Die Daten müssen in Datensätzen und in Feldern (Kategorien) für jeden Datensatz orga­nisiert sein. In einer Datenbank mit Personenangaben stellt eine Person einen Datensatz
dar, während Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer usw. die Felder (Kategorien)
bilden.

B. Texte, Grafiken und Fotos). Für den variablen Datendruck

B. Adobe Photoshop oder Microsoft

ÜBERSICHT 9

•Geschäftsregeln

Geschäftsregeln, die innerhalb einer VDP-Anwendung definiert werden, bestimmen die
variablen Inhalte, die verwendet werden sollen, und ihre Positionierung innerhalb eines
Dokuments. Entsprechend diesen vorgegebenen Regeln, die durch „IF“- und „THEN“­Anweisungen beschrieben werden, ruft die VDP-Anwendung bestimmte Elemente aus
den Datenbanken ab, um personalisierte Seiten und Dokumente mit unterschiedlichen
Texten und Fotos für die jeweiligen Zielpersonen zu generieren. So kann zum Beispiel
vorgegeben werden, dass für bestimmte Altersgruppen unterschiedliche Inhalte gedruckt
werden.

•Layout

Das Layout beschreibt das Design oder den Seitenaufbau eines Dokuments; für diesen
Zweck kann jedes DTP- oder Textverarbeitungsprogramm verwendet werden. Das Layout
muss den Bereich für die variablen Texte und Bilder umfassen.

• VDP-Anwendungen

VDP-Anwendungen kombinieren die Master-Elemente mit den variablen Informationen
und bereiten das Dokument für die Druckausgabe vor. Wenn Sie FreeForm verwenden,
benötigen Sie keine spezielle VDP-Anwendung.

1Layout
2Datenbank
3 Geschäftsregeln
4Inhalt
5VDP-Anwendung
6 Ausgabegerät

• Ausgabegerät

Das Ausgabegerät ist das Gerät, auf dem die digitalen Dateien auf Papier oder einem
anderen Medium ausgegeben -

gedruckt - werden. Dabei kann es sich um einen Drucker,
einen Kopierer oder eine Digitaldruckmaschine handeln, der/die den variablen Daten
druck unterstützt.

In der folgenden Abbildung sind die VDP-Komponenten dargestellt.

1

2

3

4

5

6

-

ÜBERSICHT 10

Variabler Datendruck mit Integrated Fiery Color Server

Der Integrated Fiery Color Server kombiniert VDP-Sprachen, VDP-Anwendungen anderer
Anbieter und eigene Kernfunktionen für die Integration in eine Vielzahl vorhandener Work­flows. Weitere Informationen über VDP-Workflows finden Sie im Dokument Wor kf lo w-

Beispiele.

Kompatible VDP-Sprachen

Der Integrated Fiery Color Server ist mit den folgenden VDP-Sprachen kompatibel:

• FreeForm und FreeForm 2

Für VDP-Lösungen werden FreeForm und FreeForm 2 genutzt. Bei der FreeForm
Technologie müssen die wiederverwendbaren Daten nur einmal verarbeitet werden;
dadurch kann die Digitaldruckmaschine mit höherer Geschwindigkeit betrieben werden.

Bei FreeForm können die Master-Elemente und die variablen Daten mit jeder Desktop­Anwendung und auf jeder Computerplattform erstellt werden. Innerhalb der Anwendung
wird der Master-Seite eine Nummer von 1 bis 100 zugeordnet. Die für FreeForm rele
vanten Druckoptionen werden im Druckertreiber und in den Tools für das Auftrags­management bereitgestellt. Weitere Informationen über FreeForm finden Sie im
Abschnitt

Drucken variabler Datendokumente auf Seite 12.

-

FreeForm 2 erweitert die FreeForm Technologie durch die Möglichkeit, Seitenbedin­gungen und Regeln für die Ausgabe eines Auftrags unter Verwendung mehrerer Master­Seiten festzulegen. Außerdem können Grenzen für jeden Datensatz innerhalb des Daten
stroms definiert werden, d. h. für jeden Datensatz können Anfang und Ende definiert
werden. Im Gegensatz zu FreeForm erfordert FreeForm 2 den Einsatz einer spezifischen
VDP-Anwendung (z.
Informationen über FreeForm 2 finden Sie im Abschnitt

dokumente auf Seite 12.

B. PrintShop Mail), die FreeForm 2 explizit unterstützt. Weitere

Drucken variabler Daten-

-

ÜBERSICHT 11

Kernfunktionen des Integrated Fiery Color Servers für variablen
Datendruck

Dank der Integration von VDP-Unterstützungsfunktionen (z. B. Funktion für gemischte
Medien) in die Kernfunktionalität des Integrated Fiery Color Servers können Sie für variable
Datenaufträge spezifische Layouts erstellen und unterschiedliche Medien- und Weiter­verarbeitungsoptionen auf diese Aufträge anwenden.

Gemischte Medien beim variablen Datendruck

Sie können die Einstellungen für gemischte Medien auf alle variablen Datenaufträge
anwenden. Wenn Sie Einstellungen für gemischte Medien verwenden, interpretiert der
Integrated Fiery Color Server jeden Datensatz mit variablen Daten als eigenständigen Auftrag.
Die Einstellungen für gemischte Medien werden auf alle Datensätze eines variablen Datenauf­trags angewendet.

Ein Beispiel für den Workflow eines variablen Datenauftrags mit gemischten Medien finden
Sie im Dokument Wo rkflow-Beispiele. Weitere Informationen über die Einstellungen für
gemischte Medien finden Sie im Dokument Dienstprogramme.

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 12

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE

Bei der FreeForm Technologie können Sie über Druckoptionen Master-Dokumente
definieren und variablen Datenaufträgen zuordnen, die zum Drucken an den Integrated Fiery
Color Server gesendet werden.

In diesem Abschnitt werden die folgenden Themen beschrieben:

• Drucken von Dokumenten mit FreeForm.

• Erstellen von Master-Dokumenten und variablen Datendokumenten.

• Drucken von Dokumenten mit FreeForm 2 und einer VDP-Fremdanwendung.

Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm

Sie können Dokumente mit variablen Daten mithilfe von FreeForm drucken. Dieser
Abschnitt enthält eine allgemeine Übersicht über FreeForm. Darüber hinaus wird
beschrieben, wie Sie Master-Dokumente und Dokumente mit variablen Daten erstellen
und miteinander kombinieren. Am Ende des Abschnitts finden Sie außerdem nützliche
Ratschläge und Tipps.

Funktionsweise von FreeForm

Beim variablen Datendruck mithilfe von FreeForm werden die Master-Elemente für einen
Auftrag an den Integrated Fiery Color Server gesendet und dort getrennt von den variablen
Elementen gerastert. Die gerasterten Master-Elemente werden auf dem Integrated Fiery Color
Server als FreeForm Master-Dokument gespeichert; sie können danach beliebig oft und
mit verschiedenen Sets variabler Elemente kombiniert werden. Da das FreeForm Master­Dokument eines Auftrags vorgerastert auf dem Integrated Fiery Color Server gespeichert ist,
beschränkt sich bei variablen Datenaufträgen die Verarbeitungsdauer auf die Zeit, die für die
RIP-Verarbeitung der variablen Elemente benötigt wird.

Sie können die Daten jedes festen Elements als FreeForm Master-Dokument speichern und
beliebig oft mit unterschiedlichen variablen Daten kombinieren. So kann z. B. auch ein Brief­kopf als FreeForm Master-Dokument gespeichert und als Hintergrund für Briefe mit unter­schiedlichen Inhalten (variable Elemente) verwendet werden.

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 13

Die Dokumente mit den Master-Elementen und den variablen Daten können bei FreeForm
mit jeder Anwendung erstellt werden. Sie können für die Erstellung der beiden Dokumente
auch unterschiedliche Anwendungen oder Plattformen verwenden. Es ist z. B. möglich, das
Dokument mit den Master-Daten mit einer Seitenlayout- oder einer Grafikanwendung zu
erstellen, während das Dokument für die variablen Daten mit einem Textverarbeitungs­programm mit Serienbrieffunktion, mit einer Seitenlayoutanwendung mit Skript-Option
oder mit einem Datenbankprogramm erstellt wird.

Die FreeForm Funktionen werden mit den Druckoptionen „Master-Datei erstellen“ und
„Master-Datei verwenden“ gesteuert. Sie können diese Optionen beim Drucken eines
Auftrags im Druckertreiber einstellen oder aber den Operator bitten, die Einstellungen der
Optionen in der Anwendung Command WorkStation festzulegen. Nach erfolgter RIP­Verarbeitung (Rasterung) erscheint das Master-Dokument in der Anwendung Command
WorkStation auf der Seite „FreeForm“. Sie können mit der Anwendung Command
WorkStation alle auf dem Integrated Fiery Color Server gespeicherten FreeForm Master­Dokumente überwachen und verwalten.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command
Work Stat ion .

Master-Dokument

1 Freiraum für variable

Elemente

2 Gleich bleibende

Master-Elemente

Erstellen des Dokuments mit den Master-Daten

Damit Sie mit FreeForm arbeiten können, müssen Sie zunächst ein Dokument mit den
Master-Daten und ein Dokument mit den variablen Daten erstellen. Erstellen bedeutet in
diesem Fall, dass Sie das Layout des kombinierten Dokuments und auch die eigentlichen
Elemente definieren müssen. Sie müssen dazu in einer Seitenlayout- oder Grafikanwendung
die Master-Elemente (d. h. die gleich bleibenden Texte und Grafiken) auf einer oder
mehreren Seiten platzieren und an den Stellen, an denen die variablen Elemente platziert
werden sollen, entsprechende Freiräume lassen.

1

2

Nachdem Sie das Dokument mit den Master-Daten erstellt haben, müssen Sie es zum
Drucken an den Integrated Fiery Color Server senden und angeben, dass aus dem Auftrag
ein Master-Dokument erstellt werden soll (siehe Seite 18).

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 14

Erstellen des Dokuments mit den variablen Daten

Das Dokument für die variablen Daten kann mit einem Textverarbeitungsprogramm mit
Serienbrieffunktion, mit einem Datenbankprogramm oder mit einer Seitenlayoutanwendung
mit Skript-Option erstellt werden. In jedem Fall werden Informationen aus einer Liste
oder einer Datenbank abgerufen und in ein vorhandenes Dokument gemischt, das für die
Aufnahme der variablen Daten vorbereitet wurde. Die Steuerung für diese Funktion unter­scheidet sich von Anwendung zu Anwendung. Ausführliche Informationen finden Sie in der
Dokumentation zur jeweiligen Anwendung. Damit Sie variable Elemente mit einem Master­Dokument mischen können, müssen Sie die variablen Elemente so formatieren, dass sie in das
Layout des Master-Dokuments passen. Am einfachsten ist dies, wenn Sie ein Dokument mit
der richtigen Formatierung erstellen und an den entsprechenden Stellen die jeweiligen vari­ablen Daten hinzufügen.

HINWEIS: Das Dokument mit den variablen Daten muss dieselbe Anzahl von Seiten haben

wie das Master-Dokument. Hat das Master-Dokument z.
müssen alle Dokumente mit variablen Daten ebenfalls eine Satzlänge von vier Seiten haben.
Fügen Sie am Ende eines Dokuments mit variablen Daten gegebenenfalls Leerseiten hinzu,
um auf die benötigte Seitenanzahl zu kommen.

B. eine Satzlänge von vier Seiten,

Dokument mit variablen Daten

1 Variables Element

1

1

1

1

Nachdem Sie das Dokument mit den variablen Daten erstellt haben, müssen Sie es zum
Drucken an den Integrated Fiery Color Server senden und angeben, mit welchem FreeForm
Master-Dokument es kombiniert werden soll (siehe Seite 18).

Kombiniertes Dokument

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 15

Kombinieren von FreeForm Master- und variablen Daten

Wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten zum Drucken an den Integrated Fiery
Color Server senden, geben Sie mit der Option „Master-Datei verwenden“ das Master­Dokument an, mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen. Der Integrated Fiery
Color Server kombiniert daraufhin die Rasterdaten des variablen Datendokuments mit dem
vorgerasterten FreeForm Master-Dokument und erstellt daraus eine neue Rasterdatendatei.

Ein Master-Dokument kann mehrere Seiten umfassen. Wenn Sie ein Dokument mit variablen
Daten drucken und es mit einem mehrseitigen FreeForm Master-Dokument kombinieren,
werden die variablen Seiten zyklisch mit den Master-Seiten kombiniert. Die nachfolgende
Abbildung verdeutlicht die Kombination eines Dokuments mit variablen Daten mit einem
zweiseitigen Master-Dokument.

Kombiniertes Dokument

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 16

Die Seiten 1 und 2 des variablen Dokuments werden jeweils mit den Seiten 1 und 2 des
Master-Dokuments kombiniert. Danach beginnt der Zyklus der Master-Seiten von vorn, und
die Seiten 3 und 4 des variablen Dokuments werden wieder jeweils mit den Seiten 1 und 2 des
Master-Dokuments kombiniert. Dieses Verfahren wird auf alle nachfolgenden Seiten des vari­ablen Dokuments angewendet.

Richtlinien

Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Anregungen zum Drucken von Dokumenten mit
variablen Daten.

• Fragen Sie Ihren Administrator oder Operator, welche Nummern in Ihrer Umgebung
welchen FreeForm Master-Dokumenten zugeordnet sind.

• Senden Sie variable Datenaufträge nicht über die Anwendung Command WorkStation
an

die direkte Verbindung.

Wenn Sie einen variablen Datenauftrag an die direkte Verbindung senden, wird er nicht
verarbeitet.

• Verwenden Sie als Anwender die Felder für die auftragsspezifischen Notizen und
Anweisungen für die Kommunikation mit Ihrem Operator.

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 17

• Geben Sie Ihren Aufträgen eindeutige und aussagekräftige Namen.

Wählen Sie die Namen so, dass Ihre Aufträge auch bei einer Vielzahl von Aufträgen in
einer Warteschlange von Ihnen und Ihrem Operator identifiziert und die FreeForm
Master-Nummern zweifelsfrei zugeordnet werden können und dass Sie sich in den
auftragsspezifischen Notizen eindeutig darauf beziehen können.

• Denken Sie bei der Arbeit mit FreeForm daran, dass für bestimmte Druckoptionen
Einschränkungen gelten.

Weitere Informationen über diese Einschränkungen finden Sie im Dokument

Druckoptionen.

• Beachten Sie, dass die Einstellungen für die folgenden Druckoptionen beim Master­Dokument und beim Dokument mit den variablen Daten übereinstimmen müssen:

Duplex
Druck-/Farbmodus
Vertraulich drucken / Auftragskennwort
Ausrichtung
Dokumentgröße
Heftermodus
Lochposition

• Die folgende Einstellung für das Dokument mit den variablen Daten überschreibt die
entsprechende Einstellung des Master-Dokuments:

Medium

Weitere Informationen finden Sie im Dokument Druckoptionen.

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 18

DOKUMENTE MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM DRUCKEN

1 Erstellen Sie ein Master-Dokument.

In der folgenden Abbildung sehen Sie eine (1) Seite eines Master-Dokuments für eine
Broschüre mit Dreifachfalz, die mit einer Seitenlayoutanwendung erstellt wurde.

2 Senden Sie das Master-Dokument an den Integrated Fiery Color Server und ordnen Sie ihm mit

der Option „Master-Datei erstellen“ eine FreeForm Master-Nummer von 1 bis 100 zu.

Sie können als Alternative den Wert „Nein“ für die Option „Master-Datei erstellen“ angeben
und den Operator bitten, in der Anwendung Command WorkStation ein Master-Dokument
aus Ihrem Auftrag zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe zur Anwendung Command
Work Stat ion .

Aktivieren Sie die Option „Master-Datei drucken“, wenn das an den Integrated Fiery Color
Server gesendete FreeForm Master-Dokument gedruckt werden soll, um es vor dem Mischen
mit den variablen Daten zu überprüfen (siehe

Druckoptionen).

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 19

3 Erstellen Sie das Dokument mit den variablen Daten.

Sie können das Dokument mit den variablen Daten auf der Basis einer anderen Datei, in
einer anderen Anwendung und auf einer anderen Computerplattform erstellen als das Master­Dokument; bestimmte Druckoptionen müssen bei den beiden Dokumenten aber dieselben
Einstellungen haben (siehe

Die Abbildung unten zeigt eine (1) Seite des Dokuments mit den variablen Daten für die
Broschüre mit Dreifachfalz. Die variablen Daten in diesem Dokument können sich auf den
Namen und die Adresse von Kunden beschränken, aber auch sehr komplex sein und mehrere
Grafiken und Fotoelemente umfassen.

Seite 17).

4 Senden Sie das Dokument mit den variablen Daten an den Integrated Fiery Color Server und

geben Sie mit der
mit dem die variablen Daten kombiniert werden sollen.

Option „Master-Datei verwenden“ die Nummer des Master-Dokuments an,

Sie können eine FreeForm Master-Nummer wählen, die Sie selbst einem Dokument
zugewiesen haben oder die vom Operator einem Dokument zugeordnet wurde.

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 20

Aktivieren Sie die Option „Master-Vorschau“ im Druckertreiber, wenn eine niedrig aufgelöste
Darstellung der Master-Seite generiert werden soll, die Sie in der Vorschau überprüfen
können.

Die FreeForm Master-Nummern können in der Anwendung Command WorkStation über­schrieben werden. Sprechen Sie sich ggf. mit Ihrem Operator ab, damit Sie auch wirklich die
Nummer des FreeForm Master-Dokuments angeben, das Sie verwenden wollen.

Wenn Sie das (kombinierte) Dokument vor der Druckausgabe überprüfen wollen, können Sie
den Operator bitten, die Option „Verarbeiten und halten“ zu verwenden, sodass Sie den
Auftrag in der Vorschau der Anwendung Command WorkStation anzeigen können.

In der folgenden Abbildung sehen Sie das kombinierte Dokument mit Master- und variablen
Daten. Die variablen Daten werden über das Master-Dokument gelegt.

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 21

Vorschau der Master-Dokumente im Windows-Druckertreiber

Sie können die auf dem Server erstellten und gespeicherten Master-Dokumente im Windows­Druckertreiber in einem separaten Vorschaufenster anzeigen. Die Funktion erleichtert Ihnen
die Auswahl des richtigen Master-Dokuments beim Drucken eines variablen Datenauftrags
für FreeForm.

MASTER-DOKUMENTE IN VORSCHAU DES WINDOWS-DRUCKERTREIBERS ANZEIGEN

1 Wählen Sie „Drucken“ in Ihrer Anwendung.

2 Wählen Sie den Integrated Fiery Color Server als Ihren Drucker und klicken Sie auf

„Eigenschaften“.

3 Öffnen Sie die Registerkarte „Fiery Druckfunktionalität“.

4 Klicken Sie auf das Symbol „Variabler Datendruck (VDP)“.

5 Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Liste der FreeForm Master-Dokumente vom

Integrated Fiery Color Server abzurufen.

Die FreeForm Master-Dokumente werden mit den ihnen zugeordneten Nummern und
Namen als Einstellungen in den Menüs „Master-Datei erstellen“ und „Master-Datei
verwenden“ angezeigt.

HINWEIS: Damit die Liste der FreeForm Master-Dokumente abgerufen werden kann, muss

die bidirektionale Kommunikation aktiviert sein. Die Anleitung zum Aktivieren dieser Funk
tion finden Sie in den Dokumenten Drucken unter Windows und Drucken unter Mac OS.

6 Wählen Sie im Menü „Master-Datei verwenden“ das Master-Dokument, das Sie für Ihren

variablen Datenauftrag verwenden wollen, und klicken Sie auf „Master-Vorschau“.

Das Fenster „FreeForm Master-Datei Vorschau“ wird angezeigt.

7 Klicken Sie auf „Schließen“.

-

DRUCKEN VARIABLER DATENDOKUMENTE 22

Drucken variabler Datendokumente mit FreeForm 2

FreeForm 2 ist eine Version von FreeForm mit erweiterter Funktionalität. FreeForm 2
erfordert eine VDP-Fremdanwendung, die FreeForm 2 unterstützt (z. B. PrintShop Mail).
Mit der Kombination aus VDP-Fremdanwendung und FreeForm können Sie mehrseitige
Master-Dokumente erstellen, was Ihnen noch mehr Flexibilität bei der Personalisierung und
Anpassung Ihrer Dokumente gibt. Sie können auch ein Master-Dokument verwenden, das
mit einer beliebigen Anwendung erstellt wurde, und es mithilfe einer Fremdanwendung,
die FreeForm 2 unterstützt (z. B. PrintShop Mail), mit den Design- und Datenbank­informationen kombinieren.

Mithilfe von FreeForm 2 und der VDP-Fremdanwendung können Sie Seitenbedingungen
definieren, die die Regeln für die einzelnen Master-Seiten bestimmen. Anhand dieser Regeln,
die durch „IF“- und „THEN“-Anweisungen auf jeder Master-Seite beschrieben werden,
können Sie festlegen, welche Seiten innerhalb des Master-Dokuments übersprungen und
welche gedruckt werden sollen. Weitere Informationen über das Erstellen solcher Seiten­bedingungen finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung.

Mit FreeForm 2 können Sie außerdem veranlassen, dass das verwendete FreeForm Master­Dokument von der Festplatte des Integrated Fiery Color Servers gelöscht wird, sobald der
variable Datenauftrag erfolgreich verarbeitet und gedruckt wurde. Sie können diese Funktion
in jeder Fremdanwendung einstellen, die das Löschen von FreeForm Master-Dokumenten
unterstützt. Weitere Informationen über das Löschen von FreeForm Master-Dokumenten
finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung.

DOKUMENTE MIT VARIABLEN DATEN MIT FREEFORM 2 DRUCKEN

1 Öffnen Sie das Dokument mit den variablen Daten in einer VDP-Fremdanwendung, die

FreeForm

2 Wählen Sie „FreeForm 2“, wenn Sie das Dokument mit den variablen Daten senden.

Weitere Informationen über das Erstellen und Drucken von variablen Datenaufträgen finden
Sie in der Dokumentation zur jeweiligen VDP-Fremdanwendung.

3 Drucken Sie das Dokument.

2 unterstützt (z. B. PrintShop Mail).

INDEX

INDEX 23

D

Datenbank 8
Drucken

FreeForm 2 Aufträge 22

Drucken von FreeForm Aufträgen 12

E

Elementbasierte Technologie 8

F

FreeForm

Definition 10
Drucken von Dokumenten mit variablen

Daten 12
Erstellen der variablen Daten 14
Erstellen eines Master-Dokuments 13
Kombinieren von Master- und variablen

Daten 14
Ver w end u ng 1 2

FreeForm 2

Definition 10
Drucken von Dokumenten mit variablen

Daten 22

G

Gemischte Medien 11
Geschäftsregeln 9

I

Inhalt 8

L

Layout 9

M

Master-Datei erstellen, Option 13
Master-Datei verwenden, Option 13
Master-Elemente 7

S

Seitenbasierte Technologie 8

T

Terminologie 5
Tools für das Auftragsmanagement 10

V

Variabler Datendruck

Beispiel 7
Sprachen 5, 10
Übersicht 7

W

Wiederverwendbare Daten 7, 8