Triumph Adler Data Security Kit (D) Handbook

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Bedienungsanleitung

Instruction Handbook

Data Security Kit (D)

Operation Guide Manuel d’utilisation

Guía de uso

Einführung

Guida alle funzioni

nglis

General User Information

Introduction .................................................................................... 1-1

Introduction

About The Security Kit

Overwriting

The machine to install this Security Kit (hereinafter, the machine) functions by temporarily storing scanned data on an internal hard disk. Printing is performed using this data. Even after the printing is completed, the data remains stored on the hard disk until it is overwritten by other data. Therefore, there is a possibility that confidential information will be leaked if special tools are used to recover this remaining data.

The Security Kit overwrites old data - data that is not required - and data storage area where the data has been deleted to ensure that data cannot be recovered. Overwriting is performed automatically, without user intervention.

General User Information

Data not Secured by Overwriting

The Security Kit secures data that is no longer required after printing or deleted. This means that the responsibility for maintaining data before it is printed or data that is stored before it is deleted lies with the user.

1-1

General User Information

The data derived from the following functions must be administered by the user.

• Document Management (Copy Function)

• Quick Copy (Printer Function)

• Proof and Hold (Printer Function)

• Private Print (Printer Function)

• Stored Job (Printer Function)

• Virtual MailBox (VMB) (Printer Function)

• Temporary code Job (Printer Function)

• Permanent code Job (Printer Function)

• FAX Function

Encrypting

The machine temporarily stores scanned data on a hard disk. If the hard disk is stolen, there is a risk the data might be passed to unauthorized parties or modified.

The Security Kit encrypts data stored on the hard disk, rendering it unreadable for other than normal print operations.

Also, since this encryption process occurs automatically, no special operation is required.

1-2

Display during overwrite

General User Information

Ready to copy. ( Full-Color )

A4 Plain

A3 Colo r

A4 Plain

APS

MP tr ay Plain

Aut o Expos ure

Expos ure

Auto %

Reduce /EnlargeMode

Paper Siz e Set

％100

Com bine

Mar gin/

Staple Off

％100

Color func .FunctionUser choiceBa sic

Staple Left Top

Staple

Program

Cent er ing Sheet

Eras e

Hard disk icon

Icon display Details

The hard disk contains old data.

Alternating Old data is being overwritten.

Old data has been overwritten.

Important!

To avoid damaging the hard disk, do not turn the machine power off during overwrite (while the hard disk icon is alternating between the two icons).

Note • If the machine power is turned off while overwriting is still in progress, any

data that has not yet been overwritten will remain on the hard disk. In this case, overwriting should be re-started from the beginning when the machine is turned on again.

• In rare cases after the machine power is turned off during overwrite, the hard disk icon may not change to . This means that overwrite may not be possible because data was corrupted during data overwriting. Though the machine will be able to overwrite other old data after printing, contact your administrator responsible for the machine operation and security to restore the overwriting feature back to normal.

1-3

General User Information

Data to be overwritten

Data to be overwritten are as follows.

Copy Function

The original document data of a copy which output is completed

The original document data stored through a document management function and deleted by the user

The original document data stored in Synergy Print Box that is deleted because the expiration date was reached

Printer Function (when optional hard disk is installed)

Post-output print data

Print data in the private print mode and virtual mailbox function when output is completed

Quick Copy, proof and hold, and Private Print data (Deleted when power is turned off and then back on again.)

Data deleted by the user using the Quick Copy, proof and hold, Private Print, Stored Job, virtual mailbox, Temporary code Job, or Permanent code Job function

Data deleted when maximum number of documents is exceeded by Quick Copy, or proof and hold print data

Data deleted when storage capacity is exceeded by Temporary code Job print data

Scanner Function

Scanned original document data

Data to be Encrypted

Copy/Scanner Function

Scanned original document data

Note The Security Kit immediately overwrites the original document data stored onto

the hard disk when copying, scanning or printing is cancelled while processing. Hard disk is not used with the FAX function.

1-4

Administrator Information

Introduction .................................................................................... 1-5

Security Kit Functions ................................................................... 1-9

Security Kit Installation Procedures .......................................... 1-14

Hard Disk Format ......................................................................... 1-17

Error Messages ............................................................................ 1-18

Introduction

This operation guide contains information on the proper use of the Data Security Kit (D) (hereinafter, Security Kit), as well as cautionary notes relating to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the Security Kit. This operation guide also is intended for administrators responsible for management and security of the The machine to install this Security Kit (hereinafter, the machine). The administrator should store this guide in a secure place.

Attachments

Administrator Information

The Security Kit comes with the following items:

• Security key (attached to the machine by the service representative)

• Operation guide (this manual)

• Installation guide (for use by service representative)

About The Security Kit

Overwriting

This machine functions by temporarily storing scanned data on an internal hard disk. Printing is performed using this data. Even after the printing is completed, the data remains stored on the hard disk until it is overwritten by other data. Therefore, there is a possibility that confidential information will be leaked if special tools are used to recover this remaining data.

1-5

Administrator Information

Data not Secured by Overwriting

The data derived from the following functions must be administered by the user.

• Document Management (Copy Function)

• Quick Copy (Printer Function)

• Proof and Hold (Printer Function)

• Private Print (Printer Function)

• Stored Job (Printer Function)

• Virtual MailBox (VMB) (Printer Function)

• Temporary code Job (Printer Function)

• Permanent code Job (Printer Function)

• FAX Function

Encrypted

This machine can temporarily store scanned data on a hard disk. If the hard disk is stolen, there is a risk the data might be passed to unauthorized parties or modified.

The Security Kit encrypts data stored on the hard disk, rendering it unreadable for other than normal print operations.

Also, since this encryption process occurs automatically, no special operation is required.

The Security Kit works on data on the machine internal hard disk but does not secure any other type of data (such as data sent to other computers). Note that data security is not guaranteed even if only one of the conditions required

for data security described below is not met.

Conditions Required for Data Security

The followings are required for fulfilling the validity of data security using the Security Kit.

Dependable Administrator

A dependable administrator is required in the department to take responsibility on security on the machine using this Security Kit.

1-6

Administrator Information

Safe Physical Location of Installation

The machine should be installed in a location which the accessibilities are limited. This avoids unauthorized personnel to use the machine.

Dependable Service Representative

All maintenance activities must be performed by the service representative, with the administrator in attendance.

1-7

Administrator Information

About Security Mode

Security mode refers to the machine status in which Security Kit has been installed onto the machine and is operating normally. When security mode is active, a hard disk icon is shown in the upper right corner of the touch panel. When security mode is active, a hard disk icon is shown in the upper right corner of the touch panel.

(The hard disk icon is displayed on the copy, printer and scanner function screens).

Paper Siz e Set

Staple Off

Staple Left Top

Staple

Program

％100

Com bine

Mar gin/ Cent er ing

Sheet Eras e

Important!

Ready to copy. ( Full-Color )

A4 Plain

A3 Colo r

A4 Plain

APS

MP tr ay Plain

Aut o Expos ure

Expos ure

Auto %

％100

Reduce /EnlargeMode

Color func .FunctionUser choiceBa sic

If a hard disk icon is not displayed on the screen of the copier, printer, and scanner functions, it could mean that the machine is not in the security mode. Contact your service representative.

Note You can determine the operational status of the overwrite function by

monitoring changes to the image of the hard disk icon. See page 1-11 Display during overwrite for further details.

Hard disk icon

1-8

Security Kit Functions

Administrator Information

1 Monitors the status of

operations, overwrites old image data.

2 Formats the hard disk.

Sends to computer

Output

Copy Function

Scanner Function

Printer Function

Security Kit

Temporarily stores original document data

Hard Disk

Optional Hard Disk

Overwrite Function

Function details

Overwrites old document data when copying or printing is completed.

Overwriting method

3-time Overwrite or Once Overwrite (See page 1-15 Step 3: Hard Disk Overwrite for further details.)

Execution timing

Overwrites existing old document data after a job is completed.

Data to be overwritten

See page 1-12 Data to be overwritten for further details.

Overwrite-in-Progress Screen

The hard disk icon alternates between the two icons (See page 1-11 Display during overwrite for further details.)

1-9

Administrator Information

Overwriting Time

Differs depending on amount of data to overwrite.

Encryption Function

Function details

Encrypts data stored on the hard disk

Execution timing

Encrypts original document data as it is written to disk decrypted when outputting original document data.

Encrypted Data

See 1-13 Data to be Encrypted for further details.

Format Function

Function details

Overwrites all data on the hard disk.

Overwriting method

3-time Overwrite or Once Overwrite (See page 1-15 Step 3: Hard Disk Overwrite for further details.)

Execution timing

Execution through the operation panel (See page 1-17 Hard Disk Format for further details.)

Data to be overwritten

See page 1-13 Data overwritten through the format function for further details.

Overwrite-in-Progress Screen

Formatting Hard Disk is displayed.

Overwriting Time

See page 1-13 Time required to format for further details.

1-10

Administrator Information

Hard Disk Overwrite

You can select either of the following two methods to overwrite data:

Once Overwrite

Overwrites the entire area used to store old document data with zeroes to reject recovery of the data. The entire hard disk is overwritten with zeroes during a format operation.

3-time Overwrite (Default)

Overwrites the entire area used to store old document data twice with a random pattern and then a third and final time with zeroes. It takes longer to execute than the Once Overwrite, but because even highlysophisticated recovery methods are unable to recover the data, this method provides higher security. The area to be overwritten is the same as for the Once Overwrite.

Display during overwrite

Important!

Ready to copy. ( Full-Color )

A4 Plain

A3 Colo r

A4 Plain

APS

MP tr ay Plain

Aut o Expos ure

Expos ure

Auto %

Reduce /EnlargeMode

Paper Siz e Set

％100

Com bine

Mar gin/

Staple Off

％100

Color func .FunctionUser choiceBa sic

Staple Left Top

Staple

Program

Cent er ing Sheet

Eras e

Hard disk icon

Icon display Details

The hard disk contains old data.

Alternating Old data is being overwritten.

Old data has been overwritten.

To avoid damaging the hard disk, do not turn the machine power off during overwrite (while the hard disk icon is alternating between the two icons).

1-11

Administrator Information

Note • If the machine power is turned off while overwriting is still in progress, any

data that has not yet been overwritten will remain on the hard disk. In this case, overwriting should be re-started from the beginning when the machine is turned on again.

• In rare cases after the machine power is turned off during overwrite, the hard disk icon may not change to . This means that overwrite may not be possible because data was corrupted during data overwriting. Though the machine will be able to overwrite and overwrite data that is not required after it is printed, the hard disk will need to be re-formatted in order to restore overwriting to normal. (See page 1-17 Hard Disk Format.)

Data to be overwritten

Data to be overwritten are as follows.

Copy Function

The original document data of a copy which output is completed

The original document data stored through a document management function and deleted by the user

The original document data stored in Synergy Print Box that is deleted because the expiration date was reached

Printer Function (when optional hard disk is installed)

Post-output print data

1-12

Print data in the private print mode and virtual mailbox function when output is completed

Quick Copy, proof and hold, and Private Print data (Deleted when power is turned off and then back on again.)

Data deleted by the user using the Quick Copy, proof and hold, Private Print, Stored Job, virtual mailbox, Temporary code Job, or Permanent code Job function

Data deleted when maximum number of documents is exceeded by Quick Copy, or proof and hold print data

Data deleted when storage capacity is exceeded by Temporary code Job print data

Scanner Function

Scanned original document data

Data to be Encrypted

Copy/Scanner Function

Scanned original document data

Administrator Information

Note

The Security Kit immediately overwrites the original document data stored onto the hard disk when copying, scanning or printing is cancelled while processing. Hard disk is not used with the FAX function.

Data overwritten through the format function

Data overwritten through the format function are as follows.

Copy Function

Job Accounting data

Original document data stored with the document management function

Printer Function (when optional hard disk is installed)

Data stored in Stored Job mode

Program data

Optional font

Macro data

Scanner Function

Common book

Time required to format

Time required to format are as follows.

Overwriting method Formatting time

Once Overwrite Max 0.5 hours 3-time Overwrite Max 1.5 hours

1-13

Administrator Information

Security Kit Installation Procedures

Step 1: Preparation

Security Kit installation

The Security Kit is installed by service representative.

Precautions for Security Kit installation

• The repeat copy function becomes prohibited.

• The Delete Invalid Data menu is replaced by the Format Hard Disk menu.

• All original document data saved on the hard disk is overwritten.

Precautions for installing the security kit on a machine already in production

After installing the Security Kit, you must format all hard disks.

Step 2: Changing the Management code

The management code must be entered to use the Security Kit. Changing the management code prevents everyone except the administrator from using the Security Kit. The management code is eight digits long when using security mode.

Important!

Avoid using a management code that is easily guessed, such as 11111111 or

12345678.

Note You can change the management code within the range of 00000000 to

99999999.

Be sure to use eight digits.

Press the System Menu/Counter key.

Press the Machine Default key.

Use the numeric keys to enter the management code. The default setting is

25002500 for the 25/20 cpm model and 32003200 for the 32/25 and 32/32 cpm models.

Press and keys to select Change Management Code and press

Change # key.

1-14

Administrator Information

Enter the new management code using the numeric keys.

Management code c hange Bac k Clos e

Change the mana gement c ode. Use the numeric keys to s et 8 digit numbers.

27451172

Cle ar

Mac hine D efa ultSys tem Menu

Press the Close key.

Step 3: Hard Disk Overwrite

Selects the hard disk overwrite. See page 1-11 Hard Disk Overwrite for further details.

Note Note that it does not apply to overwrite and formatting individually.

Press the System Menu/Counter key.

Press the Machine Default key.

Use the numeric keys to enter the management code. The default setting is

25002500 for the 25/20 cpm model and 32003200 for the 32/25 and 32/32 cpm models.

Select Hard Disk Overwrite from the left side setting field, and press the

Change # key.

Press 3-time Overwrite or Once Overwrite.

Hard Disk Overwrite

Select the hard disk overwrite.

Sys tem Menu

Press the Close key.

Once Overwrite

3-time Overwrite

Mac hine D efa ult

Bac k Clos e

1-15

Administrator Information

Step 4: Changing Hard Disk Encryption Key

Change the encryption key

Press System Menu/Counter key.

Press Machine default key.

Press and keys to select HDD Encryption Key and press Change #

key.

Press Change # for the Encryption Key.

Changes the key to encrypt data. Enter 16 digits. Changing the key will caus e dat a to be overwrit ten.

Encry ption Key

Sy s te m Menu Mac hine D efa ult-

Input the 16 character encryption key and press End key. Returns to the HDD

:Conf irm En c ry ption Key

Chan ge #

Clos eHDD Encryption Key Bac k

Encryption Key screen.

To ensure that the key has been input correctly, press Change # key of

Confirm Encryption Key, enter the same key again, and press End key. Returns to the HDD Encryption Key screen.

Press the Close key.

Press Yes key when a confirmation dialog appears.

Stop

The encryption key will be changed. Changing the key will cause data s tored in the Hard Disk to be overwritten. Are y ou su re ?

Yes

1-16

All original document data saved on the hard disk is overwritten. When overwriting is complete, the screen returns to the System Menu/Counter screen.

Hard Disk Format

Format the hard disk when disposing of the machine or the hard disk to overwrite the hard disk data. See page 1-10 Format Function for further details.

Administrator Information

Important!

To avoid damaging the hard disk, do not turn the power off while formatting the hard disk. If the formatting is not completed, there is a possibility of data being recovered from the hard disk and information being leaked.

Note • The Security Kit re-starts formatting the Hard Disk when power is turned of

and then on.

• If the optional hard disk is installed, the hard disk is also formatted.

Press the System Menu/Counter key.

Press the BOX Management key.

Use the numeric keys to enter the management code. The default setting is

25002500 for the 25/20 cpm model and 32003200 for the 32/25 and 32/32 cpm models.

Press the On key under Format Hard Disk (on the right side of the touch

panel).

HDD management mode

Check Hard Disk capacity Check the free space and capac ity of the Ha rd Disk .

Sys tem Menu

Format Hard Dis k Overwrite data on the Hard Disk. Data c annot be res tored.

Clos e

When you prompted to confirm formatting, press the Yes key. Formatting

begins.

After formatting is completed, turn off the Main Switch and unplug the Power

Cord.

1-17

Administrator Information

Error Messages

Contact your service representative or authorized service center if any of the following messages are displayed.

Message Details

Security key is not recognized. Not available.

Security key is not connected properly or is damaged.

1-18

rançais

Informations générales d’utilisation

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-1

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (D) [kit de sécurité des données (D)], ci-après, le kit de sécurité. Lisez attentivement ce manuel avant d’utiliser le kit de sécurité.

À propos du kit de sécurité

Fonction d’écrasement

La machine sur laquelle installer ce kit de sécurité (ci-après, la machine) fonctionne par enregistrement temporaire des données numérisées sur un disque dur interne. Ces données permettent l’impression. Même après l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce qu’elles soient écrasées par d’autres données. Par conséquent, il se peut que des informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont utilisés pour récupérer les données restantes.

Le kit de sécurité écrase les anciennes données (données non requises) et la zone de stockage des données dans laquelle ces dernières ont été effacées pour éviter leur récupération. L’écrasement des données s’exécute automatiquement, sans l’intervention de l’utilisateur.

Données non protégées par la fonction d’écrasement

Le kit de sécurité protège les données qui ne sont plus requises après leur impression ou celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité de préservation des données avant impression ou des données enregistrées avant effacement incombe à l’utilisateur.

2-1

Informations générales d’utilisation

Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par l’utilisateur.

• Gestion document (Fonction de copie)

• Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)

• Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)

• Exemplaire personnel (Fonction d’imprimante)

• Tâche en mémoire (Fonction d’imprimante)

• Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)

• Code temporaire JOB (Fonction d’imprimante)

• Code permanent JOB (Fonction d’imprimante)

• Fonction de télécopieur

Cryptage

La machine enregistre temporairement les données numérisées sur un disque dur. Si le disque dur est volé, les données risquent d’être transmises à des tiers non autorisés ou d’être modifiées.

Le kit de sécurité crypte les données enregistrées sur le disque dur, les rendant ainsi illisibles pour des opérations autres que celles d’impression.

En outre, étant donné que ce processus de cryptage s’effectue automatiquement, aucune opération spéciale n’est requise.

2-2

Affichage pendant l’écrasement

Informations générales d’utilisation

Important !

Remarque

Prêt à copier. (Pl. coul. )

A4 Normal

APS

Coule ur A4

Normal A4

Normal

P polyv. Normal

Affichage des

Expos ition Aut o

Expos ition

Détails

Auto %

100%

Réduire/ Agra ndirMod e

Fonc. Coul.FonctionChoi x ut il.Bas ic

Format pap. R égl.

100%

Auc un

Agr af age Gche Supér

Agr af age

Programm e

Fusion copie

Mar ge/ Image

Eff acer Bordu re

l’icône du disque dur s’affiche

icônes

Le disque dur contient d’anciennes données.

Alternance Les anciennes données sont en cours d’écrasement.

Les anciennes données ont été écrasées.

Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la machine hors tension pendant l’écrasement (pendant que l’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre).

• Si la machine est mise hors tension pendant l’écrasement de données, les données n’ayant pas encore été écrasées restent sur le disque dur. Dans ce cas, l’opération d’écrasement doit être relancée depuis le début à la prochaine mise sous tension de la machine.

• Dans de très rares cas, après la mise hors tension de la machine pendant l’écrasement, l’icône du disque dur peut ne pas se changer en . Cela signifie que l’écrasement peut ne pas être possible car des données ont été corrompues pendant cette même opération. Bien qu’il soit possible d’écraser d’autres anciennes données après leur impression, contactez votre administrateur chargé du fonctionnement et de la sécurité de la machine pour rétablir la fonction normale d’écrasement.

2-3

Informations générales d’utilisation

Données à écraser

Les données à écraser sont les suivantes :

Fonction de copie

Données du document original d’une copie une fois la sortie terminée

Données du document original enregistrées à l’aide d’une fonction de gestion de document et effacées par l’utilisateur

Données du document original stockées dans la Boîte synergie supprimées car la date d’expiration a été atteinte

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données d’impression après sortie

Données d’impression en mode d’exemplaire personnel et fonction de casier virtuel une fois la sortie terminée

Données d’exemplaire rapide, de vérification avant impression et d’exemplaire personnel (supprimées après la remise sous tension)

Données effacées par l’utilisateur à l’aide des fonctions de code permanent JOB, de code temporaire JOB, d’exemplaire rapide, de vérification avant impression, d’exemplaire personnel, de tâche en mémoire ou de casier virtuel

Données effacées lorsque les données d’exemplaire rapide ou de vérification avant impression dépassent le nombre maximal de documents

Données effacées lorsque les données d’impression du code temporaire JOB dépassent la capacité de stockage

Fonction de scanner

Données numérisées du document original

Remarque

2-4

Données à crypter

Fonction de copie/scanner

Données numérisées du document original

Le kit de sécurité écrase immédiatement les données du document original enregistrées sur le disque dur si une copie, une numérisation ou une impression en cours d’exécution est annulée. Le disque dur n’est pas utilisé avec la fonction de télécopieur.

Informations relatives à l’administrateur

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-5

Fonctions du kit de sécurité ......................................................... 2-9

Procédures d’installation du kit de sécurité ............................. 2-14

Formatage du disque dur ............................................................ 2-17

Messages d’erreur ....................................................................... 2-18

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (D) (kit de sécurité des données (D)) (ci-après, le kit de sécurité). Lisez attentivement ce manuel avant d’utiliser le kit de sécurité. Ce manuel est destiné aux administrateurs chargés de la gestion et de la sécurité de La machine sur laquelle installer ce kit de sécurité (ci-après, la machine). Il doit le ranger en lieu sûr.

Accessoires

Le kit de sécurité est fourni avec les éléments suivants :

• Clé de sécurité (fixée à la machine par le technicien)

• Manuel d’utilisation (ce manuel)

• Guide d’installation (pour le technicien)

À propos du kit de sécurité

Fonction d’écrasement

Cette machine fonctionne par enregistrement temporaire des données numérisées sur un disque dur interne. Ces données permettent l’impression. Même après l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce qu’elles soient écrasées par d’autres données. Par conséquent, il se peut que des informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont utilisés pour récupérer les données restantes.

2-5

Informations relatives à l’administrateur

Données non sécurisées par la fonction d’écrasement

Le kit de sécurité protège les données qui ne sont plus requises après impression ou celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité de préservation des données avant impression ou des données enregistrées avant effacement incombe à l’utilisateur.

Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par l’utilisateur.

• Gestion document (Fonction de copie)

• Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)

• Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)

• Exemplaire personnel (Fonction d’imprimante)

• Tâche en mémoire (Fonction d’imprimante)

• Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)

• Code temporaire JOB (Fonction d’imprimante)

• Code permanent JOB (Fonction d’imprimante)

• Fonction de télécopieur

Cryptage

Cette machine peut enregistrer temporairement les données numérisées sur un disque dur. Si le disque dur est volé, les données risquent d’être transmises à des tiers non autorisés ou d’être modifiées.

Le kit de sécurité crypte les données enregistrées sur le disque dur, les rendant ainsi illisibles pour des opérations autres que celles d’impression.

En outre, étant donné que ce processus de cryptage s’effectue automatiquement, aucune opération spéciale n’est requise.

2-6

Le kit de sécurité prend en charge les données figurant sur le disque dur interne de la machine mais ne protège aucun autre type de données (telles que les données envoyées à d’autres ordinateurs). La sécurité des données n’est pas garantie si une seule des conditions requises pour la sécurité des données décrites ci-dessous n’est pas remplie.

Informations relatives à l’administrateur

Conditions requises pour la sécurité des données

Les conditions suivantes doivent être remplies pour garantir la sécurité des données lors de l’utilisation du kit de sécurité.

Administrateur fiable

La responsabilité des machines pourvues de ce kit de sécurité doit être confiée à un administrateur fiable du département.

Sécurité de l’emplacement d’installation

La machine doit être installée dans un endroit à accès limité. Cela permet d’empêcher toute utilisation par du personnel non autorisé.

Technicien fiable

Toutes les opérations de maintenance doivent être effectuées par le technicien, sous la surveillance de l’administrateur.

2-7

Informations relatives à l’administrateur

À propos du mode de sécurité

Le mode de sécurité correspond à l’état de la machine lors de l’installation du kit de sécurité sur la machine et lors du fonctionnement correct de ce dernier. Lorsque le mode de sécurité est activé, une icône du disque dur s’affiche dans l’angle supérieur droit de l’écran tactile de la machine. Lorsque le mode de sécurité est activé, une icône du disque dur s’affiche dans l’angle supérieur droit de l’écran tactile de la machine

(l’icône du disque dur s’affiche sur les écrans des fonctions de copie, d’imprimante et de scanner).

Important !

Remarque

Prêt à copier. (Pl. coul. )

A4 Normal

A3 Coule ur

A4 Normal

APS

P polyv. Normal

Expos ition Aut o

Expos ition

Auto %

100%

Réduire/ Agra ndirMod e

Fonc. Coul.FonctionCh oi x u til.Bas ic

Format pap. R égl.

100%

Auc un

Agr af age Gche Supér

Agr af age

Programm e

Fusion copie

Mar ge/ Image

Eff acer Bordu re

l’icône du disque dur s’affiche

Si aucune icône du disque dur ne s’affiche sur l’écran des fonctions de photocopieuse, d’imprimante et de scanner, cela peut signifier que le mode de sécurité n’est pas activé. Contactez votre technicien.

Vous pouvez déterminer l’état de fonctionnement de la fonction d’écrasement en contrôlant les modifications apportées à l’icône du disque dur. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant l’écrasement de la page 2-11.

2-8

Fonctions du kit de sécurité

Informations relatives à l’administrateur

1 Contrôle l’état des

opérations, écrase les anciennes données image.

2 Formate le disque dur.

Envoie vers l’ordinateur

Sortie

Fonction de copie

Fonction de scanner

Fonction d’imprimante

Kit de sécurité

Enregistre provisoirement les données du document original

Disque dur

Disque dur en option

Fonction d’écrasement

Détails des fonctions

Écrase les anciennes données de documents au terme de la copie ou de l’impression.

Méthode d’écrasement

3 fois Recomposer ou 1 fois Recomposer (pour plus d’informations, reportez-vous à la section Étape 3 : Écrasement du disque dur de la page 2-15.)

Durée de l’exécution

Écrase les anciennes données de documents existantes une fois un travail terminé.

Données à écraser

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données à écraser de la page 2-12.

2-9

Informations relatives à l’administrateur

Écran de progression de l’écrasement

L’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre (pour plus d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant l’écrasement à la page 2-11).

Durée de l’écrasement

Varie en fonction de la quantité de données à écraser.

Fonction de cryptage

Détails des fonctions

Crypte les données enregistrées sur le disque dur

Durée de l’exécution

Crypte les données du document original telles qu’elles sont écrites sur le disque décrypté lors de la sortie de ces données.

Données cryptées

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données à crypter de la page 2-13.

Fonction de formatage

2-10

Détails des fonctions

Écrase toutes les données présentes sur le disque dur.

Méthode d’écrasement

3 fois Recomposer ou 1 fois Recomposer (pour plus d’informations, reportez-vous à la section Étape 3 : Écrasement du disque dur de la page 2-15.)

Durée de l’exécution

Exécution via le panneau de commande (pour plus d’informations, reportez-vous à la section Formatage du disque dur de la page 2-17.)

Données à écraser

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données écrasées à l’aide de la fonction de formatage de la page 2-13.

Écran de progression de l’écrasement

Formatage de Disque dur s’affiche.

Durée de l’écrasement

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Temps nécessaire au formatage de la page 2-13.

Informations relatives à l’administrateur

Écrasement du disque dur

Vous pouvez choisir entre deux méthodes d’écrasement des données :

1 fois Recomposer

Écrase toute la zone de stockage d’anciennes données de documents pour rendre toute récupération de ces données impossible. La totalité du disque dur est écrasée par endroits définis pendant une opération de formatage.

3 fois Recomposer (par défaut)

Écrase toute la zone de stockage d’anciennes données de documents deux fois de façon aléatoire, puis une troisième et dernière fois de façon définie. Son exécution dure plus longtemps que la méthode 1 fois Recomposer, mais les méthodes de recouvrement, même hautement sophistiquées, étant incapables de récupérer les données, elle garantit une sécurité supérieure. La zone à écraser est identique à celle de la méthode 1 fois Recomposer.

Affichage pendant l’écrasement

Important !

Prêt à copier. (Pl. coul. )

A4 Normal

APS

Coule ur A4

Normal A4

Normal

Affichage des

P polyv. Normal

Expos ition Aut o

Expos ition

Détails

Auto %

100%

Réduire/ Agra ndirMod e

Fonc. Coul.FonctionCh oi x u til.Bas ic

Format pap. R égl.

100%

Auc un

Agr af age Gche Supér

Agr af age

Programm e

Fusion copie

Mar ge/ Image

Eff acer Bordu re

l’icône du disque dur s’affiche

icônes

Le disque dur contient d’anciennes données.

Alternance Les anciennes données sont en cours d’écrasement.

Les anciennes données ont été écrasées.

Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la machine hors tension pendant l’écrasement (pendant que l’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre).

2-11

Informations relatives à l’administrateur

Remarque

• Dans de très rares cas, après la mise hors tension de la machine pendant l’écrasement, l’icône du disque dur peut ne pas se changer en . Cela signifie que l’écrasement peut ne pas être possible car des données ont été corrompues pendant cette même opération. Bien qu’il soit possible d’écraser des données non requises après leur impression, le disque dur doit être reformaté pour rétablir la fonction normale d’écrasement (reportez-vous à la section Formatage du disque dur de la page 2-17).

Données à écraser

Les données à écraser sont les suivantes :

Fonction de copie

Données du document original d’une copie une fois la sortie terminée

Données du document original enregistrées à l’aide d’une fonction de gestion de document et effacées par l’utilisateur

Données du document original stockées dans la Boîte synergie supprimées car la date d’expiration a été atteinte

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données d’impression après sortie

Données d’impression en mode d’exemplaire personnel et fonction de casier virtuel une fois la sortie terminée

2-12

Données d’exemplaire rapide, de vérification avant impression et d’exemplaire personnel (supprimées après la remise sous tension)

Données effacées lorsque les données d’exemplaire rapide ou de vérification avant impression dépassent le nombre maximal de documents

Données effacées lorsque les données d’impression du code temporaire JOB dépassent la capacité de stockage

Fonction de scanner

Données numérisées du document original

Données à crypter

Fonction de copie/scanner

Données numérisées du document original

Informations relatives à l’administrateur

Remarque

Données écrasées à l’aide de la fonction de formatage

Les données écrasées à l’aide de la fonction de formatage sont les suivantes :

Fonction de copie

Données comptables d’un travail

Données du document original enregistrées à l’aide de la fonction de gestion de document

Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)

Données enregistrées en mode Tâche en mémoire

Données de programme

Police en option

Données macro

Fonction de scanner

Carnet commun

Temps nécessaire au formatage

Les temps nécessaires au formatage sont les suivants.

Méthode d’écrasement Durée du formatage

1 fois Recomposer 0,5 heure maximum 3 fois Recomposer 1,5 heures maximum

2-13

Informations relatives à l’administrateur

Procédures d’installation du kit de sécurité

Étape 1 : Préparation

Installation du kit de sécurité

Le kit de sécurité est installé par le technicien.

Précautions relatives à l’installation du kit de sécurité

• La fonction de Répétition de copie n’est plus disponible.

• Le menu d’effacement de données non valides est remplacé par le menu de formatage de disque dur.

• Toutes les données du document original enregistrées sur le disque dur sont écrasées.

Précautions relatives à l’installation du kit de sécurité sur une machine qui est déjà en production

Une fois le kit de sécurité installé, vous devez formater tous les disques durs.

Étape 2 : Modification du code de gestion

Le code de gestion doit être entré pour utiliser le kit de sécurité. Le changement du code de gestion garantit que personne, à l’exception de l’administrateur, ne peut utiliser le kit de sécurité. Le code de gestion se compose de huit chiffres en mode de sécurité.

Important !

Remarque

2-14

Évitez d’utiliser un code de gestion facile à découvrir, tel que 11111111 ou

12345678.

Vous pouvez choisir un code de gestion compris entre 00000000 et 99999999. Veillez à utiliser huit chiffres.

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

Entrez le code de gestion à l’aide des touches numériques. Le réglage par

défaut est 25002500 pour le modèle 25/20 cpm et 32003200 pour les modèles 32/25 et 32/32.

Appuyez sur les touches et pour sélectionner Modification du

code de gestion et appuyez sur la touche Changer #.

Entrez le nouveau code de gestion à l’aide des touches numériques.

Changer code gest . av ec # Dos Fermer

Modificat ion du code de ges tion. Définir un n° à 8 c hiff res ave c les touches numériques .

27451172

A z éro

Machine par dé fautMenu Syst ème

Appuyez sur la touche Fermer.

Étape 3 : Écrasement du disque dur

Sélectionne l’écrasement du disque dur. Pour plus d’informations, reportezvous à la section Écrasement du disque dur de la page 2-11.

Informations relatives à l’administrateur

Remarque

Notez que ce réglage ne s’applique ni à l’écrasement ni au formatage.

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

Entrez le code de gestion à l’aide des touches numériques. Le réglage par

défaut est 25002500 pour le modèle 25/20 cpm et 32003200 pour les modèles 32/25 et 32/32.

Sélectionnez Écrasement disque dur dans le champ de réglage de

gauche, puis appuyez sur la touche Changer #.

Appuyez sur 3 fois Recouvr. ou 1 fois Recouvr.

Écrasement disque dur

Sélect ion éc ras ement du dis que dur.

1 fois Recouvrir

3 fois Recouvrir

Menu Syst ème

Appuyez sur la touche Fermer.

Machine par dé faut

Dos Fermer

2-15

Informations relatives à l’administrateur

Étape 4 : Modification de la clé de cryptage du disque dur

Modification de la clé de cryptage

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

Appuyez sur la touche Machine par défaut.

Appuyez sur les touches et pour sélectionner Clé cryptage HDD et

appuyez sur la touche Changer #.

Appuyez sur Changer # en regard de Clé cryptage.

Change la c lé de c ryptage des données. Entrez 16 chif fre s Changer de c lé entraîne le remplac ement des données.

Clé cryptage

:Confirmer clé cryptage

Me nu Sys tème Ma chine par déf aut-

Entrez la clé de cryptage à 16 caractères et appuyez sur la touche Fin.

Changer #

FermerClé cryptage HDD Dos

L’écran clé cryptage HDD s’affiche de nouveau.

Pour s’assurer que la clé a été correctement entrée, appuyez sur la touche

Changer # de l’option Confirmer clé cryptage, entrez de nouveau la même clé, puis appuyez sur la touche Fin. L’écran clé cryptage HDD s’affiche de nouveau.

Appuyez sur la touche Fermer.

Appuyez sur la touche Oui lorsqu’une boîte de dialogue de confirmation

s’affiche.

Arrêter

La clé de cryptage va être changer. Changer de clé entra îne le re mplac ement des données du dis que dur. Êtes-vous sûr ?

Oui

Non

2-16

Toutes les données du document original enregistrées sur le disque dur sont écrasées. Une fois l’écrasement effectué, l’écran Menu Système / Compteur s’affiche de nouveau.

Formatage du disque dur

Formatez le disque dur lors de la mise au rebut de la machine ou du disque dur pour écraser les données qu’il contient. Pour plus d’informations, reportezvous à la section Fonction de formatage de la page 2-10.

Informations relatives à l’administrateur

Important !

Remarque

Étant donné que le disque dur risque d’être endommagé, ne mettez pas la photocopieuse hors tension pendant le formatage du disque dur. Si le formatage n’est pas terminé, des données peuvent être récupérées du disque dur et des informations divulguées.

• Le kit de sécurité relance le formatage du disque dur lorsque l’appareil est

mis hors puis sous tension.

• Si un disque dur en option est installé, celui-ci est également formaté.

Appuyez sur la touche Menu Système / Compteur.

Appuyez sur la touche Gestion des boîtes.

Entrez le code de gestion à l’aide des touches numériques. Le réglage par

défaut est 25002500 pour le modèle 25/20 cpm et 32003200 pour les modèles 32/25 et 32/32.

Appuyez sur la touche Oui sous Formatage du disque dur (sur le côté

droit de l’écran tactile).

Mode gestion disque dur

Gestion disque dur

Vérification c apac ité du dis que dur Vérific ation de l'es pace libr e et de la capacit é du disque dur.

Format age du disque dur Écras ement des données du disque dur. Impos sible de res taurer les données.

Fermer

Oui

Menu Syst ème

Lorsqu’il vous est demandé de confirmer le formatage, appuyez sur la touche

Oui

Oui. Le formatage commence.

Une fois le formatage terminé, éteignez l’interrupteur principal et débranchez le

cordon d’alimentation.

2-17

Informations relatives à l’administrateur

Messages d’erreur

Contactez votre technicien ou centre technique agréé si l’un des messages suivants s’affiche.

Message Détails

Clé de sécurité non reconnue. Non disponible.

La clé de sécurité n’est pas connectée correctement ou est endommagée.

2-18

nglis

Información general para el usuario

Índice

Introducción ................................................................................... 3-1

Introducción

Acerca del kit de seguridad

Sobrescritura

La máquina en la que se va a instalar este kit de seguridad (en adelante “la máquina”) funciona mediante el almacenamiento temporal de los datos escaneados en el disco duro interno. La impresión se efectúa utilizando estos datos. Incluso una vez terminada la impresión, los datos permanecen almacenados en el disco duro hasta que otros datos lo sobrescriben. Por tanto, existe la posibilidad de que se produzca una fuga de información confidencial si se emplean herramientas especiales para recuperar estos datos restantes.

El kit de seguridad sobrescribe los datos antiguos (los datos que no se necesitan) y el área de almacenamiento de datos en la que se han borrado los datos, para garantizar que los datos no se puedan recuperar. La sobrescritura se realiza automáticamente, sin intervención del usuario.

Datos no protegidos por sobrescritura

El kit de seguridad protege los datos que ya no son necesarios después de su impresión o borrado. Esto significa que la responsabilidad del mantenimiento de los datos antes de su impresión o de los datos que se almacenan antes de ser borrados corresponde al usuario.

3-1

Información general para el usuario

Los datos derivados de las funciones siguientes debe administrarlos el usuario.

• Documento supervisado (Función de copiadora)

• Copia rápida (Función de impresora)

• Revisar y retener (Función de impresora)

• Impresión privada (Función de impresora)

• Trabajo almacenado (Función de impresora)

• Buzón virtual (Función de impresora)

• Trabajo de código temporal (Función de impresora)

• Trabajo de código permanente (Función de impresora)

• Función de FAX

Cifrado

La máquina almacena temporalmente los datos escaneados en un disco duro. Si el disco duro resultara robado, hay riesgo de que los datos sean modificados o caigan en manos de personas sin autorización.

El kit de seguridad cifra los datos almacenados en el disco duro, haciendo imposible su lectura para operaciones distintas a la impresión normal.

Asimismo, puesto que este proceso de cifrado se produce de forma automática, no se precisa ninguna operación especial.

3-2

Información general para el usuario

Visualización durante la sobrescritura

Lista para copiar. (Color )

A4 Normal

APS

Colo r A4

Normal A4

Normal

B U m últ Normal

Visualización de

Aut omá ti co Expos ici ón

Modo

Detalles

Auto %

100%

Reducir/ Ampliarexposic ión

Func. ColorF unciónElec Usua rioBás ic o

Tamaño papel Fijar

100%

Ninguno

Grapar Super Izda

Grapar

Programa

Com bina copia

Mar gen/ Cent ra do

Borr ar hoja

iconos

El disco duro contiene datos antiguos.

Alternando Los datos antiguos se están sobrescribiendo.

Los datos antiguos se han sobrescrito.

¡Importante!

Para evitar dañar el disco duro, no apague la máquina durante la sobrescritura (mientras el icono de disco duro está cambiando de uno a otro icono).

Nota • Si se apaga la copiadora mientras está en curso la sobrescritura,

cualquier dato que aún no se haya sobrescrito permanecerá en el disco duro. En este caso, la sobrescritura debe reiniciarse desde el principio cuando se vuelva a encender la copiadora.

• En casos excepcionales en que la copiadora se apague durante la sobrescritura, es posible que el icono del disco duro no cambie a . Esto significa que quizá la sobrescritura no se pueda efectuar por haberse dañado los datos durante la misma. Aunque la máquina podrá sobrescribir otros datos anteriores después de la impresión, póngase en contacto con el administrador responsable del funcionamiento y la seguridad de la máquina para restablecer de nuevo la función de sobrescritura.

El icono de disco duro aparece

3-3

Información general para el usuario

Datos a sobrescribir

Los datos a sobrescribir son los siguientes.

Función de copiadora

Los datos del documento original de una copia que ha terminado de imprimirse

Los datos del documento original almacenados por medio de una función de administración de documentos y borrados por el usuario

Los datos del documento original almacenados en el Buzón impresión sinergia se han borrado porque ha llegado a su fecha de vencimiento

Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional)

Datos de impresión posteriores a la salida de copias

Datos de impresión en el modo de impresión privada y función de buzón virtual una vez que ha finalizado la impresión

Datos de impresión después de una función de copia rápida, revisar y retener e impresión privada (borrados cuando la copiadora se apaga y se vuelve a encender)

Datos borrados por el usuario mediante las funciones de copia rápida, revisar y retener, impresión privada, trabajo almacenado, buzón virtual, trabajo de código temporal o trabajo de código permanente

Datos borrados cuando se supera el número máximo de documentos de impresión en las funciones de copia rápida o revisar y retener

Datos borrados cuando los datos de impresión de trabajos de código temporal superan la capacidad de almacenamiento

Función de escáner

Datos del documento original escaneados

3-4

Nota

Datos para su cifrado

Función de copia/escáner

Datos del documento original escaneados

El kit de seguridad sobrescribe inmediatamente los datos del documento original almacenados en el disco duro cuando se cancela la copia, el escaneado o la impresión durante el proceso. El disco duro no se usa con la función de FAX.

Información para el administrador

Índice

Introducción ................................................................................... 3-5

Funciones del kit de seguridad .................................................... 3-9

Procedimientos de instalación del kit de seguridad ................3-14

Formato Disco duro ..................................................................... 3-17

Mensajes de error ........................................................................ 3-18

Introducción

Este manual de instrucciones contiene información acerca del uso correcto del Data Security kit (D) [kit de seguridad de datos (D)], en adelante “kit de seguridad”, y notas de precaución en relación con su funcionamiento. Lea atentamente esta manual de instrucciones antes de usar el kit de seguridad. Este manual de funcionamiento está dirigido también a los administradores responsables de la gestión y la seguridad de la máquina en la que se va instalar este kit de seguridad (en adelante “la máquina”). El administrador debe conservar esta guía en lugar seguro.

Accesorios

El kit de seguridad incluye lo siguiente:

• Llave de seguridad (montada en la máquina por el representante de servicio)

• Manual de instrucciones (este manual)

• Guía de instalación (para uso del representante del servicio técnico)

Acerca del kit de seguridad

Sobrescritura

Esta máquina funciona almacenando temporalmente los datos escaneados en un disco duro interno. La impresión se efectúa utilizando estos datos. Incluso una vez terminada la impresión, los datos permanecen almacenados en el disco duro hasta que otros datos lo sobrescriben. Por tanto, existe la posibilidad de que se produzca una fuga de información confidencial si se emplean herramientas especiales para recuperar estos datos restantes.

3-5

Información para el administrador

Datos no protegidos por sobrescritura

Los datos derivados de las funciones siguientes debe administrarlos el usuario.

• Documento supervisado (Función de copiadora)

• Copia rápida (Función de impresora)

• Revisar y retener (Función de impresora)

• Impresión privada (Función de impresora)

• Trabajo almacenado (Función de impresora)

• Buzón virtual (Función de impresora)

• Trabajo de código temporal (Función de impresora)

3-6

• Trabajo de código permanente (Función de impresora)

• Función de FAX

Cifrado

Esta máquina puede almacenar temporalmente los datos escaneados en un disco duro. Si el disco duro resultara robado, hay riesgo de que los datos sean modificados o caigan en manos de personas no autorizadas.

El kit de seguridad cifra los datos almacenados en el disco duro, haciendo imposible su lectura para operaciones distintas a la impresión normal.

Asimismo, puesto que este proceso de cifrado se produce de forma automática, no se precisa ninguna operación especial.

Información para el administrador

El kit de seguridad trabaja con datos del disco duro interno de la máquina, pero no protege ningún otro tipo de datos (como los enviados a otros ordenadores). Tenga en cuenta que la seguridad de los datos no está garantizada, aunque sea sólo una de las condiciones necesarias para la

seguridad de los datos, descritas a continuación, la que no se cumpla.

Condiciones necesarias para la seguridad de los datos

Lo siguiente es necesario para que la seguridad de los datos sea válida con el kit de seguridad.

Administrador fiable

Se necesita que haya en el departamento un administrador fiable, responsable de la seguridad de las copiadoras que utilicen este kit de seguridad.

Entorno físico de instalación seguro

La copiadora debe colocarse en un lugar con acceso limitado. Esto evitará que personal no autorizado use la copiadora.

Representante fiable del servicio técnico

El representante del servicio técnico debe realizar todas las operaciones de mantenimiento que se efectúen en la máquina, y el administrador debe supervisarlas.

3-7

Información para el administrador

Acerca del modo de seguridad

El modo de seguridad se refiere al estado de la máquina en que se ha instalado el kit de seguridad y el funcionamiento correcto de este. Cuando esté activo el modo de seguridad, aparece el icono de un disco duro en el ángulo superior derecho del panel táctil. Cuando esté activo el modo de seguridad, aparece el icono de un disco duro en el ángulo superior derecho del panel táctil.

(El icono de disco duro aparece en las pantallas de las funciones de copiadora, impresora y escáner.)

El icono de disco duro aparece

¡Importante!

Lista para copiar. (Color )

A4 Normal

A3 Colo r

A4 Normal

APS

B U m últ Normal

Aut omá ti co Expos ici ón

Modo

Auto %

100%

Reducir/ Ampliarexposic ión

Func. ColorF unciónElec Usua rioBás ic o

Tamaño papel Fijar

100%

Ninguno

Grapar Super Izda

Grapar

Programa

Com bina copia

Mar gen/ Cent ra do

Borr ar hoja

Si no aparece un icono de disco duro en las funciones de copiadora, impresora y escáner, es posible que la máquina no esté en modo de seguridad. Llame a su representante de servicio.

Nota Puede determinar el estado operativo de la función de sobrescritura vigilando

los cambios de la imagen del icono de disco duro. Consulte la página 3-11 Visualización durante la sobrescritura para más detalles.

3-8

Funciones del kit de seguridad

Información para el administrador

1 Supervisa el estado de

las operaciones, sobrescribe los datos de imagen antiguos.

2 Formatea el disco duro.

Transmisiones al ordenador

Salida

Función de copiadora

Función de escáner

Función de impresora

Kit de seguridad

Almacena temporalment e los datos del documento original

Disco duro

Disco duro opcional

Función de sobrescritura

Detalles de la función

Sobrescribe los datos de documentos antiguos una vez realizada la copia o la impresión.

Método de sobrescritura

3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito (consulte la página 3-15 Paso 3: Sobreescribir disco duro para más detalles).

Temporización de ejecución

Sobrescribe los datos de documentos antiguos existentes después de terminar un trabajo.

Datos a sobrescribir

Consulte la página 3-12 Datos a sobrescribir para más detalles.

Pantalla Sobrescritura en curso

El icono del disco duro alterna entre dos iconos (consulte la página 3- 11 Visualización durante la sobrescritura para más detalles.)

3-9

Información para el administrador

Tiempo de sobrescritura

Varía en función de la cantidad de datos a sobrescribir.

Función de cifrado

Detalles de la función

Cifra los datos guardados en el disco duro

Temporización de ejecución

Cifra los datos del documento original tal como están escritos en disco, descifrándolos cuando se imprimen los datos del documento original.

Datos cifrados

Consulte 3-13 Datos para su cifrado para más detalles.

Función Formato

Detalles de la función

Sobrescribe todos los datos del disco duro.

Método de sobrescritura

3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito (consulte la página 3-15 Paso 3: Sobreescribir disco duro para más detalles.)

Temporización de ejecución

Ejecución a través del panel de operaciones (consulte la página 3-17 Formato Disco duro para más detalles).

Datos a sobrescribir

Consulte la página 3-13 Datos sobrescritos mediante la función de formato para más detalles.

Pantalla Sobrescritura en curso

Aparece Formatear en disco duro.

Tiempo de sobrescritura

Consulte la página 3-13 Tiempo necesario para formatear para más detalles.

3-10

Información para el administrador

Sobrescritura de disco duro

Puede seleccionar cualquiera de estos dos métodos de sobrescribir los datos:

1 vez Sobrescrito

Sobrescribe con ceros toda la zona usada para almacenar los datos de documentos antiguos a fin de hacer imposible la recuperación de los datos. Durante una operación de formato, se sobrescribe con ceros todo el disco duro.

3 veces Sobrescrito (predeterminado)

Toda la zona usada para almacenar los datos de documentos antiguos se sobrescribe dos veces con un patrón aleatorio y una tercera y última vez con ceros. Lleva más tiempo que la 1 vez sobrescrito, pero, dado que ni siquiera los métodos de recuperación más avanzados son capaces de recuperar los datos, ofrece mayor seguridad. La zona a borrar es la misma que para la 1 vez sobrescrito.

Visualización durante la sobrescritura

¡Importante!

Lista para copiar. (Color )

A4 Normal

APS

Colo r A4

Normal A4

Normal

Visualización de

B U m últ Normal

Aut omá ti co Expos ici ón

Modo

Detalles

Auto %

100%

Reducir/ Ampliarexposic ión

Func. ColorF unciónElec Usua rioBás ic o

Tamaño papel Fijar

100%

Ninguno

Grapar Super Izda

Grapar

Programa

Com bina copia

Mar gen/ Cent ra do

Borr ar hoja

El icono de disco duro aparece

iconos

El disco duro contiene datos antiguos.

Alternando Los datos antiguos se están sobrescribiendo.

Los datos antiguos se han sobrescrito.

Para evitar dañar el disco duro, no apague la copiadora durante la sobrescritura (mientras el icono de disco duro está cambiando de uno a otro icono).

3-11

Información para el administrador

Nota • Si se apaga la máquina mientras está en curso la sobrescritura, cualquier

dato que aún no se haya sobrescrito permanecerá en el disco duro. En este caso, la sobrescritura debe reiniciarse desde el principio cuando se vuelva a encender la copiadora.

• En casos excepcionales en que la copiadora se apague durante la sobrescritura, es posible que el icono del disco duro no cambie a . Esto significa que quizá la sobrescritura no se pueda efectuar por haberse dañado los datos durante la misma. Aunque la copiadora podrá sobrescribir los datos que no se requieran después de su impresión, será necesario formatear de nuevo el disco duro para restablecer la normalidad de la sobrescritura. (Consulte la página 3-17 Formato Disco duro).

Datos a sobrescribir

Los datos a sobrescribir son los siguientes.

Función de copiadora

Los datos del documento original de una copia que ha terminado de imprimirse

Los datos del documento original almacenados por medio de una función de administración de documentos y borrados por el usuario

Los datos del documento original almacenados en el Buzón impresión sinergia se han borrado porque ha llegado a su fecha de vencimiento

Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional)

Datos de impresión posteriores a la salida de copias

Datos de impresión en el modo de impresión privada y función de buzón virtual una vez que ha finalizado la impresión.

Datos de impresión después de una función de copia rápida, revisar y retener e impresión privada (borrados cuando la copiadora se apaga y se vuelve a encender)

Datos borrados cuando se supera el número máximo de documentos de impresión en las funciones de copia rápida o revisar y retener

3-12

Datos borrados cuando los datos de impresión de trabajos de código temporal superan la capacidad de almacenamiento

Función de escáner

Datos del documento original escaneados

Datos para su cifrado

Funcion de copia/escáner

Datos del documento original escaneados

Información para el administrador

Nota

Datos sobrescritos mediante la función de formato

Los datos sobrescritos mediante la función de formato son los siguientes.

Función de copiadora

Datos de recuento de trabajos

Datos del documento original almacenados con la función de la administración de documentos

Función de impresora (cuando está instalado el disco duro opcional)

Datos almacenados en el modo de trabajo almacenado

Datos de programa

Fuente opcional

Datos de macro

Función de escáner

Libro común

Tiempo necesario para formatear

Los tiempos necesarios para formatear son los siguientes.

Método de sobrescritura Tiempo de formateado

1 vez Sobrescrito Máx 0,5 horas 3 veces Sobrescrito Máx 1,5 horas

3-13

Información para el administrador

Procedimientos de instalación del kit de seguridad

Paso 1: Preparación

Instalación del kit de seguridad

El kit de seguridad lo instala el representante del servicio técnico.

Precauciones para la instalación del kit de seguridad

• La función de repetición de copia queda prohibida.

• El menú Borrar datos no válidos es sustituido por el menú Formatear disco duro.

• Todos los datos del documento original guardados en el disco duro se sobrescriben.

Las precauciones para la instalación del kit de seguridad en una máquina están ya en producción

Después de instalar el kit de seguridad, debe formatear todos los discos duros.

Paso 2: Cambio del código de administración

Para poder usar el kit de seguridad, es necesario especificar el código de administración. Cambiar el código de administración impide el uso del kit de seguridad por cualquier persona distinta del administrador. El código de administración tiene ocho dígitos cuando se utiliza el modo de seguridad.

¡Importante!

No use un código de administración que sea fácil de averiguar, como 11111111 o 12345678.

Nota Puede cambiar el código de administración dentro del intervalo 00000000 a

99999999.

Asegúrese de que tiene ocho dígitos.

Presione la tecla Menú Sistema/Contador.

Presione la tecla Máquina por defecto.

Use el teclado numérico para introducir el código de administración. La

configuración predeterminada es 25002500 para el modelo de 25/20 cpm, y 32003200 para los modelos de 32/25 y 32/32 cpm.

Presione las teclas y para seleccionar Cambiar el código de

administración y presione la tecla Cambiar nº.

3-14

Información para el administrador

Introduzca el nuevo código de administración usando el teclado numérico.

Cambiar ID Supervision Volv er Cerr ar

Cambiar el c ódigo de administr acion. Utiliz ar teclas numericas para espec ific ar 8 dígitos .

27451172

Borr ar

Maquina por defec toMenú Sistema

Presione la tecla Cerrar.

Paso 3: Sobreescribir disco duro

Selecciona la sobrescritura del disco duro. Consulte la página 3-11 Sobrescritura de disco duro para más detalles.

Nota Tenga en cuenta que esto no es aplicable a la sobrescritura y formateado

individuales.

Presione la tecla Menú Sistema/Contador.

Presione la tecla Maquina por defecto.

Use el teclado numérico para introducir el código actual de administración. La

configuración predeterminada es 25002500 para el modelo de 25/20 cpm, y 32003200 para los modelos de 32/25 y 32/32 cpm.

Seleccione Sobreescribir disco duro en el campo de configuración del

lado izquierdo y presione la tecla Cambiar n°

Presione 3 veces Sobrescrito o 1 vez Sobrescrito.

Sobrees cribir disc o duro

Selecc ionar la s obreescritura del dis co duro.

1 vez sobrescr.

3 vec es sobrescr.

Menú Sistema

Presione la tecla Cerrar.

Maquina por defec to

Volv er Cerr ar

3-15

Información para el administrador

Paso 4: Cambiar el código de cifrado del disco duro

Cambie el código de cifrado del disco duro

Presione la tecla Menú Sistema/Contador.

Presione la tecla Maquina por defecto.

Presione las teclas y para seleccionar Código de cifrado HDD y

presione la tecla Cambiar nº.

Presione Cambiar nº para el Código de cifrado.

Cambia la clav e para e ncript ar datos . Ingrese 16 dígitos. Cambiar la clave hará que los datos se sobreescriban.

Código de cifr ado

Menú Sistema Maquina por defec to-

Introduzca el cógido de cifrado de 16 caracteres y presione la tecla Fin. La

:Confirmar cód. cifrado

Cam bia r nº

Cer ra rCódigo de cifra do HDD Volv er

pantalla vuelve a ser la de Código de cifrado HDD.

Para garantizar que el código se ha introducido correctamente, presione la

tecla Cambiar nº de Confirmar cód. cifrado, introduzca otra vez el mismo código y presione la tecla Fin. La pantalla vuelve a ser la de Código de cifrado HDD.

Presione la tecla Cerrar.

Presione la tecla Sí cuando aparezca el diálogo de confirmación.

Parar

La clave de encriptación se cambiará. Esto hará que los datos guardados en el Disc o Duro s e sobrees criban. ¿Está seguro?

Sí

3-16

Todos los datos del documento original guardados en el disco duro se sobrescriben. Cuando finalice la sobrescritura, la pantalla vuelve a ser la de Menú Sistema/Contador.

Formato Disco duro

Cuando vaya a desechar la copiadora o el disco duro, formatee este para sobrescribir los datos que contiene. Consulte la página 3-10 Función Formato para más detalles.

Información para el administrador

¡Importante!

Puesto que existe la posibilidad de dañar el disco duro, no apague la copiadora mientras se está formateando el disco duro. Si el formateado no ha acabado, existe la posibilidad de recuperar datos del disco duro y así filtrar información.

Nota • El kit de seguridad reanuda el formateo del disco duro cuando se apaga y

se vuelve a encender el aparato.

• Si está instalado el disco duro opcional, también se formateará.

Presione la tecla Menú Sistema/Contador.

Presione la tecla Caja Adminis.

Use el teclado numérico para introducir el código actual de administración. La

configuración predeterminada es 25002500 para el modelo de 25/20 cpm, y 32003200 para los modelos de 32/25 y 32/32 cpm.

Presione la tecla On bajo Formateau disco duro (en el lado derecho del

panel táctil).

Modo administración HDD

Admi nis tra c ión H DD

Comprobar la c apac idad del disc o duro Comprobar la c apacidad y es pacio libre del disc o duro.

Formatear disco duro Sobrees cribir datos en el disco duro. Los datos no se pueden restaurar.

Cer ra r

Menú Sistema

Para confirmar el formateado, pulse la tecla Sí. Se inicia el formateado.

Después de haber completado el formateado, apague el interruptor principal y

desenchufe el cable de alimentación.

3-17

Información para el administrador

Mensajes de error

Póngase en contacto con su representante del servicio técnico o con un centro de servicio técnico autorizado si aparece cualquiera de los siguientes mensajes.

Mensaje Detalles

No se reconoce la tecla de la seguridad. No disponible.

La llave de seguridad no está bien conectada o está dañada.

3-18

eutsc

Allgemeine Benutzerinformationen

Inhalt

Einführung ...................................................................................... 4-1

Einführung

Info zum Sicherheitsbausatz

Überschreiben

Das Gerät, auf dem dieser Sicherheitsbausatz installiert wird, (nachfolgend als Gerät bezeichnet) arbeitet, indem gescannte Daten vorübergehend auf einer internen Festplatte gespeichert werden. Mit diesen Daten werden die Kopien erstellt. Nachdem die Kopie erstellt ist, bleiben die Daten so lange auf der Festplatte gespeichert, bis sie von anderen Daten überschrieben werden. Es besteht daher die Möglichkeit, dass vertrauliche Informationen ausgespäht werden, wenn die auf der Festplatte verbleibenden Daten mit Spezialwerkzeugen wiederhergestellt werden.

Der Sicherheitsbausatz überschreibt alte Daten - also nicht mehr benötigte Daten - sowie Speicherbereiche, in denen Daten zuvor logisch gelöscht worden sind, um sicherzustellen, dass diese Daten nicht wiederhergestellt werden können. Der Überschreibvorgang erfolgt automatisch und ohne Benutzereingriff.

Nicht durch Überschreiben geschützte Daten

Der Sicherheitsbausatz schützt Daten, die nach dem Drucken nicht länger benötigt werden oder gelöscht wurden. Das bedeutet, dass die Verantwortung für die Daten vor dem Drucken und solange sie gespeichert und noch nicht gelöscht sind, beim jeweiligen Benutzer liegt.

4-1

Allgemeine Benutzerinformationen

Die von den folgenden Funktionen gewonnenen Daten müssen vom Benutzer verwaltet werden.

• Dokumentverwaltung (Kopierfunktion)

• Schnellkopie (Druckerfunktion)

• Prüfen und aufbewahren (Druckerfunktion)

• Privater Druck (Druckerfunktion)

• Gespeicherter Job (Druckerfunktion)

• Virtuelle Mailbox (VMB) (Druckerfunktion)

• Temporärer Auftragscode (Druckerfunktion)

• Permanenter Auftragscode (Druckerfunktion)

• FAX-Funktion

Verschlüsselung

Vom Gerät werden gescannte Daten vorübergehend auf einer Festplatte gespeichert. Wenn die Festplatte gestohlen wird, besteht die Gefahr, dass die Daten an unbefugte Dritte weitergegeben oder die Daten verändert werden.

Der Sicherheitsbausatz verschlüsselt die auf der Festplatte gespeicherten Daten, sodass sie für andere Vorgänge als normale Druckvorgänge unlesbar werden.

4-2

Da diese Verschlüsselung automatisch erfolgt, sind keine weiteren Schritte erforderlich.

Allgemeine Benutzerinformationen

Anzeige während des Überschreibens

Kopierbereit. (Vollfarbe )

A4 Normal

A3 Farbiges

A4 Normal

APS

Mehr za bl Normal

Aut oma t. Belichtung

Beli cht .

Auto %

100%

Verkle in./ Verg röß.Modus

Farbe f unk.FunktionBenutz erwahlBa sis

Papierfor m. Satz

100%

Kein e

Heften Links oben

Heften

Programm

Meng e Kopie

Rand/Bild verschieb.

Trennlinie Lös chung

Das Symbol der Festplatte

Symbolanzeige Details

Die Festplatte enthält alte Daten.

Wechselnde

Alte Daten werden überschrieben.

Alte Daten sind überschrieben worden.

Wichtig!

Um eine Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie das Gerät während des Überschreibvorgangs nicht aus (während das Festplattensymbol zwischen beiden Darstellungen wechselt).

Hinweis • Wenn das Gerät während eines laufenden Überschreibvorgangs

ausgeschaltet wird, bleiben die bis dahin nicht überschriebenen Daten weiter auf der Festplatte. In diesem Fall sollten Sie den gesamten Überschreibvorgang nach dem Wiedereinschalten des Geräts wiederholen.

• In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das Festplattensymbol nach Abschalten des Geräts während eines Überschreibvorgangs nicht in die Darstellung wechselt. Das ist ein Hinweis darauf, dass der Überschreibvorgang nicht möglich ist, weil Daten während des Überschreibens beschädigt worden sind. Zwar kann das Gerät nach dem Drucken andere alte Daten überschreiben, wenden Sie sich aber dennoch an den für den Betrieb und die Sicherheit des Geräts verantwortlichen Administrator, um die Überschreibfunktion wiederherzustellen.

4-3

Allgemeine Benutzerinformationen

Von der Überschreibfunktion betroffene Daten

Die Überschreibfunktion betrifft folgende Daten.

Kopierfunktion

Die Originaldokumentdaten einer Kopie, wenn der Auftrag abgeschlossen ist

Die Originaldokumentdaten, die mit einer Dokumentverwaltungsfunktion gespeichert und vom Benutzer gelöscht wurden

Die in der Synergy Druckbox gespeicherten Originaldokumentdaten wurden gelöscht, weil die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist

Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte)

Post-Output-Druckdaten

Druckdaten aus dem privaten Druckmodus und der virtuellen MailboxFunktion, wenn der Auftrag abgeschlossen ist

Schnellkopie, Prüfen und Aufbewahren und Privater Druck (diese Daten werden gelöscht wenn die Stromversorgung aus- und wieder eingeschaltet wird.)

Daten, die vom Benutzer mit der Funktion Schnellkopie, Prüfen und Aufbewahren, Privater Druck, Gespeicherter Job, Virtuelle Mailbox, Temporärer Auftragscode oder Permanenter Auftragscode vom Benutzer gelöscht wurden

Die Daten werden gelöscht, wenn die maximale Dokumentenanzahl in der Funktion Schnellkopie oder Prüfen und Aufbewahren überschritten wird

Daten, die gelöscht wurden, wenn die Speicherkapazität durch temporäre oder permanente Auftragsdaten überschritten worden ist

Scannerfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

Hinweis

4-4

Von der Verschlüsselungsfunktion betroffene Daten

Kopier-/Scanfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

Der Sicherheitsbausatz überschreibt die Originaldokumentdaten, die auf der Festplatte gespeichert werden, wenn ein laufender Kopier-, Scan- oder Druckvorgang abgebrochen wird. Die Festplatte wird bei der FAX-Funktion nicht verwendet.

Administratorinformationen

Inhalt

Einführung ...................................................................................... 4-5

Sicherheitsbausatz-Funktionen .................................................... 4-9

Sicherheitsbausatz-Installationsanleitung ................................ 4-14

Formatieren der Festplatte .......................................................... 4-17

Fehlermeldungen ......................................................................... 4-18

Einführung

In dieser Bedienungsanleitung finden Sie Informationen zur richtigen Verwendung des Data Security Kit (D) (nachfolgend als Sicherheitsbausatz bezeichnet) und Warnhinweise. Sie sollten auf jeden Fall diese Bedienungsanleitung lesen, bevor Sie den Sicherheitsbausatz einsetzen. Diese Bedienungsanleitung wurde für Administratoren geschrieben, die für die Verwaltung und Sicherheit des Geräts verantwortlich sind, auf dem der Sicherheitsbausatz installiert werden soll, (nachfolgend als Gerät bezeichnet). Der Administrator sollte diese Anleitung an einem sicheren Ort aufbewahren.

Administratorinformationen

Zubehör

Der Sicherheitsbausatz wird mit folgenden Teilen ausgeliefert:

• Sicherheitsschlüssel (vom Kundendienstmitarbeiter am Gerät befestigt)

• Bedienungsanleitung (dieses Handbuch)

• Installationsanleitung (zur Verwendung durch den Kundendienst)

Info zum Sicherheitsbausatz

Überschreiben

Das Gerät arbeitet, indem gescannte Daten vorübergehend auf einer internen Festplatte gespeichert werden. Mit diesen Daten werden die Kopien erstellt. Nachdem die Kopie erstellt ist, bleiben die Daten so lange auf der Festplatte gespeichert, bis sie von anderen Daten überschrieben werden. Es besteht daher die Möglichkeit, dass vertrauliche Informationen ausgespäht werden, wenn die auf der Festplatte verbleibenden Daten mit Spezialwerkzeugen wiederhergestellt werden.

4-5

Administratorinformationen

Nicht durch Überschreiben geschützte Daten

Die von den folgenden Funktionen gewonnenen Daten müssen vom Benutzer verwaltet werden.

• Dokumentverwaltung (Kopierfunktion)

• Schnellkopie (Druckerfunktion)

• Prüfen und aufbewahren (Druckerfunktion)

• Privater Druck (Druckerfunktion)

• Gespeicherter Job (Druckerfunktion)

• Virtuelle Mailbox (VMB) (Druckerfunktion)

• Temporärer Auftragscode (Druckerfunktion)

• Permanenter Auftragscode (Druckerfunktion)

• FAX-Funktion

4-6

Verschlüsselung

Das Gerät kann gescannte Daten vorübergehend auf Festplatte speichern. Wenn die Festplatte gestohlen wird, besteht die Gefahr, dass die Daten an unbefugte Dritte weitergegeben oder die Daten verändert werden.

Der Sicherheitsbausatz verschlüsselt die auf der Festplatte gespeicherten Daten, sodass sie für andere Vorgänge als normale Druckvorgänge unlesbar werden.

Da diese Verschlüsselung automatisch erfolgt, sind keine weiteren Schritte erforderlich.

Administratorinformationen

Der Sicherheitsbausatz arbeitet mit Daten auf der internen Festplatte des Geräts und schützt keine anderen Typen von Daten (wie zum Beispiel Daten, die an andere Computer gesendet werden). Bitte beachten Sie, dass die Datensicherheit nicht mehr garantiert werden kann, sobald eine der unten beschriebenen notwendigen Bedingungen für die Datensicherheit nicht erfüllt ist.

Notwendige Bedingungen für die Datensicherheit

Wenn Sie zur Datensicherheit den Sicherheitsbausatz verwenden, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein.

Hauptverantwortlicher Administrator

In der Abteilung wird ein hauptverantwortlicher Administrator benötigt, der für die Sicherheit der Geräte verantwortlich ist, auf denen der Sicherheitsbausatz zum Einsatz kommt.

Sichere Installationsumgebung

Das Gerät sollte an einem Ort aufgestellt werden, zu dem nur eingeschränkter Zugang besteht. Dadurch wird die Benutzung des Geräts durch unbefugte Personen unterbunden.

Hauptverantwortlicher Kundendienst

Alle Wartungsmaßnahmen müssen vom Kundendienst im Beisein des Administrators durchgeführt werden.

4-7

Administratorinformationen

Info zum Sicherheitsmodus

Der Sicherheitsmodus meldet den Gerätestatus, in dem der Sicherheitsbausatz auf dem Gerät installiert wurde, und ob dieses einwandfrei funktioniert. Wenn der Sicherheitsmodus aktiviert ist, wird in der rechten oberen Ecke des Touchpanels ein Festplattensymbol angezeigt. Wenn der Sicherheitsmodus aktiviert ist, wird in der rechten oberen Ecke des Touchpanels ein Festplattensymbol angezeigt.

(Das Festplattensymbol wird auf den Bildschirmen der Kopier-, Druck- und Scan-Funktionen angezeigt.

Das Symbol der Festplatte

Wichtig!

Kopierbereit. (Vollfarbe )

A4 Normal

A3 Farbiges

A4 Normal

APS

Mehr za bl Normal

Aut oma t. Belichtung

Beli cht .

Auto %

100%

Verkle in./ Verg röß.Modus

Farbe f unk.FunktionBenutz erwahlBa sis

Papierfor m. Satz

100%

Kein e

Heften Links oben

Heften

Programm

Meng e Kopie

Rand/Bild verschieb.

Trennlinie Lös chung

Wenn kein Festplattensymbol in den Kopier-, Druck- und Scan-Funktionen angezeigt wird, kann dies bedeuten, dass sich der Kopierer nicht im Sicherheitsmodus befindet. Wenden Sie sich an Ihren Kundendienst.

Hinweis Sie können den Betriebszustand der Überschreibfunktion ermitteln, wenn Sie

auf Änderungen an der Darstellung des Festplattensymbols achten. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-11 Anzeige während des Überschreibens.

4-8

Sicherheitsbausatz-Funktionen

Administratorinformationen

1 Überwachen des

Betriebszustands und Überschreiben alter Bilddaten

2 Formatieren der Festplatte

Sendet an Computer

Ausgabe

Kopierfunktion

Scannerfunkt ion

Druckerfunkti on

Sicherheitsbausatz

Temporäres Speichern der Originaldokum entdaten

Festplatte

Optionale Festplatte

Überschreibfunktion

Funktionsdetails

Überschreibt alte Dokumentdaten nach Beendigung des Kopiervorgangs oder der Druckausgabe.

Überschreibverfahren

3 -maliges Überschreiben oder 1-maliges Überschreiben (weitere Informationen finden Sie auf 4-15 Schritt 3: Festplatte überschreiben.)

Zeitliche Planung der Ausführung

Überschreibt vorhandene alte Dokumentdaten nach Beendigung eines Auftrags.

Von der Überschreibfunktion betroffene Daten

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-12 Von der Überschreibfunktion betroffene Daten.

Bildschirm “Überschreiben wird ausgeführt”

Das Festplattensymbol wechselt zwischen den beiden Darstellungen (weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-11 Anzeige während des Überschreibens.)

4-9

Administratorinformationen

Überschreibdauer

Dieser Wert hängt von der Datenmenge ab, die überschrieben wird.

Verschlüsselungsfunktion

Funktionsdetails

Verschlüsselt auf der Festplatte gespeicherte Daten

Zeitliche Planung der Ausführung

Verschlüsselung der Originaldokumentdaten beim Schreiben auf die Festplatte, Entschlüsselung der Originaldokumentdaten beim Ausgeben.

Verschlüsselte Daten

Weitere Informationen finden Sie auf 4-13 Von der Verschlüsselungsfunktion betroffene Daten.

Formatierungsfunktion

Funktionsdetails

Überschreibt alle Daten auf der Festplatte.

Überschreibverfahren

3 -maliges Überschreiben oder 1-maliges Überschreiben (weitere Informationen finden Sie auf 4-15 Schritt 3: Festplatte überschreiben.)

Zeitliche Planung der Ausführung

Ausführung über das Bedienfeld (weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-17 Formatieren der Festplatte.)

Von der Überschreibfunktion betroffene Daten

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-13 Von der Formatierungsfunktion überschriebene Daten.

Bildschirm “Überschreiben wird ausgeführt”

Anzeige Formatierung der Festplatte.

Überschreibdauer

Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-13 Zur Formatierung benötigte Zeit.

4-10

Administratorinformationen

Überschreiben der Festplatte

Sie können Daten mit einem der beiden folgenden Verfahren überschreiben:

Einmal Überschreiben

Bei diesem Verfahren wird der gesamte Bereich, in dem alte Dokumentdaten gespeichert sind, mit Nullen überschrieben, um eine Wiederherstellung der Daten zu verhindern. Die ganze Festplatte wird bei der Formatierung mit Nullen überschrieben.

3 maliges Überschreiben (Standard)

Bei diesem Verfahren wird der gesamte Bereich, in dem alte Dokumentdaten gespeichert sind, zweimal mit einem Zufallsmuster und beim dritten und letzten Mal mit Nullen überschrieben. Dieses Verfahren dauert zwar länger als das 1-malige Überschreiben, bietet aber eine höhere Sicherheit, weil die Daten selbst mit ausgefeilten Wiederherstellungsmethoden nicht wiederhergestellt werden können. Das Verfahren überschreibt den gleichen Bereich wie das 1-mailige Überschreibverfahren.

Anzeige während des Überschreibens

Wichtig!

Kopierbereit. (Vollfarbe )

A4 Normal

A3 Farbiges

A4 Normal

APS

Mehr za bl Normal

Aut oma t. Belichtung

Beli cht .

Auto %

100%

Verkle in./ Verg röß.Modus

Farbe f unk.FunktionBenutz erwahlBa sis

Papierfor m. Satz

100%

Kein e

Heften Links oben

Heften

Programm

Meng e Kopie

Rand/Bild verschieb.

Trennlinie Lös chung

Das Symbol der Festplatte

Symbolanzeige Details

Die Festplatte enthält alte Daten.

Wechselnde

Alte Daten werden überschrieben.

Alte Daten sind überschrieben worden.

Um eine Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie das Gerät während des Überschreibvorgangs nicht aus (während das Festplattensymbol zwischen beiden Darstellungen wechselt).

4-11

Administratorinformationen

Hinweis

• Wenn das Gerät während eines laufenden Überschreibvorgangs ausgeschaltet wird, bleiben die bis dahin nicht überschriebenen Daten weiter auf der Festplatte. In diesem Fall sollten Sie den gesamten Überschreibvorgang nach dem Wiedereinschalten des Geräts wiederholen.

• In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das Festplattensymbol nach Abschalten des Geräts während eines Überschreibvorgangs nicht in die Darstellung wechselt. Das ist ein Hinweis darauf, dass der Überschreibvorgang nicht möglich ist, weil Daten während des Überschreibens beschädigt worden sind. Das Gerät kann zwar weiterhin alte Daten überschreiben, die nach dem Kopieren nicht mehr benötigt werden, aber die Festplatte muss neu formatiert werden, um die normale Überschreibfunktion wiederherzustellen. (Siehe Seite 4-17 Formatieren der Festplatte.)

Von der Überschreibfunktion betroffene Daten

Die Überschreibfunktion betrifft folgende Daten.

Kopierfunktion

Die Originaldokumentdaten einer Kopie, wenn der Auftrag abgeschlossen ist

Die Originaldokumentdaten, die mit einer Dokumentverwaltungsfunktion gespeichert und vom Benutzer gelöscht wurden

Die in der Synergy Druckbox gespeicherten Originaldokumentdaten wurden gelöscht, weil die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist

Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte)

Post-Output-Druckdaten Druckdaten aus dem privaten Druckmodus und der virtuellen Mailbox-

Funktion, wenn der Auftrag abgeschlossen ist Schnellkopie, Prüfen und Aufbewahren und Privater Druck (diese

Daten werden gelöscht wenn die Stromversorgung aus- und wieder eingeschaltet wird.)

Die Daten werden gelöscht, wenn die maximale Dokumentenanzahl in der Funktion Schnellkopie oder Prüfen und Aufbewahren überschritten wird

Daten, die gelöscht wurden, wenn die Speicherkapazität durch temporäre oder permanente Auftragsdaten überschritten worden ist

Scannerfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

4-12

Administratorinformationen

Von der Verschlüsselungsfunktion betroffene Daten

Kopier-/Scanfunktion

Diese Funktion scannt die Originaldokumentdaten

Hinweis

Von der Formatierungsfunktion überschriebene Daten

Folgende Daten werden von der Formatierungsfunktion überschrieben.

Kopierfunktion

Auftragsbezogene Daten

Die mit der Dokumentverwaltungsfunktion gespeicherten Originaldokumentdaten

Druckerfunktion (bei Installation einer optionalen Festplatte)

Im Modus Gespeicherter Job gespeicherte Daten

Programmdaten

Optionale Schriftarten

Makrodaten

Scannerfunktion

Allgemeines Buch

Zur Formatierung benötigte Zeit

Die zur Formatierung benötigten Zeiten sind nachfolgend angegeben.

Überschreibverfahren Formatierungszeit der Festplatte

Einmal Überschreiben Max. 0,5 Stunden 3 mal überschreiben Max. 1,5 Stunden

4-13

Administratorinformationen

Sicherheitsbausatz-Installationsanleitung

Schritt 1: Vorbereitung

Sicherheitsbausatz-Installation

Der Sicherheitsbausatz wird vom Kundendienst installiert.

Vorsichtsmaßnahmen bei der Installation des Sicherheitsbausatzes

• Die Funktion Mehrfachkopie wird unterbunden.

• Das Menü zum Löschen ungültiger Daten wird durch das Menü zum Festplatte formatieren ersetzt.

• Alle auf der Festplatte gespeicherten Originaldokumentdaten werden überschrieben.

Vorsichtsmaßnahmen für die Installation des Sicherheitsbausatzes auf einem gebrauchten Gerät

Nach Installation des Sicherheitsbausatzes müssen Sie alle Festplatten formatieren.

Schritt 2: Änderung des Management-Codes

Um den Sicherheitsbausatz benutzen zu können, muss der ManagementCode eingegeben werden. Durch Änderung des Management-Codes wird gewährleistet, dass außer dem Administrator niemand auf den Sicherheitsbausatz zugreifen kann. Der Management-Code ist bei Benutzung des Sicherheitsmodus achtstellig.

Wichtig!

Hinweis Sie können den Management-Code im Bereich von 00000000 bis 99999999

4-14

Vermeiden Sie einen Management-Code, der einfach zu erraten ist, wie z. B. 11111111 oder 1 2 34 5678.

ändern. Die Nummer muss aus acht Ziffern bestehen.

Drücken Sie die Taste System Menü / Zähler.

Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine.

Geben Sie mit den Zifferntasten den Management-Code ein. Die

Standardeinstellung ist 25002500 für das 25/20 cpm Modell und 32003200 für die 32/25 und 32/32 cpm Modelle.

Administratorinformationen

Drücken Sie die Tasten und , um Manag.-Code änd. mit #Ta.

auszuwählen, und drücken Sie anschließend die Taste #ändern.

Geben Sie mit den Zifferntasten den neuen Management-Code ein.

Manag.-Code änd. mit #Ta. Zurüc k Schli eßen

Verwaltungscode ändern. Z. Fe st legen 8-s telliger Zahlen numerisc he Tasten v erw.

27451172

Löschen

Standard f. Mas chineSys tem Menü

Drücken Sie die Taste Schließen.

Schritt 3: Festplatte überschreiben

Wählt die Funktion Festplatte überschreiben. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-11 Überschreiben der Festplatte.

Hinweis Diese Einstellung bezieht sich nicht auf das individuelle Überschreiben und

Formatieren.

Drücken Sie die Taste System Menü / Zähler.

Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine.

Geben Sie mit den Zifferntasten den Management-Code ein. Die

Standardeinstellung ist 25002500 für das 25/20 cpm Modell und 32003200 für die 32/25 und 32/32 cpm Modelle.

Wählen Sie auf der linken Seite im Einstellungsfeld die Option Festplatte

überschreiben und betätigen Sie die Taste #ändern.

Drücken Sie 3 mal überschr. oder Einmal Überschr.

Festplatte überschreiben

Übers chreiben der Fes tplatte aus wählen.

Einma l Überschr.

3 mal übers chr .

Sys tem Menü

Drücken Sie die Taste Schließen.

Standard f. Mas chine

Zurüc k Schli eßen

4-15

Administratorinformationen

Schritt 4: Verschlüsselungs Code der Festplatte ändern

Verschlüsselungs Code ändern

Drücken Sie die Taste System Menü / Zähler.

Drücken Sie die Taste Standard f. Maschine.

Drücken Sie die Tasten und , um HDD Verschlüsselungscode

auszuwählen und drücken Sie anschließend die Taste #ändern.

Drücken Sie #ändern für den Verschlüsselungs Code.

Änderung des Vers chlüss elungscodes . 16 Zeichen eingeben. Bei Änderung des Codes werden Daten über sc hrieben.

Verschlüsselungscode

Sys tem Menü Standard f . Masc hine-

Geben Sie den 16-stelligen Verschlüsselungs Code ein und drücken Sie die

:Vers chl.- c ode be s tä t.

#ändern

Schlie ßenHDD Verschlüsselungscode Zurück

Ta st e Ende. Bildschirm wieder zum HDD Verschlüsselungs Code-Bildschirm.

Um sicherzustellen, dass der Code korrekt eingegeben wurde, drücken Sie die

Ta st e #ändern hinter Verschl.-code bestät., geben Sie denselben Code erneut ein und drücken Sie Ende. Bildschirm wieder zum HDD Verschlüsselungs Code-Bildschirm.

Drücken Sie die Taste Schließen.

Drücken Sie Ja, wenn der Bestätigungsdialog angezeigt wird.

Stopp

Der Versc hlüsselungsc ode wird geändert. Dadurch werden die Dat en auf der Fes tplat te übers chrieben. Sind Sie sic her?

Nein

4-16

Alle auf der Festplatte gespeicherten Originaldokumentdaten werden überschrieben. Nach Abschluss des Überschreibvorgangs wechselt der Bildschirm wieder zum System Menü / Zähler-Bildschirm.

Formatieren der Festplatte

Formatieren Sie die Festplatte, wenn Sie das Gerät oder die Festplatte entsorgen, um alle auf der Festplatte gespeicherten Daten zu überschreiben. Weitere Informationen finden Sie auf Seite 4-10 Formatierungsfunktion.

Administratorinformationen

Wichtig!

Um eine mögliche Beschädigung der Festplatte zu vermeiden, schalten Sie den Kopierer während des Formatierens der Festplatte nicht aus. Wenn die Formatierung nicht abgeschlossen wird, besteht die Möglichkeit, dass die Daten auf der Festplatte wiederhergestellt und Informationen ausgespäht werden können.

Hinweis • Der Sicherheitsbausatz nimmt eine Formatierung der Festplatte vor, wenn

der Strom aus- und wieder eingeschaltet wird.

• Wenn eine Zusatzfestplatte eingebaut ist, wird diese Festplatte ebenfalls

formatiert.

Drücken Sie die Taste System Menü / Zähler.

Drücken Sie die Taste Festplatte Managment.

Geben Sie mit den Zifferntasten den Management-Code ein. Die

Standardeinstellung ist 25002500 für das 25/20 cpm Modell und 32003200 für die 32/25 und 32/32 cpm Modelle.

Drucken Sie die Taste An unter Festplatte formatieren. (auf der

rechten Seite des Touchpanels).

HDD Managmentmodus

Festplattenkapazität überprüfen Freien Speicherplatz und Kapazität der Fes tplatte über prüfen.

Festplatte formatieren. Date n auf der F estplatt e übers chreiben. Date n sind nic ht wiederherst ellbar.

Schlie ßen

Sys tem Menü

Drücken Sie die Taste Ja, wenn Sie aufgefordert werden die Formatierung zu

bestätigen. Die Formatierung wird gestartet.

Nachdem die Formatierung beendet ist, den Hauptschalter ausschalten und

das Netzkabel abziehen.

4-17

Administratorinformationen

Fehlermeldungen

Wenden Sie sich an Ihren Kundendienst oder an ein offizielles Servicezentrum, wenn eine der folgenden Meldungen angezeigt wird.

Meldung Details

Sicherheitsschlüssel wurde nicht erkannt. Nicht verfügbar.

Der Sicherheitsschlüssel ist nicht richtig eingesteckt oder ist beschädigt.

4-18

Itali

ano

Informazioni generali per l’utente

Sommario

Introduzione ................................................................................... 5-1

Introduzione

La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del Data Security Kit (D) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché le precauzioni relative al suo utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di utilizzare il kit di sicurezza.

Informazioni sul kit di sicurezza

Sovrascrittura

La macchina per l’installazione del kit di sicurezza (da qui in poi, la macchina) funziona memorizzando temporaneamente i dati scansiti su un hard disk interno. La stampa viene eseguita utilizzando tali dati. Anche dopo il completamento della stampa, i dati continuano a essere memorizzati sul disco rigido finché non vengono sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la possibilità che informazioni riservate vengano trafugate se si utilizzano strumenti speciali per il ripristino dei dati memorizzati.

Il kit di sicurezza sovrascrive i vecchi dati, i dati che non sono necessari, e l’area di memorizzazione dati dove i dati sono stati cancellati per garantire che i dati non possano più essere ripristinati. La sovrascrittura viene eseguita automaticamente, senza l’ intervento dell’utente.

Dati non protetti dalla sovrascrittura

Il kit di sicurezza protegge i dati che non sono più necessari una volta stampati e i dati che sono stati cancellati. Ciò significa che ciascun utente è responsabile del mantenimento dei dati prima della loro stampa o dei dati memorizzati prima della cancellazione.

5-1

Informazioni generali per l’utente

I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.

• Gestione documenti (Funzione di copia)

• Copia rapida (Funzione di stampa)

• Controlla e mantieni (Funzione di stampa)

• Stampa privata (Funzione di stampa)

• Processo memorizzato (Funzione di stampa)

• Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)

• Processo con codice temporaneo (Funzione di stampa)

• Processo con codice permanente (Funzione di stampa)

• Funzione FAX

Cifratura

La macchina memorizza temporaneamente i dati scansiti su un hard disk. In caso di furto dell’hard disk, sussiste il rischio che i dati vengano trasmessi a parti non autorizzate o che vengano modificati.

Il kit di sicurezza cifra i dati memorizzati sull’hard disk rendendoli illeggibili per operazioni che esulino dalle normali operazioni di stampa.

Inoltre, poiché il processo di cifratura si avvia automaticamente, non è necessario eseguire alcuna operazione particolare.

5-2

Informazioni generali per l’utente

Visualizzazione durante la sovrascrittura

Pronta a copiare. (Pieno col.)

A4 Normale

APS

Colo rat a A4

Normale A4

Normale

Vas univ Normale

Visualizzazione

Aut o Esp osiz .

Modo

Dettagli

Auto %

100%

Riduzione/ Ingrandim.Esp osiz .

Funz. ColoreFunzioneScelt a uten.Bas e

Form. Carta Impos

100%

Nes suno

Pinza trice Alt o s inis

Pinza trice

Programm a

Com binar e

Mar gine / Centratura

Canc el la Foglio

L’icona dell’hard disk

icona

L’hard disk contiene vecchi dati.

Alternato Sovrascrittura dati vecchi in corso

I dati vecchi sono stati sovrascritti.

Importante!

Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la macchina durante la sovrascrittura (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).

Nota • Spegnendo la macchina durante la sovrascrittura, tutti i dati non ancora

sovrascritti restano memorizzati nell’hard disk. In questo caso, occorre riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione della macchina.

• In rari casi, una volta spenta la macchina durante la sovrascrittura, l’icona dell’hard disk potrebbe non alternarsi . Ciò indica che la sovrascrittura potrebbe non essere più possibile perché durante la sovrascrittura i dati si sono corrotti. Sebbene la macchina sia in grado di sovrascrivere altri dati vecchi dopo la stampa, contattare l’amministratore responsabile del funzionamento e della sicurezza della macchina per ripristinare la funzione di sovrascrittura.

5-3

Informazioni generali per l’utente

Dati da sovrascrivere

I dati da sovrascrivere sono i seguenti.

Funzione di copia

Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata

Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di gestione e cancellati dall’utente

Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione Lavori cancellato perché scaduto

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati al termine della stampa

Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella postale virtuale al termine dell’uscita

Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)

Dati cancellati dall’utente mediante le funzioni di copia rapida, controlla e mantieni, stampa privata, processo memorizzato, casella postale virtuale, processo con codice temporaneo o processo con codice permanente

Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni

5-4

Nota

Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati di stampa di un processo con codice temporaneo

Funzione di scanner

Dati del documento originale scansiti

Dati da cifrare

Funzione di copia/scanner

Dati del documento originale scansiti

Il kit di sicurezza sovrascrive immediatamente i dati del documento originale memorizzati sull’hard disk in caso di cancellazione della copia, scansione o stampa mentre il processo è in corso. L’hard disk non viene utilizzato con la funzione FAX.

Informazioni per l’amministratore

Sommario

Introduzione ................................................................................... 5-5

Funzioni del kit di sicurezza ......................................................... 5-9

Procedure per l’installazione del kit di sicurezza ..................... 5-14

Formato Hard Disk ....................................................................... 5-17

Messaggi di errore ....................................................................... 5-18

Introduzione

La presente guida operativa contiene le informazioni sull’utilizzo corretto del Data Security Kit (D) (da qui in poi, Kit di sicurezza), nonché le precauzioni relative all’utilizzo. Leggere attentamente la presente guida operativa prima di utilizzare il kit di sicurezza. La presente guida operativa è inoltre rivolta agli amministratori responsabili della gestione e della sicurezza della macchina per l’installazione del kit di sicurezza (da qui in poi, la macchina). L’amministratore deve custodire la presente guida in un luogo sicuro.

Accessori

Il kit di sicurezza è fornito con i seguenti accessori:

• Chiave di sicurezza (fissato alla macchina dal rappresentante del servizio di assistenza)

• Guida operativa (il presente manuale)

• Guida all’installazione (per il rappresentante del servizio)

Informazioni sul kit di sicurezza

Sovrascrittura

La macchina funziona memorizzando temporaneamente i dati scansiti su un hard disk interno. La stampa viene eseguita utilizzando tali dati. Anche dopo il completamento della stampa, i dati continuano a essere memorizzati sul disco rigido finché non vengono sovrascritti da altri dati. Per tale ragione, esiste la possibilità che informazioni riservate vengano trafugate se si utilizzano strumenti speciali per il ripristino dei dati memorizzati.

5-5

Informazioni per l’amministratore

Dati non protetti dalla sovrascrittura

I dati derivanti dalle funzioni seguenti devono essere amministrati dall’utente.

• Gestione documenti (Funzione di copia)

• Copia rapida (Funzione di stampa)

• Controlla e mantieni (Funzione di stampa)

• Stampa privata (Funzione di stampa)

• Processo memorizzato (Funzione di stampa)

• Casella postale virtuale (VMB) (Funzione di stampa)

• Processo con codice temporaneo (Funzione di stampa)

• Processo con codice permanente (Funzione di stampa)

• Funzione FAX

Cifrato

La macchina può memorizzare temporaneamente i dati scansiti su un hard disk. In caso di furto del hard disk, sussiste il rischio che i dati vengano trasmessi a parti non autorizzate o che vengano modificati.

Il kit di sicurezza cifra i dati memorizzati sull’hard disk rendendoli illeggibili per operazioni che esulino dalle normali operazioni di stampa.

Inoltre, poiché il processo di cifratura si avvia automaticamente, non è necessario eseguire alcuna operazione particolare.

Il kit di sicurezza agisce sui dati dell’hard disk interno della macchina ma non protegge alcun altro tipo di dati (quali i dati inviati ad altri computer). Notare che la sicurezza dei dati non è garantita se si disattende anche solo una delle

condizioni necessarie per la sicurezza dei dati descritte di seguito.

Condizioni necessarie per la sicurezza dei dati

Sono necessarie le seguenti condizioni per garantire la validità della sicurezza dei dati utilizzando il kit di sicurezza.

5-6

Informazioni per l’amministratore

Amministratore affidabile

È necessario che un amministratore affidabile si assuma la responsabilità della sicurezza della macchina che utilizza questo kit di sicurezza.

Ambiente di installazione sicuro

La macchina deve essere installata in un ambiente ad accesso limitato. Ciò impedisce l’utilizzo della macchina da parte di personale non autorizzato.

Rappresentante del servizio di assistenza affidabile

Tutte le operazioni di manutenzione devono essere eseguite dal rappresentante del servizio di assistenza in presenza dell’ amministratore.

5-7

Informazioni per l’amministratore

Informazioni sulla modalità di sicurezza

Per modalità di sicurezza si intende lo stato della macchina quando è stato installato il kit di sicurezza sulla macchina e funziona correttamente. Quando è attiva la modalità di sicurezza, appare un’icona dell’hard disk nell’angolo superiore destro del pannello a sfioramento. Quando è attiva la modalità di sicurezza, appare un’icona dell’hard disk nell’angolo superiore destro del pannello a sfioramento.

(L’icona dell’hard disk è visualizzata sulle schermate delle funzioni di copia, stampa e scanner).

Form. Carta Impos

100%

Nes suno

Pinza trice Alt o s inis

Pinza trice

Programm a

Com binar e

Mar gine / Centratura

Canc el la Foglio

Importante!

Pronta a copiare. (Pieno col.)

A4 Normale

A3 Colo rat a

A4 Normale

APS

Vas univ Normale

Aut o Esp osiz .

Modo

Auto %

100%

Riduzione/ Ingrandim.Esp osiz .

Funz. ColoreFunzioneScelt a uten.Bas e

Se l’icona di un hard disk non è visualizzata sulle schermate delle funzioni di copia, stampa e scanner, la macchina potrebbe non essere in modalità di sicurezza. Contattare il rappresentante del servizio di assistenza.

Nota È possibile determinare lo stato operativo della funzione di sovrascrittura

monitorando i cambiamenti dell’immagine dell’icona dell’hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-11 Visualizzazione durante la sovrascrittura.

L’icona dell’hard disk

5-8

Funzioni del kit di sicurezza

Informazioni per l’amministratore

1 Controlla lo stato delle

operazioni e sovrascrive i dati immagine vecchi.

2 Formatta l’hard disk.

Invia a computer

Uscita

Funzione di copia

Funzione di scanner

Funzione di stampa

Kit di sicurezza

Memorizza temporaneam ente i dati del documento originale

Hard Disk

Hard Disk opzionale

Funzione di sovrascrittura

Dettagli della funzione

Sovrascrive i dati dei documenti vecchi al termine di una copia o di una stampa.

Metodo di sovrascrittura

3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (per ulteriori dettagli vedere pagina 5-15 Fase 3: Sovrascrivere Hard Disk.)

Programmazione esecuzione

Sovrascrive i dati dei documenti vecchi esistenti al termine di un lavoro.

Dati da sovrascrivere

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-12 Dati da sovrascrivere.

Schermata Sovrascrittura in corso

L’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone (per ulteriori dettagli vedere pagina 5-11 Visualizzazione durante la sovrascrittura).

5-9

Informazioni per l’amministratore

Tempo di sovrascrittura

Varia in base alla quantità di dati da sovrascrivere.

Funzione di cifratura

Dettagli della funzione

Cifra i dati memorizzati sull’hard disk

Programmazione esecuzione

Cifra i dati del documento originale al momento della scrittura sul disco che sono stati decifrati durante la produzione dei dati del documento originale.

Dati cifrati

Per ulteriori dettagli vedere 5-13 Dati da cifrare.

Funzione Formattazione

Dettagli della funzione

Sovrascrive tutti i dati sull’hard disk.

Metodo di sovrascrittura

3 volte sovrascritta o 1 volta sovrascritta (per ulteriori dettagli vedere pagina 5-15 Fase 3: Sovrascrivere Hard Disk.)

Programmazione esecuzione

Esecuzione tramite pannello operativo (Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-17 Formato Hard Disk.)

Dati da sovrascrivere

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-13 Dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione.

Schermata Sovrascrittura in corso

Viene visualizzato il messaggio Formattare Hard Disk.

Tempo di sovrascrittura

Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-13 Tempo necessario per la formattazione.

5-10

Informazioni per l’amministratore

Sovrascrittura hard disk

È possibile selezionare uno dei due metodi seguenti per sovrascrivere i dati:

1 volta sovrascritta

Sovrascrive tutta l’area utilizzata per memorizzare i dati di vecchi documenti con zeri, al fine di rendere impossibile il recupero dei dati. Tutto l’hard disk è sovrascritto con zeri durante l’operazione di formattazione.

3 volte sovrascritta (Default)

Sovrascrive due volte l’intera area utilizzata per memorizzare i dati dei documenti vecchi con un motivo casuale, quindi una terza e ultima volta con gli zeri. L’esecuzione di questo metodo è più lunga rispetto a quella di 1 volta sovrascritta, perché anche i metodi di ripristino più sofisticati non sono in grado di recuperare i dati, offrendo così una maggiore sicurezza. L’area da sovrascrivere è la stessa di 1 volta sovrascritta.

Visualizzazione durante la sovrascrittura

Importante!

Pronta a copiare. (Pieno col.)

A4 Normale

APS

Colo rat a A4

Normale A4

Normale

Visualizzazione

Vas univ Normale

Aut o Esp osiz .

Modo

Dettagli

Auto %

100%

Riduzione/ Ingrandim.Esp osiz .

Funz. ColoreFunzioneScelt a uten.Bas e

Form. Carta Impos

100%

Nes suno

Pinza trice Alt o s inis

Pinza trice

Programm a

Com binar e

Mar gine / Centratura

Canc el la Foglio

L’icona dell’hard disk

icona

L’hard disk contiene vecchi dati.

Alternato Sovrascrittura dati vecchi in corso

I dati vecchi sono stati sovrascritti.

Per evitare di danneggiare l’hard disk, non spegnere la macchina durante la sovrascrittura (mentre l’icona dell’hard disk si alterna tra le due icone).

5-11

Informazioni per l’amministratore

Nota • Spegnendo la macchina durante la sovrascrittura, tutti i dati non ancora

sovrascritti restano memorizzati nell’hard disk. In questo caso, occorre riavviare dall’inizio l’operazione di sovrascrittura all’accensione della macchina.

• In rari casi, una volta spenta la macchina durante la sovrascrittura, l’icona dell’hard disk potrebbe non alternarsi . Ciò indica che la sovrascrittura potrebbe non essere più possibile perché durante la sovrascrittura i dati si sono corrotti. La macchina è ancora in grado di eseguire la sovrascrittura e sovrascrivere i dati vecchi che non sono più necessari una volta stampati, tuttavia occorre riformattare l’hard disk per ripristinare il normale funzionamento della sovrascrittura. (Vedere pagina 5-17 Formato Hard Disk.)

Dati da sovrascrivere

I dati da sovrascrivere sono i seguenti.

Funzione di copia

Dati del documento originale di una copia la cui uscita è terminata

Dati del documento originale memorizzati mediante la funzione di gestione e cancellati dall’utente

Dati del documento originale memorizzati nel Box Combinazione Lavori cancellato perché scaduto

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati al termine della stampa

Stampa i dati nel modo di stampa privato e con la funzione di casella postale virtuale al termine dell’uscita.

Copia rapida, controlla e mantieni, e dati di Stampa privata (cancellati dopo il susseguirsi di spegnimento e accensione)

5-12

Dati cancellati quando viene superato il numero massimo di documenti di copia rapida o dati di stampa controlla e mantieni

Dati cancellati quando si eccede la capacità di memorizzazione dei dati di stampa di un processo con codice temporaneo

Funzione di scanner

Dati del documento originale scansiti

Dati da cifrare

Funzione di copia/scanner

Dati del documento originale scansiti

Informazioni per l’amministratore

Nota

Dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione

I dati sovrascritti mediante la funzione di formattazione sono i seguenti.

Funzione di copia

Dati contabili dei lavori

Dati del documento originale memorizzati con la funzione di gestione del documento

Funzione di stampa (quando è installato un hard disk opzionale)

Dati memorizzati nel modo processo memorizzato

Dati programma

Carattere opzionale

Dati macro

Funzione di scanner

Lista comune

Tempo necessario per la formattazione

I tempi necessari per la formattazione sono i seguenti.

Metodo di sovrascrittura Tempo di formattazione

1 volta sovrascritta Max 0,5 ore 3 volte sovrascritta Max 1,5 ore

5-13

Informazioni per l’amministratore

Procedure per l’installazione del kit di sicurezza

Fase 1: Preparazione

Installazione del kit di sicurezza

Il kit di sicurezza è installato dal rappresentante del servizio.

Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza

• La funzione Ripeti copia viene vietata.

• Il menu Cancella dati non validi è sostituito dal menu Formattazione Hard Disk.

• Tutti i dati del documento originale salvati sull’hard disk vengono sovrascritti.

Precauzioni per l’installazione del kit di sicurezza su una macchina già in uso

Dopo aver installato il kit di sicurezza, è necessario formattare tutti gli hard disk.

Fase 2: Cambio del Codice di gestione

Per utilizzare il kit di sicurezza, occorre inserire il codice di gestione. La modifica del codice di gestione fa sì che nessuno possa utilizzare il kit di sicurezza, eccetto l’amministratore. In modalità di sicurezza, il codice di gestione è formato da otto cifre.

Importante!

Non utilizzare un codice di gestione che possa essere facilmente indovinato, ad e s empio 11111111 o 12345678.

Nota Si può modificare il codice di gestione con un numero compreso nell’intervallo

00000000 - 99999999. Assicurarsi di utilizzare otto cifre.

Premere il tasto Menu Sistema / Contatore.

Premere il tasto Macchina default.

Utilizzare i tasti numerici per inserire il codice di gestione. L’impostazione

predefinita è 25002500 per il modello 25/20 cpm e 32003200 per i modelli 32/ 25 e 32/32 cpm.

Premere i tasti e per selezionare Cambio codice gest. con #,

quindi premere il tasto Cambia #.

5-14

Informazioni per l’amministratore

Utilizzare i tasti numerici per inserire il nuovo codice di gestione.

Cambio codice gest. con # Ret ro Chiuso

Modificare il codice di gestione. Utilizzare tas ti numerici per impostare nr. a 8 cifre.

27451172

Cance lla

Macchina defaultMenu Sistema

Premere il tasto Chiuso.

Fase 3: Sovrascrivere Hard Disk

Seleziona la sovrascrittura dell’hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 511 Sovrascrittura hard disk.

Nota Notare che questo metodo non si applica per le singole funzioni di

sovrascrittura e formattazione.

Premere il tasto Menu Sistema / Contatore.

Premere il tasto Macchina default.

Utilizzare i tasti numerici per inserire il codice di gestione. L’impostazione

predefinita è 25002500 per il modello 25/20 cpm e 32003200 per i modelli 32/ 25 e 32/32 cpm.

Selezionare Sovrascrivere Hard Disk dal campo d’impostazione sul lato

sinistro, quindi premere il tasto Cambia #.

Premere 3 volte sovrascr. o 1 volta Sovrascr.

Sovras crivere Hard D isk

Selez ionare la s ovr as cr itt ura de l Hard Dis k.

1 volta Sovr asc r.

3 volte sovrascr.

Menu Sistema

Premere il tasto Chiuso.

Macchina default

Ret ro Chiuso

5-15

Informazioni per l’amministratore

Fase 4: Modifica della chiave di cifratura dell’hard disk

Modifica della chiave di cifratura

Premere il tasto Menu Sistema / Contatore.

Premere il tasto Macchina default.

Premere i tasti e per selezionare Chiave di Cifratura HD, quindi

premere il tasto Cambia #.

Premere Cambia # per la Chiave di cifratura.

Modifica la c hiave per criptare dat i. Immete re 16 cifre. La modifica della chiave causa la sovrascrittura dei dati.

Chia v e di Cif rat ur a

Menu Siste ma Mac china default-

Inserire i 16 caratteri della chiave di cifratura e premere il tasto Fine. Si viene

:Conferma Chia ve Cifra tu ra

Cam bia #

Chiu soChia v e d i Cif rat ur a H D Retro

riportati alla schermata Chiave di Cifratura HD.

Per assicurarsi che la chiave sia stata inserita correttamente, premere il tasto

Cambia # di Conferma chiave cifratura, inserire di nuovo la stessa chiave, quindi premere il tasto Fine. Si viene riportati alla schermata Chiave di Cifratura HD.

Premere il tasto Chiuso.

Premere il tasto Sì quando appare una finestra di dialogo di conferma.

Stop

La c hiave di c rit verrà m odific ata. La modif della c hiave caus a la sovras crittura dei dati me m. nel disc o rigido. Continuare?

Sì

5-16

Tutti i dati del documento originale salvati sull’hard disk vengono sovrascritti. Una volta completata la sovrascrittura, si viene riportati alla schermata Menu Sistema / Contatore.

Formato Hard Disk

Formattare l’hard disk quando si dismettono la macchina o l’hard disk per sovrascrivere i dati dell’hard disk. Per ulteriori dettagli vedere pagina 5-10 Funzione Formattazione.

Informazioni per l’amministratore

Importante!

Dal momento che esiste la possibilità di danneggiare l’hard disk, non spegnere la fotocopiatrice durante la formattazione dell’hard disk. Se la formattazione non è completa, esiste la possibilità che i dati vengano ripristinati dall’hard disk e che le informazioni vengano trafugate.

Nota • Il kit di sicurezza riavvia la formattazione dell’hard disk quando si spegne

e si riaccende la fotocopiatrice.

• Se l’hard disk opzionale è collegato, sarà formattato anch’esso.

Premere il tasto Menu Sistema / Contatore.

Premere il tasto Hard Disk Management.

Utilizzare il tasti numerici per inserire il codice di gestione. L’impostazione

predefinita è 25002500 per il modello 25/20 cpm e 32003200 per i modelli 32/ 25 e 32/32 cpm.

Premere il tasto On in Formattazione Hard Disk (sul lato destro del

pannello a sfioramento).

Modo HDD management

HDD management

Controllare capacità del Hard Disk Controlla re s pazio dis ponibile e c apac ità del Hard Dis k.

Formattaz ione Hard Disk Sovrascrivere i dati sul Hard Disk. Impos sibile riprist inare i dat i.

Chius o

Menu Sistema

Per confermare la formattazione, premere il tasto Sì. La formattazione inizia.

Dopo che la formattazione è completata, spegnere l’interruttore principale e

scollegare il cavo di alimentazione.

5-17

Informazioni per l’amministratore

Messaggi di errore

Contattare il proprio rappresentante del servizio di assistenza o centro di assistenza autorizzato qualora fossero visualizzati i seguenti messaggi.

Messaggio Dettagli

Chiave di protezione non riconosciuta. Non disponibile.

La chiave di sicurezza non è collegata correttamente o è danneggiata.

5-18

一般ユーザ

はじめに ........................................................................................... 6-1

はじめに

この使用説明書は、Data Security Kit (D)（以降、セキュリティキット）を正しく運用していただくための操作方法や注意事項をまとめたものです。ご使用前に必ずこの使用説明書をお読みください。

セキュリティキットについて

上書き消去

複合機は、読み込んだ原稿を一時的にハードディスクにデータとして保存し、そのデータから印刷を行います。データは印刷が行われた後でも、別のデータが上書きされるまで、ハードディスクに残ります。そのため、特殊なツールなどで残ったデータを復旧すると、機密漏えいの原因となる可能性があります。

一般ユーザ編

セキュリティキットは、印刷後に不要になったデータや、削除した後のデータの記録領域を上書きして消去（以降、上書き消去）しますので、復元できないようにすることができます。また、上書き消去は自動で行われるため、特別な操作の必要はありません。

上書き消去による保護対象外のデータについて

上書き消去で保護するデータは、印刷後に不要になったデータや、削除した後のデータです。したがって印刷前のデータや削除する前の保存データについては、利用者の責任で管理してください。

6-1

一般ユーザ編

利用者が管理する必要があるデータは、次の機能で取り扱うデータです。

• 文書管理機能（コピー機能）

• クイックコピー（プリンタ機能）

• 試し刷り後、保留（プリンタ機能）

• プライベートプリントモード（プリンタ機能）

• ジョブ保留モード（プリンタ機能）

• バーチャルメールボックス機能（プリンタ機能）

• 一時保存機能（プリンタ機能）

• 恒久保存機能（プリンタ機能）

• ファクス機能

暗号化

複合機は、読み込んだ原稿データをハードディスクに保存することが出来ます。そのため、ハードディスクが盗まれると、データ流出や、改ざんされる恐れがあります。

6-2

セキュリティキットは、ハードディスクに保存するデータを暗号化しますので、通常の印刷作業以外では解読できません。

また、暗号化は自動で行われるため、特別な操作の必要はありません。

上書き消去実行時の表示

一般ユーザ編

用紙セット

100%

ステープルなし

ステープル 1点左上

ステープル

プログラム

集約

とじしろ/

ｾﾝﾀｰ移動

シート枠消し

ハードディスクアイコン

A4 普通紙

A3 ｶﾗｰ紙

A4 普通紙

自動用紙

手差し普通紙

。コピーできます（）フルカラー

自動倍率

自動濃度

コピー濃度

縮小/拡大

％100

カラー機能機能リストユーザ機能基本

アイコン表示内容

ハードディスクに不要になったデータがある

交互表示不要になったデータを上書き消去中

不要になったデータの上書き消去完了

ご注意ハードディスクが破損する恐れがありますので、上書き消去中（ハー

ドディスクアイコンが交互表示時）は電源を切らないでください。

参考 • 上書き消去中に電源を切ると、消去されなかったデータは残りま

す。再度、電源を入れると最初から上書き消去を行います。

• 上書き消去中に電源を切ってしまった場合、稀にハードディスク

アイコンがのアイコン表示に変わらない場合があります。これは上書き消去中のデータが破損し、上書き消去できなくなるためです。その後に発生する不要になったデータは上書き消去しますが、正常な状態に戻すために、複合機の運用およびセキュリティを管理する責任者に連絡してください。

6-3

一般ユーザ編

上書き消去されるデータ

上書き消去されるデータは次のとおりです。

コピー機能

プリンタ機能（オプションハードディスク装着時）

出力が終了したコピーの原稿データ

文書管理機能で登録されていた原稿で、ユーザが削除した原稿データ

ジョブ結合ボックスに登録された原稿で、保存期間が経過したために削除された原稿データ

出力後のプリントデータ

出力が終了したプライベートプリントモードおよびバーチャルメールボックス機能のプリントデータ

クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリントモードのプリントデータ（電源オフ後、電源再投入時に消去）

クイックコピー、試し刷り後、保留、プライベートプリントモード、ジョブ保留モード、バーチャルメールボックス機能、一時保存機能、恒久保存機能でユーザが削除したデータ

クイックコピー、試し刷り後、保留のプリントデータで最大文書件数が超えたために削除されたデータ

一時保存機能のプリントデータで保存容量を超えたために削除されたデータ

スキャナ機能

スキャンした原稿データ

暗号化されるデータ

コピー / スキャナ機能

スキャンした原稿データ

参考コピー作業、スキャン作業やプリンタ作業を途中でキャンセルした場

合は、その直後からハードディスク内に読み込まれた原稿データの上書き消去を開始します。ファクス機能はハードディスクを使用しません。

6-4

管理者編

はじめに ........................................................................................... 6-5

セキュリティキットの機能 .............................................................. 6-9

セキュリティキットの導入手順 ..................................................... 6-14

ハードディスクのフォーマット ..................................................... 6-17

エラーメッセージ .......................................................................... 6-18

はじめに

この使用説明書は、Data Security Kit (D)（以降、セキュリティキット）を正しく運用していただくための操作方法や注意事項をまとめたものです。ご使用前に必ずこの使用説明書をお読みください。また、この使用説明書は、複合機の運用およびセキュリティを管理する責任者

（以降、管理者）のための使用説明書です。この使用説明書は管理者

が大切に保管してください。

管理者編

同梱物について

セキュリティキットの同梱物は次のとおりです。

• セキュリティキー（サービス担当者が複合機本体に取り付けます。）

• 使用説明書（本書）

• 設置手順書（サービス担当者用）

セキュリティキットについて

上書き消去

複合機は、読み込んだ原稿を一時的にハードディスクにデータとして保存し、そのデータから印刷を行います。データは印刷が行われた後でも、別のデータが上書きされるまで、ハードディスクに残ります。そのため、特殊なツールなどで残ったデータを復旧すると、機密漏えいの原因となる可能性があります。Japanese

6-5

管理者編

上書き消去による保護対象外のデータについて

上書き消去で保護するデータは、印刷後に不要になったデータや削除した後のデータです。したがって印刷前のデータや削除する前の保存データについては、利用者の責任で管理してください。

利用者が管理する必要があるデータは、次の機能で取り扱うデータです。

• 文書管理機能（コピー機能）

• クイックコピー（プリンタ機能）

• 試し刷り後、保留（プリンタ機能）

• プライベートプリントモード（プリンタ機能）

• ジョブ保留モード（プリンタ機能）

• バーチャルメールボックス機能（プリンタ機能）

• 一時保存機能（プリンタ機能）

6-6

• 恒久保存機能（プリンタ機能）

• ファクス機能

暗号化

セキュリティキットは、ハードディスクに保存するデータを暗号化しますので、通常の印刷作業以外では解読できません。

また、暗号化は自動で行われるため、特別な操作の必要はありません。

セキュリティキットは、複合機内部のハードディスク上のデータに対して管理を行いますが、それ以外のデータ（コンピュータに送信されたデータなど）は管理できません。また、次に記載する必要なセキュリティ対策のうち 1 つでも条件を満たしていない場合は保証の対象外となります。

必要なセキュリティ対策

セキュリティキットを安全に運用するためには、以下のセキュリティ対策が必要です。

管理者の信頼性

機械を導入した部門は、セキュリティ管理を行う適切な管理者を選任してください。管理者は本製品の管理を行う権限を持つことになります。

設置環境の安全性

管理者は許可された方だけが機械を利用できるように、入退室の管理ができる場所に機械を設置してください。

サービス担当者の信頼性

サービス担当者による機械のメンテナンスが必要な場合は、管理者立ち会いのもとで行ってください。

管理者編

6-7

Triumph Adler Data Security Kit (D) Handbook

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

Table of Contents

Introduction

About The Security Kit

Table of Contents

Introduction

Attachments

About The Security Kit

Conditions Required for Data Security

About Security Mode

Security Kit Functions

Security Kit Installation Procedures

Step 1: Preparation

Step 2: Changing the Management code

Step 3: Hard Disk Overwrite

Step 4: Changing Hard Disk Encryption Key

Hard Disk Format

Error Messages

Table des matières

Introduction

À propos du kit de sécurité

Table des matières

Introduction

Accessoires

À propos du kit de sécurité

Conditions requises pour la sécurité des données

À propos du mode de sécurité

Fonctions du kit de sécurité

Procédures d’installation du kit de sécurité

Étape 1 : Préparation

Étape 2 : Modification du code de gestion

Étape 3 : Écrasement du disque dur

Étape 4 : Modification de la clé de cryptage du disque dur

Formatage du disque dur

Messages d’erreur

Índice

Introducción

Acerca del kit de seguridad

Índice

Introducción

Accesorios

Acerca del kit de seguridad

Condiciones necesarias para la seguridad de los datos

Acerca del modo de seguridad

Funciones del kit de seguridad

Procedimientos de instalación del kit de seguridad

Paso 1: Preparación

Paso 2: Cambio del código de administración

Paso 3: Sobreescribir disco duro

Paso 4: Cambiar el código de cifrado del disco duro

Formato Disco duro

Mensajes de error

Inhalt

Einführung

Info zum Sicherheitsbausatz

Inhalt

Einführung

Zubehör

Info zum Sicherheitsbausatz

Notwendige Bedingungen für die Datensicherheit

Info zum Sicherheitsmodus

Sicherheitsbausatz-Funktionen

Sicherheitsbausatz-Installationsanleitung

Schritt 1: Vorbereitung

Schritt 2: Änderung des Management-Codes

Schritt 3: Festplatte überschreiben

Schritt 4: Verschlüsselungs Code der Festplatte ändern

Formatieren der Festplatte

Fehlermeldungen

Sommario

Introduzione

Informazioni sul kit di sicurezza

Sommario

Introduzione

Accessori

Informazioni sul kit di sicurezza

Condizioni necessarie per la sicurezza dei dati