Triumph Adler Data Security Kit (D) Handbook

Bedienungsanleitung
Instruction Handbook
Data Security Kit (D)
Data Security Kit (D)
Operation Guide Manuel d’utilisation
Guía de uso
Guida alle funzioni
1
E
nglis
h
General User Information

Table of Contents

Introduction .................................................................................... 1-1

Introduction

This operation guide contains information on the proper use of the Data Security Kit (D) (hereinafter, Security Kit), as well as cautionary notes relating to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the Security Kit.

About The Security Kit

Overwriting
The machine to install this Security Kit (hereinafter, the machine) functions by temporarily storing scanned data on an internal hard disk. Printing is performed using this data. Even after the printing is completed, the data remains stored on the hard disk until it is overwritten by other data. Therefore, there is a possibility that confidential information will be leaked if special tools are used to recover this remaining data.
The Security Kit overwrites old data - data that is not required - and data storage area where the data has been deleted to ensure that data cannot be recovered. Overwriting is performed automatically, without user intervention.
General User Information
Data not Secured by Overwriting
The Security Kit secures data that is no longer required after printing or deleted. This means that the responsibility for maintaining data before it is printed or data that is stored before it is deleted lies with the user.
1-1
General User Information
The data derived from the following functions must be administered by the user.
Document Management (Copy Function)
Quick Copy (Printer Function)
Proof and Hold (Printer Function)
Private Print (Printer Function)
Stored Job (Printer Function)
Virtual MailBox (VMB) (Printer Function)
Temporary code Job (Printer Function)
Permanent code Job (Printer Function)
FAX Function
Encrypting
The machine temporarily stores scanned data on a hard disk. If the hard disk is stolen, there is a risk the data might be passed to unauthorized parties or modified.
The Security Kit encrypts data stored on the hard disk, rendering it unreadable for other than normal print operations.
Also, since this encryption process occurs automatically, no special operation is required.
1-2
Display during overwrite
General User Information
Ready to copy. ( Full-Color )
A4 Plain
A3 Colo r
A4 Plain
A4 Plain
APS
MP tr ay Plain
Aut o Expos ure
Expos ure
Auto %
Reduce /EnlargeMode
Paper Siz e Set
A4
100
Com bine
Mar gin/
Staple Off
100
Color func .FunctionUser choiceBa sic
Staple Left Top
Staple
Program
Cent er ing Sheet
Eras e
Hard disk icon
Icon display Details
The hard disk contains old data.
Alternating Old data is being overwritten.
Old data has been overwritten.
Important!
To avoid damaging the hard disk, do not turn the machine power off during overwrite (while the hard disk icon is alternating between the two icons).
Note If the machine power is turned off while overwriting is still in progress, any
data that has not yet been overwritten will remain on the hard disk. In this case, overwriting should be re-started from the beginning when the machine is turned on again.
In rare cases after the machine power is turned off during overwrite, the hard disk icon may not change to . This means that overwrite may not be possible because data was corrupted during data overwriting. Though the machine will be able to overwrite other old data after printing, contact your administrator responsible for the machine operation and security to restore the overwriting feature back to normal.
1-3
General User Information
Data to be overwritten
Data to be overwritten are as follows.
Copy Function
The original document data of a copy which output is completed
The original document data stored through a document management function and deleted by the user
The original document data stored in Synergy Print Box that is deleted because the expiration date was reached
Printer Function (when optional hard disk is installed)
Post-output print data
Print data in the private print mode and virtual mailbox function when output is completed
Quick Copy, proof and hold, and Private Print data (Deleted when power is turned off and then back on again.)
Data deleted by the user using the Quick Copy, proof and hold, Private Print, Stored Job, virtual mailbox, Temporary code Job, or Permanent code Job function
Data deleted when maximum number of documents is exceeded by Quick Copy, or proof and hold print data
Data deleted when storage capacity is exceeded by Temporary code Job print data
Scanner Function
Scanned original document data
Data to be Encrypted
Copy/Scanner Function
Scanned original document data
Note The Security Kit immediately overwrites the original document data stored onto
the hard disk when copying, scanning or printing is cancelled while processing. Hard disk is not used with the FAX function.
1-4
Administrator Information

Table of Contents

Introduction .................................................................................... 1-5
Security Kit Functions ................................................................... 1-9
Security Kit Installation Procedures .......................................... 1-14
Hard Disk Format ......................................................................... 1-17
Error Messages ............................................................................ 1-18

Introduction

This operation guide contains information on the proper use of the Data Security Kit (D) (hereinafter, Security Kit), as well as cautionary notes relating to its use. Be sure to carefully read this operation guide before using the Security Kit. This operation guide also is intended for administrators responsible for management and security of the The machine to install this Security Kit (hereinafter, the machine). The administrator should store this guide in a secure place.

Attachments

Administrator Information
The Security Kit comes with the following items:
Security key (attached to the machine by the service representative)
Operation guide (this manual)
Installation guide (for use by service representative)

About The Security Kit

Overwriting
This machine functions by temporarily storing scanned data on an internal hard disk. Printing is performed using this data. Even after the printing is completed, the data remains stored on the hard disk until it is overwritten by other data. Therefore, there is a possibility that confidential information will be leaked if special tools are used to recover this remaining data.
The Security Kit overwrites old data - data that is not required - and data storage area where the data has been deleted to ensure that data cannot be recovered. Overwriting is performed automatically, without user intervention.
1-5
Administrator Information
Data not Secured by Overwriting
The Security Kit secures data that is no longer required after printing or deleted. This means that the responsibility for maintaining data before it is printed or data that is stored before it is deleted lies with the user.
The data derived from the following functions must be administered by the user.
Document Management (Copy Function)
Quick Copy (Printer Function)
Proof and Hold (Printer Function)
Private Print (Printer Function)
Stored Job (Printer Function)
Virtual MailBox (VMB) (Printer Function)
Temporary code Job (Printer Function)
Permanent code Job (Printer Function)
FAX Function
Encrypted
This machine can temporarily store scanned data on a hard disk. If the hard disk is stolen, there is a risk the data might be passed to unauthorized parties or modified.
The Security Kit encrypts data stored on the hard disk, rendering it unreadable for other than normal print operations.
Also, since this encryption process occurs automatically, no special operation is required.
The Security Kit works on data on the machine internal hard disk but does not secure any other type of data (such as data sent to other computers). Note that data security is not guaranteed even if only one of the conditions required
for data security described below is not met.

Conditions Required for Data Security

The followings are required for fulfilling the validity of data security using the Security Kit.
Dependable Administrator
A dependable administrator is required in the department to take responsibility on security on the machine using this Security Kit.
1-6
Administrator Information
Safe Physical Location of Installation
The machine should be installed in a location which the accessibilities are limited. This avoids unauthorized personnel to use the machine.
Dependable Service Representative
All maintenance activities must be performed by the service representative, with the administrator in attendance.
1-7
Administrator Information

About Security Mode

Security mode refers to the machine status in which Security Kit has been installed onto the machine and is operating normally. When security mode is active, a hard disk icon is shown in the upper right corner of the touch panel. When security mode is active, a hard disk icon is shown in the upper right corner of the touch panel.
(The hard disk icon is displayed on the copy, printer and scanner function screens).
Paper Siz e Set
Staple Off
Staple Left Top
Staple
Program
A4
100
Com bine
Mar gin/ Cent er ing
Sheet Eras e
Important!
Ready to copy. ( Full-Color )
A4 Plain
A3 Colo r
A4 Plain
A4 Plain
APS
MP tr ay Plain
Aut o Expos ure
Expos ure
Auto %
100
Reduce /EnlargeMode
Color func .FunctionUser choiceBa sic
If a hard disk icon is not displayed on the screen of the copier, printer, and scanner functions, it could mean that the machine is not in the security mode. Contact your service representative.
Note You can determine the operational status of the overwrite function by
monitoring changes to the image of the hard disk icon. See page 1-11 Display during overwrite for further details.
Hard disk icon
1-8

Security Kit Functions

Administrator Information
1 Monitors the status of
operations, overwrites old image data.
2 Formats the hard disk.
Sends to computer
Output
Copy Function
Scanner Function
Printer Function
Security Kit
Temporarily stores original document data
Hard Disk
Optional Hard Disk
Overwrite Function
Function details
Overwrites old document data when copying or printing is completed.
Overwriting method
3-time Overwrite or Once Overwrite (See page 1-15 Step 3: Hard Disk Overwrite for further details.)
Execution timing
Overwrites existing old document data after a job is completed.
Data to be overwritten
See page 1-12 Data to be overwritten for further details.
Overwrite-in-Progress Screen
The hard disk icon alternates between the two icons (See page 1-11 Display during overwrite for further details.)
1-9
Administrator Information
Overwriting Time
Differs depending on amount of data to overwrite.
Encryption Function
Function details
Encrypts data stored on the hard disk
Execution timing
Encrypts original document data as it is written to disk decrypted when outputting original document data.
Encrypted Data
See 1-13 Data to be Encrypted for further details.
Format Function
Function details
Overwrites all data on the hard disk.
Overwriting method
3-time Overwrite or Once Overwrite (See page 1-15 Step 3: Hard Disk Overwrite for further details.)
Execution timing
Execution through the operation panel (See page 1-17 Hard Disk Format for further details.)
Data to be overwritten
See page 1-13 Data overwritten through the format function for further details.
Overwrite-in-Progress Screen
Formatting Hard Disk is displayed.
Overwriting Time
See page 1-13 Time required to format for further details.
1-10
Administrator Information
Hard Disk Overwrite
You can select either of the following two methods to overwrite data:
Once Overwrite
Overwrites the entire area used to store old document data with zeroes to reject recovery of the data. The entire hard disk is overwritten with zeroes during a format operation.
3-time Overwrite (Default)
Overwrites the entire area used to store old document data twice with a random pattern and then a third and final time with zeroes. It takes longer to execute than the Once Overwrite, but because even highly­sophisticated recovery methods are unable to recover the data, this method provides higher security. The area to be overwritten is the same as for the Once Overwrite.
Display during overwrite
Important!
Ready to copy. ( Full-Color )
A4 Plain
A3 Colo r
A4 Plain
A4 Plain
APS
MP tr ay Plain
Aut o Expos ure
Expos ure
Auto %
Reduce /EnlargeMode
Paper Siz e Set
A4
100
Com bine
Mar gin/
Staple Off
100
Color func .FunctionUser choiceBa sic
Staple Left Top
Staple
Program
Cent er ing Sheet
Eras e
Hard disk icon
Icon display Details
The hard disk contains old data.
Alternating Old data is being overwritten.
Old data has been overwritten.
To avoid damaging the hard disk, do not turn the machine power off during overwrite (while the hard disk icon is alternating between the two icons).
1-11
Administrator Information
Note If the machine power is turned off while overwriting is still in progress, any
data that has not yet been overwritten will remain on the hard disk. In this case, overwriting should be re-started from the beginning when the machine is turned on again.
In rare cases after the machine power is turned off during overwrite, the hard disk icon may not change to . This means that overwrite may not be possible because data was corrupted during data overwriting. Though the machine will be able to overwrite and overwrite data that is not required after it is printed, the hard disk will need to be re-formatted in order to restore overwriting to normal. (See page 1-17 Hard Disk Format.)
Data to be overwritten
Data to be overwritten are as follows.
Copy Function
The original document data of a copy which output is completed
The original document data stored through a document management function and deleted by the user
The original document data stored in Synergy Print Box that is deleted because the expiration date was reached
Printer Function (when optional hard disk is installed)
Post-output print data
1-12
Print data in the private print mode and virtual mailbox function when output is completed
Quick Copy, proof and hold, and Private Print data (Deleted when power is turned off and then back on again.)
Data deleted by the user using the Quick Copy, proof and hold, Private Print, Stored Job, virtual mailbox, Temporary code Job, or Permanent code Job function
Data deleted when maximum number of documents is exceeded by Quick Copy, or proof and hold print data
Data deleted when storage capacity is exceeded by Temporary code Job print data
Scanner Function
Scanned original document data
Data to be Encrypted
Copy/Scanner Function
Scanned original document data
Administrator Information
Note
The Security Kit immediately overwrites the original document data stored onto the hard disk when copying, scanning or printing is cancelled while processing. Hard disk is not used with the FAX function.
Data overwritten through the format function
Data overwritten through the format function are as follows.
Copy Function
Job Accounting data
Original document data stored with the document management function
Printer Function (when optional hard disk is installed)
Data stored in Stored Job mode
Program data
Optional font
Macro data
Scanner Function
Common book
Time required to format
Time required to format are as follows.
Overwriting method Formatting time
Once Overwrite Max 0.5 hours 3-time Overwrite Max 1.5 hours
1-13
Administrator Information

Security Kit Installation Procedures

Step 1: Preparation

Security Kit installation
The Security Kit is installed by service representative.
Precautions for Security Kit installation
The repeat copy function becomes prohibited.
The Delete Invalid Data menu is replaced by the Format Hard Disk menu.
All original document data saved on the hard disk is overwritten.
Precautions for installing the security kit on a machine already in production
After installing the Security Kit, you must format all hard disks.

Step 2: Changing the Management code

The management code must be entered to use the Security Kit. Changing the management code prevents everyone except the administrator from using the Security Kit. The management code is eight digits long when using security mode.
Important!
Avoid using a management code that is easily guessed, such as 11111111 or
12345678.
Note You can change the management code within the range of 00000000 to
99999999.
Be sure to use eight digits.
Press the System Menu/Counter key.
1
Press the Machine Default key.
2
Use the numeric keys to enter the management code. The default setting is
3
25002500 for the 25/20 cpm model and 32003200 for the 32/25 and 32/32 cpm models.
Press and keys to select Change Management Code and press
4
Change # key.
1-14
Administrator Information
Enter the new management code using the numeric keys.
5
Management code c hange Bac k Clos e
Change the mana gement c ode. Use the numeric keys to s et 8 digit numbers.
27451172
Cle ar
Mac hine D efa ultSys tem Menu
-
Press the Close key.
6

Step 3: Hard Disk Overwrite

Selects the hard disk overwrite. See page 1-11 Hard Disk Overwrite for further details.
Note Note that it does not apply to overwrite and formatting individually.
Press the System Menu/Counter key.
1
Press the Machine Default key.
2
Use the numeric keys to enter the management code. The default setting is
3
25002500 for the 25/20 cpm model and 32003200 for the 32/25 and 32/32 cpm models.
Select Hard Disk Overwrite from the left side setting field, and press the
4
Change # key.
Press 3-time Overwrite or Once Overwrite.
5
Hard Disk Overwrite
Select the hard disk overwrite.
Sys tem Menu
Press the Close key.
6
-
Once Overwrite
3-time Overwrite
Mac hine D efa ult
Bac k Clos e
1-15
Administrator Information

Step 4: Changing Hard Disk Encryption Key

Change the encryption key
Press System Menu/Counter key.
1
Press Machine default key.
2
Press and keys to select HDD Encryption Key and press Change #
3
key.
Press Change # for the Encryption Key.
4
Changes the key to encrypt data. Enter 16 digits. Changing the key will caus e dat a to be overwrit ten.
Encry ption Key
Sy s te m Menu Mac hine D efa ult-
Input the 16 character encryption key and press End key. Returns to the HDD
5
:
:Conf irm En c ry ption Key
Chan ge #
Chan ge #
Clos eHDD Encryption Key Bac k
Encryption Key screen.
To ensure that the key has been input correctly, press Change # key of
6
Confirm Encryption Key, enter the same key again, and press End key. Returns to the HDD Encryption Key screen.
Press the Close key.
7
Press Yes key when a confirmation dialog appears.
8
Stop
The encryption key will be changed. Changing the key will cause data s tored in the Hard Disk to be overwritten. Are y ou su re ?
Yes
No
1-16
All original document data saved on the hard disk is overwritten. When overwriting is complete, the screen returns to the System Menu/Counter screen.

Hard Disk Format

Format the hard disk when disposing of the machine or the hard disk to overwrite the hard disk data. See page 1-10 Format Function for further details.
Administrator Information
Important!
To avoid damaging the hard disk, do not turn the power off while formatting the hard disk. If the formatting is not completed, there is a possibility of data being recovered from the hard disk and information being leaked.
Note The Security Kit re-starts formatting the Hard Disk when power is turned of
and then on.
If the optional hard disk is installed, the hard disk is also formatted.
Press the System Menu/Counter key.
1
Press the BOX Management key.
2
Use the numeric keys to enter the management code. The default setting is
3
25002500 for the 25/20 cpm model and 32003200 for the 32/25 and 32/32 cpm models.
Press the On key under Format Hard Disk (on the right side of the touch
4
panel).
HDD management mode
HDD management mode
Check Hard Disk capacity Check the free space and capac ity of the Ha rd Disk .
Sys tem Menu
Format Hard Dis k Overwrite data on the Hard Disk. Data c annot be res tored.
On
Clos e
On
When you prompted to confirm formatting, press the Yes key. Formatting
5
begins.
After formatting is completed, turn off the Main Switch and unplug the Power
6
Cord.
1-17
Administrator Information

Error Messages

Contact your service representative or authorized service center if any of the following messages are displayed.
Message Details
Security key is not recognized. Not available.
Security key is not connected properly or is damaged.
1-18
2
F
rançais
Informations générales d’utilisation
Informations générales d’utilisation

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-1

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (D) [kit de sécurité des données (D)], ci-après, le kit de sécurité. Lisez attentivement ce manuel avant d’utiliser le kit de sécurité.

À propos du kit de sécurité

Fonction d’écrasement
La machine sur laquelle installer ce kit de sécurité (ci-après, la machine) fonctionne par enregistrement temporaire des données numérisées sur un disque dur interne. Ces données permettent l’impression. Même après l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce qu’elles soient écrasées par d’autres données. Par conséquent, il se peut que des informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont utilisés pour récupérer les données restantes.
Le kit de sécurité écrase les anciennes données (données non requises) et la zone de stockage des données dans laquelle ces dernières ont été effacées pour éviter leur récupération. L’écrasement des données s’exécute automatiquement, sans l’intervention de l’utilisateur.
Données non protégées par la fonction d’écrasement
Le kit de sécurité protège les données qui ne sont plus requises après leur impression ou celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité de préservation des données avant impression ou des données enregistrées avant effacement incombe à l’utilisateur.
2-1
Informations générales d’utilisation
Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par l’utilisateur.
Gestion document (Fonction de copie)
Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)
Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)
Exemplaire personnel (Fonction d’imprimante)
Tâche en mémoire (Fonction d’imprimante)
Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)
Code temporaire JOB (Fonction d’imprimante)
Code permanent JOB (Fonction d’imprimante)
Fonction de télécopieur
Cryptage
La machine enregistre temporairement les données numérisées sur un disque dur. Si le disque dur est volé, les données risquent d’être transmises à des tiers non autorisés ou d’être modifiées.
Le kit de sécurité crypte les données enregistrées sur le disque dur, les rendant ainsi illisibles pour des opérations autres que celles d’impression.
En outre, étant donné que ce processus de cryptage s’effectue automatiquement, aucune opération spéciale n’est requise.
2-2
Affichage pendant l’écrasement
Informations générales d’utilisation
Important !
Remarque
Prêt à copier. (Pl. coul. )
A4 Normal
A3
APS
Coule ur A4
Normal A4
Normal
P polyv. Normal
Affichage des
Expos ition Aut o
Expos ition
Détails
Auto %
100%
Réduire/ Agra ndirMod e
Fonc. Coul.FonctionChoi x ut il.Bas ic
Format pap. R égl.
A4
100%
Auc un
Agr af age Gche Supér
Agr af age
Programm e
Fusion copie
Mar ge/ Image
Eff acer Bordu re
l’icône du disque dur s’affiche
icônes
Le disque dur contient d’anciennes données.
Alternance Les anciennes données sont en cours d’écrasement.
Les anciennes données ont été écrasées.
Pour éviter d’endommager le disque dur, ne mettez pas la machine hors tension pendant l’écrasement (pendant que l’icône du disque dur passe d’une icône à l’autre).
Si la machine est mise hors tension pendant l’écrasement de données, les données n’ayant pas encore été écrasées restent sur le disque dur. Dans ce cas, l’opération d’écrasement doit être relancée depuis le début à la prochaine mise sous tension de la machine.
Dans de très rares cas, après la mise hors tension de la machine pendant l’écrasement, l’icône du disque dur peut ne pas se changer en . Cela signifie que l’écrasement peut ne pas être possible car des données ont été corrompues pendant cette même opération. Bien qu’il soit possible d’écraser d’autres anciennes données après leur impression, contactez votre administrateur chargé du fonctionnement et de la sécurité de la machine pour rétablir la fonction normale d’écrasement.
2-3
Informations générales d’utilisation
Données à écraser
Les données à écraser sont les suivantes :
Fonction de copie
Données du document original d’une copie une fois la sortie terminée
Données du document original enregistrées à l’aide d’une fonction de gestion de document et effacées par l’utilisateur
Données du document original stockées dans la Boîte synergie supprimées car la date d’expiration a été atteinte
Fonction d’imprimante (lorsque le disque dur en option est installé)
Données d’impression après sortie
Données d’impression en mode d’exemplaire personnel et fonction de casier virtuel une fois la sortie terminée
Données d’exemplaire rapide, de vérification avant impression et d’exemplaire personnel (supprimées après la remise sous tension)
Données effacées par l’utilisateur à l’aide des fonctions de code permanent JOB, de code temporaire JOB, d’exemplaire rapide, de vérification avant impression, d’exemplaire personnel, de tâche en mémoire ou de casier virtuel
Données effacées lorsque les données d’exemplaire rapide ou de vérification avant impression dépassent le nombre maximal de documents
Données effacées lorsque les données d’impression du code temporaire JOB dépassent la capacité de stockage
Fonction de scanner
Données numérisées du document original
Remarque
2-4
Données à crypter
Fonction de copie/scanner
Données numérisées du document original
Le kit de sécurité écrase immédiatement les données du document original enregistrées sur le disque dur si une copie, une numérisation ou une impression en cours d’exécution est annulée. Le disque dur n’est pas utilisé avec la fonction de télécopieur.
Informations relatives à l’administrateur
Informations relatives à l’administrateur

Table des matières

Introduction .................................................................................... 2-5
Fonctions du kit de sécurité ......................................................... 2-9
Procédures d’installation du kit de sécurité ............................. 2-14
Formatage du disque dur ............................................................ 2-17
Messages d’erreur ....................................................................... 2-18

Introduction

Ce manuel d’utilisation contient des informations et des mises en garde relatives à l’utilisation correcte du Data Security Kit (D) (kit de sécurité des données (D)) (ci-après, le kit de sécurité). Lisez attentivement ce manuel avant d’utiliser le kit de sécurité. Ce manuel est destiné aux administrateurs chargés de la gestion et de la sécurité de La machine sur laquelle installer ce kit de sécurité (ci-après, la machine). Il doit le ranger en lieu sûr.

Accessoires

Le kit de sécurité est fourni avec les éléments suivants :
Clé de sécurité (fixée à la machine par le technicien)
Manuel d’utilisation (ce manuel)
Guide d’installation (pour le technicien)

À propos du kit de sécurité

Fonction d’écrasement
Cette machine fonctionne par enregistrement temporaire des données numérisées sur un disque dur interne. Ces données permettent l’impression. Même après l’impression, les données restent sur le disque dur jusqu’à ce qu’elles soient écrasées par d’autres données. Par conséquent, il se peut que des informations confidentielles soient divulguées si des outils spéciaux sont utilisés pour récupérer les données restantes.
Le kit de sécurité écrase les anciennes données (données non requises) et la zone de stockage des données dans laquelle ces dernières ont été effacées pour éviter leur récupération. L’écrasement des données s’exécute automatiquement, sans l’intervention de l’utilisateur.
2-5
Informations relatives à l’administrateur
Données non sécurisées par la fonction d’écrasement
Le kit de sécurité protège les données qui ne sont plus requises après impression ou celles supprimées. Cela signifie que la responsabilité de préservation des données avant impression ou des données enregistrées avant effacement incombe à l’utilisateur.
Les données dérivées des fonctions suivantes doivent être gérées par l’utilisateur.
Gestion document (Fonction de copie)
Exemplaire rapide (Fonction d’imprimante)
Vérification avant impression (Fonction d’imprimante)
Exemplaire personnel (Fonction d’imprimante)
Tâche en mémoire (Fonction d’imprimante)
Casier virtuel (VMB) (Fonction d’imprimante)
Code temporaire JOB (Fonction d’imprimante)
Code permanent JOB (Fonction d’imprimante)
Fonction de télécopieur
Cryptage
Cette machine peut enregistrer temporairement les données numérisées sur un disque dur. Si le disque dur est volé, les données risquent d’être transmises à des tiers non autorisés ou d’être modifiées.
Le kit de sécurité crypte les données enregistrées sur le disque dur, les rendant ainsi illisibles pour des opérations autres que celles d’impression.
En outre, étant donné que ce processus de cryptage s’effectue automatiquement, aucune opération spéciale n’est requise.
2-6
Le kit de sécurité prend en charge les données figurant sur le disque dur interne de la machine mais ne protège aucun autre type de données (telles que les données envoyées à d’autres ordinateurs). La sécurité des données n’est pas garantie si une seule des conditions requises pour la sécurité des données décrites ci-dessous n’est pas remplie.
Informations relatives à l’administrateur

Conditions requises pour la sécurité des données

Les conditions suivantes doivent être remplies pour garantir la sécurité des données lors de l’utilisation du kit de sécurité.
Administrateur fiable
La responsabilité des machines pourvues de ce kit de sécurité doit être confiée à un administrateur fiable du département.
Sécurité de l’emplacement d’installation
La machine doit être installée dans un endroit à accès limité. Cela permet d’empêcher toute utilisation par du personnel non autorisé.
Technicien fiable
Toutes les opérations de maintenance doivent être effectuées par le technicien, sous la surveillance de l’administrateur.
2-7
Informations relatives à l’administrateur

À propos du mode de sécurité

Le mode de sécurité correspond à l’état de la machine lors de l’installation du kit de sécurité sur la machine et lors du fonctionnement correct de ce dernier. Lorsque le mode de sécurité est activé, une icône du disque dur s’affiche dans l’angle supérieur droit de l’écran tactile de la machine. Lorsque le mode de sécurité est activé, une icône du disque dur s’affiche dans l’angle supérieur droit de l’écran tactile de la machine
(l’icône du disque dur s’affiche sur les écrans des fonctions de copie, d’imprimante et de scanner).
Important !
Remarque
Prêt à copier. (Pl. coul. )
A4 Normal
A3 Coule ur
A4 Normal
A4 Normal
APS
P polyv. Normal
Expos ition Aut o
Expos ition
Auto %
100%
Réduire/ Agra ndirMod e
Fonc. Coul.FonctionCh oi x u til.Bas ic
Format pap. R égl.
A4
100%
Auc un
Agr af age Gche Supér
Agr af age
Programm e
Fusion copie
Mar ge/ Image
Eff acer Bordu re
l’icône du disque dur s’affiche
Si aucune icône du disque dur ne s’affiche sur l’écran des fonctions de photocopieuse, d’imprimante et de scanner, cela peut signifier que le mode de sécurité n’est pas activé. Contactez votre technicien.
Vous pouvez déterminer l’état de fonctionnement de la fonction d’écrasement en contrôlant les modifications apportées à l’icône du disque dur. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Affichage pendant l’écrasement de la page 2-11.
2-8

Fonctions du kit de sécurité

Informations relatives à l’administrateur
1 Contrôle l’état des
opérations, écrase les anciennes données image.
2 Formate le disque dur.
Envoie vers l’ordinateur
Sortie
Fonction de copie
Fonction de scanner
Fonction d’imprimante
Kit de sécurité
Enregistre provisoirement les données du document original
Disque dur
Disque dur en option
Fonction d’écrasement
Détails des fonctions
Écrase les anciennes données de documents au terme de la copie ou de l’impression.
Méthode d’écrasement
3 fois Recomposer ou 1 fois Recomposer (pour plus d’informations, reportez-vous à la section Étape 3 : Écrasement du disque dur de la page 2-15.)
Durée de l’exécution
Écrase les anciennes données de documents existantes une fois un travail terminé.
Données à écraser
Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Données à écraser de la page 2-12.
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